WWW.DISSERS.RU

БЕСПЛАТНАЯ ЭЛЕКТРОННАЯ БИБЛИОТЕКА

   Добро пожаловать!

Pages:     | 1 |   ...   | 3 | 4 || 6 |

«В. Кузьмин Office Excel 2003 Все, что нужно узнать о новой версии популярной программы обработки электронных В. Кузьмин Microsoft - - ' - • курс Москва • Санкт-Петербург • Нижний Новгород • Воронеж ...»

-- [ Страница 5 ] --

Уменьшение времени печати Режим ускорения печати устанавливается на вкладке Sheet (Лист) диалогового окна Page Setup (Параметры страницы). Существует три способа сокращения вре мени вывода документа на печать: печать в черновом в черно-белом ре жиме и без отображения сетки.

Печать в черновом режиме Для ускорения печати нужно выбрать минимальное Если же разре шение принтера не известно, используйте для повышения скорости печати ре жим черновика, при котором на печать не выводятся линии сетки и большинство графических объектов. Чтобы включить данный режим, установите на вкладке Sheet (Лист) флажок Draft Quality (Черновая).

Печать в черно-белом режиме На черно-белых принтерах цвета отображаются в виде оттенков серого. Если вы работаете с цветным принтером, то можете сократить время печати документа Excel, используя режим черно-белой печати. Для этого установите флажок Black and (Черно-белая) на вкладке Sheet (Лист). При печати в таком режиме текст и рамки будут выведены черным цветом, фон ячеек — а рисунки и диа граммы — серым, Печать без линий сетки Ускорить вывод на больших документов Excel можно еще одним спосо бом — не отображая линии сетки. Для того чтобы убрать сетку, следует задать Печать документа команду Tools (Сервис Параметры) и сбросить флажок (Сет ка) на вкладке View (Вид), которая показана на рис. 11.18.

Рис. 11.18. Вкладка View диалогового окна Options Отсутствие в рабочем листе сетки сделает данный документ более легким для восприятия. Учтите, что установка или отключение этого флажка не влияет на отображение сетки на экране.

Диспетчер отчетов Данные можно вывести на печать в виде отчета, при составлении кото рого использовалось несколько сценариев. Сценарием называется именованный набор входных значений, который подставляется в электронную таблицу. В виде сценария в листе рабочей книги сохраняются различные группы значений. Лис ты, представления и сценарии объединяются в сводные отчеты. Сформирован ный таким образом отчет сохраняется вместе с поэтому его можно распе чатать и позднее.

Просмотрев результаты работы диспетчера сценариев Scenario Manager (Диспет чер окно которого представлено на рис. 11.19, выберите сценарий, подключаемый к диспетчеру отчетов Report Manager (Диспетчер отчетов).

Если сценариев несколько, отчет составляется из листов, каждый из которых соз дается на основе одного из этих сценариев и распечатывается на отдельной стра нице в заданной пользователем последовательности. Оформление листов может быть различным, Представление — это именованный набор параметров отображения и печати, ко торый можно применить к книге. Для создания и сохранения представления ис пользуется показанное на рис. 11.20 диалоговое окно Custom Views (Представле ния), которое вызывается одноименной командой из меню View (Вид). В книге Урок Подготовка к печати можно создать несколько представлений. В представлении сохраняются области печати, установленные ранее для листов книги Excel. Если лист не содержит эти области, он будет напечатан целиком.

Рис. 11.19. окно Scenario Manager Рис. 11.20. Диалоговое окно Custom Views Создание и обработка отчетов осуществляются с помощью команды Report Mana ger (Диспетчер отчетов) меню (Вид), которая доступна только в том случае, если в диалоговом окне (Надстройки) меню Tools (Сервис) установлен флажок Report Manager (Диспетчер отчетов). Если в меню View (Вид) названная команда отсутствует, загрузите программу-надстройку Report Manager с веб-узла http://ofRce.m7crosoft.com/rus/DownLoads/default.aspx.

Задайте команду Report Manager (Диспетчер отчетов) меню View (Вид), после чего от кроется диалоговое окно для текущей рабочей книги отчетов (рис. Щелкнув в этом окне на кнопке Add (Добавить), вы перейдете в окно Add Report (Добавить отчет), показанное рис. 11.22.

В поле Report Name (Имя отчета) укажите имя создаваемого отчета. Установив в области Section to Add (Раздел) флажки View (Представление) и Scenario (Сцена рий), выберите в соответствующих списках используемые представления и сце нарии для текущего После нажатия кнопки Add (Добавить) в отчет будет добавлен новый раздел и его имя появится в поле Section in this Report (Разделы в этом отчете). Созданные аналогичным образом дополнительные разделы будут выводиться на печать в последовательности их размещения в поле Section in this Report (Разделы в этом отчете). Изменить порядок расположения разделов можно с помощью кнопок Move Up (Вверх) и Move Down (Вниз). Для того чтобы задать сквозную нумерацию страниц составного отчета, установите флажок Use nuous Page Numbers (Последовательная нумерация страниц). Добавив при необхо димости дополнительные сценарии и завершите создание отчета, щелкнув на кнопке после чего его имя появится в диалоговом окне Report Ma nager (Диспетчер отчетов).

Рис. 11.21. Диалоговое окно Report Manager Расчет Движение средств, (None), (None] Рис. 11.22. Диалоговое окно Add Report Выделите в списке этого окна отчеты, подлежащие выводу на печать, и щелкните на кнопке Print (Печать).

Печать отчета сводной таблицы Помимо задаваемых в диалоговом окне Page Setup (Параметры печати) парамет ров печати, которые применимы ко всем листам документа, Excel содержит пара метры печати, относящиеся к отчетам сводных таблиц. Их удобно использовать Урок 11 • Подготовка документа к печати при печати больших отчетов. Чтобы получить доступ к формату от чета со сложной щелкните на кнопке AutoFormat (Формат отчета) па нели инструментов (Сводная таблица), после чего отобразится пока занное на рис. 11.23 диалоговое окно AutoFormat (Автоформат). Выберите подхо дящий формат и щелкните на кнопке ОК.

Рис. 11.23. Диалоговое окно AutoFormat Печать отчета сводной таблицы 1. Выделите ячеек, содержащих нужный отчет.

2. В окне Page Setup (Параметры страницы) установите параметры стра ницы (поля, заголовки и колонтитулы).

3. Для того чтобы заголовки отчета повторялись на каждой странице, ука жите сквозные строки и столбцы в полях Rows to repeat at top (Сквозные строки) и Columns repeat at left (Сквозные столбцы) на вкладке Sheet (Лист).

4. При необходимости установите на рабочем листе принудительные раз рывы страниц.

5. Просмотрите страницу, внесите изменения, если возникнет необходи мость, повторно задайте разметку страниц и отправьте отчет на печать.

Заголовки строк и столбцов можно напечатать на каждой странице отчета — для этого достаточно установить в окне PivotTable Options (Параметры сводной табли цы) флажок Repeat item for each printed page (повторять подписи на каждой печати). Но прежде необходимо очистить поля сквозных строк и столб цов в области Print titles (Печатать на каждой странице) на вкладке Sheet (Лист) диалогового окна Page Setup (Параметры страницы). В заголовках страниц, выво димых на печать, указываются имена строк, столбцов и данных.

Печать документа На рис. и 11.25 приведены фрагаенты отчетов, первый из которых создан с помощью мастера сводных таблиц, а второй — с использованием диспетчера сценариев по данным сводной таблицы.

- * X Fit Li* - в- j IP • S i Рис. 11.24. Отчет сводной таблицы, созданной с помощью мастера сводных таблиц Рис. 11.25. Отчет сводной таблицы, созданной с помощью диспетчера сценариев 350 Урок 11 • Подготовка к печати Если макет отчета изменится таким образом, что заголовки окажутся в других строках и столбцах, при выводе отчета на печать автоматически будут печататься новые заголовки.

Подведение итогов В этом уроке мы научились:

0 устанавливать и настраивать принтеры;

0 задавать параметры страницы;

0 размечать документы;

0 просматривать документы перед печатью;

И работать с диспетчером отчетов.

Работа с УРОК VBA Автоматизация рабочих процессов Использование макросов Знакомство с VBA Процедуры и функции в VBA Управляющие конструкции 352 Урон 12 Работа с Большинство пользователей постепенно осваивают те возможности Excel, которые наиболее пригодны для создания документов нужного им типа. Определив для себя оптимальное количество требуемых инструментов, они, как оставля ют без внимания множество средств и функций программы. Наиболее честолюби вые пользователи, для того чтобы облегчить доступ к привычным командам, изме няют интерфейс Excel. Но дальше этого они не идут.

Автоматизация рабочих процессов Две области, которые многие пользователи, к сожалению, оставляют без внима ния, — это запись макросов и программирование в среде VBA (Visual Basic for Applications — Visual Basic для приложений). В недалеком прошлом макросы имели настолько плохую репутацию, что многие не желали даже связываться с ними. Однако сейчас макросы очень просто записывать и выполнять. Применив минимум усилий, вы сможете избежать выполнения действий, которые могут привести к утрате данных скажем, к повреждению операционной системы (именно этого больше всего опасаются начинающие пользователи). Но тот, кто не отважится работать с макросами и программами VBA, лишит себя возможно сти «изменить жизнь к лучшему» за счет использования форм (настраиваемых диалоговых окон), которые предназначены для представления информации и по лучения данных от а также применяются в качестве графических средств для работы с настраиваемой процедурой или приложением.

VBA является единой средой разработки приложений во всех программах Microsoft Office 2003. Основные принципы работы в среде VBA и в среде Visual Basic идентичны. Перечислим главные преимущества, получаемые в результате приме нения языка VBA.

Во-первых, с помощью VBA можно записывать последовательности повторяющих ся команд, характерных для какого-либо приложения, и назначать правила (ус ловия), в соответствии с которым эти последовательности (процедуры VBA) бу дут вызываться в приложении. Например, после нажатия некоторой кнопки, рабочий лист Excel будет отформатирован с учетом ваших требований, записан ных на VBA и сохраненных в рабочей книге или шаблоне.

применив средства VBA, можно обеспечить нестандартный диалог с пользователем, создавая диалоговые формы и обрабатывая реакцию пользова теля на событие в приложении.

Наконец, использование единого языка программирования способствует более тесному взаимодействию Excel с продуктами Microsoft Office. С помощью VBA можно приложения, одновременно применяющие компоненты не скольких программ.

Макрорекордер В Excel существует возможность собственные макросы и таким обра зом автоматизировать выполнение основных операций. Макрос представляет со бой команд и функций, записанных в модуле VBA. Насколько рабочих сложными могут быть макросы, можно судить по входящим в пакет поставки Excel надстройкам, при создании которых использовались средства макропро граммирования.

Существует два способа создания макроса: записывать свои действия во время работы с листом Excel или же написать макрос, используя редактор Visual Basic.

Наиболее простым способом создания макрокоманды является ее запись с помо щью макрорекордера, и для этого вовсе не нужны глубокие знания по програм мированию. Работа макрорекордера во многом напоминает работу обычного маг нитофона, осуществляющего запись и воспроизведение звука. Макрорекордер протоколирует все выполняемые пользователем действия и представляет их в виде Однако следует помнить, что написанные макросы позволяют создавать гораздо более мощные и гибкие чем макросы, записываемы ми с помощью макрорекордера, но, конечно, записать макрос гораздо проще, чем создать его программный код.

Процесс записи макроса с помощью макрорекордера можно условно разбить на три следующих этапа:

О запуск макрорекордера;

О присвоение макросу имени;

О записываемых операций;

О завершение записи.

Как создаются макросы, мы рассмотрим на примере. Попробуем создать с помо щью макрорекордера макрос, выполняющий такую последовательность дейст вий: отображение окна рабочей книги в полноэкранном представлении;

удаление с экрана сетки;

изменение шрифта, применяемого для оформления данных в ячей ках;

присвоение ячейкам денежного формата.

Начало Прежде чем записывать свой макрос, определитесь, что вы хотите получить в ре зультате. Подумайте, какие действия он должен осуществлять, и настройте при ложение таким образом, чтобы можно было беспрепятственно выполнить после довательность команд, подлежащих записи. Например, прежде чем приступить к созданию макроса, предназначенного для редактирования убедитесь, что окно с нужным документом находится на переднем плане. (Вы можете приос тановить процесс записи макроса при необходимости выполнить операцию, кото рую не следует записывать, но лучше спланировать свои действия заранее.) Кроме того, вам придется протестировать макрос, потому что при записи фикси руются все действия, в том числе и ошибочные. И обязательно определите, в ка ких условиях будет работать макрос.

Для того чтобы начать запись макроса, необходимо активизировать чистый рабо чий лист, выбрать в меню Tools (Сервис) команду Macro (Макрос), а в открывшемся подменю — команду Record New Macro (Начать запись). На экране появится диало говое окно Record Macro (Запись макроса), в котором следует указать имя макроса, ввести его краткое описание, задать комбинацию клавиш для запуска создаваемого 12 Урон 12 • Работа с макроса и определить место его хранения (рис. 12.1). По умолчанию макросу при сваивается имя Macro ft где символ диеза соответствует порядковому номеру Имя макроса отображается в поле Macro name (Имя макроса).

Это имя можно оставить без изменения, но при желании можно заменить его дру гим, которое описывало бы действия макроса. При выборе имени макроса и ком бинации клавиш для его запуска следует придерживаться следующих правил.

О Имя макроса может состоять максимум из 255 символов. Оно не должно со держать пробелов и специальных символов. Между фрагментами длинных имен макросов вместо пробелов вставляются символы подчеркивания О При назначении комбинации клавиш для запуска макроса учитывается ре гистр Следовательно, количество комбинаций клавиш для запуска макросов может вдвое превысить количество клавиш с буквами алфавита.

Macro ion;

by Рис. 12.1. Диалоговое окно Record Macro Информация о создаваемом макросе вводится в поле Description (Описание). Она пригодится в дальнейшем — при идентификации макроса и при его вызове. Обя зательно укажите, какие условия необходимо создать для успешной работы мак роса. После щелчка на кнопке в диалоговом окне Record Macro (Запись макро са) на экране появляется панель инструментов с двумя кнопками, показанная на рис. 12.2. Это является свидетельством того, что запись макроса началась.

Рис. 12.2. Панель инструментов Stop Recording Для того чтобы остановить процесс записи нужно щелкнуть на кноп ке Stop Recording (Остановить запись) указанной панели.

С помощью кнопки Reference (Относительная ссылка) определяется режим адресации при записи макросов, то есть какие ссылки на ячейки абсолютные или относительные - используются. Если эта кнопка не активизи рована, по умолчанию применяются абсолютные ссылки.

Автоматизация рабочих процессов В процессе записи макроса в строке состояния окна программы появляется сооб щение Recording (Запись) (рис. 12.3). Таким образом программа напоминает зователю, что все выполняемые им действия записываются макрорекордером.

Рис. 12.3. Сообщение о записи макроса в строке состояния Теперь вам предстоит выполнить последовательность действий, которые должен записать макрорекордер:

О установить полноэкранное представление для окна рабочей книги;

О отменить отображение сетки путем снятия флажка (Сетка) на вклад ке View (Вид) диалогового окна Options (Параметры);

О выделить рабочий лист и задать для всех ячеек денежный формат;

О установить вид и размер шрифта текста ячеек.

Выполнив перечисленные действия, вы должны остановить запись, и поскольку запись макроса завершена, сообщение Recording (Запись) из строки состояния ис чезнет.

Панель инструментов для работы с макросами В том случае, когда необходимо записать несколько макросов, целесообразно ис пользовать специальную панель инструментов — Visual Basic (рис. 12.4), открыть которую можно с помощью команды View Toolbars Basic (Вид Панели инструментов Visual Basic).

Рис. 12.4. Панель Basic для работы с макросами Описание кнопок панели инструментов приведено в табл. 12.1.

Таблица 12.1. Назначение кнопок панели инструментов Basic Кнопка Название Описание Run Macro Открывает диалоговое окно (Макрос), в макрос) можно выбрать макрос для запуска или редактирования. Кроме расположенная здесь кнопка Edit (Изменить), позволяет открыть окно Basic, а кнопка Organizer — окно приложения Organizer (Организатор) Record Macro Открывает одноименное диалоговое окно. Во время (Записать макрос) записи макроса эта кнопка остается активной, поэтому, щелкнув на запись макроса можно остановить продолжение Урок 12 Работа с макросами, VBA Таблица 12.1 (продолжение) Описание Кнопка Название Открывает диалоговое окно, в котором Security можно задать уровень защиты от макровирусов (Безопасность) и указать надежных разработчиков макросов Editor Запускает редактор или активизирует его, если уже (Редактор Basic) запущен Control Toolbox Выводит на экран или удаляет с одноименную управления) панель, которая необходима для вставки в документы приложения элементов управления Design mode Устанавливает режим конструктора для текущего (Режим конструктора) документа, а также выводит на экран панели Control Toolbox (Элементы управления) и Exit Design mode (Выход режима конструктора). Данная кнопка действует как выключатель. Но если вы ею для выхода из режима панель Control Toolbox (Элементы управления) останется на экране Script Editor Запускает редактор Microsoft Script Editor, который (Редактор сценариев) понадобится для HTML- и XML-страниц Чтобы начать запись первого макроса, нужно щелкнуть на кнопке Record Macro (Записать макрос) панели инструментов Visual Basic. В результате на ее месте поя вится кнопка Stop Recording (Остановить запись). После завершения записи мак роса и нажатия кнопки Stop Recording (Остановить запись) панель инструментов Basic остается открытой, а пользователь может без промедления приступать к записи следующего макроса.

Запуск макроса Перед запуском нового макроса текущий документ рекомендуется сохранить, так как в случае какого-либо сбоя во время результаты могут оказаться не ожиданными. Если была допущена ошибка, макрос можно изменить и записать под тем же именем еще раз.

Перед запуском макроса необходимо открыть тот рабочий лист, для которого должны быть выполнены записанные в макросе операции.

В Excel существует несколько способов запуска но мы опишем только два из них — те, которые используются чаще всего.

Во-первых, это можно сделать путем выбора имени Активизируйте ко манду Tools Macro Macros (Сервис Макрос отметьте имя нужного макроса (в нашем примере — в диалоговом окне Macro (Макрос), где со держится перечень всех существующих макросов (рис. 12.5), и щелкните на кноп ке Run (Выполнить).

Автоматизация рабочих процессов Рис. 12.5. Диалоговое окно Macro Во-вторых, макрос можно запустить посредством нажатия клавиши в комби нации с клавишей, назначенной в поле Shortcut key (Сочетание клавиш) диалого вого окна Record Macro (Запись макроса). Если комбинация для запуска макроса включает прописную букву, необходимо также нажать клавишу Shift. Клавишу при запуске макроса использовать нельзя. Если вы не какая ком бинация клавиш применяется для запуска данного макроса, щелкните в окне Macro (Макрос) на кнопке Options (Параметры) и информация об этом будет ото бражена в поле Shortcut key (Сочетание клавиш) окна (рис 12.6).

Macro recorded by Рис. 12.6. Диалоговое окно Macro Options I При наличии связи между и кнопкой панели инструментов (или ко мандой меню) для запуска макроса необходимо выполнить щелчок на этой кнопке (или на имени команды). Такой способ запуска макроса будет рас смотрен ниже.

Запустите макрос и проверьте, все ли записанные макрорекордером операции выполняются.

358 12 • Работа с макросами, основы VBA Редактирование макроса При использовании макросов, записанных с помощью макрорекордера, выполне ние операций не всегда происходит так, как хотелось бы. Поэтому часто возника ет в редактировании текста макроса.

Просмотреть и отредактировать макрос позволяет команда Tools Macro Ba sic Editor (Сервис Макрос Редактор Visual Basic), но можно также воспользо ваться кнопкой Visual Basic Editor (Редактор Visual Basic) панели инструментов Visual Basic или комбинацией клавиш В любом случае после активизации указанных элементов открывается окно Visual Basic. Правда, содержимое в этом окне пока не отображается. Чтобы начать редактирование, необ ходимо в окне Project (Проект) открыть папку Modules (Модули) и выбрать имя мо дуля — текст макроса отобразится в окне модуля (рис. 12.7).

• = - Old Style" = = False « •. = End - "Bookman Old Style" • False * Рис. 12.7. Макрос, записанный в Итак, в настоящий момент мы находимся в режиме работы с Как уже было отмечено, редактирование выполняется в среде Visual Ba sic for в которой пользователю предоставляются средства для разра ботки программ, анализа связей между объектами (VBA является объектно-ори ентированным языком программирования), отладки программ и их организации в единый программный комплекс (проект).

В VBA текст макроса оформляется в виде процедуры Sub. Данная процедура соз дается на основе событий (таковым может быть, например, изменение размера рабочих '_ окна или щелчок на кнопке) и методов. Каждому событию поставлены в соответ ствие методы, которые задают необходимость выполнения определенных опера ций при наступлении данного события. Так, при щелчке на ярлычке рабочего листа событием является изменение активного Благодаря связанному с этим событием методу лист, на ярлычке которого был произведен активизи руется и отображается на переднем плане. В зависимости от типа активизирован ного листа изменяются и некоторые команды меню. В VBA пользователь может задавать собственные события и ставить им в соответствие методы.

Ниже приведен текст нашего макроса, записанный в VBA-модуле.

Sub Макрос ' Макрос записан 14.08.2003 (Березовский = = False = "Currency" With "Bookman Old Style" = = False = False = = False = False = End With With = "Bookman Old Style" = False = = False = False * False = xlUnderlineStyleNone End With End Sub Как видите, макрос начинается с оператора Sub. За ним следует имя макроса, ко торое служит для идентификации такового. Если это имя изменить, соответст вующим образом изменится имя макроса в диалоговом окне Macro (Макрос). По сле имени идет текст макроса, который можно редактировать, а также снабжать комментариями. В начале каждого комментария должен стоять символ апостро фа Завершается макрос оператором End Sub.

Урон 12 • Работа с Часто при отладке макроса возникает необходимость поэтапно проследить за его выполнением. Для этого следует воспользоваться специальным, пошаговым, ре жимом выполнения макроса.

Для активизации режима отладки в диалоговом окне Macro (Макрос) нужно на жать кнопку Step Into (Войти), в результате чего будет открыто окно Microsoft Vi Basic (рис. 12.8), содержащее текст макроса. Здесь оператор, обрабатываемый на очередном шаге, выделяется желтым цветом. Выполнить очередной шаг мак роса можно с команды Step Into (Пошагово) меню Debug (Отладка) или клавиши F8. Поскольку пошаговое выполнение может занять очень много време ни, в строках макроса следует установить точки останова. По достижении точки останова обработка макроса прерывается, а на экране окно отладки, в котором можно указать, в каком режиме — пошаговом или обычном - должно быть продолжено выполнение -. в X I) I Object!

в " - * • End - False Рис. 12.8. Окно отладки макроса Удаление макроса 1. Откройте книгу, содержащую макрос, который требуется удалить.

2. Выберите команду Tools Macro Macros (Сервис Макрос Макросы).

3. В списке Macros (Находится в) открывшегося окна Macro (Макрос) укажите элемент This Workbook (Эта книга).

4. В списке Macro name (Имя макроса) выберите имя макроса, который нуж но удалить, и щелкните на кнопке (Удалить).

Автоматизация рабочих процессов Создание панелей инструментов для запуска макросов В Excel пользователь может создавать собственные панели инструментов. Для это го нужно выбрать в меню (Сервис) или в контекстном меню панелей инст рументов команду (Настройка), затем на вкладке (Панели ин струментов) открывшегося окна Customize (Настройка) щелкнуть на кнопке New (Создать), а когда появится диалоговое окно New (Создание панели инст рументов), показанное на рис. 12.9, ввести имя создаваемой панели и щелкнуть на кнопке ОК. В результате имя панели инструментов появится в спи ске панелей, который находится в окне Customize (Настройка).

Рис. 12.9. Диалоговое окно New Для того чтобы вставить кнопки в новую панель инструментов, перейдите на вкладку Commands (Команды) окна Customize (Настройка). На ней представлены все доступные в Excel элементы панелей инструментов и все команды, которые объединены в категории (рис. 12.10). Любую кнопку и команду можно сделать элементом новой панели инструментов. В списке Categories (Категории) выберите элемент Macros (Макросы), а затем из поля Commands (Команды) переместите на новую панель инструментов кнопку Custom Button (Настраиваемая кнопка).

ч a :

] Image Button Image Change Image Style Рис. 12.10. Вкладка Commands окна Customize Урок 12 • Работа с основы Закрепить макрос за кнопкой можно после ее размещения на панели инструмен тов. Для этого необходимо сделать активным контекстное меню кнопки Custom Button (Настраиваемая задать команду Assign Macro (Назначить макрос) и в открывшемся окне указать имя макроса (рис. 12.11), который нужно связать с кнопкой панели инструментов.

Workbook Рис. 12.11. Диалоговое окно Macro После этого контекстное меню данной кнопки следует вновь открыть и в поле Name (Имя) ввести имя которое будет на ней отображаться. Таким обра зом можно создать панель инструментов, состоящую из кнопок, предназначенных специально для запуска макросов.

Создание меню для запуска макросов Excel позволяет удалять и вставлять новые меню в строку меню и новые команды в уже действующие меню. Рассмотрим принцип создания нового меню для ко манд запуска макросов.

Чтобы вставить новое меню в строку меню, необходимо выполнить следующие действия: открыть диалоговое окно Customize (Настройка), перейти на вкладку Commands (Команды), выбрать там категорию New Menu (Новое меню) и, когда в поле Commands (Команды) появится элемент New Menu (Новое меню), перемес тить его в строку меню Следует помнить, что строка меню в Excel яв ляется разновидностью панели инструментов, в которую также можно вставлять элементы из окна Customize (Настройка).

Новому меню по умолчанию присваивается имя New Menu (Новое меню). Если вы хотите изменить его, щелкните на меню правой кнопкой мыши (окно Customize (Настройка) должно быть открытым) и введите новое имя в поле Name (Имя) контекстного меню.

Автоматизация рабочих процессов - • Button Image Button j Image j Tart (Always) Office Рис. 12.12. Создание нового меню Теперь в меню можно добавлять команды. На вкладке Commands (Команды) окна Customize (Настройка) выберите категорию Macros (Макросы), а в поле Commands (Команды) — элемент Custom Menu Item (Настраиваемая команда меню) и щите его в новое меню. Чтобы связать команду меню с макросом, откройте кон текстное меню команды (окно Customize (Настройка) должно быть открыто) и вы зовите в нем команду Assing Macro (Назначить макрос). Затем, если это нужно, из мените имя команды меню. Аналогичным образом все необходимые ко манды вызова макросов.

Самостоятельная работа 1. Запишите с помощью макрорекордера макрос, выполняющий форматирова ние выделенного фрагмента текста следующим образом: шрифт — Courier, цвет текста — зеленый, начертание — полужирный курсив, выравнивание — по центру ячейки.

2. Создайте новую панель инструментов.

3. Поместите на эту панель кнопку для запуска макроса. Кнопка должна иметь надпись, информирующую о ее назначении.

4. Макрос должен запускаться и по команде Format text (Формат текста) меню Custom (Настраиваемое). Для этого создайте это меню и добавьте в него ука занную команду.

5. Если созданный макрос вам не нужен, удалите его.

364 Урок 12 • Работа с основы VBA Visual Basic для приложений Visual Basic для приложений — это объектно-ориентированный язык макропро граммирования высокого уровня, встроенный во все программы пакета Office 2003.

Включение в указанный пакет современного полнофункционального языка про граммирования, инструментов для написания на нем их редактирова ния и отладки, а также обширных библиотек стандартных программ позволяет создавать программные продукты, способные с достаточной полнотой автомати зировать решение конкретных задач пользователя.

Ниже вкратце рассказывается об основных понятиях языка Visual Basic for Appli cations. VBA является объектно-ориентированной средой, содержащей большой набор объектов, каждый из которых обладает множеством свойств и методов. Ко личество этих объектов может напугать но, к счастью, для того чтобы начать работать, знать их всех вовсе не обязательно.

Сам объект и все инструменты, необходимые для его создания, отображения скажем, уничтожения, относятся к определенному Имя класса указывает на тип объектов, которые он содержит. Классы можно рассматривать как основу для создания других объектов этого же типа. Поэтому все объекты одного например класса будут одинаково. В других языках про граммирования вы можете сгруппировать связанные друг с другом данные и ссы латься на них, используя общее имя, предположим oyees или но в со ответствии с объектно-ориентированной методологией класс обязательно дол жен включать в себя и исполняемый программный код.

Свойства и методы являются членами класса. С помощью свойств описывается, как выглядит объект, в частности дается информация о приемах форматирования текста, цвете и размере шрифта. Методы являются процедурами, или, другими словами, множеством осуществляющих определенную задачу операторов, кото рые могут быть выполнены для объекта (процедуры создания и удаления объек та, процедуры событий, определяющие принцип взаимодействия объекта с поль зователем, и т. д.).

Объекты При объектно-ориентированном программировании практически все компонен ты среды разработки являются объектами. В Excel считается лю бой элемент приложения — лист, рабочая диаграмма. Фактически объектом является и само приложение Excel. Объекты могут включать области рамки ячеек, окна, сценарии, стили, и этот список можно продолжить. Ка ждый класс объектов имеет свое множество свойств, функций и событий.

Когда вы добавляете объект на рабочий лист, создается экземпляр класса объек тов, и объекту присваиваются те значения свойств, которые определены в этом классе. По умолчанию экземпляры одного и того ж класса имеют которое со стоит из имени родительского класса и порядкового номера. Свойства каждого экземпляра одного и же класса инициализируются одними и теми же значе ниями, за исключением свойства Name. Так как присваивает значения всем Visual для приложений которые в этом нуждаются, пользователю действительно не нужно мно го знать, чтобы начать работать в данной среде.

Свойства Свойство является атрибутом объекта, описывающим, как объект выглядит (его цвет, размер и местоположение) и как он действует (является ли видимым, ссы лается ли на другой объект). Когда вы создаете объект, Excel выполняет процедуру создания экземпляра этого объекта. Данная процедура, хранимая в классе объек тов, присваивает значения всем свойствам, что позволяет вам сразу же работать с объектом. Если вы захотите изменить несколько свойств, то обнаружите, что в большинстве своем они заданы именно так, как вам нужно, поэтому вносить из менения вам не придется. Для того чтобы в макросе присвоить свойству но вое необходимо лишь создать оператор присваивания, в котором слева от знака равенства будут указаны имя и свойство объекта (разделенные точкой), а справа — новое значение. К примеру, указанный ниже оператор заменит при своенное по умолчанию имя листа именем Accounts (Счета):

"Accounts" Свойство листа Name отображается на его ярлычке. Причем данное свойство вхо дит также во множество других классов.

Методы Метод — это действие, которое может быть выполнено над объектом. Методы реализуются посредством выполнения процедуры, которая является членом клас са объектов. Синтаксис вызова метода таков;

имя объекта и имя разде ленные точкой. К примеру, для того чтобы использовать метод Protect для защи ты объекта Sheetl от внесения изменений, вам следует ввести такую команду:

События Всякий раз, когда пользователь взаимодействует с определенным объектом на ра бочем листе, совершается событие. Каждый класс объектов имеет собственную группу событий, на которые объекты данного класса реагируют. Так, рабочая книга имеет событие которое выполняется всякий раз, когда тель добавляет в нее новый лист;

событие происходит при выборе пользователем другой ячейки или области ячеек. При создании процедуры собы тия Excel автоматически добавляет в ее код первую и последнюю строки;

при же лании вы можете самостоятельно написать программу для обработки события, на которое должны реагировать объекты.

Как взаимодействуют свойства и методы Когда вы создаете лист в рабочей книге, функцией-членом в классе Worksheet соз дается объект Worksheet. Значения свойств нового объекта присваиваются по умолчанию (например, значение свойства объект стиля ссылок А1 или R1C1), 366 Урок 12 • с VBA и с объектом можно сразу же работать. К этому объекту можно применить любой из встроенных в класс методов, таких как или Save, и создать программу реагирования на такие события, как или, скажем, Open.

Использование свойств и объекты Если свойство или метод возвращает то доступ к свойствам и методам это го объекта можно получить после указания его имени. В качестве примера рассмотрим такую строку программы:

Метод возвращает объект Worksheet, который со держит активную на данный момент таблицу, находящуюся в рабочей книге Bookl. Свойство Name является свойством объекта Worksheet, а не объекта Active Sheet. Так как лист Sheetl считается активным, то этот оператор присваивания эк вивалентен следующему:

"Expenses" Первый оператор является более общим, так как дает возможность присвоить но вое имя любому активному листу, в то время как второй оператор однозначно вы бирает рабочий лист Sheetl и присваивает ему имя вне зависимости от акти вен он или нет.

Свойство 1 возвращает объект Range — одну или несколько ячеек, обраще ние к которым необходимо произвести одновременно. Это свойство является членом классов (активное приложение, в данном случае — Excel) и (активное окно) и возвращает область ячеек, которая содержит активную ячейку, находящуюся в активном окне активного приложения. Вот как это вы глядит в коде:

= vbRed Так как в каждый момент времени активной может быть только одна ячейка, то свойства объектов Application и Window ссылаются на одну и ту же об ласть ячеек. Таким образом, этот оператор можно переписать по-другому — так:

Color = vbRed или так:

= vbRed А в связи с тем, что возвращаемый объект Range определяется однозначно, опера тор можно переписать и следующим образом:

- vbRed Свойство Borders тоже относится к числу свойств, возвращающих Часть оператора возвращает объект Border (рамку области ячеек), а затем свойству Color (цвет) этого объекта присваивает значение (красный).

Префикс vb, предшествующий значению red, указывает на то, что это значение является константой Visual Basic, в отличие от переменных, которые нужно опи сывать в программе.

Basic для приложений возвращаемый свойством - это объект Range. Таким образом, свойство Borders задает прямоугольную рамку вокруг группы ячеек, определен ных в объекте Range.

Оператор = станет более если прочитать его справа налево: «Цвет расположенной в активном окне приложения рамки области ячеек, которая содержит активную ячейку, становится красным.» Области в — объекты VBA Объекты Range определяют ячейки или области ячеек, которым можно присваи вать значения, записывать в них формулы и с которыми можно работать вруч ную. В частности, действие оператора = vbRed эквивалентно команде (Ячейки) меню Format (Формат) и изменению значе ния в поле (Цвет) вкладки Border (Граница) диалогового окна Format Cells (Фор мат ячеек).

Кроме того, существует свойство Range, которое возвращает объект Range. Данное свойство позволяет использовать ссылку на ячейку или область ячеек, обращаясь к ней как к аргументу. Правда, здесь имеется одно ограничение: ссылки должны записываться с применением относительной или абсолютной адресации только в стиле А1:

Класс объектов Range содержит более 150 свойств и методов. В табл. 12.2 дается описание лишь некоторых из них (возможно, вам уже знакомы).

Таблица 12.2. Свойства и методы объектов Range Свойство/Метод Описание Свойство область ячеек Excel) Метод Автоматически заполняет указанные формулами, значениями, присваивает им стили форматирования и другие параметры исходной ячейки Свойство Borders Возвращает объект — параметры рамки, выделяющей область ячеек Метод Clear Удаляет значения из области ячеек Метод Сору Копирует содержимое указанной области ячеек в буфер Метод Font Задает шрифт для указанной области ячеек 368 Урок 12 Работа с Свойство Range возвращает объект Range, поэтому все свойства и методы, связанные с этим могут быть установлены посредством данного В сле дующей строке программы показано, как свойство Range используется для возвра щения объекта Range, который применяет ссылку на ячейку А1 (свойство Value возвращает значение ячейки А1):

Value Если ячейка А2 содержит формулу, то результат можно вычислить, воспользо вавшись методом Calculate объекта Range, который свойство Range:

Кроме того, воспользовавшись свойством Range, можно получить доступ к несмеж ным областям ячеек, а затем посредством одного оператора присвоить значение всем ячейкам. Это особенно удобно, если нужно присвоить всем ячейкам одина ковое значение:

= ПРИМЕЧАНИЕ Любая ссылка стиле А1, которую можно ввести в формулу, может быть ис в качестве свойства Range.

Свойство Range также можно использовать с двумя аргументами, которые вают на ячейки, находящиеся в разных углах области ячеек, расположенных на одной диагонали. В частности приведенный ниже оператор выбирает ячейки об ласти А1:С4:

Аргументы VBA Аргументы передаются методам и использующим их значения при ре шении тех задач, для реализации которых они запрограммированы. Причем зада ча выполняется корректно только в том случае, если каждый элемент имеет тот тип, который указан для данного метода. Аргументами могут служить числа, текст и логические значения (True и False).

Excel предоставляет два передачи аргументов методу:

О внутренний, при котором аргументы должны быть указаны в определенном порядке (как дано в описании);

О внешний, при котором вам не нужно беспокоиться о порядке следования аргу ментов.

Рассмотрим действие метода объекта Range, который задает новые ат рибуты рамки вокруг указанной области. При его использовании требуется дать аргументы для определения стиля линии, ее толщины и цвета. Причем свой ство позволяет определить цвет с помощью числа, а свойство Color — с помощью константы Visual Basic.

для приложений Внутренние аргументы Метод создает прямоугольную рамку вокруг области ячеек. Он мо жет быть вызван так:

Weight, Color) или так:

Weight. Color Здесь параметры LineStyle, Weight, и Color имеют определенные значе ния (например, 0). Заметим, что если аргументы заключены в скобки, оператор должен начинаться со слова Внешние аргументы Метод можно вызвать и с внешними аргументами. Их значения задаются с ис пользованием двоеточия и знака равенства:

В результате выполнения этого оператора вокруг области ячеек А1:С7 появится жирная рамка (рис. 12.13).

С Рис. 12.13. Область ячеек А1:С7 в рамке Если вы используете внешние аргументы, никакого порядка их ввода придержи ваться не нужно. Это особенно удобно при необходимости присвоить значение лишь нескольким аргументам, имена которых известны. Очень скоро вы сможете что такой способ определения аргументов делает программу более удобной для чтения.

Пропущенные аргументы В VBA имеется множество методов, которым присваивать значения не обяза тельно, так как пропущенным аргументам автоматически присваиваются значе ния, используемые по умолчанию.

370 Урок * с основы VBA Если вы передаете не определяя Excel ставит им в соответствие значения, в вызове, используя в качестве разделителей запятые. Когда программа все переданные то предполагается, что ос тальные аргументы должны получить значения по умолчанию. Рассмотрим в ка честве примера оператор, котором пропущены первый и последний аргументы:

. Обратите внимание на положение запятой. Хотя первое значение пропущено, ос тальные значения будут верно поставлены в соответствие аргументам. Последнее из переданных значений присваивается аргументу и так как для Color значения нет, запятую в конце можно не ставить.

СОВЕТ При без указания некоторых значений все пропущенные аргументы запятыми.

Обязательные аргументы Существует несколько методов, отдельным аргументам которых обязательно сле дует присваивать значения. Эти аргументы всегда находятся в начале списка ар гументов. Одним из таких методов является заменяющий в фор муле стиль ссылки А1 стилем R1C1 и наоборот. Кроме того, этот метод позволяет сменить тип адресации. Синтаксис данного метода:

RelativeTo) Первые два аргумента здесь являются обязательными, но следующие три могут быть пропущены.

Для аргумента необходимо задать значение в виде строки, содержащей формулу, которую следует изменить. Аргументы ToReference указывают а их значениями являются константы Excel — или Стиль А1 используется для доступа к которые находятся в столб цах из диапазона от А до IV, и в строках с номерами от 1 до 65536. В стиле для однозначного определения ячейки служат номера строк и столбцов. Чтобы перейти к этому стилю, выберите команду Options (Параметры) меню Tools (Сер вис) и установите на вкладке General (Общие), которую вы видите на рис. 12.14, флажок R1C1 reference (Стиль ссылок R1C1). Теперь столбцы в таблице будут обозначены цифрами, а не буквами, что значительно облегчит работу. Если аргу мент e пропущен, стиль остается неизменным.

Аргумент предназначен для изменения типа адресации, и ему может быть передана одна из следующих констант Excel:

или ati ve. Если этот аргумент пропущен, тип адресации ос тается Аргументу RelativeTo присваивается объект Range, который ссылается на ячейку.

В Excel все константы начинаются с Basic для and Рис. 12.14. стиля ссылок Процедуры и функции VBA В VBA поддерживается следующая программная структура. На высшем иерархии стоит приложение, далее идут проекты, связанные с фактическими до кументами этого приложения. На третьем уровне находятся модули (модули при ложения, модули пользователя, модули класса, модули форм и модули ссылок), а на последнем — их процедуры и функции. Схематически такая иерархия пока зана рис. 12.15.

Приложение — — — — Рис. 12.15. в VBA Модуль — это часть программы, оформленная в виде, допускающем ее независи мую трансляцию. Модуль состоит из двух разделов: раздела объявлений ration) и раздела процедур и функций. В первом разделе описываются глобаль ные переменные, типы, определенные пользователем, и перечисляемые типы, во втором — процедуры и функции. Вы уже знаете, как создаются и используются макросы. Все они сохраняются в документах или шаблонах программ Office в виде процедур, написанных на языке VBA. Процедурой называется фрагмент Урок 12 • Работа с основы кода (минимальная семантически законченная программная конструкция), за ключенный операторами Sub и End Sub. Синтаксис процедуры следующий:

[Private | | Friend] [Static] Sub End Sub Синтаксис несколько отличается от синтаксиса процедур, так как для функции необходимо указать тип возвращаемого ею значения:

[Private | Public | Friend] [Static] Function As End Function Ключевое слово Private задает следующую область видимости для процедуры модуль, в котором она описана. Значит, ее могут вызывать только процедуры это го же модуля. Ключевое слово наоборот, объявляет процедуру доступной для всех модулей проекта. С помощью ключевого слова Friend процедура или функция становится видимой только в том проекте, где был описан класс, членом которого она является. По умолчанию любая процедура общедоступна, то есть име ет статус За операторами объявления следует необязательное ключевое слово Static, объ являющее все локальные переменные статическими (что такое статическая пере менная, объясняется ниже).

Выполнение программного кода процедуры или функции происходит при пере даче ей управления. Передача управления (вызов) может осуществляться раз личными способами. В общем случае подпрограмма из программного кода с помощью специального оператора Са в котором кроме данного ключево го слова указываются имя процедуры и фактические параметры вызова, список которых заключается в круглые скобки.

Очень важную роль в программировании на VBA играет такая разновидность про цедуры, как процедура без параметров. Процедуры данного типа могут в роли командных макросов и процедур обработки событий. Схема работы с ко мандными макросами не отличается от традиционной схемы работы с макросами.

После создания подобного макроса с помощью редактора VBA ему можно назна чить комбинацию клавиш для вызова, сопоставить его с командой меню или кнопкой на панели инструментов. Процедуры обработки событий представляют собой основу механизма связи событий с программным кодом для их обработки.

Функции в VBA, как правило, содержат списки параметров. Они не могут ис пользоваться для обработки событий или, в качестве программных макро сов. Вызывать же их можно как с помощью оператора Са так и непосредственно Visual Basic для в процессе расчета значения выражения (из кода других процедур или функ ций) или формулы рабочего листа Excel.

Как правило, на языке VBA состоит из нескольких процедур и функ ций. Описание этих программных единиц хранится в модулях. Модули, в свою очередь, как составные части входят в проекты. Проекты сохраняются в файлах рабочих книг Excel 2003, но работать с ними можно лишь при наличии отдельного приложения — редактора Visual Basic. Если нужно вызвать процедуру или функ цию, описание которой находится в другом модуле, ее имя при вызове указывает ся следующим образом: Но если описание процедуры или функции содержится в другом проекте, при ее вызове следует использовать иной синтаксис:

Создание пользовательских функций С помощью языка макропрограммирования вы сможете создавать собственные функции, доступ к которым осуществляется посредством окна мастера функций.

Попытаемся написать несложную функцию для пересчета валют.

Создайте рабочую книгу и сохраните ее. Воспользовавшись командой Visual Basic Editor (Редактор Visual Basic) меню Tools (Сервис) откройте окно Basic и активизируйте команду Module (Модуль) меню Insert (Вставка). Когда в об ласти кода появится окно Module введите макрофункцию, текст кото рой представлен на рис. 12.16.

Пересчет Rate) Evro = * Rate End Рис. 12.16. Текст макрофункции Функция начинается с оператора После ключевого слова следует имя макрофункции. В скобках указываются два аргумента, которые должны быть пе реданы макрофункции при вызове. Вызвать макрофункцию можно, введя ее имя с клавиатуры.

Урок 12 • Работа с макросами, Такую макрофункцию можно использовать как обычную функцию Excel. Для это го путем вызова команды Function (Функция) меню Insert (Вставка) откройте окно Insert Function (Мастер функций), в списке a function (Выберите функ цию) отметьте элемент User (Определенные и имя создан ной вами функции будет представлено в списке имеющихся функ ций (рис. 12.17).

a brief description of what you want to do and then click Go - -...

Defined euro Рис. 12.17. Имя пользовательской функции в окне Insert Function Переменные в VBA Описанные в процедурах VBA действия выполняются над переменными или объек Переменная — это поименованная область которая для хранения данных в течение работы процедуры. Переменные VBA аналогич ны переменным других языков программирования.

Использованию переменной обычно предшествует ее объявление посредством оператора т, в котором указываются имя переменной и тип для хране ния значений которого она предназначена. Хотя такой оператор не является обя зательным (VBA способен определять тип данных переменной по последнему символу ее имени: $, тем не менее хороший стиль программирования требует предварительного описания всех используемых переменных. Имена пе ременных могут иметь длину до 255 символов (используются и символы кирил лицы) и не должны содержать пробелов, знаков препинания и перечисленных выше специальных символов (за исключением символа Они не могут совпа дать с ключевыми словами VBA и именами стандартных объектов.

a. b As Integer Dim As Date Basic для приложений В процедурах и функциях VBA могут использоваться переменные следующих ти пов данных:

О Boolean — логические переменные, принимающие одно из двух значений:

или О Byte — целое число из диапазона от 0 до 255;

О Currency — переменные для денежных вычислений с фиксированным количе ством разрядов после десятичной запятой;

позволяют избежать накопления по грешностей при округлении;

О Date — переменные для хранения даты и времени;

О Double — переменные, использующиеся для хранения значений с плавающей точкой двойной точности;

О Integer — целые числа из диапазона от -32 768 до 32 767;

О Long - целые числа из диапазона от -2 147 483 648 до 2 147 483 647;

О Object — переменные для хранения ссылок на объекты;

О — переменные для хранения значений одинарной точности с плаваю щей точкой;

О — переменные для хранения строк символов длиной от 0 до 64 Кбайт;

О Vari ant — переменные, тип которых определяется типом последнего присвоен ного им значения, VBA предоставляет пользователю возможность наряду со стандартными созда вать собственные типы данных (структуры) и хранить данные в массивах (груп пах переменных с общим именем, различаемых по сочетанию индексов). Типы данных описываются не только для переменных, но и для формальных парамет ров процедур и функций, а также для самих функций (тип возвращаемого функ цией значения).

видимости переменной — это область программы, где имя переменной считается доступным (видимым), а значит, возможен доступ к ее значению. Об ласти видимости переменной схематически изображены на рис. 12.18.

Процедура Рис. Область видимости переменной Существуют три уровня видимости переменной и пять способов ее объявления.

О Процедура (областью видимости является только та процедура, в которой пе ременная объявлена).

376 Урон 12 • Работа с основы • Оператор объявляет переменную в любом месте процедуры, но всегда предшествует операторам, использующим ее. Время жизни такой перемен ной равно времени выполнения процедуры, то есть при входе в проце дуру под переменную выделяется память и ее инициализация.

В процессе выполнения данной процедуры значение переменной может из меняться. После выхода из процедуры выделенная память освобождается, а следовательно, теряется значение переменной.

• Действие оператора Static аналогично действию оператора Dim, но он объ являет статическую переменную. Разница в том, что при выходе из проце дуры память статической переменной не освобождается, а становится вре менно недоступной, поэтому значение переменной сохраняется.

О Модуль (область видимости — все процедуры модуля, в котором переменная объявлена).

• Оператор Private объявляет переменную в разделе описаний Declaration (вне процедур модуля).

• Действие оператора Dim аналогично (в данном случае) действию оператора Private.

О Приложение (область видимости — все всех модулей активного при ложения).

• Оператор объявляет переменную в разделе описаний Как видите, область переменных VBA определяется местом их описания. Если пе ременная описана внутри процедуры или функции, ее область видимости ограни чивается этой процедурой или функцией. Любая попытка использовать имя дан ной переменной вне процедуры или функции, содержащей ее описание, приведет либо к ошибке, либо к созданию новой переменной — с же именем, но с дру гой областью видимости. Если переменная описана на уровне модуля (то есть со ответствующий ей оператор помещен непосредственно в модуль, перед описа нием и функций), то ее можно использовать в любой процедуре или функции, описанной в данном модуле. Но если предполагается, что переменная будет применяться в процедурах и функциях, описанных в различных модулях проекта, то ее следует описать в одном из этих модулей, воспользовавшись вме сто оператора Dim совпадающим с ним по синтаксису оператором Управляющие конструкции VBA Управляющие конструкции языка программирования — это инструкции и группы инструкций, применение которых позволяет изменять по мере необходимости по следовательность выполнения других инструкций программы. В современных языках программирования управляющие конструкции подразделяются на ветв ления и циклы. Ветвлением называется управляющая конструкция, позволяю щая пропускать при выполнении те или иные группы инструкций в зависимости от значения условия и Select Case).

Цикл — это управляющая конструкция, предоставляющая возможность много кратно выполнять группы инструкций, до наступления какого-либо события.

Visual Basic для приложений Конструкция Конструкция дает VBA указание принять простейшее из решений: если условие f нужно выполнить следующий за ним оператор (или операто ры);

если же условие ложно, нужно прейти к строке, расположенной непосредст венно за условной конструкцией. Данная конструкция может располагаться как в одной, так и в нескольких строках. Однострочная конструкция выгля дит так:

If Then Если условие выполняется, VBA обрабатывает оператор или операторы, которые следуют за условием;

в противном случае эти операторы пропускаются.

Конструкция занимающая несколько строк (известна также как If), выглядит следующим образом:

If условие Then оператор [операторы] End If Если условие истинно, опять-таки, выполняет оператор или а в про тивном случае передает управление строке, расположенной под строкой End If.

Вот пример однострочной конструкции If:

Age = свой "Возраст ") If Age < 21 Then MsgBox "Вы не покупать алкогольные "Несовершеннолетний" Конструкция Конструкция...Then — прекрасный инструмент для выполнения одного дейст вия, зависящего от условия. Но если приходится выбирать одно из двух возмож ных направлений, в которых будут производиться действия, следует воспользо ваться конструкцией С помощью этой конструкции выбирается одно направление деятельности, если условие истинно, и другое, если оно ложно.

Например, конструкция является очень удобным инструментом для работы с окнами содержащими по две кнопки.

Синтаксис рассматриваемой конструкции таков:

If Then Else End If Если условие истинно, VBA выполняет первую группу операторов — но если условие осуществляется переход к строке Else, а затем выполня ется вторая группа операторов — Вы можете создать как однострочную конструкцию se, так и блок кон струкций...Then. Практически во всех случаях целесообразнее создавать блок потому что его гораздо проще и отлаживать. Более конст рукция намного длиннее конструкции а следовательно, со держащая ее будет чрезмерно длинной.

378 Урок 12 • Работа с основы Конструкция Последняя из числа рассматриваемых нами здесь конструкций If — это конструк ция которую удобно применять для выбора одного из несколь ких направлений действий. Вы можете сколько угодно строк с клю чевым словом — их количество должно зависеть от сложности проверяемо го условия.

Конструкции также могут быть и однострочными, и блоч ными. И, практически во всех случаях блочную конструкцию If...

проще создать, прочесть и отладить. Но, с другой стороны, од нострочная конструкция подобно прочим однострочным конструкциям If, не нуждается в операторе End If, а блоку он необходим.

Конструкция имеет следующий синтаксис:

If Then Elself Then Then [Else End истинно, выполняет то есть первый блок опера торов, а затем переходит к строке, расположенной после оператора End If. Но если ложно, осуществляется переход к первому оператору f и про веряется Если последнее истинно, выполняет а затем переходит к строке, расположенной за оператором End If. В том случае, ложно, управление переходит к оператору Elself (если тако вой имеется) и проверяет очередное условие.

Далее, если во всех операторах Elself условия ложные, VBA переходит к ключе вому слову El se (при его наличии) и выполняет операторы, следующие за ним.

Затем оператор End If завершает условную конструкцию, а управление переходит к строке, расположенной после оператора End If.

В блочной конструкции можно использовать любое число операторов снабжая каждый новым условием. Но если применяемые конст рукции If содержат большое количество операторов El (допустим, больше 5), целесообразно вместо них воспользоваться конструкцией Select Case, о которой речь пойдет ниже.

Оператор является необязательным, хотя в большинстве случаев будет не лишним указать VBA другое направление деятельности, если ни одно из усло вий, заданных в операторах If и Elself, не выполняется.

Конструкция Select Case Вместо нескольких операторов Elself можно применить конструкцию Select Case, которая позволит представить ту же задачу принятия решения в виде более сжа и эффективной программы.

Basic для приложений 3/ Конструкцию Case рекомендуется использовать в том случае, если реше ние, которое нужно принять в программе, зависит от одной переменной иди от выражения, имеющего не менее трех-четырех значений. Такая переменная (или выражение) называется тестируемым случаем.

Конструкцию Case легче читать, чем операторы...Then, главным образом потому, что она более компактна. Кроме того, в нее легче вносить изме нения: когда нужно изменить одно или несколько используемых значений, при ходится просматривать меньшее количество операторов. Синтаксис оператора Select Case таков:

Select Case Case [Case [Case Else End Select На первый взгляд данный синтаксис может показаться но это не так.

Оператор Case начинает конструкцию, а End завершает ее.

Проверяемое выражение определяет, какой из операторов Case будет выполнен, а и т. д. - это те выражения, с которыми VBA сравнивает проверяемое. Предположим, необходимо проверить, кнопку с каким номером вы брал пользователь в диалоговом окне или в форме. Значит, проверяемое ние будет связано с событием выбора кнопки. Если это первая кнопка, значение проверяемого выражения совпадет с выражением 1. В таком случае будут выпол нены операторы, находящиеся в строках, следующих за оператором Case Если это вторая кнопка, то значение проверяемого выражения совпадет с выражением 2, а следовательно, будут выполнены операторы, расположенные в строках, следующих за оператором Case То же можно сказать и об остальных операторах Case.

Оператор Case Else подобен ключевому слову Else в операторе If. Он представляет собой необязательный оператор, который, будучи указанным, выполняется в тех случаях, когда ни одно из предложенных выражений не подходит.

Циклы При создании процедур и функций часто возникают ситуации, когда одни и те же действия требуется повторять по нескольку раз. Для повторного исполнения опе ратора или группы операторов предназначены специальные управляющие конст рукции VBA — циклы. Существует три типа а именно, с управляющим со счетчиком и циклы по структуре данных.

В циклах с управляющим условием оператор или группа операторов повторяется до тех пор, пока такое условие не будет выполнено. По названию оператора, со ставляющего основу этой управляющей конструкции, такие циклы называются циклами Do. В зависимости от типа управляющего условия и времени его провер ки (относительно выполнения повторяющихся операторов) различают четыре вида циклов Do. Рассмотрим пример использования всех четырех видов цикла Do для решения одной и той же задачи. Мы должны определить, сколько раз подряд 380 Урок 12 • Работа с основы из числа 25 можно извлечь квадратный корень, чтобы в результате получилось не превышающее единицу более, чем на одну сотую.

Sub число As Single As Integer повторения = О число Do первого типа Do число - 1 0. число = повторения = повторения + Loop MsgBox повторения = О число Do второго Do число = + Loop While число - 1 >- 0. MsgBox (повторения) повторения = О Do третьего типа Do число - 1 < 0. число = повторения = повторения + Loop повторения О число Do типа Do число повторения = повторения + Loop Until число - 1 < 0. MsgBox Sub В цикле Do первого типа условие проверяется до начала обработки повторяющих ся операторов. Если условие оказывается выполненным (при вычислении логи ческого выражения получено значение True), операторы, заключенные между ключевыми словами Do и Loop (тело цикла), обрабатываются однократно, затем управление снова передается ключевому слову Do и процесс повторяется. Если управляющее условие не то повторяющаяся группа операторов пропускается и выполняется оператор, следующий непосредственно за ключе вым словом Loop.

В цикле Do второго типа условие проверяется после выполнения тела цикла.

Цикл повторяется, пока управляющее условие выполняется.

В цикле Do третьего типа условие проверяется до начала выполнения повторяю щихся операторов, но тело цикла выполняется только в том случае, когда управ Basic для приложений условие не (при вычислении логического выражения получа ется значение В цикле Do четвертого типа условие проверяется после выполнения тела цикла.

Цикл должен повторяться до тех пор, пока не будет выполнено управляющее ус ловие.

Циклами с управляющим перечислением пользуются в тех случаях, когда зара нее известно количество повторений тела цикла и проверять управляющее усло вие нет необходимости. Циклы такого типа подразделяются на две группы: цик лы со счетчиком и циклы по структуре данных.

В циклах со счетчиком используется специальная переменная — счетчик, значе ние которой при каждом повторении тела цикла увеличивается или уменьшается на заданную величину - шаг цикла. Цикл завершается после того, как значение счетчика достигнет (или превысит) конечное значение счетчика цикла. Если в про цессе выполнения цикла значения счетчика убывают (отрицательный шаг цик ла), цикл завершается, когда значение счетчика станет равным или меньше ко нечного значения. Синтаксис цикла со счетчиком следующий:

счетчик - То Step <тело Next А вот пример процедуры, вычисляющей сумму значений, содержащихся в нечет ных ячейках первого столбца первого листа текущей рабочей книги Excel (в пре делах первых 10 ячеек):

Sub I As Integer S As Long S = I = 1 To 10 Step S = S + Next I End Sub В циклах по структуре данных тело цикла поочередно повторяется для всех од нородных объектов, составляющих массив или семейство. В этом случае в роли счетчика выступает объектная переменная. Синтаксис цикла данного типа:

Each In Next Ниже приведен пример, в котором цикл по структуре данных используется для вывода на печать имен всех рабочих листов текущей рабочей книги Excel:

Sub S As Worksheet Each S In Next S End Sub Урок 12 • Работа с Итак, мы совершили краткий экскурс в область Прав да, рассмотрены далеко не все возможности Excel по созданию и макросов, а также опущено описание некоторых элементов языка VBA. Затрону тая тема слишком обширна, поэтому возможно, придется обращаться к до полнительной литературе.

Подведение итогов В этом уроке мы научились:

О создавать макросы с помощью макрорекордера и редактора Visual Basic;

О редактировать и запускать макросы;

О оперировать элементами VBA;

О создавать процедуры и функции;

О программно реализовать задачи принятия УРОК Обмен данными О Связь Excel с другими приложениями Взаимодействие Excel и Access Взаимодействие Excel и Outlook Возможности Excel по импорту и экспорту данных П Совместное использование файлов Microsoft Excel 384 Урок Сфера применения вычислительной техники необычайно обширна, и круг которые решаются с помощью современных персональных компьютеров, непод властен одной, даже самой совершенной программе. Проблема обмена данными по-прежнему остается поскольку при решении сложных задач при ходится работать с несколькими приложениями. Следует также отметить, что цикл» компьютерного продукта непродолжителен, и проблема об мена данными возникает также в связи с появлением новых программ и следую щих версий уже существующих.

Связь Excel с другими приложениями Приложения пакета Microsoft Office 2003 поддерживают несколько способов об мена данными. Понятие обмен данными у пользователей, знакомых с Windows, как правило, ассоциируется с аббревиатурой OLE. Можно сказать, что использо вание технологии OLE (Object Linking and Embedding — связывание и внедрение объектов) является одним из наиболее ярких примеров реализации концепции обмена данными между приложениями Microsoft Office 2003. Однако не следует и о буфере с помощью которого также можно производить обмен данными. Этот способ является самым простым и наиболее распространенным, так как многие пользователи, к сожалению, имеют представление только о нем.

Буфер обмена В Windows обмен данными между приложениями осуществляется в зарезервиро ванной области памяти, называемой буфером Для занесения данных в бу фер обмена применяется команда Edit Сору (Правка Копировать) или Edit Cut (Правка Вырезать), а для их вставки в нужное место документа — команда Edit Paste (Правка Вставить).

Пользователи Windows привыкли к тому, что операция копирования или выре зания, выполняемая в любом Windows-приложении, к замене содержи мого буфера обмена. Во многих случаях это сопровождается определенными не удобствами. В пакете Microsoft Office существует собственный буфер в который можно скопировать до 24 блоков информации (объектов). При этом в буфер первым, не исчезает в результате помещения туда вто рого информационного блока. В данном случае речь идет не о буфере обмена сис темы Windows, а о так называемом офисном буфере обмена.

Доступ к офисному буферу обмена обеспечивается из всех приложений Microsoft Office, то есть, работая с этими приложениями, можно помещать объекты в буфер и копировать их оттуда. Объекты размещаются в буфере в той последовательно сти, в которой они туда заносятся. Копировать же их из буфера можно в любом порядке. Даже если объект помещается в буфер обмена Windows из приложения, которое не входит в пакет Microsoft он все равно автоматически становит ся доступным в офисном буфере обмена.

Если в буфере обмена уже содержатся 24 объекта, но пользователь вырезает или копирует еще один, данный объект помещается в буфер, а первый из числа там Связь с другими приложениями находящихся (скопированный раньше других) удаляется из буфера что бы освободить место.

Ниже будет рассказано, с помощью каких средств реализуются описанные выше возможности работы с буфером обмена. Помещается информация в буфер обме на традиционным способом — с помощью команды Сору (Правка Копиро вать) или комбинации клавиш Вставить в документ какой-либо объект из буфера обмена можно двумя способами. Поместив курсор в место вставки ин формации, вызовите команду Edit Paste (Правка Вставить) либо воспользуй тесь комбинацией клавиш CtrL+V — это первый способ. То же самое можно сделать и по-другому: щелкните левой кнопкой мыши на значке, соответствующем тре буемому объекту, в области задач (Буфер обмена), которая вызывается командой Edit Office (Правка Буфер обмена Office) (рис. 13.1).

• • '• Индексы и содержание 1.

Office 2.

В верхней рядом с ее названием, Documents and (Документы и -То ttite рапе Office the or Рис. 13.1. Область задач Clipboard В верхней части указанной области задач, слева от ее названия, отображается ко личество занятых ячеек буфера обмена. Здесь же расположены кнопки Paste (Вставить все) и Clear ALL (Очистить все), первая из которых служит для вставки всего содержимого буфера обмена в документ, а вторая применяется для полной отчистки буфера.

В нижней части области задач (Буфер обмена) находится кнопка (Параметры), после щелчка на которой появляется меню со списком настроек бу фера Этот список содержит имена пяти флажков.

13 386 В случае установки флажка Show Office Clipboard (Автоматическое ото бражение буфера обмена Office) область задач Clipboard (Буфер обмена) будет ав томатически открываться при выполнении операций копирования или выреза ния объекта.

Если установлен флажок Show Office Clipboard When Pressed Twice (Открывать буфер обмена при двойном нажатии клавиш Ctrl+C) указанная область будет по являться на экране после каждого двойного нажатия комбинации клавиш Ctrl+C.

Когда необходимо, чтобы при записи в буфер обмена данных область задач Clip board (Буфер обмена) не появлялась на экране, следует установить флажок Collect Without Showing Office (Собирать данные без отображения буфера обмена Office).

Если установлен флажок Show Office Clipboard Icon On Taskbar (Показать значок бу фера обмена Office на панели задач), то при открытии области Clipboard (Буфер обмена) на панели задач будет автоматически отображаться значок буфера обмена.

При установке флажка Show Status Near Taskbar When Coping (Показывать состояние около панели задач при копировании) при выполнении операции копирования на значке буфера обмена будет отражаться состояние процесса записи данных.

Обмен данными посредством буфера обмена 1. Выделите которые необходимо поместить в буфер обмена.

2. Вызовите команду Edit Сору (Правка Копировать) или Edit Cut (Прав ка Вырезать).

3. Перейдите в приложение, в которое необходимо поместить скопиро ванные или вырезанные данные, и вызовите команду Edit Paste (Прав ка Вставить).

ИЛИ Откройте область задач (Буфер обмена) в приложении Office, в которое необходимо вставить отметьте место для их разме щения и щелкните левой кнопкой мыши на значке этих данных.

Работа с фрагментами В Excel существует возможность сохранять или передавать данные в виде фраг ментов документа. Фрагмент представляет собой отдельный файл, который мож но сохранить на жестком диске.

Для того чтобы создать фрагмент, сначала необходимо выделить часть таблицы, которая должва стать его содержимым, щелкнуть на ней правой кнопкой мыши и в появившемся меню выбрать команду Сору (Копировать). Затем с помощью проводника Windows нужно найти папку, где этот фрагмент таблицы будет со хранен в виде файла, щелкнуть на ней правой кнопкой мыши и в появившемся контекстном меню выбрать команду Paste (Вставить). При необходимости вста вить данный фрагмент в любое другое приложение Windows операции копирова ния и вставки следует повторить.

Связь Excel с другими Приложения, для обмена данными которыми используются ты, должны поддерживать технологию OLE.

Преимущество использования фрагментов по сравнению с применением буфера обмена состоит в том, что при выключении компьютера содержимое буфера об мена теряется, а фрагменты остаются на жестком диске до тех пор, пока не будут удалены пользователем.

Использование фрагмента Выделите часть которая должна стать содержимым фрагмента.

2. Скопируйте эти данные, щелкнув на них правой кнопкой и в поя вившемся контекстном меню выберите команду Сору (Копировать).

3. С помощью проводника Windows найдите папку, в которую данный фрагмент таблицы нужно сохранить, щелкните на ней правой кнопкой и в появившемся на экране контекстном меню выберите коман ду Paste (Вставить).

4. Щелкните правой кнопкой мыши на файле, который содержит фраг мент таблицы, выберите из появившегося контекстного меню команду Сору (Копировать).

5. Откройте чистый рабочий лист, установите указатель ячеек в мес где должен быть размещен фрагмент, щелкните правой кнопкой мыши и выберите из контекстного меню команду Paste (Вставить).

Связывание и внедрение данных При использовании технологии OLE данные Excel вставляются в другие файлы, в том числе и в Word-документы, как объекты;

связь с приложением-сервером при этом сохраняется. Чтобы запустить приложение-сервер и получить возмож ность обработать с его помощью объект, достаточно выполнить двойной щелчок на данном объекте. После завершения работы с приложением-сервером объект в приложении-клиенте обновляется. Конечно же, для этого необходимо, чтобы приложение-клиент поддерживало технологию OLE.

Приложения, поддерживающие технологию OLE, подразделяются, как вы теперь понимаете, на приложения-серверы и Приложения-серве ры предоставляют определенный объект в распоряжение Например, созданные в программе Paint рисунки могут быть вставлены в доку мент Excel (рис. 13.2), однако поместить Excel-таблицу в документ, созданный с помощью приложения Paint, невозможно. Таким образом, Excel может выступать и в приложения-сервера, и и качестве приложения-клиента, a Paint — только в качестве приложения-клиента. OLE-объектами могут выступать графи ческие текст, таблицы, аудио- и видеофайлы.

Урок 13 • данными Еже 2003 'з fct в 100% Ч.- "....,! -.., - ;

.

Рис. 13.2. Рисунок, созданный редакторе Paint вставлен в документ Excel Интегрировать OLE-объекты в приложение-клиент можно способами: пу тем внедрения и путем связывания.

Связывание Excel с данными другого приложения Способ обмена данными между Excel и некоторыми другими приложениями с по мощью буфера обмена имеет один существенный недостаток: процесс происхо дит статически. Другими после того как данные из Excel вставляются в приложение-клиент, пользователь лишается возможности применять при их об работке функциональные возможности Excel. Конечно же, данные можно моди фицировать с помощью приложения-сервера, а затем опять скопировать их в прило жение-клиент, однако такой метод работы вряд ли можно отнести к числу эффек тивным.

Динамический обмен данными между приложениями осуществляется посредст вом связывания объектов. Для того чтобы выполнить связывание, следует в при ложении-сервере скопировать данные, после чего в приложении-клиенте опреде лить их место вставки и вызвать команду Edit Paste (Правка Специальная вставка). В появившемся окне Paste Special (Специальная вставка) необходимо активизировать переключатель Paste link (Связать), указать в поле As (Как) тип данных, которые будут вставлены из буфера, и щелкнуть на кнопке (рис. 13.3).

Связь с другими приложениями Microsoft Text Unformatted Picture (Windows Рис. 13.3. Диалоговое окно программы Word Какие типы представления будет содержать список As (Как) и сколько их бу дет, зависит от формата помещенных в буфер данных.

При связывании объектов в приложении-клиенте сохраняются только ссылки на файлы этих а сами объекты обрабатываются и сохраняются в приложе нии-сервере. Обновление связанного объекта осуществляется либо вручную, либо автоматически. Например, если помещена в документ Word, то по сле модификации ее данных в Excel нет необходимости производить ее обновле ние в Word, поскольку при следующей загрузке Word-документа таблица будет обновлена автоматически. При желании обновление таблицы Excel, вставленной в документ можно выполнить для чего нужно вызвать команду Edit Links (Правка Связи) и активизировать в появившемся диалоговом окне Links (Связи) переключатель update (по запросу) (рис. 13.4). Для обновления связи в этом же диалоговом окне следует нажать кнопку Update Now (Обновить) или клавишу F9.

Рис. 13.4. Диалоговое окно Links 390 Урок 13 * данными По сравнению с внедрением документов связывание обладает одним существен ным недостатком: после сохранения связей со многими файлами процесс перено са этих файлов на другие компьютеры значительно затрудняется. Ведь полное имя файла содержит ссылки на каталоги исходного компьютера, а поместив до кумент, в котором используются связанные объекты, на другой компьютер, необ ходимо заново устанавливать связи с файлами-источниками. Преимущества же, получаемые в результате связывания объекта, заключаются в том, что данные об новляются автоматически и объем документа в приложении-клиенте практиче ски не увеличивается.

Связывание данных 1. В приложении-сервере скопируйте необходимые данные.

2. В определите место вставки этих данных и вызо вите команду Edit Paste (Правка Специальная вставка).

3. В появившемся окне Paste Special (Специальная вставка) активизируй те переключатель Paste Link (Связать), укажите в поле As (Как) тип дан ных, которые будут вставлены из буфера, и щелкните на кнопке ОК.

Внедрение объектов При внедрении объекта в приложение-клиент помещается его копия, а связь с при ложением-сервером устанавливается каждый раз, когда выполняется обработка Делается это посредством двойного щелчка на нем кнопкой мыши.

При использовании OLE-технологии запускать приложение-сервер для обработ ки объекта не требуется. Пользователь получает доступ к функциональным воз можностям приложения-сервера непосредственно из приложения-клиента. Так, если объект Excel будет обрабатываться в программе Word, то после двойного щелчка на нем, хотя приложение Excel и не будет запущено, окно Word примет другой вид: в нем появятся строка меню и панели инструментов Excel. Таким об разом пользователь получит доступ ко всем функциям Excel.

Word хорошо к интеграции в документ в качестве объекта. В стандартной панели инструментов для этой цели имеется кноп ка Insert Microsoft Excel Worksheet (Добавить таблицу Excel), после щелчка на кото рой появляется стилизованное изображение таблицы, где пользователь должен указать количество строк и столбцов в создаваемой таблице. В результате в доку мент будет вставлена пустая таблица. Нажатие указанной кнопки приводит не только к вставке новой таблицы, но и к замене строки меню и панелей инстру ментов программы аналогичными элементами программы Excel.

После завершения ввода данных в таблицу для на экран меню и панелей инструментов программы Word достаточно щелкнуть мышью вне об ласти таблицы Для того чтобы получить возможность обрабатывать интег рированную в Word таблицу, нужно дважды щелкнуть на ней мышью, в резуль тате чего в распоряжение пользователя вновь поступит весь набор функций Excel.

Связь Excel с другими приложениями На рис. 13.5 видно, что таблица Excel вставлена в документ строка заголов ка окна содержит имя документа а меню и панели инструментов принадле жат Excel.

Office Word s fcf И d Excel в Word Рис. 13.5. Таблица интегрированная в Word-документ Еще одну возможность интегрировать в документ предостав ляет команда Insert Object (Вставка Объект) меню программы Выбор этой команды приводит к появлению на экране диалогового окна Object (Вставка аналогичного соответствующему окну программы Excel. В этом диало говом окне по умолчанию активизирована вкладка Create New (Новый), на кото рой для вставки следует выбрать элемент Microsoft Worksheet (Лист Microsoft Excel) и щелчком на кнопке задать операцию вставки таблицы.

После нажатия кнопки ОК в документ будет вставлен пустой рабочий лист Excel. Теперь можно начинать работать с рабочим листом, применяя команды ме ню и кнопки панелей инструментов. В наше распоряжение поступили все имею щиеся в Excel функции. При активизации не изменяется только меню File (Файл), что, конечно же, имеет свое объяснение: мы по-прежнему нахо димся в Word-документе. Щелчок мышью вне области объекта вернет меню и па нели инструментов Word на место.

В описанном выше случае в качестве объекта в Word-документ была внедрена пустая Чтобы вставить в него уже имеющуюся таблицу (возмож но, содержащую какие-то данные), необходимо открыть вкладку Create from 392 13 • данными (Создание из файла) диалогового окна Object (Вставка объекта), ввести в поле File name (Имя файла) имя файла, в котором находится нужная таблица, и щелкнуть на кнопке ОК. Обрабатывать такой объект можно обычным способом.

Если же на вкладке Create from File (Создание из файла) диалогового окна Object (Вставка объекта) активизирована опция Link to file (Связь с файлом), объект вставляется в документ как связанный объект, поэтому после двойного щелчка на нем мышью запускается приложение-сервер. Завершив обработку объекта, со храните его.

Внедрение объекта 1. В приложении-клиенте определите место вставки объекта и вызовите команду Insert Object (Вставка Объект), 2. В окне Object (Вставка объекта) на вкладке Create New (Новый), для того чтобы вставить выберите элемент списка Excel Worksheet (Лист Microsoft Excel) и щелкните на кнопке ОК.

ИЛИ В окне Object (Вставка объекта) перейдите на вкладку Create from File (Создание из файла), введите в поле name (Имя файла) имя файла, в котором находится нужная таблица, и щелкните на кнопке ОК.

Самостоятельная работа 1. Создайте или откройте таблицу Excel. Выберите и скопируйте любой диапа зон ячеек и поместите их в документ Word сначала в виде преобразованной таблицы — с помощью команды Paste (Вставка), затем рисунка — воспользо командой Paste Special (Специальная вставка), внедренного объекта посредством команды Special (Специальная и, наконец, в виде связанного 2. Дважды щелкните на одном из связанных объектов и внесите какие-либо из менения в таблицу Excel. Вернитесь в документ Word и попытайтесь опреде лить, чем различаются между собой преобразованные, внедренные и связан ные данные.

3. Внедрите в документ Word диаграмму, созданную в Excel.

Взаимодействие Excel 2003 и Access В Microsoft Office 2003 существует возможность вставлять рабочие листы Excel в формы и отчеты Access посредством свободных и присоединенных рамок объ ектов. Обмениваться данными между указанными приложениями можно и с по мощью специальной программы-надстройки Имеется также возмож ность выполнять обратные операции, то есть переносить данные таблиц Access на рабочие листы Excel.

2003 и Access 2003 Вставка таблицы в базу данных Access Таблицу Excel можно вставить в форму или отчет Access либо связать с из этих элементов. Такая таблица будет автоматически сохранена в файле базы данных.

Вставка рабочего листа в Access Для того находясь в Access, вставить данные Excel в необходимо от крыть таковую в режиме Create form in Design view (Создание формы в режиме кон структора) и, когда на экране появится окно формы, вызвать команду Insert Object (Вставка Объект). В результате ее выполнения будет открыто диалоговое окно Microsoft Access, в котором после активизации переключателя Create from (Создать из файла) появится возможность найти нужный файл Excel (рис. 13.6).

Рис. окно Microsoft Access.

Затем щелчком на кнопке Browse (Обзор) нужно открыть диалоговое окно Browse (Обзор), найти нужный файл и нажать кнопку после чего опять будет осуще ствлен переход в диалоговое окно Microsoft Access. Б результате щелчка на кнопке ОК в окне формы появится таблица в которую можно внести требуемые из менения (рис. 13.7).

Если рабочий лист Excel будет помещаться в форму или отчет в виде значка, в ок не Microsoft Access нужно установить флажок Display as Icon (В виде значка), а для связи объекта с приложением-сервером — флажок Link (Связь).

Для того чтобы при следующем открытии в режиме формы вставленная таблица Excel была доступна для редактирования, необходимо щелкнуть на ней правой кнопкой мыши, в появившемся контекстном меню выбрать команду (Свойства) и установить в одноименном окне значение свойства (Дос туп) — Yes (Да) и значение свойства Locked (Блокировка) - No (Нет).

просматривая этот документ в режиме формы, вы, дважды щелкнув мышью на таблице, сможете внести в нее любые изменения.

При вставке таблицы отчет Access необходимо пошагово действия, аналогичные тем, что вы вставляя таблицу в форму.

394 Урок 13 * Обмен данными \ 124:

159;

17" SyncMaster 753DFX 150.

17" LG 17" LG T710PH Ez 8 Рис. 13.7. Таблица Excel вставленная в форму Access Вставка рабочего листа в Access 1. Откройте форму в режиме Create form in view (Создание формы в режиме конструктора).

Когда на экране появится окно активизируйте команду Insert Object (Вставка Объект).

3. В открывшемся окне Microsoft Access найдите нужный файл, задайте не обходимые параметры для вставки и щелкните на кнопке ОК.

Вставка объекта с помощью свободной рамки Для того чтобы вставить таблицу Excel в Access с использованием свободной рам ки форму или отчет следует открыть в режиме конструктора.

ц После щелчка на кнопке Unbound Object Frame (Свободная рамка объекта) па 1 нели инструментов Toolbox (Панель элементов) необходимо разместить кур сор мыши в окне формы или отчета и, нажав левую кнопку мыши, задать размеры того места, где будет размещена таблица.

Взаимодействие 2003 и Access После того как кнопка мыши будет отпущена, на экране появится диалоговое окно Microsoft Access, в котором нужно выделить подлежащий вставке. При необ ходимости установить связь с приложением-сервером или отобразить данные Excel в виде значка установите в этом окне описанные выше флажки. Окно фор мы Access со вставленными в него данными из Excel показано на рис. 13.8.

Samsung SyncMaster Рис. 13.8. Таблица вставленная в форму Access с помощью свободной рамки Вставка объекта с помощью свободной рамки 1. Находясь в программе Access, откройте форму или отчет в режиме кон 2. Щелкните мышью на кнопке Unbound Object Frame (Свободная рамка объекта) панели инструментов (Панель элементов).

3. Разместите курсор мыши в окне формы или в окне отчета и, нажав ле вую кнопку мыши, задайте размер рамки, в которой будет размещена таблица.

4. В появившемся на экране окне Microsoft Access отметьте нужный файл и нажмите кнопку ОК.

396 Урок 13 • Обмен данными объекта с помощью присоединенной рамки вставленный с присоединенной рамки, добавляется в форму или отчет как связанный объект.

Откройте таблицу в режиме конструктора. В столбце Name (Имя поля) вве дите имя следуя соглашениям об именах объектов Access, а в раскрываю щемся списке столбца Data Type (Тип данных) выберите пункт OLE Object (Поле объекта OLE). Сохраните таблицу и перейдите в режим таблицы, для правой кнопкой мыши щелкните на заголовке окна таблицы и выберите в появившемся контекстном меню команду Datasheet View (Режим таблицы). Теперь, находясь в ре жиме таблицы, посредством щелчка следует выделить ячейку, в которую будут вставлены данные Excel, а затем вызвать команду Insert Object (Вставка Объ ект). В появившемся окне Microsoft Access нужно выбрать файл, который будет вставлен в Access, и щелкнуть на кнопке ОК. Выделив ячейку таблицы, в которую вставлен файл Excel, нужно вызвать команду File Save As (Файл V как), в появившемся окне Save As (Сохранение), в списке As (Как), выбрать пункт Report (Отчет) или Form (Форма), а затем указать имя сохраняемой формы или отчета. После щелчка на кнопке ОК на экране отобразится объект Excel, вставлен ный в Access с помощью присоединенной рамки (рис. 13.9).

• wizard Мониторы ft^ft4****Aw*^biiS>aAtfiSiS*3iaii*...>..

Рис. 13.9. Таблица вставленная в форму Access с помощью присоединенной рамки Взаимодействие и 2003 Вставка объекта с помощью присоединенной рамки 1. Откройте таблицу в режиме конструктора.

2. В столбце Field Name (Имя поля) введите имя поля, следуя соглашени ям об именах объектов Access, а в раскрывающемся списке столбца Da ta Туре (Тип данных) выберите пункт OLE Object (Поле объекта OLE), после чего сохраните таблицу.

3. Перейдите в режим нажав правой кнопкой мыши на заголов ке окна таблицы и выбрав в появившемся контекстном меню команду Datasheet View (Режим таблицы).

4. Выделите ячейку, в которую будут вставлены данные Excel, посредст вом щелчка на ней мышью, после чего вызовите команду Insert Object (Вставка Объект).

5. В открывшемся диалоговом окне Microsoft Access выберите вставляемый в Access файл и щелкните на кнопке ОК.

6. Выделите ячейку, в которую были вставлены и вызовите ко манду File Save As (Файл Сохранить как).

7. В появившемся окне Save As (Сохранение) в списке As (Как) выберите пункт Report (Отчет) или Form (Форма), для того чтобы вставить объ ект, и нажмите кнопку ОК.

Обмен данными между Excel и Access посредством программы-надстройки AccessLinks Как уже было сказано, воспользовавшись программой-надстройкой вы сможете расширить возможности Excel за счет использования функций Access.

Наличие надстройки AccessLinks позволяет выполнять над данными Excel следую щие действия:

О преобразовывать списки Excel в базы данных Access;

О создавать отчеты Access на основе данных Excel;

О вводить данные Excel с помощью форм Access.

Для более ранних версий Excel указанную надстройку не так как она поставлялась вместе с программой, однако начиная с предыду щей версии Excel ее приходится загружать с веб-узла Microsoft.

После того как программа будет вызовите команду (Сервис Надстройки) и в появившемся окне Add-Ins (Надстройки) установите в поле списка Add-Ins (Доступные надстройки) флажок Microsoft Access Links Add-In (Надстройка AccessLinks) (рис. 13.10). После нажатия кнопки в ню Data (Данные) появятся команды MS Form (Форма MS Access), MS Access Report Access), Convert to MS Access (Перенести в MS обеспечи вающие возможность обмена данными между Excel и Access.

Урок 13 • Обмен данными Analysis Internet Lookup Data Solver with Data Рис. 13.10. Диалоговое окно Преобразование списка Excel в базу данных Access Для того чтобы при работе с большими списками Excel пользоваться функциями управления данными, защиты или многопользовательскими возможностями, пре доставляемыми программой вы должны преобразовать список Excel в ба зу данных Access. Но прежде чем приступать к такому необходи мо убедиться в том, что каждый столбец имеет заголовок и содержит данные од ного Внутри списка недопустимо наличие пустых строк или столбцов.

Установите указатель ячеек в области списка, вызовите команду Data Convert to Microsoft Access (Данные Перенести в MS Access), и на экране появится диалого вое окно Convert to Microsoft Access (Перенос данных в Microsoft Access), в котором посредством выбора переключателя New database (В новой базе данных) или Exis ting database (В имеющейся базе данных) следует в какую базу данных Access — новую или уже существующую — должны быть помещены данные спи ска таблицы Excel Convert Microsoft Access т Рис. 13.11. Диалоговое окно Convert to Access Взаимодействие 2003 и Access После нажатия кнопки будет запущена программа Access и появится первое окно мастера импорта данных Import Wizard (Импорт электронной таб лицы), в котором в случае установки флажка First Row (Пер вая строка содержит заголовки столбцов) первая строка таблицы будет использо вана в качестве заголовков создаваемой таблицы (рис. 13.12).

' Import ЗОЕ ЗОЕ л 774FT,7" LG FJ Dn I Рис. окно мастера Import Spreadsheet Wizard Нажав кнопку Next (Далее), вы перейдете ко второму окну мастера импорта дан ных, где следует переключатель In a New новой таблице) или In an Existing Table (в существующей таблице). При выборе первого переключате ля будет создана новая таблица, а при выборе второго преобразуемые данные бу дут вставлены в существующую таблицу.

В третьем окне мастера (к нему вы перейдете, опять-таки, после щелчка на кноп ке Next в поле Name (имя поля) имена полей при необходимости мож но изменять (рис. 13.13). Но сначала каждое такое поле следует щелк нув на нем мышью. В поле Indexed (индекс) указывается, будет ли отмеченное поле индексированным. Если установлен флажок Do not import field (не им портировать (пропустить) поле), то поле не будет импортировано в Access.

В следующем окне мастера посредством переключателей Let Access add primary key (автоматически создать ключ), Choose my own primary key (определить ключ) и No primary key (не создавать ключ) необходимо каким образом будет создано ключевое поле (автоматически или вручную) или таковое вообще будет отсутст После нажатия кнопки Next (Далее) появится последнее окно мастера (рис. 13.14).

В поле Import to Table (Импорт в таблицу) этого окна вводится название создавае мой таблицы Access. Установка флажка I would Like a wizard to analyze my table after 400 Урон 13 * Обмен importing the data (Проанализировать таблицу после импорта данных) дает воз можность проанализировать созданную таблицу в окне Table Wizard (Ана лиз таблиц). Если установить флажок Help after the wizard is finished (Вывес ти справку после завершения работы то на экран будет выведено окно справки. После нажатия кнопки Finish (Готово) процесс преобразования списка Excel в базу данных Access будет завершен.

N :

LG LG I fed Рис. 13.13. Третье окно мастера Spreadsheet Wizard, •., Последнее окно мастера Import Spreadsheet Wizard Excel 2003 и Access Преобразование списка Excel в данных Access Установите указатель ячеек в области списка и вызовите Data Convert to MS Access (Данные Перенести в MS Access).

2. В окне to Access (Перенос данных в Micro soft Access) активизируйте переключатель New database (В новой базе данных) или Existing database (В имеющейся базе данных), в зависимо сти от того, куда должны быть вставлены данные Excel, после чего на жмите кнопку ОК.

3. Далее следуйте указаниям мастера импорта данных Import Spreadsheet (Импорт электронной таблицы).

Создание отчета Access на основе данных Excel При необходимости обобщить или организовать данные Excel в виде отчета Access также можно воспользоваться программой-надстройкой позволяю щей создать такой отчет на основе списка Excel. Для этого нужно установить ука ячеек в области списка и задать команду Data MS Access Report (Данные Отчет MS Access), с тем чтобы вызвать знакомое вам окно Convert to Microsoft Access (Перенос данных в Microsoft Access). Укажите, где должен быть создан от чет — в новой базе данных или в уже существующей. Нажав кнопку вы перей дете к мастеру создания отчетов Report Wizard (Создание В первом окне мастера следует определить, какие поля будут добавлены в отчет. Для этого необ ходимо переместить их из списка Available Fields (Доступные поля) в список Selected Fields (Выбранные поля), воспользовавшись кнопкой со стрелкой вправо (рис. 13.15).

Рис. 13.15. Первое окно Report Урок 13 • Обмен данными В следующем окне которое открывается после щелчка на кнопке Next производится группировка данных отчета посредством щелчков на кнопках со стрелками.

Перейдя к третьему окну мастера, следует выполнить сортировку полей по воз растанию либо по убыванию значений (можно отсортировать не более четырех полей). Появится ли в следующем, четвертом, окне мастера кнопка Summary Op tions (Итоги) будет зависеть от того, как вы отсортировали данные. Щелкните на данной кнопке, для того чтобы открыть одноименное окно (рис. 13.16). В данном окне, если это необходимо, посредством установки флажков можно произвести дополнительные вычисления. Для того чтобы на экране отображались только ре зультаты вычислений, без данных таблицы, необходимо активизировать пере ключатель Summary (только итоги). После щелчка на кнопке ОК вы верне тесь в окно мастера.

Summary What у tint;

Диалоговое окно Summary В пятом окне мастера посредством установки соответствующих переключателей выполняется настройка внешнего вида отчета (рис. 13.17). Чтобы задать для него один из предлагаемых стилей, необходимо перейти к следующему окну мастера.

В последнем окне мастера нужно указать имя создаваемого При необходи мости этот отчет или изменить его внешний вид следует выбрать пе реключатель Preview the report (Просмотреть отчет) либо the design (Изменить макет отчета). Щелкните на кнопке Finish (Готово), и отчет будет создан.

Когда отчет Access будет в Excel рядом со списком данных, на основе кото рых он появится кнопка MS Access Report (Отчет MS Access), предна значенная для открытия программы Access с этим отчетом.

Взаимодействие 2003 и Access 13.17. Пятое окно мастера Report Wizard Создание отчета Access на основе данных указатель ячеек в области списка и вызовите команду Data MS Access Report (Данные Отчет MS Access).

2. В появившемся диалоговом окне Convert to Microsoft Access (Перенос данных в Microsoft Access) активизируйте переключатель New database (В новой базе данных) или database (В имеющейся базе дан ных), указав таким образом, куда отчет должен быть и ните на кнопке ОК.

3. Далее следуйте указаниям мастера создания отчетов Report (Соз дание отчетов).

Создание формы для ввода данных в Excel Если для работы со списком Excel вам понадобится настраиваемая форма для вво да, поиска и удаления данных, создайте форму Access. С помощью такой формы можно, например, вводить данные в список Excel в порядке, отличном от порядка столбцов на рабочем листе. Кроме того, вы сможете пользоваться всеми функцио нальными возможностями, доступными в Access.

Установите курсор ячеек в области списка данных и вызовите команду Data MS Ac cess Form (Данные Форма MS Access), в результате выполнения которой появит ся первое окно мастера Form Wizard (Создание форм), идентичное первому окну мастера создания отчетов. Установив здесь все необходимые параметры, перехо дите к следующему окну, в котором путем активизации соответствующего пере ключателя задается внешний вид формы (рис. 13.18).

Урок 13 • Обмен данными Рис. Второе окно мастера Form Wizard В третьем окне мастера создания форм из предложенного списка выбирается стиль формы. А в последнем его окне, также идентичном последнему окну мастера соз дания отчетов, щелкнув на кнопке Finish (Готово), вы сможете увидеть результа ты своего труда — форму Access, созданную на основе данных Excel.

Запустите форму, щелкнув на кнопке MS Access Form (Форма MS Access), рас положенной рядом со списком данных Excel (рис. 13.19), на основе которого она, эта форма, была создана. При изменении данных в форме автоматически будут из меняться и данные в Excel.

• ' Рис. 13.19. Кнопка для запуска созданной формы Взаимодействие и Access 2003 Создание формы для ввода данных в курсор ячеек в области списка данных и вызовите команду Data MS Access Form (Данные Форма MS Access).

2. Далее следуйте указаниям мастера создания форм Form (Созда ние форм).

3. Для того чтобы открыть созданную перейдите в Excel и щелк ните на кнопке MS Access Form (Форма MS Access), расположенной рядом со списком данных Excel, на основе которых эта форма была по Перенос базы данных Access на рабочий лист Excel Выполнив перечисленные ниже действия, вы сможете переместить базу данных Access или какую-то ее часть на рабочий лист Excel. Откройте нужную базу дан ных в приложении Microsoft Access и выделите таблицу, которую необходимо пе реместить в Excel. Вызовите команду Tools Links with Microsoft Ex (Сервис Связи с Offise Анализ в Microsoft Excel), и Access перенесет нужную информацию на рабочий лист с тем же названием, что и у таблицы (рис, 13.20).

Сохраните созданную таблицу в формате Microsoft Excel Workbook (Книга Microsoft Excel).

Excel 2003 Sales Vice Manager Sales Robert Sales Coordinator Representativ Рис. 13.20. Таблица, перенесенная из базы данных Access на рабочий лист 406 Урок 13 * Обмен данными Перенос базы данных на рабочий лист Excel 1. Откройте базу данных в Access и выделите таблицу, которую необхо димо перенести в Excel.

2. Вызовите команду Tools Links It with Microsoft Excel (Сер вис Связи с Offise Анализ в Microsoft Excel).

Самостоятельная работа 1. Вставьте таблицу Excel в базу данных Access, после чего отредактируйте ее.

2. Пользуясь специальной программой-надстройкой создайте в Ac cess форму на основе списка данных Excel.

3. Запустите эту форму из программы Excel и отредактируйте с ее помощью таб лицу Excel.

Взаимодействие Excel 2003 и Outlook Приложение Microsoft Outlook 2003 входит в состав пакета Microsoft Office 2003.

Это эффективное средство организации совместной работы, с помощью которого можно отправлять и получать электронные сообщения. Outlook упрощает выпол нение задач, связанных с управлением информацией.

В настоящем уроке мы рассмотрим такие возможности как вложение дан ных Excel в электронное сообщение и связывание рабочего листа Excel с задачей Outlook.

Вложение данных Excel в электронное сообщение Б электронное сообщение можно как всю рабочую книгу Excel, так и от дельные ее части. Как это делается, рассказано ниже.

Откройте Outlook 2003 или Outlook Express. Для того чтобы вложить в сообще ние электронной почты файл рабочей книги целиком, необходимо в окне програм мы Outlook 2003 вызвать команду New Mail Message (Файл Создать Со общение) или нажать комбинацию клавиш Появится окно Message (Сооб где следует заполнить поля ввода То (Кому) и Subject (Тема) и ввести текст сообщения (рис. 13.21). Для вложения файла рабочей книги в Excel вызо вите команду Insert Insert File (Вставка Файл), в открывшемся окне Insert File (Вставка файла) выберите необходимый файл Excel и нажмите кнопку ОК. Под полем Subject (Тема) появится дополнительное слева от которого располо жена кнопка Attach (Вложить). С ее помощью к электронному сообщению можно прикрепить дополнительные файлы.

Взаимодействие Excel 2003 и Outlook 2003 эти данные Ну что скажешь?

Рис. 13.21. Вожение файлов Excel в электронное сообщение Вложение данных в электронное сообщение 1. Откройте Outlook 2003 и вызовите команду File New Mail Message (Файл Создать Сообщение) или нажмите комбинацию клавиш 2. В появившемся диалоговом окне Message (Сообщение) заполните поля ввода То (Кому) и Subject (Тема) и введите текст сообщения.

3. Вызовите команду Insert Insert File (Вставка Файл).

4. В открывшемся окне Insert (Вставка файла) выберите необходи мый файл Excel и щелкните на кнопке ОК.

Связывание рабочего листа Excel с задачей Outlook Задачей называется поручение личного или служебного за вы полнением которого можно проследить. Задача может быть разовой или повто ряющейся.

Существует возможность связать файл рабочей книги Excel с задачей. Для этого в программе Outlook сначала посредством вызова команды File New Task (Файл Создать Задача) нужно открыть окно Task (Задача) и создать новую задачу.

Далее нужно установить курсор в поле для ввода текста и вызвать команду Insert File (Вставка Файл) или нажать кнопку Insert File (Вставка файла) на стандартной панели инструментов, выбрать в открывшемся диалоговом окне In sert File (Вставка файла) нужный файл Excel и кнопку Insert (Вставка).

Урок 13 Обмен Вставленный файл отобразится в виде значка в текстовом поле (рис. 13.22). При двойном щелчке мышью на этом значке откроется рабочая книга Excel, можно просмотреть и отредактировать.

.

Рис. 13.22. Задача с рабочей книгой Связывание рабочего листа с задачей Outlook 1. С помощью команды File New Task (Файл Создать Задача) открой те в программе Outlok окно Task (Задача) и создайте новую 2. Установите курсор в поле ввода текста и вызовите команду Insert File (Вставка Файл) или щелкните на кнопке Insert File (Вставка файла) стандартной панели инструментов.

3. Отметьте в открывшемся окне Insert File (Вставка файла) нужный файл Excel и щелкните на кнопке Insert (Вставка).

Самостоятельная работа 1. Выделите часть таблицы и создайте фрагмент документа.

2. Откройте программу и вложите фрагмент в электронное сообщение.

3. Создайте в Outlook новую задачу и поместите в нее фрагмент документа.

Возможности по импорту и экспорту данных Excel поддерживает различные форматы файлов, которые используются при экс порте и импорте данных. Это позволяет более гибко организовать работу с данны ми за счет применения многих Возможности по импорту и экспорту данных Приведем перечень основных форматов, поддерживаемых Excel: Microsoft Excel 2.1, Worksheet - Microsoft Excel 4.0 Workbook - Microsoft Ex cel 5.0/95 - * Microsoft Excel 11& 5.0/95 Workbook - *.xlt;

Formatted Text (Space delimited) - *.prn;

Text (Tab Unicode Text и Text (MS-DOS) - CSV - - DBF2,3,4 - - *.slk.

Открытие в Excel файлов в других форматах В Excel существует возможность открывать файлы, сохраненные в других форма тах (см. предыдущий раздел). Делается это следующим образом. Сначала нужно вызвать команду Open (Файл и в появившемся диалоговом окне Open (Открытие документа), в списке of type (Тип сначала тип файла, который необходимо открыть, а затем выбрать его имя и щелкнуть на кнопке Open (Открыть) (рис. 13.23) Copy of за Погода Процессоры карты объема All All All Microsoft Excel Files All Web Pages XML Files Рис. 13.23. Диалоговое окно Open Открытие в Excel файлов других форматов 1. Вызовите команду File Open (Файл Открыть).

2. В списке of type (Тип файлов) появившегося окна Open (Открытие документа) укажите тип открываемого файла.

3. Отметьте имя этого файла и щелкните на кнопке Open (Открыть).

Урок 13 • Обмен данными Импорт данных.

В Excel импорт данных из большинства источников производится посредством команды Data Import External Data Import (Данные Импорт внешних дан ных Импортировать данные). Вызовите эту команду, а затем в диалоговом окне Select Data Source (Выбор источника данных) укажите, какие данные должны быть импортированы, и нажмите кнопку Open (Открыть) (рис. 13.24).

Data Source MSN MSN stock Quotes Рис. 13.24. Диалоговое окно Select Data Source Мастер подключения данных Data Connection Wizard (Мастер подключения данных), при нажатии в диалоговом окне Data Source (Выбор ника данных) кнопки New Source (Создать), импортировать данные из внешних источников, недоступных из диалогового окна Data Source (Выбор источника данных). Это могут быть источники данных OLE DB (включая служ бы OLAP и серверы обмена) и любые иные источники, поставляемые системным администратором. С помощью мастера подключения данные невозможно ни от фильтровать, ни объединить.

По умолчанию при импорте данных с помощью мастера подключения соединение устанавливается через OLE DB. Создаваемые при этом можно открыть для просмотра в обозревателе Microsoft Internet Explorer, а для их редактирования следует использовать Excel.

Импортировать внешние данные в Excel можно лишь при наличии доступа к ним. Если внешний данных находится на другом компьютере, воз можно, получить у администратора внешней данных па право доступа или для доступа базе данных.

Возможности Excel по и экспорту данных Импорт данных 1. Вызовите команду Data Import Data Import Data (Данные Им порт внешних данных > Импортировать данные).

2. В открывшемся диалоговом окне Data Source (Выбор источника данных) отметьте данные, которые требуется импортировать, и щелкни те на кнопке Open (Открыть).

ИЛИ Если необходимо импортировать данные внешних источников, недос тупных из диалогового окна Select Data (Выбор источника дан ных), щелкните в этом окне на кнопке New Source (Создать).

3. Далее следуйте указаниям мастера подключения данных Data Connec Wizard (Мастер подключения данных).

Экспорт данных Экспортирование в другие программы происходит приблизительно по той же схеме, что и импортирование файлов других форматов, за исключением того, что вместо команды Open (Файл Открыть) вызывается команда File Save As (Файл Сохранить как). В диалоговом окне Save As (Сохранение докумен та) (рис, 13.25) нужно выбрать тип сохраняемого файла в списке Save as type (Тип файлов), диск и папку, в которой этот файл будет сохранен, ввести имя файла и на жать кнопку Save (Сохранить).

т 2-е полугодие Процессоры главы рис к (Tab delimited) Ten 37- Excel 11 a Workbook CSV 4. Рис. 13.25. окно Save As 412 Урок При экспортировании файлов Excel может использовать конверторы и графиче ские фильтры. Все фильтры и конверторы, установленные в программе, а также расширения, присваиваемые именам перечислены в списке форматов Save as type (Тип файлов).

Большинство из поставляемых с Excel конвертеров и графических по зволяют сохранять только активный лист рабочей книги. Если книга состоит нескольких рабочих листов, каждый для экспортирова ния, следует сохранить в отдельном файле.

Исключение из этого возможно лишь при экспорте файлов Excel в HTML формат. В этом случае (при выборе в списке форматов элемента Web Page (веб-ар можно указать, что будет экспортироваться рабочий лист или целая кни га Excel.

ПРИМЕЧАНИЕ Excel преобразует свои «родные» файлы в стан ее широкими чем HTML. Многие позволяют экспортировать свои файлы в различные веб-форматы, то в такие, которые воспринимаются браузерами.

Если программе не удается конвертировать экспортируемые на экране по является сообщение об ошибке, содержащее адрес в которой она была об Вносить изменения в процессе конвертирования нельзя, поэтому следу ет сначала устранить ошибку, а затем начать процесс конвертирования сначала.

При полной инсталляции программы конверторы и графические фильтры поме щаются в лапку Excel автоматически. В случае применения пользовательского сценария инсталляции который содержит фильтр, может быть удален.

Если этот компонент необходим для последующей работы, его следует устано вить, запустив процесс инсталляции.

Экспорт данных 1. Вызовите команду File Save As (Файл Сохранить как).

2. В появившемся диалоговом окне Save As (Сохранение документа) вы берите тип сохраняемого файла в списке files of type (Тип файлов), диск и папку, в которой файл будет содержаться, введите имя файла и щелкните яа кнопке Save (Сохранить).

Самостоятельная работа Сохраните какой-либо документ с расширением в программе после чего откройте его в Excel.

2. Теперь выполните обратные действия: сохраните таблицу Excel с расширени ем и откройте этот файл в программе 3. Воспользовавшись мастером Data Connection Wizard (Мастер подключения дан импортируйте в Excel внешние данные.

использование Microsoft Excel Совместное использование файлов Microsoft Excel К файлам и папкам, хранящимся на компьютере, в сети или в Интер нете, можно предоставлять общий доступ. Делается это по-разному, в зависимо сти от того, кому требуется предоставить доступ, а также от того, с какого компь ютера другой пользователь будет обращаться к файлам, Совместное использование файлов на одном компьютере Если на одном компьютере работают несколько пользователей, то файлы, к кото рым требуется предоставить доступ, как правило, помещаются в папку Shared docu ments (Общие документы). Файлы, хранящиеся в этой папке и ее все гда доступны другим пользователям данного компьютера.

На компьютере, подключенном к сетевому домену, папка Shared documents (Общие документы) Совместное использование файлов в одной сети В локальной сети папка, которая расположена на одном из может быть доступной всем пользователям. Но вы, конечно же, можете запретить (или разрешить) другим пользователям изменять файлы в общей папке. Для этого нуж но щелкнуть на этой папке правой кнопкой мыши, выбрать в появившемся кон текстном меню команду (Свойства), в диалоговом окне Source Properties (Свойства) перейти на вкладку Sharing (Доступ), активизировать переключатель Share this (Открыть общий доступ к этой папке), чего установить все необходимые параметры (рис. 13.26).

Properties V '.

! № Рис. 13.26. Диалоговое окно Source Properties 414 Урок 13 • Обмен данными Совместное файлов в одной сети 1, Щелкните правой мыши на папке, для которой хотите устано вить общий доступ, и выберите в появившемся контекстном меню ко манду Properties (Свойства).

2. В открывшемся диалоговом окне Source (Свойства) перейди те на вкладку (Доступ), активизируйте переключатель Share this folder (Открыть общий доступ к этой папке) и установите нужные па раметры.

к файлам посредством Интернета Чтобы предоставить доступ к файлам через необходимо опубликовать эти файлы в сети, воспользовавшись услугами мастера веб-публикаций. Эти фай лы должны храниться в частной сетевой папке, управляемой ее владельцем. Но вы можете скопировать их, а также папки, в которых они хранятся, в личную пап ку, расположенную в сети Microsoft Network (MSN).

Для доступа к файлам, которые помещены в сетевую папку, необходи мо предъявить свой паспорт Net. Passport (Net. Паспорт), обеспечивающий персо нальный доступ к в и другим службам, а также к ряду веб-узлов, с помощью адреса электронной почты пользователя. Откройте папку My computer (Мой компьютер), отметьте в ней документ, который необходимо опубликовать, и выделите его, один раз щелкнув кнопкой мыши. В группе File and Folder Tasks (Типичные задачи для файлов и папок), которая находится в левой части окна, активизируйте ссылку Publish file to the Web (Опубликовать файл в вебе), а далее следуйте инструкциям мастера веб-публикаций.

Доступ к файлам посредством Интернета 1. Откройте папку My computer (Мой компьютер).

2. Найдите документ, который необходимо опубликовать, и выделите его, один раз щелкнув кнопкой мыши.

3. В группе File and Folder Tasks (Типичные задачи для файлов и папок), активизируйте ссылку Publish this file to the Web (Опубликовать файл в вебе).

4. Далее следуйте инструкциям мастера веб-публикаций.

Самостоятельная работа 1. Сделайте так, чтобы все пользователи сети имели доступ к определенным файлам.

2. Сделайте доступной для всех пользователей сети какую-либо папку.

3. Опубликуйте файлы в Интернете.

Подведение итогов В этом уроке мы научились:

О использовать буфер обмена для обмена данными;

О связывать и внедрять данные;

О использовать для обмена данными между программами Excel и Access;

О вкладывать данные Excel в электронные сообщения;

О связывать рабочий лист Excel с программой Outlook;

О импортировать и экспортировать данные;

О совместно использовать файлы Excel.

Интернет-технологии в Excel О Отправка рабочей книги по электронной почте Маршрутизация сообщений О Работа в сети Обмен данными с О Публикация рабочей книги в Интернете Обмен документами с помощью электронной почты Постоянное совершенствование систем повсеместное объедине ние компьютеров в корпоративные сети и их подключение к Интернету стимули руют развитие технологий обмена данными. Теперь что бы средства для доступа к удаленным источникам данных и для коллективной работы пользователей над одним проектом или документом входили в состав са мых различных программ. На этом уроке рассказывается о средствах, которые вхо дят в состав приложения Microsoft Excel 2003.

Обмен документами с помощью электронной почты Используя последнюю версию Microsoft Excel и одну из программ электронной почты (Microsoft Exchange, Microsoft Mail, Microsoft Outlook, Microsoft Outlook Express и др.), можно производить оперативную рассылку документов. При этом существует возможность направить документ всем адресатам одновременно или послать его поочередно нескольким из них.

Отправка сообщений Для того чтобы отправить файл Excel по электронной почте, факсу или в качест ве списка совершенно не обязательно переключаться между приложе ниями. Достаточно выполнить команду Send To Mail Recipient (Файл Отпра вить Сообщение) и в открывшемся окне E-mail (Электронная почта), показан ном на рис. выбрать вариант действий: Send the workbook as an attachment (Отправить всю книгу как вложение) или Send the current sheet as the message body (Включить текущий лист в текст сообщения).

the J Рис. Диалоговое окно E-mail Отправка рабочей книги как вложения Если вы выберете в окне E-mail (Электронная почта) переключатель Send the re workbook as an attachment (Отправить всю книгу как вложение), то получите та кой же результат, как после выполнения команды File Send to Mail Recipient (as Attachment) (Файл Отправить Сообщение (как Например, при ис пользовании Microsoft Outlook Express для отправки рабочей книги Price (Цены) это будет выглядеть, как показано на рис. 14.2.

14 Урок Интернет-технологии в Рис. 14.2. Окно сообщения при отправке файла О порядке заполнения полей этого окна мы расскажем ниже, а пока отметим осо бенности выбранного способа отправки сообщений.

О Файл рабочей книги уже присоединен как вложение в отдельном окне сообще ния (что не мешает дополнительно вставить в это же сообщение еще несколь ко файлов).

О Поле Subject (Тема) содержит имя файла, отправляемого как вложение. При желании значение данного поля можно изменить.

О Текст сообщения пока отсутствует, его вы будете вводить сами.

О Для отправки документа используется кнопка Send расположен ная на панели инструментов окна сообщения.

О В качестве формата текста сообщения будет принят формат исполь зуемый по умолчанию.

Совершенно иначе производится отправка сообщения с открытым листом Excel, включенным в текст сообщения, Включение текущего листа рабочей книги Excel в текст сообщения Выбор переключателя Send the currentsheet as the message body (Включить текущий лист в текст сообщения) в окне E-maiL (Электронная почта) приведет к тому же результату, что и щелчок на E-mail (Электронная почта) на панели инст рументов Standard (Стандартная). При этом произойдет переход в режим электрон ной почты и изменится вид окна Microsoft Excel (рис. 14.3).

документами с помощью электронной почты О Micro ft 2003 Hel Рис. 14.3. Окно при отправке текущего листа как текст сообщения Перечислим особенности этого способа отправки сообщения.

О До самого момента отправки можно выполнять все допустимые в Excel дейст вия: работать с формулами, строить диаграммы, вставлять и переименовывать листы и т. д.

О Поле Subject (Тема) по умолчанию является пустым.

О Посредством кнопки Insert File (Добавить файл), отображаемой на панели в ви де скрепки, в подготавливаемое сообщение можно добавлять другие файлы как вложения.

О Для отправки сообщения используется кнопка Send this Sheet (Отправить лист), которая расположена на панели инструментов электронного сообщения. При этом в сообщение будет включено только содержимое активного листа.

Sheet, О Отправляемое сообщение будет представлено в формате HTML.

Заполнение полей адресатов сообщения При отправке сообщений с помощью электронной почты или факса поле То (Ко му) должно содержать как минимум один адрес. Однако в окне сообщения име ются еще и поля для указания адресатов, которым направляются копии.

Урок 14 • Интернет-технологии в Excel Чтобы заполнить (изменить) все или одно из полей адресов, указываемых в сооб щении и имеющихся в вашей адресной книге либо в разделе с информацией о кон (в зависимости от используемого приложения), выполните действия пере численные ниже.

Заполнение полей адресатов сообщения 1. Щелкните на значке рядом с названием нужного поля, после чего на эк ран будет выведено окно Select Names (Выбор имен), представленное на рис. 14.4.

2. Если потребуется создать новый адрес (контакт), щелкните на кнопке Advanced (Дополнительно) и в открывшемся меню выберите команду New (Создать). После того как отобразится окно Entry (Новая запись), выберите элемент New Contact (Новый контакт) и щелкните на кнопке ОК. Затем в открывшемся окне заполните необходимые поля и тесь в диалоговое окно Names (Выбор имен).

3. Выделите имена адресатов и нажмите кнопку То (Кому).

4. Если нужно послать выделите имена их получателей и щелкни те на кнопке СС (Копия).

5. В случае необходимости отправить скрытые копии выделите имена их адресатов и нажмите кнопку (СК).

6. Для подтверждения сделанного выбора щелкните на кнопке ronaldo@ireal.com com If i,. • >:

- - • Рис. 14.4. Окно Select Names с помощью электронной почты Чтобы просмотреть свойства адреса или можно щелкнуть на кнопке Ad vanced (Дополнительно) в окне Names (Выбор имен) и выбрать в открыв шемся меню команду Properties (Свойства).

сообщения Продукты Microsoft Office 2003 поддерживают функции электронного докумен тооборота, в частности маршрутизацию. Предположим, что вам требуется создать шаблон сводки о деятельности фирмы за определенный период, после чего этот шаблон должны по очереди заполнить представители всех отделов, а затем его необходимо передать директору. При решении такой задачи можно использовать средства Microsoft Excel.

План выполнения задачи включает следующие пункты: создание шаблона, опре деление списка рассылки, отправка рабочей книги, содержащей шаблон, по элек тронной почте. Допустим, что первый пункт плана вами уже выполнен. Теперь не обходимо задать список рассылки.

Задание списка рассылки 1. Активизируйте команду Send To Routing (Файл Отпра вить По маршруту), с помощью которой формируется список рассыл ки, и на экране отобразится диалоговое окно Routing показанное на рис. 14.5.

2. Щелкните на кнопке Address (Адрес), после чего на экране появится диа логовое окно Address book (Адресная книга).

3. Посредством кнопки То (Кому) переместите в список получателей со общения имена всех тех, кому оно предназначено.

4. Щелкните на кнопке ОК. откроется окно Routing Slip (Маршрут), причем список получателей в нем будет уже заполнен.

5. Если это можно порядок рассылки сообщения.

Для этого выделите имя адресата в списке и последо рассылки, воспользовавшись кнопками Move (Порядок).

6. В нижней части окна расположен блок переключателей Route to recipi ents (Порядок рассылки). Если чтобы все адресаты получи ли сообщение одновременно, установите переключатель в положение once (всем сразу), в противном случае выберите положение One after another (по очереди), и документ будет доставлен адресатам по очереди.

7. Если вы установите флажок Return when done (Возврат по окончании), то сообщите Excel, что после просмотра и внесения исправлений в до кумент всеми адресатами его необходимо вернуть обратно.

8. Установив флажок Track status (Отслеживать состояние), у вас появит ся возможность непрерывно следить за дальнейшей рассылкой доку мента, получая электронные уведомления.

9. Выполните все необходимые настройки и щелкните на кнопке Add SLip (Добавить маршрут).

Урок 14 • Интернет-технологии в Excel 1 !

:

'.

Рис. 14.5. Диалоговое окно Routing Теперь к документу присоединен список рассылки (маршрут). На следующем эта пе нам необходимо отправить документ по указанному маршруту.

Отправка документа по заданному маршруту 1. Выберите команду File Message Next recipient (Файл Отправить Следующий адресат).

2. В открывшемся диалоговом окне выберите положение Route document to (Направить документ). (Если вы установите данный переключатель в положение Send copy of document without using the rou ting slip (Послать копию документа, не используя маршрутный то программа того, чтобы отослать документ очередному сату маршрута, отобразит окно выбора следующего адресата, где но указать любой адрес независимо от маршрута.) 3. Щелкните на кнопке ОК.

Самостоятельная работа 1. Создайте рабочую книгу с таблицами и диаграммами.

2. Отправьте первый рабочий лист книги как часть сообщения электронной поч ты одному адресату.

3. Перешлите эту рабочую книгу как вложение по электронной почте другому адресату.

4. Создайте список рассылки и в соответствии с ним рабочую книгу нескольким адресатам.

Работа с файлами в сети Работа с файлами в сети В данном разделе содержатся основные сведения о работе с файлами в Интернете или в корпоративной сети. Для такой работы в Microsoft Excel 2003 предназначе на встроенная панель инструментов Web (Веб-узел).

Панель инструментов Web Активизируйте команду View Web (Вид Панели инструментов Веб и на экране отобразится панель инструментов Web (Веб-узел), показанная на рис. 14.6.

Рис. 14, Панель инструментов Web Элементы управления этой панели и их описание приведены в табл. 14.1.

Таблица 14.1. Назначение элементов управления панели Web Элемент Команда Описание управления Back Возврат к предыдущей веб-странице (Назад) Forward Переход к следующей веб-странице (Далее) Stop загрузки веб-страницы (Остановить) Refresh Обновление веб-страницы (Обновить) Переход на домашнюю веб-страницу Start page страница) Search Поиск в Интернете (Найти в Интернете) избранных ресурсов Favorites (Избранное) Переход на начальную (Переход) веб-страницу т. п.

Show Only Web Toolbar Сокрытие всех отображаемых панелей кроме самой панели Web (Отображать только веб-панель) Строка с URL (Адрес) 424 Урон 14 • Запуск браузера посредством панели Web С помощью инструментов Web браузер можно запустить сле дующими способами:

О кнопку Start page (Начальная страница) для загрузки начальной стра ницы;

О щелкнуть на кнопке Search (Найти в Интернете), чтобы на страницу поиска Microsoft;

О выбрать элемент списка Favorites (Избранное);

О нужного документа в поле адреса.

Перемещение между веб-страницами Панель инструментов Web (Веб-узел) для перемещения между веб-страницами (документами) предоставляет несколько возможностей:

О можно переходить от одной веб-страницы к используя приемы, но применяемые в браузерах;

О допускается перемещение между различными документами одного ния или документами разных приложений;

О можно добавить в список Favorites (Избранное) наиболее часто используемые веб-страницы повысив тем самым скорость обращения к ним.

Открытие рабочей книги в Интернете или в корпоративной сети Работая Excel 2003, вы можете открывать рабочие книги в корпора тивной сети или на узлах сети Интернет — при что компьютер подключен к необходимой сети.

Существует два способа открытия файла документа: посредством команды Open (Открыть) меню File (Файл) и с помощью инструмента панели Web (Веб-узел).

Рассмотрим второй из них.

Введите полный к открываемому файлу в поле Address (Адрес) панели инст рументов Web скажем такой:

или такой:

или такой:

и нажмите клавишу Enter.

Занесение открытого файла в список избранных файлов При работе с Microsoft Excel часто возникает необходимость занести открытый файл в палку Favorites (Избранное). Перечислим несколько таких ситуаций: рабо чая книга часто используется при расчетах или анализе;

текущий лист содержит открытую в Интернете страницу;

в текущем листе существует ссылка на документ, Работа с файлами в сети хранящийся на данном компьютере, в сети Интернет или корпоративной сети шей организации. Чтобы каждый раз не вводить адрес для доступа к этой книге, занесите ее в список избранных файлов.

Занесение открытого файла в список файлов 1. Активизируйте команду Favorites Add to Favorites (Избранное Помес тить в папку Избранное) панели инструментов Web (Веб-узел).

2. Укажите необходимые подкаталог и имя файла, а затем нажмите кноп ку Add (Добавить).

Теперь можно быстро открыть файл, воспользовавшись одной из трех О File Open (Файл Открыть) - в открывшемся диалоговом окне Open (Откры тие документа) нажать Favorites на панели в левой части окна, найти ярлык нужного файла в папке и произвести на нем двойной щел чок или нажать кнопку Open (Открыть);

О Favorites Open (Избранное > Открыть папку Избранное) панели инст рументов Web — в открывшемся диалоговом окне найти ярлык файла и дважды щелкнуть на нем или нажать кнопку Open (Открыть);

О соответствующей командой меню Favorites (Избранное) панели инструментов Web (Веб-узел) — в открывшемся меню, последовательно выбирая папки, доб раться до нужного ярлыка и активизировать его.

Повторное открытие веб-файлов в одном сеансе работы Чтобы открыть файлы, уже просмотренные в данном сеансе работы в сети, ис пользуйте кнопки панели инструментов Web (Веб-узел) — Back (Назад) и Forward (Далее) с изображением стрелки, направленной влево и вправо соответственно.

Обмен данными с Если ваш компьютер подключен к корпоративной сети или к Интернету, можно организовать обмен документами по протоколу FTP. Этот протокол об мениваться документами с удаленным компьютером, называемым или FTP-сервером. В отличие от обмена данными посредством электронной поч обмен данными по протоколу FTP производится в обоих направлениях.

Для пересылки файлов необходимо предварительно установить с удаленным компьютером (он должен находиться в готовности) и зарегистриро ваться на для того чтобы получить к нему доступ. Все зарегистриро ванные пользователи имеют пароль, который необходимо указать для установле ния соединения.

Добавление адреса в список доступных узлов Итак, для обмена данными по протоколу FTP необходимо знать:

О адрес FTP-узла;

О имя, под которым вы зарегистрированы на нем;

О пароль для установления соединения.

Pages:     | 1 |   ...   | 3 | 4 || 6 |



© 2011 www.dissers.ru - «Бесплатная электронная библиотека»

Материалы этого сайта размещены для ознакомления, все права принадлежат их авторам.
Если Вы не согласны с тем, что Ваш материал размещён на этом сайте, пожалуйста, напишите нам, мы в течении 1-2 рабочих дней удалим его.