WWW.DISSERS.RU

БЕСПЛАТНАЯ ЭЛЕКТРОННАЯ БИБЛИОТЕКА

   Добро пожаловать!

Pages:     | 1 ||

«Введение Microsoft Excel 2000: справочник — очередная книга из серии справочников для практического применения. ...»

-- [ Страница 2 ] --

4. В зависимости от способа комбинирования скопированных данных выберите одно из положений переключателя Operation (Операция):

None (Нет), Add (Сложить), Subtract (Вычесть), Multiple (Умножить), Divide (Разделить).

5. Установите флажок Skip blanks (Пропускать пустые ячейки), если поверх старого содержимого ячеек не нужно вставлять пустые ячейки.

6. Чтобы транспонировать таблицу, то есть вставить строки по столбцам, а столбцы — по строкам, необходимо установить флажок Transpose (Транспонировать).

7. Щелкните на кнопке ОК.

Копирование: В другие ячейки Использование команд Copy (Копировать) и Paste (Вставить) экономит массу рабочего времени. Нет необходимости заполнять вручную все ячейки, содержащие одинаковые символы, формулы или форматы. Достаточно ввести их один раз, а потом копировать в заранее подготовленные ячейки или диапазоны. Надо лишь следить, чтобы не были перезаписаны важные данные.

Шаг за шагом 1. Выделите щелчком мыши ячейку (или диапазон), которую нужно скопировать, затем щелкните на кнопке Copy (Копировать) на стандартной панели инструментов (можно выбрать команду Edit (Правка) > Copy (Копировать)).

2. Пользуясь указателем мыши, выделите место в левом верхнем углу диапазона, в который вы хотите вставить копируемые данные.

3. Щелкните на кнопке Paste (Вставить) на стандартной панели инструментов.

Копирование: В несмежные диапазоны Копировать данные можно в различные места рабочего листа (по нескольку копий) и в несмежные диапазоны. Предварительно нужно убедиться, что в используемых диапазонах не содержатся нужные данные.

Шаг за шагом 1. Выделите щелчком мыши ячейку (или диапазон), которую нужно скопировать, затем щелкните на кнопке Copy (Копировать) на стандартной панели инструментов (можно выбрать команду Edit (Правка) > Copy (Копировать)).

2. Удерживая нажатой клавишу Ctrl, проведите мышью по всем левым верхним ячейкам диапазонов, в которые предполагается вставить скопированные данные.

3. Щелкните на кнопке Paste (Вставить) на стандартной панели инструментов.

Копирование: Данных в ячейках Операция копирования данных — одна из наиболее важных при подготовке документа. В Excel данные можно копировать из одного места в другое в пределах рабочего листа, между рабочими листами и даже между Excel и другими приложениями.

(См. разделы «Копирование: Данных из других приложе ний» и «Перемещение: Данных в ячейках».) Шаг за шагом 1. Выделите ячейку (или диапазон), которую нужно скопи ровать, затем щелкните на кнопке Copy (Копировать) стандартной панели инструментов (или выберите команду Edit (Правка) >• Copy (Копировать)).

2. Выделите левую верхнюю ячейку диапазона, в которую будет производиться копирование, затем щелкните на кнопке Paste (Вставить) стандартной панели инструмен тов (или выберите команду Edit (Правка) > Paste (Вставить)).

СОВЕТ Чтобы быстро скопировать данные в пределах рабочего листа, выделите мышью диапазон для копирования. Затем перетащите его за край в нужное место, удерживая нажатой клавишу Ctrl, и отпустите кнопку мыши.

Копирование: Данных из других приложений Задача переноса данных осуществляется с помощью буфера обмена. Вы можете легко копировать и вставлять данные из одного Windows приложения в другое. Буфер обмена — это место, где временно хранятся вырезанные или скопированные объекты.

При выполнении команды вырезания или копирования текста или объекта Windows помещает этот текст или объект в буфер, после чего их можно вставить в тот же самый или в другой рабочий лист либо в другое приложение.

Шаг за шагом 1. Выделите ячейку (или диапазон), предназначенную для копирования, затем щелкните на кнопке Copy (Копировать) на стандартной панели инструментов (или выберите команду Edit (Правка) > Copy (Копировать)).

2. Поместите курсор в место предполагаемой вставки.

Если копирование производится в другое Windows приложение, переключитесь в это приложение.

Например, если вы вставляете объект из Excel в Word, переключитесь в Word.

3. Щелкните на кнопке Paste (Вставить) на стандартной панели инструментов (или выберите команду Edit (Правка) > Paste (Вставить)).

СОВЕТ Для копирования атрибутов ячеек вы можете использовать все функции команды Paste Special (Специальная вставка), описанной в разделе «Копирование: Атрибутов ячеек».

ПРИМЕЧАНИЕ Один и тот же объект можно вставлять много раз, пока в буфер не попадет новый фрагмент.

Данные хранятся в буфере до тех пор, пока не будет осуществлена новая операция вырезания или ко пирования, которая и поместит в буфер новый фрагмент.

(См. также раздел «Копирование: Атрибутов ячеек» в этой главе и раздел «Связывание: Данных Ex cel и других Windows приложений» в главе «Связывание и внедрение».) Копирование: Рабочих листов Рабочий лист со всем содержимым и всеми форматами можно скопировать в новый лист. Это можно проделать как с той книгой, в которой данный рабочий лист находится, так и с любой другой. Это может понадобиться, когда нужно работать с документами, требующими создания рабочих листов со сходными форматами, структурой и организацией.

(См. также раздел «Перемещение: Рабочих листов».) Шаг за шагом 1. Откройте книги, между которыми будет производиться перемещение рабочих листов, и перейдите в ту, откуда рабочие листы будут копироваться.

2. Щелкните правой кнопкой мыши на ярлычке того листа, который нужно скопировать. В появившемся контекстном меню выберите команду Move or Copy (Переместить/ скопировать).

3. В списке То book (В кишу) открывшегося окна диалога Move or Copy (Переместить или скопировать) укажите название книги, в которую будет производиться вставка выделенных рабочих листов.

4. В списке Before sheet (Перед листом) укажите, куда именно нужно копировать рабочие листы.

5. Если нужно сохранить оригинал копируемого фрагмента на месте и переслать в другую книгу только копию рабочего листа, установите флажок Create copy (Создавать копию). Щелкните по кнопке ОК.

СОВЕТ Можно быстро создать копию рабочего листа в той же книге. Для этого перетащите ярлычок копируемого листа в нужное место, удерживая нажатой клавишу СМ.

Орфография: Проверка орфографии Все приложения Microsoft Office, в том числе и Excel, используют одну и ту же систему проверки орфографии и одни и те же словари. С помощью этого инструмента в Excel вы можете проверить правильность написания как отдельного слова, так и всех слов на рабочем листе или даже на диаграмме.

Excel позволяет использовать и собственные словари, содержащие сокращения и термины, характерные для определенной области деятельности.

Ниже перечислены элементы управления окна диалога Spelling (Проверка орфографии) и дано их описание.

Шаг за шагом 1. Выделите одну ячейку, если будет производиться проверка рабочего листа в целом. Выделите диапазон, диаграмму или объект, чтобы ограничить область проверки только этими фрагментами.

(Чтобы начать поиск с начала рабочего листа, выделите ячейку А1.) 2. Щелкните на кнопке Spelling (Орфография) на стандартной панели инструментов. Если Excel не сможет найти в своем словаре какое то слово, на экране появится окно " диалога Spelling (Проверка орфографии).

3. Измените вариант в поле Change to (Заменить на) или согласитесь с предложенным. Щелкните на кнопке Change (Заменить). Если щелкнуть на кнопке Change all (Заменить все), слово с ошибкой будет заменено во всем документе (или выделенном фрагменте).

4. Можно выбрать другой вариант правильного слова в списке Suggestions (Варианты) и только потом нажать кнопку Change (Заменить) или Change all (Заменить все). Также можно использовать и другие перечисленные выше возможности.

5. Когда появится сообщение о том, что весь рабочий лист (или весь выделенный фрагмент) проверен, щелкните на кнопке ОК.

ПРИМЕЧАНИЕ Если система проверки орфографии не находит неправильных слов, то окно диалога Spelling (Проверка орфографии) на экране не появляется. Вместо него выводится короткое сообщение о том, что проверка закончена.

Орфография: Создание пользовательского словаря Чтобы при проверке орфографии не изменять много раз одни и те же имена, фамилии клиентов, названия фирм, индексы, технические термины, аббревиатуры и т. д., добавляйте эти слова в пользовательский словарь. Когда Excel проверяет орфографию, слово сначала ищется в основном словаре. Если нужного слова там нет, программа обращается к пользовательскому словарю.

Если настройки по умолчанию не были изменены, то все новые слова будут добавляться в словарь Custom.dic. Это название появляется в списке Add words to (Добавлять слова в) окна диалога Spelling (Проверка орфографии). Можно создавать свои собственные словари, называя их соответственно теме документа, и выбирать их в списке.

Пользовательских словарей может быть сколько угодно, но одновременно работать можно только с одним.

Шаг за шагом 1. Откройте рабочий лист, где содержатся слова, которые вы хотите добавить в пользовательский словарь (предполагается, что их нет в основном словаре Excel), затем щелкните на кнопке Spelling (Орфография) на стандартной панели инструментов или выберите команду Tools (Сервис) >• Spelling (Орфография).

2. Когда Excel найдет слово, которое нужно добавить в словарь, введите имя нового словаря в поле Add words to (Добавлять слова в).

3. Щелкните на кнопке Add (Добавить), чтобы добавить текущее слово в словарь.

Пока окно диалога Spelling (Проверка орфографии) открыто (для чего необходимо наличие хотя бы одного слова, которого нет в словаре Excel и рабочем пользовательском словаре), можно менять словари, выбирая их в списке.

Чтобы добавить слова в ваш пользовательский словарь, начните проверку орфографии с фрагмента, в котором находятся эти слова. При необходимости добавить слово в словарь выберите нужное название словаря в списке Add words to (Добавлять слова в) и щелкните на кнопке Add (Добавить).

Переименование рабочих листов Каждому рабочему листу в книге по умолчанию присваивается имя. В новой книге листы называются Sheetl (Лист1), Sheet2 (Лист2) и т. д. Вы можете заменить эти имена более содержательными названиями (длиной до 31 символа). В именах рабочих листов можно использовать пробелы, но недопустимы следующие символы:

/\:Д*[]<> Шаг за шагом 1. Дважды щелкните мышью на ярлычке листа, который необходимо переименовать.

2. Введите новое имя и нажмите клавишу Enter.

Новое имя сразу отобразится на ярлычке листа.

Перемещение: Данных в ячейках Excel допускает перемещение данных в пределах одного рабочего листа, между рабочими листами, между книгами и даже между приложениями. Когда вы перемещаете (или вырезаете) данные, вы также перемещаете ячейку, в которой они содержатся.

Обязательно заранее приготовьте место для перемещаемых данных, чтобы случайно не уничтожить нужную информацию. (См. также раздел «Копирование: Данных в ячейках».) Шаг за шагом 1. Выделите ячейку (или диапазон), которую нужно переместить, затем щелкните на кнопке Cut (Вырезать) на стандартной панели инструментов (или выберите команду Edit (Правка) >• Cut (Вырезать)).

2. Выделите левую верхнюю ячейку диапазона, в который будет производиться перемещение. Если производится вставка в другое приложение, переключитесь в него и перейдите в место вставки.

3. Щелкните на кнопке Paste (Вставить) на стандартной панели инструментов (или выберите команду Edit (Правка) > Paste (Вставить)).

СОВЕТ Чтобы быстро переместить данные в пределах рабочего листа, выделите диапазон для копирования.

Затем перетащите его за край в нужное место.

Перемещение: Между рабочими листами Для быстрого перемещения между рабочими листами служат ярлычки листов, которые располагаются в нижней части экрана. Если книга состоит из нескольких листов и не все ярлычки видны на экране, то для увеличения области видимости ярлычков перетащите левый край горизонтальной полосы прокрутки. Если все таки ярлычки не видны полностью, используйте кнопки прокрутки листов (кнопки со стрелками слева от ярлычков листа). Всего один раз щелкнув мышью, можно переместиться к первому и последнему рабочему листу, а также к предыдущему и следующему.

Шаг за шагом 1. Прокрутите ярлычки листов так, чтобы нужный ярлычок был виден на экране.

2. Щелкните по ярлычку требуемого рабочего листа, чтобы перейти на него.

ПРИМЕЧАНИЕ Если на экране вообще не видны ярлычки листов, выберите команду Tools (Сервис) >• Options (Параметры), щелкните на вкладке View (Вид) открывшегося окна диалога и установите флажок Sheet tabs (Ярлычки листов).

Перемещение: Рабочих листов Рабочие листы можно перемещать как в пределах одной книги, так и из одной книги в другую. Нет необходимости предварительно создавать пустой рабочий лист — вы можете переместить исходный лист прямо в место назначения.

(См. также раздел «Копирование: Рабочих листов».) Шаг за шагом 1. Откройте книги, между которыми будет производиться перемещение рабочих листов.

Перейдите в книгу, содержащую рабочие листы для перемещения.

2. Щелкните правой кнопкой мыши на ярлычке листа, который нужно переместить. Выберите в появившемся меню команду Move or Copy (Переместить/скопировать).

3. В списке То book (В книгу) открывшегося окна диалога укажите название книги, в которую будет производиться перемещение выделенных рабочих листов.

4. В списке Before sheet (Перед листом) укажите, куда именно нужно перемещать рабочие листы.

Щелкните на кнопке ОК.

СОВЕТ Чтобы быстро переместить рабочий лист внутри 'одной книги, выделите нужный ярлычок листа и перетащите активный лист на место.

ПРИМЕЧАНИЕ Чтобы сделать рабочий лист первым листом в новой книге, выберите пункт New book (Новая книга) в списке То book (В книгу) окна диалога Move or copy (Переместить или скопировать).

Поиск данных на рабочем листе Когда рабочие листы разрастаются и заполняются информацией, становится все труднее искать на них конкретные данные. Команда Edit (Правка) >• Find (Найти) позволяет мгновенно переходить к любым элементам рабочего листа, например подписям, формулам, значениям или примечаниям. (См. также раздел «Замена данных на рабочем листе».) Шаг за шагом 1. Выделите диапазон, в котором следует вести поиск. Чтобы вести поиск во всем рабочем листе, выделите любую ячейку. (Чтобы начать поиск с начала рабочего листа, выделите ячейку А1.) 2. Выберите команду Edit (Правка) >• Find (Найти). В поле Find what (Что) открывшегося окна диалога Find (Найти) введите данные, которые нужно найти. Укажите другие параметры поиска, например Match case (Учитывать регистр).

3. В списке Look in (Область поиска) выберите тип информации, к которому принадлежат исходные данные.

4. Щелкните на кнопке Find Next (Найти далее).

Вновь щелкните на этой кнопке, чтобы перейти к следующему найденному фрагменту. Когда закончите, щелкните на кнопке Close (Закрыть).

ПРИМЕЧАНИЕ Команда Find (Найти) позволяет вести поиск только в текущем рабочем листе. Чтобы найти данные в другом рабочем листе, перейдите в него и еще раз выполните команду Find (Найти).

ПРИМЕЧАНИЕ Нажатие клавиши Esc останавливает процесс поиска.

Правка данных: В строке формул Для исправления данных в ячейках можно использовать строку формул.

Шаг за шагом 1. Выделите ячейку, содержащую текст, который нужно исправить.

2. Поместите указатель мыши над строкой формул, чтобы он превратился в указатель в виде вертикальной черты. Поместите этот указатель в нужное место в строке формул и щелкните левой кнопкой мыши.

3. Введите новые данные. Если необходимо удалить текст, используйте клавишу Backspace для удаления символа слева от курсора или клавишу Delete для удаления символа справа от курсора.

4. Нажмите клавишу Enter, чтобы принять изменения, или клавишу Esc, чтобы оставить содержимое ячейки неизмен ным.

СОВЕТ Для замены части содержимого ячейки выделите мышью последовательность символов, которые нужно заменить другими. Затем введите новые данные и нажмите клавишу Enter.

Правка данных: В ячейках Изменить содержимое ячейки можно либо в самой ячейке, либо в строке формул. На рабочих листах, построенных по принципам форм, пользователи чаще всего вводят данные непосредственно в ячейки.

Шаг за шагом 1. Дважды щелкните на ячейке, содержащей текст, который нужно исправить. Переместите курсор в нужное место (с помощью клавиатуры или мыши).

2. Введите новые данные. Если требуется удалить текст, используйте клавишу Backspace для удаления символа слева от курсора или клавишу Delete для удаления символа справа от курсора.

3. Нажмите клавишу Enter, чтобы принять изменения, или клавишу Esc, чтобы оставить содержимое ячейки неизменным.

Скрытие: Отображение скрытых строк и столбцов (Для получения предварительной информации см.

раздел «Скрытие: Строк и столбцов».) Столбец или строка являются скрытыми, если заголовок столбца или номер строки не виден на экране. Скрытые строки и столбцы можно легко снова отобразить на экране, если нужно изменить данные, которые в них содержатся.

Шаг за шагом 1. Выделите столбцы, окружающие скрытый столбец, или строки, окружающие скрытую строку.

2. Щелкните правой кнопкой мыши на одном из выделенных столбцов или строк. В появившемся контекстном меню выберите команду Unhide (Отобразить).

Скрытие: Строк и столбцов Иногда приходится скрывать часть столбцов и строк.

Например, при печати иногда нет необходимости выводить всю информацию, которая содержится в таблице. Столбцы и строки, которые не требуется печатать, можно временно убрать с экрана. Они не будут видны и не будут выводиться на печать (печатаемый документ выглядит так же, как он отображается на экране). Скрытие строк и столбцов не влияет на значения, вычисляемые в формулах.

(См. также раздел «Скрытие: Отображение скрытых строк и столбцов».) Шаг за шагом 1. Щелкните правой кнопкой мыши на заголовке столбца или номере строки, которые необходимо скрыть.

2. В появившемся контекстном меню выберите команду Hide (Скрыть).

СОВЕТ Если часто приходится убирать с экрана и отображать одни и те же строки и столбцы, разумно создать для этих целей представление. Подробнее об этом см. раздел «Представление рабочего листа» в главе «Настройка».

Удаление: Рабочих листов Если какой то лист в книге не нужен, его целиком можно удалить. Перед удалением рабочего листа Excel попросит подтвердить удаление. Используйте эту команду с осторожностью — отменить удаление листа с помощью команды Undo (Отменить) невозможно.

(См. также раздел «Книги: Удаление» в главе «Работа с файлами».) Шаг за шагом 1. Щелкните правой кнопкой мыши на ярлычке листа, ко торый нужно удалить.

2. Выберите в контекстном меню команду Delete (Удалить), а затем щелкните по кнопке О К, чтобы подтвердить удаление.

Удаление: Содержимого ячеек Хотя удаление данных — довольно простая задача, но с ней связано несколько тонкостей. Следует различать удаление данных из ячеек и удаление самих ячеек. Удаление данных из ячеек иногда называется очисткой содержимого. При очистке ячейки можно удалить из нее данные, форматиро вание, примечание или все вместе.

ПРИМЕЧАНИЕ Для удаления данных из ячеек (как описано в этом разделе) используйте команду Edit (Правка) > Clear (Очистить) или клавишу Delete. Если вы хотите удалить ячейки из рабочего листа (включая их содержимое), используйте команду Edit (Правка) >• Cut (Вырезать) или Edit (Правка) >• Delete (Удалить).

(См. также раздел «Удаление: Ячеек и диапазонов».) Шаг за шагом 1. Выделите ячейку или диапазон, которые нужно очистить.

2. Раскройте подменю Clear (Очистить) меню Edit (Правка) и выберите одну из команд: All (Все), Formats (Форматы), Contents (Содержимое) или Comments (Примечания). Чтобы вернуть данные в исходное состояние, выберите команду Edit (Правка) >• Undo (Отменить).

СОВЕТ Чтобы быстро очистить содержимое ячеек, выделите их все i нажмите клавишу Delete.

Удаление: Строки столбцов Столбцы и строки с устаревшими данными можно удалять.

Шаг за шагом 1. Выделите удаляемый столбец (или строку).

2. Выберите команду Edit (Правка) >• Delete (Удалить).

СОВЕТ При удалении нескольких столбцов (или строк) нужно просто выделить на шаге 1 все удаляемые столбцы (или строки).

Удаление: Ячеек и диапазонов Excel позволяет удалять ячейки и диапазоны в любом месте рабочего листа. При удалении ячейки из рабочего листа происходит удаление как содержимого ячейки, так и самой ячейки. На место удаленных ячеек сдвигаются соседние. Формулы, содержавшие указатели на ячейки, которые после удаления сдвигаются в том или ином направлении, обнов ляются автоматически.

• (См. также раздел «Удаление: Содержимого ячеек».) Шаг за шагом 1. Выделите удаляемую ячейку (или диапазон).

2. Выберите команду Edit (Правка) > Delete (Удалить).

3. В появившемся окне диалога задайте, как при этом бу. дут вести себя соседние ячейки, выбрав одно из четырех положений переключателя Delete (Удалить): Shift cell left (Ячейки со сдвигом влево), Shift cell up (Ячейки со сдвигом вверх), Entire row (Строку), Entire column (Столбец), — и нажмите кнопку ОК.

Работа с файлами Основные команды, необходимые для работы с файлами и книгами, находятся в меню File (Файл).

Это, например, команды открытия и закрытия файла, создания нового файла, сохранения существующего.

Кроме того, в файл можно внести вспомогательную информацию о книге Excel.

Также с помощью меню File (Файл) можно разрешить совместный доступ к файлу книги другим пользователям как локальной, так и глобальной сети.

Это позволяет нескольким пользователям работать с одной книгой одновременно и параллельно вносить туда изменения.

Книги: Добавление информации (Для получения предварительной информации см. раздел «Книги: Создание».) Служебную информацию и информацию о свойствах файла можно записать в каждую книгу. Эти данные потом по могают производить поиск файлов.

(См. также раздел «Файлы: Поиск».) Шаг за шагом 1. Откройте книгу, в которую нужно внести дополнительную информацию.

2. Выберите команду File (Файл) > Properties (Свойства).

3. На вкладке Summary (Документ) открывшегося окна диалога Properties (Свойства) введите информацию, которую требуется сохранить вместе с документом. Если нужно, установите в нижней части окна флажок для создания рисунка при предварительном просмотре.

4. На других вкладках этого окна диалога измените свойства файла, введя необходимую информацию. Когда будут внесены все изменения, щелкните на кнопке ОК.

Книги: Закрытие (Ддя получения предварительной информации см.

раздел «Книги: Создание».) После того как закончена работа над книгой, ее надо закрыть, чтобы выгрузить из памяти.

Шаг за шагом 1. Выделите книгу, которую надо закрыть. Затем выберите команду File (Файл) > Close (Закрыть).

2. Если в книге были сделаны изменения, которые не были сохранены, то перед закрытием появится окно диалога. В нем вам будет предложено сохранить файл. Если изменения нужно сохранить, щелкните на кнопке Yes (Да), если нет — No (Нет). Чтобы вернуться к работе над книгой, щелкните на кнопке Cancel (Отмена).

Книги: Создание При запуске Excel создается новая книга с именем Bookl. Книга может состоять из нескольких рабочих листов разного типа, ими могут быть, например, рабочие листы, листы с диаграммами, макросами и т.

п.

Каждый созданный или открытый документ будет открываться в новом окне. Это очень удобно при работе с несколькими документами.

Когда файл создается с помощью команды File (Файл) > New (Создать), Excel предложит вам выбрать шаблон для новой книги. Обычно используется шаблон по умолчанию, но допустимы и другие встроенные или созданные самостоятельно шаблоны. Книга, основанная на предлагаемом по умолчанию шаблоне, содержит три рабочих листа.

(См. также разделы «Шаблоны: Создание» и «Шаблоны:

Создание рабочей книги да основе шаблона» в главе «Настройка», а также раздел «Добавление: Рабочих листов» в главе «Правка книг».) Шаг за шагом 1. Запустите Excel.

2. Выберите команду File (Файл) >• New (Создать).

Щелкните на нужной вкладке открывшегося окна диалога New (Создание документа) и выберите требуемый шаблон. Щелкните на нем. (Шаблон Workbook (Книга) на вкладке General (Общие) — это шаблон книги, который используется по умолчанию.) Щелкните на кнопке ОК.

СОВЕТ Для создания книги на основе шаблона, выбранного по умолчанию, щелкните на кнопке New (Создать) панели инструментов Standard (Стандартная).

СОВЕТ Для изменения числа листов, которые по умолчанию содержит новая книга, выберите команду Tools (Сервис) > Options (Параметры). В открывшемся окне диалога Options (Параметры) щелкните на вкладке General (Общие). В поле Sheets in new workbook (Листов в новой книге) укажите нужное число. Щелкните на кнопке ОК.

Книги: Удаление (Для получения предварительной информации см.

раздел «Книги: Создание».) Если книга больше не нужна, ее можно удалить.

Вместе с ней удалятся все рабочие листы, диаграммы, макросы и т. п. Перед удалением книги надо убедиться, что она была закрыта. После выполнения команды закрытия файла появится окно диалога, в котором потребуется подтвердить удаление файла.

(См. также раздел «Удаление: Рабочих листов» в главе «Правка книг».) Шаг за шагом 1. Перед удалением проверьте, была ли закрыта книга. Затем выберите команду Rie (Файл) >• Open (Открыть). Появится окно диалога Open (Открытие документа).

6 Зак.№ 2. В списке Look in (Папка) найдите нужную папку, а в ней — файл книги, который требуется удалить.

3. Щелкните правой кнопкой мыши на значке книги.

4. В появившемся меню выберите команду Delete (Удалить).

5. В окне диалога Подтверждение удаления файла щелкните на кнопке Да для удаления книги или Нет, чтобы вернуться в окно диалога Open (Открытие документа).

6. Щелкните на кнопке Cancel (Отмена), чтобы закрыть окно диалога Open (Открытие документа).

Открытие: Существующей книги (Для получения предварительной информации см.

раздел «Книги: Создание».) Перед работой над книгой ее сначала требуется открыть. Для этого достаточно в окне диалога Open (Открытие документа) дважды щелкнуть на значке нужной книги.

(См. также раздел «Открытие: Файлов, сохраненных в других форматах».) Шаг за шагом 1. Запустите Excel.

2. Щелкните на кнопке Open (Открыть) на панели инструментов Standard (Стандартная). (Или выберите команду File (Файл) >• Open (Открыть).) 3. В окне диалога Open (Открытие документа) в списке Look in (Папка) найдите папку, в которой содержится требующаяся книга.

ПРИМЕЧАНИЕ В Excel 2000, щелкнув на стрелочке, расположенной на кнопке Open (Открыть) в окне диалога Open (Открытие документа), вы увидите меню, позволяющие открыть документ другими способами:

Open as Сору (Открыть как копию), Open Read only СОткрыть только для чтения) или Open in Browser (Открыть в броузере).

4. Выделите нужный файл книги и щелкните на кнопке Open (Открыть).

СОВЕТ Чтобы открыть книгу, с которой вы недавно работали, раскройте меню File (Файл). В нижней части меню выберите имя книги. По умолчанию отображаются только названия последних четырех открытых документов. Чтобы изменить это число, выберите команду Tools (Сервис) >• Options (Параметры). В открывшемся окне диалога на вкладке General (Общие) в поле Recently used file list (Список раннее открывавшихся файлов содержит элементов, не более) выберите нужное число (но не более 9) и щелкните на кнопке ОК.

СОВЕТ Если программа Excel еще не запущена, книгу можно открыть из Проводника Windows. Для этого дважды щелкните на значке требующейся книги.

Открытие: Файлов, сохраненных в других форматах Для импорта данных из других программ в Excel можно воспользоваться командой File (Файл) > Open (Открыть). Excel распознает файлы многих форматов, например Lotus 1 2 3, Quattro Pro, dBase, Html и т. д.

После открытия таких файлов их часто требуется сохранить в формате Excel.

СОВЕТ Если нужно просмотреть только часть информации, содержащейся в файле данных, организованном по строкам и столбцам, лучше воспользоваться надстройкой Excel Microsoft Query.

(См. также раздел «Надстройки Excel» в главе «Настройка».) Шаг за шагом 1. Запустите Excel. Щелкните на кнопке Open (Открыть) на стандартной панели инструментов (или выберите команду File (Файл) >• Open (Открыть)).

2. В списке File of type (Тип файла) выберите тип файла, который требуется открыть.

3. В" списке Line in (Папка) выберите диск и папку, в которой содержится нужный файл.

4. Выберите файл книги и щелкните на кнопке Open (Открыть).

ВНИМАНИЕ Сохранение файла в отличном от Excel формате может привести к потере форматирования, функций, формул и т. п. из за того, что другие программы могут не поддерживать эти атрибуты Excel. Для сохранения исходного файла в формате Excel нужно убедиться, что в поле Files of type (Тип файла) стоит правильный тип.

Совместное использование:

Запрет (Для получения предварительной информации см.

раздел «Совместное использование: Настройка».) Если к книге разрешен совместный доступ, то его в любое время можно запретить. Но перед выполнением этой операции следует проверить, чтобы в этот момент с книгой больше никто не работал. Иначе запрет на совместное использование книги повлечет за собой потерю данных другими пользователями.

ВНИМАНИЕ При отключенном режиме совместного использования информация журнала изменений стирается и становится недоступной. (См. также раздел «Совместное использование: Просмотр изменений».) Шаг за шагом 1. Откройте книгу, совместное использование которой нужно запретить.

2. Выберите команду Tools (Сервис) >• Share Workbook (Доступ к книге). В открывшемся окне диалога раскройте вкладку Editing (Правка).

3. Если в списке Who has this workbook open now (Файл открыт следующими пользователями) есть имена других пользователей, попросите их сохранить изменения и закрыть файл. Иначе их можно просто отключить, щелкнув на кнопке Remove (Удалить).

4. Снимите флажок разрешения совместного доступа и щелкните на кнопке ОК.

5. В появившемся окне диалога щелкните на кнопке Yes (Да), чтобы запретить совместное использование книги.

Совместное использование:

Настройка Если несколько компьютеров подключены к сети, то имеется возможность организовать совместную с другими пользователями работу над документом, то есть одновременно можно открыть один файл и вносить в него изменения. Программа Ex cel в это время будет отслеживать, кто и какие изменения вносит. В режиме совместного использования есть несколько параметров, существенно облегчающих работу.

(См. также раздел «Совместное использование:

Запрет».).

Шаг за шагом 1. Откройте книгу, с которой предполагается работать совместно. Выберите команду Took (Сервис) >• Share Workbook (Доступ к книге).

2. В открывшемся окне диалога щелкните на вкладке Editing (Правка). Установите флажок разрешения совместного использования. Щелкните на кнопке ОК.

3. В появившемся окне диалога щелкните на кнопке Yes (Да), чтобы сохранить книгу. В заголовке книги появится слово Shared (Общий).

4. Сохраните книгу в папке, доступной другим пользователям.

5. На вкладке Advanced (Подробнее) окна диалога Share Workbook (Управление доступом к файлу) можно настро ить параметры совместного доступа. Например, можно установить регистрацию изменений, а также режим обновления изменений, если они противоречат друг другу ПРИМЕЧАНИЕ При сохранении общем книги есть два способа разре шения конфликтов, возникающих при изменении книги разными пользователями. Excel можно заставить выдавать запрос о том, чьи изменения имеют преимущество, а можно сразу отдавать преимущество тем изменениям, которые были сохранены ранее.

Совместное использование:

Просмотр изменений (Для получения предварительной информации см.

раздел «Совместное использование: Настройка».) Все изменения, происходящие в общей книге, регистрируются, и их можно просматривать двумя различными способами:

ж изменения выделяются в общей книге, а сведения, такие как автор, время и дата изменения, выводятся на экран в виде всплывающей подсказки;

ж все изменения заносятся в специальный журнал, который находится на отдельном рабочем листе.

Можно использовать оба способа сразу. По умолчанию в журнале изменений данные сохраняются 30 дней. Это значение можно изменить.

Выберите команду Tools (Сервис) >• Share Workbook (Доступ к книге) и в открывшемся окне диалога раскройте вкладку Advanced (Подробнее). В поле Keep change history (Хранить журнал изменений в течение) поставьте нужное число. Это может понадобиться, если в будущем возникнет необходимость вернуться к предыдущей версии общей книги.

Шаг за шагом 1. Откройте общую книгу и выберите команду Tools (Сервис) >• Track Changes (Исправления) > Highlight Changes (Выделить исправления).

Появится окно диалога Highlight Changes (Исправления).

2. Убедитесь, что флажок Track changes while editing (Отслеживать исправления) установлен. После этого книга становится общей, то есть разрешается ее совместное использование и отслеживание изменений.

3. В области Highlight which changes (Отслеживать исправления, внесенные) установите флажок When (По времени) и в списке выберите пункт All (Все).

4. Установите флажок Highlight changes on screen (Выделять исправления на экране), чтобы все исправления были видны на экране. Также установите флажок List changes on a new sheet (Вносить изменения на отдельный лист), чтобы все изменения заносились в журнал на отдельном рабочем листе ^той книги. Это станет возможным только после того, как книга будет сохранена как общая. Каждый раз после сохранения общей рабочей книги необходимо будет вновь устанавливать указанный флажок.

5. Щелкните на кнопке ОК, затем сохраните книгу.

СОВЕТ С помощью команды Tools (Сервис) > Track Changes (Исправления) > Accept or Reject Changes (Принять или отклонить исправления) в окне диалога Select Changes to Accept or Reject (Выбор исправлений) можно выбрать, какие исправления стоит принять, а какие являются ошибочными и их надо отклонить.

Сохранение: Автосохранение При работе над книгами возможны их автосохранение или периодическое напоминание о необходимости сохранить файл. Можно задать частоту, с которой будет происходить автосохранение, а также режим автосохранения, то есть ко всем или только к текущей книге будет применяться автосохранение.

Шаг за шагом 1. Выберите команду Tools (Сервис) >• Autosave (Автосохранение). Если такой команды в меню не оказалось, выберите команду Tools (Сервис) > Add ins (Надстройки) и в открывшемся окне диалога установите флажок Autosave Add in (Автосохранение). Щелкните на кнопке ОК.

2. В окне диалога Autosave (Автосохранение) установите флажок Automatic Save Every (Сохранять каждые) и введите интервал в минутах, через который будет происходить автосохранение.

3. Можно установить автосохранение только для активной книги или для всех открытых книг. Для этого выберите нужное положение переключателя Save Options (Сохранять рабочие книги).

.4. Если требуется, можно установить флажок Prompt Before Saving (Запрашивать разрешение). Тогда перед сохранением книги на экран будет выводиться напоминание об этом. Затем щелкните на кнопке ОК.

Сохранение: Книги (Для получения предварительной информации см.

раздел «Книги: Создание».) После того как книга создана или в нее внесены изменения, ее нужно сохранить, чтобы записать данные. Если книга сохраняется впервые, необходимо указать расположение и имя файла книги. Если в книгу были внесены изменения, то она сохранится под тем же именем. При необходимости можно сохранить несколько версий файла под разными именами.

Имена файлов могут содержать не более символов, включая пробелы. Расширение.xls к файлу будет добавляться автоматически при его сохранении (это расширение не обязательно будет отображаться на экране). В имени файла не допускаются символы ?. \ * « | <> • " \ ' " | ^ ~ Шаг за шагом 1. Откройте книгу, которую нужно сохранить.

2. Щелкните на кнопке Save (Сохранить) стандартной панели инструментов (или выберите команду Rie (Файл) > Save (Сохранить)). Если книга сохраняется впервые, появится окно диалога Save as (Сохранение документа). Если же этот файл уже сохранялся, его имя останется прежним и никакого окна диалога на экране не возникнет.

3. В левой части окна диалога Save as (Сохранение документа) можно выбрать особое местоположение книги. Возможны варианты:

History (Журнал), Personal (Личная), Desktop (Рабочий стол), Favorites (Избранное) или Web Folder (Web). Размещение файла книги в одной из этих папок облегчает его открытие, закрытие и выполнение других операций.

4. В списке Save in (Папка) выберите папку, в которой будет содержаться данный файл. В поле File name (Имя файла) введите имя файла. Щелкните на кнопке Save (Сохранить).

ПРИМЕЧАНИЕ Для сохранения данной книги под другим именем выберите команду File (Файл) > Save as (Сохранить как). В окне диалога Save as (Сохранение документа) выберите папку, в которой будет храниться файл, и введите новое имя в none File Name (Имя файла).

Щелкните на кнопке Save (Сохранить).

Сохранение: Книги в другом формате (Для получения предварительной информации см.

раздел «Сохранение: Книги».) Любой документ можно сохранить в отличном от Excel формате. Например, книгу можно сохранить в формате Lotus 1 2 3. Это нужно для того, чтобы можно было открыть документ другой программой. Однако при использовании некоторых видов форматирования, которые не поддерживаются другими программами, некоторые данные или форматы могут быть потеряны.

(См. также группу разделов под общим названием «Публикация на Web странице:...» и раздел «Сохранение книги в формате HTML» в главе «Работа в Интернете».) Шаг за шагом 1. Откройте книгу, которую требуется сохранить в другом формате.

2. Выберите команду File (Файл) >• Save as (Сохранить как).

3. В списке Save as type (Тип файла) открывшегося окна диалога выберите тип файла, в котором вы будете сохранять данный документ.

4. В поле Save in (Папка) выберите папку для сохранения документа.

5. В поле File name (Имя файла) введите имя для нового файла. Щелкните на кнопке Save (Сохранить).

ПРИМЕЧАНИЕ Если часто приходится работать с документами в других программах подготовки электронных таблиц, удобнее задать другой формат файлов, который Excel будет использовать по умолчанию. Для этого выберите команду Tools (Сервис) > Options (Параметры). Щелкните на вкладке Transition (Переход) открывшегося окна диалога Options (Па раметры). В списке Save Excel files as (Сохранять файлы Excel как) выберите нужный формат и щелкните на кнопке ОК. Теперь, когда потребуется сохранить файл в нужном формате, выберите команду File (Файл) > Save as (Сохранить как) и сразу сохраните файл, не выбирая его тип в списке Save as type (Тип файла).

Сохранение: Рабочей области Если часто приходится работать над несколькими книгами, следует сохранить рабочую область. Это позволит сохранить несколько файлов книг, а впоследствии открыть их все сразу. При этом Excel будет хранить информацию об именах книг, которые были сохранены в рабочей области.

Шаг за шагом 1. Откройте все книги, которые впоследствии должны открываться вместе.

2. Выберите команду File (Файл) >• Save Workspace (Сохранить рабочую область).

3. В открывшемся окне диалога Save Workspace (Сохранить рабочую область) в поле Save in (Папка) выберите папку, в которой будет располагаться файл рабочей области.

4. В поле File name (Имя файла) введите имя файла.

Щелкните на кнопке Save (Сохранить).

СОВЕТ Чтобы при запуске Excel на экран сразу выводилась сохраненная рабочая область, сохраните ее в папке XLSTART внутри папки MSOffice. Если этого не требуется, сохраните ее в любой другой папке. Чтобы открыть файл рабочей области, щелкните на кнопке Open (Открыть) стандартной панели инструментов. В появившемся окне диалога найдите нужный файл и щелкните на кнопке Open (Открыть).

ПРИМЕЧАНИЕ При изменении книг, входящих в рабочую область, их нужно сохранять по отдельности.

Сохранение: Резервной копии При сохранении файла книги можно создать и сохранить его резервную копию. То есть после сохранения вы получите две копии файла — одну с именем, которое было указано, другую с именем Backup of <имя файла:». Это может потребоваться при потере или повреждении оригинала. Для созда ния резервной копии необходимо сохранить файл как минимум дваяады. Резервная копия будет записана в тот же каталог, что и оригинал.

Шаг за шагом 1. Откройте книгу, для которой нужно создать резервную копию. Выберите команду File (Файл) > Save as (Сохранить как).

2. На панели инструментов открывшегося окна диалога Save as (Сохранение документа) нажмите кнопку Tools (Сервис) и в раскрывшемся меню выберите команду General Options (Общие параметры).

3. Убедитесь, что в открывшемся окне диалога General options (Параметры сохранения) установлен флажок Always create backup (Всегда создавать резервную копию). Щелкните на кнопке ОК.

4. Щелкните на кнопке Save (Сохранить) в окне диалога Save as (Сохранение документа), чтобы сохранить книгу.

Файлы: Быстрый просмотр В окне диалога Open (Открытие документа) можно просматривать документы, не открывая их. Эта возможность доступна также в Проводнике и в некоторых других приложениях.

Шаг за шагом 1. Запустите Excel и выберите команду File (Файл) >• Open (Открыть).

2. В окне диалога Open (Открытие документа) в поле Look in (Папка) укажите папку, в которой содержится нужный файл, и найдите его.

3. Щелкните правой кнопкой мыши на значке файла книги и в появившемся меню выберите команду Быстрый просмотр. Excel отобразит книгу в специальном окне просмотра. Для просмотра книги в этом окне можно использовать полосы прокрутки или клавиши Page Up и Page Down.

4. Чтобы закрыть это окно, щелкните на кнопке Close (Закрыть).

5. Если нужно открыть файл, в окне диалога Open (Открытие документа) щелкните на кнопке Open (Открыть).

ПРИМЕЧАНИЕ Если команды Быстрый просмотр нет в контекстном мбню, установите этот инструмент, используя значок Установка и удаление программ Панели управления.

Файлы: Изменение рабочего каталога Для удобства открытия и сохранения файлов в определенной папке можно изменить рабочий каталог Excel.

Шаг за шагом 1. Запустите Excel. Выберите команду Tools (Сервис) > Options (Параметры).

2. Щелкните на вкладке General (Общие) открывшегося окна диалога Options (Параметры).

3. В поле Default file location (Рабочий каталог) укажите полный путь к выбранной папке. Затем щелкните на кнопке ОК.

Файлы: Поиск Если нужно открыть книгу, а ее точное имя или расположение неизвестно, нужно воспользоваться системой поиска Excel.

Шаг за шагом 1. Запустите Excel. Выберите команду File (Файл) > Open (Открыть).

2. На панели инструментов появившегося окна диалога Open (Открытие документа) нажмите кнопку Tools (Сервис) и в раскрывшемся меню выберите команду Find (Отбор). Появится окно диалога Find (Расширенный поиск файлов).

3. В списке Property (Свойства) выберите свойство файла, по которому будет производиться поиск. В поле Value (Значение) введите значение для параметров Property (Свойство) и Condition (Отношение), заданных в соответствующих полях. Например, можно обеспечить поиск файлов, которые заканчиваются определенным словом.

4. В списке Look in (Папка) укажите путь поиска:

название диска и имя папки. Чтобы при поиске просматривать все вложенные папки, установите флажок Search subfolders (Просмотреть вложенные).

5. Щелкните на кнопке Add to list (Добавить), чтобы добавить новые условия и сузить диапазон поиска.

6. Для инициирования поиска щелкните на кнопке Find Now (Найти). Все файлы, удовлетворяющие условиям поиска, появятся в окне диалога Open (Открытие документа). Дважды щелкните на нужном файле. Чтобы вернуться на рабочий лист, щелкните на кнопке Cancel (Отмена).

СОВЕТ Условия поиска можно сохранять, для этого в окне диалога Find (Расширенный поиск файлов) щелкните на кнопке Save search (Сохранить). В появившемся окне диалога введите имя и щелкните на кнопке ОК. Чтобы вернуться к сохраненным условиям поиска, щелкните на кнопке Open search (Открыть) окна диалога Find (Расширенный поиск файлов) и выберите нужное имя в списке. Щелкните на кнопке ОК.

Связывание и внедрение Связывание и внедрение объектов (Object Linking and Embedding, OLE) — это средство, позволяющее в одном документе комбинировать данные, обрабатываемые разными приложениями. Здесь под объектами подразумеваются данные, созданные в одном приложении, а используемые в любом другом, поддерживающим технологию OLE. Например, таб лица базы данных может являться частью документа Excel наравне с собственными таблицами Excel. При редактировании объекта используются средства создавшего его приложения.

С появлением версии OLE 2 стало возможным редактировать объекты, не вызывая породивших их приложений. Когда пользователь хочет изменить данные связанного или внедренного объекта, приложение, поддерживающее OLE 2, заменяет свои меню и панели инструментов на соответствующие меню и панели инструментов породившего объект приложения. По окончании редактирования объекта «родной» интерфейс приложения возвращается обратно. Помимо упрощения процедуры редактирования связанных и внедренных объектов, OLE 2 позволяет перетаскивать данные между открытыми приложениями.

Связывание и внедрение — два схожих способа обработки данных объекта. Они отличаются местом хранения обрабатываемых данных и возможностями их изменения.

Связывание объектов предполагает хранение данных объекта в исходном файле. Когда вы устанавливаете связь с объектом, то в документ вставляется копия исходных данных, а оригинал остается на месте. При обновлении связи в документ попадают новые считанные с оригинала данные. Поскольку между документом и исходным файлом установлена связь, любые изменения в исходных данных отражаются на их связанной копии в документе. Связанный объект изменяется только путем изменения исходного файла.

Внедрение объектов предполагает хранение оригинала объекта в составе документа, в который он вставлен. Внедренный объект так же, как и при связывании, создается в своем «родном» приложении, но существует только в одном экземпляре, внедренном в другой документ. Чтобы изменить внедренный объект, дважды щелкните на нем. Он будет изменен при помощи «родного» ему приложения и сохранен в составе составного документа.

Microsoft Office 2000 является пакетом приложений, поддерживающих технологию OLE 2 и интегрированных при помощи этой технологии. Вы можете связывать и внедрять любые^бъекты приложений Office в создаваемые вами документы.

Например, связывать или внедрять в документ Word таблицу Excel, в таблицу Excel — базу данных Access, а в базу данных Access — презентацию PowerPoint и т. д.

ПРИМЕЧАНИЕ Общие приемы использования OLE, описанные в этой главе, применимы и к другим приложениям Microsoft Office (Word, PowerPoint, Access), а также к любым Windows лриложениям, созданным другими производителями, если они поддерживают технологию OLE.

:

Внедрение: Данных из других приложений Внедренные данные из других приложений становятся частью рабочего листа Excel. Внедренные данные можно изменить, запросив соответствующее им приложение из программы Excel. Простейший способ изменить внедренные данные — дважды щелкнуть в области внедренного объекта.

' Внедрение объекта можно произвести одним из двух способов — либо использовать команду Insert (Вставка) >• Object (Объект) и создать внедренный объект прямо в среде Excel, либо открыть нужное для создания данного объекта приложение, создать объект и скопировать его в Excel через буфер обмена.

В Excel внедренные объекты можно перемещать и изменять их размер.

(См. также раздел «Связывание: Данных Excel и Шаг за шагом 1. Чтобы внедрить новый объект в Excel, откройте рабочий лист, в который нужно вставить объект, и выберите команду Insert (Вставка) > Object (Объект). В открывшемся окне диалога щелкните на вкладке Create New (Создать новый).

2. В списке Object Type (Тип объекта) укажите, какое приложение нужно использовать для создания объекта.

3. Щелкните на кнопке ОК. На рабочем листе появится окно ввода, а меню и панели инструментов превратятся в соответствующие элементы вызванного приложения.

4. Создайте объект, редактируя поле ввода, а затем щелкните за пределами этого окна.

5. Объект создан. Его размеры можно изменять, а сам объект перемещать внутри рабочего листа Excel, как рисунок.

Внедрение: Изменение объектов При внедрении объекта на рабочем листе Excel можно работать над ним в его «родной» программе. Таким образом, вы будете использовать средства, специально предназначенные для обработки данных выбранного типа.

Шаг за шагом 1. Чтобы изменить объект, дважды щелкните на нем.

Объект станет активным, и откроется его «родное» приложение.

2. Измените объект нужным образом.

3. Щелкните за пределами окна исходного приложения (или объекта), чтобы вернуться в Excel и восстановить панели инструментов и меню Excel.

СОВЕТ Чтобы быстро найти команды, которые можно применить к внедренному объекту, щелкните на нем правой кнопкой мыши и выберите нужную команду в контекстном меню.

Перетаскивание данных между приложениями Для перемещения или копирования информации между приложениями можно использовать прием перетаскивания мышью, если эти приложения поддерживают технологию OLE.

Шаг за шагом 1. Откроите оба приложения и разместите их окна на экране так, чтобы одновременно были видны данные, которые нужно переместить или скопировать, и место, куда они должны быть помещены.

2. Выделите исходные данные.

3. Чтобы переместить выделенный фрагмент, перетащите его в открытое окно другого приложения и отпустите кнопку мыши, когда указатель будет находиться над местом назначения. Чтобы скопировать выделенный фрагмент, при перетаскивании удерживайте нажатой клавишу Ctrl.

СОВЕТ Чтобы без особых проблем разместить два окна приложений на экране, сначала сверните все окна работающих программ, кроме этих двух. Затем щелкните правой кнопкой мыши на Панели задач Windows и выберите в контекстном меню либо команду Окна сверху вниз, либо команду Окна слева направо.

Рисунки: Копирование диапазона ячеек Для объединения на одном рабочем листе нескольких диапазонов из разных книг или рабочих листов можно скопировать диапазон ячеек в виде рисунка и поместить этот рисунок на рабочий лист как связанный объект. Эти рисунки также можно использовать в других приложениях, например в Word.

Копирование диапазонов в виде рисунков иногда удобнее, чем установка ссылок на них в формулах.

Связанные рисунки можно легко открыть — достаточно дважды щелкнуть на рисунке, чтобы перейти в книгу, из которой он был скопирован, и изменить нужную информацию. На самом деле связанные рисунки — это объекты, размеры и положение которых легко изменить, поэтому оформлять рабочий лист становится проще. Кроме того, к самим рисункам можно применять большинство средств форматирования, доступных для надписей.

Такие рисунки содержат только видимую информацию из ячеек, включая линии сетки. Если сетка не нужна, перед копированием рисунка отключите ее вывод на экран. (См. раздел «Окна:

Линии сетки» в главе «Настройка».) Также перед копированием измените ширину столбцов и высоту строк, чтобы рисунок выглядел лучше (см. разделы «Изменение:

Высоты строки» и «Изменение: Ширины столбца» в главе «Правка книг».) Шаг за шагом 1. Выделите диапазон ячеек, который необходимо скопировать как рисунок в другой рабочий лист или книгу, и щелкните на кнопке Copy (Копировать) на стандартной панели инструментов.

2. Перейдите на рабочий лист (или в другой документ), в который будет производиться копирование.

3. Удерживая нажатой клавишу Shift, выберите команду Edit (Правка) >• Paste Picture Link (Вставить связь с рисунком). Скопированные ячейки будут вставлены в рабочий лист как объект.

4. Переместите объект или измените его размеры, если это нужно.

СОВЕТ Если требуется скопировать рисунок в другое приложение Office, сначала скопируйте нужный диапазон ячеек в буфер обмена, затем перейдите в другое приложение и выберите команду Edit (Правка) >• Paste Special (Специальная вставка). В списке As (Как) открывшегося окна диалога Paste Special (Специальная вставка) выберите лункт, соответствующий желаемому типу рисунка, и щелкните на кнопке ОК. • Рисунки: Обновление связанного рисунка (Для получения предварительной информации см.

раздел «Рисунки: Копирование диапазона ячеек».) Информацию на рабочем листе, содержащем оригиналы ячеек, скопированных как рисунок в другой рабочий лист Excel или приложение, можно изменять, и все изменения будут отражены в копии.

При этом нет необходимости помнить, где находится оригинал, так как для перехода к нему достаточно дважды щелкнуть на рисунке. Так очень удобно об новлять данные для нескольких рисунков, помещенных на один рабочий лист.

Шаг за шагом) 1. Откройте рабочий лист (или другой документ Office), содержащий рисунок, затем дважды щелкните на нем. Excel откроет исходный рабочий лист и выделит диапазон ячеек, который связан с рисунком.

2. Внесите необходимые изменения в исходные данные и сохраните рабочий лист. Изменения будут отражены на связанном рисунке.

Связывание: Выделение ячеек Чтобы создавать связи с отдельными ячейками или ссылки на них в формулах, можно использовать выделение мышью. При этом можно указывать мышью на ячейки в других книгах, а не только в той, в которой находится формула. Чтобы вставить в формулу ссылку на ячейку, щелкните на этой ячейке, когда нужно будет ввести ее адрес.

Шаг за шагом 1. Откройте книги, ссылки на ячейки которых вам требуются.

2. Выделите ячейку в исходной книге, в которую вы хотите поместить ссылку, и начните ввод формулы. Формула может включать как несколько членов, так и всего одну ссылку, начинающуюся со знака равенства ( ).

3. Перейдите в книгу с необходимыми данными.

Выделите ячейку или диапазон.

4. Продолжайте ввод формулы. После того как ввод закончится, нажмите клавишу Enter.

(См. также раздел «Формулы: Ввод» в главе «Использование формул и функций».) Связывание: Данных Excel и других Windows приложений С помощью технологии OLE можно производить обмен данными между Windows приложениями, которые поддерживают связывание и внедрение объектов. В Excel такие связи создаются с помощью команд меню Edit (Правка): Copy (Копировать) и Paste Special (Специальная вставка). В других приложениях для организации связей могут использоваться аналогичные команды. В этом случае создание связей между двумя приложениями практически ничем не отличается от связывания двух рабочих листов.

(См. также раздел «Внедрение: Данных из других приложений».) Шаг за шагом 1. Откройте Excel и другое приложение. Перейдите в приложение с исходной информацией.

2. Выделите текст, ячейку, диапазон, значение, графический объект или другие данные, которые нужно связать.

3. Выберите команду Edit (Правка) >• Copy (Копировать).

4. Переключитесь в приложение, в которое будут вставляться данные, и укажите место для вставки.

5. Выберите команду Edit (Правка) > Paste Special (Специальная вставка).

6. В окне диалога Paste Special (Специальная вставка) установите переключатель в положение Paste link (Вставить связь), в списке As (Как) выберите пункт, соответствующий желаемому типу объекта, и щелкните на кнопке ОК.

ВНИМАНИЕ Если после копирования данных из другого Wndows лри ложения в меню Edit (Правка) программы Excel команда Paste Special (Специальная вставка) недоступна, значит, исходное приложение не поддерживает технологию OLE. Вы не сможете связать данные этого приложения с рабочим листом Excel.

Связывание: Копирование и вставка ячеек Вы можете связать ячейку или диапазон из одной книги Excel с ячейкой или диапазоном в другой книге с помощью команд Copy (Копировать) и Paste Special (Специальная вставка). Окно диалога Paste Special (Специальная вставка) позволяет выбрать те компоненты содержимого ячеек, которые следует вставить на рабочий лист: формулы, значения или форматы. Кроме того, можно указать, какую математическую операцию следует производить при вставке.

Шаг за шагом 1. Откройте книги, между которыми будет производиться копирование. Перейдите в книгу с исходной информацией.

2. Выделите ячейку (или диапазон), в которой содержатся данные для связывания. Выберите команду Edit (Правка) > Copy (Копировать).

3. Перейдите в другую книгу, щелкните в верхней левой ячейке диапазона, в который будет производиться вставка.

4. Выберите команду Edit (Правка) > Paste Special (Специальная вставка). На экране появится окно диалога Paste Special (Специальная вставка).

5. Выберите положение All (Все) переключателя Paste (Вставить). Выберите положение None (Нет) переключателя Operation (Операция). Затем щелкните на кнопке Paste Link (Вставить связь).

Связывание: Обновление и изменение связанных книг Для успешной работы с книгами, содержащими связанную информацию, необходимо знать, как восстанавливать потерянные связи и как обновлять существующие. Если исходная книга была переименована или перемещена в другую папку, то книги со связанными данными не смогут автома тически отследить новое положение своих источников. Эти связи необходимо восстановить.

Шаг за шагом 1. Откройте книгу, содержащую связанную информацию, и выберите команду Edit (Правка) >• Links (Связи).

2. В списке Source File (Исходный файл) открывшегося окна диалога выберите файлы для обновления или изменения. Чтобы выделить несколько файлов, удерживайте нажатой клавишу Ctrl и щелкайте на названиях файлов. Для неоткрытых файлов на экран выводятся пути к ним. Щелкните на кнопке Change Source (Изме нить). На экране появится окно диалога Change Links (Изменить связи).

3. Укажите папку и файл для новой исходной книги или новое положение файла существующей связи.

4. Щелкните на кнопке ОК, чтобы установить связь с выделенным файлом, или на кнопке Cancel (Отмена), чтобы не устанавливать связь.

5. Если на шаге 2 было выделено несколько файлов, повторите шаги 3 и 4 для каждой книги.

СОВЕТ Чтобы обновить активную книгу со связанными данными, выберите команду Edit (Правка) > Links (Связи). Затем выберите нужное название файла и щелкните на кнопке Update Now (Обновить).

Связывание: Открытие связанных книг При открытии книг, содержащих связанные данные, обновление связей может происходить различными способами. Если исходная книга уже открыта, то книга со связанными данными обновится уже при открытии. Если при открытии книги со связанными данными исходная книга не открыта, можно либо использовать старые данные, либо обновить связи с файлами на диске.

Шаг за шагом 1. Откройте книгу, содержащую связанную информацию, и выберите команду Edit (Правка) > Links (Связи).

2. В списке Source File (Исходный файл) выберите файлы, которые нужно открыть. Чтобы выделить несколько файлов, удерживайте нажатой клавишу Ctrl и щелкайте на названиях файлов. Для неоткрытых файлов на экран выводятся пути к ним.

3. Чтобы инициировать процесс обновления, щелкните на кнопке Open Source (Открыть).

ПРИМЕЧАНИЕ Убедитесь, что активной является нужная вам книга со связями. Если активна книга без связей, то команда Edit (Правка) >• Links (Связи) будет недоступной.

Связывание: Обновление и изменение связанных книг Для успешной работы с книгами, содержащими связанную информацию, необходимо знать, как восстанавливать потерянные связи и как обновлять существующие. Если исходная книга была переименована или перемещена в другую папку, то книги со связанными данными не смогут автома тически отследить новое положение своих источников. Эти связи необходимо восстановить.

Шаг за шагом 1. Откроите книгу, содержащую связанную информацию, и выберите команду Edit (Правка) > Links (Связи).

2. В списке Source File (Исходный файл) открывшегося окна диалога выберите файлы для обновления или изменения. Чтобы выделить несколько файлов, удерживайте нажатой клавишу Ctrl и щелкайте на названиях файлов. Для неоткрытых файлов на экран выводятся пути к ним. Щелкните на кнопке Change Source (Изме нить). На экране появится окно диалога Change Links (Изменить связи).

3. Укажите папку и файл для новой исходной книги или новое положение файла существующей связи.

4. Щелкните на кнопке ОК, чтобы установить связь с выделенным файлом, или на кнопке Cancel (Отмена), чтобы не устанавливать связь.

5. Если на шаге 2 было выделено несколько файлов, повторите шаги 3 и 4 для каждой книги.

СОВЕТ Чтобы обновить активную книгу со связанными данными, выберите команду Edit (Правка) > Links (Связи). Затем выберите нужное название файла и щелкните на кнопке Update Now (Обновить).

Связывание: Открытие связанных книг При открытии книг, содержащих связанные данные, обновление связей может происходить различными способами. Если исходная книга уже открыта, то книга со связанными данными обновится уже при открытии. Если при открытии книги со связанными данными исходная книга не открыта, можно либо использовать старые данные, либо обновить связи с файлами на диске.

Шаг за шагом 1. Откройте книгу, содержащую связанную информацию, и выберите команду Edit (Правка) > Links (Связи).

2. В списке Source File (Исходный файл) выберите файлы, которые нужно открыть. Чтобы выделить несколько файлов, удерживайте нажатой клавишу Ctrl и щелкайте на названиях файлов. Для неоткрытых файлов на экран выводятся пути к ним.

3. Чтобы инициировать процесс обновления, щелкните на кнопке Open Source (Открыть).

ПРИМЕЧАНИЕ Убедитесь, что активной является нужная вам книга со связями. Если активна книга без связей, то команда Edit (Правка) >• Links (Связи) будет недоступной.

Использование формул и функций Формулой называют содержимое ячейки рабочего листа, производящее вычисления на основе значений в других ячейках. Если в ячейке записана формула, то на рабочем листе в этой ячейке будет виден результат вычислений или сообщение об ошибке. Формула ссылается на значения в других ячейках электронной таблицы. Вы можете изменять значения в этих ячейках, при этом Excel автоматически будет производить пересчет значения в ячейке с формулой.

Вы можете набирать формулы самостоятельно, вводя известные знаки математических операций, а можете использовать встроенные в Excel формулы.

Встроенные формулы называются функциями. В Excel встроено огромное количество формул: от тригонометрических и статистических до бухгалтерских. При вычислении функции используются аргументы — заданные величины, которые могут быть как постоянными, вводимыми непосредственно в запись формулы, так и значениями других ячеек. В последнем случае в формулу вставляется адрес ячейки — специальная запись, определяющая конкретную ячейку в рамках отдельного рабочего листа, книги или среди всех доступных книг Excel. Результатом формулы является значение ячейки с формулой. В большинстве случаев результат является числом, но некоторые функции возвращают результаты в виде текста, ссылок, логических величин, массивов или информации о рабочем листе и системе.

За описанием конкретных функций обращайтесь к последней главе книги, которая называется «Краткий справочник по функциям». В этот справочник включена информация об основных функциях Excel всех категорий.

Автовычисления В строке состояния Excel есть поле, содержащее результат выполнения определенной операции над выделенными данными. Это поле позволяет выполнять следующие функции:

Average (Среднее), Count (Количество ячеек), Count Mums (Количество числовых ячеек), Мах (Максимум), Min (Минимум), Sum (Сумма). При этом результат выполнения вы увидите быстрее, чем при вводе соответствующей функции в отдельную ячейку, кроме того, нет необходимости отводить ячейку под данные, которые могут понадобиться вам лишь однажды.

Автовычисления удобно использовать для подсчета каких либо промежуточных результатов. Для примера рассмотрим случай быстрого подсчета суммы группы ячеек.

Шаг за шагом 1. Выделите диапазон ячеек, в котором нужно подсчитать результат. В поле автовычислений в правой части строки состояния появится результат суммирования этих ячеек.

2. Щелкните правой кнопкой мыши на поле автовычислений в строке состояния. Появится список доступных функций.

3. Выберите в списке нужную функцию, например Average или Count В строке состояния появится результат вычислений.

В дальнейшем Excel будет использовать при автовычислении выбранную вами функцию, пока вы снова ее не замените.

СОВЕТ Используйте автовычисления для проверки правильности введенных формул. Если результат выполнения сложной формулы кажется вам сомнительным, вполне возможно, что вы ошиблись в наборе либо формулы, либо адресов ячеек. Вы можете вручную проверить ее правильность, подсчитав промежуточные данные с помощью механизма автовы числения. Для этой цели можно использовать и калькулятор, но зачем вам калькулятор, если у вас есть Excel.

Автосуммирование Функция SUM складывает все значения в указанном в качестве аргумента диапазоне ячеек. Суммирование столбцов чисел — очень распространенная операция, и поэтому кнопка для вызова этой функции расположена на стандартной панели инструментов.

Нажатие кнопки AutoSum (Автосумма) ведет к суммированию соседних строк или столбцов путем автоматической вставки функции SUM под ячейками столбца или правее ячеек строки и подстановки диапазона ячеек в формулу.

Шаг за шагом 1. Выделите диапазон ячеек, в котором нужно провести суммирование.

2. Щелкните на кнопке AutoSum (Автосумма) на стандартной панели инструментов.

3. Функция суммирования выделенных ячеек появится под диапазоном, если были выделены один или несколько столбцов данных, или справа от него, если была выделена строка.

СОВЕТ Excel может автоматически определять диапазон для автосуммирования, нужно лишь активизировать ячейку справа или снизу от складываемых ячеек и нажать кнопку AutoSum (Автосумма). Нажмите клавишу Enter, чтобы принять предложенный вариант суммирования, или сначала выделите нужный диапазон, а затем нажмите клавишу Enter.

Проверка книг: Поиск зависимых и влияющих ячеек Когда вы вводите в качестве аргументов функции адреса ячеек, значение, полученное после вычисления этой функции, оказывается зависимым от значений указанных ячеек.

При изменении достаточно больших и сложных таблиц может быть полезным умение прослеживать организацию ссылок в формулах и находить зависимые и влияющие ячейки, а также ошибки в ячейках. Чаще всего приходится искать ячейки, влияющие на результат той или иной формулы.

Excel предоставляет такую возможность.

(См. также разделы «Проверка книг: Поиск ошибок на рабочем листе» и «Формулы: Отображение на экране».) Шаг за шагом 1. Чтобы увидеть, какие ячейки влияют на данную, сделайте эту ячейку активной.

2. Выберите команду Tools (Сервис) >• Auditing (Зависимости) >• Trace Precedents (Влияющие ячейки).

3. Стрелка (или стрелки) покажет ячейки, влияющие на данную.

4. Чтобы увидеть, на какие ячейки влияет данная, сделайте эту ячейку активной.

5. Выберите команду Tools (Сервис) > Auditing (Зависимости) > Trace Dependents (Зависимые ячейки).

6. Стрелка (или стрелки) покажет, на какие ячейки влияет данная.

7. Чтобы скрыть все стрелки зависимостей, выберите команду Tools (Сервис) > Auditing (Зависимости) >• Remove All Arrows (Убрать все стрелки).

СОВЕТ Чтобы перейти в ячейку, на которую указывает стрелка, дважды щелкните на стрелке. Дважды щелкните на ней еще раз, чтобы перейти к влияющей ячейке.

СОВЕТ Операции по отображению и отслеживанию зависимостей легко производить, используя панель инструментов Auditing Toolbar (Зависимости). Чтобы вывести ее на экран, выберите команду Tools (Сервис) >• Audtng (Зависимости) > Show Auditing Toolbar (Панель зависимостей).

Проверка книг: Поиск ошибок на рабочем листе (Для получения предварительной информации см.

раздел «Проверка книг: Поиск зависимых и влияющих ячеек».) Для проверки правильности ссылок в рабочей книге и поиска ошибок используйте панель инструментов Auditing Toolbar (Зависимости). Если в одной из ячеек появилось одно из семи перечисленных ниже значений ошибки, то при помощи поиска влияющих ячеек можно найти причину ошибки и устранить ее.

Кроме того, при передаче неправильных данных в функции Excel позволяет определить ячейку (или ячейки), из которой пришло недопустимое значение, без необходимости ее поиска вручную.

' ftDIV/0! В формуле Проверьте, нет ли в выполняется формуле ссылок на деление на ноль пустые ячейки (по умолчанию им присваивается нулевое значение) или ячейки с #N/A Ссылка на ячейку со Это сообщение может значением #М/А предупреждать вас о (значение том, что в настоящий недоступно) или на момент доступны не все ячейку без данных данные, необходимые для вычислений #NAME? Excel не в состоянии Убедитесь, что все распознать имя, имена, использованные используемое в в формуле, существуют, формуле и введите недостающие имена. Также убедитесь, что вы правильно (Ь й бписайУ"'"''"" #NULL: Jd^anu Проверьте, не допущено ли nc'^Jt'Lt^fHH^ ошибок при вводе ссылок на диапазоны ячеек. Для двух областей, разделения аргументов которые не имеют функций используйте точку с общих ячеек, то есть запятой, а не запятую или фактически ссылка пробел' на пустой диапазон ячеек #NUM! Возникли проблемы Проверьте, правильно ли при использовании используются аргументы чисел в формуле или функции функции #REF! Используется ссылка Проверьте, не ссылается ли на несуществующую формула на удаленные или ячейку перемещенные ячейки, строки и столбцы, а также рабочие листы и книги #VALUE! Используется Проверьте синтаксис недопустимый тип формулы аргумента или операнда Шаг за шагом 1. Excel предоставляет простой путь поиска источника ошибки при помощи панели инструментов Auditing Toolbar (Зависимости).

Чтобы вывести ее на экран, выберите команду Tools (Сервис) >• Auditing (Зависимости) > Show Auditing Toolbar (Панель зависимостей).

2. Щелкните на ячейке, показывающей значение ошибки.

3. Щелкните на кнопке Trace Error (Отследить ошибку). Стрелка (или стрелки) покажет источник ошибки. Про анализируйте проблему, руководствуясь приведенными выше рекомендациями, и исправьте ошибку.

4. Чтобы скрыть все стрелки зависимостей, выберите команду Tools (Сервис) >• Auditing (Зависимости) > Remove All Arrows (Убрать все стрелки).

Промежуточные итоги: Другие операции (Для получения предварительной информации см. раздел •«Промежуточные итоги: Подведение».) Промежуточные итоги в Excel можно подводить не только с помощью функции SUM. Доступно еще несколько полезных функций. Например, можно выбрать функцию Count, чтобы найти количество пунктов списка, или функцию Мах для нахождения наибольшего значения в списке. При ис пользовании любой из доступных функций (см. список Use function (Используя функцию) в окне диалога Subtotal (Про межуточный итог)) итоги будут подводиться так же, как и в случае с суммированием. Кроме того, можно подводить итоги с помощью сразу нескольких функций. Рассмотрим, как можно ввести две или больше функций для одного на бора данных.

Шаг за шагом 1. Выделите диапазон ячеек для подведения промежуточных итогов.

2. Выберите команду Data (Данные) >• Subtotals (Итоги). Откроется окно диалога Subtotal (Промежуточный итог).

3. В списке At each change in (При каждом изменении в) выберите поле, по значениям которого вы собираетесь группировать строки.

4. В списке Use function (Используя функцию) выберите функцию, при помощи которой будут подводиться итоги.

5. В группе флажков Add subtotal to (Добавить промежуточный итог к) укажите, по каким полям должны вы числяться итоги. Отметите только те поля, по которым будут подводиться итоги. ;

6. Нажмите кнопку ОК. Excel вставит в рабочий лист строки с промежуточными итогами.

7. Повторите шаги со 2 по 6, но при этом укажите другую функцию в списке Use function (Используя функцию).

8. Снимите флажок Replace Current Subtotals (Заменить текущие итоги) и щелкните на кнопке ОК. Excel добавит в таблицу дополнительную строку с новыми результатами. Теперь в таблице будут подведены промежуточные итоги сразу по двум функциям.

Промежуточные итоги:

Подведение Промежуточные итоги — это удобный способ обобщения и анализа данных на рабочем листе. При подведении промежуточных итогов таблица разбивается на несколько групп строк с одинаковыми значениями одного поля и по каждой группе подводятся итоги, а затем — итог по всей таблице. В качестве итога могут вычисляться максимальное или минимальное значения в группе, сумма, среднее, количество элементов, стандартное отклонение и т.

п.

Подведение промежуточных итогов позволяет обойтись практически без ручного ввода формул.

Excel автоматически создает формулу, добавляет строку (или строки) для записи промежуточных итогов и подставляет адреса ячеек данных.

Результирующая таблица является наглядной и удобной для последующей обработки, такой как построение графиков и дишрамм.

Перед подведением промежуточных итогов имеет смысл произвести сортировку по тем столбцам, по которым подводятся итоги, чтобы все записи с одинаковыми полями этих столбцов попали в одну группу.

(См. также раздел «Базы данных: Сортировка» в главе «Анализ данных».) После подведения промежуточных итогов таблица представляется структурой, то есть она разбивается на группы. Разбиение таблицы на группы позволяет управлять степенью детализации отображаемых данных. Excel может показывать только итог для каждой группы или полностью содержимое группы.

За дополнительной информацией о работе со струк турой обращайтесь к главе «Анализ данных».

Шаг за шагом 1. Выделите диапазон ячеек для подведения промежуточных итогов.

2. Выберите команду Data (Данные) > Subtotals (Итоги). Откроется окно диалога Subtotal (Промежуточный итог).

3. В списке At each change in (При каждом изменении в) выберите поле, по значениям которого вы собираетесь группировать строки.

4. В списке Use function (Используя функцию) выберите функцию, при помощи которой будут подводиться итоги, например функцию Sum.

5. В группе флажков Add subtotal to (Добавить промежуточный итог к) укажите, по каким полям должны вычисляться итоги. Отметьте только те поля, которые вы хотите просуммировать.

6. Нажмите кнопку ОК. Excel вставит в рабочий лист строки с промежуточными итогами. Общий итог по всей таблице появится в ее нижней части.

СОВЕТ Можно тррвсп промежуточные итоге по списку данных без выделения диапазона и указания поля, по которому подводится итог. Для этого проведите сортировку в списке требуемым образом и щелкните в ячейке, по которой следует подводить итог;

затем выберите команду Data (Данные) >• Subtotals (Итоги), далее действуйте по приведенной выше пошаговой инструкции.

ПРИМЕЧАНИЕ Если впоследствии понадобится изменить параметры создания промежуточных итогов, то в окне диалога Subtotal (Промежуточный итог) проделайте необходимые изменения, установите флажок Replace Current Subtotals (Заменить текущие промежуточные итоги) и нажмите кнопку ОК.

ВНИМАНИЕ Ex cel может не понять структуру вашей таблицы, если она создана неаккуратно, и не создать промежуточных итогов. Размещайте строку заголовков в верхней части таблицы, старайтесь не оставлять пустых строк и размещать данные аккуратно в столбцах под заголовками. Тогда Excel лучше поймет, что вы хотите.

Промежуточные итоги:

Создание дополнительных групп (Для получения предварительной информации см.

раздел «Промежуточные итоги: Подведение».) Вы можете подводить промежуточные итоги в пределах групп, образованных при подведении итогов по другому параметру. Вначале подводятся итоги по одному столбцу, а затем по другому, при этом в обоих случаях вы можете устанавливать, в каких столбцах должны появляться итоговые данные и какие функции нужно использовать.

(См. также раздел «Промежуточные итоги: Другие операции».) Шаг за шагом 1. Проведите сортировку по двум столбцам, по которым должны подводиться промежуточные итоги. Щелкните в ячейке первого из этих столбцов.

2. Выберите команду Data (Данные) > Subtotals (Итоги). Появится окно диалога Subtotal (Промежуточный итог).

3. В списке At each change in (При каждом изменении в) выберите поле, по значениям которого вы собираетесь группировать строки.

4. В списке Use function (Используя функцию) выберите функцию, при помощи которой будут подводиться итоги.

5. В группе флажков Add subtotal to (Добавить промежуточный итог к) укажите, по каким полям должны вычисляться итоги. Отметьте только те поля, по которым будут подводиться итоги.

6. Нажмите кнопку ОК. Excel вставит в рабочий лист строки с промежуточными итогами.

7. Щелкните в ячейке второго столбца.

8. Повторите шаги со 2 по 6, но в списке At each change in (При каждом изменении в) укажите второй столбец для подведения промежуточных итогов.

9. Снимите флажок Replace Current Subtotals (Заменить текущие итоги) и щелкните на кнопке ОК.

10. Теперь в таблице будут подведены предварительные итоги по двум разным столбцам данных.

Промежуточные итоги: Удаление (Для получения предварительной информации см.

раздел «Промежуточные итоги: Подведение».) Отменить создание промежуточных итогов можно в том же окне диалога, в котором вы их создали.

Шаг за шагом 1. Выберите команду Data (Данные) >• Subtotals (Итоги).

2. В появившемся окне диалога Subtotal (Промежуточный итог) нажмите кнопку Remove all (Удалить все).

3. Строки, содержащие итоги по группам, будут удалены из таблицы.

Формулы;

Абсолютные, относительные и смешанные ссылки (Для получения предварительной информации см.

раздел «Формулы: Ввод».) При копировании формулы необходимо обеспечить автоматическое изменение ссылок согласно новому месту записи формулы. Это позволит быстро вводить однотипные формулы для разных столбцов или строк данных. В то же время для других ссылок при копировании формул необходимо обеспечить неизменность адресов или отдельных частей адресов.

Возможности для подобного манипулирования со ссылками в Excel предусмотрены. В зависимости от задачи на ячейки могут устанавливаться абсолютные, относительные или смешанные ссылки. При копировании формул в другие ячейки результаты будут разными в зависимости от типа ссылки, поэтому необходимо хорошо разобраться в том, как организуются ссылки разных типов на ячейки.

По умолчанию, если не указано обратное, для адресации ячеек в формулах Excel используются относительные ссылки, позволяющие при копировании формул автоматически изменять адреса, на которые они ссылаются. Относительные ссылки записываются простым указанием номеров строк и букв столбцов ячеек, например А2, С38, AD и т. д. Если в ячейке С11 содержится формула =SUM(C1 :С10), то при копировании этой формулы в ячейку D11 она автоматически преобразуется в формулу =SUM(D1 :D10). Если необходимо просуммировать данные в нескольких столбцах, то достаточно ввести формулу суммирования только один раз, используя относительные ссылки, а затем скопировать введенную формулу под все суммируемые столбцы. При этом ссылки в формулах поменяются так, как описано ранее. Относительные ссылки удобнее в большинстве случаев, и поэтому применяются наиболее часто.

Абсолютные ссылки противоположны относительным. Они используются, когда необходимо сохранение адресов ячеек при копировании формулы в другую ячейку. Для обозначения абсолютной ссылки перед номером строки и буквой столбца указывается знак доллара ($). Таким образом, абсолютная ссылка на ячейку А будет выглядеть следующим образом: $А$1.

Абсолютные ссылки удобны, когда данные зависят от одной ячейки или группы ячеек, например при использовании ячейки, содержащей курс доллара или размер процентной ставки. Сначала создается формула в одной из ячеек и туда вводится абсолютная ссылка, а затем эта формула копируется в нужные ячейки столбца или строки.

Сочетанием абсолютных и относительных ссылок являются смешанные ссылки. Их используют, когда при копировании формулы нужно сохранять фиксированным только один параметр, то есть номер строки или букву столбца. При этом перед сохраняемым параметром адреса пишется знак доллара ($), а перед изменяемым — нет. Например, для ссылки $В8 буква столбца при копировании меняться не будет, а номер строки будет автоматически изменяться согласно положению ячейки с формулой. Ссылка, у которой фиксированным остается номер строки, а буква столбца меняется, выглядит следующим образом:

В$8.

Шаг за шагом 1. Сделайте активной ячейку, в которую нужно ввести формулу.

2. Введите знак равенства ( ), затем необходимую вам формулу или функцию Excel В формуле или аргументе функции введите адрес ячейки или щелкните на ячейке.

3. При щелчке на ячейке с нужным адресом в формулу подставляется относительная ссылка.

Нажимайте клавишу F4, пока ссылка не отобразится в нужном вам виде.

4. Закончив ввод формулы в ячейку, нажмите клавишу Enter.

СОВЕТ Вы можете использовать клавишу F4 не только для ввода ссылки правильного типа, но и для переключения между абсолютными, относительными и смешанными ссылками, а также для изменения суще ствующих формул.

Формулы: Ввод Формулы позволяют выполнять расчеты, используя значе ния ячеек рабочего листа. Если в формуле есть ссылки на ячейки, то после ввода формулы вы можете изменять значе ния в ячейках, на которые в данной ячейке есть ссылки, и Excel будет автоматически производить перерасчет результатов.

Для ввода адресов ячеек в формулы допустимы два способа:

ввод адресов в ячейку вручную и указание на ячейки, что ведет к автоматическому внесению их адресов в формулу.

При составлении формул могут использоваться арифме тические операторы и вызовы функций Excel. Доступные арифметические операторы перечислены ниже.

+ (знак «плюс») Сложение (знак «минус») Вычитание * (звездочка) Умножение / (косая черта) Деление % (знак процента) Процент л (крышка) Возведение в степень (См. также разделы «Функции: Мастер функций» и «Функ ции: Ручной ввод».) Шаг за шагом 1. Выделите ячейку, в которую нужно ввести формулу, и введите знак равенства ( ).

2. Введите адрес ячейки или щелкните на ней, чтобы поместить в формулу ссылку на эту ячейку. В качестве данных допустимы также постоянные значения, но для хранения постоянных значений удобнее использовать специальные ячейки.

3. Введите любой арифметический оператор из приведенных в таблице.

4. Введите следующую ссылку (либо вручную, либо щелчком мыши на ячейке).

5. Повторите шаги 3 и 4, если это необходимо, затем нажмите клавишу Enter, чтобы закончить ввод формулы.

В ячейке появится результат вычисления по формуле. При выделении такой ячейки формула отобразится в строке формул.

СОВЕТ Ввод формулы можно ускорить, не вводя вручную знак равенства перед формулой, а щелкнув на кнопке Edit Formula (Изменить фор мулу). Это кнопка со знаком = в строке формул.

Excel автоматически вставит знак равенства и выведет на экран окно, в котором будут отобра жаться результаты вычисления формулы по мере ее ввода. Кода вы закончите ввод формулы, щелкните на кнопке ОК или нажмите клавишу Enter.

ВНИМАНИЕ Вводите арифметические операторы согласно их приоритету. В Excel операции выполняются по правилам арифметики: возведение в степень выполняется перед умножением и делением, а умножение и деление перед сложением и вычитанием.

Чтобы изменить порядок выполнения действий, используйте скобки. Правильный ввод арифметических операторов позволит избежать многих ошибок.' (См. также раздел «Именованные диапазоны» в главе «Начало работы».) Формулы: Замена значениями (Для получения предварительной информации см.

раздел «Формулы: Ввод».) Если в ячейке с формулой имеется ссылка на ячейку, которую вы хотите удалить, но при этом желательно оставить без изменения результат вычисления по данной формуле» необходимо заменить формулу ее значением. При этом вы в дальнейшем сможете пользоваться только последним результатом вычисления по этой формуле. При необходимости обратного перехода от значения к формуле ее придется вводить заново, так как Excel удалит формулу с рабочего листа.

Шаг за шагом 1. Сделайте текущей ячейку с формулой, которую нужно преобразовать в значение.

2. Щелкните на кнопке Copy (Копировать) на стандартной панели инструментов или выберите команду Edit (Правка) >• Copy (Копировать).

3. Выберите команду Edit (Правка) >• Paste Special (Специальная вставка).

4. В открывшемся окне диалога выберите положение Values (Значения) переключателя Paste (Вставить).

Щелкните на кнопке ОК.

5. Теперь в выбранной ячейке вместо формулы окажется результат ее вычисления. Нажмите клавишу Enter.

Формулы: Заполнение ячеек с помощью клавиш Ctrl+Enter (Для получения предварительной информации см.

раздел «Формулы: Ввод».) Excel позволяет вводить данные и формулы в несколько ячеек сразу. При этом вводимые формулы и значения заполняют выделенные ячейки, как при выполнении команд Fill (Заполнить) или Copy (Копировать) и Paste (Вставить). То есть при использовании относительных ссылок в формулах ссылки будут автоматически изменяться при заполнении разных ячеек диапазона. Этим методом можно заполнять как диапазон ячеек, так и несколько несмежных диапазонов.

Для ввода данных или формулы во все ячейки выделенного диапазона вы можете использовать комбинацию клавиш Ctrl+Enter.

Шаг за шагом 1. Выделите те ячейки или диапазоны, которые нужно заполнить.

2. Начните ввод нужного значения или формулы.

При этом ввод будет производиться в активную ячейку диапазона (отмечена белым цветом), а диапазон останется выделенным.

3. Нажмите клавиши Ctrl+Enter для ввода формулы или значения во весь диапазон.

Формулы: Конкатенация строк (Для получения предварительной информации см.

раздел «Формулы: Ввод».) Конкатенацией обычно называют операцию объединения двух строк. В Excel оператором конкатенации является амперсанд (&). Этот оператор может объединять не только строковые данные, но и числа, даты и произвольные пользовательские форматы в одну длинную текстовую строку, которая и будет результатом выполнения операции.

Например, формула =А1&» »&А2, помещенная в ячейку A3, выведет в этой ячейке строку, составленную из содержимого ячейки А1, следующего за ней пробела и содержимого ячейки А2. Если использовать этот оператор таким образом: =А1&А2, то содержимое двух ячеек будут объединено без пробела между ними, что не всегда удобно для чтения.

Поэтому в формулу с конкатенацией лучше всегда добавлять кавычки с пробелом между ними (« »), чтобы после выполнения формулы программа Excel вставляла пробел между содержимым двух ячеек.

Шаг за шагом 1. Выделите ячейку, в которую нужно поместить формулу.

2. Введите знак равенства ( ), чтобы начать ввод формулы.

3. Введите строку символов или адрес ячейки либо просто щелкните на нужной ячейке рабочего листа.

4. Введите оператор конкатенации (&), затем следующую ссылку или значение.

5. Повторите шаг 4 столько раз, сколько требуется.

Там, где нужно, вставляйте пробелы для отделения данных в итоговой строке.

6. Нажмите клавишу Enter для завершения ввода формулы. Результат конкатенации появится в строке.

(См. также раздел «Функции обработки текста» в главе «Краткий справочник по функциям».) Формулы: Скрытие (Для получения предварительной информации см.

раздел «Формулы: Ввод» в этой главе, а также разделы «Защита: Отдельных рабочих листов» и «Скрытие:

Строк и столбцов» в главе «Правка книг».) Важной возможностью для защиты данных является их скрытие. Этот прием убережет вашу важную информацию от постороннего взгляда. Вы можете указать, следует ли отображать значение ячеек на рабочем листе Excel, а также следует ли отображать содержимое ячейки в строке формул. Даже если значение или формула не выводятся в строке формул, они могут быть видны в самой ячейке.

Параметры защиты не действуют, если не включена защита листа (не выполнена команда Tools (Сервис) > Protect Document (Защита документа)).

Шаг за шагом 1. Чтобы запретить отображение содержимого ячейки в строке формул, выделите нужные ячейку или диапазон.

2. Выберите команду Format (Формат) > Cells (Ячейки) и в открывшемся окне диалога щелкните на вкладке Protectiorv (Защита).

3. Установите флажок Hidden (Скрыть формулы), чтобы они не отображались в строке формул при выборе ячейки. Щелкните на кнопке ОК.

Формулы: Снятие защиты ячейки (Для получения предварительной информации см.

раздел «Формулы: Ввод» в этой главе и раздел «Защита: Отдельных рабочих листов» в главе «Правка книг».) Как только важная часть работы сделана, следует позаботиться о ее защите от случайного изменения или удаления, а также от нежелательного вмешательства посторонних лиц в ее редактирование.

Соблюдение подобных предосторожностей позволит вам не потерять важные данные в результате случайности или злого умысла. Параметры защиты не действуют, если не включена защита листа (н выполнена команда Tools (Сервис) > Protect Document (Защита документа)).

(См. также раздел «Формулы:

Скрытие».) Шаг за шагом 1. Чтобы снять защиту ячейки, выделите нужные ячейку или диапазон.

2. Выберите команду Format (Формат) > Cells (Ячейки) и в открывшемся окне диалога щелкните на вкладке Protection (Защита).

3. Снимите флажок Locked (Защищаемая ячейка), чтобы снять защиту ячейки. Щелкните на кнопке ОК.

4. Таким образом можно изменить любые ячейки на рабочем листе даже в защищенном документе, конечно, при условии, что вы знаете пароль защиты.

Формулы: Ссылки на ячейки других рабочих листов (Для получения предварительной информации см.

раздел «Формулы: Ввод».) При вводе формул можно использовать не только данные ячеек текущего рабочего листа, но и любого другого. При адресации ячеек других рабочих листов необходимо указывать имена последних. По умолчанию рабочие листы называются Sheetl (Лист1), Sheet2 (Лист2) и т. д. Пользователь может менять имена рабочих листов. При записи адреса перед координатами ячейки ставится имя рабочего листа.

Например, чтобы ввести ссылку на ячейку А1, расположенную на листе Sheetl, необходимо ввести в формулу ссылку SheetliAl. Как вы можете видеть, для отделения названия рабочего листа от координат ячейки используется восклицательный знак (!). Если вы изменили имя листа, используйте новое имя, например Отчет!А1. Если в имени листа есть пробелы, то его следует окружить одинарными прямыми кавычками, например "Отчет по продажам"!А1.

(См. также раздел «Связывание: Выделение ячеек» в главе «Связывание и внедрение».) Шаг за шагом 1. Выделите ячейку, в которую нужно поместить формулу, и введите знак равенства ( ).

2. Щелкните на ярлычке рабочего листа, содержащего нужную ячейку. Тем самым вы перейдете на этот лист.

3. Выделите ячейку (или диапазон), на которую нужно установить ссылку. В строке формул появится полный адрес в рассмотренном нами формате.

4. Когда ввод адреса завершен, завершите ввод формулы и нажмите клавишу Enter.

Формулы: Отображение на экране (Для'получения предварительной информации см.

раздел <Формулы: Ввод».) Для проверки правильности вашей таблицы бывает полезно отображать на рабочем листе не результаты вычислений, а сами формулы. Таким образом вы сможете оценить, насколько разумно организован рабочий лист, проверить правильность введенных вами формул и выявить неверно заданные диапазоны, приводящие к искажению данных. По добная проверка будет полезна даже при отсутствии сообщений об ошибках, ведь если формула работает, еще не значит, что она работает правильно!

В целях сохранения важных данных может понадобиться вывод на печать листа с отображением формул в ячейках. По распечатанной копии в случае необходимости можно восстановить весь лист со всеми рабочими формулами.

Шаг за шагом 1. Выберите команду Tools (Сервис) >• Options (Параметры) и в открывшемся окне диалога щелкните на вкладке View (Вид).

2. В группе флажков Window options (Параметры окна) в нижней части окна диалога установите флажок Formulas (Формулы) и щелкните на кнопке ОК.

ПРИМЕЧАНИЕ Чтобы снова вывести на рабочий лист результаты выполнения вычислений, а не сами формулы, выберите команду Tools (Сервис) >• Options (Параметры) и на вкладке View (Вид) открывшегося окна диалога снимите флажок Formulas (Формулы).

СОВЕТ Режим отображения формул можно быстро включить при помощи клавиатуры. Для включения (и выключения) этого режима используйте клавиши Ctr)+" (левая кавычка обычно расположена на одной клавише со знаком «тильда» (~)).

Функции: Мастер функций • Мастер функций позволяет использовать весь набор функций Excel, даже если вы точно не знаете их названия. Все функции организованы в группы (или категории), такие как Financial (Финансовые), Statistical (Статистические) и др. Мастер функций выводит краткое описание каждой функции, благодаря которому вы сможете выбрать нужную функцию. Кроме того, мастер функций помогает вводить аргументы функции и поясняет, для чего они нужны.

При использовании мастера функций практически исключаются ошибки при записи формул в ячейки, кроме того, так удобнее вводить сложные функции с несколькими аргументами. (См. также раздел «Функции: Ручной ввод».) Шаг за шагом 1. Выделите ячейку, в которую нужно поместить функцию, и нажмите кнопку Paste Function (Вставка функции) на стандартной панели инструментов.

2. В списке Function Category (Категории функций) открывшегося окна диалога укажите нужную категорию функции.

3. Выберите нужную вам функцию в списке Function Name (Имя функции). В нижней части окна диалога появится описание выбранной функции.

Прочитайте его и убедитесь, что функция выбрана правильно. Щелкните на кнопке ОК.

4. Под строкой формул появится окно — так называемая палитра формул. Введите аргументы в соответствующие поля. Вы можете вводить значения или адреса ячеек вручную, а можете щелкать на нужных ячейках или выделять нужные диапазоны.

5. Щелкните на кнопке ОК, чтобы завершить ввод функции. Результат вычисления функции появится в ячейке.

СОВЕТ Если вы не знаете, к какой категории принадлежит нужная вам функция, выберите категорию Most Recently Used (Последние недавно использовавшиеся) или All (Все).

Функции: Ручной ввод Если вы точно помните название нужной вам функции и используемые ею аргументы, то самый простой вариант — ввести функцию вручную. Как правило, это займет меньше времени, чем вызов мастера функций. Но чаще всего таким образом вводятся только самые простые функции, которые требуют лишь одного аргумента, например диапазона данных. Для ввода более сложных функций с несколькими аргументами лучше использовать кнопку Paste Function (Вставка функции) на стандартной панели инструментов, которая вызывает мастера функций. (См. также раздел «Функции: Мастер функций».) Шаг за шагом 1. Выделите ячейку, в которую нужно поместить функцию, и введите знак равенства ( ).

2. Введите название функции, например МАХ, и открывающую скобку.

3. Выделите диапазон, который будет использоваться в качестве аргумента, и нажмите клавишу Enter. Excel автоматически вставит закрывающую скобку и введет функцию в ячейку.

Pages:     | 1 ||



© 2011 www.dissers.ru - «Бесплатная электронная библиотека»

Материалы этого сайта размещены для ознакомления, все права принадлежат их авторам.
Если Вы не согласны с тем, что Ваш материал размещён на этом сайте, пожалуйста, напишите нам, мы в течении 1-2 рабочих дней удалим его.