WWW.DISSERS.RU

БЕСПЛАТНАЯ ЭЛЕКТРОННАЯ БИБЛИОТЕКА

   Добро пожаловать!

Pages:     | 1 |   ...   | 3 | 4 || 6 | 7 |

«Ирина Харитонова САМОУЧИТЕЛЬ OFFICE ACCESS 2003 Прочитав эту книгу, вы научитесь: ...»

-- [ Страница 5 ] --

tei v r сли вы хотите сохранить свои стиль, обратите внимание на флажки в окне /• _L ^ Настройка автоформата (Customize AutoFormat), так как состояние этих I - — i/ флажков определяет, какие компоненты стиля будут сохранены. Во втором и в третьем случаях речь идет о стиле, выбранном в этом окне.

3. Выберите первый переключатель и нажмите кнопку ОК.

4. В диалоговом окне Н а з в а н и е нового стиля (New Style Name) введите имя нового стиля и нажмите кнопку ОК.

Имя нового стиля должно появиться в списке стилей окна Настройка а в т о ф о р м а та (Customize AutoFormat). Это означает, что ваш стиль добавился к встроенным стилям, и теперь мастер форм будет предлагать его вам при создании новой формы.

Параметры, влияющие на оформление формы Внешний вид формы зависит также от параметра Элементы у п р а в л е н и я из тем Windows в формах, который появился в Microsoft Office Access 2003. Дело в том, что если на компьютере установлена операционная система Windows XP (с па кетом обновлений Service Pack 1), то большинство элементов управления в формах теперь наследуют свойства из текущей темы Windows. Исключениями являются рисунки, рамки объектов, подчиненные формы, линии и п р я м о у г о л ь ники. Поэтому по умолчанию при создании форм основные элементы управле ния будут иметь то оформление, которое предусмотрено выбранной темой если это не тема W i n d o w s Classic. Тема Windows выбирается на вкладке Темы (Themes) диалогового окна Отображение (Display Properties), которое можно от крыть из Панели у п р а в л е н и я (Control Panel) Windows.

Параметр Элементы у п р а в л е н и я изтем W i n d o w s в формах отображается и изменяет ся на вкладке Формы и отчеты (Forms/Reports) окна Параметры (Options) Acetss (рис. 10.15).

Стра«нщь;

Carted Рис. 10.15. Параметры форм и отчетов 1. Выполните команду Сервис > П а р а м е т р ы (Tools > Options), чтобы открыть диа логовое окно Параметры.

2. Раскройте вкладку Формы и отчеты (Forms/Reports). По умолчанию, если на компьютере установлена Windows XP, соответствующий флажок па эюп вклад ке установлен.

Если вы его сбросите, элементы управления не будут наследовать сноипта оформления из темы Windows.

Еще один параметр на этой вкладке определяет шаблон, который иг-поль.^уется при создании новой формы — Шаблон формы (Form Template). По умолчанию он имеет значение N o r m a l. Шаблон определяет стандартные значения свопстп, в том числе и свойств оформления, для элементов управления формы. Вы мо жете изменить этот шаблон. Для этого введите в это поле имя той формы, кото рую вы хотели бы использовать в качестве шаблона. Тогда все новые формы.

304 Занятие 10. Оформление формы и пвол данных через форму которые будут создаваться после этого, будут иметь те же разделы и свойства элементов управления, что и в этой форме. Но этот шаблон действует только на формы, созданные в режиме конструктора. Мастер форм использует другие шаблоны.

Работа с данными с помощью формы Теперь, когда мы создали почти все необходимые формы, будем учиться рабо тать с этими формами, то есть выполнять те операции с данными, ради которых эти формы и создавались.

Откройте в режиме формы форму И з д а н и я. Вы видите в форме первую запись таблицы И з д а н и я, а в подчиненной форме отображаются связанные записи из таблицы Авторы.

Перемещение по записям Для работы с данными в режиме формы используются кнопки на самой форме и панель инструментов Режим формы (Form View) в верхней части окна Access.

Сначала посмотрим, что можно сделать с помощью самой формы.

В нижней части формы видно, что всего в форме отображается 25 записей, при чем текущей (показываемой в данный момент) является запись 1. Пользуясь кнопками перехода можно последовательно просмотреть все записи, однако это имеет смысл, только если число записей невелико. В противном случае после довательный перебор — слишком долгое и утомительное занятие. Иногда целе сообразнее, просмотрев несколько первых записей, быстро перейти на послед нюю запись и, листая 1 в обратном порядке, просмотреть ближайшие к ней записи.

Можно установить курсор прямо в текстовое поле, где отображается номер те кущей записи, и ввести туда число. После нажатия клавиши Enter в форме бу дет отображена запись с этим номером.

Изменение данных в текущей записи Поскольку все поля в форме редактируемы, удается легко модифицировать данные в любом поле текущей записи. Перемещение в форме между текстовы ми полями, используемыми для ввода и редактирования данных, происходит так же, как в запросах и таблицах, за исключением того, что клавиши переме щения курсора вверх и вниз перемещают курсор между полями, а не между за писями. Итак, с помощью мыши или клавиши Tab вы помещаете курсор (точку ввода) в нужное поле и изменяете данные. При этом, если это текстовое поле, вы просто изменяете текстовую строку в этом поле;

если это поле со списком, Это занятие действительно напоминает перелистывание страничек в книге или перебор карточек.

Работа с данными с помощью формы щелкаете на стрелке и выбираете в списке нужное значение, как в стандартных диалоговых окнах Windows. В поле, предназначенном для ввода достаточно длинного текста, например, Заметки и нашей форме, выполняется автоматиче ский перенос текста на новую строку, а когда текст не помещается в отведенное для него поле, в нем появляется вертикальная полоса прокрутки (рис. 10.16).

Другой способ — нажать Shift+F2 и ввести весь текст в диалоговое окно Область ввода (Zoom) (рис. 10.17).

В книгу включены важнейшие Философские произведения позднеримского мыслителя Боэция Рис. 10.16. Полоса прокрутки в текстовом поле 3 книг/ включены важнейшие философские произведения зднеримского пь спите ля Аниция Манлия Торквата Северина Боэция tc.^au-S^S гг.). 'Комментарий к Порфирию" и теологические трактаты в переводе на русский язык переводятся впервые. В трактате "Утешение философией" Ёоэиий отстаивает свободу человеческого духа, Исключительную роль в самосовершенствовании человека он отводит философии. Произведение дается в новом переводе.

Издание снабжено примечаниями и статьей, Для философов, читателей, интересующихся классическим наследием мировой философской мысли.

Шрифт.

Рис. 10.17. Диалоговое окно Область ввода Длина вводимого в текстовое поле текста ограничивается не областью на экра не, а длиной поля в таблице. Поэтому, если требуется вводить длинные тексты, используйте тип данных MEMO, который обеспечивает практически неогран.i ченный объем данных (текстовое поле — только до 255 символов).

Элементы управления формы имеют многие из свойств, которые определе ны для полей таблицы: формат поля, маска ввода, значение по умолчанию, условие на значение, сообщение об ошибке и т. д. Если эти свойства уста новлены для поля таблицы, они будут применяться независимо от того, вво дите ли вы данные в это поле в режиме таблицы или через форму. Если же эти свойства установлены а форме, они будут применяться только при вводе данных через эту форму — в другой форме можно установить другую маску ввода или пропустить проверку вводимых данных. Поэтому предпочтитель нее все ограничения на ввод устанавливать при определении полей табли цы (см. Занятие 3 }. При этом, если в форме установить условие назначение поля, отличное оттого, что вы установили в таблице, то проверяться будут оба условия. Если вы установите значение по умолчанию, отличное оттого, что определили в таблице, то свойство элемента управления подавляет свойство поля таблицы.

306 Занятие 1 0. Оформление формы и ивод данных через форму Если для поля определены маски ввода, как, например, в поле Дата покупки, эта маска ввода появляется, как только ны щелкнете на этом поле или введете пер вый символ.

Свойства, влияющие исключительно на способ отображения данных, — маска ввода и формат поля, — наследуются только при перетаскивании по лей из списка полей в форму, как это делалось в форме Издания, или при ис пользовании мастера форм. Причем если потом изменить значения этих свойств в описании поля таблицы, эти изменения не отобразятся в форме (в форме останутся старые значения).

Все введенные изменения в поля записи будут сохранены в таблице при пере ходе к новой записи (для этого нужно щелкнуть на одной из кнопок перехода).

После этого введенные изменения уже нельзя отменить. Пока вы еще не пере шли к другой записи, изменения отменить очень легко. Для отказа от измене ний текущего поля нажмите клавишу Esc, и значение этого поля вернется к ста рому варианту, если же вы успели изменить несколько полей, нажмите клавишу Esc еще раз — все поля в записи будут, иметь старые значения.

A4S Если форма составная (как, кстати, в нашем случае), то запись в главной г^х/ форме сохраняется, как только вы щелкнете на любом поле в подчиненной форме.

Можно отменить последнее сохранение записи, если сразу после сохране ния выбрать команду Правка »• Восстановить запись (Edit > Undo Saved Record). Но если этой команды в меню Правка (Edit) нет, а вместо нее при сутствует команда Отмена невозможна {Can't Undo), значит, вы опоздали, и придется все восстанавливать вручную.

Если не удается изменить данные в форме, причина может заключаться в сле дующем:

• поле, в которое вы вводите данные, заблокировано — проверьте свойства эле мента управления Блокировка (Locked), Доступ (Enabled);

• редактирование данных в форме запрещено — проверьте свойства формы Раз решить изменения (Allow Edits) и Тип набора записей (Recordset Type));

• источником данных в форме является запрос, в результирующем множестве которого не разрешены изменения или разрешены только частично (можно изменять только некоторые поля) (см. раздел «Изменение данных в резуль тирующем множестве запроса», Занятие 7).

Добавление новой записи В форме Издания можно не только просматривать и изменять записи, но и вво дить новые.

Работа с данными с помощью формы 30/ 1. Чтобы добавить запись в таблицу И з д а н и я, нажмите кнопку Новая з а п и с ь (New Record) П ЯЗ.

Такая кнопка находится как на панели Кнопки перехода (Command Button) в нижней части формы, так и на панели инструментов Режим формы (Form View). Можете использовать любую из них. Но если вы установили значение свойства формы Кнопки перехода (Command Button) равным Нет, то есть за претил и их, а добавление записей в форме разрешено (свойство Разрешить добавление (Allow Addition) равно Да), то кнопка на панели инструментов останется доступной для ввода новой записи. Другие кнопки панели ин струментов Режим формы мы рассмотрим в конце данного занятия.

В форме появится пустая запись (все ее поля пусты, кроме тех, у которых установлены значения по умолчанию). Курсор ввода устанавливается в пер вое в последовательности обхода, установленного при создании формы, поле (рис. 10.18).

".I • i '- -:• • Рис. 10.18. Форма, открытая в режиме ввода записи Обычно при вводе новой записи удобнее пользоваться клавиатурой, а не мышью. Для перехода между полями используйте клавиши Tab или Enter, к чему вы больше привыкли. При вводе данных в поле со списком можно ЕШО дить первые буквы текста, и значение из списка будет автоматически под ставлено в это поле. Маски ввода ускорят ввод в такие поля, как Дата или. Те лефон. Пока вы выполняете ввод данных в поля главной формы, в области выделения записи с левой стороны формы находится значок редактирова ния (рис. 10.19).

Занятие 10. Оформление формы и ввод данных через форму Ш Издания: форма Название;

"- ;

]Русские тайны Парижа Раздел;

' • : •• 4*тэпокупки: ;

\г 12,2002 Чиспрстраниц,;

\ цена;

[ :50,:ср.

'..tJLi.Ut.Si Рис. 10.19. Ввод новой записи в главную форму Значок редактирования появляется, как только вы введете первый символ в первое г юле формы, и отображается до тех пор, пока запись не будет сохра нена. Пока этот значок есть, можно нажать клавишу Esc и отменить ввод. Но как только, заполнив последнее поле, вы попадете в подчиненную форму, за пись сохранится и значок исчезнет.

2. Выберите автора в раскрывающемся списке в поле Ф а м и л и я (рис. 10.20).

Оба поля в'подчиненной форме будут заполнены, так как здесь мы ничего не должны вводить, а должны связать только что созданную запись в таблице Издания с одной из записей (или с несколькими) в таблице Авторы. И опять-та ки, пока вы не перешли на другую запись, значок редактирования показыва ет, что запись изменяется. Но как только вы переместите курсор ввода на следующую запись в подформе или щелкнете мышью на любом поле глав ной формы, данные из подчиненной формы сохранятся в таблице АвторИзда ние. Причем в данном случае сохраняются не те данные, что вы видите в подформе (она, если вы помните, построена на запросе), а КодИздания теку щей записи в главной форме и КодАвтора, который вы только что выбрали в подчиненной.

Итак, данные о книге полностью введены, и можно переходить к вводу сле дующей записи. Поскольку текущей является последняя запись в таблице, чтобы ввести новую запись, достаточно просто перейти на следующую за пись, щелкнув на кнопке перехода.

Если вы раздумали вводить новую запись, легко можно все отменить, нажав кнопку перехода к предыдущей записи. Но если вы уже что-нибудь успели ввести (хотя бы один символ в одно поле), новая запись будет добавлена Работа с данными с помощью формы ЗОУ в таблицу, и вы не сможете вернуться на предыдущую запись, так как будете получать сообщение о том, что не заполнены обязательные поля. Придется сначала нажать клавишу Esc.

[Маленькая KOMK3TJJJ Цена:. f"iVo,0':ip"."" Двтагкж^пм ( l 2 1Л<:ш? Число страш-ц:

•-,:1!Н ИЯ v '"• ? ":•- * - -. =- - ;

Имя Y>;

i Jd >;

..• •: I Борхес ХориеПуи»! - :

Боэций •• ll Булгаков Минаип """I Вейс Франциск. j^7 ' ' Еремеева Рис. 10.20. Заполнение полей в подчиненной форме Теперь посмотрим, как ввести новую запись о книге, автора которой еще нет в нашей картотеке.

3. Заполните поля, касающиеся издания, и затем нажмите кнопку Новый автор.

Откроется форма КарточкаАвтора, в которой будут показаны все записи в кар тотеке авторов.

4. Нажмите кнопку Новая з а п и с ь (New Record), чтобы добавить запись в эту фор му. В нее нужно ввести только данные об авторе.

5. Закройте форму. Новая запись будет добавлена в таблицу так же, как и при переходе к другой записи.

6. Чтобы новая запись об авторе появилась в раскрывающемся списке в под форме Авторы, нужно сделать обновление данных в этой подформе. Устано вите курсор ввода на любое поле в подформе и выберите команду Записи I* Обновить (Records > Refresh).

7. Раскройте список авторов в поле Фамилия и выберите фамилию только что введенного автора.

Как видите, ввод данных в этом случае происходит не очень удобно. На самом деле надо сделать так, чтобы КарточкаАвтора открывалась сразу в режиме добап 31 0 Занятие 10. Оформление формы и ввод данных через форму ления записи, а при закрытии этой формы в подчиненную форму Авторы сразу же добавлялись данные о новом авторе. Это можно сделать только с помощью программ на VBA или макросов. С макросами мы познакомимся на Занятии и тогда усовершенствуем форму И з д а н и я.

Добавлять записи с помощью формы можно только в том случае, если свой ство формы Разрешить добавление (Allow Addition) имеет значение Да (Yes). В противном случае кнопка Новая запись (New Record) будетзаблоки рована.

Удаление записи Удалить в форме можно только текущую запись.

1. Перейдите на последнюю запись и форме И з д а н и я.

2. Щелкните на области выделения записи (слева), чтобы выделить всю запись, Эта область приобретет темно-серый цвет (рис. 10.21).

Названа: Русские тайны Парижа Раздел:

Место пупямкйции;

Москва Тип издания;

[книга Тт облои'кит \ ^жесткая Место храизня-д;

|Мапенькая комнат JM Цена;

: ISOjOOp. ;

jДата покупки: | 12.12.2002 Число страниц:

Mii« " / f. - to ? :

Фамилия ^j а Запись: И ] < 1 \ > |н.|>*|№ 27 Ц Рис. 10.21. Выделение записи в форме 3. Теперь нажмите клавишу Delete. Сначала появится предупреждающее сооб щение. Вы можете подтвердить или отменить удаление. Если вы нажмете кнопку Да (Yes), запись будет удалена, и в форме отобразится следующая за пись.

Работа с данными с помошью формы 3I Удалять записи в форме можно только в том случае, если свойство формы Разрешить удаление (Allow Petition) имеет значение Да (Yes). Кроме того, напоминаю, что нельзя удалить запись из главной таблицы, если она имеет связанные записи в подчиненной таблице и если при описании связи между этими таблицами не был установлен флажок каскадного удаления.

Кнопки панели инструментов Рассмотрим панель инструментов Режим формы (Form View), чтобы понять, какие шде возможности существуют при работе с формой. Панель инструментов Ре ж и м формы (Form View) приведена на рис. 10.22, Рис. 10.22. Панель инструментов Режим формы Слева, как всегда, расположена кнопка Вид (View), которая позволяет переклю чать режимы работы с формой. Кроме того, вы видите кнопку печати. Значит, форму можно печатать. Далее идет кнопка Предварительный просмотр (Preview).

Нажмите ее, чтобы посмотреть, как будет выглядеть форма при печати.

Кнопка Орфография (Spelling) обеспечивает возможность проверки орфографии в данных, заносимых в текстовые поля.

Дальше вы видите хорошо знакомые кнопки копирования и вырезания, а также сортировки, фильтров и поиска. Действительно, в форме можно выполнять все операции с данными, которые мы применяли к таблице, открытой в реж,ше таблицы.

Чтобы копировать значения полей из одной записи в другую, пользуйтесь кнопками копирования и вставки. Если нужно скопировать сразу несколько полей, используйте Буфер обмена 1.

Сортировка записей в форме выполняется так же, как и в таблице. Установите курсор ввода в нужное поле и нажмите кнопку сортировки: по возрастанию или по убыванию. Записи в форме будут отсортированы по значениям этого поля, причем установленная сортировка сохраняется и после того, как форма будет закрыта.

ЗАДАНИЕ Отсортируйте записи в форме Издания по полю Наименование в алфавитном порядке. Закройте форму и снова откройте ее. Листая записи в форме, убедитесь, что сортировка сохранилась.

Фильтры устанавливаются так же, как в таблице.

Вспомните, что он вызывается командой Правка > Буфер обмена Office. Вы можете помес тить в буфер обмела значения 24 нолей.

2. Занятие 1 0. Оформление формы и ввод данных через форму ЗАДАНИЕ Установите курсор ввода в поле Раздел и выделите значение в этом поле, на пример, Философия. Нажмите на панели инструментов кнопку Поиск по выделенному (Filter by Selection), чтобы установить фильтр. Убедитесь, что в области линейки про крутки отображается слово Фильтр (Filtered) {рис. 10.23). Снимите фильтр, нажав кноп ку Удалить фильтр (Remove Filter).

Издательство;

' JA'tcpopa Местолуагмадаиш jcnf _j •-• ' '.т^гншаний!. JKMira " :

Место :фэие»~г(: ]Большая комната,f - Тип обложка ]*естк^ ^ 1 е « I :пз,г,ор | н: 2. ЛН.1995 Чие/Ю ЛрзнШ!

no-cyntwi Трактат одного из основателей христианского богословия, Оригена, является переой попыткой дать систематическое описание христианского учения Зйгисы И.1.Л.П 2 fLiilit*] *с ^(ИКчпйтр} Рис. 10.23. Установка фильтра по выделенному 4-,- г., г ;

J ^?(!.Т^уЧ~^'|и"'л' С!^' "^О:1!*4- уС":.- Т' • Рис. 10.24, Установка фильтра по форме Работа с данными с помошью формы э! J Имеется возможность фильтровать записи не по одному полю, а по комбина ции значений в разных полях. Для этого нажмите на панели инструментов кнопку Изменить фильтр (Filter by Form). Вид формы изменится — в нижней части формы вместо кнопок перехода показываются я р л ы ч к и Найти (Look for) и Или (Or) (рис. 10.24). В любом из полей формы можно установить условие отбора записей. Нижний ряд ярлычков относится к главной форме, а верхний — к под чиненной. Можно комбинировать условия отбора, объединяя их функциями И, ИЛИ.

Выберите в ноле Раздел значение Философия и щелкните на ярлычке Или (Or) в нижнем ряду. Теперь выберите в поле Раздел значение История и снова щелк ните на ярлычке Или (Or). Выберите в поле Раздел значение Искусство и нажмите кнопку П р и м е н и т ь фильтр (Apply Filter).

В форме показано, что отобрано 9 записей и, листая, можно просмотреть каж дую из них.

Поиск нужной за]шеи легко выполнить с помощью кнопки Найти (Find). В этой форме книгу удобнее всего искать по наименованию.

Установите курсор ввода в поле Наименование и нажмите кнопку Найти ЗАДАНИЕ (Find). В диалоговом окне Поиск и замена (Find and Replace) введите условие поиска (рис. 10.25). В поле со списком Совпадение (Match) выберите значение "Слюбой частью поля" (Any Part of Field) и нажмите кнопку Найти далее (Find Next). Будет найдена за пись, которая содержит образец поиска в названии издания в виде подстроки. Найден ная запись будет отображена в форме, и название книги будет выделено.

Ш Издания: форма по истории России - Год издания;

j историч •Раздел:

Место публикации;

[Москва Издательство: " {Правда. -•• ! Издание;

МЁКШ Хранения;

[Меленькая комнат^ Цена: ("''"'IjOripr '• Дага ГШуПкл;

Рис. 10.25. Поиск записи в форме 314 Занятие 10. Оформление формы и ввод данных через форму т Если нужно найти книгу по автору, удобнее сделать это аналогичным обра зом в форме КарточкаАвтора, то есть сначала найти автора по фамилии, а за тем в списке книг этого автора найти нужную книгу.

Еще две кнопки позволяют добавить запись [V*] и удалить ее [ ] ^.

Подведение итогов Итак, созданы почти все формы, необходимые для работы нашего приложения Библиотека. Вы научились:

• создавать форму без помощи мастера;

• использовать список полей для создания элементов управления формы;

• форматировать элементы управления и надписи к ним;

• выравнивать размеры и положение элементов управления;

• создавать фоновый рисунок для формы;

• изменять и создавать стили оформления форм;

• вводить и изменять данные с помощью формы.

Нужно еще создать форму для ввода данных о выдаче и приеме книг. Мы сде лаем это на Занятии 13, когда познакомимся с макросами. Тогда же мы вернем ся к форме Издания и усовершенствуем ее работу.

Часть V Отчеты и страницы \\\\ s \ Ч '• л >;

•>?-' ИМ!

S ! « >;

? s •?

и I? г * е • щ \*. \ ;

;

?

ie"V>ri Ш""г,Т •щтт Jf : f '» i ! !

ЗАНЯТИЕ.:

Создание и печать отчетов ТЕМА ЗАНЯТИЯ На этом занятии вы узнаете:

• как создать простой отчет с помощью мастера;

• как группирован» записи в отчете;

• как создавать вычисляемые поля, содержащие итоговые дан ные по группам и по отчету в целом;

• как управлять способом вывода групп на страницах отчета;

• как добавить в отчет логотип;

• как создать составной отчет, включающий подотчет;

• как просмотреть отчет и как его напечатать;

• как другие пользователи могут ознакомиться с отчетами Access, Режимы работы с отчетами jl Для выполнения упражнений этого занятия вам понадобятся два файла: Биб лиотека, mdb, в котором вы создаете свое приложение, и БиблиотекаДанные.глс1Ь, о котором вы создавали запросы на Занятиях 6 и 7. Откройте перед началом за нятия файл Библиотека.mdb.

Отчеты как средство создания документов Если формы являются средствами ввода и изменения данных, хотя могут ис пользоваться и для отображения данных, то отчеты используются исключи тельно для отображения данных. С помощью отчетов создаются различного рода документы, которые должны печататься в приложении Access. Генератор отчетов в Access достаточно мощный и удобный, чтобы позволить создавать разнообразные документы обычному пользователю. Создание отчета похоже на создание формы, так как они имеют очень похожую структуру, используют те же элементы управления, что и формы. Конструктор отчета аналогичен кон структору формы. Знакомиться с отчетами мы будем на примерах, которые продемонстрируют различные приемы работы с этим видом объекта Access.

Сначала мы с помощью мастера создадим достаточно простой отчет, представ ляющий собой алфавитный каталог изданий, отсортированных по авторам в ал фавитном порядке. Потом создадим более сложный отчет, в котором будем применять несколько уровней группировки при расчете сумм, потраченных на приобретение книг. В нем мы научимся создавать вычисляемые поля. И, нако нец, создадим отчет, в котором будут показываться читатели и книги, которые у них на руках. Это будет составной отчет, включающий подотчет.

Режимы работы с отчетами Существует три режима работы с отчетами:

• режим конструктора Конструктор (Design View);

• режим просмотра образца Образец (Layout Preview);

• режим предварительного просмотра П р е д в а р и т е л ь н ы й просмотр (Print Preview).

Переключение этих режимов выполняется так же, как и переключение режи мов форм: либо кнопкой Вид (View) панели инструментов Конструктор отчетов (Report Design), либо соответствующей командой меню Вид (View).

В режиме конструктора можно создавать отчеты, изменять их структуру и внешний вид, добавлять и удалять поля. Этим режимом пользуются разра ботчики приложений Microsoft Office Access 2003.

Примеры вы можете найти n;

i сайте издательства www.piter.com па странице, посвящен ной этой книге.

318 Занятие 11. Создание и печать отчетов Режим просмотра образца является удобным средством тестирования созда ваемого отчета. В этом режиме для просмотра выводятся только данные, необ ходимые для отображения каждого элемента управления отчета. Эти данные могут не совпадать с данными, реально попадающими в отчет, зато формирова ние образца отчета выполняется быстро, что немаловажно при тестировании.

Для просмотра всех данных, выводимых в отчете, следует использовать режим предварительного просмотра. Но если отчет сложный, его формирование может занять длительное время.

Отчет, открытый в режиме предварительного просмотра, дает полное представ ление о том, как он будет выглядеть на бумаге. И прямо из этого режима он мо жет быть выведен на печать. По умолчанию из окна базы данных отчет откры вается именно в этом режиме.

Создание отчета с помощью мастера Отчеты, как правило, строятся на основе запросов, так как обычно требуется выводить только некоторые поля одной или нескольких таблиц. Свой первый отчет мы тоже построим на основе запроса. При этом предлагается использо вать один из запросов, который был создан на Занятии 7, — К н и г и по авторам.

Но этот запрос создавался в другой базе данных — БиблиотекаДзнные.то'Ь, по этому попутно рассмотрим, как импортировать объекты из другой базы данных Access.

1. Щелкните правой кнопкой мыши на ярлыке Запросы (Queries) в окне базы данных и выберите в открывшемся контекстном меню команду Импорт (Im port). Появится диалоговое окно Импорт (Import).

2. Выберите в окне Импорт (Import) стандартным образом папку и файл Библио текаДанные,тс!Ь и нажмите кнопку И м п о р т (Import). Откроется уже известное диалоговое окно И м п о р т объектов (Import Objects) с раскрытой вкладкой За просы (Queries).

3. Выберите в списке запрос К н и г и ло авторам и нажмите кнопку ОК. Запрос Книги по авторам окажется в списке запросов базы данных Библиотека.mdb.

4. Откройте этот запрос в режиме конструктора.

Теперь его требуется изменить так, чтобы на нем было удобно построить от чет. Для этого сначала удалим лишние поля.

5. Удалите поля КодАвтора, Раздел (мы хотим создать алфавитный каталог, а не тематический), Заметки и Списано.

6. Удалите таблицу Разделы — она нам больше не нужна, — щелчком выделите ее и нажмите клавишу Delete.

Добавим издательство, место и год издания. Для этого придется добавить в запрос таблицы Издательства и Города.

Создание отчета с помошью мастера Если этого не сделать, а просто добавить в запрос поля КодГорода и КодИ;

! дательства, то запрос будет отображаться совершенно правильно, так как эти поля мы снабдили списками подстановки. Но в отчете для отображения этих полей придется использовать элемент управления Поле со списком (Combo Box), а этого лучше не делать, поскольку эти поля хуже форматиру ются, чем обычные текстовые поля (Text Box). Поля со списками использу ются в формах для выбора значения поля, а в отчетах этого не требуется, и поэтому использовать их не рекомендуется.

7. Кнопкой Отобразить таблицу (Show Table) на панели инструментов откройте диалоговое окно Добавление таблицы (Show Table).

8. Выделите в списке таблицы Города и Издательства и нажмите кнопку Доба вить (Add). Таблицы отображаются на верхней панели Конструктора запроса и сразу показываются связи между ними.

9. Закройте окно Добавление т а б л и ц ы.

10. Перенесите в бланк запроса поля Город из таблицы Города, Издательство из таблицы Издательства, Г о д И з д а н и я из таблицы Издания.

П. Установите сортировку по возрастанию в полях Автор и Название.

Запрос в режиме конструктора должен выглядеть, как представлено на рис. 11.1.

ш Книг и по авторам : запрос на выборка КодРаздепа КодИздатегъова Название Издательство ГодИздания КодИздзтельства КодГсрода КодГорода ород -\ т •. -.

- ---• ГодИздания,т*тк«т*\ Название Город Издательство Издания Города Издательства Издания по возрастанию по возрастанию 0 EJ 0 ->;

ДО Рис. 11.1. Запрос Книги по авторам 12. Закройте запрос, сохранив изменения макета.

13. Щелкните на стрелке кнопки Н о в ы й объект (New Object) на панели инстру ментов и выберите в списке пункт Отчет (Report). Откроется диалоговое окно Н о в ы й отчет (New Report), в котором показано, что источником данных для от чета является запрос Книги по авторам.

14. Выделите в списке Мастер отчетов (Report Wizard) и нажмите кнопку ОК.

320 Занятие 11. Создание и печать отчетов 15. В первом диалоговом окне мастера нажмите на кнопку с двойной стрелкой и перенесите все поля запроса из списка Доступные поля (Available Fields) в список Выделенные поля (Selected Fields), Нажмите кнопку Далее (Next).

16. Во втором окне мастер предлагает выбрать вид представления данных. Мас тер проверяет связи между таблицами и в зависимости от установленных связей выбирает по умолчанию одно из полей запроса в качестве поля, по которому будет выполняться группировка данных. В данном случае нам предлагается группировать данные по автору. Оставьте выбранное по умол чанию представление и перейдите к следующему шагу.

17. На следующем шаге мастер предлагает добавить еще уровни группировки.

Пока этого не требуется, поэтому перейдите к следующему шагу.

18. В четвертом окне мастера нужно установить порядок сортировки. Посколь ку мы установили сортировку в запросе, этот шаг мы тоже пропускаем и пе реходим к следующему.

19. В пятом окне предлагается выбрать вид макета. По умолчанию установлен ступенчатый отчет на странице книжной ориентации. При этом установлен подходящий флажок Настройка ширины полей для размещения на одной страни це (Adjust the field width so all fields fit one page), и мы переходим к следующему шагу.

20.,В следующем окне нужно выбрать стиль оформления отчета (отчеты, как и формы, имеют набор встроенных стилей)' Выберите стиль Обычный (Casual).

Автор Город Гпд издания Издательств Борхес Хорхе Л у с Оправдание вечности Боэций "Утешение философией" и Москва другие тракты Булгаков Михаил Белая гвардия Мастер и Минск Мэстацкая Маргарита л!тература Вейс Франциск Нравственные эснпвы жизни Минск I Юнацтвз Гранин Даниил Вечера с Петрам Вэликим СПб Эксмо-Пресс Рис. 11.2, Отчет Алфавитный каталог в режиме предварительного просмотра Создание отчета с помошью мастера 21. На последнем шаге нужно ввести имя отчета: А л ф а в и т н ы й каталог. Нажми те кнопку Готово (Finish). Вид отчета, созданного мастером, представлен на рис. 11.2.

Отчет открыт в режиме предварительного просмотра. Вы видите, что он состо ит из пяти столбцов и имеет заголовок, но данные в столбцах обрезаются длинные поля выводятся не полностью. Такой отчет не может нас удовлетво рить. Выходов может быть два:

• изменить ориентацию страницы отчета;

0 изменить форматирование полей так, чтобы при необходимости выполнялся перенос текста.

Изменить ориентацию можно, не выходя из режима предварительного просмот ра, открыл диалоговое окно Параметры страницы (Page Setup) командой Файл > Па раметры страницы (File > Page Setup). Однако при этом, к сожалению, не будут ав томатически расширены колонки отчета. Придется изменять их в режиме кон структора.

Рассмотрим второй способ.

Кнопкой Вид (View) панели инструментов переключитесь в режим конструкто ра. Отчет в режиме конструктора будет выглядеть как на рис. 11.3.

грайица"Е.[Раде]&"из' &[Piges] Рис. 11.3. Отчет Алфавитный каталог в режиме конструктора Как видите, он очень похож на форму. Как и форма, он разбит на разделы:

• Заголовок отчета (Report Header), в котором выводится строка заголовка. Если в каталоге несколько страниц, все поля в разделе заголовка будут напечата ны только на первой странице.

11 Зак 322 Занятие 11. Создание и печать отчетов • П р и м е ч а н и е отчета (Report Footer), которое в данном отчете отображается, но имеет нулевую высоту, так как никаких элементов управления здесь нет.

В противном случае они были бы напечатаны только на последней странице отчета сразу под последней выведенной записью.

• Верхний колонтитул (Page Header), в котором сейчас отображаются заголовки столбцов. В отличие от заголовка отчета, все, что находится в этом разделе, будет печататься в начале каждой страницы отчета.

• Н и ж н и й колонтитул (Page Footer) содержит данные, которые будут печататься в нижней части каждой страницы отчета. В нашем отчете это дата и номер страницы.

Не путайте Примечание отчета и Нижний колонтитул. На последней страни це, где печатается и примечание, и колонтитул, колонтитул печатается в кон це страницы, а примечание — после последней строки данных, то есть при мечание отчета будет печататься перед нижним колонтитулом. Это нужно иметь в виду, когда вы определяете, куда поместить какие-то надписи или данные, — в примечание или в колонтитул.

• Дополнительный раздел, которого нет в форме, — это Заголовок группы (Ав тор Header). В данном примере он один, так как в отчете используется только один уровень группировки — но авторам. Заголовок группы печатается пе ред каждой группой записей, в данном случае фамилия и имя автора будут выводиться перед перечнем книг данного автора.

• Область д а н н ы х (Detail), в которой выводятся остальные поля запроса.

В данном отчете отсутствует еще один раздел, который бывает в отчетах, — это П р и м е ч а н и е группы (Group Footer). Обычно его используют, когда нужно вывести итоговые данные по группе. Мы такой отчет будем создавать позже.

По умолчанию колонтитулы отчета печатаются на всех страницах отчета, вклю чая первую и последнюю. Но у отчета есть два свойства, которые позволяют управлять печатью колонтитулов: Верхний колонтитул (Page Header) и Нижний ко лонтитул (Page Footer). Вы найдете их на вкладке Макет (Format) в окне Свойства (Properties) отчета, которое устроено точно так же, как окно Свойства формы.

Выбирая в списке значения этих свойств, можно добиться, что колонтитулы (один или оба) не будут печататься на той странице, где печатается заголовок отчета (если этот заголовок есть, то это будет первая страница), на той страни це, где печатается примечание отчета (на последней странице), либо ни на пер вой, ни на последней страницах.

Разделы отчета по умолчанию печатаются на странице последовательно друг за другом, но есть возможность начинать следующий раздел с новой страницы.

Например, каждую группу можно начинать с новой страницы. Для этого нужно установить соответствующим образом свойство Конец страницы (ForceNewPage) соответствующего раздела. Это свойство есть у каждого раздела формы, кроме колонтитулов, и можно указать, что данный раздел, например, Заголовок г р у п п ы, должен начинаться с новой страницы или что раздел, следующий за данным, Изменение своиств отчета и его элементов в конструкторе отчетен должен начинаться с новой страницы, либо что и данный раздел, и раздел, сле дующий за ним, должны начинаться с новой страницы.

Таким образом, видно, что разделы отчета могут очень гибко распределяться при его печати, обеспечивая удобство и наглядность представления инфор мации.

Вернемся к нашему отчету и попробуем поработать с его свойствами и свой ствами его элементов управления.

Изменение свойств отчета и его элементов в конструкторе отчетов Работа с элементами управления в конструкторе отчетов совершенно аналогич на работе в режиме конструктора форм. Типы элементов управления также одни и те же. Поэтому разберем этот процесс кратко, так как вы уже научились работать с элементами управления при конструировании форм.

1. Щелкните на вертикальной линейке в области данных (против строки эле ментов управления). Все элементы будут выделены.

2. Кнопкой Свойства (Properties) панели инструментов откройте окно свойств.

3. Установите значения свойств Р а с ш и р е н и е (Can Grow) и Сжатие (Can Shrunk) на вкладке Макет (Format) или Все (ALL) р а в н ы м и Да (рис. 11.4). Тогда высота этих элементов управления будет изменяться в зависимости от длины строки, по мещенной в текстовое поле.

if Несколько эяемекгое управления з •luiimpujHu.i^H. ! тат J.

Пакет i данные | - эбы и j Другие" "Все | Число десятичных знаков,..

T'llfV^i-,'! It {.!

I.

»:

;

•| М.*да ;

c+ame,,,, От левого iv-a;

;

Ot верхнего края,,. jCM !jl!1fill^.i ?' •.

Высота,,,,',.";

J, 529см... Прозрачный y-ii'tw-ia., !лг>.я T O -. i,.t '"'ЪС'рмЛрцие,.,, обычное '.'-шрлмни,v. Отсутствует Рис. 11.4. Установка свойств Расширение и Сжатие 4. Кнопкой Вид (View) переключитесь в режим предварительного просмотра и убедитесь, что теперь весь текст в полях выводится целиком, при необхо димости выполняется перенос на следующую строку.

324 Занятие 11. Создание и печать отчетов Можно использовать для этого режим просмотра образца: щелкните на стрелке кнопки Вид (View) и выбрать в списке пункт Образец (Layout Preview).

Но у нас еще не полностью выводятся заголовки столбцов.

5. Переключитесь в режим конструктора и, изменяя ширину элементов управ ления Надпись (Label), добейтесь, чтобы они были видны полностью. Под стройте при необходимости ширину элементов управления в области дан ных, чтобы они были расположены точно под надписями. Тогда отчет будет иметь вид, показанный на рис. 11.5.

6. Закройте отчет, сохранив изменения макета.

Двю|> HfliBiiHiift Город Издательств Год издания Борхес Хорхе Луис Оправдание вечности Москва Ди-дик Боэций "Утешение философией" и Москва Наука другие трактать Булгаков Михаил Белая гвардия, Мастер и Минск Мастацкая Маргарита.гчтература ВейсФранциск Нравственные основы жизни Минск Юнацтеа • •'.

Гранин Даниил Вечера с Петром Великий СП5 Эксмо-Пресс Еремеева Ольга Мы ждем ребенка Москва Рипол Классик Рис. 11.5. Отчет Алфавитный каталог после редактирования Создание отчета с несколькими уровнями группировки и вычисляемыми итогами Создадим более сложный отчет, в котором будем считать, сколько денег было потрачено на приобретение изданий помесячно. В этом отчете будет использо ваться несколько уровней группировки. Отчет будет строиться на базе запроса, поэтому начнем с создания этого запроса.

Создание базового запроса Построим запрос с помощью конструктора на базе таблицы Издания.

Создание отчета с несколькими уровнями группировки и вычисляемыми итогами 1. Откройте окно конструктора запросов и добавьте в него таблицу Издания (см. Занятие 6).

2. Перенесите в бланк запроса два поля;

Цена и Д а т а П о к у л к и.

Желательно, чтобы данные в будущем отчете группировались по годам и ме сяцам. Для этого нужно создать в запросе вычисляемые поля Год и Месяц Эти поля будут рассчитываться на основе значения поля ДатаПокупки. Из ка ждой даты нужно выделить год и месяц, тогда мы сможем по этим полям сделать нужную нам группировку.

3. Создайте в бланке запроса вычисляемое поле Год, введя в первую строку сле дующее выражение:

Год: Format([ДатаПокупки];

"уууу").

4. Создайте поле Месяц, введя выражение Месяц: Format([ДатаПокупки];

"шпт").

В обоих случаях использована функция FormatQ, чтобы представить дату в нужном виде;

в первом случае как 4 цифры года, во втором — как полное название месяца. Первый аргумент этой функции определяет те данные, ко торый нужно форматировать, а второй — сам формат данных, Кроме того, создадим вычисляемое поле НомерМесяца — оно понадобится для сортировки по месяцам. (При сортировке по полю М е с я ц мы получи ли бы месяцы, отсортированные в алфавитном порядке, что нас никак не устраивает.) 5. Введите выражение для поля НомерМесяца: Month С[ДатаПокупки]).

Функция MonthQ возвращает номер месяца в дате.

Для поля НомерМесяца можно также использовать функцию Format():

Рогта1([ДатаПокупки];

итт"). Только в этом случае будет возвращаться строковое выражение, состоящее из двух цифр месяца.

6. Установите сортировку по возрастанию в полях Год и НомерМесяца.

Очевидно, создаваемый отчет должен отображать данные только за интере сующий нас период. Поэтому необходимо задать в запросе параметры, кото рые позволят ввести начало и конец периода.

7. Введите в строку Условие отбора (Criteria) столбца ДатаПокупки выражение:

>=[Начало периода] And <=[Конец периода] или эквивалентное ему выражение Between [Начало периода] And [Конец периода].

8. Щелкните правой кнопкой мыши на верхней панели окна запроса и выбери те в контекстном меню пункт Параметры (Parameters). В открывшемся диало говом окне Параметры (Parameters) введите два параметра: [Начало периода] и [Конец периода] типа Дата/время (Date/time).

Запрос готов. Он должен пыглядеть как на рис. 11.6.

326 Занятие 11 - Создание и печать отчетов 9. Протестируйте его, переключившись в режим таблицы кнопкой Вид (View).

10. Сохраните запрос в базе данных под именем ДатаЦена.

Месяц 1 Format'!" Дз Гол: РогтаНГДата НопевМесаца: Рогг -«• ДатаПокупки Супча: Цепа Ж Издания Издания.Vor,.,-.-",-:.-. по возрастанию по возрастанию И 1?. К >"[Начало периода] And е=[Конвц пер Рис. 11.6. Вазовый запрос для отчета Создание макета отчета Создадим макет отчета с помощью мастера и доработаем его в режиме кон структора.

1. Выделите в списке запрос ДатаЦена.

2. Щелкните па стрелке кнопки Новый объект (New Object) на панели инстру ментов и выберите пункт Отчет (Report).

3. В диалоговом окне Новый отчет (New Report) выберите вариант Мастер отчетов (Report Wizard).

4. Во втором окне мастера перенесите поля списка Доступные поля (Available Fields) в список Выбранные поля (Selected Fields) в следующем порядке: Год, НомерМе сяца, Месяц, ДатаПокупки, Цена.

5. На третьем таге мастер предлагает добавить уровни группировки. Выделите и списке поле Год и щелкните на кнопке со стрелкой вправо. Аналогично вы делите поле НомерМесяца и снова щелкните на кнопке со стрелкой. Справа будет показываться образен будущего отчета (рис. 11.7). Верхний уровень группировки — Год, следующий — НомерМесяца.

6. На следующем шаге определяется порядок сортировки записей в отчете.

Всего можно задать четыре поля для сортировки, Кнопка справа от выбран ного поля позволяет установить вид сортировки: по возрастанию или по убыванию. Нажмите кнопку Итоги (Summary Options). Откроется диалоговое окно, и котором нужно определить, какую функцию применить для расчета итогового значения к полю Цена. Установите флажок ниже функции Sum (рис. 11.8).

Создание отчета с несколькими уровнями группировки и вычисляемыми итогами._ „. ^, Р-М»~^Ш— 1 Год 1 НомерМесяца Месяц, Дат а Покупки, Цена Отмена • i! ' < ' • ' ;

' Рис. 11.7. Добавление уровней группировки в отчет <ж '-Дуд ГГ Г г Г Рис. 11.8. Определение итоговых значений в отчете 7. Переключатели в этом же окне позволяют указать, хотим ли мы видеть в от чете только итоговые данные или все данные. Оставьте переключатель по умолчанию и нажмите кнопку ОК.

8. На следующем шаге нужно выбрать вид макета. Выберем макет блок (Block) и перейдем к следующему шагу.

9. Выберите стиль.Полужирный (Bold).

10. На последнем шаге введите имя отчета Суммы покупок и нажмите кнопку Го тово (Finish).

328 Занятие 11. Создание и печать отчетов Будет создан отчет, открытый в режиме предварительного просмотра. Но сна чала появятся диалоговые окна, приглашающие ввести дату начала и дату кон ца периода, за который вы хотите получить результаты.

Будем считать данный отчет макетом и усовершенствуем его в режиме кон структора. Желаемый вариант отчета представлен на рис, 11.9.

•ШШшШ ® СцммыПокупок ы /^ЭЬь. Суммы покупок с 01.01,1998 по 01.01. ;

;

•В В М ^^^ Кв К^^В в Месяц Д«тгл покупки Ц«на Год Май 125,00р 14.05. JL99S 28.05. Май 55,00р Итоги з<1 M.iii (2 млписи! 180,00р.

11.09.1998 58,90р.

J1998 Сентябрь *ii 21 09.1998 124,00р.

Сентябрь 182.90».

Итоги ы Сентябрь О. записи!

Итоги ла 19*18 год (4 -uwincit) 362,30».

20.09.1999 43,00р.

J1999 Сентябрь 21.09.1999 50,00р.

Сентябрь 21.09.1999 74,00р.

Сентябрь Итоги зл Сентябрь (3 записи! 167.00Р.

12.12. J1999 Декабрь И,00р.

15.12 Цекабрь 150,00р.

ИтФГН ЗЛ Декабрь (2 зллиси) 161.00».

Итоги ja 1999 год (5 записей» 328.0ft|*.

15.09. |2000 Сентябрь 102,00р.

Л. 23,09 Сентябрь,70,.рОр:

—г Рис. 11.9. Отчет Суммы покупок Настройка отчета Суммы покупок 1. Чтобы перейти в режим конструктора, нажмите кнопку Вид (View) панели инструментов.

В окне Конструктора сначала идет раздел Нижний колонтитул (Page Footer), а под ним — Примечание отчета (Report Footer). Печататься же на листе отчета они будут в обратном порядке: сразу под последней строкой отче та — итоговая сумма, а нижний колонтитул всегда выводится внизу стра ницы (рис. 1. 1. Поэтому если вы будете помещать в эти разделы не 11 ) стандартные данные (не те, что предлагает мастер), не путайте два этих раздела.

В этом отчете используется уже много разделов: и заголовок, и примечание, и колонтитулы, и по паре разделов для каждой группы (рис. 11.10). В этом отчете в примечаниях к каждой группе выводятся итоговые данные по труп Создание отчета с несколькими уровнями группировки и вычисляемыми итогами не записей. Заголовки групп имеют нулевую высоту, так как в них ничего не выведено. В примечании к отчету выводится итоговая сумма по всем запи сям, попавшим в отчет.

SF Счммы покупок : отчет mil ' ' • 1 • ' • г • i • з • i • 4 • i • 5 • i • e • i • 7 • i • з • ' • a • i • w • i • n • i • 12 • i • is • > • и • • • 15 • i • rc • > • 17 • < • it Суммы покупок!

• Вархн» f I НоиерМесяЦл |^«сяи| Щата п)>купк|1;

Ценл Ш Рис. 11.10. Отчет Суммы покупок, созданный мастером Рис. 11.11. Нижний колонтитул и примечание отчета Подкорректируем созданное мастером. Сначала нужно удалить из отчета столбец НомерМесяца. Он был введен только ради правильной сортировки 330 Занятие 11. Создание и печать отчетов записей. В запросе это поле останется, поэтому сортировка будет выполнять ся корректно, даже если мы удалим соответствующий элемент управления в отчете.

2. Выделите поле НомерМесяца в области данных и надпись к нему в области верхнего колонтитула и нажмите клавишу Delete.

3. Переместите и расширьте остальные столбцы так, чтобы между ними не было пропусков. Настройка столбцов должна выглядеть как на рис. 11.12.

< :

* Верхний лЬгюнтнтул | Щата покуш |Г Ценл! L Год 1 :Н«|сяц ~\ # Заголовок Группы Тйд' - •;

;

# Эзголсихч : группы 'НоисрМесзц-з' :

* С.-&ПЛ--В л«>1*-.^. - у.-> i у i -" !

Год | |мф-яи j ||]атаПокупк 1 •# Примечание группы ИоиёрИесяиа'...,;

;

-;

;

1 :

^ J Рис. 11.12. Настройка столбиов в отчете Вокруг данных в этом отчете будут вы водиться рам ки. Чтобы отчет вы глядел красиво, нужно чтобы рамки плотно прилегали друг к другу. Для этого пере мещайте элементы управления мышью или воспользуйтесь свойством От ле вого края (Left) на вкладке Макет (Format) окна Свойства (Properties). Зна чение этого свойства для каждого последующего (слева направо) элемента управления должно равняться значению это го свойства у предыдущего эле мента плюс его Ширина (Width).

4. Кроме того, размер шрифта всех элементов в области данных увеличен, что бы эти данные лучше были видны. Это можно сделать с помощью панели инструментов Формат (форма/отчет) (Formatting (Form/Reports)), использо вавшейся при форматировании форм, или установкой значения свойства Размер шрифта (Font Size ) для этих элементов у п р а в л е н и я.

5. Можно увеличить и размер шрифта для всех элементов в разделах примеча ний групп.

Далее изменим положение элементов в разделах примечании групп. Сначала поработаем с элементами в разделе Примечание группы 'НомерМесяца' ('Номер Месяца' Footer).

Ш (К'ИтоГи jifi.4 ".A '."H *при^^^^ШШ Ц :*_!№ № Рис, 11.13. Оформление разделов примечании групп 6. Сократите ширину элемента, в котором написано длинное текстовое выра жение, так, чтобы оно заканчивалось у правого края элемента управления Создание отчета с несколькими уровнями группировки и вычисляемыми итогами ДатаПокупки, и на освободившееся место переместите элемент управления Поле (Text Box), сейчас размещающийся во второй строке. Удалите несвязан ную надпись Sum, которая также помещается на второй строке (рис. 11.13).

Обратите внимание, что при выборе надписи Sum рядом с ней появи- L*,.J лась кнопка с восклицательным знаком. Это смарт-тег (smarttag). Если подвести указатель мыши к стрелке на этом значке, появляется сообщение:

Это новая метка, не связанная ни с одним элементом управления (This is a new Label and is not associated with a control). Этот значок, как и на форме, предупреждает о возможной ошибке. Такой значок-кнопка может появиться при работе в любом месте, и всякий раз он будет сигнализировать о возмож ной ошибке. Если вы работали с Excel 2002 или Word 2002, этот значок вам знаком. Теперь такая функция появилась и в Microsoft Office Access.

7. Аналогичные операции проделайте с элементами управления в разделе П р и мечание группы 'Год' ('Год' Footer).

8. Немного уменьшите высоту этих разделов, переместив вверх нижнюю гра ницу каждого раздела.

Вычисляемые поля в отчете Поля, которые помещены в примечания групп, являются вычис.чяемыми. Зна чения этих полей вычисляются с помощью заданного выражения. Разберем, как это выражение задается.

1. Выделите длинную строку со строковым выражением в разделе Примечание группы 'НомерМесяца 1 ('Номер месяца' Header) и посмотрите на свойства этого элемента управления в окне Свойства (Properties). Раскройте вкладку Д а н н ы е (Data).

| события 1 Другие } е« J ' •• [Hoi •.'•'• -....... "Итоги ли- '"- Т •««=•[ "• i-тствует Рис. 11.14. Свойства вычисляемого поля Это элемент управления Поле (Text Box), но в качестве значения свойства Д а н н ы е (Control Source), в котором для связанных полей указывается имя поля в базовой таблице или запросе, здесь-стоит знак равенства (=) и выра жение (рис, 11.14). Чтобы рассмотреть это выражение, нажмите сочетание клавиш Sfift+F2. Оно представляет собой конкатенацию строковых выраже ний и вычисляемых значений. Нам требуется изменить это выражение:

Занятие 11. Создание и печать отчетов D Во-первых, вместо поля НомерМесяца нужно выводить поле Месяц.

П Во-вторых, нужно постараться сформулировать это предложение в соот ветствии с правилами русского языка, При вычислении этого выражения, если функция Count(*), подсчитывающая число записей в группе, возвращает значение 1, будет выводиться слово «за пись», во всех остальных случаях выводится слово «записей», что, мягко го воря, неправильно. Нужно выводить слово «запись», если будет возвраще но и 21, и 31, и 101 и т. д. запись. Кроме того, если число записей оканчива ется на 2, 3 или 4, нужно выводить слово «записи» — и не забыть про 11, 12, 13 и 14.

2. Поэтому введите в диалоговое окно Zoom (Область ввода) выражение:

="Итоги за " & [Месяц] & " {" & CountC*) S " " & IIf((Len(Count(*))>l And LeftCRight(Count(*):2):l)=l Or (Right(Count(*);

l)>4));

"записей":llf(RightCCount(*)";

l)=l;

"запись";

"записи")) & ")" и нажмите кнопку ОК. В этом выражении используются функции Right() и Left(), которые позволяют вырезать подстроку из строки, а также функция Len(), определяющая длину строки.

Следующее вычисляемое поле в этом разделе суммирует значения в поле Цена для всех записей одного месяца. Его значение определяется выраже нием =5ит([Цена]).

3. Измените выражение, которое является источником данных для итогового поля в разделе П р и м е ч а н и е группы Тод' ('Год' Footer):

="Итоги за " & [Год] & " " & "год " & " (" & CountC*) & " " S Hf((Len(CoLint(*))>l And Left(Right(Count(*);

2);

lM Or (R1ght(Count(*):l)>4)):"записей":IIf(Right(CountC*};

!)=!;

"запись";

"записи")) & ")".

4. Протестируйте отчет, переключившись в режим предварительного просмот ра или просмотра образца кнопкой View (Вид) панели инструментов.

В разделе Нижний колонтитул (Page Footer) находятся еще 2 вычисляемых поля:

• первое в качестве источника данных имеет выражение =Now() и отображает текущую дату;

• второе отображает текстовую строку, содержащую номер страницы отчета и общее количество страниц в отчете:

="Страница " & [Page] & " из " & [ p ages] Это стандартный колонтитул, который печатает на каждой странице номер страницы [Page] и общее количество страниц в отчете [Pages].

И, наконец, в области П р и м е ч а н и е отчета (Report Footer) находится вычисляемое поле, которое подсчитывает общую сумму по столбцу Цена в отчете.

Создание отчета с несколькими уровнями группировки и вычисляемыми итогами Сортировка и группировка данных УСЛОВИЯ группировки и сортировки записей в отчете задаются в диалоговом окне Сортировка и группировка (Sorting and Grouping) (рис. 11.15). Чтобы открыть это окно, нажмите на панели инструментов кнопку Сортировка и г р у п п и р о в к а (Sorting and Grouping) Ш| Сортировка и группировке i Порядок совтироеки Цгс По возрастанию По возрастанию | НомерМесяца _ k J-."..":: 1111.lit : ;

.-•<-.,•,.,•,.•.-,:,. ^^--,»,-.щ Гр-утфовкй •. ' Пр полному значен ' r! ( JHer Рис. 11.15. Диалоговое окно Сортировка и группировка В диалоговом окне определены две группы. В первом столбце указывается поле запроса, по которому будут группироваться данные. Во втором столбце указы вается порядок сортировки в группе. В нижней части окна устанавливаются значения свойств группы, которые определяют, как будет выполняться группи ровка.

В ячейки Поле/выражение (Field/Expression) окна Сортировка и группиров ка (Sorting and Grouping) можно вводить нетолько названия полей, ной вы ражения, то есть группировка может выполняться по значению выражения.

Выражения используются со знаком равенства (=), как в свойствах форм и отчетов.

В диалоговом окне два уровня группировки. Первый уровень определяется по лем Год. Свойства Заголовок группы (Group Header) и Примечание группы (Group Footer) имеют значение Да, что говорит о наличии соответствующих разделов в отчете. В области выделения строк, соответствующих уровню группировки, отображается специальный символ группировки.

Второй уровень группировки будет выполняться по полю НомерМасяца. Этот уровень является вложенным. Таких уровней вложенности в Microsoft Office Access 2003 может быть до 10.

Следующие три свойства группы используются, как уже говорилось, для опре деления того, как выполняется группировка и как группы размещаются на странице отчета.

Обратите внимание: именно поле запроса, а не элемент управления отчета.

334 Занятие 11. Создание и печать отчетов Свойства Г р у п п и р о в к а (Group On) и Интервал (Group Interval) определяют, каким образом должны быть сгруппированы данные. Значения свойства Г р у п п и р о в к а (Group On) зависят от типа данных поля, по которому выполняется группировка.

Если поле является текстовым и каждому значению поля должна соответство вать отдельная группа, свойство Группировка (Group On) должно иметь значение По полному з н а ч е н и ю (Each Value), а свойство Интервал (Group Interval) устанавли вается равным 1. В нашем примере для поля Год, которое является текстовым в силу применения для его вычисления функции Format(), эти свойства установ лены именно так.

Можно начинать новую группу всякий раз при изменении первого или не скольких первых символов текстового поля. Тогда свойство Г р у п п и р о в к а (Group On) должно иметь значение По п е р в ы м с и м в о л а м (Prefix Characters), а свойство Ин тервал (Group Interval) будет определять, сколько символов будет использовать ся для образования новой группы. Если это значение равно 1, группы будут создаваться для каждой буквы алфавита, и в результате можно получить отчет типа предметного указателя в книгах. Примером такого отчета может быть ал фавитный список читателей библиотеки, когда все читатели группируются та ким образом, что в одну группу входят все читатели, фамилия которых начина ется с буквы А, затем все читатели, фамилия которых начинается с буквы Б, и т. д.

Для числового поля НомерМесяца мы установили значение свойства Группировка (Group On) равным По полному з н а ч е н и ю (Each Value), а значение свойства Group Interval равным 1, так как группировка в данном примере выполняется по каж дому значению поля Н о м е р М е с я ц а. Однако можно группировать данные и по диапазонам значений. В этом случае нужно установить значение свойства Груп п и р о в к а (Group On) равным значению Интервал (Interval), а значение свойства Ин тервал (Group Interval) определяет интервал группировки. Например, если чи словое поле содержит возраст человека, то значение 5 свойства Интервал (Group Interval) будет определять диапазоны возрастов от 0 до 4, от 5 до 9, от 10 до и т. д.

Для поля типа Дата/Время (Data/time) свойство Группировка (Group On), кроме значения по умолчанию По п о л н о м у з н а ч е н и ю (Each Value), может принимать сле дующие значения: Год, Квартал, Месяц, Неделя, День, Час, Минута. Значение свой ства Интервал (Group Interval) определяет число выбранных единиц измерения в диапазоне. Например, если значение свойства Группировка (Group On) установле но равным Месяц и (Интервал Group Interval) имеет значение 1, данные будут группироваться помесячно.

Из сказанного видно, что отчет можно было бы построить иначе, на базе бо ЗАДАНИЕ лее простого запроса. Попробуйте сделать это в качестве самостоятельного задания.

Свойство Не разрывать (Keep Together) позволяет указать, каким образом группы будут размещаться на странице. Если группы небольшие, значение этого свой ства нужно установить равным Полную группу (Whole Group). Тогда на одной Создание отчета с несколькими уровнями группировки и вычисляемыми итогами странице будут выводиться только полные группы, то есть заголовок группы, все записи из области данных и примечание группы, а если вся группа не поме щается на текущую страницу, она начнет печататься с новой страницы. Если группа содержит много данных и они не помещаются на одной странице, значе ние этого свойства устанавливают равным Первую область д а н н ы х (With First Detail).

В этом случае на текущей странице размещаются заголовок группы и. по край ней мере одна строка. Если же они не помещаются, вся группа переносится на следующую страницу.

Если значение этого свойства установлено равным Полную группу (Whole Group), а вся группа не помещается на одной странице, это свойство будет проигнорировано.

Свойство Не разрывать (Keep Together) для группы должно быть согласовано с аналогичным свойством раздела отчета. Например, если в группе значении свойства Не разрывать (Keep Together) установлено равным Полную группу (Whole Group), то значения свойства Не р а з р ы в а т ь (Keep Together) соответствующих раз делов отчета должны быть Да. В противном случае приоритет имеет свойство, заданное в окне Сортировка и г р у п п и р о в к а.

Сам отчет также имеет свойство Неразрывная группа (Grp Keep Together), которое может иметь значения На странице (Per Page) и В сголбце (Per Column/Row). В пер вом случае группа печатается полностью на странице, а во втором — в колонке (полосе) отчета.

Кроме того, что мы задали два уровня группировки для отчета, можно еще оп ределить порядок сортировки в пределах самой внутренней группы. Введем для нашего отчета в третью строку окна Сортировка и г р у п п и р о в к а поле Дата По купки, чтобы отсортировать строки в пределах месяца по возрастанию дат (рис. 11.16). Обратите внимание: если вы не установили значения свойств Заго ловок группы (Group Header) и Примечание группы (Group Footer) равными Да (Yes), группы не образуются, и значка группировки у третьей строки пет.

Закройте окно Сортировка и группировка (Sorting and Grouping).

По возрастанию По возрастанию По возрастанию Рис. 11.16. Добавление сортировки в отчет 336 Занятие 11. Создание и печать отчетов Внедрение рисунка Заголовок отчета можно украсить рисунком. Мы уже использовали фоновый рисунок в форме. В отчет добавим рисунок в виде логотипа. Для этого можно использовать элементы управления Рисунок (Image) или Свободная рамка объекта (Unbound Object Frame). Выбор типа элемента управления определяется тем, со бираемся ли мы менять этот рисунок, не выходя из отчета. Если менять его не нужно, лучше использовать элемент управления Рисунок (Image), в противном случае предпочтительнее вставить его с помощью свободной рамки объекта.

Тогда чтобы открыть приложение, в котором создавался рисунок, достаточно двойного щелчка на этом рисунке.

В случае логотипа можно использовать элемент управления Рисунок (Image).

1. Сначала переместите заголовок отчета ближе к центру страницы, чтобы осво бодить левый верхний угол.

2. Нажмите на панели элементов кнопку Рисунок (Image) Щ.

3. Поместите указатель на заголовок отчета и очертите им рамку таких разме ров, каким вы хотели бы видеть рисунок. Появится стандартное окно выбо ра файла рисунка.

4. При установке Microsoft Office 2003 много рисунков размещается в папке \Program FHes\Microsoft Office\MEDIA\CAGCATlO. Выберите в списке эту папку и в ней любой понравившийся рисунок (рис. 11.17). Нажмите кнопку ОК.

;

)J0211349,WMF |»jJOg1 2213 WMF J 021.2661.WMF *^021 5086 WMF i*j)J021..6516.WMF laijj 0215588. WMF Рис. 11.17. Добавление рисунка в отчет Рисунок появился в рамке. Установите свойства этого элемента управления.

Эти свойства аналогичны свойствам фонового рисунка.

Создание отчета с несколькими уровнями группировки и вычисляемыми итогами 33/ 5. Значение свойства Тип рисунка (Picture Type) лучше установить равным Вне д р е н н ы й (Embedded). Значение свойства Установка размеров (Size Mode) — В п и сать в рамку (Stretch).

В результате отчет должен выглядеть как представлено на рис. 11.18.

6. Протестируйте его и убедитесь, что он работает правильно.

Вы можете задать и фоновый рисунок для отчета. Отчет имеет те же свойства, определяющие фоновый рисунок, что и форма. Добавить его в отчет нужно так же, как и в форму.

СчимыПакчпок : отчет ll - 6 • i • 7 • I • 8 ' г • Э • i • W • i • 11 • I • 12 ' i • 13 • I ' M ' I ' IS • I • 16 • i • 17 • СУММЫ ПОКУПОК Год | I I J ! ДМф:яц J • Пригечен-тепэуппы Мом^Тесяцэ' ;

: •" f ] *Д" " Л JPage]i'& " off' rat'j'y отчета.

Hi or i Рис. 11.18, Отчет Суммы покупок в режиме конструктора Отображение в отчете значений параметров Отчет СуммыПокупок создан на базе запроса с параметрами. Очевидно, было бы полезно вывести в отчете значения параметров, которые вводит пользователь, когда открывает отчет.

1. С помощью кнопки панели элементов создайте в заголовке отчета два тек стовых поля, расположите их по горизонтали и в качестве подписи для пер вого поля введите с, а для второго поля — по (рис. 11.19). Это будут два сво бодных элемента управления, 2. Отформатируйте эти поля, установив цвет и шрифт заголовка отчета.

3. В окне Свойства (Properties) раскройте вкладку Д а н н ы е (Date) и выделите пер вый из созданных элементов управления.

ЭО Занятие 11. Создание и печать отчетов СУММЕ ПОКУПОК V *. 1!.П.,:.;

!' I 1,/frrV.i 'Hi.'!-;

. :- JL( Рис. 11.19. Вывод значений параметров в отчете 4. Установите значение свойства Д а н н ы е (Control. Source) равным =[Начало пе риода].

5. Выделите второй элемент управления и установите значение свойства Дан ные равным =[Конец периода].

Таким образом, в качестве источника данных для этих элементов вы ввели наименования параметров базового запроса, иными словами -- указали ссылки на параметры запроса.

Ввести значения нужно точно так, как эти параметры были введены в окне Параметры запроса. Квадратные скобки и знак равенства обязательны.

6. Откройте отчет Б режиме предварительного просмотра и проверьте, что в этих полях в заголовке отчета выводятся те значения параметров, которые вы вводите.

7. Закройте отчет.

Использование подчиненных отчетов Использование подчиненных отчетов По аналогии с составными формами, содержащими подчиненные формы, мож но предположить, что составные отчеты тоже используются для печати данных таблиц, связанных отношением «один-ко-многим». Однако это не совсем так.

В большинстве случаев для отображения данных связанных таблиц не требует ся внедрять подчиненные отчеты, и мы в этом убедились на предыдущих при мерах. Основное достоинство подчиненных отчетов в том, что с их помощью можно разместить на странице отчета самую разнообразную информацию в удобной форме, чего невозможно добиться, если прямо создать сложный за прос, включив в него данные многих таблиц. Ниже приведены примеры приме нения составных отчетов.

1, Главный отчет представляет собой контейнер, в который включаются один или несколько подчиненных отчетов из несвязанных таблиц. В этом случае главный отчет может содержать только надписи и вычисляемые элементы, а не базироваться на какой-то таблице. Впрочем, такая ситуация возможна и с составной формой.

2, Иногда итоговые данные в документе требуется представить в виде отдель ной таблицы наряду с детальными данными. В этом случае группировки за писей с итоговыми данными недостаточно, нужно создать подчиненный от чет, который выведет итоговые данные в требуемом виде.

3, Группировка в отчетах Access является очень мощным механизмом, который позволяет обрабатывать данные самыми разными способами. Однако только при использовании подчиненных отчетов можно создать группы, которые содержат две и более подгруппы данных, то есть отчеты Access допускают два уровня вложенности подчиненных отчетов. Причем на любом уровне можно вставить в главный отчет не только подчиненный отчет, но и подчи ненную форму.

Создадим составной отчет на базе таблиц Читатели и Ф о р м у л я р ы и отобразим в нем книги, которые взяты и не возвращены читателями.

При этом главный отчет можно создать на базе таблицы Читатели, а для подчи ненного отчета необходимо создать запрос. Этот запрос в режиме конструктора представлен на рис. 11.20. В нем отбираются все книги, находящиеся на руках у читателей. Создайте этот запрос самостоятельно и назовите его ЧитательФормуляр.

Приступим к созданию главного отчета с помощью мастера.

1. Щелкните на ярлыке Создание отчета с помощью мастера (Create report by using Wizard) и выберите в списке Таблицы и запросы (Tables/Queries) таблицу Чита тели.

2. Выберите для отчета поля Фамилия, Имя и Отчество.

3. Задайте порядок сортировки по полю Фамилия, макет отчета Табличный (Tabu lar), стиль Деловой (Corporate).

340 Занятие 11. Создание и печать отчетоо КодИзданчя {одРаэдепа КодЧитателя Название ДатаЛ о лучения ГОдИздания <одИз дате пьет ва -*-* —.. -.-^ ^ ДэтгвозвратаФает -г" ДатэВозврата Код^татег Автор: авторы Название Дат эПо пучения Формуляры Формуляры Формуляры ?"" *• Издания Формуляры •! по возрастанию га а Я 0 f |..:,.

Is Mull Устюга.-;

•••=.;

••.

L • •• „:„;

>ii <1 :!

Рис. 11.20. Базовый запрос для подчиненного отчета 4. На последнем шаге введите имя отчета Формуляры читателей и установите пе реключатель Изменить макет отчета (Modify the report's design).

Отчет откроется в режиме конструктора (рис. 11,21).

5. Удалите все элементы управления ил раздела Верхний колонтитул (Page Header) и уменьшите его высоту до 0.

Отчет!:отчет 3 • i ' И • i • II • i • 12 • i • 13 • ' • 14 • i • !5 • i •.. I Формуляры читателей Рис. 11.21. Главный отчет в режиме конструктора 6. Выделите все элементы в разделе Область данных (Detail), увеличьте для них размер шрифта до 12 и сделайте его полужирным.

7. Подгоните высоту элементов под новый размер шрифта двойным щелчком на нижней границе.

Использование подчиненных отчетов 34 8. Переместите вниз нижнюю границу области данных, чтобы в ней можно было поместить подчиненный отчет (рис. 11.22), Для создания подчиненного отчета будем использовать мастер подчиненных форм/отчетов.

9. Выберите на панели элементов элемент управления П о д ч и н е н н а я форма/от чет (Subform/Subreport) и, поместив указатель в раздел Область д а н н ы х (Detail) ниже полей, содержащих данные о читателе, очертите им прямоуголь ную область для подчиненного запроса. (Кнопка мастера элементов должна быть нажата.) Отчет!:отчет • Б' I'7•I * Заголовок OT Формуляры читателей CITZIpifflT j—,—i—i—L Рис. 11.22. Добавление подчиненного отчета в область данных 10. В первом диалоговом окне мастера выберите переключатель Использовать имеющиеся таблицы и запросы (Use existing Tables and Queries). Нажмите кнопку Далее (Next).

11. Во втором диалоговом окне нужно определить, какие поля требуется вклю чить в подчиненный отчет. При этом поля в общем случае можно выбирать из нескольких таблиц и запросов. В данном случае нужно в поле Таблицы/За просы (Tables/Query) выбрать в списке запрос ЧитательФормуляр, а затем вклю чить в отчет все поля запроса, поместив поле КодЧитателя последним.

Поле КодЧитателя нужно включить, чтобы мастер смог связать главный и подчиненный отчеты. Впоследствии мы его удалим из отчета.

12. В следующем окне мастера нужно определить поля связи между главным и подчиненным отчетами. Поскольку связи у нас определены по всем прави лам, мастер самостоятельно определяет эти поля, поэтому нужно просто принять предложенное по умолчанию значение в списке и перейти к сле дующему шагу.

342 Занятие 11. Создание и печать отчетов 13. На последнем шаге нужно указать имя отчета п о д ч и н е н н ы й отчет Формуляры читателей и нажать кнопку Готово (Finish). Поле Подчиненный отчет (Subreport) создается в главном отчете.

14. Выделите присоединенную к этому полю надпись и удалите ее. Выделите само поле и найдите в окне С в о й с т в а (Properties) свойство Т и п г р а н и ц ы (Border Style). Выберите в списке значение для этого свойства Сплошная (Solid) (рис. 11.23).

:

& Подчиненная Форма/отчет: тдаинаниый отчет Фермуяиры чи*аг«дей & Сиб^тич |,,..,. /.

,"° Q,996CMv. l'.:f;

9-itn Высока..., ;

Г"?5см. •= обычное Тип границы,.,,, Швс^а fpas«woi, ;

> Ctepxi U$et f p*»=uts, Рис. П.23. Свойства элемента управления Подчиненная форма/отчет 15. Протестируйте отчет и убедитесь, что он работает правильно, но заголовки столбцов оказались обрезанными (рис. 11.24).

Ш Ч*ормчляр отчета Вольман Наталья Сергеевна Автор юлуч&шя возврата, «и возвращена Чиггкеп&а Название Понедельник наминаете я в субботу С6 102000 13.102000 ВольманНатал Вольман Наталья Михайловна Автор Название юдуч&шя возврата ки возвращена Читатель Петрарса Френче Африка 23092000 1110.2000 ВольманНатал Лихач ее Дмитрий Поэзия садов 25.092000 25.10.20СО Вольман Нота л м J Рис. 11.24. Отчет Формуляры читателей 16. Закройте отчет, сохранив все изменения макета.

17. Откройте подчиненный отчет в режиме конструктора. Удалите из него иоле КодЧитателя и заголовок соответствующего столбца.

Использование подчиненных отчетов 18. Сдвиньте поля с датами на освободившееся место и расширьте поле На звание.

19. Выделите поля Автор и Н а з в а н и е (именно поля, а не надписи столбцов — не перепутайте) и установите для них значения свойств Расширение (Can Grow) и Сжатие (Can Shrunk) равным Да.

20. Увеличьте высоту раздела Заголовок отчета (Page Header) и отформатируйте размешенные в нем надписи (рис. 11.25).

Р подчиненный отчет Формуляры чнтагвПей ;

отчет 1. i • 2 ' 1 • 3 ' I • 4 • 1 • 5 • 1 • 6 • 1 ' 7 • i ' 8 ' 1 • Э • i • 10 • i • 11 • i ' !2 • 1 • 13 ' 1 > 1+ ' 1 • 16 • i • It | * :•.•„,,,,,[1Ч.- Щ ата\ \] Дата \\ Название Ачтор 3 ||дтвПолуч Автор нанив 1-,.......... (.................... 1 !.......] ' '•••.............. :

J * i!..-:hli- 1 млг.«'-ц'>..

Рис. 11.25. Отформатированный подчиненный отчет 21. Закройте подчиненный отчет.

22. Откройте отчет Ф о р м у л я р ы читателей в режиме конструктора и вставьте в за головок в качестве логотипа рисунок как в отчете Суммы покупок.

7. i.Е i • 9 • I • Ю • I • 11 • * - 12 • i • 10 • I ' 14 > i • 15 • i • В • ' ' 1? • i ормуляры читателей Рис. П.26. Добавление надписи в примечание отчета 344 Занятие 1 1. Создание и печать отчетов 23. Переместите вниз границу раздела Примечание отчета (Report Footer) так, что бы там можно было поместить надпись.

24. Создайте в этом разделе текстовое поле. Щелкните на панели элементов на кнопке Поле (Text Box) Ш.

Щелкните на области примечания отчета. Будет создано свободное поле.

В качестве источника данных для этого поля введите выражение Теперь в этом поле будет помещаться число, равное общему количеству чи тателей в библиотеке.

25. Отформатируйте это поле и надпись к нему но образцу (рис. 1 1.26).

Откройте отчет в режиме просмотра и убедитесь в правильности связывания данных в главном и подчиненном отчетах, Просмотр и печать отчета Созданный отчет можно либо сразу напечатать, либо просмотреть перед печа тью. В режиме предварительного просмотра Access отображает отчет так, как он будет выглядеть при печати. Этот режим позволяет удобно работать с отчетом.

Например, с помощью кнопок панели инструментов можно отображать теку щую страницу в разных масштабах или просматривать одновременно несколь ко страниц. Если на страницу помещаются не все данные отчета, можно изме нить поля страницы.

1. Откройте в режиме предварительного просмотра отчет А л ф а в и т н ы й каталог.

2. Чтобы увеличить какую-либо часть отчета, щелкните на ней, нажмите кнопку Масштаб (Zoom) панели инструментов Предварительный просмотр (Print Preview) и выберите нужный масштаб.

3. Выберите команду Файл >• Параметры страницы (File t Page Setup). Откроется диалоговое окно Параметры страницы (Page Setup), аналогичное диалоговым окнам Печать (Print) других приложений Windows (рис. 11.27).

4. Раскройте вкладку Поля (Margins) и уменьшите поля сверху, снизу, слева и справа, чтобы увеличить количество информации, размещаемое на одной странице. Флажок Печатать только д а н н ы е (Print Data Only) позволяет распеча тать только данные отчета, при этом верхний и нижний колонтитулы, а так же разделы заголовка и примечаний отчета печататься не будут.

Учтите, что установленные в диалоговом окне Параметры страницы (Page Setup) значения полей будут использоваться только в активном отчете, по скольку для каждого отчета задается свой набор значений полей. При со хранении отчета Access сохраняет информацию о полях. Установить значе ния параметров, которые будут применяться по умолчанию для всех отчетов базы данных, можно в диалоговом окне Параметры (Options), о котором мы будем говорить на последнем занятии.

Просмотр и печать отчета Параметры страницы ! :, г. !

if ( -;

,',.

Рис. 11.27. Диалоговое окно Параметры странииы 5. На вкладке Страница (Page) диалогового окна Параметры с т р а н и ц ы (Page Setup) можно определить тип бумаги и принтер, на котором нужно напечатать от чет. После установки всех параметров нажмите кнопку ОК.

6. Чтобы напечатать отчет, нажмите на панели инструментов кнопку Печать (Print).

Access напечатает отчет, используя текущие настройки принтера. Если вы 4j| Алфавитный каталог.гtf - Microsoft файл -Зраекв П^|« - " v='. ;

Наавание Город •Борхес Хорхе Оправдание- вечности Москва Ди-дик 1 Э94Ц Боэций Л "Утешение философией" и- -• Москва Наука другие-трактаты Ц Булгаков-Михаил^ Бе лад -гвардия;

Мастер и Минск Мастацкая Маргарита л1тератураЦ *Вейс Франциск*!!

-* Нравственные-основы'жизнм -» Минск Юнэцтва •Гранин Даниил^ Вечера-С'Петроы Великим. -» СПб Эксмэ-Пресс • :!2 > =' H*"2i&H CT i - Коп Т "A'-- •.*-•>;

. /.Е;

=.^ *гпий«ий РХЛ !

jCrp,' 1 •.

Рис, 11.28. Экспорт отчета в документ Word 346 Занятие 11. Создание и печать отчетов хотите поменять принтер, ориентацию страницы или значение какого-либо другого параметра, выберите команду Файл > Печать (File > Print). Появится стандартное диалоговое окно Печать (Print) для принтера, заданного в Win dows как принтер по умолчанию.

7. Этот отчет легко преобразовать в документ Word (формата.rtf), нажав на панели инструментов кнопку Связи с Office (OfficeLinks) ljj| (рис. 11.28).

Не забудьте, что в процессе разработки отчета вы можете тестировать его, переключаясь в режим просмотра образца Образец (Layout Preview). Дан ные в нем будут отображаться, скорее всего, не те, что нужно, но оформле ние вы сможете проверить.

Публикация отчетов Как уже говорилось в предыдущем разделе, отчет Access можно легко преобра зовать в документ Word или таблицу Excel. Эта возможность существовала с первых версий Access, и в первых версиях это было единственным способом создать электронную копию этого документа, которую могли бы просматривать те, у кого нет Access. В Access 2000 появилось новое средство публикации отче тов — снимки отчета. Снимок отчета представляет собой файл с расширением.snp, который содержит копии всех страниц отчета, включая графические и дру гие вложенные объекты. Этот файл может просматриваться специальной про граммой Просмотр отчетов (Snapshot Viewer). О снимках отчета мы поговорим позже. Самый простой способ экспорта отчета — создание веб-страницы (файла.html), которую можно просматривать обычным веб-браузером (Internet Explorer). Как и снимок отчета, это статическая страничка текущих данных, но во многих случаях для отчета этого и достаточно.

Создадим такие странички для отчета А л ф а в и т н ы й каталог.

1. Выделите в списке отчет А л ф а в и т н ы й каталог.

2. Выполните команду Файл » Экспорт (File * Export).

3. В диалоговом окне сохранения файла выберите папку, в которой будут нахо диться результирующие файлы.

4. В списке Тип файла (Save As Type) выберите формат файла Документы HTML (HTML Documents).

5. В поле Имя файла (File N a m e ) введите имя результирующего файла — Алфа витный каталог (рис. 11.29).

Если результирующие страницы вы будете помещать на веб-сервер, имя файла нужно написать по-английски.

6. В данном окне есть еще два флажка: Сохранить формат (Save Formatted) и Авто загрузка (Autostart). По умолчанию флажок Сохранить формат установлен, зна Публикация отчетов чит, при экспорте будет по возможности сохранено внешнее оформление от чета. Установите флажок Автозагрузка, чтобы сразу увидеть результат экс порта, и нажмите кнопку Экспорт (Export). Появляется диалоговое окно Пара метры вывода в формате HTML (HTML Output Options), которое позволяет выбрать шаблон HTML результирующего отчета и вид кодировки, так как при пуб ликации страничек на веб-сервере необходимо соблюдать заданный серве ром тип кодировки.

7. Если у вас есть интересные шаблоны HTML, можно указать путь к нужному файлу. Воспользуйтесь кнопкой Обзор (Browse) и найдите файл шаблона.

В поле ввода должен появиться путь к этому файлу и будет установлен фла жок Выберите шаблон HTML Нажмите кнопку ОК.

После выполнения операции экспорта в интернет-браузере сразу откроется первая страница отчета (рис. 11,30).

Экспорт объекта: Отчет 'СцммыПокупок* как chu _J Newfdder i пдк_цпокСтра_мииа2.Ыт| |'.JIJf И-lif iu'l Щ VMfJH М:м -V] Г I j Алфавитный каталог, html I p um.-,;

,ttrh.;

.-Lr О окружение Типфгйгя;

| Документы HTML (*.html;

*.htm) Рис. 11.29. Экспорт отчета в HTML-формат Для каждой страницы отчета создается собственный файл HTML. Имена этих файлов состоят из имени отчета и суффиксов — Раде2 (первая страница не имеет суффикса), РадеЗ и т. д. В нашем отчете создалось две странички:

А л ф а в и т н ы й каталог.html и Алфавитный каталогРаде2.Ьт.т1.

8. Перейдите (с помощью полосы прокрутки) в конец первой странички. Вы увидите гиперссылки для навигации по страничкам отчета, если их не сколько.

9. Щелкните на ссылке Next, чтобы увидеть следующую страничку.

Эти файлы могут быть размещены на веб-сайте, и тогда на них должны быть созданы ссылки, либо просто отправлены нужным лицам по электронной поч те. В HTML-страницу экспортируются почти все элементы управления отчета, 348 Занятие 11. Создание и печать отчетов в том числе и подчиненные отчеты, не экспортируются только линии, прямо угольники и OLE объекты (то есть рисунки). Чтобы рисунки оказались на странице, нужно создать шаблон HTML с этими рисунками и использовать его при экспорте.

Ц Алфавитный каталог - Microsoft Internet кр1йшг иц -^бранное."Сервис' ".J.

--:.']" ;

Щ.^Перезда i Lftks.-NmmAriiVirus | CAIrinaVPiterAc2QO^h11VNewFolder\WaewH^ каталогЪЫ **# Название Город Издятельство Год издания Автор Борхес Хорхе Луис Оправдание вечности Москва Ди-Дик -ЭЭ4 I*;

Боэций Наука "Утешение философией" и Москва другие трактаты Булгаков Михаил Мастацкая Белая гвардия, Мастер и Минск 1983 § лггературз Маргарита Юнацтвэ Нравственные основы жизни Минск Гранин Даниил Вечера с Петром Великим СПб Эксмо-Пресс Еремеева Ольга Мы ждем ребенка Москва Рипол Классик Лихачев Дмитрий Поэзия садов Москва Согласие Раздумья о России СПб Золотая аллея Рис. 11.30. Отчет Алфавитный каталог в формате веб-странииы Вернемся к снимкам отчетов и посмотрим, как они создаются, на примере отче та Суммы покупок.

1. Снимки — это один из форматов экспорта, поэтому выделите в списке отче тов отчет Суммы покупок и затем выберите команду Файл > Экспорт (File > Export).

2. В диалоговом окне Экспорт объекта (Export Report) выберите формат файла Снимок (Snapshot Format), в поле Папка (Save in) выберите, как обычно, папку, в которой будет сохранен файл, a is поле Имя файла (File Name) введите имя файла: Суммы покупок. Нажмите кнопку Экспорт (Export).

3. Файл сохраняется на диске и сразу открывается в окне Просмотр снимков (Snap shot Viewer) (рис. 11.31).

Публикация отчетов jjj | Щ JE-SSrt 6* Qr.rto &Юзыа:

- - - -. • " '- " "• ;

• • /Ь|Ш|^ Суммы покупок J \'7^ т П1.01.1998 по Год Месяц Дат л покупки Цена 125,00р. j 1405.199S 1998 | Май Май 2 S 0 5 199S 55,00р.

180.01}!!.

Ит1>| и з<1 Или (2 записи) 11.0? 199E 5S,9Qp. 1998 | Сентябрь 21.09 Сентябрь IHQQp 182.Wit.

Итоги л л Свнтч1)|1ь J2 зйпнси).Ш.90|>, Итоги зл 1Я9Я год (4 записи) •UDCp 1999 Сентябрь 2009 5D,OOp Сентябрь 21 09 74,DOp Сентябрь 21 09 t

1999 1 Декабрь 12 12 :

Декабрь 15 12 161.00».

И т о г и зл Декабрь 0 з<1 мкм) зге.во».

Итоги аа KI9S год {5 записей) r™ ± _.?ППЛ. Ircwmfinh ^j^j[ ^;

_._,|.'.'j_j@j jj --"- • iij Рис. 11.31. Отчет, открытый в программе Просмотр снимков Если программа Просмотр снимков на вашем компьютере не установлена (при стандартной установке Access), то при попытке открыть файл снимка она будет загружаться с дистрибутивного диска. Поэтому, возможно, вы получите предложение о необходимости вставить в дисковод дистрибутивный диск.

Просматривать страницы отчета можно с помощью кнопок панели навига ции на нижней границе окна просмотра. Там же расположена кнопка печа ти — крайняя справа.

Щелкните правой кнопкой мыши на области отчета, вы увидите контекст ное меню с командами, дублирующими функции кнопок панели навигации, и команду Масштаб (Zoom). С помощью этой команды можно увеличивать или уменьшать изображение страниц отчета в окне просмотра. Основное меню программы очень простое. Оно включает всего, несколько команд. Естествен но, это команды открытия, закрытия и печати файлов и команда О т п р а в и т ь (Send), которая позволяет пересылать снимки отчетов по электронной почте.

4. Выберите команду Файл > О т п р а в и т ь (File > Send). Появляется окно Outlook с сообщением, в котором вложен файл отчета (рис. 11.32).

5. Заполните нужные поля и отправьте сообщение. Получатель сообщения мо жет дважды щелкнуть на значке файла отчета, чтобы запустить просмотр снимков и открыть в нем отчет.

350 Занятие 11. Создание и печать отчетов 3$ Отчет о покупках 'Сообщение (Оемчнмй TEKCJ) " Шййкз;

i Формат - Сджис &.ИЙСТРИЯ Справка - :.*.,.-:-.J f Jt ^ - UJ §•,<• -^. f. I :", f.. ^. Л Педапетры..

. 1' 'Рычкое Владимир Николаевич Тема;

;

Отчет о покупках Параметры влечении, Вложить... : РШСумныП.жупок:,5Пр f 13 Кбайт!

Рис. 11.32. Отправка снимка по электронной почте Чтобы обеспечить регулярную рассылку отчета, можно создать макрос и свя зать его со специальной кнопкой панели инструментов. Мы создадим такую кнопку на Занятии 13.

Как и в случае с веб-страницами, можно обеспечить доступ другим пользовате лям к отчету, используя корпоративный веб-сайт. Для этого при сохранении снимка отчета сразу положите его в папку на вашем веб-сайте. Тогда, чтобы его могли просмотреть другие пользователи, на главной веб-странице нужно уста новить ссылку на этот отчет. Например, если отчет находится в папке \\Website\ Inetpub\wwwroot\Webreports, нужно установить ссылку <А HREF-"http://Webs1te/WebReports- / CyMMbi покупок.5Пр">Отчет «Суммы покупок» Когда пользователь щелкнет на ссылке, в окне Internet Explorer активизирует ся программа просмотра снимков, и пользователь увидит отчет. Для этого нуж но, чтобы на компьютере пользователя эта программа была установлена. Сде лайте так, чтобы пользователь мог загрузить ее с этого же сайта.

Опытные разработчики могут использовать элемент ActiveX Snapshot Viewer (SNAPVIEW.OCX). При установке программы Просмотр снимков (Snapshot Viewer) он по умолчанию устанавливается в каталог Program FUes\Common Files\Microsoft Shared\Snapshot Viewer. Нужно встроить этот элемент на веб-страницу с помощью тега Object. В этом случае устанавливать програм му просмотра на компьютер пользователей не нужно.

Подведение итогов Подведение итогов Это занятие было посвящено созданию отчетов. Вы научились:

• создавать отчеты с помощью мастера;

• группировать данные в отчете и выводить итоговые суммы как по группам, так и по отчету в целом;

• внедрять в отчет рисунки;

• создавать составные отчеты, включающие подотчеты;

• просматривать отчеты и печатать их, настраивая параметры страниц;

• создавать статические веб-страницы и снимки, которые можно переслать для просмотра по электронной почте или выложить на веб-сервер.

Все отчеты (как, впрочем, и большинство форм) мы создавали с помощью мас тера и почти ничего не создавали вручную. Рекомендуется так же поступать и в дальнейшем. Мастера позволяют очень сильно сэкономить время при разработ ке приложения, и в конструкторе стоит только что-то подправить или добавить.

Свой интеллект целесообразнее потратить на проектирование структуры ба;

;

ы данных и интерфейсных элементов, а мастера могут размещать элементы управления, связывать, группировать и выполнять другие рутинные работы.

ЗАНЯТИЕ Страницы доступа к данным ТЕМА ЗАНЯТИЯ На этом занятия вы узнаете:

• что собой предстанляют страницы доступа к данным;

• как подключить существующую веб-страницу к базе данных Access;

• как пользоваться страницами доступа к данным;

• как создать простейшую страницу с помощью мастера авто страниц;

• как создать страницу «с нуля» в режиме конструктора;

• какие новые (по сравнению с формами и отчетами) элементы управления могут размещаться на странице доступа к данным;

• как оформить страницу, чтобы она выглядела привлекательно.

Что такое страницы доступа к данным Для выполнения упражнений этого занятия вам понадобятся два файла: Биб лиотека.mdb, в котором вы создаете свое приложение, и Библиотека2003.тс]Ь, ко торый содержит демонстрационный пример1.

Что такое страницы доступа к данным Страницы доступа к данным (Data Access Pages) представляют собой специ альный тип веб-страниц, который обеспечивает веб-интерфейс к данным в 6a:ie данных Access или MS SQL Server (версии 6.5 и выше).

Отличие страниц доступа к данным от остальных объектов Access в том, что каж дая страница представляет собой отдельный файл в формате HTML, а в файле базы данных Access хранятся только ссылки на эти файлы.

Страницы доступа к данным — альтернатива стандартному интерфейсу форм и отчетов, хотя по своей функциональности и внешнему представлению они им пока еще уступают, но уже не столь значительно, как это было в Access 2000, когда они впервые появились. Они имеют одно очень сильное преимущество перед формами и отчетами, а именно — для работы с этими страницами доста точно иметь на рабочем месте только программу просмотра веб-страниц (Internet Explorer), и вовсе не обязательно устанавливать Access. Очевидно, это позволяет значительно расширить круг пользователей приложения, разрабо танного в среде Access.

При разработке страниц доступа к данным рекомендуется установить на Internet Explorer версии 5.5 или выше, так как только эти версии программы обеспечивают полную поддержку возможностей разработки и просмотра страниц.

Создавать страницы доступа к данным можно не только в среде Access, но и лю быми другими средствами разработки веб-интерфейса, но как вы уже могли убедиться, Access имеет для каждого из своих объектов специальный конструк тор, предоставляющий в распоряжение разработчика много простых средств разработки Страницы доступа к данным могут использоваться не только для отображения данных из таблиц базы данных, как простые HTML-страницы, но и для ввода, и для изменения данных, и для анализа. В зависимости от решаемой задачи можно выделить три типа страниц.

• Для просмотра данных в интерактивном режиме. Такие страницы являются аналогом отчетов Access, так как предназначены для объединения и группи ровки сведений, хранящихся в базе данных, и отображения их в режиме про смотра. Но, в отличие от отчетов, они более динамичны — на них могут in " -L Примеры вы можете найти на сайте издательства www.piter.com на странице, посвящен ной этой книге.

12 Зак. 354 Занятие 12. Страницы доступа к данным размещаться кнопки, которые позволяют сортировать и фильтровать дан ные, они могут разворачиваться и сворачиваться, чтобы показать данные вы бранных групп. И, наконец, страницы доступа к данным можно рассылать по электронной почте таким образом, что пользователь, раскрыв сообще ние, увидит текущие данные.

• Для ввода и изменения данных. Этот тип страниц является аналогом форм, поскольку обеспечивает не только просмотр, но и изменение данных, и до бавление новых записей.

• Для анализа данных. Эти страницы содержат сводные таблицы, позволяя организовывать данные различными способами, удобными для анализа. Они могут содержать также диаграммы для графического представления различ ных закономерностей и тенденций.

На данном занятии мы сначала посмотрим на уже готовые страницы, которые присутствуют в демонстрационном примере, а затем вы сами создадите некото рые из этих страниц.

Подключение существующей страницы к базе данных 1. Откройте базу данных Библиотека2003.тс1Ь. Чтобы вывести на экран окно базы данных, нажмите на панели инструментов кнопку Окно базы данных (Database Window) 2. Щелкните на ярлыке Страницы (Pages). Откроется список страниц доступа к данным (рис. 12.1). Как уже было сказано, значки в списке на самом деле являются только ярлыками, сами страницы должны при распаковке приме Би<Зяиотека2МЗ: база данных чюрмат Асеев* 2GQQ) Созаание страниаы доступа к данным в режиме конструктора Создание страниц доступа к данным с помощью мастера И зменен W суш ест еующ ей веб -ст р аницы Авторы Алфавитный каталог БезИсточшкаДанных ГраФи к Дата Цен а И здания Тематический каталог |ЧигзтепИ:

Рис. 12.1. Страиииы доступа к данным в базе данных Библиотека Подключение существующей странииы к базе данных ра располагаться в папке AccessDataPages в том каталоге, куда вы скопирова ли пример.

Ярлык содержит полный путь к соответствующей странице. Кроме того, сама страница содержит путь к базе данных, являющейся для нее источником.

Поскольку вы скопировали файлы примера в каталог, который, скорее всего, отличается от каталога, используемого при написании книги, сразу открыть страницу вы не сможете. Все пути придется изменить.

3. Выделите ярлык Читатели и нажмите кнопку Открыть (Open) на панели ин струментов окна базы данных.

Появится диалоговое окно с сообщением о том, что нужный HTML-файл был перемещен, переименован или удален, и вам будет предложено указать новое местоположение страницы (рис. 12.2).

\ НТМ1."файл> м» который указывает ссылка, был перемещен, переименован или удален.

Шт» Рис. 12.2. Диалоговое окно с предложением указать новое местоположение странииы 4. Нажмите кнопку Обновить ссылку (Update Link) и в стандартном окне выбора файла укажите папку и файл страницы Читатели.htm.

Страница будет найдена и откроется в режиме просмотра, но так как путь доступа к базе данных тоже неправильный, страница не будет содержать ни каких данных, а в полях будут отображаться коды ошибок.

5. Кнопкой (Вид V i e w ) панели инструментов переключитесь в режим конструк тора.

Сначала появится сообщение о том, что не удается найти базу данных или объекты базы данных, на которые есть ссылки на странице. Нажмите кнопку ОК. Страница открывается в режиме конструктора. Теперь нужно настроить для нее параметры подключения к источнику данных.

6. В тфавои части окна конструктора появляется панель Список полей (Field List), в которой отображается строка подключения — полный путь к базе данных Библиотека2003.тс!Ь (рис. 12.3). Значок справа перечеркнут красным кре стом, значит, подключение к источнику данных не произошло.

7. Щелкните на кнопке Свойства подключения для страницы (Page Connection Pro perties) га.

Откроется диалоговое окно Свойства подключения к данным (Data Link Properties) с раскрытой вкладкой П о д к л ю ч е н и е (Connection), на которой вы видите ту же строку (рис. 12.4).

8. Задайте в этом поле правильное имя и местоположение файла с данными (можно воспользоваться кнопкой построителя, отображающей стандартное окно открытия файла).

356 Занятие 1 2. Странииы доступа к длнным ' I MHi'm niijj« ", '.< j..::i Наши читатели Свойства полключгчия для страшны Для того чтобы записаться в библиотеку нажмите кнопку добавления новой зап!

и введите данные о себе. Сохранение д а н н ы х происходит при переходе на друп записи или закрытии страницы, Рис. 12.3. Страница доступа к данным в режиме конструктора ™лмяумттятшилт9втмУ1 *J ziptcifv ihe following io i onnied.ta Access dele:

.1. Seleci w enter *,&>«Ьзи name:

. ' р-\Ас200С\Екагг1р1е\Библиотека20СШггЛ ^Л 2 Enta iribmafon :a.og ЕЛ lo IhfedalAabe:.

Uiftt name:

ssword :' f™ Afow|aving password TEE! Ccnnediwv Рис. 12.4. Диалоговое окно свойств связи с данными 35 i Использование странии доступа к данным 9. Проверьте возможность подключения, нажав кнопку Проверить подключение (Test connection). Если все в порядке, нажмите кнопку ОК. Тогда на этой па нели будет отображаться список таблиц и запросов базы данных Библиоте ка, mdb.

10. Выполните команду Файл > Сохранить (File > Save), чтобы сохранить изменен ные параметры подключения.

Сведения о подключении страницы сохраняются в ее свойстве Connect! on String.

Его значение можно изменять непосредственно в окне свойств страницы досту па к данным.

Еще одним вариантом подключения страницы к источнику данных является файл подключений. Файл подключений — это специальный файл, который со держит все данные, необходимые для подключения. При использовании файла подключений имя этого файла хранится в свойстве страницы ConnectionFile.

При открытии страницы читается соответствующий файл подключений, и на основании его данных выполняется подключение страницы к источнику данных.

Могут быть использованы два формата файла подключений:

• UDL (Universal Data Link) — стандартный файл для подключения к любому источнику данных OLE DB. Содержимое этого файла можно просматривать и изменять с помощью программы Microsoft Data Link.

• ODC (Office Data Connection) — специальный файл для подключения к ис точнику данных Microsoft Office, в том числе к Access и к SQL Server. Этот файл использует языки HTML и XML, и его можно просматривать и изме нять с помощью любого текстового редактора.

Преимущество этого способа в том, что вы можете использовать один файл подключений для всех страниц, которые получают данные из одного источника:

базы данных Access, таблицы Excel, базы данных Microsoft SQL Server. При из менении местоположения источника данных не нужно перенастраивать каж дую страницу, как мы только что делали, достаточно отредактировать файл подключений.

Для создания файла подключений можно воспользоваться мастером подключе ния данных. Мы создадим такой файл в конце данного занятия, Использование страниц доступа к данным 1. Нажмите кнопку Вид (View), чтобы переключиться в режим просмотра стра ницы. На экране появится страница, представленная на рис. 12.5.

Как видите, эта страница очень похожа на соответствующую форму. Как и обычная форма, она позволяет просматривать записи о читателях, изменять их и добавлять новые записи. В нижней части страницы размещается панель перехода по записям. Она похожа на соответствующую панель в форме, во всяком случае, те же кнопки имеют то же назначение, но на ней размещены 358 Занятие 1 2. Странииы доступа к данным и кнопки панели инструментов формы: сортировки, фильтра по выделенно му, удаления и сохранения записи.

2. Нажмите кнопку добавления записи Поля ввода очистятся, и вы сможе те вводить новую запись.

3. Введите данные о читателе так, как вы вводили их в форму (перемещение по полям выполняется клавишей Tab).

4. Когда ввод будет закончен, нажмите кнопку сохранения записи Запись будет сохранена в таблице Читатели.

Если вы не хотите сохранять новую запись или изменения, сделанные в те кущей записи, воспользуйтесь кнопкой Отмена 1*|Н.

Наши читатели Для того чтобы записаться в библиотеку нажмите кнопку добавления новой записи и введите данные о себе. Сохранение данных происходит при переходе на другую записи или -закрытии страницы.

Фамилия I Бушнанова] Имя Ир ина Отчество j ГодРожд J Адрес |улТ~Хасанская 6^-3- Телефон Читатели 1 из 7 МИ |:М Рис. 12.5. Странииа доступа к данным Чтобы установить фильтр на отображаемые записи, установите курсор в нужное поле ввода страницы и нажмите кнопку Фильтр по выделенному ^Чл'.

Соседняя кнопка, так же как в форме и в таблице, используется для снятия фильтра.

И,наконец, кнопка используется для удаления записи.

К сожалению, на этой панели отсутствует такая удобная кнопка, как Поиск — поиск нужной записи можно выполнять только с помощью фильтра.

5. Откройте с помощью Проводника Windows папку с демонстрационным при мером, найдите файл Читатели.htm и дважды щелкните на нем. Запустится программа просмотра веб-страниц, и вы увидите страницу (рис. 12.6).

Использование странии доступа к данным итатели - MicrosoftInternet Explorer File Edit View Favorites Toois Hek *\' :"J Favorites Search Ы р Media 1 Д ^sJdrjsa ;

$3j С:\1ша'1Ас2003\СЫг\Чнтатели.Ыт Наши читатели Для ТОГО чтобы записаться в библиотеку нажмите кнопку добавления новой записи и введите данные о себе. Сохранение данных происходит при переходе на другую записи или закрытии страницы Фамилия j Бушманова Имя | Ирина Отчество 19 S ГодРожд [ 7J Адрес [ул._Хасанская 6-3- Телефон >• И j > ^ *Г Читатеп/i 1 из My Computer Рис. 12.6. Страница доступа к данным, открытая программой просмотра неб-странии Попробуйте сортировать записи, добавить новую запись — вы убедитесь, что ЗАДАНИЕ все кнопки панели работают так же, как в среде Access.

Если бы и файл базы данных Библиотека.mdb, и страница Читатели.htm, и даже сама программа Access находились не на вашем локальном компью тере, а на сервере локальной сети, вы также смогли бы работать с этой стра ницей.

6. Закройте окно программы просмотра веб-страниц.

7. Закройте страницу Читатели в Access.

8. Откройте страницу А л ф а в и т н ы й каталог (рис, 12.7).

Это уже другой тип страницы. Она предназначена для просмотра и поиска.

Данные на ней объединены в группы, по умолчанию на экране отображается только заголовок группы. Чтобы отобразить входящие в группу записи, нужно щелкнуть на маркере ее развертывания \jjji Когда группа развернута, маркер из меняет свой внешний вид [ш\ В нижней части каждой развернутой группы отображается собственная панель перехода по записям. Когда страницы доступа к данным только появились 360 Занятие 12. Страницы доступа к данным Алфавитный каталог Б Ф Борхес Хорхе Боэций Ф Булгаков Михаил Лихачев Дмитрии Рис. 12.7. Страница доступа к данным Алфавитный каталог Зависимость суммы покупки от даты :

•• ;

Ste' V;

: ! v v : ==•;

. ••-•* «• *&=:• * - j ^ HI ^ j-raj ;

•;

'! X ' РЕМ Л f л> ;

L=l : ^O '•*. iir,;

v. - -: ••.;

* ;

..;

• Ш w • ^ -' '-'.< Рис. 12.8. Страница доступа к данным с диаграммой Создание автостраницы в Access, не разрешалось выполнять редактирование данных со страницы, кото рая содержала группировки. В Microsoft Office Access 2003 это ограничение снято, Теперь разработчик может запретить или разрешить изменение данных на страничках с группировкой, устанавливая свойства уровня группы.

На рис. 12.8 изображена страница доступа к данным, которая включает диа грамму, отображающую изменение сумм, затраченных на покупку книг, по да там. Такие страницы обычно используются для анализа и выявления законо мерностей и тенденций.

Диаграмма связана с базой данных, и при изменении этих данных происходит соответствующее изменение диаграммы. Диаграмма может быть связана со сводным списком или электронной таблицей, размешенными на той же страни це. В этом случае диаграмма меняется при изменении сводного списка или электронной таблицы.

Создание автостраницы Познакомившись с тем, что представляет собой страница доступа к данным, создадим такую страницу.

Самый простой способ — средство автоматического создания страницы.

1. Откройте файл базы данных Библиотека.mdb и раскройте список страниц.

2. Нажмите кнопку Создать (New) панели инструментов окна базы данных. По явится диалоговое окно Новая страница доступа к д а н н ы м (New Data Access Page) (рис. 12.9).

Новая страница достщи к данным мИКонструктор ilf'l Существующая веб-страница • с Полями, ЕЙСПО ложе иными в один сто лбе». " - I I - И -.:•:.-. Т'.-.

Рис. 12.9. Диалоговое окно Новая странииа доступа к данным 3. Выделите элемент Автостраница: в столбец (Autopage: Columnar).

4. Б раскрывающемся списке выберите имя таблицы Авторы, которая будет использована в качестве источника данных для страницы, и нажмите кноп ку ОК.

362 Занятие 12. Странииы доступа к данным чилия:

Год рождения Год смерти Место рождения Образование:

Заметки: Позднеантичный ученый и философ, "последний римлянин" Рис. 12.10. Автостраница Авторы Подождите немного, и на вашем экране отобразится такая страница (рис. 12.10).

На ней разве что не хватает красивого заголовка, и нужно слегка подправить размеры, Во всем остальном это вполне законченная страница, с которой сразу же можно работать.

| Б и 6 ли отек а : база данных (формат Access 2QUO) р.- - [Создание страницы доступа к данным в режиме конструктор< Создание страницы доступа к данным с помощью мастера Изменение существующей веб-страницы Авторы Рис. 12.11. Ярлык доступа к странице Авторы Создание страницы с помошью мастера 5. Нажмите кнопку Сохранить (Save) панели инструментов Макет страницы (Page Design). Появится диалоговое окно выбора папки и имени файла для сохра нения страницы в формате HTML. Введите в поле Имя файла (File Name) на именование файла Авторы. Сначала появится информационное сообщение о том, что путь к базе данных задан абсолютный, а значит, эта страница не бу дет корректно работать с другого компьютера.

6. Нажмите кнопку ОК. Страница будет сохранена в файле с заданным именем (с расширением.htm), а в базе данных появится одноименный ярлык для доступа к ней (рис. 12.11).

7. Закройте окно со страницей.

Итак, вы создали первую карточку. Однако так можно создавать только очень простые страницы. Например, если попытаться так же построить страницу для ввода и отображения записей таблицы Издания с многими полями, в том числе и полями со списками подстановки, страница с длинным столбцом полей вас вряд ли устроит.

В таком случае лучше воспользоваться мастером или конструктором.

Создание страницы с помощью мастера Мастер страниц доступа к данным предоставляет более широкие возможности, чем автоматическое создание страниц. С его помошью можно создать страницу па основе полей из нескольких таблиц или запросов, использовать группировку и сортировку записей.

Мы создадим страницу для просмотра каталога библиотеки. Группировку дан ных организуем по разделам, поэтому будем считать, что создается тематиче ский каталог.

Для этой страницы построим запрос Книги по разделам.

1. Откройте в режиме конструктора запрос Книги по авторам. Добавьте в него таблицу Разделы. Вставьте в бланк запроса в качестве первого столбца поле Раздел из этой таблицы (рис. 12.12).

2. Выберите команду Файл v Сохранить как (File t Save As) и сохраните запрос под именем Книги по разделам.

3. Закройте запрос и раскройте список страниц, щелкнув на ярлыке Страницы (Pages).

4. Дважды щелкните на ярлыке Создать страницу доступа к данным с помощью мас тера (Create data access page by using wizard).

Появится первое диалоговое окно мастера. На этом шаге требуется выбрать источник данных для страницы: одно или несколько полей из одной или не скольких таблиц или запросов в базе данных.

5. Выберите запрос Книги по разделам в раскрывающемся списке Таблицы и за просы (Tables/Queries).

364 Занятие 1 2. Страницы доступа к данным & Книги по разделам ;

запрос на выборку КсдРаздела КодАвтара Название КодАвтора Имя ГодИздания КодИздания ФЗМИЛИЯ КсдИэдательства f ГодРрждения |^ КодГорода Г КодГорода КодРаздепа Город Раздел Ii Автор: [Фаиипи Название город Раздел Издательство •§?

Издания Города Издательства Разделы по возрастанию no возрастанию по возраст SHU ю : ' В Е) 0 | • |,.s.- ;

j,i | Я:ГЮЕ;

|*Й отбора;

I ш ". -. WM!-.

>г ^- - ' Рис. 12.12. Запрос Книги по разделам 6. Перенесите в список Выбранные поля (Selected Fields) все поля списка Доступ ные поля (Available Fields) (рис. 12.13). Нажмите кнопку Далее (Next).

Кекие поля i Допекается выбор невда ' Запрос: Кн Вьйранньй -п оля i •.

Рис. 12.13. Первое диалоговое окно Мастера странии доступа к данным 7. На следующем шаге укажите ноля, по которым нужно произвести груп пировку данных. Для этого выделите в списке поле Разделы и нажмите кнопку pi.

Создание страницы с помошью мастера 8. Затем выделите поле Авторы и снова щелкните на кнопке |Я Таким обра r~..fe...j зом вы задаете два уровня группировки (рис. 12.14).

9. Нажмите кнопку Группировка ( G r o u p i n g Options). Появится диалоговое окно Интервалы г р у п п и р о в к и ( G r o u p i n g Intervals). В этом окне для каждого поля, по которому группируются данные, требуется указать интервалы группировки (рис. 12.15). Оставьте предложенное по умолчанию значение интервалов Обыч н ы й (Normal).

Название, Город, Издательство ГодИздания Рис. 12.14. Второе диалоговое окно Мастера странии доступа к данным ;

i й I'1"" ' • [:.бычный| -и ':': УТ'Т.... обычный Рис. 12.15. Настройка интервалов группировки Поскольку поля текстовые, группировка может производиться не только по одинаковым значениям этих полей, но и по первой букве, по двум первым буквам и т. д. Желая создать Алфавитный каталог, мы могли бы верхний уро вень группировки сделать по авторам с интервалом группировки по первой букве. Тогда все издания сгруппировались бы по алфавиту: А, Б, В и т. д., а внутри каждой группы можно было бы сгруппировать издания по авторам с обычным интервалом группировки.

366 Занятие 1 2. Страницы доступа к данным 10. На третьем шаге задается порядок сортировки. Это диалоговое окно (рис. 12.16), как и предыдущее, похоже на соответствующее диалоговое окно мастера форм и отчетов, поэтому вы уже знаете, как им пользоваться. В на шем примере разумно задать сортировку по названию изданий.

ххххххх nfirt-no убыванию, бключаюшая жИ'гтдеи, | ;

1 а звание!

, |н - I *»* сгз I i * « г—ц I * Л по возрастании!

j ц. -.ц I Рис. 12.16. Третье диалоговое окно Мастера страниц, доступа к данным Тематический каталог Раздел |Лцхачев Дмитрии Название: Поэзия садов Город;

I Москва Издательство: [Согласие Год издания 1998 Книги по разделам 1 us Книги по разделам-Аетш 1 из Книги по разделай-Раздел 3 из Рис. 12.17. Страница Тематический каталог, созданная мастером Создание странииы с помощью мастера В последнем диалоговом окне мастера требуется ввести название страницы доступа к данным (это название ярлыка в базе данных).

11. Введите в поле ввода название Тематический каталог и выберите переключа тель Открыть страницу (Open the page). Нажмите кнопку Готово (Finish).

12. После небольшой паузы на экране в режиме просмотра будет отображена созданная мастером страница (рис. 12.17). Чтобы вывести список авторов по каждому разделу и список книг каждого автора, воспользуйтесь кнопкам:;

!

развертывания структуры. С помощью панелей перемещения по записям можно выбрать раздел, автора и книгу.

13. Нажмите кнопку Сохранить (Save) на панели инструментов Разметка страницы (Page View). В появившемся диалоговом окне укажите папку и имя файла для сохранения страницы доступа к данным, например Тематический каталог.htir, и нажмите кнопку Сохранить (Save).

Если вы собираетесь опубликовать созданную страницу на веб-сервере, тс не используйте в имени файла русские буквы и пробелы. Веб-сервер не мо жет обеспечить доступ к такой странице.

14. Закройте страницу.

Итак, мы получили страницу доступа к данным, предоставляющую пользовате лям возможность просмотреть информацию о книгах в библиотеке в Интернете или интранете.

Однако эта страница не очень удобна и еще не готова к публикации. Она обла дает целым рядом недостатков.

• Для выбранного раздела нужно сразу отобразить список нескольких ав торов.

• В группе с информацией об издании следует отобразить данные сразу о не скольких изданиях в виде таблицы.

• Требуется изменить оформление страницы.

В следующем разделе вы узнаете, как избавиться от некоторых недостатков.

Вообще говоря, интерфейс базы данных обычно включает более сложные фор мы (например, формы с подчиненными формами). К сожалению, точных анало гов подчиненных форм в страницах доступа к данным Microsoft Office Access 2003 не существует, однако с помощью программирования и использова ния элементов ActiveX можно реализовать все необходимое для работы с дан ными. Кроме того, путем программирования можно снабдить страницу доступа к данным процедурами реакций на такие события, как нажатие кнопки, получе ние страницей фокуса и многие другие. То есть страницы обладают всеми необ ходимыми возможностями, которые предоставляют формы и отчеты Access.

Однако, чтобы сделать их таковыми, нужно уметь программировать. В данном курсе мы изучаем только возможности, предоставляемые Access без програм мирования.

368 Занятие 12. Страницы доступа к данным Создание и изменение страниц доступа к данным в режиме конструктора Как и другие объекты Access, страницу доступа к данным можно создать само стоятельно без помощи мастеров в режиме конструктора. Этот режим исполь зуется и для того, чтобы отредактировать страницу, созданную ранее с помо щью мастера или на основе существующей веб-страницы.

Дважды щелкните на ярлыке Создание страницы доступа к данным в режиме конст руктора (Create data access pages in Design View). Пустая страница будет открыта в режиме конструктора (рис. 12.18).

Пустая страница содержит один раздел, пока никак не связанный с объектами базы данных, и область для ввода заголовка страницы. Кроме того, в режиме Конструктора страниц доступа к данным, как и в режиме конструктора форм, отображается окно со списком полей базы данных, а также панель элементов управления, которые можно разместить на странице.

Список полей можно отобразить с помощью команды Вид * Список полей (View > Field List) или кнопки Список полей (Field List) панели инструментов Макет страницы (Page View).

Панель элементов управления можно отобразить командой Вид > Панель элементов (View > Toolbox) или нажмите кнопку Панель элементов (Tool box) панели инструментов Макет страницы. Повторный выбор этой команды (или нажатие кнопки) скрывает панель элементов управления.

На панели элементов вы видите многие знакомые элементы: поле ввода, над пись, группу переключателей, переключатель, флажок, список и поле со спис ком, кнопку, рисунок, а также новые кнопки, соответствующие элементам, ко торые могут размещаться только на странице доступа к данным. Ниже приведе но краткое описание этих элементов.

• Связанный HTML (Bound Span). Текстовое поле, отображающее текст в формате HTML, который нельзя редактировать. Этот элемент может быть привязан к полю в таблице источника данных. В такой элемент данные загружаются быстрее, чем в текстовое поле, поэтому они более эффективны на страницах, предназначенных только для отображения данных.

• Бегущая строка (Scrolling Text). Текстовое поле, использующееся на страницах доступа к данным для отображения движущегося текста, к которому требу ется привлечь внимание, например, заголовка или важного объявления. Для отображения текста, содержащегося в поле базы данных, элемент управле ния Бегущая строка можно присоединить к соответствующему полю.

• Развернуть (Expand), Маркер развертывания — элемент, при активизации ко торого выполняется развертывание или свертывание группы данных.

Создание и изменение странии доступа к данным в режиме конструктора Рис. 12.18. Новая странииа доступа к данным в режиме конструктора Панель перехода по записям (Record Navigation). Позволяет быстро выполнять переходы между записями, либо добавлять, удалять, сохранять, отменять изменения, сортировать или фильтровать записи. На странице доступа с группами каждая группа может иметь собственную панель перехода по запи сям, расположенную в нижней части развернутой группы.

Сводная таблица Office (Office Pivot Table). Веб-компонент Office, аналог свод ных таблиц Microsoft Excel: отображает данные в виде строк и столбцов, ко торые можно реорганизовывать для анализа данных различными способами путем перемещения строк в столбцы и столбцов в строки, отображения ито говых сумм на пересечении строк и столбцов, а также другими способами упорядочения и суммирования данных. Сводная таблица содержит соб ственную панель инструментов и встроенную справку.

Диаграмма Office (Office Chart). Средство графического представления данных таблиц.базы данных или сводных и электронных таблиц на странице досту па к данным.

Электронная таблица Office (Office Spreadsheet). Аналог листа Microsoft Excel позволяет вводить и редактировать данные или выполнять вычисления с данными. Электронная таблица содержит собственную панель инструмен тов и встроенную справку.

13 Зак. 370 Занятие 1 2, Страницы доступа к данным Кроме перечисленных элементов управления, на странице могут разме щаться гиперссылки, гиперрисунки, фильмы и пр. Можно сказать, что список элементов управления, используемых на страницах доступа к данным, неог раничен, поскольку можно использовать любые элементы управления ActiveX, число которых постоянно увеличивается.

Добавлять поля на страницу доступа к данным в режиме конструктора помога ет диалоговое окно Список полей (Field List), (см. рис. 12.17). Оно содержит спис ки всех таблиц и запросов открытой базы данных. Для каждой таблицы или за проса можно вывести список полей. Списки таблиц, запросов и их полей представлены в виде иерархии, подобной иерархии папок и файлов, отобража емой в окне Проводника. Каждый уровень иерархии можно раскрыть с помо щью значка «+«• или свернуть с помощью значка «-*>, расположенного рядом с элементом верхнего уровня иерархии.

Для примера создадим в конструкторе страницу, которая позволит просматри вать, изменять и вводить новые записи в таблице Издания.

1. Сохраните страницу доступа к данным кнопкой Сохранить (Save) панели инст рументов. В диалоговом окне Сохранение в виде страницы доступа к данным (Save as data access Page) укажите папку, в которой необходимо сохранить страницу, Сервис QI«IO Справив •opr, ж к \. 'Щт т ИЗ [Ж*!] I Список now* у-щ$ Таблицы Щ Paste EiroiJ ЕЭ Лвторы Издания J Связанные таблицы [ff Koull s КодМеста IT!

ТипОбложкн ДэтвЛоиупки ЧиспоСтрании J5J ТипИщанкя [Т) Заметки Издательства ]М Л: |,<Ы Щ | I ^ | J -5 »•. '4 | | :.. |.^ \ П И 1 f ! -I. ^ l ' 1 ' 1 1 1 l l 11 : 1 1 " 11 • Я Рис. 12.19, Странииа доступа к данным после добавления поля Раздел Создание и изменение страниц доступа к данным в режиме конструктора 3/ и введите имя файла, в котором она должна быть сохранена;

Издания,htm.

Нажмите кнопку Сохранить (Save).

2. В диалоговом окне Список полей (Field List) найдите таблицу Издания и щелкните на значке «+» слева от ее имени. Раскроется список лолей этой таблицы.

3. Выделите поле Название и нажмите кнопку Добавить на страницу (Add To Page).

На странице появится элемент управления Текстовое поле (Text Box), связанный с полем Название, которое становится для этого элемента управления источни ком данных (рис. 12.19).

Обратите внимание, что после добавления этого поля на странице появился но вый раздел КнопкиПерехода (Navigation), в котором помещается панель кнопок перехода по записям таблиц].!, в данном случае таблицы Издания. Сам раздел стал связанным. Источником данных для него теперь служит набор записей И з д а н и я, о чем свидетельствует заголовок. Список всех разделов страницы можно увидеть, если щелкнуть па стрелке спраиа от названия основного раз дела Издания.

Р1зменение размеров элементов управления на странице, как и многие другие операции, выполняется аналогично тому, как это делается в формах и отчетах.

Заметим только, что при перемещении элемента управления всегда перемеща ется вместе с присоединенной к нему надписью, а надпись можно переместить независимо от элемента.

ЗАДАНИЕ Разместите на странице остальные поля таблицы Издания. При этом можно ориентироваться на изображение страницы на рис. 12.20, поскольку именно так она должна выглядеть в конце работы.

При добавлении остальных элементов управления на страницу можно про сто перетаскивать их мышью в нужную область раздела.

Обратите внимание, что поле Тип и з д а н и я представлено на странице элементом управления Поле (Text Box), хотя это поле в таблице Издания задано как поле подстановки. Причем остальные поля подстановки представлены элементом управления Раскрывающийся список (Dropdown List). Поле Тип издания отличается от других тем, что источник данных для него — Список з н а ч е н и й (Value List). Кон структор не умеет создавать для него Раскрывающийся список (Dropdown List).

Сделаем это с помощью мастера 1.

жч>р Перед выполнением следующего упражнения убедитесь, что кнопка Масте ра (Control Wizards) на панели элементов нажата.

Тем более что в упражнениях при создании форм мы не создавали самостоятельно поля со списками и списки.

372 Занятие 1 2. Странииы доступа к данным Названии:

Год издамся:

Тоге IMecто публикации:

Издание: I Тип обложки!_ Издательство:

ЦвНа:''] ^Типиздания!

Число страниц:

Место хранения:

Дата покупки:

Заметки:

V.G);

Рис. 12.20. Страница доступа к данным Издания в режиме конструктора Создание элементов управления Раскрывающийся список 1. Удалите элемент управления Т и п и з д а н и я, выделив его и нажав клавишу Delete.

2. Нажмите кнопку Раскрывающийся список (Dropdown List) на панели элементов.

Щелкните на странице доступа к данным на свободном месте для размеще ния нового элемента управления. Появится диалоговое окно Создание полей со списком (Combo Box Wizard) (рис, 12.21).

3. На первом шаге необходимо определить источник данных для списка. В дан ном случае мы должны ввести значения списка, поэтому установите пере ключатель Будет введен ф и к с и р о в а н н ы й набор значений (I will type in the values that I want).

4. На следующем шаге нужно ввести значения списка. Введите в столбец зна чения книга, журнал, газета (рис. 12.22) и перейдите к следующему шагу.

5. В последнем окне нужно ввести текст, который будет надписью для созда ваемого поля. Введите Тип и з д а н и я и нажмите кнопку Готово (Finish).

На странице появится изображение поля со списком и надписью около него.

6. Увеличьте ширину поля, перетащив мышью его правый край.

В отличие от элемента управления Поле со списком (Combo Box) формы, элемент управления Раскрывающийся список (Dropdown List) страницы доступа к данным не может содержать более двух столбцов. Поэтому нам придется изменить поле со списком Место х р а н е н и я (сейчас в нем отображается только номер комнаты).

Создание и изменение странии доступа к данным в режиме конструктора Создание пояей со списком Рис. 12.21. Первое диалоговое окно мастера создания полей со списком. Рис. 12.22. Второе диалоговое окно мастера создания полей со списком Создайте запрос на основе таблицы МестаХранения, в котором определите ЗАДАНИЕ вычисляемое поле, являющееся конкатенацией значений трех полей таблицы (рис. 12,23).

Изменение свойств элементов управления Закроем страницу, сохранив при этом все изменения. Откроем ее вновь. Чуть позже станет понятно, зачем это понадобилось.

1, Выделите элемент управления Место хранения и нажмите кнопку Свойств;

!

(Properties) на панели управления Конструктор страниц (Page Design). Откроется 374 Занятие 12. Страницы доступа к данным т Мест аХрвненияЗапрос: запрос на выборку _„-_„. _„ •• Место;

комната а " " а шкаф а " " а полкг КодМеста Имятабпмцьг МестаХранения 7-^ по возрастанию и 0 D • Ы или:

I йШ.b.

iL Рис. 12.23. Запрос Места Хранен и я Запрос Ш Diopdown List : КодМеста Друпф :

Данные место Л Набор записей:

Рис. 12.24. Свойства элемента управления Dropdown List 2. диалоговое окно со свойствами элемента управления Раскрывающийся список (Dropdown List) (рис. 12.24)1.

3. Раскройте вкладку Data (Данные), Теперь нужно изменить ряд свойств.

4. Во-первых, в качестве значения свойства ListRowSource (Источник строк) нуж но указать только что созданный запрос. Выберите в списке значение Места ХраненияЗапрос. (Если бы мы не открыли форму вновь, этот запрос не по явился бы в списке, так как мы создавали его уже после того, как страница была открыта в режиме конструктора. Поэтому и пришлось закрыть ее и от крыть вновь.) 5. Свойство ListDispLayFieLd (Отображаемое поле) указывает, какое поле будет отображаться в списке (можно отобразить не более двух полей). Мы долж ны отображать поле Место. Выберите его в списке.

К сожалению, окно свойств страниц доступа к данным не русифицировано.

Создание и изменение страниц доступа к данным в режиме конструктора 6. Свойство ListBoundField (Связанный столбец) показывает, значение какого поля списка должно сохраняться в таблице Издания. Выберите поле КодМеста.

Создание страницы закончено, попробуем ее тестировать.

1. Нажмите кнопку Вид (View) на панели инструментов, чтобы переключиться в режим просмотра страницы, и попробуйте полистать записи на странице (рис, 12.25). Попробуйте добавить запись или удалить.

I о Издания :

'~ г» ;

^ я -:*..:'li".v •. < • • - ;

• • • ', -. -<• :-,•;

> г '-. ^ *' е.у ;

. о л_Ш — Название: "Утешение философией" и другие трактаты]. Годиздания: | iQQp Раздел:

Том:

Москва Издание:

Тип обложки: | жесткая Издательство: Наука _*j ;

Тип издания Число страниц: | 4Н Место хранения: Большая комната Сервант Туи5а _| Дата покупки: оГоЫ991" Заметки: В книгу включены важнейшие философские произведения поз д мер им с кого мыслителя Анмция Манлия Торквата Северина Боэция (ок. 430-525 гг.). "Комментарий к Порфирию" и теологические трактаты в переводе на русский язык переводятся впервые. Б $ > -. И *• »Х Щ " '> ^t | ^"'7 [?| Издания! of 25 " | Рис. 12.25. Странииа Издания в режиме просмотра страницы В табл. 12.1 приведены описания некоторых важных свойств, общих для многих элементов управления.

Таблица 12.1. Некоторые свойства элементов управления Свойство Описание Источник данных для элемента управления (это может быть ControlSource имя поля в таблице, запросе или инструкции SQL или (Источник данных) выражение) Disabled Чтобы в режиме просмотра запретить возможность выделения (Блокировка) элемента щелчком, установите для свойства Disabled значение True (Истина) Уникальный идентификатор (имя) элемента управления.

Id Используется для ссылки на элемент управления при (Имя) программировании страниц доступа к данным продолжение 3/6 Занятие 1 2. Страницы доступа к данным Таблииа 12.1 (прололжение) Свойство Описание _ _ ReadOnly Чтобы запретить изменение данных, отображаемых в элементе (Только чтение) управления, установите значение True Tablndex Номер элемента в последовательности перехода. Чтобы (Индекс перехода пропустить элемент в последовательности перехода, задайте по Tab) значение Title Текст всплывающей подсказки для элемента управления (Всплывающая подсказка) _ _ Visibility Определяет режим отображения элемента управления на (Вывод на экран) странице. Значение hidden (скрытый) позволяет скрыть элемент, значение visible (видимый) — отобразить, значение inherit (унаследовано) установлено по умолчанию и означает отображение или скрытие элемента управления в зависимости от видимости родительского элемента управления Как и в форме, на странице доступа к данным, предназначенной для ввода и редактирования записей, нужно позаботиться о последовательности пере хода по полям ввода. По умолчанию переход по полям осуществляется в том порядке, в котором они создавались. К сожалению, в режиме конструктора страниц нет команды меню Вид > Последовательность перехода (View > Tab Order), как в конструкторе форм, которая обеспечила бы простой интер фейс для определения этой последовательности. Поэтому требуется устано вить правильно значения свойства Tablndex для каждого поля ввода.

2. Проверьте значения свойства Tablndex для всех элементов управления и, где нужно, измените их. Значением этого свойства должен быть номер элемента в последовательности перехода.

3. Закройте страницу, сохранив все изменения.

В следующем упражнении мы посмотрим, как можно с помощью конструктора усовершенствовать страницу Тематический каталог, которая была создана раньше с помощью мастера.

Изменение страницы Тематический каталог 1. Откройте страницу Тематический каталог в режиме конструктора.

Окно конструктора страницы и данном случае напоминает окно конструкто ра отчетов (рис. 12.26).

Страница состоит из нескольких разделов. Внутренний раздел, имеющий за головок К н и г и по разделам 1, напоминает раздел Д а н н ы е (Details) в отчете.

Pages:     | 1 |   ...   | 3 | 4 || 6 | 7 |



© 2011 www.dissers.ru - «Бесплатная электронная библиотека»

Материалы этого сайта размещены для ознакомления, все права принадлежат их авторам.
Если Вы не согласны с тем, что Ваш материал размещён на этом сайте, пожалуйста, напишите нам, мы в течении 1-2 рабочих дней удалим его.