WWW.DISSERS.RU

БЕСПЛАТНАЯ ЭЛЕКТРОННАЯ БИБЛИОТЕКА

   Добро пожаловать!

Pages:     || 2 | 3 | 4 |
-- [ Страница 1 ] --

Система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота Руководство системного технолога Том 1 Глава 1-9 Москва, 2005 Система автоматизации делопроизводства и документооборота

ДЕЛО Выпуск 14 Руководство системного технолога "Электронные Офисные Системы": 107023 Москва, ул. Электрозаводская, 52.

Тел/факс: (095) 580-75-15, e-mail: support@eos.ru В данном документе приведены сведения о составе, структуре и порядке ведения справочников системы. Приведены методические рекомендации по настройке системы на особенности технологии работы с документами в конкретной организации.

Система ДЕЛО постоянно совершенствуется и в связи с этим возможны некоторые несоответствия, касающиеся описания пользовательского интерфейса.

Документ предназначен для системного технолога, основными функциями которого являются настройка и ведение справочников системы ДЕЛО.

Документ разработан специалистами предприятия «Электронные Офисные Системы».

Copyright © 1996-2005. Электронные Офисные Системы. Все права защищены. ДЕЛО является торговой маркой предприятия «Электронные Офисные Системы».

Все упомянутые в данном издании товарные знаки и зарегистрированные товарные знаки принадлежат своим законным владельцам.

Оглавление Оглавление ВВЕДЕНИЕ………………………………………………………………………… 1- ЧАСТЬ 1. МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ ПО НАСТРОЙКЕ СИСТЕМЫ ДЕЛО…………………………………………………………………. 1- Глава 1. Формирование справочников подсистемы «Документы».....................................................................1- Справочник «Подразделения»....................................................1- Справочник «Группы документов».............................................1- Справочник «Кабинеты»............................................................1- Справочник «Грифы доступа»..................................................1- Справочник «Стандартные тексты».........................................1- Справочник «Рубрикатор»........................................................1- Справочник «Виды доставки»...................................................1- Справочник «Категории адресатов»........................................1- Справочник «Типы реестров»...................................................1- Справочник «Типы связок».......................................................1- Справочник «Типы виз».............................................................1- Справочник «Номенклатура дел».............................................1- Справочник «Регионы»..............................................................1- Справочник «Типы организаций».............................................1- Справочник «Список организаций»..........................................1- Справочник «Статус заявителя»..............................................1- Справочник «Граждане»............................................................1- Справочник «Текущая организация»........................................1- Справочник «Категории резолюций».......................................1- Справочник «Виды подписей»..................................................1- Справочник «Настройка реквизитов».......................................1- Глава 2. Формирование справочников подсистемы «Архивное дело»............................................................1- Глава 3. Формирование справочника «Пользователи»..........1- Глава 4. Шаблоны печатных форм системы............................1- «Дело 8.6». Руководство системного технолога i Оглавление ЧАСТЬ 2. ПЕРВАЯ ВСТРЕЧА С СИСТЕМОЙ ДЕЛО.

ОСОБЕННОСТИ ИНТЕРФЕЙСА………………………………………………. 2- Глава 5. Окна подсистем................................................................ 2- Соглашения.................................................................................. 2- Элементы управления................................................................. 2- Главное окно подсистемы «Справочники».............................. 2- Рабочие окна.............................................................................. 2- Специальные окна..................................................................... 2- Глава 6. Общие правила заполнения справочников............... 2- Добавление, изменение и удаление элемента справочника............................................................................... 2- Режим показа справочников..................................................... 2- Сортировка списка элементов справочника............................ 2- Выбор значения из иерархического справочника................... 2- Экспорт и импорт данных.......................................................... 2- Экспорт и импорт всех справочников системы....................... 2- ЧАСТЬ 3. ВЕДЕНИЕ СПРАВОЧНИКОВ……………………………………… 3- Глава 7. Запуск подсистемы «Справочники»............................ 3- Запуск в многопользовательской версии.................................. 3- Запуск в однопользовательской версии.................................... 3- Глава 8. Иерархические справочники подсистемы «Документы»..................................................................... 3- Ведение справочника «Список организаций»........................... 3- Новые записи............................................................................. 3- Ведение справочника «Подразделения»................................. 3- Ведение справочника «Группы документов».......................... 3- Ведение справочника «Рубрикатор»........................................ 3- Ведение справочника «Стандартные тексты»........................ 3- Ведение справочника «Регионы»............................................. 3- Ведение справочника «Статус заявителя»............................. 3- Глава 9. Линейные справочники подсистемы «Документы»................................................................... 3- Ведение справочника «Текущая организация»....................... 3- Ведение справочника «Виды доставки».................................. 3- Ведение справочника «Категории адресатов»....................... 3- Ведение справочника «Типы реестров».................................. 3- Ведение справочника «Грифы доступа»................................. 3- Ведение справочника «Типы связок»...................................... 3- ii «Дело 8.6». Руководство системного технолога Оглавление Ведение справочника «Типы виз»............................................3- Ведение справочника «Категории резолюций».......................3- Ведение справочника «Виды подписей».................................3- Ведение справочника «Граждане»...........................................3- Ведение справочника «Типы организаций»...........................3- Глава 10. Справочники «Номенклатура дел», «Кабинеты» и «Настойка реквизитов»...............................................3- Ведение справочника «Номенклатура дел»..........................3- Ведение справочника «Кабинеты».........................................3- Ведение справочника «Настройка реквизитов»....................3- Глава 11. Протоколирование работы пользователей со справочниками подсистемы «Документы».............3- Глава 12. Иерархические справочники подсистемы «Архивное дело»..........................................................3- Ведение справочника «Подразделения»...............................3- Ведение справочника «Сторонние организации».................3- Ведение справочника «Классификация фондов».................3- Ведение справочника «Сводные описи»...............................3- Ведение справочника «Перечень статей».............................3- Ведение справочника «Адреса хранения»............................3- Глава 13. Линейные справочники подсистемы «Архивное дело»..........................................................3- Ведение справочника «Фонды»..............................................3- Ведение справочника «Виды перечней»...............................3- Ведение справочника «Причина выбытия дела»..................3- Ведение справочника «Особенности дела»..........................3- Ведение справочника «Вид хранилища»...............................3- Ведение справочника «Сроки хранения»..............................3- Глава 14. Реорганизация справочников..................................3- Общие правила, действующие при реорганизации справочников............................................................................3- Реорганизация справочника «Список организаций»............3- Реорганизация справочника «Подразделения»....................3- Реорганизация справочника «Группы документов»..............3- Реорганизация справочника «Кабинеты»..............................3- «Дело 8.6». Руководство системного технолога iii Оглавление ЧАСТЬ 4. НАСТРОЙКА ШАБЛОНОВ………………………………………… 4- Глава 15. Настройка используемых шаблонов печатных форм................................................................ 4- Глава 16. Настройка параметров системы.................................. 4- ЧАСТЬ 5. ВЕДЕНИЕ СПРАВОЧНИКА «ПОЛЬЗОВАТЕЛИ»……………… 5- Глава 17. Запуск подсистемы «Пользователи»......................... 5- Глава 18. Справочник «Пользователи»....................................... 5- Добавление нового элемента в справочник «Пользователи»........................................................................... 5- Изменение элемента справочника «Пользователи»................ 5- Удаление и восстановление элемента справочника «Пользователи»......................................................................... 5- Сортировка списка элементов справочника «Пользователи»......................................................................... 5- Установка и редактирование прав пользователя в системе ДЕЛО........................................................................................... 5- Установка и редактирование прав пользователя в подсистеме «Поточное сканирование»................................... 5- Установка прав пользователя для работы с пакетом FineReader.................................................................................. 5- Установка и редактирование прав пользователя в подсистеме «Архивное дело»................................................... 5- Просмотр информации о пользователях................................. 5- Протоколирование работы со справочником «Пользователи»......................................................................... 5- Глава 19. Настройка системы...................................................... 5- Установка параметров группы «Файлы»................................. 5- Установка параметров группы «Шаблоны»............................. 5- Формирование общего списка (списка, доступного всем пользователям системы).......................................................... 5- iv «Дело 8.6». Руководство системного технолога Оглавление ЧАСТЬ 6. ЗАЩИТА ИНФОРМАЦИИ С ПОМОЩЬЮ ЭЦП И ШИФРОВАНИЯ…………………………………………………………………… 6- Глава 20. Настройка системы ДЕЛО для защиты данных с помощью ЭЦП и шифрования.......................................6- Опция «ЭЦП и шифрование»......................................................6- Организация работы системы ДЕЛО при установке опции «ЭЦП и шифрование»......................................................6- Настройка справочников системы ДЕЛО для работы с опцией «ЭЦП и шифрование».................................................6- ПРИЛОЖЕНИЕ А.

ФОРМАТЫ ЭКСПОРТА-ИМПОРТА СИСТЕМНЫХ СПРАВОЧНИКОВ…………………………………………………………………A- Глава 1. Справочник ТИПЫ ОРГАНИЗАЦИЙ (ORG_TYPE)........ A- Глава 2. Справочник РЕГИОНЫ (REGION).................................. A- Глава 3. Справочник КАТЕГОРИИ АДРЕСАТОВ (ADDRCATE). A- Глава 4. Справочник СТАТУС ЗАЯВИТЕЛЯ (STATUS)............... A- Глава 5. Справочник ОРГАНИЗАЦИИ (ORGANIZ)...................... A- Глава 6. Справочник СТАНДАРТНЫЕ ТЕКСТЫ (STTEXT)...... A- Глава 7. Справочник РУБРИКАТОР (RUBRIC).......................... A- Глава 8. Справочник ГРУППЫ ДОКУМЕНТОВ (DOCGROUP)................................................................... A- Глава 9. Справочник ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ (DEPARTME)........... A- Глава 10. Справочник ВИДЫ ДОСТАВКИ (DELIVERY)........... A- Глава 11. Справочник ТИПЫ РЕЕСТРОВ (REESTR)................ A- Глава 12. Справочник ТИПЫ СВЯЗОК (LINK)........................... A- Глава 13. Справочник НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ (NOMENKL)...... A- Глава 14. Справочник ГРИФЫ ДОСТУПА (SECURITY)............ A- Глава 15. Справочник ГРАЖДАНЕ (CITIZEN)............................ A- «Дело 8.6». Руководство системного технолога v Введение ВВЕДЕНИЕ Настройка системы ДЕЛО на организационную структуру предприятия и правила делопроизводства заключается в формировании значений элементов справочников системы.

Справочники содержат информацию, используемую в системе для формирования реквизитов регистрационных карточек документов (РК), а также для определения направлений документопотока. Задание значений реквизитов РК выбором из справочников позволяет максимально ускорить выполнение процедуры, исключить ошибки, а также для отдельных пользователей ограничить выбор только разрешенными для них значениями.

Внимание. Некоторые общие вопросы, касающиеся настройки многопользовательской версии системы ДЕЛО на организационную структуру предприятия и правила делопроизводства, рассмотрены в части 1 руководства пользователя. Перед тем, как приступить к изучению функций системного технолога, рекомендуется ознакомиться с данным разделом документации.

Замечание. Настройка однопользовательской версии системы сводится к усеченному, намного более простому варианту настройки многопользовательской версии. Если раздел руководства не распространяется на однопользовательскую версию, то в его начале помещено соответствующее предупреждение.

Элементы, входящие в состав справочников, представлены в них либо в виде простых списков (линейные справочники), либо в виде списков, имеющих иерархическую структуру (иерархические справочники). Кроме линейных и иерархических в системе используется несколько справочников, имеющих специальную структуру.

В системе ведутся следующие справочники подсистемы «Документы»:

«ДЕЛО 8.6». Руководство системного технолога 1- Введение Иерархические справочники Линейные справочники Группы документов Виды доставки Подразделения Виды подписей Регионы Граждане Рубрикатор Грифы доступа Список организаций Категории адресатов Стандартные тексты Категории резолюций Статус заявителя Типы виз Типы организаций Типы реестров (существует только в многопользо вательской версии) Типы связок Специальную структуру имеют следующие справочники подсистемы «Документы»:

• Текущая организация;

• Номенклатура дел;

• Кабинеты (существует только в многопользовательской версии);

• Настройка реквизитов.

а также справочник Пользователи (существует только в многопользовательской версии).

Кроме того, в системе ведутся такие справочники подсистемы «Архивное дело», как:

Иерархические справочники Линейные справочники Перечень статей Причина выбытия дела Сводные описи Особенности дела Сторонние организации Фонды Классификация фондов Виды перечней Адреса хранения Вид хранилища Сроки хранения 1-2 «ДЕЛО 8.6». Руководство системного технолога Введение Ведение справочников включает в себя редактирование справочников, т. е. создание, изменение и удаление его элементов, а также исправление ошибок, если они обнаружены.

Для ведения справочников подсистемы «Документы» пользователь должен обладать правами технолога системы.

Исключением является добавление элементов в справочники Список организаций и Граждане, которое могут производить другие пользователи (при наличии у них соответствующих прав) при регистрации или редактировании РК.

Для ведения справочников подсистемы «Архивное дело» пользователь должен иметь права технолога этой подсистемы.

Ведение всех справочников, кроме справочника Пользователи, производится с помощью подсистемы «Справочники». Работа со справочником Пользователи (только для многопользовательской версии) ведется с помощью подсистемы «Пользователи». Обе подсистемы доступны только технологу системы.

«ДЕЛО 8.6». Руководство системного технолога 1- Часть 1 Методические рекомендации по настройке ЧАСТЬ Методические рекомендации по настройке системы ДЕЛО Настоящие методические рекомендации предназначены для использования при настройке и запуске системы ДЕЛО и тесно связаны с материалами частей со второй по пятую руководства системного технолога. В этой части содержатся рекомендации, как при настройке учесть специфику деятельности организации, ее структуру, особенности делопроизводства и документооборота в ней, влияние других факторов. В частях второй–пятой приведен порядок настройки системы (правила и последовательность выполнения операций).

Методические рекомендации охватывают ту часть операций по настройке системы, которая связана с особенностями технологии работы с документами в конкретной организации и состоят в подготовке (формировании) справочников системы ДЕЛО.

Изложение материала в методических рекомендациях дается в той последовательности, в которой необходимо формировать справочники. В некоторых случаях для облегчения восприятия сначала даются общие советы и рекомендации по подготовке справочников, после которых приводится примерный вариант формирования конкретного справочника 1-4 «ДЕЛО 8.6». Руководство системного технолога Глава 1. Формирование справочников подсистемы «Документы» Глава 1. Формирование справочников подсистемы «Документы» Внимание. В многопользовательской версии перед формированием системных справочников администратор системы должен ввести в справочник Пользователи имя и пароль системного технолога (или пользователя, наделенного правами системного технолога) и предоставить ему соответствующие права.

Порядок формирования справочников следующий. Сначала последовательно создаются справочники Подразделения, Группы документов, Кабинеты (только в многопользовательской версии), Грифы доступа (см. соответствующие разделы главы 1), Пользователи (см.

главу 3). После того, как данные справочники настроены, система ДЕЛО готова к работе.

Затем, если существует необходимость в настройке остальных справочников, заполняются справочники Стандартные тексты, Рубрикатор, Виды доставки, Категории адресатов, Типы реестров (только в многопользовательской версии), Типы связок, Типы виз, Номенклатура дел, Регионы, Типы организаций, Список организаций, Статус заявителя, Граждане (см. соответствующие разделы главы 1), Текущая организация, Категории резолюций, Виды подписей, Настойка реквизитов.

Справочник «Подразделения» Справочник Подразделения используется в системе ДЕЛО для указания в регистрационных карточках получателей входящих документов, подписантов и исполнителей исходящих документов, авторов и исполнителей резолюций, внутренних адресатов документов и лиц, визировавших эти документы.

«ДЕЛО 8.6». Руководство системного технолога 1- Часть 1 Методические рекомендации по настройке Структура справочника В справочнике кроме собственно подразделений организации указываются также должностные лица – те работники подразделений, которые официально участвуют в документообороте (являются авторами документов, резолюций, получателями или исполнителями документов).

Справочник – иерархический, при его формировании за основу, как правило, берется структура организации. При этом вершинами справочника являются структурные подразделения или функциональные группы организации, а листьями – должностные лица. Вершины, в свою очередь, могут являться элементами вышестоящих вершин (например, отделы – входить в отделения и т. п.). Кроме того, в состав справочника могут включаться в качестве условных подразделений другие организации (например, подведомственные). Это дает возможность в случае направления, согласно резолюции, документов таким организациям, автоматически формировать в регистрационных карточках раздел адресатов с указанием этих организаций.

Из чего нужно исходить при определении состава справочника Основным критерием при определении состава справочника является не формальное следование структуре организации, а необходимость отражения в нем фактических делопроизводственных и функциональных связей, используемых в организации при работе с документами.

Так, рекомендуется создание вершины с условным названием Руководство, объединяющей директора и его заместителей – должностных лиц, решающих все вопросы, касающиеся исполнения документов на уровне организации в целом.

Остальные вершины целесообразно заводить в соответствии с организационной структурой предприятия, включая в справочник те подразделения, сотрудники которых задействованы в работе с документами.

1-6 «ДЕЛО 8.6». Руководство системного технолога Глава 1. Формирование справочников подсистемы «Документы» На нижнем уровне иерархии для каждой вершины в справочнике заводятся ее листья, – должностные лица. Например, под вершиной Руководство создаются листья директор, первый заместитель, заместитель. Секретари директора и его заместителей в справочнике не указываются, поскольку непосредственно не участвуют в исполнении документов, а выполняют лишь функции обслуживания руководства.

Картотеки подразделений Внимание. Материалы данного раздела относятся только к многопользовательской версии.

Важным элементом формируемого справочника Подразделения является совокупность созданных при этом картотек, поскольку каждый раз при внесении в справочник нового подразделения необходимо указывать, нужно ли при этом создавать в системе картотеку данного подразделения или нет. Если нет, то данное подразделение автоматически будет приписано к картотеке, существующей на более высоком уровне иерархии.

Зарегистрированная в системе РК документа будет принадлежать одной или нескольким картотекам, определенным в системе. «Приписывание» РК к тем или иным картотекам системы осуществляется системой в зависимости от того, где была зарегистрирована РК, какая информация была введена в РК или какие операции (функции) выполнены над ней. Поэтому картотеку можно интерпретировать как некоторое подмножество документов, зарегистрированных в системе (аналогично традиционным картотекам в отдельных подразделениях организации). Часть прав пользователей системы, например, право редактирования, удаления РК и т. д. устанавливаются для каждой картотеки отдельно.

«ДЕЛО 8.6». Руководство системного технолога 1- Часть 1 Методические рекомендации по настройке Внимание. Назначение подразделения картотекообразующим может быть сделано в любой момент времени. Но это потребует реорганизации картотек, что в работающей системе может занять много времени.

Количество создаваемых в системе картотек зависит от структуры организации, порядка регистрации и движения документов в ней.

В простейшем случае достаточно иметь всего одну картотеку – картотеку организации в целом, которая всегда существует изначально (центральная картотека). В ней будут находиться все документы, когда-либо зарегистрированные в организации.

Однако иметь общую картотеку не всегда удобно. Например, в организации могут быть подразделения, интенсивно ведущие со сторонними организациями свою собственную переписку большого объема. Возможно, какое-либо подразделение издает для своих целей много внутренних документов, которые не попадают в другие подразделения. Наличие в общей картотеке РК таких документов загромождает ее и усложняет поиск нужного документа в картотеке работниками других подразделений.

Неудобно также иметь общую картотеку в том случае, когда специфика деятельности отдельных структурных подразделений предприятия существенно отличается от остальных или когда по соображениям конфиденциальности нежелателен несанкционированный доступ одних подразделений к документам других. В этих случаях целесообразно создание нескольких картотек – одной общей (центральной картотеки) и отдельных картотек для других подразделений.

1-8 «ДЕЛО 8.6». Руководство системного технолога Глава 1. Формирование справочников подсистемы «Документы» Замечание. При образовании картотек можно руководствоваться следующим простым правилом: если до момента автоматизации в подразделении велся собственный журнал учета документов (своя картотека), то данное подразделение должно быть включено в справочник с собственной картотекой. При этом рекомендуется не заводить собственных картотек для вершин Руководство и Канцелярия – в этом случае эти подразделения будут автоматически приписаны к вышестоящей картотеке – картотеке предприятия. В ней будут находиться карточки всех документов, поступивших в адрес организации в целом, исходящих во внешние организации за подписью руководства предприятия, а также РК тех документов, которые структурные подразделения посчитали нужным направить руководству.

Поскольку в системе ДЕЛО каждое подразделение может работать с одной картотекой (своей или общей), то и должностные лица этого подразделения автоматически приписываются только к одной (соответствующей) картотеке.

Справочник «Группы документов» Все регистрируемые в системе ДЕЛО документы обязательно должны относиться к какой-либо группе документов, характеристики которых определяются справочником Группы документов. Группа документов – это совокупность документов, объединенных единой технологией работы с ними.

Справочник должен основываться на сложившейся на предприятии классификации документов. Разнесение документов по группам обеспечивает:

• условное объединение документов по определенным признакам (например, по тематической направленности, принадлежности к подразделениям организации, видам переписки и т. п.), что облегчает работу с ними, прежде всего – поиск документов;

• использование единой, заранее установленной системы идентификации (присвоения регистрационных номеров) документов при их регистрации в организации;

«ДЕЛО 8.6». Руководство системного технолога 1- Часть 1 Методические рекомендации по настройке • однозначное определение вида регистрационной карточки документа в зависимости от типа документа: входящие, исходящие (внутренние) или письма и обращения граждан.

При этом существует возможность разбиения групп на подгруппы документов (справочник Группы документов - иерархический), что расширяет возможности их быстрого поиска.

Справочник «Кабинеты» Внимание. Материалы данного раздела относятся только к многопользовательской версии.

Кабинет является средством объединения группы должностных лиц, выполняющих обработку документов определенной производственной направленности, и обмена информацией между такими различными группами. Под обработкой в данном случае понимаются такие действия над документами, как вынесение резолюций, исполнение документов, снятие их с контроля.

Использование кабинетов позволяет:

• рассредоточить поток документов, направляемый на исполнение в подразделения организации, по соответствующим группам должностных лиц - владельцев кабинета;

• ограничить доступ к документам сотрудников - пользователей системы, которые будут отслеживать действия только владельцев кабинета, и вносить соответствующие данные только в РК, попавшие в кабинет;

• повысить удобство обработки потока документов благодаря распределению их по разным папкам, которые находятся в составе каждого кабинета.

1-10 «ДЕЛО 8.6». Руководство системного технолога Глава 1. Формирование справочников подсистемы «Документы» Кабинет состоит из восьми папок:

• «Поступившие» – содержит РК, поступивших в кабинет на рассмотрение или исполнение, но еще не обработанные должностными лицами кабинета;

• «На исполнении» – содержит принятые к исполнению и еще не исполненные владельцами РК;

• «На контроле» – содержит РК, имеющие контрольные резолюции, авторами которых являются владельцы текущего кабинета;

• «У руководства» и «На рассмотрении» – содержат РК документов, по которым вынесены проекты резолюций;

• «Управление проектами» – содержат РК проектов документов (РКПД), исполнителями которых являются владельцы текущего кабинета;

• «На визировании» – содержит РКПД, присланные на визирование владельцам данного кабинета;

• «На подписи» – содержит РКПД, присланные на утверждение владельцам данного кабинета.

Как правило, при создании кабинета следует руководствоваться следующими соображениями: если один или несколько пользователей одновременно обеспечивают работу нескольких должностных лиц какого-либо подразделения, то целесообразно назначить данных должностных лиц владельцами одного кабинета. В этом случае при вводе данных в РК документа от имени того или иного должностного лица пользователю не придется выполнять дополнительных действий, связанных с переходом из одного кабинета в другой.

«ДЕЛО 8.6». Руководство системного технолога 1- Часть 1 Методические рекомендации по настройке Справочник «Грифы доступа» Справочник содержит грифы доступа к документам, использование которых позволяет ограничить доступ пользователей к документам, зарегистрированным в системе.

Внимание. Указанное ограничение распространяется только на функцию поиска документов, а на функции регистрации документов и работы с документами в кабинетах - нет. То есть, если в соответствии с резолюцией документ был направлен в какой-либо кабинет, то пользователь, имеющий право работы в данном кабинете, имеет также право доступа к любым документам, попавшим в кабинет.

Грифы ограничения доступа, с одной стороны, присваиваются документам при их регистрации или при редактировании РК, с другой – назначаются пользователям при установлении им прав доступа в справочнике Пользователи.

Каждый документ может иметь только один ограничительный гриф. Пользователю может быть дано право работы с несколькими грифами в зависимости от его должностного положения и выполняемых служебных функций.

Если необходимо предоставить какому-либо пользователю возможность доступа ко всем документам системы, нужно при определении ему прав доступа указать в справочнике Пользователи все грифы, включенные в справочник Грифы доступа.

Справочник «Стандартные тексты» Замечание. Заполнение справочника необязательно и может производиться в ходе эксплуатации системы в зависимости от потребностей пользователей системы.

1-12 «ДЕЛО 8.6». Руководство системного технолога Глава 1. Формирование справочников подсистемы «Документы» Справочник используется для экономии времени при заполнении некоторых полей регистрационных карточек путем копирования отдельных слов и словосочетаний из справочника, вместо того, чтобы вводить их вручную с клавиатуры. Такая возможность предоставляется при заполнении полей регистрационных карточек Резолюция, Содержание, Отчет исполнителя, Ход исполнения и Основание для снятия с контроля.

В справочник целесообразно включить наиболее употребительные, часто используемые в делопроизводстве организации слова и словосочетания (именуемые стандартными текстами). Следует иметь в виду, что вершины справочника (Резолюция, Содержание, Отчет исполнителя, Ход исполнения и Основание для снятия с контроля) являются фиксированными элементами справочника, так как напрямую связаны с соответствующими реквизитами регистрационной карточки. Поэтому они не могут быть удалены из справочника, так же как и дополнены другими вершинами.

Пользователи системы, имеющие права системного технолога, могут лишь создавать или удалять стандартные тексты внутри этих вершин.

Справочник «Рубрикатор» Замечание. Заполнение справочника необязательно и может производиться в ходе эксплуатации системы в зависимости от потребностей пользователей системы.

Рубрикатор используется для поиска документов по тематическому признаку, когда другие регистрационные реквизиты искомых документов (номер, дата, корреспондент и т. п.) не известны или когда возникает необходимость из всего массива документов (карточек) отобрать те из них, которые отвечают определенной тематической направленности. В этих целях создается тематический рубрикатор, отражающий все возможные тематические направления, которым отвечают циркулирующие в организации документы. Как правило, «ДЕЛО 8.6». Руководство системного технолога 1- Часть 1 Методические рекомендации по настройке рубрикатор имеет иерархическую структуру, хотя может быть и линейным (если тематических направлений мало или документооборот небольшой).

Иерархический рубрикатор создается сверху вниз, т. е. сначала определяется список тематических направлений самого верхнего уровня. Затем каждое направление верхнего уровня (тематическая рубрика) дробится на более мелкие направления (подрубрики), каждая из которых может, в свою очередь, также состоять из подрубрик.

Справочник «Виды доставки» Справочник содержит:

• виды доставки, которые выбираются из справочника при заполнении поля Доставка регистрационной карточки входящего документа • виды отправки внешним адресатам, которые выбираются при определении типа реестра внешней рассылки.

Как правило, виды доставки и виды отправки совпадают.

Какой-либо регламентации на заполнение справочника видами доставки (отправки) нет. Это могут быть любые обычно употребляемые в этих случаях термины, например почта, курьер, E-mail и т.п.

Замечание. Значения элементов данного справочника используются в качестве реквизитов элементов справочника Типы реестров (см. ниже).

1-14 «ДЕЛО 8.6». Руководство системного технолога Глава 1. Формирование справочников подсистемы «Документы» Справочник «Категории адресатов» Внимание. Материалы данного раздела относятся только к многопользовательской версии.

Замечание. Значения элементов данного справочника используются в качестве реквизитов элементов справочников Типы реестров, Список организаций и Граждане (см. ниже).

Справочник содержит наименования категорий адресатов. Эти категории определяют правила формирования реестров рассылки документов внешним адресатам. Так, если при формировании справочника Список организаций добавляемая организация была отнесена к определенной категории адресатов, то при отправке документа в адрес данной организации, он попадет только в реестр с той же категорией (если реестров с данной категорией несколько, то пользователю будет предложено выбрать реестр).

Какой-либо строгой классификации категорий адресатов нет.

Например, категория адресатов может определяться по территориальному признаку: В Белоруссию - адресат находится в Белоруссии, либо по ведомственному признаку:

Министерство культуры - адресат является подведомственной организацией данного министерства, и т.п.

Справочник «Типы реестров» Внимание. Материалы данного раздела относятся только к многопользовательской версии.

«ДЕЛО 8.6». Руководство системного технолога 1- Часть 1 Методические рекомендации по настройке Замечание. Заполнение справочника необходимо в случае автоматизации делопроизводственных функций, связанных с внешней рассылкой документов.

Справочник содержит список типов реестров – печатных документов, сопровождающих отправку корреспонденции из организации одним или несколькими пакетами. Справочник используется при работе с функцией Реестры. Он позволяет, при формировании реестра документов на отправку, выбрать нужный тип (а, следовательно, и форму) реестра, в зависимости от того, каким видом пересылки документов предстоит воспользоваться (почтовой связью, фельдсвязью или иным путем), а также какой категории адресатов отправляются документы (например, адресатам определенного ведомства).

Внимание. При формировании списка типов реестров рекомендуется заводить только один реестр, соответствующий определенному виду отправки и категории адресата. В противном случае сортировка отправляемых документов по реестрам будет сопровождаться промежуточными запросами на принадлежность документа тому или иному реестру.

Изначально, список шаблонов, поддерживаемых системой, содержит три выходных формы реестров:

• шаблон реестра почтовых отправлений. При его использовании реестр формируется по форме, принятой в Министерстве связи РФ для почтовых отправлений;

• шаблон реестра отправки фельдсвязью. При его использовании реестр формируется по форме, принятой для служб, осуществляющих фельдъегерскую связь;

• шаблон реестра отправки телеграмм, При его использовании реестр формируется по форме, принятой в Министерстве связи РФ для отправки телеграмм.

Также системой поддерживаются шаблоны расписок и надписей на конвертах.

1-16 «ДЕЛО 8.6». Руководство системного технолога Глава 1. Формирование справочников подсистемы «Документы» Справочник «Типы связок» Элементы справочника используются для фиксации логических связей между документами, вовлеченными в документооборот предприятия. Под логическими связями в данном случае понимаются любые информационные, смысловые, тематические, иерархические, производственные и прочие отношения, которые могут связывать документы.

Документы связываются между собой с помощью так называемых связок, характеризующих смысловое содержание связи и ее направленность. Каждая связка состоит из двух частей – первой, называемой «прямая связка», и второй, называемой «обратная связка», которые отделены одна от другой дефисом. При этом направленность отношений в связке идет от прямой связки к обратной. Например, связка «Исполнено – во исполнение», используемая для обозначения взаимосвязи двух документов, показывает, что один из них издан во исполнение другого. Показана также направленность этого отношения – второй документ сделан во исполнение первого.

Для удобства связывания документов каждая созданная в справочнике связка имеет парную, противоположную по направленности связку, Так, например, упомянутая выше связка «Исполнено – во исполнение» имеет парную связку противоположной направленности «Во исполнение – исполнено», причем создание парных связок в справочнике производится автоматически при создании любой новой. Это дает возможность в процессе указания в регистрационной карточке какого-либо документа его связки с другим документом автоматически проставить обратную связку в регистрационной карточке второго документа.

Например, если в регистрационной карточке первого документа проставить связку «Исполнен – во исполнение» со ссылкой на второй документ, то автоматически в регистрационной карточке второго документа будет проставлена связка.Во исполнение - исполнен. со ссылкой на первый документ.

«ДЕЛО 8.6». Руководство системного технолога 1- Часть 1 Методические рекомендации по настройке Справочник «Типы виз» Справочник содержит перечень текстов виз, которые могут быть использованы при визировании проектов документов (см.

Руководство пользователя, гл. «Работа с проектами документов»).

Справочник «Номенклатура дел» Справочник содержит систематизированный перечень наименований дел, заводимых в подразделениях в соответствии с утвержденной (принятой) в организации номенклатурой дел.

Данные справочника используются при регистрации документа, если в состав номера документа включен индекс дела по номенклатуре, а также при списании документа в дело.

Каждое дело должно иметь как минимум следующие реквизиты:

индекс дела, наименование дела, год ввода дела в действие – год, в котором в него начинают списывать документы. Индекс дела, как правило, включает в себя также индекс подразделения, в котором ведется дело. Наименование дела должно отражать состав документов, помещаемых в него на хранение.

Справочник «Регионы» Значения элементов данного справочника используются в качестве реквизитов элементов справочника Список организаций и Граждане (см. ниже) для определения их регионального распределения. Эта информация в дальнейшем может быть использована в информационно-справочной работе.

1-18 «ДЕЛО 8.6». Руководство системного технолога Глава 1. Формирование справочников подсистемы «Документы» Справочник «Типы организаций» Справочник используется для группировки организаций согласно принятым в данной организации критериям. Это может быть, например, группировка по виду организации: государственные, муниципальные, акционерные общества и пр. или группировка по производственному принципу: поставщики, покупатели, партнеры, прочие и т. д.

Данные этого справочника используются в справочнике Список организаций.

Справочник «Список организаций» Справочник используется для указания:

• организаций-отправителей основного и сопроводительного документов при работе с входящими документами, • организаций-соисполнителей при работе с исходящими документами, • организаций-адресатов при работе и отправке входящих и исходящих документов.

Данный иерархический справочник, значениями листьев которого является информация об организациях (наименование, адрес и др.), целесообразно формировать следующим образом.

Первоначально технологом системы определяется структура справочника (основные группы организаций), затем в нее вводится информация об организациях, с которыми предприятие ведет основную часть переписки.

«ДЕЛО 8.6». Руководство системного технолога 1- Часть 1 Методические рекомендации по настройке Дальнейшее заполнение справочника лучше поручить пользователям, осуществляющим регистрацию входящих и отправку исходящих документов. В этом случае в функции технолога входит отслеживание правильности заполнения данного справочника. При этом ему предоставляется возможность перемещать листья из одной вершины в другую, а также объединять несколько листьев в один, если одна и та же организация была введена разными пользователями по разному.

Группировать организации можно разными способами.

Например, в соответствии с порядком, сложившимся на данном предприятии или в соответствии с традиционным, наиболее распространенным делением организаций по ведомственно территориальному и отраслевому признаку.

В качестве примера последнего варианта можно предложить нижеследующий фрагмент справочника организаций:

Наименование группы Наименование организаций, входящих в группу (нижестоящие (вершина в справочнике вершины или листья – конечные организаций) предприятия) Региональные органы Мэрия и Правительство г. Москвы власти и управления Администрация Московской области Администрация Архангельской области Корпорации, АО “Логоваз” производственные ОАО “Газпром” объединения Банки Российской Банк “СБС-Агро” Федерации Банк “Возрождение” Альфа-Банк Новые организации 1-20 «ДЕЛО 8.6». Руководство системного технолога Глава 1. Формирование справочников подсистемы «Документы» Справочник «Статус заявителя» Значения элементов данного справочника используются в качестве реквизитов элементов справочника Граждане (см.

ниже) для определения их социального, общественного и иного положения. Эта информация в дальнейшем может быть использована в информационно-справочной работе.

Справочник «Граждане» Справочник используется пользователями для внесения в регистрационные карточки входящих документов, относящихся к виду "Письма и обращения граждан", данных о гражданах - авторах или адресатах писем. Справочник относится к категории линейных и заполняется путем внесения в него для каждого гражданина его фамилии, города проживания, а также при необходимости адреса и других сведений.

Замечание. Данный справочник целесообразно формировать не технологу системы, а пользователям, осуществляющим регистрацию входящих документов, а также отправку исходящих документов.

Справочник «Текущая организация» Данный справочник содержит один элемент – наименование организации, в которой функционирует система ДЕЛО. Это наименование используется при печати штампов документа и помещается в сообщение, формируемое при отправке документа по электронной почте.

«ДЕЛО 8.6». Руководство системного технолога 1- Часть 1 Методические рекомендации по настройке Справочник «Категории резолюций» Справочник содержит список категорий, которые могут быть присвоены резолюциям и проектам резолюций, чтобы отметить их для различных информационно-справочных целей (например, «Срочно», «Важно», «Особый контроль» и пр.).

Справочник «Виды подписей» Справочник содержит виды электронно-цифровых подписей, которые используются для подписания файлов, прикрепленных к РК документов и проектов документов («Авторская», «Согласующая», «Утверждающая» и пр.).

Справочник «Настройка реквизитов» Элементами справочника являются основные реквизиты РК и РКПД, а также дополнительные реквизиты РК и тематических рубрик.

Справочник предназначен для настройки отображения критериев отбора регистрационных карточек в таких режимах поиска, как Обобщенный поиск и Поиск РКПД.

Дополнительные реквизиты РК и рубрик, созданные в справочнике Настройка реквизитов, используются, также, при формировании набора дополнительных реквизитов для тех групп документов, для которых набор основных реквизитов, существующий в системе, является недостаточным.

1-22 «ДЕЛО 8.6». Руководство системного технолога Глава 2. Справочники подсистемы «Архивное дело» Глава 2. Формирование справочников подсистемы «Архивное дело» Внимание. Ведение справочников подсистемы «Архивное дело» доступно только тем пользователям, которым в списке прав пользователей подсистемы «Архивное дело» назначено право технолога этой подсистемы.

Рекомендуется следующий порядок формирования справочников подсистемы «Архивное дело»:

Подразделения;

Сторонние организации;

Классификация фондов;

Фонды;

Сводные описи;

Причина выбытия дела;

Особенности дела;

Виды перечней;

Сроки хранения;

Перечень статей;

Вид хранилища;

Адреса хранения.

Справочник Подразделения представляет собой список подразделений организации.

Справочник Сторонние организации содержит список наименований сторонних организаций, являющихся фондообразователями для организации пользователя.

«ДЕЛО 8.6». Руководство системного технолога 1- Часть 1 Методические рекомендации по настройке В справочнике Классификация фондов содержатся значения, по которым ведется систематизация фондов.

В справочнике Фонды находится перечень наименований архивных фондов документов. Формирование справочника Фонды возможно только после того, как сформированы иерархические справочники Сторонние организации и Классификация фондов.

В справочнике Сводные описи содержится список наименований сводных описей дел, хранящихся в архиве.

Справочник Сводные описи может быть сформирован только после заполнения линейного справочника Фонды.

В справочнике Причина выбытия дела перечисляются возможные причины выбытия дела из архива (например, на реставрации, в работе и т.п.).

Справочник Особенности дела содержит понятия, определяющие особенности ведения дела (например, на английском языке, содержит рисунки и графики и т.п.).

Справочник Виды перечней представляет собой список наименований видов перечней документов (типовой, ведомственный и т.п.).

Справочник Сроки хранения представляет собой список различных сроков хранения дел.

В справочнике Перечень статей содержится список статей документов с указанием сроков хранения дел по каждой статье.

Справочник Перечень статей формируется после заполнения справочников Виды перечней и Сроки хранения.

Справочник Вид хранилища представляет собой список архивных хранилищ документов (хранилище, секция, стеллаж и т.п.).

В справочнике Адреса хранения указываются места нахождения хранилищ документов. Справочник Адреса хранения формируется после заполнения линейных справочников Фонды и Вид хранилища.

1-24 «ДЕЛО 8.6». Руководство системного технолога Глава 3. Формирование справочника «Пользователи» Глава 3. Формирование справочника «Пользователи» Внимание. Материалы данной главы относятся только к многопользовательской версии.

Пользователи – это работники организации, отслеживающие с помощью системы ДЕЛО (вводом в базу данных системы) результаты реальной работы с документами в организации (регистрация документов, их пересылка, наложение резолюций, исполнение документов, отправка их адресатам).

Пользователь может не участвовать в исполнении документа. В этом случае он выполняет в системе операции над документами от имени должностных лиц, работающих с документами.

Пользователем может быть и должностное лицо. Работник организации, являющийся одновременно и должностным лицом и пользователем, должен быть прописан в системе дважды – один раз как должностное лицо в справочнике Подразделения, второй раз – в справочнике Пользователи.

Каждому пользователю, внесенному в справочник, присваивается уникальное имя и пароль для входа в систему, а также перечень доступных функций и прав в системе. Включение пользователей в справочник выполняет системный технолог, он же устанавливает пользователям права доступа.

«ДЕЛО 8.6». Руководство системного технолога 1- Часть 1 Методические рекомендации по настройке Сколько пользователей должно быть в системе Решение вопроса о количестве пользователей в системе и установленных для них правах зависит от ряда факторов.

Главное – это обеспечить полный охват всех, отражаемых в системе, делопроизводственных операций над документами, начиная от регистрации документов, пересылки их на исполнение в соответствиями с резолюциями руководящих должностных лиц и кончая списанием исполненных документов в дело и формированием различных отчетов о работе, проделанной с документами.

Если со всей этой работой вполне справляется один человек (если, например, документооборот в организации небольшой), то пользователем может быть определен только он один, независимо от того, является он одновременно должностным лицом, участвующим в документообороте предприятия, или нет.

Необходимо только, чтобы его рабочее место было оснащено персональным компьютером, на котором установлена система ДЕЛО. При этом ему должен быть предоставлен доступ ко всем документам, функциям, картотекам и кабинетам системы (если они созданы). Для этого случая рекомендуется установка однопользовательской версии.

Если организация большая или имеет значительный документооборот, то одного пользователя недостаточно. Тогда образуется группа пользователей, обязанности которых в системе должны быть четко распределены. Можно распределить эти обязанности по функциональному принципу, например, регистрацию документов осуществляют одни пользователи, ввод резолюций и пересылку документов исполнителям – другие, контроль исполнения – третьи, отправку документов адресатам – четвертые. Можно распределить обязанности пользователей по принадлежности к структурным подразделениям. При этом каждый пользователь прикрепляется к определенному подразделению (или к их группе), а также к соответствующим картотекам и кабинетам и выполняет все функции, необходимые для отслеживания в системе работы с документами в этих подразделениях.

1-26 «ДЕЛО 8.6». Руководство системного технолога Глава 3. Формирование справочника «Пользователи» Пользователем может также быть и любой работник организации, не несущий каких-либо обязанностей с точки зрения выполнения операций над документами в системе, а лишь использующий накопленные в ней данные для получения нужных ему сведений о документах (поиск документа, получение справки и т. п.). Необходимо только иметь в виду, что каждый пользователь должен иметь возможность работать на персональном компьютере (с установленной системой ДЕЛО), включенном в компьютерную сеть, в которой развернут многопользовательский вариант системы ДЕЛО.

На практике самым целесообразным может оказаться смешанный вариант, при котором часть обязанностей распределяется между пользователями по функциональному принципу, а часть по принадлежности к структурному подразделению.

Пример формирования списка пользователей системы:

1. Если в организации с документооборотом примерно 10-15 тыс. документов в год вся внешняя переписка (входящая и исходящая) оформляется через канцелярию, (в целях обеспечения взаимозаменяемости сотрудников) работнику канцелярии поручается:

• вести регистрацию документов, поступающих в адрес руководства организации, и осуществлять их пересылку руководству организации для принятия по ним решений;

• регистрировать рассылку документов во внешние организации;

• списывать исполненные документы в дело.

Кроме того, этот работник должен осуществлять регистрацию и направление в подразделения внутренних документов, оформляемых за подписью руководства организации.

В соответствии с составом поручений этот работник записывается в системе как пользователь и ему даются следующие права:

• возможность регистрировать документы с правом использования соответствующих групп документов;

«ДЕЛО 8.6». Руководство системного технолога 1- Часть 1 Методические рекомендации по настройке • доступ к картотеке предприятия с правом редактирования регистрационных карточек;

• право списания исполненных документов в дело;

• право работы с реестрами рассылаемых документов (отправка документов).

2. Секретарь директора (или секретарь его заместителя) назначается ответственным за ввод в систему проектов резолюций и окончательных резолюций руководства организации по документам. Этот секретарь регистрируется в системе как пользователь и наделяется соответствующими правами.

3. Помощнику директора поручается осуществлять контроль исполнения документов. Он регистрируется в списке пользователей системы с правом доступа ко всем картотекам и папкам кабинетов (в том числе и к папке На контроле), а также к подсистеме «Отчетные формы».

4. В подразделениях организации также должны быть пользователи, выполняющие в системе следующие операции над документами:

• прием документов, поступивших на исполнение в отдел от руководства организации или из других отделов, ввод в регистрационные карточки резолюций руководства отдела по этим документам;

• регистрация документов, поступивших в отдел из внешних организаций напрямую, ввод в карточки резолюций этих документов;

• отражение в регистрационных карточках хода исполнения документов в отделе;

• регистрация внутренних документов отдела, контроль их исполнения;

• регистрация исходящих документов.

Логично возложить обязанности этих пользователей на секретарей начальников подразделений, которым даются права регистрации соответствующих групп документов, редактирования карточек, права работы в кабинетах отдела.

1-28 «ДЕЛО 8.6». Руководство системного технолога Глава 4. Шаблоны печатных форм системы Кроме перечисленных, в качестве пользователей в системе могут быть зарегистрированы и другие работники организации, которым по роду работы необходимо обращаться к системе за различными справками. В этом случае им также устанавливаются соответствующие права доступа.

Глава 4. Шаблоны печатных форм системы Вывод информации (печать РК, реестров, штампов) система осуществляет с помощью шаблонов, которые определяют форму и порядок вывода этой информации.

Все шаблоны должны храниться на рабочем месте пользователя системы в одном каталоге, имя и путь к которому должны быть указаны в параметре Path секции Reports файла Office.ini. При установке системы формируется каталог «Delo\Shablons» в каталоге, где установлена система ДЕЛО.

При выполнении пользователем операции, связанной с выводом на печать информации из БД, система обращается к параметрам пользователя (закладка Прочие, подзакладка Шаблоны).

Каждая такая операция связана со своим шаблоном, например, операция «Печать РК» связана с шаблоном «Регистрационная карточка». Система ищет файл шаблона, заданный в значении соответствующего шаблона (в нашем случае файл Rk.dot), и осуществляет вывод информации по правилам, заданным в этом шаблоне.

В тех случаях, когда стандартный шаблон печатной формы не соответствует требованиям организации, системный технолог в настройках, предлагаемых системой по умолчанию, может заменить его на другой шаблон (см. Главу 19 настоящего руководства).

Если другая форма печати нужна только одному пользователю, достаточно заменить шаблон в настройках данного пользователя (см. главу 22 Руководства пользователя).

Порядок работы с шаблонами описан в главе 15.

«ДЕЛО 8.6». Руководство системного технолога 1- Глава 5. Окна подсистем ЧАСТЬ Первая встреча с системой ДЕЛО.

Особенности интерфейса Глава 5. Окна подсистем При запуске подсистем «Справочники» (см. главу 7) и «Пользователи» (см. главу 17), а также при выполнении различных процедур на экране открываются окна. Окном называется область экрана, предназначенная для ввода и просмотра информации (см. Рис. 2-1).

Рис. 2-1. Окно и его элементы «ДЕЛО 8.6». Руководство системного технолога 2- Часть 2 Первая встреча с системой ДЕЛО Элементами (объектами) называются области окна, которые служат либо для отображения информации (заголовок, поля, строка состояния), либо для управления окнами и системой в целом (строка меню, кнопки, полосы прокрутки, флажки, переключатели).

Необходимым элементом окна является заголовок – верхняя строка, содержащая название окна. Под заголовком может располагаться строка меню и панель инструментов. Поля, кнопки, флажки и переключатели различного назначения могут быть расположены произвольно в пределах всего окна. Строка состояния внизу окна содержит информацию о том, что и как можно выполнить в текущем состоянии окна.

На экране одновременно может быть открыто несколько окон, только одно из которых может быть активным. Активным называется окно, элементы которого доступны для выполнения каких-либо действий. Активное окно выделяется цветом заголовка.

Соглашения Мышь Последующие термины используются для описания работы с мышью и означают следующее:

Термин Действие Навести указатель мыши на некоторый Указать элемент окна. Например, при необходимости указать на кнопку панели инструментов следует установить указатель мыши так, чтобы кончик стрелки указателя находился на изображении кнопки указать объект, нажать и отпустить Щелкнуть на объекте левую кнопку мыши. Например, для того, чтобы щелкнуть на переключателе Организации (Рис. 2-1), надо навести указатель на этот переключатель и один раз нажать и отпустить левую кнопку мыши 2-2 «ДЕЛО 8.6». Руководство системного технолога Глава 5. Окна подсистем Внимание. Щелчок на кнопке приводит к ее активизации, т. е. к выполнению ее функциональных свойств. Аналогично, щелчок на команде меню приводит к выполнению данной команды.

Термин Действие указать объект и два раза быстро нажать Дважды щелкнуть на и отпустить левую кнопку мыши. Если объекте двойной щелчок проделывается недостаточно быстро, система воспринимает его как два одинарных.

указать объект, нажать левую кнопку Перетащить объект мыши и, не отпуская ее, переместить указатель вместе с объектом в нужное место, затем отпустить кнопку мыши. В результате объект либо изменит свое положение, либо скопируется в выбранное место указать объект, нажать и отпустить Щелкнуть на объекте правую кнопку правой кнопкой Клавиатура Последующие термины используются для описания работы с клавиатурой и означают следующее:

Термин Действие нажать указанную клавишу клавиатуры.

Нажать Например, если указано «нажать клавишу ENTER», следует нажать на клавиатуре клавишу ENTER ввести конкретную информацию в поле для ввода Ввести информации с помощью клавиатуры. Например, для того, чтобы выполнить указание данного руководства «введите в поле Примечание поясняющую информацию» следует:

- щелкнуть на поле с этим именем, – в поле появится мигающий курсор;

- ввести с клавиатуры поясняющий текст.

«ДЕЛО 8.6». Руководство системного технолога 2- Часть 2 Первая встреча с системой ДЕЛО Внимание. При вводе информации с клавиатуры возможно возникновение ошибок. Для их исправления используются следующие клавиши:

Клавиши Действие перемещение курсора удаление символа справа от курсора DEL удаление символа слева от курсора BACKSPACE Общие термины Эти термины используются для описания работы как с мышью, так и с клавиатурой и означают следующее:

Термин Действие активировать указанную в руководстве команду Выбрать меню, кнопку или другой объект наиболее удобным для пользователя способом. Например, для того, чтобы выбрать (выполнить) команды Управление, Поиск с помощью мыши, следует:

щелкнуть на меню Управление – откроется список команд меню;

щелкнуть на команде Поиск – система сформирует окно запроса на поиск элемента справочника (см. Рис. 2-5).

Аналогичного результата можно добиться с помощью клавиатуры. Для этого надо: нажать клавишу F10 (откроется список команд меню Управление);

нажать клавишу столько раз, сколько необходимо, чтобы курсор установился на команде Поиск;

нажать клавишу ENTER.

сделать объект доступным для дальнейших с ним Выделить операций. Наиболее часто термин употребляется при работе со списками данных. Например, для того, чтобы выделить строку из списка, необходимо щелкнуть на данной строке или нажимать клавиши со стрелками () до тех пор, пока нужная строка не будет выделена, т. е. пока курсор не окажется слева от нее или вся строка не будет выделена синим цветом.

2-4 «ДЕЛО 8.6». Руководство системного технолога Глава 5. Окна подсистем Элементы управления Строка меню Строка меню содержит пункты меню, которые являются либо командами, например Выход, либо заголовками списков команд, например, Справочники (см. Рис. 2-2).

Рис. 2-2. Пункт меню с раскрытым списком команд Чтобы раскрыть список команд, щелкните на названии пункта меню.

Чтобы выбрать, выполнить команду, щелкните на ее названии в раскрытом списке. Если выполнение команды в текущий момент по какой-либо причине невозможно, ее название в списке команд становится недоступным (заблокированным).

«ДЕЛО 8.6». Руководство системного технолога 2- Часть 2 Первая встреча с системой ДЕЛО Внимание. Меню Справочники является двухуровневым (см.

Рис. 2-2). При выборе пункта меню Справочники раскрывается список, содержащий наименования групп команд. Наведение указателя на какое-либо наименование приводит к раскрытию списка собственно команд (наименований справочников), содержащихся в выделенной группе.

Внимание. Если команда может быть также выполнена без вызова меню путем нажатия определенных клавиш (или сочетаний клавиш), в одной строке с названием команды указываются эти клавиши.

Далее в тексте при указании выбора команды будет использоваться краткая запись типа Справочники, Справочники Делопроизводства, Кабинеты, которая означает, что вначале требуется выбрать в меню пункт Справочники, затем группу команд Справочники Делопроизводства, а из раскрывшегося списка – команду Кабинеты (см. Рис. 2-2).

Кнопки и панель инструментов Кнопка – это элемент графического интерфейса пользователя в виде небольшого прямоугольника со значком (маленьким изображением), надписью или значком и надписью одновременно, используемый для выполнения каких-либо конкретных действий (команд). Значок или надпись на кнопке указывают на вид действия, выполняемый кнопкой. Чтобы выполнить действие или команду, следует щелкнуть на кнопке.

Несколько кнопок, размещенных в ряд, образуют панель инструментов. Панель инструментов, расположенная под строкой меню, содержит кнопки, дублирующие часто используемые команды меню.

Некоторые окна не имеют строки меню, а кнопки панели инструментов являются единственными элементами, предназначенными для выполнения необходимых команд.

2-6 «ДЕЛО 8.6». Руководство системного технолога Глава 5. Окна подсистем Если выполнение команды в текущий момент по какой-либо причине невозможно, соответствующая ей кнопка становится блеклой (неактивной).

Кнопки, часто используемые в окнах различных типов, приведены в таблице 2-2.

Таблица 2- Вид Выполняемая Пояснение кнопки команда Добавить вершину Открытие окна для ввода данных о новой вершине справочника Добавить лист Открытие окна для ввода данных о новом элементе (листе) справочника Изменить запись Открытие окна для редактирования ранее созданного элемента Удалить запись Удаление выделенного элемента Выход, Закрыть Закрытие окна;

выход из подсистемы Переместить вверх Перемещение элемента списка на одну позицию вверх Переместить вниз Перемещение элемента списка на одну позицию вниз Найти Поиск элемента С лог./без Определяет вид показа удаленных справочника: с логически удаленными элементами или без них «ДЕЛО 8.6». Руководство системного технолога 2- Часть 2 Первая встреча с системой ДЕЛО Кнопки управления окном У правой границы заголовка окна расположена группа кнопок управления окном. Эта группа может содержать либо три доступные кнопки в окнах с изменяемыми размерами (см. Рис.

2-1):

– Свернуть;

– Развернуть;

– Закрыть, либо только кнопку (Закрыть) – в окнах постоянного размера.

Чтобы развернуть окно во весь экран, щелкните на кнопке. В заголовке развернутого окна кнопка заменяется кнопкой – Восстановить размер.

Чтобы вернуть окно к исходному размеру, щелкните на кнопке.

Чтобы свернуть окно, щелкните на кнопке. В результате окно будет заменено значком наподобие, расположенном в нижней части главного окна. Для восстановления окна дважды щелкните на этом значке. Если было свернуто главное окно (см. главу 5, раздел «Главное окно подсистемы Справочники»), то для его восстановления необходимо щелкнуть на соответствующей кнопке панели задач Windows.

Чтобы переместить окно, щелкните на его заголовке и, не отпуская кнопку мыши, перетащите его на требуемое место.

Главное окно можно закрыть независимо от того, открыто ли какое-либо рабочее окно или нет (рабочее окно при этом тоже будет закрыто).

Чтобы закрыть активное рабочее окно выполните одно из следующих действий:

2-8 «ДЕЛО 8.6». Руководство системного технолога Глава 5. Окна подсистем 1. Выберите команду Закрыть или щелкните на кнопке панели инструментов.

2. Щелкните на кнопке управления окном.

3. Нажмите клавишу ESC.

При этом работа в текущем режиме будет закончена.

Внимание. Закрытие окна приводит к выходу из текущего режима без сохранения внесенных изменений.

Полосы вертикальной и горизонтальной прокрутки Если на экран выводится информация, для представления которой недостаточно площади поля или всего окна, справа или внизу окна появляются полосы соответственно вертикальной и/или горизонтальной прокрутки (см. Рис. 2-11).

Полоса прокрутки имеет две кнопки со стрелками и ползунок между ними. Положение ползунка показывает, в какой части представляемого текста (списка) расположен фрагмент, выведенный на экран.

Чтобы просмотреть информацию, находящуюся за границами окна, щелкайте на кнопках или перетащите ползунок в нужном направлении.

«ДЕЛО 8.6». Руководство системного технолога 2- Часть 2 Первая встреча с системой ДЕЛО Главное окно подсистемы «Справочники» При запуске подсистемы «Справочники» открывается главное окно подсистемы, имеющее заголовок Ведение справочников (см. Рис. 2-2). Одновременно с открытием главного окна на панели задач Windows появляется кнопка, соответствующая запущенной подсистеме. Если в процессе работы с подсистемой главное окно будет свернуто, то щелчок на данной кнопке восстановит окно.

В главном окне может присутствовать одно рабочее окно, которое открывается при выборе какой-либо команды в меню Справочники или команды Шаблоны (см. Рис. 2-3).

Перемещать рабочее окно можно только в пределах соответствующей области главного окна.

Рис. 2-3. Пример главного окна с развернутым рабочим окном 2-10 «ДЕЛО 8.6». Руководство системного технолога Глава 5. Окна подсистем Главное окно (см. Рис. 2-2) содержит в строке меню следующие пункты:

• Справочники – содержит команды перехода к тем или иным справочникам системы.

• Шаблоны – содержит команду Ведение шаблонов.

• Протоколы – содержит команды вызова Протокола удаленных РК и Протокола редактирования пользователей.

• Справка – открывает окно со справкой по программе.

• Выход – завершает работу с программой.

Если открыто рабочее окно какого-либо справочника или окно Работа с шаблонами, то появляется панель инструментов, а строка меню изменяется (см. рис. Рис. 2-3). Назначение команд меню и кнопок панели инструментов описано ниже, в соответствующих разделах.

Примечание. Окно справки и окно со списком удаленных РК являются независимыми окнами, могут быть перемещены по всей площади экрана независимо от расположения главного окна подсистемы и имеют свои кнопки на панели задач Windows.

Рабочие окна Рабочими окнами в подсистеме «Справочники» являются окна справочников, имеющие в заголовке название справочника и содержащие список его элементов (см. главы 8–10), окно Проверка справочников (см. главу 13), окно Работа с шаблонами (см. главу 15), окно Протокола удаленных РК, окно Протокола редактирования пользователей и окно справки.

«ДЕЛО 8.6». Руководство системного технолога 2- Часть 2 Первая встреча с системой ДЕЛО Окно Протокол Окно Протокол (см. Рис. 2-4) открывается при выборе из меню команды Протокол удаленных РК.

Рис. 2-4 Окно Протокол Окно содержит список удаленных РК, в котором указывается дата и номер регистрации РК, дата удаления РК и имя пользователя, который произвел удаление. Окно является информационным. Единственной операцией, которую можно выполнить в данном окне, является сортировка списка по той или иной колонке. Для выполнения сортировки щелкните на заголовке нужной колонки.

2-12 «ДЕЛО 8.6». Руководство системного технолога Глава 5. Окна подсистем Окна иерархических справочников Иерархические справочники включают в себя элементы двух типов, которые в списке элементов обозначаются специальными значками, стоящими перед их названиями (см. окно Подразделения на Рис. 2-3):

• вершины – элементы справочника, которые содержат элементы более низкого Вершина уровня иерархии;

• листья – элементы справочника, которые не могут содержать в себе Лист других элементов.

В общем случае иерархический справочник может иметь произвольную глубину вложений, вершина может содержать элементы (листья) и другие вершины (подвершины), вложенные в данную.

При открытии окна справочника в нем формируется список верхнего уровня иерархии, содержащий, как правило, одни вершины. В заголовке окна указано только название справочника.

Чтобы открыть вершину (показать список содержащихся в ней элементов), следует дважды щелкнуть на ней или выделить ее и Открытая нажать клавишу ENTER. Появится список вершина элементов более низкого уровня иерархии, в верхней строке которого будет указано название открытой вершины, снабженное соответствующим значком. В заголовке окна к названию справочника добавится название открытой вершины.

Вершины, расположенные на более низких иерархических уровнях, можно последовательно открывать до тех пор, пока в списке элементов не останутся одни листья. При этом все вышележащие вершины, в которые входит данная вершина или лист, будут показаны в окне.

«ДЕЛО 8.6». Руководство системного технолога 2- Часть 2 Первая встреча с системой ДЕЛО Чтобы закрыть вершину, дважды щелкните на ней или с помощью клавиш или PgUp установите указатель на строку с наименованием открытой вершины и нажмите клавишу ENTER.

Чтобы вернуться на любой из более высоких уровней иерархии, закройте вершину, лежащую на один уровень ниже требуемого.

Окна справочников других типов Окна линейных справочников содержат простой список их элементов. Если этот список велик, в окне появляется полоса вертикальной прокрутки.

Окна справочников Номенклатура дел, Стандартные тексты, Текущая организация, Дополнительные реквизиты и Кабинеты, имеющие специальную структуру представления содержащихся в них данных, описываются в соответствующих разделах глав 8 -10.

Специальные окна Все окна, кроме рабочих, открывающиеся в подсистеме «Справочники» при выполнении различных команд, относятся к типу специальных окон. Специальное окно располагается поверх всех ранее открытых окон. Если открыто специальное окно, все остальные окна, включая главное, переходят в неактивное состояние, и могут стать активными только после закрытия специального окна. Если открыто специальное окно, нельзя работать с другими окнами подсистемы (за исключением окна справки, если оно было предварительно открыто).

Размеры специальных окон заранее заданы и неизменяемы. Все специальные окна имеют заголовок и только одну кнопку управления окном: Закрыть –.

2-14 «ДЕЛО 8.6». Руководство системного технолога Глава 5. Окна подсистем Чтобы закрыть специальное окно без сохранения внесенных изменений, выполните одно из следующих действий.

1. Щелкните на кнопке управления окном.

2. Нажмите клавишу ESC.

Важным типом специальных окон в подсистеме «Справочники» являются окна для добавления элементов в справочник (например, окно Добавить вершину [Группы документов], показанное на Рис. 2-1). Эти окна содержат в качестве элементов поля для ввода и редактирования информации, флажки, переключатели, а также кнопки.

Поля являются областями окна, в которых представлена текстовая, числовая или иная информация. Поля могут служить как для ввода, так и для просмотра данных. Содержимое поля называется его значением.

Ввод информации в поле выполняется, как правило, с клавиатуры, а в отдельных случаях – путем выбора из другого, уже сформированного иерархического справочника (см. главу 6, раздел «Выбор значения из иерархического справочника»).

Флажки устанавливаются независимо друг от друга (см. флажок Номерообразование на Рис. 2-1).

Установленный, действующий флажок помечается маркером b.

Переключатели образуют группу, в которой установленным может быть только один переключатель (переключатели Вид РК на Рис. 2-1).

Установленный переключатель помечается точкой.

Чтобы установить флажок или выбрать переключатель, щелкните на нем. Повторный щелчок переведет флажок в неактивное состояние (снимет флажок) и никак не скажется на переключателе. Установка того или иного флажка или переключателя приводит к изменениям в правилах обработки или поиска документов.

«ДЕЛО 8.6». Руководство системного технолога 2- Часть 2 Первая встреча с системой ДЕЛО Глава 6. Общие правила заполнения справочников Добавление, изменение и удаление элемента справочника В настоящем разделе приведены общие правила добавления, изменения и удаления элементов иерархических и линейных справочников. Для справочников Номенклатура дел, Кабинеты, Дополнительные реквизиты и Текущая организация данные правила рассмотрены в соответствующих разделах глав 9 - 10.

Как найти элемент иерархического справочника Внимание. Чтобы выполнить какую-либо процедуру с элементом иерархического справочника (изменить, удалить, переместить, открыть вершину), рядом с этим элементом необходимо установить указатель 4 (см. Рис. 2-3).

Если требуемый элемент входит в список, представленный на экране, щелкните на нем – указатель 4установится рядом с этим элементом, или с помощью клавиш управления курсором (, PgUp, PgDn) установите указатель рядом с требуемым элементом.

Если элемент не показан на экране, откройте вершину, в которой он содержится, чтобы он появился в списке элементов. Если из за больших размеров справочника быстро найти требуемый элемент затруднительно, используйте процедуру поиска.

Для этого:

1. Из меню Управление выберите команду Поиск или щелкните на кнопке, расположенной на панели инструментов окна иерархического справочника (см. Рис.

2-3). Откроется окно, показанное на Рис. 2-5.

2-16 «ДЕЛО 8.6». Руководство системного технолога Глава 6. Общие правила заполнения справочников Рис. 2-5. Окно поиска элемента иерархического справочника 2. В поле Значение введите с клавиатуры несколько букв, входящих в наименование искомого элемента.

3. С помощью переключателей группы Искать укажите, где должен проводиться поиск: во всем справочнике или только в текущем (открытом) поддереве справочника. По умолчанию установлен переключатель во всем справочнике.

4. Задав параметры поиска, щелкните на кнопке Искать (или нажмите клавишу ENTER). Исходный список элементов заменится на список элементов (как вершин, так и листьев), название которых содержит введенный фрагмент текста.

Большинство кнопок и команд меню при этом будут недоступны (заблокированы).

5. Дважды щелкните на строке, содержащей название искомого элемента, или с помощью клавиш управления курсором (, PgUp, PgDn) установите указатель рядом с требуемым элементом и нажмите клавишу ENTER.

Откроется список того уровня иерархии, в который входит требуемый элемент. Указатель 4 будет стоять около выбранного элемента. Кнопки и команды меню вернутся в исходное состояние.

Замечание. Окно поиска элемента в справочнике Список организаций имеет дополнительный флажок Только новые.

Флажок по умолчанию установлен. При установленном флажке поиск производится только среди новых элементов (о понятии «новый элемент» см. главу 8, раздел «Новые записи»). Чтобы выполнить поиск среди всех элементов справочника Список организаций, снимите этот флажок, щелкнув на нем.

«ДЕЛО 8.6». Руководство системного технолога 2- Часть 2 Первая встреча с системой ДЕЛО Как добавить элемент Чтобы добавить новый элемент в справочник:

1. Откройте требуемый справочник. Откроется рабочее окно со списком верхнего уровня иерархии справочника (для линейного справочника – просто список).

2. Если элемент добавляется в иерархический справочник, найдите требуемую вершину и откройте ее (откройте список нижнего уровня иерархии, в который будет вставлен новый элемент). Если элемент необходимо вставить на верхний уровень иерархии, все вершины должны быть закрыты.

Внимание. Положение нового элемента справочника в списке определяется текущим положением курсора в момент вызова режима добавления в справочник элемента (новый элемент располагается строкой ниже курсора). Если положение нового элемента потребуется изменить, воспользуйтесь командами перемещения элементов списка справочника (см. ниже раздел «Сортировка списка элементов справочника»).

3. Выберите нужную команду из меню Управление или щелкните на кнопке панели инструментов (см. Рис. 2-3):

• для добавления вершины в иерархический справочник используется кнопка или команда Добавить вершину. Откроется окно Добавить вершину [наименование справочника];

• для добавления листа в иерархический справочник – кнопка или команда Добавить лист. Откроется окно Добавить лист [наименование справочника];

• для добавления элемента в линейный справочник – кнопка или команда Добавить. Откроется окно Добавить элемент справочника [наименование справочника].

2-18 «ДЕЛО 8.6». Руководство системного технолога Глава 6. Общие правила заполнения справочников Правила работы в окнах для установки реквизитов элементов каждого из справочников приведены в соответствующих разделах глав 8 - 10. Пример окна для установки реквизитов элементов справочника приведен на Рис. 2-6. Независимо от того, в какой из справочников добавляется элемент, окно содержит поля для заполнения и три кнопки: Записать, Добавить, Отменить. Исключение составляют справочники Кабинеты, Дополнительные реквизиты, Текущая организация. Как правило, поля пустые, но в некоторых справочниках отдельные поля могут быть заполнены, например, если значение поля заимствуется у элемента-вершины.

Рис. 2-6. Пример окна для формирования значений добавляемого в справочник элемента 4. Введите значения в поля окна, как это указано для каждого справочника в соответствующем разделе глав 8-10.

5. Если требуется добавить еще один элемент, щелкните на кнопке Добавить (см. Рис. 2-6). При этом будет произведена запись введенной информации и откроется новое окно для формирования реквизитов очередного элемента справочника. Повторите процедуру заполнения полей.

«ДЕЛО 8.6». Руководство системного технолога 2- Часть 2 Первая встреча с системой ДЕЛО 6. Завершите ввод нового элемента, щелкнув на кнопке Записать для сохранения внесенных в справочник изменений, или на кнопке Отменить, чтобы отказаться от сохранения.

Как изменить элемент Чтобы изменить элемент справочника:

1. Установите указатель 4 с помощью мыши или клавиш управления курсором рядом с элементом, который требуется изменить (выделите элемент справочника).

2. Выберите в меню Управление команду Изменить или щелкните на кнопке на панели инструментов:

• если выделена вершина иерархического справочника, откроется окно Изменить вершину;

• если выделен лист иерархического справочника, откроется окно Изменить лист (в справочниках организаций – Изменить организацию);

• если выделен элемент линейного справочника откроется окно Изменить элемент справочника.

Окна содержат те же поля и кнопки, что и окна для добавления соответствующих элементов (см. Рис. 2-6). В открывшемся окне поля заполнены, а кнопка Добавить – неактивна (заблокирована).

3. Измените требуемые значения полей, как это изложено для каждого справочника в соответствующих разделах глав 8 – 10.

4. Завершите редактирование элемента, щелкнув на кнопке Записать чтобы подтвердить внесенные изменения, или на кнопке Отменить, чтобы отказаться от них.

2-20 «ДЕЛО 8.6». Руководство системного технолога Глава 6. Общие правила заполнения справочников Внимание. Если элемент справочника будет изменен, то соответствующие изменения произойдут во всех РК, которые ссылаются на этот элемент (значения которых сформированы выбором данного элемента из справочника). Более подробно об этом см. главу 14.

Как удалить элемент и как восстановить логически удаленный элемент Чтобы удалить элемент справочника:

1. Установите указатель 4 рядом с элементом, который требуется удалить.

2. Выберите в меню Управление команду Удалить (восстановить) или щелкните на кнопке на панели инструментов. Откроется окно с запросом на подтверждение удаления выделенного элемента справочника (Рис. 2-7).

Рис. 2-7. Окно для подтверждения удаления элемента справочника 3. Щелкните на кнопке Да для подтверждения удаления или на кнопке Нет для отказа от удаления. При отказе окно Удаление закроется, а при подтверждении откроется окно с сообщением о результате удаления (Рис. 2-8 или Рис. 2-9):

• Если значение элемента справочника не использовалось для заполнения полей ни в одной из регистрационных карточек, а также при формировании прав пользователя в подсистеме «Пользователи» или «ДЕЛО 8.6». Руководство системного технолога 2- Часть 2 Первая встреча с системой ДЕЛО для создания элементов другого справочника (например, элемент справочника Виды доставки может быть использован при формировании записи в справочнике Типы реестров), элемент удаляется физически.

Рис. 2-8. Сообщение о физическом удалении элемента • Если элемент справочника был использован при заполнении полей хотя бы в одной РК или в других справочниках, а также при формировании прав пользователя в задаче Пользователи, элемент удаляется логически. При заполнении реквизитов РК выбором из справочников логически удаленный элемент в списке возможных значений не отображается, но его значение сохраняется во всех ранее зарегистрированных РК. Процедура поиска обрабатывает и отображает такие элементы.

Рис. 2-9. Сообщение о логическом удалении элемента Замечание. Элементы некоторых справочников, например Стандартные тексты, используются не непосредственно в полях РК, а только для формирования текста в соответствующем поле. Такие элементы всегда удаляются физически, независимо от того, использовались они или нет.

2-22 «ДЕЛО 8.6». Руководство системного технолога Глава 6. Общие правила заполнения справочников 4. Щелкните на кнопке ОК. Окно Отметки сообщения закроется, при этом:

логического удаления:

• физически удаленный элемент будет исключен из списка;

элементы иерархического справочника • Для линейных справочников (кроме справочника Граждане) элемент линейного логически удаленный элемент справочника останется в списке, но будет помечен значком.

• Для иерархических справочников логически удаленные элементы будут видны, если кнопка «с лог./без удаленных» находится в нажатом («утопленном») состоянии Элемент, удаленный логически, можно восстановить.

Для этого:

1. Установите указатель 4 рядом с элементом, который требуется восстановить.

2. Выберите в меню Управление команду Удалить (восстановить) или щелкните на кнопке на панели инструментов. Откроется окно Восстановление записи (Рис. 2-10).

«ДЕЛО 8.6». Руководство системного технолога 2- Часть 2 Первая встреча с системой ДЕЛО Рис. 2-10. Окно для подтверждения восстановления элемента справочника 3. Щелкните на кнопке Да для подтверждения восстановления элемента или на кнопке Нет для отказа от восстановления.

После восстановления значок удаления около восстановленного элемента исчезнет.

Режим показа справочников В меню подсистемы «Справочники» имеется пункт Вид, содержащий команды без лог. удаленных элементов и с лог.

удаленными элементами. В зависимости от выбранной команды (против нее установлен флажок) логически удаленные записи справочников либо показываются, либо нет.

Сортировка списка элементов справочника В справочниках предусмотрена возможность сортировки списков элементов двумя способами – по алфавиту и в произвольном порядке. Для этого пункт меню Сортировка имеет две команды:

По наименованиям и Специальная (установлена по умолчанию).

Если установлена команда Специальная, можно формировать список, перемещая элементы на требуемые позиции (первоначальный вид списка формируется при вводе элементов).

2-24 «ДЕЛО 8.6». Руководство системного технолога Глава 6. Общие правила заполнения справочников Для перемещения элемента:

1. Установите указатель 4 с помощью мыши или клавиш управления курсором рядом с элементом, который требуется переместить.

2. В зависимости от того, вниз или вверх требуется переместить элемент, выберите команды Управление, Строку вниз или Управление, Строку вверх или щелкните на соответствующей кнопке на панели инструментов. Элемент переместится на одну позицию, при этом указатель останется рядом с ним.

3. Повторите п. 2 столько раз, сколько требуется для достижения требуемого положения элемента.

4. Повторите п.п. 1-3 для всех элементов, которые требуется переместить.

Специальная сортировка справочника используется как основная при работе со справочником. Поэтому вверх рекомендуется «поднимать» элементы справочника, которые используются пользователями системы наиболее часто.

Упорядоченный таким образом список будет сохраняться при повторных запусках подсистемы, а также, если была выполнена сортировка по алфавиту, восстанавливаться после исполнения команд Сортировка, Специальная.

Чтобы расположить элементы справочника по алфавиту, выберите команды Сортировка, По наименованию.

Выбор значения из иерархического справочника Некоторые поля окон при добавлении (изменении) элементов в справочники заполняются выбором значения из других, ранее сформированных иерархических справочников.

При этом открывается окно выбора значения из иерархического справочника (Рис. 2-11).

«ДЕЛО 8.6». Руководство системного технолога 2- Часть 2 Первая встреча с системой ДЕЛО Рис. 2-11. Окно выбора значения из иерархического справочника Окно имеет следующие элементы:

• поле просмотра родительских вершин, расположенное непосредственно под заголовком окна справочника и содержащее значок открытой вершины. Если рядом со значком находится наименование вершины, то это означает, что список, сформированный в окне справочника, содержится в вершине с данным именем. Такая вершина по отношению к содержащемуся в ней списку называется родительской;

• раздел списка значений элементов справочника одного из уровней иерархии. Как правило, при открытии окна в поле формируется список верхнего уровня иерархии;

• поле для задания искомого текста с кнопкой запуска поиска Найти (при открытии окна в этом поле установлен мигающий курсор);

• кнопка перехода на один уровень вверх - ;

2-26 «ДЕЛО 8.6». Руководство системного технолога Глава 6. Общие правила заполнения справочников • кнопки Выбрать (закрыть окно и вставить выбранное значение в исходное поле) и Отменить (закрыть окно, не внося изменений в поле).

Если требуемое значение справочника не найдено в списке верхнего уровня иерархии:

1. Откройте вершину, дважды щелкнув на ее названии.

Сформируется список элементов более низкого уровня иерархии, а название открытой вершины переместится в поле просмотра родительских вершин.

2. Вершины, расположенные на более низких иерархических уровнях, можно последовательно открывать до тех пор, пока в списке элементов не останутся одни листья. При этом происходит запоминание всех открывающихся вершин с учетом их вложенности.

Замечание. Чтобы просмотреть список вышележащих (родительских) вершин, содержащих открытую вершину, щелкните на кнопке, примыкающей справа к полю просмотра родительских вершин. Раскроется список всех таких вершин вместе с текущей вершиной (см. Рис. 2-12).

Чтобы свернуть список родительских вершин:

1. Повторно щелкните на кнопке.

2. При необходимости можно вернуться к списку одного из верхних уровней иерархии. Чтобы вернуться на один уровень вверх, щелкните на кнопке, расположенной справа от поля просмотра родительских вершин.

«ДЕЛО 8.6». Руководство системного технолога 2- Часть 2 Первая встреча с системой ДЕЛО Чтобы вернуться на произвольный вышележащий уровень:

1. Щелкните на наименовании соответствующей вершины в списке родительских вершин (Рис. 2-12).

Рис. 2-12. Поле просмотра родительских вершин 2. После того, как значение, требуемое для заполнения исходного поля, найдено, щелкните на нем (при этом он выделится цветом), а затем - на кнопке Выбрать.

Произойдет возврат в исходное окно, при этом в поле будет вставлено выбранное значение;

Описанный порядок поиска в справочнике требуемого значения можно применять, если справочник содержит небольшое количество элементов. В противном случае для выбора значения из справочника рекомендуется использовать специальную процедуру поиска:

Введите с клавиатуры в поле поиска несколько букв, входящих в наименование искомого элемента, и щелкните на кнопке Найти.

Список элементов верхнего уровня иерархии заменится на список элементов, названия которых содержат заданное значение. Если допускается выбор значений, соответствующих как листьям, так и вершинам справочника, в списке могут быть представлены элементы обоих типов. В противном случае в список войдут только листья.

2-28 «ДЕЛО 8.6». Руководство системного технолога Глава 6. Общие правила заполнения справочников Экспорт и импорт данных В системе ДЕЛО предусмотрены два режима экспорта информации из справочников и импорта информации в них:

работа с одним справочником и со всеми справочниками вместе.

Первый режим рекомендуется при закачке информации отдельных справочников системы ДЕЛО из других источников, например, из других автоматизированных систем. Второй режим – для создания новой БД системы ДЕЛО с заполненными справочниками системы.

В системе используются экспорт и импорт информации отдельных справочников системы в файлы и из файлов, поддерживаемых драйверами ODBC (*.txt, *.xls, *.dbf ). Для этого на пользовательском компьютере должен быть установлен соответствующий драйвер и настроен источник данных ODBC.

При экспорте или импорте может быть создан специальный файл для записи ошибок, если они возникают при копировании справочника. Если в процессе экспорта или импорта появляется сообщение об ошибках, следует просмотреть содержимое файла ошибок и в случае затруднений проконсультироваться со специалистами по работе с используемой базой данных.

Внимание. В приложении А к настоящему руководству описаны форматы данных, используемые при экспорте и импорте справочников системы в режиме экспорта-импорта отдельных справочников.

«ДЕЛО 8.6». Руководство системного технолога 2- Часть 2 Первая встреча с системой ДЕЛО Экспорт и импорт всех справочников системы Существует возможность экспорта содержимого всех справочников системы в специальный файл и импорта информации из этого файла в базу данных системы.

Режим экспорта реализован в отдельной программе.

Экспорт и импорт всех справочников системы может быть использован:

• при первичном наполнении учебной базы (подготовка наполнения справочников, необходимых для обучения, экспорт содержимого справочников в файл и последующий импорт в учебную базу);

• для создания новой базы с заполнением справочников.

Чтобы выполнить экспорт всех справочников системы, необходимо произвести следующие действия.

1. Запустите программу Экспорт подобно запуску других программ системы ДЕЛО. Если во вложенном меню ДЕЛО такой программы нет, то в папке Delo\Export, находящейся в рабочей папке системы, найдите файл export.exe и запустите его. Откроется окно Соединение с базой данных.

2. В окне Соединение с базой данных (см. Рис. 2-13) заполните поля в соответствии с настройками базы данных (данные должны совпадать с соответствующими параметрами файла office.ini):

2-30 «ДЕЛО 8.6». Руководство системного технолога Глава 6. Общие правила заполнения справочников Рис. 2-13. Окно Соединение с базой данных при экспорте справочников 3. Чтобы выбрать файл экспорта, щелкните на кнопке ОК.

Откроется окно Экспорт данных САДД (см. Рис. 2-14):

«ДЕЛО 8.6». Руководство системного технолога 2- Часть 2 Первая встреча с системой ДЕЛО Рис. 2-14. Окно Экспорт данных САДД 4. В поле Файл экспорта с помощью кнопки укажите имя файла для экспорта справочников или введите имя файла с клавиатуры.

5. Щелкните на кнопке Экспорт для начала процесса экспорта справочников или на кнопке Выход для отказа от экспорта.

Внимание. При экспорте содержимого всех справочников системы автоматически копируется правило определения контрольности документов в системе ДЕЛО (см. главу настоящего руководства).

2-32 «ДЕЛО 8.6». Руководство системного технолога Глава 6. Общие правила заполнения справочников Импорт экспортированных справочников выполняется на этапе создания новой базы данных. Для этого в поле «Файл импорта» при создании базы данных, необходимо указать файл, который был создан при экспорте всех справочников.

Экспорт данных одного справочника Чтобы экспортировать данные справочника в файл выбранного формата:

1. Откройте рабочее окно требуемого справочника.

2. Выберите команды Управление, Экспорт данных.

Откроется окно Экспорт справочника [наименование справочника] (Рис. 2-15). При экспорте линейных справочников, переключатель «Отмеченных» заблокирован.

Рис. 2-15. Окно для экспорта данных справочника «ДЕЛО 8.6». Руководство системного технолога 2- Часть 2 Первая встреча с системой ДЕЛО 3. Измените, если требуется, тип файла – источника данных.

Для этого щелкните на кнопке справа от поля Экспорт в.

Откроется список доступных источников данных. Щелкните на требуемом источнике. Список закроется, в поле будет введено новое значение.

Рис. 2-16. Окно для выбора файла экспорта 4. Введите в поле Файл отчета имя файла, в который будут записаны экспортируемые данные в текстовом виде. Для этого щелкните на кнопке справа от поля Файл отчета.

Откроется окно Выберите файл экспорта (см. Рис. 2-16).

Выберите желаемую папку и введите имя файла, который будет создан при выполнении операции экспорта, или выберите файл из списка в окне. Щелкните на кнопке Сохранить. Поле не является обязательным для заполнения.

5. Введите в поле Файл ошибок имя файла, в который будут записаны сведения о результатах экспорта (об ошибках, которые, возможно, произойдут во время экспорта или об удачном завершении экспорта). Для этого щелкните на кнопке справа от поля Файл ошибок. Выберите желаемую папку и введите имя файла, который будет создан при выполнении операции экспорта, или выберите файл из списка в окне. Щелкните на кнопке Сохранить. Поле не является обязательным для заполнения.

6. Если требуется включить в копируемые данные также логически удаленные элементы справочника, установите флажок Удаленных.

2-34 «ДЕЛО 8.6». Руководство системного технолога Глава 6. Общие правила заполнения справочников 7. Для иерархических справочников предусмотрена возможность экспорта как всего справочника целиком, так и его отдельных элементов. Для этого:

• установите переключатель Отмеченных. При этом станет доступной кнопка Отметить;

• щелкните на кнопке Отметить. Откроется окно выбора нескольких значений из справочника;

• Выберите требуемые значения и нажмите кнопку Выбрать. Произойдет возврат в окно Экспорт справочника. В поле Экспорт/Отчет будет представлен список выбранных элементов.

8. Щелкните на кнопке Экспорт.

• Если в поле Экспорт в был выбран источник данных (например, Файлы Excel, Файлы FoxPro-Word, Таблицы Visual FoxPro и т.д.) - появится окно, в котором следует указать файл для экспортируемых данных. Данный файл должен быть создан до выполнения задачи экспорта. В момент экспорта файл не должен быть открыть пользователем для просмотра или редактирования. Выберите требуемый файл и щелкните на кнопке ОК.

• Если в поле Экспорт в было выбрано непосредственно имя источника данных, файл которого был указан в администраторе источника данных ODBC (панель управления MS office), экспорт будет осуществляться без открытия дополнительных окон. В момент экспорта файл не должен быть открыть пользователем для просмотра или редактирования.

После того, как данные будут экспортированы (при большом объеме информации экспорт может занять значительное время), появится сообщение об окончании экспорта с указанием числа выгруженных записей (Рис. 2-17). Для иерархического справочника в указанное число входят все скопированные вершины и листья.

«ДЕЛО 8.6». Руководство системного технолога 2- Часть 2 Первая встреча с системой ДЕЛО Рис. 2-17. Сообщение об окончании экспорта данных 9. Щелкните на кнопке ОК. Произойдет возврат в окно справочника.

Импорт данных одного справочника Чтобы импортировать данные из внешнего файла данных в справочник:

1. Откройте рабочее окно справочника.

2. Выберите команды Управление, Импорт данных.

Откроется окно Импорт справочника [наименование справочника] (Рис. 2-18).

Рис. 2-18. Окно для импорта данных в справочник 3. Измените, если требуется, тип файла–источник данных, выбрав нужное значение из списка Импорта из.

4. В поле Файл ошибок введите, как описано выше (п. «Экспорт данных одного справочника»), имя файла, в котором будет записана информация об ошибках в случае их возникновения при импорте данных. Поле не является обязательным для заполнения.

2-36 «ДЕЛО 8.6». Руководство системного технолога Глава 6. Общие правила заполнения справочников 5. Для иерархических справочников предусмотрена возможность копирования данных не только в корень справочника, но и в любую его вершину. Для импорта данных в какую-либо вершину:

• установите переключатель Вершину;

• щелкните на кнопке у правой границы раздела Импорт в. Откроется окно выбора одного значения из справочника, в который производится импорт;

• выберите требуемую вершину. Произойдет возврат в окно Экспорт справочника. В поле будет вставлено наименование этой вершины.

6. Щелкните на кнопке Импорт.

• Если в поле Импорта из был выбран источник данных (например, Файлы Excel, Файлы FoxPro-Word, Таблицы Visual FoxPro и т.д.) - появится окно, в котором следует указать файл для импортируемых данных. В момент импорта файл не должен быть открыть пользователем для просмотра или редактирования. Выберите требуемый файл и щелкните на кнопке ОК.

• Если в поле Импорта из было выбрано непосредственно имя источника данных, файл которого был указан в администраторе источника данных ODBC (панель управления MS office), импорт будет осуществляться без открытия дополнительных окон. В момент импорта файл не должен быть открыть пользователем для просмотра или редактирования.

После того, как данные будут импортированы в справочник системы (при большом объеме информации импорт может занять значительное время), появится сообщение об окончании импорта с указанием числа загруженных записей, сходное с показанным на Рис. 2-17. Для иерархического справочника в указанное число входят все скопированные вершины и листья.

7. Щелкните на кнопке ОК. Произойдет возврат в окно справочника. При импорте в корень в окне будут показаны добавленные элементы.

«ДЕЛО 8.6». Руководство системного технолога 2- Часть 2 Первая встреча с системой ДЕЛО Конфигурирование драйверов ODBC Конфигурирование установленных драйверов выполняется в соответствии с рекомендациями поставщика этих драйверов (в частности, они могут поставляться в составе Windows или с пакетом Microsoft Office). Программа конфигурирования находится в панели управления Windows или в средствах администрирования системы.

2-38 «ДЕЛО 8.6». Руководство системного технолога Глава 7. Запуск подсистемы «Справочники» ЧАСТЬ Ведение справочников Глава 7. Запуск подсистемы «Справочники» Запуск в многопользовательской версии 8 Чтобы запустить подсистему Справочники, выполните следующие действия.

1. Щелкните на кнопке Пуск и выберите раскрывающееся меню Программы.

2. В открывшемся списке выберите раскрывающееся меню Дело, которое содержит команды запуска подсистем.

3. Щелкните на команде Справочники. При этом на экране откроется окно Вход в систему ДЕЛО с запросом имени и пароля пользователя (см. Рис. 3-1).

Рис. 3-1 Окно ввода имени и пароля 4. Введите с клавиатуры в поле Имя имя технолога системы и нажмите клавишу TAB. Курсор перейдет в поле Пароль.

«ДЕЛО 8.6». Руководство системного технолога 3- Часть 3 Ведение справочников 5. Введите с клавиатуры пароль технолога системы и щелкните на кнопке Ввод или нажмите клавишу ENTER.

Если имя или пароль введены неверно, на экране появляется сообщение (см. Рис. 3-2).

Рис. 3-2 Сообщение при неверном вводе имени или пароля 6. В случае ошибки щелкните на кнопке ОК или нажмите клавишу ENTER, а затем повторите ввод имени и пароля.

Если имя и пароль введены правильно, откроется окно Ведение справочников (см. Рис. 3-3), не содержащее рабочих окон.

Рис. 3-3 Окно Ведение справочников 3-2 «ДЕЛО 8.6». Руководство системного технолога Глава 7. Запуск подсистемы «Справочники» 7. Щелкните на пункте меню Справочники. Откроется меню, содержащее несколько пунктов. Если пользователь наделен полномочиями технолога системы ДЕЛО, это будут Справочники делопроизводства и Справочники организаций. Наведение указателя мыши на один из них приводит к раскрытию списка справочников, входящих в данную группу.

8. Щелкните на наименовании требуемого справочника.

Откроется рабочее окно этого справочника (см. пример на Рис. 3-4). При этом изменится строка меню главного окна, и под ней появится панель инструментов. При работе со справочниками следует руководствоваться указаниями глав 8 - 10 (в зависимости от выбранного справочника).

Рис. 3-4 Окно справочника Строка меню содержит следующие пункты.

• Управление – содержит команды добавления, изменения и удаления элементов справочника, перемещения элементов, импорта/экспорта данных справочника, поиска элемента, а также может содержать дополнительные команды (для некоторых справочников).

«ДЕЛО 8.6». Руководство системного технолога 3- Часть 3 Ведение справочников • Сортировка – содержит команды сортировки списка элементов справочника.

• Вид – содержит команды управления отображением логически удаленных элементов.

• Окно – содержит название открытого окна справочника и команды управления отображением окон.

• Справка, содержит команды вызова справки и вывода информации о версии системы ДЕЛО • Закрыть – завершает работу с текущим справочником.

Если для команды установлены «горячие» клавиши, то они указываются в меню рядом с этой командой.

Набор кнопок на панели инструментов может меняться и зависит от того, какой именно справочник открыт.

Ниже приведен перечень кнопок, которые могут находиться на панели инструментов.

Вид кнопки Выполняемая команда Добавить вершину Добавить лист Изменить запись Удалить (восстановить) запись Вырезать – удалить выделенные элементы и поместить их в буфер Вставить элементы из буфера Соединить - объединить элемент из буфера с выбранным элементом Переместить вверх Переместить вниз 3-4 «ДЕЛО 8.6». Руководство системного технолога Глава 7. Запуск подсистемы «Справочники» Снять признак «Новая запись» Найти С лог./без удаленных – показывать логически удаленные записи или нет Выход Запуск в однопользовательской версии 8 Чтобы запустить подсистему «Справочники», выполните следующие действия.

1. Щелкните на кнопке Пуск и выберите раскрывающееся меню Программы.

2. В открывшемся списке выберите раскрывающееся меню Дело-Секретарь, которое содержит команды запуска подсистем.

3. Щелкните на команде Справочники. При этом на экране откроется окно Старт с запросом пароля пользователя (см.

Рис. 3-5).

Рис. 3-5 Окно ввода пароля 4. Введите с клавиатуры в поле Пароль свой пароль и щелкните на кнопке Ввод или нажмите клавишу ENTER.

«ДЕЛО 8.6». Руководство системного технолога 3- Часть 3 Ведение справочников Внимание. При первом входе после установки системы пароль имеет зарезервированное значение single. Введите в поле данное значение.

Если пароль введен неверно, на экране появляется сообщение об этом (см. Рис. 3-6).

Рис. 3-6 Сообщение при неверном вводе пароля Щелкните на кнопке ОК или нажмите клавишу ENTER, а затем повторите ввод пароля. Если имя и пароль введены правильно, откроется окно Ведение справочников (см.

Рис. 3-3), не содержащее рабочих окон.

5. Щелкните на пункте меню Справочники. Откроется меню, содержащее два пункта: Справочники делопроизводства и Справочники организаций. Наведение указателя мыши на один из них приводит к раскрытию списка справочников, входящих в данную группу.

6. Щелкните на наименовании требуемого справочника.

Откроется рабочее окно этого справочника. При этом изменится строка меню главного окна, и под ней появится панель инструментов. При работе со справочниками следует руководствоваться указаниями глав 8 - 10 (в зависимости от выбранного справочника).

3-6 «ДЕЛО 8.6». Руководство системного технолога Глава 8. Иерархические справочники подсистемы «Документы» Глава 8. Иерархические справочники подсистемы «Документы» Добавление, изменение и удаление элемента справочников производится по правилам, изложенным в соответствующих разделах главы 6.

Чтобы расположить элементы справочника в желаемом порядке, применяется сортировка (см. главу 6, раздел «Сортировка списка элементов справочника»). Можно сортировать списки любого уровня иерархии. При сортировке элементов по наименованиям список формируется по алфавиту, независимо от того, относится ли наименование к вершине или к листу.

Ведение справочника «Список организаций» В справочник Список организаций в качестве элементов (листьев) включаются все сторонние организации, с которыми производится обмен документами, а также удаленные подразделения предприятия. Организации объединяются в группы по производственному или территориальному признаку.

Таким образом, системный технолог должен сначала определить перечень групп, сформировав для каждой из них вершину, а далее создать в этих вершинах списки организаций.

Значения элементов справочника используются при задании реквизитов РК Корреспондент, Сопроводительный документ Адресаты и Соисполнители, при создании пользователем списков, а также при формировании поисковых запросов по реквизитам РК.

Добавление отдельных организаций в справочник Список организаций может производить не только технолог системы, но и другие пользователи при регистрации или редактировании документов, если системный технолог дал им такое право.

«ДЕЛО 8.6». Руководство системного технолога 3- Часть 3 Ведение справочников При выборе в окне Ведение справочников команд Справочники, Справочники организаций, Список организаций откроется окно, показанное на Рис. 3-7.

Рис. 3-7 Окно справочника Организации 8 Чтобы добавить в справочник вершину:

1. Выберите из меню Управление команду Добавить вершину или щелкните на одноименной кнопке на панели инструментов. Откроется окно Добавить вершину [Организации] (см. Рис. 3-8).

2. Если вершина должна быть создана в уже существующей вершине, то откройте нужную вершину и выберите команду 3-8 «ДЕЛО 8.6». Руководство системного технолога Глава 8. Иерархические справочники подсистемы «Документы» Добавить вершину [Организации – название открытой вершины].

3. Введите с клавиатуры в поле Имя группы наименование группы организаций. Заполнение этого поля является обязательным.

4. Если заполнен справочник Категории адресатов, задайте, если это необходимо, наименование категории адресата. Для этого щелкните на кнопке, расположенной у правой границы поля Категория, и выберите из раскрывшегося списка элементов линейного справочника Категории адресатов требуемое значение.

5. Если для вершины справочника задано значение поля Категория, то во всех элементах, добавляемых в эту вершину, по умолчанию значение поля Категория будет таким же, как и в родительской вершине.

Замечание. Значение категории адресата определяет тип реестра рассылки, в который попадает документ, отправляемый в данную организацию.

Пункты 4–5 и данное замечание относятся только к многопользовательской версии системы.

6. Введите с клавиатуры в поле Примечание текст примечания.

7. Если требуется добавить еще один элемент, щелкните на кнопке Добавить. При этом введенная информация будет записана и откроется новое окно для формирования реквизитов очередного элемента справочника. Повторите процедуру заполнения полей.

8. Завершите ввод нового элемента, щелкнув на кнопке Записать для сохранения внесенных в справочник изменений или на кнопке Отменить, чтобы отказаться от сохранения.

«ДЕЛО 8.6». Руководство системного технолога 3- Часть 3 Ведение справочников Рис. 3-8 Окно добавления вершины в справочник Организации 8 Чтобы добавить в справочник лист:

1. Если необходимо вставить лист в уже существующую вершину, откройте ее.

2. Выберите из меню Управление команду Добавить лист или щелкните на одноименной кнопке на панели инструментов.

Откроется окно Добавить организацию (см. Рис. 3-9) с реквизитами организации, разбитыми на четыре группы.

Каждая группа реквизитов вынесена на отдельную закладку.

По умолчанию открыта закладка Осн. раздел, содержащая основные реквизиты организации.

3-10 «ДЕЛО 8.6». Руководство системного технолога Глава 8. Иерархические справочники подсистемы «Документы» Рис. 3-9 Окно добавления листа в справочник Организации 8 Задание реквизитов организации выполняется в соответствии со следующими правилами:

1. Введите с клавиатуры в верхнее поле Название краткое наименование организации, под которым она будет представлена в списке элементов справочника. Заполнение этого поля является обязательным.

2. Введите с клавиатуры в нижнее поле Название полное наименование организации.

3. Задайте, если это необходимо, категорию адресата. Для этого щелкните на кнопке, примыкающей к правой границе поля Категория, и выберите из раскрывшегося списка нужное значение.

«ДЕЛО 8.6». Руководство системного технолога 3- Часть 3 Ведение справочников В том случае, если значение поля Категория было задано для родительской относительно добавляемого листа вершины, то по умолчанию данное значение будет установлено и для листа. В случае необходимости, измените его. Если для листа задается самостоятельное значение Категории, то значение, заданное для вершины, игнорируется.

Замечание. Значение категории адресата определяет тип реестра рассылки, в который попадает исходящий документ, если он отправляется внешней организации-адресату, отнесенной к данной категории.

Пункт 3 и данное замечание относятся только к многопользовательской версии системы 4. Заполнение поля Регион осуществляется выбором значения из соответствующего справочника. Заполнять это поле следует в тех случаях, когда для информационно-справочной работы требуется учитывать распределение корреспондентов и адресатов по регионам.

5. Введите с клавиатуры в поля Индекс, Город и Адрес почтовый индекс, название города (населенного пункта) и адрес организации.

Замечание. При заполнении поля Город нужное значение можно выбрать из списка значений, заданных ранее в этом поле для других листьев справочника. Для этого введите в поле Город первые буквы названия города и нажмите клавишу Enter.

Откроется окно, содержащее список ранее введенных значений.

Щелчком мыши выделите нужное значение и щелкните на кнопке Записать. Произойдет возврат в окно листа справочника.

В поле Город будет установлено выбранное значение.

6. В поле e-mail введите с клавиатуры в адрес электронной почты организации, по которому будет осуществляться отправка документов, зарегистрированных в системе.

3-12 «ДЕЛО 8.6». Руководство системного технолога Глава 8. Иерархические справочники подсистемы «Документы» 7. Если документы, отправляемые в адрес организации по электронной почте, требуется защищать электронной цифровой подписью (ЭЦП) установите флажок ЭЦП 8. Если документы, отправляемые данной организации по электронной почте, требуется защищать шифрованием, щелкните на кнопке. Откроется окно Выбор сертификата, содержащее оформленный в виде таблицы список сертификатов открытых ключей, лежащих в БД системы ДЕЛО. Найдите и выделите строку, соответствующую открытому ключу данной организации, и щелкните на кнопке Выбрать. После выбора сертификата в поле Шифрование будет автоматически установлен флажок.

Внимание. «ЭЦП и шифрование» является дополнительно закупаемой опцией и не входит в стандартный комплект поставки системы ДЕЛО.

9. Введите с клавиатуры в поле ФИО фамилию, имя, отчество и должность руководителя организации.

10. Введите с клавиатуры в поля Тел и Факс номера телефона и факса организации.

11. Введите с клавиатуры в поле Прим. текст примечания.

12. Щелкните на закладке Доп. реквизиты. Откроется закладка с дополнительными реквизитами организации (см. Рис. 3-10).

«ДЕЛО 8.6». Руководство системного технолога 3- Часть 3 Ведение справочников Рис. 3-10 Закладка для установки дополнительных реквизитов организации 13. Если заполнен справочник Типы организаций, откройте раскрывающийся список Тип и выберите нужное значение.

14. Для установки дополнительных реквизитов организации введите с клавиатуры:

• в поле Сертификат – реквизиты сертификата, выданного организации;

• поле Юрид. адрес – юридический адрес организации;

• в поля ИНН, ОКПО, ОКОНХ - значения ИНН организации и кодов классификации организации по ОКПО и ОКОНХ.

15. Щелкните на закладке Представители. Откроется окно закладки с реквизитами должностных лиц организации, с которыми осуществляются контакты (см. Рис. 3-11).

3-14 «ДЕЛО 8.6». Руководство системного технолога Глава 8. Иерархические справочники подсистемы «Документы» Рис. 3-11 Закладка Представители Закладка содержит оформленный в виде таблицы список контактных лиц (первоначально список пустой). При выделении строки списка, в нижнем разделе закладки формируется группа полей, повторяющих значения граф таблицы.

Для добавления в таблицу нового контактного лица:

• Нажмите кнопку Добавить. В таблицу добавится новая пустая строка, а ниже таблицы сформируются поля для ввода значений реквизитов контактного лица (см.

Рис. 3-12).

«ДЕЛО 8.6». Руководство системного технолога 3- Часть 3 Ведение справочников Рис. 3-12 Формирование списка представителей • Введите с клавиатуры в поля значения соответствующих реквизитов контактного лица. При установке флажков ЭЦП и Шифрование руководствуйтесь теми же правилами, что и при заполнении основного раздела организации. Если требуется добавить в список еще одно лицо, щелкните на кнопке Добавить и повторите заполнение полей.

• Если какая-либо строка списка введена ошибочно, выделите строку в списке (щелкните на ней) и щелкните на кнопке Удалить.

16. Завершив ввод информации о представителях, щелкните на закладке Банк. реквизиты. Закладка содержит оформленный в виде таблицы список банков, в которых размещены счета организации (первоначально список пустой). При выделении строки списка, в нижнем разделе закладки формируется 3-16 «ДЕЛО 8.6». Руководство системного технолога Глава 8. Иерархические справочники подсистемы «Документы» группа полей, повторяющих значения граф таблицы (см.

Рис. 3-13).

Рис. 3-13 Закладка формирования списка банковских реквизитов Для добавления в таблицу нового банка (счета):

• Нажмите кнопку Добавить. В таблицу добавится новая пустая строка, а ниже таблицы сформируются поля для ввода значений банковских реквизитов;

• Введите с клавиатуры в поля значения соответствующих банковских реквизитов и нажмите кнопку Добавить, если требуется добавить в список еще один счет;

• Если какая-либо строка списка заведена ошибочно, выделите строку в списке (щелкните на ней мышью) и нажмите кнопку Удалить.

«ДЕЛО 8.6». Руководство системного технолога 3- Часть 3 Ведение справочников 17. Для сохранения введенных реквизитов организации нажмите кнопку Записать, расположенную в нижнем ряду кнопок окна.

Произойдет возврат в окно списка организаций, в котором будет добавлено наименование новой организации.

Замечание. Местоположение наименования новой организации в списке определяется текущим положением курсора в момент вызова режима добавления в справочник листа или вершины.

Если местоположение новой организации необходимо изменить, воспользуйтесь командами перемещения элементов списка справочника (см. раздел Сортировка списка элементов справочника Главы 6).

В том случае, если будет нажата расположенная в нижнем ряду кнопок окна кнопка Добавить, то одновременно с сохранением реквизитов введенной в справочник организации будет предложено начать ввод значений реквизитов для очередной добавляемой организации.

Редактирование значений элемента справочника, а также его удаление производится по правилам, приведенным в разделах Как изменить элемент и Как удалить элемент Главы 6.

Новые записи После того, как был осуществлен ввод вершины или листа, новая запись в списке элементов выделяется синим цветом, и около нее устанавливается указатель 4. При установке курсора на новую запись кнопка панели инструментов, а также команда Снять признак «Новая запись» в меню Управление становятся активными.

3-18 «ДЕЛО 8.6». Руководство системного технолога Глава 8. Иерархические справочники подсистемы «Документы» Новые записи выделяются цветом для наглядности, чтобы можно было легко увидеть вновь введенные записи, в том числе и добавленные пользователями. Технолог системы может регулярно проверять правильность новых записей. При этом может потребоваться внести исправления, удалить ошибочно введенные дубликаты записей, переместить записи в другую вершину или объединить новую запись с уже существующей записью о той же организации (см. раздел «Перемещение и слияние листьев»).

После того, как запись проверена и, при необходимости, исправлена, следует снять с записи признак «Новая запись».

Для этого щелкните на кнопке на панели инструментов или выбором команды Управление, Снять признак «Новая запись». После этого цвет записи изменится на черный, кнопка и команда Снять признак «Новая запись» вновь станут неактивными.

8 Чтобы отобрать новые записи:

1. Выберите команды Управление, Поиск или щелкните на кнопке на панели инструментов. Откроется окно, показанное на Рис. 3-14. По умолчанию в этом окне установлен флажок Только новые организации.

Рис. 3-14 Окно поиска в справочнике Список организаций 2. С помощью переключателей группы Искать укажите, где должен проводиться поиск: во всем справочнике или только в текущем (открытом) поддереве справочника.

«ДЕЛО 8.6». Руководство системного технолога 3- Часть 3 Ведение справочников 3. Щелкните на кнопке Искать. Сформируется список, содержащий только новые записи.

4. Дважды щелкните на строке, содержащей название искомого элемента. Откроется список того уровня иерархии, в который входит выбранный элемент. Указатель 4 будет стоять около этого элемента.

Перемещение и слияние листьев Если новая организация вводится не системным технологом, а пользователем при регистрации документа, возможен неправильный выбор местоположения нового элемента в иерархии справочника, а также повторный ввод уже существующего элемента под другим названием. Технологу системы следует исправить такие ошибки. Для этого в системе предусмотрены возможность перемещения элементов типа лист (организаций), а также слияние нескольких элементов в один.

Эти процедуры выполняются в два действия – сначала элементы вырезаются из списка и помещаются в буфер, затем вставляются на новое место или объединяются с требуемым элементом.

8 Чтобы поместить элементы в буфер:

1. Найдите требуемую организацию.

2. Выделите ее, щелкнув на названии при нажатой клавише CTRL. Можно выделить организацию, установив около нее указатель и нажав клавишу пробела (если в одном списке находится несколько элементов, которые одновременно требуется поместить в буфер, последовательно выделите их все). При этом станет активной кнопка панели инструментов и команда Вырезать в меню Управление.

3. Щелкните на кнопке. Выделенные элементы будут вырезаны и помещены в буфер. При этом станут активными кнопки и, а также соответствующие им команды Вставить и Соединить в меню Управление.

3-20 «ДЕЛО 8.6». Руководство системного технолога Глава 8. Иерархические справочники подсистемы «Документы» 8 Чтобы переместить организации в другую вершину:

1. Поместите перемещаемые элементы в буфер.

2. Найдите и откройте вершину, в которую следует поместить перемещаемые элементы.

3. Установите указатель 4 рядом с той строкой списка, выше которой следует разместить перемещаемые элементы.

4. Щелкните на кнопке на панели инструментов или выберите команды Управление, Вставить. Элементы из буфера будут вставлены в список.

8 Чтобы выполнить объединение организаций:

1. Поместите в буфер элементы, которые необходимо объединить с другим элементом.

2. Найдите элемент (лист), с которым будут объединяться элементы из буфера и установите около него указатель4.

3. Щелкните на кнопке на панели инструментов или выберите команды Управление, Соединить. При этом откроется окно для подтверждения слияния листьев (см.

Рис. 3-15).

4. Щелкните на кнопке Да для подтверждения объединения элементов. Произойдет слияние элементов справочника.

Если в каком-либо реквизите РК была задействована объединяемая организация, то после объединения в реквизите РК будет стоять организация, с которой произошло объединение.

Рис. 3-15 Окно подтверждения объединения элементов «ДЕЛО 8.6». Руководство системного технолога 3- Часть 3 Ведение справочников Внимание. Для облегчения работы системного технолога рекомендуется создать в справочнике вершину Новые и рекомендовать пользователям помещать в нее все наименования организаций, которые с точки зрения регистрирующего документ пользователя являются новыми записями (или задать эту вершину в настройках пользователей).

В этом случае определение места новой организации в справочнике возлагается исключительно на системного технолога и облегчается поиск вновь введенных организаций.

Ведение справочника «Подразделения» В справочнике Подразделения содержатся сведения о подразделениях и должностных лицах, принимающих участие в документообороте предприятия. Вершинами справочника являются подразделения, а листьями – должностные лица этих подразделений.

При выборе в окне Ведение справочников команды Справочники, Справочники Делопроизводства, Подразделения откроется окно, показанное на Рис. 3-16.

3-22 «ДЕЛО 8.6». Руководство системного технолога Глава 8. Иерархические справочники подсистемы «Документы» Рис. 3-16 Окно справочника Подразделения (многопользовательская версия) 8 Чтобы добавить в справочник вершину (для многопользовательской версии):

1. Выберите из меню Управление команду Добавить вершину или щелкните на одноименной кнопке на панели инструментов. Откроется окно Добавить вершину [Подразделения] (см. Рис. 3-17).

2. Если вершина должна быть создана в уже существующей вершине, то откройте нужную вершину, дважды щелкнув на ней мышью, и выберите команду Добавить вершину [Подразделения – название открытой вершины].

3. В поле Индекс введите с клавиатуры индекс подразделения.

Этот значение используется при формировании шаблона регистрационного номера документа (см. раздел «Ведение «ДЕЛО 8.6». Руководство системного технолога 3- Часть 3 Ведение справочников справочника «Группы документов»), во внутренних реестрах отправки, а так же в подсистеме «Архивное дело».

4. Введите с клавиатуры в поле Подразделение название подразделения. Заполнение этого поля является обязательным.

Рис. 3-17 Окно добавления вершины в справочник Подразделения (многопользовательская версия) 5. Если требуется организовать собственную картотеку подразделения, установите флажок Картотека.

Подразделения, имеющие картотеку, отмечены в списке элементов значком (например, Плановый отдел на Рис.

3-16).

3-24 «ДЕЛО 8.6». Руководство системного технолога Глава 8. Иерархические справочники подсистемы «Документы» Внимание. Если добавляемая вершина принадлежит к верхнему уровню иерархии, то при не установленном флажке Картотека подразделение по умолчанию будет работать с центральной картотекой – картотекой, по умолчанию существующей в системе.

Если вершина добавляется к более низкому уровню иерархии (например, организационная структура предприятия предусматривает наличие подразделений, состоящих из отделов), то при неустановленном флажке Картотека соответствующая структурная единица по умолчанию будет работать с картотекой подразделения, в состав которого она входит (если при вышестоящем подразделении была создана картотека).

6. Введите с клавиатуры в поле Наименование название картотеки. Если флажок Картотека установлен, заполнение этого поля является обязательным.

7. Если подразделение является территориально удаленным, необходимо ввести наименование организации, в которой существует данное подразделение. Для этого щелкните на кнопке, примыкающей справа к полю. При этом откроется окно для выбора одного значения из справочника. Выберите наименование организации удаленного подразделения (см.

главу 6, раздел «Выбор значения из иерархического справочника»).

8. Если требуемая организация отсутствует в справочнике, введите ее в список организаций.

9. Введите с клавиатуры в поле Примечание текст примечания, если это необходимо.

10. Поля Дата начала действия и Дата окончания действия предназначены для хранения справочной информации о датах, когда было создано подразделение и когда упраздняется.

11. Если требуется добавить еще одну вершину на том же уровне иерархии, щелкните на кнопке Добавить. При этом будет произведена запись введенной информации и откроется новое окно для формирования реквизитов еще одной «ДЕЛО 8.6». Руководство системного технолога 3- Часть 3 Ведение справочников вершины справочника. Повторите процедуру заполнения полей.

12. Завершите ввод новой вершины, щелкнув на кнопке Записать для сохранения внесенных в справочник изменений или на кнопке Отменить, чтобы отказаться от сохранения.

Pages:     || 2 | 3 | 4 |



© 2011 www.dissers.ru - «Бесплатная электронная библиотека»

Материалы этого сайта размещены для ознакомления, все права принадлежат их авторам.
Если Вы не согласны с тем, что Ваш материал размещён на этом сайте, пожалуйста, напишите нам, мы в течении 1-2 рабочих дней удалим его.