WWW.DISSERS.RU

БЕСПЛАТНАЯ ЭЛЕКТРОННАЯ БИБЛИОТЕКА

   Добро пожаловать!

Николай АРБЕНИН «ГОМЕОПАТИЧЕСКИЙ» САМОМЕНЕДЖМЕНТ» Практический курс оптимизации жизнедеятельности Практикум «ПРОВЕРЕННЫЙ СПОСОБ УДЛИНЕНИЯ СУТОК НА 1-2 ЧАСА» (разработка делового органайзера, 3-х

шаговая модель, ред. от 26.08.2005) «Гомеопатический» самоменеджмент» – практический курс оптимизации жиз недеятельности человека. Курс основан на методе постепенного и плавного из менения поведенческих привычек и навыков за счёт применения слабых и сверх слабых («гомеопатических») доз информационного воздействия. Подобные дозы информации позволяют учащемуся выполнить задание без какого-либо напря жения сил и с минимальными затратами времени, приобрести полезный навык и применять его в течение всей последующей жизни. В программе более 1000 шагов по 7 различным аспектам жизни человека. Каждый шаг рассчитан на изучение в те чение 1-7 дней. Курс предназначен только для определённой категории граждан, находящихся в состоянии депрессии, отсутствия жизненных сил и ориентиров, а также в состоянии возрастного кризиса (40-45 лет). Отдельные элементы курса мо гут быть использованы для оптимизации производственной деятельности и повы шения собственной эффективности вне зависимости от половой принадлежности и социального статуса. Обучение – условно-бесплатное.

2003- 2 УЧЕБНЫЙ КУРС «ГОМЕОПАТИЧЕСКИЙ» САМОМЕНЕДЖМЕНТ» Содержание практикума • Введение.

• Валерий Кутуков «Секрет ценой 25000 долларов» (Дидактический материал).

• Шаг 1. Создаём виртуальную тренировочную ситуацию – УЧЕБНО-ДЕЛОВОЙ ДЕНЬ со списком дел.

• Шаг 2. Переходим ко второму и самому главному этапу – определению ЗНАЧИМОСТИ каждого дела.

• Александр Ушаков «Время – инструмент карьериста» (Дидактический материал).

• Шаг 3. Выполнение плана.

• Замечания и дополнения.

• Михаил Кларин «Как создавать время» (Дидактический материал).

Введение Настоящий практикум направлен на повышение личной эффективности и эконо мии времени за счёт разработки и применения компактного и простого в использо вании ДЕЛОВОГО ОРГАНАЙЗЕРА. При разработке практикума в ознакомительных целях были использованы дополнительные (дидактические) материалы сторонних авторов.

Когда Вы решите пройти этот практикум, Ваша первая мысль, возможно, будет такой: где найти время чтобы всем этим заняться. И так слишком много дел, а теперь вообще не хватит ни на что.

Спросите себя: чем Вы заняты? Чуть позже Вы познакомитесь с материалами, ко торые помогут Вам понять, какие Ваши действия эффективны, а какие нет. Что ка сается настоящего момента, то можно с уверенностью сказать, что примерно 60-70% Ваших дел – не что иное, как пустая трата времени. Утверждаю это с такой уверен ностью, потому что за несколько лет практических исследований получены стати стические данные, подтверждающие это. Да и Вы сами, проанализировав несколько дней своей жизни, можете прийти к таким же выводам. Если это не так, то данный практикум Вам не нужен.

Выполняя что-либо, постоянно спрашивайте себя: «Способствует ли это дело мо ему успеху?» Если Вы придете к выводу, что Ваша деятельность Вам ничего не дает, надо принять все меры, чтобы от неё отказаться при первой возможности.

Организовать прохождение практикума Вы можете самостоятельно. Общие реко мендации таковы: на прохождение одного шага практикума или изучение дидакти ческого материала следует тратить один день (не более одного часа в день). При необ ходимости, прохождение материала можно замедлить в два раза. Обратите внимание на практическую сторону: испытание органайзера в «боевых» условиях должно за нять не менее одной-двух недель. Это нужно для того, чтобы почувствовать «вкус» Вашей новой реальности, реальности эффективного и организованного человека.

Желаю успеха! Как известно, в сутках редко бывает больше 24 часов.

Ваш Николай Арбенин.

© 2003-2005 НИКОЛАЙ АРБЕНИН, e-mail: arbenin@list.ru Данный материал предназначен только для целей самообразования.

«Путешествие в тысячу миль начинается с одного шага». Лао Цзы ПРАКТИКУМ «ПРОВЕРЕННЫЙ СПОСОБ УДЛИНЕНИЯ СУТОК НА 1-2 ЧАСА» Благодарности Выражаю огромную благодарность за помощь в подготовке практикума:

Валерию Кутукову, «магнетическому маркетологу», за статью «Совет ценой в 25000 долларов»;

Администрации сайта «Ваша карьера» – www.career.ru, за прекрасный мате риал «Время – инструмент карьериста»;

Виталию Иванову – за техническую подготовку и список дел;

Анатолию Мазуру (редактору интернет-дайджеста «ТАКИЕ ДЕЛА!» http://izzi.ru) – за продвижение в Интернете.

Валерий Кутуков «Совет ценой 25 000 долларов» Как часто в своей деятельности мы заняты поиском каких-то магических приемов и техноло гий, которые должны привести нас к успеху. К такой популярной технологии относится система управления временем (Time Management). Тысячи людей посещают специальные семинары и тренинги, заводят «волшебные» записные книжки, органайзеры и ежедневники, заполняют особые таблицы по контролю своего времени и т.д. и т.п. Обычно, полученный выигрыш пол ностью «съедается» необходимостью заполнения всего этого нагромождения формуляров.

Так стоит ли всё это потраченного времени и средств? Может быть всё гораздо проще?

«Дороже всего люди расплачиваются за то, что прене брегают банальными истинами». Фридрих Ницше Сначала я хотел бы предложить вам небольшой экскурс в историю к концу позапрошлого века. Когда «Бетлехем Стил» была ещё маленькой, только появившейся компанией, туда на нёс визит молодой консультант по менеджменту Айви Ли. Он встретился с Чарльзом Швабом.

Впоследствии успехи Шваба позволили ему стать первым в истории человеком, получавшим зарплату более одного миллиона долларов в год. Эндрю Карнеги, основатель компании, был явно доволен способностями Шваба вести дела.

Айви Ли предложил Швабу помочь найти наилучшие пути к успеху компании. Шваб сказал Ли, что они уже знают, как выплавлять сталь, знают, что и как нужно делать. О стали и её про изводстве им всё известно. Но, добавил, они не могут добиться, чтобы быстро делалось всё, что должно быть сделано. Покажите, как сделать то, что нужно делать, бросил вызов Шваб, и мы заплатим столько, сколько вы захотите. Ли ответил, что может сделать это за двадцать минут. Он даже предложил Швабу самому воспользоваться его системой, а потом заплатить Ли столько, сколько по мнению исполнительного директора сталелитейной компании это стоит, если чего-то стоит. Шваба впечатлила самоуверенность Ли, и он предложил ему при ступать.

Источник: Онлайновый курс-тренинг «Секреты магнетического маркетинга» – http://www.bu siness2business.ru/marketing/mmarketing.html. Валерий Кутуков: vkutukoff@mail.ru – «Магнетиче ский маркетолог». I.B. Partners – www.business2business.ru. Реальный бизнес в виртуальном мире.

Публикуется с разрешения автора.

© 2003-2005 НИКОЛАЙ АРБЕНИН, e-mail: arbenin@list.ru Данный материал предназначен только для целей самообразования.

«Путешествие в тысячу миль начинается с одного шага». Лао Цзы Данный практикум может свободно размещаться на интернет-сайтах, при условии отсутствия изъятий, изменений, включений, искажающих его смысл.

4 УЧЕБНЫЙ КУРС «ГОМЕОПАТИЧЕСКИЙ» САМОМЕНЕДЖМЕНТ» Ли предложил Швабу взять лист бумаги и написать то, что тот должен сделать завтра.

Шваб написал. «Теперь расположите эти пункты в порядке значимости», – продолжал Ли.

Шваб сделал это. Тогда Ли дал Швабу свои рекомендации:

«Завтра утром первым делом начинайте работать над пунктом 1 и продолжайте, пока всё не сделаете. Далее принимайтесь за пункт 2 и не отвлекайтесь ни на что, пока он не будет завершен. Потом приступайте к пункту 3 и так далее.

Если вы не сможете выполнить всё, что запланировали, не волнуйтесь. По крайней мере, вы сделали самые важные дела, прежде чем отвлечься на менее значимые».

Ли сказал, что если Шваб выполнит до вечера все пункты плана, то пусть составляет но вый список и начинает его выполнять. И любые пункты, оставшиеся невыполненными, могут быть перенесены в список следующего дня.

«Секрет в том, – продолжал Ли, – чтобы делать это изо дня в день – оценивать относи тельную важность того, чего вы хотите добиться, установить приоритеты, записать план дей ствий и придерживаться его».

Ли посоветовал Швабу делать это каждый день и заставить своих подчиненных также ис пользовать эту систему.

«Испытывайте её, сколько хотите, – сказал Ли, – а потом пришлите мне чек на ту сумму, сколько, по вашему мнению, эта система стоит».

Через несколько недель Чарльз Шваб отправил Айви Ли чек на 25 тысяч долларов, и это ещё тогда, когда 25 000 долларов были ещё настоящими деньгами. Говорят, Шваб сказал сво им сотрудникам, что это была самая ценная идея, когда он когда-либо получал.

Вот так! 20 минут не только принесли Айви доход, соответствующий в то время несколь ким годам работы на высокооплачиваемой должности, но значительно увеличили эффек тивность работы Шваба. Не зря же он стал первым, кому начали платить фантастическую по тем временам зарплату.

И всего лишь за достаточно простой совет, подобные которому вы слышали не раз. И на чёткое следование ему вам потребуется не более 10 минут в день.

Управлять надо не временем, а своими действиями. Не забывайте о Правиле 80/20, кото рое в этом случае может звучать так:

«80% успехов достигается в 20% рассматриваемого периода времени;

и наоборот – 80% потраченного времени приносят лишь 20% пользы» Вовсе не недостаток времени должен беспокоить нас, а тенденция непродуктивного ис пользования большей части времени. То, что мы будем подгонять время и стараться быть более «эффективными» в его использовании, нам вряд ли поможет. Такой подход будет ско рее проблемой, чем решением.

Идеальным было бы увеличить до 100% количество времени, расходуемого на наиболее полезную для вас деятельность. Возможно, этого придется добиться лишь переменой карье ры и стиля жизни. И постарайтесь полностью избавиться от 80% непродуктивных и рутин ных дел, которые дают вам лишь 20% результатов.

«Успех – это не более чем несколько простых правил, соблюдаемых ежедневно, а неудача – это всего лишь не сколько ошибок, повторяемых каждый день». Джим Рон © 2003-2005 НИКОЛАЙ АРБЕНИН, e-mail: arbenin@list.ru Данный материал предназначен только для целей самообразования.

«Путешествие в тысячу миль начинается с одного шага». Лао Цзы ПРАКТИКУМ «ПРОВЕРЕННЫЙ СПОСОБ УДЛИНЕНИЯ СУТОК НА 1-2 ЧАСА» Каждый раз при рассмотрении потенциальной эффективности использования времени задайте себе два простых вопроса:

Не традиционно ли это? Собираюсь ли я поступить как все и как всегда?

Обещает ли это МНОГОКРАТНО увеличить эффективность?

И, если вы хоть на один из этих вопросов ответили «нет», то вряд ли стоить тратить время на такое занятие.

* * * Ну, как Вам совет ценой в 25 000 американских денег? Умножаем эту цифру на и получаем 250 000 у.е.! Это реальный сегодняшний эквивалент (если не больше!!!) тех 25 тысяч долларов. И это за 20 минут работы! Впечатляет!!? Добавлю только, что «акулы» и прочие хищники капитализма деньги считать умеют, «на ветер не броса ют» и очень неохотно расстанутся даже с одним долларом, не говоря уж о десятках килобаксов. Значит, в этом что-то есть.

Попробуем теперь практически воспользоваться информацией приведённой в статье В.Кутукова для разработки собственного делового органайзера:

«Ли предложил Швабу взять лист бумаги и написать то, что тот должен сделать завтра. Шваб написал. «Теперь расположите эти пункты в порядке значимости», – продолжал Ли.

Шваб сделал это. Тогда Ли дал Швабу свои рекомендации: «Завтра утром первым делом начинайте работать над пунктом 1 и продолжайте, пока всё не сделаете. Далее принимайтесь за пункт 2 и не отвлекайтесь ни на что, пока он не будет завершен.

Потом приступайте к пункту 3 и так далее.

Если вы не сможете выполнить всё, что запланировали, не волнуйтесь. По крайней мере, вы сделали самые важные дела, прежде чем отвлечься на менее значимые».

Проверим теорию практикой. Цель проста и ясна – увеличить собственную эф фективность, упорядочить дела, научиться экономно расходовать время, высвобо дить его для СЕБЯ любимого. Для этого нужно всего лишь создать список дел (1), расположить их в порядке значимости (2) и последовательно выполнять (3). Ну, пря мо как ударники капиталистического труда. Написал я это, и прослезился от соб ственной крутости! Итак, начали!

Шаг 1. Создаём виртуальную тренировочную ситуацию – УЧЕБНО-ДЕЛОВОЙ ДЕНЬ со списком дел.

Обращаю внимание, что список готовим на следующий день. Делать это удобнее всего вечером, в спокойной обстановке. С толком, чувством и расстановкой. Как учил вождь всех народов товарищ Ленин. С каждым днём процесс составления пла на будет выполняться всё легче и быстрее, с учётом того, что некоторые дела будем планировать не только на следующий день, но и на два, три, четыре дня вперед и т.д.

© 2003-2005 НИКОЛАЙ АРБЕНИН, e-mail: arbenin@list.ru Данный материал предназначен только для целей самообразования.

«Путешествие в тысячу миль начинается с одного шага». Лао Цзы Данный практикум может свободно размещаться на интернет-сайтах, при условии отсутствия изъятий, изменений, включений, искажающих его смысл.

6 УЧЕБНЫЙ КУРС «ГОМЕОПАТИЧЕСКИЙ» САМОМЕНЕДЖМЕНТ» Это означает, что планы на некоторые дни уже будут частично подготовлены. Кро ме того, некоторые будущие дела могут быть «расписаны» в процессе деятельности в течение дня. Реально, затраты времени на подготовку плана могут составить 5- минут, которые дадут 20-30-кратный выигрыш, и не только во времени. Экономия всего лишь одного часа в день в течение одного месяца высвободит почти ЧЕТЫРЕ ДНЯ (8-часовых, рабочих). А теперь пересчитайте на год! Теперь Вы знаете, куда утекает время! «Мы, казалось бы, теряем минуты, а незаметно проходит вся жизнь».

И это без учёта других пожирателей времени (их существует около 30! и это тема от дельного практикума). Итак, примерный список дел (личные и домашние дела пока не учитываем):

01. Заехать в ООО «Хорошая электросвязь» и заплатить за канал ADSL. Уже про срочен один день – того и гляди, отключат, и фирма будет стоять на ушах;

02. Позвонить в телефонную компанию и узнать о состоянии заявки на установку телефона;

03. Разработать и отладить новый аналитический отчёт в учётной программе компании;

04. Ответить на письмо по электронной почте;

05. Срочно забрать из нал. инспекции выписку из реестра и завезти ее в банк;

06. Составить и подписать у шефа заявку на закупку оргтехники;

07. Забрать выписки из банка;

08. Составить и отправить по факсу письмо с деловым предложением в ООО «Рога и копыта»;

09. Подключить базу данных филиала новому бухгалтеру и установить для него права доступа по возможности быстрее;

10. Срочно доработать отчет. Шефу уже к вечеру нужны данные о продажах в дру гом разрезе аналитики;

11. Проверить электронную почту, почистить почтовые ящики от электронного мусора и старых писем;

12. Позвонить в фирму «IP-телефония» и выяснить, почему плохо работает IP шлюз.

Для записи дел используем стопку листков шириной 70-80 мм и высотой 90- мм и разбитых на зоны (см. Рис.1). Для каждого дела – один листок. Дело записываем в зону «А». Если не хватает места, то используем промежуточную зону «АС». Каждое дело может иметь комментарий, например, номер телефона или адрес. Комментарий записываем в зону «С». Обратите внимание, комментарий здорово облегчает рабо ту – не нужно рыться в справочниках и телефонных книжках, листать базу данных мобильного телефона. Если комментарий большой, то под него также можно исполь зовать промежуточную зону «АС». Итак, зоны «А», «АС», «С» – предназначены для записи самого дела и комментариев к нему.

Мы условились, что составляем план на следующий день, поэтому дату этого дня необходимо записать в листок органайзера – в зону «D». В дальнейшем, при плани ровании на несколько дней вперёд, это поможет скомпоновать листки в пакет и из бежать путаницы.

В процессе записи дела определяем его примерную длительность и заносим её в зону «Q». Формат записи: «H’MM’’», где H – количество часов, M – количество минут.

© 2003-2005 НИКОЛАЙ АРБЕНИН, e-mail: arbenin@list.ru Данный материал предназначен только для целей самообразования.

«Путешествие в тысячу миль начинается с одного шага». Лао Цзы ПРАКТИКУМ «ПРОВЕРЕННЫЙ СПОСОБ УДЛИНЕНИЯ СУТОК НА 1-2 ЧАСА» L R B B A A C F обратная сторона листка C T Q D I Рис. 1. Зоны листка органайзера A – основная зона для записи дела;

C – комментарий к делу;

T – время начала дела;

Q – длитель ность дела;

D – дата дела;

I – значимость дела;

L – служебное поле слева;

R – служебное поле спра ва;

В – зона для зажима биндера;

F – свободное поле на обратной стороне листка (записи вести так, чтобы зона В была внизу) Лично я использую собственные единицы длительности – «квадрансы» (Q). Один «квадранс» (1Q) равен 15 минутам стандартного земного времени. Например, два с половиной часа – это 10 Q. Личная практика показала удобство этой единицы. Она оптимизирует паузы между делами и позволяет избежать перенапряжения и стрес сов. «Загнанных лошадей пристреливают, не правда ли?» Зона «Q» не является обяза тельной. При использовании «квадрансов», начало любого дела желательно «привя зывать» к 00, 15, 30 и 45-минутным отсчётам каждого часа, т.е. «синхронизировать».

Остаётся ещё несколько незаполненных зон. Зоны «L» и «R» являются служеб ными, о них речь пойдет позже. Зона «F» на обратной стороне листка – свободная, служит расширением для зон «A» и «С».

Остались две самые главные зоны – «B» и «I». Зона «B» – технологическая, она превращает пачку разроз ненных листков в компактный деловой органайзер. Как спросите Вы? Очень просто – зажмите в этом месте листки 15-мм биндером (зажимом для бумаг). «Да», – скажите Вы – «Всё гениальное – просто!» Да, именно так! Простая прищепка и два-три десятка листков – вот Вам и полноценный органайзер. Снимаем биндер, пе ретасовываем или удаляем «дела» так как нам надо, за жимаем листки снова, складываем рычаги биндера вдоль листков, и в карман. Дёшево и сердито! Есть ещё несколько усовершенствований, но о них позже.

© 2003-2005 НИКОЛАЙ АРБЕНИН, e-mail: arbenin@list.ru Данный материал предназначен только для целей самообразования.

«Путешествие в тысячу миль начинается с одного шага». Лао Цзы Данный практикум может свободно размещаться на интернет-сайтах, при условии отсутствия изъятий, изменений, включений, искажающих его смысл.

8 УЧЕБНЫЙ КУРС «ГОМЕОПАТИЧЕСКИЙ» САМОМЕНЕДЖМЕНТ» За работу никогда не надо браться круто, сразу, не срываться с места, а входить в работу исподволь. Голова и тело потом сами разойдутся и заработают, а если приняться сразу, скоро и себя, как говорится, «зарежешь» и работу «запорешь». По сле крутого начального порыва работник скоро сдает - и сам будет испытывать усталость, и работу будет портить. А.Гастев И, наконец, мы добрались до зоны I. Эта зона по сути самая важная – сюда будем записывать такой параметр дела как ЗНАЧИМОСТЬ. Параметр, ради которого вся эта суета и затевалась.

Шаг 2. Переходим ко второму и самому главному этапу – определению ЗНАЧИМОСТИ каждого дела.

Немного теории. Что есть ЗНАЧИМОСТЬ в контексте нашего проекта? ЗНАЧИ МОСТЬ дела – это комбинация важности и срочности. В Интернете был найден от личный материал, разъясняющий эти понятия. Знакомьтесь:

Александр Ушаков «Время – инструмент карьериста» «Время подобно непостоянной и капризной любовнице: чем более за нею гоняешься, чем более стараешься ее удержать, тем скорее она покидает тебя, тем скорее изменяет» М.Ю.Лермонтов О том, как управлять временем написаны горы литературы, о проблемах повышения эф фективности использования времени болеют руководители. Катастрофически не хватает этого бесценного ресурса почти каждому человеку, активно относящемуся к жизни. Почему же мы не нашли ещё каких-либо простых и удобных способов регулировать свои взаимоот ношения с нашим временем? У некоторых скептиков возникает законный вопрос: а надо ли им вообще управлять?

Как вы начинаете рабочий день? С просмотра почты или вызова секретаря? С чашки чая или чтения свежей прессы? А, может быть, с планирования сегодняшнего дня или самых срочных утренних звонков? Что является для вас стимулом для продуктивной работы? Уда ётся ли вам включаться в работу сразу или вам необходимо для этого какое-то время.

Говорят, что время потраченное на раскачку – украдено у жизни. Но всегда ли это так? Слож но сразу включиться в работу, если вы не спланировали ваш день с вечера. Значит, вы пустили дело на самотек, повинуясь каким-то внешним обстоятельствам, забыв, или отложив «на по том» главное дело сегодняшнего дня. В таком случае не вы строите свою работу, а она вас.

Работа очень часто «строит» тех, кто плывет по жизни без руля и без ветрил, повинуясь дуновению любого ветерка, не говоря уже о шквалах, штормах и бурях. Про них не скажешь, что они – архитекторы своей жизни... Мы теряем рабочие минуты, а проходит жизнь. Наша жизнь. И поэтому так много внимания уделяется в наше стремительно летящее время раз умному использованию этого, так незаметно ускользающего ресурса.

Источник: интернет-проект «Ваша карьера» – http://www.career.ru/ushakov/about.htm.

Материал публикуется с разрешения редакции сайта.

© 2003-2005 НИКОЛАЙ АРБЕНИН, e-mail: arbenin@list.ru Данный материал предназначен только для целей самообразования.

«Путешествие в тысячу миль начинается с одного шага». Лао Цзы ПРАКТИКУМ «ПРОВЕРЕННЫЙ СПОСОБ УДЛИНЕНИЯ СУТОК НА 1-2 ЧАСА» Надо сказать, что люди были озабочены управлением своим временем достаточно давно.

По мнению Стивена Кови, автора бестселлера «Семь навыков высокоэффективных людей.

Возврат к этике характера», существует уже четыре поколения управления временем.

Первая волна характеризовалась записками, памятками, попытками упорядочить и си стематизировать всё, что требует от нас затрат времени и сил.

Во втором поколении появились самые разные календари и деловые дневники. Это от ражало попытку смотреть вперед, планировать события и свою деятельность на будущее.

Третье поколение отражает современный этап управления временем. К наследию пред ыдущих поколений добавляется идея расстановки приоритетов, ценностей и сравнения зна чимости различных дел. Кроме этого, третье поколение сосредотачивается на ежедневном планировании, вводятся долгосрочное, среднесрочное и краткосрочное планирование, по становка промежуточных целей.

При этом люди постепенно начали осознавать, что нацеленность на повышение произво дительности своего труда таким способом часто оказывается контр-производительной. Она порождает ожидания, которые приходят в столкновение с возможностью развивать плодот ворные отношения, удовлетворять человеческие потребности и наслаждаться обычными радостями повседневной жизни. Люди отворачиваются от методов управления, которые встраивают их жизнь в слишком жесткие схемы.

Сегодня уже возникает четвертое, совсем иное поколение. Стало понятным, что задача теперь – не управление временем, а управление собой. Планируются не действия и вре мя, а сохранение и развитие отношений и достижение результатов.

Другими словами, нам не следует пытаться быть более организованными, не нужно ста раться лучше распределять время. Следует начать по-новому мыслить о времени.

Резерфорд в обед спрашивает своего сотрудника, что он делает.

Тот отвечает: «Работаю».

– А утром что делал?

– Работал.

– А вечером что будешь делать?

– Работать.

– Помилуй Бог, все работать, работать, а когда же думать будешь?

Очень важно, как пишет Ричард Кох, автор книги «Принцип 80/20. Как достичь многого минимальными средствами», очень важно не путать это новое мышление с упражнениями, взятыми из руководства вроде «Как распоряжаться временем». Сегодня издание методичек и тренинги по управлению временем (Time-Managment) превратились в индустрию, при носящую $1 миллиард долларов доходов в год. Основное свойство этой науки состоит в том, что она занята не столько проведением тренингов, сколько продвижением консультантов по использованию времени. Американские специалисты в этой области являются еще и крупными проповедниками. Самая быстрорастущая фирма в индустрии, корпорация Fran klin, имеет глубокие корни в религии мормонов.

Между тем управление своим временем – не просто модное увлечение. Многие менедже ры, пройдя такие курсы, увеличивают продуктивность работы на 15-20%. Суть большинства Нет ничего более легкого, чем быть занятым, и нет ни чего более трудного, чем быть результативным.

А.Макензи © 2003-2005 НИКОЛАЙ АРБЕНИН, e-mail: arbenin@list.ru Данный материал предназначен только для целей самообразования.

«Путешествие в тысячу миль начинается с одного шага». Лао Цзы Данный практикум может свободно размещаться на интернет-сайтах, при условии отсутствия изъятий, изменений, включений, искажающих его смысл.

10 УЧЕБНЫЙ КУРС «ГОМЕОПАТИЧЕСКИЙ» САМОМЕНЕДЖМЕНТ» методик состоит в уплотнении, утряске и усушке. Идея всех методик в том, чтобы каждый отрезок времени в течение рабочего дня должен быть лучше спланирован. Пишутся списки задач, потом выделяются самые приоритетные, тщательно продумывается расписание. Но времени все равно не хватает. В результате – их рабочий день становится все дольше и доль ше, а усталость – все больше и больше. Они приходят к тому, от чего ушли.

Новое мышление заставляет нас посмотреть на время с другой стороны. И, в соответствии с законом Парето, оказывается, что 80% всех результатов достигается нами в течение 20% всего потраченного времени. И это переворачивает все обыденные представления. Оказы вается, времени у нас хватает. Только вот оно продуктивно, по-настоящему используется у нас лишь на 20%. Нехватка времени – миф! Принцип 80/20 предполагает, что если мы уделим в два раза больше внимания 20% главным видам деятельности, то сможем свести нашу рабо чую неделю к двум дням и при этом достичь на 60% больше, чем нам удается сейчас.

Другими словами, время у нас есть. Но как с ним поступить? Как найти те двадцать «пра вильных» процентов? И как увериться в надежности нашего выбора? Потом как же это – в остальное время что, можно отдыхать?

Попробуем разобраться. Если отнестись к себе как целостному созданию, как к человеку в конце концов, то можно обнаружить, что кроме рабочего, существует ещё и время для отдыха, для саморазвития, для семьи, для сна. Почему же, регламентируя только время ра боты, мы забываем об остальном? Или мы только винтики в механизме по добыванию денег или славы для кого-то, стоящего выше нас?

Если мы – люди со всем комплексом человеческих возможностей и ограничений, то по нятно, почему надо управлять не временем, а собой.

Суть четвёртого поколения управления временем, по мнению С.Кови, можно уяснить по матрице, изображённой в таблице 1. Исходная идея её заключается в том, что мы расходуем время одним из четырех способов.

Таблица 1. МАТРИЦА УПРАВЛЕНИЯ ВРЕМЕНЕМ Дело Срочные Не срочные Важные I II Критические ситуации Профилактические действия Неотложные проблемы Поддержание ресурсов и средств Проекты с «горящим» сроком испол- Создание связей нения Поиск новых возможностей Планирование Восстановление сил Не важные III IV Отвлечения, некоторые телефонные Мелочи, отнимающие время звонки Корреспонденция Какая-то корреспонденция, Звонки какие-то сообщения Пустая потеря времени Некоторые заседания Праздное времяпрепровождение Предстоящие неотложные дела Распространенные виды деятель ности © 2003-2005 НИКОЛАЙ АРБЕНИН, e-mail: arbenin@list.ru Данный материал предназначен только для целей самообразования.

«Путешествие в тысячу миль начинается с одного шага». Лао Цзы ПРАКТИКУМ «ПРОВЕРЕННЫЙ СПОСОБ УДЛИНЕНИЯ СУТОК НА 1-2 ЧАСА» Как видно из матрицы, виды деятельности определяются двумя факторами: срочным и важным.

Срочное – это то, что требует немедленного внимания. То, что можно обозначить словом «Сейчас!» Срочное обладает каким-то почти необъяснимым магнетизмом. Как часто теле фонный звонок заставляет отвлечься от важного разговора, от дела, которое необходимо для нас как жизнь. Для многих недопустима даже мысль о том, что телефонную трубку можно не брать!

Срочные дела обычно приятны своей легкостью и очевидностью. Они требуют, чтобы их сделали! Они просты и общеизвестны. Делать их – одно удовольствие.

Если у вас есть на сегодня самое важное дело, то ему придется бороться с множеством срочных. Не успели вы появиться на работе, как в дверях вас встречает секретарь руково дителя со срочным поручением: «К часу должно быть сделано!» Вы садитесь за стол, и об волакивающий запах свежеприготовленного кофе манит вас к кофеварке. И когда вы снова уселись, телефонный звонок веселой трелью нарушает вашу решимость заняться этим, са мым важным для вас на сегодня делом. Потом от вас начинают требовать немедленно за визировать какие-то документы, потом снова звонок. Впрочем, что толку описывать то, что мы привычно называем текучкой или рутинной работой. Именно она съела время, которое с такими надеждами было отведено вами для самых важных дел. А какие дела можно назвать важными?

Важное имеет отношение к результатам. Важным является то, что вносит вклад в вашу миссию, ваши ценности и в ваши наиважнейшие цели.

Важные и несрочные дела требуют от нас гораздо большей инициативы, чем срочные, которые просто толкают нас «Делай!» Мы должны проявлять активность, чтобы не упустить возможность и получить результат. Если у нас нет представления о том, что важно для нас, о тех результатах, которых мы хотим достичь в жизни, то мы легко переходим к реагированию на срочное.

Если взглянуть на матрицу управления временем, то можно увидеть, что первый квадрат одновременно и срочный и важный. Он связан с тем, что приносит значительные результа ты и требует немедленного внимания. У каждого из нас в жизни есть какое-то количество подобных дел. Но когда вы сосредотачиваетесь на Квадрате I, он становится всё больше и больше, до тех пор, пока не накроет вас целиком, как огромная волна. Огромная пробле ма накатывает, обрушивается на вас и сбивает вас с ног. Вы боретесь с этой волной и, едва справившись, попадаете под очередную, которая опять сбивает вас с ног и распластывает на песке.

Некоторые люди изо дня в день оказываются буквально бомбардируемыми проблемами.

Единственное облегчение видят они в бегстве к не важным и не срочным делам Квадрата IV.

Так живут люди, управляемые кризисными ситуациями.

Другие люди значительную часть времени тратят на срочный, но не важный Квадрат III.

Они тратят своё время на срочное, считая это также и важным. Но, в действительности, сроч ность этих дел основана на приоритетах и ожиданиях других людей.

Люди эффективные держатся в стороне от Квадратов III и IV, поскольку срочные они или нет – они не важные. Кроме того, они уменьшают размер Квадрата I, проводя больше време ни в Квадрате II.

Сердцем эффективного управления временем, а значит собой, является Квадрат II. Он свя зан с тем, что считается важным, но не срочным. Он включает в себя такую деятельность, как строительство отношений, написание личной миссии, долгосрочное планирование, упраж нения, профилактику, подготовку – все те дела, которые мы считаем нужными, но редко за © 2003-2005 НИКОЛАЙ АРБЕНИН, e-mail: arbenin@list.ru Данный материал предназначен только для целей самообразования.

«Путешествие в тысячу миль начинается с одного шага». Лао Цзы Данный практикум может свободно размещаться на интернет-сайтах, при условии отсутствия изъятий, изменений, включений, искажающих его смысл.

12 УЧЕБНЫЙ КУРС «ГОМЕОПАТИЧЕСКИЙ» САМОМЕНЕДЖМЕНТ» ставляем себя за них взяться, так как они не срочные. Некоторые результаты сосредоточе ния вашей деятельности в каком-либо из Квадратов показаны в таблице 2.

Если вы хотите добиться правильного и эффективного использования вашего времени, то основное внимание лучше уделять перспективным и самым важным для вас делам Квадрата II. Одновременно сокращая деятельность во всех остальных Квадратах. Постепенно вы уви дите, как начинает меняться в лучшую сторону ваша жизнь, насколько больших результатов вы достигаете, прилагая при этом меньше усилий, чем раньше.

Это будет означать для вас изменение старого мышления. Важность и ценность вашей лич ности для вас возрастет. Вы больше станете уделять времени вопросам самосовершенствова ния, взаимодействия с друзьями, членами вашей семьи, детьми. Вам легче будет переключать ся с работы на спорт, с учебы на домашние дела, с утренних дел на дневные и вечерние.

Иначе говоря, перед нами встанет ещё одна проблема – эффективного использования свободного от профессиональной деятельности времени. Но, надеюсь, её решать приятно.

Таблица 2. РЕЗУЛЬТАТЫ Дела Срочные Не срочные Важные I II Стресс Видение перспективы Самосожжение Баланс Управление в условиях кризиса Дисциплинированность Постоянный пожар и «вечный бой» Контроль Малое количество кризисных ситуаций Не важ- III IV ные Концентрация на краткосрочном Полная безответственность Управление в условиях кризиса Увольнение с работы Репутация хамелеона Зависимость в основных вопро Представление о бессмысленности целей сах от других лиц или организа и планов ций Ощущение себя жертвой, не владеющей собой Слабые или разорванные отношения Если мы приходим домой, не отключившись от работы, то это может послужить причиной конфликтов, что, естественно, не даст возможности полноценно отдохнуть после наряжен ного рабочего дня. Когда раздраженный офисными проблемами муж роняет за столом фра зу «Почему борщ опять холодный?», то часто в ответ он слышит – «Потому что надо вовремя домой приходить!» Эмоционально заряженные и направленные на личность реплики могут запустить конфликт, который перейдя в серьезную ссору, возможно, закончится сильными переживаниями. Мысли об этом на следующее утро будут мешать сосредоточиться на рабо те.

Нужно просто запретить себе смешивать рабочие проблемы с домашними. В идеале – дома ничего не должно напоминать о работе. Здесь нужно найти для себя тот сигнал или стимул, который будет служить «переключателем» на домашний лад. В случае, если кто-то из домашних тоже возвращается после трудного дня, можно поставить себе за правило не ре агировать на раздраженные реплики обратной агрессией хотя бы в течение первых десяти минут. Не нужно провоцировать себя на срыв.

© 2003-2005 НИКОЛАЙ АРБЕНИН, e-mail: arbenin@list.ru Данный материал предназначен только для целей самообразования.

«Путешествие в тысячу миль начинается с одного шага». Лао Цзы ПРАКТИКУМ «ПРОВЕРЕННЫЙ СПОСОБ УДЛИНЕНИЯ СУТОК НА 1-2 ЧАСА» Люблю себе только хорошие новости сообщать.

Поэтому и настроение всегда хорошее. М.Жванецкий Вечером, после работы надо настроить себя на восприятие только приятных нам вещей.

Я хорошо знаю менеджера по персоналу одной крупной строительной компании, которая, вернувшись с работы и не включаясь в домашние дела, минут пятнадцать танцует. Она нор мальный человек, просто она любит танцевать и легко позволяет себе получать от этого удо вольствие. Это отвлекает её от проблем компании.

Другие предпочитают обрушиться в кресло и выпить аперитив, третьи – погружаются в нирвану любимой музыки или созерцание и уход за любимыми комнатными растениями или рыбками, четвёртые – начинают весело щебетать с детьми. Подчёркиваю – щебетать, а не строго, сохраняя испорченное на работе настроение спрашивать: «Ну, что там у тебя в днев нике?» или «Почему опять не переоделся после школы?» В любом случае надо сразу бросить себя в область приятных эмоций. Привычный «пере ключатель» – телевизор – скорее всего будет не самым лучшим способом использования личного времени или средством отвлечься от проблем. Лучше хотя бы на время спрятать ся от информации о войне, голоде и насилии. «Люблю себе только хорошие новости со общать, – говорил М.Жванецкий, – Поэтому и настроение всегда хорошее». Поверьте мне, самые важные новости вас все равное не минуют, а вечер может быть испорчен. Лучше ра доваться, чем грустить. Проверено. И на всё хватит времени.

* * * Итак, мы теперь знаем, что такое ЗНАЧИМОСТЬ дела. Давайте посмотрим на наш список дел (на самом деле это уже стопка листков органайзера) с этой (новой) точки зрения. Добавим к списку в конец каждого дела его ЗНАЧИМОСТЬ и примерные затраты времени (добавим значения от I до IV в зону «I» листка органайзера).

01. Заехать в ООО «Хорошая электросвязь» и заплатить за канал ADSL. Уже про срочен один день – того и гляди, отключат, и фирма будет стоять на ушах (I – 1, часа) – сейчас это ВАЖНОЕ и СРОЧНОЕ дело, может вызвать убытки, но в реально сти ВАЖНОЕ и НЕСРОЧНОЕ, так как это нужное, но плановое мероприятие;

02. Позвонить в телефонную компанию и узнать о состоянии заявки на установку телефона (II – 0,25 часа) – дело ВАЖНОЕ, потому что создает новый ресурс, но НЕ СРОЧНОЕ;

03. Разработать и отладить новый аналитический отчёт в учётной программе компании (II – 2 часа в день) – дело ВАЖНОЕ, так как создает новый ресурс, но НЕ СРОЧНОЕ;

04. Ответить на письмо по электронной почте (II – 0,5 часа) – однозначно дело НЕСРОЧНОЕ, так как может подождать день-два, но ВАЖНОЕ, так как влияет на репутацию и взаимоотношения с клиентом;

05. Срочно забрать из налоговой инспекции выписку из реестра и завезти её в банк (I – 1,5 часа) – в данной ситуации СРОЧНОЕ и ВАЖНОЕ дело, так как задержка мо жет нанести фирме значительные убытки;

© 2003-2005 НИКОЛАЙ АРБЕНИН, e-mail: arbenin@list.ru Данный материал предназначен только для целей самообразования.

«Путешествие в тысячу миль начинается с одного шага». Лао Цзы Данный практикум может свободно размещаться на интернет-сайтах, при условии отсутствия изъятий, изменений, включений, искажающих его смысл.

14 УЧЕБНЫЙ КУРС «ГОМЕОПАТИЧЕСКИЙ» САМОМЕНЕДЖМЕНТ» 06. Составить и подписать у шефа заявку на закупку оргтехники (IV – 0,5 часа) – дело НЕСРОЧНОЕ и НЕВАЖНОЕ, так как особо не «горит»;

07. Забрать выписки из банка (IV – 1 час) – дело НЕСРОЧНОЕ и НЕВАЖНОЕ, так как есть система банк-клиент;

08. Составить и отправить по факсу письмо с деловым предложением в ООО «Рога и копыта» (II – 0,5 часа) – НЕСРОЧНОЕ, но ВАЖНОЕ, так как создает новые связи;

09. Подключить базу данных филиала новому бухгалтеру и установить для него права доступа по возможности быстрее (III – 0,5 часа) – СРОЧНОЕ, но НЕ ВАЖНОЕ, это отвлечение на чужие проблемы;

10. Срочно доработать отчет. Шефу уже к вечеру нужны данные о продажах в дру гом разрезе аналитики (I – 2 часа) – дело СРОЧНОЕ и ВАЖНОЕ, так как данные нуж ны для принятия решения;

11. Проверить электронную почту, почистить почтовые ящики от электронного мусора и старых писем (IV – 0,5 часа) – здесь всё просто – НЕСРОЧНО и НЕВАЖНО;

12. Позвонить в фирму «IP-связь» и выяснить, почему плохо работает IP-шлюз (IV – 0,25 часа вместе с тестированием связи) – СРОЧНОЕ, так сотрудники «капа ют на мозги» и НЕВАЖНОЕ дело.

Шаг 3. Выполнение плана. Объективная реальность Предполагается, что рабочий день длится с 9-00 до 18-00 часов с перерывом на обед с 13-00 до 14-00 часов. Профессия – специалист по IT-технологиям с некоторым набором организационных функций.

Суммарные затраты времени по всем делам: 11 часов. Сосредотачиваемся на делах из групп «I» и «II» – «01-05, 08, 10». Отбираем МОБИЛЬНЫЕ дела, т.е. требующие передвижения. Это дела «05», «01», требующие 3 часов в сумме, но фактически 2 часа из-за объединения маршрутов. К делу «05» добавляем несрочное и неважное дело «07», выполняемое в том же месте. ИТОГО: «05» > «07» > «01» – всего 2 часа, вместо 4 х часов в сумме. Эти дела не требуют каких-либо умственных напряжений, поэтому их планируем на послеобеденное время.

Остаются дела «2-4, 8,10». Самое эффективное время для умственной работы – это первая половина дня. Начинаем с дела «10», затем «3». Это дела одного плана, в сумме отнимают 4 часа времени. Из-за того, что похожие дела делаем последовательно и в самое эффективное время, получаем выигрыш в 0,5 часа. В эти оставшиеся до обе денного перерыва можно выполнить похожие дела «04» (или «08») или потратить с еще большей пользой, например, для личных дел. Реально, выполняем дело «09», чтобы не слышать стоны из бухгалтерии – своё здоровье дороже. Итак, до обеда вы полнены дела «10, 3, 9».

С 14-00 до 16-00 часов выполняем запланированные мобильные дела «05, 07, 01». В течение следующего часа выполняем дела «04» и «08». После чего с 17-00 выполняем оставшиеся дела в следующей последовательности «02» > «12» > «06» > «11». Дело «02» переносим на утро следующего день, так как в 17-00 в ООО «Хорошая электро связь» дверь уже «на лопате». Дело «06» выполняем наполовину и переносим на сле дующий день, так как шеф уже давно уехал из офиса. Поэтому в оставшееся время © 2003-2005 НИКОЛАЙ АРБЕНИН, e-mail: arbenin@list.ru Данный материал предназначен только для целей самообразования.

«Путешествие в тысячу миль начинается с одного шага». Лао Цзы ПРАКТИКУМ «ПРОВЕРЕННЫЙ СПОСОБ УДЛИНЕНИЯ СУТОК НА 1-2 ЧАСА» пьём кофе, читаем электронную почту, роем Интернет, отвечаем по сто раз на одни и те же вопросы «юзеров» и т.д.

Как видите, нет ничего сложного! Нам удалось реально втиснуть 11 часов в 8-ми часовой рабочий день. Все дело в правильном приоритете дел. Во, загнул! Мозги ско ро опухнут от этих дел! Нет, так работать нельзя! А как можно и нужно? Маленькая подсказка: нужно успевать всё сделать в первую половину рабочего времени, так что бы вторую потратить на себя! Это будет эквивалентно повышению зарплаты в два раза. Вы думаете, что дядя, на которого Вы горбатитесь, оценит Ваш трудовой подвиг удвоением зарплаты. Наивные ожидания!!! А вообще нужно стремиться работать на себя, для этого нам и мозги даны. И всё зависит только от Вас!

Я должен был сам, посредством упорного труда, испытав всё на своей шкуре, открыть прописные истины, такие как: никто тебе не поможет лучше, чем ты сам, значит, нужно делать всё от тебя зависящее, чтобы достичь поставленной цели, а этот процесс безграничен, как и само развитие человеческой личности. Ведь цель тоже меняется.

Брюс ЛИ Основатель Школы Своего Дела (http://shsd.ru) Юрий Мороз пишет по этому по воду: «…Вы занимаетесь рутиной, а нужно делать новое? Подготовьте себе замену.

Если подумать на эту тему, то можно не только удвоить производительность, но и утроить.

Но только постарайтесь не уйти в дебри размышлений. Больше практики. Больше практики. Так и хочется добавить, «товарищи»!

Вы же работаете каждый день. Вот и начните каждый день работать над произ водительностью. Чтобы меньше работать. Но при этом получать большие резуль таты.

Количество времени у каждого из нас ограничено. Но при этом одни люди добива ются в сотни и тысячи больших результатов, чем другие. Исключительно за счет производительности.

Производительность может расти бесконечно. И какого бы уровня мы не добились, всегда есть возможность повысить производительность ещё…» Замечания и дополнения Ещё несколько замечаний и дополнений, полученных в результате испытаний ор ганайзера:

• Обратите внимание, что над зонами «T, Q, D, I» листка органайзера есть допол нительные пары полей. В них переписываем информацию из зон «T, Q, D, I» при пе реносе дела на следующий день или при каких-либо изменениях его параметров.

Переписать информацию можно два раза. Дальше переносить уже некуда – надо вы полнять!!! Два переноса – это уже тревожный симптом. Попробуйте проанализиро вать ситуацию. Видимо дело, которое Вы переносите Вам не по душе.

• Для разделения листков с разными датами можно использовать цветные листки сепараторы. Зоны «L» и «R» используйте для своих собственных пометок.

© 2003-2005 НИКОЛАЙ АРБЕНИН, e-mail: arbenin@list.ru Данный материал предназначен только для целей самообразования.

«Путешествие в тысячу миль начинается с одного шага». Лао Цзы Данный практикум может свободно размещаться на интернет-сайтах, при условии отсутствия изъятий, изменений, включений, искажающих его смысл.

16 УЧЕБНЫЙ КУРС «ГОМЕОПАТИЧЕСКИЙ» САМОМЕНЕДЖМЕНТ» • Поступило предложение добавить к органайзеру картонную или пластиковую обложку (П-образную, если смотреть сбоку), для того, чтобы листки не мялись.

• Несмотря на кажущуюся простоту, органайзер показал себя как отличное и недо рогое средство увеличения собственной эффективности. Если Вы солидный человек, то в Ваших руках этот органайзер будет выглядеть, мягко скажем, архаично. Особен но на фоне «Роллекса» ценой в 10 килобаксов. Для того чтобы Вы не выглядели как «последний лох», советуем внести в органайзер некоторые косметические улучше ния. Обложку выполняем, по меньшей мере, из крокодиловой кожи с золотым тис нением, инкрустированной по периметру бриллиантами. Биндер оставляем, так как он придает особый, неповторимый облик данному изделию. Его лишь стоит покрыть приличным слоем золота или обшить кожей питона. Если Вы невзначай, на светском рауте, достанете из кармана этот шедевр человеческой мысли, то потрясающий успех Вам будет обеспечен.

Выводы:

В результате выполнения практикума мы получили простой, недорогой, но эф фективный инструмент управления делами и временем. Реальная эффективность была проверена собственным опытом использования органайзера, а также экспери ментом с привлечением команды супервайзеров и торговых представителей одной из коммерческих фирм.

Внешний вид органайзера:

Ждем Ваших отзывов и предложений по использованию данного органайзера.

Конструктивная критика приветствуется!

© 2003-2005 НИКОЛАЙ АРБЕНИН, e-mail: arbenin@list.ru Данный материал предназначен только для целей самообразования.

«Путешествие в тысячу миль начинается с одного шага». Лао Цзы ПРАКТИКУМ «ПРОВЕРЕННЫЙ СПОСОБ УДЛИНЕНИЯ СУТОК НА 1-2 ЧАСА» Когда основная часть практикума была оформлена в эту брошюру, в Интернете, как по-заказу, нашёлся материал, подтверждающий и обобщающий основные поло жения практикума. Советуем обратиться к этой информации как к закрепляющей, только после 7-10 дневной эксплуатации органайзера. Знакомьтесь:

Михаил Кларин «Как создавать время» Автор: Михаил Владимирович Кларин, ведущий эксперт Российского института директоров, Российская академия образования.

Острый дефицит времени является общей чертой любого нормально ра ботающего бизнеса, особенно на этапе его развития. В связи с этим особое значение приобретает тайм-менеджмент, или навыки рационального управ ления временем.

Существует множество способов успешного использования времени. Их можно представить в виде принципов конструктивных действий по органи зации своей работы:

• точное определение целей. Начиная что-либо делать, необходимо как можно точнее определить, что вы конкретно хотите сделать. Многие люди, не зная точно, к чему идут, сво рачивают с прямой дороги еще на старте. Они теряют направление и реагируют на любые отвлекающие сигналы;

• сосредоточенность на главном. Весьма полезно составить список всех дел, в соответ ствии с их приоритетом и срочностью;

• создание стимулов. Человек лучше всего делает то, что ему нравится. «Любимые» дела всегда делаются быстрее, чем «нужные». Если можно превратить «нужно» в «хочу», эффек тивность работы значительно повысится;

• установка сроков. Лучший способ взять на себя обязательство – установить срок выпол нения того или иного задания;

• решительность. Говорят, что успех – это способность поступать правильно в 51 % случа ев. Если у вас уже есть некоторая информация, постарайтесь приступить к работе как можно быстрее: обдумывайте, решайте, действуйте. Начав что-то делать, не нужно всё время сомне ваться – двигайтесь дальше;

• умение говорить «нет». Это позволит не отвлекаться на ненужные дела и разговоры;

• контроль времени, затраченного на разговоры по телефону и «посещение» Интернета.

Телекоммуникационные средства – источник как дополнительного времени, так и искуше ний. Сосредоточьтесь на целях, для достижения которых вы их используете;

• умение слушать. Внимательно относитесь к информации, чтобы точно знать, что, где, ког да и почему происходит;

• отказ от шаблонов и повторов. Если вы успешно справлялись с работой, используя всег да один и тот же метод, это не значит, что он самый лучший. Поинтересуйтесь, как эту работу делают другие. Может быть, её можно сделать быстрее и эффективнее;

COPYRIGHT 2005 © Элитариум.Ру — Дистанционное обучение © 2003-2005 НИКОЛАЙ АРБЕНИН, e-mail: arbenin@list.ru Данный материал предназначен только для целей самообразования.

«Путешествие в тысячу миль начинается с одного шага». Лао Цзы Данный практикум может свободно размещаться на интернет-сайтах, при условии отсутствия изъятий, изменений, включений, искажающих его смысл.

18 УЧЕБНЫЙ КУРС «ГОМЕОПАТИЧЕСКИЙ» САМОМЕНЕДЖМЕНТ» • внимание к мелочам. Ничто так не выбивает из колеи, как досадные мелочи. Будьте вни мательны к, казалось бы, несущественным вещам и предметам в быту и на работе. Это по зволит сэкономить вам массу времени и сил;

• полное использование времени. Время, которое вы тратите на поездки и ожидание, можно использовать на обдумывание дел и планирование дня;

• поощрение у подчиненных краткости изложения проблем. Не забывайте похвалить того, кто кратко излагает вам суть проблемы, и выразите недовольство сотрудниками, не умею щими делать это. Многие полагают, что если они проводят с боссом много времени, то это свидетельствует об их исключительном положении в компании. Не укрепляйте в них это за блуждение.

Самое важное, что нужно осознать, – всегда существует резерв времени, даже если вы уверены, что все «лимиты» исчерпаны. (Например, при любом аврале вы прервете работу в случае срочного вызова к президенту компании.) Без этого невозможно создать ситуацию, когда бы вы управляли работой, а не работа вами. Когда вы теряете управление процессом, возникает ряд опасностей:

• если работа накапливается, вероятность, что вы упустите важные задачи, возрастает;

• рабочая перегрузка чревата сильнейшими стрессами;

• если вы не разберетесь с рутинной работой, то не сможете выделить время для важных дел;

• успешные люди – те, кто делают то, что нужно. Люди, письменные столы которых завале ны документами, не делают то, что нужно;

• когда всплывает что-то важное, вы не можете уделить ему должное внимание, не при нося в жертву что-нибудь другое.

Вы понимаете, что нужно высвободить время;

вопрос только в том, как его найти. Суще ствуют радикальные способы высвободить целый день:

• решите заранее, какой день вы потратите на «расчистку» своего стола, и отметьте дату его в календаре;

• иногда полезно весь этот день или часть его поработать дома;

• конечно, делегировать задания вечером и в выходные – не идеальный вариант. Но в это время можно провести подготовительную работу и составить список тех дел, которые нуж но делегировать, и отдельно тех, которыми вы должны заняться сами.

Чем дольше вы откладываете разборку вашего завала по работе, тем труднее вам придет ся. Поэтому выполните три главных действия: выберите время;

придерживайтесь его;

устра ните отвлекающие моменты.

Структуризация существующих дел Упорядочить существующие неотложные дела полезно по двум основным причинам:

• психологическая проблема рабочей перегрузки состоит в том, что вы видите подавля ющую своим размером кучу дел, с которыми, как вам кажется, невозможно справиться. Но, структурировав ее, вы берете все под контроль и уменьшаете до размеров, которые ваши мозги могут воспринять;

• рассортировав работу логически, вы сможете выполнить её более эффективно и бы стро.

© 2003-2005 НИКОЛАЙ АРБЕНИН, e-mail: arbenin@list.ru Данный материал предназначен только для целей самообразования.

«Путешествие в тысячу миль начинается с одного шага». Лао Цзы ПРАКТИКУМ «ПРОВЕРЕННЫЙ СПОСОБ УДЛИНЕНИЯ СУТОК НА 1-2 ЧАСА» Для начала запишите всё на бумаге, все задания, которые в настоящий момент существуют только в вашей голове. Кроме того, зафиксируйте любые ключевые даты из вашей записной книжки-дневника на последующие несколько дней. Теперь рассортируйте все свои бума ги по категориям (телефонные звонки, на которые надо ответить, материалы, которые надо прочесть, и т. д.), тем самым создавая порядок из хаоса. Вероятно, после сортировки останут ся какие-то бумаги: их можно разложить на две группы – разное и «мусор» (на выброс).

Установлено, что на выполнение 80% всего объема работы уходит не более 20 % рабочего времени, остальное съедает рутина. Поэтому определите стратегические цели и приорите ты и именно им посвятите те самые продуктивные 20 %.

Планирование по критерию важности и срочности – важный принцип тайм-менеджмен та, согласно которому все дела следует разделить на четыре группы:

• важные и срочные;

• важные, но не срочные;

• не важные, но срочные;

• не важные и не срочные.

Важную и срочную работу нужно делать в первую очередь и желательно лично. Важную и не срочную задачу следует поместить в график выполнения долгосрочных задач. Срочную, но не очень важную работу поручить кому-то из персонала и контролировать её выполнение. Не срочную и не важную ра боту можно смело перепоручить подчиненным и забыть про неё. Чтобы легче было придерживаться этого порядка, можно нарисовать квадрат, разделить его на четыре части и вписать в каждую часть соответствующие пункты.

Для профессионального развития большое значение имеют важные, но не срочные дела.

Если ими не заниматься, произойдёт профессиональная деградация. По возможности при планировании предусмотрите «окна стабильности»: например, каждый понедельник в 12. в компании проводится обязательное совещание руководителей подразделений, каждую пятницу – клиентский день, когда совершаются все важные звонки клиентам и пр. В этом случае все сотрудники должны знать расписание работы компании.

Известно, что темп выполнения задачи нарастает по мере приближения к дедлайну. По этому дела, требующие больших временных затрат, следует разделить на этапы – завершив очередной этап, можно заняться чем-то менее важным. А мелочевку лучше всего выполнять в течение одного временного отрезка.

Но даже если распорядок составлен идеально, это не значит, что дела пойдут по графику.

Здесь существует ряд правил. Например, делегирование полномочий подчиненным на ту работу, на которую вечно не хватает времени.

Сортировка дел Прежде чем начать выполнять работу, вам нужно проанализировать все задачи в каждой группе и распределить их по четырем категориям. Суть состоит в том, чтобы выявить задачи, которые совершенно необходимо выполнить сейчас, и найти альтернативный способ разо браться со всеми остальными. С любой из задач вы можете поступить следующим образом:

© 2003-2005 НИКОЛАЙ АРБЕНИН, e-mail: arbenin@list.ru Данный материал предназначен только для целей самообразования.

«Путешествие в тысячу миль начинается с одного шага». Лао Цзы Данный практикум может свободно размещаться на интернет-сайтах, при условии отсутствия изъятий, изменений, включений, искажающих его смысл.

20 УЧЕБНЫЙ КУРС «ГОМЕОПАТИЧЕСКИЙ» САМОМЕНЕДЖМЕНТ» • выбросить. Если вы сомневаетесь в значимости задачи, смело выбрасывайте её: у вас ра бочая перегрузка, и вы просто не можете позволить себе тратить время на дела, которыми заниматься не нужно;

• делегировать. Поручая выполнение задания другому лицу, помните, что иногда у вас уй дет больше времени на то, чтобы объяснить задачу другому, чем выполнить её самому;

• отложить. Если работу вы должны сделать сами, но она не является неотложной, вы мо жете выполнить её позже;

• сделать. Придется сделать всё, что нельзя выбросить, делегировать или отложить.

Прежде чем двигаться дальше, быстро просмотрите все задачи, принимая во внимание предполагаемый объём работы по данной группе и её важность. Это позволит вам более чётко спланировать своё время.

Вот руководство по составлению графика после распределения задач по четырём кате гориям:

• сначала делегируйте все неотложные дела;

• выделите задачи, которые можно делегировать позднее;

• запланируйте выполнение самых неотложных своих задач;

• в соответствии с количеством групп, с которыми вам надо разобраться, имеющимся у вас временем и средними затратами составьте график;

• перераспределите время между группами заданий;

• какой бы график вы ни составили, придерживайтесь его.

Теперь вы должны выполнить срочные задания, сгруппировав их, например, по скорости реализации (скажем, телефонные звонки), и, выявив их взаимозависимость, исполнять в ло гическом порядке.

Самые большие проблемы у менеджера может вызвать группа, связанная с принятием решений. Ваша основная задача – разобраться с рабочей нагрузкой, поэтому глобальные решения (например, связанные с увольнением сотрудников) нужно перенести на будущее.

В настоящий момент вам следует быстро и эффективно разобраться с повседневными, но важными решениями.

Даже чрезвычайно загруженный менеджер просто обязан просматривать, прочитывать, знакомиться с массой материалов, документов, публикаций и т. п. Есть два варианта реше ния этой проблемы: учиться быстро читать или читать только то, что нужно. Вы не обязаны «штудировать» материал только потому, что его вам принесли. С книгами поступайте сле дующим образом: прежде всего ознакомьтесь с оглавлением и предисловием к ней – воз можно, вам этого будет достаточно. Многие книги, отчеты и предложения содержат сжатое общее резюме или резюме глав. Среди публикаций выберите две-три основные, которые надо обязательно прочесть.

Поставьте себе за правило, что если до вас дошла какая-то бумага или электронная почта, вы должны с ней разобраться и убрать со стола или компьютера. Есть только четыре вари анта того, как с ней можно разобраться: 1) выбросить;

2) сохранить;

3) передать другому;

4) действовать в соответствии с ней.

© 2003-2005 НИКОЛАЙ АРБЕНИН, e-mail: arbenin@list.ru Данный материал предназначен только для целей самообразования.

«Путешествие в тысячу миль начинается с одного шага». Лао Цзы ПРАКТИКУМ «ПРОВЕРЕННЫЙ СПОСОБ УДЛИНЕНИЯ СУТОК НА 1-2 ЧАСА» Практический курс «АЗБУКА БОГАТЫХ»:

Вы отдаёте работе большую часть жизни, крутитесь как белка в колесе, но денег вечно не хватает, а приличные суммы видите только в чужих руках.

Тогда Вас непременно должны волновать вопросы примерно такого плана:

• Почему деньги обходят меня стороной?

• Кто виноват и что делать?

• Как привлечь деньги в свою жизнь?

Это «вечные» вопросы, ответы на которые каждый ищет сам. И иногда находит. Но не всякий и не всегда.

Однако мы можем помочь обрести истину – Вам достаточно подписать ся на наш e-mail курс. В нём мы остановимся на таких моментах (и дадим на них внятные ответы!) • Почему стать богатым может каждый?

• Как работают деньги?

• Что мешает стать богатым?

• Как стать проводником денег?

• Как обстоятельства влияют на деньги?

• Что, если Вам сказали «У Вас не получится»?

Ответы на многие из этих вопросов Вы получите, изучив материалы на шей специальной рассылки. Начав действовать самостоятельно, Вы почув ствуете, что жизнь начинает меняться к лучшему.

В процессе работы с материалами курса Вы сможете задать свои вопросы о деньгах. Никто не принесет Вам деньги на блюдечке с голубой каемочкой.

Для этого нужно немного поработать головой и руками. «Азбука богатых» как раз и предоставит Вам такую возможность.

Деньги находятся внутри Вас. Хватит ли у Вас смелости достать их?

ПОДПИСАТЬСЯ НА БЕСПЛАТНУЮ ЧАСТЬ КУРСА «АЗБУКА БОГАТЫХ» можно на сайте www.udachi.net на странице подписки курса:

http://www.udachi.net/azbuka © 2003-2005 НИКОЛАЙ АРБЕНИН, e-mail: arbenin@list.ru Данный материал предназначен только для целей самообразования.

«Путешествие в тысячу миль начинается с одного шага». Лао Цзы Данный практикум может свободно размещаться на интернет-сайтах, при условии отсутствия изъятий, изменений, включений, искажающих его смысл.




© 2011 www.dissers.ru - «Бесплатная электронная библиотека»

Материалы этого сайта размещены для ознакомления, все права принадлежат их авторам.
Если Вы не согласны с тем, что Ваш материал размещён на этом сайте, пожалуйста, напишите нам, мы в течении 1-2 рабочих дней удалим его.