WWW.DISSERS.RU

БЕСПЛАТНАЯ ЭЛЕКТРОННАЯ БИБЛИОТЕКА

   Добро пожаловать!

Pages:     | 1 || 3 |

«Московский международный институт эконометрики, информатики, финансов и права Алехина Г.В. ...»

-- [ Страница 2 ] --

Рис.8.Строка состояния Информация в строке состояния Индикатор Значение Стр. 1 Порядковый номер видимой в окне страницы документа Разд 1 Номер раздела, в котором находится видимая страница 3/38 Номер видимой страницы/ общее число страниц в На 16,9см документе Ст 28 Расстояние от курсора ввода до верхнего края страницы Кол 36 Номер строки, в которой находится курсор ЗАП Номер позиции курсора в строке ИСПР Индикатор режима записи макрокоманды ВДЛ Индикатор режима редакторской правки ЗАМ Индикатор режима расширения маркировки русский Индикатор режима замены Индикатор языка Режимы отображения документа.

Редактор Microsoft Word позволяет просматривать документ в различных режимах:

Обычный – наиболее удобный для выполнения большинства операций;

Web-документ - отображает документ в виде Web-страницы;

Разметка страниц – отображает документ в точном соответствии с тем, как он будет выведен на печать;

в этом режиме удобно работать с колонтитулами, фреймами и многоколонной версткой документа;

только в этом режиме отображается вертикальная координатная линейка;

Структура – предназначен для работы со структурой документа, позволяет показывать и скрывать текст и заголовки различной глубины вложенности, Рис. создавать и работать с поддокументами.

Переход между режимами осуществляется с помощью соответствующих команд меню Вид или кнопок, расположенных слева от горизонтальной полосы прокрутки (рис.9).

Полосы прокрутки.

Полосы прокрутки (вертикальная и горизонтальная) предназначены для перемещения текста в окне редактора по вертикали и по горизонтали. Перемещение по документу с использованием линеек прокрутки осуществляется с помощью мыши.

Перемещение окна на одну строку вверх Перемещение окна на одну строку вниз Перемещение окна влево Перемещение окна вправо Перемещение окна в направлении сдвига прямоугольника Перемещение окна на один объект (страницу, рисунок, таблицу и пр.) вверх Перемещение окна на один объект вниз Выбор объекта перемещения Выход из Microsoft Word.

Для завершения работы с Microsoft Word необходимо закрыть окно программы (кнопка закрытия окна r, или комбинация клавиш Alt + F4).

4.3.1. Создание, открытие и сохранение текста После запуска Word на экране появляется рабочее окно текстового редактора, которое по желанию пользователя может представляться в различной форме, в частности, в виде, показанном на рис.10.

Кнопки выбора режима отображения Линейка Панель инструментов "Рисование" Панель инструментов "Форматирование" Строка состояния Панель инструментов "Стандартная" Рис. 10. Рабочее окно текстового редактора Word Элементами рабочего окна текстового редактора Word являются:

строка меню, строка состояния, кнопки закрытия и изменения размеров окна, полосы прокрутки, линейки, панели инструментов. Богатый набор инструментария Word, представленный в нескольких панелях инструментов, дублирует многие из команд, содержащихся в каждом разделе меню. Это обеспечивает превосходные возможности быстрого и удобного "общения" с программой, тем более что каждая кнопка снабжена подсказкой, всплывающей в виде табло при небольшой задержке указателя мыши на интересующей пользователя кнопке.

Если текстовый редактор Word запущен без указания имени файла (например, выбором Word из меню Программы, раскрывающегося кнопкой Пуск или кнопкой Word на Панели Microsoft Office), то по умолчанию редактор предлагает пользователю начать создание нового документа по условным именем Документ- (номер в имени документа соответствует числу обращений к Word в с целью создания нового документа в данном сеансе работы с текстовым редактором). Атрибуты этого исходного документа (размер страницы, поля, шрифты и т.п.) соответствуют шаблону страницы Normal, хранящемуся в специальном файле текстового редактора.

Создание текстового файла с помощью клавиатуры заключается в том, что в позицию курсора в рабочем поле окна Word вводятся последовательно нужные символы из любого шрифта, подключенного к Windows. Таким последовательным вводом символов с клавиатуры пользователь образует слова, предложения и строки текстового файла.

Стандарт редактирования, примененный в Word, упрощает работу пользователя при вводе текста: для перехода на новую строку не нужно нажимать клавишу . Когда набираемый текст достигает правого края абзаца, Word автоматически переводит набор текста на новую строку. При этом на новую строку будет перенесено последнее слово текущей строки, не поместившееся до края абзаца. При необходимости может быть установлен режим автоматического переноса - при этом на следующую строку в соответствии с правилами переноса будет перенесена часть не поместившегося на предыдущей строке слова. Если же по окончании набора в строке пользователь нажи мает клавишу . то текстовый процессор Word воспринимает посылаемый при этом символ в качестве конца абзаца - нажатие , таким образом, означает переход в новый абзац документа. Для перехода на новую строку в пределах абзаца нужно нажать клавиши .

Окончив работу с вновь созданным документом, пользователь может сохранить результаты работы на диске в виде файла с произвольным именем и расширением.doc (это типичное расширение всех документов, созданных в редакторе Word 2000). Для такого сохранения необходимо использовать команду Сохранить как... из меню Файл. Заметим, что при использовании команд с тремя точками (...) в конце их имени, появляется соответствующее диалоговое окно.

При процедуре сохранения - это окно Сохранение документа (рис.11).

Это окно диалога избавляет пользователя от необходимости набирать с клавиатуры расширение файла. Достаточно в текстовом поле Тип файла выбрать соответствующий тип файла (например, Документ Word), как программа автоматически присвоит файлу нужное расширение.

Что касается имени файла, то в текстовом поле Имя файла этого диалогового окна можно набрать любое имя, под которым этот файл и будет сохранен после нажатия кнопки Сохранить. Если пользователю не смог придумать имя (или забыл это сделать перед нажатием кнопки Сохранить) Word сохраняет документ под именем, повторяющим все начальные слова документа - до первого знака препинания.

Создание новой Переход на один папки уровень вверх Рис.11. Окно, выводимое текстовым редактором Word при сохранении текстового файла Необходимая папка для сохранения файла выбирается в верхнем текстовом поле окна (можно набрать ее имя с клавиатуры или отыскать в нужном месте, используя кнопку Переход на один уровень вверх, а в случае необходимости - на кнопку Создать новую папку, используя соответствующую кнопку окна).

Если пользователю необходимо поработать с уже существующим файлом, то этот документ (файл, соответствующий документу) необходимо открыть. Для этого можно использовать команду Открыть из меню Файл или просто щелкнуть на кнопке Открыть (вторая слева кнопка на панели инструментов "Стандартная"). При этом откроется другое диалоговое окно, абсолютно похожее на описанное окно сохранения, но называющееся, естественно. Открытие документа и имеющее другие характеристики текстовых полей, а также кнопку Открыть.

Для документа, которому уже было присвоено имя, его сохранение после редактирования или в процессе работы (периодически) осуществляется активацией кнопки Сохранить на панели инструментов "Стандартная" (третья кнопка слева). При этом сохранение будет произведено под тем же именем и в той же папке, где до внесения изменений хранился документ. При необходимости изменить имя и место хранения документа следует использовать описанную уже команду Сохранить как... из меню Файл.

При работе с несколькими документами одновременно можно либо открыть окна этих документов и одновременно расположить их на экране, уменьшив соответственно в размере, либо поочередно активизировать документ за документом щелчком клавиши мыши на соответствующей документу кнопке на Панели задач Windows. He следует только открывать одновременно два файла с одним и тем же именем: один с дискеты другой - с жесткого диска. Word сразу сообщит об ошибке, с которой он не может справиться.

Запомните!

Создание нового документа.

Для создания нового документа следует в меню Файл выбрать команду Создать. В открывшемся диалоговом окне (рис.14) выбрать сначала вкладыш, а затем шаблон, на основе которого будет создан документ, после чего Рис. щелкнуть кнопку OK. Шаблоны документов Microsoft Word имеют расширение dot и значки на рис.12. Обычные документы создаются на основе шаблона Новый документ. Для создания документа на основе шаблона Новый документ используется кнопка.

Открытие документа.

Для открытия существующего документа необходимо в меню Файл выбрать команду Открыть или щелкнуть кнопку Рис., после чего откроется диалоговое окно Открытие документа (рис.15). В поле Папка выбирается диск, на котором находится нужный документ. В поле, которое расположен ниже, выбрать (двойным щелчком) папку с документом и сам документ.

Документы Microsoft Word имеют расширение doc и значки на рис.13.

Рис. Рис. В верхней строке диалогового окна находятся 4 кнопки, которые позволяют представить содержимое открытой папки в 4-х видах:

– в виде списка файлов и папок;

– в виде таблицы с информацией о файлах и папках;

– в поле справа будут представлены свойства файла, на который наведен курсор;

– в поле справа будет представлен фрагмент файла, на который наведен курсор.

По умолчанию в поле списка выводятся только файлы с документами Microsoft Word. Для вывода других типов файлов или всех файлов необходимо выбрать соответствующий тип в поле Тип файлов.

Сохранение документа.

Для сохранности документа необходимо вызывать команду Сохранить меню Файл или щелкнуть кнопку.

Рис. При первом сохранении появится диалоговое окно Сохранение документа (рис.16). В поле Папка следует выбрать диск, в поле, расположенном ниже – папку, в которой необходимо сохранить документ. В поле Тип файла – формат, в котором будет сохранен документ. В поле Имя файла – ввести имя файла документа и нажать кнопку Сохранить.

При повторном сохранении диалоговое окно Сохранение документа не выводится, документ автоматически сохраняется в том же файле. Чтобы сохранить документ под другим именем или в другой папке, следует в меню Файл выбрать команду Сохранить как, после чего появляется окно Сохранение документа.

Закрытие документа.

Для закрытия документа необходимо выбрать в меню Файл команду Закрыть или щелкнуть кнопку r окна документа.

4.3.2. Редактирование текста Редактирование документа подразумевает, прежде всего, внесение исправлений, необходимых для устранения ошибок ввода текстового файла. При исправлениях, касающихся отдельных символов, это большей частью делается с помощью клавиатуры. Что касается исправлений, относящихся к фрагментам информации большего объема (слова, строки, предложения или целые абзацы и даже разделы документа), то это удобней и рациональней делать с помощью инструментария Word и команд, содержащихся в разделах меню.

Для удаления слова (или его части) или большего текстового блока (группа слов, строка, абзац) необходимо этот блок выделить. Для этого достаточно установить курсор мыши в начало выделяемого блока и нажать левую клавишу мыши. Затем, удерживая клавишу нажатой, переместить курсор в конец выделяемого блока - выделяемый текст окрасится черным цветом. После этого клавишу мыши можно отпустить. Если необходимо выделить строку, то достаточно поместить курсор мыши в начало строки (курсор при этом превращается в указа тель в виде стрелки) и щелкнуть левой клавишей мыши - нужная строка выделится, окрашиваясь черным цветом.

Выделенный блок информации может быть удален либо нажатием клавиши Delete на клавиатуре, либо с использованием команды Удалить из меню Правка. Этот блок удаляется и при нажатии клавиши Пробел клавиатуры. Если выделенный блок имеется в виду в дальнейшем где-нибудь использовать (в этом или другом документе), удалить его из текстового массива нужно с помощью кнопки Удалить в буфер (изображающей ножницы) Стандартной панели инструментов Word или выполнением команды Вырезать из меню Правка. Далее из буфера этот фрагмент документа может быть помещен либо в другое ме сто этого же документа, либо в любую часть другого документа, либо сохранен в отдельном файле для каких-либо будущих применений.

После выделения текста, требующего замены каким-либо другим текстовым фрагментом, можно после выделения не производить отдельно операции удаления, а прямо начинать набор нового текста - выделенный ненужный блок тут же будет удален, и очистится место для ввода новой информации.

Для отмены последней операции редактирования необходимо в меню Правка выбрать команду Отменить … или щелкнуть кнопку.

Если щелкнуть на стрелке 6 рядом с этой кнопкой, то откроется список операций, выполненных в текущем сеансе. Щелкнув на имени одной операции, можно отменить ее и все операции выполненные после нее.

Чтобы вернуть последнюю отмененную операцию, следует в меню Правка выбрать команду Повторить … или щелкнуть кнопку. Для просмотра списка отмененных операций следует щелкнуть на стрелке рядом с этой кнопкой.

В Microsoft Word 2000 существует буфер обмена на 12 ячеек, с помощью которого можно копировать фрагменты таблицы не только в пределах Word но и в другие приложения, например, в Microsoft Excel.

Для выведения панели буфера обмена (рис..15) необходимо в меню Вид выбрать - Панели инструментов, потом - Буфер обмена. Для копирования фрагмента в буфер его необходимо выделить и клацнуть по кнопке. Для вставки фрагмента из буфера (в позицию курсора) необходимо клацнуть по значку фрагмента. Например, если фрагмент скопирован из Microsoft Word, то он будет иметь значок. Для вставки всех фрагментов из буфера одновременно используется кнопка. Для очистки буфера следует нажать кнопку. При копировании двух фрагментов подряд панель Буфер обмена появляется автоматически.

Рис. Вставка символа.

Для вставки в текст символа, отсутствующего на клавиатуре, необходимо:

установить курсор в позицию, в которую следует вставить символ;

в меню Вставка выбрать команду Символ;

в диалоговом окне Символ (рис.16) выбрать вкладыш Символы;

в поле Шрифт выбрать тип шрифта;

щелкнуть мышью нужный символ в таблице;

щелкнуть кнопку Вставить;

для завершения работы с окном Символ – щелкнуть кнопку Закрыть.

Для перестановки или перемещения слов, небольших фрагментов текста (группы слов, нескольких строк) в другое место документа необходимо, прежде всего, этот фрагмент выделить, а затем поместить указатель курсора (стрелку) в любое место выделенного блока и прижать левую клавишу мыши. После этих действий у основания стрелки появляется изображение "конверта", и далее, удерживая нажатой левую клавишу мыши, выделенный фрагмент текста можно "перетащить" в нужное место. Когда требуется переместить большой блок документа, эта процедура не очень рациональна - эффективней пользоваться описанной ранее процедурой удаления в буфер (кнопка "ножницы" на Стандартной панели инструментов или команда Вырезать в меню Правка) с последующей вставкой из буфера этого блока в нужное место документа. Вставка из буфера осуществляется или командой Вставить в меню Правка, или использованием кнопки Вставить из буфера на Стандартной панели инструментов Word.

Соединение (слияние) в одном документе фрагментов текста из разных источников осуществляется с помощью буфера обмена при использовании кнопок Вырезать и Вставить Стандартной панели инструментов или же одноименных команд меню Правка.

Если пользователю удобно вставить в редактируемый документ значительную часть другого (либо целиком другой документ), хранящегося в некотором файле, целесообразно использовать для этих целей меню Вставка и выбрать в нем команду Файл.... При активизации этой команды открывается диалоговое окно Вставка файла, обеспечивающее доступ к файловой системе компьютера, Это окно по своим функциям полностью совпадает с окном Открытие документа, упоминавшимся ранее. Выбрав с помощью этого диалогового окна нужный для вставки файл и нажав кнопку <ОК>, пользователь с удовлетворением увидит выбранный для вставки документ помещенным в то место редактируемого документа, где находился курсор.

Кроме всего вышеописанного в Word предусмотрена возможность поиска нужного фрагмента текста (символа, слова, фразы) для после дующего редактирования и даже автоматической замены найденного фрагмента на его новую редакцию. Эта процедура осуществляется командами Найти и Заменить в меню Правка. Если осуществляется только поиск (замена не требуется), то используется только команда Найти. При ее активизации открывается окно Найти, имеющее текстовое поле для описания отыскиваемого фрагмента. Кроме того, здесь указывается направление поиска (вперед, назад, везде), а также другие известные пользователю атрибуты искомого блока (шрифт, язык, регистр и т.п.), после чего необходимо щелкнуть на кнопке окна Найти далее. Если пользователь не имеет подробных сведений об атрибутах искомого текста, достаточно задать лишь описание фрагмента в текстовом поле окна.

Команды Найти и Заменить, в принципе, взаимосвязаны. Если пользователь после отыскания нужного фрагмента принимает решение об автоматической замене найденного фрагмента на новую его редакцию, достаточно в окне Найти щелкнуть на кнопке Заменить, и откроется диалоговое окно Заменить (рис.3). Это окно можно открыть и самостоятельно (не из окна Найти), активизируя команду Заменить в меню Правка. Диалоговое окно Заменить отличается от окна Найти лишь наличием дополнительного текстового поля "Заменить на", куда помещается новая редакция фрагмента. Следует также иметь в виду. что при задании образца (как отыскиваемого, так и замещающего) необходимо внимательно следить за правильностью записи, так как программа отыскивает фрагмент на основе полного семантического соответствия (по абсолютному совпадению). Обратите внимание на то, что программа не отыскивает (и, следовательно, не заменяет) фрагменты документа, находящиеся во внедренных объектах (рисунках, диаграммах и т.п.).

Рис. 18. Окно текстового редактора Word, появляющееся при необходимости замены фрагмента текста 4.3.3. Форматирование текста Различные процедуры форматирования документа осуществляются с использованием команд меню Формат и кнопок Панели инструментов "Форматирование" текстового редактора Word.

Выравнивание строк проще всего осуществить, щелкнув мышью одной из четырех кнопок на Панели инструментов "Форматирование": По левому краю, По центру, По правому краю, По ширине. При этом произойдет выравнивание всех строк того абзаца, в пределах которого находится курсор. Если необходимо таким образом отформатировать определенный фрагмент текста, больший, чем абзац, то перед- использованием какой-либо из указанных кнопок необходимо выделить этот фрагмент. Выравнивание можно произвести с ис пользованием команды Табуляция... меню Формат. В появляющемся при этом диалоговом окне Табуляция необходимо выбрать (щелкнув мышью на соответствующей точке) нужный способ выравнивания.

Изменение величины отступа для абзаца можно осуществить с помощью кнопок Уменьшить отступ и Увеличить отступ Панели инструментов "Форматирование" При этом уменьшение или увеличение величины отступа производится ступенчато - на величину исходной позиции табуляции. Если же необходимо установить какую-либо конкретную величину отступа, то нужно использовать упоминавшуюся команду Табуляция меню Формат и установить в текстовом поле Позиции табуляции открывшегося диалогового окна требуемую величину табуляции.

Размещение текста на странице в несколько столбцов (колонок) часто требуется для особого оформления документа. Это может быть, в частности, страница журнала или газеты. Для размещения текста на странице в виде колонок следует выполнить команду Колонки... меню Формат - при этом открывается диалоговое окно Колонки (рис.19), в котором легко выбираются все параметры такого форматирования текста.

Рис. 19. Окно текстового редактора Word, появляющееся при необходимости разместить текст в несколько столбцов Изменение шрифтового оформления может быть легко осуществлено либо непосредственно с Панели инструментов "Форматирование" (выбором типа и размера шрифта в соответствующих окнах списков) или с помощью команды Шрифт...

меню Формат. В последнем случае открывается соответствующее диалоговое окно Шрифт, имеющее две вкладки - Шрифт и Интервал, предоставляющее пользователю широкие возможности по изменению не только типа шрифта и его размера, но также по созданию верхних, нижних индексов символов, изменению расстояния между символами в слове, строке или другом выделенном фрагменте текста и ряд других функций форматирования. Так, например, при желании "напечатать" слово "в разрядку" (символы последовательно чередуются с пробелами) достаточно установить курсор на этом слове и в упомянули диалоговом окне во вкладке Интервал выбрать опцию Разреженный.

Такие функции шрифтового оформления, как выделение жирным или курсивом, или подчеркиванием (или одновременно любыми двумя или всеми указанными видами), для выделенного фрагмента текста достигаются активизацией соответствующих кнопок (Полужирный, Курсив, Подчеркнутый) на Панели инструментов "Форматирование".

Автоматическое создание маркированных и нумерованных списков можно выполнить с помощью команды Список... в меню Формат, выбрав в открывающемся диалоговом окне Список нужную вкладку (Маркированный, Нумерованный, Многоуровневый), а также необходимый вид маркера или тип нумерации списка. Это же можно сделать и непосредственно соответствующими кнопками (Нумерованный список, Маркированный список). Панели инстру ментов "Форматирование", однако следует иметь в виду, что в этом случае тип маркера или нумерации будет выбран по умолчанию, а для их изменения необходимо обратиться к описанной команде Список....

Изменение межстрочных расстояний в абзацах текста достигается с помощью команды Абзац... в меню Формат.

Открывающееся при этом диалоговое окно Абзац (рис.20) имеет две вкладки: Отступы и интервалы и Положение на странице.

Рис. 20. Окно текстового редактора Word, появляющееся при необходимости настройки отображения текста в абзаце Вкладка Отступы и интервалы содержит обширный инструментарий для изменения параметров текстового блока выделенного фрагмента документа: отступы строк (слева, справа), величины интервалов перед и после выделенного фрагмента, межстрочного интервала (одинарный, полуторный, двойной или точно установленной величины). Для установления нужной величины интервала в абзаце достаточно перед обращением к указанной команде установить курсор в пределах обрабатываемого абзаца, а после необходимого выбора в описанном диалоговом окне щелкнуть на кнопке <ОК>. Это же окно позволяет произвести описанное ранее выравнивание текста (еще один инструмент выравнивания), а также перейти в окно Табуляция.

Вкладка Положение на странице диалогового окна Абзац...

предоставляет различные возможности по разбивке текста на страницы (запрет или разрешение "висячих строк" - то есть одиночных строк, остающихся на предыдущей странице или преходящих на новую страницу: разрешать или нет разрывать абзац и т.д.).

Обрамление и заливка фрагмента текста позволяет особым образом выделить важную часть документа: заключить его в рамку, снабдить эту рамку тенью, "залить" фоновым узором, в том числе и определенного цвета. Для осуществления этих действий достаточно после выделения необходимого фрагмента текста активизировать команду Обрамление и заливка... в меню Формат и в появившемся диалоговом окне произвести с использованием двух вкладок Об рамление и Заливка выбор нужных опций. При этом ясность предлагаемых этим окном "услуг" не требует дополнительных пояснений по использованию этих функций форматирования.

Практически все функции обрамления и заливки (за исключением цветового оформления) могут быть выполнены также с помощью соответствующего инструментария Панели инструментов "Обрамление и заливка" окон списка Тип линии и Узор, а также ряда кнопок, позволяющих выбрать необходимое обрамление (полное или частичное).

Полезной может оказаться предоставляемая Word возможность пометить цветом (как цветным маркером) любую часть текста. Для этого, выделив нужный фрагмент текста, достаточно щелкнуть на кнопке-маркере Выделение цветом Панели инструментов "Форматирование". При желании можно выбрать нужный цвет из предоставляемой маркером палитры. Эта палитра раскрывается при щелчке мышкой на кнопке со стрелкой - справа от маркера. Работу с маркером можно производить и в обратном порядке: сначала щелкнуть на нем мышкой, затем, после превращения указателя мыши в "маркер", пометить этим маркером нужный фрагмент текста - он тут же окрасится выбранным цветом.

4.3.4. Оформление страницы с текстом Процедура оформления страницы документа включает в себя такие действия, как: установление размера бумаги, ориентация страницы (книжная или альбомная - т. е. размещение строк вдоль короткой или длинной сторон листа), определение размеров полей (левого, правого, верхнего и нижнего), отступы от нижнего и верхнего колонтитулов (если они есть), способ вертикального выравнивания текста (по верхнему краю, по центру или по высоте листа), различение колонтитулов для четных и нечетных (или отдельно для первой) страниц.

Все эти действия выполняются с помощью команды Параметры страницы... в меню Файл. Появляющееся при этом диалоговое окно Параметры страницы имеет четыре вкладки (Поля, Размер бумаги, Источник бумаги, Макет), которые с полной ясностью обеспечивают пользователю возможность выполнения всех необходимых действий.

К действиям по оформлению страницы документа относится также вставка номеров страниц - с помощью команды Номера страниц... в меню Вставка. Эта команда с использованием открывающегося при ее выполнении диалогового окна Номера страниц (рис.6) дает возможность не только вставить номера страниц, но и задать их положение и выравнивание на странице. Здесь при активизации кнопки Формат... можно также получить доступ к еще одному диалоговому окну, в котором пользователь при желании устанавливает, с какого номера страницы нужно начать нумерацию, а также формат нумерации (арабские или римские цифры, строчные или прописные латинские буквы).

Рис. 21. Окно текстового редактора Word, появляющееся при необходимости установить в текстовом документе номера страниц Если оформление страницы требует вставки сносок, то это делается в меню Вставка командой Сноска.... при этом открывается диалоговое окно Сноски (рис.7), в котором пользователь производит оформление всех требуемых параметров для задуманных сносок, включая тип сноски (внизу страницы, в конце документа) и вид нумера ции сносок, а также ряд других параметров, вплоть до выбора любого символа для обозначения сноски.

При необходимости оформления колонтитулов страниц это можно произвести из меню Вид командой Колонтитулы. При этом пользователю предоставляется инструмент (выделенное рабочее поле и специальная панель инструментов) для формирования нижнего и верхнего колонтитулов страницы.

Если оформление страниц текста требует по ряду причин организации разрывов в текстовом файле (например, начать какую-то часть с новой страницы), то нет необходимости несчетное число раз нажимать клавишу , чтобы организовать пустые строки.

Обратившись к команде Разрыв... в меню Вставка и получив "в руки" диалоговое окно Разрыв, пользователь имеет возможность установить все требуемые параметры такого разрыва.

Рис. 22. Окно текстового редактора Word, появляющееся при необходимости установить в текстовом документе сноску 4.3.5. Использование и создание стилей оформления текста Очень часто приходится работать с документами определенного типа, например, с отчетами, деловыми письмами, календарями, приглашениями и т.д. Документы одного типа обычно имеют сходные элементы: одинаковые фрагменты текста, сходный стиль оформления (размер и тип шрифта заголовков различных разделов, расположение их на станице), требуют специфического набора пиктограмм панелей инструментов и т.д. Текстовый редактор Word позволяет упростить подготовку нового документа, предлагая для него специальную заго товку - шаблон. Шаблон - это служебный файл текстового редактора Word, содержащий всевозможную информацию о структуре и оформлении документов конкретного типа: фрагменты стандартного текста, графические объекты, стили и т.д. В комплекте Windows имеются готовые шаблоны для документов общего типа (Normal), для расписаний встреч, факсов, резюме, сертификатов и т.д.

Существует два типа стилей оформления: стиль абзаца, определяющий основные параметры формата (шрифт, его стиль и размер, способ выравнивания строк, межстрочное расстояние и т.д.), и стиль символов, определяющий шрифт, начертание, размер шрифта.

Можно применить (присвоить) определенный стиль к некоторому элементу документа. Проще всего это сделать, непосредственно исполь зуя окно списка стилей (первое слева) Панели инструментов "Форматирование". При щелчке мышкой на кнопке со стрелкой в правой части окна стилей пользователю предоставляется полный список всех стилей, используемых в открытом документе. Установив текстовый курсор в выбранном абзаце и выбрав из списка нужный стиль (щелкнув мышкой на выбранном стиле), пользователь присваивает этому абзацу статус выбранного стиля, и Word преобразует этот абзац к его новому стилевому статусу.

Форматирование текста – процесс установления параметров фрагмента текста, которые определяют внешний вид текста в этом фрагменте. Перед изменением параметров фрагмент текста следует выделить. Если фрагмент текста не будет выделен, то изменяться будут текущие параметры (параметры текста, который будет вводиться с текущей позиции).

Изменение параметров шрифта.

Для изменения параметров символов используется команда Шрифт меню Формат, которая вызывает диалоговое окно Шрифт (рис.19). Вкладыш Шрифт используется для установления параметров шрифта.

В поле Шрифт выбирается тип шрифта (шрифты типа TrueType выглядят одинаково на экране и на печати, рядом с их именем установлены значки ).

В поле Начертание выбирается начертание шрифта:

Обычный – обычное начертание;

Курсив – курсивное начертание;

Полужирный – жирное начертание;

Полужирный Курсив – жирное курсивное начертание.

В поле Размер – размер шрифта в пунктах (1 пункт = 0,375мм).

В поле Подчеркивание – тип линии подчеркивания.

В поле Цвет – цвет символов.

Рис. В рамке Эффекты можно установить флажки:

зачеркнутый – зачеркивание текста одинарной линией;

двойное зачеркивание – зачеркивание текста двойной линией;

верхний индекс – размер символов уменьшается, текст располагается выше;

нижний индекс – размер символов уменьшается, текст располагается ниже;

с тенью – рядом с символами появляется тень;

контур – показывается только контур символов;

приподнятый – символы изображаются приподнятыми над поверхностью листа;

утопленный – символы изображаются утопленными в поверхность листа;

малые прописные – строчные буквы становятся заглавными, но меньшего размера;

все прописные – строчные буквы становятся заглавными.

скрытый – делает текст непечатаемым.

В поле Образец показан фрагмент текста с выбранными параметрами.

Установить параметры шрифта можно также с помощью панели Форматирование (рис.20):

1 – стиль форматирования;

2 – тип шрифта;

3 – размер шрифта;

4 – жирное начертание;

5 – курсивное начертание;

6 – подчеркивание одинарной линией.

1 2 3 4 5 Рис. Изменение интервала и положения символов.

Для изменения интервала и положения символов используется вкладыш Интервал диалогового окна Шрифт. В поле Масштаб выбирается степень растяжения или сжатия символов.

В поле Интервал устанавливается межсимвольный интервал:

Обычный – обычный интервал;

Разреженный – расстояние между символами увеличивается до значения, указанного в поле на;

Уплотненный – расстояние между символами уменьшается до значения, указанного в поле на.

В поле Смещение устанавливается вертикальное положение символов:

Нет – обычное положение;

Вверх – символы располагаются выше базовой линии на величину, указанную в поле на;

Вниз – символы располагаются ниже базовой линии на величину, указанную в поле на.

Изменение регистра символов.

Для изменения регистра символов в набранном тексте необходимо выделить фрагмент текста и в меню Формат выбрать команду Регистр. В появившемся диалоговом окне (рис.21) следует выбрать один из следующих переключателей:

Как в предложениях – увеличить Рис. первую букву первого слова предложения;

все строчные – установить все буквы фрагмента в нижний регистр;

все прописные – установить все буквы фрагмента в верхний регистр;

начинать с прописных – установить первые буквы каждого слова в верхний регистр;

изменить регистр – заменить буквы верхнего регистра буквами нижнего регистра и наоборот.

Форматирование абзацев.

Для установления параметров абзаца используется команда Абзац из меню Формат. После выбора этой команды появляется диалоговое окно Абзац (рис.22). Для установления абзацных отступов и интервалов необходимо выбрать вкладыш Отступы и интервалы.

В поле Выравнивание устанавливается способ выравнивания абзаца:

По левому краю – абзац выравнивается по левому полю страницы;

По центру – абзац центрируется между левым и правым полем страницы;

По правому краю – абзац выравнивается по правому полю страницы;

По ширине – абзац выравнивается по обеим полям страницы.

В полях слева и справа устанавливаются расстояния от левого и правого полей до границ абзаца.

Рис. В поле первая срока – вид отступа первой строки абзаца:

(нет) – отступ отсутствует;

Отступ – красная строка, расстояние указывается в поле на;

Выступ – отрицательный отступ, расстояние указывается в поле на.

В полях перед и после – расстояния соответственно перед первой строкой абзаца и после последней строки абзаца.

В поле междустрочный – интервал между строками внутри абзаца:

Одинарный – интервал, стандартный для данного типа шрифта;

Полуторный – интервал в 1,5 раза больше стандартного;

Двойной – интервал в 2 раза больше стандартного;

Рис. Минимум – интервал не менее указанного в поле значение;

Точно – интервал, равный указанному в поле значение;

Множитель – интервал, равный стандартному, умноженному на значение, указанное в поле значение;

Устанавливать тип выравнивания можно также с помощью кнопок (рис.23).

Рис. На горизонтальной координатной линейке (рис.24) находятся:

маркер первой строки (1), маркер левой (2) и правой (3) границ абзаца.

Перетягивая их с помощью мыши, можно изменять соответствующие параметры абзаца.

Установление позиций табуляции.

Табуляция используется для точного выравнивания колонок текста или чисел (рис.20). Если установить позиции табуляции, то при каждом нажатии клавиши Tab курсор будет передвигаться к ближайшей справа позиции табуляции.

Рис. Для установления позиций табуляции используется команда Табуляция из меню Формат, которая вызывает диалоговое окно Табуляция (рис.26). Оно содержит следующие переключатели:

по левому краю – текст выравнивается по левому краю относительно позиции табуляции;

по центру – текст выравнивается по центру относительно позиции табуляции;

по правому краю – текст выравнивается по правому краю относительно позиции табуляции;

по разделителю – числа выравниваются по десятичной запятой, текст выравнивается по правому краю;

с чертой – под позициями табуляции появляются вертикальные полосы.

Рис. Для заполнения пустого места слева от знака табуляции, можно использовать цепочку символов, вид которой выбирается в группе переключателей Заполнитель.

Установив все необходимые параметры для одной позиции, следует щелкнуть кнопку Установить и новая позиция будет внесена в список Позиции табуляции, который содержит все установленные позиции табуляции. Чтобы изменить тип уже установленной позиции табуляции, необходимо выбрать нужную позицию в списке Позиции табуляции и установить новые значения режимов.

Для удаления позиции табуляции следует выбрать ее в списке Позиции табуляции и щелкнуть кнопку Удалить. Все имеющиеся позиции табуляции можно удалить щелчком кнопки Удалить все.

Установить позицию табуляции можно также щелчком мыши на горизонтальной координатной линейке. Тип позиции табуляции указан внутри квадрата в левом конце горизонтальной координатной линейки.

Если щелкнуть мышью на этом квадрате, то тип позиции табуляции изменится. Поочередно можно выбрать такие типы табуляции:

– выравнивание по левому краю;

– выравнивание по центру;

– выравнивание по правому краю;

– выравнивание по десятичной запятой.

Если выделить фрагмент текста, выровненного по позиции табуляции, и перетянуть мышью символ табуляции в новое место, то текст перетянется вместе с символом табуляции. Чтобы удалить позицию табуляции, достаточно стянуть с координатной линейки символ табуляции.

Упорядочение списков.

Microsoft Word позволяет быстро составлять списки с пометками, нумерацией и многоуровневые списки с нумерацией. Элементом списка считается абзац текста. Для создания списка необходимо выделить абзацы, которые следует сделать элементами списка или установить курсор в тот абзац, с которого будет начинаться список. Затем вызвать команду Список из меню Формат, которая вызывает диалоговое окно Список (рис.27).

Рис. Для создания списка с пометками необходимо выбрать вкладыш Маркированный. Каждый элемент списка с пометками выделяется с помощью небольшого значка, расположенного слева от самого элемента. Среди предложенных вариантов пометок следует выбрать подходящий (щелкнуть на нем мышью) и щелкнуть кнопку OK.

Для изменения вида пометки можно воспользоваться кнопкой Изменить. Появится окно Изменение маркированного списка, в котором содержатся дополнительные пометки. При нажатии кнопки Маркер появляется диалоговое окно Символ, в котором можно выбрать любой из символов в качестве пометки списка. В рамке Положение маркера задается расстояние от левого края абзаца до пометки. В рамке Положение текста определяется расстояние от левого края абзаца до левого края текста в списке.

Для создания списков с нумерацией используется вкладыш Нумерованный диалогового окна Список. Среди предложенных вариантов нумерации списка необходимо выбрать подходящий, щелкнуть ОK и список будет создан. Когда курсор ввода находится в списке, каждое нажатие Enter создает новый пронумерованный элемент списка. При добавлении нового элемента в список или удалении элемента, номера в списке корректируются автоматически.

Чтобы создать свой вариант нумерации, следует щелкнуть кнопку Изменить. Появится окно Изменение нумерованного списка (рис.28).

В поле Формат номера указывается текст перед и после номера элемента списка, например: ) или [ ]. В поле нумерация – стиль нумерации, а в поле начать с указывается число (или буква), с которого должен начинаться список. Для изменения шрифта номеров элементов списка используется кнопка Шрифт.

Быстро создать списки с пометками и нумерацией можно с помощью кнопок и. Для создания списка с несколькими уровнями вложенности используется вкладыш Многоуровневый диалогового окна Список.

Рис. Полный список всех имеющихся стилей оформления можно получить с использованием команды Стиль... в меню Формат. В этом же меню Формат можно обратиться к команде Библиотека стилей, активизация которой приводит появлению специального диалогового окна. В этом окне приводится полный список всех имеющихся в распоряжении пользователя стилей (начиная от простого письма и заканчивая диссертацией или книгой). В этом же окне пользователь может увидеть документ, с которым он работает, и проследить происходящие в нем изменения при использовании того или иного стиля. При обращении к команде Стиль... на экран выводится диалоговое окно Стиль (рис.8), где также даются списки стилей, описание стиля, приводятся образцы стилевого оформления абзаца и образцы символов.

Рис. 23. Окно текстового редактора Word, появляющееся при необходимости изменить стиль отображения текста в документе Это окно дает возможность пользователю сформировать список стилей (с использованием окна списка), изменить любой из выбранных стилей (кнопка Изменить...), удалить ненужный стиль (кнопка Удалить), а также создать свой собственный стиль (кнопка Создать...).

Часто бывает необходимо в данном документе использовать стиль другого документа. Это удобно сделать с помощью кнопки Организатор... окна Стиль. При ее активизации появляется диалоговое окно Организатор (рис.24), в котором в левом окошке приведен список стилей текущего документа (файла), а в правом - стиль шаблона Normal.

Необходимо щелкнуть кнопку Закрыть файл под правым окошком, после чего взамен появится кнопка Открыть файл. При нажатии на эту кнопку пользователь получает диалоговое окно Открытие документа (описанное ранее). Выбрав в этом окне тот файл, стилевые параметры которого желательно использовать, и, открыв его (щелчок на кнопке Открыть), получим в правом окошке диалогового окна Организатор список всех стилей выбранного файла. При этом появляется возможность скопировать все интересующие нас стили из этого документа в тот, с которым мы работаем в данный момент: выбрать нужные стили нажать кнопку Копировать.

Рис. 24. Окно текстового редактора Word, появляющееся при необходимости изменить стиль отображения текста в документе с помощью организатора Использование стилей дает возможность автоматически формировать оглавление сложного по структуре документа, а также создать указатели и список иллюстраций. Это осуществляется с помощью команды Оглавление и указатели... в меню Вставка. При обращении к этой команде возникает одноименное окно, предоставляющее на основе предлагаемых образцов выбор того или иного стиля оформления оглавления, указателя или списка иллюстраций.

Установление параметров страницы.

Для установления параметров страницы используется команда Параметры страницы меню Файл, которая вызывает диалоговое окно Параметры страницы.

Для установления полей страницы используется вкладыш Поля (рис.31), в окнах которого можно установить:

Верхнее – верхнее поле страницы;

Нижнее – нижнее поле страницы;

Левое – левое поле страницы;

Рис. Правое – правое поле страницы.

В рамке Образец показан внешний вид страницы с выбранными параметрами. Если страница должна иметь зеркальные поля, необходимо включить флажок Зеркальные поля. В результате вместо полей Правое и Левое появятся поля Внутри и Снаружи.

В поле Переплет устанавливается ширина поля подшивки.

В рамке От края до колонтитула устанавливается расстояние:

верхнего – от верхнего края страницы до верхнего колонтитула;

нижнего – от нижнего края страницы до нижнего колонтитула.

Следует отметить к какой части документа относятся избранные параметры, выбрав нужное значение в поле Применить:

Ко всему документу – параметры используются в всем документе;

К концу документу – параметры используются для той части документа, которая расположена ниже курсора.

Установить поля страницы можно также с помощью координатных линеек в режиме Разметка страниц. В этом режиме на экране присутствуют и вертикальная, и горизонтальная координатные линейки. На координатных линейках поля страницы обозначены серым цветом. Необходимо установить указатель мыши на границу серого и белого участка (он будет иметь вид двунаправленной стрелки) и перетянуть ее в нужное место.

Вкладыш Размер бумаги (рис.32) содержит поле Размер бумаги, в котором можно выбрать размер страницы документа. Если необходимые размеры в списке отсутствуют, то в поле Ширина и Высота можно ввести соответствующие значения ширины и высоты страницы.

В рамке Ориентация выбирается ориентация страницы.

Переключатель книжная означает вертикальную ориентацию страницы, альбомная – горизонтальную.

Рис. Вкладыш Макет окна Параметры страницы позволяет установить параметры колонтитулов. Для того, чтобы на страницах с четными и нечетными номерами были различные колонтитулы, следует включить флажок четных и нечетных страниц. Чтобы колонтитул первой страницы отличался от других, необходимо включить флажок первой страницы.

Способ вертикального выравнивания текста на странице выбирается в поле Вертикальное выравнивание:

По верхнему краю – текст выравнивается по верхнему полю страницы;

По центру – текст центрируется между верхним и нижним полем страницы;

По высоте – текст распределяется между верхним и нижним полем (применяется только к полным страницам).

Вставка разрывов страниц Microsoft Word автоматически разбивает текст на страницы. Для вставки дополнительного разрыва страницы необходимо установить курсор в место, с которого должна начинаться новая страница и вызывать команду Разрыв из меню Вставка.

В диалоговом окне Разрыв (рис.33) необходимо установить переключатель новую страницу и щелкнуть ОК.

Рис. Если документ должен составляться из страниц, которые имеют различные параметры, то его следует разделить на несколько разделов.

Каждый раздел имеет собственные параметры страницы. Для вставки в документ нового раздела в диалоговом окне Разрыв необходимо выбрать один из следующих переключателей:

со следующей страницы – новый раздел начинается со следующей страницы;

на текущей странице – новый раздел начинается непосредственно после текущего;

с четной страницы – новый раздел начинается с ближайшей страницы, имеющей четный номер;

с нечетной страницы – новый раздел начинается с ближайшей страницы, имеющей нечетный номер.

Чтобы удалить разрыв раздела или разрыв страницы, вставленный вручную, следует перейти в режим Обычный, или включить режим отображения непечатаемых символов. В этих режимах разрывы страниц изображаются пунктирными линиями, а разрывы разделов двойными пунктирными линиями. Удаляются знаки разрывов как обычные символы клавишей Delete или Backspace.

Нумерация страниц.

Для вставки номеров страниц необходимо вызывать команду Номера страниц меню Вставка, которая вызывает окно Номера страниц (рис.34).

В поле Положение следует выбрать расположение номера на странице:

Рис. Вверху страницы – номер страницы располагается вверху (вставляется в верхний колонтитул);

Внизу страницы – номер страницы располагается внизу (вставляется в нижний колонтитул).

В поле Выравнивание – расположение номера страницы относительно полей страницы:

Слева – номер страницы располагается у левого края страницы;

От центра – номер страницы располагается по центру страницы;

Справа – номер страницы располагается у правого края страницы;

Внутри – номер страницы располагается с внутреннего края страницы (доступен, если документ имеет зеркальные поля);

Снаружи – номер страницы располагается у внешнего края страницы (доступен, если документ имеет зеркальные поля).

Если снять флажок Номер на первой странице, то на первой странице номер не будет проставлен.

Кнопка Формат вызывает диалоговое окно Формат номера страницы (рис.35), в котором задается формат нумерации. В поле Формат номера выбирается тип нумерации (арабские или римские цифры, буквы латинского алфавита).

В рамке Нумерация страниц устанавливается начало нумерации:

продолжить – нумерация страниц текущего раздела начинается с числа, следующего за номером последней страницы предыдущего раздела;

начать с – нумерация начинается с числа, указанного в поле справа.

Если включить флажок Включить номер главы, к номеру страницы будет добавлен номер главы или раздела документа. В поле начинается со стиля необходимо указать, какой стиль форматирования отвечает уровню глав, номера которых будут использованы. Можно выбрать один из стилей заголовков Заголовок1... Заголовок9. В поле разделитель задается разделитель между номером страницы и номером главы. Установив все параметры, следует щелкнуть OK, после чего снова появится окно Номера страниц. Здесь также необходимо щелкнуть OK и все страницы документа будут пронумерованы.

Рис. Установление колонтитулов.

Колонтитул – текст или рисунок, который печатается внизу или вверху каждой страницы документа. В колонтитуле обычно размещают номера страниц, название книги или текущей главы. В зависимости от расположения (в верхнем или в нижнем поле страницы) колонтитулы бывают верхними или нижними. Текст, введенный в колонтитул, форматируется как обычный текст.

Для создания колонтитулов следует выбрать команду Колонтитулы в меню Вид. При этом происходит автоматический переход в режим экрана Разметка страниц, так как в режиме Обычный колонтитулы не отображаются. На экране появляется панель инструментов Колонтитулы (рис.36).

Для перехода из поля верхнего колонтитула в поле нижнего колонтитула и обратно используется кнопка.

Рис. Введенный текст колонтитула располагается в пунктирной рамке, указывающей границы колонтитула. Текст колонтитула форматируется как обычный текст. Для вставки номеров страниц используется кнопка. В режиме отображения колонтитулов основный текст документа редактировать невозможно.

Для создания на первой странице документа колонтитула, отличного от колонтитулов других страниц, необходимо вызвать окно Параметры страницы из меню Файл и во вкладыше Макет установить флажок первой страницы. Если в этом вкладыше установить флажок четных и нечетных страниц, то можно создать отдельно колонтитул для четных и колонтитул для нечетных страниц. Вызвать окно Параметры страницы можно с помощью кнопки панели Колонтитулы. Для перемещения между колонтитулом первой страницы, четной и нечетной страниц используются кнопки.

Если оставить поле колонтитула пустым, то колонтитул будет отсутствовать.

Установление флажка четных и нечетных страниц влияет на весь документ, если он не разделен на разделы. Когда документ разделен на несколько разделов, при вставке колонтитула в один раздел этот же колонтитул автоматически добавляется во все разделы документа, если нажата кнопка (присоединить колонтитулы текущего раздела к колонтитулам предыдущего). Чтобы создать различные колонтитулы для нескольких частей документа, следует разорвать связь между разделами. Для этого необходимо установить курсор в разделе, для которого следует создать другой колонтитул и отжать кнопку.

После этого необходимо изменить существующий колонтитул или создать новый.

Для удаления колонтитула следует выбрать команду Колонтитулы в меню Вид, выделить колонтитул, который необходимо удалить, и нажать клавишу Delete. При изменении или удалении колонтитула в любом разделе так же изменяются или удаляются колонтитулы в других разделах, если связь с предыдущим разделом не будет разорвана принудительно с помощью кнопки.

Создание многоколонного документа.

Microsoft Word позволяет верстать текст в несколько колонок.

Текст вводится в них последовательно, переходя к следующей колонке после заполнения предыдущей. Для многоколонной верстки следует перейти в режим Разметка страниц, так как в режиме Обычный текст не будет отображен в несколько колонок.

Существуют два варианта использования многоколонной верстки:

1. Весь документ разбит на одинаковое количество колонок одинаковой ширины.

2. Различные части документа разбиты на различное число колонок или колонки имеют различную ширину. В этом случае необходимо разбить документ на разделы, каждый из которых будет иметь свое разделение на колонки.

Для создания колонок в рамках раздела документа следует установить курсор в текст этого раздела. Если весь документ необходимо разбить на одинаковое количество колонок, то курсор может находиться в любом месте текста. Затем следует выбрать команду Колонки меню Формат, которая вызывает диалоговое окно Колонки (рис.37).

Рис. В поле Число колонок необходимо ввести число колонок или выбрать один из рисунков в рамке Тип. Флажок Разделитель устанавливает линию между столбцами текста. Если включен флажок колонки одинаковой ширины, то все колонки будут иметь одинаковую ширину. Если выключить этот флажок, то можно ввести для каждой колонки точные значения ее ширины и расстояния между колонками в поля Ширина и промежуток.

В поле Применить указывается часть документа, для которой будут действовать выбранные режимы:

К текущему разделу – параметры используются только в текущем разделе;

До конца документа – параметры используются для той части документа, которая расположена после курсора ввода;

Ко всему документу – параметры используются во всем документе.

Создать колонки одинаковой ширины можно с помощью кнопки. После щелчка на ней появляется окно, в котором следует выделить нужное количество колонок и нажать кнопку мыши.

Изменять ширину колонок и расстояние между ними можно с помощью горизонтальной координатной линейки. Когда текст разбит на колонки, на линейке отображаются соответствующие символы (рис.38):

1 – символ правой границы колонки;

2 – расстояние между колонками;

3 – символ левой границы колонки.

При перетягивании этих символов будут изменяться соответствующие параметры колонок. Для перехода к следующей колонке можно вызвать команду Разрыв меню Вставка, в диалоговом окне включить переключатель новую колонку и щелкнуть OK. После этого курсор и весь текст ниже курсора переместится к началу следующей колонки.

Удаление колонок – это операция установления одной колонки для всего документа.

Рис. 5.3.6. Оформление фрагмента текста в виде таблицы В текстовом редакторе Word предусмотрены разнообразные воз можности по размещению таблицы и "фирменному" ее оформлению. В главном меню для этих целей выделен специальный раздел Таблица.

При раскрытии этого меню появляется одна из доступных команд Вставить таблицу, активизация которой вызывает диалоговое окно для формирования "каркаса" будущей таблицы (рис.25). Здесь можно установить требуемое число столбцов и строк, а также при помощи кнопки Автоформат выбрать нужную структуру таблицы. Можно также последовательно сформировать таблицу в диалоговом режиме работы с мастером Создание таблицы, предоставляющим свои услуги при вежливом его вызове кнопкой Мастер.

Рис. 25. Окно текстового редактора Word, появляющееся при необходимости разместить таблицу в тексте документа В процессе создания и после завершения работы с таблицей пользователь имеет возможность производить с содержимым таблицы всевозможные манипуляции: удаление, объединение и разбиение ячеек, выделение строки, столбца или всей таблицы, изменение формата таблицы, размера ячеек, размещение нужных заголовков, вставка дополнительных строк или столбцов, сортировка элементов таблицы (по содержащейся в ячейках информации), вставка в ячейки необходимых формул.

Любое из перечисленных действий можно выбрать из выпадающего меню Таблица.

4.3.7. Проверка орфографии и грамматики в тексте Выполнить проверку орфографии и грамматики в текстовом редакторе Word можно с помощью команд Орфография... и Грамматика... в меню Сервис. Необходимой проверке может быть подвергнут как выделенный фрагмент текста, так и документ в целом.

Общаясь в диалоговых окнах с программой проверки, пользователь может внести необходимые исправления или игнорировать указания и советы программы, руководствуясь собственными соображениями.

Проверка орфографии может быть инициирована также щелчком мышью на кнопке Орфография Панели инструментов "Стандартная".

Проверка орфографии производится в текстовом редакторе Word автоматически при вводе текста с клавиатуры. При этом неверно "написанное" слово подчеркивается красной волнистой линией, чем сразу обращается внимание пользователя на необходимость внести исправления. При щелчке правой кнопкой мыши на ошибочно введенном слове Word предоставляет пользователю возможные альтернативы написания. Щелчок левой кнопкой мыши на выбранном из предложенных слов автоматически вносит нужные исправления в текст.

4.3.8. Добавление в текст иллюстраций Текстовый редактор Word предоставляет широкие возможности по оформлению документа иллюстрациями и другими необходимыми дополнениями из различных приложений Windows. Все эти действия производятся командами меню Вставка. При выборе в этом меню команды Рисунок... пользователь получает доступ к имеющемуся арсеналу рисунков, содержащемуся непосредственно в Windows, а также имеет возможность выбрать какой-либо другой рисунок (в том числе и из файлов с дискеты или CD-диска). Диалоговое окно команды Рисунок..., кроме того, предоставляет возможность предварительного просмотра рисунка перед вставкой (или отказом от вставки) его в документ.

Команда Объект... открывает диалоговое окно со списком типов объектов различных приложений Windows, обеспечивающих различными средствами оформления документа: ввод формул, фигурного текста, диаграмм Microsoft Excel (такая диаграмма может быть вставлена непосредственным использованием кнопки Вставить лист Microsoft Excel на Панели инструментов "Стандартная"), объектов баз данных и т.д.

Команда Кадр меню Вставка дает возможность вставить выделенный объект (в том числе и фрагмент текста) в кадр, что позволяет перемещать этот объект мышью и располагать его в произвольном месте документа (в том числе и обеспечивая "обтекание" этого объекта основным текстом).

Для оформления документов Word используются также инструменты рисования, расположенные на Панели инструментов "Рисование". С их помощью можно нарисовать различные линии, фигуры, организовать рамки с надписями и с необходимыми "выносками", оформить нарисованные объекты в цвете (цветной контур, цветная заливка очерченной площади). Этот инструментарий позволяет помещать нарисованные объекты на передний и задний планы, сгруппировывать и разгруппировывать их. Вызов инструментов панели рисования осуществляется активизацией кнопки Рисование на Панели инструментов "Стандартная".

4.3.9. Печать текста Оформленный документ может быть отпечатан с использованием команды Печать... из меню Файл. При активизации этой команды на экран выводится диалоговое окно Печать, с помощью которого пользователь может установить все необходимые параметры печати:

количество копий, диапазон страниц для печати, отдельная печать четных и нечетных страниц, сортировка отпечатанных страниц по копиям. Имеется возможность отпечатать не сам документ, а его фрагменты - сноски, использованные стили и т.д. Для этого в окне Печать имеется специальное окно списка. Если нет необходимости предварительно устанавливать параметры печати, можно сразу пустить документ на печать, щелкнув кнопку Печать на Панели инструментов "Стандартная".

Перед выполнением команды Печать можно предварительно просмотреть документ, чтобы окончательно увидеть, как он будет выглядеть отпечатанным. Для этого имеется команда Предварительный просмотр в меню Файл, при выполнении которой на экран выводится макет документа, где имеется возможность его постраничного просмотра в различном масштабе, а также возможность печати из режима просмотра. Просмотреть документ можно и путем активизации кнопки Предварительный просмотр Панели инструментов "Стандартная".

При работе с текстовым редактором Word можно использовать различные режимы отображения документа - для этого имеются соответствующие кнопки внизу окна Word. Это кнопки Обычный режим, Режим разметки и Режим структуры. Удобней всего работать с документом в режиме разметки, так как при этом осуществляется постраничная разбивка документа, и в целом он выглядит "как натуральный" В то же время в этом режиме существенно меньше скорость прокрутки и ввода символов, чем в обычном режиме. Режим структуры позволяет увидеть стилевую структуру документа, и его удобно использовать лишь при форматировании заголовков документа.

5. Обзор технологий обработки табличных данных 5.1. Общие сведения Пользователям в процессе работы с информацией очень часто обрабатываемую информацию приходится представлять в виде таблиц.

Это имеет место при создании и ведении бухгалтерских книг, банковских счетов, смет, ведомостей, при составлении планов и распределении ресурсов предприятий, при выполнении научных исследований. Стремление к автоматизации такого вида работ привело к созданию специализированных программных средств для обработки информации, представляемой в табличной форме. Такие программные средства называют табличными процессорами или электронными таблицами. Табличные процессоры позволяют не только создавать таблицы, но и автоматизировать обработку табличных данных.

Созданные вначале для выполнения только расчетных операций электронные таблицы по мере их совершенствования оказались эффективными и при решении более сложных задач, например, таких как:

- сортировка данных, - обработка статистических данных, - оптимизация, - прогнозирование и т.д.

5.2. Этапы обработки табличных данных При работе с табличными данными пользователь обычно проходит ряд типичных этапов, например, таких как:

1) создание и редактирование таблиц. Сущность данного этапа заключается в разработке структуры табличной информации, установлении формы размещения данных в элементах таблицы, вводе исходных данных, расчетных формул, функций и необходимой текстовой информации. После выполнения пробных расчетов может возникнуть необходимость редактирования как исходных числовых данных, так и всех других компонентов информации, содержащейся в таблице.

2) форматирование таблиц. Этот этап обеспечивает представление табличной информации в наиболее приемлемой для пользователя форме.

3) обработка табличных данных с использованием формул и специальных функций. На этом этапе у пользователя появляется возможность получить необходимые итоговые данные (например, в сметах и ведомостях), установить численные значения данных, представленных в ячейках таблицы в виде формул.

4) построение диаграмм и графиков. Этот этап предназначен для обеспечения наглядного представления о числовой информации, содержащейся в различных фрагментах таблицы.

5) обработка данных, представленных в виде списка. В работе с табличными данными зачастую возникает необходимость сортировки данных по различным критериям с целью обеспечения эффективности анализа и организации потоков имеющейся информации. Табличный процессор позволяет создавать и сортировать такие списки в порядке, необходимом пользователю.

6) аналитическая обработка данных. Необходимость в этом этапе возникает в том случае, когда требуется более сложная обработка информации, чем простая сортировка данных. Например, при решении задач по подбору параметра, обеспечивающего выполнение определен ных условий, а также проведении оптимизационных исследований.

Решение таких задач в среде обработки табличных данных нередко оказывается более наглядным, чем представление данных в виде абстрактных математических формул.

5.3. Обзор возможностей табличного процессора MICROSOFT EXCEL 5.3.1. Загрузка табличного процессора Начинается работа с табличным процессором с его загрузки.

Чтобы загрузить Microsoft Excel необходимо воспользоваться кнопкой Пуск и последующим выбором Microsoft Excel в меню Программы.

Можно также щелкнуть на значке Microsoft Excel Панели Microsoft Office.

В результате загрузки на экране появляется рабочее окно Microsoft Excel (рис.11), имеющее типичную для приложений Windows структуру (вверху располагается строка главного меню, строка Стандартной панели инструментов, строка панель инструментов Форматирования).

Строка формул Рис. 11. Рабочее окно табличного процессора Microsoft Excel Рабочее поле табличного процессора представляет собой типичную таблицу, имеющую нумерованные строки (1,2,3...) и именованные столбцы (А,В,С,...), в одном из которых размещается табличный курсор в виде очерченного прямоугольника.

В нижней части окна Excel располагаются ярлычки листов (информация в Excel размещается на листах, объединяемых в книги).

Самая нижняя строка окна Excel - строка состояния, особенностью которой является наличие поля автовычислений, в котором показывается результат выполнения некоторой функции (по умолчанию - суммирования).

Microsoft Excel позволяет работать с таблицами в двух режимах:

Обычный – наиболее удобный для выполнения большинства операций.

Разметка страниц – удобен для окончательного форматирования таблицы перед распечаткой. Границы между страницами в этом режиме отображаются синими пунктирными линиями. Границы таблицы – сплошной синей линией, перетягивая которую, можно изменять размеры таблицы.

Для перехода между режимами Обычный и Разметка страниц используются соответствующие пункты меню Вид.

Рис.30. Окно Microsoft Excel Меню.

Под заголовком окна находится строка меню, через которую можно вызвать любую команду Microsoft Excel. Для открытия меню необходимо щелкнуть мышью на его имени. После этого появятся те команды этого меню, которые используются наиболее часто (рис.3). Если щелкнуть по кнопке в нижней части меню то появятся все Рис. команды этого меню (рис.4).

Панели инструментов.

Под строкой меню расположены панели инструментов, которые состоят из кнопок с рисунками. Каждой кнопке соответствует команда, а рисунок на этой кнопке передает значение команды. Большинство кнопок дублирует наиболее часто употребляемые команды, доступные в меню. Для вызова команды, связанной с кнопкой, необходимо щелкнуть мышью на этой кнопке. Если навести указатель мыши на кнопку, рядом появится рамка с названием команды.

Рис. Обычно под строкой меню находятся две панели инструментов – Стандартная и Форматирование. Чтобы вывести или убрать панель с экрана, следует выбрать в меню Вид пункт Панели инструментов, а затем щелкнуть на имя нужной панели. Если панель присутствует на экране, то рядом с ее именем будет стоять метка a.

Если для отображения всех кнопок на панели не достаточно места, то выводятся кнопки, которые были использованы последними.

Рис. Если нажать на кнопку в конце панели, то появятся остальные кнопки (рис.5). При нажатии на кнопку Добавить или удалить кнопки появится меню (рис.6), в котором можно вывести или убрать кнопку с панели.

Также для изменения состава панели инструментов, исполь зуется окно Настройка из меню Сервис. В диалоговом окне Рис. необходимо выбрать вкладыш Команды. В списке Категории выбирается группа кнопок, после чего в списке Команды появляются кнопки этой группы. Чтобы добавить кнопку на панель инструментов, следует перетянуть ее из диалогового окна в нужную позицию меню. Процесс установления кнопки завершается щелчком кнопки Закрыть.

Для удаления кнопки с панели инструментов необходимо перетянуть ее в диалоговое окно Настройка.

Управлять панелями инструментов удобно с помощью контекстного меню (рис.7), которое вызывается нажатием правой клавиши мыши на любой кнопке.

Под панелями инструментов Microsoft Excel обычно находится строка Рис. формул, а в нижней части окна – строка состояния. Чтобы вывести или убрать эти строки, следует в меню Вид выбрать соответствующие пункты: Строка формул (рис.8) или Строка состояния.

5.3.2. Общие сведения об электронной таблице Когда говорят о таком понятии как "таблица", то в этом случае речь, как правило, идет о порядке, в котором расположены ячейки (и хранящаяся в них информация), по горизонтали - в строках и по вертикали - в столбцах. Электронная таблица - это упорядоченные табличные данные, содержащиеся в памяти компьютера.

Табличные данные в Excel хранятся в файле с произвольным именем и расширением.xls. Такой файл является рабочей книгой (Workbook). Рабочее окно Excel может поддерживать работу с одним или несколькими наборами листов - такие наборы называются книгами. При первом запуске Excel на экране появляется принятая по умолчанию книга (Книга1), из которой отображается ее первый лист (Лист1). Лист делится на строки и столбцы. Каждому столбцу листа назначена своя буква латинского алфавита, а каждой строке - число. Пе ресечения строк со столбцами образуют ячейки листа, на которые можно ссылаться по именам ячеек. Имена ячеек обычно называют адресами ячеек.

Каждая ячейка (пересечение строки и столбца таблицы) обозначается неким адресом (например, А1, В8, С4 и т.п.). Часть массива ячеек таблиц содержит какие-то числа (например. 5, 9, 12, 8 и т.п,), а в другой части этого массива могут быть записаны какие-то формулы, операндами которых служат адреса ячеек (операнд - объект, над которым производится некая операция). Например, в ячейке А6 за писана следующая формула: В8*С4 - 2/А1. Если мы изменим значения ячеек А1, В8, С4 (т.е. введем другие числа), то автоматически изменится и численное значение, содержащееся в ячейке А6, т.к. в ней произойдет автоматический пересчет данных по записанной в этой ячейке формуле.

Как правило, часть ячеек электронной таблицы содержит исходную (или первичную) информацию, а другая часть - производную информацию, т.е. информацию, которая является результатом различных арифметических и иных операций, совершаемых над первичной.

Если листы - это основные блоки для хранения информации в Excel, то книги - организационные средства, предназначенные для эффективного управления данными. В каждой книге по умолчанию содержится шестнадцать листов.

Для создания новой рабочей книги следует в меню Файл выбрать команду Создать. В открывшемся диалоговом окне (рис.9) выбрать вкладыш, а затем шаблон, на основе которого будет создана рабочая книга;

после чего щелкнуть кнопку OK. Обычные рабочие книги создаются на основе шаблона Книга. Для создания рабочей книги на основе шаблона Книга можно щелкнуть кнопку.

Рис. Для открытия существующей рабочей книги необходимо в меню Файл выбрать команду Открыть или щелкнуть кнопку, после чего откроется диалоговое окно Рис. Открытие документа (рис.10). В поле списка Папка следует выбрать диск, на котором находится нужная рабочая книга.

В списке, расположенном ниже, выбрать (двойным щелчком) папку с книгой и саму книгу.

По умолчанию в списке выводятся только файлы с книгами Microsoft Excel, которые имеют расширение xls и значки на рис.11. Для вывода других типов файлов или всех файлов необходимо выбрать соответствующий тип в поле списка Тип файлов.

Рис. Сохранение рабочей книги.

Для сохранения рабочей книги необходимо вызвать команду Сохранить меню Файл или щелкнуть кнопку. При первом сохранении появляется диалоговое окно Сохранение документа (рис.12). В поле списка Папка следует выбрать диск, а в списке, расположенном ниже – папку, в которой необходимо сохранить книгу. В поле списка Тип файла – формат, в котором будет сохранена книга. В поле Имя файла ввести имя книги и щелкнуть кнопку Сохранить.

При повторном сохранении диалоговое окно Сохранение документа не выводится, книга автоматически сохраняется в том же файле. Чтобы сохранить книгу под другим именем или в другой папке, следует в меню Файл выбрать команду Сохранить как, после чего появляется окно Сохранение документа.

Закрытие рабочей книги.

Для закрытия рабочей книги необходимо выбрать в меню Файл команду Закрыть или щелкнуть кнопку r окна книги.

Завершение работы с Microsoft Excel.

Для завершения работы с Microsoft Excel необходимо закрыть окно программы (щелкнуть кнопку r окна программы или нажать комбинацию клавиш Alt + F4).

5.3.3. Создание и редактирование электронных таблиц Основным понятием электронной таблицы является адрес ячейки.

Обычное обозначение ячейки, составленное из имени столбца и номера строки (А5, В7, С4 и т.д.), называется относительным адресом (или просто адресом). При некоторых операциях копирования, удаления, вставки Excel автоматически изменяет этот адрес в формулах, вводимых в ячейки. Это обеспечивает неоценимые удобства для автоматизации ввода информации в Excel. В то же время, иногда это служит ис точником ошибок - когда такая переадресация нежелательна. Чтобы отменить автоматическое изменение адреса данной ячейки, ей назначают абсолютный адрес. Для этого необходимо проставить перед именем столбца и (или) перед номером строки знак доллара "$".

Например, в адресе $В7 не будет меняться имя столбца, в адресе C$3 - номер строки, а в адресе $F$12 не изменится ни имя столбца, ни номер строки.

Excel дает возможность ссылаться не только на отдельную ячейку (ее адрес), но и на группу смежных ячеек в строках или столбцах. Такая группа называется диапазоном. Диапазон могут образовывать смежные ячейки строки, смежные ячейки столбца или группа смежных ячеек, образующих прямоугольную область (блок). Ссылка на диапазон состоит из адресов ячеек начала и конца диапазона, разделенных двоеточием, Так, например, ссылка А1:А17 означает включение в диапазон всех ячеек столбца А с 1 по 17 строку включительно, а ссылка D1:F1 - всех ячеек первой строки, начиная со столбца D и заканчивая столбцом F. Ссылка B3:G7 означает, что в диапазон включен прямо угольный блок. у которого левый верхний угол имеет адрес ВЗ, правый нижний (противоположный по диагонали прямоугольного блока) - G7.

Допускается ссылка и на объединение (группу) диапазонов - в этом случае ссылки на диапазоны, включаемые в группу, должны быть разделены запятыми. Например, запись (A6:D7,H4:K8) соответствует объединению в группу двух диапазонов - A6:D7 и Н4:К8. Если необходимо использовать ссылку на пересечение диапазонов (то есть сослаться на общие ячейки диапазонов), то в этой ссылке диапазоны, содержащие общие ячейки, должны быть разделены пробелом. Так, запись (A1:D3 C2:F5) означает, что ссылаются на диапазон ячеек C2:D3, являющийся пересечением диапазонов A1:D3 и C2:F5. Ссылки могут применяться вместе с числами, математическими операциями и функциями В Excel допускается способ ссылки на ячейку с помощью присвоения этой ячейке произвольного имени. Для присвоения имени необходимо в меню Вставка активизировать команду Имя, а затем под команду Присвоить... и в появившемся диалоговом окне Присвоить имя набрать необходимое имя в текстовом поле диалогового окна.

Выделенной ячейке в этом случае будет присвоено выбранное имя, которое в дальнейшем может использоваться во всех вычислениях (формулах, функциях) вместо адреса этой поименованной ячейки.

Созданное имя может быть с помощью той же команды удалено.

Подкомандой Создать... команды Имя можно создать имя ячейки из заголовков соседних строк и столбцов. Для этого нужно выделить диапазон, содержащий ячейки, которым следует присвоить имена, и ячейки, имеющие текстовые значения. В появившемся диалоговом окне следует отметить флажками расположение заголовков, из которых следует создать имена.

Следует иметь в виду, что при вводе в рабочую область Excel ссылок следует использовать латинский алфавит (как строчные, так и прописные буквы и их комбинации). Если же будут использованы русские буквы, то Excel воспринимает это как ошибку.

5.3.4. Ввод информации в ячейки электронной таблицы При работе с электронными таблицами информация в них вносится в единицу времени только в активную ячейку (в которой на ходится курсор процессора). Для превращения ячейки в активную достаточно поместить в нее указатель мыши (в виде белого крестика) и щелкнуть левой кнопкой. Перемещение по таблице осуществляется дискретно (от одной ячейки к другой) с помощью известных клавиш клавиатуры, служащих для управления курсором.

Вводимая информация отражается как в самой ячейке, так и в строке формул, которая размещается над строкой заголовков столбцов А,В,С,.... В строке формул отображаются формулы, содержащиеся в активной ячейке (в самой ячейке на рабочем поле отражается числовой результат расчета по этой формуле). Имя активной ячейки отражается в специальном текстовом поле в левой части строки формул. Если после выделения ячейки щелкнуть на строке формул (справа от вертикальной черты), то в этой строке появляется мерцающий текстовый курсор, и здесь можно осуществлять ввод, пользуясь обычными приемами ввода и редактирования. Вводимые в строке формул данные воспроизводятся в активной (текущей) ячейке.

При вводе данных в левой части строки формул возникают три кнопки, предназначенные для управления процессом ввода: с красным крестиком, зеленой галочкой и знаком равенства (рис.12).

Рис.12. Кнопки управления процессом ввода Если щелкнуть на кнопке с крестиком, ввод прекращается, и данные, поступившие в ячейку в текущем сеансе ввода, удаляются.

Если щелкнуть на кнопке с зеленой галочкой, то данные из строки формул будут перенесены в ячейку таблицы.

Если щелкнуть на кнопке со знаком равенства, то Excel автоматически откроет окошко для редактирования формулы.

Есть еще одна полезная кнопка - это кнопка со значком fx. Если щелкнуть на кнопке со значком fx, то на экране появится диалоговое окно Мастера функций, предлагающее возможность выбора и ввода функций.

Рис. После завершения ввода данных необходимо зафиксировать их в ячейке любым из трех способов:

- нажать клавишу ;

- щелкнуть на кнопке с галочкой в левой части строки формул;

- щелкнуть мышкой на другой ячейке.

Для ввода новых данных или для исправления старых данных можно не очищать предварительно ячейку - можно, сделав ее активной, просто начать набор новых данных в текущей ячейке. При этом ячейка очищается от старой информации, появляется текстовый курсор и активизируется строка формул.

При вводе информации в ячейки следует различать четыре типа данных:

- числовые значения (например, числа 11;

15,456;

$43.45;

33%) - текстовые значения (например, слова Итого, Сводная ведомость, 1-й квартал), Даты и время суток (например, Янв-99, 1/12/98 или 1: РМ).

- примечания (для себя или других пользователей - например, Это перспективный объект, Можно также сделать записанную с микрофона звуковую вставку-примечание) - формулы (например, =В7*2,456 или =СУММ(ВЗ:В7)).

Каждый тип данных имеет свои особые характеристики формата - это означает, что Excel хранит и выводит на экран элементы каждого типа по-разному.

Ввод числовых значений.

Ввод числовых значений осуществляется следующим образом:

необходимо, сделав нужную ячейку активной, набрать на клавиатуре число и нажать (или зафиксировать информацию в ячейке каким-либо другим способом, описанным выше).

Числовое значение может быть целым (45), десятичной дробью (743,56), обыкновенной дробью (15 3/4) или представлено в экспоненциальной (научной) форме (4,35Е+7). Последний пример означает экспоненциальное представление числа 4,35-107. В представлении десятичной дроби в качестве знака, отделяющего мантиссу от целой части, используется запятая, а не точка. Кроме того, при вводе смешанной дроби нужно не забывать ввести пробел между целой и дробной частью. При вводе дробного значения, меньшего 1, нужно вводить перед дробью ноль (например, 04/5 - пробел при этом необязателен). Если не ввести ноль, Excel интерпретирует дробь как дату (дробь 4/5 интерпретируется как 5 апреля).

При последовательном вводе чисел можно использовать на клавиатуре клавиши со стрелками для одновременной фиксации введенного числа и перемещения к новой ячейке.

Ввод текстовых значений.

Ввод текстовых значений осуществляется не более сложно, чем ввод чисел. Для занесения текста следует его набрать в нужной ячейке и зафиксировать эту информацию (например, нажатием клавиши ). Текстовое значение представляет собой любую комбинацию алфавитно-цифровых знаков верхнего и нижнего регистра, включая цифры и специальные символы. Excel автоматически распознает текстовые значения и выравнивает их по левому краю ячейки (заметим, что числа выравниваются по правому краю).

Если соседние ячейки не заполнены, то Excel позволяет вводить более длинный текст, перекрывающий расположенные справа ячейки (если в них присутствует информация, текстовое значение обрезается).

При этом, адресом введенной тестовой информации, размещенной в соседних клетках, по-прежнему остается ячейка ввода.

В ряде случаев необходимо ввести информацию в виде определенных числовых значений, которые следует понимать как текстовые значения (число, дату или номер) - например, в ячейке записано число 1999. обозначающее текущий год. При вводе просто числа Excel распознает его как числовое значение (выравнивает по правому краю ячейки). Для сохранения его в виде текстового значения нужно перед числом ввести знак апострофа ('). Например, если ввести в ячейку '1999, то в ячейке появится число 1999, выровненное по левому краю без апострофа, а апостроф будет присутствовать в строке формул, указывая на то, что на самом деле это число является текстовым значением.

Если потребовалось ввести в ячейку листа дату или время, можно воспользоваться одним из заранее определенных форматов дат и времени, а затем его можно отформатировать командой Ячейки из меню Формат. Excel хранит дату и время в виде серийных чисел, значение которых основано на подсчете количества прошедших дней и начинается с величины 1, соответствующей 1/1/1900. Такие числа могут быть преобразованы в другие форматы даты и времени, а также использованы в хронологических вычислениях (например, количество дней между двумя праздниками можно определить простым вычитанием первой даты из второй). Для ввода текущей даты в активную ячейку достаточно нажать комбинацию клавиш

> (клавиша "точка с запятой").

Ввод примечаний.

Часто при работе с табличной информацией бывает полезно снабдить некоторые ячейки текстовыми или звуковыми примечаниями, чтобы привлечь внимание к наиболее важной информации. Чтобы вставить в ячейку всплывающее примечание, необходимо выполнить команду Примечание... в меню Вставка. При этом появится небольшое окошко, в которое можно добавить новое примечание.

Для ввода нового примечания нужно просто набрать текст в поле Текстовое примечание и нажать кнопку Добавить. Для удаления существующего примечания его нужно выделить в списке Примечания и нажать кнопку Удалить. По окончании работы с диалоговым окном нужно нажать кнопку <ОК>.

Ячейки, снабженные примечаниями, можно узнать по маленькой красной точке в правом верхнем углу. Чтобы вызвать примечание во время работы с листом, нужно навести указатель мыши на ячейку с красной точкой, и задержать его там до появления всплывающего окна с текстом или до возникновения звучания (для звуковых примечаний), Заметим, что примечания - это только комментарии, они существуют параллельно со значениями в ячейках и не заменяют его содержимого, вместе с тем и не мешают работе с данными в ячейке.

Ввод формул.

Ввод формул имеет небольшую особенность. Формула необходима для выполнения различных вычислений в Excel и представляет собой выражение. которое вычисляет новое значение по уже существующим. Например, простейшая формула может посчитать стоимость товара сложением его цены, налога на продажу и транспортных издержек.

В состав формул могут входить числа, математические операторы (сложения, вычитания и т.д.), ссылки на ячейки и встроенные выражения, называемые функциями. Одной из самых сильных сторон Excel является обширная библиотека мощных и легких в использовании функций. В связи с этим ввод формул становится ключом к использованию этих возможностей программы.

Ввод любой формулы начинается с записи знака равенства (=).

Знак равенства является признаком начала математической операции, он указывает Excel на необходимость фиксации следующего за ним выражения в виде формулы, Например, формула для вычисления суммы трех чисел выглядит так:

=17+21+ Формулы могут также содержать ссылки на ячейки (адреса ячеек или диапазоны ячеек). Ссылки на ячейки в формулах могут применяться вместе с числами, математическими операциями и встроенными функциями. Можно в формулах использовать и ссылки в виде имени ячейки. Простым способом ввода в формулу ссылки на ячейку является ввод ее адреса с клавиатуры или выделение (щелчком мыши) этой ячейки курсором - в последнем случае в формуле автоматически появляется адрес выделенной ячейки.

При использовании ссылок на ячейки в формулах (в ячейках, где эти формулы содержатся) производятся необходимые вычислительные операции над данными, содержащимися в ячейках, на которые ссылается формульная запись. Так, например, в соответствии с записанной в ячейке С5 формулой = АЗ+В5-Е1 в клетке С5 будет помещен результат вычисления сумма данных, содержащихся в A3 и В5, за вычетом значения, содержащегося в Е1.

Сообщения об ошибках.

Если формула в ячейке не может быть правильно вычислена, Microsoft Excel выводит в ячейку сообщение об ошибке. Если формула содержит ссылку на ячейку, которая содержит значения ошибки, то вместо этой формулы также будет выводиться сообщение об ошибке.

Значение сообщений об ошибках следующее:

#### – ширина ячейки не позволяет отобразить число в заданном формате;

#ИМЯ? – Microsoft Excel не смог распознать имя, использованное в формуле;

#ДЕЛ/0! – в формуле делается попытка деления на нуль;

#ЧИСЛО! – нарушены правила задания операторов, принятые в математике;

#Н/Д – такое сообщение может появиться, если в качестве аргумента задана ссылка на пустую ячейку;

#ПУСТО! – неверно указано пересечение двух областей, которые не имеют общих ячеек;

#ССЫЛКА! – в формуле задана ссылка на несуществующую ячейку;

#ЗНАЧ! – использован недопустимый тип аргумента.

5.3.5. Заполнение рядов текстовых величин, чисел и дат Табличный процессор упрощает задачу ввода данных в лист, позволяя заполнить диапазон ячеек повторяющимся значением или последовательностями значений, называемых рядами. Например, одну и ту же цену можно продублировать для нескольких продуктов или создать числовую последовательность, возрастающую с определенным приращением (это могут быть, в частности, номера списков).

Для ввода ряда значений в диапазон ячеек можно воспользоваться командой Заполнить в меню Правка или специальным приемом работы с мышью, который называется автозаполнением. Последний является самым простым способом ввода повторяющихся или последовательно возрастающих данных. Режим автозаполнения включается при перетаскивании по ячейкам маленького черного квадратика, называемого маркером заполнения, Он находится в правом нижнем углу активной ячейки или выделенного диапазона. При установке указателя ячейки над маркером заполнения вид указателя меняется на знак "плюс", означающий, что автозаполнение разрешено.

При автозаполнении Excel руководствуется четким набором правил. При перетаскивании маркера заполнения вниз или вправо программа создает значения, характер возрастания которых зависит от последовательности из выделенного диапазона (например, если в выделенной ячейке содержится название месяца январь, то при автозаполнении вправо или вниз в последующих ячейках появятся названия февраль, март, апрель, май и т.д.). При перетаскивании указателя вверх или влево автозаполнение создает значения, убывающие соответствующим образом (влево или вверх от месяца январь появятся декабрь, ноябрь и т.д.). Если в выделенном диапазоне имеются числа, то при автозаполнении в любом направлении в последующих ячейках воспроизводится закономерность выделенного диапазона. Если программа не распознает в значениях выделенных ячеек закономерностей, то эти значения просто дублируются в других ячейках выделенного диапазона.

5.3.6. Редактирование данных в ячейках таблицы Для исправлений ошибок, допущенных при создании листа Excel, текстовый процессор предоставляет в распоряжение пользователя множество традиционных и новаторских приемов редактирования, так что можно исправлять опечатки, перестраивать данные и создавать место для дополнительной информации. При внесении исправлений и ряда других операций необходимо выделить интересующую нас ячейку, при этом она становится активной. Часто бывает необходимо выделить не отдельную ячейку, а целый диапазон или группу диапазонов. Для этого можно использовать мышь или клавиатуру.

Для выделения мышью нужно установить указатель мыши над первой ячейкой, которую необходимо выделить. Затем нажать кнопку мыши и, удерживая ее нажатой, протащить указатель по остальным ячейкам диапазона, требующего выделения. После этого можно отпустить кнопку мыши - выделенный диапазон окрасится черным цветом. Если необходимо выделить дополнительные, несмежные диапазоны, нужно удерживать нажатой клавишу Ctrl и производить описанные действия по диапазонам пока не будут выделены все интересующие пользователя ячейки Очистка и удаление ячеек (или их содержимого).

Эта процедура становится доступной после выделения требуемого диапазона ячеек. После выделения необходимо нажать клавишу Delete на клавиатуре - в результате будет удалено содержимое выделенных ячеек, но сохраняются все форматы ячеек, чтобы новые значения вводились в тех же форматах (например, если очистить ячейку, содержащую запись даты, то при следующем вводе значения в эту ячей ку оно автоматически будет отформатировано в принятом формате дат).

Чтобы увидеть полный перечень параметров очистки, нужно выполнить команду Очистка в меню Правка. При этом появляется подменю с опциями всех чисел и форматирования, или отдельно форматирования, или только содержимого ячеек, или только примечаний.

Если вместо очистки нужно удалить из листа ячейку и сдвинуть находящиеся под ней строки вверх или же столбцы - влево, следует в меню Правка вместо команды Очистить выбрать команду Удалить....

При этом появляется соответствующее диалоговое окно (рис.13), дающее также возможность удалить целиком строку или столбец таблицы. Во многих приложениях термины очистка и удаление имеют одинаковое значение, но в Excel между этими двумя командами существуют четкие различия. Очистка ячейки сродни стиранию ластиком ее содержимого или форматирования, а удаление больше похоже на вырезание ячейки ножницами со сдвигом остальных ячеек для заполнения пробела.

Рис. 13. Окно, появляющееся при необходимости удалить ячейку Использование вырезания и вставки для перемещения данных.

Иногда возникает необходимость в перемещении данных из одного места листа в другое. Для выполнения этой задачи можно воспользоваться уже знакомыми читателю по Word командами Вырезать и Вставить в меню Правка (или использовать одноименные инструменты на панели инструментов). При вырезании диапазона ячеек командой Вырезать Excel окружает ячейки выделенного диапазона пунктирной линией, после чего помещает их содержимое (включая примечания и форматирование) в буфер обмена Windows, откуда, как уже знает читатель, командой Вставить эта информация может быть помещена в любой другой выделенный диапазон. При этом ячейки вставляются в новое положение, а исходные ячейки очищаются. При вставке диапазона ячейки вставляются блоком, а выбранное пользователем место в листе становится левым верхним углом области вставки. Чтобы отменить перемещение, нужно после появления пунктирной линии нажать клавишу .

Следует отметить, что при вырезании и вставке нескольких ячеек они должны находиться в блоке. Excel не допускает перемещение несмежных блоков ячеек. Кроме того, в отличие от других приложений Windows, после вырезания блок можно вставить только один раз. Для многократных вставок следует использовать команду Копировать.

Самый быстрый способ перемещения содержимого группы ячеек листа - использование перетаскивания мышью. Для выполнения этой операции следует подвести указатель мыши к внешнему краю выделенных ячеек так, чтобы указатель принял вид стрелки. После этого нужно нажать левую кнопку мыши и, удерживая ее нажатой, перетащить выделенную группу в новое место.

Использование копирования и вставки для копирования данных.

Если вместо перемещения нужно скопировать диапазон ячеек, то можно использовать уже описанную технологию перемещения, с той лишь разницей что здесь необходимо воспользоваться командой Копировать из меню Правка (или соответствующими кнопками в панели инструментов). Как и в описанном случае перемещения по команде Копировать выделенный для копирования диапазон также отмечается пунктирной линией и имеется то же ограничение - в опера цию копирования можно включать только смежные блоки.

При копировании можно использовать описанную ранее ускоренную технологию "перетаскивания". Отличие состоит лишь в том, что при превращении указателя мыши в стрелку перед перетаскиванием нужно нажать и удерживать клавишу Ctrl. При выполнении этих действий в результате перетаскивания исходный диапазон не исчезнет, а будет скопирован в новое, выбранное пользователем место.

Добавление строк и столбцов к листу.

В этой процедуре время от времени возникает необходимость для увеличения свободного места. Иногда ячейки приходится вставлять из за чрезмерной скученности данных или из-за того, что предметная область отчета изменилась и требует новой структуры листа. Нередко пользователю не удается заранее представить себе расположение данных на листе, и он горько сожалеет, что не предусмотрел лишней строчки или столбца. Этой беде легко помогут команды Строка и Столбец из меню Вставка, которые, соответственно, вставят строку или столбец в место, указанное пользователем. Строка добавляется сверху от строки активной ячейки, а столбец - справа от столбца активной ячейки. Эту же процедуру можно осуществит после выделения строки (щелчком на ее номере) или столбца (щелчком на его букве). В последнем случае в меню Вставка становится доступной именно та команда, которая нужна (при выделении строки - это команда Строка, а при выделении столбца - естественно, команда Столбец). При создании новых строк или столбцов существующие данные сдвигаются вниз (для строк) или вправо (для столбцов), чтобы освободить место для новой информации.

5.3.7 Форматирование электронных таблиц После того, как ввод информации в ячейки листа будет закончен, можно отформатировать данные, чтобы выделить наиболее важные из них и облегчить работу с листом. Табличный процессор позволяет изменять шрифтовое оформление, вставлять и удалять разрывы страниц, пользоваться стилями форматирования, работать с определенными шаблонами листов, а также включать в лист существующие или заново созданные графические изображения. Кроме того, Excel позволяет изменять ширину столбцов и высоту строк, присваивать различные форматы данных определенным ячейкам, осуществлять не только горизонтальное, но и вертикальное выравнивание данных в ячейках.

Форматирование ячеек.

Правильная организация ячеек очень помогает представить важную деловую информацию наилучшим образом. Форматирование ячейки не меняет внутреннего представления данных, однако влияет на то, как данные выглядят на экране или в напечатанном документе.

Практически все действия по форматированию ячеек выполняются с использованием команды Ячейки в меню Формат. При обращении к этой команде открывается диалоговое окно Формат ячеек, имеющее шесть вкладок с атрибутами формата.

Для вертикального выравнивания (вертикального расположения) данных в ячейках листа в Excel используется вкладка Выравнивание упомянутого диалогового окна Формат ячеек. На этой вкладке можно выбрать любое желаемое (и доступное) выравнивание данных в ячейках, как горизонтальное, так и вертикальное, включая и ориентацию данных специальной опцией Ориентация.

Изменение числовых форматов производится с помощью вкладки Число диалогового окна Формат ячеек. Здесь в окне списка имеется перечень всех имеющихся форматов ячеек (числовой, денежный, финансовый, время, дата и т.д.), в котором может быть выбран требуемый формат для выделенного диапазона листа.

С помощью остальных вкладок диалогового окна Формат ячеек могут быть выбраны такие параметры, как шрифт, рамка, цветовое оформление, а также может быть осуществлена защита от несанкционированного изменения (в том числе и введением пароля) информации как в выделенных ячейках, так и во всем листе.

Изменение ширины столбцов и высоты строк.

В стандартной ячейке хватает места для 8 цифр при использовании шрифта Arial размером 10 пунктов. При превышении этого ограничения Excel либо форматирует число в экспоненциальном формате, либо заполняет ячейку символами "решетки" (########), тем самым указывая на недостаточную ширину ячейки для отображения нужной информации. В таком случае следует расширить ячейку. Можно либо установить конкретное значение ширины столбца (приблизительно - с помощью мыши или более точно - командой меню), или предоставить сделать это Excel (командой Автоподбор ширины из подменю-Столбец в меню Формат). Иногда приходится изменять и высоту строк.

Для самостоятельного изменения пользователем ширины столбца следует перетащить мышью его правый край (правее буквы-имени столбца, где указатель мыши превращается в крестик) или указать требуемое значение командой Ширина подменю Столбец в меню Формат. Для изменения высоты ячейки можно перетащить ее нижний край (под цифрой строки) или задать новое значение командой Высота подменю Строка в меню Формат.

При перетаскивании мышью появляется пунктирная линия, обозначающая новую границу столбца или строки, а слева от строки формул появляется информация о текущем значении ширины столбца или высоты строки.

5.3.8. Обработка данных в формулах и функциях Для обработки данных в формуле последняя должна быть создана средствами MS Excel. Напомним, что формула - это выражение, с помощью которого вычисляется новое значение (результат) по исходной (уже существующей) информации. В формуле с помощью арифметических операторов (сложение, вычитание, умножение, деление и т.д.) или функций (математических, статистических, логических и др.) устанавливаются связи между вводимыми в Excel числами и ссылками на ячейки, содержащие определенную информацию. При выполнении действий, указанных в формулах, происходит преобразование в числовой (или иной - в логических функциях) результат данных, представленных в формулах в виде чисел, а также числовой и другой информации, хранящейся в ячейках, чьи адреса задействованы в формуле в виде ссылок.

При исполнении формулы Excel придерживается стандартных правил алгебры. Это означает, что, производя вычисления в формулах, табличный процессор соблюдает принятый порядок действий над формулами, содержащими различные арифметические операторы:

первыми выполняются операции возведения в степень, за ними - умножения и деления, и в последнюю очередь - сложения и вычитания.

Если в формуле присутствует несколько операторов одного уровня приоритета, то они выполняются в порядке записи в формуле, то есть слева направо. Изменить этот порядок действий может наличие скобок. Скобки имеют, таким образом, высший приоритет, так как, прежде всего, должны быть выполнены операции, содержащиеся в скобках. Скобки в формулах могут записываться в любом необходимом количестве, но обязательно парами - каждая открытая скобка обязательно должна венчаться соответствующей закрытой. Формула, содержащая различные данные (числа и ссылки), связанные операторами, может, например, выглядеть так:

=743*(А2+3*В7)-1,75*С17/(Е2Г011-44) Для выполнения более сложных операций по обработке числовой и текстовой информации Excel позволяет включать в запись формул стандартные вычисления, называемые функциями. Функция - заранее определенное выражение, которое имеет один или несколько аргументов и возвращает (т.е. дает пользователю в виде результата) единственное значение. В состав Excel входит более 200 функций из нескольких полезных категорий, относящихся к различным областям человеческой деятельности. Например, функция ДОБ из категории Финансовые применяется для расчета амортизации имущества за указанный период с использованием метода постоянного учета амортизации и имеет пять аргументов, среди которых стоимость, остаточная стоимость, и др.

Каждая функция вызывается в соответствии с определенным синтаксисом (способом записи обращения к функции), чтобы Excel мог правильно обработать результаты. Однако это обстоятельство обычно не вызывает у пользователя никаких затруднений, так как при обращении к каждой конкретной функции Excel выводит диалоговые окна, обеспечивающие полную ясность относительно синтаксиса функции и сопровождающие пользователя дружественным интерфейсом с соответствующими подсказками. При возникновении затруднений пользователю достаточно нажать кнопку Справка на диалоговом окне, в результате чего будет получена подробная и исчерпывающая справка по каждой функции с многочисленными подробными примерами.

Такой сервис по использованию функций предоставляет пользователю специальная вспомогательная программа под названием Мастер функций. Окно диалога Мастер функций (рис.14) позволяет просмотреть несколько категорий функций и выбрать нужный вид вычислений. После выделения ячейки, в которую необходимо поместить функцию, окно Мастер функций вызывается командой Функция в меню Вставка или активизацией кнопки со значком fx на панели инструментов (можно также использовать аналогичную кнопку в строке формул). После появления этого окна нужно выбрать категорию функции из предлагаемого списка Категория - при этом в правом окошке появляется список всех функций выбранной категории. Выбрав нужную функцию, нужно щелкнуть дважды на ее имени (или щелкнуть кнопку <Далее> внизу диалогового окна), в результате чего открывается второе окно диалога для ввода аргументов функции. После ввода всех необходимых значений аргументов нужно щелкнуть кнопку Готово, и в активной ячейке будет получено значение выбранной функции.

Рис.14. Окно диалога Мастер функций Еще одной особенностью Excel является его способность легко копировать, или дублировать, формулу в соседние ячейки - это избавля ет пользователя от утомительного повторного ввода повторяющейся формулы в каждую ячейку, да еще с риском допустить ошибку в адресации. Даже переадресацию ссылок в дублируемой формуле Excel берет на себя! Основная хитрость заключается в уже упоминавшейся относительной адресации всех ячеек в табличном процессоре (без специальной фиксации их абсолютными адресами). При обращении в меню Правка к подменю Заполнить его команды автоматически изменяют в формуле ссылки на ячейки так, чтобы они соответствовали строкам и столбцам, в которые происходит копирование. Например, если дублировать формулу на одну ячейку вниз командой Вниз, то Excel автоматически подгонит присутствующие в формуле номера строк так, чтобы получились правильные ссылки на новые ячейки. При удалении ячеек табличный процессор также производит автоматическую подгонку ссылок.

Для использования описанной команды нужно выделить в одном смежном диапазоне формулу и ячейки, которые требуется заполнить дублируемой формулой. Следует иметь в виду, что команды подменю Заполнить позволяют копировать только в соседние ячейки, поэтому необходимо проследить, чтобы формула находилась над диапазоном пустых ячеек, под ним, справа или слева.

Для дублирования формул можно также пользоваться перетаскиванием мышью. Необходимо выделить ячейку с исходной формулой, захватить мышью маленький квадратик в правом нижнем углу ячейки и протащить его по ячейкам, которые следует заполнить дублируемой формулой.

5.3.9. Создание диаграмм по данным листа Excel При анализе данных для большей наглядности некоторые цифры и факты полезно отобразить в виде диаграммы. Диаграммы являются графическим представлением информационных категорий рабочего листа Excel и разработаны для превращения строк и столбцов данных в наглядные изображения. Они помогают увидеть тенденции, которые трудно разглядеть за набором чисел, оживляют листы.

Планирование диаграммы.

Перед тем как заняться построением диаграмм, необходимо произвести определенную подготовку. Диаграммы Excel создаются на основе данных из существующих листов, так что сначала необходимо создать лист, содержащий всю необходимую информацию. В принципе, текстовый процессор позволяет создавать диаграммы и на основе данных, разбросанных по листу, однако процесс значительно упрощается, если организация данных позволяет их легко выделять и комбинировать. Таким образом, пользователь должен тщательно про думать структуру информации в рабочем листе, чтобы иметь возможность наиболее эффективно представить ее в наглядной форме диаграмм.

Кроме того, необходимо выбрать для представления определенный тип создаваемой диаграммы. Табличный процессор Excel поддерживает десять основных типов диаграмм, каждый из которых может иметь несколько разновидностей (рис.15). Например, графики демонстрируют связь параметров, круговые диаграммы используются для показа составных частей некоторого целого, а линейчатые диаграммы - для сравнения различных категорий данных. Десять основных типов диаграмм - плоские, а производные от них - пространственные. Вопрос о наглядности того или иного типа диа граммы применительно к конкретной информации решает пользователь.

Рис.15. Рабочее окно Мастера диаграмм Создание диаграммы.

После завершения подготовительного периода - организации данных и выбора типа диаграммы - можно приступать к созданию диаграммы. Процесс создания диаграммы содержит следующую последовательность действий:

1.Выделить диапазон ячеек, данные из которых используются для нанесения на диаграмму.

2. В меню Вставка выбрать команду Диаграмма, далее подкоманду На новом листе (или На этом листе).

3.После появления первого диалогового окна Мастер диаграмм - шаг 1 из 5 далее необходимо следовать указаниям диалоговых окон, которые последовательно появляются после активизации очередной кнопки Далее>:

- появится диалоговое окно, в котором предлагается указать включаемые в диаграмму ячейки. Здесь в текстовом окне Диапазон указан выделенный пользователем диапазон ячеек (имеется возможность при желании отредактировать это сообщение), - откроется диалоговое окно Мастер диаграмм, где пользователь выбирает тип диаграммы.

- откроется третье окно Мастера диаграмм, в котором приведены разновидности выбранной диаграммы. Выбрав опреде ленную разновидность диаграммы (например, последнюю, седьмую), нужно щелкнуть на клавише <Далее >.

- в новом диалоговом окне Excel показывает примерный вид получившейся диаграммы (в данном примере круговой) и просит подтвердить выбор рядов и меток данных. Если лист был правильно ор ганизован и в нем выделены нужные данные, в диаграмме содержится правильная информация. Если диаграмма выглядит по мнению пользователя неправильно, нужно воспользоваться кнопками опций и счетчиком четвертого диалогового окна, чтобы внести нужные коррективы.

- откроется последнее окно Мастера диаграмм. Нужно в этом окне включить опцию Да, чтобы добавить легенду (условные обо значения), затем в текстовом поле Название диаграммы нужно ввести соответствующее название и нажать кнопку Готово. Excel завершает диаграмму и выводит ее на новом листе книги под указанным названием. Заметим, что табличный процессор отображает панель инструментов диаграмм для облегчения основных операций с ними и выбирает масштаб с таким расчетом, чтобы на экране была видна вся диаграмма.

5.3.10. Обработка данных, представленных в виде списков При организации больших потоков информации - списков почтовой рассылки, телефонов, торговых операций и т.п. - большую помощь могут оказать содержащиеся в Excel средства обработки списков. Списком называется таблица, разделенная на столбцы-поля и строки-записи. По сути, список представляет собой базу данных - организованное хранилище информации. Однако, учитывая особенности хранения данных в Excel вместо термина "база данных" при работе с табличным процессором используется термин "список".

Список - это набор строк с постоянными заголовками столбцов и последовательными данными, и для работы со всеми командами Excel по обработке списков необходимо руководствоваться определенными принципами:

1. Создаваемый список должен иметь постоянное количество столбцов, каждый из которых в таком случае называется полем, а имя столбца - его меткой.

2. Количество строк является переменным, чтобы позднее можно было добавить, удалить или переставить записи.

3. В каждом столбце должна содержаться однотипная информация, и недопустимы пустые ячейки.

Создание списка в рабочем листе Excel.

При создании списка в Excel целесообразно использовать следующую последовательность этапов:

- открыть новый лист. Лучше всего размещать списки на отдельных листах, чтобы программа могла автоматически выделить данные при выполнении команд обработки списков.

- создать заголовки для каждого поля (столбца) в списке, задать их выравнивание и отформатировать жирным шрифтом. По возможности лучше ограничиться небольшим числом полей, чтобы они были одновременно видны на экране.

- отформатировать находящиеся под заголовками ячейки в соответствии данными, которые должны в них храниться, Это подразумевает наложение числовых форматов (денежных или дат) и изменение выравнивания.

- ввести записи под заголовками. При этом следует соблюдать единый стиль заполнения, чтобы позднее взаимосвязанные записи могли быть выделены в группы. Количество строк может быть любым;

в списке не должно быть пустых строк;

нужно использовать единый формат для всех ячеек столбца.

- после окончания работы нужно сохранить книгу на диске. Если список разрастается до сотен записей, следует подумать о мерах предосторожности - хранении резервной копии в надежном месте При вводе повторяющихся значений в списках удобно использовать автозаполнение - вводимые слова распознаются и автоматически завершаются. Чтобы воспользоваться этой возможно стью, следует выполнить команду Параметры в меню Сервис, затем выбрать вкладку Правка и установить флажок Автозаполнение значений ячеек. При создании списков очень удобным является использование специальных форм.

Поясним это на простом примере создания списка, организующего информацию по объемам продаж ряда товаров различными сотрудниками фирмы. Пусть такой список будет иметь четыре поля:

"Фирма" (наименование фирмы, осуществившей покупку);

"Дата" (дата покупки);

"Товар" (название товара);

"Сумма" (сумма покупки), "Валюта" (тип валюты для суммы покупки) (рис.16). Для ввода следующих строк можно использовать удобную форму, предлагаемую Excel.

Рис. 16. Рабочее окно Excel при составлении списка Чтобы вызвать форму, достаточно выделить в списке какую-либо ячейку и выполнить команду Форма... в меню Данные. В результате на экране появляется диалоговое окно, содержащее первую запись (рис.17).

Это окно позволяет добавлять (при нажатии кнопки Добавить) любое количество новых записей в список, не заботясь об их размещении в ячейках списка, - все данные из формы (в том числе и внесенные изменения при редактировании) отображаются в соответствующих ячейках.

Рис. 17. Первая запись списка Сортировка и фильтрация данных в списке.

Текстовый процессор Excel предоставляет пользователю удобное средство упорядочивания (сортировки), поиска (фильтрации) данных списка и создания отчетов на их основе. Сортировка данных списка (т. е.

их перестановка в определенной заданной последовательности) может осуществляться в алфавитном, числовом и хронологическом порядке.

Фильтрация позволяет осуществлять быстрый поиск и работу с определенными подмножествами данных без их перемещения или сортировки.

Сортировка всех данных списка производится очень просто:

необходимо выделить любую ячейку данных, входящую в список, и выбрать в меню Данные команду Сортировка. При выполнении этой команды появляется диалоговое окно (рис.18), в котором пользователь в окнах списков может выбрать поле, по которому производится сортировка, а также установить для различных полей разные приоритеты (по какому полю сортировать в первую, вторую и в последнюю очередь). Кроме того, устанавливая определенные опции (точки), пользователь выбирает критерии сортировки (по возрастанию или убыванию). При таком способе сортировки Excel выделяет весь список и сортирует все имеющиеся в нем данные. Если пользователь хочет сортировать данные только в определенном диапазоне списка (например, только в одном столбце или в нескольких строках), то необходимо этот диапазон предварительно выделить. При этом программа выдает запрос, уточняющий намерения пользователя. При желании сортировать только выделенный диапазон пользователь в появляющемся после обращения к команде Сортировка... диалоговом окне должен подтвердить свои намерения выбором опции Сортировать в пределах указанного диапазона, после чего нажать кнопку Сортировка... в этом окне - это снова возвратит пользователя в описанное диалоговое окно.

Рис. 18. Диалоговое окно, появляющееся при сортировке данных Быструю сортировку данных в пределах одного столбца можно осуществить с помощью кнопок "Сортировать по возрастанию" и "Сортировать по убыванию" панели инструментов Excel (рис.19). Для этого достаточно установить курсор в какую-либо ячейку нужного столбца и нажать одну из упомянутых кнопок.

Сортировка по Сортировка по убыванию возрастанию Рис.19. Кнопки "быстрой" сортировки Фильтрация списка дает возможность выводить на экран необходимое подмножество элементов списка. Если при обращении к команде Фильтр в меню Данные выбрать подкоманду Автофильтр, то Excel в метке каждого столбца помещает кнопку окна списка (рис.20).

При раскрытии списка в каком-либо столбце выводится список всех уникальных элементов этого столбца. При выделении интересующего пользователя определенного элемента в столбце будут помещены только те строки, которые содержат выделенное значение (например, только с названием фирмы "ООО Крокус") - все остальные строки будут скрыты.

Рис.20. Рабочее окно Excel с установленным автофильтром Чтобы убрать критерий фильтрации для отдельного столбца, достаточно в раскрывающемся списке столбца выбрать параметр Все.

Чтобы показать все скрытые в списке строки, нужно выбрать в меню Данные команду Фильтр, а затем подкоманду Показать все. Для вывода на экран всех скрытых столбцов и удаления стрелок Автофильтра нужно снять метку подкоманды Автофильтр в команде Фильтр.

В Автофильтре можно создать и пользовательские критерии отбора. Для этого в раскрывающемся списке столбца нужно выбрать элемент Условие... и в появившемся диалоговом окне задать нужные пользователю критерии.

Наиболее изощренным средством обработки данных в Excel является команда Сводная таблица..., запускаемая из меню Данные. В результате ее выполнения создается настраиваемая таблица для организации полей на листе в новых сочетаниях (необходимые выборки данных). Самый лучший способ научиться работать со сводными таблицами - попробовать создать их, что и рекомендуется читателю для вполне самостоятельной работы.

Для создания сводной таблицы нужно выделить любую ячейку в списке и выполнить упомянутую команду Сводная таблица.... При этом запускается Мастер сводных таблиц, и пользователю остается только прилежно следовать его указаниям, что гарантированно приведет к желаемому результату. Возможно, данные в сводной таблице пользователь узнает не сразу, поскольку они показывают список в совершенно новом виде. Таблица выглядит так, словно были созданы новые заголовки столбцов и строк, заново введены все данные и подведены итоги. Однако в этом случае ручная перестановка ячеек не потребовалась - мастер сводных таблиц самостоятельно проделал всю работу. Если по какой-то причине полученный результат не устраивает пользователя, можно снова обратиться к команде Сводная таблица... и откорректировать все, что требуется.

5.3.11. Анализ деловых данных Табличный процессор Excel предоставляет пользователю достаточно эффективный инструмент для реализации различных решений стоящих перед ним задач на основе математических моделей.

Например, одним из подобных инструментов является команда Подбор параметра, а также надстройка Excel Поиск решения, позволяющая решать весьма сложные задачи оптимизации.

Использование команды "Подбор параметра".

Команда Подбор параметра определяет неизвестную величину, приводящую к требуемому результату. Чтобы воспользоваться этой командой следует так организовать лист, чтобы в нем находилась формула для расчета, пустая ячейка для искомого значения и любые другие величины, встречающиеся в формуле. В формуле должна содержаться ссылка на пустую ячейку - она является той самой переменной, значение которой ищет программа. Во время подбора параметра в переменную ячейку непрерывно заносятся новые значения, пока не будет найдено решение для поставленной задачи. Такой итерационный процесс продолжается до тех пор, пока (по умолчанию) Ехсеl не выполнит 100 итераций (попыток) или не найдет решения с точностью до 0,001. По желанию пользователя эти параметры могут быть изменены с использованием команды Параметры... в меню Сервис заданием требуемых значений на вкладке Вычисления.

Команда Подбор параметpa... запускается из меню Сервис - при этом открывается диалоговое окно, показанное на рис.21. Здесь в текстовом поле Установить в ячейке должна быть указана ячейка с формулой, в текстовом поле Значение нужно задать достигаемое значение, а в поле Изменяя значение ячейки нужно указать "пустую" ячейку, значение которой подбирается.

Рис. 21. Окно, появляющееся при подборе параметра Простота работы с этой командой является следствием ее ограниченных возможностей - решается задача с одной переменной.

Если в моделируемой задаче имеется большее количество переменных параметров, следует пользоваться командой-надстройкой Поиск решения.

Использование команды "Поиск решения".

Первым шагом при работе с командой Поиск решения становится создание специализированного листа, содержащего постановочную суть задачи. Здесь должны быть определены ячейки, где размещаются искомые (оптимизируемые) параметры и целевая ячейка, куда помещается текущее значение целевой функции задачи оптимизации.

Кроме того, должны быть приведены: перечень ресурсов, их предельные и текущие значения, связи параметров, устанавливающие текущие значения ресурсов и целевой функции, а также вся необходимая исход ная информация. Иными словами, должна быть приведена математическая (формульная) база задачи, записанная в форме принятых в Excel ссылок.

Когда формульная база модели на листе сформирована, следует активизировать команду Поиск решения... в меню Сервис. После этого появляется диалоговое окно (рис.22), в котором пользователь может выполнить математическую постановку задачи оптимизации: задать целевую ячейку, сформировать систему ограничений и (если это необходимо) выбрать метод оптимизации и параметры поиска (число итераций и требуемую точность вычислений).

Рис. 22. Окно, появляющееся при поиске решения Когда это сделано, следует щелкнуть на кнопке Выполнить, и начнется процесс решения оптимизационной задачи, по окончании которого пользователь получает набор оптимальных параметров и всю необходимую информацию: степень выполнения ограничений, значение целевой функции и многие другие, полезные для анализа данные.

Существует также возможность настроить параметры поиска оптимальных решений (рис.23). Для этого в окне, поиска решений необходимо нажать кнопку Параметры.

Рис. 23. Окно, появляющееся при поиске решения 6. Обзор презентационных технологий 6.1. Общие сведения Для обработки данных, представленных в различной форме, используются соответствующие современные технологии, позволяющие сделать обработку данных более оперативной и достоверной. Так, для повседневной работы с текстом обычно используется текстовый редактор (процессор), для вычислений - электронный табличный процессор, для хранения и обработки как текстовых, так и числовых данных - система управления базами данных. Есть еще одно средство, которое используется для работы с информацией - это презентационный процессор. Основное его предназначение - представить данные в наглядной, красочной форме. Благодаря презентационному процессору введенные текстовые и числовые данные превращаются в профессионально выполненные слайды, наполненные диаграммами, таблицами, графическими иллюстрациями и пригодные для плодотворной работы с аудиторией слушателей.

Применение современной техники для презентаций стало обычным при проведении семинаров, конференций и в ходе учебного процесса. Традиционно для демонстрации используются 35 миллиметровые слайды и прозрачные пленки.

В последнее время получили распространение цветные жидкокристаллические панели (презенторы), непосредственно подключаемые к экрану компьютера. Подготовка таких презентаций является весьма трудоемким процессом. В связи с этим на рынке программного обеспечения пользуется большой популярностью программный продукт PowerPoint фирмы Microsoft.

PowerPoint представляет собой графический программный продукт специально предназначенный для подготовки презентаций и слайд-фильмов. Он предоставляет пользователю все необходимое - мощные функции работы с текстом, включая обрисовку контура текста, средства для рисования, построение диаграмм, широкий набор стандартных иллюстраций и т.п.

6.2. Термины и определения, используемые в презентационном процессоре MICROSOFT POWER POINT Презентация - это набор слайдов и спецэффектов, сопровождающих их показ на экране, раздаточный материал, а также конспект и план доклада, хранящиеся в одном файле, созданным с помощью PowerPoint.

Слайд - это отдельный кадр презентации, который может включать в себя заголовок, текст, графику, диаграммы и т.д. Созданное средствами PowerРoint слайды можно распечатать на черно-белом или цветном принтере, либо с помощью специальных агенств изготовить 35 миллиметровые слайды на фотопленке.

Раздаточный материал - в качестве раздаточного материала служат распечатанные в компактном виде слайды презентации: два, четыре или шесть слайдов на одной странице.

Конспект доклада - в процессе работы над презентацией в PowerPoint можно получить конспект доклада, при печати которого на каждой странице будет выведено уменьшенное изображение слайда и текст, поясняющий его содержание.

Структура презентации - представляет собой документ, содержащий только заголовки слайдов, а также основной текст без графических изображений и специального оформления.

Тemplate (Шаблон) - это презентация, формат которой и схема цветов могут использоваться для подготовки других презентаций.

PowerPoint поставляется более с 100 профессионально оформленных шаблонов, которые можно использовать для подготовки собственных презентаций.

PowerPoint default presentation (Установочная презентация PowerPoint) - это презентация PowerPoint, используемая в качестве шаблона по умолчанию. С этой презентацией вы будете работать, когда выберете переключатель Blank Presentation (Пустая презентация) в диалоговом окне New Presentation (Новая презентация). Шаблон презентации по умолчанию хранится в файле DEFAULT.PPT в каталоге, в котором установлен PowerPoint.

Master (Мастер) - в пакете PowerPoint имеются мастера для каждой ключевой компоненты ваших презентаций: слайд-мастер, мастер структуры презентации, мастер раздаточного материала и мастер примечаний. Рисунки и текст, которые вы разместите на этих мастерах, будут автоматически появляются на каждом новом слайде и страницах примечаний презентации.

Slide Master (Слайд-мастер) - слайд, который содержит форматированные рамки фиксации (placeholders) для заголовка, текстов и других фоновых рисунков, которые вы хотите иметь на слайдах. Если вы сделаете какие-либо изменения на слайд-мастере, то они будут автоматически применены ко всем слайдам, которые настроены по слайд-мастеру.

Color Scheme (Схема цветов) - основа из восьми цветов, которую вы можете применять в слайдах, страницах примечаний и раздаточном материале. Схема цветов состоит из цвета фона, цвета линий и текста и шести дополнительных цветов. Баланс этих цветов улучшает восприятие слайдов.

Other Colors (Другие цвета) - цвета, отсутствующие в основной схеме цветов, которые вы можете использовать для специальных целей.

Object (Объект) - текст, линии, формы, которые вы создаете при помощи инструментов работы с текстом и рисования геометрических фигур, а также любые картинки, которые вы импортируете из других приложений.

Attribute (Атрибут) - свойство объекта, которое вы можете использовать для манипулирования объектом, использую инструменты и команды PowerPoint (линии, заливка, тень, цвет и форма).

Shape (Форма) - этот атрибут имеют объекты, которые вы создаете, используя инструменты работы с текстом или AutoShapes (Автоформы). Объекты, созданные с помощью инструментов рисования линий, дуг и свободных (произвольных) фигур, не имеют Формы, как атрибута.

Border (Контур) - это видимая линия по краям объекта.

Placeholder (Рамка Фиксации) - это рамка, которая появляется на слайде при работе с текстом до того, как вы начнете вводить текст.

Каждая такая рамка окружена линией, состоящей из точек. Используя элементы управления этих рамок, вы можете изменить их размер, перемещать текст по слайду, изменять шрифт и цвет текста внутри рамок;

возможно также изменение положения самого текста относительно этой рамки.

Paragraph (Абзац) - это текст, введенный между двумя нажатиями клавиши . Когда вы производите выравнивание текста и добавляете символы бюллетеня, действие применяется к абзацу.

Text Tool (Инструмент “Текст“) - вы можете ввести текст в любом месте слайда, используя инструмент ввода текста панели инструментов Drawning (Рисование). Текст, который вы вводите, используя этот инструмент, не выводится на экран в режиме работы со структурой презентации (Outline View).

6.3. Этапы создания презентационных слайдов К основным этапам создания презентаций можно отнести следующие:

1. Начало создания новой презентации. Запустите PowerPoint или, если вы уже находитесь в этом приложении, выберите комманду New (Новый) меню File (Файл).

2. Выбор способа создания новой презентации. В окне New Presentation (Новая презентация) выберите переключатель Blank Presentation (Пустая презентация) для создания презентации без использования мастеров и шаблонов PowerPoint. Нажмите кнопку ОК.

3. Выбор макета первого слайда. Любую презентацию в соответствии с советами профессионалов рекомендуется начинать со слайда-заголовка, в котором указывается тема презентации, доклада, выступления и т.д. Поэтому в диалоговом окне New Slide (Новый слайд) выберите самый первый макет для создания слайда-заголовка презентации.

4. Создание первого слайда презентации. В появившейся рамке фиксации Click to add title (Нажмите для добавления заголовка) введите следующий текст примера: “Пакет подготовки презентаций Microsoft PowerPoint”. Для ввода текста выберите соответствующий шрифт, используя панель инструментов Formatting (Форматирование) или комманду Font (Шрифт) из меню Fprmat (Формат). С помощью этой комманды вы можете установить при необходимости размер шрифта, его цвет и тень текста заголовка. Выделите рамку фиксации текста Click to add sub-title так, чтобы на экране появились ее элементы управления и нажмите клавишу для удаления ее со слайда.

После выполнения этапов 1-4 на экране появится первый слайд презентации, который и будет служить слайдом-заголовком. При желании можно изменить полученный слайд, например, путем добавления в него элементов дизайна по собственному выбору.

5. Начало создания второго слайда презентации. Выполните комманду New Slide (Новый слайд) меню Insert (Вставка).

Pages:     | 1 || 3 |



© 2011 www.dissers.ru - «Бесплатная электронная библиотека»

Материалы этого сайта размещены для ознакомления, все права принадлежат их авторам.
Если Вы не согласны с тем, что Ваш материал размещён на этом сайте, пожалуйста, напишите нам, мы в течении 1-2 рабочих дней удалим его.