WWW.DISSERS.RU

БЕСПЛАТНАЯ ЭЛЕКТРОННАЯ БИБЛИОТЕКА

   Добро пожаловать!

Pages:     | 1 |   ...   | 5 | 6 || 8 | 9 |   ...   | 10 |

«ТНЕ NEW CFO FINANCIAL LEADERSHIP MANUAL Steven Bragg М. ...»

-- [ Страница 7 ] --

После уведомления укааанные акции должны быть проданы в течение трех месяцев, либо придется подать исправленное уведомление, которое описыва­ ет более позднюю сделку. При заполнении формы акционер должен также указать, ЧТО он не знает О какой-либо существенной негативной информации в отношении компании, которая еще не раскрыта для публики.

ВЫВОДЫ Целью многих владельцев успешных компаний является превращение их публичные, чтобы получить возможность в конечном счете продать некото­ рую часть своих акций и отойти от дел. Однако эта мотивация не всегда работает на практике вследствие значительной стоимости первоначального публичного предложения, последующих текущих затрат на публичную от­ четность) ежегодных биржевых сборов за листинг) потенциальных судебных исков инвесторов и риска потери контроля над компанией. Поэтому растущее число владельцев бизнеса решает, ч го лучше сделать их компании частными.

Это требует специальной отчетности) что рассматривается в главе «При­ ватизация компании» ГЛАВА ПРИВАТИ3АЦИЯ КОМПАНИИ Многие компалив обнаруживают, что издержки l! ответе!вепностъ, связанные с деятельностыобизнеса в публичной собственности,не стоят всего этого. предпочитают прекратить публичное обращение акций Это требует подачи пространной документации 8 SEC, '11'0 описывается в данной главе.

ПРОЦЕДУРА ПРЕВРАЩЕНИЯ В ЧАСТНУЮ КОМПАНИЮ &ЛИ публичная компания хочет стать частной, она должна раскрыть инфор­ МЩИЮ, перечислеиную в Инструкции 13Е-З Эта инструкция применя­ SEC.

ется в ситуациях. когда компания планирует выкупить назад спои ценные 6yM3ГJf. как :>1'0 описано в следующем параграфе.

Информация. которая требуетсяв данных обстоятельствах, должна быть предстамена по форме к которой должны быть добавлены поправки, 13E-3.

если имеются существенные взмеиения. Основная информация, представленная в данной форме, включает полные финансовые отчеты К()МП3ЮШ 11 различные финансовые покаватели в расчете на ОДН}' акцию. Компания должна также вкяючить информацию относительно лиц. подающих форму. условий сделки, будущих планов, причины превращения в частную компанию, а также нсточ­ нпка и условий финансирования. необходимого для проведения сделки, ИНСТРУКЦИЯ 1ЗЕ- SEC Инструкция 13Е-3 применяется к любой сделке, где акции покупвются их эмитентом или когда на эти ценные бумаги делается тендерное предложе­ ние со стороны эмитента или его дочерних компаний. Такая сделка должна 300 акционеров иметь результатом наличие менее или удаление 31'01'0 класса акций из листинга национальной биржи.

Когда акции изымаются из обращенияэмитентом, инструкция указывает также, что информация о таком изъятии не должна вводить 8 заблуждение иви являться попыткой обмана акционеров.

ФИНАНСИРОВАНИЕ Инструкция требует, чтобы эмитент представил форму lЗЕ-3 (см. след.

параграф) до изъятия класса ценных бумаг, а также внес поправки в нее, отражающие любые существенные изменения в информации, указанной в первоначаяьно представленной форме. Они будут завершаться поправкой, сообщающей об окончательных результатах сделки изъятия.

Инструкция требует далее, чтобы эмитент раскрыл акционерам следующую информацию:

Сводная таблица условий • • Цели, альтернативы, причины и последствия сделки Справедливость сделки по отношению к владельцу ценной бумаги • • Доклады, заключения, оценю! и переговоры, относящиеся к сделке Информация относительно прав владельцев ценных бумаг проводить • оценки Вся другая информация, указанная в Инструкции 13Е-3, за исключе­ • нием демонстрационных материалов. Вместо этой информации можно представить «справедливое И адекватное резюме».

Если есть изменения в информации, предоставленной владельцам ценных бумаг) то инструкция требует, чтобы об этих изменениях им было незамед­ лительно сообщено. В любом случае, первоначальный пакет информации должен быть предоставлен владельцам ценных бумаг не позднее, чем за десять рабочих дней до любой сделки изъятия. Если ценные бумаги находятся в доверительном управлении у брокера-дилера, то эмитент должен направить ЭТИ информационные материалы брокеру-дилеру с инструкцией довести их до сведения владельцев ценных бумаг.

Эти требования к отчетности не являются обязательными) если эмитент предлагает владельцам ценных бумаг другие капитальные ценные бумаги в обмен на изымаемые, но только если замещающая ценная бумага имеет по существу те же права, что и старая ценная бумага, включая голосование, ДИ­ виденды, выкуп и погашение, либо если предлагаются обыкновенные акции.

Отчетность также не требуется, если изъятие ценных бумаг уже разрешено конкретными положениями, регулирующими создание или управление этим классом ценных бумаг.

ЗАПОЛНЕНИЕ ФОРМЫ 13Е- Форма 13Е-3 должна быть представлена в SEC до И3Ъ~ТИЯ ценных бумаг эми­ тентом. Некоторые части ЭТОЙ формы могут быть также посланы владельцам Ценных бумаг) как отмечено в последнем параграфе. Эта форма является существу полным и всеобъемлющим раскрытием сделки изъятия.

Титульная страница формы требует указать название эмитента, имя лица, подающего заявление, 11 название класса ценных бумаг, подлежащих изъятию ПРИВДТИЗАЦИЯ КОМПДНL1И в соответствии с условиями, содержащимися 1'! цаинов форме. Содержание остальных разделов документа представлено ниже;

1. С6сОШ1Я таблица успобий, Эта таблица должна описывать основные условия предлагаемой сделки И включать достаточную информацию для того, чтобы владельцы ценных бумаг ПОНЯЛИ ее С!'РУ1<ТУРу и ус­ яовия, ВСЯ информация в этом резюме должна иметь ссылки на более детальные данные, содержашиеся в отдельном заявлении о раскрытии, которое ПОСЫЛ3С1'СЛ владельцам цеиных бумаг.

ИllфОРМ(ЩUЯ О камnаНIlIl. Укажите наавание и адрес компании, Кроме 2.

ТОГО, укажите точное наввапие и количество выпущенных акций того класса, который подлежит погашецию. Далее, укажите рынок, на кото­ ром торгуются эти ценные бумаги, а также их макснмальные И МИИИ­ мальные цены продажи в каждом квартале в течение последних двух лет. Отметьте периодичность 11 размер всех дивилеидов, выплаченных за последние два года, 3 также любые отраниченвя на способность компании выпяачивать дивиденды. Упомяните также дату и объем всех пубпичных преддожении ценных. бумаг, подлежащих погашению, если они имели место в последние три года. Наконец, перечнсяите псе предыдущие пок)'пки данных ценных бумаг в течение последнях двух дет, включая с}'мму И диапазон заплаченных цен.

3. Личность 11 послужной список заябитепя. Укажите фамилию и контак­ тную информацию О лице, подписывающем форму. Укажите также нынешнюю должность этого лица JI название места работы, а также те же сведения за последние пять лет. Наконец, отметьте, имело ли данное IIIЩО судимость за угоповпо наказуемую деятельность в пос­ ледние пять 11е1., 11 если да, то когда и где проходпя суд, Это включает любые частные определения, вапрещающие данному лицу заниматься в будущем пеятеяьностыо, регулируемой федеральным или штатными законами о ценных бумагах.

УСJIQ8uя сделкu. Перечисяите основные условия предлагаемой сделки по 4.

выкупу, которые должны включать общее количество и класс ценных бумаг, которые компания хочет купить, предлагаемую за них цену 1( ДЗТ}' истечения даниого предложения, Кроме 1'01"0, укажите, будут ли повторены или продлены период предложения и сроки, в которые нынешние владельцы ценных бумаг могут отозвать из продажи любые ценные бумаги, которые они выставияи на тендер в соответствии с успо­ виями этого соглашепия, Далее, опишите процедуры, которым ДОЛЖНЫ следовать владельцы ценпых бумаг при выставлении их па продажу и отзыве. Если компания намерена выкупить только часть выпущенных акций, то как будут делаться покупки на пропорционапьной основе, а также Ч7О произойдет в случае превышения предложевая над спросом.

Кроме того, укажите любые существенные последствия этой сделки ФИНАНСИРОВАНИЕ ДЛЯ бухгалтерского учета или налогообложения прибыли. Персчислите любые отклонения от стандартного перечия условий покупки, если они различаются по владельцам ценных бумаг. Для тех владельцев ценных бумаг) которые, возможно, буду г против сделки, перечислите любые права 110 оценке, которые они могут имен•. Наконец, если предлага­ ются другие ценные бумаги в качестве компенсации за данную ценную бумагу, опишите любые договоренности, ко горые, возможно, имеет компания, в отношепии прелложения их ДЛЯ публичнои торговли.

Прошяые контакты, сделки, перегоборы и соглашения. Перечислите ВСС 5.

сделки между заявителем и компанией, имевшие место 13 последние два года, если они составляют более выручки компании, либо между 1% заявителем и служащим компании, если они превышают 60000 долл.

Кроме того, укажиз е любые сделки или переговоры между заявителем и компаниен в последние два года, которые касались каких-либо слн­ яний ИЛИ поглошений,тендерных предложений,выборов директоров или пропаж l<рУПНЫХ активов. Наконец, в качестве ПО11НО1'О раскрытия, укажите любые другие договоренности между заявителем и любым другим лицом, касающиеся ценных бумаг компании, которые могут включать передачу ценных бумаг, голосование ценными бумагами, совместные предприятия, кредитные договоренности, а также кре­ дитпые гарантии или покрытие убытка. Это перечисление должно включать ценные бумаги, которые заложены любым способом, при котором другое лицо может получить голосующие права ПО ценным бумагам.

6. Цели сделки и планы или предложения. Опишите, что будет сделано с любыми приобретаемыми ценными бумагами, например, погашение ИЛИ хранение в казначействе. Кроме того, раскройте любые планы последу­ ющего слияния, ликвидации или продажи крупных активов компании, а также любые будущие изменения в дивидендной политике) уровне долга или капитализации компании. Далее, отметьте любые планируемые иэменения в составе :ИЛИ cТPYl\'1)'pe совета директоров) а также любые изменения в команде менеджеров или их контрактах о найме. Наконец, в качестве полного раскрытия, укажите любые другие будущие сущест­ венные изменения в структуре или бизнесе компании.

Цели, апыпврнатиёы, причины и последствия. Укажите основную при­ 7.

чину сделки, а также любые альтернативы ей, которые были рассмот­ рены, :И почему они были отклонены в пользу предлагаемой сделки.

Далее, отметьте влияние сделки на компанию, что должно включать последствия по уплате федеральных налогов, 8. Ctlра8едлu80сmь сделки: Укажите, считает ли компания предлагаемую сделку справедливон или нет по отношению к тем владельцам ценных бумаг, которые не аффипированы с компанией, а также факторы, при­ нятые во внимание при определении справедливости. Если какой-либо ПРИВАТИ3АЦИЯ КОМПАНИИ директор компании воздержался или голосовал против этой сделки, ука­ жите фамилию этого человека и мотивы его голосования. Кроме того, укажите, была ли сделка одобрена большинством неаффилированных директоров. Далее, отметьте, назначили или нет неаффилвроввнные директора невависимое лицо, представляюшее интересы неаффили­ рованных владельцев ценных бумаг, для участия в разработке условий сделки. Также укажите, требует ли сделка одобрения большинства владельцев ценных бумаг.

9. дО7<ЛадЬJ, закпючения, оцеН1

если да, то укажите фамилию оценщика и его квалификацию, а также любые материальные отношения между оценщиком и компанией, как в прошлом, так и в перспективе. Опишите метод, использованный для выбора оценщика, и сообщите, рекомендовал ли оценщик произвесгн выплату ВОЗ11а­ граждения ему как часть сделки. Кратко изложите содержание доклада оценщика, включая процедуры, выводы и рекомендации, а также лю­ бые ограничения, установленные ДЛЯ оценщика компанией. Наконец, упомяните, что полный доклад об оценке доступен для ознакомления владельцам ценных бумаг.

Источник и сумма финансирования или другого средства оплаты. Ука­ 10.

жите источник и сумму финансирования, которое будет использовано в предлагаемой сделке, а также любые существенные ограничения, которые будут наложены на компанию для того, чтобы получить требуемые средства. Опишите также любые альтернативные планы финансирования, о которых имеется договоренность на случай, если основной источник не сработает. Если требуемые средства поступают через договоренность о займе, то кратко опишите кредитное соглаше­ ние. Далее> покажите все расходы, которые будут понесены в связи со сделкой, например, юридические, бухгалтерские и оценочные.

Заинтересобанность ценных бумагах компании. Перечислите ко­ 11.

личество и процентную долю данных ценных бумаг, находящихся в собственности каждого менеджера или директора компании. Укажите также все сделки с данными ценными бумагами за последние дней, включая участников, даты сделок, суммы поставленных ценных бумаг и цену акции.

Настойчибая просьба или рекомендация;

Укажите, намерен ли кто-либо 12.

из менеджеров или директоров компании продать ценные бумаги, 11а­ ходящиеся в его собственности, и как каждый из этих людей намерен голосовать своими ценными бумагами в отношении сделки. Укажите также, если какое-либо лицо, упомянутое в этом разделе, сделало ре­ комендацию относительно этой сделки, и его мотивы.

Финансовые отчеты. Если они посылаются владельцам ценных бумаг, 13.

то вместо них можно дать обобщенную финансовую информацию.

ФИНАНСИРОВАНИЕ При этом в форму должны быть включены ИНСТРУКЦИИ о ТОМ. как владельцы ценных бумаг могут получить более подробную финансовую информацию.

14. Вобяеченные.111lцаlаt<:mu8ы. Персчислите всех лиц. которые будут хо­ датайствовать относительно предлагаемой сделки, включая условия их найма и оплаты труда. Сюда следует включать всех менеджеров и служащих компании. работающих над сделкой.

15. Цопопнитепьная инфорнация. Предоставьте любую существенную до­ полнительную информацию. которая будет еще раз подтверждать. что содержащаяся в форме не вводит читателя в заблуждение.

Де.WОНС1nР(ЩUОНltые матер иал ы Имеется ряд демонстрационных матери­ 16.

алов, которые необходимо прилсжить к форме. Они должны включать любые материалы о дополнительном раскрытии. предоставленные вла­ дельцам ценных бумаг. например. документы о раскрытии информации при приватиаации, соответствующие кредитные договоры. оценки и подробное перечисление прав владельцев ценных бумаг в отношении оценки.

Заявление должно быть подписано заявителем или его представителеи (включая заверение подписи представителя). После заполнения. финансовый директор должен отправить в SEC восемь экземпяяров данной формы.

ВЫВОДЫ Представление формы 13Е-3. описанное в этой главе. является трудоемким процессом. Налоговая служба оценивает примерные трудозатраты в ]50часов.

ПОЭ1'ОМУ есть псе основания порекомендовать финансовому директору собрать проеК"l'НУЮ группу для работы над этим пространным документом. Кроме того. обеспечьте просмотр его юридическим советником, а также проведите тщательные сверки, чтобы владельцы ценных бумаг не смогли в дальнейшем утверждать. ЧТО в данной форме имеются какие-то неточности, дающие им основание подать в суд ДЛЯ возмещения любого ущерба. Форма. заполненная надлежащим образом. является основополагающим документом для успеш­ ного изъятия ценных бумаг из публичного владения в частную собственность, и таким образом компания может стать частной.

ГЛАВА УПРАВЛЕНИЕ РИСКОМ* Некоторые хорошо управляемые компании потерпели неудачу, потому ЧОЮ не обращали внимания на риск, Например, ТРУдНО восстановиться после пожара, ко горый уничтожил вычислительный центр или производсгвеиное здание, либо после кражи всех ценных бумаг и наличных денег. Хотя такие случаи и редки, они могут быть наС1'ОЛЬКО катастрофичными, что восста­ новиться невозможно. Здоровая во всех ДРУГИХ отношениях организация разрушена, оставив многих людей без работы и уничтожив собственный капитал владельца.

В меньшем масштабе, но значительно чаще, возникают судебные иски, с которыми раньше или позже сталкиваются почти все компании. Они МОТУТ касаться травм работников, претензий тюкупателей или поставщиков по контрактам, либо ЭТО может быть сексуальное домогательство (вехш!

или какая-то форма дискриминации. Эти судебные иски обыч­ harassment} но не ведут к закрытию компании, но они могут парализовать ее, если компенсации чрезмерны или компания вообще находится не в лучшем финансовом положении.

Эта глава показывает методы и процедуры управления риском, которые предохраняют компанию от серьезного ущерба в результате указанных и црутих видов проблем, связанных с риском. Кроме того, она раскрывает Р()Л!, управляющего рисками в смягчении спожившейся ситуации путем изменения внутренних систем и при обретения страховки. Представлены также ВИДЫ страхования, которые может купить компания, и показано, как выбрать бро­ кера или андеррайтера, который помог бы решить проблемы компании.

Глава завершается рассмотрением процедуры страхового возмещения и реко­ мендациями по подготовке отчета об управлении рисками, который четьо показывает риски компании и меры противодействия им.

• Перепечатано с разрешения Co/ttrollersl//p Ьу Wilson, Roebl'Ander~()n,.шd Hr~gg rJ('hll Wiley & Sons. 1999).рр. 1316- УПРАВЛЕНИЕ МЕТОДЫ УПРАВЛЕНИЯ РИСКОМ Компания должна определить величину риска, который она готова принять.

Когда совет директоров предпринимает попытку количественно выразить это, он зачастую обнаруживает, ч го ему неуютно с тем уровнем риска, который имеется в данное время, и он принимает решение о пополнитеяь­ ных усилиях, т. е. новых методах по снижению уровня риска, Методы могут охватывать ряд областей управления рисками, например, финансовые лимиты в отношении принимаемого удерживаемого риска, параметры самострахования, финансовое состояние страховщиков и собственные стра­ ховые компании. Методы могут не касаться некоторых вопросов, которые уже регулируются законом, например, страхование компенсационных ВЫ­ плат работникам. Пример всеобъемлющей политики страхования представ­ лен в табл. 18.1.

Таблица 18.1. ВсеобъеМlIющая политика управления рисками КомnаН\1А две пряобрвтвт страховой полис только у комланий категории Д М Рейтинг не 1.

ниже В++ 2. Все програММЫ самострахования будут перестрахованы общим полисом, покрывающим все убытки, превышающие 50 000 ДОЛЛ Не будет использоваться страхование со стороны собственных страховых компаний Компания должна всегда имвть действующее страхование для следующих категорий и в ука· 4.

эанных суммах Страхован ив директоров 11 менеджеров, 5 млн долл • Страхование общей ответственности, 10 млн долл • Страхование коммерческого имущества, котовсе соотввтствует восстановительной стоимос­ • ти всех объектов и запасов Страхование перерывов в бизнесе, достаточнов для четырехмесячной работы компании.

• в этой таблице есть несколько ключевых моментов, которые следует учитывать. Во-первых, компания может испытывать соблазн приобрести очень нецорогую страховку, которая обычно предоставляется страховщиком, находящимся в плохом финансовом положении. Если в последующем ком­ пания предъявит требование по выплате страховой суммы, она может об­ наружить, что страховщик не в состоянии сделать это. Поэтому первый пункт политики определяет минимальный финансовый рейтинг, который должен иметь страховщик, прежде чем компания купит у него страховой полис. Другая проблема состоит в том, что компания хочет ограничить максимальную сумму всех рисков, которые она готова принять с тем, чтобы не быть парализованной крупным убытком, который не покрыт страховкой.

Второй пункт ПОЛИТИКИ, который требует ограничения самостоятельно страхуемых рисков, решает эту про6лему. Наконец, совет директоров может УПРА8ЛЕНИЕ РИСКОМ чгвствовагь себя спокойнее, устаповив точную сумыу страхового покрытия, необходимого в отдельных областях. Хотя в примере показано несколько ковкретных сумм страховки, как правило, лучше представить формулу ДЛЯ расчета соответствующей суммы страховки. н:а1Iример, страхового покрытия коимерческого имущества. которая будет покрывать восстановительную стоимость объекгов и 33П

08. ЭТО предохраняет С}'ММУ, указанную в пояи­ се, от устаревания вследствие изменения условий бизнеса. Э'гонеКО1'ОрЫС 113 наиболее важных вопросов страхования, которые должны включаться е политику управпения рисками.

МЕНЕДЖЕР по УПРАВЛЕНИЮ РИСКАМИ в крупнейших компаниях функция управпения рисками поручена менед­ жеру. попотчетному финансовому д.урек'ГОру, казначею или контроперу. ЭТО лояжностное ЛИЦО отвечает за проведение процедур, соответствующих по­ лигяке управления рисками корпорации [пскааанной выше в табл, 18.1).

ЭтОТ человек работает в тесном контакте с ДР>'ГИМИ функционаиьными подраацеленяямн, такими как инженерная служба, отдел "СХНИКИ безопас­ ности, отдел 110 работе с персоналом, проиаводственные подразделения.

служба охраны, юридический отдел и бухгалтерия, Важно. чтобы этот че­ ловек хорошо 311М пронэводствепную деятельность, продукцию и услуги компании, а также историю рисков, чтобы надлежащим образом оценивать риски и опасности. В рамках этих ограничений опнсание должности типич­ пого риск-менеджера следующее:

• Выявление и оценка всех корпоративных РИСКОВ Оценка вероятности убытка вследствие этих рисков • Обеспечение соответствия штатным, федеральным и местным требо­ • ваниям в отношении страховаиия Выбор оптимального метода защиты от убытков, например. изменение • внутренних процедур ЮШ приобретение страховки Работа со страховыми агентами, брокерами. консультантами и пред­ • ставителями страховых компаний Руководство протреммой прецотвращення убытков, включая планиро­ • вание с целью ЬШНИМИЗ31ЩИ убытков от ожидаемых кризисов • Ведение надлежащей отчетности 110 всем аспектам страхового адми нистрирования • Постоянная оценка и учет всех иаменеаий в деятельности компании Отсяежввание новых методов в области управления рисками • • Провеление периодических аудиторских ПрО8СрОК 11рОГрЗММЫ уп­ равления рисками. чтобы удостовериться, что все риски выявлены и покрыты.

УПРАВЛЕНИЕ ПРОЦЕДУРЫ УПРАВЛЕНИЯ РИСКАМИ После того как сформулирована политика управления рисками, необходимо определить ряд основных процедур, которые будут обеспечивать ее выпол­ нение. Они направляют действия рисв-менеджера на принятие компанией достаточных мер по сведению рисков к минимуму Процедуры отражают логическую последователькость выявления масш I абов рисков, нахожцения путей их смягчения внутри компании и затем использования страхования для покры гпя любых рисков, которые нельзя нейтрализовать иными способами Более дегаяьно эти процедуры представлены ниже ОбнаРУЖСlluе областей риска Определите все опасности, подстерега­ ющие компанию, путем про ведения полного анализа всего имущества и операций. Он должен включать изучение не только физическнх объектов, но 11 контрактных обязательств, арендных условий и госу­ дарственного ре) улирования. Анализ может быть проведен С помощью кою рольных списков страхуемых рИСКОВ, предоставляемых большинс­ твом страховых компаний, а также с помощью консультанта или ну сем изучения исторических данных об убытках, предоставленных нынешней СТраХОВОЙ фирмой компании. Однако лицо, про водящее этот анализ, должно иметь защиту от «принципа сне» (страх, неопределенность и сомнения), который ШИрОКО практикуется всеми страховыми компа­ ниями, То есть, они имеют привычку стонать по каждому мыслимому рж"у И раздувать вероятность его наступления С тем, чтобы компания купила много ненужной страховки. Лучшим способом избежать этого является приглашение умудренного риск-менеджера, который знает.

какие потенциальные риски можно безопасно игнорировать. Как ми­ нимум, следует проанализировать следующие области:

Здания и оборудоВание. Риск-менеджер должен составить список • конструкций, мест и опасностей, которым они подвержены. Каждый объект и крупную часть оборудования следует указывать отдельно.

Следует указать текущее состояние каждой позиции и оценить ее восстановительную стоимость.

• Перерыбы в бизнесе. Риск-менеджер должен определить величину по герявной прибыли и дополнительных расходов в результате остановки бизнеса вследствие конкретной опасности.

Отёетстёенность перед другtlМU сторонами. Риск-менеджер должен • определить риск убытка или ущерба для других сторон, обусловлен­ ного продуктами, услугами, операциями или действиями служащих компании. Этот анализ должен включать обзор всех контрактов, сбытовой документации, закупочных ордеров, арендных договоров И соответствующих законов, чтобы определить. какие обязательства были принягы и какой риск существует.

УПРАВЛЕНИЕ РИСКОМ Другие активы. Риск-менеджер должен проанализировать денежную • наличность, запасы и деби'1'ОрС]СУЮ задолженность, чтобы опреде­ лить возможный риск убытков от пожара, наводнения, кражи или других опаСНОС1еЙ.

Определение метода сокращения риска. Каждой области риска должен соответствовать метод управления им. Возможные варианты для каждой области риска включают его предотвращение, сокращение, ограничение (например, самострахование) или передачу риска страховой компании.

Обратите внимание, что только последний вариант в этом списке вклю­ чает покупку страховки, поскольку имеется много процедур, которые компания может использовать для сокращения риска, не при бегая к страховке. Выбор наилучшего варианта основан на анализе «затраты!

выгоды», которыи соотносит издержки по каждому риску с затратами на го, чтобы избежать его, с учетом вероятности наступления опасных событий. Общие направления снижения риска следующие:

Дублирование. Компания может делать несколько КОПИЙ отчетов) • чтобы защититься от уничтожения критически важной инфор­ мации. Кроме того, ключевые системы, типа локальной сети) телефонных сетей и хранения голосовых сообщений) могут ко­ пироваться за пределами компании, чтобы избежать остановки работы, вызванной повреждением первичной системы. Например) авиалинии имеют специальные дублирующие системы для своих баз данных о резервировании мест.

ПредотВращение. Компания может создать программы по сокраще­ • нию вероятности и размера убытков. Например, некоторые компа­ нии приглашают Управление безопасности труда и здравоохранения (Occupational Safety and Health Administration, OSHA) проинспекти­ ровать их помещения и сообщить о небезопасных условиях;

после этого компании исправляют положение,чтобы уменьшить свой риск убытка. Если компаниятребует, чтобы служащиеносили защитные каски на стройплощадках,то падающий кирпич может все же при­ вести к несчастномуслучаю, но защитная каска сделает травму менее тяжелой. Примеры упредительных методов включают улучшение освещения, установку защитных приспособленийна оборудование и требование соблюдения правил техники безопасности.

• Разделение. Компания может разделить ключевые активы, типа запасов) и разместить ИХ в разных местах (например, складах).

Так, военные имеют альтернативные командные центры на случай войны.

Пробедение внутренних изменений с целью сокращения рискоВ. После 3.

того как типы предотвращения рисков определены, настает время внедрять ИХ. Обычно это предполагает новые процедуры или системы, УПРАВЛЕНИЕ типа систем тушения пожара в компьютерном центре или измененной процедуры обработки наличности, которая будет затруднять кражу денег служащими. Изменения процедур могут быть длительным процессом, поскольку ОН включает работу сперсоналом :каждои фун­ кциональной области по созданию новой процедуры, приемлемои для всех пользователей, а также последующие периодические проверки, чтобы убедиться, что процедуры все еще соблюдаются.

Вьбор брокера. Каждой компании потребуется какая-то страховка, если 4.

только она не придерживается опасного метода самострахования прак­ тически всех рисков. Необходимо выбрать брокера, который может помочь компании получить возможно лучшие условия страхования.

Хороший брокер может оказать огромную помощь в этом процессе, не только выбрав наименее дорогую страховку, но и подобрав правильные виды покрытия, выяснив финансовое состояние страховщиков, ока­ зав УСЛУГИ после наступления страхового случая, а также благодаря его общему знанию бизнеса компании и видов рисков, вероятность которых наиболее высока в этих условиях. К сожалению, многие компания ищут новых брокеров через каждые несколько лет, исходя из принципа, что долговременный брокер, в конце концов, подни­ мет цены и обманет компанию. В действительности) долгосрочные отношения следует ПООЩрЯТЬ, поскольку брокер обретает лучшее понимание рисков компании по мере того, как появляются проблемы и выплачивается страховое возмещение, '11'0 дает ему ценный опыт в отношении деятельности компании, которого нет у нового брокера.

Оnределенuе видов страховки, которую нужно приобрести. После того 5.

как брокер выбран. риск-менеджер может показать ему предвари­ тельные результаты страхового анализа, и затем вместе они могут определить виды страховки, необходимой для дополнения мер по снижению рисков, которые уже предприняты внутри компании. Виды страховки могут быть следующими:

Котельная и оборудо8анuе. Покрывает поломки котельной и обо­ • рудования, а также включает выплаты за травмы, причиненные оборудованием. Фирмы, предоставляющие эту страховку, проводят анализ оборудования компании и подготавливают доклад С реко­ мендациями по совершенствованию безопасности.

Перерыбы в бизнесе: Позволяет компании оплачивать ее текущие • расходы И, в некоторых случаях) компенсирует всю или часть ожи­ даемой прибыли.

Коммерческое имущество. Минимальная «базовая форма» этой • страховки покрывает убытки от пожаров, взрывов, ураганов. града, вандализма и других опасностей. «Широкая форма» покрывает все, что покрывает «базовая форма», плюс ущерб от падающих пред УПРАВЛЕНИЕ РИСКОМ метов, веса снега, от воды и некоторые случаи обрушения зданий.

Опции включают оговорку об инфляционном коэффициенте.

восстановление разрушенных объектов по фактической стоимости восстановления и покрытие готовой ПРОДУКЦИИ по ее продажной цене (а ве себестоимости).

Полная автомобильная ответственность. Как правило, это обяза­ • тельная ст раховка, которая требует минимального уровня покрытия телесного вреда и имущественного ущерба.

Полная страховка от преступности. Покрывает кражу имущества.

• ограбление, взлом сейфов и помещении, а также печестность слу­ жащих;

в случае нечесгности служащих компания покупает пору­ чительство лояльности которое может покрывать (fidelity bond), поименованных ЛИЦ, конкретные должности или всех работников, Некоторые полисы будут также покрыватъвыплату выкупа.

Директора и менеджеры. Обеспечивает покрытие ответственности • корпоративных ДОЛЖНОСТНЫХ лиц за действия, предпринятые при исполнении служебных обязанностей менеджера или директора корпорации.

Общая отбетстёенность. Покрывает претензии, связанные с • происшествиями в помещениях компании, а также те, причиной которых является ее продукция, услуги. агенты или подрядчики. К страхованию ответственности, как правило, применяется зонтичный полис, который обеспечивает дополнительное покрытие после того, как первичное покрытие исчерпано. Зонтичный 110ЛИС имеет мало исключений.

Страхобанив жизни, здороВья и кетрудаспособности. Существует • несколько видов страхования жизни: совместное страхование жизни покрывает служащего. но его стоимость делится между компанией и служащим;

страхование ключебога лица покрывает финансовый ущерб компании в случае смерти служащего;

план перекрестной nOKynКlI позволяет совладельцам бизнеса выкупать долю умершего владельца. Страхобанив здороВья обычно покрывает больничные, медицинские, операционные и зубоврачебные расходы. Страхо­ вание нетрудоспособности обеспечивает доход человеку. который не может работать вследствие травмы или болезни. Страхопание нетрудоспособности подразделяется на две категории: краткоб­ ременную нетрудоспособность (платежи производятся в период восстановления здоровья человека после травмы или болезни) и долгосрочную нетрудсспособность (постоянные выплаты без ожи­ дания возвращения к труду).

Внутреннее судоходстбо. Покрывает имущество компании при • транспортировке. Примерами застрахованных позиций являются экспонаты торговых выставок и перевозимая готовая продукция.

УПРАВЛЕНИЕ Океанское судоходство транспортные абиаперебозки. Покрывает • u транспортное средство (включая потерю дохода в результате по­ тери транспортного средства), требования о материальной ответс­ твенности в отношении владельца или оператора транспортиого средства, и сам груз.

Компексация работникам. Обеспечивает медицинскую страховку и • страхование нетрудоспособности рабочим, которые получили теле­ сные повреждения при выполнении своих служебных обязацностеи.

Страхование является обязательным, наниматель оплачивает все расходы, и нет права регресса против нанимателя. Имеется много вариантов покрытия компенсации работникам в зависимости от штата, включая уровни компенсации, виды работ, которые не пок­ рываются, и допустимость судебных исков за небрежность.

Эти шаги позволяют риск-менеджеру определить ВИДЫ и потенциальные масштабы рисков компании, а также способы сокращения этих рисков пос­ редством либо внутренних изменений, либо покупки различных ВИДОН стра­ хового покрытия.

ТИПЫ СТРАХОВЫХ КОМПАНИЙ Существует несколько типов страховых компаний. КажДЫЙ из них может очень хорошо служить страховым потребностям компании, но между ними имеются значительные различия, о которых компания должна знать, прежде чем покупать страховой контракт. Типы страховых компаний следующие:

• Собственная страхабая компания. Это дочерняя страховая компания, которая создана для страхования рисков материнской компании или, в некоторых случаях, спонсирующей группы или ассоциации.

L/Qyrls о/ Еопаоп. Это страховщик, работающий в рамках специальных • полномочий, предоставленных английским парламеатом. Он может выписать страховое покрытие такого рода, которое не могут предоста­ вить другие страховые компании, как правило, из-за высоких рисков или особых запросов, не покрываемых стандартной страховкой. Он также предоставляет обычные виды страхового покрытия.

совместная. Это компания, в которой каждый держатель полиса явля­ • ется собственником, и где прибыль распределяется в виде дивидендов.

Если возникает чистый убыток, от держателей полисов могут потре­ боваться дополнительные взносы. Однако в большинстве случаев вы­ пускаются полисы, не предусматривающие дополнительных взносов.

Взаимно обязыёаюшая организация. Это ассоциация застрахованных • компаний, которая управляется независимым менеджером. Вносятся УПРАВЛЕНИЕ РИСКОМ авансовые депозиты, пропорциональво которым начисляются издержки по операциям.

Акционерная компания. Это страховая компания, которая действует • как обычная корпорация прибыль, которая И'е остается в компании, распределяется между акционерами в виде дивидендов, а не передается держателям полисов.

Дру: ИМ способом классификации страховых компанин является разде­ яение но видам предлагаемого обслуживания. Например. монолинейная компания предоставляет только один вид страхового ПоКрЫТИЯ, а многоли­ нейпая компания предоставляет страховку нескольких видов. Компания финансобых услуг обеспечивает не только страхование, но 11 финансовые услуги дЛЯ клиентов.

Компания может также использовать свмострехование;

при котором она намеренно планирует покрывать убытки из своих собственных ресурсов, а не за счет ресурсов страховщика, Это может быть целесообразно в следую­ ЩИХ случаях:

Когда административные расходы, связанные с использованием стра­ • хователя, превышают величину убытка.

Когда компания имеет достаточно свободных средств, чтобы покрыть • даже самые крупные претензии.

Когда единственной альтернативой является выплата чрезмерных • премий.

Korдa страхование недоступно НИ по какой цене.

• ФОРМОЙ частичного самострахования является широкое использование исключений в страховом полисе, когда компания оплачивает все претензии, кроме самых крупных. Наконец, компания может создать собстбенного страховщика КОТОрЫЙ предоставляет страхование роди­ (captive insurer), тельской компании. Собственные страховщики могут обеспечить покрытпе, индивидуально подогнанное под нужды родительской организации. \11' делает ее менее зависимой от капризов коммерческого страхового рынка.

Вариантом идеи собственного страховщика является фасадная программа в которой родительская компания покупает страховку (fronting pl'ogl'am), у независимой страховой компании, которая затем перестраховывает риск у собственного страховщика родительской компании. Этот метод исполь­ зуется для того, чтобы избежать лицензирования собственного страховщи­ ка в каждом штате, где ведет дела родительская компания, хотя собственный страховщик должен все же иметь разрешение на проведение перестрахе­ вечных операций. Кроме того. фасадная программа позволяет материнской компании получать местное обслуживание от независимой страховой ком­ папин и в то же время переводить риск на собственного страховщика.

Какую бы форму ни принимало самострахование, риск-менеджеру следует УПРАВЛЕНИЕ вместе с финансовым контролером определить величину резервов на пок­ рытие убытка, которые необходимо создать для оплаты претензий по мере их появления.

В некоторых штатах компания может выполнять функции самострахова­ ния В отношении компенсации работникам. Для этого она должна зарегист­ рироваться в качестве самострахователя в соответствии с законами этого штата, купить вонт ичное покрытие, защищающее от катастрофических пре­ тензий, внести залог надежности и создать отдел по работе с претензиями.

Преимущесгвом этого подхода являются низкие издержки (за счет устранения прибыли страховщика) и улучшение денежного потока (поскольку нет аван­ совых страховых платежей). Недостатками этого подхода являются дополни­ тельные административные издержки, а также затраты на регистрацию ком­ пании в каждом штате, где работает компания.

Это только некоторые варианты, которые компания может рассмотреть при покупке страховки через третью сторону, дочернюю компанию или обес­ печивая свое собственное покрытие.

РАБОТА С ИСКОВЫМИ ЗАЯВЛЕНИЯМИ Некоторые страховые компании не сразу реагируют па заявления о воз­ 1.

мещении ущерба, и могут отклонить их) если они поданы не по форме.

Чтобы избежать этих проблем и получить полную сумму возмещения как можно быстрее) риск-менеджер должен внедрить четкий процесс подготовки исковых заявлений) описанный в данном параграфе.

Риск-менеджеру следует составить резюме рассматриваемой инфор­ мации по каждому страховому извещению. Имея эту информацию в одно...! месте, риск-менеджер подстраховывеет себя от пропуска каких­ либо шагов) что может помешать быстрому получению страхового возмещения. Резюме должно включать:

Инструкции t/O описанию поврежденных flQзицuЙ. Убедитесь, что со­ • ставлен полный перечень всех поврежденных позиций) включающий их инвентарную стоимость, оценки и восстановительную стоимость.

Это поможет страховым оценщикам при определении цены, которая будет уплачена в качестве возмещения по претензиям.

Представители страхобщика. Должен иметься список фамилий) • адресов и телефонных номеров страховых оценщиков по каждому виду страхования. Как правило, это требует значительной работы по обновлению, поскольку каждый год в этой информации могут происходить различные изменения) особенно если компания поль­ зуется услугами большого числа страховых компаний для покрытия различных видов риска.

УПРАВЛЕНИЕ РИСКОМ Ключебой (JuуmрещlUй персанах. Политика компании может тре­ • боватъ, чтобы риск-менеджер уведомлял внутренний персонал о подаче заявлений о возмещении ущерба н полученных страховых выплатах. Так, бухгалтер, ВО3МОЖ80, захочет знать, получен ли платеж по крупному тре60ЗЩЩО, чтобы сделать соответствующую 11рОВОДКу 8 бухгалтерских отчетах.

Исходные пробпемы. Риск-менеджеру следует иметь стандартный • набор последующих шагов при ваступпении страхового случая, I чтобы иметь ясное понимание, почему 011 проиэошел If как можно избежать в будущем похожей проблемы, I(Qторая обусловила ЭТОТ страховой случай. Без таких инструкций вполне возможно, что компания будет наталквваться Ю\ данную пробнему вновь и вновь, что приведет к новым страховым случаям и Значительно ПОВЫСИТ страковую премию.

Инструкции 120 сохранению 1JQ8режденны.'( позиций: Если материал • получил повреждение, то компания обязана сделать все возможное.

чтобы он не ПОЛУЧИЛ новых в паяьнейшем, что привело бы к более крупному иску. Например.компания должна защитить материалы на складе от дальнейшего повреждения сразу после того, как она обнаружит, '1'1'0 крыша протекяа и вода повредила некоторые ма­ териены. Если компания не сделает этого, то страховщик может справедливо утверждать, что он оплатит ТОЛЬКО ущерб. который был нанесен до ТоГО момента, когда компания могла предпринять меры по исправлению ситуации.

Указанная выше информация необходима для подачи каждого страхового иска. Кроме того, имеются цва направления, свяаавные с подготовкой исков, которые риск-менеджеру следует контролировать на постоянной основе:

Бухгалтерские методы. Риск-менеджеру следует вместе с бухгалтером 1.

разработать стандартный набор бухгаятерскнх проводок, которые ис­ пользуются для страховых исков, а также еуммяруют затраты на уп­ равление рисками. Это касается накопления информации о затратах по каждому иску, чтобы риск-менеджер мог легко обобщить соответству­ ющую информацию, относящуюся к каждому ИС1<у, и использовать ее при подаче страхового заявления. Такая информация должна включать расходы на подготовку искового заявления, охрану и защиту имущества, идентификацию имущества и затраты на хранение.

2. l1рограмма аудита. Независимо О'Г ТОГО, насколько хороши процедуры полготовки исковых заявлений, персояал, занятый этим делом, передко забывает или пропускает некоторые из них. Это особенно распростра­ нено таи, где высока текучесть кадров в этой области и плохо ведется обучение новых работников. Чтобы выявить процедурные проблемы, УПРАВЛЕНИЕ полезно проводить периодические проверки процесса подготовки ис­ ковых заявлений. Чтобы сравнить их результаты, следует иметь стан­ дартную программу проверок с минимальным набором аудиторских ИНСТРУКЦИЙ (дополняемых но мере необходимости), которые исполь­ зуются для проведения каждой аудиторской проверки.

Экономически эффективно будет передать ПОДГОТОВКУ некоторых иско­ вых заявлений внешним исполнителям,,1 нередко и самому страховшику.

Обычно ЭТО относится 1\ I\:РУПflЫМ позициям С низкими удельными затра­ тами, например, медицинской страховке, При использовании внешних услуг необходимо выделить бухгалтера для контроля 11 подготовки отчетности.

Компания должна проводить периодический аудит подготовки внешним исполнителем исковых ааявлепий, чтобы убедиться,

Имеется несколько ОСНОВНЫХ категорий страховой отчетности. Первый раздел содержит информацию о каждом полисе. Следующий раздел представ­ ляет собой памятку, где персчислены ключевые даты по каждому полису. Это полезно для обеспечения своевременной оплаты всех полисов, чтобы они не утратили силу. Следующий раздел содержит отчет о проделанной работе, где описаны вековая история и поданные исковые заявления по каждому полису.

Наконец, имеется оценочный документ, в котором указаны страховые суммы, покрываемые каждым полисом, Отчетный и оценочный документы необхо­ ДИМЫ для определения величины ИСКОВ или суммы ПОКРЫТИЯ, И позволяют риск-менеджеру увидеть, обеспечивает ли каждый полис достаточное покры­ ТИС. При надлежащем ведении, эти документы обеспечивают риск-менеджеру надежную основу для управления своей областью. Содержание каждого до­ кумента представлено ниже:

Идентификац ионный документ. Содержит ключевую информацию о • каждом полисе:

Краткое содержание покрытия, покааывающее исключения -Брокер Дата вступления в силу УПРАВЛЕНИЕ риском СТР"ХОВЩИ!\ - Номер полиса Ставки, премии и страховые суммы ВИД cтpaxoHoro покрытиЯ - Паиятпый документ. Содержит ключевые даты по каждом}' ПОЛИС}':

• Даты IIрОВСрКИ Дата Оt\ОН

Историческое сравнение премий С ущербом Исторический файл исполненных страховых исков Созданные резервы Статус каждого НС!Са Поддерживающая ДОlCумеНТЗЩIЯ по каждому IfCKY ОЦСIIО'/I/Ь!l;

до/,умеum. Перечиспяет страховые суммы, покрываемые • каждым полисом:

Описание фактической денежной СТОИМОСТИ каждой статьи, покры­ васмой полисом Описание восставовителъной стоимости каждой статьи, покрыва­ смой понисом Крагквй перечень страхуемых ценностей по каждому полису, ЕЖЕГОДНЫЙ ОТЧЕТ ОБ УПРАВЛЕНИИ РИСКАМИ Каждый год риск-менеджер должен готовигь отчет управлении рисками ДЛЯ совета директоров, Этот документ анализирует все возможные риски, которым подвержена компания, и затем описывает меры, предпринятые для смягчения этих рисков, Он очень ценен цяя сонета директоров, которому необходимо знать масштабы потевциальных )'il<:1\08. и как ОЮ! могут ПОВ­ лиять на работу компании. К сожалению, немногие финансовые контроле­ ры ипи финансовые директора знают, '11'0 следует включать в ежегодный отчет об управлении рисками, Э,'О становится пробпемой, если СОВСУ цирек­ торов спрашивает любого из этих менеджеров, которым обычно подчиня­ ется риск-менеджер. о совержании данного документа. Для того чтобы предотвратить появление этой проблемы, в данном параграфе представлено типичное содержание отчета об управлении рисками, включая при мер. ос­ повввнып на работе органваацви, эанимаюшейся обучением экстремальным видам горного отдыха, эва УПРАВЛЕНИЕ Отчет об управлении рисками состоит ИЗ четырех разделов. Первый это краткое содержание отчета, время ею выхода и кому оп направлен. Второй раздел перечисляет все рИСКИ, которые считаются значительными. Если ука­ зывать все возможные риски, то ЭТОТ документ оказался бы чересчур объем­ ным для легкого чтения. РИСКИ следует группировать И давать подзаголовки, а не перечислятъ в виде длинного списка, который читателю трудно перева­ ритъ. Третий раздел раскрывает способы покрытия ЭТИХ рисков, за исключе­ нием страховки (о которой говорится в четвертом разделе). Это операционные изменения, типа усовершенствованных процедур или процессов, либо допол­ нительное обучение. Наконец, четвертый раздел показывает страховку, кото­ рая !<:уплена для того, чтобы обеспечить дополнительное покрытие тех рисков, которые не могут быть адекватно покрыты внутренними изменениями. Эти четыре раздела дают совету директоров адекватное представление об усилиях компании в области управления рисками.

Таблица 18.2. Пример отчета об управлении рисками Раздеп Обзор рисков 11:

Риск, связанный с обучением:

• Риск отказа школьного оборудования 1.

Риск несчастного случая в результате неправильного инструктирования 2.

Раздеп 111: Способы покрытия рисков Риск отказа школьного оборудования. Школьное оборудование регулярно ПРОВ8­ • ряется и заменяется управляющим комитетом школы. Инструкторы также ДОЛЖНЫ немедленно изымать оборудование И3 эксплуа1ЗЦИИ, есnи обнаружат необычное повреждение, которое может привести к отказу оборудования.

Риск несчетною случая 8 результате неправильного инструктирования, ИнструК­ • торы школы вначале ДОЛЖНЫ поработать помощниками инструктора под наблюде­ нием более спытнеге инструктора, который оценивает их навыки и рекомендует повышение до полного инструкторского статуса. Типичный инструктор завершил до этого все требуемые КУРСЬ! и имеет значительный ПРЗl<Тический опыт. Все инструкторы должны прослушать в течение последнего года курс по оказанию первой помощи в горах.

Раздев ДОПОПНИТ8Jlьное страховое покрытие /V:

Риск отказа школьного оборудования. Полис общей ответственности покрыаает • этот риск в размере первых ДОЛЛ. платежей застрахованному. Зонтич­ 500 ный полис покрывавт этот риск в размере Дополнительных 5 МЛН долл. после исчерпан ия покрьпия, обеспеченного полисом общей ответственности.

Риск неочваною случая 8 результате Н8правипьного инструктирования. То же • страховое покрытие, что и ДЛЯ риска отказа школьного оборудования.

УПРАВЛЕНИЕ РИСКОМ Пример в табя, 18.2 представляет собой выдержку из отчета об управлении рисками организации, которая ведет практические занятия на местности. Этот при мер опускает обзорную часть и сразу переходит к персчислению рисков, как они покрыты и какой ВИД страховки дополнительно необходим. Это хо­ роший пример формы, которую следует использовать финансовому дирек­ тору для отчета управлении рисками, ВЫВОДЫ в крупной компании обычно имеется риск-менеджер, который определяет риски и находит способы противодействия им посредством либо внутренних изменений, либо покупки страховки. Поскольку этот менеджер часто подчи­ нен финансовому контролеру или финансовому директору) им важно иметь общее представление о ТОМ) как осуществляется управление рисками.

ГЛАвд АVТСОРСИНГ БУХГАЛТЕРСКИХ И ФИНАНСОВЫХ функций* ФУНКЦИЯ бухгалтерского учен часто передает ся с I сроиним организациям, однако :>ТО'Г процесс, как правило, ограничивается выполнением отдельных задач в paMI<:J.X этой функции, Аутсорсинг может бы'. ь осуществлен в от­ ношении широкого диапазона услуг, если финапсовыи директор готов работать со многими поставщиками ЭТИХ услуг, В данной главе рассмотре­ ны преимущества и недостатки аутсорсинга в о гношении ряда услуг по ведению бухгалтерского учета. Также обсуждают ся некоторые вопросы относительно предмета и условий договора, с которыми ЧИ1 ателю необхо­ ДИМО ознакомиться, прежде чем подписывать соглашения с поставщиками.

Кроме того, в ОДПОМ из разделов описан ряд мероприятий в рамках пере­ дачи поставщику бухгалтерских ФУНКЦИЙ, которые прежде осушесгвлялись С,1МОИ компанией. Описывается множество способов контроля и оценки результатов работы поставщиков, а также рассказываегся, как должны ис­ пользовать эту информацию менеджеры, ответственные за бухгалтерский учет и казначейство. Наконец, рассматривается ряд вопросов, знание кото­ рых поможет предотвратить проблемы в случае, если компания пожелает прекратить отношения с поставщиком услуг эти проблемы описывают­ ся вместе с возможными решениями. Прочитав эту главу, финансовый директор должен приобрести базовые знания основных вопросов, связанных с аутсорсингом бухгалтерского учета, а также научиться обсуждать условия договора с поставщиками, передавать им определенные задачи, оценивать результат ы их работы, управлять ими И) в случае необходимости, прекра­ щать с НИМИ отношения.

Взято в переработ..111110\1 виде С разрешения издательства из ОШSОlln:illg Ьу ОоЬn • Br.agg Sun~.

Wiley & 1998), chapter 4, ДVТСОРСИНГ БУХГАЛТЕРСКИХ И ФИНАНСОВЫХ функций ПРЕИМУЩЕСТВА И НЕДОСТАТКИ АУТСОРСИНГА в ::>ТОМ разделе рассматривается РЯД преимуществ и недостатков аутсорсинга МНОГИХ бухгалтерских функции компании, Речь идет о таких областях, как взыскание дебиторской задолженности, внутренний аудит. расчет заработноя платы, учет налогов, финансовая отчетность, управление пенсионными про­ граммами, обработка трансакций, а также управление денежными потоками.

В отношении каждой из этих областей привецены как преимущества, так и недостатки, тесно взаимосвязанные друг с другом. Таким образом, читатель сможет сравнить и оценить выгоды и связанные с ними проблемы, вознпка­ ющие при использовании аутсорсинга.

Во избежание повторов не перечиспяются некоторые положительные черты аутсорсинга всех областей бухгалтерского учета. Эти положительные черты связаны с тем, что многие области бухгалтерского учета требуют канцелярской работы или могут быть автоматизированы например, 06 работка трансакций, управление пенсионными планами и расчет заработной платы, а, следовательно, не являются стратегическими. Поскольку они не так важны для общего стратегического развития компании, их целесообраз­ но передать, чтобы финансовый директор мог сосредоточиться на более значимых вопросах, влияющих на рентабельность компании или ее поло­ жение на рынке.

Главное преимущества аутсореинга взыскания дебиторской задолжен­ ности состопт В том, что поставщик услуги, скорее всего, будет с большим рвением преследовать клиентов, которые отказываются платить по счетам, чем сотрудники компании. Чтобы заставить компании платить по старым счетам, требуются особые навыка и хорошие агентства по взысканию долгов, располагающие нужными людьми, Отрицательной стороной использования агентств является то, что они могут вести себя настолько агрессивно с кли­ ентами, что те навсегда откажутся иметь дело с компанией. Однако, если компания поручает взыскать задолженность с клиента, то она сама, вероят­ но, не желает впредь поддерживать деловые отношения с этим клиентом.

При этом агентство по взысканию долгов удерживает немалые проценты с каждого счета, по которому был взыскан ДОЛГ, обычно около трети суммы, Но компания, как правило, передает взыскание дебиторской задолженности агентству только в том случае, если считает, что не сможет сделать это само­ стоятельно, а, следовательно, даже частичное взыскание для нее лучше, чем совсем ничего. Кроме того, многие компании списывают дебиторскую эадол­ женность, уже не надеясь на ее взыскание, в то время как вместо этого МОЖ~ НО было бы воспользоваться услугами агентства. Иногда компания может работать с агентствами, которые берут почасовую оплату, а не проценты с взысканной суммы. Таким образом, оплата окажется не столь высокой) НО зато издержки на взыскание долга будут уже не переменными, что более же УПРАВЛЕНИЕ лательно для компании, а постоянными. Иными словами, работу с наиболее «сложной» дебиторской задолженностью целесообразнее поручить агентству по взысканию ДОЩ'ОВ, поскольку ОНИ лучше преследуют клиентов, заставляя их оплатить свои счета.

Сегодня компании передают также внутренний аудит. Ниже приведены доводы в пользу такого подхода. которые следует сопоставить со следующим далее списком его недостатков, чтобы полиостью понять все детали аутсор­ синга этой функции, К аргументам 8 пользу аутсорсинга внутреннего аудита относятся:

Соёокупность nрофессионClJlЬ1tЬ/х знаний. Если работу выполняет крупная • аудиторская фирма, то она может менять состав аудиторов для каждой проверки, используя тех сотрудников, которые лучше всего подходят для ее проведения.

Организаторские способности. Поставщик УСЛУI' может управлять • аудитом вместо компании;

поскольку поставщик занимается только аудитом, он, скорее всего, весьма хорошо умеет управлять аудитом, делая это лучше работников компании.

Знание передобы» методов бухучета. Аудитор, который проверяет де­ • ятельность многих компаний, накапливает базу знаний о том, как на­ иболее эффективно выполнять те или иные действия, или же обладает доступом к нужным знаниям, получая их через других аудиторов своей фирмы. Следовательно, он может рекомендовать компании проводить те иди иные изменения. Сотрудники отделов внутреннего аудита могут годами работать в своих компаниях и не приобрести таких знаний из­ за недостатка опыта работы в других компаниях.

Перенеяныв расходы. Компания оплачивает только аудиторские про­ • верки, проведеиные поставщиком услуг, поэтому расходы на аудит можно превратить из постоянных (на содержание собственного штата) в переменные (на оплату услуг внешних специалистов).

Оперативный доступ, Компания имеет возможность оперативно за­ • действовать команду опытных аудиторов для работы в зарубежном филиале, в который аатруднителъно направлять своих собственных сотрудников.

Снижение КQмандировочных расходов. Компании придется оплачивать • перелет СОТРУДНИКО» отдела внутреннего аудита до местоположения объекта, в котором требуется провести аудиторскую проверку, в то время как крупная аудиторская фирма сможет выделить для этой цели работников своих региональных отделений. Таким образом) компанвя избежит лишних командировочных расходов, выделяемых сотрудникам отдела внутреннего аудита. Но снижение расходов возможно только в ТОМ случае, если аудиторская фирма имеет региональные отделения неподалеку от местонахождения объектов компании.

АУТСОРСИНГ БУХГАЛТЕРСКИХ И ФИНАНСОВЫХ ФУНКЦИЙ • Отсутствие простоеб. Использование группы сторонних аудиторов только для выполнения отдельных задач позволит компании избежать непроизводительных простоев СОТРУДНИКОВ отдела внутреннего аудита) например, в период между окончанием одной аудиторской проверки и началом следующей.

• Отсутствие расходов на наем и обучение персонала. Компания может избежать значительных расходов на комплектование штата и повы­ шение квалификации сотрудников отдела внутреннего аудита.

Существует ряд веских причин) в силу которых при определенных 06 стоятелъствах не следует поручать провецепневнутреннегоаудита внешним исполнителям. Руководству следует знать об этих причинах, прежде чем принимать решение о передаче этой функции, Речь идет о следующих про­ блемах:

Стоимость. Главным недостатком использования внешней аудиторс­ • КОЙ фирмы для проведения внутреннего аудита является его высокая стоимость, которая включает в себя накладные расходы инемалую норму прибыли. Дополнительное беспокойство может вызвать то обстоятельство) что расходы буду'!' расти как снежный ком, когда КОМ­ пания распустит свой отдел внутреннего аудита и полностью доверит эту работу внешним поставщикам, которые после этого увеличат стоимость своих услуг.

Обучение. Некоторые компании используют внутренний аудит для • подготовки своих менеджеров) поскольку работа в отделе внутреннего аудита дает возможность хорошо изучить многие функции в компании.

Сокращая эту штатную единицу, компания теряет базу для подготовки будущих менеджеров. Чтобы реШИ1'Ь эту nро6лему и обеспечить ак­ тивный процесс обучения, можно включить обучаемых сотрудников в аудиторские группы поставщиков.

Опыт. Квалификация аудиторов) предоставляемых поставщиком услуг, • может оказаться ниже ожидаемого уровня, поскольку в большинстве аудиторских фирм наблюдается значительная текучесть кадров. Кроме того) они часто привлекают к работе младших. сотрудников) чтобы ознакомить их с различными системами бухгалтерского учета. Этой проблемы можно избежать, заранее обсудив квалификацию каждого работника) предоставляемого поставщиком для проведения внутреннего аудита.

Ответственность. Руководство должно осознать, что оно ответственно • за формирование и обеспечение средств внутреннего контроля) а также за аудит ЭТИХ средств. Если на компанию подают в суд за отсутствие контроля) она не сможет переложить ответственность на внешнего исполнителя, осуществляющего внутренний аудит. В этой ситуации ответ будет держать только руководство компании.

УПРАВЛЕНИЕ Независимость. Предполагается, что аудиторская фирма воздвигает • «китайские стены» внутри своей компании, чтобы обеспечить неаа­ висимость аудита финансовой отчетности от результатов работы по внутреннему аудиту. Это довольно трудная задача, особенно для не60ЛЬШИХ фирм, где персонала недостаточно для того, чтобы каждый раз назначать отдельных сотрудников на внутренний аудит и периоцн­ ческий внешний аудит.

Среди всех бухталтерских функций внешним поставщикам чаще всего передается расчет заработной платы. Можно выделить следующие преиму­ щества ауrсорсинга этой функции:

позволяет избежать процедуры подгопюбки налоговой отчетности.

• Компания может возложить обязанности по составлению налоговой отчетности на поставщика. Государство требует своевременного пре­ доставления. налоговой отчетности и налагает большие штрафы в случае задержки. Компании. у которых постоянно возникают подоб­ ные проблемы, могут сэкономить значительные средства. передав эту задачу поставщику. если сумма штрафов превышает общую стоимость аутсорсинга.

Позбопяет избежать расходов на обнобпение программного обеспечения.

• Чтобы правильно исчислять налоги с заработной платы на своем программнем обеспечении, компании вынужцепы ежегодно платить поставщикам программного обеспечения за обновление форм для рас­ чета налогов с заработной платы. Поскольку каждый год происходит изменение местных налоговых ставок, компания, которая занимается расчетом налогов на собственных программных средствах, вынуждена нести ежегодные расходы на такое обновление.

позволяет избежать заполнения формы W-2. Поставщик услуг по рас­ • чету заработной платы будет сводить суммы начисленной заработной платы нарастающим итогом с начала года в налоговых карточках формы и даже рассылать их сотрудникам компании. В против­ W- ном случае составление документов и их рассылка сотрудникам будет осуществляться собственной системой компании.

• ПозВоляет избехать печатания чеков. Печатание чеков может надолго занимать принтер компании, если в ней работает много служащих.

Кроме того, понадобится постоянное техническое обслуживание для предотвращения поломок. При использовании аутсорсинга ни принтер, ни сотрудники не понацобятся для выполнения этой задачи.

Прякое зачиспение на банковские счета сотруднико8. Во многих ком­ • паниях системы расчета заработной платы не позволяют пере.водить суммы зараБО1'НОЙ платы непосредственно на банковские счета со­ трудников, в то время как все крупные поставщики предлагают эту услугу. Прямое зачисление на банковские счета особенно выгодно ДЛЯ АVТСОРСИНГ БУХГАЛТЕРСКИХ И ФИНАНСОВЫХ ФУНКЦИЙ компаний, раБО1'НИК.и которых постоянпо находятся 8 командировках И, следовательно, не МОГУ" ПОЛУ'1ИТ.!, заработную плач' или зачислить ее на спой банковский счет, • РаСII:лаоы8анuс чеков по KonfJepmaM, Поставщик может автоматически упаковывать чеки в конверты и рассылать их сотрудникам компании, тем самым освобождая бухгалтерию от канцелярской работы.

• Рассыпка чеков раинчны» офисам KOM/lm-/llll, ХОТЯ большинство поставщиков не занимается рассылкой чеков отдеяьиым работникам, они высылают пакеты с чеками n офисы компании для последующей выдачи сотрудникам.

Испояьзабание иипампа-факсииипе для заверения чеков, Поставщик ста­ • вит штамп-факсимиле с ПОДписью должностного ЛИЦ<\ на всех чеках, освобождая это лицо от канцелярской раБО1'Ь!.

Испопьзобание С/lСI~IUШJJtых II стандартных O/ll'ICIl108. Большинство • поставщиков услуг ПО расчету заработнои платы составляет самые различныеотчеты, уловяетворяяпотребностибольшинствакомпаний.

В случае необходимости компания может ссставить дополнительные отчеты, поскольку поставшик обычно обладает специальным инстру­ ментом для этой цели, использование плана 401 (k), Некоторые поставщики услуг по расчету • заработной платы могут автоматически вычитать средства из начислен­ ной зараБО7ИОЙ платы сотрудников и ОТ имени компании вкладывать их в пенеионный план тем самым избавляя служащих компании 401 (k), от эначитеяьного объема канцелярской работы, связанной с осушест­ впением этой ФУЩЩНИ.

Несмотря на виушитеяьвый список преимуществ, некоторые компании врешточитают не передавать функцию расчета заработной платы внешним поставщикам по одной ШШ нескольким причцнам, привеценным ниже:

СmОltМЙСI1lI>. Поставщики услуг по pac'lCТY заработной платы могут • обойтись очень дорого. если используются все возможные услуги, связанныс с Этой функцией. Типичный поставщик иванахает сначала очень низкие расценки 31\основную услугу ПО печати чеков с заработной платой. Однако, как только компания заключит соглашение 06 окаэании этого вида услуг, она обнаружит, что СТОИМОСТЬ дополнительных услуг вскоре превысит плату за основное обслуживание. Например, допол­ нительные вознаграждения могут вэиматъся за автоматизированную процедуру заверения чеков с помощью штампа-факсимиле, упаковку ИХ в конверты, рассылку по различным офисам, клиентский доступ 'к программпому обеспечению поставщика ИJШ перечисяение заработной платы на банковские счета СОТРУДПЮЮВ.

Проблемы при переносе информационной базы, Чтобы сотрудники по­ • прежнему получали чеки с правипыю вачисленной заработвой платой УПРАВЛЕНИЕ и налоговыми вычетами, необходимо надлежащим образом перенести большой объем информации в базу данных поставщика. Если при пе­ редаче информации в базу данных поставщика возникают проблемы, то компания может настолько разочароваться в поставщике, что решит вернуться к выполнению функции собственными силами. Передача данных может стать настоящей пробнемой также из-за того, что многие компании хотели бы перейти на аутсорсинг в начале календарного года, в результате чего на персовал поставщика, отвечающий за системный перевод данных, ложится большая нагрузка, Выписка чекоб 6ру'tНую. Сложно определить точную сумму налоговых • вычетов, выписывая чек ВРУЧНУЮ, Однако многие фирмы, окааываюшие услуги по расчету заработной платы, предлагают сегодня УСЛУГУ авто­ матического исчисления налоговых вычетов, воспользоваться которой можно по телефону или через Интернет.

• Отправка сведений для начисления заработной платы. Поставщик услуги по расчету заработной платы не собирает сведения, необхо­ димые для ее исчисления. Этим должна заниматься компания, орга­ ниэуя сбор И передачу поставщику данных для расчета заработной платы и налогов. Поскольку это может стать основным источником канцелярской работы при автоматическом расчете заработной платы, экономия расходов при использовании поставщика может оказаться невоаможной. Однако эта проблема окажется не такой сложной, если большинство служащих компании получают твердый оклад, поскольку в этом случае объем данных об отработанном времени незначителен, Кроме того, некоторые поставщики предлагают табельные часы для считывания штрих-кода, которые встраиваются непосредственно в их программное обеспечение, в результате чего потребуется незначитель­ ный объем канцелярской работы.

Функцию учета налогов следует делегировать поставщикам в том случае, если компания недостаточно крупна, чтобы обеспечить ПОЛНУЮ занятость свое­ го собственного налогового отдела. Эта функция часто разделяется на две части: составление отчетности по налогам, поступающим в бюджет штата и федеральный бюджет, поручается внешнему исполнителю, а отчетность по местным налогам ведется собственными силами. Причина такого разделения состоит в том, что многие фирмы, предоставляющие услуги по налоговому учету, специализируются на вопросах налогообложения штатов и федерально­ го налогообложения, поскольку имеют свои собственные группы экспертов) консупьтнруюших их по этим вопросам, Однако у них нет особых стимулов ДЛЯ изучения отдельных регионов) например, зон промышленного развития.

Как правило, компания поручает поставщику услуг составление финан­ совых отчетов в том случае, если собственная бухгалтерия недостаточно ве­ лика или компетентна, чтобы точно и своевременно выполнить эту работу.

АYfСОРСИНГ БУХГАЛТЕРСКИХ И ФИНДНСОВЫХ ФУНКЦИЙ П~да'13 ЭТОЙ функции может оказаться целесообраэной, если бухгаятерская фирма достаточна I,РУfшая, а ее СОТРУДНИКИ обладают глубокими ананиями всех требований к финансовои отчетаости, особенно всех необходимых при­ мечании к ней. Часто в рамках этого подхода внешней фирме поручается проверка правияьности составления финансовых отчетов, подготовленных персоналом компании, особенно в том случае, если компания является публич­ нов и ее отчеты подаются в Комиссию 110 ценным бумага» и биржам (SEC), '11'0 требует глубоких знаний гребсваннйSEC к отчетности, Отрицательная n том, сторона этого подхода закпючаегся '11'0 расценки бухгалтерских фирм за этот вид услуг, как правило, высоки. Таким образом. следует решить, стоит JШ более высокое качество отчетности дополнительных расходов.

Преимущества использования поставщика YCJIyI' дяя управления пенси­ онным планом 401 (k) заключается в снижении объема капцелярской работы, связанной с отсяеживанием вкладов для СОТРУДНИКОВ. При этом расходы на ЭТ)' ФУНКЦИЮ будут не псстоянными (на содержание собственного штата), а переменпыми (на оплат}' персонала псставшвка). Расходы становятся пере­ менными, потом}' что большинство поставщиков услуг устанавливает рас­ цевки за управление каждым пенснонным вкладом. Например, может уста­ навяиваться первопачальпый сбор за ОТКрЫ1ие каждого пеисионното счета, воанагражцение эа ежегодное обслуживание этого счета 11 вознаграждение за его закрытие. Стоимость услуг поставщика будет меняться пропорционвльно изменению численности сотрудников. Главный недостаток ЭТОГО подхода состоит в риске найма плохого поставшика услуг, который будет неудовлет­ ворвтельво управлять пенсиовныма вкладами сотрудников. эту пробнему можно частично решить, наведя справки и связавшись с самим поставщиком, чтобы получить подробную информацию о результатах его деятельности.

Обработка гранаакций также может быть передана внешним исполни­ телям, Одно ИЗ преимуществ этого состоит В 1'ОМ, что поставщик услуг может обладать более глубокими званиями О пропессак мирового класса, что поз­ волит ему обрабатывать трансакции быстрее служащих компании, Если функция обработки травсекций компании аначительно рассредоточена, то поставщик сможет свести обработку трансакций различных офисов компании в ОДНОМ месте с высокоэффективным управлением, что позволит уменьшить расходы. Кроме того, компавия может заменить собствепиый менеджмент ввзкого уровня (предположительио) первокявссным менеджментом постав­ щика Отрицательной стороной аутсорсинга обреботкн трацсанцвй является его стоимость: если поставщики УСЛУГ не смогут испояьзоввть спои более глубокие знания для снижения расходов, они обойдутся компании дороже.

чем при осуществлении этой функции собственными силами.

Управление денежными потоками также может быть передано внешним яспсянителям. Одна ив причип состоит В ТОМ, что компания вручную пере­ водит денежные средства с одного счета на другой и вручную регистрирует эту информацию, в то время ка" банк может автоматически СВОДИТЬ остатки VПРДВЛЕН ИЕ денежных средств на различных счетах и переносить их на счет, приносящий процентвый доход, совсем не прибегая к руtПЮму вмешательству. Это поз­ ВОЛИТ снизить постоянные затраты на содержание СОТРУДНИКОВ компании, которые отслеживают явижение денежных средств через счета компании, поскольку банк, за выполнение этой же услуги, взимает плату за каждую трансакцию. Кроме того, поскольку банк полностыо автоматизирует этот процесс, рИСК воаникновения ошибок при переводе средств с одного счета па другой значительно снижает ся. Единственный недостаток заключается в том, ЧТО компания будет вынуждена ИСПОЛЬ.ювать один и тот же банк для обслу­ живания всех своих счетов и не сможет прибегнуть к услугам разных банков, чтобы засгавитъ их конкурировать друг с другом, предлагая компании наибо­ лее выгодные цены.

ПРЕДМЕТ И УСЛОВИЯ ДОГОВОРА в этом разделе рассматривается ряд вопросов, которые должна учитывать компания, прежде чем подписывать договор с поставщиком о передаче бух­ талтерского учета ИЛИ управления финансами.

В договоре об оказании услуг по расчету заработной платы предметом переговоров может быть только цена, ПОСКОЛЬКУ поставщик, окааывающий такого рода услуги, имеет тысячи клиентов и предпочитает использовать типовой контракт. не согласится обсуждать даже пезначительные измене­ ния договора для каждой компании и не ПОЗВОЛИТ ей вносить их, Однако поставщики модифицировали свои компьютерные системы, чтобы устанав­ ливать для каждой компании индивидуальные расценки, поэтому Только цена является предметом переговоров. Цена обычно складывается из платы 3,1 расчет каждой заработной платы и фиксированной основной платы за различные услуги, Компания имеет широкие возможности для ведения пере­ говоров, если в ней работает много людей, которым поставщик будет начис­ ЛЯТЬ заработную плат)'. Риск потери таких доходов обычно вынуждает пос­ тавщика снижать цены. Но у малой компании меньше шансов на успешный исход переговоров о снижении цен, ПОСКОЛЬКУ она не имеет для этого рыча­ ГО8 в озцеиствия.

В отношении договора на услуги по учету налогов предметом переговоров является цена И ИСПОДЬЗ0вание персонала поставщика. Любая фирма по ока­ занию услуг в области учета налогов, берет почасовую плату за выполненную работу, а затем предоставляет скидку по ряду причин. Поставщик может снизить эту почасовую ставку в результате переговоров ИЛИ устанавливать фцксированную ПJIaТ}' за баЗО8ЫЙ уровень выполненной работы, а почасовую плату брать за дополнительные услуги, которые выходят за пределы объема, оговоренного в договоре. Если ТОТ или ИНОЙ сотрудник поставщика особенно хорошо справляется с работой, 'То можно договориться О том, что всю рабо ДVТСОРСИНГ БУХГАЛТЕРСКИХ И ФИНАНСОВЫХ ФУНКЦИЙ ту по учету налогов будет вьшопнятъ именно он, или, 110 крайпей мере, ком­ пания оставит за собой право отказаться от УСЛ}'Г сотрупников персонала поставщика, если сочтет, ОНИ недостаточпо компетентны.

'11' Логсвор об оказании по управлению денежными потоками может YC1lyr вообще не иметь предмета для переговоров, даже цены, не говоря уж о других условиях, поскольку банки предоставляют эту усяугу тысячам клиентов, Учитывая большое количество клиентов, банки не могут ПОЗВОЛИТЬ себе даже незнвчительные отклонения В условиях поговоров, 11 поэтому не превяагают никаких вариантов для обсуждения. Цены, как правило. фИКСИ­ рованы, поскольку ПрН предоставлении этой услуги баю, не может пояучить много прибыли от отдельного клиента. Только крупная компания, осущест­ вляющая тысячи операций С денежными средствами, может иметь достаточ­ но рычагов давления, чтобы доБИТЬСЯ снижения цены.

При заключении поговора на оказание услуг по взысканию дебиторской задолженности наибольшее внимание уделяется оплате, Обычное агентство по взысканию долгов требует аначительного процента со всех денежных сумм, взысканных ПО счетам полжаиков компании. Как правило, этот процент со­ ставляет от ОДНОЙ четверти до одной трети взысканной С}'ЫМЫ. Если компания передаст агентству ПО взысканню ДОШ'ОВ значительный объем задолженности, ТО ЭТО может стать главным условием переговоров. Если цена СЛ}!ШКОМ вы­ сока, то компания может обратиться к юридической фирме, чтобы ВЗЫС1,ЗТЬ крупнейшие долги за почасовую оплату. Другим предметом переговоров может стать разрешение агентству ПО взысканию долгов аакончнтъ работу по взысканию всев дебиторской еадолженности, которая уже была передана ей, в случае, если компания решит отказаться от услуг этого агентства. В бояь­ шинстве случаев агентство вправе завершить работу, поскольку оно уже прняожило зивчительиые усилия, пытаясь добиться уплаты по счетам, Если агентство по взыскапию долгов является юридической фирмой, берущей почасовую оплату. то полномочие по взысканию дебиторской задолженности МО*'''еТ быть отозвано в любое время.

В договоре 06 океэания услуг по внутреннему аудиту необходимо опре­ цедить почасовую оплату. состав задействованных сотрудников, а также ме­ тодологию. на которой будет основываться работа по внутреннему аудиту.

Почасовая оплата является важным предметом переговоров. наряду со сни­ жением цены в зависимости от примерного количества выделяемых сотруд­ виков и времени года, когда привпекаются сотрудпики поставщика, Посколь­ большинство постаВШИКО8. предоставляющих услуги по внутреннему l

В договоре об оказании услуг по управлению пенсионными про граммами, как правило, предусмотрена фиксированная цена, однако возможны и другие варианты в зависимости от типов инвестиций, предлагаемых служащим.

Обычно цена складывается из основной оплаты и оплаты с каждого пенси­ онного взноса, которые не являются предметом переговоров, если компания не имеет крупного пенсионного плана, что могло бы оказаться крайне выгод­ ным для поставщика услуг. Более распространенный предмет переговоров разработка поставщиком комплекса механизмов инвестирования: от консер­ вативных до спекулятивных вариантов, которые предлагаются на выбор служащим компании.

Договор на оказание услуг по обработке трансакций содержит наибольшее количество пунктов, по которым можно вести переговоры. Один из них за­ кпючается в том, что компания должна настоять на ТОМ, 'чтобы основная оплата или оплата за каждую трансакцию распространялась на как можно больший объем услуг, В противном случае поставщик будет назначать более высокие расценки за дополнительные услуги. Если компания предоставляет поставщику своих сотрудников, ТО в договоре следует определить минималь­ ный период времени использования этих сотрудников (чтобы обеспечить им гарантию занятности), или, по крайней мере, установить минимальное коли­ чество СО1'РУДНИКОВ, работающих у поставщика. Договор та:юке должен опре­ делять минимальный период времени, в течение которого поставщик в праве привпекать ведущих специалистов к работе с компанией;

в противном случае поставщики МОТУТ с выгодой для себя использовать предоставленных сотрудников для работы над проектами для других клиентов. Другой вопрос заключается в том, что компания должна контролировать результаты работы поставщика. Иногда. может показагься, что такой контроль не требуется, даже если он и позволяет сократить расходы, НО иногда в силу политических причин внутри компании требуется сохранять принятые методы обработки трансакций. Если контроль окажется сложным предметом для переговоров, то компании можно пойти на КОМПрОМИСС и потребовать для себя право ут­ верждения всех изменений в обработке трансакций) которые оказывают вли­ яние на другие сферы деятельпости компании.

ВОПРОСЫ, КОТОРЫЕ СЛЕДУЕТ УЧИТЫВАТЬ ПРИ ПЕРЕДАЧЕ ФУНКЦИЙ в этой главе рассматриваются отдельные вопросы, связанные с передачей бухгалтерского учета внешним поставщикам. Первым шагом ПрИ передаче AYfCOPCI1Hr БУХГАЛТЕРСКИХ 1ft ФИНАНСОВЫХ ФУНКЦИЙ 37З расчета аврабопюв платы должна стать ВСТрС'1а с поставщиком примерно за месяц до передачи (а если речь идет о передаче крупной или комплексной системы расчета заработной платы, то раньше), На этой встрече необходимо обсудит.!> асе основные сроки передачи и задачи, которые должна выполнить каждая сторона к этим срокам, ПОСКОЛЬКУ расчет заработной платы, как пра­ вило, осуществляется в режиме реального времени, начвная с первого ДНЯ года, очень важно точное соблюдение сроков, 11 потому первая встреча с пос­ таешиком имеет большое значение, Бели впоследствии возникнет потребность 8 рваличных дополнительных услугах, например, автоматизированном подписании чеков, то сроки ПО ним также должны быть согласованы обеими сторонами на встрече. Следующий шаг состоит в передаче поставщику све­ ДСlшQ 060 всех рвботяиках в конце года ИЛИ незадолго до него. Это может потребовать перепода существующей электронной информации в формат, " доступный для компьютерной системы поставщика, или повторного ввода давных служащими компании, ответственными за расчет заработной платы.

Выполняя этот шаг, особенно важно выделить временные и человеческие ре<:урсы для проверкн набрапных данных, чтобы убедиться в отсутствия ошибок. Также следует предоставить достаточно времени на соответствующее обучение персонала. который будет постоянно эаниматься вводом информа­ цни в СИС1'СМУ расчета заработной платы, Представители поставщика также яоажны присутсгвоветь во время первых нескольких эанятий, чтобы убедить­ а, что все проблемы решены надлежащим образом, Передача управяения денежными потоками поставщику начинается с того, что консультационный отдел банка по управлению денежными потока­ ми определяет, где следует ОТКрЫ1Ь вбонировавные почтовые ЯЩИКИ, После этого компания поручает бавку создать эти С'1еТс1, в банк использует их для автоматического сведения кассовых поступлений на единый счет, обеспечи­ вающий доход в виде процентов, Затем компания должна составить аудитор­ скую программу для проведения периодических проверок средств на каждом счете, чтобы убедиться, что кассовые остатки переводятся на инвестиционный счет. После вьшопневия этих действий компания: должна разослать увсдом­ яевия всем своим клиентам, сообщив им адрес ближайшего от КИХ абониро­ ванного почтового ящика, на который они должны высылать ценежные пе­ реводы. Наконец, компании следует выработать процедуру напоминания компаниям адреса для отправки платежей, поскольку многие игнорируют просьбы об отправлении денежных средств на абонированный почтовый ЯЩИК, продолжая высылать их по старому адресу.

Составление финансовой отчетности является одной иэ самой легких ФУIJКЦИЙ в плане передачи, Квалифицированный бухгалтер может составлять финансовый отчет вепосредственно на основе главпой бухгалтерской книги If добавлять првмечания к финансовым отчетам ка основанви периоднческих ОПрОСОВ руководства компании. Бцвнственвые меры, необходимые в рамках передачи, это тщательно согласовать с поставщиком процецуру сведения УПРАВЛЕНИЕ итогов по отдельным счетам в статьи финансового отчета, а также проверить подготовленные поставщиком финансовые отчеты за несколько месяцев, чтобы убедиться, что они составлены надлежащим образом.

При передаче функции внутреннего аудита потребуется несколько допол­ нительных мер. Поскольку от квалификации аудиторов во многом зависит скорость выполнения работы и тщательность анализа, что необходимо для любой проверки, финансовый директор должен тщательно проверить квали­ фикацию всех аудиторов, предложенных поставщиком услуг, и без колебаний отклопить кандидатуры недостаточно компетентных лиц. Работников постав­ щика необходимо детально ознакомить с методами и процедурами компании, организовать ДЛЯ них встречи с ведущими специалистами и ПОДГОТОВИ1Ъ для них стационарные рабочие места с офисным оборудованием. Это необходимо] чтобы обеспечить максимально эффективное выполнение аудиторами их обязанностей, Если компания желает, чтобы про верки осуществлялись по ее методике, она может обучить ей сотрудавков поставщика. Это особенно важно в тех отраслях, для которых стандартная аудиторская программа неприменима. Например, игорный бизнес требует тщательных и частых проверок всех средств контроля операций с денежными средствами, чему в стандартной аудиторской программе уделяется недостаточное внимание.

Финансовый директор и менеджмент фирмы-поставщика должны согласо­ вать аудиторскую программу на следующий год. Финансовый директор осуществляет основной контроль над выполнением этого плана, а поставщик должен быть готов рекомендовать изменения, позволяющие повысить эф­ фективность проверки и охватить как можно больше объектов контроля или более эффективно использовать специфические навыки специалистов пос­ тавщика, Также целесообразно организовывать периодические встречи, на которых аудиторы поставщика будут обстоятельно докладывать о проблемах, выявленных в ходе каждой проверки, а финансовый директор может просить провести дополнительные проверки на основании этих проблем или изме­ нить график оставшихся аудиторских проверок из-за недостатка времени или ресурсов. Последним этапом может быть договоренность о других ме­ тодах обучения будущих менеджеров компании, если аудит ранее исполь­ зовался для этой цели, Учет налогов также относится к тем функциям бухгалтерского учета, ко­ торые легче всего передавать внешним фирмам. В качестве поставщика услуг, КаК правило, выступает аудиторская фирма, уже обслуживающая компанию.

В этом случае финансовому директору нужно просто поручить аудиторской фирме приступить к работе по учету налогов, поскольку она уже обладает всеми исходными документами, необходимыми для этого. Однако если фи­ нансовый директор выбирает ДЛЯ этой работы другого поставщика, а не свою аудиторскую фирму, то компания должна запросить у аудитора письменное разрешение на копирование документов по аудиту и отправку их новому поставщику. Хотя большинство фирм, предоставляющих услуги по учету АУТСОРСИНГ БУХГАЛТЕРСКИХ И ФИНАНСОВЫХ ФУНКЦИЙ налогов, постеточно квалифицнровавны, '170бы не совершать ошибок, многие компании проверяют палоговую отчетность, КОТОРУЮ оип составили, прежде чем отправлять ИХ государственным органам, Самая сложная ДЛЯ передачи бухгалтерская функция обработка трапс­ IIIЩI!Й. поскольку здесь задействовано большое ЧИСЛО работников, требуется приобретение индивидуального программпого обеспечения 11 обучение со­ грудников поставщика, а также существует риск воаникновення сбоев во время выпоянепия задачи. Но если передача этой функции осуществлена надлежпщим образом. то клиенты компапнп не заметят яикаких изменений 8 расчетных услугах. Первая задача lJ этой области передать поставщику работников компании. Поскольку поставщика МОГУТ не устроить отдельные работники, важно научить новый штат вспояьзовать систему обработки трансакций компании. В процессе обучения может участвовать и команда менеджеров поставщика, который может и не нанять менеджеров компании, ответственных за эту область деятельноста. Если поставщик решит разместить оборудование вне офиса компании, ТО. возможно, понадобится !тереносить туда сушесгвующее аппаратпое 11 програыыиое обеспечение. В качестве МЬ­ тернативаого решения можно загрузить программвые средства компании н основаниые на них базы данпых в уже существующую компьютерную сис­ тему поставщика. В любом случае компания должна передать поставщику права на использование пакета программ для обработки трансакция, ив-за чего, возможно. понадобится уплатить аначитсльную С)'ММ)' поставщику програминого обеспечения. Прежде чем переходить к обработке реальных трансакций, поставщик услуг должен обработать ряд пробных трансакций, чтобы убедиться, 'ПО система ФУЩЩИО1:шрует надлсжащнм образом.

Передача управпения пенеионными программами начинается с отправки новому поставщику сведений О счетах Ю\ЖДО\'о участника пенсионного плана.

ПОСКОЛЬК}' текущий поставщик может обладатъ самыми последними форма­ М1! пода'!" этой информации. ТО, возможно. понадобится, получение пись­ менного разрешения для предоставления ее новому поставщику. Эти сведения необходимо загрузить в базу данных поставщика 11 проверить ее достовер­ ность. Затем компания должна передать поставшику все остатки на счетах, Если средства вкладываются в государственные ценные бумаги или частные фонды, то лучше всего передать попвомочие на инвестирование этих денег новому поставщику, не ИЗЫМАЯ при ЭТОМ средств. Однако если новый {10С­ тавщик содержит спои собственные средства в том же месте, куда должны быть вложены деньги компания, тоща средства следует изъять у первоначаль­ ного поставщика и передать новому поставщику цпя реинвестнрования. ВО втором случае все участники пенснонного плана должны выбрать новые ие­ Х3111{ЗМЫ инвестирования своих средств. если в качестве пенсиоиного плана 401 (k). согласно котором)' работпики сами принимаютрешения используется 06 инвестировании. Эта канцелярская работа должна выполняться НО8ЫМ поставщиком, который распределяет переданные средства в соотвстствии С УПРАВЛЕНИЕ различными механизмами инвестирования. Отделу по работе сперсоналом компании следует передать достаточное количество инвестиционных бланков поставщика вместе с инструкциями по их заполнению. Необходимо постоянно добавлять эти бланки, чтобы работники могли присоединиться 1< плану или выйти нз него, или же изменить набор инвестиции иди объем вложенных средств.

Поставщик, как правило, имеет свое запатентованное программное обеспечение, которое ов предоставляет компании ДЛЯ ввода новых сведений о пенсионных вкладах всех работников после каждого периода платежа. Работников, осущест­ вляющих ввод данных, следует научить пользоваться этим программным обес­ печением, организуя практические занятия с пробным вводом данных. Наконец, после первых нескольких месяцев работы рекомендуется внимательно изучить все пенсионные отчеты на каждого работ ника, чтобы убедиться, что все сведения точно перевецены в базу данных Н080ГО поставщика.

КОНТРОЛЬ НАД РАБОТОЙ ПОСТАВЩИКА УСЛУГ Этот раздел посвящен различным методам контроля, которые может исполь­ зовать компания, чтобы убедиться) что поставщики выполняют свои бухгал­ терские функции максимально эффективно. Большинство компаний не об­ ладают ресурсами для осуществления всех видов контроля, перечисленных в этом разделе, но набор используемых методов должен быть достаточно эф­ фективным, чтобы надлежащим образом контролировать все фирмы, оказы­ вающие компании услуги по ведению бухгалтерского учета.

Главным объектом контроля является внутренний аудит. Группа внутрен­ них аудиторов должна следовать программе аудита, основанной на проведе­ нии регулярных проверок всех видов деятельности поставщика услуг, чтобы тот знал) что его могут проверить хотя бы раз в год. Типичными целями аудиторских проверок являются следующие:

Убедитесь, что на счетах поставщика имеются подписи и указаны объ­ • емы заказа.

Убедитесь, что авансовые отчеты утверждены и расходы на сумму • доля. и выше подтверждены документально.

Убедитесь, что вся дебиторская задолженность утверждена.

• Убецитесь, что суммы налога с продаж в счетах начислены правильно.

• Убедитесь в своевременной отправке счетов.

• Убедитесь, что все налоги с заработной платы удержаны.

• Убедитесь, что налоговые декларации не содержат ошибок.

• Убедитесь, что финансовые отчеты и пояснения к ним не содержат • ошибок.

Убедитесь, что денежные средства переносятся с абонированных поч­ • товых ящиков на счета, приносящие процентный доход.

ДVТСОРСИНГ БУХГАЛТЕРСКИХ И ФИНАНСОВЫХ ФУНКЦИЙ После того как аудиторская группа завершит программу про верки постав­ щика услуг, она должна обсудить все выявленные проблемы с менеджерами поставщика. чтобы убедиться, что все замечания соответствуют действитель­ ности, и только затем встретиться с руководством компании и представить ему все замечания и рекомендации. Очень важно решить вопрос о передаче аудиторской группы в распоряжение внешнего исполнителя. Если компания передает эту важнейшую функцию внешней аудиторской фирме. то ей не следует передавать другие функции бухгаятерского учета в противном случае аудиторская группа будет проверять реЗУЛЬТа1Ы работы своего собс­ твенного работодателя, инезависимая проверка в этом случае невозможна.

Премии и штрафы являются наиболее эффективным способом управ­ ления поставщиками услуг. Для начала компания должна определить целе­ вые задачи, которые должны выполнить поставщики. Они должны быть согласованы с поставщиками заранее. чтобы в будущем не возникло про­ тиворечий относительно сути каждой цели, критерия оценки, круга лиц, которые будут оценивать раБО1'У. а также размера премий или штрафов, устанавливаемых на основе этих оценок. Именно компания. а не поставщи­ ки. должна осуществлять эту оценку. чтобы у поставщиков не возникало соблазна исказить результаты своей работы. Если штрафы или премии, устанавливаемые в соответствии с оценкой. СЛИШКОМ велики, то ее резуль­ таты должны быть представлены поставщикам во время официальных встреч, чтобы они высказали свое мнение. Зная, что они могут получить или потерять значительные суммы вследствие оценки результатов, постав­ щики будут стремиться к улучшению своей работы.

В бюджете необходимо выделить отдельную статью, которая отражает стоимость услуг каждого поставщика. Если информация такого рода упоми­ нается в ежемесячных финансовых отчетах. то руководящие работники КОМ­ пании получают ясную картину о стоимости услуг каждого поставщика и изменениях этой стоимости относительно бюджета. Если в финансовых от­ четах отражается значительный перерасход средств. то менеджмент должен принять меры, чтобы снизить их либо путем переговоров уменьшить объем услуг, либо сменить поставщика.

Наконец последним методом контроля является проведение регулярных совещаний по ходу выполнения работ. Они необходимы для обсуждения результатов внутренних аудиторских проверок, контроля за достижением поставленных целей и устранения всех пробяем, возникших со времени пос­ ледней встречи. Следует заранее составить повестку дня и строго следовать ей, чтобы охватить все главные сферы деятельности. Компания должна на­ значить секретаря совещания для ведения протокола и рассылки его участни­ кам и требовать от главных представителей с каждой стороны подписать протокол совещания. как точный документ (или изменить его насколько необходимо и затем подписать). Этот протокол необходимо вести на случай, если в будущем возникнут разногласия относительно договоренностей, АУТСОРСинг БУХГАЛ1ЕРСКИХ И ФИНАНСОВЫХ ФУНКЦИЙ эта СУММа может быть оплачена за счет ДОХОДОВ. полеченных от свободных кассовых остатков, оплата все же на.IЩ''Iает~я 11 должна ироверятъся в ТОМ случае, есяи компания решит иэъятъ свободные кассовые остатки. что приведет к uеоБХ:ОДIIМОСIП реалытои оплаты.

Сведения, необходимые для ПроведеJШЛ ЭТой оценки, можно легко наЙТИ в ежемесячных отчетах банка. Более важно сяелить за оплатои, устанаВJluваемой за каждую трансакцию, чем за общеи оплатой, пос­ кольку последняя может быть Искажена НЗ-за объема грансзьпаи.

взыскание дебиторской задолженности ПО,1У'tеЮIflЯ допя от tJередаН1IОЙ ':'УММЫ заОО"ЖСIIНQClIIIt. Главнои оцен­ • кой эффективности любого агентства по взысканию доягов является денежная сумма. взысканная с переданных счетов, Агентство считается неэффективным, если оно не МОжет взыскать хотя бы часть передан­ НОЙ ему дебиторской задолжеквости, Поскоm,ку компания стремится сотрудничать только С теми агентствами, которые способны перевести как можно большую часть яебиторсков задолжепности в ленежныс средства, именно ЭТО является главным крпгерием лля оценки =,ф_ фективности их работы, Для попсчета необходимо разлелить общую сумму денежных средств, полученных от агентства, на общую ':Y"IM\ переданной дебиторской задолженности. Поскольку может "'}Щс.'\..в,I­ вать аивчительный временной промежуток между моментом, ",)(,1. агентство пояучило счета. 11 моментом поступления денежных срелс гв, эту оценку рекомендуется проводить каждый год, чтобы бонее 10Ч/l( согласовывать приток и отток средств.

Финансовая отчетность Точность учета l/ачuслеНН!>IХ llдtllщ·жсli. Большинство поставшиков • часто берут у компании набор отчетов н на пх основе 'О':;

Т.\\\ 1$ финансовые отчеты, не ингересуясь эаписями в бухгалтерсков книге, платежами (ассгцав). Одна..о лля тех.... например. начисленными занимается этим. очень важно. чтобы этв платежи БЫ.1.' правильно учтены, Неточныйучет приводит к искаженнымфинансовымотчетам.

причем не только за месяц. когда ЭТ11 платежи учнгываюгся, но 11.1. месяц, когда они покрываются реальным девженнем денежных средст в.

Оценка ЭТОЙ деятельности осуществляется группой внутренних ауди­ торов. которая периодически проверяеr расчеты, испояьзуемые для каждого вида начисленных платежей, а затем сравнивает их,О '80Н~Ш собственными расчетами. Чистое отклоневие между двумя наборами начисленных платежей представляет собои процент негочност и начис­ ленных платежей у постав щи ка.

УПРАВЛЕНИЕ Процент существенных ошибок в отчете. Поставщик должен уметь • на основе отчетов компании составлять набор точных финансовых отчетов. Любые существенные ошибки в цифрах или примечакиях к финансовым отчетам могут вызвать проблемы у компании, пос­ копьку кредитные и инвестиционные организации, а также органы государственного регулирования полагаются на эти сведения. Про­ ведение оценки в этой области может оказаться сложной задачей.

Группа внутренннх аудиторов должна периодически проверять от­ четы на наличие существенных ошибок, разбирать все замечания и взаимные обвинения между компанией и поставщиком относительно причин ошибок, определять степень неточиости финансовых отчетов и ВЫВОДИТЬ процент неточных сведений на основании того, насколько указаиная прибыль отличается от реального показателя. Если проблема заключается в примечаниях, то оценка должна носить качественный характер и проявляться в форме обсуждения, в результате чего эти примечания оказались неточными.

• Время отnравки отчетов. Поставщик может промедлить с подготовкой и отправкой финансовых отчетов компании. Это может стать серьезной пробяемой для Комиссии по ценным бумагами и биржам (SEC), бан­ ков и инвесторов, которые нуждаются в своевременном поступлении этой информации. Банки часто требуют, чтобы финансовые отчеты поступали к определенным датам, т.лс, не будет финансового отчета, не будет и кредита. Чтобы провести оценку в этой области, определите лицо, которому поставщик должен высылать финансовые отчеты, и попросите это лицо вести подсчет дней с завершения отчетного периода 11 до получения отчета.

Внутренний аудит Расходы на аудит. Поставщики услуг по внутреннему аудиту обычно • обходятся гораздо дороже, чем служащие компании. Однако это не должно быть критерием для оценки эффективности этого поставщика.

Благодаря более высокому уровню знаний и опыту многих служащих поставщика, внутренний аудит будет ПРОВОДИ1'ься достаточно быстро и вносить больше предложений о различных улучшениях. Поскольку ценность этих рекомендаций достаточно сложно оценить в количест­ венном плане, лучше оценить работу поставщика на основе стоимости аудита (который отражен В его счетах, выставленных компании), а за­ тем проанализироватъ эту информацию вместе с примерной оценкой ценности предложенных рекомендаций.

Процент выполненных аудиторских проВерок. Когда компания обраща­ • ется к поставщику с поручением провести серию внутренних проверок, он обычно начинает с составления аудиторского плана на будущий год.

АУТсоРсинг БУХГАЛТЕРСКИХ И ФИНАНСОВЫХ функций Если поставщик не может провести все запланированные проверки, его работа считается неэффективной, И он может быть заменен другим поставщиком, способным на эту работу. Провести оценку в этой об­ ласти довольно легко: общее количество проведеиных проверок (ими считаются только те проверки, акты которых подписаны обеими сто­ ронами) следует разделить на общее количество проверок, указанных в годовом аудиторском плане.

Инвестиции Прабильное ~eдeHиe торговых операций с ценными бумагами. Если • компания пору чает поставщику услуг осуществлять для нее все операции с ценными бумагами, то ей необходимо получить опреде­ ленные гарантии того, что эти операции ведутся надлежащим обра­ зом. Например, полномочия на покупку или продажу определенных облигаций или акции ДОЛЖНЫ быть реализованы в точиости. Группа внутренних аудиторов компании или штатный сотрудник могут регулярно оценивать этот вид деятельности, сравнивая документы компании о передаче конкретных полномочий по ведению торговых операций с периодическими отчетами поставщика) показывающимн фактические результаты. Любые проблемные тенденции должны вести к незамедлительному обсуждению их с поставщиком, если не к его немелленному увольнению. Компания не должна нести риск из-за вложения средств в сомнительные инструменты инвестирования, Комиссия брокера в процентах от вложенной Cjj\fMbl. Компания) осущест­ • вляющая большое количество торговых операций с ценными бумагами, должна вести переговоры о более выгодном для себя размере комиссии за брокерские услуги. Компаниям с небольшим объемом торговых операций, возможно, придется платить по более высоким ставкам, поскольку у поставщика нег стимула снижать ЮС, чтобы сохранить этих клиентов. Комиссия брокера обычно указывается в периодически выставляемых брокерских отчетах. Если ее нет, то поставщик, воз­ можно, скрывает чрезмерные размерыI КОМИССИИ. Если поставщик не склонен менять формат отчета, то компании имеет смысл перейти на обслуживание к более открытому поставщику.

Расчет заработной платы • Доля оплаты за дополнительные услуги. Поставщик услуг по расчету заработной платы любит завоевывать бизнес, устанавливая низкую оплату за основные услуги. поскольку компании принимают решение о заключении договора с поставщиками как раз на основе этой первона­ чальной оплаты. Но затем поставщики устанавливают высокую оплату за все дополнительные услуги, которые компания запрашивает после VПРАВПЕНИЕ подписания договора, когда она уже «попала В ловушку», Компания должна отделить эти дополнительные гонорары от основных, чтобы увидеть величину дополнительных расходов. Для расчета показвтепя следует раздеЛИТl, совокупные дополнительные выплаты 31\ отчетный период на обшие выплаты за этот период.

Доля заработных плат, доставленных прабильныи адресам. ОДНОЙ • из услуг. оказываемой поставщиками, осуществляющими расчет заработной платы, является отправка заработной платы в различ­ ные офисы компании к расчетному ДНЮ, обычно, с использованием ночной доставки. Если заработная плата направлена на нецравиль­ ный адрес или теряется, могут возникнуть серьезные проблемы с персоналом (поскольку работник» не получат вовремя заработную плату). ПОЭ1'ОМУ важно провести оценку и в этой области, Для этого следует подсчитать общее количество случаев, когда заработная плата не доходила до адресата, и разделить это число на общую сумму от­ правок заработной платы за отчетный период. Никаких трудностей nрн сборе информации о пропавшей заработной плате возникнуть не должно работники компании очень быстро доведут эту про6лему до вашего сведения.

C80e8peMeHHocmt> у/таты наяогоб с заработной платы. Одна из основ­ • ных задач поставщика платить все налоги с заработной платы по поручению нанимателя. Это значительно снижает трудозатраты и РИСК штрафных санкций в случае неуплаты, Несложно провести оценку в этой области, поскольку правитепъство сообщает компании обо всех просроченных платежах. Если таких уведомлений нет, ЭТО значит, что поставщик вовремя персчислил налоги, Для оценки следует просто раэпелитъ общее количество случаев неуплаты налогов на число за­ работных плат в год, чтобы определить средний показатель своевре­ менности при уплате налогов на заработную плату.

Гонорар за расчет одной зарплаты. Услуги поставщика по расчету эара­ • ботной платы оплачиваются на основе двух частей: удельной стоимости расчета одной заработной платы и ПОСТОЯННЫХ издержек, не связанных с количеством служащих в компании. Основная часть гонорара осно­ вана на оплате за расчет каждой заработной платы, и) следовательно, можно легко определить стоимость этой услуги в расчете на одну еди­ ницу. Большинство поставщиков услуг по расчету заработной платы высылают очень подробные счета после начисления каждой заработной.

платы, поэтому сведения, необходимые для оценки, легко доступны. Для расчета сложите псе выплаты за расчет каждой начисленной заработной платы. Сюда могут относиться выплата за подготовку чеков, укладку чеков в конверты, цополпительные расчеты отпускных или взносов В пенеионный план 401 (k), а также телеграфныепереводы. Все эти ппn­ тежи за расчет каждой заработной платы следует суммировать, чтобы ДVТСОРСИНГ БУХГАЛТЕРСКИХ И ФИНАНСОВЫХ Функций получить плат}' за трансакцию на каждого человека, Затем общую сумму следует разделить на общее число работников, которым за данный пе­ рИОД начислялась заработная плата, чтобы получить СТОИМОСТЬ расчета каждой заработной платы. Если компания выдает разные заработные платы с различной периодичностыо (например. раз 13 неделю или два раза в месяц). следует осуществить пересчет СТОИМОСТИ в годовом исчислении, чтобы надлежащим образом отразить в учете стоимость расчета всех заработных плат, Пенсuu Доходность вложений. Обычный пенсионный план позволяет участнику • выбирать среди множества ФОНДОВ, каждый ИЗ которых имеет разные уровни доходности и риска. В значительной степени, поиск желаемой доходности это забота участника. а }Ie поставщика услуг. Однако работа поставщикапо управлениюсредствами может оказатьсянеудов­ летворительной,или же 011 может удерживать слишком большую часть от каждого вложения в качестве оплаты за управление, что приведет к низкой ДОХОДНОСТИ. В этом случае имеет смысл обратиться к новому поставщику услуг по управлению пенсионными планами. Для проведе­ ния оценки следует попросить поставщика предоставлять квартальвые отчеты о доходности каждого фонда 6 рамках пенсионного плана.

СВоевременное перечисление средстё. Поставщики услуг по управ­ • лению пенсионными планами ответственны за перевод средств на счета участников плана, Эти выплаты обычно поступают напрямую от поставщика к участнику, поэтому компании сложно определить, существуют ли проблемы, связанные снесвоевременным переведом средств. Но если по этому поводу возиикают жалобы со стороны ра­ ботинка, то это может стать основанием для проведения дальнейшего расследования.

СВоевременная рассылка отчетоб. Большинство поставщиков услуг по • управлению пенсионными планами предоставляют участникам квар­ тальные инвестиционные отчеты, Менеджер-координатор компании, отвечающий за пенсионные планы) получит много жалоб от служа­ щих, если эти отчеты не будут предоставлены вовремя, поскольку работники желают знать о своих доходах, полученных за последний квартал. Кроме того, поставщик, не способный вовремя подготовить этот простой отчет, может иметь и другие административные пробле­ мы, связанные с отспеживанием инвестиций. Поэтому несвоевремен­ ное предоставление отчетов может быть признаком. наличия других пробяем у поставщика. Оценка в данной области проводится путем сравнения фактической даты: получения отчетов и даты, когда они должны быть представлены.

УПРАВЛЕНИЕ Налоги Отсутстбие штрафов. Одна из главных причин передачи внешнему • исполнителю составления налоговой отчетности компании заключается в стремлении избежать налоговых штрафов. Эти штрафы могут быть вызваны либо несвоевременной подачей налоговых деклараций, либо предоставлением неправипьных деклараций. В обоих случаях компании приходится платить штраф. Для оценки следуст просто подсчитать общее количество всех штрафов М связанпых с НИМИ выплат налого­ вым органам за данный период времени. Если руководство компании обнаружит, что оплата, устанавливаемая поставщиком, и сумма на­ логовых штрафов превышает расходы, которые компания несла при самостоятельном составлении налоговых деклараций, то, возможно, следует обратиться к новому поставщику.

• своевременная подача деюzарацuЙ. Поставщик должен вовремя подавать все налоговые декларации. Подача деклараций от имени компании в нескольких штатах, в том числе и квартальных деклараций разЛИЧНЫХ видов, а также налоговых деклараций федеральному правительетву­ довольно сложная задача. Однако, несмотря на ее объем, поставщик несет ответственность за своевременную отправку всех налоговых деклараций. В ПрОТИВНОМ случае, компании придется платить штраф за задержки. Оценку в этой области провести несложно, поскольку различные органы государственной власти сообщат компании в случае задержки декларации - обычно они высылают уведомление о штрафах.

Чтобы определить долю несвоевременно поданных деклараций, следует разделить и:х количество на общее число деклараций. Правда, здесь следует учитывать одно обстоятельство: поставщик) составляющий налоговые декларации, может задержать подачу ряда незначительных деклараций, но своевременно отправлять более важные декларации о подоходном налоге, В этом случае следует учитывать важность несвое­ временно поданных деклараций.

Трансакции Среднее8ремя обработки отчетов служащих о расходах. Одним из наибо­ • лее чувствительных участков бухгалтерского учета является про:верка и утверждение отчетов служащих о расходах и выплаты В соответствие с этими отчетами. Если выплаты работникам производятся неправвльно или несвоевременно. то они будут испытывать большее волнение, чем при наличии проблем в любой другой области бухгалтерского уче­ та - ведь речь идет об их деньгах. Этой проблемы можно избежать, периодически: проверяя период времени с момента сдачи работником отчета о расходах и до момента выплаты. При этом можно применнтъ метод случайной выборки: либо выборочно проверить отчеты и отсле АУГСОРСИНГ БУХГАЛТЕРСКИХ И ФИНАНСОВЫХ ФУНКЦИЙ ДИТЬ время, которое поивдобилось для выплаты, либо 110РУЧИТЪ группе аудиторов проверить платежные документы поставщика услуг, чтобы определить среднее время от сдачи отчета и до выплаты денег.

Среднее время испрабпения ошибок. Как "ГОЛЬко ошибка найдена, очень • важно исправить ее как можно скорее. В противном случае, соответству­ ющие документы сдаются в архив и становятся менее доступными ДШf.

анализа 11 исправления. Эта ошибка может привести к сложным про­ блемам через какое-то время, а их решение потребовать значительных усилий очевидно, труднее всего избежать недовольства партнеров по бизнесу. Оценку в этой области провести довольно сложно, поскольку поставщик услуг по обработке трансакций, может легко утаить наличие ошибок или скрыть объем времени, который он затратил на их устра­ нение. Лучшим подход - либо довериться поставщику при проведении оценки, либо послать группу аудиторов. Аудиторы МОГУТ обнаружить признаки исправления ошибок, просмотрев записи в бухгалтерских книгах, или необычные дебеты, или кредиты в книгах кредиторской или дебиторской задолженности - они обычно добавляются к записям, чтобы устранить имевшуюся проблему.

Стоимость обработки одной трансакц ии. Стоимость услуг постав­ • щика по обработке трансакций может значительно варьироваться в зависимости от количества обработанных трансакций. В том месяце, когда требуется обработать много счетов-фактур или оплатить по мно­ гим счетам, расходы поставщика значительно возрастают. Однако не стоит следить за общей стоимостью услуг поставщика, поскольку она зависит от объема обрабатываемых трансакций. Вместо этого следует использовать стоимость одной трансакции. Эта стоимость не сильно варьируется, если не существует значительного изменения объема транс­ акций. Стоимость легко узнать из счетов поставщика, при этом нужно отслеживать тенденцию, чтобы выявить любые изменения стоимости одной операции.

Частота Возникнобения ошибок при обработке трансакций. Очень дорого • использовать персонал для нахождения и устранения проблем, вызван­ ных ненецлежащей обработкой трансакций. Это МОЖе1' также вызвать недовольство клиентов, которым выписан неправияьный счет, или пос­ тавщиков, которым заплатили в неполном объеме. Чтобы определить масштабы этой проблемы, компания должна составить план периодичес­ ких проверок всех обработанных трансакций, чтобы определить процент ошибок в таких областях, как выписывание счетов) сверка креди'ГОРСКОЙ задолженности и налоговые ставки по выписанным счетам.

Процент использобанных скидок за раннюю оплату. Любой поставщик • услуг, который берет на себя управление кредиторской задолженностью, должен Достаточно быстро обрабатывать платежи, чтобы воспользо­ ваться всеми скидками за раннюю оплату. В противном случае расходы УПРАВЛЕНИЕ компании, которые она понесет в связи с веиспольэованными скидка­ ми, будут больше. чем она сэкономит при использовании поставщика.

Самый легкии способ оценки в этои области заключается в том, чтобы поручить поставщик)' составлять ежемесячный отчет с перечием всех про изведенных платежей и платежей со скидкой. Затем аудиторская группа может выборочно проверить указанные в этом списке платежи, чтобы убедиться в том, что были использованы все скидки, а также в том, что все платежи, произведенные за месяц, перечислены в этом отчете. Эта проверка позволит убедиться, что указанный в отчете про­ цент использованных скидок является правильным.

• свое8реиенносm1.7 обработки трансакций. Некоторые трансакции не­ обходнмо обрабатывать своевременно, в противном случае они от­ рицательно воздействуют на движение денежных средств компании.

К таким трансакциям относится, прежде всего, выписывание счетов, которое должно проводиться каждый день во избежание снижения притока денежных средств со стороны клиентов. Группа внутренних аудИ1'ОРОВ может проверить эту область деятельности, сравнив ноступ­ ление к поставщику документации для обработки трансакций (с датой получения, которая должна стоять на документе поставщика) с датой выполнения трансакции.

Оценки, приведеиные в этом разделе, касаются) главным образом) свое­ временности, точности и стоимости каждой области бухгалтерского учета, т. е. всего того, что относится И к бухгалтерии компании. Хотя одновремен­ ное проведение всех этих оценок потребует значительного сбора информа­ ции и анализа. Даже частичное использование оценок будет эффективным средством контроля над областями бухгалтерского учета, переданными вне­ шним исполнителям.

УПРАВЛЕНИЕ ПОСТАВЩИКАМИ УСЛУГ Передача бухгалтерского учета внешним исполнителям почти всегда проис­ ходит поэтапно: сначала перед поставщиком ставится одна задача, затем следует продолжительный испытательный срок, и только потом ему опреде­ ляется другая задача. Редко бухгалтерский учет передается внешнему испод­ нителю в полном объеме. Напротив) ряд ключевых функций, таких как калькуляция себестоимости и финансовый анализ, компания всегда оставля­ ет за собой. Это оаначает, что гла8НЫЙ бухгалтер также должен оставить управление оставшимися функциями в своих руках. Как правило, главный бухгалтер компании (обычно это контролер) проверяет деятельность постав­ щиков услуг, связанную с бухгалтерскими проводками, внутренним аудитом (хотя этим может заниматься финансовый директор или ревизионная комис АУТСОРСИНГ БУХГАЛТЕРСКИХ И ФИНАНСОВЫХ ФУНКЦИЙ сия при совете директоров), взысканием дебиторской задолженности, финан­ СОВОЙ отчетностыо, учетом налогов и расчетом заработной платы. Кроме того, казначеи компании должен проверять деятельность поставщиков услуг по управлению инвестициями, денежными потоками и пенсионпыми плана­ ми, В небольшой компании, где нет казначея, поставщиков услуг, выполня­ ющих ЭТИ функции, обычно проверяет контролер. Положения его должнос­ тной инструкции В части, касающейся аутсорсинга, приведены в табл. 19.1.

Таблица 19.1. Должностная ИНСТРУКЦИЯ контролера, касающаяся аутсорсинrа Должность со ТРУДНlfка Контролер Подотчетен. Финансовому директору Обязанности.

Подписывает все соглашения с различными постаВЩllками услуг по ведению бухгалтерско­ • го учета Выдепяет средства для расчетов с поставщиками.

• • Сравнивает фаКПlческую стоимость услуг поставщиков с суммами, указанными в договорах, дnя определения причин расхождений и обсужден",я этих пробnем с поставщиками.

Оценивает качество предоставляемых услуг во всех областях бухгалтерского учета и решает • все проблемы, связанные с этим, Утеерждает движение денежных средств между счвтами.

• Утверждает передачу значительного объема дебиторскоА задолженности агентствам по взыс • канию долгов Проверяет и утверждает все финансовые отчеты, составленные поставщиками.

• Проверяет и утверждает налоговые декларации, составленные поставщиками.

• Утеерждает программу внутреннего аудита и анализирует замечания, выявленные в ходе ау • диторских проверок.

Утверждает инвестиционные критерии.

• Управляет процессом передачи фy1lкций поставщикам.

• Управляет есеми областями бухгалтерского учета. которые остаются внутри компании.

• РА3РЫВ ОТНОШЕНИЙ С ПОСТАВЩИКАМИ За некоторыми исключениями компания может довольно легко расторгнуть договор аутсорсинга бухгалтерского учета, поскольку речь идет о неболь­ ших вложениях поставщика) а передача персонала и основных средств носит незначительный характер. В этом параграфе рассматриваются об­ ласти, где этот процесс протекает не так легко, а также способы решения возникающих проблем.

Одной из самых сложных областей является управление пенеионными планами, ПОСКОЛЬКУ поставщик несет значительные расходы по зачислению З88 УПРАВЛЕНИЕ работников в инвестиционные фОНДЫ и занесению их в автоматизированные системы учета активов. Если компания прекращает отношения с лостаВЩИ1\ОМ после короткого периода времени, то он, вероятно, не получит никакой при­ были, поскольку он начинает получать прибыль ЛИШЬ после того, как началь­ ные затраты покрываются оплатой за периодическое обслуживание. Может пройти больше года, прежде чем поставщик услуг по управлению пенсион­ ными планами начнет получать прибыль. Поэтому поставщики предпочита­ ют устанавливать вознаграждение за управление каждым вкладом и едино­ временный сбор в случае расторжения договора, чтобы удержать клиента или компенсировать свои расходы, если компания все-таки откажется от его услуг, несмотря на эти выплаты.

В случае отказа от услуг агентства по взысканию долгов, компания обыч­ но позволяет ему завершить работу по взысканию всей дебиторской задол­ женности, которая уже была передана к этому моменту. Это предотвратит жалобы со стороны агентства, что компания пытается избежать уплаты воз­ награждения за ту эадолженность, которую агентство уже почти взыскало.

Если компания считает, что агентство по взысканию долгов должно немед­ ленно прекратить всю работу от ее имени, тогда одно из возможных реше­ ний - выплатить указанное в договоре вознаграждение в обмен на возвра­ щение дебиторской задолженности, которую не успели взыскать. Размер этого вознаграждения должен быть определен в первоначальном договоре с агентством во избежание будущих споров по этому поводу.

Довольно легко расторгнуть догопор об оказании услуг по расчету зара­ ботной платы) но финансовый директор должен учесть все сопутствующие обстоятельства, прежде чем пойти на это. Главная проблема заключается в собранной информации о налогах и заработной плате. Если отдельный пос­ тавщик собирает всю эту информацию за весь календарный год, он согласит­ ся заполнить для компании формы W-2 на ее служащих в конце года. Одна­ ко если поставщик вел расчет заработной платы не весь год) он либо не сможет гарантировать точность форм W-2, либо вообще не согласится запол­ нять эти формы. Это означает) что компании придется вручную эаполнять формы W-2 в конце года, а это может потребовать значительных затрат тру­ да, если в компании много служащих. Во избежание этой проблемы лучше всего менять поставщиков услуг по расчету заработной платы в конце кален­ дарного года, когда вся информация о заработной плате и налогах собрана и может быть сведена в формы W-2.

Наиболее сложно расторгнуть договор об оказании услуг по обработке трансакций, поскольку поставщик мог уже нанять персонал компании и за­ купить компьютерное оборудование, и хочет) чтобы все это окупилось. Если компания не желает снова нанимать своих работников, которых она предо­ ставила поставщику, возможно, ей придется вести переговоры о частичной оплате их выходных пособий. Компании также необходимо Выплатить стои­ мость оборудования, ранее купленного у нее поставщиком. На этот случай АУТСОРСИНГ БУХГАЛТЕРСКИХ И ФИНАНСОВЫХ ФУНКЦИЙ должен быть предусмотрен отдельный пункт в первоначальном контракте.

укааываюшнй цены, по которым будет выкупаться оборудование, Возможно, компании также придется отозвать лицензию на программное обеспечение по обработке трансакций, которое приобрел поставщик. Вся информация о трансакциях также должна быть возвращена компании. При этом следует внимательно проверить, не осталось ЛИ необработанных трансакций по кре­ диторской ИЛИ дебиторской задолженности.

Отказ от банковских УСЛУI' по управлению денежными потоками часто окаэывается гораздо сложнее, чем пеначалу ожидала компания. Проблема состоит в ТОМ, что компания зашла довольно далеко, сообщив всем своим кдиентам правильный адрес ближайшей абонированной банковской ячейки, на которую они должны высылать свои платежи. Когда эти абонированные банковские ячеики закроются вследствие расторжения договора, клиенты обнаружат, что их платежи возвращаются им обратно. Тогда кяиентам при­ дется звонить в компанию, чтобы узнать новый почтовый адрес. Эта проблема замедляет скорость поступления денежных средств 11 может потребовать при­ влечения дополнительного долга для преодоления периода замедленных денеж­ ных потоков. Одним из способов решения этой проблемы является сохранение абонированных банковских ячеек в течение значительного времени после того, как компания перейдет на обслуживание 8 новый банк, что позволит избежать возврата платежей клиентам. Другой вариант уведомить клиентов задолго до закрытия всех абонированных банковских ячеек) чтобы они знали, куда отправлять платежи. Лучше всего использовать оба варианта.

ВЫВОДЫ Аутсорсинг бухгалтерского учета носит уникальный :характер, поскольку су­ ществует много функций, которые можно передать внешним исполнителям.

Ни один поставщик услуг не сможет выполнить их все) но МОЖНО согласо­ ванно использовать нескольких поставщиков для передачи им практически всех функций бухгалтерского учета из бухгалтерии компании. Жесткий кон­ троль со стороны финансового директора и тщательно спланированная ИМ, поэтапная передача этих функций имеют ключевое значение для успешного аутсореинга бухгалтерского учета.

ГЛАВА ПЕРЕДОВblЕ БУХГАЛТЕРСКИЕ ПРИЕМЫ* Все бухгалтерские процессы могут быть тем или иным образом улучшены для повышения общей эффективности работы бухгалтерии. Такие улучшения называются передовыми приемами ргвспсеа). Они могут начинаться с (best таких простых приемов, как создание штампа-факсимиле-« для повышения скорости подписывания чеков, и заканчиваться установкой передовых систем управления документооборотом, которые позволяют предотвратить боль­ шинство проблем, связанных с оперативным учетом. Описание всех передо­ вых приемов потребовало бы целой книги (и она существует: полное изло­ жение этой темы см. в: Bragg. Accormting Best Practices, Wiley: 2001). В данной главе описаны наиболее распространенные передовые приемы, которые струп­ пированы по их функциональному назначению, а также представлено графи­ ческое изображение приблизительных затрат и времени, необходимых для внедрения каждого из этих приемов, Любой передовой прием, требующий больших расходов, обозначен внизу тремя пачками денег, а менее дорогосто­ ящие методы отмечены соответственно меньшим количеством пачек. По аналогии с этим приемы, требующие продолжительного времени внедрения, обозначены внизу тремя будильниками, а приемы с более коротким сроком освоения отмечены меньшим числом будильников.

ПЕРЕДОВЫЕ ПРИЕМЫ Кредиторская задолженность: прием счетов через систему электрон­ • ного обмена данными Многие крупные компании с передовыми (EDI).

компьют ерными системами бухучета предпочитают выписывать счета своим клиентам через систему электронного обмена данными (EDI), а не отправлять бумажные счета, поскольку такой подход позволяет повысить скорость трансакций и сократить расходы. Для приема этих * Взято в переработаином виде с разрешения издательства из Accoutltmg Referellce Desktop Ьу Son~, 2002), chapter 22.

Uragg Oohl1 Wilty & В рф запрещено. Прих« ред •• ПЕРЕДОВЫЕ БУХГАЛТЕРСКИЕ ПРИЕМЫ счетов компания может изменить свои внутренние системы, создав интерфейс между системой бухгалтерского учета и пакетом программ для приема счетов через систему Благодаря этому входящая EDI.

траисакция EDI будет отправляться прямо в систему бухгалтерского учета в соответствующем формате и операторам не нужно вводить эти данные вручную, Хотя такой метод очень эффективен ДЛЯ ввода счетов поставщиков, создание индивидуального интерфейса является как длительным, так и дорогостоящим процессом.

Расходы: 4J~fi1:' Время внедрения: тrnrn Кредиторская задолженность: проверка отчетов о расходах. Вместо того, • чтобы проверять каждую статью всех предоставляемых отчетов о рас­ ходах, главный бухгалтер может составить план выборочного аудита небопьшого числа отчетов. Этот аудит будет указывать на проблемы, которые могут существовать в других, непроверепныx отчетах. Если такие проблемы есть, то масштаб аудита может быть расширен. или же бухгалтеры могут сосредоточиться: на пробпемах, вскрытых в более широкой выборке отчетов о расходах. Кроме того, если при проверке определенных сотрудникоп постоянно выявляются проблемы, то можно аапданировать полную проверку их отчетов о расходах. Используя такой подход, компания сможет ВЫЯВЛЯТЬ большинство ошибок в отчетах, затрачивая на это гораздо меньше усилий.

ttIJ Расходы:

m Время внедрения:

Кредиторская эодолженность: а8mомаmU3at(uя периодических платежей.

• Некоторые платежи, такие как плата за аренду помещений, плата за прокат копировального устройства и оплата счетов за подписку, не изменяются из месяца в месяц. и, вероятно, будут сохраняться еще в течение определенного времени. Чтобы не вводить каждый раз эти сведения в базу данных по кредиторской задолженности. можно вос­ пользоваться сгандартными пакетами программ бухгалтерского учета, многие из которых позволяют автоматически производить периодичес­ кие платежи. которые вводятся в систему только один раз. Но эту опцию следует использовать только в том случае. если в ней предусмотрена дата окончания, - иначе автоматические платежи будут производиться и после фактической даты окончания.

ttI' Расходы:

m Время внедрения:

~лnения:

ПЕРЕДОВЫЕ БУХГАЛТЕРСКИЕ ПРИЕМЫ З9З которые вышлют товары непосредственно служащим, сделавшим аака­ зы. Затем поставщики выпишут общие счета компании, что существен­ но уменьшит объем канцелярской работы, выполняемой бухгалтерами.

Снабженцы также будут избавлены от значительного объема работы.

Однако создание этой системы и согласование ее внедрения с постав­ щиками займет очень долгое время.

Расходы: f!#:'''''~ Время внедрения: ттт Кредиторская задолженность: устранение платежей экстренными че­ • ками. Иногда случаются ситуации, когда чеки нужны так срочно, что их нельзя включить в плановое печатание чеков бухгалтерами. Вместо этого необходимо быстро получить разрешение, выписать чек вручную, подписать его и ввести в компьютерную систему. Чтобы избежать этих трудоемких шагов, можно объявить об общем запрете такого рода пла­ I

tfI! Расходы:

m Время внедрения:

Кредиторская задолженность: платеж только на оснобании ут8ержден­ • ного заказа. Обычные платежи, осуществляемые компанией, требуют нескольких утверждений: заявки на аакупку, заказа, счета поставщика и чека. Более простой подход состоит в том, чтобы утверждать только ааказ и отказаться от всех других виз. Благодаря этому объем времени, необходимого для осуществления этих бухгалтерских операций, значи­ тельно сократится, поскольку не нужно будет отправлять документы на утверждение менеджерам и ждать, пока до них дойдет очередь в папке входящих бумаг. Однако это означает, что контроль над утверждением заказов должен быть безупречным, чтобы исключить возможность осуществления платежа поставщику вообще без утверждения.

Расходы: tfI:' Время внедрения: тш Кредиторская задолженность: платежи только на основании кбитанций.

• Как упоминалось в предыдущем абзаце, одним из наиболее трудо­ емких аспектов управления кредиторской задолженностью является сверка приемной документации с ввкаавми и счетами поставщиков, УПРАВЛЕНИЕ Чтобы избежать всего этого, компания может обеспечить приемщи­ КОВ доступом к заказам через компьютерный терминал) чтобы они сразу подтверждали получение товара. Затем компания производит платежи поставщикам на основании цен, приведеиных в заказах, не ожидая) когда придет счет от поставщика. В результате можно Полно­ СТЬЮ отказаться от сверки, Однако этот подход требует значительной индивидуальной доработки компьютерных программ. включения в программвое обеспечение таблиц расчета налогов с продаж и согласия поставщиков на прием платежей от системы. Внедрение этого сложного метода гребуел высокой ьвалификации.

ПЕРЕДОВЫЕ БУХГАЛТЕРСКИЕ ПРИЕМЫ с другой стороны, может оказаться СЛОЖНЬ!М декларировать налоги на ИСПОЛ!,З0вание на основе карточных счетов, что может привести К небольшому увеличению налоговых выплат.

4' Расходы:

rnrn Время внедрения:

Pages:     | 1 |   ...   | 5 | 6 || 8 | 9 |   ...   | 10 |



© 2011 www.dissers.ru - «Бесплатная электронная библиотека»

Материалы этого сайта размещены для ознакомления, все права принадлежат их авторам.
Если Вы не согласны с тем, что Ваш материал размещён на этом сайте, пожалуйста, напишите нам, мы в течении 1-2 рабочих дней удалим его.