WWW.DISSERS.RU

БЕСПЛАТНАЯ ЭЛЕКТРОННАЯ БИБЛИОТЕКА

   Добро пожаловать!

Pages:     || 2 | 3 | 4 |
-- [ Страница 1 ] --

signed for Русская версия Microsoft Учитесь в удобном для вас темпе Найдите то, что нужно именно вам Учитесь на реальных задачах Microsoft 2000 Шаг за шагом Microsoft Access 2000 Step by Step

Microsoft Шаг за шагом Издательство Москва, 2002 ББК 32.97 М 14 М 14 Microsoft Access 2000. Шаг за шагом: Практ. пособ. / Пер. с англ.

Издательство ЭКОМ, 2002. — 352 илл.

ISBN 5-7163-0043-Х Программа Microsoft Access 2000 входит в состав программного пакета Microsoft 2000 и представляет собой мощную систему, обеспечивающую эффективную разработку и сопровождение баз данных. С помощью данного руководства вы легко и быстро научитесь использовать Access 2000 для решения стоящих перед вами за дач. Учебная база данных на прилагаемом CD-ROM диске содержит множество при меров, иллюстрирующих практически все основные возможности программы. На диске также имеются мультимедийные файлы, демонстрирующие ход выполнения некоторых специфических операций.

В книге описана русская версия программы, но все названия команд и опций, как и в других наших книгах, приведены на русском и английском языках, что позволя ет использовать данное руководство и при освоении английской версии Microsoft Access 2000.

ББК 32. Copyright © 1999 by Microsoft Corporation Original English language edition copyright © 1999 by Catapult, Inc.

© Русский перевод, Microsoft Corporation, Published by arrangement with the original Microsoft Microsoft Cor poration, Redmond, Washington, USA Подготовлено к печати «Издательством ЭКОМ» по лицензионному соглашению с Microsoft Corporation, Редмонд, Вашингтон, США ISBN (англ.) ISBN 5-7163-0043-Х Оглавление Краткое содержание С чего начать С какой главы начать чтение Новые функции Microsoft Access 2000 Установка и использование учебных файлов учебных файлов Как работать с учебными файлами Использование мультимедийных файлов Удаление учебных файлов Условные обозначения и термины Условные обозначения Некоторые другие особенности Часть 1. Знакомство с Access 2000 Урок 1. Работа с формами Как открыть базу данных Запустите Microsoft Access 2000 Откройте базу данных Формы Ввод и корректировка данных Откройте форму Введите данные в форму Выбор варианта из числа предложенных Выделите вариант Установите флажок Введите следующую запись Внесите изменения в запись Закройте форму Использование списков для эффективного ввода данных Введите значение в комбинированное поле Введите новую цену Microsoft Access Поиск • Найдите запись по фрагменту значения поля Корректировка записей Измените текстовое поле Скопируйте фрагмент текста из одного поля в Добавьте запись с помощью панели инструментов Как отменить внесенные в запись изменения Отмените последние действия Отмените все изменения в текущем поле или записи Удалите запись Шаг замена данных Замените данные, отвечающие определенному условию Урок 2. Таблицы и подчиненные формы Режим таблицы Откройте таблицу Измените высоту сроки Измените ширину столбца Использование подчиненных форм для просмотра нескольких таблиц Добавьте запись в главную форму Добавьте записи в подчиненную форму Завершите заполнение главной формы Шаг вперед: улучшение представления данных в режиме таблицы Закрепите столбец таблицы Скройте столбец таблицы Урок 3. Использование фильтров и отчетов Просмотр нужной информации Сортировка записей Отсортируйте записи по заданному полю Использование фильтра для отбора данных Задайте фильтр по выделенному полю Измените фильтр Представление данных в отчете Откройте отчет Просмотр отчета Оглавление Просмотрите Напечатайте отчет „ Создание почтовых наклеек.... Мастер Выберите стандартную наклейку Измените внешний вид наклейки Задайте макет наклейки - Выполните сортировку наклеек Создайте отчет и напечатайте Шаг вперед: создание сложных фильтров Создайте расширенный фильтр Обзор и упражнения Часть 2. Создание и расширение баз данных Урок 4. Сопровождение баз данных Модификация таблиц Создайте таблицу с помощью Мастера таблиц Изменение таблицы в режиме Конструктора Добавьте поле в режиме Конструктора Ввод данных с помощью Автоформы Создайте Автоформу и введите данные Обновите отображение таблицы Совершенствование ввода и отображения данных Задайте свойства полей Как связать новую таблицу с базой данных Взаимосвязь данных Установление взаимосвязей Разместите таблицы окне Схема данных Создайте связь между таблицами Создайте связь с помощью составного ключа Шаг вперед: объединение данных из связанных таблиц с помощью запроса Урок 5. Обеспечение достоверности информации в базах данных Контроль данных через элементы управления форм 8 Microsoft Access Задайте условие на значение Проверьте действие нового условия Создайте поле со списком Задайте значение по умолчанию Измените последовательность перехода Контроль информации путем обеспечения целостности данных Задайте целостность данных Задайте согласование ключей Отношение многие-ко-многим Просмотрите на схеме связи связующей таблицы Шаг вперед: использование подчиненных таблиц Откройте подчиненную форму и Вставьте подчиненную таблицу Урок 6. Работа с данными из внешних источников Данные из внешних источников Как привязать внешний источник данных Привяжите внешнюю таблицу Как работать с привязанной таблицей Измените свойства поля привязанной таблицы Как импортировать таблицу Импортируйте рабочий лист Шаг вперед: как сделать данные доступными для других программ Обзор и упражнения Часть 3. Представление данных в удобной форме Урок 7. Построение запросов Запросы Создание запроса с помощью Мастера Создайте запрос, Напечатайте результаты запроса Модификация запроса в режиме конструктора Добавьте поле в существующий запрос Измените расположение полей в запросе Удалите поле из запроса Использование условий отбора в запросе Задайте условие отбора Добавьте условие отбора Оглавление Как улучшить представление результатов запроса?

Отсортируйте записи в режиме таблицы Выполните сортировку записей в режиме конструктора Скройте поле Объединение связанных таблиц в окне Создайте запрос на основе связанных таблиц Добавьте поля в запрос Задайте условие отбора Шаг вперед: совершенствование запросов Измените подпись поля Отобразите только первые значения Урок 8. Анализ данных Как преобразовать фактические данные в содержательную информацию Создайте запрос на основе существующего Добавьте поле в запрос : Реорганизуйте поля запроса Удалите поля из запроса Выполните группировку данных и расчет итоговых значений Сгруппируйте данные по двум полям Присвоение столбцам содержательных заголовков Измените заголовок столбца Анализ данных с помощью запросов с вычислениями Создайте запрос Добавьте вычисляемое поле Измените свойства вычисляемого поля Использование перекрестных запросов для анализа данных... Создайте перекрестный запрос Завершите создание перекрестного запроса Шаг вперед: представление данных в виде диаграммы Создайте диаграмму с помощью Мастера диаграмм Просмотрите диаграмму Измените параметры диаграммы Закройте мастер диаграмм (Chart Wizard) Microsoft Access Урок 9. Отображение в форме данных из разных таблиц Создание форм с помощью Мастера форм Создайте форму Просмотрите записи Добавление в форму вычисляемого поля Вычисляемые элементы управления Добавьте в форму поле Создайте вычисляемый элемент управления Отредактируйте свойства элемента управления Проверьте функционирование вычисляемого элемента J Обзор и упражнения Часть 4. отчетов Урок 10. Совершенствование форм Доработка форм, созданных с помощью Мастера форм и функции Автоформа Добавление названия в заголовок формы Добавьте надпись в заголовок формы Измените формат названия Обеспечение единообразия элементов формы Измените формат элемента управления Улучшение внешнего вида формы Отрегулируйте размер и положение элементов управления Измените текст надписей Добавьте разделительную линию Добавление рисунка в форму Добавьте рисунок в форму Изменение рисунка в форме Выполните редактирование рисунка в форме Шаг вперед: использование функции Автоформат Создайте стиль формы Примените новый стиль к форме Урок 11. Представление информации в виде отчета Анализ данных с помощью подробного отчета Создайте отчет с помощью Мастера автоотчета - отчета... Оглавление Модификация структуры отчет..

Измените надпись в верхнем колонтитуле Переместите надпись Добавьте надпись в нижний колонтитул Отформатируйте нижний колонтитул Добавьте вычисления в примечание отчета Измените начертание символов Уберите повторяющиеся значения Сохраните и закройте отчет _ Шаг создание автоотчета Создайте отчет с помощью функции Автоотчет Воспользуйтесь функцией Автоформат для оформления отчета..... Урок Группировка в отчете Группировка записей и вычисление итогов Создание отчета с группировкой записей Запустите Мастер отчетов Задайте группировку и сортировку Отформатируйте отчет Изменение заголовка и примечания отчета Переместите элемент управления из примечания группы в ее заголовок Добавьте поле в примечание группы Реорганизация сгруппированного отчета Сортировка и группировка данных Измените порядок сортировки данных в отчете Как разместить вместе связанные записи Разместите записи группы на одной странице Нумерация страниц Измените нумерацию страниц в отчете Шаг вперед: изменение свойств группировки Задайте свойства группировки Задайте выражение в заголовке группы Обзор и упражнения Часть 5. Работа с базами данных в Internet Урок 13. Установка связей и публикация данных в Web icrosof t Access Гиперссылки, гипертекст и HTML Связь через информационное пространство Добавление гиперссылок в базу данных Свяжите форму с отчетом Проверьте функционирование гиперссылки Свяжите форму с документом Microsoft Office Проверьте гиперссылку на рабочий лист Свяжите форму с адресатом электронной почты Проверьте гиперссылку на адресат электронной почты Публикация объекта базы данных как Web-страницы Просмотрите таблицу Access 2000 как Web-страницу Модифицируйте таблицу Access для публикации в Web Просмотрите результаты изменения формата Опубликуйте таблицу Access 2000 как Web-страницу Страница доступа к данным Создание страницы доступа с помощью Мастера Создайте страницу доступа с помощью Мастера Шаг вперед: добавление Web-компоненты Office Создайте страницу доступа из существующей страницы Добавьте диаграмму на страницу доступа Обзор и упражнения Приложение А. вы не знакомы с Windows Если вы не знакомы с Windows Запуск Windows Использование мыши Настройка действий мыши, принятая по умолчанию Использование средств управления Windows Использование меню Откройте и выберите команду из меню Использование диалоговых окон Отобразите диалоговое окно Свойства: Панель задач (Taskbar Properties) Оглавление Приложение В. Создание базы данных Что такое база данных Как спланировать базу данных.:

Как работать с готовой базой данных базы данных Создайте новую базу данных Приложение С. Создание выражений Что представляют собой выражения Основные сведения по вводу выражений Как создавать выражения с помощью построителя выражений Выражения в формах и отчетах Примеры управляющих элементов с вычислениями Примеры выражений для условий на значение Использование выражений в запросах и фильтрах Примеры выражений для условий отбора Примеры выражений для полей с вычислениями Краткое содержание Открытие Создание Просмотр и Использова объекта базы таблицы базы определение ние Автофор данных. 1. данных. Урок 4. связей. Урок 4. мы. 4.

в режиме канет с Создание таблицы путем Заказчики Ингредиенты Конфеты Кредит заказчиков дарки заказов наборов одробности Привязка к внешнему Создание Автоотчета.

источнику данных. Урок 6.

16 Access Конструирование и Сортировка и фильтрация Поиск записей.

модификация таблиц. записей.

Урок 4.

а при а Горная фантазия Золотая Марципановая Малина в шоколаде Малиновая [Нет * Королева Горький (Нет | в Нет ! Нет Вишневый крем Вершина кэшью |Кэшью Нот Нет в Целая ягода киви Перемещение по записям. Урок 1.

Краткое содержание Переключение условий на Добавление и удале режимов. 2. значение. Урок 5. ние записей.

Ввод и корректировка Пояснения к полю и сообще- Добавление в форму записей. Урок 1. ния об ошибках. Урок 5. вычисляемых полей.

9.

18 Microsoft Access Создание запросов.

Группировка данных 7.

в запросе. 8.

Установка критериев отбора. Модификация запросов.

7. Урок 8.

Краткое содержание и печать Использование Access 2000 Добавление гиперссылок на отчетов. 3. для взаимодействия Web. объекты базы данных. Урок 13.

13.

Создание подчиненных форм. Урок 9.

20 Microsoft Access Применение к Добавление Ввод текста странице доступа. названия к страни- страницы доступа.

13. це 13. 13.

Конфеты с черникой и собранными на горных склонах.

Создание страницы доступа. Урок 13.

Краткое содержание Копирование формата с помощью функции Форматирование элементов Формат по образцу (Format Painter). Урок 10. управления. Урок 10.

Sans Serif j • I • 4 • I • I • 6 ' t • 7 ' ' I • Э ' I I I I Добавление Выравнивание Установка и рисунков в элементов управ- управления в изменение свойств форму. Урок 10. 10. форму. 5. полей. 4.

22 Access Альпийский набор черникой и земляникой, собранными на горных склонах.

конфет из и молочного Просмотр таблицы Access как Web-араницы. Урок 13.

Публикация объекта базы данных как Web-араницы. Урок 13.

С чего начать Программа Access 2000 представляет собой мощ ную систему, обеспечивающую эффективную разработку и сопровождение баз данных. С помощью данного руковод ства вы легко и быстро научитесь использовать Access для решения стоящих перед вами задач.

Эта книга рассчитана на работу с Microsoft Access в операционной системе определить, какое программное обеспечение установлено на вашем компьютере, щелкните на меню Справка (Help) вверху окна программы, а затем щелкните на пункте 0 програм ме Microsoft Access Access). В случае не соответствия вашего программного обеспечения дан ному курсу, выберите другую книгу из серии «Шаг за шагом».

С какой главы начать чтение Эта книга предназначена как для начинающих пользова телей систем управления базами данных, так и для тех читателей, которые имеют опыт работы с подобными про граммами и переходят к Microsoft Access 2000. Восполь зуйтесь приведенной ниже таблицей, чтобы определить, в каком порядке изучать материал данного руководства.

24 Access Если вы Тогда Не имеете опыта 1. Установите учебные файлы, следуя указаниям, работы приведенным в разделе «Установка и ние учебных файлов».

на компьютере, 2. Проработайте Приложение А «Введение в с графическими Windows и Microsoft Access 2000», чтобы получить программами (в представление об операционной системе Windows и отличие от чисто диалоговой справочной системе.

текстовых) 3. Изучите основные приемы работы в Microsoft или в среде Access 2000, изложенные в уроке 1. Проработайте Windows последовательно уроки 2-4. Остальные уроки мож но выполнять в любом порядке.

Знакомы 1. Установите учебные файлы, следуя указаниям, приведенным в разделе «Установка и использова с другими програм ние учебных файлов».

мами управления базами данных 2. Изучите основные приемы работы в Microsoft Access 2000, изложенные в уроке 1. Проработайте последовательно уроки со 2 по 4. Остальные уроки можно выполнять в любом порядке.

Переходите 1. Ознакомьтесь с содержанием раздела «Новые функции Microsoft Access 2000».

от Access 2. Установите учебные файлы, следуя указаниям, приведенным в разделе «Установка и использова ние учебных файлов».

3. Выполните уроки, в которых рассматриваются интересующие вас вопросы. Воспользуйтесь оглав лением или разделом «Краткое содержание» (в на чале книги) для получения информации по общим темам.

Используете книгу 1. Для получения информации по общим вопросам для справок обратитесь к оглавлению или разделу «Краткое со держание» (в начале книги).

после того, как про работали ее.

2. Просмотрите разделы «Краткое содержание» в конце каждого урока. Темы в разделах представле ны в том же порядке, что и в уроке.

С чего начать Новые функции Microsoft Access В следующей таблице представлены важнейшие из новых фун кций Microsoft Access 2000, которые рассматриваются в этой книге, с указанием урока, где содержатся сведения о данной функции.

• Чтобы узнать как Смотрите Получить ответы на интересующие вас вопросы по Урок Access 2000 с помощью функции Помощник (Office Assistant) Вставлять в таблицу в качестве подчиненных связанные таб- Урок или запросы Импортировать, экспортировать и связывать данные из спис- Урок ков и таблиц HTML и экспортировать таблицы и списки для использования в Active Server Pages Импортировать, экспортировать и связывать данные из фай- Урок лов формата НТХ и ЮС Конвертировать таблицы в рабочие листы Excel Урок 2000 с помощью функции «перетащить и оставить» Сохранять копии базы данных Access 2000 в формате Урок Access Создавать страницы доступа к данным (интерактивные Web страницы, которые обновляются при изменении источника данных) Добавлять гиперссылки на адресаты электронной почты, Урок объекты базы данных, Web-страницы и другие документы Microsoft Office Интегрировать функции Office (диаграммы, рабочие листы) Урок в Web-страницы.

Установка и использование учебных файлов Прилагаемый к книге компакт-диск содержит учебные файлы, которые понадобятся в процессе выполнения упражнений, и мультимедийные файлы, демонстрирующие девять упражнений. Использование учебных файлов избавит вас от необходимости создавать примеры и позволит со 26 Microsoft Access средоточить все усилия на изучении Microsoft Access 2000. Пошаговое выполнение упражнений при наличии готовых файлов представляет со бой эффективный способ усвоения материала.

Важно!

Прежде чем вскрывать пакет с учебным диском, что курс книги соответствует вашей версии программного обеспечения. Эта книга ориентирована на работу с Microsoft Access 2000 в среде Windows 95, Windows 98 и Windows NT. Чтобы определить, какая вер сия Access установлена на вашем компьютере, обратитесь к комплек ту поставки или запустите программу, щелкните на меню Справка (Help), а затем щелкните на пункте О программе (About Microsoft Access 2000). В случае несоответствия вашего программного обеспе чения данному курсу, выберите другую книгу из серии «Шаг за ша гом».

Установка учебных файлов Выполните приведенные ниже шаги, чтобы установить на жесткий диск вашего компьютера учебные файлы, которые будут использоваться в уп ражнениях этой книги.

1. Включите компьютер.

2. Если вы работаете в Windows NT, нажмите клавиши I | + | + |, чтобы выдать на экран диалоговое окно, запрашивающее имя пользователя и пароль. При работе в сре де Windows 95 или Windows 98 это диалоговое окно появится, если вы подключены к сети.

3. Если нужно, введите имя пользователя и пароль в соответ ствующие поля и щелкните на кнопке ОК. В случае появления диалогового окна Вас приветствует... (Welcome), щелкните на кноп ке Закрыть (Close).

4. Вставьте компакт-диск с учебными файлами в CD-драйвер компьютера.

5. В окне Мой компьютер (My Computer) щелкните дважды на драйвере компакт-диска.

6. Щелкните дважды на файле Setup.exe и следуйте далее появ ляющимся на экране указаниям. Рекомендуется принять пред ложенные в окне программы Setup варианты ответов.

С чего начать 7. После завершения установки учебных файлов вытащите ком пакт-диск из CD-драйвера. На вашем жестком диске появится новая папка Access 2000 SBS Practice, содержащая учебные фай лы.

Если ваш компьютер связан с Интернет, щелкните дважды на ярлыке Microsoft Press Welcome, чтобы связаться с Web-уз лом Press.

Как работать с учебными файлами Каждый урок в этой книге содержит подробные указания, какие файлы и как использовать при выполнении упражнений. Все уроки ориентиро ваны на решение задач, возникающих в реальной жизни, что позволит вам использовать приобретенные знания в повседневной работе.

Представьте себе, что вы являетесь сотрудником рекламного агентства «Импульс», которое представляет интересы корпорации «Сластена Лили», быстро растущей компании по производству шоколада. В целях совершенствования обработки информации и выхода на международный рынок компания «Сластена Лили» перешла к использованию Microsoft Access 2000. Вам поручено оказать содействие служащим компании в ре шении этих задачи.

Изображение на ваших экранах может отличаться от приведенного на рисунках книги в зависимости от установок вашего компьютера. Чтобы добиться соответствия между иллюстрациями к упражнениям и изобра жением на экране, обратитесь к приложению А.

Ниже представлен список учебных файлов, включенных в компакт-диск.

Файл Описание Сластена База данных Сластена Лили.

Таблица статей расхода компании в формате dBASE IV.

Расчетный Таблица удержаний из зарплаты сотрудников в формате Excel.

Логотип компании в формате Paint.

Мультимедийные файлы ValidationCheck Добавление условия на значение 28 icrosof t Access Файл Описание Установка параметра обеспечения целостности данных FieldProperty Установка параметров соответствия ключей CreateQuery Создание запроса FormHeader Добавление надписи в заголовок формы FormFormatting Применение стандартного формата FormatPicture Добавление рисунка в форму AddCalculation Добавление вычислений в примечание отчета WebPage Связывание формы с отчетом.

Использование мультимедийных файлов Некоторые упражнения книги помечены значками мультимедийных фай лов. Воспользуйтесь приведенными ниже указаниями для запуска демон страции упражнений.

1. Вставьте компакт-диск с учебными файлами в CD-драйвер.

2. На панели задач Windows щелкните на кнопке Пуск (Start), a затем щелкните на команде Выполнить (Run).

3. В диалоговом окне Выполнить (Run) введите D:\Multimedia (где D указывает на CD-драйвер) и нажмите клавишу [ Enter |.

На экране отобразится содержимое папки Multimedia.

4. Щелкните дважды на нужном аудиовизуальном а за тем щелкните на кнопке ОК в диалоговом окне Выполнить (Run).

Microsoft Camcorder выполнит демонстрацию упражнения.

После завершения демонстрации Camcorder закрывается.

5. Закройте окно Windows Explorer и продолжайте изучение урока.

Удаление учебных файлов Воспользуйтесь следующими шагами, чтобы удалить учебные файлы, установленные на жесткий диск вашего компьютера.

чего начать 1. На панели задач щелкните на кнопке Пуск (Start), укажите на команду Настройка (Settings) и затем щелкните на пункте Панель управления (Control Panel).

дважды на программ (Add/ Remove Programs).

3. На вкладке (Install/Uninstall) выделите в списке Microsoft Access 2000 Step By Step и щелкните на кнопке До (Add/Remove). Появится запрос на подтвержде ние удаления.

4. Щелкните на кнопке Да (Yes). Учебные файлы будут удале ны.

5. Щелкните на кнопке ОК, чтобы закрыть окно Свойства: Уста программ (Add/Remove Programs Properties).

6. Закройте окно Панель управления (Control Panel).

Условные обозначения и термины Прежде чем приступить к изучению уроков, целесообразно ознакомить ся с условными обозначениями и терминами, принятыми в этой книге и некоторыми другими особенностями, изложенными ниже.

Условные обозначения • Все упражнения представлены в виде пронумерованных списков шагов и т.д.). Символ что упраж нение состоит из одного шага.

• Текст, который вводится с клавиатуры, выделен жирным шрифтом.

• плюс между наименованиями клавиш означает, что их следует нажимать одновременно. Например, фраза «Нажмите клавиши | + означает, что, нажав и удерживая клавишу | нужно нажать клавишу | Tab |.

• Некоторые упражнения помечены значками:

Значок Указывает на Демонстрационный аудиовизуальный файл на компакт-диске.

Новое! 2000 Новые функции Access 2000 или Office 2000.

30 t Access Некоторые другие особенности • В конце каждого урока имеется раздел «Краткое содержа с помощью которого можно быстро освежить в памяти выполнение различных задач.

• Для закрепления полученных знаний можно проработать упражнения, приведенные в разделах «Обзор и упражне ния», завершающих каждую часть данной книги.

• Следуя указаниям, приведенным в разделе «Использование мультимедийных можно просмотреть аудиовизу альные демонстрации некоторых упражнений.

ЧАСТЬ Знакомство с Access УРОК т т т т т т т Работа с формами Вы научитесь:

• открывать базу данных;

• вводить и корректировать информацию с помощью форм;

Урок • перемещаться между записями;

рассчитан • использовать средства редактирования Access;

на • находить и удалять данные;

40 минут • заменять данные, удовлетворяющие определенному кри терию.

Организация данных является ключевым моментом при ра боте с большими объемами информации. Чрезвычайно важ но упорядочить данные таким образом, чтобы легко и быст ро находить нужные сведения. Способ упорядочивания может быть предельно простым, как, например, карманный календарь, или сложным, как компьютерная система, охва тывающая целое предприятие. Неизменным остается основ ной принцип - собрать необходимые сведения в одном мес те и иметь их под рукой.

В Microsoft Access подлежащая хранению информация на зывается данными, а место ее хранения - базой данных. В качестве данных могут использоваться даты, денежные сум рисунки, слова или целые файлы — иными словами лю бой тип информации, который хранится на диске компью тера. Так, например, среди данных, с которыми вам предстоит работать при изучении следующих уроков, при сутствуют описание и состав наборов конфет, сведения о динамике их продаж и картинки на коробках.

2- Access Часть 1. Знакомство с Access В базах данных Access информация вводится и обрабатывается с помо щью форм, а хранится в виде таблиц. Формы являются электронными аналогами бумажных бланков и содержат области для ввода данных, на зываемые полями. Совокупность полей формы образует запись. В этом уроке вы получите представление о формах и основных принципах ввода данных.

Помощник (Office Assistant) При работе с программами Microsoft Office 2000 на экране появляет ся Помощник (Office Assistant), подвижная фигурка, которая предла гает помощь при решении той или иной задачи. Щелкнув правой кноп кой на изображении можно задать его внешний вид.

По умолчанию Помощник (Office Assistant) отображается в виде сти лизованной скрепки (так называемый Чтобы получить ответ на любой вопрос, достаточно ввести его в специальное поле в окне Помощника и щелкнуть на кнопке Найти (Search). Помощник уп рощает работу со справочной системой Microsoft Access. Кроме того, он запоминает последний вопрос и найденный ответ, что позволяет быстро получить дополнительную информацию по данной теме?

Действие Создание и изменение макросов Создание, изменение и просмотр результатов запроса у Анализ и сопровождение базы данных Access Создание и изменение процедур в модулях Создание, изменение и печать отчетов Т См.

свой вопрос и нажмите кнопку "Найти".

Обычно Помощник предлагает справки, связанные с действиями, которые выполняются в данный момент, и выдает на экран изобра жение зажженной лампочки, если у него есть полезный совет по те кущей проблеме. Чтобы просмотреть совет, щелкнуть на лампочке.

Урок 1. Работа с формами Чтобы убрать сообщение Помощника с экрана, нажмите на клавишу Помощник Assistant) появляется в следующих случаях.

• Если щелкнуть на кнопке Помощник (Office Assistant) на панели инструментов Access.

• Если выбрать команду Справка по Microsoft Access (Microsoft Access Help) в меню Справка (Help) или при нажатии кла виши [ F1 ].

• При попытке первый раз вызвать определенную команду или выполнить новую задачу.

Важно.

Для обеспечения наглядности на рисунках данной книги Помощник (Office Assistant) отсутствует. Чтобы добиться соответствия между иллюстрациями и изображением на экране, при появлении Помощ ника щелкните правой кнопкой мыши на его изображении, а затем щелкните на пункте Скрыть (Hide). Если вы предпочитаете оставить Помощника на экране, не ограничивая при этом обзор, просто перета щите его в другое место.

Предположим, что вы работает в агентстве по связям с общественностью «Импульс», которое специализируется на организации мультимедийных рекламных кампаний. «Импульс» представляет интересы корпорации «Сластена Лили», занимающейся производством и сбытом шоколадных наборов. В целях совершенствования обработки информации и выхода на международную арену «Сластена Лили» перешла на Access и намерена провести широкую рекламную кампанию своей продукции при участии агентства «Импульс».

На первом этапе рекламной кампании агентство «Импульс» провело ана лиз предпочтений покупателей в отдельных регионах. Чтобы убедиться, что новая система ввода информации функционирует правильно, открой те базу данных Сластена Лили и воспользуйтесь формой Предпочтения заказ чиков для ввода и корректировки данных.

Как открыть базу данных Если вы еще не приступили к работе с Access 2000, выполните следую щие шаги, чтобы запустить Access и открыть базу данных.

36 Часть 1. Знакомство с Access Запустите Microsoft Access 1. На панели задач щелкните на кнопке Пуск (Start).

2. Укажите на пункт Программы (Programs) и затем щелкните на команде Microsoft Access. Появится диалоговое окно Access.

Лили Step by Лили by Лили Отсюда можно отрыть существующую базу или создать новую.

Откройте базу данных В этом упражнении вы откроете учебную базу данных Сластена Лили.

1. Убедитесь, что в диалоговом окне Microsoft Access выбран вариант Открыть базу данных (Open an Existing Database) и затем щелкните на кнопке ОК.

Появится диалоговое окно Открытие файла базы данных (Open).

2. В списке диалогового поля Папка (Look in) выделите жесткий диск вашего компьютера. Щелкните дважды на папке Access SBS Practice.

Урок 1. Работа с формами Панель областей хранения документов 3. Щелкните дважды на файле Сластена Окно базы дан ных позволяет открывать любой объект базы. Откроется окно базы данных Сластена Лили. В левой части окна располагается панель Объекты (Objects), с помощью которой можно выбрать список таблиц, запросов, форм, отчетов, страниц, макросов или модулей открытой базы.

формы в режиме конструктора Создание формы с помощью Заказчики Панель Заказы Запрос об удержаниях (Objects) Конфеты Кредит заказчиков Наборы Перечень заказчиков 38 Совет.

Открыв один раз базу данных, в дальнейшем можно открывать ее непосредственно из окна Microsoft Access. При запуске Access имена баз данных, с которыми вы работали в предыдущих сеансах, появляются в списке, представленном в диалоговом окне Microsoft Access. Чтобы открыть базу данных, достаточно дважды щелкнуть на ее имени.

Краткое и расширенное меню Начиная работать с Access 2000, обратите внимание, что при вызове меню в нем отображается ограниченный список манд. Это те команды, которые предусмотрены для краткого меню по умолчанию.

Если задержать указатель в области меню на секунду-другую, меню развернется и отобразит полный список команд, соответствующий расширенному меню. Можно также выдать расширенное меню, щел кнув на двойной стрелке внизу меню.

Каждый раз при выборе команды она автоматически перемещается из расширенного в краткое меню. Таким образом, со временем крат кое меню настраивается на часто используемые команды.

Чтобы всегда работать с расширенным меню, щелкните правой кноп кой мыши на панели инструментов, а затем щелкните на команде На стройка (Customize) контекстного меню. В одноименном диалоговом окне на вкладке Параметры (Options) уберите флажок в поле параметра Меню отображает последние из использованных команд (Menus Show Recently Used Commands First).

Формы Access 2000 хранит данные в таблицах, но работа с ними осуществляется преимущественно при помощи форм. Подобно бумажному бланку, форма Access 2000 содержит пустые окна, называемые полями, которые пред назначены для ввода информации.

Любой элемент в базе данных Access 2000 является графическим объек том. Графические объекты, предназначенные для ввода, отображения и поиска данных, называются элементами управления. Поля формы пред ставляют собой элементы управления. Помимо полей формы могут вклю чать такие элементы как кнопки выбора и командные кнопки.

Урок 1. Работа с формами Так как информация в базах данных постоянно обновляется, необходимо добавлять в них новые данные и удалять устаревшие. Проще всего вы полнять эти функции с помощью форм.

Ввод и корректировка данных Открыв базу данных Сластена Лили, можно открыть форму Предпочтения по шоколаду и посмотреть, как она работает.

Откройте форму 1. В окне базы данных щелкните на пункте Формы (Forms) на панели объектов. В окне базы данных отобразится список форм.

2. Щелкните дважды на форме Предпочтения по шоколаду. Откро ется форма Предпочтения по шоколаду.

Введите данные в форму Воспользуйтесь формой Предпочтения по шоколаду, чтобы ввести данные о получателе из Канады.

1. В поле Имя ведите Amanda. Как только вы начнете печатать, символ треугольника слева от формы заменится на карандаш.

Индикатор в виде треугольника указывает на текущую индикатор-карандаш означает, что информация в записи из менилась.

40 Знакомство с Access В случае опечатки нажмите клавишу \ Backspace чтобы сим вол, и введите значение.

2. Нажмите клавишу | Tab чтобы переместить курсор в поле Фамилия.

3. В поле Фамилия ведите Hart.

Чтобы курсор в конец поля, нажмите клавишу 4. Введите следующую информацию в поля адреса, нажимая клавишу | Tab | для перехода к следующему полю:

Адрес 10 Macleod Город Melfort Штат/провинция Saskatchewan Почтовый индекс SOE 1AO Страна Canada При нажатии клавиши | Tab [ после ввода значения в поле Стра на курсор исчезает и появляется точечная рамка вокруг вари анта Темный в области выбора Сорт шоколада.

Совет.

Заполнение некоторых полей производится автоматически заранее определенными значениями. Так, например, в форме Предпочтения по шоколаду поле Дата ответа принимает значение текущей даты. Access автоматически пропускает такие поля при перемещении по полям формы.

Выбор варианта из числа предложенных В форме Предпочтения по шоколаду имеется группа выбора Сорт шоколада, представляющая собой набор взаимоисключающих значений. Поле Орехи является флажком и может принимать значения только «да» или «нет» в зависимости от того, помечено ли оно галочкой.

Группа выбора Флажок Урок 1. Работа с формами Выделите вариант Предположим, что Аманда Харт предпочитает молочный шоколад.

Щелкните на варианте Молочный. В центре кнопки выбора МОЛОЧНЫЙ появляется точка, которая указывает, что этот ва риант выбран.

Можно также клавишами-стрелками для выделения нужного варианта.

Установите флажок В данной форме флажок в поле означает «да», а пустое поле означает «нет» (то есть, заказчик предпочитает шоколад без орехов). Аманда Харт лю бит молочный шоколад с орехами, поэтому пометьте поле Орехи флажком.

Щелкните в поле Орехи. В поле Орехи появится символ галоч ки.

Можно также клавишу \ чтобы или уб флажок.

Введите следующую запись Совокупность полей в форме образует отдельную запись. Нажатие кла виши | в последнем поле формы (которым в данном случае является поле Орехи) приводит к переходу к следующей записи.

Важно.

При перемещении курсора за пределы записи Access 2000 автоматичес ки сохраняет произведенные ней изменения. Таким образом, работая с формами или таблицами базы данных, нет необходимости сохранять информацию вручную, как, например, в документах Microsoft Word.

1. Находясь в поле Орехи, нажмите клавишу Курсор пе реместится в поле Имя следующей формы.

2. Введите Rita в поле Имя.

3. Введите следующую информацию, нажимая клавишу | для перехода к следующему полю.

Фамилия Адрес 300 Locust Avenue 42 Часть 1. Знакомство с Access Город Thousand Oaks Штат/провинция СА Почтовый индекс Страна USA Шоколад Темный Орехи Нет Прежде чем перейти к следующей записи, рекомендуется ввода данных.

Внесите изменения в запись Просматривая введенные данные, вы заметили, что пропустили слово «Drive» при заполнении поля адреса для Аманды Харт. Вернитесь к пре дыдущей записи и исправьте ошибку.

1. Щелкните на кнопке Предыдущая запись (Previous Record) на панели перехода.

2. В записи для Аманды Харт в поле Адрес щелкните сразу пос ле слова чтобы поместить туда курсор.

3. Нажмите клавишу чтобы вставить пробел и за тем введите Drive.

Как только вы начнете печать, символ треугольника слева от записи заменится на карандаш.

4. Щелкните на кнопке Следующая запись (Next Record).

Изменения в первой записи будут сохранены, и символ каран даша исчезнет.

Закройте форму Итак, вы успешно открыли форму Предпочтения по шоколаду и с ее помощью ввели и изменили записи в базе данных. Теперь можно закрыть форму.

Урок 1. Работа с формами Щелкните на кнопке Закрыть (Close), чтобы закрыть форму Предпочтения по шоколаду.

Предпочтения по Важно.

Постарайтесь не ошибиться и щелкнуть на кнопке окна формы, а не окна базы данных или Access, так как в этом случае вы зак роете базу данных. При закрытии формы запись, с которой вы рабо тали, сохраняется.

Перемещение по записям В тех случаях, когда в окне Access 2000 отображается набор записей, внизу экрана появляется панель перехода, как, например, в форме Предпочтения по шоколаду. Панель перехода содержит номер те кущей записи и включает кнопки, позволяющие быстро перемещать ся по записям. С помощью панели перехода можно перейти к следую щей и предыдущей записям, в начало и конец всего набора, к определенной записи, указав ее номер, а также добавить новую за пись.

Кнопка Следующая запись (Nest Record) Кнопка Последняя запись (Last Record) Кнопка Новая запись (New Record) Индикатор записей (Record Indicator) Кнопка Предыдущая запись (Previous Record) Кнопка Первая запись (First Record) Кнопка Первая запись (First Record) осуществляет переход к началу таб лицы. Кнопка Предыдущая запись (Previous Record) возвращает назад на одну запись. Индикатор записей отображает номер текущей запи си и позволяет ввести номер записи, к которой нужно перейти. Кноп ка Следующая запись (Nest Record) осуществляет перемещение вперед на одну запись. Кнопка Последняя запись (Last Record) позволяет перейти в конец таблицы. Кнопка Новая запись (New Record) создает новую пу стую запись.

44 Часть 1. Знакомство с Access Для перехода к первой с клавиатуры нажмите клави ши [ | + |, для перехода к следующей или предыдущей - соот ветственно клавиши | | PageUp а для перехода к последней записи нажмите комбинацию клавиш \ End Использование списков для эффективного ввода данных Работая с формами, можно повысить скорость и точность ввода инфор мации, если выбирать значения из списков и осуществлять контроль вво димых данных.

В форме Конфеты предлагается два типа списков для выбора значений.

Поле Шоколад представляет собой список - элемент управления, содер жащий допустимые значения, которые всегда присутствуют на экране. В отличие от него в комбинированное поле значение может быть как введе но с клавиатуры, так и выбрано из списка возможных значений, который открывается, если щелкнуть на стрелке справа от поля ввода. Поля На чинка и Орехи являются комбинированными.

Поле Список (список всегда присутствует на экране) Комбинированное поле (щелчок на стрелке открывает ниспадающий СПИСОК) Марципановая Нет Черничная Целая ягода вишни В Access 2000 одним из способов обеспечения правильности ввода дан ных является проверка вводимого значения на соответствие условию, заданному при создании формы. Так, например, в форме Заказы нельзя ввести дату заказа позднее текущей даты. Если условие на значение на рушается, на экран выдается соответствующее сообщение, а выход из поля блокируется, пока не будет введено правильное значение.

Предположим, что в связи с падением спроса на конфеты «Вечер при све чах», принято решение изменить их состав, заменив кофейную начинку Урок 1. Работа с формами марципановой. В следующем упражнении вы внесете в базу данных со ответствующее изменение.

Введите значение в комбинированное поле 1. В окне базы данных убедитесь, что на панели объектов выб ран пункт Формы (Forms). Щелкните дважды на форме Конфеты.

Форма Конфеты откроется на первой записи, конфете «Вечер при свечах».

2. Щелкните на стрелке комбинированного поля Начинка, чтобы выдать на экран список возможных значений. Этот список со держит перечень всех начинок, применяемых компанией «Сла стена Лили».

3. В поле Начинка введите Марципановая или выберите это зна чение из списка.

Можно названия, например: Тогда из списка будет выбрано значение, которое начинается с этих букв.

Введите новую цену Так как марципановая начинка стоит дороже, отдел маркетинга повысил стоимость конфеты с 4 рублей до 9.

1. Нажмите клавишу | Tab | дважды, чтобы переместиться в поле Стоимость, и введите 9. Значение цены изменится.

2. Нажмите клавишу Появится сообщение, что стоимость конфеты не должна превышать 8 рублей.

3. Щелкните на кнопке ОК. Уточните стоимость конфеты в от деле маркетинга. Предположим, что правильное значение рублей.

4. Удалите значение с помощью клавиши | Backspace | и вве дите 5.

5. Нажмите клавишу [ Tab |. Access принимает это значение, добавляет к нему слово «руб.» в соответствии с заданным фор матом, после чего курсор перемещается в поле Код.

6. Закройте форму Конфеты.

46 1. Знакомство с Access Средства редактирования При обновлении базы данных можно пользоваться средствами редак тирования, которые упрощают ввод и корректировку информации.

Основные команды редактирования представлены в меню Правка (Edit).

Слева от каждой команды изображена кнопка панели инструментов, а справа - комбинация клавиш, выполняющая данную функцию.

В зависимости от ситуации можно выбрать один из трех предложен ных способов редактирования данных. В большинстве случаев проще всего пользоваться кнопками, но, если работа в основном ведется с кла виатурой, имеет смысл запомнить соответствующие сочетания клавиш.

Дополнительный сервис редактировании данных предо ставляет панель буфера Microsoft Office Clipboard, которая появляется на экране при попытке поместить в буфер не сколько элементов подряд. Панель буфера позволяет хранить до 12 различных элементов, каждый из которых идентифи цируется экранными подсказками, включающими первые слова данного элемента. В тех случаях, когда предполагает ся поместить в буфер только один объект, панель буфера мож но закрыть.

Если при выходе из Access 2000 в буфере содержится большой объем информации, на экран выдается запрос, хотите ли вы использовать в других приложениях. Щелкните на кнопке Нет (No), если эти дан ные вам больше не нужны.

Поиск записей Работа с информацией едва ли будет успешной без возможности легко и быстро находить нужные данные. Access 2000 позволяет, образно говоря, находить иголку в «стоге» информации, собранной базе данных. Довольно часто объект поиска известен точно, но иногда приходится осуществлять поиск по отдельным деталям, выполняя почти детективное расследова ние. В любом случае Access 2000 окажет необходимую помощь.

Найдите записи Предположим, что в компанию «Сластена Лили» поступают звонки от заказчиков, принимавших участие в опросе «Предпочтения по шокола ду». Они хотели бы убедиться, что присланные ими ответы получены.

Урок 1. Работа с формами Чтобы проконтролировать правильность ввода результатов опроса, вы решили лично заняться одной из заказчиц по имени Claudia Hemshire. В этом упражнении вы осуществите поиск нужных данных в таблице За казчики с помощью формы Заказчики.

1. В окне базы данных щелкните дважды на форме Заказчики.

Откроется форма Заказчики.

2. В форме Заказчики щелкните в поле Фамилия.

3. На панели инструментов щелкните на кнопке Найти (Find).

Появится диалоговое окно Поиск и замена (Find and Replace) с активной вкладкой Поиск (Find). Поля Образец (Find What), Поиск в (Look In), Совпадение (Match) содержат значения, заданные при предыдущем вызове этого окна.

Для того чтобы при поиске строчные и заглавные буквы, следует флажком поле С учетом регистра (Match Case).

4. Щелкните в строке заголовка диалогового окна Поиск и замена (Find and Replace) и перетащите его в другое место экрана, что бы оно не закрывало форму Заказчики.

5. В поле Образец (Find What) введите Hemshire.

6. В поле Поиск в (Look In) выберите из списка значение Фамилия, если оно не выбрано.

7. В списке поля Совпадение (Match) выделите Поля целиком Field).

8. Щелкните на кнопке Найти далее (Find Next). В форме отобра зится запись для заказчицы по имени Claudia Hemshire. Bepo Часть 1. Знакомство с Access ятно, это именно та запись, которая нужна, но следует убедить ся, что в таблице нет другого заказчика с такой же фамилией.

9. Щелкните на кнопке Найти далее (Find Next). Появится сооб щение, подтверждающее, что в базе нет другого заказчика с фамилией Hemshire.

Щелкните на кнопке ОК и затем щелкните на кнопке Отмена (Cancel), чтобы закрыть диалоговое окно Поиск и замена (Find and Replace).

окно можно, щелкнув на кнопках Отмена (Cancel) или Закрыть (Close).

Подстановочные значки Бывают ситуации, когда невозможно точно задать критерий поиска.

Если, например, при вводе информации были допущены опечатки, то поиск правильных значений не даст результата. В таких случаях не обходимо задавать гибкий критерий, допускающий частичное совпа дение найденных слов с заданным образцом.

Это реализуется с помощью подстановочных значков, которые исполь зуются для замены неизвестной части критерия поиска. Знак вопро са (?) заменяет один символ, а звездочка (*) — один или несколько пос ледовательных символов. Так, например, критерию поиска удовлетворяют следующие слова: рост, мост. То есть первый символ может быть любым, но остальные должны в точности совпа дать с заданными в образце. Если воспользоваться звездочкой и за дать критерий в виде то слова «форпост», «аванпост» также войдут в результаты поиска. С помощью звездочки можно найти все слова, которые включают фиксированную часть критерия поиска.

Найдите запись по фрагменту значения поля В отделе доставки периодически возникают проблемы с наклейками на товаре. Предположим, что один из сотрудников отдела обратился к вам с просьбой уточнить адрес заказчика, от которого на наклейке сохранилась только часть названия улицы «rose». В этом упражнении вы воспользуе тесь подстановочными значками, чтобы найти недостающие сведения, необходимые для выполнения заказа.

1. В форме Заказчики щелкните в поле Адрес.

Урок 1. Работа с формами 2. На панели инструментов формы щелкните на кнопке Найти (Find). Появится диалоговое окно Поиск и замена (Find and Replace) с активной вкладкой Поиск (Find). Поля Образец (Find What), Совпадение (Match) содержат значения, заданные при предыдущем вызове этого окна. Содержимое поля Поиск в (Look In) автоматически изменилось на значение Адрес.

3. В поле Образец (Find What) введите rose.

4. В списке поля Совпадение (Match) выделите С любой частью поля (Any Part Of Field). Необходимо выполнить поиск по любой ча сти поля, так как известен лишь фрагмент адреса.

5. В диалоговом окне Поиск и замена (Find and Replace) щелкните на кнопке Найти далее (Find Next). В форме отобразится запись, содержащая в поле Адрес. Напечатайте или запи шите имя заказчика, адрес и телефон.

6. Щелкните на кнопке Найти далее (Find Next). На экране по явится запись, содержащая в поле Адрес. Зафикси руйте характеристики заказчика.

7. Щелкните на кнопке Найти далее (Find Next). Появится сооб щение, подтверждающее, что больше совпадений нет.

8. Щелкните на кнопке и затем щелкните на кнопке Отмена (Cancel), чтобы закрыть диалоговое окно и замена (Find and Replace).

9. Закройте форму Заказчики.

Итак, вы нашли двух возможных кандидатов. Сотрудник транспортного отдела теперь располагает всей необходимой информацией, чтобы свя заться с ними, выяснить, кому именно принадлежит заказ, и напечатать почтовую Корректировка записей В отделе маркетинга компании «Сластена Лили» довольно часто возни кает необходимость изменять состав конфет в соответствии с предпочте ниями заказчиков, а также в связи с наличием ингредиентов. Предполо жим, что к вам обратились с просьбой внести изменения в базу.

В следующих упражнениях вы внесете изменения в запись, затем отме ните внесенные изменения и удалите запись.

50 Часть 1. Знакомство с Access Панель инструментов формы В Access 2000 вид панелей инструментов зависит от типа активного окна. Окну базы данных, например, соответствует панель базы дан ных со своим набором кнопок. Если открыть форму, то под строкой меню появляется панель инструментов формы.

Наборы кнопок для различных режимов работы могут отличаться. Так, кнопка Схема данных (Relationships) присутствует на панели инстру ментов базы данных, но ее нет на панели инструментов формы. В оп ределенной ситуации некоторые кнопки могут быть недоступны. Кноп ка Вставить (Paste), например, недоступна до тех пор, пока в буфер не будет помещен объект с помощью кнопок Вырезать (Cut) или Копировать (Сору).

Панель инструментов формы содержит кнопки, предназначенные для работы с формами, а также кнопки редактирования текста. В следу ющих упражнениях вы воспользуетесь кнопками Сохранить (Save), Вырезать (Cut), Копировать (Сору), Вставить (Paste), Отменить (Undo), Поиск (Find), Новая запись (New Record), Удалить запись (Delete Record).

Сохранить Вырезать Вставить Новая запись (Save) (Cut) (Paste) Копировать Отменить Поиск Удалить запись (Copy) (Undo) (Find) Измените текстовое поле Сотрудники компании полагают, что, добавив красочные штрихи к опи санию конфет, можно увеличить число продаж. В первую очередь это от носится к начинке из фундука, самого дорогого из всех ингредиентов. В этом упражнении вы вставите фразу «из Индии» после слова «фундук» в описание конфет.

1. В окне базы данных убедитесь, что на панели объектов выде лен пункт Формы (Forms). В списке форм щелкните дважды на форме Конфеты, чтобы ее открыть.

2. Щелкните в поле Орехи.

Урок 1. Работа с формами 3. На панели инструментов формы щелкните на кнопке Поиск (Find). Появится диалоговое окно Поиск и замена (Find and Replace). Поля Образец (Find и Совпадение (Match) содер жат значения, заданные при предыдущем поиске. Содержимое поля Поиск в (Look In) автоматически изменилось на значение Орехи.

4. В поле Образец (Find What) введите Фундук.

5. В списке поля Совпадение (Match) выделите Поля целиком (Whole Field).

6. Щелкните на кнопке Найти далее (Find Next). В форме отобра зится запись с номером 8 с выделенным значением «Фундук» в поле Орехи.

Молотый в 7. Щелкните на кнопке Отмена (Cancel), чтобы закрыть диалого вое окно Поиск и замена (Find and Replace).

8. Для конфеты «Фундук в шоколаде» в поле Описание щелкни те справа от слова «фундук», чтобы поместить в эту позицию курсор.

9. Нажмите клавишу I чтобы вставить пробел, и вве дите из Индии.

52 Часть 1. Знакомство с Access Скопируйте фрагмент текста из одного поля в другое Вместо того чтобы многократно печатать фразу «из Индии», ее можно скопировать в описания всех конфет с начинкой из фундука. В этом уп ражнении вы поместите фрагмент текста в буфер и вставите его в остав шиеся записи.

1. Для конфеты «Фундук в шоколаде» в поле Описание выделите фразу «из Индии», включая предшествующий ей пробел.

2. На панели инструментов формы щелкните на кнопке Копиро вать (Сору). Копия выделенного фрагмента текста будет поме щена в буфер.

3. Щелкните в поле Орехи.

4. На панели инструментов формы щелкните на кнопке Поиск (Find). Появится диалоговое окно Поиск и замена (Find and Replace) с установками, заданными в предыдущем упражне нии.

5. В диалоговом окне Поиск и замена (Find and Replace) щелкните на кнопке Найти далее (Find Next). В форме отобразится запись с номером 13, соответствующая конфете «Вершина из фундука».

В поле Описание щелкните непосредственно после слова «фун дук». На панели инструментов формы щелкните на кнопке Вста вить (Paste). Текст «из Индии» будет скопирован в описание кон феты «Вершина из фундука». Аналогичным образом можно изменить описание остальных конфет с начинкой из фундука.

7. Щелкните на кнопке ОК и затем щелкните на кнопке Отмена (Cancel), чтобы закрыть диалоговое окно Поиск и замена (Find and Replace).

Совет.

Перемещение текста осуществляется так как его копи рование, с той лишь разницей, что текст помещается в буфер с помощью кнопки Вырезать (Cut), а не Копировать (Сору).

Добавьте запись с помощью панели инструментов В связи с тем, что результаты опроса «Предпочтения по шоколаду» выя вили значительное число поклонников темного шоколада, вам поручили Урок 1. Работа с формами добавить в базу новый сорт конфет. В этом упражнении вы введете за пись для новой конфеты «Киви в шоколаде».

1. На панели инструментов формы щелкните на кнопке Новая запись (New Record). В форме Конфеты появится новая пустая запись.

2. Введите следующую информацию:

Название конфет Киви в шоколаде Описание Бразильский в темном шоколаде, сти лизованный под киви 3. Задайте значения - Темный, Нет и Бразильский - в полях Шоко лад, Начинка и Орехи.

4. В поле Стоимость введите значение 5.

5. В поле Код введите D12.

Как отменить внесенные в запись изменения Кнопка Отменить (Undo) на панели инструментов формы оказывается очень удобной, когда нужно вернуться к предыдущему состоянию поля или за писи. Подсказка к кнопке и название команды в меню Правка (Edit) ото бражают ее текущую функцию. Например, если последним действием был ввод символов, то подсказка и команда будут иметь значение Отменить ввод (Undo Typing). После удаления фрагмента текста отмена подразумевает Отменить удаление (Undo Delete). Однако если запись была сохранена, от менить изменения невозможно.

Отмените последние действия 1. На панели перехода щелкайте на кнопке Предыдущая запись (Previous Record), пока в форме не появится конфета «Калла» (код W02).

2. В поле Описание поместите курсор справа от слова «цветка».

Воспользуйтесь клавишей | чтобы удалить это слово.

3. Поместите курсор между словом «каллы» и точкой в конце описания конфеты. Нажмите клавишу | чтобы ввес ти пробел, и введите с вафлями.

54 Часть 1. Знакомство с 4. На панели инструментов формы поместите указатель мыши на кнопку Отменить (Undo). Подсказка к кнопке будет содержать текст Отменить ввод (Undo Typing), который описывает послед нее действие, 5. На панели инструментов формы щелкните на кнопке Отме нить (Undo). Слова «с вафлями» будут удалены.

Можно также комбинацией клавиш последнего изменения.

Отмените все в текущем поле или записи Предположим, что вы пришли к выводу, что первоначальный текст был лучше, и решили отменить все изменения.

Так как вы отменили последнее изменение, функция команды Отменить (Undo) стала иной. Вместо того чтобы отменять изменения по одному, ко манда теперь отменяет все произведенные в поле изменения.

1. На панели инструментов формы поместите указатель мыши на кнопку Отменить (Undo). Подсказка теперь содержит текст Отменить изменение текущего поля/записи (Undo Current Field/ Record).

2. На панели инструментов формы щелкните на кнопке Отме нить (Undo). Все изменения отменены, и запись восстановлена в первоначальном виде. Кнопка Отменить (Undo) теперь недоступ на, а подсказка к ней указывает на невозможность отмены.

Удалите запись Поскольку ни один из заказчиков, участвовавших в опросе, не обнару жил пристрастия к белому шоколаду с орехами, в этом упражнении вы удалите запись для конфеты «Разбитое сердце».

1. Щелкните в поле Название конфеты.

2. На панели инструментов щелкните на кнопке ПОИСК (Find).

Появится диалоговое окно Поиск и замена (Find and Replace).

3. В поле Образец (Find What) введите Разбитое сердце.

4. Убедитесь, что в поле Поиск В (Look In) выбрано значение На звание конфет.

5. Убедитесь, что в поле Совпадение (Match) выбрано значение Поля целиком (Whole Field).

Урок 1. Работа с формами 6. Щелкните на кнопке Найти далее (Find Next). В форме появит ся запись для конфеты «Разбитое сердце».

7. На панели инструментов формы щелкните на кнопке Удалить запись (Delete Record). Появится запрос на подтверждение уда ления.

8. Щелкните на кнопке Да (Yes). Запись удалена. Индикатор за писей на панели перехода отображает изменение числа запи сей в базе данных.

9. Щелкните на кнопке Отмена (Cancel), чтобы закрыть диалого вое окно Поиск и замена (Find and Replace).

10. Закройте форму Конфеты.

Важно.

Не путайте клавишу Удалить (Delete) с кнопкой Удалить запись (Delete Record). Клавиша позволяет удалить выделенный фрагмент текста или объект. Кнопка на панели инструментов удаляет запись. Обе фун кции присутствуют в меню Правка (Edit), но изображаются различным образом. Справа от команды Удалить (Delete) указана соответствую щая клавиша, а слева от команды Delete Record приведена кнопка на панели инструментов, выполняющая ту же самую функцию.

Шаг вперед: замена данных Во многих случаях бывает нужно не просто найти определенные сведе ния, и заменить их другими. Функция Заменить (Replace) позволяет объе динить поиск и замену данных.

Замените данные, отвечающие определенному условию В целях расширения рынка сбыта своей продукции компания «Сластена Лили» объединила отделы маркетинга и рекламы, причем все служащие теперь числятся в отделе маркетинга. Чтобы отразить этот факт в базе данных, необходимо в поле Отдел заменить все вхождения «Рекламы» на «Маркетинга». В этом упражнении вы внесете необходимые изменения с помощью формы Сотрудники.

В окне базы данных в списке форм щелкните дважды на фор ме Сотрудники, чтобы открыть ее.

56 Часть 1. Знакомство с Access 2. В форме Сотрудники щелкните в поле Отдел.

3. На панели инструментов щелкните на кнопке Поиск (Find).

Появится диалоговое окно Поиск и замена (Find and Replace).

также на команде Заменить (Replace) в меню Правка (Edit).

4. В диалоговом окне Поиск И замена (Find and Replace) щелкните на вкладке Замена (Replace). Вкладка Замена (Replace) идентич на вкладке Поиск (Find) с той лишь разницей, что содержит поле Заменить на (Replace with), а также кнопки Заменить (Replace) и Заменить все (Replace all).

5. В поле Образец (Find What) введите Рекламы.

6. В поле Заменить на (Replace with) введите Маркетинга.

7. Убедитесь, что в поле Совпадение (Match) выбрано значение Поля целиком (Whole Field).

8. Щелкните на кнопке Заменить все (Replace all).

Появится сообщение, предупреждающее, что результаты за мены нельзя отменить.

9. Щелкните на кнопке Да (Yes).

В таблице Сотрудники в поле Отдел все вхождения «Рекламы» будут заменены на «Маркетинга».

10. Закройте диалоговое окно Поиск и замена (Find and Replace).

11. Закройте форму Сотрудники.

Урок 1. Работа с формами Как 2000-й год отразится на работе компьютеров?

«Проблема 2000-го года» и эффект, который она может оказать на работу компьютеров, является предметом пристального внимания во всем мире. Как скажется переход в 21 век на компьютерах вообще и Access 2000 в частности?

В этой связи существует две основные проблемы.

Первая связана с тем, как ваш компьютер хранит и вычисляет даты.

В случаев хранятся только две последние цифры года.

При этом подразумевается, что две первые - это «19». В результате 2000-й год будет восприниматься как «00» и трактоваться как «1900».

Вторая проблема состоит в том, что многие компьютерные системы и программы не рассматривают 2000 год как високосный. В итоге все даты после 29 февраля 2000 года будут отставать на один день.

Microsoft Access 2000 прошел самое тщательное тестирование и был оценен по высшей категории. Это означает, что Access распознает наступление 2000 года и вычислит дополнительный день 29 февраля 2000 года. Кроме того, все вычисления, включающие даты, будут выполняться правильно.

Окончание урока -1. Чтобы перейти к следующему уроку, щелкните на команде Закрыть (Close) в меню Файл (File).

2. Если вы завершили работу с программой Access 2000, щелк ните на команде Выход (Exit) в меню Файл (File).

Краткое содержание урока Чтобы Сделайте следующее Открыть базу дан- В диалоговом окне Access щелкните дваж на имени базы данных.

Открыть форму В окне базы данных щелкните на пункте Формы (Forms) на панели объектов, а затем щелкните дваж ды на имени формы.

Обновить суще- Щелкните в нужном месте поля и внесите измене ствующую запись ния в текст.

58 Часть 1. Знакомство с Access Чтобы Сделайте следующее Кнопка Перемещаться по На панели перехода щелкните на нужной записям кнопке.

Перейти непосред- Введите номер нужной записи в области ственно к опреде- индикатора записи на панели перехода, а ленной записи затем нажмите клавишу Enter Найти запись Щелкните в поле, содержащем текст, ко торый нужно найти. Щелкните на кнопке Поиск (Find) на панели инструментов фор мы. Введите искомый текст и щелкните на кнопке Найти далее (Find Next).

Добавить запись Щелкните на кнопке Новая запись (New Record) на панели инструментов формы.

Скопировать текст Выделите фрагмент текста, соби из одной записи в раетесь копировать, и воспользуйтесь другую кнопками Копировать (Сору) и Вставить (Paste) на панели инструментов формы.

Сохранить измене- Данные запоминаются автоматически при ния переходе к другой записи или окну, при закрытии формы или выходе из програм мы.

Отменить послед- Щелкните на кнопке Отменить (Undo) па нее изменение нели инструментов формы.

Отменить все изме- Щелкните на кнопке Отменить изменения в нения в текущем текущем поле/записи (Undo Current Field/ поле или записи Record).

Удалить запись Щелкните в любом месте записи, которую собираетесь удалить. Щелкните на кнопке Удалить запись (Delete Record) на панели ин струментов формы.

Заменить текст в Щелкните на кнопке Поиск (Find) на пане записях ли инструментов формы. Щелкните на вкладке Замена (Replace), введите текст, который нужно найти, текст, на который его нужно заменить, а затем щелкните на кнопке Найти далее (Find Next). Затем щел кните на кнопке Замена (Replace).

УРОК Таблицы и подчиненные формы Вы научитесь:

• открывать таблицу базы данных;

• отображать таблицу наиболее эффективным способом;

Урок • обновлять записи таблицы;

рассчитан • просматривать несколько таблиц с помощью подчинен на ных форм;

25 минут • закреплять и скрывать столбцы.

Чем лучше организованна таблица, тем проще создавать на ее основе формы. Возможно, это утверждение подходит не для всех ситуаций, но оно справедливо для удачно спроек тированных баз данных. Таблица представляет собой хра нилище данных, а форма - средство их просмотра и коррек тировки. Форма Заказчики, использованная в упражнениях предыдущего урока, позволяет работать с данными, содер жащимися в таблице Заказчики, на основе которой разрабо тана форма. В некоторых случаях, однако, удобнее работать непосредственно с таблицами.

База данных Access 2000 обычно включает несколько таб лиц. Таблицы состоят из строк и столбцов, содержащих све дения об определенном объекте или теме. Таблица Конфеты 60 Часть 1. Знакомство с Access содержит записи, каждая из которых описывает определенный сорт кон фет. Строка таблицы соответствует одной а столбец — полю запи си. В записях таблицы Конфеты имеется восемь полей: Название, Код, Описа ние, Шоколад, Начинка, Орехи, Стоимость и Картинка.

Предположим, что в целях привлечения внимания покупателей к пода рочным наборам, отдел маркетинга компании «Сластена Лили» разрабо тал рекламную стратегию, суть которой состоит в рассылке образцов про дукции потенциальным клиентам. Рассылка должна осуществляться раз в квартал в течение года.

В этом уроке вы воспользуетесь таблицами и формами, чтобы предста вить информацию, необходимую для отдела маркетинга. В процессе вы полнения упражнений вы откроете базу данных, измените разметку таб лиц, а также осуществите просмотр и редактирование данных из разных таблиц с помощью главной и подчиненной форм.

Начало урока Запустите программу Access 2000, если она не загружена.

Откройте базу данных Сластена Лили. Разверните окно базы данных до размеров полного экрана.

За информацией об открытии базы данных обрати к уроку 1 «Работа с формами».

Режимы работы с данными Access 2000 позволяет отображать объекты базы данных (таблицы, формы, запросы или отчеты) в различных форматах, которые назы ваются режимами работы (Views).

В режиме таблицы (Datasheet View) данные выдаются на экран в виде строк и столбцов. Строки соответствуют записям таблицы, запроса или формы, а столбцы - полям, так что на экране одновременно размеща ется несколько записей. По умолчанию таблицы открываются в ре жиме таблицы.

В режиме формы (Form View) в наглядном и удобном для работы виде отображаются поля одной записи, необходимые в рамках поставлен ной задачи. По умолчанию форма открывается в режиме формы.

В режиме конструктора (Design View) на экран выдается список полей объекта базы данных и их описание. В этом режиме можно со здать объект или изменить структуру существующего.

Урок 2. Таблицы и подчиненные формы Кнопка Вид на панели инструментов позволяет легко переклю чаться между режимами просмотра, причем изображение на кнопке зависит от выбранного режима. Для перехода из одного режима в дру гой можно воспользоваться кнопкой Вид (View) или выбрать нужный режим из списка, который открывается, если щелкнуть на стрелке кнопки Вид (View).

Режим формы представляет собой удобный и надежный способ про смотра и корректировки так как позволяет контроли ровать вводимые значения. В тех случаях, когда нужно вывести на экран несколько записей, лучше воспользоваться режимом таблицы.

В режиме таблицы работа производится непосредственно с данными практически в том виде, в котором они хранятся.

Режим таблицы В большинстве случаев взаимодействие пользователей с таблицами осу ществляется при помощи форм. На практике сотрудникам, которые за нимаются корректировкой информации, незачем видеть всю таблицу.

Гораздо удобнее работать, например, с формой Конфеты, где в наглядном виде представлены поля таблицы Конфеты.

В режиме таблицы на экран выдаются все записи и поля таблицы. Для просмотра больших таблиц, которые не умещаются на экране, приходит ся пользоваться полосами прокрутки, что не всегда удобно. Существует ряд приемов, позволяющих ограничить объем данных при просмотре и упростить тем самым работу с таблицей.

В следующих упражнениях вы откроете таблицу Конфеты и ознакомитесь с содержащейся в ней информацией. Затем вы измените отображение строк и столбцов таким образом, чтобы обеспечить оптимальный просмотр данных.

Откройте таблицу 1. В окне базы данных щелкните на пункте Таблицы (Tables) на панели объектов.

В окне базы данных отобразится список таблиц.

62 Часть 1. Знакомство с Access в режиме конструктора Создание таблицы с помощью мастера Создание таблицы путем ввода данных Доставка Заказчики Заказы Ингредиенты Кредит заказчиков Наборы Подробности заказов Подробности наборов Подробности подарков Сотрудники 2. В списке таблиц щелкните дважды на таблице Конфеты.

Таблица Конфеты откроется в режиме таблицы.

Строки соответствуют записям, а столбцы - полям.

Символ треугольника слева от записи указывает на текущую запись.

Текущим полем является выделенное поле записи. В данном случае это первое поле первой записи.

Выделение записей в таблице Символ треугольника слева от текущей называется индика тором записи. Он отображается в столбце серых ячеек, которые на зываются областями выделения записи. Аналогичный набор ячеек в верхней строке таблицы называется областями выделения поля. Об ласть выделения поля содержит его наименование.

Урок 2. Таблицы и подчиненные формы Индикатор записи Область выделения поля Область выделения записи при свечах.

Золотая Горький Марципа Горький [нет Горький Нет Мармелад в шоколаде Горький Нет Анна Горький Нет Целая Фундук в шоколаде Горький Нет Вершина миндаля Темный Миндаль Нет Темный Нет из кэшью Темный Кэшью Нет Миндальный нектар Темный [вершина из фундука Фундук Нет I Вишня в шоколаде Темный Нет [Шоколадное киви Темный Американский орех Нет Темный Нет Нет Щелкнув в области выделения строки, можно выделить всю строку или, иначе говоря, запись. Щелчок в области выделения поля выде ляет соответствующий столбец. Можно выделить сразу несколько пос ледовательных полей или записей, протащив указатель мыши по их областям выделения.

Измените высоту сроки В режиме таблицы на экране видна лишь часть содержимого поля Описа ние, так как высота ячейки позволяет разместить в ней только одну стро ку текста. Можно увеличить высоту строки таблицы таким образом, что бы в ячейке уместились все строки описания конфеты.

Когда содержимое поля не умещается в ячейке по ширине, оно перехо на другую строку, если позволяет высота ячейки.

1. Убедитесь, что окно Access и окно таблицы Конфеты развернуты до полного экрана. В противном случае щелкните на кнопке Развернуть (Maximize). Таблица Конфеты займет все окно Access.

2. Поместите указатель мыши на границу между любыми об ластями выделения строки. Указатель мыши примет форму двуглавой стрелки.

64 Часть 1. Знакомство с Access : таЬл Вечер при свечах.

т Горький Горная фантазия Горький Нет ВОЗ Золотая осень Горький Нет Клубника в шоколаде Горький Нет В05 Малина в шоколаде Горький Нет Малино В06 Мармелад в Горький Нет Поместите сюда указатель мыши 3. Перетащите указатель вниз, чтобы увеличить высоту ячей ки. Высота всех ячеек изменится.

высоту одной строки, так как высота всех строк должна одинаковой.

4. Прокрутите экран вправо и отрегулируйте высоту строки таким образом, чтобы содержимое поля Описание полностью умещалось в ячейке.

Измените ширину столбца Чтобы выдать на экран больше полей, имеет смысл уменьшить ширину столбцов Код и Орехи.

Установите указатель мыши на границу между областями выделения полей Орехи и Начинка. Указатель мыши примет фор му двунаправленной стрелки.

Золотая осень | Нет в Поместите сюда указатель мыши Чтобы вывести на экран поля, не ширину столбцов, полосой прокрутки.

2, Щелкните дважды на границе между областями выделения полей Орехи и Начинка. Ширина столбца Орехи примет размер са мого длинного текста, содержащегося в столбце, включая наи менование поля.

Урок 2. Таблицы и подчиненные формы Ширина столбцов может различной.

3. Перетащите правую границу столбца Код влево, сузив стол бец до трех содержащихся в нем символов.

На панели инструментов щелкните на кнопке Сохранить (Save).

Текущая разметка таблицы Конфеты сохранится.

5. Закройте таблицу Хотя запись автоматически со храняется при переходе к другой записи, разметку таблицы или формы нужно сохранять чтобы объект всегда откры вался в этом формате.

Обновление данных с помощью таблиц и в формах, при корректировке данных в режиме таблицы можно различные средства редактирования, включая Вырезать (Cut), Копировать (Сору), Вставить (Paste), Отменить (Undo), Найти (Find), Новая запись (New Record), Удалить запись (Delete Record).

Обзор средств редактирования Access дается в уроке 1 «Работа с формами».

Режим таблицы обладает тем преимуществом, что позволяет редак тировать информацию, имея перед глазами несколько записей одно временно. Однако вероятность ошибок при этом возрастает, вслед ствие ограниченных возможностей контроля данных по сравнению с формой. При обнаружении ошибки очень полезной может оказаться команда Отменить (Undo), которая позволяет отменить последние из менения.

В подавляющем большинстве случаев обновление данных следует вы полнять с помощью форм.

Использование подчиненных форм для просмотра нескольких таблиц Подчиненной называется форма, вложенная в другую форму, которая считается главной. Такая структура формы позволяет просматривать данные из нескольких таблиц. Поля главной формы отображают инфор мацию из одной таблицы, а поля подчиненной - из другой. Такой подход упрощает ввод информации и обеспечивает ее достоверность, так как данные, хотя и хранятся в отдельных таблицах, связаны между собой.

3- Access 66 Часть 1. Знакомство с Access Форма Подарки предназначена для просмотра информации о подарочных наборах, которые предполагается рассылать в рамках рекламной кампа нии. Это пример сложной формы, которая включает в себя форму Подчи ненная для подарков.

Таблица Подарки содержит общие сведения о подарочных наборах (назва ние, код, описание, стоимость). Данные о составе подарочных наборов представлены в таблице Подробности подарков. Таблица Конфеты, содержит перечень конфет. Главная форма Подарки отображает данные из таблицы Подарки, а форма Подчиненная для подарков включает поля из таблиц Подроб ности подарков и Конфеты. Благодаря сложной структуре формы, можно одновременно редактировать характеристики набора и формировать его состав.

Классический романтический ассортимент Вечер при Не Любящее Нежность. Горная Форма Подчиненная для подарков Форма Подарки В следующих упражнениях вы воспользуетесь формой Подарки для ввода данных о новом подарочном наборе для зимней рассылки.

Добавьте запись в главную форму Если вы выполняете не все упражнения этого урока, откройте базу дан ных Сластена Лили.

Урок 2. Таблицы и подчиненные формы 1. В окне базы данных щелкните на пункте Формы (Forms) на панели объектов.

2. В списке форм щелкните дважды на форме Подарки.

3. Откроется форма Подарки с отображением первой записи из таблицы Подарки и соответствующей ей информацией о соста ве подарочного набора в подчиненной форме.

4. На панели инструментов формы щелкните на кнопке Новая запись (New Record). Появится новая пустая запись с курсором в поле Название.

5. Введите следующую информацию в поля главной формы:

Название: У камина Код: ЗИМА Описание: Орехи и в шоколаде и помадке для дол гих зимних вечеров у камина.

клавишу чтобы перейти в подчиненную фор му. В поле Код Конфеты подчиненной формы появится курсор.

Добавьте записи в подчиненную форму В этом упражнении вы определите состав набора, выбрав сорта конфет и указав их количество. Каждому сорту конфеты будет соответствовать отдельная запись в таблице Подробности подарков, но все они будут связа ны с записью для набора «У камина» в таблице Подарки.

DOG из Список конфет 1. В поле Код Конфеты подчиненной формы щелкните на стрел ке, чтобы открыть ниспадающий список и выделите значение («Горная 68 Часть 1. Знакомство с Access Поле Код Конфеты получит значение В02, поля Название, Шоколад, Орехи, Начинка, Стоимость заполнятся соответствующими значе ниями, а ниже первой записи появится новая пустая запись.

2. Нажмите клавишу | Tab чтобы перейти в поле Кол-во.

поле Кол-ВО введите 3 и нажмите клавишу Access сохранит первую запись подчиненной формы.

4. Введите следующие записи в подчиненную форму:

Код конфеты Название Кол-во В05 Малина в шоколаде D03 Вершина из кэшью F01 Грецкий орех При добавлении записей в подчиненную форму изменяется значение в поле Стоимость набора в главной форме, которое авто матически вычисляется как суммарная стоимость конфет в наборе.

5. Прокрутите записи в подчиненной форме, чтобы проверить правильность ввода данных.

6. Нажмите клавиши | | Tab чтобы переместиться из подчиненной формы в поле Сезон главной формы.

При нажатии клавиш \ | + (или | + | + перемещается из формы в следующее за ней (или предше ствующее ей) поле главной формы.

Завершите заполнение главной формы Чтобы закончить ввод данных о наборе «У камина», нужно выбрать сезон его рассылки.

1. В поле Сезон выделите значение Зима и нажмите клавишу I сохранит введенную запись и откроет новую пус тую.

2. Нажмите клавишу | | Tab чтобы вернуться к преды дущей записи. Пустая запись будет аннулирована, и в форме отобразится только что веденная запись.

3. Закройте форму Наборы.

Урок 2. Таблицы и подчиненные формы Шаг вперед: улучшение представления данных в режиме таблицы Просмотр данных в режиме таблицы значительно усложняется при боль шом количестве полей. Прокрутка записи позволяет вывести на экран последние столбцы таблицы, но при этом за пределами экрана оказыва ются первые столбцы, в результате чего теряется связь между иденти фицирующими полями записи и ее характеристиками. В таблице Кон феты, например, на экране присутствует либо название конфеты, либо ее стоимость. Существуют два приема, которые позволяют улучшить ото бражение данных в режиме таблицы. Это закрепление определенных столбцов на экране и скрытие ненужных.

Закрепите столбец таблицы Поле Название идентифицирует запись таблицы Конфеты. Все остальные поля представляют собой характеристики, относящиеся к данному сорту (названию) конфет. Имеет смысл закрепить столбец Название таким обра зом, чтобы он оставался на экране при прокрутке остальных полей.

1. Щелкните на пункте Таблицы (Tables) на панели объектов. В списке таблиц щелкните на пункте Конфеты.

2. Щелкните в любой строке столбца Название.

3. В меню Формат (Format) щелкните на команде Закрепить столб цы (Freeze Columns). Столбец Название будет закреплен в каче стве первого столбца таблицы (то есть не будет прокручивать ся), а справа от него появится жирная вертикальная граница.

Чтобы столбец, щелкните на команде Освободить все столбцы (Unfreeze Columns) в меню Формат (Format).

Перетащите бегунок по горизонтальной полосе прокрутки взад и вперед, чтобы испытать в действии закрепление столбца. Как видите, столбец Название остается первым слева при прокрутке других столбцов.

Скройте столбец таблицы Так как поле Картинка не отображается в режиме таблицы и только ус ложняет ее обзор, имеет смысл убрать с экрана соответствующий стол бец. В этом упражнении вы скроете поле Картинка, чтобы не загромождать лишними деталями отображение таблицы.

70 Часть 1. Знакомство с Access Перетащите отсюда......сюда Вечер при свечах. Точечный рисунок BMP Горная 2,00р. Точечный рисунок BMP Золотая осень Точечный рисунок в шоколаде Малина в 2.00р. | Точечный рисунок Анна в Чтобы на экран скрытые столбцы, щелкните на команде Ото бразить столбцы (Unhide Columns) в меню Формат (Format).

1. Перетащите правую границу области выделения столбца Кар тинка влево, пока она не совместится с его левой границей. Стол бец Картинка будет скрыт.

2. На панели инструментов таблицы щелкните на кнопке Сохра нить (Save). Текущий формат таблицы Конфеты будет сохранен.

3. Закройте таблицу Конфеты.

Окончание урока 1. Чтобы перейти к следующему уроку, щелкните на команде Закрыть (Close) в меню Файл (File).

2. Если вы завершили работу с программой Access 2000, щелк ните на команде Выход (Exit) в меню Файл (File).

Краткое содержание урока Чтобы Сделайте следующее Открыть таблицу В окне базы данных щелкните на пункте Таблицы (Tables) на панели объектов и затем щелкните дважды на имени нужной таблицы.

Изменить высоту Перетащите границу между областями выделения строк таблицы записей.

Изменить ширину Перетащите правую границу области выделения столбца таблицы столбца, ширину которого нужно изменить.

Урок 2. Таблицы и подчиненные формы Чтобы Сделайте следующее Переключать режи- Щелкните на стрелке кнопки Вид (View) на панели мы просмотра инструментов формы, таблицы или конструктора, а затем выберите нужный режим.

Добавить новую за- Щелкните на кнопке Новая запись (New Record) на пись в главную фор- панели перехода формы.

Добавить запись в В подчиненной форме щелкните на стрелке пер подчиненную форму вого чтобы открыть список, и выберите нуж ный элемент.

Перейти из главной Щелкните в поле, в которое нужно перейти.

формы в подчинен ную Закрепить столбец Щелкните в нужном столбце, а затем щелкните на команде Закрепить столбцы (Freeze Columns) в меню Формат (Format).

Скрыть столбец Перетащите правую границу области выделения поля на его левую границу.

Отобразить скрытый В меню Формат (Format) щелкните на команде Ото столбец бразить столбцы (Unhide Columns) и затем выделите нужные поля в одноименном диалоговом окне.

УРОК Использование фильтров и отчетов Вы научитесь:

• сортировать записи;

• извлекать информацию с помощью фильтров;

Урок • включать в отчеты нужные данные;

рассчитан • просматривать отчет;

• создавать почтовые наклейки.

40 минут Объем базы данных может быть очень велик. В большинстве случаев для решения конкретных задач требуется лишь часть хранящейся в базе информации. Работа с данными значительно упростится, если исключить из просмотра за писи, несущественные с точки зрения поставленной задачи.

В Microsoft Access 2000 этой цели служат такие инструмен ты, как сортировка, фильтры и отчеты.

Предположим, что отдел продаж компании «Сластена Лили» собрал данные о заказах, выполненных за определенный период. Чтобы эффективно использовать информацию, ее необходимо соответствующим образом организовать. В этом уроке вы упорядочите данные, извлечете из базы нужные сведения, а также просмотрите и напечатаете отчеты, вклю чая почтовые наклейки.

74 Часть 1. Знакомство с Access Начало урока Запустите программу Access 2000, если она не загружена.

Откройте базу данных Сластена Лили. Разверните окно базы данных до размеров полного экрана.

За информацией об открытии базы данных обрати к уроку 1 «Работа с формами».

Просмотр нужной информации Access 2000 позволяет представить информацию различным образом, не изменяя при этом реального размещения данных в базе. К числу наибо лее эффективных средств организации данных относятся сортировка и фильтрация.

Сортировка упорядочивает данные по содержимому определенных по лей. Информацию можно сортировать по алфавиту, числовым значени ям, датам и другим параметрам. Записи сортируются в порядке воз растания (А-Я и 0-9), либо в порядке убывания (Я-А и 9-0).

осуществляет отбор данных, которые удовлетворяют оп ределенным условиям, что позволяет ограничить диапазон просмотра записей. Совокупность условий отбора называется фильтром. С помощью фильтра можно, например, обеспечить вывод на экран только тех зака зов, которые были размещены в определенный день.

Сортировка и фильтрация могут выполняться как в режиме формы, так и в режиме таблицы. В результате этих процедур отображение данных на экране меняется, хотя реальные данные остаются неизменными. При сортировке формы порядок сортировки автоматически сохраняется пос ле ее закрытия, а при сортировке таблицы Access выдает запрос на со хранение результатов сортировки при закрытии таблицы. Фильтры, на против, не сохраняются ни с формой, ни с таблицей. Поэтому каждый раз их нужно создавать заново.

Сортировка по убыванию (Sort Descending) ' Сортировка по возрастанию (Sort Ascending) Изменить фильтр (Filter By Form) Фильтр по выделенному (Filter By Selection) Урок 3. Использование фильтров и отчетов Сортировка записей При просмотре данных недостаточно просто выдать их на экран в том порядке, в котором они поступили. Чтобы информация носила содержа тельный характер, ее необходимо сгруппировать и упорядочить. Так, на пример, группировка записей в таблице Заказы по заказчику позволяет выявить наиболее активных заказчиков и их предпочтения.

Для других целей может понадобиться другой принцип организации дан ных. Предположим, что руководство компании хотело бы оценить рас пределение заказов по регионам. Для подобного анализа информацию нужно сгруппировать по регионам. Менеджер операционного отдела, ко торого интересует ход выполнения последних заказов, предпочел бы упо рядочить записи по дате заказа по (то есть в порядке, обрат ном хронологическому). А служащим транспортного отдела удобнее просматривать данные, отсортированные по коду заказа.

Переключение между режимами просмотра Access позволяет быстро и легко переключаться между раз личными режимами просмотра данных. При работе с таблицами та ких режимов два: Режим таблицы (Datasheet View) и Конструктор (Design).

Для формы кроме режима формы и конструктора возможен также режим таблицы, поскольку форма создается на основе таблицы.

Чтобы переключить режим просмотра, следует щелкнуть на стрелке кнопки Вид (View) и затем выбрать нужный пункт из открывшегося списка. Изображение на кнопке Вид (View) меняется и соответствует тому режиму, в который можно перейти, щелкнув на самой кнопке.

При этом возможны два режим конструктора и режим, при нятый по умолчанию для данного объекта базы данных (таблицы, фор мы, запроса, отчета или страницы).

При вводе и корректировке данных рекомендуется работать в режи ме формы, переключаясь в режим таблицы только в случае необхо димости. Изменение структуры объекта базы данных выполняется в режиме конструктора.

Чтобы упорядочить данные различным образом, следует выполнить их сортировку по нужным полям, используя кнопки Сортировка по убы ванию (Sort Descending) и Сортировка по возрастанию (Sort Ascending) на панели инструментов. В этом упражнении вы выполните сортировку записей таблицы Заказы, чтобы удовлетворить перечисленные выше пожелания.

76 Часть 1. Знакомство с Access Чтобы сортировку по полям, выделите эти поля, а затем щелкните на кнопке Сортировка (Sort).

Отсортируйте записи по заданному полю 1. В окне базы данных щелкните на пункте Формы (Forms) на панели объектов, чтобы вывести список форм.

2. В списке форм щелкните дважды на форме Заказы, а затем разверните окно формы во весь экран. Форма Заказы откроется в режиме формы. Обратите внимание, что Код заказа имеет зна чение 1. Поместите курсор в окно Штат/Провинция.

3. На панели инструментов формы щелкните на стрелке кноп ки Вид (View) и затем щелкните на пункте Режим таблицы (Datasheet View).

4. Воспользуйтесь горизонтальной полосой прокрутки, чтобы прокрутить таблицу вправо поля Штат/ПрОВИНЦИЯ, а затем щел кните в области выделения этого поля.

Когда указатель мыши находится в области выделения поля, он принимает форму жирной стрелки, направленной вниз. Если щелкнуть в области выделения поля, происходит выделение всего столбца.

5. На панели инструментов формы щелкните на кнопке СорТИ ровка по возрастанию (Sort Ascending). Все записи будут упоря дочены по полю по алфавиту в порядке возрас тания (от А до Я). Теперь руководство компании может сделать выводы о распределении заказов по регионам.

6. На панели инструментов формы щелкните на стрелке кноп ки Вид (View) и затем щелкните на пункте Режим формы (Form View). В форме отобразится запись, имеющая значение 231 в поле Код заказа.

7. Щелкните в поле Дата заказа. Отсортируйте теперь данные по полю Дата заказа в соответствии с пожеланиями менеджера операционного отдела.

8. На панели инструментов формы щелкните на кнопке Сорти ровка по убыванию (Sort Descending). Значение в поле Код заказа изменится и будет равным Записи теперь отсортированы по дате заказа в порядке убывания, а запись с кодом явля ется первой в таблице.

Урок 3. Использование фильтров и отчетов 9. На панели инструментов формы щелкните на стрелке кноп ки Вид (View), а затем щелкните на пункте Режим таблицы (Datasheet View). Данные отобразятся в табличном виде в хро нологическом порядке по убыванию. Первые записи соответ ствуют последним заказам.

10. Щелкните в поле Код заказа. Отсортируйте данные по коду для служащих транспортного отдела.

Записи можно как в режиме формы, так и таблицы, но в режиме таблицы более очевидны.

На панели инструментов формы щелкните на кнопке Сорти ровка по возрастанию (Sort Ascending). Все записи будут упоря дочены по полю Код заказа в порядке возрастания, то есть в по рядке поступления заказов.

Использование фильтра для отбора данных Сортировка позволяет быстро упорядочить данные. Однако при этом при ходится просматривать все записи, имеющиеся в таблице. Воспользовав шись фильтром, можно исключить те из них, которые в данный момент не представляют интереса.

Предположим, что к вам обратились с просьбой представить сведения о заказах, поступивших из Канады. Такого рода задачи легко решаются с помощью фильтров.

Задайте фильтр по выделенному полю Функция Фильтр ПО выделенному (Filter By Selection) извлекает из таблицы и выдает на экран только те записи, которые содержат выделенное зна чение. Это относительно простой фильтр, допускающий одно условие на поле. Чтобы задать его, достаточно выделить в таблице поле, содержа щее значение, которое служит образцом для отбора записей.

В этом упражнении вы воспользуетесь кнопкой Фильтр по выделенному (Filter By Selection), чтобы отобразить заказы, поступившие из Канады.

Чтобы по полям, нужно эти поля, а затем на кнопке Фильтр по выделенному (Filter By Selection).

1. Убедитесь, что форма Заказы открыта в режиме таблицы.

78 Часть 1. Знакомство с Access 2. Прокрутите таблицу вправо до столбца Страна получателя и за тем щелкните в любой ячейке этого столбца, содержащей зна чение «Canada». Таким образом задается критерий для фильт ра: отобрать записи со значением «Canada» поле Страна получателя.

3. На панели инструментов щелкните на кнопке Фильтр по выде ленному (Filter By Selection). На экране отобразятся только те записи, которые содержат слово «Canada» в поле Страна получа теля. На панели перехода появится слово «Фильтр указывающее, что записи отфильтрованы. Кнопка Применение фильтра (Apply Filter) на панели инструментов превращается в кнопку Удалить фильтр (Remove Filter).

I war onto Ontario.

G1R5E9 Canada Nova Scotia BOP 1RO Canada 2315 Me Canada Columbia sans Ontario Canada 1253 Ontario Canada 2301 Manitoba Canada Ontario Canada 1845 Yukon Canada Ontario dbrook Scotia BOP 1 КО Canada 1779 Измените фильтр С помощью функции Изменить фильтр (Filter By Form) можно задать фильтр, используя списки возможных значений полей. Если в предыду щем случае образцом для отбора данных служило текущее значение вы деленного поля, функция Изменить фильтр позволяет задать в качестве кри терия любое значение любого поля формы или таблицы.

Урок 3. Использование фильтров и отчетов Компания «Сластена Лили» принимает к оплате вида кредитных кар точек: World Credit, Elite Select Card. Предположим, что вам нуж но представить данные о заказах, поступивших из Канады, которые оп лачиваются через кредитную карточку Elite Fund. В этом упражнении вы воспользуетесь функцией Изменить фильтр (Filter By Form), чтобы ото брать соответствующие записи.

1. На панели инструментов щелкните на кнопке Изменить фильтр (Filter By Form). Отображение таблицы будет сведено к одной строке. В поле Страна получателя появится стрелка, а в списке, который открывается щелчком на стрелке, выделено слово «Canada».

2. Прокрутите таблицу вправо до появления поля Кредитная кар та.

3. В окне Заказы в поле Кредитная карта щелкните на кнопке Изме нить фильтр, затем щелкните на стрелке поля, чтобы открыть список, и выберите значение 2.

Поскольку Кредитная карта является группой выбора в форме За казы, тип кредитной карты хранится в виде числа. Карта Elite Fund является второй в группе выбора, ей присваивается зна чение 2.

4. Щелкните на кнопке Применение фильтра (Apply Filter).

В результате фильтрации на экране отобразятся только те за писи, которые содержат слово «Canada» в поле Страна получате ля и значение «Elite Fund» в поле Кредитная карта.

5. Щелкните на кнопке Удалить (Remove Filter). На экра не в режиме таблицы снова отобразятся все записи.

6. Закройте форму Заказы. В ответ на вопрос, сохранить ли из менения, ответьте Нет (No).

Представление данных в отчете Информация, содержащаяся в таблицах базы данных, может быть пред ставлена в виде документа или отчета. Как и формы, отчеты позволяют извлечь из базы нужные сведения и придать им содержательный вид. Но 80 Часть 1. с Access если формы предназначены для просмотра и корректировки данных, от четы используются для анализа или передачи информации в другие ин станции. Отчеты могут быть напечатаны, отправлены по электронной по чте, пересланы в общую папку, а также опубликованы в Интернет, что делает их доступными для самой широкой аудитории.

Воспользовавшись средствами Access, сотрудники отдела мар кетинга создали отчет Продажа наборов, который содержит информацию о ходе продаж за заданный период.

При попытке открыть отчет на экран выдается диалоговое окно для вво да дат, определяющих отчетный период. Эти даты являются параметра ми отчета и задают условия отбора данных из базы. Период может быть любой продолжительности в пределах времени сбора информации о ходе продаж.

В отличие от которые по образцу, значения па раметров отчета нужно вручную.

Вице-президент компании «Сластена Лили» хотел бы получить обзор продаж за первые две недели ноября года, которые по традиции счи таются началом рождественского сезона. В следующих упражнениях вы просмотрите и напечатаете соответствующую информацию с помощью отчета Продажа наборов.

Откройте отчет При открытии отчета Продажа наборов на экран выдается окно для ввода начала и конца периода, который должен быть отображен в отчете. Та ким образом, ввод условий отбора данных является частью процедуры открытия отчета.

1. В окне базы данных щелкните на пункте Отчеты (Reports) на панели объектов.

2. В списке отчетов щелкните дважды на отчете Продажа набо ров. Появится сообщение Введите значение параметра (Enter Parameter Value) с полем для ввода начальной даты отчетного периода.

Урок 3. Использование фильтров и отчетов Access 2000 допускает ввод дат в числовом формате, но следует четко месяц, и год.

В поле Нач. дата введите и нажмите клавишу | Enter Появится сообщение Введите значение параметра (Enter Parameter Value) для даты конца периода.

4. Введите Отчет Продажа наборов откроется в режи ме предварительного просмотра. Панель базы данных заменит ся на панель предварительного просмотра.

Печать (Print) Список поля Масштаб (Zoom List) Масштаб (Zoom) Закрыть (Close) Несколько страниц (Multiple Pages) Две страницы (Two Pages) Одна страница (One Page) Региональные установки Microsoft Windows Microsoft Windows 95, Windows 98 и Windows NT используют регио нальные установки для интерпретации дат, введенных в числовом формате. Например, дата воспринимается как месяц-день-год ( 2 января 1998 года), если принята установка United States English, или как день-месяц-год (1февраля 1998 года) в случае региональной установки British English.

Access позволяет вводить дату несколькими способами. Если вы указываете название месяца полностью (January, январь) или его аббревиатуру (Jan, янв), Microsoft Access распознает день и месяц независимо от их последовательности. Если же дата задается в чис ловом формате, при ее интерпретации учитываются региональные установки. Такие даты, как, например, 13/1/98 и 1/13/98, Microsoft Access воспринимает как января 1998 года, поскольку в году толь ко месяцев. даты 12/1/98 и будут трактоваться по-раз ному в зависимости от региональных установок.

Некоторые региональные установки помещают год в начало даты. В этом случае возможность неправильной трактовки даты возрастает. Напри мер, для даты 3/2/1 возможны следующие варианты: 2 января года, 1 февраля 2003 года, 3 февраля 2001 года или 2 марта 2001 года.

82 Часть 1. Знакомство с Access Просмотр отчета В процессе создания отчет автоматически сохраняется и открывается в режиме предварительного просмотра. При этом информация отобража ется в том виде, в котором она будет напечатана с учетом установок печа ти вашего компьютера.

Режим просмотра содержит перехода для пе ремещения по страницам отчета.

Отчет открывается в увеличенном масштабе, что позволяет просмотреть содержащуюся в нем информацию. Указатель мыши, помещенный на страницу отчета, принимает форму лупы со знаком минус (-). Степень увеличения указана в поле Масштаб (Zoom) на панели инструментов пред варительного просмотра.

Просмотрите отчет Просмотрите содержание отчета и размещение текста на страницах в режиме предварительного просмотра.

увеличения можно из списка от 10% до 200% или за в поле Окно (Fit the Zoom Box).

Для перемещения по страницам отчета можно также ся клавишами-стрелками и клавишами \ PageUp и \ С кнопки Несколько окон (Multiple Pages) можно макет отчета, включающий до шести страниц сразу.

1. Щелкните в любом месте увеличенной страницы отчета.

Страница отобразится целиком, а знак минус (-) в изображе нии указателя заменится на знак (+). На панели инструментов в поле Масштаб (Zoom) появится значение Окно (Fit).

2. Щелкните в любом месте уменьшенной страницы отчета.

Страница отобразится в масштабе 100% с центром в точке, на которой вы щелкнули, а в изображении указателя снова по явится знак (-). В поле Масштаб (Zoom) появится значение 3. Воспользуйтесь полосами прокрутки для перемещения стра ницы вверх, вниз и справа налево.

4. На панели инструментов Предварительный просмотр (Print Preview) щелкните на кнопке Две страницы (Two Pages). Масш таб отображения отчета уменьшится, на экране появятся две страницы рядом, а поле Масштаб (Zoom) будет содержать зна чение Окно (Fit).

Урок 3. Использование фильтров и отчетов 5. На панели инструментов Предварительный просмотр (Print Preview) щелкните на кнопке Одна страница (One Page).

Все страницы кроме первой будут удалены с экрана.

Напечатайте отчет Перед отчета необходимо принтер.

Как видите, отчет содержит всё необходимые данные. Теперь нужно его напечатать, чтобы раздать участникам предстоящего совещания. Но прежде чем печатать весь отчет, измените установки страницы, чтобы улучшить ее внешний вид, и напечатайте пробную страницу для пред ставления руководству. Получив одобрение руководства, напечатайте отчет полностью.

1. В меню Файл (File) щелкните на кнопке Печать (Print).

Появится диалоговое окно Печать (Print).

2. В диалоговом окне Печать (Print) щелкните на кнопке Настрой ка (Setup).

Появится диалоговое окно Параметры страницы (Print Setup) с активной вкладкой Поля (Margins).

84 Часть 1, Знакомство с Access 3. Щелкните дважды в поле Левое (Left) и введите 25 мм. Ши рина левого поля изменится. На образце страницы левая гра ница сдвинется вправо.

Изменения параметров страницы сохранятся и станут новыми ус тановками печати.

4. Щелкните на кнопке ОК. Диалоговое окно Параметры страницы (Print Setup) закроется. Левое поле страницы теперь равно мм и будет оставаться таким, пока вы не измените установки печати.

5. В диалоговом окне Печать (Print) в области Печатать (Print Range) выделите вариант Страницы (Pages). Курсор переместит ся в поле С (From). Вам нужно напечатать одну страницу отче та, чтобы показать ее руководству.

6. В поле С (From) введите 1 и нажмите клавишу | Enter |.

7. В поле По (То) введите 1 и нажмите клавишу [ Enter |. Будет напечатана первая страница отчета Продажа наборов. Если ее вид всех устраивает, можно напечатать весь отчет.

Урок 3. Использование фильтров и отчетов 8. На панели инструментов Предварительный просмотр (Print Preview) щелкните на кнопке Печать (Print). Это простейший способ печати отчета. Access напечатает отчет Продажа наборов.

Напечатанный документ будет выглядеть так же, как и в ре жиме предварительного просмотра.

На панели инструментов режима предварительного просмот ра щелкните на кнопке Закрыть (Close). Отчет Продажа наборов закроется, и на экране появится окно базы данных.

Совет.

Можно напечатать отчет, не открывая его. Для этого в окне базы дан ных щелкните на отчете, чтобы выделить его, а затем щелкните на кнопке Печать (Print) на панели инструментов базы данных. Чтобы ука зать нужное число копий и задать разборку по копиям, воспользуй тесь командой Печать (Print) в меню Файл (File).

Создание почтовых наклеек Предположим, что в рекламных целях предполагается разослать всем заказчикам образцы нового сорта конфет «Киви в шоколаде». В связи с этим необходимо напечатать почтовые наклейки нужного вида и размера для каждой посылки. Наклейки должны быть упорядочены по почтовому индексу, чтобы собрать вместе наборы, адресованные в один регион.

В Access 2000 почтовые наклейки представляют собой специальный от чет, который извлекает данные из базы, сортирует их в заданном поряд ке и выдает в формате почтовых наклеек. Создание отчета осуществля ется с помощью Мастера наклеек, который предлагает необходимую последовательность шагов.

Полученный отчет определяет вид почтовых наклеек (шрифт, оформле ние, расположение текста), принцип их сортировки, но не конкретные имена и адреса. Реальные данные хранятся в таблице Заказчики, которая постоянно обновляется. Каждый раз при использовании отчета Access извлекает текущую информацию из базы данных. Сохраненный отчет представляет собой структуру отчета и может неоднократно печататься, используя свежие данные.

В следующих упражнениях вы воспользуетесь Мастером наклеек, чтобы напечатать наклейки, упорядоченные по почтовому индексу.

86 Часть 1. Знакомство с Access Запустите Мастер наклеек 1. Убедитесь, что в окне базы данных отображается список от четов.

На панели инструментов окна базы данных щелкните на кноп ке Создать (New). Появится диалоговое окно Новый отчет (New Report).

Мастер отчетов в столбец ленточный диаграмм Почтовые наклейки 3. В списке, представленном вверху диалогового окна Новый от чет (New Report), выделите пункт Почтовые наклейки (Label Wizard).

4. Внизу диалогового окна Новый отчет (New Report) щелкните на стрелке, чтобы открыть список, и выделите значение Заказ чики.

Можно клавишу буквы чтобы сразу переместиться в спис ке к таблицам, начинающимся с этой буквы.

Таблица Заказчики содержит сведения обо всех заказчиках ком пании «Сластена включая их имена и адреса.

5. Щелкните на кнопке ОК.

Появится первое диалоговое окно Создание наклеек (Label Wizard).

Урок 3. Использование фильтров и отчетов 96.5 mm x 44.5 mm mm x 42.3 mm mm x 42.0 mm mm x 42.3 mm Выберите стандартную наклейку Access включает библиотеку стандартных почтовых наклеек с указани ем их размеров и изготовителей. Вы можете выбрать стандартную на клейку и задать способ подачи бумаги в виде отдельных листов или не прерывных рулонов.

Если стандартная наклейка не подходит, можно собственную, кнопкой Настройка (Customize).

В этом упражнении вы выберете стандартную наклейку в соответствии с требованиями отдела транспортировки.

1. В поле Фильтр по изготовителю (Filter by Manufacturer) выде лите значение 2. Выберите опцию Британская в качестве единиц измерения.

3. Выделите Код товара (Product Number) 4. Щелкните на кнопке Далее (Next).

Появится второе окно Мастера наклеек.

88 Часть 1. Знакомство с Access Измените внешний вид наклейки Внешний вид наклейки можно улучшить, выбрав подходящий шрифт или цвет текста (если вы располагаете цветным принтером). Чтобы сделать наклейку более эффектной, можно также изменить размер шрифта и от форматировать текст.

1. Во втором окне Мастера наклеек щелкните на стрелке в поле Шрифт (Font) и выделите в списке Times New Слово «Об разец» в области образца отобразится в выбранном шрифте.

Важно.

Шрифт Times New Roman входит в стандартный комплект Windows 98. Если в вашем списке шрифтов он отсутствует, замените его любым доступным шрифтом.

2. В списке Размер шрифта (Font Size) выделите значение Раз мер шрифта в области образца изменится.

3. Щелкните в поле Курсив (Italic), чтобы установить в нем фла жок. Начертание символов в слове «Образец» изменится на курсив.

4. Щелкните на кнопке Далее (Next). Появится третье окно Мас тера наклеек.

Урок 3. фильтров и отчетов Задайте макет наклейки Мастер наклеек позволяет выбрать поля из таблицы Заказчики и помес тить их в любом порядке в прототип наклейки. Предположим, что отдел транспортировки использует наклейки, состоящие из четырех строк, со держащих полное имя за которым следуют две строки с адре сом и название страны в четвертой строке. В следующем упражнении вы воспроизведете этот макет наклейки. Заполняемая строка в прототипе наклейки выделена затененным фоном.

Совет.

Макет наклейки компании предполагает четыре строки, а выбранная вами стандартная наклейка рассчитана на пять строк. Лишняя строка может пригодиться, если информация, которая должна находиться в одной строке, не уместится в ней и перейдет на следующую строку.

1. В третьем окне Мастера наклеек щелкните дважды на поле Имя в списке Доступные поля (Available Fields).

Можно также нужное поле, а затем на кнопке До бавить Поле Имя будет добавлено в первую строку прототипа наклей ки, а курсор переместится в конец поля.

90 Часть 1. Знакомство с Access клавишу В прототипе наклейке после поля Имя появится пробел.

3. В списке Доступные ПОЛЯ (Available Fields) щелкните дважды на поле Фамилия. Поле Фамилия будет добавлено в первую стро ку прототипа наклейки после поля Имя и следующего за ним пробела.

4. Находясь в конце первой строки прототипа, нажмите клави шу | Enter |. Курсор и затененная полоса переместятся во вто рую строку прототипа.

В случае ошибки щелкните в нужном месте прототипа наклейки и вос клавишей \ Backspace |, чтобы зна чение.

5. Добавьте во вторую строку поле Адрес и нажмите клавишу I Enter 6. В третью строку прототипа добавьте поля Город, Штат/провин ция и Почтовый индекс. Введите запятую и пробел между полями Город и Штат/провинция и пробел между полями Штат/провинция и ПОЧТОВЫЙ индекс. Нажмите клавишу | Enter |.

7. В четвертую строку добавьте поле Страна.

8. Щелкните на кнопке Далее (Next). Появится четвертое окно Создание наклеек (Label Wizard).

Фамилия Имя Адрес Город Почтовый Страна Урок 3. Использование фильтров и Выполните сортировку наклеек Можно отсортировать наклейки по любому полю таблицы Заказчики или по нескольким полям сразу, например, по имени и фамилии заказчика.

В следующем упражнении вы отсортируете наклейки по почтовому ин дексу, чтобы сгруппировать посылки по регионам.

В четвертом окне Мастера наклеек щелкните дважды на поле Почтовый индекс в списке Доступные поля (Available Fields). Поле Почтовый индекс будет добавлено в список Сортировка (Sort By).

2. Щелкните на кнопке Далее (Next). Появится последнее окно Мастера наклеек, в котором можно задать имя а также выбрать режим просмотра или модификации наклеек.

Создайте отчет и напечатайте наклейки Теперь можно сохранить отчет и печатать наклейки по мере необходимо сти.

1. Введите имя отчета Почтовые наклейки.

2. Убедитесь, что выбран вариант Просмотреть наклейки в том виде, как они будут напечатаны (See The Labels As They Will Look Printed) и щелкните на кнопке Готово (Finish).

92 Часть 1. с Access Отчет будет сохранен под именем Почтовые наклейки и отобра зится в режиме предварительного просмотра.

3. На панели инструментов Предварительный просмотр (Print Preview) щелкните на кнопке Печать (Print). Access напечатает отчет с наклейками. Бумага, заправленная в принтер, должна соответствовать характеристикам, заданным в первом диало говом окне мастера наклеек.

4. В окне Почтовые наклейки: отчет (Report) щелкните на кнопке Закрыть (Close).

Шаг вперед: создание сложных фильтров Предположим, что в ноябре прошлого года вы начали кампанию по рас пространению продукции фирмы в Канаде. Пришло время подвести ито ги и выяснить, насколько успешной оказалась деятельность в этом на правлении. Воспользуйтесь фильтром, чтобы выделить заказы, поступившие за этот период из Канады.

Создайте расширенный фильтр Чтобы просмотреть данные, имеющие отношение к рекламной кампании, нужно создать фильтр, который отберет заказчиков из Канады, появив шихся после 15 ноября 1998 года (даты начала рекламной кампании).

1. В окне базы данных щелкните на пункте Формы (Forms) на панели объектов.

2. В списке форм щелкните дважды на форме Перечень заказчи ков.

Форма Перечень заказчиков откроется в режиме формы.

3. На панели инструментов формы щелкните на кнопке Изме нить фильтр (Filter By Form).

Появится диалоговое окно Фильтр (Filter By Form) с активной вкладкой Найти (Look for). Панель инструментов базы данных заменится на панель инструментов Фильтр/сортировка (Filter/ Sort).

4. Щелкните в поле Страна, затем щелкните на стрелке, чтобы открыть список, и выделите значение «Canada».

Функция Фильтр в режимах формы и таблицы работает различным об разом.

Урок 3. Использование фильтров и отчетов Слово «Canada» появится в качестве критерия в диалоговом окне Фильтр (Filter By Form). Его можно было бы применить для отбора записей с помощью кнопки Применение фильтра (Apply Filter), но, чтобы оценить результаты рекламной кампании, необходимо создать сложный фильтр и задать порядок сорти ровки записей.

5. В меню Фильтр (Filter) щелкните на команде Расширенный фильтр (Advanced Filter/Sort). Появится диалоговое окно Фильтр (Filter), в котором отобразится значение фильтра, заданное в преды дущем шаге. Добавьте критерий для поля Дата заказа и задайте принцип сортировки отфильтрованных записей.

6. Перейдите в первую пустую ячейку в строке Поле (Field) в таблице критерия. Щелкните на стрелке и в открывшемся спис ке выберите значение «Дата заказа».

7. Щелкните в ячейке Сортировка (Sort) столбца Дата заказа.

8. Щелкните на стрелке, чтобы открыть список, и выберите принцип сортировки По убыванию (Descending).

9. В столбце Дата заказа в ячейке Условие отбора (Criteria) введите выражение >=15-ноя-98 и нажмите клавишу [ Enter |.

Выражением называется формула, которая вычисляет значение.

Это выражение означает «с 15 ноября 1998 года включитель но». Access изменяет формат даты и помещает ее в значки но мера которые являются признаком поля даты/времени.

94 Часть 1. Знакомство с Access 10. Щелкните на кнопке Применение фильтра (Apply Filter).

Теперь на экране представлены только заказы, размещенные после начала рекламной кампании.

11. Закройте форму Перечень заказчиков.

Расширенный фильтр сохраняется для дальнейшего исполь зования и отобразится в диалоговом окне при следующем вы зове команды Расширенный фильтр (Advanced Filter/Sort). Вы можете удалить его, изменить или дополнить.

Окончание урока 1. Чтобы перейти к следующему уроку, щелкните на команде Закрыть (Close) в меню Файл (File).

2. Если вы завершили работу с программой Access 2000, щелк ните на команде Выход (Exit) в меню Файл (File).

Краткое содержание урока Чтобы Сделайте следующее Кнопка Отсортировать за- Выделите поле, а затем щелкните на од писи ной из кнопок Сортировка (Sort).

Задать критерий Выделите образец критерия в форме или отбора данных для таблице.

фильтра Задать условие от- В таблице критерия диалогового окна бора для расширен- Фильтр (Filter) введите выражение в нуж ного фильтра ное поле строки Условие отбора (Criteria).

Отфильтровать за- Задайте критерии в форме или таблице, писи по а затем щелкните на кнопке Фильтр по му полю деленному (Filter By Selection).

Отфильтровать Задайте критерии в форме или таблице записи с помощью и затем щелкните на кнопке Изменить функции Изменить фильтр (Filter By Form). Выделите нуж фильтр ное значение в поле (или полях), а затем щелкните на кнопке Применение фильтра (Apply Filter).

Удалить фильтр Щелкните на кнопке Удалить фильтр после применения (Remove Filter).

Урок 3. Использование фильтров и отчетов Чтобы Сделайте следующее Кнопка Открыть отчет В окне базы данных щелкните на пункте Отчеты (Reports) на панели объектов и за тем щелкните дважды на нужном отчете.

Изменить масштаб В режиме предварительного просмотра отображения щелкните в любом месте отчета.

отчета Отобразить две Щелкните на кнопке Две страницы (Two страницы Pages) на панели инструментов Предвари тельный просмотр (Print Preview).

Напечатать отчет Щелкните на кнопке Печать (Print) на па нели инструментов предварительного просмотра.

Напечатать задан- В меню Файл (File) щелкните на команде ные страницы от- Печать (Print), а затем введите номера страниц, которые нужно напечатать.

чета Создать почтовые В окне базы данных щелкните на пункте наклейки Отчеты (Reports) на панели объектов. Щел кните на кнопке Создать (New) на панели инструментов окна базы данных, выдели те Мастер почтовых наклеек (Label Wizard) и далее следуйте его указаниям.

ЧАСТЬ Обзор и упражнения В следующих упражнениях вам предстоит:

• открыть базу данных и форму;

• выполнить просмотр и редактирование данных с помо щью формы;

Урок рассчитан • осуществить поиск записей;

на • фильтровать записи;

20 минут • сортировать записи;

• создать отчет.

Прежде чем перейти к части 2, посвященной созданию и расширению базы данных, примените на практике получен ные при изучении части 1 знания, выполнив упражнения этого раздела.

Постановка задачи Предположим, что вам поручено поработать с формой Зака зы, чтобы убедиться, что она функционирует нормально. Вы осуществите просмотр информации, внесете изменения в режиме формы и таблицы, выполните поиск, сортировку и отбор записей, а затем создадите почтовые наклейки для всех заказов.

Упражнения раздела следует но с 1 по 6.

4- Access 98 Часть 1. Знакомство с Access Шаг откройте базу данных и просмотрите информацию Чтобы убедиться, что главная и подчиненная форма Заказы работают нор мально, откройте базу данных и просмотрите информацию, воспользо вавшись режимами формы и таблицы.

1. Запустите Access и откройте базу данных Сластена Лили.

В окне базы данных откройте форму Заказы и воспользуйтесь кнопками перехода для просмотра нескольких записей, а за тем вернитесь к первой записи.

3. Переключитесь в режим таблицы.

4. Измените ширину столбца Адрес таким образом, чтобы содер жимое поля в нем полностью.

5. Переключитесь в режим формы.

За дополнительной по теме Обратитесь к Как открыть базу данных Урок Как открыть форму Урок Использование кнопок перехода Урок Как изменить ширину столбца Урок Как переключаться между режимами Урок Шаг 2: введите и отредактируйте данные В этом упражнении вы введете новый заказ в режиме формы, затем уда лите его в режиме после чего отредактируете существующую запись.

В режиме формы создайте новую запись и введите в нее сле дующие данные:

Код заказчика: Дата: (текущая) Код заказа: Данные о получателе: (Скопируйте данные из области К оплате) Кредитная карта: World Credit Номер счета: Обзор и упражнения Дата оплаты: 1/05/ Подарочный вариант: No Код набора: АЛЬП Количество: Код набора: СЕРД Количество: Код ВИШН Количество: 2. Переключитесь в режим таблицы и удалите новую запись для заказа, имеющего код 414.

3. Переключитесь в режим формы.

4. Перейдите к записи с кодом заказа 404 и увеличьте число наборов «Дыхание севера» до 4.

За дополнительной информацией по теме Обратитесь к Ввод данных в форму Урок Перемещение по полям формы Урок Удаление записи Урок Добавление записей в главную и подчиненную форму Урок Как переключаться между главной Урок и подчиненной формами Шаг 3: найдите записи Убедившись, что фирма работает правильно, выполните с ее помощью некоторые рутинные процедуры, связанные с обработкой информации. В этом упражнении вы осуществите поиск заказов, размещенных заказчи ками по фамилии Смит.

1. В области К оплате щелкните в поле Фамилия.

2. Найдите заказы, содержащих значение «Смит» в поле Фами лия.

3. Закройте диалоговое окно Найти и заменить (Find And Replace).

За дополнительной информацией по теме Обратитесь к Поиск записей Урок Шаг 4: отсортируйте записи Сортировка записей представляет собой простой и эффективный способ организации данных. Выполните сортировку данных по различным по лям в порядке возрастания и убывания.

100 Часть 1. Знакомство с Access 1. Щелкните в поле Дата заказа.

2. Отсортируйте записи в порядке убывания.

3. Щелкните в Код Заказа.

4. Отсортируйте записи в порядке возрастания.

За дополнительной информацией по теме Обратитесь к Сортировка записей Урок Шаг 5: примените фильтр Предположим, что вам нужно найти заказ, размещенный в определен ный период, причем известно, что заказчик и получатель - одно и то же лицо. Поиск данных значительно упростится, если отобрать для просмотра только те записи, которые удовлетворяют вышеуказанным условиям.

1. В форме Заказы щелкните в поле Дата заказа.

2. Примените функцию Изменить фильтр, воспользовавшись вы ражением в качестве условия отбора для поля Дата за каза.

3. Введите =[Фамилия получателя] в поле Фамилия в области К оплате.

4. Примените фильтр и просмотрите результаты.

5. Удалите фильтр и закройте форму Заказы.

За дополнительной информацией по теме Обратитесь к Применение функции Фильтр по полям формы Урок Применение функции Расширенный фильтр/сортировка Урок 6: создайте отчет Почтовые наклейки Создайте почтовые наклейки для всех заказов и отсортируйте их в по рядке поступления заказов.

1. В окне базы данных щелкните на пункте Отчеты (Reports) на панели объектов, а затем щелкните на кнопке Создать (New).

2. Воспользуйтесь Мастером почтовых наклеек (Label Wizard), что бы создать наклейки на основе таблицы Заказы. Выберите тип наклеек Avery и шрифт 8pt и задайте следующий макет наклейки:

Обзор и упражнения индекс 3. Отсортируйте отчет по коду заказа и назовите его Наклейки получателя.

4. Напечатайте и закройте отчет.

За дополнительной информацией по теме Обратитесь к Использование Мастера почтовых наклеек (Label Wizard) Урок Окончание упражнений 1. Чтобы перейти к следующему уроку, в меню Файл (File) щел кните на команде Закрыть (Close).

2. Если вы закончили работу с Microsoft Файл (File) щелкните на команде Выход (Exit).

ЧАСТЬ Создание и расширение баз данных УРОК Сопровождение баз данных Вы научитесь:

• принимать решение о создании новой таблицы;

• создавать таблицу с помощью Мастера;

• конструировать и модифицировать таблицу;

• определять поля в таблице;

Урок • изменять свойства полей;

рассчитан • задавать связи в базах данных;

на • объединять данные нескольких таблиц.

45 минут Единственной константой в окружающем нас мире являет ся его постоянное изменение. Некогда важная информация становится несущественной, а не имевшие особого значения сведения превращаются в жизненно важные. Объем инфор мации, с которой приходится иметь дело в личной жизни и бизнесе, постоянно растет и становится неуправляемым, если не принять меры по его упорядочиванию, воспользо вавшись, например, папками и картотеками.

То же самое происходит с базами данных. Вначале инфор мация вполне обозрима, но по мере ее накопления возника ет необходимость задавать фильтры, чтобы обеспечить со держательный просмотр и корректировку данных. Иногда изменения касаются не только данных, но и объектов базы в целом. Так, например, сведения о заказчиках будут непол 106 Часть 2. Создание и расширение баз данных если не включить в них адреса электронной почты и Web-узла.

Таким образом, сопровождение баз данных подразумевает не только об новление информации, и изменение структуры и взаимосвязей объек тов баз данных.

Компания «Сластена Лили», стремясь соответствовать требованиям за оказалась на пороге больших перемен. Руководство компании сформулировало свои пожелания и обратилось к вам с просьбой внести соответствующие изменения в базу данных. В этом уроке вы создадите новую таблицу, определите ее поля, модифицируете таблицу и введете в нее информацию, а затем установите связи между объектами базы дан ных.

Начало урока Запустите программу Access 2000, если она не загружена.

Откройте базу данных Сластена Лили. Разверните окно базы данных до размеров полного экрана.

За информацией об открытии базы данных обрати к уроку 1 «Работа с формами».

Модификация таблиц Чтобы включить в базу данных новые сведения, ее следует расширить. В одних случаях для этого достаточно добавить запись или поле в суще ствующую таблицу, в других необходимо создать новую таблицу.

Организация новой информации зависит от ее специфики. Таблицы базы данных описывают определенные объекты или темы. Если включаемые данные представляют собой дополнительные характеристики существу ющего объекта, нужно добавить в таблицу новые поля. Если предполага ется включить в базу новый объект, следует создать для него таблицу.

База Сластена Лили содержит таблиц, каждая из которых соответствует конкретным объектам, таким как наборы, конфеты, заказы, заказчики, сотрудники и тому подобное. Запись таблицы описывает элемент данного объекта (например, определенного заказчика), а поля записи содержат его характеристики (например, имя заказчика).

Прежде чем приступить к созданию таблицы, необходимо четко представ лять себе перечень включаемых полей, а также их свойства. Запись дол жна исчерпывающе описывать объект в контексте поставленной задачи.

Важно также определить ограничения, накладываемые на значения по лей.

Урок 4. Сопровождение баз данных Компания «Сластена Лили» быстро завоевывает позиции на рынке. Од нако сроки доставки наборов не всегда устраивают заказчиков. По мне нию руководства, узким местом в вопросе транспортировки продукции является зависимость компании от одной транспортной фирмы. В связи с этим принято решение привлечь к сотрудничеству еще две фирмы, осу ществляющие перевозки. Таблица Доставка содержит данные о тарифах на перевозки и включает несколько записей для каждой фирмы, так как тариф зависит также от пункта назначения. Можно было бы добавить в таблицу Доставка характеристики транспортных фирм, но это приведет к многократному повторению одних и те же данных. Следовательно, необ ходимо создать новую таблицу для транспортных фирм.

Новая таблица Транспортные фирмы будет содержать описание трех фирм и должна быть связана с таблицей Доставка таким чтобы в случае необходимости извлечь данные о тарифах на перевозки.

В следующих упражнениях вы создадите новую таблицу Транспортные фирмы, воспользовавшись Мастером таблиц, доработаете в режиме кон структора, а затем свяжите таблицы Доставка и Транспортные фирмы.

Стандартные правила наименования полей Access 2000 допускает употребление пробелов и знаков препинания в именах полей. Тем не менее, существуют стандартные правила, кото рым рекомендуется следовать, особенно если предполагается исполь зовать данные совместно с другими программами. В этом случае луч ше не включать в имена полей знаки препинания и пробелы, а ограничиться буквами и цифрами.

в наименованиях допускаются прописные и строчные буквы (как, например, в Access), в качестве разделителей слов можно использо вать заглавные буквы. поле Дата заказа можно назвать Дата Заказа, отобразив таким образом назначение поля. Для тех программ управления базами данных, которые допускают в названиях полей только заглавные буквы, можно пользоваться символом подчеркива ния для разделения слов в имени поля (например, А_ЗАКАЗА).

Название, которое появляется в качестве подписи поля или заголов ка столбца, может отличаться от имени соответствующего поля. Его можно задать с помощью свойства поля Подпись (Caption). Так, напри мер, если задать значение «Дата заказчика» в свойстве Подпись (Caption) поля в формах и таблицах отобразится «Дата за хотя название поля при этом не изменится.

108 2. Создание и расширение баз данных Создайте таблицу с помощью Мастера таблиц Проще всего добавить в базу таблицу, воспользовавшись Мастером таб лиц, который предлагает набор полей типовых таблиц. Выбрав подходя щие поля, можно затем изменить их свойства и добавить недостающие поля в режиме конструктора.

В этом упражнении вы создадите таблицу Транспортные фирмы, включив в нее следующую информацию: название компании, адрес, город, штат/ провинция и почтовый индекс.

1. В окне базы данных щелкните на пункте Таблицы (Tables) на панели объектов, чтобы вызвать список таблиц.

2. В списке таблиц щелкните дважды на пункте Создание табли цы с помощью Мастера (Create Table By Using Wizard). Появится первое окно Создание таблиц (Table Wizard).

Имя Отчество Суффикс Клиенты Сотрудники Должность Товары 3. Убедитесь, что в первом окне Мастера таблиц выделен вари ант Деловые, и выделите Поставщики (Suppliers) в списке Образцы таблиц (Sample Table).

4. В списке Образцы полей (Sample Fields) щелкните дважды на полях, которые подходят для ваших целей.

Список полей Образцы полей (Sample Fields) Название Поставщика SupplierName Урок 4. Сопровождение баз данных Список полей Образцы полей (Sample Fields) Адрес Address Город City Область/край/республика StateOrProvince Почтовый индекс PostalCode Выбранные поля перемещаются в список Поля новой таблицы (Fields In My New Table).

5. В списке Поля НОВОЙ таблицы (Fields In My New Table) выдели те поле Название Поставщика и затем щелкните на кнопке Пере именование поля (Rename Field). Появится одноименное диалого вое окно.

6. В диалоговом окне Переименование поля (Rename Field) введи те Название и затем нажмите клавишу | Enter Диалоговое окно Переименование поля (Rename Field) закроется.

7. Щелкните на кнопке Далее (Next). Появится второе окно Мас тера таблиц с выделенным значением в поле Задайте имя для но вой таблицы (What Do You Want To Name 8. В поле Задайте имя для новой таблицы (What Do You Want To Name Your Table?) введите Транспортные фирмы.

110 Часть 2. Создание и расширение баз данных 9. Убедитесь, что выбран вариант Microsoft Access автоматически определяет ключ (Yes, Set Primary Key For Me), и щелкните на кнопке Далее (Next). Появится третье окно Мастера таблиц. На данном этапе таблица Транспортные фирмы не связана с другими таблицами базы.

МИ МИ не связана с них мни не связана с на связана с "Ингредиенты" не связана с не связана с не с 10. Снова щелкните на кнопке Далее (Next). Когда появится пос леднее окно Мастера таблиц, щелкните на кнопке (Finish).

Таблица Транспортные фирмы откроется в режиме таблицы. Она содержит все выбранные поля и автоматически добавленное поле счетчика.

Закройте таблицу Транспортные фирмы.

Ключ таблицы Ключ представляет собой или несколько полей, однозначно иден тифицирующих запись в таблице. Это означает, что в таблице не мо жет быть записей с одинаковыми значениями ключей. Примером ча Урок 4. Сопровождение баз данных сто используемого ключа является табельный номер сотрудника, по скольку каждому сотруднику присваивается собственный уникаль ный номер.

Ключ записи служит нескольким целям. Если сортировка таблицы не задана, записи упорядочиваются по значению ключа. Кроме того, клю чи используются при определении взаимосвязи таблиц, с помощью которой устанавливается соответствие между записями двух В тех случаях, когда ни одно из полей таблицы не обеспечивает уни кальности записи, используются составные ключи, состоящие из не скольких полей. Например, в таблице Доставка код фирмы встречает ся в записях неоднократно, как и код региона, поскольку величина тарифа зависит и от транспортной фирмы, и региона доставки. По этому ключом, однозначно идентифицирующим запись таблицы Дос тавка, является комбинация кода фирмы и кода региона.

В Access 2000 имеется функция Счетчик (AutoNumber), которая при сваивает уникальный номер каждой созданной записи. Таким обра поля типа Счетчик (AutoNumber) идеально подходят для исполь зования их в качестве ключей, вследствие своей простоты и надежности.

Изменение таблицы в режиме Конструктора В Access существует несколько способов создания таблиц. Можно выпол нить шаги Мастера, воспользоваться Конструктором или ввести назва ния полей в пустой бланк таблицы. Но в любом случае на определенном этапе возникает необходимость изменить ее структуру. Проще всего это сделать в режиме Конструктора таблиц.

Pages:     || 2 | 3 | 4 |



© 2011 www.dissers.ru - «Бесплатная электронная библиотека»

Материалы этого сайта размещены для ознакомления, все права принадлежат их авторам.
Если Вы не согласны с тем, что Ваш материал размещён на этом сайте, пожалуйста, напишите нам, мы в течении 1-2 рабочих дней удалим его.