WWW.DISSERS.RU

БЕСПЛАТНАЯ ЭЛЕКТРОННАЯ БИБЛИОТЕКА

   Добро пожаловать!

Pages:     | 1 | 2 || 4 |

«signed for Русская версия Microsoft Учитесь в удобном для вас темпе Найдите то, что нужно именно вам Учитесь на реальных задачах Microsoft 2000 Шаг за шагом Microsoft Access 2000 Step by Step ...»

-- [ Страница 3 ] --

На панели инструментов окна базы данных щелкните на кноп ке Создать (New). Появится диалоговое окно Новый отчет (New Report).

3. В списке вверху окна выделите пункт Мастер диаграмм (Chart Wizard).

4. Щелкните на стрелке поля Выберите в качестве источника данных таблицу ИЛИ запрос (Choose The Table Or Query Where The Object's Data Comes From) и выделите запрос Продажи наборов, после чего нажмите ОК. Появится первое окно мастера Создание диаграмм (Chart Wizard).

Можно клавишу первой буквы имени запроса, чтобы сразу пе в нужное место списка.

5. В списке Доступные поля (Available Fields) поочередно щелк ните дважды на полях Дата заказа, Название набора и Количество.

Все три поля переместятся в список Поля диаграммы (Fields For Chart) 210 Часть 3. Представление данных в удобном 6. Щелкните на кнопке Далее (Next). Появится второе окно Со здание диаграмм, в котором представлено 20 типов диаграмм.

7. Щелкните на кнопке График (Line Chart) (третья кнопка в тре тьем ряду) и щелкните на кнопке Далее (Next). Появится третье окно мастера диаграмм.

8. Щелкните дважды на Появится диалоговое окно Вычисление итоговых значений (Summarize).

Значения отображаются на оси коор динат.

9. В списке Итоги для «Количество» (Summarize By) выделите Count (Число) и щелкните на кнопке ОК. Диалоговое окно Вычисление итоговых значений (Summarize) закроется, а в окне мастера диаграмм значение заменится на Чис ло Количество.

Просмотрите диаграмму 1. В третьем окне Создание диаграмм (Chart Wizard) щелкните на кнопке Образец (Preview Chart). Откроются два диалоговых окна Образец (Preview Chart) и Введите значение параметра (Enter Parameter Value).

Урок 8. Анализ данных 2. В первом диалоговом окне Введите значение (Enter Parameter Value) введите 1-ноя-98 и нажмите клавишу | 3. Во втором диалоговом окне Введите значение (Enter Parameter Value) введите 31-дек-98 и щелкните на кнопке ОК.

На экране отобразится образец диаграммы.

Значения итоговых продаж наборов Наборы Закройте окно Образец.

Измените параметры диаграммы Изображение на диаграмме воспринимается с трудом из-за нагромож дения значений, так как отображаются все данные о продажах за два месяца. В этом упражнении вы уменьшите число отображаемых значе ний, чтобы сделать диаграмму пригодной для анализа.

212 3. Представление данных в удобном виде 1. Щелкните дважды в поле Дата заказа по месяцам (Дата заказа By Month). Появится диалоговое окно Группировка (Group).

2. В списке Группировка (Group By) выделите По неделям (Week) и щелкните на кнопке ОК. Диалоговое окно Группировка (Group) закроется, а поле Дата заказа по месяцам заменится на Дата заказа по неделям.

3. Щелкните на кнопке Образец (Preview Chart). Появится первое диалоговое окно Введите значение параметра (Enter Parameter Value).

4. и нажмите клавишу | Enter |. Появится вто рое диалоговое окно Введите значение параметра (Enter Parameter Value).

5. Введите ЗО-ноя-98 и нажмите клавишу | Enter |. На экране появится образец диаграммы, показывающий динамику про даж в ноябре. Каждому набору соответствует свой цвет и фор ма отметки на диаграмме.

Урок 8. Анализ данных Закройте мастер диаграмм (Chart 1. Щелкните на кнопке Закрыть (Close), чтобы вернуться в тре тье окно мастера диаграмм.

2. Щелкните на кнопке Готово (Finish). Появится первое диало говое окно Введите значение параметра (Enter Parameter Value).

Введите 1-ноя-98 и нажмите клавишу [ Enter |. Появится вто рое диалоговое окно Введите значение параметра (Enter Parameter Value).

4. Введите 31-дек-98 и нажмите клавишу | Enter |. На экране отобразится окончательная версия диаграммы.

5. Закройте диаграмму, щелкнув на кнопке Да (Yes) в ответ на предложение сохранить изменения.

6. Введите Диаграмма продаж наборов и нажмите клавишу I Окончание урока 1. Чтобы перейти к следующему уроку, щелкните на команде Закрыть (Close) в меню Файл (File).

2. Если вы завершили работу с программой Access 2000, щелк ните на команде Выход (Exit) в меню Файл (File).

Краткое содержание урока Чтобы Сделайте Создать запрос на Откройте существующий запрос в режиме конст основе существую- руктора. В меню Файл щелкните на кнопке Сохранить щего как (Save As), чтобы переименовать запрос, а затем внесите необходимые изменения.

Добавить поле в В режиме конструктора запросов щелкните дваж запрос на нужном поле в списке полей таблицы.

Реорганизовать В режиме конструктора на бланке запроса щелкни поля в запросе те в области выделения столбца и перетащите его в новое положение.

Удалить поле из В режиме конструктора на бланке запроса щелкни запроса те в области выделения столбца и нажмите клави шу | Delete |.

Часть 3. Представление данных в удобном виде Чтобы Сделайте следующее Кнопка Сгруппировать ре- На панели инструментов конструктора зультаты запроса запросов щелкните на кнопке Групповые операции (Totals). Щелкните в ячейке Группировка (Total) поля, по которому вы полняется группировка данных. Щелк ните на стрелке ячейки и выделите ный принцип группировки.

Изменить заголо- На панели инструментов конструктора вок столбца запросов щелкните на кнопке Свойства (Field Properties) и введите новое назва ние столбца в поле свойства Подпись (Caption).

Добавить в запрос В режиме конструктора запросов введи вычисляемое поле те выражение в ячейку строки Поле (Field) для пустого столбца на бланке запроса.

Изменить парамет- На панели инструментов конструктора вычисляемого запросов щелкните на кнопке Свойства поля (Field Properties) и измените нужные свойства.

Создать перекрест- В окне базы данных щелкните на пункте запрос (Queries) на панели объектов.

Щелкните на кнопке Создать (New) на панели инструментов окна базы данных.

Выделите Перекрестный запрос (Crosstab Query Wizard) и следуйте далее указа ниям мастера.

Создать диаграмму В окне базы данных щелкните на пункте на основе запроса Отчеты (Reports) на панели объектов.

Щелкните на кнопке Создать (New). Вы делите Мастер диаграмм (Chart Wizard).

Щелкните на стрелке поля Таблицы и зап росы (Table And Query), выделите запрос и следуйте далее указаниям мастера.

УРОК Отображение в форме данных из разных таблиц Вы научитесь:

• работать с Мастером форм;

• создавать подчиненные формы;

Урок • использовать таблицы и запросы для создания форм;

рассчитан • объединять в одной форме данные из нескольких таблиц;

на • создавать вычисляемые элементы управления.

20 минут В компании «Сластена Лили» обработка информации осу ществляется с помощью форм. Форма например, предназначена для корректировки таблицы Конфеты, а фор ма Наборы позволяет просматривать и редактировать две таблицы: Наборы и Подробности наборов.

Редактирование нескольких таблиц реализуется с помощью сложных форм, состоящих из главной и вложенной в нее, по чиненной формы. Поля главной формы содержат данные из одной таблицы (или запроса), а поля подчиненной формы из другой. Объединение в одной форме информации из раз ных таблиц обеспечивается взаимосвязью таблиц.

Подчиненные формы рассматриваются в уроке 2 «Рабо та с формами».

216 Часть 3. Представление данных в удобном виде Расширение сферы деятельности компании «Сластена Лили» приводит к образованию дополнительных информационных потоков, в связи с чем возникает необходимость в новых формах для работы с таблицами базы данных.

В этом уроке вы создадите сложную форму, которая включает поля таб лицы и запроса, а затем добавите в нее вычисляемое поле для расчета итога по данным, входящим в подчиненную форму.

Начало урока Запустите программу Access, если она еще не заг ружена. Откройте базу данных Сластена Лили. Разверните окно базы данных до размеров полного экрана.

За информацией об открытии базы данных обрати к уроку 1 «Работа с формами».

Создание форм с помощью Мастера форм Функция Создание форм (Form Wizard) позволяет выбрать таблицы, содер жащие нужные данные, указать поля, которые должны быть включены в форму, и задать макет и стиль формы.

Накануне праздников в компанию «Сластена Лили» поступает множество телефонных звонков от постоянных заказчиков, которые хотели бы уточ нить размещенный ранее заказ или повторить предыдущий. Для опера тивной работы служащим компании необходимы сведения о заказах каж дого абонента. Воспользуйтесь Мастером форм, чтобы создать форму, позволяющую просмотреть заказы конкретного заказчика.

Чтобы найти определенного заказчика, нужно на кнопке Найти (Find) на панели инструментов формы.

Создайте форму В этом упражнении вы создадите форму, в которой представлены все за казы определенного заказчика. Необходимая информация содержится в таблице Заказчики и запросе Форма заказов.

1. В окне базы данных щелкните на пункте Формы (Forms) на панели объектов, а затем щелкните на кнопке Создать (New).

Появится диалоговое окно Новая форма (New Form).

2. Выделите в списке Создание форм (Form Wizard).

Урок 9. Отображение в форме данных из разных таблиц _ 3. Щелкните на стрелке поля Выберите в качестве источника данных таблицу ИЛИ запрос (Choose the tables or query), выделите табли цу Заказчики и щелкните на кнопке ОК. Появится первое окно Создание форм (Form Wizard), содержащее перечень полей таб лицы Заказчики в списке Доступные поля (Available Fields).

4. В списке Доступные поля (Available Fields) щелкните дважды на поле Код заказчика. Поле Код заказчика переместится в список Выбранные поля (Selected Fields).

Выберите нужную таблицу...... а затем выберите поля Фамилия Адрес Город Почтовый Страна 5. Повторите шаг 4 для полей Имя и Фамилия. В списке Выбранные поля (Selected Fields) отобразятся три поля.

6. Щелкните на стрелке поля Таблицы и запросы (Tables/Queries), выделите значение Запрос: Форма заказов. В поле Таблицы и запро сы (Tables/Queries) появится значение Запрос: Форма заказов, а в списке Доступные поля (Available Fields) отобразятся поля зап роса Форма заказов.

Чтобы поля с одинаковыми именами из разных таблиц, Access 2000 вставляет перед именем поля имя таблицы с точкой в ка честве разделителя.

Часть 3. Представление данных в удобном виде 7. В списке Доступные поля (Available Fields) поочередно щелк ните дважды на полях Код заказчика, Код заказа и Дата заказа. Поля Код заказчика, Код заказа и Дата заказа переместятся в список Выб ранные поля (Selected Fields).

8. Щелкните на кнопке Далее (Next). Появится второе окно мас тера в котором предлагается выбрать вид представле ния данных.

9. Выделите пункт Заказчики (by Заказчики), выделите вариант Подчиненные формы (Form with и затем щелкните на кнопке Далее. Выберите нужную таблицу. Появится третье окно мастера форм, предлагающее выбрать внешний вид формы.

10. Выделите вариант Табличный (Datasheet) и щелкните на кноп ке Далее (Next). В четвертом окне мастера предлагается выбрать стиль оформления формы из числа предложенных вариантов.

Выделите стиль (Standard) и щелкните на кноп ке Далее (Next). Появится последнее окно мастера, в котором нужно задать имена главной и подчиненной формам.

12. Согласитесь с предложенными именами форм, созданными на основе имен исходной таблицы и запроса. Выделите вари ант Открыть форму для просмотра и ввода данных (Open The Form To View And Enter Information) и щелкните на кнопке Готово (Finish). Главная и подчиненная формы откроются в режиме формы. Если нужно, измените размеры форм, чтобы вывести на экран панели перехода.

Форма Заказчи Форма заказов Subform Панель Панель перехо перехода да формы ной формы Урок 9. Отображение в форме данных из разных таблиц Просмотрите записи Чтобы убедиться, что главная и подчиненная формы отражают связь меж ду заказчиком и заказами, просмотрите несколько записей.

1. Внизу формы щелкните на кнопке Следующая запись (Next Record) на панели перехода. В главной форме отобразится второй заказчик, Stephen Репсе, а в форме будут представлены его заказы.

2. Продолжите просмотр записей, пока в форме не отобразятся сведения о заказчике по имени Jim Hernandez.

Чтобы найти можно также в поле Фамилия и кнопкой Поиск (Search).

3. Закройте форму. Новые формы будут сохранены и появятся в списке форм в окне базы данных.

Добавление в форму вычисляемого поля В связи с дефицитом миндаля перед руководством компании встал воп рос о прекращении производства конфет, в состав которых входят мин даль и марципан. Поскольку это приведет к изменению состава несколь ких наборов, для принятия решения следует изучить данные о ходе продаж наборов.

Форма Продажи наборов содержит сведения о количестве проданных набо ров с указанием средних и суммарных продаж, но общее число продан ных наборов, необходимое для анализа, в форме отсутствует. Чтобы рас считать эту величину, нужно добавить в форму вычисляемый элемент управления.

Вычисляемые элементы управления Вычисляемыми называются элементы управления, позволяющие выпол нить математические действия над числовыми данными, которые содер жатся в связанных с формами таблицах и запросах. Чтобы создать вы числяемый элемент управления, необходимо форму поле и задать расчетную формулу в свойстве Источник данных (Control Source).

Расчетную формулу (или выражение) можно непосредственно ввести с клавиатуры или построить с помощью функции Построитель выражений (Expression Builder). Построитель выражений предлагает списки элемен тов базы данных, математических функций и операторов для подстанов ки в выражение.

Часть 3. Представление данных в удобном виде информация о построителе выражений содержится в Приложении В выражений».

В следующих упражнениях вы добавите в форму Продажи наборов вычис ляемый элемент управления для расчета общего числа проданных набо ров.

Добавьте в форму поле 1. Убедитесь, что в окне базы данных отображается список форм.

2. Выделите Подчиненную форму продажи а затем щелк ните на кнопке Конструктор (Design) на панели инструментов окна базы данных. Форма откроется в режиме конструктора.

3. На панели элементов щелкните на элементе Поле (Text Box), а затем щелкните в форме под полем В среднем. (Если нужно, увеличьте размер Подчиненной формы продажи наборов, перета щив ее нижнюю границу.) В форме появится новое поле с над писью, которая состоит из слова «Поле» и номера (например, Элемент управления Поле (Text Box) создает свободное (Unbound) поле, т. г. поле, содержимое которого не хранится в таблице, а вычисляется для отображения на экране.

• 2 ' ' 3 • 4 ' • 5 • • ' ' Урок 9. Отображение в форме данных из разных таблиц 4. Щелкните в новом поле.

5. На панели инструментов конструктора форм щелкните на кнопке Свойства (Properties). Откроется окно свойств поля.

6. На вкладке Данные (Data) щелкните в поле свойства Данные (Control Source).

Поле свойства Данные (Control Source) Окно свойств Кнопка Пост роить (Build) Создайте вычисляемый элемент управления В этом упражнении вы воспользуетесь функцией Построитель выражений (Expression Builder), чтобы создать выражение для расчета суммы зна чений в столбце Количество в форме Подчиненная форма продажи наборов.

1. Щелкните на кнопке Построить (Build), расположенной спра ва от поля свойства Данные (Control Source).

Откроется окно Построитель выражений (Expression Builder).

2. В строке кнопок операторов, расположенной под полем вы ражения, щелкните на кнопке со знаком равенства.

Знак равенства будет помещен в поле выражения.

Выражение должно со знака равенства.

3. Щелкните дважды на папке Формы (Forms) в левом списке.

Под папкой Формы (Forms) отобразятся две вложенные папки:

Загруженные формы (Loaded Forms) и Все формы (All Forms).

Чтобы построить выражение, нужно выбрать папку в левом списке.

222 Часть 3. Представление данных в удобном виде Подчиненная форма Таблицы Загруженные формы Reports Построитель выражений В верхней части окна построителя выражений (Expression Builder) располагается поле Выражение (Expression), в котором отображается создаваемое выражение. Непосредственно под ним находится строка кнопок операторов, а под ней списки, содержащие элементы, из кото рых строится выражение. Левый список включает папки объектов базы данных. В среднем и правом списках представлено содержимое элементов, выделенных в списках, расположенных левее.

При построении выражения прежде всего следует выделить папку в левом списке, а затем выделить константу, оператор или тип функ ции в среднем списке. Правый список содержит значения или функ ции, соответствующие выделенному элементу среднего списка. Если, например, в левом поле выделена папка Функции (Built-in а в среднем - элемент SQL Aggregate, то в правом списке отобразятся функции Max, Count, Sum и другие.

Чтобы включить элемент в выражение, следует дважды щелкнуть на нем или воспользоваться кнопкой Вставить (Paste). Кнопки операторов позволяют вставить в выражение символы арифметических или ло гических действий. Элементы выражения можно также вводить и редактировать вручную непосредственно в поле выражения.

Урок 9. Отображение в форме из разных таблиц Кнопки операторов Объекты базы Поле Выражение > Confirm Таблицы Дата Forms формы Цата заказа наборов набора я цена Label 4. Щелкните дважды на папке Загруженные формы (Loaded Forms), щелкните дважды на папке Продажи наборов и щелкните на папке Подчиненная форма продажи наборов. Все объекты в форме Подчи ненная форма продажи наборов появятся в среднем списке окна.

5. Выделите Список полей (

6. Выделите значение Общая цена в правом списке и щелкните на кнопке Вставить (Paste). В поле Выражение (Expression) после знака равенства появится выделенное значение, заключенное в квадратные скобки.

форма набора Дата заказа а Код набора Запросы Кол-во Кол-во Forms Загруженные формы Общая (Дата заказа Кол-во наборов Все формы набора Reports Общая цена 224 Часть 3. Представление данных в удобном виде Квадратные скобки служат идентификаторами поля 7. В поле Выражение (Expression) введите Sum между знаком равенства и значением [Общая цена].

8. Так как значение [Общая цена] является аргументом матема тической функции Sum, заключите его в скобки и щелкните на кнопке ОК. Окно Построитель выражений (Expression Builder) зак роется, и выражение появится в поле свойства Данные (Control Source).

Можно ввести выражение вручную, не к построителю.

9. Закройте окно свойств. Выражение появится в новом поле в Подчиненной форме продажи наборов.

Отредактируйте свойства элемента управления Измените надпись нового поля, чтобы она соответствовала его назначе нию.

1. В Подчиненной форме продажи наборов щелкните на надписи но вого поля. Надпись будет выделена.

2. На панели инструментов конструктора форм щелкните на кнопке Свойства (Properties). Появится окно свойств новой над писи.

3. В окне свойств щелкните на вкладке Макет (Format).

4. Щелкните в поле свойства Подпись (Caption), введите Всего продано: и нажмите клавишу | Enter |.

5. Закройте окно свойств. Текст надписи теперь отражает на значение поля.

Урок 9. в форме данных из разных таблиц 6. Перетащите левую границу надписи, чтобы подогнать ее под длину содержащегося в ней текста.

7. Закройте Подчиненную форму продажи наборов. Появится диало говое окно Access.

8. Закройте окно Access, щелкнув на кнопке Да (Yes), чтобы сохранить изменения.

• Проверьте функционирование вычисляемого элемента управления В этом упражнении вы откроете форму Продажи наборов, чтобы убедиться, что новое поле отображает суммарное число проданных наборов.

1. В окне базы данных щелкните на пункте Формы (Forms) на панели объектов, чтобы отобразить список форм.

2. Щелкните дважды на форме Продажи наборов. Откроется фор ма Продажи наборов с новым полем, содержащим общее количе ство проданных наборов.

Новый вычисляемый элемент управления и его надпись 3. Закройте форму.

8- Access 3. Представление данных в удобном виде Окончание урока 1. Чтобы перейти к следующему уроку, щелкните на команде Закрыть (Close) в меню Файл (File).

2. Если вы завершили работу с программой Access 2000, щелк ните на команде Выход (Exit) в меню Файл (File).

Краткое содержание урока Чтобы Сделайте следующее Кнопка Создать форму с В окне базы данных щелкните на пункте помощью Мастера Формы (Forms) на панели объектов, а за форм тем щелкните на кнопке Создать (New).

Выделите Создание форм (Form Wizard) и следуйте далее указаниям мастера.

Создать подчинен- Воспользуйтесь Мастером форм (Form ную форму с помо- Wizard), чтобы выбрать нужные поля щью Мастера форм связанных таблиц. Во втором окне Мас тера форм выделите вариант Форма с под чиненной формой (Form With и следуйте далее указаниям мастера Вставить вычис- В режиме конструктора добавьте в фор ляемый элемент му поле, а затем щелкните на кнопке управления в Свойства (Properties). В окне свойств щел главную или кните на вкладке Данные (Data), щелкни подчиненную те в поле свойства Данные (Control Source) форму и затем щелкните на кнопке Построить (Build). Воспользуйтесь окном Построитель выражений (Expression Builder), чтобы со здать выражение. Закройте построитель выражений и окно свойств.

ЧАСТЬ Обзор и упражнения В следующих упражнениях вам предстоит:

• воспользоваться мастером простых запросов;

• осуществить отбор и сортировку данных с помощью зап роса;

Занятие рассчитано • создать запрос, который извлекает данные из связанных на таблиц;

20 минут • выполнить группировку данных в запросе;

• воспользоваться мастером запросов для создания фор мы на базе запроса;

• создать диаграмму с помощью мастера диаграмм.

Прежде чем перейти к части 4, посвященной совершенство ванию ввода данных и созданию отчетов, примените на прак тике полученные при изучении части 2 знания, выполнив упражнения этого раздела.

Постановка задачи Предположим, что в правлении компании «Сластена Лили» возникла дискуссия по поводу дальнейшей ценовой поли тики. Одни сотрудники полагают, что необходимо повысить цены, пользуясь благоприятной ситуацией на рынке. Дру гие считают, что нельзя повышать цены, не улучшая каче ства продукции, а третьи уверены, что можно увеличить прибыль, снизив расходы за счет более эффективного уп равления. В связи с этим к вам обратились с просьбой пред ставить данные для анализа различных точек зрения.

228 Часть 3. Представление данных в удобной форме создайте таблицу Менеджер отдела маркетинга, настаивающий на повышении цен, наме рен изучить спрос на дорогие наборы. Нужно создать запрос, включаю щий наборы, вес и цена которых превышают соответственно 375 г и руб.

1. Воспользуйтесь Мастером простых запросов (Simple Query Wizard), чтобы создать запрос на базе таблицы Наборы.

2. Добавьте поля для названия, веса и цены набора.

Сохраните запрос под именем Дорогие наборы.

4. Задайте условие для отбора наборов весом более 375 г.

5. Включите в запрос только наборы дороже руб.

6. Выполните запрос.

7. Закройте запрос и сохраните изменения.

За дополнительной информацией теме Обратитесь к Создание запроса Урок Как задать условие отбора в запросе Урок Использование выражений в запросе Урок Шаг 2: выполните отбор и сортировку с помощью запроса Предположим, что на складе образовался излишек относительно деше вых наборов. Чтобы проанализировать ситуацию и принять меры по ак тивизации их продажи, создайте запрос, который выдает список наборов стоимостью от 100 до 150 руб, число которых на складе превышает 1. Воспользуйтесь Мастером простых запросов (Simple Query Wizard), чтобы создать запрос на базе таблицы Наборы.

2. Добавьте поля для названия, цены и количества наборов.

3. Сохраните запрос под именем Наборы с умеренной ценой.

4. Включите в запрос условие, содержащее операторы сравне чтобы отобрать наборы, цена которых колеблется в преде лах от до руб.

Обзор и упражнения 5. Задайте выражение, чтобы отобрать наборы, количество ко торых превышает 500 штук.

6. Отсортируйте данные в запросе по названию набора.

7. Выполните запрос.

8. Закройте запрос и сохраните изменения.

За дополнительной информацией теме Обратитесь к Сортировка данных в запросе Урок Добавление вычисляемого поля в запрос Урок Шаг 3: создайте запрос, использующий данные из связанных таблиц Отдел маркетинга придает большое значение предпраздничной торговле и хотел бы проанализировать данные о заказах, сделанных перед Рож деством. Создайте простой запрос, перечисляющий заказчиков подароч ных наборов, размещенных в течение декабря.

1. Воспользуйтесь Мастером простых запросов (Simple Query Wizard), чтобы создать запрос на базе таблиц Заказы и Заказчики.

2. Добавьте следующие поля в запрос: код заказа, подарочный вариант, дата заказа, код заказчика и фамилию заказчика (из таблицы Заказчики).

3. Сохраните запрос, присвоив ему имя Праздничные наборы 4. Включите в запрос выражение для отбора заказов, разме щенных с 10 по 25 декабря 1998 года.

5. Включите выражение для отбора подарочных наборов.

6. Скройте поле Подарочный вариант.

7. Выполните запрос.

8. Закройте запрос и сохраните изменения.

За дополнительной информацией теме Обратитесь к Создание запроса, извлекающего данные Урок из нескольких таблиц Как скрыть поле Урок 230 Часть 3. Представление данных в удобной форме Шаг выполните группировку данных в запросе Чтобы оценить результаты предпраздничной торговли, отдел маркетин га хотел бы включить в запрос, созданный в предыдущем шаге, суммар ную стоимость заказов.

Шаги 3,4 и 5 выполняются 1. Откройте запрос Праздничные наборы в режиме конструк тора.

2. Добавьте в запрос таблицы Подробности заказов и Наборы.

3. Добавьте в запрос вычисляемое поле с именем Итого, которое использует формулу: набора].

4. Добавьте строку Группировка данных (Totals) и выделите функ цию Sum в ячейке для столбца Итого.

5. Выполните запрос.

6. Закройте запрос и сохраните изменения.

За дополнительной информацией по теме Обратитесь к Группировка данных в запросе Урок Сохранение измененного запроса с новым именем Урок Шаг 5: создайте форму с подчиненной формой, основанной на запросе Чтобы повысить эффективность работы служащих компании, необходи мо создать форму, которая позволяет совместить просмотр заказчиков подарочных заказов с их получателями.

1. Откройте запрос Праздничные наборы в режиме конструк тора.

2. Добавьте в запрос имя, фамилию и адресные поля получате ля из таблицы Заказы.

3. Закройте запрос и сохраните изменения.

4. С помощью Мастера форм (Form Wizard) создайте форму на основе таблицы Заказчики.

5. Добавьте поля для имени, фамилии и адреса заказчика.

6. Создайте подчиненную форму на основе запроса Праздничные наборы 1998.

Обзор и упражнения 7. Добавьте все поля из запроса Праздничные наборы и выбе рите стандартный табличный макет.

8. Назовите форму Просмотр подарочных заказов - 98.

9. Закройте форму.

За дополнительной информацией теме к Создание форм, содержащих данные Урок из нескольких таблиц Шаг 6: создайте диаграмму на основе запроса Для решения вопроса о расширении ассортимента конфет, содержащих белый шоколад, нужно создать диаграмму, которая отображает соотно шение конфет из разных сортов шоколада в общей продукции компании.

1. Воспользуйтесь Мастером диаграмм (Chart Wizard), чтобы со здать круговую диаграмму на основе запроса Сорта шоколада.

2. Сохраните диаграмму и назовите ее Сорта шоколада.

За дополнительной информацией теме Обратитесь к Создание диаграмм с помощью Урок Мастера диаграмм (Chart Wizard) Окончание 1. Чтобы перейти к следующему уроку, в меню Файл (File) щел кните на команде Закрыть (Close).

2. Если вы закончили работу с Microsoft Access, в меню Файл (File) щелкните на команде Выход (Exit).

ЧАСТЬ Создание отчетов УРОК Совершенствование форм Вы • добавлять в форму название;

• стандартизировать оформление формы;

Урок • изменять внешний вид и разметку формы;

рассчитан • вставлять в форму рисунок;

на • использовать функцию Автоформат для оформления 30 минут форм.

Внешний вид форм является визитной карточкой базы дан ных и не менее важен, чем правильная организация содер жащихся в базе сведений. Хорошо спроектированная фор ма должна четко отображать данные, соответствовать своему назначению и иметь надлежащее оформление. Та кой подход не только свидетельствует о профессионализме разработчиков, но и внушает доверие ко всему проекту.

При разработке форм лучше всего предоставить основную работу Microsoft Access 2000, воспользовавшись Мастером и функцией Автоформа, а затем доработать форму в режиме конструктора. Применение стилей, макетов и рисунков позволяют придать формам эффектный вид и включить их в единый дизайн проекта.

В этом уроке вы примените различные инструменты Access 2000, чтобы привести форму Кредит заказчиков в соответствие с принятыми в базе данных Сластена Лили стандартами.

Часть 4. Создание отчетов Начало урока Запустите программу Access, если она еще не заг ружена. Откройте базу данных Сластена Лили. Разверните окно базы данных до размеров полного экрана.

За информацией об открытии базы данных обрати к уроку 1 «Работа с формами».

Доработка форм, созданных с помощью Мастера форм и функции Автоформа Хотя функции Мастер форм (Form Wizard) и Автоформа (AutoForm) пре дельно упрощают создание и оформление форм, их возможности ограни ченны. Полученную с их помощью форму можно затем модифицировать в режиме конструктора, чтобы учесть специфику формы и придать ей законченный вид.

Функция Автоформа (AutoForm) описывается в уроке 4. Использование Мастера форм рассматривается в уроке 9.

В режиме конструктора форма отображается в виде трех областей: заго ловка (Header), данных (Detail) и примечания (Footer). Мастер форм и функция Автоформа создают элементы управления в области данных, оставляя пустыми и закрытыми области заголовка и примечания, кото рые можно задать вручную.

Горизонтальная Разделитель Разделитель Область заголовка линейка | заголовка области данных формы Верти кальная линейка Область данных Область примеча ния формы Урок 10. Совершенствование форм Добавление названия в заголовок формы Хотя окно формы имеет идентифицирующую строку заголовка, можно сделать форму более эффектной, поместив в область заголовка название и оформив его с учетом принятых в базе данных стандартов. В следую щих упражнениях вы добавите в форму элемент управления Надпись и отформатируете его.

Добавьте надпись в заголовок формы Форма Кредит заказчиков создана на основе таблицы Кредит заказчиков. Текст «Проверка кредита», который отображается в титульной строке окна формы, задан с помощью свойства Подпись (Caption). В этом упражнении вы откроете область заголовка формы и добавите в него название.

демонстрации добавления в форму названия щелкните дважды на файле FormHeader в папке Multimedia на ке Microsoft Access 2000 Шаг за шагом.

1. В окне базы данных щелкните на пункте Формы (Forms) на панели объектов.

2. В списке форм выделите Кредит заказчиков.

На панели инструментов окна базы данных щелкните на кноп ке Конструктор (Design). Форма Кредит заказчиков откроется в ре жиме конструктора. Панель инструментов базы данных заме нится на панель инструментов форм, а под ней разместится панель инструментов Форматирование (Formatting).

Полужирный (Bold) Цвет заливки/фона Color) Цвет текста (Font/Fore Color) (Выравнивание) Цвет линии/ краю (Align Left) / границы (Line/Border (Выравнивание) По центру Color) / Толщина (Выравнивание) По правому линии/ краю (Align Right) границы (Line/Border Width) Часть 4. Создание отчетов 4. Если панель элементов и окно свойств отсутствуют на экра не, щелкните на кнопках Панель элементов (Toolbox) и Свойства (Properties) на панели инструментов конструктора форм.

5. Поместите указатель мыши на разделитель области данных.

Когда указатель примет форму двуглавой стрелки, перетащи те разделитель области данных вниз на отметку 2,5 см по вер тикальной линейке. Заголовок формы расширится. Добавьте в него элемент управления для названия формы.

6. Щелкните на элементе управления Надпись (Label) на панели элементов, а затем переместите указатель в область заголовка.

Указатель примет форму буквы А.

7. Щелкните в левом верхнем углу области Заголовок формы (Form Header) и, не отпуская кнопку протащите указа тель вниз и чтобы создать надпись, занимающую две трети области заголовка. Отпустите кнопку мыши.

8. Введите Проверка кредита и нажмите клавишу [ Enter |. В левом верхнем углу надписи появится введенный текст, набран ный заданным по умолчанию шрифтом.

9. На панели инструментов Форматирование (Formatting) щелк ните на кнопке Размер (Font Size) и выберите значение Раз мер текста новой записи увеличится до 14 пт.

Поместите указатель мыши на рукоятку масштабирования надписи, расположенную в середине ее верхней границы. Ког да указатель примет форму двуглавой стрелки, щелкните дважды. Высота надписи уменьшится в соответствии с разме ром содержащегося в ней текста.

Урок 10. Совершенствование форм 11. Поместите указатель мыши на верхнюю границу области данных. Когда указатель примет форму двуглавой стрелки, перетащите границу таким образом, чтобы надпись находилась на одинаковом расстоянии от верхней и нижней границ облас ти заголовка.

12. Сохраните форму.

Измените формат названия В этом упражнении вы измените фон заголовка формы и цвет названия.

1. Щелкните на разделителе области Заголовок формы (Form Header). Область заголовка будет выделена, о чем свидетель ствует темный цвет разделителя.

2. На панели инструментов Форматирование (Formatting) щелк ните на стрелке поля Цвет заливки/фона (Fill/Back Color). Появит ся палитра цветов, содержащая сорок образцов в пяти стро ках.

Обратите внимание на изменение свойств на вкладке Формат (Format) в окне свойств.

3. Щелкните на шестом квадратике в первом ряду палитры.

Палитра цветов закроется, а фон области заголовка станет тем но-синим.

В области Заголовок формы (Form Header) щелкните на надпи си, содержащей название. Измените фон и цвет что бы она выделялась на фоне области заголовка.

5. На панели инструментов Форматирование (Formatting) щелк ните на стрелке поля Цвет заливки/фона (Fill/Back Color), а затем щелкните на последнем квадратике в четвертом ряду палитры цветов. Фон надписи станет светло-серым, как и фон области данных.

240 Часть 4. Создание отчетов 6. На панели инструментов Форматирование (Formatting) щелк ните на кнопке Полужирный (Bold). Начертание символов назва ния станет полужирным.

7. На панели инструментов Форматирование (Formatting) щелк ните на стрелкеполя Цвет текста (Font/Fore Color). Появится па литра цветов.

8. На палитре цветов щелкните на шестом квадратике в пер вом ряду. Текст названия станет темно-синим.

9. Если нужно, измените размеры надписи.

10. Сохраните и закройте форму.

Обеспечение единообразия элементов формы При создании формы с помощью Мастера форм или функции Автофор ма все элементы управления имеют одинаковый формат, основанный на принятых по умолчанию установках.

При добавлении или элементов управления этот принцип на рушается. Функция Формат по образцу (Format Painter) позволяет быстро отформатировать элементы управления, копируя параметры формати рования. Ниже представлены свойства, которые можно копировать по добным образом.

Цвет фона Режим вывода Цвет текста (BackColor) (DisplayWhen) (ForeColor) Стиль фона (BackStyle) Italic Ширина (LabelX) Цвет границы Шрифт (FontName) LabelY (Высота) (BorderColor) Стиль границы Размер шрифта Оформление (BorderStyle) (FontSize) (SpecialEffect) Ширина границы Насыщенность Выравнивание (BorderWidth) (FontWeight) (TextAlign) Форма Кредит заказчиков включает пять элементов управления. Вместо того чтобы изменять свойства каждого из них, достаточно изменить формат одного элемента, скопировать его и применить к остальным элементам.

Урок 10. Совершенствование форм Для демонстрации функции Формат по образцу (Format Painter) щелкните дважды на файле в папке Multimedia на компакт-диске Microsoft Access 2000 Шаг за шагом.

Измените формат элемента управления Во всех формах базы данных Сластена Лили надписи полей должны быть синего цвета с полужирным начертанием шрифта.

1. Убедитесь, что в окне базы данных на панели объектов выб ран пункт Формы (Forms).

В списке форм выделите Кредит заказчиков и щелкните на кноп ке Конструктор (Design). Форма Кредит заказчиков откроется в ре жиме конструктора.

3. В области данных щелкните на надписи КодЗак. Вокруг над писи появится рамка с рукоятками масштабирования.

4. На панели инструментов Форматирование (Formatting) щелк ните на кнопке Полужирный (Bold). Текст надписи будет оформ лен полужирным начертанием.

5. На панели инструментов Форматирование (Formatting) щелк ните на стрелке кнопки Цвет текста (Font/Fore Color). Появится палитра цветов.

текста В нижнем дополнительном ряду палитры указаны восемь цве тов, которые использовались последними.

6. Щелкните на шестом квадратике в первом ряду. Текст над писи станет темно-синим.

На панели инструментов конструктора форм щелкните дваж ды на кнопке Формат по образцу (Format Painter).

242 Часть 4. Создание отчетов В двойного щелчка кнопка остается в нажатом состоя нии, что позволяет многократно формат.

одноразовой вставки формата, достаточно просто на кнопке Формат по образцу (Format Painter), а затем щелкнуть на нужном элементе формы.

8. Щелкните на каждой из четырех оставшихся митКредита, Баланс, Задолженность и ОстатокКредита. Шрифт надпи сей станет темно-синим и полужирным.

9. Нажмите клавишу | Esc |. Функция Формат по образцу (Format Painter) будет отключена.

Улучшение внешнего вида формы Форма Кредит заказчиков приобрела вид, свойственный всем формам базы данных Сластена Однако остались некоторые детали, которые требу ют улучшения, как, например, различное выравнивание полей. Кроме того, автоматически созданные надписи к полям недостаточно информа тивны, а вычисляемое поле для остатка кредита нужно отделить от ос тальных полей.

В следующих упражнениях вы внесете завершающие штрихи в форму, чтобы устранить перечисленные недостатки.

Отрегулируйте размер и положение элементов управления Форма будет иметь законченный если установить для полей одина ковый размер и задать один и тот же принцип выравнивания для надпи сей и данных в полях. В этом упражнении вы измените размеры и распо ложение элементов управления в форме Кредит заказчиков.

1. Убедитесь, в меню Формат (Format) выделена команда При вязка к сетке (Snap To Grid).

Функция Привязка к сетке (Snap To Grid) выравнивает элементы управле ния по сетке, которая отображается в режиме конструктора.

2. В области данных щелкните в поле КодЗак. Вокруг поля по явится рамка с рукоятками масштабирования.

3. Укажите на среднюю рукоятку масштабирования на правой границе рамки. Когда указатель примет форму двунаправлен Урок 10. Совершенствование форм ной стрелки, перетащите границу влево до отметки 5 см по го ризонтальной линейке. Ширина поля уменьшится.

Размер поля относится к числу свойств, которые не копируются фун кцией Формат ПО Образцу (Format Painter).

4. Измените размер четырех оставшихся полей, чтобы они со ответствовали полю КодЗак.

Чтобы размер всех полей, выделите все полей, щелкни те на команде Размер в меню Формат и выделите пункт По самому узкому (То Narrowest).

5. В меню Правка (Edit) щелкните на команде Выделить все (Select АИ). Будут выделены все элементы формы.

6. Нажав клавишу | Shi щелкните на надписи в области за головка. Все элементы кроме надписи в области заголовки ос танутся выделенными.

7. На панели инструментов Форматирование (Formatting) щелк ните на кнопке Выравнивание по левому краю (Align Содер жимое надписей и полей сместится к левому краю элементов управления.

8. Поместите указатель на группу выделенных элементов и, когда указатель примет форму ладони, перетащите все группу элементов в середину формы.

9. Щелкните в форме вне выделенной группы, чтобы отменить выделение.

10. Сохраните форму.

Измените текст надписей Все надписи формы Кредит заказчиков (за исключением ОстатокКредита) были автоматически. В этом упражнении вы замените текст надписей более содержательным.

Поле ОстатокКредита - вычисляемое и содержит формулу: [ЛимитКредита] 1. В области данных щелкните на надписи к полю КодЗак.

2. Выделите текст «КодЗак» и введите Код Текст в надписи изменится.

244 Часть 4. Создание отчетов 3. Выделите надпись к полю и введите Сумма кре дита.

4. Выделите надпись к полю Баланс и введите Сумма расходов.

5. Выделите надпись к полю Задолженность и введите Перерас ход.

6. Выделите надпись с текстом и введите Остаток.

7. Если нужно, измените размеры надписей, растянув их впра во на одинаковое расстояние, чтобы сохранить выравнивание.

8. Сохраните форму.

Добавьте разделительную линию В этом упражнении вы добавите в форму цветную линию, чтобы отде лить вычисляемое поле Остаток от остальных полей.

1. Закройте окно свойств, если оно присутствует на экране.

2. Щелкните на кнопке ЛИНИЯ (Line) на панели элементов. Ука затель примет форму линии, направленной по диагонали.

3. Щелкните в области данных над полем Остаток и протащите указатель поперек формы. В форме появится выделенная по перечная линия.

4. На панели инструментов Форматирование (Formatting) щелк ните на стрелке кнопки Толщина линии/границы (Line/Border Width). Появится меню, включающее семь образцов линий тол щиной от 0 до 6 пикселов.

5. Щелкните на образце 3. Меню линий закроется, а толщина линии станет равной 3 пикселам.

6. На панели инструментов Форматирование (Formatting) щелк ните на стрелке кнопки Цвет линии/границы (Line/Border Color).

Откроется палитра цветов.

Урок 10. форм В • 7. Щелкните на шестом квадратике в первом ряду палитры.

Палитра закроется, а цвет линии станет темно-синим.

8. Сохраните форму.

9. На панели инструментов конструктора форм щелкните на кнопке Вид (View), чтобы переключиться в режим формы. В результате произведенных изменений форма будет выглядеть, как показано на следующем рисунке.

10. Закройте форму Кредит заказчиков.

Добавление рисунка в форму Access 2000 позволяет хранить и отображать рисунки, звуки, клипы, ди аграммы Microsoft Excel и многие другие объекты, с помощью которых можно улучшить внешний вид формы. Существуют два способа 246 Часть 4. отчетов ния объектов в базу данных. Вставленный объект становится частью базы данных, вследствие чего ее размер может в значительной степени увели читься. Связанный объект остается вне базы данных. Следует учесть, что при его перемещении в другую папку связь объекта с базой данных раз рывается.

Логотип компании «Сластена Лили» представляет собой файл Microsoft Paint. Внешний вид формы выиграет, если вставить логотип в область заголовка.

Для демонстрации добавления рисунка в форму щелкните дважды на файле в папке Multimedia на компакт диске Microsoft Access 2000 Шаг за шагом.

Добавьте рисунок в форму В этом упражнении вы добавите в заголовок формы Презентация конфет логотип компании.

1. В окне базы данных щелкните на пункте Формы (Forms) на панели объектов.

2. Щелкните на форме Презентация конфет, а затем щелкните на кнопке Конструктор (Design) на панели инструментов окна базы данных. Форма Презентация конфет откроется в режиме конст руктора.

3. Если панель элементов отсутствует на экране, щелкните на кнопке Панель элементов (Toolbox) на панели инструментов кон структора форм.

4. На панели элементов щелкните на кнопке Свободная рамка объекта (Unbound Object Frame). Указатель мыши примет фор му рисунка.

В области Заголовок формы (Form Header) щелкните справа от надписи, содержащей название. На экране появится диалого вое окно Вставка объекта (Insert Object).

6. В диалоговом окне Вставка объекта (Insert выделите ва риант Создать ИЗ файла (Create From File), а затем щелкните на кнопке Обзор (Browse). Появится диалоговое окно Обзор (Browse).

7. Щелкните на стрелке поля Папка (Look In) и выделите жест кий диск вашего компьютера. Щелкните дважды на папке Access 2000 SBS Practice. В диалоговом окне Обзор (Browse) отобразятся все учебные файлы.

Урок 10. Совершенствование форм 8. Щелкните дважды на файле Диалоговое окно Обзор (Browse) закроется, а в поле Файл (File) диалогового окна Вставка объекта (Insert Object) отобразится значение Логотип.Ьтр.

9. Щелкните на кнопке ОК. Логотип компании «Сластена Лили» появится в области заголовка формы справа от названия.

10. Укажите на логотип. Когда указатель мыши примет форму ладони, перетащите указатель таким образом, чтобы он ока зался на одном уровне с названием формы.

Восстановите прежний размер заголовка формы. Если нуж но, перетащите нижний край области Заголовок формы (Form вверх.

12. На панели инструментов конструктора форм щелкните на кнопке Вид чтобы переключиться в режим формы и по смотреть на полученный результат. Форма Презентация конфет должна выглядеть, как показано на следующем рисунке.

Презентация конфет Изменение рисунка в форме Логотип компании вставлен в форму Презентация конфет. Независимо от того, является ли он вставленным или связанным объектом, его можно изме нять, если программа, в которой он был создан, установлена на вашем 248 Часть 4. отчетов компьютере. Так как программа Microsoft Paint входит в Microsoft Windows, вставленный в форму логотип можно изменить.

Если объект вставлен, внесенные изменения относятся к дан ной форме. Если объект связан, то изменения распространяются на все связанные с ним формы.

При изменении вставленного объекта исходный файл остается неизмен ным. Тем не менее нет необходимости повторять изменения, так как мо дифицированный объект можно скопировать и вставить его в другие фор мы.

Выполните редактирование рисунка в форме В этом упражнении вы воспользуетесь средствами программы Paint, чтобы изменить логотип, вставленный в форму Презентация конфет.

1. Щелкните на кнопке Вид (View), чтобы переключиться в ре жим конструктора, а затем щелкните дважды на логотипе в форме Презентация конфет. Вокруг логотипа появится рамка с по лосами прокрутки. В окне Microsoft Access появятся панель инструментов и панель цветов Paint.

Панель цветов Microsoft Paint Урок 10. Совершенствование 2. На панели цветов Paint щелкните на третьем квад ратике в первом ряду. Цвет квадратика-индикатора слева на панели цветов станет На панели инструментов Paint щелкните на кнопке Масштаб (Magnifier). В связи с маленьким размером логотипа необходимо увеличить масштаб отображения, чтобы внести изменения.

4. Щелкните на букве «С» в логотипе. Буква «С» отобразится в увеличенном масштабе.

5. На панели инструментов Paint щелкните на кнопке Заливка (Fill With Color). Указатель примет форму банки с вы текающей из нее струйкой краски.

6. Поместите кончик струйки краски на букву «С» и щелкните.

Цвет символа изменится.

В случае ошибки щелкните на команде Отменить (Undo) в меню Правка (Edit), чтобы последнее изменение.

7. Прокрутите логотип и измените цвет всех букв названия.

8. Перекрасив все буквы, щелкните в любом месте формы вне логотипа. Панель инструментов и панель цветов Paint закроются.

На панели инструментов конструктора форм щелкните на кноп ке Вид (View), чтобы посмотреть на полученный результат. Изме ненная форма должна выглядеть, как показано на рисунке.

.

250 Часть 4. Создание отчетов 10. Сохраните и закройте форму Презентация конфет.

Шаг вперед: использование функции Автоформат Access 2000 включает набор стандартных стилей, которые используются Мастером форм и функцией Автоформат. Если Мастер форм позволяет выбрать стиль при создании формы, то функция Автоформат изменяет оформление существующей формы.

При желании можно создать собственный стиль и включить его в стан дартный список. С помощью функции Автоформат можно, например, мо дифицировав одну форму, распространить ее формат на остальные фор мы, изменив таким образом дизайн всего проекта. В следующих упражнениях вы создадите новый стиль на основе формы Сотрудники и примените его к форме Подробности заказов.

Создайте стиль формы 1. Убедитесь, в окне базы данных на панели объектов выде лен пункт Формы (Forms).

2. В списке форм выделите Сотрудники, а затем щелкните на кнопке Конструктор (Design) на панели инструментов окна базы данных. Форма Сотрудники откроется в режиме конструктора.

3. На панели инструментов конструктора форм щелкните на кнопке Автоформат (AutoFormat).

Официальный Промышленный Рисовая бумага Урок 10. Совершенствование форм 4. В диалоговом окне Автоформат (AutoFormat) щелкните на кнопке Настройка (Customize). Появится диалоговое окно Настройка автоформата (Customize AutoFormat).

5. Выделите вариант Создание нового стиля на основе стиля объекта:

форма New AutoFormat Based Form и щелкните на кнопке ОК. Появится диалоговое окно Новое название стиля (New Style Name) с выделенным зна чением 6. В диалоговом Новое название стиля (New Style Name) вве дите Сластена Лили и нажмите клавишу | Формат Сла стена Лили будет добавлен к списку Стили формы (Form AutoFormats).

7. Закройте диалоговое окно Автоформат (AutoFormat).

8. Закройте форму Сотрудники.

Примените новый стиль к форме После включения в стандартный список стиль становится доступным при создании форм с помощью Мастера, а также в окне функции Автофор мат. В этом упражнении вы примените новый стиль к существующей воспользовавшись функцией Автоформат.

1. Откройте форму Подробности заказов в режиме конструктора.

2. На панели инструментов конструктора форм щелкните на кнопке Автоформат (AutoFormat). Появится диалоговое окно Ав тоформат (AutoFormat).

3. В списке Стили формы (Form AutoFormats) выделите стиль Сластена Лили.

4. Щелкните на кнопке ОК. Цветовая схема и форматирование стиля Сластена Лили будет применена к форме Подробности зака зов.

5. В форме Подробности заказов перетащите разделитель облас тей данных вниз, чтобы убедиться, что фон заголовка формы также изменился.

6. Сохраните и закройте форму Подробности заказа.

Часть 4. Создание отчетов Окончание урока 1. Чтобы перейти к следующему уроку, щелкните на команде Закрыть (Close) в меню Файл (File).

2. Если вы завершили работу с программой Access щелк ните на команде Выход (Exit) в меню Файл (File).

Краткое содержание урока Чтобы Сделайте следующее Кнопка Добавить название В режиме конструктора щелкните на в заголовок формы кнопке Надпись (Label) на панели элемен тов. Перетащите надпись в область заго ловка и введите текст названия.

Изменить цвет В режиме конструктора щелкните в об фона заголовка ласти заголовка формы. Щелкните на формы стрелке кнопки Цвет заливки/фона (Fill/ Back Color) на панели инструментов Фор матирование (Formatting) и выделите нуж ный цвет.

Изменить цвет В режиме конструктора выделите эле текста элемента мент управления. Щелкните на стрелке управления кнопки Цвет текста (Font/Fore Color) и вы делите нужный цвет.

Изменить формат В режиме конструктора щелкните на текста элемента элементе управления, а затем щелкните на кнопках Полужирный (Bold) или Курсив жирный или (Italic) на панели инструментов Формати курсив) рование (Formatting).

Добавить в форму В режиме конструктора щелкните на линию кнопке Линия (Line) на панели элементов.

Щелкните в форме в позиции начала ли нии и протащите указатель до ее конца.

Изменить толщину В режиме конструктора при выделенной линии щелкните на стрелке кнопки Тол щина линии/границы (Line/Border Width) на панели инструментов Форматирование (Formatting) и выделите нужную толщи ну.

Урок 10. Совершенствование форм Чтобы Сделайте следующее Кнопка Изменить цвет ли- В режиме конструктора выделите линию.

нии Щелкните на стрелке кнопки Цвет линии/ границы (Line/Border Color) на панели ин струментов Форматирование (Formatting) и выделите нужный цвет.

Добавить в форму В режиме конструктора щелкните на рисунок кнопке Свободная рамка объекта (Unbound Object Frame) на панели элементов. Щел кните в том месте формы, куда предпо лагается вставить рисунок. В диалоговом окне Вставка объекта (Insert Object) укажи те нужный рисунок.

Модифицировать В режиме конструктора щелкните дваж вставленный в ды на рисунке. Внесите изменения, вос форму рисунок пользовавшись средствами Microsoft Paint. Щелкните в форме, чтобы вернуть ся в Access 2000.

Создать стиль Откройте форму, имеющую нужный формат, в режиме конструктора. Щелк ните на кнопке Автоформат (AutoFormat) на панели инструментов конструктора форм. Щелкните на кнопке Настройка (Customize), выделите вариант Создать новый стиль на основе формы (Create A New AutoFormat Based On The Form) и щелк ните на кнопке ОК. Введите имя нового стиля.

Применить стиль к Откройте форму в режиме конструкто форме. ра и щелкните на кнопке Автоформат (AutoFormat) на панели инструментов конструктора форм. Выделите нужный стиль.

УРОК Представление информации в виде отчета Вы научитесь:

• создавать подробные отчеты с помощью Мастера авто отчетов;

Урок • оформлять верхние и нижние колонтитулы;

рассчитан • модифицировать и перемещать элементы отчета;

на • добавлять в отчет вычисления;

25 минут • исключать повторение данных в отчете;

• использовать функцию Автоотчет.

Собранные в базе данные можно представить как отчеты, ко торые имеют традиционный вид и легко читаются.

Access 2000 включает средства, позволяющие за считанные минуты создавать профессионально оформленные отчеты.

этом уроке вы подготовите отчеты, используя таблицы и зап росы базы данных Сластена Лили как источники информации.

Создадите простой отчет с помощью мастера, а затем внесете в него изменения, чтобы придать ему законченный вид.

Начало урока Запустите программу Microsoft Access, если она еще не загружена. Откройте базу данных Часть 4. Создание отчетов Сластена Разверните окно базы данных до размеров пол ного экрана.

Анализ данных с помощью подробного отчета Хотя таблицы и запросы можно напечатать, довольно часто возникает необходимость преобразовать их в отчеты, предназначенные для пользо вателей, занимающихся анализом информации. Подробный отчет вклю чает все сведения из таблицы или тогда как обобщенный отчет содержит только сгруппированные данные и итоги без отображения ис ходных записей. Так как отчеты представляют собой документы, они раз биты на страницы с указанием верхних и нижних колонтитулов.

Access предлагает различные средства по созданию отчетов, к числу которых относятся мастера отчетов (Report Wizards) и режим кон структора (Design View). Кроме того, существует возможность быстро создать простейший отчет с помощью функции Автоотчет (AutoReport).

Полученный любым способом отчет можно доработать в режиме конст руктора, который позволяет изменять как оформление отчета, так и его структуру. Можно полностью создать отчет в режиме конструктора, до бавив необходимые элементы в пустой отчет.

Мастер отчетов позволяет выбрать стиль оформления и макет отчета: в виде столбца или в табличном представлении (так называемый ленточ ный отчет). Функция Автоотчет создает отчет в виде столбца, используя заданный по умолчанию стиль оформления.

Заказчики Код заказчика Дата Код в в ЭЛИТ ОРШК в СЕВР Ленточ в АСРТ ный отчет е (Tabular — Report) Урок 11. Представление информации в виде отчета Предположим, что отдел маркетинга компании «Сластена Лили» пред ложил рекламную стратегию, в соответствии с которой заказчики полу чают значительную скидку в зависимости от количества сделанных в прошлом заказов. Вам поручено создать отчет, содержащий информацию о заказах с указанием их состава и заказчиков.

Создайте отчет с помощью Мастера автоотчета В этом упражнении вы воспользуетесь Мастером автоотчетов для созда ния ленточного (tabular) отчета на основе запроса Запрос по заказам.

1. В окне базы данных щелкните на пункте Отчеты (Reports) на панели объектов.

На панели инструментов базы данных щелкните на кноп ке Создать (New). Появится диалоговое окно Новый отчет (New Report).

3. В диалоговом окне Новый отчет (New Report) выделите пункт Мастер отчетов.

4. Щелкните на стрелке поля Выберите в качестве источника данных таблицу или запрос (Choose The Table Or Query Where The Object's Data Comes From) и выделите в списке Запрос по заказчикам.

5. Щелкните на кнопке ОК и далее следуйте указаниям масте ра. Мастер автоотчета создаст ленточный отчет кото рый откроется в режиме Предварительный просмотр (Print Preview) с названием «Подробности Подробности 9- Access 258 Часть Создание отчетов 6. В меню Файл (File) щелкните на команде Сохранить как (Save As).

Появится диалоговое окно Сохранение (Save As).

7. В поле Сохранить как (Save To) введите Данные для предоставления скидок и нажмите клавишу Отчет будет сохранен под именем Данные для предоставления ски док.

8. Просмотрите отчет, а затем напечатайте его.

9. Закройте отчет.

Структура отчета Мастер автоотчета выполнил основную работу по созданию и оформле нию отчета, включив в него данные из таблиц базы и дополнительные эле менты, которые упрощают его восприятие. Любой отчет содержит следу ющие области.

Просмотр и отчетов рассматриваются в уроке ние и отчетов».

• Заголовок отчета (Report Header) вверху первой страни цы отчета, предназначенный для названия отчета.

• Верхний колонтитул (Page Header) вверху каждой стра ницы, в котором указаны названия столбцов данных.

• Нижний колонтитул (Page Footer) внизу каждой страни цы отчета, где обычно указываются номер страницы, общее число страниц и дата печати отчета.

• примечание отчета (Report Footer) в кон це отчета, содержащее обобщенные данные (например, об щий итог).

• данных (Detail Section), расположенную между верхним и нижним колонтитулами страницы.

Урок 11. Представление в виде отчета Заголовок отчета Верхний колонтитул Область данных (Report Header) Header) (Detail Section) Мастер автоотчета не ограничивается тем, что вставляет заголовок и ко лонтитулы. Он также разбивает информацию по страницам, выравнива ет столбцы данных, выбирает шрифты и вставляет разделительные ли нии.

Хотя все элементы отчета могут быть включены в него вручную, исполь зование мастеров упрощает создание отчетов и позволяет сберечь время и силы. Тем более что полученный с помощью мастера отчет можно легко модифицировать в режиме конструктора.

Модификация структуры отчета Ознакомившись с отчетом Данные ДЛЯ предоставления скидок, отдел марке тинга представил список изменений, которые нужно внести в отчет. Так, например, нужно уточнить название столбцов данных, добавить поясни тельный текст в нижний колонтитул и указать в конце отчета общее чис ло проданных наборов. Кроме того, повторение кода заказа портит вне шний вид отчета.

Перечисленные выше изменения можно выполнить в режиме конструк тора (Design View), в котором показано, какие именно данные и каким образом отобразятся в отчете. В следующих упражнениях вы откроете отчет в режиме конструктора и внесете изменения.

Часть 4. Создание отчетов Откройте отчет 1. Убедитесь, что в окне базы данных на панели объектов выде лен пункт Отчеты (Reports).

2. В списке отчетов выделите Данные для предоставления скидок, а затем щелкните на кнопке Конструктор (Design) на панели инст рументов окна базы данных. Отчет Данные для предоставления ски док откроется в режиме конструктора.

3. Щелкните на надписи «Подробности заказов» в области За головок отчета (Report Header), чтобы выделить ее.

4. Щелкните внутри выделенной надписи и введите новое на звание Информация о заказах. Щелкните вне надписи, чтобы отменить выделение.

Измените надпись в верхнем колонтитуле страницы 1. В области Верхний колонтитул страницы (Page Header) щелкните на надписи Количество. Вокруг надписи появится рамка с руко ятками масштабирования.

Информация о заказах Если список полей открыт, закройте его.

2. Выделите текст надписи «Количество». Фон надписи изме нится, а указатель мыши превратится в курсор.

3. Введите Продано наборов и нажмите клавишу ( Enter |. Те перь надпись содержит текст «Продано наборов», который точ нее описывает данные в столбце отчета.

11. Представление информации в виде отчета 4. Если нужно, воспользуйтесь рукоятками масштабирования, чтобы изменить размер и положение надписи.

Переместите надпись В этом упражнении вы перенесете надпись, содержащую выражение которое возвращает текущую дату и время, из нижнего колонти тула страницы в заголовок отчета.

За информацией о выражениях к Прило жению В выражений».

1. В области Нижний колонтитул страницы (Page Footer) щелкните на содержащей выражение а затем перемес тите указатель на верхнюю границу чтобы он принял форму ладони.

2. Перетащите выделенную надпись в область заголовка отче та. Верхний колонтитул страницы сместится вниз, чтобы осво бодить место для надписи, содержащей значение о заказах На панели инструментов конструктора отчетов щелкните на стрелке кнопки Вид (View) и выделите пункт Образец (Layout Preview). На экране отобразится образец отчета, в заголовке которого будет указана текущая дата.

Добавьте надпись в нижний колонтитул Дополнительная информация в нижнем колонтитуле страницы может оказаться очень полезной. В этом упражнении вы добавите пояснитель ный текст в нижний колонтитул.

Часть 4. Создание отчетов На панели инструментов режима предварительного просмот ра щелкните на кнопке Вид (View), чтобы переключиться в ре жим конструктора. Отчет отобразится в режиме конструктора.

2. Если панель элементов отсутствует на экране, на панели ин струментов конструктора отчетов щелкните на кнопке Панель элементов (Toolbox). На экране появится панель элементов.

3. На панели элементов щелкните на кнопке Надпись (Label).

4. Щелкните у левого края области Нижний колонтитул (Page Footer) под серой линией. В нижнем колонтитуле появится пу стая надпись.

5. Введите Информация о заказах для совещания по марке тингу и нажмите клавишу | Enter |. Введенный текст будет вставлен в нижний колонтитул страницы.

Денные для скидок :

Информация о заказах Отформатируйте нижний колонтитул Формат введенного текста несколько отличается от формата других эле ментов нижнего колонтитула. Отформатируйте его, воспользовавшись кнопкой Формат по образцу (Format Painter).

1. В правой части области Нижний колонтитул страницы (Page Footer) щелкните в поле, содержащем номер страницы. Поле будет выделено.

2. На панели инструментов конструктора отчетов щелкните на кнопке Формат по образцу (Format Painter), а затем щелкните на Урок 11. Представление информации в виде отчета надписи «Информация о заказчиках для совещания по марке тингу». Формат текста станет таким же, как формат номера страницы.

3. Щелкните на надписи «Информация о заказчиках для сове щания по маркетингу», а затем щелкните на кнопке Выравнива ние по левому краю (Align на панели инструментов Формати рование (Formatting). Текст надписи будет выровнен по ее левому краю.

Добавьте вычисления в примечание отчета Чтобы поместить в конец отчета общее число наборов, добавьте вычисля емое поле в примечание отчета.

Для демонстрации добавления вычислений в отчет щелкни те дважды на файле в папке Multimedia на компакт диске Microsoft Access Шаг за шагом.

1. На панели элементов щелкните на кнопке Поле (Text Box), a затем щелкните в области Примечание отчета (Report Footer) под полем Количество в области данных. В примечании отчета по явится новое поле с надписью, а также сетка, упрощающая по зиционирование поля.

На панели инструментов конструктора отчетов щелкните на кнопке Свойства (Properties). Откроется окно свойств.

3. Щелкните на вкладке Данные (Data). Щелкните в поле Данные (Control Source), введите и нажмите кла вишу | Enter |. Выражение вычисляет сум му значений в поле Количество.

За информацией о выражениях к Прило жению В выражений».

4. В окне свойств щелкните на вкладке Макет (Format).

5. Щелкните в поле свойства Формат поля (Format), щелкните на стрелке и выделите Основной (General Number). Формат Основ ной (General Number) означает, что все числа будут отобра жаться в том виде, в котором они введены.

Часть 4. Создание отчетов 6. Закройте окно свойств.

7. Перетащите правую рукоятку масштабирования вычисляе мого поля, чтобы подогнать его под размер поля Количество в об ласти данных.

8. Щелкните дважды на надписи нового поля.

9. В окне свойств щелкните на вкладке Макет (Format) и затем щелкните в поле свойства Подпись (Caption).

10. В поле свойства Подпись (Caption) выделите заданное по умолчанию значение. Введите Всего продано наборов: и нажми те клавишу | Enter |.

Закройте окно свойств. Текст «Всего продано по явится в надписи к вычисляемому полю.

I. 2 < I • з ' I • 4 ' I ' 5 ' ' 6 ' 9 ' I • I ' • I • ' ' : о заказах Урок Представление информации в виде отчета 12. Щелкните дважды на правой рукоятке масштабирования надписи, чтобы полностью отобразить содержащийся в ней текст. Переместите надпись влево, если она накладывается на вычисляемое поле.

Измените начертание символов 1. Щелкните в новом поле в примечании от чета. (Постарайтесь выделить поле, а не текст внутри него.) 2. На панели инструментов Форматирование (Formatting) щелк ните на кнопке Полужирный (Bold). Начертание символов в вы числяемом поле станет полужирным.

любой кнопкой на панели инструментов Фор матирование (Formatting) для модификации отчета.

3. На панели инструментов конструктора отчетов щелкните на кнопке Вид (View). Отчет отобразится в режиме Предварительный просмотр (Print Preview).

4. Щелкните на кнопке перехода Последняя запись (Last Record), чтобы просмотреть нижний колонтитул и общий на после дней странице отчета.

5. Закройте отчет, щелкнув на кнопке Да (Yes) в ответ на пред ложение сохранить изменения.

Уберите повторяющиеся значения Созданный отчет включает краткое описание заказов. Он легко читается и выглядит довольно профессионально. Однако повторяющиеся коды за казов являются лишними и их нужно убрать.

1. что в окне базы данных на панели элементов вы делен пункт Отчеты (Reports).

2. В списке отчетов выделите Данные для предоставления скидок и щелкните на кнопке Конструктор (Design) на панели инструмен тов окна базы данных.

3. В области Данные (Detail) щелкните дважды на поле Код заказа.

Откроется окно свойств этого поля.

На вкладке Макет (Format) щелкните в поле свойства Не выво дить повторы (Hide Duplicates), щелкните на стрелке и выделите значение Да (Yes).

266 Часть 4. Создание отчетов 5. Закройте окно свойств.

6. На панели инструментов конструктора отчетов щелкните на кнопке Вид (View), чтобы переключиться в режим предвари тельного просмотра. Теперь каждый код заказа появляется в отчете только один раз. Отчет должен выглядеть, как показано на следующем рисунке.

Информация о заказах 3 ноября Код Дата 98 1 ВЕЧР 2 СЕРД 2 142 3 142 СЕВР 55 4 Сохраните и закройте отчет На панели инструментов режима предварительного просмот ра щелкните на кнопке Вид (View), чтобы переключиться в ре жим конструктора.

2. На панели инструментов конструктора отчетов щелкните на кнопке Сохранить (Save).

3. Закройте отчет.

Шаг вперед: создание автоотчета Отдел маркетинга добился значительных успехов в продвижении про дукции компании на международный рынок. Благодаря размещенному в Web объявлению, из Германии поступил заказ на крупную партию кон фет. В связи с этим агентам по продаже срочно требуется отчет, содер жащий полный ассортимент конфет, сгруппированный по сортам шоко лада.

Урок 11. Представление информации в виде отчета Функция Автоотчет позволяет создать отчет в виде столбца на основе таб лицы или не обращаясь к мастерам отчетов. При необходимости отчет можно быстро доработать, отформатировав его с помощью функ ции Автоформат и устранив повторяющиеся значения.

Создайте отчет с помощью функции Автоотчет В этом упражнении вы создадите отчет, воспользовавшись стандартным стилем и макетом.

1. В окне базы данных выделите пункт Запросы (Queries) на па нели объектов.

2. Щелкните дважды на запросе Сорта шоколада. Запрос откро ется в режиме таблицы.

3. На панели инструментов щелкните на стрелке кнопки Новый объект (New и затем щелкните на пункте Автоотчет (AutoReport). Отчет Сорта шоколада отобразится в режиме пред варительного просмотра.

Сорт шоколада Горький Название Вечер при свечах.

Код Сорт Горький Название конфет Горная Код Сорт шоколада Горький Название Золотая осень Код ВОЗ Горький flRj 268 Часть 4. Создание отчетов Воспользуйтесь функцией Автоформат для оформления отчета Созданный отчет оформлен в стандартном стиле. Так как отчет предназ начен для иностранных заказчиков, примените к нему более эффектный стиль и уберите повторяющиеся значения.

На панели инструментов режима предварительного просмот ра щелкните на кнопке Вид (View).

Отчет отобразится в режиме конструктора.

2. На панели инструментов конструктора отчетов щелкните на кнопке Автоформат (AutoFormat).

Появится диалоговое окно Автоформат (AutoFormat).

3. В списке Отчет-Автоформат: (Report AutoFormats) щелкните на пункте Bold (Выделенный) и щелкните на кнопке ОК. Отчет бу дет оформлен в стиле Полужирный.

все отчеты, созданные с функции Автоотчет, будут оформлены в стиле Полужирный, пока вы не зададите другой в окне Автоформат.

4. В области Данные (Detail) щелкните дважды на поле Сорт шо колада. Откроется окно свойств поля.

5. На вкладке Макет (Format) щелкните в поле свойства Не выво дить повторы (Hide Duplicates), щелкните на стрелке и выделите значение Да (Yes).

Закройте окно свойств.

6. При выделенном поле Сорт шоколада щелкните на кнопке По лужирный (Bold) на панели инструментов Форматирование (Formatting).

7. На панели инструментов конструктора отчетов щелкните на кнопке Вид (View), чтобы переключиться в режим Предваритель ный просмотр (Print Preview).

Отчет будет выглядеть, как показано на следующем рисунке.

Урок 11. Представление информации в виде отчета Сорт шоколада Горький конфет Вечер при Код конфет Название конфет Горная фантазия Код конфет конфет Золотая осень Код конфет ВОЗ 8. Закройте отчет и сохраните изменения, согласившись с пред ложенным в окне Сохранение отчета (Save As) именем «Сорта шо колада». Отчет Сорта шоколада появится в списке отчетов в окне базы данных.

Окончание урока 1. Чтобы перейти к следующему уроку, щелкните на команде Закрыть (Close) в меню Файл (File).

2. Если вы завершили работу с программой Access 2000, щелк ните на команде Выход (Exit) в меню Файл (File).

Краткое содержание урока Сделайте следующее Чтобы Изменить надпись В режиме конструктора щелкните на надписи. Пе в отчете ретащите рукоятки масштабирования, чтобы изме нить размер надписи. Выделите текст и вос пользуйтесь кнопками на панели инструментов Форматирование, чтобы изменить шрифт или вырав нивание текста.

Переместить над- В режиме конструктора щелкните на надписи. Пе пись в отчете реместите указатель на границу надписи;

ког да он примет форму ладони, перетащите надпись в нужное положение.

270 Часть 4. Создание отчетов Чтобы Сделайте следующее Кнопка Добавить надпись В режиме конструктора щелкните на кнопке Надпись (Label) на панели элемен тов, щелкните в том месте отчета, где должна появиться надпись, а затем вве дите текст надписи.

Применить приня- В режиме конструктора щелкните на в отчете стиль элементе, который имеет нужный фор оформления к ново- мат. Щелкните на кнопке Формат по му элементу (Format Painter) на панели инструмен тов Форматирование (Formatting), а затем щелкните на элементе, формат которого следует изменить.

Добавьте В режиме конструктора щелкните на ния в отчет кнопке Поле (Text Box) на панели элемен тов. Щелкните в том месте отчета, куда нужно поместить вычисляемое поле. За дайте выражение для нового поля.

Убрать повторяю- В режиме конструктора щелкните на щиеся значения из элементе управления, для которого нуж области данных от- но убрать повторяющиеся значения. От чета кройте окно свойств этого элемента и за дайте значение Да (Yes) для свойства Не выводить повторы (Hide Duplicates).

Создать отчет с по- Откройте таблицу или запрос, содержа мощью функции Ав- необходимые для отчета тоотчет Щелкните на стрелке кнопки Новый (New Object) и выделите пункт Автоот чет (AutoReport).

Воспользоваться В режиме конструктора щелкните на функцией Автофор- Автоформат мат лите нужный стиль и щелкните на кноп ке ОК.

• т ш т т т т • Группировка данных в отчете Вы научитесь:

• создавать отчеты с группировкой данных;

• изменять заголовок и примечание группы;

Урок • задавать порядок сортировки группы;

рассчитан • размещать связанные данные на одной странице;

на • нумеровать страницы;

30 минут • задавать свойства группировки.

Информация в базе данных хранится в виде строк и столб цов, просматривая которые, трудно представить себе общую картину. Одним из инструментов Access позволяющим отобразить информацию в пригодном для анализа виде, яв ляются отчеты. Еще большего эффекта можно добиться, выполнив группировку данных в отчете и вычислив итого вые значения. Так, например, чтобы выяснить, какие набо ры пользуются максимальным спросом в различных регио нах, необходимо сгруппировать данные о продажах по регионам и вычислить суммы продаж.

С помощью Мастера отчетов можно создавать сгруппиро ванные отчеты, информация в которых объединена в груп пы. Группа представляет собой подмножество записей, име ющих одинаковое свойство. Данные в отчете располагаются в виде упорядоченных групп, для которых вычисляются ито 272 Часть 4. Создание отчетов значения. Так, например, отчет с группировкой заказов по регио нам представляет собой перечень регионов с указанием заказов, посту пивших из данного региона. Заголовок группы идентифицирует регион, примечание группы содержит сумму продаж по региону, а в примечании отчета подводится общий итог по всем группам.

Предположим, что в компании «Сластена Лили» возникла идея создать клуб сладкоежек из числа наиболее активных заказчиков и предоставить членам клуба существенную скидку. Создание клуба предполагается на чать с регионов с максимальным уровнем продаж. В связи с этим вам по ручено создать отчет по продажам с группировкой данных по штатам и провинциям США и Канады.

Группировка записей и вычисление итогов Группировка записей в отчете позволяет не только собрать вместе запи си, соответствующие определенному критерию, но и вычислить для них суммарные или другие значения, необходимые для анализа информации.

Отчет с группировкой включает несколько разделов, каждый из которых начинается с заголовка и кончается итогом.

• Заголовок и примечание отчета содержат информацию, касающуюся отчета в целом, такую как название отчета и общий итог.

• Колонтитулы страниц содержат сведения, связанные со стра ницами отчета, например, номер страницы и дату печати.

• Заголовок и примечание группы характеризуют данную группу.

• Область данных содержит сведения из отдельных записей, включенных в отчет.

Сотрудники компании «Сластена Лили» используют групповые отчеты для анализа и планирования стратегии маркетинга. В этом уроке вы со здадите групповой отчет для анализа продаж по регионам.

Начало урока Запустите программу Access, если она еще не заг ружена. Откройте базу данных Сластена Лили. Разверните окно базы данных до размеров полного экрана.

Урок 12. Группировка данных в отчете За информацией об открытии базы данных к уроку 1 «Ра бота с формами».

Создание отчета с группировкой записей Для принятия решения о членстве в новом клубе менеджеру отдела мар кетинга необходимы сведения о продажах наборов по регионам. Такой отчет можно получить на основе запроса Продажи по регионам, включив в него итоговые значения по группам и общий итог по продажам.

В следующих упражнениях вы создадите отчет, воспользовавшись Мас тером который, в отличие от автоотчетов, позволяет сгруппиро вать данные. Достаточно сообщить Мастеру принцип группировки запи сей, и он автоматически сформирует отчет, добавив в него заголовки и примечания, а также выражения для расчета итоговых значений. Отчет должен включать как продажи по регионам, так и долю регионов в общей сумме продаж.

Запустите Мастер отчетов В этом упражнении вы запустите Мастер чтобы создать отчет на основе запроса Продажи по регионам.

1. В окне базы данных щелкните на пункте Отчеты (Reports) на панели объектов, а затем щелкните на кнопке Создать (New) на панели инструментов окна базы данных. Появится диалоговое окно Новый отчет (New Report).

2. В диалоговом окне выделите пункт Мастер отчетов (Report Wizard).

столбец чет: ленточный тер диаграмм наклейки 3. Щелкните на стрелке поля Выберите в качестве источника данных таблицу или запрос (Chose The Table Or Query Where The Object Data Comes From) и выделите Продажи по регионам. Щелкните на кнопке ОК. Появится первое окно Создание отчетов (Report Wizard), содержащее перечень полей запроса Продажи по регио нам в списке Доступные поля (Available Fields).

4. Щелкните дважды на поле Штат/провинция. Поле Штат/провин ция переместится в списке Выбранные поля (Selected Fields).

5. Поочередно щелкните дважды на полях Название набора и Сум ма. Все три поля отобразятся в списке Выбранные ПОЛЯ (Selected Fields).

Задайте группировку и сортировку данных В этом упражнении вы зададите уровни группировки и укажете принцип сортировки данных, а также выберете тип отчета.

1. В первом окне Создание отчетов (Report Wizard) щелкните на кнопке Далее (Next). Появится второе окно мастера отчетов, в котором предлагается указать уровни группировки данных.

2. В левом списке щелкните дважды на поле Штат/провинция, что бы задать группировку данных по регионам, а затем щелкните на кнопке Далее (Next).

Урок 12. Группировка данных в В третьем окне мастера отчетов предлагается выбрать прин цип сортировки и расчет итоговых значений.

3. Щелкните на стрелке первого поля сортировки и выделите значение Название набора. Изображение на кнопке справа от поля показывает, что сортировка будет выполняться по алфавиту в порядке возрастания.

4. Щелкните на кнопке Итоги (Summary Options). Появится ди алоговое окно Итоги (Summary Options), в котором предлагает ся выбрать функцию для расчета итогового значения по полю Сумма.

В строке Сумма установите флажок в столбце Sum. Убедитесь, что выделен параметр Данные и итоги (Detail And Summary).

Установите флажок в поле Вычислить проценты (Calculate Percent Of Total For Sums) и щелкните на кнопке ОК, чтобы вернуться в третье окно Мастера отчетов.

Отформатируйте отчет В третьем окне Создание отчетов (Report Wizard) щелкните на кнопке Далее (Next). Откроется четвертое окно мастера отче тов, позволяющее задать макет и ориентацию отчета.

276 Часть 4. Создание отчетов 2. Убедитесь, что выделены макет Ступенчатый (Stepped) и ори ентация Книжная (Portrait), и щелкните на кнопке Далее (Next).

В пятом окне Мастера отчетов предлагается выбрать стиль от чета.

3. Выделите стиль Деловой и щелкните на кнопке Далее (Next).

Появится последнее окно мастера отчетов.

4. Введите Продажи по регионам (сгруппированный), убеди тесь, что выделен вариант Просмотреть отчет (Preview The Report) и щелкните на кнопке Готово (Finish). Мастер отчетов завершит свою работу, и сгруппированный отчет откроется в режиме предварительного просмотра.

Продажи по регионам (сгруппированный) в шоколаде 8000р.

Марципановое чудо 260,00р.

Сердца Элита = ( 5. Закройте отчет. Если итоговые значения отображаются не полностью, в режиме конструктора увеличьте ширину соответ ствующих полей, перетащив их правые границы.

Изменение заголовка и примечания отчета Мастер отчетов (Report Wizard) автоматически добавляет в отчет следу ющие элементы.

• Заголовки и примечания групп, которые располагаются соответственно в начале и конце каждой группы. В отчете Продажи по регионам (сгруппированный), например, присутству ют заголовки и примечания для всех штатов и провинций, Урок 12. Группировка данных в отчете которые в режиме конструктора имеют имена ция Header и Штат/провинция Footer.

Выражения для расчета итоговых значений. В зависимос ти от заданных установок Мастер отчетов вставляет в при мечание группы и отчета вычисляемые содержащие выражения для расчета итоговых значений. В отчете Прода жи по регионам (сгруппированный) вычисление итога группы и общего итога производится по одинаковой формуле:

Если выражение находится в примечании группы, в расчетах участвуют только записи, относящиеся к данной группе. Выражение, заданное в примечании отче та, вычисляет итоговое значение для всех записей.

Выражение для расчета процентного соотношения. В при мечание группы Штат/провинция было добавлено выражение Total позволяющее рассчи тать долю продаж в данном регионе по отношению общей сумме продаж.

Выражения для отображения и номера страницы. Вни зу каждой страницы автоматически отображаются текущая дата, номер страницы и общее число страниц в отчете.

I •. I •. I • * • I • • I • 5 I ' I I а I I I t I Продажи по регионам (сгруппированный 1) 278 Часть 4. Создание отчетов Информация о применении выражений содержится в Приложении В выражений».

Хотя полученный отчет предназначен для выявления регионов с макси мальными продажами наборов, сделать это довольно сложно, так как на звание региона указано в начале группы, а итоговые значения - в конце.

Чтобы устранить этот недостаток, следует приблизить процентное соот ношение продаж к названию региона, модифицировав заголовок и при мечание группы Штат/провинция. Тогда достаточно бегло просмотреть от чет, чтобы найти регионы, на которые приходятся основные продажи наборов.

Переместите элемент управления из примечания группы в ее заголовок В этом упражнении вы переместите выражение для расчета процента от продаж в заголовок группы, чтобы название региона и доля продаж рас полагались в одной строке.

1. В окне базы данных щелкните на пункте Отчеты (Reports) на панели объектов, а затем выделите отчет Продажи по регионам (сгруппированный).

2. Щелкните на кнопке Конструктор (Design) на панели инстру ментов окна базы данных. Отчет откроется в режиме конструк тора.

3. Нажав клавишу [ щелкните на надписи С разделителя ми разрядов, а затем щелкните на поле справа, которое содер жит выражение Поле и над пись будут выделены.

4. Перетащите выделенные надпись и поле из области Примеча ние группы Штат/провинция (Footer) в область Штат/провинция Заголо вок группы (Header) и щелкните в пустом пространстве отчета, чтобы отменить выделение.

5. Медленно щелкните дважды на надписи, замените текст над писи «Standard» на Процент от продаж: и нажмите клавишу Урок 12. Группировка данных в отчете Если нужно, измените размер надписи, перетащив рукоятку масштабирования.

7. На панели инструментов конструктора отчетов щелкните на кнопке Вид (View), чтобы переключиться в режим предвари тельного просмотра. Отчет Продажи по регионам (сгруппированный) отобразится в режиме предварительного просмотра.

Продажи по регионам (сгруппированный) от продаж Ассорти Вишня шоколаде чудо 260,00р.

Сердца Элита Итога = АК Информация о процентном соотношении продаж расположена теперь в заголовке группы Штат/провинция.

Добавьте поле в примечание группы как региону обычно соответствует несколько записей, значение сум марных продаж по региону находится на некотором удалении от его на звания. В этом упражнении вы удалите существующую надпись и вста вите вместо нее поле с выражением, которое автоматически подставит название региона в примечание группы.

1. На панели инструментов предварительного просмотра щел кните на кнопке Вид (View), чтобы переключиться в режим кон структора. Отчет Продажи по регионам (сгруппированный) отобра зится в режиме конструктора.

2. На панели элементов щелкните на элементе Поле (Text Box).

Часть 4. Создание отчетов 3. Щелкните примерно в середине области Примечание группы Штат/провинция Footer). В примечании груп пы появится поле и надпись к нему.

4. Щелкните в новом поле.

5. Введите продаж по региону Убедитесь, что выражение начинается со знака равенства, а перед второй кавычкой оставьте пробел, чтобы текст от названия региона. За дополнительной информацией о выражениях обратитесь к Приложению В «Использование выражений».

6. Щелкните на надписи Sum, а затем нажмите клавишу [ чтобы удалить надпись.

на новой надписи и нажмите клавишу | Delete |.

8. Щелкните на новом поле и с помощью рукояток масштаби рования увеличьте его размер с таким расчетом, чтобы в нем умещались названия регионов.

9. Разместите новое поле слева от поля, содержащего суммар ные продажи по группе (под полем Название набора в области дан ных).

продаж по региону " & ] Новое поле для названия региона 10. Щелкните на поле Сумма продаж по региону, чтобы выделить его.

11. На панели инструментов Форматирование (Formatting) щелк ните на кнопке Полужирный (Bold).

12. Закройте щелкнув на кнопке Да (Yes) в ответ на пред ложение сохранить изменения.

Урок 12. Группировка данных в отчете г.

Реорганизация сгруппированного отчета Данный отчет сгруппирован полю Штат/провинция и отсортирован полю Название набора. Учитывая, что целью отчета является анализ продаж, сле дует расположить наборы внутри каждого региона в порядке убывания значений в поле Сумма. То есть в начале списка окажутся наборы с макси мальной выручкой от продаж. Воспользуйтесь диалоговым окном Сорти ровка И группировка (Sorting And Grouping) для внесения соответствующих изменений в отчет.

По Сортировка и группировка данных Диалоговое окно Сортировка и группировка (Sorting And Grouping) разделе но на три области: Поле/Выражение (Field/Expression), Порядок сортировки (Sort Order) и Свойства группы (Group Properties).

Столбец Поле/Выражение (Field/Expression) содержит список полей, исполь зуемых для группировки и сортировки (или только сортировки). Поля, по.

которым производится сортировка и группировка, помечены слева знач ком группировки (идентичным кнопке на панели инструментов конструк тора отчетов). Поля, задействованные только в сортировке, не помечают ся.

Столбец Порядок сортировки (Sort Order) содержит одно из двух возмож ных значений: По возрастанию (Ascending) или По убыванию (Descending).

Раздел Свойства группы (Group Properties), занимающий нижнюю часть диалогового окна Сортировка и группировка (Sorting And Grouping), позво ляет задать свойства группировки поля, выделенного в столбце Поле/Вы ражение (Field/Expression), и включает следующие элементы.

• Заголовок группы (Group Header). Значение Да (Yes) означает, что заголовок группы должен быть включен в отчет.

282 Часть 4. Создание отчетов • Примечание группы (Group Footer). Значение Да (Yes) означа ет, что примечание группы должно быть включено в отчет.

• Группировка (Group On). Позволяет задать значение или диа пазон значений, для которых производится группировка.

Чтобы сгруппировать данные по каждому региону, следует задать вариант Для каждого значения (Each Value).

• Интервал (Group Interval). Позволяет задать интервал или число символов, которые должны участвовать в группиров ке. По умолчанию принимается значение 1. Чтобы задать группировку по нескольким регионам одновременно, следует указать нужное число.

• Не разрывать (Keep Together). Размещает записи группы в пределах страницы. Чтобы обеспечить размещение всей группы на одной странице, следует задать значение Вся группа (Whole Group).

С помощью диалогового окна Сортировка И группировка (Sorting And Grouping) можно реорганизовать содержание отчета, а также изменить и прин цип сортировки.

Измените порядок сортировки данных в отчете В этом упражнении вы воспользуетесь диалоговым окном Сортировка и груп пировка (Sorting And Grouping), чтобы задать порядок сортировки данных в группе по полю Сумма в порядке убывания.

В окне базы данных щелкните на пункте Отчеты (Reports) на панели объектов.

2. В списке отчетов щелкните на Продажи по регионам (сгруппи рованный), а затем щелкните на кнопке Конструктор (Design) на панели инструментов окна базы данных. Отчет откроется в ре жиме конструктора.

3. На панели инструментов конструктора отчетов щелкните на кнопке Сортировка и группировка (Sorting And Grouping). Появит ся диалоговое окно Сортировка и группировка (Sorting And Grouping), в котором отображаются исходные установки отче та.

4. В столбце Поле/Выражение (Field/Expression) щелкните в поле Название набора, щелкните на стрелке и выделите в списке зна чение Сумма. Поле Сумма заменит поле Название набора.

Урок 12. Группировка данных в отчете 5. В столбце Порядок сортировки (Sort Order) щелкните в ячейке справа от поля Сумма, щелкните на стрелке и выделите в спис ке значение По убыванию (Descending).

6. Закройте диалоговое окно Сортировка и группировка (Sorting And Grouping).

7. На панели инструментов конструктора отчетов щелкните на стрелке кнопки Вид (View) и выделите пункт Образец (Layout Preview). На экране отобразится образец отчета Продажи по ре гионам (сгруппированный) с данными, упорядоченными по суммам продаж в порядке убывания.

Продажи по регионам (сгруппированный) Продажи по регионам Сумма British 31,14% от Вечернее 250,00р.

Альпийский набор 190.00р.

Вишня в шоколаде Итоги - British Columbia (3 записей) по British Columbia 520,00р.

29,64% от продаж Как разместить вместе связанные записи При формировании отчета данные, относящиеся к одной группе, могут оказаться на разных страницах, что не всегда удобно. Свойство Не разры вать (Keep Together) исключает разрыв страницы внутри группы. При этом несколько коротких групп могут располагаться на одной странице.

Разместите записи группы на одной странице В этом упражнении вы воспользуетесь свойством Не разрывать (Keep Together), чтобы обеспечить размещение группы данных в пределах од ной страницы, за исключением тех случаев, когда длина группы превы шает размер страницы.

Часть 4. Создание отчетов 1. На панели инструментов предварительного просмотра щел кните на кнопке Вид (View). Отчет Продажи по регионам (сгруппи рованный) отобразится в режиме конструктора.

2. На панели инструментов конструктора отчетов щелкните на кнопке Сортировка и группировка (Sorting And Grouping). Появит ся диалоговое окно Сортировка и группировка (Sorting And Grouping).

3. Щелкните в поле Штат/провинция.

4. Щелкните в поле свойства Не разрывать (Keep Together), щел кните на стрелке и выделите в списке значение Вся группа (Whole Group).

По возрастанию убыванию 5. Закройте диалоговое окно Сортировка и группировка (Sorting And Grouping).

6. На панели инструментов конструктора отчетов щелкните на кнопке Вид чтобы переключиться в режим предвари тельного просмотра. Отчет Продажи по регионам (сгруппированный) отобразится в режиме предварительного просмотра. Как види те, ни одна группа не разрывается в конце страницы (за исклю чением тех групп, которые длиннее страницы).

Нумерация страниц При создании отчета с помощью Мастера в нижний колонтитул страни цы автоматически вставляется поле, содержащее номер и общее число страниц. При желании можно изменить нумерацию страниц, воспользо вавшись диалоговым окном Номера страниц (Page Numbers).

Урок 12. Группировка данных в отчете Измените нумерацию страниц в отчете В этом упражнении вы измените отображение номеров страниц и отме ните печать номера на первой странице.

1. На панели инструментов предварительного просмотра щел кните на кнопке Вид (View), чтобы переключиться в режим кон структора. Отчет Продажи по регионам (сгруппированный) отобра зится в режиме конструктора.

2. В области Нижний колонтитул страницы (Page Footer) щелкните на поле, содержащем выражение для номера страницы & "of и нажмите клавишу | 3. В меню Вставка (Insert) щелкните на команде Номера страниц (Page Numbers). Появится диалоговое окно Номера страниц (Page Numbers).

4. В области Формат (Format) выделите вариант Страница N из (Page N of M). В области Расположение (Position) выделите вари ант Нижний колонтитул (Bottom Of Page 5. В списке поля Выравнивание (Alignment) выделите значение По центру (Center).

6. Уберите флажок из поля Отображать номер на первой странице (Show Number Of First Page) и щелкните на кнопке ОК. В сере дине нижнего колонтитула появится поле для номера страницы.

7. Закройте отчет Продажи по регионам (сгруппированный), щелк нув на кнопке Да (Yes) в ответ на предложение сохранить изме нения.

Шаг вперед: изменение свойств группировки Оценив преимущества сгруппированных отчетов, отдел маркетинга хо тел бы получить отчет на основе запроса Список заказчиков. Отчет должен быть отсортирован по фамилии заказчика и сгруппирован по буквам ал фавита, т. е. первая группа должна включать всех заказчиков, фами лии которых начинаются на А, а последняя - на Я.

Часть 4. Создание отчетов Проще всего это сделать, если создать автоотчет, а затем задать свойства группировки в диалоговом окне Сортировка и группировка (Sorting And Grouping).

Задайте свойства группировки В этом упражнении вы создадите отчет и зададите свойства группиров ки.

Создание отчетов с функции Автоотчет (AutoReport) рассмат ривается в уроке «Представление информации в виде отчета».

1. Щелкните дважды на запросе Список заказчиков, чтобы открыть его в режиме таблицы, а затем щелкните на стрелке кнопки Новый объект: автоотчет (New Object) и выделите пункт Автоотчет (AutoReport).

2. На панели инструментов предварительного просмотра щел кните на кнопке Вид (View), чтобы переключиться в режим кон структора отчетов. Отчет откроется в режиме конструк тора.

3. На панели инструментов конструктора отчетов щелкните на кнопке Сортировка и группировка (Sorting And Grouping). Появит ся диалоговое окно Сортировка и группировка (Sorting And Grouping).

4. В столбце Поле/Выражение (Field/Expression) щелкните в пус той ячейке. Щелкните на стрелке и выделите в списке значе ние Фамилия.

5. Убедитесь, что в столбце Порядок сортировки (Sort Order) ука зано значение По возрастанию (Ascending).

Урок 12. Группировка данных в отчете 6. В области Свойства группировки (Group Properties) задайте сле дующие значения.

Заголовок группы (Group Header) Да (Yes) Примечание группы (Group Footer) Нет (No) Группировка (Group On) По первым знакам (Prefix Characters) Интервал (Group Interval) Не разрывать (Keep С первыми данными (With First Detail) Значения «По первым знакам» для свойства Группировка (Group On) и «1» для свойства Интервал (Group Interval) задают груп пировку записей по первой букве фамилии. Значение «С пер • данными» для свойства Не разрывать (Keep Together) оз начает, что группа не ограничена одной страницей, но название группы не быть оторвано от данных.

7. Закройте диалоговое окно Сортировка и группировка (Sorting And Grouping).

Задайте выражение в заголовке группы В этом упражнении вы добавите поле в заголовок группы и зададите вы ражение для отображения первой буквы фамилии заказчиков, входящих в группу.

1. На панели элементов щелкните на кнопке Поле (Text Box), a затем щелкните в области Заголовок группы Фамилия (Фамилия Header), чтобы добавить в нее поле. В заголовке группы появит ся поле и надпись к нему.

2. На панели инструментов Форматирование (Formatting) щелк ните на кнопке По центру (Center), чтобы отцентрировать текст внутри нового поля.

3. Щелкните на надписи слева от нового поля и нажмите кла вишу |.

4. Щелкните в новом поле, введите = и на жмите клавишу j Выражение включает функцию Left, которая выделяет из поля один начиная слева. Резуль татом выражения будет первая буква фамилии.

Часть 4. Создание отчетов 5. На панели инструментов конструктора отчетов щелкните на кнопке Вид (View). Отчет отобразится в режиме предваритель ного просмотра.

Фамилия заказчика Имя Код заказчика фамилия Имя заказчика Код 6. Закройте отчет, сохранив его как Список заказчиков (сгруппиро ванный).

Окончание урока 1. Чтобы перейти к следующему уроку, щелкните на команде Закрыть (Close) в меню Файл (File).

2. Если вы завершили работу с программой Access 2000, щелк ните на команде Выход (Exit) в меню Файл (File).

Краткое содержание урока Чтобы Сделайте следующее Создать сгруппиро- В окне базы данных щелкните на пункте Отчеты ванный отчет ' (Reports) на панели объектов, а затем щелкните на кнопке Создать (New) на панели инструментов окна базы данных. Выделите Мастер отчетов (Report Wizard), выделите таблицу или запрос и следуйте далее указаниям Мастера.

Урок 12. Группировка данных в отчете Чтобы Сделайте следующее Кнопка Переместить эле- В режиме конструктора отчетов щелк мент управления в ните на элементе управления, перемес группе тите указатель мыши и, когда он примет форму ладони, перетащите элемент уп равления в новое положение.

Добавить в группу В режиме конструктора отчетов щелк вычисляемый эле- ните на элементе Поле (Text Box) на па мент управления нели элементов, а затем щелкните в том месте, куда нужно вставить вычисляе мое поле. Щелкните в новом поле и вве дите в него выражение. Щелкните на надписи к новому полю, удалите ее со держимое и введите нужный текст.

Изменить порядок В режиме конструктора отчетов щелк сортировки в груп- ните на кнопке Сортировка и группировка пе (Sorting And Grouping) на панели инст рументов конструктора отчетов. В стол бце Поле/Выражение (Field/Expression) выделите поле, по которому нужно от сортировать данные. В ячейке Порядок сортировки (Sort Order) выделите По убы ванию (Descending) или По возрастанию (Ascending).

Разместить свя- В режиме конструктора отчетов щелк занные записи на ните на кнопке Сортировка и группировка одной странице (Sorting And Grouping) на панели инст рументов конструктора отчетов. Для свойства Не разрывать (Keep Together) за дайте значение Вся группа (Whole Group).

Изменить нумера- В режиме конструктора отчетов щелк цию страниц ните в нижнем колонтитуле на элементе управления, содержащем ниц, и нажмите клавишу В меню Вставка (Insert) щелкните на пунк те Номера страниц (Page Numbers), а затем в одноименном диалоговом окне укажи те нужные параметры.

10- Access Часть 4. Создание отчетов Чтобы Сделайте следующее Задать свойства группировки ровка и группировка (Sorting And Grouping) на панели инструментов конструктора отчетов. В столбце Поле/ Выражение (Field/Expression) щелкните в пустой ячейке и выделите нужное поле. В столбце Порядок сортировки (Sort Order) укажите принцип сортиров ки поля. В области Свойства сортировки (Group Properties) задайте нужные свойства группировки.

ЧАСТЬ а т ж а Обзор т упражнения В следующих упражнениях вам предстоит:

• добавить надпись в форму;

• добавить рисунок в форму;

• модифицировать форму;

Занятие рассчитано • воспользоваться Мастером для создания подробного от на чета;

20 минут • создать сгруппированный отчет.

Прежде чем перейти к части 5, посвященной функциям Access, которые обеспечивают взаимодействие с Интернет, примените на практике полученные при изучении части знания, выполнив упражнения этого раздела. Все упражне ния связаны с рассмотренными в уроках темами, включая добавление надписей и рисунков в формы, адаптацию форм под конкретные нужды и использование Мастера отчетов для создания подробных и сгруппированных отчетов.

Постановка задачи Служащие компании «Сластена Лили» отнеслись с энтузи азмом к новому дизайну форм, а также к возможностям от четов и простоте их создания. Они надеются, что повыше ние эффективности их работы не замедлит сказаться на снижении затрат на всех уровнях. Следующие упражнения помогут им овладеть основными приемами, необходимыми для модификации форм и получения отчетов.

292 Часть 4. Создание отчетов Шаг добавьте надпись в форму Форма Подробности наборов очень проста и содержит только поля базис ной таблицы. Добавьте в форму содержательное название и измените ее цветовую гамму.

1. Откройте базу данных Сластена Лили (файл Сластена в папке Access 2000 SBS Practice), а затем откройте форму Подробно сти наборов в режиме конструктора.

2. Расширьте область заголовка формы (Form Header) до 3 см.

Воспользуйтесь элементом Надпись (Label) на панели элемен тов, чтобы создать надпись в заголовке формы.

3. Введите текст надписи Подробности наборов. Воспользуйтесь кнопкой Цвет текста (Font/Fore Color), чтобы изменить цвет тек ста в заголовке формы (на темно-синий, как принято в базе дан ных Сластена Лили).

4. Измените шрифт и размер символов в тексте заголовка с по мощью кнопок на панели инструментов Форматирование (Formatting).

За дополнительной информацией по теме Обратитесь к Добавление надписи в форму Урок кнопки Цвет шрифта (Font/Fore Color) Урок Шаг 2: придайте форме универсальный вид Все элементы формы Подробности наборов должны соответствовать приня тым в базе данных Сластена Лили стандартам, включая размер цвет шриф та. Воспользуйтесь кнопкой Формат по образцу (Format Painter), чтобы обес печить единообразие элементов формы.

1. Создайте новую форму на основе таблицы Сотрудники.

2. Выделите любую надпись формы и замените цвет символов на темно-синий, а начертание — на полужирное.

3. Воспользуйтесь кнопкой Формат по образцу (Format Painter), чтобы применить новый формат ко всем надписям.

За дополнительной информацией по теме Обратитесь к Использование кнопки Формат по образцу Урок (Format Painter) Обзор и упражнения Шаг 3: добавьте к форме Служащие отдела кадров хотели бы включить базу фотографии сотруд ников. Продемонстрируйте включение рисунка в форму на примере до бавления логотипа компании «Сластена Лили» в форму Подробности набо ров.

Воспользуйтесь элементом Рисунок (Image) на панели элемен тов, чтобы создать элемент управления рисунок в заголовке формы.

2. Вставьте логотип компании (файл в папке Access 2000 SBS Practice).

3. Просмотрите форму Подробности наборов в режиме формы.

За дополнительной информацией по теме Обратитесь к Создание элемента управления рисунок Урок Добавление рисунка в форму Шаг 4: создайте подробный отчет Служащим отдела кадров часто требуются отчеты, содержащие данные списки желающих поступить на работу и другую информа цию. Следующее упражнение показывает, как быстро создать отчет, в котором представлены нужные сведения в удобном для чтения виде.

1. Воспользуйтесь функцией Мастер ленточного автоотчета Tabular чтобы создать подробный отчет на основе таблицы Сотрудники.

2. Оформите отчет с помощью кнопки Автоформат (AutoFormat).

3. Просмотрите отчет.

В режиме конструктора воспользуйтесь кнопкой Сортировка И группировка (Sorting And Grouping), чтобы отсортировать дан ные по фамилии.

5. Просмотрите отчет.

6. Сохраните отчет, присвоив ему имя Сотрудники (Фамилия).

За дополнительной информацией по теме Обратитесь к Создание подробного отчета 294 Часть 4. Создание отчетов 5: создайте сгруппированный отчет Предположим, что менеджер отдела кадров хотел бы создать алгоритм повышения заработной платы и продвижения сотрудников по службе на ближайшее будущее. В связи с этим ему сгруппированный отчет, где информация о сотрудниках упорядочена по отделам и дате поступле ния на работу (то есть по полям, связанным с поставленной задачей).

1. Воспользуйтесь функцией Мастер отчетов (Report Wizard), что бы создать сгруппированный отчет, включив в него все поля таблицы Сотрудники.

2. Сгруппируйте данные по полю Отдел.

3. Задайте сортировку по дате найма в порядке убывания.

4. Выделите макет Ступенчатый (Stepped), ориентацию Альбом ную (Landscape) и стиль Строгий (Corporate) для оформления отчета.

5. Назовите отчет «Сотрудники 6. Отредактируйте надписи отчета в режиме конструктора.

7. Закройте отчет.

За дополнительной теме Обратитесь к Создание сгруппированного отчета Урок Окончание упражнений 1. Чтобы перейти к следующему уроку, в меню Файл (File) щел кните на команде Закрыть (Close).

2. Если вы закончили работу с Microsoft Access, в меню Файл (File) щелкните на команде Выход (Exit).

ЧАСТЬ Работа с базами данных в Internet УРОК Установка связей и публикация данных Web Вы научитесь:

• добавлять гиперссылки в базу данных;

• публиковать объекты базы данных в Web;

Урок • создавать страницы доступа к данным;

рассчитан • добавлять компоненты к Web-странице.

на 40 минут Одним из последних достижений в процессе компьютери зации является широкое распространение Интернета и, в особенности, так называемой «всемирной паутины» Web (World Wide Web). Интернет представляет собой сложную систему взаимосвязанных сетей, которая охватывает весь земной шар. Под Web подразумевается весь объем инфор мации, доступной в Интернете через гиперссылки, с помо щью которых осуществляется путешествие по хранящимся в Web документам. Любая организация может разместить собственную информацию в Интернет, обеспечив ней дос туп заинтересованным лицам, находящимся в любой точке земного шара.

В целях интеграции с Web многие компьютерные програм мы включают функции, обеспечивающие взаимодействие с Интернетом. С помощью встроенной в Web 298 Часть 5. Работа с базами данных технологии Access 2000 может посылать, получать и публиковать объек ты базы данных в локальном и глобальном масштабе.

В этом уроке вы воспользуетесь гиперссылками, чтобы связать базу дан ных Сластена Лили с различными объектами (как внутренними, так и уда ленными, расположенными в World Wide Web), опубликуете объект базы данных как Web-страницу и создадите интерактивную страницу досту па.

Начало урока X Запустите программу Access, если она еще не заг ружена. Откройте базу данных Сластена Лили. Разверните окно базы данных до размеров полного экрана.

За информацией об открытии базы данных к уроку 1 «Ра бота с формами».

Гиперссылки, гипертекст и HTML Внешние источники данных описываются в уроке 6 «Работа с внешни ми источниками данных».

Подключение формы или таблицы к World Wide Web (WWW) мало чем отличается от связывания базы данных с внешним источником инфор мации. Единственное различие состоит в системе адресации, используе мой для определения местонахождения данных.

В традиционных сетях для идентификации удаленных данных исполь зуется формат UNC (Universal Naming Convention). Формат UNC опре деляет положение файла на жестком диске компьютера или в локальной сети и имеет вид: \\server\\share\path\filename.

В Web адресация данных осуществляется с помощью гиперссылок, кото рые используют формат URL (Uniform Resource Locator). Формат URL задает как местонахождение данных, так и метод доступа (протокол), и имеет вид: ilename. Протокол HTTP является стандартным для Web. За протоколом следует адрес, которому соответ ствует узел Интернет. адрес открывает узел Microsoft Network.

Microsoft Office распознает оба типа адресации. Гиперссылки представ ляют собой отдельный тип данных в Access 2000 и могут храниться в таб лицах, указываться в формах и отчетах, упрощая взаимодействие базы данных с другими источниками информации, в том числе Интернет.

Урок 13. Установка связей и публикация данных в Web Помимо обычного текста документы Web содержат команды специаль ного языка HTML (Hypertext Markup Language). Комбинация текста и команд HTML называется гипертекстом. Команды HTML используются для включения в документ элементов с активным содержимым (напри мер, видеоклипов), а также гиперссылок на другие Web-документы.

Microsoft Office использует для создания Web-документов DHTML (Dynamic Hypertext Markup Language). Просмотр Web-документов осу ществляется с помощью Web-браузеров, таких как Microsoft Internet Explorer или Windows Explorer.

Microsoft Access 2000 позволяет сохранять и экспортировать файлы в формате HTML. Поэтому при наличии связи с сервером Интернета лю бой объект базы данных может быть преобразован в формат HTML и опуб ликован как Web-документ в Интернете.

Связь через информационное пространство Распространение Интернета сказалось и на внутренних сетях многих организаций. Корпоративные сети, связывающие отдельные компьюте ры с помощью дорогостоящего оборудования и программного обеспече ния, уступили место интранету - внутренним сетям, в которых связь меж ду компьютерами осуществляется через дешевые «открытые» системы.

Интранет представляет собой систему коммуникации, которая исполь зует протокол WWW для обмена информацией как между соседними сто лами, так и во всем мире. Вместо физического соединения друг с другом, каждый компьютер обменивается информацией с сетью, причем связь может быть как внутренней, так и с выходом в Интернет, благодаря еди ному протоколу.

Даже в тех случаях, когда интранет используется в качестве внутренней среды для ведения дел, многие организации разрешают ограниченный доступ к своей базе желающим извне, используя фильтры, которые от деляют доступную всем информацию от предназначенной только для со трудников данной фирмы.

Гиперссылки позволяют осуществлять связь с различными объектами как в традиционных сетях, так и в интранете и Интернете.

300 Часть 5. Работа с базами данных в Добавление гиперссылок в базу данных Проще всего добавить гиперссылку в базу данных, определив тип соот ветствующего поля как Гиперссылка (Hyperlink). Любое значение, введен ное в такое поле, будет автоматически преобразовано в гиперссылку.

Установка свойств полей рассматривается в уроке 5 «Обеспечение до стоверности информации в базах данных».

В этом упражнении вы воспользуетесь чтобы связать форму Наборы с тремя источниками информации: отчетом в базе данных Сластена Лили, внешним документом Microsoft Office и адресатом элект ронной почты.

Свяжите форму с отчетом Форма Наборы является одной из самых сложных в базе данных Лили. Помимо описания наборов и их состава она позволяет просмотреть сведения о ходе продаж данного набора. Тем не менее служащие отдела маркетинга хотели бы включить в форму просмотр отчета Продажи по за казчикам.

Отчет Продажа наборов открывается с помощью командной кото рая запускает макрос. В этом упражнении вы воспользуетесь гиперссыл кой, чтобы напрямую связать форму Наборы с отчетом Продажи по заказчи кам.

1. В окне базы данных щелкните на пункте Формы (Forms) на панели объектов.

2. В списке форм выделите Наборы и щелкните на кнопке Конст руктор (Design) на панели инструментов окна базы данных.

Форма Наборы откроется в режиме конструктора.

3. На панели инструментов конструктора форм щелкните на кнопке Добавление гиперссылки (Insert Hyperlink).

Появится одноименное диалоговое окно.

4. В диалоговом окне Добавление гиперссылки (Insert Hyperlink) на панели Связать с (Link To) щелкните на пункте Объектом в этой базе данных (Object In This Database).

Урок 13. Установка связей и публикация данных в Web ffi Таблицы Ш Формы Ш Отчеты Страницы Объект Отчеты (Reports) 5. В списке объектов базы данных щелкните на знаке плюс (+) слева от значка Отчеты (Reports). Список развернется и отобра зит все отчеты.

6. В списке объектов базы данных выделите отчет Продажи по заказчикам. Текст «Продажи по заказчикам» отобразится в поле Текст (Text To Display).

7. Щелкните на кнопке ОК. Диалоговое окно Добавление гиперс сылки (Insert Hyperlink) закроется. В верхнем левом углу обла сти формы Данные (Detail) появится гиперссылка Продажи по за казчикам.

8. Укажите на гиперссылку Продажи по заказчикам и, когда ука затель примет форму ладони, перетащите ее в положение меж ду элементами управления Название и Код набора.

Проверьте функционирование гиперссылки 1. На панели инструментов конструктора форм щелкните на кнопке Вид (View).

Форма Наборы отобразится в режиме формы.

Часть 5. Работа с базами данных в Internet с и земляникой, собранными на 2. Щелкните на гиперссылке Продажи по заказчикам. Откроется отчет Продажи по заказчикам. Под панелью инструментов пред варительного просмотра появится панель инструментов Web.

3. Закройте отчет Продажи по заказчикам.

4. Закройте форму Наборы, щелкнув на кнопке Да (Yes), чтобы сохранить изменения.

Свяжите форму с документом Microsoft Office Служащие отдела кадров хотели бы иметь доступ к сведениям об удер жаниях из заработной платы непосредственно из формы Сотрудники. Со ответствующие данные содержатся в файле Microsoft Excel Расчетный В этом упражнении вы воспользуетесь гиперссылкой, чтобы свя зать форму Сотрудники с рабочим листом Excel.

1. Убедитесь, что в окне базы данных на панели объектов выде лен пункт Формы (Forms).

2. В списке форм выделите Сотрудники и щелкните на кнопке Конструктор (Design) на панели инструментов окна базы данных.

Форма Сотрудники откроется в режиме конструктора.

3. На панели инструментов конструктора форм щелкните на кнопке Добавление гиперссылки (Insert Hyperlink).

Появится одноименное диалоговое окно.

Урок 13. Установка связей и публикация данных в Web 4. На панели Связать с (Link To) щелкните на пункте Имеющимся файлом или Web-страницей (Existing File Or Web Page).

В области Найдите (Browse For) щелкните на кнопке Файл (File).

Появится диалоговое окно Связать с файлом (Link To File).

6. В списке поля Папка (Look In) выделите жесткий диск вашего компьютера.

7. Щелкните дважды на папке Access 2000 SBS Practice.

8. Выделите файл Расчетный и щелкните на кнопке ОК.

Диалоговое окно Связать с файлом (Link To File) закроется. Зна чение «Расчетный появится в полях Текст гиперссылки (Text To Display) и Введите имя файла или Web-страницы (Type The File Or Web Page).

9. Выделите значение в поле Текст гиперссылки (Text To Display) и введите Сведения об удержаниях.

Щелкните на кнопке ОК.

Диалоговое окно Добавление гиперссылки (Insert Hyperlink) зак роется. В верхнем левом углу области формы Данные (Detail) появится гиперссылка Расчетный лист.

304 Часть 5. Работа с базами данных в Internet 11. Укажите на гиперссылку Расчетный и, когда указатель примет форму перетащите в положение правее поля Код.

Проверьте гиперссылку на рабочий лист Office 1. На панели инструментов конструктора форм щелкните на кнопке Вид (View).

Форма Сотрудники отобразится в режиме формы.

2. Щелкните на гиперссылке Расчетный лист.

Откроется окно Excel, в котором отображается рабо чий лист Расчетный лист.

3. Закройте окно Microsoft Excel.

4. На панели задач щелкните на кнопке Сотрудники.

5. Закройте форму щелкнув на кнопке Да (Yes), что бы сохранить изменения.

Свяжите форму с адресатом электронной почты Для разрешения вопросов, возникающих при оформлении заказов, в ком пании «Сластена Лили» была создана специальная служба, связь с кото рой осуществляется по электронной почте. В этом упражнении вы доба вите в форму Заказы гиперссылку, чтобы в случае необходимости направлять сообщения по адресу электронной почты новой службы.

1. Убедитесь, что в окне базы данных на панели объектов выде лен пункт Формы (Forms).

2. В списке форм выделите Заказы и щелкните на кнопке Конст руктор (Design) на панели инструментов окна базы данных.

Форма Заказы откроется в режиме конструктора.

3. На панели инструментов конструктора форм щелкните на кнопке Добавление гиперссылки (Insert Hyperlink).

Появится одноименное диалоговое окно.

4. На панели Связать с (Link To) щелкните на пункте Электронной ПОЧТОЙ (E-mail Address).

Урок 13. Установка связей и данных в Web 5. В поле Адрес электронной почты (E-mail Address) введите helpdesk@sweetlil.com. Перед вводимым текстом будут авто матически вставлены символы и этот же текст ото бразится в поле Текст (Text To вверху диалогового окна.

6. В поле Текст (Text To Display) выделите значение введите Электронная почта Службы заказов и щелкните на кнопке ОК.

В поле Тема (Subject) введите Вопросы формы Заказы и щел кните на кнопке ОК. Диалоговое окно Добавление гиперссылки (Insert Hyperlink) закроется. В верхнем левом углу области формы Данные появится гиперссылка Электронная почта Службы заказов.

8. Укажите на гиперссылку и, когда указатель примет форму ладони, перетащите ее под поле Подарочный вариант.

Проверьте гиперссылку на адресат электронной почты 1. На панели инструментов конструктора форм щелкните на кнопке Вид (View), чтобы переключиться в режим формы.

306 Часть 5. Работа с базами данных в Internet Пропустите шаги 2 и 3, если на вашем не установлен Microsoft Outlook.

2. В форме Заказы щелкните на гиперссылке почта Службы заказов. Откроется окно Outlook, в котором ото бразится новое сообщение с темой «Вопросы формы Заказы» и адресом 3. Закройте сообщение.

4. Закройте форму Заказы, щелкнув на кнопке Да (Yes), чтобы сохранить изменения.

Публикация объекта базы данных как Под публикацией объекта понимается сохранение объекта на Web-сер вере в формате HTML, где он становится доступным для Web-браузеров.

Так как Access 2000 поддерживает формат HTML, любой объект базы данных может быть легко экспортирован в Web-документ (и наоборот).

При этом объект преобразуется в гипертекст с минимальным формати рованием. Внешний вид объекта можно улучшить с помощью таких средств публикации Web-страниц как Microsoft FrontPage, однако этот процесс требует значительных усилий. Гораздо проще осуществить пре образование объекта базы данных в полноценный Web-документ, вос пользовавшись Excel и Word для форматирования и публикации объекта базы данных.

Предположим, что вам поручено добавить в Web-узел компании «Слас тена Лили» описание наборов конфет. Соответствующая информация со держится в таблице Наборы, но публиковать предполагается только дан ные, содержащиеся в определенных полях.

В следующих упражнениях вы конвертируете таблицу Наборы в формат RTF (Rich Text Format). Это формат Word 2000, который полностью со храняет форматирование текста, преобразуя его в команды, которые мо гут интерпретироваться другими программами. Воспользуйтесь Word чтобы внести изменения в таблицу Наборы и опубликовать ее, сохра нив в Web-папке в формате HTML.

Урок 13. Установка связей и публикация данных в Web Для демонстрации публикации объекта базы данных в Web щелкните дважды на файле в папке Multimedia на ком пакт-диске Microsoft Access 2000 Шаг за шагом.

Просмотрите таблицу Access 2000 как Web-страницу 1. На панели элементов выделите пункт Таблицы (Tables).

2. Выделите таблицу Наборы.

3. В меню Сервис (Tools) укажите на команду Связи с Office (Office Links) и щелкните на команде Публикация в MS Word (Publish It With MS Word). Откроется окно Word, в котором ото бразится таблица Наборы в формате RTF. Таблица содержит пра вильные данные, хотя некоторые из них не умещаются в стол бцах и кажутся обрезанными.

Конфеты черникой и конфет Шоколад из горького и На из фигурных конфет: • 4. В Word в меню Файл (File) щелкните на команде Пред варительный просмотр Web-страницы (Web Page Preview).

Откроется окно Web-браузера, в котором таблица Наборы ото бразится как Web-страница. Как видите, данные полностью видны в ячейках таблицы.

Часть 5. Работа с базами данных в Internet Альпийский с I черникой и собранными на 1 склонах.

Лучшие комбинации конфет из горького 5. Закройте Web-браузер. На экране снова появится окно Word с документом Модифицируйте таблицу Access 20OO для публикации в Web В окне Word поместите указатель на верхнюю границу стол бца Код набора и, когда указатель примет форму жирной стрел ки, направленной вниз, щелкните. Столбец Код набора будет вы делен.

В на панели инструментов Стандартная (Standard) щелк ните на кнопке Вырезать (Cut). Столбец Код набора будет удален, а оставшиеся столбцы сместятся влево.

3. Выделите столбец Описание набора. В меню Таблица (Tables) щелкните на команде Автоподбор to Window) и выделите строку По ширине окна.

4. Выделите столбец Прекращено и удалите его. Если нужно, про крутите таблицу вправо, чтобы столбец отобразился на экране.

5. Выделите столбец Вес. В Word на панели инструментов Фор матирование (Formatting) щелкните на кнопке По центру (Center).

Значения в столбце Вес будут отцентрированы.

Урок 13. Установка связей и публикация данных в Web 6. Выделите столбцы Цена набора и Количество на складе и отцент рируйте их.

Просмотрите результаты формата 1. В Word в меню Файл (File) щелкните на команде Пред варительный просмотр Web-страницы (Web Page Preview). Откро ется окно Web-браузера с таблицей Наборы в формате Web страницы. Как видите, столбцы Код набора и Прекращено удалены, а столбцы Вес, Цена набора и Количество на складе отцентрированы.

Альпийский Конфеты с I черникой и на горных склонах.

конфет горького молочного 2. Закройте Web-браузер. На экране снова появится окно Word, в котором отображается документ Папки Web За информацией о Web-папках (Web Folders) к справочной системе Microsoft Access.

При наличии связи с Web-сервером, чтобы опубликовать документ в Web, достаточно поместить его в папку на сервере. Это реализуется с помощью ярлыка Web-папки (Web Folders) на панели Области (Places) в диалоговых окнах открытия и сохранения документов. Если связь с Web-сервером отсутствует, щелчок на ярлыке Web-папки запускает функцию Мастер подключения Web-папки (Add A Web Folder Wizard).

Часть 5. Работа с базами данных в Internet Что делать, если ваш компьютер не подключен к Web-серверу Если ваш компьютер не подключен к Web-серверу, непосредствен ная публикация документа в Web недоступна. В этом случае нужно сохранить Web-файлы на диске вашего компьютера или в локальной сети до тех пор, пока они не будут опубликованы с помощью специ альных программ.

В следующих упражнениях, чтобы имитировать публикацию Web файла, щелкните на диске С (вместо ярлыка Web-папки на панели Области а затем щелкните дважды на папке Access 2000 SBS Practice (вместо определенной Web-папки).

Чтобы имитировать открытие Web-файла, щелкните на стрелке поля Папка (Look In), диск С и затем щелкните дважды на папке Access 2000 SBS Practice.

Опубликуйте таблицу Access 2000 как Web-страницу В NT вместо списка My Documents выдается список Personel.

В Word в меню Файл (File) щелкните на команде Со хранить как Web-страницу (Save Web Page). Появится диалого вое окно Сохранение документа (Save As) со списком файлов, со держащихся в папке My (Мои документы).

Урок 13. Установка связей и публикация данных в Web Если вы имитируете публикацию выделите папку Access 2000 SBS Practice, щелкните на кнопке Сохранить (Save) и перейдите к шагу 5.

2. На панели Places щелкните на пункте Web-папки (Web Folders).

В окне Сохранение документа (Save As) отобразится список папок Web.

3. В списке папок Web щелкните дважды на папке Web, в кото рой нужно опубликовать таблицу Наборы, а затем щелкните на кнопке Сохранить (Save). Появится предупреждение, что Web браузер не поддерживает некоторые свойства документа.

4. Щелкните на кнопке Продолжить (Continue). Диалоговое окно Сохранение документа (Save As) закроется. Таблица Наборы отобра зится в формате HTML.

Конфеты а набора собранными на j из • и • молочного • I | • ! миндаля, j американского - • и Шоколад I 5. Закройте Word.

Таблица Наборы из базы данных Сластена опубликована как Web-страница 312 Часть 5. Работа с базами данных в Internet Страница доступа к данным Опубликованные в Web объекты базы данных являются «ста тичными», те есть содержат постоянную информацию. При из менении исходных таблиц придется выполнить все шаги, не обходимые для публикации обновленных данных. Этого можно избежать, если создать динамическую или интерактивную Web-страницу, называемую страницей в которой ав томатически отображаются изменения источника данных.

Страницы доступа имеют формат HTML. Они создаются в Access 2000 и отображаются в Internet Explorer или другом Web-браузере.

Помимо того, что страницы доступа позволяют отобразить объекты базы данных в Web, они поддерживают VBScript и JavaScript, что позволяет программировать на одном из этих языков, находясь в привычной среде конструктора Access 2000.

Подобно формам и отчетам, страницу доступа можно создать в режиме конструктора, начав с нуля. Однако проще воспользоваться Мастером страниц или существующей Web-страницей в качестве основы, а затем модифицировать ее, воспользовавшись конструктором страниц доступа.

V использует окно Internet Explorer 5, в которое добавлены обычные инструменты Access: панель элементов, список полей, окно свойств, и мастера инструментов. Работа со страницей доступа осуществляется аналогично работе в среде конст руктора Access 2000, а элементы управления, размещаемые на странице доступа (ActiveX и элементы HTML), по форме и назначению сходны с элементами управления, используемыми в формах Access.

Создание страницы доступа с помощью Мастера При создании страницы доступа проще всего воспользоваться а затем доработать полученную страницу в режиме конструктора.

редактирования также про публикации Web-страниц Microsoft FrontPage.

Важно.

Чтобы просмотреть содержимое страницы доступа, на компьютере пользователя должны быть установлены Internet Explorer и Office 2000.

Урок 13. Установка связей и публикация данных в Web Создайте страницу доступа с помощью Мастера В этом упражнении вы создадите Web-страницу, которая содержит опи сание и цены наборов и автоматически обновляется при изменении ис ходных данных. Соответствующая информация содержится в таблице Наборы. Создайте на ее основе страницу доступа.

1. В окне базы данных на панели объектов щелкните на пункте Страницы (Pages).

2. В списке страниц щелкните дважды на пункте Создание стра ницы доступа к данным с помощью мастера (Create Data Access Page By Using A Wizard). Появится первое окно Мастера страниц (Page Wizard).

код заказа Дата заказа Фамилия Поле Таблицы и Запросы (Tables/Queries) 3. В списке поля Таблицы и Запросы (Tables/Queries) выделите Наборы. В списке Доступные поля (Available Fields) поочередно щелкните дважды на всех полях, за исключением поля Код на бора. Щелкните на кнопке Далее (Next).

Часть 5. Работа с базами данных в Все поля (кроме поля Код переместятся в список Выбран ные поля (Selected Fields), и появится второе окно Мастера стра ниц, в котором предлагается задать уровни группировки.

Группировка данных рассматривается в уроке 12 дан ных в виде отчета». Если уровни будет доступна чтения.

на кнопке Далее (Next). Появится третье окно Мас тера страниц, в котором предлагается задать сортировку за писей. В данном случае сортировка не требуется.

5. Щелкните на кнопке Далее (Next). Появится последнее окно мастера страниц. В поле для имени страницы указано предла гаемое значение «Наборы».

6. Убедитесь, что выделен вариант Изменить макет страницы (Modify The Page Design), установите флажок в поле Применить тему К странице? (Do You Want To Apply A Theme) и щелкните на кнопке Готово (Finish). Мастер запросов закроется, и появится диалоговое окно Тема (Theme).

(нет темы) Ива Капсулы Осень в городе Полосы Поэзия Промышленность Прямая грань Рисовая бумага i I Урок 13. Установка связей и публикация данных в Web 7. В списке Выберите тему (Choose A Theme) выделите Серые поло сы. Убедитесь, что в полях Активная графика и Фоновый рисунок Graphics and Background) установлены флажки, и щел кните на кнопке ОК. Диалоговое окно Тема (Theme) закроется.

Pages:     | 1 | 2 || 4 |



© 2011 www.dissers.ru - «Бесплатная электронная библиотека»

Материалы этого сайта размещены для ознакомления, все права принадлежат их авторам.
Если Вы не согласны с тем, что Ваш материал размещён на этом сайте, пожалуйста, напишите нам, мы в течении 1-2 рабочих дней удалим его.