WWW.DISSERS.RU

БЕСПЛАТНАЯ ЭЛЕКТРОННАЯ БИБЛИОТЕКА

   Добро пожаловать!

Pages:     | 1 | 2 ||

«Московский международный институт эконометрики, информатики, финансов и права Смирнова Г.Н. ...»

-- [ Страница 3 ] --

почт овое от деление ф а й л -сер в ер ф а к с -а п п а р а т ф а й л -сер в ер почтовы е ящ ики хо ст хо ст почтовы е ящ ики уд а л ен н ы е а б о н ен ты почт овое от деление Рис. 7. 2 Схема организации ЭП "1С" Электронная почта фирмы “1С” полностью соответствует приведенной выше схеме на рис.7.2. Узел почты может быть развернут на отдельной машине, тогда обслуживание абонентов осуществляется только по телекомммуникационным каналам связи телефонным линиям и/или сетям с протоколом X.25 (например, через Sprint, Роснет и др.). Если же почтовое отделение размещается на оборудовании локальной вычислительной сети, то доступ к ресурсам почтового отделения возможен как с рабочих станций, так и по телекоммуникационным линиям. Программный комплекс “1С:Электронная почта” является многоплатформенной системой: в единую информационную службу можно объеденить и мощные машины, работающие под Windows или Windows 95, а так же задействовать еще используемый парк компьютеров, функционирующих под MS DOS. В этом случае все проблемы, связанные с перекодировкой писем система берет на себя. Подготовив письмо в Windows, Вам нет необходимости заботиться о том, в какой операционной среде работают получатели. Часть из них нормально прочтет корреспонденцию в Windows или Windows 95, но не возникнет никаких проблем и у тех, кто использует MS DOS. Система автоматически перекодирует содержимое письма, учитывая тип операционной системы. Приведем основные функциональные возможности средств электронной почты “1C”. • Подготовка почтовых сообщений (конвертов) на основе использования штатного редактора и включение уже подготовленных файлов любых форматов. В процессе подготовки конверта Вы можете просмотреть содержимое любого файла на основе использования встроенного средства или же воспользоваться внешним. • Раз в конверт входит письмо, то по аналогии с “бумажной” почтой, предоставляется возможность поставить под документом подпись, что гарантирует подлинность получаемого документа и удостоверяет подготовившее его лицо. Таких подписей под документом может быть несколько. • Отправка корреспонденции индивидуальному адресату, группе адресатов (через групповой адрес) и в общий, доступный всем абонентам системы, почтовый ящик. • Получение уведомления (квитанции) о доставке ранее отосланной корреспонденции по каждому адресату, представленной единым списком по получателям, а не разрозненным набором отдельных конвертов. • Диалоговая обработка содержимого почтового ящика при связи по телекоммуникационному каналу. По своему желанию пользователь может отказаться от приема части корреспонденции, получить в сеансе наиболее интересную почту или самую короткую, сформировать сценарий пересылки почты для пакетного режима. Например, абонент спешит, и у него нет времени принимать по телефону все конверты, среди которых есть и размером аж по 5 Мегабайт. • Возможность принять и передать почту по заранее сформированному сценарию в пакетном (“off-line”) режиме, а затем инициализировать пакетный режим начиная с некоторого заданного абонентом момента времени (например, с 12 часов ночи, когда оплата телефонных линий минимальна), или из пакетного файла. • Наличие средств автоматического формирования ответа на письмо • Расширенная система состояния полученной корреспонденции. Например, на деловое предложение предложение Вы уже отслали ответ или же переадресовали его ответственному за это направление. Система пометит данный конверт как уже обработанный: дан ответ и/или переадресован. • Наличие папок, как аналога архивов писем “бумажной” почты, с возможностью фильтрации конвертов (отбора по заданному критерию) и быстрого поиска по конкретному содержанию. • Система правил для автоматизации самой трудоемкой процедуры раскладки пришедшей корреспонденции по соответствующим папкам. Например, все отчеты поместить в папку “Отчеты сотрудников”, складские справки в папку “Склад” и т.п. • Просмотр общего почтового ящика и выборочный прием корреспонденции, предназначенной для всех. Система “1С:Электронная почта” образует для пользователя единую интегрированную среду, в которой наряду с подсистемой “электронной почты” входит функциональная подсистема “баз данных”. В любой организации всегда имеется информация, которая должна быть доступна не только отдельным сотрудникам, но и большему кругу лиц, и ее нельзя представить в виде списка электронных писем. Тем самым, объективно возникает потребность в организации банков документов с разделяемым сетевым и телекоммуникационным доступом. Именно, вторая подсистема и решает эту задачу - формирует единое информационно пространство. Функциональные возможности электронной почты “1С” в сеансе работы с базами данных реализуются для пользователя в следующих операциях: • поиск интересующей информации путем просмотра многоуровневого тематического рубрикатора (оглавления базы данных) или задания примерной формулировки интересующей тематики на естественном языке;

• просмотр найденной информации на экране дисплея и выборочное сохранение ее на жестком диске;

• просмотр фрагментов усеченной графики (планы, чертежи, схемы, диаграммы, графики) и сохранение их на жестком диске;

• просмотр БД с фрагментами любого формата (PCX, DBF, WK1, XLS и т.п.);

• передача фрагментов данных для последующего включения в базу данных, а также сообщений администратору банка данных или другим пользователям системы;

Подсистема электронной почты и баз данных образуют основу всей интегрированной среды, обеспечивая потребности абонентов по автоматизации электронного оборота документов и доступа к информации. Программное обеспечение базового комплекта ЭП не предъявляет ограничений на тиражирование и регистрацию абонентских мест, что является достаточно редким явлением среди программных средств ведомственных ЭП. Число абонентских мест ограничивается только одним фактором - пропускной способностью сервера теледоступа. Комплекс средств “1С:Электронная почта” представляет собой модульную структуру, из которых, как из кубиков, Вы сами строите свою единую информационную службу, состоящую, возможно, из нескольких почтовых отделений, связанных телекоммуникационными каналами. Дополнительные подсистемы расширяют возможности комплекса, естественно интегрируясь в единой среде. Например, факсовая служба обеспечивает всеми средствами по работе с факсимильными сообщениями, начиная от подготовки и кончая обработкой принятых факсов (просмотр, переворот, отбеливание, печать и прочее). Очень важно, что для этого не надо запускать какую-то отдельную программу все средства органично встраиваются в единый интерфейс пользователя. К числу сервисных подсистем относятся следующие: • многоканальная подсистема;

• факс-сервер;

• шлюз в сеть Релком/Internet;

• эмуляция удаленного терминала;

• редактор деловой графики;

• цифровая подпись и шифрование. Конкуренция среди систем электронной почты заставляет их производителей наращивать функциональность за счет пограничных областей. Так, например, Novell, используя опыт работы и продаж собственной системы управления документами SoftSolutions, включила некоторые ее технологии в систему электронной почты GroupWise. В дополнение к почтовым ящикам в интерфейсе появился еще один элемент - библиотека. К хранению и поиску прибавились функции выписки и возврата документа, а также контроль его версий. К явным плюсам такого решения можно отнести единый интерфейс и единый доступ к информации. Пользователь имеет как бы одно приложение, запустив которое, он выполняет все необходимые функции, что, естественно, снижает затраты на обучение и увеличивает скорость работы за счет однотипного интерфейса при этом стоимость получаемого продукта увеличивается не на много. Однако нельзя не отметить некоторые серьезные недостатки систем, построенных на базе электронной почты с дополнительными функциональными возможностями. Дело в том, что подходы к проектированию систем электронной почты и управления документами принципиально отличаются. Первые разрабатывались, исходя из следующих предпосылок: • сообщения электронной почты представляют собой небольшие текстовые элементы объемом до нескольких килобайт. К ним иногда могут прикрепляться разного рода файлы;

• ценовая ниша систем электронной почты находится в пределах до 100 долларов за клиента. Перечисленные критерии вынуждают производителей использовать базы данных собственной разработки в качестве ядра хранения сообщений и документов, что, безусловно, накладывает серьезные ограничения на производительность, масштабируемость и число портов проектируемой системы. Необходимо помнить о несовпадении размера сообщения и размера документа - в случае файлов текстовых процессоров разница составляет в среднем два-три порядка, а для чертежей и т. п. достигает - четырех. В системах электронной почты сообщение хранится внутри базы данных, там же располагаются и документы, а это вызывает ряд серьезных проблем. Во-первых, для большинства документов необходимы системы хранения, способные обрабатывать значительные объемы информации (и, следовательно, недешевые), - значит, дисковыми массивами здесь не обойтись. Архивы же систем электронной почты такой возможностью не обладают. Во-вторых, хранение документа внутри базы заставляет заносить документ сначала во временную директорию, а затем загружать в редактор, что дублирует файловые операции (работа с диском, чтение/запись). Исходя из сказанного выше, можно сделать вывод, что архитектура систем электронной почты не предназначена для работы с большим количеством документов. Поэтому подобные системы с элементами управления документами целесообразно применять для ограниченного количества документов в рамках рабочей группы. Кроме того, стоит отметить, что базы данных, используемые для хранения сообщений и документов, имеют ограничения на максимальный размер. Так, для Microsoft Exchange он составляет 48 Гб, для Lotus Notes 4 Гб. Однако, несмотря на очевидные минусы систем электронной почты, производителями СУД уже разработаны следующие программные продукты для интеграции с Exchange: GroupWise XTD компании Novell и FrontOffice компании FrontOffice Technologies. 7.3 Организация систем электронного документооборота класса "groupware" Предприятия, имеющие территориально удаленные филиалы, для организации коллективной работы своих сотрудников над документами и их оперативного оповещения могли выбирать программный пакет Lotus Notes корпорации IBM. Однако в настоящее время у него появился мощный конкурент — значительно более дешевое программное обеспечение Internet, используемое в пределах одной корпорации. Если Notes (основанный на передовых технологиях конца 80-х годов) создал технологию и программное обеспечение коллективной обработки документов - «groupware», то новый класс конкурирующих с ним программных продуктов назвали «webware». Одновременно возник и новый термин для обозначения корпоративных сетей на базе Internet — «intranet». Хотя можно сказать, что первая intranet была создана фирмой Lotus Notes. В intranet используются такие технологии, как протокол TCP/IP, но только с экранами форм документов на рабочих местах. При этом в реальном проекте intranet должна объединять и другие электронные коммуникации, которые уже есть на фирме: сегменты локальных сетей под управлением Novell NetWare, выходы на выделенные телефонные линии и т.д. Intranet является средством системной интеграции: решения, предлагаемые на базе intranet, оказываются в пять-десять раз дешевле, чем стандартные. Например, без учета сетевого оборудования, сопровождения и внедрения автоматизированное рабочее место на базе Lotus Notes обойдется в $150, а на базе webware — всего в $20. На стороне последнего и преимущество использования открытых стандартов. Самым критическим моментом этой технологии является — необходимость обеспечения защиты информации. Однако, в случае когда этот критерий не так важен, выбор нередко делается в пользу webware: так, предприятия, для которых эта проблема не остро стоит перед руководством могут использовать это программное обеспечение, например, известная компания Levi Strauss (имеющая около 10 тыс. сотрудников) перешла на это ПО. В то же время американские правительственные учреждения, в частности Центральное Разведывательное Управление, по-прежнему основывают свою информационную стратегию на применении Notes. К возможностям, реализуемым в intranet, могут быть отнесены: • ведение корпоративного календаря событий;

• планирование;

• предоставление доступа к корпоративным базам данных;

• обмен административной информацией;

• внутренний обмен новостями;

• проведение телеконференций для обмена мнениями между сотрудниками корпорации;

• создание документов, включающих графику. Большую часть из них могла бы реализовать и электронная почта, но обеспечиваемая в WWW оперативность доступа к информации (невозможная в наиболее распространенных системах e-mail) значительно облегчает связь с сотрудниками, находящимися в удаленных офисах. Сервис WWW оказался более привлекательным для корпораций изза того, что предоставляет возможность работы практически с любыми видами информации. Тогда как в электронной почте можно работать лишь с ограниченным числом типов данных, а для файлов документов, переданных по сети, приходится вызывать соответствующие приложения. Второе практическое преимущество WWW для крупных корпораций — организация доступа многих сотен пользователей к информации, поступающей из различных источников. Географическое местоположение источников информации в Internet скрыто от пользователя во всем, начиная с иерархии доменов и субдоменов. Предназначение Web — распространять разнородные данные, включая аудио, видео и любые другие типы информации, что позволяет работать с корпоративными данными на новом уровне, недоступном пользователям обычной электронной почты. То есть организация запросов от Webсервера к различным СУБД дает возможность использовать программу просмотра WWW в качестве клиента корпоративных баз данных. Корпорации Intel и Microsoft уже работают над проектом создания программного обеспечения для видеоконференций в WWW. Глобальных сетей с каналами связи, удовлетворяющих запросам такого ПО, у нас почти нет, но можно реализовать подобные службы в корпоративной сети, особенно если она сделана в суперсовременном здании с оптоволокном, проложенным от первого до последнего этажа. Обобщая вышесказанное, можно сказать, что применение технологий intranet облегчает решение задачи электронного распространения корпоративной информации. При этом собственные Web-страницы создаются коллективным трудом многих сотрудников. Обеспечиваемый в intranet оперативный доступ к информации дает возможность упростить связь с сотрудниками, находящимися в удаленных офисах. Используемые в Web-серверах средства создания форм являются идеальным решением для обмена информацией между пользователями в корпоративной сети. Сбор данных может осуществляться оперативно, при этом возможно даже автоматическое выполнение некоторых действий, в зависимости от вида поступающей информации. Для того чтобы воспользоваться всеми перечисленными возможностями, необходимо установить в сети Web-сервер и программы просмотра WWW на компьютерах клиентов. С технической точки зрения, привлекательной стороной использования технологии webware — ее соответствие стандартам (описывающим протокол НТТР), а также простота доступа к программному обеспечению, которое существует уже практически для любых платформ: от Unix до Windows. Что касается предполагаемых трудностей перехода к протоколу TCP/IP, то от этого избавляет применение передовых операционных систем для настольных компьютеров: OS/2 и Windows 95 имеют встроенный стек TCP/IP. Основа технологий webware — язык HTML, который допускает достаточно легкую конвертацию практически любой информации в гипертекстовый вид. Преобразование имеющейся в корпорации информации в вид, пригодный для WWW-сервера, может осуществляться с помощью существующих программ, конвертирующих формат RTF в HTML, WWW Tools и программ, преобразующих в формат HTML документы MS Word или PageMaker. 7.4 Особенности организации работы систем управления документооборотом класса "АСКИД" Российские государственные учреждения и коммерческие организации все в большей степени ощущают потребность в эффективном управлении., что это спрос на системы электронного управления документооборота. На этом участке управления стандартные процедуры делопроизводства (регистрация документов, визирование, ознакомление и т.п.) доводят до исполнителей управляющие воздействия (принятые решения, задания и т.п.) и контролируют исполнительскую дисциплину. К началу восьмидесятых годов практически все союзные министерства, крупные заводы и организации имели Автоматизированную Систему Контроля Исполнения Документов (АСКИД). То есть все крупные организации и предприятия пытались автоматизировать контрольные функции делопроизводства. Наличие успешно действующей Системы автоматизации делопроизводства и документооборота должно говорить о благополучии учреждения и его Руководства. Это означает полную управляемость подчиненного Руководству аппарата, его компетентность и дисциплинированность и заинтересованность в максимально успешном выполнении порученного дела. Система автоматизации делопроизводства и документооборота также позволяет: • Централизованно отслеживать ход делопроизводственного процесса вплоть до работы исполнителей над документами на своих рабочих местах, систематизировать результаты контроля и тем самым выявлять "узкие места" в документообороте и работе персонала. • При переходе на работу с электронными копиями документов полностью исключить возможность их утери и свести поиск документа к запросу, выполняемому системой в течение считанных секунд. При этом даже необязательно помнить название или регистрационный номер документа - достаточно указать тематику или ключевые слова для поиска. • Повысить рост производительности труда сотрудников за счет упорядочения технологии работы с документами, резкого сокращения времени передачи документов по локальной сети или средствами электронной почты. Таким образом, автоматизация делопроизводства необходима для обеспечения мобильности руководства предприятием и работы самого предприятия. Что касается функциональных возможностей системы, то они должны поддерживать полный жизненный цикл документа в организации - от его первичной регистрации до списания в дело. Исходя из этого, система класса АСКИД должна как минимум обеспечивать: • единую регистрацию всей поступающей корреспонденции, включая письма и обращения граждан, с последующим направлением документов на рассмотрение руководству организации или в ее структурные подразделения;

• единую регистрацию всей исходящей корреспонденции и внутренних документов организации;

• регистрацию движения документов (документооборота) внутри организации, включая резолюции, отчеты об исполнении, согласование (визирование) документов;

• списание документов в дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел;

• контроль своевременного исполнения поручений, обращений граждан, организаций, резолюций и указаний руководства;

проверку правильности и своевременности исполнения документов;

• поиск документов и получение статистических отчетов по документообороту организации;

• формирование реестров отправки для экспедиции учреждения или отправку документов с помощью систем электронной почты. При разработке и внедрении Системы электронного документооборота необходимо учитывать несколько особенностей. Во-первых, следует отметить, что существовали как субъективные, так и объективные факторы, сдерживающие автоматизацию делопроизводства. Если раньше специалиста-исполнителя обязывали предоставлять системе информацию, обладателем которой традиционно был он и только он, то теперь по простому запросу к базе данных руководитель получал справку о состоянии дел, минуя этого специалиста, из рук оператора ЭВМ. Более того, система оперативно оповещала о его нерасторопности как исполнителя. Кроме того, был крайне неудобный способ передачи информации между компьютерами - на магнитных носителях, но определяющим был, безусловно, фактор субъективный. Во-вторых, главная особенность российского делопроизводства заключается в том, что любой документ сначала должен быть представлен руководителю самого высокого ранга, а потом, после получения ряда резолюций, спускаться вниз - к непосредственному исполнителю. Чтобы потом, после того, как приказ исполнен проделать тот же путь в обратном направлении. Т.е. документооборот в России имеет строго вертикальное направление, тогда как на Западе он стремится к горизонтальному, где документ в идеале должен сразу попадать к исполнителю, минуя руководство. В-третьих, другой уникальной особенностью российского делопроизводства является отслеживание работы с документами в регистрационном журнале, куда заносятся сведения о перемещениях документов, резолюции начальства, отчеты исполнителей и т.д. Лишь с появлением пишущих машинок альтернативой журналу стала картотека с регистрационными карточками. Но суть дела это не изменило. В отечественном документообороте и по сей день существует четкое разделение труда: руководители и исполнители работают непосредственно с документами (или их копиями), а делопроизводственный персонал отслеживает их действия с помощью регистрационных карточек, то есть делопроизводство отделено от работы с самими документами. Регистрационная карточка становится своеобразным досье документа, благодаря чему можно безошибочно определить, у кого и на какой стадии исполнения документ находится, не интересуясь при этом содержанием работ. В-четвертых, краеугольным камнем делопроизводства является регистрационная карточка документа, а реквизиты этой карточки регламентируются ГОСТом. Другие ГОСТы определяют организацию работы с документами. Поэтому автоматизация традиционного делопроизводства российских учреждений в полном объеме может быть реализована только с помощью отечественных разработок. Определим тот необходимый минимальный уровень технологических и функциональных возможностей, которому должна соответствовать современная система автоматизации делопроизводства типа "АСКИД". Во-первых, система обязана обеспечивать сетевой режим поддержки документооборота. То есть компьютеры, установленные на рабочих местах работников подразделений, участвующих в операциях делопроизводства, должны иметь право объединяться в локальную вычислительную сеть. Именно в сети вся информация о продвижении регистрационных карточек документов, электронные копии самих документов стекаются на один специальный компьютер - сервер, что и позволяет достичь того централизованного контроля, о котором уже говорилось. Во-вторых, та часть системы, которая устанавливается на компьютерах работников подразделений, должна работать под управлением операционной системы Windows. Это следует хотя бы из того, что большинство внутренних документов подготавливается в среде редактора WinWord, и данное требование обеспечит программную совместимость системы автоматизации делопроизводства и редактора. В настоящее время разработано большое количество систем типа "АСКИД", которые отличаются масштабом применения, аппаратной платформой, используемым типом операционной системы и СУБД для хранения "Регистрационных карточек". Рассмотрим некоторые из них. "Система электронного документооборота для органов государственного управления, предприятий и организаций" (ГУПТИ «Салют», г. Новосибирск) предназначена для автоматизации делопроизводства и документооборота в аппарате Администрации района (района города) и охватывает все стадии прохождения документов, их учет и контроль за их исполнением, а также содержит ряд дополнительных рабочих мест. Может быть использована и в других организациях, имеющих обширный документооборот. Разработка реализована в среде Lotus Notes. Система реализована как ряд автоматизированных рабочих мест (АРМ), связанных в локальную вычислительную сеть по технологии "клиент-сервер", либо имеющих удаленный доступ через модем. Предусмотрена возможность использования АРМов в автономном режиме. Типовые рабочие места: АРМ работника канцелярии, АРМ руководителя, АРМ исполнителя, АРМ специалиста по контролю, АРМ администратора системы. АРМ работника отдела по делопроизводству (может быть совмещен с АРМ специалиста по контролю) предназначен для реализации следующих функций: • регистрация входящих документов (создание карточки регистрации, занесение фактографической информации, ввод текста документа (вручную, либо импорт из файла, либо сканирование и распознавание документа);

• отправка на резолюцию;

• постановка на контроль, создание карточки исполнителя (АРМ специалиста по контролю);

• контроль исполнения документов (АРМ специалиста по контролю);

• представление документов, отсортированных по срокам исполнения, по регистрационному номеру, по исполнителям, по тематикам, по признакам исполнения, по признакам контроля, получение сведений о текущем состоянии документов и другие формы (также и АРМ специалиста по контролю);

• снятие с контроля исполненных документов, составление отчетов о состоянии исполнительской дисциплины (АРМ специалиста по контролю);

• регистрация исходящих документов, отправка другим организациям;

• составление различных отчетов, как стандартных, так и произвольной формы, в том числе в графической форме ( также и АРМ специалиста по контролю);

• полнотекстовый поиск во всех занесенных документах формы ( также и АРМ специалиста по контролю);

• доступ к справочной информации. АРМ руководителя, АРМ исполнителя предназначены для выполнения следующих операций: • собственные стандартные учеты входящих, исходящих, внутренних документов, которые возможно адаптировать под конкретный вид деятельности подразделения, значительно расширив и усложнив, но оставив его составной частью системы;

• картотека документов, поставленных на контроль сверху;

• ведение картотеки исполнителей, контроль хода выполнения документов подчиненными исполнителями;

• подготовка собственных документов, обсуждение с заинтересованными и ответственными лицами, визирование, отправка в канцелярию для регистрации и отправки другим организациям;

• обсуждение внутренних документов, наложение визы или подписи (АРМ руководителя);

• рассмотрение входящих документов, наложение резолюции (АРМ руководителя);

• представление документов, отсортированных по срокам исполнения, по регистрационному номеру, по исполнителям, по тематикам, по признакам исполнения, по признакам контроля и другие формы • полнотекстовый поиск в собственных документах, документах, пришедших для рассмотрения, документах подразделения, к которым имеется право доступа;

• доступ к справочной информации. АРМ администратора системы позволяет автоматизировать выполнение таких операций, как: • ведение справочников (адресные книги, справочники сотрудников, организаций, видов документов, тематик, должностей, справочник структуры организации, номенклатура и др.);

• ведение архива (создание, полнотекстовый поиск во всех документах архива);

• полнотекстовый поиск во всех занесенных документах;

• формирование форм документов;

• подключение новых пользователей и распределение прав доступа;

• формирование ключей к шифрам для кодирования и декодирования информации. К числу дополнительных рабочих мест относятся АРМы по учету личного приема граждан;

учету обращений граждан;

учету кадров;

АРМ работника отдела жилищно-коммунального хозяйства;

АРМ работника управления экономики;

ведения хозяйственной книги. Дополнительные возможности системы включают просмотр документов с помощью какого-либо из интернет-броузеров с рабочего места, на котором не установлено программное обеспечение системы, в соответствии с установленными правами доступа;

отправку исходящего документа по e-mail;

подключение одной из информационно-правовых систем (“Кодекс”, “Гарант”, “Консультатн-плюс”). Фирма ЗАО «ЭЛЕКТРОННЫЕ ОФИСНЫЕ СИСТЕМЫ» разработала несколько программных продуктов, предназначенных для автоматизации делопроизводства и документооборота различных организаций. Рассмотрим основные особенности функционирования системы ДЕЛО-96. Настраиваемость системы. Система настраивается на организационную структуру предприятия и, следовательно, на ту схему документооборота, которая принята именно на этом предприятии. Система ДЕЛО-96 дает возможность закрепить правила документооборота, в дальнейшем отслеживая и регламентируя их в автоматизированном режиме.

Если же в организационной структуре предприятия, в его штатном расписании, правилах доступа и работы с документами происходят изменения, то система легко перенастраивается на новые реалии. Настройка системы происходит следующим образом. На первом этапе создается ряд картотек, которые являются прямым электронным аналогом шкафа с выдвигающимися ящичками, заполненными регистрационно-контрольными карточками. Одна из них централизованная, в которую будут попадать без исключения все карточки документов, зарегистрированных на предприятии. Если организационная структура предприятия подразумевает наличие подразделений с самостоятельным делопроизводством, то при каждом таком подразделении создается своя собственная картотека. Таким образом, если над исполнением документа работают в нескольких подразделениях, то карточка документа будет одновременно находиться как в централизованной картотеке, так и в картотеках этих подразделений. Далее, в каждой картотеке в соответствии с правилами документооборота может быть определено произвольное количество так называемых кабинетов. К карточкам, попавшим в тот или иной кабинет, имеет доступ строго определенный круг должностных лиц - владельцев кабинета. Тем самым регламентируются очередность доступа к работе с документами. Карточки кабинета могут сортироваться по папкам, в одной из которых будут храниться карточки поступивших, но еще не принятых к работе документов, в другой - карточки находящихся на исполнении документов, в третьей - карточки документов, исполнение которых контролируется владельцем кабинета, в четвертой - карточки документов, которые пора списывать в дело и т.д. Это сделано для достижения полной идентичности обработки документопотока, если подобные папки использовались в делопроизводстве предприятия до начала эксплуатации системы ДЕЛО-96. Если же таких папок не было, то, несомненно, их стоит завести. На втором этапе настройки устанавливаются правила доступа должностных лиц к тем или иным документам. Во-первых, право доступа к документам ограничивается принадлежностью к тому или иному кабинету. Однако нет правил без исключений. Отдельным лицам может быть предоставлена возможность входа в несколько кабинетов или даже в любой кабинет (руководству, например). Таким образом, достигается оперативный контроль исполнения документов. Во-вторых, может быть ограничен доступ некоторых владельцев кабинета к одной или нескольким папкам. В-третьих, документы могут иметь различные грифы доступа. Право работы должностного лица с документами под тем или иным грифом также фиксируется системой. На третьем этапе систему настраивают на ту номенклатуру дел, правила деления документов на группы и присвоения им регистрационных номеров, которые уже сложились на предприятии. Такая гибкость в настройке системы ДЕЛО-96 позволяет утверждать, что с ее помощью можно автоматизировать делопроизводство любого отечественного предприятия без изменения сложившихся на нем правил документооборота. Система ДЕЛО-96 может настраиваться на различные схемы организации делопроизводства - это может быть и централизованная, и распределенная, и децентрализованная схемы. Если предприятие оперирует с небольшим количеством документов, то более естественна их централизованная обработка (в принципе, система может быть установлена и на одном компьютере, а не в сети). Если организационная структура предприятия подразумевает наличие подразделений с самостоятельным делопроизводством, то система ДЕЛО-96 поддерживает и такую схему. Кроме того, система ДЕЛО-96 поддерживает и корпоративную модель делопроизводства, когда предприятия территориально разнесены, но руководствуются общей схемой документооборота. В этом случае для обмена регистрационными карточками, самими документами могут быть использованы любые системы электронной почты. Установка ссылок между документами Система ДЕЛО-96 позволяет устанавливать между различными документами ссылки друг на друга, что. Позволяет скрупулезно отслеживать весь жизненный путь документов, все связи между основополагающим документом и документами, порожденными основным документом, и т.д. Потому что на любой запрос о состоянии дела и его предыстории система ДЕЛО-96 может составить исчерпывающий отчет. Мультимедийность и открытость системы Систему ДЕЛО-96 можно смело причислить к семье мультимедийных программных продуктов. Ее мультимедийность заключается в том, что с любой регистрационной карточкой документа можно связать любую мультимедиа информацию, поддерживаемую форматами операционной системой Windows: текстовую, графическую, звуковую, видео. При работе с мультимедиа, система использует стандартные программы Windows, что делает ее открытой по отношению к следующим версиям этой операционной системы с большими мультимедиа возможностями. Эта же открытость позволяет системе ДЕЛО-96 работать вместе с текстовым редактором MS Word, с программой для сканирования входящих документов с получением на выходе электронных копий документов в текстовом формате FineReader 3.0, редактором электронных таблиц MS Excel, графическими редакторами и т.п. Система ДЕЛО-96 эксплуатируется в Центробанке России, Администрации РАО "Газпром", Госкомимуществе РФ, Администрации Московской области, Генеральной дирекции АО "Мосэнерго". Требованиях к техническому и программному обеспечению, выдвигаемых системой ДЕЛО-96: система может функционировать на компьютерах с процессором Intel 486 и ОЗУ не менее 16 Мб. При работе системы в автономном режиме, на компьютер устанавливается СУБД Personal Oracle. При работе в сети, на сервер устанавливается либо Oracle, либо Informix, либо Sybase, либо MS-SQL Server. Первые версии системы ДЕЛО-96 могли функционировать только в локальном режиме. Это означало, что пользователями системы могли быть только сотрудники организации, работающие на локальной сети или удаленные пользователи, подключаемые к сети в режиме on-line. В территориально удаленных подразделениях или филиалах организации могли быть установлены экземпляры системы ДЕЛО-96, но они работали автономно, независимо друг от друга. ДЕЛО-96 версия 5.2 позволяет объединять произвольное количество экземпляров (установок) системы в единую корпоративную систему автоматизации делопроизводства предприятия (организации) с использованием любой электронной почты. При этом система обеспечивает выполнение всех операций с документами вне зависимости от места нахождения подразделений (филиалов) организации. ДЕЛО-96 версия 5.2 выполняет автоматическую транспортировку текстов документов, регистрационных карточек документов, резолюций, поручений и отчетов на рабочие места пользователей. Эта же фирма ЗАО "ЭЛЕКТРОННЫЕ ОФИСНЫЕ СИСТЕМЫ" разработала систему НАДЗОР -95, представляющую собой единую информационную систему для комплексной автоматизации деятельности прокуратуры республиканского, областного и районного уровня. Система НАДЗОР -95 отличается следующими особенностями: • является интегрированной системой, которая использует единую информационную технологию, обеспечивающую автоматизацию полного набора функций в прокуратуре — от регистрации приходящих документов и надзора за соблюдением законов до ведения бухгалтерии и пенсионных дел. Эта технология не имеет аналогов в России и странах СНГ • обеспечивает коллективную работу сотрудников прокуратуры, эффективный контроль за ходом делопроизводства, сокращение сроков поиска, формирования и прохождения документов, снижение непроизводительных трудозатрат • предусматривает обмен информацией по линиям связи с ниже и вышестоящими прокуратурами. На основе НАДЗОРа может быть создана прокурорская информационная система любого масштаба • пригодна для установки в любую прокуратуру России “под ключ”. Предвидя повышение спроса на системы электронного документооборота, компания «ИнтерТраст» разработала семейство систем электронного документооборота и делопроизводства, информационной поддержки организационно-распорядительной и производственно-хозяйственной деятельности в организациях любого размера - от небольших офисов до холдингов национального масштаба. В это семейство входят два программных продукта: OfficeMedia и CompanyMedia. Оба решения базируются на технологии Lotus Notes и в полной мере используют ее уникальные особенности. Обе системы имеют сертификаты качества по системе МОЛСЕМ, выданные Центром сертификации центрального региона (ЦСЦР) и удостоверяющие соответствие технологии делопроизводства требованиям Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Система OfficeMedia ориентирована на небольшие предприятия и учитывает особенности внедрения и эксплуатации программного обеспечения у этой категории заказчиков. В настоящее время она внедрена более чем в восьмистах организациях. Это недорогое типовое «коробочное» решение, рассчитанное на локальные рабочие группы численностью до 50-70 пользователей. Система имеет модульную структуру, позволяющую свободно комбинировать компоненты, добиваясь необходимой функциональности. Некоторое представление о возможностях OfficeMedia дает неполный перечень ее модулей (всего их 19): делопроизводство, договоры, электронный архив документов, управление и планирование, управление персоналом, деловые контакты предприятия, внешние контакты, обращения граждан. Взаимная увязка модулей OfficeMedia сводится к совместному использованию ими общих справочников, например, описания структуры организации. Открытый дизайн системы позволяет разработчикам и опытным пользователям модифицировать приложения, приспосабливая их к своим нуждам. Система CompanyMedia предназначена для крупных и средних государственных учреждений и коммерческих организаций со значительной территориальной удаленностью структурных подразделений. Система является оптимальным выбором и для небольших организаций, стремящихся создать для сотрудников всех офисов и филиалов единое информационное пространство и при этом снизить затраты на управление. Система CompanyMedia внедрена в компаниях: «БурГаз», «Лукойл», «Коми ТЭК», «Альфа-банк», «Газпромбанк», «Инкомбанк», «НАУФОР» и ряде других. 7.5 Особенности организации СЭДО, ориентированных на использование "docflow"-технологии. Системы электронного документооборота класса "docflow" предназначены прежде всего для автоматизации функционирования рабочих групп пользователей в масштабах предприятия. С их помощью можно регламентировать и контролировать процесс коллективной работы исполнителей над документами и сохранять результаты этих работ в центральном хранилище для последующего использования или логической обработки. Особенностью систем данного класса является то, что они имеют специальные средства разработки, которые позволяют быстро настроить систему под нужды конкретного предприятия, описать (регламентировать) деловые процессы в виде маршрутных электронных форм и распространить их для использования. Рассмотрим работу таких систем на примере системы "1С: Документооборот". Система "1С: Документооборот" является дальнейшим развитием «1С: Электронной почты» и отличается от нее, главным образом, строго формализованным форматом документов, которые создаются на основе электронных форм (шаблонов). Данная система может применятся в средних и крупных организациях, в простых и сложных локальных сетях с поддержкой удаленных филиалов и сотрудников, работающих вне офиса по модему. Входящие в состав системы компоненты позволяют выполнить основные операции по автоматизации документопотоков предприятия: • Отказаться от бумажной технологии управления и хранить все документы в электронном виде. • С помощью средств модуля «Дизайнер форм» разрабатывать формы электронных документов, маршрутные схемы передвижения каждого документа, права и обязанности участников конкретного технологического процесса обработки документа, указать участников процесса и их адреса, т.е. формализовать (описать) технологические (бизнес) процессы, происходящие на предприятии. • Облегчить работу конечных исполнителей за счет автоматизации рутинной работы, поскольку большинство операций по приемке, получению, заполнению документа выполняется системой автоматически. • Сократить суммарное время работы над документами за счет мгновенной передачи электронной версии документа от одного исполнителя к другому. • Получить возможность повторного использования документов с целью составления отчетов, сбора статистики, анализа деятельности предприятия и пр. • При использовании компоненты «Сервер документов» проектировать запросы и разрешать их использование пользователям. Запросы создаются на встроенном языке Бейсик и занимаются интеллектуальной переработкой информации на сервере с отправкой результатов пользователям. • Обеспечить конфиденциальное хранение и обработку документов на рабочих местах. • Защитить свое рабочее место паролем и закодировать хранящуюся на нем информацию. Средства аутентификации абонентов электронной почты дополнительно запрещают несанкционированное использование личных почтовых ящиков. • Использовать наработанные ранее или создаваемые параллельно документы других приложений, например Microsoft Word, Microsoft Excel и пр. Также допустимо использование отсканированных и распознанных документов. • Вести центральный архив всех циркулирующих документов и обрабатывать хранящуюся в нем информацию посредством программируемых на встроенном языке Бейсик запросов. Принципы работы В основе функционирования всей системы лежит понятие электронного документа, как объекта работы сотрудников предприятия. Электронные документы создаются конечными пользователями на основе электронных форм, которые, в свою очередь, можно создавать с помощью средств разработчика («дизайнер форм»). Небольшая библиотека готовых, универсальных форм входит в любой комплект поставки системы, а постоянно появляющиеся новые формы размещаются на WWW сервере (WWW.1C.RU раздел «Документооборот») и доступны для использования без ограничений. В обязанности конечного пользователя системы входит регулярный запуск программы-клиента, просмотр поступившей корреспонденции, обработка поступивших документов и отправка их далее по маршруту. При этом каждый пользователь имеет право создавать новые документы на основе форм, разрешенных ему для использования администратором системы. Администратор системы должен периодически выполнять диагностику и архивацию почтового узла (узлов) предприятия, регистрировать новых пользователей и рассылать всем измененный справочник предприятия. Кратко работу системы можно описать следующим образом. После установки и настройки всех компонент системы в некоторой организации (см. схему) пользователи начинают обмениваться стандартными документами, входящими в комплект поставки (сообщение, запрос, утверждение, обмен, поручение и пр.). Создаваемые ими документы проходят обязательную регистрацию на установленном в их филиале сервере и после этого отправляются конечным получателям. Между филиалами (см. рис. 7.2..) существует модемная связь, по которой осуществляется перенос документов из одного филиала в другой и синхронизация серверов документов. Удаленные (мобильные) пользователи периодически соединяются с серверами для передачи подготовленных ими документов и получения новых (поступивших).

Рис. 7.2. Схем организации автоматизированного документооборота с использованием "1С: Документооборот" Администратор следит за работой всех систем и разрабатывает новые формы, автоматизирующие различные деловые процессы в организации. После окончания тестирования формы становятся доступны для использования соответствующим сотрудникам организации. Накапливаемая на серверах информация подвергается периодическому анализу с отправкой отчетов ответственным работникам и аналитикам. Состав системы Версия 1.5 имеет несколько отличительных особенностей от версии 1.0, одна из которых - разделение на независимые компоненты. При необходимости масштабирования решений, построенных на 1С:Документообороте Вы имеете возможность докупать новые компоненты, установка которых автоматически будет добавлять системе новые функциональные возможности. Так, например, установка и настройка компоненты «Сервер документов», не являющейся обязательной, позволяет автоматически переключить систему в архитектуру клиент-сервер и вести центральное хранилище всех документов организации и составлять запросы к нему. Система разделена на следующие компоненты:

- рабочее место пользователя (клиент);

- иерархический справочник предприятия;

- дизайнер электронных форм;

- отладчик электронных форм;

- сервер документов. Рабочее место. Компонента системы 1С:Документооборот «Рабочее место (клиент)» предназначена для конечных пользователей системы и имеет простой и понятный интерфейс в сочетании с широкими возможностями: 1. Создание и заполнение нового документа на основе разрешенных шаблонов. Для создания нового документа достаточно выбрать нужную форму из числа разрешенных администратором и указать имя будущего документа. Документ создается и помещается в текущую папку после чего можно приступить к его редактированию. 2. Отправка документов и писем. После редактирования документа, т.е. внесения изменений в разрешенные поля, можно отправить документ дальше по маршруту (если он имеется). В этом случае документ «знает» своего следующего получателя и отправляется автоматически. Если маршрут документа не указан или уже пройден, необходимо указать следующего получателя системы с помощью компоненты «Справочник предприятия». После отправки документа у отправителя остается его не редактируемый образ (двойник) с помощью которого можно в любой момент времени узнать состояние документа (получен, не получен), просмотреть список работавших с ним пользователей и график их работы. 3. Приемка документов и писем. При работе в сети приемка документов производится в автоматическом фоновом режиме. При поступлении документа пользователь оповещается звуковым сигналом или текстовым сообщением. Поступающие документы помещаются в специальную папку «Входящие» или любую другую, специально настроенную папку. Это позволяет производить автоматическую сортировку поступающей корреспонденции по соответствующим папкам. Рабочее место может также использоваться для приемки и отправки обычных почтовых сообщений системы "1С: Электронная почта". 4. Складирование нужных документов в локальных папках для последующего использования. На локальном рабочем месте каждый пользователь может организовать удобную ему структуру папок и разместить в них хранящиеся у него документы. Для переноса документов может использоваться механизм «Drag & Drop», хорошо знакомый пользователям ОС Windows. Каждая папка может иметь длинное русское имя (до 256 символов) и не более 3000 документов. 5. Печать документов для получения твердых копий. Любой документ системы "1С:Документооборот" может быть распечатан на стандартных устройствах печати (принтерах). При этом внешний вид напечатанного документа будет в точности соответствовать его виду на экране компьютера. 6. Поиск документов, хранящихся в локальных папках пользователя. Встроенная система поиска документов на рабочем месте пользователя позволяет выполнять одновременно несколько процедур поиска и сохранять их результаты на весь период работы. 7. Формирование и отправка запросов на сервер документов. При работе в архитектуре клиент-сервер с любого рабочего места может быть сформирован и отправлен запрос на сервер, если это разрешено администратором. Запрос представляет собой специальный документ системы "1С:Документооборот", содержащий поля настройки запроса, макрос-обработчик и поля отчета о выполнении запроса. После обработки сервером запроса он возвращается к отправителю с полученными результатами. 8. Защита программы и информации паролем. Каждое рабочее место может быть защищено паролем от попытки несанкционированного доступа к информации и выполнения действий от лица пользователя. При этом хранящиеся в локальных (личных) папках пользователя документы будут закодированы и недоступны для просмотра какими-либо другими средствами. 9. Дополнительные возможности. Компонента «Рабочее место» автоматически ведет различные списки документов, такие как, непрочитанные, поступившие, редактируемые и пр., которые облегчают доступ к документам. Также автоматически отслеживается выполнение пользователем сроков работы над документов с выдачей соответствующих предупреждений. Компонента «Рабочее место» имеет возможности наращивания ее специфическими возможностями при помощи механизма «встраиваемых модулей». Это дает возможность встраивания в программу новых возможностей в виде дополнительных пунктов меню и замены существующих алгоритмов. Компонента «Справочник предприятия» предназначена для описания структуры организации, ее отделов, сотрудников и отношений подчиненности. В карточке на каждого сотрудника можно сохранять самую различную информацию - от почтовых адресов и номеров телефонов до фотографии. Можно также описать списки рассылки - дополнительные группы пользователей, объединенные по какому-либо логическому признаку, например «менеджеры всех отделов». Эти списки можно использовать для осуществления групповых рассылок или составления специальных маршрутов документов. Встроенные средства поиска позволяют мгновенно найти нужного пользователя по фрагменту его фамилии или имени и получить его электронный адрес, номер телефона или офиса. Для вызова справочника можно воспользоваться соответствующей иконкой в группе программ "1С: Документооборота" или меню «Почта»«Справочник предприятия» в любой компоненте системы. Справочник используется всеми компонентами системы "1С:Документооборот" и устанавливается обязательно. При использовании сервера документов и работе в архитектуре клиент-сервер имеется возможность централизованного ведения справочника и рассылки его всем пользователям. Компонента «Дизайнер форм» является средством разработчика и позволяет произвести настройку системы "1С:Документооборот" на автоматизацию конкретных технологических процессов Вашего предприятия. Под автоматизацией технологического (бизнес) процесса подразумевается составление формы, описывающей правила ее заполнения различными пользователями и порядок их обхода (маршрут). Мощные средства визуального проектирования позволяют легко и быстро сконструировать внешний вид формы, разместить на ее страницах различные поля и декорации, придать им нужные свойства, настроить цвета, шрифты, стили отображения и многое другое. С помощью визуальных средств можно установить маршрут формы и права пользователей на заполнение и даже просмотр содержимого полей. Для решения вычислительных и прочих задач в "1С:Документообороте" реализована система программирования на встроенном языке Бейсик, являющимся подмножеством Microsoft Visual Basic. Отладчик форм. При помощи этой компоненты разработчик может протестировать спроектированную им форму в двух режимах простом и сетевом. Простой режим отображает на экране документ, созданный на основе тестируемой формы и дает возможность проконтролировать правильность расположения полей, их стилей, наложение декораций, внешний вид документа. В этом режиме также можно проверить правильность работы макросов связанных с произведением расчетов по полям и пр. Сервер документов не является обязательной компонентой, однако его установка и правильное конфигурирование добавляет к системе "1С:Документооборот" следующие возможности: • возможность ведения центрального архива всех документов предприятия, структурированного по архивным документам (завершившим свой жизненный цикл) и по документам в работе • отслеживание всех документов, находящихся в работе по каждому пользователю в отдельности и по всем вместе • возможность повторного использования документов или их копий посредством административной рассылки • централизованное ведение и рассылка справочника предприятия пользователям • обработка запросов и формирование отчетов, отправляемых пользователям • ведение расписания дел и процессов, позволяющих автоматически запускать документы и запросы Администратор сервера может просматривать документы, возвращать документы сотрудникам в случае потери или сбоя, удалять и архивировать документы, делать выборки документов с использованием механизмов нечеткого поиска и многое другое. Система "1С:Документооборот" предназначена для использования в локальных сетях любой конфигурации (Nowell NetWare, Windows for Workgroup и пр.) и по модему в операционных системах Windows 3.11, Windows95, Windows NT Work Station 4.0. Система не имеет ограничений на количество одновременно работающих пользователей и пересылаемых ими документов. Электронные документы хранятся в оригинальном закрытом формате и не могут быть просмотрены или отредактированы при помощи других приложений. Ряд компонент (например "Рабочее место") разработаны в открытой архитектуре и позволяют получить доступ к информации о документах другим приложениям. На рабочих местах можно устанавливать пароль для доступа к хранилищу документов, который также является ключом для шифрования. Технические возможности сервера документов позволяют хранить не более 2Гб информации, что равносильно в среднем 400-500 тысячам документов. Специальные средства позволяют организовать одновременную работу нескольких серверов и синхронизировать (реплицировать) поступающую на них информацию. Благодаря этому можно многократно повысить эффективность работы системы на предприятиях с сильно распределенной сетью сотрудников. 7.6 Системы автоматизации деловых процессов (САДП) Современная организация – это сложный комплекс, объединяющий в себе материальные, информационные, человеческие и другие ресурсы, которыми необходимо управлять в реальном времени, выбирая при этом оптимальную тактику и стратегию развития. В крупных и средних организациях возникает проблема координации деятельности сотрудников и подразделений, обеспечения их необходимой информацией и контроля исполнительской дисциплины. Кроме того, руководство таких предприятий испытывает трудности со своевременным получением достоверных данных о ходе трудового процесса, на основе которых должны вырабатываться адекватные управленческие решения и строиться планирование. В результате этого эффективность большинства деловых процессов заметно снижается и возникает насущная необходимость внедрения средств автоматизации, которые позволили бы разрешить все вышеперечисленные проблемы. Для этих целей используется специальное программное обеспечение – системы автоматизации управления деловыми процессами (САДП) или так называемые "workflow"-системы. САДП призвана, во-первых, автоматизировать формирование, активизацию и контроль выполнения заданий, а также организовать взаимодействие сотрудников и передачу им информации, необходимой для выполнения и формирования заданий. Часть деловых процессов, которые хорошо формализуются, САДП должна описывать в виде электронных моделей деловых процессов, воссоздающих сценарий прохождения и выполнения заданий с учетом должностной иерархии организации. Модель формируется из объектов, соответствующих сотрудникам, отделам и сущностям, участвующим в реальном деловом процессе, таким как документ, задание, значение некоторого фактора и другим. Во--вторых, САДП автоматизирует и слабо формализуемые деловые процессы, которые реализуются с помощью технологии свободной адресации заданий и документов, когда маршрут формируется сотрудниками в процессе выполнения работы. САДП обеспечивает автоматическое перенаправление документов и заданий по различным инстанциям, формируя маршруты произвольной сложности для коллективной обработки информации и обеспечивая защиту информации от несанкционированного доступа. В-третьих, с помощью САДП может быть организован документооборот, включающий в себя не только организационнораспорядительные, но и специальные документы, например, чертежи или спецификации, платежные поручения. САДП в реальном времени осуществляет сбор данных о ходе выполнения работ, позволяя руководству анализировать деятельность организации или подразделения, а затем воплощает в жизнь новые управленческие решения. В-четвертых, важной является также выполняемая САДП функция по интеграции офисных и прикладных программных продуктов в единое целое. Таким образом, САДП выступает в роли ядра корпоративной информационной системы. САДП основывается на использовании "workflow"-технологии, поэтому их называют также "workflow"- системами. "Workflow"- технология включает в себя автоматизацию деловых процессов выполняемых на предприятии работ - от описания сценария взаимодействия сотрудников (карта или маршрут делового процесса): кто, что, над чем и когда должен сделать в рамках конкретного процесса, до реального управления выполнением заданий: уведомления о необходимости провести ту или иную работу, ее контроль и мониторинг, замена исполнителей и т. п. Это позволит поднять на качественно новый уровень производительность труда сотрудников вашего предприятия. Поэтому "Workflow"-системы рассматриваются как совокупность средств описания правил выполнения заданий и средств осуществления оперативного управления пользователями и работами при выполнении этих заданий. В основе технологии "Workflow" лежат следующие базовые понятия: Деловой процесс (Business Process) – это логически завершенный набор операций (деловых процедур), поддерживающих структуру предприятия и реализующих его политику, направленную на достижение поставленных целей. Объект – информационный, материальный или финансовый объект, используемый в бизнес-процессе (например письмо, оборудование, счет);

Событие – внешнее (не контролируемое в рамках процесса) действие, произошедшее с объектом (скажем получение письма, поломка оборудования, изменение ставки налога);

Операция – элементарное действие, выполняемое в рамках рассматриваемого бизнес-процесса (допустим подготовка письма, замена оборудования, оплата счета);

Исполнитель – должностное лицо, ответственное за выполнение одной или нескольких операций бизнес-процесса (например, менеджер, сотрудник архива, директор).

Взаимоотношение между базовыми понятиями технологии Workflow отображены на концептуальной информационной модели, представленной на рис.7.3. В рамках этой модели ПРОЦЕСС состоит из ОПЕРАЦИЙ и других ПРОЦЕССОВ. ОПЕРАЦИЯ адресуется ИСПОЛНИТЕЛЯМ, которые, в свою очередь, отвечают за выполнение одной или нескольких ОПЕРАЦИЙ. ОБЪЕКТЫ участвуют в выполнении ОПЕРАЦИИ. СОБЫТИЯ могут влиять на выполнение ОПЕРАЦИЙ, например, изменяя результат операций или последовательность их выполнения. ОПЕРАЦИИ обрабатывают СОБЫТИЯ, являясь реакцией системы на происходящие СОБЫТИЯ. Жизненный цикл ОБЪЕКТА связан с внешними СОБЫТИЯМИ и ОПЕРАЦИЯМИ, выполняемыми в составе ПРОЦЕССА.

Входит в ОБЪЕКТ Несет в себе Участвует в СОБЫТИЕ ПРОЦЕСС ИСПОЛНИТЕЛЬ СОБЫТИЕ Влияет на выполнение содержит Отвечает за выполнение адресуется обрабатывает ОПЕРАЦИЯ Рис. 7.3. Концептуальная информационная модель технологии"Workflow" Помимо этого, к числу других основных понятий, с которыми манипулирует "workflow"-технология относятся следующие: Деловая процедура – это неделимый логический этап делового процесса. Описание процесса (Process definition) - формализованное описание процесса. Формализованное описание делового процесса в целом и входящих в него деловых процедур, а также правил их выполнения и ролей участников процесса называют моделью процесса. Электронная модель процесса, представленная в виде графического изображения, называется картой делового процесса. Данные (Data) - информация, которая необходима для осуществления действия. Выделяют два типа данных: данные процесса (например, сроки, даты) и вешние данные (например, документы в самых разнообразных форматах - текстового процессора, электронной таблицы, изображение, голос, видео и т.п.). При этом часть данных, называемых переменными делового процесса, обрабатывается по определенным правилам на том или ином этапе и может влиять на ход выполнения работ, то есть на порядок дальнейшей обработки данных и на последовательность перехода работы на другие этапы. Правила маршрутизации как раз и определяют последовательность выполнения процедур делового процесса или, иными словами, сценарий реализации делового процесса. Выделяют несколько видов маршрутизации: • В зависимости от предопределенности порядка выполнения процедур: • Жесткая маршрутизация;

• Свободная маршрутизация;

• Гибридная маршрутизация. • В зависимости от порядка следования активизируемых процедур: • Последовательная маршрутизация;

• Параллельная маршрутизация;

• Смешанная маршрутизация. Жесткая маршрутизация возможна в том случае, если порядок выполнения процедур известен заранее и не зависит от результата выполнения предыдущей процедуры. Такая маршрутизация закладывается при проектировании модели делового процесса. При ее реализации завершение одной процедуры приводит к автоматическому запуску одной или нескольких последующих процедур. В случае необходимости, например, при изменении порядка функционирования аппарата управления, правила жесткой маршрутизации, заложенные в карте делового процесса могут быть изменены. Свободная маршрутизация ("ad-hoc"-маршрутизация) означает, что последовательность процедур делового процесса не известна заранее и определяется только в ходе его выполнения. В этом случае решение о запуске определенной процедуры предоставляется участнику делового процесса, наделенному соответствующими правами. Последовательная маршрутизация подразумевает выполнение деловых процедур одна за другой. Очередная процедура инициируется только после завершения предыдущей. Таким образом, при последовательной маршрутизации в определенный момент времени может быть инициирована только одна процедура. Параллельная маршрутизация приводит к одновременной активизации нескольких деловых процедур. Это возможно в том случае, если активизируемые процедуры независимы друг от друга и выполнение одной из них не требует результатов, получаемых после завершения другой. Параллельная маршрутизация значительно сокращает время реализации делового процесса. Конкретное поручение, выполняемое в рамках формализованного делового процесса, называется заданием или работой и включает формулировку задания, некоторую информацию в виде комментариев и, возможно, один или несколько прикрепленных документов, необходимых для выполнения поставленной задачи. Задание или работа состоит из отдельных этапов, соответствующих деловым процедурам, для каждого из которых задается временной интервал, в течение которого он должен быть завершен, и режим выполнения. В контексте делового процесса каждый его участник выполняет определенную роль, в соответствии с которой человек получает некие функции, права и обязанности: • Инициатор работы – это участник делового процесса, который формулирует содержание работы, описывает ее и запускает на исполнение. Кроме этого, в задачи инициатора может входить контроль исполнения работы и приемка ее результатов. • Исполнитель работы – это участник делового процесса, выполняющий работу, а также отчитывающийся и несущий ответственность за ее результаты. Исполнитель при наличии соответствующих прав может перенаправлять работу, назначая новых исполнителей, то есть сам становится инициатором работ. Таким образом, поддерживается традиционная иерархическая структура управления с несколькими уровнями подчиненности. • Наблюдатель – это участник делового процесса, который отслеживает выполнение работы. • Менеджер – сотрудник, имеющий возможность активно влиять на ход выполнения работы (замена исполнителей, изменение сроков). Т.е. САДП, использующие "workflow" - технологию, не должны работать напрямую со списком конкретных сотрудников, а только через список ролей, которые могут исполнять конкретные сотрудники. Использование ролей позволяет:

- связывать структуру предприятия с конкретными деловыми процессами, что очень важно;

- связывать деловые процессы с ролями, а не сотрудниками, что имеет, естественно, и более общую постановку: "Есть сотрудник, нет сотрудника, обязанности все равно остаются";

- динамически переназначать сотрудников на роли, что позволит системе более гибко реагировать на изменения, происходящие на предприятии;

- более гибко управлять заданиями (например, посылать задание на исполнение всем "менеджерам"). Инструменты (tools) - специализированные информационные системы (приложения), обрабатывающие информацию, связанную с каждой отдельно взятой работой или заданием. Существуют примеры, когда АДП-функции встраиваются в конкретные специализированные информационные системы и тогда говорят о так называемых "workflowenabled" информационных системах. Рассмотренная концептуальная модель служит основой программной реализации любой системы класса "Workflow". При этом каждая система обеспечивает решение трех следующих задач: • разработка описания бизнес-процесса;

• управление выполнением бизнес – процесса;

• интеграция используемых в процессе приложений. Важнейшей особенностью технологии "Workflow" является поддержка управления процессами, содержащими как автоматизированные (выполняемые средствами информационных систем), так и неавтоматизированные (выполняемые вручную) операции. Благодаря этой особенности любой бизнес – процесс предприятия может быть представлен в виде процесса "Workflow", при следующих условиях: • если этот процесс выделен;

• структурирован;

• выполняется по правилам, которые можно сформулировать;

• периодически повторяется. Первые три ограничения являются ответом на вопрос, «какие процессы можно описать», а последнее – «какие целесообразно». Соответственно этим задачам в составе САДП можно выделить следующие типовые компоненты:

- Методология описания деловых процессов. Самой распространенной методологией сегодня является методология направленного графа компании Action Technologies. В качестве элементарной составляющей делового процесса, она рассматривает некий цикл, который построен между заказчиком и исполнителем работы. В этот цикл включены все возможные действия, которые могут возникнуть в процессе взаимодействия двух сотрудников: например, отказ от выполнения работ, контрпредложение, отклонение от контрпредложения и т.п. Цикл имеет следующие параметры: условия завершения, время завершения, стоимость процесса. Т.е., цикл от Action - это заранее предопределенная совокупность направленных графов, которая полностью описывает взаимодействие двух персон. Данная методология особенно хороша тем, что она целостна (система не допустит не замкнутой схемы), а это означает, что ни одно задание не потеряется и не зайдет в тупик. Обычно к методологии прикладывается графический редактор, который позволяет в удобной форме проектировать карты деловых процессов. Преобразователь методологии в конкретное АДП-приложение. Данный модуль выступает связным звеном между методологией и конкретным АДП- приложением. Обычно это некий конвертор, который исходя из карты деловых процессов и их заданных параметров (например, роли, персоны, время исполнения и т.п.) формируют базу данных с соответствующей структурой и наполнением, а также создает триггера, которые отслеживают выполнение бизнес-правил. - Модуль исполнения АДП-приложения. Данный модуль взаимодействует со сформированными правилами, преобразователем методологии, данными и исполняет их. - Рабочее место пользователя. Он может быть отдельно стоящим, встроенным в какое-либо приложение или использующим для своей работы интерфейсы других программ. Каким бы образом интерфейс пользователя не был бы организован, он должен включать окно входящих заданий к пользователю и окно исходящих заданий от пользователя. Для каждого задания показывается его состояние и прочие его характеристики. САДП можно классифицировать по нескольким признакам, например, можно подразделить по типу движения заданий:

- Свободное - сотрудник в каждый момент времени может определить новый деловой процесс (в частном случае маршрут движения документа), тут же задать его параметры и запустить его на выполнение. Под параметрами процесса понимается список сотрудников, участвующих в нем, последовательность прохождения задания по сотрудникам, права каждого сотрудника по операциям с конкретным заданием. - Жесткое - перед тем, как сотрудники начинают работать, аналитиком создается карта автоматизированных деловых процессов (АДП), которая проверяется, тестируется и потом преобразуется в АДП-приложение. Сформированное АДП-приложение запускается на севере с помощью модуля исполнения. Некоторые сотрудники имеют право инициировать деловые процессы в рамках запущенного процесса (например, если на сервере запущен только один деловой процесс - "Подготовка бизнесплана предприятия", то с помощью этой системы он может выполнять другие деловые процессы), некоторые имеют право только исполнять задания в тех же рамках. Нельзя говорить о преимуществах и недостатках того или иного способа движения заданий, поскольку каждый из них применим для конкретной ситуации на конкретном предприятии. Для того, чтобы определить, как решать для конкретного случая проблему выбора варианта организации САДП, необходимо рассмотреть также способы реализации функции контроля исполнения, так как контроль исполнения также является интегрирующим термином. Выделяют следующие уровни контроля исполнения задания:

- контроль доставки - выдается информация инициатору задания, что его задание достигло места назначения;

- контроль прочтения - выдается информация инициатору задания, что с его заданием ознакомились сотрудники, для которых задание было предназначено;

- контроль выполнения - выдается информация инициатору задания, о том, что задание выполнено;

- мониторинг - инициатор всегда может посмотреть, кто и что сейчас делает с его заданием;

- извещение о нарушении сроков исполнения - САДП может известить инициатора о том, что посланное им задание просрочено конкретным сотрудником;

- история выполнения задания. Информация может выдаваться в виде изменения статуса задания в окнах входящих и исходящих заданий или в виде нового задания сформированного системой инициатору задания или просто с помощью сообщения по электронной почте. В этом аспекте можно выделить следующие типы организации САДП:

- системы со свободным движением документов с контролем доставки и прочтения - это системы электронной почты, с помощью дополнительного программирования к которым можно добавить еще контроль выполнения;

- системы со свободным движением документов и со всеми функциями контроля исполнения, включая мониторинг, извещения и историюэто класс специализированных маршрутизаторов, к которым можно отнести Action DocRoute и маршрутизатор Компании ВЕСТЬ;

- системы с жестким движением документов и со всеми функциями контроля исполнения - это высший класс САДП, к которым можно отнести Action WorkFlow, StaffWare, IBM FlowMark. Следующим основным моментом при организации САДП является рассмотрение архитектуры этих систем. Архитектурное построение САДП различается по типу объекта, на который ориентирована система:

- Ориентация на документ. В своей основе они рассматривают документ и процесс его движения между сотрудниками (отсюда появился термин маршрутизация). Системы, ориентированные на документ, в своем архитектурном построении идут от почтовых систем. Самой сильной стороной такой модели является поддержка удаленных пользователей и офисов и поддерживать работоспособность системы в самых разнообразных операционных и сетевых средах и поддерживать множество типов клиентов и серверов. Основной слабостью такой системы является сложность в управлении правилами деловых процессов. Т.к. система с самого начала не была предназначена отслеживать деловой процесс, все попытки сохранить информацию в системе не приводят к нужному результату. - Ориентация на деловой процесс или задание, как составную часть делового процесса. Данные системы возникли от попыток не просто автоматизировать движение документов, а от попыток взглянуть на весь процесс управления предприятием в целом. Соответственно, основная логика построения таких систем выглядит следующим образом: деловой процесс - задание - документ. Соответственно к заданию может быть прикреплен документ, а может и нет. В реальной жизни подход от задания или делового процесса является более общим, в отличие от документо-ориентированного подхода. Поэтому внимание уделяется не только поддержке документа (в реальных системах, эти функции отдаются на откуп системам управления документами), а в основном поддержке деловых процессов. Единственным местом, где можно хранить и обслуживать информацию о деловых процессах, является база данных со всеми ее преимуществами и недостатками. В таком случае мы можем следить за состоянием и историей каждого задания и каждого делового процесса. Но в этом случае получают определенные недостатки, связанные с трудностью организации распределенных систем и особенно с поддержкой удаленных пользователей. В случае, когда удаленный пользователь может регулярно подсоединяться к центральной базе данных, то эти проблемы решаются, но при удаленном доступе к базе необходимо использовать электронную почту. Какую модель выбрать - зависит от стиля работы предприятия и от характера решаемых задач. Корпорация KeyFile выпустила новую САДП, которая в качестве транспортного механизма использует Microsoft Exchange, а объектную базу данных собственной разработки для информационного хранилища для деловых процессов. Любая система класса "Workflow" обеспечивает реализацию следующих функций (см. рис. 7.4.): • определение и описание деловых процессов;

• управление выполнением мониторинг деловых процессов;

• выполнение деловых процессов;

• взаимодействие с другими "workflow"-системами;

• интеграция используемых в процессе приложений. Соответственно этим функциям и задачам, которые предстоит решать при внедрении "workflow"-системы, в составе ядра системы можно выделить следующие типовые компоненты Таблица 1. Задачи Компоненты системы класса "Workflow" Проектирование и 1. Инструментальные средства описания формальное описание процесса процесса 2. Спецификация процесса в терминах "Workflow" Управление 3. Средства контроля правил выполнения выполнением процесса процессов 4. Управляющие данные Интеграция 1. Пользовательские прикладные системы используемых 2. Пользовательские архивы и базы данных в процессе приложений Инструментальные средства описания процесса предназначены для формирования формального описания процесса в виде упорядоченного множества операций, правил их выполнения, связанных с ними объектов, исполнителей и событий. Полученное описание или спецификация процесса используется для контроля и управления выполнением процесса на основе поступающих в систему данных. В качестве этих данных выступают информация, введенная пользователем, результаты выполнения отдельных операций, данные от прикладных систем, архивов и баз. В свою очередь средства управления выполнением процесса предоставляют пользователю и/или прикладной системе информацию, необходимую для каждой операции, а выявленные на этапе выполнения несоответствия служат основанием для пересмотра спецификации процесса. При использовании этого подхода к внедрению САДП на предприятии выполняется следующая последовательность работ: Для того чтобы оценить необходимость внедрения "workflow"системы и выбрать конкретную готовую систему, необходимо учесть следующие факторы: • организация информации, • маршруты работ, • возможность интеграции приложений, • типы пользователей "workflow"-системы, • тип настройки системы. Стоит учесть, что роль каждого из перечисленных выше пунктов в отдельных случаях внедрения системы различна. Рассмотрим содержание этих аспектов. Организация информации. Для того чтобы обеспечить доступ пользователей к документам и данным, последние нужно предварительно собрать и организовать. Технологии данного процесса у разных "workflow"-продуктов могут существенно отличаться. Рассматривая их, необходимо обращать внимание на следующие основные характеристики: • одна из которых - поддержка любых типов данных: изображений, COLD (запись отчетов на лазерные диски с индексацией), видео, аудио, файлов текстовых процессоров и электронных таблиц, данных мэйнфреймов;

• другая определяется тем, как осуществляется коммуникация данных. Все это возможно посредством управления очередями между системами или, в объектно-ориентированном программном обеспечении, объединением в единый составной документ. Среди преимуществ последнего метода можно отметить сокращение сетевого трафика коммуникаций данных, а также простоту управления. Маршрутизация работ. Маршрутизация работ между пользователями - функция, общая для всех "workflow"-решений. Осуществляется она с помощью самых различных средств, от электронной почты и до совместно используемых баз данных. Работы могут проходить последовательно от пользователя к пользователю, распределяться вручную или по динамически вычисляемым маршрутам;

направляться как отдельным исполнителям, так и их группам, а также, в зависимости от задачи, процесса или устройства, выстраиваться в очередь на выполнение. Должны существовать возможности делегировать работу, возвратить ее инициатору, перенаправить другому исполнителю, назначить маршрут в соответствии с установленным приоритетом или, скажем, возникшей исключительной ситуацией. Интеграция приложений. Отдельные операции делового процесса могут быть сопряжены с работой нескольких приложений, функционирующих на различных платформах, начиная с настольных и заканчивая клиент-серверными и мэйнфреймными. Понятно, что "workflow"-системы, которые интегрируют эти приложения, более эффективны по сравнению с обычными службами обмена сообщениями. Поэтому большинство продуктов, автоматизирующих документооборот, поддерживает различные среды разработки, а также коммуникационные интерфейсы, такие как DDE и OLE. Набор функций "workflow"-систем. Собственно возможности "workflow" включают функции создания и редактирования сценариев выполнения деловых процессов, контроля исполнения, генерации отчетов, администрации системы. Сюда же относится, в частности, динамическое распределение загрузки сотрудников, которая помогает избегать критических ситуаций, связанных, например, с тем, что конкретному сотруднику поручено работ больше, чем он в состоянии выполнить, или с тем, что ряд исполнителей находится в отпуске. Также данная возможность полезна в случае жестких сроков выполнения работы (положим исполнитель отсутствует). Настройка системы. Обычно системы "workflow" поставляются в виде набора инструментов или служб для разработчиков приложений либо представляют собой настраиваемые решения, ориентированные на пользователей. Гибкость здесь чрезвычайно важна, ведь практически в каждой организации свои специфические условия. Объединив данные, инструкции процессов и статусы в единый объект - работу, которой управляют в рамках корпоративной информационной системы, удается достичь нового уровня управления бизнес-процессами. Такие новые интеллектуальные системы гарантируют одновременно преимущества методик ручного и классического (автоматизации деловых процессов) документооборота. Их возможности включают анализ, составление отчетов, модификацию требований или определенных групп объектов (работ) в режиме реального времени. При анализе всего многообразия предлагаемых систем специалисты выделяют следующие "workflow"-продукты: Work Rout-2 (Весть АО), Staffware (Staffware), и FormFlow (JetForm), которые затрагивают все классы данной ниши программного обеспечения. Одной из наиболее мощных и гибких "workflow"-систем является система маршрутизации заданий и документов с контролем исполнения WorkRoute II, разработанная российской компанией ВЕСТЬ АО. Основное назначение WorkRoute II – создание электронных моделей деловых процессов, автоматизирующих формирование, активизацию и контроль исполнения производственных заданий. WorkRoute II позволяет указывать последовательно-параллельные маршруты прохождения заданий по подразделениям и отдельным исполнителям, определять условные ветвления процесса, совмещать преимущества жесткой и свободной маршрутизации, обеспечивать участников процесса необходимыми материалами, с соблюдением прав доступа к информации, и в реальном времени проводить анализ состояния работ. В состав комплекса входят все необходимые модули для создания, проверки правильности и имитации работоспособности карт бизнеспроцессов, мониторинга трафика выполнения работ по отдельным этапам, переделки карт процессов, по которым запущены работы, и формирования пользовательского интерфейса. Графический редактор карт. Предназначен для создания и редактирования карт деловых процессов, описывающих сценарий взаимодействия сотрудников вашей организации при выполнении ими различных работ. Карта деловых процессов строится из графических примитивов, обозначающих этапы работы и переходы между ними, условия, точки ветвления и объединения деловых процедур, макроопределения и некоторые другие объекты. Важно отметить, что карта допускает назначение целой группы лиц в качестве исполнителей, при этом возможно направление задания первому вошедшему из списка, всем из списка или наименее загруженному сотруднику из списка. Кроме того, в процессе выполнения работы наделенный соответствующими полномочиями сотрудник имеет возможность произвести замену исполнителей на определенном этапе или для всего процесса целиком, изменить сроки выполнения работы на этапе, прикрепить к заданию документ, приостановить или удалить работу. Определяя параметры для этапа бизнес-процесса, вы задаете и площадку (офис), где он будет выполняться, что учитывает возможную территориальную распределенность организации или же местоположения вашего партнера, если у него стоит аналогичная система при выполнении совместного проекта. Каждая карта может иметь, в случае необходимости, несколько точек входа, когда вы определяете базовый маршрут и для разных групп лиц или же для различных процедур разные сценарии инициализации работы в пределах конкретного маршрута: кто, откуда и при каких условия сможет запустить ту или иную работу. Пользовательский интерфейс. Одним из главных достоинств системы является наличие встроенного клиентского места, т.е. с помощью Редактора Карт создаете маршрут выполнения работы, проверяете правильность функционирования полученной модели и...все — можно запускать работы по вновь созданной карте. У вас есть все необходимое для инициализации новых работ, выполнения и анализа запущенных работ в соответствии с теми правами, которые есть по отношению к работам, запущенным или выполненным по конкретному маршруту. Следует отметить, что помимо информации о работах пользователи системы получают возможность обмениваться простыми сообщениями, не относящимися ни к какой работе (некий аналог электронной почты — информация, которая может быть прочитана, переправлена другим сотрудникам), или порождать ответ. Дополнительное удобство дает возможность группировок как работ, так и простых сообщений — например, сначала вы желаете видеть, от кого пришла работа, далее объединяете ее по приоритетам, затем по статусам, датам и т.п. Наличие открытого программного интерфейса — API и OLE Automation — дает возможность встраивать функционал системы в уже существующие приложения или же выполнять интеграцию с различными офисными пакетами. Редактор форм. Отображение информации делового процесса на этапах осуществляется с помощью экранных форм (карточек работ), создаваемых в соответствующем редакторе. Внешний вид формы может иметь несколько представлений и изменяться в зависимости от прав доступа пользователя и состояния внутренних переменных карты, например, определяющих факт возврата документа на доработку. В поля формы может выводиться информация о деловых процессах из базы данных WorkRoute II и из баз данных прикладных программ. Среди прочих стандартных элементов управления экранные формы могут содержать и командные кнопки, при нажатии которых будут выполняться действия, описываемые на макро-языке WorkRoute II Script Basic, являющемся подмножеством Visual Basic for Applications. В отличие от аналогичных продуктов, способных манипулировать только со структурированной информацией (состояние переменных или значение отдельных полей в базе данных), здесь также имеются средства работы с неструктурированными документами (подготовленными в MS Word или MS Excel). Решение распределенных задач. При построении распределенной системы приходится решать целый ряд вопросов, которые будут определять как работоспособность комплекса в целом, так и отдельных его составляющих. В принципе, существует два подхода к решению распределенной задачи — это технология распределенных баз данных (с жесткими требованиями к производительности и надежности каналов связи) и технология тиражирования данных. В данной системе реализована технология тиражирования данных, которая дает следующие преимущества при построении распределенной системы управления: 1. данные всегда расположены там, где они обрабатываются, что значительно увеличивает скорость доступа к ним;

2 между площадками передаются не сами данные, а только их изменения, к тому же в асинхронном режиме, что значительно снижает трафик;

3 репликатор данных выступает как внешний процесс по отношению к работе с БД;

4 тиражирование данных предполагает предварительную буферизацию потока изменений, что делает данную технологию устойчивой к всевозможным сбоям линий связи, т.к. после восстановления контакта передача возобновляется с той транзакции, на которой тиражирование было прервано. Назначение участников работы. Для выполнения какой-либо работы имеется возможность реализовать конкретное (например Васильев И.Г) назначение или групповое, если желают оговорить только круг Исполнителей (допустим, работу должен выполнить сотрудник, входящий в группу «Бухгалтер»). В процессе выполнения работы можно всегда иметь возможность произвести замену сотрудников на выполнение определенной работы либо сделать полную подмену одного сотрудника другим (скажем Главный бухгалтер Сидоров А.А. уходит в отпуск и в его отсутствие все работы должны попадать к временно исполняющему его обязанности Куприянову С.С., аналогичная ситуация происходит при увольнении или назначении сотрудников). Управление выполнением работы. Эта функция позволяет знать, кто и чем занимается из сотрудников в данный момент, над чем из запланированных работ они будут задействованы, например, в какойлибо день и проанализировать, кто и что выполнял за контрольный период — сколько раз работы возвращались конкретному сотруднику (или группе сотрудников) на доработку, кто, когда и как часто нарушал время выполнения заданий, или же, скажем, сколько работ ожидают своего выполнения на конкретном этапе (например, сколько и каких документов, обрабатывающихся по карте «Оформление платежного поручения», находятся на стадии «Визирование счета Зам. Генерального директора»). Это система поддержки управления, которая содержит встроенный и настраиваемый по желанию пользователя Генератор Отчетов, способный разобрать ход выполнения конкретной работы, позволяя делать всевозможные информационные срезы по работам, отдельным этапам, Исполнителям и группам Исполнителей, устанавливая при этом временные рамки. Контроль доступа. Являясь объектно-ориентированной системой, WorkRoute II позволяет определять для пользователей и групп различные права доступа — просмотр, редактирование, удаление и т.п. — к разным объектам системы: карте, этапу, переменной, документу, истории выполнения работы или этапа, генератору отчетов и т.д. При этом, часть пользователей могут иметь доступ к Редактору Карт, Редактору Форм, глобальному (по всем площадкам) или же локальному (текущая площадка) списку пользователей системы. Таким же образом организуется и работа с документами: кто может или должен добавлять документы к работе, в какой системе и как они будут храниться, кто и когда может просматривать или редактировать документ и его версии. Все операции доступа к системе фиксируются в системном журнале, к которому имеет доступ Администратор системы. Также имеется возможность определения субординации между отдельными пользователями и группами — то, что называется иерархией. Если вы внедряете «горизонтальную» модель управления, когда каждый сотрудник организации может общаться с любым другим, то нет необходимости в определении субординации. В случае, когда вы определяете круг лиц, кому конкретный сотрудник или группа сотрудников может, например, переправить работу или задать вопрос, вначале нужно будет задать субординационные связи. Проблема надежности. Вся информация о работах, правах доступа к объектам системы, сами объекты, равно как и их параметры, хранятся на SQL-серверах, в качестве которых могут выступать: MS SQL Server, SYBASE SQL Server, Oracle, что обеспечивает, с одной стороны, надежность хранения информации, защиту от сбоев, а с другой, позволяет говорить о масштабируемости системы, т.е. наращивании ее до необходимого количества пользователей. Все действия в системе протоколируются в журнале, наряду с историей выполнения работы по каждому маршруту, что дает возможность с точностью до сотрудника определить виновного в том или ином происшествии. Взаимодействие с внешними приложениями. Система обладает открытым программным интерфейсом — API и OLE Automation, что позволяет помимо прямого использования для создания систем документооборота легко встраивать ядро системы в уже существующие пользовательские приложения или же применять его в качестве интегрирующего звена для приложений. Можно выделить следующие области применения комплекса WorkRoute II. 1.Быстрое создание систем, ориентированных на деловые процессы Система имеет встроенный редактор пользовательского интерфейса (форм) и редактор деловых процессов, что позволяет быстро и качественно создавать для заказчика прототипы и готовые распределенные приложения. 2.Создание систем документооборота Система имеет в своем наличии стандартный интерфейс, который дает возможность интегрировать в нее разнообразные системы управления документами и таким образом создавать законченные решения в области документооборота. 3.Создание прикладных информационных систем, ориентированных на технологии автоматизации деловых процессов: использование ядра системы с открытым программным интерфейсом и поддержкой OLE Automation;

применение WorkRoute II как среды для сборки компонентного приложения. Характеристики WorkRoute II. • Функциональная полнота. WorkRoute II поддерживает практически все методы управления деловыми процессами, которые известны на сегодняшний день. Сюда входит реализация различных способов маршрутизации заданий и назначения исполнителей, допустимость построения деловых процессов произвольной сложности, наличие гибких механизмов изменения хода процессов, поддержка различных методов контроля исполнительской дисциплины и оптимизации загрузки сотрудников. • Интегрируемость с другими приложениями. WorkRoute II имеет открытые, хорошо документированные программные интерфейсы и поддерживает промышленный стандарт межпрограммного взаимодействия OLE Automation. • Гибкость. WorkRoute II имеет возможность перенастраивать структуру и логику функционирования системы уже в процессе ее эксплуатации, с сохранением всех данных. • Безопасность. В WorkRoute II эффективно решаются задачи по контролю доступа, разграничению прав пользователей, изменению представления данных в зависимости от полномочий, аудиту (мониторингу всех производимых действий). • Надежность. WorkRoute II обеспечивает сохранность (целостность) данных в штатных и нештатных ситуациях, то есть при сбоях в работе программ, нарушении связи, перебоях с питанием, неадекватных действиях пользователя и в других случаях.

• Масштабируемость. WorkRoute II способна увеличивать свою производительность пропорционально мощности используемых (наращиваемых) аппаратных средств без внесения изменений в код, при этом одно и то же ядро функционирует одинаково эффективно при любых объемах перерабатываемой информации и вне зависимости от числа участников процесса. • Распределенность. WorkRoute II позволяет обрабатывать находящиеся в разных местах источники информации как единое целое без потерь производительности. Благодаря распределенности системы можно осуществлять резервирование данных и оптимизировать загрузку сетевой инфраструктуры. • Мобильность. WorkRoute II имеет модуль для работы вне основного хранилища информации и синхронизации результатов обработки при кратковременных подключениях по коммутируемым линиям. • Переносимость. WorkRoute II способна работать в различных операционных средах, на различных аппаратных платформах, образуя гетерогенный комплекс из самых разных технологических решений. • Модульность. WorkRoute II построена на основе оперативнонезависимых подсистем различной функциональности, что дает возможность конструировать системы в максимальной степени отвечающие нуждам заказчика. • Удобство администрирования. Средства WorkRoute II гарантируют минимизацию усилий по регистрации пользователей, репликации баз данных, наращиванию мощностей и другим вспомогательным процедурам. • Эргономичность. WorkRoute II имеет удобный, интуитивно понятный пользовательский интерфейс и позволяет гибко настраивать экранные формы;

имеются как русская, так и английская версия. 7.7 Комплексные системы автоматизации документооборота и деловых процессов В последнее время многие организации при формировании своей политики в области информационных технологий уделяют особое внимание повышению эффективности использования средств вычислительной техники и снижения общей стоимости владения информационными системами. Люди и информация - основные ценности любой организации. Для решения стоящих перед ней задач существенное значение имеет управление людьми, их навыками, ролями и полномочиями. Велика важность корпоративных данных, документов, правил и процедур, а также эффективное управление ими. Люди и информация приводятся в действие с помощью системы управления деловыми процессами и коммуникационной инфраструктуры. Поэтому естественным выглядит желание многих руководителей интегрировать ЭСУД с имеющимися у них информационными компонентами так, чтобы она в наибольшей степени соответствовала как имеющимся структуре и бизнес-процессам компании, так и стратегии развития компании в целом. Важно, чтобы при внедрении такой системы вид и функциональные возможности уже имеющихся документов не только сохранялись, но и могли быть расширены и легко адаптированы к нуждам организации. Обобщая вышесказанное, можно утверждать, что ЭСУД должна: быть интегрируема в сложившуюся информационную инфраструктуру организации;

Иметь приемлемую стоимость владения (TCO);

Быть масштабируемой в заданных пределах;

Быть расширяемой стандартными средствами;

Являться продуктом финансово устойчивого производителя, занимающего лидирующие места на рынке;

Нести максимальную функциональность в стандартной поставке продукта;

Обеспечиваться службой поддержки производителя;

Соответствовать отраслевым стандартам;

Обладать эргономичным интерфейсом, «прозрачностью» для пользователя;

При этом особенно велика востребованность комплексных решений. Комплексных, во-первых, в смысле возможности максимальной интеграции с уже имеющимися системами, а во-вторых, в смысле максимальной реализации, с учетом перспектив развития, потребностей организации в информационном сервисе без привлечения дополнительных средств. Основной тенденцией в области разработок ЭСУД в настоящее время является объединение в одной системе всех функций, связанных с получением электронных документов, преобразованием бумажных документов в электронный вид, загрузкой их в электронный архив, хранением и поиском электронных документов, маршрутизацией передвижения документов и контролем исполнения документов и деловых процессов. К таким системам относится, например, FormFlow 2.0 компании Symantec, PowerDOCS™, Compaq Work Expeditor R-STYLE и др. В основе FormFlow 2.0 лежит идея обеспечения распределенной, динамической системы делопроизводства, базирующейся на интерфейсе электронных форм. Основными компонентами данной концепции являются:

- средства разработки и заполнения электронных форм;

- удаленные или местные, распределенные или централизованные базы данных;

- средства маршрутизации форм и разработки приложений;

- электронная почта. Пользователями FormFlow являются как небольшие компании, так и крупные корпорации (Boeing, Coca-Cola Company, 3M, Procter&Gamble) и государственные организации (United States Air Force, US Immigration & Naturalization, Canada Coast Guard). Предоставляя средства создания форм, ввода, маршрутизации и отображения данных в электронных формах, FormFlow позволяет создать единый пользовательский интерфейс, объединяющий системы хранения информации (СУБД) с системами обмена информацией и взаимодействия пользователей (e-mail). Максимальная открытость и независимость от используемых платформ, СУБД и систем электронной почты являются основным принципом построения FormFlow. В то же время подход к автоматизации делопроизводства, базирующийся на концепции электронной почты, позволяет создавать и поддерживать предельно гибкую, распределенную систему рабочих мест. Принципиальные возможности FormFlow 2.0 включают: • единый набор форм, доступный пользователям независимо от места расположения;

• средства автоматизации процессов обработки и маршрутизации электронных форм;

• возможности интеграции бизнес-процессов и приложений на основе единого интерфейса;

• средства поддержки построения внутренних корпоративных сетей (intranet). FormFlow 2.0 имеет модульную структуру, состоящую из пяти специализированных программных модулей. Функционально компоненты FormFlow можно подразделить на две основные группы: • средства для разработки системы документооборота Form Designer — разработка электронных форм Application Designer — разработка приложений Routing Designer — описание-разработчик маршрутов рассылки и правил обработки электронных форм;

• средства поддержки функционирования системы Filler — прием и обработка форм на станциях-клиентах Administrator — администрирование системы и контроль прохождения форм. FormFlow имеет мощный набор средств создания приложений. Приложения могут пересылаться вместе с формами и позволяют скомпоновать взаимосвязанные формы, автоматизировать процедуры рассылки и обработки электронных форм. FormFlow 2.0 предлагает для разработки приложений объектноориентированный язык программирования FormBasic, который значительно расширяет возможности по управлению электронными формами, позволяя разрабатывать решения автоматизации бизнес процессов на основе использования электронных форм. FormBasic предоставляет возможности доступа и управления всеми объектами FormFlow (формами, полями форм, командными меню, базами данных — как присоединенными к формам, так и независимыми). Язык предлагает более 500 встроенных функций работы с формами и базами данных. Для разработчиков, создающих приложения работы с электронными документами, доступны интерфейсы прикладного программирования в наборе FormFlow Software Development Kit (SDK). Среди новых возможностей FormFlow — поддержка OLE 2.0, включая In-Place Activation, OLE Automation и управляющие элементы OLE Controls, позволяющая связывать популярные приложения, такие как Word или Excel, непосредственно с электронной формой. Поддержка OLE также дает возможность разработчикам встраивать управляющие элементы внутрь создаваемых электронных документов. Например, разработчики могут встроить программу работы с Internet (Web-браузер) непосредственно внутрь создаваемой электронной формы, позволяя применять ресурсы Internet для доступа к информации, необходимой на той или иной стадии бизнес-процессов. Механизм электронной цифровой подписи обеспечивает защиту определенных полей от просмотра или изменения и проверку прав получателя на чтение информации из формы. В версию FormFlow 2.0 добавлены возможности шифрования и защиты внешних документов, прикрепляемых к форме, — например файлов, созданных пакетами Word или Excel. Новая функция позволяет обеспечить безопасность форм и данных при пересылке электронных документов через Internet. Движение форм по сети осуществляется системами электронной почты. Поддерживая основные стандарты электронной почты (MAPI, VIM и MHS), FormFlow интегрируется с наиболее популярными технологиями e-mail: Microsoft Mail / MS Exchange;

Novell GroupWise;

Lotus cc:Mail;

Lotus Notes Mail;

HP OpenMail;

Banyan Intelligent Messaging;

Da Vinci e-mail и другие. При движении формы по сети вместе с ней могут также пересылаться и другие присоединенные файлы (приложения, графика, БД). Пользователи имеют возможность при формировании пересылаемого пакета указывать лишь ссылки на данные и файлы, предназначенные для пересылки, которые могут размещаться на сервере и не копироваться по сети при движении формы. Это позволяет значительно сократить нагрузку на сеть. Существует несколько вариантов маршрутизации форм по сети. При простой пересылке форма заполняется и отправляется конкретному получателю или группе пользователей (одновременно или последовательно). В случае последовательной маршрутизации форма, прежде чем достигнет конечного адресата, должна пройти через нескольких пользователей, каждый из которых может выполнить некоторые действия, предопределенные при проектировании (добавлять и редактировать данные, комментировать информацию и т.д.). Удаленные пользователи могут обмениваться информацией без реального подключения к сети, используя возможности Delrina WinFax Pro по пересылке двоичных файлов для отправки и получения форм и данных по факс-модему. В версии 2.0 значительно усилены возможности описания маршрутов и условий рассылки форм. Все действия по маршрутизации, отправке и получению форм могут быть запрограммированы заранее и встроены в приложение, освобождая пользователя от рутинных действий и ошибок. Встроенный в FormFlow Routing Designer позволяет графически задать маршруты пересылки форм в организации, назначить роли и события, происходящие на каждой стадии процесса обработки данных. Используя технологию drag-and-drop, пользователи могут легко определить каждую стадию бизнес-процесса, установить связи между ними и действия, которые должны быть предприняты на той или иной стадии. Другим важным новшеством пакета FormFlow 2.0 является возможность создания приложений типа AutoProcessors, которые устанавливаются на клиентском компьютере и способны самостоятельно обрабатывать поступающие электронные формы без участия человека. Например, подобные модули могут автоматически обрабатывать заказы покупателей, переправляя заказы в зависимости от их типа или номенклатуры в соответствующие почтовые ящики. FormFlow 2.0 предлагает пользователям расширенные функции мониторинга созданных ими электронных документов, позволяющие определять состояние, статус и местонахождение созданных электронных форм, а администраторам контролировать движение любых форм, независимо от их статуса в масштабах предприятия. Используя FormBasic, специалисты по обработке данных могут быстро настроить возможности мониторинга электронных форм пакета FormFlow 2.0 на специфические потребности конкретного предприятия. Интеграция между FormFlow и DOCS Open обеспечивает пользователям новый уровень автоматизации деловых процедур на основе FormFlow, при котором архивное хранение соответствующих файлов FormFlow организуется и управляется с помощью DOCS Open. Взаимодействуя, FormFlow и Notes предлагают мощное решение задач автоматизации обработки деловой информации в масштабах предприятия. PowerDOCS™ — другой современный комплекс автоматизации делопроизводства на русском языке, разработанный фирмой ВЕСТЬ АО, которая осуществляет работы по полной автоматизации системы делопроизводства, включая процессы обработки корреспонденции (экспедиция и канцелярия), хранения документов (архив) и разработку документов внутри организации. Комплекс включает в свой состав следующие функциональные компоненты:

- Систему управления централизованным документооборотом ОРД, который обеспечивает разработку соответствующих документов и их рассылку по всем структурным подразделениям организации с отметками о получении. - Систему автоматизации делопроизводства организации, которая осуществляет регистрацию входящей и исходящей корреспонденции, роспись документов на исполнение и отслеживание выполнения документов. Обеспечивается подготовка исходящих документов на рабочих местах сотрудников предприятия. Обеспечивается связь с архивом предприятия и системой управления ОРД. - Корпоративный архив документов, в котором информация организована в стандартном виде для архивов — с подразделением на дела, тома и связью с бумажным архивом организации. Архив документов позволяет проводить поиск по содержанию и атрибутам документов. Возможность хранения документов на носителях различного типа с автоматической минимизацией стоимости хранения документа позволяет сэкономить ваши затраты на эксплуатацию системы документооборота предприятия. Для архивов предприятия полезна возможность работы используемой СУД со съемными носителями данных, что позволяет обрабатывать практически неограниченные объемы данных. Встроенные в систему модули аннотирования документов и автоматического рубрицирования новых документов не только облегчают работу обслуживающего персонала, но и улучшают качество архивов организации. - Систему промышленного ввода бумажных документов, которая позволяет организовать высокоскоростной ввод документов в архивы или в системы документооборота. Существует две линии массового ввода документов — для неструктурированных документов и для форм. Средства обработки образов документов позволяют произвести обработку документов непосредственно в графической форме и организовать групповую обработку одного документа, что позволяет построить архив факсимильных копий документов или организовать сверхоперативную обработку документов в системе безбумажного делопроизводства. Система поддерживает любые промышленные OCR с открытым API. Комплекс PowerDOCS включает в свой состав следующие типы автоматизированных рабочих мест:

- Рабочее место делопроизводителя, которое служит для регистрации входящих, исходящих и внутренних документов. Позволяет осуществлять оперативный контроль за выполнением поручений руководства. Позволяет формировать отчеты, обеспечивающие контроль за исполнительской дисциплиной. - Рабочее место архивариуса, служащее для работы с корпоративным архивом документов. Поддерживает работу с делами, документами. Позволяет учитывать местоположение бумажных документов. Рабочее место обеспечивает работника архива богатыми поисковыми возможностями по работе с документами и делами. - Рабочее место пользователя, позволяющее просматривать список поручений и документов на обработку, выбирать задание. Предусматривает прозрачный доступ к архивам организации и архиву оперативных документов в соответствии с правами доступа. - Рабочее место руководителя, позволяющее осуществлять контроль за исполнением поручений и документов, определять загрузку сотрудников и структурных подразделений. Обеспечивает доступ к информационным ресурсам организации. - Рабочее место администратора системы управления ОРД, служащее для ведения классификаторов системы, списка пользователей системы и их полномочий по работе с документами. Администратор системы может корректировать отчеты и создавать новые по мере необходимости. - Рабочее место оператора сканирования документов, обеспечивающее потоковый ввод документов. Основное назначение данного рабочего места — обеспечить максимальную загрузку дорогостоящего сканерного оборудования. - Рабочее место контроля образов документов, предназначенное для корректировки введенных и обработанных документов. Позволяет корректировать результаты распознавания и/или производить ручной ввод данных в поля формы. - Рабочее место администратора системы промышленного ввода документов, служащее для настройки режимов работы системы промышленного ввода. Оно позволяет определить типовые маршруты обработки документов, произвести разработку новых форм, организовать экспорт документов в архив документов и/или в систему управления ОРД, передать распознанные поля документов в поля специализированных баз данных. Программными компонентами системы являются:

- СУД DOCS Open (PC DOCS) — система управления документами, обеспечивающая хранение документов на различных носителях информации, таких как дисковые массивы, магнитооптические библиотеки, стримеры и роботизированные стриммерные библиотеки, поиск документов по реквизитным и полнотекстовым индексам, интеграцию с более чем 240 приложениями, поддержку жизненного цикла документов, а именно возврат/выдачу документов, контроль версий документов, автоматическую миграцию документов между устройствами хранения (HSM), контроль доступа к документу и аудит работы в системе. Поддерживает создание распределенных хранилищ документов, осуществляет поддержку мобильных пользователей. - WorkRoute I (ВЕСТЬ АО) — интегрированная с DOCS OPEN подсистема маршрутизации, контроля исполнения и управления проектом, позволяющая создавать задания для сотрудников с назначением временных интервалов, отслеживать состояния заданий, управлять заданиями на этапе их выполнения. Поддерживает последовательные и параллельные типы рассылки. - WorkRoute II (ВЕСТЬ АО) — мощная система управления деловыми процессами в организации. Поддерживает распределенную обработку документов и поручений по типовым маршрутам. Уникальное сочетание жесткой и свободной маршрутизации поручений и документов. Поддерживает работу с электронными формами. Позволяет осуществлять анализ загрузки сотрудников и полный контроль за производственными процессами в организации. ВЕСТЬ АО предлагает широкий спектр магнитооптических библиотек производства Maxoptix и Hewlett-Packard. Библиотеки обеспечивают хранение от 52 Гб и до 670 Гб данных при достаточно низкой цене хранения. Для управления этими библиотеками кроме штатного программного обеспечения ВЕСТЬ АО предлагает управляющую программу Disk Extender, которая обладает уникальными возможностями по управлению магнитооптическими библиотеками, отдельными магнитооптическими дисками и стриммерными библиотеками. Для ввода документов ВЕСТЬ АО предлагает серии сканеров Fujitsu и BancTec, которые обеспечивают сканирование документов со скоростью от 10 и до 180 листов в минут (двусторонние документы) формата А4. Для специальной обработки изображений и подключения сканеров используются специализированные платы обработки изображений. К основным характеристикам комплекса можно отнести: • Открытость системы. Создание системы на предприятиях с гетерогенными сетевыми средами и возможность встраивания в систему дополнительных компонентов. Открытая структура хранения информации. • Масштабируемость системы. Возможность подключения дополнительных пользователей или увеличения мощности серверов без изменения самой системы. • Поддержка операционных систем и СУБД. Сервер: Microsoft Windows NT, Novell NetWare, Unix, Banyan Vines;

Клиент: Microsoft Windows 3.x, Windows 95, Windows NT, Mac OS;

СУБД: Microsoft SQL Server, Sybase SQL Server, Oracle. • Настраиваемость. Система включает средства проектирования экранных форм, баз данных и маршрутов документов. Для систем управления документами для платформы Windows, в особенности в секторе решений для организаций среднего масштаба, назрел прорыв в области эффективных решений. Реализуя этот прорыв, корпорация Compaq разработала новый продукт системной интеграции, который обеспечивает дополнительные программные функции, необходимые для создания, внедрения и разработки критичных к отказам приложений, ориентированных на обработку документов. Этот продукт называется Compaq Work Expeditor. Он одновременно сочетает в себе возможности системы управления документами (Document Management), системы автоматизации деловых процессов (Workflow), системы обработки электронных форм (Data/Forms Management), и мощной стандартизованной среды разработки приложений. Благодаря этой системе становится возможным эффективное создание решений, соответствующих конкретным нуждам пользователей. Work Expeditor использует возможности продуктов Microsoft в качестве элементарных строительных блоков и имеет почти неограниченный потенциал развития. Важно отметить, что при использовании документов MS Office, система управления документами Work Expeditor представляет собой высокоинтегрированное информационное поле, в котором возможно управление не только самими документами, а и папками, содержащими разные типы объектов, а также содержанием и реквизитами документов MS Office. Work Expeditor применим для широкого круга задач: от поддержки конкретных (ориентированных на группу) решений до высокоструктурированных и предварительно определенных решений (деловые процессы). Примеры решений включают «управление делами» для органов государственного и административного управления, «управление коллективными исследованиями, программами» и «управление документацией» для производственных отраслей, «утверждение сделок» для финансовых приложений. Данные примеры представляют только небольшую часть областей, решение проблем которых может взять на себя Work Expeditor. 1. 2. 3. 4. 5. 6. Контрольные вопросы итоговой проверки знаний: Назначение и функции, выполняемые системой электронного документооборота (СЭДО)? Какие этапы в развитии концепции СЭДО можно выделить? Какие классы СЭДО применяютс в настоящее время? Какие особенности в функционировании СЭДО на основе использования технологии ЭП можно выделитьЮ приведите примеры? Каковы особенности организации функционирования АСКИД, приведите примеры. На чем основывается работа СЭДО, использующая технологию "docflow", приведите примеры. 7. В чем заключается необходимость применения технологии "workflow", каковы основные понятия, используемые в этой технологии? 8. Какие примеры программных средств Вы можете назвать, поддерживающие технологию "workflow"? 9. Что такое комплексные ЭСУД, в чем их особенности, приведите примеры и сопоставьте их функционал.

Pages:     | 1 | 2 ||



© 2011 www.dissers.ru - «Бесплатная электронная библиотека»

Материалы этого сайта размещены для ознакомления, все права принадлежат их авторам.
Если Вы не согласны с тем, что Ваш материал размещён на этом сайте, пожалуйста, напишите нам, мы в течении 1-2 рабочих дней удалим его.