WWW.DISSERS.RU

БЕСПЛАТНАЯ ЭЛЕКТРОННАЯ БИБЛИОТЕКА

   Добро пожаловать!

Pages:     | 1 |   ...   | 2 | 3 || 5 |

«Ирина Харитонова САМОУЧИТЕЛЬ OFFICE ACCESS 2003 Прочитав эту книгу, вы научитесь: ...»

-- [ Страница 4 ] --

Рис. Ленточная форма Формуляры 8. Переместите форму Формуляры, так, чтобы она оказалась ниже формы Чита тели и не перекрывала ее (если переместите и форму Читатели).

9. Сохраните взаимное положение форм. Сделайте активной форму Формуляры, щелкнув на любом из ее полей, и выберите команду Файл Сохранить (File Save).

10. То же самое сделайте с формой Читатели, если вы перемещали ее.

11. Откройте по очереди каждую этих форм в режиме конструктора и изме ните свойства формы Допускается перемещение Это свой ство находится вкладке Макет (Format). Установите значение этого свойства равным Нет. Тогда не смогут сами перемещать эти формы в окне приложения.

Синхронизация связанных форм Посмотрим, каким образом эти две формы синхронно.

1. Закройте форму Формуляры, а форму Читатели откройте в режиме конструк тора.

2. элемент Выключатель (Toggle Button) в заголовке формы Читатели и раскройте вкладку События (Events) окна Свойства (Proper ties).

В перечне свойств событий только одно свойство: Нажатие кнопки (рис. 9.20). К этому событию присоединена процедура обработки события (Event Procedure). Эта процедура написана на языке и запуска ется, когда пользователь нажимает выключатель. Вы можете увидеть код этой процедуры, если нажмете кнопку построителя справа. Тогда появится окно редактора VBA, в котором будет показан код процедуры и нескольких других процедур. Но ведь мы не писали никакого кода, скаже те вы. Это сделал за нас мастер форм при создании связанных форм.

3. Закройте окно редактора, если вы его открывали, на кнопке закры тия окна Windows, и закройте форму Читатели.

Создание связанных форм Данные. Все До, -,.-" [Пр - • ! •.

• Г Рис. 9.20. Присоединение VBA к событию в форме Добавление кнопки, открывающей форму Вы могли что при выданного издания в форме не видно авторов издания. Но хотелось бы иметь возможность посмотреть и ав торов книги. Поскольку авторов у книги может быть создании формы Формуляры на основе запроса одна книга в формуляре повторялась бы столько раз, сколько она имеет авторов. Поэтому мы создадим форму, в кото рой отображались бы авторы издания, и свяжем ее с формой Формуляры.

ЗАДАНИЕ Создайте самостоятельно форму ленточного типа на основа нии запроса, который включает поле из таблицы АвторИздание и поля Имя и Фамилия из таблицы Авторы. В форму включите только поля Имя и Фамилия (поле Код Издания должно остаться только в запросе для связи с формой Формуляры). Укажите за головок для формы: Авторы (свойство Подпись), удалите горизонтальную линейку прокрутки и перехода, запретите изменение, удаление и добавление Окончательный вид формы представлен на рис. 9.21.

: Форма :

. " ".

"• •" |Имя ч Рис. 9.21. Ленточная форма АвторыИздание Чтобы при просмотре формуляра увидеть авторов книги, проще всего создать па форме Формуляры при нажатии которой будет открываться форма АвторыИздание со связанными записями из таблицы Авторы.

286 9. Составные и формы 1. Откройте форму Формуляры в конструктора. Подведите указатель к границе раздела Примечание формы (Form Footer) и потяните ее создав раздел Примечание высотой приблизительно 1 см.

2. Убедитесь, что кнопка Мастера (Control Wizard) на панели элементов на жата. Выберите на панели управления Кнопка (Command Button).

3. Перетащите элемент управления в раздел Примечание формы. Сразу запустит ся мастер, с которым мы знакомились на прошлом занятии, но теперь нужно выбрать другую категорию действий: Работа с формой (рис. 9.22).

< В 1 * • ходы по Закрыть форму формы Работа с отчетом « I Разное формы Печать формы Применить формы Рис. 9.22. Диалоговое окно Мастера кнопок 4. Выберите в списке Категории (Categories) Работа с формой (Form Opera tion), а затем в списке Действия (Actions) — Открыть форму (Open Form).

5. На втором шаге нужно выбрать которая должна открываться — Автор Издание.

6. На третьем шаге выберите переключатель Открыть форму для отобранных запи сей (Open the form and find specific data to display).

7. На четвертом шаге нужно указать соответствующие поля в формах.

те поля КодИздания в списках полей обеих форм и нажмите кнопку между списками В нижней части окна должна отобразиться строка, указывающая соответ ствующие поля (рис. 9.23).

В списке полей отображаются все поля запроса, а только те поля, включены в форму.

форм " для и • Примечание Рис. 9.23. полей 8. На пятом шаге выберите Текст (Text) и введите текст, кото рый будет на Авторы.

9. На последнем таге введите имя кнопки:

Закройте форму, сохранив макета.

я ва М Рис, 9.24. Три связанные формы, открытые одновременно 288 Занятие 9. Составные и формы Теперь можно открыть форму Читатели и протестировать совместную работу трех связанных форм. Это выглядеть приблизительно тик, как по казано на рис. 9.24. Посмотрите, в отличие действия выключателя Формуля ры на форме Читатели и кнопки Авторы па форме Формуляры (например, форму Авторы можно закрыть, только нажав кнопку закрытия окна формы). Это отли чие объясняется что мастера создали разные процедуры обработки собы тий нажатия кнопки и Подведение итогов На этом занятии закончено создание формы Вы • создавать форму на основе запроса;

• включать подчиненную форму в главную и связывать главную и подчинен ную формы;

• просматривать и изменять свойства формы, изменяя тем самым ее внешний вид и Вы построили три формы Читатели, Формуляры и Авторы, которые отображают связанные записи из разных таблиц. Вы научились:

• создавать формы;

• создавать кнопку, при нажатии открывается другая форма;

• блокировать элемент пользователь не мог вводить в него данные.

На следующем занятии мы создадим форму для ввода и просмотра данных об изданиях и познакомимся с другими свойствами формы и элементов управления.

ЗАНЯТИЕ Оформление формы и через форму ТЕМА ЗАНЯТИЯ На этом занятии вы узнаете:

• как создать форму «с с помощью конструктора;

• как использовать список полей для создания элементов управ ления формы;

• как форматировать элементы и надписи к ним;

• как выровнять размеры и положение элементов управления;

• как создать фоновый формы;

• как создать и изменить стиль оформления формы;

• как вводить и изменять данные с помощью формы, 290 Оформление формы и данных через форму Для данного потребуется файл Библиоте Откройте его перед началом занятия.

Создание формы Издания Это составная форма: к главной форме будут отображаться все поля таб Издания, а в форме — авторы изданий. Форма обес просмотр и удаление о книгах, ввод новых записей в таблицу Издание, а также в таблицу чтобы связать издание с авторами.

создадим главную форму. Поскольку таблица Издания доста большое число полей, создавать се с помощью мастера, который вытянет их в один не стоит. Поэтому на примере этой формы рассмотрим, как форму без мастера.

! Издание Цена ложки Рис. Создание формы в конструктора можете пи www.piter.com па странице, формы 1. Раскройте список таблиц в окне базы выделите в Из дания.

2. Щелкните на стрелке кнопки Новый объект (New Object) па панели ментов и объект Форма (Form).

3. В диалоговом Новая форма (New Form) в списке команду Кон структор (Design) и нажмите кнопку ОК.

Раскроется окно конструктора форм, в котором показана область данных пус той формы.

4. Нажмите кнопку Развернуть и заголовке окна, чтобы установить максималь ные его размеры. Подведите указатель к углу области дан ных, и, когда он превратится в две перекрещивающиеся потяните за этот угол вправо, расширив таким образом область до 13 см ширину и 9,5 см в высоту. В этой области будем размещать элементы управ ления.

Поскольку мы уже какая таблица будет данных для фор мы, на экране должно присутствовать плавающее окно со списком полей этой таблицы. Переместите его вправо, чтобы оно разме щения управления, и раскройте так, чтобы были видны все поля (рис. 10.1).

Если список полей не отображается на экране, щелкните на панели инстру ментов на кнопке Список полей (Field List) Создание элементов управления из списка полей таблицы Теперь перетащим поля из списка полей область данных формы.

1. Выделите в списке полей поле Название и перетащите в верхнюю часть формы (левый край который превращается при перетаскивании, размещаться на 3.5 см от ле вой формы). В результате на поле формы окажется элемент управ ления Поле (Text Box) и присоединенная к нему надпись.

2. Аналогично на форму все остальные поля (рис. ЮЛ). Вы полу чите в первом приближении нужную форму.

При размещении трех элементов в одной строке придется уменьшить шири ну элементов по сравнению с той, что создается по умолчанию, и перемес тить элементы управления к своим надписям (см. Занятие 8).

Обратите что поля таблицы, для которых мы создали столбцы на форме отображаются в виде элемента управления Поле со спис ком (Combo Box). Стало быть, уже не нужно определять, как создавать ся список значений для данного поля, и создание формы займет вре мени.

292 Занятие Оформление формы и ввод данных через форму Присоединенные надписи для каждого элемента создаются одно временно с самим элементом управления и содержат значение свойства Подпись (Caption) полей таблицы. (Если это свойство имеет пустое надпись будет содержать имя поля Следовательно, нам не нужно заботиться о том, какие подписи должны быть у полей в форме.

Форматирование элементов управления Когда элементы управления размещены на форме, окно со списком полей таблицы можно закрыть. Далее нам предстоит отформатировать некоторые эле менты управления и выровнять их. Форматирование управления удобно делать с помощью инструментов Формат (форма/отчет) (Format ting Если панель инструментов Формат (форма/отчет) (Formatting (Form/ не отображается в вашем окне приложения, щелкните правой кнопкой мыши на области панелей инструментов и выберите в контекстном меню Формат (форма/отчет) (Formatting (рис. 10.2). Обыч но при работе в режиме конструктора форм или отчетов на экране отобра жают три панели инструментов.

• Конструктор Форм :

Рис. Контекстное меню панелей инструментов 1. Выделите элемент управления Название и с ним надпись (для это го нужно щелкнуть на элементах управления).

2. На панели выберите в списке Размер (Font Size) размер шриф та 10 пт и щелкните на кнопке Полужирный (Bold), чтобы выделить это поле среди всех остальных полей.

Теперь нужно немного высоту этих элементов, так как по умолча нию при создании управления выбирается размер шрифта 8 пт и высота элемента соответственно этому шрифту.

Точно так же можно изменять ширину элементов управления (как правило, это удобно для подписей) в соответствии с текстом, который должен ото бражаться в этом элементе управления. к маркеру вы деления в центре правого края элемента и щелкните дважды. Размер элемен та будет подстроен под длину текста. Другой способ, более медленный это команда Формат Размер по размеру данных (Format Size To Fit).

Создание формы Издания 3. Подведите указатель к маркеру выделения в центре нижнего края элемента Название (указатель должен превратиться в двунаправленную стрелку) и щелкните дважды. Высота обоих управления будет увеличена в соответствии с новым размером шрифта.

Выравнивание элементов управления Чтобы форма выглядела красиво и аккуратно, рекомендуется выравнивать меры и местоположение элементов управления, 1. Сдвиньте поля в первом столбце ближе к меткам. Сначала сдвиньте поле звание так, чтобы его край отстоял от левой границы формы на 3 см.

После этого выделите элементы Название, КодИздатель и выберите команду По левому (Format Left), Все выделенные элементы будут выровнены ле вому краю самого левого элемента (у нас это был элемент управления Название).

2. Выровняйте аналогично, если нужно, элементы управления во втором столбце.

Если вы аккуратно размещали левый край элементов управления, все они будут одинаковой ширины и выровнены по левому краю. Если их оказались разными, можно сделать их одинаковыми командой Формат Размер по самому широкому (Format Size To Widest) (или по самому узкому). Аналогично можно выровнять выделенные элементы по высоте, если вы меняли их высоту вручную.

Можно просто установить нужное значение свойства Высота (Height) на вкладке Макет (Format) для всех выделенных элементов одновременно.

3. Выровняйте, если хотите, все надписи во втором столбце по правому краю (чтобы выделить все надписи, щелкните на каждой из них левой кнопкой мыши, удерживая нажатой клавишу Shift).

4. Выровняйте расстояние по вертикали между всеми элементами. Выдели те все элементы управления во втором столбце и выберите команду Формат Интервал по вертикали Сделать равным Spacing equal).

5. Выровняйте по этим элементам остальные элементы в каждой строке, тянув» их к или краю.

6. Увеличьте элементов управления Название и Заметки (рис. 10.3).

В нижней части формы осталось место для подчиненной таб лицы.

7. Сохраните форму под именем Издания.

294 10. и ввод через форму Рис. 10.3. Элементы управления главной формы Издания Некоторые разработчики для элементов управления в форме любят сетку. По умолчанию сетка всегда выводится в форме, хотя се можно выполнив команду Вид Сетка (View Grid) (тогда снимется флажок слева от этой команды). Частоту линий сетки можно изменить. Для этого используются два формы, которые находятся на вкладке Макет (Format): Число делений по X (Grid X) и Число делений по Y (Grid Y). Они указывают число делений сетки в 1 см по горизонтали и вертикали соответственно. Мак симальное число делений — 64.

Перемещая элементы в форме, вы можете выполнить команду Формат Выровнять по узлам сетки (Format Align То Grid). В этом случае эле так. чтобы левый верхний угол находился в ближайшем узле сетки. Точно так можно по узлам сетки сразу несколько элементов.

Раскройте Формат (Format) и найдите команду Привязать к сетке to Grid). Если эта команда галочкой, установлен режим «привязки к сет Это значит, что когда вы перемещаете выбранный объект или объекты, они перемещаются дискретно по сетки. Аналогично изменяются размеры объектов. вы этот режим, щелкнув на этой команде, перемеще ние и изменение их размеров будет выполняться плавно, Если режим привязки к сетке включен, то для плавного перемещения или изменения размеров элементов управления формы выполняйте эти дей ствия при нажатой клавише Ctrl.

Создание формы Изменение последовательности перехода между элементами управления При работе формой переход от элемента к другому осуще ствляется щелчком или клавишей Tab (сочетанием клавиш для хода в противоположном направлении). С помощью мыши можно сразу перей ти к любому элементу управления в форме. С переход от одного элемента управления к другому в заданной последова тельности. По умолчанию последовательность перехода определяется поряд ком создания элементов в режиме конструктора. Изменить эту по следовательность диалоговое окно Последовательность перехода (Tab Order) (рис. 10.4), список всех элементов в форме. Для изменения последовательности перехода изменить порядок элементов в списке, элементы списка Название * С - одну с.i Ко дМ ее т а j | {...,.

Рис. 10.4. Изменение последовательности перехода Чтобы отобразить диалоговое окно перехода (Tab Order) в ре жиме Конструктора формы выберите команду Вид перехода (View Tab Order) или щелкните кнопкой мыши форме и в меню команду Последовательность перехода (Tab Order).

Создание подчиненной формы ЗАДАНИЕ Создайте форму ленточного типа ИзданияПодформа. Форма должна на который объединяет таблицы АвторИздание и Авторы. Запрос должен вклю чать два таблицы АвторИздание: КодИздания (для связи с главной формой), тора (это поле содержит столбец подстановок и будет использоваться для выбора автора из списка) и Имя таблицы Авторы). В форму включите только поля КодАвтора и Имя.

Форма ИзданияПодформа должна выглядеть в режиме конструктора, как показа но на рис. 10.5, а в режиме формы — как на рис. 10.6.

1. Откройте форму Издания в режиме конструктора вправо.

296 Занятие Оформление формы и ввод данных через форму S3 форма -'' ~ Рис. 10.5. Форма в режиме конструктора Рис. 10.6. Форма ИзданиеПодформа в режиме формы 2. Щелкните в окне базы чтобы сделать его активным. Переместите его влево, чтобы формы рядом.

3. Выделите в списке форм ИзданиеПодформа и перетащите ее мышью в ниж нюю часть формы Издания. На форме появится элемент Подчи ненная форма/отчет (рис. 10.7).

Рис. 10.7. Внедрение подчиненной формы в главную Оформление формы 4. Измените надпись этого поля: Авторы.

5. Поднимите нижнюю границу области данных так, чтобы она вплотную при мыкала к нижнему краю подчиненной и сдвиньте влево правую гра ницу, чтобы она тоже примыкала к краю ЗАДАНИЕ Самостоятельно добавьте в главную форму кнопку, которая открывала бы фор му КарточкаАвтора, и назовите эту кнопку Новый автор.

Протестируйте форму, переключившись в режим формы. Она должна выгля деть аналогично форме, на рис. 10.8.

..

'.-• • ' ;

Тон: •. • комната Цена: | Г далеким Рис. 10.8. Форма Издания Оформление формы Изменение фонового рисунка формы Чтобы сделать форму более эффектной, Microsoft Office Access 2003 позволяет в качестве фона растровые рисунки, хранящиеся в графических файлах формата или.bmp. В комплект Access 2003 входит не сколько растровых рисунков, которые хранятся в папке Bitmaps\Styles.

нужно, чтобы не 298 формы и ввод данных форму рисунок в форму Издания.

1. форму и откроите формы (см. Занятие 9, раздел «Из менение свойств Раскройте вкладку Макет (Format) и с помощью полосы прокрутки в списка где находится свой ство Рисунок (Picture) (рис. 10.9). рисунок в форме ] j,,,,,.,' - •,,, те -.

Кнопка..,. Да •• J.,.

.,,., -. Фрагмент По, Нет ПО it -,,,,, Числе те.

Рис. 10.9. Свойства формы 2. В ввода свойства Рисунок путь и рисунка.

Для этото воспользуйтесь помощью построителя. Нажмите кнопку построи теля справа от поля появится диалоговое окно Выбор рисунка (Insert Picture). Это диалоговое окно является диалоговым окном Windows для открытия Выберите в списке Папки папку (Program Появится список файлов нескольких форматов (рис.

3. Выделите файл и нажмите ОК. Путь и имя файла появятся в ноле ввода свойства Рисунок С помощью следующих четырех свойств можно настроить отображение фо нового рисунка.

Свойство Тип рисунка (Picture Type) вы уже (см. Занятие раздел «Эле мент Свободная рамка Он определяет метод, приме няемый Access для рисунка к форме. Тип Внедренный (Embed ded) означает, что рисунок будет сохранен в самой форме, а Связанный (Linked) что в форме будет только путь к файлу рисунка.

Следующие свойства для новые. С помощью свойства Масштабы ри сунка Size Mode) размеры фонового рисунка. Для формы вывода рисунка исходных размеров При выборе значения Вписать в рамку (Stretch) растягивается сжимается по и по до формы;

при воз можно изменение Выбор значения По размеру рамки (Zoom) приведет к растяжению или сжатию рисунка до размеров с сохранением пропорций, которых не ой резка рисунка.

felACINDSTR.GIF ftlACSNOSTNGIF Рис. Диалоговое окно Выбор рисунка Если вставляете всю форму, Выравни рисунка (Picture Alignment) позволяет рисунка в форме, а свойство Мозаичное заполнение (Picture выводить повторяющееся изображение Например, если вы захотите другой рисунок в вам нужно будет установить свойства рисунка (Picture Size Mode) равным Фрагмент а свойства полнение (Picture равным Да.

4. В данном случае установите значение свойства Масштабы рисунка (Picture Size Mode) Вписать в рамку (Stretch).

5. Переключитесь в режим формы (рис.

6. Закройте форму Издания, все макета.

ЗАДАНИЕ Попробуйте указать разные файлы в качестве рисунка и, изменяя значения описанных посмотреть, как они будут влиять на изображе ние рисунка.

300 Занятие Оформление формы и данных через форму комната - ' | 01 01. книгу важнейшие философские произведения Боэция и теологические трактаты в переводе русский язык •:. • и 1 26. • -• Рис. 10.11. Вставка фонового рисунка формы Чтобы удалить фоновый рисунок формы, очистите поле свойства Рисунок (Picture).

Стили оформления формы Если форма создается с мастера, он запрашивает у ка кой из существующих стилей применить к форме. Мы при созда нии форм везде стиль «Стандартный». Однако изменить стиль формы легко, и когда форма уже создана. Для этого используется команда Формат Автоформат (Format или кнопка Автоформат (Auto Format) на панели инструментов.

1. Откройте в режиме конструктора форму КарточкаАвтора.

2. Нажмите кнопку на панели инструментов Автоформат (AutoFormat).

Появится диалоговое окно Автоформат (AutoFormat). Щелкните на кнопке Па раметры (Options), чтобы вывести дополнительные поля окна (рис. 10.12).

3. В списке Форма - автоформат (Form AutoFormats) выберите стиль Камень (Stone).

При этом в центре окна отображается образец выбранного стиля. Стили определяют цветовую палитру применяемые шрифты и границ объектов формы. Флажки нижней части формы позволяют выбрать, какие группы элементов стиля применить к форме: шрифт, цвет или границы.

4. Оставьте флажки установленными по и нажмите кнопку ОК.

формы Камень бумага ми Чертеж Рис. окно Автоформат 5. Переключитесь в режим формы. Теперь она будет выглядеть как на рис. 10.13.

Однако вы можете не только использовать встроенные стили оформления форм, которые предлагает Access, но и создать собственные стили. вы хо рошо потрудились над дизайном формы, выбрали цвета, шрифты для надписей и элементов фоновые цвета или рисунки, и теперь хотите, чтобы же красиво выглядели все формы, которые вы создаете.

-..

!

преподобного Рис. Форматирование формы с помошью На самом деле рекомендуется, чтобы все формы приложения были оформ лены в едином стиле, разные стили нашего примера нужны только для того, чтобы показать вам возможности системы.

302 Занятие и данных форму 1. Когда ваша любимая форма открыта режиме конструктора, нажмите кноп ку Автоформат (Autoformat).

2. В диалоговом окне Автоформат (Autoformat) нажмите Настройка (Custo Появится окно Настройка автоформата AutoFormat) (рис. 10.14).

- -V. - - • Г на ---------- С "Стан дар т Рис. Диалоговое окно автоформата Как видно, с в этом окне вы можете:

D создать новый стиль на стиля текущей формы:

D изменить встроенный стиль, если использовали его для формы;

D ненужный стиль списка стилей.

r сохранить свои стиль, обратите внимание на флажки в окне Настройка автоформата (Customize AutoFormat), так как состояние этих I флажков определяет, какие компоненты стиля будут сохранены. Во втором и в третьем случаях речь идет о стиле, выбранном в этом окне.

3. Выберите переключатель и нажмите кнопку ОК.

4. В диалоговом окне Название стиля (New Name) введите имя нового стиля и нажмите кнопку ОК.

Имя стиля должно в списке стилей окна Настройка автоформа та AutoFormat). Это что ваш стиль добавился к встроенным и теперь мастер форм будет предлагать его вам при создании новой Параметры, влияющие на оформление формы вид формы зависит также от параметра Элементы управления из тем Windows в формах, который появился в Microsoft Office Access 2003. Дело том, что если на компьютере установлена операционная система Windows XP (с па кетом обновлений Service Pack 1), то большинство элементов управления в формах теперь наследуют свойства из текущей темы Windows. Исключениями являются рисунки, рамки объектов, формы, и прямоуголь ники. Поэтому по умолчанию при форм элементы ния будут иметь то оформление, которое выбранной темой если это не тема Windows Classic. Тема Windows на Темы (Themes) диалогового окна Отображение Properties), можно крыть из Панели управления Panel) Windows.

Параметр Элементы управления Windows в формах отображается ся на вкладке Формы и отчеты (Forms/Reports) окна Параметры (Options) (рис. 10.15).

Рис. Параметры форм и отчетов 1. Выполните команду Сервис Параметры (Tools Options), чтобы открыть диа логовое окно Параметры.

Раскройте вкладку Формы и отчеты (Forms/Reports). По на компьютере установлена Windows XP, соответствующий флажок па вклад ке установлен.

Если вы его сбросите, элементы не будут оформления из темы Windows.

Еще один параметр на этой вкладке шаблон, который при создании новой формы — Шаблон формы (Form Template). По он имеет значение Normal. Шаблон определяет стандартные в том числе и свойств оформления, для формы. Вы жете изменить этот шаблон. Для этого в это поле той формы, кото рую вы хотели бы использовать в качестве шаблона. Тогда все новые 304 Занятие Оформление формы и данных через форму которые будут создаваться после этого, будут иметь те же и свойства элементов управления, что и в этой форме. Но этот шаблон только на формы, созданные в режиме конструктора. Мастер форм использует другие шаблоны.

Работа с данными с помощью формы когда мы создали почти все необходимые формы, будем учиться рабо тать с этими формами, то есть те операции с ради которых эти формы и создавались.

Откройте в режиме формы форму Издания. Вы видите в форме первую запись таблицы Издания, а в подчиненной форме отображаются связанные записи из таблицы Авторы.

Перемещение по записям Для работы с данными в режиме формы используются кнопки на самой форме и панель инструментов Режим формы (Form View) в верхней части окна Access.

Сначала посмотрим, что можно сделать с помощью самой формы.

В нижней части формы видно, что в форме отображается 25 записей, при чем (показываемой в данный момент) является запись 1. Пользуясь кнопками перехода можно просмотреть все записи, однако это имеет смысл, только если число записей невелико. В противном случае после довательный перебор — слишком долгое и утомительное занятие. Иногда целе сообразнее, просмотрев несколько записей, быстро перейти на послед нюю запись и, в обратном порядке, ближайшие к ней записи.

Можно установить курсор прямо в текстовое поле, где отображается номер те записи, и ввести туда число. После нажатия клавиши Enter форме бу дет отображена запись с этим номером.

Изменение данных в текущей записи Поскольку все поля в форме редактируемы, удается легко модифицировать данные в любом поле текущей записи. Перемещение в форме между текстовы ми полями, используемыми для ввода и редактирования данных, происходит так же, как в запросах и таблицах, за исключением того, что клавиши переме щения курсора вверх и вниз перемещают курсор между полями, а не между за писями. Итак, с помощью мыши или клавиши Tab вы помещаете курсор (точку ввода) в поле и изменяете данные. При этом, если это текстовое поле, вы просто изменяете текстовую строку в этом поле;

если это поле со списком, Это занятие перелистывание в книге или перебор карточек.

Работа с данными с помощью формы щелкаете на стрелке и выбираете в списке нужное как в стандартных диалоговых окнах Windows. В поле, предназначенном для ввода достаточно длинного текста, например, Заметки и нашей форме, выполняется ский перенос текста на новую строку, а когда текст не помещается в отведенное для него поле, в нем появляется вертикальная полоса прокрутки (рис. 10.16).

Другой способ — нажать и ввести текст в диалоговое окно Область ввода (Zoom) (рис. 10.17).

В Философские мыслителя Рис. Полоса прокрутки в текстовом поле 3 важнейшие философские ля гг.). к и в на русский В "Утешение свободу духа, роль в он отводит в новом Издание снабжено примечаниями и статьей, Для Рис. Диалоговое окно Область ввода Длина вводимого в текстовое поле текста областью на экра не, а длиной поля в таблице. Поэтому, если требуется вводить длинные тексты, используйте тип данных который обеспечивает практически объем данных (текстовое поле — только до 255 символов).

Элементы формы имеют многие из свойств, которые определе ны для полей таблицы: формат поля, маска ввода, значение по условие на значение, сообщение об ошибке и т. д. Если эти новлены для поля таблицы, они будут применяться независимо того, вво дите ли вы данные в это поле в режиме таблицы или через форму. Если же эти свойства установлены а форме, они будут применяться только при вводе данных через эту форму — в другой форме можно установить другую маску ввода или пропустить проверку вводимых данных. Поэтому предпочтитель нее все ограничения на ввод устанавливать при определении полей табли цы (см. Занятие 3 }. При этом, если в форме установить условие отличное что вы установили в таблице, то проверяться будут оба условия. Если вы установите значение по умолчанию, отличное оттого, что определили в таблице, то свойство элемента управления подавляет свойство поля таблицы.

306 Занятие 1 0. Оформление формы и данных через форму Если для поля определены маски как, в поле Дата покупки, эта маска ввода появляется, как щелкнете на этом поле или пер вый символ.

Свойства, влияющие исключительно на способ отображения данных, — маска ввода и формат — наследуются только при перетаскивании по лей из списка полей в форму, как это делалось в форме Издания, или при ис пользовании мастера форм. Причем если потом изменить значения этих свойств в описании поля таблицы, эти изменения не отобразятся в форме (в форме останутся старые значения).

Все введенные изменения в поля записи будут сохранены в таблице при пере ходе к новой записи (для этого нужно щелкнуть на одной из кнопок перехода).

После этого введенные изменения уже нельзя отменить. Пока вы еще не пере шли к другой записи, изменения отменить очень легко. Для отказа от измене ний текущего поля нажмите Esc, и значение этого поля вернется к ста рому варианту, если же вы успели изменить несколько полей, нажмите клавишу Esc еще раз — все поля в записи иметь старые значения.

Если форма составная (как, кстати, в нашем случае), то запись в главной форме сохраняется, как только вы щелкнете на любом поле в подчиненной форме.

Можно отменить последнее сохранение записи, если сразу после сохране ния выбрать команду Правка Восстановить запись (Edit Saved Record). Но если этой команды в меню Правка нет, а вместо нее при сутствует команда Отмена невозможна Undo), значит, вы опоздали, и придется все восстанавливать Если не удается изменить данные в форме, причина может заключаться в сле дующем:

• поле, в которое вы вводите заблокировано — проверьте свойства эле мента управления Блокировка (Locked), Доступ (Enabled);

• редактирование данных в форме запрещено — проверьте свойства формы Раз решить изменения (Allow Edits) и Тип набора записей (Recordset • источником данных в форме является запрос, в результирующем множестве которого не разрешены изменения или только частично (можно изменять только некоторые поля) (см. раздел «Изменение данных в резуль тирующем множестве запроса», Занятие 7).

Добавление новой записи В форме Издания можно не только и изменять записи, но и вво дить новые.

Работа с данными с помощью формы 30/ 1. Чтобы добавить запись в таблицу Издания, нажмите кнопку Новая запись (New Record) Такая кнопка находится как на панели Кнопки перехода (Command Button) в нижней части формы, так и на инструментов Режим формы (Form View). Можете использовать любую из них. если вы установили значение свойства Кнопки перехода (Command Button) равным есть за и их, а записей в форме разрешено (свойство добавление равно Да), то кнопка на панели инструментов останется доступной для ввода новой записи. Другие кнопки панели ин струментов Режим формы мы рассмотрим в конце данного занятия.

В форме пустая запись (все ее поля пусты, кроме тех, у которых установлены значения по умолчанию). Курсор ввода устанавливается в пер вое в последовательности обхода, установленного при создании формы, поле (рис. 10.18).

'- i Рис. 10.18. Форма, открытая в режиме ввода записи Обычно при вводе новой записи удобнее пользоваться клавиатурой, а не мышью. Для перехода между полями клавиши Tab или Enter, к чему вы больше привыкли. При вводе данных в поле со списком можно дить первые буквы текста, и значение из списка будет автоматически под ставлено в это поле. Маски ввода ускорят ввод в такие поля, как Дата или. Те лефон. Пока вы выполняете ввод данных в поля главной формы, в области выделения записи с левой стороны формы находится значок редактирова ния (рис. 10.19).

Оформление формы и через форму форма Парижа [ 12, Рис. 10.19. Ввод новой записи в главную форму Значок редактирования появляется, как только вы введете первый символ в первое формы, и до тех пор, пока запись не будет сохра нена. Пока этот значок есть, можно нажать клавишу Esc и ввод. Но как только, заполнив последнее поле, вы попадете в подчиненную форму, за пись сохранится и значок исчезнет.

2. Выберите автора в списке в Фамилия (рис. 10.20).

Оба поля форме будут заполнены, так как здесь мы ничего не должны вводить, а должны связать только что запись в таблице Издания с одной из записей (или с в таблице Авторы. И опять-та ки, пока вы не перешли на другую запись, значок редактирования показыва ет, что запись изменяется. Но как только вы переместите курсор ввода на следующую запись в подформе или щелкнете мышью на любом поле глав формы, данные из формы сохранятся в таблице АвторИзда Причем в данном случае сохраняются не те данные, что вы видите в подформе (она, если вы построена на запросе), а теку щей записи в главной форме и который вы только что выбрали в Итак, данные о книге полностью и можно к вводу сле дующей записи. Поскольку текущей является последняя запись в таблице, чтобы ввести новую запись, достаточно просто перейти на следующую за пись, щелкнув на кнопке перехода.

Если вы раздумали вводить запись, легко можно все отменить, нажав кнопку перехода к предыдущей Но если вы уже что-нибудь успели ввести (хотя бы один в поле), новая запись будет добавлена с данными с помощью формы в таблицу, и вы не сможете вернуться на предыдущую так как будете получать сообщение о что не поля. Придется сначала нажать Esc.

ИЯ - -... • • : I Рис. Заполнение полей в подчиненной форме Теперь посмотрим, как новую запись о книге, автора которой еще нет в нашей картотеке.

3. Заполните поля, касающиеся издания, и затем нажмите кнопку автор.

Откроется форма КарточкаАвтора, в которой будут показаны все записи в кар тотеке авторов.

4. Нажмите кнопку Новая запись (New Record), чтобы добавить запись в эту фор му. В нее нужно ввести только данные об авторе.

5. Закройте форму. Новая будет добавлена в таблицу так же, как и при переходе к другой 6. Чтобы новая запись об авторе появилась в раскрывающемся списке в под форме Авторы, нужно сделать данных в этой подформе. Устано вите курсор ввода на любое поле в подформе и выберите команду Записи I* Обновить (Records Refresh).

7. Раскройте список авторов в поле Фамилия и фамилию что введенного автора.

Как видите, ввод данных в этом случае происходит очень На деле надо сделать так, чтобы КарточкаАвтора открывалась сразу в режиме 31 0 Занятие 10. Оформление формы и данных через форму ления записи, а при закрытии этой формы в подчиненную форму Авторы сразу же добавлялись данные о новом авторе. Это можно сделать только с помощью программ на VBA или макросов. С мы познакомимся на Занятии и тогда форму Издания.

Добавлять записи с помощью формы можно только в том случае, если свой ство Разрешить добавление Addition) имеет значение Да В противном случае кнопка Новая запись (New Record) будетзаблоки рована.

Удаление записи Удалить в форме можно только текущую запись.

1. Перейдите на последнюю запись форме Издания.

2. Щелкните на области записи (слева), чтобы выделить всю Эта область приобретет темно-серый цвет (рис. 10.21).

Русские тайны Парижа Москва Тип [книга Место комнат | 12.12. " - to а И ] \ 27 27 Ц Рис. записи в форме 3. Теперь нажмите Delete. Сначала предупреждающее сооб щение. Вы можете подтвердить или отменить удаление. Если вы нажмете кнопку Да (Yes), запись будет удалена, в форме отобразится следующая за пись.

Работа с данными с формы 3 I Удалять записи в форме можно только в том случае, если свойство формы Разрешить удаление имеет значение Да (Yes). Кроме того, напоминаю, что нельзя удалить запись из главной таблицы, если она связанные записи в подчиненной таблице и если при описании связи между этими таблицами не был установлен флажок каскадного удаления.

Кнопки панели инструментов Рассмотрим панель инструментов Режим формы (Form View), чтобы понять, возможности при работе с формой. Панель инструментов Ре жим формы (Form View) на рис. 10.22, Рис. 10.22. Панель инструментов Режим формы Слева, как всегда, расположена кнопка Вид (View), которая позволяет чать режимы работы с Кроме того, вы видите кнопку форму можно печатать. Далее идет кнопка Предварительный просмотр (Preview).

Нажмите ее, чтобы посмотреть, как будет выглядеть форма при печати.

Кнопка Орфография (Spelling) обеспечивает проверки орфографии в данных, заносимых в текстовые поля.

Дальше вы видите хорошо знакомые кнопки копирования и вырезания, а также сортировки, фильтров и поиска. в форме можно выполнять все с данными, которые мы применяли к таблице, открытой в таблицы.

Чтобы копировать значения полей из одной записи в пользуйтесь кнопками копирования и вставки. Если нужно скопировать сразу несколько полей, используйте Буфер Сортировка записей в форме выполняется так же, как и в таблице. Установите курсор ввода в нужное поле и нажмите кнопку сортировки: по возрастанию или по убыванию. Записи в форме будут по значениям этого поля, причем сортировка сохраняется и после того, как форма будет закрыта.

ЗАДАНИЕ Отсортируйте записи в Издания по полю Наименование в алфавитном порядке. Закройте форму и снова откройте ее. Листая записи в форме, убедитесь, что сохранилась.

Фильтры устанавливаются так же, как в таблице.

Вспомните, что он вызывается командой Правка Буфер обмена Office. Вы можете помес тить в буфер обмела значения Занятие 1 0. Оформление и данных через форму ЗАДАНИЕ Установите курсор ввода в поле Раздел и выделите значение в этом поле, на пример, Философия. Нажмите на панели инструментов кнопку Поиск по выделенному (Filter by Selection), чтобы установить фильтр. Убедитесь, что в области линейки про крутки отображается слово Фильтр (Filtered) 10.23). Снимите фильтр, нажав кноп ку Удалить фильтр (Remove Filter).

' ' Место - Тип 2.

является попыткой дать Рис. 10.23. по,-, ;

J Рис. 10.24, Установка фильтра по форме Работа с данными с формы Имеется возможность фильтровать записи по полю, а по комбина ции значений в разных полях. Для этого нажмите на инструментов кнопку Изменить фильтр by Вид формы — в нижней части формы вместо кнопок перехода показываются ярлычки Найти (Look for) и Или (Or) (рис. 10.24). В любом из полей формы можно установить условие отбора Нижний ряд ярлычков относится к форме, а верхний — к под чиненной. Можно условия отбора, объединяя их функциями И, ИЛИ.

Выберите ноле Раздел значение Философия и щелкните на ярлычке Или (Or) в нижнем ряду. выберите в поле Раздел История и щелк ните на ярлычке Или (Or). Выберите в поле Раздел значение Искусство и нажмите кнопку Применить фильтр (Apply Filter).

В форме что 9 записей и, листая, можно просмотреть каж дую из них.

Поиск нужной легко с помощью кнопки Найти (Find). В этой форме книгу удобнее всего искать по наименованию.

ЗАДАНИЕ Установите курсор ввода в поле Наименование и нажмите кнопку Найти (Find). В диалоговом окне Поиск и замена (Find and Replace) введите условие поиска (рис. 10.25). В поле со списком Совпадение (Match) выберите значение частью поля" (Any Part of Field) и нажмите кнопку Найти далее (Find Next). Будет найдена за которая содержит образец поиска в названии издания в виде подстроки. Найден ная запись будет отображена в форме, и название книги будет выделено.

форма по - j. !

Поиск записи в форме Занятие Оформление и ввод данных через форму Если нужно найти книгу по автору, удобнее сделать это аналогичным зом в форме есть сначала найти автора по а за тем в списке книг этого автора найти нужную книгу.

Еще две кнопки позволяют добавить запись и удалить ее Подведение итогов Итак, созданы почти все формы, необходимые для работы нашего приложения Библиотека. Вы научились:

• создавать форму без помощи мастера;

• список полей для элементов управления формы;

• форматировать элементы управления и надписи к ним;

• выравнивать размеры и положение элементов управления;

• создавать фоновый рисунок для формы;

• изменять и создавать стили оформления форм;

• вводить и изменять данные с помощью формы.

Нужно еще создать форму для ввода данных о выдаче и приеме книг. Мы сде лаем это на Занятии 13, когда познакомимся с макросами. Тогда же мы вернем ся к форме Издания и усовершенствуем ее работу.

Часть V Отчеты и страницы \\\\ Ч '• л * • : ! !

ЗАНЯТИЕ и печать отчетов ТЕМА ЗАНЯТИЯ На этом занятии вы узнаете:

• как создать отчет с помощью мастера;

• как записи в отчете;

• как создавать вычисляемые поля, содержащие итоговые дан ные по группам и по отчету в целом;

• как управлять способом на страницах отчета;

• как добавить в отчет логотип;

• как создать составной отчет, включающий подотчет;

• как просмотреть отчет и как его напечатать;

• как другие могут ознакомиться с отчетами Access, Режимы работы с отчетами Для упражнений этого занятия вам понадобятся два файла: Биб в котором вы создаете свое приложение, и котором вы запросы на Занятиях 6 и 7. Откройте перед за нятия файл Отчеты как средство создания документов Если формы средствами ввода и хотя могут ис и для отображения то отчеты исключи тельно для отображения данных. С помощью отчетов создаются различного рода документы, которые должны печататься в приложении Access.

отчетов в Access достаточно мощный и удобный, чтобы позволить создавать обычному пользователю. отчета похоже на создание формы, так как они имеют очень структуру, используют те же элементы управления, что и формы. Конструктор отчета аналогичен кон структору формы. Знакомиться с отчетами мы будем на примерах, которые продемонстрируют различные приемы работы с этим видом объекта Access.

Сначала мы с помощью мастера создадим достаточно простой отчет, представ ляющий собой алфавитный каталог изданий, отсортированных по авторам в ал фавитном порядке. Потом создадим отчет, в котором будем применять несколько группировки при расчете сумм, потраченных на приобретение книг. В нем мы научимся вычисляемые поля. И, нако нец, создадим отчет, в котором будут показываться читатели и книги, которые у них на руках. Это будет составной отчет, включающий подотчет.

Режимы работы с отчетами Существует три режима работы с отчетами:

• режим конструктора Конструктор View);

• режим просмотра образца Образец (Layout Preview);

• режим предварительного просмотра Предварительный просмотр (Print Preview).

Переключение этих режимов выполняется так же, как и переключение режи мов форм: либо кнопкой Вид (View) панели инструментов Конструктор отчетов (Report Design), либо соответствующей командой меню Вид (View).

В режиме конструктора можно создавать отчеты, изменять их структуру и внешний вид, добавлять и удалять поля. Этим режимом разра ботчики приложений Microsoft Office Access 2003.

Примеры вы www.piter.com па посвящен ной этой книге.

Занятие Создание и печать отчетов Режим просмотра образца средством созда ваемого отчета. В этом режиме для просмотра выводятся только данные, необ ходимые для отображения каждого отчета. Эти данные могут не совпадать с реально в отчет, формирова ние образца отчета выполняется быстро, что немаловажно при тестировании.

Для просмотра всех данных, выводимых в отчете, использовать режим предварительного просмотра. Но если отчет сложный, его формирование может занять длительное время.

Отчет, открытый в режиме предварительного просмотра, дает полное представ ление о том, как он будет выглядеть на бумаге. И прямо из этого режима он мо жет быть выведен на печать. По умолчанию из окна базы данных отчет откры вается именно в этом режиме.

Создание отчета с помощью мастера Отчеты, как правило, строятся на запросов, так как обычно требуется выводить только некоторые поля одной или нескольких таблиц. Свой первый отчет мы тоже построим на основе запроса. При этом предлагается использо вать один из запросов, который был на Занятии 7, — Книги по авторам.

Но этот создавался в другой базе данных — по этому попутно рассмотрим, как импортировать объекты из другой базы данных Access.

1. Щелкните правой кнопкой мыши на ярлыке Запросы (Queries) в окне базы данных и выберите в открывшемся меню команду Импорт port). Появится диалоговое окно Импорт (Import).

2. Выберите в окне (Import) стандартным образом папку и файл Библио и нажмите кнопку Импорт (Import). Откроется уже известное диалоговое окно Импорт объектов (Import Objects) с раскрытой вкладкой За просы (Queries).

3. Выберите в списке запрос Книги ло авторам и нажмите кнопку ОК. Запрос Книги по авторам окажется в списке запросов базы данных 4. Откройте этот запрос в режиме конструктора.

Теперь его требуется изменить так, чтобы на нем было построить от чет. Для этого сначала удалим лишние поля.

5. Удалите поля Раздел (мы хотим создать алфавитный каталог, а не тематический), Заметки и Списано.

6. Удалите таблицу Разделы — она нам не нужна, — щелчком выделите ее и нажмите клавишу Delete.

Добавим издательство, место год издания. Для этого придется добавить в запрос таблицы Издательства и Города.

Создание с мастера Если этого не а просто добавить в запрос поля КодГорода и дательства, то запрос будет отображаться совершенно правильно, так как эти поля мы снабдили списками Но в отчете для отображения этих полей придется использовать элемент управления Поле со списком (Combo Box), а этого лучше не поскольку эти поля хуже форматиру ются, чем обычные текстовые поля (Text Box). Поля со списками ются в формах для выбора значения поля, а в отчетах этого не требуется, и поэтому использовать их не рекомендуется.

7. Кнопкой Отобразить таблицу (Show Table) на инструментов откройте диалоговое окно Добавление таблицы (Show 8. Выделите в списке таблицы Города и Издательства и нажмите кнопку Доба вить (Add). Таблицы отображаются на панели Конструктора запроса и сразу показываются связи между ними.

9. Закройте окно Добавление таблицы.

10. Перенесите в бланк запроса поля Город из Города, Издательство из таблицы Издательства, ГодИздания из таблицы Издания.

П. Установите сортировку по возрастанию в полях Автор и Название.

Запрос в конструктора должен выглядеть, как представлено на рис.

и по :

Название ГодИздания КодГорода ород т - ---• •. -.

Название Город Издательство ГодИздания Издания по по 0 0 0 ДО Рис. Книги по авторам 12. Закройте запрос, сохранив макета.

13. Щелкните на стрелке кнопки Новый объект (New Object) на панели инстру ментов и выберите в списке пункт Отчет (Report). Откроется диалоговое окно Новый отчет (New Report), в котором показано, что источником данных для от чета является запрос Книги по 14. Выделите в списке Мастер отчетов (Report Wizard) и кнопку ОК.

320 Занятие Создание и печать отчетов 15. В первом диалоговом окне мастера нажмите на кнопку с стрелкой и перенесите все поля запроса из списка Доступные поля Fields) в список Выделенные поля (Selected Нажмите кнопку Далее (Next).

16. Во втором окне мастер предлагает выбрать вид представления данных. Мас тер проверяет связи между таблицами и в зависимости от установленных связей по умолчанию одно из полей запроса в качестве поля, по которому будет выполняться группировка данных. В данном случае нам предлагается группировать данные по автору. Оставьте выбранное по умол чанию представление и перейдите к следующему шагу.

17. На следующем шаге мастер предлагает добавить еще уровни группировки.

Пока этого не требуется, поэтому перейдите к следующему шагу.

18. В четвертом окне мастера нужно установить порядок сортировки. Посколь ку мы установили сортировку в запросе, этот шаг мы тоже пропускаем и пе реходим к следующему.

19. В пятом окне предлагается выбрать вид макета. По умолчанию установлен ступенчатый отчет на странице книжной ориентации. При этом установлен подходящий флажок Настройка ширины полей для размещения на одной страни це (Adjust the width so one page), и мы переходим к следующему шагу.

20. следующем нужно выбрать стиль оформления отчета (отчеты, как и формы, имеют набор встроенных Выберите стиль Обычный (Casual).

Город издания Борхес Хорхе Лус Оправдание Боэций и Москва тракты и Минск Франциск Нравственные жизни Минск I с СПб Рис. Отчет каталог в режиме предварительного просмотра Создание отчета с мастера 21. На последнем шаге нужно ввести имя отчета: каталог. Нажми кнопку Готово (Finish). Вид отчета, созданного мастером, на рис. 11.2.

Отчет открыт в режиме предварительного просмотра. Вы видите, что он состо ит из пяти и имеет заголовок, но данные в столбцах обрезаются длинные поля выводятся не полностью. Такой отчет не может нас рить. Выходов может быть два:

• изменить ориентацию страницы отчета;

0 изменить форматирование полей так, чтобы при необходимости перенос текста.

Изменить ориентацию можно, не выходя из режима предварительного просмот ра, диалоговое окно Параметры страницы (Page Setup) командой Файл Па раметры страницы (File Page Setup). Однако при этом, к сожалению, не будут томатически расширены колонки отчета. Придется изменять их в режиме структора.

Рассмотрим второй способ.

Кнопкой Вид (View) панели инструментов переключитесь в режим конструкто ра. Отчет в режиме конструктора будет выглядеть как на рис. 11.3.

Рис. Отчет каталог в режиме конструктора Как видите, он похож на форму. Как и форма, он разбит на разделы:

• Заголовок отчета (Report Header), в котором выводится строка заголовка. Если в каталоге несколько страниц, все поля в разделе заголовка будут напечата ны только на странице.

11 322 Занятие Создание и печать отчетов • Примечание отчета (Report Footer), которое в данном отчете отображается, но имеет высоту, так как управления здесь нет.

В случае они бы напечатаны только на последней странице отчета сразу под последней выведенной записью.

• Верхний колонтитул (Page Header), в котором сейчас отображаются заголовки столбцов. В отличие от заголовка отчета, все, что находится в этом разделе, печататься в начале каждой страницы отчета.

• Нижний колонтитул (Page Footer) содержит будут в нижней части каждой страницы отчета. В нашем отчете это дата и номер страницы.

Не путайте Примечание отчета и Нижний колонтитул. На последней страни це, где печатается и примечание, и колонтитул, колонтитул печатается в кон це страницы, а примечание — после последней строки данных, то есть при мечание отчета будет печататься перед нижним колонтитулом. Это нужно иметь в виду, когда вы определяете, куда поместить какие-то надписи или данные, — в примечание или в колонтитул.

• Дополнительный раздел, которого нет в форме, — это Заголовок группы (Ав тор Header). В данном так как в отчете используется только один уровень группировки — но авторам. Заголовок группы печатается пе ред каждой группой записей, в данном случае фамилия и имя автора будут перед перечнем книг данного автора.

• Область данных (Detail), в которой остальные поля запроса.

В данном отчете отсутствует еще один раздел, который бывает в отчетах, — Примечание группы (Group Footer). Обычно его используют, когда нужно вывести итоговые данные по группе. Мы такой отчет будем создавать позже.

умолчанию колонтитулы отчета печатаются на всех страницах отчета, вклю чая первую и последнюю. Но у отчета есть два свойства, которые позволяют управлять печатью Верхний колонтитул (Page Header) и Нижний ко лонтитул (Page Footer). Вы найдете их на вкладке Макет (Format) в окне Свойства (Properties) отчета, которое устроено точно так же, как окно Свойства формы.

Выбирая в списке значения можно добиться, что колонтитулы (один или оба) не будут печататься на той странице, где печатается заголовок этот заголовок есть, то это будет первая страница), на той страни це, где печатается примечание отчета (на последней странице), либо ни на пер вой, ни на последней Разделы отчета по умолчанию на странице друг за но возможность следующий раздел с новой страницы.

Например, каждую группу можно начинать с новой Для этого нужно установить соответствующим образом свойство Конец страницы соответствующего раздела. Это свойство есть у каждого раздела формы, кроме колонтитулов, и можно указать, что данный раздел, например, Заголовок группы, должен начинаться с новой страницы или что раздел, следующий за данным, Изменение отчета и его элементов в должен с новой страницы, либо что и данный и сле дующий за ним, должны начинаться с новой страницы.

Таким образом, видно, что разделы отчета могут очень гибко распределяться при его печати, обеспечивая удобство и наглядность инфор мации.

Вернемся к нашему отчету и попробуем поработать с свойствами и свой ствами его элементов управления.

Изменение свойств отчета и его элементов в конструкторе отчетов Работа с элементами управления в конструкторе отчетов совершенно аналогич на работе в режиме конструктора форм. Типы управления также одни и те же. разберем этот процесс кратко, так как вы уже научились работать с элементами управления при конструировании форм.

1. Щелкните на вертикальной линейке в области данных (против строки эле ментов управления). Все элементы будут выделены.

2. Кнопкой Свойства (Properties) панели инструментов откройте окно 3. значения свойств Расширение (Can Grow) и Сжатие (Can Shrunk) на вкладке Макет (Format) или Все (ALL) равными Да (рис. 11.4). Тогда высота этих элементов управления будет изменяться в зависимости от длины строки, по мещенной в текстовое поле.

тат | и | знаков,..

не...

,,, ;

От,,.

Ot,,.

...

,,. Отсутствует Рис. Установка свойств Расширение и Сжатие 4. Кнопкой Вид (View) переключитесь в режим предварительного просмотра и убедитесь, что теперь весь текст в полях выводится целиком, при необхо димости выполняется перенос на следующую строку.

324 Занятие Создание и отчетов Можно использовать для этого режим просмотра образца: щелкните на стрелке кнопки Вид (View) и выбрать в списке пункт Образец (Layout Preview).

Но у нас еще не полностью заголовки столбцов.

5. Переключитесь в режим конструктора и, изменяя ширину элементов управ ления Надпись добейтесь, чтобы они были видны полностью. Под стройте при необходимости ширину элементов управления в области дан ных, чтобы они были расположены точно под надписями. Тогда отчет будет иметь вид, показанный на рис.

Закройте отчет, сохранив макета.

Год Борхес Луис Боэций и Москва Мастер и Минск Маргарита основы жизни Минск Гранин Вечера с СП Ольга Мы ждем Рис. Алфавитный каталог после редактирования Создание отчета с несколькими уровнями группировки и вычисляемыми итогами Создадим более сложный отчет, в котором будем считать, сколько денег было потрачено на приобретение изданий помесячно. В этом отчете будет использо ваться несколько уровней группировки. Отчет будет строиться на базе запроса, поэтому начнем с создания этого запроса.

Создание базового запроса Построим запрос с помощью конструктора на базе таблицы Издания.

Создание отчета с несколькими группировки и вычисляемыми итогами 1. Откройте окно конструктора и добавьте в него таблицу Издания (см. Занятие 6).

2. Перенесите в запроса два поля;

Цена и ДатаПокулки.

чтобы данные в будущем отчете группировались по годам и сяцам. Для этого нужно создать в запросе вычисляемые поля Год и Эти поля будут рассчитываться на основе значения поля Из ждой даты нужно выделить год и месяц, тогда мы сможем по этим полям сделать нужную нам группировку.

3. Создайте в бланке запроса вычисляемое поле Год, в первую строку сле дующее выражение:

4. Создайте поле Месяц, введя выражение В обоих случаях использована функция чтобы представить дату в нужном виде;

в первом случае как 4 цифры года, во втором — как полное месяца. Первый этой функции определяет те данные, ко торый форматировать, а второй — сам формат данных, Кроме того, создадим вычисляемое поле НомерМесяца — оно понадобится для сортировки по месяцам. (При сортировке по полю Месяц мы получи ли бы месяцы, отсортированные в порядке, что нас никак не 5. Введите выражение для поля Month Функция возвращает месяца в дате.

Для поля НомерМесяца можно также использовать функцию Format():

Только в этом случае будет возвращаться строковое выражение, состоящее из двух цифр месяца.

6. Установите сортировку по возрастанию в полях Год и НомерМесяца.

Очевидно, создаваемый отчет должен отображать данные только за интере сующий нас период. Поэтому необходимо задать в запросе кото рые позволят ввести начало и конец периода.

7. Введите в строку Условие отбора (Criteria) столбца ДатаПокупки выражение:

периода] And периода] или эквивалентное ему выражение Between [Начало And [Конец периода].

8. Щелкните правой кнопкой мыши на верхней панели окна запроса и выбери те в контекстном меню пункт Параметры (Parameters). В открывшемся диало говом окне Параметры (Parameters) введите два параметра: [Начало периода] и [Конец периода] типа Дата/время (Date/time).

Запрос готов. Он должен как на рис.

326 - Создание и печать отчетов 9. Протестируйте его, переключившись в режим таблицы кнопкой Вид (View).

10. запрос в базе под именем Ж по по. 0 К периода] And Рис. запрос для отчета Создание макета отчета макет отчета с помощью мастера и доработаем его в режиме кон структора.

1. Выделите списке запрос ДатаЦена.

2. па стрелке кнопки Новый объект (New Object) на панели инстру и выберите пункт Отчет (Report).

3. В диалоговом окне Новый отчет (New Report) выберите вариант Мастер отчетов (Report Wizard).

4. Во втором окне мастера перенесите поля списка Доступные поля (Available Fields) в список Выбранные поля в следующем порядке: Год, сяца, Месяц, Цена.

5. На третьем таге мастер предлагает добавить уровни группировки. Выделите и списке поле Год и кнопке со стрелкой вправо. Аналогично вы делите поле и щелкните на кнопке со стрелкой. Справа будет будущего отчета (рис. 11.7). Верхний — Год, — НомерМесяца.

6. На следующем порядок сортировки записей отчете.

Всего можно задать четыре поля для сортировки, Кнопка справа от выбран ного поля установить вид сортировки: по возрастанию или по убыванию. Нажмите кнопку Итоги (Summary Options). Откроется диалоговое котором нужно определить, какую функцию применить для расчета итогового значения к полю Цена. Установите флажок функции Sum (рис. 11.8).

Создание отчета с несколькими уровнями группировки и вычисляемыми итогами Год Дат а Цена • ' Рис. 11.7. Добавление уровней группировки в отчет Г Г Г Г Рис. Определение итоговых значений в отчете 7. Переключатели в этом же указать, хотим ли мы видеть в от чете только итоговые данные или все данные. Оставьте переключатель по умолчанию и нажмите кнопку ОК.

8. На следующем шаге нужно выбрать вид макета. Выберем макет блок (Block) и перейдем к следующему шагу.

9. Выберите стиль (Bold).

10. На последнем шаге введите имя отчета Суммы покупок и нажмите кнопку Го тово (Finish).

328 Занятие Создание и печать отчетов Будет создан отчет, открытый в режиме предварительного просмотра. Но сна чала появятся диалоговые окна, приглашающие ввести дату начала и дату кон ца периода, за который вы получить результаты.

Будем считать данный отчет макетом и усовершенствуем его в режиме кон структора. Желаемый отчета представлен на рис, 11.9.

покупок с по 01.01. Год Май 28.05. ( 11.09. 21 09.1998 124,00р.

182.90».

год Сентябрь Сентябрь 21.09. Сентябрь 74,00р.

зл Сентябрь ( Декабрь 15.12 ЗЛ Итоги ( 15.09.2000 102,00р.

Сентябрь 23, Л Рис. Отчет Суммы покупок Настройка отчета Суммы покупок 1. Чтобы перейти в режим нажмите кнопку Вид (View) панели В окне Конструктора идет раздел Нижний колонтитул (Page Footer), а под ним — Примечание отчета (Report Footer). Печататься же на листе отчета они будут в обратном порядке: сразу под последней строкой отче та — итоговая сумма, а нижний колонтитул всегда выводится внизу стра ницы (рис. 11.11). Поэтому если вы будете помещать в эти разделы не стандартные данные (не те, что предлагает мастер), не путайте два этих раздела.

В этом отчете используется уже много разделов: и заголовок, и примечание, и и по паре для каждой группы (рис. 11.10). В этом отчете в примечаниях к каждой группе выводятся итоговые данные по Создание отчета с несколькими уровнями группировки и вычисляемыми итогами записей. Заголовки групп имеют нулевую высоту, так как в них ничего не выведено. В примечании к отчету выводится итоговая сумма по всем запи сям, в отчет.

покупок :

mil ' ' • 1 • ' г • • з • 4 • 5 • • • • 7 • • з • • • • • • • • и • • 15 • • rc • • 17 • < • I Рис. Отчет Суммы покупок, созданный мастером Рис. Нижний колонтитул и примечание отчета Подкорректируем созданное мастером. Сначала нужно удалить из отчета столбец НомерМесяца. Он был введен только ради правильной сортировки 330 Занятие Создание и отчетов записей. В запросе это поле останется, поэтому сортировка будет выполнять ся корректно, даже если мы удалим соответствующий элемент управления в отчете.

2. Выделите поле в области данных и надпись к в области верхнего колонтитула и Delete.

3. Переместите и расширьте так, чтобы между ними было Настройка столбцов должна выглядеть как на рис. 11.12.

* | Год ~ - ;

*. - у i у i -" | j..

Рис. в отчете Вокруг в этом отчете будут вы водиться Чтобы отчет вы глядел красиво, нужно чтобы рамки плотно прилегали друг к другу. Для этого пере мещайте элементы управления мышью или воспользуйтесь свойством ле вого края (Left) на вкладке Макет (Format) окна Свойства (Properties). Зна чение этого для каждого последующего (слева направо) элемента управления должно равняться значению го свойства у предыдущего эле мента плюс его Ширина (Width).

4. Кроме того, размер шрифта элементов в области данных увеличен, что бы эти данные лучше были видны. Это можно сделать с помощью панели инструментов Формат (форма/отчет) (Formatting использо вавшейся при форм, или значения свойства Размер шрифта (Font Size ) для этих элементов управления.

5. Можно увеличить и размер шрифта для всех элементов в разделах примеча групп.

Далее изменим положение элементов в разделах групп. Сначала поработаем с элементами в разделе Примечание группы Footer).

№ Рис, Оформление разделов примечании групп Сократите ширину элемента, в котором длинное текстовое выра так, чтобы оно заканчивалось у края элемента управления Создание отчета с несколькими уровнями группировки и вычисляемыми итогами и на место элемент управления Поле (Text Box), сейчас размещающийся во второй строке. Удалите ную надпись Sum, которая также помещается на второй (рис. 11.13).

Обратите внимание, что при выборе надписи Sum рядом с ней появи лась кнопка с знаком. смарт-тег Если подвести указатель мыши к стрелке на этом значке, появляется сообщение:

Это новая метка, не связанная ни с одним элементом управления (This is a new Label and is not associated with a Этот как и на форме, предупреждает о возможной ошибке. Такой значок-кнопка появиться при работе в любом месте, и всякий раз он будет сигнализировать о возмож ной ошибке. Если вы работали с 2002 или Word 2002, этот значок вам знаком. Теперь такая функция появилась и в Microsoft Office Access.

7. Аналогичные операции проделайте с элементами в разделе При мечание группы Footer).

8. Немного уменьшите высоту этих переместив вверх нижнюю ницу каждого раздела.

Вычисляемые поля в отчете Поля, которые в групп, являются вычис.чяемыми.

чения этих полей вычисляются с помощью выражения. Разберем, как это выражение задается.

1. Выделите длинную строку со строковым выражением в разделе группы Header) и на свойства элемента управления в окне (Properties). Раскройте Данные (Data).

| 1 } J -....... "Итоги Т Рис. 11.14. Свойства вычисляемого поля Это элемент управления Поле (Text Box), но в качестве Данные (Control Source), в котором для связанных полей указывается имя поля в базовой таблице или запросе, знак равенства (=) и жение (рис, 11.14). Чтобы рассмотреть это выражение, нажмите клавиш Оно представляет собой строковых ний и вычисляемых значений. Нам требуется изменить это 332 Создание и печать отчетов D Во-первых, вместо поля нужно выводить поле Месяц.

Во-вторых, нужно постараться сформулировать это в соот ветствии с правилами русского языка, При вычислении этого выражения, если функция подсчитывающая число записей в группе, возвращает значение 1, будет выводиться слово «за пись», во всех остальных случаях выводится слово что, мягко го воря, неправильно. выводить слово если будет возвраще но и 21, и 31, и 101 и т. д. запись. Кроме того, если число записей оканчива ется на 2, 3 или 4, нужно выводить слово «записи» — и не забыть про 12, 13 и 14.

2. Поэтому введите в диалоговое окно Zoom (Область ввода) выражение:

за & [Месяц] & & S & IIf((Len(Count(*))>l And & и нажмите кнопку ОК. В этом используются функции и которые позволяют вырезать подстроку из строки, а также функция Len(), определяющая длину строки.

Следующее вычисляемое поле в этом разделе суммирует значения в поле Цена для всех записей одного месяца. Его значение определяется выраже нием 3. Измените выражение, которое является источником данных для итогового поля разделе Примечание группы Footer):

& [Год] & & & & & And Or & 4. Протестируйте отчет, переключившись в режим предварительного просмот ра или просмотра образца кнопкой View (Вид) панели инструментов.

В разделе Нижний колонтитул (Page Footer) находятся еще 2 вычисляемых поля:

• первое в качестве источника данных имеет выражение =Now() и отображает текущую дату;

• второе отображает текстовую строку, содержащую номер страницы отчета и общее количество страниц в отчете:

& & из & Это стандартный колонтитул, который печатает на каждой странице номер страницы и количество страниц в отчете [Pages].

И, наконец, в области Примечание отчета (Report Footer) находится вычисляемое поле, которое подсчитывает общую сумму по столбцу Цена в отчете.

Создание отчета с несколькими уровнями группировки и вычисляемыми итогами Сортировка и группировка данных УСЛОВИЯ группировки и сортировки в отчете задаются в диалоговом окне Сортировка и группировка (Sorting and Grouping) (рис. 11.15). Чтобы открыть это окно, нажмите на панели инструментов кнопку Сортировка и группировка (Sorting and Grouping) и Порядок По i _ По • Рис. Диалоговое окно Сортировка и группировка В диалоговом окне определены две группы. В первом столбце указывается поле по которому будут группироваться данные. Во втором столбце указы вается порядок сортировки в группе. В нижней части окна устанавливаются значения свойств группы, которые определяют, как будет выполняться группи ровка.

В ячейки Поле/выражение окна Сортировка и группиров ка (Sorting and Grouping) можно вводить нетолько названия полей, вы ражения, то есть группировка может выполняться по значению выражения.

Выражения используются со знаком равенства как в свойствах форм и отчетов.

В диалоговом два уровня группировки. Первый уровень определяется по лем Год. Свойства Заголовок группы (Group Header) и Примечание группы (Group Footer) имеют значение Да, что говорит о наличии соответствующих разделов в отчете. В области выделения строк, соответствующих уровню группировки, отображается специальный символ группировки.

Второй уровень группировки будет выполняться по полю Этот уровень является вложенным. Таких уровней вложенности в Microsoft Office Access 2003 может быть до 10.

Следующие три свойства группы используются, как уже говорилось, для опре деления того, как выполняется группировка и как группы размещаются на странице отчета.

Обратите внимание: запроса, а не 334 Создание и печать отчетов Свойства Группировка (Group On) Интервал (Group Interval) определяют, каким должны быть сгруппированы данные. Значения свойства Группировка (Group On) зависят от типа поля, по которому выполняется группировка.

Если поле является текстовым и каждому значению поля должна соответство вать отдельная группа, свойство Группировка (Group On) должно иметь значение По полному значению (Each Value), а свойство Интервал (Group Interval) устанавли вается равным В нашем примере для поля Год, которое является текстовым в силу для его вычисления функции Format(), эти свойства установ лены именно так.

Можно начинать новую группу всякий раз при изменении первого или не скольких первых символов текстового поля. Тогда свойство Группировка (Group On) должно иметь значение По первым символам (Prefix Characters), а свойство Ин тервал (Group Interval) будет определять, сколько будет использовать ся для группы. Если это значение равно будут создаваться для каждой буквы алфавита, и в результате можно получить отчет типа предметного указателя в книгах. Примером такого отчета может быть ал фавитный список читателей библиотеки, когда все читатели группируются та ким образом, что в группу входят все читатели, фамилия которых начина ется с буквы А, затем все читатели, фамилия которых начинается с буквы Б, и т. д.

Для числового поля мы установили значение свойства Группировка (Group On) равным По полному значению (Each а значение свойства Group Interval равным 1, так как группировка в данном примере выполняется по каж дому поля НомерМесяца. Однако можно группировать данные и по диапазонам значений. В этом случае нужно установить свойства Груп пировка (Group On) значению Интервал а свойства Ин тервал (Group Interval) определяет интервал группировки. Например, если чи словое поле содержит возраст человека, то значение 5 свойства Интервал (Group будет определять диапазоны возрастов от 0 до 4, от 5 до 9, от 10 до и т. д.

Для поля типа Дата/Время (Data/time) свойство Группировка (Group кроме значения по умолчанию По полному значению (Each Value), может принимать сле дующие значения: Год, Квартал, Месяц, Неделя, День, Минута. Значение свой ства Интервал (Group Interval) число выбранных единиц измерения в диапазоне. Например, если свойства Группировка (Group On) установле но равным Месяц и (Интервал Group Interval) имеет значение 1, данные будут группироваться помесячно.

ЗАДАНИЕ Из сказанного видно, что отчет можно было бы построить на базе бо лее простого запроса. Попробуйте сделать это в качестве самостоятельного задания.

Свойство Не разрывать (Keep Together) позволяет указать, каким образом группы будут размещаться на странице. Если группы небольшие, значение этого ства нужно установить равным Полную группу Group). Тогда на одной Создание отчета с группировки и вычисляемыми итогами странице будут выводиться только полные группы, то есть заголовок группы, все записи из области данных и примечание группы, а если вся группа не поме щается на текущую страницу, она начнет печататься с новой Если группа содержит много данных и они не помещаются на одной странице, значе ние этого свойства устанавливают равным Первую область данных (With First Detail).

В этом случае на текущей странице размещаются заголовок группы по край ней мере одна строка. Если же они не помещаются, вся группа переносится на следующую страницу.

Если значение этого свойства установлено равным Полную группу Group), а вся группа не помещается на одной это свойство будет проигнорировано.

Свойство Не разрывать (Keep для группы должно быть согласовано с аналогичным свойством раздела отчета. Например, если в группе свойства Не разрывать (Keep Together) установлено равным Полную группу Group), то значения свойства Не разрывать (Keep Together) соответствующих делов отчета должны быть Да. В противном случае приоритет имеет свойство, заданное в окне Сортировка и группировка.

Сам отчет также имеет свойство Неразрывная группа (Grp Keep Together), которое может иметь значения На странице (Per Page) и В сголбце (Per Column/Row). В пер вом случае группа печатается на странице, а во втором — в колонке (полосе) отчета.

Кроме того, что мы задали два уровня группировки для отчета, можно еще оп ределить порядок сортировки в пределах самой внутренней Введем для нашего отчета в третью строку окна Сортировка и группировка поле Дата По купки, чтобы отсортировать строки в пределах месяца по дат (рис. 11.16). Обратите внимание: если вы не Заго ловок группы (Group Header) и Примечание группы (Group Footer) равными Да (Yes), группы не образуются, и значка группировки у третьей строки пет.

Закройте окно Сортировка и группировка (Sorting and По По По Рис. сортировки в отчет 336 Занятие Создание и печать отчетов Внедрение рисунка Заголовок отчета можно украсить рисунком. Мы уже использовали фоновый рисунок в форме. В отчет рисунок в виде логотипа. Для этого можно использовать элементы (Image) или Свободная рамка объекта (Unbound Object Frame). Выбор типа элемента управления определяется тем, со бираемся ли мы менять этот рисунок, не выходя из отчета. Если менять его не нужно, лучше использовать элемент управления Рисунок (Image), в противном случае предпочтительнее вставить с помощью свободной рамки объекта.

Тогда чтобы открыть в котором создавался рисунок, достаточно двойного щелчка на этом рисунке.

В случае логотипа можно использовать элемент Рисунок (Image).

1. Сначала переместите заголовок отчета ближе к центру страницы, чтобы осво бодить левый верхний угол.

2. Нажмите на панели элементов кнопку Рисунок (Image) 3. Поместите указатель на заголовок отчета и очертите им рамку таких разме ров, каким вы хотели бы видеть рисунок. Появится стандартное окно выбо ра файла рисунка.

4. При установке Microsoft Office 2003 много рисунков размещается в папке Выберите в списке эту папку и в ней любой понравившийся (рис. 11.17). Нажмите кнопку ОК.

WMF J WMF 0215588. WMF Рис. Добавление рисунка в отчет Рисунок появился в рамке. Установите свойства этого элемента управления.

Эти свойства аналогичны свойствам фонового рисунка.

Создание отчета с несколькими уровнями группировки и вычисляемыми итогами 33/ 5. Значение свойства Тип рисунка (Picture Type) лучше установить равным Вне дренный (Embedded). Значение свойства Установка размеров (Size Mode) — Впи сать в рамку (Stretch).

В результате отчет должен выглядеть как представлено рис. 11.18.

6. Протестируйте его и убедитесь, что он работает правильно.

Вы можете задать и фоновый рисунок для отчета. Отчет имеет те же свойства, определяющие фоновый рисунок, что и форма. Добавить его в отчет нужно так же, как и в форму.

:

6 • • 7 • I • ' • • • • 11 • I • ' 13 • I • I • • • 17 • Год | I •" J Л rat'j'y Рис. Отчет Суммы покупок в режиме конструктора Отображение в отчете значений параметров Отчет создан на базе запроса с параметрами. было бы полезно в отчете значения параметров, которые вводит когда открывает отчет.

1. С помощью кнопки панели создайте в заголовке отчета два тек стовых расположите их по горизонтали и в качестве подписи для пер вого поля введите с, а для поля — по (рис. Это будут два бодных элемента управления, 2. Отформатируйте эти поля, установив цвет и шрифт заголовка отчета.

3. В окне Свойства (Properties) раскройте вкладку Данные (Date) и выделите пер вый из созданных элементов управления.

Занятие Создание и печать отчетов *. : Рис. Вывод значений параметров в отчете 4. Установите значение свойства Данные Source) равным пе риода].

5. Выделите второй элемент управления и установите значение свойства Дан ные равным периода].

Таким образом, в качестве источника данных для этих элементов вы ввели наименования параметров базового запроса, иными словами -- указали ссылки на параметры запроса.

Ввести значения нужно точно так, как эти параметры были введены в окне Параметры запроса. Квадратные скобки и знак обязательны.

6. Откройте отчет Б режиме предварительного просмотра и проверьте, что в этих полях в заголовке выводятся те значения параметров, которые вы вводите.

7. Закройте отчет.

Использование отчетов Использование подчиненных отчетов По аналогии с составными формами, содержащими подчиненные формы, мож но предположить, что отчеты тоже используются для печати таблиц, связанных отношением Однако это не так.

В большинстве случаев для отображения данных связанных таблиц не требует ся внедрять подчиненные отчеты, и мы в этом убедились на предыдущих при мерах. Основное достоинство подчиненных отчетов в том, что с их помощью можно разместить на странице отчета самую разнообразную в удобной форме, чего невозможно добиться, если прямо создать сложный за прос, включив в него данные многих таблиц. Ниже приведены примеры приме нения составных отчетов.

Главный отчет представляет собой в который включаются один или несколько подчиненных отчетов из несвязанных таблиц. В этом случае главный отчет может содержать только надписи и вычисляемые элементы, а не базироваться на какой-то таблице. Впрочем, такая ситуация возможна и с составной формой.

2, Иногда итоговые данные в документе требуется представить в виде отдель ной таблицы наряду с детальными данными. В этом случае группировки за писей с данными недостаточно, нужно создать подчиненный от чет, который выведет итоговые данные в требуемом виде.

3, Группировка в отчетах Access является очень мощным механизмом, который позволяет обрабатывать данные самыми разными способами. Однако только при использовании подчиненных отчетов можно группы, которые содержат две и более данных, то есть отчеты Access допускают два уровня вложенности подчиненных отчетов. Причем на любом уровне можно вставить в главный отчет не только подчиненный отчет, но и подчи ненную форму.

Создадим составной отчет на базе таблиц Читатели и Формуляры и отобразим в нем книги, которые взяты и не возвращены читателями.

При этом главный отчет можно создать на базе таблицы Читатели, а для подчи ненного отчета необходимо создать запрос. Этот запрос в режиме конструктора представлен на рис. 11.20. В нем отбираются все книги, находящиеся на руках у читателей. Создайте этот запрос самостоятельно и назовите его Приступим к созданию главного отчета с помощью мастера.

1. Щелкните на ярлыке Создание отчета с помощью мастера (Create report by using Wizard) и выберите в списке Таблицы и запросы (Tables/Queries) таблицу Чита тели.

2. Выберите для отчета поля Фамилия, Имя и Отчество.

3. Задайте порядок сортировки по полю Фамилия, макет отчета Табличный (Tabu lar), стиль Деловой (Corporate).

340 Занятие Создание и печать Формуляры Формуляры • ! по.. :,. Я га Is • •• Рис. 11.20. Базовый запрос для подчиненного отчета 4. На последнем шаге введите имя отчета Формуляры читателей и установите пе реключатель Изменить макет отчета (Modify the report's design).

Отчет откроется в режиме конструктора (рис.

5. Удалите все элементы управления ил раздела Верхний (Page Header) и уменьшите его высоту до 0.

3 • ' • • • 12 • • 13 ' • 14 • • !5 •..

Рис. Главный отчет в режиме конструктора 6. Выделите все элементы в разделе Область данных (Detail), увеличьте для них размер шрифта до 12 и сделайте его 7. высоту элементов под размер шрифта двойным щелчком на нижней границе.

подчиненных отчетов 34 8. вниз границу области чтобы в ней можно было поместить подчиненный отчет (рис. 11.22), Для создания подчиненного отчета будем использовать мастер подчиненных 9. Выберите на панели элементов элемент управления Подчиненная форма/от чет и, поместив указатель в раздел Область (Detail) ниже полей, содержащих данные о читателе, им прямоуголь ную область для подчиненного (Кнопка мастера элементов должна быть нажата.) • Б I ' 7 • I * Формуляры читателей Рис. 11.22. Добавление подчиненного отчета в область данных 10. В первом диалоговом окне мастера выберите переключатель Использовать имеющиеся таблицы и запросы (Use existing Tables Queries). Нажмите кнопку Далее (Next).

Во втором диалоговом окне нужно определить, какие поля требуется вклю чить в подчиненный отчет. При этом в общем случае можно выбирать из нескольких таблиц и запросов. В данном случае нужно в поле Таблицы/За просы (Tables/Query) выбрать в списке запрос а затем вклю чить в отчет все поля запроса, поместив поле КодЧитателя последним.

Поле КодЧитателя нужно включить, чтобы мастер смог связать и подчиненный отчеты. Впоследствии мы его удалим из отчета.

12. В следующем окне мастера нужно определить поля связи между главным и подчиненным отчетами. Поскольку связи у нас определены по всем прави мастер самостоятельно определяет эти поля, поэтому нужно просто принять предложенное по умолчанию значение в списке и перейти к сле дующему шагу.

342 Занятие Создание и печать 13. На последнем шаге нужно указать имя отчета подчиненный отчет Формуляры читателей и нажать кнопку Готово (Finish). Поле Подчиненный отчет создается главном отчете.

14. Выделите к этому полю надпись и удалите ее. Выделите само поле и найдите в окне Свойства (Properties) свойство Тип границы (Border Style). Выберите в списке значение для этого свойства Сплошная (Solid) (рис. 11.23).

отчет |.

.

,., > Рис. Свойства элемента управления Подчиненная 15. Протестируйте отчет и убедитесь, что он работает правильно, но заголовки столбцов (рис.

отчета Сергеевна «и я 102000 13. Вольман Наталья возврата Читатель Африка садов л J Рис. Формуляры читателей 16. Закройте отчет, сохранив все макета.

17. Откройте подчиненный отчет в режиме конструктора. Удалите из него иоле КодЧитателя и заголовок столбца.

Использование подчиненных отчетов 18. Сдвиньте поля с датами на освободившееся место и расширьте поле На звание.

19. поля Автор и Название (именно поля, а не надписи столбцов — не перепутайте) и установите для них значения свойств Расширение (Can Grow) и Сжатие (Can Shrunk) равным Да.

20. Увеличьте высоту раздела Заголовок отчета (Page Header) и отформатируйте размешенные в нем надписи (рис.

подчиненный 1. • 2 ' • 3 ' I 4 • • 5 • • 6 • ' 7 • ' 8 ' • Э • • • • • ' !2 • • ' > 1+ ' • 16 • It *. Дата................................. 3..............

* Рис. Отформатированный подчиненный отчет 21. Закройте подчиненный отчет.

22. Откройте отчет Формуляры читателей в режиме конструктора и вставьте в за головок в качестве логотипа рисунок как в отчете Суммы покупок.

7.. • 9 • I • • I • 11 • - 12 • • • I ' 14 > • • • В • ' ' 1? • ормуляры Рис. Добавление надписи примечание отчета 344 Занятие Создание и печать отчетов Переместите вниз границу раздела Примечание отчета (Report Footer) так, что бы там можно было поместить надпись.

24. Создайте в этом разделе текстовое поле. Щелкните на панели элементов на кнопке Поле (Text Box) Щелкните на области примечания Будет создано свободное поле.

В источника данных для этого поля введите выражение Теперь в этом поле будет помещаться число, равное общему количеству чи тателей в библиотеке.

25. Отформатируйте это поле и надпись к нему но образцу (рис.

Откройте отчет в режиме просмотра и убедитесь в правильности данных в главном и подчиненном отчетах, Просмотр и печать отчета Созданный отчет можно либо сразу напечатать, либо просмотреть перед печа тью. В режиме предварительного просмотра Access отображает отчет так, как он будет выглядеть при печати. Этот режим позволяет удобно работать с отчетом.

Например, с помощью кнопок панели инструментов можно отображать теку щую страницу в разных масштабах или просматривать одновременно несколь ко страниц. Если на страницу помещаются не все данные отчета, можно изме нить поля страницы.

1. Откройте в режиме предварительного отчет Алфавитный каталог.

2. Чтобы увеличить какую-либо часть отчета, щелкните на ней, нажмите кнопку Масштаб (Zoom) панели инструментов Предварительный просмотр (Print Preview) и выберите нужный масштаб.

3. Выберите команду Файл Параметры страницы (File Page Setup). Откроется диалоговое окно Параметры (Page Setup), аналогичное диалоговым окнам Печать (Print) других приложений Windows (рис. 11.27).

4. Раскройте вкладку Поля и уменьшите поля сверху, снизу, слева и справа, чтобы увеличить количество размещаемое на одной странице. Флажок Печатать только данные (Print Data позволяет распеча тать только данные отчета, при этом верхний и нижний колонтитулы, а так же разделы заголовка и отчета печататься не будут.

Учтите, что установленные в диалоговом окне Параметры страницы (Page Setup) значения полей будут использоваться только в отчете, по скольку для каждого отчета задается свой набор значений При со хранении отчета Access сохраняет информацию о полях. Установить значе ния параметров, которые будут применяться по умолчанию для всех отчетов базы данных, можно в диалоговом окне Параметры (Options), о котором мы будем говорить на последнем занятии.

Просмотр и печать отчета Параметры !. if Рис. Диалоговое окно Параметры 5. На вкладке Страница (Page) окна Параметры страницы (Page Setup) можно определить тип бумаги и принтер, на котором нужно напечатать от чет. После установки всех параметров нажмите кнопку ОК.

6. Чтобы отчет, нажмите на панели инструментов кнопку Печать (Print).

Access напечатает отчет, используя текущие настройки принтера. Если вы - Microsoft ". ;

Город Хорхе Москва Ди-дик Боэций "Утешение философией" и- Москва Наука Бе Мастер и Маргарита Минск Великим. СПб 1. • CT i - Т Рис, Экспорт отчета в документ Word 346 Занятие Создание и печать отчетов хотите поменять принтер, страницы или значение какого-либо другого параметра, выберите команду Файл Печать Print). Появится стандартное окно Печать (Print) для принтера, заданного в Win dows как принтер по умолчанию.

7. Этот отчет легко преобразовать в Word (формата.rtf), на панели инструментов кнопку Связи с Office (рис. 11.28).

Не забудьте, что в процессе разработки отчета вы можете тестировать переключаясь в режим просмотра образца Образец (Layout Preview). Дан ные в нем будут отображаться, скорее всего, не те, что нужно, но оформле ние вы сможете проверить.

Публикация отчетов Как уже говорилось в предыдущем разделе, отчет Access можно легко преобра зовать в документ Word или таблицу Excel. Эта возможность существовала с первых версий Access, и в первых версиях это было единственным способом создать электронную копию этого документа, которую могли бы просматривать те, у кого нет Access. В Access 2000 новое средство публикации отче — снимки отчета. Снимок отчета представляет собой файл с расширением.snp, который содержит копии всех страниц отчета, включая графические и гие вложенные объекты. Этот файл может просматриваться про граммой Просмотр отчетов (Snapshot Viewer). О снимках отчета мы поговорим позже. Самый простой способ экспорта отчета — создание веб-страницы (файла которую можно просматривать обычным веб-браузером (Internet Explorer). Как и снимок отчета, это статическая страничка текущих но во многих случаях для отчета этого и достаточно.

Создадим такие странички для отчета Алфавитный каталог.

1. Выделите в списке отчет Алфавитный каталог.

2. Выполните команду Файл Экспорт Export).

3. В диалоговом окне сохранения файла выберите папку, в которой будут нахо диться результирующие файлы.

4. В списке Тип файла (Save As Type) выберите формат файла Документы HTML (HTML Documents).

5. В поле файла Name) введите имя результирующего файла — Алфа витный каталог (рис. 11.29).

Если результирующие страницы вы будете помещать на веб-сервер, файла нужно написать по-английски.

6. В данном окне есть еще два флажка: Сохранить формат (Save Formatted) и Авто загрузка По умолчанию флажок Сохранить формат установлен, отчетов при экспорте будет по возможности оформление от чета. Установите флажок чтобы сразу увидеть результат экс порта, и нажмите кнопку Экспорт (Export). Появляется диалоговое окно Пара метры вывода в формате HTML Output Options), которое позволяет выбрать шаблон HTML результирующего отчета и вид кодировки, так как при пуб ликации страничек на веб-сервере необходимо соблюдать серве ром кодировки.

7. Если у вас есть интересные шаблоны HTML, можно указать к нужному файлу. Воспользуйтесь Обзор (Browse) и найдите файл шаблона.

В поле ввода должен появиться путь к этому файлу и будет установлен фла жок Выберите шаблон HTML Нажмите кнопку ОК.

После операции экспорта в интернет-браузере сразу откроется первая страница отчета (рис.

как Алфавитный html -V] Г I Документы HTML Рис. Экспорт отчета в HTML-формат Для каждой страницы отчета создается файл HTML. Имена этих файлов состоят из имени отчета и суффиксов — Раде2 страница не имеет суффикса), РадеЗ и т. д. В нашем отчете создалось две странички:

Алфавитный и Алфавитный 8. Перейдите (с полосы прокрутки) в конец первой странички. Вы увидите гиперссылки для навигации по страничкам отчета, если их сколько.

9. Щелкните на ссылке Next, чтобы увидеть страничку.

Эти файлы могут быть размещены на веб-сайте, и тогда на них должны быть созданы ссылки, либо просто отправлены лицам по электронной поч те. В HTML-страницу экспортируются почти все элементы управления 348 Занятие Создание и отчетов в том числе и подчиненные отчеты, не экспортируются только линии, прямо угольники и OLE объекты (то есть рисунки). Чтобы рисунки оказались на странице, нужно создать шаблон с этими рисунками и использовать его при экспорте.

иц.

| Год издания Борхес Оправдание вечности Москва Боэций "Утешение философией" и Москва Наука Булгаков Михаил Белая Мастер и Минск 1983 § Маргарита основы жизни Минск Даниил Вечера с Петром СПб Еремеева Ольга Мы Классик Лихачев садов Москва Раздумья о СПб Золотая Рис. Отчет Алфавитный каталог в формате Вернемся к снимкам отчетов и посмотрим, как они создаются, на примере отче та Суммы покупок.

1. Снимки — это один из форматов экспорта, поэтому выделите в списке отче тов отчет Суммы и затем выберите команду Файл Экспорт Export).

2. В окне Экспорт объекта (Export Report) формат файла Снимок (Snapshot Format), в поле Папка (Save in) выберите, как обычно, папку, в которой будет сохранен файл, a поле Имя файла (File Name) введите имя файла: Суммы покупок. Нажмите кнопку Экспорт (Export).

3. Файл сохраняется на диске и сразу открывается в окне Просмотр снимков shot Viewer) (рис. 11.31).

отчетов | - - - • " " Суммы покупок J по Год Месяц л Цена j 1998 | Май Май 199S 55,00р.

и ( | Сентябрь 11.0? 199E 21. Итоги год 1999 2009 Сентябрь 09 5D,OOp Сентябрь 21 Итоги t» 1999 1 12 12 12 1999 :

_.

- - " Рис. открытый в программе Просмотр снимков Если программа Просмотр снимков на вашем компьютере не (при стандартной установке Access), то при попытке открыть файл снимка она будет с дистрибутивного диска. Поэтому, возможно, вы получите предложение о необходимости вставить в дисковод дистрибутивный диск.

страницы отчета можно с помощью панели навига ции на нижней границе окна просмотра. Там же расположена кнопка печа ти — крайняя справа.

Щелкните правой кнопкой мыши на области отчета, вы увидите контекст ное меню с командами, дублирующими кнопок панели навигации, и команду Масштаб (Zoom). С помощью этой команды можно увеличивать или уменьшать изображение страниц отчета в окне просмотра. Основное меню программы очень простое. Оно включает несколько команд. Естествен но, это команды открытия, и файлов и команда Отправить которая позволяет пересылать снимки отчетов по почте.

4. Выберите команду Файл Отправить (File Send). Появляется окно с сообщением, в котором вложен файл отчета (рис. 11.32).

5. Заполните нужные поля и отправьте сообщение. Получатель сообщения мо жет дважды щелкнуть на значке файла отчета, чтобы запустить просмотр снимков и открыть в нем отчет.

350 Занятие Создание и печать отчетов Формат - - f -. f. f Л Владимир Отчет о Параметры Рис. 11.32. Отправка снимка по электронной почте Чтобы обеспечить регулярную рассылку отчета, можно создать макрос и зать его со специальной кнопкой панели Мы создадим такую кнопку на Занятии 13.

Как и в случае с веб-страницами, можно обеспечить доступ другим пользовате лям к отчету, используя веб-сайт. Для этого при сохранении снимка отчета сразу положите его в папку на вашем веб-сайте. Тогда, чтобы его могли просмотреть другие пользователи, на главной веб-странице нужно уста новить ссылку на этот отчет. если отчет находится в папке нужно установить ссылку <А Когда пользователь щелкнет на ссылке, в окне активизирует ся программа просмотра снимков, и пользователь увидит отчет. Для этого нуж но, чтобы на компьютере пользователя эта программа была установлена. Сде лайте так, чтобы пользователь мог загрузить ее с этого же сайта.

Опытные разработчики могут использовать элемент ActiveX Snapshot Viewer При установке Просмотр снимков (Snapshot Viewer) он по умолчанию устанавливается в каталог Program Viewer. Нужно встроить этот элемент на веб-страницу с тега Object. В этом устанавливать програм му просмотра на компьютер пользователей не нужно.

Подведение итогов Подведение итогов Это занятие было посвящено созданию отчетов. Вы научились:

• создавать отчеты с помощью мастера;

• данные в отчете и выводить итоговые суммы как по группам, так и по отчету в целом;

• в отчет • создавать составные отчеты, включающие подотчеты;

• просматривать отчеты и печатать их, настраивая параметры страниц;

• создавать статические веб-страницы и снимки, которые можно переслать для просмотра по электронной почте или выложить на веб-сервер.

Все отчеты (как, впрочем, и большинство форм) мы создавали с помощью мас тера и почти ничего не создавали вручную. Рекомендуется так же поступать и в Мастера позволяют очень сильно сэкономить время при ке и в конструкторе стоит только что-то подправить или добавить.

Свой интеллект целесообразнее потратить на структуры данных и интерфейсных элементов, а мастера могут размещать элементы управления, связывать, группировать и выполнять другие рутинные работы.

ЗАНЯТИЕ к ТЕМА ЗАНЯТИЯ На этом занятия узнаете:

• что собой страницы к данным;

• как подключить существующую веб-страницу к данных Access;

• как пользоваться страницами доступа к данным;

• как создать простейшую страницу с помощью мастера авто страниц;

• как создать страницу «с в режиме конструктора;

• какие новые сравнению с формами и отчетами) элементы управления могут размещаться на странице доступа к данным;

• как оформить страницу, чтобы она выглядела привлекательно.

Что такое доступа к данным Для выполнения упражнений этого занятия вам понадобятся два файла: Биб в котором вы создаете свое приложение, и ко торый содержит демонстрационный Что такое страницы доступа к данным Страницы доступа к (Data Access Pages) представляют собой альный тип который обеспечивает веб-интерфейс к данным в данных Access или MS SQL (версии 6.5 и Отличие страниц доступа к данным от остальных объектов Access в том, что каж дая страница представляет собой отдельный файл в формате HTML, а в файле базы данных Access хранятся только ссылки на эти файлы.

Страницы доступа к данным — альтернатива стандартному интерфейсу форм и отчетов, хотя по своей функциональности и внешнему представлению они им пока еще уступают, но уже не столь значительно, как это было в Access 2000, когда они впервые появились. Они имеют одно очень сильное преимущество перед формами и отчетами, а именно — для работы с этими страницами доста точно иметь на рабочем месте только программу просмотра веб-страниц (Internet Explorer), и вовсе не обязательно устанавливать Access. Очевидно, это позволяет значительно расширить круг пользователей приложения, разрабо танного в среде Access.

При разработке страниц доступа к данным рекомендуется установить на Internet версии 5.5 или выше, так только эти версии программы обеспечивают полную поддержку возможностей разработки и просмотра страниц.

Создавать доступа к данным можно не только в среде Access, но и лю быми другими средствами разработки веб-интерфейса, но как вы уже могли убедиться, Access имеет для каждого из своих объектов специальный конструк тор, предоставляющий в распоряжение разработчика много простых средств разработки Страницы доступа к данным могут использоваться не только для отображения данных из таблиц базы данных, как простые HTML-страницы, но и для ввода, и для изменения данных, и для анализа. В от задачи можно выделить три типа страниц.

• Для просмотра в режиме. Такие страницы являются аналогом отчетов Access, так как предназначены для объединения и группи ровки сведений, хранящихся в базе данных, и отображения их в режиме про смотра. Но, в отличие от отчетов, они более динамичны — на них могут Примеры вы можете найти на сайте на посвящен ной книге.

12 Зак. 354 Занятие доступа к данным размещаться кнопки, которые позволяют и фильтровать дан они могут разворачиваться и сворачиваться, чтобы показать данные вы бранных групп. И, наконец, страницы доступа к данным можно рассылать по электронной почте таким образом, что раскрыв сообще ние, увидит текущие данные.

• Для ввода и Этот тип страниц является аналогом форм, поскольку обеспечивает не только просмотр, но и изменение данных, и до бавление новых записей.

• Для Эти страницы содержат сводные таблицы, позволяя данные различными удобными для анализа. Они могут содержать также диаграммы для графического представления различ ных закономерностей и На данном занятии мы сначала посмотрим на уже готовые страницы, которые в демонстрационном примере, а затем вы сами создадите некото рые из этих страниц.

Подключение существующей страницы к базе данных 1. Откройте базу данных Чтобы вывести на экран окно базы данных, на панели инструментов кнопку Окно базы данных (Database Window) 2. Щелкните на ярлыке Страницы (Pages). Откроется список страниц доступа к данным (рис. 12.1). Как уже было сказано, значки в списке на самом деле являются только ярлыками, сами страницы должны при распаковке приме к в режиме к данным с помощью мастера ей а И здания Тематический каталог Рис. доступа к в базе данных Подключение странииы к базе данных ра располагаться в папке AccessDataPages в том каталоге, куда вы скопирова ли пример.

Ярлык содержит полный путь к соответствующей странице. Кроме того, сама страница содержит путь к базе являющейся для нее источником.

Поскольку вы скопировали файлы примера в каталог, который, скорее всего, отличается от каталога, используемого при написании книги, сразу открыть страницу вы не сможете. Все пути придется изменить.

3. ярлык Читатели и нажмите кнопку Открыть (Open) на панели ин струментов окна базы данных.

Появится диалоговое окно с сообщением о том, что нужный был перемещен, переименован или удален, и вам будет предложено новое местоположение страницы (рис. 12.2).

\ указывает Рис. Диалоговое окно с предложением указать новое местоположение странииы 4. Нажмите кнопку Обновить ссылку (Update Link) и в стандартном окне файла укажите папку и файл страницы Страница будет найдена и откроется в режиме просмотра, но так как путь доступа к базе данных тоже неправильный, страница не будет содержать каких а в полях будут отображаться коды ошибок.

5. Кнопкой (Вид View) панели инструментов переключитесь в режим тора.

Сначала появится сообщение о том, что не удается найти базу данных или объекты базы данных, на которые есть ссылки на странице. Нажмите кнопку ОК. Страница открывается в режиме конструктора. Теперь нужно настроить для нее параметры подключения к источнику данных.

6. В тфавои части окна конструктора появляется панель Список полей в которой отображается строка подключения — полный путь к базе данных (рис. 12.3). Значок справа перечеркнут красным кре стом, значит, к источнику данных не 7. Щелкните на кнопке Свойства подключения для страницы (Page Connection perties) га.

Откроется диалоговое окно Свойства подключения к данным (Data Link с раскрытой вкладкой Подключение (Connection), на которой вы ту же строку (рис. 12.4).

8. Задайте в этом поле правильное имя и местоположение файла с данными (можно воспользоваться кнопкой построителя, отображающей стандартное окно открытия файла).

356 Занятие 1 2. доступа к I '.< Свойства для Наши читатели Для того чтобы в библиотеку добавления новой и введите данные о себе. Сохранение данных при переходе на, Рис. доступа к данным в режиме конструктора enter name:

. ' 2 :a ЕЛ.

Рис. 12.4. Диалоговое окно свойств связи с данными доступа к данным 9. Проверьте возможность подключения, нажав кнопку Проверить подключение (Test connection). Если все в порядке, нажмите кнопку ОК. Тогда на этой па нели будет отображаться список таблиц и запросов базы данных Библиоте 10. Выполните команду Файл Сохранить (File Save), чтобы сохранить изменен ные параметры подключения.

Сведения о подключении страницы сохраняются в ее свойстве on Его значение можно изменять непосредственно в окне свойств страницы досту па к данным.

Еще одним вариантом подключения страницы к источнику данных является файл подключений. Файл — это специальный файл, который со держит все данные, необходимые для При использовании подключений имя этого файла хранится в страницы При открытии страницы читается файл подключений, и на его данных выполняется подключение страницы к источнику данных.

Могут быть использованы два формата файла подключений:

• (Universal Data Link) — стандартный файл для подключения к любому источнику данных OLE DB. Содержимое этого файла можно просматривать и изменять с помощью программы Microsoft Data Link.

• ODC (Office Data Connection) — специальный файл для подключения к ис точнику данных Microsoft Office, в том числе к Access и к SQL Server. Этот файл использует языки HTML и XML, и его можно и изме нять с помощью любого текстового редактора.

Преимущество этого способа в том, что вы можете использовать один файл подключений для всех страниц, которые получают данные из одного источника:

базы данных таблицы Excel, базы данных Microsoft SQL Server. При из менении местоположения источника данных не нужно перенастраивать каж дую страницу, как мы только что делали, достаточно отредактировать файл подключений.

Для создания файла подключений можно подключе ния данных. Мы создадим такой файл в конце данного занятия, Использование страниц доступа к данным 1. Нажмите кнопку Вид (View), чтобы переключиться в режим просмотра стра ницы. На экране появится страница, представленная на рис. 12.5.

Как видите, эта страница очень похожа на соответствующую форму. Как и обычная форма, она позволяет просматривать записи о читателях, изменять их и добавлять новые записи. В нижней части страницы размещается панель перехода по записям. Она похожа на соответствующую панель в форме, во всяком случае, те же кнопки имеют то же назначение, но на ней 358 Занятие 1 2. доступа к данным и кнопки панели инструментов формы: сортировки, фильтра по му, удаления и сохранения записи.

2. Нажмите кнопку добавления записи Поля ввода очистятся, и вы сможе те новую запись.

3. Введите данные о читателе так, как вы их в форму по полям выполняется клавишей Tab).

4. Когда ввод будет закончен, нажмите кнопку сохранения записи будет сохранена в таблице Читатели.

Если вы не хотите сохранять запись или изменения, сделанные в те записи, воспользуйтесь кнопкой Наши читатели Для того чтобы записаться в библиотеку нажмите кнопку новой записи и данные о себе. Сохранение данных происходит переходе на другую записи или страницы.

Фамилия I Имя Отчество Адрес Телефон Читатели 1 из 7 МИ Рис. доступа к данным Чтобы установить фильтр на отображаемые записи, установите курсор в поле ввода страницы и нажмите кнопку Фильтр по выделенному Соседняя кнопка, так же как в форме и в таблице, используется для снятия фильтра.

кнопка используется для удаления записи.

К сожалению, на этой панели отсутствует такая кнопка, как Поиск — поиск нужной записи выполнять только с помощью фильтра.

5. с помощью Проводника Windows папку с демонстрационным при мером, найдите файл и дважды щелкните на Запустится программа просмотра веб-страниц, и вы увидите страницу (рис. 12.6).

Использование доступа к данным Edit Favorites Search Favorites Media Наши читатели Для ТОГО чтобы нажмите кнопку добавления и данные о Сохранение данных переходе на записи или закрытии Имя | Отчество Адрес 6-3- Телефон Г 1 из 7 j My Рис. доступа к данным, открытая программой просмотра ЗАДАНИЕ Попробуйте сортировать записи, новую запись — вы убедитесь, что все кнопки панели работают так же, как в среде Access.

Если бы и файл базы данных и страница и даже сама программа Access находились не на вашем локальном компью тере, а на сервере локальной сети, вы также смогли бы работать с этой стра ницей.

6. Закройте окно программы просмотра веб-страниц.

7. Закройте страницу Читатели в Access.

8. Откройте страницу Алфавитный каталог (рис, 12.7).

Это уже другой тип страницы. Она предназначена для просмотра и поиска.

Данные на ней объединены в группы, по умолчанию на экране отображается заголовок группы. Чтобы отобразить входящие в группу записи, щелкнуть на маркере ее группа маркер из меняет свой внешний вид В нижней части каждой развернутой группы отображается панель перехода по записям. Когда страницы доступа к данным только появились 360 Занятие Страницы доступа к данным Алфавитный каталог Б Ф Хорхе Рис. доступа к данным каталог Зависимость суммы покупки от даты X ••.;

.! * - -: •• * • Рис. Страница доступа к данным с диаграммой Создание автостраницы в Access, не разрешалось выполнять редактирование данных со страницы, кото рая содержала группировки. В Microsoft Office Access 2003 это ограничение снято, Теперь разработчик может запретить или разрешить изменение данных на страничках с группировкой, устанавливая уровня группы.

На рис. 12.8 изображена страница доступа к данным, которая включает грамму, отображающую изменение сумм, затраченных на покупку книг, по да там. Такие страницы обычно используются для анализа и выявления мерностей и тенденций.

Диаграмма с базой данных, и при изменении этих данных происходит соответствующее изменение диаграммы. Диаграмма может быть связана со сводным списком или электронной на той же це. В этом случае диаграмма меняется при изменении сводного списка электронной таблицы.

Создание автостраницы Познакомившись с тем, что представляет собой страница доступа к данным, создадим такую страницу.

Самый простой способ — средство автоматического создания страницы.

1. Откройте файл базы данных и раскройте список 2. Нажмите кнопку Создать (New) панели инструментов окна базы данных.

явится диалоговое окно Новая страница доступа к данным (New Data Access Page) (рис. 12.9).

Новая к Существующая • с один Рис. 12.9. Диалоговое окно Новая доступа к данным 3. Выделите элемент Автостраница: в столбец (Autopage:

4. Б раскрывающемся списке выберите имя таблицы Авторы, которая будет использована в качестве источника данных для страницы, и нажмите ОК.

362 Занятие к данным Год рождения Год смерти Место Заметки:

и Рис. Автостраница Авторы Подождите немного, и на вашем экране отобразится такая страница (рис. 12.10).

На ней разве что не хватает красивого заголовка, и нужно слегка подправить размеры, Во всем остальном это вполне законченная с которой сразу же можно работать.

Б : данных. - - страницы доступа к данным в режиме Создание страницы к данным с помощью мастера существующей Авторы Рис. Ярлык доступа к Авторы с мастера 5. Нажмите кнопку Сохранить (Save) панели инструментов Макет страницы Design). Появится диалоговое окно выбора папки и имени файла для сохра нения страницы в формате HTML. Введите в поле Имя файла (File Name) на именование Авторы. Сначала появится информационное сообщение о том, что путь к базе данных задан абсолютный, а значит, эта страница не бу дет корректно работать с другого компьютера.

6. Нажмите кнопку ОК. Страница будет сохранена в файле с заданным именем (с а в базе данных появится одноименный ярлык для доступа к ней (рис. 12.11).

7. Закройте окно со страницей.

Итак, вы создали первую карточку. Однако так можно создавать только очень простые страницы. Например, если попытаться так же построить страницу для ввода и отображения записей таблицы Издания с многими полями, в том числе и полями со списками страница с длинным столбцом полей вас вряд ли устроит.

В таком случае лучше воспользоваться мастером или конструктором.

Создание страницы с помощью мастера Мастер страниц доступа к данным предоставляет более широкие чем автоматическое создание страниц. С его помошью можно создать страницу па основе полей из нескольких таблиц или запросов, использовать и сортировку записей.

Мы создадим страницу для просмотра каталога библиотеки. Группировку дан ных организуем по разделам, поэтому будем считать, что создается тематиче ский каталог.

Для этой страницы построим запрос Книги по разделам.

1. Откройте в режиме конструктора запрос Книги по авторам. Добавьте в него таблицу Разделы. Вставьте в бланк запроса в качестве первого столбца поле Раздел из этой (рис.

2. Выберите команду Файл Сохранить как Save As) и сохраните запрос под именем Книги по разделам.

3. Закройте запрос и раскройте список страниц, щелкнув на ярлыке (Pages).

4. Дважды щелкните на ярлыке Создать страницу доступа к данным с помощью мас тера (Create data access page by using wizard).

Появится первое диалоговое окно мастера. На этом шаге требуется источник данных для страницы: одно или полей из одной или не скольких таблиц или запросов в базе данных.

5. Выберите запрос Книги по разделам в раскрывающемся списке Таблицы и за просы 364 Занятие 1 2. доступа к данным & по разделам запрос на Название Имя Город Г I i Раздел Автор: город Издательство Разделы Издания Города Издательства : no возрастанию по •.- ;

0 0 В ".

- Рис. 12.12. Запрос Книги по разделам 6. Перенесите в список Выбранные поля (Selected Fields) поля списка ные поля Fields) (рис. 12.13). Нажмите кнопку Далее (Next).

' i.

Рис. Первое окно Мастера доступа к данным 7. На следующем шаге укажите ноля, по которым нужно произвести груп пировку данных. Для этого выделите в списке поле Разделы и нажмите кнопку Создание с мастера 8. Затем выделите поле Авторы и снова щелкните на кнопке Таким обра вы задаете два группировки (рис. 12.14).

9. Нажмите кнопку Группировка (Grouping Options). Появится диалоговое окно Интервалы группировки (Grouping Intervals). В этом окне для каждого поля, по которому группируются данные, требуется указать интервалы (рис. 12.15). Оставьте предложенное по умолчанию значение интервалов Обыч ный (Normal).

Название, Рис. Второе диалоговое окно Мастера доступа к данным обычный Рис. 12.15. Настройка интервалов группировки Поскольку поля текстовые, группировка может производиться не только по одинаковым значениям этих полей, но и по первой букве, по двум первым буквам д. Желая создать Алфавитный каталог, мы бы вень группировки сделать по авторам с группировки по первой букве. Тогда все издания сгруппировались бы по алфавиту: А, Б, В и т. д., а каждой группы можно было бы сгруппировать издания по авторам с обычным интервалом группировки.

366 Занятие 1 2. Страницы доступа к данным 10. На третьем шаге задается порядок сортировки. Это диалоговое окно (рис. как и предыдущее, похоже на соответствующее диалоговое окно мастера форм и отчетов, поэтому вы уже знаете, как им пользоваться. В на шем примере разумно задать сортировку по названию а - I I * j по i * Л I Рис. Третье диалоговое окно Мастера доступа к данным Раздел Дмитрии Название:

I Год по по 1 из Книги по из Рис. Страница Тематический каталог, созданная мастером Создание с мастера В последнем диалоговом окне мастера требуется ввести название страницы доступа к данным (это название ярлыка в базе данных).

11. Введите в поле ввода название Тематический каталог и выберите переключа тель Открыть страницу (Open the page). Нажмите кнопку Готово (Finish).

12. После небольшой паузы на экране в режиме просмотра будет отображена созданная мастером страница (рис. 12.17). Чтобы вывести список авторов по каждому разделу и список книг каждого автора, воспользуйтесь развертывания структуры. С помощью панелей перемещения по записям можно выбрать раздел, автора и книгу.

13. Нажмите кнопку Сохранить (Save) на панели инструментов Разметка страницы (Page View). В появившемся диалоговом окне укажите папку и имя файла для сохранения страницы доступа к данным, например Тематический и нажмите кнопку Сохранить (Save).

Если вы собираетесь опубликовать созданную страницу тс не используйте в имени файла русские буквы и пробелы. Веб-сервер не мо жет обеспечить доступ к такой странице.

Закройте страницу.

Итак, мы получили страницу доступа к данным, предоставляющую лям возможность просмотреть информацию о книгах в библиотеке в или интранете.

Однако эта страница не очень удобна и еще не готова к публикации. Она обла дает целым рядом • Для выбранного раздела нужно сразу отобразить список нескольких ав торов.

• В группе с информацией об издании следует отобразить данные сразу о не скольких изданиях в виде таблицы.

• Требуется изменить оформление страницы.

В следующем разделе вы узнаете, как избавиться от некоторых недостатков.

Вообще говоря, интерфейс базы данных обычно включает более сложные фор мы (например, формы с подчиненными формами). К сожалению, точных анало гов подчиненных форм в страницах доступа к данным Microsoft Office Access 2003 не однако с помощью программирования и использова ния элементов ActiveX можно реализовать все необходимое для работы с дан ными. Кроме того, путем программирования можно снабдить страницу доступа к данным процедурами реакций на такие события, как нажатие кнопки, получе ние страницей фокуса и многие другие. То есть страницы обладают всеми необ ходимыми возможностями, которые формы и отчеты Access.

Однако, чтобы сделать их таковыми, нужно уметь программировать. В данном курсе мы изучаем только возможности, предоставляемые Access без програм мирования.

368 Занятие 12. доступа к Создание и изменение страниц доступа к данным в режиме Как и другие объекты страницу доступа к данным можно создать само стоятельно без помощи мастеров в конструктора. Этот режим исполь зуется и для того, чтобы отредактировать страницу, созданную ранее с помо щью мастера или на основе веб-страницы.

щелкните на ярлыке Создание страницы доступа к данным в режиме руктора (Create data access pages in Design View). Пустая страница будет открыта в режиме конструктора (рис. 12.18).

Пустая страница содержит один раздел, пока никак не связанный с объектами базы данных, и область для ввода заголовка страницы. Кроме того, в режиме Конструктора доступа к данным, как и в режиме конструктора форм, отображается окно со списком полей базы данных, а также панель элементов управления, которые можно разместить на странице.

Список полей можно отобразить с помощью команды Вид Список полей (View List) или кнопки Список полей (Field List) панели инструментов Макет страницы (Page View).

Панель элементов управления можно отобразить командой Вид Панель элементов (View Toolbox) или нажмите кнопку Панель элементов (Tool box) панели инструментов Макет страницы. Повторный выбор этой команды (или нажатие кнопки) скрывает панель элементов управления.

На панели элементов вы видите многие элементы: поле ввода, над пись, группу переключателей, переключатель, флажок, список и поле со спис ком, кнопку, рисунок, а также кнопки, соответствующие элементам, ко торые могут размещаться только на странице доступа к данным. Ниже приведе но краткое описание этих • Связанный HTML (Bound Span). Текстовое поле, отображающее текст в формате HTML, который редактировать. Этот элемент может привязан к полю в таблице источника данных. В такой элемент данные загружаются быстрее, чем в текстовое поле, они более эффективны на страницах, предназначенных только для отображения данных.

• Бегущая строка Text). Текстовое поле, использующееся на страницах доступа к данным для отображения движущегося текста, к которому требу ется привлечь внимание, например, заголовка или важного объявления. Для отображения текста, содержащегося в поле базы данных, элемент управле ния Бегущая строка можно присоединить к соответствующему полю.

• Развернуть (Expand), Маркер — элемент, при активизации ко торого выполняется развертывание или свертывание группы данных.

Создание и изменение доступа к данным режиме конструктора Рис. доступа к данным в режиме конструктора Панель перехода по записям (Record Позволяет быстро выполнять переходы между записями, либо добавлять, удалять, отменять сортировать или фильтровать записи. На странице доступа с группами каждая группа может иметь панель перехода по запи сям, в нижней части развернутой группы.

Сводная таблица Office (Office Pivot Table). Веб-компонент аналог ных таблиц Microsoft Excel: отображает данные в виде строк и столбцов, торые можно реорганизовывать для анализа данных различными способами путем перемещения строк в столбцы и столбцов в строки, отображения ито говых сумм на пересечении строк и столбцов, а также другими упорядочения и суммирования данных. Сводная таблица содержит соб ственную панель инструментов и встроенную справку.

Диаграмма Office (Office Chart). Средство графического представления данных данных или сводных и электронных таблиц на странице па к данным.

Электронная таблица Office (Office Spreadsheet). Аналог листа Microsoft Excel позволяет вводить и редактировать данные или вычисления с данными. Электронная таблица содержит собственную панель инструмен тов и встроенную справку.

13 Зак. 370 1 2, к данным Кроме перечисленных элементов управления, на странице могут разме щаться гиперссылки, гиперрисунки, фильмы и пр. Можно сказать, что список элементов управления, используемых на страницах доступа к данным, раничен, поскольку можно использовать любые элементы управления ActiveX, число которых постоянно увеличивается.

Добавлять поля на страницу доступа к данным в режиме конструктора помога ет диалоговое окно Список полей (Field List), (см. рис. 12.17). Оно содержит спис ки всех таблиц и запросов открытой базы данных. Для каждой таблицы или за проса можно вывести список полей. Списки запросов и их полей представлены в виде иерархии, подобной иерархии папок и файлов, отобража емой в окне Проводника. Каждый уровень иерархии можно раскрыть с помо или свернуть с помощью значка расположенного рядом с элементом верхнего уровня иерархии.

Для примера создадим в конструкторе страницу, которая позволит просматри вать, изменять и вводить новые записи в таблице Издания.

1. Сохраните страницу доступа к данным кнопкой Сохранить (Save) панели инст рументов. В диалоговом окне Сохранение в виде страницы доступа к данным (Save as data access Page) укажите папку, в которой необходимо сохранить страницу, к т IT!

[Т) | | I | | | :..

1 • Рис. доступа к данным после добавления поля Раздел и изменение доступа к данным в режиме конструктора 3/ и введите имя файла, в котором она должна быть сохранена;

Нажмите кнопку Сохранить (Save).

2. В диалоговом окне Список полей List) найдите таблицу Издания и щелкните на слева от ее имени. Раскроется список лолей этой таблицы.

3. поле Название и нажмите кнопку Добавить на страницу (Add To Page).

На странице появится элемент Текстовое поле (Text Box), связанный полем Название, которое становится для этого элемента управления источни ком данных (рис. 12.19).

Обратите внимание, что после добавления этого поля на странице появился но вый раздел КнопкиПерехода (Navigation), в котором помещается панель кнопок перехода по записям в случае таблицы Издания. Сам раздел данных для него теперь служит набор записей Издания, о чем свидетельствует заголовок. Список всех разделов страницы можно увидеть, щелкнуть па стрелке от названия основного раз дела Издания.

размеров элементов управления на как и многие другие операции, выполняется аналогично тому, как это делается в формах и отчетах.

Заметим только, что при элемента управления всегда перемеща ется вместе с к нему надписью, а надпись можно переместить независимо от ЗАДАНИЕ Разместите на странице остальные таблицы Издания. При этом можно ориентироваться на изображение страницы на рис. поскольку именно так она должна выглядеть в конце работы.

При добавлении остальных элементов управления на страницу можно про сто перетаскивать их мышью в нужную область раздела.

Обратите внимание, что поле Тип издания представлено на странице элементом Поле (Text Box), хотя это поле в таблице Издания задано как поле подстановки. Причем остальные поля элементом Раскрывающийся список (Dropdown List). Поле Тип издания отличается от других тем, что источник данных для него — Список значений (Value List). Кон структор не умеет создавать для него Раскрывающийся список (Dropdown List).

Сделаем это с Перед выполнением следующего упражнения убедитесь, что кнопка Масте ра (Control Wizards) на панели элементов нажата.

Тем более что в при форм мы не создавали поля со и 372 Занятие 1 2. доступа к данным Год Издание:

Издательство:

Число страниц:

Место Дата Рис. доступа к данным Издания в режиме конструктора Создание элементов управления Раскрывающийся список 1. Удалите элемент управления Тип издания, выделив его и нажав клавишу Delete.

2. Нажмите кнопку Раскрывающийся список (Dropdown List) на панели Щелкните на странице доступа к данным на свободном месте для размеще ния нового элемента управления. Появится диалоговое окно Создание полей со списком (Combo Box Wizard) (рис, 12.21).

3. На первом шаге необходимо определить источник данных для списка. В дан ном случае мы должны ввести значения списка, поэтому установите пере ключатель Будет введен фиксированный набор значений (I type in the values that I want).

4. На следующем шаге нужно ввести значения списка. Введите в столбец зна чения журнал, газета (рис. 12.22) и перейдите к следующему 5. В последнем окне нужно ввести текст, который будет надписью для созда ваемого поля. Введите Тип издания и нажмите кнопку Готово (Finish).

На странице появится изображение поля со списком и надписью около него.

6. Увеличьте ширину поля, перетащив мышью его правый край.

В отличие от элемента управления Поле со списком (Combo Box) формы, элемент управления Раскрывающийся список (Dropdown List) страницы доступа к данным не может содержать более двух столбцов. Поэтому нам изменить поле со списком Место хранения (сейчас в нем отображается только номер комнаты).

Создание и изменение доступа к в режиме конструктора со списком Рис. Первое диалоговое окно мастера создания полей со списком. Рис. Второе диалоговое окно мастера создания полей со списком ЗАДАНИЕ Создайте запрос на основе таблицы в котором определите вычисляемое поле, являющееся конкатенацией значений трех полей таблицы (рис. 12,23).

Изменение свойств элементов управления Закроем страницу, сохранив при этом все изменения. Откроем ее вновь.

позже станет понятно, зачем это понадобилось.

1, Выделите элемент управления Место хранения и нажмите кнопку (Properties) на панели Конструктор страниц (Page Design). Откроется 374 Страницы доступа к данным т запрос на Место;

комната а шкаф а • • по и 0 D • или:

I Рис. 12.23. Запрос Места Запрос List : КодМеста место Л записей:

Рис. 12.24. Свойства управления Dropdown 2. диалоговое окно со свойствами элемента управления Раскрывающийся список (Dropdown List) (рис.

3. Раскройте вкладку Data (Данные), Теперь нужно изменить ряд свойств.

4. Во-первых, в качестве значения свойства (Источник строк) нуж но указать только что созданный запрос. Выберите в списке значение Места (Если бы мы не открыли форму вновь, этот запрос не по явился бы в списке, так как мы создавали его уже после того, как страница была открыта в режиме конструктора. Поэтому и пришлось закрыть ее и от крыть вновь.) 5. Свойство (Отображаемое поле) указывает, какое поле будет отображаться в списке (можно отобразить не более двух полей). Мы долж ны отображать поле Место. Выберите его в списке.

К сожалению, свойств страниц к данным не русифицировано.

Создание и изменение страниц доступа к данным в режиме конструктора 6. Свойство (Связанный какого поля списка должно сохраняться в таблице поле КодМеста.

страницы закончено, попробуем ее тестировать.

1. Нажмите Вид (View) на панели инструментов, чтобы переключиться в режим просмотра страницы, и попробуйте полистать записи на странице (рис, 12.25). Попробуйте запись или удалить.

I о я -.

— и другие. | Раздел:

Том:

Издание:

Тип Наука жесткая Тип издания Число страниц: | Место хранения:

Большая комната Сервант Дата покупки:

Заметки:

В книгу включены поз д им с Манлия Северина гг.). "Комментарий к и теологические трактаты в переводе на русский язык Б of " -. И Рис. 12.25. Издания в режиме просмотра страницы В табл. 12.1 приведены описания некоторых важных свойств, общих для многих элементов управления.

Некоторые свойства элементов управления Свойство Источник данных для элемента (это может быть (Источник данных) имя поля в или инструкции SQL или Чтобы в режиме просмотра возможность (Блокировка) щелчком, для значение True (Истина) Id идентификатор (имя) (Имя) для на при к данным 3/6 Занятие 1 2. доступа к данным Таблииа Свойство Описание Чтобы данных, отображаемых в элементе (Только чтение) True Tablndex Номер в перехода. Чтобы (Индекс перехода пропустить элемент в последовательности перехода, по Tab) значение Title Текст всплывающей подсказки для управления (Всплывающая подсказка) _ Visibility Определяет режим элемента управления на (Вывод на экран) hidden (скрытый) позволяет скрыть элемент, (видимый) — отобразить, значение inherit (унаследовано) установлено по умолчанию и означает отображение или скрытие элемента в зависимости от видимости элемента Как и в форме, на странице доступа к данным, предназначенной для ввода и редактирования записей, нужно позаботиться о последовательности пере хода по полям ввода. По переход по полям осуществляется в том порядке, в котором они создавались. К сожалению, режиме конструктора страниц нет команды меню Вид Последовательность перехода (View Tab Order), как в конструкторе форм, которая обеспечила бы простой интер фейс для определения этой Поэтому требуется устано вить правильно значения свойства Tablndex для каждого поля ввода.

2. Проверьте значения Tablndex для всех элементов управления и, где нужно, измените их. Значением этого свойства должен быть номер элемента в последовательности перехода.

3. Закройте страницу, сохранив все изменения.

В следующем упражнении мы посмотрим, как можно с помощью конструктора усовершенствовать страницу Тематический каталог, которая была создана раньше с помощью мастера.

Изменение страницы Тематический каталог 1. Откройте страницу Тематический каталог в режиме конструктора.

Окно конструктора страницы данном случае напоминает окно конструкто ра отчетов (рис. 12.26).

Страница состоит из нескольких разделов. Внутренний раздел, имеющий за головок Книги по раздел Данные в отчете.

Двум уровням группировки соответствуют пары внешних разделов: Книги по и Книги по Слева от поля, по которому груп пируются данные, располагается маркер развертывания структуры. С это имя запроса, котором базируется Создание и изменение доступа к данным в режиме конструктора щью этого маркера можно развернуть или свернуть список элементов одной группы. разделу, содержащему поля данных, соответствует свой раздел кнопок перехода.

_ I Автор : Город ;

ff тор I N Книги иг М * Рис. 12.26. Тематический каталог, созданная с мастера Разберемся, как управлять сортировкой и группировкой записей на стра нице.

Панель инструментов Макет страницы (Page Design) очень похожа на панель инструментов Конструктор отчетов (Report Design), но на ней появилось не сколько новых кнопок:

— Повысить уровень (Promote);

- Понизить уровень (Demote);

Pages:     | 1 |   ...   | 2 | 3 || 5 |



© 2011 www.dissers.ru - «Бесплатная электронная библиотека»

Материалы этого сайта размещены для ознакомления, все права принадлежат их авторам.
Если Вы не согласны с тем, что Ваш материал размещён на этом сайте, пожалуйста, напишите нам, мы в течении 1-2 рабочих дней удалим его.