WWW.DISSERS.RU

БЕСПЛАТНАЯ ЭЛЕКТРОННАЯ БИБЛИОТЕКА

   Добро пожаловать!

Pages:     | 1 || 3 | 4 |

«signed for Русская версия Microsoft Учитесь в удобном для вас темпе Найдите то, что нужно именно вам Учитесь на реальных задачах Microsoft 2000 Шаг за шагом Microsoft Access 2000 Step by Step ...»

-- [ Страница 2 ] --

Добавьте поле в режиме Конструктора Предположим, что по желанию транспортного отдела в созданную вами таблицу нужно добавить поле, указывающее, осуществляет ли данная фирма доставку товара воздушным путем. В этом упражнении вы доба вите в таблицу Транспортные фирмы новое поле Авиадоставка. Кроме того, вы измените имя ключевого поля, которое было автоматически добавлено Мастером при создании таблицы.

1. Убедитесь, что в окне базы данных на панели объектов выб ран пункт Таблицы (Tables).

112 Часть 2. Создание и расширение баз данных 2. Убедитесь, что в списке таблиц выделена таблица Транспорт ные фирмы. Щелкните на кнопке Конструктор (Design) на панели инструментов окна базы данных.

Таблица откроется в режиме конструктора. В верхней части окна перечислены все поля таблицы с указанием типов данных.

В нижней части окна указаны свойства выделенного поля. Вме сто панели инструментов базы данных появилась панель инст рументов конструктора таблиц.

3. Щелкните в первой пустой ячейке в столбце Имя ПОЛЯ (Field Name). В области выделения строки появится индикатор в фор ме треугольника.

4. Введите Авиадоставка и нажмите клавишу | Tab нажатии клавиши | в ячейке Тип данных (Data Type) текущей строки появляется выделенное слово «Текстовый» и а в об ласти свойств - информация об этом поле.

5. В ячейке Тип данных (Data Type) строки Авиадоставка щелкните на стрелке и выберите из списка значение Логический (Yes/No).

Изменение типа данных отразится в области свойств.

Урок 4. Сопровождение баз данных 6. В столбце Имя ПОЛЯ (Field Name) выделите значение Транспортные фирмы» и введите Код доставки.

7. На панели инструментов щелкните на кнопке Сохранить (Save).

Изменения сохранены. Посмотрите, как они отразятся на таб лице.

8. Щелкните на кнопке Вид (View), чтобы перейти в режим таб лицы. В таблице появилось новое поле Авиадоставка, содержа щее флажок. Если нужно, прокрутите таблицу, чтобы вывести это поле на экран.

Ввод данных с помощью Автоформы Таблица Транспортные фирмы готова и нужно ввести в нее информацию о трех фирмах. Можно ввести данные непосредственно в таблицу, но луч ше воспользоваться функцией Автоформа (AutoForm), чтобы создать про стую форму, которая не требует специального форматирования или кон троля данных.

Важно.

В следующем упражнении при редактировании записей не удаляйте их, чтобы не начинать все сначала. Это связано с что поле Код ДО ставки имеет тип данных Счетчик (AutoNumber). Каждый раз при вво де новой записи значение такого поля увеличивается на 1 и не исполь зуется повторно после удаления записи. Так как поле Код доставки является ключом записи и служит для связи таблиц Транспортные фирмы и Доставка, его содержимое должно совпадать в обеих По этой причине не удаляйте записи в таблице Транспортные фирмы.

Создайте Автоформу и введите данные 1. На панели инструментов щелкните на кнопке Новый объект:

Автоформа (New object:AutoForm).

Откроется новая форма Транспортные фирмы с выделенным по лем Код доставки. Панель инструментов конструктора таблиц заменится на панель инструментов формы, а кнопка Новый объ ект:Автоформа (New object: AutoForm) превратится в кнопку Но вый (New object:Table).

114 Часть 2. Создание и расширение баз данных Совет.

Кнопка панели инструментов Новый объект (New object) позволяет со здать любой объект Access 2000: АвтоОтчет, Автоформу, таблицу, запрос, форму, отчет, страницу, макрос, модуль. Подобно кнопке Вид (View), изображение на кнопке Новый объект (New object) и подсказка к ней изменяются при переключении режимов.

2. Нажмите клавишу [ чтобы перейти в поле Название и дите Дальние перевозки. Как только вы начнете печатать, поле Код доставки автоматически заполнится.

В поле Код доставки должны значения, которые задейство ваны в таблице Доставка.

3. Заполните остальные поля формы, нажимая клавишу [Tab| для перемещения по полям. (Для этой записи оставьте поле Авиадоставка значение и дважды нажмите клавишу чтобы начать новую запись.) Адрес 410 Роуз-стрит Город Чикаго Регион Иллинойс Почтовый индекс Авиадоставка Нет 4. Введите еще две записи таблицы. Чтобы установить флажок в поле Авиадоставка, нажмите клавишу | Название фирмы Серые гуси Ночной пегас Адрес 100 Даун-стрит 400 Файн-стрит Город Нью-Йорк Даллас Штат Нью-Йорк Техас Почтовый индекс 123781234 Да Нет 5. Закройте форму Транспортные фирмы. Появится сообщение, запрашивающее, хотите ли вы сохранить изменения в новой форме.

Функция Автоформа позволяет формы по мере надобности.

Если форма не понадобится, как в данном случае, ее можно не Урок 4. Сопровождение баз данных 6. Щелкните на кнопке Нет (No). Форма Транспортные формы зак роется и на экране снова отобразится таблица Транспортные фор мы.

Обновите отображение таблицы ввод данных в форму осуществлялся при открытой таблице Транс портные фирмы, в таблице отображены устаревшие данные, а, следователь но, она осталась пустой. Проще всего обновить отображение данных в таб лице, если закрыть ее, а затем снова открыть.

1. Закройте таблицу Транспортные фирмы.

2. В окне базы данных в списке таблиц щелкните дважды на пункте Транспортные фирмы. Откроется таблица Транспортные фир мы, содержащая три новые записи.

Совершенствование ввода и отображения данных Access 2000 устанавливает свойства полей, которые определяют способ хранения и отображения данных. При создании объекта с помощью Мас тера таблиц или Автоформы свойства полей задаются автоматически.

Наиболее очевидными свойствами являются тип данных и формат ото бражения.

Tun данных определяет, какого рода информация может быть введена в данное поле (текст, число, дата) и нужно ли ее вводить. Для данных типа Счетчик (AutoNumber), например, значение присваивается автоматичес ки и не может быть изменено.

Каждому типу данных соответствует определенный набор свойств. На пример, типы данных Текстовый (Text) и Числовой (Number) имеют свой ство Размер поля (Field Size), которое задает максимальное число символов или формат которые могут храниться в поле. типа (Yes/ No) не имеет этого свойства, так как длина его фиксирована.

отображения определяет вид данных при их выводе на экран или на печать. Многим типам данных соответствуют форматы, связан ные с региональными установками, которые задаются в окне Панель управ ления (Control Panel). Свойство Формат (Format) позволяет изменить ото бражение данных (например, типа можно отображать как True/ False или On/Off).

116 Часть 2. Создание и расширение баз данных На формат отображения могут влиять и другие свойства. Можно, напри мер, задать отображение текстового поля типа (Yes/No) в виде флажка, текстового или комбинированного поля, изменив свойство Тип элемента управления (Display Control).

Важно.

Свойство Тип элемента управления (Display Control) влияет на отображе ние данных при вводе, но не связано с их хранением и обработкой.

Например, если ввести число 4.8142 в поле, для которого задан денеж ный формат, Access сохранит введенное значение, хотя в оно ото бразится как Задайте свойства полей Так как поле Авиадоставка представляет собой флажок, достаточно щелк нуть на нем, чтобы изменить значение. С точки зрения пользователей это слишком просто, и случайный щелчок может привести к ошибке. Они предпочли бы, чтобы процедура ввода состояла из двух шагов, а в поле Авиадоставка отображались слова Да или Нет. В этом упражнении вы заме ните флажок на комбинированное поле, воспользовавшись свойством Тип элемента управления (Display Control).

1. Убедитесь, что таблица Транспортные фирмы открыта в режи ме таблицы.

2. Щелкните на кнопке Вид на панели инструментов, что бы перейти в режим конструктора.

3. Щелкните в любом месте строки Авиадоставка. В области Свой ства поля (Field Properties) отобразятся свойства поля Авиадос тавка.

4. В области Свойства поля (Field Properties) щелкните на вклад ке Подстановка (Lookup). В поле свойства Тип элемента управления (Display Control) указано значение Флажок (Check Box).

5. Щелкните в поле свойства Тип элемента управления (Display Control), щелкните на стрелке и выделите в открывшемся спис ке Поле со списком (Combo Box). Элемент управления, заданный в поле свойства Тип элемента управления (Display Control), появится в таблице, а также в любой форме, созданной на основе данной таблицы. Так как вы заменили флажок на поле со списком, зна чения остальных девяти свойств соответствующим образом изменятся.

Урок 4. Сопровождение баз данных 6. Щелкните в поле свойства Тип источника строк (Row Source Туре), щелкните на стрелке и выделите в открывшемся списке пункт Список значений (Value).

7. В поле свойства Источник строк (Row Source) введите Да;

Нет.

Это список значений для комбинированного поля, причем пер вое значение используется по умолчанию.

8. Сохраните изменения, а затем щелкните на кнопке Вид (View) на панели инструментов конструктора, чтобы перейти в режим таблицы. Слова и «Нет» появились в поле Авиадоставка. Если нужно, прокрутите таблицу вправо, чтобы выдать это поле на экран.

9. На панели инструментов таблицы щелкните на кнопке Новый (New object:AutoForm), чтобы создать форму для тестирования нового комбинированного поля. Поле Авиадо ставка теперь является комбинированным полем со списком, из которого можно выбрать значения Да или Нет.

10. Закройте таблицу Транспортные фирмы.

Как связать новую таблицу с базой данных При добавлении новой таблицы в базу данных необходимо выяснить, как она взаимодействует с другими таблицами, и установить взаимосвязь между таблицами, записи которых логически связаны. Поля связанных таблиц можно включать в одну форму, запрос или отчет.

118 Часть 2. Создание и расширение баз данных Взаимосвязь таблиц Конфеты, Наборы и Подробности наборов позволяет объе динить в форме Наборы информацию из всех трех таблиц. Общие сведе ния о наборах извлекаются из таблицы Наборы, описание и стоимость кон фет из таблицы Конфеты, а данные их количестве из таблицы Подробности наборов. На основании значений полей Стоимость и Количество вычисляется стоимость набора в форме Наборы.

Существует два основных способа связать данные: с помощью полей под становки и путем определения связей в диалоговом окне Схема данных (Relationships). В последнем случае связи носят постоянный характер и обеспечивают правильное взаимодействие таблиц.

Взаимосвязь данных Access 2000 создает реляционные базы данных, которые позволяют объе динять информацию из разных таблиц. Создав таблицы и определив клю чи для каждой из них, можно задать связи и на их основе извлекать дан ные из нескольких таблиц и помещать их в одну форму, отчет или запрос.

Между двумя таблицами можно установить два типа отношений:

и Наиболее распространенным является отношение «один-ко-многим» (one to-many), когда одной записи соответствует несколько записей в другой таблице. Например, один заказчик может сделать много зака зов. Значит, каждая запись в таблице Заказчики будет связана с множе ством записей в таблице Заказы. В отношении «один-ко-многим» сторона «один» называется главной таблицей, а сторона «многие» — связанной. В приведенном примере таблица Заказчики -главная, а таблица Заказы - свя занная.

Таблица может связанной в одной взаимосвязи и главной ~ в дру гой.

Чтобы установить взаимосвязь таблиц, нужно связать ключ главной таб лицы с совпадающим полем (внешним ключом) в связанной таблице. На пример, таблицы Транспортные фирмы и Доставка можно связать через со впадающее поле Код доставки. Поскольку одна фирма-перевозчик может иметь несколько разных тарифов в зависимости от пункта назначения, таблица Транспортные фирмы является главной в отношении «один-ко-мно гим», а таблица Доставка - связанной.

Отношение (one-to-one) встречается гораздо реже. В этом случае одной записи в главной таблице соответствует одна запись в связанной. Например, можно создать таблицу, содержащую рецепты кон Урок 4. Сопровождение баз данных фет, каждая запись которой будет связана с одной записью в таблице Конфеты, поскольку рецепты конфет уникальны.

Access 2000 использует систему правил для обеспечения целостности дан ных, которая запрещает произвольное удаление или изменение связан ных записей. Например, таблица Доставка может включать тарифы толь ко для фирм, содержащихся в таблице Транспортные фирмы. Целостность данных исключает изменения в главной таблице, в результате которых становится ошибочной информация в связанной таблице. Помимо этого, целостность данных не допускает ввод связанных записей, не имеющих совпадающей записи в главной таблице. Проще нельзя ввести за каз для несуществующего заказчика.

Обеспечение целостности данных рассматривается в уроке 5 «Обеспе чение достоверности информации в базе Если между таблицами установлена связь, нельзя модифицировать или удалять связующее поле, не удалив прежде связь.

Установление взаимосвязей В Access 2000 основным инструментом для создания и изменения связей является окно Схема (Relationships). С его помощью можно задавать как простые отношения, так и сложные взаимосвязи, особенно в следую щих случаях:

• если требуется обеспечить целостность данных;

• когда ключ содержит более одного поля;

• если нет прямой связи между двумя таблицами.

Окно Схема данных (Relationships) позволяет связывать поля с разными именами и видеть общую картину отношений между таблицами базы.

Таблица Доставка содержит сведения о тарифах на перевозку товаров, а таблица Транспортные фирмы - данные о фирмах, занимающихся перевоз ками. Стоимость перевозки зависит от транспортной фирмы и пункта на значения. Поскольку каждая фирма осуществляет перевозки в различ ные регионы, то одной фирме соответствует несколько тарифов.

Следовательно, между таблицами Транспортные фирмы и Доставка существу ет отношение Чтобы связать данные о транспортных фирмах и информацию о тари фах, необходимо установить связь между таблицей Транспортные фирмы и таблицей Доставка. В следующих упражнениях вы создадите отношение «один-ко-многим», воспользовавшись окном Схема данных (Relationships).

120 Часть 2. Создание и расширение баз данных Разместите таблицы в окне Схема данных Прежде чем добавить, изменить или удалить связи между таблицами, следует посмотреть, какие связи между ними существуют. В этом упраж нении вы откроете окно Схема данных (Relationships) и разместите в нем таблицы Транспортные фирмы и Доставка. В окне отобразятся связи между таблицами.

1. Убедитесь, что все таблицы и формы закрыты. На панели ин струментов Стандартная щелкните на кнопке Схема данных (Relationships). Если эта кнопка не видна, щелкните правой кнопкой мыши на панели инструментов базы данных и выбе рите команду Схема данных. Откроется одноименное диалоговое окно. Вместо панели инструментов базы данных появится па нель инструментов схемы данных.

Кнопка Отобразить таблицу (Show Table) Кнопка Показать все связи Кнопка Очистить макет (Show All Relationships) (Clear Layout) 2. Если окно схемы данных не пустое, щелкните на кнопке Очи стить макет (Clear Layout), а затем щелкните на кнопке Да (Yes), чтобы подтвердить очистку окна. Окно должно быть пустым, прежде чем вы продолжите выполнение упражнения.

3. На панели инструментов щелкните на кнопке Отобразить таб лицу (Show Table).

ты заказчиков Наборы заказов Подробности наборов Подробности подарков Урок 4. Сопровождение баз данных 4. Убедитесь, что в диалоговом окне Добавление таблицы (Show Table) активна вкладка Таблицы (Tables), а затем в списке таб лиц щелкните дважды на пункте Транспортные фирмы. В окне Схе ма данных (Relationships) появится список полей таблицы Транс портные фирмы с выделенным полем ключа Код доставки.

5. В диалоговом окне Добавление таблицы (Show Table) щелкните дважды на таблице Доставка. В окне Схема данных (Relationships) появится список таблицы Доставка с выделенным полем Код доставки. Если окно Добавление таблицы (Show Table) мешает обзору, перетащите его.

Список полей таблицы Список полей таблицы Транспортные фирмы Доставка Microsoft Access Ключ главной таблицы Внешний Город ключ дев связанной таблицы 6. Закройте диалоговое окно Добавление таблицы (Show Table).

Создайте связь между таблицами В этом упражнении вы установите взаимосвязь между таблицами Транс портные фирмы и Доставка, чтобы связать информацию о транспортных фир мах с данными о тарифах на перевозки.

Важно.

Направление перетаскивания ключа определяет, какая таблица яв ляется главной, а какая - связанной. Таблица, откуда перемещается ключевое поле, является главной. Таблица, куда оно перемещается, связанной.

Часть 2. Создание и расширение баз данных 1. В окне Схема данных (Relationships) перетащите поле Код дос тавки из таблицы Транспортные фирмы в таблицу Доставка. Появится диалоговое окно Изменение связей (Edit Relationships) со значе нием «One-to-many» (один-ко-многим) в поле Тип отношения (Relationship Type).

2. В диалоговом окне Изменение связей (Edit Relationships) уста новите флажок в поле Обеспечение целостности данных (Enforce Integrity).

данных предотвращает появление несвязанных (беспри зорных) записей.

3. Щелкните на кнопке Создать (Create). Диалоговое окно Изме нение связей (Edit Relationships) закроется. Таблица Транспортные фирмы теперь связана с таблицей Доставка. Связующие поля обе их таблиц соединены линией, помеченной цифрой 1 и симво лом бесконечности, что свидетельствует об отношении «один ко-многим». Связь будет существовать до тех пор, пока вы ее не удалите.

Адрес Урок 4. Сопровождение баз данных Чтобы нужно на линии, соединяющей связу ющие поля, и | 4. Закройте окно Схема данных (Relationships). Появится сообще ние с запросом, хотите ли вы сохранить изменение макета схе мы данных.

5. Щелкните на кнопке Да (Yes). Созданный вами макет взаимо связей сохранится и будет отображаться в окне Схема данных (Relationships), пока вы не измените его и не сохраните изме нения.

Создайте связь с помощью составного ключа Работу с таблицей Заказы можно сделать более эффективной, если свя зать ее с таблицами Доставка и Транспортные фирмы. Тогда поля Код доставки и Штат/провинция получателя могут быть использованы для поиска назва ния фирмы-перевозчика в таблице Транспортные фирмы и стоимости пере возки в таблице Доставка.

Чтобы создать связь между таблицами Заказы и Доставка, нужно связать ключ таблицы Доставка с совпадающими полями в таблице Заказы. Ключ таблицы состоит из двух полей: Код доставки и Регион получателя, которые обеспечивают уникальность записи, поскольку стоимость пере возки зависит от фирмы-перевозчика и пункта назначения.

Если главная таблица имеет составной ключ, нужно связать поля клю ча с совпадающими полями связанной таблицы.

В этом упражнении вы установите связь между главной таблицей Достав ка и таблицей Заказы.

1. На панели инструментов базы данных щелкните на кнопке Схема данных (Relationships).

2. На панели инструментов схемы данных щелкните на кнопке Отобразить таблицу (Show Table). Появится диалоговое окно До бавление таблицы (Show Table).

3. В диалоговом окне Добавление таблицы (Show Table) щелкните на вкладке Таблицы (Tables), щелкните дважды на таблице За казы и закройте диалоговое окно Добавление таблицы (Show Table).

Список полей таблицы Заказы появится в окне Схема данных (Relationships) с выделенным полем ключа Код заказа.

4. В окне Схема данных (Relationships) перетащите поле Код дос тавки из таблицы Доставка в таблицу Заказы.

Часть 2. Создание и расширение баз данных Можно поля с разными именами, если тип данных и размер полей совпадают.

Появится диалоговое окно Изменение связей (Edit Relationships), а в поле Тип отношения (Relationship Type) будет указано Не оп ределено (Indeterminate).

5. В столбце (Table/Query) щелкните в первой пустой ячейке под полем Код доставки. В пустом поле появится стрелка, открывающая список.

Можно любое количество совпадающих полей в главной и свя занной таблице.

6. Щелкните на стрелке в пустом поле и выделите значение Штат/ провинция получателя в открывшемся списке.

7. В столбце Связанная (Related Table/Query) щел кните в пустой ячейке под полем Код поставки.

8. Щелкните на стрелке, чтобы открыть список, и выделите поле Штат/провинция получателя. В поле Тип отношения (Relationship Type) появится значение в данном случает невозможно полное соответ ствие значений в поле Штат/провинция получателя в обеих таблицах, не сле дует параметр Обеспечение целостности данных (Enforce Referential Integrity) 9. Щелкните на кнопке Создать (Create). Диалоговое окно Изме нение связей (Edit Relationships) закроется. Поля Код поставки и Штат/провинция получателя связаны в обеих таблицах. Если нуж но, прокрутите поля или увеличьте размер списка полей таб лицы Заказы, чтобы улучшить отображение линий связи.

10. Закройте окно Схема данных (Relationships) и щелкните на кнопке Да (Yes) в ответ на запрос о сохранении макета.

Шаг вперед: объединение данных из связанных таблиц с помощью запроса Взаимосвязь таблиц позволяет одновременно просматривать данные из нескольких таблиц. Это реализуется с помощью запроса. Подобно фильт ру, запрос отображает только нужные сведения, но может извлекать дан ные из двух или более таблиц, используя установленные между ними свя зи.

Урок 4. Сопровождение баз данных информация о создании и запросов при ведена в уроке 5 «Построение запросов».

Предположим, что вам нужно просмотреть заказы с указанием тарифов на перевозку. В этом упражнении вы создадите запрос, который исполь зует поля Код поставки и Штат/провинция получателя из таблицы Заказы для поиска названия транспортной фирмы и стоимости перевозки в связан ных с ней таблицах Доставка и Транспортные фирмы.

1. В окне базы данных щелкните на пункте Запросы (Queries) на панели объектов.

2. В списке запросов щелкните дважды на пункте Создание зап роса с помощью мастера (Create Query By Using Wizard).

ся первое окно Создание простых запросов (Simple Query Wizard).

получателя Тарифы 3. В списке Таблицы и запросы (Tables/Queries) щелкните на стрелке и затем выделите значение В списке Доступные ПОЛЯ (Available Fields) отобразятся поля таб лицы Заказы.

Часть 2. Создание и расширение баз данных 4. В списке Доступные поля (Available Fields) щелкните дважды на поле Код заказа. Поле Код заказа переместится в список Выбран ные поля (Selected Fields).

5. В списке Таблицы и запросы (Tables/Queries) выделите значе ние фирмы. В списке Доступные поля (Available Fields) щелкните дважды на поле Название. Поле Название из таб лицы Транспортные фирмы отобразится в списке Выбранные поля (Selected Fields).

2000 созданные вами взаимосвязи для объединения полей.

6. В списке Таблицы и запросы (Tables/Queries) выделите значе ние а затем в списке Доступные поля (Available Fields) щелкните дважды на поле Тарифы. Поле Тарифы из таб лицы Доставка будет добавлено в список Выбранные поля (Selected Fields).

7. Щелкните на кнопке Далее (Next). Появится второе окно Мас тера простых запросов.

8. Убедитесь, что выбран вариант Подробный (вывод каждого поля каждой записи) (Detail: Show Every Field Of Every Record), и щел кните на кнопке Далее (Next). Появится третье окно Мастера простых запросов.

Урок 4. Сопровождение баз данных 9. Убедитесь, что выбран вариант Открыть запрос для просмотра данных (Open The Query To View В поле Задайте имя запроса (What Title Do You Want For The Query) введите Дан ные по доставке и щелкните на кнопке Готово (Finish). Откроет ся запрос Данные по доставке. На экране отобразятся код заказа, название фирмы-перевозчика и тариф на доставку для всех заказов в таблице Заказы.

10. Закройте запрос Данные по доставке. Так как при создании запрос автоматически сохранился, он появится в списке зап росов.

Окончание урока 1. Чтобы перейти к следующему уроку, щелкните на команде Закрыть (Close) в меню Файл (File).

2. Если вы завершили работу с программой Access 2000, щелк ните на команде Выход (Exit) в меню Файл (File).

Краткое содержание урока Чтобы Сделайте следующее Создать таблицу В окне базы данных щелкните на пункте Таблицы (Tables) на панели объектов, щелкните дважды на пункте Создать таблицу с помощью Мастера (Create Table By Using Wizard). Далее следуйте инструкциям Ма стера.

Часть 2. Создание и расширение баз данных Чтобы Сделайте следующее Кнопка Добавить поле Откройте таблицу в режиме Конструктор (Design View), введите в первую пустую строку, а затем выберите тип поля.

Создать Автофор- Откройте таблицу в режиме таблицы и му для ввода дан- щелкните на кнопке Новый ных в новую табли- (New object:AutoForm) на панели ин струментов.

Задать свойство В режиме Конструктор (Design View) выде поля лите поле и затем измените установки для нужного свойства в области свойств поля.

Создать связи меж- Щелкните на кнопке Схема данных ду двумя таблица- (Relationships) на панели инструментов ми базы данных. Щелкните на кнопке Отобра зить таблицу (Show Table) на панели инст рументов. В диалоговом окне Добавление таблицы (Show Table) добавьте главную и связанные таблицы. В окне Схема данных (Relationships) перетащите ключ из глав ной таблицы на совпадающее поле связан ной таблицы. В диалоговом окне Изменение связей (Edit Relationships) установите фла жок в поле Обеспечение целостности данных Integrity). Щелкните на кнопке Создать (Create).

Удалить связь В окне Схема данных (Relationships) щелк между таблицами ните на линии, соединяющей таблицы, и нажмите клавишу | |.

Объединить дан- В окне базы данных щелкните на пункте ные из связанных Запросы (Queries) на панели объектов.

таблиц с помощью Щелкните дважды на Создание запросов с запроса помощью Мастера (Create Query By Using Wizard) и следуйте указаниям Мастера.

УРОК Обеспечение достоверности информации в базах данных Вы научитесь:

• задавать правила контроля данных и сообщения об ошиб ках;

• использовать элементы управления для точного ввода Урок данных;

рассчитан на • осуществлять контроль данных с помощью свойств по 30 минут лей;

• обеспечивать соответствие данных в связанных табли цах;

• просматривать и редактировать связанные таблицы в запросах;

• распознавать отношение многие-ко-многим.

Повседневная деятельность специалистов по сопровожде нию баз данных связана с бесконечным вводом новых све дений и удалением старых. В такой ситуации обеспечение достоверности хранящейся в базе информации приобрета ет особую актуальность. В Microsoft Access 2000 достовер ность информации достигается за счет контроля, который 5- Access 130 Часть 2. Создание и расширение баз данных позволяет свести к минимуму или вообще исключить ошибки при вводе и корректировке данных.

К основным элементам контроля относятся проверка условий на значе ние и обеспечение целостности данных. Условие на определяет, является ли значение допустимым для данного поля. Целостность дан ных обеспечивается межтабличными исключающими возмож ность ввода противоречивой информации. В применении к учебной базе последнее утверждение означает, что нельзя, например, ввести заказы для несуществующего заказчика или, наоборот, удалить заказчика, у которого есть заказы.

Взаимосвязи между объектами базы данных рассматриваются в уро ке 4 «Сопровождение баз данных».

Использование элементов управления, в числе прочих преимуществ, по зволяет уменьшить объем вводимой информации и тем самым снизить вероятность ошибок. Так, например, вместо того чтобы вводить значение, можно выбирать его из списка или присваивать автоматически, опреде лив тип данных как Счетчик (Number).

Предположим, что сотрудники агентства «Импульс» провели тщатель ный анализ базы данных Сластена Лили и выяснили, что Access 2000 позво ляет усовершенствовать процесс обработки информации. Вам поручено усилить контроль вводимой информации и установить дополнительные связи между таблицами для координации изменений.

Начало урока Запустите программу Access, если она еще не заг ружена. Откройте базу данных Сластена Лили. Разверните окно базы данных до размеров полного экрана.

За информацией об открытии базы данных обрати к уроку 1 «Работа с формами».

Контроль данных через элементы управления форм В Microsoft Access 2000 работа с информацией осуществляется с помо щью графических объектов (форм, запросов, отчетов и таблиц), каждый из которых содержит элементы управления, предназначенные для вво да, отображения и поиска данных. Эффективность ввода данных зависит от правильного выбора элемента управления и его свойств.

5. Обеспечение достоверности информации в базах данных В следующих упражнениях вы преобразуете форму Заказы, следуя реко мендациям агентства «Импульс Вы зададите значение по умолчанию, вве дете правило проверки вводимых данных, снабдите поле списком возмож ных значений и измените последовательность заполнения формы Заказы.

Задайте условие на значение Очевидно, что дата оплаты должна быть позднее даты приема заказа (те кущей даты). Добавьте соответствующее условие для поля Дата оплаты в форме Заказы.

Для демонстрации добавления условия на значение щелкни те дважды на файле ValidationCheck в папке Multimedia иа компакт диске Microsoft Access 2000 Шаг за шагом.

1. В окне базы данных щелкните на пункте Формы (Forms) на панели объектов.

2. В списке форм выделите Заказы и щелкните на кнопке Конст (Design) на панели инструментов окна базы данных. Фор ма Заказы откроется в режиме Панель инстру ментов базы данных заменится на панель инструментов конструктора форм, под которой разместится панель инстру ментов Форматирование (Formatting).

Заголовок формы инструментов Форма Header) руктор форм (Form Design) \ тирование (Formatting) Область данных (Detail Section) Панель элементов (Toolbox) 132 Часть 2. Создание и расширение баз данных закрывает обзор экрана, щелкните на заголовке панели и перетащите ее в другое положение. Если список полей формы Заказы открыт, закройте его.

3. В области данных выделите поле Дата оплаты. Вокруг поля по явится рамка с рукоятками масштабирования.

4. На панели инструментов конструктора форм, щелкните на кнопке Свойства (Properties). Открывается окно, где указаны свойства выделенного объекта.

5. В окне свойств щелкните на вкладке Данные (Data).

6. В поле свойства Условие на значение (Validation Rule) введите и нажмите клавишу | Enter Введенное выражение будет преобразовано к виду где Now() представляет собой встроенную в Access функ цию, которая возвращает текущую дату и время. Заданное ус ловие означает, что дата оплаты должна быть равна или позже текущей даты.

За информацией о выражениях и их применении обра к Приложению В выражений».

7. В поле свойства Сообщение об ошибке (Validation Text) введите Неправильная дата! Уточните значение и введите и на жмите клавишу | Enter |.

8. На панели инструментов конструктора форм щелкните на кнопке Сохранить (Save).

9. Закройте окно свойств.

5. Обеспечение достоверности информации в базах данных Проверьте действие нового условия Чтобы проверить, добились ли вы желаемого эффекта, протестируйте измененную форму. В этом упражнении вы введете неправильную дату и посмотрите, как работает новое правило контроля.

1. На панели инструментов конструктора форм щелкните на кнопке Вид (View), чтобы переключиться в режим формы.

2. Щелкните на кнопке Новая запись (New Record) внизу формы, чтобы ввести новую запись. На экране появится новая пустая запись.

3. Щелкните в поле Дата оплаты, чтобы поместить в него курсор, введите 1.5.98 и нажмите клавишу | Enter |. Появится сообще ние об ошибке с заданным вами текстом.

4. Щелкните на кнопке ОК.

5. Введите 1.12.04 в поле Дата оплаты и нажмите клавишу | Enter [.

Введенное значение декабря 2004 года) будет воспринято как правильное. Так как поле Код заказчика не заполнено, появится сообщение, что в таблице Заказчики не найдены записи с совпа дающим ключевым полем Код заказчика.

Часть 2. Создание и расширение баз данных 6. Щелкните на кнопке ОК.

7. Закройте форму Заказы. Снова появится сообщение, в таб лице Заказчики не найдены записи с совпадающим ключевым полем Код заказчика.

8. Щелкните на кнопке ОК. На экране появится предупрежде ние, что выполненные изменения будут потеряны. Это встро енный в Access контроль, запрещающий ввод данных, у кото рых не заполнены ключевые поля.

9. Щелкните на кнопке Да (Yes). Новая запись будет аннулиро вана, и форма Заказы закроется.

Совет.

Можно добиться большего эффекта, изменяя свойства полей табли цы, так как в этом случае заданные свойства автоматически распрос траняются на все формы и другие объекты, базирующиеся на данной таблице. Более того, изменение таких свойств, как Значение по умолча нию (Default Value), Условие на значение (Validation Rule) и Сообщение об ошибке (Validation Text) отразится на объектах, ранее созданных на основе данной таблицы.

Создайте поле со списком Скорость и точность ввода данных повысится, если выбирать значение поля из заранее подготовленного списка, а не вводить вручную. В форме Заказы оператор вынужден вводить Код заказчика, который в большинстве случаев ему неизвестен. Заполнение формы значительно упростится, если заменить поле кода заказчика на комбинированное поле, в котором мож но открыть список, содержащий коды и имена клиентов. Тогда оператор сможет выбрать заказчика по его фамилии, а поле кода заказчика запол нится автоматически.

Важно.

Выполняя упражнения данного урока, вы вставите элементы управ ления, внешний вид которых определяется по умолчанию и может отличаться от вида остальных элементов. Технология обеспечения единообразия элементов формы описана в уроке 10 «Совершенство вание форм».

Урок 5. Обеспечение достоверности информации в базах данных 1. В окне базы данных в списке форм выделите форму Заказы, а затем щелкните на кнопке Конструктор (Design) на панели инст рументов окна базы данных.

2. В форме Заказы щелкните в поле Код заказчика и затем нажми те клавишу | |. Щелкнув в поле, вы выделили как само поле, так и подпись к нему, о чем свидетельствуют рамки с ру коятками масштабирования вокруг них. Нажатие клавиши I | удаляет выделенные объекты.

3. Если список полей отсутствует на экране, щелкните на кноп ке Список полей (Field List) на панели инструментов конструкто ра форм. На экране появится список полей.

Список полей Кнопка Мастера (Control Wizards) I • 4 I S ' 6 I I 8 ' I 3 ' I I ' I Элемент Поле со списком (Combo Box) 4. Убедитесь, что кнопка Мастера (Control Wizards) на панели элементов нажата, и щелкните на элементе Поле со списком (Combo Box).

5. Перетащите Код заказчика из списка полей в пустую область формы Заказы, где ранее находилось поле Код заказчика.

2. Создание и расширение баз данных Указатель мыши примет форму поля. После того, как вы отпу стите кнопку мыши, в форме появится комбинированное поле с подписью и откроется первое окно мастера Создание полей со спис ком (Combo Box Wizard).

6. В первом диалоговом окне мастера убедитесь, что выбран, вариант Объект «Поле со списком» будет использовать значения из таб лицы или запроса (I Want The Combo Box To Look Up The Values In A Table Or Query), а затем щелкните на кнопке Далее (Next).

Откроется второе окно мастера.

7. В области Показать (View) щелкните на варианте Запросы (Queries). Список таблиц заменится на список запросов.

8. В списке запросов выделите запрос Список заказчиков. Щелк ните на кнопке Далее (Next). Появится третье окно мастера.

9. В списке Доступные ПОЛЯ (Available Fields) поочередно дважды щелкните на наименованиях полей Код заказчика, Фамилия и Имя.

Щелкните на кнопке Далее (Next). Указанные поля переместят ся в список Выбранные ПОЛЯ (Selected Fields) и появится четвер тое окно мастера.

10. Щелкните дважды на правых границах области выделения каждого столбца, чтобы подогнать столбцов под раз мер содержащихся в них данных, а затем щелкните на кнопке Далее (Next). Появится пятое окно мастера.

Урок 5. Обеспечение достоверности информации в базах данных 11. Выделите Код заказчика в качестве столбца, содержащего нужные данные, и щелкните на кнопке Далее (Next). Поле Код заказчика теперь связано с комбинированным полем. На экране появится шестое окно мастера.

12. Убедитесь, что активизирован вариант Сохранить поле (Store That Value This Field), а соответствующе поле содержит зна чение «Код заказчика». Щелкните на кнопке Далее (Next).

13. Текст «Код заказчика» предлагается по умолчанию в каче стве подписи поля со списком. Если эта подпись вас устраива ет, щелкните на кнопке Готово (Finish).

14. Закройте окно свойств.

Сохраните внесенные изменения и щелкните кнопке Вид (View) на панели инструментов конструктора форм, чтобы пе рейти в режим формы.

16. Щелкните на стрелке в новом комбинированном поле Код заказчика и выделите имя Palmer».

Заказчики упорядочены по фамилиям в алфавитном порядке.

В поле Код заказчика появится значение 98, а в области К оплате отобразится информация об этом заказчике.

Присоединенные элементы управления Элементы управления формы, связанные с полем таблицы или зап роса, называются присоединенными. Созданное в предыдущем уп ражнении комбинированное поле Код заказчика является присоединен ным к запросу Список заказчиков: Значение такого элемента извлекается из связанного с ним источника данных.

Существует возможность добавить присоединенный элемент к полю таблицы. Для этого можно воспользоваться столбцом подстановки, связав его с другой таблицей или запросом. Столбец подстановки пред ставляет собой список для выбора значения, которое подставляется в поле. Тогда любая форма, основанная на данной таблице, будет вклю чать элемент управления комбинированное поле.

Яри добавлении в таблицу столбца подстановки открывается Ма стер подстановки (Lookup Wizard), который выполняет необходимые действия по созданию комбинированного поля со столбцом подста новки.

Часть 2. и расширение баз данных Задайте значение по умолчанию Если поле почти всегда имеет определенное значение, можно упростить ввод данных, воспользовавшись свойством Значение по умолчанию (Default Value). Тогда при заполнении формы такому полю будет автоматически. присваиваться начальное значение, которое при желании можно изме нить. В форме Заказы поле Дата заказа обычно совпадает с датой заполне ния заказа (текущей датой). В этом упражнении вы зададите текущую дату в качестве значения по умолчанию для поля Дата заказа.

1. Щелкните на кнопке Вид чтобы перейти в режим кон структора.

В области данных щелкните в поле Дата заказа. Поле и подпись к нему будут выделены.

3. На панели инструментов конструктора форм щелкните на кнопке Свойства (Properties). Откроется окно свойств поля Дата заказа.

4. На вкладке Данные (Data) в поле свойства Значение по умолча нию (Default Value) введите выражение: =Date(). Встроенная функция Date() возвращает текущую дату.

За информацией о выражениях и их применении обра к Приложению В выражений».

Поле Значение по умолчанию (Default Value) 5. Закройте окно свойств и сохраните изменения. Теперь при добавлении новой записи полю Дата заказа будет автоматически присваиваться значение текущей даты.

6. На панели инструментов конструктора форм щелкните на кнопке Вид (View), чтобы перейти в режим формы, а затем щел кните на кнопке перехода Новая запись (New Record) внизу фор Урок 5. Обеспечение достоверности информации в. базах данных мы. На экране отобразится новая пустая форма Заказы, содер жащая сегодняшнее число в поле Дата заказа.

7. Закройте форму Заказы.

8. Если появится сообщение с предложением сохранить изме нения, щелкните на кнопке Да (Yes). Новая запись будет анну. лирована, а форма Заказы закроется.

Измените последовательность перехода Поля формы должны быть логически упорядочены, а порядок перемеще ния курсора при нажатии клавиши называемый последовательно стью перехода, должен соответствовать макету формы. В форме Заказы данные о заказчике сгруппированы в одной области, информация о полу чателе - в другой, а сведения о кредитных карточках - третьей. Однако при заполнении формы курсор хаотично перемещается по областям фор мы. В этом упражнении вы измените последовательность перехода фор мы Заказы таким образом, чтобы области формы заполнялись поочередно сверху вниз, слева направо.

1. В окне базы данных в списке форм щелкните на форме Зака зы, а затем щелкните на кнопке Конструктор (Design).

2. В меню Вид (View) щелкните на команде Последовательность перехода (Tab Order). Появится диалоговое окно Последователь ность перехода (Tab Order). Вновь созданное поле Код заказчика находится в конце списка.

3. В диалоговом окне перехода (Tab Order) про крутите список Последовательность до конца и щелкните на пун кте Код заказчика.

Часть 2. Создание и расширение баз данных 4. Перетащите поле Код заказчика в начало списка Последователь ность.

5. Перетащите поле Адрес под поле Фамилия.

6. Перетащите поле Имя получателя под поле Страна.

7. Продолжите реорганизацию списка Последовательность, пока поля не расположатся в следующем порядке:

Код заказчика Дата заказа Код заказа Имя Фамилия Адрес Город Штат/провинция Почтовый индекс Страна Имя получателя Фамилия получателя Адрес получателя Город получателя Штат/провинция получателя Почтовый индекс получателя Страна получателя Кредитная карта Номер счета Дата оплаты Подарочный вариант Подробности заказов Всего 8. В диалоговом окне Последовательность перехода (Tab Order) щел кните на кнопке ОК. Новая последовательность перехода бу дет сохранена.

9. На панели инструментов конструктора форм щелкните на кнопке Вид (View), чтобы переключиться в режим формы. Поле Код заказчика выделено.

Нажимая клавишу | Tab осуществите перемещение по по лям формы. В соответствии с заданным порядком перехода кур сор последовательно перемещается по верхним полям формы, а областям К Отправить и Кредитная карта к подчи Урок 5. Обеспечение достоверности информации в базах данных ненной форме. Поля адреса заказчика заполняются автомати чески при вводе кода заказчика.

Нажмите клавиши чтобы перейти поле глав ной формы Всего.

12. Сохраните изменения и закройте форму Заказы.

Контроль информации путем обеспечения целостности данных Если таблицы связаны, то изменения в одной из них влияют на данные в другой таблице. Это обеспечивается целостностью данных, которая пред ставляет собой систему правил, исключающих произвольное изменение связанных записей.

Целостность данных накладывает следующие ограничения на ввод и кор ректировку информации.

• Нельзя ввести значение во внешний ключ связанной табли цы, если не существует совпадающего значения в ключе вом поле главной таблицы. вы не сможете доба вить запись в таблицу Заказы, указав Код заказчика, которого нет в таблице Заказчики (то есть нельзя ввести заказ для не существующего заказчика).

• Запрещается удалять записи в главной таблице, если есть соответствующие записи в связанной таблице. Нельзя, на пример, удалить запись в таблице Заказчики, если ей соот ветствуют записи в таблице Заказы (то есть нельзя удалить заказчика, у которого есть заказы).

• Нельзя изменить значение ключевого поля в главной таб лице, если в связанной таблице имеются записи, которые ссылаются на это значение. Так, например, вам не удастся изменить Код заказчика в таблице Заказчики, если в таблице Заказы имеются записи для этого заказчика.

Целостность данных можно обеспечить при выполнении следующих ус ловий.

• Совпадающее поле в главной таблице должно быть ключе вым.

• Все значения внешнего ключа связанной таблицы должны присутствовать в ключевом поле главной таблицы.

Часть 2. Создание и расширение баз данных • Связанные поля в обеих таблицах должны иметь одинако вый размер и тип данных.

• Обе таблицы должны принадлежать одной базе данных Access 2000. Если связанные таблицы находятся в разных файлах, они должны иметь формат Access (.mdb), а база данных, в которой хранятся связанные таблицы, дол жна быть открыта.

данных между базой данных Access 2000 и внешним источником данных, таким как, например, ра бочий лист Microsoft Excel.

Каскадное обновление и удаление данных В Access 2000 существует возможность обойти ограничения на изме нение ключевых полей и удаление данных в связанных таблицах, не нарушая целостности данных.

Каскадное обновление обеспечивает распространение изменений в главной таблице на соответствующие записи в связанной таблице. Так, например, при изменении кода заказчика в таблице Заказчики произой дет обновление совпадающего поля в таблице Заказы, и связь между записями сохранится.

Если задано каскадное удаление, то при удалении записи в главной таблице удаляются соответствующие ей записи в связанных табли цах. Например, удаление заказчика из таблицы Заказчики включает удаление всех его заказов из таблицы Заказы, а также удаление дан ных о составе заказов в таблице Подробности заказов. Так как в этом слу чае удалятся и невыполненные заказы, каскадное удаление следует применять с известной осторожностью.

В следующих упражнениях вы обеспечите целостность данных (в том числе каскадное удаление и обновление) для связанных таблиц Заказчики и Заказы, чтобы исключить возможность появления несогласованных за писей.

Для демонстрации установки параметров целостности дан ных щелкните дважды на файле Referentiallntegrity в папке Multimedia на компакт-диске Microsoft Access 2000 Шаг за ша гом.

Урок 5. Обеспечение достоверности информации в базах данных Задайте целостность данных Удаление заказчика из таблицы Заказчики приведет к нарушению целост ности данных, так как в таблице Заказы останутся соответствующие ему записи, в том числе для невыполненных заказов. Чтобы исключить по добную задайте параметр обеспечения целостности данных для таблиц Заказы и Заказчики.

1. В окне базы данных щелкните на пункте Таблицы (Tables) на панели объектов.

2. На панели инструментов базы данных щелкните на кнопке Схема данных (Relationships). Откроется одноименное окно и по явится панель инструментов Схема данных (Relationships).

3. На панели инструментов Схема данных (Relationships) щелк ните на кнопке Очистить макет (Clear Layout), а затем щелкните на кнопке Да (Yes) в ответ на сообщение, требующее подтверж дения очистки макета. Окно Схема данных (Relationships) очис тится.

4. На панели инструментов Схема данных (Relationships) щелк ните на кнопке Отобразить таблицу (Show Table). Появится диа логовое окно Добавление таблицы (Show Table).

Заказчики Заказы Конфеты Кредит заказчиков ти заказов Подробности наборов ти подарков Сотрудники 5. В диалоговом окне Добавление таблицы (Show Table) щелкните дважды на таблице Заказчики и затем щелкните на кнопке Зак рыть (Close). Диалоговое окно Добавление таблицы (Show Table) закроется, а в окне Схема данных (Relationships) появится табли ца Заказчики.

Часть 2. Создание и расширение баз данных 6. На панели инструментов Схема данных (Relationships) щелк ните на кнопке Отобразить прямые связи (Show Direct Relationships). В окне Схема данных (Relationships) появится таб лица Заказы, связанная с таблицей Заказчики линией, указываю щей на наличие между таблицами отношения один-ко-многим.

Код заказчика Код Дата заказа Подарочный Вид заказа 7. В окне Схема данных (Relationships) щелкните дважды на тон кой линии, соединяющей таблицы Заказы и Заказчики. Появится диалоговое окно Изменение связей (Edit Relationships) с выделен ным полем Код заказчика в главной (Заказчики) и связанной (Зака зы) таблицах.

8. В диалоговом окне Изменение связей (Edit Relationships) убеди тесь, что в поле Обеспечение целостности данных Integrity) установлен флажок.

9. Щелкните на кнопке Объединение (Join Type). Появится диа логовое окно Параметры объединения (Join Properties).

Урок 5. Обеспечение информации в базах данных 10. Выделите вариант Объединение только тех записей, в которых свя занные поля обеих таблиц совпадают (Only Include Rows Where The Joined Fields From Both Tables Are Equal) и щелкните на кноп ке ОК. Диалоговое окно Параметры объединения (Join Properties) закроется.

11. В диалоговом окне Изменение связей (Edit Relationships) щел кните на кнопке ОК. Диалоговое окно Изменение связей (Edit Relationships) закроется. Для таблиц Заказы и Заказчики задано обеспечение целостности данных.

Задайте согласование ключей Изменение ключевых полей в связанных таблицах может привести к на рушению целостности данных. Так, например, изменение кода определен ного набора в таблице Наборы приведет к утрате связи между данным набо ром и соответствующими ему записями в таблицах Подробности наборов и Подробности заказов. Можно предотвратить подобное рассогласование дан ных, если задать параметр каскадного обновления для поля Код набора.

Для демонстрации применения каскадного обновления щелк ните дважды на файле в папке Multimedia на ком пакт-диске Microsoft Access 2000 Шаг за шагом.

На панели инструментов Схема данных (Relationships) щелк ните на кнопке Очистить макет (Clear Layout), а затем щелкните на кнопке Да (Yes), чтобы подтвердить очистку макета. Окно Схема данных (Relationships) очистится.

2. На панели инструментов Схема данных (Relationships) щелк ните на кнопке Отобразить таблицу (Show Table). Появится диа логовое окно Добавление таблицы (Show Table).

3. В диалоговом окне Добавление таблицы (Show Table) щелкните дважды на таблице Наборы и затем щелкните на кнопке Закрыть (Close). Диалоговое окно Добавление таблицы (Show Table) закро ется, а в окне Схема данных (Relationships) появится таблица На боры.

4. На панели инструментов Схема данных (Relationships) щелкни те на кнопке Отобразить прямые связи (Show Direct Relationships). В окне Схема данных (Relationships) появятся таблицы Подробности наборов и Подробности заказов, связанные с таблицей Наборы ли ниями, указывающими на наличие между таблицами отно шения один-ко-многим.

146 Часть 2. Создание и расширение баз данных 5. Перетащите таблицу Подробности заказов таким образом, что бы разместить ее под таблицей Подробности наборов. Схема свя зей просматривается лучше, если таблицы и линии связей не накладываются друг на друга.

заказа набора Вес Количество Списание Цена набора Количество на 6. В окне Схема данных (Relationships) щелкните дважды на ли нии, соединяющей таблицы Наборы и Подробности наборов. По явится диалоговое окно Изменение связей (Edit Relationships) с полем Код набора в главной (Наборы) и связанной (Подробности на боров) таблицах.

7. В диалоговом окне Изменение связей (Edit Relationships) убеди тесь, что в поле Обеспечение целостности данных Integrity) установлен флажок.

Подробности наборов Код набора Урок 5. Обеспечение достоверности информации в базах данных 8. Установите флажок в поле Каскадное обновление связанных по лей (Cascade Update Related Fields) и щелкните на кнопке ОК.

Каскадное обновление не может задано без обеспечения целост ности данных.

Диалоговое окно Изменение связей (Edit Relationships) закроется.

Для таблиц Наборы и Подробности наборов задано каскадное об новление связанных полей.

9. В окне Схема данных (Relationships) щелкните дважды на ли нии, соединяющей таблицы Наборы и Подробности заказов. Появит ся диалоговое окно Изменение связей (Edit Relationships) с полем Код набора в главной (Наборы) и связанной (Подробности заказов) таблицах.

10. Убедитесь, что поле флажка Обеспечение целостности данных Integrity) выделено, установите флажок в поле Каскадное обновление связанных полей (Cascade Update Related Fields) и щелкните на кнопке ОК. Диалоговое окно Изменение свя зей (Edit Relationships) закроется. Для таблиц Наборы и Подроб ности заказов задано каскадное обновление связанных полей.

11. Закройте окно Схема данных (Relationships) и щелкните на кнопке Да (Yes), чтобы подтвердить сохранение изменений ма кета схемы данных.

Отношение многие-ко-многим Отношение многие-ко-многим предполагает, что каждой записи в одной таблице соответствует несколько записей в другой. При этом каждая сто рона отношения выглядит как отношение один-ко-многим. Так, напри мер, таблицы подарочных наборов и конфет производят впечатление от ношения один-ко-многим, поскольку один набор может содержать различные сорта конфет. И наоборот, каждый сорт конфет может вхо дить в состав нескольких наборов.

Однако если рассматривать взаимосвязь таблиц с двух сторон, становит ся очевидным, что ни одна из таблиц не может быть главной и для их свя зывания необходима третья таблица.

Связующая таблица представляет собой промежуточную таблицу, ко торая служит мостом между двумя таблицами в отношении многие-ко многим. Ее ключ состоит из ключевых полей этих таблиц, с каждой из которых она связана отношением один-ко-многим. Помимо ключевых по Часть 2. Создание и расширение баз данных лей, связующая таблица должна содержать хотя бы одно поле, которого нет в связываемых таблицах, но которое имеет значение для каждой из них. Таким образом, отношение многие-ко-многим складывается из от ношений многие-к-одному и один-ко-многим.

В базе данных Сластена Лили таблица Подробности подарков является связу ющей для таблиц Подарки и Конфеты. Ее ключ состоит из кодов наборов и конфет (ключевых полей связываемых таблиц), а поле Количество указы вает, сколько конфет данного сорта входит в подарочный набор.

Просмотрите на схеме связи связующей таблицы В этом упражнении вы воспользуетесь окном схемы данных, чтобы на примере таблиц Подарки и Конфеты посмотреть, как реализуется отноше ние многие-ко-многим, в котором таблица Подробности подарков является связующей.

1. Убедитесь, что все формы и таблицы закрыты.

2. На панели инструментов базы данных щелкните на кнопке Схема данных (Relationships). Откроется одноименное окно и по явится панель инструментов Схема данных (Relationships).

3. На панели инструментов Схема данных (Relationships) щелк ните на кнопке Очистить макет (Clear Layout), а затем щелкните на кнопке Да (Yes), чтобы подтвердить очистку макета. Окно Схема данных (Relationships) очистится.

4. На панели инструментов Схема данных (Relationships) щелк ните на кнопке Отобразить таблицу (Show Table). Появится диа логовое окно Добавление таблицы (Show Table).

5. В списке таблиц щелкните дважды на таблице Подробности подарков и затем щелкните на кнопке Закрыть (Close). Диалого вое окно Добавление таблицы (Show Table) закроется, а в окне Схема данных (Relationships) появится таблица Подробности подарков.

6. На панели инструментов Схема данных (Relationships) щелкни те на кнопке Отобразить прямые связи (Show Direct Relationships). В окне Схема данных (Relationships) появятся таблицы Подарки и Конфеты, связанные с таблицей Подробности подарков линиями, указывающими на наличие отношения один-ко-многим.

7. Перетащите таблицу Конфеты таким образом, чтобы размес тить ее под таблицей Подарки. Схема связей просматривается Урок 5. Обеспечение достоверности информации в базах данных лучше, если таблицы и линии связей не накладываются друг на друга.

Код подарка Код Название подарка Количество Опсание Сезон Название Сорт шоколада Сорт ореха Сорт начинки Описание В окне Схема данных (Relationships) изучите линии связей меж ду таблицами Подарки и Подробности подарков и таблицами Под робности подарков и Конфеты.

На схеме отображаются взаимосвязи трех таблиц, участвую щих в отношении многие-ко-многим.

Между таблицами Подарки и Подробности подарков существует отношение один-ко-многим через ключевое поле Код Помимо этого, таблица Подробности подарков связана отношени ем многие-к-одному с таблицей Конфеты через составной ключ, состоящий из полей Код набора и Код (конфеты).

9. В окне Схема данных (Relationships) убедитесь, что таблица Кон феты выделена, а затем дважды щелкните на кнопке Отобразить прямые связи (Show Direct Relationships).

окне Схема данных (Relationships) отобразятся таблицы Под робности наборов и Наборы с линиями связи, указывающими на отношение один-ко-многим между ними и между таблицами Подробности наборов и Конфеты.

Часть 2. и расширение баз данных 10. В окне Схема данных (Relationships) изучите линии связей между таблицами Наборы и Подробности наборов и таблицами Под робности наборов и Конфеты. Как видите, между таблицами Набо ры, Подробности наборов и Конфеты существуют отношения логичные тем, что связывают таблицы Подарки, Подробности подарков и Конфеты. Таблица Подробности наборов является связующей меж ду таблицами Наборы и Конфеты точно так же, как таблица Под робности подарков - между таблицами Подарки и Конфеты.

11. Закройте окно Схема данных (Relationships) без сохранения макета.

Шаг вперед: использование подчиненных таблиц Взаимосвязь таблиц становится очевидной, если воспользо ваться подчиненными таблицами. Подчиненные таблицы обес печивают иерархическое отображение связанных таблиц, по зволяя просматривать данные примерно так же, как это делается в главной и подчиненной формах. Так, например, ис пользуя таблицу Наборы совместно с запросом Подчиненная фор ма наборов в качестве подчиненной таблицы, можно осуществить просмотр наборов и их состава непосредственно в таблице.

В одну и ту же таблицу можно вставить в качестве подчиненной любую связанную с ней таблицу или запрос. Если вставить в таблицу Конфеты запрос Конфеты в наборе, можно, перемещаясь по записям таблицы Конфе ты, просматривать сведения о наборах, в состав которых входит данный Урок Обеспечение достоверности информации в базах данных сорт конфет. Заменив подчиненную таблицу на запрос Конфеты в подарке, можно просмотреть аналогичные сведения для подарочных наборов.

В следующих упражнениях вы воспользуетесь подчиненными таблица ми, чтобы получить наглядное представление о связях между таблица ми.

Откройте подчиненную форму и подтаблицу В этом упражнении вы вначале просмотрите таблицу Подарки с помощью главной и подчиненной форм, а затем воспользуетесь подчиненной таб лицей, чтобы выполнить аналогичные действия непосредственно в таб лице.

1. В окне базы данных щелкните на пункте Формы (Forms) на панели объектов, чтобы отобразить список форм.

2. Щелкните дважды на форме Подарки и просмотрите инфор мацию, содержащуюся в первой записи. В форме отображают ся общие сведения о подарочном наборе «Дыхание весны». Под чиненная форма содержит данные о составе набора, в который входят конфеты «Вечер при «Горная «Жа воронок», «Любящее сердце», «Не забывай», «Разбитое серд це» и «Нежность».

3. Закройте форму Подарки.

В базы данных щелкните на пункте Таблицы (Tables), что бы отобразить список таблиц.

5. Щелкните дважды на таблице Подарки. На экране появится таблица Подарки, содержащая общие сведения о подарочных наборах.

6. Щелкните на знаке плюс слева от первой записи. Появится подчиненная таблица, в которой представлены сведения о со ставе подарочного набора. Таким образом, таблица и подчинен ная таблица выдают ту же информацию, что и главная и под чиненная формы Подарки, причем взаимосвязь таблиц четко прослеживается.

7. Щелкните на знаке минус слева от первой записи. Подчинен ная таблица Подарки закроется.

8. Закройте таблицу Подарки.

Часть 2. Создание и расширение баз данных Вставьте подчиненную таблицу При просмотре таблицы можно легко заменить одну подчиненную табли цу на другую. В этом упражнении вы замените запрос Конфеты в наборе на запрос Конфеты в подарке в таблице Конфеты.

1. В окне базы данных щелкните дважды на таблице Конфеты.

Записи таблицы Конфеты содержат информацию о различных сортах конфет.

2. Откройте подчиненную таблицу для второй записи, соответ ствующей конфете «Горная фантазия». Откроется подчинен ная таблица, содержащая список наборов, в которые входят конфеты данного сорта с указанием их суммарной стоимости.

Подчиненная таблица связывает таблицу Конфеты с запросом Конфеты в наборе. Как видите, конфета «Горная фантазия» вхо дит в состав наборов «Альпийский набор», «Нежность» и дру гих.

3. Закройте подчиненную таблицу.

4. В меню Вставка (Insert) щелкните на команде Подтаблица Появится диалоговое окно Вставка (Insert Subdatasheet).

данные по Доставка Заказчики Заказы с общей суммой Запрос по заказчикам Ингредиенты Конфеты в Кредит заказчиков Наборы Наличие Название 5. достоверности информации данных 5. В диалоговом окне Вставка (Insert на вкладке Таблицы и запросы (Both) выделите из списка запрос Кон феты в подарке и щелкните на кнопке ОК. Поля Главное (Master) и Подчиненное (Childe) соответствуют связанным полям в главной и подчиненной таблицах. Как видите, таблица Конфеты и зап рос Конфеты в подарке связаны через поле Название.

6. Откройте подчиненную таблицу для второй записи таблицы Конфеты. Так как теперь в качестве подчиненной таблицы за дан запрос Конфеты в подарке, на экране отобразится подароч ный набор «Дыхание весны» с указанием суммарной стоимос ти входящих в него конфет «Горная фантазия».

7. Закройте подчиненную таблицу, а затем закройте таблицу Конфеты. Появится сообщение, с предложением сохранить из менения макета таблицы.

8. Щелкните на кнопке Да (Yes). Когда вы в следующий раз от кроете таблицу Конфеты, запрос Конфеты в подарках будет исполь зоваться в качестве подчиненной таблицы.

Окончание урока 1. Чтобы перейти к следующему уроку, щелкните на команде Закрыть (Close) в меню Файл (File).

2. Если вы завершили работу с программой Access 2000, щелк ните на команде Выход (Exit) в меню Файл (File).

Краткое содержание урока Чтобы Сделайте следующее Кнопка Задать условие на В режиме Конструктор (Design View) щел значение для эле- кните на элементе управления. На пане мента управления ли инструментов конструктора форм, щелкните на кнопке Свойства (Properties).

В окне свойств на вкладке Данные (Data) в поле свойства Условие на значение (Vali dation Rule) введите условие.

Добавить в форму В режиме Конструктор (Design View) щелк элемент ните на кнопке Список полей (Field List) на ния панели инструментов конструктора форм.

На панели элементов щелкните на кноп ке Wizards), а затем Часть 2. Создание и расширение баз данных Чтобы Сделайте следующее на элементе управления, который собираетесь добавить. Перетащите нужное поле из списка полей в форму.

Задать значение по В режиме Конструктор (Design View) щелкните на эле умолчанию для менте управления. На панели инструментов конст поля руктора форм щелкните на кнопке Свойства (Properties). В окне свойств в поле Значение по умол чанию (Default Value) введите значение.

Изменить последо- В режиме конструктора в меню Вид (View) щелкни вательность пере- те на команде Последовательность перехода (Tab Order).

хода в форме Реорганизуйте список Последовательность в соответ ствии с нужным порядком заполнения формы.

Задать обеспечение В окне Схема данных (Relationships) щелкните дваж целостности дан- ды на линии между связанными таблицами. В диа ных логовом окне Изменение связей (Edit Relationships) ус тановите флажок в поле Обеспечение целостности данных Referential Integrity).

Применить каскад- В окне Схема данных (Relationships) отобразите одну ное обновление из таблиц и щелкните на кнопке Отобразить прямые связи (Show Direct Relationships) на панели инстру ментов Схема данных (Relationships). Щелкните дваж ды на линии между связанными таблицами. В диа логовом окне Изменение связей (Edit Relationships) установите флажки в полях Обеспечение целостности данных (Enforce Referential Integrity) и Каскадное об новление связанных полей (Cascade Update Related Fields).

Применить каскад- В окне Схема данных (Relationships) щелкните дваж ное удаление ды на линии между связанными таблицами. В диа логовом окне Изменение связей (Edit Relationships) ус тановите флажки в полях Обеспечение целостности данных Integrity) и Каскадное удаление свя занных полей (Cascade Delete Related Fields).

Воспользоваться Создайте составной ключ которой содер связующей табли- жит ключевые поля связываемых таблиц. Добавьте цей поле, которое имеет значение для обеих таблиц. Ус тановите отношение один-ко-многим между связу ющей таблицей и каждой из связываемых.

УРОК • • Работа с данными из внешних источников Вы научитесь:

• осуществлять привязку к внешним источникам данным;

• работать с внешними таблицами;

Урок • импортировать информацию из внешних источников дан рассчитан ных;

на • экспортировать таблицы.

30 минут Одна база данных, независимо от ее организации, не может решить все проблемы, связанные с обработкой информации.

К тому же в реальной ситуации информационные системы создаются постепенно с использованием разных программ со своими форматами данных. Так, многие пользо ватели предпочитают работать с рабочими листами Excel.

Microsoft Access 2000 является идеальным средством для взаимодействия с другими программами, благодаря его спо собности воспринимать и обрабатывать файлы различных форматов.

Предположим, что в компании «Сластена Лили» принято решение включить в базу данных Access 2000 часть бухгал терских расчетов, которые ведутся в dBASE IV и Microsoft 2. Создание и расширение баз данных Excel. В этом уроке вы свяжете с базой данных Сластена файл форма та DBF, импортируете в нее рабочий лист Excel и осуществите экспорт таблицы в Excel.

Начало урока Запустите программу Access, если она еще не заг ружена. Откройте базу данных Сластена ЛИЛИ. Разверните окно базы данных до размеров полного экрана.

За информацией об открытии базы данных обрати к уроку 1 «Работа с формами».

Данные из внешних источников Обмен информацией между различными базами данных осуществляет ся при помощи импорта, экспорта и привязки. При импортировании ин формация копируется в таблицу базы данных Access 2000, а при экспор те создается копия данных Access, которая конвертируется в формат другой программы.

Привязка представляет собой связь между базой данных Access и внешней таблицей, называемой источником данных. Информация при этом не копируется, а остается во внешнем источнике, сохраняя исход ный формат. Это позволяет использовать ее в Access 2000, оставляя за другими право работать с ней в исходной программе.

Источником данных может, в частности, другая база данных Microsoft Access.

Access 2000 позволяет осуществлять импорт, экспорт и привязку данных следующих • файлы базы данных dBASE IV, Microsoft Exchange, Microsoft Outlook, Paradox 3.0, Access 2000 и предыдущие версии Access;

• связи ODBC (Open Database Connectivity) и таблицы SQL (Structured Query Language), созданные в FoxPro 2.0 (или более поздних версий), Microsoft SQL Server и Oracle;

• таблицы и списки HTLM (Hypertext Markup Language), со зданные в HTLM 1.0 и HTML 2.0 (или более поздних версиях этих программ). Можно экспортировать таблицы и списки для использования в Active Server Pages;

6. Работа с данными из внешних источников • файлы форматов НТХ и IDC, созданные в Microsoft IIS Internet Information Server);

• рабочие листы Excel и Lotus 1-2-3;

• текстовые файлы формата RTF (Rich Text Format), исполь зуемые всеми программами Microsoft Office;

• текстовые файлы формата ASCII, MS-DOS, PC-8, а также ориентированные на использование в среде Windows тек стовые файлы ANSI (American National Standards Institute) с фиксированной длиной строки или разделителями полей.

Как привязать внешний источник данных Привязка внешнего источника данных имеет ряд преимуществ. Создате ли источника данных сохраняют возможность использовать и редакти ровать его в исходной программе, в то время как пользователи привязан ной таблицы могут работать с ней как с любой таблицей базы данных. Так как сопровождение внешней таблицы ведется в исходной программе, формы, запросы и отчеты, созданные на основе внешней будут содержать обновленную информацию.

К числу недостатков привязки данных относятся возможный разрыв свя зи и некоторые ограничения в корректировке внешней таблицы. Хотя данные в таблице можно нельзя добавлять и удалять поля или вносить любые другие изменения в структуру таблицы.

Учет расходов компании «Сластена Лили» ведется с помощью программ ного обеспечения, разработанного с использованием dBASE IV. Данные хранятся в формате DBF, который используется многими программами, включая Microsoft FoxPro. Руководство компании «Сластена Лили» ре шило включить файл в базу данных Microsoft Access таким образом, чтобы данные оставались в формате DBF и сопровождались в dBASE IV.

Привяжите внешнюю таблицу Чтобы включить внешнюю таблицу в базу данных Сластена Лили без изме нения формата файла, свяжите базу данных с внешним источником дан ных.

1. В меню Файл (File) укажите на команду Внешние данные (Get External Data) и затем щелкните на пункте Связь с таблицами (Link Tables). Появится диалоговое окно Связь (Link).

Часть 2. Создание и расширение баз данных 2. Щелкните на стрелке поля Папка (Look In) и выделите жест кий диск вашего а затем щелкните дважды на пап ке Access 2000 SBS Practice.

3. В поле Тип файла (Files of Type) выберите dBASE IV В списке файлов появится внешний файл Привязываемый файл Тип файлов 4. Щелкните на кнопке Связь (Link).

При появлении диалогового окна Выбор индексного файла (Select Index File) щелкните на кнопке Отмена (Cancel), так как таблица Расходы не имеет индексного файла.

Появится сообщение, что связь установлена.

6. Щелкните на кнопке ОК.

7. В диалоговом окне Связь (Link) щелкните на кнопке Закрыть (Close).

В окне базы данных в списке таблиц появится таблица Расходы.

Урок 6. Работа с данными из внешних источников таблицы в режиме конструктора таблицы с помощью мастера Создание таблицы путем ввода данных • Доставка Заказчики В Заказы Ингредиенты Кредит заказчиков Наборы Подарки Подробности заказов Подробности наборов Подробности подарков Расходы Привязанная таблица Расходы Как работать с привязанной таблицей В окне базы данных привязанные таблицы помечаются значком, обозна чающим тип файла. Работа с привязанной таблицей ведется же, и с обычной таблицей Access. Запрещается только менять ее струк туру, то есть добавлять, удалять или перестраивать поля. Однако в режи ме конструктора можно изменять свойства полей, влияющие на отображе ние данных на экране, устанавливать значения по умолчанию и условия проверки вводимой информации. Те которые не поддерживают ся форматом исходного файла, не могут быть модифицированы.

Измените свойства поля привязанной таблицы Так как числовые данные отображаются в таблице в «сыром» не отфор матированном виде, задайте для них денежный формат.

1. Убедитесь, что в окне базы данных отображается список таб лиц.

2. В списке таблиц выделите Расходы, а затем на панели инстру ментов окна базы данных щелкните на кнопке Конструктор (Design View). Щелкните на кнопке Да (Yes) в ответ на предуп реждение, что нельзя изменить некоторые свойства таблицы.

Таблица Расходы откроется в режиме конструктора.

Часть 2. Создание и расширение баз данных 3. Убедитесь, что в нижней части окна в области свойств поля активна вкладка Общие (General).

4. В верхней части экрана щелкните в ячейке Тип данных (Data Туре) в строке поля BOOK_VALUE. В области свойств отобразят ся свойства выделенного поля, а в области описания появится предупреждение, что тип данных не может быть изменен.

Хотя тип данных привязанной таблицы можно мо отображение данных на экране.

5. Щелкните в поле свойства Формат ПОЛЯ (Format), щелкните на стрелке поля и выделите в списке значение Денежный (Currency).

Формат поля BOOK_VALUE изменился.

Область свойств поля Поле свойства Формат поля (Format) 6. Повторите шаги 4 и 5 для поля PURCHASE_P. Поле будет пере форматировано в денежный формат.

7. На панели инструментов конструктора таблиц щелкните на кнопке Сохранить (Save). Сделанные вами изменения будут со хранены.

8. На панели инструментов конструктора таблиц щелкните на кнопке Вид (View), чтобы посмотреть на результаты изменения формата полей в режиме таблицы.

6. Работа сданными из внешних источников Числовые данные в полях и будут те перь отображаться в денежном формате.

9. Закройте таблицу Расходы.

Как импортировать таблицу Импортированные данные становятся частью базы данных и ничем не отличаются от таблиц, созданных в Access. Поскольку никакой связи меж ду импортированной таблицей и источником данных не существует, из менения оригинала не отражаются на копии. Это означает, что импорти ровать информацию стоит только в тех случаях, когда предполагается сопровождать ее в Access.

Импортируйте рабочий лист Предположим, что вы решили полностью взять на себя часть расчетов заработной платы, которые велись с использованием Microsoft Excel. В этом упражнении вы импортируете рабочий лист Excel в базу данных Сластена Лили.

1. В меню Файл (File) укажите на команду Внешние данные (Get External Data) и затем щелкните на пункте Импорт (Import).

Появится диалоговое окно Импорт (Import).

2. Щелкните на стрелке поля Папка (Look In) и выделите жест кий диск вашего а затем щелкните дважды на пап ке Access 2000 SBS Practice.

3. В списке поля Тип файлов (Files of Type) выберите Microsoft Excel (*.xls). Файл Расчетный появится в списке файлов.

Импортируемый файл 6- Access Часть 2. Создание и расширение баз данных 4. Выделите файл Расчетный лист и щелкните на кнопке Импорт (Import). Откроется первое окно мастера Импорт электронной таб лицы (Import Spreadsheet Wizard), позволяющее задать заго ловки столбцов.

722,55 4500, 542,36 1985, 2245,26 4565, 4580, 542,36 4565, 722,55 3250, 2586, 5. Убедитесь, что поле флажка Первая строка содержит заголовки столбцов (First Row Contains Column Headings) выделено, и щел кните на кнопке Далее (Next). Появится второе окно мастера, в котором нужно указать, где сохранить данные рабочего листа.

6. Убедитесь, что выделен вариант В новой таблице (A New Table) и щелкните на кнопке Далее (Next). Откроется третье окно мас тера Импорт электронной таблицы (Import Spreadsheet Wizard).

7. Щелкните на кнопке Далее (Next).

8. Выделите вариант Определить ключ (Chose My Own Primary Key). Поле Код будет выбрано в качестве ключа, и появится пос леднее окно мастера.

9. Убедитесь, что по умолчанию задано имя «Расчетный лист» и щелкните на кнопке Готово (Finish). Появится сообщение об успешном завершении импорта данных.

Работа сданными из внешних источников 10. Щелкните на кнопке ОК. Импортированная таблица Расчет ный ЛИСТ появится в списке таблиц в окне базы данных.

Шаг вперед: как сделать данные доступными для других программ Access 2000 позволяет не только включать в базу данные из других ис точников, но и предоставлять информацию другим программам. Совмес тное использование данных реализуется с помощью импорта, экспорта и привязки. При экспорте данные преобразуются в формат программы, для которой они предназначены.

В этом упражнении вы экспортируете копию таблицы Расчетный лист в Excel для просмотра.

1. В окне базы данных в списке таблиц выделите Расчетный ЛИСТ.

2. В меню Файл (File) щелкните на команде Экспорт (Export). По явится диалоговое окно Экспорт объекта (Export Table).

3. Убедитесь, что в поле Папка (Save In) указано значение Access 2000 SBS Practice.

4. В списке Тип файла (Save As Type) выберите Microsoft Excel 97-2000 В списке Экспорт в файл (Export To) появится файл Расчетный Список Экспорт файл То) Поле Имя файла (File Name) Тип файла (Save As Type) Часть 2. Создание и расширение баз данных 5. Удалите содержимое поля Имя файла (File Name) и введите Расчетный чтобы отличить новый файл от существую щего файла Расчетный лист.

6. Щелкните на кнопке Сохранить (Save). Рабочий лист Расчетный будет сохранен в папке Access 2000 SBS Practice.

Совместное использование данных в Microsoft Office Функция «перетащить и оставить» предлагает простейший способ преобразования таблицы Access 2000 в ра бочий лист Excel 2000. Достаточно перетащить таб лицу из окна базы данных в открытую рабочую книгу Excel 2000, и она автоматически преобразуется в рабочий лист.

Чтобы обеспечить пользователям Access 97 доступ к инфор мации базы данных Access 2000, можно преобразовать базу данных в формат Access Для этого нужно воспользоваться командой Служебные программы (Database Utilities) в меню Сер вис (Tools), а затем указать на команду Преобразовать базу данных (Convert Database) и щелкнуть на пункте К предыдущей версии базы данных Access (To Prior Access Database Version). Необхо димость в преобразовании в предыдущую версию отпадает, если вы можете связаться с вашей базой данных Access 2000, так как в этом случае формат данных не имеет значения.

Окончание урока 1. Чтобы перейти к следующему уроку, щелкните на команде Закрыть (Close) в меню Файл (File).

2. Если вы завершили работу с программой Access 2000, щелк ните на команде Выход (Exit) в меню Файл (File).

Краткое содержание урока Чтобы Сделайте следующее Осуществить при- В меню Файл (File) укажите на команду Внешние дан вязку к внешнему (Get External Data) и затем щелкните на пункте источнику данных Связь с таблицами (Link Tables). Укажите тип файла, найдите и выделите файл, а затем щелкните на кнопке Связь (Link).

Работа сданными из внешних источников Чтобы Сделайте следующее Изменить свойства Откройте привязанную таблицу в режиме конструк полей привязанной тора. В области свойств щелкните в поле нужного таблицы свойства и внесите изменения.

Импортировать В меню Файл (File) укажите на команду Внешние дан таблицу ные (Get External Data) и затем щелкните на пункте Импорт (Import). Укажите тип файла, найдите и вы делите файл, а затем щелкните на кнопке Импорт (Import). Следуйте далее указаниям мастера Импорт (Import Wizard).

Экспортировать В окне базы данных выделите таблицу и щелкните таблицу на команде Экспорт (Export) в меню Файл (File). В диа логовом окне Экспорт таблицы (Export Table) укажите формат экспортируемого файла, его наименование, папку, а затем щелкните на кнопке Сохранить (Save).

ЧАСТЬ Обзор и упражнения В следующих упражнениях вам предстоит:

• создать базу данных;

задать взаимосвязь таблиц;

Занятие изменить свойства полей;

рассчитано создать форму, содержащую поле со списком;

на осуществить экспорт таблицы в рабочий лист.

20 минут Прежде чем перейти к части 3, посвященной преобразова нию фактических данных в содержательную информацию, примените на практике полученные при изучении части знания, выполнив упражнения этого раздела.

Постановка задачи Предположим, что руководство компании «Сластена создало рабочую группу для продвижения на рынок набо ров конфет, спрос на которые снизился. Чтобы координиро вать деятельность рабочей группы, решено создать табли цу для описания соответствующих проектов и форму для ввода информации в эту таблицу. Информацию о проектах нужно представить руководству в виде рабочего листа Excel.

Шаг создайте таблицу Каждый член рабочей группы возглавляет проект по про движению на рынок определенных наборов конфет. Создай Часть 2. Создание и расширение баз данных те таблицу Продвижение, описывающую деятельность этой группы, взяв за основу таблицу Project в категории Business мастера таблиц.

1. Создайте таблицу, переименовав поля образца следующим образом:

Таблица Project Таблица Продвижение ProjectName НазваниеПроекта EmployeelD КодСотрудника ProjectBeginDate ДатаНачалаПроекта PurchaseOrderNumber КодНабора 2. Назовите и выделите вариант Создать КЛЮЧ (No, I'll Set The Primary Key).

3. Выберите поле НазваниеПроекта в качестве ключа.

4. Выделите вариант Допускаются цифры и буквы в поле ключа при добавлении новой записи (Numbers And/Or Letter I Enter When I Add New Records).

5. He задавайте взаимосвязей на данном этапе. Завершите ра боту мастера и закройте таблицу.

За дополнительной информацией по теме Обратитесь к Создание таблицы Урок Выбор типа данных Урок Определение ключей Урок Шаг 2: создайте отношение За продвижение каждого набора отвечает определенный член рабочей группы, причем один сотрудник может отвечать за несколько наборов.

Создайте отношение один-ко-многим между таблицами Сотрудники и движение, воспользовавшись полем Код в качестве поля совпадения.

1. Откройте окно Схема данных (Relationships) и добавьте табли цы Сотрудники и Продвижение.

2. Создайте отношение один-ко-многим между таблицами трудники и Продвижение, перетащив поле Код в поле КодСотрудника.

3. Задайте обеспечение целостности между таблицами Сотруд ники и Продвижение.

Обзор и упражнения 4. Закройте окно Схема данных (Relationships) без сохранения изменений макета.

За дополнительной информацией по теме Обратитесь к Использование окна Схема данных (Relationships) Урок Как установить взаимосвязь таблиц Урок Обеспечение целостности данных Урок Шаг 3: поля Чтобы каждый проект по продвижению набора имел уникальное и содер жательное имя, поле нужно сделать обязательным для заполнения и установить для него достаточную длину.

1. Откройте таблицу Продвижение в режиме конструктора и для поля НазваниеПроекта укажите значение 50 в поле свойства Раз мер поля (Field Size).

2. Для поля роекта в поле свойства Обязательно (Required) выделите значение Да (Yes).

3. Убедитесь, что для поля НазваниеПроекта в поле свойства Ин дексированное поле (Indexed) указано значение Да (Совпадения не допускаются) (Yes (No 4. Сохраните и закройте таблицу.

За дополнительной информацией по теме Обратитесь к Определение свойств полей Урок Шаг 4: создайте форму и добавьте в нее поле со списком Для ввода данных в таблицу Продвижение необходимо создать форму. Что бы упростить ввод и уменьшить вероятность ошибок, код сотрудника и код набора следует выбирать из списков по фамилиям сотрудников и на званиям наборов. Воспользуйтесь мастером Создание полей со списком.

1. Создайте Автоформу (AutoForm) на основе таблицы Продвиже ние и сохраните ее под именем Продвижение.

2. Откройте форму Продвижение в режиме конструктора и заме ните поле КодСотрудника на поле со списком, содержащим код, фамилию и имя из таблицы Сотрудники.

Часть 2. Создание и расширение баз данных 3. Замените поле на поле со списком, содержащим код и название набора из таблицы Наборы.

За дополнительной теме Обратитесь к Использование автоформы Урок Добавление элемента управления Поле Урок со списком в форму Шаг 5: осуществите экспорт таблицы как результаты деятельности по продвижению наборов должны быть представлены вице-президенту компании, который предпочитает рабо тать с Excel, экспортируйте таблицу Продвижение в рабочий лист.

Экспортируйте таблицу Продвижение в формат Microsoft Excel 97-2000 (*.xls) За дополнительной информацией теме Обратитесь к Экспорт таблицы Урок Окончание упражнений 1. Чтобы перейти к следующему уроку, в меню Файл (File) щел кните на команде Закрыть (Close).

2. Если вы закончили работу с Microsoft Access, в меню Файл (File) щелкните на команде Выход (Exit).

ЧАСТЬ данных в удобной форме УРОК Построение запросов Вы научитесь:

• использовать Мастер запросов для поиска нужных дан ных;

• создавать и модифицировать запросы в режиме Конст Урок руктора;

рассчитан • задавать условие отбора данных;

25 минут • сортировать данные и «прятать» поля в запросе;

• объединять в запросе данные из связанных таблиц;

• улучшать отображение результатов запроса.

Применение рассматривается в уроке 3 «Ис и отчетов».

Информация в базе данных Лили организована в виде нескольких легко управляемых Работать непосред ственно с таблицами не всегда удобно. Довольно часто воз никает необходимость извлечь из базы определенные све дения и представить их оптимальным образом. Так, например, для изучения тенденций спроса могут понадо биться сведения о продажах наборов за заданный период или в указанном регионе.

Microsoft Access 2000 предлагает ряд гибких инструментов, которые позволяют получить ответы на поставленные воп Часть 3. данных в удобной форме росы. Наиболее эффективными из них являются фильтры и запросы. С помощью фильтров можно отобрать нужные сведения, исключив несу щественную информацию. Подобно фильтрам запросы позволяют огра ничить диапазон просмотра данных, извлекая этом поля из одной или нескольких таблиц. Кроме того, в отличие от фильтров, запросы можно сохранять и использовать многократно.

Предположим, что руководство компании «Сластена Лили», ознакомив шись с квартальным отчетом, пришло к выводу, что нужно сократить рас ходы, чтобы увеличить прибыль к концу года. В связи с этим к вам обра тились с просьбой представить сведения о самых дорогих конфетах с указанием их цен и данных о продажах наборов, в состав которых они входят.

В этом уроке вы создадите запрос, зададите условие отбора, воспользуе тесь Мастером запросов, выполните сортировку полей запроса и поста раетесь улучшить представление результатов запроса на экране и при печати.

Запросы Простейший вопрос типа «Сколько наборов было продано в мае?» помо гает осмыслить и проанализировать фактические данные, содержащие ся в таблицах. В сущности, запросы представляют собой вопросы, кото рые вы задаете Access Вы формулируете некоторое условие, a Access извлекает соответствующие данные.

Access предлагает два способа создания запросов: с помощью Мастеров или в режиме Конструктора.

Мастера запросов выполняют пошаговую процедуру построения запро са, задавая серию вопросов и предлагая варианты ответов. Существуют четыре Мастера запросов: Query Wizard, Crosstab Query Wizard, Find Duplicate Query Wizard, Find Unmatched Query Wizard. В этом уроке рас сматривается самый простой из них Мастер простых запросов (Simple Query Wizard).

Режим конструктора (Query Design) позволяет не только создать запрос, но и модифицировать существующий. Открыв запрос в режиме конструкто ра, можно добавлять поля, задавать условия отбора, устанавливать па раметры, определять порядок сортировки и обобщать информацию.

7. Построение запросов Если фильтры извлекают данные из одной таблицы, то запросы позволя ют получить информацию из нескольких таблиц. Кроме того, их можно сохранять и использовать повторно.

Начало урока Запустите программу Access если она не загружена.

Откройте базу данных Сластена Лили. Разверните окно базы данных до размеров полного экрана.

За информацией об открытии базы данных обрати к уроку 1 «Работа с формами».

.

Создание запроса с помощью Мастера Мастер простых запросов является удобным и эффективным средством построения запросов. Следуя его инструкциям, можно выбрать таблицу и поля данных, которые содержат нужные сведения. Мастер извлекает указанную информацию из базы и выдает ее на экран в виде таблицы.

После просмотра результатов запроса, его можно модифицировать, что бы привести в полное соответствие с поставленной задачей, а затем со хранить для последующего использования.

Прежде чем воспользоваться услугами Мастера, следует тщательно про думать, какие сведения вам потребуются и где они содержатся. Такой подход позволяет сэкономить время и силы даже с учетом того факта, что в готовый запрос всегда можно внести изменения.

Создайте запрос Чтобы выяснить, какие конфеты являются самыми дорогими, необходи мо получить список всех конфет, упорядоченный по ценам. В этом упраж нении вы создадите простой запрос на основе таблицы Конфеты и напеча таете результаты запроса.

Для демонстрации создания запроса с Мастера про стых запросов щелкните дважды на файле в папке Multimedia на компакт-диске Microsoft Access 2000 Step By Step.

1. В окне базы данных щелкните на пункте Запросы (Queries) на панели объектов, чтобы вывести список запросов.

3. Представление данных в удобной форме Панель инструментов Кнопка Создать Список запросов базы данных (New) \ is. база данных запроса в режиме Продажи по заказчикам запроса с помощью мастера Продажи по регионам Продажи по странам Заказы с обшей суммой Продано наборов Запрос по Сорта шоколада Конфеты в Список заказчиков Конфеты в подарке Список Наличие наборов Список наборов Обзор Форма Обзор заказчиков Подчиненная форма заказов Подчиненная форма наборов Подчиненная форма подарков Подчиненная форма продажи наборов Продажи наборов На панели инструментов окна базы данных щелкните на кноп ке Создать (New). Появится диалоговое окно Новый запрос (New Query).

запрос запрос записи Записи подчиненных 3. В списке в правой части окна щелкните дважды на пункте Простой запрос (Simple Query Wizard). Откроется первое окно Создание простых запросов (Simple Query Wizard).

4. Щелкните на стрелке поля Таблицы и запросы (Table/Queries) и выделите значение в открывшемся списке.

Поля таблицы Конфеты отобразятся в окне Доступные поля (Available Fields).

Урок 7. Построение запросов Название Сорт Сорт ореха Сорт начинки Описание Стоимость Картинка 5. В списке Доступные поля (Available Fields) щелкните дважды на поле Название. Поле Название переместится из списка Доступные поля (Available Fields) в список Выбранные поля (Selected Fields).

Можно также поле в список выбранных полей, если его, а затем на кнопке Выбрать (Select) (>).

6. В списке Доступные ПОЛЯ (Available Fields) щелкните дважды на полях Сорт шоколада, Сорт ореха, Сорт начинки, Стоимость. Все че тыре поля переместятся в список Выбранные поля (Selected Fields).

Часть 3. данных в удобной форме 7. Щелкните на кнопке Далее (Next). Появится второе диалого вое окно Создание простых запросов, содержащее вопрос, хотите ли вы создать подробный или итоговый запрос.

Если вариант Подробный (Detail) не выделен, щелкните на нем, а затем щелкните на кнопке Далее (Next). Откроется третье окно Создание простых запросов, в котором ввести имя запроса.

9. Введите Статус Конфет и выделите вариант Открыть запрос для просмотра данных (Open The Query To View 10. Щелкните на кнопке Готово (Finish). Мастер простых запросов (Simple Query Wizard) закрывается, а запрос Статус конфет от крывается для просмотра в режиме таблицы.

Напечатайте результаты запроса 1. При открытом в режиме таблицы запросе Статус конфет щелк ните на кнопке Печать (Print) на панели инструментов. Появит ся диалоговое окно Печать (Print).

2. Щелкните на кнопке ОК. Диалоговое окно Печать (Print) зак роется, а результаты запроса будут напечатаны.

3. Закройте запрос.

Модификация запроса в режиме конструктора Режим таблицы используется для просмотра результатов запроса, тогда как режим конструктора предназначен для его модификации. Конструктор запросов (Query Design) позволяет проектировать запрос, размещать и изменять элементы управления, а также добавлять, удалять, упорядо чивать и переименовывать поля.

В верхнюю часть окна конструктора запросов можно вставлять таблицы, поля которых включаются в запрос, расширяя тем самым обзор данных.

Чтобы модифицировать запрос, достаточно в любой момент открыть его в режиме конструктора и внести необходимые изменения.

Предположим, что, просмотрев результаты запроса, вы решили вклю чить в него описание конфет в качестве комментария к их стоимости, а также сдвинуть поле СТОИМОСТЬ влево, чтобы оно оказалось между полями Сорт шоколада и Название.

7. Построение Добавьте поле в существующий запрос 1. Убедитесь, в окне базы данных отображается список зап росов.

2. Убедитесь, что в списке запросов выделен запрос Статус кон фет, и затем щелкните на кнопке Конструктор (Design) на панели инструментов окна базы данных. Запрос Статус конфет откроет ся в режиме конструктора.

3. Перетащите поле Описание из списка полей таблицы Конфеты вверху окна запроса в пустое поле справа от поля Стоимость на бланке запроса. Если нужно, прокрутите список полей табли цы Конфеты, чтобы выдать на экран поле Описание. Поле Описание появится на бланке запроса.

Перетащите поле Описание из списка полей таблицы Конфеты...

Область выделения столбца...в пустое поле бланка запроса Измените расположение полей в запросе 1. Щелкните в области выделения столбца Стоимость вверху бланка запроса.

3. Представление данных в удобной форме Находясь в области выделения столбца, указатель принимает форму жирной стрелки, направленной вниз. Столбец Стоимость выделен.

2. Щелкните в области выделения столбца Стоимость еще раз и перетащите столбец влево, пока не выделится между столбцами Название и Сорт шоколада. Столбец Стоимость располо жится между столбцами Название и Сорт шоколада на бланке зап роса.

Новое положение Удалите поле из запроса Удаление полей из запроса не влияет на данные и отражает ся на представлении запроса.

Поскольку стоимость конфет практически не зависит от сорта шоколада, соответствующий столбец можно удалить, чтобы он не мешал просмотру существенной информации.

1. Щелкните в области выделения столбца Сорт шоколада. Стол бец Сорт шоколада будет выделен.

2. Нажмите клавишу | Delete [. Поле Сорт шоколада будет удале но из запроса.

3. На панели инструментов конструктора запросов щелкните на кнопке Сохранить (Save).

4. Закройте запрос Статус конфет.

Использование условий отбора в запросе Результаты запроса содержат все сорта конфет с указанием начинки и сорта орехов. Так как стоимость миндаля относительно высока, возника ет естественный вопрос, не содержат ли самые дорогие конфеты этот ин гредиент. Чтобы выяснить, так ли это, необходимо преобразовать резуль таты задав соответствующие условия (критерии) отбора данных.

7. запросов При установке критерия Access 2000 использует технологию под назва нием Query By Example (QBE) (Поиск по образцу). Вы выделяете поле, которое содержит нужное значение. Выбранное поле и его содержимое является образцом для поиска подобных данных. В качестве условия от бора можно использовать выражение, включающее заданный образец.

Выражение представляет собой математическую формулу, выполняю щую определенные вычисления. В следующем упражнении вы восполь зуетесь выражением, чтобы найти конфеты, себестоимость которых пре вышает 3 руб.

Задайте условие отбора 1. Убедитесь, что в окне базы данных отображается список зап росов.

2. В списке запросов выделите Статус конфет и щелкните на кноп ке Конструктор (Design) на панели инструментов окна базы дан ных. Запрос Статус Конфет откроется в режиме конструктора.

3. На бланке запроса в столбце Сорт ореха щелкните в ячейке Ус ловие отбора (Criteria).

4. Введите Миндаль и нажмите клавишу | Enter |. Текст будет заключен в кавычки.

Кавычки указывают, что задан текстовый, а не числовой критерий.

5. На бланке запроса в столбце Стоимость в ячейке Условие отбора (Criteria) введите >3 и нажмите клавишу | Enter |.

Найти конфеты с себестоимостью выше 3 руб....

...которые содержат миндаль 6. На панели инструментов конструктора запросов щелкните на кнопке Вид (View).

Результаты усовершенствованного запроса отобразятся на эк ране в режиме таблицы.

Часть 3. Представление данных в удобной форме 4,00р.

5,66р.

Добавьте условие отбора Просмотрев результаты запроса, вы заметили, что многие конфеты име ют начинку из марципана, в состав которого входит миндаль. В свете по вышения цен на миндаль имеет смысл включить конфеты с марципано вой начинкой в список, предназначенный для анализа расходов. В этом упражнении вы добавите в запрос еще одно условие отбора.

1. При открытом в режиме таблицы запросе Статус конфет щелк ните на кнопке Вид (View) на панели инструментов. Запрос Ста конфет снова отобразится в режиме конструктора.

2. На бланке запроса в столбце Сорт начинки щелкните в ячейке Или (Or).

3. Введите Марципановая и нажмите клавишу [ Enter 4. На панели инструментов конструктора запросов щелкните на кнопке Сохранить (Save).

5. На панели инструментов конструктора запросов щелкните на кнопке Вид (View). Результаты запроса отобразятся в таб личном виде.

Урок 7. Построение запросов Марципановая Миндальный Миндаль Нет Кленовый лист Марципановая Марципановая Ласточка 6. Закройте запрос.

Логические И и Или Задав значение «Марципановая» в поле Сорт начинки, вы расширили область просмотра, включив в нее конфеты с миндалем или с начин кой из марципана. Если бы вы ввели слово «Марципановая» в ту же строку, что и «Миндаль», то поиск свелся бы к конфетам, которые со держат и миндаль и марципан одновременно. Access 2000 восприни мает значения, заданные в одной строке бланка запроса, как допол нительное условие отбора.

Как улучшить представление результатов запроса?

Изменив отображение результатов запроса, можно получить ответы на несколько взаимосвязанных вопросов. Можно упростить поиск и анализ информации, если отсортировать данные по тому или иному принципу.

Так, например, чтобы найти конфету по ее стоимости, следует отсорти ровать записи по стоимости.

Результаты запроса станут более наглядными, если не отображать на экране (скрыть) несущественную информацию. Некоторые поля, необхо димые для построения запроса, не нужны при его просмотре. В данном запросе примером такого поля является код конфеты, который не имеет значения для анализа ее стоимости.

Сортировка результатов запроса в режиме таблицы не влияет на исход ный запрос. Сортировка, заданная в режиме конструктора, изменяет зап рос и может быть сохранена.

В следующих упражнениях вы выполните сортировку результатов зап роса и скроете отдельные поля в режиме конструктора.

3. данных вудобной форме Отсортируйте записи в режиме таблицы 1. Убедитесь, что запрос Статус Конфет открыт в режиме табли цы.

2. Щелкните в любой ячейке поля Начинка.

3. На панели инструментов щелкните на кнопке Сортировка по возрастанию (Sort Ascending). Записи будут упорядочены по полю Сорт начинки по алфавиту в порядке возрастания.

нектар 4.00р.

3,0pp.

Кленовый _ Нет Марципановая Нет осень 3,00р.

У яблоко 4. На панели инструментов щелкните на кнопке Печать (Print), чтобы напечатать результаты запроса.

Выполните сортировку записей в режиме конструктора Анализируя себестоимость конфет, имеет смысл отсортировать инфор мацию по стоимости и сорту орехов. Тогда самые дорогие конфеты ока жутся в начале списка, а внутри каждого ценового уровня они будут упо рядочены по сорту орехов. В этом упражнении вы зададите сортировку в режиме конструктора, что позволит сохранить ее как часть запроса.

1. При открытом в режиме таблицы запросе Статус щелк ните на кнопке Вид (View).

Запрос Статус конфет отобразится в режиме конструктора.

2. На бланке запроса щелкните в ячейке Сортировка (Sort) стол бца Сорт ореха.

В ячейке появится стрелка, открывающая список.

3. Щелкните на стрелке и выделите в списке значение По возра станию (Ascending).

7. Построение запросов 4. Щелкните в ячейке Сортировка (Sort) столбца Стоимость, щелк ните на стрелке и выберите из списка значение По убыванию (Descending).

5. На панели инструментов конструктора запросов щелкните на кнопке Вид (View), чтобы переключиться в режим таблицы.

Результаты отчета теперь отсортированы по стоимости, начи ная с самых дорогих конфет. Конфеты с одинаковой стоимос тью упорядочены по сорту орехов.

на выборку 5,00р.

Миндальный нектар миндаля I Марципановая осень 6. На панели инструментов щелкните на кнопке Печать (Print).

Результаты запроса будут напечатаны.

Скройте поле По полю Сорт ореха производится отбор записей в запросе, поэтому оно включено в запрос. Но из отображения результатов его можно исключить, улучшив тем самым обзор других полей.

1. При открытом в режиме таблицы запросе Статус конфет щелк ните на кнопке Вид (View). Запрос Статус конфет отобразится в режиме конструктора.

Часть 3. данных в удобной форме 2. На бланке запроса в столбце Сорт ореха щелкните в ячейке Вывод на экран (Show), чтобы убрать флажок.

Уберите флажок, чтобы скрыть поле Сорт ореха 3. На панели инструментов конструктора запросов щелкните на кнопке Вид (View), чтобы переключиться в режим таблицы.

Хотя поле Сорт ореха больше не отображается в режиме табли цы, оно не удалено из запроса и сортировка по типу орехов ос тается в силе.

4. Закройте и сохраните запрос Статус конфет.

Объединение связанных таблиц в окне запроса таблиц рассматривается в уроке 4 «Сопровождение баз данных».

При создании запроса, который извлекает информацию из нескольких таблиц, Access 2000 использует взаимосвязь таблиц для объединения данных. Связь между таблицами отображается в окне конструктора зап росов в виде соединительной линии.

Создайте запрос на основе связанных таблиц Предположим, что руководство компании хотело бы получить перечень заказов, поступивших за последние два месяца года. Список должен Урок 7. Построение запросов включать код заказа, имя заказчика и дату заказа. Необходимая инфор мация содержится в таблицах Заказы и Заказчики, которые связаны через поле Код заказчика.

В этом упражнении вы создадите запрос в режиме конструктора на осно ве таблиц Заказы и Заказчики, ограничившись данными за последний квар тал 1998 года.

1. В окне базы данных щелкните на пункте (Queries) на панели объектов.

На панели инструментов окна базы данных щелкните на кноп ке Создать (New). Появится диалоговое окно Новый запрос (New Query).

3. В диалоговом окне Новый запрос (New Query) щелкните дваж ды на пункте Конструктор (Design View). Откроется окно Запрос (Query) и появится диалоговое окно Добавление таблицы (Show Table).

ы т Наборы арки ти заказов наборов ти подарков Расчетный лист 4. В списке таблиц щелкните дважды на таблице Заказы, а за тем щелкните дважды на таблице Заказчики.

5. Списки полей таблиц Заказы и Заказчики появятся в верхней части окна Запрос (Query). Закройте диалоговое окно Добавление таблицы (Show Table).

В верхней части окна Запрос (Queries) соединительная линия связывает поля Код заказчика в списках таблиц Заказы и Заказчи ки.

Часть 3. Представление данных в удобной форме Добавьте поля в запрос В окне запроса в списке полей таблицы Заказы щелкните дваж ды на полях Код заказчика, Код заказа и Дата заказа. Все три поля появятся в бланке запроса.

2. В списке полей таблицы Заказчики щелкните дважды на поле Фамилия. Поле Фамилия отобразится на бланке запроса.

3. На панели инструментов конструктора запроса щелкните на кнопке Сохранить (Save). Появится диалоговое окно Сохранение (Save As).

4. В поле Имя запроса (Query Name) введите Данные о заказах и нажмите клавишу | Enter Задайте условие отбора 1. В ячейке Условие отбора (Criteria) столбца Дата заказа введите Between 1-ноя-98 And 31-дек-98 и нажмите клавишу | Enter |.

Выражение будет преобразовано к виду Between And 2. Вверху бланка запроса щелкните дважды на правой границе области выделения столбца Дата заказа. Правая граница смес тится вправо, чтобы отобразить выражение полностью.

Попе: Дата заказа Фамилия Заказчики I 3. На панели инструментов конструктора запросов щелкните на кнопке Сохранить (Save).

4. На панели инструментов конструктора запросов щелкните на кнопке Вид (View).

7. Построение запросов Появится таблица, включающая поля Код заказа, Код заказчика, Дата заказа и Фамилия для заказов, размещенных за два после дних месяца 1998 года.

Л Kelly 5. Закройте запрос Данные о заказах.

Шаг вперед: совершенствование запросов В Access 2000 существуют дополнительные возможности для улучшения представления результатов запроса. Можно, например, изменить заго ловок столбца таким образом, чтобы точнее отобразить его содержание.

Если первые строки результатов запроса содержат интересующие вас сведения, можно отменить отображение несущественной информации, задав число выдаваемых на экран записей.

Измените подпись поля В этом упражнении вы переименуете заголовок столбца, задав значение свойству Подпись (Caption) для поля Код заказчика.

1. Убедитесь, что в окне базы данных на панели объектов выб ран пункт Запросы (Queries).

2. В списке запросов выделите запрос Данные о заказах, а затем щелкните на кнопке Конструктор (Design) на панели инструмен тов окна базы данных. Запрос Данные о заказах отобразится в ре жиме конструктора.

Часть 3. данных в удобной форме 3. На бланке запроса в столбце Код заказчика щелкните в ячейке Поле (Field).

4. На панели инструментов конструктора запросов щелкните на кнопке Свойства (Properties). Откроется окно свойств для поля Код заказчика.

5. В поле свойства Подпись (Caption) введите Зимние заказчики.

6. Закройте окно свойств.

7. На панели инструментов конструктора запросов щелкните на кнопке Вид (View), чтобы перейти в режим таблицы. Поле Код заказчика получило название Зимние заказчики.

8. Щелкните дважды на правой границе области выделения столбца Зимние заказчики, чтобы расширить столбец до длины названия поля.

Отобразите только первые значения Просмотрев результаты запроса, вы решили, что достаточно выводить на экран только самые последние заказы. Воспользуйтесь полем Набор значений (Top Values), чтобы ограничить результаты запроса 25 значени ями в столбце Дата заказа.

1. При открытом в режиме таблицы запросе Данные о заказах щелкните на кнопке Вид (View). Запрос Данные о заказах отобра зится в режиме конструктора.

2. В столбце Дата заказа щелкните в строке Сортировка (Sort), за тем щелкните на стрелке списка и выделите значение По убыва нию (Descending). Записи будут упорядочены по дате заказа, начиная с последних.

Урок 7. Построение запросов 3. На панели инструментов конструктора запросов щелкните на стрелке поля Набор значений (Top Values) и выделите число 25.

С поля Набор значений Values) можно также про цент от общего числа записей.

4. На панели инструментов конструктора запросов щелкните на кнопке Вид (View), чтобы перейти в режим таблицы.

о заказах запрос на выборку Palmer Hawkins Gordon-Miller | 348!

: 148! • 13 Fletcher т 5. Сохраните и закройте запрос.

Окончание урока 1. Чтобы перейти к следующему уроку, щелкните на команде Закрыть (Close) в меню Файл (File).

2. Если вы завершили работу с программой Access 2000, щелк ните на команде Выход (Exit) в меню Файл (File).

Краткое содержание урока Чтобы Сделайте следующее Создать запрос В окне базы данных щелкните на пункте Запросы (Queries) на панели объектов, а затем щелкните на кнопке Создать (New) на панели инструментов окна базы данных. Щелкните дважды на пункте Простой запрос (Simple Query Wizard) и следуйте далее ука заниям Мастера.

3. Представление данных в удобной форме Чтобы Сделайте следующее Напечатать запрос Открыв запрос в режиме таблицы, щелкните на кнопке Печать (Print) на панели инструментов. Щел кните на кнопке ОК.

Добавить поле в В режиме конструктора в верхней части окна Запрос запрос (Query) щелкните дважды на нужном поле в списке полей таблицы.

Изменить последо- В режиме конструктора на бланке запроса щелкни вательность полей те в области выделения столбца и перетащите его в нужное положение.

ч Удалить поле из В режиме конструктора на бланке запроса щелкни запроса те в области выделения удаляемого столбца и на жмите клавишу | Delete |.

Задать условие от- В режиме конструктора введите условия отбора в бора соответствующие ячейки строки Условие отбора (Criteria) бланка запроса.

Отсортировать за- В режиме таблицы щелкните на нужном поле (или писи в запросе полях), а затем щелкните на кнопке Сортировка по воз растанию (Sort Ascending) или Сортировка по убыванию (Sort Descending) на панели инструментов.

Скрыть поле в зап- В режиме конструктора на бланке запроса уберите росе флажок в строке Вывод на экран (Show) для поля, ко торое нужно убрать из просмотра.

Добавить таблицы В окне базы данных щелкните на пункте Запросы к запросу (Queries) на панели объектов. Щелкните на кнопке Создать (New) на панели инструментов окна базы дан ных. В диалоговом окне Новый запрос (New Query) щелкните дважды на пункте Режим конструктора (Design View) и затем щелкните дважды на нужных таблицах в списке таблиц.

Задать свойства В режиме конструктора выделите нужное поле на полей бланке запроса. Щелкните на кнопке Свойства (Properties) на панели инструментов. В окне свойств измените значение свойства.

Отобразить в зап- В режиме конструктора задайте сортировку столб росе только первые ца, первые значения которого хотите отобразить.

значения Щелкните на стрелке поля Набор значений (Тор Values), выделите в списке нужное число значений, а затем переключитесь в режим таблицы, чтобы ото бразить первые значения.

УРОК Анализ данных Вы научитесь:

• группировать данные и вычислять итоговые значения;

• создавать содержательные заголовки столбцов;

Урок • добавлять в запросы вычисляемые поля;

• использовать перекрестные запросы;

на • задавать параметры запроса;

40 минут • представлять результаты запроса в виде диаграмм.

Запросы представляют собой инструмент «доступа» к ин формации, хранящейся в базе данных Access 2000. С их по мощью можно не только извлекать и анализировать инфор мацию, но и формировать новые поля, нет в исходных таблицах.

Существуют три различных подхода к анализу информа ции. Один из них состоит в группировке данных, другой ре ализуется с помощью вычисляемых полей, а третий, назы ваемый перекрестным запросом, совмещает вычисления с группировкой данных. Используя различные типы запросов, можно, например, анализировать ход продаж по регионам или изучать тенденции изменения спроса на продукцию ком пании.

Вычисляемое поле содержит выражение для расчета чис лового значения, которое отобразится в результатах запро са. Выражение может, в частности, включать встроенные функции Access и поля таблиц.

7- Access Часть 3. Представление данных в удобном виде Совет.

Значения в вычисляемых полях не хранятся в таблицах, а рассчиты ваются каждый раз при обращении к запросу. Поэтому результаты в вычисляемых полях всегда отражают текущую информацию и не могут быть исправлены вручную.

Перекрестный запрос выдает на экран итоговые значения, сгруппирован ные по строкам и столбцам. Так, например, результаты перекрестного запроса о продажах наборов отобразятся в таблице, в левом столбце ко торой указаны наименования наборов, а в верхней строке - даты продаж.

Значения в ячейках соответствуют суммарным продажам данного набо ра на данный момент.

В этом уроке вы воспользуетесь различными типами запросов, чтобы по лучить информацию, необходимую для анализа и планирования деятель ности компании.

Начало урока Запустите программу Access, если она еще не заг ружена. Откройте базу данных Сластена Лили. Разверните окно базы данных до размеров полного экрана.

За информацией об открытии базы данных обрати к уроку 1 «Работа с формами».

Как преобразовать фактические данные в содержательную информацию Фактические данные в таблицах базы подробно описывают объект, но в большинстве случаев не пригодны для анализа его деятельности. Запро сы позволяют отобрать нужные данные, представить их оптимальным образом, рассчитать итоговые значения и выполнить другие действия, позволяющие превратить разрозненные сведения в содержательную ин формацию.

В следующих упражнениях вы модифицируете существующий запрос, чтобы получить список заказов, поступивших из Канады и США, а затем создадите запрос, который выполнит вычисления и сгруппирует данные.

Урок 8. Анализ данных Создайте запрос на основе существующего Хотя создать новый запрос не составляет труда, в данном случае вы мо дифицируете запрос Обзор заказов, чтобы создать на его основе более слож ный. Запрос Обзор заказов извлекает данные из таблиц Заказы и Заказчики и выдает список всех заказов с указанием имени и фамилии заказчика. В этом упражнении вы сгруппируете информацию по странам 1. В окне базы данных щелкните на пункте Запросы (Queries) на панели объектов, чтобы отобразить список запросов.

В списке запросов выделите р заказов и щелкните на кноп ке Конструктор (Design View) на панели инструментов окна базы данных. Запрос Обзор заказов откроется в режиме конструкто ра.

Списки полей таблиц Заказы и Заказчики Бланк запроса Области выделения столбцов 3. В меню Файл (File) щелкните на команде Сохранить как (Save As). Появится диалоговое окно Сохранение (Save as).

4. В поле Сохранение объекта Запрос в (Save Query То) введите Итоги заказов по странам.

5. Щелкните на стрелке в поле Как выделите значение Query (Запрос) и щелкните на кнопке ОК.

Имя нового запроса будет отображаться в строке заголовка окна запроса и в списке запросов в окне базы данных.

Часть 3. Представление данных в удобном виде Добавьте поле в запрос В этом упражнении вы добавите в запрос поле Страна, чтобы затем сгруп данные по странам.

В верхней части окна запроса щелкните дважды на поле Страна в списке полей таблицы Заказчики. Поле Страна появит ся в бланке запроса.

Реорганизуйте поля запроса Поле Страна содержит информацию, по которой производится группировка данных, поэтому оно должно быть первым на бланке запроса. Поля зап роса обрабатываются том порядке, в котором они представлены на блан ке запроса. В этом упражнении вы переместите поле Страна в первую сле ва позицию на бланке запроса.

1. Щелкните в области выделения столбца Страна вверху блан ка запроса. Столбец Страна будет выделен.

2. Перетащите область выделения столбца Страна на первый столбец слева.

Перетащите отсюда...

...сюда Поле Страна образует теперь первый столбец на бланке запро са, сместив вправо Код заказа.

Удалите поля из запроса Поля Имя, Фамилия и Дата заказа в данном запросе являются лишними, по скольку в конечном результате требуется получить общее число заказов, поступивших из Канады и США.

Щелкните в области выделения столбца Фамилия и, не отпус кая кнопку мыши, протащите указатель по столбцам Имя и Дата заказа. Отпустите кнопку мыши. Все три столбца будут выделе ны.

Урок 8. Анализ данных 2. Нажмите клавишу | |. Столбцы Фамилия, Имя и Дата за каза будут удалены. В запросе останутся только два Страна и Код заказа.

Выполните группировку данных и расчет итоговых значений Теперь запрос содержит все необходимые поля. В этом упражнении вы сгруппируете данные по странам и добавите в запрос выражение для рас чета числа заказов для каждой группы (страны).

1. На панели инструментов конструктора запросов щелкните на кнопке Групповые операции (Totals). На бланке запроса появится строка Групповая операция (Totals), содержащая в каждом столб це значение Группировка (Group By).

2. В столбце Код заказа щелкните в ячейке строки Групповые опе рации (Totals), щелкните на стрелке и выделите значение Count (Число).

Часть 3. Представление данных в удобном виде Функция Count (Число) вычисляет общее число заказов по каж дой группе.

3. На панели инструментов конструктора запросов щелкните на кнопке Вид (View). Запрос Итоги заказов по странам отобразится в режиме таблицы.

В таблице представлено число заказов, полученных из каждой страны. Второму столбцу автоматически присвоен заголовок «Код заказа». Можно расширить столбец, чтобы полностью ото бразить его название.

Сгруппируйте данные по двум полям Данные в запросе Итоги заказов по странам сгруппированы по одному полю.

Допустим, что вам необходимы сведения о количестве заказов, получен ных из каждого региона всех стран. Для этого нужно сгруппировать дан ные по двум полям.

1. При открытом в режиме таблицы запросе Итоги заказов по стра нам щелкните на кнопке Вид (View), чтобы перейти в режим кон структора.

2. В верхней части окна запроса щелкните в поле Штат/провинция в таблице Заказчики и перетащите его в бланк запроса на ячейку Код заказа. Между столбцами Страна и Код заказа появится новый столбец Штат/провинция, содержащий значение Группировка (Group By) в строке Групповая операция (Totals).

3. На панели инструментов конструктора запросов щелкните на кнопке Вид (View). Запрос Итоги заказов по странам отобразится в режиме таблицы.

4. На панели инструментов щелкните на кнопке Сортировка по возрастанию (Sort Ascending), чтобы отсортировать данные по полю Страна, в котором находится курсор. Результаты запроса сгруппированы вначале по странам (поскольку это первое поле группировки на бланке запроса), а затем по штатам или про винциям, для которых и вычисляются итоговые значения.

Урок 8. Анализ данных Canada Columbia Canada Canada New Brunswick Число Is заказов в Canada Квебеке Число заказов в Алабаме 5. Закройте запрос Итоги заказов по странам, щелкнув на кнопке Да (Yes) в ответ на предложение сохранить результаты.

Присвоение столбцам содержательных заголовков как столбцы представляют собой поля и могут использоваться в фор мах, отчетах и других запросах, следует давать им короткие, но содер жательные наименования.

Наименование «Код заказа» было присвоено столбцу автоматически при выполнении операции группировки. Так как данный запрос предназна чен для служащих отдела маркетинга, нужно заменить заголовок столб ца более понятным, например, «Число заказов».

Измените заголовок столбца 1. Убедитесь, что в окне базы данных на панели объектов выде лен пункт Запросы (Queries).

2. В списке запросов выделите Итоги заказов по странам и щелкни те на кнопке Конструктор (Design View) на панели инструментов окна базы данных. Запрос Итоги заказов по странам откроется в режиме конструктора.

3. На бланке запроса щелкните слева от текста «Код заказа» в наименовании столбца, чтобы поместить туда курсор.

Часть 3. Представление данных в удобном виде 4. Введите Число В бланке запроса появится поле Число заказов: Код заказа.

Access 2000 автоматически вставляет пробел после двоеточия, чтобы заголовок более понятным.

5. Щелкните дважды на правой границе области выделения столбца. Правая граница переместится вправо, и столбец рас ширится, чтобы отобразить название полностью.

6. На панели инструментов конструктора запросов щелкните на кнопке Вид (View), чтобы перейти в режим таблицы и про смотреть результаты.

Prince Edward Island I OK 7. Закройте запрос Итоги заказов по странам и щелкните на кнопке Да (Yes) в ответ на предложение сохранить изменения.

Анализ данных с помощью запросов с вычислениями Успешная реклама продукции компании «Сластена Лили» привела к рез кому повышению спроса на наборы конфет. Руководство компании пола гает, что повышение цен на 25 процентов не отразится на уровне продаж.

Предположим, что вам поручено представить список наборов с указанием новых цен. Включать увеличенные цены в таблицу базы данных не имеет смысла, так как при изменении процента придется корректировать новые цены. Гораздо проще выполнить подобный анализ с помощью запроса.

Урок 8. Анализ данных В следующих упражнениях вы создадите запрос на основе таблицы На боры и вставите в него вычисляемое поле.

Создайте запрос 1. В окне базы данных щелкните на пункте Запросы (Queries) на панели объектов.

2. Щелкните на кнопке Создать (New) на панели инструментов окна базы данных. Появится диалоговое окно Новый запрос (New Query).

3. Щелкните дважды на пункте Конструктор (Design View). От кроется окно запроса и появится диалоговое окно Добавление таб лицы (Show Table).

4. В списке таблиц выделите Наборы и щелкните на кнопке Доба вить (Add). Список полей таблицы Наборы появится в верхней части окна запроса.

5. Закройте диалоговое окно Добавление таблицы (Show Table).

6. В списке полей таблицы Наборы поочередно щелкните дваж ды на полях Название набора и Цена набора. Поля Название набора и Цена набора появятся в бланке запроса.

7. На панели инструментов конструктора запроса щелкните на кнопке Вид (View). В режиме таблицы отобразятся все наборы конфет с указанием их цен.

ина Вечернее 125.00р.

в шоколаде 80,00р.

емена года 75.00р.

Осенний 160,00р.

Планета природы Часть 3. Представление данных в удобном аиде Добавьте вычисляемое поле В этом упражнении вы вставите в поле выражение, чтобы отобразить увеличение цен на 25 процентов.

За информацией о выражениях к уроку «Отображение в форме данных из таблиц».

1. При открытом в режиме таблицы Запрос 1 щелкните на кноп ке Вид (View). Запрос 1 отобразится в режиме конструктора.

2. Щелкните в пустой ячейке справа от ячейки Цена набора в стро ке Поле (Field).

3. Введите выражение [Цена набора] *1,25 и нажмите клавишу I 4. Щелкните дважды на правой границе области выделения нового поля :[Цена чтобы отобразить вы ражение полностью.

Выражение для расчета планируемого увеличения цен на 25% 5. На панели инструментов конструктора запросов щелкните на кнопке Вид (View), чтобы переключиться в режим таблицы и просмотреть результаты.

ина 110.00р. 137. настроение "156. в 93, I Кофейный аромат 187. 16.2, •Осенний " 97.00р. j Урок 8. Анализ данных Измените свойства вычисляемого поля Имя было присвоено новому полю автоматически и не отра жает его содержания. В этом упражнении вы воспользуетесь свойствами поля, чтобы изменить имя поля, задать его описание и изменить формат.

При открытом в режиме таблицы Запросе 1 щелкните на кноп ке Вид (View). Запрос 1 отобразится в режиме конструктора.

2. Убедитесь, что курсор находится в столбце На панели инструментов конструктора запросов щелкните на кнопке Свойства (Field Properties).

Появится окно свойств поля.

3. Щелкните в поле свойства Описание (Description) и введите Увеличенные на 25 процентов цены.

4. Щелкните в поле свойства Формат поля (Format), щелкните на стрелке поля и выделите из списка значение Денежный (Cur rency).

В режиме таблицы значения в поле будут отображаться в де нежном формате.

5. Щелкните в поле свойства Подпись (Caption) и введите Новая цена. «Новая цена» станет заголовком столбца в режиме таб лицы.

6. Закройте окно свойств.

7. На бланке запроса выделите текст и введите НоваяЦена. Бланк запроса должен выглядеть, как показано на следующем рисунке.

204 Часть 3. Представление данных в удобном виде Новая 1, 8. Закройте запрос, щелкнув на кнопке Да (Yes) в ответ на пред ложение сохранить изменения. Появится диалоговое окно Со хранение (Save As).

9. В поле Имя запроса (Query Name) введите Повышение цен и нажмите клавишу | Enter |. Новый запрос закроется, и его имя появится в списке запросов в окне базы данных.

Использование перекрестных запросов для анализа данных Перекрестный запрос представляет собой эффективное средство анали за информации. Помимо строк и столбцов для сгруппированных данных, результаты перекрестного запроса включают дополнительный столбец для итоговых значений.

Мастер перекрестных запросов (Crosstab Query Wizard) позволяет выбрать таблицы и запросы, содержащие исходные данные, указать поля, обра зующие строки и столбцы запроса, а также задать поля и выражения для расчета значений в ячейках на пересечении строк и столбцов. Процесс построения запроса отображается на диаграмме внизу окна мастера.

Несмотря на достигнутые успехи, в руководстве компании «Сластена Лили» возникли сомнения относительно того, насколько оправдано повы шение цен на продукцию при существующем качестве ингредиентов и не отразится ли это на репутации компании.

В связи с этим вам поручено представить информацию о ходе продаж наборов, чтобы, исходя из полученной прибыли, оценить возможность перехода на более дорогие ингредиенты. В следующих упражнениях вы создадите перекрестный запрос, содержащий обобщенные данные о про дажах наборов за последние два месяца 1998 года с указанием итоговых значений на конец года.

Урок 8. Анализ данных Создайте перекрестный запрос 1. В окне базы данных щелкните на пункте Запросы (Queries) на панели объектов.

2. Щелкните на кнопке Создать (New) на панели инструментов окна базы данных. Появится диалоговое окно Новый запрос (New Query).

3. В диалоговом окне Новый запрос (New Query) щелкните дваж ды на пункте Перекрестный запрос (Crosstab Query Wizard). От кроется первое окно Создание перекрестных таблиц.

Заказы Ингредиенты Конфеты Кредит Наборы Подарки 4. В области Показать (View) выделите вариант Запросы (Queries).

5. Прокрутите список, выделите запрос Продажи наборов и щел кните на кнопке Далее (Next).

Появится второе окно мастера перекрестных запросов, содер жащее поля запроса Продажи наборов в списке Доступные поля (Available Fields).

Часть 3. Представление данных в удобном виде 6. В списке Доступные поля (Available Fields) щелкните дважды на поле Название набора и затем щелкните на кнопке Далее (Next).

Поле Название набора появится в списке Выбранные поля (Selected Fields). Названия наборов станут заголовками строк перекрес тного запроса (то есть образуют первый слева столбец). Появит ся третье окно мастера перекрестных запросов.

7. Выделите поле Дата заказа из списка полей запроса.

Поле Название набора выбрано в...а Дата заказа выбрано как качестве заголовков строк... заголовки столбцов 8. Щелкните на кнопке Далее (Next). Появится четвертое окно мастера перекрестных запросов.

9. В списке возможных интервалов выделите значение Дата и щелкните на кнопке Далее (Next). Поле Дата заказа будет сгруп пировано по датам. Появится пятое окно мастера перекрест ных запросов.

Выделите из списка полей Стоимость заказа. На образце пере крестного запроса в вычисляемом поле появится выражение Дисперсия (Стоимость заказа) (Avg).

Урок 8. Анализ данных Минимум Первый Последний Среднее Сумма Вычисляемое поле перекрестного запроса В выражение вставлена функция Дисперсия - первая из приведенных в списке. В следующем вы замените ее на нужную.

Выделите Сумма из списка функций. Функция Сумма появится в выражении в вычисляемом поле перекрестного запроса.

12. Щелкните кнопке Далее (Next). Откроется последнее окно мастера перекрестных запросов, в котором предлагается за дать имя запроса.

13. Введите имя запроса Перекрестный запрос по продажам наборов и щелкните на кнопке Готово (Finish). Мастер перекрест ного запроса (Crosstab Query Wizard) закроется, и появится пер вое окно Введите значение параметра (Enter Parameter Value).

Завершите создание перекрестного запроса Так как данные в запросе группируется по датам, необходимо период времени, который будет включен в запрос.

208 Часть 3. Представление данных в удобном виде Первый параметр соответствует началу, а второй - концу периода, который должен отражен в запросе.

1. В первом диалоговом окне Введите значение параметра (Enter Parameter Value) введите 1-ноя-98 и нажмите клавишу | Появится второе диалоговое окно Введите значение параметра (Enter Parameter Value).

31-дек-98 и нажмите клавишу I Enter запрос по продажам наборов отобразится в режиме таблицы.

В запросе представлены суммы продаж каждого набора по да там в заданном интервале. Итоги по продажам (суммарные про дажи за весь период) представлены в столбце Итоговое значение Стоимость заказа. Анализ результатов запроса позволит сделать вывод, на какие наборы можно повысить цены.

3. Закройте запрос. В окне базы данных в списке запросов по явится запрос Перекрестный запрос по продажам наборов.

Шаг вперед: представление данных в виде диаграммы Как вы могли убедиться, запросы позволяют преобразовать табличные данные в содержательную и наглядную информацию. Еще более эффек тивным оказывается представление данных в графическом виде. Про сматривая столбцы цифр, трудно оценить общее состояние дел и тенден ции развития, между тем как достаточно одного взгляда на график, чтобы сделать необходимые выводы.

Урок 8. Анализ данных Мастер диаграмм (Chart Wizard) предлагает 20 типов диаграмм с вертикаль ным, горизонтальным, сферическим и коническим изображением объек тов и различными цветами для обозначения полей таблиц и запросов.

В этом упражнении вы преобразуете результаты запроса Продажи наборов в график, чтобы получить представление о ходе продаж, не вникая в кон кретные цифры.

Создайте диаграмму с помощью Мастера диаграмм 1. В окне базы данных щелкните на пункте Отчеты (Reports) на панели объектов.

Pages:     | 1 || 3 | 4 |



© 2011 www.dissers.ru - «Бесплатная электронная библиотека»

Материалы этого сайта размещены для ознакомления, все права принадлежат их авторам.
Если Вы не согласны с тем, что Ваш материал размещён на этом сайте, пожалуйста, напишите нам, мы в течении 1-2 рабочих дней удалим его.