WWW.DISSERS.RU

БЕСПЛАТНАЯ ЭЛЕКТРОННАЯ БИБЛИОТЕКА

   Добро пожаловать!

Pages:     | 1 || 3 | 4 |   ...   | 6 |

«В. Кузьмин Office Excel 2003 Все, что нужно узнать о новой версии популярной программы обработки электронных В. Кузьмин Microsoft - - ' - • курс Москва • Санкт-Петербург • Нижний Новгород • Воронеж ...»

-- [ Страница 2 ] --

Самостоятельная работа 1. Создайте новую книгу и удалите из нее второй и третий листы.

2. Переименуйте первый лист книги, присвоив ему имя 3. Создайте две копии листа 4. Выделите их в группу и введите на первом листе шапку таблицы.

5. Разгруппируйте листы и посмотрите, какие данные они теперь содержат, Подведение итогов В этом уроке мы научились;

0 перемещаться по рабочему листу;

0 выделять ячейки и диапазоны ячеек;

0 выделять несмежные области;

0 выделять строки и столбцы;

0 выделять ячейки по заданным критериям;

0 редактировать содержимое ячеек;

0 и копировать ячейки;

0 транспонировать таблицу;

0 вставлять и удалять ячейки;

0 применять средства автозаполнения;

0 выделять группы рабочих листов;

0 вставлять и удалять рабочие листы;

0 перемещать и копировать листы.

УРОК Оформление таблицы Присвоение и создание форматов О Выравнивание содержимого ячеек Использование границ Цветовое оформление Форматирование столбцов и строк Использование стилей Создание структуры таблицы Защита ячеек и листов S Присвоение и создание форматов ячеек Excel в распоряжение пользователей множество разнообразных средств, которые позволяют создавать профессионально оформленные и нагляд ные таблицы. Условно их можно разделить на две категории: средства формати рования данных ячеек и средства, влияющие на вид таблицы в целом.

Присвоение и создание форматов ячеек Информация, введенная в ячейку таблицы, может быть представлена различным образом. Для выбора формата данных ячейки используется диалоговое окно Format Cells (Формат ячеек), которое вызывается с команды Cells (Формат Ячейки), команды Format Cells (Формат ячеек) контекстного меню или комбинации клавиш Прежде чем выполнять в Excel или об ласть на которую должно распространяться действие этой команды.

Сказанное и в отношении команд форматирования. Если диапа ячеек не форматирования активной ячейке.

Если окно Format (Формат ячеек) вызывается в первый раз, то открывается его вкладка Number в левой части которой находится список используе мых в приложении форматов (рис, 4.1). Здесь представлены форматы категорий: General Number (Числовой), Currency (Денежный), Accounting (Финансовый), Date (Дата), Time (Бремя), Percentage (Процентный), Fraction ный), Scientific (Экспоненциальный), Text (Текстовый), Custom (Все форматы).

Date Time Scientific Custom Рис. 4.1. Вкладка Number окна Format Cells Урок таблицы После выбора некоторых категорий в правой части окна появляются дополни тельные списки, флажки и поля, призванные облегчить процесс установки тре буемого формата. Указав нужный нажмите кнопку К, и выделенная ячейка будет отформатирована с его применением.

Форматирование числовых и текстовых данных По умолчанию Excel присваивает данным, которые содержатся в ячейке, формат (Общий). Значения в этом формате отображаются в том виде, в каком они вводятся с клавиатуры. Однако для чисел больше и меньше а также для чисел, которые не помещаются в ячейку, программа выберет экспоненциальный формат.

Если вам нужно задать для числового значения количество отображаемых деся тичных разделитель групп разрядов и способ представления отрицатель ных чисел, воспользуйтесь форматом Number (Числовой).

Для представления денежных единиц применяются форматы Currency (Денежный) и (Финансовый). Их выбор позволит вам задать вид валюты и число десятичных знаков. Финансовый формат позволяет выровнять числа в столбце по разделителю целой и дробной частей. На рис. 4.2 представлена таблица зультаты столбец Сумма которой оформлен с применением формата Currency (Денежный).

Книга 2003 аукционов С.-Петербург С.-Петербург Рис. 4.2. Данные столбца Сумма представлены в формате Currency Присвоение и создание Если в ячейках таблицы данные, которые необходимо представить в виде процентов, то формат Percentage (Процентный) для этих ячеек можно назначить как до, так и после ввода данных. В первом случае значения потребуется вводить в виде десятичных чисел (например, 0,2), а во втором — сразу в процентах (20).

Чтобы наглядно представить в таблице большие или очень маленькие чис ла, для них следует выбрать формат (Экспоненциальный). В этом фор мате число записывается в виде двух компонентов: мантиссы (число, находящее ся в диапазоне от до 10) и порядка (определяет степень числа 10). Например, число 15 000 000 записывается так:

Для представления чисел в виде обыкновенных дробей выберите формат Fraction (Дробный) и тип дроби (например, 21/25, 4/8). Результаты применения различ ных форматов продемонстрированы на рис. 4.3.

' Рис. 4.З. Представление данных в различных форматах В Excel предусмотрены форматы и для представления почтовых индексов, а так же телефонных номеров. Эти форматы относятся к категории Special (Дополни тельный).

Числовым значениям при как правило, присваивается один из под держиваемых Excel форматов. Если формат программе «не знаком», значе ние интерпретируется программой как текст.

Если вы точно что в ячейке находятся текстовые данные, назначьте для нее формат Text (Текстовый). Однако учтите, что после этого содержимое даже если оно представляет собой формулу, воспринимается программой как текст, и вычисления в ячейке не производятся. Чтобы исправить ситуацию, фор мулу придется ввести еще СОВЕТ Используйте текстовый формат, если вам нужно, чтобы текстовая надпись на чиналась со знака или Использование панели инструментов форматирования В Excel существует более удобный способ форматирования ячеек — посредством кнопок панели инструментов форматирования.

Урок 4 * таблицы Кнопка Currency Style (Денежный формат) этой панели служит для присвое ячейкам денежного стиля. Используемый символ валюты зависит от того, какая страна указана в диалоговом окне and Language Options (Язык и региональные стандарты) (это окно открывается в результате щелчка мышью на значке с таким же названием в окне Control Panel (Панель управления).

Кнопка Percent Style (Процентный формат) предназначена для присвоения И ячейкам процентного стиля.

Кнопка Comma (Формат с разделителями) позволяет разделять разряды чисел при помощи запятой.

Кнопки Increase Decimal (Увеличить разрядность) и Decrease Decimal шить разрядность) предназначены для увеличения и уменьшения коли чества отображаемых после десятичной запятой.

Форматирование или округление Не следует путать понятия и значе Когда число то оно только кажется округленным. Если вы создаете ссылку на ячейку с отформатированным числом, оно будет приме няться в вычислениях в исходном виде, то есть со всеми знаками после запятой.

Поэтому, если в две отдельные ячейки занести число 2,3. а затем выполнить сло жение этих чисел в третьей ячейке, то она будет содержать значение 4,6. Однако, применив ко всем трем ячейкам форматирование с уменьшением разрядности, на экране в первых двух ячейках вы увидите значения 2, а результат сложения ока жется равным 5.

Эту особенность обязательно нужно учитывать при выполнении вычислений. На пример, при работе с денежными единицами достаточно указать два десятичных разряда. Чтобы избежать описанной выше ошибки, при проведении некоторых операций по определению как промежуточных, так и итоговых значений необхо димо производить не форматирование, а округление результатов. Это может быть округление как до второго десятичного знака до копеек, центов и т. д.), так и до целых значений. В подобных ситуациях используется функция округле ния, которая описывается в уроке 5.

Представление даты и времени В Excel отсчет дат ведется в днях, начиная с 1900 года. Таким образом, в ячейке с датой фактически хранится число дней, прошедших с 1 января 1900 года до ука занной даты. Время рассчитывается аналогичным образом и записывается в виде дробной части Этот метод хранения обеспечивает возможность произво дить со значениями даты и времени различные вычисления. Чтобы увидеть зна чение даты в числовом формате, выберите для ячейки формат General (Общий).

• I 05 07. времени Формат даты и времени 05.07. Присвоение и форматов ячеек Как вы знаете из урока 3, Excel автоматически распознает значения даты и време ни при их вводе, если они оформлены надлежащим образом. Тем самым пользо ватель избавляется от необходимости задавать значения данного типа в том виде, в каком они хранятся в программе.

Чтобы у вас не возникло проблем при вводе дат и всегда старайтесь ис пользовать один из типов форматова Date (Дата) и Time (Бремя), которые указа ны в списке Туре (Тип) вкладки Number (Число) диалогового окна Format (Формат ячеек).

14 14. 14.03. 14 Рис. 4.4. Форматы, которые рекомендуется использовать при вводе дат Создание пользовательских форматов Для того чтобы получить полный перечень форматов, предоставляемых програм мой Excel, выберите на вкладке Number (Число) диалогового окна Format Cells (Фор мат ячеек) категорию Custom (все форматы). Вы увидите, что в правой части вкладки форматы представлены не так, как ранее, при выборе других категорий.

Спецификация формата задается в виде строки, которая содержит символы под становки и другие специальные символы (рис. 4.5).

В общем случае спецификация формата состоит из четырех частей, которые отде лены друг от друга символами точки с запятой (;

). В этих частях определяются форматы для представления положительных и отрицательных чисел, нулевых значений и текста. Если спецификация состоит из одной части, то соответствую щий ей формат применяется ко всем числам. Когда определены только две части, первая используется для форматирования положительных чисел и нулевых зна чений, а вторая — для представления отрицательных чисел. В случае пропуска одной из частей вместо нее указывается символ с запятой.

Урок 4 • Оформление I * * * Ц, Рис. 4.5. Представление форматов при выборе категории Custom Аналогичная спецификация применяется при создании пользовательских фор матов в тех случаях, когда среди предлагаемых нужного вам ва рианта нет. Такая необходимость может возникнуть, в частности, при оформле нии текстовых строк вида 60 км/ч, 25 руб. за м или 6,20 руб. за десяток.

Пользовательские форматы создаются в поле Туре (Тип) категории Custom (все форматы) с использованием кодов форматов, наиболее часто употребляемые из которых перечислены в 4.1.

Таблица 4.1. Коды, при создании форматов Код Что и с какой целью применяется # Значащие цифры О Все цифры;

вместо символов подстановки справа от десятичного разделителя в случае необходимости указываются нули Значащие цифры;

выравнивает десятичные разделители или косой черты Разделитель также используется для отображения чисел в таком виде, как будто число было разделено на тысячу или миллион форматирования отрицательных чисел Разделяет числа символом дефиса Для выделения текстовой строки „ (символ Выравнивает содержимое ячейки, вместо него вставляется пробел, по ширине подчеркивания) следующему символу Пробел Служит для представления на экране разделителей тысяч Задает количество знаков до и после десятичной запятой Присвоение и создание форматов ячеек Код Что определяет и с какой целью применяется М Месяц как ## ММ Месяц как МММ Месяц как аббревиатура ММММ Полное название МММММ Первая названия месяца Д День как День как День как аббревиатура Полное название недели ГГ Год как Год как Для выделения числовых значений можно использовать цвет. Некоторые денеж ные форматы предписывают выделять отрицательные значения красным цветом и заключать в скобки. По умолчанию для отображения чисел используется чер ный цвет. Чтобы изменить цвет шрифта чисел, необходимо перед соответствую щим форматом указать название желаемого цвета в квадратных скобках: [Black] [Red] [White] [Green] В частности, если задан формат то положительные значения будут выделены синим а отрицательные красным.

Ниже приводится несколько примеров форматов и их краткое описание.

О Отбрасывается дробная часть то есть выполняется округление до целого 0,00 Отображается число с фиксированным количеством знаков после запятой (остальные знаки дробной части если число не содержит дробной части, то после запятой добавляются нули дробная часть числа;

больше тысячи отображаются с разделителем тысяч # #0,00 Число отображается с разделителем тысяч и двумя знаками после запятой;

отрицательные числа выделяются красным цветом Варьируя описанные форматы, значения можно отображать по-разному.

мер, при использовании формата 0,00 число 9,123 отображается как а в слу чае выбора формата #00 - как 9. Пример, в котором одному значению присвое ны разные форматы, показан на рис. 4.6.

уже упоминалось, знак подчеркивания с целью выравнива ния содержимого ячеек. Этот код используется при оформлении ко торые содержат с разным количеством знаков (например, числа с символами валюты и без 96 Урок 4 • Оформление таблицы Вид I........

Значению присвоены разные форматы Создание собственного формата 1. Откройте диалоговое окно Format (Формат ячеек) и перейдите на вкладку Number (Число).

2. Выберите в поле Category (Числовые форматы) категорию Custom (все форматы) и удалите содержимое поля Туре (Тип).

3. Введите новую спецификацию или измените существующую. Новый формат будет автоматически включен в категорию Custom (все форма ты), а исходный останется доступным для использования.

4. Нажмите кнопку ОК.

Проиллюстрируем сказанное на примере. Предположим, вам нужно создать фор мат для представления значений температуры в градусах Цельсия. Делается это следующим образом. Выберите категорию Custom (все форматы) и установите курсор ввода в Туре (Тип), где находится код выделенного формата. Удалите этот код и введите с клавиатуры такую последовательность символов:

С" После нажатия кнопки созданный формат будет присвоен выделенным ячей кам. При следующем открытии вкладки Number (Число) диалогового окна Format (Формат ячеек) он уже будет включен в список Custom (все форматы).

Условное форматирование Excel позволяет производить форматирование ячейки с учетом хранящихся в ней данных. Такое форматирование называется потому что выполняется оно на основании результатов проверки определенных условий (например, если значение в ячейке больше или меньше определенного числа). В условии могут проверяться и текстовые данные соответствует ли содержимое ячей ки слову Применяя условное форматирование, можно влиять на атри буты шрифта и границ, а также на заливку ячеек.

Рассмотрим таблицу, прайс, в котором представлена информация о предлагаемых моделях 17-дюймовых мониторов. нас интересу ют модели, цена которых не превышает $150. Выполнив условное форматирова ние, мы можем выделить ячейки, соответствующие этому условию, ным цветом (рис. 4.7).

Чтобы применить условное форматирование к выделенным ячейкам, выберите манду Format Formatting (Формат Условное форматирование).

Присвоение и создание форматов ячеек Мониторы 730E LG 774FT LG $163. Flatron $159, SyncMaster LG Flatron $151, Рис. 4.7. условного форматирования Когда откроется диалоговое окно Formatting (Условное форматирова ние), показанное на рис. 4.8, в первом его списке выберите способ условного фор матирования - Is (Значение) или Formula Is (Формула).

between No Format Set Рис. 4.8. Диалоговое окно Formatting Условное форматирование по значению Если вы хотите, чтобы при форматировании учитывалось значение ячейки (чис ло, текст или дата), выберите в первом списке пункт Cell Is (Значение).

Во втором раскрывающемся списке можно выбрать один из условных операто ров: between (между), not between (вне), equal to (равно), not equal to (не равно), greater than (больше), less (меньше), greater than or equal to (больше или рав но), less than or equal to (меньше или равно). В оставшихся текстовых полях вво дятся константы или формулы.

Щелкните на кнопке Format (Формат), и на экране появится вариант диалогового окна Format Cells (Формат ячеек), в котором вместо шести вкладок будут присут ствовать только три, а именно Font (Шрифт), Border (Граница) и Patterns (Вид).

На этих вкладках вы сможете задать шрифт, границы, параметры затенения и цве тового оформления.

Выберите параметры форматирования, которые должны быть применены, в слу чае, если условие будет выполнено, а затем щелкните на кнопке чтобы вернуть ся в диалоговое окно Conditional Formatting (Условное форматирование). Щелкни те на кнопке и диалоговое окно закроется, а подходящие ячейки будут отфор матированы.

А как если возникает необходимость в использовании дополнительного форматирования? Например, если рост котировок нужно показать зеленым цве том, а падение — красным? Сформируйте в диалоговом окне Conditional Formatting 4 Урок 4 • таблицы (Условное форматирование) первое условие, а после этого щелкните на кнопке Add (А также) и введите еще одно (рис. 4.9).

No Format Set Рис. 4.9. В окне Conditional Formatting задано сложное условие условия в качестве формулы Предположим, что данные о продажах товаров за каждый месяц размещаются в смежных столбцах. Как выделить в В ячейки, где содержатся значения, которые не менее чем на на 15 % больше значений из столбца А? Это помогло бы нам выяснить, в какие месяцы наблюдался рост продаж данного товара.

Условное форматирование позволяет решить задачу очень быстро. Для этого дос таточно во втором поле окна Formatting (Условное форматирование) выбрать условный оператор greater than or to (больше или равно), а затем в третьем поле ввести формулу Условное форматирование по формуле В том если для формирования условия в окне Conditional Formatting (Ус ловное форматирование) нужно использовать формулу, возвращающую значе ние True (Истина) или False (Ложь), в первом слева списке окна требуется вы брать элемент Formula Is (Формула). После этого во втором списке можно будет задать условие. Например, для того чтобы ячейка Е8 выделялась цветом, если со в ней значение принадлежит диапазону (124;

160), необходимо вве сти такое условие: =AND{E8>124;

(рис. 4.10).

Рис. 4.10. В окне Formatting задано условие форматирования по формуле Выравнивание содержимого Расширение диапазона условного форматирования Условное форматирование не обязательно применять сразу ко всем ячейкам вы бранного диапазона. Сначала можно создать и настроить условный формат для одной ячейки, а затем выделить нужный диапазон, в который будет уже отформатированная ячейка. Выберите команду Format (Фор мат Условное форматирование), с тем чтобы открыть диалоговое окно, в кото ром будет представлена информация о созданном формате. Щелкните на кнопке и форматирование будет распространено на остальные ячейки диапазона.

Условное форматирование ячеек 1. Выделите ячейки, которые необходимо отформатировать.

2. Выберите команду Format Conditional Formatting (Формат Условное и на экране появится диалоговое окно Conditional For matting (Условное форматирование).

3. Выберите пункт Value (Значение) или Is (Формула).

4. Выберите условный оператор.

5. В поле условия введите требуемое значение, а также ссылку на ячейку или формулу.

6. Щелкните на кнопке Format (Формат), задайте необходимый формат и щелкните на кнопке ОК.

7. Если нужно задать дополнительные условия или форматы, щелкните на кнопке Add (А также) и повторите в пунктах 3-6 опера ции, нужное количество раз.

8. Щелкните на кнопке К, и диалоговое окно будет а условное форматирование будет применено к указанным ячейкам.

Самостоятельная работа 1. Для ячеек столбца Дата (см. рис. 4.2) задайте другой формат.

2. Создайте свой формат, например такой, чтобы в столбце Покупатели данные имели вид чел.

3. Используя функцию условного форматирования, найдите города, в которых было продано более 100 книг.

Выравнивание содержимого ячеек Из урока 3 вы знаете, что в Excel вводимые данные выравниваются автоматиче ски: текст — по левому краю, а числа — по правому. Однако происходит это толь ко в том случае, если для заполняемых ячеек предварительно не были заданы другие типы выравнивания. Способ выравнивания данных в ячейках определяет ся на вкладке Alignment (Выравнивание) диалогового окна Format Cells (Формат представленного на рис. Открыть это окно позволяет команда Format Cells (Формат Ячейки) или комбинация клавиш Урок 4 • Оформление таблицы j ' х J Рис. 4.11. Вкладка Alignment диалогового окна Format Выравнивание производится как по горизонтали, так и по вертикали. По умолча нию в поле (по горизонтали) установлено значение General (по значе нию), а в поле Vertical (по вертикали) — значение Bottom (по нижнему краю). При выравнивании по вертикали данные выравниваются по высоте а при вы равнивании по горизонтали - по ширине. Различные способы выравнивания тек ста показаны на рис. 4.12.

| ! По По центру выделения По правому С ячеек СЗ:ЕЗ • По.. !

ширине о ;

о Рис. 4.12. Возможные способы выравнивания данных в ячейке На вкладке Alignment (Выравнивание) диалогового окна Format также задается направление ввода текста. Для этой цели предна значено Text direction (направление текста), расположенное в области (Направление текста).

Под углом - Выравнивание ячеек Выравнивание по горизонтали Чтобы выровнять содержащиеся в ячейке данные по горизонтали, в поле sontal (по горизонтали) необходимо выбрать один из следующих параметров.

О General (по значению) — текст выравнивается по левому краю, а числа по пра вому (выравнивание по умолчанию).

О Left (Indent) (по левому краю — содержимое ячейки выравнивается по левому краю. В поле Indent (отступ) задается величина отступа. Выровнять текст по левому краю можно также, нажав кнопку Left (по левому краю) на панели форматирования.

О Center (по центру) — данные в ячейке выравниваются по центру.

О Right (Indent) (по правому краю — данные в ячейке выравниваются по ее правому краю.

О (с заполнением) — ячейка заполняется копиями ее же содержимого, но ее фактическое содержимое не меняется.

О Justify (по ширине) - разбивает содержимое ячейки на несколько строк и ус танавливает между словами такие промежутки, при которых ширина строк равна ширине ячейки.

О Center Across Selection (по центру выделения) — содержимое са мой левой ячейки по центру диапазона. Этим способом удобно создавать заго ловки таблиц. Однако результат будет успешным лишь в том случае, если в других ячейках выделенного диапазона нет данных.

Выравнивание по вертикали Выравнивание этого типа задается посредством выбора одного из параметров в поле Vertical (по вертикали).

О Тор (по верхнему краю) — выравнивание по верхнему краю ячейки.

О Center (по центру) — выравнивание по центру ячейки.

О Bottom (по нижнему краю) — выравнивание по нижнему краю ячейки.

О Justify (по высоте) — выравнивание по верхнему и нижнему краям ячейки.

О Distributed (распределенный) равномерное распределение текста по высоте ячейки.

Ориентация текста По умолчанию текст в ячейках располагается по горизонтали (об этом свидетель ствуют значение 0 в поле Degrees (градусов) области Orientation (Ориентация) и позиция стрелки на шкале). Воспользовавшись вкладкой (Выравни вание) окна Format Cells (Формат ячеек), содержимое ячейки можно разместить под определенным углом. Угол поворота устанавливается путем ввода значения в поле Degrees (градусов) или вращения стрелки. В любом случае это значение на ходится в диапазоне от до 102 Урок 4 • Оформление таблицы Объединение ячеек, автоподбор ширины и перенос текста Еще одна интересная возможность Excel — выравнивание текста с объединением ячеек. Если в доле Text (Отображение) установлен флажок Merge (объе динение ячеек), то ячейки выделенного диапазона объединяются в одну ячейку, а данные выравниваются относительно границ новой ячейки. Адресом образо ванной ячейки становится адрес ячейки, которая находилась в левом верхнем углу диапазона. На рис. 4.12 показан результат объединения ячеек СЗ:ЕЗ.

Установка флажка Wrap text (переносить по словам) означает, что символы, кото рые не помещаются в строку ячейки, переносятся в ее строку. После установки флажка Shrink to fit (автоподбор ширины) размер шрифта автоматиче ски уменьшается, если ширины колонки недостаточно для корректного представ ления данных.

СОВЕТ Чтобы другим работающим с вашей электронной таблицей, было удобнее в ней ориентироваться, выравнивайте данные разных типов по-разному, используя для этой цели кнопки панели инструментов Format ting Самостоятельная работа 1. Разместите названия городов в которая приведена на рис. 4.2, под уг лом 40°.

2. Выровняйте содержимое каждой ячейки таблицы по центру.

3. Объедините ячейки А1:С1.

Рекомендации по использованию шрифтов При оформлении содержащихся в таблице данных очень важно правильно вы брать шрифт, что отразится на внешнем виде таблицы и сделает работу пользова теля более удобной. По умолчанию в приложении Excel применяется ТшеТуре Это шрифт без (засечек). Наиболее распространенным пред ставителем категории шрифтов с серифами является Times New Roman.

В Excel можно использовать пропорциональные и непропорциональные шриф ты. В пропорциональных шрифтах, например в Arial и Times New каждо му символу отводится столько места, сколько действительно необходимо для его размещения (скажем, строчная буква занимает меньше чем прописная В непропорциональных шрифтах, таких как Courier New, все символы име ют одинаковую ширину.

Установка шрифтов производится в диалоговом окне Add (Шрифты), вызываемом из окна Control Panel (Панель системы XP.

Для этой цели здесь предназначена команда File Install New Fonts (Файл Установить шрифт).

по использованию шрифтов Для представления данных в таблице целесообразно задавать непропорциональ ные шрифты — в таком случае проще подобрать ширину столбцов.

СОВЕТ Если вы хотите, чтобы по умолчанию использовался другой шрифт, команду Tools Options (Сервис Параметры) и в диалоговом окне Options (Параметры), точнее в поле Standard (Стандартный шрифт) вкладки General (Общие), выберите другой шрифт.

В Excel можно задать шрифт как для всего рабочего листа, так и для его отдель ного фрагмента.

Определение шрифта для всего рабочего листа 1. Выделите весь лист.

2. Откройте список шрифтов на панели инструментов форматирования или перейдите на вкладку Font (Шрифт) диалогового окна Format Cells (Формат ячеек).

3. Выберите необходимый шрифт в поле Font (Шрифт) и нажмите кноп ку ОК.

Как будет выглядеть текст, набранный указанным шрифтом, можно увидеть в диа логовом окне Format Cells (Формат ячеек) в поле предварительного просмотра вкладки Font (Шрифт), которая представлена на рис. 4.13.

j j ! • Рис. 4.13. Вкладка диалогового окна Format Чтобы изменить шрифт отдельного фрагмента текста, выделите его и на панели форматирования, в поле Font (Шрифт), укажите необходимый шрифт.

Урок 4 • Вы можете использовать в одной таблице шрифты различных типов, размеров начертаний (рис. 4.14). шрифта обычно указывается в пунктах. Один пункт соответствует 0,375 мм. По умолчанию в Excel применяется шрифт разме ром в 10 пунктов.

в одной ячейке - шрифты Рис. 4.14. Использование различных Допустимые размеры каждого из выбираемых шрифтов перечисляются в поле Size (Размер). Для шрифтов TrueType можно задавать промежуточные раз меры (например, 11,5 пункта).

Большая часть шрифтов может иметь курсивное, полужирное и полу жирное курсивное начертание. Установка флажков из области Effects (Эффекты) позволяет создавать над- и подстрочные надписи (флажки Superscript (верхний индекс) и Subscript (нижний а также зачеркивать фрагменты текста (флажок Б поле списка Underline (Подчеркивание) можно выбрать способ подчеркивания.

позволяет изменить цвет символов, В для который не должен выводиться на печать, можно установить белый Границы и цветовое оформление В Excel имеется целый арсенал средств, позволяющих улучшить визуальное вос приятие таблицы, Путем добавления рамок, за счет использования различных цветов и теней можно заметно повысить наглядность таблицы, облегчить работу с содержащимися в ней данными.

Границы Используя различные типы линий при создании границ (рис. 4.15) и изменяя ширину столбцов и высоту строк, пользователь может создать какой угодно бланк (формуляр).

Рис. 4.15. Образцы границ Границы и цветовое оформление В одной таблице не рекомендуется сочетать границы и сетку, СОВЕТ Уберите с экрана сетку посредством флажка (сетка), расположен ного на вкладке View диалогового окна Options и грани цы будут лучше видны на экране.

Создание границ 1. Выделите ячейку или диапазон ячеек и откройте вкладку Border (Гра ница) диалогового окна Format (Формат ячеек), представленного на рис. 4.16.

2. Выберите тип линии и определите местоположение границ. Границы выбираются посредством нажатия кнопок, на которых они изображены.

3. После щелчка на кнопке ОК граница (или ее фрагмент) появится в таб лице (рис. 4.17).

Format • :

I Automatic • • '.- • :

' !

Рис. 4.16. Вкладка Border диалогового окна Format CeLLs можно создавать и с помощью кнопки (Границы) панели инструментов форматирования.

В Excel имеется возможность определить границы для всех ячеек выделенного диапазона. Для этого достаточно открыть вкладку Border (Граница) диалогового окна Format (Формат ячеек) и щелкнуть на кнопке (внешние) и/или кнопке Inside (внутренние). В результате для каждой ячейки указанного диапазо на будут созданы границы выбранного стиля (рис. 4.18).

4* | в г ц G аукционов Город Дата Сумма 07. июл 1 180,00р. 205 Харьков июл 821,00р. 385 932,00р. 4S9 Донецк 923.00р. 93 Москва 17 июл 1 724.00р. 453 Москва 21. июл 1 200,00р. 221 С.-Петербург 23 июл 1 149 • Харьков 30. 745,00р. 175 С.-Петербург 01 1 278 01 авг 1 07 794.00р. 08 авг 1 523,00р. 153 1 002,00р. Москва 1 975.00р. 198 Рис. 4.17. Граница между и значениями таблицы И Office Книга 2003 аукционов Рис. 4.18. Границы созданы для каждой ячейки диапазона Границы и цветовое оформление Как будут выглядеть ячейки при задании для них различных границ, можно уви деть в поле предварительного просмотра вкладки Border (Граница) диалогового окна Format (Формат показанной на рис. 4.19.

I None Text Text !

Text j I Рис. 4.19. ячеек выделенного диапазона заданы разные границы В Excel можно создавать копии границ. граница копируется вместе с содержимым при копировании ячейки. Во-вторых, копии границ образуются при автозаполнении. Второй способ является самым быстрым способом копиро вания границ.

Следует принять во внимание, что в результате перемещения ячеек заданные для них границы также перемещаются в новую позицию. При этом в исходной пози ции параметры форматирования удаляются. Перемещение ячеек из отформати рованного диапазона может привести к появлению в таблице так называемых дыр (рис. 4.20).

Для перемещения только содержимого ячеек следует использовать команду Paste Special (Специальная вставка) меню Edit (Правка) или контекстного меню.

Удалить границу можно двумя способами. Первый способ заключается в примене нии команды Edit Clear Formats (Правка Очистить Форматы). Правда, в этом случае удаляются и другие параметры форматирования ячейки. Если вам необхо димо удалить только границу, воспользуйтесь вторым способом, при котором следует отменить параметры, установленные на вкладке Border (Граница) диало гового окна Format (Формат ячеек).

Урок 4 • Оформление таблицы Книга 2003 аукционов Рис. Перемещая ячейки, будьте Цветовое оформление В Excel предусмотрена возможность цветового оформления отдельных ячеек и фо на рабочего листа. Для того чтобы задать цвет подложки (фоновый рисунок рабо чего листа), необходимо вызвать команду Format Sheet Background (Формат Лист Подложка). В результате появится диалоговое окно Sheet Background (Под ложка), в котором следует выбрать графический файл и нажать кнопку Insert (Вставить). Для удаления фонового рисунка необходимо вызвать команду For mat Background (Формат Удалить фон).

ВНИМАНИЕ Фон подложки не печатается и не сохраняется на и элемен сохраняемых в веб-страницы. Однако при публикации всей книги как веб-страницы фон подложки сохраняется.

Начиная с предыдущей версии в Excel появилась возможность выделять ярлыч ки страниц книги различным цветом и таким образом маркировать листы. Для этого нужно активизировать команду Format Color (Фор мат Лист Цвет ярлычка) и выбрать необходимый цвет в палитре, которая бу дет открыта в результате выполнения команды. Если вы хотите использовать для нескольких ярлычков один цвет, то при нажатой клавише Ctrl вначале отметьте нужные страницы, а затем примените к ним выбранный цвет.

Границы и цветовое оформление Цвет и узор заполнения ячеек устанавливаются на вкладке Patterns (Вид) диало гового окна Format Cells (Формат показанной на рис. 4.21.

{ ft? t Рис. 4.21. Вкладка Patterns диалогового окна Format Цветовое оформление ячеек 1. Выделите ячейку или диапазон ячеек.

2. Откройте диалоговое окно Format (Формат ячеек) и перейдите на вкладку Patterns (Вид).

3. Выберите цвет фона в области Color (Цвет) и узор заполнения в облас ти Pattern (Узор).

4. Нажмите кнопку ОК.

Цвет шрифта, а также цвет фона ячеек можно задать с помощью кно пок панели инструментов форматирования.

ВНИМАНИЕ Если шрифта и заливки ячейки выбрать один и же цвет, содержимое ячейки сольется с фоном. Чтобы проверить, содержит ли данные, не обходимо активизировать ее, вследствие чего содержимое должно появить ся в строке формул. Этот интересный эффект можно использовать при печа ти фрагменты которых необходимо скрыть.

При печати таблицы на черно-белом принтере цвета заменяются оттенками серо го. Поэтому в случае отсутствия цветного принтера при определении фона ячеек рекомендуется использовать узор заполнения. Палитра Pattern (Узор) содержит целый набор таких узоров (рис. 4.22).

Урок 4 • Оформление таблицы mm Рис. 4.22. Палитра Pattern Как сочетаются выбранные цвет и узор, можно увидеть в поле (Образец) вкладки Pattern (Вид).

Самостоятельная работа 1. Б созданном нами ранее рабочем листе (см. рис. 4.17) отделите числовые дан ные от итоговых применив для этого границы.

2. С помощью кнопок панели инструментов форматирования задайте цвет шриф та и фон ячеек.

Форматирование столбцов и строк Наглядность таблицы во многом зависит от насколько удачно выбраны ши рина столбцов и высота строк. Excel предоставляет пользователям возможность определить оптимальное соотношение этих параметров. Но программа не позво ляет изменить ширину лишь одной или нескольких ячеек столбца и высоту од ной или нескольких ячеек строки. Таким образом предотвращается возможность смещения данных в другие столбцы и строки.

Изменение ширины столбца Изменять ширину столбца более удобно с помощью мыши. Двойной щелчок мы шью на правой разделительной линии заголовка столбца приведет к установке его оптимальной ширины.

С помощью мыши можно ширину нескольких столб цов. Для этого следует выделить те из ширина которых должна быть оди наковой, и установить посредством мыши желаемую ширину одного столбца. Как только вы отпустите кнопку мыши, заданная ширина уста новлена для всех выделенных столбцов.

Форматирование столбцов и строк Изменение ширины нескольких столбцов при помощи мыши 1. Выделите необходимое количество столбцов.

2. Поместите указатель мыши между заголовками последнего выде ленных и следующего за ним столбцом таким образом, чтобы он при обрел вид двунаправленной стрелки.

3. Удерживая левую кнопку мыши нажатой, переместите край выделен ного столбца влево или вправо. При смещении вправо ширина столбца увеличивается (рис. 4.23), а при смещении влево - уменьшается.

4. Отпустите кнопку мыши.

• Город С.-Петербург С авг Москва авг Рис. 4.23. Таблица после изменения ширины нескольких столбцов с помощью мыши При изменении ширины столбцов с помощью мыши обычно приходится немного поэкспериментировать, прежде чем будет достигнут желаемый результат. Задав команду Format AutoFit Selection (Формат Столбец Автоподбор шири ны), определение оптимальной ширины столбца (устанавливается с учетом дли ны содержимого ячеек) можно поручить программе. Причем для каждого столб ца устанавливается своя оптимальная ширина.

Единицей измерения ширины столбца является величина, равная ширине символа стандартного шрифта листа. По умолчанию ширина столбца равна символа.

Изменить это значение можно в диалоговом окне Column Width (Ширина столбца).

Урок 4 • таблицы Определение точного значения ширины столбца 1. Выделите столбец таблицы.

2. Посредством вызова команды Format Column Width (Формат Стол бец Ширина) откройте окно Column Width изобра женное на рис. 4.24.

3. Введите новое значение ширины столбца и нажмите кнопку ОК.

Width Рис. 4.24. Диалоговое окно Column Width Изменение высоты строки Высота строк таблицы зависит от размера используемого шрифта. Изменяется она тем же способом, что и ширина столбца. Кроме высота строки изменяет ся при установке другого размера шрифта.

При недостаточной высоте строки содержимое ячеек (как числа, так и текст) уре зается (рис. 4.25). В этом случае с помощью команды Format Row (Фор мат Строка Автоподбор высоты) можно задать автоматический подбор опти мальной высоты строки.

Город Сумма Продано t Киев Харьков 821.00р. 385!

Киев 1 724.00р.

Москва 1 200,00р.

1 745.00р.

Харьков 175!

1 982.00р.

1 635,00р Киев 794,00р. 145!

•1 523,00р. 153:

1 002.00р. Москва 1 340,00р. 356:

975, 198:

| Рис. 4.25. Таблица после размера шрифта ячеек Форматирование столбцов и строк Определение точного значения высоты строки 1. Выделите строку таблицы.

2. Активизируйте команду Format Row Height (Формат Строка Вы сота), вследствие чего откроется диалоговое окно Row (Высота строки), представленное на рис. 4.26.

3. Введите новое значение высоты строки и нажмите кнопку ОК.

Row Height т Рис. 4.26. Диалоговое окно Row Height Сокрытие столбцов и строк таблицы В Excel существует возможность скрывать столбцы и строки таблицы. Благодаря этой функции можно отменять отображение конфиденциальной повышать наглядность сложных выводя на экран только самые важные данные. Скрытые данные на печать не выводятся.

Чтобы скрыть строки или столбцы, нужно выделить их, а затем вызвать команду Format Row Hide (Формат Строка (Столбец) Скрыть). Если нужно запретить отображение всего листа, следует задать команду Format Sheet Hide (Формат Лист Скрыть).

I Иногда вместо функции отмены отображения столбцов и строк целесообраз но использовать функцию структурирования, круг возможностей которой значительно шире.

Если вы отмените отображение строк или столбцов, то исчезнут и соответствую щие им заголовки. Следовательно, если после столбца В идет столбец D, нетруд но что столбец С скрыт.

Чтобы восстановить отображение строки или столбца, нужно выделить две смеж ные ячейки соседних строк или столбцов и выбрать команду Unhide (Отобразить) в соответствующем подменю меню Format (Формат).

Самостоятельная работа 1. Создайте новый рабочий лист и введите в любую ячейку текст, который бы выходил за ее правую границу. Задайте оптимальную ширину ячейки, исполь зуя разные способы: с помощью мыши, с применением команды автоподбора ширины, путем определения точного значения ширины столбца.

2. Скройте строку с заголовками столбцов в таблице «Результаты Урок 4 Оформление таблицы Автоматическое форматирование Если вам трудно отформатировать таблицу воспользуйтесь функцией автоформатирования. В таком случае Excel автоматически создаст красивую и на глядную таблицу, а вы сможете уделить больше внимания ее содержимому.

Возможности автоформатирования Excel предоставляет в распоряжение пользователей большое количество готовых включающих такие параметры: Number (формат чисел), Font Alignment (выравнивание), Border (рамки), Patterns (узоры), Width/Height (ширину и высоту). Операция автоформатирования задается командой Format (Формат Автоформат).

Функция автоматического форматирования позволяет во много раз увеличить скорость оформления электронной таблицы. Вид таблицы можно изменить, по средством флажков области Formats to Apply (Изменить).

Использование автоформата 1. Выделите всю таблицу.

2. Вызовите Format AutoFormat (Формат Автоформат), вслед ствие чего будет открыто одноименное диалоговое окно (рис. 4.27).

3. Выберите из предложенных образцов оформления таблицы необходи мый вам формат, например Classic 1 (Классический 1).

4. Нажмите кнопку ОК.

5р. 19р. 7f 17 9 24 Рис. 4.27. Окно AutoFormat Автоматическое форматирование Excel распознает в электронной таблице ячейки с формулами и форматирует их соответствующим образом (рис. 4.28).

Ex.

з for hep _. S x H Продано Дата Сумма 1 180.00р. 205 ков 385 Харь 932.00р. 499 Киев Доне 923.00р. 93 ва 1 724,00р. ВЗ 1 200,00р. 221 ' :

1 745,00р. 149 Харьков 745,00р. 175 С.-П< зтербург 1 27S ' Киев 01.авг 1 635,00р. 279 Киев 794,00р. 145 08 1 523,00р. 153 цк 1 002.00р. 20 1 340.00р. 356 28.авг 975,00р. 198 о 18521,00р. 3764 HI Рис. 4.28. Автоматически отформатированная таблица Автоформатирование в любой момент можно отменить. Для этого следует выде лить автоматически отформатированный диапазон ячеек, вызвать команду Format (Формат Автоформат) и в появившемся диалоговом в поле со списками форматов, выбрать формат None (Нет).

Даже если ни один из предложенных стилей форматирования не отвечает вашим требованиям, выберите наиболее приемлемый из них и измените некоторые его параметры. И в этом случае вы потратите меньше чем необходимо для форматирования таблицы вручную.

Сохранение исходных параметров при автоформатировании В некоторых случаях при автоматическом форматировании изменять ранее при своенные таблице параметры не рекомендуется. Такие параметры следует исклю чать списка тех, которые изменяются в процессе автоформатирования.

Урок 4 * таблицы Изменение параметров автоформатирования 1. Выполните щелчок на кнопке Options (Параметры) в диалоговом окне (Автоформат), в результате чего последнее будет дополнено областью Formats to apply (Изменить), которая содержит перечень пара метров автоформатирования (рис. 4.29).

2. Путем снятия флажков в этой области можно указать, какие парамет ры следует исключить из автоформата.

— т Jan Mar 7 7 5 7 7 5 В 4 7 17 West 6 4 7 South 8 7 9 24 South В 7 9 21 21 60 21 21 Рис. 4.29. Область to в окне AutoFormat Самостоятельная работа Выполните автоформатирование использовавшейся нами ранее вы например, формат 3 (Классический 3).

2. Отмените автоформатирование таблицы.

Стили форматирования В отличие от автоформатов, которые обычно присваиваются целым таблицам, также задающиеся посредством комбинации параметров как назначаются отдельным ячейкам.

Стили форматирования Использование стилей Открыв новую рабочую вы уже начинаете работать со стилем, который но сит название Этот стиль будет для формати рования всех ячеек до тех пор, пока вы не установите какой-либо другой.

какой стиль используется и посредством каких параметров он зада ется, можно в диалоговом окне Style (Стиль), которое открывается вследствие вызова команды Format Style (Формат Стиль). Это окно вы видите на рис. 4.30.

:-• Рис. 4.30. стиля В поле Style name (Имя стиля), содержащем список имен существующих стилей (Currency (Денежный), Percent (Процентный) и т. д.), указывается имя стиля вы деленных ячеек. Чтобы присвоить ячейкам новый стиль, следует отметить его имя в списке и нажать кнопку ОК.

В области Style includes (Стиль включает) перечислены параметры форматирова ния, которые задаются при выборе стиля. Чтобы добавить к ним какой-либо еще параметр, следует установить соответствующий флажок, а чтобы исключить не нужный параметр, флажок необходимо снять.

Создание новых стилей Диалоговое окно Style (Стиль) применяется также для создания новых стилей.

В качестве основы для нового стиля может быть использован один из уже суще ствующих.

Область применения пользовательских стилей распространяется только на ту ра бочую книгу, в которой они были созданы. Чтобы пользовательские стили стали доступными и в других нужно воспользоваться средствами копирования стилей.

Для того чтобы скопировать стиль из одной рабочей книги в другую, обе книги необходимо открыть. Затем в окне в которую стиль копируется, следует вызвать команду Format Style (Формат Стиль) и в открывшемся диалоговом окне нажать кнопку Merge (Объединить). Когда появится диалоговое окно Merge 118 4 • Оформление таблицы Styles (Объединение стилей), нужно выбрать имя исходной книги и щелкнуть на кнопке ОК. В результате стиль из указанной рабочей книги будет скопирован в те кущую (рис. 4.31).

Рис. Диалоговое окно Merge Styles Создание стиля 1. Откройте посредством команды Format (Формат Стиль) диало говое окно Style (Стиль).

2. Введите название нового стиля в поле Style name (Имя стиля).

3. Используя флажки, удалите элементы которые вклю чать в стиль не нужно.

4. Щелкните на кнопке Modify (Изменить) и в появившемся диалоговом окне Format Cells (Формат ячеек) установите параметры форматирова ния. Воспользовавшись кнопкой К, закройте это окно.

5. Чтобы сохранить новый стиль, щелкните на кнопке Add (Добавить).

6. Щелкните на кнопке и созданный стиль будет применен к выбран ному диапазону ячеек, а диалоговое окно Style (Стиль) закроется.

Самостоятельная работа 1. Задайте для ячеек, содержащих денежные суммы, соответствующий стиль.

2. Выделите в таблице диапазон ячеек и создайте для них новый стиль, задав другой шрифт, например Times New Roman 12, и изменив цвет фона ячеек.

Создание иерархической структуры таблицы При работе с большими таблицами их полное отображение затрудняет воспри ятие, поэтому возникает необходимость скрыть некоторые столбцы или строки.

В Excel это можно сделать, создав иерархическую структуру таблицы.

Создание иерархической структуры таблицы Понятие структурирования Под термином подразумевается распределение данных по уровням иерархической структуры. Путем отмены (восстановления) отображе ния отдельных уровней можно добиться представления на экране только необхо димой информации. Структурирование позволяет значительно работу с содержащимися в таблице данными.

Процесс структурирования будет рассмотрен на примере таблицы, изображенной на рис. 4.32. В ее строках 7, 10 и 13 содержатся итоговые сведения по отдельным городам, а в строке 15 — по России.

.--• В t Г..

таты Сумма 1 724.00р. 463 * 1 221 41!

1 745.00р. 95!

4669,00р.. 1 97!

3 505.00р. : 1 198 97!

2 j i.

4.32. Исходная таблица-пример Разбиение на уровни структуры может выполняться как по горизонтали, так и по вертикали (в нашем примере — только по горизонтали). На первом уровне будут находиться итоговые данные по стране, на втором — итоговые данные по городам, на третьем — данные о каждом аукционе.

Автоматическое структурирование Наиболее простой способ создания иерархической структуры таблицы заключа ется в применении функции автоматического структурирования. В этом случае уровни структуры должны быть изначально, при построении табли цы. Наша таблица удовлетворяет этому требованию: она содержит исходные дан ные (один уровень) и результаты суммирования (второй уровень).

Урок Оформление таблицы Для того чтобы структура таблицы была создана автоматически, достаточно раз местить внутри нее указатель ячейки. Это послужит для Excel указанием на то, что данную таблицу нужно структурировать. Если структурируемая таблица со держит большое количество пустых ячеек, то диапазон ячеек, который должен быть разбит на уровни следует предварительно выделить.

Автоматическое структурирование 1. Разместите указатель ячейки в области таблицы (или выделите опре деленный диапазон ячеек).

2. Задайте команду Data Group and Auto Outline (Данные Группа и структура Создание структуры), и программа выполнит структури рование таблицы (рис. 4,33).

Н Я Книга • Город ;

Сумма Москва 17 июл 1 724,00р.

: 1 200.00р.

С.-Петербург 1 745, i 4 833!

1 982,00р. 278 132!

ВДВ 3 505,00р.

1 340,00р. : 975. ООр 198 97 i Витого : 2 И. 18521,00р. 1369!

Рис. 4.33. таблицы, созданная с помощью команды Auto В результате выполнения команды Auto Outline (Создание структуры) на экране отобразятся все уровни структуры. Слева от заголовков столбцов появятся кноп ки с номерами уровней структуры, позволяющие отображать и скрывать таковые.

Линейки уровней (слева от заголовков строк) показывают, какие группы ячеек охватывает каждый уровень структуры. Один уровень структуры может вклю чать несколько групп (в нашем примере - уровень 3). Входящие в группу данные обозначаются точками и не могут быть разбиты на уровни (рис. 4.34).

Создание иерархической структуры таблицы Номер уровня Линейка Отдельные значения Кнопка для сокрытия группы Рис. 4.34. структуры Если уровень структуры содержит несколько групп, вы можете скрыть некото рые из них.

Чтобы скрыть одну из групп уровня, следует выполнить щелчок на соответ 1 ствующей ему кнопке со знаком минус. В результате этого с экрана будут удалены и все более низкие уровни. После отмены отображения уровня или груп пы появится кнопка со знаком плюс, предназначенная для восстановления ото бражения скрытого элемента структуры.

Отменяя (возобновляя) отображение уровней структуры, можно показать только необходимые данные таблицы (рис. 4.35).

I 2003 -Результаты аукционов - I книг 1 Итого 4 669,00р. 833 317!

Итого" А Итого 277:

!

Всего Рис. 4.35. В таблице представлены лишь итоговые значения Данные первого уровня нельзя скрыть.

Группирование данных Excel предоставляет пользователям возможность самостоятельно группировать данные по уровням структуры, вставлять и удалять отдельные уровни. Делается это так же просто, как и при использовании функции автоматического структу рирования.

Прежде чем приступать к созданию иерархической структуры вручную, данные следует разбить на Группировать их позволяет команда Data Group and Outline Group (Данные Группа и структура Группировать), вследствие вызова которой открывается диалоговое окно Group 4.36). Програм ма просит указать, какие значения — в строках или в столбцах — должны быть сгруппированы.

Урок 4 * Оформление таблицы Рис. 4.36. Окно Group ПРИМЕЧАНИЕ Группировать можно только из смежных Изменение параметров структурирования 1. Вызовите команду Data Group and Outline > Settings (Данные Группа и структура Настройка).

2. Б открывшемся диалоговом окне (Настройка) путем выбора флажков задайте параметры структурирования (рис. 4.37).

Рис. 4.37. Окно Settings Флажки Summary rows detail (итоги в строках под данными) и Summary columns to right of detail (итоги в столбцах справа от данных) определяют положе ние итоговых строк и столбцов структуры относительно данных таблицы. При установке флажка Automatic (Автоматические стили) итоговые столб цов и строк автоматически форматируются посредством встроенных стилей.

Удаление структуры Структура таблицы может быть удалена полностью или частично. Для ее полного удаления необходимо выделить весь рабочий лист или установить указатель ячей ки в таблице и вызвать команду Data Group and Clear Outline (Данные Группа и структура Удалить структуру). Отдельные уровни удаляются посред ством этой же команды, но перед ее вызовом нужно выделить только удаляемые группы. Команда Ungroup (Разгруппировать) используется для отмены результа тов объединения в группы.

Вставка примечаний Самостоятельная работа 1. Посредством группирования данных скройте в нашей таблице несколько строк с названиями городов.

2. Используя функцию автоматического создайте четырех уровневую иерархическую структуру.

Вставка примечаний В ячейках рабочего листа может находиться самая разнообразная информация.

Поэтому часто возникает потребность в дополнительных пояснениях к содержи мому ячеек, особенно в тех случаях, если с одной таблицей работают несколько человек. Чтобы не нарушить структуру таблицы, дополнительную информацию можно представлять в виде примечаний.

Вставка примечания 1. Выделите ячейку, в которую необходимо вставить примечание.

2. Вызовите команду Insert Comments (Вставка Примечание), и на рабо чем листе появится поле для ввода текста примечания. Признаком примечания является маленький красный треугольник в верхнем пра вом углу ячейки (индикатор примечания).

В Excel существует три режима отображения примечаний: Comment (только индикатор), Comment & indicator (примечание и индикатор) и None (не отображать). Эти режимы устанавливаются на вкладке View (Вид) диалогового окна Options (Параметры).

Константин Корольков;

Важные данные При установке первого режима отображается только индикатор примечания. Для того чтобы получить возможность просматривать текст, в ячейке с индикатором необходимо разместить указатель мыши. Во втором режиме тексты примечаний и индикаторы отображаются в таблице постоянно. В третьем режиме информа ция о примечаниях на экран не выводится.

Изменить режим отображения примечаний позволяют также команды Hide com ment (Скрыть примечание) и Show comment (Отобразить примечание) контекстного меню ячейки с индикатором примечания. Обе команды предназначены для уста новки лишь первых двух режимов.

Урок 4 * таблицы Защита ячеек и листов В уроке 2 рассказывалось о защите всей рабочей книги с помощью пароля. В этом разделе будут рассмотрены предлагаемые Excel средства защиты ячеек и листов.

Чтобы установить защиту для следует задать команду Protection Protect Sheet (Сервис Защита Защитить а для защиты целой книги мож но воспользоваться командой Protect Workbook (Защитить книгу). В результате вы зова команды Protect Sheet (Защитить лист) открывается диалоговое окно Protect Sheet (Защита листа), в котором устанавливаются параметры защиты (рис. 4.38).

unlocked ceils Format cells mat columns Format Insert columns Insert Insert hyperlinks Рис. 4.38. Диалоговое окно Protect Sheet С помощью флажков этого окна можно задать защиту содержимого ячеек, объек листа и сценариев. Если с целью защиты содержимого ячеек наряду с уста новкой флажка contents of locked лист и содер жимое ячеек) ввести и пароль в поле Password to sheet (Пароль для отключения защиты листа), то изменить содержимое ячеек можно будет только после указания данного пароля.

В поле Allow users of this worksheet to (Разрешить всем пользователям этого лис та) диалогового окна Protect Sheet (Защита листа) посредством установки флаж ков осуществляется выбор действий, разрешенных всем пользователям.

Снять защиту рабочего листа позволяет команда Tools Protection Unprotect Sheet (Сервис Защита Снять защиту листа).

Снятие блокировки некоторых ячеек при установке защиты листа 1. Выделите ячейки, блокировку которых нужно предотвратить.

2. Вызовите команду Format Cells (Формат Ячейки), чтобы открыть диа логовое окно Format Cells (Формат ячеек).

3. На вкладке Protection (Защита), показанной на рис. снимите фла жок Locked (Защищаемая ячейка).

Подведение итогов, Рис. 4.39. Вкладка Protection диалогового окна Cells Эту операцию можно выполнить только после отмены защиты рабочего листа.

При последующей установке защиты листа выделенные ячейки не будут забло кированы.

Подведение итогов В этом уроке мы научились:

0 присваивать и создавать форматы;

0 выравнивать содержимое ячеек;

0 изменять шрифты;

использовать границы и цветовое оформление;

0 форматировать столбцы и строки;

0 выполнять автоматическое форматирование;

0 создавать иерархическую структуру таблицы;

И вставлять примечания в ячейки;

0 устанавливать защиту ячеек и листов.

УРОК Формулы и функции Создание формул Использование ссылок П Имена в формулах П Использование функций Типы ошибок в формулах П Исправление ошибок Отслеживание зависимостей Циклические ссылки Основным средством анализа и обработки вводимых в таблицу данных являются формулы. С их помощью данные можно складывать, умножать и производить над ними другие операции. Для выполнения стандартных вычисле ний — как сложных, так и простых — Excel предлагает большое количество встро енных функций, которые можно вызывать в формулах. О том, как максимально эффективно применять а также другие предоставляемые программой средст ва вычисления, мы расскажем в настоящем уроке.

Формулы Формула — это выражение, которое начинается знаком равенства и определяет, какие расчеты нужно на рабочем листе. Формула в ячейке может включать следующие элементы: числовые и текстовые значения, ссылки на дру гие ячейки, знаки математических и логических операций, а также обращения к функциям.

При вычислении формулы используется порядок принятый в матема тике. Для его Изменения можно применять круглые скобки. Знаки операций, ко торые допускается использовать в формулах, приведены в табл. 5.1. Операции представлены в порядке уменьшения их приоритета.

Таблица 5.1. Арифметические и операции Знак Операция % Взятие процента Отрицание Возведение в степень Умножение Деление + Сложение Вычитание Равно < Меньше > Больше Меньше или равно Больше или равно Результатом вычисления формулы, включающей арифметические операции, яв ляется числовое значение. Формула с операторами сравнения дает в результате логическое TRUE (Истина) или FALSE (Ложь).

128 и функции При работе с текстовыми данными можно знак конкатенации задающий операцию соединения строк. На приведенном ниже с его по мощью в ячейке D3 формируется содержащая фамилию и имя, разделен ные символом пробела. Заданная для ячейки формула отображается в строке формул.

I В формулах применяются также адресные операции. Для их обозначения ис пользуются знаки, перечисленные ниже.

Таблица 5.2. операции ' Знак Операция ;

Служит разделителем границ диапазона (например, Обозначает объединение диапазонов или несмежных ячеек (например, Пробел Задает пересечение диапазонов (например, A3:F5 D1:F6 определяет диапазон Знаки сложения и как и знак служат для идентификации формулы, то есть Excel рассматривает данные, начинающиеся с любого из этих знаков, как формулу. После ввода формулы, которая начинается знаком сложе ния или вычитания, и нажатия клавиши Enter программа автоматически вставля ет перед формулой знак равенства.

Ввод и редактирование формул Элементарные навыки работы с формулами вы получили в предыдущих уроках.

Мы продолжим изучение этой темы и расскажем более подробно о вводе и редак тировании формул. Предоставляемые Excel методы создания формул будут рас смотрены на примере таблицы, в которой указаны цены на видеокарты различ ных а также приводится информация о количестве про данных видеокарт за каждый месяц квартала (рис. 5.1).

Чтобы определить количество проданных за квартал видеокарт каждого вида, не обходимо произвести соответствующие вычисления в ячейках G4:G9. В частно сти, ячейка G4 должна содержать формулу, которая вычисляет сумму значений, хранящихся в ячейках D4:F4. Создать ее можно, введя в ячейку с клавиатуры следующее выражение:

При адресов ячеек можно использовать строчные буквы. После ввода формулы автоматически преобразует их в прописные.

Формулы Рис. 5.1. Таблица-пример Ввод каждой формулы завершается нажатием клавиши Enter, после чего в ячейке появляется результат вычислений. Но фактическим содержимым ячейки по-преж нему является формула, которую можно увидеть в строке формул при этой ячейки, а также в режиме редактирования содержимого ячейки (данный режим устанавливается после нажатия клавиши F2).

Видеокарты Апрель Май Всего И!

, 73 25 21" 195 21 19 140 10 12 : ATI Radeon 9600 250 16 11 17 | 35 32 ч Millennium G750 320 1В 12 122 87 1.

По умолчанию на вкладке Edit (Правка) диалогового окна Options (Параметры) установлен флажок Edit in (Правка прямо в ячейке). В этом случае ввод формулы осуществляется непосредственно в активной ячейке, и по мере ввода формула появляется в строке формул. Если данный флажок отключен, по сле ввода знака равенства курсор переходит в строку формул и последующие действия по формированию формулы выполняются там.

130 Урок 5 • Формулы и функции Существуют и более быстрые методы ввода формул, в частности метод и Он особенно удобен, если формула должна содержать ссылки на находящиеся на большом расстоянии друг от друга.

Ввод формулы методом «наведи и щелкни» Выберите ячейку, в которой надо отобразить результат.

2. Введите с клавиатуры знак равенства.

3. Щелкните в области первой ячейки, которую необходимо включить в формулу. В результате вокруг этой ячейки появится пунктирная «бе рамка, а в итоговой ячейке — адрес.

4. Введите знак операции.

5. Щелкните на следующей ячейке формулы.

6. Повторяйте шаги 4 и 5, пока вся формула не будет введена.

7. Завершите ввод формулы нажатием клавиши Enter или щелчком на кнопке Enter (Ввод) в строке формул (кнопка имеет вид зеленой галоч ки), а не переходом к другой ячейке, — иначе ее адрес будет включен в формулу!

С помощью в формуле можно создавать ссылки не только отдельные ячейки, но и на диапазоны ячеек.

Теперь формулу, созданную в ячейке G4, можно скопировать в ячейки G5:G9.

Каким образом она при этом преобразуется, описано ниже, в разделе тельные и абсолютные ссылки на Принцип редактирования формул и обычных данных практически одинаков.

Сначала ячейка с формулой выделяется, после чего последняя появляется в стро ке формул. В этой строке пользователь должен щелкнуть кнопкой мыши, внести необходимые изменения, а затем нажать клавишу Enter. Если вы нажмете клави шу F2, то редактирование формулы можно будет произвести прямо в ячейке рабо чего листа.

Отображение формул По умолчанию на рабочем листе отображаются не формулы, а результаты, и для того чтобы увидеть формулу, необходимо сделать ячейку, в которой она находится, активной. Чтобы иметь возможность просматривать все формулы непосредст венно на рабочем листе, на вкладке View (Вид) диалогового окна Options метры) следует установить флажок Formulas (формулы). В результате этого ши рина столбцов будет автоматически увеличена, благодаря чему их обзор заметно улучшится. На рис. 5.2 рассматриваемая нами таблица-пример представлена в ре жиме отображения формул.

При переходе в данный режим появляется панель инструментов Auditing (Зависимости), которая будет описана далее.

Формулы Рис. 5.2. Таблица в режиме отображения формул СОВЕТ Для переключения в режим отображения формул удобно пользоваться ком бинацией клавиш Относительные и абсолютные ссылки на ячейки Ссылка на ячейку в формуле может быть относительной, абсолютной или сме шанной. До сих пор мы пользовались ссылками, фактически за дающими смещение ячейки, на которую производится ссылка, относительно ячейки, в которой эта ссылка указывается. По этой причине при копировании формулы адрес ячейки, на которую делается ссылка, изменяется так, что смеще ние остается прежним. Относительные ссылки создаются по умолчанию. На сле дующем рисунке представлены формулы, которые были получены методом ко пирования формулы из ячейки Цена, $ Май Июнь 73 25 21 21 140 10 12 250 16 11 35 32 12 12 • Урок 5 • и функции ссылка указывает на конкретную ячейку. При перемещении или ко пировании формулы такая ссылка не изменяется, поскольку она задает фиксиро ванную позицию на рабочем листе. Признаком абсолютной ссылки является на личие двух знаков доллара ($) - перед именем столбца и перед номером строки.

В смешанных ссылках имеется один знак доллара. Если он стоит, например, перед именем столбца, то мы имеем абсолютную ссылку на столбец и относительную — на строку.

Поясним принцип применения ссылок разного типа на примере нашей таблицы и рассчитаем выручку, получаемую каждый месяц от продажи видеоплат всех ти пов. Формулы для расчета будут расположены в столбцах Н, I, J. Начнем с созда ния формулы для ячейки Н4. Нетрудно догадаться, что она должна выглядеть так:

=C4*D То есть мы должны умножить цену одной видеокарты на количество единиц, проданных за месяц. Аналогичная формула для расчета выручки за второй месяц, находящаяся в ячейке будет иметь такой вид:

-С4*Е а формула для расчета выручки за третий вводимая в ячейку J4, — такой:

Понятно, что поскольку цены на видеокарты располагаются в столбце С, каждая формула должна ссылаться на данный столбец. Если оставить формулу в ячейке Н4 без изменений и попытаться заполнить формулами ячейки и J4, скопиро вав эту формулу, то в указанных ячейках будут получены некорректные форму лы (см. рисунок ниже).

Всего Апрель Май Июнь Если же в формуле ячейки Н4 сделать ссылку на столбец С абсолютной, то мы сможем путем копирования этой формулы заполнить правильными формулами весь нужный нам диапазон. При копировании в первом операнде формулы изме няется только номер строки С6, и т. д.), а ссылка на столбец остается по стоянной.

Если формула содержит абсолютную ссылку, при копировании эта ссылка не из меняется. Ссылки такого типа часто применяются с содержащих кон станты. Поместив константу (значение ставки налога или, скажем, величину кре дитной ставки) в ячейку листа, ссылаться на нее в формуле можно с помощью Формулы абсолютной ссылки. Если значение константы потребуется изменить, достаточно отредактировать одну ячейку, и во всех формулах будет применяться новое зна чение.

Всего Апрель Июнь Всего и D9+E9+F : i 1 : Рис. 5.3. Формулы со смешанными ссылками Создание абсолютной или смешанной ссылки 1. Выберите ячейку, в которой будет размещен результат.

2. Начните ввод формулы. После указания адреса ячейки, который дол жен стать абсолютной ссылкой, нажмите один раз клавишу F4, чтобы добавить к адресу строки и столбца знак доллара $. Нажимайте клави шу F4 до тех пока не получите ссылку нужного вам типа.

3. Когда ввод формулы будет завершен, нажмите клавишу Enter.

4. Заполните формулой все остальные ячейки (с маркера за полнения).

Ссылки на листы и книги Формулы могут содержать ссылки на другие листы рабочей книги и даже на дру гие книги. Создавая такие ссылки, нужно придерживаться определенных правил, иначе не избежать появления ошибок при вычислениях. В ссылке на другой лист имя листа указывается перед адресом ячейки и отделяется от него восклицатель ным знаком:

В результате переименования листа его имя, являющееся составной частью ссыл ки в формуле, автоматически изменяется. Перемещение или копирование листа не влияет на вид формулы, поскольку его имя остается При копирова нии или перемещении ячеек на другие рабочие листы имя листа в ссыл ке автоматически обновляется.

Если удалить лист, на содержимое которого существует ссылка в формуле, соот ветствующие ссылки будут заменены сообщением об ошибке а результат вычислений не станет отображаться. После удаления содержимого влияющей ячейки ее значение при вычислениях будет считаться равным 0.

Урок 5 • функции Ссылка на ячейку рабочей книги (внешняя ссылка) создается аналогич ным образом. Во время ввода формулы во второй рабочей книге следует активи зировать окно первой рабочей книги и выбрать на которую нужно соз дать ссылку. Во внешней ссылке, помимо имени листа и адреса ячейки, указыва ется имя рабочей книги, которое заключается в квадратные скобки:

Если исходная рабочая книга сохранена, то ссылка содержит имя Полное имя документа указывается в формуле в том случае, если исходная кни га закрыта. При попытке сохранить книгу, содержащую ссылки на еще ненные документы, программа попросит подтвердить необходимость данной опе рации.

Если часть включающая имя книги и имя содержит пробелы, она в кавычки. Например:

Создание ссылок на листы и книги 1. Выберите ячейку, в которой будет размещен результат.

2. Начните ввод формулы. Перейдите на лист содержащий ячей ку, на которую необходимо сослаться, и, для того чтобы внести в фор мулу адрес данной ячейки, выполните на ней щелчок.

3. Завершив ввод формулы, нажмите клавишу Enter.

В случае закрытия зависимой рабочей книги и удаления исходной ссылка на уда ленный документ в формуле заменяется сообщением об ошибке #REF!

КА!). Если файл с исходной рабочей книгой был перемещен, ссылку в формуле необходимо изменить вручную. Это нужно сделать и при открытии рабочей кни ги, которая содержит ссылки на еще закрытые книги.

Обновить существующие связи можно, не исходную рабочую книгу.

Эту операцию придется производить в том случае, если она не будет выполнять ся автоматически. Чтобы открыть диалоговое окно Edit (Изменение связей), в котором можно произвести обновление связей, следует активизировать коман ду Edit Links (Правка Связи).

В указанном окне (рис. 5.4) перечисляются все связи текущей рабочей книги. Об новить их, не открывая исходные файлы, позволяет кнопка Update Values (Обно вить). Посредством кнопки Open Source (Открыть) можно активизировать рабо чую книгу, выделенную в диалоговом окне Edit Links (Изменение После нажатия кнопки Change Source (Изменить) открывается диалоговое окно Change Source (Изменить источник), где пользователь может задать другой путь к доку менту, с которым установлена связь. После щелчка на кнопке Break Link (Разорвать связь) происходит разрыв связи, сопровождающийся подстановкой значения, по лученного последним. Кнопка Check Status (Состояние) используется для проверки всех связей.

Формулы ;

Рис. 5.4. Диалоговое окно Edit Links Формулы массива Если над данными определенного нужно произвести однотипные опе рации, процесс формирования необходимых формул можно создав для диапазона формулу массива, которая будет связана со всеми его ячейками.

Продемонстрируем преимущества применения такой формулы на примере нашей таблицы. В столбцах Н, I и J хранятся суммы выручки от продажи видеокарт за каждый из трех месяцев. Для определения общей суммы выручки за квартал по первому наименованию следовало бы в ячейку К4 поместить формулу а затем скопировать ее в другие ячейки столбца. Однако в подобных случаях удобнее использовать формулу массива. Чтобы создать ее, нужно выделить ячей ки — диапазон, определяющий массив, и ввести следующую формулу (для указания диапазонов их можно выделять мышью):

Чтобы действие формулы распространялось на все выделенные ячейки массива, ее ввод следует завершить нажатием комбинации Enter. После этого в каждой ячейке диапазона появится приведенная ниже формула мас сива (фигурные скобки являются признаком формулы такого типа):

.

1 •• • S 1 Видеокарты Апрель Мэй Июнь Все.

1 25 21 24 1752 Г 2 21 19 i 10 12 Radeon 16 11 17 44 2750 1 35 12 12 5Б 1120 420 42D 1 S 6 1В 12 12 42 57SO Зсего 122 ' 122 «i Урок 5 * Формулы и формулы массива Выделите диапазон ячеек, в который требуется ввести формулу массива.

2. Введите формулу. Вместо ссылки на одну ячейку диапазон ячеек массива.

3. Нажмите комбинацию клавиш Enter.

ВНИМАНИЕ Ячейки массива программой как единое целое. При попыт ке изменить одну из ячеек диапазона массива выдает сообщение о не допустимости выполнения такой операции.

Изменить формулу можно в режиме редактирования. Однако, как толь ко вы попытаетесь завершить редактирование формулы нажатием клавиши Enter, программа снова выдаст сообщение о недопустимости выполняемого действия.

Для того чтобы подтвердить необходимость внесения изменений в формулу мас сива, следует воспользоваться комбинацией клавиш Мы рассмотрели формулу массива, возвращающую несколько значений. Однако несложно создать и такую формулу, которая возвращала бы только одно значе С ее помощью удобно, в частности, рассчитывать суммы Та кая формула представлена на рис. 5.5 в строке формул.

• a Help - tf Цена 5 i i j !

15 450 ! i 10 i 12 16 | i • Рис. 5.5. Формула массива, вычисляющая одно значение Режимы пересчета формул По умолчанию на вкладке Calculation (Вычисления) диалогового окна Options (Па раметры) активизирован переключатель Automatic (автоматически), который обес печивает автоматический пересчет формул после каждой операции ввода данных (рис. 5.6). Правда, при этом ввод каждого нового значения требует пересчета свя занных с ними значений во всей рабочей книге. после ввода нового значения Формулы в ячейку D4 нашей таблицы автоматически будут обновлены данные в ячейках G4, Н4 и поскольку формулы в них зависят от ячейки D4.

!

: ;

-, •.

Рис. 5.6. Вкладка диалогового окна Options Однако если лист содержит много сложных формул, автоматический режим их пересчета может стать причиной замедления работы программы. В таком случае его целесообразно отключить. Сделать это можно путем установки переключателя (вручную). Если этот переключатель вычисления производятся после нажатия клавиши F9 или одной из кнопок вкладки (Вы числения) — кнопки Now (F9) (Вычислить или Sheet (Пересчет листа).

При нажатии кнопки Calc Now (F9) (Вычислить осуществляется пересчет данных во всех открытых листах, включая таблицы данных, а также происходит обновление диаграмм всех этих листов. Кнопка Calc Sheet (Пересчет листа) пред назначена для активизации операции пересчета данных на активном рабочем листе, а также для преобразования связанных с ним диаграмм и таблиц данных.

Если переключатель Manual (вручную) активен, то при изменении содержимого влияющей ячейки значение в зависимой ячейке не обновляется- Но в строке со стояния появляется сообщение Calculate указывающее пользовате лю на то, что в рабочем листе произошли изменения и что для обновления дан ных пересчет следует выполнить вручную. После нажатия клавиши F9 сообщение в строке состояния исчезает.

Установка флажка Recalculate before save (Пересчет перед сохранением) предпи сывает, что данные должны пересчитываться перед каждой операцией сохране ния документа.

При установке переключателя в положение Automatic except (автоматиче ски кроме таблиц) автоматически будут пересчитываться все зависящие форму лы, но не данные в таблицах. Для пересчета данных необходимо нажать кнопку Calc Now (F9) (Вычислить или клавишу F9.

Урок 5 * Формулы и функции Самостоятельная работа 1. В содержащей данные об объеме продаж, произведите пересчет де сумм, выраженных в долларах, в суммы в рублях. Значение, отражаю щее курс рубля по отношению к разместите на другом листе книги.

2. Проделайте эту же операцию при условии, что курс указывается в другой ра бочей книге.

3. в применении различных отображения формул.

Имена в формулах Указать адрес ячейки или диапазона — это не единственный способ сослаться на них в формуле. В Excel существует возможность присваивать ячейкам, нам ячеек, формулам и константам имена и использовать их в качестве абсолют ных ссылок. Присваивать имена можно и несмежным диапазонам, а также ячей кам, расположенным в диапазоне, которому уже дано имя.

При выборе имени для диапазона ячеек следует придерживаться определенных правил. Имя может содержать до 255 знаков и состоять из букв, цифр, символов точки и Начинаться оно должно с буквы или со знака подчерки вания. Кроме имя не должно быть похожим на ссылку (например, таким как A3 или С$2), однако оно может состоять из нескольких слов, разделенных симво лами и подчеркивания. Регистр символов в имени Excel не различает.

Присвоение имен ячейкам и диапазонам ячеек Чтобы присвоить имя ячейке или диапазону ячеек, нужно сначала их выделить.

После этого необходимо щелкнуть в крайнем левом поле строки формул, где на ходится адрес текущей ячейки. В результате в этом поле появится курсор ввода, а адрес ячейки будет выделен. Введите имя диапазона, например и на жмите клавишу Enter.

К I ffi - Цена, I Апрель Июнь Апрель i 1 73 | 25 21 24 70 1533 4095 5655 1 14 36 :

!ATI 9600 250 11 17 44 4000 4250. 12 12 420 420 1 i 320 1 12 3840 1 Всею Имена в формулах Существует и другой способ именования диапазонов: вызвать команду Insert Name Define (Вставка Имя Присвоить) и ввести имя диапазона в поле Names in workbook (Имя) диалогового окна Define Name (Присвоение имени), изображен ного на рис. 5.7.

'.

Рис. 5.7. Диалоговое окно Define Name Поле Refers to (Формула) диалогового окна Define Name (Присвоение имени) пред назначено для отображения ссылки на выделенный диапазон ячеек в том виде, в каком она будет входить в формулу. Первым указывается имя листа. Затем сле дуют адреса крайних ячеек снабженные символами доллара, что ха рактерно, как вы знаете, для абсолютных ссылок. Если формируется относитель ная символ доллара следует удалить.

Имена диапазонов ячеек активной книги перечисляются в списке под полем вво да имени. Если отметить имя некоторого диапазона ячеек, а затем закрыть щелкнув на кнопке К, то указанный диапазон будет выделен.

Присвоение, изменение и удаление имен ячеек Выделите ячейку (или диапазон ячеек), которой нужно присвоить имя.

2. Выберите команду Insert Name Define (Вставка Имя Присвоить).

3. В поле Names in workbook (Имя) введите имя и щелкните на кнопке Add (Добавить).

4. При необходимости изменить имя выделите его в списке, замените но вым и щелкните на кнопке Add (Добавить).

5. Чтобы удалить имя, выделите его в списке и щелкните на кнопке Delete (Удалить).

Присвоение имен константам и формулам С помощью диалогового окна Define Name (Присвоение имени) можно присваи вать имена константам и формулам. Для этого в поле Names in workbook (Имя) достаточно ввести нужное имя, а в поле Refers to — константу или знак Урок 5 • Формулы и функции равенства и формулу. После нажатия кнопки Add (Добавить) это имя в списке диалогового окна (рис. 5.8).

Рис. 5.8. Имена диалоговом окне Define Name Создание имен на основе заголовков В качестве имени диапазона можно использовать содержимое нескольких входя щих в его состав что значительно упрощает работу с таблицами.

в таблице диапазон ячеек и вызовите команду Insert Name Create (Вставка Имя Создать). В результате откроется диалоговое окно Create Names (Создать имена), изображенное на рис 5.9.

Create Names • i ' Рис. 5.9. Диалоговое окно Create Names В этом диалоговом окне нужно указать, где в выделенном диапазоне расположе ны ячейки, текст которых должен использоваться в качестве имен. По умолча нию установлен флажок Top row (в строке выше), определяющий, что имена столбцов диапазона будут сформированы из текстовых данных его верхней стро ки. Установите нужный флажок и подтвердите свой выбор нажатием кнопки ОК.

Сгенерированные описанным способом имена отобразятся в поле имен, располо женном в строке формул. В таблице, представленной на рис. 5.10, столбцы оза главлены как Апрель, Май и Июнь, а формула для суммирования данных в столбце содержит ссылки в виде имен диапазонов (см. строку формул).

Имена в формулах Рис. 5.10. Имена созданные на основе текстовых данных На попытку присвоить диапазону уже назначенное имя Excel может отреагиро вать по-разному, в зависимости от того, каким способом пользователь пытается это сделать. Если для присвоения имени используется строка формул, выделяет ся диапазон ячеек, которому данное имя уже было дано. Если имя задается Б окне Create Names (Создать имена), оно присваивается новому диапазону ячеек, а ста рый диапазон остается без имени. В результате обновляются все ссылки на диа пазон ячеек с этим именем. Если же для назначения имени применяется команда Create (Создать), на экране открывается диалоговое в котором следует под твердить (или отменить) необходимость данной операции.

Создание имен из заголовков строк или столбцов 1. Выделите область, для которой нужно задать имя. Включите в нее ячейки, содержимое которых будет использовано в качестве имен (это могут быть верхняя или нижняя строка либо первый или последний столбец области).

2. Выберите команду Insert Name Create (Вставка Имя Создать), для того чтобы открыть диалоговое Create Names (Создать имена).

3. Установив соответствующий флажок, укажите строку (в строке выше или в строке ниже) и/или столбец (в столбце слева или в столбце спра ва), где содержатся заголовки, которые будут использованы в качестве имен строк и столбцов выделенного диапазона.

4. Щелкните на кнопке ОК. Имена будут созданы, а окно закрыто.

В книге целесообразно выделить рабочий лист для хранения сведений о том, ка кие имена каким диапазонам присвоены. Это можно сделать следующим образом.

Урок 5 • Формулы и Перейдите на другой лист, вызовите там команду Insert Name Paste (Вставка Имя Вставить), и на экране появится диалоговое окно Paste Name (Вставка име ни), которое вы видите на рис. 5.11.

Paste Рис. 5.11. Диалоговое окно Paste Name Щелкните в этом окне на кнопке Paste List (Все имена), и в рабочий лист будет вставлен весь список имен с указанием адресов диапазонов (рис. необ ходимости удалить какие-либо из имен воспользуйтесь кнопкой Delete (Удалить) в диалоговом окне Define Name (Присвоение имени).

Рис. 5.12. Вставленный рабочий лист список имен с указанием диапазонов Применение имен Как уже было сказано, имена ячеек, диапазонов ячеек и констант можно исполь зовать в качестве ссылок в формулах и в качестве аргументов функций. Для ввода имени в формулу предназначена команда Insert Name Paste (Вставка Имя Вставить), после выбора которой открывается диалоговое окно Paste Name (Вставка имени) со списком имен, созданных для данной книги. В нем надо отме тить нужное имя и нажать кнопку ОК. Это окно и вставленные с его помощью имена показаны на рис. 5.13.

Если в формуле будет указано несуществующее некорректное имя, то в ячейке с формулой вместо результата появится ошибки Имена в формулах В НДС Ник,. > Рис. 5.13. Вставка ссылки на константу Применение имен в формулах 1. Начните ввод формулы.

2. Когда нужно будет ввести в формулу имя, выберите таковое в окне Paste Name (Вставка имени), которое вызывается посредством команды Insert Name Paste (Вставка Имя Вставить).

3. Нажмите клавишу Enter.

Если в формулах, содержащих ссылки на диапазон, адреса ячеек, то после присвоения диапазону имени их можно заменить этим именем. Причем предварительно выделять ячейки с формулами не нужно, за исключением того случая, когда ссылки необходимо заменить только в выделенном диапазоне. Да лее следует вызвать команду Insert Name (Вставка Имя Применить), с тем чтобы открыть диалоговое окно Apply Names (Применение имен), показан ное на рис. 5.14.

Apply Names Рис. 5.14. Диалоговое окно Apply Names 144 Урок 5 • и функции которым будут заменены соответствующие ссылки в формулах, нажмите кнопку и программа автоматически выполнит данную операцию.

Правда, относительные ссылки при этом будут преобразованы в абсолютные. Что бы избежать подобной ситуации, необходимо снять флажок Ignore te (Игнорировать тип ссылки), вследствие чего будет установлен режим замены абсолютных ссылок.

Самостоятельная работа Пользуясь строкой присвойте имя диапазону ячеек.

2. Присвойте имена столбцам диапазона, заголовки строк.

3. Составьте формулу, в которой применялось бы несколько имен.

Функции Excel предоставляет в распоряжение пользователей множество специальных функций, можно применять в вычислениях. Функция представляет со бой формулу, выполняющую определенные операции. Исходные данные переда ются в нее аргументов. Обращение к функции осуществляется пу тем указания ее имени, после которого следуют круглые скобки. Если функция имеет аргументы, они перечисляются в скобках и отделяются друг от друга точ кой с запятой:

В качестве аргумента можно задать числовое или текстовое значение, адрес ячей ки (абсолютный или относительный), адрес или имя диапазона. Вызываются функции из причем в одной формуле может быть несколько функций, объединенных различными знаками операций. Если в качестве аргументов функ ции используются другие функции, то такие функции называются вложенными.

На формулы с функциями не накладываются никакие особые ограничения. Их можно копировать обычным образом, учитывая тип ссылки (относительная или абсолютная);

допускается использование в качестве аргументов ссылок на диапа зоны из других листов и книг.

Вызов функций Вызов функции в формуле, то есть ввод ее имени, скобок и аргументов, можно выполнить с — либо непосредственно в ячейке, либо в строке фор мул. При этом адреса ячеек, содержимое которых должно использоваться в каче стве аргументов удобно определять, выделяя ячейки с помощью мыши.

Аргументами функции могут быть адреса как смежных, так и несмежных диапа ячеек. Адрес смежного диапазона состоит из адресов первой и последней ячеек, разделенных двоеточием, а адрес несмежного диапазона включает адреса несмежных ячеек, разделенные точкой с запятой. Оба символа разделения встав ляются в формулу автоматически, при указании диапазона ячеек с помощью мыши.

Функции В случае некорректной записи функции (предположим, пользователь забыл ука зать обязательный аргумент, количество закрывающих скобок не соответствует количеству открывающих и т. д.) появляется сообщение об ошибке.

Excel Я.

i < • При работе с функциями рекомендуется использовать строку формул и мастер функций. В этом случае аргументы устанавливаются в диалоговом окне, что пол ностью исключает появление ошибок, вероятность возникновения которых при вводе функции с клавиатуры довольно высока.

Ввод функций с помощью строки формул и мастера При вводе формулы в левой части строки формул отображается имя которая вызывалась последней. После щелчка на расположенной рядом с ним стрелке раскрывается содержащий имена десяти недавно использовав шихся функций (рис. 5.15).

i = • Цена В числе НДС гг.

I — иге Рис. 5.15. Строка формул со списком недавно функций Если нужная функция указана в этом списке, выберите ее. Имя функции появит ся в строке формул, а на экране откроется диалоговое окно Function (Аргументы функции), которое будет содержать ее описание и поля для ввода ар гументов (рис. 5.16). Количество аргументов функции не должно превышать 30.

В диалоговом окне для ввода каждого из них предусмотрено отдельное поле.

Сначала таких полей всего лишь два, но по мере ввода аргументов их количество увеличивается. После ввода в качестве аргумента адреса ячейки справа от поля ввода отображается значение из этой ячейки. Обязательные аргументы выделены полужирным шрифтом. Чтобы функция работала корректно, эти поля должны быть заполнены.

5 ' функции т Рис. 5.16. Диалоговое окно для ввода функции Существует несколько способов определения аргументов функции. Самый про стой — ввод значений аргументов или их адресов в строку формул или поля аргу ментов непосредственно с клавиатуры. Кроме того, можете задать выделив с помощью мыши определенный диапазон ячеек на рабочем листе.

Если диалоговое окно для ввода аргументов закрывает ячейки, которые не обходимо щелкните на кнопке сворачивания, расположенной в правой части каждого поля ввода, вследствие чего окно уменьшится до размера поля ввода и вы сможете выделить нужный диапазон ячеек.

.,,..

а he - '. Л.. " Апрель Май Июнь Июнь 25 21 24 70 1533 •. 21 19 3705 1D -. 12 14 36 16 11 17 НА 2750 32 12 12 56 420 12 12 42 5760 3840 108 О) I i '• ] : Т - I | •mm После этого окно ввода аргументов формул можно увеличить посредством щелчка на кнопке развертывания, но прежде следует что выделены нужные ячейки (возможно, их придется выделить заново), Обратите внимание Функции на то, что сразу после ввода первого аргумента в нижней части окна отображается предварительный результат вычисления формулы. Щелкните в диалоговом окне Arguments (Аргументы функции) на кнопке ОК. Как и при использовании любой другой формулы, результат вычисления функции помещается в активную ячейку.

Если нужной вам функции в списке строки формул не выберите в этом списке пункт More Functions (Другие функции), вследствие чего будет открыто окно Insert Functions (Мастер функций) (рис. 5,17). Открыть это окно можно и другим способом, а именно нажав кнопку Insert Function (Вставка функ ции) строки формул или вызвав команду Function (Вставка Функция), Function a description of what you want to do and then !

ftDSCnumber) of Рис. 5.17. Диалоговое окно Function Все функции Excel сгруппированы по категориям, имена которых отображаются в списке Or select a category (Категория). К категории Most Recently Used ( но использовавшихся) как вы догадались, 10 функций, к кото рым возможен из панели формул.

В поле a function (Выберите функцию) отображается перечень функций вы бранной категории. Если в списке категорий указан элемент (Все), все функ ции в перечне приведены в алфавитном порядке. В нижней части окна дается краткое описание выделенной функции и приводится ее синтаксис. Если этих данных щелкните здесь же на ссылке Help on this function (Справка по этой функции) или нажмите клавишу F1, и на экране появится окно справоч ной подсистемы с более полной информацией (рис. 5.18).

Если вы не знаете названия требуемой функции, ее можно найти, введя в поле Search for a (поиск функции) диалогового окна Insert Function (Мастер функций) краткое описание выполняемых ею действий и нажав кнопку Go (Най ти), после чего в поле Select a function (Выберите функцию) появится список всех подходящих функций.

Урок 5 • Формулы и функции т Show fill SUM all the numbers a of cells.

n umber 1, are 1 to 30 arguments for you want the total or sum, • Numbers, and text numbers that you Into the Sst counted, 5ee the first and second examples If an argument is an array or only In array or reference are counted. Empty logical or error values the array or reference are ignored. See third example • Arguments that are error values or text that cannot be translated into numbers errors.

The may be easier to understand if you copy it to a worksheet.

How?

Рис. 5.18. Окно со справочной информацией о функции Выбрав нужную функцию, щелкните на кнопке и на экране появится уже зна комое вам диалоговое окно Function Arguments (Аргументы функции), предназна ченное для ввода аргументов.

Использование функций 1. Выберите ячейку, в которую нужно поместить результат.

2. Введите в ячейку или строку формул знак равенства.

3. Выберите требуемую функцию из раскрывающегося списка функций в левой части строки формул.

ИЛИ Если нужной функции в списке не окажется, выберите пункт More Functions (Другие функции) либо щелкните на кнопке Insert Function (Вставка функции) строки формул когда откроется диалоговое окно Insert Function (Мастер функций), укажите в верхнем списке нужную категорию, а в нижнем — функцию. Щелкните на кнопке ОК.

4. В диалоговом окне Function Arguments (Аргументы функции) введите аргументы функции. При необходимости щелкните на кнопке свора чивания диалогового окна, затем выделите ячейки, которые надо вклю чить в аргумент. Для того чтобы вернуться в окно ввода аргументов, щелкните на кнопке развертывания.

5. По завершении ввода аргументов щелкните на кнопке ОК.

Функции Использование функции автосуммирования При выполнении экономических и технических расчетов часто возникает потребность в вычислении суммы некоторых значений. Excel предлагает бы стрый способ суммирования содержимого нескольких ячеек строки или столбца с помощью кнопки расположенной на стандартной панели инструментов. Пользователю нужно лишь выделить ячейки строки или столбца с числами, которые необходимо сложить (при этом можно выделить и пустую ячейку, предназначенную для размещения результата суммирования), и щелк нуть кнопке AutoSum (Автосумма). Программа просуммирует значения и по местит результат в первую пустую ячейку справа или снизу (независимо от была ли она предварительно выделена).

СОВЕТ Чтобы отделить результат от исходных значений пустой включите выделенный диапазон две такие ячейки. Программа всегда помещает ре зультат в последнюю пустую ячейку.

Для того чтобы вычислить сумму значений ячеек, которые расположены в не скольких строках или столбцах, сначала их следует выделить, а затем щелкнуть на кнопке AutoSum (Автосумма).

Суммирование значений ячеек строк или столбцов с помощью кнопки AutoSum Выделите ячейки, значения которых подлежат суммированию, а также пустую ячейку строки или столбца, в которой будет размещаться ре зультат.

2. Щелкните на кнопке AutoSum (Автосумма) стандартной панели инст рументов.

Кнопку AutoSum (Автосумма) можно использовать не только для суммирования значений, но и для быстрого вызова других часто используемых функций, а имен но Count Nums (Количество чисел), Average (Среднее), Count (Количество значе ний), Мах (Максимум) и (Минимум). Для получения доступа к функциям щелкните на стрелке, которая расположена рядом со значком AutoSum (Автосум ма). При выборе в открывшемся списке пункта More Functions (Другие функции) открывается окно Insert (Мастер функций).

Стандартные функции Excel Все используемые в Excel функции в зависимости от их назначения делятся на десять категорий. Перечень этих категорий с указанием которые вы полняют относящиеся к ним функции, приведен в табл. 5.3.

Урок 5 • Формулы и функции 5.3. в Категория Назначение функций Вычисляют процентные ежемесячные отчисления, (Финансовые) амортизационные отчисления Date в различных форматах день недели, время (Дата и время) дату Math (Математические Определяют абсолютные величины, косинусы и логарифмы и тригонометрические) Вычисляют средние значения, наибольшее и наименьшее (Статистические) числа в диапазоне, коэффициенты распределения на предмет независимости выборок Lookup Reference Вычисляют и возвращают значения из диапазона;

создают (Ссылки и массивы) гиперссылки для веб-документов Database Выполняют различного рода анализ находящихся (Работа с базой в списках или данных Text Преобразуют регистр текста, обрезают с правого (Текстовые) или левого конца текстовой строки, объединяют текстовые строки Logical Вычисляют и значения True (Логические) (ИСТИНА) или False которые используются при выполнении другого действия или форматирования Возвращают в Windows информацию о текущем статусе (Информационные) ячейки, объекта или среды Engineering Выполняют операции с комплексными переменными, (Инженерные) из одной системы в другую и т. д. (Входят в состав Office но должны устанавливаться отдельно, с помощью надстройки Data Если нужная функция следует установить надстройку Data Analysis (Пакет Анализа) и включить ее с помощью диспетчера надстроек.

Вложенные функции Мы уже говорили о том, что функции могут быть то есть одна функция может служить аргументом другой. А теперь речь пойдет о применении вложенных функций. Рассмотрим таблицу, содержащую информацию о темпера туре воздуха в некоторых городах мира. Рассчитаем среднюю температуру за не делю в каждом городе и определим, где она самая низкая. При вводе формул удобно пользоваться кнопкой (Автосумма). Введем с ее помощью в ку формулу После копирования данной формулы в ячейки в столбце I получим средние значения температур во всех городах.

Чтобы определить, в каком городе за этот период наблюдалась самая низкая средняя в ячейку следует ввести формулу Таким об разом, задача решается в два этапа: сначала рассчитываются средние значения, Функции а затем среди них ищется минимальное. Пользуясь вложенными рас чет можно выполнить в один прием. Для этого в ячейку НО нужно следую щую формулу:

и I ;

Понедельник '. Пятница С С С!

2С 5С Берлин 4с 4С С г I j i Рис. 5.19. Таблица сданными о температуре воздуха в различных городах мира Формируя вложенные следует что первой вычисляется во внутренних скобках.

На следующем рисунке представлена вложенная формула, в которой использует ся логическая функция IF (ЕСЛИ). С ее помощью мы определяем, в каком городе наблюдалась самая низкая средняя температура за неделю (формула отображает ся в строке формул).

Office - он им — ерлин 5 CI 152 Урок 5 • Формулы и функции Предлагаем читателю разобраться в механизме работы этой формулы самостоятель но, основываясь на приведенном ниже описании синтаксиса функции IF (ЕСЛИ):

Функция возвращает значение, находящееся во втором аргументе, если логиче ское выражение в первом аргументе истинно, или значение, находящееся в третьем аргументе, — в противном случае.

Существует ряд для решения которых необходимо вложен ные функции. К их числу относятся и такие, которые при вычислениях округления значений. Для выполнения этой операции в Excel предназначена функция ROUND (ОКРУГЛ). В одном из ее аргументов задается количество деся тичных разрядов результата:

На представленном ниже рисунке показано, как с помощью этой функции избе жать описанной ранее ситуации, когда при сложении двух равных 2,3, на экране в качестве результата отображается значение 5. В ячейки и ВЗ введено значение а находящаяся в ячейке В4, представлена в строке формул.

Самостоятельная работа Пользуясь специальной функцией, рассчитайте среднемесячную выручку, до от продажи видеокарты каждого типа. Введите нужную функцию сначала с клавиатуры, а затем с использованием строки формул.

2. В таблице с данными о температуре определите, какая максимальная темпера тура была зафиксирована в течение недели.

Ошибки в формулах Как вы, уже заметили, результатом вычисления формулы, в процессе ввода которой были допущены ошибки, является значение ошибки. Однако Excel может распознать далеко не все ошибочные ситуации. Например, если непра вильно указан порядок выполнения операций, формула все равно будет вычисле на, так как формальных ошибок при записи ее компонентов допущено не было.

Чтобы легче было найти логическую ошибку, можно установить для рабочего листа режим отображения формул, а не результатов, как это описано в разделе Ошибки в формулах Если при вводе формулы в ней обнаружена ошибка и Excel может предложить способ ее исправления, на экран выводится окно, в котором описано, как это можно сделать. Пользователь должен лишь принять предложение программы наоборот, отвергнуть его. Подобным образом можно исправлять ошибки, обусловленные, предположим, вводом лишней скобки или знака операции. Окно, которое появляется на экране при наличии ненужного знака операции, представ лено на следующем рисунке.

В верхнем левом углу ячейки, где могут содержаться ошибки, появляется зеле ный треугольник. Если эту ячейку выделить, рядом с ней отобразится кнопка Trace Error (Источник ошибки). Когда на данную кнопку помещается указатель мыши, появляются описание предполагаемой ошибки и стрелка для открытия меню действий кнопки. После щелчка на стрелке открывается список команд, предназначенных для проверки и исправления ошибок. Набор команд зависит от типа ошибки.

Help on this error Show Calculation Ignore Error Edit in Formula Bar Error Checking Options...

Show Formula Toolbar 154 Урок 5 • Формулы и Типы ошибок Значение ошибки зависит от типа допущенной в формуле. Первым сим волом значения ошибки является диез (#), за ним следует текст. Этот текст мо жет завершаться восклицательным знаком или знаком вопроса. Ниже вы найдете описание всех значений ошибок.

Это значение ошибки выводится в тех случаях, когда ширина столбца недоста точна для размещения результатов вычисления формулы и когда полученные значения даты или времени являются отрицательными числами.

Меры по устранению ошибки. Увеличьте ширину ячейки или установите число вой позволяющий поместить значение в ячейку начальной ширины. Если полученные в результате вычисления формулы значения даты и времени являют ся то следует проверить формулы и либо испра вить ее, либо назначить для представления итогового значения другой формат.

tfREF!

Это значение ошибки свидетельствует о том, что формула содержит ссылку на несуществующие (например, удаленные) ячейки. Такие ошибки часто возникают после создания внешних ссылок или ссылок на другой лист рабочей книги, а так же после копирования когда при попытке изменить относительную ссыл ку программа создает ссылку на несуществующую ячейку.

Меры по устранению ошибки. Проверьте, правильно ли указан путь к документу и введено его имя, не был ли переименован или удален лист, на который имеется внешняя ссылка.

ftDIV/О' Это значение ошибки появляется при делении на нуль (например, когда после создания ссылки удаляется содержимое ячейки, адрес которой указан в знамена теле).

Меры по устранению ошибки. Проверьте содержимое влияющей ячейки. Если в ней не хранится никакое значение, введите его. Попытайтесь установить причи ну удаления содержимого ячейки.

ftNUM!

Это значение ошибки появляется в случае нарушения правил при задании опера ций, принятых в математике, или в результате некорректного определения аргу ментов функции (например, если в качестве аргумента функции, вычисляющей квадратный корень, указано отрицательное значение). Причиной появления ошиб ки может послужить то что результат вычислений выходит за до пустимый для Excel диапазон значений или что функция, использующая итера цию, не может рассчитать результат.

Меры по устранению ошибки. Уточните с помощью справочной подсистемы, ка ким требованиям должны отвечать аргументы функции, и проверьте, соответст вуют ли значения в зависимых ячейках этим требованиям.

#NAME?

Данное значение ошибки указывает на то, что вводе имени допущена ошибка и программа не может найти нужное имя ни среди имен функций, ни среди имен диапазонов. Сообщение об ошибке появляется и в том случае, если текстовое зна чение в формуле не заключено в кавычки или если в ссылке на диапазон отсутст вует символ двоеточия.

Меры по устранению ошибки. Проверьте написания имени функ ции или введите функцию заново с помощью панели формул. Если речь идет об имени диапазона ячеек, проверьте, присвоено ли указанное имя диапазону.

#NULL!

Программа выдает это значение ошибки при неверном указании пересечения диа пазонов, то есть если указанные диапазоны не имеют общих ячеек.

Меры по устранению ошибки. Проверьте, правильно ли указаны диапазоны ячеек.

Это значение ошибки появляется, когда не заданы один или несколько аргумен тов функции и когда происходит обращение к недоступной пользовательской функции. Ошибку могут генерировать макрос, который вызывает функцию, воз вращающую данное значение ошибки, а также некоторые функции, если для них задан недопустимый аргумент.

Пользователь может специально ввести во влияющую ячейку значение ко торое отобразится в итоговой ячейке, — для указания того, что в таблицу еще бу дут вводиться данные.

Меры по устранению ошибки. Проверьте содержимое ячеек, адреса которых ис пользуются как аргументы, а также пользовательские функции и макросы.

В случае ввода аргумента или операнда типа программа выдает значение Меры по устранению ошибки. Проверьте, являются ли операнды и аргументы используемого типа допустимыми.

Исправление ошибок В результате двойного щелчка на ячейке с формулой, адреса всех указанных в фор муле ячеек и диапазонов выделяются определенным цветом, а вокруг этих ячеек появляется рамка диапазона такого же цвета. Применение различных цветов для выделения ссылок и указанных в формуле ячеек упрощает поиск ошибок: вы сра зу сможете определить, данные из каких ячеек используются в формуле и имеет ся ли в этих ячейках нужная информация.

Урок 5 • Формулы и функции Внести изменение в ссылку на ячейку в формуле можно с помощью клавиатуры или мьшш. Пользуясь сначала нужно выделить подлежащую заме не ссылку, а затем либо щелкнуть на другой ячейке, либо ввести новый адрес.

Если в ссылке на ячейку нужно изменить лишь обозначение строки или столбца, выделите этот элемент адреса и введите вместо него новый.

При использовании мыши ссылку в формуле можно изменить, переместив мар кер диапазона в нужную ячейку. Для увеличения или уменьшения заданного в формуле диапазона ячеек применяются маркеры находящиеся в уг лах рамки диапазона. При перемещении маркеров диапазона указатель мыши должен принять вид двунаправленной черной стрелки. Завершив редактирова ние формулы, клавишу Enter на клавиатуре или щелкните на кнопке Enter (Ввод) в строке формул.

Отслеживание зависимостей Для поиска ошибок Excel предоставляет в распоряжение пользователей вспомо гательную функцию, с помощью которой можно графически представить связи между влияющими и зависимыми ячейками. Влияющими называют ячейки, дан ные которых оказывают влияние на значение текущей ячейки. Зависимой являет ся ячейка с формулой, результат вычисления которой зависит от данных, находя щихся в других ячейках. Ниже на рисунке показаны влияющие ячейки для ячейки которая является зависимой.

_ -• '• I Вторник • Среда '. Четверг Пятница Воскресенье;

Ошибки в формулах Стрелки в данном случае начинаются во влияющих ячейках и указывают на теку щую. Как отображаются зависимые ячейки в том когда текущая ячейка является влияющей, показано на следующем рисунке. Вы видите, что теперь стрелки начинаются в текущей ячейке и указывают на зависимые ячейки.

Среда Пятница | Суббота Команды для отслеживания таких зависимостей вызываются из подменю (Зависимости) меню Tools (Сервис), а также с помощью кнопок панели инструментов Formula представленной на рис. 5.20.

Рис. 5.20. Панель инструментов Auditing Чтобы открыть данную панель, следует воспользоваться командой Tools Formula Auditing Show Formula Auditing Toolbar (Сервис Зависимости формул Панель Описание кнопок панели приведено в табл. 5.4.

Обнаружение влияющих и ячеек 1. Выделите ячейку, для которой необходимо установить зависимости.

2. Вызовите команду Tools Formula Trace Dependents (Сервис Зависимости формул Зависимые ячейки) при необходимости опре делить зависимые ячейки.

3. Для обнаружения влияющих ячеек воспользуйтесь командой Formula Auditing Trace Precedents (Сервис Зависимости формул Влия ющие ячейки).

Урок 5 * Формулы и Таблица 5.4. Кнопки инструментов formula Auditing Название Описание Error Открывает одноименное окно, (Проверка наличия ошибок) предназначенное для поиска и обработки ошибок Отображает стрелки зависимостей Trace Precedents (Влияющие ячейки) от влияющих ячеек к текущей Remove Precedent Arrows (Убрать Удаляет стрелки зависимостей от влияющих стрелки к влияющим ячейкам) ячеек к текущей Trace Dependents Отображает стрелки от текущей ячейки (Зависимые ячейки) к Remove Dependent Arrows (Убрать Удаляет стрелки текущей ячейки стрелки к зависимым ячейкам) к зависимым Remove Arrows Удаляет все стрелки (Убрать все стрелки) на рабочем листе Trace Error стрелки зависимостей (Источник ошибок) от текущей ячейки к источнику ошибок New Comment ввести примечание к ячейкам (Создать примечание) Invalid Data Задает обводку содержащих данные, неверные данные) которые противоречат установленным ограничениям Clear Validation (Удалить Удаляет обводку некорректных данных обводку неверных данных) Show Watch Window (Показать Открывает окно Watch Window (Окно окно контрольного значения) контрольного значения), позволяющее просмотреть и оценить содержимое ячеек Evaluate Formula Открывает одноименное в котором (Вычислить формулу) можно произвести оценку как формулы в целом, так и отдельных ее частей На панели зависимостей есть кнопка Error Checking (Проверка наличия после выбора которой открывается окно, содержащее описание ошибки, и кноп ки, позволяющие перейти в режим ее исправления, а также просмотреть другие ошибки (рис. 5.21).

Функция отслеживания зависимостей позволяет графически обозначить связи между влияющими и зависимыми ячейками, расположенными как на одном, так и на разных листах. Если ячейка, зависимая от активной ячейки, находится на Ошибки в формулах другом листе или в другой книге, она обозначается маленьким изображением таблицы. В результате выполнения двойного щелчка на линии связи открывается диалоговое окно Go To в котором содержится ссылка на зависимую ячейку. Если вы хотите отредактировать содержимое зависимой ячейки, выдели те в этом диалоговом окне соответствующую ей ссылку и нажмите кнопку К, вследствие чего произойдет переход в зависимую ячейку.

Error ;

•..

Рис. 5.21. Диалоговое окно Error Checking Циклические ссылки О циклической ссылке говорят в том случае, когда существует такая последова тельность ссылок, при которой формула в ячейке через другие ссылки или напря мую ссылается сама на себя. При наличии циклической ссылки программа не мо жет выполнить расчеты и отображает окно, показанное ниже.

.

• • • Я Для работы с циклическими ссылками в Excel предусмотрена специальная па нель Circular Reference (Циклические ссылки). Для того чтобы отобразить ее, нуж но выбрать команду (Сервис Настройка) и на вкладке Toolbars (Панели инструментов) установить флажок, расположенный слева от названия данной панели.

Циклическая ссылки и панель Circular Reference (Циклические ссылки) стрированы на рис. 5.22. Как видите, в строке состояния отображается слово Circular (Цикл), за которым следует ссылка на одну из ячеек, образующих ческую ссылку. Если слово Circular (Цикл) отображается без ссылки, то данная циклическая ссылка указывает не на текущий лист.

Урок 5 • Формулы и функции I Просмотр и исправление циклических ссылок 1. На панели инструментов Circular Reference (Циклические ссылки) от метьте в списке Circular Reference (Найти циклическую ссылку) первую ячейку.

2. Проверьте формулу, которая находится в этой ячейке. Если она не яв ляется причиной возникновения ошибки, выберите в списке следую щую ячейку.

3. Продолжайте проверку и, если нужно, правку формул до тех пор, пока в строке состояния отображается слово (Цикл).

Рис. 5.22. Циклическая ссылка на рабочем листе Установка ограничений при вводе данных Чтобы избежать появления ошибок при вводе данных в таблицу, для отдельных ячеек можно установить ограничения на допустимые значения. Ограничения мо гут накладываться как на тип представляемых в ячейке данных, так и на диапазон возможных значений. Пользователь должен выделить ячейки, вызвать команду Data Validation (Данные Проверка) и в открывшемся окне Data Vali dation (Проверка вводимых значений) вкладку Settings (Параметры), изображен ную на рис. 5.23.

Прежде всего нужно определить допустимый тип данных в поле Allow (Тип дан ных). В поле Data (Значение) необходимо выбрать критерий проверки: greater then (больше), not equal to (не равно) и т. д. В остальных полях (их количество за висит от критерия) должны быть установлены граничные значения.

На вкладке Input Message (Сообщение для ввода) следует ввести текст сообщения, которое должно появляться на экране при активизации ячейки, на которую нало жены ограничения. Вкладка Error Alert (Сообщение об ошибке) предназначена для Подведение итогов сообщения, сигнализирующего об обнаружении ошибки, допущенной при данных.

Data.. • !

Рис. 5.23. Вкладка Settings окна Data В ячейках, на которые наложены ограничения, ошибочные данные могут поя виться в результате вычисления формулы. Чтобы найти такие ячейки, необходи мо, активизировав панель инструментов Formula (Зависимости), щелк нуть на кнопке Circle Data (Обвести неверные данные). В результате ячей ки, содержащие некорректные значения, будут обведены рамкой.

Самостоятельная работа В таблице с данными об объемах продаж видеокарт найдите все ячейки, содер жимое которых зависит от курса доллара.

2. Намеренно создайте формулу с циклической ссылкой и исправьте ее.

3. Установите для любой ячейки или диапазона ячеек ограничение на ввод отри цательных чисел.

Подведение итогов В этом уроке мы научились:

0 создавать формулы;

0 использовать относительные и абсолютные ссылки;

0 применять формулы массива;

0 присваивать ячейкам имена и затем использовать таковые в формулах;

0 вызывать функции и применять их в формулах;

0 обнаруживать и исправлять ошибки в формулах;

0 отслеживать зависимости;

0 задавать ограничения на вводимые данные.

б Работа со списками УРОК и базами данных Создание списка Поиск записей Сортировка списка Фильтрация данных Импорт данных Создание и списков Большие массивы информации обычно хранятся в виде базы данных и обрабаты ваются специальными программами. В Excel аналогом простой базы данных ляется список. Он представляет собой группу строк, содержащих связанные дан ные. Отличительная особенность списка заключается в том, что каждый его столбец содержит однотипные данные. Если провести аналогию между списком и базой данных, то можно сказать, что столбцы списка являются полями базы данных, а его строки — записями.

Классическим примером списка может служить список сотрудников, в котором указаны их фамилии и имена, должности, даты рождения и другая информация (рис.

- | • ;

22.02.1979;

12.02.2002!

;

04.04.2003!

иге ль 09.05.1999!

| Z 11 Борис • Рис. 6.1.

Предлагаемые Excel средства работы со списками значительно облегчают выпол нение рутинных операций по сортировке данных и поиску нужной информации.

Полученные при этом результаты можно использовать в расчетах.

сначала можно задать поиск определенных значений в списке, а затем произвести с этими значениями вычисления или создать на их основе диаграмму.

Таблицы-списки обрабатываются подобно обычным таблицам, то есть редакти рование данных в них осуществляется с помощью общеизвестных команд. Суще ствуют и специальные средства для работы со которые предоставляют пользователям дополнительные возможности. Так, над рассматривае мым в качестве примера (см. рис. можно произвести следующие операции:

включить в него новые адреса или удалить старые, найти в нем определенную ин формацию по заданным критериям.

Создание и заполнение списков Прежде чем приступать к созданию необходимо тщательно продумать его структуру и определить, какие данные должны быть в него включены. Начинать Урок б • Работа со и базами данных нужно с формирования заголовков столбцов. Символы используемого в заголов ках шрифта должны быть другого цвета или иметь характерное на пример полужирное или курсивное. Если заголовки оформлены по-другому, про грамма автоматически определяет, что создается список, и оказывает помощь в его заполнении.

Порядок ввода записей в список большой роли не играет, потому что для их упо рядочения достаточно выполнить несколько щелчков мышью. Все записи долж ны быть оформлены одинаково, но не так, как заголовки столбцов. При вводе данных не следует добавлять пустые строки, строки, состоящие из символов де фиса или символов подчеркивания, поскольку это может затруднить в дальней шем сортировку и данных.

СОВЕТ Вводить данные в большую таблицу намного легче, если заголовки столбцов видны на экране. Чтобы положение заголовков при просмотре таблицы не закрепите их выполнив команду Window Freeze Pane (Окно Закрепить Как уже было сказано, Excel распознает списки автоматически. Если необходимо, предположим, отсортировать записи списка по определенному критерию, доста точно поместить указатель ячейки в ячейку внутри списка, и после активизации функции сортировки Excel автоматически выделит весь список.

ВНИМАНИЕ При автоматическом определении (и выделении) списка признаком его кон ца является первая пустая строка. Поэтому из списка пустые строки или выделить вручную к которым должны быть применены функции списка. Эти функции нельзя если выделены несмеж ные ячейки., При автоматическом выделении области списка Excel сравнивает содержимое первой и второй его строк. Если данные в этих строках различаются по типу или по оформлению, программа воспринимает первую строку в качестве заголовков столбцов и не обрабатывает ее. Но если при вызове команды Form (Форма) или Subtotals (Итоги) из меню Date (Данные) Excel не обнаружит различий между за писями первой и второй на экране появится сообщение о невозможности найти названия для создания заголовков столбцов.

В таком случае программа выдаст запрос о том, следует ли использовать в качест ве заголовков столбцов данные первой строки выделенного диапазона ячеек. Вы можете создать заголовки столбцов, щелкнув на кнопке ОК, или не делать этого.

Использование функции автозаполнения При формировании списка, который содержит повторяющиеся значения, целесо образно применять функцию автозаполнения. Для ее включения на вкладке Edit (Правка) диалогового окна Options (Параметры) необходимо установить флажок for cell values (Автозаполнение значений ячеек).

Когда функция автозаполнения активна, при вводе текста в ячейку программа таблицы Excel проверяет содержимое других ячеек данного столбца. Если в них Создание и заполнение находится текст, первые символы которого совпадают с символами, введенными пользователем, ввод данных автоматически.

8] ;

Александр Водитель -Борис Нажмите клавишу Enter, чтобы подтвердить необходимость ввода предложенного программой текста. Но если он вам не подходит, проигнорируйте предложение Excel и продолжайте самостоятельно вводить в ячейку необходимые данные.

Диалоговое окно формы данных Значительно упростит вашу работу со списками диалоговое окно формы данных, предназначенное для ввода и обработки информации. В этом окне находятся не сколько полей ввода, названия которых соответствуют заголовкам столбцов спи ска. Окно формы данных позволяет произвести поиск нужной информации, до полнить список новыми записями, удалить ненужные, а также отредактировать имеющиеся.

Открывается диалоговое окно формы данных с помощью команды Data Form (Данные Форма), после того как пользователь помещает указатель ячейки в лю бую позицию списка. В заголовке этого окна указывается имя текущего рабочего листа (рис. 6.2).

Дата приема 15.11. Рис. 6.2. Форма данных первая строка выделенного диапазона ячеек не содержит заголовков то в качестве имен полей в этом диалоговом окне используются данные первой записи диапазона.

Урок б • Работа со и базами В диалоговом окне формы данных также указываются общее количество в списке и позиция текущей записи. Для перехода к нужной записи списка мож но воспользоваться полосами прокрутки, кнопками Find Next (Далее) и Find Prev (Назад), клавишами PgUp и а также управления курсором со стрелками вверх (t) и вниз Редактирование записей По умолчанию при отображении записи в диалоговом окне формы данных пер вое ее поле выделено и его можно изменять. Редактирование данных выполняет ся таким же образом, как и редактирование обычного текста. Для перехода к сле дующему полю окна предназначена клавиша Tab, а для возврата к предыдущему комбинация клавиш Внесенные в запись изменения сохраняются при переходе к другой записи или в результате нажатия клавиши Enter. После щелчка на кнопке (Закрыть) диалоговое окно формы данных закрывается, все изменения, выполненные в те кущей записи, сохраняются. внесенные изменения можно с помощью кнопки Restore (Вернуть) или клавиши Esc. Но если текущая запись не изменя лась, эта кнопка недоступна, а нажатие клавиши Esc приводит к закрытию диало гового окна формы данных.

Удалить из списка текущую запись позволяет кнопка Delete (Удалить). В этом случае на экране появляется соответствующее предупреждение.

ВНИМАНИЕ с кнопки Delete (Удалить) диалогового окна мы невозможно команду Edit Undo (Отме нить Правка).

Если в спсок вставляется новая запись, необходимо щелкнуть на кнопке New (До бавить). Поля диалогового окна очистятся, и в них можно будет вводить данные.

После завершения операции ввода следует нажать клавишу Enter, и новая запись появится в списке.

Поиск записей При поиске определенных записей с помощью формы данных используются кри терии поиска. Чтобы выделить в нашем списке (см. рис. 6.1), скажем, всех сотруд ников с именем следует воспользоваться кнопкой Criteria в ре зультате нажатия которой на экране появляется пустая форма данных. Введите в поле Имя в качестве критерия слово Ольга (рис. 6.3). нажмите кнопку Find Next (Далее), и в диалоговом окне отобразится первая запись, соответствующая задан ному критерию. Просмотреть все записи, удовлетворяющие определенному кри терию, можно с помощью кнопок Find Next (Далее) и Find Prev (Назад).

СОВЕТ Прежде чем начинать поиск записей по критерию, сделайте первую запись списка текущей. В противном случае придется следить за тем, в каком месте списка вы находитесь, и в от этого постоянно пользоваться кнопками Next (Далее) и Find Prev Создание и заполнение списков Рис. 6.3. Критерий поиска задан В описанном выше примере информация, используемая в качестве критерия по иска, была известна изначально. Если же необходимо найти, например, фамилию, из которой вы знаете только начальную букву, то, задавая критерии, следует при менять символы подстановки: звездочку (*) — для замены произвольного коли чества неизвестных символов и знак вопроса (?) — для замены одного неизвест ного символа.

Например, если нужно отыскать данные обо всех сотрудниках, фамилии которых начинаются с буквы в качестве критерия поиска в поле следует вве сти К*. Если вы сомневаетесь в правильности только одного символа (буквы), введите в качестве критерия поиска знак вопроса (?). Данный символ подстанов ки можно указать в критерии несколько раз, определив таким образом точное ко личество неизвестных символов.

При работе с числовыми значениями в критериях поиска можно использовать операторы сравнения, а именно: = (равно), < > (больше), <> (не равно), (меньше или равно), >= (больше или равно). Например, для проведения поиска в списке, содержащем данные о сбыте товара, в качестве критерия можно задать диапазон указав максимальное и минимальное из них. В этом случае будут выданы только записи, значения соответствующих полей которых находят ся в указанном интервале. Чтобы сузить область поиска, критерии можно ввести в нескольких полях.

Самостоятельная работа 1. Создайте список, подобный приведенному на рис. Несколько записей вве дите а остальные — с помощью диалогового окна формы данных.

2. Отобразите в диалоговом окне формы данных записи, относящиеся к сотруд никам, которые работают на должности менеджера.

3. Удалите одну из таких записей и добавьте запись о сотруднике, который зани мает должность водителя.

Урок б • Работа со списками и базами данных Сортировка списков Необходимость сортировки записей в списках может возникнуть при выполне нии самых различных задач, при поиске в длинном прайс-листе более дешевых товаров или в процессе группировки записей о продажах, относящихся к одному менеджеру. Сортировать можно как числовые, так и текстовые данные.

Причем текстовые данные сортируют в алфавитном порядке (от А до Z или от Z до а числовые — либо в порядке убывания, либо в порядке возрастания.

Сортировка строк По умолчанию строки выделенного списка сортируются содержимому одного из столбцов, но существует возможность отсортировать список по содержимому двух и даже трех столбцов одновременно. При использовании функций списка Excel выделит список автоматически. Однако пользователь может и самостоя тельно перед вызовом команды сортировки предварительно выделить диапазон ячеек, подлежащих сортировке.

Критерии сортировки устанавливаются диалоговом окне Sort (Сортировка диа пазона), показанном на рис. 6.4, которое вызывается командой Data Sort ные Сортировка).

Рис. 6.4. для определения критериев и уровней сортировки Если яервая выделенного диапазона содержит заголовки столбцов, то, для того чтобы исключить ее из числа строк, подлежащих сортировке, следует уста новить в области My list has (Идентифицировать поля по) флажок Header row (под писям (первая строка Флажок No header row (обозначениям столбцов листа) этой области позволяет выполнить сортировку с учетом данных первой записи выделенного диапазона ячеек.

Сортировка списков Столбец, содержимое ячеек которого подлежит сортировке, выбирается в поле списка области Sort by (Сортировать по). Здесь же следует задать порядок сорти ровки (по возрастанию) или (по убыванию). При этом Excel автоматически определит тип данных — текст или числовые значения. Если столбец, данные которого сортируются, содержит и текст, и числовые значения, числовые значения должны предшествовать тексту.

Если при сортировке в алфавитном порядке следует различать прописные СОВЕТ и строчные необходимо нажать кнопку Options (Параметры). В тате откроется диалоговое окно Sort Options (Параметры сортировки), в ко тором нужно установить флажок Case sensitive (Учитывать регистр). Более подробно об этом окне рассказывается в следующем разделе.

Сортировка строк диапазона указатель ячейки в область списка или выделите в нем об ласть, сортировке.

2. Вызовите команду Data Sort (Данные Сортировка), после чего откро ется диалоговое окно Sort (Сортировка диапазона).

3. Выберите столбец, данные которого будут использоваться при сорти ровке, задайте порядок сортировки Ascending (по возрастанию) или Descending (по убыванию), а затем нажмите кнопку ОК.

На рис. 6.5 показан отсортированный по фамилиям сотрудников. Заго ловки при сортировке столбцов не учитывались.

Фамилия Дата Дата приема на работу................

Дмитриев [Олег Коваленко [Наталья ! Секретарь лов ! Водитель _ 01.05.2001!

;

Рис. 6,5. Список, полученный в результате сортировки Сортировку можно производить и с кнопок Sort Ascending (Сор II тировать по возрастанию) и Sort Descending (Сортировать по убыванию) стандартной панели инструментов. Если список в соответствии с тре бованиями Excel, то для его сортировки по определенному столбцу достаточно Урок 6 * Работа со списками и базами данных установить в этом столбце указатель ячейки и нажать нужную кнопку. Если пе ред использованием кнопки выделить некоторый диапазон ячеек, при сортировке будут учитываться данные крайнего левого его столбца.

Сортировка столбцов По умолчанию выполняется сортировка строк списка. Но можно задать и сорти ровку его Выделите подлежащие и откройте диало говое окно Sort диапазона). Посредством щелчка на кнопке Options (Параметры) откройте диалоговое окно Sort Options (Параметры сортировки) и ак тивизируйте в области Orientation (Сортировать) переключатель Sort to right (столбцы диапазона). Указанное окно представлено на рис. 6.6.

Options Рис. 6.6. Диалоговое окно Options Создание пользовательского порядка сортировки Excel предоставляет нам возможность задать собственный порядок сортировки данных в списке. Откройте диалоговое Sort Options (Параметры сортировки), и вы увидите, что в поле списка First key sort order (Сортировка по первому ключу), которое содержит все определенные пользователем последовательности, приме няемые при сортировке, выделен элемент Normal (Обычная). Откройте этот спи сок если ни один из предлагаемых вариантов (рис. 6.7) вас не соз дайте собственный.

Wed, Fri, Wednesday, Apr, May, January, March, Сб, Февраль, Be.

Рис. 6.7. Список пользовательских последовательностей сортировки Выполните команду Tools Options (Сервис Параметры) и в появившемся диа логовом окне (рис. 6.8) перейдите на вкладку Custom Lists (Списки). В области Фильтрация данных Custom lists (Списки) этой вкладки перечислены возможные последовательности, используемые при сортировке. Выберите элемент NEW LIST (Новый список), по сле чего в поле (Элементы списка) появится курсор. Введите элементы списка в нужном завершая ввод каждого из них нажатием клавиши Enter.

Wed, Sat, Monday, Wednesday, Apr, January, Ср, Чт, апр, Март, Ср, Чт, Нд Рис. 6.8. Вкладка Custom Lists окна Поле Import list from cells (Импорт списка из ячеек) позволяет создать новый спи сок с использованием данных таблицы. Поместите курсор ввода в указанное поле, выделите ячейки, содержащие данные для создаваемого списка, нажмите кнопку Import (Импорт), и нужный вам список будет создан. А после того как вы нажмете кнопку Add (Добавить), он будет включен в перечень существующих списков.

Фильтрация данных Процессы ввода в список и удаления из него, а также процесс поиска ин формации можно значительно упростить за счет использования фильтров, интег рированных в Excel. Преимущество применения фильтров по сравнению с ис пользованием формы данных заключается в том, что результаты запроса можно скопировать в отдельную область таблицы и использовать в вычислениях. Запи си, которые не соответствуют заданному критерию, при не отобра жаются, однако общий порядок их расположения остается прежним.

Функция автофильтра Функция автофильтра позволяет с помощью определения ряда критериев произ водить отбор записей в рабочем листе. Вызывается она с помо щью команды Data Filter (Данные Фильтр Автофильтр). Однако устанавливаются только в том если указатель ячейки находится внутри списка.

172 Урок б * Работа со списками и базами данных В качестве критерия автофильтра можно использовать содержимое любой ячей ки, кроме тех, в которых заголовки столбцов. Чтобы задать в качестве критерия содержимое какого-либо столбца, щелкните на кнопке со стрелкой в строке его заголовка и выберите из списка нужный элемент (рис. 6.9).

С? Office - Список,.

Help • • т ' • ' ' ' | с:

Pages:     | 1 || 3 | 4 |   ...   | 6 |



© 2011 www.dissers.ru - «Бесплатная электронная библиотека»

Материалы этого сайта размещены для ознакомления, все права принадлежат их авторам.
Если Вы не согласны с тем, что Ваш материал размещён на этом сайте, пожалуйста, напишите нам, мы в течении 1-2 рабочих дней удалим его.