WWW.DISSERS.RU

БЕСПЛАТНАЯ ЭЛЕКТРОННАЯ БИБЛИОТЕКА

   Добро пожаловать!

Pages:     | 1 | 2 || 4 | 5 |   ...   | 6 |

«В. Кузьмин Office Excel 2003 Все, что нужно узнать о новой версии популярной программы обработки электронных В. Кузьмин Microsoft - - ' - • курс Москва • Санкт-Петербург • Нижний Новгород • Воронеж ...»

-- [ Страница 3 ] --

' 1 Фамилия Инн Дата приема ' ing 08 03 • 8 15.10.1970.

'-.

12.05. (Top. 01.03.2002:

' 5 Коваленко 12.02 20С i Борис 07.10.1978:

Орлов 1?

:

i !

•.

Рис. 6.9. Поля списка после активизации функции автофильтра Если, например, из списка столбца Должность выбрать элемент Менеджер, будут ото бражены записи, относящиеся к сотрудникам, которые имеют такую должность, а в строке состояния появится сообщение о том, сколько записей, отвечающих за данному критерию, найдено (рис. 6.10).

. • приема на " •..

[Ольга ' Орлов Рис, 6.10. Вид таблицы после применения функции автофильтра по критерию Менеджер Фильтрация данных Отбор записей можно продолжить, задавая критерии в других столбцах. Новый критерий связывается с предыдущим посредством логического оператора And (И).

В Excel 2003 появилась возможность с помощью функции автофильтра выпол нять сортировку записей. Для этого в списке критериев нужно выбрать элемент Sort Ascending (по или Sort Descending (по убыванию).

Элемент (Все) в списке автофильтра позволяет критерий отбора записей для данного столбца. Отменить все критерии фильтрации для списка можно с помощью команды Data Filter Show (Данные Фильтр Отобразить все), особенно полезной в том случае, когда задано критериев.

Установив элемент (Тор 10) (Первые 10) в фильтре столбца, содержащего число вые значения, можно создать новый состоящий из 10 самых больших или самых малых чисел предыдущего списка (значение 10 устанавливается по умол чанию). После выбора элемента (Тор 10) (Первые 10) откроется диалоговое окно Тор 10 (Наложение условия по списку) с тремя полями ввода. Выбрав в крайнем левом поле элемент Тор (наибольших) или Bottom (наименьших), мож но указать Excel, какие значения предыдущего списка должны быть ны в новом — максимальные или минимальные. Центральное поле предназначено для указания количества пунктов, которое должен содержать список. Находя щиеся в правом поле окна Тор 10 AutoFilter (Наложение условия по списку) элементы Items (элементов списка) и Persent от количества элемен тов) позволяют установить числовое или процентное ограничение на количество выводимых на экран элементов При использовании функции автофильтра можно устанавливать и ские критерии. Откройте поле списка столбца, данные которого вы хотите от фильтровать, и выберите элемент (Custom) (Условие). Когда появится диалого вое окно Custom AutoFilter (Пользовательский автофильтр), которое вы видите на рис. 6.11, задайте комплексный критерий, объединив его компоненты с помощью логического оператора And (И) либо Ог (ИЛИ).

AutoFilter Рис. окно для задания пользовательского автофильтра Урон б • Работа со списками и базами данных Использование функции автофильтра 1. Установите указатель ячейки в области списка.

2. Затем выберите команду Data (Данные Фильтр Автофильтр).

3. Откройте список и укажите значение, которое должно ис пользоваться в качестве критерия отбора записей.

4. Чтобы отобрать значения столбца с помощью комплексного критерия, воспользуйтесь элементом Custom (Условие), и в открывшемся диало говом окне Custom (Пользовательский автофильтр) определи те таковой.

При необходимости установите фильтры для других столбцов.

6. Если заданный критерии фильтрации для отдельного столбца нужно отменить, выберите в списке его фильтров элемент 7. отменить все критерии, воспользуйтесь командой Data Filter Show All (Данные Фильтр Отобразить все).

8. При необходимости отключить автофильтр повторно вызовите коман ду Data Filter (Данные Фильтр Автофильтр).

На рис. 6.12 приведен пример в которой с помощью пользовательского автофильтра отобраны записи о принятых на работу после 1 января 2000 года. При определении фильтра в диалоговом окне Custom AutoFilter (Поль зовательский автофильтр) были заданы условие is greater or equal to (больше или равно) и дата 03.10. 08.12. 23.02. 03.03. 22.02, 07. 05.65. Рис. применения пользовательского автофильтра Фильтрация данных Полученный таким способом список можно вставить в другую позицию рабочего листа для последующей обработки, использовать при создании диаграммы или распечатать.

Расширенный фильтр Критерии фильтрации списка можно определить не только с помощью автофильт но и непосредственно на рабочем листе. Преимущество этого способа состоит в том, что пользователь всегда имеет четкое представление о применяемых кри териях и имеет возможность быстро изменять их.

Критерии задаются в отдельной области, которая должна содержать заголовки столбцов списка. В нашем примере мы вставили в начало таблицы четыре пустые строки и скопировали строку с заголовками столбцов в первую строку рабочего листа (рис. 6.13).

Na Имя Должность Дата приема на работу Ns [ Фамилия............... Дата Дата приема на ! Должность............. i Сергей \ Менеджер | Менеджер.

5 Коваленко [Наталья. [Ольга" 7;

[ ' Ольга [ Менеджер 2GCO Александр 1 2С 11....... Водитель Борис Рис. 6.13. Таблица, подготовленная для вызова команды расширенного фильтра Теперь в пустые ячейки под соответствующими заголовками столбцов можно вставить критерии — значения, которые будут использоваться для отбора запи сей. Для того чтобы объединить критерии с помощью оператора And (И), укажите их в одной а для объединения с помощью оператора Or (ИЛИ) представьте их в различных строках. В случае необходимости вместе с критерием в ячейку можно ввести оператор сравнения.

ВНИМАНИЕ При определении критерия знак равенства (=} не должен использоваться, иначе программа воспримет его как формулу и при вводе текста выдаст со общение ошибке.

Урок б " Работа со списками и базами данных Задавая критерии отбора записей для столбцов, содержащих текстовые данные, в качестве символов также можно использовать звездочку кото рая заменяет любое количество символов, и знак вопроса (?), соответствующий одному символу.

Например, с помощью указанного на рис. 6.13, можно отобрать записи о сотрудниках, которые занимают должность менеджера или водителя и поступи ли на работу после 1 января 2000 года.

Для вызова функции расширенного фильтра команду Data Filter Ad vanced (Данные Фильтр фильтр) и, когда откроется диало говое окно Advanced (Расширенный фильтр), укажите диапазон критериев и диапазон, в котором размещен созданный с помощью фильтра список (рис.

Advanced Рис. 6.14. Диалоговое окно Advanced Если указатель ячейки находится в области списка, в поле List range (Исходный диапазон) будут содержаться адреса первой и последней ячеек данного списка.

Фильтруемый список всегда можно определить заново, установив курсор ввода в поле List range (Исходный диапазон) и выделив с помощью мыши ячейки в ра бочем листе. Чтобы задать диапазон ячеек, содержащих критерии, установите кур сор ввода в поле Criteria range (Диапазон условий) и отметьте нужные ячейки, в том числе заголовки столбцов.

X ВНИМАНИЕ диапазон критериев, следует только заполненные строки, поскольку пустая строка интерпретируется программой как критерий, свя занный с другими критериями логическим оператором Ог (ИЛИ). Если диапа зон критериев содержит пустую строку (такая строка соответствует любым данным), в итоговом списке будут представлены все записи исходного списка.

Далее необходимо задать позицию для выбранных записей. По умолчанию в об ласти Action (Обработка) Filter the List (фильт ровать список на месте), фильтрацию путем сокрытия отдель ных строк списка. При выборе переключателя Copy to another Location (скопиро вать результат в другое место) в поле Copy to (Поместить результат в диапазон) следует указать адрес ячейки, начиная с которой будут располагаться соответст вующие критериям записи. (Заметьте, что для хранения критериев равно как для размещения результатов, можно задать другой лист рабочей книги.) данных В случае установки флажка Unique records only (Только уникальные записи) из по лученного списка будут исключены записи с повторяющимися элементами.

Использование расширенного фильтра 1. Скопируйте заголовки столбцов в область, которую вы планируете ис пользовать для формирования критериев фильтрации. При необходи мости путем вставки добавьте нужное количество строк.

2. Ниже строки с заголовками задайте критерии фильтрации.

3. Установите указатель ячейки в списка и выберите команду Data Filter Advanced Filter (Данные Фильтр Расширенный фильтр).

4. В окне Advanced Filter (Расширенный фильтр) правильно ли выбран диапазон списка, и в поле Criteria range (Диапазон условий) за дайте область, содержащую нужные критерии. Не забудьте, что она должна включать заголовки столбцов и не содержать пустых строк.

5. При необходимости воспользуйтесь переключателем, который позво ляет разместить отобранные записи в заданном диапазоне, и флажком, предписывающим исключить повторяющиеся записи.

В которая представлена на рис. 6.15, записи, отобранные с помощью рас ширенного размещены ниже исходного списка.

Имя Должность Дата приема на работу J :

- — -Имя Должность Датарожд. Дата приема на :

j 15.01.1970 05.05. 12.05.1977 Г " Т Секретарь ~ " " " ' ' 01.03. 07 ' Должность Датарожд. на работу 12.05 04. " " ' Водитель " " [Борис Водитель 07 ' • I.-J Рис. 6.15. Результаты работы расширенного фильтра Урок б • Работа со и базами данных Самостоятельная работа Используя созданный выше или какой-либо другой список, например любой прайс-лист, для него автофильтр.

2. С помощью автофильтра выберите записи об определенном товаре или о кате гории товаров.

3. Найдите среди этих товаров 10 самых дорогих или самых дешевых, 4. Отмените критерии, заданные в пунктах 2 и 3, и создайте фильтр, отбираю щий записи о товарах, цена которых попадает в заданный диапазон значений.

5. Применив расширенный фильтр, отберите записи об определенных которые имеют цену ниже заданной. Разместите результаты на другом листе.

Импорт данных с помощью Microsoft Query В Excel реализована возможность доступа к информации, которая хранится в ба зах данных, созданных другими приложениями, в том числе Microsoft dBASE, Microsoft SQL Server. Для цели можно использовать интегрирован ную в Excel программу Microsoft которая представляет собой отдельное приложение и предназначена для создания запросов к внешним источникам дан ных, таким как файлы баз данных.

Для доступа к внешним базам данных программа Microsoft Query использует драйвер ODBC (Open DataBase Connectivity - открытое взаимодействие с база ми данных), предназначенный специально для работы с базами данных указанно го типа. Вместе с Microsoft Query по умолчанию устанавливаются три таких драйвера — для Microsoft Access, dBASE и Microsoft Excel.

Отправив запрос к базе данных, пользователь получает таблицу результатов набор данных, доступных для обработки. С помощью фильтров Microsoft Query из общего массива извлеченных данных можно выбрать только нужные и таким образом значительно сократить общий объем переносимой в Excel информации.

Можно поступить и по-другому: перенести все извлеченные данные в Excel, а за тем обработать их с помощью функций фильтрации.

Создание запросов Попробуем с помощью Microsoft Query создать запрос для получения списка кли ентов из базы данных Microsoft Access, воспользовавшись для этой цели базой данных находящейся в папке Для того чтобы создать запрос, запустите Microsoft Query, активизировав коман ду Data Import External Data New Database Query (Данные Внешние данные Соз дать запрос).

ПРИМЕЧАНИЕ программа Microsoft Query не установлена на вашем Excel ее инсталлировать.

Импорт данных с помощью Microsoft Query Перед открытием главного окна Microsoft Query на экране появится окно Choose Data Source (Выбор источника данных). Нужный драйвер ODBC мож но выбрать на вкладке Databases (Базы данных), которую вы видите на рис. 6.16.

Choose Data Source т • Files* MS Access Рис. Диалоговое окно Choose Data Source По умолчанию в окне Choose Data Source (Выбор источника данных) установлен флажок Use the Query Wizard to create/edit queries (Использовать мастер запросов), определяющий, что запрос к базе данных создается с помощью мастера.

После щелчка на кнопке Options (Параметры) открывается окно Data Source Op tions (Источник данных), где можно отметить папки, в которых будет произво диться поиск драйверов ODBC. Щелчок на кнопке Browse (Обзор) приводит к вы воду на экран окна Browse Data Sources (Просмотр источников позволяю щего расширить круг поиска.

В окне Choose Data Source (Выбор источника данных) можно указать один из не скольких существующих источников. Но если он, как, например, MS Access Data не связан ни с какой базой данных, то на экране появится диалоговое окно Select (Выбор базы данных), в котором таковую нужно будет определить (рис. 6.17).

Select Database ••., I ' Рис. 6.17. Диалоговое окно Урон б • Работа со списками и базами данных Для создания нового источника данных щелкните на элементе

New Source Clients to 2. Driver do Access 3, user in OK I Рис. Диалоговое окно Create New Data Source Задайте в этом окне имя источника данных (поле с номером 1), установите необ ходимый драйвер (поле с номером 2) и щелкните на кнопке Connect (Связь). От кроется диалоговое окно для установки драйвера содержимое которого зависит от выбранного драйвера. В нашем примере это окно ODBC Microsoft Access Setup (Установка драйвера для Microsoft Access), представленное на рис. 6.19.

в нем кнопку в открывшемся диалоговом окне найдите папку \Program и выберите файл После возврата в окно ODBC Microsoft Setup (Установка драйвера ODBC для Microsoft Access) нажмите кнопку ОК.

ODBC Рис. 6.19. Диалоговое окно Microsoft Access Setup Импорт данных с помощью Query В таких действий вы опять попадете в окно Create New Data (Соз дание нового источника данных) и сможете при желании выбрать таблицу базы данных, которая используется по умолчанию (поле с номером 4). Когда все уста новки будут выполнены, нажмите кнопку и список в окне диалогового окна Database (Выбор базы данных) будет дополнен именем нового источника данных.

Выберите нужный источник данных (в нашем примере это Clients list) и щелкните на кнопке ОК. Откроется первое окно мастера создания запроса Query Wizard — Choose Columns (Создание запроса: выбор столбцов). Вы видите его на рис. 6.20.

Wizard Choose Columns Ell •••. •• ' • Name Region Рис. 6.20. Диалоговое окно Query Wizard — Choose Для того чтобы включить необходимые поля таблицы в запрос, нужно в левом списке щелчком на знаке плюс отобразить все ее поочередно отметить нуж ные и переместить их с помощью кнопки в правый список. Если вам потребует ся очистить список Columns in your query (Столбцы запроса), нажмите кнопку СОВЕТ Чтобы переместить в правый список все поля таблицы, отметьте ее в левом списке и щелкните на кнопке >.

Мы в качестве примера выбрали несколько полей из таблицы Теперь нужно щелкнуть на кнопке Next (Далее) и указать в окне Query Wizard — Filter Data (Создание запроса: отбор данных) критерии отбора записей (рис. 6.21).

В большинстве случаев из базы данных извлекают не все записи, а лишь те из них, которые отвечают заданным критериям, например записи о заказах за оговорен ный период времени или записи, относящиеся к товарам определенной категории.

С помощью Query можно извлекать записи, поля которых включают какие-то конкретные символы, или, предположим, записи, содержащие пус тые поля. При необходимости условия можно объединить, применив логиче ские операторы.

Урон 6 • Работа со списками и данных Query Wizard - Data ' ' • • I Name ' Рис. 6.21. Диалоговое окно Query Wizard — Data Чтобы задать критерий отбора, сначала в списке Column to filter (Столбцы для от бора) нужно выбрать название поля, а после этого в области Only include rows where (Возвращать только записи, удовлетворяющие условиям) указать условия отбо ра. Для этого в первом раскрывающемся списке необходимо задать операцию от бора, а во втором выбрать предлагаемое значение или ввести свое. Сделав нажмите кнопку Next (Далее). В нашем примере мы задали отбор записей о ком паниях, развернувших свою деятельность на территории Германии.

Извлекаемый из базы набор записей обычно сортируют, например, в алфавитном порядке либо по возрастанию или убыванию числовых значений. Поля, по кото рым сортировка, и порядок таковой задаются в окне Query Wizard — Sort Order (Создание запроса: порядок сортировки), показанном на рис. 6.22. Вы берите алфавитный порядок сортировки записей сначала по полю а затем по полю и нажмите кнопку Next (Далее).

Query Wizard - Sort Диалоговое окно Query Wizard — Sort Order Импорт данных с помощью Microsoft Query В окне Query Wizard — (Создание запроса: заключительный шаг) в распоря жение пользователя предоставляются три переключателя (рис. 6.23). При выборе переключателя Return Data to Microsoft Excel (Вернуть данные в Microsoft Excel) полученные в результате выполнения будут переданы в Micro soft Excel, а при выборе переключателя View data or edit query in Microsoft Query (Просмотр или изменение данных в Microsoft Query) — в Microsoft Query. При установке же переключателя Create Cube from this quer (Создание куба OLAP из данных запроса) загружается мастер OLAP Analytical Pro cessing), с помощью которого можно в каком виде данные будут отобра жаться в сводной таблице и на сводной диаграмме. О создании таких сводных таблиц и диаграмм будет рассказано в следующем уроке.

Query Рис. 6.23. Диалоговое окно Query Wizard — Finish В этом же окне мастера имеется кнопка Save Query (Сохранить запрос). В резуль тате ее нажатия открывается окно, в котором задаются имя файла и папка для размещения запроса (по умолчанию — папка Query). Запросы хранятся в файлах с расширением,dqy. Для того чтобы сохраненный запрос, нужно в Excel задать команду Data Import External Data Import Data (Данные Внешние данные Выполнить сохраненный запрос).

Если вы выберете переключатель Return Data to Excel (Вернуть данные •в Microsoft Excel), то после нажатия кнопки Finish (Готово) будет осуществлен переход в Excel и откроется диалоговое окно Import Data (Возврат данных в Mic rosoft Excel), представленное на рис. 6.24.

При выборе переключателя Existing (Имеющийся лист) данные, полу ченные из внешнего источника, помещаются на текущую страницу, а при выборе переключателя New worksheet (Новый лист) — на новый лист. Если вы активизи руете ссылку Create a report (Отчет сводной таблицы), будет создана сводная Урок б " Работа со списками и базами данных Import Data •.., • I I Рис. 6.24. Диалоговое окно Import Data Окно Microsoft Query При выборе в диалоговом окне Query Wizard Finish (Создание запроса: заключи тельный шаг) переключателя View data or edit query in Microsoft (Просмотр или изменение данных в Microsoft Query) после нажатия кнопки Finish (Готово) поя вится окно запроса программы Microsoft Query (рис. 6.25).

Query from • * л City ' 1 •• •;

i.

See 57 Mannheim •.

Berliner. ' Рис. 6.25. Окно запроса данных в Microsoft Query Окно запроса разделено на три области — таблиц, условий и данных. В области таблиц отображаются названия и перечни полей базы данных, упоминаемых в за просе. Условия отбора записей указываются в следующей области, а под ними, в области находится таблица результатов. В ее столбцах представлены Импорт данных с помощью Query выбранные пользователем поля базы данных. Строки таблицы соответствуют за писям базы данных.

Областями окна запроса можно управлять — изменять их размер путем перетаскивания границ, а также скрывать и отображать их на экране с по мощью команд меню View (Вид) или кнопок стандартной панели инструментов.

Query В нижней части окна Microsoft Query имеется строка состояния, в которой ото бражаются подсказки и режимы работы клавиш.

Добавление таблиц и столбцов При необходимости в область таблиц можно добавить еще одну или несколько таблиц базы данных. Вызовите команду Add (Таблица Добавить таб лицы) и в открывшемся окне выберите нужные таблицы. Удаляются таблицы с по мощью команды Table Delete Tables (Таблица Удалить таблицы).

Как было сказано выше, изначально таблица результатов содержит поля, задан ные при формировании запроса. Если вы хотите включить в нее дополнительные то это можно сделать в окне программы Microsoft Query.

Добавление столбцов в таблицу результатов Выделите одно или несколько полей в области таблиц (при выделении нескольких полей удерживайте клавишу Ctrl нажатой). Если вы хотите включить в таблицу результатов все поля таблицы, выберите в перечне ее полей элемент * 2. Перетащите выделенные поля в область таблицы результатов, помес тите указатель мыши в столбец, перед которым хотите их вставить, и отпустите кнопку мыши.

3. Вызовите команду Table Add Column (Таблица Добавить столбец), за тем в диалоговом окне Add Column (Добавить столбец), показанном на рис. выделите в списке Field (Поле) данные которого бу дут применяться для создания значений нового столбца, в поле Column heading (Заголовок столбца) введите заголовок нового столбца и выбе рите операцию в списке Totals (Групповая операция). После проведе ния всех установок нажмите кнопку Add (Добавить).

Урок б • Работа со списками и базами данных Add Column Рис. 6.26. Диалоговое окно Add Column Для того чтобы удалить столбец из таблицы результатов, его нужно сначала вы делить щелчком на а затем выбрать команду Records Remove (Записи Удалить столбец).

Определение или изменение условий отбора записей Microsoft Query позволяет создавать и изменять критерии отбора записей из базы данных. Это можно делать как путем вызова команд меню, так и непосредственно в области условий.

Определение условий отбора записей с помощью команды меню 1. Вызовите команду Criteria Add Criteria (Условие Добавить условие).

2. В списке (Поле) диалогового окна Add Criteria (Добавление усло вия) выберите поле, значения которого будут применяться при отборе записей (рис. 6.27).

3. В списке Operator (Оператор) укажите оператор а в поле Value (Значение) введите величину критерия или выберите ее из спи ска, нажав кнопку (Значение).

4. С помощью переключателя And (И) либо Or (ИЛИ) укажите способ объ единения нового условия с уже имеющимся. Нажмите кнопку Add (До бавить).

ftdd Рис. 6.27. Диалоговое окно Add Criteria Импорт с помощью Microsoft Query Чтобы ввести условие в области выберите в строке Criteria (Условие) окна запроса данных (см. рис. 6.25) свободный столбец, разверните список его значений, щелкнув на кнопке с тремя точками, и укажите нужное поле. В строке Value (Значение) введите оператор сравнения и укажите величину критерия.

Форматирование таблицы результатов Для того чтобы просматривать записи в таблице результатов было удобнее, мож но изменить ширину ее столбцов и высоту строк, скрыть или, отобра зить ее отдельные столбцы, изменить порядок их расположения.

Изменение столбца 1. Выделите столбец, щелкнув на его заголовке.

2. Вызовите команду Format Columns Width (Формат Ширина столбца), 3. В окне Columns Width (Ширина столбца) нужное значение в по ле с одноименным названием либо нажмите кнопку Best Fit (По шири в результате чего ширина столбца будет установлена с учетом мак симального из содержащихся в нем значений.

Изменить высоту строки можно путем перетаскивания ее границы. Но существу ет и другой метод: вызвать команду Format Row Height (Формат Высота строки) и установить необходимое значение в открывшемся окне.

Для всей таблицы результатов (но не для отдельных ее ячеек) можно задать дру гой шрифт. Делается это с помощью команды Format Font (Формат Шрифт).

При необходимости не нужные на данный момент столбцы таблицы результатов можно скрыть. Для этого достаточно выделить один или несколько столбцов и вы звать команду Format Hide (Формат Скрыть столбцы). А для того что бы отобразить скрытые столбцы, следует выбрать команду Format Show Columns (Формат Показать столбцы) и, когда появится диалоговое окно Show Columns (Отображение столбцов), где видимые столбцы помечены флажками (рис.

выделить требуемый столбец и нажать кнопку Show (Показать).

Columns Рис. Диалоговое окно Show Columns Если на этапе формирования вы не совсем удачно выбрали порядок расположе ния столбцов, их можно переставить в таблице результатов. Выделите нужный столбец щелчком на его заголовке и перетащите мышью в нужную позицию.

Урок б • Работа со списками и данных Сортировка результатов запроса Данные в таблице результатов сортируются в с ука занными в окнах мастера формирования запроса. К тому же сортировку данных можно выполнить с помощью программы Microsoft Query.

Сортировка таблицы результатов 1. Вызовите команду Records Sort (Записи и на экране появится диалоговое окно (Сортировка), показанное на рис. 6.29.

2. Выберите в списке (Столбец) столбец, по которому должна производиться сортировка столбец 3. Установите порядок сортировки, активизировав переключатель Ascen ding (по возрастанию) или Descending (по убыванию).

4. Щелкните на кнопке Add (Добавить), и имя столбца появится в списке Sort in query (Сортировка в запросе). Если вы хотите удалить элемент из данного списка, выделите его и щелкните на кнопке Remove (Удалить).

5. на кнопке Close (Закрыть).

•. ;

Рис. 6.29. Диалоговое окно можно производить и с помощью панели инструментов про граммы Microsoft Query. Выберите нужный столбец в таблице результа тов и щелкните на кнопке Sort (Сортировать по возрастанию) или Sort Descending (Сортировать по убыванию). Таким же методом записи можно отсор тировать и по нескольким столбцам, но в этом случае столбцы следует предвари тельно упорядочить в соответствии с последовательностью сортировки.

Просмотр записей в таблице результатов Если результаты запроса к базе данных не помещаются в окне программы Micro soft Query, записи можно просматривать, пользуясь для перемещения по таблице результатов кнопками со стрелками либо вертикальной и горизонтальной полоса ми прокрутки. Кроме того, это можно делать с помощью клавиш (табл. 6.1).

Импорт данных с помощью Microsoft Таблица 6.1. Клавиши и комбинации перемещения по таблице результатов Клавиши Столбец, к которому переход Ноте Первый столбец текущей строки End Последний столбец текущей строки Tab Следующий столбец Текущий столбец следующей Т Текущий столбец предыдущей записи столбец первой записи Последний столбец последней записи Для перемещения по таблице результатов удобно пользоваться кнопками и поля ми навигации, расположенными в нижней левой части ее окна. Нажмите клави шу F5 и, когда в поле номера записи появится курсор ввода, укажите номер запи си, к которой хотите перейти.

Редактирование таблицы результатов Изменение содержимого а также удаление и добавление строк в цу результатов может привести к изменению записей базы данных, с которой эта таблица связана. Поэтому, выполняя указанные операции, вы должны думать об их последствиях.

Для перехода в режим редактирования записей необходимо выполнить команду Records Editing (Записи Разрешить правку). После этого вы сможете уда лять ненужные строки, пользуясь командой Cut (Правка Вырезать), добав лять новые путем ввода в пустую строку таблицы результатов, вносить ные редактируя данные в ячейке столбца.

СОВЕТ Изменение, внесенное в строку последним, с помощью команды Edit Undo можно отменить до перехода в другую строку.

Передача данных в Excel Данные таблицы результатов можно передать в Excel. Вызовите команду Re turn Data to Microsoft Excel (Файл Вернуть данные в Microsoft Excel), с тем чтобы открыть диалоговое окно Import Data (Возврат данных в Microsoft Excel), ное на рис. 6.24. Как уже было сказано, выбор переключателя worksheet (Имеющийся лист) предполагает размещение результатов запроса на текущем листе. Однако имеет смысл разместить их отдельно, поэтому активизируйте пе реключатель New (Новый лист). Когда вы нажмете кнопку ОК, ма Microsoft Query завершит свою работу и таблица результатов появится на ра бочем листе Excel.

190 Урок б • Работа со списками и базами данных Если программа Microsoft Query вызывается из Excel, то после копирования в это приложение данные таблицы результатов потеряют связь с базой данных, и их обновления вновь придется выполнять запрос программе Microsoft Query.

Однако, как вы Microsoft Query - это отдельное поэтому его можно вызывать автономно. В таком случае передача данных осуществляется с использованием буфера Вставить данные из буфера в рабочий лист Excel позволяют команды Edit Paste (Правка Вставить) и Edit Paste Special (Правка Специальная вставка).

В первом случае вставляемые данные теряют связь с базой данных. После выбора второй из указанных команд открывается окно Paste (Специальная встав ка), в котором рекомендуется установить переключатель Paste Link (Вставить связь). Это позволит вам в будущем обновлять данные с помощью команды Edit Link (Правка Связи).

Самостоятельная работа 1. Выберите из базы данных находящейся в папке \Program Microsoft информацию о служащих. Воспользуйтесь таб лицей Product Sales for 1997 и извлеките из нее все столбцы.

2. В области условий создайте критерий отбора записей, например, отобразите в таблице результатов сведения о товарах, проданных в первом квартале.

3. Отсортируйте записи по по наименованию товара или по объему продаж.

4. Перенесите данные из таблицы результатов на отдельный лист рабочей книги Excel.

Подведение итогов В этом уроке мы научились:

0 списки вручную и с помощью формы данных;

0 редактировать списки и осуществлять поиск в них;

0 сортировать строки и столбцы списка;

0 определять сложные критерии сортировки;

0 выполнять отбор данных в списке с помощью функции автофильтра;

0 создавать расширенные фильтры прямо на рабочем листе;

0 формировать запросы к внешним базам данных с помощью программы Micro soft Query;

0 редактировать запросы и форматировать таблицу результатов;

0 передавать данные запроса в программу Excel.

УРОК Анализ данных Установка надстроек Автоматическое вычисление Создание итогов Консолидация данных Подбор параметра Таблицы подстановки Поиск решения Сценарии Сводные таблицы и диаграммы Урок 7 * Анализ данных В этом зфоке речь пойдет о средствах анализа данных, предоставляемых в наше распоряжение Excel. Именно благодаря их разнообразию программа стала мощ ным инструментом, который можно применять не только для ввода и редактиро вания электронных таблиц, но и для решения ряда других задач. И лишь понимая, как функционируют такие средства, можно выбрать то из них, которое всего подходит для конкретной ситуации.

Установка Многие функции приложения становятся доступными только после загрузки до полнительной программы — надстройки. К числу надстроек относятся, в частно сти, процедуры поиска решения и диспетчер отчетов. Чтобы загрузить надстрой ку, следует вызвать команду (Сервис Надстройки) и установить соответствующий флажок в диалоговом окне Add-Ins (Надстройки). После нажа тия кнопки и загрузки надстройки меню будет дополнено командами, работу которых она поддерживает.

Analysis 1 Conditional Sum Wizard I Euro Currency Tools Internet Assistant 1 Lookup 1 Data Service 1 Solver Если в списке Add-Ins available (Доступные надстройки) нужной надстройки не нажмите кнопку Browse (Обзор) и выберите ее файл. Надстройки хра нятся в файлах с расширением.xta или Автоматическое вычисление Для вычисления некоторых промежуточных значений или, скажем, проверки правильности расчетов не обязательно создавать формулы или использовать калькулятор. Достаточно выделить нужный диапазон ячеек, открыть контекстное Итоги меню функции автовычисления, щелкнув правой кнопкой мыши в соответствую щей области строки состояния, и какую именно информацию о данных требуется получить. Команды этого контекстного меню описаны в табл. 7.1.

Таблица 7.1. Команды автоматического вычисления Команда Описание Sum Вычисляет сумму всех числовых значений Мах максимальное значение (Минимум) Определяет минимальное значение Count (Количество чисел) Подсчитывает количество числовых значений Count (Количество значений) Подсчитывает количество содержащих данные Average Вычисляет среднее арифметическое числовых значений (Нет) авто Как с помощью функции автовычисления можно быстро установить сумму со держащихся в столбце значений, нетрудно понять из рис. 7.1.

Рис. 7.1. Использование функция автовычисления Итоги Microsoft Excel может автоматически вычислять промежуточные и общие итоги.

Однако эта операция выполняется только с теми данными, которые организова ны в виде списка (см. урок 6), и только над столбцами, содержащими числа. Пе ред определением промежуточных итогов требуется отсортировать список таким образом, чтобы сгруппировать значения в столбцах, по которым нужно рассчи тать итоговые значения.

7 Урок 7 • Анализ данных Создание итогов В качестве примера рассмотрим таблицу с данными о реализации торговой орга низацией пылесосов. В ней представлены записи о количестве изделий нескольких марок, проданных в разные регионы. За обслуживание региона отвечает опреде ленный менеджер по за каждым менеджером закреплено три региона.

Ниже будет рассказано, как определить количество проданного товара каждой марки и рассчитать сумму выручки по каждому изделию. Поскольку итоговые значения будут рассчитываться по изделиям, мы предварительно отсортировали строки по столбцу, содержащему их наименования.

2003 теш;

СОВЕТ Прежде чем задавать автоматическое вычисление итогов, обязательно отсор тируйте данные в таблице. В противном случае итоговые значения будут оп при каждой смене значения.

Для того чтобы Excel автоматически вычислял выберите одну из ячеек списка и вызовите команду Data Subtotals (Данные Итоги). В результате произ веденных действий будет открыто диалоговое окно (Промежуточные ито ги), показанное на рис. 7.2.

Итоги Рис. 7.2. Диалоговое окно В списке At each change in (При каждом изменении в) выбирается столб ца, для которого необходимо вычислять промежуточные итоги после каждого из менения данных на рабочем листе. В списке Use (Операция) устанавлива ется которая будет использоваться при вычислении итоговых значе ний. Описание всех доступных в указанном окне функций приведено в табл. 7.2.

Таблица 7.2. используемые для вычисления итоговых значений Функция Описание Sum Суммирует все значения и выдает общий итог Count значений) Определяет количество ряда Average (Среднее) Вычисляет среднее для ряда Мах (Максимум) Определяет наибольшее значение в ряде Определяет наименьшее значение в ряде Product (Произведение) Вычисляет произведение всех значений ряда Count (Количество чисел) Устанавливает выделенной области количество содержащих числовые значения StdDev (Смещенное отклонение) Определяет значение стандартного отклонения выборки StdDevp (Несмещенное отклонение) Определяет значение стандартного отклонения генеральной выборки Var (Смещенная дисперсия) Определяет значение дисперсии для выборки данных Varp (Несмещенная дисперсия) Определяет значение дисперсии генеральной выборки В списке Add subtotal to (Добавить итоги по) необходимо установить флажки для тех значения которых будут использоваться при вычислении итогов.

По умолчанию строки, содержащие итоговые размещаются под строка ми с исходными данными. Если их нужно разместить над исходными данными, следует отключить флажок Summary data (Итоги под данными). При выводе Урок 7 • Анализ данных на печать группу итоговых данных можно расположить на отдельной странице. Для этого нужно установить флажок Page break between groups (Конец страницы между группами). Флажок Replace current subtotals (Заменить текущие итоги) управляет удалением ранее созданных итоговых значений. Для удаления всех строк с такими данными предназначена кнопка Remove (Убрать все), Создание итоговых данных 1. Отсортируйте список по столбцу, при изменении значений в котором должны вычисляться итоги.

2. Установите указатель ячейки в область списка и вызовите команду Data (Данные Итоги).

3. В списке At each change in (При каждом изменении в) выберите стол бец, по которому должны вычисляться итоги, а в списке Use (Операция) — нужную функцию. значения которых будут использоваться в качестве аргументов этой функции, установите в спи ске Add subtotal to (Добавить итоги по). Нажмите кнопку ОК.

После того как мы задали расчет итогов по столбцам, содержащим количество проданных изделий и сумму продаж, таблица дополнилась строками, содержащи ми итоговые значения по каждому изделию. В последней из числа вставленных строк находится общий итог (рис. 7.3).

Рис. 7.3. Таблица-пример после вычисления итогов Итоги Заметьте, что общий итог вычисляется не на основе промежуточных итоговых а с учетом всех исходных данных столбца. Таким образом, если вы бу дете вычислять среднее значение, то при расчете общего итога будут использо ваться все данные то есть программа не вычисляет «среднее среднего».

При создании итогов таблица структурируется. В этом вы сможете убедиться, взглянув на экран. Создание уровней структуры приводит к повышению нагляд ности таблицы. Чтобы отобразить на экране только итоговые данные, следует полнить щелчок на кнопке второго уровня структуры, вследствие чего данные третьего уровня (исходные значения) будут скрыты. Для того чтобы восстано вить отображение исходных значений, необходимо выполнить щелчок на кнопке третьего уровня. Щелкая на кнопках + и -, можно скрывать избыточную, неакту альную информацию и формировать нужный отчет с определенной степенью де тализации.

1 |. F $ $ | 1500 Вт Total 75 4722. И Scarlett 1500 Scarlett Scarlett :.

Scarlett 1600 лесос Scarlett 1600 л Total + 1450 Total + Scarlett 1450 Total 27;

Grand 22362. '• т,. • 1] Вложенные итоги Рассмотрим еще одну интересную возможность Excel — комбинирование несколь ких итоговых значений, то есть создание вложенных Сначала определим, какое количество изделий продал каждый из менеджеров, а затем — сколько из делий он продал в каждый регион. Чтобы получить такие нужно удалить итоговые значения, вычисленные ранее. Для этого вызовите диалоговое окно Subtotal (Итоги), щелкните на кнопке Remove (Убрать все) и закройте его с по мощью кнопки ОК. Далее таблицу следует отсортировать по двум столбцам — и Регион. Затем нужно выбрать команду Data Subtotals (Данные Итоги), а в появившемся окне произвести такие действия: в списке At each change in (При каждом изменении в) выбрать столбец Менеджер, в списке Use function (Операция) — функцию Sum (Сумма), установить флажки для столбцов и $, после чего нажать кнопку ОК. Что будет получено в качестве результата, видно из следующего рисунка.

Урок 7 • данных • | i i Наименование S шт.

Пыле ос в ос 12 ПЫЛЕ у 1 Пыле ос 112.53.

Пыле ос 1500 Вт i 6 Комаров ЕЕ 8 Подольск I 3 197.43 Подольск Пыле ос Пыле ос 16 1D72.4E Подольск 1 ос 1500 Пыле Пыле ос Scarlett 1500 Б5.81 6 Чехов t ос 1500 Коиаров Чехов Пыле ос 112.53 12 1360.35 Чехов - 1 113 Комаров.

| Вт к Пыле ос Пыле ос 1500 Пыле Пылв ос 1450 Макаров.

i • 629. Пыле ос Scarlett Пыле ос i 5 Г, Пыле ос i 67.03 9 603. Пыле ос 1450 63 S5 14 891. ш Пыле ос i э 566. Пылесос...,.

1 Р Еще раз вызовите диалоговое окно (Итоги) и выполните в нем установ ки, указанные на рис. 7.4. Не забудьте снять флажок Replace current (За менить текущие итоги).

Рис. 7.4. Установки для определения вложенных итогов заданы После нажатия кнопки К программа создаст итоговые данные второго уровня, представленные на нашем следующем рисунке. Как видите, слева теперь отобра жаются четыре уровня структуры.

Итоги 2003 В t • t Расход, Менеджер шт.

1500 Вт 62.97 В Пылесос 744. Пылесос 1500 64.32 14 900.4В Домодедово | • 1600 15 Комаров 3836. Пылесос 1500 Вт 62.97 5 Подольск ill • а 1500 62.02 в Подольск, 1 3 Подольск • Пылесос 1600 16 Подольск 32 2080. Пылесос 1500 Вт 62.97 • Е6.81 3 OS • Пылесос 1500 Комаров Чеков - Пылесос 1600 112.53 12 - 2644 Чеков 1500 фильтр) Scarleit 1500 65.31 •. Пылесос Scarlett 67.03 • Scatlelt Э Макаров 52 3379.Е В Total Пылесос Scarleit Вт Е2.Э7 10 Макаров f • Пылесос 1500 S2.D2 6 • Пылесос • о Mi • i > II т 1 i Скрыв информацию более низкого уровня с помощью кнопок, расположенных у левой границы окна, можно примерно такой отчет о деятельности ме как показано на рис. и при необходимости вывести его на печать.

:.

. ц } :.:....

- • Расход, Расход, $ Менеджер шт.

i 49 Total Я Total 32 2644.63 Чехов | Комаров Total 29 Total 12D Макаров Total 27 1735.91 Дмитров 33 ты щи 1496.21 Total т Петрова Total" T 1 2236274!" " ' Grand i.

Рис. 7.5. Отчет о деятельности 200 Анализ данных Самостоятельная работа 1. Воспользовавшись в котором перечень товаров на кате гории, вычислите количество товаров каждой категории.

2. В таблице, аналогичной рассмотренной в этом разделе, определите, сколько изделий и на какую сумму было продано в каждый регион.

3. Создайте вложенные итоги, добавив к итогам, полученным в пункте 2, разбив ку по изделиям.

Консолидация данных Консолидация данных (обобщение) выполняется в том случае, если необходимо подытожить данные, хранящиеся на разных листах или в книгах. С по мощью функции консолидации для значений из несмежных диапазонов можно выполнить те же что и при автоматическом определении промежуточ ных итогов, то есть вычислить сумму, минимальное, максимальное или среднее значение и т. д.

В зависимости от способа организации исходные для консолидации мож но задавать тремя способами.

О С помощью формул, содержащих ссылки. Для расчета итоговых данных со ставляются обычные или так называемые трехмерные формулы, то есть фор мулы, которые содержат ссылки на диапазоны, включающие ячейки разных листов. Этот метод следует использовать в тех случаях, когда исходные дан ные расположены бессистемно.

О По расположению ячеек. Исходные данные для функции консолидации за даются в диалоговом окне в виде ссылок на диапазоны. Для консолидации ис пользуется набор таких ссылок. При этом требуется, чтобы исходные данные в каждом диапазоне имели одинаковую структуру.

О По заголовкам строк или столбцов. Ячейки, содержащие исходные данные для функции консолидации, идентифицируются по заголовкам, а не путем указания их адреса. В этом случае не чтобы исходные данные на разных листах были расположены одинаково.

Использование формул со ссылками Преобразуем нашу таблицу с данными о продажах так, чтобы на ее примере про демонстрировать все методы выполнения консолидации данных. При этом мы предполагаем, что данные об объемах продаж каждого менеджера расположены на разных рабочих листах (рис. 7.6).

На отдельном листе нужно рассчитать общие объемы продаж каждого изделия.

Особенность этого набора данных: у нас нет гарантии, что на листе для каждого менеджера представлены все наименования изделий, поэтому для расчета итого вых значений нужно формулу со ссылками.

Консолидация данных 7.6. Таблица-пример Создание выполняющей консолидацию данных 1. Выберите ячейку, в которой должна располагаться формула, 2. Вызовите функцию для выполнения итоговых вычислений, восполь зовавшись кнопкой (Автосумма) или строкой формул.

3. Чтобы задать аргументы функции, перейдите на лист, где расположе ны ячейки с исходными данными, выделите нужную ячейку и введите символ точки с запятой. Повторяйте эту операцию для всех листов с ис ходными данными (на последнем шаге точку с запятой не вводите).

Трехмерные ссылки — это ссылки вида Для их создания следует от крыть первый лист из числа выбираемых, нажать клавишу Shift и, выполняя щелчки кнопкой мыши, остальные листы диапазона (должны быть распо ложены подряд). Затем клавишу Shift нужно отпустить и отметить на листе необ ходимую ячейку.

Формулы, полученные в нашем примере, представлены на рис. 7.7.

А с Цена, $ Всего, шт.

Scarlett 1500 Вт фильтр) 62. -3 62. Scarlett 64. 67. Scarlett 1GOD моющий 1600 112. 63.65 кар Петрова !С6) Ч {.

-.

Рис. 7.7. Трехмерные формулы, рассчитывающие итоговые значения команды Consolidate Второй и третий методы задания исходных данных для консолидации — по распо ложению ячеек и по заголовкам строк или столбцов — реализуются в диалоговом Урок 7 • Анализ данных окне которое вызывается с помощью команды Data Consolidate (Данные Консолидация). Вы видите это окно на рис. 7.8.

Рис. 7.8. Диалоговое окно Consolidate В списке (Функция) указанного диалогового окна выбирается с помощью которой будет консолидация. В поле Reference (Ссылка) задается ссылка на первый исходный диапазон, для определения которой удобно пользоваться кнопкой свертывания диалогового окна, находящейся в правой час ти этого поля. После нажатия указанной кнопки на рабочем листе можно выде лить необходимый диапазон ячеек. Если консолидируемые диапазоны располо жены на разных листах книги одинаково, то после ввода адреса первого диапазо на выделять остальные диапазоны не нужно — достаточно перейти на новый лист и нажать кнопку Add (Добавить).

Если вы хотите использовать определение исходных данных по заголовкам строк или столбцов, то при указании диапазона в поле Reference (Ссылка) включите в него эти заголовки. (Выбранный диапазон может охватывать не только исход ные, но и другие данные.) Отметив диапазон исходных данных, следует нажать кнопку Add по сле чего он появится в списке All references (Список диапазонов). После того как будут заданы все исходные данные, можно переходить к другим установкам.

В случае использования для определения исходных данных заголовков установи те флажок Top row (подписи верхней строки) или Left (значения левого столбца) либо оба флажка. В последнем случае выделенные диапазоны будут рас сматриваться как таблицы, у которых названия имеют и и столбцы. Что бы обеспечить динамическую связь между исходными и итоговыми данными, ус тановите флажок Create links to source data (Создавать связи с данными).

Преимущество способа консолидации с созданием связей состоит в том, что при выполнении этой операции происходит и структурирование таблицы. Исходные данные, находящиеся на разных листах, переносятся на второй уровень структуры, и консолидированные значения вычисляются уже на основе данных этого Консолидация данных Если исходные данные и результаты консолидации находятся в одной рабочей книге, обновление может осуществляться автоматически, а если в разных, его придется выполнять с помощью команды Edit Links (Правка Связи).

Консолидация данных по положению -1. Выберите левую верхнюю ячейку диапазона, в котором будут размеще ны результаты консолидации.

2. С помощью команды Data (Данные Консолидация) открой те диалоговое окно Consolidate (Консолидация).

3. Выберите в списке (Функция) функцию, предназначенную для выполнения консолидации.

4. Задайте в поле Reference (Ссылка) ссылку на первый диапазон и на жмите кнопку Add (Добавить).

5. Повторяйте указанные в пункте 4, пока не выберете все ис ходные данные.

6. Установите флажок Create links to source data (Создавать связи с исход ными данными), если связать исходные данные с резуль татами консолидации.

7. Нажмите кнопку и итоговые значения появятся в заданном диапа зоне.

Консолидация данных по заголовкам строк и столбцов Выберите в который необходимо поместить результаты кон солидации. Обязательно включите в него названия строк или столб цов, которые будут использоваться для отбора исходных данных.

2. Вызовите команду Data Consolidate (Данные Консолидация), для того чтобы открыть диалоговое окно (Консолидация).

3. Выберите в списке Function (Функция) функцию, используемую при выполнении консолидации.

4. Задайте в поле Reference (Ссылка) ссылку на первый диапазон и на жмите кнопку Add (Добавить). При выборе области включите в нее на звания строк или столбцов (можете охватить и данные).

5. Повторяйте действия, указанные в пункте 4, пока не выберете все ис ходные данные.

6. флажок Top row (подписи верхней строки) или Left column (значения левого столбца) либо оба флажка, в зависимости от того, где расположены названия исходных данных.

7. Установите флажок Create links to source data (Создавать связи с исход ными данными), если необходимо связать исходные данные с резуль татами консолидации.

8. Нажмите кнопку ОК, и итоговые данные вместе с названиями строк или столбцов появятся в заданном диапазоне.

204 Урок 7 * данных Для нашего примера лучше воспользоваться методом с применением заголовков, поскольку строки на отдельных листах не упорядочены. В этом случае программа сначала определит название строки или столбца для каждой ячейки диапазона результата, а затем выберет из каждого исходного диапазона ячейки, которые на ходятся в строке или столбце с таким же названием. Результаты для примера на следующем рисунке в столбцах Е и G. Столбец F скрыт, но вооб ще-то его нужно удалить, поскольку рассчитывать для него итоги не имеет смыс ла. Заметьте, что в столбце G (см. строку формул) находятся константы, а не фор мулы, поскольку флажок Create links to source data (Создавать связи с исходными данными) не установлен. Это означает, что в случае изменения исходных значе ний консолидацию следует произвести повторно.

' - mm.

а Цена. Всего, Всего, $ шт.

Пылесос 8т • Пылесос Вт Scarlett 6202 1500 64.32 Пылесос 67.03 Пылесос Scarlatt 67.03 Пылесос 1SOO Пылесос моющий Пылесос Scarlett 1450 62.S7 37 Пылесос Самостоятельная работа 1. Для нескольких рабочих листов, содержащих однородные данные, рассчитай те итоговые значения с помощью специально созданных формул.

2. Для этих же рабочих листов выполните консолидацию данных с помощью ко манды Data Consolidate (Данные Консолидация). Выберите наиболее подхо дящий метод отбора исходных значений — с использованием ссылок на диапа зоны или по заголовкам строк либо столбцов.

Подбор параметра При обработке табличных данных часто возникает необходимость в прогнозиро вании результата на основе известных исходных значений или, наоборот, в опре делении какими должны быть исходные значения, позволяющие получить нужный результат.

Использование средства подбора Рассмотрим, как работает средство подбора параметра, позволяющее определить исходное значение, которое обеспечивает заданный результат функции. В качестве Подбор параметра примера возьмем таблицу, с помощью которой рассчитывается размер пенсион ных накоплений (рис. 7.9).

О Office 2003 - Подбор _ ff: X Рис. 7.9. Таблица для расчета размера пенсионных накоплений В этой таблице указаны возраст, начиная с которого в пенсионный фонд вносятся платежи (А2), величина ежемесячного взноса (В2), период рассчи танный по формуле то есть мы предполагаем, что речь идет о мужчине, который выйдет на пенсию в 60 лет (С2), а также величина процентной ставки (D2).

Сумма накоплений рассчитывается с помощью функции по следующей формуле:

Функция (БС ()) возвращает будущее значение вклада, определяемое с уче том периодических постоянных платежей и постоянной процентной ставки. Син таксис данной функции выглядит так:

Перечислим ее аргументы: — размер процентной ставки за период;

кпер общее число периодов выплат годовой ренты;

плата производимая в ка ждый период (это значение не может меняться на протяжении всего времени вы плат), причем обычно плата состоит из основного платежа и по процен там;

нз — текущая стоимость или общая сумма всех будущих платежей, начиная с настоящего момента (по умолчанию — 0);

тип — число, которое определяет, ко гда должна производиться выплата (0 — в конце периода, задается по умолчанию, 1 — в начале периода).

Формула имеет такой так как мы предполагаем, что проценты начисляются не ежемесячно, а в начале, следующего года за предыдущий год. Допустим, нам необходимо определить, в каком возрасте будущему пенсионеру надо начинать выплаты, чтобы потом получить прибавку к пенсии в размере 1000 руб. Для этого следует выделить ячейку, отведенную для представления результата (в нашем Урок 7 * Анализ данных случае F2), и вызвать команду Seek (Сервис Подбор параметра). Ко гда появится диалоговое окно Seek (Подбор параметра) (рис. 7.10), адрес вы деленной ячейки будет автоматически вставлен в поле Set (Установить в ячей ке). Укажите в поле То value (Значение) целевое значение - 1000. Поместите кур сор ввода в поле By changing (Изменяя значение ячейки) и выделите ячейку А2, после чего ее адрес отобразится в указанном поле.

А i | j Ежемесячная Проценты прибавка к на сумма пенсии 35 50 25 Рис. 7.10. Диалоговое окно Goal Seek с заданными параметрами При использовании функции подбора параметра необходимо, ячейка с целевым значением содержала ссылку на ячейку с значением.

После выполнения всех установок нажмите кнопку К, и поиск нужного значе ния будет начат. Результат вычисления отобразится в диалоговом окне Goal Seek Status (Результат а также в исходной таблице (рис, По сле нажатия кнопки полученные значения будут вставлены в таблицу.

Рис. 7.11. Результаты подбора параметра Подбор Если поиск нужного значения продолжается слишком долго, прервать его на вре мя можно с помощью кнопки Pause (Пауза). Кнопка Step (Шаг) позволяет про смотреть промежуточные результаты вычисления.

Подбор параметра Выберите целевую то есть ячейку с результат кото рой вам нужно подобрать.

2. Вызовите команду Tools Seek (Сервис Подбор параметра). В поле Set cell (Установить в ячейке) появившегося диалогового окна будет отображаться адрес целевой ячейки.

3. Задайте в поле То value (Значение) значение, которое должна содер жать целевая ячейка.

4. Укажите в поле changing cell (Изменяя значение ячейки) адрес ячей ки, значение которой необходимо установить таким, чтобы в целевой ячейке получить заданное значение.

5. Нажмите кнопку ОК, и нужный параметр будет подобран в диалоговом окне Seek Status (Результат подбора параметра). По окончании это го процесса в нем отобразятся результаты.

6. Нажмите кнопку если вы хотите заменить значения в ячейках на ра бочем листе новыми, или кнопку (Отмена) в противном случае.

Подбор параметра и диаграммы Средство подбора параметра применяется и при работе с диаграммами. Как это делается, продемонстрируем на таком примере. На основании данных о суммах выручки от продажи изделий в три региона построим с помощью мастера диа грамм гистограмму (рис. В интерактивном режиме с использованием мыши настроим высоту полосы и посмотрим, как Excel изменит высоту по лосы для получения целевого значения. Далее необходимо дважды щелк нуть на последней полосе (один раз - для выбора ряда, а второй — для выбора полосы из ряда), которая представляет средние значения, и увеличить ее высоту путем перетаскивания маркеров размеров.

Когда кнопка мыши будет отпущена, откроется уже знакомое нам диалоговое окно Seek (Подбор параметра). В поле Set (Установить в ячейке) появит ся имя ячейки В5, а в поле То value (Значение) — число, соответствующее послед нему значению, которое отображалось в поле подсказки. Курсор ввода будет на ходиться в поле By cell (Изменяя значение ячейки), поэтому вам останет ся лишь ввести в данное поле значение В2. Щелкните на кнопке после чего появится диалоговое окно Seek Status (Результат подбора параметра), в кото ром будет содержаться нужная Щелкнув на кнопке ОК для возврата на рабочий лист, вы увидите, что в ячейках уже содержатся новые значения и что в соответствии с ними настроена высота полос гистограммы (рис. 7.13).

Урок 7 • Анализ данных Рис. 7.12. Изменение высоты представляющей значение Рис. 7.13. настроена при помощи средства подбора Самостоятельная работа Путем подбора параметра определите, какую сумму надо положить в банк под 12 % годовых, чтобы через 5 лет иметь вклад размером 100 000 руб.

Таблицы подстановки 2. Для рассматриваемого в этом разделе примера путем подбора параметра опре делите, какими должны быть ежемесячные отчисления, чтобы за 10 лет полу чить прибавку к пенсии в размере 3000 руб.

Таблицы подстановки Оценить влияние на некоторую величину нескольких параметров можно с помо щью таблиц подстановки. Если вы работаете с формулами и хотели бы знать, ка кие результаты можно получить в случае, если одно или два используемых в них значения будут изменены в определенном диапазоне, то лучше всего использо вать таблицу подстановки.

Таблица подстановки Excel создается на основе ячейки с формулой, содержащей ссылку на ячейку, определенную как поле ввода (ячейка ввода), и списка исход ных значений (они последовательно подставляются в ячейку ввода с целью соз дания списка результатов). Существует две разновидности таблиц подстановки, а именно с одной переменной и с двумя переменными. В первом случае можно изменить значение одной ячейки в формуле, во втором — двух.

Таблицы подстановки с одной переменной Таблица подстановки с одной переменной используется для вычисления резуль татов, которые можно поместить в одну строку или столбец, скажем, для опреде ления размеров выплат по процентам при различных значениях процентных ста вок (исходные значения). Она представляет собой таблицу со исходных значений в первой строке (или столбце). Эти значения последовательно подстав ляются в а результаты помещаются в следующую строку (или столбец).

Одни и те же исходные значения могут быть подставлены в несколько формул.

В таком случае каждый список результатов отображается в соответствующей строке (или столбце).

Таблица подстановки с одной переменной может быть ориентирована по столбцу или по строке (рис. 7.14). В обоих случаях в ячейку, расположенную слева от строки или выше столбца, где содержатся исходные значения, ничего не вводит ся. Первая формула в следующей после пустой ячейке служит основой для фор мирования первого столбца или первой строки результата. Формула обязательно должна содержать ссылку на ячейку В качестве ячейки ввода может высту пать любая ячейка рабочего листа.

Таблица подстановки с одной переменной формируется на основе трех компо нентов: ячейки ввода, одной или нескольких формул, которые содержат ссылку на ячейку ввода, и списка исходных значений. При создании таблицы подстанов ки данные из списка исходных значений последовательно переносятся в ячейку ввода. Excel производит вычисления по указанным формулам и заносит резуль таты в таблицу подстановки. Исходные значения и формула должны находиться в соседних ячейках, как показано на рисунках выше. Перед вызовом команды создания таблицы подстановки эти ячейки необходимо выделить.

Урок 7 • Анализ данных i i i i с по столбцу !. Ячейка Формула 1 Исходное значение ;

значение Исходное значение п подстановки с одной ориентированная j ;

Ячейка ввода Исходное Исходное Исходное Исходное 1 2 3 п — Формула л Рис. 7.14. Таблицы подстановки с одной переменной Как применяется таблица подстановки с одной показано на примере таблицы для расчета пенсионных платежей. нам необходимо оп ределить, как будут меняться накапливаемая сумма и ежемесячная прибавка к пен сии для различных периодов накопления (от 15 до 30 лет). Таблица, подготовлен ная для вызова команды представлена на следующем рисунке.

Ежемесячная к В таблице подстановки используются две формулы. Обратите внимание на фор мулу в ячейке Е5: именно она содержит ссылку на ячейку С2, которая является ячейкой ввода. Значение в ячейке F5 рассчитывается на основе данных ячейки Е5.

Таблицы подстановки Формулы для вычислений должны находиться в первой строке таблицы, по скольку значения в списке быть считаны только в направлении возрас тания номеров строк (столбцов).

Выделите диапазон, охватывающий исходные значения и формулы, и вызовите команду Data (Данные Таблица подстановки). После этого появится диалого вое окно Table (Таблица подстановки), в котором нужно задать ссылку на ячейку ввода (рис. 7.15). Поскольку исходные данные расположены в столбце, ссылку нужно задать в поле Column input (Подставлять значения столбцам в),.

) ВНИМАНИЕ в текущей версии программы будет исправлена допу щенная при переводе названий полей на русский поле Column input называется «Подставлять значения по строкам в», а поле Row cell — «Подставлять значения по столбцам в».

Рис. 7.15. Диалоговое окно Table Создание таблицы подстановки с одной переменной 1. Создайте список исходных значений и формулы для расчета данных таблицы. Разместите их на листе, как показано на рис. Учтите, что формулы должны содержать ссылку на ячейку ввода.

2. Выделите диапазон, включающий исходные значения и формулы.

3. Вызовите команду Data Table (Данные Таблица подстановки).

4. В диалоговом окне Table (Таблица подстановки) задайте ссылку на ячей ку ввода. Если исходные значения образуют введите ее в поле input (Подставлять значения по строкам в), если же они об разуют строку — в поле Row input (Подставлять значения по столб цам в). (См. выше врезку 5. Нажмите кнопку и область таблицы подстановки будет заполнена значениями.

Внимательно изучив полученный результат, вы поймете, что для построения таб лицы подстановки использовалась формула В качестве аргумента здесь выступает ячейка С2, в которую подставляются зна чения из списка. Вычисленный результат отображается в таблице подстановки.

212 Урок 7 " Анализ данных Таблицы постановки с двумя переменными Если результаты вычислений должны зависеть от двух параметров, то необходи мо использовать таблицу подстановки с двумя переменными. Например, для ана лиза рассмотренной выше таблицы период выплаты можно принять за первое множество переменных, а размер ежемесячного взноса — за второе, в результате чего будет получена таблица с двумя переменными. В каждом столбце (или стро ке) этой таблицы будет содержаться информация о размере ежемесячных выплат при различных процентных ставках для определенных сроков займа.

Структура таблицы подстановки с двумя переменными показана на рис. Та кая таблица может содержать только одну формулу, которая помещается в ячей ку, расположенную в верхнем левом углу. (В таблице подстановки с одной пере менной эта ячейка остается пустой.) 1.... г- 1 !

Ячейка исходных столбца Ячейка ввода для исходных строки i Исходное Исходное 1 2 3 п Формула Исходное значение значение Исходное значение - i Рис. Таблица подстановки с Таблица подстановки с двумя переменными формируется на основе пяти компо нентов:

О ячейки ввода для значений подстановки в строке, в которую будут подставле ны исходные значения, находящиеся в строке;

О ячейки ввода для значений подстановки в столбце, в которую будут подстав лены исходные значения, находящиеся в столбце;

О строки исходных значений;

О столбца исходных значений;

О одной формулы, которая содержит ссылки на ячейки ввода для значений под становки в строке и столбце.

Таблица подстановки с двумя переменными имеет одинаковое число строк и столб цов. Исходные данные берутся заголовков столбцов и названий строк. Содер жимое других ячеек вычисляется следующим образом. Исходные значения из строки и столбца последовательно в соответствующие ячейки вво да. Определяемый при помощи заданной формулы результат помещается в ячей ку, находящуюся на пересечении строки и столбца, из которых берутся исходные значения.

Таблицы Рабочий подготовленный к вызову команды создания таблицы подстанов ки с двумя переменными, представлен на следующем рисунке. Напомним, что мы будем рассчитывать величину накоплений в зависимости от периода и размера выплат в пенсионный фонд. Формула помещается в ячейку В6. Ячейкой ввода для исходных значений, находящихся в столбцах, является ячейка а ячейкой ввода для исходных значений, находящихся в строках, — ячейка В2.

Ежемесячная Месячные к на вклад 89600 50 70 50 90 1Е Порядок действий, выполняемых при создании таблицы подстановки с двумя пе ременными, аналогичен описанному выше. Различие состоит лишь в что пользователь должен указать в диалоговом окне Table (Таблица подстановки) две ячейки ввода.

Создание таблицы подстановки с двумя переменными 1. Создайте списки исходных значений и формулу для расчета данных таблицы. Разместите их на листе так, как показано на рис, Учтите, что формула должна содержать ссылки на обе ячейки ввода.

2. Выделите диапазон, включающий исходные значения и формулу.

3. Вызовите команду Data Table (Данные Таблица подстановки).

4. В окне Table (Таблица подстановки) задайте ссылки на ячейки ввода — для исходных значений, образующих столбец, в поле Column input cell (Подставлять значения по строкам а для исходных значений, обра зующих строку, в поле Row input cell (Подставлять значения по столб цам в). (См. выше врезку 5. Щелкните на кнопке К, и после этого область таблицы подстановки будет заполнена.

Таблица подстановки для нашего примера показана на рис. 7.17. Заметим, что диа пазон ячеек С7:Н12 содержит формулу Урок 7 • Анализ данных В случае в формуле указываются два аргумента. Один из них представляет собой ссылку на ячейку, в которую подставляются значения первого расположенные в строке. Другим аргументом служит адрес ячейки, куда подстав ляются значения второго параметра, то есть значения из столбца.

Рис. 7.17. таблица с двумя переменными Редактирование таблиц подстановки В таблице подстановки можно редактировать исходные значения в строках и столб цах. При этом она автоматически пересчитывается. Ни один из результатов изме нить нельзя. Поэтому таблица подстановки имеет большую степень защиты, чем таблица, построенная путем копирования формулы в ячейки, которые должны со держать результаты.

Будучи скопированной в другое место рабочей книги (или в другую рабочую кни гу), таблица подстановки перестает быть таковой. Все входящие в нее формулы копируются как формулы, причем ссылки на ячейки обновляются в соответствии с новыми положениями. А все результирующие значения превращаются в кон станты рабочего листа, даже в том случае, если в исходной таблице они рассчиты вались с помощью формул.

Для удаления результатов из таблицы подстановки необходимо выделить все ее ячейки и вызвать команду Edit ALL (Правка Очистить Все). Если отме чены не все ячейки, то Excel выдает сообщение, что часть таблицы подстановки изменить нельзя.

Заменить таблицу можно путем повторного выделения области, в которой она должна располагаться, и выполнения описанных выше операций по ее созданию.

Самостоятельная работа 1. Создайте таблицу, с помощью которой определяется схема расчета за кредит, затем составьте таблицу подстановки с одной переменной и установите с ее помощью, как различные процентные ставки влияют на величину выплат про центов за кредит.

решения 2. Предположим, что вы планируете купить квартиру в кредит. Часть суммы нуж но сразу, о остальное — в течение определенного срока. На остаток суммы насчитываются проценты за кредит. Составьте таблицу подстановки с двумя переменными и рассчитайте с ее помощью варианты с различными суммами первого взноса и сроками кредитования.

Поиск решения Еще одним мощным средством анализа данных Excel является надстройка Solver (Поиск решения). С ее помощью можно при каких значениях ука занных влияющих ячеек формула в целевой ячейке принимает нужное значение максимальное или равное какой-либо величине). Для процедуры поиска решения можно задать ограничения, причем не обязательно, чтобы при этом использовались те же влияющие ячейки. Для расчета заданного значения применяются различные математические методы поиска. Вы можете установить в котором полученные значения переменных автоматически заносятся в таблицу. Кроме того, результаты работы программы могут быть оформлены в виде отчета.

Если надстройка Solver (Поиск решения) то она вызывается с помо щью команды Tools Solver (Сервис Поиск решения). Если же данная команда от сутствует в меню, загрузите надстройку (см. раздел «Установка в на чале урока). Перед запуском процедуры поиска решения исходные данные долж ны быть представлены в виде таблицы, которая содержит отражающие зависимости между данными таблицы.

С помощью команды (Поиск решения) можно оптимизировать модель сбыта или, скажем, график занятости, решить любую транспортную или задачу, связанную с управлением производством и денежными средствами.

Пример поиска решения Рассмотрим работу процедуры поиска решения на примере, взятом из файла \0f fice\Samples\Solvsamp.xls. Данный файл содержит рабочие листы, на каждом из ко торых представлены определенная задача и метод ее Мы воспользуемся листом (График занятости). В английской версии продукта файл, как вы понимаете, содержит текст на английском Но поскольку такой же файл прилагается и к локальной версии Office, мы взяли текст из него, а форму лы оставили прежними (рис. 7.18).

Нам необходимо составить график занятости, который бы полностью удовлетво рял потребность в персонале при условии минимальных затрат на оплату труда.

Ставки сотрудников одинаковы и неизменны, поэтому снизить затраты можно, лишь уменьшив число ежедневно занятых сотрудников. Каждый сотрудник рабо тает пять дней подряд с двумя выходными.

Здесь целевой является ячейка в которой рассчитывается размер фонда за работной платы. В соответствии с содержащейся в ней формулой коли чество сотрудников умножается на размер ставки. Изменяемые данные — это зна чения, определяющие количество работников в Они содержатся в ячейках 216 Урок 7 * данных диапазона D7:D13. Рассмотрим, каковы ограничения для данной задачи. Во-пер вых, количество работников в группе не может выражено отрицательным числом, то есть Во-вторых, количество работников должно быть рав ным целому числу, то есть В-третьих, количество ежедневно заня тых работников ни в коем случае не должно быть меньше ежедневной потребно сти, то есть 3: а отдыха.

р с и при на — i Ом л 4 ll п "П i г [ т т..

• V "П f а • -0"! т т" I Т 1 П :

и : 1 1 т В 32 24 24 17 1В оплата при па В этом тому ежедневно приводит ча пять с двумя Рис. 7.18. Таблица-пример Для того чтобы запустить процедуру поиска необходимо выделить це левую ячейку (в нашем примере и вызвать команду Tools Solver (Сервис Поиск решения), в результате действия которой будет открыто диалоговое окно надстройки Solver (Поиск решения) (рис.

integer Рис. 7.19. Диалоговое окно Solver Parameters В поле Set Target (Установить целевую ячейку) данного окна указывается ад рес целевой ячейки. Переключатели Equal То (Равной) задают ее значение - Мах Поиск решения (максимальному значению), (минимальному значению) или Value of (значе нию). В последнем случае значение вводится в поле справа. В поле By Changing (Изменяя ячейки) указывается, в каких ячейках программа должна изме нить значения для получения оптимального результата.

ВНИМАНИЕ При нажатии кнопки Guess (Предположить) выделяет диапазон на которые имеется ссылка в целевой ячейке.

Заданные ограничения перечислены в списке Subject to the Constraints (Ограниче ния). При необходимости ввести дополнительное ограничение нужно посредст вом щелчка на кнопке Add (Добавить) открыть диалоговое окно Add Constraint (Добавление ограничения).

В поле Reference (Ссылка на ячейку) этого окна введите адрес ячейки, содер жимое которой должно удовлетворять заданному ограничению, а в поле Constraint (Ограничение) укажите выступающее в качестве ограничения, или ад рес ячейки с таким значением. Между этими двумя полями находится еще одно, в котором устанавливается оператор, определяющий отношение между значени ем ячейки и ограничением. После нажатия кнопки заданное ограничение поя вится в диалоговом окне Solver (Поиск решения).

Воспользовавшись кнопкой Add (Добавить), в одном сеансе работы с диало говым окном Add Constraint (Добавление ограничения) можно добавить не сколько ограничений.

удалить ограничение, выделите его в списке Constraints (Огра ничения) и нажмите кнопку (Удалить). Если вы решили изменить ограни чение, отметьте его и нажмите кнопку Change (Изменить). После этого появится диалоговое окно Change Constraint (Изменение ограничения), аналогичное окну до бавления ограничения.

Так как мы рассматриваем пример, все необходимые значения в диалого вом окне надстройки Solver (Поиск решения) заданы, и, нажав кнопку Solver (Вы полнить), можно запустить процесс поиска решения. Когда нужное значение будет найдено, появится диалоговое окно Solver Results (Результаты поиска решения), а в таблице будут представлены значения, полученные методом расчета (рис. 7.20).

Чтобы принять эти значения, активизируйте переключатель Keep Solve Solution (Сохранить найденное решение). Если вы хотите оставить старые значения, то вы берите переключатель Restore Original (Восстановить исходные значения).

Найденное решение можно сохранить в виде Для этого нажмите кнопку Save Scenario (Сохранить сценарий) и в открывшемся окне задайте имя файла.

218 Урок 7 • Анализ данных Пример 3: График Парка Для с рабочей неделей и двумя в работы, требуемый на недельная • в затратах на or работает пять дней с вы:

Рис. 7.20. Результаты поиска решения и диалоговое окно Solver Results Процедура поиска решения 1. Создайте таблицу с формулами, которые устанавливают связи между ячейками.

2. Выделите целевую которая должна необходимое зна чение, и выберите команду (Сервис Поиск решения).

Поле Set Target (Установить целевую ячейку) открывшегося диало окна надстройки Solver (Поиск решения) будет содержать адрес целевой ячейки (рис. 7.19).

3. Установите переключатели Equal To задающие значение це левой — Мах (максимальному значению), (минимальному значению) или Value of (значению). В последнем случае введите значе ние в поле справа.

4. Укажите в поле By Changing Cells (Изменяя ячейки), в каких ячейках про грамма должна изменять значения в поисках оптимального результата.

5. Создайте ограничения в списке Subject to the Constraints (Ограничения).

Для этого щелкните на кнопке Add (Добавить) и в диалоговом окне Add Constraint (Добавление ограничения) определите ограничение.

6. на кнопке Solver запустите процесс поиска ре шения.

7. Когда появится диалоговое окно Solver (Результаты поиска реше ния), выберите переключатель Keep Solve Solution найденное решение) или Restore Original Values (Восстановить исходные значения).

8. Щелкните на кнопке ОК.

Поиск решения Создание отчетов о результатах поиска решения Если вы хотите сохранить результаты работы процедуры поиска решения в виде отчета, то тип отчета можно выбрать в списке Reports (Отчеты) диалогового окна Solver Results (Результаты поиска решения). Для того чтобы задать несколько от удерживайте нажатой клавишу Программа предлагает отчеты следую щих типов: Answer (Результаты), Sensitivity (Устойчивость) и Limits (Пределы).

Каждый отчет создается на отдельном листе. На рис. 7.21 для рассматриваемого примера представлен отчет типа Answer (Результаты).

• Value Final к и л Slack Всего. Binding ' Рис. 7.21. Отчет о результатах поиска решения Параметры процедуры поиска решения Задать параметры, определяющие способ выполнения вычислений, можно в диа логовом окне Solver Options (Параметры поиска решения). Это окно (рис. 7.22).

открывается щелчком на кнопке Options (Параметры) в диалоговом окне Parameters (Поиск решения). Основные которые здесь задаются, пере числены ниже.

О Max Time (Максимальное время) максимальное в секундах, отведен ное на поиск решения задачи.

О Iterations (Предельное число итераций) — количество итераций, возможных в течение поиска конечного результата. Предлагаемое по умолча нию значение 100 подходит для большинства простых задач.

О Precision (Точность) — точность результата.

О Tolerance (Допустимое отклонение) — величина допуска на отклонение от оп тимального если множество значений влияющей ячейки ограничено множеством целых чисел. При указании большего допуска поиск решения за вершается быстрее.

220 Урок 7 • Анализ данных О Convergence (Сходимость) — значение относительного при дости жении которого в последних пяти итерациях поиск решения прекращается.

Данный параметр применяется только к нелинейным задачам.

Г (•' Рис. 7.22. Диалоговое окно Solver Options СОВЕТ Для получения более полных сведений об этих и других восполь зуйтесь справочной системой, для вызова которой следует нажать (Справка) в диалоговом окне Solver Options (Параметры поиска решения).

Совокупность установленных параметров и ограничений можно сохранить на ра бочем листе в качестве модели. Для этой цели предназначена кнопка Save Model (Сохранить модель) рассматриваемого диалогового окна. После ее нажатия от крывается одноименное окно, в котором следует выбрать вертикально ориенти рованный диапазон ячеек для размещения модели либо одну ячейку (в этом слу чае программа выберет диапазон автоматически). Для загрузки модели нужно нажать Load Model (Загрузить модель) и выделить диапазон ячеек, в кото ром хранятся параметры модели.

Самостоятельная работа 1. Попытайтесь разобраться, как с функции поиска решения находят ся оптимальные значения для некоторых из задач, представленных в файле 2. Примените для решения своей задачи функцию поиска решения.

Сценарии Сценарий представляет собой набор сохраненных программой Excel значений, ко торые она может автоматически подставить в ячейки рабочего листа. Сценарии можно использовать для прогноза результатов моделирования и расчетов. Суще ствует возможность создать отчет по результатам работы сценария, который со держит как исходные, так и итоговые значения, что позволяет прослеживать за висимости между данными в таблице.

Сценарии Создание и использование сценария таблицей расчетов отчислений в пенсионный фонд и создадим для нее несколько сценариев. Назовем их Наилучший и Критический.

При работе со сценариями удобно пользоваться именованными ячейками и диа пазонами ячеек, поэтому мы, выбрав таблицу и вызвав команду Insert Name Create (Вставка Имя Создать), присвоили ячейкам с данными имена (обратите внимание на строку формул: в ней отображается имя ячейки А2).

Для создания сценариев применяется команда Tools Scenarios (Сервис Сцена рий), в результате вызова которой открывается диалоговое окно Scenario Manager (Диспетчер показанное на рис. 7.23.

Рис, 7.23. Исходная таблица и окно Scenario Manager Для того чтобы создать на рабочем листе сценарий с исходными значениями, сле дует воспользоваться диалоговым окном Add Scenario (Добавление сценария), ко торое открывается в результате нажатия кнопки Add (Добавить). Поле Scenario name (Имя сценария) этого окна (рис. 7.24) предназначено для ввода имени сце нария, а поле Changing cells (Изменяемые ячейки) — для указания ячеек, в кото рые будут подставляться значения, заданные в сценарии.

При необходимости выбрать несколько неснежных удерживайте на СОВЕТ жатой клавишу Ctrl.

В поле Comment (Примечание) можно ввести и отредактировать текст коммента рия к сценарию. По умолчанию диспетчер сценариев предлагает указать в этом поле дату создания сценария и имя пользователя. Если рабочий лист защищен Урок 7 • Анализ данных с помощью пароля, редактирование сценария можно запретить, установив в об ласти Protection (Защита) флажок Prevent changes (запретить изменение). В ре зультате активизации флажка Hide (скрыть) имя сценария не будет отображаться в окне сценариев.

Рис. 7.24. Диалоговое окно Add Scenario После нажатия в окне Add Scenario (Добавление сценария) кнопки откроется диалоговое окно Scenario Values (Значения ячеек сценария), содержащее исходные значения (рис. 7.25). В поля этого окна, как следует из его нужно вве сти числовые и текстовые значения, а также формулы, составляющие данный сценарий, и нажать кнопку ОК.

Рис. 7.25. Диалоговое окно Scenario Чтобы сохранить исходные данные в рабочем созданием нового сценария следует создать копию листа или даже сценарий на основе исход ных значений.

Имя созданного сценария отобразится в диалоговом окне Scenario Manager (Дис петчер сценариев). На рисунке вы видите имена трех созданных нами сценариев.

Сценарии Создание сценария Создайте рабочий лист с данными и формулами, которые ют связи между ячейками.

2. С помощью команды Tools Scenarios (Сервис Сценарий) откройте диалоговое окно Scenario Manager (Диспетчер сценариев).

3. Нажмите кнопку Add (Добавить) и в появившемся диалоговом окне Add Scenario (Добавление сценария) задайте имя сценария в поле Scena rio name (Имя сценария), а адреса изменяемых ячеек в поле Changing cells (Изменяемые Щелкните на кнопке ОК.

4. В диалоговом окне Scenario (Значения ячеек сценария) задайте значения для изменяемых ячеек и нажмите кнопку ОК. В появившемся диалоговом окне Scenario Manager (Диспетчер сценариев) отобразится имя сценария.

5. Щелкните на кнопке Close (Закрыть).

Чтобы отредактировать сценарий, необходимо сначала выделить его имя в диало говом окне Scenario Manager (Диспетчер сценариев) и щелкнуть на кнопке Edit (Из менить). Затем в открывшемся диалоговом окне Edit Scenario (Изменение сцена рия) нужно указать используемые в сценарии изменяемые ячейки. Данное окно аналогично окну Add Scenario (Добавление сценария). Изменить исходные значе ния можно в диалоговом окне Scenario Values (Значения ячеек сценария), для пе рехода в которое следует щелкнуть на кнопке ОК.

Пользуясь такими сценариями, вы можете без труда в рабочий лист раз личные наборы исходных данных. Значения будут вставлены в изменяемые ячей ки в том формате, который задан для этих ячеек. вы можете указать другой формат.

224 Урок 7 • данных Использование сценария 1. Задав команду Tools Scenarios (Сервис Сценарий), откройте диалоговое окно Scenario Manager (Диспетчер сценариев).

2. Щелкните на кнопке Show (Вывести), и данные сценария, а также пере считанные значения формул отобразятся на рабочем листе.

3. Щелкните на кнопке Close (Закрыть).

В окне Scenario (Диспетчер сценариев) доступны также сценарии, с помощью поиска решения.

Обычно сценарии применяются только в том рабочем листе, в котором они были созданы. Чтобы иметь возможность использовать сценарии из других рабочих листов, их следует вставить в текущий лист. Делается это следующим образом.

Щелкните в окне Scenario Manager (Диспетчер сценариев) на кнопке Merge (Объе динить), и на экране появится диалоговое окно Merge Scenarios (Объединение сце нариев), в котором программа информирует пользователя о количестве сценариев, созданных для каждого листа рабочей книги. Выберите лист, сценарии которого вас интересуют, и нажмите кнопку ОК.

Создание итогового отчета по результатам работы сценариев Наилучшей формой представления результатов работы диспетчера сценариев яв ляется отчет, который содержит данные, полученные в результате применения всех сценариев текущего рабочего листа. Создается он на отдельном листе. Вы можете создать итоговый отчет и отчет в виде сводной таблицы. Тип отчета зада ется в показанном на рис. 7.26 диалоговом окне Scenario Summary (Отчет по сцена рию) путем установки переключателя Scenario summary (структура) или Scenario PivotTable report (сводная таблица).

Создание отчета о результатах работы сценариев 1. Откройте диалоговое окно Scenario Manager (Диспетчер сценариев), за дав команду Scenarios (Сервис Сценарий).

2. Нажмите кнопку Summary (Отчет), и на экране появится диалоговое ок но Scenario Summary (Отчет по сценарию).

3. Выберите тип Чтобы получить итоговый отчет, установите пе реключатель Scenario (структура), а для создания отчета в виде сводной таблицы воспользуйтесь переключателем Scenario report (сводная таблица).

4. В поле (Ячейки результата) измените при необходимости диапазон значения которых должны быть представлены в отчете.

5. Щелкните на кнопке ОК.

Сводные таблицы и диаграммы Рис. 7.26. Диалоговое окно Scenario Summary Итоговый отчет для нашего примера представлен на рис. 7.27. Как видите, мы включили в него значения которая содержит величину прибавки к пен сии. Обратите внимание на то, что отчет оформлен в виде двухуровневой табли цы (уровни образуют как строки, так и столбцы).

Возраст к values column changing Scenario Summary Report cells for each are in gray.

Рис. 7.27. Итоговый отчет Самостоятельная работа 1. Создайте несколько сценариев для решения задачи, связанной с расчетом за квартиры в кредит. В качестве задайте ячейки, в кото рых содержатся сумма первого взноса и срок кредита. Результирующими должны быть ячейки, в которых хранятся ежемесячная сумма возврата креди та и сумма процентов за кредит.

2. Создайте отчет в виде структурированной таблицы по результатам функцио нирования сценариев, разработанных в пункте 1.

Сводные таблицы и диаграммы Сводная таблица является интерактивным средством, позволяющим получить данные из некоторого источника (списка, таблицы, базы данных) и выполнить их анализ и просмотр различными способами. С помощью сводной таблицы можно 8 226 Урок 7 • Анализ данных просмотреть необходимую для анализа часть имеющейся информации, отфильт ровать данные и разместить результаты на различных рабочих страницах, отсор тировать данные, автоматически сгенерировать итоги. Для более наглядного пред ставления результатов наряду со сводной таблицей можно создать диаграмму.

Исходные данные для сводной таблицы Сводную таблицу можно создать на основе области целой таблицы или нескольких таблиц. Построение сводной таблицы на основе внешних источников данных выполняется с помощью Microsoft Query. Исходные данные для сводных таблиц должны быть организованы в виде списка, каждая строка которого содер жит одни и те же категории информации, приведенные в определенном порядке.

В первой строке списка должны находиться заголовки столбцов. Они использу ются для создания полей сводной таблицы и идентификации отдельных элемен тов данных, то есть уникальных значений полей, взятых из списка. Несмотря на то что поля создаются на основе содержащиеся в них данные можно размещать как в столбцах, так и в строках сводной таблицы.

Избегайте ситуации, когда рабочий лист содержит несколько списков, поскольку в этом случае можно получить неожиданный результат при выполнении фильт рации и сортировки или при общих итогов. Удостоверьтесь, что спи сок отделен от других данных рабочего листа пустыми строками и столбцами, но старайтесь не применять их непосредственно в списке. Если необходимо отде лить названия строк или столбцов от данных, используйте а не пустые строки или столбцы, и не заполняйте строки символами подчеркивания, Мастер сводных таблиц и диаграмм Создание и обработка сводных таблиц осуществляются с помощью специ ального мастера, который запускается командой Data PivotTable and Pivot Chart Report (Данные Сводная таблица). Параметры сводной таблицы задаются в трех его диалоговых окнах. Мы продемонстрируем работу мастера на примере представленной на рис. 7.28, для чего составим сводную таблицу, отра жающую итоги работы менеджеров.

После вызова мастера появляется диалоговое окно PivotTable and Wi zard— Step 1 of 3 (Мастер сводных таблиц и диаграмм — шаг 1 из 3), в котором ука зываются источник данных для сводной таблицы и тип отчета — сводная таблица или диаграмма (рис. 7.29).

В области Where is the data that you to (Создать таблицу на основе дан ных, находящихся) этого окна по умолчанию активизирован переключатель Mic rosoft List or database (в списке или базе данных Microsoft посредством которого задается поиск источника данных на рабочем листе. Если источник на ходится в файлах внешней базы данных, то необходимо выбрать переключатель External data source (во внешнем источнике данных). Для того чтобы объединить несколько одинаковых по структуре выберите переключатель consolidation ranges (в нескольких диапазонах консолидации). Если вы хотите в ка честве исходных данных использовать информацию, хранящуюся в другой свод ной таблице, нужно выбрать переключатель Another PivotTable report or PivotChart Сводные таблицы и диаграммы report (в другой сводной таблице или диаграмме). Сводная таблица может слу жить источником данных для новой сводной таблицы.

Office Т • Цена, $ -Расход, $ шт.

Б2.97 8 503.76 Домодедово Scarlett 1500 12 744. 112.53 15 Домодедово 62.97 5 314.85 Комаров Подольск 1500 • 8 Комаров Подольск 1500 65.81 Комаров 1600 9т/5л 67.03 16 1072.48 Комаров Подольск туп. I 97 Комаров Чехов Scarlett 1500 Е5.81 Чехов Scarlett 1500 9 Комаров Чехов Eh • ;

- Комаров Чехов фильтр). Scarlett 1500 12 Макаров 16 Воскресенск.

Scarlett,5л 9 572.85 Макаров 10 629.7 Макаров Scarlett 1500 6 Макаров Орехово-Зуево Пылесос Scarlett 9 Макаров Scarlett i • 14 691 фильтр) 566. Рис. 7.28. Данная таблица может служить сводной таблицы and 1 Рис. 7.29. Первое диалоговое окно мастера сводных таблиц В области What kind of report do you want to create? (Вид создаваемого отчета) по умолчанию активизирован переключатель (сводная таблица). Оставьте Урок 7 • данных его активным;

как действует переключатель report (with PivotTabLe report) (сводная диаграмма (со сводной мы рассмотрим позже.

После нажатия кнопки Next (Далее) осуществляется переход к следующему диа логовому окну мастера (рис. 7.30).

PivotChart - Step 2 Рис. 7.30. Второе диалоговое окно мастера таблиц и диаграмм Во втором окне мастера сводных таблиц определяется диапазон данные из которого будут включены в сводную таблицу. Если перед запуском мастера ука затель ячейки находился внутри таблицы, то программа автоматически вставит в поле Range (Диапазон) адрес таблицы. Когда данные для сводной таблицы нахо дятся в другой следует, нажав кнопку Browse (Обзор), загрузить таковую из диалогового окна выбора файла. Укажите диапазон ячеек, на основе которого должна быть составлена сводная таблица, и, нажав кнопку Next (Далее), перейди те в следующее окно мастера.

Третье окно мастера сводных таблиц (рис. 7.31) предназначено для выбора ме сторасположения сводной таблицы — на новом листе (переключатель New work sheet (новый или на текущем листе (переключатель Existing worksheet (су ществующий В случае размещения таблицы на текущем рабочем листе необходимо указать позицию ее левого верхнего угла.

PivotTable and Wizard - 3 of Рис. 7.31. Третье диалоговое окно мастера сводных таблиц После нажатия в третьем окне мастера кнопки Finish (Готово) будут отображены панель инструментов PivotTable (Сводные таблицы) и окно PivotTable List (Список полей сводной таблицы), а на рабочем листе появятся области, в кото рые можно перетаскивать поля (рис. 7.32). Всего таких областей четыре:

О Drop Fields Here (Перетащите сюда поля столбцов);

О Drop Row Fields Here (Перетащите сюда поля строк);

Сводные таблицы и О Drop Page Неге (Перетащите сюда поля страниц);

О Drop Data Items Here (Перетащите сюда элементы данных).

В области столбцов и строк размещают поля, по которым производится сравне ние или анализ. В область элементов данных перетаскивают предназначен ные для расчетов итоговых показателей. Область страниц не обязательна для за полнения, ее используют при необходимости создать несколько отчетов, задан ных в предыдущих областях.

2003 Рис. 7.32. Области перетаскивания и панель инструментов Какие поля куда следует перетаскивать, зависит от типа Так, для нашей таблицы можно создать отчет, в котором будут отображаться данные об объемах продаж каждого изделия, осуществляемых менеджерами в каждый из обслужи ваемых регионов. Для представления информации о продажах изделия в регион нужна двухмерная таблица. Такую таблицу нужно создать для каждого из трех менеджеров. Чтобы реализовать это, нужно использовать поле страниц. Итак, из окна Field List (Список полей сводной таблицы) перетаскиваем в поле страниц поле в поле строк — поле Наименование, в поле столбцов — поле Регион, а в область данных — поля и $. В результате таких дей ствий получим сводную таблицу, представленную на рис. 7.33.

ПРИМЕЧАНИЕ Чтобы удалить поле из области перетаскивания, достаточно перетащите его мышью за ее пределы.

Урок 7 * Анализ данных Scarlett Рис. 7.33. Сводная таблица сформирована Использование режима макета Размещение полей непосредственно в рабочем листе дает определенные преиму щества при работе в режиме WYSIWYG и при наличии небольшого объема дан ных. Однако если вы будете оперировать большим количеством данных, наверняка начнут возникать обусловленные необходимостью производить много вычислений. Мастер сводных таблиц и диаграмм имеет режим который является более удобным и быстрым при работе с большим объемом данных. Если при перетаскивании поля непосредственно в область данных рабочего листа туда перемещаются также все данные, связанные с этим то в режиме макета вы полняется только размещение кнопок полей, а относящиеся к ним данные не за трагиваются.

Для перехода в режим макета в третьем диалоговом окне мастера нужно нажать кнопку Layout (Макет), в результате чего будет открыто диалоговое окно мастера PivotTable and Wizard — Layout (Мастер сводных таблиц и диаграмм — ма кет) (рис. 7.34).

В данном окне определяется структура создаваемой таблицы. В центре окна рас положены области ROW (Строка), COLUMN (Столбец) и DATA (Данные). Все заго ловки (метки) полей таблицы отображаются справа от перечисленных областей.

В правой части окна расположены кнопки по одной для каждого поля ис точника данных. Структура сводной таблицы создается путем перетаскивания кнопок полей в одну из четырех областей макета. Завершив данную операцию, щелкните на кнопке ОК, чтобы закрыть окно Layout (Макет) и вернуться к третьему диалоговому окну мастера.

Сводные таблицы и диаграммы J Рис. 7.34. Режим макета Создание сводной таблицы 1. Установите указатель ячейки в область списка и вызовите команду Data and (Данные Сводная таблица), в ре зультате чего будет открыто первое диалоговое окно мастера сводных таблиц и диаграмм.

2. Выберите в нем источник данных и укажите, что будет создавать свод ная таблица. Щелкните на кнопке Next (Далее).

3. Во втором диалоговом окне мастера при необходимости выберите диа пазон ячеек для исходных данных. Щёлкните на кнопке Next (Далее).

4. В третьем окне мастера укажите, куда следует поместить сводную таб лицу: на новый рабочий лист или на существующий. Во втором случае укажите также начальную ячейку для размещения таблицы.

5. Щелкните на кнопке Layout (Макет) для открытия одноименного диа логового Перетащите кнопки полей в области макета таблицы.

Вы должны разместить хотя бы по одному полю в областях ROW (Стро ка), COLUMN (Столбец) и (Данные). Заполнять область PAGE (Стра ница) не обязательно. Нажмите кнопку ОК (Готово), а затем — кнопку (Готово). После этого сводная таблица с заданными параметра ми появится на рабочем листе.

ИЛИ Щелкните на кнопке Finish в результате чего отобразятся па нель инструментов (Сводные таблицы) и окно PivotTabLe List (Список полей сводной таблицы), а на рабочем листе появятся об ласти перетаскивания строки, столбца, страницы и данных. Перетащи те в них нужные поля, и таблица будет сформирована.

О том, как можно оперировать данными сводной мы расскажем а сейчас речь пойдет об устанавливаемых для нее параметрах.

232 Урок 7 * Анализ данных Параметры сводной таблицы При необходимости изменить параметры создаваемой сводной таблицы или диа граммы нажмите в третьем окне мастера (см. рис. 7.31) кнопку Options (Парамет ры), а если вы работаете с готовой таблицей, вызовите команду Options (Па раметры сводной таблицы), выбрав ее из списка команд панели инструментов (Сводные таблицы), — после выполнения любого из этих действий бу дет открыто диалоговое окно Options (Параметры сводной таблицы), по казанное на рис. 7.35.

PivotTable Рис. 7.35. Диалоговое окно PivotTable Options Это окно состоит из двух областей — Format options (Формат) и Data (Дан ные). В первой из них устанавливаются параметры форматирования и вид свод ной таблицы, а во второй — параметры источника данных сводной таблицы.

Посредством установки флажков Grand totals for (общая сумма по столб цам) и Grand totals for rows (общая сумма по строкам) задается автоматическое оп ределение промежуточных итогов, а с помощью флажка AutoFormat table (авто формат) — возможность использовать при форматировании таблицы параметры автоформата. Если активизирован флажок Preserve formatting (сохранять форма заданные вами параметры форматирования сводной таблицы сохра няются и после перегруппировки данных. В результате установки флажка Sub total hidden page items (включать скрытые значения) в сводной таблице будут учитываться значения, находящиеся в скрытых ячейках рабочего листа. При ак тивизации флажка Repeat item labels on each printed page (повторять подписи на ка ждой странице печати) на страницах, выводящихся на печать, слева будут повто ряться названия элементов для всех полей строк. Установка флажка Set titles Сводные таблицы и диаграммы (печать заголовков) позволяет использовать имена полей и элементов отчета свод ной таблицы в качестве заголовков строк и столбцов при печати.

С помощью флажков For error show (для ошибок отображать) и For empty show (для пустых ячеек отображать) можно задать значения, которые будут выво диться на экран вместо стандартных сообщений об ошибках или пустых ячеек.

Флажок Save data with table layout (сохранять данные вместе с таблицей) из облас ти Data options (Данные) предоставляет возможность сохранить вместе с макетом сводной таблицы все исходные данные, что необходимо в случае создания таблицы на основе нескольких областей, полученных в результате консолидации. Если ус тановлен флажок Refresh on open (обновить при открытии), то при открытии свод ной таблицы ее значения обновляются в результате изменения исходных данных. При активизации флажка every (обновлять каждые мин.) становится доступным поле ввода, в котором указывается период обновле ния данных сводной таблицы или диаграммы, в минутах. Благодаря флажку Enable drill to details (развертывание разрешено) на новом листе можно получить подробную информацию о той ячейке из области данных, на которой выполняет ся двойной щелчок.

Флажки группы data options (Внешние данные) режимы доступа к внешним источникам данных. Запрос на получение информации из внешней базы данных может быть выполнен в фоновом режиме, что позволит не работу. Режим фонового выполнения запросов устанавливает ся с помощью флажка Background query (фоновый запрос). Флажок Save password (сохранить пароль) предоставляет возможность сохранить пароль как часть за проса к внешней базе а флажок memory (оптимизировать память) позволяет сэкономить память при создании сводных таблиц на основе баз дан ных небольшого объема.

Управление элементами данных и итоговыми расчетами сводная таблица создана (см. рис. 7.33). Обратите внимание на то, что спра ва от поля страницы и в остальных полях сводной таблицы находятся кнопки со стрелками. После щелчка на такой кнопке появляется окно со списком элементов данных соответствующего поля. Устанавливая и снимая флажки в этом окне, можно управлять отображением элементов поля (для поля страницы отображае мый в окне элемент необходимо отметить и нажать кнопку после выбора в поле страницы фамилии менеджера отчет созданной нами сводной таб лицы приобретает такой вид, как показано на рис. 7.36.

По умолчанию в сводной таблице, в крайнем правом ее столбце и в самой нижней отображаются общие итоги. Если вам нужно скрыть эти данные, устано вите указатель ячейки в область сводной таблицы, вызовите контекстное меню и, задав в нем команду Table Options (Параметры сводной снимите в диа логовом окне Options (Параметры сводной таблицы) флажки Grand totals for columns (общая сумма по столбцам) и Grand totals for rows (общая сумма по данных 2003 - Сводные [Recovered] •: A к Чехов Scarlett Sum шт Sum I Пылесос Scarlett Sum of шт Sum of Расход, J Scarlett Sum of Пылесос 1600 Бт/5л моющий Total Sum of Sum of 3836.43;

B Рис. 7.36. Сводная таблица после выбора в поле страницы фамилии менеджера При расчете итоговых значений в сводной таблице по умолчанию применя ется операция суммирования исходных данных. Если вас это не устраивает, установите указатель ячейки в соответствующую ячейку области данных, щелк ните правой кнопки мыши, вызовите из контекстного меню команду Field Settings (Параметры поля), после чего выберите обработки исходных данных в спи ске Summarize by (Операция) открывшегося диалогового окна PivotTable Field (Вы числение поля сводной таблицы) (рис. 7.37).

Excel позволяет выполнять над итоговыми данными также ряд других операций.

Щелкните на кнопке Options (Дополнительно) для расширения диалогового окна PivotTable Field (Вычисление поля сводной а затем выберите в раскры вающемся списке Show data as (Дополнительные вычисления) одну из представ ленных там функций. Для многих из них нужно установить значения в списках Base (поле) и Base item (элемент). Посредством первого списка задается стол бец в исходных данных, а посредством второго — значение в этом столбце.

В диалоговом окне PivotTable Field (Вычисление поля сводной таблицы) можно также изменить используемый по умолчанию формат данных сводной таблицы General (Общий). Для этого достаточно щелкнуть на кнопке Number (Формат) и задать нужный чисел в открывшемся диалоговом окне Format Cells (Формат ячеек).

На этапе создания сводной таблицы изменить вид выполняемой над исходными данными операции, произвести дополнительные вычисления, задать другой формат Сводные таблицы и диаграммы ячеек можно и с помощью мастера. Для этого в третьем его окне нужно перейти в режим макета, воспользовавшись кнопкой Layout (Макет). Окно с параметрами, в котором осуществляется удаление общих итогов, также вызывается в третьем окне мастера — посредством нажатия кнопки Options (Параметры).

Field •• • of шт.

- • Пылесос с Scarlett Пылесос Рис. 7.37. Диалоговое окно после щелчка на кнопке Форматирование данных сводной таблицы 1. Установите указатель ячейки в нужную ячейку области данных и щелч ком правой кнопки мыши откройте контекстное меню.

2. С помощью команды Field Settings (Параметры поля) откройте диало говое окно (Вычисление поля сводной таблицы).

3. Укажите в списке Summarize by (Операция) которую нужно производить над исходными значениями для вычисления элементов данных сводной таблицы.

4. При необходимости задать дополнительные вычисления нажмите кноп ку Options (Дополнительно), после чего выберите в списке Show data as (Дополнительные вычисления) нужную функцию, а также поле и эле мент, если это понадобится.

5. Чтобы изменить формат данных сводной таблицы, нажмите кнопку Num ber (Формат), в открывшемся диалоговом окне выберите нужный фор мат и щелкните на кнопке ОК.

6. Закройте диалоговое окно PivotTabLe Field (Вычисление поля сводной таблицы), щелкнув на кнопке ОК.

Урок 7 * Анализ Детальное отображение данных таблицы При необходимости может задать более детальное представление сводной таблицы. Например, для полей строк и столбцов можно задать отображе ние дополнительных столбцов из исходных данных. таких столбцов про изводится в диалоговом окне Show Detail (Показать детали) (рис. 7.38).

Рис. 7.38. Диалоговое окно Show Detail указатель в ячейке с нужным полем и щелкните на кнопке Show Detail (Показать детали) панели инструментов PivotTable (Сводные таблицы).

Выделите столбец исходных данных, который нужно отобразить, и щелкните на кнопке ОК. В сводной таблице появится еще одно поле — для представления этих данных.

Вы можете также получить при необходимости доступ к исходным данным, кото рые использовались при расчете значения конкретной ячейки области данных.

Дважды щелкните на любом ненулевом значении в области данных, и Excel от кроет новый рабочий лист с записями, использовавшимися при расчете значения этой ячейки отчета. Рабочий лист с данными, которые применялись для расчета одной из ячеек с общими итогами, показан на представленном ниже рисунке.

Расход, Пылесос Scarlett Пылесос Изменение и обновление сводной таблицы Если после создания таблицы вам понадобится включить в нее новые поля строк столбцов или страниц, то для этого можно воспользоваться списком полей, кото рый предоставляет панель инструментов PivotTable (Сводные таблицы), или вы мастер.

Добавление в сводную таблицу полей, имеющихся в источнике данных 1. Выделите поле в сводной таблице.

2. Отобразите панель инструментов (Сводные таблицы). Щелк ните на кнопке Show List (Отобразить поля), чтобы вывести на эк ран список полей источника данных. Перетащите требуемое поле из окна в нужную область сводной таблицы.

ИЛИ Активизируйте команду Data PivotTable and Report (Дан Сводная таблица), чтобы открыть третье окно мастера. Щелкни те на кнопке Layout (Макет), в открывшемся диалоговом окне добавьте необходимые поля, а затем закройте окно и щелкните на кнопке Finish (Готово).

Для того чтобы удалить любое поле, перетащите соответствующую ему кнопку на рабочем листе за пределы сводной таблицы.

Сводная таблица динамически связана с базой данных, при ее создании. Если значения в базе данных изменились, выберите команду Data Refresh Data (Данные Обновить данные) или щелкните на кнопке Refresh Data (Обновить данные) панели инструментов PivotTable (Сводные таблицы), и Excel обновит сводную таблицу с учетом всех изменений.

Однако если в источнике данных появились новые строки или этот прием не сработает. В таком случае необходимо вернуться к мастеру свод ных таблиц и диаграмм и указать новый диапазон записей, который включается в таблицу. Таким образом, для обновления диапазона, используемого сводной таб лицей, вызовите команду Data PivotTable and PivotChart Report (Данные Сводная таблица) или откройте список PivotTable (Сводная таблица) панели инструмен тов и выберите команду PivotTable Wizard (Мастер), в результате чего откроется третье диалоговое окно мастера сводных таблиц.

Щелкните на кнопке Back (Назад) для возврата ко второму окну мастера и выбе рите источник данных заново или нажмите клавишу Shift и расширьте область выделения. Щелкните на кнопке Finish (Готово) для закрытия окна мастера.

Автоматическое форматирование сводной таблицы С помощью автоматического форматирования сводную таблицу можно сде лать более наглядной и удобной для восприятия. Установите указатель ячей ки в область сводной таблицы и выберите команду Format (Фор мат Автоформат) или же нажмите кнопку Format Report (Формат отчета) панели инструментов PivotTable (Сводная таблица) и, когда появится диалоговое окно (Автоформат), выберите в нем подходящий вариант оформления таб лицы и нажмите кнопку ОК.

Урок 7 * Анализ данных Рис. 7.39. Диалоговое окно Создание сводной таблицы со страничной организацией В рамках нашего примера вместо одной сводной таблицы, где отображаются данные о продажах всех менеджеров, можно создать набор сводных таб лиц — по одной для каждого из них. Реализовать эту задачу можно при что поле, для значений которого надо создать таблицы, будет находиться в облас ти страниц. Если это сделано, выделите любую ячейку сводной таблицы, щелкни те на ней правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню пункт Show Pages (Отобразить страницы) или же щелкните на одноименной кнопке панели инструментов. Затем в открывшемся диалоговом окне Show Pages (Отображение страниц) выберите для которого создаются отдельные сводные и щелкните на кнопке ОК. Excel вставит новые рабочие листы и создаст сводную таблицу для каждого уникального значения указанного поля. Обратите внима ние, что программа также присваивает названия новым листам.

Создание отдельных сводных таблиц на основе значения поля страниц 1. Сформируйте сводную таблицу таким образом, чтобы поля, которые на до использовать для разделения таблиц, находились в области страниц.

2. Выберите ячейку, щелкните на ней правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню пункт Show Pages (Отобразить страницы).

3. Выберите которое будет использовано для создания отдельных сводных таблиц, и щелкните на кнопке ОК.

Сводные таблицы и диаграммы Панель инструментов Форматировать сводную таблицу либо повторно вызывать мастер сводных таб лиц и диаграмм для выполнения изменений в ней позволяет панель инструмен тов PivotTabLe (Сводные таблицы). Используя эту панель, вы можете обновлять исходные данные, показывать или скрывать детали таблицы, а также создавать диаграммы.

Рис. 7.40. Панель инструментов Перечень кнопок панели инструментов PivotTabLe (Сводные таблицы) с указани ем их предназначения приведен в табл. 7.3. Многие из упоминаемых выше ко манд для работы со сводными таблицами можно вызвать после открытия находящегося в панели инструментов слева.

Таблица 7.3. Кнопки панели инструментов PivotTabLe Кнопка Название Описание Открывает содержащий команды PivotTabLe (Сводная таблица) для работы со сводными таблицами и диаграммами Format Report Отображает диалоговое окно (Формат которое содержит список встроенных форматов для сводных таблиц Chart Создает новый лист со сводной (Мастер диаграмм) построенной на основе активной сводной таблицы Hide Detail Используется для сокрытия дополнительных (Скрыть детали) данных, добавленных в сводную таблицу после щелчка на кнопке Show Detail детали) Show DetaiL Отображает диалоговое окно Show Detait (Отобразить детали) (Отобразить детали) и добавляет в сводную таблицу заданные поля Refresh data Обновляет данные сводной таблицы, данные) исходный список Include Hidden Items in Указывает на необходимость применения скрытых элементов при подсчете (Учитывать элементы промежуточных и конечных итогов в итогах) Always DispLay Items Если кнопка не нажата, элементы данных (Всегда отображать элементы) не отображаются при перетаскивании полей в область строк и столбцов, а появляются поля данных продолжение 240 Урок 7 данных Таблица 7. Кнопка Название Описание Settings Отображает диалоговое окно Field (Параметры поля) (Вычисление поля сводной таблицы), в котором можно задать параметры форматирования, сортировки и некоторые другие Hide/Show Field List Скрывает или отображает окно со списком (Скрыть поля/Отобразить поля) полей данных Если панель инструментов (Сводные таблицы) не отображается, акти визируйте команду View Toolbars PivotTable (Вид Панели инструментов Свод ные таблицы).

Сводные диаграммы Сводная таблица станет более наглядной, если рядом с ней будет расположена сводная диаграмма. Для создания сводной диаграммы можно воспользоваться знакомым вам мастером сводных таблиц и диаграмм. Правда, теперь в первом диалоговом окне мастера (см. рис. 7.29) необходимо переключатель Pi report (with PivotTabLe report) (сводная диаграмма (со сводной А что касается принципа работы с мастером при создания диаграмм, то он анало гичен описанному выше, когда речь шла о создании сводных таблиц. После за вершения работы с мастером и нажатия кнопки Finish (Готово) создаются лист с диаграммой и лист со сводной таблицей, Если у вас имеется готовая сводная таблица, на ее основе нетрудно создать сводную диаграмму — для этого достаточно щелкнуть на кнопке Chart Wizard (Мастер диаграмм) панели инструментов PivotTabLe (Сводные таблицы). Между сводной таблицей и сводной диаграммой существует динамическая связь: в ре зультате изменения данных в таблице соответствующим образом изменяется диаграмма и наоборот. Так, после выбора в поле листа диаграмм фами лии Комаров мы получили диаграмму, показанную на рис. 7.41. Более подробно о работе с диаграммами в Excel будет рассказано в следующем уроке.

Самостоятельная работа 1. Создайте сводную таблицу для рабочего листа, в котором содержатся данные о ежемесячных продажах, и сравните объемы продаж за несколько кварталов.

2. Произведите дополнительные вычисления в области данных (примените одну из функций, вычисляющих процент).

3. Добавьте в таблицу несколько новых записей, а затем измените диапазон яче ек для сводной таблицы.

4. Создайте сводную диаграмму.

Подведение итогов 1600 1500 Пылесос Рис. 7.41. Сводная диаграмма Подведение итогов В этом уроке мы научились:

0 производить автоматическое вычисление;

0 создавать итоговые данные для таблицы;

0 выполнять консолидацию данных из нескольких таблиц;

0 подбирать для формулы нужный параметр;

0 строить таблицы подстановки;

0 применять функцию поиска решения;

0 создавать сценарии;

0 строить сводные таблицы и диаграммы.

УРОК Создание диаграмм Создание диаграммы посредством мастера Типы диаграмм О Обработка диаграмм П Средства форматирования диаграмм Элементы диаграммы Значение диаграмм как графической формы представления числовых данных трудно переоценить. Они позволяют не только повысить наглядность излагаемо го материала, но и отобразить соотношение различных величин или динамику изменения показателей. В Excel предусмотрены средства работы с диаграммами различных типов.

Элементы диаграммы Приведем наиболее важные понятия, которыми будем оперировать при описании принципов работы с диаграммами. В зависимости от вида графического пред ставления данных диаграммы различаются по типу. Excel предоставляет пользо вателю возможность работать с диаграммами самых различных типов (рис. 8.1).

В рамках настоящего урока мы поговорим о наиболее интересных и часто ис пользуемых из них.

Рис. 8.1. Типы диаграмм Диаграмма связана с на основе которых она создана, и автоматически обновляется при их изменении.

Excel создает диаграмму на основе определенных данных. Обратите внимание:

в примере, представленном на рис. 8.2, значения оси изменяются в пределах от О до что соответствует значениям ячеек выделенного диапазона на листе.

Если не указано в качестве числового формата для оси Excel использует формат верхней левой ячейки заданного диапазона значений.

8 • Создание диаграмм В качестве имен категорий программа использует заголовки столбцов или строк данных. Существует возможность указать, должны ли заголовки столбцов и строк применяться в качестве имен категорий, а также создать другие Заголовки столбцов и строк часто используются и в качестве имен рядов данных.

Имена рядов отображаются в легенде диаграммы.

Значения одной строки (столбца) таблицы на диаграмме должны быть представ лены данных. Значение каждой ячейки отображается в виде маркера. Мар керы данных одного цвета представляют один ряд данных (маркером может быть точка, сегмент круга, столбик и т. д.).

Пример диаграммы с указанием основных ее элементов приведен на рис. 8.2.

Ряд Квартал 1 Квартал 2 Квартал 3 Квартал Ось 99123;

Название диаграммы Маркер данных Легенда Квартал 1 2 3 Квартал Имена категорий Ось категорий Рис. 8.2. Основные элементы диаграммы При выделении диаграммы на рабочем листе или листа диаграммы в книге строка меню дополняется меню (Диаграмма), которое содержит коман ды, предназначенные для работы с диаграммами.

Ниже будет рассмотрена диаграмма, построенная с использованием информации, которая содержится в таблице-примере (рис. 8.3). В этой таблице приводятся све дения о количестве процессоров различных типов, проданных фирмой Computer Ltd. в течение шести месяцев.

По умолчанию значения строки образуют ряд а значения столбца — кате горию. В нашем примере категорию составляют значения, определяющие объемы продаж за конкретный месяц. Названные значения указываются по вертикальной оси У, а информация о типе процессора представлена в которая служит для идентификации рядов данных (категорий). Каждый ряд данных на диаграм ме имеет определенный цвет или узор.

Создание диаграммы в J I. Мэй 110 150 140 150 78 98 102 Pentium 4 75 83 98 104 Duron 42 40 46 42 | | Рис. 8.З. Таблица-пример Целью построения такой диаграммы является сравнение объемов продаж процес соров каждого типа за разные периоды времени. Если же пользователь ставит пе ред собой иную задачу сопоставить данные по нескольким типам про цессоров за определенный период следует использовать информацию об объемах продаж за конкретный месяц. В этом случае необходимо изменить данных на диаграмме.

диаграммы Мы уже говорили о том, что диаграмму можно разместить либо на рабочем листе, либо в специальном листе диаграммы.

В случае при выводе на печать на одной странице нетрудно разместить и таблицу, и диаграмму. Обратите внимание, что диаграмму, созданную на рабо чем всегда можно скопировать на отдельный лист, а диаграмму из листа диаграмм — разместить на рабочем листе в качестве графического связана с ячейками соответствующей таблицы динамически, то есть изменения в таблице приводят к рядов дан ных на диаграмме. Поэтому, если таблица, которая соответствует диаграмме, размещенной на отдельном листе, исчезнег и диаграм мы. А при копировании ячеек таблицы другой рабочий лист автомати чески изменяет формулы для данных.

Урок 8 * Создание Мастер диаграмм чем вызывать мастер диаграмм, на рабочем листе необходимо выде лить ячейки, данные которых будут представлены на диаграмме. Выделен ный фрагмент должен содержать ячейки с названиями строк и столбцов, которые впоследствии будут использованы в легенде диаграммы, а также на самой диа грамме в качестве меток осей.

При создании диаграммы можно использовать расположенные в несмеж ных ячейках (рис. 8.4).

Microsoft. a x frit A6 1 Duron. Computer LTD 2003 года - ' 120! Рис. 8.4. Выделенные несмежные ячейки будут использованы для диаграммы После нажатия кнопки Chart Wizard (Мастер диаграмм), расположенной на стан дартной панели инструментов, на экране появится первое диалоговое окно масте ра, в котором можно выбрать тип диаграммы (рис. 8.5). Данное окно содержит две вкладки: Standard Types (Стандартные) и Custom Types (Нестандартные). В спи ске Chart type (Тип) первой вкладки следует выбрать тип диаграммы, а в поле Chart sub-type (Вид) ее вид. Диаграммы одного типа можно отформатировать по-разному. Рекомендуется выбирать такой формат, который в наибольшей сте пени соответствует цели построения диаграммы. В дальнейшем формат диаграм мы можно будет изменить. Для нашего примера выберем объемную гистограмму, ряды данных в которой расположены друг за другом.

Если ни один из стандартных типов диаграмм вас не устраивает, можно перейти на вкладку Custom Types (Нестандартные) и создать собственный тип (рис. 8.6).

О том, как это будет рассказано несколько позже.

Создание диаграммы - - " Рис. 8.5. Диалоговое окно Chart Wizard-Step of Type Pie Depth Рис. 8.6. Вкладка Custom Types Определив тип и формат диаграммы, щелкните на кнопке Finish (Готово), после этого программа завершит работу над первым этапом создания диаграммы, ис пользуя установленные по умолчанию параметры автоформатирования. Для предварительного просмотра диаграммы в выбранном формате следует восполь зоваться кнопкой Press and Hold to View Sample (Просмотр результата). Если удер живать ее нажатой, то в диалоговом окне появится поле Sample (Образец) с изо бражением будущей Урок 8 • диаграмм Для того чтобы перейти к следующему этапу создания диаграммы, нажмите кноп ку Next (Далее). На экране появится второе диалоговое окно мастера с изображе нием диаграммы выбранного типа (рис. 8.7). На вкладке Data Range (Диапазон данных) данного окна укажите адреса ячеек, значения которых будут использо ваны при построении диаграммы. Если мастер диаграмм вызван после выделения нужных ячеек, то в этом диалоговом окне отображаются адреса этих ячеек. При необходимости предлагаемые адреса можно изменить.

Pur ft 7 !l • Переключатели Rows (строках) и Columns (столбцах) области Series in (Ряды в) по зволяют определить вариант построения рядов данных — по строкам или по столб цам. Если программа автоматически определяет, что будет использоваться в ка честве ряда данных, то соответствующий переключатель активизируется уже при открытии окна. В нашем примере при использовании переключателя Rows (стро ках) категориями служат названия месяцев (ось X), а при использовании переклю чателя Columns (столбцах) в качестве категорий выступают названия процессоров.

Вкладка Series (Ряд) диалогового окна Chart Wizard — Step 2 of 4 — Chart Source Data (Мастер диаграмм (шаг 3 из предназначена для добавления и удаления рядов данных (рис. 8.8).

ВНИМАНИЕ Даже при взгляде на созданную диаграмму виден ее недостаток: мень шие по высоте располагаются за перекрывающими их большими.

Чтобы устранить этот изъян, следует с помощью кнопки Back (Назад) вер нуться на нужное количество шагов назад и выбрать другой тип и/или фор мат диаграммы. В нашем случае имеет смысл выбрать формат ко гда маркеры рядов данных располагаются рядом — их легче сравнивать.

Создание диаграммы Рис. 8.8. Вкладка Series Нажав кнопку Next (Далее), вы перейдете в третье диалоговое окно мастера, Chart Wizard— 3 4— Chart Options (Мастер диаграмм (шаг З из параметры диа граммы), где можно задать параметры форматирования диаграммы (рис. 8.9). Это окно содержит несколько вкладок, в каждой из которых определяется вид одного из элементов диаграммы.

Общее количество и вид вкладок окна Chart — Step 3 of 4 — Chart Options (Мастер диаграмм (шаг 3 из 4): параметры диаграммы) зависят от типа диаграммы, выбранного в первом диалоговом окне мастера.

Откроем вкладку Titles (Заголовки). Здесь нам нужно указать название диаграм мы — Данные о продажах процессоров, а также названия осей. (Для оси Z необходимо указать используемые единицы измерения — штук).

Вкладка Axes (Оси) предназначена для установки режима отображения меток на осях диаграммы (рис. 8,10). По умолчанию отображаются все метки. В качестве меток оси X можно использовать либо имена категорий, либо временные значе ния. В последнем случае цена деления оси будет равна определенному промежут ку времени (например, нескольким дням, месяцу или году). Такой тип меток при меняется автоматически, если значения, на основе которых строится диаграмма, отформатированы как даты.

От выбранной во втором окне мастера диаграмм ориентации данных зависит, что будет использоваться в качестве меток: заголовки столбцов или названия строк.

В нашем примере в качестве меток оси X выступают заголовки столбцов (назва ния месяцев), а названия строк (тип процессора) представлены в легенде.

Урон 8 • Создание Рис. 8.9. Вкладка 3 of 4 Данные D процессоров.

.,, '•• '. : ' ••.

Рис. 8.10. Вкладка Axes Если же ряд данных расположен в столбце, то именами категорий служат типы процессоров, а названия месяцев указываются в легенде.

Вкладка (Линии сетки) используется для нанесения на диаграмму мас штабной сетки (рис. 8.11). Если сетка нанесена, представленные на диаграмме данные легче сравнивать. Сетка может иметь крупный шаг — Major (ос новные линии) или мелкий — Minor gridlines (промежуточные линии). Мелкий шаг рекомендуется применять, когда диапазон значений невелик.

На вкладке Legend (Легенда) пользователь может указать, нужно ли для диаграм мы создавать легенду. Легенда содержит описание рядов данных, как диаграммы упоминалось выше, представлены на диаграмме различными цветами. Конечно, легенда занимает определенную часть полезной площади, но в большинстве слу чаев ее использование позволяет значительно повысить информативность диа граммы. Здесь же задается местоположение легенды. По умолчанию легенда раз мещается справа от диаграммы.

step 3 of 4 chart Данные о Г" г.• Рис. 8.11. Вкладка Если вы хотите, чтобы рядом с маркером данных на диаграмме отображалось со ответствующее числовое значение, установите на вкладке Data Labels (Подписи данных), изображенной на рис. флажок Value (значения). При установке флажка Category name (имена категорий) рядом с каждым маркером будет нахо диться название соответствующей ему категории. Наличие флажка Series name (имена рядов) свидетельствует о том, что рядом с каждым маркером указывается название ряда, которому он принадлежит. Другие флажки этой вкладки стано вятся доступными только при выборе определенного типа диаграммы. Например, при создании круговой или кольцевой диаграммы можно установить флажок Per centage (доли), после чего каждый маркер данных будет снабжен меткой, указы вающей процентное соотношение данного значения и суммы всех значений. В по ле Separator (Разделитель) выбирается способ разделения содержимого подписи данных. Пользователь может выбрать один из разделителей, предлагаемых про граммой, или задать любой другой, Иногда рядом с диаграммой необходимо расположить таблицу, содержащую зна чения, на основе которых эта диаграмма построена. Такая потребность возникает, в частности, тогда, когда диаграмма размещается на отдельном листе или когда для ее создания используются лишь часть таблицы или данные из разных таблиц.

В этом случае на вкладке Data Table (Таблица данных) нужно установить флажок Show Data Table (Таблица данных). При установке флажка Show legend keys (Ключ легенд) возле названия ряда таблице появляется значок, цвет которого соответствует цвету этого ряда на диаграмме.

Урон 8 • Создание - 3 of 4 * Рис. Вкладка Data Labels Нажав кнопку Next (Далее) еще раз, мы открываем последнее окно мастера диа грамм, с тем чтобы задать в нем местоположение диаграммы;

на отдельном листе (переключатель As new sheet либо на листе с таблицей (переключа тель As object in В последнем случае нужный лист выбирается из поля списка (рис. 8.13).

Рис. 8.13. Последнее диалоговое окно мастера диаграмм Закройте диалоговое окно, нажав кнопку Finish (Готово), после чего созданная диаграмма появится на рабочем листе (рис. 8.14). Диаграмму, как и другие объек можно разместить в любом месте листа путем перемещения ее с помощью мыши. Кроме того, существует возможность методом перемещения маркеров из менять размеры области диаграммы.

}ПРИМЕЧАНИЕ Создать на рабочем листе диаграмму можно и с помощью панели инструмен тов Chart (Диаграммы). Отобразите эту панель на экране и выделите в табли це ячейки, содержимое которых должно быть представлено на диаграмме.

Откройте список возможных типов диаграмм и выберите нужный. После того как вы отпустите левую кнопку диаграмма будет создана с использо ванием параметров форматирования, установленных по умолчанию.

Создание диаграммы Данные о продажах процессоров Рис. 8.14. на рабочем листе Построение диаграммы на листе диаграмм В Excel создать диаграмму на отдельном листе диаграмм можно двумя методами:

О с помощью уже знакомого нам мастера диаграмм;

О путем копирования числовых значений из листа таблицы на отдельный лист и применения автоформата.

Для создания диаграммы первым способом необходимо выделить ячейки табли цы, данные из которых должны быть представлены на диаграмме, открыть кон текстное меню ярлычка листа, выбрать команду Insert (Добавить), в появившем ся диалоговом окне (рис. 8.15) значок Chart (Диаграмма), после чего нажать кнопку ОК. В результате выполнения перечисленных действий будет вы зван мастер диаграмм, принципы работы с которым описаны выше.

Создать диаграмму можно и с помощью шаблона. этого в первом диало говом окне мастера диаграмм следует нажать кнопку (Готово).

Можно поступить и по-другому: вставить в рабочую книгу чистый лист и создать диаграмму на нем. Для этого следует поместить указатель ячейки в пустую ячейку, открыть контекстное меню для ярлычка вставить лист диаграммы и на жать в первом диалоговом окне мастера диаграмм кнопку Finish (Готово). По скольку выделенная ячейка не содержала числовых область диаграммы останется незаполненной. После этого необходимо вернуться к таблице, отметить Урок 8 • Создание диаграмм нужные ячейки и с помощью команды Edit Сору (Правка Копировать) скопи ровать их содержимое в буфер 1.0 Macro Рис. 8.15. Диалоговое окно Теперь осталось открыть лист диаграммы, вызвать команду Edit Paste (Прав ка Вставить) — и содержимое буфера обмена будет представлено в виде диа граммы (рис. 8.16).

Рис. 8.16. созданная в рабочей книге на листе диаграмм Создание диаграммы Копирование диаграммы, созданной на рабочем на лист диаграмм созданную на рабочем листе, впоследствии можно будет представить на листе диаграмм, а диаграмму из листа диаграмм — наоборот, вставить в рабо чий лист. Для того чтобы скопировать диаграмму, созданную на листе диаграмм, в рабочий лист, щелкните на ней мышью (как видно на рис. 8.17, вокруг диаграм мы появляются маркеры изменения размера) и поместите ее в буфер обмена, пользовавшись командой Edit Сору (Правка Копировать).

Рис. 8.17. Диаграмма помечена маркерами Затем нужно перейти на рабочий лист, в который должна быть вставлена диа и выполнить команду Edit Paste (Правка Вставить). Обработка встав ленных таким способом диаграмм производится обычным Находящуюся в буфере обмена диаграмму при необходимости можно неодно кратно вставлять в разные рабочие листы — как текущей книги, так и любой другой.

Если диаграмма строится на основе которая содержит скрытые ВНИМАНИЕ I строки или столбцы, то значения в скрытых уровнях игнорируются. Другими словами, на диаграмме будут только те ряды которые выделены и отображаются на экране.

Урок 8 • Создание диаграмм Создание диаграммы 1. Выделите ячейки с данными, которые необходимо на диа грамме.

Pages:     | 1 | 2 || 4 | 5 |   ...   | 6 |



© 2011 www.dissers.ru - «Бесплатная электронная библиотека»

Материалы этого сайта размещены для ознакомления, все права принадлежат их авторам.
Если Вы не согласны с тем, что Ваш материал размещён на этом сайте, пожалуйста, напишите нам, мы в течении 1-2 рабочих дней удалим его.