WWW.DISSERS.RU

БЕСПЛАТНАЯ ЭЛЕКТРОННАЯ БИБЛИОТЕКА

   Добро пожаловать!

Pages:     | 1 |   ...   | 3 | 4 || 6 |

«ИНФОРМАЦИОННЫЕ СИСТЕМЫ И ТЕХНОЛОГИИ В ЗКОНОМИКЕ Под редакцией профессора В.И. Лойко 2-е издание, переработанное и дополненное Допущено Министерством сельского хозяйства ...»

-- [ Страница 5 ] --

От планирования От учета Рис. 8.6. Комплексы задач и модели фазы анализа В фазе анализа в результате решения функциональных задач получают аналитические таблицы, графики, рекомендации по ре гулированию производства. Выходная информация этой фазы по ступает к ЛПР, который с учетом дополнительных факторов при нимает решение о размерах и направлениях регулирования про изводства. В сложных ситуациях в фазе анализа используется информация экспертов, в качестве которых могут выступать как опытные специалисты, так и компьютерные экспертные системы (при возможности). Использование в фазе анализа моделей пред ставления и формализации знаний существенно повышает обо снованность и корректность принимаемых решений.

Фаза регулирования. Здесь решаются функциональные задачи календарного планирования и диспетчирования производства (рис. 8.7), т. е. на основе информации и принятых решений в фазе анализа происходит оперативное воздействие на параметры про изводственного процесса. Для формального описания задач ре гулирования привлекаются методы и модели календарного и се тевого планирования, транспортные модели и модели оператив ного управления. Результатной информацией этой фазы являются Рис. 8.7. Комплексы задач и модели фазы регулирования календарные и сетевые графики производства продукции, марш руты, алгоритмы диспетчирования.

Комплексы задач различных фаз управления производствен ным предприятием имеют разные периодичность решений и объе мы перерабатываемой информации. В фазе планирования пери одичность решений наибольшая, особенно для задач перспектив ного планирования (3—5 лет), объемы же перерабатываемой информации наименьшие по сравнению с другими фазами. Наи большая информационная нагрузка ложится на фазу учета, где некоторые задачи решаются ежедневно. Фаза анализа оперирует более агрегированной информацией и с большим периодом ре шения задач. В фазе регулирования номенклатура функциональ ных задач существенно меньше, но решаются они ежедневно и на всех уровнях производства.

Математические модели и методы решения функциональных задач тесно переплетаются в различных фазах управления, по этому естественно, что алгоритмическое и программное обеспе чение фаз управления является общим и составляет обобщенную алгоритмическую модель процесса обработки данных.

Целью базовой информационной технологии на предприя тии является создание информации, позволяющей определить "об раз" конкурентоспособной продукции и осуществить управление ее производством. Фазы управления производством реализуют ся на концептуальном уровне информационной технологии со вокупностью базовых информационных процессов (рис. 8.8).

В настоящее время все большая часть производственной ин формации, необходимой для управления предприятием, обраба тывается на уровне данных. Тем не менее постановка и наполне ние информацией функциональных задач (ФЗь...,ФЗ„) прово дятся, как правило, на основе документооборота, существующе го на предприятии и составляющего базу для обмена производ ственной информацией между функциональными задачами. С по мощью частных математических моделей функциональные задачи преобразуются в вычислительные (B3i,...,B3«), и, таким образом, выполнение информационных функций управления производством переходит на уровень данных.

При решении вычислительных задач основным технологичес ким информационным процессом является процесс обработки дан ных, управляемый процедурой организации вычислительного про цесса (ОВП). Информационное взаимодействие вычислительных задач с другими информационными процессами осуществляется процессом обмена данными. Необходимость такого взаимодей ствия объясняется тесной связью алгоритмов решения вычисли тельных задач и общностью внутримашинной информационной базы для всех задач управления. Обработка данных происходит с помощью процедур организации и планирования вычислитель ных работ, а необходимое информационное отображение резуль татов решения задач (РРЗь...,РРЗ„) — с помощью процедуры ото бражения. При обработке из первичных данных получают про межуточные и выходные (результатные) данные, которые с по мощью процессов обмена и накопления поступают в базу данных, создаваемую процедурой ОИБ (организация информационной базы). Эта процедура позволяет перевести концептуальное пред ставление базы данных через инфологическую модель и логичес кую схему к ее физическому представлению. Процесс накопления, описываемый на логическом уровне моделями выбора, хранения и актуализации данных, позволяет создать базу данных, необхо димых для решения задач управления предприятием.

Особое место среди процессов информационной технологии управления предприятием занимает процесс представления зна ний, в силу ряда причин еще не нашедший широкого распростра нения в ИТ. Но именно в сельскохозяйственном производстве задачи управления характеризуются большим числом взаимосвя занных и трудноформализуемых факторов, позволяющих полу чить решение либо в достаточно общем, либо в весьма прибли женном виде. Поэтому при решении задач управления на сельс кохозяйственном предприятии часто требуется мнение экспертов, что в ИТ может быть учтено с помощью экспертных систем, яв ляющихся одной из форм реализации процесса представления знаний.

На физическом уровне информационная технология реализу ется с помощью программно-аппаратных средств информацион ной технологии, объединенных в соответствующие подсистемы:

управления, обмена, накопления, обработки, представления зна ний (см. рис. 3.3). Широкое распространение персональных ком пьютеров, быстрое увеличение их функциональных возможнос тей, стремительное улучшение их основных параметров (произ водительности, емкости оперативной и внешней памяти), заметно снизившаяся стоимость сетевого программного обеспечения и оборудования позволяют организовать на предприятии распре деленные системы обработки и накопления данных. В этом слу чае частные функциональные задачи управления решаются на ав томатизированном рабочем месте (АРМ) специалиста. Под АРМ понимают рабочее место специалиста-управленца (обычно пись менный стол), укомплектованное персональным компьютером с программным обеспечением, позволяющим в автоматизирован ном режиме решать возложенные на специалиста задачи. Есте ственно, специалист должен быть обучен работе с установлен ным на компьютере программным обеспечением.

Для повышения эффективности информационной технологии, реализуемой с помощью АРМ, последние должны быть объеди нены в локальные сети с выходом в корпоративную и глобаль ную сети. Физическая реализация информационной технологии в управлении предприятием, как правило, содержит в себе черты организационной структуры (см. рис. 8.1) и для административ ного здания может представлять собой шинную "клиент-сервер ную" сеть, разбитую на сегменты, обмен между которыми осуще ствляется через мост (Мет) — устройство коммутации (рис. 8.9).

Сегмент администрации содержит АРМ директора и главных специалистов. К шине этого сегмента подключен сервер, на кото Рис. 8.9. Вариант топологии компьютерной сети крупного предприятия ром хранятся основное функциональное программное обеспече ние и банк данных предприятия. Шинная технология сегмента позволяет обмениваться данными между главными специалистами предприятия и директором, а через мост связываться с АРМ служб главных специалистов (ПЭО, бухгалтерии, СГС и т.д.).

В этом сегменте подготавливаются и принимаются решения по уп равлению. Службы главных специалистов выделены в сегменты и через мост могут взаимодействовать между собой и АРМ главных специалистов. На компьютерах этого сегмента вычислительной сети предприятия разрабатываются производственные планы, ведутся учет и анализ производственных параметров, подготавливаются агрегированная информация и рекомендации по управлению про изводством для сегмента администрации. Производственная ин формация, характеризующая динамику производственного про цесса на предприятии, собирается и проходит первичную обра ботку в сегментах производственных подразделений.

Сервер вычислительной сети предприятия для расширения функций информационной технологии в управлении предприя тием должен быть через устройство сопряжения подсоединен к магистральному каналу, дающему выход в корпоративные сети и сеть Интернет.

На крупных предприятиях и в корпорациях производствен ные подразделения нередко удалены от административного зда ния, что требует каналов связи для подключения удаленных сег ментов. Для этой цели может быть использована коммутируемая телефонная сеть, передача данных по которой осуществляется с помощью модема (Мдм). В этом случае сегменты производствен ных подразделений подключаются через удаленные мосты и мо демы к телефонной сети. К ней же через модем подключается либо административный сегмент, либо мост вычислительной сети ад министративного здания.

Передача данных по телефонной сети общего пользования отличается низкими качеством и скоростью. Поэтому для надеж ного подключения сегментов производственных подразделений к сети администрации предприятия желательно иметь выделенные телефонные линии. Правда, это стоит дороже.

Устойчивая и бесперебойная работа сложной вычислитель ной сети невозможна без управления. Функции управления се тью должны быть возложены на специалиста — администратора сети. В его функции входят физическая и программная организа ция работы сети, управление трафиком, поддержание в рабочем состоянии сетевого программного обеспечения и оборудования.

Процесс накопления данных на предприятии может быть ре ализован путем организации банка данных предприятия на сер вере и локальных баз данных на АРМ. В банке данных должны храниться данные стратегического и тактического характера, в локальных базах — данные оперативного, промежуточного и ин формационного характера.

Современные персональные компьютеры и серверы с каж дым годом позволяют накапливать и обрабатывать все боль шие объемы данных, благодаря чему мощность и производи тельность информационных технологий на предприятиях воз растают, внося весомый вклад в рост эффективности управления производством.

Полной автоматизации информационных процессов в уп равлении крупным предприятием можно достичь внедрением, например, наиболее известной в мире системы R/3 (кратко опи сана в гл. 9).

8.2. ЭКОНОМИЧЕСКИЕ ИНФОРМАЦИОННЫЕ СИСТЕМЫ УЧЕТА Информационные технологии в учете позволяют в пределах функций бухгалтерского учета полностью регламентировать ав томатизированное получение: данных, необходимых как для ве дения оперативного, синтетического и аналитического учета, так и для составления форм бухгалтерской и синтетической отчетно сти;

данных, необходимых пользователям для выработки и при нятия решений, а также для системного контроля за ходом про изводственных процессов. При использовании информационных технологий на предприятии можно посредством отчетной инфор мации установить иерархическую взаимосвязь различных уров ней управления.

Под информационными технологиями «учете следует понимать человеко-машинные системы, созданные на базе современных средств вычислительной техники, обеспечивающих автоматизи рованное выполнение функций бухгалтерского учета.

Ведение учета на основе ИТ выполняется бухгалтерами, учет чиками, заведующими складами в организационной структуре АРМ, технически и программно объединенных в локальную вы числительную сеть. Учет реализуется на основе типовых норма тивных актов, т.е. положений о главных (старших) бухгалтерах, о бухгалтерских отчетах и балансах, о документах и записях в бухгалтерском учете, о плане счетов и др. При этом используют ся традиционные элементы метода бухгалтерского учета (доку ментация, инвентаризация, счета, двойная запись и т.д.). Однако их реализация в условиях использования ИТ имеет некоторые особенности.

В частности, в первичных документах (ПД) отражаются только оперативные (переменные) данные, а постоянная информация хра нится в базе данных. ПД составляют в основном с помощью персо нальных компьютеров. Формирование ПД и первичная обработка их данных преимущественно проводятся в местах выполнения хо зяйственных операций, т.е. в подразделениях, на складах.

Процедуры записи на счетах бухгалтерского учета, закрытия бухгалтерских счетов, заполнения Главной книги, составления баланса и других форм отчетности осуществляются программно.

Выявление результатов инвентаризации и составление соответ ствующих ведомостей и других отчетных регистров бухгалтерс кого учета выполняет ПК.

К организации информационной технологии в бухгалтерском учете предъявляется ряд требований:

• повышение качества обслуживания аппарата управления информацией о состоянии производства. Это предусматривает автоматизированное выполнение функций учета и анализа, а так же составление форм годовой и периодической отчетности;

• повышение качества учета за счет расширения аналитичес ких показателей, достоверности и оперативности исходных дан ных, внедрения оптимальных методов работы бухгалтеров с пер вичными документами и выходными документами в режиме "зап рос — ответ";

• улучшение организации учета и снижение его трудоемкости за счет автоматизации учетно-вычислительных функций и, как следствие, повышение производительности труда работников учетного аппарата.

С учетом функционального состава задач, эксплуатационных возможностей современных средств автоматизированной обра ботки учетной информации и требований, предъявляемых к ин формационным технологиям, они должны развиваться на прин ципах: рационализации форм учета, системности, целостности, адаптации информационных технологий к внешней среде, интег рации данных, банковской организации массивов, автоматиза ции документооборота, автоматизации учетных функций.

Информационные технологии в учете обеспечивают решение следующих задач.

1. Учет труда и его оплаты:

• формирование базы данных по учету кадров;

• формирование первичных документов по учету труда и его оплаты;

• обобщение данных по начислению оплаты труда по табель ным номерам, бригадам, цехам и предприятию в целом;

• обобщение операций по счету "Расчеты по оплате труда";

• распределение затрат на заработную плату по объектам каль куляции;

• формирование выходных документов по учету труда и его оплаты.

2. Учет основных средств:

• формирование инвентарных карточек и других первичных документов по движению основных средств;

• формирование инвентаризационных ведомостей;

• исчисление и распределение износа по объектам калькуляции;

• расчет переоценки основных средств.

3. Учет материальных ценностей:

• формирование первичных документов по движению мате риальных ценностей;

• распределение затрат на материальные ценности по объек там калькуляции.

4. Учет работы автотранспорта предприятия.

5. Учет денежных средств:

• обработка информации по учету кассрвых операций;

• обработка информации по учету банковских операций;

• обработка информации по расчетам с поставщиками и под рядчиками.

6. Учет затрат и калькулирование себестоимости продукции и услуг производства:

• учет продукции;

• создание массивов по учету затрат производства по отдель ным видам продукции;

• закрытие счетов бухгалтерского учета.

7. Обработка информации по сводному синтетическому и ана литическому учету.

• получение шахматного баланса и Главной книги;

• разработка баланса;

• составление форм бухгалтерской и статистической отчетности.

Рассмотрим особенности организации информационной тех нологии на некоторых участках учета.

Процесс производства связан с затратами не только овеще ствленного (в средствах и предметах труда), но и живого труда.

Труд является важнейшим элементом производственного процесса.

Повышением его производительности обусловлен рост эффектив ности производства, а следовательно, его рентабельности, при быльности.

Вместе с тем процесс производства сопровождается потреб лением живого труда, величина которого измеряется количеством отработанных человеко-часов. Отсюда вытекает необходимость исчисления размера оплаты труда каждому работнику и отнесе ния затрат по оплате труда на издержки производства.

В действующей системе организации и оплаты труда пред приятиям предоставляются значительные права в выборе форм оплаты труда и обеспечении механизма защиты работников по нижнему уровню оплаты труда, минимальной продолжительно сти трудового отпуска, льготам для отдельных категорий пер сонала и др.

Учет труда и его оплата ведется на основе первичных докумен тов: наряд на выполненную работу, учетный лист тракториста машиниста, учетный лист выполненных работ, ведомость начис ленной заработной платы, табель учета рабочего времени, расчет начисления оплаты труда работникам животноводства и др.

Для определения общей суммы заработной платы, подлежа щей выплате за месяц, первичные документы группируются, сум мируется заработок за выработанную продукцию и производят ся удержания. Документы, обобщающие данные о причитающейся и подлежащей выплате заработной плате, называются соответ ственно расчетной и платежной ведомостями.

Учет труда и его оплаты — наиболее трудоемкий и ответствен ный участок бухгалтерского учета. Эта задача многоэлементная, ее составными частями, например, на сельскохозяйственном пред приятии являются:

• начисление оплаты труда работникам с фиксированным ок ладом или часовой тарифной ставкой;

• начисление оплаты труда работникам растениеводства (трактористам-машинистам, рабочим, занятым ручным трудом);

• начисление оплаты труда водителям автотранспорта;

• начисление сумм дополнительной оплаты труда;

• расчет подоходного налога, профсоюзных и других взносов;

• распределение заработной платы по направлениям произ водственных затрат;

• формирование производственных отчетов подразделений;

• формирование данных по использованию машинно-трак торного и автомобильного парка;

• формирование и выдача на печать машинограмм.

Периодичность решения задач по учету труда и его оплаты обус ловливается уровнем автоматизации первичного учета: по начисле нию оплаты труда (аванс) — два раза в месяц;

по учету труда — подекадно. Это позволяет повысить качество текущего анализа и оперативного управления трудовыми ресурсами хозяйства.

Учетные задачи характеризуются массовостью информации при низком коэффициенте сложности расчетов — это типичные задачи обработки данных.

УЧЕТ ПРОИЗВОДСТВЕННЫХ ЗАПАСОВ Под производственными запасами понимают различные веще ственные элементы производства, используемые в качестве пред метов труда в производственном процессе. Они целиком потреб ляются в каждом производственном цикле и полностью перено сят свою стоимость на себестоимость произведенной продукции.

Например, к производственным запасам — предметам тру да — на предприятиях агропромышленного комплекса относят ся: посадочный материал, семена, минеральные удобрения, запас ные части и другие материальные ценности, необходимые для про изводства сельскохозяйственной продукции и деятельности обслуживающих, вспомогательных и подсобных производств.

Материальные ценности занимают значительный удельный вес в издержках производства, и рациональное управление ими (конт роль, учет, анализ) имеет решающее значение в снижении себесто имости продукции и повышении эффективности производства.

В выполнении этой задачи большое место отводится автоматиза ции учета с использованием современной компьютерной техники.

Особенностью автоматизированной обработки информации по учету производственных запасов является необходимость опе ративной обработки многих документов.

В связи с тем, что информация, введенная в память ПК, и по лученные выходные документы могут иметь юридическую силу бухгалтерского документа, появляется реальная возможность ин теграции оперативного и бухгалтерского учета. Это может быть обеспечено тем, что на ПК будут формироваться и распечаты ваться первичные документы по учету товарно-материальных ценностей (ТМЦ).

Особенно перспективным является применение ПК, объеди ненных в вычислительную сеть, что позволяет осуществить дис танционную передачу информации и проводить ее оперативную обработку, установив компьютер в местах возникновения инфор мации — на материальных складах.

Технологией обработки информации предполагается разра батывать материальный отчет на ПК непосредственно в цент ральной бухгалтерии, в дальнейшем отчет представляется для свер ки на склад материально ответственным лицам.

Обработка информации по учету производственных запасов осуществляется в строгом соответствии с имеющимися инструк тивными материалами бухгалтерского учета. При этом решают ся задачи контроля за сохранностью материальных ценностей в местах их хранения и на всех стадиях обработки, за правильным и своевременным документированием всех операций по движе нию материальных ценностей, за расчетом остатков материаль ных ценностей по местам их хранения и статьям баланса.

УЧЕТ ОСНОВНЫХ СРЕДСТВ Основные средства (ОС) представляют собой совокупность материально-вещественных объектов и ценностей, действующих в неизменной натуральной форме в течение длительного перио да. Это средства, создающие материально-техническую базу и условия производственно-хозяйственной деятельности предпри ятия. Основные средства подразделяются на производственные и непроизводственные.

К производственным основным средствам (фондам) относят здания, сооружения, оборудование, машины, транспортные сред ства и другие объекты, функционирующие в сфере материально го производства. Сохраняя первоначальную натуральную фор му, они переносят свою стоимость на производимую продукцию, выполняемые работы или оказываемые услуги частями в сумме начисленной амортизации (износа).

К непроизводственным основным средствам (фондам) относят объекты основных средств, функционирующие в отраслях непро изводственной сферы (жилищно-коммунальное хозяйство, учреж дения культуры, здравоохранения и т.п.).

В практике учета к основным средствам относятся предметы стоимостью выше 100 ММОТ (минимальная месячная оплата труда) и сроком службы более года.

Классификация основных средств учитывается при создании справочников для базы данных.

В базе данных учитываются многие экономические и учетные характеристики основных средств: год сдачи в эксплуатацию ОС, инвентарный номер, заводской номер, подразделение и матери ально ответственное лицо, за которым закреплены ОС, шифр и норма амортизации, балансовая стоимость, износ и др.

Основные средства оцениваются по первоначальной, восста новленной (рыночной) и остаточной стоимости. Фиксируемая в бухгалтерском учете первоначальная стоимость — это величина затрат на приобретение или возведение объектов. Она относи тельно постоянна.

В базе данных фиксируется балансовая стоимость ОС, кото рая отражается в отчетности и балансе.

В процессе эксплуатации ОС изнашиваются, стоимостная ве личина износа фиксируется в базе данных. Если из балансовой стоимости ОС вычесть износ, получим расчетную величину ос таточной стоимости ОС, которая также фиксируется в БД.

Учет поступления ОС ведется в разрезе классификационных групп, инвентарных объектов, подразделений и материально от ветственных лиц.

При поступлении ОС в эксплуатацию оформляется акт при емки-передачи, в котором проставляются все перечисленные рек визиты и корреспонденция счетов. Акт приемки-передачи ОС составляют на каждый объект в отдельности, а информация со храняется в БД.

Каждому объекту ОС, принятому на учет (программно на ПК), присваивается инвентарный номер. При этом используется порядковый код. Присваивать вновь поступившим ОС инвентар ные номера выбывших объектов нельзя.

Перемещение ОС из одного подразделения в другое оформля ют накладной на внутреннее перемещение. При подготовке ее к обработке на ПК наряду с другими реквизитами проставляют корреспонденцию счетов.

Учет наличия и движения ОС ведется на активном балансо вом счете 01 "Основные средства".

Стоимостный износ компенсируется за счет накапливания средств путем включения в себестоимость продукции амортиза ционных отчислений. Величина амортизационных отчислений зависит от балансовой стоимости объекта ОС и нормы амор тизации.

В условиях рыночной экономики степень интенсивности амор тизации ОС определяется характером финансовой политики и стратегии предприятия. При благоприятной конъюнктуре сбыта и цен оно стремится быстрее амортизировать стоимость актив ной части ОС, а с ухудшением конъюнктуры замедлить темпы амортизации.

В нашей стране запрещено начислять амортизацию и износ по полностью амортизированным объектам.

Годовые нормы амортизации ОС утверждаются централизо ванно и являются едиными для всех предприятий независимо от форм собственности. Не начисляется амортизация по объектам жилищного фонда, книжному фонду, продуктивному скоту.

Амортизацию (износ) начисляют ежемесячно по вновь при нятым на учет ОС начиная с 1-го числа месяца, следующего за месяцем поступления. По выбывшим объектам начисление амор тизации прекращается с 1-го числа месяца, следующего за меся цем выбытия из эксплуатации.

Расчет амортизации по автотранспорту производится отдель но с учетом фактического пробега автотранспорта за отчетный месяц. Все это необходимо учитывать при автоматизированной обработке данных.

СВОДНЫЙ СИНТЕТИЧЕСКИЙ УЧЕТ Автоматизированная обработка информации по сводному синтетическому учету предполагает в качестве обязательного условия перевод на автоматизированную обработку всех участ ков бухгалтерского учета. Обработка информации на данном участке имеет свои особенности. Прежде всего по сводному син тетическому учету на ПК не создаются дополнительные инфор мационные массивы, и соответственно дополнительные исходные документы по данному разделу не приводятся, а используются массивы, созданные по другим участкам учета.

Данные по каждому синтетическому счету, а в их пределах — по каждому субсчету и статье аналитического учета формируют ся путем постепенного накапливания их во внешней памяти ПК — на жестком диске. На жесткий магнитный диск записывается или первичная информация, вводимая в компьютер, или производ ная, полученная при решении задач учета.

Основным накопительным и итоговым регистром по сводно му синтетическому учету является Главная книга, куда заносится информация из журналов-ордеров при использовании журналь но-ордерной формы учета. Обычно в конце месяца итоги из жур налов-ордеров переносят в Главную книгу, которая предназна чена для обобщения данных, находящихся в журналах-ордерах, для проверки правильности выполнения записей по счетам и для составления отчетного баланса.

На каждый счет в Главной книге отводят один лист. В нем показывают начальное сальдо по каждому синтетическому счету.

Запись текущих оборотов в Главной книге одновременно являет ся и регистрацией учетных данных, отраженных в журналах-ор дерах. При записи текущих оборотов из журналов-ордеров в Главную книгу кредитовые обороты каждого синтетического сче та представляют одной записью, а дебетовые обороты — с ука занием корреспондирующих счетов.

Баланс составляют по данным Главной книги с использова нием в необходимых случаях отдельных показателей из учетных регистров.

8.3. ОФИСНАЯ ИНФОРМАЦИОННАЯ ТЕХНОЛОГИЯ Предприятие, управляемое с помощью информационной тех нологии, связано информационными потоками с внешним ми ром, и принять оптимальное решение без их учета невозможно.

Поэтому информационный (смысловой) обмен между людьми как в рамках предприятия, так и за его пределами происходит очень интенсивно.

На современный офис (так называют службу управления пред приятием) обрушивается колоссальный поток информации. При чем с каждым годом его объем заметно возрастает. Значительная часть этого потока поступает в виде разного рода сообщений — электронных писем, факсов, голосовых сообщений. В последнее время к этому добавились еще и видеофрагменты, пересылаемые с помощью электронных средств связи.

Коммерческий успех предприятия в значительной степени за висит от того, насколько его сотрудникам удается, во-первых, ос мысливать и упорядочивать входящую информацию, во-вторых, оперативно отвечать на поступающие запросы. Для решения обе их проблем крайне желательно использовать технологию, благо даря которой можно было бы обращать внимание только на со держание сообщений, в максимальной степени абстрагируясь от их конкретной формы — будь то факс, электронное письмо или голосовое сообщение. Так родилась идея создания единой среды обмена сообщениями (unified messaging), при которой вся входя щая информация — голосовые и факсимильные сообщения и элек тронные письма (возможно, с вложениями) — попадает в один и тот же входной почтовый ящик. С содержимым этого почтового ящика пользователь может ознакомиться, используя настольный компьютер, телефон или переносной компьютер. С помощью ком пьютера пользователь может рассмотреть список полученных со общений и краткие аннотации. Щелкнув мышью на нужном сооб щении, можно просмотреть или прослушать его независимо от того, в какой форме оно поступило. С другой стороны, с помо щью телефона пользователь получает возможность прослушать го лосовые сообщения, переслать факсы на находящийся поблизости факсимильный аппарат. Электронные письма можно либо пере слать туда же по факсу, либо прослушать в голосовом виде.

Еще раз подчеркнем главное: во-первых, при работе в единой среде обмена сообщениями их физическая форма оказывается почти полностью скрытой от пользователя, что дает ему возмож ность полностью сосредоточиться на содержании сообщения;

во вторых, пользователь всегда может ознакомиться с любыми по ступившими на его имя сообщениями независимо от формы со общений, своего местонахождения и времени суток, причем для этого требуются минимальные технические средства.

В своем развитии офисная информационная технология уже прошла три этапа.

Сначала офисные системы обмена сообщениями разных ви дов существовали независимо друг от друга: факсы приходили на факсимильный аппарат, электронные письма обрабатывались почтовой программой, а для работы с голосовой почтой исполь зовался обычный телефонный аппарат (рис. 8.10).

Рис. 8.10. Схема раздельной обработки сообщений • Затем людям надоел не слишком дружественный телефонный интерфейс, и для взаимодействия с системой голосовой почты был приспособлен компьютер. Пользователи получили возможность видеть на экране список голосовых сообщений, прослушивать избранные сообщения, тут же надиктовывать ответ и т.д. — в общем, с голосовыми сообщениями работать стало так же удоб но, как и с электронными письмами. И все же относительно струк туры системы обмена сообщениями разных типов оставались разъединенными. В частности, при работе с такими программа ми оказалось невозможным выдавать на экран единый список сообщений, отсутствовали также какие бы то ни было "мостики" между сообщениями разных типов.

Первые попытки объединить сообщения разных форм были основаны на том, что оцифрованное голосовое сообщение, хра нимое в системе голосовой почты, в принципе ничем не отлича ется от оцифрованного факсимильного сообщения или электрон ного письма, поэтому, несколько видоизменив клиентское про граммное обеспечение для работы с системой электронной почты, можно заставить его выдавать на экран единый список сообще ний независимо от того, в какой форме они были получены. При этом сами хранилища сообщений никак не затрагиваются, они продолжают оставаться разделенными.

При таком подходе часто бывает необходимо, чтобы в базе данных электронных писем имелись записи, соответствующие голосовым и факсимильным сообщениям;

при этом сами сообще ния хранятся отдельно и управление соответствующими базами данных осуществляется независимо от почтовой базы. Так воз никает задача синхронизации баз, в процессе решения которой могут возникнуть дополнительные трудности. Кроме того, сис темному администратору приходится управлять несколькими базами по отдельности. Наконец, даже при этом, более совер шенном подходе, "мостики" между сообщениями разных типов оказываются "за кадром" (рис. 8.11).

В 1997 г. появились системы, в которых все сообщения неза висимо от их формы хранятся в единой базе данных (рис. 8.12).

Обычно такие системы представляют собой надстройку над про граммой электронной почты или системой поддержки коллектив ной работы (groupware), обеспечивающую интеграцию сообще ний разных типов в готовую систему обмена сообщениями.

В частности, существуют программы, организующие единую среду обмена сообщениями на базе Microsoft Exchange, Lotus Notes и Novell Group Wise. При этом управление базой сообщений осуще ствляется средствами той программы, на которой базируется Рис. 8.11. Единый интерфейс пользователя при раздельном хранении и обработке сообщений Рис. 8.12. Единая среда обмена сообщениями надстройка unified messaging. Кроме всего прочего в этом случае значительно удобнее выполнять преобразование между разными типами сообщений.

До тех пор пока в качестве аппаратной базы для систем голо совой почты использовались учрежденческие АТС, т. е. большие закрытые системы, всегда существовала проблема обмена инфор мацией между вычислительной и телефонной сетью: не наладив та кой обмен, единую среду обмена сообщениями построить нельзя.

Ситуация значительно упростилась с появлением компьютер но-телефонного оборудования на базе открытых стандартов — плат расширения для компьютера, из которых, как из детского конст руктора, можно строить большие и достаточно интеллектуальные системы. Системы, построенные на базе плат компьютерной теле фонии, работают под управлением обычных компьютерных про грамм, написанных на языке высокого уровня, поэтому получить от них необходимую информацию оказывается гораздо легче.

Компания Octel Communications предлагает своим клиентам программу Octel Unified Messenger, представляющую собой "над стройку" над системой Microsoft Exchange, благодаря которой все голосовые сообщения попадают в Exchange Inbox. Данный про дукт обеспечивает единое управление электронными письмами и голосовой почтой. Тип сообщения (голосовой фрагмент или элек тронное письмо) указывается в поле заголовка. Как и другие со временные продукты, Octet Unified Messenger позволяет знако миться с содержанием голосовых сообщений и электронных пи сем в дистанционном режиме, с использованием компьютера или телефона. В последнем случае (чтение электронного письма по телефону) в игру вступает преобразование "текст — речь". Полу чатель может немедленно дать голосовой ответ на письмо, не ве шая трубку. Записанный речевой фрагмент будет тут же пере правлен отправителю электронного письма.

При работе с программой Octel Unified Messenger для хране ния всех сообщений независимо от их типа используется Exchange Server. В целом в архитектуре можно выделить следующие основ ные компоненты: Exchange Server, Octel Server, клиентское про граммное обеспечение для рабочих станций, линии связи в уч режденческой АТС. Адресация всех сообщений осуществляется через каталог Exchange Server, поэтому нет необходимости сле дить за актуальностью адресов во всех каталогах, имеющихся в сети: изменения в каталоге одного из серверов автоматически влекут за собой изменения во всех прочих каталогах. Аналогич ным образом использование Exchange Server в качестве единого хранилища значительно упрощает выполнение административ ных задач.

Еще одна характерная черта Octel Unified Messenger — высо кая степень масштабируемости системы. По мере необходимости в сети можно устанавливать новые серверы Exchange и Octel Server, увеличивая тем самым количество обслуживаемых пользователей.

Как следует из вышеизложенного, Octel Unified Messenger — это единая среда обмена сообщениями третьего поколения, где все сообщения содержатся в одном и том же хранилище.

8.4. ПРОЕКТИРОВАНИЕ ЭКОНОМИЧЕСКИХ ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ При создании новых и модернизации старых автоматизиро ванных экономических информационных систем необходимо ру ководствоваться общеотраслевыми руководящими методически ми материалами, суть которых раскрывается ниже.

8.4.1. ЗАДАЧИ ПРОЕКТИРОВАНИЯ Под проектированием автоматизированных экономических ин формационных систем понимается процесс разработки техничес кой документации, связанный с организацией системы получе ния и преобразования исходной информации в результатную, т.

е. с организацией информационной технологии.

Документ, полученный в результате проектирования, носит название проект.

Целью проектирования является подбор технического и фор мирование информационного, математического, программного и организационно-правового обеспечения.

Подбор технического обеспечения должен быть таким, чтобы обеспечить своевременный сбор, регистрацию, передачу, хране ние, наполнение и обработку информации.

Информационное обеспечение должно предусматривать со здание и функционирование единого информационного фонда системы, представленного множеством информационных масси вов, набором данных или базой данных.

Формирование математического обеспечения систем включа ет комплектацию методов и алгоритмов решения функциональ ных задач. При формировании программного обеспечения сис тем особое внимание обращается на создание комплекса программ и инструкций пользователя и выбор эффективных программных продуктов.

Основные задачи проектирования:

• оказание влияния на улучшение организации учетной, пла новой и аналитической работы;

• выбор оборудования и разработка рациональной техноло гии решения задач и получения результатной информации;

• составление графиков прохождения информации как внут ри, так и между производственными и функциональными под разделениями;

• создание БД, обеспечивающей оптимальное использование информации, касающейся планирования, учета и анализа хозяй ственной деятельности;

• создание нормативно-справочной информации.

Разработка и внедрение системы автоматизированной обра ботки информации осуществляются в очередности, установлен ной техническим заданием. Содержание первой очереди системы определяется составом задач учета, анализа, планирования и опе ративного управления, наиболее поддающихся автоматизации и имеющих существенное значение для принятия управленческих решений на предприятии. В процессе разработки последующих очередей системы происходят наращивание исходного комплек са функциональных задач, расширение и интеграция информа ционного и математического обеспечения, модернизация комп лекса технических средств.

При создании первой очереди ЭИС техническое задание раз рабатывается на всю систему, а технический и рабочий проек ты — на задачи и подсистемы, входящие в состав первой очереди системы.

11- 8.4.2. АНАЛИЗ СИСТЕМЫ ОБРАБОТКИ ИНФОРМАЦИИ. РАЗРАБОТКА ТЕХНИЧЕСКОГО ЗАДАНИЯ Обследование — это изучение и диагностический анализ суще ствующей системы обработки информации. Материалы, получен ные в результате обследования, должны быть использованы:

• для обоснования разработки и поэтапного внедрения систем;

• для составления технического задания на разработку систем;

• для разработки технического и рабочего проектов систем.

Обследование проводится разработчиками совместно с заказ чиком после издания приказа заказчика о проведении работ по предпроектному обследованию.

Обследование начинается с изучения производственно-эконо мических характеристик объекта, основных функций, осуществ ляемых подразделениями и их руководителями. Далее изучаются задачи, обеспечивающие реализацию функций управления, орга низационная структура, штаты и содержание работ по управле нию на предприятии и в объединении, а также характер подчи ненности вышестоящим органам управления. В процессе обсле дования должны быть выявлены:

• инструктивно-методические и директивные материалы, на ос нове которых определяются состав подсистемы и перечень задач;

• возможности применения новых методов решения задач.

При изучении каждой функциональной задачи управления рас сматриваются:

• назначение задачи;

сроки и периодичность ее решения;

• степень формализуемости задачи;

• источники информации, необходимые для решения задачи;

• показатели и их количественные характеристики;

• порядок корректировки информации;

• действующие алгоритмы расчета показателей и возможные методы контроля;

• действующие средства сбора, передачи и обработки инфор мации;

• действующие средства связи;

• принятая точность решения задачи;

• трудоемкость решения задачи;

• действующие формы представления исходных данных и ре зультатов их обработки в виде документов;

• потребители результатной информации по задаче. При об следовании документооборота следует составить схему маршру та движения документов, которая должна отразить:

• количество документов;

• место формирования показателей документа;

• взаимосвязь документов при их формировании;

• маршрут и длительность движения документа;

• место использования и хранения данного документа;

• внутренние и внешние информационные связи;

• объем документа в знаках.

По результатам обследования следует установить перечень задач управления, решение которых целесообразно автоматизи ровать, и очередность их разработки.

В отчете по обследованию, называемом технико-экономичес ким обоснованием (ТЭО), приводятся: характеристика материаль но-технической базы производства предприятия (объединения), численность работников по категориям, основные технико-эко номические показатели производства и реализации продукции, краткое описание функций подразделений и должностных лиц, схемы информационных связей и объем информации по перио дам, схемы маршрутов движения документов, данные об уровне автоматизации управленческого труда и методах управления.

В ТЭО обосновываются предложения по совершенствованию системы управления, выделяются функции, подлежащие автома тизации, указываются первоочередной комплекс задач и предва рительный перечень средств системы, проводится ориентировоч ная оценка экономической эффективности создания ЭИС.

Техническое задание на систему разрабатывается заказчиком при непосредственном участии разработчика.

Техническое задание — это документ, утвержденный в уста новленном порядке, определяющий цели, требования и основные исходные данные, необходимые для разработки автоматизиро ванной системы управления, и содержащий предварительную оценку экономической эффективности системы.

Утвержденное техническое задание является документом, ко торым разработчики должны руководствоваться на всех этапах создания системы, и проектирования задач. Изменения, вносимые в техническое задание, должны оформляться протоколом, явля ющимся частью технического задания. Протокол должен утвер ждаться заказчиком.

При разработке технического задания следует:

• установить общую цель создания ЭИС, определить состав подсистем и задач;

• разработать и обосновать требования, предъявляемые к информационным подсистемам;

• разработать и обосновать требования, предъявляемые к информационной базе, математическому и программному обес печению, комплексу технических средств (включая средства связи и передачи данных);

• установить общие требования к проектируемой системе;

• определить перечень задач и исполнителей;

• определить этапы создания системы и сроки их выполнения;

• провести предварительный расчет затрат на создание системы и определить уровень экономической эффективности ее внедрения.

Техническое задание должно включать следующие разделы:

Введение.

1. Основание для разработки системы.

2. Общие положения.

3. Функциональная часть системы.

4. Обеспечивающая часть системы.

5. Организация работ и исполнители.

6. Этапы разработки и внедрения системы.

7. Предварительный расчет затрат на создание системы и эко номической эффективности от ее внедрения.

После утверждения технического задания разрабатываются координационный план создания системы, сетевой график работ и проводится расчет затрат на разработку системы, и-.

8.4.3. ОРГАНИЗАЦИЯ РАЗРАБОТКИ ТЕХНИЧЕСКОГО ПРОЕКТА Основанием для разработки технического проекта системы служит техническое задание, утвержденное заказчиком.

Технический проект системы — это техническая документа ция, утвержденная в установленном порядке, содержащая обще системные проектные решения, алгоритм решения задач, а также оценку экономической эффективности автоматизированной сис темы управления и перечень мероприятий по подготовке объек та к внедрению.

Технический проект разрабатывается в целях определения основных проектных решений по созданию системы. На этом этапе осуществляется комплекс научно-исследовательских и эксперимен тальных работ для выбора наилучших вариантов решений, про водятся экспериментальная проверка основных проектных реше ний и расчет экономической эффективности системы.

Фактически технический проект содержит комплекс экономи ко-математических и алгоритмических моделей.

Полный комплект технического проекта на систему включает в себя 10 документов:

1. Пояснительная записка.

2. Функциональная и организационная структура системы.

3. Постановка задач и алгоритм решения.

4. Организация информационной базы.

5. Альбом форм документов.

6. Система математического обеспечения.

7. Принцип построения комплекса технических средств.

8. Расчет экономической эффективности системы.

9. Мероприятия по подготовке объекта к внедрению системы.

10. Ведомость документов.

Из приведенного перечня документ 3 "Постановка задач и алгоритм решения" выполняется для каждой отдельной задачи, включаемой в ЭИС, остальные документы — общие для всей си стемы. Кроме того, документы 1, 2, 5, 8 и 9 могут разрабаты ваться для отдельных подсистем.

Все перечисленные документы можно сгруппировать и пред ставить в виде четырех основных частей технического проекта:

экономико-организационная, информационная, математическая, техническая.

Экономико-организационная часть технического проекта со держит пояснительную записку с обоснованием разработки сис темы, перечень организаций разработчиков, краткую характери стику объекта с указанием основных технико-экономических по казателей его функционирования и связей с другими объектами, краткие сведения об основных проектных решениях по функцио нальной и обеспечивающей частям системы.

В разделе технического проекта, посвященном организацион ной и функциональной структуре системы, даются: обоснование выделяемых подсистем, их перечень и назначение;

перечень за дач, решаемых в каждой подсистеме, с краткой характеристикой их содержания;

схема информационных связей между подсисте мами и между задачами в рамках каждой подсистемы.

Для каждой задачи, включенной в комплекс первоочередных задач, выполняются ее постановка и алгоритм решения. В этот раздел технического проекта включаются:

• организационно-экономическая сущность задачи (наимено вание, цель решения, краткое содержание, метод, периодичность и время решения задачи, способы сбора и передачи данных, связь задачи с другими задачами, характер использования результатов решения, в которых они используются);

• экономико-математическая модель задачи (структурная и развернутая форма представления);

• входная оперативная информация (характеристика показа телей, их значность и диапазон изменения, формы представления);

• нормативно-справочная информация (НСИ) — содержание и формы представления;

• информация, хранимая для связи с другими задачами;

• информация, накапливаемая для последующих решений дан ной задачи;

• информация по внесению изменений (система внесения из менений и перечень информации, подвергающейся изменениям);

• алгоритм решения задачи (последовательность этапов рас чета, схема, расчетные формулы);

• контрольный пример (набор заполненных данными форм входных документов, условные документы с накапливаемой и хранимой информацией, формы выходных документов, заполнен ные по результатам решения экономико-технической задачи и в соответствии с разработанным алгоритмом расчета).

В документе "Расчет экономической эффективности системы" содержится сводная смета затрат, связанных с эксплуатацией си стем, приводится расчет годовой экономической эффективности, источниками которой являются оптимизация производственной структуры хозяйства (объединения), снижение себестоимости продукции за счет рационального использования производствен ных ресурсов и уменьшения потерь, улучшения принимаемых управленческих решений.

В документе "Мероприятия по подготовке объекта к внедре нию системы" приводятся перечень организационных мероприя тий по совершенствованию сложившейся структуры управления, перечень работ по внедрению системы, которые необходимо вы полнить на стадии рабочего проектирования, с указанием сро ков и ответственных лиц.

Информационная часть технического проекта объединяет до кументы 4 и 5. В документе "Организация информационной базы" отражаются: источники поступления информации и способы ее передачи для решения первоочередного комплекса функциональ ных задач;

совокупность показателей, используемых в системе;

состав документов, сроки и периодичность их поступления;

ос новные проектные решения по организации фонда НСИ;

состав НСИ, включая перечень реквизитов, их определение, значность, диапазон изменения и перечень документов НСИ;

перечень мас сивов НСИ, их объем, порядок и частота корректировки инфор мации;

предложения по унификации документации, контрольный пример по внесению изменений в НСИ;

структурная форма НСИ с описанием связи между элементами;

требования к технологии создания и ведения фонда;

методы хранения, поиска, внесения изменений и контроля, определения объемов и потоков инфор мации НСИ.

"Альбом форм документов" содержит формы НСИ.

Математическая часть технического проекта содержит обо снование структуры математического обеспечения, обоснование выбора системы программирования, в том числе перечень стан дартных программ.

Техническая часть технического проекта включает: описание и обоснование схемы технического процесса обработки данных;

обоснование требований к разработке нестандартного оборудо вания;

обоснование и выбор структуры комплекса технических средств и его функциональных групп;

комплекс мероприятий по обеспечению надежности функционирования технических средств.

8.4.4. ОРГАНИЗАЦИЯ РАЗРАБОТКИ РАБОЧЕГО ПРОЕКТА Рабочее проектирование заключается в разработке материа лов, обеспечивающих эксплуатацию автоматизированной систе мы обработки информации.

Рабочий проект — это техническая документация, утвержден ная в установленном порядке, содержащая уточненные данные и детализированные общесистемные проектные решения, програм мы и инструкции по решению задач, а также уточненную оценку экономической эффективности автоматизированной системы уп равления и уточненный перечень мероприятий по подготовке объекта к внедрению.

Рабочий проект разрабатывается на основе технического про екта, утвержденного заказчиком.

На этапе рабочего проектирования заказчик должен закон чить работы по подготовке объекта к внедрению системы, под готовить помещения для установки компьютеров, организовать учебу работников всех звеньев организационной структуры, раз местить заказы на изготовление нестандартного оборудования.

Разработчиками на этом этапе создания системы уточняется сетевой график выполнения рабочего проекта, проводятся экс периментальные исследования для изыскания путей реализации принятых проектных решений, обосновываются дополнительные проектные решения, разрабатывается технологический процесс сбора и обработки информации, составляется рабочая доку ментация, уточняются расчеты экономической эффективности системы.

В состав рабочей документации проекта входят документы:

1. Пояснительная записка.

2. Функциональная и организационная структура.

3. Должностные инструкции.

4. Инструкция по заполнению входных оперативных документов.

5. Инструкция по использованию выходных документов.

6. Инструкция по организации и ведению нормативно-спра вочной информации.

7. Инструкция по организации хранения информации в архиве.

8. Инструкция по подготовке информации к вводу в ПК.

9. Расчет экономической эффективности системы.

10. Мероприятия по подготовке объекта к внедрению.

11. Ведомость документов.

Экономико-организационная часть рабочего проекта содержит уточненный перечень задач, решаемых каждой подсистемой, с указанием периодичности и сроков их решения;

инструкции каж дому должностному лицу с описанием действий при нормальном режиме функционирования системы и при его нарушениях;

по рядок и правила использования входных документов и маршру ты их движения.

Расчет экономической эффективности проводится на основе уточненных сметно-финансовых расчетов на создание системы.

Мероприятия по подготовке объекта и внедрению системы вклю чают общий перечень работ, наименование подразделений и от ветственных исполнителей, срок исполнения и формы заверше ния отдельных этапов.

Информационная часть рабочего проекта включает материа лы с перечнем показателей, используемых в задачах различных подсистем;

описание порядка формирования массивов информа ции;

описание методов внесения изменений в информацию и ме тодов организации контроля информации;

перечень показателей, выдаваемых по запросу аппарата управления.

Кроме того, приводятся альбомы документов и рабочие ин струкции: по формированию исходных данных для решения за дач, по организации массивов информации, внесению в них из менений, по хранению и обновлению информации.

Математическая часть рабочего проекта содержит уточне ние в составе экономико-математических моделей;

описание методов, алгоритмы и программы решения задач;

описание ме тодов организации массивов информации;

выбранную систему программирования;

используемую операционную систему;

биб лиотеку стандартных программ и инструкции для их использова ния;

эталоны программ для решения задач и для работы с НСИ.

Техническая часть рабочего проекта предусматривает опре деление технических средств (тип ЭВМ, периферийные устрой ства, средства связи и передачи данных);

описание технологичес кого процесса обработки данных;

расчет и составление графика загрузки комплекса технических средств;

описание режима функ ционирования комплекса технических средств.

Проектная документация, включая техническое задание, тех нические и рабочие проекты, оформляется в соответствии с тре бованиями Единой системы конструкторской документации (ЕСКД).

8.4.5. ВНЕДРЕНИЕ ЭКОНОМИЧЕСКОЙ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМЫ Рабочий проект служит основой для внедрения системы. Вне дрение системы представляет собой процесс, включающий под готовку объекта, опытную эксплуатацию и приемку ЭИС в про мышленную эксплуатацию.

Внедрение системы — это процесс постепенного перехода от существующей системы учета и анализа к новой, предусмотрен ной документацией рабочего проекта на всю систему. Внедрение отдельных задач и подсистем может проводиться параллельно с разработкой рабочего проекта на всю систему.

Основными этапами внедрения системы являются:

• подготовка объекта к внедрению системы;

• сдача задач и подсистем в опытную эксплуатацию;

• проведение опытной эксплуатации;

• сдача задач, подсистем, системы в целом в промышленную эксплуатацию.

Опытная эксплуатация ЭИС заключается в проверке алгорит мов, программ и звеньев технологического процесса обработки данных в реальных условиях. Она проводится для окончатель ной отладки программ и отработки технологического процесса решения задач;

проверки подготовленности информационной базы;

отработки взаимосвязи задач системы;

приобретения на выков работы персоналом предприятия.

Сдача задач в опытную эксплуатацию осуществляется после пред ставления рабочей документации заказчику и оформляется актом.

Началу опытной эксплуатации должно предшествовать изда ние приказа, определяющего степень участия и ответственность заказчика и разработчика, а также сроки ее проведения.

Опытная эксплуатация задач проводится на основе реальной информации о производственно-финансовой деятельности пред приятия в установленном режиме функционирования с дублиро ванием работ персонала объекта. На данном этапе разработчик проводит обучение персонала работе на компьютере по конк ретным программам.

Срок проведения опытной эксплуатации устанавливается в каждом конкретном случае.

После окончания опытной эксплуатации задач составляется протокол о ходе и результатах опытной эксплуатации. Сдача за дач в промышленную эксплуатацию оформляется актом, подпи сываемым заказчиком и разработчиком.

Опытная эксплуатация подсистем проводится в целях комп лексной проверки всех ее элементов, подготовленности инфор мационной базы, отладки технологического процесса сбора и обработки информации, обучения персонала работе в условиях функционирования подсистемы.

Опытную эксплуатацию подсистемы следует осуществлять на основе полного объема реальной информации в установленном режиме функционирования с необходимым дублированием работ.

Сдача подсистемы в промышленную эксплуатацию проводится после сдачи в промышленную эксплуатацию задач пускового ком плекса данной подсистемы.

Опытная эксплуатация всей информационной системы про водится в целях комплексной проверки функционирования ее за дач, проверки подготовленности обеспечивающей части системы к функционированию, окончательной отладки технологического процесса сбора и обработки информации.

Опытная эксплуатация системы должна осуществляться на основе необходимого объема информации о деятельности объекта в установленном режиме функционирования.

После окончания опытной эксплуатации системы составляет ся отчет о внедрении. При положительных результатах опытной эксплуатации система сдается в промышленную эксплуатацию.

Промышленная эксплуатация ЭИС. В ходе промышленной экс плуатации ЭИС проводится анализ функционирования системы.

Целями анализа функционирования системы являются проверка эффективности реализованных проектных решений в условиях ее промышленной эксплуатации, выработка рекомендаций по даль нейшему развитию системы и формирование типовых решений.

Анализ функционирования системы предусматривает проверку:

• функционирования технических средств;

• функционирования задач и подсистем в условиях автомати зированной обработки;

• действий персонала в условиях функционирования системы.

Результаты анализа используются для оценки качества систе мы и ее реальной экономической эффективности.

Работы по анализу функционирования системы проводятся разработчиком в порядке авторского надзора на основе догово ра с заказчиком после некоторого периода эксплуатации ЭИС (не менее 6 месяцев). Проведение авторского надзора осуществ ляется за счет средств, выделенных на создание системы.

Программа работ по проведению анализа составляется раз работчиком и согласовывается с заказчиком. Анализ функцио нирования системы начинается после издания приказа о прове дении этой работы. В приказе указываются сроки и объекты об следования (согласно программе), а также назначаются представители заказчика, участвующие в этой работе, и лица, от ветственные за своевременное и полное представление необходи мых материалов разработчику системы. Сбор всех данных (за полнение необходимых форм, регистрация в журнале и др.) осу ществляется представителем заказчика и контролируется разработчиком. Накопленные данные передаются в сроки, ука занные в программе, представителям разработчиков для раз работки.

Результаты обработки данных по каждому исследованному элементу ЭИС (или групп однотипных элементов) протоколиру ются разработчиком с участием представителей заказчика. На основе оформленных протоколов разработчик после завершения всех работ, предусмотренных программой, составляет отчет по анализу функционирования ЭИС.

Сдача заказчику отчета по анализу функционирования систе мы является завершающим этапом работы разработчика.

В процессе анализа функционирования задач, подсистем и действий персонала в условиях внедрения ЭИС проводятся ра боты, аналогичные обследованию объекта по параметрам каж дой функции подсистем ЭИС, с учетом применяемого комплекса технических средств и следующих факторов:

• своевременности поступления к управленческому персона лу необходимой информации;

• повышения достоверности информации;

• улучшения технико-экономических показателей работы пред приятия.

Качество функционирования отдельных задач и подсистем оценивается по показателям достоверности и своевременности информации, повышения качества соответствующих управленчес ких решений.

По результатам анализа функционирования системы разра батываются предложения для дальнейшего развития ЭИС.

8.4.6. ЭКОНОМИЧЕСКАЯ ЭФФЕКТИВНОСТЬ ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ Внедрение информационных технологий сопряжено с капи тальными вложениями как на приобретение техники, так и на разработку проектов, выполнение подготовительных работ и подготовку кадров. Поэтому внедрению должно предшествовать экономическое обоснование целесообразности внедрения ЭИС.

Это означает, что должна быть рассчитана эффективность при менения ИТ.

Под эффективностью автоматизированного преобразования экономической информации понимают целесообразность приме нения средств вычислительной и организационной техники при формировании, передаче и обработке данных. Различают расчет ную и фактическую эффективность. Первую (расчетную) опреде ляют на стадии проектирования автоматизации информацион ных работ, т.е. разработки технорабочего проекта;

вторую (фак тическую) — по результатам внедрения технорабочего проекта.

Обобщенным критерием экономической эффективности явля ется минимум затрат живого и овеществленного труда. При этом установлено, что чем больше участков управленческих работ ав томатизировано, тем эффективнее используется техническое и программное обеспечение.

Экономический эффект от внедрения вычислительной и орга низационной техники подразделяют на прямой и косвенный.

Под прямой экономической эффективностью ИТ понимают эко номию материально-трудовых ресурсов и денежных средств, по лученную в результате сокращения численности управленческого персонала, фонда заработной платы, расхода основных и вспо могательных материалов вследствие автоматизации конкретных видов планово-учетных и аналитических работ.

Не исключено, что внедрение ИТ на первом этапе не приведет к уменьшению числа работников планово-учетных служб. В этом случае учитывают косвенную эффективность, проявляющуюся в конечных результатах хозяйственной деятельности предприятия.

Ее локальными критериями могут быть: сокращение сроков со ставления сводок, повышение качества планово-учетных и ана литических работ, сокращение документооборота, повышение культуры и производительности труда и т.д. Основным же пока зателем является повышение качества управления, которое, как и при прямой экономической эффективности, ведет к экономии живого и овеществленного труда. Оба вида рассмотренной эко номической эффективности взаимоувязаны.

Экономическую эффективность определяют с помощью тру довых и стоимостных показателей. Основным при расчетах явля ется метод сопоставления данных базисного и отчетного перио дов. В качестве базисного периода при переводе отдельных ра бот на автоматизацию принимают затраты на обработку информации до внедрения ИТ (при ручной обработке), а при со вершенствовании действующей системы автоматизации экономи ческих работ — затраты на обработку информации при достиг нутом уровне автоматизации. При этом пользуются абсолютны ми и относительными показателями.

Например, на ручную обработку сельскохозяйственных сче тов-фактур следует затратить 100 чел./ч (То), а при использова нии ИТ — 5 чел./ч (ГО.

Абсолютный показатель экономической эффективности Тэк составляет:

Тж = То - Т\ = 100 - 5 = 95 чел./ч.

Относительный индекс производительности труда •AI.T - 0,05.

Это значит, что для обработки счетов-фактур при автомати зации требуется по сравнению с ручной обработкой только 5% времени. Используя индекс производительности труда / п т, мож но определить относительный показатель экономии трудовых затрат. При обработке счетов-фактур в результате применения ИТ экономия составит 95%.

Наряду с трудовыми показателями необходимо рассчитывать и стоимостные показатели, т.е. определять затраты на обработ ку информации при базисном (СО и отчетном (Со) вариантах в денежном выражении.

Абсолютный показатель стоимости С э к определяется отно шением:

С эк = С\- CQ.

Индекс стоимости затрат рассчитывается по формуле Срок окупаемости затрат Ток устанавливается по формуле:

где Зо — затраты на техническое обеспечение;

По — затраты на программное обеспечение;

- ~ ф — коэффициент эффективности.

Кэ Технологические стадии разработки автоматизированных эко номических информационных систем, регламентируемые стандар тами как у нас в стране, так и за рубежом, приведены в прило жении.

8.4.7. ЭСКИЗНОЕ ПРОЕКТИРОВАНИЕ ИНФОРМАЦИОННОЙ ТЕХНОЛОГИИ РЕШЕНИЯ ЧАСТНЫХ ЗАДАЧ УПРАВЛЕНИЯ Экономист любой специализации, будь то менеджер, бухгал тер, плановик, финансист или аналитик, должен уметь опреде лить возможность и целесообразность применения автоматизи рованной информационной технологии в своей профессиональ ной деятельности. Для этого он должен уметь проводить упрощенное эскизное проектирование информационной техно логии, автоматизирующей выполняемые им функции.

Как правило, на специалиста возлагается обязанность реше ния частных задач управления, входящих в состав функциональ ного комплекса. (Например, задачи учета основных средств вхо дят в состав комплекса учетных задач системы управления пред приятием.) Тем не менее при эскизном проектировании нужно учитывать, что информационная технология — это система, все ее элементы взаимосвязаны, и решение частных задач должно увязы ваться с целями и критериями задач, решаемых на соседних уров нях управления. При эскизном проектировании такой частной информационной технологии выполняются те же стандартизиро ванные этапы проектирования автоматизированных систем, толь ко в упрощенном виде, доступном неспециалисту-системщику.

Краткое содержание этапов упрощенного эскизного проектиро вания изложено ниже.

Элементы предпроектного анализа:

• анализ организационной структуры существующей систе мы управления и определение места специалиста;

• анализ функциональной структуры системы управления и определение места и структурных связей автоматизируемых функций;

• анализ информационных потоков (документооборота), их мар шрутов, узлов пересечения, содержания, периодичности, объемов.

Элементы технического проектирования:

• выбор хранимых данных (показателей);

• определение функциональных (алгоритмических) зависимо стей показателей;

• организация информационной базы;

• определение форм входных и выходных документов.

Элементы рабочего проектирования:

• выбор технических средств реализации частной информа ционной технологии;

• выбор базовых и функциональных программных средств.

Элементы внедрения:

• приобретение и установка технических и базовых программ ных средств;

• приобретение, адаптация и настройка функционального программного обеспечения;

• создание внутримашинного информационного фонда (за полнение базы данных).

На стадии упрощенного предпроектного анализа основная задача состоит в определении узла пересечения информационных потоков, в котором находится рабочее место специалиста, и де тальном выявлении их содержания, периодичности возникнове ния, объемов (в байтах). Точное определение этого узла невоз можно без знания общей организационной и функциональной структуры предприятия. В этом и состоит системность предпро ектного анализа, увязывающего частные задачи (функции) спе циалиста со всей организационной и функциональной системой управления предприятием.

Знание содержания (т.е. документов) информационных пото ков, частоты обработки и объемов информации позволяет оце нить минимально необходимые ресурсы (производительность и емкость запоминающих устройств) вычислительной техники.

Обычно для информационного узла заполняется специальная таблица (рис. 8.13). Напоминаем, что один символ (цифра, бук ва, знак) в документе — это один байт.

Рис. 8.13. Пример таблицы документов информационного узла Организационная и функциональная структуры системы ото бражаются в виде схем, которые, при физическом (рабочем) про ектировании помогают выбрать топологию компьютерной сети предприятия. Кроме того, вдумчивый анализ существующих орга низационной структуры и документооборота, как правило, по зволяет внести предложение по их оптимизации.

Стадия упрощенного технического проектирования дает обоб щенную концептуальную модель решаемой задачи и позволяет ча стично провести логическое проектирование процессов накопле ния и обработки данных. Для создания информационной базы данных необходимо прежде всего определить состав хранимых показателей, т.е. первичной независимой информации. К такой информации относится, во-первых, нормативно-справочная ин формация, помещаемая в справочники баз данных, и, во-вторых, входная информация функциональных задач. Для формализован ного определения состава хранимых элементов данных, помимо справочных, все показатели, характеризующие функциональную задачу, сводят в одну или несколько (в зависимости от сложности задачи) таблиц (матриц) смежности (см. разд. 5.1) и с их помощью определяют как входные (подлежащие хранению), так и промежу точные и выходные показатели. Одновременно эти таблицы по зволяют определить состав функционально зависимых показате лей, а для каждого из них перечень показателей-аргументов.

После выявления наборов входных, промежуточных и выход ных показателей (элементов данных) определяют математичес кие функции для зависимых показателей. Набор этих функций и составляет математическую модель решаемой задачи.

Для того чтобы выбранные хранимые показатели занести в базу данных ЭВМ. необходимо представить их в виде, соответ ствующем модели организации данных в БД. На персональных компьютерах в основном используют реляционные (табличные) БД, поэтому процесс организации информационной базы при упрощенном эскизном проектировании сводится к разработке простых таблиц, содержащих входные (хранимые) показатели.

При отсутствии форм входных и выходных документов разраба тываются новые или модернизируются старые формы.

При выполнении элементов рабочего проектирования произво дится выбор аппаратно-программных средств, решающих функци ональную задачу в автоматизированном режиме. Тип компьютера должен выбираться с учетом перспективы развития информацион ных технологий на предприятии и расширения состава решаемых специалистами задач. Кроме того, должны учитываться ресурсы компьютера, необходимые для установки базового программного обеспечения и программ, которые повсеместно используются в ежед невной профессиональной деятельности экономиста.

Простые задачи (расчет одной или нескольких таблиц), а так же работы с матрицами смежности при выборе хранимых дан ных могут быть запрограммированы с помощью электронных таблиц (например. Excel), что фактически является элементом автоматизации этапов технического и рабочего проектирования.

Помимо усилий, направленных на организацию автоматизи рованного решения собственных функциональных задач, эконо мисту в отчете о проведенном упрощенном эскизном проектиро вании будет неплохо предложить топологию и схему компьютер ной сети, которую можно разработать на основе анализа организационно-функциональной структуры и маршрутов ин формационных потоков предприятия.

После обсуждения и уточнения упрощенного эскизного про екта информационной технологии решения частных задач насту пает стадия внедрения, состоящая в приобретении, установке и изучении технических (компьютер, принтер, сетевые компонен ты и т.п.) и программных средств (базовое и функциональное программное обеспечение) реализации этой технологии. Приоб ретаемые функциональные программные средства, как правило, являются многофункциональными, а их базы данных пустыми, т.е. содержат только программную оболочку (структуру). Поэто му в задачу специалиста входит после изучения инструкций пользователя выбрать те функции программы, которые им будут использоваться, а затем заполнить базу данных информацией, подготовленной на этапе упрощенного технического проектиро вания. Как правило, эта работа состоит в заполнении с клавиа туры ПК справочников, предназначенных для хранения входной и нормативно-справочной информации. При проектировании автоматизации решения простых задач специалист может само стоятельно подготовить их решение с помощью базовых про граммных средств (например, Excel и Access). После удовлетво рительного решения задач на контрольных примерах (т.е. зада чах с заранее известным ответом) можно приступить к эксплуатации спроектированной информационной технологии.

8.5. АВТОМАТИЗАЦИЯ ПРОЕКТИРОВАНИЯ ЭКОНОМИЧЕСКИХ ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ Рассмотренные выше стандартные этапы создания информа ционных систем позволяют выделить три стадии их проектирова ния. Это предпроектный анализ (ПА), позволяющий разработать технико-экономическое обоснование и техническое задание, тех нический проект (ТП) и рабочий проект (РП). Автоматизирован ные системы появились практически с первыми ЭВМ и прошли достаточно долгий путь развития. Опыт их создания показал, что все стадии проектирования являются чрезвычайно трудоемкими.

Поэтому, естественно, не прекращаются работы по созданию ме тодов и средств автоматизации проектирования ЭИС. Сформи ровались четыре подхода к автоматизации процессов создания проектных решений: элементный, подсистемный, объектный и модельный. Элементный подход предполагает использование ти повых проектных решений по отдельным функциональным зада чам управления. Подсистемный подход использует накопленный опыт разработок по проектированию функциональных подсистем (планирование, учет, анализ и т.д.). При объектном подходе ис пользуются типовые решения для целого класса объектов (напри мер, ЭИС консервного комбината, ЭИС предприятия). К сожале нию, эти подходы оказались малоэффективными, так как требуют значительных доработок, связанных с непохожестью конкретного реального предприятия на типовое, к которому привязаны типо вые проектные решения. Кроме того, эти подходы ускоряют толь ко третью стадию создания ЭИС рабочее проектирование. Са мыми же трудоемкими стадиями являются предпроектныи анализ и техническое проектирование, где используют модельный подход.

8.5.1. МОДЕЛЬНЫЙ ПОДХОД Модельный подход к автоматизации проектирования ЭИС является наиболее перспективным и базируется на тех же прин ципах, что и информационная технология. Это позволяет рас сматривать модельный подход как информационную технологию автоматизации проектирования ЭИС, поскольку автоматизация любого процесса, будь то проектирование или управление, пред полагает наличие контура информационной технологии.

. Суть модельного подхода состоит в последовательном пре образовании управления: от общей математической модели уп равления до алгоритмической модели решаемой функциональной задачи [32]. На рис. 8.14 приведена укрупненная схема такой пос ледовательной декомпозиции и преобразования моделей в про цессе проектирования ЭИС.

Рис. 8.14. Общая схема последовательности преобразования моделей Основой здесь является общая математическая модель управ ления (ОММУ), отражающая критерий и целевую функцию уп равления с учетом налагаемых на объект управления ограниче ний. В результате предпроектного анализа общая модель управ ления декомпозируется на частные математические модели управления (ЧММУ) объектом, отражающие частные задачи уп равления и их цели. Техническое проектирование (ТП) включает в себя концептуальное (КП) и логическое проектирование (ЛП).

Концептуальный проект позволяет из частных моделей управле ния создать содержательный образ (концептуальную модель — КМ) проектируемой автоматизированной системы, а результа том логического проектирования являются алгоритмические мо дели (AM) решаемых в системе задач управления. Физическое про ектирование (ФП) дает рабочий проект программно-аппаратной реализации информационной технологии в ЭИС.

Такая последовательность преобразований моделей может быть реализована процессами и средствами информационной технологии. На физическом уровне автоматизированное проек тирование ЭИС производится проектировщиком с помощью АРМ, включающего компьютер с соответствующим базовым и проблемно-ориентированным программным обеспечением.

Последовательность автоматизированного проектирования информационной технологии в ЭИС показана на рис. 8.15.

Рис. 8.15. Схема последовательности автоматизированного проектирования ЭИС при модельном подходе Общая математическая модель управления объектом являет ся базой для разработки модели предметной области (МПО), ото бражаемой комплексом функциональных задач (КФЗ) управле ния. Выделенные из общей модели управления частные модели представляются отдельными функциональными задачами, что яв ляется основным результатом предпроектного анализа. Концеп туальное проектирование осуществляется на основе созданных частных моделей управления, содержание которых позволяет раз работать концепции организации информационных процессов (КОП) и создать концептуальную модель системы управления.

Содержательная (концептуальная) модель системы в процессе логического проектирования формализуется моделями информа ционных процессов (МИП) и моделями решаемых задач (МРЗ), преобразуемыми затем в алгоритмические модели. Заключитель ный этап логического проектирования — разработка алгорит мов (А) решения вычислительных задач (ВЗ), отображающих фун кциональные задачи на уровне данных. Физическое проектиро вание, в результате которого создается рабочий проект, состоит в разработке обеспечивающих подсистем (One) — программно го, технического и организационного обеспечения.

Изложенный модельный подход к автоматизированному про ектированию организационных систем управления нашел отра жение в технологиях проектирования, называемых CASE-техно логиями.

8.5.2. CASE-ТЕХНОЛОГИИ CASE-технология стала ответом на ряд серьезных трудностей, возникших при разработке и эксплуатации компьютерных систем [32]. Учитывая неудачу многих проектов, заказчики стремились по лучить хорошо проработанное обоснование проекта с тестиро ванным программным обеспечением. Однако они не всегда предо ставляли разработчикам необходимую информацию, справедливо относя ее к разряду коммерческой тайны, да и сама организация информационных потоков постоянно менялась по мере расшире ния деятельности предприятия. В результате осуществление про ектов затягивалось, и созданные программно-аппаратные комп лексы начинали работать в условиях, когда требования предприя тия к ним изменялись. Применялся и иной подход. Компьютер ный комплекс разрабатывался и вводился в эксплуатацию в ко роткие сроки специализированной фирмой при полном взаимо действии с заказчиком. Это обеспечивало создание работоспособ ного комплекса, но из-за отсутствия необходимой документации, задержки с обучением персонала и многочисленных "недоделок", особенно в программном обеспечении, эксплуатация комплекса попадала полностью в зависимость от разработчиков и происхо дила в условиях постоянных сбоев и потребности в дополнитель ных затратах на переделки и усовершенствования.

Для выхода из сложившейся ситуации была разработана CASE технология (Computed Aided Software Engineering — система конст руирования программ с помощью компьютера), поддерживающая проектирование, выбор технологии и архитектуру, а также напи сание программного обеспечения. Разработчик с ее помощью опи сывает предметную область;

входящие в нее объекты, их свойства;

связи между объектами и их свойствами. В результате формирует ся модель, описывающая основных участников системы, их пол номочия, потоки финансовых и иных документов между ними. В ходе описания создается электронная версия проекта, которая рас печатывается и оперативно передается для согласования всем уча стникам проекта как рабочая документация.

В процессе создания проекта выделяют следующие этапы:

• формирование требований, разработка и выбор варианта концепции системы;

• разработка и утверждение технического задания на систему;

• разработка эскизного и технического проектов с описани ем всех компонентов и архитектуры системы;

• рабочее проектирование, предполагающее разработку и от ладку программы;

описание структуры базы данных;

создание документации на поставку и установку технических средств;

• ввод в действие системы, предусматривающий установку и включение аппаратных средств, инсталлирование программного обеспечения, загрузку баз данных, тестирование системы, обуче ние персонала;

• эксплуатация системы, включающая сопровождение про граммных средств и всего проекта, поддержку и замену аппарат ных средств.

CASE-технология сформировалась в процессе интеграции опыта и новых возможностей, появившихся у разработчиков компьютерных систем. Начало этому процессу положили компи ляторы и интерпретаторы с алгоритмических языков, затем к ним добавились средства тестирования программ, их отладки и сред ства генерации отчетов. Для обмена информацией в проектных организациях и обеспечения оперативного доступа к создавае мой документации были разработаны средства информационной поддержки и управления проектом. С появлением инструмента рия описания концепции проектов в моделируемом учреждении была создана система проектирования, которая поддерживает все технологические этапы проекта, обеспечивает его документиро вание и согласованную работу групп разработчиков как со сто роны заказчика, так и со стороны исполнителя.

В настоящее время существует множество CASE-систем, разли чающихся по степени компьютерной поддержки этапов разработки проектов. В одних системах обеспечено только графическое пред ставление функций подразделений учреждения и потоков информа ции между ними, в других — автоматизирован процесс описания баз данных и составления некоторых программ или их частей.

В основе CASE-технологии лежит процесс выявления функций отдельных элементов систем и информационных потоков. Каждое рабочее место описывается как технологический модуль, в кото ром происходит преобразование информации. Каждому модулю устанавливается в соответствие механизм, который изменяет на ходящиеся в модуле данные и функции в зависимости от управля ющих параметров, и информацию, получаемую от оператора или других модулей. Модуль системы может передавать информацию, может управлять функциями другого модуля. Для связанных меж ду собой функциональных блоков устанавливают механизм, опи сывающий правила их взаимодействия. В конечном итоге состав ляется полная модель системы, которая может быть рассчитана на бумаге с внесением всех необходимых пояснений и спецификаций.

Описание информационных потоков в учреждении во многих CASE-системах проводится с помощью ER-модели (Entiti Relationship — модель "сущность связь"). Порядок построе ния такой модели и используемые при этом абстракции опреде ляются CASE-методом, без освоения которого CASE-технология не может быть применена в полном объеме. Учитывая дорого визну CASE-систем, российские специалисты, усвоив CASE-ме тод, создают свои инструментальные средства для описания ER моделей и баз данных.

В процессе построения ER-моделей CASE-система проверя ет соответствующие программы на непротиворечивость, что по зволяет на разных этапах проектирования выявлять ошибки и обеспечить качественное моделирование баз данных и написа ние программ, исправление недоработок на последующих эта пах затруднительно и требует значительных материальных затрат.

С помощью средств описания ER-модели создаются графичес кое изображение информационных потоков, а также словарь про екта, который включает в себя упорядоченную информацию о фун кциях и связях участников системы. Проектировщик-системщик может использовать для описания "своих" объектов атрибуты, содержащиеся в словаре проекта. Информация словаря может быть распечатана и превращена в часть документации проекта.

Инструменты CASE-технологии позволяют на основе ER модели генерировать описание (таблицы), диалоговые процеду ры, а также средства вывода данных и довести проект до стадии тестирования и опытной эксплуатации. Эти инструменты при меняются и в дальнейшем для внесения изменений в проект.

Основные д о с т о и н с т в а CASE-технологии: повышение про изводительности труда программистов на несколько порядков, возможность формализовать документирование и администри рование проектов, минимизация ошибок и разработка более со вершенного программного обеспечения конечных пользователей, ускорение обучения персонала и использование программного обеспечения в полном объеме, постоянное обновление и модер низация пользовательских программ.

Наиболее известной в России в настоящее время является CASE-система Oracle, позволяющая создавать приложения на базе одноименной СУБД. В ее основе лежит CASE-метод проектиро вания сети "сверху вниз" — от наиболее общих решений к част ным. Этапы в системе Oracle: выработка стратегии;

анализ объек та;

проектирование;

реализация;

внедрение;

эксплуатация.

ER-модель строится на этапе анализа объекта, а СУБД — на этапе проектирования.

CASE-система Oracle состоит из инструментальных средств CASE*Dictionary (для графического представления модулей пред метной области), CASE*Generator (для автоматического генери рования программных модулей).

Ожидается, что средства компьютерной поддержки процесса проектирования будут быстро развиваться, обеспечивая генера цию все большего объема инструкций программ конечных пользо вателей, повышая тем самым производительность труда програм мистов и проектировщиков, а также качество самих продуктов.

Вопросы для самопроверки 1. Нарисуйте и объясните схему организационной структуры пред приятия.

2. Назовите фазы управления предприятием, объясните и покажите их взаимосвязь.

3. Нарисуйте схему состава и взаимосвязей моделей и задач управ ления предприятием.

4. Перечислите и объясните состав функциональных задач и моде лей фазы планирования.

5. Какие задачи решаются в фазе учета и какие математические модели применяются для их решения?

6. Опишите задачи и модели фазы анализа.

7. Какие функциональные задачи подлежат решению в фазе регули рования? Какие методы и модели применяются?

8. Нарисуйте и объясните концептуальную схему информационной технологии на предприятии как совокупности информационных процессов.

9. Нарисуйте схему топологии компьютерной сети предприятия.

Объясните с ее помощью автоматизированный процесс управле ния предприятием.

10. Сформулируйте организационно-экономическую постановку за дачи автоматизации учета труда и его оплаты.

11. Назовите выходные документы при обработке информации по учету денежных средств.

12. Сформулируйте постановку задачи по автоматизации учета про изводственных запасов.

13. Изложите содержание главного меню по учету товарно-матери альных ценностей.

14. Назовите особенности укрупненной схемы технологического про цесса обработки информации по учету основных средств.

15. Назовите особенности обработки информации по сводному син тетическому учету.

16. Нарисуйте и объясните схему организационной структуры пред приятия.

17. Что такое офисная информационная технология и для чего она нужна? Расскажите о поколениях офисной технологии.

18. На каких программно-аппаратных средствах может быть реали зована единая среда обмена сообщениями (unified messaging)?

19. Расскажите о назначении и задачах этапов обследования, анали за и разработки технического задания.

20. Как организуется этап разработки технико-экономического про екта?

21. Что такое рабочий проект ЭИС и как организуется этап рабочего проектирования?

22. Расскажите об этапе внедрения спроектированной ЭИС.

23. Чем определяется экономическая эффективность ИТ?

24. Изложите стандарты технологических стадий и этапов создания ЭИС.

25. Как проводится упрощенное эскизное проектирование ИТ реше ния частных задач управления?

26. Какие существуют подходы к автоматизации проектирования ЭИС?

27. В чем состоит суть модельного подхода к автоматизации проек тирования ЭИС?

28. Нарисуйте и объясните схему модельного проектирования ЭИС.

29. Как модельный подход реализуется в CASE-технологиях?

Глава 9 РОССИЙСКИЙ РЫНОК ФИНАНСОВО ЭКОНОМИЧЕСКИХ ПРОГРАММ Отечественный рынок финансово-экономических программ за родился в начале 1990-х гг. Тогда же в основном сформировались юридически самостоятельные коллективы разработчиков этих программ (в основном это были сотрудники бывших вычисли тельных центров и отделов АСУ). Некоторые из них стали пре успевающими, известными на всю страну компаниями.

В настоящее время первый этап развития рынка бухгалтерс ких программ практически завершен. Сегодня уже сложно по пасть в число лидеров, не имея мощного инвестора, организо ванной команды разработчиков, менеджеров, маркетологов и сети поддержки. Ведь многие пользователи понимают разницу меж ду надежной, мощной, устойчивой в финансовом отношении фирмой-разработчиком и разработчиком-одиночкой, между фир менным отработанным "коробочным" продуктом с хорошей до кументацией, гарантированной поддержкой в самых дальних регионах и постоянно дорабатываемой кустарной узкопрофиль ной разработкой местного значения.

Присутствующее сегодня на рынке финансово-экономическое прикладное программное обеспечение весьма разнообразно и неоднородно, что является результатом воздействия на его раз витие трех доминирующих факторов: постоянно растущие тре бования потребителей;

конъюнктурное мировоззрение подав ляющего числа разработчиков: неустойчивость нормативно-пра вовой среды.

9.1. КЛАССИФИКАЦИЯ ПРОГРАММНЫХ ПРОДУКТОВ На сегодняшний день единой, общепринятой классификации финансово-экономических программ не существует. Тем не ме нее развитие и применение компьютерных систем сейчас таковы, что необходима комплексная, всеобъемлющая классификация, от вечающая требованиям системного анализа. Она помогла бы не профессиональному пользователю правильно ориентироваться не только в выборе того или иного программного продукта (ПП), но и в его эксплуатации. Для этого программные продукты необ ходимо классифицировать по нескольким признакам, в том числе таким, которые характеризовали бы его генезис (происхождение) [4,30]. Последнее существенно влияет на аспекты эксплуатации ПП, его возможность адаптироваться к структуре того или ино го конкретного предприятия, к меняющемуся законодательству и т.п. В этой связи подходы к классификации могут быть сгруп пированы следующим образом.

1. Программы предназначены и создаются для работы в различных операционных средах (оболочках). В зависимо сти от этого они подразделяются на бухгалтерские программы под DOS, Windows 3.0, Windows 3.11, Windows 95, Windows NT, OS/2.

2. По степени автоматизации программы можно разбить на следующие основные категории: узкоспециализированные програм мы, специализированные, универсальные (комплексные системы).

3. Программы предназначены и создаются для работы в раз личных организациях. При этом можно выделить бюджетные организации и коммерческие.

4. Очень часто возникает необходимость организовать раз дельный бухгалтерский учет на нескольких компьютерах (рабо чих местах) с последующим слиянием данных для подведения ито гов. Как правило, разделение работ между рабочими местами осуществляется по участкам учета. В этой связи в настоящее вре мя все бухгалтерские пакеты можно разделить на следующие ка тегории: работающие в автономном режиме;

работающие в се тевом режиме.

5. Размер организации, специфика бухгалтерского учета на том или ином предприятии также накладывают свой отпечаток при создании АРМ. В этом отношении все бухгалтерские про граммы могут быть разделены на следующие категории: для ма лых, средних и крупных предприятий.

6. Наличие макроязыка и степень его развития в целях адап тации программного продукта к изменяющимся условиям функ ционирования производства и законодательной базы.

7. Наличие сервисных возможностей адаптации программы к изменяющемуся законодательству, структуре производства и т.п.:

отсутствуют или недостаточно развиты средства, позволяющие вносить изменения, осуществлять настройку самим пользовате лем, не изменяя при этом программы.

Не претендуя на создание классификации, сгруппируем наи более известные программные продукты, предлагаемые на рос сийском рынке различными фирмами-разработчиками.

Мини-бухгалтерия. К классу "мини-бухгалтерия" относятся программы, предназначенные главным образом для бухгалтерий с малой численностью (1—3 человека), без явной специализации сотрудников по конкретным разделам учета. Эти программы ори ентированы, как правило, на малый бизнес. Они реализуют фун кции ведения синтетического и стоимостного аналитического учета, позволяют вводить и обрабатывать бухгалтерские записи, оформлять небольшой набор первичных документов и формиро вать отчетность. На малых предприятиях основной объем работ приходится на финансовый учет, а на ведение управленческого учета затрачивается гораздо меньше времени. Это связано с уп рощением алгоритмов решаемых задач по управленческому уче ту. Среди этой группы программ наибольшее распространение получили такие программные продукты, как "Мини-бухгалтерия" (фирма "1С", Москва), "Бухгалтерия малого предприятия" (фир ма "Фор", Москва), "Финансы без проблем" ("Хакере-Дизайн", Мариуполь), и др.

Интегрированная бухгалтерская система (ИБС). Большинство разработок этого класса выросло из предыдущего. Сегодня класс ИБС — один из наиболее распространенных. К данному классу относятся программы, объединяющие и поддерживающие веде ние всех основных учетных функций и разделов бухгалтерского учета. Реализованные в рамках единой программы, эти системы ориентированы в основном на малый и средний бизнес и пред назначены для бухгалтерий численностью 2—5 человек. ИБС слу жат для работы в основном на одном компьютере, хотя возмож ны варианты их использования и на нескольких компьютерах (например, выделяют ПК для расчета зарплаты и др.), а также в локальной сети. При этом на каждом ПК отображается, как пра вило, целиком вся система. Среди этой группы наиболее распро странены программные продукты фирм "Парус", "Инфософт", "Инотек", "Модуль Пи".

Бухгалтерский конструктор. Это бухгалтерская система с рас ширенными инструментальными возможностями. Реализованные в таких системах бухгалтерские "навыки" (для типовых продаж) ограничиваются обычно не слишком большими возможностями.

Выполнение таких операций, как расчет износа основных средств, оценка запасов товарно-материальных ценностей, расчет зара ботной платы, калькуляция себестоимости, переоценка валютных счетов, распределение прибыли, движение и взаимодействие пер вичных документов в крупной бухгалтерии между различными участками учета, "конструкторы", как правило, без соответству ющих настроек не могут осуществить. Однако при овладении специальным языком можно самостоятельно научить программу выполнять любые расчеты, выдавать ведомости, отчеты и др.

Принципиально невозможно в одну программу заложить спе цифику учета тысяч бухгалтерий. Поэтому такие системы стали делать в виде универсальных заготовок, из которых с помощью настроек можно сделать программу, подходящую для любой фир мы. Эти универсальные системы более устойчивы, свободны от ошибок, не связаны с конкретной спецификой той или иной фир мы. Программы менее уязвимы для быстроменяющегося законо дательства.

Главной особенностью программных систем (ПС) класса "бух галтерский конструктор" является модульная и гибкая архитек тура. Наряду с основными бухгалтерскими функциями в них име ются специальный встроенный процедурный язык и средства на стройки, предполагающие широкие возможности адаптации к конкретным условиям учета и дополнительным требованиям либо самим пользователем, либо дилером разработчика. В противо положность этому виду ПС большинство других бухгалтерских систем использует, как правило, "защитные" алгоритмы настрой ки специальных учетных методик и расчетов, недоступные для изменений пользователями, например алгоритмы расчета износа основных средств, оценки запасов товарно-материальных цен ностей, расчета курсовых разниц и т.д.

В принципе элементы "инструментальное/га" в той или иной степени могут присутствовать в разработке любого класса, но в интегрированных системах программы-конструкторы встречают ся чаще.

В этом классе наиболее известны фирмы "1С", "Информатик", "Аквилон", "Порт".

Бухгалтерский комплекс. Это самая старая форма существо вания бухгалтерских программ. Практика создания отдельных программ под каждый раздел учета с возможностью последую щего агрегирования данных сложилась исторически еще до появ ления нынешнего поколения программ и компьютеров. Для сред них и крупных предприятий такая форма бухгалтерских программ остается рациональной до сих пор. Развитие технологии здесь идет в направлении более глубокой интеграции отдельных участ ков учета, создания новых управленческих, торговых и аналити ческих модулей комплекса.

Класс программ "бухгалтерский комплекс" (бухгалтерский комплекс АРМ соответствующих основных разделов, участков бухгалтерского учета) может иметь средства обмена данными между отдельными АРМ через гибкие магнитные диски или по локальным вычислительным сетям и через объединения инфор мации для сведения баланса, получения синтетических выходных форм и построения отчетности. Этот класс программ поддержи вает аналитический учет в натурально-стоимостном выражении и аналитический учет с развернутым отражением остатков;

дает возможность одновременной работы с АРМ нескольких пользо вателей;

может иметь элементы управления, анализа, сбыта, про изводственного учета и т.п.

Здесь речь уже идет не об одной программе, а о комплексе программ, реализующих функции как отдельных разделов учета, достаточно полно и глубоко отражающих их специфику, так и бухгалтерского учета в целом. Эти программные средства ориен тированы на персонал различной бухгалтерской и компьютер ной квалификации при численности бухгалтерии более 5 человек и наличии явного разделения функций между работниками.

Эти комплексы программ предназначены в основном для сред него, а некоторые для крупного бизнеса или, например, бюджет ной сферы.

В этом классе известны фирмы "Интеллект-Сервис", "Авэр", "Аргос", "Инфософт" и "Комтех+".

Бухгалтерия-Офис. Это система автоматизации управления предприятием. Подобные разработки построены не столько "под бухгалтера", сколько "под управляющего". Бухгалтерская со ставляющая (при всей ее значимости) здесь перестает быть гла венствующей. Важными становятся взаимосвязь всех составных частей системы, возможность эффективного управления предпри ятием и получения прибыли. Этот новый класс систем только зарождается. Многие западные разработки в полном составе (а не в ограниченном наборе, что продаются в России) относятся к этому классу. Для подобных систем можно прогнозировать в бли жайшие годы опережение спроса над предложением. Здесь в каче стве компонентов системы присутствуют: функционально пол ная подсистема бухгалтерского учета, подсистемы управления, делопроизводства и планирования, элементы анализа и поддерж ки принятия решения и т.д. В оценке систем данного класса при сравнении характеристик отдельных подсистем больший упор делается на решение функций и задач управления.

Эта группа программ позволяет охватить значительно боль ший круг функций и, по существу, создать автоматизированный офис для предприятия. К числу программных продуктов этой группы относятся такие, как "Электронная бухгалтерия" (версия 4.1, аудиторская компания "Инфин"), "ФинЭко" (АО "Авэр"), "Комплексная планово-экономическая и бухгалтерская система" (фирма "Комтех+")*, "Бухгалтерия без проблем" (аудиторская фирма АСВП), "Суперменеджер" и др.

Системы "эккаунт кутюр". Это индивидуально дорабатываемые и внедряемые системы, создаваемые на базе типового бухгалтер ского ядра. Системы данного класса предназначены для разбор чивых и состоятельных клиентов и для крупных объектов. Про граммные средства устанавливаются чаще всего самой фирмой разработчиком. Обязательно обеспечивается доработка программ под конкретного заказчика с предоставлением развитых допол нительных услуг. Здесь важны не только достоинства продукта, но и характеристики фирмы-разработчика, ее потенциал и репу тация. Для класса "индивидуально дорабатываемые и внедряе мые системы" характерны индивидуальная настройка под каж дого клиента, обучение, ввод в эксплуатацию и обязательное пос ледующее сопровождение (поддержка) и немалая стоимость.

Доработка, внедрение и сопровождение программ обеспечива ются с учетом конкретных требований заказчика либо разработ 12- чик предоставляет дополнительные услуги по методической под держке, адаптации ПС. их внедрению и сопровождению.

Лидерами в этом классе считаются фирмы "Ост-Ин", "БИТ", "Никос-Софт", "Экософт".

Отраслевые системы. В большинстве случаев основным стер жнем этих систем является бухгалтерский комплекс АРМ (или его фрагменты), к которому присоединены специализированные от раслевые АРМ. Наиболее распространены и проработаны отрас левые системы "Торговля", "Бюджетные организации", "Промыш ленность", "Строительство", "Аудит", "Страхование", "Банков ские структуры".

Для программных средств данной группы прежде всего учи тываются и оцениваются полнота функций, комплексность и удоб ство решений отраслевой специфики бухгалтерского учета. В оцен ке таких программных средств мнение практиков рассматривае мой отрасли наиболее весомо Финансово-аналитические системы. Системы, относящиеся к данному классу, начали формироваться относительно недавно.

Их еще называют аналитическими компьютерными программами для финансовых менеджеров. Условно можно выделить следую щие подклассы: "системы анализа хозяйственной деятельности предприятия" и "системы для работы с инвестиционными проек тами".

Этот класс ПС, пожалуй, один из наиболее непростых и от ветственных из рассматриваемых, о чем свидетельствует очень небольшое число фирм, пытающихся работать в этом секторе.

Данное направление особенно необходимо в условиях рынка, где использование ПС финансово-экономического анализа — этого незаменимого инструмента для анализа, прогнозирования и уп равления бизнесом (более всего в банковской и биржевой сфе ре) — помогает получить наиболее эффективные (оптимальные) варианты развития предприятия (объекта деятельности, иссле дования), принять взвешенные, просчитанные решения. Банки и другие финансовые институты, решающие задачи управления финансовыми ресурсами, или организации, реализующие проек ты и заинтересованные в эффективном использовании собствен ного и привлекаемого капитала, должны просчитывать немало вариантов капиталовложений. Задача финансовых менеджеров как раз и состоит в осмыслении происходящих процессов и их про гнозировании на перспективу. Видение завтрашних проблем позволяет упредить негативные и реализовать позитивные тен денции.

Требования и функции, которые должны обеспечивать про граммные средства данного класса:

• возможность анализа и оценки отдельных показателей про изводственно-финансового состояния объекта, предприятия по различным методикам и определение тенденций его изменения;

• экономический анализ деятельности объекта исследования, прогноз;

• соответствие методик анализа и оценки международным стандартам, возможность сравнения показателей деятельности оте чественных и зарубежных фирм;

• расчет вариантов бизнес-планов, ранжирование вариантов по приоритетам пользователя;

• расчет дополнительных показателей по алгоритмам пользо вателя;

• возможность одновременного использования большого чист ла показателей, включение в анализ различных факторов как эко номического, так и неэкономического характера;

• возможность использования статических и динамических вариантов сравнения элементов анализа;

• табличное и графическое представление информации и т.п.

Системы "Учет в международных стандартах". Системы это го класса обеспечивают поддержку как отечественных, так и наи более распространенных западных стандартов учета и отчетнос ти (GAAP, LASC). Они поддерживают несколько языков и ва лют, наиболее распространенные формы внутрифирменной отчетности и др. Такие системы рекомендуются, как правило, ауди торской фирме международного уровня, с ее помощью можно настраиваться на специфику заказчика и осуществлять сопровож дение.

В этом сложном и ответственном классе лидерство по праву принадлежит фирме "Монолит-Инфо", имеющей богатый опыт внедрения своих комплексов в инофирмах и совместных пред приятиях, успешно отстаивающей престиж российских разработ чиков и конкурирующей с западными программами. Известна также фирма "Инотек" с ее системой "Учет в международных стан дартах". Система больше ориентирована на специфику российс кого учета, чем другие аналогичные западные системы, извест ные на нашем рынке, и, по мнению экспертов, может составить им серьезную конкуренцию.

Отечественные фирмы-разработчики пока отстают в исполь зовании передовых технологий, общесистемных подходах, реа лизации и комплексной взаимоувязке в едином проекте всех под систем и модулей: учета и расчетов, анализа и управления, пла нирования, прогнозирования и т.д. Однако эксперты, хорошо знакомые в основном с западными системами, с удивлением об наружили и признали, что в системах российских ведущих фирм многие сложные вопросы, важные для отечественных пользова телей, оказались решены на порядок лучше, чем в западных.

Правовые системы и базы данных. К этому классу относятся системы для работы, хранения и регулярного обновления в ком пьютере сборников нормативных документов и др. Под собира тельным названием "правовые" понимаются различные специаль ные информационно-справочные или подобные системы право вых, нормативных документов, основных бухгалтерских понятий, баз данных и т.п.

Осуществляемые в нашей экономике реформы сопровождают ся значительными и частыми пополнениями и изменениями зако нов, нормативных актов и прочих регламентирующих и инструк тивных документов. Поэтому с нормативными документами се годня работают не только юристы. Руководители и специалисты фирм вынуждены постоянно отслеживать и всегда иметь под ру кой необходимые нормативные документы, инструктивные ма териалы, комментарии и т. п., чтобы своевременно скорректиро вать свои действия под их быстроменяющиеся требования. Очень часто специалисты обращаются к различной правовой информа ции при заключении договоров, контрактов, при ведении бух галтерского учета и делопроизводства, при планировании, реше нии кадровых вопросов и т. п. Горы нормативных и подзакон ных актов, которые при этом нужно найти и просмотреть, отнимают у специалистов уйму времени. Ценность информации никогда не бывает чрезмерной. И это действительно так. Ибо прибыли и убытки компаний, действующих в конкурентной сре де свободного рынка, напрямую зависят от своевременности и правильности принятия решений.

Лидерами в этом классе являются отечественные информаци онно-правовые и справочные системы "Консультант Плюс", "Га рант-Сервис", "Кодекс", "Консультант-Бухгалтер".

Корпоративные системы (системы управления). Это современ ное название автоматизированной системы управления достаточ но крупным предприятием, имеющим сложную организацион но-производственную структуру. К предприятиям или организа циям такого типа можно отнести, например, промышленные предприятия с разветвленной цеховой структурой производства, предприятия энергоснабжения и связи, торговые оптово-закупоч ные предприятия, базы, администрации округов.

Корпоративные системы должны работать в сети и включать в себя все функциональные комплексы задач, обеспечивающие автоматизированное управление предприятиями, организация ми, ведомствами.

В стране был накоплен опыт разработки и внедрения круп ных экономических информационных систем, которые успешно эксплуатировались на многих предприятиях. Однако в настоя щее время прежняя технология работ устарела морально.

Развитие информационных технологий на базе современной вычислительной техники и общесистемных программных средств позволяет сегодня на новом уровне осуществить практически те прогрессивные идеи, которые ранее реализовать было или невоз можно, или слишком сложно, долго и дорого.

Класс "корпоративные системы" (системы автоматизации и управления корпорацией, компанией, финансовой группой и т.п.) включает в себя значительно больше функций, чем, например, просто управление предприятием. Корпорация может объединять различные управленческие, производственные, финансовые и дру гие структуры, юридические лица, иметь несколько территори ально удаленных филиалов, предприятий, торговых фирм, зани мающихся самыми разнообразными видами деятельности (про изводственной, строительной, добывающей, банковской, страховой и пр.). Здесь на первый план выходят скорее пробле мы правильной организации информационного обеспечения:

уровней иерархии, агрегирования информации, ее оперативнос ти и достоверности, консолидации данных и отчетов в централь ном офисе, организации доступа к данным и их защиты, техно логии согласованного обновления единой информации общего доступа.

В качестве компонентов системы присутствуют: функциональ но полная подсистема бухгалтерского учета с возможностью ис пользования различных международных стандартов;

подсистемы оперативного, производственного учета, учета кадров, различ ные подсистемы управления, делопроизводства и планирования, анализа и поддержки принятия решений и пр. Как видим, бух галтерская составляющая в такой системе не является главенству ющей, подобные разработки ориентированы больше на руково дителей компаний и управляющих разных уровней. В такой сис теме важнее взаимосвязь и согласованность всех составных частей, непротиворечивость их данных, а также эффективность приме нения системы для управления компанией в целом.

Готовые программные комплексы, одновременно охватываю щие функции управления предприятиями в целом, предлагают на российском рынке пока преимущественно западные фирмы. Не смотря на то, что стоимость западных программ и услуг по их сопровождению на один-два порядка выше отечественных, а на бор функций и адаптируемость систем, сроки их внедрения, да и сервис сопровождения далеко не полностью удовлетворяют по требностям и требованиям отечественных пользователей, некото рые предприятия, имеющие значительные финансовые ресурсы, по тем или иным причинам все же ориентируются на эти продукты.

Одним из таких продуктов является система R/3 фирмы SAP (ФРГ), применяемая в любых отраслях промышленности и в лю бых сферах деятельности.

Отечественные разработки автоматизированных систем мас штаба предприятия, к которым, безусловно, относятся и торго вые системы, — это класс программ более высокого уровня. На комплексность автоматизации управления предприятиями пре тендуют, к примеру, системы корпорации "Галактика", фирмы "Росэкспертиза" и "Никос-Софт", компания "АйТи". По функ циональной наполненности их разработки еще далеки от систе мы R/3, но использование соответствующих крупным системам инструментальных и программно-аппаратных средств свидетель ствует о том, что в недалеком будущем они смогут составить се рьезную конкуренцию западным системам.

Уже сейчас эти фирмы рассматривают системы автоматиза ции как комплекс работ по постановке и организации процесса управления, реструктуризации предприятия и его бизнес-процес сов с поиском оптимальных на сегодняшний день средств, мето дов, информационных технологий.

Финансы многофилиального концерна принадлежат обычно группе собственников, поэтому необходимо предусмотреть воз можность консолидированного управления и получения консо лидированных торговых и финансовых отчетов (в том числе в международных стандартах) и др. Актуальным становится нали чие элементов планирования: для обеспечения эффективного уп равления необходимо иметь план в структуре показателей агре гированного финансового и товарного отчета, а также возмож ность получения сопоставительного отчета о выполнении плана.

9.2. ОБЗОР ПРОГРАММНЫХ ПРОДУКТОВ ВЕДУЩИХ ФИРМ Фирма "1С". Сегодня это бесспорный лидер по известности и тиражу продаж. Прежде всего фирма известна благодаря своему продукту под названием "1С: Бухгалтерия". Существуют базо вая и профессиональная разновидности этой программы, а так же их различные модификации, предназначенные для использо вания в локальном и сетевом вариантах.

Начать работать с "1С: Бухгалтерия" можно практически сра зу после ее установки на компьютер. Освоение базовых возмож ностей программы — процедур ручного ввода бухгалтерских за писей и получения самых необходимых отчетов: оборотно-саль довой ведомости, Главной книги, шахматного оборотного баланса и многих других — вполне по силам подготовленному в компьютерном отношении бухгалтеру.

По мере накопления опыта и изучения документации у бух галтера возникает естественное желание "заставить" компьютер выполнять и другие действия: вести не только стоимостный, но и натуральный учет, рассчитывать износ основных средств, кальку лировать себестоимость, проводить переоценку валютных средств, формировать отчетность. Иными словами, более полно учитывать особенности принятой в его организации учетной политики. Сво еобразие ведения отдельных учетных операций в организациях различного профиля настолько велико, что нет и не может быть компьютерной программы, которая могла бы удовлетворить все необходимые потребности. Это тем более невозможно в совре менных российских условиях, при неустоявшемся законодательстве, когда различными нормативными актами то и дело меняются ус ловия "игры" — от налоговых ставок до методик расчета тех или иных показателей. Заранее заложить все варианты расчетов в компьютерную программу нельзя. В этой ситуации практически все разработчики программ для автоматизации бухгалтерского учета вынуждены идти на то, чтобы предоставить пользователю средства настройки программ, использование которых дало бы возможность последнему гибко приспосабливать их к собствен ной учетной специфике и перенастраивать при изменении "правил игры" государством. Бухгалтерские программные продукты фир мы "1С", особенно так называемая профессиональная версия "1С:

Бухгалтерия" и специализированная программа расчета заработ ной платы, в достаточной мере обладают такими возможностями.

Наличие мощных инструментальных средств позволяет гиб ко приспосабливать программы к автоматическому выполнению массовых расчетов, зависящих как от специфики конкретного раздела учета, так и от особенностей учетной политики предпри ятия. При этом указанные средства не только дают возможность изменять отдельные параметры, как, например, коды счетов, суб счетов, аналитических счетов, их названия, налоговые ставки и т.п., но и позволяют достаточно полно описать и модифициро вать правила выполнения расчетов.

Средства настройки бухгалтерских программ не так сложны, как кажется на первый взгляд, тем более что с программами по ставляется достаточное число готовых к использованию и снаб женных подробными методическими указаниями примеров. Так, пользователи любой версии "1С: Бухгалтерия" получают с про граммой полный комплект настроенных квалифицированными аудиторами правил расчетов всех отчетных форм. При этом фир ма "1С" гарантирует бесплатную поставку изменений в настрой ке при изменении отчетных форм.

Конечно, составление некоторых расчетных формул может оказаться сложным для начинающих пользователей, не имеющих определенных навыков в примененном компьютером. В этом слу чае на помощь могут прийти дилеры фирмы, специализирующи еся не только на продаже, но и на сопровождении, настройке, техническом обслуживании и обучении пользователей "1С: Бух галтерия".

В настоящее время настройки всех разновидностей "1С: Бух галтерия", особенно ее профессиональных версий, так велики, что практически нет таких бухгалтерских расчетов, которые не мог ли бы быть выполнены программой автоматически. Нужно лишь внимательно разобраться в том, как ее соответствующим обра зом настроить, или обратиться к квалифицированным специали стам за помощью.

Фирма "1С" предлагает не только программные средства для автоматизации бухгалтерского учета, но и набор других программ ных продуктов, таких, как "1С: Электронная почта", "1С: Тор говля", "1С: Документооборот", "1С: АФС", "1С: Электронный справочник бухгалтера".

Для создания электронной почты можно использовать про граммные средства различных поставщиков, в том числе имени тых западных фирм. Однако они, как правило, плохо приспособ лены к работе в отечественных телефонных сетях, часто не обес печивающих тех стандартов качества телефонной связи, которые поддерживаются в западных странах и на которые эти програм мы рассчитаны. Поэтому фирма "1С" предлагает своим клиентам не менее качественное, чем западное, программное обеспечение для создания электронной почты, адаптированное к работе в ус ловиях низкого качества российских телефонных сетей, да и к тому же существенно более дешевое. Предлагаемое фирмой програм мное обеспечение для создания корпоративной электронной по чты весьма неприхотливо и в отношении мощности требуемых технических средств.

Электронная почта "1С: ЭП" — это интегрированная систе ма, объединяющая в себе электронную почту (ЭП), БД и различ ные сервисные решения для большинства информационных за дач (пакетная и диалоговая работа с ЭП, посылка сообщений, документов и т.п. индивидуальному адресату, группе абонентов, на доску объявлений или в другие почтовые системы). Система "1С: ЭП" — это не только почта. Имеется широкий набор интег рируемых подсистем и функций, которые существенно расширя ют возможности абонентов: доступ к БД (правовым, личным, офисным, отраслевым, общегосударственным и др.), диалоговый режим работы с ними и с почтовым ящиком, шлюз (средства и процедуры специального входа) в сеть "Релком". Кроме того, система проста в установке и удобна в эксплуатации и т.п. К при меру, она позволяет разослать за ночь в автоматическом режиме без участия человека 1000 факсов различным адресатам.

Пользователи могут подключаться и к сети самой фирмы "1С" и использовать огромные базы данных оперативно обновляемой правовой и коммерческой информации. Отличительной особен ностью этих баз данных является то. что способы работы с ними ориентированы на пользователей, слабо разбирающихся в ком пьютерной технике.

Пакет "1С: Торговля "представляет собой гибкую универсаль ную систему автоматизации учета в торговле, складском хозяй стве и смежных областях деятельности предприятия. Пакет со здан на базе новой технологии фирмы и первым из российских программных продуктов прошел жесткое тестирование, получив от корпорации Microsoft логотип "Разработан для Windows 95".

Пользователи могут быстро расширять возможности работы (учет комплектации изделий/заказов, услуг и издержек обраще ния, выписка доверенностей, работа со счетами-фактурами и др.) без изменения программы. Есть возможность подключения тор гового оборудования (сканеров штрих-кодов, недорогих отече ственных кассовых аппаратов).

Программа "1С: АФС" представляет собой специальную вер сию программы "Анализ финансового состояния предприятий", разработанную фирмой ИНЭК специально для семейства бух галтерских программ "1С". Исходной информацией для анализа служат данные годовой, квартальной или месячной бухгалтерс кой отчетности предприятий любой организационно-правовой формы, включая предприятия с иностранным участием. Програм ма рассчитывает свыше 90 показателей, автоматически формиру ет аналитический баланс-нетто, освобожденный от статей, иска жающих реальное финансовое состояние предприятия. Встроен ная графика позволяет наглядно представить динамику данных или данные на определенную дату.

Система программ "1С:Предприятие" предназначена для ком плексной автоматизации экономической деятельности предприя тий различных направлений деятельности и форм собственнос ти. Она позволяет организовать в единой системе эффективный бухгалтерский, кадровый, оперативный торговый учет, а также расчет заработной платы.

В данную поставку входят компоненты "Бухгалтерский учет", "Оперативный учет" и "Расчет", работающие в единой конфигу рации.

Компонент "Расчет " предназначен для расчета заработной платы и ведения кадрового учета и обеспечивает: автоматиза цию расчета начислений и удержаний по любым алгоритмам;

проведение расчетов "задним" числом;

формирование расчетных листков любого вида;

расчеты как индивидуальных, так и груп повых начислений типа бригадных нарядов;

формирование пла тежных ведомостей с упорядочиванием информации по разным критериям с разбиением ее по категориям, подразделениям и дру гим признакам;

расчет больничных листов, отпусков, оплаты по среднему заработку на основе данных за прошлые расчетные пе риоды;

полный расчет заработной платы как по месячному, так и по недельному циклу;

стандартные отчеты для налоговой инспекции и Пенсионного фонда РФ;

ведение штатного расписа ния предприятия;

распределение задачи ввода исходной инфор мации и расчета между кадровиком и расчетчиком;

статистичес кая информация по сотрудникам предприятия;

фиксация кадро вых перемещений сотрудников и их продвижения по службе;

создание отчетов по кадровым перемещениям сотрудников и их продвижению по службе.

1С: Предприятие 7.7 (сетевая версия). Данный продукт пред назначен для одновременной работы нескольких пользователей в единой информационной базе.

1С: Предприятие 7.7 + MS SQL Server 7.0 (5 пользователей).

Основное отличие данного продукта состоит в том, что он обес печивает возможность хранения таблиц базы данных на специа лизированном сервере (MS SQL Server 7.0), в результате чего можно достичь большей надежности хранения данных, свести к минимуму риск их повреждения или потери в случае возникнове ния неполадок в работе компьютерной сети, аварий источников питания и т.п., а также уменьшить простои системы, вызванные упомянутыми причинами. Кроме того, при одновременной ра боте большого числа пользователей с большими объемами дан ных улучшаются показатели производительности системы.

В комплект поставки входит также информационная база "1С:

Гарант-Правовая поддержка", издаваемая совместно фирмами "1С" и "Гарант-Сервис" и интегрированная с "1С: Предприя тием 7.7". Это подразумевает контекстно-зависимую систему по мощи для бухгалтера и специальный справочник нормативных актов, т.е. на любом этапе работы пользователь может просмот реть правовые документы, касающиеся конкретной хозяйствен ной операции.

"Интеллект-Сервис". Спектр и качество продукции этой фир мы, комплексный подход к проблемам удовлетворяют запросы и самых малых, и средних фирм (программы БЭМБИ+, БЭСТ), и крупных компаний (БЭСТ-3, БЭСТ-4). Среди пользователей про граммных средств этой фирмы торговые и страховые компании, промышленные предприятия и строительные фирмы, бюджетные организации, издательства, инвестиционные компании, фонды и др. Сейчас активно развивается направление, связанное с пред приятиями общественного питания. Но наибольший удельный вес среди пользователей программ фирмы приходится на торго вые организации [26].

БЭСТ — это комплексная система автоматизации оператив ного и бухгалтерского учета. Гибкая технология автоматизиро ванного учета позволяет объединить в единой системе специали зированный программный продукт, компьютерную сеть, кассо вые аппараты, устройства считывания штрих-кодов и другое оборудование.

Система БЭСТ-3 отличается мощным аналитическим учетом, универсальностью, простотой освоения и удобством работы, настраиваемостью и гибкостью, отличной документированнос тью и хорошим уровнем автоматизации. Используемый в систе ме подход работы "от документа" дает возможность пользовате лям вести свои операции в естественном, привычном для них ре жиме, обрабатывая первичные документы, а фирме позволяет просто и быстро вводить модули с новыми функциональными возможностями. Так, для организаций, осуществляющих торго вые операции, в систему включены соответствующие модули уче та и движения товарно-материальных ценностей и готовой про дукции (ГП) на складах;

модули управления продажами, анализа движения товаров и ГП. их прибыльности. Для предприятий роз ничной торговли обеспечивается связь с электронными кассовы ми аппаратами торговых залов и др.

По группе предприятий, фирм, осуществляющих совместную деятельность, могут быть получены сводная финансовая отчет ность и объединенный баланс.

Для крупных предприятий может поставляться специальная сетевая версия систем, работающая в архитектуре "клиент-сер вер" с сервером БД xBase-типа, повышающая надежность обра ботки и хранения данных и скорость работы программы. В ней реализованы такие возможности, как ведение многоуровневого аналитического учета;

возможность выбора различных форм уче та, ориентированных на применение в хозяйственно-коммерчес кой сфере деятельности или бюджетных организациях;

одновре менное использование до четырех видов прайс-листов с различ ными отпускными ценами (оптовыми, розничными и т.п.), ре зервирование товаров и ГП, возможность применения несколь ких единиц измерения для одной номенклатуры;

ведение карто тек, наличие справочника типовых операций и автоматическое формирование проводок, сохранение связи документов с опера циями и проводками, возможность автоматического пересчета данных при необходимости корректировки БД прошлых отчет ных периодов. Система БЭСТ-3 имеет генератор отчетов, воз можность формирования большого количества различных встро енных отчетных форм (около 300 видов) и наглядного представ ления данных в графическом виде;

возможность обмена данными с банковскими системами расчета фактической себестоимости расходных материалов методами FIFO, LIFO, средних цен, воз можность анализа финансового состояния и др.

БЭСТ-4 — развитие системы БЭСТ-3. В отличие от предыду щих программных комплексов БЭСТ-4 поставляется в двух вари антах: в конфигурации "файл-сервер" и конфигурации "клиент сервер". Применение конфигурации "клиент-сервер" рекоменду ется для организаций с числом рабочих мест более десяти. При этом значительно повышаются характеристики целостности баз данных при увеличении быстродействия их обработки.

Для эксплуатации системы БЭСТ-4 требуются рабочие стан ции с такими же техническими характеристиками, как и для сис темы БЭСТ-3. Допускается использование различных операци онных систем: MS DOS, Windows 3-xx, Windows 95, Windows NT.

В архитектуре "файл-сервер" программа может эксплуатироваться в локальных сетях на базе Windows 95, Windows NT, Nowell Net Ware и т.п.

Система БЭСТ-4 отличается развитыми функциями учета дви жения товаров на складе и в торговом зале, обеспечивает работу со счетами-фактурами и автоматические партионный учет и про дажу товаров комплектами. В то же время поддерживаются и все прочие разделы бухгалтерского учета: расчет зарплаты, учет ос новных средств, материалов (малоценных и быстроизнашиваю щихся предметов), работа с расчетными и валютными счетами в банке, формирование баланса и документов публичной отчет ности и т.д.

Руководителю система предоставляет широкие возможности по оперативному контролю и управлению магазином. Например, она позволяет оперативно определить номенклатуру товаров, пользующихся наибольшим спросом, выяснить, сколько их оста лось в наличии и у какого поставщика наиболее выгодно заку пить очередную партию этого товара.

Pages:     | 1 |   ...   | 3 | 4 || 6 |



© 2011 www.dissers.ru - «Бесплатная электронная библиотека»

Материалы этого сайта размещены для ознакомления, все права принадлежат их авторам.
Если Вы не согласны с тем, что Ваш материал размещён на этом сайте, пожалуйста, напишите нам, мы в течении 1-2 рабочих дней удалим его.