WWW.DISSERS.RU

БЕСПЛАТНАЯ ЭЛЕКТРОННАЯ БИБЛИОТЕКА

   Добро пожаловать!

Pages:     || 2 |
-- [ Страница 1 ] --

Просто! Практично!

Изданы Деловой разговор с сотрудниками как инструмент управления Руководство командой Техники манипуляции: распознавание и противодействие Йога на работе и дома Память. Тренировка памяти и техники концентрации внимания Самоменеджмент. Эффективно и рационально Конфликты на работе. Как их распознавать, разрешать, предотвращать Учимся принимать решения Практика психологического давления Правила хорошего тона. Как вести себя во время пребывания за границей Секреты эффективного делового общения Как добиться признания Секреты обаяния. Как оказывать влияние на людей Управление проектами Техники ведения беседы Техники креативности Проведение презентаций Мотивация Как вести переговоры: надежно, креативно, успешно Прощай, стресс! Лучшие техники релаксации ocr: JansaL все, что Вы должны знать Для всех, у кого мало времени и кто хочет знать суть дела. Для начинающих и для профессионалов, кото рые желают быстро освежить свои знания.

Вы экономите время и можете эффективно приме нять полученные знания на практике.

Авторы рассказывают о каждой теме просто, в до ступной форме.

Все разделы структурированы в соответствии с на иболее важными вопросами и проблемами, встречаю щимися на практике.

Наглядный план содержания позволяет Вам быстро и четко ориентироваться в книге.

Подробное руководство «шаг за шагом», системы са мопроверки и полезные советы послужат Вам необ ходимым инструментом в работе.

Данные издания могут послужить оперативным и на глядным пособием для рабочих коллективов в раз личных организациях и на предприятиях.

Нас очень интересует Ваше мнение! Присылайте свои отзывы и предложения на электронный адрес:

info@omega-l.ru. Будем рады Вашим откликам.

Содержание Предисловие Ваш ключ к эффективному управлению временем Протестируйте свое отношение ко времени Цель — это когда я знаю, чего я хочу достигнуть Умение выделять главное Расставляем приоритеты Как правильно сказать «нет»?

Достижение жизненного равновесия Планируйте свои задачи и время Планирование помогает выигрывать время Потребность во времени и скольким временем мы располагаем Как планировать свой день?

Учимся составлять план на неделю Работаем с системой самоконтроля Рациональное использование ежедневников и электронных записных книжек Планируйте свой рабочий день Борьба с «пожирателями» времени Как эффективно проводить встречи и вести телефонные переговоры?

Учитесь перепоручать свои обязанности другим Наведите порядок на своем рабочем месте Справляемся с потоком электронных писем Станьте хозяином своего времени Все управляют временем по-разному.

К какому типу принадлежите Вы?

Как менять свои привычки?

Предисловие У Вас часто возникает чувство, что Вы не успеваете за временем? Или что мчитесь от одного установленно го срока к другому? Или все никак не можете найти время на то, что давно уже хотели сделать? Если это про Вас, то значит настала пора вплотную заняться эффективным управлением своего времени.

С помощью этой книги Вы научитесь рационально пла нировать свой день и неделю. Вы узнаете, как опреде лить свою цель, как правильно расставить приоритеты, как бороться с «пожирателями» времени и, наконец, как добиться от своей работы большей эффективнос ти. Наряду с уже зарекомендовавшей себя техникой управления временем, мы также приводим целый ряд полезных советов, которые облегчат Вам планирова ние. Завершенность данной книге придают многочис ленные упражнения и системы самоконтроля.

Научиться правильно управлять своим временем, усо вершенствовать этот навык — задача, которую требу ется решать не только сегодня-завтра, а на протяже нии всей жизни. И все же как только Вы начнете сле довать основным правилам, то быстро добьетесь первых результатов. Немного самодисциплины — и количество стрессов вскоре уменьшится, а Вы при обретете свободное время, которое сможете потра тить на то, что для Вас является действительно важ ным. Для того чтобы получать наслаждение от каждо го прожитого дня, стремитесь к переменам, и тогда цель жизни станет чуточку ближе.

«Когда я не знаю, на какую гавань мне нужно держать курс, тогда ни один ветер не будет для меня попутным.» Сенека Протестируйте свое отношение ко времени Ниже Вы найдете восемь кратких утверждений, кото рые помогут Вам выяснить свое отношение ко време ни. Не задумываясь долго, отметьте крестиком точку, в которой Вы находитесь сегодня.

1 У меня есть четкая цель, на которую я постоянно ориентируюсь, и я всегда знаю, чего хочу достигнуть.

2 Я знаю ключ к достижению этой цели, и с его помо щью я двигаюсь дальше и устанавливаю четкие прио ритеты.

3 Я всегда чувствую себя уравновешенным и могу быстро выходить из стресса — моя жизнь сбаланси рована.

4 Я составляю себе планы на день и на неделю, поль зуюсь ими и при этом постоянно их улучшаю.

5 Я располагаю некоторой системой планирования времени и рационально использую ее при составле нии планов.

6 Нарушения и отклонения от плана я держу под кон тролем. Я сам отлично справляюсь со всеми бумагами и электронной корреспонденцией.

7 Я знаю свои сильные и слабые стороны и знаю, в чем я более всего силен.

8 Мой девиз: «У меня получится!». У меня есть четкий план действий, с помощью которого я совершенствую свое умение управлять временем.

Как работать с книгой?

Чтобы извлечь максимальную пользу из этой книге, начните работу с утверждения, в котором у Вас самый низкий показатель. В этой области Вам нужно будет добиться наибольших изменений.

Вопросы с первого по третий соответствуют ключевым понятиям первой главы «Ваш ключ к эффективному управлению временем». Четвертое и пятое утвержде ния рассматриваются в главе второй «Планируйте свои задачи и свое время», тема шестого вопроса от носится к третьей главе «Планируйте свой рабочий день». Вопросы семь и восемь принадлежат к послед ней главе «Станьте хозяином своего времени».

Цель - это когда я знаю, чего хочу достигнуть В этой главе мы хотели бы рассказать Вам неболь шую историю.

Почему цель так важна для нас?

Утром четвертого июля 1952 г. надо всем калифор нийским побережьем простирался туман. Тридцатью четырьмя километрами западнее, на острове Катали ны в воду вошла тридцатичетырехлетняя женщина, собираясь плыть в сторону Калифорнии. Она решила стать первой женщиной, преодолевшей это расстоя ние. Ее звали Флоренс Чадвик. Она была уже извест на как первая женщина, переплывшая пролив Ла Манш в обоих направлениях. Вода была просто ледя ная, а туман настолько густой, что Флоренс едва могла различить сопровождавшую ее лодку.

Миллионы людей наблюдали за ней по телевизору.

Сопровождающим приходилось даже стрелять из винтовок, чтобы защитить Флоренс от подплываю щих акул. Самой большой проблемой, с которой ей пришлось столкнуться в этом рекордном заплыве, была не усталость, а ледяная вода.

Пятнадцать часов спустя Флоренс, совершенно око ченевшая от холода, попросила, чтобы ее вытащили из воды. Плыть дальше она была не в состоянии. Ее мать и тренер, плывшие в лодке рядом с ней, сказали, что берег уже совсем близко. Они уговаривали Фло ренс не сдаваться, но когда пловчиха взглянула в сто рону калифорнийского побережья, то не увидела ни чего, кроме густого тумана, и она снова попросила вытащить ее из воды. Несколькими часами позже, ко гда Флоренс согрелась, она испытала шок от своей неудачи. Ее вытащили из воды всего в полумиле от ка лифорнийского побережья!

Один репортер спросил ее: «Скажите, пожалуйста, мисс Чадвик, что помешало Вам проплыть эти послед ние полмили?». — «Мне помешал туман, — ответила она. — Если бы только я смогла увидеть землю, я бы справилась. Когда человек уже не может больше плыть и не видит своей цели...» Обоснование цели «Мне помешал туман — если бы только я смогла увидеть землю...» — эта фраза мисс Чадвик стала крылатой. Так как она потеряла из виду свою цель, то сдалась прежде, чем достигла ее. То же самое происходит ежедневно со многими людьми во всевозможных жизненных и профес сиональных областях.

Лишь четкая цель позволяет добиться выдающихся результатов. Вы сможете проложить правильный путь к ее достижению и сделать первый шаг в нужном на правлении только тогда, когда знаете, к чему именно хотите прийти.

Именно поэтому приведенные ниже вопросы являют ся такими важными.

Каковы мои профессиональные цели?

Каковы мои умственные цели? (Какие способнос ти я хочу развить в себе?) Каковы мои личные и общественные цели?

Каковы мои духовные цели? (Что я хочу сделать со своей душой? В чем заключается смысл моей жизни и поступков?) Каковы мои финансовые цели?

Что влечет за собой отсутствие цели?

Когда у нас нет цели, то мы не можем составить себе план дальнейших действий. Поскольку мы сами не знаем, чего хотим достигнуть и что будет являться для нас успехом, то не сможем прийти и ни к каким поло жительным результатам. Это в свою очередь приво дит к разочарованию и заниженной самооценке.

В конце концов, жизнь начинает казаться нам бес смысленной и скучной, мы теряем всякое желание двигаться дальше и ставить перед собой какую бы то ни было цель. Получается замкнутый круг.

Пример Антон Кремер должен был продолжить управление магази ном мужской одежды, которым владел до этого ушедший на покой отец. «Я должен привести лавку в порядок, — по думал он. — Здесь все так старомодно.» Однако для этого требовалось много денег и энергии. Не будучи прирожден ным предпринимателем, господин Кремер взялся за дело весьма неохотно. Пребывая в полной нерешительности и раздумывая, стоит ли ему продолжать дело отца, госпо дин Кремер так ничего и не поменял. Так прошел целый год.

В конце концов, разочарованный господин Кремер оставил дело.

Замкнутый круг при отсутствии цели Цель приносит успех Однако выход из этого замкнутого круга все же суще ствует. Ставя перед собой сначала маленькие, про стые, но при этом достижимые цели, мы уже прокла дываем себе путь к успеху. И когда цель, наконец, до стигнута, это придает нам уверенности в своих силах.

Мы прекрасно себя чувствуем и ощущаем прилив но вой энергии. У нас появляется необходимость уста навливать перед собой новые цели, которые могут быть уже немного выше прежних.

Самое важное — это не ставить перед собой в самом начале слишком высоких целей. Вы, конечно же, должны приложить некоторые усилия к достижению намеченной цели, но она при этом обязана быть ре ально осуществимой (см. с. 18).

Уже доказано, что ясная, четко сформулированная цель приносит успех.

Цели и карьера Одно из регулярно проводимых в Гарвардском университе те США исследований на тему «Процесс становления вы пускников учебных заведений в течение длительного вре менного периода» дало следующие результаты.

83 % выпускников не имеют перед собой никаких целевых установок, касающихся карьеры. Их средняя заработная плата берется за основу. С ее помощью проводится срав нение.

14 % выпускников имеют четкую карьерную цель, однако не изложили ее на бумаге. Они зарабатывают в среднем в три раза больше, чем выпускники из первой группы.

3 % респондентов поставили перед собой четкую цель, ка сающуюся их дальнейшей карьеры, и дали ей письменное определение. Они зарабатывают примерно в десять раз больше, чем выпускники, принадлежащие к первой группе.

Вы, очевидно, не ожидали столь малой цифры, не так ли? Однако если Вы остановите кого-нибудь на улице и спросите его: «Есть ли у Вас четкая, изложенная на бумаге цель жизни или хотя бы цель, которую Вы хо тели бы достигнуть за год?», то в 97 % случаев полу чите отрицательный ответ.

Сначала все выходит наоборот и лишь только потом - так, как задумано Причина, по которой многие люди избегают ставить перед собой какие бы то ни было цели, состоит в том, что в прошлом они испытали разочарование. Сперва они задумали что-то, но потом все вышло совсем не так.

Анекдот Стоит турист на платформе и ждет запаздывающий поезд.

Идет дождь со снегом и градом. И это еще больше ухудша ет его и без того плохое настроение. Наконец, совершенно взбешенный, он обращается в информационное бюро: «За чем вообще нужно расписание поездов, если его все равно никто не придерживается?». На что служащий бюро спо койно ему возражает: «А откуда бы Вы тогда узнали, что Ваш поезд опаздывает уже на 20 минут, если бы у нас не бы ло никакого расписания?».

Этот маленький анекдот показывает, что только тот, у кого есть цель, может судить об отклонении от нее или знать, что он находится на неверном пути. Только он может решать от ситуации к ситуации, как ему по ступать в случае отклонения от намеченной цели.

При определенных обстоятельствах нередко требует ся приспособиться к ним или даже внести коренные из менения в поставленную перед собой цель.

Как сформулировать свои цели?

Цель имеет четыре свойства, два из которых являют ся основными, а остальные из них выводятся:

измеримость;

осуществи мость.

Измеримость Измеримость означает, что с помощью своих целей Вы можете ответить на все основные, так называемые «детские», вопросы: кто? что? сколько? где? когда?

зачем?

Осуществимость Ставьте перед собой достаточно высокие и побуж дающие к действию цели, но при этом они должны быть выполнимыми. «Если можешь представить, то сможешь и сделать» — эта английская поговорка в данном случае не верна. У каждого человека есть определенные границы собственных возможностей, да и внешние обстоятельства накладывают некото рые ограничения. Будьте оптимистичны, но при этом принимайте во внимание и окружающую реальность.

Например, для многих людей желание похудеть за неделю на десять килограмм является абсолютно неосуществимым. И в то же самое время многие не верят, что по прошествии нескольких месяцев или даже лет все вполне достижимо. Просто положитесь на себя и спокойно ждите. Только тогда, когда Вы предпримете попытку совершить что-то великое, то сможете этого достигнуть.

Ваши цели должны иметь положительную мотивацию Чтобы запрограммировать себя на оптимальный резуль тат при достижении своих целей, Вы должны найти для них положительную формулировку. Отрицательные вы сказывания будут Вас только тормозить. Например, ни в коем случае нельзя формулировать свою цель так:

«Я не хочу стать еще толще, чем я есть». Гораздо лучше будет так: «К концу года я буду удерживать свой вес на отметке в восемьдесят пять килограммов, а к следующе му лету я похудею до восьмидесяти».

Формулируем цели из своих желаний Можно ли назвать целью следующие формулировки:

«Я хочу сделать больше для своего дальнейшего об разования», «Я хочу стать более хорошим отцом»?

Помните, выше мы определили критерии: измерима ли цель? Осуществима ли она? В данном случае все ясно: обе формулировки осуществимы, но не измеримы.

Пример: формулировки целей, обещающие успех Хорошая формулировка цели, которая помогла бы Вам сделать первый правильный шаг, может быть следующей.

«Завтра утром я пойду на курсы и выберу подходящую мне про грамму. За этот год я пройду, по крайней мере, один языковой курс и при этом буду еще заниматься дома каждый день хотя бы по пятнадцать минут.» «На каждой неделе, начиная с сегодняшнего дня, я буду, что бы ни случилось, выделять в своем расписании час на заня тия теннисом с дочерью. Мы будем идти до теннисного кор та пешком, чтобы за эти полчаса пути спокойно поговорить.» Упражнение: сформулируйте из своих желаний цели Следующие высказывания — это неясные желания.

Сформулируйте из них четкие цели.

Когда-нибудь я хочу совершить путешествие в Аме рику.

Я хочу занять руководящий пост в фирме, где я работаю, и больше зарабатывать.

Я хочу стать более хорошим супругом и улучшить наши отношения. Мы слишком мало разговарива ем друг с другом.

Если у меня когда-нибудь будут деньги, я буду ездить на новом «Мерседесе».

Продумываем жизнь с конца Следующее упражнение поможет Вам выяснить, что для Вас в жизни самое главное. Кроме того, оно явля ется тренировкой для построения отдаленных целей.

Выделите себе, по крайней мере, двадцать минут вре мени. Будет лучше, если Вы выполните данное упраж нение письменно. Запишите все свои мысли и выводы, благодаря этому Ваше подсознание будет интенсив нее прорабатывать их, и позднее Вы сами сможете вернуться к ним и рассмотреть более подробно.

Упражнение: надгробная речь Представьте себе, что через пять лет Вы оказываетесь наблюдателем на чьих-то похоронах. Вокруг стоит много людей, и все они очень печальны.

Вы словно парите над собравшимися, заглядываете с интересом в гроб, а там — лежите Вы. Многие из присутствующих произносят короткие и трогатель ные прощальные речи. Среди говорящих — Ваши кол леги, Ваш шеф, супруг (или супруга), Ваши дети, друг, возможно, несколько знакомых из какой-либо обще ственной или социальной организации, к которой Вы принадлежите. Все говорящие рассказывают о том, что Вы значили для них и при этом отбирают лишь самое важное и укладываются в несколько предло жений.

Отметьте для себя: что говорят эти люди? Что бы Вы хотели, чтобы они сказали? Какими будут надгроб ные речи, если Вы будете продолжать жить так, как жили до сих пор?

Найдите свою цель в жизни и цель, которой Вы хотели бы достигнуть через год Теперь речь пойдет о том, как вывести цель (цели) сво ей жизни и как ее (их) правильно сформулировать.

С помощью результатов вышеприведенного упражне ния Вы легко сможете найти ответы на следующие вопросы. Спросите себя:

чего я хочу достичь в жизни?

какие у меня есть мечты и желания?

какие люди самые важные в моей жизни?

Подумайте, уделяете ли Вы этим людям, мечтам и це лям внимание, которого они заслуживают.

Запишите здесь свою жизненную цель:

Самое важное — не терять свою жизненную цель (или цели) из виду даже в серые будни. Постоянно спраши вайте себя, способствует ли то, что Вы делаете в на стоящий момент, ее (или их) достижению.

Следующий шаг: разбиваем свои цели на более мелкие Вы сможете достичь своей жизненной цели только тог да, когда будете постоянно работать над ней. Напиши те, что конкретно должны сделать к следующему дню, месяцу, году. Планируйте сверху вниз, от малой цели к более значительной.

От жизненной цели - к планированию времени Источник: www.tempus.de.

Разделяя большие задачи на более мелкие промежу точные этапы, мы словно «устанавливаем буйки в от крытом море», которые указывают, как далеко мы в общей сложности продвинулись и с каким участком пути нам предстоит бороться дальше. Это помогает нам не падать духом и не сдаваться.

Цели - на что Вам нужно обратить внимание Краткосрочные цели необходимы, чтобы знать, что Вам нужно делать завтра. Долгосрочные цели нужны Вам для того, чтобы сделать краткосроч ные и среднесрочные цели непрерывными, а так же чтобы привнести в свою жизнь смысл и нужное направление.

Не держите свои цели только в голове. Самым луч шим будет записать их в ежедневник. Работайте над рациональным распределением своего време ни и над достижением равновесия на всех жизнен ных уровнях (подробнее см. на с. 40).

Постоянно концентрируйтесь на своей цели. Спра шивайте себя: «Поможет ли мне то, чем я сейчас за нимаюсь, в достижении моей цели?». Если нет, то поменяйте данную деятельность на ту, которая сможет продвинуть Вас дальше.

Каждый день пытайтесь прийти хотя бы к одной важной цели и не прекращайте работать, пока не достигнете ее. Таким образом, Вы в самое корот кое время выработаете у себя привычку не только ставить перед собой цели, но и достигать их.

Если Вы вдруг сбились с пути или обнаружили, что допустили ошибку в намеченном плане дей ствий, то подыщите новый путь к достижению своей цели.

Умение выделять главное То, что срочно, — не всегда важно, а то, что важно, — не всегда срочно. Поэтому научитесь прежде всего отличать «важное» от «срочного». В этом Вам помо жет принцип Парето.

Правило Парето: 80/ Вильфредо Парето жил в XIX веке и занимался во просами богатства и дохода, земельных угодий и их владельцев. В своих исследованиях он натолк нулся на один факт, который показался ему весьма важным. Он обнаружил повторяющуюся математи ческую зависимость между частью людей (выра женной в процентах от общего количества населе ния) и уровнем дохода или богатством этой груп пы. Таким образом, он установил, что в самых разных странах 80 % имущества сконцентрирова но у 20 % населения. Конечно же, у Парето этот показатель получился ниже, чем при более точном процентном распределении и с учетом того факта, что распределение богатства среди населения не возможно было точно рассчитать.

Этот феномен выявился и во всех остальных обла стях жизни, позднее он стал приниматься во вни мание в таких областях, как оптимизация процес сов производства и управление временем. Вот ти пичный пример такого подразделения: около 80 % следствий обусловлены лишь 20 % причин (от общего числа), а 80 % результатов восходят к 20 % приложенных усилий и т.д. Это правило, разумеется, вполне может быть использовано при распределении нашего времени и при достижении результата.

Еще несколько примеров на принцип Парето:

20 % клиентов обеспечивают 80 % товарооборота;

20 % продукта приносят 80 % прибыли;

20 % поверхности ковра изнашиваются на 80 %;

20 % производственного процесса порождают 80 % брака;

80 % создания обусловлено 20 % участия, а оставшиеся 20 % создания зависят от остальных 80 % участия.

От производительности к эффективности Производительность означает «делать вещи правиль но», и при этом так, чтобы достигнуть хороших ре зультатов в течение запланированного нами времени.

Мы сможем добиться этого, если будем выполнять свои рабочие обязанности так хорошо и быстро, как только возможно.

Эффективность означает «делать правильные вещи».

Если мы хотим прийти к некому определенному след ствию/результату, то мы должны делать только то, что приведет нас прямо к нему. Мы работаем эффек тивно тогда, когда заботимся в первую очередь о са мых необходимых вещах, вместо того чтобы позво лить им потонуть в бесконечном потоке других дел.

Работать эффективно прежде всего означает концен трацию внимания на том, что ведет к наибольшему ус пеху.

Пример: эффективная и производительная работа Допустим, Вам нужно написать большое количество элек тронных писем. Смогли бы Вы работать с большей произво дительностью, если б владели десятипальцевой системой набора? Навык быстрого чтения «по диагонали» и функция автоматической простановки подписи в Ваших электронных письмах также значительно облегчат Вам обработку посту пающих и исходящих сообщений.

Все это хорошо и очень важно, однако Вы совершенно рас теряетесь, когда, вернувшись из четырехнедельного отпус ка, обнаружите в своем почтовом ящике более сотни новых сообщений. Здесь Вам поможет только эффективная рабо та: Вы выискиваете самые важные сообщения и работаете в первую очередь с ними. Все остальные письма Вы сорти руете по адресам отправителей и работаете с ними после или же когда у Вас будет на это время. Всю рекламу и спам удалите сразу, новости можно тоже удалить или же перело жить в другую папку, чтобы почитать потом. Подобный от бор и является частью эффективной работы.

Упражнение • Опишите два вида деятельности, в которых от Вас требуется прежде всего производительность.

• Опишите два вида деятельности, в которой от Вас требуется эффективность.

Расставляем приоритеты Само слово «приоритет» содержит в себе латинскую приставку «prio», которая означает «перед, прежде».

Расстановка приоритетов — это когда Вы ежедневно решаете, что нужно сделать в первую очередь для того, чтобы достиг-нуть своих целей.

Работаем с принципом Эйзенхауэра Принцип Эйзенхауэра поможет Вам приступать к сво им задачам и работе по порядку в соответствии с рас ставленными приоритетами. И для этого прежде все го спросите себя: являются ли данные дела важными или срочными?

Согласно принципу Парето 20 % наших задач будут по всем параметрам важными. Забавно, но большин ство из них также являются срочными.

Исполнение важных дел приближает Вас к намечен ной цели. Срочные же дела переключают на себя Ва ше внимание, не оказывая при этом большого влия ния на Вашу цель. Наиболее важные дела и задачи, ведущие к успеху и достижению целей, ни в коем слу чае не должны отодвигаться назад под давлением дел неважных, но срочных.

Однако, к сожалению, все мы имеем тенденцию начи нать с второстепенных, несущественных дел, так ска зать, «размениваться по мелочам». Лежащие на ра бочем столе печатные бланки кажутся нам гораздо привлекательнее, чем вот уже в течение нескольких дней откладываемый нами важный проект.

Поэтому обращайте в первую очередь внимание на те задачи, которые больше всего могут повлиять на Ваш успех. В этом Вам помогут приоритеты.

Небольшой тест: важно или срочно?

Отметьте крестиком правильный вариант (только один).

1. Вы решились работать над достижением своей «го довой» цели. Однако все это еще лежит «отложен ным в долгий ящик».

2. Вам только что принесли газету. Прочитать газету сейчас — это 3. Вы решили, что будете раз в год посещать зубного врача. Год уже прошел, а Вы так и не побывали в стоматологии.

Правильные ответы:

вопрос 1 — важно;

вопрос 2 — срочно;

вопрос 3 — важно.

Распределяем свои задачи в соответствии с приоритетами Принцип Эйзенхауэра позволяет комбинировать только два критерия — важно и срочно, таким обра зом, получается четыре класса приоритетов. Для ус пешного планирования Вам необходимо проанализи ровать и классифицировать все стоящие перед Вами задачи. И тогда у Вас выстроится иерархичный спи сок, благодаря которому Вы будете знать что, когда и как нужно делать.

Иерархичный список Эйзенхауэра А- приоритет: это дела, которые необходимо сделать сегодня, поскольку они являются срочными и необхо димыми.

В-приоритет: важные дела, которые не обязательно делать сегодня. Просто регулярно выделяйте себе время на выполнение дел В и найдите им место в сво ем расписании. Выполнение задач из этой группы обеспечит успех и приблизит Вас к намеченной цели.

Очень часто дела В просто откладываются в долгий ящик, поскольку они не являются срочными. И все же их своевременное выполнение позволит избежать многих проблем.

Пример: задачи В Вам нужно подготовить доклад к заседанию правления, вполне возможно, что он даже принесет Вам повышение по службе. У Вас в запасе есть целый месяц, однако, если Вы будете судорожно составлять доклад в последние два дня перед заседанием, то это может привести Вас к кризису.

Для всех, кто вынужден составлять многочисленные доку менты, задачей В безусловно является приобретение навы ка десятипальцевого метода набора. Даже если на это по требуется тридцать часов Вашего времени — не страшно, в будущем, умея быстро печатать, можно сэкономить массу времени, больше того, чем раньше начать обучение, тем лучше.

Подобное значение имеет и так называемый опрос покупа телей, проводимый для улучшения продукта, благодаря че му значительно повысится такой показатель, как удовлетво рение покупателя.

В частной жизни задачей В можно назвать регулярное про филактическое обследование у врача, которое позволит выявить особые угрозы вашему организму и предотвратить серьезные заболевания и, как следствие, последующие долгие недели нетрудоспособности.

С-приоритет: навыки, овладение, которыми кажется нам срочным делом, но не является важным. Сюда от носятся: умение сохранять спокойствие, перепору чать свои обязанности (так сказать, «умение отправ лять делегации») или говорить «нет». С помощью это го Вы выиграете время для решения важных задач из группы В.

D-приоритет: сюда относятся дела, которые не яв ляются ни важными, ни срочными. Вы можете спокой но отложить их в ящик для бумаг или же, если речь идет о сроках или некоторых заданиях, отказаться от них или же просто перепоручить сделать это кому-то еще. Сознательно оградите себя на время от выпол нения дел D, которые позволяют отдохнуть и раз влечься в дни наибольшего стресса.

Пример: список приоритетов для менеджера по продукции А - приоритет: проект с установленным сроком сдачи;

устра нение недостатков в потоке поступления новой продукции на рынок;

разрешение проблем доставки товара.

В - приоритет: разработка нового продукта;

анализ и про верка количества продаж;

активное оздоровление эконо мики;

работа с Интернетом;

предоставление ответов на ос новные вопросы крупных клиентов.

С- приоритет: проверка и отправление счетов;

чтение самой важной корреспонденции, отчетов и новостей;

отслежива ние товарооборота;

составление объявлений о вакантном месте практиканта;

подготовка диаграмм, отражающих дан ные о продукции;

подбор фотографий для презентации и графическое оформление текстов.

D- приоритет: рекламная корреспонденция;

предложения о не нужных товарах и услугах;

желанная встреча с г-ном Ивано вым, устраиваемая с целью поделиться опытом;

непрерывные письма с шуточными видеороликами и красочными фотообоя ми для рабочего стола.

Расстановка приоритетов - сделайте это правильно 1 Распределите все Ваши задачи и обязанности по вышеуказанным группам А, В, С и D. Таким обра зом Вы отделите «нужное» от «бесполезного».

2 Помните: «важное» коренным образом отличается от «срочного». «Важное» приближает намеченную Вами цель, но при этом оно не обязательно являет ся «срочным». «Срочное» же, наоборот, требует Вашего непосредственного внимания.

3 Обратите внимание на так называемое «правило преимущества»: «важное» стоит перед «срочным».

Не обязательно выполнять все то, что требует спеш ки. Постарайтесь не подчиняться больше диктатуре срочных дел, поскольку в ней таится следующая опасность: мы начинаем отвлекаться на то, что явля ется срочным, но абсолютно неважным и не обяза тельным.

4 Для разумного планирования Вашего времени дан ный совет будет весьма полезен: всегда начинайте работу с задания, стоящего под номером 1 в груп пе А, а не с того, что стоит под номером 3 или 4, как бы привлекательны и интересны они ни были.

Если к концу рабочего дня Вы не успели справить ся со всеми задачами и делами из группы А, то продолжайте работу с ними и на следующий день.

Не делайте других заданий, пока не закончите с первыми.

5 Каждый день работайте над какой-нибудь задачей из группы В, требующей больших временных за трат. Наряду со своими повседневными делами Вы должны также думать о своих «стратегических» важных задачах и целях. Только так Вы сможете уже сегодня обеспечить себе «завтрашний» успех!

Также Вам помогут в этом жизненные роли и «га лечный» принцип, которые будут подробно рас смотрены в разделах, посвященных балансу (с. 40) и планированию на неделю вперед (с. 68).

Уясните себе раз и навсегда, что у Вас никогда не хватит времени на все то, что вам хотелось бы сде лать, и на то, чего хотят от Вас остальные. Поза ботьтесь о том, чтобы использовать свое время лишь на действительно важные для Вас вещи, ко торые могут приблизить поставленную Вами перед собой цель. А время Вы можете выиграть лишь в том случае, если научитесь говорить «нет» и отка зываться выполнять необязательные дела.

Тест: правильно ли Вы расставляете приоритеты?

Теперь, в завершение, Вы можете проанализировать свое умение расставлять приоритеты. Обратите вни мание: только задачи, являющиеся действительно важными для Вас, могут входить в группы приорите тов А и В!

1 Сколько процентов от общего времени Вы прово дите в каждом из четырех кругов? (А, В, С, D— см.

график на с. 32.) 2 К какой бы группе Вы отнесли дела, которыми зай метесь завтра?

3 Теперь запишите, на что или на кого Вы бы хотели за трачивать больше времени, чем обычно, а на что хоте ли бы сократить время.

Как правильно сказать «нет»?

К сожалению, в жизни встречается много ситуаций, в которых другие люди крадут наше время безо всяких веских причин. Возможно, с Вами решил поболтать коллега, у которого в данный момент есть на это вре мя. Или же Вы должны выполнить чью-то работу, кото рая не является Вашей прямой обязанностью. С таки ми ситуациями Вы должны бороться, особенно если в данный момент пустяковый разговор или же благо родная помощь попросту отнимают у Вас время.

Разумеется, мы должны найти время, если кто-то сильно нуждается в нас или хочет от нас что-то важ ное. Однако у готовности помочь тоже должны быть свои границы, особенно если другие используют Вас для достижения собственных целей. Или же если Вы исключительно из-за этой готовности помочь не мо жете приступить к своим собственным обязанностям и задачам. Если Вы можете сказать всего лишь «да», но не можете больше сказать «нет», то у Вас уже не будет хватать времени на выполнение собственных дел или на достижение собственных целей.

Такое маленькое словечко «нет» является при этом самым «времяэкономным» словом, которое только существует. Будьте же мужественны! Произносите уверенное «нет», когда кому-то что-то от Вас нужно, и это что-то может Вам в данный момент очень поме шать. Если же вещь, о которой Вас просят, того стоит, то договоритесь о сроке, к которому Вы должны бу дете ее сделать.

Но прежде всего научитесь говорить «нет» так, чтобы никого не обидеть. Самое простое — это показать своему визави, что Вас интересуют его цели, но в то же время разъяснить ему, что из-за поставленной пе ред Вами задачи Вы не можете сейчас (или вообще) выполнить его просьбу.

Тренировочное задание 1 Выясните для себя: в чем заключается основная причина, по которой Вы не можете или не хотите сказать «нет»? В чем заключаются Ваша личная причина и Ваши страхи, которые мешают Вам ска зать «нет»?

2 Превращение: как нужно сказать «нет» для того, чтобы оно было принято Вашим начальством, кол легами или сотрудниками? Вы можете даже как-ни будь потренироваться говорить «нет» в ролевой иг ре с друзь-ями или коллегами. Для этого выберите какую-нибудь подходящую примерную ситуацию, случающуюся с Вами каждый день, в которой Вы хотели бы сказать «нет». Предварительно приду майте достойную причину для отказа.

Достижение жизненного равновесия Чтобы добиться максимальных результатов, Вам не обходимо достичь жизненного равновесия. В этом разделе мы дадим Вам несколько советов, как, не смотря на все возрастающие стрессы и лихорадоч ную скорость нашей жизни, научиться жить в гармо нии с самим собой.

Впрочем, профессор Лотар Дж. Сейверт, ведущий ев ропейский эксперт в области управления временем и жизнью, рассматривает жизненный баланс как ос новной фактор, основанный на успешном управлении временем.

В чем я испытываю давление?

Вопрос: «Что или кто меня угнетает?» можно решить только самостоятельно. Обдумайте еще раз, что именно Вас обременяет.

• Конфликты с коллегами.

• Конфликты с начальством.

• Ситуация на работе (слишком много или, наобо рот, слишком мало нагрузки).

• Финансовая ситуация.

• Проблемы со временем, слишком много дел.

• Болезнь.

• Конфликты в личных отношениях и т.д.

Укажите в нижеприведенной таблице, в каких жизнен ных областях Вы испытываете давление или нехватку чего-либо.

Проанализируйте полученные результаты следующим образом: можете ли Вы жить со всем этим? Жить в гар монии с самим собой? Или же здесь выявляется боль шое неравновесие?

Мое окружение и я: в чем я испытываю угнете ние?

С помощью достижения правильного жизненного равновесия во всех областях Вы почувствуете себя не только уравновешенным, но и способным творить и работать во всех сферах жизни. Непродолжитель ные, действующие Вам на нервы нагрузки в одной из областей Вы вполне можете компенсировать энерги ей, взятой из других.

Согласовываем жизненные роли Так называемые жизненные роли помогут Вам в по вседневной спешке найти время и силы для успешной работы во всех сферах жизни и для концентрации на своих основных задачах. Жизненная роль — это не что иное как одна из областей Вашей жизни, за кото рую Вы несете ответственность. Вы должны заботить ся о каждой области постоянно и регулярно. Боль шой дефицит в какой-то из сфер жизни через некото рое время начинает оказывать негативное влияние на Вашу удовлетворенность и работоспособность в ос тальных сферах.

Четыре сферы уравновешенной жизни таковы:

• работа;

• социальные отношения (коллеги, дети, супруги, дру зья);

• сознание;

• я (спорт, различные хобби, дальнейшее самораз витие — не относящееся к профессиональной сфере деятельности, и т.д.).

Выделяйте не более семи жизненных ролей Выявите семь наиболее важных для Вас жизненных ро лей, но не более, так как в противном случае Вы не смо жете уделять им равное внимание. Позаботьтесь о том, чтобы в этом равновесии были представлены все уровни Вашей жизни.

Примеры жизненных ролей:

• начальник/начальница, коллега, член производ ственного совета, руководитель отдела и т.д.;

• дочь, сын, друг/подруга, супруг(а), мать, отец, бабушка, крестный/крестная;

• садовод-любитель, партнер по теннису, кладоис катель, председатель какого-либо общества, во лонтер Красного Креста.

Обратите внимание, что Вы также еще несете ответ ственность за свое финансовое положение, здоровье, отдых и душевное равновесие.

Разработайте свой собственный «Мастер-план» В идеале все Ваши жизненные роли и связанные с ни ми цели должны содержаться в этом «Мастер-плане».

Для составления «Мастер-плана» (см. ниже) Вам по надобится в среднем 15 минут. При этом Вы должны примерно раз в год, например, где-нибудь ближе к дню Вашего рождения, брать в руки этот план, пере сматривать его и перерабатывать.

1 Просмотрите еще раз результат, полученный Вами при формулировке своих целей (с. 24).

2 Определите свои жизненные роли.

3 Определите для каждой роли свою цель, соответ ствующую жизненной цели.

4 Каждую неделю находите для каждой Вашей жизнен ной роли, по крайней мере, по одной задаче В (с. 33), которой посвящайте примерно 90 минут времени.

Пока мы не продумаем и не построим план нашей жизни, мы не сможем успешно двигаться дальше.

И пока мы будем пользоваться лишь расплывчатыми жизненными целями, мы сможем идти к ним только кружным путем. Мы будем испытывать разочарова ния, упадок сил и потери огромного количества вре мени, поэтому — планируйте свою жизнь! Формули руйте цели из своих желаний и потом, с их помощью, приступайте к работе.

Зачем думать о смысле?

Почему и для чего мы «гнем спину» каждый день?

Для того, чтобы когда-нибудь ездить на самой послед ней модели «мерседеса»? Или же потому, что Вам нра вится учить чему-либо людей? Может, потому, что Ва ша заветная мечта — купить себе современнейший но утбук? Или же из-за того, что Вы всегда хотели стать редактором одной ежедневной газеты, разыскиваю щим самые последние новости и представляющим их в самом четком, кратком и объективном виде?

Вопрос о смысле есть самый важный аспект в теории управления временем. Он играет решающую роль в вы явлении стимулов, побуждающих нас работать, и в на ших достижениях. Он важен для того, чтобы мы ког да-нибудь не обнаружили, что потратили свое драгоцен ное время на нечто, оказавшееся при более близком рассмотрении совершенно бесполезным. Средняя про должительность действия такого стимула, как повыше ние заработной платы, в самых богатых странах состав ляет около двух недель (поскольку рассматривается об щий уровень жизни). Многие сотрудники организаций по оказанию помощи, таких как Красный Крест, или во лонтеры, принимающие участие в спасении пострадав ших от наводнений, очень часто не получают за свою ра боту практически никакого материального вознаграж дения, которое является одним из главных стимулов в нашей повседневной деятельности. Для таких людей это не самое главное, ведь все их усилия, затраченные на оказание помощи, компенсируются высвобождени ем огромного количества положительной энергии.

Мы просто обязаны знать ответ на вопрос о смысле на ших поступков для того, чтобы в период кризиса не по терять почву под ногами. Когда стрессы на работе ка жутся уже невыносимыми или когда в нашей жизни неожиданно происходит что-то, выбивающее нас из колеи, мы должны знать ответ на этот вопрос для того, чтобы устоять и не свернуть с верного пути. Чаще все го вопрос о смысле нашей жизни и поступков возника ет при какой-либо неудаче, тяжелой болезни, внезап ной смерти близкого и горячо любимого нами челове ка, и только тогда становится ясно, задумывались ли мы над этим вопросом заранее или же старательно из бегали его.

Рассмотрим эту проблему еще раз с практической стороны: попробуйте поразмыслить над своими целя ми (с. 14) (на это Вам понадобится некоторое время).

Прежде всего необходимо найти индивидуальное ре шение. Это решение будет зависеть от Ваших жизнен ных ценностей, имеющих для Вас смысл. Допустим, Вы хотите гораздо больше времени проводить с семь ей и заслужить любовь своих детей. Для этого Вам не обходимо будет найти какой-нибудь способ освобо дить свои выходные дни.

Почему и ради чего мы живем?

Йостейн Гаардер задает в своей книге «Мир софисти ки» следующие вопросы.

Как создается мир?

Лежит ли в основе всего происходящего какое нибудь желание или смысл?

Существует ли жизнь после смерти?

Как мы должны жить?

Каково Ваше мнение по этому поводу? Запишите свои размышления. Задайте себе вопросы: бессмысленна ли жизнь? Можно ли вывести в ней хоть какой-нибудь смысл? Какой? Как Вы определите этот смысл?

И совершенно не важно, верите ли Вы в Бога или в какую-то иную высшую силу или же вообще из зрелых соображений не делаете этого, — что бы ни являлось для Вас смыслом жизни, найдите ответы на поставленные выше вопросы! Многим требуют ся на это годы и даже десятки лет. Но когда-ни будь все же наступает момент, когда нам нужно срочно найти ответ. И будет жаль, если мы подума ем: почему же я раньше не выяснил это? Поэтому из зрелых соображений поскорее ответьте на эти вопросы!

Как предотвратить депрессию?

Душевная усталость Существует усталость, устранить которую уже не смо жет ни долгий сон, ни отпуск. Эта душевная усталость не имеет ничего общего с негативными стрессами.

Стресс является результатом физической усталости, возникающей из-за того, что мы не можем выполнить требований, предъявляемых нам в какой-нибудь ситу ации.

Ситуация, в которой возникает стресс, является для нас сложным экзаменом и большой нагрузкой, свя занной с огромным количеством заданий или тяже лых задач. При этом мы еще испытываем и сильное моральное давление, оказываемое на нас извне. Это могут также оказаться и предъявляемые нам требова ния, непосильные для наших физических возможнос тей. Их можно сравнить с чрезвычайно крутой тропой, встретившейся нам на горной экскурсии, для преодо ления которой нам не хватает опыта. Еще одной при чиной, приводящей к стрессу, может стать страх или перенагрузка.

Под моральным истощением, так называемой депрес сией, специалисты понимают продолжительную ду шевную усталость. Моральное истощение может быть также вызвано длительными и повторяющимися стрессами. Однако, в отличие от стресса, депрессия — это прежде всего психическое перенапряжение, со провождающаяся отсутствием какого-либо желания и стимула к действиям. Человеку, страдающему от морального истощения, жизнь кажется бессмыслен ной, ничто уже не имеет для него никакого значения.

Такие люди в большинстве своем уже абсолютно нетрудоспособны, они прекращают заботиться о сво их естественных душевных и физических потребнос тях. Любая деятельность кажется им бессмысленной и бесполезной, ничто уже не доставляет им радости.

Именно поэтому для нас так важно стараться предот вратить это опасное душевное состояние, столь часто встречающееся в последнее время в нашем неспокой ном и полном проблем мире. Вы сможете найти спо соб избежать депрессии только тогда, когда найдете свой смысл жизни, не противоречащий Вашей работе и Вашим ценностям, и обретете жизненную гармонию (см. с. 40).

15 минут каждый день для снятия напряжения Если у Вас часто появляется ощущение, что Вы не ус певаете за темпом жизни и если Вы все время куда-то торопитесь, то попытайтесь ежедневно устраивать се бе так называемый тайм-аут.

Всего 15 минут в день покоя или медитации — это возможность скинуть накопившийся балласт и возможность снова свободно взглянуть на окру жающую Вас действительность;

Всевозможные техники релаксации и снятия на пряжения, например, такие как метод расслабле ния мышц, по Якобсону, помогут Вам разрядиться и придадут сил на оставшийся день.

«Заточка пилы» Чтобы не переутомиться при выполнении какой-либо длительной и тяжелой работы, мы советуем Вам регу лярно выполнять правило, которое мы назвали «заточ ка пилы». Название это происходит из одного глупого анекдота про лесоруба, который без остановки в тече ние нескольких часов валил деревья. Через некоторое время прораб, наблюдавший за ним последний час, спросил его: «Скажи, пожалуйста, разве ты не работал бы быстрее, если б делал иногда перерыв для того, чтобы попить и заодно наточить свою затупившуюся пилу?». На что лесоруб ответил: «Нет, так не пойдет.

У меня нет времени на такие пустяки. Я слишком занят и к тому же сильно отстаю от плана».

Применительно же к управлению собственным време нем вышеприведенный анекдот может означать сле дующее: регулярно планируйте свое время так, чтобы успеть «наточить пилу». Обращайте внимание не только на затрату сил, но и на то, чтобы иметь воз можность вовремя восстановить их, прежде чем Вы полностью «выдохнетесь», а Ваша «пила притупит ся». Регулярная разминка время от времени, а также легкие занятия спортом (лучше всего три дня в неде лю по полчаса) укрепляют не только здоровье, но и дух, а также повышают работоспособность.

Наряду с отдыхом и спортом (поскольку Ваша работа не связана с большими физическими нагрузками) Вы должны занять себя еще чем-то, что поможет Вам расширить умственный кругозор: например, если Ва ша работа не связана с учебой, Вы можете выучить еще один иностранный язык, которым Вам давно уже хотелось овладеть. Или же Вы можете самостоятель но изучить историю и географию Австралии. Научи тесь играть на пианино или печь пироги. Или займи тесь решением головоломок и логических задач. Не важно, что Вы выберете для себя, — главное, чтобы это приносило Вам радость и помогало восстановить силы.

Устройте себе день отдыха «Обычно я работаю по восемнадцать часов в день, а по воскресеньям — только шесть». Таков ответ одно го из участников нашего семинара на вопрос о том, как он использует свой воскресный день. А с чего на чинается Ваше воскресенье? С воскресной газеты, принесенной почтальоном? С работы, отложенной Ва ми на последний день?

Некоторые люди считают воскресенье и праздники скуч ными, пустыми и удручающими днями. Сами же тем вре менем только и делают, что работают, по собственному желанию или же из необходимости. Жаль, потому что мы считаем, что воскресенье — это шанс отдохнуть и рас слабиться. По крайней мере, государство в этот день га рантирует нам внешний покой. А за свой внутренний по кой мы должны сами нести ответственность. И здесь речь идет не о безудержном веселье, а о настоящем от дыхе - индивидуальном, семейном или же с друзьями.

Планируйте свои задачи и время Умение планировать дано не каждому.

И с планировкой тоже можно «переборщить». Однако с помощью нескольких советов и описанных в этой главе техник Вы сможете сэкономить время и нервы.

Планирование помогает выигрывать время «Тот, кто много планирует, попадает в рабство к сво ему расписанию». — «Иногда записывать нужно слишком многое. Почему бы просто не сделать это сразу? Кроме того, не хочу быть постоянно связан ным. Подробное планирование убивает всякую спон танность».

Подобные упреки возникают достаточно часто. Одна ко они не справедливы. Тот, кто планирует правильно, выигрывает свободное время и для незапланирован ных дел, занятий и творчества. Тот, кто планирует, то же вполне может действовать спонтанно.

Многие из нас вообще ничего не планируют и про сто ориентируются на свои действия. В конце кон цов они попадают в состояние крайней спешки, перед ними стоит множество задач из группы А, ко торые ранее, при условии их своевременного вы полнения, можно было бы отнести к группе В. Воз можно, многим людям просто необходим сильный выброс адреналина, который происходит в крити ческой ситуации. Или же им просто кажется, что так получается намного веселее и интереснее. Од нако они должны отдавать себе отчет в том, что при «пожаре» они могут только реагировать, но не управлять ситуацией. К тому же такой тип поведе ния, как правило, требует гораздо больших затрат энергии и денег, чем правильный, скучный, зара нее запланированный образ действий.

Впрочем, чем сложнее и объемнее задание или проект, тем больше времени Вы должны потратить на его планирование. Потому как чем лучше Вы со ставите план какой-либо задачи, тем больше времени Вы сэкономите при его выполнении. При этом пра вильное планирование значительно сокращает число ошибок.

Зачем составлять письменный план?

С помощью плана, изложенного на бумаге, Ваша го лова будет свободной для более важных и актуаль ных дел:

Вы больше ничего не забудете;

Вы заключаете договор с самим собой и выполня ете все намного раньше;

Вы также сможете согласовывать свой план с партнерами, которые работают с Вами в команде;

только письменный план позволит Вам контроли ровать свои действия и подводить итоги. Кроме то го, он является основой для оптимизации рабочего режима.

Привыкайте расставлять приоритеты с помощью со ставления письменных планов. При этом учитывайте свои слабые и сильные стороны.

Выбираем подходящий метод Подробный план, отлично подходящий одному челове ку, может быть совершенно не удобен для другого.

Важно не следовать тем методам, которые Вам не под ходят. Попробуйте выбрать для себя один из предло женных нами испытанных методов. После того как Вы ими овладеете и уже приобретете некоторый опыт, приспособьте их под Ваши нужды.

Пример Возможно, с помощью огромной доски с приколотыми к ней записками, цветных бумажек или же специальной компьютерной программы Вы сможете планировать свои дела и задачи гораздо быстрее и лучше, чем на обыкновен ном листе бумаги. Возможно, Вам поможет привычка пла нировать все до мелочей начиная с самого утра. Или же Вы делаете это позже, запланировав с утра лишь самые важ ные стратегические задания? Возможно, Вы чувствуете в себе наибольшую работоспособность по утрам, составля ете план, который дает стимул для выполнения намеченных дел. Или же Вы, наоборот, предпочитаете проводить обзор сделанного Вами по вечерам и на его основе составлять еще более усовершенствованный план на следующий день?

Основные правила планирования При каждом планировании Вы должны следовать таким главным правилам:

планирование без указания времени — не плани рование;

самый главный принцип при планировании: обяза тельно все запишите;

сразу же отметьте все дела, задачи и сроки в сво ем ежедневнике или на листе бумаги. Только бла годаря этому Вы сможете в дальнейшем прово дить обзор и концентрироваться на главном.

Потребность во времени и скольким временем мы располагаем Какую часть от общего времени нужно планировать?

Планируйте только какую-нибудь определенную часть Вашего рабочего времени, как показывает опыт, она должна составлять около 60 %. Остальные же 40 % Вы должны освободить для всяких неожиданностей, прежде всего для внезапных перебоев в работе и для «пожирателей» времени, чтобы потом не расстрои лась оставшаяся часть Вашего плана. Кроме того, ста райтесь избегать ситуаций, когда запланированное Вами дело занимает больше времени, чем Вы плани ровали.

Для обычного десятичасового рабочего дня соотно шение 60:40 означает, что утром Вы подвергаете пла нированию только шесть часов от всего дня. Осталь ные же четыре часа Вы оставляете свободными для непредвиденных происшествий и всяческих задер жек, чтобы иметь возможность вовремя все испра вить. Если же ничего непредвиденного не происхо дит, то Вы просто выполняете задания из Вашего спи ска необходимых дел, соблюдая при этом иерархию приоритетов. (Для того чтобы посмотреть, как выгля дит такой список, дочитайте до с. 67.) Вопросы, которые необходимо задать себе перед планированием 1 Сколько времени из этих 60 % Вы можете распла нировать самостоятельно? Сколько уже запланиро вано благодаря назначенным встречам и распоря жениям шефа? Оцените процентное соотношение!

2 Определите главных «пожирателей» Вашего вре мени: какой тип людей, заданий или ситуаций на иболее часто что-то от Вас «хочет»? Наблюдается ли в этом какая-нибудь закономерность? Какая?

3 Руководство, как правило, может самостоятельно планировать Ваше время, и иногда, например, Ваш день может напоминать работу сотрудника «горя чей линии». Кроме того, это влечет за собой боль ше неожиданностей и непредвиденных ситуаций.

Найдите для себя в случае необходимости свой собственный ключ, подходящий к Вашей профес сиональной сфере и кругу задач. Вы вовсе не обя заны сразу же прийти к «золотому решению».

Экспериментируйте в течение двух-трех недель с каким-нибудь одним показателем, который после недолгих размышлений покажется наиболее ос мысленным. И как только Вы почувствуете, что этот показатель подходит Вам практически, остано витесь.

Соединяйте однородные задания в одно Вместо того чтобы выполнять задания в том порядке, в котором они возникают, связывайте похожие зада ния в своем плане в одно — это намного разумнее.

Наиболее полезным является блок, составленный из следующих разделов:

телефонные разговоры;

написание писем или отправка электронной почты;

работа с отраслевыми журналами;

работа со счетами, накладными, составление фи нансовых отчетов;

стратегическая деятельность, планирование целей и т.д.

Подумайте: какой тип «блок-схем» Вы смогли бы реа лизовать на практике? Когда и с какими оговорками?

Планируйте свое свободное время Так называемый «тихий час» может значительно по высить Вашу производительность. Если Вы принад лежите к типу людей, постоянно готовых к общению, то Вы тем более не должны тратить на разговоры этот единственный час, в который предоставляется возможность спокойно поработать. В это время Вы можете, например, сконцентрироваться на заданиях из группы В, чтобы не терять их из виду.

Внесите «тихий час» в свой распорядок дня в качест ве времени для совещаний или общения с клиентами, при этом будет лучше поступать так ежедневно.

Если Вы располагаете гибким рабочим графиком, то можете приходить на работу на час раньше, прежде, чем Ваши коллеги приступят к своим обя занностям, или же наоборот — уходить на час поз же. Точно так же Вы можете перенести свой обеден ный перерыв. Таким образом Вы сократите число телефонных переговоров и коллеги будут отрывать Вас значительно реже. Еще лучше будет, если на это время Вы вообще поставите телефон на автоот ветчик или же договоритесь с коллегами, чтобы в это время они переводили звонки на себя. И на оборот: Вы можете применить все это для какого-то другого отрезка времени.

Задумайтесь о том, как Вы сообщите своему окруже нию о том, чтобы они не беспокоили Вас в упомяну тый период времени, например, можно повесить таб личку «Пожалуйста, не беспокойте», закрыть дверь и т.д. Если кто-то хочет переговорить с Вами, попро сите его перенести встречу. Во многих рабочих кол лективах часто бывает удобным выделить какое-то специальное время для переговоров, например с 13:00 до 16:00. После непродолжительного периода «адаптации», в течение которого Вам придется труд нее всего (лучше быть готовым к этому с самого нача ла), Вы будете весьма удивлены, насколько хорошо работает данный способ.

Как планировать свой день?

Примите во внимание кривую Вашей производительности Производительность каждого человека напрямую за висит от ежедневного колебания его работоспособно сти. В общем все люди делятся на «жаворонков» и «сов». Никакой из этих двух типов не лучше и не хуже другого, они различаются только временем наиболь шей работоспособности.

Как колеблется производительность в течение дня?

Прежде всего необходимо сказать: самый высокий и самый низкий показатель работоспособности инди видуален для каждого человека. Сама же кривая производительности и ее колебания построены на основании обобщенных, среднестатистических по казателей.

Однако после обеда снижение работоспособности наблюдается абсолютно у всех. Тот, кто пытается бо роться с этим «упадком сил» с помощью крепкого ко фе, должен знать, что таким образом он только про длит его. После обеда можно ненадолго вздремнуть (15 минут наиболее оптимальный вариант), пойти про гуляться или же посвятить полчаса физическим уп ражнениям. Все это кардинальным образом меняет кривую Вашей производительности и сполна окупа ется вновь приобретенной энергией во второй поло вине дня.

Тот, кто может себе это позволить, должен делать по добную паузу и после ужина. Еще в Средние века мо нахи с помощью таких перерывов и легкого сна со храняли работоспособность для ночной переписки книг.

К какому типу работоспособности Вы принадлежите?

Знание кривой своей работоспособности помогает лучше распределять свои обязанности и позволяет работать с большей производительностью.

Возможно, что Вы принадлежите к «жаворонкам» — этот тип теперь встречается гораздо реже, так как те левизор поменял наши привычки. Если Вы с утра лег ко просыпаетесь, чувствуете себя совершенно бод рым и сразу же идете на работу (Вашу работоспособ ность отражает нижний график), то для выполнения самых сложных и важных дел, требующих к себе по вышенного внимания и работоспособности, Вы долж ны прежде всего использовать утро и первую полови ну дня.

Если же Вы, наоборот, находитесь в лучшей форме по вечерам (см. «Кривая производительности для "сов"»), тогда используйте это время для того, что бы сконцентрироваться и работать без перерыва в течение нескольких часов.

Обратите также внимание на кривую ежедневных отвлекающих факторов Телефонные звонки, посетители, пришедшие без пред упреждения, незапланированные совещания, коллеги, которые хотят переговорить с Вами, — в определенное время дня подобные отвлекающие факторы учащают ся. Все это очень хорошо видно на нижеследующем графике. При планировании своего дня Вы не должны упускать из виду эту кривую.

Ежедневные отвлекающие факторы Планируйте свои дела в соответствии с кривой производительности и с кривой отвлекающих факторов Составляйте план Вашего дня в соответствии с рас смотренными выше графиками. Если, например, Вам необходимо поработать над текстом договора, Вы должны выбрать для этого тот момент времени, в ко торый показатель Вашей работоспособности нахо дится в верхней точке, а показатель отвлекающих факторов — в нижней.

Кроме того, будет просто прекрасно, если Вы начер тите обе рассмотренные кривые, отображающие Ва ше состояние в какой-нибудь наиболее типичный (или не типичный) для Вас день. Найдите временные от резки, в которые у Вас самая высокая работоспособ ность при низких «отвлекающих» показателях. Когда наступает этот самый оптимальный для Вас час?

Итак, составляем план на день Здесь речь пойдет о том, как именно нужно планиро вать свой день. Составляйте себе каждый вечер план на следующий день, а к началу новой недели или же как раз в конце недели составляйте план на неделю.

Мы опросили тысячу человек с целью узнать, сколько им требуется времени на составление хорошего пла на их рабочего дня. Почти все ответили единогласно:

от восьми до десяти минут. Используйте это время для того, чтобы спланировать свой день.

И еще один совет перед началом: начинайте порань ше. Это означает, с одной стороны, начинайте свой день как можно раньше, чтобы сразу же можно было приступить к своим обязанностям. В особенности это касается «жаворонков» (см. кривую производитель ности). А с другой стороны (это правило для всех ти пов), приступая к работе, начинайте с самых важных задач и дел, а не с питья кофе, разговоров или чтения газет.

Работаем со списком необходимых дел Для облегчения планирования своего дня мы реко мендуем Вам освоить технику составления так назы ваемых списков необходимых дел (также известных как перечень работ или список заданий).

Список необходимых дел на день 1 Лучше всего планировать свой день накануне. За пишите в своем списке необходимых дел (или же в своем календаре) все задания, которые должны быть выполнены завтра.

2 Проверьте свой список еще раз и распределите де ла в соответствии с приоритетами. Что из намечен ного можно сделать уже сегодня?

3 Составьте дополнительный список небольших дел, на выполнение которых требуется всего несколько минут. И когда у Вас в какой-то момент образуется короткая «пауза», выполните одно из этих за даний.

4 Внесите в отдельный список необходимых дел все те задания, которые Вы не успели еще доделать к концу рабочего дня или которые присоединились в ходе работы.

Учимся составлять план на неделю Чтобы достигнуть жизненного равновесия, иметь воз можность регулярно уделять время своим жизненным ролям, а также быстрее выполнять задания из группы В в будние дни, необходимо составить себе предва рительный план на предстоящую неделю. С помощью «галечного» принципа (Covey S. R. Der Weg zum Wesentlichen, Zeitmanagement der vierten Generation.

Frankfurt, 1997) Вы заложите «фундамент» наследу ющую неделю, на основе которого позднее сможете «построить» дневные планы.

Планируем по «галечному» принципу «Галечным» этот принцип назван из-за следующего ассоциативного сравнения. Возьмите большой стек лянный кувшин и заполните его на 40 % водой. Затем насыпьте туда большое количество песка и под конец киньте немного гальки. Теперь уже наш кувшин на полнен до краев. И все же Вам нужно опустить в него еще несколько больших камней, однако уже после второго камня вода начнет переливаться через край.

Этот образ символизирует собой лихорадочный, незапланированный день, в котором все внимание уделено срочным мелочам (в нашем кувшине это во да, песок и галька), а на действительно важные дела места уже не хватает. Вполне возможно, что какое то большое дело Вам все-таки удастся туда помес тить, поскольку оно является срочным и важным од новременно. При этом Вы чувствуете, что Вам про сто необходимо «положить в кувшин» еще одно задание из группы А, поскольку его невыполнение может «стоить Вам головы» (примерами такого за дания являются встреча правления, заключение до говора/сделки с крупными клиентами);

поэтому Вы старательно «втискиваете» в план Вашего дня оба этих задания. Со всеми этими делами Вы, в конце концов, чувствуете себя словно «белка в колесе».

Кроме того, большие задания из группы В, выпол нение которых Вы отложили на будущее, и пред стоящие Вам «горящие» дела А, оставленные в стороне, оказываются полностью проигнориро ванными Вами.

Начинайте всегда с важных дел Когда у Вас много работы, Вы не должны приступать к ней бессистемно и лихорадочно. Подумайте сперва, какие из дел для Вас самые важные, например, это мо жет быть проект договора, декларация о подоходном налоге или же какие-либо важные решения вроде по купки машины. Эти-то дела и обязанности Вы должны учитывать при составлении плана в первую очередь.

Алгоритм составления разумного плана на неделю может выглядеть следующим образом.

1. Прежде всего положите в «кувшин» самые боль шие и тяжелые камни. Это будет означать, что Вы запланировали дела в соответствии с главными приоритетами (А и В, см. с. 32). Ваша неделя при планировании должна быть настолько заполнена, чтобы оставалось еще место для менее важных дел и для «запасного» времени (вспомните о пра виле 60:40, см. с. 58).

2. Затем добавьте к «большим камням» «мелочь» (воду, песок и гальку). Здесь речь идет о заданиях из групп С и D. Для многих из них нужно совсем не много пространства. Такими делами могут оказать ся телефонный разговор, отправка и просмотр электронной почты, беглый просмотр менее важ ных поступивших предложений и т.д.

3. Вполне возможно, что при таком подходе какая-то часть дел останется невыполненной, но то, что ос талось «снаружи», — вещи менее важные по срав нению с теми, которые Вы уже распланировали и для которых выделили время.

Пример: планирование на неделю с успешным распределением всех дел В субботу вечером г-н Нейманн завершил свою рабочую неделю составлением нового плана. Это заняло у него всего полчаса. Г-н Нейманн сделал краткий обзор про шедшей недели и составил новый список необходимых дел, в который вошли как новые, так и старые невыпол ненные задания. При этом невыполненные и неважные дела из старого списка он не стал «перетаскивать» в но вый, а просто подчеркнул. Затем г-н Нейманн посмотрел на список своих жизненных ролей и соответствующих им целей. Он выделил для каждой роли по одному заданию из группы В и отвел на их выполнение по 90 минут ежед невно. Таким образом, за неделю он уделит время каж дой из семи ролей. Если же на неделе выдастся меньше заранее оговоренных встреч и дел (переговоры, поездки), он сможет вставить в уже составленные планы некоторых дней еще одно задание из группы В. В конце г-н Нейманн составил себе подробный план на понедельник. Исходя из своего десятичасового рабочего дня, он отвел шесть часов на выполнение тех заданий, которые имели для не го наибольшую важность и соотносились с приоритетами из групп А и В.

В понедельник г-н Нейманн начал работу в соответствии с составленным им заранее планом. Через некоторое время один коллега обратился к нему с небольшой проблемой, которую он легко решил за полчаса. Ему повезло: больше ничего непредвиденного не произошло, и он отклонился от плана всего на один час. Оставшиеся два с половиной часа свободного времени он сможет потратить на что-то более важное. Потом в течение полутора часов г-н Нейманн ра ботал над следующими пунктами своего плана, запланиро вал на вторник некоторые другие важные задачи В и зара нее назначенные встречи и решил посвятить оставшиеся ча сы улучшению своего плана и графика работы.

Для планирования на неделю «галечный» принцип является наиболее оправданным. Кроме того, Вы вполне можете отдельно распланировать какие-то определенные дни.

Работаем с системой самоконтроля Для регулярно устанавливаемых сроков и заданий реко мендуется еженедельно (ежемесячно и ежегодно) состав лять так называемые контрольные таблицы. На них Вы должны отметить все то, о чем Вам обычно нужно не за быть подумать заранее.

Контрольные таблицы должны отвечать на следую щие основные вопросы.

Что для этого нужно?

Что нужно сделать в первую очередь?

Выполнены ли все условия?

Обо всем ли я подумал(а)?

Все ли выполнено?

Тот, кто постоянно работает с контрольными табли цами, может подтвердить, что в определенных сферах деятельности они помогают сэкономить огромное ко личество времени. Подобные таблицы можно весьма успешно применять не только в профессиональных областях, но и в личной жизни.

Преимущества контрольных таблиц Работа с ними экономит Ваше время.

Уменьшают риск совершения ошибок при часто повторяющихся событиях и похожих ситуациях.

С их помощью Вы встаете на путь к улучшению ритма жизни. Составляя их, Вы открываете для себя новые варианты обогащения и улучшения рабо чего процесса.

Наконец, они облегчают всякие объяснения, столь часто отнимающие у Вас драгоценное вре мя. Если Вы покажете их своим сотрудникам или коллегам, те смогут быстро справиться с опреде ленными задачами и обязанностями.

Как составлять контрольные таблицы?

По правилам, контрольная таблица должна быть со ставлена таким образом, чтобы все действия, кото рые необходимо принять во внимание для достиже ния положительного результата, были выстроены по порядку. Все должно быть по возможности конкрет но и просто. То, что уже выполнено, должно сразу же отмечаться.

Пример: контрольная таблица, составленная для организации встречи Отдельные пункты содержат в себе меры, которые необходимо принять лишь для решения каких-то оп ределенных задач, однако они являются в то же са мое время и условиями, выполнение которых помо жет Вам добиться успеха в задуманном.

Где и когда составлять контрольные таблицы?

В принципе Вы можете составлять контрольные таблицы везде, где встречаются похожие действия и ситуации или же регулярно происходят одни и те же процессы. Вот несколько примеров из профес сиональной сферы.

Вы подготавливаете текст договора.

Вы составляете характеристику с места работы.

Вы проводите собеседование.

Вы готовитесь к совещанию или презентации.

Вы задумываете какой-то проект.

Вы проводите наблюдение за изменением конъюнктуры рынка.

Вы осуществляете контроль над чем-либо (напри мер, над проектными издержками).

Вы занимаете важное рабочее место на произ водстве X.

О чем нужно не забыть при временном назначе нии X на место уехавшего в отпуск Y?

На работу поступил новый сотрудник. Что должно быть сделано?

Один из сотрудников был уволен. Что должен сделать отдел кадров?

В личной жизни тоже можно найти множество ситуа ций, в которых полезно пользоваться контрольными таблицами. Вот некоторые из них.

Вы должны предоставить сведения о доходах.

К Вам должны прийти гости.

Вы уезжаете в отпуск.

Вы распределяете домашние обязанности.

Речь идет об оптимальном решении вопроса, свя занного с обеспечением пожилых родителей.

Полезные советы при работе с контрольными таблицами Обращайте внимание на ясность формулировок и их обзорность. Только те контрольные таблицы, с которыми Вы уже работали, можно считать ус пешно составленными.

Контрольные таблицы не должны превращаться в свод железных правил. Устройте им проверку и откорректируйте в тех пунктах, где это необхо димо, или же просто расширьте их.

Расспросите своих коллег, какими контрольными таблицами они пользуются. Вполне возможно, что что-то сможет пригодиться и в Вашей сфере деятельности.

Спросите себя, кому еще могут пригодиться Ваши контрольные таблицы?

Во многих системах планирования времени мож но найти очень полезные системы самоконтроля (например, при планировании путешествия).

К ним Вы можете присоединить Ваши личные ли сты самоконтроля.

В книжных лавках можно найти огромное количе ство книжек с уже готовыми контрольными таблицами. Возможно, некоторые из них подой дут и Вам.

Рациональное использование ежедневников и электронных записных книжек Обзор различных систем планирования времени Поскольку мы не можем держать все в голове, то возникает необходимость делать себе различные по метки. На самый худой конец хоть на бумажке или в блокноте. Однако большое количество листочков может вскоре выйти из-под контроля и привести к беспорядку на рабочем месте. Гораздо удобнее при планировании времени пользоваться ежедневни ком или электронной записной книжкой. Ниже мы расскажем о различных системах для каждого ко шелька, и Вы обязательно найдете для себя что-ни будь подходящее.

Планируем свое время с помощью списка необходимых дел Одним из самых простых средств, помогающих эф фективно справляться с бесконечно встающими пе ред нами задачами, является уже упомянутый выше список необходимых дел. На одной стороне листа за пишите все, что необходимо сделать именно сегодня.

А на другой стороне отметьте все то, что нужно будет сделать на неделе или же с какими сферами жизни Вам необходимо разобраться. Добавьте также к по лученному списку колонки для указания группы прио ритетов и для даты исполнения намеченного.

Преимущества: очень просто и дешево, все необходи мое можно достать в любом доме и в любом офисе — можете начать прямо сейчас.

Недостатки: в списках необходимых дел нет места для планирования на долгий срок с сильно удален ным временным горизонтом, адресов или же кратких заметок.

Календарь Календарь с местом для записей отвечает более вы соким требованиям (например, настенный календарь, настольный календарь, календарь, в котором каждая неделя располагается в отдельной строке, или кар манный календарь). В Германии ежегодно раскупает ся 250 миллионов календарей, большая часть из ко торых потом раздаривается. И хотя по статистике выходит, что календарь должен быть у каждого тре тьего, в реальности же около 50 % всех немцев вооб ще им не пользуются, у них нет даже того маленького бумажного календарика, который обычно носят с со бой в бумажнике.

Преимущества: дешевое и доступное средство плани рования времени, его можно даже просто получить в подарок. В последнее время увеличилось число рек ламных календарей, раздаваемых бесплатно.

Недостатки: очень часто в календарях хватает места только на одну — три записи в день. К тому же кален дарь придуман только для сроков, он не предполага ет достаточного места для записи каких-либо дел, за даний и т.п.

Простой ежедневник Ежедневники, находящиеся в нижнем диапазоне цен (около 100 руб.), обладают уже более расширенными возможностями. Самый дешевый ежедневник имеет кольцевой механизм, с помощью которого Вы може те вставлять и вынимать из него листы. Дата, простав ленная на каждой странице, а также листы для само контроля позволяют осуществлять планирование на день и на неделю, распределять свои дела в соответ ствии с приоритетами. Также в ежедневниках доста точно места для заметок и памяток.

Преимущества: низкая цена, простота применения, много места для записей и уже готовые бланки для листов самоконтроля.

Недостатки: для пополнения ежедневника на кольцах достаточно сложно найти подходящий «продыряв ленный» календарь или блок запасных листов (напри мер, в октябре их еще нет в продаже, в декабре они уже распроданы, а в следующем году, возможно, во обще не выйдут в продажу). Весьма ограниченный (а иногда вообще отсутствует) выбор бланков.

Планирование времени с помощью профессиональных органайзеров Данное средство для планирования времени — гораз до более совершенное, поэтому не зря его называют органайзером. Кроме различных календарей (на пример, по странице на день или же по неделе на двух страницах), в них содержатся также специаль ные разделы для подведения итогов месяца и года, контрольные таблицы, место для заметок, адресная книга и еще целый ряд полезной информации о школьных каникулах, расстояниях, тарифах, между народных праздниках, часовых поясах и т.д. В неко торых даже есть цитаты и фазы луны.

Профессиональные «планировщики» времени можно найти в магазинах или же заказать на весь офис. Сто ят они около 600 руб. Однако такую высокую цену придется заплатить лишь при первой покупке, так как в последующие годы Вам придется покупать лишь сменные блоки. К тому же Вы получаете не только ка лендарь, но также различные бланки, шаблоны и спе циальные принадлежности (в некоторые органайзеры входят также калькулятор, набор линеек, ручка и т.п.).

Преимущества: действительно профессиональное ре шение, при этом оно хорошо систематизировано. Ог ромное количество всякой вспомогательной информа ции, адресная книга, место для заметок, разделы для подведения итогов месяца и года;

огромный выбор футляров различных цветов, размеров и материалов;

есть место для письменных принадлежностей, визит ных и кредитных карточек;

благодаря цветным разде лителям можно легко систематизировать записи.

Недостатки: дорог, особенно при первом приобрете нии. Использование тоже требует некоторых затрат.

К недостаткам органайзера можно также отнести ог ромное количество ненужной информации, дат. К то му же Вам стоит больших трудов хотя бы раз в год во время подвести итог месяца.

Электронные записные книжки В Европе в первые годы появления электронных за писных книжек случился покупательский бум. Одна только фирма Palm продала свыше двух миллионов экземпляров. Наряду с «игрушками» из супермарке тов, в продаже также имеются уже подержанные ап параты. Верхний ценовой предел достигает иногда тысячи долларов. Кроме наличия дат, адресов, пред стоящих дел и заметок, маленькие универсальные по мощники обладают «способностью» управлять (в за висимости от модели и опций) Вашей электронной почтой, расписанием транспорта, важными докумен тами, они могут даже хранить в памяти несколько книг в электронном формате, презентации, передава емые с помощью инфракрасного порта сразу на про ектор или экран монитора, и много других вещей.

Достоинства и недостатки электронных органайзеров мы рассмотрим ниже.

Бумага или электроника?

Было время, когда органайзеры и ежедневники явля лись предметами культа и их, разумеется, делали из кожи и бумаги. Тем временем появляется все больше серебряных органайзеров, созданных из холодного металла и получивших название «карманный компью тер». Однако, несмотря на то что они созданы по по следнему слову техники, они подходят далеко не каждому, и в некоторых случаях их испытанные вре менем коллеги оказываются намного удобнее. Цель этой главы — заставить Вас задуматься и выбрать для себя то, что подходит именно Вам.

Какими достоинствами обладают электронные органайзеры?

Карманный компьютер по своим размерам меньше, чем достаточно массивный органайзер. Его главное преимущество перед бумажным «собратом» — почти безграничные возможности. Самые маленькие совре менные модели содержат в себе сотни адресов и за писей, с их помощью можно распланировать свою жизнь на пять лет вперед, читать книги, хранящиеся в памяти в электронном формате, и делать многое другое.

С их помощью Вы можете систематизировать всю ин формацию по принципу ее представления в Вашем компьютере: например, записать в отдельные папки адреса, телефоны, задачи, события, электронные письма, документы в форматах Word и Excel, пакеты данных PDF, презентации, созданные в PowerPoint.

Это значит, что когда Вы заносите какие-то даты в Ваш карманный компьютер или же «перетаскивае те» их из обыкновенного ПК, то можете добавить к ним какие-нибудь дополнительные данные.

Кроме того, карманный компьютер обладает следую щими преимуществами.

Вы каждый раз можете стирать, менять, допол нять или даже полностью переписывать занесен ную информацию. На бумаге же все исправления очень быстро становятся неясными.

Он отлично подходит для простого и ежедневно го обеспечения безопасности данных (или их ко пий).

Всю информацию можно закодировать.

Возможно несколько вариантов сортировки ин формации: лишь при помощи одного клика Вы можете выстроить свои задания и дела в соответ ствии с приоритетами или же другими категория ми (например, планом или жизненными ролями), а время от времени рассортировывать их по дате.

Карманные компьютеры обладают разными сис темами поиска. Например, можно искать инфор мацию по темам (встречи, назначенные на эту неделю;

встречи с г-ном Мейером;

встречи по поводу проекта А).

Вы можете объединиться в одну сеть карманных компьютеров с Вашими коллегами (это позволит планировать совместные встречи, облегчит поиск свободного времени в календаре Ваших коллег, облегчит совместную работу над документами).

Вы можете объединять самую различную инфор мацию.

Пример Некий менеджер по работе с клиентами, имеющий карман ный компьютер, узнает клиента по номеру входящего звон ка, открывает подходящую папку с телефонами и именами, а также файл с последним договором, заключенным между этим клиентом и фирмой, и находит в записной книжке свои пометки по поводу предстоящего разговора.

Недостатки электронных органайзеров Достаточно высокая цена (календаря хватит на всю Вашу оставшуюся жизнь, но на практике каж дый владелец карманного компьютера меняет его в среднем один раз в два-три года, даже если об ращался с ним все это время очень бережно).

Необходимы батарейки, многоразовые аккумуля торы или розетка.

Статистика: в любой момент может случиться вре менный или долгосрочный выход из строя, к тому же серьезные поломки вполне вероятны раз в два года.

Ввод данных требует повышенного внимания (даже опытные пользователи карманных ком пьютеров признают, что вносить какие-либо пометки при телефонном разговоре или же при личной беседе, как мы привыкли это делать на бумаге, весьма неудобно и утомительно).

Жесткая структура программ.

Преимущества бумажных органайзеров Хорошо знакомое нам средство, не требуется ни какого предварительного обучения.

Можно безо всякого труда и в любое место встав лять картинки, наброски, иллюстрации.

Лучший обзор (возможность быстро разложить перед собой несколько страниц или планов сразу).

Возможна вставка пометок в любом месте.

Вы можете располагать страницы календаря так, как Вам удобно (например, вставить раздел с те лефонными звонками в план дня).

«Разумная структура», инстинктивно располага ющая по порядку все ключевые заметки. В элек тронном варианте Вы должны располагать ин формацию в строго заданном линейном порядке.

На бумаге же Вы можете организовать свой текст так, как захотите, кроме того, некоторые вещи можно разделить графически (например, сведе ния о контактах можно разместить в верхнем пра вом углу, то, что нужно сделать, — в правом ниж нем углу, слева — краткие заметки, а посереди не — три ключевых высказывания). Как уже было сказано выше, при беседе можно делать краткие пометки на бумаге или же просто что-то дописы вать;

проделывать подобное на карманном ком пьютере гораздо сложнее.

Недостатки бумажных органайзеров В большинстве случаев довольно сложно менять уже записанную информацию.

Сложно обеспечить безопасность хранения дан ных. Их потеря может привести к катастрофе.

Сложно заранее управлять какими-либо сроками.

Весьма затруднительно сопоставлять информа цию с данными какой-либо электронной системы.

Найдите свою «систему» управления временем Каждый поступает с документами, планированием, установкой сроков и заметками по-своему. Вспомога тельный «инструмент» должен служить Вам, а не пре вращать Вас в раба. Пользуйтесь какой-нибудь одной главной «системой», а если почувствуете необходи мость, то можете взять в дополнение к ней другую.

Ежедневник, в котором Вы делаете краткие пометки, рисунки и небольшие наброски во время телефонно го разговора и в который вкладываете различные проспекты и «рекламки», может быть отличным до полнением к карманному компьютеру.

Если же Вы не представляете свою жизнь без элек троники, но при этом в течение многих лет отлично справлялись с «бумажными системами», то, возмож но, наилучшим дополнением к ним станет электрон ный органайзер, который Вы сможете использовать как адресную книгу.

Контрольная таблица: Аргументы в пользу вы бранного Вами средства для планирования вре мени Планируйте свой рабочий день Поток документов и электронных писем неумолимо увеличивается, телефонные звонки и переговоры заполняют наши рабочие будни. Не отчаивайтесь, у нас есть удачный рецепт того, как заново приступить к работе.

Борьба с «пожирателями» времени Здесь мы поможем Вам распознать «вора» Вашего времени, выявить причины, мешающие Вам сосредо точиться на работе, и дадим несколько важных сове тов, как со всем этим бороться.

Опознайте «пожирателя» Вашего времени Просмотрите приведенную ниже таблицу. Нет ли в ней потенциального «вора» Вашего времени?

Контрольная таблица: Кто (или что} отнимает у Вас время?

Вы должны определить «пожирателя» Вашего вре мени и начать с ним целенаправленную войну. Най дите способ одержать над ним победу. Разделывай тесь с этими «ворами» по очереди и с помощью кон кретных целей.

Как сократить число отвлекающих Вас от работы и мешающих Вам факторов?

Определить, что именно отвлекает Вас от работы, — просто необходимо для успешного выполнения заданий и достижения целей. Нижеследующие советы помогут Вам в том случае, если Вас часто отвлекают окружающие.

Советы для руководителей При проведении переговоров всегда следуйте приоритетам, чтобы не тратить основное время на обсуждение маловажных вещей, им можно уде лить небольшое внимание лишь в конце.

Определите для себя время, в которое Вы сво бодны для переговоров.

Учитесь управлять в виде исключения. Это значит, что Ваши сотрудники должны действовать в неко торой степени самостоятельно, а Вы должны про являть активность (например, давать совет, ока зывать помощь или давать указания) лишь в том случае, когда что-то не ладится или же выбивает ся из намеченного плана. В остальном же Вы должны ограждать себя от будничной рутины.

Занесите сроки, связанные со стратегическими задачами в план Вашего дня (см. «тихий час», с. 60).

Советы для сотрудников Очень часто нам не удается избежать помех в работе, но не надо сдаваться. Как можно быстрее расправь тесь с помешавшим Вам делом, а не то придется по тратить много времени на то, чтобы снова вернуться к работе.

Избегайте (длительных) перерывов.

Будьте честны. Если Вы действительно заняты, то прямо скажите об этом помешавшему (или поме шавшей) Вам. Вы можете вполне дружелюбно на мекнуть об этом и попросить понять Вас: «Мне очень жаль, но сейчас у меня просто аврал. Этот доклад должен быть готов к сегодняшнему вече ру. Ты же знаешь, как это бывает...».

Предложите перенести разговор на более удоб ное для Вас время.

Когда Вас беспокоят клиенты, Вы, разумеется, просто не можете их проигнорировать. В этом слу чае выясните, действительно ли Вы тот, с кем им необходимо переговорить.

Вот один хитрый способ сократить количество по мех в работе: всегда вставайте и идите навстречу неожиданным посетителям. Проследите, чтобы вблизи Вашего рабочего стола не стояло ни одно го стула.

Если Вы вдруг столкнулись с любителем побол тать или же он просто сидит за соседним с Вами рабочим столом, то в этом случае бывает край не сложно избежать или сократить число ненуж ных разговоров. Договоритесь с коллегами о ка ком-то общем сигнале, чтобы в критический мо мент они смогли «прийти Вам на помощь».

Сократите все личные контакты с болтунами. Даже контакт глаз является приглашением перекинуться парой слов.

Всегда держите дверь закрытой. Если же Вы работаете в большом общем офисе, то просто поставьте какой-нибудь цветок между собой и своими коллегами, таким образом Вы «отгороди те» свое личное пространство.

Переставьте мебель на своем рабочем месте так, чтобы не сидеть лицом к проходу или двери.

Придумайте вместе с Вашими коллегами какой нибудь знак, говорящий о том, что в данный мо мент Вас не следует беспокоить (например, это может быть табличка или же просто переверну тая вниз головой плюшевая игрушка).

Распланируйте свой «тихий час».

Для особенно важных дел, требующих от Вас полной отдачи и концентрации внимания, исполь зуйте свободные комнаты, например Вы можете перейти на время в комнату переговоров, в биб лиотеку или же просто в кабинет коллеги, находя щегося в данный момент в отпуске.

Если Вам нужно что-то обсудить, то сперва быст ро проговорите это про себя. Сразу же переходи те к главному и будьте последовательны.

Если же Вас все-таки оторвали по какой-либо причине от работы, то, как только Вам удастся ос вободиться, сразу же приступайте к своим обя занностям.

Как преодолеть себя и справиться с «отсрочками»?

Часто случается так, что человек откладывает принятие решений или выполнение каких-либо заданий на не сколько дней, а иногда и недель вперед. В определен ный момент эти невыполненные дела переходят в раз дел «горящих», и на них приходится тратить массу сил и времени, не говоря уж о стрессах, при этом качество выполнения может оказаться гораздо ниже, чем в том случае, когда все было бы сделано вовремя.

Подобные «отсрочки» можно объяснить тремя глав ными причинами.

Мы избегаем малоприятных вещей и гораздо охотнее занимаемся пустяками.

Мы сознательно избегаем сложных дел.

Мы избегаем задач, требующих от нас сложных ре шений.

В большинстве случаев именно эти неприятные, труд ные дела и сложные решения как раз и являются клю чами к нашему успеху.

Упражнение Проведите анализ и выясните: какие именно дела Вы стараетесь отложить? Какие меры Вы можете при нять против этого и когда?

Придумайте для себя правило, следуя которому Вы сможете справиться с «отсрочками».

Боритесь со своими «отсрочками» Никогда не откладывайте выполнение неприятных дел.

Сложные задачи тоже не станут от этого легче. Этим Вы только рискуете потерять здоровье и пострадать от стрессов.

Выясните для себя, почему данная вещь Вам не нра вится.

Решитесь наконец прибегнуть к самодисциплине и не действовать больше по принципу «нравит ся — не нравится». Попробуйте найти для себя стимул: если, например, Вы наконец-то решитесь посвятить час скучному, давно откладываемому составлению отчета по командировочным расхо дам за прошлый месяц, то двумя днями позже у Вас на счету будет на 500 долларов больше — кто еще может похвастаться столь высокой «по часовой» оплатой?

Подумайте: Вы сможете избавиться от действую щих Вам на нервы, скучных, но при этом совер шенно необходимых дел лишь тогда, когда рас правитесь с ними.

Осознанно планируйте каждый следующий шаг. Не теряйте из виду свою цель. Например, когда Вы, пол ностью изнуренный жарой, уже целый час медленно тащитесь в пробке и вдруг видите табличку «Строи тельный участок 2 км», то эта надпись заставляет Вас приободриться: теперь Вы знаете причину про исходящего и понимаете, что, как только Вы минуе те этот участок, движение наладится. Ваша цель — это та же самая табличка. Она должна быть для Вас «светом в конце туннеля» и облегчать Вам выполне ние сложных и неприятных дел.

Вознаградите сами себя после выполнения како го-нибудь неприятного задания.

Также Вы должны задать себе следующие вопросы.

Используете ли Вы какие-нибудь другие важные обязанности и дела в качестве самооправдания при уклонении от менее приятных дел?

Возможно, у Вас есть некоторое предубеждение относительно перепоручения обязанностей кол легам?

Возможно, Вы чересчур сильно стремитесь к со вершенству?

Вероятно, Вы не знаете, как приступить к новому неприятному или сложному делу?

Возможно, Вам кажется, что какие-то любимые дела быстрее приведут Вас к удовлетворению?

Разработайте свою стратегию в борьбе с «отсрочка ми». Если после прочтения всего вышесказанного Вы почувствовали сильную необходимость приступить к действию, то подумайте, не записаться ли Вам на тренинг.

Как эффективно проводить встречи и вести телефонные переговоры?

Мы тратим огромную часть нашего времени на телефон ные звонки и переговоры. С помощью приведенных здесь некоторых правил и планирования мы сможем справляться с ними если и не быстрее, то уж точно го раздо успешнее.

Советы по проведению телефонных переговоров Прежде всего Вам необходимо выучить все функции Вашего телефона: перевод звонков, бесшумный ре жим, быстрый набор номера, повтор набора номера, список поступивших звонков, автоответчик, громкая связь и т.п. — эти опции весьма полезны и испытаны.

Если Вам приходится часто звонить и принимать звонки, то, очевидно, Вам очень пригодится опре делитель номера и синхронизация его с ПК. На пример, Вы можете установить на своем компьютере специальную программу, так называемый Adress manager, открывающийся одним щелчком мышью.

При входящем звонке автоматически открывается Adressmanager, который выбирает из списка нужный Вам номер вместе с пометками о звонящем и цели разговора.

С помощью громкой связи, параллельной линии и т.п.

Ваши коллеги тоже смогут принять участие в раз говоре.

Как сэкономить время при звонках по телефону?

Распределите телефонные звонки по группам и приступайте к ним по очереди. Составьте себе план телефонных звонков.

Предварительно сделайте для себя краткие по метки, запишите ключевые слова, наметьте во просы и цели предстоящего разговора. Подумай те об аргументах, которые Вы должны привести, об альтернативных и компромиссных решениях, о том, какие аргументы может привести партнер.

Подготовьте документы, которые могут Вам пона добиться в ходе разговора.

Прежде чем начать разговор, представьтесь и кратко изложите цель Вашего звонка. Если Вы в течение нескольких минут будете излагать свои проблемы «не по адресу», то попусту потратите свое и чужое время.

Если Вам предстоит долгий разговор, то поин тересуйтесь сперва, располагает ли временем Ваш собеседник.

Делая краткие заметки по ходу разговора, Вы из бавите себя от мучительной неловкости при пере спрашивании и от повторов. («Так, когда, значит, будет эта встреча?») Запишите все результаты и выводы, сделанные после этого разговора.

Будьте кратки и умейте быстро закончить разго вор. При этом будьте максимально вежливы.

В конце подведите итоги разговора — это также поможет Вам запомнить самое важное.

Если же Вы попали на автоответчик, то будьте пре дельно кратки. Повторите свой номер еще раз.

Если же Вы не хотите оставлять голосовое сооб щение, то повесьте трубку до того, как услышите гудок.

Если Вы звоните сами, если спешите, то избегайте любых посторонних разговоров. С помощью про стого вопроса «Чем могу быть полезен?». Вы на прямую перейдете к делу. Если же телефонный разговор длится слишком долго или Вы очень за няты, то можете, извинившись, прервать разговор и попросить собеседника перезвонить.

Отдыхайте от телефона Выделите себе несколько часов тишины. Попросите своего коллегу взять на себя поступающие Вам звон ки, а через некоторое время поменяйтесь с ним мес тами. Активируйте на Вашем автоответчике функцию прослушивания, с ее помощью Вы можете прослуши вать входящие звонки, не отрываясь от работы, и под ходить к телефону в особенно важных случаях. Толь ко не обманывайте и не заставляйте других придумы вать истории, например: «К сожалению, он вышел.

Может, я смогу Вам чем-нибудь помочь? Перезвони те, пожалуйста, после 16:00».

Что делает встречу успешной?

Совещание - современная альтернатива работе «Вы одиноки? Приходите на совещание! Там Вы смо жете:

встретить милых и интересных людей;

почувствовать себя важным;

строить графики и диаграммы;

произвести сильное впечатление на своих коллег;

насладиться кофе, напитками и печеньем и все это — в самый разгар рабочего дня.» Как ни странно, в этом шуточном объявлении, заме ченном нами в одном бюро, содержится немало прав ды. Допустим, Вы и пятеро Ваших коллег ждете в те чение пятнадцати минут двух других запаздывающих участников или же потратили впустую целый час сво его времени на бесполезную или плохо подготовлен ную встречу. Во что Вам это обошлось? Вы можете также подсчитать свои годовые временные затраты.

Если же совещания проводятся каждые две недели, то потери будут огромные. Результат — Вы постарае тесь избегать их, как просто бесполезную трату вре мени.

Вы сможете провести встречу с гораздо большим ус пехом, если будете следовать нескольким простым, но при этом очень четким правилам, которые, к сожа лению, часто игнорируются.

Контрольная таблица: Секреты успешного прове дения совещаний Составьте четкую повестку дня Определите цели. Напишите также, к каким результа там необходимо прийти Позаботьтесь о том, чтобы все документы были розда ны заранее, а не непосредственно в ходе совещания Участники должны подготовиться к совещанию заранее Составьте четкий план заседания Старайтесь придерживаться установленных временных рамок. Не опаздывайте. Не уходите раньше, чем за планировано Различные графики и диаграммы являются наглядным подтверждением Ваших слов. Они облегчают ответы на вопросы и позволяют быстрее достигнуть промежу точных результатов Короткие паузы и свежий воздух помогают восстано вить силы и повышают внимательность Протокол заседания должен быть коротким и четким.

Все задачи следует занести в так называемый список необходимых дел. (Кто? Что? Когда?) О чем нужно помнить при проведении переговоров и совещаний?

«Лучшие переговоры — те, которые не состоялись».

Это не всегда так, но тем не менее Вы всегда должны искать альтернативы. Например, две встречи можно объединить в одну (особенно в том случае, если уча стники должны прибыть на них в одно и то же место).

Возможно, наилучшим решением будет телеконфе ренция или же решение, вынесенное по данному во просу высокопоставленными лицами.

Избавьте себя и своих коллег от бесполезной траты времени на пустые разговоры. По возможности со кратите число участников. Вот основные вопросы, ко торые необходимо решить перед организацией сове щания.

Кого непосредственно могут коснуться решения, принятые в ходе дискуссии? Может быть, будет достаточно одного заместителя?

Кто обладает специальными знаниями и без кого нельзя обойтись?

На ком лежит ответственность (финансовая, адми нистративная, правовая) за вынесение решений?

Кто выносит решения? Будет ли достаточным, ес ли эти лица просто узнают о вынесенном решении из протокола?

Действительно ли необходим руководитель сове щания? Кто из присутствующих может взять на себя эту роль?

Подумайте, кому из участников необходимо при сутствовать лишь при обсуждении первых пунктов плана заседания. В соответствии с этим составьте повестку дня.

Правила игры при проведении переговоров или совещаний Всегда соблюдайте общепринятые правила поведе ния при коммуникации и совместной работе. Сюда от носятся: ограничение времени, отведенного на вы ступление;

образ действий в запутанных ситуациях;

правила «обратной связи», правила принятия реше ний.

Договоритесь со своими коллегами назначать суровые штрафы опоздавшим на внутренние совещания. Напри мер, тот, кто придет слишком поздно, должен будет по том убрать комнату переговоров или оплатить всем обед, либо он не сможет принять участия в данном со вещании. Это может показаться слишком жестоким, однако подобные меры — единственный способ избе жать промедлений по вине постоянно опаздывающих.

Главное при этом — чтобы подобные санкции не стали скрытой наградой для остальных («Кто у нас сегодня благородный спонсор мороженого?») и чтобы все бы ли с ними согласны. Вот увидите, после того как Вы три раза подряд примете подобные меры, опоздания пре кратятся.

Как сэкономить время в ходе переговоров?

Во время проведения совещания обращайте внима ние на следующие «злободневные» вещи: посторон ние разговоры, отклонения от темы, затянувшиеся разногласия, банальную борьбу за власть, «мертвые точки»;

неверная информация и преждевременные заключения тоже могут помешать Вам достигнуть на меченной цели. Иногда короткая пауза или перенесе ние совещания на следующий день может оказаться лучше, чем длительное и утомительное решение всех проблем сразу.

В конце заседания подведите итоги. Запишите, что, когда и кем должно быть исполнено. Если необходи мо, договоритесь о следующих переговорах.

Сразу же перепишите протоколы совещания в свою записную книжку, потом Вы сможете разослать их по почте (распечатать и раздать) всем участникам встречи. Оптимальным вариантом будет продемон стрировать протокол всем собравшимся с помощью видеопроектора — таким образом можно сразу же устранить все недоразумения.

Учитесь перепоручать свои обязанности другим Многие люди часто делают сами даже ту часть работы, с которой гораздо лучше и быстрее справились бы их коллеги или сотрудники. В качестве оправдания все и всегда приводят одни и те же причины, например:

перепоручать кому-то свои задания весьма риско ванно;

гораздо интереснее делать все самому;

у меня это получится гораздо лучше;

я же, в кон це концов, эксперт в таких делах;

если я буду делать все сам, то все получится го раздо быстрее;

я с удовольствием выполню эту работу.

Истинные же мотивы почти никогда не рассматривают ся. Например, человек не хочет признать себя слабым и неуверенным в своих силах («А вдруг у моего колле ги Мюллера это получится гораздо лучше, чем у ме ня?»). Или он не хочет потерять контроль над своими задачами и обязанностями. Или этот человек просто слишком горд и считает себя незаменимым работни ком. Или же он просто боится потерять власть.

К тому же передача своих обязанностей не только помогает сэкономить Ваше время, но обладает и еще несколькими преимуществами, часто упускаемыми из виду.

Вы можете гораздо эффективней использовать знания и умения в какой-нибудь другой области.

Многие Ваши коллеги, которым Вы передали часть своих обязанностей, только выиграют от этого и будут Вам за это благодарны.

Вы можете использовать освободившееся время для других проектов, обучения или повышения квалификации, планирования, творческих зада ний и т.д.

Искусству перепоручать свои обязанности можно лег ко научиться, при этом не обязательно занимать ру ководящий пост. Если Вы чувствуете, что разрывае тесь между многочисленными делами и обязанностя ми, и не хотите, чтобы так продолжалось и дальше, то Вам просто необходимо приобрести этот навык.

Перепоручайте свои обязанности с успехом Если позволяет иерархическая структура предпри ятия, то наиболее часто Вы должны перепоручать другим свои обязанности из группы Си D.

Основные принципы: если Вы перепоручили свои обя занности кому-либо из Ваших сотрудников или кол лег, то он в первую очередь должен:

понять, чего Вы от него хотите;

убедиться в том, что данное задание отвечает и его интересам тоже;

быть уверенным в том, что выполнение данного задания важно для успешной работы предпри ятия;

быть в состоянии выполнить данное задание, оно должно быть ему по силам.

Имейте в виду, что все, о чем Вы забудете или просто не сообщите Вашему коллеге, может помешать ему выполнить данное задание. Загляните еще раз в уже испытанную Вами контрольную таблицу (см. с. 72) и передайте ее коллеге, которому Вы перепоручили выполнение данного дела — это поможет ему лучше во всем разобраться. В нижеприведенном списке Вы найдете еще несколько пунктов, на которые следует обратить внимание.

Десять правил успешного перепоручения обязанностей 1 Подумайте, что именно Вы хотите кому-то перепору чить.

2 Решите, кому именно Вы хотите это доверить.

3 Запишите, что необходимо при этом сделать.

4 Разъясните Вашему сотруднику или коллеге неко торые детали выполнения данного задания.

5 Если необходимо, проведите с Вашим коллегой не сколько тренировок.

6 Задания должны давать возможность Вашему кол леге разрабатывать свои собственные методы ре шения.

7 Обсудите с Вашим коллегой все, что может иметь отношение к перепорученному ему делу.

8 Ваше вмешательство разрешено только в том слу чае, если оно заранее оговорено.

9 Постоянная коммуникация — залог Вашего общего успеха.

10 Последующий контроль: оцените и похвалите ра боту, выполненную Вашим сотрудником или кол легой.

Наведите порядок на своем рабочем месте Порядок и систематичность являются главными сла гаемыми экономии времени. Здесь мы поделимся с Вами секретами того, как именно нужно организо вывать порядок на рабочем столе для экономии вре мени и пространства.

Порядок на Вашем столе и то, как Вы храните доку менты, напрямую зависят от Вашего индивидуального режима работы. Многие люди при этом думают, что только в полном беспорядке они могут стать творчес кой личностью. Для других загроможденный стол — сплошное наказание, потому что это постоянно их от влекает. Оптимальное решение — то, при котором Вы сразу, не тратя времени на поиски, можете найти на своем рабочем месте необходимую документацию, записи, диски и т.п.

Храните на столе только необходимое На многих рабочих столах можно часто увидеть стопки бумаг, горы папок, прозрачных файлов, дис кет и т.п., — все это мы берем в руки лишь для того, чтобы переложить на другое место, поскольку еще не решили, что с этим делать.

Выход из положения следующий. Взять в руки каж дый лист бумаги и быстро пробежать его глазами.

Девиз «Чем меньше стол — тем больше корзина для бумаг» может быть также применен и к самой мусор ной корзине (вспомните о приоритете D, с. 34). Даже если Вы не уверены, пригодится ли Вам когда-ни будь еще эта бумага, без сожаления выбрасывайте ее. Всегда задавайте себе вопрос: произойдет ли что-нибудь ужасное, если я не буду хранить это письмо?

То, с чем Вы не можете сразу разобраться, надо бу дет просмотреть позднее. Если Вы знаете точную да ту, когда все должно решиться, то положите эти бума ги в отдельную папку и отметьте в ежедневнике день, когда их снова можно будет просмотреть.

Наводим порядок по системе Есть только четыре способа разделаться с бумагами и документами: выбросить их, передать коллеге, про работать или отложить их «до лучших времен».

Если на Вашем столе полный беспорядок, то примите следующие меры.

1 Рассортируйте все документы в соответствии с их приоритетом.

2 Выбросите все, что больше никогда не понадобит ся ни Вам, ни остальным. Для этого выделите себе специальный ящик для старых бумаг.

3 Передайте своим коллегам те бумаги, относитель но которых Вы не можете вынести самостоятельно го решения. Предварительно снабдите эти доку менты краткими пометками.

4 В первую очередь просмотрите все бумаги, относя щиеся к приоритету А. Разумеется, не сразу. Те, с которыми Вы уже разобрались, переложите в от дельную папку. Работу же над оставшимися доку ментами Вы сможете продолжить после того, как полностью разберете свой стол.

5 Отодвигать на будущее Вы имеете право лишь те бумаги и документы, на проработку и приведение в порядок которых у Вас еще есть время. Однако их тоже нужно как-то систематизировать и разо брать! Чтобы не забыть вернуться к ним позднее, запишите об этом в своем ежедневнике или орга найзере.

Как поступить с оставшимися документами?

«Всякую работу можно растягивать до бесконечнос ти». Вполне естественно, что Вы не располагаете аб солютно всей необходимой информацией и что к со вершенству можно стремиться до бесконечности.

Но так ли это необходимо? Обязательно ли состав лять каждый внутренний документ по всем правилам?

Вовсе нет, очень часто в качестве ответа на письмо бывает достаточно и пары строк, написанных от руки (если только речь идет о внутренней переписке со трудников). Чтобы не растрачивать свои силы пона прасну, Вы должны заранее определить для себя ко нечную точку работы.

Пример Вам необходимо составить коммерческое предложение.

Прежде чем приступить к работе, посмотрите на часы и ска жите себе: «Сейчас 11:30. Я должен закончить это письмо через десять минут». Если же к 11:35 Вы одолели только приветствие и обращение, то просто «подстегните» себя:

«У меня осталось только пять минут. Вперед», — и Вы обя зательно продвинетесь!

Как можно сэкономить время при чтении?

Чтение специальных журналов необходимо для того, чтобы повышать свою квалификацию и чтобы всегда иметь представление об основных тенденциях разви тия. Кроме того, подобная литература может послу жить «толчком» для Ваших собственных идей. Одна ко редко у кого находится время на чтение подобных публикаций, ведь наш рабочий день и так перегружен непрекращающимся потоком документов и коррес понденции.

Читайте только то, что Вам действительно может пригодиться Составьте для себя список публикаций и проектов, которые Вы бы хотели просмотреть. Выделите себе для них отдельную папку. Остальную поступающую специальную литературу и документацию сразу же откладывайте в сторону или просто передавайте кол легам. Ни в коем случае не принимайтесь тут же лис тать попавший к Вам в руки журнал. В противном же случае Вы не сможете избежать опасности бессис темного чтения и просто «утонете» в объеме инфор мации. Результат — Вы зря потратите свое время.

Вместо этого постарайтесь ежемесячно выделять для себя день и время, которое Вы будете тратить на ра боту со специальной литературой. Занесите эту дату в свой ежедневник. Когда же подойдет время, сле дуйте следующим правилам.

Сначала прочитайте содержание. Принимайтесь за чтение какой-либо статьи лишь в том случае, когда ее заголовок обещает Вам действительно интересное и полезное чтение.

Если же Вы уже несколько раз подряд не смогли найти для себя в каком-то определенном пери одическом издании ничего интересного, то пре кратите его заказывать.

Ваше чтение должно быть оправдано. Если кто-то дал Вам что-то прочитать, то это вовсе не значит, что данная публикация будет интересна и полезна для Вас.

Научитесь технике быстрого чтения. Для этого Вы можете записаться на курсы или же просто при обрести учебник. Однако если при этом не упраж няться, то можно быстро потерять скорость чте ния, наработанную Вами в процессе обучения.

Справляемся с потоком электронных писем Руководящие сотрудники ежедневно получают более дюжины электронных писем. И не только они: от беско нечного потока электронной корреспонденции в той или иной мере страдают все, кому приходится много и часто работать с компьютером. И это не удивительно, ведь те перь по электронной почте можно отправить все то, что раньше приходилось посылать с помощью обычного классического письма, и это намного быстрее, дешевле и удобнее. Однако именно благодаря скорости рассыл ки это средство коммуникации обладает следующим не достатком: в Ваш ящик поступает множество информа ции — нужной и бесполезной, важной и второстепенной.

Около половины писем оказываются вообще совершен но бесполезными и несущественными для Вашей рабо ты, к таковым, например, относятся рассылки новостей, всякая посторонняя реклама (так называемый спам), информационная рассылка для зарегистрированных пользователей каких-либо сайтов и т.п. Подобные пись ма приходят к нам ежедневно и просто «забивают» наш ящик. Как же со всем этим справиться?

Создайте регистратор в своем электронном почтовом ящике.

Выделите себе отдельный день, в который Вы сможе те заняться наведением порядка в своем электронном почтовом ящике. Создайте в нем систему папок. Тог да Вы сможете рассортировывать входящие письма в соответствии с проектами, клиентами или внутрен ними задачами. Выделите на каждую рабочую об ласть от трех до семи папок, при этом самих областей должно быть не более трех.

Пример Все новости с помощью установленного фильтра автомати чески помещаются в папку для новостей. Кроме того, Вы за вели отдельные папки для каждого проекта, отделив при этом текущие проекты от уже завершенных. Как менеджер по товару, Вы можете также сортировать входящие письма в соответствии с видами товара или же сериями. При этом Вы можете как различать фазу производства и дату выпус ка продукции, так и комбинировать их.

Используйте принцип Эйзенхауэра Держите ящик входящих писем пустым. Иерархию приоритетов, составленную на основе диаграммы Эйзенхауэра (см. с. 32), вполне можно применять и к электронным письмам. В большинстве случаев решить, к какому именно приоритету следует отнести то или иное письмо, можно с помощью адреса от правителя или темы письма. Подумайте, возможно, будет разумнее распределить папки в соответствии с А-и В -приоритетами входящих в них писем. Письма, подпадающие под категорию D (реклама, анекдоты и т.п.), можно стереть сразу, не читая. Решите, как Вам следует поступать с письмами из группы С: стоит ли прочитать это сообщение или же просто удалить его?

Если же данное письмо пригодится Вам позже, и Вы знаете приблизительно когда, то сделайте соответ ствующую пометку в своем ежедневнике. Как только эта дата минует, письмо можно будет стереть.

С помощью автоматических фильтров (такие, напри мер, есть в Outlook) можно выделить разными цвета ми сообщения, поступившие от важных клиентов, де ловых партнеров, начальства и т.п. Благодаря этой опции Вы сможете сразу же отличить эти письма от других. Или же (тоже при помощи фильтров) можно автоматически распределять поступающие письма по заранее созданным Вами для них папкам и подпап кам. Это значительно облегчит Вам работу, и Вы смо жете читать корреспонденцию более последователь но. Например, папку с новостями можно просматри вать всего раз в неделю и потом удалять прочитанное.

Сразу ли надо отвечать на электронные письма?

Многие люди из страха того, что сейчас произойдет что-то страшное, чувствуют себя неуютно, когда стал киваются с необходимостью сразу же открывать входя щее сообщение. Однако Вы вовсе не обязаны сразу же читать письмо и отвечать на него. Если Вы будете каж дый раз прерывать выполнение какого-либо задания ради прочтения нового входящего сообщения, то по том Вам понадобится много времени для того, чтобы снова втянуться в работу. Задумайтесь, может, Вам бу дет гораздо удобнее проверять почту только по утрам, после обеда и вечером или же всего один-два раза в день (в то время, когда не ждете каких-либо важных писем)?

Но не забудьте, что Ваши клиенты, как правило, ожи дают ответа в течение дня или даже нескольких ча сов. И если Вы вовремя не отреагируете, то они про сто обратятся к Вашим конкурентам.

Автоматическая подпись может Вам пригодиться Функция подписи при написании электронных пи сем — очень практичная и удобная вещь. Вы можете в считанные секунды вставить в письмо Ваши полные данные, благодаря этому Ваш адресат сразу сможет найти и прочесть Ваше сообщение. Данная функция позволяет даже задать набор Ваших данных в соот ветствии с адресатом письма. Например, Вы можете определить, кому «показывать» номер Вашего мо бильного телефона, а кому нет.

До настоящего времени возможность использования автоподписи в качестве шаблона документа исполь зовалась крайне редко, а зря, так как это очень практично и удобно. Например, при составлении пери одических текстов (коммерческих предложений, при глашений и т.п.) Вы можете воспользоваться выше описанной функцией и вставить необходимый вариант в пустое окошко исходящего сообщения. После этого Вам останется только добавить туда необходимые данные.

Как нужно писать электронные письма?

Следующие правила, которые также можно отнести к правилам этикета, помогут сэкономить Ваше время и время получателя.

Всегда заполняйте поле, отведенное для темы письма. Формулируйте ее кратко и четко.

Если между моментом получения письма и Вашим ответом на него прошло всего несколько минут, то сформулируйте тему более подробно. Это помо жет адресату понять, на какое именно письмо Вы ответили. Если необходимо, то укажите в скобках тему первоначального письма. В случае внутрен них сообщений, отправляемых сотрудниками фир мы друг другу, тема письма часто бывает важнее самого текста.

Избегайте длинных, бесполезных формулировок и не пишите «ответных» писем (например, благо дарственных) по каждому пустяку (отвечайте лишь на те сообщения, которые этого требуют, или в каких-либо особенных случаях). Помните, что электронная почта — это по большей части ин формационное средство коммуникации.

Использование в качестве темы таких общеприня тых словосочетаний, как «информация для Вас», «к сведению», обычно указывают на то, что ответ не требуется.

Отвечая, сотрите все, начиная с исходного сооб щения, что не является необходимым для понима ния Вашего ответа. Оставьте лишь те пункты или вопросы, на которые Вы даете односложные от веты «да» или «нет».

При пересылке электронных писем будьте пре дельно осмотрительны — делайте это лишь тогда, когда отправитель согласен на нее. В сомнитель ных случаях будет лучше спросить его разреше ния.

Формулируйте свои мысли настолько коротко и ясно, насколько это возможно. Используйте также такой элемент оформления, как абзац и следующая за ним пустая строка. Все это сэко номит время получателя и уменьшит возможность того, что самые главные пункты Вашего письма останутся незамеченными.

Приложения должны быть маленькими по объ ему, их количество не должно превышать двух трех. Особенно это касается графиков. Сжимайте большие по объему файлы, сохраняйте их в rаr или zip-формате (прикрепленные данные, по объ ему превышающие 500 Кб, повлекут чрезмерные затраты времени на открытие и пересылку).

Пересылайте только те данные, которые сохране ны в стандартных форматах (например, в pdf-фор мате). В противном же случае Ваш адресат просто не сможет их открыть.

Посылайте копию письма другим людям лишь тог да, когда это действительно необходимо. Число по лучателей должно быть настолько маленьким, на сколько это возможно.

Если это уж так необходимо, то пересылайте анекдоты и шутки лишь тем людям, для которых они не окажутся помехой в работе. Сразу же сти райте все письма с непристойным юмором и по шлыми картинками. Если Вы больше не хотите получать подобные письма, то поговорите об этом с отправителем, иначе их число никогда не уменьшится.

Перед отпуском установите функцию автоматическо го извещения о Вашем отсутствии. Благодаря этому Ваши коллеги и клиенты будут знать, что Вы сможете прочесть отправленные Вам письма только несколько недель спустя.

Станьте хозяином своего времени Управление временем — не универсальное средство и подходит оно далеко не всем.

Найдите для себя то, что подойдет именно Вам и сможет сразу дать положительный результат.

Все управляют временем по-разному. К какому типу принадлежите Вы?

Все люди разные. В то время как одному, например, нравится аккуратно заполнять готовые бланки, друго му необходимы спонтанность и свобода для творчес тва. Один растрачивает свои силы на излишнее стрем ление к совершенству, другой — на составление пла нов и чрезмерное рвение, он хочет сделать все, быстро и сразу. Для успешного управления временем важно следующее: Вы должны выбрать для себя то, что отвечает Вашим индивидуальным особенностям и предпочтениям.

На следующих страницах мы представим Вам четыре различных типа личности: доминантного, инициатив ного, организованного и добросовестного менедже ра собственного времени.

Среди этих типов обязательно найдется один или два, наиболее близкие Вам. Чтобы узнать, к какому именно типу Вы принадлежите и каким советам Вам нужно следовать, используйте так называемые контрольные таблицы. В каждой из четырех таблиц отметьте те высказывания, которые относятся к Вам. После этого посмотрите, в каких таблицах Вы нашли для себя наибольшее число верных утвер ждений и прочитайте следующие за ними советы.

Нижеописанная типология принадлежит фирме DISG (www.disg.de). Тесты DISG помогают лучше понимать себя и остальных. Данное же описание типов «вре менных» менеджеров приводится здесь с любезного разрешения Seiwert/Gay «Das 1*1 der Personlich keit», 9.Aufl., Offenbach 2003.

Контрольная таблица: Вы доминантный мене джер?

Десять советов для доминантного менеджера 1 Расставляйте приоритеты. Выделите себе время и определитесь со своими целями, ожиданиями и приоритетами.

2 Прежде чем приступать к какому-то важному зада нию, тщательно продумайте все детали и опреде лите, сколько Вам потребуется времени на его вы полнение.

3 Будьте терпеливее с окружающими, давайте им иногда фору.

4 Не загружайте других большим количеством дел и проектов сразу.

5 Старайтесь как можно реже отрывать других от работы, больше прислушивайтесь к окружающим.

6 Будьте вежливы и всегда смотрите в глаза собе седнику.

7 Меньше соревнуйтесь и больше работайте совме стно с коллегами.

8 Сначала подумайте, а потом (неспешно) присту пайте к работе.

9 «Притормозите», не предъявляйте к окружающим больших требований, чем к самому себе.

10 Отдых тоже полезен. Выделяйте себе иногда спе циальное время для него.

Контрольная таблица: Вы инициативный мене джер?

Десять советов для инициативного менеджера 1 Прежде чем приступить к новому заданию, закон чите предыдущее.

2 Не позволяйте окружающим отрывать Вас от рабо ты и не пользуйтесь подобными перерывами в каче стве повода побездельничать.

3 Работайте последовательно над начатым Вами про ектом.

4 Научитесь быть пунктуальным.

5 Не бросайтесь выполнять второстепенные задания и не растрачивайте понапрасну Ваши силы и энер гию.

6 Письменно фиксируйте все задания. Составьте се бе список необходимых дел и приоритетов, старай тесь придерживаться его.

7 Упорядочите Ваш рабочий день и составьте его план.

8 Заведите ежедневник или органайзер, используй те его также как средство самодисциплины.

9 Разберите свой рабочий стол и очистите корзину для бумаг.

10 Не позволяйте отвлекать Вас по личным вопро сам. Ограничьте время на разговоры, будьте ме нее общительны.

Контрольная таблица: Вы организованный ме неджер?

Десять советов для организованного менеджера 1 Поищите новые, более короткие пути к достиже нию намеченных целей взамен уже испытанных старых.

2 Увеличьте свою производительность труда и ус корьте рабочий процесс.

3 Обменивайтесь опытом с коллегами, расспросите их, как они распределяют свои дела и приоритеты.

4 Вовремя распознавайте проблемы и решайте их.

Умейте также находить решения и в межличност ных конфликтных ситуациях.

5 Чтобы избежать спешки и не зависеть от времени, старайтесь начинать свой рабочий день раньше.

6 Меньше думайте о затратах труда и больше о ре зультате.

7 Чтобы не попасть в цейтнот, вовремя обращайте внимание на конечные сроки.

8 Относитесь позитивно к любым изменениям, они обогащают Вашу жизнь.

9 Решайте свои задачи сами, при этом начинайте с малого.

10. Больше доверяйте себе, говорите громче. Чаще говорите «нет».

Контрольная таблица: Вы добросовестный мене джер?

Десять советов для добросовестного менеджера 1 Еще раз тщательно просмотрите и продумайте свой план. Если Вы запланировали слишком много, то у Вас останется слишком мало времени на его пе реработку или на внесение внезапных изменений.

2 Сконцентрируйтесь на результате, а не на безуп речном выполнении.

3 Вы не можете избежать всех возможных рисков.

Постарайтесь это понять.

4 Принимайте наиболее приятные для Вас решения, даже если не обладаете достаточной информа цией.

5 Не тратьте столько времени на исследование и ана лиз.

6 Установите себе четкие временные границы для выполнения каждого задания.

7 Поставьте перед собой достижимую цель. Не тре буйте от себя слишком многого.

8 Знайте, что совершенство тоже имеет свои грани цы: «хорошо» лучше, чем «превосходно».

9 Не будьте слишком требовательны к себе и окру жающим. Проявляйте снисходительность.

10 Люди гораздо важнее, чем строгие уставы и ди рективы. Не забывайте об этом.

Как менять свои привычки?

В теории управления временем есть как «сильные» факторы (система планирования времени, принцип Парето, планирование цели и т.п.), так и «слабые», которые являются не менее важными (а может, даже и более), чем первые. О них-то и пойдет речь в заключительной части.

Ваша внутренняя установка на успех Горькая правда состоит в том, что для успешного уп равления временем прежде всего необходима само дисциплина. И самыми важными факторами здесь яв ляются Ваш внутренний настрой и стимул к действи ям — Вы должны быть активны в достижении цели.

Мы не можем управлять временем как таковым, но мы вполне можем менять наши с ним отношения. Для то го чтобы иметь возможность достигать большего за меньшее время, не нужно никакой магии, просто до статочно знать, где мы хотим оказаться, что для нас является самым главным, чего именно мы хотим до биться и как это сделать.

Злейший «пожиратель» времени Если мы предварительно не проанализируем ситуа цию, то потеряем потом огромное количество време ни. То же произойдет и в том случае, если мы будем совершать ошибки и не принимать их во внимание, ес ли будем, как страусы, прятать голову в песок. Вспом ните, ведь очень часто мы прекращаем начатое лишь из-за ложной уверенности в том, что «у нас ничего не выйдет» или что мы «жертва внешних обстоятельств» (к таким «внешним обстоятельствам» относятся шеф, коллеги, клиенты, поставщики или даже погода, судь ба, звезды, пятница 13-го и т.п.). И поэтому у нас уже нет сил бороться с проблемой.

Тем не менее полный анализ ситуации показывает нам, что именно из-за нашей реакции на внешние обстоя тельства и может возникнуть проблема и что, возмож но, по-другому было бы лучше. Этот животрепещущий вопрос мы решили проиллюстрировать примером.

Пример: моя проблема - непунктуальность В прошлом моей самой большой проблемой была ужасаю щая непунктуальность. Я приходил вовремя лишь на самые важные деловые встречи. Когда я собирался в гости к мое му лучшему другу Маркусу и его жене Марайе, то им посто янно приходилось ждать меня около получаса, а иногда и дольше. Каждый раз что-нибудь случалось. Например, однажды прямо перед отъездом я получил электронное письмо, на которое надо было «срочно» ответить, в следу ющий раз мне захотелось заехать по дороге в магазин за новым адаптером к мобильному телефону. Однако прода вец смог найти его на складе только 20 минут спустя, и к то му же я встал в самую длинную очередь к кассе. А еще как то прямо за 10 минут до выхода у меня зазвонил телефон, и хотя разговор не был срочным, я потратил на него 45 минут.

В другой раз я опоздал из-за того, что попал в пробку. Плюс ко всему на всех пяти светофорах, как только я к ним подъ езжал, как назло загорался красный свет, а строительство на одном из участков дороги стало последней каплей.

Почему у меня всегда идет все не так?

Как видите, я ничего не мог с этим сделать, не так ли?

Я просто становился жертвой обстоятельств, которые не мог изменить: продавец, очередь, пробка на доро ге, телефон и т.д. Я был ни при чем.

Действительно, на светофорах загорался красный, продавец был медлительный и т.п. Но ведь те же са мые вещи происходят и с другими людьми, однако они при этом остаются пунктуальны. Я ведь не рассчи тывал, что такое произойдет? (Теперь Вы видите, на сколько важно всегда иметь дополнительный запас времени?) Возьмите на себя ответственность!

Однажды я решил заново проанализировать все свои бесчисленные опоздания, и внезапно я понял: «Да я же сам был виноват в них!». Я всегда хотел использо вать все время до конца и из-за этого всегда занимался сразу несколькими делами. Это осознание имело следующие последствия: поскольку теперь я знал, что сам виноват в своих опозданиях, то мог уже что-то изменить. Если мне предстояло какое-то серь езное мероприятие, то я уже не затевал перед выез дом никаких сложных и долгих дел и всегда отправ лялся в путь заранее.

Мы в состоянии сами поменять свой образ жизни Действительно, в большинстве случаев мы сами несем ответственность за все то, что с нами происходит. Мы можем повлиять на происходящее с нами и на внешние обстоятельства благодаря нашему образу жизни и на шим внутренним установкам. При этом последние два фактора мы в состоянии изменить. Мы, конечно, мо жем просто сидеть и жаловаться на то, что «все равно не сможем ничего поменять». Или же мы можем на учиться принимать во внимание то, на что мы не можем повлиять и попытаться найти какой-нибудь приемле мый для нас способ изменить сложившуюся ситуацию.

И тогда мы понимаем, что нет ничего, что мы не могли бы изменить. Ключ к избавлению от стрессов, перегру зок и цейтнота находится в нас самих.

Самое главное - наличие стимула Следующий важный фактор — это стимул (или моти вация), и он тесно связан с нашей внутренней установ кой, а оба они гораздо важнее всяких техник и вспо могательных средств. Сравните, например, рабочую производительность какого-нибудь дня, в который Вы были рассеяны и не имели ни малейшего желания работать, с производительностью дня, предшество вавшего Вашему отпуску. Вспомните, как тогда Вы просидели до вечера в офисе и выполнили все остав шиеся задания.

Будьте оптимистичны Когда мы негативно настроены по отношению к че му-то, то это мешает нам и сбивает нас с толку.

И из-за этого многие из нас слишком рано сдаются.

Pages:     || 2 |



© 2011 www.dissers.ru - «Бесплатная электронная библиотека»

Материалы этого сайта размещены для ознакомления, все права принадлежат их авторам.
Если Вы не согласны с тем, что Ваш материал размещён на этом сайте, пожалуйста, напишите нам, мы в течении 1-2 рабочих дней удалим его.