WWW.DISSERS.RU

БЕСПЛАТНАЯ ЭЛЕКТРОННАЯ БИБЛИОТЕКА

   Добро пожаловать!

Pages:     || 2 | 3 | 4 |
-- [ Страница 1 ] --

БИБЛИОТЕКА ТИПОВЫХ ДОКУМЕНТОВ Е. А. ЛОПАТНИКОВА ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО ОБРАЗЦЫ ДОКУМЕНТОВ С КОММЕНТАРИЯМИ ^^00^ издательство ШОМЕГА-Л Москва 2005 УДК 651(470+571) ББК 65.050.2(2Рос) Л77

Оформление серии Е. Филючковой Л77 Лопатникова, Екатерина Анатольевна. Делопроизводство : образцы док. с коммент. / Е. А. Лопат­ никова. — М.: Омега-Л, 2005. — 288 с. — (Б-ка типовых документов). - ISBN 5-98119-637-8. Агентство CIP РГБ Настоящее издание представляет собой практическое пособие по составлению и оформлению документов учреждения, организации, пред­ приятия. Оно включает в себя образцы документов, соответствующие требованиям стандартов и инструкций Российской Федерации, ГОСТа Р 6.30-2003, утвержденного постановлением Госкомстата России от 3 марта 2003 г № 65-ст, а также Гражданскому кодексу РФ и Трудовому кодексу РФ. Пособие предназначено для специалистов, занимающихся делопро­ изводством, для сотрудников отдела кадров и бухгалтерии, секретарейреферентов, юристов, офис-менеджеров, а также для студентов, обучаю­ щихся по соответствующим специальностям.

УДК 651(470+571) ББК 65.050.2(2Рос) ISBN 5-98119-637- О Е. А. Лопатникова, 2005 © Омега-Л, ВВЕДЕНИЕ Делопроизводство — создание документов, отражающих работу предприятия, учреждения, и организация работы с документами. Со­ гласно ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» документ — это зафиксированная на материальном но­ сителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифициро­ вать. Реквизит в делопроизводстве и архивном деле определяется как обязательный элемент оформления официального документа. В пра­ вовом аспекте документом является составленный в установленном по­ рядке акт, удостоверяющий юридический факт или событие, служащий доказательством имеющего значение для дела обстоятельства или пре­ доставляющий (прекращающий) право на что-либо;

любой зафикси­ рованный на материальном носителе (обычно письменный) акт, име­ ющий юридическую силу, доказательственное, правоустанавливающее или служебное значение*. Реквизиты в праве определяются как сово­ купность сведений, которые в обязательном порядке должны быть от­ ражены в документе для признания его действительным**. Таким об­ разом, реквизиты как обязательные элементы оформления документа не равноценны по своей роли: некоторые из них необходимы для при­ дания документу юридической силы, другие — для организации работы с документом, третьи выполняют учетную функцию. В Российской Федерации существует единая государственная сис­ тема документирования (ЕГСД). Она представляет собой научно обо­ снованный комплекс правил, нормативов и рекомендаций по ведению делопроизводства. Задачей ЕГСД является повышение эффективнос­ ти делопроизводства, сокращение документооборота и упрощение ра­ боты с документами. Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г № 65-ст принят ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распоряди­ тельной документации. Требования к оформлению документов», поло­ жения которого определяют состав реквизитов документов, требова­ ния к оформлению реквизитов и к бланкам документов. Несмотря на то, что этот ГОСТ был разработан применительно к организационнораспорядительным документам, относящимся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации, на практике его положения применяются ко всем организационно-распорядитель­ ным документам (с 2003 г. в соответствии с Законом Российской Феде­ рации от 27 декабря 2002 г № 184-ФЗ «О техническом регулировании» *См.: Тихомирова Л. В., Тихомиров М. Ю. Юридическая энциклопедия. 5-еизд.-М.,2001.С.293. **См.тамже. С.749.

Глава I. Организационные документы положения стандарта носят рекомендательный характер). Кроме того, рядом постановлений Госкомстата России утверждены унифицирован­ ные формы документов по учету труда и заработной платы, основных средств и др. Соблюдение единых требований к документам облегчает их обработку и использование, повышает качество труда всех специа­ листов, в обязанности которых входит работа с ними. На сегодняшний день перед каждой организацией (предприятием, учреждением) может возникнуть проблема правильного оформления документации, поэтому необходимо следить за введением изменений и дополнений в нормативные правовые акты Российской Федерации, которые предусматривают составление документов по определенным правилам. Как правило, делопроизводством на предприятии занима­ ется отдельная служба, в функции которой входит создание докумен­ тации в соответствии с принятыми стандартами. Данное пособие содержит образцы документов, наиболее часто ис­ пользуемых в различных сферах документооборота: • организационно-распорядительных документов;

• информационно-справочных документов;

• документов по персоналу предприятия;

• документов по оплате труда;

• доверенностей;

• договоров;

• исковых заявлений и т. д.

Diaea 1. ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ 1. Штатное расписание Штатное расписание — правовой акт, регламентирующий штатную численность организации, состав должностей и размер оплаты труда. Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 «Об ут­ верждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» унифицированная форма № Т-3 «Штат­ ное расписание» применяется во всех организациях независимо от форм собственности для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с ее уставом (поло­ жением). Штатное расписание содержит перечень структурных подраз­ делений, наименование должностей, специальностей, профессий с ука­ занием квалификации, сведения о количестве штатных единиц и ут­ верждается приказом (распоряжением), подписанным руководителем организации или уполномоченным им на это лицом.

Штатное расписание Глава I. Организационные документы 2. Положение о подразделении Положение о подразделении — правовой акт, устанавливающий статус структурных подразделений и иных (коллегиальных, совеща­ тельных) органов предприятия (учреждения, организации), их функ­ ции, права, обязанности, а также их ответственность. Положения разрабатываются как для постоянно действующих, так и для временно действующих коллегиальных и совещательных органов. Положения о подразделениях могут быть: • типовыми (на их основе разрабатываются конкретные для одно­ типных структурных подразделений);

• индивидуальными (для конкретного структурного подразделения, комиссии и т. д.). Положение оформляется на общем бланке предприятия (учрежде­ ния, организации) и содержит следующие обязательные реквизиты: наименование предприятия (учреждения, организации), фиф >тверждения, место издания, название вида документа с заголовком к тексту, текст, подпись, визы. Текст положения о подразделении включает в себя следующие разделы: 1) общие положения (приводится полное официальное наимено­ вание подразделения и указываются дата, номер и наименование правового акта, на основании которого действует данное подразде­ ление): 2) основные задачи (формулируются цели, которых данному подраз­ делению необходимо достичь в своей работе);

3) функции (устанавливаются конкретные виды работ);

4) права и обязанности (указываются действия, которые обязано вы­ полнять подразделение для осуществления своих функций);

5) ответственность (устанавливается дисциплинарная, админист­ ративная и уголовная ответственность, которую может понести руко­ водитель подразделения);

6) взаимоотношения (указываются другие подразделения, с которы­ ми данное тесно сотрудничает;

дается краткое описание такого сотруд­ ничества). Положение о подразделении подписывает руководитель структур­ ного подразделения (руководитель коллегиального или совещательно­ го органа), утверждает руководитель организации.

Положение о подразделении ОАО «РосЭнерго» Положение о службе охраны труда Москва 06 12. УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор Подпись К.М.Филимонов 06.12. 1. Общие положения 1 1. Служба охраны труда является самостоятельным структурным под­ разделением предприятия, создается и ликвидируется приказом генераль­ ного директора ОАО «РосЭнерго». 1.2. Служба охраны труда подчиняется непосредственно генеральному директору или по его поручению первому заместителю генерального дирек­ тора Машкову А. М. 1.3. Службу охраны труда возглавляет начальник, назначаемый на долж­ ность приказом генерального директора. 1.4. Работники службы назначаются на должности и освобождаются от них приказом генерального директора по представлению начальника служ­ бы охраны 1.5. В своей деятельности служба руководствуется:

- законами и иными нормативными правовыми актами об охране труда Российской Федерации и соответствующего субъекта Российской Федерации;

- коллективным договором;

- соглашением по охране труда;

-уставом предприятия;

- настоящим положением. 2. Структура 2.1. Структура и численность службы охраны труда определяются руково­ дителем предприятия с учетом общей численности работников предприятия, характера условий труда, степени опасности производства и других факто­ ров, а также с учетом рекомендаций государственных органов управления. 2.2. Положения о подразделениях службы (бюро, секторах, группах и пр.) утверждаются начальником службы охраны труда, а распределение обязан­ ностей между работниками подразделения осуществляется должностными инструкциями, утверждаемыми заместителем начальника службы охраны. 3. Задачи 3.1 Организация работы по обеспечению выполнения работниками пред­ приятия требований охраны труда. 3 2. Контроль за соблюдением работниками законов и иных нормативных правовых актов об охране труда, коллективного договора, соглашения по ох­ ране труда, других локальных нормативных правовых актов предприятия. 3.3. Организация профилактической работы по предупреждению произ­ водственного травматизма, профессиональных заболеваний и заболеваний, обусловленных производственными факторами, а также работы по улучше­ нию условий труда.

Глава /. Организационные документы 3.4. Информирование и консультирование работников предприятия, в том числе руководства, по вопросам охраны труда. 3.5. Изучение и распространение передового опыта по охране труда, пропаганда вопросов охраны труда. 4. Функции 4.1. Учет и анализ состояния и причин производственного травматизма, профессиональных заболеваний и заболеваний, обусловленных производ­ ственными факторами. 4.2. Оказание помощи подразделениям предприятия в организации и проведении измерений параметров опасных и вредных производственных факторов, в оценке травмобезопасности оборудования, приспособлений. 4 3. Организация, методическое руководство аттестацией рабочих мест по условиям труда, сертификацией работ по охране труда и контроль за их проведением. 4.4. Проведение совместно с представителями соответствующих под­ разделений и с участием уполномоченных (доверенных) лиц по охране тру­ да профессиональных союзов или иных уполномоченных работниками пред­ ставительных органов проверок, обследований технического состояния зда­ ний, сооружений, оборудования, машин и механизмов, приспособлений, средств коллективной и индивидуальной защиты работников, состояния санитарно-технических устройств, работы вентиляционных систем на соот­ ветствие требованиям охраны труда. 4.5. Участие в работе комиссий по приемке в эксплуатацию законченных строительством или реконструированных объектов производственного назна­ чения, а также в работе комиссий по приемке из ремонта установок, агрегатов, станков и другого оборудования в части соблюдения требований охраны труда 4.6. Согласование разрабатываемой на предприятии проектной, конст­ рукторской, технологической и другой документации в части требований ох­ раны труда. 4.7. Разработка совместно с другими подразделениями планов, программ по улучшению условий и охраны труда, предупреждению производственно­ го травматизма, профессиональных заболеваний, заболеваний, обусловлен­ ных производственными факторами;

оказание организационно-методичес­ кой помощи по выполнению запланированных мероприятий. 4.8. Участие в составлении разделов коллективного договора, касающих­ ся условий и охраны труда, соглашения по охране труда предприятия. 4.9. Составление (при участии руководителей подразделений) перечней профессий и видов работ, на которые должны быть разработаны инструкции по охране труда. 4.10. Оказание помощи руководителям подразделений в составлении спис­ ков профессий и должностей, в соответствии с которыми работники должны про­ ходить обязательные предварительные и периодические медицинские осмот­ ры, а также списков профессий и должностей, в соответствии с которыми на ос­ новании действующего законодательства работникам предоставляется компен­ сация за тяжелую работу и работу с вредными или опасными условиями труда. 4.11. Организация расследования несчастных случаев на производстве в соответствии с Положением о расследовании и учете несчастных случаев на Положение о подразделении производстве;

участие в работе комиссии по расследованию несчастного слу­ чая, оформление и хранение документов, касающихся требований охраны тру­ да (актов по форме Н-1 и других документов по расследованию несчастных слу­ чаев на производстве, протоколов измерений параметров опасных и вредных производственных факторов, оценки оборудования по фактору травмобезопасности, материалов аттестации рабочих мест по условиям труда, сертификации работ по охране труда и др.). в соответствии с установленными сроками. 4.12. Участие в подготовке документов для назначения выплат по страхо­ ванию в связи с несчастными случаями на производстве или профессиональ­ ными заболеваниями. 4.13. Составление отчетности по охране и условиям труда по формам, установленным Госкомстатом России. 4.14. Разработка программ обучения по охране труда работников пред­ приятия, в том числе его руководства;

проведение вводного инструктажа по охране труда со всеми лицами, поступающими на работу (в том числе вре­ менно), командированными, а также учащимися и студентами, прибывшими на производственное обучение или на практику. 4.15. Организация своевременного обучения по охране труда работни­ ков предприятия, в том числе его руководства, и участие в работе комиссий по проверке знаний требований охраны труда. 4.16. Оказание методической помощи руководителям подразделений при разработке и пересмотре инструкций по охране труда, стандартов предприятия Системы стандартов безопасности труда (ССБТ). 4.17. Обеспечение подразделений локальными нормативными правовы­ ми актами предприятия (правилами, нормами, инструкциями по охране тру­ да), наглядными пособиями и учебными материалами по охране труда. 4.18. Организация совещаний по охране труда. 4.19. Организация и руководство работой кабинета по охране труда, подго­ товка информационных стендов, уголков по охране труда в подразделениях. 4.20. Ведение пропаганды по вопросам охраны труда с использованием для этих целей внутреннего радиовещания, телевидения, видео- и кинофиль­ мов, малотиражной печати, стенных газет, витрин и т д. 4.21 Доведение до сведения работников действующих законов и иных нормативных правовых актов об охране труда Российской Федерации и со­ ответствующего субъекта Российской Федерации, коллективного договора, соглашения по охране труда предприятия. 4 22. Рассмотрение писем, заявлений, жалоб работников, касающихся вопросов условий и охраны труда, подготовка предложений руководителю предприятия (руководителям подразделений) по устранению выявленных не­ достатков. 4.23. Осуществление контроля за:

- соблюдением работниками требований законов и иных норматив­ ных правовых актов об охране труда Российской Федерации и соответст­ вующего субъекта Российской Федерации, коллективного договора, согла­ шения по охране труда, других локальных нормативных правовых актов предприятия;

- обеспечением и правильным применением средств индивидуальной и коллективной защиты;

Глава I. Организационные документы - соблюдением Положения о расследовании и учете несчастных случаев на производстве;

- выполнением мероприятий, предусмотренных программами, планами по улучшению условий и охраны труда, разделом коллективного договора, касающимся вопросов охраны труда, соглашением по охране труда, а также за принятием мер по устранению причин, вызвавших несчастный случай на производстве, выполнением предписаний органов государственного надзора и контроля за соблюдением требований охраны труда, других мероприятий по созданию безопасных условий труда;

- наличием в подразделениях инструкций по охране труда для работни­ ков согласно перечню профессий и видов работ, на которые должны быть разработаны инструкции по охране труда, своевременным их пересмотром;

- проведением аттестации рабочих мест по условиям труда и подготов­ кой к сертификации работ по охране труда, - своевременным проведением соответствующими службами необходи­ мых испытаний и технических освидетельствований оборудования, машин и механизмов, - эффективностью работы аспирационных и вентиляционных систем, - состоянием предохранительных приспособлений и защитных устройств;

- своевременным проведением обучения по охране труда, проверки знаний требований охраны труда и всех видов инструктажа по охране труда, - организацией хранения, выдачи, стирки, химической чистки, сушки, обеспыливания, обезжиривания и ремонта специальной одежды, специаль­ ной обуви и других средств индивидуальной и коллективной защиты;

~ санитарно-гигиеническим состоянием производственных и вспомога­ тельных помещений;

- организацией рабочих мест в соответствии с требованиями охраны труда;

- правильным расходованием в подразделениях средств, выделенных на выполнение мероприятий по улучшению условий и охраны труда;

- своевременным и правильным предоставлением работникам ком­ пенсаций за тяжелую работу и работу с вредными или опасными условия­ ми труда, бесплатной выдачей лечебно-профилактического питания, моло­ ка и других равноценных пищевых продуктов;

- использованием труда женщин и лиц моложе 18 лет в соответствии с законодательством Российской Федерации. 4.24 Анализ и обобщение предложений по расходованию средств фонда охраны труда предприятия (при его наличии), разработка направ­ лений их наиболее эффективного использования, подготовка обоснова­ ний для выделения предприятию средств из территориального фонда охраны труда (при его наличии) на проведение мероприятий по улучше­ нию условий и охраны труда. 5. Права Служба охраны!руда имеет право: 5.1 В любое время суток беспрепятственно посещать и осматривать производственные, служебные и бытовые помещения предприятия, зна­ комиться в пределах своей компетенции с документами по вопросам ох­ раны труда. Положение о подразделении 5.2. Предъявлять руководителям подразделений, другим должностным лицам предприятия обязательные для исполнения предписания об устране­ нии выявленных при проверках нарушений требований охраны труда и конт­ ролировать их выполнение. 5.3. Требовать от руководителей подразделений отстранения от работы лиц, не имеющих допуска к выполнению данного вида работ, не прошедших в установленном порядке предварительных и периодических медицинских осмотров, инструктажа по охране труда, не использующих в своей работе предоставленных средств индивидуальной защиты, а также нарушающих тре­ бования законодательства об охране труда. 5 4. Направлять генеральному директору предложения о привлечении в соответствии с законодательством к ответственности должностных лиц, на­ рушающих требования охраны труда. 5.5. Запрашивать и получать от руководителей подразделений необхо­ димые сведения, информацию, документы по вопросам охраны труда, тре­ бовать письменные объяснения от лиц, допустивших нарушения законода­ тельства об охране труда. 5.6. Привлекать по согласованию с генеральным директором и руково­ дителями подразделений соответствующих специалистов предприятия'к проверкам состояния условий и охраны труда. 5 7. Представлять генеральному директору предложения о поощре­ нии отдельных работников за активную работу по улучшению условий и охраны труда. 5 8. Представительствовать по поручению генерального директора в го­ сударственных и общественных организациях при обсуждении вопросов ох­ раны труда. 6. Взаимоотношения (служебные связи) 6.1. Служба охраны труда осуществляет свою деятельность во взаимо­ действии с другими подразделениями предприятия, комитетом (комисси­ ей) по охране труда, уполномоченными (доверенными) лицами по охране труда профессиональных союзов или иных уполномоченных работниками представительных органов, службой охраны труда вышестоящего юридичес­ кого лица (при его наличии), а также с федеральными органами исполни­ тельной власти и органом исполнительной власти соответствующего субъекта Российской Федерации в области охраны труда, органами государственно­ го надзора и контроля за соблюдением требований охраны труда и органа­ ми общественного контроля. 6.2. Служба охраны взаимодействует со всеми техническими и произ­ водственными подразделениями по вопросам: получения:

- информации о соблюдении законодательства об охране труда, - заявок на заключения по техническим проектам, технологии обслужи­ вания и ремонта оборудования на предмет выполнения правил техники безопасности;

- технической и производственной документации для экспертизы на предмет учета в ней норм и правил охраны труда и техники безопасности;

- сведений о производственном травматизме;

Глава I. Организационные документы представления:

- информации о нормативах и стандартах законодательства об охране труда;

- заключений по техническим проектам на предмет соблюдения норм техники безопасности;

- методической информации по обеспечению техники безопасности, охране труда и промышленной санитарии.

7. Ответственность 7.1. Ответственность за надлежащее и своевременное выполнение службой функций, предусмотренных настоящим Положением, несет началь­ ник службы охраны труда. 7.2. На начальника службы охраны труда возлагается персональная ответственность за:

- организацию деятельности службы по выполнению задач и функций, возложенных на службу;

- организацию в службе оперативной и качественной подготовки и ис­ полнения документов, ведение делопроизводства в соответствии с действу­ ющими правилами и инструкциями;

- соблюдение работниками службы трудовой и производственной дис­ циплины;

- обеспечение сохранности имущества, закрепленного за службой, и со­ блюдение правил пожарной безопасности;

- подбор, расстановку и деятельность работников службы;

- соответствие законодательству визируемых им проектов приказов, инструкций, положений, постановлений и других документов. 7.3. Ответственность работников службы устанавливается должностными инструкциями. Руководитель службы охраны труда 06.12.2004 СОГЛАСОВАНО Должность лица, с которым согласовывается положение Подпись И. О. Фамилия Подпись А. В. Петров 06.12. Начальник юридического отдела Подпись И. О. Фамилия 06.12. Должностная инструкция 3. Должностная инструкция Должностная инструкция — правовой акт, который регламентирует пра­ ва и обязанности работника, его организационно-правовое положение, обеспечивает условия лля его эффективной работы и определяет меру его возможной ответственности. Наличие должностных инструкций дает воз­ можность равномерно распределить обязанности между сотрудниками, ввести более глубокую специализацию и персональную ответственность. Должностные инструкции составляют на основе квалификацион­ ных характеристик, содержащихся в Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержден­ ном постановлением Минтруда России от 21 августа 1998 г. № 37. Кроме того, при составлении инструкций по должностям государственных слу­ жащих необходимо руководствоваться Рекомендациями по разработке должностных инструкций (должностных обязанностей) по должностям государственных служащих федеральных органов исполнительной влас­ ти (письмо Минтруда России от 13 марта 1996 г.). Должностная инструкция оформляется на общем бланке предприя­ тия (учреждения, организации) и содержит следующие реквизиты: на­ именование предприятия (учреждения, организации), гриф утвержде­ ния, название вида документа, заголовок к тексту, текст, место состав­ ления, подпись, визы. Инструкцию подписывает руководитель струк­ турного подразделения, утверждает руководитель предприятия или его заместитель, курирующий соответствующее подразделение. На основании должностной инструкции составляют трудовой дого­ вор с работником. Должностная инструкция должна содержать следующие основные разделы: У Общие положения:. • порядок назначения работника на должность и освобождения от нее;

• наименование должности с обозначением структурного подраз­ деления;

• должностное лицо, которому непосредственно подчиняется работник;

• область деятельности работника;

• квалификационные требования (уровень образования, стаж работы);

• перечень нормативных документов, которыми должен руководст­ воваться работник;

• требования в области специальных знаний, навыков. 2 Должностные обязанности (устанавливается конкретное содер­ жание деятельности работника): • участок работы;

• виды работ;

• обязанности по соблюдению сроков выполнения конкретных действий.

Глава I. Организационные документы 3. Права (устанавливаются полномочия работника, обеспечивающие реализацию его обязанностей): • право принимать решения, давать указания по конкретным во­ просам;

• право принимать участие в совещаниях, на которых рассматрива­ ются вопросы, относящиеся к деятельности работника;

• право обращаться с предложениями к вышестоящему руководи­ телю и т. д. 4. Ответственность (указывается, за что конкретно несет ответст­ венность данный работник). 5. Взаимоотношения. Указывается: • от кого, в какие сроки и какую информацию может получить ра­ ботник;

• с кем согласовывать проекты подготавливаемых документов;

• с кем осуществлять совместную подготовку документа. После утверждения на подлиннике должностной инструкции работник проставляет ознакомительную визу: «С инструкцией ознакомлен» (дата, подпись). Инструкция составляется в 3 экземплярах: первый хранится в кадровой службе, второй - у руководителя подразделения, третий у работника. Должностные инструкции хранятся постоянно по месту разработки, в других организациях - 3 года.

Акционерное общество «Лотос» ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ 26.11.2004 Москва начальника отдела профессионального развития персонала 1. Общие положения 1 1 Начальник отдела профессионального развития персонала Акционер­ ного общества «Лотос» (далее - Общество) подчиняется непосредственно заместителю Генерального директора по персоналу. 1.2. Начальник отдела назначается и освобождается от занимаемой должности Генеральным директором Общества по представлению замес­ тителя Генерального директора по персоналу. 2. Должностные обязанности 2.1. Обеспечивает подбор, расстановку, организует и координирует ра­ боту сотрудников отдела в соответствии с должностными инструкциями. 2.2. Участвует в разработке стратегии развития персонала Общества в соответствии с Программой развития персонала, составляемой ежегодно на основе заявок руководителей структурных подразделений Общества. 2.3. Планирует бюджет отдела и осуществляет контроль за его исполнением 14 №53 УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор Подпись 26.11.2004 А. П. Мирошников Должностная инструкция 2.4. Контролирует исполнение локальных нормативных актов Обще­ ства, касающихся работы отдела. 2.5. Организует работу с персоналом в соответствии с общими целями развития Общества и конкретными направлениями кадровой политики для достижения эффективного использования и профессионального совершен­ ствования работников. 2.6. Определяет потребность в персонале, изучает рынок труда с целью по­ иска возможных источников обеспечения производств необходимыми кадрами. 2.7. Осуществляет подбор руководителей, специалистов и служащих, про­ водит собеседование, анкетирование, тестирование кандидатов на трудо­ устройство. 2.8. Организует и проводит мероприятия, способствующие профессио­ нальному развитию персонала Общества с использованием передовых ме­ тодов, включающих профессиональную адаптацию вновь принятых работ­ ников, внутрифирменное обучение, повышение квалификации персонала, стажировки, научно-информационное обеспечение работников, аттеста­ цию и ротацию кадров, профориентационную работу в регионе. 2.9. Осуществляет контроль за систематичностью и качеством прово­ димых занятий, соблюдением сроков обучения, выполнением учебных планов и программ, правильностью ведения документации в установлен­ ной стандартами системы качества форме 2.10 Обобщает и анализирует результаты профессиональной подго­ товки персонала Общества. 2 11. Заключает договоры с образовательными учреждениями по про­ фессиональной подготовке персонала, контролирует затраты на обучение в рамках утвержденной Программы развития персонала. 2.12. Консультирует сотрудников Общества по вопросам профессио­ нальной подготовки. 2.13. Взаимодействует с профильными учебными заведениями по во­ просам создания кадрового резерва, осуществляет контроль за прохожде­ нием производственной и преддипломной практики студентов высших и уча­ щихся средних профессиональных учебных заведений, образовательных учреждений начального профессионального образования. 2.14. Составляет отчет по вопросам профессиональной подготовки кадров. 2.15. Осуществляет организационно-методическое руководство, занима­ ется вопросами оснащения и развития материальной базы отдела. 2.16. Сотрудничает со средствами массовой информации, консалтинго­ выми, рекрутинговыми и другими внешними организациями и учреждения­ ми по вопросам, относящимся к компетенции отдела. 2.17. Соблюдает требования инструктивных документов Общества к ра­ боте на персональных компьютерах. 2.18 Занимается самообразованием согласно личному плану. 3. Должен знать 3.1. Действующее законодательство, локальные нормативные акты Общества касательно профиля деятельности отдела. 3.2. Организационную структуру Общества, его профиль, специализацию и перспективы развития. 3.3 Основы научной организации труда Глава /. Организационные документы 3 4. Основы педагогики, социальной психологии 3.5. Персональный компьютер, оргтехнику в рамках должностных обязан­ ностей, иметь навыки работы на них. 4. Права 4.1. Информировать непосредственного руководителя о выявленных в процессе исполнения своих должностных обязанностях недостатках и вно­ сить предложения по их устранению. 4.2 Совершенствовать работу, связанную с предусмотренными данной должностной инструкцией обязанностями 4.3. Подписывать и визировать документы в пределах своей компе­ тенции. ^ 4.4. Обращаться к вышестоящему руководителю с целью оказания со­ действия в исполнении своих должностных обязанностей и реализации прав.

5. Ответственность Начальник отдела профессионального развития персонала несет ответ­ ственность:

- за качество и своевременное исполнение возложенных на него насто­ ящей должностной инструкцией обязанностей;

- за соблюдение требований действующего законодательства, локаль­ ных нормативных актов, исполнение организационно-распорядительных документов (приказов, распоряжений), касающихся работы отдела, - за выполнение требований инструкт ивных документов Общества к ра­ боте на персональных компьютерах. 6. Квалификационные требования 6.1. На должность начальника отдела профессионального развития персо­ нала назначаются лица с высшим образованием (желательно по специаль­ ности: социолог, психолог) и опытом управленческой работы не менее 3 лет 7. Взаимоотношения Начальник отдела профессионального развития персонала осуществля­ ет взаимоотношения:

- с главным бухгалтером - по вопросам затрат на обучение персонала;

- с руководителями структурных подразделений организации - по во­ просам стратегии развития персонала Общества;

- с руководством отдела кадров - по вопросам кадровой политики Общества. - с руководителями образовательных учреждений - по вопросам обучения персонала и создания кадрового резерва. Зам. Генерального директора по персоналу СОГЛАСОВАНО Начальник юридического отдела С инструкцией ознакомлен Начальник отдела профессионального развития персонала 26.11.2004 16 Подпись А. А. Непалов Подпись Подпись Е. И. Головин И. И. Иванов Приказ Diaea II. РАСПОРадИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ 1. Приказ Приказ - правовой акт, издаваемый единолично руководителем учреждения, организации, предприятия в целях разрешения производ­ ственных задач. Приказы издаются: • по основной деятельности (организация работы предприятия, финансирование, планирование, снабжение и др.);

• по личному составу (увольнение, перевод работников и др.)*. Приказы разрабатываются по поручению руководителя учреждения, организации, предприятия руководителями структурных подразделений. Приказ оформляется на специальном бланке и содержит следую­ щие реквизиты: — Государственный герб Российской Федерации, или герб субъекта Российской Федерации, или герб муниципального образования (в зави­ симости от характера приказа и только для организаций, которым в со­ ответствии с действующим законодательством предоставлено право на изображение герба);

— эмблему (товарный знак или знак обслуживания);

— наименование организации;

— название вида документа (приказ);

— дату и номер документа;

— место издания;

— заголовок к тексту;

— текст;

— подпись;

— визы. Подготовка приказа включает в себя следующие стадии: • изучение существа вопроса и сбор необходимых сведений;

• подготовку проекта приказа;

• согласование проекта;

• подписание руководителем. Заголовок является обязательным реквизитом приказа. Он должен быть сформулирован четко, кратко, выражать основное содержание документа и отвечать на вопрос «О чем?», например:

О проведении аттестации персонала организации Об увеличении уставного капитала общества Текст приказа состоит, как правило, из двух частей: — констатирующей, в которой дается обоснование распорядительных действий. В качестве обоснования может выступать как необходимость реализации намеченных целей и решения задач, поставленных перед * Приказам поличному составу посвящен разд. 7 гл. IV.

Глава //. Распорядительные документы предприятием, так и какой-либо нормативный правовой акт— внутрен­ ний или изданный вышестоящим органом (например, решение совета директоров, нормативный документ государственных или муниципаль­ ных органов). Если предписываемые действия не нуждаются в поясне­ нии, констатирующую часть можно не приводить;

— распорядительной, в которой содержатся поручения. Каждое по­ ручение выделяется в самостоятельный пункт, включающий следую­ щее: наименование должности, фамилию, инициалы исполнителя (или исполнителей);

содержание поручения;

срок выполнения поручения. Эта часть начинается словом «ПРИКАЗЫВАЮ», которое печатается прописными буквами, без разрядки, с абзаца. Работник службы делопроизводства должен организовать ознаком­ ление сотрудников предприятия с содержанием приказов, как издава­ емых на предприятии, так и тех, которые прямо или косвенно касают­ ся его деятельности. Как правило, один экземпляр вывешивается на стенде объявлений, а на другом экземпляре работники, ответственные за его исполнение, должны поставить свои подписи.

ОАО «Зенит» ПРИКАЗ 13 12.2004 Москва О создании комитета (комиссии) по охране труда В соответствии со ст. 13 Федерального закона от 17.07.1999 № 181 -ФЗ «Об основах охраны труда в Российской Федерации» ПРИКАЗЫВАЮ: Образовать комиссию по охране труда и соблюдению правил техники безопасности в составе: 1. Представитель администрации: заместитель Генерального директора Гордеев Иван Павлович. 2. Представители структурных подразделений: начальник маркетингового отдела Ефремов Олег Михайлович;

ведущий специалист производственного отдела Николаева Ирина Ана­ тольевна. Генеральный директор Визы Подпись исполнителя 13.12 2004 18 Подпись Д. А. Чернышев № Приказ Если приказ вводит в действие какие-либо документы, то они оформ­ ляются в виде пронумерованного приложения к нему, а в соответствую­ щем пункте распорядительной части делается отметка «прилагается». На последнем листе каждого приложения ставит визу готовивший его руко­ водитель подразделения или вышестоящий руководитель. Приложение должно иметь соответствующее название («Список...», «Перечень,..», «План...», «График...» и т. п.). В его правом верхнем углу печатается слово «Приложение», номер (в том случае, если приложений несколько), а также номер и дата приказа, к которому оно относится, например:

Приложение 2 к приказу Генерального директора от 15.12.2004 № ООО «Ростелеком» ПРИКАЗ 26.11.2004 Москва О представительских расходах ООО «Ростелеком» на 2005 г. В целях рационального использования средств на представительские расходы ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Назначить ответственным за расходование средств на представитель­ ские расходы и правильное и своевременное оформление связанных с ни­ ми первичных документов начальника отдела снабжения Мастерову Аниту Николаевну. 2. Представлять отчет и исполнительную смету (образец бланка сметы прилагается) по приему каждой делегации в течение трех рабочих дней после окончания приема. 3. Установить на 2005 г. следующие нормы расходования средств на от­ дельные виды представительских расходов: на одного человека в день: • затраты, связанные с проведением официального приема (завтрака, обеда или другого аналогичного мероприятия) представителей (участни­ ков) - 100у. е.;

• транспортное обеспечение участников официального приема или дру­ гого аналогичного мероприятия - до 5 у. е.;

• посещение культурно-зрелищных мероприятий, включая вручение сувениров (памятных подарков) с российской символикой - д о 15 у. е.;

19 № Глава II. Распорядительные документы • буфетное обслуживание во время переговоров и мероприятий куль­ турной программы - д о 5у. е.;

• оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате организации:

- для руководителя делегации - до 10 у. е.;

- членов делегации, из расчета 1 переводчик на 5 чел. - до 8 у. е. 4. Пересчет условных единиц в нормы, выраженные в российской валю­ те, производить на момент утверждения исполнительной сметы по расходо­ ванию средств на прием конкретной делегации по курсу Банка России, ус­ тановленного для валюты США. Генеральный директор Подпись А. А. Никитин Приложение к приказу Генерального директора 0 0 0 «Ростелеком» от 26.11.2004 №167 Образец ИСПОЛНИТЕЛЬНАЯ СМЕТА использования средств на представительские расходы Состав делегации: Откуда прибыла делегация: Цель визита:

Расходы Продол­ житель­ ность приема (дни) Коли­ чество членов делега­ ции на оплату услуг переводчика для руково­ дителя делега­ ции для членов делега­ ции на офици­ альный прием на транс­ портное обеспече­ ние на посе­ щение культурнозрелищных меропри­ ятий на буфет­ ное обслу­ жива­ ние Ответственный за прием делегации (подпись;

) Дата 20 (расшифровка подписи) Приказ Если приложением к приказу является утверждаемый документ (по­ ложение, инструкция), то в соответствующем пункте распорядительной части должно быть указание на это. В правом верхнем углу приложения размещается гриф утверждения документа, содержащий слово «Утвержден(а)», номер и дату приказа.

ООО «Ростелеком» ПРИКАЗ 26.11.2004 Москва Об утверждении Инструкции по использованию средств на представительские расходы В целях рационального использования средств на представительские расходы ПРИКАЗЫВАЮ: Утвердить Инструкцию по использованию средств на представитель­ ские расходы (Инструкция прилагается). Генеральный директор Подпись А. А. Никитин № УТВЕРЖДЕНА приказом Генерального директора ООО «Ростелеком» от 26.11.2004 №168 ИНСТРУКЦИЯ по использованию средств на представительские расходы* Если регламентированные приказом действия носят регулярный или нормативный характер и их выполнение предписывается на весь период действия данного приказа, то срок исполнения обычно не ука­ зывают и количество исполнителей по каждому пункту (подпункту) не ограничивают. Приказ вступает в силу с момента подписания, если в тексте не ука­ зана конкретная дата.

* Инструкция не приводится. Глава //. Распорядительные документы Сроки хранения приказов по основной деятельности: — по работе предприятия в \XCROU - ОТ К) лет до ликвидации пред­ приятия (в случае, если предприятие является источником комплекто­ вания госархива, — постоянно);

— по административно-хозяйственным вопросам — 5 лет. 2. Распоряжение Распоряжение — правовой акт, издаваемый руководителем предпри­ ятия, учреждения, организации для разрешения оперативных вопросов. Распоряжения составляются преимущественно по вопросам инфор­ мационно-методического характера, по вопросам исполнения приказов, различных инструкций и др. Они могут быть изданы заместителями ру­ ководителя организации в пределах их- компетенции, руководителями самостоятельных структурных подразделений, а также главными спе­ циалистами организации, что закрепляется в учредительных докумен­ тах предприятия, организации. Распоряжение оформляется на специальном бланке и содержит следующие реквизиты: — Государственный герб Российской Федерации, или герб субъекта Российской Федерации, или герб муниципального образования (в за­ висимости от характера распоряжения и только для организаций, ко­ торым в соответствии с действующим законодательством предоставле­ но право на изображение герба);

— эмблему (товарный знак или знак обслуживания);

— наименование организации;

— название вида документа;

— дату и номер документа;

— место издания;

— заголовок к тексту;

— текст;

— подпись;

— визы. Текст распоряжения, как и текст приказа, состоит из констатиру­ ющей и распорядительной частей. Распорядительную часть отделяют от констатирующей словом «ПРЕДЛАГАЮ» или «ОБЯЗЫВАЮ», кото­ рую так же, как в приказах, печатают прописными буквами и выносят на отдельную строку. Допустимо начинать распорядительную часть без использования вводного слова, т. е. располагать ее непосредственно за констатирующей частью после двоеточия.

Распоряжение Последний пункт распоряжения является, как правило, контрольным: в нем указывается должностное лицо или структурное подразделение, осуществляющее контроль за исполнением данного распоряжения. Распоряжение подписывает руководитель или по его поручению заместитель руководителя предприятия. Распоряжения должны иметь порядковые номера в пределах ка­ лендарного года. Сроки хранения распоряжений:

- по деятельности предприятия в целом - от 10 лет до ликвидации предприятия (в случае, если предприятие является источником комплек­ тования госархива, — постоянно);

— по административно-хозяйственным вопросам - 5 лет.

ОАО «Зенит» РАСПОРЯЖЕНИЕ 23.11. Москва О совершенствовании работы отдела делопроизводства № В связи необходимостью совершенствования работы отдела делопроиз­ водства ОБЯЗЫВАЮ. 1. Начальника отдела делопроизводства А. И. Калинину не позднее 30.11.2004 подготовить проект Инструкции по работе с документами в ОАО «Зенит». 2. Контроль за исполнением данного распоряжения возложить на зам. Генерального директора О. И.Лукьянова. Генеральный директор Визы Подпись исполнителя 23.11.2004 Подпись Д. А. Чернышев Глава II. Распорядительные документы Наименование организации РАСПОРЯЖЕНИЕ 00.00.2004 Москва О проведении инвентаризации Для проведения инвентаризации в (наименование предприятия) у материально ответственного(ных) лица(лиц) (Ф.И.О.] назначается инвентаризационная комиссия в составе: 1. Председателя: (должность, Ф. И. О,;

2. Членов комиссии: № (должность, Ф. И. О.) Инвентаризации подлежат (указать, какие ценности, расчеты подлежат инвентаризации) К инвентаризации приступить внезапно (дата, часы начала) и окончить ее Причина инвентаризации (указывается: контрольная, смена материально ответственных лиц, переоценка и т п.) Указанную инвентаризацию провести в полном соответствии с действу­ ющей инструкцией о порядке проведения инвентаризации ценностей. Ин­ вентаризационные материалы сдать в бухгалтерию до. (дата) Генеральный директор Генеральный бухгалтер Подпись Подпись И.О. Фамилия И. О. Фамилия Распоряжение Государственный таможенный комитет Российской Ф е д е р а ц и и (наименование таможенного органа) РАСПОРЯЖЕНИЕ 00.00.2004 О передаче дела для ведения производства Настоящим ОБЯЗЫВАЮ: (должность, таможенный орган, специальное звание, фамилия и инициалы должностного лица, принимающего дело к производству) принять к с в о е м у п р о и з в о д с т в у материалы д е л а о НТП № в отношении (сведения о лице, привлекаемом к ответственности. если оно установлено) № (должность, таможенный орган и специальное звание должностного лица, Подпись составившего распоряжение) Ознакомлен (должность, таможенный орган и специальное звание должностного лица. которому адресовано Подпись распоряжение) И. О. Ф а м и л и я И. О. Ф а м и л и я Глава II. Распорядительные документы 3. Решение Решение - документ коллегиального органа (совета, собрания и т. п.), составляемый по организационным и производственным вопросам. Решение имеет такую же структуру, как приказ и распоряжение, т. е. делится на констатирующую и распорядительную части. В констатирую­ щей части излагается состояние вопроса и формулируется конкретная задача. В распорядительной части предлагается определенный перечень действий по решению данной задачи, а также назначаются исполнители и определяются сроки исполнения. Исполнителями могут быть как струк­ турные подразделения, так и конкретные должностные лица. Распоряди­ тельная часть решения начинается словом «РЕШИЛ» («РЕШИЛА», «РЕШИЛИ»). Текст решения может быть разделен на пункты. Если решение вводит в действие какие-либо документы, то их следует офор­ мить в качестве приложений. Решения совета директоров, дирекции предприятия, собраний тру­ дового коллектива, собраний акционеров, пайщиков имеют постоян­ ный срок хранения.

ЗАО «Любимов, Пирогов и компания» РЕШЕНИЕ Совета учредителей 25.11.2004 Москва О ликвидации ЗАО «Любимов, Пирогов и компания» Совет учредителей ЗАО в связи с невозможностью далее осуществ­ лять хозяйственную деятельность ЗАО без риска стать несостоятельным (банкротом) в силу ставших стабильными неплатежей контрагентов РЕШИЛ: 1. Признать нецелесообразность дальнейшей финансово-хозяйственной деятельности ЗАО 2. Ликвидировать ЗАО с 01.12.2004. 3. Экземпляр настоящего решения совета учредителей с их подписями и печатью ЗАО направить в территориальный налоговый орган для внесе­ ния в Единый государственный реестр юридических лиц сведений о том, что ЗАО находится в процессе ликвидации. 4. Назначить ликвидационную комиссию ЗАО в составе: Мишина А. Н., Любимов В. И., Пирогов А. В.. Фролов И. Г., Кудрин Д. М., Иванов П. П. 26 № Решение Указанный персональный состав ликвидационной комиссии ЗАО пред­ варительно согласован с органом, осуществляющим государственную реги­ страцию юридических лиц. 5 Председателем ликвидационной комиссии ЗАО назначить Мишину А. Н. 6. Поручить ликвидационной комиссии осуществить полный комплекс мероприятий по ликвидации ЗАО, предусмотренный действующим зако­ нодательством и иными обязательными для исполнения актами, а также Уч­ редительным договором ЗАО, в том числе:

- публикацию в органах печати о ликвидации ЗАО и о порядке и сроках заявления требований его кредиторами (не менее 2 месяцев);

- выявление кредиторов и письменное уведомление их о ликвида­ ции ЗАО;

- получение дебиторской задолженности;

- составление в установленном порядке и в надлежащие сроки ликвида­ ционного промежуточного баланса;

- представление промежуточного ликвидационного баланса на утверж­ дение учредителям (участникам) ЗАО;

- завершение расчетов с кредиторами и дебиторами с последующим составлением ликвидационного баланса и представлением его на утвер­ ждение учредителям (участникам) ЗАО, - урегулирование вопросов с налоговыми органами, внебюджетными фондами, органом по регистрации юридических лиц и проведение АЛЫХ организационных мероприятий, связанных с ликвидацией ЗАО. 7 Установить, что в соответствии с п. 3 ст. 62 Гражданского кодекса РФ с момента принятия (подписания) настоящего решения о ликвидации ЗАО и назначения ликвидационной комиссии к ней переходят все полномочия по управлению делами ЗАО 8. Ликвидацию ЗАО полагать завершенной, а ЗАО - прекратившим свою деятельность с момента внесения записи об этом в государственный реестр регистрации юридических лиц. Настоящее решение принято единогласно. Учредители ЗАО Подпись Подпись Подпись Подпись В. И. Любимов А. В. Пирогов И. Г. Фролов Д М. Кудрин Глава II. Распорядительные документы 4. Указание Указание - распорядительный документ, составляемый в целях раз­ решения вопросов, связанных с исполнением приказов, поручений, ин­ струкций и т. п. Текст указания делится на две части — констатирующую и распоря­ дительную, последняя начинается со слова «ПРЕДЛАГАЮ», которое пе­ чатается без разрядки, прописными буквами, отдельной строкой от фаницы левого поля. Указание подписывает руководитель предприятия либо его замести­ тель в пределах компетенции. Указаниям присваивают порядковые номера в пределах календар­ ного года.

ОАО «Строймост» УКАЗАНИЕ 11.10.2004 О порядке направления на курсы повышения квалификации Для составления графика посещений курсов повышения квалификации в период с 1 ноября по 30 декабря 2004 г ПРЕДЛАГАЮ1. Руководителям отделов представить секретарю список сотрудников, желающих пройти курсы повышения квалификации. Срок представления списков - до 25 октября 2004 г. 2. Секретарю составить единый сводный список сотрудников, желающих пройти курсы повышения квалификации, и представить для утверждения начальнику отдела кадров. Срок представления списка - 27 октября 2004 г Директор Визы Подпись исполнителя 11.10.2004 Подпись Н. В. Петров № Протокол Diaea III. ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ 1. Протокол Протокол — документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, конференциях, различ­ ных деловых встречах и т. д. Протокол оформляется на общем бланке организации или на чис­ том листе бумаги и содержит следующие реквизиты:

- наименование вида документа;

- наименование организации;

- место «здания;

- дату и регистрационный номер протокола;

- заголовок к тексту;

- текст;

- подписи. Заголовок в протоколе представляет собой название коллегиально­ го органа, заседание которого состоялось. Заголовок формулируется в родительном падеже и печатается полностью строчными буквами. Текст протокола состоит из двух частей ~ вводной и основной. В вводной части указывают фамилии председателя и секретаря, фа­ милии участников заседания и приглашенных (в случае, если участни­ ков и приглашенных больше 15, указывают их общее количество, спи­ сок прилагают к протоколу и делают отметку «Список участников при­ лагается»). Фамилии присутствовавших должны быть записаны в про­ токол в алфавитном порядке, с указанием места работы и должности. В протоколах^аседаний совета директоров должны быть указаны фами­ лии всех присутствовавших, независимо от общего их количества. Ввод­ ная часть заканчивается повесткой дня, которая содержит выносимые на обсуждение вопросы, расположенные по степени сложности и важ­ ности. Вопросы формулируют в именительном падеже, указывают фа­ милию и должность основного докладчика по каждому из них. Основная часть содержит по каждому вопросу повестки дня разделы «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ» («РЕШИЛИ»). В пер­ вых двух разделах указывают соответственно фамилии докладчика и выступивших по каждому вопросу и приводят содержание основного доклада и выступлений по нему (в полной форме протокола). Решение по каждому вопросу повестки дня приводят полностью (его строят по образцу распорядительной части приказа). Составляют отчет о голосовании, где указывают количество голосов, поданных «за» и «против», число воздержавшихся, а также приводят список лиц, не уча­ ствовавших в голосовании. О наличии особого мнения делают запись в протоколе после записи решения. Глава III. Информационно-справочные документы Протокол заседания подписывают председатель и секретарь. Прото­ колы правления акционерного общества или совета директоров должны быть подписаны всеми присутствовавшими на собрании. В особо важ­ ных случаях выступавшие должны визировать протокол (визы простав­ ляются на левом поле документа). Протокол датируют тем числом, когда происходило описываемое событие. Если оно продолжалось с перерывами в течение нескольки)( дней, то через тире указывают даты его начала и окончания. До сотрудников предприятия принятые решения доносят в виде ко­ пии протокола либо в виде выписки, содержащей раздел «ПОСТАНО­ ВИЛИ» («РЕШИЛИ»). Существует два вида протоколов: — полные, в которых содержание доклада и выступлений, включая вопросы к докладчику, приводятся полностью (если доклад представлен в письменном виде, то текст доклада прилагается);

— краткие, в которых содержание доклада формулируется тезисно, а в разделе «ВЫСТУПИЛИ» указываются только фамилии выступив­ ших. Возможен также вариант краткой формы, включающий в себя только сведения о председателе и секретаре, количество участников, пе­ речень рассмотренных вопросов и формулировку принятых решени11. Протоколы имеют постоянный срок хранения.

Формы протоколов Наименование предприятия ПРОТОКОЛ 00.00.2004 собрания производственного отдела Председатель: (Ф.И.О.) Секретарь: (Ф. И.О.) Присутствовали: (должности, Ф. и. о.) Приглашенные: _ (должности, Ф. и. о.;

ПОВЕСТКА ДНЯ: 1. № 1. СЛУШАЛИ: (текст доклада прилагается) (Ф. и. О., должность) 30 (тема доклада) Протокол ВЫСТУПИЛИ: (Ф. И.О., должность) (Ф. И. О., должность) ПОСТАНОВИЛИ: 2. СЛУШАЛ И: (Ф. И. О., должность) ВЫСТУПИЛИ: (Ф. И. О., должность) (Ф. И.О., должность) ПОСТАНОВИЛИ: (содержание выступления) (содержание выступления) (содержание доклада) (содержание выступления) (содержание выступления) Председатель Секретарь Подпись Подпись И. О. Фамилия И. О. Фамилия Общество с ограниченной ответственностью (наименование общества) ПРОТОКОЛ 00.00.2004 № общего собрания учредителей Председатель: (Ф.И.О.) Секретарь:

(Ф. и.о.) Присутствовали учредители:, в лице Генерального директора (наименование) действующего на основании Устава,, в лице Генерального директора _ (наименование) действующего на основании Устава. и 000 ОО О (Ф. И. О.) (Ф. И. О.) Глава III. Информационно-справочные документы ПОВЕСТКАДНЯ" 1. О создании Общества с ограниченной ответственностью (наименование) 2. Об утверждении Устава и заключении Учредительного договора 000. (наименование) 3. Об избрании Генерального директора ООО. (наименование) 4. Об определении размера уставного капитала 0 0 0 (наименование) 5. О местонахождении 0 0 0 (наименование) 6. О проведении регистрации 0 0 0. (наименование) 7. Об утверждении эскиза печати ООО и назначении от (наименование) ветственного за оформление и подготовку документов на регистрацию эс киза печати ООО. (наименование) 1. ОЛУШ АЛ И: О создании Общества с ограниченной ответственностью (наименование) (Ф. И, О.) ПОСТАНОВИЛИ: Создать ООО. (наименование) Голосовали: за - единогласно. 2. СЛУШАЛИ: Об утверждении Устава и заключении Учредительного договора 000. (наименование) (Ф. И. О.) ПОСТАНОВИЛИ: Утвердить Устав и заключить Учредительный договор ООО (наименование) Голосовали: за - единогласно. 3. СЛУШАЛИ: Об избрании Генерального директора 000 (наименование) (Ф. И. О.) ПОСТАНОВИЛИ: Избрать Генеральным директором 000 (наименование) (Ф. И. О.) Голосовали: за - единогласно..

Протоко. 4. СЛУШАЛИ: Об определении размера уставного капитала 000 (наименование) (Ф. И. О.) ПОСТАНОВИЛИ: Уставный капитал составляет ( ) руб., (цифрами и прописью) который вносится денежными средствами и распределяется следующим образом:^ 1. - доля составляет % уставного капитала, на сумму 2. на сумму Всего ( ( ( ) руб. - доля составляет ) руб. ) руб. - 100 % уставного капитала. % уставного капитала, К моменту государственной регистрации Общества оплачено 50 % уставно­ го капитала. Остальные 50 % оплачиваются в течение года с момента госу­ дарственной регистрации Общества. Голосовали: за - единогласно. 5. СЛУШАЛИ: О месте нахождения 0 0 0 (наименование) (Ф. И. О.).

ПОСТАНОВИЛИ: Определить местом нахождения Общества следующий адрес: (соглашение о сотрудничестве от « Голосовали: за - единогласно. 6. СЛУШАЛИ: О проведении регистрации учредительных документов 000 (наименование) (Ф. И. О.). >> '_ г).

ПОСТАНОВИЛИ: Поручить провести регистрацию учредительных документов 000 (наименование) (паспорт: серия выдан Голосовали: за - единогласно. 33,№ (Ф. И. О.),, прописан ).

Глава III. Информационно-справочные документы 7. СЛУШАЛИ: Об утверждении эскиза печати 0 0 0 (наименование) ственного за оформление и подготовку документов на регистрацию эскиза печати 0 0 0 (наименование) ПОСТАНОВИЛИ: Утвердить эскиз печати 0 0 0 (Ф. И. О.). (наименование) Назначить ответственным за оформление и подготовку документов на ре­ гистрацию эскиза печати ООО (наименование) 000 (наименование) (паспорт: серия (Ф. И. О.),№, выдан )., Генерального директора. и назначении ответ зарегистрирован по адресу: Голосовали: за - единогласно. Председатель Секретарь Подпись Подпись И. О. Фамилия И. О. Фамилия Форма краткого протокола Наименование предприятия ПРОТОКОЛ 00.00.2004 собрания производственного отдела Председатель: (Ф.И.О.) Секретарь: (Ф.И.О.: Общее количество сотрудников: Присутствовали: (Ф. и. О., количество) Кворум соблюден. ПОВЕСТКА ДНЯ: № 1.

2. Протокол РЕШИЛИ: 1.

Председатель Секретарь Подпись Подпись И. О. Фамилия И. О. Фамилия ПРОТОКОЛ 00.00.2004 заседания аттестационной комиссии (наименование органа, при котором создана комиссия) Председатель (Ф. И.О.) Секретарь (Ф.И.О.) Присутствовали члены комиссии: (Ф.И.О.) СЛУШАЛИ: о присвоении (Ф.И.О.) квалификационной категории по специальности Вопросы к специалисту и оценки ответов: 1. № полный, неполный, неверный (подчеркнуть) полный, неполный, неверный (подчеркнуть) полный, неполный, неверный (подчеркнуть) полный, неполный, неверный (подчеркнуть) полный, неполный, неверный (подчеркнуть). полный, неполный, неверный (подчеркнуть) Глава III. Информационно-справочные документы РЕШЕНИЕ аттестационной комиссии: Присвоить квалификационную категорию по специальности (указать какой) Подтвердить квалификационную категорию по специальности (указать какой) Снять квалификационную категорию по специальности (указать какой) Отказать в присвоении (подтверждении) _ категории по специальности Специалисту (Ф.И.О.) квалификационной выдано удостоверение № квалификационной категории о присвоении (подтверждении) (указать какой) по специальности (указать какой) Замечания, предложения аттестационной комиссии_ Замечания, предложения аттестуемого специалиста.

Приказ от Председатель аттестационной комиссии Секретарь аттестационной комиссии № Подпись и. О. Фамилия Подпись И. О. Фамилия Акт 2. Акт Акт- документ, составленный несколькими лицами (не менее двух) для подтверждения установленных событий, фактов. Зачастую в соот­ ветствии со специальным распорядительным документом, подписан­ ным руководителем предприятия, для составления акта создают спе­ циальную комиссию. Важнейшей задачей при составлении акта является правильное от­ ражение фактического состояния дел. Основой акта могут служить чер­ новые записи, которые члены комиссии ведут во время работы, фик­ сируя количественные показатели и другие основные сведения. Акты весьма разнообразны по содержанию и назначению. Состав­ ление некоторых видов актов требует заполнения особых унифицирован­ ных форм, утвержденных Госкомстатом России*. В других случаях акт оформляется на обихем бланке организации и содержит следующие ос­ новные реквизиты: наименование предприятия (учреждения, организа­ ции), гриф утверждения, название документа;

дату и регистрационный номер документа;

место составления;

заголовок к тексту;

текст;

подписи. Текст акта состоит из двух частей — вводной и основной. Во вводной части акта указывают основания его составления (рас­ поряжение руководства, нормативный документ или какие-то факты, события и т. д.), а также состав комиссии (фамилии (в алфавитном по­ рядке) и инициалы). Основная часть содержит установленные факты и описание проделан­ ной работы, X е. ее сущность, задачи, методы, сроки, результаты и т. д. При необходимости выводы, заключения, предложения оформляют в отдельн>'ю - заключительную — часть. Основная часть может быть разделена на пункты или представлена в форме таблицы. После текста и отметки о наличии приложений указывают, если это необходимо, сведения о количестве (в зависимости от числа заинтере­ сованных лиц) и местонахождении копируемых экземпляров.

АКТ 00.00.2004 г Москва Об исполнении обязательств по договору Участник вновь образованного 0 0 0 (наименование) в лице Генерального директора (Ф. И.О.] № *Осо6еннести оформления таких актов рассмотрены в других главах настоя­ щего издания.

Глава III. Информационно-справочные документы именуемого в дальнейшем Заказчик, с одной стороны, и фирма в лице Генерального директора (наименование), действующая на основании (Ф. И.О.) свидетельства о государственной регистрации № серия (вариант: № юридических лиц) _ (дата выдачи) именуемая в дальнейшем Исполнитель, - с другой стороны, составили на­ стоящий Акт о нижеследующем: 1. В соответствии с заключенным договором фирма, (наименование) именуемая Исполнитель, оказала 0 0 0 _ (наименование) именуемому Заказчик, следующие услуги:

- разработка учредительных документов ООО ;

(наименование) - оказание услуг по государственной регистрации и постановке на нало­ говый и иные виды учета 0 0 0 ;

- представление интересов Заказчика в регистрирующем органе, нало­ говых и иных органах по вопросам, связанным с государственной регистра­ цией Заказчика и постановкой его на налоговый учет. 2. Заказчик не имеет претензий к качеству оказанных услуг. 3. Заказчик полностью выполнил свои обязательства по оплате услуг Ис­ полнителя в размере ( ) руб. ЗАКАЗЧИК Общество с ограниченной ответственностью Адрес: ИНН: Р/с: К/с: БИК: Должность Подпись и. О. Фамилия ИСПОЛНИТЕЛЬ,, выданного Московской регистрационной палатой, выданного Единым государственным реестром Фирма Адрес: ИНН: Р/с: К/с: БИК: Должность Подпись И. О. Фамилия м.п.

м.п.

Письмо 3. Письмо Письмо - обобщенное название различных по содержанию доку­ ментов, которые служат для обмена информацией между организация­ ми и пересылаются по почте (обычной или электронной), с курьером, посредством факсимильной связи и т. п. В большинстве случаев объем письма не превышает одной страни­ цы печатного текста. Текст письма, как правило, делится на две час­ ти - вводную и основную. Он должен быть понятным и лаконичным. Во вводной части объясняются причины составления письма (опре­ деленные факты, события);

если поводом для написания послужил до­ кумент, необходима ссылка на него. В основной части излагается суще­ ство вопроса. В некоторых случаях можно выделить и третью, так на­ зываемую заключительную, часть, где формулируется основная цель письма (предложение, отказ, требование, мнение и т.д.). Как правило, письма составляются в двух экземплярах, первый из которых сначала регистрируется в журнале исходящих документов, а затем отправляется адресату;

второй же (копия) хранится в деле. В зависимости от содержания и назначения различают следующие виды писем: • гарантийное письмо;

• информационное письмо;

• сопроводительное письмо;

• письмо-извещение;

• пксьмо-приглашение;

• письмо-подтверждение и т. д. Гарантийное письмо — служебное письмо, которое содержит обяза­ тельство или подтверждение и адресуется организации. Такое письмо может гарантировать оплату продукции, услуг, качество, сроки постав­ ки, выполнение работы и др. Содержанием гарантийного письма является просьба в адрес кор­ респондента с использованием обязательного юридического стандар­ та: «Оплату (предоставление услуг и т. п.) гарантируем». При этом обя­ зательно указываются банковские реквизиты. Гарантийное письмо подписывается руководителем организации и главным бухгалтером и удостоверяется печатью организации.

Глава IIL Информационно-справочные документы Наименование коммерческого банка Адрес коммерческого банка Тел./факс ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО 00.00.2004 №0-0/00 На № от (оформляется на имя Гаранта) Председателю Правления коммерческого банка (наименование) г-ну (Ф.И.О.) (адрес) (оформляется на имя Бенефициара) О предоставлении кредита Коммерческий банк имеющий юридический адрес: корреспондентский счет № № коммерческий банк в осведомлен, что в соответствии с кредитным договором от (далее именуемый Бенефициар) предоставил кредит_ (наименование предприятия-заемщика) (далее именуемому Заемщик (Принципал)), имеющему юридический адрес: расчетный счет: на следующих условиях:

- общая сумма кредита _. - срок возврата кредита _ - проценты за пользование кредитом _ - повышенные проценты ;

- иные условия Помимо указанных выше условий кредитным договором предусмот­ рено, что обеспечение обязательств Заемщика должно быть обеспечено банковской гарантией. В связи с этим Гарант недвусмысленно заявляет, что готов предоставить Бенефициару такую гарантию за Заемщика (Принципала). Факт получения Бенефициаром настоящего гарантийного письма свидетельствует о возник­ новении гарантийного обязательства Гаранта. В случае неисполнения Заем­ щиком своих обязательств по своевременному и полному возврату кредита и уплате процентов (включая повышенные) Гарант обязуется выплатить Прин­ ципалу гарантийную сумму на следующих условиях: 1. Срок действия настоящей гарантии - с по. Требование Бенефициара об уплате гарантийной суммы должно быть предъявлено Гаранту до окончания указанного срока. 2. Размер гарантийной суммы не может превышать руб. 40 (далее именуемый Гарант),,, Письмо 3. В соответствии с данной гарантией выплата гарантийной суммы долж­ на быть сделана после первого письменного требования Бенефициара без необходимости представления решения арбитражного суда, вынесенного против Заемщика, а также любого иного доказательства факта нарушения им своих обязательств по кредитному договору. 4. К требованию Бенефициара о совершении платежа по настоящей га­ рантии должны быть приложены следующие документы:

- копия срочного обязательства Заемщика, - выписка из лицевого ссудного счета Заемщика, 5, Права Бенефициара по настоящей гарантии могут быть переданы третьему лицу в порядке договора цессии в случае передачи этому же лицу прав заимодавца по кредитному договору. 6. Гарантийная сумма перечисляется на корреспондентский счет Бене­ фициара платежным поручением. Гарантийная сумма должна быть списана с корреспондентского счета Гаранта не позднее дней с момента получения Гарантом письменного требования Бенефициара о совершении платежа, которое отвечает требованиям настоящего письма, 7 В том случае, если Гарант не выполнит свою обязанность, вытекающую из настоящего письма, он обязан заплатить Бенефициару пеню за просроч­ ку платежа в размере % в день за каждый день просрочки. Уплата пени не освобождает от исполнения гарантийного обязательства. Председатель Правления коммерческого банка (Гаранта) М. П.

Подпись И.О. Фамилия ООО «Издательство «"Старт"» Нахимовский пр-т, 35 Москва, 117218 Тел./факс 000-00-00 ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО 01.12.2004 №0-0/00 На№ от Директору ФГУП «Производственноиздательский комбинат ВИНИТИ» г-ну В. П. Родионову Октябрьский пр-т, 403 г. Люберцы, Московская обл., Просим Вас издать книгу «Эстетика. Курс лекций». Формат - 60x90/16, объем - 240 с, бумага офсетная № 1, тираж - 2000 экз. Оплату услуг и предоставленных материалов гарантируем. Наши бан­ ковские реквизиты:. Директор Главный бухгалтер м.п. 41 Подпись Подпись И. О. Фамилия И.О. Фамилия Глава in. Информационно-справочные документы Информационное письмо — служебное письмо, которое содержит сообщение, просьбу, предложение, напоминание или другие офици­ альные сведения. Такие письма часто имеют типовой характер и рас­ сылаются вышестоящими организациями в подведомственные. В не­ которых случаях они содержат отдельные положения законодатель­ ных и иных нормативных правовых документов. Письмо может иметь приложения и состоять как из одного абзаца, так и из нескольких страниц. Информационное письмо подписывает руководитель организацииотправителя. В некоторых случаях для данного вида письма бывает до­ статочно подписи референта или секретаря.

Организационно-аналитическое управление делами мэрии Москвы Тверская ул,д. 13 Москва, 125032 Тел./факс 000-00-00 06.12.2004 На№ О совещании Доводим до Вашего сведения, что 13 декабря 2004 г в 11.00 состо­ ится совещание руководителя Аппарата Правительства Москвы с руко­ водителями аппаратов префектур административных округов города Москвы, руководителями структурных подразделений Аппарата Прави­ тельства Москвы. Совещание будет проводиться в зале заседаний Правительства Москвы. Приложение: повестка дня совещания на 2 л. в 1 экз. С уважением Начальник Организационно-аналитического управления делами мэрии Москвы Иванов И. И. 000-00-00 №2-26-145/2 от Префекту Восточного АО Б. В. Ульянову Преображенская пл., д. 9 Москва, Подпись В. Л. Пуляев Письмо Фамилия, имя, отчество Адрес Тел. 000-00-00 00.00.2004 Ген. директору ЗАО (наименование) (адрес) Руководствуясь ст. 7 ФЗ «Об акционерных обществах», настоящим изве­, а также само ЗАО (наименование) (наименование) о намерении продать принадлежащие мне на праве собственности акции ЗАО третьему лицу. (наименование) Количество продаваемых акций Номинальная стоимостьВид и форма акций Цена продажи ( (. ) руб. за одну штуку. (дата) Срок осуществления преимущественного права приобретения акционе­ рами и обществом указанных акций дней начиная с. (дата) Подпись Получено 00.00.2004 Ген. директор ЗАО Подпись И. О. Фамилия И. О. Фамилия штук. ) руб. щаю акционеров ЗАО Планируемая дата заключения договора купли-продажи Сопроводительное письмо — служебное письмо, содержащее сведе­ ния, касающиеся документа, не имеющего адресной части и оформля­ емого как приложение к сопроводительному письму. В сопроводительном письме указывают следующую информацию: цель направления основного документа, сроки исполнения (ознакомле­ ния, рассмотрения и т. д.), рекомендации по работе с документом. Подтверждая факт отправки какого-либо документа в определен­ ный срок, сопроводительное письмо является надежным средством контроля за соблюдением дисциплины и за сохранностью отправляе­ мого документа. Отметка о наличии приложения является обязатель­ ным реквизитом такого письма. Сопроводительное письмо начинается оборотом, содержащим сло­ ва: «Направляем вам...», «Высылаем вам...», «Предоставляем вам...».

Глава III, Информационно-справочные документы Государственный таможенный комитет Российской Федерации Управление (наименование управления) (адрес управления) Тел./факс 000-00-00 00.00.2004 На № № 0-0/00 от Директору (наименование предприятия) (Ф.И.О.] (адрес предприятия) Направляем заявку на изготовление акцизных марок в количестве _ экземпляров для маркировки (алкогольной продукции или табачных изделий) происходящей и ввозимой с территории. Оплату гарантируем с расчетного счета ГТК России:

Кроме того, для пополнения коллекции марок, создаваемой в ГТК Рос­ сии, просим дополнительно изготовить по 63 марки каждой серии и упако­ вать их отдельно от основного заказа. Приложение: заказ на Начальник управления л. Подпись И.О. Фамилия Письмо-извещение — письмо, целью которого является информиро­ вание о проведении таких мероприятий, как конференции, семинары,! круглые столы, заседания, саммиты и т. д., и приглашение к участию в вышеперечисленных мероприятиях. Как правило, оно содержит еле-' дующие реквизиты:

- информацию о месте и времени поведения мероприятия, условиях участия;

- приложения с картой и анкетой участника, программой меро­ приятия;

- другие сведения организационного характера. Так как эти письма рассылаются в соответствии со списком, графа «Адресат» оформляется обобщенно или вообще не оформляется. Так же как и другие письма, письмо-извещение подписывает руководитель орга­ низации или ответственное за проведение данного мероприятия лицо. Очень часто письмо-извещение выполняет функции и письма-пригла­ шения, которое отличается от письма-извещения своим оформлением: оно может иметь другой формат, цвет, различные орнаменты, рисунки. Осо­ бенностью письма-приглашения является его персонифицированность, что выражается в форме обращения: «Уважаемый...», «Уважаемая...».

Письмо Главное архитектурное управление Москомархитектуры (ГлавАПУ) ГУП Триумфальная пл., д. 1 Москва, 123001 Тел./факс 000-00-00 29.11.2004 На№ №0-0/00 от Ген. директору ОАО «Стройинвест» г-ну И. Е. Николаеву ул. Гарибальди, д. 23 Москва, Уважаемый Игорь Евгеньевич! Мы будем рады видеть Вас на конференции «Современные проблемы жилой застройки», которая состоится 3 декабря 2004 г по адресу: Триумфаль­ ная пл., д. 1. Время регистрации участников - 9.30-10.00. Начало конференции - 1 0. 3 0. Справки по тел. 000-00-00. Приложение: тезисы докладов участников конференции на 5 л. в 1 экз. Начальник организационного отдела Подпись И. О. Фамилия Письмо-подтверждение - письмо, в котором содержится сообщение о получении какого-либо отправления (письма, телеграммы, товаров, ценностей и т. д.), подтверждение ранее достигнутой договоренности или какого-либо факта, действия, телефонного разговора. Например:

Объединение «ЭРА» не имеет возражений против создания и совмест­ ной эксплуатации локальной компьютерной сети. Для переговоров направляются руководители отделов объединения «ЭРА».

В письме-подтверждении часто встречаются словосочетания «под­ тверждаем получение», «подтверждаем сроки выполнения работы» и т. п.

Наименование уполномоченного банка Адрес уполномоченного банка Дата № На № от Генеральному директору банка (наименование) И. О. Фамилия Адрес (полное наименование уполномоченного банка) зарегистрированный в Центральном банке Российской Федерации и име­ ющий лицензию на проведение валютных операций/генеральную лицен­ зию №, подтверждает наличие открытого в нашем банке кор­ респондентского счета «Лоро» на имя, (полное наименование банка-нерезидента) Глава III. Информационно-справочные документы зарегистрированного в соответствии с законодательством _ / в рублях № (название) (код страны*) Руководитель банка Подпись И. О. Фамилия Главный бухгалтер Подпись И. О. Фамилия Письмо международного образца. В последнее время заметно возрос объем международной переписки предприятий и организаций. Несмот­ ря на то, что в каждой стране существуют определенные особенности оформления писем, установленные соответствующими правилами, письмо международного образца имеет очень четкую структуру со стро­ гим расположением реквизитов. Письмо международного образца содержит следующие реквизиты: • сведения об отправителе (название организации-отправителя, ее почтовый, электронный и телефафный адрес, факс, телефон). Эти сведения печатают в верхней части листа — в левом углу или в центре. Наряду с названием организации, предприятия указывают харак­ тер деятельности и организационно-правовую форму (1псофога1ес1 (Inc.) корпорация, Limited (Ltd.) - общество с офаниченной ответственностью), логотип. Под наименованием фирмы или на нижнем поле листа печа­ тают почтовый, телеграфный, электронный адреса, номера телефона и факса. Если это необходимо, указывают номера декларации и регистра­ ционной лицензии;

• ссылки на документы отправителя и получателя. Ссылка (номер) может содержать краткое обозначение вида доку­ мента, инициалы составителя, индекс подразделения и т. д., например:

Reference: KL/DC/305, где:

Reference — ссылка (используется также сокращение Ref.);

KL — инициалы автора;

DC — инициалы исполнителя или секретаря-референта;

305 - порядковый номер документа. Ссылка является элементом, связывающим письмо-ответ с иници­ ативным документом, например:

Yourref.:OR/12 Our ref.: OR/75, где: Your ref. - ваша ссылка;

Our ref. — наша ссылка;

OR — вид документов (order);

12 и 75 — номера инициативного письма и ответа;

• дата. Дату указывают в верхнем правом углу буквенно-цифровым спосо­ бом. Возможны два варианта — английский и американский: * Страны места нахождения (местарегистрации) банка-нерезидента. Письмо 1) на первом месте стоит число (British method — 5 December, 2004);

2) на первом месте стоит месяц (American method — December 5, 2004). Пунктуация может варьироваться, т. е. отправитель по своему жела­ нию выбирает, ставить ему запятую после названия месяца (British method) или после числа (American method) или не ставить ее вообще;

• адрес получателя. Следует помнить, что почтовый адрес всегда пишут с использова­ нием открытой пунктуации (т. е. без запятых и точек), а его элементы располагают в определенной последовательности: номер здания, улица, название города, страна. Этот реквизит указывают всегда слева, обяза­ тельно с учетом традиций отдельных стран: в США после названия го­ рода необходимо указать штат, в Великобритании — графство, в Герма,нии — землю, в Швейцарии — кантон. Если письмо направляют орга­ низации, то ее наименование указывают перед адресом;

• указание на конкретное лицо. Данный реквизит используют в случае, когда автор желает, чтобы пись­ м было получено конкретным лицом. Возможны следующие варианты: о For the attentюn of Mr. Smith Attention: Marketing Department Attention: Finance Manager;

• вступительное обращение. Обращение пишется с новой строки, с отступом от адреса в четыре междустрочных интервала и может начинаться со слова «Dear». Исполь­ зуют различные формы обращения: к одному лицу — Madam, Sir;

к не­ скольким лицам — Mesdames, Gentlmen, Sirs. Необходимо правильно употреблять сокращения: Mr. - господин, Mrs. — замужняя женщина, Ms. - женщина, семейное положение которой неизвестно. Miss - об­ ращение к незамужней женщине. После обращения можно поставить двоеточие (американский вариант) или запятую (британский вариант);

• заголовок (необязательный элемент). Этот реквизит располагают после вступительного обращения и обо­ значают или подчеркиванием, или следующими способами: Subject: — предмет вопроса;

Re: — сокращение от слова «regarding» (относительно);

In re: — сокращение от «in regard to» (касательно);

• текст письма. Стандарт написания основной части письма состоит в том, что каж­ дое предложение для легкости восприятия выделяют в отдельный абзац и при отсутствии «красной» строки абзацы выравнивают по левому краю и разделяют пробелом;

• заключительная формула вежливости.. Завершающую письмо фразу выбирают исходя из формы приветст­ вия и положения (звания) получателя. Это может быть:

Глава III. Информационно-справочные документы Yours very sincerely Yours faithfully Yours very truly;

• подпись. Подпись размещают под заключительной формулой вежливости. Ниже личной подписи дают ее расшифровку, т. е. указывают полностью имя и фамилию. В случае, если письмо подписывает не руководитель предприятия, организации, а другое лицо, на следующей строке указы­ вают также должность лица, подписавшего документ;

• приложения. Их обозначают следующим образом: вначале пишут слово Enclosure (Приложение), а затем после двоеточия - название документа и его но­ мер, например:

Enclosure: Order № 67;

• сведения о наличии копий. Этот реквизит используют по мере необходимости и оформляют так;

вначале - Сс (carbon сору), т. е. «копия», затем после двоеточия - фа­ милия и должность того лица, которому она предназначена, например:

сс: Mr. Alex Smrth, Advocacy.

Иногда вместо имени и фамилии лиц указывают название органи­ зации, в которую направляют копии.

NIHON INFORMALINK КК Yourref.:BD/sl Our ret.: MR/ap/189.., ^, «. Mrs. Janet Jeffries HoneywellCo. Ltd. 78 Gareny Street London E3 9TM Inspection visit Dear Mrs. Jeffries, Thank you for your fax dated 10th November. I will be arriving on flight no. JL 401 at Terminal 3 Heathrow on 29th November. Could you accommodate for three nights in the city center? I would be also grateful if you could arrange a meeting with Data Link for me on 30th November if possible. I look forward to seeing you on the 29th. Kind regards, Nakagawa Masahiro Nakagawa Masahiro 48 Informalink BIDG, 2-4-8 Kanamecho, Toshima-Ku, Tokyo 171 Telephone: (6) 5995 3801/4 Telefax: (6) 5995 3919 22 November Телеграмма, телефонограмма, факс, электронный документ 4. Телеграмма, телефонограмма, факс, электронный документ Телеграмма — документ, передаваемый по телеграфной сети. Телефамма содержит следующие реквизиты: служебный заголовок, указа­ ние категории, отметку о виде телеграммы, телеграфный адрес полу­ чателя, текст, подпись, а также (под чертой) адрес и наименование от­ правителя, регистрационный номер и дату регистрации. В телефамме указывают точный адрес (без индекса), который печа­ тают прописными буквами. Существует ряд степеней срочности теле­ грамм: «срочная», «внеочередная», «правительственная» и т. д. Текст телеграммы печатают прописными буквами на одной стороне листа через два интервала;

абзацный отступ допускается только в нача­ ле текста. Между словами делают пропуск в два пробела. Пишут телеграмму особым телеграфным языком, по возможности без предлогов, союзов, знаков препинания. Если же знаки препинания необходимы для правильного понимания текста, то их обозначают бук­ венными сокращениями: точка ~ тчк, запятая — зпт, двоеточие — двтч, кавычки - квч, скобки - скб. Словами пишутся такие знаки:

- (минус), + (плюс),! (восклицательный знак), № (номер), ? (вопросительный знак), % (проценты) и др. Даты обозначают арабскими цифрами и в строгой последовательности (число, месяц, год), так как пробелы между циф­ рами не ставят.

ТЕЛЕГРАММА МОСКВА МИХАЙЛОВА87 ГНИ № 36 ЮВАО ТАТАРИНОВУ СРОЧНАЯ УВАЖАЕМЫЙ АНАТОЛИЙ МИХАЙЛОВИЧ ЗПТ ПРОСИМ ВАС СРОЧНО НА­ ПРАВИТЬ СПЕЦИАЛИСТА НА УЧЕБНЫЙ СЕМИНАР КВЧ МЕРА НАКАЗАНИЯ ЗА НАЛОГОВЫЕ ПРЕСТУПЛЕНИЯ КВЧ ЗПТ КОТОРЫЙ БУДЕТ ПРОВОДИТЬ­ СЯ 131 22004 ТЧК МЕЖРЕГИОНАЛЬНАЯ ИНСПЕКЦИЯ МНС РФ ПО УФО ТЧК 115184, Москва, Ордынка М. ул., д. 33, стр. 1 Межрегиональная инспекция МНС РФ по УФО Зам. начальника инспекции №13 09.12.2004 И. О. Фамилия Глава UL Информационно-справочные документы Телефонограмма — документ, передаваемый устно по каналам теле­ фонной связи. Телефонофамма составляется секретарем-референтом по поручению руководителя организации, предприятия, учреждения на бумажном но­ сителе, передается по телефону и записывается получателем, поэтому необходимо избегать сложных оборотов и труднопроизносимых слов. Текст должен содержать не более 50 слов. Обязательные реквизиты телефонограммы: исходящий и входящий регистрационные номера, указание должности, фамилии, имени, от­ чества отправителя, а также подпись лица, принявшего телеграмму. Телефонограмма составляется в одном экземпляре и подписывает­ ся руководителем.

ТЕЛЕФОНОГРАММА 13.12.2004 12 ч 30 м Москва № Директору ГУП «Производственноиздательский комбинат ВИНИТИ» В. П. Родионову Тел. 000 00 00 Прошу направить 15 декабря 2004 г. к 10 ч утра представителя для согла­ сования условий договора по адресу: Москва, ул. Профсоюзная, д. 90. Зам. директора Издательского дома «Наука» Передал Принял Должность Должность Подпись И. 0. Фамилия И. 0. Фамилия, И. 0. Фамилия Номер телефона Факс — копия документа на бумажном носителе, получаемая по ка­ налам факсимильной связи. По факсу могут быть переданы не только печатные документы, но и фотографические снимки, графики, таблицы, схемы и др. Докумен­ ты, передаваемые по факсу, должны быть оформлены в соответствии с требованиями, предъявляемыми к соответствующему виду документов. В целом факс оформляется так же, как деловое письмо, но сущест­ венным отличием является указание номера телефакса получателя в графе «адресат».

Телеграмма, телефонограмма, факс, электронный документ В зависимости от технического уровня телефакса отправитель может получать сообщения о доставке с указанием количества страниц от­ правляемого документа или же причин, по которым сообщение не мо­ жет быть доставлено. Подтверждение о доставке (Confirmation report) содержит код фирмы и номер телефакса получателя, дату, время и про­ должительность передачи, количество полученных страниц и результат (Result). Такая информация отчетного характера может автоматически вноситься в создаваемый специальный журнал для регистрации. Пос­ ле 20 передач листы журнала распечатываются аппаратом, затем под­ шиваются, чтобы при необходимости отчет можно было предоставить клиенту. Сроки хранения составляют от 3 до 5 лет.

Наименование предприятия Адрес предприятия Тел./факс 09.12. На№ № от Руководителю предприятия Никипеловой А. А. Факс (095) 54569 О согласовании проведения запланированной встречи Уважаемая Анна Анатольевна! Хотим напомнить Вам о намеченной нами встрече по согласованию до­ говора поставки нового оборудования фирмы Rekam, которая должна состо­ яться 17 декабря 2004 г Мы надеемся, что Вы не изменили свои планы и встреча состоится. Руководитель предприятия Подпись И. О. Фамилия Факс, отправляемый иностранному партнеру, имеет определенные особенности: во-первых, иначе оформляется адресная часть;

во-вторых, номер факса, сведения о получателе и отправителе, дата отправления и количество страниц составляют единый блок;

в-третьих, указывается вид документа — «Fax-message». Электронный документ-документ, передаваемый посредством элек­ тронной связи. Он должен содержать следующие реквизиты: наимено­ вание организации, регистрационный номер, дату, заголовок, текст, фамилию и имя лица, подписавшего документ. При наличии программ­ но-технических средств, обеспечивающих идентификацию подписи, для придания документу юридической силы может быть использована электронная цифровая подпись.

Глава III. Информационно-справочные документы 5. Жалоба Жалоба - документ, составляемый в случае наруи1ения прав и закон­ ных интересов физических или юридических лиц. Жалоба не имеет стро­ го регламентированной формы. От автора требуется последовательное пе­ речисление и описание фактов, событий, а также их документальное под­ тверждение. Документы оформляются в качестве приложений. Жалобы составляются в двух экземплярах, один из которых остается у автора.

00.00.2004 В от (фамилия, имя, отчество заявителя, адрес) Заинтересованные лица: (фамилия, имя, отчество гражданина или наименование организации, адрес) ЖАЛОБА на отказ совершить нотариальное действие В 200 г. я обратился в в нотариальную контору щемуся частной практикой с просьбой (указать, какое нотариальное действие необходимо было совершить) Мне было отказано по следующим причинам: Отказ в совершении нотариального действия считаю необоснованным: (привести мотивы несогласия) В соответствии со ст. 310 ГПК РФ прошу: обязать нотариальную контору (нотариуса (Ф.И.О.) районный (городской) суд области(края, республики) (к нотариусу, занимаю­ ) (Ф.И.О.) ) выполнить (указать, какое действие) Приложения: 1. Копия жалобы по числу заинтересованных лиц. 2. Документы, подтверждающие отказ от выполнения нотариального дей­ ствия, если они имеются. 3. Доказательства обоснованности доводов, изложенных в жалобе. Подпись 52 И. О. Фамилия Претензия 6« Претензия Претензия — составляемый при нарушении договорных обязательств документ, целью которого является требование о возмещении убытков со стороны, нарушившей эти обязательства. Претензии могут быть предъявлены как юридическими, так и физическими лицами в отноше­ нии качества товара, нарушения условий договора, объемов и сроков поставки. При составлении претензии нужно опираться на конкретную доказательную базу, т. е. ссылаться на определенные документы, кото­ рые оформляются как приложения. Претензия подписывается руково­ дителем предприятия, главным бухгалтером и заверяется печатью. Ответом на претензию может быть: — принятие претензии к рассмотрению, если решение по ней не принято;

— удовлетворение претензии полностью или частично с указанием номера платежного поручения при оплате и даты;

— отклонение претензии полностью или частично. Ответ на претензию должен быть также документально подтвержден (документы оформляются как приложение).

ООО (наименование) Адрес Тел./факс ПРЕТЕНЗИЯ 00.00.2004 Об исключении из состава участников Общества В связи с тем, что Вы систематически не исполняете свои обязанности, а именно не являетесь на общие (наименование) собрания участников общества ни лично, ни через представителя, а также не представляете документов, подтверждающих уважительные причины не­ явки на собрания и. (указать иные причины) сообщаем вам следующее. По причине Вашего отсутствия на собраниях Общество уже (указать период) вопросу (распределение доли, принадлежащей Обществу, и др ) 53 не может принять решения по участника 0 0 0 ЗАКАЗНОЕ Кому (фамилия, имя, отчество или наименование участника) <^ДР®^^ Глава т. Информационно-справочные документы и внесения соответствующих изменений в учредительный договор. Из-за от­ сутствия решения данного вопроса Общество в силу закона в скором време­ ни вынуждено будет объявить об уменьшении своего уставного капитала и, как следствие, о ликвидации. Таким образом, Вы своими действиями (без­ действием) существенно затрудняете деятельность Общества и делаете ее практически невозможной, ставя Общество под угрозу ликвидации. На основании вышеизложенного предлагаем Вам добровольно выйти из состава участников Общества в установленном законом порядке. В против­ ном случае мы будем вынуждены исключить Вас из состава участников Общества и расторгнуть с Вами учредительный договор. О Вашем решении просим сообщить Обществу до « » 200 г. При от­ сутствии ответа до этого срока участники общества обратятся в суд с иском об исключении Вас из числа участников 0 0 0. (наименование) Генеральный директор Участники: Подпись Подпись Подпись И. О. Фамилия И. О. Фамилия И. О. Фамилия Наименование предприятия Начальнику Адрес Тел./факс ПРЕТЕНЗИЯ (Ф.И.О.] 00.00.2004 (адрес) О возмещении причиненного ущерба Сумма претензии _.руб. 200 _ поступил _ грузополучателя) (наименование автотранспортного предприятия) _ г. в адрес _ (наименование (груз, товар) (наименование грузоотправителя) Претензия Груз поступил на (склад, базу, магазин) на автомашине № в сопровождении водителя-экспедитора _ подведомственного Вам автопредприятия. При приемке груза (товара) по количеству была выявлена недостача (наименование недостающего груза) на сумму накладной № акт№ от« руб., о чем сделана отметка в товарно-транс! юртной от « » » 200 200 г. г., а также составлен Приемка груза (товара) производилась с участием представителя неза­ интересованной организации (Ф.И.О.) по доверенности № водителя-экспедитора (Ф. и.о.) С учетом естественной убыли в пути и торговой скидки Вам надлежит возместить причиненный ущерб за недостачу груза (товара) в размере руб. (при условии, что данный груз имеет естественную убыль). На основании изложенного просим перечислить на наш расчетный счет № в размере в (наименование банка) руб. в соответствии со ст. 796 ГК РФ. сумму недостачи от « » 20 г. и в присутствии.

Приложения: 1. Товарно-транспортная накладная № от « » 200 г. 2. Акт приемки по количеству № от « » 200 г. 3. Копия доверенности представителя незаинтересованной организации № от« » 200 г Директор М. П. 55 Подпись И. О. Фамилия Глава III. Информационно-справочные документы 7. Записка Докладная записка — документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место факте, каком-либо вопросе, а также содер­ жащий выводы и предложения составителя. Докладная записка может быть подана как по инициативе работника, так и по инициативе руко­ водителя. Цель инициативной докладной записки — побудить руково­ дителя принять определенное решение. Текст докладной записки делится на две части: • описание сложившейся ситуации (констатирующая часть);

• выводы, предложения, просьбы. Докладные записки могут быть как внутренними (направленны­ ми в структурное подразделение), так и внешними (направленными в вышестоящую организацию). Докладная записка обычно оформляется на простом листе бумаги формата А4 и содержит следующие основ­ ные реквизиты: наименование структурного подразделения, название вида документа, должность и фамилию адресата, дату, подпись соста­ вителя. Заголовок этого документа, как правило, начинается с пред­ лога «о» («об»). Если записка адресована руководству учреждения, то достаточно подписи составителя, а если она направляется в вышесто­ ящие инстанции, то необходима подпись руководителя учрежденияотправителя.

Отдел сбыта готовой продукции ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА Директору 0 0 0 «Люком» А. С. Гаврютину 03.12.2004 г № О приведении в соответствие текущей документации В связи с вступлением в силу с 1 января 2005 г новой редакции Феде­ рального закона от 26 марта 1998 г. № 41 -ФЗ «О драгоценных камнях и дра­ гоценных металлах» прошу Вас: 1. Принять меры по приведению текущей документации в соответствие с новой редакцией данного Федерального закона. 2. Обязать всех начальников отделов ознакомиться с данным Федераль­ ным законом в новой редакции не позднее 31 декабря 2004 г Начальник отдела сбыта готовой продукции Подпись И.Л.Сидоров Записка Объяснительная записка — документ, поясняющий пункты отдель­ ных положений основного документа или объясняющий причины ка­ кого-либо действия, факта, происшествия. Объяснительная записка адресуется конкретному лицу, оформля­ ется на стандартном листе бумаги формата А4 и содержит те же рекви­ зиты, что и внутренняя докладная записка. Можно выделить две группы объяснительных записок: • документы, сопровождающие основной документ и поясняющие его содержание;

• документы, составляемые в связи с какими-либо происи1ествиями, поступками, поведением отдельных работников. Текст объяснительной записки состоит из двух частей: в первой от­ ражаются факты, события, явившиеся поводом для составления доку­ мента, во второй — причины, объясняющие сложившуюся ситуацию. Объяснительную записку подписывает составитель.

Склад № 7 ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА 15.11.2004 № Директору ООО «Люкс» Н. Н. Николаеву Об изменении сроков поставки экологического оборудования В связи с временным приостановлением погрузочных работ на складе № 7 срок поставки экологического оборудования, указанного в договоре поставки № 3/5, переносится на 19 ноября 2004 г Зав. складом № 7 Подпись И.Е.Серов Служебная записка — документ, составляемый работником или руко­ водителем подразделения по вопросам материально-технического харак­ тера, информационного или хозяйственного обеспечения и адресуемый руководителю или специалисту другого структурного подразделения. Служебная записка оформляется на листе формата А4 и содержит те же основные реквизиты, что и внутренняя докладная и объяснитель­ ная записки. Текст такого документа состоит из двух частей: • обоснование;

• предложение, просьба, заявка. Служебную записку подписывает составитель или руководитель подразделения.

Глава III. Информационно-справочные документы Управление делами Госгортехнадзора России СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА 10.12.2004 №05-02/4-15 О проекте Инструкции по делопроизводству Направляю Вам уточненную редакцию проекта Инструкции по делопро­ изводству в Федеральном горном и промышленном надзоре России (Госгортехнадзоре России). Прошу представить свои замечания и предложения к проекту Инструк­ ции до 24 декабря 2004 г. Приложение: проект Инструкции на 66 л. в 1 экз. Начальник Управления Подпись И. О. Фамилия Начальникам управлений и отделов Госгортехнадзора России 8. Справка Справка ~ документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов или событий, например отражающий основную дея­ тельность организации, подтверждающий сведения биографического или служебного характера и т. д. Справки бывают двух видов: • содержащие информацию о фактах и событиях служебного ха­ рактера;

• выдаваемые заинтересованным гражданам и учреждениям для удо­ стоверения тех или иных юридических фактов. Справки в зависимости от их адресной направленности могут быть внутренними и внешними. Внешнюю справку оформляют на общем бланке предприятия, а внутреннюю — на стандартном листе бумаги А4. Справка содержит те же реквизиты, что и записка. Текст справки состоит из двух частей: • фактов, служащих основанием для составления;

• конкретных сведений, отражающих сущность вопроса. Текст может быть оформлен в виде таблицы, если справка содержит однородную систематизированную информацию, или разбит на разде­ лы, пронумерованные арабскими цифрами. Внутренние справки подписывает руководитель структурного под­ разделения, внешние - руководитель организации, а при необходимо­ сти и главный бухгалтер.

Справка Справки, составляемые для подтверждения сведений биографичес­ кого или служебного характера, оформляются на унифицированных бланках с использованием трафаретного текста и подписываются дву­ мя лицами (руководителем и главным бухгалтером либо руководите­ лем и заведующим отделом кадров).

Наименование банка Адрес банка ИНН Тел./факс СПРАВКА 00.00.2004 Сообщаем, что (название организации) имеет следующие счета: № № №, остаток, остаток, остаток руб.;

руб.;

руб. * В таможню ГТК РФ Подтверждаем получение инкассовых поручений (№, дата) на общую сумму в отношении организации _ Данные поручения на « » 2004 г. не исполнены в связи Кроме того, сообщаем, что последняя операция организации проведена по расчетному счету: « » г " Приложение: Заверенные копии вышеперечисленных инкассовых поручений с отметкой банка о получении на листах. Руководитель банка Подпись И. О. Фамилия м. п.

*Перечисляются все счета с указанием наличия (отсутствия) денежных средств на них.

Глава IV. Документы службы делопроизводства Глава IV. ДОКУМЕНТЫ СЛУЖБЫ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА 1. Формы регистрации и учета документов В соответствии с перечнем, имеющимся на предприятии (в учреж­ дении, организации) все документы подразделяются на регистрируе­ мые и нерегистрируемые. Регистрация документа — запись необходимых сведений о докумен­ те и проставление на нем регистрационного номера (индекса) и даты регистрации. Основное назначение регистрации состоит в придании документу юридической силы, подтверждении его создания или поступ­ ления. Регистрация обеспечивает учет, контроль и поиск документов. Документы регистрируются однократно: входящие — вдень поступ­ ления, исходящие и внутренние — в день подписания. Обязательной регистрации подлежат все документы, требующие исполнения, учета и последующего использования в справочных це­ лях (распорядительные, кадровые, учетные, бухгалтерские и др.);

до­ кументы, поступающие из вышестоящих, подведомственных или сто­ ронних организаций;

важнейшие внутренние документы (приказы по основной деятельности, по личному составу, протоколы и др.);

заявле­ ния и жалобы граждан. Система регистрации может быть централизованной, децентра­ лизованной или смешанной. Наиболее эффективна централизован­ ная система, которая заключается в том, что все регистрационные действия осуществляются одной службой (или одним лицом). Де­ централизованная система предполагает регистрацию документов в местах их создания и исполнения (в структурных подразделени­ ях), т. е., например, приказы по кадрам регистрируют в отделе кад­ ров, бухгалтерскую документацию — в бухгалтерии и т. д. При этом документы делят на группы, каждую из которых регистрируют от­ дельно (входящие документы, исходящие документы, внутренние до­ кументы, договоры и т. д.), используя валовую (порядковую) нумера­ цию в пределах каждой группы. Индекс документа составляют исходя из принципа формирования дел, принятого для данного массива. Обязательный элемент индекса — порядковый номер в пределах регистрируемого массива (как правило, за год), в дополнение к которому указывают код места исполнения и хранения документа и т.д. Например, индекс 13/1-3 состоит из поряд­ кового номера (13) и номера дела (1-3), в котором хранится документ.

Формы регистрации и учета документов Документы регистрируют в журналах или на карточках, а также с использованием компьютерных технологий.

Форма регистрационного штампа Журнальная форма регистрации имеет недостаток — она не дает воз­ можности систематизировать записи. Этим вызвана необходимость за­ водить отдельные журналы для регистрации входящей корреспонден­ ции, исходящей корреспонденции, внутренних документов (по видам документов) и т. д.

Форма журнала регистрации входящих документов Журнал регистрации входящих документов Исходя­ Краткое щий содержа­ Испол­ ние (за­ нитель номер (индекс) головок) 0 постав­ ке пило­ 1-2/112 материа­ лов Отмет­ ка об ИСПО" !

Дата по­ ступления Входящий Дата от­ номер правления (индекс) Срок ис­ полнения нении 22.11. 101/5- 18.11. Произ­ + водст­ 25.11.2004 испол­ венный нено отдел Регистрационный номер (индекс) входящего документа, фиксируе­ мый в журнале регистрации входящих документов, состоит из порядко­ вого номера дела по данному журналу (в приведенном примере — 101) и номера дела (в приведенном примере - 5-18), в которое подшивают до­ кумент. Данные об исполнителе и сроке исполнения вносят исходя из указаний руководителя, содержащихся в резолюции.

Глава IV. Документы службы делопроизводства Форма журнала регистрации исходящих документов Вариант № 1 Журнал регистрации исходящих документов 1 №1 Дата от­ 1 п/п правления Краткое содержание (заголовок) 0 работе во втором полугодии Адресат г. М о с к в а, Министерство лесной п р о ­ мышленности Исполнитель № дела Примеча­ ние 22.12. Михайлов 7- Вариант № 2 Журнал регистрации исходящих документов Дата отправ­ ления Краткое содержание (заголовок) О работе во втором полугодии Индекс Адресат г. М о с к в а, Министерство лесной про­ мышленности Исполнитель Примечание 22.12. 7-12/ Михайлов Регистрационный номер, фиксируемый в журнале регистрации ис­ ходящих документов, может состоять, как в варианте № 1, из порядко­ вого номера документа по данному журналу (в приведенном примере — 95) или, как в варианте № 2, из номера дела, в котором хранится копия документа, и порядкового номера (в приведенном примере — 7-12/95). В графе «Примечание» может быть указан номер документа-ответа.

Форма журнала регистрации внутренних документов Журнал регистрации внутренних документов Краткое содержание (заголовок) 0 работе в первом полугодии № п/п Дата документа Кем подписан Отметка об исполнении Исполнено 19.07. № дела Примеча­ ние 12.07. Михайлов 1- Формы регистрации и учета документов Внутренние документы делят на группы (по видам), и каждую груп­ пу регистрируют отдельно. Документам присваивают регистрационные номера в пределах каждой группы, для чего используют, как правило, простую порядковую нумерацию. Удобство регистрации документов на карточке состоит в том, что инициативные и ответные документы можно регистрировать на одной карточке. Календарная шкала карточки позволяет следить за сроками исполнения документов. Картотеки делятся на две части — по испол­ ненным и неисполненным документам.

Форма регистрационной карточки УЧЕТНО-КОНТРОЛЬНАЯ КАРТОЧКА (00.00.2004) Вид документа ОТ КОГО: Город Организация Подписал Исходящий № Содержание: Резолюция: Срок исполнения: Исполнено: Исходящий номер ответа: Дата: Дата испол­ Исполнители: нения Дата по­ Гриф ступления Индекс Входящий № Основное отличие формы электронной регистрационной карточки от традиционной состоит в том, что в ней отсутствует графа «Подпись исполнителя», а графы «Номер», «Дата поступления» заполняются автоматически. Компьютерная база данных ведется в соответствии с программным обеспечением. Выбор технологии ведения информа­ ционно-поисковой системы находится в сфере компетенции руко­ водства организации. Учет электронных документов осуществляется в соответствии с тре­ бованиями и по учетным формам Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 п Сведения о каждой единице учета электронных документов вво­ дятся в учетную базу данных электронных документов или в учетную карточку электронного документа.

Глава IV. Документы службы делопроизводства Учетная карточка единицы учета электронных документов ( Э Д ) * Лицевая сторона Фонд № Опись № Ед. учета Наименование организации/ подразделения, от которых поступили документы Заголовок единицы учета № единиц хранения Отметка 0 наличии копий ЭД Дата по­ ступления Формат Вид но­ сителя Объем (Мбайт) Количество за­ писей для БД Дата со­ здания Срок хранения Место хранения (стеллаж, полка, сейф и т д.) Примечание Подпись лица, внесшего запись Оборотная сторона 1 Вид работы (пе­ резапись, миграции) № акта миграций и пере­ записи № А,ата Новый Объем Вид формат (Мбайт) носи­ единиц теля хране­ ния Подпись лица, внесше­ го за­ пись *Форма карточки соответствует образцу, содержащемуся в Основных прави­ лах работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г (далее - Основные правила работы архивов организаций). Формы регистрации и учета документов Глава IV. Документы службы делопроизводства Элсктронныедокумснты учитывают в составе архивного фонда организации-фондообразователя по описям, единицам учета и единицам хранения. Информационный объем электронных документов указы­ вают в мегабайтах (Мбайт). За единицу учета электронных документов принимают единицу хра­ нения или комплект единиц хранения с записью файла или несколь­ ких файлов, составляющих единый программно-информационный объект (текст, гипертекст, мультимедийный объект, база данных, банк данных, база знаний), а также сопроводительную документацию. За единицу хранения электронного документа принимают физически обо­ собленный носитель (дискету, жесткий диск, компакт-диск и др.) с со­ проводительной документацией. 2. Перечень документов, не подлежащих регистрации Перечень документов, не подлежащих регистрации, конкретизиру­ ется с учетом специфики предприятия, организации или учреждения. Существует практика составления единого перечня таких документов, который может включать в себя: — письма, присланные для сведения (копии);

— сообщения о заседаниях, совещаниях и повестке дня;

— графики, наряды, заявки, разнарядки;

— сводки и информацию, присланные для сведения;

— учебные планы, программы;

— рекламные извещения, плакаты, программы совещаний, конфе­ ренций;

— прейскуранты;

— поздравительные письма;

— пригласительные билеты;

— печатные издания (книги, журналы, бюллетени);

— корреспонденцию, адресованную работникам предприятия с по­ меткой «лично»;

— объяснительные записки. 3. Контроль за сроками исполнения документов Документ считается исполненным, когда решен поставленный в нем вопрос и корреспонденту дан ответ. Документы подлежат исполнению в определенный срок, который может быть: • типовым. Типовые сроки исполнения установлены для определенных, наибо­ лее часто создаваемых документов указами Президента РФ, законами РФ, правительственными нормативными актами (например, для пере Контроль за сроками исполнения документов дачи документов постоянного хранения из ведомственных органов в государственные и др.), а также ведомственными подзаконными акта­ ми (например, для предоставления статистической и финансовой от­ четности, для предъявления претензий по качеству продукции и др.);

• индивидуальным. Индивидуальный срок исполнения указывается в тексте документа или устанавливается резолюцией руководителя учреждения (в случае, если этот срок отсутствует в составе типовых или отличается от уста­ новленного автором). При установлении срока исполнения учитыва­ ются практические возможности учреждения (наличие оргтехники, количество работников и др.), а также содержание документа.

Форма справки о состоянии исполнения документов * Сведения об исполнении документов по состоянию на дата Наименование вида, № и дата, заголовок (краткое содержание) документа (не исполненного, исполненного с нарушением срока и т. п.) 2 Всего поставлено на контроль 3 Исполнено в срок 4 с нару­ шением срока 5 Находятся на исполнении всего 6 | № п/п с истекшим 1 сроком ис­ полнения Референт Подпись Расшифровка подписи Примечания: 1. Последовательность расположения граф может меняться. 2. Сведения, отраженные в графах 2 и 3, могут быть представлены в различ­ ных формах и вариантах:

- в виде отдельных самостоятельных таблиц;

- по структурным подразделениям;

по входящим и внутренним (приказам, протоколам, докладным запискам) документам;

с различными процентными соотношениями - сколько всего поступило документов (из них взято на конт­ роль, по сравнению с предыдущим периодом) и т. д.;

или с сочетанием раз­ личных вариантов.

* Форма соответствует образцу, содержащемуся в Основных правилах работы архивов организаций.

Глава IV. Документы службы делопроизводства Срок исполнения входящего документа исчисляется с момента по­ ступления его в учреждение, а создаваемого — с момента доведения его до исполнителя (если не оговорен другой срок). Исполнение наи­ более важных входящих, исходящих и внутренних документов подле­ жит контролю, который возлагается на профессионально организо­ ванную службу. На контролируемых документах проставляется штамп «К» или «Контроль». После исполнения документ снимается с конт­ роля. Право сделать это имеет только то должностное лицо, которое поставило его на контроль. 4. Номенклатура дел Все документы, имеющиеся в организации, учреждении, на пред­ приятии, должны быть систематизированы. Они фуппируются по сход­ ству и подшиваются (формируются) в папки (дела), которые имеют свои названия (заголовки), например: «Приказы поличному составу», «До­ говоры поставки» и т. д. Таким образом, делом является совокупность документов, сформированных по какому-либо признаку и помещен­ ных в твердую обложку, оформленную по определенным правилам. Перечень заголовков папок (дел) с указанием сроков их хранения на­ зывается номенклатурой дел. Заголовки дел группируются по разделам, в качестве которых ис­ пользуются наименования структурных подразделений предприятия, учреждения или организации. Каждому разделу присваивается индекс (1, 2, 3 и т. д.) по степени значимости подразделения. Заголовки дел внутри раздела должны быть расположены в зависи­ мости от важности дел и с учетом их взаимосвязей. Последовательность расположения по степени важности такова: 1) дела, содержащие документы директивного характера (приказы, постановления министерств);

2) дела, содержащие организационно-распорядительные докумен­ ты (положение о предприятии, правила, инструкции и т. д.);

3) дела, относящиеся к решению вопросов основной деятельности предприятия;

4) дела, содержащие планы, отчеты, переписку Каждому делу присваивается индекс, состоящий из индекса разде­ ла и порядкового номера дела. Например, в индексе 6-8 обозначением раздела является цифра 6, а номер, под которым дело внесено в этот раздел, — 8. Номенклатуры дел подразделяются на: • типовые. Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным документом;

Номенклатура дел • примерные. Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она рас­ пространяется, с указанием их индексов, и носит рекомендательный характер. Примерные номенклатуры дел разрабатываются в тех струк­ турах, где состав документов подразделений сильно различается;

• индивидуальные. Индивидуальной называют номенклатуру дел конкретной органи­ зации, у^феждения, предприятия. Типовые и примерные номенклатуры дел используются для состав­ ления индивидуальной номенклатуры дел. В номенклатуру дел организации из типовой или примерной номен­ клатуры дел переносятся предусмотренные ими заголовки дел, кото­ рые предполагается завести в делопроизводстве организации, конкре­ тизированные с учетом ее специфики. Сроки хранения дел, предусмотренные типовой или примерной номенклатурой дел, переносятся в индивидуальную номенклатуру лел без изменений. Номенклатура дел организации составляется по установленной форме на основании номенклатур дел структурных подразделений, разработанных по аналогичной форме, согласованных с архивом и подписанных руководителями этих подразделений. Номенклатура дел организации оформляется на общем бланке орга­ низации. Номенклатура дел организации визируется руководителем архиьа или лицом, ответственным за архив, подписывается руководителем службы или лицом, ответственным за документационное обеспечение управления, и после одобрения ЦЭК (ЭК) организации направляется на согласование с ЭПК соответствующего архивного учреждения, пос­ ле чего утверждается руководителем организации*.

*Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на постоянное хранение документов организации создается экспертная комиссия (ЭК). В министерствах и ведомствах, других орга­ низациях, имеющих подведомственную сеть, создаются центральные экспертные комиссии (ЦЭК). В архивных учреждениях существуют экспертно-проверочные комиссии (ЭПК).

Глава /К Документы службы делопроизводства Форма номенклатуры дел организации* Наименование организации НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ № (место составления) На год УТВЕРЖДАЮ Наименование должности руководителя организации Подпись Дата Расшифровка подписи Индекс дела Заголовок дела Кол-во ед. хр. Срок хранения и № статей по перечню Примечание Название раздела Наименование должности руководителя службы ДОУ организации Дата Виза руководителя архива (лица, ответственного за архив) СОГЛАСОВАНО Протокол ЦЭК (ЭК) от № Подпись Расшифровка подписи СОГЛАСОВАНО Протокол ЭПК архивного учреждения от № *Форма соответствует образцу, содержащемуся в Основных правилах работы архивов организаций. Номенклатура дел Форма итоговой записи к номенклатуре дел организации* Итоговая запись о категориях и количестве д е л, заведенных в году в организации В том числе: По срокам хранения Всего Переходящих 1 Постоянного Временного (свыше 10 лет) Временного (до 10 лет включительно) ИТОГО: 2 3 с отметкой «ЭПК» Наименование должности руководителя службы ДОУ Дата Подпись Расшифровка подписи Итоговые сведения переданы в архив. Наименование должности передавшего сведения Дата Подпись Расшифровка подписи *Форма соответствует образцу, содержащемуся в Основных правилах работы архивов организаций. Глава IV. Документы службы делопроизводства Форма номенклатуры дел структурного подразделения Наименование организации Наименование структурного подразделения НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ № (место составления) На год организации* Индекс дела Заголовок дела Кол-во ед. хр. Срок хранения и № статей по перечню Примечание Название раздела Наименование должности руководителя структурного подразделения Дата Подпись Расшифровка подписи СОГЛАСОВАНО Протокол ЭК структурного подразделения от № Наименование должности руководителя архива (лица, ответственного за архив) Дата Подпись Расшифровка подписи *Форма соответствует образцу, содержащемуся в Основных правилах работы архивов организаций. Формирование и хранение дел предприятия 5. Формирование и хранение дел предприятия Общие положения Формирование дел — группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой. Каждое дело должно содержать не бо­ лее 250 листов. Если в деле больше листов, то его нужно делить на тома. Номер тома указывается в заголовке дела, например: «Входящая кор­ респонденция. Т. I». Расположение документов внутри дела производится в соответствии с порядком разрешения вопросов, хронологией, индексацией и т д. Прин­ ципы расположения дел могут комбинироваться. Вопросный принцип си­ стематизации предусматривает расположение документов в соответствии с последовательностью решения того или иного вопроса (документ-ответ подшивается вслед за инициативным документом, приложение, неза­ висимо от даты утверждения или составления, присоединяется к соот­ ветствующему документу). Хронологический принцип систематизации состоит в расположении документов в соответствии с их дажровкой. Различают две формы брошюровки — правую и левую. Если документы располагаются в порядке поступления, т. е. последний документ под­ шивается сверху, то это правая брошюровка;

если наоборот— левая. Предпочтительной является левая форма брошюровки. Для брошюров­ ки документов постоянного и долговременного хранения используют­ ся папки-регистраторы, которые позволяют без затруднений вклады­ вать и изымать документы. На обложке каждого дела указывают названия вышестоящей орга­ низации, данного учреждения и его структурного подразделения, а так­ же номер дела по номенклатуре, его заголовок, дату, количество лис­ тов, срок хранения. Для сдачи дел в архив необходимо провести экспертизу научной и практической ценности документов, оформить дела с постоянными и долговременными сроками хранения, составить описи на них. В нача­ ле каждого дела помещается внутренняя опись документов, которая включает индексы документов, краткое содержание, даты, номера лис­ тов. Архив принимает дела по описям и номенклатурам дел. Оформление дел включает в себя комплекс работ: описание дела, брошюровку, нумерацию листов, составление заверительной надписи. Дела хранят в шкафах в вертикальном или горизонтальном положении. Н дверце шкафа с внутренней стороны прикрепляют копию номенк­ а латуры дел. Если какое-либо дело выдается на руки для временного пользования, то на его место ставят карточку-заместитель. Если из дела выдается какой-нибудь документ, то на его место подшивают листокзаместитель. Дела, выданные сотрудникам во временное пользование, должны быть возвращены в течение дня.

Глава IV. Документы службы делопроизводства В зависимости от значимости документов устанавливаются следу­ ющие сроки хранения: 1, 3, 5, 10, 15» 50, 75 лет и постоянно. Докумен­ ты, поступающие из вышестоящих органов, хранятся, как правило, до истечения их актуальности или до замены их новыми. В процессе работы все документы можно подразделить на три фуппы: • предназначенные для архивного хранения;

• подлежащие уничтожению;

• необходимые для дальнейшего использования в делопроизводстве. Для определения сроков хранения и подготовки документов к архив­ ному хранению приказом руководителя предприятия, учреждения, орга­ низации создается постоянно действующая экспертная комиссия. Как пра­ вило, в нее входят заместитель директора, ведущий специалист и секре­ тарь-референт Определение конкретных сроков хранения дел и докумен­ тов производится на основе создаваемых министерствами и ведомствами перечней, которые проходят экспертизу в Архивной службе РФ (основу ведомственных перечней составляют перечни типовых документов и ти­ повых номенклатур дел). Если ведомственный перечень отсутствует, сле­ дует руководствоваться, в частности. Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сро­ ков хранения, утвержденным Росархивом 6 октября 2000 г Форма акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению* Наименование организации АКТ № Подпись (место составления) Дата о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению На основании (название и выходные данные перечня документов с указанием сроков их хранения) отобраны к уничтожению, как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение, документы фонда № (название фонда) Расшифровка подписи УТВЕРЖДАЮ Наименование должности руководителя организации *Форма соответствует образцу, содержащемуся в Основных правилах работы архивов организаций.

Формирование и хранение дел предприятия Заголовок дела или групповой заголовок документов 2 Крайние даты 3 Номера описей 4 Индекс дела по номенкла­ туре или № дела по описи 5 Кол-во ед хр 6 Сроки хранения и номера статей по перечню 7 Приме­ чание №п/п Итого (цифрами и прописью) ед. хр. за годы годы утверждены Описи дел постоянного хранения за по личному составу согласованы с ЭПК (протокол от (наименование архивного учреждения) № ) Наименование должности лица, проводившего экспертизу Подпись ценности документов Дата СОГЛАСОВАНО Протокол ЦЭК (ЭК) от № Расшифровка подписи Документы в количестве (цифрами и прописью) кг сданы в (наименование организации) на переработку по приемо-сдаточной накладной от № Наименование должности работника, сдавшего документы Дата Изменения в учетные документы внесены. Наименован ие должности работника архива, внесшего изменения в учетные документы Дата Подпись. ед. хр., Расшифровка подписи Подпись Расшифровка подписи Глава IV. Документы службы делопроизводства Внутренняя опись В случае необходимости (т. е. если заголовок дела не раскрывает со­ держание документов или если в деле содержится специфичная доку­ ментация — секретная, особо ценная и т. д.) для документов постоянно­ го и долговременного (свыше 10 лет) хранения лицо, ответственное за документы, составляет внутреннюю опись.

Форма внутренней описи документов дела * ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ документов ед. хр. № Номера листов ед. хр. № п/п Индекс документа Дата документа Заголовок документа Примечание Итого (цифрами и прописью) _ документов.

Количество листов внутренней описи _ (цифрами и прописью) Наименование должности лица, составившего внутреннюю опись документов дела Дата Подпись Расшифровка подписи Лист-заверитель дела Дела, предназначенные для архивного хранения, необходимо оформ­ лять дополнительно. Все листы дела, кроме листов внутренней описи и заверительной записи, нумеруют арабскими цифрами. На пронуме­ рованную единицу хранения составляют лист-заверитель, или заверительный лист, который подшивают в конце дела (в картотеках заверительную запись делают на чистой карточке, которую помещают в конце). В заверительном листе указывают количество листов в деле, особенности нумерации, изменения в составе и состоянии дела. Его подписывает сотрудник, проводивший нумерацию листов в деле. *Форма соответствует образцу, содержащемуся в Основных правилах работы архивов организаций. Формирование и хранение дел предприятия Форма листа-заверителя дела * ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА № В деле подшито и пронумеровано (цифрами и прописью) листов, в том числе: литерные номера листов пропущенные номера листов + листов внутренней описи _ Особенности физического состояния и формирования дела ;

Номера листов Наименование должности работника Дата Подпись Расшифровка подписи Опись дел На все дела, подготовленные для архивного хранения, должны быть составлены описи. Опись составляют, как правило, на документы од­ ного года. Дела располагают по степени важности и каждому из них присваивают порядковый номер. В случае, если в опись вносятся доку­ менты за несколько лет, дела разбивают по годам и, таким образом, опись состоит из годовых разделов. Опись подписывается составите­ лем и председателем экспертной комиссии (ЭК) предприятия, а затем она согласовывается и утверждается ЭПК (экспертно-проверочной комиссией) архивного фонда.

*Форма соответствует образцу, содержащемуся в Основных правилах работы архивов организаций.

Глава IV, Документы службы делопроизводства Форма годового раздела сводной описи дел постоянного хранения * Наименование организации Фонд № ОПИСЬ № дел постоянного хранения за год Дата УТВЕРЖДАЮ Наименование должности руководителя организации Подпись Расшифровка подписи Название раздела (структурного подразделения организации) №п/п 1 Индекс дела 2 Заголовок дела 3 Крайние даты 4 Кол-во листов 5 Примечание В данный раздел описи внесено (цифрами и прописью) с№ по №, в том числе:

. ед. хр., литерные номера:_ пропущенные номера: Наименование должности составителя описи Наименование должности руководителя архива (лица, ответственного за архив) Дата УТВЕРЖДЕНО Протокол ЭПК архивного учреждения от № СОГЛАСОВАНО Протокол ЦЭК (ЭК) организации от № Подпись Подпись Расшифровка подписи Расшифровка подписи *Форма соответствует образцу, содержащемуся в Основных правилах работы архивов организаций. Формирование и хранение дел предприятия Форма годового раздела сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения * Наименование организации Фонд № ОПИСЬ № дел временного (свыше 10 лет) хранения за_ год Название раздела (структурного подразделения организации) № п/п 1 Индекс дела 2 Заголовок дела 3 Крайние даты 4 Срок хранения 5 Кол-во листов 6 Примечание УТВЕРЖДАЮ Наименование должности руководителя организации Подпись Дата Расшифровка подписи В данный раздел описи внесено (цифрами и прописью) с№ по №, в том числе:

.ед. хр., литерные номера: пропущенные номера: Наименование должности составителя описи Дата Наименование должности руководителя архива (лица, ответственного за архив) Дата СОГЛАСОВАНО Протокол ЦЭК (ЭК) организации от № *Форма соответствует образцу, содержащемуся в Основных правилах работы архивов организаций. 79 Подпись Расшифровка подписи Подпись Расшифровка подписи Глава IV. Документы службы делопроизводства Форма описи электронных документов постоянного хранения* ОПИСЬ электронных документов постоянного хранения УТВЕРЖДЕНА Протоколом ЭПК Дата Фонд № _ Опись № За № ед. учета (название архива) №.год Дата создания 4 Объем (Мбайт) 5 Кол-во записей (для баз данных) 6 Формат данных 7 Состав тек­ стовой сопро­ водительной документации 8 Примеча­ ние № ед. Заголовок хр. ед. учета 2 В данный раздел описи включено _ (цифрами и прописью) ед. учета с № (цифрами и прописью) объемом Всего в опись включено (цифрами и прописью) ед. учета с № _ (цифрами и прописью) объемом Наименование должности составителя описи Дата СОГЛАСОВАНО Протокол ЭК (ЦЭК) организации № Председатель ЭК (ЦЭК) организации (должность, подпись, расшифровка подписи) • по№ _ед. хр. с № Мбайт Расшифровка подписи по№ Мбайт по №. ед. хр. с № по № Подпись *Форма соответствует образцу, содержащемуся в Основных правилах работы архивов организаций. Формирование и хранение дел предприятия Архивная справка Архивная справка — официально заверенный документ, имеющий юридическую силу и содержащий сообщение об имеющихся в архиве документах. Архивная справка должна содержать поисковые данные, т е. номер описи, номер дела, номера листов. Архивная справка составля­ ется только на основе подлинников или заверенных копий, которые могут прилагаться к ней. Выдержки из документов заключаются в ка­ вычки. При отсутствии соответствующих документов справка может быть выдана на основе имеющихся в офисе служебных печатных мате­ риалов. Справка подписывается ответственным за архив сотрудником и руководителем организации, после чего заверяется печатью.

Образец архивной справки* Наименование организации Архивная справка 30.11.2004 №04-5/173 Москва На №310 от 25.11.2004 630082, Омск, ул.Жуковского, 105/2, кв. 5, Петрову Б. И.

В документах архивного фонда Всероссийского объединения хлебопро­ дуктов «Росхлебопродукт», в ведомостях на выдачу заработной платы рабо­ чим и служащим за апрель - декабрь 1962 г., значится Петров Борис Ивано­ вич в должности инженера. Основание: ф. 50, on. 2, д. 3, лл. 105-106. Справка выдана для предоставления по месту работы. Наименование должности руководителя (структурного подразделения, в состав которого входит архив) организации Заведующий архивом (лицо, ответственное за архив организации) Гербовая печать организации Подпись Расшифровка подписи Подпись Расшифровка подписи *Форма соответствует образцу, содержащемуся в Основных правилах работы архивов организаций.

Глава IV. Документы службы делопроизводства Акт приема-передачи дел При смене лица, ответственного за хранение документов, происходит прием-передача дел, что оформляется соответствующим актом. В этом акте фиксируют виды передаваемых документов, их количество и состояние. Акт должен быть подписан передающим и принимающим лицами и утвержден руководителем предприятия (организации, уч­ реждения). Если прием-передача происходит в присутствии какоголибо должностного лица или специально созданной комиссии, акт должен быть подписан всеми присутствующими.

Форма акта приема-передачи при смене руководителя архива * АКТ № Наименование должности руководителя организации Подпись Расшифровка подписи (место составления) Дата приема-передачи при смене руководителя архива В соответствии с приказом от_ _передал, а _ (Ф. и. о. передающего) № (Ф. И. О. принимающего) принял в присутствии комиссии, образованной на основании данного при­ каза, в составе председателя (Ф.И.О.] (Ф.И.О.) и членов документы архива, страховые копии документов за _ аппарат к ним.

Кол-во экземпляров описи 3 Кол-во принятых дел - числитель, знаменатель количество 01-1Д годы и справочный № п/п Название и № описи Кол-во ед. хр. страхового фонда Примечание *Форма соответствует образцу, содержащемуся в Основных правилах работы архивов организаций.

Формирование и хранение дел предприятия ИТОГО принято_ (цифрами и прописью) в том числе (цифрами и прописью) _ ед, хр, страхового фонда (цифрами и прописью) описей в (цифрами и прописью) экземплярах. (цифрами и прописью) _ особо ценных дел, _дел, Состояние документов, страхового фонда и описей:

(общая характеристика состояния) Одновременно передаются (виды НСА и его объемы, состояние) Состояние помещения архива:

Pages:     || 2 | 3 | 4 |



© 2011 www.dissers.ru - «Бесплатная электронная библиотека»

Материалы этого сайта размещены для ознакомления, все права принадлежат их авторам.
Если Вы не согласны с тем, что Ваш материал размещён на этом сайте, пожалуйста, напишите нам, мы в течении 1-2 рабочих дней удалим его.