WWW.DISSERS.RU

БЕСПЛАТНАЯ ЭЛЕКТРОННАЯ БИБЛИОТЕКА

   Добро пожаловать!

Pages:     | 1 | 2 || 4 |

«Московский международный институт эконометрики, информатики, финансов и права Алёхина Г.В. ...»

-- [ Страница 3 ] --

Сложность системы определяется количеством входящих в нее элементов, связями между этими элементами, а также взаимоотношениями между системой и средой. Экономика страны обладает всеми признаками очень сложной системы. Она объединяет огромное число элементов, отличается многообразием внутренних связей и связей с другими системами (здесь можно наблюдать взаимодействие природных, технологических, социальных процессов, объективных и субъективных факторов).

Сложность экономики иногда рассматривалась как обоснование невозможности ее моделирования, изучения средствами математики. Но как раз сложные объекты представляют наибольший интерес для моделирования;

именно здесь моделирование может дать результаты, которые нельзя получить другими способами исследования.

Следует отметить, что точность и полнота первичной информации, реальные возможности ее сбора и обработки во многом определяют выбор типов прикладных моделей. С другой стороны, исследования по моделированию экономики выдвигают новые требования к системе информации.

В зависимости от моделируемых объектов и назначения моделей используемая в них исходная информация имеет существенно различный характер и происхождение. Она может быть разделена на две категории: о прошлом развитии и современном состоянии объектов (экономические наблюдения и их обработка) и о будущем развитии объектов, включающую данные об ожидаемых изменениях их внутренних параметров и внешних условий (прогнозы). Вторая категория информации является результатом самостоятельных исследований, которые также могут выполняться посредством моделирования.

Математические модели, используемые для описания экономических процессов и явлений называют экономико математическими моделями. Для классификации этих моделей используются разные основания.

По целевому назначению экономико-математические модели делятся на теоретико-аналитические, используемые в исследованиях общих свойств и закономерностей экономических процессов, и прикладные, применяемые в решении конкретных экономических задач (модели экономического анализа, прогнозирования, управления).

При классификации моделей по исследуемым экономическим процессам и содержательной проблематике можно выделить модели экономики в целом и ее подсистем - отраслей, регионов и т.д., комплексы моделей производства, потребления, формирования и распределения доходов, трудовых ресурсов, ценообразования, финансовых связей и т.д.

С точки зрения общей классификацией математических моделей они подразделяются на функциональные и структурные, а также включают промежуточные формы (структурно-функциональные).

Типичными структурными моделями являются модели межотраслевых связей. Функциональные модели широко применяются в экономическом регулировании, когда на поведение объекта ("выход") воздействуют путем изменения "входа".

Существует классификация моделей на дескриптивные и нормативные. Дескриптивные модели отвечают на вопрос: как это происходит? или как это вероятнее всего может дальше развиваться? То есть они только объясняют наблюдаемые факты или дают вероятный прогноз. Применение дескриптивного подхода в моделировании экономики объясняется необходимостью эмпирического выявления различных зависимостей в экономике, установления статистических закономерностей экономического поведения социальных групп, изучения вероятных путей развития каких-либо процессов при не изменяющихся условиях или протекающих без внешних воздействий.

Примерами дескриптивных моделей являются производственные функции и функции покупательского спроса, построенные на основе обработки статистических данных.

Нормативные модели отвечают на вопрос: как это должно быть?

То есть предполагают целенаправленную деятельность. Примером нормативных моделей являются модели оптимального планирования, формализующие тем или иным способом цели экономического развития, возможности и средства их достижения.

Является ли экономико-математическая модель дескриптивной или нормативной, зависит не только от ее математической структуры, но от характера использования этой модели. Многие экономико математические модели сочетают признаки дескриптивных и нормативных моделей. Типична ситуация, когда нормативная модель сложной структуры объединяет отдельные блоки, которые являются частными дескриптивными моделями. Например, межотраслевая модель может включать функции покупательского спроса, описывающие поведение потребителей при изменении доходов. Подобные примеры характеризуют тенденцию эффективного сочетания дескриптивного и нормативного подходов к моделированию экономических процессов.

Дескриптивный подход широко применяется в имитационном моделировании.

По характеру отражения причинно-следственных связей различают модели жестко детерминистские и модели, учитывающие случайность и неопределенность. Необходимо различать неопределенность, описываемую вероятностными законами, и неопределенность, для описания которой законы теории вероятностей неприменимы. Второй тип неопределенности гораздо более сложен для моделирования.

По способам отражения фактора времени экономико математические модели делятся на статические и динамические. В статических моделях все зависимости относятся к одному моменту или периоду времени. Динамические модели характеризуют изменения экономических процессов во времени. Само время в экономико математических моделях может изменяться либо непрерывно, либо дискретно.

Модели экономических процессов разнообразны по форме математических зависимостей. Особенно важно выделить класс линейных моделей, наиболее удобных для анализа и вычислений и получивших вследствие этого большое распространение. Различия между линейными и нелинейными моделями существенны не только с математической точки зрения, но и в теоретико-экономическом отношении, поскольку многие зависимости в экономике носят принципиально нелинейный характер: эффективность использования ресурсов при увеличении производства, изменение спроса и потребления населения при росте доходов и т.п.

По соотношению экзогенных и эндогенных переменных, включаемых в модель, модели могут разделяться на открытые и закрытые. Полностью открытых моделей не существует;

модель должна содержать хотя бы одну эндогенную переменную. Полностью закрытые экономико-математические модели, т.е. не включающие экзогенных переменных, исключительно редки;

их построение требует полного абстрагирования от "среды" (несмотря на то, что реальные экономические системы, всегда имеют внешние связи). Подавляющее большинство экономико-математических моделей занимает промежуточное положение и различаются по степени открытости (закрытости).

Существует также деление моделей на агрегированные и детализированные.

В зависимости от того, включают ли модели пространственные факторы и условия или не включают, различают модели пространственные и точечные.

Таким образом, общая классификация экономико-математических моделей включает более десяти основных признаков. С развитием экономико-математических исследований проблема классификации применяемых моделей усложняется. Наряду с появлением новых типов моделей (особенно смешанных типов) и новых признаков их классификации осуществляется процесс интеграции моделей разных типов в более сложные модельные конструкции.

Можно выделить следующие аспекты применения математических методов в решении практических проблем.

1. Совершенствование системы экономической информации.

Математические методы позволяют упорядочить систему экономической информации, выявлять недостатки в имеющейся информации и вырабатывать требования для подготовки новой информации или ее корректировки. Разработка и применение экономико-математических моделей указывают пути совершенствования экономической информации, ориентированной на решение определенной системы задач планирования и управления.

Прогресс в информационном обеспечении планирования и управления опирается на бурно развивающиеся технические и программные средства информатики.

2. Интенсификация и повышение точности экономических расчетов. Формализация экономических задач и применение ЭВМ многократно ускоряют типовые, массовые расчеты, повышают точность и сокращают трудоемкость, позволяют проводить многовариантные экономические обоснования сложных мероприятий, недоступные при преобладании "ручной" технологии.

3. Углубление количественного анализа экономических проблем.

Благодаря применению метода моделирования значительно усиливаются возможности конкретного количественного анализа;

изучение многих факторов, оказывающих влияние на экономические процессы, количественная оценка последствий изменения условий развития экономических объектов и т.п.

4. Решение принципиально новых экономических задач.

Посредством математического моделирования удается решать такие экономические задачи, которые иными средствами решить практически невозможно, например: нахождение оптимального варианта бизнес плана, автоматизация контроля за функционированием сложных экономических объектов.

Рассмотрим основные этапы процесса моделирования и проанализируем последовательность и содержание этапов одного цикла экономико-математического моделирования.

1 этап. Постановка экономической проблемы и ее качественный анализ. Главное здесь - четко сформулировать сущность проблемы, принимаемые допущения и те вопросы, на которые требуется получить ответы. Этот этап включает выделение важнейших черт и свойств моделируемого объекта и абстрагирование от второстепенных;

изучение структуры объекта и основных зависимостей, связывающих его элементы;

формулирование гипотез (хотя бы предварительных), объясняющих поведение и развитие объекта.

2 этап. Построение математической модели. Это - этап формализации экономической проблемы, выражения ее в виде конкретных математических зависимостей и отношений (функций, уравнений, неравенств и т.д.). Обычно сначала определяется основная конструкция (тип) математической модели, а затем уточняются детали этой конструкции (конкретный перечень переменных и параметров, форма связей). Таким образом, построение модели подразделяется в свою очередь на несколько стадий.

Следует отметить, что не верно полагать, что чем больше фактов учитывает модель, тем она лучше "работает" и дает лучшие результаты.

То же можно сказать о таких характеристиках сложности модели, как используемые формы математических зависимостей (линейные и нелинейные), учет факторов случайности и неопределенности и т.д.

Излишняя сложность и громоздкость модели затрудняют процесс исследования. Нужно учитывать не только реальные возможности информационного и математического обеспечения, но и сопоставлять затраты на моделирование с получаемым эффектом (при возрастании сложности модели прирост затрат может превысить прирост эффекта).

Одна из важных особенностей математических моделей - потенциальная возможность их использования для решения разнокачественных проблем. Поэтому, даже сталкиваясь с новой экономической задачей, вначале необходимо попытаться применить для решения этой задачи уже известные модели, а не стремиться "изобретать" модель.

Необходимо стремиться к тому, чтобы получить модель, принадлежащую хорошо изученному классу математических задач.

Часто это удается сделать путем некоторого упрощения исходных предпосылок модели, не искажающих существенных черт моделируемого объекта. Однако возможна и такая ситуация, когда формализация экономической проблемы приводит к неизвестной ранее математической структуре.

3 этап. Математический анализ модели. Целью этого этапа является выяснение общих свойств модели. Здесь применяются чисто математические приемы исследования. Наиболее важный момент - доказательство существования решений в сформулированной модели (теорема существования). Если удастся доказать, что математическая задача не имеет решения, то необходимость в последующей работе по первоначальному варианту модели отпадает;

следует скорректировать либо постановку экономической задачи, либо способы ее математической формализации. При аналитическом исследовании модели выясняются такие вопросы, как, например, единственно ли решение, какие переменные (неизвестные) могут входить в решение, каковы будут соотношения между ними, в каких пределах и в зависимости от каких исходных условий они изменяются, каковы тенденции их изменения и т.д. Исследование модели по сравнению с эмпирическим (численным) имеет то преимущество, что получаемые выводы сохраняют свою силу при различных конкретных значениях внешних и внутренних параметров модели.

Модели сложных экономических объектов с большим трудом поддаются аналитическому исследованию. В тех случаях, когда аналитическими методами не удается выяснить общих свойств модели, а упрощения модели приводят к недопустимым результатам, переходят к численным методам исследования.

4 этап. Подготовка исходной информации. Моделирование предъявляет жесткие требования к системе информации. В то же время реальные возможности получения информации ограничивают выбор моделей, предназначаемых для практического использования. При этом принимается во внимание не только принципиальная возможность подготовки информации (за определенные сроки), но и затраты на подготовку соответствующих информационных массивов. Эти затраты не должны превышать эффект от использования дополнительной информации.

В процессе подготовки информации широко используются методы теории вероятностей, теоретической и математической статистики. При системном экономико-математическом моделировании исходная информация, используемая в одних моделях, является результатом функционирования других моделей.

5 этап. Численное решение. Этот этап включает разработку алгоритмов для численного решения задачи, составления компьютерных программ и непосредственное проведение расчетов. Трудности этого этапа обусловлены прежде всего большой размерностью экономических задач, необходимостью обработки значительных массивов информации.

Обычно расчеты по экономико-математической модели носят многовариантный характер. Благодаря высокому быстродействию современных ЭВМ удается проводить многочисленные "модельные" эксперименты, изучая "поведение" модели при различных изменениях некоторых условий. Исследование, проводимое численными методами, может существенно дополнить результаты аналитического исследования, а для многих моделей оно является единственно осуществимым. Класс экономических задач, которые можно решать численными методами, значительно шире, чем класс задач, доступных аналитическому исследованию.

6 этап. Анализ численных результатов и их применение. На этом заключительном этапе цикла встает вопрос о правильности и полноте результатов моделирования, о степени практической применимости последних.

Математические методы проверки могут выявлять некорректные построения модели и тем самым сужать класс потенциально правильных моделей. Неформальный анализ теоретических выводов и численных результатов, получаемых посредством модели, сопоставление их с имеющимися знаниями и фактами действительности также позволяют обнаруживать недостатки постановки экономической задачи, сконструированной математической модели, ее информационного и математического обеспечения.

Следует также отметить, что в процессе исследования обнаруживаются недостатки предшествующих этапов моделирования в связи с чем возникают взаимосвязи между этапами одного цикла экономико-математического моделирования, появляются возвратные связи этапов.

Уже на этапе построения модели может выясниться, что постановка задачи противоречива или приводит к слишком сложной математической модели. В соответствии с этим исходная постановка задачи корректируется. Далее математический анализ модели (этап 3) может показать, что небольшая модификация постановки задачи или ее формализации дает интересный аналитический результат.

Наиболее часто необходимость возврата к предшествующим этапам моделирования возникает при подготовке исходной информации (этап 4). Может обнаружиться, что необходимая информация отсутствует или же затраты на ее подготовку слишком велики. Тогда приходится возвращаться к постановке задачи и ее формализации, изменяя их так, чтобы использовать имеющуюся информацию.

Поскольку экономико-математические задачи могут быть сложны по своей структуре, иметь большую размерность, то часто случается, что известные алгоритмы и программы для ЭВМ не позволяют решить задачу в первоначальном виде. Если невозможно в короткий срок разработать новые алгоритмы и программы, исходную постановку задачи и модель упрощают: снимают и объединяют условия, уменьшают число факторов, нелинейные соотношения заменяют линейными, усиливают детерминизм модели и т.д.

Недостатки, которые не удается исправить на промежуточных этапах моделирования, устраняются в последующих циклах. Но результаты каждого цикла имеют и вполне самостоятельное значение.

Начав исследование с построения простой модели, можно быстро получить полезные результаты, а затем перейти к созданию более совершенной модели, дополняемой новыми условиями, включающей уточненные математические зависимости.

Не следует забывать, что сфера практического применения метода моделирования ограничивается возможностями и эффективностью формализации экономических проблем и ситуаций, а также состоянием информационного, математического, технического обеспечения используемых моделей. Стремление во что бы то ни стало применить математическую модель может не дать хороших результатов из-за отсутствия хотя бы некоторых необходимых условий. Академик В.С.

Немчинов писал, что математические модели не могут воспроизвести реальную действительность в точности и во всем ее многообразии.

«Отображая объективную действительность, модель ее упрощает, отбрасывая все второстепенное и побочное. Однако это упрощение не может быть произвольным и грубым. Адекватность реальной действительности - главное требование, предъявляемое к модели.

Условия сходства и различия между моделью и реальной действительностью должны быть ясно сформулированы и точно определены».

В таблице 11 приведен обзор моделей, указаны их возможности и разновидности решений для которых описываемые модели предназначены.

Таблица Обзор экономико-математических методов Метод Характеристика метода Системный анализ Позволяет рассматривать любую рыночную ситуацию как некий объект для изучения с большим диапазоном внутренних и внешних причинно-следственных связей. Так, изменения на рынке потребительских товаров могут быть причиной, с одной стороны, внешних процессов, изменения в сфере рынка средств производства, финансового рынка, международного рынка, а с другой, — внутренних процессов:

изменения в развитии рынков отдельных тесно взаимосвязанных товаров.

Программно-целевое Широко используется при выработке и реализации стратегии планирование и тактики маркетинга.

Линейное Математический метод для выбора из ряда альтернативных программирование решений наиболее благоприятного (с минимальными расходами, максимальной прибылью, наименьшими затратами времени или усилий) применяется при решении ряда проблем маркетинга. Например, разработка более выгодного ассортимента при ограниченных ресурсах, расчет оптимальной величины товарных запасов, планирование маршрутов движения сбытовых агентов.

Методы теории Применяются при решении проблем выбора очередности массового обслуживания заказчиков, составления графиков поставок обслуживания товаров и других аналогичных задач. Они дают возможность, во-первых, изучить складывающиеся закономерности, связанные с наличием потока заявок на обслуживание, и, во вторых, соблюсти необходимую очередность их выполнения.

Таблица Обзор экономико-математических методов Метод Характеристика метода Теория связи Данная теория рассматривающая механизм «обратных связей», позволяет получить сигнальную информацию о процессах, выходящих за пределы установленных параметров. В маркетинговой деятельности использование такого подхода дает возможность управлять товарными запасами (регулирование поступлениями и отгрузками), процессами производства и сбыта (увязка производственных мощностей с возможностями сбыта). Применение теории связи к организационным структурам маркетинговой деятельности помогает совершенствовать связь предприятий с рынком, повысить эффективность использования получаемых данных.

Методы теории Помогают принимать решения, которые сводятся к вероятностей определению значения вероятностей наступления определенных событий и выбору из возможных действий наиболее предпочтительного. В данном случае речь идет о том, производить или нет продукт А или В, реорганизовывать либо расширять производство, проникать на рынок или нет.

Метод сетевого Метод дает возможность регулировать последо планирования вательность и взаимозависимость отдельных видов работ или операций в рамках какой-либо программы.

Он позволяет четко фиксировать основные этапы работы, определять сроки их выполнения, разграничивать ответственность, экономить затраты, предусматривать возможные отклонения. Достаточно эффективным является использование метода сетевого планирования при разработке программы производства нового товара и организации пробных продаж, Таблица Обзор экономико-математических методов Метод Характеристика метода подготовке и проведении сбытовых и рекламных кампаний.

Метод деловых игр Метод помогает разрешению реальных маркетинговых ситуаций. Упрощенные модели поведения конкурентов, стратегии выхода на новые рынки могут «проигрываться» для нахождения оптимальных решений.

Метод функционально- Используется для комплексного решения задач, связанных с стоимостного анализа повышением качества продукции и одновременной экономии материальных и трудовых ресурсов.

Эконометрические Модели дают возможность с учетом действующих факторов модели внешней и внутренней среды оценить, например, перспективы развития емкости рынка, определить наиболее рациональные стратегии маркетинга и возможные ответные шаги конкурентов, оценить оптимальные затраты на маркетинг для получения необходимого размера прибыли.

Методы экспертных Методы позволяют достаточно быстро получить ответ о оценок возможных процессах развития того или иного события на рынке, выявить сильные и слабые стороны предприятия, получить оценку эффективности тех или иных маркетинговых мероприятий. Используются методы «Дельфи», «Мозговой атаки», «Адвоката дьявола» и другие.

Правильное проведение экспертизы предполагает решение ряда вопросов, связанных с формированием экспертной группы, проведением процедуры экспертизы, выбором методов обработки результатов экспертных оценок.

Основными требованиями к экспертам являются их компетентность, профессионализм, авторитетность, беспристрастность. Процедура экспертизы предполагает коллективное генерирование идей на основе Таблица Обзор экономико-математических методов Метод Характеристика метода Проведения дискуссий или опросов (обычных или многоступенчатых) с применением анкет. Использование средств вычислительной техники помогает не только обрабо тать полученные данные, но и построить аналитические и имитационные модели. Все это делает использование экспертизы методом достаточно авторитетным и перспективным.

4.1.8. Обзор СППР CППР "Эксперт" Система поддержки принятия решений "Эксперт" - это инструмент для формализации и решения слабоструктурированных и неструктурированных задач планирования, прогнозирования и управления.

Особенности системы:

1. Система базируется на современных методах поддержки принятия решений, применявшихся в США, Мексике, Канаде и других странах для решения задач аналитического планирования.

2. Поддержка как числовых значений, так и субъективных вербальных предпочтений пользователя.

3. Возможность анализа данных на предмет согласованности и достоверности, исправление несогласованности.

4. Удобный графический интерфейс, инструменты для формализации проблемы, анализа результатов.

5. Возможность обработки любых внешних данных.

6. Обработка совместных суждений, достижение консенсуса 7. Подробные печатные отчеты.

8. Наличие библиотеки решений типовых задач в области финансов, экономики, управлении персоналом, предприятием и т.п.

9. Низкие системные требования.

Наличие библиотеки типовых иерархий и заданных парных сравнений для решения задач управления, прогнозирования и управления из различных сфер деятельности.

Рис.28. Экранная форма программы Рис.29. Экранная форма программы Crystal Info (Seagate Info) 7. Crystal Info 7.5 - система поддержки принятия решений, основанная на гибкой технологии доступа к данным и их обработки.

Crystal Info (ранее: Seagate Info) обеспечивает стандартизацию документооборота и отчетности в масштабе предприятия.

Поддерживается технология OLAP, что позволяет получать ответы на важные для бизнеса вопросы "на лету".

В Crystal Info имеются средства для просмотра отчетов и данных, представленных в виде многомерных массивов, через Web-браузеры.

Это делает Crystal Info практически независимой от используемых серверных платформ. Для представления результатов анализа используются средства, заимствованные из Crystal Reports, что дает возможность получать легкие для восприятия и просто красивые отчеты, которые могут содержать диаграммы и графики, подотчеты и т. п. Кроме того, Crystal Info имеет обширный арсенал средств для автоматизированного распространения отчетов, в том числе и по Internet. Отчеты могут выводиться на Web-сервер или рассылаться по электронной почте тем, для кого они предназначены. Составление и рассылка отчетов может производиться по заранее составленному расписанию или инициироваться теми или иными внешними событиями.

Это позволяет отказаться от "бюрократических" методов работы, когда одним из звеньев в цепи передачи важной для принятия решений информации соответствующим должностным лицам является человек.

Crystal Info поддерживает все основные источники данных PC и SQL серверов;

ODBC-совместимые;

многомерные данные (OLAP);

может работать со специфичными для программных продуктов Microsoft данными, такими, как Exchange или Outlook.

Большинство крупных компаний в своих КИС используют разнородные источники информации (например, ERP-системы SAP, Peoplesoft, iRenaissance, MFG/Pro, Baan). Прозрачный доступ к данным, который обеспечивает Crystal Info, позволяет интегрировать все существующие технологии в целях решения задачи анализа. Новая технология Open OLAP дает возможность интегрировать многомерные OLAP-данные из разнородных источников: Crystal Info, Crystal Holos, Hyperion Essbase, OLE DB for OLAP providers (Microsoft SQL Server OLAP Services and Applix TM1), IBM DB2 OLAP Services и Informix MetaCube. Все OLAP- источники могут быть представлены в рамках единого интерфейса.

Эффективное выполнение отчетов возможно и на платформах UNIX (Sun Solaris 2.5.1, HP-UX 10.20, IBM AIX 4.2.1).

Crystal Info интегрирован с программой архивации и резервного копирования Crystal Backup Exec, что обеспечивает высокую сохранность данных и возможность их быстрого восстановления при потере. Пользователи могут устанавливать опции резервного копирования как глобально для всей системы, так и для отдельных объектов.

Отличительные черты Crystal Info Управление выполнением запросов:

- управление запросами пользователей;

- управление выводом результатов;

- контроль за разделением информации;

- вывод отчетов, инициируемый событиями (обновлениями БД, например).

Возможности работы в Internet/intranet:

- вывод отчетов в формате HTML с возможностью просмотра в броузере;

- обновление выводимых на Web-сайт отчетов по расписанию;

- вывод отчетов по статистике обращения к Web-сайту;

- Crystal Info WebAccess: доступ ко всем возможностям анализа данных и просмотра отчетов в безопасной среде Web через любой броузер, поддерживающий фреймы и JavaScript.

Возможности администрирования - функции секретности;

- импорт списков пользователей Windows NT;

- отчеты по спискам секретности;

- административные отчеты;

- возможность установки на рабочие станции по сети;

- управление секретностью на уровне представлений (Viewing-level security);

- возможности назначения пользователям прав доступа;

- поддержка кластерных технологий.

Интеграция ERP-систем и продуктов Seagate Software ERP(Enterprise Resource Planning)-системы традиционно используются крупными организациями для управления потоками данных и хранения данных.

ERP-системы являются интегрированной частью развития электронного бизнеса компаний. Эксплуатация ERP-систем позволяет наиболее эффективно реализовывать возможности компании.

Ориентированная на Web технология управления анализом и генерацией отчетности Crystal eBusiness Solution дополняет возможности ERP-систем за счет анализа информации, а также генерации и распространения критически важных отчетов между организациями.

Решения для SAP Любой, кто оценил или поработал с SAP, понимает, как SAP может помочь управлять бизнес-процессами. Вы знаете, что информация - жизненная основа вашей организации и SAP R/3 делает исключительно важную работу по управлению данными. Однако существуют проблемы с генерацией отчетов в SAP R/3, вследствие сложности этой системы. Вы нуждаетесь в инструментальных средствах для доступа, анализа, генерации и распространения отчетов на основе ваших данных и использования этой ценной информации для принятия решений. Seagate Software предлагает уникальные возможности для пользователей SAP HR.

Система R/3 предоставляет большое количество стандартных отчетов и набор инструментов для доступа к информации и анализа информации. Однако сложная структура R/3 создает проблемы объединения данных в отчетах в масштабах организации:

- Интеграция данных из разных моделей;

- Интеграция данных из других источников с данными R/3 в едином отчете;

- Необходимость просмотра детальной информации из суммирующего отчета;

- Необходимость в более эффективном стоимостном анализе;

- Необходимость в отчетах презентационного качества;

- Необходимость в аналитических отчетах, у которых шаблон отчета может изменяться пользователем.

Как и любая другая транзакционная система, SAP R/3 не предназначена для поддержки аналитических отчетов или интерактивного анализа. Выполнение таких отчетов может привести к снижению производительности, поскольку каждый запрос пользователя направлется непосредственно к операционной базе данных SAP R/3.

Программирование ABAP - один способов, позволяющий организациям создавать собственные отчеты для конечных пользователей. Однако программирование в ABAP может быть дорогостоящим и трудоемким. ABAP не всегда отвечает требованиям конечного пользователя по прямому доступу к информации в форме специальных запросов или способности генерировать отчеты презентационного качества.

Решения Seagate Software для SAP R/3 расширяют возможности R/3 без программирования на ABAP. Вы можете также быстро и легко создавать отчеты презентационного качества и распространять их в масштабах вашего предприятия. В то время как стандартные отчеты SAP R/3 являются функциональными, отчеты, созданные с инструментальными средствами Seagate Software, просты для понимания и чтения и позволяют сортировать данные, создавать графики и выделять важную информацию. Решения Seagate Software для SAP R/ включают современную визуализацию, навигацию, многомерный анализ и специальный анализ.

Решения по генерации отчетов от Seagate Software для R/3 и BW включают:

- Ряд драйверов для доступа к данным R/3 и BW - Всемирно известные системы генерации отчетов, анализа и распространения информации Seagate Info и Seagate Crystal Reports, которые позволяют анализировать данные, содержащиеся в R/3 и BW.

- В частности, Seagate Software предлагает пять путей генерации отчетов для SAP на основе драйверов и интеграции с SAP:

- Генерация отчетов через прикладной уровень R/ - Генерация отчетов на основе существующих запросов ABAP - Генерация отчетов на основе хранилища данных Business Information Warehouse (BW) - Простая генерация аналитических отчетов на основе данных SAP HR.

- Генерация отчетов на основе функциональных областей HR.

Seagate Software предоставляет единый интерфейс для разработки и выполнения отчетов. Фактическая основная технология доступа к данным ограждена от конечного пользователя и разработчика отчетов.

Такая технология позволяет предоставить более эффективный доступ к данным для конечного пользователя и уменьшить расходы на обучение персонала. Seagate Software предоставляет доступ к таблицам R/3 через драйвер Open SQL Driver, к запросам ABAP Queries через ABAP Query Driver и к Business Information Warehouse Info Cubes через интерфейс OLE DB for OLAP.

Генерация отчетов на основе SAP's Business Information Warehouse (BW) Обеспечивая доступ через единый интерфйс для Seagate Analysis, Seagate Info и Seagate Crystal Reports, пользователи получают мощный инструмент для анализа информации, хранимой в BW. SAP предоставляет 3-х уровневый интерфейс к Business Information Warehouse через стандартный драйвер, называемый OLE DB for OLAP (ODBO). Этот стандарт идеален для доступа к многомерным данным, таким как BW. С помощью этого интерфейса Вы можете обращатся к кубам (Info Cubes), хранящимся в SAP BW.

Используя Seagate Analysis, пользователи могут анализировать кубы BW и решать такие задачи, как анализ тренда. Информация, полученная в результате анализа, может быть сохранена и экспортирована в Crystal Report для создания отчета презентационного качества, а затем распространена с помощью Seagate Info.

Бысрое создание отчетов с помощью Seagate Crystal Reports в модуле SAP HR. Инструментарий SAP HR Ad-Hoc Query tool предоставляет пользователям HR создавать запросы для решения индивидуальных задач. В версии SAP HR 4.6b при использовании драйвера Seagate Software HR Query driver пользователи могут экспортировать результаты запросов в Seagate Crystal Reports.

Пользователи могут воспользоваться функциональностью Crystal Reports для форматирования и анализа данных с целью получения документа презентационного качества.

Использование SAP HR Functional Areas в среде Seagate Crystal Reports.

Функциональные области (SAP R/3 Functional Areas) являются абстрактными представлениями данных R/3. Создание запросов на основе функциональных областей упрощено, поскольку они содержат поля БД, относящиеся к определенным предметным областям. Это упрощает поиск информации для тех пользователей R/3, которые не очень хорошо знают структуру данных.

Новый драйвер Seagate Software’s Functional Area driver для SAP HR (4.6b) позволяет создавать отчеты с помощью инструментов Seagate Software (within Seagate Crystal Reports или Seagate Info) непосредственно из данных функциональных областей SAP R/3.

Драйверы Seagate Software Functional Area driver и Seagate Software HR Query driver будут доступны в первой половине 2000 года.

Доступ к внешним данным. Многим компаниям тербуется доступ к внешним источникам данных, а не только к данным R/3.

Инструментальные средства Seagate Software обеспечивают как доступ к самым разнообразным БД, так и создание отчетов на основе множественных источников данных, включая такие как R/3 и BW.

Baan С помощью генератора отчетов Seagate Crystal Reports пользователи Baan могут создавать аналитические отчеты, обращаясь непосредственно к данным Baan через Baan native driver фирмы Seagate.

С помощью того же драйвера, отчеты, созданные на основе данных Baan, могут быть эффективно распространены в масштабе корпорации с помощью Seagate Info. Seagate Info позволит также эффективно проанализировать информацию с помощью технологии многомерного анализа данных OLAP.

PeopleSoft PeopleSoft и Seagate Software тесно интегрированы посредством PSQuery из состава PeopleTools. (PeopleTools – инструментальный набор для пользователей и PeopleSoft). PSQuery предоставляет доступ к данным, не требуя знания структуры таблиц PeopleSoft.

Интеграция Seagate Software и PeopleSoft обеспечивает безопасность данных и предоставляет полную функциональность, такую как доступ к метаданным PSQuery и внесение параметров. После недавней сертификации Seagate Info 7 для PeopleSoft 7.5, эта интеграция распространяется как на Crystal Reports так и на Seagate Info.

J.D. Edwards Использование Seagate Crystal Reports с J.D. Edwards OneWorld.

Последняя версия драйвера J.D. Edwards' Open Data Access (ODA) Driver позволяет пользователям J.D. Edwards при помощи Crystal Reports создавать отчеты презентационного качества на основе данных off OneWorld data, что значительно повышает возможности OneWorld по обеспечению безопасности и поддержке бизнес-логики.

В ближайшее время будет опубликован материал об интеграции продуктов Seagate Software с системой iRenaissance.

Использование СППР в отраслях Телекоммуникации Телекоммуникационные компании используют СППР для подготовки и принятия комплекса решений, направленных на сохранение своих клиентов и минимизацию их оттока в другие компании. СППР позволяют компаниям более результативно проводить свои маркетинговые программы, вести более привлекательную тарификацию своих услуг.

Анализ записей с характеристиками вызовов позволяет выявлять категории клиентов с похожими стереотипами поведения, с тем чтобы дифференцировано подходить к привлечению клиентов той или иной категории.

Есть категории клиентов, которые постоянно меняют провайдеров, реагируя на те или иные рекламные компании. СППР позволяют выявить наиболее характерные признаки «стабильных» клиентов, т.е.

клиентов, длительное время остающихся верными одной компании, давая возможность ориентировать свою маркетинговую политику на удержание именно этой категории клиентов.

Банковское дело СППР используются для более качественного мониторинга различных аспектов банковской деятельности, таких как обслуживание кредитных карт, займов, инвестиций и так далее, что позволяет значительно повысить эффективность работы.

Выявление случаев мошенничества, оценка риска кредитования, прогнозирование изменений клиентуры – области применения СППР и методов добычи данных. Классификация клиентов, выделение групп клиентов со сходными потребностями позволяет проводить целенаправленную маркетинговую политику, предоставляя более привлекательные наборы услуг той или иной категории клиентов.

Страхование Набор применений СППР в страховом бизнесе можно назвать классическим - это выявление потенциальных случаев мошенничества, анализ риска, классификация клиентов.

Обнаружение определенных стереотипов в заявлениях о выплате страхового возмещения, в случае больших сумм, позволяет сократить число случаев мошенничества в будущем.

Анализируя характерные признаки случаев выплат по страховым обязательствам, страховые компании могут уменьшить свои потери.

Полученные данные приведут, например, к пересмотру системы скидок для клиентов, подпадающих под выявленные признаки.

Классификация клиентов дает возможность выявить наиболее выгодные категории клиентов, чтобы точнее ориентировать существующий набор услуг и вводить новые услуги.

Розничная торговля Торговые компании используют технологии СППР для решения таких задач, как планирование закупок и хранения, анализ совместных покупок, поиск шаблонов поведения во времени.

Анализ данных о количестве покупок и наличии товара на складе в течение некоторого периода времени позволяет планировать закупку товаров, например, в ответ на сезонные колебания спроса на товар.

Часто, покупая какой либо товар покупатель приобретает вместе с ним и другой товар. Выявление групп таких товаров позволяет, например, помещать их на соседних полках, с тем, чтобы повысить вероятность их совместной покупки.

Поиск шаблонов поведения во времени дает ответ на вопрос «Если сегодня покупатель приобрел один товар, то через какое время он купит другой товар?». Например, приобретая фотоаппарат, покупатель, вероятно, в ближайшем будущем станет приобретать пленку, пользоваться услугами по проявке и печати.

4.2. Информационные технологии управления офисной деятельностью 4.2.1. Понятие офиса Существует несколько подходов к определению понятия "офис".

Если рассматривать толкования, приводимые в словарях, то понятие офис может определять канцелярию, справочное бюро (inquiry office), редакцию (editorial office), издательство (publishing office), учреждение (public office), головную контору объединения или предприятия, ведомство, государственный архив (record office), заводоуправление, министерство (см. Foreign Office, UK, Office of Education, USA).

Например, Американский словарь английского языка Н.Уэбстера термин "офис" определяет как "место, где совершается служба или деловые операции. Офис является рабочим местом людей, облеченных доверием и властью" [1].

На практике сложилось несколько подходов к определению понятия офиса. В широком смысле, офис - это организация, на входе и выходе которой - "бумаги", являющиеся [2]:

- письмом или заключением (или визой), фиксирующим решение, принятое должностным лицом или организацией в целом в ответ на запрос к этой организации (письмо или заявление частного лица, распоряжение государственного органа и др.), - договором (контракт, соглашение, дополнительное соглашение и т.п.) с некоторым юридическим или физическим лицом, - распорядительным или учетным документом, выпущенным для фиксации и юридического оформления действий в рамках договора или свободной инициативы (заказ на покупку, счет на оплату, запрос на оказание услуги и др.), и т.п.

Более узкий подход к определению понятия офиса, заключается в следующем. Офис - это организация типа канцелярии, функция которой - получать и выпускать документы, а также - отслеживать их движение.

Причем данное определение зачастую основывается на толковании понятия документ как любого сообщения, передаваемого между участниками бизнес-процесса.

Офисы представляют собой системы деловых связей со сложными потоками информации. Традиционно считается, что главными функциями офиса является организация документооборота и работа канцелярии. Однако, основываясь на том, что в общем случае офис вырабатывает не бумаги, и не траекторию их перемещения, но решения, имеющие ценность для клиента офиса, далее офис будет рассматриваться как полнофункциональное предприятие.

4.2.2. Подходы к автоматизации офисов. Понятие документа, документопотока, делопроизводства В качестве задач автоматизации офиса часто выделяют задачи, общие для офисов всех видов, т.е. задачи, связанные с "переработкой" документов. К подобным задачам относятся: редактирование (набор, проверка, оформление), печать документов, контроль их прохождения (маршрутизация, мониторинг), контроль исполнения поручений и т.п.

Как уже отмечалось, разнообразия офисов велико (канцелярии, бюро, редакции и т.д.). Исходя из этого, отсутствует понятие "офисная информационная система" (т.к. это теряет смысл). Совершенно очевидно, что офисная информационная система (ИС) заводоуправления будет иметь мало общего с офисной ИС министерства иностранных дел или издательского дома [2].

Поэтому такие ИС сложно рассматривать в качестве объектов, составляющих один конструктивно определяемый класс систем. Если же общим для таких ИС является поддержка документооборота, то именно о ней и о других средствах поддержки рутинных операций с документами нужно говорить как о самостоятельном классе функций и соответствующих средствах автоматизации офиса. Однако, часто оказывается, что в современных информационных систем предприятий "офисного типа" сама поддержка документооборота может радикально трансформироваться, чуть ли не исчезнуть совсем.

В настоящее время в связи со значительным ростом информационных потоков все большее значение уделяется системам автоматизации документооборота организаций и учреждений.

Для того, чтобы эффективно управлять деятельностью любого предприятия, фирмы, организации все имеющие место там информационные потоки должны управляться и отслеживаться.

Известно, что фиксирует и регламентирует деятельность на предприятии документ. Понятие структуры информационного обмена является основой документопоток. Документопоток лежит в основе делопроизводства. Делопроизводством конкретной организации принято называть деятельность по организации прохождения документов внутри данной организации.

Рассмотрим задачи автоматизации бизнесс-процессов офисов и рассмотрим вопросы построения документооборота.

Основными задачами автоматизации документооборота и систем доставки информации являются следующие:

интеграция технологий делопроизводства в единый процесс;

ликвидация бумажного потока, автоматизация рутинных операций;

автоматизация процесса прохождения документов внутри предприятия и за его пределами;

формирование алгоритмов прохождения документов в соответствии с технологическим циклом (разработка, согласование, утверждение документов);

планирование и управление ресурсами;

автоматизация административно-управленческих функций (оперативное формирование указаний, распоряжений, контроль за их выполнением);

организация и контроль деятельности персонала, учет и планирование рабочего времени;

обеспечение оперативного обмена официальными документами (служебными записками, письмами, заявками, нормативными материалами и т.п.) для организации взаимодействия персонала, отдельных подразделений предприятия;

обеспечение рассылки и приема документов через внешние системы (Internet, Telex, Fax, почтовые системы);

формирование и накопление базы данных электронных документов любых типов с возможностями многокритериального поиска как по содержимому документов (включая графические), так и по сложным логическим условиям.

Современные системы автоматизации документооборота поддерживают единую (интегрированную) технологию обработки информации, которая содержит следующие компоненты:

многопользовательские СУБД;

средства подготовки документов (текстовых, графических, мультимедийных) в виде отчетов, таблиц, схем, форм, бланков;

локальные сети;

средства внешних коммуникаций - электронная почта, факс;

средства системного администрирования - определение программно аппаратной конфигурации, задание прав доступа к системе и ее отдельным компонентам, контроль версий и прав доступа, оповещение о нарушениях;

средства макропрограммирования, обеспечивающие расширяемость и настраиваемость систем на конкретные требования и возможности заказчика.

Очевидно, что распределенная обработка информации предполагает наличие коммуникационной среды, обеспечивающей необходимые транзакции, множественный доступ к общим информационным ресурсам. К коммуникационной системе, выполняющей функции доставки информации, предъявляются следующие требования:

- надежность доставки (исключение возможности потери документов);

- повышенные вероятностно-временные характеристики;

- достоверность передаваемых документов;

- конфиденциальность документов;

- контроль доставки сообщений и регистрация трафика;

- возможность доступа к внешним телематическим услугам для передачи и приема информации из внешних систем;

- отказоустойчивость системы (резервирование ресурсов).

Существуют различные системы документооборота, выполняющие в той или иной мере перечисленные функции. При выборе системы необходимо руководствоваться как экономическими, так и техническими критериями. Большое значение имеет преемственность существующих технологий, а также возможность дальнейшего развития и совершенствования системы на основе единой базы. Также существенное значение имеет вопрос менеджмента и администрирования системы.

4.2.3. Принципы организации документооборота Основным принципом документооборота является отсутствие локальных архивов документов (таких архивов не существует ни у кого).

И это обусловливается тем, что любой входящий документ, не попавший в общий архив документов, вполне реально рискует оказаться неисполненным [2].

Большинство исходящих документов являются ответом организации на соответствующие входящие документы. Некоторая часть исходящих документов готовиться на основе внутренних документов предприятия. Небольшое число исходящих документов может требовать поступления входящих документов (например запросы в сторонние организации типа: "Прошу дать справку по вопросу... в срок до...").

Рассмотрим типы документов. Типов документов, используемых в работе предприятия, может быть достаточно много (на отдельных предприятиях их число доходит до 500-600). Некоторые типы документов представлены на рис.30. Однако, представленные типы документов, в свою очередь, могут быть разделены всего на 3 вида (рис.31).

Документопоток Входящей Внутренних Исходящей информации документов информации 1. Сообщения 1. Сообщения в 1. Ответы и письма электронной корпоративной,пересылаемые по почты сети электронной 2. Факсимильная 2. Факсы почте информация 2. Факсимильная информация Электронные документы 1. Письма 1. Приказы 1. Письма 2. Договоры и 2. Инструкции 2. Договоры и контракты 3. Отчеты контракты 3. Законодател 4. Служебные записки ьные акты 5. Командировочные 4. Нормативн документы ые 6. Бухгалтерские документы документы 5. Периодичес кие издания Бумажные документы 6. Книги 7. Реклама 8. Анкеты Рис.30. Типы документов Типы документов Входящие Исходящие Внутренние Это документы, которые Большинство исходящих Данные документы используются поступили на предприятие от документов являются для организации работы внешних партнеров. ответом организации на предприятия. Через канцелярию Большинство входящих соответствующие входящие проходят не все внутренние документов должны документы. Некоторая часть документы, а только переписка порождать соответствующие исходящих документов наиболее крупных структурных исходящие, причем в заранее готовиться на основе подразделений предприятия установленные сроки. Сроки внутренних документов (особенно если они устанавливаются или предприятия. Небольшое территориально разнесены) и нормативными актами, число исходящих приказы руководства предписывающими то или документов может требовать предприятия. Так же через иное время ответа на поступления входящих канцелярию проходят внутренние соответствующий входящий документов (например документы, порождающие документ, или сроком запросы в сторонние исходящие. В частности, по исполнения, указанным организации типа: "Прошу общим правилам непосредственно во входящем дать справку по вопросу... в делопроизводства единственный документе. срок до..."). способ отправить запрос, письмо или материалы во внешнюю организацию это направить внутренний документ в канцелярию, где его преобразуют в исходящий и отправят в стороннюю организацию.

Рис. 31. Типы документов 4.2.4. Автоматизация делопроизводства Очень важным для предприятий является вопрос автоматизации делопроизводства. Но для того, чтобы добиться качественной автоматизации необходимо в начале исследовать документопотоки на предприятии и при необходимости модифицировать документопотоки с целью повышения эффективности их обработки.

Идея автоматизированного офиса предполагает организацию работы групп пользователей над совместным решением сложных распределенных задач в компьютерных сетях с помощью средств вычислительной техники.

В настоящее время известен целый ряд концепций построения автоматизированного офиса, например, свои решения предлагают фирма Microsoft, Borland, Lotus. В зависимости от величины бизнеса фирмы (крупный, средний, мелкий) могут использоваться такие продукты как Lotus Notes, StaffWare, DOC Ware, MS Office, а также целый ряд других из числа продуктов, предлагаемых на российском рынке.

Для эффективного доступа к информации и ее использования в современном офисе все чаще используют Системы Управления Электронными Документам (СУЭД). На их базе решаются задачи электронного делопроизводства и документооборота. СУЭД опираются на технологии электронного архивирования документов включающие ввод, создание, хранение и поиск информации в Электронном архиве документов. Электронный архив становится при этом ядром офисных СУЭД, решая проблемы хранения электронных документов, быстрого поиска и распределенного доступа к ним.

Рис. 32. Принципиальная схема электронного архива Электронный архив документов позволяет решить задачи систематизации, архивации, хранения и управления документами в рамках задач делопроизводства для любого офиса.

Важной проблемой СУЭД, является вовлечение в электронный документооборот бумажных документов с целью объединения потоков документов приходящих в твердой копии и документов, изначально создаваемых в электронном виде или приходящих по электронной почте.

Решить проблему ввода в СУЭД бумажных документов позволяет использование сканеров и систем распознавания текстов.

Система распознавания текстов CuneiForm позволяет вводить бумажные документы со сканера и записывать их в графическом виде, для создания электронной копии документа с возможности дальнейшей печати. При необходимости документы могут быть преобразованы в текстовые файлы, пригодные для редактирования. При необходимости организации потокового ввода документов в Электронный архив, возможно использовать CuneiForm OCR Server.

CuneiForm OCR Server обеспечивает автоматический поиск изображений, полученных с сервера сканирования, последовательное их распознавание, удаление и передачу результатов в указанную пользователем директорию в полностью автоматическом режиме. По желанию пользователя изображения могут быть заархивированы и помещены в указанную им директорию, а результаты распознавания сохранены в формате, удобном для редактирования.

Это дает возможность независимой работы группы пользователей и создание систем потокового ввода документов в корпоративные базы данных или электронные архивы.

Организация и автоматизация в офисе коллективной работы с документами строятся на технологиях groupware и workflow.

Технологии groupware ориентированы на небольшие рабочие группы, характеризуются поддержкой выполнения одной коллективной задачи и отсутствием структуризации в организации работ. Поддержка ограничивается обеспечением коллективного доступа к информации с помощью различных методов доступа:

сетевой доступ к файлам и базе данных;

локальная и глобальная электронная почта (включая конференции и дискуссии);

терминальный доступ, пересылка файлов и электронная доска объявлений;

просмотр и интерпретация гипертекста (гипермедиа).

При коллективной работе важно наличие блокировок для разрешения конфликтов при совместном использовании ресурсов, санкционирование доступа по идентификаторам и паролям, защита информации с помощью прав доступа. Дополнительный уровень безопасности обеспечивается методами и средствами шифрации и электронной подписи.

Технологии класса workflow служат для автоматизации документооборота в средних и крупных офисах и для них характерно:

поддержка многопользовательской работы с несколькими задачами одновременно;

четкая структуризация выполнения работ по ролям и документам с контролем исполнения.

Регламентации взаимоотношений субъектов документооборота дополняется заданием безусловной и условной маршрутизация документов (по электронной почте) и времен обработки документа для контроля и учета исполнения.

Обработка информации базируется на методах и средствах офисной автоматизации:

обработка текста, электронные таблицы, деловая и презентационная графика, планирование работ и совещаний, генерация отчетов из базы данных, мультимедиа.

Для комплексирования разных видов информации и интеграции пакетов программ используются несколько методов, среди которых центральное место занимает методы OLE для связывания и встраивания объектов.

Вывод информации осуществляют путем печать документов, публикация их на Web- серверах, в общих почтовых папках и электронных досках объявлений или рассылки по телекоммуникациям.

Нужно отметить, что Web-технологии помимо гипертекстового протокола HTTP включают в себя ряд других методов доступа.

4.2.5. Обзор средств автоматизации учреждений Информационно-программные средства автоматизации учреждений делятся на следующие категории:

функциональные и интегрированные пакеты офисной автоматизации;

системы для организации групповой работы;

системы управления электронными документами;

средства управления документооборотом.

1. Средства офисной автоматизации и коллективной работы в сети 1.1. Пакет Microsoft Office for Windows Microsoft Office for Windows 2000 представляет собой набор прикладных программ для автоматизации работы современного офиса, которые объединены в один пакет и работают как единое целое.Microsoft Office for Windows 2000 поставляется в двух различных вариантах, что позволяет удовлетворить потребности всех пользователей.

Microsoft Office Standard имеет в своем составе электронную таблицу Microsoft Excel, текстовый процессор Microsoft Word, систему подготовки презентаций Microsoft PowerPoint и планировщик Microsoft Schedule+. Microsoft Office Professional, помимо вышеперечисленных приложений, включает в себя также СУБД Microsoft Access.

Microsoft Office for Windows 2000 использует все преимущества Windows 2000: поддерживаются длинные имена файлов, "горячие клавиши" и многозадачность. Пользователь получает доступ к почтовой станции Microsoft Exchange для обмена факсами и электронными письмами.Microsoft Office for Windows 2000 - это не только набор приложений, но и платформа для разработки. Разработчики могут использовать Microsoft Office в качестве основы для создания собственных приложений, предназначенных для удовлетворения конкретных нужд заказчика.

1.2. Система Lotus Notes Система Lotus Notes представляет собой платформу типа клиент сервер, служащую для разработки и размещения прикладных программ группового обеспечения.

Благодаря тому, что система Lotus Notes объединяет важные технологии, необходимые для подготовки этих приложений, она предлагает разработчикам наиболее производительную платформу, ориентированную на совместное использование информации.

Система Lotus Notes позволяет пользователям получать, отслеживать, совместно использовать и создавать информацию, предназначенную для документов. Эта информация может поступать в различных форматах, таких как тексты, изображения, видео и звук, и от различных источников, таких как компьютерные прикладные системы, оперативные системы или системы деловых линий (Line of Business Systems), сканеры или факс-аппараты. Пользователям система Lotus Notes обеспечивает доступ к сети через любой применяемый ими графический пользовательский интерфейс (Windows, Mac, OS/2, Unix).

Особенностями системы Lotus Notes являются:

1.Единый, постоянный пользовательский интерфейс для обращения ко всем другим пользователям, сетевым ресурсам и информации.

2.Гибкость при обработке сложных документов, содержащих данные различного рода от таких источников, как компьютерные приложения, новостные каналы (newsfeeds), сканированные изображения и структурированные реляционные системы.

3.Среда быстрой разработки прикладных программ для рабочих групп.

4.Развитая система защиты доступом к информации на всех уровнях, вплоть до уровня отдельного документа.

5.Применение тиражирования для предоставления всем пользователям доступа к свежей информации, располагающейся в любом подразделении предприятия, в его филиалах, у удаленных пользователей, а также у заказчиков и поставщиков.

6.Открытость, заключающаяся в поддержке множества сетевых и компьютерных операционных систем, компьютерных приложений, внешних источников данных, систем передачи сообщений и прикладных программных интерфейсов API.

7.Масштабируемость - возможность поддерживать организации любого размера, от рабочей группы из двух пользователей до корпоративной сети с десятками тысяч пользователей.

8.Полная интеграция набора разнообразных элементов клиентских и серверных программных модулей (среда пользователя, распределенная обработка документов, передача сообщений, защита и среда разработки), необходимая для создания технологии бизнес-процесса заказчика на множестве платформ.

Рабочее пространство пользователя (Workspace) системы Lotus Notes представляет собой графический пользовательский интерфейс, который знаком для пользователей систем Windows, Mac System7, OS/ или Unix.

Рабочее пространство системы Lotus Notes состоит из шести фиксированных экранных окон, в которых размещены пиктограммы, представляющие документные базы данных системы Notes.Пользователь может располагать окна на экране по своему усмотрению.

База документов Notes представляет собой средство хранения объектов, при помощи которого пользователи могут вызывать, отслеживать, хранить и преобразовывать информацию в своей сети. База документов может совместно эксплуатироваться пользователями, присоединенными к одной и той же сети.

Сложные документы, составляющие базу данных, создаются и обновляются при помощи бланков Notes Forms и редактора WYSIWYG, который позволяет пользователю вводить и редактировать текст или применять неделимые объекты системы Notes.

Система Lotus Notes использует средства OLE и другие программные мосты для интеграции с различными прикладными программами.

2. Средства управления электронными документами В любом учреждении, так или иначе, с течением времени становится актуальным вопрос совершенствования информационных потоков. Определяющим фактором является время, требуемое для поиска необходимого документа или для подборки материалов.

Основой любой системы управления электронными документами является архив, где документы находятся в процессе работы над ними и где они остаются до тех пор, пока содержащаяся в них информация представляет интерес.

Под электронным архивом понимается совокупность аппаратно программных средств и технологий для создания хранилища электронных документов и обеспечения доступа к ним из систем управления электронными документами. А как уже отмечалось, электронные документы - это все документы, созданные электронными средствами в виде текстовых или графических файлов.

2.1. Система управления документами DOCS OPEN Программный продукт DOCS OPEN (компания PC DOCS Inc.) позволяет организовать электронный архив на предприятии. Система предназначена для хранения, поиска и обработки информации, хранящейся в распределенной гетерогенной среде на накопителях различной природы.

Система построена по современной архитектуре "клиент-сервер".

DOCS Open имеет минимум два сервера: сервер библиотеки, который хранит карточки документов, и сервер документов, хранящий сами документы;

оба сервера могут с успехом функционировать на одной машине. Дополнительно в системе есть сервер полнотекстового индекса.

В качестве сервера библиотек может использоваться любой промышленный SQL Server. Система управления базами данных должна отвечать двум требованиям: уметь работать с ANSI SQL и иметь ODBC драйвер.

Сервер документов может строиться на основе любой сетевой операционной системы. Основное внимание фирма уделяет поддержке Novell NetWare и Windows NT.

Схемы хранения документов в DOCS Open основаны на сетевой файловой системе и иерархической системе управления хранением файлов. Документы хранятся в файлах, которые размещаются на файловом сервере. Предусмотрена возможность полуавтоматического удаления редко используемых документов. Документы редактируются непосредственно по месту хранения.

Классификация документов строится на основе атрибутов, хранящихся в базе данных, и полнотекстовых индексах документов.

Каждый документ в системе DOCS Open снабжается учетной карточкой.

DOCS Open снабжен средствами полнотекстовой индексации. Эти средства позволяют находить документы по содержанию документа.

Поисковые возможности DOCS Open основаны на интерфейсе запроса по образцу QBE (Query By Example).

Для того, чтобы найти документ, необходимо заполнить предполагаемую карточку документа. В ответ система выдает список документов, соответствующих введенным данным. Пользователи имеют возможность объединять документы в папки.

DOCS Open поддерживает распределенную обработку документов.

Поэтому документы всегда лежат на тех серверах, куда они первоначально были положены. Документ передается пользователю только в тот момент, когда он ему нужен для обработки.

При редактировании документ видоизменяется прямо по месту своего хранения. DOCS Open позволяет редактировать с временным копированием документов на локальный диск.

Наиболее сильной стороной DOCS Open является возможность ведения распределенных и удаленных архивов информации.

DOCS Open обладает развитыми средствами защиты документов.

Система может определять права доступа к карточке документа и к самому телу документа. Для интеграции с приложениями в состав DOCS Open входит модуль обмена информацией с Lotus Notes, а именно:

Interchange for Lotus Notes.

Система DOCS Open также хорошо интегрируется с системой управления документооборотом Action WorkFlow или более простыми программами Action DocRoute и WorkRoute.

Недостатками системы являются чувствительность индексации и четкого поиска к ошибкам при вводе, распознавании текста и при формировании поискового запроса.

2.2. Система управления документами Excalibur EFS Другим примером системы управления электронными документами является продукт Excalibur Excalibur EFS фирмы Excalibur Technologies Corp.

Серверное программное обеспечение данной системы функционирует в среде операционной системы Unix, а клиентские рабочие места могут работать под MS Windows и Windows 2000. В качестве базы данных учетных карточек могут применяться СУБД Oracle, Informix, Sybase и Ingres. Эта система использует новейшие технологии нейронных сетей и искусственного интеллекта и основанные на них метод нечеткого поиска по полному содержанию документа и "компактный" способ индексирования (30% исходного текста против 70- 100% для полнотекстового поиска). Нечеткий поиск сокращает до минимума влияние ошибок распознавания символов, ошибок набора на клавиатуре при вводе данных, а также ошибок правописания в запросах поиска. Пакет базируется на оригинальной технологии адаптивного распознавания образов APRP и реализован с помощью механизма нейронных сетей. Эта технология обеспечивает автоматическую индексацию всего содержания документа, что исключает необходимость выбирать вручную ключевые слова.

Пакет Excalibur EFS предоставляет пользователю и другие режимы поиска информации:

нечеткий поиск по названиям документов;

ассоциативный поиск по всему тексту с заданными синонимами;

прямой доступ к файлам по пиктограммам;

запросы в стиле обычной базы данных;

поиск по ключевым словам в полном тексте, именах и названиях;

логический поиск по всему тексту.

Система имеет русский интерфейс и позволяет работать с русским текстом.

Данный продукт хорошо интегрируется с системой документооборота Staffware.

К недостаткам пакета следует отнести то, что рабочее место оператора ввода документов в архив работает под управлением операционной системы Unix или MS Windows (но в режиме эмуляции X- терминала) и требует достаточной квалификации от оператора для назначения местоположения файлов в библиотеках. Также нужно отметить достаточно высокую цену продукта в расчете на одного пользователя.

3. Средства автоматизации документооборота В последнее время в зарубежных странах пользуются особой популярностью автоматизированные системы построения и управления деловыми процессами в организациях. С помощью таких систем можно организовать систему электронного документооборота на предприятии, а также систему контроля выполнения заданий и загрузки сотрудников.

Данные системы относятся к типу workflow. Следует отметить, что они ставят целью не полный отказ от бумажных документов (что невозможно по ряду причин, главными из которых являются причины юридического характера), а сведение к минимуму перемещение бумаг внутри предприятия.

3.1. Пакет управления документооборотом Action Workflow Зачастую, помимо грамотного хранения информации, возникает потребность в организации определенных маршрутов работы над документами (маршрутизация) и контроля исполнительской дисциплины. Когда нет устоявшихся маршрутов обработки информации и желательно осуществить последовательную или параллельную рассылку необходимой документации, в ваше распоряжение предоставляется "свободный маршрутизатор", созданный и интегрированный в систему DOCS Open, посредством которого можно из списка пользователей системы или групп пользователей выбрать адресатов корреспондентов, назначить времена работы, просмотреть статус работ (получена/прочитана/выпол-нена и т.д.), проследить историю работы над той или иной информацией. В случае же, когда имеются относительно стабильные маршруты хождения документов, предпочтительнее использовать возможности продукта Action Workflow компании Action Technologies.

Самое сложное и ответственное в данном направлении - это выбор инструментария, который позволит перенести существующие в организации процессы на язык, понятный машинам, удобно и просто будет описать с помощью терминов системы существующие взаимодействия сотрудников организации. Все это определяется той методологией, которая закладывается в инструментарий системы и призвана взять на себя тяжелое бремя по описанию процессов. Именно методология определяет скорость и качество создаваемого приложения, стоимость сопровождения продукта, дает возможность создавать новые, с постоянно улучшающимися характеристиками, образцы систем. Ее отсутствие или использование ошибочной методологии часто приводит к плохим результатам. Поэтому выбор методологии может непосредственно влиять не только на скорость проектирования системы, но и на конечный результат. В отличие от "графовых систем", где каждый "шаг " представляет собой вектор и отражает движение задания, связанного с документом, или просто документа от одного субъекта к другому, и на человека, отвечающего за правильность функционирования схемы, ложится ответственность учета всевозможных ситуаций, в том числе и так называемых "непредвиденных" (или отказных), которые по ходу дела могут возникнуть на пути продвижения документа, методология Action Workflow в элементарном звене включает все многообразие ситуаций, которые могут возникнуть при общении двух субъектов, и тем самым привнести элемент творчества в работу сотрудников. Для того, чтобы запустить процесс по нужному сценарию, его необходимо воплотить в карте бизнес-процесса.

Основные особенности Action Workflow:

методология учитывает "человеческий фактор";

в качестве адресата используются не имена конкретных сотрудников, а их должности (роли), что является серьезным подспорьем в организации производства;

созданная карта процесса статически проверяет себя на замкнутость:

документ не может быть отправлен в "никуда" или остановиться непонятно почему. Лицо, сделавшее запрос, должно узнать о результате;

четкая система контроля исполнения, когда на выполнение определенной операции отводится определенное количество времени, и система сама по вашему выбору определяет штрафные санкции к провинившемуся сотруднику и реакцию системы на подобное нарушение;

на рабочих местах конечный пользователь оперирует привычными для своей отрасли производства терминами - в процессе создания карты вы сами определяете "сленг", на котором будут общаться сотрудники вашего предприятия;

доступ к информации в данный момент имеют только лица, которые должны с ней работать, кому это разрешили. Администратор же системы видит только состояние процесса ("запущен", "ожидает активации", "завершен");

поэтапность внедрения (автоматизацию можно начать с какого нибудь отдела или подразделения, а в случае необходимости добавить в карту новых сотрудников, и заново создать процесс. При этом те деловые процессы, которые были запущены, дойдут до своего логического завершения, а вновь запускаемые процессы пойдут по новой карте);

система имеет открытый интерфейс и может быть интегрирована в существующие приложения.

Система состоит из трех частей, каждая из которых направлена на решение определенного круга задач. В совокупности они призваны обеспечить быстрый и простой путь к созданию карты взаимодействия между сотрудниками в организации. Ядром системы является AWS Manager - модуль, непосредственно отвечающий за выполнение работ согласно данным из карт, а также за контроль исполнения и назначение штрафных санкций в случае нарушения сотрудниками временных интервалов, отведенных на определенный этап работ. В дополнение к AWS Manager поставляется открытый API, посредством которого можно получить всю необходимую информацию об интересующих процессах:

кто в данный момент работает над проблемой, посмотреть историю, просмотреть и при необходимости назначить временные интервалы выполнения различных стадий работ, а также сотрудников, выполняющих определенные роли, или же получить список документов, которые отправили на обработку.

Продукт AWS Builder - средство, с помощью которого представляется возможность строить карты процессов и выполнять их реинжиниринг, вводить новых сотрудников и роли, проводить назначения последних, определять временные интервалы выполнения различных этапов работы, штрафные санкции, которые будут применяться в случае нарушения оных. Последняя и наиболее ценная черта данного компонента - это статическая проверка карты процесса на замкнутость при генерации процесса, что не позволит бизнес-процессу "уйти в никуда".

Продукт AWS Analist - средство, предназначенное для моделирования деловых процессов, существующих на предприятии. С помощью него можно оптимизировать бизнес-процесс либо по времени, либо по затратам.

Следует отметить модульность предлагаемого решения, т.е. в зависимости от потребностей можно сначала организовать у себя электронный архив, а затем систему контроля исполнения или наоборот.

При этом оба компонента легко интегрируются как друг в друга, так и в уже действующие приложения.

3.2.Пакет электронного документооборота Staffware Интересными представляются технологии организации электронного документооборота и автоматизации деловых процедур на основе инструментальной среды StaffWare, работающей по технологии "клиент-сервер".

Эта среда относится к классу workflow и характеризуется следующими особенностями:

поддержка коллективной работы с множеством заданий большого числа исполнителей;

динамическое управление и контроль исполнения работ;

интегрируемость с разными приложениями под Windows и Unix;

использование различных платформ.

StaffWare позволяет простым способом маршрутизировать документопоток и контролировать исполнение документов по времени и дате исполнения.

Являясь открытой системой, StaffWare способна интегрироваться с другими продуктами, поддерживающими автоматизированный ввод входящих документов, ведение архива документов, криптографическую защиту информации и т.д.

Связь с внешними процедурами может осуществляться средствами DDE и OLE.

Для мощных систем документооборота имеются версии StaffWare on Oracle и StaffWare on Infirmix.

Используя строгий алгоритм прохождения документов по рабочим местам, система электронного документооборота может быть быстро адаптирована к измененной структуре организации при помощи разделения работ по группам и ролевым отношениям.

Наращиваемость системы электронного документооборота осуществляется путем разработки новых процедур.

Структура программирования процедур в StaffWare чрезвычайно проста:

процедура::= {шаг-1,...,шаг-i,...,шаг-k} шаг::=адресат+форма+действие адресат - пользователь (группа)/роль/переменная форма - совокупность полей для заполнения + сопроводительный текст + помощь + выполнение внешних процедур действие - направление по маршруту + проверка условий (время, событии, сценарии) + выполнение внешних процедур В StaffWare встроен удобный графический построитель процедур, наглядно отражающий маршрут прохождения документов и алгоритм их обработки. Система электронного документооборота с использованием инструментальной среды StaffWare представляет собой множество процедур, которое может модифицироваться и пополняться.

Каждая процедура связывает совокупность документов, из которых одни являются родителями, другие - потомками.

Отдельный документ может быть родителем одних документов и потомком других. Отношения между документами, с одной стороны, их связь с процедурами и внутреннее описание каждого документа с другой стороны, однозначно идентифицируют его в общем потоке документов.

Этот идентификатор может использоваться для организации архива документов с целью быстрого поиска.

Документы-потомки порождаются при исполнении шагов процедур StaffWare в любых доступных приложениях MS Windows, включая текстовые процессоры, электронные таблицы, процессоры мультимедиа и т.п.

Для организации и ведения архива документов разработана информационная модель базы данных, удовлетворяющая следующим требованиям:

поддержка иерархического построения, включая распределение на различных серверах с ограничением прав доступа;

классификация документов по их типам (входящие, исходящие, внутренние);

ведение истории жизни документа в регистрационном журнале по всем реквизитам видов работ (кто, когда и что делал с данным документом);

возможность получения информации о других документах, связанных с конкретным - о предшествующих (родителях) и/или порожденных (потомках), санкционирование получения доступа к этим документам;

объединение документов во временные иерархические группы с различным уровнем доступа (аналог папок, шкафов и т.п.) без изменения физического размещения документа в архиве.

Наряду с информационным моделированием должно проводиться и функциональное моделирование для каждой процедуры документооборота.

Подводя итоги, можно сказать, что комбинация методов и средств офисной автоматизации, систем управления базами данных (ввод, хранение и поиск структурированной информации), систем workflow (управление, маршрутизация и координация передвижения документов, контроль за своевременностью их обработки) и систем управления электронными документами (ввод, хранение, поиск неструктурированной информации), а также интеграция программных продуктов, реализующих эти методы, обеспечивает комплексную автоматизацию учрежденческой деятельности.

Система "Евфрат" фирмы "Cognitive Technologies" Система Управления Документами (СУД) Евфрат позволяет автоматизировать основные функции автоматизации процессов делопроизводства на предприятиях и в организациях. Среди них можно выделить следующие:

1. Регистрацию документов по шаблонам реквизитов, выполненным в соответствии с действующими нормативными материалами;

2. Контроль исполнения документов;

3. Передачу документов в приложения для редактирования, печати, отправки по электронной почте и др.;

4. Архивное хранение документов и их графических образов, полученных путем сканирования;

5. Поиск документов по их содержанию и набору реквизитов;

6. Пересылку документов адресатам или исполнителям через факс или вывод на печатающее устройство для передачи бумажного документа;

7. Интеграцию с системами создания (текстовые редактор Word, система распознавания CuneiForm) и просмотра документов (программы-навигаторы сети Интернет).

4.3. Информационные технологии управления корпорацией (на примере BAAN IV) 4.3.1. Общая характеристика корпоративной системы BAAN IV Пакет прикладных программ (ППП) BAAN IV является интегрированной информационной системой масштаба предприятия (корпорации) и представляет собой единый программный комплекс, предназначенный для автоматизации практически всех видов хозяйственной деятельности предприятий и организаций. Разработала программный продукт компания Baan, основанная в 1978 году и с 26 мая 2000 года вошедшая в состав британской корпорации Invensys (Invensys приобрела 95% акций компании Baan). Основные представительства компании Baan находятся в США и Голландии. В России компания Baan представлена группой компаний - это Альфа-Интегратор-Баан-Евразия.

ППП BAAN IV является открытой системой, реализованной в трехуровневой архитектуре "клиент-сервер" и может взаимодействовать практически с любым программным обеспечением, используемым на предприятиях.

ППП BAAN IV поддерживает операционные системы Unix, Windows NT, OS/390, работает с базами данных Oracle, Informix, MS SQL Server, DB2, BaanBase (при необходимости можно реализовать одновременную работу пользователя с этими базами). В табл. перечислены платформы, операционные системы (ОС) и системы управления базами данных (СУБД) на которых работает ППП BAAN IV.

Таблица Платформы, ОС и СУБД, на которых работает ППП Baan IV Платформы Операционные Базы данных системы Digital Alpha True64 UNIX Baan Base(TP) 2.1, Informix 7.3/9.20, Oracle 7.3/8. Digital Alpha Windows NT Informix 7.3/9.20, Oracle 7.3/8.0, MS SQL Server 6.5/ HP9000 PA8000 HP-UX Baan Base(TP) 2.1, Informix 7.3/9.20, Oracle 7.3/8. HP9000 PA7000 HP-UX Baan Base(TP) 2.1, Informix 7.3/9.20, Oracle 7.3/8. IBM RS6000 IBM AIX Baan Base(TP) 2.1, Informix 7.3/9.20, Oracle 7.3/8.0, DB/2 5.2/6. IBM S390 OS390 DB2 5.2/6. Intel AT&T AT&T UNIX Baan Base(TP) 2.1, Oracle 7. Intel SCO Baan Base(TP) 2.1, Informix 7.3/9.20, Oracle 7. OpenServer Таблица Платформы, ОС и СУБД, на которых работает ППП Baan IV Платформы Операционные Базы данных системы Intel SCO Baan Base(TP) 2.1, Informix 7.3/9.20, Oracle 7. UNIXWare Intel Windows NT Informix 7.3/9.20, Oracle 7.3/8.0, MS SQL Server 6.5/7, DB/2 5.2/6. SEQUENT Intel Dynix PTX Baan Base(TP) 2.1, Informix 7.3/9.20, Oracle 8. SGI MIPS IRIX Informix 7.3/9.20, Oracle 7. SIEMENCE Reliant UNIX Baan Base(TP) 2.1, Informix 7.3/9.20, Oracle 7. MIPS (SINIX) SUN Sparc Solaris Baan Base(TP) 2.1, Informix7.3/9.20, Oracle 7.3/8. На текущий момент ППП BAAN IV внедрен в более чем 12 средних и крупных предприятиях и организациях. В табл. представлено процентное соотношение числа внедрений ППП BAAN IV по отраслям народного хозяйства.

Таблица Процентное соотношение числа внедрений ППП BAAN IV по отраслям народного хозяйства Отрасль народного хозяйства Процент от общего числа внедрений Текстильная, бумажная, химическая 13 % Синтетические материалы 7 % Пищевая 5 % Электроника 10 % Строительство 7 % Металлообработка и металлургия 14 % Снабженческие и сбытовые организации 11 % Машиностроение 17 % Транспорт 7 % Другие отрасли 6 % Прочие организации 4 % Для внедрения ППП Baan IV на предприятиях различной сферы деятельности компанией-разработчиком была создана и используется технология BaanTarget. Использование данной технологии позволяет проводить более эффективное внедрение и оптимизацию проектных решений, реализованных в ППП BAAN IV.

Технология BaanTarget состоит из 3 основных этапов:

1) подготовительного;

2) внедренческого;

3) оптимизационного.

Подготовительный этап 1. Подготовительный этап - этот этап включает знакомство руководства предприятия, на котором предполагается проводить внедрение, с возможностями ППП Baan IV (проводится демо-семинар), обсуждаются возможные пути сотрудничества предприятия и представителей фирмы Baan. В случае если соглашение между предприятием и представителями компании Baan по ключевым моментам было достигнуто, подписывается соглашение на внедрение ППП Baan IV.

Внедренческий этап 2. Внедренческий этап - на этом этапе осуществляется отображение бизнес-модели предприятия в системе Baan IV. Затем построенная модель согласовывается с руководством предприятия и после успешного согласования окончательно внедряется. Следует отметить, что на этом этапе используются возможности методологии Orgware, представляющей собой объединение таких элементов как:

- инструментальные средства, входящие в состав ППП BAAN IV, - средства моделирования предприятия;

- референтные (типовые) модели;

- комплекс услуг, сопутствующих этапу внедрения и процессу совершенствования системы;

- администратор деятельности предприятия.

Использование при внедрении ППП BAAN IV методологии Orgware обеспечивает:

- параллельное проведение реинжиниринга бизнес-процессов и внедрения системы;

- возможность учесть лучшие решения предлагаемые ERP-системами и использовать лучший мировой опыт;

- использование типовых моделей деятельности предприятий и инструментария динамического моделирования;

- возможность непрерывной оптимизации бизнес-процессов предприятия.

В качестве инструментария для построения модели предприятия используется Baan Enterprise Modeler, базирующийся на методологии динамического моделирования предприятия (BaanDEM). В основе данной методологии лежат специально созданные референтные (шаблонные или типовые) модели, представляющие собой эталонные схемы управления и планирования деятельности предприятия, разработанные для различных типов предприятий.

Референтные модели включают в себя процедуры и методы организации бизнеса, которые были проверены на практике и созданы компанией Baan на основе опыта, полученного в результате проведенных внедрений системы на многих предприятиях мира.

Процесс внедрения ППП BAAN IV с использованием методология динамического моделирования предприятия позволяет предприятию взять за основу ту референтную модель, которая в наибольшей степени отвечает деятельности данного предприятия, а затем постепенно перестраивать ее с учетом происходящих изменений, как в деятельности предприятия, так и в организационной структуре. Однако, следует отметить, что использование референтных моделей при внедрении ППП BAAN IV на предприятиях не является обязательным условием.

Предприятие может самостоятельно построить собственную модель протекающих у него бизнес-процессов и настроить систему на них.

Концепция методологии динамического моделирования предприятия представлена на рис. 33. В результате использования данной методологии на основе бизнес-модели предприятия формируется интегрированная с выбранной (или построенной) бизнес-моделью система функциональных приложений с распределением по рабочим местам.

Модель предприятия Корректировка / Уточнение / Корректировка / Оптимизация Уточнение связана Модель бизнес- Модель бизнес- BAAN IV функций процессов конфигурация Какая?

Какая?

1) общая 1) общая 2) особая 2) особая 3) "есть"/"будет" 3) "есть"/"будет" Корректировка/Уточнение / Оптимизация бизнес- процессов / Переработка / Реинжиниринг АРМы Рис.33. Концепция методологии динамического моделирования предприятия На настоящий момент компания Baan предлагает 15 различных референтных моделей, ориентированных на такие типы производства, как:

- предприятие с непрерывным циклом производства (в том числе пищевой, химической, фармацевтической отраслей, т.д.);

- предприятие-поставщик комплектующих для автосборочных предприятий;

- сборка на заказ;

- предприятие по выпуску электронной продукции (полупроводники);

- автосборочное предприятие;

- капитальное строительство;

- предприятие авиакосмической промышленности и ВПК;

- предприятие нефтегазовой индустрии;

- предприятие сферы оптовой и розничной торговли и т.д.

Таким образом, достоинства использования методики динамического моделирования предприятия заключаются в том, что методика позволяет:

- избежать не только полной, но даже и частичной остановки деятельности предприятия на время внедрения системы;

- сократить стоимостные затраты на установку и наладку системы на предприятии;

- сократить временные затраты на внедрение ППП BAAN IV на предприятии.

Оптимизационный этап 3. Оптимизационный этап - этот этап особенно важен для предприятий, желающих улучшить протекающие у них бизнес процессы. На данном этапе проводится трех уровневый анализ деятельности предприятия:

- анализируются отдельные операции;

- анализируется технология управление;

- анализируется стратегия.

В результате проведенного анализа предлагаются пути улучшения производственного и финансового управления, а также деятельности предприятия в целом.

4.3.2. Характеристика функциональных возможностей ППП BAAN IV Основными функциональными возможностями корпоративной информационной системы BAAN IV являются [1]:

- управление финансовой и бюджетной деятельностью предприятия;

- бухгалтерский учет;

- контроллинг;

- управление сбытом, снабжением и складами предприятия, в том числе планирование и учет всех товарно-материальных потоков предприятия;

- управление производственными задачами (как в рамках дискретного, так и непрерывного цикла производства). При этом система позволяет одновременно управлять различными типами производства (от единичного до массового) и гибко изменять управляющую модель;

- планирование хозяйственно-производственной деятельности предприятия (в том числе с использованием системы "интеллектуального" планирования ресурсов, когда учитываются имеющиеся ограничения и приоритеты);

- управление инвестиционными проектами и капитальным строительством;

- управление транспортными задачами;

- управление сервисным обслуживанием и ремонтами оборудования;

- динамическое моделирование предприятия;

- информационно-сигнальная система руководителя и система принятия решений;

- система управления качеством и т.д.

Все вышеперечисленные группы задач реализованы в ППП BAAN IV в виде следующих функциональных подсистем:

- производство;

- сбыт, снабжение, склады;

- финансы;

- транспорт;

- процесс;

- проект;

- сервис;

- администратор деятельности предприятия;

- моделирование предприятия;

- инструментарий.

В целом ППП BAAN IV включает 10 интегрированных функциональных подсистем, более 200 модулей и 300 сеансов.

Принципиальная структура ППП BAAN IV представлена на рис.34.

Перейдем к рассмотрению назначения каждой функциональной подсистемы, входящей в ППП BAAN IV.

Бизнес-среда (структура компании, цели, выполняемые функции, процедуры, процессы и т.д.) Orgware Shell Функциональные подсистемы ППП BAAN IV ФП ФП ФП "Инструментарий" "Администратор "Моделирование деятельности предприятия" ФП "Производство" предприятия" ФП ФП ФП "Сбыт, "Транспорт" "Сервис" снабжение, склады" ФП ФП "Процесс" Система ФП "Проект" безопас "Финансы" ности BAAN IV Интернет-приложения BAAN Самостоятельно Shell разработанные приложения Экспорт / БАЗА Импорт ДАННЫХ Система данных (внешняя) безопас ности Драйвер Драйвер базы базы пользовательского данных данных интерфейса БАЗА ДАННЫХ (BAAN) Операционная система (UNIX / Windows NT / OS/ Система безопас ности ОС Рис.34. Принципиальная структура ППП BAAN IV 4.3.3. Автоматизация решения задач в функциональной подсистеме "Финансы" Функциональная подсистема "Финансы" (рис.35) предназначена для управления финансами и позволяет выполнять такие функции управления, как учет, анализ и планирование. Подсистема поддерживает работу в рамках организационной структуры предприятия фактически любой степени сложности. Анализ данных главной книги, дебиторской и кредиторской задолженности и других данных может осуществляться как на уровне отдельного подразделения, так и на уровне всего предприятия.

Рис.35. Концепция построения функциональной подсистемы "Финансы" В подсистеме "Финансы" реализована возможность поддержки трех типов календарей: финансового, налогового и отчетного. В каждом календаре предусмотрена возможность настройки временных рамок плановых и отчетных периодов (квартал, месяц, неделя), что позволяет, например, регистрировать текущие операции в терминах одного календаря и в то же время готовить данные для налогообложения в терминах другого.

В подсистеме реализована возможность ведения отчетов на разных языках, а также осуществления финансовых операций с неограниченным количеством валют по правилам различных стран (в том числе и с помощью электронных средств), например, оплата чеками (вариант США и Англии), переводными векселями (Франция), банковскими поручениями.

Для удобства пользователя, в подсистеме "Финансы" предусмотрена возможность централизованной обработки операций на основе типовых операций, заранее определенных пользователем. Схемы сложных операций могут быть определены предварительно, например, схема расчета и проводки начислений на зарплату. Заранее созданные схемы операций обеспечивают автоматическое проведение многократно повторяющихся процедур.

Среди особенностей функциональной подсистемы "Финансы" можно выделить следующие моменты:

- полная интеграция с данными снабжения и сбыта и поддержка сложной многозвенной структуры предприятия;

- направления учета дополнительные регистры аналитического учета;

- автоматизированные процедуры расчетов с поставщиками и заказчиками;

- ведение документооборота, типовых форм финансовой и налоговой отчетности в соответствии с требованиями российского законодательства;

- поддержка корреспонденции счетов и проведение операций типа "красное сторно";

- средства планирования и моделирования;

- наличие аппарата для создания финансовых отчетов;

- широкий набор средств анализа деятельности предприятия;

- наличие интерфейса с программными продуктами Hyperion дает заказчику возможность воспользоваться мощным пакетом консолидации финансовых данных;

- возможностями проведения многоуровневого анализа (OLAP);

- циклического бюджетирования по уровням предприятия и прогнозирования.

Подсистема "Финансы" включает в себя 8 модулей (см.рис.36).

Функциональная подсистема "Финансы" 1. Модуль "Главная книга" 2. Модуль "Счета дебиторов" (расчеты с заказчиками) 3. Модуль "Счета кредиторов" (расчеты с поставщиками) 4. Модуль "Управление денежными средствами" 5. Модуль "Финансовые планы" 6. Модуль "Распределение затрат" 7. Модуль "Финансовые отчеты" 8. Модуль "Основные средства" Рис. 36. Состав модулей, входящих в функциональную подсистему "Финансы".

Модуль "Главная книга" В модуле "Главная книга" финансовая информация, одновременно с проводкой на счета главной книги, может быть распределена по пяти дополнительным бухгалтерским регистрам (направлениям учета) для группировки и анализа данных, например, по отделам, центрам затрат, группам изделий или зонам сбыта.

Направления учета – это разделы в бухгалтерских субкнигах (типах направлений учета), которые предназначены для группировки данных поступивших на счета главной книги, в соответствии с требованиями пользователей (рис.37). Полная структура направлений учета может быть сформирована посредством создания иерархических связей. Запись данных производится только на направления учета с уровнем 0, то есть с самым низким уровнем иерархии. При использовании модуля "Распределение затрат" может быть добавлен дополнительный тип направления учета, названный "работы".

Использование направлений учета дает возможность иметь компактную главную книгу и в то же время обеспечить подробный анализ финансовой информации.

Рис.37. Счета главной книги и направления учета Направления учета используются в финансовых операциях на базе счетов главной книги.

Счета главной книги формируют основу для финансового учета.

Они образуют иерархическую структуру, состоящую из групп счетов главной книги. Данные могут вводиться только на счета самого низкого уровня 0. После ввода операции данные счетов более высокого уровня автоматически пересчитываются системой.

Счета главной книги используются для выполнения проводок финансовых операций в BAAN IV. Эти счета также используются для переноса в подсистему "Финансы" операций из других подсистем.

Кроме того, счета главной книги также используются для формирования финансовых и сводных отчетов.

Для каждой компании определяется свой план счетов. Задание плана счетов на уровне группы компаний не требуется. Счет главной книги может содержать до 12 алфавитно-цифровых символов. Для каждого счета указывается уровень от 0 до 99, а также счет более высокого уровня, если таковой имеется.

Для анализа сумм, записанных на счета главной книги, имеется возможность создания бухгалтерских книг - направлений учета. В системе BAAN IV может быть использовано до 5 типов направлений учета и, кроме того, специализированный шестой тип направлений учета - "работы". Это шестое направление учета может быть использовано только в модуле "Главная книга" для описания работ при учете затрат методом функционального бухгалтерского учета. Направления учета можно свободно определять в подсистеме "Финансы" и использовать для подготовки анализа операций и сальдо по счетам главной книги.

Для каждого счета главной книги указывается, используется ли для него данный тип направлений учета, а также обязательно ли указывать направление учета при поступлении суммы на данный счет или нет. Для каждого счета главной книги можно указать допустимый диапазон используемых направлений учета.

Система BAAN IV позволяет учитывать проведенные операции в 3-х типах периода: финансовом, отчетном и налоговом. Для каждого периода задается дата начала и дата окончания периода, а также статус периода. Возможны следующие статусы периода:

- открытый - по всем данным, введенным в этом периоде, возможно проводить исправления и редактирование;

- предварительно закрытый - данные не подлежат исправлению, но есть возможность изменить статус периода на открытый;

- окончательно закрытый - данные не подлежат исправлению, нет возможности изменить статус периода.

Статусы периодов определяются отдельно для каждого модуля.

Один из периодов для типа отчетный и финансовый должен быть периодом корректировки, т.е. использоваться для корректировки при закрытии года. При этом можно закрывать периоды для каждого модуля отдельно.

Статус периода показывает, можно ли вводить операции в текущий период и устанавливаются для того, чтобы, например, был разрешен ввод в данный период операций закупок, но не разрешен ввод операций продаж.

Статусы периодов могут отличаться для компаний одной группы.

Однако необходимо, чтобы все периоды были закрыты для всех компаний группы перед консолидацией.

Для создания бухгалтерских операций в системе BAAN IV используются типовые операции, подразделяющиеся на категории.

Каждая категория определяет порядок обработки операции определенного типа. Допустимы следующие категории операций:

- журнальная - данная категория предназначена для проведения операций между счетами главной книги. Эти операции фиксируются только в модуле "Главная книга" и не вызывают записей в других модулях;

- повторяющаяся/реверсивная - операции этой категории ничем не отличаются от журнальных за исключением того, что к этим операциям имеется возможность указать заранее даты занесения этих операций в главную книгу, а также даты их аннулирования. Эта категория также может использоваться для аннулирования в следующем периоде операций корректировки, выполненных в предыдущем периоде;

- счета-фактуры продаж - данная категория предназначена для ввода счетов-фактур продаж в модуль "Счета дебиторов". Операции этой категории создают как открытые позиции в этом модуле, так и отражение этих открытых позиций в модуле "Главная книга";

- кредитовые авизо продаж - в этой категории производится ввод кредитовых авизо продаж в модуль "Счета дебиторов". Операции этой категории используются для корректировки открытых позиций при возврате товаров клиентами и являются противоположными операциям категории "счета-фактуры продаж". В результате выполнения этих операций создаются отрицательные записи в файле открытых позиций;

- корректировка продаж - эта категория может быть использована для внесения исправлений в существующие счета-фактуры и кредитовые авизо продаж;

- счета-фактуры закупок - в этой категории осуществляется ввод счетов-фактур закупок в модуль "Счета кредиторов". Операции этой категории создают как открытые позиции в этом модуле, так и отражение этих открытых позиций в модуле "Главная книга";

- кредитовые авизо закупок - данная категория предназначена для ввода кредитовых авизо закупок в модуль "Счета дебиторов".

Операции этой категории используются для корректировки открытых позиций при возврате товаров поставщикам и являются противоположными операциям категории "счета-фактуры закупок". В результате выполнения этих операций создаются отрицательные записи в файле открытых позиций;

- корректировка закупок - эта категория может быть использована для внесения исправлений в существующие счета-фактуры и кредитовые авизо закупок;

- начальное сальдо - данная категория может быть использована для введения или корректировки начального сальдо для нового финансового года в главной книге или в направлениях учета;

- денежные средства - эта категория может быть использована для всех типов операций с денежными средствами такими, как: поступающие и исходящие платежи, банковские выписки, авансовые платежи и т.д.

На основе указанного типа операций в системе BAAN IV определяется, должны ли операции обрабатываться в реальном времени или в пакетном режиме, определяется способ нумерации документов:

последовательная нумерация или задание номеров пользователем вручную. Кроме того, используя типы операций можно установить для каждого из пользователей индивидуальный вариант экранной формы ввода операций.

Для каждого типа операции можно использовать неограниченное число серий.

В системе BAAN IV финансовые операции обрабатываются в виде пакетов. Каждый пакет имеет номер и название. Статус типа операций в пакете показывает, в каком состоянии находится данный тип операции.

В зависимости от статуса типа операции возможны различные виды работы с данным типом операции в данном пакете. Для ввода операций необходимо создать новый пакет.

Статус типа операции может изменяться при работе с этим типом операции в пакете. Этот статус также зависит от работы других пользователей. Кроме того, статус также указывает, готов ли пакет для закрытия.

Для быстрого ввода типовых операций, которые имеют одну и ту же схему, например, расчет начислений на зарплату, распределение затрат по подразделениям и т.д. в системе BAAN IV предусмотрена возможность создания схем операций (сложных проводок). Эти схемы операций создаются один раз, и затем могут многократно использоваться, например, для обработки различных сумм.

Запросы и отчеты по главной книге можно формировать в произвольной форме. Для удобства работы пользователя с модулем "Главная книга" в системе BAAN IV предусмотрена возможность просмотра сальдо по счетам главной книги, номеров документов по выбранному счету, проводок по главной книге, а также реализован переход к просмотру первичных документов.

Модуль "Счета дебиторов (расчеты с заказчиками)" В модуле "Счета дебиторов (расчеты с заказчиками)" наряду с возможностью обработки счетов-фактур, поступающих из функциональной подсистемы "Сбыт, снабжение, склады", предусмотрена возможность выписки счетов-фактур непосредственно в функциональной подсистеме "Финансы". Для каждого счета фактуры создается график платежей с указанием сроков и сумм. Имеются средства анализа дебиторской задолженности, на основе которых производится оперативное управление кредитованием заказчиков и формируются письма напоминания должникам.

Каждый клиент в модуле "Счета дебиторов (расчеты с заказчиками)" должен быть приписан к задаваемой произвольным образом финансовой группе. Финансовая группа клиентов - это группа клиентов, имеющих общие признаки, например: страна, направление деятельности и т.д. Созданные финансовые группы клиентов имеют общие счета главной книги для проводки операций продаж. Эти счета задаются один раз и используются по умолчанию при проводке операций по счетам-фактурам продаж.

В системе BAAN IV принято различать три вида счетов-фактур продаж (рис.9.2.4.4):

1. счета-фактуры продаж, поступившие в подсистему "Финансы" из модуля "Управление продажами" подсистемы "Сбыт, снабжение, склады". Эти счета-фактуры относятся к проданным товарам, содержащимся в файле изделий, определенным в сеансе "Работа с данными по изделию";

2. счета-фактуры продаж, созданные в подсистеме "Финансы" в сеансе "Управление счетами-фактурами". Эти счета-фактуры не имеют связи с файлом изделий, но по ним возможна распечатка счетов фактур и отсылка их клиентам;

3. счета-фактуры продаж, созданные в подсистеме "Финансы" в сеансе "Обработка операций". Этот способ создания счетов-фактур продаж предназначен только для занесения счетов-фактур продаж в финансовый учет и проводки их в главную книгу. Распечатка счета фактуры в этом случае невозможна.

После того как по счету-фактуре выполнены проводки, он становится доступен для просмотра в главной книге и файле открытых позиций счетов дебиторов.

Удалить счет-фактуру можно только в том случае, когда ему присвоен один из статусов: "проведенный" или "аннулированный".

Удаление данных счетов-фактур производится только из таблиц "Счета фактуры продаж" и "Строки счетов-фактур продаж" модуля "Счета дебиторов" и не означает удаление счетов-фактур из учета.

Еще одной задачей модуля "Счета дебиторов (расчеты с заказчиками)" является управление кредитами.

Для того, чтобы напомнить клиенту о суммах по счетам-фактурам, которые он должен оплатить используются письма-напоминания. Для каждого из счетов-фактур в напоминания может быть включена как вся неоплаченная сумма, так ее часть. Имеется возможность включить в одно напоминание несколько счетов-фактур одного клиента. Письма напоминания содержат данные по неоплаченным счетам-фактурам, а также тексты. Для каждого номера напоминания имеется возможность создать отдельный вариант письма. Форматы этих писем, а также содержание текстов задаются пользователем.

ФП "Сбыт, снабжение, склады" Счета Файл фактуры "Изделия" Модуль продаж "Управление продажами" ФП "Финансы" Счета Счета фактуры фактуры продаж продаж Проводка в Занесение в главную финансовый книгу учет Клиенты Главная книга Рис. 38. Виды счетов-фактур продаж Все данные, поступающие в процессе управления кредитами, можно регистрировать в дневнике напоминаний. Регистрация данных может осуществляться в режиме реального времени. Например, разговаривая с клиентом по телефону, можно одновременно вносить в дневник напоминаний поступающую от клиента информацию по оплате им счетов-фактур. Эта информация отражается в дневнике напоминаний установкой для счетов-фактур кодов проблем и поясняющих текстов.

По каждому клиенту можно подготовить отчет. Отчет по клиенту содержит информацию по счетам-фактурам и платежам по ним. Эти отчеты содержат информацию за определенный период.

Алгоритм работы с выписками из счетов аналогичен работе с напоминаниями.

К счетам-фактурам продаж могут быть приписаны коды проблем.

По этим кодам можно определить тип проблемы, возникшей по данному счету-фактуре, и ответственное лицо или отдел. Работа с кодами проблем, которые позволяют классифицировать проблемы, связанные со счетами-фактурами, по определенным общим характеристикам.

Следует отметить, что в процессе работы модуля "Счета дебиторов (расчеты с заказчиками)" формируется большое количество документов для отчетности: книга продаж, ведомости распределения дебиторской задолженности, ведомость операций по клиентам, ведомость анализа сроков платежей и т.д.

Модуль "Счета кредиторов (расчеты с поставщиками)" В модуле "Счета кредиторов (расчеты с поставщиками)" для поступающих счетов фактур предусмотрены процедуры регистрации и акцепта, а также сверки с заказами. Ответственный отдел или лицо может как вручную, так и с помощью электронных средств акцептовать счет фактуру перед его вводом в финансовый учет и оплатой. Сверка счетов фактур и заказов на покупки происходит автоматически.

Каждый поставщик в модуле "Счета кредиторов (расчеты с поставщиками)" должен быть приписан к своей финансовой группе.

Финансовые группы поставщиков имеют общие счета главной книги для проводки операций закупок.

В системе BAAN IV различаются три вида счетов-фактур закупок (по аналогии со счетами-фактурами продаж - рис. 39):

1. счета-фактуры закупок, распечатанные в модуле "Управление закупками" подсистемы "Сбыт, снабжение, склады". Эти счета фактуры относятся к закупаемым товарам, содержащимся в файле изделий, определенным в сеансе "Работа с данными по изделию".

Такие счета-фактуры имеют предварительный характер и не проводятся в подсистему "Финансы".

2. счета-фактуры закупок, прошедшие процедуру предварительной регистрации, утверждения, а затем зарегистрированные (копированные в учет) в подсистеме "Финансы" в сеансе "Обработка операций". Эти счета-фактуры не имеют связи с файлом изделий;

3. счета-фактуры закупок, занесенные в подсистему "Финансы" непосредственно в сеансе "Работа с операциями". Эти счета-фактуры также не имеют связи с файлом изделий.

ФП "Сбыт, снабжение, склады" Счета Файл фактуры Модуль "Изделия" закупок "Управление закупками" Счета Регистрация фактуры закупок Утверждение ФП "Финансы" Счета Счета фактуры фактуры закупок закупок Клиенты Рис. 39. Виды счетов-фактур закупок Алгоритм обработки счетов-фактур закупок представлен на рис.40.

Рис.40. Алгоритм обработки счетов-фактур закупок Для полученных и зарегистрированных счетов-фактур должны быть указаны полномочия. Полномочия показывают, какие работники и/или подразделения должны санкционировать счет-фактуру перед его дальнейшей обработкой. Посредством этих полномочий можно получить обзор работников и/или подразделений, которым не удалось утвердить счета-фактуры.

В качестве валюты счетов-фактур можно использовать любую введенную в систему валюту. При задании курса обмена валюты сумма по документу будет переведена в сумму в национальной (учетной) валюте. Кроме того, в системе BAAN IV существует возможность расчета нереализованных и реализованных курсовых разниц.

Счета, по которым производится разноска курсовых разниц в главную книгу, определяются по финансовым группам поставщиков.

Списание курсовых разниц производится по закрытым операциям.

В случае, если необходимо задержать оплату счета-фактуры или не оплачивать его совсем, то это можно отразить в системе BAAN IV, присвоив счету-фактуре код блокировки. Для кода блокировки указывается ответственный по блокировке и возможность включения счетов-фактур с этим кодом блокировки в пакеты платежей.

Следует отметить, что в системе BAAN IV предусмотрена работа с двумя типами поставщиков - это поставщики постоянные и разовые.

Обычный (постоянный) - это поставщик, с которым имеются постоянные деловые связи. По таким поставщикам в систему заносится подробная информация.

Разовый (случайный) - поставщик, у которого предприятие делает разовые закупки (например, закупки за наличные канцелярских товаров или других мелочей, сделанные в различных магазинах). Данные о разовом поставщике те же самые, что и об обычном поставщике.

Однако, при каждом вводе операции по закупке у разового поставщика система просит ввести адрес "случайного" поставщика. Использование разовых поставщиков приводит к уменьшению объема данных и ускорению ввода информации.

В процессе работы модуля "Счета кредиторов" формируется большое количество документов для отчетности: книга покупок, ведомости распределения кредиторской задолженности, ведомость операций по поставщикам, ведомость анализа сроков платежей и т.д.

Модуль "Управление денежными средствами" Модуль "Управление денежными средствами" предназначен для автоматизированной обработки платежей и поступлений денежных средств, в том числе поддерживает электронные банковские операции.

Предусмотрено создание и обработка платежных документов на различных носителях (бумага, дискета, файл данных). На основе данных функциональных подсистем "Сбыт, снабжение, склады" и "Финансы" может быть составлен прогноз движения денежных средств предприятия.

Общая схема движения денежных средств на предприятии представлена на рис. 41.

Рис. 41. Общая схема движения денежных средств на предприятии В системе BAAN IV используются два основных способа обработки платежей и поступлений денежных средств (рис.9.2.4.8):

1) самостоятельный ввод платежей и поступлений денежных средств. В этом случае невозможна распечатка платежных документов;

2) автоматическая процедура обработки платежей и поступлений денежных средств. Системой предоставляются гибкие способы выбора счетов-фактур для платежей и прямых дебетовых списаний, возможна распечатка платежных поручений (стандартных и созданных пользователем) на различных носителях информации (бумага, дискета, файл для электронных систем банковских расчетов и т.д.).

Обработка платежей и поступлений денежных средств происходит посредством ввода данных из банковских выписок и последующей обработкой введенных данных.

Каждый платеж/поступление денежных средств обрабатывается в соответствии с комбинацией "банковское отношение - способ расчетов". Для каждой такой комбинации определяются данные проводок платежей/поступлений денежных средств, которые система будет использовать при автоматических процедурах. Под банковским отношением понимается описание банковского счета компании, с которого производятся платежи и на который поступают денежные средства. Под способом расчетов понимается описание того, как будет производиться обработка платежей и поступлений денежных средств.

При этом учитывается формат платежного документа, носитель информации (бумага, дискета, файл данных), этапы обработки и т. д.

Рис.42. Основные способы обработки платежей и поступлений денежных средств Для каждого типа платежа/поступления денежных средств (файл, чек, платежное поручение) в необходимо создать свой отдельный способ расчетов. Группа отчетов может содержать различные типы, например, платежных поручений. Способ расчетов может быть указан как для платежей, так и для прямых дебетовых списаний, как по счетам фактурам, так и без них. В случае платежей и прямых дебетовых списаний по счетам-фактурам способ расчетов указывается в сеансах при работе со счетами-фактурами. Также способ расчета может быть указан в данных по поставщикам и клиентам и тогда он будет устанавливаться по умолчанию при проведении операций, связанных с оплатами счетов-фактур.

Для каждой комбинации "банковское отношение - способ расчетов" необходимо определить данные, которые будут использованы системой BAAN IV для проводок при автоматических процедурах обработки платежей/поступлений денежных средств.

С целью упрощения процесса создания платежей и их обработки в системе BAAN IV реализована автоматическая процедура платежей (рис.43). Данная процедура предоставляет возможность выбора счетов фактур для платежей по различным критериям: срокам платежей, поставщикам, номерам счетов-фактур и т.д. После выбора счетов-фактур предоставляется возможность исключать выбранные счета-фактуры, а также добавлять новые, менять суммы платежей, способы платежей и т.д.

Для каждого поставщика при использовании автоматической процедуры платежей все платежи объединяются на основе имеющихся одинаковых параметров (валюта, способ платежа, банковское отношение поставщика, дата платежа, основание для платежа).

Количество объединяемых воедино платежей определяется на основе способа расчета. Для каждого способа расчета необходимо указать тип составления и ограничения по составлению (количество счетов-фактур, количество символов в ссылке к платежу, неограниченное количество, в последнем случае будет распечатано сопроводительное письмо). Кроме того, если превышено ограничение по составлению, то необходимо указать:

- объединять платежи в следующий набор, - не объединять платежи, - объединить все платежи в один набор и отправить с сопроводительным письмом.

В системе BAAN IV платежи, не относящиеся к конкретным счетам-фактурам (например, коммунальные платежи, юридические услуги и т.д.) фиксируются как постоянные поручения. Эти платежи могут быть созданы один раз и выполняться по определенному графику.

Постоянные поручения бывают двух типов:

- поручения, создаваемые для операций затратного типа. Эти операции будут записаны только в главную книгу и не будут учтены по открытым позициям;

- поручения, рассматриваемые как авансовый платеж. Операция учитывается по открытым позициям. Данные проводки постоянного поручения могут быть изменены только в том случае, если статус поручения и соответствующего графика "Свободный".

Выбор счетов-фактур для платежей Рекомендации по платежам Автоматическое Составление платежей составление платежей вручную Назначение банков для Автоматическое назначение платежей банков для платежей автоматическое/вручную Проверка платежей Создание платежных поручений Передача платежей Проводка платежей Анонсированные платежи Количество шагов: 0 Количество шагов: 1, Изменение статусов анонсированных платежей Выверка анонсированных платежей Запись в главной книге:

Дебет : Расчеты с поставщиками Кредит: Счет банка Рис. 43. Процедура платежей поставщикам Наряду с понятием авансовые поступления\платежи в системе BAAN IV существует понятие нераспределенные суммы.

Нераспределенные и авансовые суммы могут быть распределены на открытые счета-фактуры, а также перераспределены на другие авансовые\нераспределенные суммы. Есть только одно ограничение - документы должны иметь одну валюту и курс этой валюты.

Могут быть использованы разные критерии распределения. Одним из способов может являться распределение на основе сроков платежей.

Также для закрытия могут быть выбраны открытые счета других компаний и дочерних подразделений.

По платежам клиентов можно периодически получать и обновлять статистику. При обновлении статистики пересчитываются следующие статистические данные:

- средний период поступления денежных средств;

- полученная сумма;

- неоплаченная сумма по счетам-фактурам продаж;

- среднее число дней просрочки платежей;

- предоставленная сумма скидки;

- использованная сумма скидки;

- предполагаемая сумма начислений за просроченные платежи;

- фактическая сумма начислений за просроченные платежи;

- сумма разниц в платежах.

Для оценки притока и оттока денежных средств в заданный период создается прогноз потока денежных средств (рис. 44). При расчете учитываются:

- счета-фактуры закупок;

- счета-фактуры продаж;

- постоянные поручения;

- заказы на закупку;

- заказы на продажу;

- заказы по проектам;

- финансовый план.

Возможен учет, как всех этих параметров, так и отдельных из них.

Рис. 44. Прогноз движения денежных средств Модуль "Финансовые планы" Модуль "Финансовые планы" предназначен для облегчения финансового планирования деятельности предприятия. В нем предусмотрена возможность разработки и сравнения различных вариантов финансовых планов. Оптимальный план принимается в качестве действующего и используется для сравнения фактических показателей с плановыми при анализе деятельности предприятия, а также в финансовых отчетах.

В общем случае управление финансами можно представить в виде четырех функциональных уровней (рис. 45):

1) финансовое планирование деятельности предприятия (финансовый план) 2) финансовый контроль деятельности (бюджеты и бюджетный контроль) 3) контроль за финансовыми процессами (контроль финансовых операций) 4) реализация финансовых процессов (ведение финансовых операций) Рис. 45. Принципиальная схема управления финансами Два нижних уровня представляют процессы, в достаточной степени независимые от типа деятельности. В качестве примера можно привести стандартные операции по регистрации входящих и исходящих счетов, банковских выписок, операций с основными средствами и т.д.

Два верхних уровня в большей степени зависят от типа деятельности предприятия, т.к. на этих уровнях определяются особенности организации управленческого учета предприятия. Например, для типа деятельности "сборка на заказ" с точки зрения финансового планирования и контроля могут быть определены центры затрат (подразделения) и единицы затрат – производимые изделия. Для типа деятельности "конструирование на заказ" в качестве объектов финансового мониторинга могут определяться конструкторские проекты.

Модуль "Финансовые планы" системы BAAN IV позволяет составлять финансовые планы на различных уровнях. Предусмотрена возможность связывания нескольких финансовых планов с одним головным финансовым планом для распечатки сводной информации.

Имеются два способа составления финансовых планов: "снизу вверх" и "сверху вниз".

При использовании метода "снизу вверх" финансовые планы составляются в подразделениях, находящихся на самом нижнем уровне иерархии системы управления. Затем система BAAN IV автоматически рассчитывает соответствующие значения для более высоких уровней и осуществляет их агрегирование.

В случае использования метода "сверху вниз" финансовые планы составляются на более высоких уровнях (например, для каждого из рабочих центров в целом) и в дальнейшем детализируются по отдельным счетам главной книги или направлениям учета.

Для одного и того же подразделения можно создавать несколько вариантов финансового плана. При этом для каждого из создаваемых финансовых планов можно указать головной финансовый план.

Для каждого из счетов главной книги и направлений учета можно задать отдельный способ распределения годового бюджета. Для тех счетов главной книги, для которых отдельно не указан способ распределения бюджета, используется способ распределения, указанный в основных данных финансового плана. Код распределения бюджета используется для распределения плановых сумм и количеств, которые заданы для комбинации счет главной книги/направление учета (например, центр затрат, код проекта и т.д.) по периодам планирования.

Перед заданием плановых сумм и количеств необходимо определить общие данные по финансовым планам.

После ввода годовых сумм и количества для распределения их по периодам система автоматически распределяет введенные значения по периодам в соответствии со способом распределения. Рассчитанные системой данные можно изменить. Система использует данные финансового плана для сравнения с фактическими показателями и расчета различий фактических и плановых показателей.

Годовой бюджет может быть распределен по периодам на основе процентов и/или коэффициентов (рис.46).

Рис.46. Процесс составления бюджета предприятия Одной из важных функций системы является возможность копирования финансовых планов (рис.47). Эта функция служит для копирования данных в финансовый план. Могут быть копированы фактические суммы и количества, а также данные финансовых планов, умноженные на коэффициенты. В том числе, копирование может осуществляться для одного и того же финансового плана из одного периода в другой период.

Рис.47. Функция копирования данных финансовых планов Можно вручную произвести ввод и корректировку плановых сумм и количеств для комбинации год/код финансового плана/счет главной книги/направления учета. Эти суммы могут быть сравнены с фактическими суммами и суммами других финансовых планов.

Кроме того, возможен ввод и изменение годовых сумм по счетам главной книги и направлениям учета для финансовых планов. Эти суммы затем, распределяются по периодам планирования.

На основе данных финансового плана и фактических данных за период можно скорректировать данный финансовый план на последующий период.

При пересчете плановых данных по фактическим данным для выбранного счета главной книги/направления учета будут выполнены следующие действия:

1. Суммируются фактические данные за базовый период, указанный для них.

2. Суммируются данные выбранного финансового плана за базовый период для плановых данных.

3. Первая сумма делится на вторую.

4. Данные периода перерасчета умножаются на полученное соотношение.

Показатели по созданным финансовым планам можно сравнить со значениями по счетам Главной книги и со значениями по направлениям учета.

Модуль "Распределение затрат" Модуль "Распределение затрат" предназначен для анализа затрат предприятия и учета косвенных затрат при расчете себестоимости продукции в модуле "Учет затрат" функциональной подсистемы "Производство". Возможно использование как традиционных методов учета затрат, так и метода Activity Based Costing.

Перед тем, как приступить к распределению затрат (рис.48), их нужно зарегистрировать по счетам главной книги и направлениям учета, а также определить носитель затрат.

Носитель затрат дает возможность импорта данных в модуль "Распределения затрат" из функциональных подсистем "Сбыт, снабжение, склады" и "Производство". Значения показателя "количество", указанного для каждого из носителей затрат являются базисом для распределения затрат с помощью процедуры "Функционального бухгалтерского учета", а также для распределения между направлениями учета.

Направления учета представляют собой разделы в бухгалтерских субкнигах (типах направлений учета), которые предназначены для группировки данных, поступивших на счета главной книги. Полная структура направлений учета может быть сформирована посредством создания иерархических связей.

Во всех модулях подсистемы "Финансы" могут быть использованы направления учета пяти типов, а в модуле "Распределение затрат" кроме того может использоваться дополнительный тип направления учета, названный "работы". Этот тип направления используется, если необходимо передать сумму, полученную в результате перераспределения затрат в подсистему "Сбыт, снабжение, склады" для учета в качестве начисления на себестоимость изделия.

Вариант распределения затрат по различным типам направлений учета определяют коды распределения затрат. Это дает возможность проводки результатов в главную книгу.

Для каждого кода распределения определяются источники распределения - типы направлений учета, с которых будут распределяться суммы, количества, проценты и цели распределения – типы направлений учета, на которые распределяются затраты.

Кроме того, в системе BAAN IV предусмотрена возможность распределения затрат с одного типа направлений учета на другой и с категорий затрат на направления учета. Способ распределения затрат определяется посредством выбора соответствующего типа распределения.

Предусмотрены следующие типы распределения затрат:

- проценты (от суммы, которая будет распределена на каждое из направлений учета);

- сумма (сумма, которая может быть распределена на каждое из направлений-целей);

Pages:     | 1 | 2 || 4 |



© 2011 www.dissers.ru - «Бесплатная электронная библиотека»

Материалы этого сайта размещены для ознакомления, все права принадлежат их авторам.
Если Вы не согласны с тем, что Ваш материал размещён на этом сайте, пожалуйста, напишите нам, мы в течении 1-2 рабочих дней удалим его.