WWW.DISSERS.RU

БЕСПЛАТНАЯ ЭЛЕКТРОННАЯ БИБЛИОТЕКА

   Добро пожаловать!

Pages:     || 2 | 3 | 4 | 5 |
-- [ Страница 1 ] --

Ирина Харитонова САМОУЧИТЕЛЬ OFFICE ACCESS 2003 Прочитав эту книгу, вы научитесь:

разрабатывать собственные базы данных;

эффективно работать с запросами, формами и отчетами;

создавать веб-интерфейс к базе данных Access.

Ирина Харитонова OFFICE ACCESS 2003 Москва • Санкт-Петербург • Нижний Новгород • Воронеж Новосибирск • Ростов-на-Дону • Екатеринбург • Самара Киев - Харьков • Минск 2004 Харитонова Ирина Самоучитель Office Access 2003 Главный редактор Е. Строганова Заведующий редакцией И.

Руководитель проекта В.

Литературный редактор В.

Художник Л.

Корректоры Д. А.

Верстка Л. Харитонов УДК 681.324.016(075) Харитонова И. А.

Х20 Самоучитель: Office Access 2003. — СПб.: Питер, 2004. — 464 ил.

ISBN 5-94723-854-3 Самоучитель знакомит читателя с популярной настольной СУБД Microsoft Office Access 2003. содержание самоучителя составляют упражнения и которые необходимо проделать, чтобы освоить эти функции. В процессе работы с книгой читатель сможет создать целостное приложение, включающее как таблицы данных, так и все необ ходимые формы пользовательского интерфейса, в том числе современный веб-интерфейс в виде страниц доступа к данным, в максимальной степени используя средства Access. К книге ется демонстрационный пример, вспомогательные файлы и приложение в виде файла базы данных Access и страниц доступа к данным, которые должны получиться после всех пред лагаемых упражнений.

© ЗАО Издательский дом «Питер», Все права защищены. Никакая часть книги не может быть в какой бы то ни было форме письменного владельцев авторских прав.

Информация, содержащаяся в данной книге, получена из источников, рассматриваемых издательством как надежные. Тем не менее, имея в возможные человеческие или технические ошибки, издательство не мо жет гарантировать точность и приводимых сведений и не несет за можные ошибки, связанные с использованием книги.

ISBN 5-94723-854- ООО «Питер Принт», ул. Благодатная, д.

ИД № 05784 от Налоговая продукции 005-93, том 2;

95 3005 — литература учебная.

Подписано к печати 20.04.04. Усл. п. л. Тираж 4000. Заказ Отпечатано с готовых в ОАО «Техническая книга» 190005, Санкт-Петербург. Измайловский пр., Краткое содержание Предисловие Часть I. Знакомство с Microsoft Office Access Занятие 1. и первые шаги Занятие 2. Создание базы данных.. Часть II. Работа с Занятие 3. Создание Занятие 4. Ввод и редактирование данных 9. Занятие 5. Поиск и сортировка данных Часть III. Запросы Занятие 6. Создание и запросов на выборку Занятие 7. Анализ и изменение с запросов Часть IV. Формы Занятие 8. Знакомство с формами и элементами управления Занятие 9. Составные и связанные формы формы и данных.... Часть V. Отчеты и Занятие 11. Создание и печать отчетов данным Часть VI. Настройка приложений Занятие Макросы Занятие 14. Сборка приложения Глоссарий Алфавитный указатель О чем эта книга Для кого эта книга Как построена эта книга Обозначения, использованные в книге Содержание демонстрационного примера От издательства '. Часть I. Знакомство с Microsoft Office Access Занятие и первые шаги Установка Запуск Access и открытие учебной базы данных Рабочая среда Access 2003 Меню и панели инструментов Окно базы данных Справочная система Завершение работы Подведение итогов Занятие 2. базы данных Базы — основные понятия Реляционная модель данных Различия между базами данных Access и таблицами Excel Создание базы данных с использованием шаблона Создание базы данных без применения шаблона Создание проектов Access 2003 Подведение итогов Часть II. Работа с Занятие 3. Создание Создание таблиц путем ввода данных Создание таблиц с помощью мастера Создание таблиц в режиме конструктора Определение таблицы Ключевые поля и индексы Редактирование структуры таблицы режиме конструктора полей таблицы Создание столбца подстановок вводимых данных таблиц Обеспечение данных Подведение итогов •. Занятие 4. Ввод и редактирование данных Ввод в режиме таблицы Добавление записи Редактирование записи Удаление Ввод с копирования Импорт данных Импорт из таблицы Excel Импорт таблицы Access таблиц Установка условия на значения записи Отображение таблиц Настройка внешнего вида таблиц Подведение итогов Занятие 5. Поиск и сортировка данных Сортировка данных в таблицах Поиск записи в таблицах Использование фильтров для группы Печать, экспорт и рассылка итогов Часть III. Запросы Занятие 6. Создание и выполнение запросов на выборку Запросы и фильтры Создание простого запроса с помощью мастера Использование конструктора для создания запроса ( Выполнение запроса О Содержание Редактирование запроса Добавление таблицы в запрос Добавление полей в бланк запроса Перемещение столбцов в запроса Отбор по нескольким условиям Окно SQL Исключение столбцов из запроса Использование выражений в запросах Способы объединения таблиц в Использование вычисляемых полей Создание запросов с параметрами Подведение итогов Занятие 7. Анализ и изменение данных с помошью запросов Расчет итоговых значений Анализ данных с помощью таблицы Создание сводной таблицы Сортировка и фильтрация данных в сводной таблице Изменение структуры сводной таблицы Изменение уровня детализации данных Сводные диаграммы Создание сводной Изменение вида диаграммы Изменение данных с помощью запросов Изменение данных в множестве запроса Запрос обновления данных Запрос создания новой таблицы Запрос удаления записей Запрос добавления записей Подведение итогов Часть IV. Формы Занятие 8. формами и элементами управления Формы как средство ввода, просмотра и изменения данных Режимы работы с формами Режим конструктора форм Структура формы Панели инструментов, Содержание Элементы управления формы Создание первой формы Перемещение и изменение размеров элементов управления Сохранение формы Печать формы Подведение итогов Занятие 9. Составные и связанные формы Создание подчиненной формы Создание запроса для подчиненной формы Создание формы с помощью мастера Изменение свойств формы Вкладка Данные Вкладка Макет Вкладка Другие Вкладка События Установка свойств подчиненной формы Создание связанных форм Изменение цвета раздела формы Блокирование элементов управления Изменение макета формы ленточного типа Изменение надписей в заголовке формы Настройка свойств формы Формуляры Синхронизация связанных Добавление кнопки, открывающей форму Подведение итогов Занятие 10. Оформление формы и ввод данных через форму... Создание формы Издания Создание элементов управления из списка полей таблицы Форматирование элементов управления Выравнивание элементов управления Изменение последовательности перехода между элементами управления Создание формы • Оформление формы Изменение фонового рисунка формы Стили оформления формы Параметры, влияющие на оформление формы Работа с данными с помощью формы Перемещение по записям Изменение данных в записи Добавление новой записи записи Кнопки инструментов итогов Часть V. Отчеты и Занятие Создание и печать отчетов Отчеты как средство создания Режимы работы с отчетами Создание отчета с помощью мастера Изменение свойств отчета и его в конструкторе отчетов Создание отчета с уровнями группировки и вычисляемыми итогами базового запроса Создание макета отчета Настройка отчета Суммы покупок Вычисляемые поля в отчете Сортировка и группировка данных Внедрение рисунка Отображение в отчете значений параметров Использование отчетов Просмотр и печать отчета Публикация отчетов ', итогов Занятие 12, Странииы доступа к данным Что такое страницы доступа к данным Подключение существующей странииы к базе данных Использование страниц доступа к Создание автостраницы 36] Создание страницы с мастера Создание и изменение страниц доступа к данным в режиме конструктора. Создание элементов управления Раскрывающийся список Изменение свойств элементов Изменение страницы Тематический Создание обособленной страницы доступа к данным Подведение.. Содержание Часть VI. Настройка приложений Занятие Макросы Что такое макросы Создание макроса, открывающего форму Обновление данных с помощью макроса Отладка макросов и поиск Использование макросов в форме Создание поля со списком Создание элемента управления Поле Копирование элементов управления Как спрятать элементы управления Создание базового запроса для формы Не выданные Книги Размещение кнопок на формах Создание макроса Создание макроса ВзятьКнигу Как превратить форму ВзятьКнигу в форму а форму в форму Создание новых запросов Создание группы макросов Создание макроса, открывающего форму СдатьКнигу Подведение итогов Занятие 14. Сборка приложения Какие возможности Создание панелей команд Создание меню Создание контекстных меню Связывание меню, контекстных меню и панелей инструментов с формами и отчетами и изменение панелей инструментов Управление отображением панелей команд Создание главной кнопочной формы Настройка параметров запуска Подведение итогов Глоссарий Алфавитный указатель Предисловие Предлагаемая вниманию читателя называется самоучителем, так как ее цель — последовательно, шаг за шагом научить вас пользоваться богатейшими системы управления базами данных (СУБД) Microsoft Office Access 2003. Вы начнете процесс обучения с проектирования структуры базы данных — самой важной части любого приложения, связанного с обработкой данных. Выполняя предложенные упражнения и задания для самостоятельной работы, вы в конце цикла занятий создадите вполне законченное приложение.

работающее с базой данных Access.

Чтение этой книги — непростое занятие. Оно потребует от вас внимания, ния и времени. Разбирая примеры, при неденные в книге, вы получите опыт, обходимый для самостоятельного решения стоящих перед вами задач.

О чем эта книга На сегодняшний день Microsoft Office Access 2003 — один из компонентов семей ства офисных Microsoft Office 2003 — является одной из самых попу лярных (desktop) СУБД. Это связано с тем, что СУБД Access пре доставляет пользователю очень широкие ввода, обработки и пред ставления данных. Эти средства не только удобны, но и что обеспечивает высокую скорость разработки приложений. Изначально сис тема управления базами данных Access обладала рядом уникальных стей:

• объединение информации из самых разных источников (электронных таб лиц, текстовых файлов, других баз данных);

• представление данных в удобном для пользователя виде с помощью диаграмм, отчетов;

• с другими компонентами Microsoft Office.

Эти возможности совершенствуются от версии к версии, и сейчас СУБД Access стала инструментом, который может удовлетворить самые разные категории пользователей: от новичка, которому дружественный интерфейс, по зволяющий ему справиться с его задачами, до профессионального разработчика, Как построена эта книга 1 имеющего весь необходимый инструментарий для уникального решения кретной задачи.

Однако эта книга не является полным руководством по СУБД Access 2003, по этому в ней показаны только самые основные и важные функции и операции.

Мы совсем не будем касаться вопросов программирования на языке Visual Basic для приложений (VBA), но зато достаточно полно рассмотрим возможно сти различных вспомогательных средств разработки — мастеров (wizards) и по строителей (builders), которые помогают новичку быстро освоить работу в но вой для него среде, а опытному пользователю — не тратить время на рутинные действия. Книга должна показать базовые технологии разработки приложений в среде Access.

Для кого эта книга Эта книга предназначена для того, кто впервые начинает работать с этой СУБД и хочет узнать, что и как он может сделать с ее помощью. Именно для него приготовлены все упражнения и задания. который уже с предыдущими версиями видимо, будет интересно что нового есть в данной версии. В таком случае ему ориентироваться на ный указатель и выполнять только те упражнения, которые касаются новых возможностей системы, используя в качестве основы файлы демонстрационно го примера.

Предполагается, что пользователь, даже будучи новичком в Access, имеет опыт работы в среде Microsoft Windows, умеет пользоваться мышью и клавиатурой, кнопками панелей инструментов и контекстными Поэтому здесь не опи сываются подробно простейшие операции типа перемещения окна или кивания объекта с помощью мыши.

Как построена эта книга Книга структурирована так, чтобы постепенно познакомить читателя со всеми основными возможностями Access, начиная с того, как установить эту СУБД на свой компьютер, и кончая тем, как связать все созданные вателем, в единое приложение со стандартным интерфейсом и удобным досту пом к каждому из компонентов.

Книга состоит из шести частей, части состоят из занятий, нумерация занятий сквозная.

Часть I «Знакомство с Microsoft Office Access состоит из двух занятий, Занятие 1 посвящено начальным этапам работы с Access 2003: установке, от крытию файла базы данных, описанию рабочей среды Access. На нем вы позна комитесь с основными объектами Access и операциями над ними. При этом по стоянно делаются ссылки на последующие занятия, в которых будет детальное знакомство с объектами. Наконец, вы узнаете, как пользоваться справочной системой Microsoft Access.

На Занятии 2 вы познакомитесь с основными понятиями баз данных, в том числе узнаете, как проектировать и как создать файл базы данных Access 2003, готовыми шаблонами. На этом занятии вы соз дадите файл базы который будет затем по выполнения упражнений занятий, части построены так, чтобы подробнее познакомить вас со всеми объектами Access. Каждая часть посвящена или двум объектам.

Часть II с таблицами» состоит из трех занятий.

Занятие 3 посвящено таблиц базы данных и связей между таб лицами. На этом занятии вы создадите все таблицы приложения Библиотека, ко торое мы должны разработать к курса.

На Занятии 4 вы узнаете о различных способах ввода данных в таблицы базы данных. Вы познакомитесь с режимом работы с таблицами, научи тесь копировать данные через буфер обмена, к том числе из разных приложений Access и даже Excel. Вы выполните импорт в базу данных из готовых таблиц демонстрационного примера. Вы с таким специфиче ским объектом базы данных, как связанные таблицы.

На Занятии 5 вы научитесь сортировать в таблицах, выполнять поиск записи и устанавливать разные виды фильтров для отбора нужных за писей.

Часть III посвящена сердцу любой СУБД — запросам, и состоит из двух занятий.

На Занятии 6 вы будете много разных запросов на выборку данных из базы данных, Вы узнаете, как задаются условия отбора записей и какие сред ства предоставляет Access для упрощения процесса создания выражений в ус ловиях отбора.

На Занятии 7 вы научитесь создавать запросы, позволяющие данные в таблицах, использовать статистические функции для анализа результатов за проса, создавать запросы с параметрами, которые динамически из менять условия отбора записей. Вы узнаете, когда в результирующем множе запроса можно выполнять изменение данных.

Часть IV «Формы» посвящена основному объекту, взаи модействие пользователя с данными, и состоит из трех занятий.

Занятие 8 знакомит вас с связанными с формами. Вы познакомитесь со структурой формы, узнаете, что такое элементы управления и какие элементы управления могут быть помещены в форме. Вы создадите пер вую форму приложения Библиотека, используя Мастер форм.

На вы создадите формы, имеющие более сложную структуру. Это со ставные формы, которые включают в себя подчиненную форму. Кроме того, вы узнаете, как можно обеспечить синхронное функционирование двух разных форм, какие свойства имеет форма и как, изменяя значения этих свойств, изме нить способ работы и внешний вид формы.

Как построена эта книга На Занятии 10 вы, уже получив навыки работы с мы, ближе познакомитесь с основным создания форм — конструкто ром, а также узнаете нюансы взаимодействия данными в таблицах с ванием форм.

Часть V и страницы» знакомит вас сразу с двумя объектами Access и состоит из двух занятий.

Занятие полностью посвящено отчетам. Бы создадите несколько отчетов для приложения Библиотека, как простых, так и сложных, включающих ные отчеты. Вы научитесь красиво оформлять отчеты и выводить их па печать.

Вы познакомитесь со специальным средством публикации отчетов — (snapshots). Снимки могут рассылаться по электронной почте и просматривать ся на компьютерах, на которых не установлен Access 2003.

Занятие 12 знакомит вас со страницами доступа к данным, обеспечивающими веб-интерфейс к данным. как и снимки, можно просматривать па компьютере, на котором не установлена СУБД Access, для этого нужна только программа просмотра веб-страниц — Microsoft Internet Explorer. В отличие от ста тических снимков, отображающих только определенный временной срез страницы могут показывать текущие данные таблиц и позволяют изменять данные. Вы узнаете о возможностях этих страниц, об их подключении к базе дан ных и сами создадите несколько для доступа к базе данных Часть VI состоит из двух занятий.

Занятие 13 посвящено созданию и использованию макросов — языка манд, который используется, чтобы усовершенствовать приложение. Вы узнае те о событиях и обработке событий, с помощью макросов сделаете более ной работу с некоторыми формами, созданными ранее. Наконец, вы создадите очень гибкую форму, и внешний вид, и назначение которой могут динамически изменяться с помощью макросов.

Занятие 14 показывает, как из множества созданных вами разнообразных объ ектов собрать единое приложение, как обеспечить удобный доступ к этим объ ектам и как настроить параметры, определяющие внешний вид приложения при запуске. Вы создадите собственное меню и панель инструментов, контекст ное меню и кнопочную форму. Вы узнаете, как защитить созданное вами при ложение от случайных (или неслучайных) некорректных действий со стороны пользователя.

Каждое занятие, помимо знакомства с основными понятиями и другими необ ходимыми сведениями, содержит несколько упражнений. Все упражнения разби ты на последовательности шагов и сопровождаются количеством ри сунков, которые помогут контролировать результаты выполнения этих Часть действий, которые нужно сделать для создания приложения, вам предло жено выполнить самостоятельно. Эти действия сформулированы в виде зада ний и встречаются в разной форме в тексте книги.

начале каждого занятия в краткой форме дается обзор тех знаний и навыков, которые вам предстоит приобрести. В конце занятия в разделе «Подведение перечислено то, чему вы научились в процессе выполнения ний этого занятия.

1 6 Предисловие В конце книги — глоссарий и алфавитный указатель.

Дополнением к книге является который вы можете найти на сайте издательства на странице, кни ге. Вы будете работать с этими в процессе выполнения упражнений в соответствии с указаниями книги. Кроме вы всегда можете открыть гото вый файл с приложением, которое должны создать, и проверить, как реализова ны те или иные его функции.

Обозначения, использованные в книге Некоторые слова и фразы в тексте выделяются специальным шрифтом. По скольку книга написана по версии Microsoft Office Access 2003, экранные (интерфейсные) термины русскоязычные;

они приводятся в тексте в точности так, как видны на и определенным образом выделяются. К эк ранным терминам относятся названия команд, диалоговых окон, элементов диалогов (полей ввода, флажков, кнопок, списков, переключателей и т. д.), па нелей инструментов и кнопок, значения раскрывающихся списков. Для удоб ства пользователей англоязычной версии Access 2003 рядом в скобках приво дится английский вариант Исключение из этого правила — Заня тие 12, где при описании свойств элементов управления страницы доступа к данным основным является англоязычный термин. Рядом дается авторский пе ревод термина или объяснение его назначения. Это вызвано тем, что названия свойств Access 2003 не локализованы.

Новые понятия выделяются курсивом. Иногда мы применяем курсив и для выделения слов или выражений, на которые хотим обратить внимание чита теля.

Специальным стилем и функций, макрокоманд, инструкций языка SQL (языка структурированных запросов).

Кроме шрифтовых используется четыре специальных типа пред ставления информации.

Прежде чем выполнять эту операцию, мы рекомендуем вам сделать резерв ную копию файла Советы содержат рекомендацию, как выполнить действие или функцию быст рее или удобнее.

При описании пошаговых процедур мы обычно описывали самый быстрый способ выполнения операции, в большинстве случаев этого же результата можно достичь, используя соответствующую команду меню, Примечания содержат дополнительную информацию, которая может быть по лезна или интересна читателю.

Содержание примера Для выполнения этого упражнения у вас на компьютере должна быть уста новлена программа просмотра Internet Абзац NB (Внимание) обращает внимание читателя на важный момент в про цессе выполнения упражнения или на обязательное выполнение какого-либо условия.

ЗАДАНИЕ Выполните запрос, который отобрать все книги, выданные читате лям за последнюю неделю.

Задания насколько хорошо вы усвоили пред ставленный в предыдущих упражнениях.

Содержание демонстрационного примера Для иллюстрации излагаемого материала используется один сквозной при мер — база домашней библиотеки. Файлы этой базы данных и пред ставлены в демонстрационном примере на сайте.

Файл представляет собой законченное приложение, то са мое, которое вы должны получить после выполнения упражнений последнего занятия. Вы всегда можете воспользоваться этим файлом для справки, если что-то в предложенных упражнениях и заданиях вызовет у вас затруднение.

Папка DataAccessPages содержит файлы страниц доступа к данным. Часть этих страниц вы будете использовать только для знакомства с этим объектом а часть создадите сами на Занятии Файл содержит только таблицы базы данных. Вы будете использовать этот файл для выполнения упражнений Занятий 6 и 7, когда нуж но будет строить запросы и фильтры, так как созданная вами база данных еще не будет иметь для этого достаточно данных.

Несколько файлов формата Excel (расширение вы будете использовать для импорта данных в созданные вами таблицы.

Чтобы работать с файлами демонстрационного примера, создайте на вашем жест ком диске отдельную папку и скопируйте туда архивный файл с сай та издательства www.piter.com. Чтобы распаковать этот файл, дважды щелкните на нем.

При запуске файла главная кнопочная форма.

Для доступа к объектам приложения нажмите клавишу F11.

Итак, успехов вам в изучении СУБД Access 2003. Автору хотелось сде лать книгу и интересной. Насколько это судить вам. Буду рада получить ваши вопросы и замечания по электронной поч те kia@spbmegapolis.ru.

1 о Предисловие От издательства Ваши предложения, вопросы отправляйте по адресу почты comp@piter.com (издательство редакция).

Мы будем рады узнать ваше мнение!

исходные тексты, приведенные в книге, вы можете найти по адресу piter.com/download.

На веб-сайте издательства http://www.piter.com вы найдете подробную инфор мацию о наших книгах.

Часть I Знакомство с Microsoft Office Access ЗАНЯТИЕ Установка и первые шаги ТЕМА ЗАНЯТИЯ В процессе этого занятия вы узнаете:

• как установить Microsoft Office Access 2003;

• как начать работу и открыть существующую базу данных;

• какие средства Access пользователю для рабо ты с базами • из чего состоит база данных Access;

• как быстро получить необходимую справку по работе с Access;

• как правильно завершить работу с Access.

Для выполнения упражнений данного занятия вам потребуются:

• компакт-диск Microsoft Office System 2003, содержащий Access;

• компьютер с системой Windows 2000 SP 3, Windows XP или Windows Server 2003.

Перед занятия скопируйте файл демонстрационного примера на ваш жесткий диск и распакуйте как описано в Установка Если программа Microsoft Office Access 2003 уже установлена на вашем ком пьютере, можете пропустить этот раздел. Если же вставьте компакт-диск в дисковод и начните установку приложения. На должна программа автозагрузки, которая запустит сначала специальную программу Windows Installer, а затем мастер, который поможет выполнить установку. Сна чала мастер предложит несколько видов установки (рис. 1.1). Если на компью тере уже установлена какая-то версия Microsoft Office, рекомендуется выпол нить обновление этой версии на основе уже имеющихся конфигураций. При - профессиональный версии Вид Рекомендуемый на " Office и Другие виды " установка Г д сведений Рис. 1.1. Выбор вида установки Microsoft Office к книге вы можете найти сайте издательства www.piter.com на странице, священной этой книге.

22 Установка и первые шаги этом предыдущая версия будет Если Microsoft Office на компьютере отсутствует, можно выбрать один из четырех других вариантов установки. Если вы выберете один из первых видов (полная, минимальная и обычная уста новки) мастер сам установит необходимые компоненты в выбранной рации. Если вы хотите посмотреть, какие компоненты будут установлены, и влиять на этот процесс, проведите выборочную По умолчанию мас тер предлагает поместить все компоненты Office в папку Micro soft Office, однако можно выбрать и другое расположение (см. рис.

Выбрав желаемый вид установки и папку, в которую будут установлены жения Office, нажмите кнопку Далее (Next).

На следующем шаге мастер предлагает указать, какие из приложений Microsoft Office 2003 нужно установить (рис. 1.2). Обратите внимание на флажок Расши ренная настройка приложений (Extended Application Setup). Только когда этот фла жок установлен, можно будет выбирать устанавливаемые компоненты для каж дого из приложений. Установите флажок и нажмите кнопку Далее (Next).

Установка Office - выпуск версии Microsoft HI.

: ".

F работы более Доступно 25 ГЁ Рис. Выбор Microsoft Office В следующем диалоговом окне вы увидите иерархическую структуру приложе ний и средств Microsoft Access и их компонентов (рис. 1.З.). Это окно позволя ет сделать выборочную установку компонентов приложений на локальный При желании перейти от одной к другой можно сохранить оос (в одной и той же — Примеч.

Установка компьютер пользователя или сетевой диск. Кроме того, можно задать установ ку при первом обращении к нему из приложения, то есть тре бованию.

Office - профессиональный выпуск версии настройка Выберите параметры приложений и Microsoft Office Access Microsoft Office Outlook Microsoft Office PowerPoint Microsoft Office Publisher Microsoft Office Word Общие средства Office на диске С:

на диске С: 25 Г :

Рис. Приложения и средства Microsoft Office на слева от строки Microsoft Access — раскроется спи сок Access 2003. Если на жестком диске вашего компьютера доста точно места, установить все компоненты на свой компьютер. Для этого щелкните на стрелке в строке Office Access и в раскрывшемся ске (рис. 1.4) выберите второй вариант — Запускать все с моего компьютера from My Computer).

с с моего при первой "X Компонент недоступен Рис. 1.4. Контекстное меню программы установки Microsoft Office 24 Занятие и первые шаги Если же места на жестком диске недостаточно, укажите те кото рые должны быть установлены обязательно, чтобы в процессе выполнения за нятий не приходилось снова вставлять в дисковод компакт-диск с дистрибути вом для установки недостающего компонента. Если вы не хотите устанавливать какой-то компонент, который мастер предлагает по установить, рас кройте щелкнув на стрелке в строке данного компонента, и выберите пункт Компонент недоступен (Not или Устанавливать при первом вызове on First Use).

Итак, обязательно следует установить компоненты:

• Справка (Help);

• Обязательные мастера (Typical Wizards);

• Дополнительные мастера (Additional Wizards);

• Примеры данных/База данных Борей Database);

• Средство просмотра снимков Access Viewer).

Кроме этого, раскройте список Общие средства Office (Office Shared Features) и най дите в нем элемент Помощник (Office Щелкните на стрелке и выберите Запускать все с моего компьютера (Run All from My Computer).

Выбрав все необходимые компоненты, нажмите кнопку Далее (Next) и следуйте указаниям мастера, пока не получите сообщение о том, что установка успешно завершена.

Запуск Access и открытие учебной базы данных Для запуска Access будем использовать стандартный способ — с помощью глав ного меню, вызываемого нажатием Пуск (Start) на Панели задач.

Существуют и другие способы запуска программы;

некоторыми из них мы воспользуемся позже.

Итак, чтобы запустить необходимо:

1. Нажать кнопку Пуск (Start) на Панели задач в нижней части рабочего стола.

2. Щелкнуть в главном меню на пункте Все программы (Programs) или (в старых операционных системах) Программы (Programs).

3. Выбрать программу Microsoft Office Office Access 2003.

После этого появляется главное Access 2003 (рис. 1.5), Область задач в правой части окна используется для часто выполняемых дей ствий, при запуске программы это область Приступая к работе (Getting Started). Она Запуск Access и открытие учебной базы данных ставка к работе Office в Интернете - - * к веб -узлу t Office Online * Последние об Access * этот список из Пример: Печать копим" Л Рис. 1.5. Окно Microsoft Office Access содержит задачи, которые обычно сразу после запуска Access:

открыть файл, создать новый файл, найти файл. Всего различных областей за дач — семь. Их легко просмотреть, если вы пощелкаете кноп ками со стрелками, которые находятся в верхней части облас ти задач.

Если область задач не появляется, этот режим отключен. Чтобы его включить, выполните команду Вид Область задач (View Task Кро ме того, можно настроить программу Access таким образом, что она по умол чанию при запуске будет либо всегда показывать эту область, наобо рот, не показывать. Для этого выполните команду Сервис Параметры Options) и в диалоговом окне Параметры (Options) на вкладке Вид (View) установите или сбросьте флажок Отображать область задач при (Startup Task Pane).

Нажмите на строчке Открыть (Open). Появится стандартное диалоговое окно Windows для открытия файла (рис. 1.6).

В этом окне для поиска нужного файла можно использовать находя щиеся на панели адресов (слева), а также раскрывающийся список Папки (Look in), в котором можно выбрать нужную папку. В списке Тип файлов of type) 26 Занятие и первые шаги в нижней части окна выбирается тип файла. По умолчанию в этом поле тип Файлы базы данных (Microsoft Office Access) с перечнем возможных рас ширений этих файлов. Обычно файлы базы данных Access имеют Когда нужный файл в поле окна, выделите этот файл и на жмите кнопку Открыть (Open).

базы :

I "... -• Рис. Диалоговое окно открытия файла базы данных При выборе на панели адресов Журнал (My Recent Documents) пока зывается список ярлыков папок и файлов, которые недавно использова лись. Ярлык Мое сетевое окружение (My Network обеспечивает доступ к файлам, которые на всех доступных сетевых ре сурсах.

Найдите файл учебную базу данных, которая по ставляется вместе с Office Access. Эта база данных содержит сведения о дея тельности торговой компании Northwind (Борей), занимающейся распростра нением продуктов по всему миру. При стандартной установке Access этот файл устанавливается в папке C:\Program Если же вы устанавливали Access в другое место, то файл базы данных уста навливается во вложенную папку папки, выбранной при установ ке. Найдя этот файл, нажмите кнопку Открыть или просто дважды щелкни те на нем.

Прежде чем откроется окно базы данных, вы можете получить сообщение сис безопасности Microsoft Office о том, что небезопасные выражения в при ложении Access не будут заблокированы. Это сообщение появляется том слу чае, если на компьютере не стоит пакет обновления Microsoft Jet 4.0 Service Запуск Access и открытие базы Sir Борей :

" таблицы в таблицы с помощью мастера Заказано Рис. Окно базы данных Access Pack 8 или более поздней Если в момент вы не будете скачи вать из интернета требуемый пакет обновлений, нажмите Да. Система безопасности еще раз предупредит вас о возможных небезопасных действиях приложения, и только если вы подтвердите, что все равно хотите посмотреть выбранный файл, наконец, появится заставка приложения. Нажмите кнопку ОК. В следующем которое называется главной кнопочной формой и слу жит для доступа к основным функциям приложения, нажмите кнопку Окно базы данных (Display Database Window). Теперь вы видите на главное окно Microsoft Office 2003 и окно Борей: база данных (Northwind: Database) (рис. 1.7).

В заголовке второго окна что имеет формат Ac cess 2000. Несмотря на то, что уже в 2002 был формат файла, учебная база данных до сих пор имеет формат Access 2000, и при создании новой базы данных по умолчанию тоже создается база данных в формате сказать, что на диске нужный не Поэтому, если вы захотите в дальнейшем от этого а одно и от тех неполадок в работе приложения Access, список которых можно увидеть в отображаемом диалоговом окне, вам придется скачать этот пакет с Microsoft Update, ссылка на который тут услужливо зывается.

Занятие и первые шаги Access 2000. Правда, Access 2003, так же как и Access нормально работает с этим форматом и не требует его преобразования в более новый Если вы любопытны и, прежде чем нажать кнопку Открыть (Open), нажали стрелку справа от нее, вы обнаружите список, который говорит о том, что от крыть базу данных можно в нескольких режимах.

• Открыть — этот режим обеспечивает коллективный доступ к выбран ной базе данных нескольких пользователей, причем каждый из них сможет не только просматривать но и изменять их.

• Открыть для чтения (Open Read-Only) — это тоже режим коллективного доступа, но обеспечивающий только просмотр объектов базы данных.

• Монопольно (Open — в этом режиме вы будете единственным поль зователем базы данных, одновременно с вами никакой другой пользователь не сможет ее открыть.

• Монопольно для чтения — вы открываете базу данных только для просмотра и одновременно запрещаете всем другим пользовате лям открывать этот файл.

По умолчанию база данных открывается в режиме коллективного доступа и мо жет быть одновременно открыта с нескольких компьютеров.

Рабочая среда Access Вид главного окна Access аналогичен окнам других приложений Microsoft Office System 2003. В верхней части окна размещаются его строка меню и База данных (Database), в нижней части — строка ния. Но самым важным элементом интерфейса в среде Office Access является окно базы данных. Оно является контейнером, содержащим все объекты базы данных: таблицы, запросы, формы, отчеты, страницы, макросы и модули.

Доступ к этим объектам осуществляется через окно базы Меню и панели инструментов В Access 2003, как и в других приложениях Microsoft Office System 2003, ис пользуются два типа меню: раскрывающиеся и контекстные. Примером рас крывающегося меню является системное меню окна приложения, которое Для тех, кто не работал с предыдущими версиями Access, поясняю, что в версиях до Access 2000 включительно полноценно можно было работать только с «родным» форма том, а базу данных более раннего формата можно было открывать и просматривать, но нельзя было изменять. Поэтому в данном случае обращаю внимание на формат файла базы данных.

-, Существует также программный способ доступа к объектам базы данных, но чтобы по знакомиться с ним, нужно обратиться к книгам, па опытного пользо вателя и программиста.

Рабочая среда Access 2003 появляется при щелчке на значке приложения в левом углу заголовка окна приложения или при нажатии комбинации клавиш Контекстное меню появляется на экране при щелчке на выбранном правой кнопкой мыши. Оно содержит перечень возможных действий с данным объектом в данном контексте.

Строка меню под заголовком окна приложения содержит главное меню прило жения, с помощью которого можно получить доступ к командам меню. Вид строки меню Access 2003 зависит от режима, в котором находится приложение.

На рис. 1.7 строка меню приложения соответствует режиму «база ко гда активным окном является окно базы данных.

Ниже строки меню по умолчанию расположена инструментов с ми. Многие кнопки имеют тот же вид и назначение, что и в других приложени ях Microsoft Office System, но, конечно, большинство кнопок предназначено для выполнения специфических функций Access. Кнопки панели дублируют часто используемые команды меню. Подведите к любой из кнопок указатель мыши и немного подождите. Появится всплывающая подсказка, ко торая объясняет ее назначение. В Access 2003 двадцать семь встроенных лей инструментов, появляющихся на экране при различных режимах работы приложения. Кроме того, пользователь может создавать собственные панели инструментов.

Если всплывающая подсказка не появляется, значит, этот режим отключен.

Чтобы его включить, выполните команду Вид Панели инструментов Настройка (View Customize) и в диалоговом окне на вкладке Параметры (Options) установите флажок жать подсказки для кнопок on Меню и панели инструментов обычно отображают только часто используемые команды и кнопки. В этом случае у нижнего края раскрытого меню вы двойную стрелку. Щелкните на ней или просто подведите к ней и меню раскроется полностью — или просто дважды щелкните на команде меню, оно тоже сразу раскроется полностью. Если выбрать команду меню, ко торая по умолчанию не отображалась, например Крупные значки (Large Icons) в меню Вид (View), то в дальнейшем она будет показываться в сокращенном спис ке. Если такое меню для вас неудобно, в том же диалоговом окне Настройка (Customize) на вкладке Параметры (Options) можно установить флажок всегда по казывать полные меню show full menus).

Когда в одной строке помещается несколько панелей на каждой из них обычно присутствуют отнюдь не все кнопки. Двойная стрелка появляет ся у правого края панели, и если щелкнуть на ней, недостающие кнопки пока жутся.

Меню и панели инструментов являются настраиваемыми, то есть можно ме нять состав кнопок, отображать дополнительные панели, но этому мы научимся на Занятии 14.

Занятие Установка и первые шаги Окно базы данных Окно базы данных позволяет получить доступ ко всем объектам базы данных и выбрать режим работы с объектом. Панель объектов находится в левой части окна. Она содержит ярлыки для каждого из Access — Таблицы Запросы (Queries), Формы (Forms), Отчеты (Reports), Страницы (Pages), Макросы (Macros) и Модули (см. рис. 1.7).

па ярлыке, вы получите в правой части окна список соответствующих объектов. По умолчанию он выглядит как список: для каждого объ екта видно его имя и значок слева (см. рис. 1.5). Однако если вы выберете команду Вид Крупные значки (View Large Icons), список будет выглядеть как на рис. 1.8.

Заказано таблицы Типы Рис. 1.8. Окно базы данных в режиме крупных значков Для изменения представления объектов можно также воспользоваться кнопка ми (четыре правых) панели в верхней части окна базы данных.

Щелкните, например, на кнопке Мелкие значки КО.

Вы увидите представление списка в мелких (рис. 1.9). Объекты, представленные в виде значков (крупных или мелких), можно перетаскивать мышью и свободно располагать внутри окна базы Если вы хотите, что бы они располагались аккуратно друг под другом, как па рис. 1.8:

1. Щелкните правой мыши на любом свободном участке окна базы данных.

2. Выберите в контекстном меню команду Выстроить значки (Line Up Icons).

Существует еще одно представление списка объектов — виде таблицы. Оно позволяет увидеть не только имя объекта, но и его описание — столбец Описа ние дату и время последнего изменения — столбец Дата изменения (Modified), дату и время создания — столбец Дата создания (Created), а также среда Access данных 2000} Ж! Б конструктора:

j Поставщики Рис. Окно базы данных в режиме мелких значков...

i | \ ffl Создание. • • - - ;

j табл..

: Создание и компаний, 23 G7. Таблица - и для и 23.07.2003... Таблица I j.

3 Клиенты Названия, адреса и телефоны 23.07.2003... Таблица Поставщики Названия организаций, должности и сведения о 23.07.2003...

3 i Типы в базе "Борей" 23.07.2003... Таблица поставщики, иены и i Рис. 1.10. Окно базы данных в режиме тип объекта — столбец Тип (Туре). Чтобы перейти к этому представлению, на жмите последнюю кнопку на панели инструментов окна базы данных (рис. [Ж].

В нижней части окна вы полосу прокрутки. Переместите движок во, чтобы увидеть все столбцы таблицы. При этом можно легко менять ширину столбцов, перемещая их границы мышью (как в таблицах Excel).

Если вы не видите в таблице столбца Дата создания (Created), указатель мыши к границе между столбцами Дата изменения и Тип (Туре) в заголовке столбцов так, чтобы он принял форму ной стрелки, и перемещайте мышь вправо.

32 Занятие 1. Установка и первые шаги Представление в виде таблицы удобно, когда нужно найти в списке объекты с определенными характеристиками, например, последние измененные.

Независимо от представления, список объектов в окне данных можно упо рядочить по имени, дате создания и дате изменения. Для этого нужно:

1. Щелкнуть правой кнопкой мыши на любом свободном участке окна базы данных.

2. В контекстном меню выбрать команду Упорядочить значки (Arrange Icons).

3. В раскрывшемся меню выбрать способ упорядочения: по имени (By Name), типу (By по дате создания (By Created), по дате изменения (By Modified).

Проще всего, однако, щелкнуть на заголовке соответствующего столбца. При первом щелчке на кнопке сортировка выполняется в одном направлении, при втором — в обратном.

ЗАДАНИЕ Попробуйте упорядочить список таблицы (по умолчанию должен быть открыт именно этот список) по одному из указанных критериев, например, по имени.

Для списка, представленного в виде значков, можно включить автоматиче ский режим упорядочения. Для этого в контекстном меню Упорядочить (Arrange о котором уже шла речь, нужно выбрать команду «автоматически» (Auto Arrange).

Объекты Access разных типов можно группировать и помещать в папки, кото рые отображаются в разделе Группы (Groups) панели объектов окна базы дан ных. По умолчанию там расположена пустая папка Избранное (Favorites). В эту папку можно поместить те объекты, которые используются чаще С каждым объектом базы данных можно работать в двух режимах. Первый режим назовем режимом выполнения, он несколько отличается для разных объектов.

• Для таблиц, запросов, форм и страниц этот режим означает открытие объек та и называется соответственно режимом таблицы (для таблиц и запросов), режимом формы, режимом страницы.

• Для отчета — это режим просмотра.

• Для макроса — это режим • Для модуля этот режим отключен.

Второй режим — режим Конструктора. Этот режим применим ко всем типам объектов и предназначен для создания и изменения объектов.

Выбрать нужный режим можно с помощью команд меню Вид (View) или с помо щью первых трех кнопок панели инструментов окна базы данных.

В папки помещаются не сами объекты, а их ярлыки — объекты остаются доступными в соответствующих списках. Ярлыки в Избранные (Favorites) не помещаются авто матически. Их нужно добавлять туда вручную.

среда Access 2003 Название первой кнопки меняется зависимости от того, какой тип объекта выбран. Если выбрана таблица, запрос, форма или страница, то кнопка вается Открыть (Open). Если выбран отчет -- кнопки Просмотр (Preview), если макрос — Запуск (Run). При этом значок рядом с кнопкой так же меняется, наглядно отображая ее назначение.

Вторая кнопка, Конструктор (Design), не зависит от типа объекта и предназна чена для его изменения.

Третья кнопка, Создать позволяет новые объекты;

название не меняется, но меняется значок слева, отображая выбранный тип объекта.

Для создания новых можно использовать также специальные яр лыки, которые включены в список объектов каждого типа и помещаются в верхней части списка.

ЗАДАНИЕ Выбирайте разные типы объектов на панели объектов и следите, как ся названия и значки кнопок на панели инструментов. Закончите, выбрав тип Объекты можно открыть, чтобы увидеть их содержимое, или выполнить, на макрос. Открыть объекты можно разными способами, но обычно это делается просто двойным щелчком на имени 1. Дважды щелкните на таблице Клиенты Таблица откроется в режиме таблицы. На следующих занятиях мы подробно познакомимся с тем, как работать с таблицей в этом режиме, а пока можете, просто перемещая движки на прокрутки справа и внизу, увидеть со держимое этой таблицы.

2. Щелкните на плюсе с левой стороны в любой строчке таблицы. Таблица, ока зывается, не простая. вы видите не только данные о клиенте в выбран ной строчке таблицы, но и все заказы, которые сделал этот клиент (рис. 1.11).

3. Закройте окно таблицы, щелкнув на кнопке с в правом верх углу окна. Таблица Клиенты осталась выделенной в списке таблиц.

4. Щелкните на кнопке Конструктор (Design), и вы увидите структуру этой таб лицы, то есть ее описание и свойства всех столбцов (рис. 1.12).

Этот режим используется для изменения структуры или для создания новой таблицы. Подробно с этим режимом мы познакомимся на Занятии 3. Ана логично в режиме конструктора можно открывать и другие типы объек тов.

5. Закройте окно Конструктора таблиц (так же, как и окно таблицы).

Можно открывать объекты и просто одним щелчком как на веб-страницах. Для этого нужно изменить параметры приложения, но с настройками Access мы мимся позже.

2 34 Занятие и первые Futterkiste............

: о E Кралев, 16-10- Ольга 12-12-1997 Иное 10926;

Воронова.......

ANTON Antonio Hardy • :

See Moos Представитель pere fils менеджер F С/А.

'• ;

Markets Lincoln Бухгалтер Т:

Faur • CENTC Francisco Chanq Рис. открытая в режиме !

. 1 1 | - - |.

образуемый Город Область Область или.! !

..,. Да Нет • Рис, открытая в режиме конструктора 6. Раскройте список экранных форм приложения, щелкнув на ярлыке Формы (Forms).

7. Выделите в этом списке форму Клиенты (Customers) и щелкните на кнопке От крыть (Open).

Рабочая среда Access Появится форма, с помощью которой можно вводить данные в таб лицу Клиенты (Customers) или изменять отдельные записи этой (рис. 1.13). Вы научитесь создавать такие формы на Занятиях 8, 9 и 10.

Клиенты ль Т..

Рис. 1.13. Форма Клиенты 8. Щелкните на ярлыке Запросы на панели объектов и от крыть любой объект из списка запросов (форму Клиенты можно при этом не закрывать).

Вы видите таблицу, которая по форме не отличается от тех таблиц, которые мы открывали из списка Таблицы (Tables). Действительно, запросы в Access в некотором смысле очень близки к таблицам и могут использоваться в созда ваемом приложении точно так как и таблицы. Поэтому и отображаются они как таблицы. На самом деле вы видите в табличном виде результат вы полнения запроса к базе данных Access (рис. 1.14), и обычно это некоторое подмножество строк из одной или нескольких таблиц Access, отобранных определенным образом. Подробнее о том, как создавать и выполнять различ ные типы запросов вы узнаете на Занятиях 6 и 7.

Одновременно может быть открыто несколько объектов в том и разных типов. Однако только одно окно будет активным. Заго ловок активного окна выделяется цветом, выбранным при установке пара метров рабочего стола Windows (по умолчанию это синий цвет).

9. Попробуйте, закрывая формы Клиенты (Customers), вернуться в окно данных и открыть другую форму, Сотрудники (Employees).

10. Все окна открытых объектов размещаются в пределах главного окна Access.

На рис. 1.15 открыто несколько объектов, причем некоторые из них в режиме В терминологии Windows эти окна являются окнами Исключением ются программные модули, для представления которых используется среда 36 Занятие и первые шаги т i Chartreuse Chartreuse verte 10248;

Kobe Mishi Kobe Niku * 10248 Jack's New Clam Chowder Jack's New England Clam Chowder 10248: Pierrot Camembert Pierrot suklaa suklaa 10249;

Sir Rodney's Marmalade Sir Rodney's Marmalade 10250;

Chang Chang 168,00р.

10250 Crab Meat Boston Crab Meat 10250 Uncle Bob's Organic Dried Uncle Bob's Organic Dried Pears 135.00р..

10251 di nonna Alice Gnocchi nonna Alice Chang Chang 10251. Scottish Scottish 10252. Fabioli Mascarpone Fabioli 10252. Louisiana Hot Spiced Louisiana Hot Spiced Okra Raclette 272,00р.

10253 Original grime Sosse Frankfurter Sosse Рис. открытый в режиме -, I 1 j i Длинное 1 124- " Код 1 Да не допускаются) Рис. 1.15. Многодокументное главное окно Access Рабочая среда Access 2003 конструктора, а некоторые — в режиме выполнения. между окнами может выполняться с помощью меню Окно которое содер жит список всех открытых объектов с указанием не только их названия, но и Активное окно в списке помечено установленным флажком.

Удобно разместить на экране несколько окон можно, воспользовавшись мандами меню Окно (Windows): Сверху вниз (Tile Слева направо (Tile Horizontally), Каскадом (Cascade). На рис. 1.16 представлены окно базы дан ных и окна открытых объектов режиме «слева направо». Такой режим гда бывает очень удобен, так как объекты Access легко перетаскиваются мы шью из окна в окно. А перетащив объект из окна базы данных на свободное место в поле главного окна Access, вы открываете его — это еще один способ открытия объекта.

Access '.• :..

. • Создание Создание тай New England." Создание 10248 Carnembert Pierrot | •i.- :,-• Bob's Organic Типы Товары Hot Spice Frankfurter de Outback Lager Рис. Окна открытых в режиме «слева направо ЗАДАНИЕ Попробуйте открыть список отчетов и перетащить таким образом какой-ни будь отчет, например, Список товаров (Product List).

Вы увидите в режиме просмотра страницу документа, отформатированного заранее определенным образом и содержащего алфавитный у них, как вы заметили, 38 Установка и первые шаги продаваемых фирмой Борей. Кнопки со стрелками в нижней части окна (рис. 1.17) позволяют пролистать остальные страницы документа.

- :

- _ № х по алфавиту E seed Syrup вы Crab Meal taert Молочные упаковок по 300 г P по 20 т.

Рис. 1.17. Отчет, открытый в режиме просмотра Если окно, а котором отображаются страницы документа, очень маленькое, потяните мышью за один из углов чтобы увеличить его размер, или от кройте его на весь экран, щелкнув на кнопке Развернуть в правом верхнем углу заголовка окна.

Еще одним видом объектов Access являются страницы доступа к данным Data Access Pages. Страницы к — это обес печивающие форм и отчетов Access: ввод, изменение и отображение Откройте список страниц базы данных и затем откройте тем спо собом, который показался удобным (вы уже познакомились с тре мя), одну из страниц, скажем, Анализ продаж В окне, аналогичном представленному на рис. 1.18, показана сводная таблица заказов каждого сотрудника фирмы Борей. В верхней части окна содержится Можно также перемещать нижнюю правую изменяя только вертикальный или горизонтальный размеры Рабочая среда 2003 1!

Анализ продаж В сводном нажмите около имени чтобы просмотреть клиента. индикатор около имени сотрудника, данного Чтобы по изменению и в списке, на панели сводного списка, " 10682!

10356;

Рис. Странииа доступа к данным -,. • '•...

продаж В СПИСКЕ нажмите индикатор (+) около имени чтобы заказы для данного клиента. индикатор около имени чтобы просмотреть данного сотрудника. справку по изменению макета и способам в списке, кнопку на сводного списка.

Рис. 1.19. Странииа доступа к данным с фильтром 40 Занятие и первые шаги справка по работе с этой таблицей. Щелкните на кнопке со стрелкой справа от слова Фамилия и в раскрывшемся списке сначала снимите флажок у элемента Показать все (ALL), а потом флажка пометьте две любые фамилии. После этого нажмите кнопку ОК. Результатом будет таблица, в кото рой содержатся данные только для сотрудников (рис.

В отличие от других объектов, страницы доступа к данным хранятся вне фай ла базы данных и могут, например, посылаться по электронной почте или публиковаться на Более подробное знакомство со страницами доступа к данным произойдет на Занятии 12.

12. Закройте страницу Анализ продаж (AnaLyze SaLes).

Еще два типа объектов — макросы и модули — открывать сейчас мы не гаем. Оба они представляют собой программы, которые позволяют существен но расширить функциональные возможности разрабатываемых в Microsoft Office Access. С макросами вы познакомитесь на Занятии 13, а моду ли, для создания которых требуются знания в области языков программирова ния, в рамках данного самоучителя рассматривать мы не будем.

Объекты Access можно не только создавать или изменять. Их можно также уда лять, переименовывать, копировать. В этом смысле с ними можно обращаться как с отдельными файлами. Не нужно сейчас удалять или переименовывать объекты в базе данных Борей, но познакомимся с тем, как это можно делать.

На панели инструментов окна базы данных есть кнопка Удалить (Delete). Если щелкнуть на этой кнопке, то от вас потребуют подтверждения операции, и по сле этого выделенный в списке объект будет удален. Но для удаления объекта можно воспользоваться и стандартным способом, используя клавишу DeLete на клавиатуре.

Чтобы переименовать объект, удобнее контекстным меню. Щелк ните на том объекте, который нужно переименовать, кнопкой мыши и выберите в контекстном меню команду Переименовать (Rename) 1.20).

Если вы любите работать с клавиатурой и готовы запомнить нужные комби нации клавиш, выделите объект и нажмите клавишу F2.

После этого название объекта выделяется, и его можно изменить.

Чтобы скопировать или переместить объект, можно воспользоваться стандарт ными командами копирования и Например, копировать таблицу в бу фер обмена можно одним из способов:

• выделить эту таблицу в списке и нажать кнопку Копировать (Сору) на панели инструментов База данных (Database) (под строкой меню);

• щелкнуть правой кнопкой мыши на имени таблицы и в контекстном меню выбрать команду Копировать (Сору);

• выделить таблицу и нажать одну из комбинаций клавиш — или • выделить таблицу и выполнить команду Правка Копировать (Edit Copy).

среда 2003 :

в режиме Создание таблицы с помощью мастера Создание таблицы путем ввода данных т.--• Печать I смотр Сохранить s Экспорт...

Отправить Добавить в I Создзтьярлык...

X";

Удалить Свойства Зависимости Рис. 1.20. Контекстное меню объектов базы данных Способы вставить таблицу из буфера обмена:

• нажмите кнопку Вставить (Insert) на панели инструментов База данных (Data base);

• щелкните правой кнопкой мыши на окна базы данных и в кон текстном меню выберите команду Вставить (Insert);

• нажмите одну из комбинаций клавиш — или • выполните команду Правка Вставить (Edit Insert).

При вставке таблицы из буфера появится диалоговое окно Вставка таблицы (Paste Table As). В поле Имя таблицы (Table Name) ввести имя новой табли цы и в группе Параметры вставки (Paste Options) выбрать вариант вставки: только структура (Structure структура и данные (Structure and Data), добавление дан ных в таблицу (Append Data to Existing (рис. 1.21).

Режим только структура (Structure Only) используется, нужно скопировать только структуру таблицы, сами данные при этом не копируются. В режиме структура и данные (Structure and Data) таблица копируется целиком, а в режиме добавление данных в таблицу (Append Data to Existing Table) в качестве имени таб лицы нужно указать имя уже существующей таблицы, после чего в нее будут добавлены данные из таблицы, которая находится в буфере обмена. Но при этом структуры обеих таблиц должны совпадать.

42 Занятие и первые шаги : ОТУКТУРЙ Рис. Диалоговое окно вставки ЗАДАНИЕ Создайте таблицу Новые товары, которая будет меть такую же структуру, как и таблица Товары, но не копируйте в нее содержимое таблицы Товары. Откройте новую таблицу и убедитесь, что она пуста. Затем создайте полную копию таблицы Поставщики.

ее раскройте и убедитесь, что в ней присутствуют все стро ки и столбцы таблицы Поставщики. Удалите созданные копии таблиц.

При копировании других объектов альтернатив нет — объекты копируются це ликом со всеми их свойствами и содержимым.

К сожалению, нет возможности выполнять операции копирования и удале ния сразу над группой объектов.

Главными объектами базы данных Access являются таблицы. Все объекты строятся на базе или их производных — Поэтому объекты Access связаны между собой зависимостями. В Access 2003 появилась возможность просмотреть связи между объектами Access.

Выделите в списке таблиц таблицу Клиенты (Customers).

2. Выберите в контекстном меню команду Зависимости объектов (Object В правой части главного окна Access появится область задач Зависимости тов (Object Dependences). В ней по умолчанию показываются все (сгруп пированные по типам), которые зависят от выбранного объекта, то есть от таб лицы Клиенты (Customers). Как видите, от нее объектов — и за просы, и отчеты, и формы (рис. 1.22). всех объектов синим цветом. Подведите указатель к любому них. Указатель изменит фор му, и наименование объекта будет подчеркнуто. Такой объект в любом доку менте Microsoft Office называется Если на такой гипер ссылке, объект в режиме конструктора откроется в левой части окна Access.

Последнее, что нам осталось рассмотреть — добавление объектов в и создание новых групп.

Проще всего добавить объект в группу, раскрыв список объектов требуемого типа, выделив в нем объект и перетащив его мышью в соответствующую папку на панели объектов. Щелкнув на папке, в правой части окна базы данных мож но увидеть список объектов, входящих в группу.

Справочная система.] I в Создание с Запросы Формы 3 Товары Рис. 1.22. Просмотр между Access ЗАДАНИЕ Попробуйте перетащить в папку разные объекты: таб лицы, формы, отчеты. Убедитесь, что в группу только ярлыки ектов, сами же объекты видны в своих списках.

Чтобы создать новую группу (папку):

1. Щелкните правой кнопкой мыши на свободном поле в области Группы (Groups) на панели объектов и выберите в контекстном меню команду Новая (New Group);

2. В диалоговом окне Новая группа (New Group) введите имя создаваемой группы и нажмите кнопку ОК.

Папки и ярлыки в этих папках, так же как и объекты базы данных, могут копи роваться, удаляться и переименовываться.

Справочная система При работе с Microsoft Office Access 2003 вы наверняка будете справочной системой, которая является очень и содержит огром ное количество информации о том, как работать с Однако для этого нужно научиться находить ответы на свои вопросы.

44 Занятие и первые шаги Если вы не отключили щелкните на нем дважды. Появится диа логовое окно с полем для ввода вопроса.

2. Попробуйте в это поле Помощник (ключевое слово по интересующей теме). Нажмите Найти (Search). Появится новая об ласть задач Поиск (Search (рис. 1.23). В этой области отображается список тем из 11 элементов, в которых присутствует ключевое слово «По мощник».

содержимое можно на Microsoft пни (К) Скрыть го Office со по Office и помощника по Office О и сообщениях помощника по Поиск найти?

Рис. 1.23. Область задач с результатами поиска 3. Выберите одну из тем, щелкнув на строке. Если вы найдете в списке что-то подходящее, выберите эту тему. Например, Включение и отключение звукового сопровождения помощника по Office (Turn the Office Assistant sound on or off). Бу дет окно Справка Microsoft Office Access Office Access в котором отображается раздел справки (рис. 1.24).

4. Если помощник выполните команду Справка Справка: Microsoft Office Access (Help Microsoft Office Access Help). Появится область задач Справ ка Access (Microsoft Office Access (рис. 1.25). В этой области есть поле Ис кать (Search). Сюда можно вводить слова по интересующей теме, так же, как вы это делали в диалоговом окне помощника.

5. Введите в это поле слова создать и нажмите кнопку со стрелкой спра ва от поля. Снова появится область задач Поиск (Search Results) со списком тем, в которых объясняется, как создавать в Access. Изменить кри Справочная система Включение и отключение звукового сопровождения помощника по Office Некоторые сведения в этом быть к языкам.

Для прослушивания сопровождения по Office на быть звуковая Если помощник по Office не команду Показать помощника Б С 2. Б no нажмите Параметры, Если выноска no Office не 3. На Параметры или снимите Звуковое Рис. 1.24. Окно справки Microsoft Office Access поиска можно в этой же области задач. Для этого в ее части есть еще одно поле поиска (см. рис. 1.23).

6. Введите в поле поиска слово связь и нажмите стрелку справа. Появится вый список тем.

7. Чтобы вернуться в область Справка (Microsoft Access щелк ните на стрелке в заголовке области и выберите в раскрывающемся списке слово Справка — в списке показываются наименования всех задач, ко торые могут отображаться в области задач.

8. Выберите гиперссылку Table of Content (Оглавление), которая находится пря мо под полем Искать (Search). В этой же области появится оглавление ки (рис. 1.26). Это оглавление представляет собой иерархическую систему разделов и тем Оглавление может содержать разделы справки, ко торые находятся на сайте Microsoft в Интернете, но если такой связи у ваше го компьютера нет, отобразятся разделы справки локального компьютера 9. Чтобы открыть интересующую тему, щелкните на соответствующей строке (гиперссылке). На нижнем иерархии размещаются разделы справки, которые помечаются значком с вопросительным знаком (все остальные уров ни помечаются значком книги).

10. Щелкните на заголовке раздела, в отдельном окне появится текст этого раз дела (см. рис. 1.24). Слова или фразы, в этом тексте синим цве том, также представляют собой гиперссылку. Эта ссылка либо отправляет вас к другим разделам справки, либо просто вставляет скрытый за ней текст прямо в исходный текст. Если щелкнуть на такой еще раз, текст вновь будет скрыт.

Текст любого раздела можно легко напечатать, если нажать кнопку Печать на инструментов окна справки [Д.

46 Занятие Установка и первые шаги се» Помощь Искать:

в * Подключиться к Of fee ON in e Access * об ят ь список См, также * * с по * содержимого в Рис. Область задач справки Microsoft Office Access Перемещаться по уже просмотренным разделам справки удобно с помощью кнопок со стрелками на панели инструментов. Кнопка Назад (Back) ляет вернуться в предыдущий раздел справки, а кнопка Вперед (Forward) — перейти в следующий.

12. Вернитесь в область задач Справка Access. Бы видите, что в ней размещаются еще несколько групп задач, которые позволяют получить различные виды по мощи в Интернете. По умолчанию в области выводятся именно эти задачи, а при вызове оглавления справки поиск автоматически ведется сначала тоже в Интернете. Если выхода в Интернет нет, это действие можно отключить.

13. Для этого щелкните на ссылке Параметры содержимого в сети (Online Content Settings). В появившемся диалоговом окне Параметры служб (Service options) снимите флажок Показать содержимое и ссылки с веб-узла Office Online (Show content and from Microsoft Office Online).

Если вы любите работать с помощником, например, привыкли к нему, работая в других приложениях Microsoft Office, воспользуйтесь им — работа ет одинаково во всех приложениях Office. В отличие от разделов справки, кото рые вы открываете сами по необходимости, помощник ведет себя активно, Справочная система.

Дополнительные Оглавление и параметры Печать баз и работа с Работа с данными с с :. Access при работе в Интернете поддержка работы с конкретными Visual Basic Reference Data Microsoft Office Рис. 1.26. Оглавление справочной системы Access Параметры в Office Online тысячи справки и клипов мультимедиа, которые вы можете при работе над своими и с Online поиск в содержимом при подключения по шаблону ее наличии) ссылки на Office Рис. 1.27. Настройка отображения ссылок на ресурсы Microsoft Office в Интернете иногда даже навязчиво — дает советы, напоминания. Чтобы просмотреть помощника, нужно щелкнуть на значке горящей лампочки рядом с Однако режим его работы, в том числе и степень активности, настраивается.

Активизируйте помощника, если он у вас спрятан или отключен. Для этого достаточно, например, выполнить команду Справка Показать помощника (Help Show the Office Assistant), и помощник появится на экране. Если он уже 48 Занятие Установка и первые шаги зирован, щелкните на нем правой кнопкой и выберите в контекстном меню ко манду Параметры (Options). диалоговое окно Помощник (Office Assis tant). На вкладке Коллекция (Gallery) с помощью кнопок Далее (Next) и Назад (Back) можно выбрать тот персонаж, который вам более всего симпатичен, а на вкладке Параметры (Options) присутствует довольно большое количество флаж ков (рис. 1.28). Можно несколько утихомирить помощника, установив флажок отображать только важные советы Show High Priority Tips), а можно, наоборот, включить еще и звуковое сопровождение (Make Sounds). Можно назначить ему вполне определенные функции, например, отображать информацию о комбина циях клавиш для используемых средств, установив флажок о сочетаниях клавиш (Keyboard Shortcuts), а можно вообще отключить.

..

. •.

В ' • • г ' Рис. 1.28. окно параметров Последнее, что необходимо сделать, прежде чем мы закончим наше первое за нятие, это обратить внимание на текстовое поле в правой части строки меню.

Вы и наверное, обратили на него тем более что по умолчанию текст в этом поле — Введите вопрос (Type a question for help). В тоже можно ввести слово или и нажать клавишу Enter. И опять вы получите в области задач список разделов справки, касающихся этого слова.

Впоследствии в раскрывающемся списке этого поля будут показаны все слова, которые вы вводили.

Завершение работы Если вы хотите закончить работу и закрыть базу данных, нужно сначала акку ратно закрыть все открытые окна объектов, а затем выполнить команду Файл Закрыть Close) или просто закрыть окно базы данных, щелкнув на кнопке закрытия в правом верхнем углу.

Подведение итогов Если вы хотите вообще завершить работу с Access, закройте аналогичным обра зом главное окно Microsoft Office Access или выполните команду Файл Выход Exit).

Подведение итогов Итак, на данном занятии вы научились:

• устанавливать Microsoft Office Access 2003 с компакт-диска;

• запускать Access и открывать и уже существующую базу данных;

• открывать и просматривать основные объекты базы Access: таблицы, запросы, формы, страницы доступа к данным;

• выполнять основные операции с этими объектами и группами объектов: соз удалять, переименовывать и копировать;

• пользоваться меню и панелями инструментов, как общими, которые нахо дятся в главном окне Microsoft Office Access, так и локальными, располо женными в других окнах, в данном случае — в окне базы данных;

• вызывать окно справки Microsoft Office Access и справляться с помощником;

• закрывать базу данных и завершать работу в Access.

По крайней мере, знаете, как Создавать мы будем позже.

ЗАНЯТИЕ базы данных ТЕМА ЗАНЯТИЯ В процессе этого занятия вы узнаете:

• что такое база данных и чем таблицы Access отличаются от таблиц Excel;

• как быстро создать базу данных с помощью мастера;

• как создать базу данных, не пользуясь мастером (база данных пока будет пустой — наполнять ее, то есть создавать объекты этой базы данных, мы будем на следующих занятиях);

• немного о проектах Access.

Базы данных — понятия 5 I Для выполнения большинства данного занятия не потребуется ни чего, кроме установленной версии Office Access 2003. Но если вы хо тите выполнить упражнения последнего раздела и создать проект Access, пона добится Microsoft SQL Server 2000.

Базы данных — основные понятия Чтобы начать собственные базы данных, нужно иметь о них несколько большее, чем просто как о наборе таблиц. Поэтому в начале этого занятия мы познакомимся с основными понятиями баз данных, которые чтобы грамотно с самого начала создавать свои приложения.

Реляционная модель данных Microsoft Access относится к системам управления базами дан ных, СУБД — от английского relation (отношение).

Действительно, база данных (relational database) представляет со бой совокупность таблиц, связанных между собой определенными отношения ми и предназначенных для хранения данных. Отношения между таблицами яв ляются частью этой модели данных. Однако когда говорят об Access, под базой данных подразумевают более широкое понятие — приложе ние, которое основано на реляционной базе данных и имеет интерфейс, позво работать с хранящимися в ней реляционной модели данных составляют таблицы, которые содержат данные об объектах. В этом предложении очень важно слово «од Таблица реляционной базы данных состоит из множества строк и столбцов. Каждая строка таблицы содержит данные об одном объекте и ется записью (record). Все записи имеют одинаковую структуру — они состоят из полей (field), в которых хранятся атрибуты объекта. Каждое поле записи содержит некоторое свойство представляемого объекта. Все записи име ют одни и те же поля, поэтому каждый столбец таблицы содержит од ного и того же свойства объектов, представляемых таблицей. А это значит, что данные в ячейках одного столбца должны быть одного типа, и в этом отличие таблиц реляционной базы данных от таблиц Excel.

Допустим, таблица хранит данные о людях — сотрудниках сту дентах или пациентах поликлиники. Один из столбцов таблицы может содер жать дату рождения каждого человека. В этом случае столбец будет иметь тип данных «дата». Это означает, что в нем не может быть никакой другой инфор мации, кроме дат. Другой столбец, содержащий, вес человека, будет иметь числовой тип данных и не может хранить ничего, кроме чисел. Можно сказать, что в таблице реляционной базы данных количество полей в каждой строке одинаковое, каждом столбце хранится однотипная информация, в каж дой строке хранится информация только об одном объекте, причем в строках сведений об этом объекте быть не может.

52 Занятие 2. Создание базы данных Каждая таблица должна иметь один или несколько столбцов кото рые однозначно идентифицируют каждый объект в таблице, то есть позволяют четко отличить один объект от другого. Такие столбцы образуют первичный ключ (primary key), и если столбцов несколько, то говорят, что первичный ключ является составным (compound key). Поле, представляющее первичный ключ или являющееся частью первичного ключа, называется ключевым полем (key Например, на рис. 2.1 приведена таблица Товары (Products). Первый столбец этой таблицы Код товара (Product ID) является ключевым, так как код товара уникален для каждого товара, то есть для каждой записи. Это означает, что в таблице Товары не может содержаться двух записей с одним кодом товара.

24 бутылки по мл 2 Pavlova. 500 г Mutton Ltd. банок по кг Б упаковка ок по 12 шт.

Sir Rodney's I Biscuits, 7;

Scones Specialty Ltd. упаковки по 4 шт.

по 500 г Knackebrod AB 250 г банок по 355 мл по 450 г АО пакетов по 250 г АО я штук г :

Рис. товаров Б реляционной базе данных очень важным является понятие связи между таб лицами. (relationship) — это логическое отношение между объектами, представленными таблицами. Связь между записями двух таблиц основана обычно на совпадении значений атрибутов, по которым эта связь устанавлива ется. Чтобы было понятно, о чем идет рассмотрим еще одну таблицу — Ти пы (Categories) (рис. 2.2).

:

Напитки Алкогольные напитки, кофе, чай, пиво пр.

2 Сладкие и острые соусы, пряности, приправы 3 Кондитерские изделия Десерты, конфеты, муссы, сладкая выпечка продукты Сыры, творог, сметана и пр.

5 Хлебобулочные крекеры, пр.

6 полуфабрикаты и готовые изделия Фрукты Сушеные и свежие фрукты Водоросли, устрицы, рыбы Рис. 2.2. категории Базы данных — основные понятия 5 Эта таблица также имеет ключевое поле — Код типа (Category ID). А теперь срав ните таблицы Продукты и Типы. Несомненно, эти объекты связаны между В таблице Продукты есть столбец Тип (Category). Товар с кодом 1 имеет тип 2 Приправы. Товар с кодом 3 имеет тип 6 — Мясо/птица. Итак, первая запись цы Товары связана со записью таблицы Типы, третья запись таблицы То вары связана с шестой записью таблицы Типы и т. д. Столбец Тип может содер жать только такие значения, которые совпадают со значениями кодов типов таблицы Типы, и никакие другие. Таким образом, связь между таблицами навливается по полям Тип и Код типа.

Обратите внимание, что значение 2 содержится в столбце Тип несколько раз, то есть несколько товаров имеют категорию 3 (относятся к кондитерским ям), несколько раз встречается значение 5 — хлебобулочные изделия, и т. д.

Значит, одной записи в таблице Типы соответствует несколько записей в це Товары. Такая связь называется На стороне «один» нахо дится таблица Типы, а на стороне «многие» — таблица Товары. При этом таблицу Типы принято называть а таблицу Товары — Отношение — только из видов отношений между таб лицами. Рассмотрим, как таблицы Товары Заказы (Orders), если пред положить, что таблица Заказы содержит записи о товарах, заказанных клиента ми. Очевидно, один и тот же товар может содержаться в разных заказах, и в то же время один заказ может содержать много товаров. Такой тип отношения ме жду таблицами называется Если каждой записи в одной таблице соответствует только одна запись в другой таблице, то это Такой тип отношений встречается реже. Это может быть, на пример, когда объект содержит большое число атрибутов и оказывается удой нее разнести их по разным таблицам, которые связанными шением или определить дополнительные атрибут для некоторых записей в основной таблице. Тогда эти дополнительные помещают в другую таблицу и связывают с отношением Любая СУБД позволяет выполнить следующие операции с данными:

• добавление записей в • удаление записей из таблицы;

• изменение значений некоторых полей в записях;

• поиск записей, заданному условию.

Для выполнения этих операций создаются запросы. Результатом запроса может быть либо извлечение некоторого множества записей, часто называют результирующим набором, либо изменение данных в таблицах.

Для формулирования к базе был создан специальный язык, название которого — язык структурированных запросов (Structured Query Langu age, SQL).

Важной функцией СУБД управление под которым защиту данных от доступа, поддержку многопользо вательского режима работы с обеспечение целостности и ности данных.

54 Занятие 2. Создание данных Защита от несанкционированного доступа состоит в том, что каждому пользо вателю разрешается видеть и изменять только те данные, которые определены его правами. Средства многопользовательского доступа обеспечивают одновре менную работу с и при этом они не позво ляют нескольким пользователям одновременно изменить одни и те же данные.

обеспечения целостности и согласованности данных их некорректные изменения, то есть такие изменения, которые могут привести к нарушению целостности, добавление записи, у которой не опреде лено ключевого поля, или удаление записи в главной таблице, эта запись имеет связанные записи в подчиненной таблице.

Различия между базами данных Access и таблицами Excel На первый взгляд, таблицы Access очень похожи на таблицы Excel. Однако ме жду ними существуют принципиальные различия. Одно из них мы уже отмеча ли — для каждого столбца таблицы Access определен тип данных, тогда как в столбец таблицы Excel можно вводить разнородные данные. Другие различия не менее важны.

• Access позволяет не данные в таблицы, но и контролировать правильность этих данных. Для этого устанавливаются правила проверки на уровне таблиц. При этом, как бы вы ни вводили данные — прямо в таблицу, в форме или на странице доступа к данным, — Access не позволит сохранить данные, нарушающие эти правила.

• В таблицах Excel часто приходится держать повторяющиеся данные. Струк туру таблиц базы данных разрабатывают таким образом, чтобы избежать дублирования Это позволяет не только экономить память, но и увеличить скорость и точность обработки данных.

• Access имеет очень развитую систему защиты от несанкционированного доступа, позволяя разным пользователям или группам пользователей назна чать разные права доступа как к так и к интерфейса: фор мам, командам меню, отчетам.

• В то же время Excel обладает прекрасными рас четов и анализа Причем могут извлекаться не только из книг Excel, но и из баз данных Access.

Создание базы данных с использованием шаблона когда вы познакомились с основными понятиями реляционных баз данных, можно приступить к созданию собственной базы данных, Чтобы мак симально облегчить этот процесс неопытному пользователю, разработчики Access, кроме учебной базы данных Борей, создали несколько шаблонов для общеупотребительных задач. Новички могут воспользоваться этими шаблона ми и затем адаптировать их к своим потребностям. Главное — это изучить, как Создание базы данных с использованием шаблона разрабатывать структуру таблиц и устанавливать между так как грамотно спроектированная база — залог успеха всей ра боты.

с одним из таких шаблонов.

Запустите Microsoft Office как делали это на первом занятии, но в об ласти задач Приступал к работе (Getting Started) выберите строку Создать файл (Create a new file). Появится новая область — Создание файла (New File). В верхней части этой области несколько задач позволяют создать чистую базу данных, а в нижней части находятся задачи, которые позволяют создать базу данных на основе существующего шаблона. Этот шаблон можно поискать в Интернете, а можно в папках своего компьютера. Выберите строку На моем компьютере (On my computer). Появится диалоговое окно Шаблоны (Templates) с двумя ми: Общие и Базы данных 1. Раскройте вкладку Базы данных (Databases), и вы увидите ярлыки с названия ми имеющихся шаблонов (рис. 2.3).

на Контакты работы ( Прием Расходы I !

Ресурсы Рис. 2.3. Диалоговое окно выбора шаблона Дважды щелкните на ярлыке Заказы на работы (Order Entry). Появится диало говое окно Файл новой базы данных (File new database) с содержимым папки Личная (Personal) или Мои документы (My Documents) (рис. 2.4). В этом можно выбрать папку, в которой будет сохранен файл базы данных, и задать имя этого файла.

Можете оставить все предлагаемые по умолчанию значения и нажать кноп ку Создать (Create). Запускается мастер создания базы и появляется первое окно, в котором приводятся краткие сведения о мом базы.

56 Занятие 2. Создание базы данных новой базы My Documents на - Microsoft Access • Рис. 2.4. Диалоговое окно создания базы данных 3. Ознакомившись с этой информацией, нажмите кнопку Далее (Next). Появля ется второе диалоговое окно (рис. 2.5). В нем слева вы список таб лиц, которые включены в шаблон базы данных. В правой части диалогового окна показывается список полей для выделенной в списке таблицы. Когда выделена первая таблица — Сведения о клиентах справа видны поля этой таблицы.

баз ttl и • о клиента Сведения о работах (7 Название Сведения о ресурсах Имя Сведения о нужном оборудовании Сведения об оборудовании Адрес счета Сведения об оплате 17 Город Сведения о сотрудниках Методы Сведения об Индекс < > :

Рис. 2.5. Выбор и их полей Создание базы данных с использованием шаблона 4. Прокрутите список полей, и вы увидите, что почти все поля помечены уста новленными флажками. Эти поля будут включены в таблицы вашей базы данных. Можно установить флажки и остальных полей — в данной таблице это поле Заметки (Notes), — они тоже включаются в таблицу. Нажмите кноп ку Далее (Next). Появится следующее диалоговое окно (рис. 2.6).

пиленный Стандартный Чертеж Рис. 2.6. Выбор стиля оформления экранных форм 5. В этом окне можно выбрать вид оформления экранных форм. По умолчанию предлагается стиль Стандартный (Standard). Выделяя разные стили, наблюдайте в левом поле, как будут выглядеть формы. Выберите любой понравившийся стиль и нажмите кнопку Next (Далее).

вид отчета на печати.

Обычный Сжатый Спокойный Строгий данных Рис. 2.7. Выбор стиля отчетов Access 58 Занятие 2. Создание базы данных 6. Б следующем диалоговом окне (рис, 2.7) точно так же выберите стиль отче тов и снова нажмите кнопку Далее (Next).

7. Появляется еще одно диалоговое окно (рис. 2.8), в котором можно задать название базы данных и файл логотипа, вставляемый в отчеты. Оставьте в этом окне предлагаемый вариант установки значений и нажмите кнопку Да лее (Next).

баз на Рис. 2.8. Определение имени файла базы данных Теперь все собраны, и в последнем диалоговом окне предлагается либо сразу открыть созданную базу данных, либо от открытия (рис. 2.9). Нажмите кнопку Готово (Finish).

Рис. 2.9. Последнее диалоговое окно мастера создания баз данных После этого нужно немного подождать, так как на создание базы данных тре буется время. В течение этого времени на экране будет отображаться Создание базы данных с использованием мационное окно Создание баз данных (Database демонстрирующее ход процесса (рис. 2.10).

Рис. Индикатор мастера баз данных 9. В конце процесса мастер ввести сведения о вашей организации, для чего будет выведена специальная форма (рис. 2.11). эту фор му произвольным образом и закройте ее.

об Рис. Диалоговое окно об Появится окно Главная кнопочная форма (Main Switchboard) (рис. 2.12). Это является одной из форм созданной базы данных. Такая форма используется в приложениях Access для выполнения различных функций.

ЗАДАНИЕ В нижней части главного окна Access должно быть видно окно базы данных в свернутом виде. Разверните его. Изучите списки объектов. Вы убедитесь, что полноценное приложение, в котором присутствуют все основные объекты: таблицы, за просы, формы, отчеты.

Если вы не видите окна базы данных, нажмите на панели инструментов кнопку Окно базы данных (Database) Теперь при открытом окне базы данных выполните команду Сервис Схема ных (Tools Появится окно Relationship (Схема данных), в в графическом виде представлены все таблицы базы данных и связи между ними. Эта схема показана на рис. 2.13: чтобы сделать ее нагляднее, мы 60 2. Создание данных flr-мо - • • : • •.

Рис. Главная кнопочная базы данных.

Срок Деист Выдано ! •ртсчка Ставка i Рис. Схема данных задачи тили таблицы в поле окна. Вы можете сделать то же самое. Таблицы легко пере мещаются мышью, если схватывать их за заголовок. таблицы связаны меж ду собой отношением Связь со стороны помечена значком 1, а со стороны «многие» — (бесконечность).

Создание данных применения шаблона ЗАДАНИЕ Разберитесь в структуре этой данных для закрепления сведений части занятия.

По умолчанию новая данных имеет формат Access 2000. Это означает, то новая версия Access продолжает работать с файлами формата 2000. Более новый формат, который появился в Access 2002, позволяет некото рые операции выполнять более эффективно, поэтому вы можете базы данных в формате Access Командой Сервис Параметры Options) откройте диалоговое окно Параметры (Options), перейдите на вкладку Другие (Advanced) и выберите в списке Формат файла по умолчанию (Default File Format) другой тип формата — Access 2002-2003 (рис. 2.14).

Еид ] : и Другие j | Access 2002 - (Л Рис. 2.14. Диалоговое окно параметров Создание базы данных без применения шаблона Начнем создавать свое собственное приложение, что называется, с нуля. Дня этого нужно создать пустой файл базы данных. Наше приложение но для хранения данных о книгах в домашней или другой небольшой библиоте ке. Назовем этот файл (и приложение) Библиотека.

В Access 2003 формат файла базы данных не изменился — за всю историю вития этой СУБД.

62 Занятие 2. Создание базы данных 1. Сначала закройте файл базы данных Заказы на работы, с которым работали до этого.

2. Выполните команду Файл Создать (File New) или нажмите кнопку Создать (New) панели инструментов Access База данных (Database). Появится уже зна комая вам область задач Создание файла (New 3. Выберите в ней строку Новая база данных (Blank Database). Появляется диало говое окно Файл новой базы данных (File New с содержимым папки Личная или Мои документы (см. рис. 2.4).

4. В списке Папка (Save in) выберите ланку, в которой будет храниться создаваемая база данных. Можете сделать это прямо в папке Мои документы.

5. В поле ввода Имя файла (File name) имя Библиотека и нажмите кнопку Создать Появится окно Библиотека: Database.

6. По умолчанию в окне базы данных открыт список который содер жит только три ярлыка, позволяющие тремя разными способами создавать таблицы (на следующем занятии).

Можно создать новую базу уже существующего файла. Такая база данных будет представлять собой копию уже существующей. Для этого в об ласти задач Создание файла (New File) нужно выбрать строку Из имеющего ся файла (From Existing File), а затем в диалоговом окне Создание из име ющегося файла (New from Existing File) выбрать файл, копию которого вы хотите создать.

Создание проектов Access При создании новой базы данных вы могли обратить внимание, что в области задач Создание файла (New File) существуют и другие строки. Одна из них ис пользуется для создания страниц доступа к данным — Пустая страница доступа к данным Data Access Page), а две оставшихся — для проектов Access 2003.

Проект 2003 — это тип файла Access (расширение представляю щий собой клиентскую часть для доступа к серверу базы данных. И хотя разра ботка таких приложений выходит за рамки книги, кратко познакомимся с этим типом файлов. Основное отличие файла проекта от файла базы данных в том, что файл проекта не содержит таблиц. Таблицы должны быть размещены на сервере базы данных, и, как правило, это Microsoft SQL Server. В файле про екта находятся объекты, которые обеспечивают доступ к этим таблицам и обра зуют интерфейс приложения.

Закройте базу данных Библиотека и попробуйте создать проект Access. Для этого;

По умолчанию Access присваивает новой данных имя а если такой существует, то и т. л.

Создание проектов 2003 1. Выполните команду Файл Создать (File New);

2. В области задач Создание файла (New File) выберите строчку Проект с новыми данными (Project using new data).

В диалоговом окне Файл новой базы данных (File New Database) имя файла проекта Тест. Этот файл получает расширение.adp. Нажмите кнопку Создать (Create). Через некоторое появляется диалоговое окно Мастер базы данных Microsoft SQL Server (Microsoft SQL Server Database Wizard). В этом окне требуется ввести параметры, которые обеспечили бы соединение с сер вером базы данных.

3. Закройте это окно кнопкой Отмена параметры соединения с сервером можно задать и позже. Появляется окно проекта Access 2003 (рис. 2.15).

Рис. Окно проекта Access Окно проекта Access аналогично окну базы данных, но на панели объектов поя вился один новый объект — Схемы базы данных (Database Diagrams) — аналог схем баз данных Access, только в проекте, который может содержать очень большое количество таблиц, можно создать несколько таких схем.

Этот объект, так же как и Таблицы (Tables) и Запросы размещается не в файле проекта, а на сервере базы данных. Присоединить базу данных на сервере к существующему проекту Access 2003 можно с помощью команды Файл ключение (File Connection), В диалоговом окне Data Links Properties зи с данными) (рис. 2.16) нужно установить параметры соединения с имя сервера, идентификатор и пароль пользователя и имя базы данных.

64 Занятие 2. Создание базы данных I the 1. a on ;

-. N л | jawing Рис. 2.16. окно мастера баз данных SQL Server ЗАДАНИЕ Если в вашей организации есть сервер базы данных SQL Server, по пробуйте из проекта Access подключиться к одной из баз данных этого сервера. Для это го нужно получить у администратора соответствующие права и, возможно, воспользо ваться его помощью при установке на сервер учебной базы данных.

В качестве примера можно взять демонстрационную базу данных Pubs, которая создается SQL Server при установке и содержит о издателях, и учеб ную базу данных входящую в комплект демонстрационных приложений Access 2003. При установке Access 2003 в папке размещается сценарий установки этой базы данных на Microsoft SQL Server — файл Он содержит набор предложений SQL, которые создают на сервере необходимые таблицы, представления, хранимые процедуры и загружают данные. Этот сценарий можно на сервере с помощью утилиты SQL Enterprise Manager, включенной в состав Microsoft SQL Server 2000.

Подведение итогов Итак, на этом занятии вы научились;

• создавать новые файлы баз данных Access 2003;

• с помощью мастера баз данных базы данных по шаблону.

При этом вы еще познакомились с основными понятиями реляционных баз данных и проектами Access 2003.

Часть II Работа с таблицами 3 ЗАНЯТИЕ таблиц ТЕМА ЗАНЯТИЯ На этом занятии мы создадим таблицы, необходимые для разра ботки приложения При этом вы узнаете:

• как создавать таблицы различными способами;

• как описать поля таблицы, определить их свойства, а также задать свойства самих таблиц;

• зачем создаются ключевые поля и индексы;

• каким образом можно задать условия проверки вводимых в таблицу данных;

• что такое поля подстановок и как их использовать;

• как определить связи между таблицами базы данных.

Создание путем ввода данных 6/ Для выполнения упражнений данного занятия вам потребуется файл Библиоте созданный на прошлом Вы можете предварительно познакомиться с теми таблицами, которые предстоит создать, открыв файл примера Теперь запустите Access и откройте файл Создание таблиц путем ввода данных Если таблица несложная, ее можно быстро создать путем ввода данных. Мы создадим таким способом таблицу Города. Эта таблица будет состоять из полой: одно из них будет содержать код а другое — его наименование.

Такие таблицы обычно называются справочниками и используются, чтобы исключить многократны и в базе данных одних же зна Например, в базе данных Библиотека будет таблица Издания, щая данные о книгах. В одном из полей нужно хранить название городи, в котором издана книга. Чтобы не вводить в каждой строке название и создается справочник. В любой базе данных обычно присутствует не сколько справочников, иногда много. Рекомендуется создавать справочник для тех полей таблицы, которые могут иметь ограниченный набор например, Виды изданий или Категории товаров. Если в процессе работы могут понадобиться новые значения такого поля, нужно создавать дополняемый справочник. В противном случае нужно запретить пользова телю ввод в справочник новых записей.

Рекомендуется применять справочники для тех полей в таблицах, по рым может выполняться группировка данных при их обработке. Например, если нужно сгруппировать все книги по разделам и сколько книг присутствует в библиотеке по каждому разделу, стоит использовать справочник разделов. Применение справочников позволяет избежать слу чаев, когда пользователь вводит в поле неправильное значение, что может повлиять на результаты обработки данных.

Начнем создавать таблицу.

1. Раскройте список таблиц, щелкнув на ярлыке Таблицы (Tables).

2. Щелкните в списке таблиц на ярлыке Создание таблицы ввода данных (Create by Entering Data). Появится пустая таблица со Примеры вы можете найти па сайте издательства www.piter.com странице, посвящен ной 68 Занятие 3. Создание таблиц названиями столбцов: Поле2 (Field2) и т. д. (рис. 3.1). Первона чально создается таблица с Будем вводить данные в поля этой таблицы.

Рис. Создание справочника путем ввода 3. В первой строке введите данные в и Поле2 (Field2): 1 и Москва Во второй строке — 2 и СПб.

4. Аналогично можно ввести еще несколько строк с кодами и наименованиями городов. Важно, чтобы значения кодов в были разными для каждого города, так как код однозначно город, и это поле будет ис пользоваться для связи с другими таблицами.

Теперь переименуем заголовки столбцов.

5. Щелкните правой кнопкой мыши на заголовке первого столбца и выберите в контекстном меню команду Переименовать столбец (Rename Column). После этого стандартное название столбца выделяется, и вы можете вводить новое.

Введите строку На рис. 3.1 видно только 7 из 10 по, используя полосу прокрутки, можно увидеть все поля.

Переход от поля к полю можно клавишами Enter или Tab, от строки к стро ке — клавишами со стрелками.

Создание путем данных Наименования полей таблицы могут содержать пробелы, что, однако, не ре комендуется. Дело в том, что в этом случае во всех выражениях, чающих названия полей и использующихся при создании запросов, форм и отчетов, а также в программах на языке Visual Basic для приложений назва ния полей с пробелами придется заключать в квадратные скобки. Чтобы избежать принято наименования столбцов писать без пробела, и если оно состоит из нескольких слов, то каждое слово начинать с за главной буквы.

6. Аналогично переименуйте второй столбец — Поле2, введя Город.

7. Остальные столбцы нам не нужны, поэтому закройте таблицу, нажав кнопку закрытия окна в правом верхнем углу.

8. В ответ на вопрос Сохранить изменения макета или структуры таблицы <имя you to save changes to the design of table нажми те кнопку Да (Yes). Появится диалоговое окно Сохранение (Save As), в кото ром нужно ввести имя таблицы — Города (по умолчанию имя TabLel) (рис. 3.2). Затем нажмите кнопку ОК.

Рис. 3.2. Диалоговое окно сохранения таблицы Появилось сообщение Ключевые поля не заданы (There is no primary key defined), совет и вопрос Создать ключевое поле сейчас? (Do you to create a primary key 9. Нажмите кнопку Нет (No), так как в противном случае Access создаст нительное поле, которое будет сделано ключевым. В таблице Города ключе вым должно быть поле для чего позже мы специальным образом определим это поле (см. раздел поля и 10. А пока просто выделите в списке таблицу Города (она должна быть един ственной в списке) и нажмите кнопку Открыть (Open) на панели инструмен тов окна базы данных. Откроется таблица, которая должна выглядеть анало гично таблице, представленной на рис. 3.3.

ЗАДАНИЕ Создайте путем ввода данных два справочника: Издательства с двумя поля ми — КодИздательства и Издательство, и Разделы, также с двумя полями — и Раздел. Справочник Издательства должен содержать список издательств, а Разделы — список разделов, по которым вы хотите группировать книги в библиотеке, история, психология, детективы, романы и т. д. Несколько сложнее структура од ного справочника — 8 нем нужно определить четыре поля — ста (ключевое поле), Комната, Шкаф и Полка.

70 Занятие 3. Создание К : таблица ц 2! СПб......

6 Рязань 8: Казань 13:

14: Амстердам Житомир Ленинград 17 Калуга (Счетчик) Рис. 3.3. в режиме Создание таблиц с помощью мастера Следующую Авторы, мы с помощью мастера.

1. Дважды щелкните на ярлыке Создание таблицы с помощью мастера (Create by using wizard). Появится диалоговое окно Создание таблиц (Table Wizard). Уста новите в нем переключатель Личные а в списке Образцы таблиц выделите таблицу Авторы (Authors) (рис. 3.4).

аден или | Имя Фамилия Национальность диеты Список Месторождения Сведения о Фотографии Влияние -.- Рис. 3.4. Диалоговое окно мастера таблии Создание с мастера В верхней части диалогового окна мастера находится подсказка, из которой понятно, что делать дальше.

В списке Образцы полей Fields) выберите все необходимые поля и реместите их в список Поля новой таблицы in my new table). Делается это с помощью кнопок со стрелками между этими списками. При желании вклю чить в свою таблицу все поля образца, щелкните на кнопке Кнопка позволяет перемещать поля по очереди в выбранном вами порядке, Напри мер, выделите поле КодАвтора и нажмите кнопку. Название переместится в правый список, Теперь выделите поле и опять нажмите кнопку Продолжайте в том же духе, пока не те все необходимые поля (мы выбрали все поля, кроме полей (Nationality) и Влияние Если вы переместили какое-то поле, а потом можно отказать ся отсвоего выбора, воспользовавшись кнопками стрелками:

и В этом случае перемещение происходит из списка новой таблицы (Fields in my new table) в список Образцы полей (Sample Fields).

Если вы хотите изменить название какого-то поля, его нужно выделить в списке Поля новой таблицы (Fields in new table) и нажать кнопку новать поле (Rename Field). Появится диалоговое окно Переименование поля (Rename Field), в которое нужно ввести имя поля.

3. Когда выбраны все нужные поля, нажмите кнопку Далее (Next). Появится диалоговое окно, в котором нужно указать имя таблицы и способ определения ключа (рис. 3,5).

4. Назовите таблицу Авторы и снова нажмите кнопку Далее (Next).

Рис. 3.5. Определение имени и ключевого поля 5. На следующем шаге мастер предлагает установить связи с другими ми. Поскольку у нас пока нет таблиц, с которыми связана таблица Авторы, этот нажав кнопку Далее (Next).

72 Занятие 3. Создание таблии 6. На последнем шаге мастер предлагает определить действия после создания таблицы. И хотя мы не будем сейчас менять структуру таблицы, установите переключатель Изменить структуру таблицы (Modify the и нажмите кнопку Готово (Finish). Таблица Авторы откроется режиме конструктора, и вы увидите ее то есть перечень полей и свойства каждого поля (рис. 3.6).

ЗАДАНИЕ Создайте с помощью мастера таблицу Издания, взяв в качестве таб лицу Книги (Books). Список необходимых полей: (переименуйте его в КодИз дания), (TopicID), Название (Title), ГодИздания Издатель ство (переименуйте его в МестоПубликации (переименуйте его в Издание (EditionNumber), ЦенаПокуп ки (CoverType) ДатаПокупки ЧислоСтра ниц (Pages), Заметки (Notes). Связи с другими таблицами пока не устанавливайте. Мы сделаем это позже в режиме Схема данных.

-1 - -' 1 •.... • Счетчик Имя Текстовый ДатаРождения Месторождения Текстовый Текстовый i '• - Попе Заметки Попе MEMO. V;

...

,... I - 1 о "• попа. ;

.. Код автора i.

Рис. 3.6. Структура Авторы Создание таблиц в режиме конструктора Теперь мы должны освоить режим конструктора. Это самый сложный способ создания таблиц, зато он позволяет точно определить все свойства таблицы и ее полей. С помощью конструктора мы создадим таблицу Читатели и отредактиру таблицу Издания, самостоятельно созданную вами.

Кроме изменения имени, нужно еще данных для этого поля, но это вы сде лаете позже, когда познакомитесь с конструктора Создание в режиме конструктора Итак, дважды щелкните на ярлыке Создание таблицы с помощью конструктора (Create in Design View). Откроется пустое окно конструктора таблиц (рис. 3.7), в котором нужно определить структуру таблицы Читатели. В этой таб лице будут содержаться сведения о читателях нашей библиотеки: фамилия, имя, отчество, год рождения, адрес и телефон.

Рис. 3.7. новой в режиме конструктора В верхней части окна конструктора находится таблица, состоящая из трех столбцов: в столбце Имя поля (Field Name) вводятся имена полей i таблицы, в столбце Тип данных Type) нужно задать тип данных для каждого поля, в столбце Описание (Description) можно ввести описания полей.

В нижней части окна задаются свойства полей таблицы.

Определение полей таблицы Начнем поля таблицы Читатели. Сначала нужно позаботиться о том, чтобы в таблице было поле (или несколько полей), значения которых одно значно определяли бы каждого читателя в таблице. Поскольку ни одно из перечисленных полей таковым быть не может, введем специальное поле тателя и будем присваивать каждому читателю уникальный код.

1. Установите курсор в первую строку столбца Имя поля (Field Name) и введите КодЧитателя.

Теперь нужно определить тип этого поля.

2. Переместите курсор в столбец Тип данных (Data Type), и вы увидите, что умолчанию ему присваивается тип Текстовый (Text).

74 Занятие 3. Создание таблиц 3. Щелкните на кнопке со стрелкой в правой части столбца — появится список типов данных, которые могут быть использованы в таблицах Access. Выбе рите в списке значение Счетчик В этом случае Access будет автоматически присваивать каждому читателю уникальный код, значение которого на 1 больше предыдущего значения. Об ратите внимание на нижнюю часть окна. В ней в данный момент присвоенные по умолчанию значения свойств поля КодЧитателя (рис. 3.8).

Когда курсор устанавливается в ячейку со значением свойства, справа выво дится справка, объясняющая это свойство:

D свойство Размер поля (FieldSize) имеет значение Длинное целое (Long Integer).

Такое значение позволяет в этом поле хранить целые числа в диапазоне от -2147483648 до 2147483647.

Еще одно значение этого поля — Код репликации — используется, как пра вило, в тех случаях, когда создается приложение, в котором данные хранят ся в нескольких файлах и нужно синхронизировать эти базы данных.

Такой процесс называется репликацией, отсюда и название значения поля.

В этом случае при добавлении новой записи в таблицу генерирует значение счетчика, равное GUID — глобальному уникальному идентифика тору. Это длинное число, которое никогда не может что обес печивает уникальность в таблице даже в разных базах данных.

Только в этом случае потом можно отличить данные, вводимые в одной от данных, вводимых в другой базе.

D свойство Новые значения (New определяет способ генерации значе ний этого поля для новых записей в таблице. Именно последовательный способ обеспечивает увеличение счетчика на 1 при вводе каждой новой записи. Однако есть возможность в качестве значения счет чика случайное число.

Оба эти значения оставьте такими, как они установлены по умолчанию.

свойство Формат поля (Format) указывает, в каком формате будут выводить ся данные при просмотре таблицы. В данном случае его можно не указы вать.

П свойство Подпись (Caption) позволяет определить заголовок поля, который будет выводиться в различных режимах, при просмотре таблицы, при пе чати отчетов и т. п. В случае введите в эту ячейку значение D свойство Индексированное поле (Indexed) позволяет указать необходи мость создания индекса по данному полю. Раскройте список возможных значений для данного поля и выберите в нем No Duplicate (Совпадения не допускаются), так как нам нужно, чтобы значения в этом поле были уни кальными.

Не красиво, если везде будет вы имя поля — КодЧитателя. Вы помните, почему мы его так назвали?

Создание в режиме D свойство Смарт-теги (Smart tags): это специальные элементы интерфейса, которые могут быть присоединены к полю таблицы. Их функции заключаются в распознавании заранее го текста в процессе его и выполнении некоторого заранее опреде ленного действия. Например, при вводе текста в поле, с которым связан смарт-тег, этот автоматически активизируется и выводит по верх того, что есть на экране, какие-то дополнительные важные сведения об объекте. В процессе работы с Access вы с этими тами, так как определены для некоторых действий, выполняемых разработчиком в среде Access. Точно так же, как это сделано в Access, вы можете определить свои собственные смарт-теги, которые будут действо вать в создаваемом вами приложении.

Рис. 3.8. Свойства поля типа Счетчик Свойства полей не одинаковы для полей с разными типами данных, и вы убедитесь в этом, начав вводить определение для следующего поля.

4. Установите курсор в столбец Имя поля Name) на вторую строку и введи те название следующего поля: Фамилия. Тип данных оставьте Текстовый (Text).

Список свойств для типа поля Текстовый (Text) другой (рис. 3.9).

5. Свойство Размер поля (Field Size) определяет максимальное количество сим волов, которые можно в это поле (по умолчанию 50). Вы можете сти меньшее значение, если хотите сэкономить память и считаете, что у вас не будет читателей с такими фамилиями. Например, введите чис ло 6. Следующие несколько свойств можно не заполнять, в том числе и Подпись (Caption) (везде в заголовках поля будет выводиться имя поля).

А вот значение свойства Обязательное поле (Required) нужно изменить, сделав это поле обязательным. Тогда при вводе данных в таблицу Access будет гда требовать ввести в это поле значение, и у вас не будет безымянных Вы можете это значение и позже, это потребуется, даже когда в будет много записей.

76 Занятие 3. Создание читателей. Значения остальных полей можно оставить теми, что предлага ются по умолчанию.

7. аналогичным образом поля Имя, Отчество, ГодРождения, Адрес и Теле фон.

Рис. 3.9. Свойства текстового поля При определении поля ГодРождения нужно выбрать тип данных Числовой (Number), а в свойствах поля изменить значение Размер поля (Field заменить Длинное целое Integer) (по умолчанию) на Це лое (Integer). Короткие целые — это числовые значения в диапазоне от -32768 до 32767, и этого вполне достаточно, чтобы хранить четыре цифры года. Свойство Значение по умолчанию (Default Value) нужно очистить (предлагаемое значение как в противном случае, если вы не введете значение в поле ГодРождения при вводе данных о читателе, ему автомати чески присвоится значение 0. Для свойства Подпись введите зна чение Год рожд. Поле Адрес следует сделать подлиннее (100 так как устанавливаемое по умолчанию значение, равное 50 символам, может оказаться недостаточным. Поле тоже и определяется так же, как Фамилия, Имя и т. д. Однако это поле обязательным не делайте, то есть не меняйте значение свойства Обязательное поле, установленное по умолчанию.

Ключевые поля и индексы Прежде чем сохранить таблицу, необходимо определить в ней ключевое поле.

Как мы договорились, ключевым полем в таблице Читатели будет поле КодЧи 1. Чтобы сделать это поле ключевым, его, установив курсор в любом месте строки описания поля, затем найдите на панели инструментов кноп ку с изображением ключика щелкните на ней. Поле поме чается специальным значком — ключ в поле выделения в левой части окна (рис. 3.10).

Создание в режиме конструктора Рис. 3.10. Создание поля Если нужно определить ключевое поле в уже существующей таблице, най дите в ней поле, которое содержит уникальные (например, коды или номера). Если выбранное поле содержит повторяющиеся или пустые значения, его нельзя определить как ключевое. Нужно сначала повторы путем изменения значений. Если устранить невозможно, либо добавить в таблицу поле счетчика и сделать его ключевым, ибо опре делить составной ключ.

С целью ускорения поиска данных в любой СУБД используются индексы.

является средством быстрого доступа к данным таблицы на основе значений одного или нескольких столбцов. Индекс представляет собой рядоченный список значений полей, а также ссылок на те записи, в которых хранятся эти значения. Чтобы найти записи, СУБД сначала ищет требуемое значение в индексе, а затем быстро отбирает соответствующие писи по ссылкам. Индексы бывают двух типов: простые и составные. Про стые индексы содержат значения только одного столбца. Составной строится по нескольким столбцам. В него можно включить до 10 полей. При мером составного индекса может быть индекс, построенный по полям Фами лия и Имя.

Однако следует учитывать, что добавление к таблице влияет на рость сохранения записей, так как при вводе и изменении записей требуется /8 Занятие 3.

дополнительное время на обновление индексов. Поэтому индексы обычно рекомендуется создавать только для тех полей таблицы, по которым поиск записей ведется чаще всего. В Microsoft Access индексировать можно любые поля, кроме объектов OLE (OLE Object). Индекс (и простой, и составной) может быть уникальным. Уникальный индекс не позволяет хранить в индек сированном поле одинаковые значения. Уникальный индекс автоматически создается для ключевого поля таблицы.

2. Так как поиск скорее всего, будет выполняться по фамилии, имеет смысл проиндексировать эту таблицу по полю Установите для это го поля значение свойства Индексированное поле (Indexed) равным Да (Допус каются совпадения) (Yes (Duplicates 3. Таблица создана, и можно закрыть окно конструктора. Для этого нажмите кнопку закрытия окна. На вопрос Сохранить изменения макета или структуры таб лицы <имя you want to save changes to the design of <имя ответьте Да (Yes). В окне Сохранить как (Save As) в поле таблицы Name) введите имя создаваемой таблицы Читатели и нажмите ОК.

Редактирование структуры таблицы в режиме конструктора В качестве примера изменим структуру таблицы Издания, которую вы должны были создать с помощью мастера. Нам придется изменить свойства полей и добавить поля.

Выделите таблицу Издания в списке и откройте ее в режиме конструктора, нажав кнопку Конструктор (Design). Структура таблицы должна быть такой, как на рис. 3.11.

2. Выделите поле КодИздания и введите значение свойства Подпись (Caption): Код издания. Тип данных поля ТилОбложки измените на Текстовый (Text), а поля КодГо рода — на Числовой (Number).

Добавление полей таблицы Теперь добавим несколько полей:

• Том — текстовое поле, в котором будет указываться номер для периодиче ских изданий и том — для многотомных.

• КодМеста — числовое в котором будут данные о месте хранения книги в библиотеке.

• ТипИздания — текстовое поле, в котором будут храниться значения: книга, журнал, газета.

Сначала выделите поле Название. Установите размер поля Название равным символам и сделайте его обязательным, значение свойства Обя зательное поле (Required) равным Да (Yes).

структуры в режиме конструктора Рис. 3.11. Структура 2. Поле Том поместим перед полем Издание. Чтобы вставить новое поле, выде лите строку, перед которой нужно вставить поле (в данном случае Издание), и нажмите клавишу Insert. Появится строка, в которой нужно определить имя поля Название и тип данных Текстовый (Text). Размер поля установите равным 3. Поле вставьте перед полем Цена. Это поле связывает таблицу Изда ния с таблицей так как его значениями будут являться значе ния столбца КодМеста таблицы МестаХранения. Для этого поля мы определим столбец подстановок.

Создание столбца подстановок Столбец подстановок представляет собой список значений, которые могут быть введены в текстовое или числовое поле. Обычно столбец подстановок создается для тех полей, значения которых представляют собой коды из справочника (как в нашем примере), то это ключи из другой таблицы.

Столбец подстановок служит двум целям:

• облегчает данных в такое поле, так как он позволяет выбирать в не коды, а кодируемые значения (города, издательства, категории и т. д.);

• при отображении таблицы в поле, для которого определен столбец подстано вок, тоже показываются не коды, а кодируемые значения, что значительно удобнее.

80 Занятие 3.

Кроме этого, столбец подстановок рекомендуется использовать для текстовых полей, которые имеют фиксированный набор значений. В этом случае в поле таблицы хранятся сами значения, столбец позволяет контроли ровать правильность ввода этих значений.

Б таблице Издания мы создадим столбцы подстановок того и другого типа.

Столбцы подстановок рекомендуется создавать при определении структуры таблицы, тем более что для этого есть соответствующий мастер — мастер под становок.

1. В столбце Тип данных (Data Type) поля выберите в списке значение Мастер подстановок (Lookup Wizard).

2. В диалоговом окне Мастер подстановок (Lookup Wizard) по умолчанию установ лен переключатель Объект будет использовать значения из таблицы или запроса (I want the Lookup column to Look up the in a table or query). Это именно то, что нам нужно, так как в данном случае мы должны использовать данные из таблицы МестаХранения. Нажмите кнопку Далее (Next).

3. В следующем диалоговом окне выберите таблицу МестаХранения и нажмите кнопку Далее (Next) (рис. 3.12).

Создание подстановки Таблица: Авторы Города Таблица:

Рис. Выбор для подстановок 4. В списке Доступные поля (Available Fields) выводятся все поля таблицы Места Хранения (рис. 3.13). Переместите все эти поля в список Выбранные поля (Selected Fields) и нажмите кнопку Далее (Next).

5. В следующем диалоговом окне предлагает определить порядок сор тировки значений в столбце подстановок. Установите его, как показано на рис. 3.14, и нажмите кнопку Далее (Next).

6. Теперь все столбцы справочника МестаХранения видны так, как они будут отображаться в раскрывающемся списке (рис. 3.15). Столбец КодМеста скрыт. Этого можно добиться, установив флажок Скрыть ключевой столбец Редактирование структуры в режиме конструктора (Hide Key (обычно он устанавливается по умолчанию). Ширину тальных столбцов можно отрегулировать, перемешая мышью границы цов. Установив нужную столбцов, нажмите кнопку Далее (Next).

Шкаф Полка Рис. полей для подстановок по до Полка J Рис. Определение порядка сортировки списка 7. В последнем диалоговом окне нажмите кнопку Готово (Finish).

После этого Access автоматически создает связь между таблицами и 8. Ответьте утвердительно на вопрос о сохранении таблицы и раскройте вклад ку Подстановка (Lookup) в нижней части окна конструктора. Эта вкладка со держит список свойств, которые определяют столбец подстановки:

82 3.

подстановки а. ант Рис. 3.15. Определение ширины свойство Тип элемента управления (Display Control) — определяет вид поля:

обычное поле, список или поле со списком. В данном случае это Поле со списком (Combo Box).

D свойство Тип источника строк (Row Source Type) — может принимать три значения: Таблица или запрос (Table/Query), Список значений List) и Список полей (Field List). В данном случае источником строк для поля подстановки будет запрос.

свойство Источник строк (Row Source) - определяет источник данных, ко торый в данном случае представляет собой инструкцию языка SQL, отби рающую записи из таблицы П свойство Bound Column (Присоединенный — определяет номер столбца в раскрывающемся списке, значение из которого должно записы ваться в поле подстановки. В нашем случае это первый столбец, содержа щий П свойство Число столбцов (Column Count) — определяет число выводимых столбцов в раскрывающемся списке. В нашем примере их четыре.

П свойство Заглавия столбцов Heads) — определяет, будут ли выво диться заголовки столбцов. Так как в нашем списке будет выводиться сразу несколько столбцов, лучше, чтобы их заголовки были видны.

П свойство Ширина столбцов (Column Widths) — определяет ширину столбцов списка. Обратите внимание, что для первого столбца указана ширина 0 именно поэтому он и не будет отображаться.

р свойство Число строк списка (List — определяет максимальное число строк в списке. Если количество элементов списка превысит указанное число строк, в списке появится полоса прокрутки.

П свойство Ширина списка (List Width) - определяет ширину раскрывающе гося списка.

Редактирование структуры в режиме конструктора D свойство Ограничиться списком (Limit to List) — определяет, могут ли вво диться в поле значения, не являющиеся элементами списка.

9. Снова раскройте вкладку Общие (General) и удалите значение 0 из свойства Значение по умолчанию Value).

10. Введите значение свойства Подпись (Caption): Место хранения.

ЗАДАНИЕ Кроме поля в таблице Издания есть три поля, которые с другими таблицами-справочниками: а, КодГорода. Для ка ждого из этих полей можно тоже определить список Сделайте это само Чтобы воспользоваться мастером подстановок, измените тип для ка ждого из этих полей — установите курсор в это поле и выберите в списке значение Мастер подстановок (Lookup Wizard). Можно также раскрыть вклад ку Подстановка (Lookup), изменить значение свойства Тип элемента управ ления (Display Control): Поле со списком (Combo Box) и установить вручную все значения На рис. 3.16 приведен пример заполнения свойств подстановки для поля КодРаздела.

Щ :

- :

толя О ! "• Счетчик | Го Числовой Текстовый Издание Числовой Числовой Денежный Дата ЧислоСтраниц Числовой ' ' - - ' - - Общие Тип Tun или ". "Разделы,. | • rtin.3, с ;

Рис. Установка свойств поля Осталось ввести последнее поле: Добавим его в конец таблицы перед полем Заметки.

84 Занятие 3. Создание таблиц 11. Вставьте чистую строку перед строкой Заметки и введите в столбец Имя поля Name): ТипИздания. Это поле также будет иметь список подстановок, только значения будут браться не из другой таблицы, а задаваться непосред ственно при описании поля.

12. В столбце Тип данных (Data Type) выберите Мастер подстановок (Lookup Wizard).

В первом окне мастера установите переключатель Будет введен фиксирован ный набор значений (I will type the that I want).

13. В следующем окне нужно ввести список возможных значений поля. Устано вите курсор в первую строку столбца и начинайте вводить значения: книга, журнал, газета (рис. 3.17).

I. Рис. Определение списка фиксированных значении 14. В последнем окне нажмите кнопку Готово (Finish).

Посмотрите значения на Подстановка (Lookup) (рис. 3.18).

Свойство Тип источника строк (Row Source Type) имеет значение Список значе ний (Value List), а Источник строк (Row Source) содержит сами значения.

со I :

1. 1,.

Рис. Список подстановок из фиксированных значений Редактирование структуры в режиме конструктора Контроль вводимых данных Access может осуществлять проверку данных, в поле таблицы. Чтобь:

это нужно на этапе определения структуры таблицы вить соответствующие свойства поля. Существует два способа выполнения проверки:

• задать логическое которое будет проверяться всякий раз, когда в это поле будут вводиться данные, а также сообщение, выдаваемое при нару шении этого условия;

• установить маску ввода.

Например, в нашей таблице Издания есть числовое поле ГодИздания.

проверять, правильно ли вводятся данные в это поле. Можно проверить, что вводятся четыре цифры года и что этот год не больше текущего.

1. Выделите поле ГодИздания и найдите на вкладке Общие свойств поля свойство Условие на значение Rule).

Условие должно выглядеть следующим образом:

And Здесь Len — функция, определяющая длину символьной строки;

Str — функция, преобразовывающая число в символьную строку;

П Trim — функция, обрезающая пробелы в начале и в конце П Year — функция, возвращающая целое число, соответствующее году в дате;

П Date — функция, возвращающая текущую дату.

2. Итак, введите эту строку в ячейку свойства Условие на значение (Validation Rule).

3. Значение следующего свойства — Сообщение об ошибке (Validation Text) — мо жет содержать текст например: Необходимо 4-значное о, не превышающее значение текущего года!

4. Маску ввода обычно используют при вводе дат, тедефонов и других значе ний, имеющих определенный формат. Выделите поле и посмот рите значение свойства Маска ввода (Input Mask). Оно состоит из двух разделенных символом точка с запятой (;

).

П Первая часть, 99.99.00, состоит из символов, определяющих, что вводить в данную позицию поля: 9 означает, что можно вводить цифру или пробел, причем ввод не обязателен;

0 что можно только цифры и ввод обязателен;

точка (.) является разделителем между цифрами числа, месяца и года и выводится на экран автоматически Дело в том, что функция Str, которая преобразует число в строку символов, в случае ложительного числа возвращает строку, которая с символа отрицательных чисел на этом месте будет знак при вводе четырех цифр года она вернет 5 символов, а не 4. Поэтому символ нужно 86 Занятие 3. Создание Таким образом, указанный формат маски означает, что число и месяц можно вводить как одной, так и двумя цифрами, а год обязательно двумя цифрами.

Вторая часть, 0, означает, что текстовые символы, в данном случае точки, сохраняются вместе с введенными (в противном случае нуж но указать 1 или не вводить вторую часть совсем).

5. Маску ввода можно задать вручную или с помощью мастера. В данном слу чае лучше сделать так, чтобы год отображался не двумя, а четырьмя цифра ми. Поэтому установите вручную маску 6. Нажмите кнопку с тремя справа в свойстве Маска ввода (Input Mask) 7. Сначала Access потребует сохранить таблицу. Подтвердите сохранение. За тем появится диалоговое окно в котором выводится список стан дартных масок для полей времени и даты (рис. 3.19). Этот список можно допол нять или изменять. Например, можно добавить маску ввода номера телефона.

• п. - и • формат времени Краткий формат даты Краткий формат Средний формат времени Средний формат даты Рис. окно мастера масок ввода 8. Закройте таблицу Издания и откройте в режиме конструктора таблицу Чита тели, которая содержит поле Телефон.

Маска ввода должна обеспечить возможность вводить только цифры номе ра, а остальные символы (скобки вокруг кода города, дефис между цифрами номера) будут добавляться автоматически. Чтобы задать маску, воспользу емся мастером масок ввода.

9. Выделите поле Телефон. Нажмите кнопку построителя В открывшемся диалоговом окне мастера (см. рис. 3.19) нажмите кнопку Список (Edit List).

Эта кнопка называется кнопкой построителя, и она будет встречаться еще во многих местах.

Редактирование структуры в режиме Появится диалоговое окно, в нижней части которого находится так называе мый навигатор записей — набор кнопок, которые позволяют записи таблицы в форме.

10. поля в форме (рис. 3.20) и нажмите кнопку Закрыть (Close). В диа логовом окне со списком масок появится новое значение Выделите это значение и нажмите кнопку Далее (Next).

! ' В нижней части окна есть поле Проба (Try It). Можно попробовать ввести в нем номер телефона и увидеть, как работает маска. После этого нажмите кнопку Го тово (Finish). Сформированная символьная строка маски ввода отображается в свойстве Маска ввода (Input Mask) для поля Телефон:

! у i или tooo-oo-oo Рис. 3.20. Диалоговое окно настройки масок ввода 12. Закройте таблицу Читатели.

И последняя которая нам будет нужна, — это таблица Формуляры, хра нящая данные о том, какие книги брал в библиотеке каждый читатель. Уже из этой фразы видно, что она должна быть связана с таблицей Читатели и с табли цей Издания. В формуляре мы хотели бы видеть для каждого читателя, какую книгу он взял, когда взял и когда Таким образом, что таб лица Формуляр должна иметь следующие поля: Дата По лучения, Каждый читатель может взять в библиотеке много книг, значит, в таблице Формуляр будет много записей с одним значением в поле С другой стороны, каждое издание могут взять последовательно несколько читателей, и с одним значением в поле КодИз дания будет тоже много записей. И только пара полей КодИздания — КодЧитателя определяет однозначно книгу, которую читает каждый читатель. Таким обра зом, таблица Формуляр будет иметь составной ключ из двух полей: КодИздания и КодЧитателя.

ЗАДАНИЕ Создайте самостоятельно таблицу Формуляры. Создайте столбец подстановок для полей КодИздания и КодЧитателя.

В поле ДатаВозврата мы будем вводить дату, когда книгу надо вернуть, а в поле вратаФакт — дату, когда она действительно была 88 Занятие 3. Создание Чтобы составной ключ, выделите в списке полей обе строки: Код Издания и и нажмите кнопку Ключевое поле (Primary Key).

Значок ключевого поля одновременно появится у обеих строк.

ЗАДАНИЕ 1. Не поленитесь, и установите или измените в конструкторе таблиц значения свойства Подпись для полей таблицы Авторы, которая была создана с помощью мастера.

Это рекомендуется делать для всех полей, название которых состоит из нескольких слов.

Вы сэкономите свое время, так как впоследствии при создании запросов, форм и отчетов не нужно будет править наименования полей — они сразу будут создаваться как вы их обозначите в свойстве Подпись, 2. Измените тип данных для полей ГодРождения и ГодСмерти. Эти в шаблоне имели тип Дата/Время (Data/Time). Мы будем для простоты вводить год рождения и смер ти писателя. Поэтому это поле может иметь тип Числовой (Number), Вместо установленно го по умолчанию значения Размер поля Long Integer введите просто Integer.

3. Удалите значения свойства Маска ввода (Input Mask) полей ГодРождения и Год Смерти, так как эти маски также подходили только для типа данных Data/Time.

4. Удалите 0 свойства DefaultValue для этих полей, которые по умолчанию при сваиваются полям с типом данных Number.

Связывание таблиц когда таблицы созданы, нужно установить связи между ними. Удобнее всего это делать на схеме данных.

1. Чтобы открыть окно схемы данных, выполните команду Сервис Схема дан ных Relationships). Откроется диалоговое окно Схема данных (Relati onships), в котором могут быть отображены некоторые 2. Нужно отобразить на схеме все наши таблицы, так как все они связаны меж ду собой. Для этого щелкните правой кнопкой мыши на свободном поле на контекстном меню выберите команду Добавить (Show 3. Появится диалоговое окно Добавление таблицы (Show со списком всех таблиц в базе данных (рис. 3.21), Выделите в этом пользуясь клави шей Ctrl, те таблицы, которые отсутствуют на схеме, и нажмите кнопку Доба вить (Add).

Если вы не умеете пользоваться клавишей добавляйте таблицы по оче реди.

Какие и сколько, зависит от как их создавали. Если, создавая подста новки, вы пользовались мастером, эти таблицы появятся на схеме, в противном случае они не отображаются.

Связывание | ] I Разделы Формуляры Читатели Рис. Добавление таблии к схеме данных 4. По окончании закройте окно Добавление таблицы (Show Table), щелкнув на кнопке Закрыть Ваша схема должна выглядеть примерно как представлено на рис. 3.22. Необходимо теперь установить связи между Рис. 3.22. Окно связей Установим связи между таблицами Читатели и Формуляр. Эти таблицы связа ны отношением Связь мы будем устанавливать графиче ски, соединяя связанные поля.

5. Схватите и перетащите поле КодЧитателя в таблице Читатели (сторона к таблице Формуляр. Отпустите кнопку мыши, когда указатель окажется над полем КодЧитателя. Появится диалоговое окно Изменение связей (Edit (рис. 3.23).

Некоторые Access устанавливает автоматически.

90 Занятие 3. Создание Рис. 3.23. окно изменения связей 6. В первой строке таблицы отображаются связанные поля. Установите флаж ки Обеспечение целостности (Enforce Integrity), каскадное об новление связанных полей Update Fields) и каскадное удаление связанных записей (Cascade Related Records). Нажмите кнопку Создать (Create).

Окно закроется, а на схеме данных появится линия, соединяющая две табли цы. На стороне «один» стоит значок 1, а на стороне — со (рис. 3.24).

Фамилия я Рис. 3.24. Связь типа между двумя Обеспечение целостности данных Обеспечение целостности означает систему правил, используемых для поддержания связей между записями в связанных таблицах, а также защиту от случайного удаления или связанных данных. При со ответствующего флажка работа с данными будет подчинена следующим пра вилам.

• Невозможно ввести в связанное поле подчиненной таблицы значение, отсут ствующее в связанном поле таблицы. Однако можно ввести пустое значение, показывающее, что для данной записи связь отсутствует.

• Не допускается удаление записи главной таблицы, если существуют свя занные с ней записи в таблице.

Обеспечение данных • Невозможно изменить значение ключевого поля в главной таблице, если ществуют записи, связанные с данной.

Любая попытка выполнить действие, нарушающее одно из перечисленных пра приведет к выводу на экран предупреждения, а само действие выполнено не будет. Флажки каскадное обновление связанных полей (Cascade Update Related Fields) и каскадное удаление связанных записей (Cascade Related Records) поз воляют преодолеть указанные ограничения, сохраняя при этом целостность данных.

Если установлен флажок каскадное обновление связанных полей (Cascade Related), то при попытке изменить значение связанного поля в главной таблице это значение будут также изменено во всех связанных таблицах, во всех писях, содержащих это значение в связанных полях. Например, вы артикул у какого-то вида товара в таблице Товары, а этот артикул уже чался в записях в таблицах Заказы, Доставка, Склад и т. д. Значение именно это го артикула будет автоматически изменено во всех связанных записях этих таблиц.

Если установлен флажок каскадное удаление связанных записей (Cascade Delete Related то при удалении записи в главной будут автоматиче ски удалены все связанные записи в связанной таблице. Например, в только что определенной связи между таблицами Читатели и Формуляры мы установили этот флажок. Значит, при удалении из таблицы Читатели какой-то записи буду:

автоматически удалены все записи из формуляра этого читателя.

Это очень мощный аппарат Access, которым следует пользоваться, чтобы обеспечить корректность данных в таблицах базы данных. Однако очень осторожным нужно быть с флажком «каскадное удаление связанных за писей» (Cascade Delete Records). В данном случае, если вы реши ли удалить из таблицы данные о каком-то читателе, скорее всего, вас уже не будет какие книги он читал. Поэтому связанные записи из таблицы Формуляр можно вполне обоснованно удалить. так бывает не всегда.

ЗАДАНИЕ Постройте самостоятельно связь между таблицами Издания и Формуляр ошибитесь в определении, какая из этих таблиц главная, а какая — подчиненная).

Pages:     || 2 | 3 | 4 | 5 |



© 2011 www.dissers.ru - «Бесплатная электронная библиотека»

Материалы этого сайта размещены для ознакомления, все права принадлежат их авторам.
Если Вы не согласны с тем, что Ваш материал размещён на этом сайте, пожалуйста, напишите нам, мы в течении 1-2 рабочих дней удалим его.