WWW.DISSERS.RU

БЕСПЛАТНАЯ ЭЛЕКТРОННАЯ БИБЛИОТЕКА

   Добро пожаловать!

Pages:     | 1 || 3 |

«Введение 7 От издательства 8 Глава 1. Общая идеология тайм-менеджмента 9 Глава 2. Внедрение в жизнь 21 Глава 3. Популярные методики и технологии тайм-менеджмента 52 Глава 4. Автоматизация процессов ...»

-- [ Страница 2 ] --

взять с собой отчеты, ознакомиться с тем или Особое внимание следует уделить отбору участ иным нормативным актом и т. п.);

ников совещания. В их число должны быть вклю фамилия, имя и отчество участника совеща- чены сотрудники, которые действительно смогут ния, который будет отвечать за соблюдение решить поставленные задачи. Кроме того, для по пунктов повестки собрания. лучения объективной картины важно обеспечить наличие разных точек зрения. В общем случае на Нередко начальнику приходится не только собрание следует приглашать людей, удовлетво самостоятельно подготавливать и проводить со ряющих хотя бы одному из следующих критери вещания, но и в качестве рядового участника са ев. Итак, участник совещания должен:

мому присутствовать на подобных мероприятиях, организуемых вышестоящим руководством. При уметь принимать ключевые решения по вопро чем многие из начальников, находясь на совеща сам, которые будут затронуты на собрании;

по роду своей деятельности быть знаком с ин- Каждое совещание должно иметь четко постав формацией, которая будет рассматриваться на ленную цель. Недопустимо проводить совеща встрече;

ния (собрания, брифинги и т. д.) только для «галочки» или из-за того, что руководителю быть полезным для его проведения: иметь свое нечем больше заняться.

мнение и активную позицию в отношении рас сматриваемых тем;

Если вам впервые предстоит председательство вать на совещании, то постарайтесь приобрес быть исполнительным и ответственным чело ти хотя бы теоретический опыт его проведения веком, который станет неукоснительно выпол (например, пусть с вами поделятся знаниями нять принятые по итогам встречи решения.

и навыками ваши более опытные коллеги, по Начинайте проведение совещания точно в на читайте соответствующую литературу, ста значенное время.

тьи и т. д.).

Не стоит забывать, что совещание, как и боль СОВЕТ шинство подобных мероприятий, должно иметь Результаты независимых наблюдений три основные составные части: начальную, ос показывают, что если совещание новную и заключительную. Если совещание назначено на «круглое» время (например, достаточно крупное, то можно выделить еще 10:00 или 12:30), то неизбежны опоздания некоторые этапы: например, перед начальной некоторых его участников. Если же назначить частью может быть вводная, перед заключи совещание на произвольное время (например, не 10:00, а 10:07 или не тельной — дискуссия или дебаты и т. д. Во вре на 12:30, а на 12:23), то вероятность того, мя продолжительных собраний необходимо что кто-то опоздает, многократно устраивать небольшие перерывы (кофе-паузы).

снижается.

Если вы председательствуете на совещании, то внимательно следите за временем его начала Рассмотрим несколько полезных советов, сле и окончания.

дование которым позволит сэкономить массу ра Заранее ознакомьтесь с повесткой совещания, бочего времени не только вам, но и другим сотруд на которое вы приглашены, и лично убедитесь, никам.

что ваше присутствие там действительно необ Если вы не уверены на 100% в целесообразно ходимо.

сти организации и проведения совещания — Если вам предстоит быть на совещании, на ко отказывайтесь от него, не раздумывая. Если тором вам абсолютно нечего сказать, то про оно действительно необходимо, то через неко пускайте его. Узнать, было ли что-то полезное торое время ситуация подскажет вам об этом.

на собрании, всегда можно из его протокола По мере возможности старайтесь не участво или из последующей беседы с кем-либо из уча вать в ненужных совещаниях: делегируйте на стников совещания.

них своего представителя, планируйте на это Если вам предстоит участвовать в совещании, время другую работу (выезд на объект, дело то обязательно заранее ознакомьтесь с матери вую встречу и т. д.).

алами к нему — в противном случае вы риску Изучите, освойте и внедрите альтернативные ете быть статистом и лишь бесполезно потра формы проведения совещаний: телефонные тите рабочее время.

конференции, видеоконференции, селектор Помогайте председателю совещания удерживать ные совещания, интернет-конференции и т. д.

дискуссию в рамках рассматриваемой темы — Это избавит некоторых участников собрания это поможет избежать бесполезных дебатов от необходимости тратить время на дорогу.

и, соответственно, затягивания собрания.

Кроме того, многие специалисты гораздо уют нее чувствуют себя на своем рабочем месте, Результатом каждой встречи должны быть те чем в кабинете у начальника или в конференц- или иные конкретные действия. Если по ито зале. гам собрания не выработано какого-то реше ния или постановления, можно с увереннос- Чтобы уяснить для себя полезность или беспо тью сказать, что оно прошло впустую. лезность совещаний, рекомендуется периодиче ски (например, раз в месяц, квартал, год — в зави Выполнение решений каждого совещания дол симости от того, насколько часто вы участвуете жно неуклонно отслеживаться.

в подобных мероприятиях) оценивать их реаль При планировании собраний следует учиты ную необходимость. Не исключено, что в резуль вать, что в большинстве случаев совещание не тате анализа вы в дальнейшем откажетесь от посе нужно проводить для простого донесения до щения большинства аналогичных мероприятий, сотрудников информации — это можно сде что в конечном итоге позволит сэкономить массу лать другими способами (телефон, электрон рабочего времени. Хотя, разумеется, есть совеща ная почта, ICQ и т. д.).

ния, посещать которые придется независимо от их Никогда не опаздывайте на собрания и совеща- целесообразности, — это мероприятия, в которых ния — это правило вдвойне относится к орга- вы будете вынуждены участвовать по велению низаторам таких мероприятий. своего руководства.

Для реализации механизмов тайм-менеджмента сегодня предусмотрены специальные методики и тех нологии, созданные отечественными и зарубежными специалистами. Данные разработки можно исполь зовать как в личном, так и в корпоративном тайм-менеджменте. В данной главе представлены наиболее распространенные в современной России методики и технологии тайм-менеджмента.

Описываемая в данном разделе теория реше- ту — компьютер просто не станет работать, хотя все ния изобретательских задач (ТРИЗ) ориентиро- его элементы будут присутствовать). Подсистемами вана на быстрое разрешение проблемных и, каза- рассматриваемой системы в данном случае будут, лось бы, безвыходных ситуаций путем принятия например, оперативная память и материнская пла нестандартных и в то же время оптимальных ре- та: и без одного, и без другого компьютер не зара шений. Поскольку эта система была разработана ботает. В качестве надсистемы в данном примере в бывшем СССР (ее автор — бакинский инженер может выступать локальная сеть: компьютер бу Генрих Саулович Альштуллер), то она наверняка дет ее элементом (но не подсистемой, поскольку, окажется близка и понятна отечественным специ- если убрать из локальной сети какой-либо ком алистам. пьютер, то она сможет продолжить функциониро Основное понятие, используемое в ТРИЗ, — вание с оставшимися компьютерами).

система. В рассматриваемом контексте термин Для практически любой задачи всегда мож «система» представляет собой совокупность взаи- но выделить систему, подсистему и надсистему.

мосвязанных элементов, имеющую четкую струк- В табл. 3.1 представлено несколько таких приме туру. Каждый элемент системы должен находиться ров.

строго на своем месте. В данном случае «переме- При решении той или иной задачи очень важ на мест слагаемых» существенно влияет на рабо- но уметь правильно определять систему, подсис тоспособность системы (а в большинстве случаев тему и надсистему — ведь они неразрывно связа она просто перестает функционировать).

ны между собой — и уметь анализировать эту Следующие по важности понятия, используе- взаимосвязь. Например, если в фирме, где вы ра мые в ТРИЗ, — это подсистема и надсистема. Под- ботаете (система), поднялась арендная плата за системой называется ключевой элемент системы, без которого система перестает функционировать.

Надсистема — это вышестоящая система, элемен том которой (не обязательно ключевым) являет ся текущая система.

Чтобы уяснить, что такое система, подсистема и надсистема, рассмотрим эти понятия на при мере компьютера. Компьютер имеет все признаки системы: он представляет собой совокупность взаимосвязанных элементов, которыми являются процессор, оперативная память, материнская пла та, жесткий диск, модем, видеокарта, клавиатура, мышь, монитор и др. Эта совокупность имеет чет кую структуру (мы не можем, например, поме нять местами оперативную память и видеокар офисные помещения (подсистема), то это соот- но ни к чему начинать ремонтировать диван, по ветствующим образом скажется не только на по- скольку процесс этот, вероятнее всего, займет казателях ее работы, но и на показателях корпора- продолжительное время и будет довольно шум ции (надсистема). Если в своей квартире (система) ным (нужно ведь и передвинуть его, чтобы удоб вы решите сделать перепланировку и сделать арку нее было чинить, и молотком постучать) — а сосе в перегородке (подсистема), то нужно задуматься, ди, между прочим, уже спят. В данный момент не окажет ли это отрицательное воздействие на весь наиболее целесообразно приготовить другое мес жилой дом (надсистема). то для сна (например, поставить раскладушку или Системы, подсистемы и надсистемы с течени- поспать эту ночь на старой тахте), а уже на следу ющий день заняться починкой.

ем времени могут изменяться, то есть в прошлом они могут иметь одно состояние, в настоящем — Рассмотрим еще один подобный пример. До другое, в будущем — третье. Такое их свойство ис- пустим, вам необходимо сегодня ехать на важную пользуется для планирования и прогнозирования деловую встречу на машине. Итак, система — это развития систем. Совокупность систем, подсис- деловая встреча, подсистема — ваше прибытие на тем и надсистем в динамике времени, ориентиро- нее, надсистема — стабильность работы фирмы, ванная на решение конкретной задачи, называет- поскольку на встрече вы должны обсуждать усло ся системным оператором, который используется вия поставки сырья. Если вы не прибудете на де для всестороннего обзора проблемы. Он позволя- ловую встречу или опоздаете на нее (отсутствие ет объемно взглянуть на сущность задачи и быст- подсистемы), то она будет сорвана (система не ро найти ее оптимальное решение. будет функционировать), что обязательно ска жется на стабильности поставок (негативное вли Еще один важный термин системы ТРИЗ — противоречие. Как говорится в известном фило- яние на надсистему).

софском изречении, «весь мир состоит из един- Предположим, с утра повалил снег, дороги за ства и борьбы противоположностей». В системе метены, ехать на машине опасно. Домашние отго ТРИЗ суть противоречия выражается следующим варивают вас ехать на автомобиле, однако вы на образом: каждая система должна иметь опреде- стаиваете на своем — на транспорте ехать слишком ленную функцию, чтобы сделать полезное, и пря- долго, а время дорого. В данном случае прежде мо противоположную функцию — чтобы не делать всего необходимо грамотно сформулировать по вредного. становку задачи — прибыть на место встречи без опозданий с наименьшими затратами времени.

Успешное использование системы ТРИЗ во многом зависит от умения человека мыслить не- Вы же, настаивая на своем, сформулировали ее стандартно, избегая в своих рассуждениях стерео- по-другому: поехать на встречу непременно на машине.

типов, шаблонов и штампов, а также способности правильно формулировать постановку задачи.

Например, у вас дома сломался диван, случилось ВНИМАНИЕ это в 22:00, то есть когда всем уже хочется спать.

Неправильная постановка задачи чревата Первое желание, которое возникнет у большин различными осложнениями.

ства обывателей, — немедленно приступить к по чинке дивана, быстренько сделать это и лечь спать.

Если вы все-таки поедете на встречу на своей Однако главная задача в такой ситуации — не машине, то при неблагоприятных погодных услови починка дивана, а обеспечение условий для сна, ях у вас многократно возрастает риск стать участ поскольку уже довольно поздно. С точки зрения ником дорожно-транспортного происшествия, пользователя ТРИЗ в данный момент совершен- причем не обязательно по вашей вине (вспомните известную шоферскую присказку — «не я стукну, ПРИМЕЧАНИЕ так меня стукнут»). Теперь представьте, что такая Ни для кого не секрет, что возобновить неприятность случилась (не дай бог, конечно!).

потерянный ритм гораздо сложнее, чем Вам придется вызывать на место аварии предста постоянно поддерживать его. При этом вителей ГИБДД, ждать их прибытия, затем уча- определяющее значение имеет не скорость движения к намеченной цели, а именно ствовать в разборе происшествия (схема аварии, непрерывность этого процесса. Пусть опросы участников и т. д.).

понемногу, по чуть-чуть, но главное — Даже если после ДТП ваша машина осталась не останавливаясь и используя при этом на ходу, то есть вы можете ехать на встречу, ско не только свою энергию, но и силу рее всего, вы на нее уже безнадежно опоздали.

инерции.

В результате — мероприятие сорвано, как след ствие — сбои в поставках сырья, что самым отри Использование технологии «ОТПАД» нужно цательным образом скажется на стабильности ра начинать с четкой постановки целей и задач. На боты фирмы.

пример, составьте перед сном список дел и меро Теперь рассмотрим то же развитие ситуации, приятий, которые вам необходимо выполнить зав но при правильной постановке задачи. Чтобы при тра (впоследствии можно будет составлять такие быть на место встречи без опозданий с наимень списки не только на день, но и на неделю, и на ме шими затратами времени, совершенно необязатель сяц вперед). Форма этого списка может быть про но ехать на своей машине, тем более — при таких извольной — например, нечто вроде графика вы неблагоприятных погодных условиях. Наиболее полнения бытовых дел (см. табл. 2.2).

приемлемый вариант — воспользоваться услуга ми такси. В этом случае, даже если вы попадете СОВЕТ в дорожно-транспортное происшествие, вам не Составляя список дел и мероприятий, нужно будет обязательно дожидаться прибытия необходимо реально оценивать свои на место аварии представителей ГИБДД, и уж возможности. Не стоит ставить перед собой тем более — участвовать в разборе происше явно завышенные цели. Утверждение, что, ствия. В крайнем случае, если сочтете это необхо- стремясь к большому, быстрее получишь димым, вы просто оставите номер своего мобильно- малое, в данном случае неуместно.

го телефона водителю, чтобы при необходимости выступить свидетелем. Сами же вы сможете спо- В конце следующего дня нужно проанализиро вать, насколько вам удалось реализовать намечен койно вызвать другое такси и вовремя прибыть на деловую встречу. В результате — успешное прове- ные планы. Не расстраивайтесь, если большин ство из них оказалось не выполнено, — вы ведь дение переговоров, выгодные условия поставок только начинаете осваивать систему. Сделайте со сырья и стабильная работа фирмы..

ответствующие выводы (может, нужно немного «снизить планку», пока вы привыкаете к новому Технология «ОТПАД» ритму жизни) и составляйте список на следую щий день. Самое главное правило и основной за В данном разделе описывается достаточно рас- лог успеха — с каждым днем хотя бы немного про двигаться вперед.

пространенная технология, которая называется «ОТПАД» и расшифровывается как Отличная Первые итоги ежедневного планирования мож Технология Постоянства Активных Действий. но подводить уже в скором времени — например, Автор этой методики — отечественный специа- через две-три недели. На данном этапе нужно про лист Андрей Панфилов. анализировать, насколько вам удается достигать намеченных целей и что является причинами не Концептуальное направление этой технологам удач. Если выяснится, что в принципе техноло можно сформулировать следующим образом: при движении к намеченной цели или к решению по- гию вы освоили, постоянно движетесь к намечен ставленных задач ни в коем случае нельзя оста- ным целям и в большинстве случаев достигаете их, а редкие неудачи обусловлены по большей ча навливаться. Другими словами, нужно все время сти форс-мажорными обстоятельствами — можно следить за соблюдением основного принципа — переходить к более долгосрочному планированию.

постоянством активных действий.

Первые интеллект-карты были созданы Тони СОВЕТ Бьюзеном в далеком 1970 году и почти сразу заво Не делайте резких скачков и после евали популярность. Сегодня методика построе ежедневного планирования не переходите ния и использования интеллект-карт широко рас сразу на ежемесячное или ежеквартальное — пространена за рубежом и становится все более вряд ли это даст положительный результат.

популярной в России.

Построение интеллект-карт базируется на при Оптимальный вариант — после ежедневного менении принципа «испускающих лучей». Суть планирования приступать к еженедельному или его в том, что в качестве отправной точки при по максимум — к ежедекадному. В этом случае вы будете постепенно, но неуклонно двигаться к до- строении используется определенный централь стижению поставленных целей, не останавлива- ный образ (он размещается в середине листа), чет ко и ясно отражающий главную задачу. Затем от ясь на достигнутом и следуя главному принципу этого образа в направлении границ листа расхо технологии — постоянству активных действий.

дятся лучи, над которыми пишут термины и опре деления или обозначают нижестоящие задачи, из которых складывается решение главной задачи — Методика Тони центрального образа. Все задачи соединяются Бьюзена между собой линиями.

В основе методики Тони Бьюзена лежит прин- ВНИМАНИЕ цип наглядного представления актуальных целей Для построения интеллект-карты требуется и задач путем использования интеллект-карт.

лист бумаги большого размера — по крайней Применение данной методики позволяет намного мере не меньше формата А4.

быстрее, чем обычно, формулировать постановку целей и задач и находить оптимальные пути их ре- Например, на рис. 3.1 изображен сокращенный шения, что позволяет человеку существенно эко- вид интеллект-карты, ориентированной на реше номить свое время. ние задач тайм-менеджмента.

Очевидно, что интеллект-карта может разрас ПРИМЕЧАНИЕ таться практически до бесконечности — в зависи Вариант сокращенный, так как формат книги мости от главной задачи и путей ее решения.

не позволяет представить интеллект-карту При построении интеллект-карт следует при в достаточно полном и развернутом виде.

держиваться определенных правил.

Центральный образ интеллект-карты, то есть Неотъемлемая часть интеллект-карты — глав главная задача, — экономия времени. От нее рас ная задача, воплощенная в центральном образе.

ходятся лучи-стрелки, указывающие на спосо Перед построением интеллект-карты необ бы решения главной задачи (на подчиненные за ходимо четко определиться с используемой дачи).

терминологией, чтобы в дальнейшем избежать Характерная особенность интеллект-карт — человек свободно, без принуждения самого себя, путаницы.

может сконцентрироваться на задаче. Причем Для лучшей наглядности представления ин после этого не нужно предпринимать никаких до формации рекомендуется использовать графи полнительных усилий для сохранения такой кон ческие образы.

центрации. Таким образом, оптимальный резуль При построении интеллект-карты нужно стре тат достигается гораздо быстрее, чем можно было миться к оптимальному размещению ее эле предположить даже в самом лучшем случае.

ментов.

С точки зрения организации времени интел Интеллект-карта будет более наглядной, ес лект-карты полезны прежде всего тем, что на них ли в процессе построения часто использовать наглядно представлены и, как следствие, хорошо объемные изображения, выпуклые буквы. До усваиваются все детали предстоящих дел и меро пускается использование линий разной толщи приятий, что позволяет грамотно управлять не ны, можно также экспериментировать с масш только рабочим, но и личным временем.

табом отображения графики.

С помощью интеллект-карт удобно готовиться Отображать связи между элементами интел- к самым разнообразным совещаниям. Чтобы под лект-карты рекомендуется стрелками. готовиться даже к большому собранию, достаточ но построить одну интеллект-карту, а не собирать Если интеллект-карта строится вручную, то над массу всевозможных записок, пометок, справок писи желательно делать печатными буквами.

и т. п. Кроме того, используя интеллект-карты, Ключевые слова должны быть расположены можно грамотно планировать повестку совеща точно над соответствующими линиями. При ния, формировать перечень выносимых на собра этом желательно, чтобы длина линии была ние вопросов и в зависимости от этого — опреде примерно равна длине ключевого слова.

лять круг потенциальных участников встречи.

Главные линии должны быть плавными и бо лее жирными по отношению к остальным ли ниям. Обязательно нужно следить, чтобы глав Система Дэвида Аллена ные линии интеллект-карты были соединены Getting Things Done с главной задачей (центральным образом).

Используемые в интеллект-карте рисунки и гра фические изображения должны быть предель- В данном разделе представлена еще одна по но четкими и ясными и не допускать двусмыс- пулярная методика, ориентированная на решение задач тайм-менеджмента, — система Getting Things ленности. Надписи желательно располагать горизонтально (при использовании вертикаль- Done. Использование данной системы позволяет ных надписей значительно теряется нагляд- добиться значительного повышения продуктив ности, почти не увеличивая при этом затраты энер ность представления информации).

гии, то есть без стресса, переутомления и иных от При построении карты рекомендуется распо рицательных проявлений, с которыми так хорошо ложить лист в положение «ландшафт».

знаком практически каждый современный чело Интеллект-карта должна иметь четкую иерар век.

хическую структуру.

Система Getting Things Done — совокупность инструментов, механизмов и хитростей, направ Цели построения интеллект-карт могут быть самыми разными: сбор и анализ информации, ре- ленных на профессиональную организацию вре шение конкретной задачи, запоминание материа- мени. С помощью данной системы многие люди, постоянно страдающие от нехватки времени, ста ла (например, при подготовке к экзаменам или ли все успевать не только на работе и в быту, но в аналогичных ситуациях), передача информации, и сумели при этом высвободить массу времени, принятие важного решения и т. д. Карты можно использовать в самых разных жизненных ситуа- чтобы заняться собой (посещать спортзал, читать циях, когда приходится много думать, анализиро- книги, смотреть телевизор и т. д.). Характерная вать и систематизировать информацию, прини- особенность системы Getting Things Done в том, что она применима практически к любому челове мать ключевые решения и др.

ку, независимо от рода его деятельности и сло- использовать Систему напоминаний (терминоло жившегося ритма жизни. гия Дэвида Аллена). Суть этой системы в отсут Однако нельзя сказать, что данная методика ствии необходимости постоянного составления является готовым алгоритмом действий, в резуль- списков актуальных задач — каждый день вы бу тате выполнения которого произойдет чудо. Из- дете брать в руки папку, в которой уже будут ле вестно, что единого алгоритма, применимого ко жать задачи, которые вы должны сделать сегодня.

всем жизненным ситуациям, быть просто не мо- Для реализации этой системы вам понадобит жет. Система Getting Things Done относительно ся 43 папки (или полиэтиленовых файла — в за несложна и доступна даже для малоопытных лю- висимости от количества задач). 12 папок пред дей. Однако чтобы внедрить ее в жизнь и полу- назначены для месяцев, 31 папка — для каждого чить впоследствии положительный результат, по- дня месяца. Все папки следует соответствующим требуется приложить определенное количество образом подписать (на папках, предназначенных усилий. для дней, нужно указать только число, без месяца, а на папках, предназначенных для месяцев, — толь Чтобы начать применять систему Getting Things Done, во-первых, нужно собрать все дела, меро- ко месяц, без указания года). Необходимо устано вить папки (файлы) в определенном порядке. На приятия, события и т. п., которые вам необходимо пример, сегодня вечер 7 апреля;

следовательно, сделать (или в которых вам нужно участвовать) сначала идут папки с номерами от 8 до 31, за ними — в единую четкую систему. Важно соблюдать одно папка «Май», за ней — папки с номерами от 1 до 7, условие — данная система не должна храниться затем — папки «Июнь», «Июль», «Август», «Сен в вашей голове. Во-вторых, необходимо приучить тябрь», «Октябрь», «Ноябрь», «Декабрь», «Ян себя к тому, чтобы постоянно иметь готовый план текущих действий, который в любой момент мож- варь», «Февраль», «Март» и «Апрель».

но реализовать или отредактировать.

По всем папкам дела раскладываются в зави Затем нужно взять для разбора какую-нибудь симости от сроков их исполнения. Утром каждого конкретную ситуацию (проблему, мероприятие дня вы берете сегодняшнюю папку, достаете из и т. п.) и кратко, одним предложением описать нее то, что там лежит, и перекладываете пустую предполагаемый вариант ее успешного разреше- папку на месяц вперед. Дела вы решаете в течение ния. Другими словами, необходимо четко и крат- дня. Если какое-то дело осталось нерешенным ко сформулировать, какой результат вы желаете или вы отказываетесь от его выполнения (напри получить после решения проблемы. мер, из-за его неактуальности), то вы переклады ваете его в папку с той датой (или месяцем), когда Теперь напишите на бумаге любое действие необходимо будет вернуться к решению этой про (даже совсем мелкое и незначительное), которое блемы. В результате вы получаете стабильную вы собираетесь предпринять, чтобы приблизить разрешение ситуации. Проанализируйте приня- систему постоянного планирования и напомина ния о тех или иных делах, событиях, мероприя тое решение — возможно, целесообразнее все же не приглашать человека на встречу, а просто по- тиях и т. д.

говорить с ним по телефону. Подобным образом двигайтесь к постепенному решению проблемы.

ВНИМАНИЕ Все стоящие перед вами задачи, собранные При использовании системы напоминаний в единую систему, не нужно держать в уме (всегда необходимо ежедневно обновлять ее.

есть вероятность что-то упустить). В качестве хра Если по каким-то причинам вы знаете, что нилищ информации можно использовать, в прин некоторое время не сможете проверять ципе, что угодно: блокноты, органайзеры, контей содержимое папок (например, из-за отъезда неры и папки для бумаг, электронные заметки, в командировку или отпуска), то перед голосовые записи и т. д. Самое главное — чтобы отбытием нужно проверить все папки до дня вы без проблем ориентировались в этой системе вашего приезда и распределить их содержимое по другим папкам.

и всегда знали, где что лежит. При этом рекомен дуется по возможности минимизировать количе ство хранилищ информации. Все хранилища периодически должны опус тошаться, что подразумевает решение актуаль Для хранения и обработки информации о сво ных задач и обработку оставшихся. В процессе их делах, событиях, мероприятиях и т. п. удобно обработки дел вы должны уяснить для себя, что необходимое или возможное количество про конкретно означает данная задача, может ли она ектов.

быть решена в ближайшее время и каким образом Проанализировать доступные действия, кото следует поступить с ней в противном случае. Если рые можно применить для решения задачи.

задачу невозможно решить в ближайшее время, то Составить список напоминаний о действиях, нужно поступить с ней одним из следующих спо которые необходимо выполнять для решения собов.

задачи.

Отказаться от решения задачи из-за ее неакту Чтобы понять, как следует поступить с той или альности или нецелесообразности (в таком слу иной задачей или что вы должны сделать в бли чае нужно проанализировать эти причины).

жайшее время, рекомендуется воспользоваться Переложить решение задачи на кого-то друго- «Четырехкритериальной моделью принятия ре го (то есть делегировать полномочия). Если шений» (терминология Дэвида Аллена). Все ре решение задачи связано с работой, то ее можно шения принимаются по следующим основным поручить подчиненным сотрудниками, а. на- критериям.

пример, несложную бытовую задачу вполне Контекст, в котором принимается решение можно доверить детям.

(окружающая обстановка, условия, наличие Перенести решение задачи на конкретную дату соответствующих возможностей, загружен (например, с помощью системы напоминаний).

ность и т. д.).

Перенести задачу в разряд отложенных задач Наличие свободного времени для решения за и рассмотреть целесообразность ее решения дачи.

в ближайшее время. Для таких задач должно Наличие физической возможности (усталость быть предусмотрено отдельное хранилище. Ре или, наоборот, прилив сил и энергии).

комендуется не реже раза в неделю проверять Приоритет задачи.

содержимое такого хранилища и избавляться от старых задач (решать их, отказываться от Один из наиболее важных факторов, оказыва решения или делегировать и т. п.) — в против ющих влияние на принятие решения, — контекст.

ном случае можно превратить это хранилище Например, вы пытаетесь определиться, что вам в мусорную корзину.

нужно сделать в первую очередь: отогнать маши ну в ремонт («ведь это нужно было сделать еще Превратить задачу в своеобразную ссылку — вчера») или сделать важный телефонный звонок то есть не решать ее, а найти соответствующую информацию, к которой всегда можно обра- («может, хоть сейчас у меня получится дозвониться Петровичу — вечно его нет на месте»). Посмотрев титься в случае необходимости.

на часы, вы увидели, что в данное время в горо Если задачу можно и нужно решить, то в зави де — час пик и если куда-то поехать, то наверняка симости от ее актуальности и текущей стадии ре можно попасть в пробку. А телефон — рядом на шения с ней следует выполнить одно из следую столе («кстати, по идее Петрович должен быть щих действий.

сейчас на месте»). Исходя из сложившейся ситуа ции, повлиять на которую вы не можете, правиль Четко определить, каким должно быть следую ное решение в данном случае — сделать важный щее действие для выполнения задачи, и либо телефонный звонок. Пока вы поговорите по теле приступить к этому процессу, либо зафиксиро фону, может, и на дорогах станет свободнее.

вать его.

Следующий важный критерий для принятия Делегировать решение задачи.

решения — наличие достаточного количества сво Отложить решение задачи на допустимый срок бодного времени. Например, в рассматриваемой (возможно, с помощью системы напоминаний).

ситуации, чтобы отогнать машину в ремонт, мо Составить проект решения задачи (если реше жет потребоваться часа полтора, а на телефонный ние задачи представляется достаточно слож разговор — минут 30. Если через 40 минут у вас ным и не вполне очевидным).

назначено совещание, то решение будет однознач Если для представления процесса решения за- ным — поездка в автосервис откладывается, а для телефонного звонка времени вполне достаточно.

дачи недостаточно одного проекта — создать Еще один критерий, используемый для приня- деловые бумаги, но и визитные карточки, рецепты тия решения, — наличие физической возможнос- и т. п. Затем нужно просмотреть свои накопившие ти (то есть сил и энергии) для решения задачи. ся за неделю записки и пометки и безжалостно вы бросить уже не нужные (обычно таких бумаг 90 %).

Далее следует изучить ежедневник за преды ПРИМЕЧАНИЕ дущую неделю: что сделано, какие дела остались Довольно часто смена рода деятельности нерешенными и почему, на какие сроки следует приводит к появлению дополнительных сил отнести решение оставшихся дел и т. п. Ни один и энергии, однако не всегда этого бывает из нерешенных пунктов ни в коем случае нельзя достаточно для выполнения задачи.

оставлять без рассмотрения и без принятия по Например, не стоит в конце тяжелого рабочего нему конкретного решения.

дня назначать важное совещание — лучше посвя- После этого нужно перенести на бумагу все дела, тить остаток рабочего времени изучению какого- задачи, планы, мероприятия, информацию о кото либо отчета, или просмотреть список дел на завт- рых вы сейчас держите в голове. Иначе говоря, ра, или найти другое занятие, достаточно важное необходимо разгрузить мозг от лишней информа и в то же время не требующее высокой концентра- ции (точнее — не лишней, но той, которая вполне ции внимания и больших усилий.

может храниться в другом месте), зафиксировать Очень важный критерий, влияющий на приня- предстоящие действия, составить проекты и т. д.

тие решения, — приоритет задачи. Для каждого Проанализируйте каждый предстоящий проект человека важно его умение расставлять приорите- и убедитесь, что для его реализации у вас намече ты, то есть определять необходимость каждой за- но как минимум одно ключевое действие.

дачи и в зависимости от этого выстраивать оче Затем необходимо просмотреть список дел, по редность их решения.

ставленных в очередь на решение. Возможно, не которые из них уже утратили актуальность, а ряд ПРИМЕЧАНИЕ других решились сами собой. Из данного списка в список актуальных дел нужно перенести задачи, О расстановке приоритетов актуальность которых к настоящему моменту на см. подразд. «Расстановка приоритетов».

зрела, вычеркнуть ненужные, корректировать сро Для систематизации своих дел рекомендует- ки исполнения оставшихся задач.

ся проводить их еженедельную инвентаризацию, В конечном итоге такой анализ позволяет по в процессе которой анализировать их нынешнее лучить достаточно полную и объективную карти состояние. Все временно свободные, но необходи- ну текущего положения ваших дел, на основании мые в будущем документы следует поместить в от- которой можно принимать взвешенные решения дельную папку «Для последующей обработки». о своих дальнейших действиях, строить планы К таким документам могут относиться не только и ставить задачи на будущее.

В предыдущих главах данной книги изложены основные теоретические положения тайм-менеджмен та, а также рассмотрены некоторые из его популярных методик и технологий. Полученные знания будет гораздо проще применять на практике, если воспользоваться для этого специально предназначенными программными продуктами, ориентированными на автоматизацию процессов тайм-менеджмента. В дан ной главе описываются наиболее распространенные из них.

Среди всех программ, описание которых пред- поднять и другие задачи, в зависимости от потреб лагается в данной книге, программа Microsoft ностей пользователя.

Outlook — наиболее популярная и распространен ная. Во-первых, этот продукт входит в состав па Первое знакомство кета программ Office 2002, во-вторых, его разра с программой ботчиком является всемирно известная компания Microsoft, что говорит само за себя, в-третьих — Чтобы запустить программу Microsoft Outlook, данная программа бесплатна для отечественных нужно щелкнуть кнопкой мыши на ее ярлыке, рас пользователей. Несмотря на все перечисленное, положенном на Рабочем столе, или выполнить ко основная причина популярности программы Micro манду Пуск Все программы Microsoft Outlook — откро soft Outlook — ее широкие функциональные воз ется основной интерфейс программы (рис. 4.1).

можности, которые кратко можно сформулиро В верхней части главного окна программы на вать следующим образом:

ходится несколько меню: Файл, Правка, Вид, Избран ное, Сервис, Действия и Справка. Перечень пунктов, выполнение функций персонального органай входящих в состав каждого меню, зависит от вы зера;

бранного режима работы. Кроме того, многие работа с электронной почтой: создание, редак команды, доступные с помощью этих пунктов, тирование, получение, отправка электронной дублируются соответствующими командами кон корреспонденции с возможностью ее хранения текстного меню, вызываемого щелчком правой в любом количестве папок;

кнопкой мыши, а также комбинацией «горячих» систематизация и наглядное представление те клавиш.

кущих дел, задач и мероприятий;

Сразу под перечнем меню располагается па ведение адресной книги с возможностью груп нель инструментов Стандартная, кроме того, в про пировки контактов в тематические группы и от грамме предусмотрено также использование пане ражения всей необходимой информации по лей Веб-узел и Дополнительно. Отображаются панели каждому абоненту;

инструментов с помощью команды Вид Панели ин струментов и последующим выбором необходимой ведение списка актуальных задач;

панели. Любую панель инструментов можно на возможность автоматического напоминания строить для перехода в соответствующий режим — о предстоящих делах и мероприятиях (режим команда Вид Панели инструментов Настройка.

напоминания пользователь может настраивать В левой части главного окна Microsoft Outlook самостоятельно);

отображается Панель Outlook, включающая в себя ведение любых необходимых заметок.

три раздела: Ярлыки Outlook (см. рис. 4.1), Мои ярлыки Помимо перечисленных возможностей, с по- и Другие ярлыки. Эту панель удобно использовать для мощью программы Microsoft Outlook можно вы- перехода в разные режимы работы программы — управлять ее отображением можно с помощью ко- полнительно. Рассмотрим подробно параметры, рас манды главного меню Вид Панель Outlook. Кнопки положенные на вкладке Настройка.

этой панели дублируются командой главного меню На данной вкладке в области Календарь настра Microsoft Outlook Вид Перейти с последующим вы- иваются параметры календаря. Перейти в режим бором необходимого пункта. работы с календарем можно, выбрав на Панели Центральную часть главного окна программы Outlook режим Календарь или выполнив команду занимает рабочая область Microsoft Outlook, со- главного меню Вид Перейти Календарь. С помощью держимое которой зависит от выбранного режима флажка Напоминание включается режим автомати работы. На рис. 4.1 показано содержимое рабочей ческого напоминания о предстоящем событии, области в режиме Outlook сегодня (данный режим который будет использоваться по умолчанию.

используется по умолчанию при открытии про- При установке данного флажка справа от него ста граммы). новится доступным раскрывающийся список, из Внизу окна Microsoft Outlook находится стро- которого следует выбрать интервал времени меж ка состояния, для управления отображением ко- ду напоминанием и началом встречи (события).

При необходимости этот параметр можно изме торой предназначена команда главного меню Вид нить в окне редактирования встречи или события.

Строка состояния.

Перед полноценной эксплуатацией программы С помощью кнопки Параметры календаря можно рекомендуется просмотреть и, при необходимос- перейти в режим расширенной настройки кален ти, отредактировать параметры ее настройки. даря — откроется одноименное окно (рис. 4.3).

В данном окне в области настроек Календарь рабочей недели следует указать параметры, с помо Настройка щью которых программа сможет точно опреде Перейти в режим настройки параметров рабо- лять начало и конец рабочей недели и рабочего ты программы можно с помощью команды глав- дня. Прежде всего путем установки соответству ного меню Сервис Параметры — откроется окно Па- ющих флажков нужно выбрать рабочие дни неде ли (по умолчанию в программе заложена пяти раметры (рис. 4.2).

Данное окно состоит из вкладок Настройки, На- дневная рабочая неделя). Из раскрывающегося стройка почты, Сообщение, Орфография, Безопасность и До- списка 1-й день недели следует выбрать название дня недели, с которого будет начинаться каждая рабочая неделя. В раскрывающемся списке 1-я не деля года нужно указать программе, каким образом определять первую рабочую неделю года, выбрав один из трех вариантов: начинается с 1 января, 1-я неде ля из 4-х дней и первая полная неделя.

Из раскрывающихся списков время начала и вре мя конца выбираются соответственно варианты времени начала и окончания рабочего дня. По умолчанию в программе установлено время нача ла рабочего дня — 9:00, время окончания — 18:00.

Если в области настроек Параметры календаря установлен флажок показывать номера недель, то в про граммном календаре (данный календарь отобра рой можно перейти в режим настройки контак жается в правой части главного окна Microsoft Outlook в режиме работы Календарь) напротив каж- тов, вводимых в адресную книгу. Использование дой недели будет отображаться ее номер в теку- этой кнопки открывает окно Параметры контактов (рис. 4.5).

щем году (от 1 до 52).

Если установлен флажок разрешать участникам предлагать другое время собрания, то при работе в сети другие участники собрания смогут в удаленном режиме предлагать вам определенное время про ведения собрания (при снятом данном флажке та кая возможность отсутствует). В поле Использовать при предложении нового времени из раскрывающегося списка выбирается реакция программы на посту пившее предложение: Под вопросом (пользователь самостоятельно определяет, принимать ли пред ложение), Принять (предложение будет принято) или Отклонить (предложение будет отклонено).

В программе можно настроить функцию опо вещения о задачах, срок выполнения которых на значен на текущий день. Для этого в окне Пара метры (см. рис. 4.2) в области настроек Задачи из Из раскрывающегося списка По полному имени раскрывающегося списка Время оповещения нужно выбирается один из трех вариантов порядка сле выбрать время для оповещения (по умолчанию дования компонентов полного имени контакта:

установлено значение 9:00).

Имя (Отчество) Фамилия (данный вариант установлен При необходимости можно выполнить расши- по умолчанию), Фамилия Имя или Имя Фамилия1 Фами ренную настройку задач. Чтобы перейти в соот- лия2.

ветствующий режим, нажмите кнопку Параметры Один из пяти вариантов хранения новых кон задачи, с помощью которой открывается окно Пара- тактов выбирается в раскрывающемся списке Как метры задач (рис. 4.4). хранить: Фамилия, Имя, Имя Фамилия, Организация, Фами В данном окне из раскрывающихся списков лия, Имя (Организация) или Организация (Фамилия, Имя).

просроченные и завершенные можно выбрать цвет, ко- При установленном флажке Проверять наличие торым будут обозначаться соответственно про- повторяющихся контактов включается режим проверки сроченные и выполненные задачи. По умолчанию уникальности каждого вводимого адресата — про для просроченных задач установлен красный цвет, грамма не разрешит повторно ввести один и тот а для завершенных — серый. же контакт.

В области настроек Контакты (см. рис. 4.2) нахо- Все изменения, выполненные в окне Параметры дится кнопка Параметры контактов, с помощью кото- (см. рис. 4.2), вступают в силу только после нажа тия кнопок OK или Применить. С помощью кнопки дет отображаться на соответствующей позиции Отмена из режима настройки можно выйти без со- списка. Данную возможность особенно удобно хранения выполненных изменений. использовать при работе с большим списком кон тактов.

Чтобы добавить в адресную книгу информа Работа с адресной книгой цию о новом контакте, нужно выполнить команду и списком контактов главного меню Файл Создать адрес или нажать кноп Для ввода, редактирования и хранения инфор- ку Создание адреса, расположенную на панели ин мации о коллегах, деловых партнерах, друзьях, струментов (название кнопки отображается в виде родственниках и иных физических лицах в про- всплывающей подсказки при подведении к ней грамме предусмотрено ведение адресной книги. указателя мыши). Перейти в режим редактирова Чтобы перейти в режим работы с адресной кни- ния введенного ранее контакта можно, выполнив гой, нужно выполнить команду главного меню команду главного меню Файл Свойства или анало Сервис Адресная книга или использовать комбина- гичную команду контекстного меню, вызываемо цию клавиш Ctrl+Shift+B — откроется окно (рис. 4.6). го щелчком правой кнопкой мыши на соответ В данном окне приводится список уже вве- ствующей строке списка. Выполнение любого денных контактов (при первом открытии адрес- из перечисленных действий открывает окно вво ной книги данный список будет пуст). Для каж- да и редактирования контакта (рис. 4.7).

дой строки списка в соответствующих столбцах Параметры данного окна в зависимости от функ отображается краткое и полное имя контакта, ционального назначения сгруппированы на пяти адрес и тип его электронной почты (например, вкладках: Общие, Подробности, Действия, Сертификаты SMTP).

и Все поля.

Основная информация о контакте вводится на вкладке Общие. В поле, расположенном справа от ПРИМЕЧАНИЕ кнопки Полное имя, с клавиатуры вводятся фами Контакт — введенная в адресную книгу лия, имя и отчество контакта. Информацию об информация о конкретном человеке.

абоненте можно указать также в полях диалогово На рис. 4.6 в списке три контакта: Иванов, го окна Проверка полного имени, которое открывается Петров и Семенов.

нажатием кнопки Полное имя (рис. 4.8).

Для быстрого поиска требуемого контакта пред- В данном окне в поле Обращение из раскрываю щегося списка можно выбрать вариант обращения назначено поле Введите или выберите имя. В данном к данному человеку: Г-н (Господин), Г-жа (Госпо поле с клавиатуры следует ввести условие поиска жа), Докт. (Доктор), Проф. (Профессор) и Тов. (То (например, фамилию контакта) — поиск будет варищ). Фамилия, имя и отчество человека вво производиться по значению столбца Имя. По мере ввода условия поиска курсор автоматически бу- дятся с клавиатуры в соответствующих полях.

ным возле кнопки Полное имя, — требуемое значе ние можно ввести с клавиатуры или набрать в ди алоговом окне, открываемом нажатием кнопки Адрес. Для каждого контакта в Microsoft Outlook можно ввести три адреса: рабочий, домашний и ка кой-либо другой (например, почтовый — многие предпочитают получать почту не на домашний или почтовый ящик, а на абонентский ящик в поч товом отделении). Чтобы выбрать тип вводимо го адреса, нужно нажать кнопку раскрывающе гося списка, расположенную под кнопкой Адрес, и щелкнуть кнопкой мыши на требуемом значе нии.

В правой части окна редактирования контакта вводится информация о телефонах абонента и его электронных адресах. Для каждого контакта мож Если в нижней части окна установлен флажок но ввести информацию о 19 телефонах (однако на Показывать вновь, если имя неполное или непонятное, то окно Проверка полного имени будет открываться авто- вкладке Общие одновременно будут отображаться только четыре из них) и о трех адресах электрон матически, когда в поле возле кнопки Полное имя (см. рис. 4.7) будет введено неполное имя (напри- ной почты. Чтобы выбрать тип вводимого телефо на, нужно нажать кнопку раскрывающегося списка мер, только фамилия) или непонятное имя.

В полях Должность и Организация вводятся соот- и в открывшемся меню щелкнуть кнопкой мыши на требуемом пункте (например, Сотовый, Автомоб., ветственно сведения о занимаемой человеком должности и наименовании организации, в кото- Пейджер или Факс рабочий и т. д.), после чего в располо женном справа поле ввести номер телефона. При рой он работает.

необходимости в одном поле можно ввести не Поле, расположенное справа от кнопки Адрес, сколько номеров телефонов, разделив их запятой.

заполняется по аналогии с полем, расположен Информация об электронных адресах вводит- быстро выполнить целый ряд действий. Напри ся аналогично — сначала из соответствующего мер, написать ему письмо, позвонить, создать для списка выбирается тип адреса (Эл. почта, Эл. Почта 2 него задачу и т. д. Это позволит существенно сэко или Эл. Почта 3), после чего в поле, расположенном номить время, так как избавляет пользователя от справа, вводится сам адрес. необходимости запускать специальные приложе На вкладке Подробности (рис. 4.9) при необходи- ния, а также выполнять иные операции для вы мости можно ввести дополнительную информа- полнения этих действий.

цию о контакте. Нажатие кнопки Сохранить и закрыть, располо В частности, можно указать название отдела женной слева вверху окна над всеми вкладками, и номер комнаты, где работает данный человек, завершает процесс ввода или редактирования ин его профессию, ввести информацию о его непо- формации о контакте.

средственном руководителе и ближайшем помощ- Работать с введенными в адресную книгу кон нике, о дне рождения человека и др. тактами можно также в окне Контакты, которое от На вкладке Действия располагается список дел крывается с помощью команды главного меню и мероприятий, запланированных с данным чело- Microsoft Outlook (см. рис. 4.1) Вид Перейти Кон веком. На вкладке Сертификаты настраиваются па- такты или щелкнуть на кнопке Контакты, располо раметры безопасности, а на вкладке Поля можно женной на Панели Outlook (рис. 4.10).

просмотреть выборочную информацию о данном В данном окне представлен перечень тех же кон контакте. тактов, что и в адресной книге (см. рис. 4.6). Для К сведениям, введенным в окне редактиро- добавления нового контакта предназначены коман вания контакта, можно добавить любую другую ды главного меню Файл Создать Контакт и Дейст информацию о данном контакте, хранящуюся во вия Создать контакт, вызываемые также комбинацией внешнем файле. Для этого нужно выполнить ко- клавиш Ctrl+N. Чтобы редактировать имеющийся манду главного меню Вставка Файл и в открыв- контакт, достаточно дважды щелкнуть на нем шемся окне по обычным правилам Windows ука- кнопкой мыши или выбрать пункт контекстного зать путь к требуемому файлу. меню Открыть. Выполнение любого из действий С помощью пунктов, находящихся в меню Дей- откроет окно ввода и редактирования контакта (см. рис. 4.7), описание которого приведено выше.

ствия, по отношению к данному контакту можно Для удаления контакта из списка следует вы- Работать с задачами можно, выполнив коман делить его указателем мыши и выбрать пункт кон- ду главного меню Вид Перейти Задачи или щелк текстного меню Удалить. При удалении контакта из нув кнопкой мыши на кнопке Задачи, расположен окна адресной книги (см. рис. 4.6) программа вы- ной на Панели Outlook. Выполнение любого из этих даст дополнительный запрос на подтверждение действий откроет список введенных ранее задач данного действия. Если вы работаете в окне Контак- (рис. 4.11).

ты, то такой запрос не выдается и контакт удаля ется без предупреждения.

ПРИМЕЧАНИЕ При первом переходе в данный режим Постановка задач в списке задач не будет ни одного пункта.

В программе Microsoft Outlook можно вводить, редактировать и хранить информацию о любых задачах (делах, действиях и т. д.), стоящих перед Для каждой введенной задачи в соответствую пользователем. Эти задачи могут быть связаны щих столбцах отображается ее тема (краткая фор с выполнением служебных обязанностей (напри- мулировка) и срок исполнения.

мер, «Подготовить и отправить отчет», «Позво- Ввести в программу Microsoft Outlook инфор нить в головной офис» и т. д.) или личных, быто- мацию о новой задаче можно с помощью команд вых, семейных и иных дел («Купить жене подарок», главного меню Файл Создать Задача или Дейст «Отогнать машину в ремонт» и т. д.).

вия Новая задача или комбинацией клавиш Ctrl+N.

Чтобы перейти в режим редактирования имею щейся задачи, достаточно дважды щелкнуть на ПРИМЕЧАНИЕ ней кнопкой мыши или выбрать из контекстного Список актуальных задач отображается меню пункт Открыть. Любое из перечисленных дей автоматически при каждом запуске ствий откроет окно ввода и редактирования зада программы в режиме работы Outlook сегодня (см. рис. 4.1). чи (рис. 4.12).

Данное окно включает в себя вкладки Задача В поле Срок указывается крайний срок решения и Подробно. Вся основная информация о задаче хра- задачи (введенное в данном поле значение также нится на вкладке Задача. На данной вкладке в поле будет отображаться для данного задания в списке Тема с клавиатуры вводится произвольное назва- задач в столбце Срок), а в поле Дата начала — число, ние задачи, либо ее тема, либо краткая формули- когда необходимо приступить к решению задачи.

ровка, отражающая суть дела. Введенное в данном Значение каждого из этих полей выбирается в ка поле значение будет отображаться для данной за- лендаре, вызываемом нажатием кнопок выбора, дачи в списке задач (см. рис. 4.11) в столбце Тема. расположенных справа от каждого из полей.

В поле Состояние из раскрывающегося списка В данном окне нужно установить флажок Ис выбирается текущее состояние (статус) данной пользовать этот звук и нажать кнопку Обзор, а в от задачи: Не началась, Выполняется, Завершена, В ожидании крывшемся окне Звуковой файл оповещения по обыч или Отложена. По мере решения задачи значение ным правилам Windows указать путь к файлу, этого поля можно изменять в соответствии с но- который должен быть воспроизведен. Выполнен вым статусом задания. Если установлен статус За- ные настройки вступят в силу после нажатия кноп вершена, то в списке задач (см. рис. 4.11) эта задача ки ОК. Использование кнопки Отмена закроет окно будет зачеркнута. без сохранения выполненных изменений.

В поле Важность указывается степень важности В поле Ответственный автоматически отобража текущей задачи. Из раскрывающегося списка мож- ется имя лица, создавшего текущую задачу. Если но выбрать один из трех вариантов: Низкая, Обычная задание будет отправлено другому человеку, то и Высокая (по умолчанию установлено значение после получения задачи значение поля Ответствен Обычная). ный автоматически изменится.

Степень выполнения задачи (в процентах) В нижней части окна задач в текстовом поле можно указать в поле Готово,%. Требуемое значе- с клавиатуры можно ввести произвольное описа ние можно ввести с клавиатуры или установить ние задания.

с помощью кнопок счетчика. Если в правом нижнем углу окна установлен Возможности программы предусматривают на- флажок Частное, то другие пользователи, имеющие стройку и выполнение оповещений (напомина- доступ к папке с задачами данного пользователя, ний) о предстоящей задаче в конкретный момент не будут видеть текущую задачу.

времени. Например, если задача должна быть вы- На вкладке Подробно при необходимости можно полнена (или должно начаться ее выполнение) указать некоторые дополнительные параметры в среду в 9:00, то можно сделать так, что, например текущей задачи. Эта вкладка включает в себя сле во вторник в 18:00 (в конце рабочего дня) или дующие поля.

в среду в 8:45 (перед началом рабочего дня) про Дата завершения — в данном поле с клавиатуры грамма автоматически выдаст оповещение-напо или с помощью календаря, открываемого кноп минание о предстоящей задаче.

кой выбора, указывается дата выполнения те Чтобы настроить данную функцию, нужно уста кущей задачи. После выбора данного значения новить флажок Оповещение, а в расположенных спра поле Состояние на вкладке Задача (см. рис. 4.12) ва полях из раскрывающегося списка в календаре автоматически примет значение Завершена.

выбрать дату, когда должно появиться оповеще Объем работ — здесь при необходимости можно ние, и его точное время (данное значение можно вы указать предполагаемый объем времени, кото брать из раскрывающегося списка или ввести с кла рый может потребоваться для выполнения за виатуры). В назначенное время программа выдаст дачи.

визуальное оповещение-напоминание о предстоя щей задаче. Чтобы оповещение сопровождалось Реально затрачено — это поле заполняется после звуковым сигналом, нужно нажать кнопку, распо- завершения задания. Здесь указывается коли ложенную справа от поля ввода времени, — откро- чество времени, реально затраченного на реше ние задачи.

ется окно Звуковое оповещение (рис. 4.13).

Расстояние — в данном поле можно указать рас стояние (в километрах), которое пришлось преодолеть для выполнения данной задачи.

Например, если вы летали на семинар из Мос квы в Калугу, то можно указать расстояние между этими городами.

Расходы — поле предназначено для ввода ин формации о расходах, которые пришлось понес ти для выполнения задачи. Например, в данном поле можно указать сумму стоимости авиапе релета из Москвы в Калугу и командировоч- полнительный запрос на подтверждение действия, ных расходов. а сразу удаляет задачу без предупреждения.

Организации — в данном поле можно ввести на Заметки — удобный звания организаций, с которыми было связано выполнение задачи. Количество их не ограни- электронный блокнот чено, при вводе наименования нужно разде Возможности программы Microsoft Outlook лять точкой с запятой.

предусматривают создание и хранение любого ко Все изменения, выполненные в окне ввода и ре- личества необходимых заметок, работа с которы дактирования задачи, вступают в силу после на- ми аналогична ведению обычного блокнота, где жатия кнопки Сохранить и закрыть, расположенной делаются какие-то пометки, записи, напомина слева вверху окна (см. рис. 4.12) и доступной на ния, фиксируются интересные идеи и т. д.

обеих вкладках. В процессе работы заметки все время остают Если необходимо сохранить выполненные из- ся открытыми и отображаются в окне программы менения без закрытия окна редактирования задачи, в режиме работы с заметками.

то для этого следует выполнить команду главного Чтобы перейти в режим работы с заметками, на меню Файл Сохранить или нажать комбинацию Панели Outlook нужно щелкнуть кнопкой мыши на клавиш Ctrl+S. При необходимости можно сохра- кнопке Заметки — откроется одноименное окно нить текущую задачу в отдельном файле, выпол- (рис. 4.14).

нив команду Файл Сохранить как и в открывшемся В режиме работы с заметками отображается окне по обычным правилам Windows указав путь перечень созданных ранее записей. Если до насто для сохранения и имя файла. При этом можно ящего момента заметки не создавались, то рабочая выбрать один из следующих форматов: TXT, RTF, область окна будет пустой.

шаблон Outlook или формат сообщения. Новая заметка создается командами главного Удалить текущую задачу, находясь в окне ре- меню Файл Создать Заметка или Действия Создать дактирования, можно командой Файл Удалить или заметку, а также с помощью комбинации клавиш комбинацией клавиш Ctrl+D. Чтобы удалить задачу Ctrl+N. Чтобы редактировать имеющуюся заметку, из списка задач, нужно выделить ее и выбрать достаточно дважды щелкнуть на ней кнопкой мыши пункт контекстного меню Удалить. В обоих случаях или выбрать пункт в контекстном меню Открыть.

при удалении задачи следует соблюдать осторож- Любое из перечисленных действий откроет окно ность, поскольку Microsoft Outlook не выдает до- ввода и редактирования заметки (рис. 4.15).

Чтобы удалить заметку, нужно выделить ее в списке и выбрать пункт контекстного меню Уда лить.

ВНИМАНИЕ Следует соблюдать осторожность, так как программа не выдает дополнительный запрос на подтверждение действия.

Планирование предстоящих встреч и событий Как известно, современный деловой человек В данном окне с клавиатуры следует ввести часто присутствует на различного рода встречах, текст заметки (вся введенная информация будет переговорах, заседаниях и т. п. Таким мероприя сохранена автоматически).

тиям нередко посвящается целый рабочий день.

В нижней части окна заметки отображается Для ввода, редактирования и хранения информа время ее создания и дата. При необходимости дан- ции о подобных событиях в Microsoft Outlook ную функцию можно отключить, для чего нужно предназначен режим работы Календарь.

выполнить команду главного меню Сервис Пара метры, а в открывшемся окне — перейти на вклад ПРИМЕЧАНИЕ ку Дополнительно и нажать кнопку Дополнительные Список предстоящих мероприятий параметры. В результате откроется окно Дополнитель отображается автоматически при каждом ные параметры, в котором для отключения отобра запуске программы в режиме работы Outlook жения нужно снять флажок Показывать время и дату сегодня (см. рис. 4.1).

в заметках.

Текст, содержащийся в заметке, с помощью бу Перейти в режим работы Календарь можно, вы фера обмена можно перенести в какой-либо доку полнив команду главного меню Вид Перейти Ка мент, электронное письмо и т. д.

лендарь или щелкнув кнопкой мыши на кнопке Ка Для сведений разных типов можно использо лендарь, расположенной на Панели Outlook (рис. 4.16).

вать определенные цвета фона окна заметки и ее В верхней части рабочей области данного окна значка. Чтобы выбрать цвет, нужно щелкнуть пра отображается текущая дата (на рис. 4.16 текущая вой кнопкой мыши на значке с заметкой и в от дата — 3 сентября). Справа в окне находится кален крывшемся контекстном меню в подменю Цвет дарь, где текущая дата выделена квадратиком.

выбрать требуемый вариант: Синий, Зеленый, Лило вый, Желтый или Белый. По умолчанию при создании ПРИМЕЧАНИЕ новой заметки используется желтый цвет.

Если в режиме настройки программы в окне Параметры календаря (см. рис. 4.3) ПРИМЕЧАНИЕ установлен флажок показывать номера недель, то напротив каждой недели будет При необходимости можно изменить отображаться ее порядковый номер в году.

также параметры заметки, используемые по умолчанию. Для этого нужно выполнить команду главного меню Сервис Параметры, В центральной части окна расположен список а в открывшемся окне перейти на вкладку запланированных мероприятий на дату, выде Настройки (см. рис. 4.2) и нажать кнопку ленную указателем мыши в календаре (щелкая Параметры заметки, которая находится кнопкой мыши на разных датах, можно быстро в нижней части вкладки в области настроек просмотреть перечень запланированных меро Заметки. В результате откроется окно приятий на любой день).

Параметры заметок, в котором можно Для ввода информации о новой встрече пред указать используемый по умолчанию цвет заметки, ее размер и настроить назначены команды главного меню Файл Создать шрифт.

Встреча и Действия Новая встреча, а также комбина ция клавиш Ctrl+N. Для редактирования информа- дившееся в поле Место, автоматически добавляет ции о введенной ранее встрече достаточно дваж- ся в раскрывающийся список и впоследствии до ды щелкнуть на ней кнопкой мыши или выбрать ступно для выбора.

в контекстном меню пункт Открыть. Любое из пере- Если планируется проведение собрания по сети, численных действий откроет окно ввода и редак- то нужно установить флажок Собрание по сети, пос тирования встречи (рис. 4.17). ле чего станут доступными для редактирования В данном окне информация о предстоящей еще несколько параметров. В частности, справа от встрече вводится на вкладке Встреча, а на вкладке данного флажка откроется поле, где из раскрыва Планирование размещается информация о собра- ющегося списка следует выбрать программу, ис ниях. пользуемую для проведения сетевого собрания:

Прежде всего, необходимо определить тему пред- Microsoft NetMeeting, Службы Windows Media или Microsoft Exchange Conferencing. При выборе какого-либо из стоящей встречи и ввести ее в поле Тема. Значение первых двух значений становится доступным фла данного поля не должно быть слишком длинным — достаточно, если оно будет кратко характеризо- жок Автоматически запустить программу с напоминанием, при установке которого выбранная программа ав вать суть предстоящего мероприятия. Например, томатически запустится одновременно с напоми «плановое совещание» или «обсуждение графика нанием о предстоящем мероприятии.

поставок» и т. д.

Конкретное место проведения предстоящей Если для проведения совещания выбрана про встречи указывается в поле Место, которое можно грамма Microsoft NetMeeting, то дополнительно нужно заполнить с клавиатуры или выбрать вариант из будет указать сервер каталогов, который будет ис раскрывающегося списка, содержащего перечень пользоваться для подключения к сетевому собра введенных ранее мест для встреч, например «ка- нию, и электронный адрес организатора сетевого бинет директора», «конференц-зал», «беседка за собрания. Кроме того, в поле Документ Office можно магазином», «ресторан "Астория"» и т. д. Из вы- указать имя документа или путь к нему, который шесказанного следует, что каждое значение, вво- должен быть автоматически открыт при запуске собрания (чтобы ввести путь, нужно нажать кноп- нию), то становится возможным редактирование ку Обзор, расположенную справа от данного поля, поля Пароль, где следует ввести пароль доступа.

и в открывшемся окне по обычным правилам Win- В поле Начало указывается дата начала проведе dows указать требуемый путь).

ния встречи, а из календаря, открывающегося с по мощью кнопки выбора правее этого ноля, выбира ВНИМАНИЕ ется конкретное время начала мероприятия. Данное значение можно также ввести с клавиатуры. Ана Выбранный документ должен быть логичным образом в поле Конец вводится дата за создан средствами программы, которая поддерживает совместную работу вершения мероприятия, а из календаря или с помо нескольких пользователей в сети (например, щью клавиатуры — точное время его окончания.

Microsoft Word). Эту возможность удобно Если установлен флажок Целый день, то данная использовать, например, когда все или встреча автоматически будет преобразована в со несколько участников собрания должны бытие, к тому же станут недоступными поля, пред одновременно просматривать и вносить правки в данный документ, а также в иных назначенные для ввода точного времени начала случаях.

и окончания мероприятия.

При выборе для проведения собрания Службы ПРИМЕЧАНИЕ Windows Media становится доступным поле Адрес со В Microsoft Outlook событие — это бытия, предназначенное для ввода адреса располо мероприятие, которое по времени жения, в котором запланировано событие служб продолжается не менее 24 часов, Windows Media.

а встреча — это мероприятие, Если средством проведения собрания выбрана продолжающееся не более 24 часов.

программа Microsoft Exchange Conferencing, то доступен флажок Разрешить внешних участников. Если этот фла- В программе предусмотрена настройка и вы жок установлен (значение выбрано по умолча- полнение оповещений (напоминаний) о предсто ящей встрече за определенное время до ее начала чи, то следует выполнить команду главного меню (например, за 15 минут, за час и т. д.). Чтобы на- Файл Сохранить или использовать комбинацию строить данную функцию, нужно установить фла- клавиш Ctrl+S. При необходимости можно сохра жок Оповещение, а в расположенном справа поле из нить информацию о данной встрече в отдельном раскрывающегося списка выбрать требуемый ин- файле — выполнить команду Файл Сохранить как тервал времени. Программа выдаст визуальное и в открывшемся окне по обычным правилам Win оповещение-напоминание о предстоящей встрече dows указать путь для сохранения и имя файла.

за выбранный пользователем временной отрезок Доступны следующие форматы: TXT, RTF, шаб до мероприятия. Чтобы это оповещение сопровож- лон Outlook, формат сообщения, формат iCalendar далось звуковым сигналом, нужно нажать кнопку, или формат vCalendar.

расположенную справа от поля ввода времени, — Для удаления текущей встречи при нахожде откроется окно Звуковое оповещение (см. рис. 4.13).

нии в окне редактирования нужно выполнить ко В данном окне нужно установить флажок Исполь- манду Файл Удалить или использовать комбинацию зовать этот звук, затем нажать кнопку Обзор и в от- клавиш Ctrl+D. Чтобы удалить встречу из списка крывшемся окне Звуковой файл оповещения по обыч- встреч, нужно выделить ее и выбрать пункт кон ным правилам Windows указать путь к файлу, текстного меню Удалить.

который должен быть воспроизведен. Выполнен ные настройки вступят в силу после нажатия кноп ПРИМЕЧАНИЕ ки ОК, а использование кнопки Отмена закроет окно В обоих случаях при удалении следует без сохранения изменений.

соблюдать осторожность, поскольку В поле В это время указывается информация о за- программа не выдает дополнительный запрос на подтверждение действия, а сразу удаляет нятости пользователя для лиц, просматривающих встречу без предупреждения. Однако если расписание работника. В раскрывающемся списке перед удалением в окне редактирования доступны следующие варианты: Свободен, Под вопро встречи были выполнены какие-то изменения сом, Занят или Нет на работе.

и они не были сохранены, то программа В поле Метка при необходимости можно поме- выдаст дополнительный запрос.

тить данную встречу определенным цветом, что позволяет быстро определить тип мероприятия.

Если встреча проводится с приглашением лиц Подходящая к данной встрече метка выбирается или привлечением дополнительных ресурсов, то из раскрывающегося списка: Важно, Личное, Служеб она называется собранием. Информация о собра ное, Требуется подготовка, День рождения и др.

нии вводится в окне редактирования на вкладке В большом текстовом поле, расположенном Планирование (рис. 4.18).

в нижней части окна, о предстоящей встрече можно Состав участников предстоящего собрания фор ввести дополнительную информацию произволь- мируется в списке Все участники. Чтобы добавить но ного характера. Например, сведения, подробно вого участника, нужно щелкнуть кнопкой мыши раскрывающие суть мероприятия или обращаю- на ячейке Щелчок добавит имя и ввести фамилию че щие внимание на какие-либо аспекты предстоя- ловека. Если информация о добавляемом участ щей встречи (особенности собеседника, нежела- нике ранее была введена в программу, то будет тельные для обсуждения темы и т. д.).

предложено ввести полное наименование добав Если в правом нижнем углу окна установить ляемого кандидата (например, фамилия, имя, от флажок Частное, то другие пользователи, имеющие чество и электронный адрес).

доступ к папке с информацией о предстоящих ме- С помощью кнопки Автовыбор автоматически вы роприятиях данного пользователя, не будут ви- бирается время собрания, которое устраивало бы деть данную встречу. всех его участников. Для использования данного Все изменения, выполненные в окне ввода и ре- механизма нужно, чтобы все участники совещания дактирования информации о встрече, вступают были доступны в сети и отражали информацию в силу после нажатия кнопки Сохранить и закрыть, о своих планах в программе Microsoft Outlook.

расположенной слева вверху окна. В поле Начало собрания указывается дата начала Если необходимо сохранить выполненные из- проведения встречи, а правее этого поля из ка менения, не закрывая окно редактирования встре- лендаря, открываемого нажатием кнопки выбора, выбирается конкретное время начала мероприя Планирование времени тия. Время завершения можно также ввести с кла виатуры. Аналогичным образом в поле Конец собра- в Time Assist Pro ния вводится дата его завершения, а из календаря или с клавиатуры указывается точное время окон Программа Time Assist Pro, рассматриваемая чания.

в данном разделе, представляет собой удобный органайзер, с помощью которого можно не только ПРИМЕЧАНИЕ хранить информацию о делах, встречах, событиях, людях и т. д., но и организовывать, планировать Как отмечалось выше, мероприятие, занимающее более 24 часов, называется свое время и управлять им.

событием.

Данная программа условно бесплатна. После 30-дневного использования пользователь дол Чтобы ввести информацию о предстоящем со жен зарегистрироваться или удалить программу бытии, в режиме Календарь (см. рис. 4.16) нужно с компьютера. Стоимость лицензии для физиче выполнить команду главного меню Действия Соз ских лиц составляет: при приобретении одной или дать событие на целый день или выбрать пункт контекст двух лицензий — 495 рублей, от двух до десяти ли ного меню Создать событие на целый день. В результа цензий — 400 рублей, свыше десяти лицензий — те откроется окно планирования мероприятия 300 рублей.

(см. рис. 4.17). Информация о событии вводится Демонстрационную версию программы Time так же, как и сведения о встрече.

Assist Pro объемом примерно 1,5 Мбайт можно скачать по адресу в Интернете http://www.allsoft.ru/ ВНИМАНИЕ Download.php?ver=100515.

Чтобы установить программу на компьютер, Чтобы программа распознала мероприятие достаточно запустить предназначенный для этого как событие (а не как встречу), должен быть файл и следовать указаниям мастера установки.

установлен флажок Целый день.

При первом запуске программы необходимо выбранную в расположенном слева календаре (дата ввести имя пользователя и, при необходимости, выбирается щелчком на ней кнопкой мыши). Все пароль для защиты данных от несанкционирован- задачи сгруппированы по проектам, для реализа ного доступа (ввод пароля необязателен), а также ции которых они предназначены.

указать рабочие и выходные дни.

ВНИМАНИЕ Пользовательский интерфейс В программе Time Assist Pro проект представляет собой иерархическую структуру и структура программы задач, предназначенных для его реализации Интерфейс Time Assist Pro достаточно прост и объединенных в одну группу.

и интуитивно понятен, к тому же в программе поддерживается русский язык (рис. 4.19). Чтобы просмотреть задачи того или иного про В программе предусмотрено два основных ре- екта, нужно открыть соответствующую вкладку жима работы: режим задач и режим заполнения (ее название отображается полужирным шриф справочников и списков. Для выбора требуемого том). Например, на рис. 4.19. показаны задачи варианта предназначены кнопки Календарь и Объек- проекта ПроектЗ.

ты, расположенные в левом нижнем углу окна. Для работы с задачами (создание, редактиро С помощью кнопки Календарь можно перейти в ре- вание, удаление) предназначены соответствую жим задач (открывается по умолчанию при запус- щие команды контекстного меню, вызываемого ке программы), кнопка Объекты вводит в режим за- щелчком правой кнопкой мыши на списке задач.

полнения справочников и списков. Справа внизу окна расположен список напоми В режиме задач отображается информация обо наний о тех или иных событиях. Для работы с напо всех введенных ранее задачах по состоянию на дату, минаниями (создание, редактирование, удаление) также предназначены соответствующие команды Большинство параметров находится в разделе контекстного меню, однако в данном случае оно Основные (см. рис. 4.20). Если в данном разделе уста вызывается щелчком правой кнопкой мыши на новлен флажок Загружаться вместе с Windows, то про списке напоминаний. грамма будет загружаться автоматически вместе С помощью кнопки Сегодня, находящейся на па- с операционной системой. Если установлен фла нели инструментов, можно быстро открыть спи- жок Минимизация в трей, то при сворачивании про сок дел, мероприятий, событий и т. п., запланиро- граммы ее значок будет автоматически помещать ся в правом углу на Панели задач.

ванных на текущий день.

Перед эксплуатацией программы рекоменду- В поле Стиль интерфейса из раскрывающегося ется просмотреть и, при необходимости, отредак- списка можно выбрать стиль, используемый для тировать параметры ее настройки. оформления интерфейса программы. Возможные варианты: Office2003 (значение установлено по умол чанию), Windows Classic и Windows XP.

Настройка Из раскрывающегося списка Language выбира Перейти в режим настройки параметров про ется один из трех языков интерфейса программы:

граммы можно, выполнив команду главного меню bulgarian, russian или english.

Сервис Настройка или нажав соответствующую кноп Если в разделе При запуске установлен флажок ку на панели инструментов (рис. 4.20).

Минимизировать в трей, то при каждом запуске Time Assist Pro ее значок будет расположен на Панели ВНИМАНИЕ задач.

По умолчанию программа имеет англоязычный интерфейс, поэтому для ВНИМАНИЕ перехода в режим настройки Time Assist Pro Не путайте этот флажок с флажком нужно выполнить команду Service Options.

Минимизация в трей, расположенным Переключиться на русский язык можно в режиме настройки (как это сделать, в разделе Основные.

рассказывается ниже).

В разделе При выходе содержится только один па В зависимости от своего функционального на- раметр — флажок Создавать резервную копию. Если он значения все параметры сгруппированы в четырех установлен, то при каждом закрытии Time Assist разделах: Основные, При запуске, При выходе и Защита. Pro будет автоматически создаваться резервная копия базы данных. Сохраненный файл помеща Заполнение справочников ется в папку Backup, автоматически создаваемую Как отмечалось выше, в режим заполнения при этом в каталоге программы.

справочников можно перейти, используя кнопку В разделе Защита при необходимости можно Объекты, расположенную слева внизу окна про ввести пароль для защиты своих данных от не граммы (см. рис. 4.19), — откроется окно, изобра санкционированного доступа. Для ввода пароля женное на рис. 4.21.

предусмотрено три поля: Пароль, Повтор пароля и Под сказка (значения вводятся с клавиатуры). В по- В левой части окна приведен список имеющих ся в программе справочников, в правой части — лях Пароль и Повтор пароля следует набрать пароль (двойной набор необходим для исключения ошиб- содержимое текущего справочника (чтобы сде ки при вводе). В поле Подсказка при необходимо- лать справочник текущим, нужно дважды щелк сти можно ввести подсказку, которая поможет нуть на нем кнопкой мыши). На рис. 4.21 текущий вспомнить пароль, если вы его забыли или уте- справочник — Контакты. Рассмотрим, как в про ряли. Для пароля можно использовать, например, грамме заполняются основные справочники.

девичью фамилию вашей жены. В таком случае в поле Подсказка вводится значение Девичья фамилия Справочник контактов жены.

Кнопка ОК завершает процесс настройки про- Справочник контактов в приложении Time граммы. С помощью кнопки Отмена можно выйти Assist Pro аналогичен обычной записной книжке из данного режима без сохранения выполненных с телефонами, адресами и прочей информацией, изменений. которая касается друзей, знакомых, родственни Настроив программу, следует приступать к за- ков, коллег по работе и т. д. Соответственно, кон полнению основных справочников. такт в программе Time Assist Pro — это введенная в справочник контактов информация о конкрет- дактирование и в открывшемся окне по обычным ном человеке. правилам Windows указать путь к файлу фотогра Информация о новом контакте вводится с по- фии (файл должен иметь расширение BMP или мощью пункта контекстного меню Добавить. Чтобы JPG).

редактировать информацию о введенном ранее На вкладке Личное о данном контакте хранится контакте, достаточно дважды щелкнуть на нем информация личного характера (рис. 4.23).

кнопкой мыши или выбрать пункт контекстного На данной вкладке в области настроек Домаш меню Редактирование. Любое из перечисленных дей- ний адрес вводятся сведения о домашнем адресе ствий открывает окно ввода и редактирования или о фактическом адресе проживания человека.

контакта (рис. 4.22). Все поля заполняются с клавиатуры. В поле ZIP/ почтовый индекс можно указать адрес, используемый Данное окно состоит из трех вкладок: Основные, для приема почтовых отправлений (например, Личное и Деловое.

абонентский ящик на почте и т. п.).

На вкладке Основное вводится самая основная ин В поле Дата рождения вводится дата рождения формация о контакте. В соответствующих полях человека. Требуемое значение указывается с по с клавиатуры набирается его полное имя (ФИО), мощью календаря, открываемого кнопкой выбора, псевдоним, адрес веб-страницы, электронный адрес, номер ICQ, а также телефон (мобильный и обыч- или вводится с клавиатуры. Далее в соответству ный) и номер факса. В каждом поле, предназна- ющих полях указывается информация о семейном ченном для ввода телефона, можно ввести не- положении и хобби.

сколько номеров, разделив их запятыми. На вкладке Деловое вводится, редактируется и хранится информация о служебном положении человека (рис. 4.24).

ПРИМЕЧАНИЕ На данной вкладке в области настроек Рабочий Среди всех параметров окна ввода адрес вводится информация о рабочем адресе чело и редактирования контакта обязательное века. Все поля заполняются с клавиатуры. В поле для заполнения только поле Полное имя.

ZIP/почтовый индекс можно указать адрес, используе мый для приема почтовых отправлений (напри В поле Фото при необходимости можно помес- мер, абонентский ящик на почте и т. п.).

тить фотографию человека, о котором вводится В области настроек Компания содержится ин информация. Для этого нужно нажать кнопку Ре- формация об организации, в которой работает че ловек, и о занимаемой им должности. Также здесь изменений. Обе кнопки доступны на всех вклад указывается название отдела и номер офиса (ком- ках окна.

наты, кабинета), где находится рабочее место со- Чтобы удалить информацию о контакте из про трудника. В соответствующих полях вводятся но- граммы, в списке контактов (см. рис. 4.21) нужно мера рабочего телефона, факса и пейджера. выделить соответствующую позицию и выбрать Кнопка ОК завершает ввод и редактирование пункт контекстного меню Удалить или нажать соот контакта. Используя кнопку Отмена, из данного ре- ветствующую кнопку на панели инструментов, жима можно выйти без сохранения выполненных расположенной сразу над списком контактов.

В данном окне следует ввести наименование ВНИМАНИЕ валюты и нажать кнопку ОК (использование кноп При удалении следует соблюдать ки Отмена закроет окно без сохранения выполнен осторожность, так как программа не выдает ных изменений). Наименование валюты можно запроса на подтверждение действия.

вводить в произвольной форме (например, Амери канский доллар или Доллар США), а можно — в соответ Справочники валют, категорий и мест ствии с обозначением, установленным для данной валюты в Общероссийском классификаторе ва Информация о валютах, которые могут ис лют (например, USD).

пользоваться в процессе эксплуатации програм Чтобы удалить из Time Assist Pro информацию мы, хранится в справочнике валют. Чтобы перейти о валюте, в справочнике валют (см. рис. 4.25) нуж в режим работы с данным справочником, нужно но выделить требуемую позицию и выбрать пункт дважды щелкнуть кнопкой мыши на ветви Валюта контекстного меню Удалить или нажать соответ (рис. 4.25).

ствующую кнопку на панели инструментов.

По умолчанию в справочник валют уже внесе но несколько денежных наименований (доллар, евро и др.). Добавить в справочник новую валюту ВНИМАНИЕ можно, выбрав пункт контекстного меню Добавить.

Здесь также следует соблюдать Редактируются введенные ранее валюты с помо осторожность, так как программа не выдает щью пункта контекстного меню Редактировать (любой дополнительный запрос на подтверждение из этих пунктов можно вызвать также с помощью действия.

соответствующей кнопки на панели инструмен тов, расположенной сразу над списком валют).

Справочник категорий предназначен для воз Любое из этих действий открывает окно ввода можности относить планируемые проекты (опре и редактирования валюты (рис. 4.26).

деление термина «проект» см. в разд. «Пользова вающегося списка, расположенного справа от на звания категории.

Ввод и редактирование категории завершают ся нажатием кнопки ОК. Кнопка Отмена закрывает окно без сохранения выполненных изменений.

Чтобы удалить категорию из справочника, нуж но выделить ее в списке и выбрать пункт контекст ного меню Удалить или нажать соответствующую тельский интерфейс и структура программы») кнопку на панели инструментов.

к определенным категориям, то есть для группи ровки проектов по каким-то общим критериям.

ВНИМАНИЕ Например, проекты, связанные с выполнением При удалении следует быть предельно служебных обязанностей, можно отнести к кате внимательным, так как программа не выдает гории Работа, учебные проекты — к категории Учеба дополнительный запрос на подтверждение и т. д. По умолчанию в справочник категорий вне действия.

сено несколько наиболее популярных категорий:

Встречи, Друзья, Работа, Хобби, Учеба, Семья, Звонки, Раз В справочнике мест хранится информация о ме ное и т. д.

стах выполнения задач, входящих в состав проек Для работы со справочником категорий нуж тов. Для работы со справочником мест нужно но дважды щелкнуть кнопкой мыши на ветви Ка дважды щелкнуть кнопкой мыши на ветви Места.

тегории. Вид и состав данного справочника ана Этот справочник выглядит так же, как рассмот логичен справочнику валют (см. рис. 4.25) — в нем ренные выше справочники валют и категорий, приводится перечень введенных ранее катего в нем содержится список введенных ранее мест.

рий. Чтобы добавить в справочник новую катего По умолчанию в справочник включено три пози рию, нужно выбрать пункт контекстного меню ции: Интернет, Дом и Офис.

Добавить, а редактировать введенную ранее катего Чтобы добавить в справочник информацию рию можно, используя пункт контекстного меню о новом месте, нужно выбрать пункт контекстно Редактировать (каждый из этих пунктов можно вы го меню Добавить. Редактируется введенное ранее звать также с помощью соответствующей кнопки место с помощью пункта контекстного меню Редак на панели инструментов, расположенной сразу тировать (каждый из этих пунктов можно вызвать над списком категорий). Любое из этих действий также с помощью соответствующей кнопки на пане открывает окно ввода и редактирования катего ли инструментов, расположенной сразу над спис рии (рис. 4.27).

ком мест). Любое из этих действий открывает окно ввода и редактирования места. В данном окне нужно с клавиатуры ввести название места (например, Рабочее место, Институт и т. д.) и нажать кнопку ОК — в справочнике мест появится новая позиция.

Чтобы удалить место из справочника, нужно выделить его в списке и выбрать пункт контекст ного меню Удалить или нажать соответствующую кнопку на панели инструментов.

В данном окне следует ввести произвольное наименование категории (рекомендуется, чтобы ВНИМАНИЕ наименование кратко отражало ее суть — напри Не забывайте соблюдать осторожность, мер, Работа, Семья и т. д., чтобы можно было быстро так как программа не выдает запрос идентифицировать ее в списках выбора). на подтверждение удаления.

Каждую категорию можно пометить каким В справочники валют, категорий и мест можно либо цветом, который будет отображаться рядом с названием категории в списках выбора. Назна- вводить неограниченное количество позиций, опре чить категории цвет можно, выбрав его из раскры- деляемое только потребностями пользователя.

открывает окно ввода и редактирования расписа Составление расписания ния (рис. 4.29).

В программе Time Assist Pro можно составить При вводе расписания в самом верхнем поле любое количество самых разных расписаний. На окна нужно набрать с клавиатуры его наименова пример, расписание предстоящих на этой неде ние. Желательно вводить название так, чтобы оно ле мероприятий по работе, личных дел и т. д. Для кратко отражало суть расписания. Например, не работы со списком расписаний в режиме запол Расписание 1 и Расписание 2, а График рабочих мероприятий нения справочников и списков нужно дважды и Основное расписание — это позволит быстро иден щелкнуть кнопкой мыши на ветви Расписания — тифицировать его в интерфейсах списка и выбора, откроется перечень созданных ранее расписаний что особенно актуально при работе с большими (рис. 4.28).

объемами информации. В соответствии со значе нием данного поля расписание будет отображать ПРИМЕЧАНИЕ ся в списке расписаний (см. рис. 4.28).

Затем в поле Категория из раскрывающегося При первом открытии данного списка в нем не будет ни одного пункта. списка следует выбрать требуемую категорию.

Чтобы добавить в список новое расписание, ПРИМЕЧАНИЕ нужно выбрать пункт контекстного меню Добавить.

Содержимое раскрывающегося списка Для редактирования введенного ранее расписа формируется в справочнике категорий ния предназначен пункт контекстного меню Редак (см. подразд. «Заполнение справочников»).

тировать (каждый из этих пунктов можно вызвать также с помощью соответствующей кнопки на В поле Место нужно указать место события, ме панели инструментов, расположенной сразу над роприятия, встречи и т. д. Например, если запла списком расписаний). Любое из этих действий нирована встреча в офисе, то в данном поле нуж но выбрать значение Офис, а если необходимо про- впоследствии будет невозможно. Отменить событие можно, только нажав в окне вести интернет-конференцию, то можно выбрать редактирования расписания кнопку Отмена.

значение Интернет. Подходящий вариант выбирает Однако это возможно, только если введенные ся из раскрывающегося списка, содержимое кото данные предварительно не сохранялись рого формируется в справочнике мест (см. под кнопкой ОК.

разд. «Заполнение справочников»).

Если для решения того или иного вопроса по Время, на котором вы щелкнули кнопкой мы требуются некоторые расходы, то в поле Расходы ши, будет помечено цветом, установленным в спра следует указать их сумму. Расходы могут возник вочнике категорий для раздела, выбранного в поле нуть, например, при проведении деловой встречи, Категория.

при работе в Интернете и т. д.

Подобным образом в расписании на неделю Определив значения перечисленных ниже па отражаются все требуемые события. При подведе раметров, в календаре нужно щелкнуть кнопкой нии указателя мыши к любой пометке в строке мыши на том дне недели и времени, на которое состояния отображается суть предстоящего ме запланировано данное событие. Календарь в ре роприятия. Например, на рис. 4.29 в строке со жиме редактирования расписания состоит из дней стояния отображается следующая информация:

недели (по вертикали), каждый из которых разбит Разное (Интернет, 300). Это означает, что предстоя на интервалы времени (по горизонтали) с детали щее мероприятие относится к категории Разное, зацией по одному часу (правда, соответствующим место его проведения — Интернет, расходы на осу образом обозначены только каждые два часа).

ществление — 300. Единицу измерения расходов пользователь определяет для себя самостоятель ВНИМАНИЕ но: например, валюта или мегабайты (при работе в Интернете).

После щелчка кнопкой мыши мероприятие считается назначенным на это время Завершается процесс ввода и редактирова в соответствии с установленными выше ния расписания кнопкой ОК — расписание будет параметрами — изменить эти значения добавлено в список расписаний (см. рис. 4.28).

С помощью кнопки Отмена данное окно закрыва- откроется перечень созданных ранее ресурсов ется без сохранения выполненных изменений. (рис. 4.30).

Чтобы удалить расписание из списка, нужно Для каждой позиции списка отображается ее выделить его и выбрать пункт контекстного меню название.

Удалить или нажать соответствующую кнопку на панели инструментов.

ПРИМЕЧАНИЕ При первом открытии списка (например, ВНИМАНИЕ сразу после установки программы) в нем не будет ни одного пункта.

Следует быть внимательным, так как программа не выдает дополнительный запрос Чтобы добавить в программу информацию о но на подтверждение удаления.

вом ресурсе, нужно выбрать пункт контекстного меню Добавить, а для редактирования введенного Планирование ресурсов ранее ресурса — пункт контекстного меню Редакти Нередко для реализации определенных проек- ровать (каждый из этих пунктов можно вызвать тов требуются дополнительные ресурсы. В програм- также с помощью соответствующей кнопки на панели инструментов, расположенной сразу над ме Time Assist Pro предусмотрено использование списком ресурсов). Любое из этих действий от двух видов ресурсов: материальные и трудовые, информация о которых хранится в списке ресур- крывает окно ввода и редактирования ресурса сов. Для работы с данным списком в режиме за- (рис. 4.31).

полнения справочников и списков следует дваж- В данном окне в поле Название вводится произ ды щелкнуть кнопкой мыши на ветви Ресурсы — вольное наименование ресурса. Если в качестве ресурса используется конкретное лицо, то можно Завершается процесс ввода и редактирования ресурса нажатием кнопки ОК — новый ресурс бу дет добавлен в список ресурсов (см. рис. 4.30).

С помощью кнопки Отмена данное окно закрывает ся без сохранения выполненных изменений.

Чтобы удалить ресурс из списка, нужно выде лить его в списке и выбрать пункт контекстного меню Удалить или нажать соответствующую кноп ку на панели инструментов.

ВНИМАНИЕ При удалении следует соблюдать осторожность, так как программа не выдает дополнительный запрос на подтверждение данного действия.

Борьба с забывчивостью Каждый из нас наверняка неоднократно стал кивался с ситуацией, когда из-за банальной за выбрать его из числа абонентов, введенных ранее бывчивости срывалось важное мероприятие. Если в справочник контактов (см. подразд. «Заполнение в подобных случаях удается избежать серьезных справочников»). Для этого нужно нажать кнопку неприятностей или, по крайней мере, они будут выбора, расположенную справа от поля Название, — только у вас, то это еще полбеды. Однако пред откроется окно выбора. В данном окне следует ставьте, что будет, если ваша забывчивость доста выделить требуемую позицию и нажать кнопку ОК вит неприятности другим, ни в чем не повинным или клавишу Enter. Значение поля Название можно людям (например, вы не сделали важное дело, ввести также и с клавиатуры. и весь отдел остался без квартальной премии).

Из раскрывающегося списка Расписание выби- В программе Time Assist Pro предусмотрен ме рается расписание, для соблюдения которого бу- ханизм защиты пользователя от собственной за дет привлекаться данный ресурс. бывчивости. В определенный момент (например, за некоторое время до начала события) програм ма выдает автоматическое оповещение о предсто ПРИМЕЧАНИЕ ящем мероприятии, причем напоминание может Содержимое раскрывающегося списка быть не только визуальным, но и со звуковым формируется в режиме работы со списком эффектом. Time Assist Pro позволяет создавать расписаний (см. разд. «Составление и использовать любое количество самых разных расписания»).

оповещений, в зависимости от потребностей поль зователя. Например, можно создать напоминание Тип данного ресурса — Материальные или Трудо о предстоящем собрании (чтобы успеть к нему под вые — выбирается из раскрывающегося списка Тип.

готовиться), о дне рождения любимого начальни В области Описание при необходимости можно ка (чтобы заблаговременно купить подарок и при с клавиатуры ввести дополнительную информа думать торжественную речь) и т. д., и т. п.

цию произвольного характера, характеризующую данный ресурс и направление его использования. Информация об оповещениях хранится в спис Если речь идет о трудовых ресурсах, то в данном ке оповещений, для работы с которым в режиме поле можно указать, например, должность сотруд- заполнения справочников и списков нужно дваж ников и отдел, где они работают, а также кон- ды щелкнуть кнопкой мыши на ветви Оповещения — кретную цель привлечения. Вводя информацию откроется перечень настроенных ранее оповеще о материальных ресурсах, здесь можно указать, ний (рис. 4.32).

например, сумму денежных средств и их источник, Для каждого пункта списка отображается его марку автомобиля и т. д. название.

ПРИМЕЧАНИЕ При первом открытии список будет пуст.

Чтобы настроить новое оповещение, нужно вы брать пункт контекстного меню Добавить. Редакти ровать параметры настроенного ранее оповеще ния можно с помощью пункта контекстного меню Редактировать (каждый из этих пунктов можно вы звать также с помощью соответствующей кнопки на панели инструментов, расположенной сразу над списком оповещений). Любое из этих дей ствий открывает окно ввода и редактирования оповещения (рис. 4.33).

В данном окне в поле Начало следует указать дату, когда программа должна напомнить о пред стоящем событии, а в поле Время — точное время суток. Таким образом, с помощью данных полей определяется момент срабатывания оповещения.

ко отражающее суть события, что позволит быст Значение поля Начало можно ввести с клавиатуры ро идентифицировать оповещение в интерфейсах или выбрать из раскрывающегося календаря. Точ- списка (данная возможность особенно актуальна ное время указывается с клавиатуры или с помо- при работе с большими объемами информации).

щью кнопок счетчика.

В соответствии со значением данного поля опове В поле Тема кратко вводится тема оповещения. щение будет отображаться в списке оповещений В данном поле желательно вводить значение, крат- (см. рис. 4.32).

В поле Текст сообщения следует ввести информа- дач, объединенных одной целью. Основное назна цию, которая будет отображаться на экране при чение проектов — систематизация текущих задач срабатывании оповещения. Сведения могут быть и их удобное представление.

совершенно произвольными (разумеется, они дол- Любой проект в программе должен соответ жны отражать суть предстоящего события) — на- ствовать ряду характеристик. В частности, зада пример, Через 30 минут совещание, или Ура, через 5 минут чи, входящие в состав проекта, по своим срокам конец рабочего дня и т. д. исполнения не должны выходить за рамки даты реализации всего проекта в целом. Кроме того, Чтобы появление оповещения сопровождалось звуковым эффектом, в поле Запускаемый файл нуж- включенные в состав проекта задачи могут иметь только тех исполнителей, которые изначально но указать путь к соответствующему файлу. В окне, открывающемся после использования кнопки, рас- определены в качестве ресурсов реализации про положенной справа от данного поля, следует про- екта.

писать необходимые сведения.

Завершается процесс настройки оповещения ВНИМАНИЕ кнопкой ОК — созданное оповещение будет добав Необходимое условие: работа с программой лено в список оповещений (см. рис. 4.32). С помо возможна, только когда у пользователя есть щью кнопки Отмена окно закрывается без сохране как минимум один активный проект.

ния выполненных изменений.

Работа с проектами (формирование, редактиро ПРИМЕЧАНИЕ вание, удаление, хранение) осуществляется в спис ке проектов. Перейти к данному списку можно, Создавать, редактировать и удалять дважды щелкнув кнопкой мыши на ветви Проекты, оповещения можно также в режиме задач (см. рис. 4.19). Список оповещений находясь в режиме заполнения справочников, — отображается под списком задач. Щелчок откроется перечень созданных ранее проектов правой кнопкой мыши на любом месте списка (рис. 4.34).

оповещений открывает контекстное меню Для каждого пункта списка отображается его с пунктами Добавить, Редактирование название.

и Удалить.

ПРИМЕЧАНИЕ Все созданные оповещения в назначенное вре мя будут напоминать вам об определенных пред- При первом открытии в списке не будет стоящих событиях, что довольно удобно. ни одного пункта.

Чтобы удалить настроенное ранее оповеще Чтобы добавить в программу новый проект, ние из списка (например, если оно утеряло свою нужно выбрать пункт контекстного меню Добавить.

актуальность), нужно выделить его и выбрать Редактировать параметры созданного ранее про пункт контекстного меню Удалить или нажать соот екта можно с помощью пункта контекстного меню ветствующую кнопку на панели инструментов, Редактировать (каждый из этих пунктов можно вы расположенной сразу над списком оповещений звать также с помощью соответствующей кнопки (см. рис. 4.32).

на панели инструментов, расположенной сразу над списком проектов). Любое из перечисленных ВНИМАНИЕ действий откроет окно ввода и редактирования Следует соблюдать осторожность при проекта (рис. 4.35).

удалении, так как программа не выдает При вводе нового проекта прежде всего в поле дополнительный запрос на подтверждение Проект нужно набрать с клавиатуры его название.

данного действия.

Желательно выбрать наименование, кратко отра жающее суть проекта, — это позволит быстро иден Планирование деятельности:

тифицировать его в интерфейсах списка и выбора, составление проектов что особенно актуально при работе с большими Как уже отмечалось выше, под проектом в про- объемами информации. В соответствии со значе грамме Time Assist Pro подразумевается совокуп- нием данного поля проект будет отображаться ность однотипных, сравнительно небольших за- в списке проектов (см. рис. 4.34).

ПРИМЕЧАНИЕ Содержимое списка Руководитель проекта формируется в справочнике контактов (см. подразд. «Заполнение справочников»).

Флажок Не активный определяет активность дан ного проекта. Установленный флажок делает про ект неактивным, снятый — активным (по умолча нию этот флажок снят).

Остальные параметры окна редактирования проекта в зависимости от своего функционально го назначения сгруппированы на четырех вклад ках: Общие, Ресурсы, Расходы и Описание.

На вкладке Общие из раскрывающегося списка Категория следует выбрать вариант, к которому нужно отнести проект: Работа, Семья, Встречи, Хобби и др. Если подходящая категория отсутствует, то ее можно добавить в список категорий (см. под разд. «Заполнение справочников»), после чего она будет доступна для выбора.

Из раскрывающегося списка Руководитель проек- При большом количестве проектов следует та выбирается лицо, которое будет руководить определить степень важности каждого из них, данным проектом или его непосредственной реа- то есть приоритет определенного проекта по отно лизацией.

шению к аналогичным.

ПРИМЕЧАНИЕ ВНИМАНИЕ О расстановке приоритетов см. подразд. Для задач, решаемых в рамках проекта, «Расстановка приоритетов». можно будет привлекать ресурсы только из числа ресурсов проекта, к которому они отнесены.

Приоритет проекта указывается в поле Приори тет — требуемое значение вводится с клавиатуры Чтобы добавить в список новый ресурс, нужно или с помощью кнопок счетчика. Чем меньше зна нажать кнопку Добавить, в открывшемся окне вы чение данного поля, тем выше приоритет проекта.

делить требуемую позицию и нажать кнопку 0К Заполнение данного поля не обязательно.

или клавишу Enter. Выделенный ресурс удаляется При необходимости можно указать время, вы из списка с помощью кнопки Удалить.

деляемое для реализации проекта. Для этого пред назначены поля области настроек Объем работ по плану. В поле, расположенном в левой части дан- ВНИМАНИЕ ной области, указывается количество времени на Программа не выдает дополнительный запрос осуществление проекта. Из раскрывающегося на подтверждение удаления.

списка, находящегося в правой части области, вы бирается единица измерения времени: Часов, Дней, Реализация целого ряда проектов может быть Недели, Месяцев или Лет (например, на рис. 4.35 на связана с финансовыми затратами. Например, для исполнение проекта выделено 40 часов). деловой встречи могут потребоваться представи В полях Начало и Завершить До указываются со- тельские расходы, для решения некоторых вопросов ответственно сроки начала и окончания проекта, придется поехать в командировку (проезд, про то есть интервал времени, в течение которого про- живание в гостинице и пр.), проекты вроде Ремонт ект должен быть реализован. Требуемые значе- в квартире вообще немыслимы без серьезных фи ния можно ввести с клавиатуры или выбрать из нансовых вливаний. Программа Time Assist Pro календаря, открываемого кнопками выбора. дает возможность планировать затраты по каждо На вкладке Ресурсы (рис. 4.36) вводится и ре- му проекту.

дактируется информация о ресурсах, которые Вся информация о затратах, связанных с осу должны быть привлечены для реализации про- ществлением проекта, хранится на вкладке Расхо екта. ды (рис. 4.37).

Все расходы по проекту представлены в виде ет окно ввода информации о расходе без сохране списка. Для каждой строки списка в соответству- ния данных.

ющих столбцах отображается краткое описание Выбранный расход удаляется из списка кноп расхода: сумма, наименование валюты и дата рас- кой Удалить.

ходования средств.

С помощью кнопки Добавить, расположенной ВНИМАНИЕ справа от списка, можно добавить в список ин Программа не выдает запрос формацию о расходе — откроется окно ввода дан на подтверждение удаления.

ных по расходу (рис. 4.38).

На вкладке Описание (рис. 4.39) содержится тек стовое поле, в котором при необходимости с кла виатуры можно ввести дополнительную подроб ную информацию произвольного характера для пояснения и уточнения особенностей проекта.

В данном окне в области Описание вводится краткое описание расхода, которое, по возможно сти, должно отражать его суть (например, Команди ровочные расходы, Покупка канцтоваров и т. д.). Значение данного поля отображается в списке расходов (см. рис. 4.37) в области Описание.

В области настроек Расходы указываются сведе ния о валюте. Размер расходов денежных средств вводится в поле, расположенном в левой части области настроек. Наименование валюты выби рается из раскрывающегося списка, находящего Ввод и редактирование проекта завершается ся в правой части области настроек. Если в спис с помощью кнопки ОК — новый проект будет до ке нет требуемого денежного эквивалента, то его бавлен в список проектов (см. рис. 4.34). Кнопка можно добавить, введя новый пункт в справочник Отмена закрывает данное окно без сохранения вы валют.

полненных изменений. Обе кнопки доступны на всех вкладках окна.

Чтобы удалить проект из списка (например, ПРИМЕЧАНИЕ из-за его неактуальности), нужно выделить его О порядке работы со справочником валют в списке и выбрать пункт контекстного меню Уда см. подразд. «Справочники валют, категорий лить или нажать соответствующую кнопку на па и мест».

нели инструментов, расположенной сразу над списком проектов (см. рис. 4.34).

В поле Дата указывается дата, к которой будет отнесен данный расход. Требуемое значение мож но ввести с клавиатуры или выбрать из календа- ВНИМАНИЕ ря, открываемого кнопкой выбора.

При удалении помните, что следует Кнопка ОК завершает ввод информации о рас соблюдать осторожность, так как программа ходе — в списке расходов (см. рис. 4.37) появится не выдает дополнительный запрос на новый пункт. Использование кнопки Отмена закро- подтверждение данного действия.

актуально при работе с большим количеством ин Постановка задачи формации. В соответствии с введенным названи Как отмечалось выше, каждый проект включа ем задача будет отображаться в списке задач про ет в себя несколько однотипных задач, объединен екта (см. рис. 4.19).

ных общей целью. Задачи устанавливаются в режи Остальные параметры окна редактирования ме задач, для перехода в который нужно нажать задачи в зависимости от своего функционального кнопку Календарь, расположенную в левом нижнем назначения сгруппированы на трех вкладках: Ос углу окна Time Assist Pro (см. рис. 4.19). Кроме новные, Подробнее и Описание.

того, режим задач открывается по умолчанию при Наиболее важные параметры задачи настраи каждом запуске программы.

ваются на вкладке Основные. В полях Начало и Завер Чтобы добавить задачу в проект, нужно перей шить до указываются соответственно сроки начала ти на вкладку с наименованием требуемого проек задачи и ее завершения, то есть интервал времени, та, вызвать кнопкой мыши в его рабочей области в течение которого поставленная задача должна контекстное меню и выбрать пункт Новая задача или быть реализована. Требуемые значения можно Подзадача.

ввести с клавиатуры или с помощью кнопок счет чика.

ПРИМЕЧАНИЕ Список задач каждого проекта может иметь ПРИМЕЧАНИЕ иерархическое представление, поэтому пункт Необходимо следить, чтобы сроки, Новая задача следует выбирать для создания отведенные для решения данной задачи, задачи верхнего уровня иерархии, а пункт не превышали временные рамки, выделенные Подзадача — для создания подчиненной на реализацию всего проекта.

задачи. Причем родительской задачей будет считаться та, на которой в списке установлен Если текущая задача является этапом решения указатель мыши.

какой-либо другой, более объемной задачи, то есть является подчиненной задачей, то выбрать роди Для редактирования имеющейся задачи пред тельскую задачу можно в поле Родительская задача.

назначен пункт контекстного меню Редактирова Например, для задачи Составление отчета подчинен ние — откроется окно ввода и редактирования за ной задачей может являться Подготовка первичных дачи (рис. 4.40).

данных, а для задачи Ремонт на кухне — Покупка обоев и краски. Родительская задача выбирается из рас крывающегося списка, содержащего перечень всех созданных ранее задач текущего проекта. Если те кущая задача не должна быть в подчинении у дру гой задачи, то в поле Родительская задача следует установить значение nоnе (используется по умол чанию).

В поле Исполнитель можно выбрать конкретного исполнителя или несколько исполнителей зада чи — для этого в раскрывающемся списке нужно установить соответствующие флажки. К выбору представлен список исполнителей, определенных для текущего проекта в режиме его редактирова ния на вкладке Ресурсы (см. рис. 4.36).

На вкладке Подробнее настраиваются некото рые дополнительные параметры текущей задачи (рис. 4.41).

В данном окне в поле Название следует ввести Из раскрывающегося списка Важность можно наименование текущей задачи, кратко отражаю- выбрать степень важности данной задачи, то есть щее ее суть, — это позволит впоследствии быстро ее приоритет: Низкий, Обычный и Высокий (по умолча идентифицировать задачу в списке, что особенно нию установлено значение Обычный).

путь. Внешний файл, путь к которому указан в поле Attach, всегда можно открыть — достаточно нажать кнопку, расположенную справа от кнопки выбора (данная кнопка доступна, только если поле Attach заполнено).

В поле Завершено % можно указать процент вы полнения задачи на текущий момент. Требуемое значение можно ввести с клавиатуры или с помо щью кнопок счетчика.

На вкладке Описание (рис. 4.42) содержится тек стовое поле, в котором с клавиатуры можно ввес ти дополнительную подробную информацию про извольного характера для пояснения и уточнения особенностей задачи.

Из раскрывающегося списка Место можно вы брать место (или несколько мест), где будет вы полняться данная задача. Необходимые пункты нужно пометить флажками. При отсутствии под ходящего варианта можно добавить в список но вое место.

ПРИМЕЧАНИЕ Содержимое раскрывающегося списка формируется в справочнике мест (см. подразд. «Заполнение справочников»).

В процессе планирования нередко необходи мо определить текущее состояние задачи. Для отражения этой информации в программе Time Ввод и редактирование задачи завершается Assist Pro предусмотрен механизм статуса задач. кнопкой ОК — новая задача будет добавлена в спи Вариант статуса — Не начиналась, Выполняется, Приос- сок задач (см. рис. 4.19). Кнопка Отмена закрывает тановлена и Завершена — выбирается из раскрываю- данное окно без сохранения выполненных изме щегося списка Статус, расположенного в правой ча- нений. Обе кнопки доступны на всех вкладках сти вкладки Подробнее. Символ статуса каждой окна.

задачи отображается в списке задач (см. рис. 4.19) Чтобы удалить задачу из списка (например, слева от ее названия. из-за потери актуальности), нужно выделить ее в списке и выбрать пункт контекстного меню Уда На вкладке Подробнее может храниться инфор лить.

мация, имеющая непосредственное отношение к текущей задаче (например, необходима для вы полнения задачи, или включает в себя подробные ВНИМАНИЕ данные об исполнителях задачи, или содержит При удалении следует соблюдать справочные данные и т. д.), однако физически та осторожность, так как программа не выдает кие сведения расположены в отдельном файле, запрос на подтверждение действия.

путь к которому вводится в поле Attach. Для этого следует нажать кнопку выбора, расположенную Для просмотра задач, запланированных на то справа от данного поля, и в открывшемся окне по или иное число, достаточно щелкнуть кнопкой обычным правилам Windows указать требуемый мыши на дате в календаре, расположенном в ле вой части окна (см. рис. 4.19). В отобразившемся списке будут задачи, у которых выбранная дата попадает в интервал времени, определенный для ее выполнения (этот промежуток указывается в ре жиме редактирования задачи на вкладке Основные в раскрывающихся списках Начало и Завершить до (см. рис. 4.40)). Кроме того, просмотреть список актуальных задач можно с помощью кнопки Сегод ня, находящейся на панели инструментов.

Работа в многопользовательском режиме Программой Time Assist Pro могут пользовать ся несколько человек. При этом каждый будет ра ботать со своими данными, что удобно, например, когда все члены семьи самостоятельно планируют свое время, однако пользуются одним компьюте ром.

В данном окне в поле Имя пользователя следует Если в программе зарегистрировано несколько ввести имя нового пользователя. Для ввода паро пользователей, то при каждом ее запуске будет ля предусмотрены поля Пароль, Повтор пароля и Под открываться диалоговое окно для ввода имени сказка (все они заполняются с клавиатуры). В по пользователя и пароля. В процессе работы можно лях Пароль и Повтор пароля следует указать пароль изменить текущую учетную запись. Для этого сле- (двойное введение информации необходимо для дует выполнить команду главного меню Файл Поль- исключения ошибки при наборе). В поле Подсказка зователи или нажать кнопку Пользователи, располо- при необходимости можно ввести подсказку, ко женную на панели инструментов. Любое из этих торая поможет вспомнить пароль, если вы его за действий откроет окно работы с учетными запися- были или утеряли. Например, для пароля можно ми (рис. 4.43). использовать свое школьное прозвище — следова тельно, в поле Подсказка следует ввести значение Мое школьное прозвище.

ПРИМЕЧАНИЕ Заполнение полей Пароль, Повтор пароля и Подсказка не обязательно. Однако если заполнено поле Пароль, то обязательно должно быть заполнено и поле Повтор пароля. Заполнение поля Имя пользователя обязательно, причем его значение должно быть уникальным.

Заполнив все перечисленные поля, следует на Чтобы войти в систему под каким-либо именем, жать кнопку Далее — откроется окно для определе нужно выбрать его из раскрывающегося списка ния дней недели (рис. 4.45).

Имя пользователя (данный список содержит перечень введенных ранее пользователей), затем в поле Па- В данном окне соответствующими флажками роль ввести пароль и нажать кнопку ОК. следует обозначить дни, являющиеся выходными Информация о новом пользователе добавляет- для данного пользователя. Если программу Time ся в программу с помощью кнопки Создать — от- Assist Pro используют три человека (отец, мать и ребенок) и для каждого из них создается своя кроется окно Новый пользователь (рис. 4.44).

«Органайзер» Название программы «Органайзер», о которой рассказывается в данном разделе, говорит само за себя. Данный программный продукт предназна чен для организации и управления своим време нем. Кроме того, в «Органайзере» имеется возмож ность ведения телефонной книги, записи которой могут использоваться для автоматического набо ра номера абонента.

Программа «Органайзер» — условно бесплат на. После бесплатного 30-дневного использова ния нужно удалить ее с компьютера или зарегис трировать лицензию. Архив программы объемом примерно 2,3 Мбайт можно скачать по адресу http:// alexsite.narod.ru/download.html.

Характерная особенность «Органайзера» в том, что он не требует установки. Достаточно просто распаковать скачанный архив в любое место на винчестере. Для запуска программы предназначен учетная запись, то не исключено, что выходные исполняемый файл Organizer. ехе.

и рабочие дни у них будут разными. Например, Программа проста, интуитивно понятна и об отец работает в офисе с понедельника по пятницу, ладает русскоязычным интерфейсом.

и у него два выходных — суббота и воскресенье.

Мать работает на рынке, и у нее суббота и воскре Для чего нужен «Органайзер» сенье — рабочие дни, а выходной — понедельник.

Программа включает в себя два основных функ Ребенок учится в школе, которую он посещает циональных раздела: органайзер и телефонную шесть раз в неделю, и выходной у него — воскре книгу, а также раздел настроек. Функциональные сенье.

возможности программы можно сформулировать Определив для пользователя рабочие и вы следующим образом.

ходные дни, нужно нажать кнопку Готово — соз данная учетная запись будет доступна для вы Формирование и редактирование списка собы бора в раскрывающемся списке Имя пользователя тий, дел, мероприятий, встреч и т. п. с конкрет (см. рис. 4.43).

ным указанием сроков выполнения каждой зада чи и возможностью перенесения этих сроков.

ПРИМЕЧАНИЕ Группировка поставленных задач в зависимо Перечисленные действия по вводу нового сти от их функционального назначения по те пользователя нужно будет выполнить при матическим категориям, перечень которых поль первом запуске программы — окна ввода зователь может создать самостоятельно.

пользователя (см. рис. 4.44) и выбора Быстрый поиск актуальных задач в соответ рабочих и выходных дней (см. рис. 4.45) будут ствии с выполненной настройкой критериев открываться автоматически.

поиска.

Чтобы удалить пользователя из списка, нужно Формирование и просмотр списка задач, за выделить его в раскрывающемся списке Имя поль- планированных на текущий день, и печать по зователя (см. рис. 4.43) и нажать кнопку Удалить.

лученной информации.

Ведение телефонной книги с указанием по каж ПРИМЕЧАНИЕ дому абоненту нескольких телефонных номе ров (домашнего, мобильного, рабочего и др.), При этом программа выдаст дополнительный запрос на подтверждение удаления. электронного адреса и веб-страницы.

Фильтрация и поиск данных в телефонной ние которых обусловлено спецификой конкретного книге в соответствии с установленными пара- пользователя.

метрами. Перед полноценной эксплуатацией програм мы необходимо настроить ее.

Автоматический набор телефонного номера абонента с помощью модема.

Настройка программы Работа в Интернете, заключающаяся в том, что программа может автоматически открывать Для настройки параметров работы программы сайт какого-либо абонента, внесенного ранее нужно запустить исполняемый файл и в открыв в телефонную книгу, или отправлять ему пись шемся окне перейти на вкладку Настройки/справочни мо по электронной почте. При этом «Органай ки (рис. 4.46).

зер» применяет интернет-обозреватель и поч В программе предусмотрено ведение трех ос товую программу, используемые на данном новных справочников: справочника контактных компьютере по умолчанию.

лиц, справочника степеней важности дел и спра вочника разделов деятельности. Для заполнения Гибкая настройка программы в соответствии и ведения этих справочников предназначены три с потребностями конкретного пользователя.

списка, расположенных один за другим, каждый Формирование и печать разнообразных отчет из которых соответствует конкретному справоч ных данных в соответствии с установленными нику.

настройками.

В справочнике категорий контактных лиц на Помимо перечисленных задач с помощью «Ор ходится список категорий, к которым для удоб ганайзера» можно решать и другие, возникнове ства работы можно относить абонентов, внесенных в телефонную книгу. Наиболее распространенные ПРИМЕЧАНИЕ категории: Друзья, Коллеги, Родственники, Враги, Конку Вместо девятки может быть любая другая ренты и т. д.

цифра — все зависит от конкретной мини Информация, хранящаяся в справочнике сте АТС. Главное при ее использовании — пеней важности дел, используется для определе помнить, что «Органайзеру» необходимо ния приоритета или срочности исполнения той указать порядок выхода на городскую телефонную линию, в противном случае или иной задачи. Наиболее распространенные автоматический дозвон не будет работать.

степени важности дел: Срочно, Отложено, Второстепен но, В рабочем порядке и т. д.

Выполненные настройки модема вступят в силу Справочник разделов деятельности содержит после нажатия кнопки Установить новые настройки — информацию о видах (разделах) деятельности, соответствующим образом изменятся значения которыми приходится заниматься пользователю.

полей, расположенных в левой части области На В частности, практически каждому человеку при стройки модема.

суще следующее: Работа, Семья, Быт, Хобби и т. д.

Работа со всеми перечисленными справочни Телефонная книга ками ведется одинаково. Основные инструменты для работы с ними содержатся на панели инстру Работать с телефонной книгой в «Органайзе ментов, расположенной под каждым справочни ре» можно на вкладке Телефонная книжка (рис. 4.47).

ком. Чтобы добавить в справочник новый пункт, На данной вкладке содержится перечень вве нужно нажать кнопку +, после чего с клавиатуры денных ранее абонентов. Для каждого пункта спис ввести ее название. Выбранная строка удаляется ка в соответствующих столбцах последовательно из справочника (например, утеряв свою актуаль отображаются фамилия, имя и отчество, номера ность) с помощью кнопки -.

телефонов (рабочего, мобильного, домашнего), По умолчанию в каждом справочнике имеют номер факса, а также электронный адрес и адрес ся наиболее часто используемые значения (на веб-страницы. В нижней части вкладки в полях рис. 4.46 показаны только позиции, используемые Адрес и Примечание отображаются адрес абонента по умолчанию).

(или несколько его адресов) и произвольное при Если при эксплуатации «Органайзера» пред мечание.

полагается использование модема, то нужно на строить его. В нижней части вкладки Настройки/ ПРИМЕЧАНИЕ справочники содержится область настроек Настройки При первом открытии телефонной книги модема. В левой ее части отображаются настройки она будет пуста.

модема, установленные на данный момент. Дан ные поля носят исключительно информационный При необходимости можно установить фильтр характер, и их невозможно редактировать вруч на отображаемые в телефонной книге данные по ную.

категории контактных лиц, или по ключевому Все настройки модема определяются в правой слову, или по сразу двум этим условиям. Данную части области настроек. Пользователь должен сам возможность особенно удобно использовать при знать, какой вариант следует выбрать из раскры работе с большими объемами информации.

вающегося списка СОМ-порт: СОМ1, COM2, COM3 или Для использования фильтра по категории кон COM4 (по умолчанию установлено значение СОМ1), тактных лиц нужно установить флажок Категории а также из раскрывающегося списка Тип набора но контактных лиц, находящийся в верхней части вклад мера: Пульс или Тон.

ки, — справа откроется поле, в котором из рас В поле Выход на линию можно указать некоторые крывающегося списка нужно выбрать требуемую характерные особенности, которые следует учиты категорию.

вать при наборе номера. Если вы набираете номер напрямую, то это поле можно оставить незаполнен ным. При использовании вызова через мини-АТС ПРИМЕЧАНИЕ в поле можно ввести значение 9W. Цифра 9 озна Содержимое раскрывающегося списка чает выход из мини-АТС на городскую телефонную формируется в справочнике категорий линию, a W — что необходимо дождаться гудка. контактных лиц, и его всегда можно изменить.

После выбора категории из списка будут убра- Добавить, расположенной в нижней части вкладки ны (не удалены, а лишь временно скрыты) або- под полем Адрес). Любое из этих действий откроет ненты, относящиеся к другим категориям. Выпол- окно Добавление записи (рис. 4.48).

ненные настройки вступают в силу немедленно. В данном окне из раскрывающегося списка Для возврата к полному списку абонентов следу- Категория контактных лиц следует выбрать категорию, ет снять флажок Категории контактных лиц. к которой будет отнесен данный абонент. Содержи Чтобы установить фильтр по ключевому сло- мое раскрывающегося списка формируется в спра ву, нужно установить флажок Ключевые слова, рас- вочнике категорий контактных лиц. Если требуе положенный сразу под флажком Категории контакт- мая категория отсутствует, то ее в любой момент можно добавить.

ных лиц, — справа появится текстовое поле, а еще правее — кнопка Запрос. В текстовом поле следует Все остальные поля данного окна, по названию ввести одно или несколько ключевых слов, в со- которых легко догадаться об их предназначении, ответствии с которыми должна быть выполнена заполняются с клавиатуры. В поле Примечания при фильтрация, и нажать кнопку Запрос. При этом необходимости можно с клавиатуры ввести любую в текстовом поле можно вводить ключевые слова, дополнительную информацию произвольного ха которые могут находиться в любом поле списка рактера, которой не нашлось места в других полях абонентов, а также в полях Адрес и Примечания. Пос- окна. Например, привычки или предпочтения че ле использования кнопки Запрос в списке абонен- ловека, особенности его характера, хобби и т. д.

тов будут оставлены только пункты, удовлетворя- Добавление нового абонента завершается кноп ющие условию фильтра. Для возврата к полному кой Добавить. Кнопка Закрыть выводит из данного списку абонентов флажок Ключевые слова следует режима без сохранения выполненных изменений.

снять.

При необходимости в любой момент можно отредактировать введенную ранее информацию Чтобы добавить в телефонную книгу нового по любому абоненту. Для этого нужно выделить абонента, правой кнопкой мыши нужно открыть контекстное меню и выбрать из него пункт Доба- в списке соответствующую строку и выбрать пункт контекстного меню Редактировать запись (данный вить запись (этот пункт вызывается также кнопкой пункт вызывается также кнопкой Редактировать, рас- Пункты Набор рабочего, Набор мобильного, Набор до положенной в нижней части вкладки под полем машнего и Набор факса предназначены для автомати Адрес). Любое из этих действий откроет окно, по- ческого набора соответствующего номера телефона.

рядок работы в котором такой же, как и при добав лении новой записи.

СОВЕТ Для удаления абонента из телефонной книги Перед выбором любого из этих пунктов нужно выделить его в списке и выбрать пункт рекомендуется перейти на вкладку контекстного меню Удалить запись или нажать кноп Настройки/справочники (см. рис. 4.46) ку Удалить. При этом программа выдаст дополни и проверить параметры настройки модема.

тельный запрос на подтверждение действия.

При необходимости список абонентов можно С помощью пункта контекстного меню Письмо распечатать, выбрав из контекстного меню пункт можно быстро сформировать электронное почто Печать или нажав кнопку Печать, находящуюся в ниж вое сообщение. Для этого будет задействована поч ней части вкладки.

товая программа, используемая на данном компью тере по умолчанию.

ПРИМЕЧАНИЕ Пункт контекстного меню Сайт позволяет быс В печатную форму списка будут включены тро перейти на веб-сайт абонента. Для этого будет только те позиции, которые в данный момент задействован интернет-обозреватель, используе отображаются на экране — это означает, мый на данном компьютере по умолчанию.

что печать осуществляется в соответствии с установленными настройками фильтра. Если ВНИМАНИЕ фильтр не установлен, то будет распечатано все содержимое телефонной книги.

Не стоит забывать, что для немедленной отправки электронного почтового сообщения Помимо перечисленных, в контекстном меню или перехода на сайт абонента необходимо наличие действующего подключения имеется еще несколько пунктов.

к Интернету. Кроме того, электронный адрес кое наименование события;

степень его важности и адрес сайта предварительно должны быть и информация о выполнении. В нижней части указаны в окне ввода и редактирования вкладки в полях Описание задачи и Примечания к задаче абонента.

отображаются соответственно более подробное описание события, на котором в списке установ С помощью пункта контекстного меню Помощь лен указатель мыши, и произвольное примечание вызывают справочную информацию о порядке ис к ней.

пользования «Органайзера». Пункт контекстного меню О программе предназначен для просмотра ин ПРИМЕЧАНИЕ формации об используемой версии программы.

При первом открытии данной вкладки в списке не будет ни одного пункта.

Планирование дел и событий Основной режим работы программы — орга- Для перемещения по списку задач можно ис найзер, работа в котором ведется на вкладке Орга- пользовать четыре кнопки со стрелками, распо найзер (рис. 4.49). ложенные в левом нижнем углу вкладки слева от На данной вкладке содержится перечень вве- кнопки Добавить. Крайняя левая и крайняя правая денных ранее дел, событий, мероприятий и т. д. кнопки предназначены для быстрого перехода со Для каждого пункта списка в соответствующих ответственно к первой и последней позиции спис столбцах последовательно отображается раздел ка. Кнопки, находящиеся между ними, использу деятельности, к которому относится задача;

дата ются для перемещения в списке на одну позицию и время начала и окончания ее выполнения;

крат- вверх и на одну позицию вниз.

При необходимости на отображаемые в списке ПРИМЕЧАНИЕ задач данные можно установить фильтр по пери Содержимое данного раскрывающегося оду времени, в течение которого задачи должны списка формируется в справочнике степеней быть решены, по разделам деятельности, важнос важности дел (см. подразд. «Настройка ти и ключевым словам (можно настроить и при "Органайзера"»).

Pages:     | 1 || 3 |



© 2011 www.dissers.ru - «Бесплатная электронная библиотека»

Материалы этого сайта размещены для ознакомления, все права принадлежат их авторам.
Если Вы не согласны с тем, что Ваш материал размещён на этом сайте, пожалуйста, напишите нам, мы в течении 1-2 рабочих дней удалим его.