WWW.DISSERS.RU

БЕСПЛАТНАЯ ЭЛЕКТРОННАЯ БИБЛИОТЕКА

   Добро пожаловать!

Pages:     | 1 | 2 ||

«Московский международный институт эконометрики, информатики, финансов и права Алехина Г.В. ...»

-- [ Страница 3 ] --

6. Выбор макета второго слайда. В диалоговом окне New Slide (Новый слайд) выберите седьмой макет слайда, который будет содержать текст и рамку для рисунка из библиотеки ClipArt Gallery.

Нажмите кнопку ОК. Преимуществом выбора макета слайда с областью размещения рисунка из библиотеки ClipArt является быстрая вставка требуемого рисунка без использования команды Insert Object (Вставить объект) из меню Insert (Вставка).

7. Разработка второго слайда презентации. Используйте данный макет для подготовки второго слайда презентации. Этот макет содержит три рамки фиксации: для заголовка слайда (Click to add title), текста слайда (Click to add text) и для размещения рисунка библиотеки ClipArt Gallery (Double click to add clip art). В рамку для заголовка введите текст “Microsoft PowerPoint “;

в рамку для текста введите: “ При помощи PowerPoint можно создавать...” и т.д. В области рамки для рисунка дважды щелкните по кнопке Double click to add clip art (Щелкните дважды для добавления рисунка). В появившемся окне приложения ClipArt Gallery выберите в категории Academic (Академическая) рисунок School Suppliers (Школьные принадлежности) и нажмите кнопку ОК.

Используйте элементы управления рамки с рисунком для установки требуемых размеров рисунка и его положения на слайде. При правильном выполнении предыдущих этапов вы должны получить подготовленный второй слайд, который также можно изменять по вашему вкусу.

8. Использование элементов дизайна для оформления слайдов презентации. Усовершенствуем второй слайд, например, используя элементы AutoShapes (Автоформы) панели инструментов Drawning (Обрисовка). В палитре автоформ выделите форму Seal Tool (Инструмент пломба), перенесите курсор мыши, который в данный момент должен быть представлен в виде знака “+“, в нижнюю часть слайда и растяните появившуюся фигуру до требуемых размеров. После отпускания кнопки мыши введите в автоформу текст “Это очень просто!”, после чего выберите подходящий цвет заполнения формы с помощью команды Colors and Lines (Цвета и линии) меню Format (Формат). При необходимости вы можете также включить тень для элемента автоформы. После этого разработка слайда будет закончена.

9. Применение шаблонов презентаций. Для профессионального оформления нашей презентации применим к ее слайдам шаблон из комплекта поставки PowerPoint. Для этого выполните команду Template (Шаблон) меню Format (Формат) и в появившемся диалоговом окне открытия файла шаблона презентации выберите любой из файлов (вид шаблона отражается в поле просмотра), после чего нажмите кнопку Apply (Применить). Слайд примет новый вид. После окончания разработки слайдов, нажав кнопку Outline View (находящуюся внизу слайда), вы автоматически получите структуру вашей презентации, которую вы можете распечатать, изменить в ней порядок следования слайдов и уровни заголовков текста в слайдах. Обратите внимание, что в режиме работы со структурой презентации в содержании слайдов не выводятся графические объекты и текст, размещенный в этих объектах.

10. Режим Slide Sorter (Сортировщик слайдов) или “Монтажный стол“. В режиме сортировщика слайдов, переход в который производится нажатием кнопки Slide Sorter, произведем окончательную подготовку презентации к демонстрации. Для этого установим визуальные эффекты вывода слайдов на экран с помощью панели инструментов Transition, которая содержит список эффектов, имеющичся в пакете PowerPoint. Нажмите кнопку Rehearse Timings для запуска режима хронометража вашего выступления. При этом PowerPoint автоматически перейдет в режим полноэкранной демонстрации слайдов презентации. В нижнем левом углу экрана выводится таймер, который производит отсчет времени вашего выступления для каждого слайда. После этого, время выступления (в секундах) будет указано в нижнем левом углу каждого слайда.

11. Демонстрация презентации. Нажмите кнопку Slide Show (Показ слайдов) и наслаждайтесь работой самого популярного пакета подготовки презентаций.

6.4. Обзор возможностей презентационного процессора MICROSOFT POWERPOINT 6.4.1. Создание презентации с помощью Мастера автосодержания После щелчка на пиктограмме Power Point в панели Microsoft Office появляется главное окно программы и диалоговое окно Полезный совет, содержащее информацию, которая поможет в дальнейшей работе над презентацией. Нажав в этом окне кнопку Следующий, можно прочитать следующий совет, а нажав кнопку ОК — закрыть окно. После закрытия диалогового окна PowerPoint предложит несколько путей создания презентаций: с использованием Мастера автосодержания, шаблона презентации или просто создание пустой презентации. Кроме того, есть возможность открыть файл уже существующей презентации.

Если автор презентации является новичком в деле подготовки рекламных кампаний и всевозможных докладов и не до конца определил, что же ему нужно, то лучше воспользоваться помощью Мастера автосодержания, выбрав соответствующую селекторную кнопку и нажав кнопку ОК в представленном выше окне.

В результате на экране последовательно будут появляться шесть диалоговых окон, в которых можно задать основные характеристики своей презентации.

Как и в мастерах из других приложений, переход к следующему диалоговому окну в Мастере автосодержания осуществляется после нажатия кнопки Далее, а возврат к предыдущему окну — после нажатия кнопки Назад.

Во втором окне, окне ввода данных для оформления титульного слайда, можно ввести данные о себе, название фирмы, какой-либо девиз и т.п. Эта информация будет размещена на титульном слайде.

Наиболее важным является третье окно Мастера автосодержания, окно выбора типа презентации. В нем представлены следующие типы презентации:

— рекомендация стратегии;

— продажа продукта, услуги или идеи;

— обучение;

— отчет о достижениях;

— сообщение о плохих новостях и др.

Например, можно выбрать тип Продажа продукта, услуги или идеи. В содержании рассказать о преимуществах предлагаемого продукта, услуги или идеи, сравнить их с конкурентами и т.д.

Если же в этом окне подходящей темы не нашлось, нужно нажать кнопку Другой, чтобы получить список шаблонов презентаций. Если пользователь выбрал шаблон презентации, то после нажатия кнопки Далее он перейдет в последнее окно Мастера автосодержания. В противном случае в четвертом окне можно выбрать стиль оформления презентации и задать продолжительность своего выступления. В пятом окне выбирается способ выдачи презентации и указывается, нужен ли раздаточный материал. Наконец, в шестом окне PowerPoint сообщает, что предварительная работа по созданию презентации завершена, и предлагает нажать кнопку Готово. Через некоторое время на экране компьютера появится титульный слайд презентации. Чтобы не потерять результаты своей работы, нужно сохранить презентацию в соответствующей папке, вызвав команду Сохранить меню Файл.

6.4.2. Представление информации на экране PowerPoint предоставляет пользователю возможность работать и просматривать информацию в различных видах. В зависимости от того, что делает пользователь: вводит текст и хочет рассмотреть его структуру, создает заметки или вставляет в слайд графику — можно установить соответствующий вид и тем самым повысить удобство своей работы. Таких видов пять, и установить их можно, нажав одну из кнопок внизу главного окна программы.

1. Вид слайдов наиболее удобен, если пользователь постепенно формируем каждый слайд, выбирает для него оформление, вставляет текст или графику.

2. Вид структуры следует устанавливать для работы над текстом презентации. В этом случае возможно просмотреть заголовки всех слайдов, весь текст и структуру презентации.

3. Вид сортировщика слайдов наиболее удобен для добавления переходов и установки длительности пребывания слайда на экране.

Кроме того, в этом режиме можно переставлять слайды.

4. Вид заметок предназначен для создания заметок к докладу.

5. Демонстрация используется для того, чтобы увидеть результаты работы. В этом режиме слайды по очереди выводятся на экран. Установить нужный вид можно и с помощью команд из меню Вид.

6.4.3. Работа с образцами Вид презентации будет лучше, если пользователь оформит все ее слайды в одном стиле. Кроме того, часто возникает необходимость размещения на всех слайдах одного и того же элемента дизайна.

Поэтому в PowerPoint существует возможность задания для всех слайдов и страниц одинаковое оформление. Это делается в режиме работы с образцами.

Чтобы войти в этот режим, нужно выбрать в меню Вид команду Образец, а в открывшемся подменю — элемент презентации, образец которого пользователь хочет исправить по-своему усмотрению.

Для слайдов в меню предназначены две команды — Образец слайдов и Образец заголовков. Вторая команда применяется для определения образца титульных слайдов, вид всех остальных слайдов презентации определяется образцом слайдов При выборе команды Образец слайдов видно, что в каждой области слайда содержится подсказка о том, что нужно делать для внесения тех или иных изменений в образец.

Можно установить тип, начертание и размер шрифта, задать параметры абзацев, изменить размеры областей образца, вставить в него рисунок или нарисовать какой-либо графический элемент.

Все помещенные в образец элементы появятся на каждом слайде презентации, а внесенные изменения сразу же отразятся на всех остальных слайдах.

Таким образом, в PowerPoint можно создать индивидуальный дизайн и определить элементы, которые должны быть одинаковыми для всей презентации.

6.4.4. Создание презентации “с чистого листа” Если пользователь закрыл диалоговое окно, которое открывается при вызове PowerPoint, или закрыли файл презентации, с которым он работал, то для создания новой презентации ему придется вызвать команду Создать из меню Файл. После этого на экране появится окно Создать презентацию с активным разделом Дизайны презентаций.

В этом диалоговом окне можно задать шаблон дизайна презентации. После щелчка на одном из шаблонов в окне Просмотр можно увидеть его изображение. Выбрав шаблон, выполним на нем двойной щелчок. В результате откроется диалоговое окно Создать слайд.

В области Выберите авторазметку можно определить авторазметку для вновь создаваемого слайда. В правом нижнем углу окна содержится ее краткая характеристика. При двойном щелчке на образце авторазметки на экране появится новый слайд, содержащий заглушки.

Окно для создания нового слайда можно вызвать, выбрав команду Создать слайд из меню Вставить или активизировав комбинацию клавиш (Ctrl+M).

Говоря об окне Создать презентацию, необходимо отметить, что если активизировать панель Презентации, то можно запустить Мастер автосодержания или выбрать шаблон презентации.

При активзации раздела Общие, пользователь увидит список шаблонов Power-Point, которые содержатся в папке MS OFFICE / ШАБЛОНЫ. Сейчас здесь находится только шаблон Новая презентация.

Выполнив щелчок в этом шаблоне, пользователь увидит на экране окно Создать слайд. Выбрав двойным щелчком нужный вид слайда пользователь увидит его появление на экране. Однако слайд не будет иметь художественного оформления, и пользователь может самостоятельно полностью разработать его дизайн.

6.4.5. Ввод и оформление текста на слайдах Вид структуры.

Во многих случаях работать с текстом гораздо удобнее, если презентация представлена в виде структуры. В этом случае легче увидеть структуру презентации и удобнее править ее текст, поскольку работа идет в одном окне. Для замены текста, который содержится, например, в шаблоне, нужно выделить его, а затем ввести навой текст.

Когда презентация представлена в виде структуры, слева на экране появляется панель структуры, в которой содержатся кнопки для повышения и понижения уровня заголовков, для перемещения блока текста вверх или вниз, для разворачивания и сворачивания структуры.

Отметим следующее:

—Для перемещения слайда вместе с содержимым нужно перетащить значок слайда (он расположен слева от заголовка) в нужное место документа.

—Для создания нового элемента списка необходимо установить курсор в конец существующего списка и нажать кнопку (Enter).

—Для перемещения элемента списка в другую позицию нужно установить курсор слева от него (курсор приобретает вид крестика) и перетащить данный элемент в нужное место.

—Для создания нового слайда сначала нужно создать элемент списка, а затем нажать кнопку Повысить уровень до тех пор, пока маркер не превратится в значок слайда.

—Если мы хотим перейти из вида структуры в вид слайдов, нужно выполнить двойной щелчок на значке соответствующего слайда.

Текстовые эффекты в PowerPoint.

Удачно выбранный шрифт и различные текстовые эффекты, которые предоставляет в распоряжение пользователя PowerPoint, улучшат внешний вид презентации и сделают ее более удобной для восприятия.

Чтобы задать для каких-либо текстовых элементов всей презентации одинаковый шрифт, нужно выбрать в меню Вид команду Образец слайда. Затем выполнить щелчок в области, для которой мы хотим провести изменения (вокруг нее появится рамка), и выбрать в панели инструментов соответствующую кнопку для задания типа, размера и начертания шрифта. Можно также задать для символов тень (кнопка Тень текста) или рельефное начертание (меню Формат команда Шрифт). Если потребуется изменить регистр выделенного текста, можно воспользоваться командой Регистр меню Формат.

Можно создать и фигурный текст, например, расположить символы вдоль кривой или окружности или поместить внутрь какой либо фигуры. Для этого из меню Объект необходимо выбрать команду Вставка, а из списка Тип объекта — элемент Microsoft WordArt.

После этого на слайде появится область, в которой будет размещен фигурный текст, и откроется окно для ввода самого текста. Введем текст. Если выполнить щелчок на кнопке Обновить экран, то он появится в области слайда.

Панель инструментов включает в себя списки для выбора формы фигурного текста, типа и размера шрифта, а также кнопки, которые предназначены для задания различных эффектов.

6.4.6. Художественное оформление презентаций Художественное оформление является очень важным этапом разработки презентаций, т.к., во-первых, представленные в графическом виде данные часто выглядят лучше текстовых, во-вторых, использование графики позволяет выделить наиболее важные моменты презентации или облегчить понимание трудных положений доклада. И вообще, чем эффектней презентация, тем лучшее впечатление на слушателей произведет выступление.

6.4.7.Шаблоны дизайна PowerPoint предлагает пользователю большое количество шаблонов дизайна, разработанных профессионалами. Задать для презентации шаблон дизайна можно при помощи команды Применить шаблон дизайна меню Формат. После вызова команды откроется одноименное диалоговое окно. Выполнив щелчок на имени шаблона дизайна, пользователь увидит его изображение в окне предварительного просмотра. Для выбора того или иного шаблона достаточно произвести на его имени двойной щелчок.

6.4.8. Рисование графических объектов В PowerPoint можно самим нарисовать графический объект практически любой степени сложности. Для рисования предназначена панель инструментов Рисование, которая появляется на экране, если пользователь находится в виде слайдов или в виде заметок.

Дополнительные средства рисования размещаются на панели инструментов Рисование, для отображения которой требуется установить указатель мыши на любую панель инструментов, нажать правую кнопку мыши и в появившемся контекстном меню выбрать команду Рисование.

А сейчас рассмотрим основные приемы рисования в PowerPoint:

—Чтобы начать рисовать какую-либо фигуру, надлежит выбрать инструмент рисования, нажав соответствующую кнопку на панели инструментов.

—Чтобы нарисовать несколько объектов одного типа или выполнить над готовыми объектами одинаковые действия, не вызывая каждый раз один и тот же инструмент, следует выполнить на его кнопке двойной щелчок.

—Чтобы выполнить над созданной фигурой какие-либо действия, необходимо сначала выделить ее, выполнив щелчок мышью.

—Чтобы выделить объект, который полностью или частично скрыт другими объектами, следует выделить объект, расположенный на первом плане, а потом нажимать клавишу (Tab) до тех пор, пока не будет выделен нужный объект.

—Чтобы инструментом Эллипс нарисовать окружность, инструментом Прямоугольник - квадрат, а инструментом Дуга — дугу окружности, следет во время рисования удерживать нажатой клавишу (Shift).

—Чтобы линия, которая рисуется инструментом Линия, была горизонтальной или вертикальной, следует во время рисования удерживать нажатой клавишу (Shift).

—Чтобы выделить несколько объектов, необходимо последовательно выполнять на них щелчки мышью, удерживая нажатой клавишу (Shift). Все объекты можно выделить, нажав комбинацию клавиш (Ctrl+A).

6.4.9. Размещение на слайдах рисунков из библиотеки ClipArt Для оформления своей презентации пользователь может воспользоваться библиотекой Microsoft ClipArt, которая содержит сотни рисунков. Самый быстрый способ получения доступа к библиотеке ClipArt — нажатие кнопки Вставить графику на панели инструментов.

Если в списке Разделы выбрать элемент Все разделы, то можно просмотреть все рисунки библиотеки, расположенные в алфавитном порядке. Чтобы увидеть все рисунки на определенную тему, необходимо выбрать ее из списка Разделы. Для вставки рисунка в слайд надлежит выполнить на нем двойной щелчок. После того как рисунок появится на слайде, можно изменить его размер и местоположение на экране.

Помимо рисунков PowerPoint позволяет также добавлять к презентациям аудио- и видеоклипы. Чтобы познакомиться с этими возможностями, необходима специальная аппаратура (дорогие видео- и аудиокарты, хороший дисплей и высококачественная акустическая система), а также аудио- и видеофайлы. Аудио- и видеоданные вставляются с помощью меню Вставка точно так же, как любые фрагменты из библиотеки иллюстративных вставок.

6.4.10. Использование Word-таблицы в PowerPoint Для использования в презентации электронной таблицы могут понадобиться программы Excel и Word, так как таблицу можно создать в другом приложении и вставить ее в презентацию.

Можно создавать таблицы в PowerPoint. Но если есть уже созданная таблица в Word, то можно использовать ее в презентации.

Можно связать Word-таблицу со слайдом, используя возможности магистрали с двусторонним движением, называемой OLE.

OLE является сокращением выражения object linking and embedding (связывание и внедрение объектов). Этот инструмент программы Windows позволяет нам взять файл из одной программы и аккуратно поместить взятую информацию в другой программе. Если внедряется подобная информация, она передается вместе с документом, в котором хранится. Если же она связывается, то можно хранить ее где угодно и работать с ней в родительской программе;

при каждом последующем открытии документа, содержащего подобную связь, этот документ будет автоматически обновляться.

Создать PowerPoint-таблицу несложно: достаточно обратиться к кнопке Создать слайд и выбрать слайд с таблицей. Добавить Word таблицу к слайду чуть сложнее. Прежде чем поместить таблицу в слайд, необходимо скопировать ее в Буфер обмена Windows, используемый в качестве временной памяти всеми программами. Более подробно эта процедура выглядит так:

1. Выделить таблицу в Word, установив курсор на ней в любом месте, и выбрать Таблица, Выделить таблицу.

2. Нажать Ctrl+C или выбрать Правка, Копировать. В результате выделенная таблица будет скопирована в Буфер обмена.

3. Запустить программу PowerPoint или переключиться в нее, если она уже выполняется. Для этого нужно щелкнуть на инструментальной панели Office на кнопке PowerPoint.

4. Переключиться в режим просмотра слайдов и найти слайд, в который мы хотим вставить таблицу, или создать новый слайд с использованием кнопки Создать слайд.

5. Выбрать Правка, Специальная вставка.

6. Щелкнуть на Объект Документ Microsoft Word, затем нажать селекторную кнопку Связать. Выбрав Вставить, мы внедрим таблицу и оборвем все ее связи с исходным документом.

7. Щелкнуть на кнопке OK.

Связывание хорошо использовать в тех случаях, когда приходится много раз возвращаться назад и редактировать данные во вставленной таблице. Но чтобы просто скопировать Word-таблицу в презентацию необходимо выполнить следующее:

1. Выделить таблицу в Word.

2. Нажать Ctrl+С или выбрать Правка, Копировать.

3. Переключиться в PowerPoint.

4. Перейти к нужному нам слайду.

5. Переключиться в режим просмотра слайдов.

6. Нажать Ctrl+V или выбрать Правка, Вставить, чтобы вставить таблицу из буфера.

6.4.11. Как связать электронную таблицу Excel со слайдом Нужно открыть необходимую электронную таблицу Excel и выполнить следующие шаги:

1. Выделить ячейки, которые хотим скопировать, и нажать Ctrl+С, чтобы выполнить копирование в Буфер обмена.

2. Переключиться в PowerPoint.

3. В режиме сортировки слайдов перейти к слайду, в который хотим поместить электронную таблицу, или создать новый слайд.

4. Выбрать Правка, Специальная вставка.

5. Щелкнуть на Объект Лист Microsoft Excel и нажать селекторную кнопку Связать.

6. Щелкнуть на кнопке ОК.

Если связь не требуется, то нужно повторить шаги, описанные выше, но на шаге 5 нажать кнопку Вставить, а не кнопку Связать. Еще лучше заменить шаги 4, 5 и 6 нажатием Ctrl+V, обеспечивающим быструю вставку данных из Буфера обмена.

6.5. Общие сведения работе с Power Point Рабочее окно Power Рoint.

Рабочее окно Power Point представлено на рис.1. Его основные элементы управления: строка меню, панель форматирования, панель инструментов, линейка, рабочее поле и строка состояния, включающая индикаторы.

Разворачивающая кнопка Системный значок Закрывающая кнопка Строка заголовка Сворачивающая кнопка Строка меню Панель Панель форматирования инструментов Линейка Рис. 1. Рабочее окно Power Рoint. Описание назначения панелей инструментов Поле слайда Полосы прокрутки Режимы просмотра Рис. 2. Рабочее окно Power Рoint Панель рисования Показ предыдущего слайда Показ следующего слайда Строка состояния Рис. 2. Рабочее окно Power Рoint. Описание назначения панелей инструментов В Power Point предусмотрена возможность вывода на экран дополнительных панелей инструментов (не отображаемых по умолчанию, но которые могут быть полезны при подготовке презентаций).

Для этого необходимо выбрать в строке меню пункт Вид, Когда появится подменю - указать пункт Панели инструментов. Из появившегося перечня панелей инструментов отметить те, которые необходимы в данный момент для работы (см. рис.3)..

Причем все панели инструментов могут быть настроены пользователем, и содержать только те кнопки, которые он выбрал.

Кроме того, можно переносить кнопки с одной панели инструментов на другую, уменьшать или увеличивать величину кнопок, отображать их цветными или черно-белыми.

Панели инструментов в Power Point расположенные по умолчанию в наиболее удобной части экрана, можно перенести в любую произвольную часть рабочей области экрана, выбранную пользователем.

Для перемещения панели инструментов необходимо поместить указатель мыши на поле панели (при этом, не задев кнопки) и, нажав и не отпуская левую кнопку мыши, перетащить панель в выбранную область рабочего пространства экрана. После перемещения панели в нужную область - кнопку мыши можно отпустить.

Рис. 3. Операция по выбору дополнительных панелей инструментов Режимы работы Power Point.

Учитывая, что Power Point может работать с презентацией, включающей значительное число слайдов, в программе предусмотрена возможность использования различных режимов просмотра слайдов и различных видов показа.

В зависимости оттого, что делаем: вводим текст и хотим рассмотреть его структуру, создаем заметки или размещаем в слайде графику - можно установить соответствующий проводимым операциям режим работы со слайдами и тем самым значительно повысить удобство своей работы.

Существую следующие режимы работы со слайдами в Power Point (см. рис.4):

• режим слайдов.

• режим структуры.

• режим заметок.

• режим сортировщика слайдов.

• режим образцов.

Каждый из существующих режимов обеспечивает возможность работы с определенным элементом презентации. Все изменения, внесенные в одном режиме, будут отображены и в других режимах.

Режим (вид) слайдов - наиболее удобен, если каждый слайд формируем постепенно, выбирая для него оформление, размещая текст и графику.

Режим (вид) структуры - устанавливается для работы над текстом презентации. В данном случае появляется возможность просмотреть заголовки всех слайдов, весь текст и структуру презентации.

Режим (вид) сортировщика слайдов - наиболее удобен для добавления переходов и установки длительности пребывания слайда на экране. В этом режиме можно переставлять слайды местами.

Режим (вид) заметок - используется при создании заметок к докладу.

Демонстрация - используется для просмотра результатов работы со слайдами. В этом режиме слайды по очереди выводятся на экран. В этом режиме слайды отображаются точно так же, как если бы для просмотра презентации использовался проектор 35-миллиметровых фотографических слайдов.

На экране будет отображаться последовательность кадров, сменяющих друг друга.

Режим страниц заметок Режим слайдов Режим структуры Режим сортировщика слайдов Рис. 4. Режимы работы со слайдами Выбор режима работы со слайдами презентации может быть осуществлен несколькими способами. Первый способ выбора режима работы со слайдами - это переключение кнопок, расположенных в левом нижнем углу рабочего окна Power Point и отображающих режим работы (см. рис.5).

Второй способ выбора режима работы со слайдами - это использование строки меню (рис.6).

Режим Режим сортировщика Показ слайдов слайдов слайдов Режим страниц Режим заметок структуры Рис.5. Режимы работы (виды просмотра) в Power Point Создание презентаций в Power Point.

Прежде чем приступить к созданию презентаций, необходимо загрузить Power Point. Для этого нажмите кнопку Пуск (Start), которая расположена в левом нижнем углу экрана. Затем выберите из появившегося меню пункт Программы (Programs). После этого на экране появится перечень программ, установленных на компьютере.

Перемещаясь по появившемуся перечню программ найдите строку Microsoft PowerPoint и нажмите левую кнопку мыши (рис.7).

.После загрузки Power Point на экране появится диалоговое окно, в котором будет предложено выбрать способ создания новой презентации (рис.8).

Существует несколько способов создания новой презентации:

1) с помощью мастера автосодержания, предлагающего выбрать в качестве исходного материала презентацию с определенным типовым содержанием и оформлением. Мастер автосодержания предоставляет несколько образцов презентаций на различные темы;

например, проведение совещания в организации или определение стратегического направления работы. Кроме того, имеются презентации, используемые в сети Интернет.

2) на основе выбранного шаблона оформления, определяющего ее композицию, но не включающего содержание. Можно также начать со структуры, импортированной из другого приложения, например, такого как Word.

3) без предварительной подготовки. Работа начинается с появления на экране пустой презентации, в которой пока еще не задано ни оформления, ни содержания.

Далее рассмотрим шаги создания презентации для каждого из перечисленных выше способов.

Рис. 6. Выбор режима работы со слайдами Создание презентации в Power Point без предварительной подготовки.

Для начала работы в данном режиме необходимо выбрать из диалогового окна "Создать новую презентацию используя" пункт "Пустую презентацию" (это третья строка, начиная сверху) и нажать кнопку ОК.

После этого, на экране появится еще одно диалоговое окно, которое предложит выбрать вид авторазметки. Основное назначение авторазметки - это обеспечение возможности выбрать различные варианты компоновочных схем, используемых для отображения материала на слайде.

Рис. 7. Подготовка к работе. Загрузка Power Point В Power Point предусмотрено 24 различных варианта компоновки слайдов схем. Перед созданием слайда, входящего в подготавливаемую презентацию можно указать один из следующих видов авторазметки (рис.9):

• титульный слайд.

• маркированный список.

• текст в две колонки.

• Таблица.

• текст и диаграмма.

• диаграмма и текст.

• организационная диаграмма.

• диаграмма.

• текст и графика.

• графика и текст.

• только заголовок.

• пустой слайд.

• текст и объект.

• объект и текст.

• большой объект.

• объект.

• текст и клип.

• клип и текст.

• объект над текстом.

• текст над объектом.

• текст и два объекта.

• два объекта и текст.

• два объекта над текстом.

• четыре объекта.

Рис. 8. Выбор способа создания презентации Название вида авторазметки Рис.9. Выбор авторазметки слайда Каждая из существующих авторазметок предлагает свою композицию содержимого, соответствующую определенному назначению слайда. Например, существует разметка, включающая местозаполнители для заголовка, текста и диаграммы;

в другой разметке предусмотрены места для заголовка и картинки.

Местозаполнитель - это рамки с пунктирным контуром, которые изображаются на создаваемом слайде и обозначают место для размещения таких объектов, как заголовок слайда, текст, диаграмма, таблица, организационная диаграмма, картинка.

Для того, чтобы выбрать авторазметку слайда, необходимо подвести мышь к нужному виду авторазметки и выделить его, нажав на левую кнопку мыши. После этого в правом нижнем углу отобразится название выбранного вида авторазметки (см. рис.9). Теперь можно нажать кнопку ОК. Например, после выбора авторазметки "Титульный слайд" на экране появится макет слайда представленный на рис 10.

Местозаполнители заголовка и текста подчиняются формату образца слайдов данной презентации. Образец слайдов - это слайд, на котором размещены отформатированные местозаполнители заголовков, основного текста и различных элементов фона, включаемых во все слайды презентации. Изменения, вносимые в образец слайдов, затрагивают слайды презентации, основанные на этом образце.

Расположение, размер и формат местозаполнителей допускается изменять относительно образца слайдов.

Можно изменить разметку уже созданного слайда. Для этого нажмите кнопку Разметка слайда на панели инструментов Стандартная, затем выберите разметку (рис.11). Отсутствие нужных местозаполнителей в новой разметке не приведет к потере данных (например, если требуется построить диаграмму, а в созданной ранее авторазметке местозаполнителя диаграммы нет). При смене авторазметки все объекты остаются на слайде. Однако, вполне возможно, что для их соответствия новой разметке объекты придется расставить в другом порядке.

Рис. 10. Макет слайда с авторазметкой "Титульный слайд" Кнопка "Разметка слайда" Рис. 11. Управление разметкой слайда Ввод и оформление текста в режиме слайдов.

После того, как будет выбран тип авторазметки слайда, на экране появится слайд, на котором будут нанесены местозаполнители.

Местозаполнители могут отображать как область для ввода текста, так и область для размещения графика, таблицы, диаграммы, организационной структуры и т.д.

Начнем с рассмотрения принципов работы с текстовыми местозаполнителями.

Чтобы ввести текст в местозаполнитель заголовка или текста, необходимо подвести мышь в центр области местозаполнителя и один раз нажать левую кнопку мыши. После этого можно набирать нужный текст (рис.10).

Если же при выборе авторазметки в качестве разметки слайда был указан "Пустой слайд", то в данном случае чтобы ввести текст, в начале нужно создать на рабочем поле слайда область текстового местозаполнителя.

Создать область текстового местозаполнителя можно несколькими способами.

Например, можно воспользоваться Строкой меню и выбрать пункт Вставка, а уже в появившемся подменю указать пункт Надпись (рис.12).

Рис. 12. Создание области текстового местозаполнителя с помощью Строки меню После выполнения этой операции на рабочем поле слайда появится вот такой символ:

Появившаяся стрелка будет перемещаться по рабочему полю слайда с помощью мыши.

Выберите для ввода текста область на рабочем поле слайда.

Подведите появившуюся стрелку к этой области и нажмите левую клавишу мыши. На слайде появится область текстового местозаполнителя. Теперь можно вводить текст.

Другой способ создания области текстового местозаполнителя заключается в использовании Панели рисования (рис.13).

Создание области для ввода текста Рис. 13. Создание области текстового местозаполнителя с помощью Панели рисования При необходимости можно изменить место положение созданной области текстового местозаполнителя. Для этого необходимо подвести мышь к области текстового местозаполнителя и нажать левую кнопку мыши. После этого область текстового местозаполнителя будет выделена. Теперь необходимо подвести указатель мыши к контуру выделенной области, нажать левую кнопку мыши и, не отпуская ее, переместить выделенный объект в любую другую область рабочего поля слайда (рис.14).

Кроме того, перемещать выделенную область можно с помощью одновременно нажатых нескольких клавиш. Например, если нужно переместить текстовый блок влево, то для этого достаточно нажать клавишу Shift и, не отпуская ее, нажать один или несколько раз (зависит от расстояния, на которое происходит смещение) клавишу "стрелка влево" ( ).

В том случае, если необходимо сместить объект всего на несколько пикселей, то лучше воспользоваться комбинацией клавиши Ctrl со стрелками.

Комбинации управляющих клавиш для перемещения местозаполнителей относительно их расположения на рабочем листе слайда действует не только для текстовых местозаполнителей, но и любых других объектов, расположенных на рабочем листе слайда.

Выделенная область текстового Стрелк местозаполните а мыши Рис. 14. Изменение места положения созданной области текстового местозаполнителя Введенный в область текстового местозаполнителя текст можно откорректировать. Для этого необходимо подвести стрелку мыши к фрагменту текста, который требуется исправить и нажать левую кнопку мыши. Таким образом произойдет переход в режим ввода текста и можно будет работать с корректируемым текстом. При этом становятся возможными все операции по работе с текстом, свойственные текстовым редакторам (например, Microsoft Word) Форматирование текста в режиме слайдов.

Удачно выбранный шрифт и различные текстовые эффекты улучшат внешний вид презентации и сделают ее более удобной для восприятия.

Внешний вид текста по умолчанию определяется в образце слайда и устанавливается сразу для всех слайдов, входящих в презентацию.

Изменить внешний вид текста можно несколькими способами - с помощью Панели форматирования и с помощью Функционального меню. Причем, часть параметров форматирования текста доступна через кнопки Панели инструментов, а часть только через команды Функционального меню.

Назначение кнопок Панели инструментов представлено на рис.15.

В принципе, их назначение не отличается от назначения аналогичных кнопок используемых текстовым редактором Word. Единственным отличием в данном случае будет то, что в Power Рoint есть несколько кнопок, которые отсутствуют в редакторе Word.

Вид шрифта Выравнивание по Шрифт Шрифт левому краю с тенью с тенью Курсив Выравнивание по Центрирование правому краю Размер Жирный шрифта шрифт Подчеркнутый шрифт Уменьшение интервала Настройка эффектов между абзацами анимации к тексту Установка маркеров Увеличение интервала между Сдвиг абзацами текста Уменьшение вправо размера шрифта Увеличение размера шрифта Сдвиг текста влево Power Point позволяет проводить форматирование, которое влияет на отдельные символы, а также форматирование всего текстового блока (или его фрагмента).

Выделение текста для форматирования производится точно так же, как и для редактирования. Например, определив фрагмент текста, который нужно отформатировать и поместив курсор в нужную область текстового местозаполнителя можно одновременно нажать две клавиши - CTRL и А. После этого произойдет выделение всего текстового объекта.

Если необходимо изменить размер текстового блока местозаполнителя, то в данном случае достаточно нажать клавишу F2.

После нажатия клавиши F2 у текстового объекта появятся маркеры изменения размеров, расположенные по серединам сторон и углам местозаполнителя. Повторное нажатие клавиши F2 позволит вновь перейти в режим форматирования текста.

Для перемещения между несколькими текстовыми блоками местозаполнителей можно использовать клавишу ТАВ.

Как уже отмечалось выше, для работы с текстом можно так же использовать Функциональное меню.

Работа со шрифтом с помощью Функционального меню.

Так, если необходимо изменить у текста шрифт, начертание, размер, цвет и придать некоторые текстовые эффекты, нужно из Функционального меню выбрать пункт Формат, а в появившемся подменю указать пункт Шрифт (рис.16). После этого на экране появится диалоговое окно Шрифт, в котором и необходимо произвести соответствующие настройки (рис. 17).

Рис.16. Настройка шрифта с использованием Функционального меню Рис. 17. Диалоговое меню Шрифт В диалоговом окне Шрифт можно менять полностью все настройки для отображения шрифта, а можно вносить изменения постепенно. Например, если выделить уже отформатированный текст и вернуться в диалоговое окно Шрифт, то все изменения, внесенные в формат шрифта к текущему моменту, будут отображены в установках диалогового окна.

Таблица Комбинации клавиш для форматирования текста Операции по форматированию Комбинация клавиш текста Изменить шрифт CTRL+SHIFT+F Изменить размер шрифта CTRL+SHIFT+P Увеличить размер шрифта CTRL+SHIFT+> Уменьшить размер шрифта CTRL+SHIFT+< Полужирный CTRL+B и CTRL+SHIFT+В Подчеркнутый CTRL+U и CTRL+SHIFT+U Курсив CTRL+I и CTRL+SHIFT+I Нижний индекс CTRL+= Верхний индекс CTRL+SHIFT+= ASCII текст CTRL+SHIFT+Z Восстановить форматирование CTRL+SPACEBAR по умолчанию Вставка и удаление маркеров списка.

Для выделения из общего текста утверждений, перечисления событий, свойств, факторов чего бы то ни было, удобно использовать маркеры. Поэтому если планируется разместить в презентации несколько утверждений, то необходимо будет установить маркеры.

Для этого необходимо выделить текст, для которого нужно добавить маркер, а затем нажать кнопку Маркеры на панели Форматирования (рис.18).

Кнопка Маркеры Рис.18. Кнопка Маркеры на панели Форматирования Повторное нажатие на кнопку Маркеры приведет к удалению маркеров.

Другой способ управления маркерами возможен из Функционального меню. Для этого необходимо выделить текст или местозаполнитель, для которых следует добавить или удалить маркер, выбрать пункт Функционального меню Формат, а в появившемся подменю указать строку Маркеры (рис.19).

Рис.19. Управление маркерами с помощью Функционального меню 7. Обзор коммуникационных технологий 7.1. Общие сведения о Microsoft Outlook Microsoft Outlook представляет собой программу управления данными для настольного компьютера. Она помогает удобно организовать данные на вашем компьютере, предоставлять ее для совместного пользования и поддерживать связь с другими пользователями. Работа в Outlook позволяет использовать перечисленные ниже возможности.

- Управлять данными личного и служебного характера, например, сообщениями электронной почты, файлами, сведениями о встречах, контактах и задачах, а также следить за ходом работы.

- Организовывать коллективное использование данных в рамках группы при помощи электронной почты, планирование работы группы, общих папок и т.п.

- Пользоваться данными совместно с другими приложениями Office, просматривать и искать файлы Office в Outlook.

- Подключаться к службе Web и пользоваться ее услугами - Настраивать Outlook программными методами.

7.2. Обзор возможностей Microsoft Outlook 7.2.1. Структура Outlook Outlook содержит следующие средства управления данными личного и служебного характера.

- Папка «Входящие». Помогает отправлять и получать сообщения, когда вы находитесь на работе, дома или в дороге. Перед открытием сообщений их можно просмотреть, а также отметить, если они требуют проведения дополнительных мероприятий.

- Календарь. Контролирует ваше расписание и планирует встречи с другими людьми. С помощью календарика можно быстро найти нужное место в расписании и отобразить его на экране. С помощью имеющейся панели задач, где показаны задачи на конкретный день, можно спланировать работу над ними.

- Контакты. Хранит и постоянно обновляет сведения о ваших личных и деловых контактах. Эти сведения можно быстро находить и сортировать любым способом, указывая для каждого контакта несколько почтовых адресов, номеров телефонов или адресов электронной почты.

Можно сразу перейти в страницу Web любого контакта.

- Задачи. Содержит список дел личного и служебного характера, которые необходимо выполнить. Задачи можно расставлять по приоритетам, назначать другим пользователям.

- Дневник. Регистрирует связи с некоторыми контактами, важные элементы Outlook (например, сообщения электронной почты) и файлы, а также ведет учет различных действий, отслеживая их выполнение.

- Заметки. Позволяет производить на скорую руку записи на память;

например, вопросы, ценные мысли, указания, а также тексты, которые планируется использовать позднее в другом месте, и многое другое.

- Файлы. В Outlook можно открывать, просматривать и коллективно использовать файлы других приложений Office.

- Общие инструментальные средства. В составе Outlook предусмотрен ряд инструментов, повышающих эффективность работы.

7.2.2. Папка «Входящие» В таблице 1 описаны основные возможности по управлению корреспонденцией в папке "Входящие" Таблица Возможность Назначение Автоматическая Автоматически ищет в адресной книге имена, проверка имен набираемые в полях Кому, Копия и СК сообщения, затем проверяет соответствие имен содержимому адресной книги.

Автопросмотр Позволяет читать несколько первых строк сообщения, не открывая его.

Автоподпись Автоматически добавляет к отправляемым почтовым сообщениям личную подпись или какой-либо текст, а также вставляет их в любые элементы.

Цифровая Подписывает сообщение цифровой подписью во защита избежание внесения изменений посторонними.

Зашифровывает сообщение (включая вложения) для обеспечения его просмотра только указанными адресатами.

Доступ к Позволяет открывать и просматривать вложения вложениям для быстрого просмотра нужных сведений, не касаясь самого сообщения.

Поиск всех Ищет в активной папке все сообщения на одну однотипных тему или все сообщения, полученные от сообщений и конкретного отправителя.

всех сообщений от данного отправителя Гиперссылки Позволяют включать в почтовое сообщение прямую ссылку на сервер или страницу Web.

Срок действия Указывает в сообщении определенный момент сообщения и его удаления после истечения срока действия.

отложенная Сообщение отправляется немедленно, но доставка доставляется адресатам позже, в указанное время.

Отзыв Отзывает непрочитанные сообщения у сообщения получателей и при необходимости заменяет их новыми.

Отслеживание Позволяет отследить время приема или открытия сообщения сообщения получателем. Все уведомления о доставке, чтении, отзыве и голосовании сводятся воедино в первоначальном сообщении.

Отметка Определяет действия, которые необходимо сообщения выполнить в связи с данным сообщением.

Удаленная Позволяет работать с сообщениями электронной почта почты в удаленном режиме и подключаться к оперативной службе для загрузки только определенных сообщений, нужных в данный момент. При этом экономится время и место на диске.

Примечания к Помечает вашим именем изменения, внесенные в ответу текст при ответе на сообщение, для удобства обнаружения вашей правки.

Голосование Позволяет проводить опрос, посылая в сообщении вопрос с несколькими вариантами ответа и подсчитывая результаты. Итоги голосования сводятся в первоначальном сообщении.

Панель OUTLOOK Содержание папки Спиок папок Рис. 1. Панель OUTLOOK 7.2.3.Значки папки «Входящие» В таблице 2 приведено назначение основных кнопок, которые можно использовать в процессе работы с корреспонденцией в папке "Входящие" Таблица Значок Описание Сообщение высокой важности Сообщение низкой важности Прочитанное сообщение Непрочитанное сообщение Пересланное сообщение Сообщение, требующее ответа Сохраненное или неотправленное сообщение Запечатанное сообщение Сообщение с цифровой подписью Форма Microsoft Mail 3.x, например, форма Team Manager Помещенное сообщение Попытка отзыва сообщения Уведомление об успешном отзыве сообщения Уведомление о неудачном отзыве сообщения Уведомление о доставленном сообщении Уведомление о прочитанном сообщении Уведомление о недоставленном сообщении Уведомление о непрочитанном сообщении Принятое приглашение на собрание Принятое под вопросом приглашение на собрание Отклоненное приглашение на собрание Отмененное собрание Поручение Принятая задача Отклоненная задача Уведомление о конфликте для сообщения из автономной папки Имеется вложение в сообщение Сообщение имеет отметку Сообщение помечено как выполненное Заголовок сообщения удаленной почты Сообщение помечено на загрузку Сообщение помечено на копирование и загрузку 7.2.4. Создание папки для почтовых элементов 1 Укажите в меню Файл на команду Создать, затем щелкните Папка.

2 В поле Имя введите имя папки.

3 В списке Содержимое папки выберите тип элементов, которые должна содержать папка.

4 В списке Сделать подпапкой для выберите место для размещения папки.

Рис. 2. Создание новой папки. Шаг Рис. 3. Создание новой папки. Шаг 7.2.5. Перемещение папки 1 Щелкните перемещаемую папку.

2 Укажите в меню Файл на команду Папка, затем щелкните Переместить.

3 В списке Переместить выбранную папку в папку щелкните место, куда переместится папка.

Для перемещения общей папки необходимо иметь соответствующие права в этой папке, а также в папке назначения. Если вы попытаетесь переместить общую папку путем перенесения, Outlook скопирует, но не переместит папку.

Рис. 4. Перемещение папки. Шаг Рис. 5. Перемещение папки. Шаг Рис. 6. Перемещение папки ТЕСТ в папку РЕГИОНАЛЬНЫЕ ЦЕНТРЫ.

Шаг 3.

7.2.6. Копирование папки 1 Щелкните копируемую папку.

2 Укажите в меню Файл на команду Папка, затем щелкните Копировать.

3 В списке Копировать выбранную папку в папку щелкните место, куда скопируется папка.

Для копирования общей папки необходимо иметь соответствующие права в этой папке, а также в папке, предназначенной для размещения копии.

7.2.7. Переименование папки Outlook 1 Щелкните переименовываемую папку.

2 Укажите в меню Файл на команду Папка, затем щелкните Переименовать.

3 Введите новое имя папки.

Переименовать общую папку в праве только ее владелец.

7.2.8. Удаление папки 1 Щелкните удаляемую папку.

2 Укажите в меню Файл на команду Папка, затем щелкните Удалить.

Удалить общую папку в праве только ее владелец.

7.2.9.Проверка поступления новых сообщений В большинстве случаев сообщения принимаются и помещаются в папку "Входящие" автоматически. Но в любой момент вы также можете сами проверить наличие новых сообщений. Способ проверки зависит от настройки Outlook. В ходе такой проверки Outlook отслеживает появление сообщений для вас и доставляет ваши сообщения, адресованные другим пользователям.

Выполните в папке "Входящие" одно из следующих действий, в зависимости от конкретной настройки.

1 Выберите в меню Сервис команду Доставить почту. Если в вашей конфигурации установлено несколько информационных служб, выберите команду Доставить почту через (меню Сервис) и установите соответствующие флажки.

2 Если используются автономные папки, укажите в меню Сервис на команду Синхронизация, затем щелкните в этой папке.

7.2.10. Создание сообщения 1 Выберите в меню Файл команду Создать, затем щелкните Сообщение.

2 Введите имена адресатов в полях Кому и Копия. Для выбора имен из списка нажмите кнопку Кому или кнопку Копия.

3 В поле Тема введите тему сообщения.

4 В текстовом поле наберите сообщение.

5 Нажмите кнопку Отправка Рис. 7. Создание сообщения. Шаг Рис. 8. Отправка сообщения. Закладка "Сообщение" 7.2.11. Открытие сообщения 1 Нажмите кнопку Входящие (или имя папки, сообщение из которой Вы хотите просмотреть).

2 В списке сообщений дважды щелкните нужное сообщение.

2 раза нажать кнопку мыши (левую) Рис.9. Чтение сообщения 7.2.12. Ответ на сообщение. Пересылка сообщений 1 Откройте сообщение, на которое необходимо ответить.

2 Чтобы ответить только отправителю сообщения, нажмите кнопку Ответить. Чтобы ответить всем получателям, указанным в полях Кому и Копия, нажмите кнопку Ответить всем.

Ответить Переслать другому отправителю получателю Ответить всем получателям письма Рис. 10. Ответ или пересылка сообщений Рассмотрим последовательность действий по ответу на пришедшее письмо:

• Выберите (пометьте) письмо, на которое хотите ответить, и нажмите на кнопку Ответить отправителю (Reply to Author) в основном окне Outlook Express. Если это письмо уже было открыто в отдельном окне, то там также присутствует кнопка Ответить отправителю. Нажатие на данную кнопку вызовет появление нового окна для ответного сообщения с заполненным полем Кому: (To:) и текстом первоначального письма. В поле Тема: (Subject:) будет приведена тема первоначального письма с пометкой "Re:" в начале строки. По этой пометке ваш адресат поймет, что вы прислали ему ответ на письмо по конкретной теме.

• Если вы пишете друзьям и хотите, чтобы ваше письмо выглядело в традициях Интернета, то отредактируйте текст первоначального сообщения, оставив только те строки, которые важны для понимания вашего ответа (цитаты). После обычных приветствий и вступительных слов напечатайте под каждой такой цитатой ваш ответ на данное предложение или вопрос.

• Если же это ответ на деловое письмо, то оставьте весь прежний текст без изменений, а сверху напишите свой ответ.

• Завершите письмо как обычно и нажмите на кнопку отправки письма (самая левая кнопка на панели инструментов с изображением летящего конверта).

Если ваш адресат разослал такие же письма, как и вам, другим людям, и вы хотите всех познакомить со своим ответом (разослать ваш ответ всем), то вместо кнопки Ответить отправителю (Reply to Author) выберите на панели инструментов Outlook Express кнопку Ответить всем (Reply to All). В остальном процесс ответа совершенно аналогичен.

Когда же вы считаете, что пришедшее письмо было бы интересно вашему коллеге (например, по фирме), то вы можете переадресовать данное письмо соответствующему лицу, нажав на кнопку Переслать (Forward). В этом случае в поле Кому: (To:) следует ввести адрес нового получателя. Вы можете ввести адрес как вручную, так и использовать адресную книгу (если нужный адрес внесен в книгу). Обратите внимание на то, что тема первоначального письма будет приведена с пометкой "Fw:" в начале строки. По ней ваш коллега узнает, что это письмо пришло не напрямую, а было переадресовано от вас.

Перед пересылкой вы можете отредактировать текст первоначального письма и добавить вначале письма свои комментарии, если считаете это необходимым. Стоит заметить, что в электронной переписке следует придерживаться таких же правил приличия, как и в обычной жизни. Поэтому не принято переадресовывать конфиденциальные письма, которые содержат информацию, адресованную лично вам. В таких случаях лучше пересказать текст другому лицу "своими словами".

7.2.13. Отправка писем с вкладышем Возможность отправить по электронной почте файл любого формата - одно из самых полезных качеств E-mail. Тем самым вы можете направить своим адресатам и документ Word, и файл с нужным изображением, звуковое или видео-приветствие и любые другие файлы.

Единственное условие - не посылайте очень большие файлы, если вы не уверены в том, что ваш адресат обладает выделенным каналом в Интернет, а возможно работает по обычной телефонной линии. Для таких случаев файл размером 200-300 Кб считается обычно пределом "приличий". Также имейте ввиду, что многие почтовые серверы провайдеров просто возвращают назад почту, если ее размер более определенного предела (чаще всего - при размере почты более 1 Мб).

Для вложения файла в письмо, разместив курсор в окне для ввода письма, нажмите кнопку с изображением скрепки на панели инструментов. В ответ на экран будет выведено стандартное диалоговое окно с изображением файловой структуры вашего компьютера. Когда вы найдете на диске нужный файл, выделите его и нажмите кнопку Вложить (Attach). Outlook вставит файл в ваше электронное письмо, и ниже тела письма появится дополнительное окно со значком вставленного файла Аналогичным образом выглядят и пришедшие к вам письма, которые содержат вложенные файлы. Достаточно дважды щелкнуть на значке с вложенным файлом, как благодаря механизму OLE (Object Linking and Embedding) операционной системы Windows будет запущено соответствующее приложение для просмотра этого файла.

Для того, чтобы отправить одно письмо нескольким получателям, необходимо указать в строке Кому несколько адресов, указав их через точку с запятой.

7.2.14. Работа с адресной книгой Адресная книга - это сборник адресов e-mail ваших коллег по электронной переписке, организованный с помощью удобной программной оболочки. Адресная книга в программе Outlook представляет собой "позаимствованную" копию адресной книги из корпоративной почтовой программы MS Exchange.

Кроме экспорта адресов из MS Exchange, в Outlook можно также экспортировать адреса из целого ряда других почтовых программ: MS Internet Mail, Eudora Pro, Eudora Light, а также из целого ряда почтовых клиентов Netscape разных версий.

Заполнять адресную книгу Outlook можно в двух режимах: во первых, потратить сначала некоторое время и заранее ввести данные о ваших коллегах, и во-вторых, пополнять адресную книгу "на лету", по мере работы с почтой, - просто копируя туда адреса пришедших писем.

Ниже мы рассмотрим эти два случая.

Если вы хотите заполнить адресную книгу заранее, нажмите кнопку Адресная книга (Address Book) на панели инструментов основного окна Outlook, что вызовет появление главного окна этого сборника адресов и др. контактной информации Адресная книга Рис. 11. Доступ к адресной книге Кроме имен и адресов E-mail в адресной книге можно хранить множество различной информации - номера телефонов, пейджеров, личных и служебных страниц Web, обычный почтовые адреса абонента и пр. Для того, чтобы внести в адресную книгу новое имя, нажмите кнопку Создать адрес (New Contact). Введите в соответствующих полях имя абонента и адрес его электронной почты, при желании можете заполнить дополнительные данные на абонента на других закладках.

Если вы захотите отредактировать адрес электронной почты или иной параметр, то выберите имя в адресной книге и нажав кнопку Свойства (Properties), измените данные на закладках аналогичным образом.

Вторая возможность: после того, как вы завели адресную книгу и наполнили ее некоторыми адресами, в дальнейшем книгу можно пополнять за счет адресов из вновь пришедших писем. Для этого откройте нужное письмо, отметьте имя адресата в поле заголовка, нажмите правую клавишу мыши и из всплывающего контекстного меню выберите пункт Добавить в адресную книгу (Add To Address Book).

Когда адресная книга содержит данные по адресам E-mail ваших коллег по переписке, тогда можно работать с ней при формировании новых писем и заполнении поля Кому: (To:). В этом случае необходимо будет выполнять следующие шаги.

• Нажмите кнопку Создать сообщение (New Message) в основном окне Outlook, поместите курсор в поле Кому: (To:) в окне создания нового сообщения.

• Щелкните по кнопке со словом Кому:. Это действие вызовет появление диалогового окна, где можно легко выбрать получателей данного письма.

Рис. 12. Выбор адреса из адресной книги • Выберите из списка абонентов нужного человека и нажмите кнопку Кому -> (То->) в средней части окна.

• Аналогичным образом добавьте абонентов в полях Копия: (Cc:) или Скрытая: (Всс:), если необходимо разослать это письмо еще нескольким адресатам.

• Нажмите кнопку ОК, и выбранные адреса появятся в соответствующих полях заголовка нового письма.

• Теперь можно приступать к заполнению тела письма и его отправке, о чем мы уже рассказали ранее.

Имена абонентов, введенных в поля Кому: (To:), Копия: (Cc:), Скрытая: (Всс:) с помощью адресной книги, могут быть представлены в окне именами абонентов, а не их электронными адресами. Не беспокойтесь - программа Outlook сама подставит адреса E-mail при отправке сообщения.

Еще одна опция, которую вы можете использовать в адресной книге Outlook - это групповые имена. Групповые имена представляют собой ваши личные списки рассылки и удобны в том случае, если вам надо часто рассылать письма постоянным группам людей (например, участникам какого-либо совместного с вами проекта). Групповые имена в Outlook создаются нажатием на кнопку Создать группу (New Group) на панели значков адресной книги. Затем вы можете указать имя группы и составить список людей в этой группе. После того как вы создали группу, вы можете использовать имя группы в поле Кому: или Копия:

отсылаемого сообщения - это сообщение будет направлено всем, кто входит в эту группу. Чтобы в последствии отредактировать список членов группы и их адреса e-mail, надо выбрать (отметить) уже существующую группу и щелкнуть по кнопке Свойства.

7.2.15. Повторная отсылка сообщения Данная процедура применяется только для отправленных сообщений.

1 Нажмите кнопку Отправленные.

2 Откройте повторно отсылаемое сообщение.

3 Выберите в меню Сервис команду Отправить заново.

7.2.16. Перемещение сообщений Выберите перемещаемые сообщения.

Нажмите кнопку Переместить в папку, затем щелкните имя папки, в которую перемещаются сообщения.

Для перемещения сообщений в остутствующую в списке папку нажмите кнопку Переместить в папку, затем в списке Переместить выбранные элементы в папку щелкните кнопку Создать и укажите имя новой папки. Затем выделите имя вновь созданной папки, в которую хотите переместить сообщения.

ВНИМАНИЕ Особенность Outlook 2000 в том, что почта не перемещается на локальный диск компьютера, на котором Вы работаете, а храниться в вашем ящике на сервере. С одной стороны это преимущество - вам не надо заботиться о сохранении нужных писем. Вы будете видеть письма, с какого бы компьютера Вы не зашли, пока их не удалите. С другой стороны вам необходимо самим регулярно удалять ненужную почту, иначе ящик переполниться и вы не сможете получать почту.

7.2.17. Удаление писем Сначала надо выделить ненужное письмо и щелкнуть по нему правой кнопкой мыши выбрать из появившегося меню пункт Удалить.

В этом случае письмо будет перемещено в папку "Удаленные" (это папка предназначена для ведения архива удаленных писем).

Если Вы хотите удалить письмо окончательно (без возможности его восстановления) перейдите в папку "Удаленные" и удалите письмо уже оттуда. Или щелкните по корзине правой кнопкой мыши, и в появившемся меню выберите "Очистить папку Удаленные". Это нужно делать обязательно, так как папка "Удаленные" тоже входит в размер Вашего почтового ящика.

7.2.18. Дополнительные возможности отправки писем 1.Обеспечение в сообщении голосования адресатов 1 Создайте сообщение.

2 Щелкните вкладку Параметры.

3 Установите флажок Кнопки голосования, затем выберите в списке подходящие названия кнопок голосования.

4 Для создания собственных имен кнопок голосования удалите имена, предложенные по умолчанию, затем введите свой текст.

Разделяйте имена точкой с запятой. Например: Маленькие;

Большие;

Гигантские.

5 Установите флажок После отправки сохранить в папке, затем введите имя папки, где сохранится сообщение.

6 Нажмите кнопку Отправка.

Рис. 13. Проведение голосования 2. Просмотр результатов голосования 1 Откройте первоначальное сообщение, в котором задано голосование. Обычно оно хранится в папке Отправленные.

2 Щелкните вкладку Отслеживание.

По умолчанию ответы без примечаний записываются в исходное сообщение и сохраняются в папке «Входящие». Для автоматического удаления ответов установите на вкладке Электронная почта диалогового окна Параметры (меню Сервис) флажок Удалять уведомления и пустые ответы после обработки.

3. Копирование результатов голосования 1 Просмотрите ответы на голосование.

2 Выберите копируемые ответы.

3 Для выделения всех строк щелкните первую и при нажатой клавише SHIFT щелкните последнюю.

4 Для выделения нескольких строк вразброс щелкните первую из них и при нажатой клавише CTRL щелкните поочередно остальные строки.

5 Выберите в меню Правка команду Копировать.

6 Переключитесь в другое приложение или в текстовое поле элемента, куда скопируются данные.

7 Выберите в меню Правка команду Вставить.

4. Отметка сообщения Отметка сообщения определяет необходимые действия при получении сообщения. Если сообщение имеет отметку, в столбце «Состояние отметки» списка сообщений будет стоять следующее:

- Не отмечено - Отмечено - Выполнено Адресат, получая сообщение с отметкой, вверху сообщения видит описание назначения отметки. Установленный срок также будет показан. Отметку можно выбрать из списка отметок, используемых в Microsoft Outlook (см. ниже) или ввести собственную.

- Вызов - Не пересылать - К исполнению - Для сведения - Переслать - Ответ не обязателен - Прочитать - Ответить - Ответить всем - Обзор Рис. 14. Отметка сообщения. Шаг 1.

Рис. 15. Отметка сообщения. Шаг 2.

Рис. 16. Отметка сообщения. Шаг 3.

Рис. 17. Отметка сообщения. Шаг 4.

5. Отметка сообщения как выполненного 1 В папке «Входящие» откройте сообщение, которое отмечается как выполненное.

2 Нажмите кнопку Отметка сообщения.

3 Установите флажок Завершено.

6. Удаление отметки сообщения 1 В папке «Входящие» откройте сообщение, отметка которого убирается.

2 Нажмите кнопку Отметка сообщения.

3 Нажмите кнопку Удалить отметку.

7. Создание автоподписи для автоматической вставки 1 Создайте новое сообщение.

2 Выберите в меню Сервис команду Автоподпись.

3 Для автоматической вставки автоподписи в создаваемые вами сообщения установите флажок Добавлять эту подпись в конце новых сообщений.

4 Введите в текстовом поле текст, используемый вами в качестве автоподписи.

5 В диалоговое окно Автоподпись можно вставить или перенести текст из другого документа.

6 Для изменения шрифта выделите текст, нажмите кнопку Шрифт и выберите нужные настройки.

7 Для выравнивания текста или добавления маркеров выделите текст, нажмите кнопку Абзац и выберите нужные настройки.

8 Для автоматической вставки автоподписи в сообщения, на которые вы отвечаете или которые пересылаете, сбросьте флажок Не добавлять эту подпись при ответе или пересылке.

Если автоматическая вставка автоподписи не задана, вы также сможете использовать созданную автоподпись. Щелкните в текстовом поле или открытом элементе (любом, кроме заметки) там, где вставится автоподпись, и выберите в меню Вставка команду Автоподпись.

Рис. 18. Создание автоподписи.

8. Использование автоподписи в сообщениях Средство автоподписи позволяет автоматически вставлять любой текст в текстовые поля отправляемых почтовых сообщений. Например, можно создать автоподпись, состоящую из имени, должности и номера телефона отправителя. Кроме того, используя автоподпись, можно добавлять к сообщениям свой заголовок или включать стандартный абзац с описанием рекомендуемого порядка ответа на сообщения.

Меняя шрифт и регулируя выравнивание автоподписи, можно придавать ей любой вид. Также можно варьировать форматы для отдельных символов или слов подписи.

Существует несколько способов использования автоподписи.

- Создайте автоподпись и задайте ее автоматическую вставку в текстовое поле создаваемых сообщений или непосредственно в создаваемые новые сообщения, а также в сообщения, на которые вы отвечаете или которые пересылаете.

- Создайте автоподпись, не задавая ее автоматического включения в сообщения. Позже в любой момент вы сможете ее вставить.

- Созданную автоподпись можно вставлять в текстовое поле или в любой элемент, за исключением заметки.

Если в качестве редактора электронной почты используется WordMail, создайте автоподпись в почтовом сообщении и сохраните в составе шаблона сообщения. Она автоматически вставится в создаваемые вами сообщения, в сообщения, на которые вы отвечаете и которые пересылаете.

9. Получение уведомлений о поступлении новых элементов 1 Создайте новое сообщение 2 Выберите команду Параметры 3 Отметьте нужные параметры уведомления Рис.19. Определение параметров отслеживания 10. Отслеживание доставки и чтения сообщений Вы можете следить за ходом доставки отправленных вами сообщений и их прочтения адресатами, получая уведомление о доставке или прочтении каждого сообщения. Затем содержание уведомления автоматически записывается на вкладку Отслеживание первоначального сообщения. Автоматическую запись результатов отслеживания можно включать и выключать, а уведомление можно просматривать перед записью результатов на вкладку Отслеживание. Кроме того, можно задать автоматическое удаление уведомлений из списка сообщений.

11. Получение уведомления о доставке сообщений 1 Выберите в меню Сервис команду Параметры, затем перейдите на вкладку Отправка.

2 Установите флажок Сообщать о доставке всех сообщений.

Для получения уведомления об отдельном сообщении перейдите в сообщении на вкладку Параметры и установите флажок Сообщить о доставке этого сообщения.

12. Получение уведомления о прочтении отправленных сообщений 1 Выберите в меню Сервис команду Параметры, затем перейдите на вкладку Отправка.

2 Установите флажок Сообщать о прочтении всех сообщений.

Для получения уведомления об отдельном сообщении перейдите в сообщении на вкладку Параметры и установите флажок Сообщить о прочтении этого сообщения.

7.2.19. Поиск нужного сообщения в папках Outlook Если не удается найти нужное сообщение электронной почты, то можно задействовать функцию поиска по папкам на основе шаблона.

Чтобы вызвать окно поиска, нажмите на клавиатуре одновременно клавиши CTRL+SHIFT+F.

7.2.20. Сортировка сообщений в папках Outlook Сообщения в папках Outlook можно легко отсортировать в том порядке, который вам больше нравится (по алфавиту, по дате получения и т.д.). Для этого выберите в меню Вид пункт Сортировка, и далее - тот вид сортировки, который считаете нужным.

7.3. Основы работы с Календарем в Outlook Возможность Назначение События на Позволяет планировать такие события, как дни целый день и рождения и семинары, а также помечать на несколько соответствующее время в расписании как свободное дней или занятое.

Просмотр по Позволяет просматривать в календаре только дням, неделям интересующее вас время.

или месяцам, сокращение выходных дней Календарик Позволяет быстро выбрать в календаре один или несколько дней, в том числе вразброс, и перенести мероприятие на другой день. Даты, выделенные полужирным шрифтом, обозначают дни назначенных встреч.

Первая неделя Позволяет контролировать нумерацию недель. В года качестве первой недели можно задать неделю, на которую приходится 1 января, или первую полную неделю года, или неделю, содержащую четыре дня нового года.

Время Позволяет объявлять ваше свободное время, время занятости и занятости или условной занятости, время отсутствия отсутствия на на работе. Эти сведения используются другими службе людьми, планирующими встречи с вами.

Предупрежде Выдает уведомление, если новые собрания или ние о встречи накладываются на ранее запланированные совпадении или примыкают к ним.

времени собраний или встреч Планировщик Помогает найти время для проведения собрания, собраний анализируя интервалы занятости всех приглашенных участников.

Обработка Поддерживает актуальность расписания. Outlook, приглашений автоматически показывает в календаре на собрания поступающие приглашения на собрания.

Повторяющие Позволяет однократно запланировать собрание, ся собрания которое будет повторяться с регулярными интервалами.

Смена Переключает время на другой часовой пояс в ходе часового путешествия, продолжая показывать прежнее время.

пояса Печать в три Печатает ежедневный и еженедельный календарь и колонки список задач, формируя план работы на бумаге.

Праздники Позволяет включать в календарь национальные и международные праздники.

7.4. Основы работы с Контактами в Outlook Возможность Назначение Брошюра Печатает список контактов в удобном формате адресов брошюры малого или среднего размера. Этот список можно поместить в книгу адресов на бумаге.

Автоадресация Разбивает введенный адрес контакта на отдельные поля: индекс, страна, область, город, улица.

Автоименование Разбивает введенное имя контакта на отдельные поля: имя, отчество, фамилия, в результате чего список контактов можно сортировать, группировать или фильтровать по любой части имени.

Автонабор, Позволяет автоматически набирать номера быстрый набор, телефонов контактов, если есть модем. Часто повтор используемые номера можно включить в список последнего быстрого набора. А повторный набор позволяет номера повторить недавний звонок.

Представление Позволяет просматривать и печатать контакты в карточками компактном формате, аналогично визитным карточкам.

Хранить как Позволяет записать контакт под любым именем для облегчения его поиска.

Включение Позволяет быстро просмотреть сделанные записи дневника о любом контакте.

Новый контакт Быстро создает контакты, принадлежащие одной из той же и той же организации.

организации Новое Автоматически вводит имя контакта и его адрес сообщение для электронной почты при создании сообщения, контакта, новое собрания или задачи непосредственно в окне собрание с контакта.

участием контакта, новая задача для контакта Адресная книга Список контактов Outlook можно использовать в Outlook диалоговом окне Адресная книга в качестве адресной книги электронной почты.

Ввод и Позволяет иметь более десятка номеров форматирование телефонов для каждого контакта. Outlook будет номеров форматировать задаваемые номера для их телефонов представления в виде четкого списка.

Доступ к Позволяет хранить адрес Web-страницы контакта странице Web для быстрого перехода в нее.

7.5. Основы работы с Задачами в Outlook Возможность Назначение Повторение Позволяет однократно создать задачу, которая задач будет повторяться с регулярными интервалами или до ее пометки как выполненной.

Отчеты о Outlook составляет сообщение электронной состоянии почты, описывающее состояние выполнения задачи, и направляет сообщение всем членам списка обновлений данной задачи.

Упорядочение Позволяет переносить задачи вверх или вниз по задач списку задач.

Ход выполнения Отмечает процент выполнения задачи.

задачи Запросы с Позволяет послать другому лицу запрос с задачами предложением задачи, после чего Outlook будет сообщать вам о состоянии выполнения задачи.

Панель задач Позволяет просматривать список задач в календаре для планирования работы над ними и выявления задач, которые должны выполниться к определенному дню.

7.6. Основы работы с Дневником в Outlook Возможность Назначение Автозавершение Автоматически вводит название организации контакта при наборе его имени в дневнике.

Автодневник Автоматически отслеживает связи с указанными контактами.

Вкладка Позволяет смотреть дневниковые записи для Дневник в папке указанных контактов.

контактов Запись в Записывает в дневник различные факты общения дневник с контактом, включая разговоры и обмен письмами на бумаге.

Представление Отображает даты работы над теми или иными на временной файлами, хронологию развития ваших связей с шкале важными контактами. На временной шкале вы можете найти файлы и элементы Outlook, если не помните, где их сохранили.

Таймер с паузой Отслеживает длительность телефонного разговора или другого события. Можно сделать паузу для перерыва.

7.7. Основы работы с Заметками в Outlook Возможность Назначение Представление Показывает заметки в обычном формате доски значками объявлений для ознакомления с их содержимым.

Цвет заметки Позволяет раскрашивать заметки в разные цвета.

Список заметок Позволяет быстро просмотреть записки в табличном виде и сгруппировать их по категориям.

7.8. Настройка программы Outlook Запустите программу Outlook 2000, дважды щелкнув мышкой на ее значке:

Программа запустится и выведет окно. Установите галочку в поле Microsoft Exchange Server и нажмите кнопку "Далее" Далее укажите данные, полученные Вами от службы поддержки.

Вы должны знать имя и пароль для доступа к почтовому ящику.

Это может быть одно из двух:

EDU.MESI.RU EX.MESI.RU EX.MESI.RU Указывается имя Вашего SPetrov почтового ящика. Например, если Ваш адрес электронной почты - SPetrov@mesi.ru, то имя почтового ящика будет SPetrov Нажмите кнопку “Далее”. В появившемся окне оставьте ответ "Нет" и нажмите кнопку “Далее”.

В появившемся окне нажмите кнопку "Готово" 8. Обзор технологий архивирования данных 8.1. Общие сведения Современные информационные технологии предоставляют большие возможности для более компактного хранения данных в компьютере. Так, например, электронный документ, который занимает на жестком диске компьютера 2 мегабайта можно сжать с помощью специальной программы до размера 150 килобайт. Это позволит, во первых, сэкономить место на жестком диске компьютера, а во-вторых, создать компактную резервную копию нужного электронного документа. Рекомендуется резервные копии важной информации хранить отдельно от их версии оригинала. Например, оригинальная версия электронного документа может храниться на жестком диске компьютера, а копию (архивную) можно записать на CD.

Еще одним преимуществом архивирования данных является возможность записывать в один архив сразу несколько электронных документов. Таким образом, все необходимая информация, относящаяся к одной и той же теме, может храниться компактно в одном единственном архиве.

Какие же специальные программные средства необходимо использовать, чтобы поместить один или несколько электронных документов в архив?

В системе Windows нет встроенных функций для работы с упакованными архивами, поэтому большинству пользователей приходится обзаводиться специальными утилитами и при этом решать проблему многообразия архивных форматов.

Емкость магнитных дисков и оперативной памяти постоянно растет, каналы передачи данных становятся все более мощными, и все же объем передаваемой и хранимой информации по-прежнему остается весьма значимым фактором, заставляющим нас использовать программные средства для работы с упакованными данными.

8.2. Архивы: основные понятия Для начала несколько слов о терминологии. Принято различать архивацию и упаковку (компрессию, сжатие) данных. В первом случае речь идет о слиянии нескольких файлов и даже каталогов в единый файл - архив (примером использования такой технологии в чистом виде может служить формат TAR), во втором - о сокращении объема исходных файлов путем устранения избыточности (в данной статье мы говорим об упаковке без потерь информации, т.е. с возможностью точного восстановления исходных файлов).

Как правило, современные архиваторы обеспечивают также сжатие данных, являясь, таким образом, еще и упаковщиками, однако существуют и исключительно "упаковочные" утилиты типа Gzip, сжимающие отдельные файлы, преобразуя их в формат Z или GZ.

При выборе инструмента для работы с упакованными файлами и архивами следует учитывать два фактора: эффективность, т.е.

оптимальный баланс между экономией дисковой памяти и производительностью работы, и совместимость, т.е. возможность обмена данными с другими пользователями. Совместимость, пожалуй, сегодня более важна, так как по достигаемой степени сжатия конкурирующие форматы и инструменты различаются на проценты (но не в разы), а вычислительная мощность современных компьютеров делает время обработки архивов не столь существенным показателем, как, скажем, десять лет назад. Поэтому при выборе инструмента для работы с архивами важнейшим критерием для большинства пользователей (во всяком случае тех, для кого обмен большими массивами данных - насущная проблема), вероятно, является способность программы "понимать" наиболее распространенные архивные форматы, даже если эти форматы не самые эффективные.

Действие большинства средств упаковки основано на использовании алгоритмов сжатия, предложенных в 80-х гг. Абрахамом Лемпелем и Якобом Зивом. Многие популярные архивные форматы (ZIP, LZH, ARJ, ARC, ICE и т. п.) появились в эпоху господства DOS.

Для работы с ними использовались специализированные архиваторы упаковщики (утилиты PkZip/PKUnzip, LHA, Arj), которые позволяли архивировать целые каталоги и обеспечивали высокую степень сжатия для текстовых, графических и прочих типов файлов. Эти программы вызывались командной строкой с многочисленными параметрами, довольно громоздкими, хотя и обеспечивавшими богатые возможности.

Вскоре стали появляться интегрирующие надстройки, с помощью которых можно было работать с различными форматами архивов не из командной строки, а с помощью меню.

По-настоящему прижились в мире персональных компьютеров, став сегодня фактическими стандартами, лишь немногие из старых архивных форматов - ZIP, ARJ и, пожалуй, еще LZH. Помимо этих традиционных форматов некоторые современные архиваторы позволяют работать с новым межплатформным форматом JAR (Java ARchive), который был создан специально для пересылки многокомпонентных Java-апплет, но может применяться и для работы с упакованными архивами общего назначения (в JAR применяются те же методы сжатия, что и в ZIP). Еще один формат, CAB, был предложен фирмой Microsoft, средства для работы с ним входят в состав Windows 9x;

многие архиваторы, ориентированные на форматы ZIP и ARJ, позволяют также распаковывать CAB-архивы.

В настоящее время растет популярность формата RAR и соответствующих программ, созданных нашим соотечественником, челябинцем Евгением Рошалем. Но, хотя технология RAR обеспечивает высокую степень сжатия, стандартом она так и не стала, отчасти из-за не очень гибкого механизма работы с большими архивами. Во многих случаях удачным решением проблемы совместимости является создание архивов в виде самораспаковывающихся программ (EXE-файлов).

Многие программы, ориентированные на какой-либо из традиционных типов архивов, способны создавать и EXE-архивы на базе своего "родного" формата. Но это решение не всегда обеспечивает достаточную гибкость (например, не позволяет без специальных инструментов выборочно извлекать файлы из архива).

С приходом Windows архиваторы обзавелись графическим интерфейсом. В некоторых случаях этот интерфейс лишь прикрывал собой ту или иную старую утилиту командной строки, но появились и полноценные, в том числе 32-разрядные, программы со встроенным механизмом для манипулирования архивами (как правило, какого нибудь одного типа;

самая известная ZIP-ориентированная программа такого рода - WinZip фирмы Nico Mak Computing).

В удобном виде манипуляции с командной строкой были "спрятаны" за интерфейсом популярных в России файловых оболочек типа DISCo Commander и FAR. Эти оболочки позволяют путем настройки файлов конфигурации подключать любые внешние DOS архиваторы командной строки (Arj, PkZip, ARC, LZH и т.п.) и организовывать прозрачное манипулирование архивами, представляя их в виде обычных каталогов.

К сожалению, многие утилиты командной строки неспособны полноценно работать с длинными именами файлов (такая возможность появилась в программе PkZip лишь начиная с версии 2.5 для Windows, в Arj - начиная с версии 3.0), а организовать обмен файлами с архивом можно только в пределах окна оболочки. Кроме того, и сами программные оболочки, и вызываемые из их среды архиваторы командной строки - коммерческие продукты (как правило, условно бесплатные), каждую приходится приобретать отдельно. В отличие от утилит командной строки, рассчитанных на работу с одним типом архивов, Windows-программы более универсальны с точки зрения совместимости по форматам и к тому же используют такие преимущества новой операционной системы, как возможность давать объектам длинные имена и переносить файлы из одного приложения в другое.

Рассмотренные программы по большей части ориентированы на работу с архивами в формате ARJ или ZIP, но, как правило, содержат встроенные средства (или допускают подключение внешних модулей) для распаковки и просмотра и архивов других типов. Тесты показали, что программы, ориентированные на формат ARJ (их, кстати, не так много), в среднем работают чуть быстрее аналогичных ZIP-архиваторов и к тому же обеспечивают больший коэффициент сжатия, однако архиватор, несовместимый с форматом ZIP, вряд ли можно сегодня считать полноценным инструментом. Все программы обладают удобными инсталляторами и стандартными средствами деинсталляции.

Как правило, архиваторы могут выборочно регистрироваться в качестве средства для обработки распознаваемых ими типов файлов.

Практически все архиваторы предусматривают работу с длинными именами объектов, однако, если эти имена содержат русские буквы, то 16-разрядные программы их неузнаваемо искажают при упаковке.

Наиболее удобные утилиты интегрируются в систему Windows и позволяют упаковывать и распаковывать файлы с помощью перетаскивания, представлять архивы в виде обычных папок, вызывать контекстные меню для упакованных объектов, как для объектов "Рабочего стола" Windows.

На архивирование 20-Мбайт массива данных программы тратили (в режиме с параметрами по умолчанию) от 1,5 (ArjFolder) до 4 мин (Q Cab). Наилучшую степень сжатия показала программа Q Cab: созданный ею EXE-архив оказался почти на 10% компактнее остальных архивов, которые, в свою очередь, различались по объему на 1-5%.

Лучшие из рассмотренных программ относятся к категории условно-бесплатных, некоммерческие разработки уступают им в разнообразии функций, совместимости и удобстве (хотя и не в эффективности сжатия). Лидером обзора являются Zip-ориентированные утилиты ZipMagic фирмы Mijenix, Zip Explorer Pro компании Aeco Systems и уже упомянутая WinZip фирмы Nico Mak Computing. Все они обеспечивают совместимость с большим числом форматов, удобны в использовании. Первые две программы, правда, выгодно отличаются от WinZip возможностью работы с архивами как с папками. Практически не уступает лидерам по удобству и возможностям программа Е. Рошаля WinRAR, но она ориентирована прежде всего на не очень распространенный формат RAR, хотя и обеспечивает большинство необходимых функций для манипулирования Zip-архивами. Тем, кто предпочитает бесплатные утилиты, можно рекомендовать для работы с Zip-архивами программу Eazy Zip, а для работы с ARJ-архивами - ArjFolder.

8.3. Обзор возможностей программ-архиваторов 8.3.1. WinRaR Как написано в справке: "WinRAR — это 32-разрядная версия архиватора RAR для Windows, мощного средства создания архивов и управления ими." И действительно, программа полностью поддерживает архивы RaR и Zip, а также основные операции с архивами форматов CAB, ARJ, LZH, TAR, GZ, ACE, UUE, BZ2, JAR и ISO. Поставляется в двух версиях: консольная версия, которая работает в текстовом режиме, и запускается из командной строки, и версия с графическим интерфейсом (GUI). Кроме всего этого в этом архиваторе есть функции восстановления физически поврежденных архивов, создания и использования томов для восстановления, позволяющих воссоздавать недостающие части многотомных архивов, поддержка кодировки Unicode в именах файлов, возможность создания самораспаковывающихся архивов.. В отличие от некоторых других архиваторов, допустимый размер файла для архивации не ограничен. В России WinRaR пользуется большой популярностью, ведь он создан отечественными программистами, и следовательно программа имеет русскую версию.

ОС: Win95 Win98 WinME WinNT Win2k WinXP, Linux, DOS, OS/2, UNI. Сайт разработчика: http://www.rarlab.com/ Язык: русский, английский. Размер: 974 Кб. Версия: 3. 8.3.2. WinZip WinZip является одним из самых популярных архиваторов в мире.

Простой интерфейс. Поддерживает все самы популярные архивы интернета. Есть два недостатка: файл, размером более 4 Gb он не архивирует и новые версии появляются не так часто как хотелось бы. В WinZip встроена поддержка CAB-файлов, а для таких популярных форматов как TAR, gzip, UUencode, BinHex, and MIME. ARJ, LZH, и ARC. WinZip может интегрироваться с проводником Windows. Можно одновременно распаковывать несколько файлов. Архиватор поддерживает расщепленные архивы, то есть когда один большой архив разбит на несколько частей. Это удобно, особенно когда отсылаешь архивы по электронной почте, или записываешь их на дискеты.

ОС: Win95 Win98 WinME WinNT Win2k WinXP.

Сайт разработчика: http://www.winzip.com/ Язык: английский (но есть много русификаций).

Размер: 1853 Кб.

Версия: 8.1 SR- 8.3.3. PowerArchiver PowerArchiver2003 - очень мощный архиватор. Красивый, удобный и понятный интерфейс. Полная поддержка (может как архивировать так и разархивировать) архивов следующих форматов ZIP (полная поддержка формата PkZip 4.5 ZIP и поддержка алгоритма сжатия Deflate64), CAB, LHA (LZH), TAR (+TAR.GZ, +TAR.BZ2) и BH (BlakHole), а также закодированных файлов форматов XXE, UUE и Base64 (MIME). В него также встроена поддержка разархивации архивов форматов RAR (включая новый формат RAR v3), ARJ, ARC, ACE (включая новый формат ACE v2), ZOO, GZ и BZIP2. PowerArchiver имеет встроенный внутренний просмотровщик для файлов форматов TXT, RTF, BMP, ICO, WMF, EMF, GIF и JPG. Вот основные возможности программы:

Печать списка файлов в архиве или экспорта списка в файлы формата TXT или HTML;

Резервное копирования с использованием собственных скриптов;

Поддержка перетаскивания файлов в/из архивов;

Разархивации сразу нескольких выбранных архивов;

Реставрация поврежденного ZIP-архивов;

Разбиение ZIP-архива на тома и, наоборот, склеивание многотомного ZIP-архива в один файл;

Подключения внешнего антивируса;

Два интерфейса: классическая и по типу проводника, с двумя, разделенными горизонтально окошками и показом древовидной структуры;

Поддержка скинов;

Конвертация из одного формата архива в другой;

Функция Batch Zip - создание множества разных архивов за один раз;

Функция Auto Update - автоматическое обновление и установка новых версий PowerArchiver;

Поддержка FTP;

Возможность работы из командной строки;

Создание самораспаковывающихся архивов;

Возможность самому создавать скины.

ОС: Win95 Win98 WinME WinNT Win2k WinXP.

Сайт разработчика: http://www.powerarchiver.com/ Язык: русский, английский.

Размер: 2370 Кб.

Версия: 8. 8.3.4. 7-Zip.

7-Zip - архиватор отечественной сборки. Умеет интегрироваться в оболочку Windows. Поддерживаются форматы ZIP, RAR, RAR 3, CAB, GZIP, BZIP2 и TAR. Есть версия для командной строки. В общем довольно неплохая программа, учитывая ее статус.

ОС: Win95 Win98 WinME WinNT Win2k WinXP.

Сайт разработчика: http://www.7-zip.org Язык: русский, английский.

Размер: 920 Кб.

Версия: 3. 8.3.5. WinAce WinAce - довольно мощный архиватор. Помимо поддержки основных форматов архивов: Zip, Lha, Ms-cab, Rar, Arc, Arj, GZip, Tar, RAR 3.0, Zoo и Jar, имеет собственный формат сжатия: Ace, который, кстати, по степени сжатия не уступает Zip и Rar. Следует отметить, что часто используемые SFX-модули автоматически переносятся в начало списка. Может проверять целостность архивов. Есть возможность восстановления поврежденных архивов форматов Zip и Ace.

Возможность работы из командной строки и оптимизации уже существующих архивов. Программа имеет приятный и удобный интерфейс. Есть собственная программа просмотра текста и изображений.

ОС: Win95 Win98 WinME WinNT Win2k WinXP.

Сайт разработчика: http://www.winace.com/ Язык: английский.

Размер: 3487 Кб.

Версия: 2. 8.3.6. BitZipper BitZipper - Программа работает с 15 архивами. Кроме стандартных для всех архиваторов функций умеет создавать самораспаковывающиеся архивы семи типов. Также может сканировать архивы на присутствие вирусов, конвертировать один архив в другой.

Есть возможность поиска файлов и текста внутри архивов.

ОС: Win95 Win98 WinME WinNT Win2k WinXP.

Сайт разработчика: http://www.bitzipper.com/ Язык: английский.

Размер: 2100 Кб.

Версия: 3.4. 8.3.7. Advanced Archive Password Recovery Advanced Archive Password Recovery - программа для восстановления пароля к архиву. Работает с архивами ZIP (PKZip, WinZip), ARJ/WinARJ, RAR/WinRAR и ACE/WinACE. Может подбирать пароль по набору символов: заглавные и строчные латинские буквы, цифры, специальные символы типа @#$%, пробел. Может подбирать пароль по маске (если вы помните какую-то часть пароля), перебору, встроенному словарю, plaintext, гарантированная расшифровка WinZip, пароль из ключей.

ОС: Win95 Win98 WinME WinNT Win2k WinXP.

Сайт разработчика: http://www.elcomsoft.com/ Язык: русский, английский.

Размер: 908 Кб Версия: 2. 8.3.8. ZIPITFAST.

ZIPITFAST - довольно неплохой архиватор. Может архивировать в форматах Zip, Tar, Cab, Jar, gZip, Lha, а также формат BlackHole (BH).

Может просматривать архивы в формате ace.arc.arj.bh.cab.enc.gz.ha.jar.lha.lzh.pak.pk3.rar.tar.tgz.uu.uue.xxe.z.zip.zoo. Поддерживает функцию Drag and Drop. Может проверять целостность архивов.

Поддержка скинов. Плюс ко всему этому красивый интерфейс и статус программы.

ОС: Win95 Win98 WinME WinNT Win2k WinXP.

Сайт разработчика: http://www.zipitfast.com/ Язык: английский.

Размер: 2400 Кб.

Версия: 3.0 pro 8.3.9.UltimateZip.

UltimateZip - программа для работы с файлами в zip-архиве и многими другими форматами. А именно:

ZIP archives (*.zip;

*.pk3) Blak Hole archives (*.bh) Cabinet archives (*.cab) JAR archives (*.jar) LHA archives (*.lha;

*.lzh) TAR archives (*.tar) (Unix, Linux compatible) TAR-GZIP archives (*.tar.gz) (Unix, Linux compatible) TAR-BZIP2 archives (*.tar.bz2) (Unix, Linux compatible) UUEncoded files(*.uue) XXEncoded files(*.xxe) ACE and ACEv2 archives (*.ace) ARC archives (*.arc) ARJ archives (*.arj) RAR and RARv3 archives (*.rar) ZOO archives (*.zoo) Достаточно многофункциональный бесплатный архиватор.

ОС: Win95 Win98 WinME WinNT Win2k WinXP.

Сайт разработчика: http://www.swe-von-schleusen.de Язык: английский.

Размер: 3388 Кб.

Версия: 2.7. 8.3.10. PowerZip PowerZip - архиватор. Поддерживает архивы Zip, Tar/Gz, Arj, Cab and Ha, RAR. Стандартный набор функций. Ничем особенным не отличается.

ОС: Win95 Win98 WinME WinNT Win2k WinXP.

Сайт разработчика: www.powerzip.net Язык: английский.

Размер: 1684 Кб.

Версия: 6. 8.3.11. TurboZIP.

TurboZIP - мощный архиватор, имеет все стандартные функции, в т.ч. шифрование файлов. Внизу программы расположено окно предварительного просмотра содержимого архива.

ОС: Win95 Win98 WinME WinNT Win2k WinXP.

Сайт разработчика: http://www.filestream.com/ Язык: английский.

Размер: 1280 Кб.

Версия: 5. 8.3.12.FilZip.

FilZip - архиватор. Поддерживает все основные архивы.

ОС: Win95 Win98 WinME WinNT Win2k WinXP.

Сайт разработчика: http://www.filzip.com/ Язык: английский.

Размер: 1434 Кб.

Версия: 2. 8.3.13.vuZIP.

vuZIP - архиватор. Выполняет все основные функции работы с архивами. Поддерживает интерфейс Drag & Drop. Работая в Windows Explorer, пользователь может выделить нужные файлы и директории, затем перенести и бросить их на окно или иконку архиватора. После подтверждения, выбранные файлы и директории будут добавлены в архив. Умеет работать только с Zip-архивами.

ОС: Win95 Win98 WinME WinNT Win2k WinXP.

Сайт разработчика: http://www.vu-software.spb.ru Язык: русский, английский.

Размер: 1700 Кб.

Версия: 1. 8.3.14. Archive Converter Archive Converter - программа конвертирует заархивированные файлы в разные форматы. Поддерживает все популярные форматы архивов. Программа извлекает файлы из старого архива и помещает их в новый, при этом, старый архив может удаляться или оставляться в зависимости от настроек. Программа мертвая, т.е. разработчики перестали ее поддерживать. На сайте производителя можно скачать версию для DOS и OS/2.

ОС: Win95 Win98 WinME WinNT Win2k WinXP, DOS, OS/2.

Сайт разработчика: http://www.whitetown.com/ru/index.php Язык: английский.

Размер: 48 Кб.

Pages:     | 1 | 2 ||



© 2011 www.dissers.ru - «Бесплатная электронная библиотека»

Материалы этого сайта размещены для ознакомления, все права принадлежат их авторам.
Если Вы не согласны с тем, что Ваш материал размещён на этом сайте, пожалуйста, напишите нам, мы в течении 1-2 рабочих дней удалим его.