WWW.DISSERS.RU

БЕСПЛАТНАЯ ЭЛЕКТРОННАЯ БИБЛИОТЕКА

   Добро пожаловать!

Pages:     | 1 | 2 || 4 | 5 |

«Ирина Харитонова САМОУЧИТЕЛЬ OFFICE ACCESS 2003 Прочитав эту книгу, вы научитесь: ...»

-- [ Страница 3 ] --

При перетаскивании полей обращайте внимание на форму указателя, изме няющуюся над разным и областям и Указатель над рый можно перетащить, приобретает форму крестика. При перетаскивании элемента указатель выглядит как макет таблицы, и той областью таблицы, где можно отпустить перемещаемый этом значке подкрашивается соответствующая область.

7 1 94 Занятие 7. Анализ и изменение данных с запросов на по • i... :

Рис. Трансформированная структура сводной Изменение уровня детализации данных Чтобы посмотреть, как легко менять детализации отображаемых в свод ной таблице нужно поменять местами поля Годы (Years) и Прода вец и снять все фильтры на панели инструментов кнопку Автофильтр В заголовке столбцов слева от числа, обозначающего год, находится значок плюса в маркер Он показывает, что сейчас ото бражаются данные только самого верхнего уровня детализации.

1. Щелкните на маркере, 1998 года. Появятся четыре столбца, в ко торых будут отображаться данные за квартал и один итоговый столбец за год.

2. Щелкните маркер в столбце и таблица развернет ся по месяцам (рис.

3. Чтобы раскрыть данные сразу по кварталам, выделите заголовок Квар талы (Quarters) (он находится рядом с заголовком Годы). При этом окажутся выделенными заголовки сразу всех кварталов 1998 года (см. рис. 7.19). Те перь на панели инструментов нажмите кнопку Развернуть (Expand) Обратите внимание, что кроме данных по каждому месяцу, выводятся также промежуточные итоги за квартал и за год.

4. Чтобы снова свернуть таблицу, щелкните заголовке Годы Будут выделены все заголовки, содержащие год. Нажмите кнопку Свернуть (Collapse) слева от кнопки Развернуть данных с помощью сводной т : запрос на • flUp И 1 343,10р.

. i :.. : i от 3. 320.00р. 1 р " " 7 " "1 р 5 " 2679,00р.

Рис. данных по сводной Детализировать по любому столбцу или строке таблицы с по мощью со значками и 5. Щелкните на от любой компании-клиента. Во всех столбцах этого клиента будут показаны суммы по всем счетам и одна строка (но всем счетам данного клиента) (рис. 7.20).

Рис. 7.20. Раскрытие детальной по строке 1 96 Занятие 7. Анализ и изменение данных с запросов 6. Снова сверните строку (скройте детальные данные), щелкнув на кнопке в той же строке.

7. можно развернуть любой столбец. Щелкните на значке в за головке 1997 года. Будут показаны детальные данные этого столбца (все сче та за 1997 год) для всех Еще две кнопки панели позволяют манипулировать уровнем де тализации данных в таблице:

Показать подробности (Show Details) Скрыть подробности (Hide Details).

Их можно использовать, когда требуется развернуть или свернуть сразу по всем строкам или столбцам. выделить соответствующий заголовок (для столбца) или столбец в области строк и щелкнуть на одной из этих кно пок.

ЗАДАНИЕ Попробуйте менять детализации отображаемых в таблице, ис все описанные выше приемы и кнопки.

Мы создавали итоговые значения командой Автовычисления (AutoCalc). При этом могут быть использованы разные статистические функции. Перечень этих функ ций вы можете щелкнув на стрелке этой кнопки.

1. Выделите столбец Получатель и щелкните на этой стрелке. Выберите един ственную доступную функцию раскрывшегося списка — Число (Count). Б об ласти данных таблицы для каждого года будут отображаться два столбца (рис. 7.21):

: запрос на выборку * I.• Лага 2 276 flOp.

( "2424.40р. :

ДОр.

' ДОр:

...... 2......

" I ••<,.. I • Рис. Сводная с двумя итоговыми полями Анализ данных с сводной 1 Сумма «Цена» (Sum of Extended Price) — сумма, вырученная от варов каждому клиенту;

П Количество значений «Получатель» (Count of Company Name) — счетов, выписанных клиенту.

Вам не нравятся стандартные наименования итоговых столбцов в таблице?

Это легко поправить.

2. Выделите нужный столбец и нажмите на панели инструментов кнопку Свой ства (Properties) Появится диалоговое окно свойств выделенного Раскройте вкладку Заголовки (Captions) и в поле (Caption) введите значение, которое вы хотели бы в столбца (рис. 7.22).

т а Имя итога Попе источника итога Цена.

Тип итога Рис. 7,22. Диалоговое окно Свойства сводной таблииы, вкладка 3. Раскройте вкладку Отчет (Report) с флажками различных параметров табли цы. Например, сейчас в группе Отображать итоги в (Display As) установлен флажок заголовках столбцов (Column Headings).

4. Установите второй флажок — заголовках строк (Row Headings). Таблица транс понируется, принимая вид, представленный на рис. 7.23.

В сводной таблице можно создавать и вычисляемые поля. Суть этих полей та что и в запросе — значение поля рассчитывается, и требуется задать выражение для этого расчета.

5. Нажмите на панели инструментов кнопку Итоги и вычисляемые поля Total and В раскрывающемся списке выберите Создание вычисляемого итога (Create Cal culated Total). Снова появится окно Свойства но раскрытой вкладка Вычисление (рис. 7.24).

6. В поле Имя (Name) введите имя нового поля. В большое поле под ним нужно ввести выражение. Причем, если в выражение надо вставить название I 98 Занятие 7. Анализ и изменение данных с запросов го-то ноля из запроса, то это поле можно выбрать в раскрывающемся списке в части окна и затем нажать кнопку Добавить ссылку на (Insert Refe rence to).

Счета : на • • • V See Рис. 7.23.

| Рис. 7.24. Диалоговое окно Свойства сводной таблииы, вкладка Вычисление 7. Закройте окно Свойства. В окажутся лишние строки, уже созданные для поля. Их можно легко удалить, выделив (щелкнув на заголовке поля) и перетащив за пределы сводной таблицы.

диаграммы I Аналогично создать поле и данных (выбрав вторую строку списка Итоги и поля and Fields), но если это нужно, лучше это поле исходном запросе.

Сводные диаграммы Готовую сводную таблицу можно легко преобразовать и диаграмму. В нашем примере для наглядности диаграммы нужно отфильтровать выбрав, например, только одну страну.

1. Разверните фильтр Страны (Countries) в области фильтра и выберите в списке только одну страну — Германию (Germany).

2. Щелкните на стрелке кнопки Вид (View) и выберите пункт диаграмма View) — получите диаграмму (рис. 7.25).

•,.

Счета : на '..

о П П _. !.

I С с II л и И С 2 * с с о 5 е.

Название оси :

Рис, 7.25. Сводная диаграмма Как и в сводной таблице, в верхней части поля диаграммы находится область фильтра, в которой два поля: Страна получателя и Прода вец (Salespersons). Вы видите, что и момент установлен по стра нам. По горизонтали располагаются получатели, а по вертикали — суммы про даж. Для каждой страны отображается три столбика — каждый соответствует году (1996, 1997, 1998). Поля Получатель (Company Name) и Годы (Years) стали тоже фильтрами. Область справа, где находится поле Годы, стью рядов, область внизу, которой находится поле Получатель, называется.

200 Занятие 7. Анализ и изменение с областью категорий. Раскрыв соответствующий список, можно выбрать от дельные фирмы или только один год и быстро получить требуемые данные.

Как и сводную таблицу, диаграмму можно трансформировать, поля из области в область.

ЗАДАНИЕ Изменяйте диаграмму, перемещая поля из области в область и различные фильтры.

Сводная диаграмма тесно связана со сводной таблицей — это просто две формы представления одних и тех же данных. Переключитесь в режим сводной цы, и вы что она тоже изменила вид в соответствии с диаграммой.

Создание сводной диаграммы Сводную диаграмму можно построить сразу на основе запроса или таблицы.

1. Выберите в списке запрос Продажи по сотрудникам и странам (Employee by Country) и откройте его в режиме конструктора.

2. Этот запрос имеет параметры, которые в данном случае нам не нужны. По этому сначала удалите условие в столбце ДатаИсполнения а за тем нажмите кнопку Parameters (Параметры) на панели инструментов, открой те окно Параметры (Parameters) и удалите два параметра запроса. Закройте окно Параметры.

3. Щелкните на стрелке кнопки Вид (View) и выберите пункт Сводная диаграмма View). Появится окно макета сводной диаграммы (рис. 7.26).

Продажи по и : на о Рис. 7.26. сводной диаграммы 4. Поместите в область категорий (в нижней части макета) поля Фамилия (Last Name) и Имя (First Name). Значения этих полей будут размещаться по гори зонтальной оси диаграммы.

Сводные 5. В область данных в центр макета поместите поле Значения этого поля будут откладываться по вертикальной оси диаграммы.

Диаграмма построена. Добавим надписи осей.

6. Щелкните на надписи Название оси (Axis Title) под горизонтальной осью, она будет выделена.

7. Если окно Свойства не отображается на экране, щелкните на панели инстру ментов на кнопке Свойства В окне Свойства раскройте вкладку Формат (Format). Введите в поле Заголовок (Caption) значение Продавцы.

8. Аналогично введите название вертикальной оси Объем продаж.

9. Если мы хотим, чтобы на одной диаграмме отображались данные в разбивке по годам, необходимо перенести поле Дата исполнения по месяцам (Shipped Date by Month) в область в правой части макета. Теперь каждому продавцу компании будет соответствовать серия столбцов диаграммы — каждый стол бец для одного года. У столбцов будет разная окраска: каждому году будет соответствовать свой цвет.

10. Чтобы видеть, какой цвет какому году соответствует, можно вывести легенду.

Нажмите на панели инструментов кнопку Добавить легенду (Show Legend) с легендой Годы (Years).

11. Переместите поле Страна (Country) в область фильтра, чтобы можно было фильтровать данные по странам.

Диаграмма приобрела законченный вид (рис. 7.27).

по и странам запрос на Мария Дарья Андрей Анна ' Продавцы Рис. 7.27. Сводная диаграмма Продажи по сотрудникам и странам 12. Переключитесь в режим сводной и вы увидите те же данные в виде сводной таблицы.

202 Занятие 7. Анализ и изменение с помощью запросов Изменение диаграммы тип гистограммой. Его легко изменить, 1. выделите область диаграммы. Нажмите на панели инстру ментов доступной Тип диаграммы (Chart Type) 2. В диалоговом окне Свойства (Properties) раскрыта вкладка Тип (Туре) с воз можными типами диаграмм 7.28).

' • Точечная С Рис. 7.28. Типы сводной диаграммы по и странам : на ;

та ч Рис. 7.29. Сводная диаграмма — график Изменение данных с 3. Выберите любой понравившийся тип, например, График а затем под справа. Внешний вид диаграммы изменится (рис. 7.29).

4. Закройте запрос, сохранив все изменения.

Итак, мы рассмотрели, как извлекать данные из таблиц базы данных и представить эти данные в удобном для анализа виде. Рассмотрим, как с помо щью запроса изменять данные.

Изменение данных с помощью запросов Все запросы, которые мы строили до сих пор, помогали извлекать данные из таблиц и анализировать их с помощью разного рода Однако, клк уже говорилось выше, можно создать запросы, изменяющие сами данные.

Изменение данных в результирующем множестве запроса Когда результат запроса отображается в виде таблицы, возникает желание только просматривать, но и изменять данные в этой Поскольку таблица является редактирование полей запроса на самом означает редактирование полей таблицах-источниках. Однако такое редакти рование не всегда возможно, и при попытках изменить значение поля вы можете получить что данные в запросе не являются Является ли запрос обновляемым, достаточно легко обнаружить: при отображе нии результатов запроса в конце записей должна быть пустая строка, ная значком в области записи. Тогда в эту строку можно дить данные, которые создадут новую запись. Если такая строка добавлять записи в запрос и изменять поля запроса нельзя.

В частности, нельзя добавлять или изменять записи, если;

• в запросе статистические • две таблицы запроса связаны и при этом в a блице «один» не задано полей первичного ключа.

Условия, при выполнении которых можно и добавлять записи в за просе:

• таблица является единственной в запросе;

• таблицы в запросе связаны отношением • если таблицы связаны отношением можно поля только в таблице «многие».

В таблице «один», с другой таблицей отношением можно изменять я если ни одно «многие» не включено в результат запроса, а используется для отбора писей.

204 Занятие 7. Анализ и изменение данных с запросов Кроме того, любой запрос имеет два свойства;

Уникальные значения (Unique и Уникальные записи (Unique Rows). Большинство запросов, свойство Уникальные значения (Unique Values) которых имеет значение может для обновления данных, а запросы, свойство Уникальные значения которых имеет значение Да, не допускают ни обновления в них записей, ни добав ления новых.

Чтобы открыть диалоговое окно свойств запроса, щелкните правой кнопкой мыши на свободном поле в верхней панели окна конструктора запроса и вы берите в контекстном меню команду Свойства (Properties).

ЗАДАНИЕ Откройте созданные вами запросы в режиме таблицы и посмотрите, какие из них являются обновляемыми, а какие нет. Попробуйте изменять поля в результирующем наборе и убедитесь в действии правил, описанных выше.

Запрос обновления данных Рассмотрим новые виды запросов, которые позволяют массовые из менения данных, то есть изменения сразу во многих записях в соответствии с опре деленным правилом.

Перед выполнением следующих упражнений откройте данных и измените таблицу Издания: в нее нужно добавить еще одно — Списано.

Числовом Цена Текстовый | " Текстовый ! V J : • -.- ••..,- : Рис. 7.30. поля Списано 1. Раскройте список таблиц базы данных 2. Откройте в режиме конструктора таблицу Издания.

Изменение данных с запросов Добавьте в конец таблицы новое поле. Введите имя поля Списано, выберите в списке тип данных Логический (Yes/No) (рис. 7.30).

Введите в ячейку свойства Значение по умолчанию (Default Нет (No).

3. Переключитесь в режим таблицы и убедитесь, что логическое поле отобра жается в виде флажка (рис.

В 1333 П Российская з книга ! а" 480:

жесткая П I 15.12 семантике 592 ! славянской 55В. книга Рис. Отображение поля типа Логический (Да/Нет) 4. Закройте таблицу, сохранив Допустим, нам нужно установить флажок Списано всех книг, которые при обретены до 1 января года. Для этого можно использовать запрос обновле ния записей. Этот запрос можно создать за три шага:

• создать запрос выборки;

• преобразовать запрос выборки в запрос обновления;

• запрос, обновив данные в отобранных записях.

начнем с запроса выборки.

1. Выделите в списке таблиц таблицу Издания.

Щелкните на панели инструментов на стрелке кнопки Новый объект (New Object) и выберите в списке значение Запрос (Query). В диалоговом окне Новый запрос (New Query) выберите в списке Конструктор (Design) окно конструк тора запросов с таблицей Издания на верхней панели.

2. Перенесите в бланк запроса поля Название, ДатаПокупки, Списано.

3. Введите условие отбора записей — в столбец выражение < (рис. 7.32).

4. Выполните запрос, чтобы убедиться, что записи отбираются правильно.

Изменим запрос, превратив его в запрос обновления. Для этого вернитесь в режим конструктора, щелкните на панели инструментов на стрелке ки Тип запроса Занятие 7. и изменение данных с помощью Затем команду Обновление (Update). Изменяется заголовок запро са, и появляется дополнительная строка Обновление (Update То). При этом ис чезают строки (Sort) на экран (Show).

ТипИздания Заметки Списано Название Списано Имя таблицы;

Издания Издания.

а а 1 Ж ' Рис. 7.32. Отбор для установки флажка Списано 5. в строку Обновление (Update To) столбца Списано значение Да (Yes) (рис. 7.33).

~ -..- I В - ' ТипИздания •."

Заметки Списано 1.

'.. • - :

..

'.

Название Списано Издания Издания Издания • • --.

Рис. 7.33. запроса данных На инструментов кнопку Запуск (Run) и выполните прос.

данных с В данном случае для запроса нужно нажать именно кнопку За пуск (Run), так как требуется не просто переключиться в режим таблицы, а выполнить действия над данными.

Access выдает сообщение о записей (рис. 7.34).

6. Подтвердите выполнение обновления.

4.

Рис. 7.34. о числе записей Одним из важных правил во работы с запросами изменения ления, добавления, удаления) является обязательное создание копии таблицы, в которую необходимо внести изменения. Дело в том, что исправления, внесенные запросами изменения, необратимы, тому же то нелегко обнаружить записи, измененные ошибочным запросом.

7. Сохраните запрос, дав ему имя Запрос на обновление, и закройте. В списке просов появился запрос с другим значком (рис. 7.35). Восклицательный знак в значке означает запрос изменения, а карандашик — тип запроса — :

1 Р Создание запроса в с мастера Книги по авторам изданий по Образец Фильтра по Форме за период сроки наличия книг на руках Рис. 7.35. Запрос обновления в окне базы данных Раскройте список таблиц в окне базы данных и откройте таблицу Убедитесь, что у записей, имеющих значение в поле меньше 01.01.1999, флажок Списано установлен (рис. 7.36).

208 Занятие 7. Анализ и изменение данных с сборник "21.09.199В 620 книга а мягкая 550 книга.....

жесткая 11.09.199В;

430 книга D книга 28.03.2000: 630 книга 356 книга семантике сти П 592 славянской О 20.09.1999 книга D Г -• 1!

Рис. 7.36. Результат запроса обновления записей 9. Закройте таблицу Издания.

Запрос создания новой В следующем упражнении мы должны записи о книгах, которые по метили как списанные, в другую таблицу, чтобы не удалять их совсем. Однако та кую таблицу нужно еще создать, и сделать это можно также с помощью запроса, При этом необходимо выполнить те же три шага:

• создать запрос выборки;

• преобразовать запрос выборки в запрос изменения, задав место размещения новой таблицы;

• выполнить запрос тем самым поместив отобранные записи в но вую таблицу.

ЗАДАНИЕ Создайте самостоятельно запрос выборки. этого можно слегка изменить уже имеющийся запрос Книги по авторам. Откройте его в режиме конструктора и до бавьте в бланк запроса ряд полей. Первым должно идти поле из таблицы Издания. После поля Название должны идти все остальные поля таблицы Издания, кро ме КодМеста, которое нас теперь не интересует. Обязательно включите поле Списано, так как именно по нему нужно отбирать записи. Введите условие отбора и выполните за чтобы убедиться, что действительно отбираются записи с пометкой Списано. Сни мите для поля Списано флажок Вывод на экран (Show) и командой Файл Сохранить как Save As) сохраните запрос под именем Запрос на создание таблицы.

Нельзя сохранять запрос кнопкой Сохранение (Save) или закрывая запрос, как мы это делали раньше, так как тогда запрос сохранится же име нем, тем самым старый запрос.

Выполните следующие 1. Преобразуйте запрос выборки в запрос создания таблицы. Для этого щелк ните на стрелке кнопки Тип запроса (Query Type) и выберите в списке команду Изменение данных с запросов Создание таблицы Диалоговое окно Создание таблицы (Make Table) показано на рис. 7.37.

Рис. 7.37, Диалоговое окно В текстовом поле имя таблицы Name) введите имя новой таблицы Ста рый фонд.

базе не должно быть таблицы и запроса с таким Новая таблица может быть создана в текущей базе данных или в другом файле. Оставьте переключатель по умолчанию (в текущей базе данных) и на жмите кнопку ОК.

2, Закройте запрос. Теперь в окне базы данных ему соответствует другой зна чок, сопровождаемый восклицательным знаком (рис. 7.38). Это означает, что запрос является запросом изменения.

база Ч» i Создание запроса в режиме конструктора Создание запроса с книги Запрос на обновление и по авторам по разделам фильтра по форме..

наличия на Рис. 7.38. Запрос изменения в окне базы данных Если вы не этой строки меню, подождите пару секунд, удерживая указатель на меню. Появятся скрытые строки меню.

Занятие 7. Анализ и изменение данных с помощью запросов Выполнение запроса приведет к созданию таблицы, в которую будут поме щены все записи, отобранные первоначальным запросом выборки. таб лицы будут полям, включенным в результирующее множе ство запроса.

3. Для выполнения запроса дважды щелкните на его имени в окне базы данных.

При этом он не отображает результирующий набор записей, а выполняет нужное действие. Перед его выполнением появляется сообщение (рис. 7.39), предупреждающее о том, что в новую таблицу будут внесены изменения.

В помещено станет Рис. 7.39. о внесении изменений 4. Нажмите кнопку Да (Yes). Поскольку запрос запускается впервые, будет соз дана новая таблица Старый фонд.

Раскройте список Таблицы в окне базы данных;

в списке появилась новая таблица (рис. 7.40).

л Данные : база данным Создание таблицы в режиме конструктора " Создание таблицы с мастера Создание таблицы путем ввода данных Авторы Города Разделы Рис. 7.40. Новая в окне базы данных 5. Откройте новую таблицу, дважды щелкнув на ее значке. Она содержит те же данные, что и запрос создания таблицы в режиме таблицы (рис. 7.41).

Изменение данных с запросов Еремеева Мы вдем 1999 1: ждем 199Э;

7 Хайям 1995: • 4!

Рис. 7.41. Таблица, созданная при помощи запроса Новая таблица не наследует свойства полей и первичный ключ из ных таблиц. Поэтому в полях Код Издательства и КодГорода отображаются действительно коды, а не значения из столбца подстановки, как в таблице Издания.

6. Закройте таблицу Старый фонд.

Запрос создания таблицы может использоваться многократно для создания временных таблиц, при этом каждый раз будет создаваться новая таблица и удаляться старая.

Запрос удаления записей Запросы удаления записей позволяют отобрать требуемые записи и удалить их за прием. Принцип такого запроса аналогичен созданию запроса обновления, однако, удаляя записи из связанных таблиц, необходимо помнить о том, что при этом не должна целостность данных.

Когда две таблицы связаны отношением «один-ко-многим», нельзя удалять за писи из таблицы если в таблице присутствуют соответству ющие им записи. Сначала должны удаляться записи в таблице «многие», и только потом соответствующие им записи в таблице Чтобы упростить этот процесс, Access позволяет при определении связей между таб лицами установить флажок каскадное удаление записей (Cascade Delete Records).

В следующем упражнении мы будем удалять записи из таблицы Издания, кото рые имеют значение Да в поле Списано. Однако таблица Издания связана отно шениями «один-ко-многим» с таблицами АвторИздание и Формуляры. А как у нас установлены флажки для этих связей?

1. Нажмите на панели инструментов кнопку Схема данных (Relationship) Дважды щелкните на линии связи таблиц Издания и АвторИздание. Появится диалоговое окно Изменение связей (Edit Флажок каскадное об новление связанных полей (Cascade Update Related установлен, а флажок каскадное удаление связанных записей (Cascade Delete Related Records) — нет.

Занятие 7. Анализ и изменение данных с запросов Установите его (рис. 7.42). Теперь при удалении записи из таблицы Издания будет одновременно удаляться ссылка на это издание из таблицы Авторы.

A.

..

• • ' :-' | к. -.-,• '-.

Рис. 7.42. флажка удаление связанных полей» Аналогично флажок каскадное удаление связанных записей (Cascade Related Records) в связи таблицами Издания и Формуляры.

2. Создайте запрос выборки на таблицы Издания. Дважды щелкните на эле менте в списке полей таблицы Издания — в бланк запроса будут включе ны все поля таблицы.

Чтобы установить условия отбора, включите в бланк запроса поле Списано и введите в строку Условия отбора (Criteria) значение Да (Yes). Снимите флажок Вывод на экран (Show) для поля, так как его значение уже отображается (рис. 7.43).

: на ' ' '•.

Заметки Списано т — Списано Издания 0 D Да -.. № •Г Рис. 7.43 Создание запроса, все поля Издания 3. Запустите запрос выборки, чтобы проверить, правильно ли отобраны запи си. Оказываются отобранными 5 записей.

Изменение данных с помошью запросов 21 Чтобы преобразовать запрос в запрос удаления записей выберите команду Запрос Удаление (Query Delete) (или щелкните на панели инстру ментов на кнопке Тип запроса Строки Сортировка (Sort) и на экран (Show) исчезают, появляется строка Удаление (рис. 7.45).

В первом столбце строки Удаление появляется (From), которое показывает, что будут удаляться записи из таблицы Издания. Во втором столбце строки Удаление появляется значение Условие (Where). Это означает, что этот столбец используется для определения критерия отбора записей удаления.

Запрос 1 : на Заметки Списано Списано Издания Издания Да Рис. 7.44. Запрос на удаление Нажмите кнопку Запуск (Run). Выводится сообщение с приглашением под твердить удаление записей и информация о количестве записей, которые бу дут удалены (рис. 7.45). Их будет столько же. сколько было отобрано за просе изменения. В этот момент еще можно отменить удаление. Для этого достаточно нажать кнопку Нет в окне сообщения. Нажмите кнопку Да, под тверждая удаление.

Из указанной будет удалено число.

Рис. 7.45. об удалении записей Операция удаления записей будет причем одновременно будут удалены записи из связанных таблиц и муляры, если они там были.

21 4 Занятие 7. Анализ и изменение данных с 4. Сохраните запрос, дав ему имя Запрос на удаление, и закройте его. В списке запросов окна базы данных новый запрос со значком удаления знаком (рис. 7.46).

;

база 1 Создание запроса в режиме конструктора запроса с мастера ие Запрос на обновление Запрос на создание таблицы fc? Книги по авторам изданий по разделам. Образец Фильтра по форме за период Средние наличия книг на рукам.'.. Рис. 7.46. Запрос на в окне базы данных Запрос добавления записей Запрос добавления записей используется, чтобы скопировать данные из одной таблицы в другую. Так же как и другие запросы изменения, он строится на базе запроса выборки, поскольку сначала нужно отобрать те данные, которые в виде записей будут добавлены в целевую таблицу.

В запросе выборки необходимо соединить требующиеся таблицы, включив в ре зультат запроса те поля, которые должны составить добавляемые записи, а так же поля для установления критериев отбора записей.

Для добавления данных имена полей запроса и полей таблицы, в которую зано сится информация, должны быть идентичными. Если имена различны, в бланке запроса добавления надо указать их соответствие.

1. Откройте таблицу Издания и пометьте несколько изданий как списанные.

2. Откройте в режиме конструктора запрос Запрос на создание таблицы. Этот за прос позволяет отобрать из таблицы Издания все записи, у которых установ лен флажок Списано. Преобразуем этот запрос в запрос добавления.

Выберите команду Запрос Добавление (Query Append) или щелкните на стрелке кнопки Тип запроса (Query Type) и выберите в списке команду Появляется диалоговое окно Добавление (Append), аналогичное диалого вому окну Создание таблицы (Make (рис. 7.47).

3. В поле Имя таблицы Name) выбирается в списке имя таблицы, в кото рую будут добавляться записи. В данном случае по умолчанию в нем указана Изменение данных с 21 таблица Старый фонд, участвовавшая в запросе таблицы. В эту таб лицу мы и будем добавлять записи, поэтому нажмите кнопку ОК.

Добавление в Рис. 7.47. Диалоговое окно Добавление В бланке появляется дополнительная строка (Append To). В ней имена полей таблицы, в которую будут добав лены записи (рис. 7.48). По умолчанию в строке Добавление (Append To) содер жатся имена, совпадающие с именами полей в бланке запроса. Если какие-то имена в запросе и в таблице не совпадают, в соответствующем раскрывающем ся списке можно выбрать поле таблицы, которое соответствует полю на : !

• даа " ?•• |. "- Фамилия. * •' • — i Раэдег Автор ГодИздания Издания Раздегы : по по Название ГодИздания Рис. 7.48. Запрос добавления Нажмите кнопку Запуск (Run), чтобы выполнить запрос. Прежде чем новые записи будут добавлены в таблицу, появляется сообщение о числе добавля ющихся записей. Записи будут добавлены только после нажатия кнопки Да (Yes). Если нажать кнопку Нет (No), вставка записей будет отменена.

Из таблицы Издания записи при этом удалены не будут. Вы можете в этом убедиться, открыв ее.

Занятие 7. Анализ и изменение данных с Сохраните запрос, выполнив команду Файл Сохранить как Save As).

Дайте новому запросу имя Запрос на добавление. Новый запрос изменения появляется в окне базы данных (рис. 7.49).

4. Откройте таблицу Старый фонд и посмотрите, какие записи были добавлены в таблицу.

Access в конструктора запроса с помощью мастера Запрос на Запрос на таблицы Запрос на Книги по изданий no зле лам по Форме Поступления за период Средние сроки на руках Рис. 7.49. Запрос добавления в окне базы данных Самой частой ошибкой при выполнении этого запроса является попытка вставить записи, у которых значение первичного ключа с уже имеющимися в таблице записями. Такие записи вставлены не будут, и будет выдано сообщение об их количестве.

Подведение итогов Завершив второе занятие по изучению запросов, вы научились:

• группировать записи в запросе и подсчитывать количество записей в каждой группе;

• подсчитывать среднее значение в числовом поле по каждой группе записей;

• создавать сводные таблицы и выполнять их трансформирование;

• создавать сводные диаграммы;

• создавать и выполнять запросы изменения: добавлять, удалять и обновлять записи, создавать новые таблицы.

Приобретенные навыки понадобятся на следующих занятиях, когда на базе за просов мы будем создавать другие объекты базы данных: формы, отчеты, стра ницы.

О и е ЗАНЯТИЕ Знакомство с формами и элементами управления ТЕМА ЗАНЯТИЯ На этом занятии вы узнаете:

• для чего предназначены формы;

• какие существуют режимы работы с формами;

• что представляет собой конструктор форм;

• какие существуют управления в форме;

• как их перемещать и изменять размеры;

• как сохранить форму в базе данных;

• как создать форму с помощью мастера автоформ.

Формы как ввода, просмотра и изменения данных Для выполнения упражнений данного занятия потребуется файл Библиоте который вы создали на Занятии Откройте перед началом за нятия.

Формы как средство ввода, просмотра и изменения данных Microsoft Office Access 2003 позволяет организовать удобный и интуитивно по нятный интерфейс пользователя для работы с данными двумя способами:

• с помощью форм и отчетов;

• с помощью страниц доступа к данным.

На данном занятии мы познакомимся с формами, которые представляют собой традиционный способ организации интерфейса пользователя. Формами назы ваются настраиваемые диалоговые сохраняемые в базе данных в виде объ ектов специального типа, так же как таблицы и запросы.

Во многих случаях формы являются более удобным способом ввода, про смотра и изменения данных, чем таблицы. Они содержат ния: текстовые поля для ввода и правки данных, кнопки, флажки, переклю чатели, списки, надписи, а также рамки объектов для отображения графики и объектов OLE, с помощью которых осуществляется доступ к данным в таб лицах. Элементы управления позволяют отображать данные полей таблицы в удобном и наглядном формате, выполнять проверку корректности данных при вводе. С помощью подчиненных форм можно в одном окне показать од новременно данные из главной и подчиненных что тоже бывает очень удобно.

Тем не менее отметить, что часто хочется просмотреть сразу большое количество найти или отобрать требуемую запись и ее отре дактировать. В этом случае удобный режим просмотра и редактирования данных в форме таблицы, который обеспечивает Access, оказывается очень полезным, и многие опытные пользователи не хотят от него отказываться.

И это нормально. Только тогда рекомендую установить все возможные пра вила проверки вводимых данных как на уровне поля, так и на уровне запи сей, чтобы защитить эти данные от некорректного ввода.

Источником данных для формы может быть либо таблица, либо запрос. Как правило, формы, предназначенные для ввода данных, строятся на базе табли цы, так как при вводе нужно обеспечить ввод всех или большинства полей в таб лице.

Примеры вы можете найти на сайте издательства www.piter.com на ной этой 220 Занятие 8. с формами и элементами управления Из этого правила бывают исключения. Например, в ситуации, когда таблица заполняется в несколько приемов, может быть несколько форм для ввода в нее данных, и, следовательно, в качестве для этих форм могут исполь зоваться запросы.

Формы, которые должны в удобном виде представлять данные, как правило, строятся на базе запросов, так как могут отображать не все поля таблицы или данные из разных На этом занятии мы создадим достаточно простую форму и познакомимся с элементами управления, которые могут применяться в формах. Впоследствии вы сможете обращаться к материалу этого занятия как к справке для создания форм своих приложениях.

Сначала нужно определить, какие формы потребуются для работы с нашей ба зой данных Библиотека. Очевидно, нужна удобная форма для ввода новых изда ний, так как если вводить данные прямо в таблицы, придется сначала открыть таблицу Издания и ввести все данные о новой книге, затем открыть таблицу Ав торы и ввести автора или несколько авторов, если книг таких авторов в библио теке еще нет. И, наконец, нужно открыть таблицу АвторИздание, чтобы связать за писи в обеих таблицах: Авторы и Издания. Согласитесь, это не очень удобно. Фор ма для ввода издания, которую мы создадим, так и будет называться — Издания.

Затем необходима форма, которая позволила бы легко найти нужную книгу нужного автора. Эту форму назовем Карточка автора, и она же обеспечит ввод данных об авторе.

Кроме того, у нас будет форма Читатели, отображающая не только личные дан ные читателя, но и книги, которые брал в библиотеке.

И еще хотелось бы иметь формы, дающие возможность легко оформить выдачу книг читателю и, соответственно, сдачу книг. Мы создадим одну форму, но что ее можно будет использовать для выполнения и той и другой операции, и выглядеть она будет как две разные Назовем ее книгу.

Такие формы нам предстоит создать на протяжении ближайших занятий.

Режимы работы с формами Существует несколько режимов работы с формами: режим формы, режим таб лицы, режим конструктора, режим сводной таблицы и режим сводной диаграм мы. Режим работы выбирается так же, как и при работе с запросами: либо с по мощью кнопки Вид (View) панели инструментов Конструктор форм Design), либо с помощью соответствующей команды меню Вид (View) (рис.

Пользователи приложений Access работают с данными в базе данных в режиме формы: добавляют новые удаляют или изменяют записи в таблице или запросе, являющемся источником для формы. По умолчанию форма от крывается из окна базы данных именно в этом режиме. На рис. 8.1 показана форма Издания, которую нам предстоит создать, открытая в режиме формы.

Режимы работы с формами - т..

Рис. 8.1. Форма открытая в режиме формы Название Рис, 8.2. Форма Издания, открытая в режиме 222 Э. Знакомство с формами и элементами управления В режиме можно разрабатывать формы, изменять их структуру, внешний вид, добавлять и удалять элементы управления. Этим режимом обыч но пользуются разработчики приложений Access, На рис. 8.2 показана та же форма открытая в режиме конструктора.

Режим таблицы, так же как и режим формы, позволяет добавлять новые запи си, удалять и редактировать записи в таблице, являющейся источником данных для формы. Однако в этом режиме применяются свойства форматирования элементов управления, которые, собственно, и дают преимущества формам как средству ввода и отображения данных. На рис. 8.3 показана форма Издания, от крытая в режиме таблицы. Как она ничем не отличается от обычной таблицы.

Режимы сводной таблицы и сводной диаграммы практически ничем не отлича ются от соответствующих режимов для таблицы или запроса и для представления и анализа данных.

Форма Утешение философией" и другие Философия Творения преподобного Максима Исповедника Религия Творения преподобного Максима Чтения и рассказы по России История Белая гвардия;

Мастер и Маргарита Художественная литература Философия " литература, я литература •Драмы Африка Художественная О началах Философия родители Детская литература Мы ребенка Детская литература Евгений Онегин -Художественная литература оружие Художественная литература начинается в субботу Фантастика Детективы вечности Фантастика • Рис. 8.3. Форма Издания, открытая в режиме Режим конструктора форм Для создания форм в Access есть несколько мастеров, которые облегчают этот процесс, однако то, что получается в результате работы мастера, как правило, является только приближением к желаемому результату. Формы для того и чтобы предоставить пользователю максимальное удобство.

Их разработке уделяется особое внимание, и нужно поработать в режиме конст руктора, чтобы получить требуемый вид формы. Поэтому, прежде чем начинать Режим конструктора форм создавать формы для нашего приложения, посмотрим, что собой форм, какие у на панели окна базы - Область 3. Выберите в главном Вид фор, Form Form В макете появятся еще 4. Выберите Вид (View Page Header/Footer) Макет Рис. 8.4. Разделы формы Access Структура формы Разделы макета имеют следующее назначение:

• формы (Form Header). добавляется в вместе с В область можно поместить текст;

Эта не отображается по в View (Вид), поэтому его вернуть, к на нижней кромке 224 Занятие 8. Знакомство с формами и управления графику и другие элементы управления. Если форма состоит из нескольких страниц, заголовок отображается только на ее странице.

• Верхний колонтитул (Page Header). Раздел верхнего колонтитула страницы до бавляется в форму вместе с разделом, определяющим нижний колонтитул.

При печати многостраничной формы верхний воспроизводится вверху каждой страницы. Эти два раздела используются при печати формы, поэтому они отображается только в том случае, когда форма откры та в режиме предварительного Разделы Верхний и Нижний колонтитул обычно не при создании форм, а при создании отчетов аналогичной структуры.

• Область данных (Detail). Область данных определяет основную часть формы, содержащую представляемые данные. Этот раздел может содержать элемен ты управления, таблиц и запросов, неизменяемые данные, например, надписи, данные, которые запрашиваются у пользователя и в дальнейшем обрабатываются программно.

• Нижний колонтитул (Page Footer). Раздел нижнего колонтитула страницы все гда добавляется в форму вместе с разделом, определяющим верхний колон титул. При печати многостраничной формы нижний колонтитул воспроиз водится в нижней части каждой страницы, Так же как и верхний колонтитул, он отображается, только когда форма открыта в режиме предварительного просмотра.

• Примечание формы (Form Footer). Раздел примечания добавляется в форму вместе с разделом заголовка и отображается в нижней части формы. При пе чати многостраничной формы формы воспроизводится только внизу последней страницы.

Из всех разделов обязательным является только Область данных кото рый создается по умолчанию. Остальные разделы могут быть добавлены с по мощью команд меню, как мы это сделали ранее. Если форма уже содержит эти разделы, соответствующая команда отмечается флажком (рис. 8.5).

5. Для удаления разделов заголовка и примечания снимите эти флажки.

Высоту раздела формы можно изменить, перетаскивая нижнюю границу разде ла. Например, чтобы изменить области данных, подведите указатель мыши к нижней границе этого раздела так, чтобы он изменил форму (горизон тальная черта со стрелками), и переместите границу вверх (для уменьшения высоты) или вниз (для увеличения).

Размер формы определяется ее правой и нижней границами. Правая граница макета формы позволяет задать формы. Чтобы ее изменить, перетащи те правую границу макета формы или влево. Нижняя граница макета формы позволяет определить ее Чтобы изменить высоту формы, пере тащите нижнюю границу макета формы вниз или вверх.

На макете формы видны также и горизонтальная линейки, кото рые предназначены для разметки формы и выделения нескольких соседних элементов управления.

Режим конструктора форм таблица Dependencies Список полей J Формы Область задач Рис. 8.5. Меню в режиме конструктора форм и полосы прокрутки позволяют вать части формы, оказавшиеся за границами экрана в режиме Конструктора формы.

Панели инструментов При работе в режиме конструктора форм используются три панели инстру ментов:

• Панель элементов (Toolbox) (рис. 8.6).

Рис. 8.6. Панель элементов Эта панель предназначена для добавления в форму новых элементов управ ления. Наиболее часто применяемые элементы управления расположены прямо на панели. Остальные выводятся на экран при нажатии кнопки Дру гие элементы (More Кроме кнопок элементов управления, на панели элементов есть две альные кнопки;

Выбор объектов (Select Objects), Мастера (Control Wizards).

Кнопка Выбор объектов Objects) автоматически отжимается, когда поль зователь выбирает один из элементов панели. Ее нужно снова нажать, если вы передумали размещать этот элемент. Нажатая кнопка Мастера (Control Wizards) обозначает, что при размещении элемента в форме за пустится соответствующий мастер. При отжатой кнопке мастера не 8 Зак.

226 Занятие 8. с формами и элементами управления Мастер элементов позволяет создавать такие сложные элементы управ ления, как поля со списком, командные кнопки, выбора."

Практически для каждого элемента управления существует свой мастер элементов. Их удобно использовать для обучения на начальном этапе работы с Access, а в дальнейшем только для выполнения стандартных операций. Панель элементов можно переместить по экрану в удоб ное место.

ЗАДАНИЕ Переместите панель элементов чтобы она оказалась прижатой к нижней границе окна приложения (рис. 8.7).

Рис. 8.7. Панель элементов, прижатая к нижней окна приложения Панель элементов появляется на экране умолчанию всякий раз при пере ходе в режим конструктора. Если ее закрыть, то в следующий раз она не появится. Чтобы отобразить ее выберите команду Вид Панели ин струментов (View Toolbars), а затем установите флажок Панель элемен тов (Toolbox).

Основные команды меню, используемые в режиме конструктора форм, про дублированы кнопками Конструктор форм (Form Режим конструктора форм 22/ (рис. 8.8), с самыми полезными кнопками вы познакомитесь по мере ис пользования в процессе настройки формы.

Рис. 8.8. Панель инструментов Конструктор форм Панель Формат (форма/отчет) (Formatting (рис. 8.9) предназначена для форматирования выделенных элементов управления.

Функции большинства элементов этой панели аналогичны функциям эле ментов, которые можно увидеть на инструментов Microsoft Office 2003, для текста, поэтому дополни тельных комментариев не Самый левый раскрывающийся список Объект (Object) отображает имя выделенного элемента формы и позволяет быстро любой объект в форме, выбрав его имя в списке, Несколько кнопок справа позволяют задать цвета и стили оформления эле ментов и разделов формы.

Рис. 8.9. инструментов Формат (форма/отчет) Элементы управления формы На панели размещаются элементы с которыми мы бу дем знакомиться на этом занятии, чтобы о тех ин струментах, которые есть у разработчика Access. На следующих за нятиях мы уже будем этими инструментами, чтобы создать формы нашего Внешний вид и поведение элементов определяется их свойствами.

Свойства элемента, а также свойства всей формы или ее раздела можно увидеть в диалоговом окне Свойства (Properties). Окно Свойства (Properties) появляется на экране при на панели инструментов Конструктор форм (Form Design) кнопки Свойства (Properties) или при выборе команды в кон текстном меню.

Типы элементов управления Все элементы управления в Access делятся на три типа, различающиеся тем, как для них определяется источник данных: и вы числяемые.

управления с полями базовой таблицы, то есть той таблицы, которая является источником для формы. Если источ ником данных является запрос, то элементы управления могут связываться с полями разных таблиц. В элементе отображаются данные, в соответствующем поле таблицы, и при изменении 228 Занятие 8. Знакомство с формами и управления в форме изменяется значение поля таблицы. В присоединенных элементах можно отображать все типы данных, которые существуют в Access.

элементы с таблицами никак не связаны. Они предна либо для ввода информации, используемой потом в других целях (обычно макросами или программами либо для отображения объектов OLE, хранящихся в самих формах. Свободными элементами являются также все элементы, предназначенные для улучшения визуального восприятия форм, линии, прямоугольники, рисунки, Вычисляемые управления — это такие элементы, значения которых рассчитываются на основе значений других элементов. В качестве источника данных для этих элементов служат выражения или функции.

Элемент управления Поле Наиболее распространенными элементами управления являются текстовые по ля (Text Box), так как они служат как для ввода, так и для отображения данных.

Длина текста, вводимого в текстовое поле, ограничена 65 535 символами. Тек стовые поля позволяют вводить произвольные значения (конечно, в соответ ствии с типом данных), однако можно ограничить множество допустимых зна чений с помощью масок ввода или правил проверки введенного значения.

Обычно значения полей вводятся пользователем, однако их можно задать про граммно, присваивая значение свойству Текст (Text) этого элемента.

Если в текстовом поле должен отображаться длинный текст, который не может поместиться в отведенную для этого поля область, в нем справа можно полосу прокрутки. Для этого установить значение свойства Полосы про крутки равным По вертикали хотя по умолчанию оно имеет значение Отсутствует (None).

Значением текстового поля может быть гиперссылка. Для этого, если поле яв ляется чтобы соответствующее поле в базовой табли це или имело тип данных Гиперссылка (Hyperlink). Если поле является или вычисляемым, нужно установить значение свойства Гиперссыл ка (Is Hyperlink) равным Да (Yes).

1. Щелкните на панели на кнопке Поле (Text Box) Указатель изменит форму. Щелкните на области данных формы. На форме появится элемент управления Поле (рис. 8.10). В диалоговом окне Свойства (Properties) отображаются свойства этого поля. Вы видите, что значение свойства Данные Source), определяющее источник данных для эле мента управления, не значит, этот элемент управления является свободным.

Когда вы размещаете поле форме, одновременно с полем создается еще один элемент управления — Надпись (Label). Он выводится слева от поля и представляет собой значение Подпись (Caption) или (если свойство Подпись не задано) свойства Имя поля (Name) связанного с ним поля таблицы и заканчивается двоеточием (:). Такой способ отображения принят по умол чанию, но его можно изменить.

конструктора форм : Форма Параметр базы данных Рис. Элемент управления Поле и его 2. Выделите на панели элементов кнопку Поле (Text Box). В диалоговом окне Свойства будут отображаться значения свойств текстового поля, которые устанавливаются по — стандартные свойства (рис. 8.11).

] | | Другие |.

Тип фона Тип Г с Рис. Значения по умолчанию свойств элемента управления Поле 230 Занятие 8. Знакомство г формами и элементами управления Два Добавление подписи (Auto Label) и Подписи с двоеточием (Add Colon), значение Да (Yes). эти значения, можете избежать присоеди нения надписи к текстовому полю или добавления двоеточия в конце надписи.

Следующие два свойства — Позиция подписи X) и Позиция подписи Y Y) определяют положение подписи относительно нижнего левого угла текстового поля, а свойство Выравнивание подписи (Label Align) — положение текста подпи си в управления Надпись (Label).

Изучая свойства элемента управления Поле, можно видеть, каким образом вы влияете на его вид, например, цвет фона, шрифт, цвет и тип границы поля, стиль оформления и т. д. Изменив значение свойства Режим вывода When), можно сделать, чтобы поле только при печати формы или, наоборот, выводилось при печати. Ряд свойств позволяют динамически управлять отображением и текстового в форме. Например, можно заблокировать изменение данных в поле, установив свойства Блокировка (Locked) равным Да (Yes). С большинством свойств мы познакомим ся на следующих занятиях в создания форм.

Элемент управления Надпись Элемент Надпись (Label) используется для размещения в форме фиксированно го, то есть не изменяющегося при переходе от одной записи к другой, текста: за головков заголовка формы, различных поясняющих текстов. Пользова тель не может изменить надпись никаким образом. Надписи бывают двух ти пов: и Связанные надписи связываются с другими элементами управления (текстовы ми и другими полями ввода) и служат заголовками этих полей (см. рис. 8.10), так как сами поля не имеют видимых на экране заголовков. Такие надписи ав томатически создаются при размещении поля и присоединяются к нему. При отображении формы в режиме таблицы надписи становятся заголов ками столбцов.

Перетащите из в область формы элемент управле ния Надпись (Label) Поместите его на форме под элементом управления Появится малень кий прямоугольник.

2. Начинайте сразу вводить текст проба. После окончания ввода на жмите клавишу Enter. Справа от элемента управления появится значок — смарт-тег. Надпись окажется выделенной (рис. 8.12). Появление смарт-тега означает, что Access выявил некоторую ошибочную ситуацию и обращает на это ваше внимание.

3. Подведите указатель к этому значку, справа появится стрелка. Щелчок на ней выводит список действий, которые Access предлагает (см. рис. 8.12). Одно из этих — надпись с элементом управ ления.

Надписи, которые создаются с помощью кнопки Надпись (Label) на панели элементов, являются свободными, так как не связываются ни с какими Режим конструктора форм элементами управления. Эти надписи служат для оформления внешнего вида формы или для помощи пользователю, однако они не отображаются на экране, когда форма выводится в режиме таблицы.

надпись с по ошибке Пропустить Рис. Элемент управления Надпись и смарт-тег 4. Выберите указанное действие. Появится диалоговое окно со списком эле ментов управления формы (рис. 8.13). В нем нужно выбрать тот управления, к которому будем присоединять надпись. Так как в данном слу чае в списке только один элемент, его и выберите. Новая надпись окажется присоединенной к элементу управления а старая надпись уже не бу дет связана с ним.

Связь с гогорь»* Г Рис. 8.13. Присоединение надписи к элементу управления Итак, появление в форме надписи Access воспринимает как ошиб ку. Кроме этой, существует еще несколько ситуаций, которые Access считает ошибкой и предупреждает об этом, отображая смарт-тег. Чтобы увидеть, какие ошибки контролируются системой, нужно в списке действий выбрать команду Параметры проверки ошибок.

Флажки в диалоговом Параметры (рис. 8.14) показывают, какие из правил проверки Если снять флажок Новые надписи, смарт-тег не будет появляться рядом с новой надписью.

232 Занятие 8. Знакомство с формами и элементами Б отчетах J Рис. Параметры проверки ошибок же флажки отображаются на вкладке Проверка ошибок диалогового окна Параметры, которое открывается при выполнении команды Сервис Пара метры (Toots Options).

Выделите элемент управления Проба, и в окне Свойства (Properties) будут пока зываться свойства этого элемента.

ЗАДАНИЕ Измените текст надписи, установив свойство Подпись (Caption). Изменяйте другие свойства и смотрите, как меняется вид надписи на форме. Максимальная длина надписи — 2048 символов.

Элементы управления выбора Элементы управления выбора когда нужно поль зователю возможность выбора из нескольких возможных вариантов. В Access есть три типа таких элементов Выключатель Переключатель (Option Button) и Флажок (Check Box). Любой элемент управления выбора пред ставляет значения данных логического типа, то есть может принимать значения О (Нет) или 1 (Да). На рис. 8.15 представлена форма, которая содержит разные типы элементов управления выбора.

В верхней строчке изображены элементы, значения которых равны Да — вы бранные, а в нижней строчке — эти же когда они имеют значение Нет — не выбранные. Выключатель (Toggle Button) имеет значение Да, когда он включен, и Нет, когда выключен. Переключатель (Option Button) имеет значение Да, когда он выбран, и Нет, когда не выбран. Флажок (Check Box) имеет значение Да, когда он установлен, и Нет, когда снят. Если элементы выбора используются для отображения логических в таблице, нужно определить для них зна чения по умолчанию, в противном случае в новой записи значения этих элемен тов не будут определены. Значения по умолчанию могут быть заданы либо в свойстве Значение по умолчанию диалогового окна Свойства Режим конструктора форм либо с процедуры либо с помощью макроса. Всякий раз, когда пользователь щелкает на выбора, его значение изменяется на противоположное.

пь Рис. 8.15. Элементы управления выбора У каждого из этих элементов управления есть свойство Тройное состояние значение которого может быть Да или Нет. Если установить значение этого свойства кроме двух логических Да и Нет, элемент выбора будет иметь еще одно — Однако в большин стве случаев лучше не использовать третье состояние, но обязательно при своить такому элементу значение по чтобы значение соответ ствующего логического поля в таблице было определено.

Хотя все три типа элементов управления выполняют одну и ту же функцию, выключатели и переключатели лучше использовать в составе элемента управ ления Группа переключателей (Option Group), а в том случае, когда пользователь должен просто указать Да или Нет (пометить что-то «галочкой»), используйте флажок. Группа переключателей позволяет объединить отдельные элементы выбора таким образом, что пользователь всегда может выбрать только один элемент из группы. Пример группы переключателей с именем Период изобра жен на рис. 8.15. Если в отображаемой записи исходной таблицы или запроса есть несколько логических полей, создайте на форме несколько независимых флажков (см. рис. 8.15). Причем желании можно визуально объединить их в группу, если нарисовать вокруг них (см. элемент управления Прямоугольник (Rectangle) ниже).

ЗАДАНИЕ В ту же где вы размещали элементы управления Поле и Надпись, до бавьте каждый из перечисленных элементов выбора. Установите для них значение по умолчанию. Переключитесь в режим формы кнопкой Вид (View) и посмот рите, как они работают.

234 Занятие 8. Знакомство с формами и Группу переключателей используют, когда количество возможных вариантов выбора невелико управления группе пред ставляет один Если вариантов больше, лучше использовать другие типы элементов управления, такие как списки или поля со списками. Элемент управления Группа переключателей сложнее простых флажков и переключате лей, поэтому будем учиться его. Для начала воспользуемся мастером.

1. Щелкните на кнопке Мастера Wizards), а затем поместите на форму элемент управления Группа переключателей (Option Group) На форме появится пустая рамка группы со стандартным и диалоговое окно В нем нужно подписи для каждого элемента группы (рис. 8.16).

Создание грчппы Группа.. :

• подпись Подписи:

Рис. Создание группы переключателей 2. Предположим, нужно создать группу в которой пользова тель будет выбирать тип оплаты товара. Введите три наличные, без наличные, бартер (по одной на каждой строке) и нажмите кнопку Далее (Next).

Создание грчппы ••-. - •;

• Рис. Определение переключателя по умолчанию Режим конструктора форм 3. На следующем шаге нужно какой элементов управления будет выбран по умолчанию, — можно указать, что по умолчанию из эле ментов выбираться не будет. Обычно тот элемент, который должен быть вы бран по умолчанию, — это элемент группы. Поэтому оставьте все так, как предлагает мастер (рис. 8.17), перейдите к следующему шагу.

4. На следующем шаге определяются значения каждого элемента Пусть Тип оплаты — это справочник, состоящий из трех записей;

1 — 2 — 3 — бартер. В каких-то ситуациях могут быть значе ния, в данном случае значения, предлагаемые мастером (рис.

и переходим к следующему шагу.

группы к, ;

• Рис, Определение значении тип.

Г • " Рис. Определение типа элемента управления и способа оформления 5. Выберем тип элемента управления (по умолчанию мастер предлагает исполь зовать Переключатель) и оформление элементов управления. Элементы управ ления предназначены именно для улучшения вида формы, и есть несколько типов оформления. Вы можете попробовать все и 236 Занятие 8. Знакомство с формами и элементами управления реть на слева, как они могут выглядеть. Выберите понравившийся вариант и перейдите к шагу.

6. Остается только определить имя группы — Тип оплаты, и группа готова. На жмите кнопку Готово (Finish) (рис. 8,20). На форме появилась группа с тремя переключателями. Группа выделена, обратите внимание на ее свойства.

переключателей подпись |Тип В rip '. - :. ' - < Назад Готово |..

Рис. 8.20. Определение подписи 7, В окне Свойства (Properties) раскройте вкладку Все Имя группы уста новлено стандартным (рис. 8.21). Его лучше изменить, чтобы оно совпадало с именем поля таблицы, с которым связана эта группа. Введите значение Имя (Name): Свойство Значение по умолчанию (Default Value) имеет значение 1. Свойство Данные Source) сейчас пусто. В реальных формах оно должно содержать имя поля, которое связано с данной группой.

События I Другие,, ftapTt*:

Рис. Свойства группы Щелчком (не на подписи) выберите элемент управления в группе.

В окне Свойства отобразятся этого элемента. Откройте вкладку Данные.

Режим конструктора форм Первое свойство на этой вкладке — Значение параметра (Option Value), в данном случае равное 1. Обратите внимание, что на этой вкладке отсутствует свойство Данные (Control Source), в котором для присоединенных элементов управления указывается имя поля в базовой таблице или запросе, связанном с данным эле ментом управления. Значит, элемент выбора не с полем в таблице, с ним связана сама группа. Свойство Значение параметра для каждого элемента управ ления в группе должно быть задано обязательно, оно должно быть целым чис лом, и каждый элемент управления должен иметь свое значение. В нашем при мере заданы следующие значения свойства Значение параметра: 1 — наличные.

2 — безналичные, 3 — бартер. Когда пользователь в группе, значение элемента управления Группа переключателей (Option Group) ста новится равным параметра выбранного переключателя. Оно сохра нится в поле таблицы, которое указано в качестве источника данных для груп пы (см. свойства Данные (Control Source) группы на рис. 8.21). Если пользователь не выбрал ни один из элементов управления, входящих в группу, и не значение по умолчанию для группы, то значением группы будет Null.

Чтобы выбрать в режиме конструктора формы элемент управления Группа пере ключателей (Option Group), а элемент управления в группе, нужно щелкнуть на рамке группы. В Свойства при этом снова будут отображаться свойства группы.

Можно переместить элементы в группе, разместить все переключатели в одну линию по горизонтали или расположить подписи под переключателями. Как перемещать элементы управления и их подписи, мы узнаем в конце данного урока.

Элемент управления Список _ Элемент управления Список (List Box) представляет собой один из перечня возможных значений для поля базовой таблицы или запроса. Пользо ватель может выбрать в этом списке одно или несколько значений. Этот эле мент управления используется, если список невелик, так как он дол жен помещаться в ограниченную область формы. Если же значений много лучше использовать другой элемент управления — Поле со списком (Combo Box) который в свернутом виде занимает на экране столько же места, сколько обыч ное текстовое поле.

Примеры списка и поля со списком показаны в форме на рис. 8.22.

Список может состоять из одного или нескольких столбцов. При этом в ном поле будет запоминаться только выбранной строки и од ного из столбцов — любого, который вы определите.

Иногда Список (List Box) используется для отображения данных в виде табли цы, содержащей несколько столбцов. В этом случае он является свободным и служит именно для отображения данных, а не для выбора. Можно создать функцию, которая будет когда пользователь выделяет строку таком списке. Эта функция может обрабатывать данные из ной стро ки, но данные в списке редактироваться не могут.

238 Занятие 8. Знакомство с формами и элементами управления Список и Поле со : Форма Книга Альбом невский Рис. 8.22. Элементы управления Список и Поле со Как и у любого вид и содержимое списка опре деляются его которые можно задать либо вручную, либо с помо щью мастера при размещении списка в форме. Мастер, запросив ин формацию, определит часть свойств. Свойства списка представлены на рис. 8.23. Поскольку на последующих занятиях мы будем создавать много списков и полей со списками, мы не будем сейчас рассматривать работу масте ра, а остановимся на важнейших свойствах этого элемента управления.

] Все | с, значении У" ].

.,., Рис. 8.23. Свойства элемента управления Список 1. Свойство Имя (Name) — название элемента управления. Это имя ис во всех ссылках на этот элемент управления в и мак росах, поэтому не ленитесь и дайте ему понятное имя.

2. Свойство Данные — имя поля в базовой таблице или запросе, которое будет содержать значение, в списке. (Если список Режим форм то не должен быть с полем в таблице, свойство Дан ные остается пустым.) 3. Два следующих свойства, Тип источника строк (Row Source Type) и строк (Row Source) определяют источник данных для списка. Например, в эле управления ТипИздания типом источника строк является Список знаме ний List). Этот список задается в свойстве Источник строк (Row Source).

списка являются символьные а являются символы точка с запятой (;

). Длина списка ограничена максимальной дли ной строки списка 2048 символов. Другие типы источников строк будут описаны чуть 4. Свойство Число Count) определяет число в списке.

В данном примере его значение 1.

5. Свойства Заглавия столбцов (Column и Ширина столбцов (Column Width) определяют, будут ли выводиться на экран столбцов и ка кова ширина столбцов. Заглавия столбцов обычно выводятся, если список состоит из нескольких столбцов. Если значение свойства Заглавия столбцов равно Да и источником данных является Список значений, то в начале ня значений списка нужно предусмотреть и заголовки столбцов. Например, список Шкаф;

545:1:545;

2;

546;

1;

54б;

2;

54б;

будет состоять из двух столбцов, которые имеют заголовки Комната и Шкаф.

В первом будет отображаться номер комнаты, а во втором — номер шкафа. Свойство Ширина столбцов (Column Width) в данном примере должно иметь значение 2.

Если список состоит из нескольких столбцов и общая ширина этих столбцов превышает области отображения списка, столбцы будут справа, и появится полоса прокрутки.

6. Свойство Присоединенный столбец (Bound Column) показывает номер столбца списка, значение которого будет сохраняться в поле базовой таблицы. Если это свойство установить равным 0, элемента Список (List Box) станет не значение, а (порядковый номер) выбранного элемента в списке.

Списка значений (Value List), существуют еще три типа источника строк для элемента управления Список (List Box).

Таблица или запрос. Список часто используется для ввода данных в такое поле таблицы, значения которого ограничиваются списком значений из спра вочника, то есть другой таблицы. Например, то же поле ТипИздания можно было определить иначе — считать его числовым и внешним ключом к ТипИздания. Справочник ТипИздания содержит четыре запи си с теми же что и приведенный выше список, и кодами 2, и 4 соответственно. Тогда свойства элемента управления ТипИзданил могли бы иметь значения, представленные на рис. 8.24. Значением свойства Тип ника строк (Row Source Type) Таблица или запрос (Table/Query), а нием свойства Источник строк (Row Source) — инструкция SQL SELECT [Тип 240 Занятие 8. Знакомство с формами и элементами управления FROM [ТипИздания]. Свойство Число столбцов Count) имеет 2, значит, в списке будет два столбца (в инструкции SELECT выбираются два поля), однако свойство Ширина столб цов (Column Width) определяет ширину первого столбца 0, поэтому он не бу дет виден на экране. Тем не именно первый столбец является присое диненным к полю таблицы, вследствие чего выбранное значение кода будет записываться в базовую таблицу формы. Это указывается в свойстве Присое диненный столбец (Bound Это поле создано с помощью мастера, но вместо инструкции SQL в данном случае можно было бы указать имя таблицы ТипИздания. Список, ба зирующийся на таблице или сохраненном будет работать быстрее, чем список, у которого строк задан в виде SQL.

и минус в использовании в качестве значения Источник строк имени табли цы: если структура таблицы изменится, список может перестать работать из-за смещения столбцов. Поэтому оптимальным вариантом является ис пользование сохраненного запроса (Query).

fcfe Список:

.

.

Вывод на, Да по Рис. 8.24. элемента управления Список Еще два типа источника строк используются реже, но, тем не менее, знать о них полезно.

2. Список полей. Этот тип источника строк предназначен для вывода в списке имен полей таблицы или запроса. Б этом случае значение Тип источ ника строк Type) нужно установить равным значению Список полей Режим конструктора форм List), а значение Источник строк (Row Source) — значению имени таблицы или запроса. Имена полей будут выводиться в списке в том ке, в котором они перечисляются в таблице или запросе.

3. пользователем Список может быть заполнен про граммным путем с помощью некоторой функции, написанной на Имя этой функции в качестве значения свойства Тип точника строк (Row Type). Свойство Источник строк (Row Source) при этом должно пустым.

Элемент управления Список (List Box) позволяет сразу несколько ний. Такая возможность требуется довольно часто, скажем, когда кри терии отбора записей. Например, нужно выдать читателю сразу несколько книг. Имеет смысл дать пользователю возможность выбрать сразу все нужные книги, а потом выполнить операцию то есть один раз указать, кому, ко гда и на какой срок они выдаются.

Чтобы указать возможность сразу нескольких значений списка, нужно изменить свойства Несвязное выделение Его можно найти на вкладке Другие (Other) или Все окна Свойства (Properties). По это свойство имеет значение Отсутствует (None), и в этом случае разрешается вы брать только один элемент списка. Но если вы измените его на Простой пользователю разрешается множественный выбор просто щелчком на элементах списка, а если на Со связным выбором (Extended), будет разрешено ис пользование клавиш Shift и Ctrl для выделения смежных и несмежных элемен тов, как почти во всех списках Windows. Результаты выбора хранятся в специ альном массиве и могут быть использованы для обработки программами Элемент управления Поле со Элемент управления Поле со списком (Combo Box) очень похож на Список (List Box). Применяется он в формах с той же самой целью, чтобы значение поля в таблице не вводилось вручную, а выбиралось в заданном списке значений. Но существует четыре различия между этими элементами управления:

• поскольку элемент управления Поле со (Combo Box) является сочета нием двух элементов — Поле и Список, — он позволяет не только в списке, но и вводить его прямо в поле ввода, но эту возможность можно и запретить;

• Поле со списком не накладывает таких ограничений на длину списка, как сок (List Box), так как в нем отображается только текущее значение, а осталь ные значения выводятся, когда пользователь щелкает на стрелке с правой стороны • Поле со списком позволяет выбрать в списке только один элемент, а Список (List Box), как было уже показано, несколько;

Другое такого элемента — раскрывающийся 242 Замятие 8. Знакомство с формами и • оба элемента допускают возможность поиска нужного значения в списке, однако этот поиск При работе со списком, если фокус находится в списке и пользователь вводит с клавиатуры какой-ни будь символ, то ищется первый элемент списка, который начинается с этого символа. При вводе следующего символа снова ищется элемент у ко торого этот символ является первым. При работе с полем со списком, пользователь вводит символ, будет происходить поиск элемента списка, на чинающегося с этого символа, Когда пользователь введет второй символ, бу дет поиск элемента, который начинается с двух введенных сим волов, — и так далее.

Основные свойства элемента управления Поле со списком такие же, как и у эле мента Список. Однако у него есть дополнительные свойства, которые определя ют формат вывода данных в текстовую часть поля: Формат поля (Format), Число десятичных знаков (Decimal и Маска ввода (Input Mask).

И еще два свойства, которых у элемента управления Слисок, и которые свя заны с возможностью ввода данных в текстовую часть поля со • Ограничиться списком (Limit Если это свойство имеет значение Да, пользователь не ввести в поле значение, не содержащееся спи ске, — Access выдаст сообщение об ошибке. Если это свойство имеет значе ние Нет, список может которые пользователь вво дит в текстовую часть ноля со списком.

• Автоподстановка (AutoExpand). По умолчанию это свойство имеет значение Да, что обеспечивает удобный в списке. Можно просто вводить нуж ные символы в текстовую часть поля, и Access автоматически подставит в поле то списка, у которого первые символы совпадают с введенны ми. Эту функцию можно отключить — но зачем...

Обычно поле со списком используется для тех полей базовой зна чениями которых являются внешние есть первичные ключи запи сей в связанной таблице. Такие поля в таблице определяют как поля под В этом случае мастер форм при создании формы автоматически создаст для таких элементы управления Поле со списком и задаст свойства. При отображении их в формах или таблицах выводится информа ция, понятная например, фамилия сотрудника, а в связанном поле таблицы запоминается не само это значение, а ключ (идентификатор сотрудника). Поэтому поле в таблице будет иметь тип данных Числовой (Integer или Long integer), хотя отображаться поле будут текстовые дан ные. Об этом нужно всегда помнить.

Если в режиме конструктора вы хотите создать элемент управления Поле со списком для поля таблицы, содержащего подстановку, лучше это пу тем перетаскивания поля из окна Список полей (Field так в этом случае все свойства элемента будут заданы А Button) И Но и шагу ВД ^ flbSL конструктора форм Рис. 8.27. Свойства элемента управления Кнопка Если вы хотите заменить рисунок, щелкните на кнопке построителя справа от свойства Рисунок и в окне, аналогичном тому, что предлагал мастер, выберите другой рисунок. Если появится желание рисунок надписью, удалите значение Рисунок, тогда на кнопке вместо рисунка появится заданная свойством Подпись в примере Кнопка.

Можно сделать кнопку прозрачной, установив ее свойство Прозрачный (Trans parent). Такая кнопка невидима для пользователя, однако она является актив ной. Это позволяет получить интересные визуальные эффекты. Например, если ее поверх графического изображения, то при щелчке мышью на изображении будет срабатывать и будут нужные действия. Так можно, создать и оживить карту или какую-то Существуют свойства элемента управления которые позволяют сделать его невидимым или недоступным. Это свойства Вывод на экран (Visible) и Доступ (Enabled). Когда кнопка недоступна (свойство Доступ имеет значение Нет она видима, но нажать ее нельзя — говорят, что на нее установить фокус. Такая кнопка визуально отличается от обычной (об ратите внимание на кнопку Выбрать на рис. 8.28). Эти свойства обычно устанав ливаются при проектировании формы, а потом изменяются динамически с мощью макроса или программы Еще одно свойство, на которое хотелось бы обратить внимание, Режим выво да По умолчанию это свойство имеет значение Всегда (Always).

Однако вы можете изменить его на Только на экран (Screen Only). Тогда при печа ти формы кнопки печататься не будут — они там и не нужны.

Эти свойства есть и у других элементов И они также могут в зависимости от условий.

246 Занятие 8. Знакомство с и элементами управления Издание Рис. 8.28. и кнопки на форме Кнопки удобно использовать при работе с мышью, щелчком «нажимая» их. Но обычно в форме требуется и выполнения действия, с кноп кой, с клавиатуры. Для этого используют доступа. Кнопке ся некоторая буква, при нажатии на комбинации имитируется соответствующей кнопки.

1. Удалите рисунок с кнопки, вы создали.

2, Измените Для этого слово чать. Знаком амперсанд мы букву Л. Эта при отображе нии кнопки на форме будет подчеркнута (рис. 8.29). Теперь чтобы выбрать кнопку, достаточно нажать •-., - Кнопка., Тип Нет По. Не г 8.29. Назначение кнопке Мастер в результате создает только сам элемент управления на но и процедуры, которые будут выполнять выбранные вами дартные Знакомство с текстами этих процедур может быть красным начальным уроком для освоения программирования на кото рое значительно расширит ваши возможности по созданию приложений Access.

Режим форм Элементы управления Свободная рамка и Присоединенная рамка объекта _ Существует несколько элементов которые позволяют в форме объекты, созданные в других приложениях: документ Word, таблицу Excel или рисунок. К таким элементам управления относятся Свободная объекта (Unbound Object Frame) и Присоединенная рамка объекта (Bound Object рамка содержит объекты, которые либо в самой форме, либо во файле, и независимо от того, какая запись отображает ся в форме, объект будет отображаться один и тот же. Этот объект может изменен прямо из формы с помощью того приложения, в котором он был рамка содержит объекты, либо сами хранятся в таблице Access в поле, имеющем Поле объекта OLE (OLE Object), либо в таблице ссылки на эти объекты. Поэтому присоединенная рам ка объекта имеет в качестве источника поле в базовой таблице, и при переходе от записи к записи объект в присоединенной рамке будет изменяться.

Типичный пример такого управления — поле Фотография таблицы торы в нашем приложении.

Вставим рисунок из файла в рамку объекта на форме.

1. Щелкните на панели элементов на кнопке Свободная рамка объекта (Unbound Object Frame) Затем этот элемент на левую границу формы. Запустится мас и появится диалоговое л котором нужно определить тот объект, который будет представлен элементом Свободная рамка объекта. Можно брать тип объекта, создать этот объект и далее по указаниям мастера вписать его в рамку объекта (рис. 8.30). А можно указать файл, содержащий нужный объект, и связать его с элементом управления Свободная рамка объекта. Мы будем вставлять рисунок из файла.

Adobe ' • л Г) >• Table Bitmap Б виде CorelDRAW 10,0 Graphic CorelDRAW 10.0 Graphic 4.0 Equation Media Clip типа Рис. 8.30. управлений Свободная рамка Установите переключатель Создать из файла (Create from Вместо списка Тип объекта (Object Type) Файл (File), котором нужно указать путь к нужному файлу.

248 Занятие 8. Знакомство с формами и управления 3. Чтобы выбрать файл, нажмите кнопку Обзор (Browse) (рис. 8.31). Можете вы брать любой файл с рисунком. В данном примере используется карта, на ко торой изображены владения древних ' Рис. 8.31. элемента управления Свободная рамка из файла Фрагмент • • •, Microsoft,,,. Двойным нажатием кнопки, 4 • и Рис, 8.32. Свойства элемента Свободная рамка Режим конструктора форм Обратите внимание на флажок Связь (Link). Если установить этот флажок, объект, в данном случае рисунок, не будет внедряться, то есть в форме. В форме будет сохранен только путь к этому файлу, который отображается в поле Файл Это очень удобно, если которые встраиваются в будут часто меняться. Зато если файл, содержащий объект, переместить в другую папку, Access не сможет его найти и отобра зить в нужном месте.

Если флажок не копия объекта из указанного файла будет содержаться в форме, поэтому он будет доступен.

4. Установите флажок и нажмите кнопку ОК. На форме появится прямоугольная область с выбранным рисунком. Посмотрите свойства этого элемента управ ления (рис. 8.32).

Свойство Тип OLE (OLE Type) имеет значение Связанный (Linked). Свойство До кумент-источник (Source Doc) — путь к файлу, содержащему рисунок. Свойст во Параметры обновления (Update имеет значение Автоматическое. Зна чит, при каждом открытии формы будет проверяться связь с указанным файлом, и рисунок в рамке будет обновляться, если был изменен файл, Изменить рисунок можно прямо из формы в режиме конструктора. Свойство Автоматический запуск имеет по умолчанию значение Двойным нажатием кнопки.

5. Щелкните дважды на рисунке. Должно открыться приложение, которое на вашем компьютере используется для создания и редактирования рисунка, например, Microsoft Photo Editor.

Измените рисунок, например, вырезав из него какой-то фрагмент, и выйдите из графического редактора, выполнив команду Файл Закрыть. Рисунок в рамке обновится.

Поместив такую карту на форму, можно оживить ее, разместив поверх нее прозрачные кнопки, тогда при щелчке на надписи на карте будут открывать ся формы, в которых можно выводить данные о населен ном пункте, острове, реке и т. д, С другим элементом Присоединенная рамка объекта (Bound Object Frame) мы по знакомимся подробнее при создании формы Автор, в которой мы разместим фо тографии авторов.

Элемент Рисунок Элемент управления Рисунок (Image) тоже для вставки в форму графических файлов. Он очень близок по своему назначению и свойствам к элементу Свободная рамка объекта (Unbound Object Frame), но требует меньше сис темных ресурсов и работает быстрее. Но элемент Свободная рамка объекта может отображать самые разные типы объектов (не только рисунки): таблицы Excel, документы Word и ряд других. Форматы графических которые поддер живаются программой Access, разнообразны — это растровые рисунки, мета 250 Занятие 8. Знакомство с формами и управления файлы, снимки я др. Мы узнаем, как использовать этот элемент управления, на Занятии 11, когда будем в отчете.

Элемент управления Разрыв страницы Иногда в требуется вывести такое большое количество что они но могут поместиться в пределах одного Тогда делают многостраничную форму, то есть разбивают форму на несколько страниц. Иначе придется выпол нять прокрутку длинной формы на экране, что, конечно, неудобно. Разделение на может выполняться двумя способами. Один из них — это исполь зование элемента управления Разрыв страницы (PageBreak). Этот элемент ото бражается на форме в режиме располо женных точек у левого ее края и При работе с формой поль зователь может перемещаться по страницам формы клавишами PgUp и PgDn.

Этот элемент управления существовал еще в первых версиях Access и сейчас уже является Для работы с формами с большим количеством полей гораздо удобнее другой элемент управления — Вкладка (Tab Control).

Элемент управления Вкладка Элемент Вкладка (Tab Control) позволяет создать форму с вкладка ми, как в уже знакомых вам формах Windows. Форма с вкладками представляет собой контейнер, содержащий определенное количество управле ния — Вкладок (Pages). Все остальные элементы управления размещаются на этих страницах. В каждый момент отображается только одна вкладка.

между ними выполняется с помощью ярлычков или кнопок, ко торые размещаются в верхней части вкладки. Когда пользователь щелкает на ярлычке, вкладка с этим ярлычком выводится на план, а остальные вкладки скрываются. На рис. показано, как выглядит форма с вкладок, и свойства этого элемента управления.

В :

•.

• • i.... Всегда re Tab,!•.

О ' -,,.

i Рис. 8.33. Элемент управления и его свойства Режим конструктора форм 1. Перетащите на форму с панели элементов элемент Вкладка (Tab Control) По умолчанию сразу будет создан набор, состоящий из двух вкладок:

и Вкладка2.

Нужно уметь выделять весь набор и отдельную вкладку, чтобы устанавли вать их свойства. Чтобы выделить весь нужно щелкнуть на любой из границ вкладки. Если щелкнуть па ярлыке, будет выделена соответствующая По умолчанию выделен набор вкладок, и в заголовке окна свойств ото бражается Набор вкладок (Tab Controls).

Свойство определяет, что будет для ния страницами: Ярлычки (Tabs) или Кнопки (Buttons). Чаще использу ют ярлычки, на которых могут размещаться как надписи, так и рисунки, а также и рисунки вместе.

2. Щелкните на ярлычке первой «кладки. В окне свойств появится заголовок Вкладка и свойства именно этой вкладки.

По умолчанию свойство Рисунок имеет отсутствует (None).

Рисунок размещается на ярлычке так же, как и на элементе управления Кноп ка (Command Button).

3. Щелкните на кнопке построителя рядом со свойством Рисунок. В диалого вом окне (рис. 8.34) выберите подходящий рисунок и кнопку Рисунок будет размещен на надписью.

MS MS FoxPro MS Project Schedule + MS Word Рис. 8.34. Выбор рисунка для ярлычка вкладки Надпись на ярлычке определяется значением Подпись (Caption). Как ни странно, чтобы разместить на ярлычке один рисунок, нужно обязательно ввести в свойство Подпись хотя бы один В противном случае дится стандартный текст — 4. Выделите снова весь набор вкладок.

Если требуется много вкладок, можно расположить их в несколько для чего нужно присвоить свойству Несколько строк Да (Yes).

252 Занятие 8. Знакомство с формами и управления Иногда ярлычки вкладок скрывают, для свойству Стиль (Style) для набо ра вкладок устанавливают отсутствует (None). Б этом случае пере ключение вкладок выполняется программно, пользователь видит только разные группы полей, выводимые в одной и той же форме. По такому прин ципу строятся все мастера.

В набор вкладок можно легко добавлять новые вкладки и удалять уже суще ствующие.

5. Сейчас у вас выделен весь набор вкладок. Выполните команду главного меню Access Вставка Вкладка (Insert Page). Новая вкладка вставляется последней.

6. Чтобы удалить вкладку из набора, выделите любую вкладку, щелкнув на ее ярлычке, и в контекстном меню выберите команду Удалить вкладку Page) либо выполните команду меню Правка Delete Table).

Порядок вкладок в наборе легко меняется.

7. Щелкните правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню команду Последовательность вкладок (Page Order). Появится диалоговое окно со спис ком вкладок.

страниц Контакты Дела Рис. 8.35. порядка следования вкладок 8. С помощью кнопок Вверх (Move Up) и Вниз (Move переместите вкладки в нужном порядке. Затем нажмите кнопку ОК. Ярлычки вкладок будут пере Элемент управления Подчиненная Элемент управления Подчиненная форма/отчет используется как в формах, так и в отчетах и создавать составные формы и отчеты.

Форма, которая включает данный элемент управления, называется формой. Обычно такие формы используются для одновременного отображения на экране записей из связанных отношением В глав ной форме отображается запись из таблицы а в подчиненной форме — множество связанных с ней записей из таблицы «многие». Такое решение поз воляет легко справиться с проблемой синхронизации данных, отображаемых в Режим конструктора форм двух формах. Связь главной и подчиненной форм осуществляется с помощью свойств Основные поля и Подчиненные поля мента управления Подчиненная форма/отчет.

Другой вариант использования управления Подчиненная форма/отчет состоит в следующем: в главной форме размещаются свободные элементы ления, которые позволяют задать критерии фильтрации записей, отображаемых в подчиненной форме.

И, конечно, можно создать форму, в которой будут отображаться несколько подчиненных форм, не связанных друг с другом и с главной формой (в этом случае значения свойств Основные поля и Подчиненные поля для подчиненной формы не заполняются). форма при этом будет представлять собой контейнер, который содержит формы.

Для создания составных форм в Access есть несколько мастеров, которые ро создадут нужные формы и при правильном именовании связанных полей главной и подчиненной таблиц автоматически свяжут главную и формы.

Мы будем использовать этот элемент управления на следующих занятиях при создании форм нашего приложения и там же рассмотрим свойства этого элемента управления.

Чтобы упростить себе задачу создания форм, связанным лям в главной и подчиненной таблицах давать одинаковые названия. Одна ко если подчиненная форма уже существует и ее нужно только в главную форму, то самый простой способ — перетащить подчиненную фор му из окна базы данных в область главной формы, открытой в режиме конструктора. И опять-таки, если эти формы должны быть связаны и соблюдается правило о то связь между главной и подчиненной формой устанавливается автоматически.

Элементы управления Линия и Прямоугольник Кроме рисунков, которые, как уже рассказывалось ранее, могут быть помещены в форму, существует еще два элемента управления, которые не связаны с дан ными и используются только для формы. Это Линия и Пря моугольник Обычно они используются для группировки логически связанных полей.

На рис. 8.36 представлены примеры оформления формы с эле ментов управления Линия и Прямоугольник.

Несколько свойств, одинаковых для обоих элементов отвечают за цвет и стиль линии и окантовки прямоугольника. Это Цвет цы (Border Тип границы (Border Style), Оформление (Special Effect). У пря моугольника есть еще два свойства: Цвет фона (Back Color) и Тип фона Style).

254 8. с формами и НИ Название: философией" и другие В включены не римского Боэция "Комментарий к и теологические трактаты в переводе на русский язык впервые. В "Утешение отстаивает свободу духа Е. он Рис. 8.36. Оформление с линии и прямоугольников Существует восемь значений Тип границы (Border — сплошная, штриховая, пунктирная, точечная, штрих-пунктирная и штрих-точечная — и шесть свойства Оформление (Special Effect): обычное, приподнятое, утопленное, вдавленное, с тенью рельефное.

Цвет границы и цвет фона задаются с помощью построителя палитры, который позволяет выбрать один из предложенных цветов или создать собственный цвет. Палитра отображается при построителя справа от соот ветствующих свойств.

Свойство Тип фона (Back Style) для прямоугольника имеет два значения:

• Прозрачный, при котором цвет фона прямоугольника совпадает с цветом фона раздела формы, и все элементы, лежащие под ним, видны. В примере на рис. 8.36 такой отображается слева.

• Нормальный, котором можно задать цвет по тогда элементы которые размещаются прямоугольника, должны быть помещены поверх него. Для этого нужно выделить все эти элементы управ ления и выполнить команду Формат На передний план (Format Bring to Front) или, наоборот, выделить прямоугольник и выполнить команду Формат На задний план (Format Send to Back).

Создание первой формы После того, как вы с и их свойствами, нач нем создавать формы нашего приложения Библиотека. Первая форма, которую Создание первой формы и философ, философией" и Рис. 8.37. Форма Авторы, созданная Мастером автоформ мы сделаем, будет называться Карточка автора. Очевидно, такая форма нужна как для отображения данных об авторах, так и для ввода данных о новом ав торе.

Выделите в списке таблиц таблицу Авторы и нажмите на панели стрелку кнопки Новый объект (New Object). Выберите в списке объект Автоформа (Autoform). В результате форма будет автоматически создана и открыта для (рис. 8.37).

Теперь мы можем подправить созданный мастером макет формы так, чтобы он нас удовлетворял. Для этого нужно перейти в режим конструктора форм.

1. Выберите в списке на кнопке Вид (View) панели инструментов режим Конст руктор (Design View). Форма (пока она имеет стандартное имя ется в режиме 2. Щелкните на кнопке Развернуть окна чтобы получить максимальный размер формы (рис. 8.38).

Большинство полей Авторы представлены в форме элементами ления Поле (Text Box). Только поле Фотография, которое имеет тип Поле OLE (OLE Object) представлено элементом Присоединенная рамка объекта (Bound Object Frame). Значения свойства Подпись (Caption) полей таблицы отображают ся присоединенными надписями элементов управления формы, а имя поля таб 256 Занятие 8. Знакомство с формами и элементами управления указывается в качестве источника данных для Поле (Text Box) Access - :

Рис. 8.38, Форма в режиме конструктора Теперь нужно размеры управления и надписей на форме и немного изменить их месторасположение.

Перемещение и изменение размеров элементов управления Сначала мы удалим элемент КодАвтора, так как обычно лю не нужно видеть коды.

1. Щелчком выделите элемент КодАвтора. Нажмите Del или выберите команду Правка Удалить Delete).

Элементы управления Фамилия, Имя, ГодРождения, Образование нужно вверх, заполнив освободившееся См. свойство Данные (Data Source) в Свойства (Properties).

первой формы место. Чтобы не перемещать их поодиночке, сначала выделите эти эле менты.

При выделении или отмене выделения элемента управления со связанной надписью вместе с элементом управления выделяется или отменяется и вы деление надписи. Иногда нужно удалить не элемент управления, а только надпись к нему. В этом случае, чтобы выбрать надпись, нужно щелкнуть именно на ней. Тогда, нажав клавишу Delete, вы удалите только надпись к элементу а не сам элемент.

2. Щелкните на элементе Имя, потом, удерживая Shift, на треть ем и т. д. или нарисуйте мышью рамку выделения вокруг этих элементов, причем для выделения достаточно, чтобы нужный объект хотя бы частично попал в область выделения.

3. Поместите в рамку выделения (значок указателя изменится, пре вратившись в ладонь) и элементы на новое место.

Далее уменьшим размер элемента управления Фотография и перенесем поместив справа от остальных полей.

4. Выделите этот элемент управления, затем подведите указатель к правому нему углу так, чтобы он превратился в косую стрелку, и потяните угол вверх влево, ширина этого элемента не станет равной ширине других полей.

Нужно переместить по отдельности сам элемент управления и надпись к нему.

Надпись поместим не слева от поля, а над ним.

Сначала выделите этот элемент, затем подведите указатель к маркеру пере мещения надписи, который располагается в правом верхнем углу надписи (значок указателя опять изменится, превратившись в руку с вытянутым указательным пальцем), и потяните за этот маркер вверх. Перемещаться должна только надпись. Схватите маркер перемещения самого элемента управления и переместите на нужное место (рис. 8.39).

Обращайте внимание на значок указателя: если он выглядит как раскрытая перемещаться будет элемент управления вместе со связанной с ним надписью, а если как ладонь с вытянутым указательным пальцем, то только элемент управления или только надпись.

6. Прокрутите форму, переместив движок на вертикальной полосе прокрутки В нижней части формы есть еще два элемента управления: поле Заметки и подчиненная форма 7. Измените их размеры и переместите вверх (рис. 8.39).

8. Прокрутите форму и перетащите нижнюю границу формы вверх, уменьшив высоту области (см. рис. 8.39).

9 Занятие 8. с и что получилось.

9. Щелкните кнопку Восстановить окно окна формы, чтобы оно приняло нор размеры.

ess - :

- fl X Рис. 8.39. форма Авторы 10. Выберите команду Вид Режим формы (View FormView) или щелкните на па инструментов на стрелке Вид (View) и выберите в списке элемент Режим формы (Form View).

В верхней части формы (рис. 8.40) отображается одна Авторы, а в ниж части таблица, состоящая из одного столбца, в котором отображается поле связанных подчиненной таблицы АвторИздание. Таким образом, в Подчиненная форма/отчет отображаются из связанной таблицы так, как мы это видели в таблице Сохранение формы Теперь сохраним созданную нами форму.

1. Выберите команду Файл (File Save) или нажмите кнопку Сохра нить (Save) форм (Form Печать формы ' •• советский Мастер и Маргарита : из Рис. 8.40. Форма Авторы, открытая в режиме формы 2. В ввода формы (Form Name) диалогового окна нение (Save As) укажите название формы и ку ОК.

3. Закройте окно формы.

4. Щелкните на ярлыке Формы (Forms) в окне базы чтобы открыть спи сок форм.

В этом появилась первая форма КарточкаАвтора.

На следующем занятии мы продолжим настройку формы КарточкаАвтора и еще несколько форм разных типов.

Печать формы Форма может быть только выведена па но и напечатана. Как уже гово можно сделать так, что кнопки на форме на печать бу дут. Все остальные формы сохраняются при печати. Если форма ото бражает записи в табличном на печать будут записи таблицы, а только те, которые помещаются область формы. Если фор ма многостраничная, при печати будут отображены ее стра ницы. Если же форма представляет собой некую карточку, в отобража ется одна запись, то на печать будет выведено карточек, сколько можно увидеть в форме.

260 Занятие в. с и элементами управления Форму, как и любой Microsoft Office можно открыть в пред варительного просмотра, для чего нужно либо выполнить команду Файл Предварительный просмотр Print Preview), либо кнопкой Предварительный просмотр (Print Preview) на панели инструментов текущего ре жима работы с формой.

Если результаты вас не на панели инструментов Предваритель ный просмотр (Print Preview) кнопку Установка (Setup) (или, что то же самое, выполнить команду Файл Параметры страницы (File Page и в открывшемся диалоговом окне параметры страницы. Это стандартное окно, которое используется и в других приложениях Microsoft Office (рис. 8.41).

Установленные здесь параметры будут действовать только для данной формы.

К другой форме будут параметры, по умолчанию.

Рис. Диалоговое окно для установки при печати Собственно печать выполняется Печать (Print) или командой Файл Печать (File Print).

Подведение итогов Это первое занятие, на котором вы с тем, что представляют со бой формы Access. Вы узнали:

• разделы имеет форма, как добавлять и удалять разделы и изменять их высоту;

• какие панели инструментов в режиме конструктора;

Подведение итогов какие элементы управления могут быть размешены в форме и для чего ис пользуется каждый элемент;

каковы основные свойства элементов управления;

как выделить один или несколько элементов управления;

как переместить элемент управления или группу элементов и как их размеры;

как используется мастер автоформ;

как переключаться между различными режимами работы с формами;

как сохранить созданную в конструкторе форму;

как напечатать форму.

ЗАНЯТИЕ Составные и связанные формы ТЕМА ЗАНЯТИЯ Па этом занятии вы • как создать подчиненную форму;

• как главная подчиненная формы;

• свойства форма и как можно управлять формой, изменяя ее • как создать и связанные формы;

• как добавить форму кнопку, которая открывает другую формы Для упражнений занятия вам потребуется файл Библиоте ка. Откройте его перед началом занятия.

Создание подчиненной формы _ Это занятие начнем с подчиненной формы для формы которую мы создали в конце прошлого занятия. В форме жела видеть не только книги, но также издательство, год издания и том. Подчиненная форма чаще всего строится на запроса, необходимые поля. создание этой формы с по строения соответствующего запроса.

Создание запроса для подчиненной формы 1. Раскройте список в базе данных и щелкните на яр лыке Создание запроса в режиме (Create query in 2. В диалоговом окне Добавление таблицы Table) выберите дне АвторИздание и Издания.

3. В бланк запроса нужно включить следующие поля: из таблицы Ав торИздание, Название, КодИздательства, ГодИздания и Том из таблицы Издания.

Поле КодАвтора понадобится для связи с главной формой, остальные поля должны быть выведены в подчиненной форме.

4. Установите сортировку по возрастанию в столбце Название. что список книг автора в должен Мы можем ука зать эту сортировку в запросе, и она будет в любой форме, основанной на этом запросе.

-.

КодАвтора Том.

КодАвтора Том Издания Издания по -••• И 0 Рис. Запрос для подчиненной формы Примеры вы найти на сайте www.piter.com на странице, посвящен ной книге.

264 9. Составные и связанные формы Запрос должен выглядеть, как на рис. 9.1.

5. Сохраните запрос, дав ему имя Создание формы с помощью мастера Теперь создадим на базе этого запроса форму, которую затем свяжем с формой Форма должна иметь вид, так удобно будет про сматривать о книгах. Для ее создания проще всего воспользоваться мас тером.

1. Откройте список форм и щелкните на ярлыке Создание формы с помощью мас тера (Create form by using wizard).

2. В первом окне мастера в списке Таблицы и запросы созданного ранее запроса: АвторКниг.

3. Перенесите из списка Доступные поля Fields) в список Выбранные по ля (Selected Fields) все поля, кроме поля (рис. 9.2).

Рис, 9.2. окно мастера форм Для установки связи с главной формой достаточно, чтобы поле КодАвтора было включено в запрос, оно не обязательно должно отображаться в виде элемента управления в форме.

4. Нажмите Далее (Next) и следуйте указаниям мастера: выберите внешний вид формы — табличный стиль — стандартный (standard).

В последнем окне мастера задайте имя формы и на жмите кнопку Готово (Finish).

Форма будет открыта в виде таблицы, и можно ширину столб цов и ширину самой формы, например, так, как показано на рис. 9.3.

Создание подчиненной формы Африка Белая гвардия;

Мастер и Наука Евгений Панорама Медный Мы Классик Мы вдем Классик основы жизни -. -, Рис. 9.3. Табличная форма 5. форму КарточкаАвтораПодформа.

G. Откройте созданную на прошлом занятии форму в конструктора.

7. Выделите элемент управления Подчиненная форма/отчет Источником данных для этого управления служит таблица Автор Издание. Чтобы этот элемент управления отображал форму КарточкаАвтора достаточно изменить только одно свойство этого элемента ления: Объект-источник (Control Source).

• : Форма '.

• • • г • • 3 • • • S • • 6 • • 7 • • • • 9 • • • L • II • • • • • ' - - : ' : • : • j. - • !

i i - -, г • • • Смерти : •.

.

. -j -. 4 ;

, • -•.,.

i и ' *.;

:

* J * I ' Г в !

Рис. 9.4. Внедрение подчиненной формы 266 Занятие 9. Составные и формы S. Установите курсор в ячейку, этому свойству в окне свойств этого и из раскрывающегося списка имя фор мы: 9.4).

Если окно свойств на вашем экране не отображается, нажмите на панели ин струментов Конструктор форм кнопку Свойства В Подчиненная форма/отчет отобра форма КарточкаАвтораПодформа.

9. значение свойства Имя (Name) для этого элемента управления:

КарточкаАвтораПодформа.

Предлагаю правила, согласно которому имя элемента управ ления в форме или отчете совпадает с именем источника данных. На имя элемента часто приходится ссылаться в выражениях, и программах VBA, поэтому предлагаемое правило именования наиболее удобно для этих целей. Поэтому при создании формы обязательно обращайте внимание на имена элементов управления, которые создаются по и изменяйте эти имена в соответствии с этим правилом.

В этой книги мы будем постоянно это делать.

Обратите на два элемента управления Подчиненная фор ма/отчет Основные поля и Подчиненные поля показывают те поля, которые ются в формах. Мастер форм автоматически поля, на между базовыми таблицами форм. Именно подчеркивалась правильного структуры таблиц базы между таблицами. Если вы тщательно выпол работу в начале, в мастера смогут многое за вас. Если между не полями бу дут считаться те поля в таблицах, которые имеют и со держат данные типа. При этом связанное поде в таблице для главной формы и это условие в ваших таблицах не вы вам вручную указать, какие поля являются ми. В примере поля КодАвтора - два одноименных поля в источниках данных вспомогательной формах.

Если при разработке составных форм данные в главной и подчиненной фор мах не проверяйте значения свойств Основные поля (LinkMasterFields) и Подчиненные поля (LinkChildFields). Именно здесь, как и кроются ошибки.

Когда Access не может определить связывающие поля, эти элемен та управления остаются Их можно установить щелкните формы на одном из этих свойств и нажмите справа построите ля. Откроется диалоговое с указать полей (рис. 9.5). Слева — раскрывающийся список со всеми таблицы, на которой главная форма — список с по лями запроса на котором форма. Выбирая в списке поля, можно связь Однако для нас все установил мастер, поэтому закройте это кнопку Отмена Связь с подчиненной...и.

записи Рис. 9.5. окно, задать связь с полями подчиненной формы Остается только несколько изменить размеры формы.

10. Схватите правую границу формы и потяните Устано вите ширину формы такой, чтобы в ней были поля формы. При этом, если потребуется, главной формы, пе реместив вправо ее правую 11. Переключитесь в режим формы, нажав на кнопку Вид (View). Карточка автора будет иметь вид, па рис. 9.6.

Сергеи Чтения и по истории России Правда Рис. 9.6. Составная форма КарточкаАвтора 268 Занятие 9. Составные и связанные формы Чтобы посмотреть, как работает такая составная форма, попробуйте с помощью кнопок по записям просматривать разные записи в главной таб лице. Вы видите на ряда перемещения по записям. Нижний ряд кнопок к главной форме, а верхний — к подчиненной. Используя кнопку перехода к следующей записи, просмотрите несколько записей в табли це Авторы и убедитесь, что для каждой записи в главной форме отображаются только связанные с ней записи из таблицы Издания.

Но все-таки эта форма еще требует дальнейшей настройки, чтобы улучшить ее внешний вид. Для этого нужно снова в режим конструктора и познакомиться со формы.

Изменение свойств формы Для просмотра свойств формы нужно выделить всю форму. Это можно сделать либо выбрав команду Правка Выделить форму (Edit Select Form), либо щелкнув на квадратике в левом верхнем углу окна конструктора формы, где сходятся вертикальная и горизонтальная Когда форма выделена, в области вы деления появляется маленький черный квадратик.

1. Переключитесь в режим конструктора и откройте диалоговое окно Свойства (Properties), если оно не отображается на экране.

2. главную форму, в окне свойств будут отображаться ее свойства.

Изменяя свойств формы, вы будете управлять самой формой, ее внешним видом и поведением. Свойства формы сгруппированы и размещены на нескольких вкладках.

Вкладка Данные На вкладке Данные (Data) сосредоточены свойства, которые определяют, какие будут отображаться в форме и как пользователь сможет работать с эти ми данными: изменять, просматривать, удалять и т. д. (рис. 9.7).

Какие данные будут отображаться форме определяет свойство Источник запи сей (RecordSource). Значением этого свойства может быть имя запроса или инструкция SQL. Если источником данных является таблица, в форме вы водятся все записи этой таблицы. Если же источником данных является запрос, отображаться будут те данные, которые определены полями вывода в запросе, и реально это могут быть данные из разных таблиц. Инструкция SQL — это тот же запрос, только не сохраненный в базе данных Access как отдельный объект, а хранящийся прямо в форме. В примере источником данных для формы является таблица Авторы.

Если нужно, чтобы в форме отображались не все записи из исходной таблицы, то либо пишут специальный запрос, выбирая нужные записи и делая его источ ником данных для формы, либо устанавливают фильтр в форме. Чтобы устано вить фильтр, используют свойство Фильтр (Filter). Значением свойства Фильтр Изменение формы является представляющее собой предложение WHERE инструкции SQL SELECT. Например, если нужно отобразить в форме всех а только тех, чьи фамилии с буквы С (русской). Тогда свойство Фильтр должно иметь [Фамилия] like... 1! •.

т • ••',.

Рис. 9.7. Свойства формы, вкладка Свойство Порядок сортировки позволяет отсортировать записи в фор ме. Опять же, если источником данных для формы является то по умолчанию записи будут выводиться в форме в том порядке, котором они со держатся в таблице. Если же источник — запрос, то порядок сортировки запи сей определяется тем, как этот порядок задан в запросе. Тем не в форме тоже есть свойство, которое позволяет определить порядок записей по умолчанию. При работе с формой пользователь легко может изменить поря док сортировки записей. Этот сохраняется как раз в этом свойстве.

гда в раз вы откроете форму, записи окажутся отсортированными в указанном вами порядке:

Несколько иначе обстоит дело с фильтром. Точно так при работе с формой пользователь может задать фильтр, и он в свойстве Фильтр. Но если вы закроете форму и откроете ее вновь, то записи не будут фильтроваться. Что бы их отфильтровать, нужно щелкнуть кнопку Применение фильтра на панели инструментов. Тогда фильтр, который сохранен в форме в свойстве Фильтр, бу дет применен. Но для этого нужно, чтобы свойство Применение фильтров формы имело Да. В противном случае кнопки панели инструментов, позво ляющие установить фильтр в форме, и соответствующие команды меню будут не доступны пользователю.

ЗАДАНИЕ Внесите значение свойства Фильтр и как работают два описанных свойства.

Четыре свойства Разрешить изменение Edits), Разрешить удаление Разрешить добавление Additions) и Ввод данных (DataEntry) опреде ляют режим работы с данными через форму. Устанавливая эти свойства, можно 270 Занятие 9. и формы запретить или разрешить данных в форме, или раз решить и Например, запретить уда ление в форме свойство Разрешить удаление (Allow ранным Her (No).

только для записей, должна открываться в режиме Этот отличается от обычного тем, что в форме при открытии не отображается ни одной записи, и должен ввести сохранить данные. Чтобы форму в этом режиме, для Ввод данных (Data Entry) установить Да умолчанию оно имеет Нет).

Возможность изменять данные в определяется также типом жаемого набора записей. Если для формы является ца, то по в ней отображается динамический набор записей, который позволяет По если источником является запрос, то иногда в форме отображается статический набор записей, который позволяет только но менять их. Тип набора ото бражаемых в форме, определяется свойством Тип набора записей Форма КарточкаАвтора предназначена и для отображения, и для новых за в но давайте запретим удаление записей с помощью этой формы.

!. Установите значение Разрешить удаление (Allow Нет (No).

2. Форма КарточкаАвтора в качестве источника записей имеет таблицу Авторы.

Если вы хотите видеть карточке, по фамилиям установите Порядок сортировки (OrderBy). Пере ключитесь в режим формы и курсор в поле Фамилия. Затем от форме по этого поля, нажав кнопку По возрас танию (Sort Ascending). Снова переключитесь Б режим конструктора, и вы увидите, что свойство Порядок сортировки теперь имеет значение милия.

Вкладка Макет Свойства на вкладке Макет (Format) вид формы.

1. Чтобы посмотреть эти свойства, откройте вкладку. Перечисленные на ней свойства представлены на рис. 9.8.

Свойство Подпись (Caption) определяет текст, который выводится в заголов ке окна формы (см. рис, 9.6). Форма КарточкаАвтора была создана с помощью мастера и значение по умолчанию было ранным значению Авторы (по имени таблицы-источника записей).

2. этого свойства равным КарточкаАвтора.

Свойство Режим по умолчанию позволяет указать режим (опреде вид формы), в котором форма будет отображаться по умолчанию. Все го существует пять режимов:

Изменение свойств 2/ j I j.,,, Одиночная..... Да........

Нет центру. Нет.

Рис. 9.8. Диалоговое окно Свойства, вкладка Макет • Одиночная форма (Single Form), в которой видна только одна за пись.

• Ленточная форма (Continuous Одновременно несколько за писей в виде таблицы и можно определить формат этой • Таблица (Datasheet). Записи в форме в виде лицы — • Сводная таблица (PivotTable). Этот режим позволяет создать над данными, в форме, и работать с этой таблицей.

• Сводная диаграмма Данные из данных формы ото бражаются в виде заданной пользователем диаграммы.

Следующие свойства — Режим формы (Allow Form View), Режим таблицы Data sheet View), Режим сводной таблицы PivotTable View), Режим сводной диаграм мы View) — позволяют в каких режимах разрешено ра ботать с формой. Когда форма открывается, режим, по умолчанию. Но при с меню Вид (View) читься в другой режим. Если запретить какие-то режимы, установив 2/2 Занятие 9. Составные и связанные формы соответствующего свойства равным Нет, то будут недоступны и соответст вующие пункты в меню Вид В форме КарточкаАвтора режимом по умолчанию является Одиночная форма (Single Form), то есть в ней будут отображаться только данные об одном авторе.

Чтобы посмотреть всех в режиме таблицы, в меню Вид (View) нужно пункт Таблица (Datasheet). А нот режимы сводной таблицы и сводной диаграммы запрещены, так как соответствующий свойства имеют значение Нет.

Свойство Полосы прокрутки позволяет указать, какие в форме нужны полосы прокрутки. Полосы прокрутки появляются справа или снизу, если за данные размеры формы меньше, чем требуется, чтобы вывести все ее поля. Они позволяют просматривать те поля, которые не поместились в форму. Можно разрешить либо обе, либо только вертикальную, либо только горизонтальную прокрутку, либо вообще не разрешать прокрутку в форме.

Мы создаем Карточку в которой полей немного, и вся необходимая ин формация помещается в заданные поэтому полосы прокрутки в ней не нужны.

1. Установите значение Отсутствуют свойства Полосы прокрутки (Scroll Bars), вы брав его в Область выделения (Record расположенная у левой границы формы, используется обычно в формах, в которых выводится одновременно не сколько записей. Тогда, чтобы выделить нужную запись, просто щелкают на этой области рядом с записью.

2. В случае простой формы эта область не нужна, поэтому установите значение этого свойства равным Нет (No).

Кнопки перехода или кнопки расположены на нижней границе формы и используются для перемещения по записям. Обыч но этих кнопок пять: переход к первой записи, переход к предыдущей записи, переход к следующей записи, переход к последней записи и создание новой за писи. Последняя кнопка недоступна, если форме не разрешено добавление за писей. Если в форме будет всегда отображаться только одна запись, эти кнопки следует удалить, установив данного свойства равным Нет, Свойство Автоматический размер имеет по умолчанию значение Да.

Это означает, что форма всегда будет открываться с заданными размерами. Если пользователь увеличит или уменьшит а затем закроет, его установки не сохра нятся. Если пользователь хочет, чтобы установленные им размеры формы сохра нялись после закрытия, нужно установить значение этого свойства равным Нет.

Свойство по центру позволяет всегда центрировать форму в окне приложения. Если требуется, чтобы она открывалась всегда в определенном месте не в центре, нужно изменить значение этого за данное по умолчанию, — установите его равным Нет.

На размер формы влияет также свойство Тип границы (Border Оно имеет следующие значения:

• Отсутствует (None);

• Тонкая (Thin);

Изменение свойств формы 27. • Изменяемая (Sizable);

• Окно диалога Если значение равно Отсутствует (None), форма будет выводиться без заголовка и без границы. Изменить размер такой формы По умолчанию значение Изменяемая Тогда пользователь сможет лег ко изменить размер формы мышью. Граница Тонкая (Thin) ио внешнему виду не очень отличается от изменяемой, но на самом деле произвольно изменить мер формы хотя можно развернуть ее на все окно приложения, свер нуть, вернуть к фиксированному размеру с помощью кнопок заголовка или оконного меню. Значение Окно диалога позволяет создать форму, разме ры которой не изменить никак. Окна диалога используются, если нужно не ото бразить данные из а наоборот, запросить какие-то данные от пользова теля, то есть во всех случаях, когда нужно зафиксировать размер формы чтобы пользователь не мог его изменить.

Следующие несколько свойств касаются кнопок, которые размешаются во всех окнах Windows в заголовке окна. Кнопка оконного меню (ControlBox) расположена в левом углу заголовка Оконное меню содержит стандартные команды Восстановить (Restore), Переместить (Move). Размер (Size), Свернуть (Minimize), вернуть (Maximize) и Закрыть (Close).

Аналогичные функции выполняют кнопки размеров окна и кнопка закрытия в правой части заголовка окна. Чтобы неопытные пользователи случайно не по теряли нужную форму, все эти кнопки иногда убирают, а нужные кнопки созда ют прямо в форме с помощью элемента управления Кнопка (Command Button).

Пример такой формы представлен па рис, 9.9.

Имя рождений И в ученый и философ,,•] -•:

1990.

"Утешение и другие Рис. 9.9. Форма с отключенными кнопками заголовка Это меню называют также системным меню.

2/4 Занятие 9. и формы Остальные формы мы будем рассматривать по мере необходимости в процессе других форм приложения.

Вкладка Другие два свойства, Модальное окно и Всплывающее окно (Pop up), опре деляют тип окна формы. Когда форма является не доступны ни меню, ни панели инструментов, он не сможет щелкнуть пне преде лов данной формы и другую форму. Это очень полезное ство, так как часто нужно запретить пользователю выполнять какие-то дей ствия до тех пор, пока он не ввод данных в открытую форму. Оно по зволяет выполнять контроль пользователя. Обычно для модального окна свойство Тип границы равным значению Окно диалога.

Всплывающее окно отличается от модального тем, что пользователь может акти визировать другие окна, хотя ему также доступны меню и панели инстру ментов. Но какое бы он ни открыл, форма всегда останется на переднем плане. Для всплывающего окна свойство Тип границы обычно уста навливают равным значению Тонкая.

Свойство Цикл табуляции позволяет определить правила прохождения курсора в форме. Оно имеет три Все записи (All Records), Текущая за пись (Current Record) и Текущая страница (Current Page).

При установленном значении Все записи при нажатии клавиши Tab курсор из последнего поля текущей записи переходит к первому полю следующей записи.

Это удобно при работе с табличными формами. По установлено значение Текущая запись. В этом случае курсор из поля записи воз вращается к первому полю этой же Значение Текущая страница исполь зуется в многостраничных формах, когда нужно, чтобы из последнего поля на странице формы курсор возвращался к полю той же стра ницы.

свойства на этой вкладке позволяют связать с данной формой стро ку меню, панель определить файл подсказки.

Мы будем работать с этими свойствами на Занятии 14, когда будем учиться создавать собственные меню и панели Вкладка События На вкладке События (Events) содержатся свойства, которые определяют дей ствия, в форме при возникновении различных событий. События формы возникают в результате каких-то действий пользователя или самой сис темы, а свойства событий определяют, как система должна реагировать на воз этих событий. Для каждого события существует стандартная реак ция, которая предусмотрена системой Access. Но пользователь может опреде лить нужную реакцию, указав в соответствующем макрос или проце дуру VBA, выполнение которых и обеспечит требуемую реакцию на событие.

Мы познакомимся с некоторыми событий на Занятии 13, когда будем учиться создавать макросы.

свойств подчиненной формы Установка свойств подчиненной формы Отдельно рассмотрим, как свойства подчиненной формы. Чтобы свойства подчиненной формы, не обязательно открывать эту форму в конструктора, — можно прямо в главной форме сначала выделить эле мент управления Подчиненная форма/отчет (Subform/Subreport), а затем щелкнуть на области формы в подчиненной форме. Тотда в окне Свойства (Pro будут отображаться свойства подчиненной формы (рис. 9.10).

точка стоит в области выделения подчиненной формы, а не главной, и окно свойств отображает свойства подчиненной формы.

Подчиненная форма в форме предназначена для про смотра данных о книгах данного поэтому необходимо запретить редак тировать, удалять и вводить новые записи в этой форме.

Установите значения для свойств формы на вкладке Данные (Data):

• Разрешить изменение Edits) — Нет;

• Разрешить удаление (Allow Deletions) — Нет;

• Разрешить добавление (Allow Additions) — Нет.

* Область "-.

• Имя., Инг Фильтр,,, • ' ' • -,.

Да Применение р Л ',.

Год.,.',, Да Да Разрешить Нет.

Тип :

• ;

:. Да ' • - !

:,.

. Я Ч... J. 11. * - - -.

Рис. 9.10. Свойства подчиненной формы 1. На вкладке Макет (Format) установите Кнопки перехода (Navigation But tons) равным Нет, так как все записи можно посмотреть, прокручивая табли цу в области подчиненной формы.

Занятие 9. Составные и формы Для значений элементов управления выделите нужный элемент управления в форме, и в окне Свойства (Properties) уже будут отображаться свойства этого элемента управления.

Обратите внимание, что в столбцов подчиненной формы отобра жается значение свойства Подпись таблицы источника. Это свой ство наследуется во всех формах, а в дальнейшем вы что и в отчетах, которые базируются на таблице или запросе, включающем поля таблицы.

Это еще одно подтверждение тезиса о том, насколько важно корректно определить структуру таблиц базы данных. В дальнейшем это избавит от лишней рутинной работы.

2. Переключитесь в режим формы. Она должна выглядеть как на рис.

.

Боэций • в ученый и "последний • ИЗ ' философией" и другие Tf Наука - Рис. Окончательный вид формы В этом режиме вы можете настроить ширину и высоту формы, перемещая мышью правую и нижнюю границы. Кроме того, можно настроить нужным образом ширину столбцов в подчиненной форме. При повторном открытии формы эти настройки будут сохранены.

3. Закройте форму. При этом диалоговое окно со списком форм, в ко торые были внесены Сохраните все эти изменения, нажав кноп ку Да.

Создание связанных форм Создание связанных форм Создадим формы для ввода и отображения записей о читателях и их формуля рах. Их можно было бы организовать так же, как и форму дать главную форму Читатели и подчиненную форму Но мы сделаем несколько иначе, а именно — создадим две разные формы, которые будут син хронизированы, то есть в форме Формуляры всегда будут отображаться только те записи, которые относятся к читателю, в форме Читатели. Тем более что и в этом случае нам поможет мастер.

1. Щелкните на ярлыке Создание формы с помощью мастера (Create Form by using wizard) в списке форм окна базы данных.

2. В первом диалоговом окне мастера в списке Таблицы и запросы Queries) имя Таблица: Читатели.

Перенесите из списка Доступные поля Fields) в список Выбранные по ля (Selected Fields) все поля таблицы, щелкнув на кнопке с двумя 4. Выберите в списке Таблицы и запросы (Tables/Queries) другую таблицу:

ца: Формуляры (рис. 9.12) и тоже перенесите все ее в поля в список Выбранные поля (Selected Fields).

КодЧитателя Факт Рис. Добавление полей двух 5. Б следующем диалоговом окне выберите переключатель Связанные формы (Linked Forms). В поле образца сразу как будут выглядеть будущие формы (рис.

278 Занятие 9. Составные и связанные формы. • ;

• чи - Формуляры la,- • В.. r.

- ' Рис. 9.13. связанных форм G. Нажмите кнопку Далее (Next) л указаниям мастера: стиль оформления Стандартный (Standard) (или тот, который вам понравится), оставьте предлагаемые по умолчанию форм Читатели и Формуляры и нажмите кнопку Готово (Finish).

л кране появится одна форма Читатели, в которой будут отображаться все поля таблицы Читатели. В области заголовка формы (он отделен от области данных) вы видите Формуляры (рис. 9.14).

Код -I Рис. 9.14. Связанные формы Читатели и Формуляры Создание форм Слово «кнопка» поставлено в кавычки, так как на самом деле это элемент управления Выключатель (Toggle Button), который имеет два состояния:

включен (нажат) и выключен (отжат). По умолчанию он отжат.

7. Щелкните на выключателе Формуляры. Будет открыта форма Формуляры, и она станет а выключатель окажется в состоянии Под ведите указатель к области заголовка этой формы и ее вниз так, чтобы было видно обе формы (рис.

8, Попробуйте с помощью навигационных полистать записи в форме Читатели, вы увидите, как будут изменяться записи в форме Фор муляры.

Чтобы проверить работу форм, в таблицы Читатели и Формуляры должны быть введены данные.

Форма Читатели является простой формой, в которой все элементы управления размещены в один столбец. Форма Формуляры является ленточной формой и позволяет просматривать несколько записей. Вы можете убе диться в этом, увеличите высоту этой формы, потянув вниз нижнюю гра ницу.

Теперь, как всегда, с помощью конструктора форм подправим уже почти гото вые формы, чтобы придать им нужный вид.

1. закройте форму Формуляры. Для этого достаточно щелкнуть на Формуляры (он при этом окажется в состоянии 2. Когда на останется только форма Читатели, переключитесь в режим Обратите внимание, что эта форма отличается от формы ху раздел Заголовок формы (Form Header) (рис. 9.15). Можно изме нить цвет этой области, чтобы она отличалась от области данных.

Изменение цвета раздела формы 1. Щелкните на заголовке раздела (там, где написано: Заголовок формы (Form Hea тем самым раздел.

2. Откройте окно Свойства (Properties) и раскройте вкладку Макет (Format).

Окно Свойства (Properties) выводится на экран и когда форма открыта в жиме формы. Это полезно, когда хотят проверить работу так как окно отображает свойства того поля, в котором находится фокус (точка ввода). Чтобы оно не мешало вводу или просмотру данных в форме, его крывают. При работе же в режиме конструктора его нужно открыть, скольку, создавая форму, приходится очень часто изменять ее свойства свойства ее разделов и элементов управления.

280 Занятие 9. Составные и связанные формы Рис. 9.15. Форма Читатели в режиме конструктора 3. Найдите свойство фона (Back Color) и введите число 8421440 или те кнопку построителя и выберите понравившийся вам цвет в диалоговом окне Цвет (Color), Вы можете как выбрать этот цвет на основной палитре, так и определить дополнительный нажав кнопку Определить цвет (Define Cus tom Colors).

Как только вы переместите курсор в другое поле, например, нажав клавишу Enter, область заголовка формы поменяет цвет.

Блокирование элементов управления Элемент упранления не должен меняться или вводиться пользова телем. Поэтому лучше сделать так, чтобы курсор ввода (фокус) никогда не по падал в это поле.

Выделите элемент КодЧитателя и раскройте вкладку Данные (Data) диалогового окна Свойства (Properties).

У каждого элемента управления есть три свойства, определяющие к нему. Два из них находятся на вкладке Данные (Data): Доступ и Бло кировка (Locked).

Когда значение свойства Доступ (Enabled) для поля ввода равно Да, курсор ввода не попадает в это поле, то есть оно становится недоступным.

Когда значение свойства Блокировка (Locked) для поля ввода равно Да, кур сор в поле но не позволено изменять в этом то оно становится 2. В случае установите значение свойства Доступ (Enabled) равным Нет (No), а значение свойства Блокировка (Locked) равным Да (Yes).

Создание связанных форм Если значение свойства Доступ установить равным Нет, окажутся затененными и надпись, присоединенная к этому и текст в поле. Это очень удобно.

3. Раскройте вкладку Макет (Format). На ней находится свойство Вывод на (Visible). Если установить это свойство равным Нет (No), элемент управления не будет показываться в режиме формы. Это свойство менять не будем, но цвет фона, чтобы выделить это поле как недоступное. Найдите свойство Цвет фона (Back Color) и на палитре цветов серый цвет (та кой же, как цвет фона раздела Область данных Можете просто скопировать значение этого поля из свойств раздела Об ласть данных.

4. Закройте форму, макета.

Изменение макета формы ленточного типа 1. в режиме конструктора форму Формуляры.

Это форма ленточного типа — в разделе заголовка отображаются заголовки столбцов, а строки данных размещаются в Область данных (Detail) (рис. 9.16).

- - - " • Л ! I. :

Рис. Макет ленточного типа Что нужно в ней исправить? Во-первых, есть один лишний столбец — Чита тель, поскольку все о читателе мы увидим в форме Читатели. Во-вто рых, не полностью видны заголовки столбцов с датами. Сейчас мы это правим, 2. Выделите элемент управления и, удерживая нажатой клавишу Shift, надпись Читатель. Когда оба элемента окажутся выделенными, клавишу Delete. Оба элемента будут удалены.

3. Теперь выделите таким же образом поле со списком КодИздания и надпись Издание. Подведите к правой границе надписи Издание так, чтобы он превратился в двунаправленную стрелку, нажмите левую кнопку 282 Занятие 9. Составные и связанные и потяните границу вправо. Вы что будут растяги ваться оба выделенных элемента Отпустите кнопку, когда над пись расширится до 4,3 см (смотрите на деления горизонтальной линейки в верхней части формы).

Чтобы надписи над столбцами были видны их придется в несколько строк (или сильно расширять форму вправо). Для этого нужно уве личить высоту области заголовка.

Изменение надписей в заголовке формы 1. Подведите указатель к нижней области заголовка и, когда он пре вратится в двунаправленную вертикальную стрелку, границу вниз, установив высоту 1,5 см (ориентируйтесь по вертикальной линей ке слева).

Щелкните на вертикальной напротив надписей — они все выделенными одновременно (рис. 9.17).

-. ( " !

•к I I ;

,.

* i Рис. 9.17. Выделение 3. Перетащите нижнюю любой из надписей вниз, чтобы отобразить строки в надписи Фактически возвращена.

Теперь нужно переместить влево поле ДатаПолучения вместе с надписью над ним. Для этого нужно их выделить. Чтобы снять выделение, достаточно щелкнуть за пределами выделенных или разделов.

4. Выделите поле ДатаПолучения надпись Дата получения. Наведите указатель на поле надписи и, когда он превратиться в ладонь, потяните влево. Оба эле мента управления переместятся влево.

5. Пока оба элемента выделены, их ширину так, чтобы надпись пол ностью поместилась в рамке граница должна быть напротив цифры 6 на линейке).

6. Аналогично переместите и расширьте поле ДатаВозврата и надпись к нему.

7. Снова выделите все надписи в области заголовка и в окне Свойства (Proper ties) на вкладке Format (Макет) установите значение свойства Выравнивание текста (Text Align) равным значению по центру (Center) (выберите в раскры вающемся списке).

Когда выделено элементов в заголовке окна свойств это отражается, и устанавливаемые вами значения свойств одновременно ко всем выделенным элементам.

форм 28. 8. Переместите нижнюю границу области заголовка чтобы она совпала с границей надписей.

Форма должна выглядеть, как представлено на рис. 9.18.

j л * Рис. 9.18. Настройка надписей и заголовке формы Настройка свойств формы Формуляры Нужно изменить еще несколько формы. имеет смысл записей таблицу Формуляры. Добавлять записи в форме неудобно, так как неудобно выбирать нужную книгу в длинном списке.

Для выдачи книг мы создадим форму. Во-вторых, нужно настро ить размеры формы и место на экране, где будет выводиться. эта форма просматривается одновременно с формой Читатели, лучше, чтобы она ее не загораживала. В-третьих, форма Формуляры может открываться и закрывать ся при нажатии соответствующей форме Читатели, следовательно, можно спрятать кнопки оконного меню и закрытия формы. И, наконец, нужно отсортировать записи.

1. Выделите форму и установите свойство Разрешить добавление (Allow на вкладке Данные (Data) Нет (No).

2. Раскройте Макет (Format) и установите равными Нет (No) значения свойств Автоматический размер Выравнивание по центру (AutoCenter), Кнопка оконного меню (Control Box), Кнопка закрытия Button).

3. Переключитесь в режим формы л как она выглядит.

4. Установите высоту формы такой, чтобы было дне запи си, а ширину так, чтобы были видны все но не было пустого поли справа (рис. 9.19).

5. Закройте форму, сохранив все изменения макете. Для этого вам придется выполнить команду Файл Закрыть (File так как кнопки на форме отсутствуют.

Осталось только подобрать взаимное положение связанных форм.

Когда эти имеют Да (Yes), Access автоматически изменяет размер фор мы и се в 284 Занятие 9. и связанные формы 6. Откройте форму Читатели в режиме формы.

7. Нажмите выключатель Формуляры, чтобы открылась форма Формуляры.

Pages:     | 1 | 2 || 4 | 5 |



© 2011 www.dissers.ru - «Бесплатная электронная библиотека»

Материалы этого сайта размещены для ознакомления, все права принадлежат их авторам.
Если Вы не согласны с тем, что Ваш материал размещён на этом сайте, пожалуйста, напишите нам, мы в течении 1-2 рабочих дней удалим его.