WWW.DISSERS.RU

БЕСПЛАТНАЯ ЭЛЕКТРОННАЯ БИБЛИОТЕКА

   Добро пожаловать!

Pages:     || 2 | 3 |
-- [ Страница 1 ] --

Введение 7 От издательства 8 Глава 1. Общая идеология тайм-менеджмента 9 Глава 2. Внедрение в жизнь 21 Глава 3. Популярные методики и технологии тайм-менеджмента 52 Глава 4. Автоматизация процессов

тайм-менеджмента 62 Заключение 126 Приложение. Описание содержимого компакт-диска 127 Алфавитный указатель 128 Оглавление Введение 7 От издательства 8 Глава 1. Общая идеология тайм-менеджмента 9 Что такое тайм-менеджмент 10 Управление эмоциями и работоспособностью 10 Расстановка приоритетов 12 Фиксирование и постановка задач 14 Достижение поставленных целей 15 Подведение итогов 16 Зачем нужен тайм-менеджмент 16 С чего начать 17 Глава 2. Внедрение в жизнь 21 Личный тайм-менеджмент 22 На работе 22 В быту и семье 32 Для женщин 35 Для детей 37 Корпоративный тайм-менеджмент 39 Наведение порядка на рабочих местах 40 Соблюдение внутреннего трудового распорядка 40 Борьба с Интернетом 41 Прием телефонных звонков 46 Совещание: важное мероприятие или пустая трата времени? Глава 3. Популярные методики и технологии тайм-менеджмента Теория решения изобретательских задач (ТРИЗ) Технология «ОТПАД» Методика Тони Бьюзена Система Дэвида Аллена Getting Things Done Глава 4. Автоматизация процессов тайм-менеджмента Microsoft Outlook — самый популярный органайзер Первое знакомство с программой Настройка Работа с адресной книгой и списком контактов Постановка задач Заметки — удобный электронный блокнот Планирование предстоящих встреч и событий Планирование времени в Time Assist Pro Пользовательский интерфейс и структура программы Настройка Заполнение справочников Составление расписания Планирование ресурсов Борьба с забывчивостью Планирование деятельности: составление проектов Постановка задачи Работа в многопользовательском режиме «Органайзер» Для чего нужен «Органайзер» Настройка программы Телефонная книга Планирование дел и событий «Планировщик» Первое знакомство Планирование Фиксирование знаменательных дат Заметки Работа с адресной книгой Сервисные функции WinLog Assist — простой и удобный счетчик времени Учитывать свое время — это так просто Потратил время? Составь отчет! Краткий обзор некоторых программ автоматизации тайм-менеджмента.... Explain — удобный строитель интеллект-карт Учет рабочего времени в программе «ФинЭкспертиза Time» Ведение гибкого тайм-менеджмента в программе Above & Beyond.... Организация времени с помощью программы Actual Planner Секретарь — это не только красивая девушка Снова секретарь C-Organizer — ваш личный менеджер Life Balance — расстановщик приоритетов и планировщик дел Программа Tombo — электронное хранилище информации WinOrganizer — удобный электронный органайзер Инструментарий тайм-менеджмента Диктофон Смартфон Карманный компьютер Ноутбук Заключение Приложение. Описание содержимого компакт-диска Алфавитный указатель Введение Время — деньги. Этот популярный слоган зна- тайм-менеджменту), и в этом вопросе мы суще ственно отстаем от развитых стран. Во многом это ком нам едва ли не с детства. Однако реальность такова, что в точности данной фразы можно усо- объясняется нашим менталитетом. Согласитесь, мниться. Впрочем, в этом нет ничего удивитель- одно дело — широко известная немецкая или япон ного. Никто не спорит, что от времени сегодня за- ская педантичность, и другое — русский человек, для которого опоздание на работу (в школу, на висит если не все, то почти все. Именно поэтому древнюю как мир поговорку можно перефразиро- свидание и т. д.), можно сказать, в порядке вещей.

Однако в последнее время теории тайм-менедж вать: «Время — это больше чем деньги».

мента находят в России все большее применение.

В современной России лишь относительно не Образ современного делового человека предпо давно стали уделять внимание проблемам учета лагает не только наличие высшего образования, и организации личного времени (иначе говоря — широкого кругозора, знание компьютера и т. д., но превращается в увлекательный процесс, результа и умение грамотно и рационально распоряжаться том которого будут высокая самоорганизация и воз своим временем. можность решать много задач за небольшой про Следует упомянуть о распространенном оши- межуток времени.

бочном мнении, касающемся организации лич- Содержание данной книги можно условно раз ного времени. Его планирование и учет многим делить на две части: в первой рассматриваются людям представляется невероятно скучным из-за основные теоретические положения и аспекты необходимости постоянно контролировать себя. тайм-менеджмента, во второй описываются про Пришел после работы — до глубокой ночи фик- граммные продукты, с помощью которых реализу сируешь, сколько и где ты пробыл сегодня, где ются возможности тайм-менеджмента.

и в какое время должен быть завтра, — и так по стоянно, вместо полноценного отдыха в кругу семьи. От издательства Современные методики тайм-менеджмента поз воляют в короткие сроки организовать свою жизнь Ваши замечания, предложения и вопросы от таким образом, что проблема нехватки времени правляйте по следующему адресу электронной решится сама собой. Кроме того, для автоматиза- почты: dgurski@minsk.piter.com (издательство «Пи ции тайм-менеджмента сегодня существует много тер», компьютерная редакция).

специальных программных разработок (некото- Мы будем рады узнать ваше мнение!

рые из них рассматриваются в данной книге). С их На сайте издательства http://www.piter.com вы най помощью планирование и учет личного времени дете подробную информацию о наших книгах.

В данной главе рассказывается, что представляет собой современный тайм-менеджмент, описывают ся его цели и задачи.

Что такое тайм-менеджмент Иначе говоря, такие люди не умеют управлять сво В настоящее время среди специалистов нет единого мнения о том, что же такое тайм-менедж- ими эмоциями — скорее наоборот, именно эмоции управляют творческими личностями, причем их мент. Одни считают, что это процесс организации работоспособность напрямую зависит от эмоцио и управления исключительно деловым временем.

По мнению других, полноценный тайм-менедж- нального состояния.

мент должен охватывать не только деловое, но Нельзя сказать, что это плохо, так как во мно и личное время человека. Третьи утверждают, что гом благодаря именно такому укладу жизни, об следует самостоятельно определять время для разу мышления, мировоззрению этих людей мы планирования (например, часть делового и часть получаем непревзойденные шедевры искусства.

личного времени). Из-за такого расхождения по- Однако при этом с такими людьми очень трудно нятие «тайм-менеджмент» достаточно размыто. (иногда — просто нереально) иметь деловые отно В этой книге предлагается следующее опреде- шения.

ление: тайм-менеджмент — это процесс, направ- В современном деловом мире не просто важно, ленный на осознанное и ответственное использо- а жизненно необходимо уметь управлять своими вание своего времени (делового, личного и др.), эмоциями — в противном случае ни о каком успе позволяющий ставить осмысленные цели и дости- хе не может быть и речи. Например, у вас сегодня гать их за минимальные промежутки времени. нет настроения работать и вы не можете себя за В большинстве случаев процесс тайм-менедж- ставить ничего делать. Если вы предприниматель мента включает в себя следующие составные эле- или бизнесмен, то шустрые конкуренты момен менты: тально оставят вас не у дел, а если наемный работ ник — то руководство наверняка найдет себе бо управление эмоциями и работоспособностью;

лее дисциплинированного специалиста.

расстановка приоритетов;

С другой стороны, если вдруг в воскресенье фиксирование и постановка задач;

или на Новый год в вас «проснулось» желание по работать, которое вы не можете унять, то здесь достижение поставленных целей;

тоже нет ничего хорошего. Кому нужно ваше рве подведение итогов.

ние в выходной или праздник, за исключением редких случаев. Важно уметь перенести это жела Управление эмоциями ние на ближайший рабочий день — от этого будет и работоспособностью польза и вам, и тем, с кем вы работаете. Другими словами, чтобы заниматься тайм-менеджментом, Умение управлять своими эмоциями и работо необходимо достичь определенного уровня само способностью — необходимое условие успешной организации и самодисциплины.

реализации тайм-менеджмента.

Не секрет, что большинство людей, занима- На работоспособность многих наших соотече ющихся творческой деятельностью (поэты, худож- ственников негативно влияет привычка медлить, ники, музыканты и пр.), не отличаются пунктуаль- оттягивать начало выполнения той или иной ра ностью: они часто опаздывают на встречи, могут боты. Для некоторых людей приступить к работе, забыть выполнить обещание и т. д. Объясняется делать которую очень не хочется, стало настоящей это во многом тем, что они живут как бы «в своем проблемой. Способы, с помощью которых беско мире», что называется — «плывут по течению». нечно откладывается выполнение того, что нужно сделать, известны всем: выпить еще чашечку кофе, Сначала следует четко сформулировать для выкурить еще одну сигаретку, досмотреть телепе- себя, что конкретно нужно сделать и каким редачу, начать со следующего понедельника и т. д. должен быть результат.

Основные причины привычки медлить следу Крупную работу (задание) нужно разбить на ющие.

несколько частей.

Обычная человеческая лень. Это одна из наи- Затем необходимо установить четкие сроки более серьезных и трудно преодолеваемых про- начала и окончания каждого этапа, предвари блем. тельно определив очередность их выполнения.

Усталость, переутомление, для преодоления Перед началом работы нужно нейтрализовать которых достаточно отдохнуть. Продолжи- все отвлекающие моменты. Можно отключить тельность отдыха определяется индивидуаль- телефон и Интернет, удалить с жесткого диска но: иногда может хватить хорошо проведенных записи музыки, фильмов, различных игр и раз выходных, в других случаях лучше взять от- влекалок и т. п. (в крайнем случае можно пере пуск. писать их на компакт-диск и отнести домой или отдать на хранение другу).

Неуверенность в том, что выполнение работы окажется удачным. Эта причина может вклю- Также необходимо зарезервировать время для чать в себя целый ряд сопутствующих факто- анализа выполненных действий, их корректи ров:

ровок и т. д.

• нет достаточных знаний и опыта для выпол- За выполнение первого этапа работ нужно при нения работы;

ниматься немедленно.

• полное или частичное отсутствие интереса Практика показывает, что такая система успеш к работе и заинтересованности в ее выполне но бороется с привычкой откладывать выполнение нии;

работы «на потом». Главное — постоянно следо • недостаточно времени (хотя, казалось бы, вать установленному плану действий.

должно быть наоборот — чем меньше време ни, тем быстрее нужно приступать к работе);

СОВЕТ • непомерно большой объем работы (человеку На каком-то этапе работы может показаться, кажется, что он слишком много берет на себя);

что следующие фазы представляются абсолютно туманными и вы понятия • незнакомая работа.

не имеете, как их выполнить. В результате Есть более интересные и увлекательные заня появится желание снова отложить дело.

тия (конечно, приятнее сидеть в Интернете или Ни в коем случае не поступайте так — нужно болтать в курилке, чем работать).

продолжать работу, не думая ни о чем другом. Когда придет очередь следующей Неуверенность в том, что эту работу необходи части работ — будете думать над ней.

мо выполнить.

Скорее всего, к тому моменту уже найдется Заниженная самооценка.

выход из затруднительной ситуации.

Отсутствие четко сформулированной цели, к ко Очень важно придерживаться установленных торой должно привести выполнение работы.

сроков завершения каждого этапа — в противном Постоянные придирки и недовольство со сто случае существует риск не выполнить работу. Од роны руководства.

нако если вы настолько увлеклись процессом, что Проблемы, не имеющие непосредственного от не можете от него оторваться (бывает и такое!), — ношения к работе.

о сроках можно не вспоминать.

Приведенный перечень, конечно, далеко не пол- При поэтапном выполнении задания полезно поощрять и стимулировать самого себя (конечно, ный — наверняка каждый человек, у которого есть привычка медлить, может дополнить его какими- при успешном продвижении работы). Обычно та то своими причинами. Тем не менее, с медлитель- кое поощрение целесообразно после завершения ностью и нерешительностью нужно бороться, ис- очередной фазы работы или решения какой-то крупной задачи в рамках этапа. Вознаграждение пользуя перечисленные ниже способы.

может быть, на первый взгляд, незначительным, При этом может возникнуть вопрос — какой но в то же время приятным. Например, внеочеред- временной интервал нужно охватывать при фик ная сигарета, бутылка хорошего пива к ужину, сировании задач? Например, если через два года шоколадка и т. п. Подобные «самопоощрения» вы собираетесь построить гараж на даче, то нуж прекрасно стимулируют дальнейшее выполнение но ли это учитывать или ограничиться планами работы. ближайшего дня (недели, месяца)?

Только научившись контролировать свои эмо ции и управлять работоспособностью, следует при СОВЕТ ступать к следующему этапу тайм-менеджмен Период планирования каждый человек та — расстановке приоритетов.

может определять самостоятельно.

Однако если вы только начинаете заниматься тайм-менеджментом, Расстановка приоритетов то наиболее оптимальный вариант — Расстановка приоритетов — это процесс, поз учесть все задачи на предстоящую неделю.

воляющий отсортировать все цели и задачи в по рядке убывания их важности (на первом месте — Подготовив список ближайших задач, нужно самый насущный вопрос, на втором — следующий выделить из него те, первоочередность которых не за ним по важности и т. д.).

вызывает сомнения. Это обычно проблемы, без Каким же образом из всего обилия, казалось решения которых нельзя будет выполнить другие, бы, одинаковой важности задач выделить те, ре- зависящие от них задачи. Чтобы было понятней, шение которых должно быть первоочередным?

рассмотрим это на конкретном примере.

Прежде всего рекомендуется написать их на бума Предположим, вы составили следующий пере ге (именно написать на бумаге, а не набрать на чень дел на предстоящую неделю:

компьютере — это позволит лучше «прочувство купить на строительном рынке обои, линолеум вать» процесс). В данном случае не имеет значе и плитку для ремонта кухни;

ния степень важности задач — достаточно просто отремонтировать автомобиль;

зафиксировать их в том порядке, в котором они вспоминаются.

сделать ремонт на кухне.

Очевидно, что в данном списке самая важная сделали генеральную уборку, а потом приступили задача — ремонт машины. Не почините транспорт- к ремонту. Как вариант, сначала вы несли бы на ное средство — невозможно будет закупить на рын- себе с рынка материалы для ремонта кухни (не толь ке материалы для ремонта кухни. Не приобретете ко очень тяжело, но и весьма неудобно), а после материалы для ремонта — невозможно будет сде- этого стали бы ремонтировать машину.

лать ремонт. Таким образом, после решения перво- Тем не менее, случается, что среди перечислен очередной задачи — ремонта машины — самым ных целей несколько бывают абсолютно одинако важным будет покупка материалов для ремонта. выми по важности, и очень сложно определить В последнюю очередь решается третья задача — приоритет одной задачи над другой. В этом случае ремонт кухни. можно применить механизм, рассматриваемый Однако расставить приоритеты не всегда так ниже.

просто, о чем свидетельствует такой перечень за- Каждую из таких задач нужно написать на бу дач: маге и письменно ответить на несколько вопросов.

отвезти тещу на дачу;

Каковы причины того, что я должен это сде лать?

отремонтировать автомобиль;

Каковы причины того, что я могу этого не де купить на строительном рынке обои, линолеум лать?

и плитку для ремонта кухни;

Какие преимущества я получу, если сделаю это сделать ремонт на кухне;

вовремя?

сходить в школу на родительское собрание;

Что будет плохого, если я этого не сделаю или сделать генеральную уборку;

сделаю, но позже?

починить шкаф в прихожей;

После этого нужно сравнить полученную ин навести порядок в гараже.

формацию по всем задачам, приоритет которых В данном случае, скорее всего, первоочередная вы затруднились определить сразу, — это позво задача, как и в предыдущем примере, — ремонт лит кардинально прояснить ситуацию. Рассмот автомобиля, поскольку от этого зависит решение рим конкретный пример.

сразу нескольких других проблем. Пока машина Предположим, вы не можете определить, какая в ремонте, можно навести порядок в гараже. Роди задача важнее: поход в школу на родительское со тельское собрание в школе — задача, назначенная брание или ремонт шкафа в прихожей. Вроде бы на конкретное время и не вами, поэтому под нее обе задачи примерно одинаковой важности и вы придется подстроиться.

полнять каждую из них одинаково не хочется.

Забрав машину из ремонта, самое важное, по- Проанализируем их в соответствии с приведен жалуй, отвезти тещу на дачу, чтобы не мешала ной выше методикой.

своими советами делать ремонт на кухне, да и во Задача «Поход в школу на родительское собра обще — вы так ждали этого момента.

ние».

Теперь можно ехать на рынок за материалами Каковы причины того, что я должен это сде для ремонта, а заодно — купить там все необходимое лать?

для починки шкафа в прихожей. Сначала лучше • Моя очередь — в прошлый раз жена ходила.

заняться шкафом, поскольку эта работа — ничто по сравнению с запланированным ремонтом. Пос- • Надо хотя бы узнать, в каком он уже классе.

ле этого — смело приступайте к обновлению кухни.

• Неплохо бы уточнить как он учится?

В конечном итоге осталась лишь одна нерешен • Вдруг его классный руководитель — моло ная задача — генеральная уборка. Достижение этой дая красивая девушка?

цели (то есть выполнение уборки) — логичное за Каковы причины того, что я могу этого не де вершение всех ремонтных работ.

лать?

Очевидно, что такой порядок выполнения при веденных выше задач наиболее оптимален и поз- • В прошлый раз жена должна была идти в пра воляет сэкономить значительное количество време- чечную, а ходил я, поэтому пусть теперь вме ни. Представьте, что было бы, если бы вы сначала сто меня идет на собрание.

• На его столе учебник валяется — «Физика • Можно будет утверждать, что я все свобод 6 класс». Значит, скорее всего, он учится в ше- ное время, не покладая рук, занимаюсь до машним хозяйством.

стом классе, и идти никуда не нужно.

• Вроде я его полгода назад спрашивал, как Что будет плохого, если я этого не сделаю или успехи в учебе. Говорит, в основном тройки, сделаю, но позже?

есть пара четверок. Ах, это по десятибалль • Да вроде ничего особенного — все будет, как ной системе? Не важно, тройка ведь не двой и сейчас;

эта неисправная дверка провисит ка. Главное — я в курсе дела, поэтому на со еще десять лет.

брание можно не идти.

• Одновременно с собранием начнется матч СОВЕТ «Спартак» — «Торпедо».

Для наглядности положите перед собой • Вспомнил, классный руководитель — зануд- вопросы и ответы на них по каждой задаче ливая тетка 55 лет, не хочу ее видеть. так, чтобы все они были перед глазами — это позволит наиболее объективно • Нужно починить шкаф в прихожей.

проанализировать получившуюся картину.

Какие преимущества я получу, если сделаю это вовремя?

Большинство читателей наверняка придет к вы • Не нужно будет идти на следующее собра- воду, что поход в школу на родительское собра ние — более важная задача.

ние — наступит очередь жены.

• Если пойти на собрание, можно будет отло Фиксирование и постановка жить починку шкафа.

задач • У меня будут все основания утверждать, что я активно занимаюсь воспитанием ребенка.

Фиксирование и постановка задач — еще один Что будет плохого, если я этого не сделаю или важный элемент тайм-менеджмента. Имеются в ви сделаю, но позже?

ду более глобальные задачи, чем те, которые рас сматривались в предыдущем разделе. Необходи • Жена и теща будут ворчать, что я совсем не мо определиться — для чего именно вам нужен занимаюсь ребенком.

тайм-менеджмент. Что вы хотите — выкроить пару • В школе могут подумать, что ребенок растет часов по средам и пятницам для занятий спортом без отца.

или найти, наконец, время построить гараж на Задача «Ремонт шкафа в прихожей».

даче, о котором вы мечтаете уже пять лет. Воз можно, вы желаете устроиться еще на одну рабо Каковы причины того, что я должен это сделать?

ту, однако при этом вам нужно успевать делать • Это нужно было сделать полгода назад.

все, что вы делали до сих пор и даже больше. Еще • Если я в ближайшее время не починю шкаф, одна гипотеза — вам просто надоело жить в режи то жена и теща начнут требовать новый.

ме постоянного аврала и вы хотите упорядочить • Скоро у меня юбилей, должны быть гости — свой жизненный уклад.

неудобно как-то, если шкаф не будет отре Поставленные цели могут быть самыми разны монтирован.

ми, однако необходимо, чтобы они были реальны Каковы причины того, что я могу этого не де- ми и соответствовали вашему жизненному укла ду. Например, если вы работаете на трех работах, лать?

четыре раза в неделю посещаете спортзал, регу • Полгода ждал шкаф починки — подождет еще лярно занимаетесь закупкой продуктов питания, немного.

водите детей в спортивные секции и т. д., то не • Если я хорошо угощу гостей, то наутро они стоит планировать постройку гаража на даче сво и не вспомнят о моем сломанном шкафе.

ими силами в течение пяти дней — это заведомо Какие преимущества я получу, если сделаю это нереально. С другой стороны, выкроить время для вовремя?

ежевечернего отдыха в кругу семьи или перед те левизором, а по выходным — для занятия каким • Жена и теща перестанут ворчать, что шкаф либо хобби вполне возможно.

сломан.

В зависимости от поставленных целей во мно- еся время вы проведете в курилке или потратите гом будет определяться дальнейшая стратегия ва- его на чтение анекдотов в Интернете, то опять же шего тайм-менеджмента. не сэкономите время. То же самое касается дело вых бумаг: наймите хоть пять секретарей — без толку, а держать деловые бумаги в порядке мож Достижение поставленных но и своими силами.

целей Следует упомянуть и о необходимости грамот Достижение поставленных целей — это этап ной расстановки приоритетов. Например, если вы непосредственной реализации системы тайм-ме- едете на работу на машине, то вам, несомненно, неджмента. удобнее самому отвезти ребенка в садик. В осво В первую очередь нужно четко уяснить, что бодившееся время ваша жена вполне может при процесс организации и управления своим време- готовить завтрак для всей семьи.

нем зависит только от вас. Многие полагают, что Рассмотрим, как поступить грамотно, сэконо достаток времени определяется исключительно мив время не только себе, но и окружающим.

количеством насущных задач и увеличение «ка Итак, вы решили, что ребенка в садик будет питала времени» возможно после их сокращения отводить жена. Прекрасно. Поскольку у вас по или привлечения помощника (водителя, секрета явилось с утра несколько свободных минут, их ря, домработницы и т. д.). Такое мнение оши вполне хватит на следующее: быстро проверить на бочно.

домашнем компьютере электронную почту (вдруг Предположим, вы уменьшили количество сво- там что-то очень важное, о чем желательно узнать их ежедневных задач. Отводить и забирать ребен- до прихода на работу), сварить всей семье кофе ка из садика теперь будет жена, а не вы, отчет для и сделать сэндвичи. Это позволит избежать утрен высшего руководства на работе составлять будете ней суеты, которая бывает в большинстве россий также не вы, а ваш заместитель, приводить в по- ских семей.

рядок деловые бумаги — нанятый вами секретарь.

Если отчет для высшего руководства будет со Можно ли утверждать, что эти изменения решат ставлять ваш заместитель, то освободившееся ваши проблемы со временем?

время можно использовать для наведения поряд Нет, конечно, а если и решат — то в весьма не ка в бумагах — это избавит вас от необходимости значительной степени. В подтверждение этих слов заниматься этим после работы или в другое время, достаточно вспомнить, о чем говорилось в преды которое можно использовать на иные дела.

дущих разделах.

ПРИМЕЧАНИЕ ВНИМАНИЕ На основании вышесказанного можно Прежде всего: если вы не достигли сделать вывод: грамотная реализация определенного уровня самоорганизации процессов тайм-менеджмента позволяет и самодисциплины, то нет смысла пытаться выявить значительные ресурсы времени, что-то изменить.

не изменяя кардинальным образом привычного жизненного уклада.

Например, если в сад ребенка начнет отводить жена, а вы это время проваляетесь в постели, то Достичь поставленных целей будет намного никакого смысла с точки зрения экономии време- проще, если вы будете следовать перечисленным ни это иметь не будет. Так же и вечером: если, пе- ниже советам.

реложив на жену обязанность забирать ребенка из Крупные дела и планы по возможности лучше садика, вы вместо этого будете сидеть перед теле разбивать на более мелкие части. Поэтапное визором, то положительного результата ждать не решение большой задачи более удобно.

стоит. Таким образом, дела, которые вы не успева Все операции должны быть равномерно рас ли решать раньше, останутся нерешенными и сей пределены в течение дня, в соответствии с те час.

кущими целями и задачами.

То же самое касается и работы. Допустим, от четность для высшего руководства будете состав- Информацию обо всех назначенных встречах лять не вы, а ваш заместитель. Если освободивше- нужно фиксировать в ежедневнике. Каждый приятие сорвалось по причине возникновения день рекомендуется просматривать внесенную форс-мажорных обстоятельств (пробка на дороге ранее информацию примерно дня на три-четыре и т. п.), то есть смысл перед наиболее важными вперед.

делами оставлять больше времени «для маневра».

Между заранее спланированными делами (ме Если же важная встреча была отменена по причи роприятиями, встречами и т. д.) желательно не того, что вы ее утром проспали, — видимо, вам оставлять некоторый промежуток времени.

нужно уделять больше времени для отдыха и вос Не стоит составлять график таким образом, становления сил.

чтобы по окончании одного дела сразу начина Нерешенные задачи или невыполненные дела, лось другое — не останется времени для манев если они еще актуальны, следует перенести на бо ра в случае непредвиденной ситуации.

лее поздний срок.

Каждый день нужно формировать список дел В процессе подведения итогов следует анали и мероприятий на следующий день и на следу зировать не только полноту выполнения постав ющую неделю.

ленных задач, но и своевременность их выполне Для каждой позиции сформированного списка ния. Если ваш рабочий день должен заканчиваться необходимо определить ее приоритет.

в 18:00, а вы его заканчиваете в 22:00, то ваш тайм На каждый день необходимо планировать вре менеджмент не имеет никакого смысла.

мя для отдыха и восстановления сил. Причем это должен быть не ночной сон, а перерывы в течение дня.

Зачем нужен В случае необходимости допускается перено тайм-менеджмент сить невыполненные вовремя пункты в списки будущих периодов (недель или дней).

Действительно, зачем он нужен, этот непонят Рекомендуется иметь четкий план действий на ный тайм-менеджмент. Да на него столько време случай возникновения нештатных и непредви ни нужно потратить, что ни на что другое просто денных ситуаций.

не останется.

Конечно, можно сказать и так. Однако в этом В процессе достижения поставленных целей случае не стоит жаловаться на постоянную не нужно обязательно вести учет времени, будучи при этом честным по отношению к себе. В процес- хватку времени, на то, что половину задач вы вы се учета особое внимание следует уделять прояв- полнять не успеваете ни на работе (начальство уже косо смотрит), ни дома (шкаф уже полгода не лениям нерационального использования времени.

Нужно четко представлять себе, какую часть сво- починен, дача не достроена, дети растут сами по его распорядка вам удается полностью контроли- себе). Предназначение тайм-менеджмента как раз в том, чтобы помочь вам навести порядок в своих ровать, и стремиться к ее увеличению.

делах (неважно — на работе, дома или еще где-то), а нередко — и разобраться в самом себе.

Подведение итогов Современные методики тайм-менеджмента Неотъемлемая часть любого тайм-менеджмен позволяют в короткие сроки поднять организа та (личного, корпоративного и др.) — это процесс цию своего времени на качественно новый уро подведения итогов.

вень.

В принципе, периодичность подведения ито гов каждый человек определяет для себя самосто ПРИМЕЧАНИЕ ятельно. Тем не менее, рекомендуется делать это Может показаться невероятным, однако после каждого пройденного дня и по завершении многолетние исследования показывают, каждой недели.

что человек, умеющий планировать В процессе подведения итогов анализируется, и организовывать свое время, успевает насколько точно решенные задачи (дела, меропри делать чуть ли не в два раза больше, чем ятия, встречи и т. п.) соответствовали составлен до того, как он начал заниматься тайм ному ранее плану. В случае отклонений необходимо менеджментом. Причем на это он затрачивает выяснить их причины и сделать соответствующие практически то же количество энергии, выводы. Например, если какое-то важное меро- то есть устает не больше, чем до этого.

Основные задачи тайм-менеджмента можно сначала нужно поработать над собой, а затем уже сформулировать следующим образом. обращаться к ним.

Чтобы приступить к планированию и организа Повышение эффективности своей деятель ции своего времени, нужно провести небольшую ности.

подготовительную работу. Смысл ее заключается Контроль того, что вы делаете и когда вы это в определении количества времени, затрачивае делаете.

мого на каждый вид деятельности. Для этого не Анализирование ежедневного распорядка сво- обходимо в течение некоторого времени вести хронометраж своей жизни, то есть фиксировать, их дел и принятие мер по его оптимизации.

что, когда и в течение какого количества времени Изучение и совершенствование техники ис вы делаете.

пользования своего времени.

Умение избавляться от неэффективных в пла ПРИМЕЧАНИЕ не использования времени видов деятельно В большинстве случаев для получения сти.

объективной картины достаточно двух Рациональное планирование времени, благо недель.

даря чему самые важные дела будут выпол няться в наиболее подходящие часы и требуе Если вести хронометраж, например, неделю, то мые сроки.

этого может оказаться недостаточно, а если фик Грамотная организация не только рабочего, но сировать все свои дела в течение месяца, то это и личного времени, что позволяет регулярно может быть слишком утомительно.

выделять необходимый период для отдыха.

СОВЕТ Помимо перечисленных, с помощью тайм-ме неджмента можно решать и другие задачи, воз- Желательно, чтобы период, в течение которого вы планируете вести хронометраж никновение которых обусловлено особенностями своей деятельности, был стандартным.

жизнедеятельности конкретного человека.

Например, делать это во время отпуска бессмысленно — ведь этот отрезок времени по содержанию кардинально отличается С чего начать от нашего обычного ритма жизни.

Итак, вы решили, что больше в режиме посто Фиксировать необходимо даже самые незна янного аврала жить нельзя, иначе можно превра чительные, на первый взгляд, события, не следует титься в какого-то биоробота, который никогда забывать про досуг, хобби, оздоровительные ме ничего не успевает и вечно везде опаздывает. На роприятия и т. д. Это поможет получить нагляд стало время немного приостановиться и навести ную картину, сколько времени уходит на каждый порядок в своих делах, построить четкую систему вид деятельности, благодаря чему можно будет тайм-менеджмента и строго придерживаться ее решить, от чего желательно отказаться и как в це в дальнейшем. С чего же начинать?

лом спланировать и организовать свое время.

Начинать в первую очередь нужно с себя. Са Обычно хронометраж событий ведется в виде мое основное и сложное — изменить свой образ краткого информационного дневника, имеюще мышления, в некотором роде — даже мировоз го произвольную форму. В этом документе фик зрение. Следует четко уяснить, что с настоящего сируются все события дня с указанием точного момента вся ваша деятельность должна быть ори времени их начала (время завершения специаль ентирована на соблюдение системы учета и кон но указывать не надо — начало следующего собы троля своего времени. Здесь снова нужно повто тия автоматически означает окончание предыду риться: чтобы заниматься тайм-менеджментом, щего).

необходимо достичь определенного уровня само Такой дневник может быть, например, следую организации и самодисциплины. Несмотря на щего вида:

существование множества методик и программ 7:30 — подъем;

ных продуктов, ориентированных на оптимизацию и автоматизацию процессов тайм-менеджмента, 7:35 — душ, одевание, утренний туалет;

7:55 — приготовление завтрака;

Неотъемлемая часть баланса времени — его статья. Статья баланса — это название мероприя 8:05 — завтрак;

тия, события, действия и т. д., на которое тратит 8:25 — утренняя сигарета;

ся определенное количество времени. Статьями 8:30 — выход из дома на работу;

баланса времени могут быть «Работа», «Сон», 9:00 — приход на работу;

«Прием пищи» и т. д., примеры которых приведе ны в табл. 1.1.

9:05 — просмотр электронной почты и т. д.

В таблице отражены основные статьи расхода При ведении дневника не следует упускать времени, которые наверняка будут присутство события, на которые в повседневной жизни мы вать у большинства россиян. Такой баланс пока практически не обращаем внимания, например: пе зывает хроническую нехватку времени.

рекуры и кофе-паузы на работе, телефонные звон ки, ожидание перед началом совещания и т. д.

ПРИМЕЧАНИЕ Еще один способ учета своего времени — веде Оказывается, для выполнения всех наших дел ние баланса времени. Смысл этой системы в том, за неделю нам не хватает имеющихся в ней что из общего количества часов недели вычитает часов!

ся время, затраченное на те или иные мероприя тия, и после каждого вычитания выводится оста Как можно израсходовать больше часов, чем ток неизрасходованных часов.

есть в неделе? Ведь только в фантастике можно замедлять время, однако мы живем в реальном ПРИМЕЧАНИЕ мире, где такой фокус невозможен.

Секрет прост: многие наши дела накладывают В состав недели с учетом выходных дней ся друг на друга и выполняются одновременно.

входит 168 часов (в сутках 24 часа, в неделе — семь суток). Например, заниматься спортом и посещать раз влекательные мероприятия можно вместе с семь- ни — сходить с семьей в кино или посидеть с дру ей — тогда время по статьям «Отдых в кругу семьи» зьями за кружкой пива и т. д.

и «Хобби, спорт, развлечения» будет расходовать- Но поскольку приходится задерживаться до ся не по отдельности, а синхронно. Аналогичным 19:00, то вы можете уехать домой только на авто образом «Шопинг» можно совместить с «Личны- бусе, отправляющемся в 19:30. В результате дома ми и домашними делами» и т. д. вы будете только около восьми вечера, голодный Однако на практике иногда приходится совме- и уставший, и максимум, на что вас хватит, — после щать, казалось бы. совершенно несовместимые ужина устало плюхнуться в кресло перед телеви виды деятельности или вовсе отказываться от вы- зором, чтобы потом в этом же кресле и уснуть, раз полнения некоторых дел. событий или мероприя- драженно отмахиваясь от своих домочадцев. Разу тий. Например, на работе вы проверяете личную меется, в этом случае никакой речи ни о посещении электронную почту и читаете газеты в Интернете, спортзала, ни об общении с семьей уже не идет.

потому что в другое время не успеваете этого сде лать. В результате не хватает времени на выполне ПРИМЕЧАНИЕ ние служебных обязанностей — приходится за Секрет тайм-менеджмента как раз в том, что держиваться после работы.

он позволяет тратить время на все, что вам Если бы вы уходили с работы вовремя, напри нужно, и даже на что-нибудь еще.

мер в 18:00, то успевали бы на автобус, который идет в 18:10 и подвозит вас прямо к дому, где вы Для этого достаточно проанализировать днев были бы в 18:30. Впереди — целый вечер, которо- ник времени или баланс времени и перераспреде го могло хватить и на общение с семьей, и на про- лить расход времени по статьям. Например, в ба смотр телевизора, и на чтение интересной книги лансе (см. табл. 1.1) можно не пересматривать перед сном. Если придерживаться такого распо- расходы только по двум статьям: «Сон» и «Рабо рядка, то пару раз в неделю после работы можно та» (расход по последней статье показан с учетом посетить, например, спортзал, а время от време- пятидневной рабочей недели).

Как известно, оптимальное количество време- ется сама собой. В-третьих, возможно, таким обра ни для сна — восемь часов в сутки, соответственно, зом добраться до работы можно за пятнадцать ми в неделю — 56 часов. Если же вы в течение рабо- нут, а не за полчаса. Кроме того, поездка на метро чей недели спите меньше (например, по семь ча- наверняка обойдется дешевле, чем на машине сов), то недостающие для полноценного сна часы (топливо нынче в цене).

вы наверняка «доберете» в выходные. С работой Наверняка можно сократить время, затрачива наоборот: даже если вы закончите текущие дела емое на просмотр телевизора (все равно там нет раньше, чем завершится рабочий день, то все рав- почти ничего интересного, особенно по вечерам но вам придется до его окончания присутствовать в будни). Особо внимательно следует изучить рас на рабочем месте. Таким образом, 56 часов на сон ходы времени по статье «Непредвиденные расхо и 40 — на работу следует оставить без изменений.

ды». Статью «Отдых в кругу семьи», скорее всего, Расход времени по любой другой статье навер- частично можно сократить за счет статьи «Работа няка можно сократить. Например, вы ездите на на даче» — ведь на дачу, вероятно, вы поедете всем работу на машине, и каждый день вам требуется семейством, и там будете не только работать, но полчаса на дорогу туда и обратно (итого — час). и отдыхать, а также есть (таким образом сокраща При этом половину времени вы тратите на сто- ется время по статье «Прием пищи»).

яние в пробках. Стоит задуматься — может, есть Пересмотрев и проанализировав расход време смысл ездить на работу в метро? Во-первых, не ни по каждой статье, можно привести свой баланс нужно идти на стоянку за автомобилем (а это времени в соответствие с имеющимся количе тоже время). Во-вторых, проблема пробок реша- ством времени.

Использование технологий тайм-менеджмента имеет два основных направления: личный тайм-ме неджмент (самоменеджмент) и корпоративный.

Личный тайм-менеджмент подразумевает организацию времени конкретного человека или семьи и мо жет включать в себя тайм-менеджмент на работе, в быту, тайм-менеджмент для женщины, детей и т. д.

Корпоративный тайм-менеджмент используется на предприятиях и предназначен для организации времени сотрудников.

Личный тайм-менеджмент По оценкам многих специалистов, среднеста- ных. За всю историю человечество так и не приду мало простого способа борьбы с этой привычкой.

тистический человек от 60 до 80 % своего времени проводит на работе. По этой причине очень важно На самом деле для преодоления лени суще уметь грамотно организовать свое рабочее вре- ствует только один действенный способ. Суть его мя: если вы не будете успевать выполнять свои в достаточно жестком отношении к самому себе обязанности в положенный срок, то придется за- (степень этой жесткости зависит от того, насколь держиваться после работы или брать ее на дом. ко сильна в вас эта привычка, иначе говоря — «на В любом случае от этого пострадают другие дела, сколько все запущено»). Разумеется, для этого которые были запланированы на это время. В сле- необходимо проявление силы воли и совершение дующем разделе описываются некоторые секре- усилия над собой.

ты, позволяющие существенно оптимизировать Однако иногда недостаточно просто взять себя использование рабочего времени. в руки и решить: «Хватит!» В некоторых случаях для борьбы с ленью собственных усилий бывает недостаточно, тогда необходимо обратиться к спе На работе циалисту — чаще всего к врачу-психотерапевту.

Своевременно справляться со своими служеб Ложное чувство стыда, которое проявляется в по ными обязанностями большинству людей обычно добных ситуациях у многих людей, совершенно мешает целый ряд причин, наиболее распростра необоснованно: избавляются от проблемы, только ненные из которых следующие.

если серьезно занимаются ее решением.

Для борьбы с вредной привычкой можно ис Лень-матушка.

пользовать несложные психологические приемы.

Привычка медлить (см. разд. «Управление эмо Например, сразу после прихода на работу реко циями и работоспособностью»).

мендуется вспомнить о тех или иных финансовых Бесконечные телефонные звонки.

задачах, стоящих перед вами: невыплаченный Постоянное «дергание» со стороны коллег по кредит, предстоящий ремонт, давняя мечта нако работе.

пить на машину и т. д. Не будет лишним напомнить Торговые агенты, регулярно появляющиеся себе, что на прошлой неделе руководство сделало вам «последнее китайское предупреждение» и сле в офисе и отвлекающие от работы.

дующий ваш прокол на работе приведет к пони Бумажные завалы на рабочем месте.

жению в должности (с соответствующим «уреза Нежелание или неумение поручать часть рабо нием» заработной платы), депремированию или ты подчиненным.

вообще к увольнению.

Информационный прессинг (Интернет, прес Также можно подумать о том, что если вы не са, радио, телевидение, почта и т. п.).

выполните задачу в срок, то от этого пострадают Рассмотрим эти причины подробнее. другие сотрудники, работа которых основана на Лень-матушка. Из всех перечисленных при- результатах вашей деятельности. Если собствен чин лень, наверное, одна из наиболее существен- ное депремирование может пройти безболезненно (разумеется, не с финансовой стороны, а с точки Именно эта периодичность оптимальна, так как зрения отношений с коллегами по работе), то де- в процессе выполнения служебных обязанностей премирование по вашей вине некоторых ваших большинство из нас повторяет некоторые опера товарищей (а то и всего отдела) может серьезно ции, действия и т. п. именно с таким интервалом.

испортить отношения с ними. Например, менеджер по продажам составляет еженедельный отчет о продажах;

бухгалтер гото Бесконечные телефонные звонки. Телефон, бесспорно, — один из основных рабочих инстру- вит ежемесячный отчет;

начальник отдела каж ментов большинства наших соотечественников. Од- дый понедельник в 10:00 должен присутствовать на планерке, а каждую пятницу — готовить к ней нако в то же время он часто является причиной того, информацию и т. д.

что работники не успевают справляться со своими должностными обязанностями. Использование Форма учета телефонных звонков может быть рабочего телефона также можно оптимизировать. самой разной — в зависимости от конкретного че Прежде чем организовывать и планировать те- ловека, занимаемой им должности, специфики его лефонные переговоры, необходимо иметь более- работы и т. д. Однако в любом случае рекоменду менее реальное представление о частоте и целях ется фиксировать следующую информацию о те бесед. Наиболее подходящий способ получения лефонных звонках: дата и время звонка, тип звонка такой информации — ведение учета телефонных (входящий или исходящий), продолжительность разговоров в течение определенного периода вре- разговора, личность звонившего, тема разговора, мени. Такой промежуток каждый человек может периодичность звонка (как часто случается такой определять для себя индивидуально. В большин- звонок), важность (для оценки важности можно стве случаев реальный срок, необходимый для по- использовать пятибалльную систему) и краткий лучения более-менее объективной картины, — от комментарий. В табл. 2.1. представлена форма одной недели до месяца. учета телефонных звонков.

При большом количестве звонков иногда целе- му вызовы. Если вы сочтете нужным, то позже пе сообразно вести отдельно учет входящих и исхо- резвоните ему сами.

дящих вызовов.

Проанализировав информацию, полученную СОВЕТ в результате учета телефонных звонков, следует Если вы разработали для себя график выделить наиболее важные из них, а также опре приема телефонных звонков, делить время, в которое они обычно случаются, то рекомендуется согласовать его и их среднюю продолжительность. Затем нужно с непосредственным руководством.

выделить звонки, без которых вполне можно обой- Во-первых, начальник наверняка тись, и определить затраченное на них рабочее с пониманием и одобрением отнесется к вашему стремлению организовать свое время.

рабочее время и попросит остальных На основании полученных сведений необходи сотрудников считаться с вашим расписанием.

мо принять меры к максимальному сокращению Во-вторых, не исключено, что он и сам теперь времени, затраченному на посторонние и не име будет стараться звонить вам в выделенное ющие отношения к работе телефонные перегово для этого время. В-третьих, он наверняка ры. При этом не нужно бросаться в крайности, примет вашу сторону при возникновении а придерживаться здравого смысла. Например, спорных ситуаций с коллегами (например, для свободного мужчины ужин с офис-менедже- когда кто-то из них не сможет связаться ром Олей может оказаться довольно важным и по- с вами в то время, когда вы не принимаете звонки).

лезным мероприятием (не секрет, что удача в лич ной жизни способствует успехам на трудовом В процессе ведения телефонных переговоров поприще). Однако звонок-приглашение лучше делать не в разгар рабочего дня, а, например, в обе- очень важно, чтобы необходимая для беседы ин формация была под рукой — не стоит заниматься денный перерыв.

сбором данных во время разговора, поскольку это Чтобы избежать многих ненужных входящих не только приведет к лишним тратам времени, но телефонных разговоров, можно «вступить в сго и создаст неудобства для собеседника. Поэтому вор» с секретарем вашей фирмы или иным со если вы знаете, что, например, в 12:15 вам позвонит трудником, в служебные обязанности которого Семен Леонидович по вопросу возобновления входит распределение телефонных вызовов, и по поставок, то необходимо заранее подготовить все просить его, чтобы с бывшей женой, различными соответствующие документы (договор, дополни торговыми агентами и т. д. в рабочее время вас не тельные соглашения, открыть ежедневник с за соединяли. Пусть звонят в обед или, в крайнем метками по этой теме и др.), чтобы они были пе случае, ближе к концу рабочего дня.

ред глазами. Если какой-то документ хранится В конце концов, принимать входящие теле в электронном виде на компьютере, то его необхо фонные звонки рекомендуется только в опреде димо открыть заранее.

ленное время. Разумеется, исключением являются звонки, воспрепятствовать которым вы не сможе те, — в частности, на звонок руководства следует СОВЕТ отвечать в любое время. Однако по отношению На время делового телефонного разговора к подчиненным, равным по должности коллегам рекомендуется отключить другие средства по работе, а также друзьям, родственникам и пр.

связи (мобильный телефон, ICQ и др.), чтобы следует проявить жесткость. Например, вы разгова- ничто не отвлекало вас во время беседы.

риваете по телефону только с 10:30 до 11:30 в пер вой половине дня, и с 15:30 до 16:30 — во второй.

Во время переговоров, если такое возможно, В любое другое время вы по телефону недоступ- рекомендуется дать понять собеседнику, что ваше ны — что бы там ни происходило.

время ограничено. Например, уже в начале бесе Можно поступить и так: в установленное вре- ды можно произнести фразу вроде «Да, я могу мя вы отвечаете на телефонные звонки;

если же уделить вам три минуты».

кто-то звонит вам в неурочный час, то пусть остав- Еще один довольно распространенный способ ляет информацию о себе и о важности разговора борьбы с входящими телефонными звонками — секретарю или иному сотруднику, принимающе- просто не поднимать трубку телефона. Правда, использование этого метода требует определен- ем сути дела и спокойно ждать ответ. Еще один ной психологической самоподготовки — как из- вариант — вообще не звонить, так как в решении вестно, рука интуитивно тянется к звонящему ап- вопроса абонент заинтересован больше — пусть парату. Можно поступить еще проще — просто сам и ищет контакта.

отключить на время телефон. Если у вас нет гра- Как было сказано выше, для приема входящих фика приема телефонных звонков, согласованно- звонков целесообразно выделить два небольших го с руководством, то перед отключением телефона отрезка дня: один в первой половине дня, дру лучше поставить непосредственного начальника гой — после обеда. Аналогичным образом реко в известность. мендуется определить время и для исходящих звонков — оно может совпадать со временем при Для оперативного «фильтрования» входящих звонков удобно использовать телефонный аппа- ема входящих вызовов.

рат с автоматическим определителем номера. Та- Однако при планировании времени для исхо кая функция поможет определить, кто именно дящих телефонных звонков следует учитывать звонит вам в тот или иной момент, и в зависимос- некоторые особенности. В частности, для исходя ти от этого решить, отвечать ли на вызов. щих вызовов необходимо выбрать такой час, когда Кроме того, в аппаратах с определителем номе- нужные собеседники будут на рабочем месте или в пределах досягаемости. Можно совмещать дело ра обычно предусмотрена возможность ведения «черных» и «белых» списков телефонных номе- вые и личные исходящие звонки. В таком случае удобно установить следующий распорядок: сорок ров. Номера нежелательных абонентов можно внести в «черный» список — в результате дозво- пять минут до обеда — деловые звонки, первые пятнадцать минут обеда — личные вызовы.

ниться до вас им будет гораздо сложнее, так как в «черный» список можно внести и домашний, и рабочий, и другие телефоны нежелательного ВНИМАНИЕ абонента.

Перед тем как позвонить кому-либо, Если у вас есть секретарь, принимающий вхо рекомендуется смоделировать предстоящий дящие звонки, или этим занимается кто-то из со разговор и внутренне подготовиться к нему трудников отдела, то можно попросить его, чтобы (как правило, это займет совсем немного он громко переспрашивал, кто именно вам звонит, времени).

а затем, так, чтобы вы это слышали, задавал уточ няющий вопрос. Например: «Петр Ильич насчет Чтобы настроиться на звонок, можно восполь погашения долга?» Узнав таким образом личность зоваться несколькими советами.

звонящего, вы знаком дадите понять, будете ли раз Если вы планируете позвонить в организацию, говаривать с этим человеком. В случае отказа от то нужно четко знать, с кем именно вам нужно беседы сотрудник, принимающий звонок, отве поговорить (полное имя сотрудника, его долж тит что-нибудь вроде «он вышел» или «он в от ность или область полномочий — например, пуске», в зависимости от обстоятельств.

начальник торгового отдела или главный бух галтер и т. д.).

ПРИМЕЧАНИЕ Заранее нужно подготовить текст сообщения, Не менее важно уметь организовать свои который вы оставите принявшему звонок че исходящие звонки — это позволит ловеку, если нужный вам абонент в данный существенно сэкономить затрачиваемое момент отсутствует.

на телефонные переговоры время и повысить Перед разговором нужно четко сформулиро их эффективность.

вать, что именно вы хотите сказать собеседни ку (хотя бы в начале беседы).

Если вы собираетесь позвонить кому-либо, то Информация, которая может понадобиться лишний раз подумайте, так ли обязателен этот в разговоре (документы, выписки, протоколы разговор, особенно в рабочее время? Может, луч и т. п.), должна быть под рукой.

ше позвонить этому человеку после работы и по общаться в более спокойной и свободной обста- Приготовьте и положите рядом чистый лист новке? Возможно, достаточно просто отправить бумаги и ручку — возможно, в процессе беседы ему электронное письмо с подробным изложени- нужно будет срочно что-то зафиксировать.

Имейте в виду, что момент для звонка должен этот распорядок. В расписании обязательно долж быть удобен не только вам, но и вашему парт- но быть предусмотрено время для решения рабо неру. чих вопросов с коллегами. Продолжительность этого промежутка зависит от специфики вашей Визуально попытайтесь представить собесед работы: например, бухгалтеру по расчетам или по ника.

заработной плате, скорее всего, необходимо каж Если вам предстоит обсудить с человеком не дый день выделять хотя бы по часу для решения один, а несколько вопросов, то перед началом вопросов с сотрудниками, а начальнику торгово беседы напишите их на бумаге в порядке зна го отдела может быть достаточно для этого двух чимости и держите этот список перед собой, раз в неделю по полтора часа. В другое время — отмечая по ходу разговора обсужденные во извините, я занят, у меня текущие дела и я требую просы.

меня не отвлекать.

Свой рабочий график рекомендуется оговорить ВНИМАНИЕ с руководством (преимущества такой договорен В умении вести телефонные переговоры ности такие же. как и при согласовании графика важен еще один нюанс — удобство телефонных звонков) (см. подразд. «Бесконечные расположения телефонного аппарата, телефонные звонки»).

которым вы пользуетесь.

При составлении графика необходимо проявить уважение к коллегам и обращать внимание, чтобы Не нужно ли вам бежать к телефону в другой ко выделенное для общения с ними время было удоб нец кабинета? Может, чтобы дотянуться до него, но каждому сотруднику. Например, если вы знае вам приходится нависать над рабочим столом со те, что один из ваших коллег каждый день должен седа? Если вы снимаете трубку правой рукой, то при присутствовать на объекте с 10:00 до 11:00, то разговоре не прижимаете ли ее к левому уху (или нужно таким образом выделить время для реше наоборот)? Не путаетесь ли вы в телефонном шну ния вопросов с сослуживцами, чтобы у него была ре? Если вы ответили утвердительно хотя бы на возможность пообщаться с вами. Если это невоз один из перечисленных вопросов — значит, вам не можно, то необходимо предусмотреть в рабочем обходимо переставить телефон так, чтобы при раз графике время для общения персонально с этим говоре не испытывать ни малейшего дискомфорта.

сотрудником.

Постоянное «дергание» со стороны коллег по Очень важно уметь сказать твердое «нет» кол работе. Истории известен лишь один человек, ко легам по работе. К сожалению, очень многие люди торый спокойно относился к постоянному «дерга не умеют этого делать: одни — по причине мягко нью» со стороны коллег по работе, — это незабвен сти характера, другие — чтобы не выглядеть «бе ный Александр Иванович Корейко. Как известно, лой вороной» в коллективе, третьи боятся, что в ана к нему в любое время рабочего дня мог подойти логичной ситуации им ответят отказом и т. д.

любой коллега с просьбой умножить в уме пару многозначных чисел. Любезный Александр Ива нович с легкостью исполнял эту просьбу, нисколь- ВНИМАНИЕ ко при этом не раздражаясь.

В первую очередь необходимо усвоить Однако большинству из нас не нравится, ког самому и дать понять коллегам, что они да кто-то из коллег постоянно обращается со сво- должны уважать то, чем вы занимаетесь ими «неотложными» вопросами. Во-первых, это в данный момент. Это очень значимый нюанс.

отвлекает от решения текущих задач и мешает со средоточиться. Во-вторых, чтобы отреагировать Никто лучше вас не знает, можете вы в данный на реплику, нужно какое-то время. В-третьих, момент (или в ближайшее время) отвлечься от ос вопросы, задаваемые коллегами, в большинстве новной работы, чтобы помочь кому-то из коллег, случаев кажутся нам какой-то мелочью по сравне- или это нереально, например из-за чрезмерной нию с собственными актуальными задачами.

загруженности или срочной работы. Если вы не Лучшее решение данной проблемы — вырабо- сумеете этого сделать, то велика вероятность, что тать свой график работы и жестко поставить себя через некоторое время на вас будут «ездить» все, в коллективе, заставив коллег ориентироваться на кому не лень.

Что только они не предлагают! Пищевые добав ВНИМАНИЕ ки («поедая наши добавки, вы доживете до ста лет, Уважайте себя и свою работу и решительно а ежели помрете в 99 — мы вам выплатим неустой заставьте это делать других.

ку»), косметику женскую, мужскую и автомобиль ную («жена, муж и их автомобиль будут выглядеть Говоря «нет», необходимо делать это уважи одинаково прекрасно!»), книги для детей и взрос тельно по отношению к человеку, которому вы от лых, супер-электробритвы, чудо-зонтики, идеаль казываете, но в то же время — решительно и твер ную посуду (которая чуть ли не сама в магазин за до. Ни оттенком голоса, ни жестом вы не должны продуктами бегает), компакт-диски («только для показывать даже тени смущения или чувства вины вас — лицензионные компакт-диски по цене пи из-за того, что приходится отказать коллеге.

ратских!») и т. д. и т. п. Все это счастье — только В иной ситуации целесообразно ответить отка сегодня по цене «намного ниже рыночной», экс зом даже своему руководству. Разумеется, при клюзивного качества, «спешите приобрести — этом нужно проявить больше такта, чем при отка осталось всего пару штук», «у нас акция» и т. д.

зе подчиненным или равным по должности колле Если выслушивать весь этот бред полностью, гам. Очень важно показать начальнику, что в прин то на каждого такого «благодетеля» придется по ципе вы готовы выполнить его просьбу. Однако тратить от 15 до 30 минут рабочего времени. Не это при этом обязательно нужно упомянуть, что вам го ли количества вам постоянно не хватает, напри нужно время, чтобы оценить, сможете ли вы вы мер, на телефонные переговоры или на решение полнить это поручение без ущерба для основной деловых вопросов с коллегами, а возможно — для работы.

завершения работы над отчетом, который необхо Если вы видите, что новое задание не создает димо было сделать два дня назад.

помех для выполнения обычных обязанностей, то С нашествием этих доморощенных «бизнесме следует взяться за него незамедлительно. В про нов» нужно бороться, для чего существует множе тивном случае следует предоставить начальнику ство способов, наиболее действенные из которых расчет вашего относительно свободного рабочего приведены ниже.

времени, которое вы можете посвятить выполне Прежде всего — строгая вывеска на дверях ва нию внепланового поручения без ущерба для основ шего отдела. Стандартные объявления вроде «Тор ной работы. При этом рекомендуется подготовить говым агентам и распространителям вход строго встречное предложение по поводу выполнения запрещен» уже не всегда помогают — их зачастую задания: например, можно предложить отодви просто нагло игнорируют. Лучше составить объяв нуть сроки завершения основной работы или пред ление нейтрально — например «Посторонним вход ложить свой срок выполнения поручения. Кроме строго запрещен» или «Вход только по предъяв того, можно попросить взять себе в помощники лению паспорта» и т. п.

одного или несколько сотрудников, а в последнем Еще более действенным будет объявление, при случае — еще и организовать их работу. В конце составлении которого проявлена здоровая фанта концов начальник либо будет вынужден принять зия. Например: «Не входить, идет операция!», одно из ваших предложений, либо (что скорее все «Майор ФСБ Иванов П. И.», «Федеральная служ го) просто перепоручит выполнение задания дру ба безопасности. Отдел по борьбе с незаконной гому сотруднику.

торговлей», «Налоговая полиция. Отдел по рабо Торговые агенты и прочие личности с сомни те с физическими лицами» и т. п.

тельными предложениями. Наверное, во всей России невозможно найти офисного работника, который хотя бы раз не сталкивался бы с наше- ПРИМЕЧАНИЕ ствием торговых агентов, коммивояжеров, «пред Если к вам во время работы ходят ставителей крупнейших корпораций» и т. д. Иног нужные посетители, то предупредите их, да в течение всего рабочего дня они появляются что объявление на дверях следует один за другим, постоянно отвлекая от работы проигнорировать.

и вызывая у вас естественное раздражение чело века, понапрасну теряющего время на выслуши- Если торговый агент все же прорвался в ваш ка вание всякой ерунды. бинет, то можно просто выставить его дурачком, используя при этом то, что он сам вам говорит. На- идет, поскольку ваша задача — заставить агента пример, часто торговые агенты щеголяют таким как можно скорее покинуть помещение.

рекламным слоганом: «Я сегодня с утра продал Бумажные завалы на рабочем месте. В насто уже 95 экземпляров, осталось всего два, спешите ящее время большинство людей мечтают изба купить!» Не обращая внимания на его дальней- виться от работы с бумагами, И это неудивитель шие бредни, берем калькулятор и считаем. 95 эк- но. Кому из нас не знакома такая картина: стоит земпляров умножаем на 15 минут (обычно это рабочий стол, заваленный грудой бумаг (одно не минимальное время, необходимое, чтобы расска- ловкое движение — и эта гора рассыплется по ка зать о товаре, ответить на вопросы покупателя, бинету), из-за которой видна макушка хозяина принять от него деньги и вручить покупку) — по- стола и верхняя часть монитора. Сколько же по лучается 1425 минут, или — 23,75 часа, то есть по- требуется времени, чтобы в этом бумажном зава чти сутки. Значит, чтобы продать 95 экземпляров, ле отыскать требуемый документ (или хотя бы агенту нужны почти сутки. Однако он говорит, что папку с документами)!

продал их с утра, а сейчас — два часа дня, то есть К сожалению, сегодня полностью избавиться работает он максимум шесть часов. Даже если от бумаг невозможно. В первую очередь это ка предположить, что в некоторых местах он за один сается бумаг, имеющих юридическую силу: до раз продавал не один, а сразу несколько экземпля- говоры, товарно-сопроводительные документы, ров, то все равно налицо откровенное вранье, о чем платежные и кассовые документы, акты выпол и следует сообщить торговцу прямо и незамедли- ненных работ, сметы и т. д. Такой документ на бу тельно. мажном носителе скреплен печатью или подписью Еще один способ борьбы с агентами — их пол- (в большинстве случаев — и печатью, и подпи ное игнорирование. Не следует отвечать на при- сью), а в электронном документе такое невозмож ветствие вошедшего в кабинет агента и вообще ни- но. Конечно, можно возразить, что существует, как не реагировать на его появление. Увидев, что например, электронная подпись, которая может разговаривать с вами бесполезно, он удалится сам. удостоверить составителя документа. Однако та В борьбе с торговыми агентами можно исполь- кая практика распространена очень мало, и на это есть две основные причины. Во-первых, отсут зовать то, что практически все они бесцеремонно нарушают действующее законодательство, особен- ствие должной законодательной базы, во-вторых, несовершенство компьютерного и программного но в части приема наличных денежных средств.

обеспечения, используемого во многих организа Как правило, при получении денег агенты не дают никакого документа (а обязаны выдавать при- циях.

ходный кассовый ордер или чек), а если что-то Кроме того, существует целый ряд документов, и дают, то этот документ не соответствует фор- которые удобно использовать не в электронном, мам, утвержденным законодательством. Поэтому, а в бумажном виде, например прайс-листы, элект сделав ради интереса «контрольную покупку», ронные письма большого объема, некоторые виды можно громко возмутиться: «Так вы еще и закон отчетности, различного рода графики и диаграм нарушаете!» и т. д. мы и пр. Причем многие из этих документов рас Если агент слишком навязчив, то можно при- печатываются не в одном, а в нескольких экзем плярах. В конечном итоге всегда вспоминается пугнуть его, заявив: «Я сейчас закрою дверь на распространенная поговорка офисных работни ключ и позвоню в налоговую инспекцию, а заодно ков: бумаг всегда будет больше, чем предназна вызову милицию — пусть проверят вашу работу:

документы на товар, где вы его взяли и т. д.». По- ченного для них места. Однако такое положение скольку у агентов никогда не бывает товарно-со- дел можно и нужно опровергать, избавляясь от большого количества лишних бумаг.

проводительных документов (а если и есть, то они не соответствуют законодательно утвержденным формам, а значит, не имеют юридической силы), ПРИМЕЧАНИЕ то эта угроза наверняка возымеет действие.

По оценкам независимых исследователей Один из наиболее радикальных способов борь среднестатистический офисный работник бы с агентами — грубое и бесцеремонное выпро только на поиски нужных бумаг тратит важивание. О какой-то вежливости здесь речь не не менее одного часа в день.

Основные причины, по которым мы храним кладывая «на потом». В противном случае суще бумаги, изобилующие на рабочем месте: ствует вероятность, что разобрать все это посто янно растущее обилие бумаг будет в принципе бумаги постоянно необходимы для работы;

невозможно, если только не посвятить этому от бумаги хранятся для справки;

пуск — а такая перспектива, понятное дело, нико корпоративная культура требует, чтобы все го не обрадует.

бумаги хранились не менее чем в двух (трех, В первую очередь нужно подготовить пять па пяти и т. д.) экземплярах;

пок или коробок, в зависимости от объема нако обязательно должны храниться все бумаги, по- пившихся бумаг. Удобно использовать, например, ступившие от такого-то источника (источни- коробки из-под оргтехники — принтеров, монито ков);

ров и т. п., по которым вы будете раскладывать документы. Самая большая коробка будет исполь бумаги, предназначенные для дальнейшей пере зоваться в качестве мусорной корзины. На коробки дачи другим сотрудникам корпорации (в том нужно наклеить этикетки:«До выяснения», «Ар числе подчиненным);

хив», «Текущая работа», «Чужие бумаги» и «Кор бумаги хранятся без определенной цели, воз зина», после чего приступать к сортировке.

можно, пригодятся в дальнейшем:

В коробку «До выяснения» следует поместить бумаги хранятся, чтобы можно было ознако бумаги, назначение и важность которых вам необ миться с ними при наличии свободного вре ходимо дополнительно выяснить, а также все дру мени.

гие бумаги, которые вы пока не знаете куда деть или их пока просто жалко выбросить. Изучением Все эти «фолианты» валяются на столе в виде бесформенной бумажной массы, из которой пери- содержимого данной коробки нужно будет за одически нужно быстро извлекать нужный доку- няться сразу после разбора всех бумаг. Велика ве роятность, что больше половины этой коробки мент!

впоследствии будет прямиком отправлено в ко Если вы решили разобрать бумажные завалы, робку с надписью «Корзина».

то приступать к работе следует немедленно, не от Коробка с надписью «Архив» предназначена вить на рабочем столе, а если позже — пусть ле для хранения бумаг, не актуальных в данный мо- жит в коробке «Текущая работа». Поступающие мент, однако они обязательно должны быть сохра- к вам рекламные материалы (буклеты, проспекты, нены.

прайс-листы и т. д.) не должны оставаться на сто В коробку «Текущая работа» следует помес- ле — их место в коробке «До выяснения» или, что тить бумаги, с которыми вы работаете в настоящее гораздо вероятнее, в коробке «Корзина».

время или которые понадобятся в ближайшем бу- Если поступившая к вам бумага должна быть дущем, причем содержимое этой коробки реко- переадресована другому сотруднику, но какому мендуется отсортировать по приоритетности.

именно — вы пока не знаете, то ее нужно поло В коробку «Чужие бумаги» нужно сложить бу- жить в коробку «Чужие бумаги». Если вам точно маги, предназначенные для передачи другим со- известно, кому она должна быть перенаправлена, трудникам или для отправки в другие организа- то рекомендуется сделать это сразу же или отдать ции. К содержимому этой коробки нужно будет с соответствующим указанием секретарю. В лю вернуться сразу после того, как вы перебрали ко бом случае чужим бумагам не место на вашем ра робку «До выяснения». На каждой бумаге, поме бочем столе.

щенной в коробку «Чужие бумаги», следует каран Все ненужные бумаги без тени сожаления вы дашом написать фамилию сотрудника, которому брасывайте в коробку «Корзина».

она должна быть перенаправлена, или название организации, в которую ее следует отправить.

СОВЕТ Если у вас есть секретарь, то содержимое коробки Существует категория материалов, «Чужие бумаги» с указанием адресата каждой о содержании которых не должно быть бумаги можно передать ему для дальнейшей от известно посторонним даже после того, правки.

как они утеряли свою актуальность и есть Самое большое количество бумаг наверняка уверенность, что они никогда больше не будет отправлено в коробку с надписью «Кор понадобятся. Для утилизации таких зина».

документов рекомендуется использовать уничтожитель бумаг.

ПРИМЕЧАНИЕ В борьбе с бумажными завалами очень важно Набор папок или коробок, в которые будут уметь самому не плодить лишние бумаги, для чего разложены бумаги, может зависеть от можно воспользоваться следующими советами.

занимаемой должности, специфики работы, наличия подчиненных или иных факторов.

Для деловой переписки по мере возможности В данной книге для примера выбраны следует пользоваться электронной почтой.

наиболее характерные критерии сортировки Отвечать на некоторые бумаги можно не в пись бумаг. Например, в некоторых случаях чуть ли не половину бумаг можно собрать менном виде, а при личной встрече или по те в коробку «Секретарь» и отдать ее секретарю лефону.

для дальнейшего разбора.

Ответ на некоторые документы (как правило, внутреннего пользования: служебные записки, Для наведения порядка в бумагах недостаточ заявления, рапорты и др.) можно писать в их но просто рассортировать их по соответствующим нижней части — это сократит объем перепис папкам или коробкам — порядок нужно постоян ки, ведь не исключено, что вся она в конечном но поддерживать. В противном случае буквально итоге возвратится к вам.

через неделю-две бумажные завалы на вашем сто Копировальным аппаратом следует пользо ле будут успешно восстановлены. Чтобы избе ваться как можно реже, и только когда это дей жать этого, нужно своевременно сортировать все ствительно необходимо.

входящие документы.

Каждую полученную бумагу нужно сразу по- Если вы работаете на руководящей должности, мещать в соответствующую папку или коробку. то можно уменьшить количество обязатель Например, если поступивший документ понадо- ных отчетов, которые периодически должны бится вам сегодня или завтра, то его можно оста- предоставлять вам подчиненные.

Несколько правил, которых желательно при- кам независимо от того, где и в какой должности держиваться в своей работе. вы работаете:

Необходимо уяснить, что ни одно предприя- сортировка входящей корреспонденции;

тие, фирма, учреждение в принципе не может ответы на телефонные звонки;

обойтись в своей деятельности без солидного отправка исходящей корреспонденции;

бумажного документооборота — это факт, с ко подготовка первичных данных для составле торым придется смириться независимо от того, ния отчета;

нравится вам это или нет.

решение ежедневных рабочих проблем;

Среди всех документов особо бережного от подготовка материалов для совещания;

ношения требуют юридические и финансовые бумаги — при их утилизации следует соблю- работа с оргтехникой (копировальный аппа дать особую осторожность. рат, факс, сканер и др.).

К любой бумаге можно притрагиваться не бо Наверняка каждый работник, имеющий под лее трех раз — после этого следует выбросить чиненных, сможет добавить к этому списку что ее или переложить в коробку «До выяснения».

нибудь еще.

Каждый раз, взяв бумагу в руки, ставьте на ней Чтобы эффективность делегирования полно отметку — например, красную точку или га мочий была максимальной, рекомендуется при лочку. Когда таких знаков станет три — не кла держиваться следующих советов.

дите документ до тех пор, пока не отработаете Если возникла необходимость делегирования его.

тех или иных полномочий, следует делать это На рабочем столе не должно быть ничего лиш сразу, не откладывая «на потом».

него: компьютер, телефон, канцелярский набор, Особое внимание следует уделить грамотному ручка, пара-тройка (не более) актуальных доку подбору исполнителей.

ментов. Для работы с бумагами следует выработать Суть поручения необходимо излагать четко способ их систематизации (сортировки) и посто и ясно, не допуская двусмысленностей и недо янно пользоваться им.

молвок.

Нежелание или неумение поручать часть ра Сразу нужно оговорить с подчиненным (под боты подчиненным. Для оптимизации использо чиненными) сроки выполнения задания, при вания рабочего времени очень важно уметь деле этом принимая во внимание его текущую ра гировать часть своих полномочий подчиненным.

боту.

Однако этой возможностью в полной мере поль зуются далеко не все.

Вы должны убедиться, что подчиненные пра Существует целая категория людей, которые вильно поняли данное поручение.

психологически не могут переносить, что кто-то Непременно консультируйте подчиненных, выполняет часть их работы. Прежде всего, это снабжайте их необходимой информацией.

объясняется завышенной самооценкой или при Периодически проверяйте ход выполнения нижением достоинств и способностей своих сотруд работ. Если это большая работа, то можно ников. Такой человек даже мысли не дотекает, что определить промежуточные сроки ее поэтап кто-то другой может сделать работу лучше, чем ной сдачи.

он, и в итоге становится загруженным обязаннос тями сверх всякой меры, вынужден задерживать- Не нужно бояться перекладывать часть своей ся после работы, а иногда даже брать ее на дом.

работы на подчиненных, ведь в результате у вас Про таких людей говорят: «Он так работает, что высвободится дополнительное время для более из него дым скоро пойдет».

важных дел. К тому же подчиненные наверняка Однако чаще всего нет необходимости так за- будут стараться хорошо выполнить задание руко водства, и не исключено, что у них это получится гружать себя работой. Наверняка значительную даже лучше, чем у вас.

часть того, что вы делаете, можно переложить на подчиненных. Примерный перечень дел, которые Информационный прессинг. Каждый из нас наверняка можно делегировать своим сотрудни- ежедневно подвергается массированному наплыву самой разнообразной информации. Телевидение, Кроме того, для борьбы с информационным радио, пресса, Интернет постоянно снабжают нас прессингом полезно руководствоваться следую лавинами разных новостей, большинство из кото- щими советами.

рых не имеет к нам ни малейшего отношения. Как Очень важно уметь извлекать из всего обилия ни странно, это обстоятельство также налагает информации только то, что вам действительно не свой отпечаток на использование нами своего ра- обходимо. Например, если вам нужно найти кон бочего времени. кретный телефонный номер, то вы, естественно, не будете перечитывать телефонный справочник Нередко рабочий день в отделе начинается так:

полностью. То же самое касается всей информа женщины чуть ли не до обеда обсуждают развод ции, с которой вам приходится сталкиваться на Пугачевой и Киркорова, мужчины — вчерашний работе: обычная и электронная почта (и та, и дру матч «Барселона» — «Манчестер Юнайтед». В обед часть сотрудников сидит в Интернете, жадно по- гая могут изобиловать ненужными рекламными материалами), входящая документация (возмож глощая появившиеся за прошедшую половину дня новости, чтобы после обеда увлеченно обсу- но, значительная ее часть предназначена вовсе не вам, и ее просто нужно переадресовать, а не вни дить со своими коллегами если не все из них, то кать в суть каждого документа) и др.

хотя бы самые интересные. Кто-то из работников, сходив на обед, обязательно принесет с собой пару В своем электронном почтовом ящике необхо свежих газет, купленных в киоске за углом, кото димо настроить антиспамовый фильтр — это по рые будут читать все по очереди. Если к тому же зволит сразу отбрасывать почти весь почтовый у вас в отделе установлена радиоточка, то выле мусор.

тевшая из нее очередная сплетня всегда может во По мере возможности нужно оградить себя от зобновить угаснувшую было беседу.

ненужной почты (в данном случае имеется в виду Проблема защиты от информационного прес- не электронная, а обычная почта). Например, мож синга, съедающего немалую часть рабочего времени, но сказать секретарю, что вы не желаете видеть хотя бы частично должна быть решена на уровне у себя на столе рекламные проспекты, а также де руководства. Каждый сотрудник должен иметь ловые предложения, о получении которых вы не ограниченный доступ в Интернет, которого хватало договаривались заранее. Аналогичным образом бы только для получения необходимой для рабо- следует отфильтровывать и входящие телефон ты информации. На уровне корпоративной куль- ные звонки — большую помощь здесь также мо туры должно быть принято положение, запреща- жет оказать секретарь.

ющее держать на рабочих местах периодические Не стоит подписываться в Интернете более издания и иные печатные материалы, не имеющие чем на три группы новостей — иначе вы окажетесь отношения к исполнению сотрудником своих слу- просто «завалены» ненужной информацией. Кро жебных обязанностей. Очень нежелательно, что- ме того, к содержимому групп новостей стоит от бы в течение рабочего дня в отделе работала ра- носиться критично — большинство поступившей диоточка.

информации можно сразу удалить, не читая.

Если по недосмотру руководства вы подверга- Очень важно уметь правильно слушать собе етесь информационному прессингу, то можно са- седника и акцентировать внимание только на той мостоятельно ограждать себя от лавины информа- информации, которая действительно имеет значе ции. ние. Наиболее важные моменты можно фиксиро Во-первых, запретить себе выходить в Интер- вать на бумаге в виде пометок и записей.

нет без особой надобности. Во-вторых, можно Совершенно не обязательно держать в уме боль приобрести наушники и во время работы слушать шое количество сведений, даже самых важных, — какую-нибудь спокойную, не отвлекающую от ра- достаточно знать, где их можно получить в нуж боты музыку — это защитит ваши уши от посто- ный момент.

ронних разговоров между коллегами по работе.

В-третьих, не стоит покупать в обеденный пере В быту и семье рыв газеты или читать издания, купленные други ми сотрудниками, — с прессой вполне можно озна- Быт, как известно, — неотъемлемая составная комиться дома.

часть жизнедеятельности каждого человека, кото рая требует довольно большого количества време- следующим образом: помоете половину посуды, ни, уступая по этому показателю только работе. затем пойдете и развесите меньшую часть белья, Жизнедеятельность каждого человека характе- после чего начнете убирать на балконе и, не закон ризуется специфическими, даже индивидуальны- чив это дело, пойдете проверять уроки (математи ми чертами: например, кто-то предпочитает делать ку, историю, географию и физику).

уборку по субботам, а кто-то — по воскресеньям, Проверив математику и физику, остальные уро один старается проверить у детей уроки сразу пос- ки вы оставите «на потом» и пойдете домывать по ле прихода с работы, другой — только после ужи- суду под отчаянные вопли сына «ну давай закон на и т. д.

чим и я пойду на улицу». Чтобы он не ныл, вы даете ему задание развесить оставшееся белье, он спешит, спотыкается и роняет его на недомытый пол на балконе, опрокинув при этом стоящую там тумбочку. Дальнейшее развитие ситуации до вольно предсказуемо: вы даете сыну подзатыльник и вместо улицы отправляете в наказание в свою комнату на весь вечер, белье придется перестиры вать, на балконе — убирать в два раза больше, пос ле чего вновь возвращаться к посуде, а затем — к непроверенным урокам.

Результат: вы потратили уйму времени на вы полнение одних и тех же дел, которые можно было сделать раза в два быстрее, кроме того, сын по страдал (остался без вечерней прогулки и получил подзатыльник) абсолютно незаслуженно. Это как раз вас следовало наказать за то, что за столько времени вы не решили ни одной стоящей перед вами задачи.

Рассмотрим, какое решение в этой же ситуа ции будет оптимальным.

В первую очередь следует помыть посуду — даже если поужинала вся ваша большая семья, то Однако быт каждого из нас объединяет то, что это не займет много времени. Затем нужно прове заниматься им, как правило, никому не хочется.

рить у сына уроки и отпустить его, наконец, на Большинство бытовых проблем люди решают, как правило, пересиливая себя, нередко — по несколь- улицу — и ему хорошо, и вам будет проще управ ляться с остальными делами. Если вы планируете ку раз откладывая решение вопросов «на потом».

вешать белье на балконе, то сначала нужно навес В решении бытовых проблем очень большое ти там порядок, а если в ванной или в коридоре — то значение имеет умение расставлять приоритеты в первую очередь следует развесить белье (раньше и выделять из всего обилия дел наиболее важные повесите — раньше высохнет), а затем наводить (см. подразд. «Расстановка приоритетов»).

порядок на балконе.

СОВЕТ ПРИМЕЧАНИЕ Необходимо соблюдать следующее правило:

если вы взялись за какое-то дело, то нужно Если ваша вторая половина не занята обязательно довести его до конца и лишь другими делами, то вполне можно (и даже после этого браться за что-то другое.

нужно) рассмотренные в примере задачи разделить поровну.

Например, вам нужно решить следующие зада чи: помыть посуду, развесить постиранное белье, Планируя свою деятельность по решению бы навести порядок на балконе и проверить у сына товых задач, можно некоторые не самые важные уроки. Представьте, что будет, если вы поступите дела оставлять как бы «про запас», чтобы заняться ими в случайно появившееся свободное время. поедет (а ведь этих десяти минут было бы вполне Например, сегодня вечером вы планировали посе- достаточно для легкого завтрака). Когда вы, нако тить несколько интернет-магазинов, чтобы выбрать нец, прибыли на место, то выясняется, что ваш стиральную машину и кухонный комбайн. Одна- партнер на встречу опоздал («как это я забыл — он ко почему-то именно сегодня вечером — как на- ведь никогда не отличался пунктуальностью!»).

зло! — невозможно подключиться к Интернету В итоге ваша спешка привела к тому, что как (может, проблемы у провайдера, а может, во дво- минимум полдня (до обеденного перерыва) вы ре ремонтировали теплотрассу и случайно ков- будете ходить голодным, деловая встреча, несмот шом экскаватора порвали телефонный кабель). ря на все ваши старания, все равно не началась Внезапно освободившегося времени вполне хва- вовремя, а в обед вам нужно будет успеть не толь тит, например, чтобы повесить полку в прихожей, ко покушать, но и съездить домой за забытым па которая не то чтобы так уж сильно там нужна, но кетом со спортивной формой.

в принципе с ней гораздо удобнее.

Многие бытовые проблемы можно решать, со ПРИМЕЧАНИЕ вмещая их во времени. Вот один из характерных Между прочим, в другие дни во время обеда примеров: предположим, перед вами стоят две за вы успеваете решить массу бытовых дачи — отремонтировать машину и навести поря проблем.

док в гараже. В этом случае наведением порядка в гараже очень удобно заняться, отогнав машину Очень много времени можно сэкономить, если в автосервис.

грамотно распределить бытовые проблемы между Занимаясь своими бытовыми проблемами, сле всеми членами семьи (разумеется, в разумных дует помнить важное правило: чрезмерная спеш пределах — исключая младенцев и немощных ста ка положительного результата не даст. Конечно, риков). Если ваши дети достаточно подросли, то не стоит трактовать это правило превратно — из вполне можно поручить им убраться в доме. Даже лишняя медлительность недопустима (см. под если они где-то что-то и недоделают, проще потом разд. «Управление эмоциями и работоспособнос устранить эти недостатки, а не выполнять полно тью»). Однако постоянная спешка приведет не ценную уборку самостоятельно. Ходить к детям только к тому, что вы будете забывать о тех или в школу на родительские собрания родители мо иных важных вещах, но и к некачественно выпол гут по очереди. Если жена готовит всей семье зав ненной работе, а также к быстрой утомляемости трак, то муж вполне может помыть посуду. Если и постоянной раздраженности от того, что «вечно отец погнал машину на ремонт или техническое ничего не успеваю».

обслуживание в автосервис, то старший сын в это время может навести порядок в гараже и т. д.

Очень удобно составлять семейные графики ре СОВЕТ шения бытовых проблем. Такое расписание мож Полезно проанализировать свое поведение но составлять, например, на предстоящую неделю, в ситуациях, когда вы куда-то торопились, и вывешивать на видном месте (в прихожей, ко бежали, летели, старались сделать побыстрее и т. д. ридоре и т. д.). В графике отражается следующая информация: дата (день недели), название про блемы (задания, дела и т. п.), исполнитель, ориен Например, вы чувствуете, что можете опоздать тировочный срок исполнения. Пример такого се на деловую встречу. По этой причине утром вы не мейного графика для семьи из четырех человек завтракаете, в лучшем случае — выпиваете на ходу чашку кофе и в спешке забываете прихватить па- (отец, мать, сын Коля 15 лет, дочь Света 13 лет) представлен в табл. 2.2.

кет со спортивной формой (а ведь после работы у вас запланирован поход в спортзал на трениров- Первое время составление такого графика мо ку, а значит, придется ехать за ней в обеденный жет занимать много времени. Кроме того, сначала перерыв). Запыхавшись, вы прибегаете на оста- при распределении обязанностей таким образом новку, прыгаете в маршрутку — и целых десять неизбежны споры и разногласия (особенно со сто минут, нервничая и выразительно поглядывая на роны детей). Однако впоследствии применение часы так, чтобы это видел водитель, дожидаетесь, этой методики полностью оправдает себя. Семей когда в ней наберется достаточно пассажиров и она ное время будет рационально спланировано, все будут знать, когда и что они должны сделать, обя- сийских женщин способность к такому напряжен занности между членами семьи будут распределе- ному ритму жизни передается уже на генетическом ны в соответствии с их возможностями и способ- уровне. Однако нельзя сказать, что такой жизнен ностями. ный уклад благотворно сказывается на здоровье женщины — скорее, наоборот.

Однако если попробовать грамотно и рацио Для женщин нально организовать свое время, то со всеми хло Сразу даже и не вспомнишь всего, чем посто потами можно будет справляться — и при этом янно занимаются наши милые дамы: на них лежат еще останется немало времени и на отдых, и на рабочие и домашние (стирка-уборка-глажка) обя хобби, и на занятие собой. Ведь любая женщина занности;

уход за детьми (в том числе и за взрослым хочет быть именно женщиной, а не загнанным ребенком — мужем), которых нужно накормить и совершенно забывшим о себе человеком.

обстирать-уложить спать;

беготня по магазинам и т. д. и т. п. Кроме того, нужно следить за собой и ВНИМАНИЕ за своей внешностью и хотя бы немного — полно Перед изучением данного подраздела ценно и качественно отдыхать.

внимательно прочитайте предыдущий — Самое интересное, что практически все это «В быту и семье». В этом подразделе, наши женщины успевают (за исключением, к со в частности, рассказывается, как можно жалению, одних из самых важных аспектов — рационально и равномерно распределить полноценного отдыха и времени, которое хотя бы выполнение домашней работы между всеми иногда удавалось уделить себе). Наверное, у рос- членами семьи.

Рассмотрим несколько популярных советов, у парикмахера, дважды в неделю ходить на фит которые помогут сэкономить немало женского нес, по воскресеньям — трехчасовой шоппинг, по времени. средам — стирка, по пятницам — уборка и т. д. Та Чтобы утром не спеша собираться на работу, кие мероприятия рекомендуется выписать на бу часть забот можно решить с вечера. Например, магу, проанализировать их и в зависимости от приготовить одежду и обувь — гораздо удобнее этого строить семейный быт и организовывать с вечера поутюжить юбку и почистить туфли, чем свое время. Например, если каждую среду вы за делать это в утренней спешке. нимаетесь стиркой, то уроки у ребенка вполне мо жет проверить муж, пятничную уборку можно пе Желательно с вечера приготовить также и кос реложить на плечи старшей дочери, а себе в этот метику, которой вы будете пользоваться утром.

вечер позволить сходить в солярий.

Не секрет, что большинство женщин располагают целым косметическим арсеналом — масса самых Если вы никак не успеваете управиться со все разных помад, кремов, теней и т. д. Заранее извле- ми домашними делами, а помощь от домочадцев ките из косметички нужные вам средства и по- весьма незначительна, то не стесняйтесь реши ставьте их на видное место, чтобы утром лихора- тельно перекладывать часть работы на них, при дочно не рыться во всех ящиках, отыскивая то, что чем так, чтобы они не имели возможности вам от нужно. казать. Например, скажите: «Я устала, иду спать.

В машине постиранное белье, его надо достать и развесить. Если кто-то из вас этого не сделает — СОВЕТ оно там просто скиснет. Дорогой, среди белья — Категорически не рекомендуется приводить две твои любимые сорочки. Сынок, там твоя стиль себя в порядок, придя на рабочее место — ная дорогая майка, на которую с завистью смотрит это ведет к непродуктивным тратам рабочего весь двор. Доченька, в машине — твоя модная времени. Кроме того, придя на работу, женщина уже должна выглядеть эффектно юбка, о которой ты так давно мечтала и которую и привлекательно.

мы купили тебе недавно. Имейте в виду — моего там ничего нет». Все — теперь спокойно идите Поскольку никто в семье лучше хозяйки не спать. С высокой долей вероятности можно утвер знает, как протекает каждый день и кто из членов ждать, что проблема будет решена — если этого не семьи когда и чем занимается, находясь дома, то сделает муж, то, по крайней мере, он заставит это можно использовать это с выгодой для себя. На сделать детей.

пример, вам хорошо известно, что каждое утро Если вам надоела постоянная круговерть на в 7:30 около ванной образуется очередь, поэтому кухне, то можно не готовить каждый вечер вкус утренний душ лучше запланировать на 7:00 или ные ужины, а просто сварить пару пачек магазин принять его, когда ваши домочадцы освободят ных пельменей на всех. Кому не нравится — ми ванну. Время же всеобщего ожидания своей оче лости просим, кухня свободна, делайте себе сами.

реди можно потратить на приготовление завтрака Если хотят кушать вкусные домашние ужины, то или маникюр.

пусть берут на себя, например, уборку квартиры Если вечером ваш муж работает за компьюте- и мытье посуды.

ром, то не стоит пылесосить в этой комнате ко Во многих российских семьях существует такой вер — он этого не оценит, а скорее наоборот — бу порядок: муж ездит на работу на машине, а жена — дет раздражен. Лучше просто поставить возле на транспорте. Причем жена после работы еще него пылесос и ласково попросить: «Дорогой, ког идет в магазин, покупает продукты и несет это да закончишь — пропылесось, пожалуйста, ковер, все на себе. В таком случае вопрос нужно ста я не хочу сейчас тебе мешать». Освободившееся вить ребром: пускай муж завозит вас на работу время можно потратить на что угодно — хотя бы и забирает с нее — ведь машина ваша общая, а не на разговор по телефону с подругой.

только его. Кроме того, таким образом можно Каждая женщина наверняка может выделить сэкономить уйму времени. Да и на бензин деньги проблемы и дела, которые ей приходится решать уходят из семейного бюджета (а вы, между про с некоторой периодичностью. Например, каждый чим, уже пять лет мечтаете о новой шубке). Если месяц нужно обязательно пару часов проводить просьба проигнорирована, то можно пригрозить:

«Ах, так? Тогда я сама найду, с кем мне ездить!» ко человек сам хочет добиться результата. Одна В большинстве случаев этот прием действует без- ко любой нормальный современный ребенок хо отказно. чет совсем другого: гулять с друзьями, посещать интернет-клубы, смотреть телевизор и т. п.

ВНИМАНИЕ Основной секрет детского тайм-менеджмента заключается в том, чтобы пробудить у ребенка интерес к нему.

Организацию и управление детским време нем нужно представить в виде увлекательной игры, в течение которой ребенок должен получать и поощрения, и порицания. При этом количество поощрений должно превышать наличествующие порицания — в противном случае результат мо жет оказаться прямо противоположным: ребенок и слышать не захочет ни о каком тайм-менедж менте.

СОВЕТ Если вы решили научить ребенка управлению своим временем и его организации, то прежде чем сказать ему об этом, нужно провести серьезную подготовительную работу.

В первую очередь нужно четко представить себе, на что уходит время вашего ребенка. Снача ла достаточно просто понаблюдать за ним, делая соответствующие письменные пометки: напри мер, в 7:00 — подъем и зарядка, 7:15 — утренний туалет, 7:35 — завтрак, 8:00 — уход в школу, 14:00 — приход из школы, 14:30 — обед, 15:00 — пошел по гулять, 16:00 — приступил к урокам и т. д. Обыч но для такого наблюдения достаточно двух не дель.

Для детей Затем нужно проанализировать полученную информацию. Не исключено, что вы откроете для Цель детского тайм-менеджмента — приучить себя много интересного. Например, почему это он ребенка к рациональному использованию своего времени, дать ему навыки организации и управ- (она) по средам старается пойти погулять в 16:00, а по пятницам — в 19:00? Почему в этот вторник ления своим временем, научить самодисциплине ребенок пришел из школы в 13:00, хотя в прошлый и самоорганизации. Дети должны успеть и уроки вторник — в 14:00 (урок отменили или он его про сделать, и на улице погулять, и поиграть и т. д., сто прогулял?). Что он делает каждый понедель а также вовремя лечь спать и своевременно утром ник с 15:00 до 16:00 «у друга Кольки»? По-моему, проснуться.

именно в это время в нашем интернет-клубе дей Возможно, кому-то эта задача покажется невы ствуют низкие расценки и т. д.

полнимой. Разве можно заставить ребенка зани маться тайм-менеджментом — ведь успешность Проанализировав полученные сведения, нужно этого процесса во многом зависит от того, насколь- более конкретно и детально определиться с целями и задачами тайм-менеджмента вашего ребенка. завтрак — 7:20-7:35 и т. д. Пусть ребенок сначала Например, вы решили, что необходимо сократить привыкнет пунктуально выполнять хотя бы такой его прогулки на улице и уделить хотя бы часть режим;

и не забудьте поощрить его, если этот гра времени чтению интересных книг. Возможно, из фик неуклонно соблюдается.

зафиксированных вами наблюдений следует, что Через некоторое время (две-три недели) пред ребенок слишком много времени проводит в ин- ложите такой вариант: пусть встает утром не в 7:00, тернет-клубе, а почистить ботинки или помочь а в 6:45, и десять минут делает зарядку. При со матери он никогда не успевает. В таком случае блюдении этого условия — еженедельная добавка есть смысл наполовину сократить посещение ин- в 20 рублей к деньгам, выдаваемым на карманные тернет-клубов и прогулок на улице, а вместо это- расходы.

го отправить ребенка в какую-нибудь спортивную Однако вставать раньше так не хочется — зна секцию, которую вы выберете вместе.

чит, нужно раньше ложиться спать. Для этого, На основании поставленных целей и задач мож- в свою очередь, придется отказаться от просмотра но переходить к следующему этапу — составлению фильма, который заканчивается поздновато. Что увлекательной программы тайм-менеджмента для бы ребенку было проще принять правильное ре вашего чада. Здесь уже можно рассказать ему о сво- шение, его нужно простимулировать чем-нибудь ей задумке, объяснить, что, во-первых, для совре- заманчивым — например, оплачивать ему ежене менного человека это просто необходимо, во-вто- дельно два часа в интернет-клубе или добавить рых — это совсем несложно, а в-третьих — есть еще рублей 30 к карманным расходам.

шанс заработать себе дополнительные привиле- Однако наряду с поощрениями необходимо гии (например, внеочередное посещение интер- разработать и систему взысканий за несоблюде нет-клуба, увеличение суммы денег, выдаваемых ние тех или иных пунктов распорядка. Это следу на карманные расходы, и т. п.). Очевидно, что по- ет делать вместе с ребенком, чтобы он сознательно следний из перечисленных аргументов окажется согласился с порядком применения порицаний.

наиболее действенным и эффективным.

Например, опоздание в школу — вряд ли ребенок Планирование следует начинать с фиксирова- будет утверждать, что наказания за такой просту ния времени для дел, выполнение которых не ста- пок быть не должно. Слишком поздний отход ко сну по причине увлечения телевизором — здесь вится под сомнение ни при каких условиях. Пусть возражений со стороны ребенка, скорее всего, так ребенок сам назовет вам этот перечень, а вы при необходимости лишь дополните его. К таким де- же не последует. Виды взыскания также можно лам относятся мероприятия, постоянно выполня- придумать вместе: например, уменьшение суммы емые в процессе жизнедеятельности ребенка, на- денег, выдаваемых на карманные расходы, или лишение права посещать интернет-клуб в течение пример посещение школы, кружка (тренировки, определенного времени, или отлучение от телеви секции), выполнение домашних заданий, уборка в своей комнате, сон, умывание и душ, прием пи- зора на какое-то время и т. д.

щи и т. д.

Разумеется, в каждой семье этот перечень мо- ВНИМАНИЕ жет иметь свои характерные особенности. Напри При составлении плана для своего ребенка мер, если вы держите дома собаку, то среди обяза необходимо учитывать одно важное правило:

тельных дел может присутствовать пункт «выгул не следует слишком «мельчить», то есть собаки». Если вы проживаете в частном доме, то расписывать все буквально по минутам.

Дети в силу своей природы еще не могут так одним из пунктов может значиться «полив цвет чувствовать и оценивать время, как взрослые ника перед крыльцом» и т. п.

(несмотря на то что часы на руках Не стоит сразу включать в список те дела, ко у большинства современных детей можно торые ваш ребенок пока не выполняет, но вам бы заметить чуть ли не с детского сада), поэтому очень хотелось, чтобы он это делал, например вы между делами, событиями, мероприятиями полнение утренней гимнастики. Первоначальный вашего ребенка должны быть предусмотрены распорядок дня можно составить без учета заряд- достаточно большие свободные промежутки времени.

ки: подъем — 7:00, умывание-одевание — 7:00-7:20, Главное — чтобы ребенок успевал вовремя де- и достижениям, вместе огорчайтесь, но не унывай лать то, что должен. По мере взросления эти про- те в случае неудач — и ваш ребенок вырастет орга межутки постепенно следует сокращать. низованным и дисциплинированным человеком.

Чтобы применение детского тайм-менеджмен- Не об этом ли мечтает каждый родитель?

та было успешным и постоянным, нужно обяза тельно учитывать особенности детской психики Корпоративный (особенно это относится к детям младшего и сред него школьного возраста). Кто из нас не знает — тайм-менеджмент любая игрушка, любое развлечение рано или поздно ребенку надоедают, и ему хочется чего-то нового.

Основная задача корпоративного тайм-менедж То же самое можно сказать и про тайм-менедж мента — внедрение на предприятии системы орга мент. Не исключено, что сначала ребенок с энту низации и управления рабочим временем с целью зиазмом воспримет идею тайм-менеджмента, но оптимизации и повышения эффективности его уже через некоторое время начнет терять к ней использования.

интерес.

Процесс внедрения на предприятии (или же Чтобы вовремя исправить ситуацию, следует, в отдельном структурном подразделении) систе во-первых, проводить грамотную политику «кну мы тайм-менеджмента начинается с руководите та и пряника», то есть активнее поощрять ребенка, ля. В первую очередь начальник должен внедрить а наказывать только в случае крайней необходи для себя технологии личного тайм-менеджмента, мости, а во-вторых — проявлять здоровую импро хотя бы в части рабочего времени (см. разд. «Что визацию. Например, вы видите, что ребенок всю такое тайм-менеджмент» и подразд. «Тайм-менедж прошедшую неделю прекрасно справлялся со сво мент на работе»).

ими обязанностями и успевал все делать вовремя.

Затем необходимо определить для себя, какие На воскресенье же у вас запланировано примерно именно цели вы преследуете при внедрении на следующее: с утра ребенок убирает в своей комна предприятии системы корпоративного тайм-ме те, затем вы идете с ним в кино, вечером он смот неджмента. Если вы сами не будете четко знать, рит телевизор и ложится спать.

какой должен быть результат, — о каком успехе Однако можно поступить следующим образом:

может идти речь?

путь ребенок пообещает, что уборку в своей ком Перед внедрением тайм-менеджмента на пред нате сделает не позже среды, причем самостоя приятии нужно объяснить сотрудникам, что это тельно найдет для этого время не в ущерб другим такое и какие цели преследуются. Наверняка по занятиям. Тогда в воскресенье с утра отправьтесь надобится провести внутрифирменное обучение вместе, например, в парк культуры и отдыха, пока персонала основам тайм-менеджмента. Обуче тайтесь там на аттракционах и каруселях, пообе ние можно проводить собственными силами или дайте не дома, а в «Макдоналдсе», а сразу оттуда — воспользовавшись услугами специализированной сходите на интересный сеанс в кино. Ребенок по организации. В последнем случае независимый лучит массу положительных эмоций, вечером, эксперт не только проведет теоретические заня уставший, быстро уснет и наверняка просто забу тия, но и индивидуально проанализирует с каж дет, что тайм-менеджмент стал ему надоедать.

дым сотрудником использование его времени с вы работкой соответствующих рекомендаций.

СОВЕТ Обязательно следует разработать и внедрить Предусмотрите в своем личном тайм систему поощрений и взысканий, в зависимости менеджменте достаточно времени для от результатов каждого сотрудника.

занятия детским тайм-менеджментом — Однако в первую очередь необходимо обеспе и положительные результаты не заставят чить на предприятии соблюдение жесткой трудо себя долго ждать.

вой дисциплины.

Еще один немаловажный момент. Ребенок дол- В общем случае понятие «трудовая дисциплина» жен видеть, что вам небезразлично то, чем он за- прежде всего подразумевает порядок на рабочих местах и неукоснительное соблюдение внутреннего нимается. Радуйтесь вместе с ним его успехам трудового распорядка, за несоблюдение которого СОВЕТ следует соответствующее взыскание.

На первый раз провинившегося сотрудника следует депремировать за месяц процентов Наведение порядка на рабочих на 5-10 (никаких предупреждений —только денежный штраф — все уже были местах предупреждены ранее). На второй раз — депремировать за три ближайшие месяца Чтобы у вас были все основания требовать от процентов на 10 -15 каждый месяц.

сотрудников порядка на рабочих местах, рекомен дуется перед этим внедрить более совершенную Думается, после таких строгих мер третьего раза систему документооборота и объяснить сотрудни не будет, а другие сотрудники получат наглядный кам, для чего это нужно (о методах борьбы с бумаж урок.

ными завалами на рабочем месте см. разд. «Тайм менеджмент на работе»).

Соблюдение внутреннего Обилие самых разных бумаг — не единствен трудового распорядка ная причина беспорядка на рабочем месте. Кроме этого, у многих сотрудников на столе присутству Внутренний трудовой распорядок должен быть ет масса посторонних вещей и предметов: немы издан в виде внутрифирменного документа, обя тая чашка из-под кофе, пакет сока или бутылка зательного к исполнению всеми сотрудниками.

газировки, раскрытая пачка печенья, разбросан В большинстве случаев для каждой должности со ные дискеты, компакт-диски, книги и т. д.

ставляется свой распорядок. Например, систем ному администратору желательно приходить на СОВЕТ работу раньше других сотрудников, чтобы прове Следует иметь специальное помещение для рить работоспособность локальной сети, наличие отдыха и приема пищи, чтобы сотрудники связи с Интернет и др. Бухгалтер с утра должен не держали на столах продукты питания съездить в банк, поэтому будет приходить на рабо или их остатки. Чтобы поддерживать порядок ту позже других сотрудников. Торговым агентам, в этом помещении (убирать со стола, мыть работающим с розничными торговыми точками, чашки из-под кофе и пр.), можно нанять вообще можно запретить появляться в офисе до отдельного работника (во многих фирмах на 16:00 — пусть ездят по магазинам, собирают заяв таких должностях с удовольствием работают ки, требуют своевременной оплаты за поставлен пенсионерки).

ный товар и т. п.

Для решения данной проблемы нужно катего- При составлении графика работы рекоменду рически запретить наличие на рабочих столах все- ется разделить понятия «приход на работу» и «на го, что не имеет отношения к выполнению сотруд- чало работы». Например, сотрудник должен быть ником своих служебных обязанностей в течение на своем месте не позже 8:45, а приступить к ис сегодняшнего дня. За неисполнение данного рас- полнению своих служебных обязанностей — не поряжения должны быть предусмотрены строгие позже 9:00. Это обусловлено тем, что, придя на санкции (рекомендуется не только предупредить работу, человек должен снять верхнюю одежду, сотрудников в устном порядке, а издать внутри- включить компьютер, подождать, пока он загру фирменный документ о наказании за беспорядок зится, возможно — выпить кофе и т. д. Иначе го на рабочем месте, с которым сотрудники должны воря, с момента прихода на работу и до начала будут ознакомиться под роспись). исполнения служебных обязанностей проходит определенное время, которое и должно быть отра Периодически можно устраивать внезапные проверки — например, неожиданно появиться в от- жено в расписании.

деле (в рабочее время, а не в обеденный перерыв), Планировать обеденный перерыв необходимо подойти к любому сотруднику и спросить его, чем так, чтобы в это время в каждом отделе находился он сегодня занимается и какое отношение к этому хотя бы один сотрудник. Поскольку каждому ра занятию имеют пачка чипсов и свежий номер «Со- ботнику необходимо выделить минимум один час ветского спорта», которые лежат на столе. для отдыха и приема пищи, то для общекорпора тивного обеденного перерыва нужно выделить два ти или при возникновении форс-мажорных обсто часа — например, с 12:00 до 14:00. В таком случае ятельств. Например, для системного администра одни сотрудники будут обедать, например, с 12: тора причиной задержки на работе могут стать до 13:00, другие - с 12:15 до 13:15, третьи - с 12: сбои в работе локальной сети — эту проблему луч до 13:30, последняя группа сотрудников будет ше решать, когда за компьютерами никто не рабо обедать с 13:00 до 14:00. При использовании такой тает, то есть после 18:00. Бухгалтер может задер системы в каждом отделе все время будет присут- жаться на работе, например, по причине внезапно ствовать кто-то из сотрудников (один уходит на нагрянувшей проверки, а не при составлении квар обед — другой возвращается).

тального или годового отчета, как это часто быва Может возникнуть вопрос, кого из сотрудников ет. Ведь составление отчета — это не форс-мажор следует отправлять на обед первыми, а кого — и не крайняя необходимость, а всего лишь непо последними. Один из наиболее справедливых средственные обязанности, которые должны вы критериев — время прихода на работу. Если сис- полняться в рабочее время.

темный администратор приходит на работу рань ше других, то пусть первым и идет обедать (в нашем Борьба с Интернетом примере — с 12:00 до 13:00). Сотрудник, который может заменить системного администратора в слу- Настоящей проблемой на многих предприяти чае необходимости, должен идти на обед только ях, где сотрудникам предоставляется доступ в Ин после его возвращения, то есть с 13:00 до 14:00. тернет, является несанкционированное исполь Поскольку главный бухгалтер прибывает в офис зование Сети. Причем цели посещения часто не позже других (ездит по утрам в банк), то и на обед имеют ничего общего с исполнением сотрудника он может пойти позже — с 13:00 до 14:00, а осталь- ми своих обязанностей. Один в рабочее время ные работники бухгалтерии обедают до него. проверяет личную электронную почту, второй чи Если рабочий день заканчивается в 18:00, то тает новости, третий болтает по аське, четвертый этот порядок должен быть единым для всех — со- занимается просмотром «веселых картинок» на трудник обязан управляться со своими делами порносайтах, пятый делает покупки в интернет вовремя. Если кто-то не успевает — это серьезный магазине, шестой сидит на форумах и т. д.

повод для размышлений. Оставаться после рабо- Многие сотрудники чуть ли не половину свое ты можно только в случае крайней необходимос- го рабочего времени развлекаются в Интернете, нанося тем самым значительный ущерб своему Процесс установки программы прост и поня предприятию. Причем речь идет не только о сто- тен — достаточно запустить инсталляционный имости доступа в Интернет, а в первую очередь об файл и следовать указаниям программы установ огромных непроизводительных затратах рабочего ки. После установки DU Meter в меню Пуск по времени. Оплата интернет-услуг нередко рассчи- явится созданное для нее подменю, включающее тывается на основании величины трафика, кото- в себя три команды: для запуска программы, ее рый постоянно растет как снежный ком, потому удаления, а также вызова справочной информа что сотрудники предприятия вместо работы зани- ции.

маются посторонними делами в Сети.

После открытия DU Meter в правой части Пане К сожалению, не все руководители умеют бо- ли задач отобразится ее значок, а в правом нижнем роться с подобными проявлениями, хотя это вов- углу экрана — основное окно программы (рис. 2.1).

се не сложно. Наиболее действенный способ — установить и настроить специальное программное обеспечение, предназначенное для контроля ин тернет-трафика. В этой книге кратко рассматри ваются две такие программы.

СОВЕТ Отслеживание интернет-трафика можно поручить системному администратору — для В данном окне не выполняется никаких дей него это не составит никакой проблемы.

Вы же будете только в общих чертах ствий, а лишь отображается информация о скоро контролировать процесс.

сти исходящего и входящего трафика, а также (при работе в Интернете) — график использова Каждому сотруднику в зависимости от его слу ния трафика. Главное меню программы (рис. 2.2) жебных обязанностей можно выделить опреде вызывается щелчком правой кнопкой мыши на ленное количество трафика за период времени значке DU Meter.

(например, 10 Мбайт в месяц или 2 Мбайт в не делю и т. п.). При превышении установленного лимита у сотрудника автоматически будет блоки роваться доступ в Интернет. Можно не блокиро вать доступ, а просто за каждую лишнюю еди ницу трафика применять финансовые санкции (например, за 100 Кбайт превышения — штраф 10 рублей).

Программа DU Meter Программа DU Meter представляет собой гиб кий инструмент для контроля интернет-трафика.

Этот продукт — условно бесплатный. Его можно безвозмездно использовать в течение 30 дней, пос ле чего оплатить регистрацию или удалить с ком- С помощью команды Главное окно вызывается ос пьютера. Демонстрационную версию программы новной интерфейс программы (см. рис. 2.1), а ко объемом около 950 Кбайт можно скачать с сайта манда Скрыть вручную (вызывается также нажатием www.dumeter.com. клавиши F3) закрывает данное окно. Если главное DU Meter изначально не поддерживает рус- окно программы закрыто, то команда Скрыть вруч ский язык, однако для нее в Сети можно найти ру- ную будет недоступна.

сификатор, при поиске которого нужно следить, Перейти в режим настройки параметров про чтобы он в точности соответствовал версии про- граммы можно, используя команду Опции, — от граммы (www.4ru.info). кроется окно, изображенное на рис. 2.3.

В данном окне имеются четыре вкладки. жим обозначения его максимального значения, На вкладке Главные опции настраиваются основ- указывается его масштаб и диапазон и др. Пара ные параметры работы программы. Если установ- метры графика, предложенные по умолчанию, лен флажок Всегда сверху, то главное окно программы вполне приемлемы для большинства пользовате (см. рис. 2.1) всегда будет отображаться поверх лей.

других окон. Для интерфейса программы можно При настройке программы рекомендуется осо настроить прозрачность (эта возможность поддер- бое внимание уделить вкладке Отчеты и предупреж живается только в версиях Windows 2000 и выше). дения, на которой определяются предупреждения, Следует установить флажок Полупрозрачное окно и из которые должны появляться при превышении расположенного ниже раскрывающегося списка определенных показателей работы в Интерне выбрать требуемый уровень прозрачности (по те. Например, можно выполнить следующую на умолчанию установлен уровень прозрачности стройку: если объем отправленного и полученно 80% видимости). го трафика в течение дня превысил 2 Мбайт, то на экране появится соответствующее информацион Если установлен флажок Запускать свернутым, то ное сообщение. Подобным образом можно конт при запуске DU Meter будет отображаться только ролировать объем трафика за день, неделю и ме ее значок (в правой части Панели задач), а главное окно программы показываться не будет. При уста- сяц. В нижней части вкладки можно аналогичным новленном флажке Загружать вместе с Windows про- образом установить контролирование времени грамма DU Meter будет загружаться автомати- модемной связи (в часах) — за день, неделю и ме сяц.

чески вместе с запуском операционной системы (по умолчанию данный флажок установлен). На вкладке Уведомления настраиваются различ На вкладке Опции графика настраиваются пара- ные уведомления, которые могут быть полезны метры графика, который отображается в главном при работе в Интернете. Например, можно задать окне программы во время работы в Интернете. появление на экране соответствующего уведомле В частности, здесь выбирается цвет графика и ре- ния, если в течение какого-то количества времени (в секундах) было загружено или отправлено ме- щий день, текущую неделю и текущий месяц. При нее определенного количества байт. Это удобно для необходимости информацию, содержащуюся на экономии средств при плохой скорости Интерне- вкладках Отчет за день, Отчет за неделю и Отчет за ме та (получив такое уведомление, можно выйти из сяц, можно экспортировать в отдельный файл, ис Интернета и повторить попытку позже, при более пользуя кнопку Экспорт, — в открывшемся окне по подходящей скорости). Также на этой вкладке обычным правилам Windows следует указать путь можно настроить довольно любопытную функцию, для сохранения, а также имя и тип файла. Этот до которая называется «счетчик». Смысл ее в том, кумент сотрудник может предоставлять систем что пользователь получает звуковое уведомление ному администратору или руководству для конт каждый раз при передаче определенного количе- роля.

ства байт (например, при отправке/получении каждых 1000 или 100 000 байт будет воспроизво Программа BW Meter диться определенный звуковой файл, путь к кото рому указывается в поле Звуковой файл). Программа BW Meter также предназначена для контроля интернет-трафика и является условно Если программа DU Meter включена, то она бесплатной. Ее демонстрационную версию объе постоянно подсчитывает интернет-трафик при работе в Сети. Чтобы просмотреть результаты рабо- мом 410 Кбайт можно скачать по веб-адресу http:// www.desksoft.com. Программа имеет англоязычный ты, в главном меню программы нужно (см. рис. 2.2) интерфейс, и на момент написания книги работа воспользоваться командой Итоги — откроется окно, ющий русификатор к ней отсутствует.

изображенное на рис. 2.4.

В данном окне на вкладке Итоги показана ин- Для установки BW Meter на компьютер доста формация о трафике (входящем, исходящем и об- точно запустить инсталляционный файл и следо вать указаниям программы установки.

щем) за сегодня, а на вкладках Отчет за день, Отчет за неделю и Отчет за месяц — данные о трафике (входя- После запуска программы в правой части Пане щем, исходящем и общем) соответственно за теку- ли задач отображается ее значок, после щелчка на котором правой кнопкой мыши открывается глав- ставления информации выбирается на соответ ное меню программы, изображенное на рис. 2.5. ствующих вкладках, расположеных в области на строек Statistics.

Основные параметры работы программы на страиваются на вкладке Options.

ПРИМЕЧАНИЕ Содержимое данной вкладки рекомендуется просмотреть и, при необходимости, отредактировать до начала работы с BW Meter.

Если на вкладке Options установлен флажок Start with Windows, то программа будет автоматически за пускаться при загрузке операционной системы (по умолчанию данный флажок снят). При уста новленном флажке Show BW Meter tray icon в правой части Панели задач будет постоянно отображаться значок программы (разумеется, если BW Meter открыта).

В раскрывающемся списке Double-click on tray icon С помощью команды Show открывается окно выбирается вариант поведения программы при мониторинга, в котором показывается график ис- двойном щелчке кнопкой мыши на ее значке, рас пользования трафика и его скорость (рис. 2.6). положенном в правой части Панели задач. Если в дан В верхней части главного меню содержится во- ном поле выбрано значение Open Main Dialog, то двой семь команд. С помощью любой из них открывается ной щелчок откроет ее главное окно (см. рис. 2.7).

рабочий интерфейс программы — разница заключа- Если здесь установлено значение Show/Hide Graphs — ется лишь в том, что каждой команде меню соответ- аналогичным образом откроется окно мониторин ствует определенная вкладка этого окна (рис. 2.7). га (см. рис. 2.6).

Например, на вкладке Statistics отображается Все изменения, выполненные в главном окне статистическая информация об использованном программы, вступают в силу только после нажа количестве трафика. Эти сведения можно про- тия кнопки ОК или Apply. С помощью кнопки Cancel смотреть за разный период: по часам, дням, неде- из данного режима можно выйти без сохранения лям, месяцам и годам. Требуемый вариант пред- выполненных изменений.

бы сообщить, что он уже пришел из школы, а око Прием телефонных звонков ло 16:00 — жена Клавдия Ивановна.

В данном разделе описывается полезная систе Секретарь вправе уточнить важность того или ма приема телефонных звонков, которая поможет иного звонка: «Вы уверены, что звонок Елены сотрудникам не тратить время на лишние теле Николаевны действительно очень важен? Может, фонные переговоры, а вести только важные дело я просто приму вызов и сообщу вам о нем, а вы, вые беседы.

когда будете свободнее, перезвоните ей сами?» Рекомендуется завести такой порядок: придя Преимущества такого подхода очевидны. Сек на работу, сотрудник сообщает секретарю, какие ретарь будет соединять сотрудника с абонентом, важные звонки он сегодня ожидает. Например, только если этот звонок очень важный и работник около 10:30 должен звонить Семен Петрович по предупредил о нем с утра. Во всех остальных слу поводу поставки мазута, в 12:00 — Елена Никола- чаях помощник будет просто вежливо отвечать евна насчет концентрированных смесей, а в 15:30 — звонившему, что нужный сотрудник занят, затем Иванов по поводу отчета. К этим звонкам можно фиксировать звонок в специальной карточке (об добавить один-два (не более) личных звонка. На- этом — чуть ниже) и по мере поступления вызо пример, в 14:00 должен позвонить сын Коля, что- вов (например, когда соберется пять или десять карточек) передавать их сотруднику. В результа- Совещание: важное те работник не будет отвлекаться на посторонние, мероприятие или пустая трата малозначащие и не нужные ему звонки (например, времени?

от навязчивых торговых агентов, бывшей жены, слишком настойчивых и нетерпеливых партнеров Не секрет, что среди руководящих работни и т. п.) и сможет спокойно заниматься работой. ков весьма распространено шутливое выражение:

если не хочется ничего делать — нужно назначить Для фиксации телефонных звонков секретарю рекомендуется вести специальную карточку реги- и провести совещание. В этом нет ничего удиви страции телефонного сообщения, в которой для тельного, так как многие мероприятия подобного каждого звонка указывается следующая инфор- рода на самом деле не что иное, как пустая и бес мация: полезная трата времени. Вопросы, рассматрива емые на всевозможных собраниях, совещаниях, адресат телефонного сообщения;

брифингах и т. д., в большинстве случаев можно название структурного подразделения пред решить иным способом, в более спокойной и при приятия, в котором работает вызываемый або вычной обстановке и с гораздо меньшими затрата нент;

ми времени.

дата и время звонка;

ПРИМЕЧАНИЕ должность и фамилия принявшего звонок со трудника;

Некоторые руководители иногда доходят до того, что не могут утром нормально имя звонившего;

заняться текущими делами, если не проведут его статус (должность, степень родства и т. п.);

перед этим хотя бы небольшое совещание.

его номер телефона;

Причем темы совещаний могут быть самыми текст сообщения, которое нужно передать ад разными и не всегда злободневными: например, ресату;

по понедельникам рассматриваются вопросы со пометки «Срочно», «Перезвонит позже» или блюдения трудовой дисциплины, по вторникам — «Просил перезвонить».

перспективы развития компании, по средам — оп тимизации поставок и т. д. Только продержав со На рис. 2.8 показан пример заполненной кар трудников на таком «суперважном» совещании точки регистрации телефонного сообщения.

полчаса или час, руководитель сможет полноцен но приступить к работе.

На таких бесполезных совещаниях тратится масса рабочего времени. Утром вместо того, что бы активно включаться в работу, вы ведете нико му не нужное собрание. В это время бухгалтер ждет, когда вы освободитесь и подпишете платеж ные документы, чтобы их можно было отвезти в банк. Начальник торгового отдела вместо того чтобы с утра, со свежей головой, внимательно изу чить условия перспективного контракта с хоро шим партнером, вынужден понуро сидеть на со вещании и с нетерпением ждать его окончания.

Начальник отдела логистики в это же время не за По мере накопления карточек или по уста- нимается своими непосредственными обязаннос новленному распорядку (например, перед обедом тями, а грустно слушает, как вы отчитываете на и в конце дня) они передаются адресатам, которые чальника финансового отдела. Возможно, именно сами решают — перезвонить абоненту или отло- в это время вам позвонят с интересным деловым жить разговор на другое время. предложением, а секретарь ответит, что вы заняты.

Да мало ли чем еще могут навредить фирме по- Проводить совещание имеет смысл в следу добные бесполезные мероприятия. ющих случаях.

На основании вышесказанного можно сделать Руководителю необходимо получить некото вывод: совещания, собрания, брифинги и т. п. ме рую информацию или важный совет, который роприятия следует проводить, только когда в них можно сформулировать только при его кол назрела серьезная необходимость, а не «для вдох лективном обсуждении группой профессиона новения» или еще по каким-то надуманным при лов.

чинам.

Начальник считает необходимым поделиться Совещание или собрание не рекомендуется про некоторыми сведениями или поставить подчи водить в следующих случаях.

ненных в известность о той или иной ситуа Вы не располагаете достаточным количеством ции, причем использовать для этого другие времени на подготовку предстоящего совеща средства (телефон, селектор, электронную по ния.

чту и т. д.) по тем или иным причинам нецеле Вопрос, который вы планируете поднять на со- сообразно.

вещании, вполне может быть решен в беседе Чтобы принять объективное решение или обсу один на один.

дить какую-либо проблему, необходимо при Вопрос, который вы планируете рассмотреть, сутствие всех заинтересованных лиц, а также уже благополучно решен. сотрудников, которые тем или иным образом могут повлиять на сложившуюся ситуацию.

Для решения проблемы, ради которой вы пла нируете собрать совещание, целесообразнее Возникла проблема, требующая объективного воспользоваться менее трудоемким методом — и непредвзятого рассмотрения с разных точек например, телефонным звонком, служебной зрения.

запиской, ICQ, электронной почтой и т. п.

Руководитель считает, что та или иная группа Вопрос, который предполагалось поднять на сотрудников (начальники отделов, торговые совещании, на самом деле оказался не таким агенты или все сотрудники предприятия) ис важным, чтобы тратить на его решение время пытывает необходимость в проведении сове нескольких сотрудников. щания.

Начальник решил, что функциональные обя- ниях подобного рода, считают, что такие собрания занности сотрудников по решению пробле- совершенно бесполезны. «Опять руководство за мы, ситуации, вопроса и т. д. необходимо чет- нимается ерундой. Не то что у меня — все совеща ко и конкретно объяснить каждому конкретно ния проводятся исключительно по делу и направ в присутствии других исполнителей. лены на решение важнейших вопросов», — такая мысль нередко посещает головы многих началь Для проведения совещания (собрания, бри ников рангом пониже. При этом мало кто задумы финга и т. д.) могут возникать и другие основания, вается, что о собраниях, проводимых им, подчи в зависимости от особенностей конкретного пред ненные нередко говорят примерно то же самое.

приятия. Самое главное — чтобы эти основания Если вы считаете, что ваше присутствие на со были достаточно серьезными, а ненадуманными.

вещании не принесет пользы ни вам, ни другим, Успешное проведение совещания во многом то, возможно, стоит отправить на собрание вмес зависит от его предварительно составленной по то себя кого-нибудь из своих подчиненных. Перед вестки. Конечно, структура и содержимое плана этим следует ввести его в курс дела, снабдить всей собрания во многом зависят от особенностей пред необходимой информацией (отчеты, сводки и т. п.), приятия и от конкретной ситуации, однако в боль а заодно — и напутственно-ободряющим советом, шинстве случаев повестка совещания должна вклю дающим надежду на карьерный рост: «Иди, при чать в себя следующие пункты:

выкай — я думаю, тебе это в будущем пригодится».

дата и время проведения совещания;

Когда отправить на собрание подчиненного со трудника вместо себя невозможно, а идти очень не место проведения совещания;

хочется, можно пропустить совещание, а впослед цель и желаемый результат совещания:

ствии запросить у секретаря копию его протокола, список участников;

чтобы быть в курсе дела.

роль каждого участника;

ПРИМЕЧАНИЕ кто собирает совещание и кто на нем будет пред Хороший повод пропустить бесполезное седательствовать;

собрание — иметь на время его проведения если есть участники, приглашенные со сторо другие неотложные дела.

ны, — их список и роль каждого из них в сове щании;

Если вы организуете совещание, то прежде все го необходимо четко определиться с целями его если формат совещания предполагает что-то необычное в его проведении, то об этом следу- проведения. Поводом для собрания может быть какая-либо важная информация, определение ет упомянуть;

проблемы и поиск путей ее решения, реализация продолжительность каждой части совещания новых идей, выбор направления дальнейших дей (например, начальная — столько-то, основная — ствий в той или иной ситуации, определение сте столько-то, заключительная — столько-то);

пени ответственности сотрудников за решение если участникам совещания необходимо под определенных задач и т. д. Целью совещания мо готовиться к его проведению, то следует пояс жет быть также комбинация любых из перечис нить, что именно нужно сделать (например, ленных причин.

Pages:     || 2 | 3 |



© 2011 www.dissers.ru - «Бесплатная электронная библиотека»

Материалы этого сайта размещены для ознакомления, все права принадлежат их авторам.
Если Вы не согласны с тем, что Ваш материал размещён на этом сайте, пожалуйста, напишите нам, мы в течении 1-2 рабочих дней удалим его.