WWW.DISSERS.RU

БЕСПЛАТНАЯ ЭЛЕКТРОННАЯ БИБЛИОТЕКА

   Добро пожаловать!

Pages:     || 2 | 3 |
-- [ Страница 1 ] --

Московский международный институт эконометрики, информатики, финансов и права Смирнова Г.Н.

«Электронные системы управления документооборотом» Москва, 2003 УДК 004 ББК 32.973.202 С 506 Смирнова Г.Н. Учебное пособие по дисциплине “Электронные системы управления документооборотом” / Московский международный институт эконометрики, информатики, финансов и права – М., 2003. – 168с. «Рекомендовано Учебно-методическим объединением по образованию в области прикладной информатики в экономике в качестве учебного пособия для студентов высших учебных заведений, обучающихся по специальности 351400 "Прикладная информатика в экономике" другим междисциплинарным специальностям».

© Смирнова Г.Н., 2003 г. © Московский международный институт эконометрики, информатики, финансов и права, 2003 г.

2 СОДЕРЖАНИЕ Тема 1. Основные понятия курса "Электронные системы управления документооборотом"................................................................ 5 1.1 Основные концепции безбумажной технологии управления, предмет и содержание курса........................................................................ 5 1.2 Понятие и структура экономической системы (ЭС). Классификация функций и деловых процессов ЭС.............................................................. 8 1.3 Понятие документа, документопотока, документооборота............. 14 Контрольные вопросы проверки знаний:................................................. 17 Тема 2. Организация документационного обеспечения управления в экономической системе...................................................... 18 2.1 Назначение Системы Документационного Обеспечения Управления и ГСДОУ. Состав функций и процедур, выполняемых СДОУ............................................................................................................ 18 2.2. Состав Организационно-Распорядительных Документов (ОРД). Содержание процедуры составления ОРД............................................... 24 2.3 Содержание процедуры получения и передачи потоков документов................................................................................................... 32 2.4 Состав и содержание процедуры контроля исполнения документов................................................................................................... 37 2.5 Содержание процедуры формирования дел и сдачи дел в архив.... 40 Контрольные вопросы проверки знаний:................................................. 47 Тема 3. Организация Электронной Системы Управления Документооборотом...................................................................................... 48 3.1 Понятие экономической информационной системы (ИС). Классы и структура ИС.............................................................................. 48 3.2 Принципы, методы и средства создания Электронной Системы Управления Документооборотом.............................................................. 54 Контрольные вопросы проверки знаний:................................................. 60 Тема 4. Автоматизация составления электронных документов......... 61 4.1 Понятие электронного документа (ЭД). Виды ЭД. Состав операций проектирования ЭД.................................................................... 61 4.2 Классификация средств автоматизации составления ЭД. Требования к системам составления ЭД. Характеристика систем........ 66 Контрольные вопросы проверки итоговых знаний:................................ 72 Тема 5. Автоматизация процессов ввода потоков входящих документов...................................................................................................... 73 5.1 Назначение и технология работы Системы массового ввода бумажных документов................................................................................ 73 5.2 Требования, предъявляемые к СМВ. Характеристика систем......... 79 Контрольные вопросы итоговой проверки знаний.................................. 83 Тема 6. Автоматизация хранения электронных документов............... 84 6.1 Понятие информационно-поисковой системы (ИПС). Состав компонент и технология работы с ИПС................................................... 84 6.2 Понятие системы управления электронными документами (СУД). Проблемы организации СУД........................................................ 89 6.3 Классификация и характеристика методов поиска........................... 97 6.4 Классификация систем EDMS. Характеристика систем, используемых для организации архивов................................................ 102 Контрольные вопросы итоговой проверки знаний:............................... 115 Тема 7. Организация систем электронного документооборота......... 116 7.1 Основные задачи организации системы электронного документооборота (СЭДО). Этапы развития и классы СЭДО............. 116 7.2 Характеристика организации СЭДО с использованием технологии "ad-hoc".................................................................................. 119 7.3 Организация систем электронного документооборота класса "groupware"................................................................................................. 125 7.4 Особенности организации работы систем управления документооборотом класса "АСКИД".................................................... 127 7.5 Особенности организации СЭДО, ориентированных на использование "docflow"-технологии..................................................... 136 7.6 Системы автоматизации деловых процессов (САДП).................... 143 7.7 Комплексные системы автоматизации документооборота и деловых процессов................................................................................. 159 Контрольные вопросы итоговой проверки знаний:............................... Тема 1. Основные понятия курса "Электронные системы управления документооборотом". 1.1 Основные концепции безбумажной технологии управления, предмет и содержание курса. В условиях рыночной экономики и роста конкурентной борьбы ошибки в деятельности любой экономической системы (предприятия, фирмы или корпорации) могут существенно сказаться на финансовых результатах ее деятельности и даже привести к банкротству. Это вызывает необходимость повышения эффективности управления за счет принятия оптимальных стратегических и оперативных управленческих решений и совершенствования технологии управления. Под управлением понимают процесс задания цели функционирования объекта и выработки воздействий на этот объект в направлении достижения поставленной цели. Цель функционирования предприятия реализуется с помощью ряда деловых процессов, состоящих из отдельных компонент, взаимодействие которых задается определенным регламентом их исполнения. Объектами управления могут быть: материальные, денежные, трудовые или информационные ресурсы, используемые при выполнении деловых процессов;

сами деловые процессы, выполняемые на предприятии для достижения поставленной цели;

подразделения предприятия, где протекают деловые процессы, или все предприятие в целом. Чтобы сдерживать натиск конкурирующих предприятий и организаций, бизнес должен успешно адаптироваться в меняющемся окружении, поэтому отмечается стремление руководства компаний, с одной стороны, к реструктуризации систем управления и совершенствованию процедур управления и деловых процессов, и с другой, к уменьшению объемов бумажной информации, снижению стоимости обработки информации и повышению эффективности управления ею на пути организации совместного доступа специалистов к информации, хранения и поиска документов. Новые информационные технологии предлагают средства для достижения этих целей при помощи двух подходов:

- реинжиниринга бизнес-процессов;

- перехода к безбумажной технологии управления. В данном курсе рассматривается содержание второго подхода выбора и применения методов и средств организации безбумажной технологии управления, которая основывается на использовании трех основных концепций: переходу к электронным документам, созданию систем управления документами и системы электронного документооборота. Концепция электронного документа появилась в 80-х годах с появлением на рынке микрокомпьютеров и первого графического интерфейса пользователя (GUI). Как утверждают сотрудники компании Delphi Consulting Group, уже сегодня в некоторых областях деятельности электронным способом обрабатывается до 90 % информации. В отличие от документов на бумажных носителях с их жесткими рамками, статичной формой и ограниченными возможностями переход к динамичным цифровым электронным документам обеспечивает особые преимущества при создании, совместном использовании, распространении и хранении информации. Они могут увеличить производительность множества приложений, используемых в бизнесе, уменьшить требования к размерам накопителей, сократить или полностью решить проблему потерь и неверного размещения документов. Электронные документы могут одновременно использоваться сотрудниками в рамках одной рабочей группы, отдела или всего предприятия. Доступ к ним осуществляется за несколько секунд, а не минут, часов, дней, а иногда и недель, что случается при использовании документов на бумажных носителях. Ускоренный доступ к стратегической информации наряду со значительной экономией средств может обеспечить и важные конкурентные преимущества. Помимо перечисленного, электронные документы позволяют переместить центр тяжести компьютерной технологии с традиционных структурированных алфавитно-цифровых данных на потоки данных, дополненные большими объемами неструктурированного текста, изображений, звука, видео и графики. Такие документы смогут также включать гипертекстовые связи, переработанные OLE-объекты, текстовые объекты и реляционные данные. Электронный документ будет ограничен такими параметрами, как его содержимое, структура данных, форматы и стандарты режима передачи и, самое важное, характер его использования. При изменении любого из этих параметров соответственно будет меняться документ. Он будет открытым, гибким, адаптируемым, многомерным. За несколько лет концепция электронного документа получила свое развитие от обычного графического образа документа до идеи управления документами. Сегодня электронный документ - это форма знакомого вида, обработка которой происходит с помощью последовательного применения тесно взаимосвязанных технологий в рамках так называемых Систем Управления Электронными Документами (СУД) или Electronic Document Management Systems (EDMS). Мощные системы класса EDMS, работающие чаще всего на распределенных архитектурах, основаны на комбинации технологий сбора, хранения, поиска и распространения электронных документов. Значительное повышение производительности при использовании технологии EDMS отмечено во многих отраслях: правительство, судопроизводство, юриспруденция, фармацевтика, страхование, финансовые услуги, здравоохранение, производство и систему высшего образования. Можно выделить следующие основные задачи, которые призвана решать система управления документами - уметь переводить бумажные документы в электронный вид и уметь перехватывать все создаваемые электронные документы из всех источников поступления:

- из приложений, которые создаются текстовыми процессорами, электронными таблицами, графическими процессорами, пакетами прикладных программ для настольных издательств;

- факсовые сообщения, пришедшие через факс-сервер предприятия;

- входящие, исходящие и внутренние сообщения, поступающие из электронной почты;

- отчеты и другие документы, которые готовят функциональные информационные системы, идущие на печать или отправляемые по факсу, но их надо перехватить и отправить в хранилище электронных документов. Многофункциональные системы управления документами развиваются под влиянием перехода от вычислительных сред на базе мейнфреймов к системам на базе микропроцессоров, от монолитных закрытых приложений к открытым и интегрируемым программным компонентам. Содержанием третьей концепции является разработка Системы Электронного Документооборота (СЭДО), призванной для интеграции всех информационных приложений в единую информационную среду, обеспечивающую оперативное взаимодействие всех пользователей при выполнении ими деловых процедур и функций управления необходимой информацией. Система электронного документооборота должна позволять планировать и составлять маршруты передвижения документов, контролировать это передвижение, уметь управлять документооборотом и регулировать его. Эта концепция имеет две стадии в своем развитии от воплощения идеи использования технологии "docflow", связанной с планированием и управлением документопотоками, до технологии "workflow", предназначенной для управления деловыми процессми и процедурами, при выполнении которых используются и создаются документы. Системы, основанные на применении технологии "workflow", получили название Систем Автоматизации Деловых Процессов (САДП) и предназначены для моделирования деловых процессов и процедур, выполняемых на предприятии, контроля их исполнения, оценки и анализа эффективности их выполнения, реструктуризации системы управления фирмы. Предметом курса "Электронные системы управления документооборотом" является теория и практика использования методов и средств перехода к безбумажной технологии управления: автоматизации процедур работы с электронными документами, организации хранения и поиска электронных документов, организации электронного документооборота и обеспечения управления деловыми процессами в экономической системе. Содержанием курса "Электронные системы управления документооборотом" является изучение:

- структуры экономической системы (ЭС), состава выполняемых функций управления и деловых процессов, реализуемых в ЭС и определяющих маршруты передвижения документов;

- структуры системы документационного обеспечения управления (СДОУ), входящей в состав ЭС, процедур обработки документов, выполняемых СДОУ и организации документооборота в подразделениях экономической системы и между ними, необходимого для функционирования экономической системы;

- состава системы документации, отражающей состояние экономической системы и разработанные и принятые решения, структур получаемых документов и потоков документов, возникающих при выполнении функций управления и деловых процессов;

- структуры экономической информационной системы (ИС) и электронной системы управления документооборотом (ЭСУД), входящей в ее состав;

- перечня и содержания функциональных, обеспечивающих и технологических подсистем ЭСУД;

- принципов, методов, технических и программных средств, с помощью которых выполняются основные функции ЭСУД. 1.2 Понятие и структура экономической системы (ЭС). Классификация функций и деловых процессов ЭС. Все предприятия, организации относятся к категории систем. Система может быть определена как совокупность взаимосвязанных элементов, имеющая либо цель функционирования, либо законы своего развития относительно изолированная от окружающей среды. Существует несколько подходов к классификации систем в зависимости от поставленных целей. По принципу возникновения все системы можно разделить на искусственные, для которых существует цели функционирования, и естественные, характеризующиеся законами развития, которые познаются человеком и используются для создания искусственных систем. По числу элементов и связей между ними все искусственные системы делятся на большие и малые, по характеру поведения - на простые с детерминированным характером поведения и сложные, обладающие вероятностными характеристиками поведения. По наличию связей управления можно выделить класс кибернетических и не кибернетических систем. По назначению искусственные системы можно разделить на классы, соответствующие видам человеческой деятельности: социальные, экономические, информационные, технические системы, медицинские и др. По уровню управления, на котором находится экономическая система, можно выделить системы государственного уровня (например, Центральный Банк РФ), министерского уровня, уровня объединений и корпораций и уровня конкретных предприятий и фирм. Экономические системы далее можно разделить по отраслям народного хозяйства: на системы, функционирующие в коммерческой сфере, сельскохозяйственные предприятия, предприятия промышленной и непромышленной сферы. Поэтому экономическую систему (ЭС) можно трактовать как искусственную, большую, сложную, кибернетическую систему, хозяйством и предназначенную для получения прибыли путем выпуска определенной продукции или оказания услуг в определенной отрасли народного хозяйства. Можно выделить следующие свойства экономических систем:

- наличие определенной цели функционирования - получение прибыли в определенной отрасли народного хозяйства;

- целостность системы, благодаря наличию организационной структуры, и относительная изолированность от окружающей среды;

- свойство гомеостазиса, т.е. равновесия системы;

- свойство устойчивости функционирования;

- свойство управляемости для достижения поставленной цели;

- свойство адаптируемости к изменению требований окружающей среды;

- свойство обучаемости за счет учета опыта своей работы в прошлом. Поскольку любая экономическая система является кибернетической системой, то в ее составе можно выделить две основные компоненты (см. рис 1.1.): объект управления и аппарат управления (система управления).

ИП ИП ИП АППАРАТ УПРАВЛЕНИЯ ИП ИП 1 МП ОБЪЕКТ УПРАВЛЕНИЯ Учет инф.

Цель ИП 2 МП Сырье Материалы Денежные, трудовые ресурсы Готовая продукция Услуги Рис. 1.1. Структура экономической системы (ЭС) Объект управления (ОУ) – это подсистема, в которой протекают материальные процессы, т. е. процессы переработки сырья, материалов и прочих ресурсов в готовую продукцию или услуги, т. е. процессы, связанные с переработкой материального потока МП 1 в материальный поток МП 2. Кроме того, на вход ОУ поступают также внешний информационный поток ИП1, который сопровождают материальный, например, "Накладные на транспортировку", "Счета-фактуры на оплату" и др. То же можно сказать и о потоке ИП2, которые сопровождают отпуск готовой продукции или услуг потребителям. Структурно объект управления может состоять из отделов, цехов, участков и складов, где происходят процессы преобразования ресурсов в готовую продукцию и услуги. Аппарат управления (АУ) – это подсистема, в которой осуществляются информационные процессы, связанные с выполнением набора функций, реализуемых в определенном порядке, все многообразие управленческих функций можно разделить на общие и конкретные функции. В общих функциях выражается содержание управления как особого вида человеческой деятельности. К основным общим функциям управления относятся следующие: прогнозирования;

планирования;

учета;

контрольная функция;

оперативного управления;

анализа;

нормирования;

организационная;

административная. Перечисленные функции взаимосвязаны между собой и их можно представить в виде топологической модели (см. рис. 1.2.), отражающей технологию управления. Рассмотрим содержание некоторых из них. Перспективное развитие предприятия или прогнозирование представляет собой процесс выработки стратегических показателей деятельности предприятия на перспективу с использованием данных о внутренних резервах и о внешней среде: рынке, конкуренции, технологиях и материалах. Планирование - это функция, связанная с выработкой программы действий, которая послужит в дальнейшем основой формирования производственной системы или средством поддержания ее эффективного существования. Программа действий - это одновременно конечная цель, руководящая линия поведения, этапы предстоящего пути и средства, которые будут пущены в ход. Подготовка программы действий является одной из наиболее важных и трудных задач на всяком предприятии. Она приводит в движение всю систему и служит основой успешной реализации последующих функций.

Внешняя среда Организация и адм. управление Перспективое развитие (прогнозирование) Планирование Внешняя среда Учет Нормирование Анализ Контроль Регулирование (оперативное управление) Рис. 1.2. Схема взаимосвязи функций управления Учет - это функция регистрации, сбора, передачи и обработки и обобщении текущих сведений в подразделениях объекта управления о выполнении плана. Контроль на предприятии состоит в проверке - все ли протекает согласно принятой программе, установленным организационным принципам и данным распоряжениям. Его целью является выявление фактов невыполнения программы, допущенных ошибок с целью исправления и избежания их повторения в дальнейшем. Контроль применяется ко всему: к материальным объектам, действиям, людям. Для того чтобы контроль был действенным, его нужно проводить своевременно и сопровождать соответствующими санкциями. По результатам контроля принимаются управленческие решения, направленные на выработку новых планов, реорганизацию производственной системы, активизацию и координацию ее деятельности. Таким образом, запускается новый цикл функционирования системы. Цель координации и контроля - эффективно действующая производственная система. Оперативное управление. Когда производственная система подготовлена к работе и ее нужно активизировать или когда намечаются сбои в ее работе, необходимо заставить действовать эту систему. Данная функция реализуется путем выдачи распоряжений. Обычно она распределяется между несколькими руководителями, причем каждый берет на себя определенный круг обязанностей и несет ответственность за их выполнение. После активизации производственная система становится действующей. Анализ деятельности системы основан на проведении обработки полученных сводных данных и определении тенденций в поведении системы и процессов, протекающих в ней, и получении сведений о ресурсах предприятия, которые используются при составлении нового плана. Нормирование - это функция определения норм расхода сырья, материалов, труда и т.д. для выполнения заданий каждому работнику, участку и цеху, рассчитываемые на основе среднеотраслевых норм. Организация - это обеспечение предприятия всем тем, что необходимо для его благополучного функционирования: сырьем, оборудованием, деньгами, персоналом и т. п. Обладая необходимыми ресурсами, оно должно функционировать соответствующим образом и выполнять поставленные цели. Результатом выполнения данной функции является созданная производственная система. Следует отметить, что на первоначальном этапе существования экономической системы организация подразумевает разработку модели производственной системы, т. е. ее логического описания, а также проектирование ее структуры - состава элементов и взаимосвязей между ними. Администрирование подразумевает согласование деятельности всех участников процесса таким образом, чтобы улучшить функционирование предприятия и обеспечить его успех. Это значит - учитывать в отношении каждой подсистемы предприятия (технической, финансовой, коммерческой и т. д.) те взаимосвязи, которые существуют между ней и ее окружением, и те последствия, которые оказывает ее функционирование на связанные с ней подсистемы. Для достижения поставленной для экономической системы цели работники аппарата и объекта управления участвуют в выполнении деловых процессов (бизнес-процессов) и процедур. Деловые процессы это процессы, которые отвечают за ведение бизнеса или выполнение целевой функции системы, являются способом осуществления практического управления предприятиями и учреждениями и состоят из отдельных процедур. Деловая процедура - последовательность определенных работ, заданий, операций, совершаемых сотрудниками экономической системы согласно разработанному регламенту для реализации процесса или решения какой-либо задачи. Деловые процессы можно классифицировать по видам производственной деятельности: обслуживание клиента, материальнотехническое снабжение, управление кадрами, финансами, энергетическим хозяйством, основным и вспомогательным производством, реализацией готовой продукции и т. п.. В соответствии с этим, в аппарате управления выделяют ряд подразделений, которые отвечают за указанные выше виды деятельности (см. рис. 1.3.). Дирекция, является подразделением, работники которого отвечают за общие вопросы организации работы системы, за принятие ИПIV ИПIII СДОУ ИПV Дирекция АУ Плановый отдел Отдел маркетинга Техничеческе отделы Экономический отдел Отдел реализации МПII ИПII Бухгалтерия МПI ИПI Склады сырья и материалов ОУ Цехи (1,2...n) Склады готовой продукции Рис. 1.3. Схема структуры аппарата управления управленческих решений (как стратегических, так и тактических) по всем видам деятельности, за выполнение текущих административноуправленческих функций, осуществление связи с внешней средой. Все остальные подразделения предназначены для подготовки вариантов принимаемых решений, контроля исполнения этих решений и совершенствования процессов управления тем или иным объектом, например, плановый отдел, отдел маркетинга, экономический отдел, отдел материально-технического снабжения, отдел реализации, технический отдел, бухгалтерия, финансовый отдел и др. Каждое из подразделений предприятия отвечает за конкретный вид деятельности, имеет свой объект управления (поставка сырья и материалов, реализация готовой продукции, управление кадрами, финансовыми ресурсами и т. д.), и выполняет все перечисленные общие функции.

1.3 Понятие документа, документопотока, документооборота Каждый вид деятельности вызывает появление своего класса информации, поэтому в экономической системе можно выделить несколько видов информации: управленческая, экономикостатистическая, научно-техническая, юридическая, и др. Ведущее место занимает управленческая информация, содержащая цели и подцели функционирования предприятия, определяемые на базе использования всех остальных классов информации и, в первую очередь, экономической информации. К каждому классу информации предъявляются особые требования, так к управленческой информации предъявляются следующие:

- полнота информации для принятия управленческого решения;

- оперативность и срочность ее получения точно в заданные сроки;

- достоверность информации, под которой подразумевается ее безошибочность и непротиворечивость;

- адресность информации, т.е. точность поступления информации конкретному адресату в соответствии с его компетенцией;

- доступность для восприятия, зависящая от качества спроектированного пользовательского интерфейса и, в том числе правильности разработки документов, степени их читабельности. Существует несколько видов представления информации: документальная, в форме файлов и в виде сообщений. Под файлом понимается совокупность однородных записей, описывающих элементы, либо процессы материальной сферы, предназначенных для хранения или обработки на ЭВМ, при этом, запись представляет собой совокупность полей, содержащих описания свойств одного элемента или процесса, имеющих определенный шаблон и объединенных по ключевому полю. Сообщение - некоторое формализованное представление информации, используемое для передачи на расстояние по каналам связи. Оно состоит из двух частей: управляющей, представляющее собой слово, состоящее из некоторого количества бит, каждый из которых выполняет определенную функцию в организации процесса передачи информации, и информационной части, состоящей, в свою очередь, также из двух частей: первой - адресной, указывающей куда должно быть отправлено сообщение и откуда оно поступает, и второй части, включающей данные некоторого документа или файла. Наиболее массовой и удобной для восприятия является документальная форма существования информации. Документ - это материальный носитель, на который наносятся некоторые сведения, отражающие состояние системы, или принятое решение, строго установленного содержания по строго регламентированной форме. Он обладает двумя отличительными свойствами: полифункциональностью и наличием юридической силы. К числу функций, которые реализуются с помощью документа, относятся: регистрация первичной информации или принятого решения, передача, обработка и хранение информации. Наличие юридической силы обеспечивается реквизитом-подписью лица, ответственного за достоверность сведений, содержащихся в документе. Совокупность взаимосвязанных документов, систематически используемых для процессов управления объектом называется системой документации (СД). В состав системы документации предприятия входит несколько сот форм различных документов, которые можно классифицировать по разным признакам. В системе документации, используемой в любой экономической системе по содержанию можно выделить класс управленческих или организационно - распорядительских документов (ОРД), используемых для административного управления;

экономико-статистических документов, предназначенных для экономического управления предприятием;

научно-технических документов, возникающих при проектировании и производстве новых видов продукции;

юридических документов, регламентирующих отношения коллектива как внутри предприятия так и его отношения с внешней средой, включая вышестоящие и правительственные организации, предприятияпотребители готовой продукции или услуг, предприятия-поставщики сырья и материалов и др. Каждый выделенный класс, в свою очередь, по виду может делиться на подмножества документов. Так среди экономикостатистических документов выделяют плановые, финансовые, статистические, бухгалтерские документы и др. К числу ОРД относят организационные, распорядительские и информационно-справочные документы. Научно-технические документы включают в себя стандарты, чертежи, техническую и технологическую документацию по изготовлению продукции. Юридические документы можно разделить во видам права: гражданского, уголовного, налогового, арбитражные документы и проч. Каждый вид документов можно подразделить по степени официальности на два класса: официальные и личные. По месту составления все документы делятся на внешние (входящие) и внутренние, которые могут оставаться как на предприятии, так и отправляться другим организациям, т.е. быть исходящими. По уровню управления все документы можно разделить на четыре группы:

- государственного уровня;

- министерств;

- объединений - корпораций;

- предприятий, фирм или организаций. По количеству вопросов, содержащихся в документе можно выделить простые (например, "Докладная записка") и сложные документы(например, "Бизнес-план", "Договор"). По степени подлинности документы под разделяются на подлинники, черновики и копии. По времени хранения выделяют документы постоянного и временного хранения. По методу обработки документов и их заполнения можно выделить четыре группы документов:

- ручного заполнения;

машинно-ориентированные документы, предназначенные для ввода с клавиатуры содержащейся в них информации в ЭВМ;

- машинно-читаемые документы, информация которых автоматически вводится в базу данных;

- автоматического заполнения и выдачи информации на печать. По степени гласности выделяют обычные документы, служебного пользования и секретные документы. По назначению существуют индивидуальные документы произвольной формы и документы с типовой формой. По языку отображения информации выделяют текстовые документы, табличные, графические, документы с ауди - информацией и мультимедийные документы. Документопоток – это процесс передвижения документов одного типа от источника возникновения или пункта обработки к потребителю. Документопотоки связывают все подразделения экономической системы в единую информационную систему. Документопотоки экономической системы делятся:

- на внешние, входящие в систему;

- внутренние документопотоки, имеющие обращение в системе и предназначенные для удовлетворения внутренних информационных потребностей;

- исходящие, связывающие данную систему с другими организациями и предприятиями. Для организации эффективного управления экономической системой и рациональной автоматизации информационных процессов необходимо выявлять потоки информации, производить их оценку и оптимизацию. Поскольку документы возникают и передвигаются в системе по мере выполнения функций управления или каких-либо деловых процессов, то на каждом предприятии, организации и фирме создается свой документооборот. Под документообортом понимается регламентированная совокупность взаимосвязанных операций, выполняемых над документом в строго установленном порядке, на определенном рабочем месте с использованием определенных методов и средств, т.е. технологии обработки, начиная от момента возникновения документа и заканчивая сдачей его в архив. Документооборот на предприятии может быть двух типов: • операционный - ориентированный на обработку первичных и получение сводных и аналитических документов, содержащих операционную атрибутику и используемых на первой и второй стадиях управления;

• универсальный - отражающий информационные потоки слабоструктурированной информации, используемыми на третьей стадии управления, т.е. при исполнении управленческих решений или деловых процессов и процедур. Поскольку состав документов и процедур их обработки, состав потоков документов и структура документооборота в значительной степени определяется особенностями организационной структуры конкретного предприятия, а также происходящими на предприятии процессами управления и деловыми процессами, поэтому далее остановимся на рассмотрении этих вопросов. Контрольные вопросы проверки знаний: 1. В чем заключается необходимость перехода к безбумажной технологии управления? 2. Каковы основные концепции перехода к безбумажной технологии управления? 3. Что такое экономическая система? 4. Какие подсистемы можно выделить в экономической системе? 5. Каков набор основных функций управления? 6. Что такое бизнес-процесс? 7. Какие классы бизнес-процессов характерны для экономических систем? 8. Что такое документ и его роль в процессах, протекающих в ЭС? 9. Что такое система документации и каковы основные признаки классификации документов? 10. Что такое документопоток и какие показатели оценки потоков информации используют при проектировании информационных систем? 11. Что такое документооборот, его связь с функциями управления и бизнес-процессами, типы документооборот.

Тема 2. Организация документационного обеспечения управления в экономической системе 2.1 Назначение Системы Документационного Обеспечения Управления и ГСДОУ. Состав функций и процедур, выполняемых СДОУ. В состав каждого предприятия включается самостоятельное структурное подразделение, основной целью функционирования которого является своевременное обеспечение документами процессов управления и деловых процедур. Таким подразделением является Система Документального Обеспечения Управления (СДОУ), которая предназначена для решения следующих задач:

- документирования принимаемых организационных, плановых и административных управленческих решений;

- документационного обеспечения управления (ДОУ);

- получения, фильтрации и распределения потоков внешней и внутренней информации руководителям и исполнителям подразделений, в соответствии с их полномочиями;

- контроля их исполнения, анализа качества и сроков исполнения;

- организации хранения, поиска документов и выдачи документов, необходимых для выполнения функций управления или деловых процессов и процедур. Документирование представляет собой процедуру создания документов, отражающих факты, события или показатели, получаемые при выполнении функций управления или деловых процессов, т. е. их составление, оформление, согласование и изготовление. Документационное обеспечение управления (ДОУ) осуществляется при выполнении следующих видов деятельности:

- делопроизводство, т.е. организация работы с документами;

- формирование и хранение архива документов. Рассмотрим содержание этих видов деятельности. Делопроизводство - это комплекс процедур по проверке, отбору и обеспечению работников аппарата управления предприятия необходимой документированной информацией для выполнения каких-либо функций управления, деловых процессов и процедур, призванных для решения двух основных задач, главной из которых является документационное обеспечение управления. Кроме того, с помощью процедур делопроизводства СДОУ выполняет функцию информационного фильтра между экономической системой и внешней средой путем осуществления операций получения, проверки, сортировки, распределения потоков документов и передачи документов конкретным адресатам. Отсюда вытекает вывод о том, что всем предприятиям и организациям необходимо совершенствовать документационное обеспечение управления, поскольку оно оказывает непосредственное влияние на качество принятия и исполнения управленческих решений. Особенностью делопроизводства является его тесная связь с деловыми процессами и функциями управления, поскольку делопроизводственные операции, как правило, вплетаются в деловые процедуры или в процессы выполнения функций управления там, где их необходимо сопроводить документами. Основное отличие делопроизводства от деловых процедур, состоящее в их функциональной разнице: делопроизводство отвечает за документационное обеспечение управления предприятием;

деловые процедуры - за ведение бизнеса или выполнение целевой функции и являются способом осуществления практического управления предприятиями и учреждениями. Качество организации ДОУ зависит от уровня организации работы с документами - обеспечения движения, поиска, хранения и использования документов, т.е. организация документооборота. Каждый документ (как созданный в организации, так и полученный из других источников) имеет свой регламент, по которому ведется работа с ним на предприятии, составляющий ее документооборот. Документооборот отражает движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки потребителю. В экономической системе выделяют централизованный документооборот, охватывающий все подразделения предприятия в единую систему, и специализированный документооборот на уровне конкретного структурного подразделения, обусловленный спецификой его функционирования. В централизованный документооборот входит вся документация, подлежащая централизованной регистрации. Как правило, централизованный документооборот представлен организационнораспорядительной документацией (ОРД). Документы, обрабатываемые в структурных подразделениях, составляют специализированный документооборот (например, бухгалтерской, плановой, маркетинговой, юридической документации и т.д.), обеспечивающий документами конкретное направление деятельности организации (хотя в него может входить и организационно-распорядительные документы). Обычно путают два термина: «делопроизводство» и «документооборот». Часто можно услышать фразу «это не система документооборота, а система делопроизводства». Или наоборот. Делопроизводство - это термин, применяемый в управленческой практике для обозначения формального набора правил работы с документами. Формирование и хранение документов в архиве - это определение правил хранения создаваемой в организации информации, ее поиска и использования для поддержки принятия управленческих решений и деловых процедур. В делопроизводстве архив отвечает за систематизацию хранения документов и является одной из основных делопроизводственных задач. Существуют системы документооборота, которые можно настроить на необходимые правила делопроизводства. Но есть системы, которые изначально ставили своей целью поддержку именно этих правил и в этом смысле не обладают более общими функциями в достаточной мере для того, чтобы их можно было назвать системами документооборота. С другой стороны, свод правил делопроизводства, который принят в России, довольно обширен, и настройка системы документооборота на эти правила -задача сложная и не тривиальная. Отсюда вытекает вывод о том, чтобы автоматизировать делопроизводство и документооборот на предприятии, необходимо предварительно хорошо изучить технологию выполнения основных процедур, составляющих содержание делопроизводства и документооборота на предприятиях и в организациях России. В зависимости от объема информации, которую служба СДОУ получает и обрабатывает, эти системы делятся на четыре класса:

- к первому классу относятся СДОУ, обрабатывающие более 100 тыс. документов в год;

- ко второму классу относятся системы, обрабатывающие от 25 тыс. до 100 тыс. документов в год;

- в третий класс входят системы с обработкой от 10 тыс. до 25 тыс. документов в год;

- в четвертый - менее 10 тыс. документов в год. Выделенным классам в свою очередь соответствуют следующие организационные формы СДОУ:

- Управление делами (например, Управление Делами при Президенте РФ);

- Общий отдел (в министерствах);

- Отдел делопроизводства (на предприятиях и в организациях);

- Секретарь руководителя (в небольших фирмах). Наиболее массовой формой организации работы СДОУ является отдел делопроизводства, структура которого представлена на рис. 2.1. Руководитель данной службы подчиняется непосредственно руководителю. Подразделение "По рационализации делопроизводства системы" предназначено вести нормативную базу и методическое обеспечение СДОУ, организовывать делопроизводство и документооборот на предприятии в целом и контролировать его организацию в каждом подразделении, осуществляя постоянный мониторинг делопроизводственных процессов, процессов хранения и исполнения документов. Подразделение "По приему и отправке корреспонденции" осуществляет получение, фильтрацию и оформление потоков входящей и исходящей документации на предприятии. Подразделение "По контролю исполнения корреспонденции" выполняет функцию контроля за своевременностью исполнения документированных решений. Руководитель учреждения Руководитель отдела СДОУ делопроизводства Подразделение по рационализации делопроизводства системы Подразделение по приему и отправке корреспонденции.

Подразделение по контролю исполнения корреспонденции Архив Секретарь руководителя учреждения Машинное бюро с корректорской группой Рис. 2.1. Схема организационной структуры СДОУ "Архив" осуществляет сбор и хранение исполненных документов после их обработки, поиск и выдачу необходимых документов для выполнения следующих деловых процедур или функций управления. Подразделение "Машинное бюро с корректорской группой" предназначено для печати и корректировки составленных специалистами внутренних документов, направляемых в соответствующие подразделения согласно регламента для их обработки и исполнения. Секретарь руководителя учреждения осуществляет работу по составлению и отслеживанию ежедневных планов работы руководителя, документированию его поручений и контролю их исполнения. Все операции, выполняемые службами СДОУ любого уровня, основываются на требованиях нормативной базы по организации ДОУ на предприятиях и в организациях РФ. На сегодняшний день в Российской Федерации действует ряд общегосударственных нормативов и методик, регламентирующих наиболее общие правила организации работы с документами и устанавливающих требования к оформлению официальных документов. Разработка таких документов преследует ряд целей:

- обеспечение юридической силы документа;

- закрепление технологии обработки документов, позволяющей обеспечить организацию длительного их хранения и последующего использования;

- создание основы наиболее рациональной технологии обработки документов и ее дальнейшее совершенствование. В 1991 г. была создана Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) ГСДОУ - это совокупность научно обоснованных принципов, правил, нормативов и рекомендаций, устанавливающих единые требования к документированию управленческой (административной) деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях (объединениях), в учреждениях и др. Этот документ был направлен на нормативное закрепление изменений, произошедших в службах делопроизводства в связи с появлением негосударственных форм собственности. Его основными целями являются упорядочение документооборота, сокращение количества и повышение качества документов и, в конечном итоге, совершенствование работы аппарата управления. Составными компонентами ГСДОУ являются следующие:

- Единые правила составления и оформления документов по РФ. - Рациональные принципы документооборота. - Единые правила создания учетно-справочной системы. - Формы и методы контроля исполнения документов. - Правила составления номенклатуры дел. - Принципы формирования дел. - Правила подготовки дел к последующему хранению и использованию. - Рекомендации по повышению эффективности труда в делопроизводстве и автоматизации делопроизводственных процессов. С 1993 г. действует "Типовая инструкция по делопроизводству для министерств и ведомств", устанавливающая общие требования к документированию управленческой деятельности и технологиям работы с документами в упомянутых организациях. Инструкция впервые закрепила не только требования к оформлению реквизитов, но и к тексту конкретных видов документов (приказу, распоряжению, протоколу, акту). Основные нормативные документы имеют ряд приложений, отвечающих на практические вопросы, возникающие в процессе непосредственной деятельности. Так, например, в приложениях к ГСДОУ содержится "Примерное положение о службе документационного обеспечения управления (службе ДОУ)". В нем рекомендованы типовые варианты ее организационных структур в зависимости от типа организации, а также сформулированы ее цели, задачи и функции. Согласно рекомендациям, разработанным в ГСДОУ к числу основных функций, которые должны выполнять в СДОУ предприятия относят следующие:

- прием, регистрация, учет, распределение документов и доставка их исполнителям;

- оформление и отправка исходящих документов;

- стенографирование и печать документов, контроль за их исполнением;

- формирование дел, сдача их в архив;

- хранение и обеспечение использования документов в СДОУ и в архиве учреждения;

- совершенствование процесса документарного обеспечения;

- контроль за ведением документационных операций. Еще один аспект регламентации работы с документами - их архивное хранение. Главным нормативным документом в этой области являются "Основные правила работы ведомственных архивов", вышедшие в 1986 г. В них отражены требования к составлению номенклатуры дел, правила их формирования и оформления, а также изложены принципы изучения документов (экспертизы) с целью отбора их для дальнейшего архивного хранения и выбора тех из них, которые подлежат правомерному уничтожению. К "Основным правилам" прилагаются формы номенклатуры дел, акта о выделении к уничтожению, описи документов постоянного и долговременного хранения. Практическое значение при организации архивного хранения документов в организации имеет такой нормативный документ, как "Перечень типовых документов", образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков хранения. Он представляет собой список документов, создаваемых при документировании однотипных управленческих операций. "Перечень" дает сведения о хранении документов для организаций, документы которых как подлежат сдаче на государственное хранение, так и нет. В последние годы был принят ряд правительственных решений, направленных на обеспечение сохранности документов в организациях частных форм собственности. Согласно Основам законодательства об Архивном фонде и архивах, в Архивный фонд РФ входят архивные документы, находящиеся на ее территории, независимо от формы собственности организаций, в которых они образовались. "Распоряжение правительства Российской Федерации" от 21.03.94 №358-р установило обязательность хранения документов по личному составу, в том числе договоров (контрактов). В нем же определено, что хранение документов в организациях частных форм собственности должно осуществляться на общепринятых основаниях. Еще одним способом регламентирования делопроизводства является разработка государственных стандартов - ГОСТов и инструкций. ГОСТ 6.38-90 "Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительных документов. Требования к оформлению документов" устанавливает состав реквизитов, их расположение на листе бумаги, требования к бланкам и тексту документов. Соблюдение всего комплекса требований гарантирует создание документов, обладающих полной юридической силой и являющихся безусловным доказательством в любом спорном вопросе. Согласно ГОСТу 6.38-90 юридическая сила документа обеспечивается наличием определенного состава реквизитов и удостоверением подлинности документа. Важной частью любой регламентации является установление единообразной терминологии, применяемой в регламентируемой области. В сфере работы с документами эта задача была решена с помощью разработанного в 1983 г. ГОСТ 16487-83 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения". В 1988 г. стандартизация делопроизводственной терминологии была продолжена с введением ГОСТ 6.10.1-88 Инструкции по делопроизводству - это основной руководящий материал, определяющий организацию работы с документами в учреждении. Инструкции создают трех видов:

- Типовые инструкции, которые разрабатываются вышестоящими организациями для ряда однородных учреждений и носят обязательный характер. - Примерные инструкции, разрабатываемые вышестоящими организациями для ряда неоднородных учреждений и носят рекомендательный характер. - Индивидуальные инструкции, которые разрабатываются на основе примерной и типовой инструкции. К числу основных направлений совершенствования делопроизводственных процессов, разработанных в ГСДОУ относятся:

- установление рациональных форм организации СДОУ;

- использование прогрессивных методов и форм работы с документами;

- унификация и стандартизация документов;

- автоматизация делопроизводственных процессов. В данном курсе более детально рассматривается содержание и методы реализации двух последних направлений. 2.2. Состав Организационно-Распорядительных Документов (ОРД). Содержание процедуры составления ОРД. Экономическая система, как было сказано в предыдущем разделе, функционирует на базе следующих основных классов документов: организационно-распорядительные (ОРД), экономико–статистические, научно–технические и юридические документы. Служба СДОУ ориентирована на работу в основном с организационнораспорядительными документами, которые используются для выполнения организационной и административно-распорядительной функций управления. Все они относятся к официальным документам, т. е. созданным организацией или должностным лицом и оформленным в установленном порядке. Таким образом, каждый документ имеет своего автора. Организационно-распорядительные документы можно классифицировать по содержанию (по семантике) и по форме (по синтаксису). По содержанию ОРД делят на три основные класса (см. рис. 2.2.): К классу организационных документов, являющихся базовыми для работы и составляемыми при создании фирмы, относятся: учредительные документы (устав, договор), структура и штатная численность работников, штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка (положения о персонале), положения о структурных подразделениях, должностные инструкции работникам. К числу распорядительных документов, оформляющих принятые управленческие решения относят: приказы по основной деятельности и по личному составу, распоряжения, указания, протоколы краткой, сокращенной и полной формы. Эти виды документов являются основными для выполнения деловых процедур. ОРД 1. Организацион-ные документы: 2. Распорядительные документы 3. Информационносправочные документы 3.1. Письма: входящие, исходящие 3.2. Телеграммы: внутренние, международные 3.3. Факсы 3.4. Акты 3.5. Справки 3.6. Докладные записки 3.7. Объяснительные записки 3.8. Отчеты 3.9. Обзоры 3.10. Рефераты 3.11. Стенограммы 3.12. Списки-перечни 3.13. Регистрацион-ноконтрольные карточки 3.14. Графики выполнения работ 1.1. Учредительские документы: устав организации, договор 1.2. Структура и штатная численность работников 1.3. Штатное расписание 1.4. Правила внутреннего трудового распорядка (положение о персонале) 5. Положение о структурных подразделениях (если большое предприятие) 6. Должностные инструкции работникам 2.1. Приказы:

по основной деятельности, по личному составу 2.2. Распоряжения 2.3. Указания 2.4. Протоколы: краткая форма, сокращенная форма, полная форма Рис. 2.2. Схема классификации ОРД по содержанию. Класс информационно-справочных документов, составляемых при выполнении функции учета, контроля и деловых процессов, составляют следующие документы: письма входящие и исходящие, телеграммы внутренние и международные, факсы, акты, справки, докладные и объяснительные записки, отчеты, обзоры, рефераты, списки, перечни, регистрационно-контрольные карточки и графики выполнения работ. Рассматривая возможность замены бумажной технологии управления безбумажной, необходимо иметь в виду, что каждый организационно-распорядительный документ состоит из реквизитов, которые содержат часть информации документов и имеют свое положение в документе, поэтому по структуре (по форме расположения реквизитов) они делятся на два класса:

- формализованные документы, - неформализованные документы. К числу формализованных документов относят типовые и стандартные документы. Формализованные документы характеризуются следующими свойствами:

- Наличием типового состава реквизитов. Всего существует 31 реквизит, рассмотрим состав и содержание реквизитов типового документа: 1. Герб РФ. 2. Эмблема организации. 3. Награды (изображения). 4. Код предприятия, учреждения, организации (по общесистемному классификатору предприятий и организаций). 5. Код формы документа (по общесистемному классификатору управленческой документации). 6. Наименование министерства (ведомства). 7. Наименование учреждения. 8. Наименование структурного подразделения (отделы, находящиеся в учреждении). 9. Полный почтовый адрес (номер телефона, факса, счета в банке). 10. Название вида документа (имеют все документы за исключением служебного письма). 11. Дата. 12. Индекс (номер регистрации). 13. Ссылка на индекс и дату входящего документа. 14. Место составления или издания документа (в каком городе составлен документ.) 15. Гриф ограничения доступа к документу. 16. Адресат (кому направлен документ). 17. Гриф утверждения. 18. Резолюция. 19. Заголовок к тексту. 20. Отметка о контроле. 21. Текст - обязательный реквизит любого документа. 22. Отметка о наличии приложения. 23. Реквизит- подпись. 24. Гриф согласования. 25. Виза. 26. Печать. 27. Отметка о заверении копии документа. 28. Фамилия исполнителя (того, кто работает с документом, с тем, чтобы решить все вопросы с документом и дать ответ). 29. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело. 30. Отметка о переносе данных на машинный носитель. 31. Отметка о поступлении документа. Наличие типового расположения реквизитов по колонкам и по иерархии соподчиненности. Для оформления типовых документов существует восемь стандартных положений табулятора (колонок): 0-нулевое положение табулятора или граница левого поля;

1 - это 5-ударов от границы левого поля (красная строка);

2 - 16 ударов от границы левого поля;

3 - 24 удара от границы левого поля;

4 - 32 удара от границы левого поля;

5 - 40 ударов от границы левого поля;

6 - 48 ударов от границы левого поля;

7 - 56 ударов от границы левого поля;

8 - 64 ударов от границы левого поля. Стандартные документы помимо этого имеют стандартное оформление (стили) реквизитов. Использование бумаги стандартных размеров А3 (420 * 297), А4 (210 * 297) и А5 (148 * 210) согласно ГОСТ 9327-87. В структуре типового документа выделяется три зоны (см. рис. 2.3.): • 1-ая - заголовочная часть, включающая с 1 -й по 18-й реквизит;

• 2-ая - содержательная часть содержит с19 по 22 реквизит;

• 3-ья - оформительная часть включает 23 – 31 реквизит. Некоторые реквизиты имеют свои особенности при заполнении Информация всех реквизитов по степени стабильности делится на два вида: постоянную, неизменяемую в нескольких экземплярах одного вида документа, и переменную, являющуюся новой для каждого экземпляра данного вида документов. Наличие постоянных реквизитов в типовых документах позволяет заранее создавать шаблоны для этих документов.

Верхнее поле (20 см) 15,18 1, 2, 3, Левое поле (35 см) 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13,14, 19, 21, 22, 23,24, 25, 26, 27, 28, 29, 30. 31 Нижнее поле (19 см) 3-ья зона 2-ая зона 16, 17 4, 5, 1-ая зона Рис. 2.3. Схема структуры типового документа. Шаблон – это макет документа, в который заранее заносятся значения постоянных реквизитов и создаются трафареты, т. е. отводятся места для значений переменных реквизитов. Шаблоны для бумажных носителей называются бланками готовых документов, а для документов, разрабатываемых на ЭВМ, называются формами электронных документов. Бланки для типовых документов создают двух типов:

- общие бланки (для приказов, для распоряжений, для решений и для протоколов);

- бланки для писем. Шаблоны (бланки) могут заголовочных реквизитов: иметь два способа расположения - продольное (центрированное) расположение (см. рис. 2.4.);

- угловое расположение.

1) Продольное (центрированное) расположение предполагает размещение реквизитов заголовочной зоны симметрично по центру (см. рис. 2.4).

Рис. 2.4. Схема центрированного расположения реквизитов. 2) Угловое расположение (применяется, когда есть адресная часть в документе или гриф утверждения) (см. рис. 2.5.):

Рис. 2.5. Схема углового расположения реквизитов. К числу основных операций технологического процесса составления типовых документов можно отнести следующие: 1. составление шаблонов документов и хранение их в базе;

2. разработка проекта документа в структурном подразделении;

3. поиск шаблона заполнение его реквизитами с переменной информацией;

4. выдача на печать;

5. согласование проекта документа в структурных подразделениях организации;

6. редактирование и корректировка документа;

7. печать и подписание документа;

8. утверждение документа руководством;

9. размножение (копирование) документов;

10. регистрация и рассылка документов. Проекты исходящих документов готовятся в структурных подразделениях непосредственными исполнителями. Подготовленные таким образом проекты рассматриваются руководителями соответствующих структурных подразделений, редактируются и согласовываются с другими заинтересованными подразделениями. Согласование документа подразумевает ознакомление заинтересованного лица с содержанием документа и добавление грифа согласования. Документ, прошедший все необходимые согласования, направляется в СДОУ для представления на рассмотрение руководству. Неформализованные документы отличаются нестандартным содержанием и отсутствием типовой формы расположения реквизитов. К неформализованным документам относятся отчеты, обзоры, рефераты. С точки зрения структуры документа и состава отдельных компонент, которые входят в неформализованные документы можно выделить следующие особенности:

- содержат малое количество типовых реквизитов;

- содержание документов располагается как правило на нескольких страницах (Например, отчеты и обзоры содержат иногда десятки и сотни страниц);

- страницы могут содержать текстовую, табличную, графическую информацию;

- текстовая часть может быть структурирована в виде абзацев или колонок;

- в состав многостраничного документа могут входить следующие компоненты: оглавление, предметный указатель, колонтитулы, сноски. На рисунке 2.6 приведена схема структуры неформализованного документа.

верхний колонтитул Заголовок документа 1. 1.1. 2. Оглавление … 1. 1.1. стр. … … Заголовок I-го раздела Строка Межстроч. интервал Абзац левое поле красная строка левый отступ *) сноска Предметный указатель стр. N стр. N Страница N правый отступ Нижний колонтитул Рис. 2. 6. Схема структуры неформализованного документа Технология обработки неформализованных включает следующие типовые операции: 1. ввод текста с текущей корректировкой;

2. орфографическая проверка текста;

3. компоновка страниц;

2. вставка сносок;

3. вставка предметного указателя;

4. вставка колонтитулов;

5. изменение стиля, шрифтов;

6. составление оглавления;

7. печать;

8. согласование и редактирование;

9. печать, утверждение и рассылка. 31 документов 2.3 Содержание процедуры получения и передачи потоков документов. На формирование технологий работы с документами в конкретных организациях влияет множество факторов, таких как направления деятельности, организационная структура, территориальное размещение подразделений, типы документов, объемы потоков документов, регламенты документооборота и т. п. Системы работы с документами в разных организациях могут сильно варьироваться, но анализируя их многообразие, можно выделить некоторые типовые технологии работы с документами. С точки зрения работников СДОУ выделяют три основных типа документов, составляющих централизованный документооборот: • Входящие. Это документы, которые поступили на предприятие от внешних партнеров. Большинство из них порождают соответствующие исходящие, причем в заранее установленные сроки, которые определяются либо нормативными актами, предписывающими то или иное время ответа на соответствующий входящий документ, либо сроком исполнения, указанным непосредственно во входящем документе. • Исходящие. Обычно являются ответом организации на соответствующие входящие документы, хотя некоторые из них готовятся на основе внутренних документов предприятия. Небольшое число исходящих документов может требовать дополнительно поступления входящих документов (например, запросы в сторонние организации типа: «Прошу дать справку по вопросу.., в срок до …»). • Внутренние. Используются для организации работы предприятия. Через СДОУ проходят не все внутренние документы, а только переписка наиболее крупных структурных подразделений предприятия (особенно если они территориально распределены) и приказы руководства. Также через СДОУ проходят внутренние документы, порождающие исходящие. В частности, по общим правилам делопроизводства единственный способ отправить запрос, письмо или материалы во внешнюю организацию - это направить внутренний документ в СДОУ, где его преобразуют в исходящий и отправят по назначению. В процедуре приема-передачи документов принимают участие только входящие и исходящие документы. Внутренние документы после регистрации поступают руководству на рассмотрение. Процедура обработки входящих и внутренних документов предназначена для контроля за правильностью поступления корреспонденции по адресу, за полнотой и целостностью корреспонденции, для фильтрации потоков входящих документов и переадресации их по назначению. Входящие документы подвергаются операциям обработки (см. рис..2.7): экспедиционной обработке;

первичной регистрации;

индексированию документов;

открытию "Регистрационных карточек";

передаче на рассмотрение руководству. следующим основным Поступающие в организацию документы попадают в структурное подразделение СДОУ - экспедицию. Там они подвергаются первичной обработке, которая заключается в проверке правильности доставки корреспонденции, вскрытии конвертов, проверке целостности вложений и предварительной сортировке документов на регистрируемые документы и нерегистрируемые. Под регистрацией входящих документов понимается фиксация факта получения документов путем присвоения им порядковых номеров и записи установленных сведений о них в регистрационные документы. Регистрации подвергаются и созданные внутренние документы. Регистрируется входящая корреспонденция и поток внутренних документов согласно следующему списку (см. таблицу 2.1.). На нерегистрируемых документах проставляют только "дату поступления", и они отправляются адресатам, в качестве которых могут выступать подразделения предприятия или конкретные лица. В случае отправки документов в подразделения, они проходят в них такую же регистрацию, как и в службе СДОУ, т.е. отражаются в своих регистрационных документах. Требования, которые должны всегда соблюдаться, - это однократная регистрация документа и дальнейший учет его перемещения по структурным подразделениям.

Начало 1.Прием документов 2.Первичная обработка 3.Сортировка на регистрируемые и нерегистрируемые Да Проверка: 1. правильности поступления, 2. целостности доставки Если документ не регистрируется: проставление даты поступления и передача адресату 4 Проставление регистрационного № и даты, если д..регистр. 5.Проставление индекса документов 6. Открытие регистрационной карточки при больших ПИ 7. Регистрация в регистрационном журнале при малых ПИ 8. Передача руководству на рассмотрение Конец Структура индекса (реквизит 12):

- классификатор документов;

- классификатор подразделений;

- номенклатура дел Регистрационная карточка РЖ входящих документов РЖ исходящих документов РЖ внутренних документов Рис. 2.7. Блок-схема технологии приема-передачи потока документов.

Список регистрируемых и нерегистрируемых документов. 1. Перечень документов: регистрируемых 2.Перечень документов: Таблица 2.1. нерегистрируемых 1.1 поступающие из вышестоящих организаций;

1.2 направляемые в вышестоящие организации;

1.3 приказы по вопросам внутренней деятельности;

1.4 приказы по личному составу;

1.5 протоколы;

1.6 докладные записки;

1.7 предложения;

1.8 заявления.

2.1. письма для сведения;

2.2.телеграммы о разрешении отпуска;

2.3.ТЗ на командировки и сметы затрат;

2.4. сообщения о заседании в повестке дня;

2.5. графики, наряды, заявки;

2.6. сводки;

2.7. учебные планы, программы;

2.8. рекламные извещения, программы совещаний, конференций;

2.9. прайс-листы;

2.10. технические условия;

2.11. юридические документы, претензии;

2.12. нормы расходов материалов;

2.13. поздравительные письма, пригласительные билеты;

2.14. документы о заключении коллективных договоров;

2.15. бухгалтерские документы;

2.16. печатные издания;

2.17. формы статистической отчетности;

2.18. корреспонденция с пометкой «лично»;

2.19. нормы расхода материалов;

2.20. объяснительные записки;

2.21. арбитражные, исковые документы.

На регистрируемых документах проставляется "дата поступления" и "регистрационный номер", т.е. заполняется 31 реквизит. При выполнении этой операции используются следующие документы: классификаторы документов и подразделений, а также "Номенклатура документов". Другой важной операцией является индексирование документа, т. е. присвоение ему индекса, используемого для поиска документов. Индекс документа - это составной реквизит и состоит из трех частей: Индекс документа= Код отдела / Индекс дела / Регистрационный номер, где:

- код отдела характеризует место исполнения документа, - индекс дела - место хранения этого документа, - регистрационный номер - номер документа в порядке его поступления по журналу. На каждый регистрируемый документ открывается "Регистрационная карточка", если поток документов достаточно велик, или делается запись в "Журналах регистрации входящих и внутренних документов" при небольших потоках поступающих документов, в которых отражаются основные атрибуты документов (см. табл. 2.2., 2.3). Журнал регистрации входящих документов Таблица 2.2.

Дата поступления, индекс документа Корреспондент, дата, индекс Резолюция Заголовок текста документа Отметка об исполнении Журнал регистрации внутренних документов Таблица 2.3.

Дата поступления, индекс документа Исполнитель Заголовок текста документа Резолюция Отметка об исполнении Большинство полученных документов должны быть адресованы на исполнение. При этом существует два основных маршрута прохождения документа: непосредственно исполнителю или руководству на рассмотрение. В последнем случае зарегистрированные документы отправляются работниками службы СДОУ руководителям соответствующих подразделений на дальнейшее рассмотрение согласно регламента прохождения каждого документа. Процедура обработки исходящих документов включает в свой состав ряд операций по составлению и регистрации документов, первые три из которых были рассмотрены в предыдущей процедуре: 1. разработка проекта документа в структурном подразделении;

2. согласование проекта документа в структурных подразделениях организации;

3. утверждение документа руководством;

регистрация документа;

индексирование документа;

экспедиционная обработка документа;

отправка документа. Проекты исходящих документов, подготовленные в ответ на входящие, рассматриваются тем же руководителем, который выдавал резолюцию по исполнению соответствующих входящих. Если проект составлен надлежащим образом, он подписывается руководителем и возвращается в СДОУ. Все исходящие из организации документы подлежат обязательной централизованной регистрации, которая производится в СДОУ после подписания документа руководителем, что проявляется в присвоении отправляемому документу регистрационного номера и в проставлении записи в "Журнале регистрации исходящих документов" (см. рис. 2. 4), который имеет форму, аналогичную вышеприведенному журналу. Журнал регистрации исходящих документов Таблица 2.4.

Дата поступления, индекс документа Адресат Заголовок текста документа Резолюция Отметка об исполнении 4. 5. 6. 7.

Экспедиционная обработка исходящих документов подразумевает проверку целостности вложений, проверку правильности адресации, упаковку в конверты и отправку документов. 2.4 Состав и содержание процедуры контроля исполнения документов. Функция контроля над исполнением документов - наиболее важная функция СДОУ. От качества контроля зависит эффективность управления фирмой или организацией и, в конечном счете, - эффективность функционирования всей системы. Все документы, поступающие на исполнение делятся на контролируемые и не контролируемые в централизованном порядке. Под контроль берутся наиболее важные документы: • документы государственного значения;

• приказы, распоряжения, поступающие из вышестоящих организаций;

• приказы и распоряжения, разрабатываемые внутри организации (предприятия). В контроле исполнения можно выделить следующие три этапа: текущий контроль исполнения;

мониторинг и применение всевозможных санкций при нарушении дисциплины исполнения документов;

анализ выполнения функции исполнения документов в различных подразделениях в установленные сроки. Процедура контроля исполнения документов состоит из следующих операций (см. рис. 2. 8). Рассмотрим содержание некоторых операций. Исполнение документов начинается после того, как для конкретного документа была получена "резолюция". "Резолюция" - это сложный реквизит, который включает следующие компоненты:

- указание руководства, что делать (некоторая команда);

- указывается исполнитель: • подразделение, где исполняется, • Ф.И.О. конкретного исполнителя;

- сроки исполнения;

- подпись руководителя;

- дата проставления резолюции. Сроки исполнения могут быть типовыми (устанавливаемыми нормативными актами) или индивидуальными (устанавливаемыми руководителями). В некоторых организациях резолюция руководства оформляется как самостоятельный документ - поручение. Рассмотренные документы направляются через СДОУ назначенному в резолюции ответственному исполнителю - начальнику департамента, управления или отдела, - который, получив документ с резолюцией, может наложить уточняющую резолюцию, предназначенную исполнителю рангом ниже и т. д. В процессе контроля исполнения документа возникает вторичный документопоток, состоящий из "Контрольных карточек". "Контрольная карточка" состоит из трех разделов: в которые заносят реквизиты:

- в первый раздел заносят основные реквизиты "Регистрационных карточек", полученных при выполнении процедуры регистрации документа (параметры, описывающие тот или иной исполняемый документ) документа;

- во второй раздел заносят реквизиты резолюции;

- в третьем разделе содержатся отметки о контроле и об исполнении документа. На основе параметров "Карточек" осуществляется впоследствии поиск документов и составление на их основе аналитических сводок. После занесения реквизитов контроля в документ, в "Контрольную карточку" или в "Журналы регистрации", документ отправляется по адресу на исполнение, а "Контрольная карточка" вводится в "Справочную картотеку", которая является основным инструментом контроля. "Справочная картотека", состоит из двух разделов: I раздел содержит карточки неисполненных документов;

II раздел включает карточки исполненных документов. Сортировка "Контрольных карточек" в разделе "неисполненных" документов осуществляется по следующим признакам:

- исполнителям, - корреспондентам, - датам исполнения. Карточки раскладываются в 35 ячеек первого раздела картотеки в следующем порядке:

- с 1-ой по 31 - ю ячейку попадают карточки согласно дню текущего месяца, когда была проставлена резолюция;

- в 32 - ю ячейку ставятся карточки тех документов, "срок исполнения которых будет в следующем месяце";

- в 33 -ю ячейку ставят карточки документов "неисполненных в срок";

- в 34 -ую попадают карточки, для которых был "срок не определен";

- в 35 -ую ячейку ставятся карточки, которые попадают в категорию "срок перенесен". Исполненные документы во втором разделе картотеки сортируют по признаку принадлежности к "подразделениям" и к определенному "вопросу". Текущая проверка сроков исполнения документов по картотеке сопровождается мониторингом процесса исполнения, т.е. посылкой "напоминаний" исполнителям и проставлением соответствующих отметок в "Контрольной карточке". В случае исполнения документа осуществляется снятие его с контроля и проставление отметки "об исполнении документа" в самом документе (29 реквизит) и отметки "о снятии с контроля" в "Журнале регистрации документов" или в "Контрольной карточке". Далее осуществляется сбор сведений на первое число каждого месяца о результатах контроля, составление "Сводки об исполнении документов, подлежащих контролю" (см. табл. 2.5.) и анализ результатов контроля. Сведения в сводку попадают благодаря обобщению результатов, получаемых из "Справочной картотеки". На основании результатов анализа показателей сводки руководство СДОУ оценивает работу исполнителей, подразделений и принимает решения о совершенствовании методов работы с документами и документооборота на предприятии. Руководство подразделений имеет информацию о качестве исполнения решений отдельными специалистами, о необходимости повышения квалификации сотрудников или совершенствовании структуры системы управления и деловых процессов.

"Сводка об исполнении документов, подлежащих индивидуальному контролю по состоянию на _ 200г." Таблица 2.5.

на Из них документы № Наимено- Документы контроле п/ вание п структурного Подразде- Всего Поступившие Исполнен- Исполняе- С прод- Просроченные ления в предыду- ные в срок мые в срок ленным сроком щем месяце 2.5 Содержание процедуры формирования дел и сдачи дел в архив Заключительной процедурой, выполняемой в СДОУ, является процедура формирования дел и сдачи их в архив. Организация архивного хранения документов и их эффективного использования - одна из основных задач службы документационного обеспечения управления. Организация хранение документов в экономической системе включает несколько этапов (см. рис. 2.8.). Сначала формируются дела, в которых в течение одного года хранятся исполненные документы, а затем дела передаются в ведомственный архив (архив организации). После ведомственного хранения часть документов подлежит передаче на государственное хранение. Остановимся на содержании основных понятий этой процедуры.

Документы Архив предприят ия Государств. архив Дело Рис. 2.8. Схема организации документов в организации Дело - это совокупность документов или документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности и помещенные в отдельную обложку. Формирование дел - это процесс отнесения документов к определенному делу и систематизация документов внутри него. Операции формирование дел предшествует операция составления "Номенклатуры дел". "Номенклатура дел" - это систематизированный перечень наименований дел, заводимых на предприятии или в организации, с указанием сроков их хранения и оформленный в установленном порядке. "Номенклатура дел" - это ориентировочный список дел, название которых затем переносят на обложку "Дела" и оно становится его заголовком, в результате чего документы, по мере их исполнения, будут попадать только в те "Дела", которые были предусмотрены номенклатурой. "Номенклатура дела" должна включать в себя как внешние, так и внутренние документы и должна отражать все вопросы, по поводу которых возникают документы. В течение делопроизводственного года документы, оперативная работа с которыми закончена, подшиваются в "Дела" согласно действующей "Номенклатуре". При этом возможно появление документов, которые не были предусмотрены при ее составлении. Если это происходит, заводится "Дело" с новым заголовком, о чем делается пометка в "Номенклатуре". Также вполне вероятно, что за весь год не появится ни одного документа для заведения "Дела" с предусмотренным заголовком, в этом случае необходимо делать отметку о том, что "Дело" по данной позиции "Номенклатуры" не заведено. О каждом заведенном "Деле" в "Номенклатуре" делается пометка «заведено». При выполнении процедуры "Формирования дел и сдачи дел в архив" выполняются следующие группы операций (см. рис. 2.9.). Рассмотрим их содержание. I. Формирование "Номенклатуры дел". Структура архива организации выстраивается согласно "Номенклатуре дел". Это самостоятельный документ, составление которого является сложной и многоступенчатой работой. При выполнении данной группы операций специалист-делопроизводитель определяет полный состав создаваемых документов, состав вопросов, по которым создаются документы и определяет перечень признаков формирования "Дел". К числу основных признаков выделения "Дел" относят следующие: • вид документа;

• тип вопроса;

• географический;

• корреспондентский, •авторский и т. д. Далее следует операция редактирования названий "Дел", составление "Номенклатуры дел" и ее утверждение. При составлении НД каждому "Делу" присваивается его индекс, который служит кодом "Дела" и имеет сложную структуру. В него входят два кода: код вида или структурного подразделения (2 знака) и код номера дела (1 знак). Индекс дела имеет следующую структуру:

Индекс дела = ХХ +Х Порядковый номер дела внутри подразделения 1..№ вида деятельности 2. № структурного подразделения "Дело" может состоять из нескольких томов. Каждое "Дело" должно иметь не более 250 страниц, в случае наличия большего числа страниц, в этом "Деле" открывают новый том. В "Номенклатуре дел" для каждого "Дела" могут быть указаны примечания. К основным типам примечаний относятся следующие: о не заведении "Дел";

о переходящих "Делах";

об уничтожении "Дел";

о месте хранения подлинников. "Номенклатура дел" пересматривается ежегодно до наступления делопроизводственного года. При ее составлении учитываются структура предшествующей номенклатуры и планы функционирования организации в следующем году. Каждое структурное подразделение готовит свою часть, а затем отдельные куски централизованно сводятся в общую номенклатуру. Проект "Номенклатуры" подлежит утверждению руководителем организации.

Разработка номенклатуры дел Н. Д.

1* 1. Определение состава документа 1. Определение объема вопросов по созданию документа 1. Определение признака ведения дел вида документов авторский признак вопросн. призн. корреспонденц. географич. хронологич.

1. редактирование названий дел 1. разработка классификационных документов для своб. номенкл.

1. Определение сроков хран. дел и утверждения номенкл. дел Кл. Д.

2* Составление дел Дело Оперативный поиск информации Надежность Сохранностть а) признак исполненности документа б) правильность заполненности документа в) разделение дел временного и постоянного хранения г) произведено, год, период.

2. Определение требования к формулировке дел 2. Сортировка документов в деле (*) 2. Формирование обложки дела Обл. дела Вопросы хронол. алфавит. номерам д-т 3* 2. Помещение документов в деле акт о выдаче д-та 2. Хранение в течении одного года Подготовка к сдаче в архив 3. Проверка дел, сдаваемых в архив Период хранения долговременные 3. Упорядочивание документов в деле по голам Уничтожение кратковременные 4* 3. Внутренняя запись дела дела постоянного хранения дела по личному составу дела долгосрочного хранения В.О.Д. Брошюровка и нумерация документов 3. 3. Упорядочивание дел 3. Составление описи дел О. Д.

дела 3. Сдача в архив предприятия рег. кар. Сдача в гос. архив дела рег. кар.

Конец Рис. 2.9. Блок-схема реализации процедуры "Формирование дел и сдачи их в архив" II. Составление и хранение "Дел". Организация хранения документов в "Делах" должна отвечать нескольким требованиям: оперативности поиска, полноты выдачи документов по запросу, надежности хранения. При выполнении этого комплекса операций осуществляется отбор документов в "Дела". К основным принципам отбора относятся: • исполнение документа;

• правильность заполнения;

• определенный период составления. Отобранные документы объединяются в папки, для каждой из которых составляются предварительно "Обложка дела". В каждую обложку включают следующие реквизиты: Наименование предприятия;

Наименование подразделения;

Индекс дел по номенклатуре;

Порядковый номер тома в деле;

Заголовок дела;

Дата начала дела;

Дата конца дела;

Сроки хранения. Отобранные документы помещают в соответствующую папку с обложкой, после чего осуществляют определение порядка следования документов в "Деле". Существует несколько методов упорядочения документов в "Деле": нумерационный;

по вопросам;

алфавитный. Для каждого типа документов существует свой порядок расположения. Ниже на рис. 2.10. приведены примеры порядка расположения некоторых документов внутри "Дела":

Распорядительные документы По видам По хронологии По хронологии Приказы По вопросам к По номеру Документы заседанию (совещанию) Поручения вышестоящих организаций По номеру протокола заседания По направлениям деятельности В порядке решения вопросов По хронологии Рис. 2.10. Примеры порядка расположения некоторых документов внутри "Дела": Далее осуществляется хранение документов в "Делах" в течение одного года. Поскольку для выполнения функций управления или деловых процессов может возникнуть необходимость в поиске и выдаче необходимого документа, то в этом случае документ отыскивается по реквизитам "Обложки дела" и выдается пользователю. Вместо выданного документа в дело вкладывается "Акт о выдаче документа", в котором указано наименование документа, его основные реквизиты, Ф.И.О. специалиста, кому выдали документ и его подпись, наименование подразделения или его код и срок, на который был выдан документ. III. Сдача в архив. После этапа хранения документов в "Делах" в подразделениях предприятия в течение года осуществляется подготовка их для сдачи в архив предприятия. С этой целью проводится сортировка "дел" по срокам их хранения: • кратковременного хранения;

• долговременного хранения;

• постоянного хранения. Документы кратковременного хранения уничтожаются, а работа с документами долговременного и постоянного хранения продолжается. Отобранные "Дела" подвергаются проверке по содержанию и сортировке документов внутри "Дел" по отнесению их к одному временному периоду. После чего проводится составление "Внутренней описи дел" (см. табл..2.6.). Внутренняя опись документов, находящихся в деле № _ Таблица 2.6. № Наименование и Дата Индекс Номера листов п/п краткое составления документов содержание документа документа Далее осуществляется нумерация страниц в каждом "Деле" и скрепление страниц. Затем "Дела" по типу документов, содержащихся в них группируются на три класса:

- "Дела" с документами от вышестоящих организаций;

- "Дела" с документами по личному составу;

- "Дела" с документами организации. Составляется "опись дел" за определенный год (см. табл. 2.7.). Опись дел за _ год № Заголовок дела п/п Индекс дела Срок хранения Таблица 2.7. Количество листов После выполнения этого комплекса операций осуществляется сдача "Дел" в Архив предприятия по "Описи". При этом сдаются на хранение не только "Дела" с документами, но и "Регистрационные карточки" для поиска документов в Архиве предприятия. На заключительной стадии выполнения этой процедуры проводится составление "Описи дел", направляемых в Государственный Архив, и сдача их вместе с относящимися к ним "Регистрационными карточками". Контрольные вопросы проверки знаний: 1. Что такое служба СДОУ, ее роль в организации документооборота в экономической системе? 2. Какие функции выполняет СДОУ? 3. Что такое делопроизводство? 4. Какие типы документооборота курирует СДОУ? 5. Какие классы форм организации СДОУ вы знаете? 6. Что такое ОРД и какие классы ОРД по содержанию и структуре выделяют ? 7. Каково структура типоых ОРД? 8. В чем особенности структуры неформализованных ОРД? 9. Каков состав операций процедуры составления типовых и неформализованных документов? 10. Каков состав операций процедуры приема-передачи для разных классов потоков информации? 11. Каково назначение процедуры контроля исполнения документов? 12. Каков состав операций процедуры контроля исполнения документов? 13. Какое назначение контрольно-регистрационной карточки? 14. Какова структура процедуры формирования дел и сдачи их в архив? 15. Что такое "Дело"? 16. Что такое "Номенклатура дел " и ее назначение? 17. Каков состав операций процедуры "Формирование дел и сдача их в архив"?

Тема 3. Организация Электронной Системы Управления Документооборотом 3.1 Понятие экономической информационной системы (ИС). Классы и структура ИС. Все информационные процессы, протекающие в подразделениях аппарата управления можно разделить на два вида: формализуемые процессы, для которых существуют алгоритмы обработки информации и не формализуемые процессы. Для автоматизации формализуемых процессов (составляющих до 90% всех процессов) используются специально разрабатываемые для предприятий и организаций экономические информационные системы. Экономическая информационная система (ИС) представляет собой совокупность программных, технических и информационных средств, предназначенных для автоматизации операций сбора, обработки, хранения и выдачи результатной информации пользователям для принятия управленческих решений. ИС - это сложная кибернетическая система, объединяющая потоки информации аппарата и объекта управления экономической системы, в составе которой можно выделить две группы подсистем: функциональные и обеспечивающие (см. рис. 3. 1.). Функциональная подсистема представляет собой совокупность задач, объединенных общей информационной базой, с помощью которых автоматизируется выполнение функций управления в конкретных подразделениях предприятия,. Принято выделять типовые функциональные подсистемы для каждого вида экономических систем, например, для ИС предприятия выделяют следующие подсистемы: перспективного развития или прогнозирования;

текущего планирования;

оперативного управления производством;

управления финансами;

бухгалтерского учета;

материально-технического снабжения;

маркетинга;

Экономическая система АППАРАТ УПРАВЛЕНИЯ ИС ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ПОДСИСТЕМЫ ОБЕСПЕЧИВАЮЩИЕ ПОДСИСТЕМЫ ЭО МО ПО ИО ТО Техн.ОБ. ОО, ПрО.О ОБЪЕКТ УПРАВЛЕНИЯ Рис. 3.1. Схема структуры ИС - реализации и сбыта;

- управления кадрами и др. Обеспечивающие подсистемы включают в свой состав документацию проектных решений, разработанных проектировщиками для предприятий-заказчиков с целью реализации каждой функциональной подсистемы в следующем составе:

- экономическое обеспечение (ЭО), включающего состав экономических показателей, рассчитываемых в каждой задаче и методы их расчета;

- математическое обеспечения (МО), состоящее из экономикоматематических моделей, методов, алгоритмов их реализации;

- программное обеспечение (ПО), включающее общее ПО (операционную систему, операционную оболочку, СУБД, трансляторы с языков программирования) и специализированное ПО (функциональных пакетов прикладных программ (ППП), методоориентированные ППП, профессионально- ориентированные ППП);

- информационное обеспечение (ИО), включающее внемашинное ИО (документы, классификаторы) и внутримашинное ИО (электронные макеты ввода-вывода документов, базы данных, электронные архивы);

- технического обеспечения (ТО) - ЭВМ, периферийные средства, множительная техника и средства связи;

- технологическое обеспечение (Техн.О), представляющее собой совокупность инструкций и методических указаний, по которым работает пользователь на своем автоматизированном рабочем месте при решении своих задач. Кроме того, в состав ИС включают подсистемы, имеющие общесистемное назначение:

- организационное обеспечение (ОО), определяющее организационную структуру ИС (например, отдел программирования, отдел администрирования баз данных и сетевых ресурсов, отдел эксплуатации вычислительной техники и др.);

- правовое обеспечение (ПрО), состоящее из правовых инструкций для работников предприятия в условиях автоматизации выполняемых ими функций. Организационно функциональные подсистемы (модули) ИС состоят из некоторого числа автоматизированных рабочих мест (АРМ). АРМ это совокупность методических программных, информационных и технических средств, предназначенных для автоматизации функций управления и задач, решаемых на определенном рабочем месте конкретным пользователем. Структура АРМ включает в свой состав: комплекс задач, решаемых в рамках какой-либо функциональной подсистемы (бухгалтерские, финансовые, плановые, маркетинговые, учета кадров, юридические и др), объединенных общей информационной базой и обеспечивающую часть (программное, информационное, техническое, лингвистическое и технологическое обеспечение (см. рис. 3.2.).

Структура АРМ Задачи Плановые Бухгалтерские Маркетинговые Финансовые Юридические Документооборота Обеспечивающие п/с Программное обесп. Информационное обесп. Техническое обесп. Лингвистическое обесп. пользоват. языки программистов Технологическое обеспечение общ. ПО общ. ПО внешнемашинное внутримашинное ПЭВМ Сетевая аппар, ЛВС, РВС Рис. 3.2. Структура АРМ Специалисты выполняют либо служебные, либо основные функции. К первым относятся проверка контроля и доступа, настройка системы на параметры технических и информационных средств и архивация данных. Ко вторым - ввод исходных данных, их обработку и выдачу результатов, ведение справочников базы данных и получение ответов на запросы. Содержание АРМ зависит от специфики алгоритмов решаемых задач, используемых программных, информационных и технических средств, т.е. от типов используемых информационных технологий. На одном АРМ может быть объединено несколько ИТ. С точки зрения используемых информационных технологий в ИС можно выделить классы АРМ, связанные с автоматизацией следующих видов деятельности:

- операторной деятельности (например, в подсистемах бухгалтерского учета, планирования, управления кадрами, управления материальнотехническим снабжением и сбытом и т.д.), где используются разнообразные средства составления документов (например, текстовые и табличные процессоры), программные средства обработки первичных данных, системы управления базами данных (СУБД);

- анализа информации в реальном времени;

- эвристической деятельности (в подсистемах стратегического планирования и маркетинга), на основе применения систем поддержки принятия решений (СППР) или DSS ( Decision Support System), экспертных систем (ЭС), информационных хранилищ данных (Data Warehouse). Работа таких систем основывается на утверждении, что для принятия решения важнейшим фактором является наличие опыта действий в подобных ситуациях (личного и опыта других людей). Информацию об этом и предоставляют системы автоматизации эвристической деятельности, обеспечивая своим пользователям возможность принятия наиболее обоснованного решения самостоятельно. - хранения, поиска документов и организации электронного документооборота в экономической системе (Электронная Система Управления Документооборотом). Например, для функций, выполняемых в отделе СДОУ можно выделить следующие типы АРМ (см рис. 3.3.): менеджера офиса, для составления документов, планирования труда в офисе, контроля исполнения поручений, приема-передачи информации, регистрации, распределения, формирования дел, сканирования документов и перевода их из бумажного вида в электронный, база электронных (БЭД) и бумажных документов (ББД).

АРМ руководителя отдела АРМ сост. неформализова нных документов АРМ сост. шаблонов документов АРМ регламентации маршрутов АРМ контроля исполнения поручений ББД БЭД АРМ передачи документов АРМ регистрации документопотока АРМ контроля исполнения документов АРМ формирования дел АРМ сканирования и распознавания документов Рис. 3.3. Схема состава АРМ для СДОУ ИС можно классифицировать по нескольким признакам. Например, по уровню управления, который занимает та экономическая система, для которой она разрабатывается: государственный уровень, уровень министерств и ведомств, ИС объединений и отдельных предприятий и по отраслям народного хозяйства (машиностроение, торговля, сельское хозяйство, сфера услуг т.д.). По территориальному разнесению подразделений, входящих в состав экономической системы, а следовательно по технической реализации ИС и формам ее организационной структуры можно выделить централизованные и децентрализованные системы (с удаленной обработкой данных), локальные и распределенные системы, основными компонентами которой являются автоматизированные рабочие места. По степени сложности или по масштабу ИС можно разделить на несколько классов:

- Однопользовательские настольные ИС (personal) – системы на одного специалиста, объединяющие на одном автоматизированном рабочем месте несколько управленческих функций или задач и располагающие локальной базой данных или совокупностью локальных файлов. Единицей обработки в таких системах является задача, а техническим обеспечением отдельная ЭВМ. - Многопользовательские информационные системы низкого уровня (lowend multiuser) – это системы для уровня отделов или подразделений экономических систем, соответствующие функциональной подсистеме, состоящей из нескольких автоматизированных рабочих мест, реализующих некоторую совокупность задач имеющих общую базу данных и объединенных локальной вычислительной сетью с архитектурой "файл-сервер". Архитектура “файл-сервер” позволяет обеспечивать хранение единой базы данных для всех пользователей например, одного отдела;

обеспечение доступа к этой базе новых пользователей;

выдачу файлов на машину пользователей по требованию. К числу недостатков использования данной архитектуры можно отнести: возможность использования только одного типа СУБД на клиентской машине и на "файл-сервере";

при больших объемах информации в базе данных наблюдается снижение производительности системы, поскольку значительно увеличиваются объемы передаваемых данных. - Многопользовательские информационные системы среднего уровня (enterprise) - это системы масштаба предприятий, включающие в свой состав несколько функциональных подсистем, интегрированных на общей базе данных и объединенных локальной вычислительной сетью с архитектурой "клиент- сервер". Архитектура “клиент-сервер” позволяет осуществлять управление данными, обеспечивает разделение информации между пользователями, предоставляет единое администрирование для всей системы, обеспечивает высокую производительность и высокую безопасность хранения информации. К числу преимуществ можно отнести:

- высокую производительность системы, поскольку серверный компьютер не загружен выполнением приложений пользователей;

- обслуживание большего числа клиентов;

- разделение доступа к данным и высокий уровень защиты данных;

- пользователь может выбрать удобную для себя платформу (тип ПЭВМ). - Межрегиональные распределенные ИС (wide area distributed), охватывающие подразделения предприятия, распределенные на большом расстоянии друг от друга, но имеющие общую базу данных и объединенные локальной и региональной вычислительной сетью. - Очень большие и сверх большие межрегиональные распределенные ИС (very large и ultra large), охватывающие несколько предприятий, распределенных на нескольких континентах и на большом расстоянии друг от друга, но имеющие общую базу данных и объединенных глобальной вычислительной сетью со спутниковой связью. Последние три класса ИС относят к числу корпоративных экономических информационных систем (КИС), имеющих следующие отличительные свойства:

- использование архитектуры "клиент-сервер", которая позволяет распределить работу между клиентской и серверной частями системы и в которой единицей обработки информации является транзакция – единичное обращение к базе данных;

- иерархичность организационной структуры (централизованная обработка данных и единое управление ресурсами ИС на верхнем уровне сочетается с распределенной обработкой на нижнем уровне);

- модульная структура системы, в которой модулями являются функциональные подсистемы;

- интегрированная среда с коллективной работой пользователей в едином информационном пространстве;

- система представляет информацию для трех типов приложений: • оперативной обработки транзакций, характерной для всех функциональных подсистем (OLTP- приложения);

• аналитической обработки информации, полученных от оперативной обработки приложений (OLAP- приложения);

• DSS – приложения, связанные с подготовкой принятия управленческих решений;

- открытость системы для включения новых технических и программных средств за счет обеспечения поддержки в системе международных стандартов по обработке и передаче информации;

- организация параллельных вычислений и обработки транзакций на нескольких серверах с использованием параллельных процессоров;

- распределенная обработка транзакций;

- надежность и высокая производительность работы системы;

- масштабируемость системы, т.е. обеспечение возможности наращивания системы без потери показателей надежности и производительности;

- интегрируемость разнообразных данных и приложений;

Прикладное программное обеспечение в КИС может быть разделено на две группы: стандартное, реализуемое в виде триггеров и специальные приложения пользователей. Триггер представляет собой способ автоматизации и вынесения на сервер некоторых стандартных для данной прикладной среды действий над базой данных. Он выполняет стандартные операции над заданной таблицей при выполнении заданий. Результатом его работы может быть либо один SQL-оператор, либо вызов хранимой процедуры. В качестве примеров действий, реализуемых с помощью триггеров, могут быть журнализация определенных действий над базой данных или реализация бизнес-процедур. 3.2 Принципы, методы и средства создания Электронной Системы Управления Документооборотом Одной из функциональных подсистем ИС является Электронная Система Управления Документооборотом (ЭСУД), целью разработки которой является повышение эффективности управления экономическими системами на основе автоматизации управления документооборотом и деловыми процессами, всех видов работ с документами, обеспечивающими и координирующими совместную деятельность всех участников процесса управления. Системы документооборота обычно внедряются, чтобы решать определенные задачи, стоящие перед организацией, ктаким задачам можно отнести следующие: • Обеспечение более эффективного управления за счет автоматического контроля выполнения, прозрачности деятельности всей организации на всех уровнях. Поддержка системы контроля качества, соответствующей международным нормам. Поддержка эффективного накопления, управления и доступа к информации и знаниям. Обеспечение кадровой гибкости за счет большей формализации деятельности каждого сотрудника и возможности хранения всей предыстории его деятельности. Протоколирование деятельности предприятия в целом (внутренние служебные расследования, анализ деятельности подразделений, выявление « горячих точек » в деятельности). Оптимизация бизнес-процессов и автоматизация механизма их выполнения и контроля. Исключение бумажных документов из внутреннего оборота предприятия. Экономия ресурсов за счет сокращения издержек на управление потоками документов в организации. Исключение необходимости или существенное упрощение и удешевление хранения бумажных документов за счет наличия оперативного электронного архива. Внедрение электронного документооборота позволяет достичь реализации следующих целей:

- интеграции профессиональной и информационной деятельности специалистов;

- интеграции всех информационных потоков и создании единого информационного ресурса, используемого для принятия управленческих решений;

- коллективного использования информационного ресурса, упрощение процесса обмена информацией;

- оптимизации работ сотрудников и сокращении затрат труда и времени на администрирование их совместной деятельности. Существуют общие практически для всех организаций проблемы, которые приходится решать при реализации, внедрении и сопровождении систем электронного документооборота. Рассмотрим основные из них: Консерватизм персонала, низкая образованность, нежелание обучаться и переобучаться. Боязнь прозрачности собственной деятельности для руководства, которая возникает после внедрения системы электронного документооборота. Фактор директора "советского типа" - нежелание непосредственно работать с компьютером, просматривать и редактировать документы. Постоянные структурные изменения в организации, слабая формализация бизнес-процессов. Необходимость обеспечения юридической силы документов ( после принятия закона об электронной подписи этот фактор начнет терять свою значимость). Необходимость взаимодействовать с внешним "бумажным" миром, в особенности если это касается параллельных структур в ассоциированных организациях или ведомствах, с которыми идет постоянная работа. Наличие специфических для каждой организации проблем, которые необходимо анализировать и учитывать. Создаваемые в настоящее время электронные системы управления документооборотом должны отвечать основным требованиям корпоративных экономических информационных систем (КИС): Масштабируемость. Желательно, чтобы система электронного документооборота могла поддерживать как несколько единиц, так и несколько тысяч пользователей, и способность системы наращивать свою мощность определялась только мощностью соответствующего аппаратного обеспечения. Выполнение такого требования может быть обеспечено с помощью поддержки индустриальных серверов баз данных производства таких компаний, как Sybase, Oracle, Informix и др., которые существуют практически на всех возможных программно-аппаратных платформах, тем самым обеспечивая самый широкий спектр производительности. Распределенность. Основные проблемы при работе с документами возникают в территориально-распределенных организациях, поэтому архитектура систем электронного документооборота должна поддерживать взаимодействие распределенных площадок. Причем распределенные площадки могут объединяться самыми разнообразными по скорости и качеству каналами связи. Также архитектура системы должна поддерживать взаимодействие с удаленными пользователями. Модульность. Вполне возможно, что заказчику может не потребоваться сразу внедрение всех компонентов системы документооборота, а иногда спектр решаемых заказчиком задач меньше, чем весь спектр задач документооборота. Тогда очевидно, что система электронного документооборота должна состоять из отдельных модулей, интегрированных между собой. Открытость. Система электронного документооборота не может и не должна существовать в отрыве от других систем, например, когда необходимо интегрировать систему с другими прикладными системами, например, бухгалтерской программой. Для этого система документооборота должна поддерживать общие стандарты обработки и передачи данных и иметь открытые интерфейсы для возможной доработки и интеграции с другими системами. Рассмотрим основные принципы построения ЭСУД. Первый принцип создания ЭСУД - ориентация на работу с документами. Из этого принципа вытекает как следствие тот факт, что информационное обеспечение ЭСУД должно предоставлять возможность интегрированной обработки всех видов информации, циркулирующей в организации, в т.ч. документов, порожденных электронным и бумажным документооборотом: внешней и внутренней переписки, осуществляемой как в электронной, так и в бумажной форме. Основной частью ИО ЭСУД должна быть база данных электронных документов (БДД), которая становится элементом централизованной базы данных всей организации или предприятия и формируется как централизованный электронный архив документов (включающий в т.ч. и бумажные оригиналы и электронные копии оригиналов бумажных документов). Система управления базой данных документов должна обеспечивать выполнение следующих функций: • централизованную регистрацию всех документов, которые циркулируют в организации;

• хранение документов в электронном виде в различных форматах;

• ведение централизованного каталога документов организации, обеспечивающего возможность их поиска (по ключевым атрибутам, с использованием полнотекстового поиска и т.д.);

• хранение полной истории работы с документами (кто, когда и как работал с документом), а также различных версий документов;

• надежную систему защиты документов, регламентацию доступа персонала к документам различного назначения;

• возможность поддержки архивов документов на всех видах внешних устройств, включая магнитооптические и библиотеки CD-ROM. Прикладное программное обеспечение ЭСУД должно включать следующие ключевые компоненты: • систему управления хранением документов – программное обеспечение, реализующие функции управления единым документарным фондом организации (централизованным архивом);

• систему управления документооборотом – программное обеспечение, реализующее администрирование документооборота, управление маршрутизацией и движением документов, координацию документопотоков, контроль за передвижением документов, за своевременной их обработкой и т.д.;

• набор стандартных бизнес-приложений, использующихся сотрудниками организации для подготовки документов – текстовых процессоров, электронных таблиц, и т.п., набор специализированных функциональных приложений, предназначенных для подготовки документов (в отличие от стандартных бизнес-приложений, они взаимодействуют с базой данных, поддерживающей структурированную информацию);

• систему экспорта/импорта документов. В качестве центрального управляющего блока программного обеспечения ЭСУД выступает система управления полномочиями пользователей, которая призвана осуществлять разграничение доступа пользователей к информации (в т.ч. к документам различной степени секретности) и регламентацию доступа пользователей к функциям, предоставляемым системой. Первый принцип разработки ЭСУД позволяет определить состав основных функциональных подсистем ЭСУД, к числу которых можно отнести (см. рис. 3.4.):

- подсистема составления электронных документов (Система создания ЭД);

- подсистема организации массового ввода, преобразования бумажных документов в электронный вид изагруки их в электронное хранилище (Система массового ввода бумажных документов - СМВ);

- подсистема осуществления хранения, поиска и выдачи электронных документов по запросам пользователей (Система управления электронными документами - СУД);

СИСТЕМА СОЗДАНИЯ ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ СИСТЕМА ХРАНЕНИЯ И ПОИСКА ЭЛЕКТРОННЫХ ДОКУМЕНТОВ СИСТЕМА ПРЕОБРАЗОВАНИЯ БУМАЖНЫХ ДОКУМЕНТОВ В ЭЛЕКТРОННЫЙ ВИД СИСТЕМА ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА И УПРАВЛЕНИЯ БИЗНЕС_ПРОЦЕССАМ Рис. 3.4. Схема функциональной структуры ЭСУД подсистема планирования маршрутизации и контроля исполнения документов и выполнения деловых процессов с целью своевременного документационного обеспечения управления (Система электронного документооборота - СЭДО). Второй принцип создания ЭСУД - разработка "активного" программного обеспечения для ЭСУД. Работа с документами является основным способом выполнения функций для персонала организации. Цель автоматизации процессов движения документов и связанных с ними заданий – получение целостного механизма управления деятельностью предприятия, поэтому ПО ЭСУД должна выполнять следующие функции:

- обеспечивать возможность руководству организации распределять работы и контролировать процесс их выполнения исполнителями;

- до каждого исполнителя доводить информацию о том, какие работы, в какие сроки и в какой последовательности он должен выполнять;

- доставлять на рабочие места исполнителей документы и поручения;

- выстраивать список работ, которые должен выполнить исполнитель;

58 - обеспечивать исполнителю возможность после выбора из списка соответствующей работы, «погружения» его именно в то функциональное приложение, которое связано с соответствующим типом работы (или задания). Модель "активного" программного обеспечения принципиально отличается от традиционной модели "пассивного" ПО, предоставляющего лишь возможность пользователю выполнить те или иные заранее предопределенные функции, а не планирующего и контролирующего, какие функции и когда необходимо выполнить. Для достижения поставленной цели электронная система управления документооборотом должна разрабатываться на базе использования технологии "workflow", позволяющей планировать выполнение потока работ и подключения к каждой работе своего программного обеспечения и необходимых электронных документов. Согласно третьему принципу разработки программное обеспечение ЭСУД должно легко адаптироваться к изменениям конкретных условий эксплуатации. Отсюда вытекает необходимость разрабатывать и внедрять ПО ЭСУД двумя методами:

- методом компонентного проектирования, - с использованием средств CASE - технологии проектирования ИС. Метод компонентного проектирования основан на использовании готовых программных средств (коробочных программных продуктов), предназначенных для решения отдельных групп задач, например, получения и ведения системы электронных документов, хранения и поиска электронных документов, пересылки документов на исполнение и его контроль и т.д. Эти программные продукты на первом этапе - после установки подвергаются настройке на параметры предметной области и объединяются в единую систему, поскольку каждый из них обладает свойствами открытости. В процессе эксплуатации такой системы - на втором этапе осуществляется постоянная адаптация ее отдельных компонент к изменениям условий функционирования: изменению состава задач и состава функций, количества и видов документов, изменению аппаратной платформы, числа пользователей, поскольку все компоненты ЭСУД обладают свойствами масштабируемости, открытости, модульности и т.д. Использование CASE - технологии проектирования ИС дает возможность осуществлять адаптацию программного обеспечения к специфике его эксплуатации другим методом, который основывается создании CASE-модели системы и автоматической генерации программного кода. Применение этого метода проектирования позволяет на этапе исследования предметной области и проблем совершенствования документооборота на предприятии создавать и поддерживать информационную модель всей системы. При этом решаются три основные задачи: • Построение модели существующей в организации технологии работы – формулируются и описываются функции подразделений, решаемые ими задачи и технология их выполнения. • На основе анализа модели существующей технологии определяются основные направления ее совершенствования. • Разрабатывается модель будущей (автоматизированной) информационной системы – определяется набор автоматизируемых функций, структура единой автоматизированной базы организации, схемы и алгоритмы обработки информации и т.д., на основе которой осуществляется генерация баз данных и программных кодов обработки На этапе эксплуатации полученной системы все изменения вносятся в информационную модель, которая подвергается повторной генерации баз данных и кодов, тем самым осуществляя адаптацию ее к изменениям условий эксплуатации. Контрольные вопросы проверки знаний: 1. Каково назначение экономических информационных систем? 2. Какие типы подсистем можно выделить в ЭИС? 3. Каков состав функциональных подсистем характерен для ЭИС? 4. Что такое информационное обеспечение ЭИС и его состав? 5. Что такое программное обеспечение ЭИС и его состав? 6. Что такое техническое обеспечение ЭИС и его состав? 7. Что такое технологическое обеспечение ЭИС и его состав? 8. Что такое АРМ и какова его структура? 9. Какие классы ЭИС Вы знаете? 10. Что такое корпоративная ЭИС и каковы ее свойства? 11. Каково назначение ЭСУД и ее место в ЭИС? 12. Какие принципы построения ЭСУД Вы знаете? 13. Какие функциональные подсистемы можно выделить в ЭСУД? 14. Какими методами можно создавать и внедрять ЭСУД в ЭС?

Тема 4. Автоматизация составления электронных документов 4.1 Понятие электронного документа (ЭД). Виды ЭД. Состав операций проектирования ЭД. В соответствии с данными консалтинговых агентств, более 80% из всех деловых документов приходится на долю бумажных форм. Обработка традиционных печатных форм включает затраты на проектирование форм документов, печать, хранение данных, а также на рутинную обработку каждой созданной формы. По данным аналитиков Gartner Group только на печать всех форм документов требуется 6 млрд долл, стоимость хранения, распространения и обработки достигает совокупно 40 млрд долл. Борьба со все возрастающим потоком бумажных форм ведется в двух напрвлениях:

- применение все более эффективных технологий извлечения данных из бумажных форм;

- переход от бумажных форм к электронным. Все больше организаций признают важность включения электронных форм в глобальную инфраструктуру движения оборота электронной информации. Электронная форма документа (ЭД) — это страница с пустыми полями, оставленными для заполнения пользователем. Под электронной формой документа понимается не изображения бумажного документа, а электронная технология работы с формами, где бумажная форма появляется только по требованию в качестве твердой копии электронной. Технология обработки электронных форм позволяет уйти от рукописных и машинописных форм и иметь дело только с их электронным представлением. Электронные формы могут допускать различный тип входной информации и содержать: командные кнопки, переключатели, выпадающие меню или списки для выбора. После заполнения формы вы можете отправить ее. Обычно для этого нужно лишь нажать кнопку, поскольку электронный адрес получателя заранее определен. Можно выделить следующие преимущества использования электронных документов:

- сокращается время обслуживания клиентов за счет сокращения времени на поиск документов и на реакцию на запрос;

- повышается эффективность управления информацией за счет получения более быстрого доступа к документам, выбора более оптимального способа хранения документов, получения возможности собирать и обрабатывать документы в большем количестве, чем раньше;

- принимаются быстрее более точные и обоснованные управленческие решения;

- повышается степень защищенности документа при хранении за счет компактности документа, быстроты и дешевизны копирования электронного документа в стольких копиях, сколько нужно;

- обеспечивается защита информации от несанкционированного доступа с помощью выполнения более быстрой и дешевой операции шифрования и дешифрования информации в электронном документе;

- увеличивается производительность труда за счет сокращения подготовительных операций над документами и увеличения времени на выполнение основных операций;

- введение доступа к документу одновременно нескольких пользователей из рабочей группы и обеспечение взаимодействия сотрудников всех подразделений предприятия, что позволяет избежать дублирования выполняемых функций и задач;

- уменьшение затрат на обработку документа ( снижение расходов по распространению и сбору форм, а также по перемещению между исполнителями);

- полный контроль над формой в момент ее движения между исполнителями, возможность определять сроки каждого этапа обработки формы и контроля исполнения. Другие достоинства форм электронных документов, вне зависимости от области применения, сведены в табл. 4.1. Таблица 4.1. Бумажные формы Электронные формы Требуют затрат времени на Доступны в режиме on-line;

печать печать, распространение и осуществляется по требованию доставку, хранение и поиск При необходимости внести Благодаря графическим инструментам изменения, форму проектирования формы легко поддаются приходится проектировать модификации. заново Отпечатанные ранее формы использовать по назначению больше нельзя. Требуют материальных Материальные затраты сокращаются. затрат на обработку и Документы не требуют места в шкафах и больших площадей под работы обслуживающих их клерков. хранение. На обработку могут Включают интеллектуальные элементы поступать формы, автоматизации контроля правильности заполненные неправильно заполнения. или не полностью. Не настраиваемые Могут динамически адаптироваться под конкретного пользователя (изменяется, к примеру, количество и размер полей) К числу недостатков использования ЭД можно отнести:

- неполная юридическая проработка процесса «подписи формы», - сравнительная «молодость» технологий подписи формы и отсутствие абсолютно надежных технологий Можно выделить три типа форм электронных документов и технологий их применения: 1. Формы, предназначенные для сбора данных и последующей статистической обработки. При обработке бумажных форм из них извлекаются необходимые, заранее определенные данные для последующей обработки. При электронной технологии опрос осуществляется или по электронной почте, или через формы, размещенные на Web-серверах в Internet. В качестве преимущества последнего подхода нужно отметить отсутствие дорогостоящего оборудования для обработки, расходов по распространению форм, включая почтовые. Недостатком является относительная нераспространенность электронной коммуникации и необходимость расходов на привлечение внимания к опросу. 2. Формы, предназначенные для сбора информации как внутри, так и вне предприятия, но требующие процедуры ознакомления и подтверждения. К такого рода формам можно отнести заказы на покупку, счета, отчеты о командировочных расходах и т. п. Отличительная особенность технологии их обработки — кроме извлечения собственно данных приходится маршрутизировать форму между сотрудниками, которые ответственны за принятие решения по этому документу. Так, например, счет может быть не утвержден финансовым директором, следовательно, бухгалтерия не будет его обрабатывать, и данные из этого счета (платежные реквизиты и сумма платежа) не поступят в бухгалтерскую систему. Электронная технология подразумевает не заполнение бумажных форм и их последовательную обработку, а работу с электронными формами сразу с этапа заполнения до этапа извлечения данных и их сбора в определенной базе данных (или экспорт этих данных в какое-либо специализированное приложение). 3. Создание форм, доступных удаленным пользователям Web, расширяет возможности групповой работы с партнерами, клиентами и заказчиками. Простой электронный доступ к общим формам, таким как кредитные приложения, заказ продуктов и регистрация лицензий, удерживает громадный потенциал для оптимизации объемных рабочих процессов, особенно если общие сетевые формы интеллектуальные. Преимущества электронных форм над HTML-формами очевидны. На простейшем уровне Web-серверы становятся хранилищем для распределения электронных форм, обеспечивая контроль версий и доступ всего предприятия (и его клиентов). Исходя из заполнения, интеллектуальные Web-формы работают вместе с программным обеспечением электронных форм на хосте организации, предлагая вычисление полей и проверку данных. Они предоставляют клиентсерверную обработку, централизованное обновление базы данных и взаимодействие с Java-апплетами для обработки, например, электронной коммерции. Наиболее важно то, что ничего не мешает Web-формам участвовать в маршрутизации и управлении деловыми процессами, расширяя эффективность обработки там, где это необходимо. Форма электронного документа состоит из полей, среди которых можно выделить поля нескольких типов:

- Поля с постоянными реквизитами, не изменяющимися среди экземпляров документа одного типа (например, наименование предприятия, эмблема предприятия, наименование документа и места его составления). Особенностью таких полей является необходимость занесения их в форму ЭД в процессе проектирования его структуры. - Поля с наименованием переменных реквизитов, изменяющих свои значения при переходе от одного экземпляра документа к другому, и также требующие предварительного занесения в форму ЭД. - Поля со значениями переменных реквизитов, которые могут быть двух типов: заполняемые вручную и автоматически. Автоматически заполняемые поля могут быть двух классов: вычисляемые поля с помощью подключения стандартных статистических, математических, финансовых функций или макросов, и автоматически заполняемые поля из базы данных и из справочников. Для сокращения числа вводимых ошибок применяют методы автоматического контроля правильности и целостности заполнения вводимой информации к числу которых, к примеру, относится проверка по шаблону поля, по списку значений из базы данных и др. - Управляющие кнопки, предназначенные для инициирования какихлибо более сложных вычислений или отсылки в базу данных, по сети другому специалисту, по электронной почте или факсу. - Поля для отметок, которые ставятся в документе в процессе его просмотра. - Поля с электронными подписями. Создание и обработка формы электронного документа обычно включает в себя выполнение нескольких операций (см. рис. 4.1):

1. Проектирование структуры формы ЭД 2. Проектирование содержания формы ЭД 3. Установление связей между формами 4. Заполнение форм ЭД Рис. 4.1. Схема составления и обработки ЭД.

Первая операция - проектирование структуры формы ЭД заключается в рисовании линий, создании графических элементов (например, логотипов), т. е. подготовке внешнего вида ЭД с помощью графических средств. Поскольку переменные поля могут быть заполнены вручную или посредством выбора значений из какой-либо базы данных (в последнем случае должна быть установлена связь формы с базой данных), то второй операцией будет — проектирование содержания формы ЭД. Содержанием этой операции является привязка переменных полей формы, которые будут заполняться, к инструментальным средствам заполнения, или вычисления, или автоматического контроля, т.е. на этой операции проектирования осуществляется придание форме свойства интеллектуальности. Почти все продукты обеспечивают удобные средства установления простых связей с соответствующими средствами, часть из них предоставляет высокоуровневые языки скриптов или макросы. Дизайнер форм также может указать, что при заполнении поля будут выполняться определенные задачи, такие как, например, вычисление суммы, проверка типов и т. д. На третьей операции с целью повышения достоверности информации при заполнении форм ЭД устанавливаются связи между формами, что позволяет автоматизировать процессы актуализации сведений, заключенных в связанных формах. На четвертом этапе осуществляется работа с готовой формой, путем ее заполнения из различных источников, автоматической проверки правильности заполнения переменных полей, в которые информация вводится вручную, проставления отметок о просмотре документа, выполнения дальнейшей пересылки его на рабочий стол другого специалиста или передачи его по электронной почте или факсу. Наиболее проблематичным моментом при работе с ЭД является проставление электронной подписи. Очень часто при внедрении систем электронного документооборота встает вопрос о том, чем заменить обычную подпись на бумажном документе в его электронном аналоге. Существует несколько способов реализации технологии электронной подписи:

- криптографическая методика открытых ключей защиты форм от последующих изменений;

- использование биометрических характеристик специалистов;

- применение отпечатков пальцев и изображений лиц и др. Наиболее часто используется криптографическая методика открытых ключей защиты форм от последующих изменений, основным недостатком которой является недостаточная степень защищенности от взлома или подделки.

4.2 Классификация средств автоматизации составления ЭД. Требования к системам составления ЭД. Характеристика систем. Использование формализованных документов является необходимым практически для любого бизнеса. Осуществление большинства деловых процедур (прием и выполнение заказов, подготовка счетов, учет кадров и т.д.) сопровождается генерацией бумажных документов, движением и последовательным заполнением различных бланков. С появлением и развитием персональных компьютеров многие компании пытаются сократить трудоемкость и расходы, связанные с распространением, хранением и обработкой формализованной информации, внедряя различные компьютерные системы в первую очередь заменяя бумажные документы на электронные. Базовые функциональные возможности современного ПО разработки электронных форм должны включать следующие компоненты: • гибкие средства создания и переналадки структуры форм;

• средства поддержки процесса заполнения форм и контроля вводимых данных;

• связь полей электронных форм с полями баз данных;

• средства автоматизации вычислений значений полей с переменной информацией;

• средства маршрутизации и администрирования прохождения форм как внутри организации, так и между компаниями. Первые программные системы поддержки работы с электронными формами появились в конце 80-х годов и представляли собой инструмент для разработки шаблонов документов. Данный класс ПО быстро развивался, наращивая новые возможности по созданию форматов электронных документов, заполнению, маршрутизации и хранению данных. К первым средствам автоматизации создания документов можно отнести средства MS Office, с помощью которых выполняются следующие операции:

- подготовка и хранение в базах шаблонов текстовых и табличных документов;

- поиск шаблонов для заполнения;

- автоматизация процессов заполнения полей с переменной информацией из базы данных;

- автоматизация вычисления значений полей ЭД с переменной информацией;

- отсылку документов по электронной почте или по сети. Вторую группу средств составляют программные средства проектирования функциональных приложений ЭИС:

- процедурно-ориентированные языки программирования, - объектно-ориентированные языки программирования, - объектно-ориентированные средства проектирования. Эти программные средства позволяют выполнять следующие операции:

- разрабатывать структуру и содержание формы ЭД;

- производить заполнение запрограммированных экранных форм документов при вводе информации с бумажных носителей;

- производить автоматический контроль правильности заполнения на основе информации баз данных, по шаблонам заполняемых полей и с использованием других методов контроля;

- автоматически выполнять вычисления в документах на основе информации, хранящейся в базах данных и алгоритмов расчета. Помимо них, в настоящее время используют специализированные программные продукты, которые позволяют встраивать ЭД в подсистему электронного документооборота, включаемую как одну из функциональных подсистем проекта ЭИС для предприятия. Эти программы составляют третью группу средств разработки ЭД и отличаются следующими свойствами:

- продукты, предназначены для проектирования ЭД и помогают быстро имитировать бумажные формы;

- большинство из них предоставляют таблицы, кнопки, просматриваемые списки, штриховые коды и другие функции автоматизации, включающие связи с различными базами данных;

- вносить элементы настройки типа «персонифицированных» командных кнопок, но базовые формы не могут быть изменены;

- для основных вычислений в электронных формах доступны как стандартные операции, так и специальные финансовые и статистические функции (применение таких средств напоминает построение формул для электронных таблиц);

Pages:     || 2 | 3 |



© 2011 www.dissers.ru - «Бесплатная электронная библиотека»

Материалы этого сайта размещены для ознакомления, все права принадлежат их авторам.
Если Вы не согласны с тем, что Ваш материал размещён на этом сайте, пожалуйста, напишите нам, мы в течении 1-2 рабочих дней удалим его.