WWW.DISSERS.RU

БЕСПЛАТНАЯ ЭЛЕКТРОННАЯ БИБЛИОТЕКА

   Добро пожаловать!

Pages:     | 1 |   ...   | 2 | 3 ||

«signed for Русская версия Microsoft Учитесь в удобном для вас темпе Найдите то, что нужно именно вам Учитесь на реальных задачах Microsoft 2000 Шаг за шагом Microsoft Access 2000 Step by Step ...»

-- [ Страница 4 ] --

На экране в режиме конструктора отобразится страница дос тупа Наборы. К полям таблицы Запросы, представленным на Web странице, имеется интерактивный доступ.

Если список полей присутствует на закройте его.

Щелкните на тексте заголовка и введите Конфеты от Слас тены Лили.

9. Щелкните под заголовком и введите Просмотрите наш ас сортимент, и вы убедитесь, что вас ожидают сказочные ощу щения!

На панели инструментов конструктора страниц щелкните на кнопке Вид (View), чтобы перейти в режим страницы. На стра нице отобразится введенный заголовок и текст, поля данных и панель перехода.

Часть 5. Работа с базами данных в Internet страницы Поле Название набора заголовка д Альпийский с черникой и земляникой, собранными нз горных Панель перехода 11. Закройте страницу доступа Наборы, назовите ее «Наборы» и щелкните на кнопке Да (Yes), чтобы сохранить изменения.

Шаг вперед: добавление Web-компоненты Microsoft Office Набор Web-компонент позволяет использовать Web-страницах возможности трех наиболее популярных ин 2000 струментов, входящих в комплект 2000. С по мощью компонент Сводная таблица Office PivotTable), Диаг рамма Office (Office Chart) и Электронная таблица Office (Office Spreadsheet) можно применять в Web-страницах такие сред ства, как функции и формулы Excel, оперативный анализ дан ных и автоматическое обновление таблиц и диаграмм.

• Компонента Диаграмма Office создает интерактивное графи ческое отображение табличных данных с автоматическим обновлением при изменении исходной информации.

• Компонента Сводная таблица напоминает режим Сводных таб лиц в Excel и позволяет сортиро вать, группировать данные, вычислять итоги и составлять итоговые отчеты.

Урок 13. Установка связей и публикация данных в Web Электронная таблица позволяет вводить числовые и текстовые данные, создавать формулы, выполнять вычис ления, сортировать, фильтровать и форматировать данные.

Важно.

Для использования Web-компонент Microsoft Office, пользователь должен работать в Internet Explorer 5 и располагать 2000 или автономным набором Web-компонент Office 2000, установ ленным на том же компьютере, что и Web-браузер.

Диаграмма представляет собой один из самых простых, но эффективных способов наглядной интерпретации табличных данных. В следующих уп ражнениях вы воспользуетесь компонентой Диаграмма Office, чтобы вклю чить в Web-страницу Наборы диаграмму, отображающую соотношение имеющихся в наличии наборов.

В этих упражнениях предполагается, что вы выполнили упражнения в разделе «Публикация объекта базы данных как Web-страницы» ра нее в этом уроке.

Важно.

Прежде чем приступать к созданию диаграммы на Web-странице, убедитесь, что исходные данные доступны. Если диаграмма базиру ется на компонентах Сводная таблица или таблица, источник данных должен находиться на той же странице.

Создайте страницу доступа из существующей страницы 1. В окне базы данных на панели объектов щелкните на пункте Страницы (Pages).

2. В списке страниц щелкните дважды на пункте Изменение су ществующей страницы (Edit Web Page That Already Exists). По явится диалоговое окно Поиск Web-страницы (Locate Web Page), содержащее список файлов папки Мои документы (My Documents).

3. Выделите файл и щелкните на кнопке Открыть (Open). Страница откроется в режиме конструктора страниц доступа.

318 Часть 5. Работа с базами данных в Internet Когда документ в формате HTML открывается как страница, он пре образуется в формат DHTML и становится страницей доступа.

Добавьте диаграмму на страницу доступа Если панель элементов отсутствует на экране, на панели ин струментов конструктора страниц щелкните на кнопке Панель элементов (Toolbox). Панель элементов конструктора страниц доступа содержит все элементы, доступные в конструкторе а также несколько специфических элементов, предназ наченных для работы с Web-страницами.

Элемент Сводная таблица Элемент Диаграмма Office Элемент Электронная таблица Office 2. Прокрутите страницу Наборы до На панели элементов щелкните на элементе Диаграмма (Диаг- рамма Переместите указатель на страницу и, когда он примет форму диаграммы, щелкните где-нибудь под панелью перехода. Появится первое окно Мастер диаграмм (Microsoft Ди аграмма Office Wizard) с выделенной столбчатой диаграм мой.

4. В списке типов диаграмм выделите Круговая (Pie), а затем щелкните на кнопке Далее (Next). Появится второе окно Масте ра диаграмм.

5. В списке Доступные таблицы базы данных (Available Database Table) выделите Наборы и щелкните на кнопке Далее (Next). По явится третье окно Мастера диаграмм.

Урок 13. связей и публикация данных в Web 6. Выделите вариант Записи для легенды содержатся в нескольких столбцах (Entries For The Legend In Multiple Columns) и щел кните на кнопке Далее (Next). Появится последнее окно мастера диаграмм, все поля которого неактивны.

7. Щелкните на кнопке Добавить (Add). Поля становятся актив ными с выделенным значением Series в списке Ряды (Series).

8. В списке поля Значения (Value) выделите Количество на складе. В поле Образец (Preview) отобразится цветная диаграмма с девя тью пронумерованными цветными полями справа от нее.

9. В поле Подписи оси X (Category (X) Axis Labels) выделите На звание набора. Номера в цветных полях заменятся на названия наборов Часть 5. Работа с базами данных в Internet Альпийский набор • D Вершина настроение • Вишня В • Кофейный аромат Ш чудо • Нежность 10. Щелкните на кнопке Готово (Finish).

Мастер диаграмм закроется, и на странице доступа Наборы по явится диаграмма.

11. Закройте страницу доступа Наборы, щелкнув на кнопке Да (Yes), чтобы сохранить изменения.

Окончание урока 1. Чтобы перейти к следующему уроку, щелкните на команде Закрыть (Close) в меню Файл (File).

2. Если вы завершили работу с программой Access 2000, щелк ните на команде Выход (Exit) в меню Файл (File).

Урок 13. Установка связей и публикация данных в Web Краткое содержание урока Чтобы Сделайте следующее Кнопка Добавить гиперс- В режиме конструктора выделите поле сылку в таблицу и измените его тип на Гиперссылка (Hyperlink).

Добавить гиперс- В режиме конструктора щелкните на сылку в форму или кнопке Добавление гиперссылки (Insert отчет Hyperlink). Выделите тип гиперссылки на панели Связать с (Link To) и введите необ ходимую для установки связи информа цию.

Опубликовать таб- В меню Сервис (Tools) укажите на коман лицу или отчет как ду Связи Office Links), а затем щел Web-страницу кните на команде Опубликовать через MS Word (Publish It With MS Word). Внесите необходимые изменения в таблицу или отчет. В меню Файл (File) щелкните на кнопке Сохранить как Web-страницу (Save As Web Page) и закройте окно Word.

Создать страницу В окне базы данных на панели объектов доступа к данным щелкните на пункте Страницы (Pages).

Щелкните дважды на пункте Создать стра ницу доступа с помощью мастера (Create Access Page By Using Wizard) и следуйте далее указаниям Мастера.

ЧАСТЬ Обзор и упражнения В следующих упражнениях вам предстоит:

• добавить гиперссылку в базу данных;

• опубликовать объект базы данных как Web-страницу;

Занятие • создать страницу доступа.

рассчитано на Выполните упражнения этого раздела, чтобы применить на 20 минут практике полученные при изучении части 5 знания.

Постановка задачи Интеграция Web-технологии в Microsoft Windows и Microsoft Office позволяет связывать объекты базы данных с другими источниками информации, локальными и удален ными. В упражнениях этого раздела вы воспользуетесь Web технологией, чтобы связать базу данных Сластена Лили с раз личными ресурсами, расположенными как на вашем компьютере, так и в World Wide Web.

Шаг свяжите форму с таблицей с помо щью гиперссылки В уроке 6 вы импортировали в базу данных Сластена Лили файл Microsoft Excel Расчетный Служащие компании хотели бы просматривать таблицу Расчетный лист, работая с формой Сотрудники. Вставьте в форму соответствующую ги перссылку.

324 Часть 5. Работа с базами данных в Internet 1. Запустите Access и откройте базу данных Сластена Лили.

2. На панели объектов щелкните на пункте Формы (Forms). От кройте форму Сотрудники в режиме конструктора.

3. Вставьте гиперссылку на объект базы данных - таблицу Рас четный лист.

4. Назовите новую «Таблица Расчетный лист».

5. Разместите новую гиперссылку рядом с существующей ги перссылкой Расчетный лист, которая связывает форму с исход ной таблицей Excel.

За дополнительной информацией по теме Обратитесь к Использование гиперссылок для связи Урок с объектами базы данных 2: опубликуйте таблицу как Web-страницу Предположим, что вам поручено опубликовать в Web данные обо всех конфетах, имеющихся в продаже. Воспользуйтесь Microsoft Word для публикации таблицы Конфеты, изменив ее в соответствии с постав ленной задачей.

1. Выделите таблицу Конфеты и воспользуйтесь командой Связи с Office (Office Links), чтобы опубликовать ее через Microsoft Word.

2. В Word удалите столбцы Код и Рисунок и отцентри руйте в столбце Стоимость.

3. Просмотрите полученный результат в Microsoft Internet Explorer в режиме Образец Web-страницы (Web Page Preview).

4. Воспользуйтесь командой Сохранить как Web-страницу (Save As Web Page), чтобы опубликовать Web-страницу в соответству ющей папке из числа доступных Web-папок (Web Folders). Если связь с Интернет отсутствует, воспользуйтесь папкой Access 2000 SBS Practice. Закройте Word.

За дополнительной информацией по теме к Публикация объекта базы данных как Web-страницы Урок Обзор и упражнения Шаг 3: создайте страницу доступа Так как цены на наборы меняются в соответствии с конъюнктурой рын ка, принято решение опубликовать таблицу Наборы в виде Web-страницы доступа. Воспользуйтесь Мастером страниц, чтобы создать страницу до ступа на основе таблицы Наборы.

1. Запустите Мастер страниц (Page Wizard).

2. Выделите все поля таблицы Наборы, за исключением полей Код набора и Прекращено.

3. Сгруппируйте данные по полю Название набора и примените тему Серые полосы.

4. Назовите страницу «Шоколад Сластены Лили» и введите текст «Посмотрите, что мы приготовили для За дополнительной информацией по теме Обратитесь к Создание страницы доступа Урок Окончание упражнений Если вы закончили работу с Microsoft Access, в меню Файл (File) щелкните на команде Выход (Exit).

ПРИЛОЖЕНИЕ Если вы не знакомы с Windows Если вы не знакомы с Windows, изучите это при ложение. Вы получите начальные знания для работы с данной книгой и как найти интересующую вас ин формацию. Вы вкратце познакомитесь с основными возмож ностями Windows и как пользоваться справочной системой Windows Help для получения дополнительной инфор мации о вашей операционной системе.

Если вы не знакомы с Windows Windows представляет собой удобную графичес кую среду, призванную облегчить выполнение ваших по вседневных задач при работе на компьютере. Вы можете работать с Microsoft Excel 2000 в операционной системе Windows Windows 98 или Windows NT - приведенные в данном приложении объяснения касаются всех этих опера ционных систем.

Программы под Windows имеют схожий внешний вид и функциональные возможности по использованию данных и программ. Это сходство помогает вам при освоении и работе с различными программами. В этом разделе вы получите основные навыки работы с Windows. Если вы уже знакомы с Windows 95, Windows 98 или Windows NT, то можете про пустить этот раздел.

328 Access Запуск Windows Запуск Windows происходит при включении вашего компьютера.

1. Если ваш компьютер отключен, включите его.

2. Если вы работаете в Windows NT, нажмите клавиши | + чтобы отобразить диалоговое окно с зап росом вашего имени пользователя и пароля. Если вы работаете в Windows 5 и в это окно может ото бражаться или не отображаться в зависимости от установлен ных параметров настройки Windows.

3. Введите в соответствующие поля ваше имя пользователя и пароль, а затем щелкните на кнопке ОК. Если они вам не изве стны, обратитесь за помощью к системному администратору.

4. Если появится диалоговое окно Welcome To Windows (Добро по жаловать в Windows), щелкните на кнопке Close (Закрыть). Ваш экран будет выглядеть как показано на следующем рисунке.

Значок Мой компью тер (My Computer) Указатель мыши Панель задач Кнопка Start (Пуск) Использование мыши Для выполнения большинства действий вы можете пользоваться клави шами клавиатуры но, как правило, проще пользоваться мышью. Мышь уп Приложение А. Если вы не знакомы с Windows равляет движением указателя на экране, как показано на предыдущем ри сунке. Для перемещения указателя вы передвигаете мышь по гладкой по верхности в том направлении, в котором хотите переместить указатель.

Если вам не хватает пространства для передвижения мыши, поднимите ее и опустите в более удобное место, после чего возобновите движение.

Внимание!

В этой книге предполагается стандартная конфигурация мыши под правую руку, когда основной кнопкой мыши является левая кнопка, а дополнительной - правая.

Настройка действий мыши, принятая по умолчанию При выполнении упражнений в данной книге вы будете использовать пять основных действий мышью.

Если вы собираетесь Действие Указать на элемент Переместите мышь, чтобы указатель располагал ся поверх нужного элемента.

Щелкнуть на элемен- Укажите на элемент на экране, а затем нажмите и те отпустите основную кнопку мыши.

Щелкнуть на элемен- Укажите на элемент на экране, а затем быстро на те правой кнопкой жмите и отпустите дополнительную кнопку мыши.

Щелчок на дополнительной кнопке мыши приво дит к отображению контекстного меню, из которо го вы можете выбрать команды, необходимые для выполнения текущего действия.

Дважды щелкнуть на Укажите на элемент, а затем быстро нажмите и элементе отпустите основную кнопку мыши два раза.

Перетащить элемент Укажите на элемент, а затем удерживайте нажа той основную кнопку при перемещении ука зателя и перетаскивании элемента. Поместив эле мент в нужное место, отпустите кнопку мыши.

Использование средств управления Windows Все программы под Windows имеют схожий интерфейс. Окна программ имеют одинаковые средства управления, которые используются для про крутки, изменения размеров, перемещения и закрытия окна.

Microsoft Access Строка заголовка Строка меню I -Кнопка Закрыть (Close).

My Кнопка Maximize (Развернуть) Minimize (Свернуть) Бегунок прокрутки Полоса прокрутки Строка прокрутки СОСТОЯНИЯ Кнопка Чтобы Сделайте следующее Осуществить про- Щелкните на полосе прокрутки или крутку содержимого стрелке-кнопке, либо перетащите бегу окна по вертикали нок. (См. предыдущий рисунок.) или по горизонтали Развернуть окно во Щелкните на кнопке Развернуть (Maxi весь экран mize) либо дважды щелкните на стро ке заголовка окна.

Восстановить преды- Щелкните на кнопке Восстановить (Res дущий размер окна tore) либо дважды щелкните на строке заголовка окна. Если размер окна мак симальный, кнопка Развернуть (Maxi mize) замещается на кнопку Восстановить (Restore).

Свернуть окно до Щелкните на кнопке Свернуть (Minimize).

кнопки на панели за- Чтобы отобразить свернутое окно, щел дач кните на его кнопке в панели задач.

Переместить окно Перетащите строку заголовка окна.

Закрыть окно Щелкните на кнопке Закрыть (Close).

Использование меню Подобно ресторанному меню, программное меню содержит список вари антов выбора действий, называемых командами. Чтобы выбрать команду меню, вы должны щелкнуть на нужном элементе.

Приложение А. Если вы не знакомы с Совет.

Вы также можете осуществлять выбор с помощью клавиатуры, удер живая нажатой клавишу | и нажимая клавишу, соответствую щую подчеркнутой букве в названии меню. Затем нажмите клавишу, в названии команды.

В последующем упражнении вы откроете и выберете команду из меню.

Откройте и команду из меню 1. Дважды щелкните на значке Мой компьютер (My Computer).

Откроется окно Мой компьютер (My Computer).

2. В окне Мой компьютер (My Computer) щелкните на надписи Правка (Edit) в строке меню. Появится меню Правка (Edit). Обра тите внимание, что названия некоторых команд отображены се рым цветом. Эти команды в данный момент недоступны.

недоступна Команда доступна Комбинация клавиш Чтобы меню Правка (Edit), вы также можете ся комбинацией клавиш \ t.

3. Снова щелкните на Правка (Edit), чтобы закрыть меню. Меню будет закрыто.

4. Щелкните на надписи Вид (View) в строке меню, чтобы от крыть меню.

5. В меню Вид (View) щелкните на Строка состояния (Status Bar), если рядом с этой строкой нет галочки. Затем снова щелкните на заголовке меню Вид (View).

Access в виде галочки означает, что из группы может выбрано одновременно элементов. Маркер виде кружка означает, что может выбран один элемент.

6. В меню Вид (View) снова щелкните на Строка состояния (Status Bar). Меню Вид (View) закроется, и строка состояния исчезнет.

Приложение А. Если вы не знакомы с Windows 7. В меню Вид (View) снова щелкните на Строка состояния (Status Bar). Будет отображена строка состояния.

8. В меню Вид укажите на Упорядочить значки (Arrange Icons).

Появится подменю с дополнительными вариантами выбора.

Если после названия пункта меню имеется направленная вправо стрел ка, это означает, что для данного пункта меню предусмотрены допол команды.

9. Щелкните на строке По имени диска (By Drive). Значки, пред ставляющие диски на вашем компьютере, будут упорядочены по алфавиту.

10. В правом верхнем углу окна Мой компьютер (My Computer) щелкните на кнопке Закрыть (Close), чтобы закрыть окно.

Совет.

Если вам приходится много печатать в процессе работы, вам лучше запомнить комбинации клавиш для выполнения наиболее часто ис пользуемых команд. Если для команды предусмотрена комбинация клавиш, она отображается справа от имени команды в меню. Напри мер, в меню Правка рядом с командой Копировать (Сору) приведе на комбинация клавиш [ | + Использование диалоговых окон При выборе команды, за названием которой следует многоточие (...), про граммы под Windows отображают диалоговое окно, содержащее допол нительную информацию о выполнении команды. Диалоговым окнам так же присущи стандартные элементы, приведенные на следующем рисунке.

Вкладка Текстовое поле Команд ная кнопка Стрелка поля Флажок 334 Microsoft Access При работе с диалоговым окном вы щелкаете на нужном элементе или вкладке. Для перехода между элементами можно воспользоваться кла Вы также можете воспользоваться клавиатурой, удержи вая нажатой клавишу | и нажимая клавишу с буквой, подчеркнутой в названии элемента.

Отобразите диалоговое окно Свойства: Панель задач (Taskbar Properties) Некоторые диалоговые окна содержат несколько групп вариантов выбо ра (опций), отображаемых на разных вкладках. В этом упражнении вы установите список программ, отображаемых в вашем стартовом меню.

1. В панели задач Windows щелкните на кнопке Пуск (Start).

Появится стартовое меню.

В стартовом меню укажите на Настройка (Settings). В Windows 95 и 2000 щелкните на Панель задач (Taskbar). В Windows 98 щел кните на Панель задач/Меню (Taskbar & Start Menu). Появится диалоговое окно Свойства: Панель задач (Taskbar Properties).

3. В диалоговом окне щелкните на вкладке Настройка меню (Start Menu Programs). Здесь вы можете задать список программ, ко торые отображаются в вашем меню Пуск (Start).

4. Щелкните на вкладке Параметры панели задач (Taskbar Options), а затем на поле флажка Мелкие значки в главном меню (Show Small Icons In Start Menu) для его установки. Если флажок установ лен, в поле флажка отображается галочка.

Щелкните здесь. Щелкнув на поле с установленным флажком, вы сбросите его Приложение А. Если вы не знакомы с Windows 5. Щелкните на поле флажка несколько раз и посмотрите, как этом изменяется содержимое диалогового окна. Щелчок на поле флажка или на кнопке выбора вызывает включение или отключение опции.

6. Щелкните на кнопке Отмена (Cancel) в диалоговом окне. При этом диалоговое окно закрывается без изменения существую щих настроек.

ПРИЛОЖЕНИЕ В Создание базы данных Что такое база данных База данных — это совокупность сведений, относящихся к определенной теме или задаче. Чтобы обеспечить эффек тивное хранение и поиск а также возможность ее обработки, необходимо четко определить, какие функ ции должна выполнять база данных.

Как спланировать базу данных Прежде чем создавать собственную базу данных в Access, ответьте на следующие вопросы.

• Какую информацию вы намерены получать от своей базы данных?

т На какие темы можно разделить вашу информацию?

• Как эти темы связаны друг с другом?

• Какие сведения вы будете хранить по каждой теме?

Access 2000 управляет базой данных и создает оп тимальную структуру для хранения и поиска информации.

Информация по каждой теме собирается в таблицу, а каж дая категория сведений в этой таблице называется полем.

Форму для размещения информации Access пре доставляет автоматически. После заполнения формы мож но просмотреть информацию полностью или частично с по мощью процедур поиска, сортировки или запроса. В Microsoft Access заключение Microsoft Access позволит вам напечатать отчет. В любой момент вы можете изменить по своему желанию форму представления или содержание любой области вашей базы данных.

Microsoft Access представляет собой систему управления связанными базами данных (relational database management system - RDBSM). Дан ные по различным темам группируются в таблицы, а потом создаются связи между таблицами. Устанавливая связи между отдельными табли цами вместо того, чтобы хранить всю информацию в одной большой таб лице, вы избегаете ненужного дублирования экономите память вашего компьютера, а также увеличиваете скорость обработки инфор мации.

Чтобы облегчить ваш труд по созданию и модернизации элементов ва шей базы данных, Access предоставляет в ваше распоряжение множество автоматизированных процедур и встроенную систему справ ки. Эти процедуры, включающие использование мастеров и кнопок па нелей инструментов, рассмотрены в соответствующих уроках.

Как работать с готовой базой данных Все основные элементы базы данных - таблицы, поля, формы, запросы и отчеты - включены в базу данных Сластена Лили, использованную в каче стве учебного примера. Вы будете пользоваться ею при работе с данной книгой. На следующем рисунке показаны основные таблицы базы дан ных с их полями и связями.

заказа Дата заказа Премия Кш Название Сорт яка» Сорт орехов набора Сорт Км Имя Фамилия Должность Табельный Таблицы базы Связи между таблицами данных Приложение В. Создание базы данных В базе данных Сластена Лили сведения о клиентах содержатся в таблице Заказчики, а о заказах - в таблице Заказы. Обе таблицы связаны с дру гом таким образом, что Microsoft Access легко может предоставить вам сведения о заказчике (скажем, его имя и номер телефона) вместе с ин формацией о его заказе. Позже вы убедитесь, что подобная организация данных имеет много преимуществ.

Каждое поле представляет собой колонку в таблице. Далее вы будете по стоянно сталкиваться с этим принципом отображения информации в Microsoft Access.

Все поля таблицы данные, характеризующие наборы конфет, которые продаются фирмой «Сластена Лили» Альпийский набор Конфеты с черникой и земляникой, собранными на горных склонах.

375 Лучшие комбинации конфет из горького и молочного шоколада с начинкой из черники, мармелада, вишни, Набор из пар конфет с из фундука, миндаля, фисташек, американского ореха, и Шоколад с нежной пастой, растопить любое сердце.

Создание базы данных С помощью Microsoft Access вы можете создать свою базу данных или переработать созданную ранее. В этой книге мы будем пользоваться име ющейся базой данных для того, чтобы вам легче было освоить способы работы с объектами, обязательно присутствующими в любой базе дан ных.

Когда потребуется, вы легко создадите совершенно новую базу данных.

Для этого вам достаточно будет воспользоваться Мастером создания базы 340 Microsoft Access данных. Но перед тем, как создавать новую базу данных, необходимо про думать ее структуру, как мы рекомендовали в предыдущих параграфах.

Далее мы расскажем, как создать базу данных по шаблону, предлагаемо му Мастером, а затем вы закроете ее и в будете работать с готовой базой Сластена Лили.

Создайте новую базу данных Представьте, что вы решили создать базу данных на основе своей запис ной книжки, причем между различными данными, например, прозвища ми и хобби ваших знакомых, должны быть установлены связи.

Access предложит для базы данных шаблон адресной книги, которым вы и воспользуетесь.

1. Выберите команду меню Файл - Создать (File - New Database) или щелкните на кнопке панели инструментов.

Появится окно Создание (New).

2. Удостоверьтесь, что в нем открыта вкладка Базы данных (Databases) и дважды щелкните на значке Контакты.

Откроется диалоговое окно Файл новой базы данных (File New Database).

3. В поле Имя файла (File name) напечатайте текст Моя запис ная книжка, после чего щелкните на кнопке Создать (Create).

Теперь будет запущена программа-мастер.

Перед вами пройдет череда диалоговых окон с вопросами, и Мастер создаст базу данных на основе шаблона и ваших отве тов на эти вопросы.

4. В первом окне мастер сообщит, какая информация будет хра нится в базе.

Вам остается только щелкнуть на кнопке Далее (Next).

В следующем окне программа спросит, какие дополнительные поля вам хотелось бы ввести.

В списке Поля таблицы (Fields in the table) выделите щелчком пун кты Домашний телефон и ДатаРождения.

В заключение щелкните на кнопке Далее (Next).

Приложение В. Создание базы данных Внутренний телефон о звонках Домашний телефон Типы Сотовый телефон почты последней встречи типа 6. В следующем окне вы должны будете выбрать тип оформле ния экрана. Лучше оставить предложенную по умолчанию оп цию и щелкнуть на кнопке Далее (Next).

7. Следующим шагом вы должны определить, как ваши дан ные будут выглядеть при печати. Не меняйте установленный по умолчанию вариант Строгий (Corporate) и щелкните на кноп ке Далее (Next).

8. В очередном окне щелчком на кнопке Далее (Next) подтвер дите предложенный программой заголовок.

9. В последнем окне щелкните на кнопке Готово (Finish).

Мастер приступает к формированию базы данных. В нее включаются об разцы данных, а также некоторые формы и отчеты. Первое из окон, Глав ная кнопочная форма (Switchboard) - это форма, которую создает Мастер.

Чтобы попасть в окно базы данных, в открытой форме нужно щелкнуть на кнопке Закрыть в правом верхнем углу. Теперь можно выйти из базы данных, щелкнув на кнопке Закрыть окна базы данных.

Изучив уроки этой книги, вы можете вернуться в созданную только что базу данных и обработать ее по своему вкусу.

ПРИЛОЖЕНИЕ Создание выражений Какие бы задачи вы ни решали с помощью Microsoft Access, по всей вероятности, вам понадобится воспользо ваться выражениями. Например, вы хотите вычислить промежуточные суммы в вашем отчете или создать зап рос, в котором перечислены все продукты стоимостью ниже 60 руб. Или же вам нужно создать фильтр для фор мы, чтобы просмотреть лишь записи, относящиеся к оп ределенному региону. Во всех этих случаях вам придется прибегнуть к выражениям.

Что представляют собой выражения Выражения представляют собой формулы, по которым вы числяются нужные вам значения. Например, выражение умножает цену товара на 1,1 (что равносильно повышению цены на 10%). Выражение может включать функции, идентификаторы, операторы, точные значе ния и константы. Следующее выражение содержит боль шинство таких элементов:

где Avg - функция;

[Цена набор] - - опе ратор;

2 - константа.

Функции помогают вам произвести определенные вычис ления. Например, функция Avg служит для определения 344 Microsoft Access среднего а функция Sum подсчитает суммарное значение дан ных в поле.

Идентификаторы относятся к значениям из вашей базы данных, таким, как значения поля, элемент управления или свойство. Например, [Дата за каза] представляет собой значение, содержащееся в поле Дата заказа таб лицы Заказы.

Операторы указывают на действие (например, сложение), которое дол жно быть выполнено по отношению к одному или нескольким элементам выражения. Среди операторов встречаются как хорошо знакомые ариф метические действия (+, -, *, /), так и другие операторы, например =, <, >, &, And, Or, Like.

Точные значения представляют собой значения, которые Access использует именно в том виде, в каком вы их вводите. Например, число или текстовое значение Нью-Йорк являются точными значениями.

представляют собой неизменяемые величины. К примеру, константа Null всегда обозначает поле, не содержащее значений или сим волов. Кроме нее имеются также константы True (Истина), False (Ложь), Yes (Да) и No Основные сведения по вводу выражений Во многих случаях, когда вы задаете выражения, Access авто матически вставляет некоторые символы. Например, в выражение могут включаться скобки, знак номера, кавычки. В примерах выражений, в на стоящем приложении мы будем указывать выражения целиком, не пола гаясь на помощь программы.

Создавая выражения, следуйте основным правилам, перечисленным в следующей таблице Элемент выражения Особенности ввода Пример Идентификатор Поместите имя поля или эле- [Дата размещения] мента управления в квадрат ные скобки.

Между именем таблицы и набора] именем в таблице ставь те точку.

Приложение С. Создание выражений Элемент выражения Особенности ввода Пример Если выражение предпола гает получение значения из набора] иного объекта базы данных, используйте восклицатель ный знак для разделения типа объекта (Формы), име ни (Наборы) и имени элемен та управления в данной форме (Код набора).

Дата Заключите дату в знаки но- #10-Окт-99# мера (#). Знаки появятся по краям даты/времени авто матически, если вы введете их в условии на значение или в условии отбора для поля с типом данных Дата/ Время.

Текст Заключите текст в кавычки. Калифорния Если текст не содержит «Британская Колумбия» пробелов или знаков препи нания, вы можете ввести его без кавычек, которые потом появятся автоматически.

Число Не вводите символы валюты 8934,75 (но не 8.934,75) и точки, разделяющие тыся чи.

Как создавать выражения с помощью построителя выражений Если вы хотите быстро создать несложное выражение или вам требуется помощь со стороны программы, обратитесь к Построителю выражений (Expression Builder). Запускать построитель целесообразно, например, из листа свойств или ячейки условий отбора бланка QBE, т. е. оттуда, где выражения приходится создавать довольно часто.

Находясь в листе свойств, вы сначала должны щелкнуть в поле свойства, для которого хотите задать выражение, после чего щелкнуть на кнопке Построителя выражений, появляющейся справа в строке свойства.

Microsoft Access Находясь в режиме конструктора запроса, вы можете щелкнуть правой кнопкой мыши в том месте, где собираетесь ввести выражение, а потом выбрать в открывшемся подручном меню команду Построить (Build). Если поле свойства или запроса, откуда вы выходите в Построитель выраже ний, уже содержит некое значение, то это значение будет автоматически скопировано в поле выражения.

Число Страница N из Текущая дата Forms дата и Reports Текущий О Константы Операторы В окне Построителя выражений вы можете выделить типы выражений, име полей и операторы, после чего добавить их в поле, где создаете выра жение. Кроме того, вы располагаете возможностью ввести любые элемен ты с клавиатуры. Чтобы задействовать построенное вами выражение, щелкните на кнопке ОК.

Выражения в формах и отчетах Вы применяете выражения в формах и отчетах для получения информа ции, которая не может быть непосредственно получена из таблиц вашей базы данных. К примеру, вы создаете выражение, вычисляющее итого вые суммы, или складывающее значения двух полей, или устанавливаю щее для какого-либо поля значение по умолчанию.

Примеры управляющих элементов с вычислениями Если в форме или отчете вам требуются данные, являющиеся результа том некоторых вычислений, вы создаете в этой форме или отчете управ ляющий элемент и снабжаете его соответствующим выражением. Ввес ти выражение можно как непосредственно в управляющий элемент Приложение С. Создание выражений (обычно это текстовое поле), так и в строку Данные (Control Source) листа свойств указанного элемента.

Если вы вводите выражение в элемент управления с клавиатуры, не за будьте начать его со знака равенства, например =[Тариф Когда вы вводите поле свойства длинное выражение, достаточно нажать комбинацию клавиш | F2 |, чтобы вывести на экран все выраже ние целиком.

Приведенная ниже таблица содержит некоторые общие выражения, при меняемые в элементах управления.

Microsoft Access представляет Выражение =[0бщее [Цена Общую сумму заказа в виде произведения чений полей Общее количество и Цена набора.

набора] ] Значения полей Имя и Фамилия, разделенные про белом.

Значение поля Стоимость, умноженное на 1,5 (на 50% больше первоначальной).

Date() Текущую дату.

Номер текущей страницы.

Номер текущей страницы, сопровождаемый указанием общего числа страниц.

&Pages [Штат/ Текст «Продажи по», сопровождаемый значени ем соответствующего поля ] 348 icrosof t Access Выражение Microsoft Access представляет =[ Итог по штату/провин ции]/[0бщий итог] на значение поля Общий итог.

Сумму значений поля стоимости конфет.

=[Подчиненна форма за- Значение управляющего элемента Сумма заказов [Сумма за- формы Подчиненная форма заказов.

казов] за- Часть значения даты (год) из поля Дата заказа. За пятая используется для разделения аргумента и функции.

Примеры выражений для условий на значение Вы можете установить условие на значение для какого-либо поля своей формы, чтобы гарантировать себя от возможных ошибок при вводе. Кон кретный вид условия определяется выражением, которое вводится в поле свойства Условие на значение (Validation Rule).

Типичные выражения подобного класса показаны в следующей таблице.

Выражение Ограничения на ввод данных >=Date() Вводимая дата не должна предшествовать теку щей.

Between And Введенное значение должно попасть в интервал от 10 до 100 включительно.

США Or Канада Можно ввести только два заранее заданных зна чения (в данном случае «США» или Like [А-Я]## Вводимое значение должно состоять из одной буквы и двух цифр (например, Ж45).

Использование выражений в запросах и фильтрах В запросах и фильтрах выражения используются для указания условий отбора. Кроме того, в запросах выражения могут применяться для созда ния полей, в которых предполагаются вычисления. При вводе выраже ний в запрос или фильтр нет необходимости ставить перед ними знак ра венства.

Приложение С. Создание выражений Примеры выражений для условий отбора Разрабатывая запрос или фильтр, вы пользуетесь выражениями, как ус ловиями отбора. Эти условия сообщают Microsoft Access, какие именно записи вам нужны. Условие отбора вводится в соответствующую ячейку окна QBE для данного поля. Например, если вас интересуют заказчики, коды которых более 100, вам достаточно напечатать в ячейке Условие от бора (Criteria) для поля Код заказчика выражение >100.

Сюда вводится выражение для условия отбора Следующая ниже таблица содержит часто используемые выражения, ко торые вы можете использовать при работе с таблицей Заказы базы дан ных Сластена Лили.

Поле Выражение Искомые заказы Код заказчика 69 Заказчика с кодом 69.

Код заказчика >=60 Заказчиков с кодами более 59.

Город получателя "Baltimore "Or "New Из Нью-Йорка и Балтиморы.

Штат/Провинция Not "Ontario" Из любых регионов, кроме получателя Онтарио.

Фамилия получа- Like Заказчиков с фамилиями, на теля чинающимися с Мс.

Фамилия получа- Like Заказчиков с фамилиями, на теля чинающимися с буквы J и за канчивающимися буквами son.

Код доставки Null С отсутствием значений в поле Код доставки.

Дата заказа Between 1-дек-99 And Размещенные между 1 и 15-дек-99 декабря 1996 года.

Фамилия получа- Like [С] С фамилиями заказчиков, теля начинающимися с буквы (только для параметрических запросов).

Microsoft Access Примеры выражений для полей с вычислениями Вы можете использовать выражения для того, чтобы создавать новые поля в запросе. Такие выражения вводятся в ячейку QBE.

Напечатайте выражение для поля с вычислением [Order Вот несколько примеров такого рода выражений.

Имя и выражение Microsoft Access отображает Отпускная цена: [Цена набора]*0,8 умноженную на коэффици ент 0,8 (сниженную на 20%).

Основная цена: [Подробности заказов]. Произведение значений поля Коли [Количество]*[Наборы]. [Цена набора] чество таблицы Подробности заказов и поля Цена набора таблицы Наборы.

Microsoft Access Шаг за шагом Перевод Л.В, Сазонова Главный редактор Технический директор Е.В. Новиков Главный художник О.В.

Редактор Технический редактор Г.В. Трушина Верстка М.В. Алексеева П О Л Ь З О В А Т Е Л Ь I N U S E Подписано в печать 22.11.99. Формат 70x Гарнитура Журнальная. Печать офсетная. 22 печ. л.

Доп. тираж 1 5000 экз. Заказ № «Издательство ЭКОМ», лицензия ЛД № 065036 от 28.02. ПБОЮЛ Тараев Сергей Павлович, лицензия ИД № 01612 от 19.04. 117342 Россия, Москва, ул. Бутлерова, оф. Телефон для оптовых покупателей (095) 330-68- Отпечатано в ОАО «Можайский полиграфический комбинат» 143200, г. Можайск, ул. Мира, Designed Книги серии «Шаг за шагом»:

простой и быстрый практический курс.

Вы можете проработать все уроки по очереди или выбрать только те темы, которые нужны вам для повседневной рабо ты. В любом случае вашим учителем будет человек, который прекрасно вас знает — вы сами.

Учитесь Последовательные шаги помогут вам безошибочно выполнить задание.

так, Кнопки и значки на полях книги подскажут, где именно нужно щелкнуть мышью.

как Иллюстрации покажут, как будет выглядеть экран при выполнении упражнений.

удобно Дополнительная информация и советы по ра боте с программой привлекут ваше внимание.

вам!

Упражнения на CD-ROM избавят вас от рутинной работы, а видеофайлы помогут разобраться в некоторых тонкостях.

ШАГ Темы Ввод и просмотр данных - просмотр, ввод и изменение данных в таблицах и формах;

сортировка и фильтрация записей;

печать сообщений.

Создание и расширение баз данных - создание новых таблиц;

связанные таблицы и базы данных;

ШАГОМ работа с расширенными данными.

Работа с информацией - создание запросов и анализ информации;

слияние данных из двух таблиц в одну форму.

Настройка и оформление - настройка и оформление форм и отчетов;

представление в отчете сгруппированных данных.

Распространение инфоромации - создание страниц с интерактивным доступом к данным;

использование компонентов Office Web с другими офисными программами.

www.ecom.ru

Pages:     | 1 |   ...   | 2 | 3 ||



© 2011 www.dissers.ru - «Бесплатная электронная библиотека»

Материалы этого сайта размещены для ознакомления, все права принадлежат их авторам.
Если Вы не согласны с тем, что Ваш материал размещён на этом сайте, пожалуйста, напишите нам, мы в течении 1-2 рабочих дней удалим его.