WWW.DISSERS.RU

БЕСПЛАТНАЯ ЭЛЕКТРОННАЯ БИБЛИОТЕКА

   Добро пожаловать!

Pages:     || 2 | 3 | 4 | 5 |   ...   | 6 |
-- [ Страница 1 ] --

В. Кузьмин Office Excel 2003 Все, что нужно узнать о новой версии популярной программы обработки электронных В. Кузьмин Microsoft - - ' - • курс Москва • Санкт-Петербург • Нижний Новгород • Воронеж

Ростов-на-Дону • Екатеринбург • Самара Киев • Харьков - Минск 2004 ББК УДК 681.3.016(075) Microsoft Office Excel 2003. Учебный курс / В. Кузьмин, — СПб.: Питер;

Киев:

группа BHV, 2004. — 493 ил.

ISBN В книге версия популярной программы обработки таблиц — Excel 2003. Прочитав ее, вы создавать, и выводить таблицы на печать, выполнять сложные расчеты и анализ данных. Формулы и функции, автоматическое создание ито гов, консолидация данных, функция поиска и, конечно же, сводные таблицы и диаграм мы — весь этот богатый арсенал средств программы Excel подробно рассмотрен автором.

Большое внимание уделено вопросам, с обменом данными и коллективной работой. Вы узнаете, как извлечь данные из внешнего источника, отправить таблицу по почте, сохранить документ в формате Веб, его от несанкционированного доступа.

ББК 32.973.23я УДК Информация, содержащаяся в данной из источников, рассматриваемых издательством как надежные. не в виду возможные или ошибки, не может точность и полноту приводимых сведений и не несет ответственность с книги.

ISBN © ЗАО дом ISBN © Издательская группа Киев, Краткое содержание Введение Урок 1. Знакомство с 2003 Урок 2. Создание электронной таблицы Урок 3. Ввод и редактирование данных Урок 4. Оформление таблицы Урок 5. Формулы и функции Урок 6. Работа со списками и базами данных Урок 7. Анализ данных Урок 8. Создание диаграмм Урок 9. Графические объекты Урок 10. Элементы управления на рабочем листе Урок 11. Подготовка документа к печати Урок 12. Работа с основы VBA Урок 13. Обмен данными Урок 14. Интернет-технологии в Excel Урок 15. Коллективная работа Урок 16. Индивидуальная настройка программы Алфавитный указатель Содержание Введение Об этой книге Краткое содержание книги От издательства Урок 1. Знакомство с 2003 Запуск программы и выход из нее Окно его элементы Строка заголовка Строка меню Панели инструментов Строка формул Строка Окно книги Полосы прокрутки Область задач Рабочая книга Сохранение книги Информация о документе Автосохранение Сохранение рабочей области Закрытие рабочих книг Открытие существующих документов Открытие документов на удаленных компьютерах Создание нового документа Шаблоны рабочих книг Автоматическое открытие файлов Поиск документа Просмотр документов в окне открытия Структура рабочей книги Диалогспрограммой О работе с мышью •. Диалоговые окна окнами и отображением таблицы Полноэкранное представление Масштабирование изображения Сокрытие листов и книг Разделение окна Справочная подсистема программы Excel Подведение итогов Урок 2. Создание электронной таблицы ' Ввод названий месяцев с помощью функции Ввод чисел с помощью функции автозаполнения диапазонов ячеек Использование формул при вычислениях Расчет сумм Ввод формул, выполняющих арифметические операции заголовка и присвоение денежного стиля Автоподбор ширины столбцов Удаление сетки таблицы с рабочего листа Создание диаграммы Подведение итогов Урок 3. Ввод и редактирование данных данных в ячейку и перемещение по листу Ввод данных Перемещение по рабочему листу Самостоятельная работа Способы выделения диапазона ячеек Выделение несмежных диапазонов Выделение строк и столбцов Выделение ячеек по заданным критериям Самостоятельная Редактирование содержимого ячеек Перемещение и копирование Специальная вставка Транспонирование таблицы Вставка и удаление ячеек Самостоятельная работа Использование средств автозаполнения Ввод данных с использованием маркера заполнения Контекстное меню автозаполнения Использование команд автозаполнения Самостоятельная работа Управление рабочими листами Выделение группы рабочих листов Вставка и удаление Перемещение и копирование листа Переименование листа Самостоятельная работа Подведение итогов Урок 4. Оформление таблицы Присвоение и создание форматов ячеек Форматирование числовых и текстовых данных Представление даты и времени Содержание Создание пользовательских форматов Условное форматирование Самостоятельная работа Выравнивание содержимого ячеек Выравнивание по горизонтали Выравнивание по вертикали Ориентация текста Объединение автоподбор ширины и перенос текста Самостоятельная работа Рекомендации по использованию Границы и цветовое оформление Границы Цветовое оформление Самостоятельная работа Форматирование столбцов и строк Изменение ширины столбца Изменение высоты строки Сокрытие столбцов и строк таблицы Самостоятельная работа Автоматическое форматирование Возможности автоформатирования Сохранение исходных параметров при автоформатировании Самостоятельная работа Стили форматирования Использование стилей Создание новых стилей Самостоятельная работа Создание иерархической структуры таблицы Понятие структурирования Автоматическое структурирование Группирование данных структуры Самостоятельная работа Вставка примечаний Защита ячеек и листов Подведение итогов Урок 5. Формулы и функции Формулы Ввод и редактирование формул Отображение формул Относительные и абсолютные ссылки на ячейки Ссылки на листы и книги Формулы массива. Режимы пересчета формул Самостоятельная работа Имена в формулах Присвоение имен ячейкам и диапазонам ячеек Присвоение имен константам и формулам Создание имен на основе заголовков. Содержание Применение имен Самостоятельная работа Функции Вызов функций Ввод функций с помощью строки формул и мастера Использование функции Стандартные Вложенные функции Самостоятельная работа Ошибки в формулах Типы ошибок Исправление ошибок Отслеживание зависимостей Циклические ссылки Установка ограничений при вводе данных работа Подведение итогов Урок 6. Работа со списками и базами данных Создание и заполнение списков Использование функции автозаполнения Диалоговое окно формы данных Редактирование Поиск записей Самостоятельная работа Сортировка сп исков Сортировка арок Сортировка столбцов Создание пользовательского порядка сортировки Фильтрация данных Функция автофильтра Расширенный фильтр Самостоятельная работа Создание запросов Окно Microsoft Query Добавление таблиц и или изменение условий отбора записей Форматирование таблицы результатов Сортировка результатов запроса Просмотр записей в таблице результатов Редактирование таблицы результатов Передача данных в Excel Самостоятельная работа Подведение итогов. Урок 7. Анализ данных Установка надстроек Автоматическое вычисление Итоги,. 8 Содержание Создание итогов Вложенные итоги работа Консолидация данных Использование формул со ссылками Использование команды Самостоятельная работа Подбор параметра Использование средства подбора параметра Подбор параметра и диаграммы Самостоятельная работа Таблицы подстановки Таблицы подстановки с одной переменной Таблицы постановки с двумя переменными таблиц подстановки Самостоятельная работа Поискрешения Пример поиска решения Создание отчетов о результатах поиска решения Параметры процедуры поиска решения Самостоятельная работа Сценарии использование сценария Создание итогового отчета по результатам работы сценариев Самостоятельная работа Сводные таблицы и диаграммы Исходные данные для сводной таблицы Мастер сводных таблиц и диаграмм Использование режима макета Параметры сводной таблицы Управление элементами данных и итоговыми расчетами Детальное отображение данных сводной таблицы Изменение и обновление сводной таблицы Автоматическое форматирование сводной таблицы Создание сводной таблицы со страничной организацией Панель инструментов Сводные диаграммы Самостоятельная работа Подведение итогов ' 8. Создание диаграмм Элементы диаграммы Создание диаграммы на рабочем листе Мастер диаграмм Построение диаграммы на листе диаграмм Преобразование вставленных диаграмм и листов диаграмм Самостоятельная работа Типы диаграмм Гистограмма Линейчатая диаграмма. Содержание График Круговая диаграмма Точечная диаграмма диаграмма Диаграмма с областями Лепестковая диаграмма Объемная поверхностная диаграмма Самостоятельная - Обработка диаграмм Панель инструментов Chart Изменение типа диаграммы • Добавление и удаление рядов данных Изменение рядов Самостоятельная работа Средства форматирования диаграмм Вставка легенды Определение узора Надписи на диаграмме Форматирование осей Изменение вида объемных диаграмм Форматирование категорий Установка формата по умолчанию Самостоятельная работа Подведение итогов Урок 9. Графические объекты Excel Панель инструментов Drawing Создание графических объектов графическими объектами Автофигуры Форматирование графических объектов Самостоятельная работа Средства оформления текста Самостоятельная работа файлов Вставка рисунков из коллекции картинок Clip Вставка изображений из файла Вставка сканированных изображений Редактирование изображений Самостоятельная работа Подведение итогов Урок 10. Элементы управления на рабочем листе Элементы управления ActiveX Панель инструментов Control Toolbox Добавление элемента управления на рабочий Присвоение имен элементам управления Перемещение элементов Форматирование элементов управления ActiveX Самостоятельная работа Элементы управления панели инструментов Forms Панель инструментов Forms Настройка элементов управления панели Forms Самостоятельная работа Подведение итогов Подготовка документа к печати Подготовка принтера к работе Установка принтера Настройка принтера Самостоятельная работа параметров страницы Поля страницы Области печати Колонтитулы Размещение листа на странице Настройка параметров печати Ориентация печати, размер бумаги Разметка страницы Источник порядок печати Разрешение при печати Печать заголовков Самостоятельная работа Предварительный просмотр страниц Работа в режиме предварительного просмотра Коррекция полей и ширины столбцов Печать документа Выполнение печати Уменьшение времени печати Диспетчер отчетов Печать отчета сводной таблицы Подведение итогов 12. Работа с макросами, основы VBA Автоматизация рабочих процессов Макрорекордер Запуск макроса Редактирование макроса Создание панелей инструментов для запуска макросов. Создание для запуска макросов Самостоятельная работа Visual Basic для приложений Объекты Свойства Методы События.

Содержание Как взаимодействуют свойства и методы Использование свойств и методов, возвращающих объекты Области в — объекты VBA Аргументы VBA Процедуры и функции Создание функций Переменные в VBA Управляющие конструкции VBA Подведение итогов Урок 13. Обмен данными другими приложениями Буфер обмена Работа с фрагментами Связывание и внедрение данных Самостоятельная работа и Access 2003 Вставка таблицы базу Access Обмен данными между и Access посредством программы-надстройки Перенос базы данных Access на рабочий лист Excel Самостоятельная работа Взаимодействие Excel и 2003 Вложение данных электронное сообщение рабочего листа Excel с задачей Outlook Самостоятельная работа Открытие в Excel файлов других форматах Импорт данных Экспорт данных Самостоятельная работа Совместное использование файлов Microsoft Excel Совместное использование файлов на одном компьютере Совместное использование файлов в одной сети Доступ к файлам посредством Интернета Самостоятельная работа Подведение итогов Урок 14. Интернет-технологии в Excel Обмен документами с помощью электронной почты Отправка сообщений Самостоятельная работа Работа с файлами сети Панель инструментов Web Открытие рабочей книги в Интернете или в корпоративной сети Обмен данными с Публикация данных в Интернете средствами Работа с гиперссылками Создание гиперссылок Оформление и изменение гиперссылок 12 Содержание Использование гиперссылок в формулах Переход по гиперссылке '. работа Подведение итогов Урок 15. Коллективная работа Совместная работа в Excel использование рабочих книг Просмотр журнала изменений Объединение в рабочих книгах Самостоятельная работа Организация... Использование браузера при работе с документами Excel на Services веб-узле Самостоятельная работа Подведение итогов Урок 16. Индивидуальная настройка программы Настройка рабочей области Вкладка View Вкладка, Вкладка Edit Вкладка Transition Вкладка General Вкладка Custom Lists Вкладка Chart Вкладка Color Вкладка Security Вкладка Вкладка Error checking Вкладка International Самостоятельная работа Конфигурирование панелей инструментов Самостоятельная работа Подведение итогов Алфавитный указатель Введение Появление очередной версии любой программы — это всегда прекрасная возмож ность для пользователя усовершенствовать свое мастерство, изучив новые сред ства и функции продукта. Если же вы с программой еще не работали, имеет смысл познакомиться именно с последней ее версией, ведь она наверняка более совершенна. Освоив весь инструментарий программы Microsoft Office Excel 2003, вы по-другому оцените собственную работу и обязательно реорганизуете ее.

Обсуждая содержание и принцип изложения материала мы рассчитывали, что ее читателями станут имеющие навыки работы с в среде операционной системы Windows, владеющие основами работы с различными файловыми системами. Конечно, элементарные представ ления о программе Excel имеют и сотрудники предприятий, и служащие офисов, которым довольно часто приходится производить те или иные расчеты. Ученики школ и студенты вузов получают навыки работы с электронными таблицами в рамках курса информатики. Правда, решившие самостоятельно освоить программу, чаще всего изучают лишь те функции и средства, которые не обходимы для решения каких-то конкретных задач. Добившись требуемого ре зультата, они, как на этом останавливаются. Мало кто может с уверен ностью утверждать, что знает абсолютно все возможности электронной таблицы и ее надстроек и выполняет свои расчеты самым простым и быстрым способом.

Изучить программу в полном объеме поможет настоящая книга.

Об этой книге Об Excel можно писать бесконечно много и долго. С программой неразрывно ас социируются такие понятия, как обработка и анализ формулы и встроен ные функции, таблицы подстановки и поиск решения, сводные таблицы и диа граммы, коллективная работа и публикация документов в Веб. Мы же, работая над содержимым книги, в первую очередь руководствовались целью создания книг серии — подготовка пользователя к профессиональной работе.

Мы стремились научить читателя программу обработки электрон ных таблиц для решения практических задач в любой области деятельности.

Содержащийся в книге материал представлен в виде уроков, что четкость и последовательность изложения, выполнение практических работ и закрепление пройденного материала. Каждый урок открывается списком рас сматриваемых тем. В основной части урока наряду с изложением теоретического 14 Введение материала дается пошаговое описание действии, которые ведут к решению кон кретных задач. Выполняя предлагаемые а также упражнения из раздела вы тем самым будете закреплять прочитанный мате риал, углублять свои знания и совершенствовать умение работать с Excel. В кон це каждого урока, в разделе «Подведение перечисляется все, чему вы научились в ходе урока. Этот список может использоваться для самопроверки полученных знаний и приемов практической работы.

Скорее всего, вы подобно большинству начали изучать Excel под определенных обстоятельств, поэтому какой-то один способ дости жения поставленной цели вас вполне устраивал. Но это вовсе не значит, что вы использовали все предоставляемые Excel возможности и делали все максимально эффективно, в самые короткие сроки, прилагая минимум усилий. Как правило, существует несколько способов выполнения одной и той же задачи и часто один из них — возможно, пока что вам не известный — гораздо эффективнее других.

в руки нашу книгу, ознакомьтесь со всеми возможностями про верьте в действии новые команды и надстройки и выберите те, которые больше всего подходят для решения ваших задач. Уверяем, вы не пожалеете о потрачен ном времени. Специалист любой отрасли непременно найдет для себя что-то но вое, что поможет ускорить его работу.

Краткое содержание книги Расскажем о содержании каждого урока.

Урок 1, «Знакомство с Excel 2003», можно рассматривать как вводную часть книги.

В нем вы научитесь работать с таблицами Excel, настраивать рабочую область, кон фигурировать панель инструментов, пользоваться справочной подсистемой, вво дить данные в таблицу, перемещать диапазоны ячеек. В рамках этого урока будет рассказано об элементах окна программы, командах управления окнами и доку ментами, а также о некоторых функциях программы.

В уроках 2 и 3, «Создание электронной таблицы» и «Ввод и редактирование дан вы познакомитесь с принципами создания в частности, узнаете, как выделять ячейки и их диапазоны, несмежные области, строки и столбцы. Кроме того, вы научитесь редактировать содержимое ячеек, перемещать, копировать, вставлять и удалять ячейки, транспонировать таблицы и использовать средства их автозаполнения, а также управлять рабочими листами книги Excel.

Урок 4, таблицы», посвящен форматированию и оформлению таб лицы, созданию ее иерархической структуры. Мы расскажем о том, как присваи вать и создавать форматы, выравнивать содержимое ячеек, изменять шрифт, ис пользовать границы и цветовое оформление, форматировать столбцы и осуществлять автоматическое форматирование, вставлять примечания и ячейку, устанавливать защиту ячеек и листов.

Чрезвычайно важен и интересен урок 5, «Формулы и функции», так как форму лы являются основным средством обработки и анализа вводимых в таблицу дан ных. Вы научитесь создавать формулы, использовать относительные и абсолют ные ссылки, применять формулы массива, присваивать имена ячейкам и затем использовать их в формулах, вызывать функции и применять их в формулах, на ходить и исправлять ошибки, отслеживать зависимости, задавать ограничения Введение при вводе данных. Для выполнения стандартных вычислений — как сложных, так и простых — программа предлагает большое количество встроенных функций, ко торые можно вызывать в формулах.

В Excel аналогом простой базы данных является список, который представляет собой группу строк, содержащих связанные данные. Из урока 6, со списка ми и базами данных», вы узнаете, как создавать списки вручную и с помощью формы данных, сортировать строки и столбцы списка, используя сложные крите выполнять отбор данных с помощью функции автоматического фильтра, как задавать расширенные фильтры прямо на рабочем листе. Кроме того, вы научи формировать запросы к внешним базам данных с помощью программы Micro soft Query, редактировать списки базы данных, форматировать таблицу результа тов, передавать данные запросов в программу Excel.

Изучив материалы по работе с базами данных, научившись создавать формулы и использовать функции, можно приступать к самому интересному и важному эта пу — анализу данных. В уроке 7, вы научитесь устанавливать надстройки, выполнять автоматическое вычисление, создавать итоги, группиро вать данные, производить подбор параметров, формировать таблицы подстанов ки и разрабатывать сценарии.

В уроке 8, диаграмм», вы познакомитесь с работой мастера создания диаграмм, узнаете, какими они бывают, в каких случаях какой тип диаграммы ре комендуется как сделать диаграмму максимально информативной и наглядной. Ведь профессионально построенная диаграмма должна не просто ил люстрировать излагаемый материал, но и отображать соотношения различных показателей, динамику их изменения.

В уроке 9, объекты», речь пойдет о красочном оформлении рабо чих листов за счет использования картинок из коллекции Clip а также текста, оформленного с применением специальных эффектов приложения Освоив материал урока управления на рабочем вы узнае те, какие типы элементов управления используются в Excel, чем элементы управ ления ActiveX отличаются от аналогичных элементов панели инструментов Forms (Формы), какими возможностями они обладают, освоите технику работы с ними.

Excel предоставляет в наше распоряжение множество инструментов формирова ния вида печатаемого документа. Как подготовить документ к печати, как выбрать, установить и настроить принтер, как задать параметры страницы, вы узнаете из урока 11, «Подготовка документа к печати».

Тема урока 12, «Работа с макросами, основы VBA», говорит сама за себя. В дан ном уроке речь пойдет о создании макросов и о программировании на VBA. К со жалению, многие пользователи не умеют писать программ и не считают нужным этому учиться. А зря, затратив не так уж много времени и усилий, ряд операций можно автоматизировать, то есть избавиться от необходимости выполнять часто повторяющиеся, как правило, довольно рутинные действия, что позволит сосре доточиться на решении конкретных задач.

Приложения пакета Microsoft Office 2003 поддерживают несколько способов об мена данными. Внимательно изучив материалы урока 13, «Обмен данными», вы 16 Введение сделаете первый шаг к коллективной работе с документами. Обычно и эту воз можность Excel в полной мере использует лишь незначительная часть пользова телей. В уроке рассказывается об обмене данными между приложениями с помо щью буфера о передаче данных в виде фрагментов о вставке объектов с сохранением связей с приложениями, в которых они были созданы.

Интернет доступен любому современному специалисту. И тем не менее предлага ем подробно ознакомиться с материалами урока 14, в Ex cel», с тем чтобы систематизировать свои познания об использовании сети Ин тернет при работе с программой Excel. Теперь вы сможете отправлять рабочие листы в качестве сообщений электронной почты, применять маршру тизации сообщений, открывать рабочую книгу в сети работать с узлами, публиковать данные в создавать и использовать В уроке 15, «Коллективная работа», мы расскажем об организации совместной работы с при использовании средств, предоставляемых веб узлами рабочей группы Microsoft Team Services. Для того чтобы вклю читься в работу достаточно иметь доступ к браузеру. Но Excel 2003 по зволяет работать на веб-узле группы более эффективно: сохранять и редактиро вать документы в клиентской программе, пересылать данные из нее на веб-узел.

Имея некоторый опыт работы с программой, вы сможете приступить к настройке меню и панелей инструментов. Сделать Excel удобным для работы можно, даже обладая минимальными знаниями и опытом. Элементарные настройки выполня ются в диалоговых окнах Options (Параметры) и Customize (Настройка), описанных в уроке 16, «Индивидуальная настройка От издательства Свои замечания, предложения, вопросы отправляйте по адресу электронной поч ты comp@piter.com (издательство «Питер», компьютерная редакция).

Мы будем рады узнать ваше мнение о книге!

Подробную информацию о книгах издательств «Питер» и «Издательская группа вы найдете на веб-сайтах http://www.piter.com и http://www.bhv.kiev.ua.

Знакомство с Excel Запуск и завершение программы Окно и его элементы П Рабочая книга Диалог с программой П Управление окнами и отображением таблицы П Справочная подсистема 18 Урок 1 * с Добро пожаловать в мир электронных таблиц! Однако прежде чем вы полностью окунетесь в работу с Microsoft Office необходимо изучить базовые команды работы с файлами, из каких элементов состоит окно программы, и понять, что собой представляет документ Excel. Кроме того вы должны уметь осуществ лять диалог с программой и ее справочной системой. Все эти зна ния вы получите в этом уроке. Конечно же, первое, что нам нужно сделать, — это запустить программу.

Запуск программы и выход из нее Порядок запуска и завершения работы Excel ничем не отличается от порядка вы полнения этих операций в других приложениях Windows, Запуск программы 1. Щелкните на кнопке Start (Пуск) панели задач, чтобы открыть старто вое меню.

2. Установите указатель мыши на меню Programs (Программы) в старто вом меню.

3. В открывшемся меню активизируйте команду Microsoft Существует и более быстрый способ запуска Excel, для применения которого обходимо наличие панели инструментов Microsoft Office. Если эта панель установ лена на вашем компьютере, для запуска программы достаточно щелкнуть на кноп ке, вызывающей Excel.

Чтобы выйти из программы, воспользуйтесь одним из следующих способов:

О вызовите команду Close (Файл Закрыть);

О щелкните на кнопке с крестиком в строке заголовка окна Excel;

О нажмите комбинацию клавиш Alt+F4.

Если последняя редакция документа (рабочего листа) не была сохранена, при по пытке завершить работу с Excel программа спросит о необходимости сохранения внесенных изменений. Для того чтобы сохранить документ в новой в окне сообщения следует нажать кнопку Yes (Да), при необходимости выйти из программы без сохранения изменений — кнопку No а для того чтобы продолжить редактирование документа — кнопку Cancel (Отмена).

I ПРИМЕЧАНИЕ Запрос о том, нужно ли сохранить внесенные может на экране и в том если содержимое листа после редактирования оста лось прежним при что вы введете некоторые данные, а затем удалите их). это тем, что Excel интерпретирует выполне ние любых операций с текстом как изменение содержимого документа.

Окно Excel и его элементы Окно Excel и его элементы Окно Excel 2003 (рис. подобно окнам других приложений пакета Microsoft Office 2003. Назначение его элементов описано в настоящем разделе.

Кнопки управления Строка меню Панели инструментов Строка формул окном Excel Кнопки окном документа - - В Ц х рабочего листа Строка Ярлычки рабочих листов Полосы прокрутки Область задач Рис. Окно программы Excel Строка заголовка Строка заголовка расположена в верхней части окна Excel и содержит имя при ложения и имя книги. На ее концах находятся стандартные кнопки: слева — кноп ка вызова системного меню, справа — кнопки управления окном. Системное меню содержит команды Restore Window (Восстановить), Move (Переместить), Size Window (Размер), Minimize Window (Свернуть), Maximize (Развернуть) и Close Window (Закрыть), предназначенные для выполнения различных операций с окном. Кнопки управления окном позволяют быстро активизировать некото рые команды системного меню. Первая слева кнопка соответствует команде Minimize Window (Свернуть) и служит для сворачивания окна программы. При ее нажатии окно Excel а на панели задач появляется новая кнопка, «отве чающая» за его восстановление. Средняя кнопка позволяет отобразить окно в нор мальном режиме. Кнопка с крестиком предназначена для завершения сеанса ра боты с программой.

20 Урок 1 • Знакомство с Excel Строка меню Под строкой заголовка находится строка меню, содержащая имена меню про граммы. Следует отметить, что строка меню является разновидностью панели ин струментов. С ней можно обращаться точно так же, как с панелью инструментов:

перемещать в любое место экрана, вставлять и удалять ее элементы и т. д, Для перехода в строку меню следует воспользоваться клавишей или функцио нальной клавишей F10. Повторное нажатие клавиши Alt или позволит вер нуться в режим редактирования текста.

Имена меню, как и кнопки панели инструментов, выделяются при размещении на них указателя мыши. В результате щелчка на имени меню появляется список относящихся к нему команд. Открыть меню можно и с помощью клавиши Enter или клавиши со стрелкой вниз а передвигаться по строке меню — с помощью клавиши Tab. Одна из букв в именах равно как и в названиях команд, под черкнута. Клавиша с этой буквой в сочетании с клавишей Alt служит для откры тия соответствующего меню или для вызова команды. Например, чтобы открыть меню следует нажать клавишу Alt, а затем — клавишу с буквой Закрывается меню путем нажатия клавиши Esc. в результате нажатия данной клавиши имя меню остается активным и в этом случае выполнять операции в рабочей области. Для того чтобы вернуться в режим необходимо еще раз нажать клавишу Esc.

Чтобы закрыть меню с помощью мыши, не активизируя команду, нужно выпол нить щелчок в области листа. Для перехода из открытого меню в любое другое достаточно переместить указатель мыши на имя нужного меню, после чего пре дыдущее меню будет закрыто.

Кнопка системного меню не содержит надписей. Однако это меню можно от крыть посредством клавиатуры, последовательно нажав клавиши Alt и Пробел.

Для открытия системного меню окна рабочей книги предназначена комбинация клавиш Alt + -.

Чтобы активизировать команду, следует открыть меню, в котором она установить указатель мыши на имени команды и произвести щелчок или нажать клавишу Enter. В результате активизации некоторых команд открываются допол нительные меню (подменю) или диалоговые окна, в которых устанавливаются нужные параметры. После имени такой команды вы увидите треугольник или многоточие, указывающие соответственно на то, что появится подменю или будет открыто диалоговое окно (рис, 1.2).

Возле имен отдельных команд указываются функциональные клавиши или ком бинации с помощью которых их можно активизировать. Во многих слу чаях это повышает скорость работы. Если команде соответствует кнопка панели инструментов, слева от имени такой команды находится значок.

Панели инструментов Под строкой меню обычно размещаются панели инструментов (см. рис. 1.1). Ка ждая панель инструментов содержит ряд кнопок, предназначенных для быстрой активизации команд меню и функций программы.

Окно и его ] pals Data Help - _ ff X i ' Ari cut D. E - - - • G Getting j [....

Off fee. "— т ~ " о Paste Ctrl+V " i ' И.:

!

I to the Office Beta.

a Automatically, i the ;

i i 1 Delete 1 Left arch:

,,..,., ' !

.

': So | 1 i Рис. 1.2. Меню и подменю Excel предоставляет пользователям создавать собственные панели инструментов и модифицировать существующие.

Строка формул Ниже панелей инструментов находится состоящая из трех частей строка формул, в которой производится обработка содержимого ячеек. Правая часть этой строки служит для отображения и редактирования содержимого текущей ячейки.

Кнопка Кнопка Кнопка Cancel Enter Insert Function Редактирование данных осуществляется или в или в строке формул. Для перехода в режим редактирования в строке формул следует нажать клавишу F или щелкнуть мышью в правой части этой строки. Чтобы установить режим ре дактирования в ячейке, необходимо выполнить на ней двойной вследст вие чего в ячейке появится курсор ввода.

Строка формул также содержит кнопки для содержимого ячейки, Кнопка (Отмена) применяется для отмены последнего действия (это можно сделать и с помощью клавиши Esc). Кнопка Enter (Ввод) служит для подтвержде ния ввода данных или изменения содержимого ячейки;

ее действие аналогично Урон 1 • Знакомство с действию клавиши Enter. С помощью кнопки Insert Function (Вставка функции) можно активизировать мастер функций, предназначенный для ввода и редакти рования формул.

В левой части строки формул расположено поле имен, в котором указывается ад рес активной ячейки или размер выделенного диапазона. если поле содержит запись 2Rx3C, это говорит о том, что выделенный диапазон состоит из 2 строк и 3 столбцов. Если для некоторых диапазонов ячеек заданы имена, они в списке поля имени, который открывается после щелчка на кноп ке со стрелкой, находящейся справа от этого поля.

Строка состояния В нижней части окна находится строка состояния (см. рис. 1.1). В этой строке слева отображаются различные сообщения, например о том, какая коман да выбрана. Если пользователь загружает созданную ранее книгу, в ней отобра жается ход процесса открытия документа. Строка состояния информирует также о том, можно ли вводить данные или выбирать команду. Если такая возможность существует, в этой строке появляется слово Ready (Готово).

Окно книги Документ Excel называется рабочей книгой (workbook) и помещается в отдельном окне (рис. 1.3). Книга, которая открывается при загрузке программы, имеет имя Если создается новая книга, ей присваивается имя I Рис. 1.3. Окно книги Книга состоит из рабочих листов. По умолчанию их три: (Лист1), Sheet (Лист2) и Пользователь может вставить в книгу дополнительные листы (максимально возможное их количество и Таблицы в Excel создаются на рабочем листе. Рабочий лист разделен на строки и столбцы, которые, пересекаясь, образуют ячейки. В ячейки вводится содержи мое таблицы. Рабочий лист состоит из 256 столбцов и 65 536 строк. По умолча нию строки нумеруются, а столбцы обозначаются одной или двумя латинскими буквами. Адрес ячейки при ссылке на нее задается путем указания обозначения столбца и номера строки (например, B5). Диапазон ячеек (область смежных ячеек) задается адресами верхней левой и нижней правой его ячеек, разделен ными символом двоеточия (например, А1:В5).

Переход от одной открытой книги к другой выполняется с помощью команд меню Window (Окно), а переход с листа на лист — щелчком на ярлычке, после чего соответствующий лист переносится на передний план.

Слева от ярлычков расположены четыре кнопки, которые используются для про крутки листов, когда ярлычки листов не помещаются в отведенной для них об ласти. Назначение кнопок станет вам понятным после рассмотрения приведенно го ниже рисунка.

Следующий лист Первый лист Предыдущий лист СОВЕТ Если всех листов не в отведенной для них уве личьте таковую путем уменьшения полосы прокрутки (потя нув ее левый край).

Полосы прокрутки Важными элементами окна Excel являются прокрутки (см. рис. Рабо чий лист содержит более шестнадцати миллионов ячеек. Конечно, они не могут одновременно отображаться на экране. Для того чтобы сделать нужные области рабочего листа видимыми, воспользуйтесь горизонтальной или вертикальной по лосой прокрутки.

Для смещения на одну строку вверх или вниз следует щелкнуть на соответствую щей со стрелкой на вертикальной полосе прокрутки, а для смещения на один экран вверх или вниз — непосредственно на полосе прокрутки. Бегунки по лос прокрутки определяют позицию активной ячейки или выделенного диапазо на в таблице (но не во всем рабочем листе) и используются для быстрого переме щения по таблице.

Область задач задач — инструмент, который появился лишь в предыдущей версии Mic rosoft Office. Расположена она справа от рабочего поля (см. рис. 1.1). Название области и набор предлагаемых инструментов зависят от решаемых в данный момент задач. Например, область задач Search (Поиск) позволяет вы полнять поиск файлов, с помощью области задач Clipboard (Буфер обмена) можно Урок 1 • Знакомство с выбирать объекты для вставки, а с помощью области задач, которая выводится при запуске Excel, — быстро создавать новые документы или открывать файлы.

Если на данный момент область задач вам не нужна, можете ее закрыть, нажав на значке с крестиком, расположенном справа от заголовка с ее названием. Для повторного открытия области задач вызовите команду View Task Pane (Вид Об ласть задач) или нажмите комбинацию клавиш Область задач, подобно диалоговому окну и панели инструментов, можно переме щать, то есть ее можно расположить в любом месте рабочей области приложения.

Управлять содержимым области задач можно с помощью расположен ных слева под строкой ее заголовка, или пользуясь меню, которое открывается после щелчка на ее заголовке (рис. 1.4).

Getting Help Results Research Shared Workspace Document Updates XML More...

Рис. 1.4. Управляющее меню области Excel Рабочая книга Excel В этом разделе описаны основные операции, выполняемые при работе с докумен тами. Вы научитесь сохранять и открывать рабочие книги, узнаете, как сохранить вместе с документом дополнительную информацию.

Сохранение книги Чтобы содержащуюся в книге информацию можно было использовать при Я последующих сеансах работы с Excel, ее необходимо сохранить. В Excel ра бочая книга сохраняется в виде документа.

Рабочая книга Excel Сохранить книгу можно одним из трех следующих способов:

О вызвать команду Save (Файл Сохранить);

О нажать комбинацию клавиш О щелкнуть на соответствующей панели инструментов.

СОВЕТ Прежде чем операцию Excel ячейку и ее при открытии документа. Поэтому пе ред сохранением выделите область книги, которую вы хотели видеть на экране сразу после Excel.

Книги в процессе сохранения можно переименовывать. Для этого следует вос пользоваться командой Save As (Файл Сохранить как) или ной клавишей F12. В результате выполнения указанной операции открывается диалоговое окно Save As (Сохранение которое вы видите на рис. 1.5.

Это окно появляется также при вызове команды File Save (Файл или нажатии соответствующей кнопки на стандартной панели инструментов, если документ еще ни разу не сохранялся. По умолчанию Excel предлагает сохра нить документ под именем где п — номер рабочей книги.

| Мои т • • I I Рис. 1.5. Диалоговое окно Save As Книгам следует присваивать имена, по которым можно получить представление об их содержимом. В дальнейшем это позволит быстрее осуществлять Пользователи не всегда понимают значение и роль имени файла. И только когда поиск нужного файла превратится в длительное путешествие по всем имеющим ся папкам, они смогут по достоинству оценить наш совет: файлу следует присво ить имя, которое поможет определить, какая именно информация в нем хранится.

Урок 1 • Знакомство с Excel Имя книги и полный путь доступа к ней могут состоять максимум из 218 знаков.

В имени книги нельзя использовать следующие символы: косую черту обрат ную косую черту знак больше (>), знак меньше (<), звездочку (*), знак во проса (?), двойные кавычки вертикальную черту (|), двоеточие (:) и точку с запятой (;

).

Примите во внимание, что при вводе имени документа расширение добавляется автоматически, но оно не отображается в окне Save As (Сохранение документа).

Это означает, что если в поле File name (Имя файла) ввести имя Моя документ будет сохранен под именем Моя Другими словами, про грамма Excel сама решает, с каким расширением сохранить книгу.

Под полем ввода имени документа находится список Save as type (Тип файла), в котором перечислены форматы поддерживаемые Excel. Наиболее важ ные из них описаны ниже:

О Workbook - формат, который по умолчанию используется для хранения таблиц;

О 5.0/95 Workbook Microsoft Excel 4.0 Workbook (*.xlw), Microsoft Excel 4.0 Worksheet — форматы, применяемые для сохранения таблиц при работе с более ранними версиями Excel;

О Template (*.xlt) — формат для сохранения таблицы в качестве шаблона;

О Formatted test (Space delimited) Text (Tab delimited) CSV (Comma deli mited) (*.csv) — файлы в этих форматах рассматриваются как файлы они используются при обмене данными между Excel и другими приложениями.

I В диалоговом окне Save As (Сохранение документа) отображаются имена тех файлов, которые содержит открытая папка (см. рис. 1.5). Для перехода в другую папку выполните щелчок на ее имени или на кнопке Up level (Пере ход на один уровень вверх). Если папка находится на другом диске, то сначала необходимо в поле списка Save (Папка) выбрать требуемый диск.

Чтобы сохранить документ в новой папке, нажмите кнопку Create New Folder (Создать папку) и введите в окне New Folder (Создание папки) название но вой папки.

Выбрав в диалоговом окне Save As (Сохранение документа) команду Tools Ge neral Options (Сервис Общие можно перейти в диалоговое окно Save Options (Параметры сохранения) и установить параметры сохранения файла.

Рис. 1.6. Диалоговое окно Save Options Рабочая книга Excel Если установлен флажок create backup (Всегда создавать резервную ко при каждом выполнении операции сохранения программа записывает пре дыдущую версию документа в качестве резервной копии.

Для защиты данных в Excel применяются пароли двух видов: Password to open (Пароль для открытия файла) и Password to modify (Пароль разрешения записи).

Документ, защищенный с помощью второго пароля, доступен только для чтения, но его можно сохранить под другим именем. Для защиты можно па обоих видов (причем они должны быть разными). После задания пароля и нажатия кнопки ОК пароль следует ввести повторно, в ответ на запрос програм мы в диалоговом окне Password (Подтверждение пароля).

— — ) что при вводе пароля различаются строчные и прописные буквы.

Защита данных от несанкционированного доступа в Excel устанавливается с по мощью целого ряда интегрированных функций. Система защиты данных в про грамме является многоуровневой. Это значит, что можно защитить весь доку мент — с помощью пароля, который будет запрашиваться программой при откры тии файла, а можно защитить от скажем, только некоторые листы книги или ячейки.

После выполнения операции сохранения обе версии файла (на жестком диске и в оперативной памяти) становятся идентичными. После внесения в документ каких-либо еще изменений операцию придется повторить — лишь таким образом можно обеспечить точность копий. Если файлу уже присвоено имя, нет необхо димости задавать его повторно в процессе сохранения.

Информация о документе Вместе с документом можно дополнительную информацию (название документа, тема, имя ключевые слова, заметки и т. д.). Для этого необхо димо, выполнив команду (Файл открыть диалоговое окно [Имя документа] Properties (Свойства: [Имя в котором и осуще ствляется ввод такого рода данных (рис. 1.7).

Автосохранение Изменения, вносимые в документ в процессе его обработки, сначала сохраняются только в оперативной памяти. Чтобы избежать потери части информации в слу чае отключения питания, документ следует периодически сохранять на диске.

Для этого предназначена функция автосохранения — документ автоматически сохраняется на диске по прошествии определенного времени. Устанавливается данная функция следующим образом. Сначала необходимо активизировать ко манду Tools Options (Сервис Параметры), затем перейти на вкладку Save (Со хранение), установить флажок Save info every (Сохранять данные для автовосстановления каждые) и, наконец, задать интервал времени (в минутах), по истечении которого документ должен сохраняться (рис. 1.8).

28 Урок 1 • Знакомство с Excel Рис. 1.7. Вкладка Summary окна свойств электронной таблицы, •.

. -. •,..,..

Рис. 1.8. Вкладка Save диалогового окна Options Сохранение рабочей области Excel позволяет сохранять не только документы, но и конфигурацию открытых книг и Для этого предназначен файл, имеющий расширение (по умол чанию программа предлагает сохранить конфигурацию рабочей области в файле с именем resume). В файле рабочей области хранится информация о том, какие Рабочая книга рабочие книги открыты и какие параметры (размер, позиция и т. д.) установлены для окон. Создавать такой файл следует перед завершением сеанса работы с боль шими документами. В начале следующего сеанса для воспроизведения рабочей области в том виде, какой она имела на момент сохранения, достаточно открыть файл рабочей Чтобы создать файл рабочей области, следует активизировать команду Save Workspace (Файл Сохранить рабочую область) и в открывшемся окне (рис. 1.9) указать имя файла рабочей области. При необходимости можно вы брать другую папку или иное устройство. Все установки необходимо подтвердить нажатием кнопки Save (Сохранить).

Save Рис. 1.9. Диалоговое окно Workspace Закрытие рабочих книг Для закрытия книг предназначены команда File Close (Файл Закрыть), а также кнопка системного меню и кнопки управления находящиеся в окне рабо чей книги.

Вы можете закрыть все рабочие книги одновременно. Для этого следует при на жатой клавише Shift щелкнуть на меню File (Файл). В нем вместо команды Close (Закрыть) появится команда (Закрыть все). Выполнив эту команду, вы закроете все рабочие книги Excel. Если внесенные в книгу изменения не были предварительно сохранены, на экране появится соответствующий запрос.

Открытие существующих документов Каждый из документов, сохраненных в предыдущих сеансах работы с Excel, открывается в отдельном окне книги.

Урок 1 Знакомство с Для открытия документа воспользуйтесь одним из следующих методов:

О выполните команду Open (Файл Открыть);

О щелкните на кнопке Open (Открыть) панели инструментов;

О нажмите комбинацию клавиш Независимо от того, какой способ открытия документа будет применен, на экране появится диалоговое окно, изображенное на рис. 1.10.

Microsoft Excel V] Рис. 1.10. Диалоговое окно Open Выберите в списке файлов или введите в поле name (Имя файла) имя откры ваемого документа. вам придется открыть другую папку или перейти на иное устройство. Если нужно открыть документ, тип которого отличается от типа файла Excel, то сначала следует указать необходимый тип в списке of type (Тип файлов). Отметив требуемый следует нажать (Открыть).

Чтобы открыть за один раз несколько документов, необходимо при выделении их удерживать нажатой клавишу Для группы сле дующих друг за другом, нужно выделить имя первого из них, а затем — имя по следнего, удерживая нажатой клавишу Shift. Выделив имена подлежащих от крытию документов, нажмите кнопку Open (Открыть).

В меню File (Файл) отображаются имена четырех документов, которые открыва лись последними. При щелчке на имени загружается книга — таким образом обеспечивается быстрый доступ к часто используемым документам. Количество имен документов в меню File (Файл) может быть увеличено. Оно определяется в поле Recently used file list (Список ранее открывавшихся файлов содержит эле ментов, не более) вкладки General (Общие), которая находится в диалоговом окне Options, вызываемом посредством команды Options (Сервис Параметры).

Рабочая книга Открытие документов на удаленных компьютерах Excel предоставляет пользователям возможность открывать рабочие книги, нахо дящиеся на FTP-серверах, а также HTML-файлы.

поиска документов на удаленных узлах предназначена кнопка Search the Web (Найти в Интернете), с помощью которой запускается браузер.

Создание нового документа Новые книги создаются с помощью команды File (Файл Создать) или кнопки New (Создать) панели инструментов. Реакция программы на нажатие указанной кнопки и выполнение названной команды различна. В первом случае Excel без вопросов создает новую книгу, во втором открывается область задач New Workbook (Создание книги).

New existing Office On my Web Эта область предоставляет следующие возможности. Выбрав ссылку work book (Чистая книга), вы можете создать пустой документ. После нажатия ссылки From workbook (Выбор книги) открывается окно New from Existing Workbook (Создание из имеющейся книги). Выберите в этом окне уже существующий до кумент и нажмите кнопку Create New (Создать новый). Открывшийся документ будет автоматически после чего вы сможете вносить в него измен Данный метод удобно использовать при создании однотипных докумен тов. После щелчка на ссылке On my computer (Общие шаблоны) появляется окно Templates (Шаблоны), в котором можно выбрать необходимый для работы шаб лон (рис. 1.11).

Использование профессионально разработанных поставляемым с Ex позволяет заметно ускорить такие как деловое планирование или, скажем, финансовый анализ. Чтобы начать работу с любым из имеющихся шаб лонов, необходимо перейти на вкладку Spreadsheet Solutions (Решения) и выпол нить двойной щелчок на соответствующем ему значке.

Урок 1 Знакомство с Excel Balance Sheet Loan Рис. 1.11. предоставляемые в диалоговом окне Templates Шаблоны рабочих книг Рабочие книги в Excel базируются на шаблонах. Шаблон содержит параметры форматирования, ряд других установок, используемых при соз дании книги.

Чтобы не составлять некий часто используемый бланк каждый раз заново, его нужно сохранить в качестве шаблона. Для этого в диалоговом окне Save As (Со хранение документа), в списке Save as tape (Тип следует указать требуе мый тип файла Template (Шаблон) и подтвердить свой выбор нажатием кнопки Save (Сохранить). Excel автоматически присвоит файлу расширение и сохра нит его в качестве шаблона.

Шаблон открывается подобно обычному документу. Excel создает новую рабо чую книгу с установленными в шаблоне параметрами, которую можно сохранить под любым именем.

Внести изменения в созданный шаблон позволяет команда File Open (Файл > Открыть). Для этого необходимо выбрать нужный шаблон в диалоговом окне Open (Открытие документа) и нажать кнопку Open (Открыть). Шаблон будет за гружен в окно книги, где его можно соответствующим образом отредактировать.

Автоматическое открытие файлов На вкладке General окна Options (Параметры), в поле At Startup, open all in (Рабочий каталог), можно задать стартовую папку, использование которой ускоряет загрузку документов. Хранящиеся в этой папке файлы открываются сразу после запуска программы. В стартовую папку рекомендуется помещать до кументы, с которыми приходится работать ежедневно. Сохранение таких доку ментов в папке можно выполнить с помощью программы Проводник.

СОВЕТ 8 стартовой папке храните только необходимые для работы документы, в про тивном случае оперативная память будет использоваться нерационально.

Рабочая книга Поиск документа При наличии большого количества информации на жестком диске поиск нужно го документа обычно занимает немало времени. Этого удается избежать, разумно систематизировав папки и на диске и присвоив файлам по кото рым можно представление об их содержимом.

Если необходимый документ все же не удается вы можете воспользовать ся диалоговым окном File Search (Найти), которое открывается с помощью коман ды Tools Search (Сервис Найти), задаваемой в окне Open (Открытие докумен та). После открытия окна File Search (Найти) активной становится вкладка Basic (Обычный) (рис. 1,12).

|..:

Вкладка Basic диалогового Искомый текст или его фрагмент вводится в поле Search text (Текст) области Search for (Искать). В поле Results should be (Типы файлов результатов) области Other Search Options (Другие параметры поиска) указываются типы файлов, поиск которых необходимо выполнить, а в поле Search in (Область поиска) этой же об ласти — используемое для данной цели устройство, а также имя папки, в которой хранятся.

После ввода всех параметров необходимо нажать кнопку Search (Найти);

резуль таты поиска отобразятся в поле (Результаты).

На вкладке Advanced (Расширенный), показанной на рис. производится рас ширенный поиск по критериям, которые указываются в полях Property (Свойство), (Условие), Value (Значение). Результат во многом зависит от того, какой переключатель является активным — And (И) или Ог (Или). Если установлен переключатель And (И), ведется поиск тех документов, которые удовлетворяют 2 Урок 1 * Знакомство с всем критериям, если же активизирован переключатель Or осуществляет ся поиск документов, которые удовлетворяют хотя бы одному критерию.

Рис. 1.13. Вкладка Advanced диалогового окна File Search В поле Property (Свойство) указывается критерий поиска (например, имя доку мента, имя автора, тема, тип шаблон и т. д.). В поле Condition (Условие) за дается условие для выбранного критерия. Например, если вы задали в качестве критерия поиска Number of multimedia clips (Число клипов мультимедиа), то в ном поле вам необходимо указать условие equals (равно), not equal to (не равно) или, предположим, more than (больше). В поле (Значение) следует ввести фрагмент искомого текста.

Для того чтобы сохранить критерий поиска, нажмите кнопку Add (Добавить). Не используемые группы критериев поиска можно удалить с помощью кнопки Remo ve (Удалить) или Remove (Удалить все).

Поиск документа производится после установления критериев и параметров по иска. Для выполнения операции поиска достаточно нажать кнопку Search Просмотр документов в окне открытия В диалоговом окне Open (Открытие документа) могут отображаться различными способами. Способ отображения выбирается посредством команд Large Icons (Крупные значки), Icons (Мелкие значки), List (Список), Details (Таблица), Properties (Свойства), Preview (Просмотр), Thumbnails (Эскизы) и Web view (Веб-представление) соответствующего меню. Функции некоторых из этих кнопок описаны в следующей таблице.

Диалог с 1.1. Кнопки, задающие способ отображения документов Кнопка Что отображается Large Icons (Крупные значки) Крупные значки документов Icons (Мелкие значки) Мелкие документов List (Список) Имена документов (без информации) Details (Таблица) Имена и параметры документов, такие как размер файла, тип и дата внесения последних изменений Properties (Свойства) Свойства документов (автор, название приложения, в котором подготовлен документ, даты создания и модификации, размер и т. д.) Preview (Просмотр) Весь текст документа (он отображается справа от перечня документов) Thumbnails (Эскизы) Изображения, хранящиеся в папке (отображаются на значке папки) Структура рабочей книги После программы на экране отображается открытая пустая рабочая кни га. Мы уже говорили о что по умолчанию она содержит три рабочих листа с именами (Лист1), Sheet2 и (ЛистЗ). Для того изме нить данную установку, выберите команду Tools (Сервис Параметры) и на вкладке General (Общие) установите нужное значение в поле in New Workbook (Листов в новой книге).

В Excel используются листы двух типов. Их назначение следующее:

О Sheet (Лист) — применяется для ввода и обработки числовых данных;

О Chart (Диаграмма) — предназначен для создания и хранения диаграмм, не вне дренных в рабочие листы.

Имя листа, назначенное по умолчанию, можно изменить. При этом желательно выбрать имя, которое отражает тип находящейся на листе информации. В про цессе работы вы можете удалять и вставлять рабочие листы, а также перемещать и копировать их (максимальное листов равно 255). В частности, пустые и ненужные листы лучше удалить. Однако при этом необходимо что все находящиеся на них данные будут утеряны. (Операции с рабочими листами под робно рассмотрены в уроке 3.) Диалог с программой Чтобы выполнить в Excel какую-либо операцию, необходимо дать программе ко манду. Это можно сделать разными способами, и в частности посредством выбора щелчка на кнопке панели инструментов, нажатия комбинации клавиш.

При выполнении перечисленных операций используются клавиатура и мышь.

36 Урок 1 • Знакомство с О работе с мышью В данной книге, если не оговаривается противное, речь идет о левой кнопке мыши, то есть указание следует понимать как щелчок с левой кнопки При работе с мышью на экране отображается указатель мыши, который переме щается в соответствии с ее передвижением. В процессе работы с Excel вид указате ля мыши может изменяться.

+ I В обычном режиме работы указатель мыши имеет вид стрелки. С его помощью удобно элементы окна программы и перемещать объекты. В об ласти рабочего листа указатель мыши имеет вид белого крестика и служит для активизации ячеек. При размещении на маркере заполнения, находящемся в пра вом нижнем углу ячейки, указатель мыши преобразуется в черный крестик. Таким образом программа сообщает о возможности использования функции автозапол нения. Указатель мыши может также приобретать вид курсора ввода (например, при размещении в правой части строки формул). При изменении размеров окна указатель мыши превращается в двунаправленную стрелку. Двунаправленная стрелка с вертикальной линией появляется, если указатель мыши находится ме жду двумя элементами, границы которых можно изменить (например, между головками строк или столбцов). Указатель в виде двух параллельных прямых со стрелками используется для разделения рабочего листа с помощью специальных маркеров на несколько подокон (панелей). Указатель мыши со знаком вопроса позволяет вызвать окно контекстной справки.

Диалоговые окна Если для выполнения определенной команды необходима дополнительная ин формация (имя такой команды в меню помечается многоточием), открывается диалоговое окно.

Любое диалоговое окно включает строку заголовка и системное меню. Системное меню открывается при нажатии комбинации клавиш Команды сис темного меню позволяют переместить диалоговое окно, если оно накладывается на часть вы хотели бы видеть во время установки параметров, или даже закрыть его. Диалоговое окно закрывается и в результате нажатия ком бинации клавиш Alt+F4, клавиши Esc или щелчка на кнопке Close (Закрыть). При этом выполнение команды отменяется, а установленные параметры становятся недействительными.

Диалоговые окна могут содержать ряд вкладок (рис. 1.14). Вкладка напоминает карточку каталога. Активной быть только одна вкладка — она полностью отображается в окне. Но в верхней части окна постоянно присутствуют заголов ки всех других его вкладок. Для перехода из вкладки на вкладку предназначены комбинации клавиш и Диалог с программой Рис. 1.14. Вкладки диалогового окна Options Элементами диалоговых окон являются поля ввода, поля списка, пере ключатели и кнопки.

Кнопки в диалоговых окнах служат главным образом для активизации опреде ленных функций. кнопку значит на ней щелчок или вос пользоваться клавишей Enter. Названия некоторых кнопок содержат подчеркну тые буквы, а нажатие клавиши с этой буквой, как вы знаете, эквивалентно нажа тию кнопки.

Флажок — это контрольный указывающий на определенный пара метр, которым он управляет, и имеющий вид маленького квадратика. Устанавли вается флажок посредством щелчка на его названии — об этом свидетельствует появление в квадратике галочки. Повторный щелчок приводит к выключению параметра (и исчезновению галочки).

Переключатель - это индикатор с определенным названием, имеющий вид круж ка с точкой. Он предназначен для выбора одного из нескольких альтернативных значений. В области диалогового окна может быть активизирован один переключатель (см. рис. 1.14).

Различие между полями списка и полями ввода состоит в том, что первые содер жат список возможных значений и пользователю остается выбрать одно из них, а в поля ввода значения вводятся с клавиатуры. Некоторые поля ввода связаны с полями списка. Выбранное в поле списка значение сразу появляется в поле вво да. Если все элементы списка не помещаются в отведенную для него область, справа от списка появляется полоса прокрутки.

Перед внесением данных поле ввода необходимо активизировать, чтобы в нем поя вился курсор ввода. Для удаления отдельных символов в поле ввода используются клавиши Delete и Backspace. При необходимости удалить всю запись, вернее, заменить 38 Урок 1 • с другой, ее нужно сначала выполнив двойной щелчок, а как только поль зователь начнет вводить новое старая запись исчезнет.

Использование мыши заметно облегчает процесс установки необходимых пара метров в диалоговом окне. Посредством щелчка очень просто снять или устано вить флажок, выбрать переключатель или, предположим, перейти в требуемое поле ввода.

Устанавливать параметры с применением клавиатуры также довольно просто. Пе рейти к следующему элементу диалогового окна позволяет клавиша Tab, а к пре дыдущему — комбинация клавиш Чтобы активизировать элемент диа логового окна, необходимо с помощью клавиш управления переместить курсор на ее имя и нажать клавишу Значительно упрощают работу с диалоговы ми окнами комбинации клавиши и клавиш, соответствующих которые подчеркнуты в названиях элементов.

Управление окнами и отображением таблицы Зная принципы работы с окнами, вы без труда установите такое представление окна программы, при котором размер рабочей области станет максимальным, а работа с несколькими приложениями удобнее, и не растеряетесь, если после на жатия «не той» кнопки или клавиши окно программы неожиданно исчезнет с эк рана вашего компьютера.

Как в процессе работы с Excel на экране отображается небольшая часть электронной таблицы. Это сильно затрудняет просмотр данных, и пользователю приходится постоянно прибегать к помощи полос прокрутки. Установив нужный масштаб изображения таблицы, вы сделаете ее восприятие максимально легким.

Полноэкранное представление Размер видимой части рабочей области зависит прежде всего от размера окна книги. Чтобы отобразить максимально возможное количество ячеек, для окна программы и рабочей книги необходимо установить полноэкранное представле ние. Количество видимых ячеек можно увеличить за счет удаления с экрана всех функциональных элементов окна, воспользовавшись для этой цели вкладкой View (Вид) диалогового окна Options (Параметры). Однако самый простой и эф фективный способ увеличения рабочей области — активизация команды View (Вид Во весь экран). В результате ее выполнения с экрана удаляются все функциональные элементы окна программы, за исключением строки меню, полос прокрутки и ярлычков (рис. 1.15).

I Масштабирование изображения Excel позволяет также увеличивать и уменьшать размер ячеек. Речь идет не об изменении высоты и ширины строк и столбцов, а о масштабировании, при кото ром изменяется размер ячеек во всей таблице. Нормальное представление ячеек соответствует значению масштабирования 100 Для выполнения масштабиро вания предназначены команда View Zoom (Вид Масштаб) и поле Zoom панели Управление окнами и отображением таблицы инструментов Standard (Стандартная). После выбора команды Zoom (Масштаб) открывается одноименное диалоговое окно (рис. 1.16).

Рис. 1.15. Окно рабочей книги в режиме полноэкранного представления Рис. 1.16. Диалоговое окно Zoom При установке значения масштабирования 200 % количество видимых ячеек со кращается вдвое (а следовательно, во столько же раз увеличивается их размер), а при установке значения 50 % — возрастает вдвое.

Если необходимо изменить размер лишь некоторой части рабочего листа, следует выделить этот диапазон и в диалоговом окне Zoom (Масштаб) активизировать пе реключатель Fit selection (по выделению). В результате выделенный диапазон Урок 1 • Знакомство с Excel ячеек будет увеличен или уменьшен таким что займет всю видимую часть окна рабочей книги. Путем установки равного 100 %, можно вос становить первоначальный вид рабочего листа.

Сокрытие листов и книг В случае совместного использования рабочих книг некоторые из них (или от дельные листы) могут быть скрыты. Такая книга или такой лист не отображают ся на экране и не могут быть активизированы посредством ярлычков или меню Window (Окно). Благодаря этому пользователь может защитить данные не только от но и от просмотра.

Скрыть активный лист позволяет команда Format Sheet/Hide (Формат Лист/ Скрыть), а восстановить его отображение — команда Format (Фор мат Лист/Отобразить). В диалоговом окне Unhide (Вывод на экран скрытого листа) отображаются имена всех скрытых листов рабочей книги (рис. 1.17). По сле выделения имени и нажатия кнопки К лист снова появляется на экране.

Если он защищен, то другой пользователь не сможет просмотреть его.

Рис. 1.17. Список в окне Unhide Для того чтобы скрыть а затем восстановить ее отображение, следует вос соответственно командами Hide (Скрыть) и Unhide (Отобразить) ме ню Window (Окно).

Разделение окна При работе с большими таблицами легко потерять ориентацию. В этом случае бывает очень сложно определить, к какой строке и к какому столбцу относится информация, так как их названия отображаются только в начале таблицы. С по мощью команды Window (Окно Разделить) рабочий лист можно разделить на два или четыре подокна с полосами прокрутки и зафиксировать в одном из них часть таблицы с названиями строк и столбцов. Благодаря этому при просмот ре любой области будет легко определить, к каким строкам или столб цам относятся данные в подокнах.

В качестве примера рассмотрим электронную таблицу, приведенную на рис. 1.18.

Она приобрела такой вид после вызова команды Window Split (Окно Разделить).

Как видите, мы зафиксировали названия месяцев в верхней части окна, разместив Справочная подсистема программы горизонтальную линию разбивки между третьей и строками, а верти кальную (которая нам не нужна) — между первым столбцом и номерами строк.

Линии разбивки можно установить и с применен маркеров разбивки, ко торые находятся над вертикальной полосой прокрутки и справа от тальной. При разбивке рабочего листа и полосы прокрутки.

Разместив линии разбивки должным образом, их местоположение нужно зафик сировать посредством команды Window Freeze Panes (Окно Закрепить).

о отчет Июль. выручка i 1235000:.970000] ' 164166.7" на 460000 466700: 469900" В том 90000] Аренда ' 50000;

Другие 401500! 762900 500800: 385100;

прибыль 155490:

Чистая прибыль 350560 "269570;

Рис. 1.18. Рабочий лист, разбитый с команды Split на две части Для изменения позиции зафиксированной линии разбивки следует активизиро вать команду Window Unfreeze Panes (Окно Снять закрепление областей) и пе реместить линию с помощью мыши в другую позицию. Удалить линию можно либо путем выполнения на ней двойного щелчка, либо с помощью команды Window Unfreeze Panes (Окно Снять закрепление областей).

Справочная подсистема программы Excel Excel никогда (или почти никогда) не оставит вас в беде. Залог тому — наличие электронного то есть справочной подсистемы программы. Необходи мость в справочнике очевидна. Ведь вы концентрируете свое внимание лишь 42 Урок 1 • Знакомство с Excel на тех командах и функциях, которые используете в ежедневной работе с про граммой, и просто не в состоянии изучить и запомнить остальные.

нажатия клавиши F1 или кнопки Microsoft Office (Справка : Microsoft Excel) на стандартной панели инструментов появляется область задач под названием Excel (Справка Excel), показанная на рис. 1.19, Если вве сти вопрос в поле Search for (Поиск) и нажать расположенную справа от него кнопку со стрелкой, то в области задач отобразятся результаты поиска. Выберите один из ответов, щелкнув на нем кнопкой мыши и на экране появится окно Microsoft Office (Справка Microsoft Excel) с нужной вам информацией.

of Microsoft Office to Online news using •" this from the Us help Online Content Settings, Рис. 1.19. Область задач Excel Help После щелчка на ссылке ТаЫе of Contents вкладки) в нижней части области задач появляется список разделов справки. Щелкните на ссылке, кото рая снабжена значком закрытой книги, чтобы открыть интересующий вас раздел.

Затем среди ссылок, обозначенных значком найдите нужную, и после щелчка на ней кнопкой мыши на экране отобразится текст справки.

Одним из компонентов справочной системы Microsoft Excel является Assistance (Помощник), который может постоянно присутствовать в рабочей области. Спра вочную систему можно вызвать, щелкнув на ссылке Assistance (Помощник) в об ласти задач.

Подведение итогов Справочную подсистему можно использовать по-разному. Даже вызывать ее мож но различными способами. В зависимости от способа вызова справки программа Excel предлагает пользователю:

О инструкцию по выполнению основных операций;

О сведения о команде;

О информацию о диалоговом окне.

Например, если пользователю понадобится помощь при работе с определен ным диалоговым окном, то для получения справочной информации (если таковая имеется) сначала следует нажать кнопку со знаком вопроса, которая на ходится в правой верхней части этого диалогового окна, а затем щелкнуть мы шью на кнопке или флажке. На экране появится всплывающее меню с описанием функции элемента.

В Excel насчитывается двадцать панелей инструментов с кнопками, позволяющи ми быстро активизировать команды. Но даже обладая хорошей памятью пользо ватель не сможет запомнить назначение кнопок. Поэтому в программе реа лизована система всплывающих подсказок, которые позволяют быстро разо браться, для чего предназначена та или иная кнопка. Всплывающие подсказки появляются приблизительно через две секунды после установки указателя мыши на кнопке панели инструментов.

| | - % * Подведение итогов В этом уроке мы научились:

0 работать с документами в Excel;

0 настраивать рабочую область;

И конфигурировать инструментов;

0 пользоваться справочной подсистемой.

Создание электронной таблицы Ввод данных в таблицу Использование функции автозаполнения Перемещение диапазонов ячеек Использование формул при вычислениях Форматирование таблицы О Создание диаграммы G Печать рабочего листа Ввод данных в таблицу На этом уроке вы познакомитесь с основными функциями программы. Излагае мый ниже материал предназначен в первую очередь для пользователей, которые никогда не работали с электронными а значит, хотели бы получить о них достаточно полное представление. Чтобы помочь им в этом, мы составим отчет о доходах и расходах предприятия за второе полугодие текущего года и пред ставим данные в виде диаграммы. создаваемый документ не совсем от вечает требованиям финансовой и бухгалтерской отчетности на его примере можно лишь продемонстрировать основные приемы работы в Excel.

Ввод данных в таблицу Итак, приступим к составлению отчета. После запуска программы Excel автома тически загружается чистая и активизируется ячейка А1 (см. рис. 1.1). Как видите, эта ячейка обведена которая называется ячейки.

Сохраните рабочую книгу под именем Отчет за 2-е Введите в ячейку А заголовок таблицы Отчет о доходах и расходах и нажмите клавишу Enter, после чего указатель будет перемещен в ячейку А2.

Нажмите клавишу со стрелкой вниз чтобы перейти из ячейки А2 в ячейку A3, или активизируйте эту ячейку, выполнив на ней щелчок. Введите в ячейки АЗ:А16 текст, представленный на рис. 2.1, завершая ввод очередной порции дан ных нажатием клавиши Enter — для перемещения указателя ячейки на одну стро ку вниз. При вводе информации в ячейки А10:А12 сделайте отступы, вставив не сколько пробелов.

2003 Налог на Валовой доход Валовая Налог на прибыль Рис. 2.1. Таблица с заголовками строк Урок 2 • Создание таблицы что если длина строки вводимого текста ячейки, то текст за ее правый край. Если не увеличить ширину ячейки столбца А и ввести данные в ячейку столбца В, часть находящегося в столбце А, ото бражаться на экране не будет. Щелкните на какой-либо ячейке столбца помес тите указатель мыши на границу заголовков столбцов А и В, а когда курсор приоб ретет вид двунаправленной стрелки с вертикальной линией, нажмите левую кноп ку мыши и увеличьте ширину столбца А чтобы заголовки строк поместились в нем полностью.

Ввод названий месяцев с помощью функции автозаполнения В третью строку необходимо ввести заголовки столбцов, которыми послужат на звания месяцев (рис. 2.2). Их можно непосредственно ввести в ячейки од нако существует более удобный способ — функция автозаполнения. При ее исполь зовании для ввода названий всех месяцев достаточно ввести только одно из них.

1. Активизируйте ячейку ВЗ.

2. Введите название первого месяца второго полугодия — Июль.

3. Установите указатель мыши на маркере заполнения (черной точке в правом нижнем углу) ячейки вследствие чего он приобретет вид черного крестика.

4. Удерживая левую кнопку мыши нажатой, переместите указатель в ячейку G3.

Диапазон ячеек B3:G3 будет выделен рамкой и отобразится инверсно. В про цессе перемещения указателя мыши вправо на экране будут появляться под сказки об автоматически вставляемых в ячейки значениях — Август, Октябрь и т. д.

Office 2003 - Отчет за К- Я X ' - 1C, В Ц и расходах Показатель Август рь Декабрь Налог на добавленную доход Затраты на продукции :

В там..

плата оборудования расходы прибыль Налог на прибыль Чистая прибыль Рис. 2.2. после автозаполнения Ввод данных в таблицу При использовании функции автозаполнения Excel проверяет, является ли вве денное вами значение элементом одного из встроенных списков. Если это так, выделенные ячейки заполняются соответствующими значениями из списка в за данной последовательности.

Ввод чисел с помощью функции автозаполнения Функцию автозаполнения можно использовать и для заполнения содержа щих однотипные числовые значения (в нашем примере таковыми являются ячей ки строк Заработная плата, Арендная плата и Аренда оборудования).

1. Введите указанные на рис. 2.3 числа в соответствующие ячейки и активизи руйте ячейку В9.

о и расходах предприятия Июль Декабрь Налог на В том Заработная плата прибыль Чистая прибыль Маркер •.

Рис. 2.3. Рабочий лист до автозаполнения 2. Удерживая левую кнопку мыши нажатой, переместите указатель в ячейку выделив таким образом нужный диапазон ячеек, после чего отпустите кнопку мыши.

3. Установите указатель мыши на маркере заполнения выделенного диапазона.

4. При нажатой левой кнопке мыши переместите маркер заполнения до столбца G включительно и отпустите кнопку. Ячейки диапазона будут заполнены значе ниями (рис. 2.4).

5. В остальные ячейки (строки 5 и 12) введите значения, указанные на рис. 2.5.

На этом первый этап создания отчета завершается.

Урок 2 • Создание электронной таблицы Office • за 2-е Туре a for Налог на Затраты на | Рис. 2.4. Ячейки автоматически заполнены однотипными числовыми значениями Office 2-е Ц о и расходах " " Показатель выручка ;

числе: Заработная 90000= ;

50000!

Рис. 2.5. Таблица после ввода исходных значений Перемещение диапазонов ячеек В нашем примере необходимо сначала определить сумму расходов предприятия за все месяцы, а затем — разницу между его доходами и расходами. Поскольку Использование формул при вычислениях ячейки с информацией о доходах и расходах расположены непосредственно друг под другом, мы можем выделить их посредством пустых строк в тематические группы.

1. Активизируйте ячейку удерживая левую кнопку мыши перемес тите указатель в ячейку G15 и отпустите кнопку мыши.

2. Установите указатель мыши на нижней границе выделенного диапазона (ука затель должен приобрести вид стрелки).

3. Удерживая левую кнопку мыши нажатой, переместите в строку В результате таких действий выделенный диапазон будет смещен на одну строку вниз, а перед строкой Затраты на производство продукции появится пустая строка.

Переместите аналогичным образом диапазон ячеек A14;

G16. Как теперь должна выглядеть таблица, показано на рис. 2.6.

Microsoft - полу _ в х 745000 935000! 1235000 алог TDM Заработная плата 90000 90000 50000 Другие расходы 20000 32100 прибыль Чистая Рис. 2.6. Таблица после перемещения ячеек Описанным способом можно перемещать как целые диапазоны, так и отдельные ячейки. Если при этом удерживать нажатой клавишу Ctrl, будет производиться не перемещение, а копирование.

Использование формул при вычислениях Если в нескольких смежных столбцах должны быть однотипные вы числения, можно воспользоваться одной из функций Excel, позволяющих авто матизировать процесс обработки таблиц.

• Расчет сумм Теперь необходимо ввести в ячейки строки 9 формулы, с помощью которых можно определять суммы расходов за каждый месяц. Сначала создадим формулу для расчета суммы расходов за один месяц (столбец В), а затем посред ством функции автозаполнения введем аналогичные формулы в диапазон ячеек C9:G9.

1. Активизируйте ячейку В9 и в стандартной панели инструментов щелкните на кнопке (Автосумма).

2. Переместите указатель мыши в ячейку и, удерживая нажатой левую кнопку выделите диапазон ячеек В10:Б13.

3. Нажмите клавишу Enter.

4. Используя функцию автозаполнения, введите данные в ячейки C9:G9. Для этого активизируйте ячейку В9, установите указатель мыши на маркере за полнения, а затем, удерживая левую кнопку мыши переместите мар кер заполнения в столбец G и отпустите кнопку (рис. 2.7).

a ftr - - -., г - -. - 10 В о и расходах Октябрь 867000 1235000 169200;

В том 300000: 300000! 300000;

Чистая Sheen Рис. Таблица после вычисления сумм расходов ПРИМЕЧАНИЕ Функция автосуммы те ячейки, которые в смеж ных диапазонах и содержат числовые значения.

Ввод формул, выполняющих арифметические операции В рассматриваемом примере при помощи формул могут быть произведены все необходимые расчеты. Ниже перечислены показатели данного отчета и показано, как они формул при О на добавленную стоимость рассчитывается по формуле «Ва ловая О «Валовой определяется как разность между валовой выручкой и НДС.

О «Валовая вычисляется как разность между показателями «Валовая выручка» и «Затраты на производство О «Налог на составляет 30 % от значения показателя «Валовая при быль».

О «Чистая прибыль» определяется как разность между показателями «Валовая и «Налог на прибыль».

Введем в таблицу формулы для определения перечисленных показателей. Поря док действий при этом должен быть следующим. Сначала нужно щелкнуть на требуемой ячейке, затем — в строке формул, после чего набрать формулу с помо щью клавиатуры и нажать клавишу Enter.

1. Введите в ячейку В6 в ячейку В7 — формулу В5 Вб.

2. Выделите диапазон ячеек В6:В7 и посредством функции автозаполнения за полните ячейки C6:G7.

3. Введите в ячейки В15:В17 следующие формулы:

= В5-В = = В15-В 4. Выделите диапазон ячеек В15:В17 и, используя функцию автозаполнения, за полните ячейки C15:G17.

fcxtei 2003 ж.

10 / • К А о доходах и расходах предприятия Июль Ноябрь Валовая выручка 867000 745000 985000 1235000 970000 855000;

Налог на добавленную 722500 620833,3 820833,3 Валовой доход 144500 164166,7 205833,3 161666. Затраты на продукции 465500 ! 460000 466700 472100! 469200 469900!

В том числе: Заработная 300000 ;

300000 300000! 300000!

Арендная плата 90000 90000 Аренда оборудования 50000 50000 50000 20000.

i Рис. 2.8. Заполненная таблица Урок 2 • Создание электронной таблицы Форматирование таблицы После ввода и обработки данных следует заняться оформлением таблицы. Безус ловно, это можно сделать и до ввода данных, однако значительно легче формати ровать заполненную таблицу.

1. Выделите диапазон ячеек A3:G17.

2, Выполните команду Format AutoFormat (Формат после чего бу дет открыто одноименное диалоговое окно (рис. 2.9).

Рис. 2.9. Диалоговое окно AutoFormat 3. Выберите в списке с примерами оформления таблиц тип Classic (Классиче ский 1) и нажмите кнопку ОК.

В процессе автоматического форматирования Excel распознает (по формулам), в каких ячейках находятся результаты вычислений, а в каких — данные, исполь зуемые при вычислениях. На основании результатов анализа содержимого ячеек программа принимает решение о том, какие ячейки форматировать. В выбранном нами формате 1 (Классический 1) для выделения данных используются линии и различное начертание (рис. 2.10). При автоматическом форматировании кроме рамки и параметров шрифта изменяется и ширина столбцов — так, чтобы пользователь мог видеть в ячейках весь текст.

Форматирование заголовка и присвоение денежного стиля Следующий этап оформления таблицы состоит в форматировании заголовка от чета и присвоении всем ячейкам с числовыми значениями денежного стиля.

Активизируйте ячейку 2. В поле списка с размерами шрифтов Font Size (Размер шрифта), расположен ном на панели инструментов Formatting (Форматирование), установите размер шрифта равным 12 пунктам.

Форматирование таблицы 3. Посредством кнопок Bold (Полужирный) и Italic (Курсив) этой же панели за дайте жирное курсивное начертание.

4. Выделите диапазон ячеек B5:G17 и щелкните на кнопке Currency (Денежный формат), расположенной на панели инструментов форматирования.

Из-за недостаточной ширины столбцов данные в большинстве ячеек будут заме нены символами диеза (#). Таким способом отображаются только числовые зна чения. Не вмещающиеся в ячейку текстовые данные будут урезаны.

mm I к а - » '• - • i о доходах и Показатель •• Ноябрь Декабрь 8S7000 745000 970000 • Налог на стоимость • 820833,3333;

1029166,667 808333, • доход 144500 124166,6667 164166,6667: 205833.3333 161666,6667 на продукции 465500 460000. 472100 •.. ;

том числе: Заработная плата 300000 300000 300000! 300000 300000 Арендная плата 90000 90000 90000 Аренда оборудования 50000 50000 50000! 50000 50000 Другие расходы 25500 20000 32100 29200 401500 500300 Налог на прибыль 120450 15S4SO! прибыль 199500 534030 i ••. : ;

Рис. 2.10. Таблица в формате Автоподбор ширины столбцов Для того чтобы ячейки, содержащие символы диеза, приобрели обычный вид, не обходимо задать команду AutoFit Selection (Автоподбор ширины).

1. Установите указатель мыши на заголовке столбца В.

2. Переместите указатель мыши при нажатой левой кнопке от заголовка столб ца В до заголовка столбца G и выделите диапазон, включающий все ячейки этих столбцов (рис. 2.11).

3. Вызовите команду Format Column AutoFit Selection (Формат Столбец Ав топодбор ширины).

В результате выполнения этой команды столбца устанавливается с уче том размеров самого длинного его элемента. Поскольку в нашем примере перед выполнением команды Fit (Автоподбор ширины) было выделено не сколько столбцов, для всех их будет установлена одна и та же ширина (рис. 2.12).

Урок 2 • Создание электронной таблицы • т •' а.

стоимость продукции В том HI ••... Рис. 2.11. Таблица с выделенными столбцами Тур*. J Отчет о доходах и предприятия i выручка 745 985 OOO.OOp. 1 235 OOO.OOp па 722 820 ЗЗЗ.ЗЗр 1 о и доход 205.

465 4S6 472 100.00р.

том плата 300 000 300 300 000, 30D OOO.OOp плата 93 90 90 OOO.OOp.

50 50 OOO.OOp 20 2S 401 OOO.OOp. 513 300,00р. 900,00р. на прибыль прибыль 362 534 ОЗО.ООр Рис. 2.12. таблица В Excel размеры отдельных ячеек нельзя устанавливать произвольным поскольку данные будут смещены в другие строки или столбцы, что приведет к появлению ошибочных результатов. Поэтому размеры ячеек можно менять только путем изменения высоты всей строки или ширины всего столбца.

Параметры форматирования ячеек можно задавать в индивидуальном порядке.

Ведь в ячейках рабочего листа часто находятся данные различных типов.

Создание Обязательным условием выполнения большинства по форматирова нию является предварительное выделение ячеек. Путем выделения вы указывае те программе, к каким ячейкам относится следующая операция.

Удаление сетки таблицы с рабочего листа Чтобы увидеть результат форматирования, нужно убрать с рабочего листа сетку таблицы.

1. Выполните команду Options (Сервис Параметры), для того чтобы от крыть одноименное диалоговое окно.

2. Перейдите на вкладку View (Вид) и снимите флажок (сетка).

3. Нажмите кнопку ОК.

Этот флажок определяет, будет ли отображена сетка на экране, не влияя на ее вы вод на печать.

Создание диаграммы Excel предоставляет в распоряжение пользователей удобные средства созда ния и форматирования Продемонстрируем их возможности.

1. Выделите диапазон ячеек A3:G3. Содержащиеся в этой строке значения будут использоваться в качестве надписей на оси X.

2. Удерживая нажатой клавишу Ctrl, выделите диапазон ячеек A5:G5.

3. Выделите диапазоны ячеек A9:G9, A17:G17 и только после этого отпустите клавишу 4. Для вызова мастера диаграмм, осуществляющего пошаговое руководство про цессом создания диаграммы, нажмите кнопку Chart (Мастер диаграмм), расположенную на стандартной панели инструментов.

5. В первом диалоговом окне мастера выберите тип диаграммы (рис. 2.13).

6. Нажмите кнопку Next (Далее), с тем чтобы перейти во второе окно мастера (рис. 2.14). В поле Data range (Диапазон) этого окна должны отображаться ад реса диапазонов, выделенных перед созданием диаграммы.

7. Нажмите кнопку Next (Далее). Третье окно мастера диаграмм состоит из не скольких вкладок, предназначенных для задания различных параметров диа граммы. Большинство из этих параметров устанавливает сама программа.

8. В поле (Название диаграммы) вкладки (Заголовки) введите на звание диаграммы Отчет о и предприятия.

После щелчка на кнопке Next (Далее) открывается последнее диалоговое окно мастера диаграмм, окно Chart Location (Размещение диаграммы), в котором можно определить месторасположение создаваемой диаграммы — активный лист или отдельный лист.

После нажатия кнопки Finish (Готово) диаграмма появится на рабочем листе (рис. 2.15). Воспользовавшись рамкой, ее можно переместить.

Урок 2 • Создание таблицы I ПРИМЕЧАНИЕ Вы можете изменить ориентацию надписей на оси X. Для этого сначала необ ходимо выполнить щелчок в области диаграммы, вследствие чего вокруг нее появится дважды щелкнуть на названии чтобы открыть диало говое окно Format Axis (Формат перейти на вкладку Alignment (Вырав нивание) и выбрать ориентацию текста.

Рис. 2.13. Окно для типа диаграммы Рис. 2.14. Второе диалоговое окно мастера диаграмм Печать рабочего листа Отчет о доходах и расходах • Затраты производство продукции D Чистая прибыль Июль Август Декабрь Рис. 2.15. Готовая диаграмма Печать рабочего листа чем выводить таблицу или диаграмму на с функ ции Print Preview (Предварительный можно посмотреть, как соз данный документ будет выглядеть на бумаге.

1. Щелкните на кнопке Print Preview (Предварительный просмотр) стандартной панели и подготовленная к печати страница будет представле на на экране (рис. 2.16).

2. В окне предварительного просмотра щелкните на кнопке Setup (Страница) па нели инструментов.

3. В окне Page Setup (Параметры страницы) перейдите на вкладку Margins (Поля) и введите в поля Left (левое) и Right (правое) значение Путем уменьшения размеров полей можно увеличить количество столбцов на странице.

4. Установите в области Center on page (Центрировать на странице) флажки (горизонтально) и Vertically (вертикально) и закройте диалоговое окно, нажав кнопку ОК.

При необходимости диаграмму можно переместить в другое место. Нажмите кнопку (Закрыть) для возврата в рабочую книгу, установите указатель мыши левую перетащите диаграм му в новую позицию и отпустите кнопку.

5. Чтобы распечатать таблицу, щелкните на кнопке Print (Печать) в окне предва рительного просмотра или на соответствующей кнопке стандартной панели инструментов в обычном режиме.

58 Урок 2 • Создание электронной таблицы Наконец-то вы держите в руках свою первую таблицу, созданную с помощью про граммы Excel. Более подробно о принципах работы с электронными таблицами мы расскажем в следующих уроках.

Рис. Лист электронной таблицы перед печатью Подведение итогов В этом уроке мы научились:

0 вводить данные в таблицу;

0 пользоваться функцией автозаполнения;

0 перемещать диапазоны ячеек;

0 применять при проведении вычислений формулы;

0 форматировать таблицы;

0 создавать диаграммы;

0 рабочие листы на печать.

Ввод и редактирование УРОК Ввод данных в ячейку и перемещение по рабочему листу Выделение ячеек и диапазонов ячеек Выделение строк и столбцов Выделение ячеек по заданным критериям Редактирование содержимого ячеек Транспонирование таблицы Вставка и удаление ячеек Использование средств автозаполнения Управление рабочими листами • редактирование В предыдущих уроках вы ознакомились с окнам программы Excel 2003 и создали простую таблицу. На ее примере в упрощенном виде был процесс создания таблицы от ввода данных до вывода таблицы на печать. Начи ная с настоящего занятия, вы будете изучать указанный процесс более детально.

Излагая материал этого урока, мы продемонстрируем которые использу ются при создании таблиц, подобных представленной рис. 3.1. В рассматривае мой таблице содержится такая информация, как названия городов, в которых проводились аукционы (в течение двух месяцев), даты их проведения, количест во проданного товара и число потенциальных покупателей. Значения, хранящие ся в ячейках С18:Е18, можно получить путем суммирования данных в соответст вующих столбцах.

3 • Н В С Сумма \ Киев 1 180.00р.

Харьков июл 821.00р. 385!

932.00р. 499 151!

Донецк 923.00р. 45!

Москва 1 724,00р. I 463!

Москва 21. июл 1 200.00р.

1 745.00р. 745,00р. 175 102;

С.-Петербург 1 982.00р. Киев 1 635,00р. 279 109.

Киев 794.00р. 145 87!

1 153 1 Донецк 1 002,00р. Москва 975,00р.

Всего ! 37641 !

.

Рис. 3.1. Таблица-пример Ввод данных в ячейку и перемещение по рабочему листу Скорость работы с информацией, хранящейся в таблицах Excel, во многом будет зависеть от того, насколько полно вы овладеете методами ввода данных и прие позволяющими перемещаться по рабочему листу.

Ввод в ячейку и перемещение по рабочему листу Ввод данных Данные вводятся либо в активную ячейку, либо в строку формул. Как только в ячейку будет введен хотя бы один символ, ее содержимое отобразится в строке формул. Кроме того, в этой строке появятся три кнопки, с помощью которых осу ществляется обработка содержимого ячейки.

Ввод данных в ячейку 1. Активизируйте ячейку, дважды щелкнув на ней мышью.

2. Введите в ячейку или в строку формул данные.

3. Завершите ввод данных нажатием клавиши Enter или щелчком на кноп ке с изображением галочки в строке формул либо воспользовавшись клавишами управления курсором. Последний способ позволит вам сме ститься в нужном направлении.

При необходимости отменить операцию ввода данных воспользуйтесь клавишей Esc или кнопкой с крестиком, находящейся в строке формул.

Прежде чем вводить данные с помощью цифрового блока ет проверить, включен ли он (на клавиатуре должен светиться индикатор Lock).

Ячейки электронной таблицы могут содержать самую разнообразную информа цию: текст, числовые значения, формулы. При вводе данных Excel автоматически распознает их тип. Вводимые числовые значения автоматически выравниваются по правому а текстовые данные — по левому краю ячейки. Однако Excel предоставляет возможность изменять способ выравнивания данных разных типов.

Если длина введенного в ячейку текста превышает ширину этой ячейки, то после завершения операции ввода текст либо полностью отображается в таблице, за крывая расположенные справа пустые либо урезается по правому краю ячейки, если соседняя ячейка содержит какую-либо информацию. Урезанный текст полностью отображается только в строке формул.

Возможна и такая ситуация, когда числовые значения, полученные в результате вычисления формул, не помещаются в ячейке. Вместо них на экране будут ото бражаться (рис. 3.2) символы диеза (#).

Excel автоматически распознает форматы дат и времени и определенным образом выводит данные этого типа на экран. Для представления дат и значений времени существует несколько форматов. Формат, который нужно присвоить значению, определяется на основе порядка ввода цифр и разделителей (табл.

представленные в форматах даты и времени, можно использовать в вычислениях.

В некоторых случаях автоматическое присвоение формата введенным данным не желательно. Перед такими данными следует ставить символ Например, Урок 3 • Ввод и редактирование данных данные типа будут интерпретированы программой как текст и выровнены по левому краю. После удаления апострофа им автоматически будет присвоен соот ветствующий формат.

Книга • | 205;

147!

Харьков :

932,00р.

Харьков 745,00р.

С.-Петербург Киев Киев Рис. 3.2. Отображение числовых значений при недостаточной ширине ячейки Таблица 3.1. Содержимое ячейки в зависимости типа данных и способа их ввода Введенное значение Представление Тип данных Содержимое ячейки 1 Числовое значение 1, 1 Числовое значение од Л Числовое значение ОД 1. Текст 1.

.1 л Текст. Значение даты 1/ 1/1/3 1-Янв-2003 Значение даты 01.01. 2/ Значение даты 2- Значение даты 2:2 2:02 Значение времени 2: Если в ячейку вводится формула, то сразу по завершении данной операции полняются вычисления, и в ячейке отображается результат вычислений. Форму ла в Excel должна начинаться со знака равенства. после ввода формулы =1+ в ячейке появится число но в строке формул отобразится фактическое содер жимое ячейки — формула. Запись 1+6 программа интерпретирует как текст.

Ввод данных в ячейку и перемещение по Формула может начинаться также со знака плюс или со знака минус. Эти знаки всегда относятся к первому числовому значению в формуле.

Иногда ввода формулы появляется сообщение об ошибке. про грамма воспримет значение как формулу и сразу попытается произвести вы числения. Однако через некоторое время она выдаст сообщение по содержимому которого нетрудно определить характер А после ввода данных типа в ячейке появится сообщение указывающее на то, что имени ячейки или диапазона Текст не существует.

СОВЕТ Данные удобнее вводить в выделенные диапазоны, очередностью выделения ячеек определяется направление перемещения указателя ки. После заполнения последней ячейки и нажатия клавиши Enter указатель ячейки возвращается в левую верхнюю его ячейку.

Перемещение по рабочему листу Для перемещения по небольшим диапазонам ячеек достаточно управле ния курсором. Чтобы попасть в ту часть таблицы, которая не отображается на эк ране, но находится недалеко от видимой области, следует воспользоваться поло сой прокрутки.

Более быстрый способ перемещения по таблице — применение клавиш Page Up (смещение вверх с шагом в один экран) и Page Down (смещение вниз с шагом в один экран). При нажатии комбинации клавиш ALt+Page Down видимая часть таблицы смещается вправо. Комбинация клавиш Up предназначена для перемеще ния в обратном направлении.

I ПРИМЕЧАНИЕ Клавиша Lock позволяет зафиксировать позицию указателя ячейки при по рабочему листу с помощью клавиш управления курсором.

Если позиция ячейки известна, то перейти к ней можно с помощью команды Edit Go To (Правка Перейти) либо посредством нажатия клавиши F5 или ком бинации клавиш В каждом из трех случаев открывается диалоговое окно To (Переход), в котором следует указать адрес или имя нужной ячейки (рис. 3.3).

Добиться значительного ускорения при перемещении по рабочему листу можно за счет использования специальных комбинаций клавиш.

Для перехода в последнюю строку рабочего листа необходимо поочередно на жать клавишу End и клавишу со стрелкой вниз Если между активной ячей кой и последней строкой рабочего листа находятся заполненные ячейки, то в ре зультате нажатия указанных клавиш активизируется первая такая ячейка. В этом случае для перехода к последней строке рабочего листа процедуру придется по вторить определенное количество раз.

Посредством последовательных нажатий клавиши End и клавиши со стрелкой вправо выполняется переход к последнему столбцу рабочего листа, однако если указатель ячейки при этом на заполненную ячейку, то она будет активизирована.

Урок 3 Ввод и данных Рис. Диалоговое окно Go To Перейти в начало рабочего листа позволяет комбинация клавиш Что касается комбинации клавиш Ctrl+End, то она зарезервирована для перехода не к последней строке рабочего листа, а к последней заполненной ячейке таблицы (к ячейке с наибольшими значениями номеров строки и столбца).

Для быстрого перемещения по листу предназначены также комбинации клавиши Ctrl с клавишами управления курсором. Нажатие комбинации приводит к активизации следующей заполненной ячейки, а если таковой в заданном на правлении нет, то осуществляется переход в последнюю строку Анало гичным образом действуют комбинации клавиш и Хотелось бы обратить ваше внимание на возможность перехода с листа на лист с помощью клавиатуры. В результате нажатия комбинации клавиш Up активизируется предыдущий а после нажатия комбинации Ctrl+Page Down следующий лист.

Клавиши и комбинации клавиш, используемые для перемещения по листам ра бочей книги, в табл. 3.2.

Таблица 3.2. Клавиши, для перемещения рабочей книги Клавиша клавиш Перемещение Ноте В начало текущей строки В ячейку А В последнюю заполненную ячейку таблицы На одну ячейку вверх На одну ячейку вниз На одну На одну ячейку влево Вверх до первой заполненной ячейки Вниз до первой заполненной ячейки Вправо до первой заполненной ячейки Выделение ячеек и диапазонов ячеек или комбинация клавиш Перемещение Влево до первой заполненной ячейки Page Up Вверх на один экран Page Down Вниз на один экран Alt+ Page Up Влево на один экран Page Down Вправо на один экран К следующему листу рабочей книги Page Down К листу рабочей книги Самостоятельная работа 1. Создайте новый файл рабочей книги и сохраните его на диске.

2. Пользуясь рис. введите заголовок и шапку таблицы.

3. Введите названия нескольких городов в столбец А.

4. Введите какие-либо значения даты в столбец В. Попытайтесь ускорить дан ный процесс, пользуясь информацией, приведенной в 3.2.

5. Потренируйтесь в применении различных способов перемещения по рабоче му листу.

Выделение ячеек и диапазонов ячеек Выделение производится с целью обозначения к которому должна от носиться следующая задаваемая команда или функция. Выделенный на рабочем листе диапазон всегда имеет прямоугольную форму (рис. 3.4). Наименьшей струк турной единицей выделенного диапазона является ячейка. Активная ячейка (в ко торой находится указатель считается выделенной. Все выполняемые ко манды относятся только к активной ячейке или к выделенному диапазону.

Способы выделения диапазона ячеек Диапазон ячеек выделяется путем перемещения указателя мыши в нужном на правлении при нажатой левой кнопке. Такую операцию можно и с по мощью клавиатуры. Для этого следует установить указатель ячейки в начале вы деляемой области, нажать клавишу и, удерживая ее в таком состоянии, с помощью клавиш управления курсором выделить нужный диапазон.

Альтернативой клавише Shift является функциональная клавиша F8 (она приме няется для включения режима выделения и в некоторых других приложениях Windows). После нажатия этой клавиши в строке состояния появляется индика тор (ВДЛ), свидетельствующий о том, что режим выделения включен. Теперь с помощью клавиш управления курсором можно расширить выделенный диапа зон. Повторное нажатие клавиши F8 приводит к отключению режима выделения.

3 Урок 3 • и данных Рис. 3.4. с ячейками Выделенные ячейки отображаются инверсно. Таким образом программа сообща ет что последующая операция будет относиться только к указан ным ячейкам. Для отмены операции выделения достаточно выполнить щелчок вне отмеченной области или нажать одну из клавиш управления курсором.

Если понадобится изменить размер выделенного необходимо снова на жать клавишу Shift и удерживать ее в таком состоянии до тех пор, пока область не достигнет нужного В Excel для быстрого выделения диапазона ячеек в режиме ЕХТ (ВДЛ) предусмот рен ряд комбинаций клавиш.

Выделить всю таблицу, от начала до конца, можно с помощью комбинации клавиш а любую часть таблицы, от активной ячейки до — комбина ции клавиш Если таблица не содержит пустых строк или столбцов, ее очень просто выделить с помощью клавиш * (клавиша со звездочкой (*) находится на цифровом бло ке клавиатуры). В этом случае выделяется диапазон ячеек вокруг активной ячей который тянется до первой пустой строки и первого пустого столбца.

Существует еще один способ выделения диапазона, с использованием мыши. Состоит он в следующем. Указатель мыши устанавливается в левой верх ней ячейке выделяемого диапазона, и при нажатой клавише Shift выполняется щелчок на его правой нижней ячейке. При этом не имеет значения, содержит ли данный диапазон пустые строки или столбцы.

ячеек и диапазонов ячеек Выделение несмежных диапазонов Несмежные диапазоны ячеек выделяются в том случае, если действие команды должно распространяться на ячейки, расположенные в разных частях таблицы (рис. 3.5).

Книга аукционов Продано книг Киев 385!" Киев Рис. 3.5. В таблице выделены несмежные ячеек Но на выделенные несмежные диапазоны распространяется действие не всех ко манд. В частности, такие диапазоны нельзя перемещать или копировать. Однако их можно удалять, форматировать, вводить в них данные.

Вот как можно выделить несколько несмежных диапазонов. Сначала нужно от метить первый диапазон и нажать комбинацию клавиш В строке состоя ния появится индикатор ADD (ДОБ), свидетельствующий о включении режима несмежных выделений. В этом режиме с помощью мыши или клавиатуры после довательно отмечаются все нужные диапазоны. Но устанавливать режим несмеж ных выделений не обязательно. Несмежные диапазоны можно также выделить с использованием мыши при нажатой Ctrl.

Выделение строк и столбцов Строки и столбцы тоже можно выделять как с помощью мыши, так и с помощью клавиатуры. Сначала рассмотрим, как данная операция выполняется посредст вом мыши. Чтобы выделить один столбец, достаточно произвести щелчок на его Урок 3 • Ввод и редактирование данных заголовке. Для выделения нескольких смежных столбцов следует активизиро вать заголовок первого столбца нужного диапазона и, удерживая левую кнопку мыши нажатой, переместить указатель до заголовка последнего столбца диапазо на. Строки выделяются аналогичным образом.

При выделении столбца с помощью клавиатуры указатель мыши необходимо раз местить в области этого столбца и нажать комбинацию клавиш робел. Для выделения всей строки комбинация клавиш Если вам нужно выделить весь рабочий лист (рис. 3.6), щелкните мышью на пе ресечении заголовков строк и столбцов или воспользуйтесь комбинацией клавиш CtrL+A.

Книга -Результаты аукционо Рис. 3.6. выделенный рабочий лист Выделение ячеек по заданным критериям В Excel имеется возможность выделять ячейки, отвечающие определенному кри терию. При использовании этой функции следует выделить диапазон, в котором должен производиться поиск нужных ячеек. В противном случае действие функ ции распространится на весь рабочий лист.

Критерий выбора задается в окне Go To (Выделение группы ячеек), которое вы видите на рис. 3.7.

Выделение ячеек и.

Рис. З.7. Диалоговое окно Go To Special Выделение ячеек по определенному критерию 1. Выделите диапазон ячеек.

2. Вызовите команду Edit Go To (Правка Перейти), в открывшемся диа логовом окне нажмите кнопку Special (Выделить), и на экране появит ся окно Go To Special (Выделение группы ячеек).

3. В области Select (Выделить) активизируйте который за дает критерий выбора ячеек, после чего кнопку ОК.

На рис. 3.8 выделены ячейки, данные в которых получены с помощью формул.

Критерий выделения ячеек с формулами можно конкретизировать, воспользо вавшись четырьмя флажками, которые становятся доступными после установки переключателя Formulas (формулы) или Constants (константы).

Ячейки с данными какого типа будут выделены в результате вычисления формул при установке одного или нескольких флажков переключателя Formulas (форму описано в табл. 3.3.

Таблица 3.3 Назначение флажков переключателя Formulas диалогового окна Go To Флажок Результат вычисления формулы (числа) Числовое значение Text (текст) Текст (логические) Логическое значение Errors (ошибки) Сообщение ошибке Урок 3 • Ввод и редактирование данных - ч * Книга аукционов Покупатели Продано книг 1 OOp Харьков Киев Кию ' ООр Рис. 3.8. Данные в выделенных ячейках с использованием формул В диалоговом окне Go To (Выделение группы ячеек) имеется и ряд других переключателей, с помощью которых можно автоматически выделить ячейки оп ределенного типа.

О Comments (примечания) — выделяются все ячейки, содержащие примечания (как текстовые, так и звуковые). Для того чтобы это необходимо вы делить диапазон ячеек и нажать комбинацию клавиш По умолча нию ячейка с примечаниями помечается точкой в левом верхнем углу.

О (пустые ячейки) — выделяются все пустые ячейки в указанном диапазо не. Если диапазон никак не все пустые ячейки, которые находятся между верхним левым углом листа (ячейка и последней запол ненной ячейкой (рис. 3.9).

О Current (текущую область) — предназначен для выделения вокруг актив ной ячейки диапазона. С помощью данного переключателя можно выделить всю таблицу, если ней отсутствуют пустые строки и столб цы. Ему соответствует комбинация клавиш Ctrl+* (необходимо нажимать кла вишу со звездочкой (*) на цифровом блоке клавиатуры).

О Current array (текущий массив) — используется для выделения целого в котором находится указатель ячейки. Этому элементу соответствует комби нация клавиш Ctrl+/.

Выделение ячеек и диапазонов ячеек Продано Москва Москва ларьков С.-Петербург 1 OOp Киев Киев Рис. 3.9. В таблице выделены пустые ячейки О Row (отличия по строкам) — с помощью данного переключателя можно выделить ячейки содержимое которых отличается от содержи мого активной ячейки. При этом поиск осуществляется только в строке с ак тивной ячейкой, содержимое которой используется в качестве критерия. Пе реключателю соответствует комбинация клавиш Ctrl+\.

О Column differences (отличия по столбцам) — выделяются все ячейки столбца, содержимое которых отличается от содержимого активной ячейки. Поиск вы полняется только в столбце с активной ячейкой, содержимое которой являет ся критерием. Данному переключателю соответствует комбинация клавиш О Precedents (влияющие после установки этого переключателя по средством комбинации клавиш Ctrl+[ в положение Precedents (влияющие ячей ки) выделяются все ячейки, ссылки на которые содержит формула в активной ячейке.

О Dependents (зависимые ячейки) — выделяются все ячейки, формулы в которых содержат ссылки на активную ячейку. Прежде чем удалить ячейку из таблицы, выделите ее и, нажав комбинацию клавиш проверьте, не содержат ли ссыл ки на нее формулы из других ячеек. При использовании двух последних пере ключателей можно выделить не только те ячейки, которые непосредственно связаны с активной, но и ячейки других уровней, с формулами, содержащими.

72 • редактирование данных косвенные ссылки на активную ячейку. Для этого следует использовать соот ветствующую клавишу с квадратной скобкой ([ или ]) в с клави шами О Last (последнюю ячейку) - предназначен для выделения последней ячей ки таблицы. Причем ячейка должна содержать данные или параметры форма тирования.

О celts only (только видимые ячейки) — чтобы изменения в таблице косну лись лишь видимых их нужно выделить с помощью именно этого пере ключателя.

О Objects (объекты) - все объекты на рабочем листе, в том числе созданные в других и с помощью механизма OLE.

работа 1. Воспользовавшись рабочим листом, созданным в процессе выполнения пре дыдущей самостоятельной работы, или любым другим готовым содер жащим данные, выделите на нем диапазон ячеек.

2. Выделите диапазон ячеек, не являющийся смежным с предыдущим.

3. Отмените выделение ячеек.

4. Выделите несколько столбцов таблицы, а затем отмените выделение.

5. Выделите несколько строк таблицы и также отмените выделение.

6. Выделите на листе ячейки с формулами.

Редактирование содержимого ячеек Существуют различные способы редактирования содержимого ячеек. Наиболее быстрый и простой из них — запись новой информации поверх старой.

При обнаружении каких-либо несущественных ошибок данные в ячейке лучше не а редактировать. Для этого нужно активизировать режим ре дактирования, выполнив на ячейке двойной щелчок, вследствие чего в ней поя вится курсор ввода (рис. 3.10). Перейти в указанный режим позволяет также функциональная клавиша F2.

Рис. 3.10. Ячейка в режиме редактирования I ПРИМЕЧАНИЕ В режиме редактирования содержимое ячейки отображается полностью, не зависимо от ли соседняя ячейка, справа.

содержим В режиме редактирования для выделения символов в ячейке используются кла виши управления курсором в сочетании с клавишей Shift, а для удаления вых — клавиши и Backspace.

По умолчанию Excel работает в режиме ввода. Это значит, что вводимый символ вставляется в позицию курсора ввода, после чего сам курсор ввода автоматиче ски смещается на один символ вправо. При нажатии клавиши Insert активизиру ется режим замены. В данном режиме вводимые символы заменяют существую щие. В результате повторного нажатия клавиши Insert опять включается режим ввода.

При удалении содержимого ячеек параметры форматирования сохраняются.

Например, если в ячейке ранее содержалось значение, имеющее процент ный формат, же формат будет присвоен и новому значению. Данное об стоятельство следует учитывать и в случае необходимости удалять не значение, но и параметры форматирования — с команды Edit Clear Formats Очистить Перемещение и копирование В Excel содержимое любой ячейки может быть перемещено или скопировано. Со держимое ячеек, в которые вставляются переносимые (или копируемые) данные, автоматически удаляется. Чтобы избежать этого, в ту область электронной таб лицы, в которую вы хотите перенести данные, необходимо вставить пустые ячейки.

Если ячейки, в которые копируются данные, содержат некоторые значения, на экране появится окно, в котором следует подтвердить вы полнения операции замены. Вы можете заменить содержимое ячеек или от менить операцию.

Excel позволяет и копировать содержимое столбца или а так же выделенного диапазона ячеек. Диапазон ячеек можно перемещать и копиро вать в другие приложения через буфер обмена. Различие между операциями пе ремещения и копирования состоит в том, что в первом случае содержимое ячеек в исходной позиции удаляется, а при копировании сохраняется. Обе операции можно выполнить как с помощью мыши, так и с помощью клавиатуры.

Чтобы переместить диапазон ячеек посредством мыши, необходимо выделить ячейки (только смежные), поместить указатель мыши в любое место на границе отмеченного диапазона и, удерживая нажатой левую кнопку, перетащить весь диапазон на новое место. Как только вы отпустите кнопку мыши, содержимое вы деленных ячеек будет удалено в исходной позиции и вставлено в текущей. Если во время выполнения этой операции удерживать нажатой клавишу Ctrl, образует ся копия выделенного диапазона (рис. 3.11).

В Excel довольно легко перемещать и копировать данные из одних рабочих тов и книг в другие.

Перемещение, Hi | Рис. 3.11. Перемещение и копирование данных Перенос (копирование) данных из одной книги в другую Откройте рабочие книги таким чтобы их окна не накладыва лись одно на другое.

2, Выделите диапазон ячеек с данными в исходной рабочей книге.

3, Перетащите выделенный диапазон посредством мыши в другую рабо чую книгу и в отведенном для него месте (для копирования удерживайте нажатой клавишу Перенос (копирование) данных на другой лист (в пределах одной книги) 1. Выделите диапазон ячеек с данными в исходном листе.

2. Нажмите клавишу Alt и удерживайте ее в этом состоянии (для копиро вания удерживайте нажатой клавишу Ctrl).

3. Поместите указатель мыши на границу выделенного диапазона удер живая нажатой левую кнопку, сместите его на ярлычок того листа, на который копируются данные.

4. Переместите указатель мыши в позицию вставки на другом листе, сле чего отпустите клавишу Alt и левую кнопку мыши, В результате со держимое выделенных ячеек будет перенесено или скопировано в не обходимое место.

Перенос (копирование) данных на другой лист (в пределах одной книги) посредством команд меню 1. Выделите ячейки, которые необходимо перенести.

2. Скопируйте выделенные ячейки в буфер обмена с помощью команды Edit Cut (Правка которой, как вы знаете, соответствует клавиш или команды Edit Сору (Правка Копиро вать), которой соответствует комбинация клавиш либо восполь зовавшись соответствующими командами контекстного меню.

содержащиеся в буфере, могут быть вставлены в необходимое место ра бочей области Excel или другого приложения. Признаком того, что со держимое ячеек находится в буфере обмена, является мерцающая рам ка вокруг этих ячеек.

3. Установите указатель ячейки в позицию вставки и выполните команду Edit Paste (Правка Вставить). Для того чтобы вставить содержимое буфера можно воспользоваться также клавишей Enter или комбинаци ей клавиш Чтобы выполнение после выбора Cut (Вырезать) или Сору необходимо нажать клавишу Esc.

Данные, помещенные в буфер в результате выполнения команды Cut (Вырезать), после осуществления операции вставки удаляются из него. При копировании со держимого ячеек с помощью команды Сору (Копировать) данные после выполне ния указанной операции сохраняются в буфере обмена, что позволяет вставлять их и в другие ячейки электронной таблицы.

Специальная вставка При перемещении и копировании ячеек описанным способом учитывается вся содержащаяся в них информация. Это относится как к формулам и примечани ям, так и к параметрам форматирования. Но в Excel предусмотрена возможность вставки лишь части содержимого ячейки. Такая потребность может возникнуть, например, при необходимости поместить данные в отформатированную таблицу.

Избежать повторного форматирования можно только при условии, что вставляе мые данные будут находиться в неформатированном виде. В таком случае Excel предлагает командой Paste Special (Специальная вставка).

Описанная возможность реализуется только при использовании команды Сору (Копировать).

ПОДСКАЗКА Вставить только заполненные ячейки позволяет использование флажка Skip (Пропускать пустые ячейки).

Урок 3 • и данных Использование команды Paste Special 1. Выделите диапазон ячеек, подлежащих перемещению.

2. Вызовите команду Edit Сору (Правка Копировать).

3. Переместите указатель мыши в левую верхнюю ячейку диапазона, в ко тором планируете выполнить вставку.

4. Выполните команду Edit Paste Special (Правка Специальная встав ка), в чего будет открыто диалоговое окно для определения типа вставляемой информации (рис, 3.12).

5. Установите в диалоговом окне Paste (Специальная вставка) пе реключатель All (все), и вся содержащаяся в ячейке информация будет перенесена в нужное место. При выборе же переключателя Formulas Values (значения), Formats (форматы) или Comments (при мечания) в указанное вами место будут перенесены соответственно только формулы, числовые значения, параметры форматирования или примечания.

6. Нажмите кнопку ОК.

Paste Special i Г I т Рис. 3.12, Диалоговое окно Paste Special При активизации переключателя Values (значения) из исходного диапазона копи руется не сама формула, а только результат ее вычисления. Например, если ячей ка в исходном содержит формулу =11+56, то в месте назначения поя вится число 67.

Транспонирование таблицы Построив таблицу, мы, решим, что расположение строк и столбцов нас не устраивает. К счастью, в Excel довольно легко произвести транспонирование таблицы, то есть поменять ее строки и столбцы местами.

Транспонирование таблицы 1. Выделите всю таблицу.

2. Выполните Edit Сору (Правка Копировать), после чего уста новите указатель ячейки в области рабочего листа.

3. Задайте команду Edit Paste (Правка Специальная вставка).

4. В открывшемся диалоговом окне установите флажок Transpose (Транс и закройте нажав кнопку ОК. В результате на рабо чем листе появится транспонированная таблица (рис. 3.13).

. - • июл...Ш......

221 41 j 1 745.00р." июл 102;

1 635. 279 109:

• 87 •. 1 523.00р. 153 97;

- 1 002.00р. 1 356 180:

975,00р. S7:

18521,00р. 3764 1733: ;

• Всего Харьков Донецк Москва 10 июл ИЮЛ ] 923,00р. ) 1 724,00р. [ 1 200.00р.

205 385 463 книг 147 146;

151 45- 181 • - !

| Рис. 3.13. Таблица после транспонирования Вставка и удаление ячеек Многие операции сопровождаются вставкой ячеек. Так, если в таблицу необходи мо добавить данные без замены уже находящихся в ней значений, путем вставки ячеек можно создать область для новых данных. При вставке столбца следующие за ним столбцы сдвигаются на одну позицию вправо, а при вставке строки сле дующие за ней строки на одну позицию вниз.

Урок • Ввод и данных Вставка и удаление столбцов (строк) таблицы 1. Выделите столько столбцов (строк), сколько нужно вставить.

2. Откройте контекстное меню, активизируйте команду Insert (Вставить), и ваша таблица станет подобной представленной на рис. 3.14.

3. Для того чтобы вставленные столбцы (строки), воспользуй тесь командой контекстного меню Delete (Удалить).

Microsoft el Продано 1 Рис. 3.14. Таблица после вставки столбца В процессе вставки ячеек в диалоговом окне Insert (Добавление ячеек) определя ется направление смещения существующих ячеек (рис. 3.15).

Вставка ячеек невозможна, если последней строки (65 536-й) или по следнего столбца где I и V — буквы латинского алфавита) содержат данные.

При выполнении операции удаления необходимо сначала выделить подлежащие удалению ячейки, а затем выбрать в контекстном меню команду (Удалить).

Рис. 3.15. Диалоговое окно ВНИМАНИЕ При удалении содержащих данные, программа не выводит на экран окно с вопросом о необходимости выполнения операции.

При удалении строк следующие за ними строки сдвигаются вверх, а при удале нии столбцов следующие за ними столбцы сдвигаются влево. В процессе удале ния ячеек открывается диалоговое окно для определения способа смещения со седних ячеек.

Самостоятельная работа 1. Воспользовавшись таблицей, созданной при выполнении первой самостоя тельной заполните столбец А, применив метод копирования.

2. Скопируйте созданную таблицу на второй лист рабочей книги.

3. Выполните транспонирование скопированной таблицы.

4. Перейдите на первый лист книги и вставьте в середину таблицы пустую строку.

Использование средств автозаполнения Программа Excel располагает набором средств, которые позволяют значительно ускорить ввод данных. Об одном из них - маркере заполнения - было рассказа но в уроке 2. Сейчас мы рассмотрим средства автоматического заполнения ячеек более подробно.

Ввод данных с использованием маркера заполнения Вам уже известно, как с помощью маркера заполнения создаются одинаковые на боры данных на листе. При этом должна быть задействована одна выделенная ячейка или диапазон ячеек, который копируется путем протягивания маркера за полнения в смежные ячейки.

Урок Однако с помощью маркера заполнения ячейки можно значениями, которые связаны определенной зависимостью. Чтобы это реализовать, нужно вы делить как минимум две ячейки. Excel вычислит разность между значениями в этих ячейках и с применением маркера заполнения начнет формировать значения в других ячейках, прибавляя эту разность к значению каждой предыдущей ячей ки (то есть значения в заполненных ячейках образуют арифметическую прогрес сию). Если в процессе протягивания маркера заполнения удерживать нажатой клавишу Ctrl, то диапазон заполняется путем многократного дублирования значе ний выделенных ячеек.

ПРИМЕЧАНИЕ При перетаскивании маркера заполнения вниз или вправо в запол няемых ячейках возрастают, а при перетаскивании его или влево — наоборот, уменьшаются.

Рис. 3.16. Созданный с помощью маркера ряд значений представляет арифметическую прогрессию Контекстное меню автозаполнения Доступ к различным средствам автозаполнения можно получить с помощью кон текстного меню, которое появляется в том случае, если во время захвата маркера заполнения нажата правая кнопка мыши. Содержимое этого меню представлено на рис. 3.17.

Тот же что и протягивание мыши при нажатой клавише Ctrl (см. выше), дает применение команды Copy Cells (Копировать ячейки). Воспользовавшись ко мандой Series (Заполнить), можно получить такой же результат, как и в случае протягивания мыши при нажатой левой кнопке. Команда Formatting Only (За полнить форматы) производит заполнение с учетом форматов исходных ячеек, а команда Without Formatting (Заполнить значения) - наоборот, без учета тако вого. Команды Days (Заполнить по дням), Fill Weekdays (Заполнить по рабочим дням), Fill Months (Заполнить по месяцам) и Years (Заполнить по годам) обес заполнение ряда названиями дней, и т. Например, если на чальное значение дата то для получения ряда и т. д.

нужно выбрать команду Fill Months (Заполнить по а для получения ряда и т. д. — команду Years (Заполнить по годам).

Cells Fill Only near Trend Trend Рис. 3.17. Контекстное меню автозаполнения Команды Linear Trend (Линейное приближение) и Trend (Экспоненциаль ное приближение) применяются только по отношению к числовым значениям и задают формирование ряда путем линейной аппроксимации и экспоненциально го приближения соответственно. Команда Series (Прогрессия) вызывает одноимен ное диалоговое окно, которое будет рассмотрено ниже.

Использование команд автозаполнения Задать автоматическое заполнение ячеек можно и с помощью меню. Для этого следует, предварительно выделив диапазон ячеек, вызвать команду Edit Down (Правка Заполнить Вниз) или нажать комбинацию клавиш опре деляющую направление заполнения. В результате вызова функции автоматиче ского заполнения с помощью меню появляется возможность использовать ее и для заполнения несмежных диапазонов.

В подменю (Заполнить) имеются также команды Right Left (Вле во), Down (Вниз) и Up которые обеспечивают в опреде ленном направлении. расположенных справа от ука занной ячейки, можно также воспользоваться комбинацией клавиш Для того чтобы получить возможность использовать средства автозаполнения, позволяющие формировать ряды данных, следует вызвать команду Edit Series (Правка Заполнить Прогрессия). В результате откроется диалоговое ок но Series (Прогрессия), показанное на рис. 3.18.

Урок 3 • и редактирование данных 3.18. Диалоговое окно Series В области Series in (Расположение) указанного окна местонахождение заполняе мых ячеек можно задать с помощью переключателей Rows (по строкам) и (по столбцам). Переключатели области Туре (Тип) определяют тип заполнения.

По умолчанию в ней активизирован переключатель Linear (арифметическая). Вы можете также задать геометрическую прогрессию, воспользовавшись переключа телем Growth (геометрическая), и последовательность дат, активизировав пере ключатель Date (Дата). При выборе переключателя (автозаполнение) за полнение выполняется таким же образом, как при использовании маркера.

В поле Stop (Предельное значение) диалогового окна Series (Прогрессия) вво дится число, задающее предельное значение ряда. Заполнение ячеек в выделен ном диапазоне осуществляется либо до заполнения всего либо до дос тижения элементом ряда предельного значения. В последнем случае несколько ячеек выделенного диапазона остаются пустыми.

По умолчанию поле Step value (Шаг) содержит значение 1. Однако если при вы боре арифметической прогрессии вторая ячейка выделенного диапазона также содержит некоторое значение, то в качестве шага прогрессии будет использована разность между значениями этих двух ячеек. Когда установлен флажок Trend (Автоматическое определение шага), поле Step value (Шаг) недоступно, посколь ку программа автоматически вычисляет значение на основе введенных ра нее данных. Те данные, на основе которых определяется тренд, должны образо вывать ряд (упорядоченную последовательность).

При установке переключателя Linear (арифметическая) и флажка Trend (Автома тическое определение шага) начальные значения аппроксимируются прямой ли нией (метод наименьших квадратов) и формируемая последовательность соот ветствует значениям, которые возвращает функция TREND () Если вместе с флажком Trend (Автоматическое определение шага) установлен пе реключатель Growth (геометрическая), то начальные значения аппроксимируются степенным полиномом и полученный ряд соответствует значениям, которые воз вращает функция Управление Создание ряда 1. Введите в первую ячейку диапазона, где необходимо создать ряд дан ных, значение (число или дату), с которого должен начинаться этот ряд.

2. После этого выделите данный диапазон ячеек.

3. Откройте диалоговое окно Series (Прогрессия), вызвав команду Edit Series (Правка Заполнить Прогрессия).

4. Установите тип и параметры прогрессии.

5. Щелкните на кнопке ОК.

Самостоятельная работа 1. В таблице, собой с помощью маркера автозаполне ния занесите данные в столбец, который содержит порядковые номера пози ций перечня.

2, Потренируйтесь в использовании диалогового окна Series (Прогрессия). Вы бирая различные параметры, создайте с его помощью несколько последова тельностей.

Управление рабочими листами Со структурой рабочей книги вы ознакомились в уроке 1. Напомним, что книга состоит из рабочих в которых создаются необходимые таблицы. Вы мо жете выполнять с рабочими листами операции удаления, переименования, копи рования и перемещения, компонуя таким образом содержимое рабочей книги по своему усмотрению.

Выделение группы рабочих листов При вводе данных, которые должны быть сразу на нескольких лис тах рабочей книги, удобно использовать такой прием, как выделение группы ра бочих листов. Если у вас появилась необходимость создать рабочую книгу с сколькими рабочими листами и на каждом из них должна присутствовать одна и та же информация (название фирмы, ее реквизиты, адрес и т. п.), то нет смысла вводить эти данные на каждый лист в отдельности. Вы можете установить режим группового выделения и ввести данные только один раз. Однако по завершении ввода общих данных не забудьте отменить группировку листов. В противном слу чае все которые были в один лист, окажутся в других листах группы, и не исключено, что произойдет имеющейся на этих листах информации.

ПРИМЕЧАНИЕ Признаком выделения группы листов присутствие надписи [Group] в заголовке книги или окна Excel.

Урок 3 * Ввод и данных Для того чтобы отменить группировку листов, щелкните правой кнопкой мыши на любом рабочего листа группы и в открывшемся контекстном меню (рис. 3.19) выберите команду Sheets (Разгруппировать листы) или щелк ните на ярлычке любого невыделенного листа.

Sheets All Tab Code Рис. 3.19. Контекстное рабочего листа Группировка и отмена группировки рабочих листов 1. Выделите рабочий лист посредством щелчка на его ярлычке.

2. Чтобы выделить несколько рабочих листов, щелкая на их ярлычках, удерживайте нажатой клавишу 3. Для выделения всех листов рабочей книги щелкните правой кнопкой мыши на ярлычке любого рабочего листа и в открывшемся контекст ном меню выберите пункт Sheets (Выделить все листы).

4. Для отмены группировки рабочих листов щелкните правой кнопкой мыши на ярлычке любого выделенного листа и в открывшемся контек стном меню выберите команду Ungroup Sheets (Разгруппировать листы).

Вставка и удаление рабочего листа Чтобы вставить лист в рабочую книгу, необходимо щелчком правой кнопки мыши открыть контекстное меню выбрать команду Insert (Добавить) и, когда появится диалоговое окно Insert (Вставка), указать тип листа или шаблона (рис.

3.20). В результате выполнения этих действий новый лист будет вставлен в книгу, перед активным листом.

На вкладке General (Общие) диалогового окна Insert (Вставка) располагаются об щие шаблоны, а на вкладке Spreadsheet Solutions (Решения) — ные, с помощью которых вы можете получить лист для создания балансового от чета или, скажем, оформления счета-фактуры.

Если вам необходимо вставить обычный рабочий лист, выберите команду Insert Worksheet (Вставка Лист), и он появится перед текущим.

рабочими листами Рис. 3.20. Диалоговое окно Insert Для того чтобы новый рабочий лист располагался в перечне листов послед СОВЕТ ним, переместите его в нужную позицию. Как это делается, рассказано При необходимости удалить один или несколько выделенных листов восполь зуйтесь командой Edit Delete Sheet (Правка Удалить лист) или щелкните на яр лычке любого из выделенных листов правой кнопкой мыши и в открывшемся контекстном меню выберите команду Delete (Удалить).

В случае удаления рабочего листа, содержащего данные, открывается диалоговое окно, в котором следует подтвердить решение о выполнении этого действия.

Здесь пользователю предоставляется последняя возможность отменить опера цию удаления.

Перемещение и копирование листа Операции копирования и перемещения рабочих листов можно выполнять как внутри одной рабочей книги, так и в нескольких различных книгах. Если возник нет необходимость переместить или скопировать лист, то это можно сделать с по мощью команды Move or Copy (Переместить/скопировать лист), после вызова ко торой открывается одноименное диалоговое окно (рис. 3.21).

Урок 3 • Ввод и данных or Copy Рис. 3.21. Диалоговое окно Move or Copy В списке То book (в книгу) этого окна укажите, в какую из открытых на данный момент книг надо переместить или скопировать лист. В поле Before sheet (Перед листом) необходимо указать имя перед которым будет вставлен активный лист. Чтобы поместить лист в конец книги, выберите пункт (move to end) (пере местить в конец). При активизации флажка Create a copy (Создавать копию) ак тивный лист копируется. Скопированный рабочий лист будет то же имя, что и исходный рабочий лист, но с собственным который указывается в скобках после имени.

Для перемещения рабочего листа в пределах рабочей книги достаточно перета щить на новое место его ярлычок. Во время перемещения листа над ярлычками по является указатель позиции вставки. Для копирования рабочего листа в пределах рабочей книги достаточно при перетаскивании удерживать нажатой клавишу Копирование и перемещение рабочих листов Для перемещения рабочего листа в пределах рабочей книги перетащи те его ярлычок в новое место (помеченное маленьким треугольником).

Удерживая нажатой клавишу Ctrl, можно скопировать рабочий лист методом перетаскивания.

2. Для перемещения или копирования рабочего листа в другую рабочую книгу выделите этот лист и вызовите команду Edit Move or Copy Sheet (Правка Переместить/скопировать лист). В списке То book (В книгу) выберите имя рабочей книги, в которую следует поместить новый лист, а в списке Before sheet (Перед листом) укажите позицию вставки. Если необходимо выполнить копирование установите флажок Create а сору (Создавать копию). Щелкните на кнопке ОК.

Подведение Переименование листа Переименовать лист можно несколькими способами: выполнив команду Format Sheet Rename (Формат Лист Переименовать), выбрав в контекстном меню яр лычка (см, рис. 3.19) команду Rename (Переименовать) или дважды щелкнув на ярлычке. В результате выполнения любого из перечисленных действий имя лис та в ярлычке будет представлено инверсно, и вы сможете с клавиатуры новое имя. Завершите его ввод нажатием клавиши Enter.

Pages:     || 2 | 3 | 4 | 5 |   ...   | 6 |



© 2011 www.dissers.ru - «Бесплатная электронная библиотека»

Материалы этого сайта размещены для ознакомления, все права принадлежат их авторам.
Если Вы не согласны с тем, что Ваш материал размещён на этом сайте, пожалуйста, напишите нам, мы в течении 1-2 рабочих дней удалим его.