WWW.DISSERS.RU

БЕСПЛАТНАЯ ЭЛЕКТРОННАЯ БИБЛИОТЕКА

   Добро пожаловать!

Pages:     || 2 | 3 |
-- [ Страница 1 ] --

Л. Зайверт ВАШЕ ВРЕМЯ В ВАШИХ РУКАХ СОВЕТЫ РУКОВОДИТЕЛЯМ, КАК ЭФФЕКТИВНО ИСПОЛЬЗОВАТЬ РАБОЧЕЕ ВРЕМЯ Содержание Ключ к профессиональному самовыражению... 7 0. Введение: Управляйте сами своим

временем — но с помощью метода 17 0.1. Значение времени 21 0.2. Инвентаризация времени. Рабочий стиль, который Вы до сих пор практиковали (самоанализ) 26 0.3. Функции самоменеджмента («Круг правил»). 37 0.4. Назначение данной книги 38 1. Постановка целей: как работать над своими жиз ненными планами 43 1.1. Значение постановки целей 44 1.2. Нахождение целей 46 1.3. Ситуационный анализ • 54 1.4. Формулирование целей 60 1.5. Резюме 62 2. Планирование: как готовить выполнение своих задач 65 2.1. Основы планирования 66 2.2. Принципы и правила планирования времени.... 70 2.3. Система планирования времени 77 2.4. Составление планов дня с помощью метода «Альпы» 82 2.5. Менеджмент с помощью дневника времени 90 2.6. Резюме 94 3. Принятие решений: как вскрыть резервы произ водительности и возможности саморазгрузки 3.1. Необходимость принятия решений 3.2. Принцип Парето (соотношение 80:20) 3.3. Установление приоритетов с помощью анализа АБВ 3.4. Ускоренный анализ по принципу Эйзенхауэра.... Ключ к профессиональному 3.5. Основы делегирования самовыражению 3.6. Резюме 4. Реализация и организация: как овладеть трудо вым процессом и реализовать трудовую актив ность 4.1. Организационные принципы распорядка дня.... 4.2. Естественный дневной ритм (график работоспособности) 4.3. Менеджмент на основе биоритма 4.4. Индивидуальный рабочий стиль/саморазгрузка... Кто приобрел эту книгу, тот сделал шаг к познанию са 4.5. Составление рамочного плана дня (упражнение)... мого себя. Сколько способных, а нередко и талантливых 4.6. Резюме людей мало чего добивались в жизни по одной лишь причине.

5. Контроль: как обеспечить успех и запланирован- Какой?

ный результат.... Они не смогли достаточно разумно использовать свое время. А оно — бесплатное добро, и каждый имеет его 5.1. Функции контроля в равном количестве. При этом время — один из самых 5.2. Контроль процесса дорогих ресурсов.

5.3. Контроль результатов............. Эти тезисы взяты из книги, которую Вы держите 5.4. Обзор истекшего дня (самоконтроль) в руках. Ее автор, профессор Лотар Й. Зайверт — руково 5.5. Резюме дитель Института рационального использования времени, ведущий эксперт по рационализации труда менеджеров.

Одна из его лучших книг — «Ваше время — в ваших 6. Информация и коммуникации: как целесообраз руках» — несомненно, будет очень полезна для совет но и рационально вести совещания, телефонные ского читателя.

переговоры и корреспонденцию Уж кому-кому, а нашему читателю такая книга крайне 6.1. Значение информации и коммуникаций нужна. В самом деле, времени мы имеем столько же, 6.2. Рациональное чтение сколько и американцы, шведы, англичане... Но сопостави 6.3. Рациональное проведение совещаний мы ли наши социально-экономические результаты с их 6.4. Рациональные собеседования (управление потоком по аналогичными результатами? Почему мы занимаем 77-е сетителей) место в мире по уровню потребления на душу населения?

6.5. Переговоры по телефону Что, нам не хватает материальных или человеческих ре 6.6. Рациональное ведение корреспонденции сурсов?

6.7. Использование листков-памяток и формуляров... Более чем хватает. Даже другим одалживаем. Но нас 6.8. Резюме постоянно подводит неумение, а порой и просто нежела ние, рационально распорядиться своим временем. Но зато многие из нас хорошо усвоили, что нет ничего более 7. Претворение в практику легкого, чем быть занятым, и нет ничего более трудного, 7.1. Ретроспективный взгляд и план мероприятий.... чем быть результативным.

7.2. Договор на изменение В предлагаемой читателю книге идет деловой разговор 7.3. Указания по претворению в практику о том, как организовать время, чтобы работать в оптималь 7.4. Стратегия «бегства» и препятствия ном деловом режиме, не утрачивая разнообразных че ловеческих радостей, сберегая свое здоровье. Как ут- чем деньги, время — это нечто такое же, как сама жизнь».

верждает автор, настоящая книга укажет Вам пути и Или разнообразные эмпирические данные. Например, возможности достижения Вашей цели — иметь время результаты опроса тысячи менеджеров, согласно кото для всего существенного, время для продуктивного рому из каждой сотни менеджеров лишь один имеет творчества, время для личной жизни, для семьи. достаточно времени, десятерым требуется на 10 % боль Автор — знаток современного менеджмента. Бес- ше времени, сорока менеджерам нужно дополнительно спорно его замечание, что перегрузка многих руководи- 25 % времени, остальным не хватает 50 % времени.

телей является следствием пересечения их многочислен После всего этого автор обращается к читателю со ных задач, необходимости одновременно заниматься следующим откровением: его книга предназначена не многими делами. Кроме того, по справедливому выра для созерцательного прочтения, а для работы, для сот жению В. И. Реддина, многие менеджеры слишком рудничества читателя с автором, поэтому обращение к ориентированы на процесс деятельности (полезность ней предполагает определенные обязательства со сторо действия) и недостаточно — на ее цель, т. е. на результа ны читателя. Что это за обязательства? Всего лишь нав тивность.

сего прочтение без пропусков, творческое восприятие Что необходимо предпринять, чтобы избежать таких авторских рекомендаций, привнесение в свой стиль ра ошибок?

боты тех изменений, которые необходимы, согласно ре Ответом на поставленный вопрос является авторская комендациям автора, для продуктивного использования концепция самоменеджмента. Ее суть — это индивидуаль своего рабочего времени.

ная технология использования суточного (рабочего) вре И это требование автора не следует рассматри мени, основанная на испытанных методах организации вать как его амбиции или претензии. Книга добротно жизнедеятельности и управленческого труда. Чтобы сразу сделана. В ней масса интересного инструментального убедить читателя в актуальности самоменеджмента, автор (прикладного) материала, позволяющего читателю по предлагает провести самопознавательное экспресс-тести ходу ее чтения осуществлять самооценку своих умений в рование. По его итогам читатель может сделать вывод, области постановки целей, планирования работы, приня насколько хорошо он реализует свое рабочее время.

тия решений, организации потоков информации. В кни Как правило, у многих из нас есть проблемы в этом плане.

ге все это изложено предельно ясно, образно, дидак Предвосхищая это, автор предлагает последовательно и тически продуманно. В ней содержатся многочисленные тщательно проработать каждую главу книги, что поможет тесты, с помощью которых каждый читатель может мно тем, кто так поступит, научиться рационально использо- гое познать в самом себе, найти простые решения по вать имеющееся в распоряжении время, правильно его оптимизации своего стиля работы.

планировать, обрести уверенность в себе и избавиться Особое внимание читателей хотелось бы привлечь от стрессов, а в итоге — ежедневно добиваться успехов, к двум ведущим авторским положениям, которые мыслить целеустремленно и работать в соответствии с являются своеобразным рефреном всей книги.

поставленными перед собой задачами. Во-первых, принцип приоритетов. Сам по себе этот Тонко разбираясь в человеческой психологии, автор принцип для нас не нов. Вспомним слова Д. Дидро:

сознает, что его призывы к самоменеджменту многими «Предварительное знание того, что хочешь сделать, дает могут быть поняты, но не приняты по причине повсе- смелость и легкость». Из теории систем общеизвестно дневно срабатывающего стереотипа мышления. Разве ма значение системообразующих факторов. Широко при ло в жизни фактов, когда самые убедительные рекомен менимо в практике ленинское определение главного дации, адресуемые взрослым людям и признаваемые звена в цепи событий. Однако в управленческой дея ими, не становятся их личными убеждениями, внутренни тельности принцип приоритетов все-таки не нашел ми стимулами к действию. Чтобы избежать этого, автор должного распространения. Во многом виной тому была приводит в книге интересные афоризмы. Например:

организация нашей экономики, жестко централизован «Плыву не так, как ветер дует, а как парус поставлю», ной и с громадным ведомственным аппаратом, который «Время — это не только деньги, время более значимо, постоянно выдавал хозяйственным руководителям раз нообразные «ЦУ», не позволяя им ни шагу сделать многочисленные данные, свидетельствующие о том, самостоятельно, обставляя их управленческую деятель насколько разнообразны «пожиратели времени». Одним ность обильным нормативным «частоколом».

из надежных способов борьбы с ними является стро В современной нашей хозяйственной ситуации, когда гое распределение времени в соответствии с принципа широко утверждается аренда и все больше предприя ми приоритетности и Парето.

тий становятся свободными «производственными ассо Читателей заинтересуют те практические рекоменда циациями», от руководителя производства требуется ции, которые приводятся в книге для успешного при подлинная интеллектуальная самодеятельность. В этой менения названных принципов. Конечно, эти рекомен связи умение правильно распорядиться своим рабочим дации условны. Так, автор советует, чтобы задачи временем и научить своих подчиненных таким же обра группы «А» составляли 15 % количества всех задач, зом им распоряжаться выступает в качестве наиважней которыми занят руководитель, задачи группы «Б» — шего требования, предъявляемого к его управленческой в среднем 20 % их объема, а задачи группы «В» в деятельности. Другими словами, профессионализм ру общем удельном весе задач руководителя «тянут» на ководителя в решающей мере определяется рациональ 65 %, но имеют примерно 15 % в общей «стоимости» ным установлением приоритетов.

всех его дел. Подобный расклад является хорошим ори Оговоримся, что это не открытие. Еще Демокрит ентиром для любого руководителя. Однако могут быть советовал, что лучше думать перед тем, как дейст и другие оценочные критерии удельного веса задач и вовать, чем после. В наше сложное время совет Демок их «стоимости». Главное, чтобы не были нарушены гра рита стал одним из принципов образа жизни многих ницы разумного распределения дел, которыми занят людей.

руководитель, неукоснительно соблюдены принципы В авторском изложении он выступает в виде само приоритетов и Парето.

личного установления руководителем в своей деятель Желая подстраховать читателя, автор специально ности реестра задач: «А — Б — В». Практически это выг акцентирует его внимание на простом вспомога лядит так: руководитель при планировании своего тельном средстве, применение которого особенно рабочего дня (недели, месяца, квартала, года), исходя полезно в тех случаях, когда надо быстро принять ре из критерия значимости, важности, срочности задач, шение относительно того, какой задаче отдать пред выделяет из них «А» — наиболее значимые, важные и почтение. Речь идет о принципе американского гене срочные, «Б» — значимые, важные и срочные, «В» — рала и президента Д. Эйзенхауэра.

менее значимые, менее важные и несрочные. Затем в Читатель, наверное, на собственном опыте знает, что соответствии с иерархией задач руководитель в своем все умное — просто. И наоборот. Чем меньше ума рабочем плане выстраивает их в соответствующий ряд вложено в какое-то дело, тем оно сложнее. В этом и определяет время и сроки выполнения.

еще раз можно убедиться, ознакомившись с принципом Как известно, типичной трудностью для многих руко Д. Эйзенхауэра.

водителей является конкретное определение, сколько В чем его простота и полезность? В зависимости от времени надо выделить на решение поставленных за степени важности и срочности задачи различаются по дач. Для преодоления этой трудности в книге опи четырем гипотетическим оценкам: задачи «А» выпол сывается принцип итальянского экономиста В. Парето.

няются без промедления;

задачи «Б» выполняются в Согласно этому принципу («80:20») в процессе работы за предварительно установленные сроки;

задачи «В» вы первые 20 % расходуемого времени менеджер достигает полняются теми, кому руководитель их поручает;

80 % результатов, остальные 80 % затраченного времени остальные задачи переправляются в корзину для бумаг.

приносят лишь 20 % общего итога.

Не правда ли, бесхитростный принцип! Однако Как прост принцип Парето! Но насколько он прак прав автор, обращая внимание на то, что от многих тически ценен. Конечно, простота не должна спрово менеджеров его применение требует высокого профес цировать на упрощенность восприятия, представление о сионализма и нередко деловой интуиции в определе технологической легкости освоения. В книге приводятся нии задач «А». Кроме того, для осуществления этого принципа надо иметь думающих соисполнителей и лич- тельности коллектива, в котором они трудятся и успехи ное мужество при «сбросе» каких-то задач в бумажную которого им небезразличны.

корзину. В самом деле, как именно задачи, которыми Делегирование помогает руководителю «разгрузить» тот или иной руководитель привык заниматься годами, свое время в соответствии с принципом приоритет надо, ознакомившись с принципом Д. Эйзенхауэра, выб- ности задач, способствует использованию профессио росить в бумажную корзину? нальных знаний и опыта соответствующих сотрудников Мои исследования стиля работы хозяйственных руко- и лишний раз позволяет убедиться в их профессио водителей свидетельствуют, что одной из причин не- нальных качествах, что положительно сказывается на мо сложившейся их служебной карьеры является стремле- тивации труда и руководителя, и его подчиненных.

ние все делать самим, за всех отвечать. Как правило, В книге подробно представлены основные правила такой стиль притупляет у руководителя чувство главно- делегирования. Они несложны. Когда читатель с ними го в своей работе, не позволяет в полной мере проя- ознакомится, быть может, он почувствует какое-то разо вить свои профессиональные возможности. Утопая в пото- чарование. Ну в самом деле, что необыкновенного в ке дел, персонально включаясь в исполнение многих из этих правилах: подобрать подходящих сотрудников, них, он зачастую напрасно растрачивает свою интеллек- распределить сферы ответственности, координировать туальную энергию, физически и психически подры- выполнение порученных задач, стимулировать и консуль вает свое здоровье. Кроме того, его подчиненные, тировать подчиненных, осуществлять контроль за рабо зная подобную слабость руководителя брать работу на чими процессами и результатами, пресекать попытки себя, с удовольствием ее уступают ему, одни — сочувст переделегирования.

вуя при этом, а другие — злорадствуя. В итоге страдает Не будем спешить с выводом. Еще раз вдумаемся коллектив, дискредитируется сложившаяся система уп- в эти бесхитростные правила менеджмента. Их соблюде равления.

ние воспроизводит особую систему управленческих Для улучшения стиля работы менеджера есть еще отношений, в которой формализованные и неформали один рациональный прием. Это второе положение, зованные отношения взаимопереплетены. Да, делегиро на которое мне хотелось бы обратить внимание чи вание воспроизводит специфический срез в структуре тателя.

отношений «руководитель-подчиненный». Здесь прояв Речь пойдет о делегировании. Автор пишет, что ру ляется своеобразный «режим общения», смыслом кото ководители, которые много делегируют, наиболее по рого является активное сотрудничество. Не случайно пулярны у своих подчиненных. То есть он особо выде делегирование осуществляется с наилучшим эффектом ляет значение этого способа управления для утверж теми руководителями, которые умеют ладить с подчи дения авторитета руководителя. Казалось бы, должна ненными, увлекать их поставленными задачами, возбуж быть иная реакция у подчиненных, когда руководитель дать у них человеческий и профессиональный интерес «взваливает» на них свою работу. Но в том-то и дело, к своей личности.

что делегирование — отнюдь не создание для подчи Таким образом, делегирование — это не вариант ненных дополнительных трудностей, а продуманная сис высвобождения руководителя от работы, а эффектив тема мер по их профессиональному росту. Руково ный метод раскрытия личностно-делового потенциала дитель посредством делегирования выражает доверие подчиненных. Чем лучше это получается у руководите своим подчиненным, делает их активными соучастни ля, тем выше уровень его управленческого мастер ками бизнеса, проявляет заинтересованность к их слу ства. В этой связи невольно приходит на память мысль жебному инакомыслию и творчеству.

Н. М. Карамзина: талант великих душ есть узнавать Итак, делегирование — не уход руководителя от великое в других людях. Лучше и не скажешь о сути де своих дел, не снятие им своей персональной ответст легирования в управлении.

венности за процветание предприятия, а продуктивно Верный своему принципу — не только озадачить чи действующий способ активизации подчиненных, направ тателя, а прежде всего практически ему помочь, автор ленный на осознание ими своей роли в жизнедея подробно рассматривает многие технологические прие ностью четко разнесены на три временные группы: на мы делегирования. Их формулировки он предваряет своим предложением, адресованным читателю. Оно сос- чало дня (1—8), течение дня (9—20), конец дня (21 — тоит в том, что ему предлагается экспресс-тест «Как Вы 25). Каждый из этих организационных принципов раз справляетесь с делегированием?» Тестируя самого себя, вернут вплоть до таких советов, как хорошо выспаться, нормально позавтракать, контролировать свои привычки, читатель может в течение нескольких минут убедиться своевременно делать паузы отдыха. Кстати, в книге при во всем том, что ранее было сказано о делегирова водятся временные сроки пауз, которые необходимо нии, в необходимости приложить немало усилий, поз нать ряд его тонкостей, систематизации опыта сотруд- соблюдать руководителю в процессе своего рабочего ничества с подчиненными. При серьезном отношении к дня. Так как в ней нет рекомендаций, чем полезно за делу все это вызовет у читателей живой интерес к полнить эти паузы, то с удовольствием адресую читате внимательному ознакомлению с теми практическими лей к своим работам, в которых рассказывается о рекомендациями по делегированию, которые щедро «формуле выживаемости» руководителя и о том, каки предлагает автор.

ми средствами ее можно реализовать.

Значительная часть книги посвящена распорядку ра- Горько признавать, но у нас совещания обладают бочего дня, технологии контроля, рационализации сове- эпидемической распространенностью. Однако и за рубе щаний, ведения телефонных переговоров, работе с кор- жом менеджер от них тоже не освобожден. По данным респонденцией. У нас с этими проблемами «всегда автора, от 50 до 80 % своего времени менеджеры проводят на различных конференциях и совещаниях, много проблем». К сожалению, в функционирующих системах подготовки и повышения квалификации ру- что прежде всего наносит экономический ущерб пред ководителей практически мало учат тому, как не созда- принимательству. В этой связи вспоминается книга вать эти проблемы или эффективно их преодолевать. П. М. Керженцева «Принципы организации», в которой Более-менее у нас занимаются организацией докумен- он рассказывает, как у нас в свое время проводились тооборота. Вместе с тем ряд специфических вопросов, съезды Советов. В ожидании начала одного из заседаний о которых рассказывается в книге, у нас еще не стал у П. М. Керженцева завязался диалог с сидящим рядом предметом серьезного осмысления, а потому и в про- американским журналистом. Последнего удивляло, что, фессиональной подготовке менеджеров они не зани- хотя после назначенного времени прошло около часа, мают должного места. работа съезда не начиналась. Он подсчитал, сколько У автора есть интересное высказывание: «Овладеть человек находилось в зале. Оказалось, что в совокуп событиями дня». В нашей интерпретации это то, что ности было уже потеряно столько времени, сколько мы называем освобождением от текучки, которая стала нужно, чтобы построить два аэроплана. П. М. Кержен бичом, наносящим болезненные раны многим руково- цев заключает: «Мы прождали еще „с пол-аэроплана", дителям. Не однажды приходилось убеждаться в том, и только тогда заседание началось»2.

насколько отрицательно сказывается на работе управ- Не будем терять аэропланы. Тем более в условиях ленческого персонала постоянное вторжение в его дея- перестройки экономики. Нам это дорого обходится. И в тельность неожиданных посетителей, различных бумаг, результате оборачивается не только материальными по телефонных звонков. Конечно, прав автор, формули- терями, но и политическими, морально-психологически руя одно из своих правил «овладения событиями дня»: ми издержками. Вот почему есть прямой смысл добро работа должна подчиняться мне, а не наоборот. Как совестно воспринять 25 советов и правил по рацио говорится, легко сказать, а попробуй освободись от нализации подготовки и проведения совещаний. Не сле текучки, которую тебе навязывают и сверху, и снизу. дует забывать простые деловые пожелания наподобие Все же стоит попытаться воспользоваться теми со ветами, которые предложены в книге. Хочу сразу Шепель В. М. Управленческая психология. М.: Экономика, 1984;

предупредить, что кто-то, знакомясь с ними, проявит Управленческая этика. М.: Экономика, 1989.

некоторый скептицизм. Например, вчитываясь в 25 орга Керженцев П. М. Принципы организации. М.: Экономика, 1968.

низационных принципов, которые с немецкой педантич С. 336.

такого: самая большая ошибка после совещания — отсутствие протокола или плохой протокол. Или об овла дении техникой скорочтения документов, составления конспектов, тренировки профессиональной памяти, ве дения телефонных переговоров.

По-деловому изложен раздел книги, где речь идет о работе с корреспонденцией и письмами. Такой акцент мною сделан не для того, чтобы «наложить» какую-то тень на манеру подачи материала в других разделах книги. Будем откровенны, работа с корреспон денцией и письмами — это не самое приятное занятие для руководителя. Тем более когда многие из них бук вально завалены бумагами. Ведь нередко корреспонден ция и письма отнимают значительную часть рабочего времени руководителя, изматывают его психологически и физически. Причем в целом ряде ситуаций какие-то сбои в обработке и фиксировании содержащейся в де ловых бумагах информации влекут за собой подрыв авторитета руководителя.

В указанном разделе предлагается хорошо отрабо танная система стандартных технологий по документо обороту, освоению потока корреспонденции и писем.

Наверняка многих заинтересуют листки-памятки, приемы профессиональной диктовки, письма-маятники. Все это испытанные приемы по обработке вербальной и невер бальной информации, овладение которыми в значи тельной мере облегчит жизнь руководителя, поможет ему не попасть под «тиранию документов», покончить с «телефономанией».

Не буду более рассказывать о книге, чтобы не ли шить читателя удовольствия от общения с ней. Могу с полным основанием утверждать, что внимательное прочтение книги Л. Зайверта «Ваше время — в ваших руках», серьезнейшая работа по творческому освое нию изложенных в ней теоретических концепций и практических рекомендаций позволят тому, кто все это сделает, стать более организованным, целеустремлен ным и продуктивным в работе. Да и личная жизнь обретет новые краски от осознания той истины, что, хотя человеческий век беспощадно короток, его можно прожить прекрасно.

Искренне поздравляю Вас с приобретенной книгой!

В. Шепель «Нет ничего более легкого, чем быть заня различные задания и запросы и работа постоянно тым, и нет ничего более трудного, чем быть захлестывает Вас, Вы сможете благодаря последова результативным» тельному планированию времени и использованию ме Ален Маккензи тодов научной организации труда лучше осуществлять свою деятельность, ежедневно выкраивать резерв времени (в том числе и для досуга) и освободиться для действительно руководящих функций.

Изречение древних мореплавателей гласит: «Плыву не так, как ветер дует, а как парус поставлю!» Многие менеджеры слишком сильно ориентированы на процесс деятельности, т. е. на полезность действия, и слиш ком слабо — на конечную цель, т. е. на результатив «И куда только ушло мое время?» — стонет иной ру ность, о чем свидетельствует следующее противопос ководитель под бременем работы и стресса. Мы все тавление.

знаем эту проблему. Все больше людей попадает в цейтнот. Но не столько перегрузка работой, сколько не- Многие менеджеры предпочитают:

умение планировать свое время вынуждает многих - правильно делать дела вместо того, чтобы делать менеджеров проводить за письменным столом 60 часов правильные дела;

в неделю (или, может быть, больше?).

- решать проблемы вместо того, чтобы создавать твор Перегрузка руководителя является следствием пе ческие альтернативы;

ресечения его многочисленных задач. Зачастую необхо - сберегать средства вместо того, чтобы оптимизиро димо решать сразу много вопросов. Следствие: не вать использование средств;

правильно выбираются приоритеты, второстепенные де - исполнять долг вместо того, чтобы добиваться ре ла не перепоручаются (не делегируются), поведение зультатов;

менеджера, оказывается, слишком зависит от событий дня, он отвлекается на второстепенные дела. - снижать издержки вместо того, чтобы повышать Что такое самоменеджмент? прибыль.

Самоменеджмент представляет собой последова тельное и целенаправленное использование испытанных Нижеследующая анкета должна помочь Вам предста методов работы в повседневной практике, для того что вить себе в первом приближении практикуемый Вами бы оптимально и со смыслом использовать свое время.

до сих пор стиль работы.

Описанные в настоящей книге методы должны по Если Вы наберете менее 20 баллов, то это не должно мочь Вам в осуществлении Ваших профессиональных Вас обескураживать. Просто Вам надо употребить свою и личных планов.

энергию на устранение слабых мест. Это уже будет Основная цель самоменеджмента состоит в том, что первым шагом на пути к последовательному самоме бы максимально использовать собственные возможнос неджменту!

ти, сознательно управлять течением своей жизни (само Затронутые в десяти вопросах анкеты аспекты под определяться) и преодолевать внешние обстоятельства робно рассматриваются в каждой из последующих глав.

как на работе, так и в личной жизни. В данной книге Самоменеджмент: насколько хорошо Вы справляе в первую очередь речь идет о том, как ситуацию, для тесь со своей работой?

которой типичны неупорядоченная работа и обусловлен Самооценка в баллах: 0 — почти никогда;

1 — иног ное внешними обстоятельствами выполнение заданий, да;

2 — часто;

3 — почти всегда.

преобразовать в ситуацию целесообразных и выполни 1. Я резервирую в начале рабочего дня время для мых задач.

подготовительной работы, планирования.

Даже если на Вас со всех сторон «сваливаются» 2. Я перепоручаю все, что может быть перепоручено.

3. Я письменно фиксирую задачи и цели с указанием Десять преимуществ самоменеджмента:

сроков их реализации.

1. Выполнение работы с меньшими затратами.

4. Каждый официальный документ я стараюсь обраба 2. Лучшая организация труда.

тывать за один раз и окончательно.

3. Лучшие результаты труда.

5. Каждый день я составляю список предстоящих дел, 4. Меньше спешки и стресса.

упорядоченный по приоритетам. Важнейшие вещи я 5. Больше удовлетворения от работы.

делаю в первую очередь.

6. Большая мотивация труда.

6. Свой рабочий день я пытаюсь по возможности осво 7. Рост квалификации.

бодить от посторонних телефонных разговоров, не 8. Меньшая загруженность работой.

запланированных посетителей и неожиданно созывае 9. Меньше ошибок при выполнении своих функций.

мых совещаний.

10. Достижение профессиональных и жизненных целей 7. Свою дневную загрузку я стараюсь распределить в кратчайшим путем.

соответствии с графиком моей работоспособности.

Вашим самым главным преимуществом, очевидно, 8. В моем плане времени есть «окна», позволяющие является то, что Вы используете и сберегаете свой реагировать на актуальные проблемы.

самый дефицитный и важный ресурс — Ваше ВРЕМЯ!

9. Я пытаюсь направить свою активность таким образом, Если у Вас нет времени — проработайте эту книгу, чтобы в первую очередь концентрироваться на не чтобы у Вас было время!

многих «жизненно важных» проблемах.

При последовательной проработке отдельных глав 10. Я умею говорить «нет», когда на мое время хотят Вы научитесь:

претендовать другие, а мне необходимо выполнить - рационально использовать имеющееся в Вашем рас более важные дела.

поряжении время;

Если Вы теперь суммируете баллы, набранные Вами - мыслить целеустановочными категориями и работать в результате проверки вашего рабочего стиля, то полу в соответствии с целями;

чите следующие результаты:

- с помощью планирования обретать уверенность в себе и избавляться от стрессов;

- 0—15 баллов: Вы не планируете свое время и нахо дитесь во власти внешних обстоятельств. Некоторых - ежедневно добиваться успехов и выкраивать свобод из своих целей Вы добиваетесь, если составляете ное время (не менее одного часа).

список приоритетов и придерживаетесь его, Что Вы будете делать со своим ежедневным выиг - 16—20 баллов: Вы пытаетесь овладеть своим време- рышем во времени?

нем, но Вы не всегда достаточно последовательны, чтобы иметь успех.

- 21—25 баллов: у Вас хороший самоменеджмент.

3....................

- 26—30 баллов: Вы можете служить образцом каждо Это ваше личное решение относительно приоритет му, кто хочет научиться рационально расходовать ности.

свое время. Позвольте окружающим Вас людям (в том числе и автору настоящей книги) приобщиться 0.1. Значение времени к Вашему опыту.

«Время — это наименее гибкий элемент в нашем существовании» Начинайте с улучшения себя самого/ Все будет про Тед В. Энгстрем ще, реалистичнее и успешнее, если Вы не будете убеж дать других в преимуществах Ваших мероприятий и Мы хотим дать Вам возможность несколько сильнее методов, а станете сами работать лучше и результа- прочувствовать значение и ценность времени. Попро тивнее.

буйте для начала ответить на следующие вопросы. Они дольше стало своего рода символом статуса (служеб будут углублены и развернуты по ходу дальнейшего ного положения).

изложения.

Чем меньше времени имеет руководитель, тем бо 1. Вам хватает времени!

лее значительной персоной он кажется.

Если Ваш ответ «нет», то он соответствует признанию А как обстоит дело у Вас?

абсолютного большинства управляющих.

Не имеет ли каждый из нас одинаковое количест Изучение бюджета времени западно-германских во времени?

управляющих показало, что только 8 % из них не Парадокс времени гласит:

нуждаются в дополнительном времени, тогда как «Мало кто имеет достаточно времени, и все же остальным опрошенным требуется от 10 до 100 % до каждый располагает всем временем, которое у него бавочного времени. В общей сложности 65 % руководи есть».

телей показали, что могли бы с толком использовать Эти взаимозависимости будут более подробно проа нализированы в последующем изложении.

2. Что означает время для Вас!

Именно в деловом мире наиболее часто употреб ляют поговорку «Время — деньги».

А у Вас?

Время приравнено к деньгам?

Время = деньги?

Значат ли для Вас деньги больше, чем время?

Время < деньги?

Или время для Вас ценнее денег?

Время > деньги?

Наши тезисы:

- Время — это не только деньги.

- Время более значимо, чем деньги.

- Время — это нечто такое же, как сама жизнь.

Для того чтобы осознать значение времени, пред ставьте себе, что:

«время» — самое употребляемое имя существитель 20 % и более (до 100 %) дополнительного времени — ное в немецком языке!

это один или два дополнительных рабочих дня в неделю!

о времени в ФРГ справляются по телефону 235 млн.

Один из экспертов по рационализации труда раз в год!

(А. Маккензи) опросил в течение своей консультацион- Еще о значении времени:

ной деятельности тысячи менеджеров и пришел к сле - Время необратимо.

дующим выводам:

- Время нельзя накопить.

Из ста менеджеров:

- Время нельзя умножить.

лишь один имеет достаточно времени;

десятерым требуется на 10 % больше времени;

- Время нельзя передать.

сорока менеджерам нужно 25 % дополнительного - Время проходит безвозвратно.

времени;

3. Как Вы обращаетесь со своим временем!

остальным не хватает 50 % времени.

Успех каждого руководителя зависит не только от К сожалению, для нашего руководящего состава материально-экономических величин, но и от того, как «не иметь времени» и работать как можно больше и Мой личный капитал времени (К) он распоряжается самым ценным достоянием — вре менем. 60 лет: пенсионный возраст 60 — (возраст к настоящему времени) = А Поэтому учитесь эффективно расходовать свое время К1 = А X 1760(220 рабочих дней X 8 часов) = часов и восполняйте свои пробелы в этой сфере так же, как Капитал рабочего времени, оставшийся до пенсии Вы это делаете, например, в сфере руководства людьми.

Несколько высказываний разных авторов о значении К2 = А X 660 (220 рабочих дней X 3 часа) = часов менеджмента времени:

+ Кз = А X 1740 (145 выходных X 12 часов) = часов «Тот, кто позволяет ускользать своему времени, К2 + Кз = часов выпускает из рук свою жизнь;

тот, кто держит в руках свое время, держит в руках свою жизнь» Капитал свободного времени, оставшийся до пенсии (Алан Лэкейн) «Время — самый ограниченный капитал, и если не мо- Если Вы сложите обе величины (капитал рабочего жешь им распоряжаться, не сможешь распорядиться ни- времени + капитал свободного времени), Вы получите Ваш личный временной капитал.

чем другим» Для многих результат наверняка окажется неожидан (Ветер Друккер) ным, так как в этой модели капитал свободного времени «Умение распоряжаться временем наряду с правиль- больше, чем капитал рабочего времени. Конечно, соотно ным руководством и техникой влияния на людей высту- шение ежедневного рабочего времени и времени для пает фактором, который предопределяет Ваш успех или досуга не могут быть абсолютно одинаковыми для каж неудачу» дого. Что ж, варьируйте число дней и часов!

В любом случае можно констатировать:

(Ульрих Зиверт) ;

- Личный временной капитал составляет в зависимости Удачливые руководители обладают разными чертами от возраста величину порядка лишь нескольких де характера и качествами. Но одно качество объединяет их сятков тысяч часов!

всех:

- Даже если рабочее время составляет 10 часов ежед невно, трудовая жизнь длится в общей сложности - Они сознательно и системно используют свое время и менее 90 000 часов (40 лет X 220 дней X 10 часов = освобождаются для выполнения истинно управленче = 88 000 часов).

ских функций и для досуга.

Если сложить вместе капиталы рабочего и свободного Если фактор времени не подлежит увеличению и времени и исходить из оптимальных прогнозов, то можно накоплению, то это значит, что личного успеха можно до считать, что Вы имеете максимально 200 000 часов!

биться лишь путем непрерывного и последовательного «Самое важное в Вашей жизни — это в конечном счете использования времени.

Ваше время» Беречь время означает осознанно его планировать (Алан Лэкейн) и оптимально использовать.

4. Сколько времени еще у Вас есть!

Задумывались ли Вы над тем, сколько осталось в Задумайтесь над этим!

Вашем распоряжении времени для профессиональных и личных дел?

В наш век, когда мы привыкли иметь дело с миллион ными (если не с миллиардными) величинами, быстро Сегодня начинается первый день остатка проведенный расчет на модели определенно заставит Вашей жизни!

кое над чем задуматься.

Живите осознанно во времени и находите время для - не известно, на что вообще расходуется время;

важных дел!

- не известно, сколько времени требует выполнение тех или иных дел;

Находите время для работы, это — условие успеха.

- не известны сильные и слабые стороны до сих пор Находите время для размышлений, это — источник практикуемого рабочего стиля;

силы.

- не известно, какие личности или какие другие факторы Находите время для игры, это — секрет молодости.

стимулируют или ограничивают работоспособность.

Находите время для чтения, это — основа знаний.

Только если Вы конкретно определите, сколько време ни, на что и с кем Вы тратите, Вы вскроете действительно Находите время для дружбы, — это условие счастья.

важные ошибочные моменты своего личного рабочего Находите время для мечты, это — путь к звездам.

стиля или самоменеджмента.

Находите время для любви, это — истинная радость жизни.

Находите время для веселья, это — музыка души.

0.1. Инвентаризация времени.

Рабочий стиль, который Вы до сих пор Анализ использования времени практиковали (самоанализ) Первый шаг — составление инвентарной описи всех ви дов деятельности, в которых Вы участвовали как руко Предпосылкой того, что в Вашем личном рабочем стиле водитель. Хорошим подспорьем здесь могут служить вообще что-либо изменится, является прежде всего пред следующие рабочие таблицы:

ставление о том, куда уходит Ваше время, что конкрет но и как Вы делаете. Часто это представление бывает - анализ видов деятельности и расхода времени;

совершенно ошибочным.

- листок «дневных помех» (перерывов в работе).

Проведите инвентаризацию времени за несколько Заполните последовательно и без пропусков эти две рабочих дней, чтобы проанализировать свой рабочий анкеты на примере трех (или более) типичных дней стиль и вскрыть причины возникающих дефицитов вре на следующей неделе.

мени.

Будьте, пожалуйста, при этом по возможности честны ми и самокритичными, даже если у Вас возникает впе Этот шаг необходим!

чатление, что результаты будут разочаровывающими.

Многие начинают производить «самокорректировку» и «Неправильный» рабочий стиль часто имеет следую- тем самым лишь вводят себя в заблуждение.

щие признаки:

Только честный анализ, предназначенный исключи фонные разговоры и (незаявленные) посетители, время, тельно для Вашего личного употребления, подскажет потраченное на ожидание, и т. п.;

Вам, как конкретно улучшить рабочий стиль.

фиксируйте все, что Вас отрывает от дел:

Анализ видов деятельности и расхода времени Н — начальник Кл — клиент Ко — коллега по профессии Пос — поставщик № Вид деятельности, Интер- Продолжительность А Б В Г П — подчиненный Сем — семья занятий вал вре- (мин) мени С — секретарша Пр — прочие (от — ДО) При заполнении формуляра помните о том, что за писывать надо не только внешние помехи, но и те случаи, когда Вы сами нарушаете ход своего трудового процесса (например, во время выполнения важного дела спонтанно хватаете телефонную трубку, так как Вам внезапно приш ло в голову, что Вы должны позвонить господину «Н»!).

Листок «дневных помех» Два исходных пункта инвентаризации времени.

Прежде чем Вы приступите к оценке результатов Помехи.

№ Продол- Телефонный разговор Кто? Пометки, на анкет, Вы должны определить, в каком виде Вы могли Интервал времени житель- или посетитель пример, причи (от — до) ность ны «помех» бы получить итоги.

(мин) В центр анализа Вы можете поставить либо позитив ные, либо негативные аспекты.

Таким образом получаются две исходные сферы, с ко торыми Вы можете работать.

Анализ сильных сторон Указания по методу записи (инвентаризации времени):

не менее важным, чем собственно инвентаризация Каждый менеджер владеет множеством технических времени, является выбор репрезентативных рабочих приемов, приводящих к успеху, — иначе он бы не смог дней. Возьмите при соответствующих условиях целую изо дня в день справляться с лавиной дел.

рабочую неделю в качестве периода наблюдения;

В этом смысле Вы уже сейчас представляете собой старайтесь производить немедленную регистрацию, специалиста, владеющего техникой самоменедж избегайте более поздних записей по памяти (иначе будет мента!

утеряна наибольшая польза от Вашей инвентаризации - Рассмотрите инвентарную опись своего времени с времени).

таких позиций, чтобы выявить сильные стороны К формуляру «Анализ видов деятельности и расхода и преимущества Вашего личного рабочего стиля с времени»:

целью систематически их развивать.

ограничивайтесь существенным и фиксируйте все виды - Последовательно применяйте в повседневной практи деятельности в форме результатов за пятнадцатиминут ке уже известные Вам принципы самоменджмента!

ные отрезки времени;

поначалу не заполняйте колонки, обозначенные АБВГ.

Они понадобятся при заключительном анализе расхода Анализ слабых сторон времени.

Как только Вы вскроете свои личные слабые стороны, К формуляру «Дневные помехи»:

Вы сможете разработать исходные пункты и стратегию заносите сюда все «помехи» или перерывы в работе, по их преодолению. Помощником и советчиком при которые тормозят или нарушают запланированный или этом послужит книга, которую Вы держите в руках!

планомерно осуществляемый трудовой процесс: теле - Обработка данных формуляра «Анализ видов дея- причин (технические приемы в работе, концентрация, самодисциплина и т. п. — см. гл. 2 и 4);

тельности и расхода времени».

После того как бы произвели учет своей трудовой активности за несколько типичных рабочих дней, в) (СуммаВн/СуммаПд)*100%.

просмотрите каждую из заполненных Вами таблиц и оцените течение рабочего дня по следующей схеме.

Если в более чем 10 % случаев исполнение было 1. Дайте оценку каждой выполненной Вами работе, нецелесообразным, то Вам необходимо уделить внима виду деятельности по следующим критериям:

ние планированию, организации, саморационализации (см. гл. 4 и 6);

А — Была ли работа необходимой? да, нет Ответ «нет» занести также в графы «Б» г) (Сумма Гн/СуммаПД)*100%.

и «В».

Если более чем в 10 % случаев момент исполнения ра боты был определен спонтанно, то у Вас есть проблемы Б — Были ли оправданы затраты времени? да, нет да,нет с планированием рабочего времени (составление планов дня, подготовка к работе и т. п. — см. гл. 4 и 5).

В— Было ли целесообразным выполнение ра- — Да боты? — Нет Инвентаризация времени — ключ к успешному самоменеджменту!

Г— Был ли сознательно определен временной — Да интервал для выполнения работы? — Нет Метод записи сам по себе дает большой дидактичес кий и познавательный эффект!

Занесите ответы, соответствующие каждому виду дея - Обработка данных формуляра «Анализ помех».

тельности, в отдельную колонку.

Попытайтесь определить факторы, отвлекающие Вас, 2. Определите общую продолжительность работы и причины «помех».

соответствующего дня (СуммаПД).

3. Сосчитайте по каждой колонке продолжитель Вопросы для обработки данных:

ность работ, по которым Вы дали ответ «нет» (СуммаAH, какие «помехи» по Вашей оценке были наиболее СуммаБН, СуммаВН, СуммаЕГН).

дорогостоящими?

4. Проведите расчеты по следующим соотношениям:

какие телефонные звонки оказались бесполезными?

какие посещения были ненужными?

а) (СуммаАн/СуммаПД)*100% какие телефонные разговоры могли бы быть короче или эффективнее?

Если окажется, что более чем на 10 % Ваша деятель какие посещения могли бы быть короче или эффек ность была необязательной, то это значит, что у Вас тивнее?

имеются проблемы с перепоручением дел (делегирова кто наиболее часто и без пользы отвлекал Вас от дел?

нием) и с установлением приоритетов (см. гл. 3);

какие срочные меры Вы можете предпринять, чтобы побудить соответствующего сотрудника заходить к Вам не пять, а один раз в день с «блоком» вопросов?

б) (СуммаБ /СуммаПД)*100% н Предложите сотруднику готовиться к разговору, на пример с помощью «Плана собеседований» в виде лист Если в более чем 10 % случаев расход времени ка-памятки (см. 6.3). Тем самым Вы вынудите его настра был слишком велик, то Вы должны заняться анализом 33. Начинаю ли я каждое дело спонтанно, без того, 47. Предваряю ли я свою корреспонденцию простыми чтобы его предварительно продумать?

или детализированными набросками?

34. Забочусь ли я о достаточной подготовке моей 48. Избегаю ли я заметок, которые могут пригодиться трудовой активности?

лишь в случае самых невероятных событий?

35. Откладываю ли я часто важные дела?

49. Использую ли я формуляры для рутинной работы?

36. Занимаюсь ли я трудными проблемами или зада чами в середине или конце рабочего дня?

Каков оказался Ваш результат?

37. Откладываю ли я начатое дело, не доведя его до конца?

Пусть Вас не обескураживает большое число отмечен ных Вами слабых мест.

Потери времени при составлении распорядка дня После инвентаризации времени и анализа своего рабо чего стиля Вы можете с лучшим знанием проблемы прис 38. Знаю ли я свой личный трудовой ритм и график тупить к изучению отдельных глав данной книги. Все пос продуктивности?

тавленные здесь вопросы будут в дальнейшем подробно 39. Знаю ли я, когда я более производителен — рассмотрены.

утром или вечером?

Попробуйте теперь по-новому расположить отдель 40. Соответствует ли распорядок моего рабочего дня моему ритму продуктивности? ные пункты в соответствии с их важностью. Тем самым 41. Планирую ли я благоприятное время дня для важ Вы способствуете целеориентированной проработке по нейших задач, чтобы в полной мере использовать мои следующего изложения.

производительные способности?

42. Занимаюсь ли я в часы своей высшей производи тельности рутинной работой, посторонними делами или Важнейшие причины потерь времени не важными проблемами?

1.

Потери времени при обработке информации 2.

3.

И т.д.

43. Выбираю ли я материал для чтения с учетом его важности?

44. «Пробегаю» ли я сначала печатную информацию, Анализ «поглотителей» времени чтобы схватить главную мысль и потом ближе ознако миться с важными местами?

45. Заканчиваю ли я телефонный разговор, непосред Попытайтесь в заключение идентифицировать пять ственную беседу или совещание, если всякое продолже причин временных потерь, которые повторяются.

ние кажется бесполезным?

Просмотрите следующий список, состоящий из 46. Проверяю ли я цели разговора собеседников и свои собственные, чтобы исключить напрасную трату самых существенных «поглотителей», или «ловушек», вре энергии и времени?

мени, и наметьте «свои» пять важнейших:

1. Нечеткая постановка цели.

2. Отсутствие приоритетов в делах.

3. Попытка слишком много сделать за один раз.

4. Отсутствие полного представления о предстоящих задачах и путях их решения.

5. Плохое планирование трудового дня.

6. Личная неорганизованность, «заваленный» пись менный стол.

7. Чрезмерное чтение.

8. Скверная система досье.

9. Недостаток мотивации (индифферентное отноше ние к работе).

10. Поиски записей, памятных записок, адресов, теле- Поскольку никто лучше Вас не знает Ваших проблем фонных номеров. в части организации труда, постольку Вы уже сейчас дол 11. Недостатки кооперации или разделения труда. жны начать практиковать активный самоменеджмент.

12. Отрывающие от дел телефонные звонки. Прежде всего проанализируйте в тезисном порядке 13. Незапланированные посетители. Ваши «поглотители» времени и найдите способы их 14. Неспособность сказать „нет". устранить.

15. Неполная, запоздалая информация.

16. Отсутствие самодисциплины.

«Поглотитель» времени Возможные причины потерь времени Меры по устранению 17. Неумение довести дело до конца.

18. Отвлечение (шум).

19. Затяжные совещания.

20. Недостаточная подготовка к беседам и обсужде ниям.

21. Отсутствие связи (коммуникации) или неточная Дополните список после проработки отдельных глав.

обратная связь.

22. Болтовня на частные темы.

23. Излишняя коммуникабельность.

0.3. Функции самоменеджмента 24. Чрезмерность деловых записей.

25. Синдром «откладывания».

(«Круг правил») 26. Желание знать все факты.

27. Длительные ожидания (например, условленной Ежедневное решение разного рода задач и проблем мож встречи). но представить в виде ряда различных функций, которые 28. Спешка, нетерпение. находятся в определенной взаимозависимости между со 29. Слишком редкое делегирование (перепоручение) бой и, как правило, осуществляются в определенной дел. последовательности.

30. Недостаточный контроль за перепорученными Подобный процесс самоменеджмента может быть делами. представлен как своего рода «Круг правил», наглядно демонстрирующий связи между отдельными функциями Задумайтесь над этим:

самоменеджмента.

Одолев свои пять важнейших «поглотителей» време- Во внешнем круге обозначены следующие шесть ни, Вы уже сможете добиться значительного повышения функций:

своей продуктивности. В процессе чтения этой книги Вы 1. Постановка цели.

получите целый ряд импульсов, для того чтобы подсту Анализ и формирование личных целей.

питься к комплексам проблем. 2. Планирование.

Разработка планов и альтернативных вариантов своей деятельности.

3. Принятие решений.

Принятие решений по предстоящим делам.

4. Реализация и организация.

Составление распорядка дня и организация личного трудового процесса в целях реализации поставленных задач.

5. Контроль.

Самоконтроль и контроль итогов (в случае необходи мости — корректировка целей).

36 Техника самоменеджмента Во внутреннем круге расположена дополняющая функция.

Функция-глава Рабочие приемы, методы Достигаемый результат (выигрыш во времени за счет...) 6. Информация и коммуникации. Вокруг этой функции в известной мере «вращаются» остальные функции, 1. Поста- Определение цели, ситуа- Мотивация, устранение сла поскольку коммуникации как обмен информацией необ новка ционный анализ, целе- бых сторон, распознава ходимы во всех фазах процесса самоменеджмента. целей вые стратегии и методы ние преимуществ, кон достижения успеха, фор- центрация усилий на уз Отдельные функции не следуют строго одна за дру мулирование цели ких местах, фиксация гой, как это представлено в нашей модели, а многооб сроков и ближайших ша разно переплетаются. Однако дидактическое, построен гов 2. Планиро- Годовое планирование, Подготовка к реализации ное по главам изложение материала в данной книге вание месячное планирование, цели, оптимальное рас раскрывает относящиеся к каждой из функций самоме декадное планирование, пределение и использо неджмента рабочие приемы и методы, а также возмож планирование дня, прин- вание времени, сокраще ности их применения.

ципы временного ме- ние сроков исполнения неджмента, метод «Аль пы», менеджмент с по мощью дневника вре мени 3. Принятие Установка приоритетов, Приводящая к успеху орга решений принцип Парето (соот- низация труда, первооче ношение 80:20), АБВ- редное решение жизнен анализ, принцип Эйзен- но важных проблем, упо хауэра, делегирование рядочение дел по их важ дел (перепоручение) ности, избавление от «ти рании» неотложности, продуктивность трудовых затрат 4. Реализа- Распорядок дня, график Применение самоменедж ция и ор- продуктивности, био- мента, концентрация на ганиза- ритм, самопроявление, значительных задачах, ис ция дневной рабочий план пользование пика произ водительности, учет пе риодических колебаний, становление индивидуаль ного рабочего стиля 5. Контроль Контролирование процесса Обеспечение запланирован работы (сравнение за- ных результатов, пози 0.4. Назначение данной книги мысла с результатом), тивное воздействие на те контролирование итогов чение жизни Будем надеяться, что Вы проделали «тест на самоменедж (контролирование дости мент», ознакомились с альтернативами и проблемами жения поставленных це лей, промежуточных ре инвентаризации времени и, возможно, «пробежали» гла зультатов), обзор итогов зами 50 вопросов анкеты «Анализ потерь времени».

истекшего дня (само Результат должен быть таков:

контроль) 6. Инфор- Рациональное чтение, ра- Быстрое чтение, лучшая ор циональные совещания, ганизация совещаний и мация и Вы можете основательно улучшить свой комму- рациональное ведение конференций, выделение самоменеджмент, если захотите!

никации беседы, рациональное времени для собеседова использование телефо- ний, отгораживание от на, рациональное веде- возможных помех, мень Большая часть технических приемов и методов, кото ние корреспонденции, ше отвлечений, меньше рые мы предлагаем в этой книге, Вам уже известна. Но листки-памятки и фор- «бумажной войны» вым для Вас наверняка будет компактное и системати- муляры мер, нового способа руководства) мало или совсем ничего не вышло?

ческое их изложение. Однако проблема всех описыва Как я сам себя при этом обманывал?

емых рабочих приемов в другом — в последовательном и долговременном их претворении в практику.

Чего бы не хотел автор этой книги, так это того, Как я себя чувствовал после этого? Что я испытывал при этом?

чтобы Вы после прочтения отложили книгу в сторону, начали работать с тем или иным методом и по прошест вии некоторого времени вынуждены были констатиро Что бы я хотел в этот раз изменить, чтобы достичь своей цели?

вать, что благие намерения увязли в ежедневной суете.

Будем считать, что и Вы этого не хотите!

Если это так,то автор охотно заключил бы с Вами соглашение и контракт на использование — как произ Договор на использование Дата водитель компьютеров, осваивающий рынок для вычис лительной техники и программ своего производства.

1. Чего бы я хотел действительно добиться? (сформулировать как можно конкретнее) Фирма — изготовитель компьютера тоже не хочет, что 2. Что я хочу для этого сделать? (время и энергия, которые я готов бы купленная у нее техника стояла без дела.

затратить) Если Вы не хотите заключать контракт на время чте 3. Когда я хочу это начать?

ния этой книги, то Вы подвергаетесь опасности вновь 4. Как долго я согласен пробовать?

5. Как часто я готов работать над своим ежедневным самоменедж перехитрить себя, не взяв на себя ответственности за ментом?

изменение (читай: улучшение) Вашей методики работы (например, каждый день) и Вашего способа ведения дел после прочтения этой 6. Кого бы я хотел при возможности приобщить к этому делу?

книги и не попытавшись претворить в практику ее сове 7. Как я, возможно, буду сам себя обманывать, чтобы не выполнить договор?

ты, а также получить негативное подтверждение вроде 8. Какие можно ожидать трудности внешнего порядка?

такого: «Не получается (опять) с этими техническими (например, «гонка» на службе) приемами и этим самоменеджментом. Я должен был 9. Дата первого экзамена на выполнение условий контракта (через 1 — сразу это предвидеть!» 2 недели) Задайте себе при этом следующие вопросы:

Тогда Вы можете использовать эту «неудобную» кни в чем состояла суть?

гу как Вам заблагорассудится, например в качестве хочу ли я этого вообще?

украшения Вашего книжного шкафа (деньги, уплачен как я могу этого добиться?

ные за книгу, к сожалению, возврату не подлежат).

Перед Вами действительно не удобная книга для чтения, а книга для работы, которая требует от Вас ин (автор) (читатель) тенсивного сотрудничества и полной готовности к крити ческому разбору и изменению Вашего прежнего стиля работы и Вашей техники планирования времени. «Но овчина стоит выделки!».

Вновь задайте себе вопросы:

Чего я, собственно, хотел, покупая эту книгу?

Что я могу сделать, чтобы добиться этого результата?

Что я предпринимал в подобных случаях (чтение специальной литературы, посещение семинаров и др.), чтобы из всего дела (напри И если у Вас якобы нет времени, чтобы предпринять что-либо для Вашего самоменеджмента, то возьмите у себя время, чтобы больше иметь его!

В этой связи небольшая история (притча).

Некто, гуляя по лесу, повстречал дровосека, который долго и упорно пилил сваленное дерево. Прохожий по дошел ближе, чтобы разглядеть, почему работа дается с таким трудом, и сказал: «Извините, но мне кажется, что Ваша пила совершенно затупилась! Почему бы Вам ее не заточить?» На что дровосек простонал: «Для этого у меня нет времени — я должен пилить!» А как обстоит дело у Вас? Когда Вы собираетесь «заточить свою пилу»?

тем, что Вы потеряетесь в мелочах. Мышление в мас «После того, как мы окончательно потеряли из виду цель, мы удвоили свои усилия» штабах целей способствует тому, что частности подчи Марк Твен няются целому:

Становится ясно, в каком направлении двигаться и каким должен быть конечный результат.

Ежедневно, выполняя свою работу, задавайте себе вопрос:

Приближает ли меня то, что я в данный момент делаю, к достижению соответствующей моей цели?

1.1. Значение постановки целей Постановка целей — перманентный процесс, по Постановка цели требует выразить в виде четких наме скольку цели не задаются раз и навсегда. Они могут рений и в точных формулировках наши явные и скрытые изменяться с течением времени, например если в про потребности, интересы, желания или задачи, а также цессе контроля за реализацией выясняется, что прежние сориентировать наши действия и поступки на эти цели представления были в сущности неверными или что и их выполнение. запросы оказались завышенными или заниженными.

Каждое предприятие предполагает постановку целей.

Постановка целей означает сознательное осущест Поскольку в этой книге речь идет о самоменеджменте, вление своих действий в соответствии с руководящей мы хотим ближе рассмотреть значение целеустановки линией или ориентиром. Для нашего самоменеджмента для личной сферы. Постановка цели означает взгляд в фундаментальное значение имеет осознание того, куда будущее, ориентацию и концентрацию наших сил и ак мы хотим прийти и куда мы попасть не хотим (т. е. само тивности на том, что должно быть достигнуто. Таким определение), чтобы не оказаться там, куда нас хотят образом, цель описывает конечный результат. Речь идет привести другие.

не о том, что Вы делаете, а о том для чего Вы делаете. Если у меня есть осознанная цель, на нее направля Цели представляют собой вызов Вам и побуждают Вас к ются и мои неосознанные силы. Цели служат концентра действиям. Без целей отсутствует критерий оценки, по ции сил на действительно ключевых направлениях.

которому Вы могли бы измерять Ваши трудозатраты. Знать свои цели и последовательно к ним стремить Цели, кроме того, являются еще и масштабом для оцен- ся означает концентрировать свою энергию на действи ки достигнутого. Даже самый лучший метод работы ни- тельно важных делах, вместо того чтобы понапрасну чего не стоит, если Вы заранее четко и однозначно не тратить свои силы.

определите то, чего Вы хотите. Осознание своих целей может означать значитель Цели являются «подстрекателями» наших действий, ную самомотивацию для работы.

мотивами, определяющими нашу активность. Если ка кой-либо индивидуум поставил себе цель, то вследствие Случайные успехи хороши, но редки.

этого возникает такое состояние напряжения, которое Запланированные успехи лучше, действует как движущая сила и которое исчезает лишь поскольку они управляемы и случаются чаще.

тогда, когда цель достигнута.

Цели являются представлениями о будущем, для Предпосылка планирования — а значит, и успеха — реализации которых я хочу что-либо сделать. В против заключается в точном знании того, ном случае цель остается только благим пожеланием.

- что, Чтобы поставить цели, надо думать о будущем. Тра - когда, диционное мышление в рамках частных задач чревато - в каких масштабах - Существуют ли так называемая высшая цель и опре необходимо достичь. Постановка цели является безу- деленные промежуточные цели на пути к главной?

словной предпосылкой планирования, принятия ре - Знаете ли Вы, что Вы сами можете сделать для этого шений и ежедневной работы.

(сильные стороны) и над чем Вам еще надо работать Если Вы обычно приходите на работу с представле (слабые стороны)?

нием типа «Я буду работать над тем, что именно на сегодня важно», то кончайте с этим!

Добейтесь ясности цели!

Поставьте однозначную цель для себя (и для своих сотрудников) и трудитесь по принципу:

Это безусловная, основополагающая предпосылка ус Я буду работать над тем, чего я сегодня пехов в труде и в жизни! Найти личные жизненные цели хочу достичь!

и дать им определение означает придать своей жизни направление. В результате Вы сможете воплотить в дей В основу этой главы положен следующий процесс ствительность свои собственные ценности.

постановки целей.

Попытайтесь установить цели, которые могут быть обращены в непосредственные действия.

Пример:

1. Как не надо: Я хочу вести более здоровый образ жизни. Как надо: Я хочу ежедневно делать 15-минутную пробежку на свежем воздухе.

2. Как не надо: Я хочу уметь лучше контактировать со своими сотрудниками. Как надо: Я хочу для каждого сотрудника каждую неделю зарезервировать час допол нительного времени, чтобы побеседовать с ним на про фессиональные и личные темы.

Подобные конкретные, ориентированные на опреде ленные действия цели можно непосредственно плани ровать, например фиксировать в дневнике времени по определенным дням или неделям и реализовать по этапам.

1.2. Нахождение целей Вы хотите достичь большего — иначе бы Вы не приобре ли эту книгу. Чтобы чего-то добиться и иметь успех, необ ходимо потратить на это время и средства. Необходимы определенные методы и тщательная диспозиция, чтобы по возможности хорошо и в приемлемое время достичь поставленной цели:

- Каких целей Вы хотите достичь?

- Согласуются ли они между собой?

- Чего еще хотите достичь?

Точно опишите то, чего Вы конкретно - На какие удары судьбы или поражения Вы рассчиты хотите достичь!

ваете?

Нарисуйте Вашу «жизненную кривую» и пометьте Письменная регистрация способствует тому, что за- то место, где Вы сейчас находитесь.

частую фиксируются более или менее смелые представ- Рядом с экстремальными точками Вашей «жизненной ления и желания. Таким образом Вы приучитесь посто кривой» напишите ключевые слова, характеризующие янно заниматься своими целями и уточнять их. В пись соответствующие успехи или неудачи.

менном виде цели к тому же визуально запечатлеваются Попробуйте представить себе свое будущее и про и менее подвержены опасности забвения. Если Вы четко должите «кривую» дальше.

определите свои цели, то они автоматически приобре Картина жизненных устремлений.

тают обязательный характер: зафиксированные на бума- Назовите 5 важнейших пунктов (целей), которых Вы ге, они побуждают к перманентному анализу, перепро еще хотите достичь до конца своей жизни:

верке и ревизии.

1. 3.

Мы хотим в этом разделе побудить Вас к тому, что 2. 4.

бы Вы с помощью различных упражнений продумали 5.

свои цели, конкретно их сформулировали, систематизи ровали и письменно изложили.

От общих представлений о жизненных устремлениях к инвентаризации целей!

Нахождение личных целей может осуществляться по средством следующих четырех ступеней.

(1) Разработка общих представлений о жизненных устремлениях.

(2) Дифференциация во времени жизненных целей.

(3) Разработка путеводных представлений в профес сиональной сфере.

(4) Инвентаризация целей.

Набросайте общие представления о жизненных устремлениях.

Попробуйте изобразить для себя возможную картину Вашей будущей жизни. Не горюйте по поводу неудач и поражений в прошлом: здесь уже в любом случае ниче го не изменишь, но из этого необходимо извлечь уроки!

«Кривая» моей жизни.

- Как протекала до сих пор Ваша жизнь?

- В чем состояли Ваши крупнейшие успехи? Где были поражения? В профессиональной сфере? В личной?

- Как Вы представляете себе свое будущее?

- До какого возраста Вы хотели бы дожить?

Этот временной ряд ставит Ваши желания и цели во Дифференцируйте свои жизненные цели взаимосвязь с другими важными датами из жизни лю по временным критериям.

дей Вашего личного окружения.

Впишите в графы следующего формуляра все же При этом несущественно, окажутся ли Ваши соб лаемые цели на ближайшее и отдаленное будущее:

ственные представления реалистическими или утопи - Долгосрочные жизненные цели, путеводные ориенти ческими, — этот аспект будет рассмотрен позже. Значи ры и т. д. Чего Вы хотите достичь в этом мире, в этой тельно важнее сейчас выяснить, что представляют собой жизни?

Ваши «жизненные линии», определяющие Ваше существо - Среднесрочные цели.

вание, а также каковы Ваши желания, к исполнению кото Чего вы хотите достичь в ближайшие 5 лет?

рых Вы будете стремиться в ближайшие годы. Даже кажущиеся поначалу утопическими цели могут стать сти - Краткосрочные цели.

мулами и ориентирами Вашей последующей работы и Чего Вы хотите добиться уже в ближайшие 12 меся Вашей дальнейшей жизни. цев?

Уясните себе с помощью нижеследующего упражне Жизненные цели ния, с какими событиями Вы должны считаться в бли Личные желания:

жайшие 20 лет Вашего личного временного ряда. Прини долгосрочные (жизненные цели);

майте при этом во внимание лиц из Вашего ближайшего окружения (партнеров, детей, родителей, шефа, друзей среднесрочные (5 лет);

и т. д.) и свой возраст. Подобными особыми событиями краткосрочные (ближайшие 12 месяцев).

могут быть:

Профессиональные цели:

поступление детей в школу или достижение ими долгосрочные (цели карьеры);

совершеннолетия;

выход на пенсию отца или матери;

среднесрочные (5 лет);

выход на пенсию непосредственного начальника;

краткосрочные (ближайшие 12 месяцев).

истечение сроков платежей по долгосрочным кре дитам;

высвобождение вложенных денежных средств и т. п.

На предпоследнем этапе нахождения личных целей подробнее рассмотрим сферу «профессия».

Временной ряд для нахождения личных целей Выделите свои профессиональные ориентиры!

Особые собы Год Собственный Возраст окружающих возраст тия Чем бы Вы охотнее всего занимались в профессио нальном отношении? Если бы Вы могли свободно вы брать служебное положение, функцию, звание, отрасль, организацию, предприятие или институт, кем бы Вы охотнее всего были или стали?

Примеры:

Стать управляющим в средней фирме ХУ — отрасли.

Стать членом правления фирмы X или У.

Основать или руководить зарубежным филиалом (в какой стране?).

Быть причисленным к ведущим специалистам.

Достичь должности в государственном аппарате.

Добиться звания профессора или доктора.

50 Занимать нынешнюю должность до выхода на пен - А что следовало сделать?

сию и укреплять свое положение.

Ответ:

Работать самостоятельно (не по найму) в качестве...

Сделать политическую карьеру в качестве...

Через пять лет «выйти из игры» и стать пастухом в - Какую цель Вы хотите себе поставить, чтобы преодо леть эти трудности в обозримое время?

Люнебургской Долине.

И т. д.

Ответ:

Ваш ответ:

Профессиональный ориентир - Я охотно бы был или стал... в...

Инвентаризация целей - Или: я охотно бы занимался свободной профессией, Просмотрите заполненные формуляры и составьте а именно...

инвентарную опись Ваших целей. Отфильтруйте при Ваш профессиональный ориентир является ключом к этом важнейшие позиции, т. е. те жизненные цели и Вашему профессиональному и личному успеху:

цели карьеры, которых Вы хотите достичь.

Профессиональный ориентир усиливает мотивацию Думайте при этом и о тех своих желаниях и юно трудовых достижений. I шеских мечтах, которые могли быть реализованы по Профессиональный ориентир направляет в опреде средством существенных единовременных затрат време ленное русло Ваши активность, профессиональные ни и финансовых средств. (Например, совершить круго устремления и решения при выборе профессии.

светное путешествие, прожить 6 месяцев на острове в Профессиональный ориентир является руководством теплом море и т. п.). Если Вы сохраните эти цели под для последующего исполнения Ваших служебных обя рубрикой «То, что я еще хочу совершить», то подобные занностей.

смелые желания станут конкретнее и будут основой Перепроверьте свой ориентир с помощью следую Вашего плана на более поздний период жизни.

щего упражнения.

Своим представлениям о целях Вы придаете тем Представьте себя в желаемой Вами профессии и самым «вызывающий» характер, что побуждает наконец попытайтесь ответить на следующие вопросы:

то их однажды реализовать.

- Почему Вы, собственно, не занимаетесь этим?

Ответ: _ Инвентаризация целей Личные цели (цели жизни) - Что Вы сделали до сих пор, чтобы устранить эти причины?

Профессиональные цели (цели карьеры) Ответ:

- Если не знаете, то насколько велик Ваш действитель ный интерес к этой должности?

Опыт, который я еще хотел бы приобрести:

Ответ: личный - профессиональный - Что Вы до сих пор сделали, чтобы смягчить эти труд То, что я еще хотел бы совершить:

ности или устранить их?

в личной жизни в профессиональной сфере Ответ: _ Продолжение 1.3. Ситуационный анализ Какие позитивные воздействия я хочу поддержать, После того, как Вы прояснили для себя вопрос о личных использовать?

и профессиональных целях, займемся в рамках состав- Чего хотят окружающие? Что я могу им дать?

Кому я могу принести пользу сейчас и в будущем?

ленной «инвентарной описи» Вашими личными ресур Что я хочу конкретно сделать, чтобы принести пользу сами, т. е. средствами для достижения целей. При этом окружающим?

будем продвигаться в четыре этапа:

Какими денежными средствами я мог бы пожертвовать (1) Направляющие вопросы для ситуационного ана- для своих друзей?

Приношу ли я максимальную пользу тем людям, кото лиза.

рые приносят максимальную пользу мне?

(2) Личный баланс успехов и неудач.

Кому и какую радость я доставлю немедленно? Завтра?

(3) Сильные и слабые стороны.

И т.д.

(4) Анализ «цель — средство».

Подобный ситуационный анализ поможет выявить (2) Направляющие вопросы для ситуационного анализа Ваши слабые и сильные стороны и определить, какие в профессиональной сфере сферы Вы можете развивать и над чем Вам следует еще Знаю ли я задачи моей должности?

работать.

Знаю ли я, чего от меня ждут?

Что Вы делаете для того, чтобы позитивно повлиять Согласованы ли мои цели с моим руководством?

на «кривую» жизни?

Знаю ли я рутинные, однообразные дела, относящиеся На последующих страницах Вы найдете целый ряд к сфере моей деятельности?

направляющих вопросов для ситуационного анализа в Планирую ли я эти дела?

Имею ли я в любое время представление о задачах, личной и профессиональной сфере, которые должны которые предстоит решить?

способствовать определению Вашего «местонахож Известны ли мне срочность и важность моих задач?

дения».

Устанавливаю ли я приоритеты?

Выполняю ли я своевременно свои задачи?

Часто ли я при этом испытываю давление?

(1) Направляющие вопросы для ситуационного анализа Нуждаюсь ли я в напоминании об исполнении своих обя в личной сфере занностей?

Откладываю ли я свои дела?

Приступаю ли я самостоятельно к делам?

Мой жизненный путь: какими были мои крупнейшие ус Исполняю ли я свои дела полностью и окончательно?

пехи и неудачи?

Часто ли я получаю запросы или рекомендации?

Влияние семьи: детство? юность? родители? братья и Получаю ли я жалобы на то, что неудовлетворительно сестры? близкие?

информирую другие инстанции?

Мои личностные параметры, черты характера и сильные Как велико влияние моей работы на мою личную жизнь?

стороны?

Какую пользу я приношу своими действиями?

Моя гармония? В чем состоят мои конфликты с окружа На какой встречный эффект я могу рассчитывать (повы ющим миром? Чем я их объясняю?

шение заработка, продвижение по службе, налажива Дружеские связи? Вражда?

ние контактов и т. д.)?

При каких обстоятельствах я чувствую себя сильным, Каких успехов, в том числе частных, я могу добиться побежденным, слабым?

в обозримое время?

Каких успехов я до сих пор не смог достичь? По каким С какими неудачами я должен считаться?

причинам?

Каковы главные преимущества моей работы?

Какие опасности, трудности, проблемы и т. п. могут пе редо мной возникнуть? В каких областях?

Какие меры я хочу предпринять для их предотвращения?

Баланс успехов и неудач Кто из окружающих стимулирует мою жизненную актив ность? Кто ей препятствует?

В чем могут раскрыться мои возможности? В чем не мо- Определив, «куда я хочу?», продуймайте вопрос, «где гут? Что я хочу против этого сделать?

я нахожусь?» Надо проанализировать Ваши личные силь Какие негативные для меня посторонние воздействия я ные и слабые стороны. С этой целью еще раз рас хочу устранить?

смотрим Вашу «кривую» жизни и с помощью следу Баланс личных успехов ющего упражнения выявим Ваши до сих пор крупней Мои крупнейшие успехи, Как я этого добился (способности, которые были шие успехи в работе и в личной жизни. Какие способ достижения и т, п.

для этого необходимы) ности, знания, опыт и т. п. были необходимы, чтобы достичь этих успехов?

1.

Попытайтесь при этом установить те способности, 2.

которые привели к соответствующему результату. 3.

• Л и ч н ы е знания + способности 9.

Специальные знания:

10.

Прочее знание производства техника сбыта знание менеджмента специальные производственно-экономические знания общая эрудиция контакты и связи ете. Речь идет о дальнейшем развитии этого потенциала.

Но это лишь одна сторона медали.

Личные качества:

С другой стороны, Вы должны ясно представлять физическая конституция, умение быть в форме, выносливость манера держать себя, активность, выдержка себе свои слабости, чтобы избегать действий, которые коммуникабельность, умение выслушать, интуиция могут способствовать проявлению подобных «качеств», приспособляемость, готовность прийти на помощь или принять меры к избавлению от этих недостатков.

восприимчивость к критике, самокритика Составьте также баланс своих крупнейших неудач и Способности руководителя: поражений и отметьте, следствием отсутствия каких ка честв они были. Подумайте далее над тем, как Вы в свое пробивная сила, умение убеждать время преодолели ту или иную неудачу.

умение распределять обязанности, давать указания умение стимулировать и мотивировать труд отдельных людей и кол Знать свои слабости — значит укреплять свои силь лектива ные стороны!

способность к работе «в команде» и в кооперации Интеллектуальные способности:

рассудительность Личный отрицательный баланс творческий потенциал логическое мышление Мои крупнейшие поражения, Способности, которых мне Как я преодолел неудачи?

структурное, системное мышление неудачи и т. д.

недоставало Рабочие приемы:

1.

рациональность и системность в работе 2.

техника принятия решений и «снятия» проблем 3.

умение концентрироваться, рациональное чтение методика работы, организация труда умение говорить, техника ведения дискуссий и переговоров Путем анализа своих способностей Вы определите, 9.

что Вы вообще можете совершить, т. е. каким личным 10.

потенциалом для достижения своих целей Вы располага Прочее Сильные и слабые стороны Анализ «цель — средство» Следующим шагом сгруппируйте определенные Ва В процессе анализа необходимые для достижения ми достоинства и недостатки и выделите две-три важ желаемых целей средства (личные, финансовые, вре нейшие сильные и слабые стороны. Подобный «срез» менные ресурсы) сравниваются с реальной ситуацией.

личных качеств является предпосылкой для планирова Для этого обратитесь к составленной в предыдущем ния дальнейших шагов и мер по достижению целей.

разделе «инвентарной описи» целей и выберите пять важнейших целей. Определите необходимые для дости жения этих целей средства и проверьте, чего Вы еще должны достичь или к чему приступить, чтобы ближе подойти к соответствующей цели.

Пример:

Цель Средства Имеется в на личии Пребывание на не- 6 мес. свободного времени обитаемом острове 10000 марок на дорожные рас в теплом море ходы X Знания в области мореплавания под парусом и рыбной ловли Знание языков X Стать членом прав ления в дочерней фирме По профессиональным (карьерным) целям под руб рикой «Средства» укажите необходимую для их дости жения квалификацию и поставьте конкретные реалистич ные практические цели по приобретению опыта и спо собностей, которых Вам еще не хватает.

Сильные стороны Слабые стороны - «Срез» способностей ( + ) (-) 1. 1.

Профессиональные знания и опыт 2. 2.

3. 3.

1.

1.

Социальные и коммуникационные 2.

2.

качества 3.

3.

1. 1.

Личные способности 2. 2.

3. 3.

1. 1.

Способности руководителя 2. 2.

3. 3.

Интеллектуальные способности, ра- 1. 1.

бочие приемы 2. 2.

3.

3.

Прочее Анализ «цель — средство» нии уровня знаний и квалификации, о своем культур ном просвещении (путешествия, участие в культурных Желае- Необходимые средст- Ситуационный анализ мероприятиях и т. п.).

мые ва.

цели Что требуется?

Не берите на себя слишком много, поскольку нере Имеется в наличии Не имеется Практические (способности и т. д.) в наличии цели, меры альные задачи имеют мало шансов быть выполненными.

Чем больше целей Вы себе поставите, тем больше Вам придется менять в Вашей прежней жизни, тем больше 1.

2.

придется развивать активность.

3.

Устанавливайте также конкретные краткосрочные 4.

цели, согласованные с достижением Ваших долгосроч 5.

ных глобальных целей. При стремлении к долгосрочным целям Вы должны считаться с изменением внешних условий и возникновением новых тенденций. Поэтому 1.4. Формулирование целей наряду с общими целями важно с точки зрения психо логической мотивации ставить перед собой и кратко Последняя фаза процесса постановки целей — конкрет срочные достижимые подцели и добиваться промежу ное формулирование практических целей для последу точных успехов.

ющей стадии планирования.

Пример: Жизненный план (извлечение).

План жизни и карьеры Сфера № Жизненная Значимость, Срок Практические Срок Конт цель жизни важность (год) цели (к ка- роль Перенесите Ваши сформулированные жизненные и кому вре карьерные цели из заполненных Вами ранее рабочих мени) бланков в нижеследующие формуляры.

Имуще- 4. Собст- Высокая 1990 Поиск участ- ство, венный Установить сроки — сформулировать результаты! ка, оформ деньги дом ление кре (бунга- дитного до- Каждая цель, как мы выяснили в начале этой главы, ло) в говора, на имеет смысл только тогда, когда установлены сроки ее привле- копление катель- собственных воплощения и сформулированы желаемые результаты.

ной средств, Сформулируйте теперь их применительно к своим жела сельской выгодная емым и практическим целям и перепроверьте свои местно продажа планы с точки зрения того, насколько они реалистичны.

сти квартиры Критерии устанавливаете Вы!

Помните при этом и о таких аспектах, как физи ческое состояние, здоровье, поскольку хорошее здо Для формулировки практических целей в професси ровье и конституция являются предпосылкой активной ональной сфере требуются информация из первых рук жизни и успешного самоменеджмента.

и умение ориентироваться в вопросах, касающихся Для этого предусматривайте в своих периодических предприятий, отрасли и рынка. Здесь важную роль сы планах (годовых, месячных, недельных и дневных) меро грают Ваше профессиональное самообразование, накоп приятия для сферы «Здоровье»: лыжные пробеги, спор ление специальных знаний и делового опыта.

тивные каникулы, лечение, плавание каждую неделю, Какова самая вероятная (ближайшая по времени) ежедневные пробежки на свежем воздухе, занятия возможность Вашего продвижения по службе в пред йогой и т. п., а также профилактические осмотры.

стоящие 2—3 года?

Не забывайте также о самообразовании, о повыше Наименование должности Обеспечьте сначала ясность цели, для чего с по Сфера ответственности мощью предложенных упражнений опишите, чего Вы Дополнительно требуемые:

конкретно хотите достичь (жизненные цели).

деловые качества «Инвентарная опись» целей сводит воедино личные и качества руководителя профессиональные ориентиры.

личные способности Ситуационный анализ в личной и профессиональной Другие критерии сферах представляет собой своего рода реестр личных Для планирования карьеры важно знать следующее.

Малый шаг, предпринимаемый сразу, дает подчас больше эф- ресурсов (средств для достижения целей) и позволяет фекта, чем обширные, стратегические и грандиозные замыслы, за выяснить, что следует поощрять (сильные стороны) и которыми следуют затяжные действия.

над чем еще надо работать (слабые стороны).

Каков Ваш очередной шаг?

Следующий шаг — анализ «цель — средство», в ходе Активная цель (ближайший шаг) которого необходимые для достижения целей средства Требуемая информация (личные, финансовые и временные ресурсы) сопоставля Необходимые ресурсы, помощь со стороны и т. п.

ются с реальной ситуацией.

Ожидаемые трудности, проблемы Из определения мер, требуемых для достижения Акции, мероприятия Сроки долгосрочных целей (например, концентрация на силь Прочее ных сторонах), вытекают конкретные практические цели, Зафиксируйте этот первый ближайший шаг в своем плане необходимые для дальнейшего процесса самоме карьеры!

неджмента. Формулирование целей предполагает фик Пример: План карьеры (извлечение).

сацию сроков и результатов.

Промежуточные практические цели фиксируются в Карьерные, № Зна- Срок Практические цели, Срок (к Конт- плане жизни и карьеры, который должен регулярно профессиональные чи- (год) меры какому роль цели перепроверяться, актуализироваться и дополняться.

мость, времени) важ Используйте теперь для своих нужд материал главы ность «Постановка целей». Что Вам показалось особенно важ ным при проработке этой главы? Что нового Вы узнали?

3. Стать директо- Вы- 1988 Приобретение Чему Вы нашли подтверждение? Что Вы хотите прорабо ром по марке- со- опыта работы тать основательнее? Что бы Вы хотели применить на тингу в сред- кая по сбыту практике?

ней по мас- Стать зам. ру- штабу фирме ководителя службы по маркетингу 1.5. Резюме «Мыслить целями» — значит поставить частное на служ бу большому целому. Появляется знание того, в каком направлении идти и какого конечного результата надо достичь.

Процесс постановки целей охватывает три фазы:

- нахождение цели: чего я хочу?

ситуационный анализ: что я могу?

- формулировка целей: к чему я конкретно приступаю?

Использование главы «Постановка целей» Страница Мысли, ассоциа- К какому времени про- Контроль ции, темы работать, применить?

После того, как в этом разделе Вы проанализировали свои жизненные и карьерные цели и сформулировали их, в следующей главе, которая называется «Планиро вание», Вы узнаете, как подготовить реализацию этих целей.

«Кто все принимает так, как придется, тот не работает, а подчиняется работе» Станьте в своей деловой сфере сами для себя Народная мудрость предпринимателем и планируйте использование своего ограниченного времени для достижения своих целей!

Главное преимущество, достигаемое путем планиро вания работы, состоит в том, что планирование времени приносит выигрыш во времени.

Общий практический опыт на производстве свиде тельствует о том, что увеличение затрат времени на пла нирование приводит к сокращению времени на испол 2.1. Основы планирования нение и в конечном счете к экономии времени в целом.

Очевидно, что этот процесс не может быть произ вольно растянут, когда-то наступает оптимум, и дальней Планирование призвано обеспечить хозяйское использо вание, вероятно, самого ценного достояния — времени, а именно:

либо имеющееся время употребить для плодотвор ной и успешной деятельности (максимальный критерий);

либо достичь поставленных целей с возможно мень шим расходом времени (минимальный критерий).

Чем лучше мы распределим (читай: спланируем) свое время, тем лучше мы сможем использовать его в своих личных и профессиональных интересах. Планиро вание как составная часть задач и правил самоменедж мента означает:

Подготовку к реализации целей + структурирование (упорядочение) времени.

шее увеличение времени на планирование становится неэффективным.

Планирование ежедневной работы, средне- и долго Динамика и частичная непредсказуемость производ срочных акций и результатов означает также выигрыш во ственной деятельности, как правило, приводят к тому, времени, достижение успеха и большую уверенность в что абсолютный оптимум никогда не может быть запла себе. нирован и достигнут, однако если Вы добьетесь еже Так же как любая фирма планирует или должна пла дневного выигрыша порядка 30 минут, то это уже мож нировать свою сбытовую и производственную деятель но будет считать успехом. Общим правилом можно ность, каждый человек должен думать и работать, за- считать следующее:

глядывая в будущее, и не отдаваться во власть собы тий. «Кто регулярно в течение 10 минут подготавливает Вряд ли необходимо Вам как руководителю доказы- свой рабочий день, тот сможет ежедневно вать преимущества планирования в рамках предприятия.

сэкономить 2 часа, а также вернее и лучше Вместе с тем мы хотели бы Вас призвать к следующему: справиться с важными делами».

От общего планового периода (год, месяц, неделя, Продолжение день) надо максимально 1 % времени тратить на плани 2 рование.

Пример: для разработки плана дня требуется 5— Резервы времени:

10 минут.

создание резервов времени для непредвиден Ниже Вам предлагается список ответов на вопрос ных дел, образование «окон» в течение дня «Зачем нужно планирование времени?», с которым Вы должны ознакомиться (пожалуйста, поставьте сегодняш Эффективность:

нюю дату и пометьте все те пункты, где указано то, предварительное определение структуры дня чего Вы хотите достичь).

и рациональное использование рабочего време ни на этой основе более быстрое решение задач за счет объеди Преимущества планирования времени в личном Первич- Вторичный нения их в «блоки» (одновременное решение самоменеджменте ный про- просмотр группы задач) смотр (да- (дата). Че та). Чего го бы я хо избавление себя и сотрудников от «холостых бы я хо- тел до ходов» тел до- биться?

биться?

Делегирование (перепоручение) дел:

1 2 хорошая рабочая обстановка в коллективе делегирование заданий сотрудникам Достижение цели:

рациональное распределение поручений внутри предприятия и за его пределами выяснение профессиональных и личных целей достижение профессиональных и личных целей Уменьшение стресса:

кратчайшим путем реалистичное рассмотрение целей с позиций меньше суеты, больше предусмотрительности ограниченности во времени лучшее планирование перерывов в работе меньше стрессов, поскольку выполняется боль Выигрыш во времени: шее количество дел больше удовольствия от работы, меньше раз экономия времени для действительно важных дражения, нетерпения дел и целей, для исполнения управленческих функций, для работы с сотрудниками, для семьи, для досуга Если Вы позднее, после вторичного просмотра (см.

четкое представление о времени, необходимом гл. 7), обнаружите, что получили реальный результат по для различных проектов, задач и видов деятель ности (что, когда, к какому времени необходи- трем или более пунктам, то, значит, Ваш новый подход мо сделать?) к планированию времени оказался весьма успешным лучшая оценка времени, выявление потребности для Вас (и для автора данной книги).

в нем Приоритеты:

концентрация на действительно важных задачах и обеспечение их решения определение степени важности тех или иных ви дов деятельности, выявление дел, которые мо гут быть поручены другим Сроки:

установление реальных сроков и их соблюде ние, учет потребности во времени своевременное распознавание узких мест и при нятие соответствующих контрмер В зависимости от вида и рода Ваших занятий указан 2.2. Принципы и правила ные величины могут отклоняться в ту или иную сторону.

планирования времени Более точно Вы можете их определить, исходя из ана лиза отдельных видов деятельности и расхода времени, Чтобы правильно выполнять свои функции и достичь представляющего собой основу всякого планирования своих целей, Вы должны ясно представлять себе, на времени.

сколько ограничен Ваш бюджет времени. Планирование представляет собой проект процессов труда на предсто 2. Анализ видов деятельности и расхода времени. Оценка Примечания Листок «дневных помех» ящий временной период. Мы планируем не только наши профессиональные и личные цели, но и текущую связан ную с работой нагрузку, чтобы лучше справляться с при Задокументируйте и перепроверьте то, как и на что Вы используете (транжирите) свое нятием, отклонением или откладыванием новых задач и время (см. формуляры 0.3).

требований. Таким образом, чем лучше мы представ ляем свой временной бюджет и совокупность своих за Таким образом Вы приобретете:

дач, тем больше мы готовы перепоручать менее важные - постоянное представление о расходе своего бюд дела, уменьшать их число или отодвигать на более позд жета времени;

ние сроки.

0 опыт как основу для будущей потребности во вре Чтобы Вас не отпугивало обилие нижеследующих мени;

правил планирования времени, предлагаем Вам отме тить пять наиболее важных с Вашей точки зрения прин - исходные позиции для совершенствования применя ципов, которые Вы хотели бы применять в своей прак емой Вами методики работы и распределения вре тике. мени и т. д.

Оценка Примечания 3. Сведение задач воедино — план действий Оценка Примечания 1. Основное соотношение (60:40) Составляйте план лишь на определенную часть Перечислите все предстоящие в соответствую своего рабочего времени, как показывает щем плановом периоде рабочие акции Невыполненное из этого списка Вы можете опыт, лучше всего на 60 % взять за основу для заполнения «свободных мощностей» при составлении плана на следу События, которые трудно предусмотреть, отвлека ющий период ющие моменты («поглотители» времени), а также лич ные интересы и потребности не могут быть запланиро Чтобы составить хороший план расхода времени, ваны целиком без остатка. Соответственно свое время важно всегда иметь представление о предстоящих де надо распределить между тремя блоками.

лах. Разделите их, например, на долго-, средне- и крат косрочные задачи. Установите их приоритетность и дей ствуйте в соответствии с нею, даже если менее важные Основное правило планирования времени дела, как это зачастую бывает, даются намного легче, чем более важные. Используйте для этих целей рабочий 60 % — запланированная активность 20 % — непредвиденная активность (резервы времени и непланируе формуляр «Список дел и контроль за их выполнением» мые действия) (образец см. 3.3).

20 % — спонтанная активность (управленческая деятельность, творче ство) 4. Регулярность — системность — последовательность Оценка Примечания Рабочее время 60 % 20 %. 20 % Работайте над своими планами времени регу запланированное время непредвиденное спонтанное время лярно и системно, последовательно доводи время те до конца начатое дело 70 Работа по системе и соблюдение временных пла 10. Фиксация результатов вместо действий Оценка Примечания нов важнее заполнения формуляров (педантичного ве дения записей).

Фиксируйте в планах результаты или цели (конечное состояние), а не просто какие либо действия Оценка Примечания 5. Реалистичное планирование Не впадайте в крайность чрезмерного плани рования и планируйте лишь такой объем за- Пример:

дач, с которым Вы реально можете спра вместо: «позвонить г-ну Майеру» виться лучше: «согласовать с г-ном Майером программу для ЭВМ».

Таким образом Ваша активность будет изначально 6. Приспособляемость Оценка Примечания направлена непосредственно на достижение какой-то Вашей цели, и Вы сумеете избежать эскалации внепла новой деятельности, например обсуждения того, что Проявляйте гибкость, поскольку планы време ни составляются не для того, чтобы облег Вам спонтанно приходит на ум.

чать Вам жизнь, а для того, чтобы достига Постоянно задавайтесь вопросами:

лись Ваши цели В чем цель этого разговора, этой работы и т. п.?

Чего я хочу достичь?

7. Восполнение потерь времени Оценка Примечания 11. Установление временных норм Оценка Примечания Стремитесь по возможности сразу восполнять потери времени, например лучше один раз Задавайте точные временные нормы, предус дольше поработать вечером, чем в течение матривайте в своем плане ровно столько следующего целого дня нагонять утраченное времени на то или иное дело, сколько оно накануне действительно требует Опыт показывает:

8. Письменная форма Оценка Примечания На работу, как правило, тратится столько времени, Составляйте свои временные планы на форму сколько его имеется в распоряжении.

лярах своего изготовления или на специаль но разработанных карточках. В таком случае ничего не будет потеряно, и Вы будете всег да иметь полный обзор дел Если Вы, например, назначили на промежуток между 10 и 12 часами совещание, то оно продлится именно два часа, хотя его цель может быть достигнута намного 9. Перенос несделанного Оценка Примечания быстрее.

Норматив типа «Обсуждение стратегии сбыта в мае Невыполненные задачи, которые Вы не хотите с. г.» (продолжительность — 90 мин) задает точные рам вычеркнуть совсем, переносите в план сле ки и вынуждает концентрироваться на самом важном дующего периода. Тем самым они обнару (рабочее совещание — не дискуссионный клуб), чтобы живаются и автоматически учитываются при достичь желаемого результата.

разработке новых планов Редко бывает, когда самую важную задачу надо ре 12, Срок исполнения Оценка Примечания шать «сегодня» или даже «на этой неделе». Срочная задача предполагает непосредственный поступок. Ка жется, что невозможно противостоять сиюминутной при Устанавливайте точные сроки исполнения для всех видов деятельности. Таким образом, Вы тягательности этих задач, и в результате они поглощают приучаете себя к самодисциплине, избегаете нашу энергию. Но в свете более или менее длительной нерешительности, промедления и отклады перспективы их кажущееся огромным значение исчеза вания дел ет. С чувством потери вспоминаем мы о важных задачах, которые были отодвинуты в сторону.

Устраните из своего обихода неопределенные, не точные формулировки типа «Как можно скорее». Что, собственно, это означает? Через час? В течение дня? На 15. Делегирование (перепоручение) дел Оценка Примечания следующей неделе? Через 2—3 недели?

Без фиксации точных сроков при договоренности С самого начала устанавливайте в своих планах, с другой стороной Вы создаете питательную среду для та какую работу Вы должны выполнять лично, кого рода упреков и конфликтов: «Вы же обещали мне а какую можно перепоручить (делегировать) прислать это как можно скорее! Я жду уже третий день!» или «Я еще в среду Вам сказал: „Как можно быстрее!" — А вы приносите мне отчет только сегодня!» 16. «Поглотители» времени и резервы времени Оценка Примечания Заключайте конкретные соглашения («минидогово ры») относительно срока окончания работ! Спрашивайте Оставляйте определенный процент своего вре или говорите, к какому сроку задание должно быть мени в качестве резерва для неожиданных выполнено, и заручайтесь при этом согласием другой посетителей, телефонных разговоров, кризи стороны. Если Ваши представления не совпадают, Вы мо сов или на случай недооценки продолжи жете прийти к другому, более реалистичному соглаше- тельности отдельных дел и старайтесь сокра тить количество и объем «помех» («погло нию.

тителей» вашего времени) 13. Установление приоритетов (степени важности) Оценка Примечания 17. Переработка — перепроверка Оценка Примечания Точно определяйте, какому делу какого рода приоритеты Вы отдаете (см. 3.3) Постоянно перерабатывайте и перепроверяйте свой план с точки зрения того, могут ли те или иные акции быть реализованы полно 14. Избавление от «тирании» спешности Оценка Примечания стью Учитесь отличать важнейшее от спешного и избавляйтесь от «тирании» спешных дел 18. Свободное время Оценка Примечания Самое срочное (спешное) дело не всегда бывает самым важным, однако именно спешные и «неотложные» Планируйте и используйте с толком свое сво бодное время, равно как и время, которое дела занимают часто большую часть нашего драгоцен уходит на поездки и ожидания (например, ного времени. «Тирания» спешного коренится в забвении для проработки материалов или для концеп приоритетов, в предпочтении неважного важному, и толь туальных размышлений). Здесь Вам поможет ко лишь потому, что вследствие недостаточности плани- дневник времени (time/sistem), в котором Вы фиксируете все самое важное рования неважные дела становятся срочными.

24. Разнообразие Оценка Примечания Оценка Примечания t9. Временные блоки и спокойное время (закрытые часы) Заботьтесь о том, чтобы вносить разнообразие Резервируйте продолжительные непрерывные в свою деятельность, чередуйте выполне периоды времени для крупных задач (спо ние долго- и краткосрочных проектов, рабо койное время, закрытые часы) и более ко ту в одиночку и в сотрудничестве роткие промежутки — для обработки не скольких мелких дел 25. Согласование временных планов Оценка Примечания Оценка Примечания 20. Время для планирования и творчества Старайтесь сделать свои рабочие будни насы щенными и претворять свои планы в жизнь, для чего согласовывайте их с планами других Резервируйте определенную часть своего вре людей (секретарши, начальника, подчинен мени для плановой, подготовительной и ных, коллег) творческой работы, а также для повышения квалификации. Если это время теряется в повседневных делах, позаботьтесь о том, Теперь напишите те пять ключевых правил или прин чтобы восполнить потери на следующей ципов, которых Вы собираетесь в первую очередь при неделе держиваться в ближайшее время.

Мои 5 важнейших правил планирования времени 1. _ 1.

21. Рутинная работа Оценка Примечания 2.

2._ 3.

3..

4.

4..

Планируйте выполнение рутинных функций, 5.

5..

например чтение месячных отчетов, обход предприятия и т. п.

Оценка Примечания 22. Непродуктивная деятельность Следите за тем, чтобы на непродуктивную деятельность, как, например, изготовление фотокопий, несущественные собрания и т. п., у Вас уходило как можно меньше времени, ограничивайтесь здесь только действительно необходимым. Иначе Вы будете не в состоя нии использовать свое время для более важных дел Оценка Примечания 2.3. Система планирования времени 23. Альтернативы В рамках общего планирования планирование времени Старайтесь при планировании мыслить альтер ориентируется на соответствующие стратегические дол нативно — по принципу «Всегда есть другой, госрочные которые в свою очередь подразделяют лучший путь» По истечении соответствующего планового периода ся на оперативные частичные цели. Установление перио посредством сравнения «план — факт» определяются ре дов времени, которые требуются для достижения Вами зультаты периода, которые могут учитываться для кор личных и профессиональных целей, дает Вам чувство уве ректировки планов на последующий период.

ренности и представление о наиболее предпочтительном распределении времени и наиболее целесообразной оче План на несколько лет вперед редности дел.

В деловой жизни оправдали себя следующие плановые Если Вы под влиянием того, что узнали из этой главы, периоды:

решились составить план жизни, то он послужит Вам - долгосрочные цели = 3—5 лет (или более) -> планы исходным пунктом процесса планирования. На основе на несколько лет;

плана жизни Вы выводите свои долгосрочные цели на - среднесрочные цели = 1—3 года -> годовые планы;

ближайшие годы и составляете план на несколько лет - текущие цели = 1 неделя — 3 мес. —> месячные, де вперед.

кадные планы.

Наследующей схеме планирование времени представ План на 1990—1994 гг.

лено как закрытая система, в которой отчетливо видны № Цели (задачи) взаимосвязи между отдельными видами планов: долго- 1990 1991 1992 1993 срочные планы конкретизируются в соответствующих средне- и краткосрочных, а также в планах текущего 1 Построить собственный дом X X 2 Стать руководителем службы периода. Последние в конце концов воплощаются в пла- X сбыта нах дня.

3 Достичь годового дохода X в 100000 марок Годовой план Из плана на несколько лет вперед Вы выводите годо вой план, перенося в него из соответствующего «годового столбца» все те задачи и цели, которые Вы там наметили.

Следите за тем, чтобы не взяться за задачи, которые относятся к более поздним целям.

В конце уходящего года (самое позднее — в начале следующего) надо установить наиболее существенные задачи и цели на ближайшие 12 месяцев. При этом в большинстве случаев бывает достаточно разбивки на кварталы. Во всяком случае Вы можете запланировать только имеющиеся в Вашем распоряжении рабочие дни, поскольку большая часть Вашего рабочего времени ухо дит на рутинную работу, совещания, командировки и т. п.

Квартальный план Квартальный план служит инструментом контроля за выполнением годового плана. В течение года через равные промежутки времени Вы побуждаете себя к тому, чтобы обдумать события истекшего периода и при не - Какую рутинную работу (писанина, телефонные раз обходимости внести изменения или перенести сроки говоры, совещания и т. п.) я должен выполнить?

(промежуточный контроль). В конце каждого квартала - К каким нерешенным вопросам следовало бы при Вы можете установить ориентиры на ближайшие три ме ступить (возможные задачи)?

сяца и определить, какие задачи в следующем квартале - Что было бы еще целесообразно, желательно или надо вычеркнуть, какие — перенести, а какие добавить.

уместно сделать?

- Какие события могут быть предусмотрены?

Месячный план Дневной план Учитываемые в месячном плане задачи и цели пере носятся из квартального плана, а также в случае надоб Дневной план строится на базе декадного плана.

ности, из плана истекшего месяца. Поскольку с приближе В нем устанавливается, какие задачи и дела должны быть нием временного горизонта повышается точность плани выполнены в течение соответствующего рабочего дня, рования, в месячном плане задачи учитываются уже причем к предусмотренным ранее, запланированным с большей детализацией (расход времени ведется в прибавляются непредусмотренные.

часах).

Предпосылка составления реальных месячных и не дельных планов состоит в том, что Вы определяете Дневной план представляет собой последнюю еще и так называемое свободно планируемое время.

и одновременно самую важную ступень в системе Предусматривайте в своем временном плане также ре планирования времени, конкретное воплощение зервы времени («буферы») для решения дополнитель (реализацию) поставленных целей!

ных и непредвиденных задач так, чтобы можно было соблюсти плановые сроки без стресса и цейтнота.

Планирование предполагает постепенное продвиже Декадный план ние вперед, разложение общей задачи на частные, с тем Декадный план предполагает еще более детальный, чтобы различные действия можно было распределить более точный прогноз предстоящего периода. Исходя во времени. В дальнейшем на примере дневного плана из своего месячного плана составьте на неделю рас- рассматриваются пять стадий системного планирования времени.

порядок всех своих дел и задач в соответствии с их объемом и необходимым для их исполнения вре менем.

Вспомогательные вопросы для планирования работы в течение недели - На чем я должен сконцентрироваться в первую оче редь на этой неделе (центральная задача)?

- Какая задача на этой неделе самая существенная и требующая наибольших затрат времени?

- Какие другие дела на этой неделе необходимо завер шить, подготовить к завершению или начать (обяза тельные задачи)?

Чтобы организовать использование времени в насто ничиваетесь только самым существенным. Если Вы ящем, надо подготовить его распределение, когда оно в конце дня задаете себе вопрос, а что, собственно, еще в будущем.

сделано, то причина этого заключается главным об разом в отсутствии четкой целеустановки на день.

- Реалистичный план дня должен в принципе содер 2.4. Составление планов дня жать лишь то, что Вы хотите или должны, а также можете сделать в этот день. Потому что, чем более с помощью метода «Альпы» достижимыми Вы считаете поставленные цели, тем Планирование, как уже отмечалось, означает подготовку больше сил Вы концентрируете и мобилизуете на их к реализации целей.

реализацию.

В этой связи говорят также о целевых планах. Вы сможете совсем по-иному воспринимать окружающий Пять стадий метода «Альпы» Вас мир, если знаете, чего Вы хотите и когда (почему), т. е. если Вы имеете конкретный план расхода времени.

Предлагаемый Вашему вниманию метод относитель но прост, и после некоторых упражнений потребуется - Принципиально важно составлять план дня в письмен в среднем не более 10 минут для составления ежеднев ном виде. ного плана. Его относительно легко запомнить, посколь ку он основывается на мемотехнике: начальные буквы - Планы дня, которые держат в голове, легко отверга символизируют предметные понятия.

ются.

Даже если Вам кажется, что Вы задыхаетесь под - Письменные планы дня обеспечивают разгрузку па «грудой дел», не миритесь с судьбой, а действуйте по мяти.

методу «Альпы».

- Письменно фиксируемый план имеет психологический Метод включает пять стадий:

эффект самомотивации к работе. Ваша деловая актив 1) составление заданий;

ность становится более целенаправленной и ориенти 2) оценку длительности акций;

рованной на строгое следование программе дня.

3) резервирование времени (в соотношении 60:40);

- В результате Вы меньше отвлекаетесь и больше по 4) принятие решений по приоритетам и перепоруче буждаетесь заниматься только намеченными задача нию;

ми.

5) контроль (учет несделанного).

- Благодаря контролю результатов дня у Вас «не теря Первая стадия;

составление заданий ются» несделанные дела (перенос на следующий день). Запишите под соответствующими рубриками форму ляра «План дня» все то, что Вы хотите или должны - За счет письменной регистрации Вы повышаете эф сделать на следующий день:

фект от планирования, поскольку лучше оцениваете потребность во времени и «помехи», а также можете - задачи из списка дел или из недельного (месячного) более реалистично планировать резервное время.

плана;

- Последовательное планирование дня обусловливает - невыполненное накануне;

совершенствование Вашей личной методики работы.

- добавившиеся дела;

- Если существует ясность относительно того, что надо - сроки, которые надо соблюсти;

сделать в течение дня, то Вы автоматически старае - периодически возникающие задачи.

тесь рационализировать свой труд и, кроме того, сознательно противодействовать «помехам» внутрен Употребляйте при этом сокращения, соответствую него или внешнего порядка. В этом случае Вас не щие виду деятельности или рубрикам в формуляре отвлекают лишние телефонные разговоры, Вы огра «План дня»:

В — визиты, совещания;

Однако это только начало составления Вашего плана Д — делегирование дел;

дня.

К — контроль;

Реалистичный план дня должен быть всегда ограни П — в процессе, в деле;

чен тем, что Вы фактически в состоянии сделать.

ПК — поездки, командировки;

Вторая стадия: оценка длительности акций ПР — письменная работа, деловые письма, диктовка;

С — секретарша;

Проставьте против каждого задания приблизительное Т — телефонные разговоры;

время для его выполнения, просуммируйте и определи Ч — процесс чтения (отчетов, циркуляров, газет и т. п.).

те ориентировочно общее время.

Часы Составленный таким способом список заданий на П — проект изучения рынка 3, день может выглядеть, например, так: В — Шульте (экспертная оценка) 2, ПК — продавец «БМВ» (подержанные автомобили) 1, ПК — продавец «БМВ» (подержанные автомобили);

Ч —специальный журнал для менеджеров... 1, В — г-н Мюллер (программа ЭВМ);

Т — Шмидт (статистика сбыта). 0, В — г-н Шульте (экспертная оценка);

ПР — Гюнтер (письмо) 1, П — проект изучения рынка;

Г — Мюллер (программа ЭВМ) Т — г-н Шмидт (статистика сбыта);

Т — Майер (нехватка персонала) 0, ПР — г-н Гюнтер (письмо);

Т— Хельмут (вечерняя пробежка) Ч — специальный журнал для менеджеров;

Т — г-н Майер (нехватка персонала);

10, Т — Хельмут (вечерняя пробежка).

Вы можете возразить в том смысле, что продолжи тельность отдельных дел невозможно оценить достаточ Немного тренировки, и Вы сможете так составлять но точно. Это верно. Однако после накопления извест список заданий, чтобы:

ного опыта Вы сможете положить его в основу планиро вания своего времени. Ведь в своей деятельности Вы - в первом приближении распределять их по приори тоже сталкиваетесь с трудностями при оценке рынка, тетности;

оборота и расходов.

- подразделять их на затяжные и «краткие», непродол Имейте также в виду, что работа зачастую требует жительные;

столько времени, сколько его есть в Вашем распоряже - перепроверять задания, связанные с личным контак нии. Так что устанавливая для отдельных дел конкрет том на предмет возможности выполнения их бо ный промежуток времени, Вы вынуждаете себя уклады лее рациональным путем (с помощью телефона ваться именно в это время.

и т. п.).

Вы работаете значительно сосредоточеннее и более Пример:

последовательно избавляетесь от помех, если под опре П — проект изучения рынка;

деленную задачу Вы отвели определенное время.

В — Шульте (экспертная оценка);

Попробуйте в течение 10 дней составлять письмен ПК — продавец «БМВ» (подержанные автомобили);

ные планы, и Вы станете чувствовать себя при этом все Ч — специальный журнал для менеджеров;

более уверенно.

Т — Шмидт (статистика сбыта) Непродолжительные работы;

Третья стадия: резервирование времени про запас ПР — Гюнтер (письмо) Т — Мюллер (программа ЭВМ) При составлении плана дня придерживайтесь основ Т — Майер (нехватка персонала) «Телефонный» блок.

ного правила планирования времени, согласно которому Т — Хельмут (вечерняя пробежка) планом должно быть охвачено не более 60 % Вашего времени и приблизительно 40 % должно быть оставлено Пятая стадия: контроль и перенос несделанного в качестве резервного времени для неожиданных дел.

Как показывает опыт, не все задачи удается выпол Если Вы исходите из 10-часового рабочего дня, то это нить и не все телефонные разговоры могут состояться.

значит, что в Ваших интересах охватить планом не более Поэтому их приходится переносить на следующий день.

6 часов. Однако Вашей целью должен быть 8-часовой Если одно и то же дело Вы переносите многократно, рабочий день, при том что запланированное время то оно становится для Вас обузой, и тогда существуют должно составить примерно 5 часов!

две возможности:

Если Вы запланировали более 60 % своего времени, то следует неумолимо довести составленный Вами - Вы наконец-то решительно за него беретесь и дово список заданий до указанных параметров, устанавливая дите до конца;

приоритеты, перепоручая дела и сокращая отпущенное - Вы отказываетесь от этого дела, так как иногда на них время. Остаток дел должен быть либо перенесен проблема разрешается сама собой.

на следующий день, либо вычеркнут, либо завершен Поскольку для планов дня в обычных календарях за счет сверхурочных.

памятках места не хватает, а отдельные листки имеют тот недостаток, что теряется общий обзор, рекомен Четвертая стадия: принятие решений по приоритетам, дуется регулярно и последовательно работать со спе сокращениям и перепоручению циальным дневником времени. Он может быть пригоден Цель: сократить время, отведенное на выполнение для дневных и прочих планов времени (см. 2.5).

заданий дня, до 5—6 часов.

- Установите однозначные приоритеты для своих дел, Рационализация использования времени например с помощью анализа АБВ, и уточните в с помощью бюрографии соответствии с ними задачи дня (см. гл. 3).

Вы можете еще больше рационализировать состав - Перепроверьте скалькулированную Вами потреб ление плана, если наряду с буквенными сокращениями ность во времени и сократите время на все дела до для обозначения важнейших элементов используете совершенно необходимого;

старайтесь при этом другие сокращения и графические символы, так назы оставаться на почве реальности.

ваемую бюрографию.

- Рассмотрите каждую акцию с точки зрения возмож Например:

ности ее перепоручения и рационализации (см. «де легирование» в 3.5).

Срочно.

В окончательном варианте план дня в нашем при ! Важно.

мере выглядит следующим образом:

? Выяснить.

Прио- Часы Перепоручения ритеты + Приоритет категории А.

П — проект изучения рынка А 2,5 0,5 часа по Задача выполнена.

ручается Задача выполнена особенно хорошо.

г-ну X О Перенос на более поздний срок.

8 — Шульте (экспертная оценка) А 1, Т — Шмидт (статистика сбыта) Б 0, X Невыполнимое или само собой разрешившееся дело.

ПР — Гюнтер (письмо) Б 0,5 Поручается г-ну Х.Н.

Применяйте также другие, свои собственные обозна Б ПК — продавец «БМВ» (подержанные 0, автомобили) чения. Личное творчество здесь можно не ограни Ч — спец. журнал для менеджеров В 0, чивать.

Т — Мюллер (программа ЭВМ) В Секретарь При помощи бюрографии Вы сможете повысить эф Т — Хельмут (вечерняя пробежка) В фективное использование такого вспомогательного Сумма=60 средства, как дневник времени.

Что дает метод «Альпы»! Составляйте план до начала работы, а именно вече ром уходящего дня: с большей уверенностью и раскре Ежевечерние затраты сначала 20, затем 10, а потом пощенностью Вы отправитесь домой и с большей кон лишь 5 минут по методу «Альпы» принесут Вам много центрацией сил следующим утром начнете новый день!

кратный выигрыш во времени.

Ниже еще раз приводятся основные доводы в пользу метода. Психологическая подоплека 20 преимуществ метода «Альпы» Уже по пути домой и по пути на работу утром Ваше — Лучший настрой на предстоящий рабочий день.

подсознание перерабатывает задачи дня и подготавли — Планирование следующего дня.

вает возможные решения.

— Четкое представление о задачах дня.

Поскольку формулировки основных задач у Вас пе — Упорядочение течения дня.

ред глазами и намечены подходы к их решению, новый — Преодоление забывчивости. насыщенный работой день выглядит уже не серым и — Концентрация на наиболее существенном.

тяжелым, а обозримым, планируемым и управляемым.

— Уменьшение объема «бумажной» работы.

Вы уже не так легко отвлекаетесь на посторонние — Достижение целей дня.

дела, из-за которых Вы прежде переносили на все бо — Выделение более важных и менее важных дел. лее отдаленные сроки решения основных задач, пока — Принятие решений об установлении приоритетов и последние не разрешались в спешке, за счет сверхуроч о перепоручении.

ной работы и, как правило, менее удовлетворительно.

— Рационализация посредством группировки задач.

Как поступать дальше?

— Сокращение помех и нежелательных перерывов.

— Самодисциплина при выполнении задач.

1. Минимум, за что надо взяться наряду с подроб — Уменьшение стрессов и нервного напряжения.

ными планами дня, — это годовой план в общих чертах.

— Спокойное восприятие непредусмотренных событий. 2. Следующим шагом Вы можете дополнительно — Улучшение самоконтроля.

ввести декадный, а затем месячный план.

— Ощущение успеха в конце рабочего дня.

3. Интегрированное, непрерывное планирование вре — Повышение удовлетворенности и мотивации. мени охватывает также квартальный план и включает, — Рост личных результатов.

таким образом, все стадии системы планирования вре — Выигрыш во времени за счет методичной организа- мени — от расширенного годового плана до плана дня.

ции труда. 4. В соответствии со своими наклонностями и пред При успешном использовании техники планирования ставлениями о целях в профессиональной и личной сфе времени и методов научной организации труда Вы смо жете ежедневно экономить от 10 до 20 % Вашего времени!

Старайтесь каждый день выигрывать 1 час времени — «золотой час»!

Попробуйте в течение одного месяца планировать и организовывать свой рабочий день по методу «Альпы».

Это потребует некоторой самодисциплины, но Вы быстро оцените преимущества ежедневного планирова ния времени.

Когда Вы начнете? Может быть, завтра?

Дата 2. Не указываются продолжительность акций и ре pax Вы можете расширить систему в итоге до составле зервное время для затянувшихся дел.

ния планов нескольких периодов жизни и всей жизни 3. Устанавливается произвольная, зависящая от внеш в целом.

них факторов очередность дел.

В качестве инструмента планирования и управления 4. День не продумывается, не планируется.

своим временем в повседневной практике следует при 5. Дела не объединяются в блоки, не определяется менять, вероятно, наиболее эффективное средство лич время про запас на непредвиденную деятельность ного самоменеджмента — дневник времени.

(например, 90 мин — основное время, 30 мин — про запас).

2.5. Менеджмент с помощью дневника 6. Намечаются совещания без точного определения темы.

времени 7. Не устанавливаются приоритеты.

8. Дела четко не определяются.

Недостатки обычного календаря-памятки 9. Не планируется время для рутинных и затяжных Вы наверняка и прежде планировали свое время — толь задач.

ко не так осознанно, методично и системно, как это 10. Не используются формуляры и другие вспомога изложено в данной главе. Вы еще раньше вели кален тельные средства планирования и принятия решений.

дарь-памятку, имевший скорее всего вид карманной записной книжки или большого, возможно настольного, календаря. Вывод: используйте дневник времени (ДВ)!

Обычные календари-памятки, используемые только для пометки сроков, являются могильщиками Что такое ДВ?

успешного планирования времени.

Дневник времени представляет собой личную рабо Польза от подобных календарей для заметок заклю- чую картотеку, в которой сшиты отдельные листы и чается только в том, что они помогают ориентироваться которая благодаря рациональному подразделению должна быть удобна своей наглядностью (обозри в сроках и датах, т а к ж е к а к расписание поездов — в о времени отправления и прибытия на станции. То, что мостью). ДВ является одновременно настольным кален действительно должно быть завершено, зачастую не дарем, личным дневником, записной книжкой, инстру записывается, хотя за каждой акцией кроются цели, ко- ментом планирования, списком адресов, справочником, торых мы хотим или должны достичь. картотекой идей и инструментом контроля.

Это Ваш постоянный спутник, Ваша, так сказать, пись - Вопрос «Что надо сделать?» описывает содержание менная память, которая всегда и всюду у Вас под рукой.

нашей работы.

Дневник времени представляет собой, кроме того, - Вопросом «Чего я хочу достичь?» задается одно практическую составную часть последовательной систе значная ориентация для нашей деятельности.

мы планирования времени, а именно рабочий накопи Если Вы приглядитесь теперь к обычным календарям тель всех планов дня, формуляров и листков, исполь памяткам с точки зрения техники планирования време зуемых в повседневной практике.

ни, то обнаружите следующие изъяны.

Дневник времени — важнейшее вспомогательное средство планирования времени. Он способствует ус 10 недостатков календаря-памятки пешному планированию личных целей, лучшему исполь зованию драгоценного времени. С помощью дневника 1. Фиксируются только сроки, но не цели тех или времени Вы реализуете возможность письменного из иных действий. То, что действительно важно, не фигу ложения. Вы получаете полное представление не только рирует в плане дня.

списки книг;

обо всех ближних и дальних сроках, но и обо всех расписание самолетов;

планах, диспозициях, более-менее крупных проектах.

адреса отелей;

Вы можете гибко реагировать на всякое изменение дорожные расходы;

ситуации и в любое время актуализировать свои планы.

диетические таблицы;

календарь футбольных матчей;

Структура ДВ сроки проведения всевозможных мероприятий;

листки-памятки;

Календарная часть.

универсальные листки для планирования;

карточки для записей идей и т. д.

- В эту часть Вы можете «зашить» различные форму ляры для месячных, декадных и дневных планов Раздел адресов и телефонов. У вас всегда будут с промежуточными регистрами.

под рукой важнейшие телефонные номера и адреса, - Особое значение придается плану дня. Основной которыми Вы наиболее часто пользуетесь.

принцип: один лист на день.

Общая часть. Различные отделения, как в бумаж - Вы найдете в календарной части листки для заметок нике, позволяют Вам разместить здесь почтовые марки, по соответствующим месяцам и декадам, которые фотографии, кредитные и чековые карточки, служебный облегчат перенос сроков и целеустановок на отдель пропуск и денежные купюры.

ные недели и дни.

Практическое использование. Благодаря применению - Отдельные дневные листки Вы можете после исполь дневника времени Вы каждый день (неделю, месяц) зования сброшюровать в соответствующем порядке, сможете лучше планировать, организовывать и коорди и по прошествии времени будете иметь архив вре нировать всю свою работу, рациональнее обходиться мени и успехов Вашей жизни — надежное вспомога со своим временем.

тельное средство для осознанного планирования - Дневник времени повышает качество работы и при будущих успехов.

носит успех!

- Новые «входящие» дневные листки должны быть - Достигаемая рационализация порядка только на снабжены всеми сроками и заданиями из декадных 12,5 % (фирмы-изготовители обещают 15—35 %) при и месячных листков. С соответствующих листков пе реносятся такие даты, как дни рождения, юбилеи, уход в отпуск, дни платежей и т. д., таким образом все свои личные дела Вы можете интегрировать, и ничего не будет утеряно при условии регулярного запол нения и контроля.

Раздел служебных и частных дат. Здесь на соот ветствующих листках и формулярах Вы можете запи сывать и постоянно иметь при себе важнейшую инфор мацию, например:

порядок подготовки проектов;

сроки проведения ярмарок и семинаров;

организационные мини-планы;

важнейшие понятийные сокращения;

тарифы зарплаты и доходов;

список дней рождения;

почтовые тарифы;

8-часовом рабочем дне экономит ежедневно целый Планирование времени можно представить как за час!

крытую систему: из планов жизни и долгосрочных пла Поэтому: ведите дневник времени, он — важней нов вытекают годовые и квартальные планы, а из них — шее вспомогательное средство Вашего самоменедж месячные и декадные планы, которые в итоге конкрети мента.

зируются в деловых планах дня. С помощью сравнения «план — факт» в плане производятся корректировки.

План дня представляет собой последнюю и важней 2.6. Резюме шую ступень планирования времени и конкретную реализацию намеченных целей.

Планирование в круге правил самоменеджмента озна Планирование предполагает поэтапный и системный чает подготовку к реализации целей.

подход, разложение общей задачи на частные, чтобы - Затрачивая больше времени на планирование, Вы распределить различные акции по временным периодам сокращаете время на исполнение и экономите время (от плана действий к плану времени).

в целом (планирование — выигрыш во времени).

Использование метода «Альпы» при ежедневных - Преимущества планирования обнаруживаются в затратах 10—20 минут приносит многократный выигрыш таких сферах самоменеджмента, как достижение во времени.

целей, выигрыш во времени, обозримость, установ- 1. Составление заданий дня.

ление приоритетов, сроков, резервов времени, повы- 2. Оценка длительности акций.

шение эффективности, делегирование дел и умень- 3. Резервирование времени «про запас» (60 : 40).

шение стресса (см. 2.1). 4. Принятие решений по приоритетам, сокращениям и перепоручению.

Важнейшие принципы и правила планирования вре 5. Последующий контроль — перекос несделанного.

мени:

Дневник времени является важнейшим рабочим средством личного самоменеджмента. Он представляет 1. Основное соотношение (60:40).

собой одновременно календарь-памятку, личный днев 2. Анализ видов деятельности и расхода времени. Листок «днев ник, записную книжку, инструмент планирования, спра ных помех».

вочник, абонементную книжку, картотеку идей и инстру 3. Сведение задач воедино — план действий.

4. Регулярность — системность — последовательность. мент контроля.

5. Реалистичное планирование.

В качестве первого шага планирования времени 6. Гибкость.

оправдало себя составление годового плана в общих 7. Восполнение потерь времени.

чертах и ежедневных планов. Настройте себя положи 8. Письменная форма.

9. Перенос несделанного. тельно по отношению к плану, с помощью которого Вы 10. Фиксация результатов, а не действий.

хотите добиться своих целей.

11. Установление временных норм.

Даже самый занятой руководитель способен так 12. Сроки исполнения.

приспосабливать свои цели и планы к соответствующим 13. Установление приоритетов (степени важности).

обстоятельствам, чтобы они всегда могли служить вы 14. Избавление от «тирании» спешности.

15. Делегирование.

полнению плана жизни и карьеры. Будьте бдительны, 16. «Поглотители времени» и временные резервы.

активны и гибки, чтобы правильно реагировать на раз 17. Переработка — перепроверка.

ного рода воздействия, отвлекающие Вас от Ваших 18. Свободное время.

намерений. Четкий план располагает к спокойствию и 19. Временные блоки и спокойное время (закрытые часы).

20. Время для планирования и творчества.

невозмутимости.

21. Рутинная работа, Всегда перепроверяйте свои планы и изменяйте их, 22. Непродуктивная деятельность.

если окажется, что они невыполнимы или поставленная 23. Альтернативы.

цель не может быть достигнута к указанному сроку.

24. Разнообразие.

25. Согласование временных планов. / Если же Вы решились на какое-то дело, то доводите его до конца, концентрируйте на нем все свои силы!

Но помните о том, что за каждым напряжением должна следовать разрядка (менеджмент здоровья является составной частью самоменеджмента).

Ориентируйтесь при составлении планов на достижение не только материальных и профессиональных успехов!

Используйте теперь для своих нужд главу «Плани рование». Что показалось Вам особенно важным при проработке этой главы? Что нового Вы узнали? Чему Вы нашли подтверждение? Что Вы хотите проработать основательнее? Что бы Вы хотели применить на прак тике?

Использование главы «Планирование» Страница Мысли, ассоциа- К какому времени про- Контроль ции, темы работать, применить «Эффективность как действенность — это шения о первоочередности важных дел, составление выполнение любой необходимой работы...

соответствующего списка приоритетов и соблюдение его.

Эффективность как результативность — это выполнение необходимой работы добро Для иллюстрации этой нехитрой основополагающей совестно» взаимозависимости, которой, однако, нередко пренеб П. Друккер регают, предлагается известная история под названием «Совет стоимостью в 25 000 долларов».

Pages:     || 2 | 3 |



© 2011 www.dissers.ru - «Бесплатная электронная библиотека»

Материалы этого сайта размещены для ознакомления, все права принадлежат их авторам.
Если Вы не согласны с тем, что Ваш материал размещён на этом сайте, пожалуйста, напишите нам, мы в течении 1-2 рабочих дней удалим его.