WWW.DISSERS.RU

БЕСПЛАТНАЯ ЭЛЕКТРОННАЯ БИБЛИОТЕКА

   Добро пожаловать!

Pages:     || 2 |
-- [ Страница 1 ] --

О книге 4 Глава 1 В ЧЕМ СМЫСЛ ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТА? 5 Как устроен наш мир? 8 Пирамида «степени автоматизации действий» 11 Глава 2 ЧУВСТВО ВРЕМЕНИ КАК ИНТУИТИВНАЯ ОСНОВА ЭФФЕКТИВНОСТИ 15 Вам кажется, что

управление своим временем — это что-то очень слож ное? Вам кажется, что эффективно управлять временем сложно и уж точно не Зачем нужно чувство времени? 18 каждому под силу? Это не так. Данная книга содержит мало теории и много Методы развития чувства времени 22 простой и понятной практики, но эта практика позволяет взглянуть на свое от Искажение восприятия времени 26 ношение ко времени под совершенно новым углом. Материал прост, понятен, Итого 27 логичен, а аналогии и примеры иллюстративны. А еще интереснее попробовать понравившееся самому — увидите, эффект не заставит себя долго ждать!

Глава 3 Приятного прочтения и желаем научиться эффективно, управлять време ЦЕЛИ: ЛЕГКИЙ СПОСОБ РЕАЛИЗОВАТЬ СВОЮ МЕЧТУ.29 нем, ведь в жизни нужно столько успеть!

Основные критерии цели Дополнительные критерии цели Конфликты целей Глава ПРИОРИТЕТЫ Как выделить важное? Антиавральные решения Все права защищены. Никакая часть этой книги не может быть воспроизведена в какой бы то ни было форме и какими бы то ни Глава было средствами без письменного разрешения владельца автор ИНСТРУМЕНТЫ ПЛАНИРОВАНИЯ ских прав.

Степень формализации действий Материал, изложенный в данной книге, многократно проверен.

Основные правила планирования рабочего дня Но поскольку вероятность технических ошибок все равно остается, Инструменты планирования рабочего дня издательство не может гарантировать абсолютную точность и пра Формула успеха за день вильность приводимых сведений. В связи с этим издательство не Дополнительные правила планирования несет ответственности за возможный ущерб любого вида, связан Недельное планирование ный с применением содержащихся здесь сведений.

Все торговые знаки, упомянутые в настоящем издании, зареги Глава стрированы. Случайное неправильное использование или пропуск ЦЕННОСТЬ ПРИВЫЧЕК торгового знака или названия его законного владельца не должно Инвестиционная карта развития (ИКаР) рассматриваться как нарушение прав собственности.

Куда вкладывать свое время эффективнее? Дороги, которые мы выбираем Логика построения в цифрах: что вложим — что получим.. Глава ПУТЬ ПРОЙДЕН. ЧТО ДАЛЬШЕ? О КНИГЕ Слово «цейтнот» я узнал в детстве, когда стал интересо ваться шахматами. Долгое время ни с чем иным, кроме шахмат, этот термин у меня не ассоциировался. Сегодня, когда кто-то произносит «цейтнот», то в 9 из 10 случаев речь идет о работе. Нехватка времени стала болезнью биз неса, и в первую очередь от нее страдают топ-мененджеры.

Редакция журнала «Генеральный Директор» постоянно осуществляет мониторинг задач, волнующих руководите лей компаний. Проблема дефицита времени всегда оказы вается в списке наиболее актуальных: хочется все проконт ролировать, во все вникнуть, замкнуть на себе все важные решения, а еще ведь нужно найти время на семью, здо ровье, отдых...

Книга Александра Горбачева «Тайм-менеджмент. Время руководителя: 24+2» рассказывает о тайм-менеджменте просто, легко и с юмором. Но особую ценность ей придает практический характер рекомендаций, от прочтения кото рых остается ощущение — бери и применяй! Текст проил люстрирован интересными и живыми примерами из прак тики отечественных компаний. Осваивая навыки управле ния временем по этой книге, по ходу учишься ставить цели, выбирать приоритеты, грамотно и быстро работать с элект ронной почтой. Можно даже выработать нужные привычки.

Правило «время — деньги», несмотря на всю его заез женность, никто не отменял. Особенно если речь идет о времени руководителя.

Борис КОСТИН Главный редактор журнала «Генеральный Директор» Научный руководитель в момент моих профессиональ ных сомнений дал хороший совет. «Саш, твой организм — высокоточный инструмент, — сказал Анатолий Алексеевич.

— Тайм-менеджмент делает из человека робота.

Это правда? — Доверяй его показаниям». Когда вы теряете жизненные (Самый распространенный вопрос) ориентиры, опираться остается только на внутреннее чутье.

Иногда говорят: на интуицию. Поэтому когда сомневаетесь — посмотрите на приборы и доверяйте их показаниям. Ес Не станем ли мы все роботами? — такой страх одолевает ли вы догадались, прибор следует калибровать, настраи многих людей. Ответ прост, все зависит от ваших желаний.

вать. Содержать в должном порядке, возможно, трениро Некоторые живут согласно надписи на футболке «Нас невоз вать, обучать свой мозг. Последние исследования показали, можно сбить с пути, нам по фигу куда идти». Как однокле что мозг обладает пластичностью. И даже в глубокой ста точная амеба заглатывает все, что проплывает мимо, так и рости он поддается обучению. Поэтому точность такого человек делает дела, не выделяя приоритетов. Это его выбор.

прибора — в наших руках. И это хорошая новость.

Хотите другого? Достаточный заработок, свободное вре Каждый в жизни получает одинаковые стартовые воз мя для семьи и развлечений — тогда тайм-менеджмент бу можности. При этом успех в жизни не зависит напрямую от дет служить вам хорошим инструментом в достижении це интеллекта. Я люблю приводить два примера. Первый — лей и реализации ваших ценностей.

Ломоносов. Человек-никто изначально. Парень из рыбац У человека есть свобода выбора. Он самостоятельно оп кой семьи, заняв полтора рубля, проделал долгий путь из ределяет для себя ценности и цели. Владея тайм-менедж Архангельска в Питер. Имел недюжинный интеллект и поэ ментом, у вас появляется два выбора: можно планировать, тому смог многого добился.

можно не планировать. В случае, когда вы не обладаете на Второй — фильм «Форест Гамп». Классический слабо выками управления временем, у вас нет выбора: вы можете умный парень. Опять же, ничего не имея на старте, кроме только «жить, не планируя». Получается, что вы уже по оп «беги, Форест, беги», к концу фильма добивается серьезно ределению не человек, а робот. Ваша свобода ограничена го капитала и положения в жизни. Секрет его успеха — пос одним-единственным шаблоном. Мне удалось вас сбить с тоянно двигаться вперед.

пути? Или вам все равно куда идти? Продолжим.

Такие разные типажи. Никакой логики в успехе. Кроме Есть несколько ракурсов рассмотрения тайм-менедж одного: каждый из них нашел рабочий инструмент и сумел мента.

его эксплуатировать себе на пользу. Каждый из них выпол Философский — и тогда тайм-менеджмент — это цель нял одно непреложное правило успеха: хочешь — делай!

и смысл жизни, приносить пользу, проживать ее с пользой.

Ищи «волшебную формулу» и раскрывай свой потенциал.

И тогда люди кидаются в поиски и изыскания истины в пос К чему такое отступление в книге по тайм-менеджмен ледней инстанции. Сталкиваются разные школы, с боями ту? — возразит читатель. К тому, что дальше в этой книге я отстаивая свои мировоззрения.

раскрываю именно инструментальный бизнес-подход к уп Инструментальный бизнес-подход: тайм-менеджмент равлению временем. Хотите получать стабильные результа рассматривается как инструмент достижения результатов.

ты — используйте проверенные техники, алгоритмы. Все, Средство реализации ваших желаний. Это как огонь, кото что вам будет нужно, — это выбрать подходящее вам из рый может как согреть очаг, так и сжечь его дотла. Как им множества предлагаемого. Это ваша свобода. Также немно воспользоваться, как применить эту силу — уже выбор не го изменить себя, освоив ряд обязательных привычек. Не посредственно человека. Задача — предоставить подроб обходимо стать более свободным. Именно в конце книги о ную инструкцию и дать технику безопасности в обращении них пойдет речь — о привычках. Ну а теперь приступаем к с этим прибором.

разговору.

В левом полушарии действует правило семи: сознание КАК УСТРОЕН НАШ МИР может оперировать 7±2 объектами. И не важен размер каж Возьмем наш мозг. У него есть два полушария. Левое и пра дого их объектов. Будь то семь слов, букв или семь страниц.

вое. Это известно нам со школы. А как из этого знания изв Здесь важно именно количество элементов. 7±2 объекта — лекать пользу? Это то, чему нас в школе явно не учили. На объем оперативной памяти человека. Одновременно дер рисуем схематично мозг.

жать в голове более 5-9 дел человек не в состоянии.

Наверняка каждый из нас попадал в ситуации, когда ут ром в голове сформировывал план на день:

1) позвонить Петру Петровичу;

2) выяснить вопросы по вчерашнему проекту;

3) найти в Интернете координаты поставщика;

4) отправить письмо по гарантии 5) и т. д.

И пока вы идете на работу, все хорошо, в голове все по мещается. Но вот, переступив порог офиса, у вас разрыва ется сотовый телефон, и там на вас вываливается поток ин формации и срочных дел. Коллеги спрашивают о важных проблемах, которые нужно им срочно разрешить... начался обычный рабочий день. Вы как белка в колесе, в мыле до вечера. Наконец, пора домой, и когда двери офиса уже да леко позади, хлопаете себя по лбу: забыл! Это, это и это не сделал! Как я мог забыть? Ведь это так важно! — Легко, на ша память так устроена, что удержать более 5-9 вещей не реально. Поэтому умудренные опытом управленцы завели органайзеры, чтобы записывать все необходимое на день.

Потому условимся, что возможности нашего сознания — 5-9 параметров единовременно. Если хотите через соз нание провести массу дел, то нужно выстраивать их в кори дор не более семи. Тогда вы можете легко справиться с нес колькими десятками дел в течение рабочего дня. Только когда они записаны, чтобы не забылись. Получается, 7± объекта — объем разового восприятия сознания, ширина информационного коридора.

В лингвистике это число зовется как число Ирвин-Мил лера. Максимальное количество слов в устном предложе нии, чтобы речь была понятна. Ведь когда мы воспринима ем на слух, нам приходится выкладывать в голове все сло ва в единое целое — чтобы получился смысл. Поле этой выкладки ограничено по площади: только 5-9 элементов. И автоматизации рутинных операций, чтобы освободить голо только потом мозг переходит к пониманию следующего ву для серьезных задач.

предложения.

Чтобы управляться с массой дел, следует их логически группировать, используя правило семи. Для быстрого дос ПИРАМИДА «СТЕПЕНИ тупа к любой информации она также должна быть упакова АВТОМАТИЗАЦИИ ДЕЙСТВИЙ» на согласно этому правилу. Если вы обратите внимание, в программных продуктах каждый пункт меню содержит не При обучении информация проходит следующие стадии более 9 элементов. Если же их количество больше — ис автоматизации. Вначале есть некие знания, которые мы пользуются разделительные полоски — чтобы графически усваиваем. После отработки в практикумах эти знания пе делить на группы. Это правило хорошего тона. Такая струк реходят на уровень умений. То есть когда я не только мо тура меню позволяет глазу быстро выбирать нужный пункт гу рассказать и ответить на вопросы по области знаний, а и отдавать команду руке «кликать мышку».

умею применять полученные знания для решения практи Переходим к рассмотрению правого полушария. Здесь у ческих задач. Когда мы несколько раз решили практичес нас расположено подсознание. Следует отметить, что про кие задачи, то умения могут сформироваться в навыки.

изводительность его на порядок больше. Если скорость Навыки — более высокий уровень автоматизации, и они сознания — 5-7 операций в секунду, то возможности под находятся уже в подсознании. Что такое навык? Когда вы сознания на порядки больше. Можно обозначить это знач можете выполнить задание «не задумываясь», то есть ком бесконечность. Здесь расположены навыки и привыч быстро и легко.

ки, интуиция, эмоции и энергетика. Тот самый котел, о ко Критерий, разделяющий умения и навыки, — скорость тором писал Зигмунд Фрейд. При принятии управленческих выполнения и легкость выполнения. Если, решая задачу, вы решений руководитель оценивает более 300 параметров!

делаете ее качественно и быстро и при этом не испытывае Сознанию это не под силу. А вот подсознание с таким объ те «головной боли», то у вас однозначно выполнение этой емом работ справляется легко, за несколько секунд. Логич но предположить, что необходимо как можно больше опе- задачи происходит на уровне навыков.

раций автоматизировать — передать подсознанию. В этом Вершина пирамиды — привычки. Наш максимум. При случае ваша голова будет светлой, и ее можно нагрузить за- вычка — когда вы уже не осознаете, почему это делаете и дачами другого порядка. как делаете. Вы просто ТАК ДЕЛАЕТЕ.

Хорошую метафору привел один из участников тренин На основе вышеприведенных слов делаем следующие га. Если навык — это «могу копать, могу не копать», то при выводы:

вычка — «не могу не копать».

• Возможности сознания ограничены максимальным Что такое обучение? Это повышение степени автома количеством 5-9.

тизации действий. Правило семи применительно к обуче нию гласит следующее: максимум нужно 5-9 раз повто • Быстрый доступ к информации возможен, когда она рить, чтобы с одного уровня перейти на следующий. То упакована согласно правилу семи.

есть 5-9 раз ответили на один и тот же вопрос — есть га • Чтобы быстро управляться с массой дел, следует рантия, что появились в голове знания. 5-9 раз примени логически группировать на блоки. В каждом блоке ли полученные знания на практике — выработались уме не более 9 пунктов.

ния. 5-9 раз выполнили задачу быстро — переходим на уровень НАВЫКОВ.

Следующий раздел расскажет нам, как происходит упа Только здесь есть одно «но». Чтобы выработались навы ковка информации в нашей голове, как следует добиваться ки, следует как минимум одну календарную неделю приме нять на практике умения хотя бы один раз в день успешно.

Навыки вырабатываются минимум за календарную неделю.

Как фасоль, завернутая в мокрую марлю, спустя насколько дней пускает росток, так и умения переходят на уровень на выков. Теперь нужно высадить в плодотворную почву — есть гарантия хорошего урожая. Получив навыки, приме няйте их — и будет результат. А ведь многие просто кидают семена на асфальт в надежде, что они дадут ростки. Посе тив семинар или тренинг, до практики не доходят у них ру ки. Все, что освоили, так и остается в «непророщенном» ви де на уровне знаний-умений.

Иногда у «особо одаренных» людей на выработку навы ков уходит 2-4 недели. Это нормально, скорость развития индивидуальна. А вот если речь заходит о привычках, то здесь требуется уже 3 календарных месяца. Приведенные данные следует учитывать при нововведениях в своей жиз ни и жизни компании. Решили что-то поменять — в течение 3 месяцев держите заданный курс, несмотря ни на какие сопротивления. С каждым днем они будут ослабевать и к концу срока исчезнут вовсе — знак того, что действия дос тигли максимума, уровня привычек.

Понимая процесс автоматизации действий, мы можем им управлять. Первое правило: упражняйтесь и многократ но повторяйте простые движения. Отрабатывайте то, что уз нали, пробуйте на практике. Единственно ценные знания — которые полезны в практическом применении. Практика позволит быстрее выработать навыки — а только они действительно экономят наше время.

Второе: когда человек быстро обучается, то он упако вывает с первого раза. Если человеку 10 раз объяснили, а он так и не понял, то можно смело сказать, что это да ун. Даун с точки зрения степени автоматизации действий — тот, кто не может упаковать за 5-9 раз на вышестоя щий уровень.

Два принципа — правило семи и степень автоматиза ции действий — проходят красной нитью на протяжении всей этой книги. Это вещи, на которых базируются все описанные ниже правила и рекомендации. Следует хоро шо понять и максимально использовать их. Не случайно эта глава называется «Как устроен наш мир» — мы восп ринимаем мир через мозг. А эти два правила просто и наглядно демонстрируют, как устроен наш мозг. С пони манием отнеситесь к тому, что это упрощенная модель.

Главное в ней — наглядное описание протекающих про цессов внутри нашего черного ящика. Практическая мо дель. Применяя ее, человек быстро осваивает управление своими делами и самим собой. Теперь, заложив основы, разберемся, как вырабатывать умения и навыки управле ния собой и своими делами.

ность разгрузить мозг для любой другой деятельности.

Важное отличие — чувствовать время, а не считать (прики дывать) в голове, сколько займет та или иная работа.

Многие заменяют чувство времени сознательным расче том. Раскладывают цепь событий на звенья и фиксируют длительность каждого звена. Далее суммируют и получают продолжительность события. Этот подход умозрителен, а чувствовать время можно только телом, практически на На днях договорились встретиться с приятелем в пол рефлекторном уровне. Центр чувства времени располагает день на «пушке». Я подошел туда в 11.55, осмотрелся по ся чаще всего в области грудной клетки. У некоторых — в сторонам в поисках Игоря и, не найдя его глазами, достал окрестностях сердца, у других — ближе к животу. Задайте журнал и увлекся чтением. Прошло уже 20 минут после наз себе вопрос: «Сколько по времени я буду выполнять это уп наченного срока, когда меня дернули за рукав. Игорь с ви ражнение?» И постарайтесь определить, откуда вы получа новатой миной развел руками:

ете ответ. Прикидываете в голове, который час? Вспомина — Прости, опять опоздал. Вроде и спланировал, и про ете, когда последний раз смотрели на часы? Определяете бок не было, но... сам видишь! Как будто время со мной иг время по внешним факторам (звон часов, приход колле рает в прятки. Вечно опаздываю, куда бы ни отправлялся.

ги...)? Или перемещаете свое внимание в область груди?

Особенно обидно, когда важная встреча, а ты приходишь на Сосредоточиваетесь на своих ощущениях? Фактически вы 10 -15 минут позже, чем договорились.

задаете ряд вопросов: «это займет 10 минут? 5 минут? — Ладно, не отчаивайся. Наверно, у тебя слабо развито минут?» Получаете ответ «да» или «нет», и через ряд таких чувство времени, потому и не можешь вовремя появляться вопросов вы приближаетесь к правильному ответу, когда там, где спланировал. Отсюда и складывается впечатление, почувствуете комфортное состояние — «именно столько, «что время играет с тобой в прятки».

20 минут!» Обычно это приятная тяжесть, некая неторопли — А что такое чувство времени?

вая пульсация в груди.

Чувство времени есть у любого нормального человека.

В самом деле, что такое чувство времени? Это внутрен Отличия лишь в точности определения времени. Свои внут ний голос, способный дать ответы на вопросы следующего ренние часы мы вырабатывали с детства. Именно тогда, в плана: «Сколько времени займет подготовка отчета о вы детстве, день казался длинным и время тянулось. Именно полненном проекте?», «Сколько ехать от дома до офиса?», тогда наше чувство времени было латентным и давало «Который сейчас час?». Собственно, для многих этот голос большие погрешности. Взрослея, мы уже четко знали, что известен под термином «внутренние часы». Вот как иллю урок длится 45 минут, перемена — 10 минут, дорога от стрирует эту способность человеческого организма извест школы домой — 15 минут. И сейчас каждый из нас может ный изобретатель Г. С. Альтшуллер: «...я просто чувствую сказать, сколько времени займет то или иное событие, осо движение времени, выработалось такое качество. Знаю, бенно если мы делали его многократно. Будь то домашние сколько «стоит» та или иная работа. Чувствую полезную дела, различного рода рабочая рутина, время на дорогу от загруженность времени, и если она мала — это восприни дома до работы и прочее. Чувство времени есть у каждого мается как состояние физического дискомфорта...».

из нас. Только у одних оно работает с точностью до минуты, Чувство времени — физическое ощущение его движения.

а у других разлажено, плюс-минус полчаса — это норма Восприятие телом, а не умом. И это очень важно. Потому жизни. К чему приводит такая разлаженность внутренних что телесное восприятие — функция, не требующая вмеша часов — мы рассмотрим чуть позже.

тельства сознания. Следовательно, оно дает нам возмож Реальный план — только тот, который воплощается!

ЗАЧЕМ НУЖНО ЧУВСТВО Все остальное можно смело оставить романтикам. Нам ВРЕМЕНИ?

же с вами нужен инструмент для успешного планирова ния, а не повод потрепаться с коллегами о том, что «пла Чувство времени имеет огромное значение для успешной нируй не планируй — все равно будет как будет». И ос работы и вообще жизни человека. Посмотрим, где конкрет новная причина иллюзий — слабое чувство времени. Ес но применимо оно, какое положение занимает по отноше ли вы хорошо владеете чувством времени, то имеете го нию к другим компонентам управления временем.

раздо больше шансов точно планировать свой день. По Первое важное значение чувства времени — для пла тому что погрешность ваших внутренних часов мала. Но нирования деятельности. Многие из нас составляют план даже малые погрешности, как известно, складываются. И на день, но только единицам удается сделать все так, как чем больше у вас дел, чем больше этапов вы неверно задумано. И дело не в том, что мы не умеем планировать.

оценили с точки зрения их продолжительности, тем Планировать умеем: расписываем задачи на день, отме дальше ваш общий план от реальности и ближе к невы чаем длительность каждой задачи, ставим приоритеты.

полнимости. Во время реализации все пойдет не так, как И, несмотря на это, выполнение планов срывается. Поче хотелось. «Хотели как лучше, а получилось как всегда!» му? Что вы говорите себе, когда, запланировав на поиск И как ни огорчительно это констатировать, но никто, кро в Интернете 60 минут, реально потратили 180? «Слабый канал...», «ну, Интернет — такое дело, затягивает...», «меня отвлекали...» — вы можете привести массу при чин. И только одно следствие — ВАШ ПЛАН НЕ ВЫПОЛ НЕН. А значит, он не был реален еще на стадии составле ния. Вы успешно строите иллюзорные планы, которые на практике терпят фиаско.

ме вас, в невыполнении нереального плана не виноват.

встаете и идете по делам? Так же нужно поступать и с На работе засиделись, опоздали домой к ужину, пропус чувством времени. В данной ситуации оно — «звенящий бу тили общение с детьми... Желаем ли мы, чтобы наши дильник».

планы и дальше не имели ничего общего с реальностью?

Достаточно лишь принять решение о том, как поступить Если ответ отрицательный — продолжим.

в данной ситуации, и вы выключите свой «будильник». Мо Показательным является следующий пример с Витали жете дать себе дополнительное время на подготовку к пе ем. Данный диалог произошел после недельного тренинга реговорам, скорректировав планы на день, либо перенести на развитие чувства времени.

переговоры, если это возможно (поставить будильник на «Вчера своей девушке рассказывал:

другое время и поспать еще). А можно выбрать наиболее — Ну вот, столько-то времени нужно проехать, потом по важное и успеть уложиться в оставшиеся 30 минут (выклю своим делам — столько и столько. В итоге вернусь во чить и встать).

столько-то.

Таким образом, чувство времени помогает вам вырабо Она делает круглые глаза:

тать реалистичный взгляд на свою деятельность и на требу — Еще неделю назад ты бы сказал все то же самое, емое для нее время. И как следствие этой реалистичности только время назвал в два раза меньше — в итоге бы — помогает сделать вовремя большинство задуманных опоздал.

дел. Именно помогает, а не решает за вас. Оно лишь дает И с удивлением на меня смотрит».

информацию для принятия решения. Решение нужно при Виталий — человек, хорошо знакомый с навыками пла нять лично вам.

нирования, так как по роду деятельности является руково дителем подразделения. Единственное, что мешало ему Третья область применения чувства времени — конт раньше строить реальные планы, — слабое чувство време роль стресса. Что такое стресс? Это эмоциональная нагруз ни. Как только он его наработал, ситуация в корне измени ка на психику, которую человек испытывает в результате лась, что видно из примера.

неблагоприятных внешних воздействий либо под влиянием собственных комплексов. Какая связь с чувством времени?

Следующая область использования чувства времени — Предположим, вы берете на себя ряд задач на ближайший это управление собой во время работы. К примеру, вы зап месяц. Если объем работ посильный, вы работаете и радуе ланировали подготовиться к переговорам за 60 минут.

тесь жизни. Если нет — вы в цейтноте! Работы невпрово Спустя 30 минут подготовки вы понимаете, что проделано рот, вы не справляетесь. В результате опасения того, что ра только 10% работы.

бота не будет выполнена в срок, возникает стресс. Так зачем И тут внутренние часики забьют тревогу: «с такой ско мы берем на себя непосильную ношу? Причин множество.

ростью нам работать никак не меньше 270 минут!», а у вас Исключим те ситуации, когда начальство поручает массу переговоры начнутся через 30. Многих наверняка подобная дел и вы делаете их для своей карьеры. Когда вы хотите ситуация будет нервировать. «Сам знаю, что не успеваю, а быть постоянно занятым, чтобы ни о чем не думать. Или еще ты тут бубнишь!..» Зачем вы нервничаете? Чтобы сор любите показать всем окружающим, какой вы занятой че вать подготовку? Или нервозность подстегивает работоспо ловек. В итоге останутся люди, которые хотели бы справ собность? Весьма и весьма сомнительно. Некоторые гово ляться с работой вовремя, готовые сказать «нет» чрезмер рят, что чувство времени им мешает. И это действительно ной нагрузке, но все же работающие сверх нормы. Их проб верно. Как может не мешать звенящий рано утром будиль лема — в неточном определении критического объема ра ник? Мешает, еще как. И что вы делаете? Нервничаете по боты, сверх которого наступает стресс.

этому поводу, ворочаетесь с боку на бок, выключаете его Как определить, справятся они с таким объемом ра или даже швыряете в него подушкой? Или просыпаетесь, бот или нет? «В прошлый месяц взял 3 проекта — все успел, даже время осталось. В этом взял 4 — работаю Рассмотрим имеющиеся в нашем арсенале и доступные без выходных, весь на нервах». Как говорил Жванецкий, каждому упражнения для развития чувства времени.

«как объяснить иностранцу, что русской душе одна бу- Самое простое упражнение — калибровка. Выполняется тылка водки — мало, две — нормально, три — много, а следующим образом. Перед началом события смотрим на ча четыре снова мало?» Ответ кроется в точности настрой- сы и говорим себе: «Я выполню его за N минут». При этом ки чувства времени. Развито оно, настроено точно — помните, что закладывать час на десятиминутное дело — за при определении объема работы вы можете точно знать, ведомо обманывать самого себя. Все-таки мы же для себя ста где начинается та черта, за которой работа превращает- раемся, верно? Назначайте реальные сроки для выполнения!

ся в самоистязание. Имея такую информацию, можно Выполняем дело, снова смотрим на часы. Сверяем зап уже вполне реально планировать. «Возьму четыре про ланированное время с реально потраченным. Оцениваем, екта — буду неделю в стрессе, возьму три — будет пару насколько наше предсказание отличается от реальности.

дней незагруженных». Вам принимать решение, и для Если в 60-минутном деле вы ошиблись на ±3 и менее мину этого есть главное — точная информация, где именно ты — у вас хорошее чувство времени, развивать особо не для вас лично расположена критическая точка начала чего, но не забывайте, что навыки без тренинга притупля стресса. Вторая составляющая в принятии решения — ются. Если ошибка составила ±5 и более минут — то сте ваша смелость. Но это отдельный разговор, выходящий пень развития чувства времени оставляет желать лучшего.

за рамки данной статьи.

Пять минут погрешности при часе работы — 12% вашего временного капитала. Более 1000 часов в год!!! Позволи Роль чувства времени в контроле стресса в этом и зак тельна ли такая роскошь? Решать вам, но 1000 часов — это лючается: вы всегда можете следить за уровнем рабочей все-таки многовато. Соответственно чем дальше вы вылез нагрузки и принимать решения, как изменить ситуацию, ес ли за 5 минут — тем ниже точность ваших внутренних ча ли вышли за свой deadline (финальную черту). Главное — сов. Как упражнение калибровку можно практиковать в лю не наблюдать за собой со стороны, а управлять делами та бое время в любом месте. Для этого нужны только две ве ким образом, чтобы ватерлиния вашего спокойствия была щи: часы и какое-либо занятие. Первые результаты калиб видна над кипучей водой деловой активности.

ровки появляются уже на 3-4-й день. Самое большое дос Итак, чувство времени есть у каждого из нас. Степень тоинство упражнения — свободная форма выполнения: не его развития различна и зависит большей частью от рода нужно ничего писать, и главное, что нужно запомнить, — деятельности. Как можно использовать: планировать дела, это расхождение предполагаемого и реально потраченного управлять собой, контролировать стресс. Методы развития времени. А далее ваша задача — отслеживать изменение просты и доступны любому. Перейдем к их рассмотрению.

этого показателя: растет он, понижается или стоит на мес те. А может, скачет — то маленький, то большой? Все это МЕТОДЫ РАЗВИТИЯ дает вам понимание того, где именно кроются ресурсы ва шего управления временем.

ЧУВСТВА ВРЕМЕНИ Следующее упражнение, занимающее первое место по Итак, мы убедились, что чувство времени — важная состав эффективности, — хронометраж. Что это такое? Вы берете ляющая повседневности. Но вот вопрос: важная-то она важ бланк, на котором разлинована таблица из нескольких по ная, а как мне эту составляющую заставить работать на се лей: время начала, время окончания, дело. Далее в течение бя? Есть ли упражнения, методики, позволяющие повысить дня заносите туда все, что делаете. Фиксируете время нача точность моих внутренних часов? Упражнения не только ла-окончания и кратко — название дела.

есть — они просты в исполнении и довольно быстро прино Для чего мы фиксируем это на бумаге? Ведь можно и в сят реальные результаты.

голове запоминать. Однако согласитесь, что вряд ли вы Именно поэтому важно делать это письменно, включая иде омоторную реакцию организма.

В двух словах, как это выполнять проще. Фиксировать виды деятельности символами-сокращениями. Обычно на второй-третий день уже есть пять-семь часто используемых значков. Такой вариант стенографической записи позволя ет сократить затраты на хронометраж до 5-7 минут в день!

Основное правило применения хронометража впервые:

не переборщить. Как мышцы нужно нагружать постепенно и регулярно, так и здесь следует знать меру. Начать нужно с двух-трех дней хронометража в неделю. Сделать недель ный перерыв. Провести хронометраж пяти рабочих дней.

Снова неделя отдыха. И потом две недели непрерывного хронометража. После такой последовательной подготовки ваш мозг готов к настоящим нагрузкам. Хотя к тому време ни многие уже наверняка получат ожидаемый результат. И на первое время этого может быть достаточно.

Отметим, что хронометраж дает большой качественный скачок в точности наших внутренних часов. Уже на первой второй неделе человек реально изменяет политику своего расхода времени, начинает чувствовать его движение.

Вспомним пример с Виталием.

Результаты хронометража следующие. За 4-6 недель че ловек нарабатывает 80% точности своих часов. Этого вполне достаточно, чтобы получать хорошие результаты в планиро вании. Следует заметить, что человеку, чья жизнь была и до занятий жестко регламентирована, может потребоваться все го 1-2 недели. А людям творческим, кто на часы никогда не вспомните с точностью до минуты, что делали на протяже обращал внимания, и 8 недель окажется недостаточно.

нии позавчерашнего дня. А неделю назад? Во-вторых, вы Однако для успешного управления собой во время рабо нося эти данные на бумагу, мы разгружаем нашу память. Ей ты следует уделить еще 4-6 недель хронометражу и довес совершенно нет нужды хранить все эти записи. Пусть этим ти точность до 90-95%. Вот этого будет более чем достаточ займется бумага. Наша цель — выработать чувство време но. Напоминаем, что чувство времени, как и мышцы, нужно ни, а не запоминать, что и когда мы делали. И самое глав держать в тонусе. Для этого минимум две недели в год сле ное — что сам процесс записи переводит фокус нашего дует вести хронометраж. Ведь любые часы разлаживаются внимания на время, а именно это нам и нужно. Обратить на в процессе работы и требуют «сверки с курантами». Двух него внимание. Чем чаще мы это будем делать, тем быстрее недельный хронометраж — вполне достаточная профилак наработаем отличное чувство времени. Итак, суть хроно тика, дабы «смазать механизм» ваших внутренних часов на метража для выработки чувства времени — это момент год вперед да подвести стрелки.

фиксации нашего внимания на времени, а процесс записи в Следует отметить, что любая деятельность, предусматри бланк позволяет держать наше внимание в нужном русле.

вающая жесткий регламент (космические технологии, ракет ные войска, спорт), хорошо тренирует чувство времени. Не- рицательно), сосредоточенно работаем, спим или погруже удивительно, что среди успешных менеджеров немало лю- ны в размышления (пребываем в раздумье).

дей, вышедших из армии. Регулярная дисциплина развивает Хорошо известен следующий феномен. Если человек на массу навыков, и среди них — чувство времени. Что для вас ходился в трансе около часа и после выхода его спросить, значит минута? Это много? Что вы успеете за 1 минуту? Для сколько прошло времени, то ответ расположен в интервале спринтера, бегущего стометровку, каждая сотая доля секун- 5 -10 минут. Разница в десятки раз — цифра серьезная. Те ды важна! Потому что от этого зависит победа. Поэтому в перь представьте, что при планировании вы не учли состоя процессе тренировок он учится чувствовать каждую секунду. ния сознания, в котором будете находиться. Вполне реальна Хороший бегун может в 9 случаях из 10 точно сказать, за следующая ситуация. Собираетесь на вечеринку, ориентиру сколько пробежал ту или иную дистанцию. Он ее чувствует. етесь пробыть там три часа. У вас отличное чувство време Как видим, спортивные достижения — также отличная ни, и вы решаете, что без проблем почувствуете, когда пора школа успешного менеджера. Почему? Потому что чувство уходить. Появляетесь на вечеринке. Она идет на редкость ве времени — неотъемлемая часть успеха в работе управленца. село, интересно — время летит незаметно. И ваши внутрен Это основной элемент системы, без которого невозможно ние часы подают первые признаки тревоги не то что через продвижение к успеху. Например, автомобиль может ехать: без три, а через все шесть часов. Хорошо, если после таких про фар, без сидений, без спидометра и т. д. Без покрышек тоже валов не запланировано никаких мероприятий, а следующий может (ну, не так быстро, конечно!). А вот без двигателя — нет. день — выходной. А если иначе? Знай вы, как искажается Без колес и ряда других деталей — тоже. Чувство времени — чувство времени, — могли выделить на вечеринку больше именно такая деталь, без которой регулярный успех невозмо- времени изначально либо найти способ напомнить себе и жен. Случайно можно добиться успеха без многого. А регуляр- покинуть ее вовремя. К примеру, поставить таймер.

но показывать хорошие результаты, особенно результаты фи Ситуация с переговорами. Если идут интересно и интен нансовые, можно только с развитым чувством времени.

сивно, времени никто не замечает. В результате рушатся ра нее составленные планы либо, что еще хуже, вы не успева ете решить за время переговоров важные пункты и прийти ИСКАЖЕНИЕ ВОСПРИЯТИЯ к согласию. В итоге требуется назначить дополнительную ВРЕМЕНИ встречу, а это расход времени, изменение планов. Одним словом, потери.

И в завершение разговора о чувстве времени затронем ис То же происходит со временем в дороге. Монотонный кажение его восприятия.

гул мотора, мелькание машин и светофоров, вы погружены Что это такое? Когда одно и то же событие воспринимает в пространство движения, и восприятие времени меняется.

ся нами как длящееся во времени с разной скоростью. К при Час может стать пятнадцатью минутами, либо пятнадцать меру, два события длительностью 30 минут могут восприни минут — часом. Ведь бывает такое? Здесь очень важно маться совершенно по-разному. Интересная лекция пролетает прикидывать дорогу не на глазок, а замерять ее (используй незаметно, а скучное совещание воспринимается как беско те калибровку). Тогда и расход времени на дорогу будет точ нечная зубная боль. Хотя на самом деле и то, и другое мероп ный, и опозданий меньше. Что не может не радовать, осо риятия длились одинаковое время, наши внутренние часы отс бенно ваших коллег и близких.

читывали их по-разному. Почему так происходит?

Наше сознание может находиться в разных состояниях.

В каждом состоянии время воспринимается особо. И самое ИТОГО главное — есть контраст между восприятием времени, ког Чувство времени есть у каждого из нас. Развито оно хорошо да мы эмоционально возбуждены (положительно либо от или слабо, зависит от рода деятельности. Любой человек мо жет легко и просто повысить точность своих внутренних ча сов. Требуется чуть-чуть усилий и некоторое время, как, впро чем, и в тренировке любого иного навыка. Добавьте к этому капельку здравого смысла и немного смелости в принятии ре шений — и вы сможете сполна порадовать себя и окружаю щих результатами использования внутренних часов. И пос леднее: в своей работе нужно учитывать искажение восприя тия времени. Этим вы добавите себе шансов на успех.

Чувство времени — очень важная часть управления собственной жизнью. Начните его развивать, приложите немного усилий — и довольно скоро получите приличный результат. Согласитесь, лучшее, что мотивирует в работе, — это положительные результаты наших усилий. Тем более если эти результаты адекватны затратам.

Мы вступили в мир персонального тайм-менеджмента.

Далее перейдем к описанию четырех базовых составляю щих управления временем: цели, приоритеты, инструменты и привычки. Схематично представим это в виде четырех но жек стола, на рисунке они представлены как вид сверху. Это система, где каждый элемент обязателен. Как для устойчи вости стола необходима каждая ножка, так и для успеха в жизни необходимы четыре элемента. Освоив эти группы на выков, можно с уверенностью заявлять: «Управление вре менем удалось!» ОСНОВНЫЕ КРИТЕРИИ ЦЕЛИ Первый - КОНКРЕТНОСТЬ. Как в песне поется «не все по нятно, а что конкретно?», так при постановке цели следует стремиться максимально конкретизировать «что вы хоти те?» на «что именно хотите?». Простая зарисовка.

Первый вариант:

Вспомните вашу самую заветную мечту. Она сбылась? Сбу- • хочу купить автомобиль.

дется? А знаете ли вы, что лучший способ легко и просто дос- Второй вариант:

тичь свою мечту — это превратить ее в цель. Чтобы она стала • хочу купить Peugout 407 красного цвета.

конкретной и реальной. Именно тогда у вас появляется жела Обратите внимание на разницу между ними. Первый ва ние достигать цели, а не просто мечтать, лежа на диванчике.

риант — это скорее мечта. Второй как минимум обладает Чтобы действительно «опредметить вашу мечту», следу конкретностью. Такова зарисовка обязательного критерия ет сделать несколько набросков. Цель должна быть сфор постановки цели КОНКРЕТНОСТИ. Двигаемся далее.

мулирована на бумаге: если у вас что-то в голове — вы не можете этим управлять. Как только вы нарисовали, написа ли — у вас появляется возможность манипулировать напи санным и улучшать его. Да и вообще возьмите за правило:

написано на бумаге — можно с этим работать, что-то изме нять. А пока ваши планы в голове — это лишь идеи.

Чтобы цель стала целью, нужны четыре обязательных критерия: конкретность, измеримость, дата, реальность.

Рассмотрим каждый последовательно и подробно.

Второй критерий — ИЗМЕРИМОСТЬ. В отношении этого параметра цели много копий в спорах и диспутах сломали консультанты. Действительно, многие вещи, как утвержда ют некоторые, сложно измерить. К примеру, оценить каче ства будущей работы только прибывшего нового сотрудни ка. Если обратиться за помощью к науке или взглянуть на работу издательств, то решение находится на поверхности.

В чем основная сложность? Измеримость отвечает на вопрос «сколько вешать в граммах?». Нам требуются два фактора: качественный — граммы, литры, метры, штуки и т. д.

и количественный — число, целое (1;

14;

555) либо дробное (7,4). Если удается надеть эти кандалы на конкретность це ли, можем быть уверены, два критерия уже в кармане.

Но сложность в реальном бизнесе возникает тогда, ког да надо померить (чем именно?) качество работы человека, работающего с человеком. Где измеримость в проведении переговоров?

Ответ — экспертная оценка! В науке уже много лет этот метод используется в социологических исследованиях, при работе с «человеческим фактором». Кратко раскроем суть метода.

Чтобы измерить «неизмеримое», собираем группу лю дей. Собранная группа должна состоять из людей с богатым опытом работы с «неизмеримым», в этом случае она назы- Формулируя критерий измеримости в бизнесе, требуется вается экспертным советом. Проводим опрос каждого экс- доля погрешности на поставленные цифры. К примеру, цель перта, суммируем оценки, получаем среднее — и вот гото- звучит: «поднять на 12% объем продаж». Более верно сфор вое решение. Если объяснять в двух словах, то вышесказан- мулировать ее «поднять объем продаж минимум на 8%, мак ное — правда. Я опускаю технологические тонкости экспе- симум на 14%. Плановый показатель —12%». Человеческо ртных оценок, это не цель нашей книги. му мозгу нужна подобная растяжка показателей результата.

В диапазоне min-план-тах происходит образование зо Например, требуется оценить качество обслуживания в ны комфортной мотивации, когда человек прилагает усилия торговом зале. Используем метод экспертных оценок сле к достижению цели. Представьте, что менеджеру поставили дующим образом. На выходе из магазина нужно задать план «на 10% поднять продажи». В результате, пока менед каждому клиенту вопрос: «Как вы оцениваете качество ра жер не поднимет план на 10%, он будет испытывать страх боты продавца? Если можете, поставьте оценку от 1 до 5.

потерпеть неудачу. Даже если план выполнить на 9,8% — 5 баллов — отлично, 1 балл — отвратительно». В течение то это все равно не 10! У человека остается чувство неудов пары часов набираем 10-20 отметок. Средний балл по ним летворенности собой. Этот механизм подсознательный, по — в цифрах ответ на вопрос «Каково качество обслужива этому фразы «да, почти что 10%» не спасают нашу само ния?». Метод экспертных оценок очень интересен. И на оценку. Внутри себя не обманешь.

взгляд автора, каждый руководитель обязан понимать его суть и уметь применять при необходимости. Продолжаем Иначе происходит, когда мы задаем три опорные точки.

рассмотрение критерия измеримости.

Вот как следует их определять.

Минимум — то, что человек может достичь относитель Вариант один — «выполнить задачу в течение 15 дней».

но легко. Так сказать, с вероятностью 100%. В примере с Вариант два — «выполнить задачу к 1 декабря».

нашим менеджером 8% он может сделать без особых уси В первом случае вы ставите перед собой временную лий, просто работая каждый день.

рамку «15 дней» и двигаетесь с ней в будущее. Перед глаза План — цифры, которые человек хоть раз в жизни показы ми — именно эти 15 дней, которые и через 5 дней воспри вал. Несколько месяцев назад менеджер достигал роста объе нимаются мозгом как 15! Это как у Фоменко на Русском ра ма продаж на 12%. Поэтому это может быть плановой цифрой.

дио: «я же говорил вам, приходите завтра! А вы все сегод Максимум — то, что для исполнителя воспринимается ня да сегодня».

реально, но он их еще не достигал либо достигал редко. Ди Во втором случае — по мере приближения к дате цели намики роста продаж в 14% менеджеру никогда не удава — времени все меньше. И вы реально чувствуете прибли лось, его рекорд на сегодня это — 13%. Однако при поста жение финального срока. Как бегун видит на финишной новке цели 14% может претендовать на роль максимальной прямой приближение заветной линии. С каждым шагом — планки в измеримости цели.

все ближе к цели.

При подобной формулировке цели, с заданием трех гра Еще один момент. При постановке относительной даты ниц, мы создаем поле мотивации. При выполнении работы, «через сколько» мозг вынужден помнить две цифры: дату, как только человек достигает минимального значения, он когда вы это поставили (15 ноября), и срок (15 дней). В слу испытывает первое удовольствие: «Да! Я это сделал! Полу чае же «1 июня» нужно помнить только одну дату. Наша че чилось!» В этот момент с арены уходит страх потерпеть не ловеческая природа такова, что если мы что-то можем за удачу и выходит желание добиваться успеха. У человека по быть — забудем. Поэтому природа старается кодировать является стремление достичь следующей отметки — все минимальным количеством информации. Примером «План». Достиг ее — снова победа: «Класс! План я выпол этого наглядно служит ДНК, где записано не «5 пальцев» — нил!». Подобное достижение подливает топлива в котел мо а «4 промежутка между пальцами»! И этой информации тивации. Человек начинает с яростным желанием вклады достаточно, чтобы у человека вырастало 5 пальцев.

вать усилия, стремится достичь планки максимума.

Вот таким образом, разбив одну цифру (измеримость Следующий критерий - РЕАЛЬНОСТЬ. Чтобы человек цели) на три, мы заранее, на этапе формулировки цели, стремился достигать цели, она должна им воспринимать создаем условия для мотивации в процессе достижения це ся как реальная. Здесь важно, чтобы измеримость, кото ли. Это один из способов усилить мотивацию достижения.

рую мы рассмотрели выше, была реальна именно для ис Мы рассмотрим несколько из них.

полнителя этой цели. К примеру, для профессионального спортсмена совершенно реально выполнить 120 отжима Последним обязательным параметром цели является ний за 1 минуту. И эту цель он воспринимает как реаль ДАТА. Если вы «хотите купить Пежо 407», то формулировка ную. Для новичка даже 30-40 отжиманий могут воспри «купить его к декабрю 2007 года» куда лучше, чем просто ниматься нереальными. Диапазон реальности хорошо ил «хочу купить», не имея никакой даты. Во втором случае вы люстрирует атмосфера Земли. Находясь здесь, где вы чи собираетесь жить вечно. Или вам безразлично, когда вы по- таете этот текст, вы легко и непроизвольно дышите. Если лучите эти результаты. Если вы действительно хотите дос- вас поднять на высоту 5000-7000 метров, то ваше дыха ние резко изменится. Вы начнете дышать часто и глубоко, тичь желаемого, вы интуитивно определяете дату, «когда я поскольку на такой высоте воздух разряжен и организму, хочу этим обладать». Тут важен именно точный срок, а не чтобы получить достаточно кислорода, требуется прока сколько времени потребуется.

чивать через легкие на порядок больший объем воздуха.

Пример двух формулировок. Предположим, сегодня Если же прожить на такой высоте месяц-два, ваше дыха ноября.

ние станет таким же незаметным, как и сейчас. Организм ширяет границы реальности, человек много считает дости адаптируется.

жимым и стремится это достигать. Низкая самооценка — То же происходит и с реальностью. Поднять объем про человек воспринимает себя как неудачника, поскольку гра даж на 1% совершенно реально, это как незаметное дыха ница реальности давит как низкий потолок в подвальном ние. Поднять на 1000% — воспринимается нереально. А вот помещении и ему в буквальном смысле «нечем дышать».

на 50% — реально, но «вроде как тяжело». Чем выше чело Все, что он видит перед собой, любая серьезная цель кажет век ставит планку реальности — тем выше у него амбиции ся ему недостижимой.

и он ближе приближается к границе реальности. Если при Исходя из этого, нетрудно догадаться: поднимая само постановке цели эту границу перейти, мозг реагирует: «это оценку себе и своим сотрудникам, вы можете управлять не реально» — и в результате блокирует мотивацию к дос границей реальности. Подняли самооценку, описание цели тижению этой цели. Именно поэтому опасно ставить чрез находится в диапазоне реальности — у мозга возникает мо мерно высокую планку людям с низкой самооценкой. В чем тивация достигать, и вы смело приступаете к выполнению логика? В том, что самооценка, как правило, коррелирует с первых задач. Хороший способ приблизить звезды.

высотой атмосферы реальности. Высокая самооценка рас Таковы четыре обязательных критерия постановки цели.

В западной литературе, в практике российских консультан тов встречаются еще несколько критериев. Так как совер шенствоваться можно до бесконечности, нам важно найти ту грань, когда остановиться. Опыт показывает, что осталь ные критерии имеют место быть, однако они дополнитель ные, а не обязательные. Если хотя бы одного из четырех (конкретность, измеримость, реальность, дата) нет или они нечетко прописаны — в итоге достижение цели не более чем вероятность. Если есть все четыре критерия, они ясно и четко прописаны на бумаге (или в файле на компьютере), то это уже гарантия достижения цели.

Хорошо разобрав основные критерии цели, выполните практикум и переходите к десерту, знакомству с дополни тельными критериями формулировки целей.

1. Возьмите лист бумаги и напишите себе цели.

По одной личной и профессиональной на ближайший месяц и год.

2. Сверьте написанное с четырьмя обязатель ными критериями цели. Уточните их, если что упустили.

3. В идеале дайте их на оценку другому челове ку, которому можно доверить знание ваших целей. Зачастую мы снисходительно к себе относимся и, возможно, поставили себе «за чет» там, где еще нужно поработать.

Цель 1: Написать диссертацию в следующем году ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ Цель 2: Увеличить заработок на порядок КРИТЕРИИ ЦЕЛИ Цель 1: Уходить вовремя с работы с чувством Рекомендуется, чтобы формулировка цели умещалась в выполненного долга — моя мечта слова. Хорошая аналогия с 24 часами в сутках. Действи Цель 2: Приходить вовремя домой тельно, если цель удается просто и кратко сформулировать, (уделять больше времени ближним) это приближает вас к успеху ее достижения. Если же чело веку мало такого количества слов, скорее всего, он упако Цель 1: Ходить в бассейн 3 раза в неделю, вал в описание несколько целей. Например, как у сатирика:

несмотря ни на что «сыромясокомбинаттракторопрогрессострой». Такие пред Цель 2: Выполнять всю работу ложения следует разбивать на несколько и для каждой из них детально прописать четыре обязательных критерия.

Цель 1: Отпустить в плановый отпуск сотрудника Родилась еще одна аналогия. Некоторые критерии, а точ Цель 2: Выполнить срочную работу нее конкретность и измеримость, сродни координатам в ге ографии: широте и долготе. Чтобы понять, достигли мы или Цель 1: Бросить пить кофе нет цели нашего путешествия, сверяем показания GPS, кото Цель 2: Повысить интенсивность работы рый выдает координаты нашего местоположения, с картой.

Чтобы понять, достигли ли мы желаемой цели в бизнесе, мы Цель 1: Добиться успеха в работе сверяем полученные результаты (GPS) с описанием цели:

что конкретно и сколько (пункт назначения на карте). Цель 2: Быть идеальной женой и матерью Также к дополнительным критериям относят социаль ную позитивность цели. Совершенно верно, если человек Цель 1: Досрочная сдача объекта ставит себе цель, то ее результаты должны быть как мини- Цель 2: Сохранить качество объекта мум социально нейтральны, без негатива для окружающих.

Однако это достаточно тонкая грань, здесь пересекаются Любой конфликт — это потеря внутренней энергии на этика жизни и бизнеса, мировоззрение, культура, совесть и «метания души». Конфликт целей сопровождается повыше т. д. Чтобы точно описать, где она проходит, потребуется не нием стресса. В итоге это потеря времени. А именно его сбе одна страница. Поскольку наша цель — инструментальная, режением мы с вами и занимаемся. Поэтому нам необходи то мы не будет рассматривать эти вопросы в книге. На эти мо быстро и четко разрешить возникающие конфликты. Ни темы уже много томов написали другие авторы. же представлен список методов выхода из конфликтов.

1. Отказаться от одной из целей КОНФЛИКТЫ ЦЕЛЕЙ 2. Приоритет по принципу — вначале это, потом все ос В работе руководителя нередко бывает столкновение жела тальное.

ний и интересов не только за столом переговоров, но и 3. Приоритет по принципу 1,2,3...

внутри себя. Когда «и то, и другое надо сразу» — конфликт 4. Делегирование целей. Вот несколько примеров конфликтов, разбиравших 5. Детализация целей ся на тренингах.

6. Планирование 7. Цель цели — согласование конфликтующих целей Цель 1: Поступление ребенка, дочери, в Ленинград путем поиска большей общей цели.

Цель 2: Реализация мечты в горы на Памир (июнь-июль) Список представлен в следующем порядке. На первом месте стоит самый быстрый и самый жесткий вариант ре шения. Отказавшись от одной из целей, вы быстро решите конфликт. Однако если это выгодно по скорости, то насту пить на горло собственной песне не каждому суждено. Факт лишь в том, что это самый быстрый способ выхода из конфликта целей.

Далее, следуя по списку, каждый из пунктов требует больше вашего времени и усилий для разрешения конф ликта целей. А некоторые — и денег (делегирование). Но заметим, что они позволяют достигать нескольких целей, а не отказываться от них.

Рассмотрим конкретный пример, как можно решить конфликты целей.

Цель 1: Поступление ребенка, дочери, в Ленинград Цель 2: Реализация мечты в горы на Памир (июнь-июль) 1. Послать жену в Питер с дочкой, а сам — на Памир 2. Разнести по времени, сместить поездку на Памир 3. Нанять менеджера по устройству дочки в университет 4. Отказаться от реализации одной из целей 1. Напишите две цели, которые у вас конфлик туют за ваш временной ресурс.

2. Используя полученные знания, напишите по 4 конкретных варианта решения этого конф ликта.

3. Оцените, какой из написанных вами вариан тов наиболее приемлем, и воспользуйтесь им.

На этом можно с уверенностью завершить раздел целей.

Все необходимое мы рассмотрели. Следующий раздел — приоритеты, или как выделить важное.

мацию. А тем временем, пока будет получена последняя цифра, первые уже потеряют актуальность. Порочный круг, пока ждем прогноза погоды — погода уже меняется, и опять нет возможности принять «правильное решение».

КАК ВЫДЕЛИТЬ ВАЖНОЕ?

С опытом руководители вырабатывают интуицию. Она поз Анекдот: собрал лев всех зверей и говорит:

воляет принимать качественные решения быстро. Как опи — Кто умный, перейдите направо, кто красивый — сано в «Кодексе самураев»: правильное решение принима налево!

ется в течение 7 секунд. Такое возможно, если вы «вари Через несколько минут звери разошлись на две груп тесь» в своей специальности 5-7 лет. Примерно за этот пы. В центре осталась одна обезьяна. Мечется то напра срок формируется профессиональная интуиция. Чтобы ее во, то налево.

выработать, следует заложить хорошие основы. Основой — Что с тобой? — спрашивает лев.

профессиональной интуиции являются качественные —А если я и умная, и красивая, мне что, разорваться?

инструменты расстановки приоритетов. Выделим основные инструменты расстановки приоритетов в делах:

В бизнесе ежедневно требуется делать выбор, прини мать решения, определять приоритеты. Психологически это • принцип Парето всегда тяжелый груз ответственности для нас. Повезло тем, • матрица Сравнений кто умеет это делать быстро и качественно. При такой рабо • матрица Эйзенхауэра те достичь высоких результатов можно за несколько лет.

Рассмотрим, каким образом освоить качественный выбор из альтернатив.

Принцип Парето Принятие решений состоит из двух компонентов.

Для того чтобы отсеять большую часть наших дел, требу Инструменты — помогают просчитать каждую из аль ется некий критерий. Мерилом выступает соотношение тернатив и подготовить информационную базу для приня 80 : 20, или принцип Парето. Применительно к тайм-ме тия решения.

неджменту он гласит следующее: 20% всех дел, которые Смелость — при наличии всей информации помогает мы делаем, приносят нам 80% результата. То есть в лю быстро принять решение. А также в случае, когда информации бой области однородных объектов есть неравномерность не хватает, что особенно часто бывает в конкурентном рынке.

распределения. Польза правила Парето — это четкое со отношение 20 : 80. Ключевая часть всегда составляет «К черту торпеды — пойдем на пролом», — таков девиз примерно одну пятую часть всего целого. Зная это зара людей с высокой смелостью и не слишком отягощенных нее, вы можете избавиться от 80% малоэффективной ра инструментальным запасом при принятии решений. Вторая боты. Поэтому если удастся разглядеть эти зерна и отде крайность — постоянное оценивание, взвешивание до бес лить их от плевел, мы получаем сильный рычаг роста конечности. Эти люди, как правило, редко принимают ре КПД нашей работы.

шения. Их удел — смотреть со стороны за развитием ситу Важно верно подобрать критерий, который будет разде ации и «логичное объяснение причин успеха других». Им лять дела на 20 и 80. Здесь могут быть различные вариан сложно принять решение. Они всегда думают, что чего-то ты: «цена вопроса» — и тогда 20 дел из ста дают 80% де не учли, и пробуют до последнего ждать и собирать инфор нег, а 80 дел дают 20% денег. Будущие перспективы, отно Матрица Сравнений шения с окружающими и т. д. — все это может выступать как шкала оценки в правиле Парето. Рекомендую исполь Проиллюстрируем механизм матрицы сравнений на приме зовать вопрос, помогающий качественно зачистить рабо ре выбора ноутбука.

чий день: «Каковы отдаленные результаты решения данной Мы решили купить ноутбук. Выбор происходит между задачи?» двумя моделями. Они представлены в таблице.

Задайте ряд вопросов перед выполнением дела. Если я выполню эту задачу, что произойдет через день? Неделю?

Месяц? Год? Решив эту задачу, какие выгоды получу через день? Неделю? Месяц? Год? Если откажусь ее выполнить, что потеряю через день? Неделю? Месяц? Год?

К примеру, вы выбираете между двумя контрактами.

Один — на 1000$, второй — на 5000$. Ваш выбор? Навер ное, 5000. Добавим дополнительную информацию касаемо контрактов. Первый — это ежемесячно 1000$, а второй — разово. Еще усложним выбор. В первом случае вам требу Чтобы определить, какому отдать предпочтение, мы выде ется выполнить работ на 10 часов, чтобы отработать усло ляем ключевые характеристики каждого ноутбука (условно — вия контракта. Во втором —100 часов. Каково теперь ваше критерии сравнения). Цена, вес, время работы, диагональ ста решение? Наверняка изменилось. Вы отдаете предпочтение новятся качественными характеристиками. Каждую модель первому. При таком многофакторном выборе правило Па оценим по всем критериям и внесем эти данные в графы. За рето уже не спасает. Здесь самое время рассмотреть матри полняем таблицу. Цифровую оценку каждого качественного цу сравнений.

критерия модели обозначим как количественные характерис тики. Получается, у нас 4 шкалы оценки двух ноутбуков. По каждому из них проведем тендер и посмотрим на результаты.

По цене и диагонали выигрывает Compaq E500, а по ве су и времени работы — Fujitsu Siemens P-7010. Ситуация на 50. Что делать? Возможны несколько путей. Во-первых, добавить дополнительных характеристик — расширить ди апазон критериев выбора. Во-вторых, выделить ключевые характеристики среди уже имеющихся. Выделить важное можно, только исходя из цели — «зачем нам ноутбук?» • В случае «ноутбук для командировок» ключевыми критериями из представленных становятся вес и время работы.

• В случае «рабочая лошадка для дома» ключевые — цена и размер диагонали.

В нашей таблице мы убрали критерии скорость работы, память и т. д., поскольку они либо примерно равны, либо незначимы для нас. К примеру, цвет лэптопа одному без различен, а другому — критичен. Это отбрасывание крите рия на уровне вкуса. Также при реальном сравнении отбро сить качественную характеристику разумно после ее оцен ки. И если результаты у обоих ноутбуков равны, поступаем, как в уравнении с равными членами, — убираем их.

Подведем итоги в виде краткого алгоритма составления матрицы сравнений 1. Определяем цель сравнения.

2. Выбираем два и более реальных объекта сравнения.

3. Набрасываем качественные критерии, 5-7 шт.

4. Вносим исходные данные (заполняем таблицу коли чественными значениями).

5. Проводим поединки по каждому из критериев, опре деляем, кто выиграл.

6. Исходя из цели, выделяем ключевые критерии.

7. На основе ключевых критериев принимаем решение.

Матрица Эйзенхауэра Два параметра, которые описывают любую задачу:

Насколько дело важное — обозначим как «ВАЖНОСТЬ» щий вашего сиюминутного вмешательства. Если задачу Насколько дело срочное — обозначим как «СРОЧНОСТЬ» нужно сделать сегодня и она, по Парето, попадает в 20% ключевых дел, то это и есть задача категории «А». Предс «ВАЖНОСТЬ» — критерий как в принципе Парето тавьте, что завтра у вас будет 2, 5, 10 дел, которые нужно «СРОЧНОСТЬ» — насколько задача близка к опасной сделать именно завтра и которые достаточно важные. Как зоне, «линии смерти» — deadline назвать такой день? Цейтнот. Аврал. Правда в том, что 80% авралов человек планирует себе самостоятельно. Созна Если все дела поделить по двум критериям, то получат тельно или бессознательно, мы не учитываем факторы и ся четыре квадрата. Условно обозначим квадрат «важно переменные, которые и приводят к тому, что мы работаем срочно» как «А». Дела, не терпящие отлагательств. Их нуж ежедневно в ситуациях аврала. Логичный вопрос: как этого но делать немедленно. Этот квадрат — как пожар, требую избежать? Откуда берутся эти «А»-вралы?

80% горящих дел приходят потому, что мы не уделя лись к 30 годам жизни. Вот снова аврал — срочно осва ем внимания квадрату «В» — важным, но не срочным иваем новый программный продукт, латаем дыры сту делам. Именно отсюда растут корни кочевников. Как денчества в плане общих практик и т. д. Задача успеш только вы обошли своим вниманием этот квадрат, он ного управленца — поставить на регулярную основу по тут же о себе напоминает, совершая кочевнические на лучение новых знаний и навыков. Следует взять за ори беги — и вот вам форс-мажоры. Работайте с ними. Ту- ентир такие цифры: минимум раз в полгода проходить шите пожары. курсы повышения квалификации. И суть здесь не в дип В квадрате «В» три важнейшие группы дел: ломах и возможности списать это на затраты. Важно, • здоровье;

чтобы это были реальные, практичные знания. Приме • обучение;

нить которые можно уже на следующий день после пройденного обучения. И самое главное, как уже было • регулярные задачи.

сказано выше, — пользу в работе приносят только те Подробнее о каждой из них.

знания, которые доведены до уровня Навыка и Привыч Здоровье. Сегодня или завтра съесть витаминку — не ки. Поэтому как только вы получили новую порцию зна срочно. Сегодня или завтра сделать пробежку, зарядку — ний — практикуйте их, чтобы быстрее перекачать на не срочно. Профилактика никуда не горит. Можно отложить верхние этажи подсознания.

и на завтра. Но если так поступать ежедневно, то в итоге мы Регулярные задачи. Резервное копирование данных, на получаем болезнь, знак того, что пора уделить организму ведение порядка на рабочем столе и т. д. Все, что требуется внимание. Один мой знакомый, руководитель крупной мос делать ежедневно, недельно, месячно. Каждый период вре ковской компании, потерял контракт на 450 тыс. долларов мени определенные дела требуют вашего внимания. Если из-за того, что в день сделки у него разболелся зуб. Че вы своевременно их выполняете, то вы на 80% снижаете ав люсть просто раскалывалась, и ему пришлось полдня про ральность своей работы. Как вам такой масштаб? Вы бы хо лежать в кресле стоматолога. Кто знает, что такое зубная тели на 80% сократить свои рабочие пожары? Тогда прис боль, его понимает. Однако самое интересное он рассказал тупайте к зачистке квадрата «В». Они ждут вашего внима спустя несколько недель.

ния. Ждут молча. Они не кричат как «А». Но если вы про них — У меня за неделю до даты контракта начал побали забыли, они придут как авралы. И тогда будет поздно бить вать нижний коренной зуб. Да все времени не было. То од себя в лоб и кусать локти, говоря «кто ж знал». Теперь вы но, то другое. Постоянно в делах. Боялся упустить важное.

знаете. Поэтому если ваша работа по-прежнему продолжа Как оказалось, упустил куда большее — потерял 450 тыс.

ет быть авральной, вы делаете это уже осознанно. Вопрос долларов. Теперь действительно понимаю, что здоровье не один: зачем вам это?

может быть на втором месте. Здоровье — это первостепен ный приоритет успешного руководителя.

Третий квадрат обозначим как «С» — это задачи сроч Некоторым нужно на личном опыте понять цену здо ные, но не важные. Пустышки. Вы отдали им свое время, а ровья. Как говорится, пока не заболеешь — не сможешь взамен ничего. Как лотерейный билет без выигрыша. В оценить состояние стопроцентного здоровья. Чтобы нау чем опасность таких дел? Жизнь, к счастью, конечна, а читься ценить что-то, нужно попробовать обойтись некото «С» делают ее пустой. Нам следует заранее определиться, рое время без этого.

кто такие эти «воры времени», как они к нам подходят. На Обучение. Как и в случае со здоровьем, обучение — что они нас ловят, ведь мы каждый день отдаем частичку важное, но не срочное дело. С возрастом понимаешь, своей жизни таким паразитам, как ожидания, очереди, что в детстве не дали тех навыков, которые сейчас ох пробки, пустые звонки, бесплодный поиск в Интернете, как нужны. В университете учили-учили километры зна «мертвые» клиенты.

ний, из которых дай бог только 5-10% реально пригоди са на подготовку кондиционера к таким услови Компания Zander. Участники тренинга получа- ям. Это задача «В». И если бы ты это сделал, не ют задание написать список авралов, произо- пришлось бы потом 2 дня жить в аврале.

Все участники однозначно согласились с тем, шедших за последний месяц. После этого идет что это «В» — задача, которую можно было сде рассмотрение каждого случая и оценка, это «А» лать заранее, а не ждать, пока она созреет до «А» или «В». Менеджер проекта зачитывает список.

врала.

Все идет хорошо, все согласны, но вот следую щий пункт вызывает бурное обсуждение:

— На прошлой неделе у клиента замерз кондици Квадрат «D» — неважные и несрочные дела. Иногда их онер. Мы потратили два дня на его «отогрев», ра зовут мусорной корзиной. Если дело не важно и не срочно ботая в авральном режиме. Это однозначно — забудьте про его! Но они зачастую бывают приятны, лег внешний форс-мажор, «А».

ки в исполнении. Как игра в бисер, пересчет четок. Поэтому — Как это? Это не форс-мажор, а твоя непредус люди ими занимаются. Кстати, если вы поставили себе чет мотрительность, — включается в разговор Алек кие цели, то оборона от «С» и «D» выстраивается автомати сей, непосредственный руководитель подразде чески. Мозг изначально блокирует «воров» времени при на ления.

личии четкой, амбициозной цели. Соответственно постанов — Откуда я мог знать, что завтра он замерзнет? — защищается менеджер.

— Сколько надо времени, чтобы принять меры «анти-замерзания»?

— 2-3 часа.

— Коль, в Интернете каждый день бываешь. По году смотрел? Что там, -32 по Цельсию! А зна чит, пулей надо лететь к клиенту, выделить 3 ча мульный материал для выработки своих рецептов «антиав ка цели работает и на приоритеты, оборону вашего рабоче ральных решений».

го графика и личной жизни.

В целом общие выводы по матрице Эйзенхауэра.

Ниже собраны наиболее частые «воры времени», нео 1. Дела А можно сократить на 80% за счет ежедневно жиданно возникающие вопросы и проблемы, которые сби го выделения внимания квадрату «В».

вают ваш график, нарушая выполнение важной работы, вы 2. «С» — воры времени, следует выстраивать линии нуждают терять концентрацию, отвлекаясь на них. К каждо обороны своего времени от таких дел.

му из них предлагается несколько вариантов решений. При 3. Постановка целей помогает нам выстроить работу по этом не просто авральное реагирование, а упредительные приоритетам.

процедуры, которые нужно заранее провести, чтобы потом 4. Планировать можно только задачи «В». «А» приходят успешно справляться с неожиданностями. Условно обозна сами, вы не знаете, сколько завтра будет форс-ма чим эти решения как «линии обороны от С», что по матри жоров. «С», если есть защита, вам не помешают.

це Эйзенхауэра означает срочные, но не важные дела.

5. Если из 20 рабочих дней 4 дня вы задерживаетесь на работе на час-два, это нормально. 20% авралов — Телефонные звонки это здоровый пульс бизнеса. А вот если вы 16 рабо чих дней допоздна только и работаете — это показа Требуется выработать быструю категоризацию этих звон тель того, что пора взяться за квадрат «В».

ков. Чтобы сразу, с первых секунд знать, какой сценарий применить к «входящему». Далее предлагается ряд катего рий входящих звонков и сценариев реагирования.

1. Напишите список авральных ситуаций, кото рые у вас возникли за последние 3 месяца. 1. Личные звонки 2. Оцените каждую из них. Кто это? Истинный a. Попросить говорить покороче «А» — форс-мажор, который вы никак не b. Опросить перезвонить в другое время могли учесть, или мимикрировавший «В» — c. Выделить время для личных звонков и предупредить то, что вы не знали месяц назад, но теперь по всех близких людей, чтобы они звонили в предостав нимаете, что такие ситуации могут быть регу ленные окна лярно, и поэтому вы уже принимаете меры, d. Установить автоответчик как этой напасти избежать.

e. «Послать на 3 буквы»: Напиши все по SMS. «А если 3. Подсчитайте процент «А» и «В», который у есть что по делу — пришли SMS!» вас получился. Соотношение 20 : 80?

2. Профессиональные звонки а. Звонки от руководства АНТИАВРАЛЬНЫЕ РЕШЕНИЯ I. Фраза: «Извините, я сейчас разговариваю с клиен Для быстрого принятия мер в случае возникших форс-ма том» жорных ситуаций хорошо бы иметь «накатанные рельсы» II. Фраза: «Я по межгороду говорю» — типовые решения. Как известно, лучший способ избе III. Упреждать, звонить перед началом задачи, требу жать опасностей — это подготовиться к ним. Ниже собран ющей концентрации, и уточнять «что от меня опыт российских руководителей и консультантов, которые нужно? В ближайший час я могу поработать в ти испытывали те или иные трудности с «ворами времени», — шине? Без отвлечений?» ситуации, которые поедают наше время, не принося ника IV. Идея: автоответчик берет из графика периоды ва кой пользы. Данный раздел можно использовать как сти шей занятости и сообщает это голосом либо текс том (SMS, e-mail, ICQ)! Технически реализуемо.

с. Звонки от клиентов Правда, реальных примеров использования в I. Высказать просьбу перезвонить: «вызывают к на России под рукой нет. Вполне возможно, что воп чальству на ковер...» лощение этой идеи принесет миллионы создате II. Структурированно выслушать, быстро отвечать лю такой программной оболочки III. «Я понял задачу, перезвоню в такое-то время...» V. В ответ на звонок отправляется SMS, когда вы V. Принять звонок, зафиксировав на бланке входя сможете перезвонить щих, и передать уполномоченному лицу 1. чтобы данный ход был экономичен, следует предварительно настроить шаблоны SMS-OT Внезапно приходит человек ветов. Последние модели Nokia имеют этот сервис как штатную функцию. Вы сбрасывае Это самая распространенная проблема в открытых офисах.

те звонок — и автоматически направляется Когда постоянно все, кто не занят и кому скучно, отвлекают SMS звонившему своих соседей либо рядом сидящих людей. Также снижают Ь. Звонки от коллег эффективность работы посетители, которые нагрянули I. Отложить нежданно-негаданно. К данным «похитителям времени» II. Взять трубку, поняв, что это задача «С», переклю- возможно применить следующие ветви решений.

чить на автоответчик III. Быстро понять суть темы и перенести разговор на другое время IV. Выделять зоны для общения (когда лучше вам звонить) 1. Предлагаемые варианты, два окна: утром и вечером V. Потребовать структурированно изложить суть диции сложились внеплановые совещания и сессии «стра 1. Внезапно приходит человек (посетитель) тегических летучек» и вопросов на 15 минут, которые затя a. Рекомендуется вести разговор стоя, чтобы быстрее гиваются на часы. При регулярном, рваном графике про завершить общение дуктивность вашей работы снижается и выполнить запла b. Сигнализаторы занятости: флажки, кепки и т. д. К нированное практически нереально. Как быть в таких случа примеру, в г. Ульяновск в компании «Дворцовый ряд» ях? Идеально их предупреждать, но если они уже рядом, то сотрудники при самостоятельной работе выставляют стоит рассмотреть следующие рекомендации.

на стол красный флажок. Если он выставлен, это сиг нал «отвлекать нельзя!» После завершения работы 1. Вам назначили «внезапное совещание» флажок убирается с «сигнального места» — значит, a. Участвовать в совещании по телефону можно подходить задавать вопросы и т. д.

b. Проводить совещание стоя. К примеру, в компании c. Плотно подойти к гостю, вызывать дискомфорт, уменьшить психологическую дистанцию ВымпелКом имеется комната для совещаний, где нет стульев. При данной организации все вопросы реша d. Вызывать неприятные звуки, к примеру пенопласт по ются оперативно. Не возникает желания водить ви стеклу лами по воде, поскольку все хотят поскорее уйти, в e. Сделать красную кнопку, при нажатии на нее через более комфортные условия минуту звонит телефон, и вам срочно нужно выйти!

f. Создать гостевую комнату, где расположены мини-биб- c. Разработать список совещаний, которые летучками лиотека, видеотека, чтобы пришедший ждал с пользой не решаются. В итоге реестр совещаний, напротив д. На входе заполняется список вопросов. Некая анкета каждого из которых — список решаемых вопросов клиента, в которой он помечает, с чем пришел (как в d. Сегментировать время проводимого совещания.

Макдоналдс список заказа). Формализация вопросов Ставить маркеры времени, ритмоводители, в виде ускоряет общение таймера на 10-15 минут. Каждый отрезок времени п. Переориентация его активности в ваше русло, на ва сверять с повесткой для ускорения продвижения к ши цели цели i. Перенаправить на другого человека: «дежурный ме e. Договориться о формате проводимых совещаний. К неджер», «дежурный по пространству» примеру, в компании «РРЕ Group» на стенах висят j. На визитке указывать время работы офиса: с... по...

постеры: «10 правил совещаний». Это помогает со Тем самым ограничить посетителей в неудобное вам вещающимся придерживаться установленных регла время ментов, стимулирует качественное и быстрое реше к. График приема (телефон многоканальный, чтобы ние вопросов легко дозвониться) f. В корпоративном руководстве прописать, что повест I. Совмещать встречи с обедом. Деловые обеды, как об ка на совещание высылается не позднее 24 часов до разно выразился руководитель, «путешествие на обед» времени начала совещания. По определению, «вне т. Организовать место для открытых встреч в компании запные совещания» исчезают, и у вас есть сутки, что (переговорные) бы подготовиться к ним д. Ввести правило защиты от совещаний. Описать, ког Внутрифирменные да вы имеете право «отклонить приглашение на со «тормозные колодки» вещание» В этот раздел помещены прерыватели задач по горизонта п. Вести протокол и проводить совещание по протоко ли и вертикали. То есть речь пойдет о начальниках, подчи лу. При этом должен быть ведущий, который следит ненных и коллегах. Особенно в крупных компаниях по тра за регламентом поднимаемых вопросов 1. Сбои техники i. Проводить совещание перед обедом: в таком случае a. Составить график контроля техники (регулярный тех каждый участник стремится говорить по конструкти осмотр). Таким образом вы будете в курсе «вероят ву, поскольку задержка оборачивается для него за ности возникновения проблем» позданием обеда и его укорачиванием b. Инструкции по исправлению проблем c. Договоренность с копи-центром на предмет аренды 2. Внеплановое распоряжение начальства («начальская или приоритетной печати дурь», помехи со стороны руководства) d. Всегда в офисе должен быть запасной картридж к a. Организовать референта, который распределяет по принтеру ручения от руководителя подчиненным в определен e. Продумывать дублирующие функции (сканер, копир, ные окна цифровой фотоаппарат). Если сломался копир, то b. Дать руководителю обратную связь в виде тренин можно снять копию через факс, сканер и принтер га, к чему приводят внеплановые «дергания» пер f. Сфотографировать и выслать печатные материалы сонала д. Провести учебные тревоги, отработка экстренных си c. Дать руководителю возможность выставить приори туаций теты задач, это в случае, если он «вменяемый» п. Создавать когнитивные карты. Описание инфра d. Фиксировать его распоряжения и показать через не структуры в радиусе офиса. Где что можно купить, делю: что и как давалось с его стороны. Указать, ка напечатать и т. д.

кая часть из них «В», а какая — «А» i. Наладить позитивную коммуникацию с соседями, по e. Получать у руководителя «интервал ответственнос мощью которых можно воспользоваться в случае ав ти». Промежуток времени, в течение которого руко рала водитель не вмешивается в работу сотрудника. Нап ример, утром сотруднику поставили список задач — 2. «Не доходит почта» вечером проверили качество выполнения. В данном a. Иметь резерв в виде бесплатных серверов. Рекомен случае интервал ответственности равен рабочему дуется mail.ru, yandex.ru дню, 8 часов. Если в понедельник поставили задачи и b. Уметь быстро найти и переслать требуемое письмо проверяем в пятницу, то интервал ответственности c. Настроить почтового клиента на быстрый доступ к — неделя.

недавно отправленным e-mail 3. Громкие разговоры внутри отдела. Пришел заказчик, а Личные и мировые проблемы остальные работают в себе В этом разделе собраны персональные причины «неожи данных» срывов рабочего графика. Сюда относятся как Сбои техники пробки, так и проблемы с тонусом организма, нашествие Чем сложнее система, тем выше вероятность, что она вый родственников и природные катаклизмы. На сегодня это са дет из строя. Именно так звучит один из базовых постула мый слабо разработанный сегмент предотвращения потерь тов кибернетики. В связи с тем, что современный темп жиз времени. Поэтому мы готовы принять и рассмотреть каж ни не позволяет отказаться от техники, мы вынуждены дое из ваших новых, не описанных ниже решений. Находки «подружиться» с ней и быть готовыми к сбоям. Решения можно присылать по адресу info@time-m.com с пометкой в этих мелких и крупных технических неприятностей описаны теме письма: «Воры времени».

в этой части.

1. Пробки за 92 рубля они приедут к тебе за пакетом и отве a. Хорошее решение — параллельная деятельность зут его в нужную точку. Не верите ценам? Обрати v. Сделать серию коротких звонков тесь по адресу info@time-m.com, чтобы получить vi. Используя фри-хендс, провести ряд длинных контакты курьерской компании, мы раньше тоже звонков не верили, а сейчас регулярно пользуемся данным vii. Прослушать аудиокурсы: бизнес, иностранных видом услуг) языков и т. д.

viii. Прослушать аудиокниги 2. Внезапные личные проблемы с самим собой (заболел, b. Вам требуется знать транспортный трафик. В какое недомогание) время бывают пробки, варианты объезда. Планиро a. Держать одного сотрудника в курсе проекта. Строить вать поездки в «беспробочное время» работу в парах (кластерная модель) c. Встречи назначайте близко к метро, чтобы не было b. Предусмотреть возможность «виртуальной работы, потерь времени на дорогу домашний офис» c. Заключить «договор с организмом» d. Научитесь использовать Web-камеры. Проводить d. Воспользоваться тонизаторами — чай из кокки :) виртуально встречи вместо поездок на порядок де e. Регулярно принимать витамины, полноценно высы шевле паться, заниматься физической активностью e. Попробуйте устраивать совещание в машине: «я вас f. Максимально эффективно использовать то время, подвезу» когда ты чувствуешь прилив энергии и сил, а также f. Чтобы избежать пробки утром (до работы), можно особое вдохновение при работе (чтобы на время вставать пораньше до начала пробок и по пустой недомогания оставалось поменьше несделанных дел) ночной Москве мчаться за считанные минуты до рабочего места (так делают многие знакомые консультанта Ирины К.) 3. Нашествие родственников и/или друзей д. Чтобы избежать пробки вечером (после работы) — a. Оговорить с близкими людьми ситуации, когда стоит завести абонемент в спортивном клубе рядом с рабо- звонить, а когда лучше подождать той и после работы идти заниматься спортом, а пос- b. Обозначить явным образом, что срочно, что важно ле занятий спортом уже пройдет час-пик, вот тогда c. Иметь договоренность с гостиницей: куда их пересе — домой! лить п. Если живешь рядом с коллегой по работе, то можно d. «Мы приедем» — в ответ сказать: «Меня нет в договориться ездить по очереди то на его, то на сво- городе!» ей машине, тогда «свободный» водитель сможет e. Частичное участие в общении с ними, переадресация разобрать по пути, например, рабочие бумаги к другим по решению проблем. Участие иными ре i. Использовать «смешанный» способ передвижения сурсами, а не временем по городу. Например, на машине доезжаешь до опре- f. Загрузить приехавших родственников сразу, чтобы деленной станции метро (до которой можно добрать- реже приезжали. К примеру, дать им уборку дома, ся без пробок), затем пересаживаешься на метро и закупку на рынке и т. д.

едешь до пункта назначения (особенно удобно, если 4. Животные он находится рядом с метро) j. Если нужно что-то привезти/отвезти и не обяза- История одной из участниц: «утром убежала собака, не тельно личное присутствие, то можно воспользо- могу закрыть ворота: она не зайдет, и поехать не могу.

Пришлось 30 минут ее искать, в итоге график дня сбит с ваться курьерской службой (К примеру, в Москве самого утра...» a. Привязать поводок с блокиратором b. Прорезать дырочку в двери, чтобы могла самостоя тельно возвращаться 5. Природные катастрофы (свет отключили и т. д.) a. Разработать алгоритм работы в случае, если нет:

ix. Света х. Связи xi. Иные катаклизмы b. Иметь в офисе запас бумажных материалов на слу чай отказа света либо компьютерной техники c. Продумать энергонезависимые аппараты. К примеру, принтер на батареях d. Воспользоваться методикой «договориться с техни кой». Подобная ситуация наглядно демонстрируется в фильме «Миссия Серенити», последние 15 минут фильма 1. Выберите и выпишите 1-2 пункта по каждому из воров времени, которые приемлемы для вас.

2. В ближайшие 1-2 месяца практикуйте их и оцените полученные результаты.

Первый — вечером предыдущего дня. Набрасываете штри хи завтрашнего дня, крупно, без точных деталей. Утром, придя на работу, получив вводные, понюхав обстановку, уточните свой план. Уже более детально прорисуйте свой день. После обеда, когда часть дел решена, часть потеряла актуальность, пришли новые вводные, снова уточняйте свой план. Поступайте как художник. Вначале делаем пер вые наброски карандашом, слегка помечаем контуры. Пос Начиная планировать, важно понимать, когда следует ле уже более четко рисуем границы и фигуры. И наконец, остановиться. Если уделить этому процессу избыточное наносим краски, завершая картину. Основная идея разбие количество времени, тогда когда же выполнять планы? А ния плана на такты: плох тот план, который нельзя изме если уделили недостаточно времени — то качество плана нить. План должен стать вашим союзником. А поэтому его резко падает, что заметно чувствуется в процессе его вы основная задача — помогать вам. Следовательно, подчи полнения.

няться, учитывая изменения окружающей среды.

Эмпирическим путем выведено оптимальное время для Аналогично поступаем с планированием недели. В пят составления планов. Цифра эта — 1 % времени от планово ницу следует наметить основные события будущей недели.

го периода. То есть если я собираюсь написать план на Никогда не уходите с работы, пока не выполните отчет за день, мне достаточно 1% от 24 часов, что составляет при неделю и план следующей недели. Только в этом случае, ес мерно 15 минут.

ли вам интересны результаты вашей деятельности, вы смо жете реально ими управлять и при этом спокойно отдыхать Нормативы времени на составление планов в выходные. А начиная с понедельника, ежедневно можно • Надень — 15 минут вносить коррективы в недельный план, исходя из скорости изменения рабочей ситуации.

• На неделю — 90 минут • На месяц — 7 часов СТЕПЕНЬ ФОРМАЛИЗАЦИИ Что означают эти цифры? Если я умею планировать, то ДЕЙСТВИЙ за 15 минут составлю качественный план на день. Качество плана понятно в конце дня, когда подводим итоги, что сде Всю управленческую деятельность можно поделить на три лано, а что нет. Выполнены все пункты — план отличный.

крупных пласта. Уровень целей, задач и действий.

Есть пробелы — планировали слабо, чего-то не учли, где-то Цель: подготовить пакет документов.

просчитались.

Задачи: оформить счет, подготовить договор, сделать акт.

Если я выполняю план, но мне требуется на его состав Действия: открываем файл с шаблоном счета, вносим ление более 15 минут, то процесс моего планирования не название компании, изменяем сумму и т. д.

оптимален. Возможно, у меня нет навыка планирования, по этому и скорость невелика, или алгоритм планирования Достижение любой цели можно разложить на несколько следует заменить.

задач. Цель подразделяется на 3-9 задач. Чтобы реализо С одной стороны, 1% — это ориентир, сколько времени вать задачу, следует выполнить определенные действия.

уделять составлению планов, с другой — критерий, «есть Каждая задача на 3-9 действий.

или нет» навык планирования.

Правило первое: при выполнении всех действий, кото Планирование следует производить порциями, или так рые входят в задачу, автоматически решается задача. Если тами. К примеру, план на день лучше разбить на три такта.

вы сделали все действия, а задача не решена — ищите Анекдот 90-х про скрытые действия:

скрытые действия. То, что реально надо сделать, но вы об — Братан, у меня тачка не едет.

этом не подразумевали. Решив все задачи, автоматом полу — Колеса пинал?

чаем готовую цель. И опять же, вроде все задачи выполне — Ага!

ны, а цель не достигнута — сразу на поиски скрытой зада — Стекло протирал?

чи. Важным нюансом является то, что порядок и масштаб --- Да!

задач и действий у каждого человека могу быть различ — Ну, тогда не знаю.

ными. Как я люблю повторять на тренингах: «в жизни мно Опираясь на пирамиду цель — задачи — действия, вы го правильных ответов».

делим три масштаба времени, для каждого из которых при менимы свои инструменты достижения планов. Список вы глядит так:

• Уровень целей — план на месяц • Уровень задач — план на неделю • Уровень действий— план на день Так как цели мы рассмотрели, то план на месяц будет состоять из списка того, что вы хотите и к какому сроку.

Планы на неделю — список задач, решив которое можно достичь цели. А вот самое интересное: план на день — опи сание конкретных действий. Именно им и займемся, пере ходя к следующему разделу нашей книги.

ОСНОВНЫЕ ПРАВИЛА ПЛАНИРОВАНИЯ РАБОЧЕГО ДНЯ Что такое хороший план? Каждый раз задаю этот вопрос участникам тренингов. Получаю совершенно разные отве ты: «когда все учтено, когда начальник доволен, когда дос тигаем целей, когда все идет по плану...». Лучшая форму лировка: план должен доставлять удовольствие. Удоволь ствие от плана только тогда, когда он на 100% выполнен. То есть реален, учитывает все возможные и непредвиденные факторы.

Типичная картина руководителя. Каждое утро планирует будущий день, запихивая в свой график все что можно и нельзя. Ведь половину задач нужно было выполнить еще вчера! «Надо было вчера!» — самый очаровательный ответ от участников! Самый русский ответ. Правда в том, что треть предприятий России живут в таком графике. Сверху приходит нагоняй к задачам с грифом «надо было сделать вчера». Стресс и самообман, одном словом. Естественно, в наете, продолжаете, и в самый важный момент вас отрыва таких условиях тайм-менеджмент воспринимается как на ют и не дают выполнить все до конца. Удовольствие? Ха!

смешка. «Какое тут планирование, если задач реально Кайф обломали. То же с планами. Ежедневное чувство не больше наших физических сил», — и такое регулярно я удовлетворения по окончании рабочего дня: «Все так и не слышу от участников тренинга.

успел!» Каждое утро — преодоление страха «знаю, плани Стоп! Нажмите на паузу. Осознайте: если ничего не ме ровать надо, чувствую, опять не успеваю».

нять, то дальнейшие годы пройдут в такой же суете и спеш Так вот, чтобы ежедневно план доставлял удовольствие, ке. Решите для себя, чего хотите? Если решите изменить следует соблюдать всего три правила.

ситуацию, то дальнейшие рекомендации вам помогут. Если • Формулировка на результат читаете, чтобы убедить себя: «Планирование бесполезно!» • Норматив — то закройте эту книгу, она вам не поможет. Лучше идите • 60: и быстро выполняйте «надо было вчера!».

Итак, первый признак: хороший план, который ежеднев но на 100% выполнен. Качество вашего плана становится Формулировка на результат понятно в конце дня, когда вы оцениваете, сколько из заду Рассмотрите две записи в органайзере:

манного выполнено.

1. Позвонить Глебу Алексеевичу Признак второй: план должен доставлять удовольствие.

2. Согласовать с Глебом Алексеевичем дату презентации Ваша картина, скорее, выглядит так. Утром написали список В первом случае вы набираете его номер, там занято.

«что надо». К вечеру выполнили часть. Запланировал дел — сделал 5, запланировал 6 — сделал 4, запланировал 4 — сделал 2. Каждый раз неудовлетворенность от резуль тата. Хотели одно — получили другое. И так каждый день.

Кто знаком с сексом, то наглядная демонстрация. Вы начи ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТ ИНСТРУМЕНТЫ ПЛАНИРОВАНИЯ Кладете трубку и вычеркиваете из органайзера этот пункт.

— Может, купить диктофон? Хотя они у нас есть Ведь дело сделано — «вы уже позвонили». Спрашиваю со Зарядить? — и устремляет на меня глубокие голу трудника:

бые глаза. Я понимаю, она взглядом просит у ме — Звонил Петру?

ня подсказки. Ольга реально в тупике. Утром, - Да !

получив от меня распоряжение «вечером пере — Ну как, он согласен на наши условия? писать все записи с диктофонов на сервер...», она для быстроты записала как ключевое слово — Не знаю, было занято!

«ДИКТОФОН». В течение дня работа настолько поглощает, что вспомнить в подробностях, что Мозг так устроен, что вы получаете от него то, что тре было утром, по одному слову порой невозможно.

буете. Требуете процесса — получаете его. Требуете резуль И вот мы наблюдаем именно такой случай. По тата — получаете результат. И в данном примере вторая ручение, отданное руководителем, записано так, формулировка той же задачи — результативная. Вы наби что выполнено быть не может.

раете номер Глеба Алексеевича, там занято. Вы пишите ему письмо, просите, чтобы коллега передал ему, лично заходи Следующий пример рассказал участник во время тре те к нему в кабинет, берете за грудки: «Глеб, когда будет да нинга в городе Иркутск.

та презентации?» То есть все вышеперечисленное — всего Вадим: «Совершенно верно! Одним словом пере лишь средства достижения результата «согласовать дату дать суть невозможно. Порой напишешь "День презентации». И наша натура не останавливается, пока не ги". И потом утром вспоминаешь: ты должен?

будет выполнено то, что записано.

Или тебе должны?» — группа взрывается хохотом и аплодисментами. Это всего два наброска. Уве Настоятельно рекомендую фиксировать пункты плана рен, вы можете вспомнить в своей жизни подоб как сформулированные на результат. Признаки такой фор ные ситуации. Теперь, зная, к чему могут при мулировки. Во-первых, это 2-3 слова. Одним словом, пере вести подобные действия, «чтобы быстрее запи дать результат невозможно. Во-вторых, в формулировке сать», мы должны работать на опережение. Зада должен присутствовать глагол в завершенной форме. К при чи в органайзере фиксируем «на результат».

меру: сделать, завершить, отдать, проверить, согласовать, выполнить, сдать, купить, пригласить и т. д. Все эти глаголы завершенной формы, то есть они «результирующие» наших Норматив действий. Теперь более подробно, на примерах из практики.

Правило гласит: каждая задача должна получать четко вы деленный, ограниченный бюджет времени на выполнение.

Иначе, если вы не ограничите время выполнения, вступает История, произошедшая со мной осенью 2005 года.

в силу закон Мерфи: «работа отнимает все отведенное на В течение дня заглянул в список дел секретаря.

нее время».

ПРИМЕР Обнаружил строчку «ДИКТОФОН». Мне она не Вы пишите 5 задач на день. Каждая из них должна полу была понятна, задал вопрос.

чить четкие рамки, сколько времени требуется на ее выпол — Оль, что означает этот пункт плана?

нение. Время должно быть реальным. Поможет в определе — Диктофон! — торжественно отвечает она.

нии норматива чувство времени, о котором мы уже говорили — Слово мне понятно. Расскажи, что тебе нужно ранее. Норматив задает темп работе. Мы как существа био выполнить, чтобы закрыть этот пункт.

логические живем ритмами. Рамка времени на каждую зада Уже нет быстрого и гордого ответа. Ольга заду чу помогает держать хороший темп. Это как нога на педали мывается, и реально видно, что она тужится, пы таясь вспомнить. газа. Есть рамка — нога жмет педаль, и машина держит нуж ОСНОВНЫЕ ПРАВИЛА ПЛАНИРОВАНИЯ РАБОЧЕГО ДНЯ ОСНОВНЫЕ ПРАВИЛА ПЛАНИРОВАНИЯ РАБОЧЕГО ДН ный темп. Убрали рамку — убрали ногу с педали газа. Маши- вы знаете, когда реально освободитесь, и можете предупре на снижает скорость и едет некоторое время по инерции. По- дить близких, чтобы скорректировать планы на вечер.

том останавливается. В нашей культуре это красиво изобра- Процедура 60 : 40 позволяет вам реально оценить, когда жено в фильме «Формула любви». Когда карета графа Кали- завершится рабочий день. Если я упаковываю задачи с уче остро сломана и барин общается с крестьянином Семеном. том буфера, то имею возможность регулярно выполнять свой план. В течение месяца максимум один-два дня выпадут — Что с каретой, Семен?

из этой пропорции. В остальные вы на 100% выполните за — Ось полетела, барин. За день сделаю.

думанное. А это, как мы уже решили, удовольствие. Каждый — А за два?

день. Удовольствие дает дополнительную мотивацию. Этим — Сделаем за два.

вы замыкаете «классный порочный» круг: планирую — — А за пять дней?

100% выполняю — получаю удовлетворение — снова плани — Ну... если постараться, можно и за пять.

рую... Оцените свой порочный круг. Не пора ли сменить его?

— А за десять дней справишься?

— Ну, ты, барин, задачу ставишь. За десять чтоб успеть, На этом основные правила завершены. Акцентирую твое помощник нужен. Homo sapiens. внимание, читатель: соблюдая эти три правила, мы получа ем хороший план. План, который на 100% выполним, а зна — Бери кого хочешь, но чтоб карета была готова не ра чит, приносит удовольствие.

нее чем через десять дней!

В нашей родной стране таких умельцев достаточно. Рас- Перейдем к дополнительным правилам планирования.

тягивать выполнение работы — это глубокое культурное наследие социалистических планов.

Вывод: после формулировки задачи на результат задать ей 1. Откройте свой план на сегодня. Проверьте рамку времени. Сколько будет весить задача в часах, минутах. каждый пункт плана, как он описан — на ре Это позволяет держать темп в процессе выполнения работы. зультат или процесс?

2. Пункты «не результат» перепишите, учиты вая рассмотренные выше критерии: минимум 60 : 2-3 слова и глагол завершенного действия.

3. Оцените каждый пункт плана по времени.

Когда вы составили список задач на день, сформулировали Сколько нужно реально часов, минут, чтобы каждую на результат, оценили и задали норматив, следует выполнить этот пункт.

прибавить к сумме всех нормативов 40% времени. Так вы 4. Просуммируйте норматив всех пунктов плана узнаете длительность своего рабочего дня.

за день.

К примеру, у вас задач на 5 часов согласно второму прави 5. Заложите резерв времени 40%, чтобы план лу планирования. Это 60%. Добавив еще 40% (3 часа), получа стал на 100% реальным.

ем 8 часов. Такова будет реальная длительность вашей работы.

Планировать по нормативу следует только часть рабоче ИНСТРУМЕНТЫ го времени. Это 60% рабочего времени. Получается, что при 8-часовом рабочем графике 5 часов — задачи по нормати ПЛАНИРОВАНИЯ РАБОЧЕГО ДНЯ вам, 3 часа — буфер. Запас времени — на форс-мажоры, Уровень дневного масштаба, или ОПЕРАТИВНЫЙ. Это пла входящие звонки и задачи. На погрешность в определении нирование на день грядущий. Рекомендуемые инструменты времени на выполнение дел. При этом если при планирова планирования:

нии у вас задачи укладываются только в 6 часов и никак • Держать в «голове» иначе, это нормально. Просто отдавайте себе отчет в том, • E-mail что длительность графика работы будет 10 часов. В итоге • Список дел E-mail • Секретарь Почтовый клиент зачастую используется как органайзер.

• Метод Швабры Самые распространенные — The Bat, Outlook, Outlook • В-АВВ Express. Приходит письмо, в нем описание задачи. Читаем, • Карта мыслей выполняем, удаляем, переходим к следующему письму.

• 4 по Достаточно удобно. Осталось только исправить ошибки ра • Принцип очереди боты с почтой — и можно считать, что подходящий орга найзер у вас под рукой.

Первая базовая ошибка: УДАЛЯТЬ ПИСЬМА. Все при Держать в «голове» шедшие вам письма нужно сортировать и сохранять. По Когда применим данный метод планирования на день? Ког крайней мере, пока не завершится проект, по которому идет да несколько дел? Вы уже знаете правило семи, и, навер переписка.

ное, первая мысль — «пять — девять дел можно удержать в голове». Совершенно верно, удержать. То есть помнить такое количество дел реально. Однако где место для того, чтобы думать? Если ваше сознание будет занято только тем, чтобы помнить, какие задачи следует выполнить, то ре сурсы для «думания» исчерпаны. Поэтому рекомендуем от казаться от затеи использовать сознание как записную книжку. Пользоваться таким методом следует, только когда на день — одна задача. Или на выходных, в отпуске. Когда вам не столь критичны результаты и плотность дел низка.

Как только в голове оказываются даже две задачи, в случае дефицита времени они вступают в конфликт, и одна из них будет вытеснена, будет забыта. Только одна задача может полноценно храниться в сознании даже в состоянии стресса, позволяя вам свободно думать над ее решением и выполнять действия, ведущие к достижению поставленной задачи. Поэтому для руководителя этот инструмент непри емлем. Разве что вам безразличны результаты вашей рабо ты—тогда можете «держать планы в голове».

Когда завершена работа с проектом, просто откройте Предлагаю рассмотреть один из оптимальных алгорит почтовую папку, выделите все письма в ней. Захватите мов работы с почтой.

мышью и перенесите их в папку на диске. Каждое письмо 1. Создаем папку «!_Work». Восклицательный знак вна будет представлено как отдельный файл. Далее заархиви чале позволяет всегда быть этой папке быть в самом руйте файлы, и получится один архивный файл со всей ва верху, что облегчает визуальный поиск и ориенти шей перепиской по данному проекту.

ровку.

Многие используют почтового клиента как органайзер.

2. В ней создаем структуру папок под проекты, в кото Написали себе письмо — вот и задача, которую нужно сде рых вы участвуете. Названия категоризируем по про лать. Выполнили ее — переместили в папку «Сделано». Руко ектам либо людям. То есть у вас появляется ряд па водитель Дмитрий использует этот способ так. Если он на ра пок, поименованных именами людей, либо по назва боте и вспоминает, что ему необходимо сделать дома, он пи ниям проектов.

шет себе письмо на домашний адрес. А когда он находится 3. Когда подготовлена структура папок, следует осво дома и приходят мысли по работе, чтобы не забыть сделать ить последовательность сортировки.

их — фиксирует в письме и направляет на рабочий адрес.

4. Нажимаем отправить/получить. Допустим, получаем 19 писем, они — в папке «Входящие».

5. Во-первых, бегло просматриваем их на предмет спама, ненужных писем. Их удаляем. То есть зачи щаем наш ящик от задач «С». Удалили 9 писем, осталось 10.

6. Оставшиеся письма прочитываем и определяем, ка кой они категории — «А» или «В». Если письмо «В» — перемещайте его в папку «!_Work». Переместили 7 писем, осталось 3.

7. Теперь следует оценить оставшиеся 3 письма катего рии «А» по критерию «время, необходимое для напи сания ответа». Если ответ займет не более несколь ких минут, сразу их отпишите и положите в проект ную папку архива. Ответили на 2 письма, осталось 1.

8. Теперь приступайте к работе с письмом категории «А».

9. Выделите в течение дня 1-3 окна для ответов на Список дел и карта мыслей письма из папки «!_Work». Рекомендую утвердить Это два структурно разных способа выкладки, представле такие окна утром, перед обедом и вечером. Их дли ния информации на бумаге. В таблице приведены сравни тельность и количество — по вашей потребности.

тельные данные по каждому инструменту.

Список дел известен нам со школы. Все наши планы и Представленный выше алгоритм прост, удобен и очень заметки мы делаем именно им. Поэтому этот инструмент функционален. Такая схема позволяет держать в регуляр уже хорошо отработан, как привычка. Другое дело — карта ном порядке вашу переписку. В любой момент времени мыслей. Для многих людей этот загадочный инструмент можно получить доступ к нужному письму. Позволяет по встречается впервые. В двух словах суть его такова. В цент завершении проекта легко создать архив и облегчить объем ре листа рисуем кружок. В круг ставим дату. Отводим черту почтовой программы.

Подводя итоги, следует понять границы применимос ти каждого из методов. Если у нас задачи привязаны к точному времени: 12.00, 15.05, — то их фиксируем спис ком дел. Напротив каждого прописываем время начала выполнения. А вот задачи типа «если Петрович подгото вит отчет, то внести его в реестр отчетной документации» очень удобно фиксировать картой мыслей. Чтобы орга низовать на основе списка дел и карты мыслей удобный планировщик на день, следует лист разделить на две по ловины. На одной — создать шкалу времени с утра до ве чера. На второй — свободной — рисуйте карту мыслей задач, не имеющих четких временных точек старта. При этом в течение дня по мере появления новых задач вы быстро определяете, куда ее записать. Задайте вопрос:

от поверхности центрального кружка в любую сторону и когда ее нужно сделать? Если время не задано — «в те фиксируем название задачи или действия, которое мы пла чение дня, главное — сегодня», насаживайте «новый Чу нируем выполнить. Обводим его в круг или овал. И таким па-Чупс» на ядро карты мыслей и обводите овалом. Если образом набрасываем следующие задачи. Как спутники за же «в 13.15 начать отзвон по клиентам», то напротив пускаем на орбиту вокруг нашей даты задачи, требующие шкалы времени фиксируете, что делать.

нашего участия. Важно при зарисовке не придерживаться последовательности заполнения орбиты, типа слева напра Руководителю рекомендуется овладеть обоими метода во или наоборот. Этот метод требует произвольности, а не ми, так как в его работе регулярно встречаются задачи, тре последовательности.

бующие то «аналитики», то «творчества». Практикуя рисо вание карт мыслей в течение двух-трех недель, вы сможете кайтесь, пока его не завершите. После выполнения снова перевести это на уровень навыков.

пересмотрите список. Возможно, появились новые зада чи, которые требуют решения. Выберите на этот раз са мую важную задачу и незамедлительно приступайте к ее Секретарь выполнению. И в такой последовательности работать до Отличный инструмент. Один только минус — удовольствие конца дня.

дорогое. Хороший секретарь, или, точнее, помощник руко Даже если вы не дойдете до конца списка, вы выполни водителя, требует отнюдь не слабой оплаты труда. Реко те самые важные задачи. Работайте так каждый день, и ре мендуется для высшего управленческого звена: председа зультаты не заставят себя ждать.

телей правления, директоров. Секретарь хорош, если секре «Насколько сочтете этот совет ценным, столько мне и тарь обладает слепым методом набора, навыками быстрого заплатите», — с этими словами Ли удалился.

чтения, отлично разбирается в офисных приложениях и Ин тернете. Умеет сортировать и приводить в порядок инфор мацию как в электронном, так и в бумажном виде. Кроме того, должен буквально с полуслова понимать руководите ля, чтобы экономить время на коммуникацию. Умело отсе ивать входящий мусор, точно фиксируя, кто, когда и с какой целью звонил. Он также должен уметь планировать график руководителя, то есть обладать навыками тайм-менедж мента, хорошо общаться и сглаживать острые углы, легко работать в стрессе и конфликтных ситуациях.

Метод швабры Реальная история. Англия, 50-й год прошлого века. Вице президент Бетл-Хим Шваб вызывает консультанта Ли и про сит дать совет по лучшему управлению делами. Недолго ду мая, Ли предлагает следующее:

— Напишите список дел, которые собираетесь делать завтра. Теперь выберите из них самое важное, самое цен ное. Завтра утром приступите к нему. Ни на что не отвле Через две недели Ли получает чек на сумму 25 000 дол В-АВВ ларов. На чеке внизу мелкой строчкой было написано: «это Мы с вами недалеко ушли от животных. По-прежнему явля был самый лучший совет по менеджменту, который я услы емся частью природы. Нашей активностью управляют био шал за последние 20 лет!» ритмы. На данном рисунке представлен суточный биоритм.

Это хорошая и поучительная история. Одно но: Англия, То есть так изменяется степень нашей активности, энерге прошлый век. Россия, XXI век: насколько может позволить тики в течение 24 часов.

себе управленец весь день работать, не отрываясь ни на ка На данной схеме два холма. Первый примерно вдвое кие задачи, пока не завершит их? Практически нереально, выше второго. С восходом солнца активность организма находясь в офисе, пользоваться этим советом. Данный ме начинает возрастать и достигает своего максимума в пол тод хорошо подходит только для закрытых часов, или day день. После обеда — небольшой спад, после которого — off, о которых речь пойдет дальше. Именно в такой день ме тод Швабры позволяет полноценно и качественно «зачис тить» рабочие задачи, сконцентрировавшись на крупных, «дорогостоящих задачах».

Почему метод швабры? Производная от имен ге роев этой истории Шваб и Ли. Только имена чу жие, нерусские. А вот слово швабра всем знако мо со школы, когда драили полы, будучи дежур ными по классу. Используя такую швабру, мож но быстро зачистить рабочий график. Графичес ки обозначается так: стержень швабры — список дел, а поперечная палка — приоритеты. Ведь суть метода — составить список и периодически ме нять тряпку (определять приоритеты), выполняя только важные задачи.

очередной подъем. В четыре часа утра физиологическая возможности. Поэтому если вздремнуть возможности активность организма вдвое меньше, чем в полдень. То нет, займитесь задачами «В». Однако послеобеденные есть в 12 часов дня на 100% выше степень внимания, си «важные» отличаются от утренних. Эти задачи должны ла и скорость реакции, чем в четыре утра. Попробуем рас быть рутинными, не требующими серьезного умственного положить выполнение задач согласно этим волнам.

или физического напряжения. Сортировка почты, про Рабочий день будем начинать с задач категории «В».

смотреть новости в Интернете, разобраться с бумагами на Важных, но не срочных. Важно, чтобы эти задачи были по столе, пройтись по кабинетам, решить ряд мелких вопро продолжительности не более 1,5-2 часов. То есть вы долж сов. Работая в таком ритме, в начале 17 часов вы почув ны быть полностью уверены, что успеете завершить за час ствуете очередной прилив сил. Тут уж беритесь решать два начатую работу. По их завершении вы получаете две задачи «В» произвольного характера.

волны энергии. Первая — вдоль растущего графика био Ежедневно живя и работая согласно такому графику, вы ритма, вторая — мозг впрыскивает в кровь эндорфины, получаете поддержку со стороны природы. Бороться с нею гормоны счастья. Мы так устроены, что после завершения — дело неблагодарное. Сколько вам лет? Десятки? Приро полезного дела мозг реагирует секрецией гормонов де — миллионы. Битва неравных. Оставьте даже мысли пе счастья. Получается одна поддержка — снаружи, вторая — рехитрить мать-природу, лучше сделайте ее своим союзни изнутри. Можно ли желать лучшего?

ком. Воспользуйтесь ежедневной силой биоритмической На этом приливе энергии вы готовы свернуть горы.

активности.

Именно этим и нужно заняться. То есть решить одну или несколько задач «А». Больших, важных, крупных. Ведь когда есть силы, справиться с тяжелым заданием — не проблема. После их завершения, в районе 14 часов, реко мендуется устроить обеденный перерыв, в идеале по спать. Однако российский офисный график не дает такой по-нашему как-то, понять не могу, зачем они Представьте, что вы серфингист. Ваша задача — раз теряют время впустую?» вить высокую скорость и преодолеть определенное рассто Что интересно, скорость работы и результаты яние. Когда биоритм на подъеме — это как волна, которую этих китайских бригад выше, чем у российских, нужно просто поймать и оседлать, дальше используя ее си аналогичной квалификации. Для обычного глаза лу, маневрируя доской, преодолеть маршрут. А когда волны работают вроде неправильно. Ежедневно теряют нет — то приходится ее ждать либо грести руками. Вопрос:

час на сон. Однако, понимая биоритмы, мы с ва насколько далеко уплывем, гребя ладошками? А сколько ми может предположить, что именно за счет рит сил затратим? Идея проста: работать — когда есть силы, мизации ежедневной нагрузки китайские строи отдыхать — когда сил нет.

тели добиваются столь высокой производитель ности труда. Ежедневный дневной часовой ти хий час позволяет восстановить силы и избежать перегрузок, а значит, качественно и оперативно выполнять поставленные задачи. Ну что, будем работать как китайцы?

4 по Нарисуйте квадрат. Поделите его на 4 равные части.

Шаблон готов. Подпишите последовательно в квадратах «сегодня», «завтра», «буфер», «обучение». Ваш рабо чий день поделен на 4 части по 25%. Каждому из квад ратов достается по 2 часа времени. Это означает, что каждый день необходимо уделять 2 часа задачам важ ным и срочным, которые следует решить сегодня. Это задачи «А». 2 часа посвятить задачам, которые потребу ются завтра, то есть группа «В». Буфер, или запас вре мени на непредвиденные расходы, 2 часа, — использо вать, если «А» или «В» вылазят за пределы своих уста новленных границ. И каждый день 2 часа необходимо посвятить обучению, развитию себя.

Иркутская компания «ВостСибСтрой». При Метод позволяет держать ежедневно в балансе опера строительстве объектов используют професси тивный, тактический и стратегический разделы ваших пла ональные бригады китайских рабочих. Пред нов. Один только минус: не каждый день удается работать в ставьте себе строящееся здание, на котором таком режиме.

работает сотня-другая китайцев. Как расска зал один из участников корпоративного тре нинга Вадим, «работники они отличные. Им не надо объяснять, как делать и что делать.

Поставил задачу — и работают. Только вот каждый день ровно в первом часу работа оста навливается, и все идут обедать. После обеда вся сотня работяг ложится спать на часок. Не Принцип очереди Правила порционности задач В супермаркете есть несколько касс. К каждой из них 3 минуты. ДЛЯ задач, длительность которых занимает менее подходят покупатели. Каждый покупатель — это задача, трех минут, используем правило «упал, отжался!». Или которую вам нужно выполнить. Короткая задача — про принцип «здесь и сейчас». Если задача требует менее трех бить только жвачку. Длинная задача — покупатель с те минут для своего выполнения, нет смысла записывать ее в лежкой, полной товаров. На работу с ним потребуется органайзер и думать, когда удобнее ее выполнить. Прямо куда больше времени, чем на клиента с одним товаром.

сейчас возьмите и сделайте ее. Время, которое потребует Итак, задача — чтобы в очереди стояло как можно мень ся, чтобы сформулировать ее на результат, оценить ее при ше покупателей. Чтобы в нашем списке задач их было оритет, решить, в какое время лучше всего выполнять ее...

минимум.

Бред! Вы потратите больше времени на все эти процедуры, Принцип гласит следующее. Вначале выполнять задачи чем на то, чтобы встать, решить это дело и вернуться на наивысшего приоритета. По-нашему, «А». Далее выполнять место. Ни на секунду не задумывайтесь, «когда ее лучше короткие задачи, начиная с самой короткой и по возраста- сделать». Если задача короткая — быстро выполнили и за нию. После их решения снова приниматься за задачи с наи- были про нее.

высшим приоритетом.

Единственное, когда трехминутке позволительно уде лить внимание на фиксацию в органайзер, — если выпол нить ее сиюминутно не возможно. К примеру, дело на три Порционность задач минуты нужно выполнить на объекте, в котором вы будете В данной главе мы рассмотрим, как можно сортировать вы вечером.

полнение задач, исходя из одного критерия: время выпол 15 минут. Для дел этой категории используем «"В"-ас нения дела. То есть сколько требуется времени, для того сорти». Выделите в рабочем графике одно-два окна в тече чтобы выполнить его. Условно разделим все задачи на кате ние дня продолжительностью 60 минут. К примеру, утром и гории 3,15, 30, 90 минут. Для каждой из этих категорий бу после обеда. В эти окна направляйте все задачи категории дут работать свои правила. Для большего интереса начните «В», которые занимают 3 -15 минут. У вас получится нарез с практикума, предлагаемого ниже.

ка из нескольких коротких задач. Как только подошло вре мя окна выполнения, принимайтесь за их выполнение. По добная компоновка позволит не терять концентрацию в те чение дня, а если утро начать с такой нарезки, то вы полу В течение 2 минут напишите список дел, кото рые вы успеете сделать, если дать вам 3 минуты чите львиную порцию гормонов счастья уже в начале рабо свободного времени. Учтите, каждое из них чего дня.

укладывается в 3 минуты, а не 3 минуты — на 30 минут. Если задача требует 20-30 минут для своего весь список. Далее напишите 3—5 пунктов дел, решения, то это обычная плановая задача. Именно такие которые потребуют от вас больше трех, но ме «30-минутные кусочки» следует формулировать на резуль нее 15 минут. Потом список дел, укладываю тат. Проставлять для них приоритет и определять оптималь щихся в 30 минут. И наконец представьте, что у ное время выполнения. Это задачи, которые мы согласовы вас выдалось 90 свободных минут. Что вы мо ваем с другими людьми, если они принимают в них участие жете успеть выполнить в это окошко? Просмот и т. д. Еще раз подчеркиваю, это плановые задачи, к кото рите полученный список и оцените, насколько рым применимы основные правила планирования.

для вас применимы нижеописанные правила порционности задач. 90 минут. Если задача требует для своего решения более часа, то следует применять правило «закрытого часа». Закрытый час — это когда вы отключаете всю коммуникацию с внешним миром и погружаетесь в ре шение данной проблемы. Соответственно при закрытом часе вас уже не потревожат трехминутки и прочие зада чи. Закрытый час позволяет сконцентрироваться на ре шении проблем.

Несколько рекомендаций по выбору органайзера (системы планирования и управления задачами).

Органайзер обязан обладать следующими харак теристиками:

1. Он должен быть единственным. (Когда у вас записные книжки и еще на компьютере часть дел фиксируется — неверно. Все должно быть в одном лице.) 2. Вы должны его понимать и любить, учитывая его недостатки. А они есть у любого органай зера.

3. Следует довести работу с планировщиком до уровня как минимум навыков, а в идеале — привычек.

4. Спектр решаемых вами задач диктует выбор органайзера: бумажный или электронный.

Формат: настольный или карманный и т. д.

Обязательно учитывайте вышеописанные ре комендации при выборе и в начале работы с личным помощником в управлении време нем. Органайзер должен стать вашим другом.

Друг — тот, кому вы доверяете. Если он пос Представьте себе четыре эквалайзера, каждый из кото тоянно «глючит» и зависает, можете ли вы рых мы условно обозначим как:

назвать такого помощника другом? Я — нет.

Друг — тот, кто помогает, кто оказывает под- • Формализованность задачи держку в делах.

• Эффективность алгоритма или технологии • Навык • Входящие ФОРМУЛА УСПЕХА ЗА ДЕНЬ Нам хотелось бы успеть многое сделать за день. Каждый Каждый из ползунков может варьироваться от нижнего из нас ищет, как это сделать. Мы ищем волшебную фор до верхнего положения. Все, кроме второго, имеют плав мулу «максимум успеть за день». В ходе консультацион ный ход ползунка. И только второй, «алгоритмы», изменя ной деятельности я вывел следующее правило успеха ра ется скачкообразно. Ниже подробно раскрыты возможнос бочего дня.

ти, которые открывает нам каждый из ползунков.

3. Набираете название файла на клавиатуре Формализованность задачи 4. Выделяете набранные символы, мышкой не включая Насколько детально известно, что и как следует сделать? Ес- последние 3 цифры ли вы беретесь за задачу, которую никогда не делали, и нет 5. На клавиатуре Ctrl+C инструкции, как ее выполнять, то для вас формализован- 6. Жмете Enter, чтобы сохранить название файла ность задачи равна нулю. Если же у вас есть подробная схе 7. Ставите мышь на следующий файл ма описания того, что и как делать, то формализацию мож 8. Правой кнопкой меню — пункт Rename но считать близкой к 100%. В идеале описанные бизнес-про 9. На клавиатуре Ctrl+V цессы и есть стопроцентная формализация задачи.

10. Нажимаете курсор «вправо» В нашей схеме чем выше вы поднимаете ползунки вверх 11. Вбиваете нумерацию «001» и чем большее количество ползунков вверху, тем больше 12. Жмете Enter, чтобы сохранить название файла вы можете успеть перелопатить дел за день. Чем ниже рас 13. Повторяете 99 раз пункты 7- положены ползунки и чем большее их количество занимает нижнее положение, тем меньше шансов хоть что-то полез Пакетное переименование файлов с использование специ ное выполнить за целый день. Получается, что от формали ального Soft зации задачи зависит многое, но не все. Второй ползунок — 1. Запускаем программу ACDSee эффективность алгоритмов. 2. Выделяем мышью 100 файлов 3. На клавиатуре нажимаем F 4. Набираем название файла на клавиатуре «федераль Эффективность алгоритмов ный банк» 5. На клавиатуре набираем «###» Отвечает на вопрос «КАК выполняю задачу?». Сюда отно 6. Жмем Enter сится как последовательность, пространственное располо 7. Все 100 файлов переименованы. Всего за жение компонентов (если задача материальная), так и вспо действий!

могательный инструментарий для решения задачи. К при меру, стоит задача переименовать 100 фотографий. Указать При различной комбинации действий количество алго в названии «банк федеральный» и в конце каждого файла ритмов достигает полусотни!

— растущая нумерация «001», «002» и т. д. до 100.

Понятное дело, что только последний алгоритм из при веденных выше действительно эффективен. Он позволяет Каждый файл переименовывать руками за полминуты переименовать 100 файлов. Заметим, что 1. Выбираете мышкой файл при решении аналогичной задачи последним алгоритмом 2. Правой кнопкой меню — пункт Rename 1000 файлов переименовываются за те же полминуты. А 3. Набираете название файла на клавиатуре «банк фе при использовании предыдущих время на выполнение за деральный 001» дачи линейно количеству фотографий для обработки.

4. Жмете Enter, чтобы сохранить название файла Важный фактор в работе — гибкость исполнителя при 5. Ставите мышь на следующий файл выборе алгоритма действий. Если нужно решить данную за 6. Повторяете 99 раз 1-5 пункты дачу на своем компьютере, где установлены все необходи мые программы, то выбор очевиден. Если задача решается Каждый файл переименовывать руками с использованием на компьютере, где нет ACDSee, то инсталлировать ее име Shortcut буфера обмена ет смысл при большом количестве фотографий, а если их 1. Выбираете мышкой файл 10-50, то мы используем «ручной алгоритм All Shortcut».

2. Правой кнопкой меню — пункт Rename Следующий пример эффективности технологий. Если Обратим внимание на взаимодействие всех четырех эк рассмотреть в ретроспективе развитие письма, то раньше валайзеров. Если формализация 100%, максимально эф были глиняные дощечки, потом перья с папирусами, далее фективный алгоритм на сегодня, высокая степень автома первые печатные станки. Позже появляется печатная ма тизации навыка и никто не отвлекает (входящие = 0), вы ус шинка. Со временем она становится электрической. Нако пеете очень многое сделать за день.

нец, появляются компьютер и первые текстовые редакторы.

Если формализация на 0%, технологии каменного века, В России, кто помнит начало девяностых, Лексикон, Муль навыков нет и постоянно входящие звонки и отвлечения, то тиЕдит и матричный принтер. Сегодня стандарт работы с успеть что-либо практически нереально. Исходя из этого, текстами — MS Word и лазерный принтер. Вплоть до того, выводим формулу успеха за день, четыре направления со что уже созданы программы распознавания голоса (к при вершенствования:

меру, Dragon). Вы произносите слова, а в документе Word 1. Формализуйте свою работу появляется текст. Это и есть эффективность технологий.

2. Ищите и осваивайте новые технологии Они постоянно развиваются, и следует быть в курсе, какие 3. Отрабатывайте навыки возможности они раскрывают, чтобы своевременно ими 4. Защищайте свой день от входящих, «воров времени» воспользоваться.

Это четыре направления, которые следует развивать.

Навык Четыре русла будущих рек, которые следует наполнить во дой. Вашей энергией. Разрабатывая их и направляя усилия Третий шкалик — навык. Точнее, степень наработки навыка.

на совершенствование каждого из них, вы сможете успе Параметр линейно растет вверх. Начинается навык с 7- вать каждый день все больше и больше выполнять дел. Как повторений. Далее, с каждым успешным повторением, ско сказала одна из участниц тренинга: «В рамках компании я рость работы будет выше при последующем выполнении.

вижу это так: отдел регламентации формализует бизнес Получается, при прочих равных условиях, если вы 100 раз процессы;

отдел IT занимается поиском и развитием техно выполняли одну операцию, а другой человек — только 10, логий;

отдел HR заботится о навыках персонала;

секретари то в 101-й раз вы сделаете работу быстрее, чем другой в 11-й защищают сотрудников от входящих звонков. Каждый из раз. Общая логика: чем большее количество раз я выпол ползунков выделенно обслуживается определенным отде няю определенные действия, тем быстрее я могу выполнить лом компании, позволяя расти всему персоналу одновре их в следующий раз. Получается, мы можем упражняться, менно». На мой взгляд, замечательное открытие руководи чтобы добиваться все большей скорости выполнения дел. И теля компании «ВостСибСтрой». Именно так следует масш наконец, четвертый ползунок, «входящие».

табировать инструменты персонального тайм-менеджмента на уровень компании.

Входящие Сколько времени вас отвлекали от выполнения запланиро ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ ПРАВИЛА ванных дел? Вверху 0% — внизу 100%. Получается, если по ПЛАНИРОВАНИЯ ловину рабочего дня вас отвлекали, то ползунок располага ется на середине отрезка. Чем больше вас отвлекают, тем 1. Восполнение потерь времени меньше времени остается на выполнение запланированной 2. Перенос несделанного работы. В идеале чтобы этот показатель был равен нулю.

3. «Закрытые часы» Тогда действительно можно полноценно сконцентрировать 4. Альтернативы: постоянно искать пути улучшения ся на работе и успеть по максимуму выжать из рабочего дня.

5. Согласование временных планов с планами других 6. «Три тележки».

А если за 5 минут до завершения рабочего дня вы начи В отличие от основных правил планирования дня, без ко наете новую задачу, требующую часа и более времени для торых нельзя получить качественный план, дополнитель ее выполнения, то уйдя, не завершив ее, вы будете испыты ные правила — всего лишь рекомендация. Если основ вать чувство неудовлетворения. А если останетесь ее завер ные сравнить с двигателем, колесами и бензином, то до шать — то уйдете с работы часа через два.

полнительные — это уже тюнинг нашего рабочего гра фика. Тонировка, магнитола, кожаный салон, кондицио Перенос несделанного нер. Дополнительные правила создают комфорт и позво ляют вам достигать еще большего результата, чем основ Все, что не выполнено сегодня, должно быть перенесено на ные. Рассмотрим каждый из пунктов более подробно.

следующий плановый период. На завтра либо в недельный план, о котором речь пойдет дальше. Как только нерешен ную задачу мы прячем под ковер — она приходит к нам не Восполнение потерь времени ожиданно, уже в наряде аврала. Только если задача потеря Руководитель зачастую, если не каждый день, остается пос ла актуальность, ее можно удалить из рабочего графика.

ле работы, чтобы завершить дела. Похищая время личной Поэтому все фиксируйте, дабы иметь полный обзор дел.

жизни работой, мы пытаемся хоть как-то угнаться за расту Видение цельной картины позволит верно выбирать прио щей скоростью жизни. Хорошее ли это решение? Судить вам. Но опыт показывает позитивность следующего ответа:

если вам требуется 30-40 минут, чтобы завершить задачу, оставайтесь и завершайте. Если в конце дня уже все выпол нено, осталось время — то идите домой. То есть вечером мы лишь завершаем задачи, ограничиваясь критерием 30-40 минут, а не начинаем новые крупные дела.

ритеты в делах и избегать авралов. Как сказал один из участников тренинга, «умелое планирование позволяет ли Головной офис компании «РОСНО». Алексей — ру шить руководителя авралов». Хорошая идея — лишите се ководитесь направления автоосаго. «Каждую среду бя авралов!

я работаю дома с ноутбуком. Отключаю все те лефоны, электронную почту. Такой день я на зываю day off, когда меня нет на работе и меня «Закрытые часы» не отвлекает ни одна входящая задача, позволя ет мне успеть сделать столько, сколько я успе Представьте себе Красное море. Полдень. Вы с партнером в ваю за понедельник, вторник, четверг и пятни лодке, ловите жемчуг. Берете камень на шею и бульк. Ны цу, работая в офисе. Все коллеги знают, что в ряете. Погружаетесь в глубину, уже заметно дно, просмат среду меня бесполезно искать, поэтому они риваются ракушки. В этот момент дергается веревка. Ваш строят свою работу так, чтобы среда не вызыва партнер тянет ее, подавая вам сигнал к подъему. Наверняка ла авралов».

что-то важное. Я всплываю, поскольку доверяю своему Именно в такой день метод швабры позволяет партнеру (коллеге, начальнику, подчиненному). Выныри полноценно и качественно зачистить рабочие за ваю. Перевожу дыхание.

дачи, сконцентрировавшись на крупных, «доро — Что у тебя?

гостоящих» задачах.

— Саш, пиво вечером будешь пить?

— Да, буду. Это все?

Для того чтобы создать закрытый час, найдите поме — Ага.

щение, желательно не в офисе. Отключите телефон и про Отвлекли по мелочи. Снова камень в руки и гребем ко чие средства коммуникации. Создайте условия, чтобы ни дну. Доплыли. Отыскиваем ракушку, открываем ее. Протя кто не мог вас отвлечь. Как правило, практикуются 2-4-ча гиваем руку, чтобы взять. Снова рывки веревки. Зовут на совые закрытые часы. Если вы руководитель, то у вас верх. Забываю про жемчуг, бросаю камень, несусь наверх.

должно быть закрытых 4 часа в неделю минимум. Задача Всплыл, перевел дыхание.

руководителя — думать. Чтобы думать, нужно иметь воз — Саш, хотел спросить. Какое пиво заказать — темное можность это делать. Закрытые часы — единственная или светлое?

возможность сконцентрироваться над проблемой любого ???

рода. Такие возможности устраивайте себе два раза по Снова входящий. Снова мелочь. Отвлекли на 15 се часа либо один на 4.

Pages:     || 2 |



© 2011 www.dissers.ru - «Бесплатная электронная библиотека»

Материалы этого сайта размещены для ознакомления, все права принадлежат их авторам.
Если Вы не согласны с тем, что Ваш материал размещён на этом сайте, пожалуйста, напишите нам, мы в течении 1-2 рабочих дней удалим его.