WWW.DISSERS.RU

БЕСПЛАТНАЯ ЭЛЕКТРОННАЯ БИБЛИОТЕКА

   Добро пожаловать!

Pages:     | 1 || 3 | 4 |   ...   | 5 |

«Ирина Харитонова САМОУЧИТЕЛЬ OFFICE ACCESS 2003 Прочитав эту книгу, вы научитесь: ...»

-- [ Страница 2 ] --

На схеме данных можно не только создавать связи, но и редактировать их.

пробуем отредактировать связь между таблицами и Издания. Эта связь существует, но для нее не установлена проверка ссылочной поэтому связь на схеме имеет другой вид. Дважды щелкните на этой связи нии, соединяющей таблицы). Появится уже знакомое вам окно Изменение свя зей (Edit Relationship). Установите в нем два флажка обеспечение целостности дан ных: (Enforce Referential Integrity), каскадное обновление связанных полей Update Related Fields). Флажок каскадное удаление связанных записей (Cascade Related Records) не устанавливайте, ведь вы не хотите, чтобы при удалении 92 Занятие 3.

записи о каком-то шкафе из базы исчезли все данные о книгах, находящихся в этом ЗАДАНИЕ или отредактируйте самостоятельно связи междутаблицей Изда ния и справочниками Разделы, Города, Издательства.

У нас осталась не установленной только связь между таблицами Авторы и ния. Связь эта, как вы понимаете, так как у каждой книги может быть несколько авторов, а с другой стороны, в библиотеке может быть книг одного и того же автора. Как поступить в таком случае?

Чтобы реализовать такую связь, полагается ввести дополнительную таблицу, которая бы содержала ключи обеих таблиц. Такая таблица должна иметь два поля: КодАвтора и КодИэдания. Связь между таблицей Авторы и этой таблицей будет и связь между таблицей Издания и этой таблицей так же будет Таким образом, с введением новой таблицы (назо вем ее АвторИздание) связь преобразуется в две связи Так как в этой таблице не может быть несколько записей, которые имели бы одни и те же значения в обоих то эти поля будут яв ляться составным ключом таблицы.

ЗАДАНИЕ Создайте самостоятельно таблицу АвторИздание. Оба поля в ней должны быть числовыми. При этом по умолчанию будет установлен размер поля Длинное це лое Integer). He меняйте значение этого свойства. Оно должно быть именно чтобы связи. Создайте для того и другого поля столб цы подстановок (можно воспользоваться мастером подстановок). Теперь добавьте таблицу АвторИздание в схему данных и установите связи с таблицами Авторы и Из дания.

Вы можете, не закрывая окно схемы данных, выполнить команду Окно Библиотека: база данных (Window Библиотека: Database) или просто на жать клавишу F11, чтобы открыть окно базы данных, и затем, уже известным с помощью конструктора создать эту таблицу. Затем либо тем же способом, либо, щелкнув на кнопке Схема данных на панели задач, вернуть ся в окно Схема данных.

В результате вы получите примерно как представленная на рис. 3.25.

Трудно, конечно, разобраться в такой паутине. Однако все таблицы легко пере мещаются мышью, если схватить заголовок и потянуть. Размеры таблиц можно также менять стандартным образом, потянув за границу. Еще немного и картина будет совсем иной (рис. 3.26).

система перед удалением все-таки запросит у вас подтверждение уда Обеспечение иелостности данных а т Рис. 3.25, Окно схемы данных Название Имя Отчество Телефон Заметки и Рис. 3.26. на поле схемы данных Надеюсь, теперь вы видите, как ясно графически отображаются и сами цы, и связи между 7. Закройте окно схемы данных.

94 Занятие 3. Создание таблиц Подведение итогов Итак, на данном занятии вы научились:

• создавать таблицы базы данных тремя разными способами;

• создавать столбцы подстановок для полей, которые являются внешними клю чами других таблиц;

• создавать столбец подстановок, содержащий фиксированный список значе ний поля;

• задавать ключевые и индексированные поля в таблице;

• указывать условия правильности вводимых в поле данных;

• с помощью мастера создавать маски ввода, упрощающие ввод данных в поле;

• создавать схемы данных, отображающие таблицы базы данных и связи меж ду ними.

Хочется еще раз обратить внимание на то, как важно грамотно выполнить все процедуры создания и связывания таблиц, описанные в этом занятии. Поэтому не пренебрегайте советами и отнеситесь к этому этапу серьезно при создании любого приложения. В этом случае вам значительно проще будет создавать другие объекты: отчеты, страницы доступа к данным.

ЗАНЯТИЕ Ввод и данных ТЕМА ЗАНЯТИЯ В процессе этого занятия вы узнаете:

• как вводить данные таблицы Access и изменять внешний этих таблиц;

• как перемещаться по записям в таблице, изменять и записи;

• как копировать из других таблиц, в том числе находя щихся в другой базе данных Access или даже имеющих другой формат;

• как импортировать данные из файлов других форматов;

• что такое присоединенные таблицы и каковы особенности боты с ними.

96 4. Ввод и редактирование данных Для выполнения упражнений данного занятия потребуется файл Библиоте а также файлы из архива Поэтому вспомните, в какой папке они у вас находятся.

Ввод данных в режиме таблицы Существует несколько способов ввода данных в таблицы Access:

• ввод записей в режиме таблицы;

• ввод данных с помощью форм Access;

• копирование данных из других таблиц;

• импорт данных из внешних файлов;

• присоединение внешних таблиц.

В упражнениях этого занятия мы познакомимся почти со всеми этими способа ми, кроме ввода с помощью экранных форм — их мы будем создавать на Заня тиях и 10.

Режим таблицы обеспечивает простой и быстрый способ ввода данных в табли цу, однако он удобен только в случае небольших таблиц, когда большинство по лей или даже все они видны на экране и количество записей тоже невелико.

Кроме того, нужно хорошо знать структуру таблиц. Формы обычно обеспечива ют ввод данных по одной записи, причем форма может быть сконструирована таким образом, что пользователь вводит данные одновременно в несколько таб лиц, даже не подозревая об этом.

Чтобы освоить режим таблицы, лучше использовать таблицы, уже имеющие за писи, поэтому откройте файл демонстрационного приме ра. Этот файл аналогичен файлу созданному на предыдущем занятии, но все таблицы его заполнены Дважды щелкните на таблице Издания, чтобы открыть ее в режиме таблицы (рис. 4.1). В нижней части окна таблицы видно количество записей в таблице и номер текущей записи. В таблице примера 25 записей. Текущая запись помеча ется специальным значком в области выделения (серая область слева). В те кущей записи располагается курсор ввода.

В окне отображается только часть таблицы. Чтобы просмотреть записи в табли це полностью, используйте полосы горизонтальной (внизу) и вертикальной (справа) прокрутки. Если таблица большая, для быстрого перехода в начало или в конец таблицы служат кнопки перемещения на нижней границе окна. На значение кнопок перемещения приведено в табл. 4.1. Однако кнопки перемеще ния на следующую и предыдущую запись в этом режиме обычно не использу ются.

Примеры вы можете найти на сайте издательства www.piter.com на странице, посвящен ной книге.

Ввод данных в режиме таблицы 1 Философия другие трактаты 2 Исповедника [3 Религия преподобного Максима Исповедника :

А Чтения и рассказы по истории России Белая гвардия;

Маргарита..

Философия 1989;

7 8 литература '. Медный всадник 9 Драмы 11. Философия ждем ребенка 14 Художественная Евгений Онегин 16 Фантастика Понедельник детективный 18 Фантастика Оправдание Рис. открытая в режиме таблииы 4.1. Кнопки перемещения по записям таблииы Кнопка Описание Перемещение на первую запись таблицы на запись таблицы Перемещение на следующую Перемещение на последнюю запись таблицы Создание повой записи Добавление записи 1. Для добавления новой записи к таблице щелкните на кнопке создания но вой записи. Курсор переместится в конец таблицы и будет установлен в вом поле Счетчик (AutoNumber) новой записи.

2. В поле типа Счетчик (AutoNumber) ввод данных запрещен, поэтому в следующее поле, нажав клавишу Tab.

3. Для следующего поля (Раздел) у нас определен столбец поэтому как только курсор попадает в это поле, справа появляется кнопка со стрел кой. Нажмите ее и в раскрывшемся списке разделов выберите дел, например, История (рис. 4.2).

Выбранное значение отображается в поле Раздел записи, а в области ния записи слева появился значок (карандаш), который означает, что редактируется. Одновременно значение в поле КодИздания — это отработал счетчик.

98 4. Ввод и данных литература 12 Детская литература Счастливые родители Мы ждем ребенка 14 Художественная Онегин литература Прощай оружие начинается в субботу Детективы ;

Современный детективный 1989;

вечности Детская литература Разговор 20: Психология жизни ! Вечера с История Раздумья России 23:

24;

25;

Философия небесах, мире духов и аде История Психология Философия литература литератур;

т Рис. 4.2, Выбор в списке подстановки Если попробовать перейти на следующую строку, например, нажав клавишу 4, то на экране появится Поле не может содержать значение так как свойство Обязательное поле этого поля имеет значение Да.

Введите значение в это поле. (The field cannot a because the property for this is set to True. Enter a value in this Это отработала одна из проверок правильности ввода записи в табли цу, так как именно при переходе на следующую запись Access выполняет со хранение записи в таблице. значение в поле Название.

Для перехода между полями одной записи нажимайте клавишу Tab или Enter. Для перехода в начало следующей — клавишу затем Ноте, 5. Введите год при этом можно проверить, как работает проверка ло гического условия, заданного для значения этого поля. Введите, например, значение 98 или 2005, и вы увидите сообщение, которое сами задали: Необхо димо ввести 4-х значную цифру, не превышающую значения текущего года!

Это очень удобное свойство раскрывающихся в Access. Нет необхо димости всегда раскрывать списки, можно просто начинать ввод данных в поле, и по первым совпадающим буквам будет подставлено нужное значе ние. Если в списке типов два слова, начинающихся с буквы и первое подставленное слово не вы должны вводить следу ющую букву, затем следующую, пока не подберется нужное слово.

данных в режиме таблицы 6. Вводите данные в остальные поля записи. Когда дойдете до поля Дата появится маска ввода, заданная для поля Введите цифры в те по зиции, которые обозначены символом подчеркивания.

7. Проверка условия на значение поля выполняется при переходе к другому полю или к другой записи. Если значение не соответствует задан ному условию, на экран выводится сообщение, указанное пользователем, или сообщение, если пользователь не определил свое. Таким вы не сможете переместить курсор в другое поле, пока не исправите значение.

8. Поле тоже имеет столбец подстановки. Не раскрывая введите первую букву: к. Сразу же в поле будет подставлено книга.

9. Закончив ввод записи, перейдите на следующую строку. Если вы вводили ные в последнее поле записи, для этого достаточно тоже нажать клавишу Tab.

при этом переходе произойдет сохранение записи в базе данных.

ким образом мы проверили, как работают те механизмы, которые была при определении структуры таблицы.

Редактирование записи Чтобы отредактировать существующую запись, достаточно поместить тель на поле, данные в котором необходимо изменить, ввести новые и нажать клавишу Tab для перехода на поле. Окончательно данные в записи будут изменены только перехода на следующую или любую дру гую запись. До тех пор, пока работа выполняется над одной записью, все изме нения можно нажав клавишу Esc. Отмена изменения в текущем производится также клавишей Esc.

ЗАДАНИЕ Попробуйте отредактировать некоторые записи в таблице Издания и отменить изменения с помощью клавиши Esc.

При необходимости внести изменения сразу в несколько мер, изменить место хранения ряда книг, используется запрос к базе данных специального вида — запрос на обновление. С такими запросами мы будем знакомиться на Занятии 7.

Удаление записи Чтобы удалить записи, нужно сначала выделить их, а затем нажать клавишу Delete. При этом Access запрашивает подтверждение, чтобы предотвратить слу чайное удаление (рис. 4.3).

Если вы попали в это поле из предыдущего, нажав Tab, то маски видно. Она появится, как только введете первую цифру. Если нужно ввести числа обязательно вводите 0.

1 00 Занятие 4. Ввод и данных чисто f •,!•-. у ' s ;

Нет Диалоговое окно подтверждения удаления записей Выделение записей выполняется аналогично тому, как это делается в элек тронной таблице: щелкните на области выделения первой записи вая кнопку, переместите указатель до последней выделяемой записи и от пустите 1. Выделите в таблице Издания введенную новую запись или записи и удали те их.

Эти записи удаляются из таблицы без труда, так как имеют еще связан ных записей в подчиненных таблицах, например, в таблице Формуляр. Одна ко если вы попробуете удалить какую-то другую запись о книге, которая уже выдавалась читателям, Access не позволит это сделать. Чтобы удалить за из главной таблицы, сначала удалить все связанные с ней запи си в 2. Закройте таблицу Издания.

Ввод данных с помощью копирования Ввод данных в таблицу можно осуществлять не только непосредственно с кла виатуры, но и с помощью команд Скопируем данные из таблицы Разделы базы данных демонстрационного при мера в таблицу новой базы данных 1. Откройте таблицу Разделы в режиме таблицы.

2. Запустите еще один экземпляр Access 2003 и откройте в нем базу данных 3. Выделите в списке таблиц Разделы и откройте ее тоже в режиме таблицы.

4. Удалите из нее все записи, если они там есть.

5. Переключитесь в базу данных и выделите в таблице Разделы все записи (рис. 4.4).

Если при определении между этими был установлен флажок удаления записей. Если флажок каскадного то уда ляться запись в главной таблице и с ней записи в таб лице.

Ввод данных с 1 О I ( 2. Психология 4 Детская 5 Детективы 7 Художественная 8 Фантастика 9 Драматургия Религия 11 Искусство 12 Поэзия Рис. 4.4. Копирование записей из другой Access 6. Скопируйте выделенные записи в буфер обмена, например, нажав нацию клавиш или кнопку Копировать (Сору) на инстру ментов, 7. Переключитесь в базу данных и выделите первую в таблице Разделы.

8. Вставьте данные из буфера, нажав или кнопку Insert на панели инструментов. Вы увидите сообщение: Предпринимается попытка вить следующее число записей: 12. Вставить записи? (You are about to paste record(s). Are you sure to want to paste these Нажмите кнопку Да (Yes).

Записи из буфера будут вставлены в новую таблицу.

можно копировать не все, а записи, и в том случае, типы данных для всех полей совпадают в обеих Обратите внимание, что значения поля КодРаздела не копируются из буфе ра. Так происходит потому, что это поле является счетчиком и заполняется автоматически при добавлении записей в таблицу. Значение счетчика не уменьшается, когда из таблицы удаляются записи. Этим объясняются про пуски, которые могут быть в таких полях. Счетчик всегда имеет значение, ко торое было в последней и при вставке новой записи оно будет уве личено на 1.

1 02 Занятие 4. и Вы не сможете установить счетчик в определенное значение, но можете сбросить его, чтобы обеспечить нумерацию кодов с 1 или со значения по следней существующей записи. Для этого нужно выполнить сжатие базы данных. команду меню Сервис Служебные программы Сжать и восстановить базу данных (Tools Database Utilities Compact and Database).

копируются данные не только из других таблиц Access, но и из таб лиц других форматов, например, Excel.

Откройте файл из демонстрационных примеров. Выделите в нем строки со 2-й по 21-ю в столбцах А и В и скопируйте их в буфер.

2. Откройте Издательства в базе данных Выделите в ней свободную строку (рис. 4.5).

.

': • и I И!

I • -,.

! •• I.

I : i Рис. 4.5. Вставка из таблицы Excel Перед копированием не обязательно удалять уже существующие записи из таблиц Разделы или Издательства, если в новых записях окажется какой-ни будь раздел, совпадающий с имеющимся в таблице, будет выдано сообщение об ошибке, и соответствующая запись не будет вставлена. Действительно, в справочнике разделов не должно быть повторяющихся значений, поэтому поле Раздел проиндексировано таким образом, что в нем не разрешены совпа дающие значения (см. свойства этого поля). При этом все ошибочные записи попадут в специальную таблицу Ошибки вставки (Paste Errors), которая добав ляется в список таблиц. Вы можете открыть эту таблицу и посмотреть эти запи си. Пример таблицы Ошибки вставки представлен на рис. 4.6.

Ввод данных с копирования 1 3. Вставьте из буфера данные. Выдается то же сообщение о попытке добавле ния и все записи вставляются в Издательства.

таблица Рис. 4.6. ошибок вставки (2 из 24) Чтобы область выберите е меню или нажмите Ctr!+C Рис. 4.7. Область задач буфера обмена с Буфер в Microsoft Office 2003 позволяет собирать до 24 скопирован ных блоков. Выполните команду меню Правка Буфер обмена Office Office Появится область задач Буфер обмена (рис. 4.7).

С помощью этой панели удобно работать с содержимым буфера Все элементы, скопированные в буфер, отображаются на панели в графическом виде. При копировании двадцать пятого блока на экране появится предупре ждение о том, что буфер ограничен в объеме и ная может быть помещена в буфер обмена только путем уда ления первого вставленного элемента. В ответ на предупреждение можно 1 04 Занятие 4. Ввод и редактирование нажать кнопку что приведет к удалению первого элемента, смещению всех элементов и на последнее место только что скопирован ной информации. При выборке информации из буфера вставляется послед ний или блок. Чтобы вставить любой из два дцати четырех блоков буфера, необходимо щелкнуть правой мыши на значке, соответствующем блоку и выбрать в меню ко манду Вставить (Paste) или просто дважды на нем щелкнуть.

ЗАДАНИЕ Скопируйте из файла справочник Города.

При заполнении данными новой базы данных путем копирования данных или путем импорта из других баз данных, о котором мы будем говорить лее, сначала нужно заполнить справочники. Только после этого можно чинать вводить данные в основные таблицы, уже используя эти справочни ки для ускорения и облегчения ввода.

4. Закройте файл Файл должен остать ся открытым для дальнейших упражнений.

Импорт данных Вторым удобным способом перенесения данных является импорт. Импортиро вать данные можно из файлов различных форматов: другой базы данных Ac cess, файла Excel, текстового файла, файла формата веб-страниц и других.

В упражнениях этого занятия мы будем импортировать таблицы из файла Биб и из файла TO есть попробуем выполнить самые попу лярные операции. Если вам придется столкнуться с необходимостью импорта данных из других форматов, вы сможете сделать это с помощью навыков, полу ченных на данном занятии.

Импорт данных из таблицы Excel Сначала попробуем импортировать из файла который входит в демонстрационный 1. Выберите команду Файл Внешние Импорт (File Get External Data Import). Появится диалоговое окно Импорт (рис. 4.8).

2. Как и при открытии файла, по умолчанию в окне отображается содержимое папки (Personal) или Мои документы Documents). Выберите в списке папку, в которую скопировали файлы демонстрационного примера.

Примеры можете найти на сайте www.piter.com па посвящен ной этой книге.

данных 1 аказы на ст, ad Мой • Office 5 (*.dbf) III IV Рис. 4.8, Диалоговое окно импорта 3. В Тип файла of type) выберите Microsoft Excel (*.xls) (по умолча нию показываются файлы Microsoft Access). В окне отобразятся все файлы Обратите внимание на длинный раскрывающийся список файлов.

Он раз и содержит файлов, которые возможно в Access.

4. Выберите среди этих файлов и нажмите кнопку Импорт (Import).

Запускается мастер импорта электронных таблиц и выводится первое окно мастера (рис. 4.9).

5. В нижней части окна показан импортируемой таблицы. Про крутите эти данные и убедитесь, что таблица имеет те же поля, что и табли ца Access, в нужно импортировать данные (кроме поля которого обычно в таблицах Excel не бывает). кнопку Далее (Next).

6. В следующем диалоговом окне установите флажок Первая строка содержит за головки столбцов (First Row Contains Column Headings) (рис. 4.10). Вы увидите, что первая строка на рисунке в заголовки столбцов. Снова на жмите кнопку Далее (Next).

7. Появится новое окно мастера. Установите в нем переключатель, указываю что вы хотите сохранить данные в уже существующей таблице, а в рас 1 06 Занятие 4. и редактирование данных Импорт :, г |, • 1,. • ' Боэций 480.

.:

Соловьев 1820 I -347 Афины Рис. 4.9. Выбор для импорта Ш Импорт содержит."•..• Фамилия -- • 180 Исповедник 580 Соловьев. 1820 Киев Платон Афины Александр - i !

Отмена j. т Рис. 4.10. заголовков крыпающемся списке выберите имя таблицы Авторы (рис. 4.11). Нажмите кноп ку Далее (Next).

8. В последнем окне мастера нажмите кнопку Готово (Finish).

9. таблицу Авторы и убедитесь, что все строки из таблицы Excel появились в базе данных. При этом автоматически установились значения в КодАвтора.

Импорт В данном случае таблица Excel имеет только один лист;

если их то список листов был бы виден в верхней части окна, и нужно было бы брать, какой лист предстоит импортировать. Кроме того, как видно из окна, можно импортировать не только лист целиком, но и именованный диапазон ячеек электронной таблицы.

При импорте уже существующую таблицу Access очень важно, чтобы на столбцов и типы данных в этих столбцах совпадали у обеих таблиц. Кро ме того, импортируются всегда все листа Excel (или именованного Если таблица Excel имеет другую структуру, нужно выбрать пе реключатель «в таблице» (In a New Table). Тогда будет создана таблицы той же структуры, что и таблица Excel и в нее ны все данные. Затем можно путем копирования (например, только нужных столбцов) данные из одной таблицы в другую.

Импорт е в в щ " 530 1820 1891 1940 Киев 1 Платон Пушкин 1799 т |. ;

."•., • - - •. - ' :• ' Рис. Определение имени Импорт таблицы Access Импорт таблиц из другого файла Access аналогично импорту из таблицы Excel. Только импортируется таблица целиком, тс есть нельзя импортировать только данные существующую таблицу. Если в базе данных уже существует таблица с тем же что и мая, создается новая таблица, которая будет иметь то имя, но с ной в конце цифрой 1. Вы можете убедиться в этом, если попытаетесь тировать одну из таблиц базы данных демонстрационного примера, например I 08 Занятие 4. Ввод и данных 1. Выберите команду Файл Внешние данные Импорт Get External Import). Появится диалоговое окно Импорт (Import) (см. рис. 4.8). В нем теперь ото бражается папка, содержащая файлы демонстрационного примера.

2. В списке Тип файла of type) выберите Access *.mde, *.ade).

3. Выберите в списке файл и нажмите Импорт (Im port). Появится окно Импорт объектов (Import Objects).

4. Нажмите кнопку Параметры (Options), чтобы расширить окно (рис. 4.12). Диа логовое окно Импорт объектов используется для импорта любого объекта В нем несколько вкладок. По умолчанию открыта вкладка Таблицы (Tables).

В нижней части окна переключатели и флажки, которые позво ляют определить параметры импорта. При импорте таблиц есть возможность импортировать только структуру таблицы или структуру вместе с данными (только данные импортировать нельзя). По умолчанию импортируется таб лица вместе с данными.

5. Выделите в списке таблицу и нажмите кнопку ОК. В списке таблиц базы данных появится новая таблица Таблицы 1 Запросы Формы Страницы j Моду.

Авторы Города "Отмена Издания МестаХранения Разделы Читатели таблиц Импорт а данных и данные как и С как Рис. 4.12. Импорт из файла Access 6. таблицу в режиме таблицы и щелкните на маленьком сером прямоугольнике в левом верхнем углу, где сходятся строка заголовков столб цов и столбец выделения записей. Будут выделены сразу все записи таб лицы.

7. Скопируйте выделенные в буфер, откройте МестаХранения и вставьте в нее записи из буфера.

8. Теперь таблицу можно Присоединение внешних 1 Присоединение внешних таблиц Помимо импорта данных, Access обладает возможностью устанавливать связи с внешними таблицами, в том числе и с таблицами, отличных от Access форма тов. Это дает возможность работать с данными, расположенными в других ба зах данных или таблицах так, как если бы они находились в вашей данных.

Попробуем установить связь со списком новых поступлений, который содер жится в файле Новые 1. Щелкните правой кнопкой мыши на свободном поле окна базы данных и вы берите контекстном меню команду Связь с таблицами (Link Появится диалоговое окно Связь (Link), аналогичное окну Импорт (Import).

2. Выберите в этом окне папку с файлами примера и файла Microsoft Excel Затем выделите файл Новые и на жмите кнопку Связь (Link).

3. Запускается мастер связывания электронной таблицы (Link Spreadsheet Wizard).

Первые шаги мастера аналогичны шагам мастера таб лиц. Нужно указать лист Excel, с которым будет устанавливаться связь. Вы берите в списке лист Октябрь и нажмите кнопку Далее (Next).

4. Оставьте установленный по умолчанию флажок Первая строка содержит заго ловки (First Row Contains Column Headings) и нажмите кнопку Далее (Next).

5. На шаге в поле Имя связанной таблицы (Linked Name) имя таблицы Новые поступления и нажмите кнопку Готово (Finish).

В списке таблиц появится новая таблица Новые поступления. Значок этой табли цы отличается от всех остальных значков — он на формат таблицы.

Стрелочка указывает на то, что это внешняя таблица, то есть находится не в файле базы данных (рис. 4.13).

:

таблицы в режиме конструктора с помощью мастера • Создание ввода здание Авторы :• :-(• !, (• Издательства у Ошибки Разделы Формуляры Рис. Связывание с Excel 0 Занятие 4. Ввод и редактирование данных Если в базе данных уже существует таблица, имя которой совпадает с име нем файла выдается вопрос: Перезаписать существующую таблицу?

При отрицательном ответе связь установлена не будет.

отличием связанных таблиц от импортированных то, что они находятся вне файла базы данных Access, поэтому изменить их структуру невозможно. При попытке открыть такую в режиме конструктора бу дет выдано об этом. В остальном работа с ними ничем не отличается от работы с таблицами, которые хранятся в текущем файле базы данных.

Можно изменять структуру только локальных то есть которые размещены в данном файле. Если вы изменили структуру таблицы в файле базы данных, например, изменили длину или тип поля, чтобы эти измене ния отразились в базе данных, в которой эта таблица является внешней, не обходимо обновить связь с этой таблицей. Для этого можно использовать Диспетчер связанных таблиц, который вызывается командой Сервис Служебные программы Диспетчер связанных таблиц (Tools Database ties Linked Table Manager), либо просто удалить ее и еще раз. При этом не беспокойтесь — удаляя связанную таблицу из окна базы данных, вы просто удаляете связь с этой сама же таблица не уда ляется.

Второе, о чем нужно помнить, если вы установили связь с внешними таблица при перемещении этих таблиц в другую папку связь нарушается, так как при установке связи сохраняется путь к таблице. Поэтому необходимо устано вить связь заново. Если это одна таблица, можно просто удалить ее из окна базы данных и вновь присоединить. А если переместили файл. в котором находится много внешних таблиц, то лучше также воспользоваться Диспетче ром связанных таблиц.

0 работе с Диспетчером связанных таблиц см. раздел справки Microsoft Office Access 2003 «Просмотр, обновление и изменение имени файла и пути к связанной таблице в базе данных Microsoft Access» в папке Работа с данными Внешние данные Импорт и связывание данных и объектов (Working with Data External Data Importing and Linking Data or Objects).

Установка условия на значения записи Мы уже устанавливали условия на значение поля в таблице и проверяли, как реагирует на эти условия. Однако Access позволяет устанавливать усло вия не только на одного поля, но и на значение записи. Условие на значение записи проверяется при сохранении записи и обычно используется для проверки соотношений полей. Например, при вводе записи в таблицу Авто ры можно проверять, дата рождения не превышает дату смерти.

условия на значения 1. таблицу Авторы в конструктора.

2. Щелкните правой кнопкой мыши на конструктора. Появится контекстное меню, в котором нужно выбрать команду Свойства (рис. 4.14).

Месторождения Поле объекта Заметки Поле MEMO" целое. Кол л ;

Рис. 4.14. Контекстное меню в режиме конструктора таблии 3. Появится диалоговое окно Свойства таблицы (Table Properties) (рис. 4.15).

направо Рис. 4.15. Диалоговое окно 4. Ввод и редактирование данных Первое поле в свойствах таблицы - Описание (Description). два поля, Условие на значение (Validation Rule) и Сообщение об ошибке (Validation Text), позволяют ввести выражение и текст сообщения аналогично соответствую щим свойствам поля таблицы.

4. в качестве логического условия на значение следующее выражение:

а в качестве сообщения об ошибке: Введите пра вильно годы рождения и смерти писателя.

5. Закройте диалоговое окно Свойства таблицы (Table Properties) и переключите в режим ввода данных, для чего нажмите первую кнопку на панели инструментов. Эта кнопка Вид (View) позволяет быстро переключать два режима работы с таблицей.

6. Введите запись в таблицу и проверьте, как работает установленное условие.

Помните, что в данном случае условия выполняется при сохране нии записи.

7. Закройте базу данных Для остальных упражнений этого за нятия вам понадобится база данных из демонстрационного примера Библио Отображение подчиненных таблиц 1. Откройте базу данных Этот файл содержит все таб лицы, которые вы создавали на предыдущих занятиях, но уже заполненные данными.

Если таблица имеет таблицы, то между областью записи и первым столбцом таблицы существует узкий столбец, в котором для каждой записи отображается значок При наличии одной подчиненной таблицы щелчок на значке открывает часть подчиненной таблицы, содержащей только связанные с записью в глав ной таблице. Значок при этом меняется на При наличии нескольких подчиненных таблиц щелчок на значке от крывает диалоговое окно Вставка (Insert со списком подчиненных таблиц для указания имени таблицы.

2. Откройте таблицу Авторы и убедитесь, что в ней существует такой столбец.

Щелкните на значке «плюс» у любой строки таблицы. Появляется ная таблица, в которой отображаются значения связанного поля, в случае — названия книг этого автора, имеющихся в Таким спо собом можно открыть подчиненные записи для любого автора (рис. 4.16).

3. Откройте таблицу Издания и щелкните на значке Появилось диало говое окно Вставка подтаблицы (Insert Subdatasheet) (рис. 4.17).

Примеры вы можете найти на сайте www.piter.com на посвящен ной этой 525 Рим • Школа 1820.

Чтения и по истории России гвардия;

и Маргарита Платон j Учился, Александр Пушкин Онегин Медный всадник Афины.

т Рис. 4,16. Отображение подчиненной Paste Авторы Рис. Диалоговое окно вставки вложенной 4. Выберите в списке таблицу Формуляр и нажмите кнопку ОК. На экране ото бразилась вложенная таблица со записями из таблицы В результате прямо в таблице Издания можно посмотреть, кто из читателей брал это издание из библиотеки.

5. Выберите команду Формат Развернуть все (Format Subdatasheet Развернутся подчиненные записи для всех записей основной таб лицы (рис. 4.18).

6. Обратите внимание, что Б режиме отображения в каждой вло женной таблице строка пустая (точнее, ней отображаются только I 1 4 Занятие 4. Ввод и редактирование даиных значения по умолчанию), а в области выделения она помечена специальным значком — звездочкой (*). Это означает, что в подчиненную таблицу можно добавлять новые Утешение и трактаты 2 Религия я а а Наталья 3;

Религия Творения 02.10.2000;

•15.10.2000!

Чтения и рассказы истории России 5 Художественная _ Белая гвардия;

Мастер и " Рис. записи полтаблицы 7. Командой Формат Свернуть все (Format можно свернуть все подчиненные записи.

Настройка внешнего вида таблиц В Microsoft Office Access 2003 существует понятие макета таблицы. Макет таблицы - это вид, в котором данные отображаются в окне в режиме таблицы.

По умолчанию формируется уже знакомый стандартный макет таблицы, но Access позволяет его изменить. При этом можно изменить его для всех таблиц базы данных, а можно настроить каждую таблицу индивидуально. Чтобы изме нить макет для всех нужно изменить параметры Access с помощью ко манды Сервис Параметры Options).

Для изменения внешнего вида одной таблицы используются команды меню Формат (Format).

1. Выберите команду Формат Режим таблицы (Format Появится диа логовое окно Формат таблицы (Datasheet Formatting) 4.19), Элементы этого окна позволяют изменить вид таблицы.

Редактировать и удалять записи в подчиненной таблице тоже можно.

Это возможно, только если на экране открыта таблица в режиме таблицы. У вас сейчас в режиме таблицы должна быть таблица Издания.

внешнего вида таблиц • Р по Рис. 4.19. Диалоговое окно форматирования 2. Установите, например, переключатель (Raised) в группе Оформ ление Effect). Наблюдайте в поле Образец как при этом изме нится вид таблииы. Можно убрать линии сетки и изменить их цвет, изме нить цвет фона, вид границы и линий.

Команда Формат Шрифт (Format Font) выводит на экран стандартное окно настройки шрифта, что позволяет выбрать нужный тип и размер шрифта, Вместо команд меню форматирования можно использовать панель Формат (режим таблицы) (Formatting (рис. 4.20). По эта панель инструментов не отображается. Чтобы ее отобразить, выберите команду Вид Панели инструментов Настройка (View Tool bars Customize). В диалоговом окне Настройка на Панели инструментов установите флажок Формат (режим таблицы) (Formatting Datasheet) (рис. 4.21). Нажмите кнопку Закрыть ;

ж к ч Рис. 4.20. Панель инструментов форматирования 3. Высота строк таблицы легко регулируется путем перетаскивания мышью границы строки. Подведите указатель к нижней строки в области Он должен превратиться в двунаправленную стрелку. Протащите вниз. Таблица может выглядеть так, как пока зано на рис. 4.22.

Занятие 4. и редактирование просмотр Работа с исходным текстом страницы Режим формы Сводная Связь программа программа Строка меню режиме таблицы Формат таблицы) Формат или Формат (страница) чет) Рис. Диалоговое окно настройки.

Л I Рис. 4.22. Изменение внешнего Все строки таблицы всегда имеют одну и ту же поэтому изменение высоты распространяется сразу на все строки таблицы.

4. Аналогично можно изменить ширину любого столбца таблицы. Подведите указатель к границе столбца Издательство в области заголовка так, чтобы указатель превратился в двунаправленную стрелку, и перетащите гра ницу вправо, пока не получите нужную ширину.

Настройка внешнего вида 1 I Самый быстрый способ установить ширину столбца так, чтобы были полностью все данные и — подвести указатель к столбца в области заголовка и дважды щелкнуть правой кнопкой. Это ветствует установке ширины столбца По ширине данных (Best говом окне Ширина столбца (Column Width) (рис. которое можно бразить, выбрав команду Формат Ширина столбца (Format Column Width).

Рис. 4.23. окно ширины Если таблица широкая и не все столбцы помещаются на экране, можно скрыть некоторые столбцы, самые 5. столбец Издательство в таблице Издания, щелкнув на его 6. Выберите Формат Скрыть столбцы (Format Hide Columns) (рис. 4.24).

Окно Ш Режим у ! т : таблица.. столбец Скрыть столбиы • ffl столбцы ffij" 3.

все S3. 4 • •)_ Рис. 4.24. Команда скрытия Так обычно делают при просмотре таблицы. При вводе данных лучше столбцы.

Занятие 4. и Скрыть столбец можно также, перетащив мышью правую границу столбца к левой так, чтобы они превратились в одну линию.

7. Чтобы вновь отобразить скрытый столбец, выберите команду Формат Отобра зить столбцы (Format Unhide диалоговое окно Отображение столбцов (Unhide (рис. 4.25).

D Год издания Место публикации Том Место Тип Дата Рис. 4.25. окно отображения 8. В этом окне флажки установлены против всех столбцов, которые отобража ются на экране. Установите флажок у строки Издательство и нажмите кнопку Закрыть (Close), Скрытый Издательство вновь появляется на экране.

9. Закройте таблицу Издания. При этом появится диалоговое окно с вопросом, хотите ли вы сохранить изменения макета. Ответьте Нет (No).

Стоит рассмотреть еще одну полезную возможность: закрепить столбцы таб лицы.

1. Откройте таблицу Авторы.

2. Скройте столбец который не очень интересен и заполняется авто матически.

3. Выделите два столбца: Имя и Фамилия.

4. Выберите команду Формат Закрепить столбцы (Format Freeze Columns), Теперь при прокрутке таблицы вправо столбцы Имя и Фамилия будут посто янно отображаться в левой части таблицы (рис. 4.26).

5. Для освобождения закрепленных столбцов необходимо выбрать команду Формат Освободить все столбцы Unfreeze Columns).

6. Закройте таблицу Авторы.

7. Осталось посмотреть, как настроить одновременно вид всех таблиц базы данных.

Настройка внешнего вида таблиц Рим Школа в Равенне •Максим Палестина монастырь Москва Московский университет, философский Михаил ;

Киевский медицинский Афины у Сократа I Пушкин Лицей в и Афины Учился у и Петрарка Ареццо университет Александрия Огласительная школа в : Дм и Санкт-Петербург Санкт-Петербургский университет Франциск Адам Мицкевич Белоруссия университет Эмануэль -.

Рис, 4.26. Закрепление 8. Выберите команду Сервис Параметры (Tools Options). Появится диалоговое Параметры (Options).

9. Раскройте вкладку Режим таблицы (Datasheet) (рис. На ней вы параметры форматирования таблицы, которые мы рассматривали в преды дущих но все установленные в этом окне параметры ют на все таблицы базы данных.

10. Закройте окно Параметры (Options) и балу - I 1 ;

... | j j ' "Л с..

Г J j Рис. 4.27. Настройка параметров форматирования таблицы 1 20 Занятие 4. Ввод и редактирование данных Подведение итогов Итак, на данном занятии вы научились:

• работать с таблицами в режиме таблиц: добавлять, изменять и удалять за писи;

• вводить данные с помощью копирования из одной таблицы в другую;

• изменять вид таблиц: шрифт и фон и линии сетки;

• изменять ширину столбцов и высоту строк, прятать лишние столбцы и за креплять те, которые должны отображаться всегда при прокрутке таблицы;

• импортировать данные из других баз данных Access и таблиц • устанавливать связь с таблицами, расположенными в других файлах Access и на листах Excel.

ЗАНЯТИЕ Поиск и сортировка ТЕМА ЗАНЯТИЯ На этом занятии вы узнаете:

• как отсортировать таблицу по нужному столбцу;

• как выполнить поиск нужной записи;

• как отобрать группу записей, удовлетворяющих заданному условию:

• как создать, сохранить и повторно использовать фильтр, со стоящий из нескольких логических условий;

• как напечатать таблицу или группу отобранных записей;

• как экспортировать отобранные записи файлы;

• как разослать данные из таблицы Access по электронной почте.

1 22 Занятие 5. Поиск и сортировка данных Для упражнений данного и следующего занятии вам Потребуется файл Откройте его перед началом занятия.

Сортировка данных в таблицах На предыдущем занятии вы научились вводить данные в систему. Основная цель этого занятия — научиться находить интересующие данные и выводить их в нужном формате.

Таблицы могут содержать огромное число и хорошая СУБД должна обеспечить возможность быстро и легко найти и отобрать среди них нужные.

СУБД Access является примером того, как при выполнении этих операций обеспечивается максимальное удобство для пользователей.

Найти нужную запись, просматривая таблицу гораздо удобнее, когда данные в этой таблице отсортированы по полю: по алфавиту в текстовых по лях, по дате, если поле содержит дату, по увеличению или число вых значений, например, в столбце Цена. Причем при различных поисках требу ется, чтобы данные в таблице можно было бы легко отсортировать по нужному столбцу. Access позволяет легко это сделать. По умолчанию, когда таблица от крывается в режиме таблицы, она упорядочивается по значению ключевого поля. Если поле для не определено, записи выводятся в по рядке их ввода в таблицу. При необходимости отсортировать записи по значе нию другого поля достаточно установить курсор на любую строку соответ ствующего столбца и нажать одну из кнопок на панели инструментов: Сортиров ка по возрастанию (Sort Ascending) или Сортировка по убыванию (Sort Descending).

Эти кнопки легко найти на панели инструментов Таблица в режиме таблицы (Table Datasheet) по характерным значкам (рис. 5.1) I и Рис. Панель инструментов в режиме 1. Откройте таблицу Издания (самую большую в нашей базе данных) в режиме таблицы.

2. Нажмите кнопку Развернуть в заголовке окна таблицы справа, чтобы устано вить максимальный размер По умолчанию она отсортирована по полю КодИздания (рис. 5.2).

3. Щелкните на любой строке поля Раздел и нажмите кнопку Сортировка по воз растанию (Sort Ascending) на панели Таблица будет отсортирована по разделам (рис. 5.3).

Примеры вы можете найти па сайте www.piter.com странице, посвящен ной книге.

Сортировка данных в i,' I 1. _ и другие Философия - Религия Максима Исповедника 3! Религия преподобного Максима Исповедника ;

и рассказы по России г Белая и Маргарита литература j;

6. Философия 7;

Поэзия Рубай V Медный 1990 Чаука ;

' Африка Художественная литература началах 12;

Детская литература Счастливые родители ребенка литература 1999.

Онегин Художественная литература Fanlas Понедельник в 1 Б: Фантастика i Современный французский детективный роман : Оправдание вечности 19;

Детская литература ;

с матерью " основы жизни 2000;

21 История Вечера с Петром Великим алл 22 История о России 23 Поэзия садов - - - -..

— i - !

Рис. 5.2. развернутая до максимального размера - S X;

см Л • i i f шил * французский рсман 1989 Правда Детская Мы ребенка Счастливые литература " Детская Разговор с Наука ' ' 23 Поэзия садов 1999. а."л 22 История Раздумья о России Вечера с Великим 4;

История Чтения и рассказы по истории 1989 Правда Поэзия Поэзия Рубай 1995 Невский 1994 ;

• Психология основы жизни 2: Творения Исповедника Мартис Творения Максима Исповедника 1994 Ди-дик •;

Оправдание...

Понедельник начинается в Terra 1990 Наука if :

Философия философией" и Прогресс.

Амфора Философия 0 началах 1999 Амфора • 0 о духов и об Медный 6;

Евгений Онегин 1999 Амфора..

Художественная литература Белая гвардия;

и литература i из а т Рис. 5.3. Таблииа Издания, отсортированная по полю Разделы 1 24 Занятие 5. Поиск и сортировка данных Значения поля Раздел сортируются по раздела, хотя на са мом деле в поле Раздел содержатся не наименования разделов, а их коды, Однако при отображении таблицы на экране Access использует значения из столбца подстановки, который мы определили при создании таблицы Издания.

Б таблицах, содержащих большое количество записей, установите индекс тех полей, по которым собираетесь выполнять — эта опера ция будет выполняться значительно быстрее.

Итак, мы таблицу Издания по текстовому полю — разделы отображаются в порядке Теперь отсортируем ее по числовому полю.

4. Щелкните на любой строке столбца Цена и нажмите кнопку Сортировка по убы (Sort Descending) на панели инструментов.

Все записи в таблице выстроятся в порядке убывания цены издания (рис.

• [Издания :

.,' ' 1998;

Согласие ко + 1969: Ленинград Большая 1 Большая го ] Жесткий + Большая ко жесткая Большая Москва алл 70.00р.

* 1994 Минск Большая ко Мартис „Москва Мартис 2 Большая ко 57,00р. ;

мягкая 1995: Невский кур ! СПб 2 :

ко жесткая Маленькая жесткая 2000;

СПб Большая ко жесткая * СПб Большая ко 25,00р.

* Наука Москва 24,00р. жесткая Амфора " СПб -1 1 ко 22,00р. мягкая '.', 1 1 Большая ко мягкая 1992 Terra Fantas СПб 1 ко •Ж Москва Большая ко 7,00р.

1 2 Большая ко 7.00р.

1983 Правда Москва Маланькая t. I Большая КО. 3,90р.

.....-.-..-..- ~ • J Рис. 5.4. Таблица Издания, отсортированная по полю Таким образом можно упорядочить записи по любому столбцу таблицы. Огра ничения существуют только на тип упорядочиваемых данных — нельзя сорти ровать значения полей типа OLE object (объекты OLE).

Сортировка данных в I При сохранении таблицы и ее порядок сортировки.

По полям типа MEMO и Гиперссылка в Access 2003 сортировать можно.

1. Закройте таблицу Издания. На вопрос, хотите ли вы сохранить изменения макета, нажмите кнопку Да. При этом последний установленный вами поря док сортировки сохранится.

2. Откройте таблицу Издания чтобы убедиться в этом.

3. Переключитесь в режим конструктора, нажав на панели инструментов кноп ку Вид (View) 4. Откройте диалоговое окно Свойства таблицы (Table Properties), выбрав в кон текстном меню команду (Properties), либо в главном меню Вид Свойства (View Properties).

5. Обратите внимание на значение свойства Порядок сортировки (Order By). В нем указывается поле, по которому выполнена сортировка (Цена) и порядок сор тировки: DESC (по убыванию) (рис. 5.5).

Свойства Режим таблицы,, i. Рис. 5.5. Диалоговое окно свойств ЗАДАНИЕ Откройте таблицу Авторы и отсортируйте ее по столбцу Фамилия. Сохраните порядок сортировки при закрытии таблицы (таблицу Издания при этом можно не закры вать).

Если при работе с таблицей нужно вернуться к порядку сортировки, опреде ленному по умолчанию, то есть по ключевому полю, достаточно выполнить ко манду меню Записи Удалить фильтр (Records Remove Filter/Sort).

Если в некоторых таблицы значения в полях сортировки то есть эти поля пусты, то при сортировке в порядке возрастания они окажутся первыми. Если поле есть тексты на и русском языках, например, 1 26 Занятие 5: Поиск и сортировка данных названия предприятий, то сначала сортируются и отображаются все англий ские названия, а все русские. Если в текстовых полях вы храните чис ла, не удивляйтесь, что при они будут отсортированы как строки символов, то есть 1, 2, 22, 222 и т. д. Часто про это правило забыва ют и думают, что программа Если их действительно нужно хра нить в текстовых полях, а сортировать в нормальном порядке, то есть как числа, необходимо сделать так, чтобы все строки имели одинаковое количе ство символов. Для этого придется приписать в начале строки незначащие нули.

Если таблица содержит много записей и по какому-то полю часто делается сортировка, рекомендуется для этого поля индекс, тогда сортировка будет выполняться быстрее.

Поиск записи в таблицах Средства поиска данных в таблице не менее удобны, чем средства сортировки.

Предположим, надо найти книгу, зная ее название.

1. Нажмите на панели инструментов кнопку Вид (View), чтобы переключиться в режим таблицы.

2. Щелкните на любой строке столбца Название.

3. Нажмите на панели Найти (Find) Появится диалоговое окно Поиск и замена (Find and (рис. 5.6).

в Г Рис. 5.6. Диалоговое окно поиска и замены 4. На вкладке (Find) в поле Образец (Find what) введите значение, которое хотите найти, например, Онегин. поля на этой вкладке позволяют определить различные типы поиска.

Раскрывающийся список Поиск в (Look in) содержит два значения (рис. 5.7). Одно из них — название выбранного столбца, второе — назва ние таблицы. При выборе первого значения поиск введенного текста бу Поиск записи в дет выполняться только в выбранном столбце, при втором — по всей таб лице.

Рис. 5.7, Поиск по выбранному полю или по таблице Б поле со списком Совпадение (Match) можно задать один из трех тов совпадения образца со значением поля — Слюбой частью поля (Any Part of Field), Поля (Whole Field), С начала поля (Start of D Поле со списком Просмотр (Search) позволяет задать поиска:

Все Вверх (Up), Вниз (Down).

D По умолчанию, как видно из примера, поиск на совпадение с выполняется без учета регистра если ввести Онегин, значение Онегин в таблице будет найдено. Если нужно найти именно то установите флажок С учетом регистра (Match Case).

П Флажок С учетом формата полей (Search Fields as Formatted) позволяет вы полнять поиск данных в указанном формате отображения.

Евгений | я • Амфора Понедельник начинается в субботу 1992 Terra французский Правда с матерью Психология жизни 2000!

частью поп Во Рис. 5.8. Поиск данных по поле 5. Выберите в списке в списке Совпадение — С любой частью Затем нажмите кнопку Найти далее (Find Next). Первое найденное значение, которое 28 Занятие 5. Поиск и данных с образцом, выделяется и отображается на экране (рис. 5.8). В данном случае мы искали слово Онегин в любой части поля. Диалоговое окно Поиск и замена (Find and остается на экране. Это позволяет выполнить поиск сле дующего совпадения.

6. Введите новый образец для поиска в поле Образец (Find What): и изме ните значение в поле Поиск в: Издания : Таблица. Снова нажмите кнопку Найти далее (Find Next). Найденное оказывается в столбце Тип обложки (рис. 5.9).

Поиск ведется вправо и вниз, но если в остальных записях значение не най просмотр снова с первых так как мы выбрали ние Все в поле Просмотр (Search).

Мартис Правда Москва Минск Ленинград кур СПБ Наука Амфора Амфора Амфора Правда + Рис. 5.9. Поиск по таблице Из всех поиска самым медленным будет поиск по совпадению с лю бой частью так как при этом не используется индекс, даже если поле, по которому выполняется поиск, проиндексировано. Очень медленным яв ляется также поиск по всем полям таблицы, если в таблице много полей и много записей.

Это же диалоговое окно можно использовать для замены данных.

Использование фильтров для поиска группы записей 1. Раскройте вкладку Замена Она аналогична вкладке Поиск (Find), но на ней есть дополнительное Заменить на With).

8. Введите в поле Заменить на With) строку мягкая в суперобложке и на жмите кнопку Заменить В результате найденное значение будет за менено (рис. 5.10) и сразу же выделяется следующее значение. При необходи мости заменить все вхождения найденной строки Б записях таблицы нужно нажать кнопку Заменить все (Replace All).

9. Закройте диалоговое Поиск и замена (Find and Replace).

ЗАДАНИЕ Выполните поиск в таблице Издания по содержанию слова «Борхес» в поле Заметки.

" • :.

• | •- ;

ко 01. Москва Большая ко мягкая в Москва •2.

: Маленькая Большая ко • Ленинград ко ! суперобложка !

СПб 2;

t 55,00р.

02 Q2 1i.

] ". j • •.

Москва. * " ' :. е 21 -.

3 I — j - 1 • 12 03 Г Москва С, '.- - •"" Минск Большая ко : а жесткая 09.1! • Маленькая 50.00р.

Большая ко жесткая C9.2I •• • Большая ко j э - • Рис. 5.10. Замена найденного фрагмента текста Использование фильтров поиска группы записей Если в много записей, работать с такой таблицей трудно, даже про сматривать долго. Обычно на экране отображают не все а только груп пы записей, но критерию. Этот процесс 5 1 30 Занятие 5. Поиск и сортировка данных В Microsoft Office Access 2003 предусмотрено четыре способа от бора записей с помощью фильтров: по фрагменту, по форме для» и фильтр.

При работе с фильтрами используются три кнопки панели инструментов;

— Фильтр по выделенному by Selection);

— Изменить фильтр (Filter by Form);

- Применить фильтр (Apply Filter), она же Удалить фильтр (Remove Filter).

Самым простым способом применение фильтра по выде 1. Щелкните на любой ячейке столбца Раздел со значением Философия.

2. Нажмите на панели инструментов кнопку Фильтр по выделенному by Se Будут отобраны все записи, имеющие поле Раздел значение Философия (рис. Обратите что рядом с кнопками перемещения по записям на нижней границе появилось слово Фильтр (Filtered). Таким образом, глядя на таблицу, всегда можно все ли записи отобра жаются в данный момент. Число 4 указывает количество отобранных за писей.

Рис. 5.11. Применение фильтра по выделенному Фильтры сохраняются автоматически при сохранении таблицы или формы.

При повторном открытии таблицы или формы можно применить со храненный фильтр.

3. Нажмите кнопку Вид (View) панели инструментов, чтобы переключиться в окно конструктора.

4. Если на экране нет окна Свойства таблицы (Table Properties), нажмите на пане ли инструментов кнопку Свойства (Properties) В справке по русской версии Access 2003 он называется фильтром.

Использование фильтров для поиска группы записей Свойство Фильтр (Filter) таблицы имеет следующее значение (рис. 5.12):

Выражение слева от знака равенства (=) — значение из столбца поля Раздел.

При сохранении таблицы установленный фильтр сохраняется в свойстве (Filter) и может быть снова применен.

5. Закройте таблицу Издания. Ответьте Да (Yes) на вопрос, нужно ли сохранять макет таблицы.

6. Откройте таблицу снова — отобразятся все записи.

7. Нажмите на панели инструментов кнопку Применить фильтр (Apply Filter) снова будет применен тот же фильтр. Кнопка Применить фильтр (Apply Filter) находится в положении «нажата».

8. Чтобы удалить фильтр, ту же кнопку еще раз — она теперь превра тилась в кнопку Удалить фильтр (Remove Filter) -,, Рис. свойства Фильтр таблицы Если образец для отбора записей не виден в столбце таблицы, можно приме нить по Он позволяет ввести вручную образец тек ста для отбора.

1. Щелкните правой кнопкой мыши на любой строке столбца Издательство. От кроется контекстное меню.

2. Введите в поле Фильтр для (Filter for) строку наука (рис. 5.13) и нажмите кла вишу Enter. Будут отобраны только книги издательства (рис. 5.14).

Если нажать клавишу Tab, а не Enter, контекстное меню не исчезает с экрана и можно другие критерии отбора. При нажатии клавиши Tab выбор ки все время будут обновляться.

3. Удалите фильтр.

I 32 Занятие 5. Поиск и сортировка данных В поле Фильтр для for) можно не значе ния, но и вычислен (о выражениях см. Занятие б).

по выделенное по возрастанию по Рис. «Фильтра Африка "Утешение и трактаты Рис. 5.14. Отфильтрованные записи При необходимости более сложный фильтр, например, состоящий из двух и более условий применяют фильтр по форме.

1. Нажмите кнопку Изменить фильтр by Form) на панели инструментов.

Появляется форма — специальное окно для изменения фильтра (рис.

5.15).

Форма содержит линейку полей таблицы. Б любое этих полей можно ввести или выбрать в списке значение, которое и будет являться услови ем отбора. Если условия в полей, то отбираться будут те записи, которые удовлетворяют всем условиям, то есть И пер И второму И т. д. Для отбора записей, удовлетворяющих одному условию ИЛИ другому, раскрывается другая вкладка формы (нужно щелкнуть на ярлычке Или (Or) нижней части формы), и второе условие задается на ней.

фильтров для поиска группы При вводе условий отбора в поля формы можно использовать выра жения, которые возможны Access.

!

Рис. 5.15. Окно изменения фильтра 2. Выберите в списке в поле Раздел История, а в списке в поле тельство — Правда.

3. Раскройте вторую вкладку, щелкнув на ярлычке Или (Or).

4. в списке в поле Раздел Философия, а в списке в поле тельство — Наука.

5. Нажмите кнопку Применение фильтра (Apply инструментов. Бу дут отобраны записи (рис. 5.16).

и трактаты j Чтения и по истории 4 История Рис. Применение по форме 6. Нажмите еще раз кнопку Изменить фильтр (Filter by Form). Перед изменением условий можно очистить все поля в форме. Для этого используется кнопка панели инструментов Очистить бланк (Clear Grid) Фильтр со сложными условиями отбора рекомендуется сохранить в виде за проса. Тогда в любой момент его можно применить снова.

7. Нажмите на панели инструментов кнопку Сохранить как запрос (Save as Query).

8. Появится диалоговое окно Сохранение в виде запроса (Save as Query) (рис. 5.17).

1 34 Занятие 5. Поиск и данных фильтра по форме Рис. Диалоговое окно сохранения в виде запроса 9. Введите имя запроса Образец фильтра по форме и нажмите кнопку ОК.

10. Очистите поля нажав кнопку Очистить бланк (Clear Grid).

Для повторной установки сохраненного в виде запроса фильтра достаточно в форме фильтра нажать кнопку Загрузить из запроса (Load from Query) Откроется диалоговое окно Применяемый фильтр Filter) со списком сохраненных фильтров (рис. 5.18). Выберите нужный фильтр и нажмите кноп ку ОК. Все условия фильтра снова появляются в полях формы.

12. Закройте окно изменения фильтра и удалите фильтр, нажав на панели ин струментов кнопку Удалить фильтр (Remove Filter) Отберите все книги издательства «Наука», используя фильтр по выделенному.

фильтр Рис. 5.18. окно применяемого фильтра Печать, экспорт и рассылка таблиц Отобранные с помощью фильтра данные (как, впрочем, и таблицы целиком) можно копировать, экспортировать и рассылать по электронной почте.

Чтобы напечатать таблицу, удобнее всего использовать кнопку Печать (Print) на панели инструментов Печатается вся таблица или только отобранные записи, если установлен фильтр.

Но прежде чем выполнить печать, можно посмотреть, как будет выглядеть таб лица в напечатанном виде.

Печать, экспорт и рассылка таблиц 1 - _ в X.

Рис. Окно предварительного просмотра документа Для этого воспользуйтесь кнопкой Предварительный просмотр (Print Preview) на панели инструментов На экране появляется окно предварительного просмотра и панель инструмен тов Предварительный просмотр Preview) (рис. 5.19).

В нижней части окна есть кнопки перемещения по страницам, аналогичные кнопкам перемещения по записям в режиме таблицы. Указатель приобрел фор му лупы со знаком плюс в центре.

1. Щелкните на таблице, масштаб изображения увеличится (рис. 5.20). Видно, что вся таблица на одной странице не помещается.

2. Нажмите на панели инструментов кнопку Две страницы (Two pages) На экране одновременно будут показаны две страницы (рис. — разбита на две части. Это не очень удобно. Попробуем разместить всю таб лицу на одной странице Выберите команду меню Файл Параметры страницы (File Page Setup). Появ ляется диалоговое окно Параметры страницы (Page Setup).

4. Раскройте вкладку Страница (Раде) (рис. 5.22). Установите на ней переклю чатель ориентации альбомная (Landscape).

1 36 Занятие 5. и сортировка данных Творения преподобного преподобного Максима Владимировна Творения Максима Михайловна О чикается в Наталья Сергеевна садов садов Айрат Рис. 5.20. масштаба изображения..

Рис. 5.21. Двухстраничное отображение таблииы в окне предварительного просмотра Печать, экспорт и рассылка 1 Параметры I - i • • ' бумаги •.- • 1 I, I Рис. 5.22. Настройка 5. На Поля (Margins) уменьшите значения и правого полей.

их равными 5 мм (рис. 5.23) и нажмите кнопку ОК.

И Отмена Рис. 5.23. Настройка полей страницы 6. Нажмите на панели инструментов кнопку Одна страница (One Page) 7. Нажмите на панели кнопку Печать (Print) Таблица будет выведена на текущий 1 38 Занятие 5. Поиск и сортировка данных Подготовленную к печати таблицу можно экспортировать в документ Word и в таб лицу Excel. Проще всего это сделать с помощью специальной кнопки Связи с Office (OfficeLinks) на панели инструментов (рис. 5.24). Стрелка справа на этой кнопке раскрывает список из трех команд:

_ ff X Я Рис. 5.24. Кнопка связи с Office • Слияние с MS Word (Merge It With MS Word) — обеспечивает слияние данных из таблицы Access с документом Word.

• Публикация MS Word With MS — преобразует таблицу Access в документ Word.

• Анализ в MS It With MS Excel) — преобразует таблицу Access в ра бочий лист Excel.

\. Выберите команду Публикация в MS Word (Publish It With MS Word). Таблица Access преобразуется в таблицу Word и вставляется в документ формата RTF. До кумент открывается и выводится на экран (рис, 5.25).

3D fc«iсим-Monomwtrin.

на • • Рис. 5.25, Экспорт данных в Word 2. Аналогично происходит экспорт таблицы в файл Excel. Выберите команду Анализ в MS (Analyze It With MS Excel). Создается файл этот файл открывается, и в нем отображается таблица (рис. 5.26).

Печать, экспорт и рассылка fcjti-.

. в :. л.

-• ' ;

,., - 10 Ж iff Ч & • • Т i преподобного Максима 25.09 2000.

Максима Наталия Вольиан Наталья ах начинается в Наталья садов Наталья садов Рис. 5,26. Экспорт данных в Excel Еще один вариант сохранения таблицы в виде файла — вание ее в формат HTML.

1. Выберите команду Файл Экспорт Export). Появится диалоговое Экспорт объекта (Export Object) (рис. 5.27).

лфавитный Документы HTML Рис. 5,27. Диалоговое окно экспорта 1 40 Занятие 5. Поиск и сортировка данных 2. В поле Тип файла (Save as type) выделите элемент Документы HTML Docu ments).

3. Выберите папку, которой необходимо сохранить экспортированный объект.

4. В поле Имя файла (File Name) введите имя файла.

5. Установите флажки Сохранить формат formatted), если таблицу нужно сохранить в формате, близком ее внешнему виду н режиме таблицы, и Авто загрузка чтобы созданная в результате веб-страница сра зу же была открыта в программе просмотра веб-страниц.

вывода формате ML:

по Г.

Рис. 5.28. Диалоговое окно параметров в формате HTML and адуляры html 10 Михайловна Творения Исповедника преподобного 15 10.2000: 30.102000! 01 11 Наталья 11 10.2000;

Африка 30.09.2000: 07 30.10. началах \ в ое 10.2000;

садов Наталья садов Айрат РИС. 5.29. Формуляр, экспортированная в формат HTML 1 6. Нажмите кнопку Экспорт всех. На экране появится диалоговое окно ры вывода в формате HTML (HTML Output (рис. 5.28).

7. В этом можно указать шаблон HTML, который будет для формирования веб-страницы, и тип кодировки страницы.

значения по умолчанию, тогда у веб-страницы будет стандартное оформле ние. Нажмите ОК.

Результат экспорта показан на рис. 5.29.

Таблицы Access, а также результаты выборки, могут быть отправлены адресатам по электронной почте для ознакомления, анализа и т. д.

1. Выберите команду Файл Отправить (File Send To).

2. В раскрывающемся меню выберите команду Сообщение как вложение (Mail pient).

3. В окне Отправка по почте (Send) тип файла, Microsoft Excel (*.xls) (рис. 5.30).

по J Microsoft Excel Text Files Excel 97-2003 (*.xis) Microsoft Rich Text Рис. 5.30. Диалоговое окно отправки 4. Нажмите кнопку ОК и процедуру отправки почтово го сообщения.

ЗАДАНИЕ Используя фильтр по форме, отберите книги, купленные в 2000 году.

тируйте результат в файл Подведение итогов Итак, на данном занятии вы • сортировать таблицу но разным столбцам (текстовым, дате);

• искать нужную запись по образцу в выбранном поле и во всей таблице;

1 42 Занятие 5. Поиск и сортировка данных • выполнять замену найденных вхождений образца;

• устанавливать фильтр по выделенному и «фильтр для»;

• создавать и применять фильтр по форме;

• сохранять и использовать фильтр;

• печатать таблицу или группу отобранных записей;

• экспортировать отобранные в документ Word, таблицу Excel, стра ницу HTML;

• рассылать данные таблицы Access электронной почте.

III ЗАНЯТИЕ Создание и выполнение запросов на выборку ТЕМА ЗАНЯТИЯ На этом занятии вы • что такое запрос чем отличается от фильтра;

• как создать новый запрос;

• как запрос;

• как уже существующий запрос и проверить его ре зультат;

• как сортируются записи в запросе;

• какими могут быть условия отбора записей в запросе;

• как создаются выражения в Access;

• что такое и внутреннее объединение таблиц в за просе;

• как создавать поля в запросе;

• как создать и выполнить запрос с параметрами.

Запросы и фильтры 1 Для выполнения упражнений данного занятия вам потребуется файл Откройте его перед началом занятия.

Запросы и фильтры На прошлых занятиях мы рассмотрели, какие действия можно выполнять с таб лицами Access, открытыми в режиме таблицы. Таких действий, на первый взгляд, достаточно, чтобы решить почти все задачи, которые требуются при об работке данных. Однако таблицы — это только один из семи основных объектов Access. И теперь мы познакомимся со следующим объектом — запросом. Запрос в какой-то степени аналогичен фильтру, так как одна из основных функций запро са — найти и отобрать нужные данные в базе данных. Однако они позволяют выполнять и много других Запросы используются для просмотра, анализа и изменения данных одной или нескольких таблиц. Например, использовать запрос для данных одной или нескольких и отсортировать их в определенном рядке, выполнить вычисления над группой записей. могут служить ис точником данных для форм и отчетов Access. Сам запрос содержит по позволяет выбирать данные из таблиц и выполнять над ними операции.

В Microsoft Office Access 2003 существует видов запросов:

• запросы к серверу, позволяющие выборку данных с • запросы автоподстановки, позволяющие автоматически заполнять поля но вой записи;

• запросы выборки, осуществляющие выборку данных из таблиц;

• запросы изменения, позволяющие модифицировать в таблицах (в том числе удалять, обновлять и добавлять записи);

• запросы создания таблицы, позволяющие создать таблицу на основе данных одной или нескольких существующих таблиц:

• перекрестные запросы — аналог сводных таблиц позволяющие зировать данные, содержащиеся в Запрос на выборку содержит условия отбора данных и возвращает выборку, ответствующую указанным условиям, без изменения возвращаемых данных.

Основное сходство между запросами на выборку и фильтрами заключается в что в том и другом случае производится извлечение подмножества запи сей из базовой таблицы или запроса.

Основные отличия запросов и фильтров заключаются в следующем:

• фильтры позволяют отбирать данные из нескольких с таблиц — запрос главным образом для этого и используется;

Примеры вы можете найти па сайте www.piter.com на странице, ной этой книге.

1 46 Занятие 6, Создание и выполнение запросов на • фильтры все поля из которой извлекаются данные в запросе можно указать, какие поля вы хотели бы видеть на экране в конеч ном результате;

• фильтры являются объектом в окне базы данных, поэтому если мы хотим сохранить фильтр (то сохранить те условия, которые мы ука зывали в фильтре), он сохраняется в виде • фильтры не позволяют вычислять суммы, средние значения, подсчитывать количество записей и проводить другие вычисления над группами записей;

• фильтры могут применяться к таблице, результатам запроса, к форме, но могут быть источником записей для формы или — запросы часто ис пользуются как источник форм и отчетов.

Уяснив, чем отличается новый объект от уже известных нам фильтров, пим к его изучению.

Создание простого с помощью мастера Как всегда, проще всего с объектом, создав его с помощью мас тера. Первый запрос, который просто напрашивается, должен объединить таб лицы Издания и Авторы, так как несколько странно выглядит таблица изданий, в которой не видно Щелкните на ярлыке Запросы (Query) панели объектов окна базы данных, что бы раскрыть список запросов. Этот список пока содержит только сохранен ный нами на прошлом занятии фильтр для таблицы Формуляр (рис. 6.1).

2. Дважды щелкните на значке Создание запроса с помощью мастера (Create query by using wizard). Запускается мастер запросов, и на экране появляется диало говое окно Создание простых запросов Query Wizard) (рис. 6.2).

3. В поле со списком Таблицы и запросы выберите таблицу Ав торы.

4. С помощью клавиш со стрелками вправо и влево переместите из списка До ступные поля (Available Fields) в список Выбранные поля (Selected два поля;

Имя и Фамилия.

Порядок выбора полей важен, так как именно этом порядке они будут ото бражаться в результате запроса.

Вы можете сказать, что фильтр сохраняется о таблицы. Да, это так, но там со храняется только последний к фильтр.

С точки зрения структуры странного нет два объекта со своими атрибутами в двух разных и это Создание простого с 1 4/ : база д Рис. Раскрытый список запросов 1 " ": ? - ' Фамилия | Месторождения Образование Фотография готово Рис. 6.2. Первое диалоговое окно мастера простых запросов 5. В том же поле со списком Таблицы и запросы (Tables/Queries) выберите табли цу Издания.

6. Переместите из списка Доступные поля Fields) в список Выбранные поля (Selected Fields) поля Название, (рис. 6.3). На жмите кнопку Далее (Next).

7. В следующем окне требуется тип запроса: или итоговый (рис. 6.4). Оставьте по умолчанию подробный (с ито говым мы познакомимся и нажмите кнопку Далее (Next).

1 Занятие 6. Создание и выполнение на выборку Создание запросов выбор несколь :,,.

Издание а Рис. 6.3. Список отобранных полей из Авторы и Издания ' Др' Рис. 6,4. Второе диалоговое окно мастера простых запросов 8. В следующем диалоговом окне мастера (рис. 6.5) в поле Задайте имя запроса (What title do you want to your query?) введите имя создаваемого запроса 9. Оставьте переключатель в состоянии умолчанию Дальнейшие действия (Do you want to open the query or modify the query's и нажмите кнопку Готово (Finish).

Создание простого с мастера 1 У с с..

:

Рис, 6.5. Третье диалоговое окно мастера простых запросов На экране появится таблица, в которой отображаются выбранные нами поля из таблиц Авторы и Издания (рис. 6.6). Эта ющим запроса. Обратите внимание, что в заголовке окна выводится название запроса и фраза запрос на выборку query).

: запрос на. :

Максима Исповедника :

Максим I Максима Исповедника.

Максим Испов преподобного Борхес Хорхе Луис "Утешение философией и другие трактаты Боэций ' Михаил Булгаков Белая Мастер Маргарита Франциск Нравственные основы я Мы ждем Еремеева Адам Мицкевич Избранная поэзия Андрей Мы ждем ребенка 2000;

Амфор Ориген 0 началах Hay Петрарка Африка Александр Пушкин Евгений Онегин Л Д с п. п, • - т - 1 J 1 Рис. 6.6. Запрос в режиме С результирующим набором запроса (далее будем говорить просто «с зап' работают так как с таблицей в режиме таблицы, то записи можно сортировать, фильтровать, выполнять поиск, печатать, копи ровать и т. д.

I 50 Занятие 6. и на 10. Щелкните на любой строке в поле Фамилия и нажмите кнопку Сортировка по возрастанию (Sort Ascending). будут отсортированы по ав торов (рис. 6.7).

И : на f ' |....

Хорхе философией" и другие трактаты Наука '•.

Мастер и Маргарита Франциск Нравственные жизни Даниил •Вечера с Петром. :

Ольга Еремеева ребенка Дмитрий • Раздумья о России 1999 Золотз преподобного Исповедника Максим Испов преподобного Максима Андрей ждем Рипол Адам 2000 Панор;

2000 Амфор Франческо ;

Петрарка : Африка Наука • • I Рис. 6.7. Отсортированный запрос Если книга имеет нескольких авторов, она будет отображена несколькими строками, причем они будут не рядом. Пример: «Мы ждем ребенка», Ольга Еремеева и Андрей Закройте окно запроса. На вопрос о сохранении макета ответьте Да На звание созданного списке запросов.

Использование конструктора для создания запроса Второй способ запросов заключается в самостоятельном создании за проса в режиме конструктора. Этот способ позволяет создать более сложные за но требует большей пользователя.

Допустим, вы хотите посмотреть, книги автора есть в биб лиотеке.

1. Выберите значок Создание запроса в режиме Конструктора (Create query in Design view) списке запросов окна базы данных. Появляется окно конструктора таблиц и поверх него диалоговое окно Добавление таблицы (Show (рис. 6,8).

2. В окне Добавление таблицы (Show Table) есть три вкладки: на одной отобража ется список таблиц, на другой список а на третьей для удобства выведен перечень таблиц и запросов вместе. Пока мы будем создавать запро сы только на таблиц.

Дело в том, что запрос в во многих случаях выступает полным анало гом таблицы, поэтому он может служить базой для другого запроса, или отчета.

Города Издания Рис. 6.8. Добавление в 3. Выберите таблицы, которые должны в запросе. Выделите в ке на вкладке Таблицы элементы Авторы, АвторИздание, Издания и на жмите кнопку Добавить (Add).

Для выделения нескольких не рядом расположенных элементов списка удерживайте клавишу Ctrl.

4. Нажмите кнопку Закрыть (Close).

5. В верхней части окна конструктора отображаются все три выбранные табли цы. Переместите их в поле окна так, чтобы были и таблицы, и связи между ними (рис. 6.9).

конструктора запроса состоит из двух областей. Верхняя область пред ставляет собой свободное поле, в котором размещаются таблицы-источники данных. Эта область окно Схемы данных (Relationships). Нижняя часть называется бланком запроса и заполняется в процессе ния запроса.

1 52 6. Создание и выполнение запросов на : на - :

i J - Имя Фамилия i. • ', Рис. 6.9. Окно конструктора запросов 6. Чтобы добавить поле в запрос, необходимо в таблице-источнике в верхней части окна конструктора найти нужное поле и дважды щелкнуть на нем.

При этом в бланке запроса появится столбец, соответствующий выбранно му полю. Добавьте в поля Имя и Фамилия из таблицы Авторы и Назва ние, и Заметки из таблицы Издания (рис. 6.10).

I Имя Название КодМеста — Авторы Издания Издания 0 В Рис. 6.10. Определение полей запроса 7. Сформировав столбцы можно определить порядок сортировки. Для этого используется строка бланка Сортировка (Sort). Порядок сортировки вы бирается с помощью поля со списком значений: По возрастанию По убыванию (Descending) и (not sorted). По умолчанию во всех полях запроса устанавливается отсутствует (not sorted). Щелкните Выполнение запроса на строке Сортировка (Sort) столбца Название и выберите в списке По возрастанию 8. В строке Условия отбора (Criteria) можно определить по которым будут отбираться записи в запросе. Например, вы хотели бы посмотреть, книги Дмитрия Сергеевича есть в библиотеке. Для этого вве сти в строку Условия отбора (Criteria) Фамилия слово Лихачев (рис..6.11).

: на Г " * КодАвтора ;

Имя Имя название Заметки i.••' Издания Издания по На В 0 0 Рис. порядка сортировки и выборки в Знакомство с конструктором запросов мы продолжим в разделе о редактирова нии запроса. А пока выполним созданный нами запрос.

Выполнение запроса Чтобы выполнить запрос и увидеть результаты, можно воспользоваться од ной из двух кнопок панели инструментов:

Вид (View) и Запуск (Run) * -j.

При выполнении запроса на выборку обе эти кнопки Нажмите кнопку Запуск (Run). Результат выполнения запроса па рис. 6.12. Б базе данных отобраны две записи.

Поэзия садов семантике о России '. Большая комната Рис. Результат выполнения запроса 1 54 Занятие 6. и запросов на выборку Убедившись в том, что запрос создан правильно, его можно сохранить. Закрой те окно запроса, ответив на вопрос о сохранении макета запроса Да (Yes). После этого будет выведено стандартное диалоговое окно, в которое нужно ввести имя запроса Книги по авторам и кнопку ОК. В списке запросов появился еще один запрос. Обратите на значок справа от имени запроса: этот значок обозначает запрос на выборку. Па следующем занятии мы познакомим ся с другими видами запросов.

Теперь для повторения запроса достаточно щелкнуть на имени этого запроса или выделить имя запроса в списке и нажать кнопку Открыть (Open) на панели инструментов окна базы данных (рис.

база • запроса в режиме запроса с помощью мастера • Запросы • у Образец Фильтра по Форме Рис. Окно базы данных со списком запросов ЗАДАНИЕ Создайте с помощью конструктора запрос, который позволит отобрать все кни ги, которые выданы читателям в сентябре 2003 г.

Редактирование запроса Режим конструктора только для создания, но и для изменения запросов. Выделите запрос Книги по авторам и нажмите кнопку Конструктор (Design) на панели инструментов окна базы Вы снова увидите бланк за проса, который вы составляли. Обратите внимание, что условие отбора (слово Лихачев) заключено кавычки. Это конструктор сам необходимые для выполнения кавычки вокруг символьной строки.

Добавление таблицы в запрос Добавим в запрос еще одно поле -- Раздел. Для этого нам придется добавить в запрос таблицу Разделы.

Редактирование запроса 1. Нажмите панели инструментов кнопку Отобразить таблицу (Show Появится диалоговое окно Добавление таблицы (Show Table).

2. Выделите в списке таблицу Разделы и нажмите кнопку Добавить (Add).

3. Нажмите кнопку Закрыть (Close) в окне Добавление таблицы (Show В верхнем поле конструктора появится таблица Разделы, причем сразу показывается связь этой таблицы с Издания.

Если бы вы не установили сразу все необходимые связи в окне Схема дан ных (Relationships), связи между таблицами Издания и Разделы пришлось бы установить е окне конструктора. Сделать это однако установ ленная таким образом связь действует только в этом запросе, в другом просе связь пришлось бы устанавливать заново. Поэтому рекомендую не пропускать этап установки связей между и при раз работке струк туры базы данных. Тогда запросы потом строить будет легче.

Добавление полей в бланк запроса 1. Выделите поле Раздел в таблице Разделы.

2. Перетащите это поле в бланк запроса на поле Название. Новый стол бец окажется вставленным перед столбцом Название.

3. Удалите из строки Условия запроса (Criteria) ранее введенное условие хачев.

4. кнопку Вид (View) Появится таблица, аналогичная представ ленной на рис. 6.14.

Книги : на " " •. '.

' Боэций Философия философией" и друг Большая комната Франческо Петрарка литература Большая Михаил литература | Белая Мастер и Большая Даниил • Гранин Вечера Петром Великим Софокл Драматургия комнат Александр Пушкин Художественная Онегин комната Адам Мицкевич Александр Пушкин Художественная литература Медный всадник Андрей Детская литература ! Мы ждем Ольга литература ! Мы ждем ребенка Франциск Психология Нравственные основы жизни комната ;

-|.

|0 комната Эмануэль • Философия о мире духов и комната :

Хорхе Луис Борхес вечности комната Аркадий Фантастика в комната..

| ;

Рис. Запрос Книги по авторам, раскрытый в режиме 5. Нажмите кнопку Вид (View), чтобы вернуться в конструктора 1 56 Занятие 6. Создание и выполнение на выборку Перемещение столбцов в бланке запроса Можно выполнять сортировку в не по одному полю, а по нескольким, например, сначала отсортировать по разделам, а в разделах по фамилии авторов. Access выполняет в порядке расположения полей слева на право. Поэтому столбец Раздел должен быть левее в бланке, чем столбец Фами лия. Итак, нам предстоит поменять порядок полей в запросе. Первым поставим затем Имя, Название и т. д.

1. Подведите указатель к верхней границе столбца Раздел так, чтобы он превра тился в вертикальную и щелкните. Столбец будет выделен.

2. Установив курсор на верхнюю границу выделенного столбца, перетащите столбец к левой границе бланка Столбец станет первым (рис. 6.15), па : на Имя Фамилия.. • • • - -. Авторе Издания по возрастанию..

Рис. 6.15. столбца Раздел 0 по :

Заметки Рис. Имя 1 3. Аналогично выделите столбец Имя и перетащите его вправо за столбец Фами лия (отпустите кнопку мыши, когда черная жирная линия окажется между столбцами Фамилия и Название) (рис. 6.1G).

4. В ячейке Сортировка (Sort) столбца Раздел порядок сортировки По возрастанию (Ascending).

5. Аналогично в ячейке Сортировка (Sort) столбца Фамилия выберите порядок сортировки По возрастанию (Ascending).

6. В ячейке Сортировка (Sort) Название выберите порядок сортировки отсутствует (not-sorted).

7. Переключитесь в режим таблицы, нажав кнопку Вид (View). Записи в ре зультирующей отсортированы по разделу, а в разделе по авторам (рис. 6.17).

по ;

на •,:

Детская литература | Еремеева Ольга Мы ждем ребенка Большая Андрей ждем ребенка комната Детская литература Бенджамин Разговор с матерью Большая комната Драматургия Софокл Драмы Маленькая Поэзия Большая комната История Вечера с Великим Маленькая История Раздумья о России Большая комната История Сергей Чтения и рассказы по истории Маленькая комнат Поэзия Избранная поэзия Большая комната Поэзия Омар Рубай Маленькая комнат Психология Нравственные Большая комната Религия Максим Творения Макси комната Религия i Максим Испов Творения преподобного Макси комната Хорхе Луис вечности комната Стругацкий Аркадий Понедельник начинается в Большая комната Фантастика Понедельник начинается в Большая комната -" Философия "Утешение философией" и друг Большая комната Философия 0 комната, Н J Рис. Сортировка по двум Отбор записей по нескольким условиям В бланке запроса можно вводить несколько условий отбора. Проверка этих усло будет выполняться по-разному, в зависимости от того, куда вы введете эти условия.

1. Снова переключитесь в режим конструктора, нажав кнопку Вид (View).

2. в строку Условия отбора (Criteria) столбца Раздел История, а стро кой ниже Философия (рис. 6.18). (Кавычки можно не вводить, они будут под ставлены автоматически.) 3. нажав кнопку View (Вид). Результат запроса на рис. 6.19. Отбираются все книги, которые входят в раздел ИЛИ «Философия».

1 58 6. и на выборку на * * *.

Издания Издания по 0 а И '.....

"история Рис. условии отбора в запрос с о Большая по I Маленькая комнат и друг Большая комната Платон Большая о и ;

Большая комната Рис. Результат выполнения запроса на выборку 4. Переключитесь снова в режим конструктора.

5. Теперь отберем книги по истории ИЛИ по философии И христианству. Вве дите в ту же строку, где введено условие Философия, но в выражение *христианс* и нажмите клавишу Enter или Tab. Выражение будет следующим образом: Like (рис.

.. Раздел Название • - Разделы Авторы., по по. 0 0 В Ж Рис. 6.20. Установка связанных по ИЛИ по И запроса 1 6. запрос, нажав кнопку Вид (View). Результат выполнения запроса на рис. 6.21. Отобраны 3 книги по истории и одна по филосо и христианству.

по : на с Петром Дмитрий Раздумья о России Большая ко и по Маленькая наиболее популярные Философия началах ко Рис. Отбор записей по нескольким условиям, связанным по ИЛИ и по И Итак, Если нужно установить несколько условий отбора, и т. д., все эти нужно писать в одной строке. Если нужно, чтобы ИЛИ записывайте каждое из них в строке.

Окно SQL Режим конструктора в удобной и простой графической скон струировать SQL (языка запросов), которая и выполняется процессором базы данных Access. Вы можете даже увидеть эту инструкцию.

1. Переключитесь в режим конструктора.

2. Щелкните на стрелке кнопки Вид (View) и выберите в списке Режим SQL (SQL View) (рис. 6.22). Появится диалоговое окно с инструкцией SQL, выра жающей вами запрос.

Это SELECT, означающая запрос После слова SELECT пе речисляются все поля, которые в запрос. Далее идет слово по : на SELECT Авторы FROM INNER JOIN INNER ON Автора = ON я = ON = OR AND ORDER 6V Разделы Раздел, Рис. 6.22. Режим SQL 1 60 Занятие 6. Создание и на выборку и после него указываются которых данные. Эти таб лицы объединяются в запросе с помощью связанных полей. Следующая часть инструкции начинается со слова WHERE и содержит условия отбора.

Последняя часть ORDER BY определяет порядок сортировки записей в резуль тате запроса.

Именно это предложение сохраняется, когда вы сохраняете запрос. Данные при этом остаются в своих таблицах. выполнении запроса они собира ются из всех таблиц, являющихся источниками данных для запроса, и ото бражаются на экране. Поэтому результаты многократного выполнения од ного и того же запроса быть различны, если между запусками этого запроса изменялись данные в таблицах-источниках.

В предыдущих версиях Access размер шрифта в окне был очень маленький (8), и текст запроса был трудночитаемым. Теперь появилась возможность настраивать размер шрифта и гарнитуру окне настроек Access.

3. Выполните команду Сервис Параметры (Tools Options). Появится вое окно настройки параметров Параметры (Options).

4. Раскройте вкладку Таблицы и запросы (Tables/Queries) с параметрами режимов создания таблиц и запросов. В Размер (Size) группы конструкто ре запросов (Query Design Font) (рис. 6.23) установите значение 12 и нажмите ОК.

;

й запросы. ' текстовое;

, i".

-V - • -, i. • - • Рис. 6.23. Установка режима конструктора и запросов Использование выражении в запросах Размер шрифта изменится только после того, как вы закроете и кроете запрос.

ЗАДАНИЕ Откройте еще раз запрос Книги по авторам в режиме конструктора и те все книги по истории, которые находятся в маленькой комнате.

Исключение столбцов из запроса Если вы хотите временно какой-нибудь столбец из результата за проса, снимите флажок в строке Вывод на экран (Show) этого столбца.

1. Откройте запрос Книги по авторам в режиме конструктора и снимите флажки в столбцах Место хранения и Заметки (рис. 6.24).

ч * —.

. КидИздания Замет км • Авторы Издания Издания Из по возрастанию Е 0 D " Рис. 6.24. Исключение набора запроса 2. Переключитесь в режим таблицы, чтобы увидеть результат выполнения проса.

3. Вновь переключитесь в режим конструктора и установите флажки.

Если вы сохраните запрос, в бланке которого у некоторых столбцов Вывод на экран (Show) будет сброшен, эти поля будут автоматически удале ны из запроса. Поэтому, если вы исключали их только временно, перед со хранением запроса флажки следует вновь установить.

Использование выражений в запросах При создании запроса, как, впрочем, и других Access, часто ются выражения. является любая операторов, 1 62 Занятие 6. Создание и выполнение запросов на выборку текстовых имен полей, элементов управления или свойств, результатом вычисления которой может быть конкретное значение.

Например, когда мы определяли условия отбора записей в мы создали выражение «История», являющееся строковой константой. В этом случае прове ряется точное совпадение значения поля с указанной константой. Однако, мож но было использовать оператор отрицания Not и написать тогда, наоборот, были бы отобраны все записи, у которых значение поля Раздел не сов падает с «История».

Выражение Like содержит оператор Like — оператор сравнения с образцом. Он сравнивает значение поля, по которому ведется отбор записей, с — текстовой строкой, указанной в кавычках. Символы звездочка (*) слева и справа обозначают количество символов слева и справа от ука занной строки. Оператор Like определяет наличие указанной строки "христиане" в любом месте поля — в начале, конце или в середине, и возвращает значение Истина (True), если находит эту строку, и Ложь (False), если не находит. Значение Истина (True) приводит к включению записи в результирующий набор, а значе ние Ложь — нет. Если бы мы включили в выражение строку то эта строка искалась бы только в начале поля, а строка искалась бы только в конце поля.

Другим часто используемым оператором сравнения с образцом является опера тор Between... And. Его обычно используют при отборе записей по полю типа Date/Time, чтобы указать диапазон отбора дат. Например, выражение And задает дат между 1 января 2003 года и 1 февраля 2003 года. В этом вы ражении используются константы даты/времени, которые в Access выделяются символами Сама дата должна указываться в формате, определенном в регио нальных настройках Windows вашем компьютере. Причем при вводе выражения можно не вводить. Если дата введена правильно, Access доба вит их автоматически. Даты, указанные в выражении (концы диапазона), вклю чаются в выборку, то есть это выражение эквивалентно следующему:

(больше или равно) And (меньше или равно) Чтобы увидеть региональные настройки Windows, откройте панель управле ния Пуск Панель управления). На панели управления дважды щелкните на ярлыке Язык и региональные стандарты. В появившемся диа логовом окне Язык и региональные стандарты откройте вкладку Дата.

Еще один вид оператора сравнения In позволяет задать список значений. При отборе записей проверяется, совпадает ли значение поля с одним из элементов Если возвращается значение Истина (True), и запись включа ется в результирующий набор, в противном случае — не включается.

Например, отобрать книги нескольких авторов. Это можно сделать дву мя способами. Один мы уже знаем. Все фамилии нужно перечислить в столбце Фамилия в строках Условия отбора (Criteria). В каждой строке должно быть по одной Использование выражений в запросах 1 фамилии. Тогда будут отобраны удовлетворяющие ИЛИ ИЛИ и т. д. А можно написать выражение In ("Пушкин";

"Петрарка";

1. Удалите все установленные раньше условия в запросе (клавишей и введите в столбец Фамилия это выражение (рис. 6.25).

2. Переключитесь в режим таблицы. Результат выполнения запроса представ лен на рис. 6.26.

3. Закройте запрос, сохранив его.

Книги по : на • -..

И Имя Раздел -'. -.-....

! г ИМЯ Разделы. возрастанию по Б] В Я Ус товие - "Т Рис. 6.25. Использование оператора сравнения In по авторам : па Поэзия поэзия Художественная литература Африка Пушкин Александр Медный всадник Художественная литература Пушкин Александр Евгений Онегин Рис. 6.26. Выборка записей по совпадению с элементом списка В табл. 6.1 представлены некоторые другие операторы, которые могут быть пользованы в условиях отбора запроса.

Таблица Примеры часто используемых операторов и Оператор Пример Описание Is Is Null позволяет записи, не имеющие в данном поле. Is Null позволяет Null выбрать записи, имеющие в данном (любое) • продолжение 1 64 Занятие 6. Создание и запросов из выборку 6.1 (продолжение) Оператор Пример Описание = 10 10 этот оператор так как он используется по умолчанию) о 15 не равно в дата больше 15 августа 1999 года >= 18 больше или равно < <0 Значение 0 число) в поле типа дата или равно декабря 1999 года & & & Оператор слияния двух строковых В приведенном примере поля через запятую And Like And Like В запроса включаются записи, и одному, и другому условию. Позволяет отобрать записи, содержат в поле подстроку (при поиске об сосудах) Or "Пушкин" Or В результат записи, которые "Достоевский" удовлетворяют хотя бы одному из указанных условий. Значение ноля должно быть либо Not Not "фольклор" В результат запроса включаются только в ноле [Цена] * [Количество] операторы и вычитания DateQ >= которая текущую дату вычисляющая промежуток между чи];

[ДатаВозврата]} > двумя датами Trim{) которая является ее осз и Имеет три аргумента.

Первый аргумент — которого и это (True), возвращает второго аргумента (в примере 0), если Ложь (False), то значение третьего 1). Второй и функции могут быть сложными выражениями Способы таблии в запросах 1 Квадратные скобки используются для обозначения имен полей, таблиц и других объектов Обязательным употребление скобок только для имен, состоящих из нескольких слов, то есть включающих пробе лы, однако при обработке введенного вами условия Access автоматически скобки для имен Для получения более подробной информации об использовании выраже ний в запросах воспользуйтесь справочной системой Access. Для этого вы берите команду Справка Справка: Microsoft Access Microsoft В поле Искать (Search) введите строку «выражения» и нажмите кноп ку со стрелкой справа.

Помните, что запрос в базе данных Access во многих случаях аналогичен са мой таблице, то есть можно рассматривать результат выполнения запроса как виртуальную икней все действия, касающиеся вы вода на печать, экспорта, копирования, рассылки, которые мы рассматрива ли применительно к обычной таблице.

ЗАДАНИЕ Создайте запрос, который позволил бы отобрать всех читателей, которые за 8 библиотеку в октябре. (Они не должны меть записи в формуляре с датой дачи меньше 1.10.2003.) Способы объединения таблиц в запросах всего запросы па выборку используются, чтобы объединить в одной це на экране которые реально размещаются в разных таблицах базы ных. Источниками данных в таких запросах являются связанные таблицы. Как связываются таблицы в базе данных, вы уже знаете (см. занятие 3). Когда запрос создается на базе нескольких таблиц, говорят, что эти таблицы в запросе. При этом можно использовать несколько видов объединений.

Наиболее распространенным является объединение. При этом в ре зультирующий набор попадают те записи из двух связанных у которых связанные поля совпадают. Если две таблицы связаны отношением то в результат запроса включаются все записи из главной таблицы (таблицы «один»), для которых имеются соответствующие записи в ной таблице (таблице Если запись в главной таблице не имеет соот записей в подчиненной таблице, эта запись в результирующее множество не включается. Такое объединение таблиц запросе Access создает автоматически, когда одно из следующих условий;

• соединение было явно задано в окне Схема данных (Rela • в таблицах имеются поля с одинаковыми именами и типа ми, причем одно из полей является ключевым.

1 66 Занятие 6. и выполнение на выборку Согласованные типы — в большинстве означают одинаковые типы.

Исключением поле типа Счетчик которое может иметь размер Длинное целое (Long Integer) и связываться должно с число выми полями, имеющими тот же размер Long Integer.

Именно такое объединение таблиц в тех запросах, которые мы создавали до сих пор. Чтобы понять, как работает внутреннее объединение, предлагается сделать такое упражнение.

1. Откройте таблицу Издания в режиме таблицы и внесите в нее книгу, которая не имеет автора, например, Русские былины. Обязательно введите раздел Художественная литература.

После ввода всех полей не забудьте перейти на следующую запись, чтобы введенные да в таблице. Убедитесь, что значок с каранда шиком исчез из области выделения введенной записи.

2. Закройте таблицу Издания.

3. Откройте запрос Книги по авторам в режиме конструктора.

4. Удалите все ранее условия выборки.

5. Выполните запрос, переключившись в режим таблицы.

6. Щелкните на любой записи в столбце Название и нажмите на панели инстру ментов кнопку Найти 7. В диалоговом окне Поиск и замена (Find and в поле Образец (Find What) введите слово былины (рис. 6.27).

8. В поле Совпадение (Match) установите значение С любой частью поля (Any Part of Г с Рис. 6.27. окно поиска и замены 9. Нажмите кнопку Найти далее (Find Next). Вы получите сообщение о том, что запись не найдена.

Действительно, новая запись в таблице Издания не имеет связанных записей в таблице АвторИздание, а также записей в таблице Авторы. Поэтому Способы в запросах 1 она не попадает в результат запроса. Таким образом, наш запрос построен не совсем корректно. Именно эта ошибка может во многих случаях быть причиной исчезновения записей в ваших таблицах. Чтобы устранить ошибку, нужно ис пользовать так называемое объединение.

Внешние объединения бывают левыми или правыми. Если таблицы в запросе объединяются левым внешним (в инструкции SQL оно обознача ется LEFT JOIN), то выводятся все записи таблицы с уникальным значе нием первичного ключа вне зависимости от того, имеются ли соответствую щие им записи в таблице «многие». В тех строках результирующей где отсутствуют записи в подчиненной таблице, соответствующие поля будут пустыми. Если же таблицы в запросе объединены правым внешним объедине нием (в инструкции SQL RIGHT JOIN), то выводятся все записи таблицы гие» вне зависимости от того, имеются ли соответствующие им записи в табли це «один».

Теперь мы установим внешнее объединение между таблицами в запросе по авторам.

1. Переключитесь в режим конструктора.

2. Выделите связь между таблицами Издания и АвторИздание и затем дважды щелкните на ней.

3. Появится диалоговое окно Параметры объединения (Join Properties) (рис. 6.28).

Переключатель 1 задает обычное внутреннее объединение, переключатель 2 — левое внешнее объединение, а переключатель 3 — правое внешнее динение.

Параметры V] г I Г ч из Рис. 6.28. Диалоговое окно параметров 4. Задайте левое внешнее объединение, выбрав переключатель 2. Нажмите ку ОК для закрытия диалогового окна. При этом на конце линии соединения стрелка в сторону таблицы «многие» (АвторИздание), что ет на левое (рис. 6.29).

В пашей базе данные таблиц Издания и Авторы связаны косвенно, через таб лицу связи АвторИздание. Поэтому, чтобы запрос был создан правильно, не обходимо установить внешнее объединение и между таблицами Авторы и 1 68 Занятие 6. и выполнение запросов на по : на ц Имя Название.

Авторы Издания —. по по. 0 0 0 • Рис. 6.29. внешнего в запросе Только теперь нужно, чтобы в запрос были включены записи из таблицы АвторИздание и только те записи из таблицы Авторы, которые значения в полях. Это будет правое внешнее соединение.

5. Щелкните дважды на таблицы Авторы и АвторИздание, открывая тем самым окно Параметры объединения (Join Proper ties).

Выберите переключатель 3 и нажмите кнопку ОК. Стрелочка теперь будет указывать в сторону таблицы на «один» (Авторы).

Окончательный вид запроса должен быть таким, как представлен на рис. 6.30.

7. запрос и убедитесь, что книга «Русские былины» появилась в результирующем наборе запроса.

по авторам: выборки Имя Фамилия.

Раздел Название.

Разделы Издания по возрастанию 0 0 а Рис. 6.30. Отображение внешнего между связанными косвенно вычисляемых полей 1 Использование вычисляемых полей Кроме полей запрос могут включаться поля, зна чения которых являются результатом вычисления Такие поля на зываются Как правило, эти поля отображают данные, рассчи танные на основе других полей этой же строки запроса. Простым примером вычисляемого ноля может быть поле Автор Книги по авто рам. Вместо двух полей Фамилия и Имя, можно в запрос одно поле Ав тор, которого должно содержать и фамилию, и имя автора. Чтобы соз дать такое поле;

1. в режим 2. Выделите столбец Фамилия, щелкнув на области в верхней (серый прямоугольник).

3. Нажмите клавишу Перед столбцом Фамилия будет вставлен столбец.

4. Установите курсор в первую строку и нажмите комбинацию клавиш Появится диалоговое Область ввода (Zoom) (рис.

Вы можете настроить шрифт этом окне, нажав кнопку Шрифт (Font).

[Фамилия] а S [Имя] Рис. окно области ввода Окно Область ввода (Zoom) удобно использовать для ввода и просмотра длинных выражений, которые не помещаются целиком в отведенные для них поля. Поэтому рекомендую запомнить сочетание клавиш Вы можете использовать его для просмотра полей, содержащих достаточно длинный текст (таких как Заметки).

5. Введите в область ввода строку Автор: [Фамилия] & & [Имя].

Первая часть до двоеточия будет именем нового поля. Вторая часть - выра жение, значением которого является Фамилия и Имя. Между ними нужно обязательно вставить пробел, при выводе на экран имя I /0 Занятие 6. Создание и выполнение на выборку и фамилия автора будут отображаться слитно. Квадратные скобки вокруг имен полей в данном случае можно и вводить — Access автоматически до бавит их позже.

6. Нажмите кнопку ОК. Строка будет вставлена в бланк запроса. Нажмите кла вишу При попытке завершить ввод в данную ячейку бланка запроса Access проверяет введенное выражение и добавляет квадратные скобки вокруг полей.

Если вы ошибетесь в написании имени поля и Access не обнаружит поля ни из скобки не добавляются и выдается сооб щение об ошибке. Если указанное в выражении имя поля встречается в не скольких таблицах запроса, также будет выдано сообщение об ошибке, так как Access не может определить, в какой таблице брать значение поля для вычисления Тогда нужно указать имя например, 7. Установите в столбце Автор сортировку по 8. Выделите столбцы Фамилия и Имя и удалите их клавишей Запрос дол жен выглядеть, как на рис. 6.32.

.

Имя Из Заметки Заметки & [Имя] название Издания по по ни 0 И 0 а 1 | • - •" " • Рис. 6.32. Вычисляемое поле в запросе 9. Переключитесь в режим таблицы. Она будет выглядеть как на рис. 6.33.

10. Сохраните запрос и закройте его.

Вычисляемые поля часто используются для вычислений с датами. Создадим за прос, который покажет, сколько дней держат на руках книги наши читатели, и найдем тех, кто задерживает их больше месяца.

Построим этот запрос немного иначе, чем делали до сих пор (Access позволяет делать это несколькими способами).

1. Нам потребуется только одна таблица — Формуляры. Поэтому раскройте спи сок таблиц и выделите в нем таблицу Формуляры.

полей 1 по : на выборку I Современный французский Большая Детская Большая Детская Мы ребенка комн.

Детская литература Андрей Мы ждем Детская Разговор с Большая Драматургия Маленькая Лихачев Дмитрий садов с Петром Раздумья о России Сергей рассказы по истории России -Маленькая Поэзия Мицкевич поэзия Поэзия Омар Маленькая Франциск -Нравственные основы жизни Большая Религия Максим Исповедник Творения преподобного большая Религия Исповедник Творения преподобного Максима Большая Фантастика Оправдание вечности Фантастика Аркадий Понедельник в Рис. 6.33. Отображение вычисляемого 2. Щелкните на стрелке кнопки Новый объект (New Object) панели инстру ментов и выберите списке пункт Запрос (Query). Появится диалоговое Новый запрос (New Query) (рис. 6.34).

записи Рис. 6.34. Диалоговое окно нового запроса 3. Выделите в списке элемент Конструктор (Design View) и нажмите кнопку ОК.

Появится окно конструктора запросов, в верхнем поле которого уже нахо дится таблица Формуляры.

4. Перенесите в бланк запроса поля ДатаПолученил, (вспомните, что для этого достаточно дважды щелкнуть на поле таблицы). Запрос должен выглядеть как на рис. 6.35.

Такой способ запроса удобен, когда источником является одна таблица.

Теперь нужно создать вычисляемое поле, в будет отображаться ко личество дней, которое читатели держали книги. Для создания выражения воспользуемся построителем 1 72 Занятие 6. Создание и запросов выборку 5. Сначала сохраните запрос, нажав на панели инструментов кнопку Сохранить (Save) В окне Сохранение (Save As) имя запроса Задерживающие книги.

запрос '- :

лучения Формуляры 0 а г т j Рис, 6.35. Создание запроса 6. Щелкните в бланке запроса на первой строке первого столбца и нажмите на панели инструментов кнопку Построить (Build) Появится окно построителя (рис. 6.36).

' С] Общие выражения Рис. 6.36. Окно построителя выражений Поле в части окна предназначено для создания выражений. Кноп ки под ним представляют наиболее часто употребляемые операторы. В ниж ней части окна расположены выбирать константы, функции и имена объектов Access, которые должны присутствовать в выра жении.

вычисляемых Сейчас в левом списке открыта папка текущего запроса, а второй список со держит все поля.

Дважды щелкните в первом списке па папке Функции (Functions). Появятся вложенных папки. па папке Встроенные функции Во втором списке будут отображены категории функций, а в списке сами функции. По умолчанию список содержит все функции (рис. 6.37).

Массивы Таблицы Запросы данных ошибок [ Константы Choose С] Операторы Общие Рис. 6.37. Список встроенных в окне Выделите в среднем списке категорию функций Дата/время (Date/Time). В пра вом списке появятся только функции работы с этим типом данных.

щелкните на функции DateDiff. В верхнем поле появится шаблон для этой функции (рис. 6.38).

вы S т • Функции ошибок I— С] Константы Операторы С] Общие выражения flrstweek) Рис. 6.38. Шаблон функиий DateDiff 1 74 Занятие 6. Создание и запросов на выборку 9. Щелкните на элементе «interval», он будет выделен. Введите Символ в первом аргументе функции означает, что между датами будет вычисляться в днях.

10. Выделите следующий аргумент Снова откройте папку Задерживающие книги, чтобы на экране спи сок полей запроса.

12. Дважды щелкните на поле ДатаПолучения в среднем списке. Шаблон в верх нем поле примет следующий вид;

DateDiff «Выражение» [ДатаПолучения] «Выражение» :

13. Выражения слева и справа мы создавать не будем, поэтому их нужно уда лить. Выделите первое слово «Выражение» и нажмите клавишу Анало гично удалите второе слово «Выражение», 14. Выделите следующий аргумент функции 15. Дважды щелкните в среднем списке на поле Шаблон в верх нем поле примет следующий вид:

DateDiff [ДатаВозвратаФакт] «firstweekday»;

16. Снова удалите лишние слова а также два последних аргумента, функции и разделители. Окончательный вид выражения должен быть сле дующим:

17. Нажмите кнопку ОК.

Созданное вами выражение будет подставлено в ячейку Поле (Field) нового столбца. Нужно только дать этому полю название.

18. Нажмите клавишу Ноте и перед выражением имя поля Не за будьте про разделитель между именем поля и выражением. Нажмите клавишу Новое поле будет в запрос (установится флажок Вы вод на экран 19. Переключитесь в режим таблицы. Результат запроса на рис. 6.39.

20. Переключитесь в режим конструктора.

Теперь добавим в запрос условие отбора.

21. Введите в строку Условие отбора (Criteria) вычисляемого столбца Дни выраже ние 30 (рис. 6.40).

22. Выполните запрос и убедитесь, что отобраны будут только те в которых книги были на руках у читателей более 30 дней.

23. Сохраните и закройте запрос.

ЗАДАНИЕ Создайте запрос, в котором будут показаны книги, выданные читателям и не возвращенные. В запросе должно выводиться также, сколько дней книги уже находятся на Создание запросов с параметрами Ирина Айрат Рис. 6.39. Результат запроса с полем Дни на выборку Дни:

л 0 ' - ' Рис. 6.40. Добавление условия отбора в запрос Создание запросов с параметрами В начале занятии мы создали запрос и отбирали книги рия Лихачева. При желании посмотреть книги любого другого автора нужно изменить условие отбора. Чтобы не менять условие отбора каждый раз, можно создать запрос, в котором фамилия автора будет параметром, запрашиваемым при выполнении.

1. Откройте запрос в режиме конструктора.

2. В строку Условия отбора (Criteria) для столбца Фамилия введите вместо конкретного значения приглашение к вводу параметра [Фамилия автора ].

1 /О Занятие 6. Создание и выполнение запросов на выборку Приглашение должно быть обязательно заключено в квадратные скобки (рис. 6.41).

3. запрос, нажав кнопку Вид (View). Появится диалоговое окно с вве денным вами приглашением к параметра (рис. 6.42).

Имя Название Л ИМЯ ГодИздани ч • Авторы Авторы - -.

... Ч • 0 0 • Рис. Ввод параметра запроса Ш Рис. 6.42. Диалоговое окно ввода параметра 4. Введите фамилию автора, например Пушкин, и нажмите кнопку ОК. В резуль тирующее множество запроса попадут все книги Пушкина, которые имеются в библиотеке.

5. Закройте и сохраните запрос Запрос может содержать не один, а параметров, и все они по очереди будут запрашиваться при его выполнении.

В следующем упражнении вы создадите запрос на выборку книг, приобретен ных за промежуток Граничные даты диапазона определим в виде параметров.

1. Щелкните на ярлыке Создание запроса в режиме конструктора (Create Query in View) и выберите в списке три таблицы: Авторы, и Изда Первые два шага по созданию аналогичны созданию запроса Книги по авторам.

с 2. Измените параметры таблиц объединение).

3. Сделайте первое поле запроса вычисляемым, введя в ячейку Поле [Фамилия] & & [Имя] 4. Включите в запрос все поля таблицы Издания, начиная с поля Название и кончая полем Заметки. Проще всего это сделать так. Выделите в таблице Из дания в верхней области запроса поле Название. Прокрутите ее до конца и, удерживая клавишу Shift, щелкните на поле Заметки. Окажутся выделенными все нужные поля. Теперь перетащите их мышью в первый стол бец бланка запроса. Все поля будут вставлены одновременно.

5. Установите сортировку по возрастанию в столбце Автор.

6. В Условия отбора (Criteria) столбца ДатаПокупки введите выражение Bet ween [Начало [Конец (рис.

: на I Имя Издания И 0 В : Between And Рис. 6.43. в поле ДатаПокупки При вводе значений параметров типа Дата желательно контролировать пра вильность ввода для чего нужно указать тип данных для этого пара метра.

7. Щелкните правой кнопкой мыши на свободном поле верхней запро са и выберите в контекстном меню команду Параметры (Parameters) или берите команду Запрос Параметры (Query Parameters). Появится диалоговое окно Параметры запроса (Query Parameters), представленное на рис. 6.44.

8. В столбец Параметр (Parameter) параметра точно как он определен в бланке запроса (легче всего это сделать путем копирования че рез буфер обмена), только можно не вводить скобки. В столбце Тип данных (Data Type) выберите в раскрывающемся списке тип Дата/время (Date/Time).

9. Аналогично введите второй параметр. Затем нажмите кнопку 10. Нажмите кнопку Сохранить (Save) панели инструментов и сохраните запрос, введя его имя Поступления за период.

/О Занятие 6. Создание и выполнение запросов на выборку.

[Начало периода] Поле объекта OLE MEMO Код репликации Значение Рис. 6.44. Диалоговое окно параметров запроса Нажмите на панели инструментов кнопку Запуск (Run), чтобы выполнить за прос. Поочередно будут выведены два диалоговых окна значения па раметра (Input Parameter в которые нужно ввести дату начала периода и дату конца. Если нужно, допустим, посмотреть книги, приобретенные за 1999 год, введите две даты: 01.01.1999 и 31.12.1999. Результат отбора пред ставлен на рис. 6.45.

12, Закройте запрос.

Оправдание вечности 1994 Москва Даниил Вечера с Петром Великим Дмитрий Поэзия садов 1998 Согласие Д. у аде Амфора Рис. 6.45. Книги, поступившие за год Подведение итогов Итак, на данном занятии вы научились:

• создавать запросы с помощью мастера и с помощью конструктора;

• просматривать результат выполнения запроса;

• изменять запрос с помощью конструктора;

• устанавливать порядок сортировки и условия отбора записей в запросе;

• включать поля в запрос и исключать их из него;

Подведение итогов 1 • добавлять таблицы в запрос и вставлять новые поля;

• перемещать поля в запросе;

• создавать левое и правое внешние объединения таблиц в запросе;

• создавать запросы с параметрами;

• создавать вычисляемые поля в запросе.

Вы познакомились с теми операторами и функциями, которые могут ваться составлении выражений, являющихся условиями отбора записей или значениями вычисляемых полей. Знакомство с запросами мы продолжим на следующем занятии.

ЗАНЯТИЕ Анализ и изменение с запросов ТЕМА ЗАНЯТИЯ На этом занятии вы узнаете:

• как группировать записи в запросе и рассчитывать итоговые значения;

• какие существуют статистические функции и как они могут быть использованы для обработки данных в запросах;

• как анализировать данные с помощью сводных таблиц;

• как построить сводную диаграмму;

• в каких случаях данные в результирующем множестве запи сей можно а в каких нельзя;

• как с помощью запроса создать таблицу и включить в нее данные из результата запроса;

• как выполнить множественные изменения данных в таблицах;

• как добавить за один прием несколько записей в таблицу;

• как удалить из таблицы отобранных записей.

Расчет итоговых значений Для выполнения упражнений данного занятия вам потребуется файл Откройте его началом занятия.

Расчет итоговых значений Рассмотрим, как с помощью запросов можно подсчет итоговых зна чений. Расчет итоговых значений тесно связан с применением групповых опе раций в запросе. Групповые операции задать группы для которых выполняются Рассмотрим примеры таких расчетов как на всем множестве записей, так и на подмножествах, отобранных в запросе.

Посмотрим, сколько в библиотеке книг по каждому разделу. В качестве источ ника данных используем уже существующий запрос Книги по авторам.

как и таблица, может быть источником данных для другого запроса.) 1. Выделите в списке запрос Книги по авторам.

Нажмите стрелку на кнопке Новый объект (New Object) и выберите в Запрос (Query).

В диалоговом окне Новый запрос (New Query) выберите Конструктор (Design View) и нажмите кнопку ОК.

2. Включите в бланк запроса два поля: Раздел и Название.

Щелкните на панели па кнопке Групповые операции (Totals) В бланк запроса добавляется строка Групповая (Total), содержащая по умолчанию в каждой ячейке значение (Group By).

Для поля Раздел оставьте значение Группировка (Group как мы ствительно хотим все книги по разделам, для поля Название выберите в списке функцию Count (рис. 7.1), чтобы подсчитать количество записей в каждой группе.

Нажмите на панели инструментов кнопку Запуск (Run) для просмотра резуль татов запроса. Вы получите таблицу со списком разделов, где для раздела указывается количество относящихся к нему изданий (рис. 7.2).

Нажмите на панели инструментов кнопку Сохранить (Save) и введите имя за проса Количество изданий по разделам.

В данном примере расчеты производились над всеми имеющимися в с?

Издания записями. Однако иногда требуется выполнить вычисления над отобранным набором записей. Для нужно добавить в отбора. Изменим запрос таким образом, чтобы получить данные не по всем разделам, а только по одному, название которого введем в качестве параметра.

Примеры вы можете найти на сайте издательства www.piter.com на ной этой книге.

Занятие 7. Анализ и изменение данных с запросов S Рис. Использование в запросе статистической Count Рис. 7.2. Запрос, количество изданий в каждом разделе 1. Переключитесь снова в режим конструктора.

в ячейку Условия отбора (Criteria) столбца Разделы строку [Раздел;

(рис. 7.3).

По умолчанию Access параметрам запроса тип данных Тексто вый, поэтому текстовые параметры в диалоговом окне Параметры запроса можно не перечислять, достаточно указать их в условии отбора.

Расчет итоговых по : на -.

Название Название Книги по авторам Книги по f Группировка Count > Вывод на 0 0 а :| или Рис. 7.3. параметра в запрос с итогами Нажмите Запуск (Run). Введите в окно Введите значение параметра (Input Parameter Value) название раздела, например, история (рис. 7.4).

значение параметре Рис. 7.4. Ввод значения параметра в выполнения запроса Результатом запроса будет одна строка с числом книг по истории (рис. 7.5).

2. Закройте сохранив его.

Функция Count которую мы использовали в примере, называется стати стической Статистические функции не обрабатывают при вычис лениях записи, имеющие значение в том поле, к которому они применя ются. Поэтому будьте осторожны при использовании функции Count. Она будет считать только записи, не содержащие пустые значения. Если требу ется сосчитать все записи в результирующем наборе или группе, нужно соз дать в запросе новое вычисляемое поле, значение которого должно быть равно поля>), где аргументом функции Nz() должно быть поле, по которому мы считаем записи. А сама функция преобразует пустое зна чение своего аргумента в 0.

В примере условие отбора добавлялось в столбец, по которому дится группировка записей (Разделы), но так бывает не всегда. Предположим, 1 84 Занятие 7. Анализ и изменение с помощью запросов требуется посчитать, сколько книг по каждому разделу находится в большой комнате (отбор ведется по полю — Место хранения). В таком случае нужно добавить это поле в бланк запроса и установить для него в строке Груп повая операция (Total) значение Условие (Where).

по Рис. 7.5. Результат число изданий в разделе ЗАДАНИЕ Создайте самостоятельно запрос, позволяющий подсчитать количество книг раздела (название вводится в качестве параметра) в каждом из мест хранения.

В табл. 7.1 перечислены статистические функции Access для применения в за просах с групповыми операциями. Вы видите их в раскрывающемся списке операций, в строке операция (Total) бланка Статистические Access Функция Описание Вычисляет арифметическое среднее набора чисел, содержащихся в указанном запроса Вычисляет кол и честно записей, запросом Возвращает значение поля из первой записи результирующего набора Last<) Возвращает значение поля из последней записи набора Возвращает максимальное значение из набора, содержащегося в указанном поле Возвращает значение из набора, содержащегося в поле, Возвращают и значения среднеквадратичного вычисляемого по набору содержащихся в поле Возвращает сумму набора значений, содержащихся поле Var() Возвращают значения смещенной и дисперсии, вычисляемой по значений, содержащихся в указанном Попробуем применить еще одну статистическую функцию: Avg{). Вспомним созданный ранее запрос Задерживающие книги. Сделаем запрос, сколь ко дней в среднем держит каждый читатель нашей библиотеки.

Расчет итоговых 1 1. Откройте запрос Задерживающие книги в режиме конструктора и удалите из него все условия отбора.

2. Закройте запрос и сохраните его.

Щелкните на ярлыке Создание запроса в режиме конструктора (Create Query in Design View).

В диалоговом окне Добавление таблицы (Show Table) раскройте вкладку Queries (Запросы) и выберите запрос Задерживающие книги (рис. 7.6). Нажмите кноп ку Добавить (Add).

Добавление таблицы.

по авторам Образец по форме за период Рис. 7.6. Выбор запроса в качестве источника данных Закройте окно Добавление таблицы (Show Table).

3. Включите в бланк запроса поля КодЧитателя и Дни (вычисляемое поле, пока зывающее количество дней, которое книга была на руках у читателя).

: запрос на -.-.-.-..- ДатаВозвратаФакт Дни - -, :

-.

I, Дни книги Задерживающие книги ' Группировка -, г Рис. 7.7, Использование Avg() в запросе 1 86 Занятие 7. Анализ и изменение с запросов Щелкните на панели инструментов на кнопке Групповые операции (Totals).

В строке операция (Total) столбца Дни выберите в списке функцию (рис. 7.7).

Нажмите на панели инструментов кнопку Запуск и посмотрите на ре зультат запроса. Для каждого читателя библиотеки отображается, сколько дней в среднем он держит книги (рис. 7.8).

4. Закройте этот запрос и сохраните его под именем Средние сроки наличия книг на руках.

:

Ирина Рис. 7.8. Результат статистической в запросе Анализ данных с помощью сводной таблицы Пока мы делали только достаточно простые операции с группировкой данных в запросе и расчетом итоговых значений. Но еще в версии Access 2002 появился новый мощный аппарат анализа данных — Сводные таблицы (Pivot Tables), аналог сводных таблиц, давно существующих в Excel. Умелое использование этих таблиц позволит просматривать данные различных разрезах и с разной степенью детализации. Переходим к рассмотрению таблиц.

В Access всегда существовал и сохранился в версии Office Ac cess 2003 перекрестный тип запроса (Crosstab Query), упрощенный вариант сводных таблиц. Теперь этот не актуален, поэтому рассматривать его мы не будем. Если вы все-таки захотите узнать, как он строится, можете вос пользоваться мастером перекрестного запроса, из диалогово го окна Новый запрос (New Query). Это окно вызывается кнопкой Создать (New) в окне базы данных.

сводной таблицы Применение сводных таблиц удобно, когда в базе данных есть таблицы с боль шим количеством записей, которые просто невозможно проанализировать без специальных средств. Поэтому, чтобы научиться создавать такие таблицы, мы будем использовать учебную базу данных Б ней есть достаточно большие Заказы (Orders) и Заказано (Order с данными о заказах, которые поступали на фирму Борей 1. Откройте учебную базу данных (Northwind.mdb).

2. Щелкните на ярлычке Запросы (Queries), чтобы открыть список запросов.

Анализ данных с сводной 1 о/ 3. Найдите и выполните запрос Счета (Invoices), дважды щелкнув на нем. Вы увидите таблицу, содержащую более двух тысяч записей и много полей с разнообразной информацией о заказах клиентов: данные о клиенте, время заказа, кто принял заказ, какие продукты были заказаны и т. д. Эти данные мы и попробуем проанализировать. Пусть вас не смущает, что записи в ней относятся к 1996, 1997, 1998 годам — видимо, с тех пор как эта база данных была создана, данные в таблицах не изменялись.

4. Щелкните на стрелке на кнопке Вид (View) и выберите в раскрывшемся спи ске элемент Сводная таблица На экране появится окно с макетом сводной таблицы с четырьмя областями:

самая верхняя горизонтальная полоса называется фильтра, здесь будут находиться поля, по которым вы сможете фильтровать данные;

П вторая горизонтальная полоса — прообраз заголовков столбцов таблицы;

П вертикальная полоса слева будет содержать заголовки строк;

П средняя большая область — будет содержать собственно данные.

Справа вы должны увидеть отдельное окно — Список полей сводной таблицы (Pivot Table Field List) с перечнем полей запроса (рис. 7.9).

Получатель получателя сана получателя е Адрес Город Область Страна Рис. 7.9. Макет сводной Для отображения окна Список полей сводной таблицы нажмите на панели инструментов кнопку Поля (Field List) 1 88 Занятие 7. и данных с В верхней части диалогового окна Access появилась специальная панель ин струментов Сводные таблицы (PivotTable) с кнопками выполнения действий со сводной таблицей. Мы познакомимся с ними по мере освоения этих дей Итак, мы хотим видеть в таблице суммы всех размещенных на фирме зака зов клиентов, причем в строках мы будем группировать данные по продукту, а в столбцах — по годам.

5. Сначала определим строки таблицы. Найдите в списке полей запроса в окне Список полей сводной таблицы List) поле Марка и перетащите его мышью в заголовков строк — вертикальную об ласть у левого края формы (рис. 7.10). В этой области появится столбец Мар ка (ProductName) со списком всех продуктов.

Определим столбцы таблицы. Найдите в списке в окне Список полей сводной таблицы поле Дата размещения по месяцам (OrderDate by Month) и перетащите его в область столбцов (рис. 7.10). Появятся три столбца, которые будут сгруппированные по годам данные и один столбец итого вый по строке.

.

: запрос на I - -.' '. ;

.,,, | :

-.

..

•, i.

Рис. 7.10. Определение строк и сводной таблицы 6. Строки и столбцы определены, нужно определить, что будет отображаться в самой таблице. Найдите в Список полей сводной таблицы поле Цена (Extended Price) и переместите в область (рис. 7.11). Все заказы сгруппированы, и вы видите, что, продукт Aniseed Syrup был в трех заказах в 1996 в шести заказах — в 1997 г. и в одном в 1998 г.

В этой таблице не хватает итоговых значений — их легко получить.

7. Щелкните на заголовке столбца с надписью Цена. Все столбцы, кроме последнего, итогового, окажутся выделенными. Нажмите на панели Анализ данных с сводной Счета : запрос на Годы l;

j | •..., •• Дор. i I i 55.30р.

0,00р.

i.

i :

p. i.

;

-j.

Рис. Сводная для запроса Счета Счета : запрос на выборку 9310.00р.

1 917,30р. '.

00р.

i Рис. 7.12. Сводная — итоговые данные инструментов кнопку Автовычисления выберите в щемся списке функцию Сумма (Sum). по одной дополнительной строке для каждого продукта, в которой будут суммироваться данные по 1 90 Занятие 7. Анализ и изменение данных с запросов всем заказам, и в итоговом столбце — итоговая сумма по всем за все годы по каждому продукту. Теперь в таблице одновременно отображаются и детальные, и итоговые данные. Можно скрыть детальные данные, оставив только итоговые.

8. Для этого на панели инструментов нажмите кнопку Скрыть подробности (Hide Итоговая таблица на рис. 7.12.

Получившаяся таблица — двухмерная, так как показывает данные в двух разрезах: продукты и время (годы). Можно добавить еще одно измерение, например, посмотреть, как продажи продуктов распределялись по странам.

9. Найдите в списке полей в окне поле Страна получателя (Country) и сите его в область фильтра — в самый верх таблицы, в область, которая пока не определена. Теперь вы сможете просматривать и анализировать заказы по странам, отображая в таблице данные только по стране. Для этого вы должны научиться фильтровать данные в сводной таблице.

Сортировка и фильтрация данных в сводной таблице Начнем с фильтрации по По умолчанию в таблице отобража ются данные сразу по всем странам.

1. Щелкните на стрелке справа от названия фильтра Страна получателя (Country).

Появится окно со списком всех стран, в которых находятся заказчики (рис. 7.13). Слева в каждой строке стоит флажок.

Аргентина Б раз 660,00р. 400,00р. 1 485,30р.

913,00р. " р р "Э" "..... 840, ООр. 1 372,00р.

1 725,00р.

1 1 1 2 1 р. а ' "1.....

Рис. 7.13. фильтра в сводной данных с сводной 2. Сбросьте флажок Все в первой строке, будут сброшены все флажки. Ус тановите их только у одной страны, например Франции, и нажмите кнопку ОК. Данные в сводной таблице изменятся, а под наименованием фильтра появилось имя выбранной страны. Окно со списком стран позволяет сделать множественный выбор, то есть выбрать сразу несколько стран.

В области фильтра можно поместить несколько полей, и каждая такая опе рация добавляет еще одно измерение в нашу таблицу. Все эти поля будут ра ботать как независимые фильтры.

ЗАДАНИЕ Добавьте в область фильтра поле Продавец и как будут работать эти два фильтра.

3. Чтобы сбросить все установленные фильтры, щелкните на панели ментов на кнопке Автофильтр (AutoFilter) Вы увидите, что фильтр исчез, но его можно восстановить снова, если нуть на этой кнопке еще раз.

Хотя верхняя область таблицы называется областью фильтров, фильтры мож но устанавливать не только описанным способом. Вы могли заметить, что стрелки рядом с названием поля находятся и в области заголовка строк, и в области заголовка столбцов.

4. Щелкните на стрелке справа от заголовка столбца Марка (Product Name).

окно, аналогичное использовавшемуся в предыдущем примере.

Сбросьте флажок у тех товаров, которые вы не хотите видеть в таблице.

Пример применения фильтра по товарам приведен на рис. 7.14.

Счета : на 1 Рис. 7.14. Сводная с по товарам и странам 5. В область строк можно внести несколько полей, Перенесите туда поле Полу чатель (Company Name), и вы получите данные о продажах в разрезе только товаров, но и клиентов (рис. 7.15).

Данные сводной таблицы сортируются так же легко, как данные обычной. Сей час они отсортированы по наименованию клиента, а затем по наименованию продукта. Но если вы выделите область данных таблицы, щелкнув на заголовке Сумма «Цена» (Sum of Extended Price), а затем нажмете знакомые кнопки панели 1 92 Занятие 7. Анализ и изменение данных с запросов инструментов — По возрастанию (Ascending) и По убыванию (Descending), таблица бу дет в пределах каждого клиента по суммам продаж, а не по товарам,, | • |.

.

•...

,.

1 " "1 333,50р.

345",30р. " 345,30р.

55,30р.

ДОр. | ' :

• 1 " 210,00р.

Рис. 7.15. Сводная продаж в разрезе клиентов и товаров Есть и другие способы фильтровать данные в таблице.

1. Удалите столбец с наименованиями Выделите этот столбец и в кон текстном меню выберите команду Удалить (Remove).

2. Выделите столбец Марка щелкнув на его заголовке. На панели инструментов нажмите кнопку Показать верхние и нижние элементы (Show Top/Bottom Item) Затем выберите в списке элемент Показать только верхний элемент (Show Only the Top) и далее 5 (рис. 7.16). В результате будет отобрано только пять про дуктов с наибольшим в столбце Общие итоги (Grand В заго ловке столбца Марка (ProductName) появился значок фильтра (рис. 7.17).

3. Снимается такой фильтр той же кнопкой, но выбрать в списке нужно коман ду Показать все (Show All).

Изменение структуры сводной таблицы Преимущество сводных в простоте трансформации.

Простым перетаскиванием полей из области в область можно получать разные виды таблиц, меняя местами столбцы и строки, фильтры и столбцы, добавляя и удаляя поля любой области. При этом вы будете получать различные виды представления что и их всесторонний анализ.

1. Переместите поле Продавец из области фильтра в область столбцов.

Анализ данных с сводной таблицы 1 Рис, данных по максимальным значениям «Я Счета : на " т Рис. 7,17. фильтра по максимальному значению продаж 2. Переместите поле Годы (Year) в область фильтра.

3. поле Получатель (Company Name) в область строк.

4. Удалите поле Марка (ProductName) из области строк, перетащив этот столбец за пределы таблицы (при этом рядом с указателем появится изобра жение креста). Столбец исчезнет.

5. Установите фильтр по продавцам, выбрав из общего списка 6. Установите фильтр по годам, отобрав данные только за 1998 год.

Вы должны получить таблицу, которая будет выглядеть как на рис. 7.18.

Pages:     | 1 || 3 | 4 |   ...   | 5 |



© 2011 www.dissers.ru - «Бесплатная электронная библиотека»

Материалы этого сайта размещены для ознакомления, все права принадлежат их авторам.
Если Вы не согласны с тем, что Ваш материал размещён на этом сайте, пожалуйста, напишите нам, мы в течении 1-2 рабочих дней удалим его.