WWW.DISSERS.RU

БЕСПЛАТНАЯ ЭЛЕКТРОННАЯ БИБЛИОТЕКА

   Добро пожаловать!

Pages:     | 1 |   ...   | 5 | 6 ||

«Система автоматизации делопроизводства и электронного документооборота Руководство пользователя Том 1 Часть 1-3 Москва, 2005 Система автоматизации делопроизводства и документооборота ДЕЛО ...»

-- [ Страница 7 ] --

Перед началом работы с однопользовательской версией системы требуется ее настройка, заключающаяся в заполнении справочников (см. руководство системного технолога).

В однопользовательской версии может существовать только одна картотека и один кабинет. В кабинете существует только одна папка - на контроле. В эту папку помещаются РК с неисполненными контрольными резолюциями.

Если требуется создать несколько кабинетов и отслеживать порядок исполнения документов на разных уровнях управления (например, директор определяет в качестве исполнителя резолюции начальника отдела, а тот, в свою очередь, накладывает резолюции для своих подчиненных), то необходимо использовать многопользовательскую версию системы ДЕЛО.

Если в организации поддерживается порядок передачи документов в подразделения под роспись, то система предоставляет возможность ведения журнала передачи бумажных документов. В данном журнале хранятся записи о факте передачи бумажного оригинала или копии документа от одного должностного лица другому. На основании этих записей системой формируется выходная печатная форма – реестр передачи документов, в котором и фиксируется подпись должностного лица, получившего документ.

В этот же журнал вносятся записи о списании документа в дело, а также, об уничтожении документа.

В ряде организаций от службы делопроизводства требуется составление статистических сводок или отчетов о переписке с теми или иными организациями. В этом случае, в функции пользователя системы также будет входить внесение в РК отметки об отправке документа корреспонденту.

В процессе функционирования организации часто возникает необходимость найти уже исполненный документ (группу документов) по ряду его реквизитов. Для получения подобных подборок служит функция Поиск.

11-2 «ДЕЛО 8.6». Руководство пользователя Глава 53 Общие положения К РК может быть «прикреплен» файл с текстом документа.

Данная возможность системы может быть использована для обмена документами между двумя системами ДЕЛО по электронной почте. При этом передается не только документ, но и часть реквизитов РК, что дает возможность регистрировать поступивший документ в автоматизированном режиме (см. часть 9).

Внимание. В следующих главах будут рассмотрены основные отличия и особенности однопользовательской версии системы.

В случае, если приведенной здесь информации недостаточно для освоения работы с системой, обращайтесь к разделам, посвященным работе с многопользовательской версией. При этом следует помнить, что формально однопользовательская версия отличается от многопользовательской недоступностью ряда команд и функций, а именно:

• невозможна пересылка РК, т. е. не поддерживается вся совокупность команд, связанных с распределенной обработкой документов в сети;

• все РК хранятся в одной единственной картотеке (нет возможности создания «своих» картотек для подразделений организации);

• при работе с функцией Кабинеты доступна только одна папка – На контроле;

• не поддерживается возможность нумерации копий бумажных документов в журнале передачи документов;

• не поддерживается функция ведения реестров внешней рассылки документов Реестры;

• не поддерживается распределение прав доступа к различным документам и функциям системы (при работе с однопользовательской версией пользователь обладает всеми возможными правами).

«ДЕЛО 8.6». Руководство пользователя 11- Часть 11. Работа с однопользовательской версией Глава 54. Запуск системы Внимание. Перед тем как приступить к работе с системой, ознакомьтесь с содержанием глав 6 и 7, в которых приведены общие правила работы, в том числе особенности пользовательского интерфейса.

Внимание. Для работы системы ДЕЛО необходимо, чтобы до запуска подсистем в операционной системе была запущена служба MSSQL server. Настройку автоматического запуска этой службы при запуске операционной системы можно сделать с помощью приложения SQL Service Manager, вызов которого осуществляется путем выбора из меню Пуск команд Пуск, Программы, MSDE, Service Manager:

Для автоматического запуска службы установите флажок Auto start service when OS starts.

Состояние этой службы можно определить по значку SQL Service Manager в панели задач Windows:

- служба запущена - служба остановлена 11-4 «ДЕЛО 8.6». Руководство пользователя Глава 54 Запуск системы Если служба остановлена, щелкните правой кнопкой на значке и в появившемся контекстном меню выберите команду MSSQL Server–Start.

Чтобы запустить систему ДЕЛО, выполните следующее:

1. Щелкните на кнопке Пуск и выберите раскрывающееся меню Программы.

2. В открывшемся списке выберите раскрывающееся меню Дело, которое содержит команды запуска подсистем:

• Документы.

• Отчетные формы.

• Справочники.

• Смена пароля.

• Сохранение (восстановление) БД (см. руководство администратора).

3. Щелкните на команде подсистемы, которую требуется запустить. При этом на экране откроется окно Старт с запросом пароля пользователя (см. Рис. 11-1).

Рис. 11-1 Окно для ввода пароля 4. Введите с клавиатуры в поле Пароль свой пароль и щелкните на кнопке Ввод или нажмите клавишу ENTER.

«ДЕЛО 8.6». Руководство пользователя 11- Часть 11. Работа с однопользовательской версией Внимание. При первом входе после инсталляции системы пароль имеет зарезервированное значение single. Введите в поле данное значение. В дальнейшем значение пароля можно изменить (см. ниже раздел «Как сменить свой пароль»).

Если пароль введен неверно, на экране появляется сообщение (см. Рис. 11-2).

Рис. 11-2 Сообщение при неверном вводе пароля Щелкните на кнопке ОК или нажмите клавишу ENTER, а затем повторите ввод пароля.

Если пароль введен правильно, произойдет запуск выбранной подсистемы. При этом:

• При запуске любой подсистемы, кроме «Документы», откроется главное окно выбранной подсистемы;

• При запуске подсистемы «Документы» открывается окно запуска функций (см. Рис. 11-3).

11-6 «ДЕЛО 8.6». Руководство пользователя Глава 54 Запуск системы Рис. 11-3 Начальное окно подсистемы «Документы» Окно содержит:

• кнопки запуска функций подсистемы «Документы», соответственно Регистрация документов, Кабинеты, Поиск документов и личные папки и Опись дел (функция Реестр внешней отправки документов не входит в поставку однопользовательской версии), а также кнопки для вызова режимов настройки системы, помощи и выхода.

• Поля Картотека и Кабинет содержат наименование картотеки и кабинета.

Для того чтобы запустить какую-либо функцию подсистемы «Документы», щелкните на кнопке с названием функции.

Откроется главное окно выбранной функции.

«ДЕЛО 8.6». Руководство пользователя 11- Часть 11. Работа с однопользовательской версией Могут быть последовательно запущены несколько подсистем или функций. В момент их запуска на панели задач Windows формируются кнопки задач (см. Рис. 11-4). При этом подсистеме (функции), с которой в данный момент работает пользователь, соответствует "нажатая" кнопка (кнопка 3 на Рис. 11-4).

Рис. 11-4 Кнопки подсистем и функций системы Для того чтобы возобновить работу с ранее запущенной функцией или подсистемой, щелкните на соответствующей кнопке на панели задач Windows. Например, для возврата к работе с подсистемой «Отчетные формы» следует нажать кнопку 4.

Для вызова начального окна подсистемы «Документы» следует щелкнуть на кнопке 2, после чего может быть запущена какая либо другая функция подсистемы.

Как сменить свой пароль Первоначально пользователь получает для входа в систему пароль с зарезервированным значением single. В дальнейшем пароль можно сменить.

Для смены пароля выполните следующее:

1. Щелкните на кнопке Пуск и выберите раскрывающееся меню Программы.

2. В открывшемся списке папок выберите раскрывающееся меню Дело, которое содержит команды запуска подсистем:

• Документы • Отчетные формы • Справочники • Смена пароля 11-8 «ДЕЛО 8.6». Руководство пользователя Глава 54 Запуск системы • Сохранение (восстановление) БД (см. руководство администратора).

3. Щелкните на команде Смена пароля. При этом на экране откроется окно Смена пароля (см. Рис. 11-5).

Рис. 11-5 Окно для смены пароля.

4. Установите переключатель Пользователь системы Дело (см. Рис. 11-5) и выберите имя БД (базы данных).

5. Введите с клавиатуры новый пароль в поле Новый пароль и нажмите клавишу TAB для перехода на поле Повтор пароля.

6. Повторите ввод нового пароля и щелкните на кнопке Сохранить. Если повторно введенное значение пароля совпадает с предыдущим, в окне появится сообщение о выполнении смены пароля.

«ДЕЛО 8.6». Руководство пользователя 11- Часть 11. Работа с однопользовательской версией Глава 55. Регистрация документов Регистрация документов в однопользовательской версии полностью совпадает с регистрацией документов в многопользовательской версии (см. часть 3).

Глава 56. Исполнение документов Исполнение документов сводится к выполнению следующих операций:

• ввод резолюции;

• контроль исполнения резолюции;

• оформление отчета исполнителей, снятие резолюции с контроля;

• списание документа в дело или отметка об уничтожении.

Ввод резолюции Если к моменту регистрации на документ уже наложена резолюция, то выполните следующие действия:

1. Зарегистрируйте документ, руководствуясь правилами, изложенными в части 3. При этом команду сохранения РК можно не выполнять, либо сохранить РК только с помощью команды Файл, Записать РК или кнопки на панели инструментов (т. е. без перехода к регистрации нового документа).

2. Выберите команды Резолюция, Ввести резолюцию.

Откроется окно для ввода реквизитов резолюции.

3. Далее руководствуйтесь правилами, изложенными в главе 24, введите резолюцию. При этом под владельцем 11-10 «ДЕЛО 8.6». Руководство пользователя Глава 56 Исполнение документов кабинета будем понимать должностное лицо, для которого в справочнике Подразделений установлен флажок Автор резолюции (см. руководство системного технолога), т. е.

должностное лицо, обладающее правом накладывать резолюции.

Если операции ввода резолюции и регистрации разнесены по времени, то предлагается следующая последовательность действий:

1. Найдите РК документа, на который наложена резолюция.

При этом если ввод резолюции осуществляется в день регистрации документа, то его можно найти в папке Документы, зарегистрированные ДД/ММ/ГГГГ (см.

главу 19).

2. Установите указатель 4 рядом с требуемой РК в списке документов, хранящихся в папке Документы, зарегистрированных ДД/ММ/ГГГГ, либо найденной в результате поиска.

3. Выберите команды Файл, Просмотреть РК, или щелкните на соответствующей кнопке панели инструментов, или дважды щелкните на строке. Откроется рабочее окно основного раздела РК документа.

4. Выберите команды Резолюция, Ввести резолюцию.

Откроется окно для ввода реквизитов резолюции.

5. Далее руководствуйтесь правилами, изложенными в главе 24.

Внимание. Если при вводе реквизитов резолюции была указана плановая дата исполнения резолюции (т. е. резолюция поставлена на контроль исполнения), то запись о ней добавится в кабинет в папку На контроле.

«ДЕЛО 8.6». Руководство пользователя 11- Часть 11. Работа с однопользовательской версией Контроль исполнения резолюции Для контроля исполнения документов (резолюций) в системе предусмотрены следующие возможности:

• оперативный контроль исполнения путем просмотра содержимого папки На контроле;

• контроль с помощью формирования оперативных сводок, полученных в результате выполнения поисковых запросов;

• контроль с помощью стандартных отчетных форм.

Для оперативного контроля исполнения с помощью папки На контроле вызовите подсистему «Документы» (см. главу 8) и выберите в начальном окне задачу Кабинеты. Откроется главное окно задачи с окном папки На контроле (см. Рис. 11-6).

Заголовками граф таблицы в списке документов (резолюций) служат реквизиты резолюции: РК №, План, Промежут.

(промежуточный срок исполнения), Отв.Исполнитель, Автор резолюции, Текст резолюции, Дата, Краткое содержание, Корр/Подписал.

В папке На контроле находятся все РК, имеющие контрольные резолюции, т. е. резолюции с установленным значением планового срока исполнения (см. главу 23).

Одна и та же РК может быть представлена в списке несколько раз в случае, если она имеет несколько контрольных резолюций.

11-12 «ДЕЛО 8.6». Руководство пользователя Глава 56 Исполнение документов Рис. 11-6 Окно папки На контроле Просмотр списка резолюций, содержащихся в папке, рекомендуется производить при сортировке списка по плановой дате исполнения. В этом случае легко отслеживаются уже просроченные резолюции, резолюции с приближающимся сроком исполнения и т. д.

Установив фильтр, можно просматривать не полный список контрольных резолюций, а только его часть, которая удовлетворяет определенным условиям (например, просмотр резолюций, наложенных определенными должностными лицами).

Подробно о правилах работы со списком резолюций, находящихся в папке, смотрите разделы «Сортировка РК», «Добавление РК в личную папку», «Отбор документов из общего списка», «Поиск РК в папке», «Регистрация нового документа из папок кабинета», «Выбор команды с помощью контекстного меню».

Если при работе в папке На контроле требуется просмотреть все реквизиты резолюции, войдите в режим просмотра резолюции. При этом руководствуйтесь правилами, изложенными в разделе «Просмотр резолюции» главы 24.

«ДЕЛО 8.6». Руководство пользователя 11- Часть 11. Работа с однопользовательской версией Если в ходе исполнения резолюции были внесены какие-либо изменения (например, продлен срок исполнения или изменен состав исполнителей), войдите в режим редактирования резолюции и отредактируйте требуемый реквизит. При этом руководствуйтесь правилами, изложенными в разделе «Редактирование резолюции» главы 24.

Для контроля исполнения резолюций можно воспользоваться функцией Поиск, режимом поиска по реквизитам резолюции.

Правила работы в данном режиме приведены в главе 31.

Для контроля исполнения предназначены также две стандартные отчетные формы: Справка-напоминание об исполнении контрольных документов и Сводка об исполнении контрольных документов. Их формирует подсистема «Отчетные формы», правила работы с которой, приведены в части 7.

Снятие резолюции с контроля Факт исполнения резолюции сопровождается снятием данной резолюции с контроля. Чтобы снять резолюцию с контроля, войдите в режим редактирования резолюции, введите, если это необходимо, отчеты каждого исполнителя и установите фактическую дату исполнения резолюции. При этом руководствуйтесь правилами, изложенными в разделе «Как снять резолюцию с контроля» главы 25.

Внимание. Если резолюция не является контрольной (при вводе резолюции не заполняется поле плановой даты исполнения), ввод отчета исполнителя не обязателен (т. е.

считается, что неконтрольная резолюция исполняется безусловно). Однако, если необходимость оформления отчета существует, найдите требуемую РК документа с помощью функции Поиск (см. главу 31), войдите в режим просмотра РК, затем – в режим редактирования резолюции и введите текст отчета. При этом руководствуйтесь правилами, изложенными в разделе «Редактирование резолюции» главы 24.

11-14 «ДЕЛО 8.6». Руководство пользователя Глава 56 Исполнение документов Списание документа в дело.

Уничтожение документа Отметка о списании документа дает возможность облегчить нахождение бумажного оригинала (копии) документа спустя долгое время после исполнения документа. Отметка о списании (об уничтожении) хранится в журнале передачи документа, доступ к которому осуществляется при вызове дополнительного раздела РК с аналогичным именем.

Правила работы при простановке отметки о списании приведены в разделе «Отметка списания документа в дело» главы 45.

Правила работы при простановке отметки об уничтожении приведены в разделе «Отметка уничтожения документа» главы 43.

Печать реестров передачи документов В ходе исполнения документа его бумажный оригинал (копия) может передаваться от одного должностного лица к другому.

При этом правила делопроизводства могут требовать передачи документа под роспись, которая ставится должностным лицом в реестре передачи документа – списке передаваемых из подразделения в подразделение документов.

Такой реестр можно подготовить с помощью системы.

Необходимые для его формирования данные должны быть предварительно занесены в журнал передачи документа, в котором фиксируются фамилии должностных лиц, которым документ должен быть передан.

Правила работы при ведении журнала передачи документа приведены в разделе «Отметка передачи документа» главы 43.

Правила формирования реестра передачи документов приведены в главе 44.

«ДЕЛО 8.6». Руководство пользователя 11- Часть 11. Работа с однопользовательской версией Глава 57. Поиск документов Выполнение ряда функций делопроизводства невозможно без использования процедуры поиска. К таким функциям можно отнести:

• ввод резолюции, которому предшествует поиск РК;

• списание документа в дело или уничтожение, для чего необходимо найти РК списываемого документа;

• подготовка оперативных контрольных сводок, для чего требуется оформить запрос в режиме поиска по реквизитам резолюции.

В ряде случаев поиск необходим для получения оперативной справочной информации. Например, при телефонном запросе из организации корреспондента о ходе исполнения документа, направленного в вашу организацию за определенным исходящим номером, следует вызвать функцию Поиск, войти в режим поиска по реквизитам РК, задать сообщенный номер в качестве поискового параметра, найти РК и войти в режим ее просмотра (просмотра реквизитов резолюций).

Использование функции Поиск также необходимо при нахождении бумажных оригиналов уже исполненных и списанных в дело документов. Чаще всего поиск в этом случае осуществляется не по номеру документа (его просто не помнят), а по сочетанию точных или приблизительных значений реквизитов документа.

Правила работы с функцией Поиск приведены в части 6.

Глава 58. Формирование стандартных отчетов Делопроизводство отечественных предприятий предполагает формирование большого числа статистических и аналитических отчетов, составленных на базе информации об исполнении документов.

Система ДЕЛО поддерживает три стандартных отчета, это:

11-16 «ДЕЛО 8.6». Руководство пользователя Глава 60 Опись дел • сведения о документообороте;

• сводка об исполнении контрольных документов;

• справка-напоминание об исполнении контрольных документов.

Данные отчеты передаются пользователю с исходными кодами и могут использоваться в качестве примеров разработки произвольных отчетных форм.

Правила формирования данных отчетов приведены в главе 41.

Глава 59. Обмен документами по электронной почте Обмен документами по электронной почте может использоваться для поддержки корпоративного документооборота, объединяющего территориально удаленные предприятия. При этом, обмен организуется на уровне «исходящий – входящий» и может осуществляться между многопользовательскими и однопользовательскими версиями системы.

Правила организации обмена документами по электронной почте приведены в части 9.

Глава 60. Опись дел Пользователь системы может работать с РК документов, списанными в дела.

Правила работы с функцией «Опись дел» приведены в главе части 8.

«ДЕЛО 8.6». Руководство пользователя 11- Часть 11. Работа с однопользовательской версией Глава 61. Настройка системы Пользователь системы может произвести настройку на те или иные правила поддержки обработки документов.

Настройка системы производится путем:

• установки типов связок, выбор которых при связывании документов приводит к автоматическому копированию данных в часть полей связанных РК и отображает либо связь между первичным и повторным документами, либо связь между исходящим и входящим документами. Правила настройки связок приведены в разделе «Установка параметров группы «Связки» главы 22;

• установки правил формирования реквизитов дополнительных разделов РК Корреспонденты и Адресаты, а также добавления в справочник Список организаций новых записей в процессе регистрации документа. Правила выполнения данных настроек приведены в разделе «Установка параметров группы Корр./адресаты» главы 22;

• установки правил печати регистрационных штампов входящих и исходящих документов. Правила выполнения данных настроек приведены в разделе «Установка параметров группы Регистрация/Прочие» главы 22;

• установки правил отображения хранящейся в справочниках информации, которая используется при формировании реквизитов РК выбором нескольких значений из справочника. Правила выполнения данных настроек приведены в разделе «Установка параметров группы «Справочники» главы 22;

• установки цветов режимов просмотра, редактирования и редактирования с возможностью «Автопоиска». Правила выполнения данной настройки приведены в разделе «Установка параметров группы «Прочие/Вид» главы 22;

• установки правил передачи документов внутренним адресатам. Правила выполнения данной настройки приведены в разделе «Установка параметров группы «Прочие/Адресаты док-та» главы 22;

11-18 «ДЕЛО 8.6». Руководство пользователя Глава 61 Настройка системы • установки правил формирования значений по умолчанию некоторых реквизитов резолюции, а также правил «подсветки» новых записей в папке На контроле. Правила выполнения данных настроек приведены в главе 26;

• установки правил формирования значений по умолчанию некоторых реквизитов реестра передачи документов.

Правила выполнения данных настроек приведены в разделе «Настройка параметров реестра» главы 44.

Дополнительно пользователь может сформировать собственные списки на основании значений системных справочников, после чего использовать их наряду со справочниками при формировании значений реквизитов РК. Правила формирования пользовательских списков приведены в разделе «Формирование списков пользователя» главы 22.

Замечание. При установке некоторых настроек системы часть настроечных реквизитов, вынесенных на закладку, недоступна.

Данные реквизиты используются только для настройки многопользовательской версии.

Пользователи однопользовательской версии также могут выполнить две дополнительные настройки, описанные ниже.

Установка параметров группы Поиск С помощью данной настройки изменяется способ поиска по тексту прикрепленного к РК документа (контекстного поиска).

Чтобы настроить параметры поиска:

1. В окне запуска функций подсистемы «Документы» последовательно щелкните на кнопках Настройки системы и Делопроизводство:

«ДЕЛО 8.6». Руководство пользователя 11- Часть 11. Работа с однопользовательской версией Откроется окно Настройки пользователя, содержащее шесть закладок (по умолчанию открыта закладка Регистрация).

Щелкните на закладке Поиск. Откроется окно закладки (см.

Рис. 11-7).

По умолчанию задан способ контекстного поиска с помощью программы MS FindFast. При этом установлен путь к хранилищу прикрепленных файлов.

Внимание. В зависимости от установленной версии MS FindFast поиск может быть ограничен документами форматов doc и xls.

Внимание. Изменение пути к хранилищу прикрепленных файлов возможно только при одновременном изменении соответствующего параметра в конфигурационном файле системы OFFICE.INI. Не изменяйте заданного по умолчанию значения без крайней необходимости.

2. Если требуется организовать поиск с помощью MS Index Server, установите соответствующий переключатель (щелкните на нем). Установите значения параметров в ставших доступными полях, руководствуясь правилами, изложенными в руководстве администратора.

11-20 «ДЕЛО 8.6». Руководство пользователя Глава 61 Настройка системы Рис. 11-7 Окно настройки параметров поиска Установка параметров группы Прочие – Шаблоны С помощью данной настройки можно вместо шаблона для печати выходной формы, входящего в поставку системы, установить другой, разработанный пользователем шаблон (например, изменить выходную печатную форму РК).

Внимание. Разработка пользователем шаблона осуществляется на уровне прикладного программирования с применением API-интерфейса, входящего в поставку системы.

Правила работы с API-интерфейсом приведены в руководстве прикладного программиста.

«ДЕЛО 8.6». Руководство пользователя 11- Часть 11. Работа с однопользовательской версией Чтобы настроиться на другой шаблон печати:

1. В окне запуска функций подсистемы «Документы» выберите команды Настройки системы, Делопроизводство.

2. В открывшемся окне Настройки пользователя, щелкните на закладке Прочие, затем – на закладке Шаблоны.

Откроется окно подзакладки (см. Рис. 11-8).

Рис. 11-8 Окно подзакладки Прочие – Шаблоны Окно содержит оформленный в виде таблицы список шаблонов, используемых при печати тех или иных выходных форм.

Редактируемые имена файлов шаблонов располагаются в третьей графе таблицы Текущее значение.

11-22 «ДЕЛО 8.6». Руководство пользователя Глава 61 Настройка системы Внимание. Перед тем, как настроиться на новый шаблон, расположите файл шаблона в папке Shablon, входящей в состав папки Delo (папка, создаваемая по умолчанию при установке системы ДЕЛО).

3. Выделите в списке строку с именем изменяемого шаблона, щелкнув на графе Текущее значение соответствующей строки. Курсор 4 переместится в начало выделенной строки, а в начале графы появится мигающий курсор.

4. Введите с клавиатуры новое имя файла шаблона, включая расширение и щелкните на кнопке Записать. В дальнейшем при вызове на печать соответствующей выходной формы будет использоваться новый шаблон.

«ДЕЛО 8.6». Руководство пользователя 11-

Pages:     | 1 |   ...   | 5 | 6 ||



© 2011 www.dissers.ru - «Бесплатная электронная библиотека»

Материалы этого сайта размещены для ознакомления, все права принадлежат их авторам.
Если Вы не согласны с тем, что Ваш материал размещён на этом сайте, пожалуйста, напишите нам, мы в течении 1-2 рабочих дней удалим его.