WWW.DISSERS.RU

БЕСПЛАТНАЯ ЭЛЕКТРОННАЯ БИБЛИОТЕКА

   Добро пожаловать!

Удачное управление временем — решающее условие успеха любой компании.

В книге автор делится соображениями о том, как сбалансиро вать время, проводимое на работе и дома, как регулировать ра бочую нагрузку, управлять вынужденными перерывами, разда вать поручения, работать с секретарем, управлять стрессом и многое другое.

Книга предназначена всем деловым людям, которые стремят ся рационально использовать свое время и добиться успеха.

Введение 6 1. Психология времени 8 2. Планирование и определение очередности работ в соответствии с их целями 14 3. Управление заданиями 21 4. Методики управления рабочей нагрузкой 29 5. Безжалостен в вопросах времени — внимателен к людям 37 6. Как управлять вынужденными перерывами 45 7. Поручения 50 8. Как руководить собраниями 57 9. Работа с секретарем 65 10. Как управлять стрессом 72 11. Как совместить работу и дом 86 Библиография 92 Недавнее исследование эффективности использования менед жерами своего рабочего времени показало, что 20.4% рабочей не дели менеджера пропадает впустую. В среднем это получается из 5 рабочих дней. Телефонные звонки и постоянно заглядываю щие в кабинет люди — две основные причины пустой траты вре мени. Плохие горизонтальные связи — еще один "пожиратель вре мени". Исследование показало, что у 90.3% директоров и менед жеров на рабочем столе царит полнейший беспорядок;

33% вре мени, предназначенного для осуществления руководства, тратит ся на разбор документации, и, таким образом, общая доля поте рянного рабочего времени составляет 20%. 12% рабочей недели тратится на поездки.

Время всегда представляло собой важнейший ресурс. Однако вину за его потерю мы привыкли списывать на кого угодно, толь ко не на себя. То для его рационального использования нам необ ходимо более совершенное оборудование, то люди должны лучше с нами взаимодействовать, то они не должны нас отвлекать и т.д.

Цейтнотом часто оправдываются неэффективные производствен ные методы, недостатки планирования или предусмотрительнос ти, задержки и неумение придерживаться назначенных сроков.

Мы живем не в идеальном мире и поэтому должны добиваться качественных результатов за счет использования имеющихся у нас ресурсами за отведенное время.

Удачное управление временем есть решающее условие успеха компании, тем не менее сколько всего еще делается по воле слу чая! Управление временем и управление работой — вопросы, тес но связанные с самодисциплиной. Применяемая нами система рационального использования времени в некотором смысле себя изжила. Любая система хороша ровно настолько, насколько про фессионален эксплуатирующий ее человек. Нет такого волшеб ника, который одним мановением своей палочки сделает из нас гениев планирования времени. Есть только определение очеред ности нашей работы и четкое руководство ею.

Полезно запомнить следующее:

• В году 8760 часов;

• 2920 из них мы тратим на сон;

• 1928 проводим на работе;

• 1664 часов приходится на выходные (не считая сна);

• 320 часов отпуска (не считая выходных) в зависимости от его продолжительности;

• 1446 "свободных" часов в течение рабочей недели (в дей ствительности их ровно вполовину меньше — 723, если руководствоваться приведенными выше цифрами);

• 428 часов тратится на поездки.

Помня о том, что больше времени у нас нет, необходимо извле кать максимальную выгоду из часов, которые мы тратим на рабо ту и на себя. Цель этой книги — поделиться соображениями о том, как это сделать, как сбалансировать время, проводимое на работе и дома, и использовать все отведенные нам часы для того, чтобы успеть сделать все самое необходимое и самое важное.

Каждому человеку за свою жизнь нужно успеть сделать очень многое. Нам необходимо достичь определенных целей как на ра боте, так и дома. Но мы знаем, что времени на все не так много.

Все мы осознаем, что тратим время впустую, но часто не мо жем сказать, сколько именно.

Недавнее исследование показало, что главными растратчиками времени являются (в порядке очередности):

1. Телефонные звонки 2. Заглядывающие к вам люди 3. Плохо организованный обмен информацией между от делами 4. Проблемы с компьютерами — "технические" 5. Изменения в очередности работ, навязываемые колле гами 6. Недостаток организационного планирования 7. Недостаток умения слушать других 8. Неудовлетворительная организационная структура 9. Неразбериха в почте 10. Исправление ошибок, которых можно было избежать 11. Нерешительность 12. Плохо организованные и скоординированные собрания 13. Отвлекающие факторы на рабочем месте 14. Чрезмерная офисная бюрократия 15. Бесполезные дискуссии относительно своей работы и работы других "Проверку понимания" тоже можно считать достойной этого списка. Люди, а в особенности менеджеры, часто уверены в том, что их указания поняты прекрасно, если не последовало никаких вопросов.

Какое-то время мы рассматриваем как "не представляющее цен ности", а какое-то — нет. Например, многие из нас не придают особого значения тому, что засиживаются на работе допоздна или берут ее на дом, хотя этим мы фактически крадем время, которое могли бы провести с семьей. Какую эпитафию вы бы предпочли видеть на своем надгробии: "Он работал долго и упорно " или "Он проводил много времени с семьей и друзьями"? "Шеф его ценил " или "Его любили в семье "? Планируя, на что потратить время, вы дол жны думать не только о работе, но и о своей личной жизни.

Мы не привыкли рассматривать время как продукт потребле ния, имеющий истинную ценность. Несмотря на то, что мы часто слышим фразу "время - деньги ", мало кто ведет себя так, будто это действительно деньги. Если у человека вытащат бумажник с фунтами, то сто шансов к одному, что он бросится догонять гра бителя и попытается вернуть деньги. Если же кто-то отнимет у нас 50 минут нашего времени, то скорее всего мы про это забу дем. Так получается в основном потому, что деньги можно "пот рогать", а время — нет. Если бы человеку сказали, что он выиграл 1 миллион фунтов, он пошел бы и накупил кучу ненужных ему дорогих вещей просто потому, что у него появился шальной мил лион. Но если бы ему дали миллион фунтов и сказали, что это все его деньги на остаток жизни, он бы, без сомнения, сто раз под умал, куда их вложить и на что потратить.

Жизнь чем-то похожа на вариант с миллионом, истратив кото рый, вы больше не получите никаких средств. В среднем человек живет 72 года. По крайней мере в этой жизни. Мы пользуемся временем как чем-то само-собой разумеющимся, невольно тра тим его и не задумываемся о цене.

Подсчитайте для себя, сколько времени вы тратите впустую на дела, от которых, при более детальном их рассмотрении, вы бы просто отказались.

Перед тем как начать планировать, на что и как потратить вре мя, вы должны точно знать, сколько его у вас, на что вы его соби раетесь потратить. Управление временем и его планирование во многом похоже на расчет и составление денежного бюджета. Вы точно знаете, сколько денег получите в зарплату. Вы также точно знаете, сколько необходимо отложить на возврат ссуды/ренты, оплату счетов, на еду и т.д. Таким образом, вам известно, сколько остается на предметы роскоши типа нового платья, нового костю ма или на проведение отпуска. Если в каком-то месяце вы полу чаете очень большой счет, то рассчитываете деньги соответствен но и вместо нового платья оплачиваете телефонные переговоры.

Вы должны определить для себя, сколько вашего времени по требуется на временной эквивалент ссуды ("время-ссуда") и что можно потратить на "время-новое платье", т.е. чего можно не делать (не приобретать).

У нас хорошо получается планировать время при выполнении каких-то личных дел, но на работе эти естественные и знакомые принципы как-то сразу забываются. Например, если вы собирае тесь в отпуск и вам нужно успеть на самолет, вы обязательно запасетесь временем, чтобы не опоздать в аэропорт в случае ка ких-нибудь неожиданностей. Точно так же, устраивая обед, вы мысленно просчитываете время, когда нужно ставить еду на пли ту, сколько времени вам потребуется на "марафет" (например, принять душ, пока варится картошка) и сколько готовится каж дое блюдо, чтобы на столе все было горячим. Стол вы сервируете заранее и даете поручения своим домашним или друзьям. К сожа лению, большинство из нас не настолько организованны на рабо те. Часто здесь ничего не клеится из-за того, что, в отличие от зарплаты-денег, мы не просчитываем нашу зарплату-время и от носимся к последней весьма легкомысленно.

Когда мы делаем что-то приятное, кажется, что время летит, а когда что-то не нравящееся нам, то кажется, что оно тянется не вероятно медленно. На самом деле оно всегда идет одинаково, просто меняется наше восприятие. Иногда думаешь, что ждешь поезда уже лет сто (особенно в дождливую погоду), но всегда ка жется, что отпуск "пролетает" незаметно.

Бывает, что мы позволяем людям диктовать себе, что нам сле дует делать. Мы позволяем им звонить нам, когда им захочется, и определять, таким образом, что нам делать в данный момент (т.е.

отвечать на их звонок). Мы позволяем канцеляриям наших орга низаций диктовать нам, когда вскрывать почту (т.е. когда она при ходит). Мы позволяем Железнодорожному управлению Великоб ритании диктовать нам, когда и сколько времени тратить на до рогу до места работы, и т. д. Какие-то обстоятельства от нас про сто не зависят, но бывают случаи "нажима", которым следует со противляться.

У многих появляются привычки, связанные со временем, — например, утренний подъем. Мы привыкаем вставать в одно вре мя, делать одни и те же дела в заведенном порядке и тратить на них каждый день приблизительно одинаковое количество време ни. Мы редко об этом задумываемся, мы просто делаем это, пото му что делали так всегда. Иногда полезно пытаться нарушать та кие привычки — хорошие или плохие, — чтобы проверить, дей ствительно ли мы используем время с максимальной пользой и делаем нужные дела в нужное время, будь то дома или на работе.

Ежедневный временной план Ежедневный временной план поможет вам отслеживать, на что вы тратите свое время. Гораздо удобнее видеть перед собой на бумаге количество времени, отводимого вами на оплату "време ни-ссуды" и "времени-нового платья/костюма", точно так же, как если бы вы обращались к банковской ведомости за информацией о том, когда и на что вы потратили деньги.

Проанализировав временной план, вы сможете определить те дела, на которые можно потратить меньшее количество времени, и те, заниматься которыми просто не стоит.

Лучше составлять временной план на весь день, а не только на рабочее время, с тем чтобы можно было видеть, достаточно ли времени вы уделяете, например, своей семье.

ни, и те, заниматься которыми просто не стоит.

Лучше составлять временной план на весь день, а не только на рабочее время, с тем чтобы можно было видеть, достаточно ли времени вы уделяете, например, своей семье.

Составив такой список, вы начнете пересматривать и по-но вому планировать очередность дел. Вы будете использовать время так, как вы этого хотите, а не так, как вам диктуют другие.

Памятка • Помните, что время — ценная вещь. Количество его ограничено.

• Просчитывайте количество своего времени и на что вы хотите его потратить.

• Определитесь со своим "временем-ссудой" и "временем новым платьем".

• Пытайтесь изменить свои привычки, связанные со вре менем.

• Составьте временной план.

Время похоже на деньги в том отношении, что оно также свя зано с количеством и необходимостью планирования его запасов с целью наилучшего их использования.

На работе о вас судят по результатам вашей деятельности, ко торые основаны на том, чего от вас ждут. Есть определенные вещи, необязательно связанные напрямую с тем, за что вам платят, но которые приходится делать в рамках работы. Например, вам нуж но присутствовать на собраниях, но посещение собраний как та ковое — не то, за что вас поощряют в конце года. Вряд ли вы услышите от своего менеджера: "Молодец, Кэролайн, ты не уложи лась в бюджет, зато присутствовала в этом году на 405 собраниях!" На работе мы участвуем в выполнении множества разнообраз ных заданий. Некоторые из них очень важны, и отсутствие в оп ределенный момент правильного решения по такому заданию может закончиться потерей работы. Другие не столь важны, но их необходимо выполнять, потому что они — часть внутренних про цедур;

некоторые — рутина, которую может сделать кто-то дру гой, а некоторые просто не заслуживают того, чтобы их выполня ли. Но мы занимаемся ими только потому, что клочок бумаги опустился к нам на стол, и нам кажется, что это "надо".

Первый шаг к эффективному планированию и установлению очередности работ заключается в умении различать разнообраз ные виды заданий, выполнения которых от вас ждут. То же самое применимо и к домашним ситуациям. Тут тоже есть дела, от ко торых не откажешься, например, приготовление пищи и мытье посуды. Но есть и другие, которые не "висят" на вас, но которые вы делаете просто потому, что хочется: например, разбираетесь на чердаке.

Все мы, несмотря на то что делаем разную работу, стремимся к осуществлению целей своей организации. По существу, все цели какой-то работы входят в цели отдела и в общие цели организа ции. Вы должны быть абсолютно уверены в том, что знаете общие цели как своей организации, так и отдела. Запишите их и обсуди те со своим менеджером.

ОПРЕДЕЛЕНИЕ "ВРЕМЕНИ-ССУДЫ" Когда вы начинали работать, вам представили описание рабо ты, подробно указав на сферы вашей ответственности. Описание работы необходимо корректировать как минимум раз в год, и со держащаяся в нем информация как раз и будет вашим "временем ссудой". Другими словами, достижение целей и/или решение за дач, обозначенных в описании работы, и есть то, за что вам пла тят деньги. Эти цели/задачи необходимо выполнять, чтобы не на рушать условий трудового соглашения. Они и есть ваше "время ссуда".

Если у вас нет описания работы, тогда составьте его сами, сде лав упор на то, что вы считаете в ней основным. Обсудите его со своим начальником, чтобы убедиться, что у вас общие представле ния о работе, которую вы делаете. Здесь не исключены сюрпризы!

Точно так же, если вы отвечаете за группу, члены которой не имеют описаний своих служебных обязанностей, или же они ус тарели, — попросите каждого составить такое описание и обсу дить его с вами.

Гораздо эффективнее попросить составить описание/резюме работы человека, который непосредственно ею занимается, пото му что ему она знакома намного лучше, чем вам.

ЧТО ДОЛЖНО БЫТЬ В РЕЗЮМЕ/ОПИСАНИИ РАБОТЫ Резюме работы в сущности является неофициальной версией описания самой работы. Описание работы — это письменное из ложение того, чем человек занимается в организации. Оно должно:

• обеспечивать одинаковое понимание содержания рабо ты как самим служащим, так и его руководителем;

• описывать работу;

• устанавливать реально оговоренную рабочую ответствен ность с разграничением видов деятельности во избежа ние их пересечения, с одной стороны, и пробелов меж ду ними — с другой;

• прояснять функции и ответственность;

• давать служащему представление о сути, границах и со держании работы;

• давать служащему представление о том, чего от него ждут в организации.

Цели работы Начните с составления списка основных, по вашему мне нию, целей работы. По мере записи сравнивайте их с общими целями организации и вашего отдела. Помните, что цель отлича ется от задания тем, что задание описывает действие, которое нужно выполнить, а цель описывает конечный результат.

Например, вашей целью может быть доведение объема про даж в течение финансового года до 50 000 фунтов. Это цель. Ваши действия для получения этих 50 000 фунтов являются задания ми, которые необходимо выполнить.

Обычно работа имеет одну цель и 5-8 основных позиций дости жения цели. Основные позиции достижения цели в некотором смысле есть более подробно описанная цель. Рассмотрим пример:

Следующим шагом будет деление основных позиций дости жения цели на задания, которые непосредственно относятся к достижению этих целей. См. пример:

Все вышеуказанные задания обязательны к исполнению для соответствия основным позициям достижения цели.

• Выпишите для себя свои общие цели работы и основные позиции достижения цели (даже если у вас есть описание работы — бывает, что содержание работы меняется).

• Обсудите их со своим руководителем.

Теперь вы определили цели своей работы и основные пози ции достижения цели. Это ваше "время-ссуда", и оно должно стоять на первом месте в ряду заданий, подлежащих обязатель ному исполнению в течение рабочего дня или недели.

Задания исполнительские (реактивные) и творческие (проактивные) Подход к управлению временем и рабочей нагрузкой очень прост. Его можно обозначить аббревиатурой ЖРМ, что означа ет: "Живи в Реальном Мире".

В реальном мире все идет наперекосяк. Компьютеры ломаются.

Люди порой ведут себя очень неожиданно. Работа с документами откладывается. Поезда опаздывают. Менеджеры неблагоразумны и раздражены. Некоторые вещи нужно принять такими, какие они есть, но вы можете изменить стиль взаимодействия с реаль ным миром, в котором живете.

Вероятно, вам знакомы два типа людей, с которыми вы стал киваетесь на работе. Одни постоянно мечутся, срывают сроки и в общем кажутся несобранными паникерами. Другие спокойны и невозмутимы, укладываются в намеченные сроки и всегда на ходят время поговорить с людьми, не забывая о своем деле. Раз ница между этими типами людей только в том, что второй тип умеет эффективно организовать свое время.

Управление временем и рабочей нагрузкой — вопрос само дисциплины. Не система разнит людей (хотя и она, конечно), а факт того, твердо ли вы придерживаетесь выбранной вами сис темы или нет.

Практически все задания можно разбить на чисто исполни тельские и те, где необходим элемент творчества. Исполнительс кие, как правило, "приходят" внезапно, а творческие можно спла нировать заранее. Вам необходимо приблизительно подсчитать, какая часть вашей жизни на работе (в днях или неделях) является исполнительской, а какая — творческой. В течение года эти доли варьируются, но нужно иметь хотя бы общее представление о соотношении между ними. Например, вы можете обнаружить, что 70% вашей работы — исполнительская, а 30% — творческая.

Как бы это ни выглядело в процентах, вы должны помнить, что такова реальность, и вы в ней живете. Если вы знаете, что порядка 50% рабочего дня уходит на исполнительские задания, о которых вы и не помышляли, тогда, планируя этот день, вам нужно оста вить часа четыре на "ничегонеделанье". Реальность такова, что эти четыре часа обязательно заполнятся исполнительской работой.

Большинство людей имеют тенденцию заполнять день на 100% делами, к которым необходим творческий подход. К сожале нию, такая система не работает, потому что рутина появляется всегда, и вы вынуждены ею заниматься. Учитывайте, что что-то не будет получаться, что вас будут отвлекать, что у вашего ме неджера наступит кризис. В этом случае будет больше вероятно сти того, что вы выполните хотя бы те творческие задания, ко торые вы себе наметили. Наверное, у всех у нас в школе или колледже были моменты, когда нам давали две недели на выпол нение домашнего задания, а мы оставляли его на последний мо мент или делали в автобусе по дороге в школу, что, естественно, заканчивалось результатом совершенно иным, нежели тот, ка ким он мог или должен был быть. Точно так же на работе: если вы оставляете что-то "на потом" — не стоит ждать, что эта рабо та будет сделана качественно. Если вы откладываете выполнение рабочего задания на день его сдачи, то, по шутливому закону Мерфи, именно в этот день у вас откажет компьютер, вы опоз даете на работу или случится какой-то кризис, который затро нет и вас. Откладывать дела "до последнего" — значит крупно рисковать. Вам никто не посочувствует, если вы, имея массу времени, не уложитесь в срок, несмотря на оправданность ва ших аргументов о "множестве других дел".

Не оставляйте дела на последний момент. В самом крайнем случае сделайте работу за пару дней до ее сдачи. Тогда у вас будет немного времени, если что-то нехорошее все же произойдет.

Памятка • Напишите или скорректируйте резюме/описание вашей работы.

• Распорядитесь, чтобы ваша группа сделала то же самое.

• Выпишите основные цели работы и определите основ ные позиции достижения цели.

• Выпишите наиболее важные задания, которые помогут вам выполнить основные позиции достижения цели.

• Просчитайте свое исполнительское и творческое время.

• Запаситесь временем на случай непредвиденных неудач.

• Живите в Реальном Мире.

Одним из наиболее недоиспользованных инструментов на ра боте является ежедневник. Практически у всех есть ежедневники разных видов. Часто это просто карманная книжка из тех, что тетя Мод дарит на каждое Рождество, и в которой мы записываем дни рождения, праздники и редкие памятки о том, что нужно с кем-то встретиться. На самом деле ежедневником можно пользо ваться гораздо эффективнее.

Типичный ежедневник выглядит так:

Ежедневник служит средством напоминания о собраниях, на которых нам необходимо присутствовать, а иногда просто о ве щах, которые мы не хотим забыть. Судя по вышеприведенному примеру, в промежутках между собраниями, встречами и т.д. мы ничего не делаем. Это, конечно, не так. Все это время мы выпол няем свою работу.

Записывая в ежедневник информацию о собраниях и встре чах, мы, по сути дела, доверяем свое время другим людям. Одна ко порой мы не умеем доверить его самим себе. Нам самим нуж но больше времени, чем мы отдаем другим, потому что кроме посещения собраний у нас есть другая работа.

Более удачный метод использования ежедневника заключает ся в планировании времени и назначении встреч с целью вы полнения заданий. Он позволит вам эффективно управлять ис полнительским и творческим временем и, в случае непредви денных обстоятельств, реально и действенно его рассчитывать.

Если ваш доклад должен быть готов в четверг в обед, сделайте его во вторник и оставьте себе день на случай возможных срывов.

В идеальном мире подготовка доклада заняла бы у вас один час. В реальности вам нужно полтора часа, потому что вас будут отвлекать или что-то обязательно помешает.

Отметьте в ежедневнике, что в 14.00 вы садитесь писать до клад. Не планируйте дальнейших дел до 15.30. Если все пройдет нормально, и вас не будут прерывать, у вас будет еще полчаса на выполнение других дел. Но даже если вас отвлекут, вы все же наверняка закончите доклад в намеченный для себя срок.

Имея возможность определить количество времени, требуе мое на выполнение той или иной работы, люди склонны его недооценивать. Ежедневник в этом случае поможет вам прини мать более разумные решения относительно того, сколько вре мени посвящать другим людям, укладываясь в намеченные сро ки, чтобы не сбивать ход всей своей работы.

СПИСОК "ЧТО НУЖНО СДЕЛАТЬ" Список "Что нужно сделать" — тетрадь с проставленными датами либо страница ежедневника. Вместо того чтобы состав лять списки дел на день или неделю и потом переносить наме ченное из одного списка в другой, вы просто записываете себе дела на тот день, когда вы действительно намерены их сделать.

Такая система похожа на памятки в ежедневнике с той только разницей, что в ежедневнике вы отмечаете крупные дела (кото рые займут полчаса или больше времени), а в список отсрочен ных дел включаете мелкие, занимающие сравнительно немного времени задания: звонок клиенту, регистрация счета-фактуры, написание письма и т.д.

Например, сегодня, в среду 16-го, вам звонит коллега и просит что-то сделать. Вы не собираетесь браться за это сегодня или сра зу, потому что такой необходимости нет, — вы открываете ежед невник на той странице, когда вы можете это сделать (скажем, 22 го), и записываете просьбу коллеги.

После этого о ней можно забыть и вспомнить только 22-го, открыв ежедневник или записную книжку на этой дате. Не пла нируйте более восьми дел на один день. Больше сделать все равно не удастся, а последствиями невыполнения пунктов списка от сроченных дел станут чувство "недотягивания" до своего уровня и стресс.

Строгих и быстродействующих правил здесь не существует. По мере появления непредвиденных дел вы часто будете переносить пункты ежедневника и отмеченные в нем дела. Но вы никогда не забудете о необходимости их выполнения и будете постоянно пла нировать свое время.

В идеале вам нужен достаточно объемный ежедневник для за писи как крупных дел, так и пунктов списка отсроченных дел. В этом случае вы не запутаетесь в записных книжках, к которым придется обращаться, выполняя дела, запланированные на день.

Страница формата А5 или А4 на день — самый оптимальный вариант. Впрочем, купить можно самые разные ежедневники, в которых будет место для всего.

КАК УКЛАДЫВАТЬСЯ В НАМЕЧЕННЫЕ СРОКИ Каждый день на работе вы либо устанавливаете сроки, либо их согласовываете. Сроки важны, и они есть у всех. Практически каждая работа имеет поставленный срок ее выполнения.

Некоторые сроки очевидны, потому что одна работа должна быть выполнена к определенной дате и стать предпосылкой дру гой. Например, ежемесячные отчеты отдела необходимо представ лять в конце каждого месяца с тем, чтобы работники бухгалтерии могли проследить качество деятельности организации в целом.

Другие сроки произвольны. Например, разбор картотек: здесь вы тоже можете установить себе срок, который покажется вам реаль ным, но если вы в него не уложитесь, то ничего страшного не произойдет.

Основные проблемы при установлении сроков заключаются в том, что либо мы совершенно не увязываем их с реальностью, либо соглашаемся с теми, которые нам предлагают, не задумыва ясь о смысле происходящего. Представьте, что ваш менеджер или клиент попросил вас уложиться в некий срок. Этот срок вас не устраивает, потому что вы знаете, что не сможете его выдержать.

Менеджер или клиент настаивает, и в конце-концов вы соглаша етесь в твердой уверенности, или как минимум подозревая, что все равно ничего не получится. Вы можете даже прибавить: "Я постараюсь", но, по существу, вы согласились с поставленным сроком, чтобы угодить менеджеру или клиенту.

Как вы и знали с самого начала, в срок вы не уложились. Ме неджер или клиент, конечно же, не помнит, что вы поначалу от него отказывались. Помнить они будут только то, что вы его со рвали и не выполнили своего обязательства.

Итак, как же договориться об установлении реалистичного сро ка, не разочаровывая менеджера и не отталкивая клиента?

• Вместо того чтобы соглашаться с предложенным сроком, зная, что вы в него не уложитесь, изложите свои контр доводы.

• Объясните конкретную причину, почему вы не уложи тесь в поставленный вам срок (что именно вам помешает).

• Предложите альтернативный срок, в который вы уложи тесь наверняка.

Несмотря на то, что в этом случае вы в какой-то степени рис куете показаться человеком, не желающим сотрудничать, срок вы не сорвете, и это — именно то, что запомнит ваш менеджер или клиент. У вас будет репутация работника, соблюдающего сроки, что заставит других выдерживать сроки, поставленные вами.

ОБЩИЕ ПРИНЦИПЫ СОБЛЮДЕНИЯ СРОКОВ • Когда вас просят уложиться в какой-то срок, просмотрите свой ежедневник/список отсроченных дел и определите, сможете ли вы реально выкроить время, чтобы выполнить работу, не со рвав поставленного срока.

• Никогда не пользуйтесь фразой "как можно скорее". Она бессмысленна. Если у вас полно бумажной работы, помеченной "как можно скорее", то вы не знаете, за что браться в первую очередь, и поступаете, как вам вздумается. Всегда указывайте лю дям конкретные дату и время и обоснование такого срока. (Расска жите, например, о последствиях его срыва. Это будет оценено даже высшим начальством и клиентами.) • Получив документ, помеченный "как можно скорее", поз воните его отправителю и выясните, когда именно вам нужно по нему отчитаться.

• То же самое относится и к слову "срочно". Из какого поня тия срочности исходить? Вы не знаете, от чего при этом отталки ваться. Поэтому и здесь также укажите конкретные дату и время наряду с доводами/последствиями срыва срока. Получив нечто с пометкой "срочно", позвоните его отправителю и выясните, ког да это действительно нужно сделать.

• Посылая кому-то документ, который вы хотите получить обратно или просто получить на него ответ, всегда указывайте срок ответа и, если нужно, причину такого срока.

• Оставляя сообщения на автоответчике, указывайте срок вы полнения необходимого вам действия и причину установки тако го срока.

• Если установлен срок, проконтролируйте выполнение ра боты заранее (а не в последний момент!). Вы знаете, что не полу чили результатов работы, и вполне вероятно, что она еще не сде лана. "Подгоняя" человека ближе к истечению срока, вы готовите почву для гнева с вашей стороны и защиты - с его.

• Запишите в своем списке отсроченных дел, когда контро лировать ход работы до истечения срока ее выполнения.

• Устанавливая сроки, давайте людям понять, что вы будете следить за работой. Это можно сделать вежливо, сказав, к приме ру: "Я позвоню вам во вторник, спрошу, как дела/если возникнут сложности и т.д.". Мало кто на это обидится. Скорее это будет приветствоваться.

Памятка • Планируйте в ежедневнике выполнение заданий.

• Пользуйтесь списком отсроченных дел.

• Не соглашайтесь со сроками, зная, что вы в них не уло житесь.

• Не употребляйте словосочетания "как можно скорее" и слова "срочно" — всегда указывайте конкретные сроки.

Ключ к эффективному управлению временем и рабочей на грузкой кроется не столько в методиках, сколько в самодисцип лине. Хотя методики, безусловно, помогают, и данная глава пос вящена рассмотрению некоторых из тех, что вы можете приме нять в своей работе.

Эффективная работа с документами При работе с документами дают о себе знать кое-какие вред ные привычки, которым вы поддаетесь машинально, например, просматриваете каждую присланную вам бумагу перед тем, как с ней разобраться. Это значит, что каждую бумажку вы прочтете или пробежите глазами по крайней мере дважды.

Другие вредные привычки при работе с документами:

• класть бумаги на полку с пометкой "В работе", где они пылятся в течение многих дней, если не недель;

• хранить каждый листок, выбрасывая минимум;

• отвечать на письма и инструкции, не требующие ответа;

• хранить копии внутренних инструкций и отчетов;

• заваливать свой рабочий стол всеми бумагами сразу;

• посылать напечатанные в одну строку ответы на внут ренние инструкции;

• перекладывать бумаги с одной полки на другую и обрат но;

• откладывать в одну сторону материалы, за которые вы не знаете, как взяться, и перед тем как сложить в папку, просматривать их по нескольку раз;

• ничего не выбрасывать;

• иметь больше одного места хранения текущей бумажной работы, например, на столе, в выдвижном ящике, на полке "В работе", на полке "Входящие", на полке "Текущие", из-за чего не знать, где искать документ, когда он пона добится;

• посылать инструкции, когда вполне достаточно позво нить.

С бумагами проблема такова, что чем больше мы их произво дим, тем "продуктивнее" или "эффективнее в работе" мы сами себе кажемся. Это не так, и в целом производимое нами количес тво бумажной работы обратно пропорционально степени нашей эффективности.

Если вы менеджер, то ваша основная забота — управлять людьми и стимулировать их к работе в рамках группы. Вы управляете не через бумажки — вы управляете, разговаривая с людьми, подходя к ним, даже если их рабочие места расположены в двух шагах от вашего стола. Если вы погрязнете в бумажной работе, то не смо жете управлять своей группой.

Для того чтобы руководить эффективно, вам нужно уменьшить количество бумажной работы и проводить больше времени в об щении с людьми.

ПОЧТА • Найдите время в течение дня, которое будет наиболее подходящим для разбора почты. Корреспонденцию не обязательно вскрывать сразу по ее поступлении. Конеч но, в отправлении может быть что-то важное. Однако, как показывает опыт, даже важные письма могут подо ждать несколько часов. Действительно не терпящую про медления информацию вам бы прислали по факсу.

• Вскрывайте почту в одно и то же время дня.

• Вскрыв, сразу же приступите к ее обработке. Не про сматривайте почту. Это пустая трата драгоценного вре мени, и вместо того, чтобы уделить время информации, требующей немедленного реагирования, вы будете отвле каться на вещи, которые могут подождать.

• Если у вас в руках документ, требующий сравнительно оперативного действия (например, продиктовать ответ или позвонить), сделайте это сразу же. Если такой возмож ности нет, поместите его в систему "переноса вперед", чтобы заняться позже (система "переноса вперед" рас сматривается в этой главе ниже).

• Если по какому-то вопросу вы можете предпринять дей ствие, но оно будет неполным — осуществите первую его часть, после чего поместите документ в систему "перено са вперед" или отметьте в своем списке отсроченных дел, когда вы сможете решить данную проблему окончатель но.

• Если бумага предназначена только для ознакомления и не превышает по объему одного листа формата А4, про чтите ее сразу и затем ВЫБРОСИТЕ.

• Если объем материала больше одного листа А4, выделите в ежедневнике или в списке отсроченных дел время на его прочтение. Но не обманывайте самих себя. Сможете ли вы его прочесть вообще, даже если вам это нужно и вы рассчитывате вернуться к этому документу позже?

Полки "В работе" и картотеки завалены бумагами (деся тилетней давности — обычное дело!), которые, как мы думали, однажды сможем сесть и прочесть. Если в глуби не вы чувствуете, что вряд ли это когда-нибудь произой дет, — выбросите или передайте эти материалы кому-то, кто найдет время ознакомиться с ними.

• Если это "мусор" — не мешкая отправляйте его в корзи ну.

• Не храните никаких бумаг, кроме тех, которые вам абсо лютно необходимы.

Если это внутренняя инструкция, требующая ответа, — не дик туйте его и не печатайте. Напишите от руки (разборчиво) внизу инструкции и отошлите оригинал отправителю. Как правило, ко пию сохранять необязательно, но если она вам нужна, восполь зуйтесь ксероксом.

ВЫДВИЖНАЯ СИСТЕМА ХРАНЕНИЯ ИНФОРМАЦИИ Это папка в виде "гармошки" или выдвижной ящик с попе речными отделениями, пронумерованными от 1 до 31 (по числу дней месяца). Вложите в них письменные материалы, которые должны появиться на вашем столе в означенный день. К приме ру, 12-го числа вы написали клиенту письмо и 20-го хотите полу чить ответ. Вложите копию письма или записку в отсек за номе ром 20. Каждый день вы берете документы из отсеков, помечен ных по порядку числами месяца. 20-го числа вы убираете копию письма и проверяете, получен ли ответ.

Основное преимущество такой системы заключается в том, что при ее использовании необходимость в полке с пометкой "В ра боте" отпадает. Все документы, с которыми вы в данный момент не работаете, отправляются либо в обычную систему регистра ции, либо в выдвижную систему хранения информации. Если до кумент понадобится вам за день до срока, просмотрите содержи мое тонких папок за те дни месяца, где, как вам кажется, может находиться искомый материал.

Вы можете использовать выдвижную систему хранения инфор мации для:

• писем, требующих ответа;

• памяток об установленных сроках;

• докладов и документов;

• пунктов повесток дня;

• звонков, которые необходимо сделать;

• памяток о контроле за исполнением действий;

• памяток о встречах/днях рождения;

• контроля за поручениями;

• памяток о встречах 1-1 с членами вашей группы.

ПОЛКИ На столе должно быть только две полки: для входящих и исхо дящих документов. При правильном использовании выдвижной системы хранения информации другие полки не понадобятся.

Входящие документы необходимо забирать хотя бы дважды в день. Если полка "Входящие" у вас всегда переполнена, то люди будут вынуждены класть документы на середину вашего стола, чтобы вы наверняка их увидели. Люди будут класть документы на полку, если она опустошается регулярно. Вам не нужно сразу при ниматься за разбор бумаг. Документы можно поместить в выдвиж ную систему хранения информации и заняться ими позже. Если люди знают, что вы взяли бумаги с полки и просмотрели, то они будут уверены, что вы ими займетесь и что вам не нужно об этом напоминать.

ПОДШИВКА ДОКУМЕНТОВ Если вы занимаетесь этим сами или для этого есть человек старайтесь соблюдать единственное правило: ДЕЛАТЬ ЭТО КАЖ ДЫЙ ДЕНЬ;

тогда за один раз подшивать придется всего не сколько бумаг. Если вы будете их копить, то очень скоро выра стет бумажная гора, на разбор которой уйдут часы, и тогда уж вы точно не будете этим заниматься.

К подшивке документов нужно относиться как к рутинной работе (что-то вроде разбора почты), и заниматься ею лучше с утра. Так это быстрее войдет в привычку.

ЛИСТЫ ПЕРЕДВИЖЕНИЙ Если вы или ваша группа проводите какое-то время вне офи са, заготовьте недельные листы передвижений. В таком листе под робно указано местонахождение человека в указанный день и в указанное время — как правило с контактным телефоном. Каж дый лист передвижений используется в течение одной недели, и к нему обращаются все заинтересованные лица.

Листы передвижений экономят массу времени, когда в поис ках какого-то человека в офис звонят клиенты или другие лица.

Гораздо легче заглянуть в лист передвижений и быстро и проф ессионально сообщить звонящему о местонахождении того или иного человека, указав ожидаемое время его прибытия.

КНИГА "ДЛЯ ВСЕГО" Книга "Для всего" представляет собой книжку в твердой об ложке формата А4, которая всегда находится при вас. Все, что вам приходится записывать — от протоколов собраний до телефонных номеров, — записывается в эту книгу. Вам никогда не придется искать заветный клочок бумаги, на котором вы записали пере данную по телефону важную информацию;

кроме того, окру жающие, видя, что вы делаете пометки, подумают, что вы зани маетесь порученным делом, и не будут беспокоить вас ненужны ми напоминаниями.

Если у вас есть секретарь — см. главу 9 "Работа с секретарем", где даются советы по использованию помощи секретаря при работе с бумагами.

Памятка • Разбирайте бумаги сразу.

• Применяйте выдвижную систему хранения информации.

• Выбрасывайте ненужные бумаги.

• Заведите только две полки: для входящих и исходящих документов.

• Подшивайте документы каждый день.

• Пользуйтесь листами передвижений.

• Пользуйтесь книгой "Для всего".

• Пользуйтесь книгой "Для всего".

Большинство задач, которые нам приходится решать на ра боте, связаны с получением каких-то результатов от других людей.

Особенно это касается руководящего состава.

Каждый день на работе мы общаемся с людьми: с коллегами, членами группы, клиентами, высшим руководством. Каждый акт такого взаимодействия оказывает влияние как на нашу, так и на их способность выполнять работу наиболее эффективно и дей ственно.

Закрыться в своем кабинете на четыре дня и копаться в бума гах — не значит качественно управлять временем и рабочей на грузкой. Суть в том, чтобы создать такие отношения с людьми, когда они вам будут доверять исполнение своей роли, а вы им — своей. Это также относится и к людям вне организации.

Возможно, вы вспомните примеры, когда ваше поведение или поведение другого человека оказывало обратный эффект на вашу способность добиться нужных результатов. И наоборот: ваше поведение или поведение другого человека этому помогало.

Не факт, что вы тратите время попусту, когда перебрасывае тесь несколькими фразами с коллегой у ксерокса или кофеварки.

Находя время поговорить с людьми и наладить с ними отноше ния, мы создаем атмосферу взаимного сотрудничества и поддер жки. Как ни странно, но разговоры о вещах, кажущихся незна чительными, являются ценным инструментом управления вре менем, при условии, что все делается в меру.

КАК УЗНАТЬ ЛЮДЕЙ Общеизвестно, что на помощь друзьям мы готовы потратить гораздо больше времени и энергии, чем на помощь своим врагам.

Это жизненный факт, и его не отменят никакие разговоры о том, что "он или она должны что-то сделать".

Поэтому одной из основных служебных задач должно стать построение эффективных деловых взаимоотношений с коллегами — с людьми, которые помогают нам выполнять нашу работу.

Для этого старайтесь действовать следующим образом:

• Узнайте людей в лицо. Заходите к ним в отделы.

• Поменьше пользуйтесь внутренней почтой;

лучше отне сите то, что необходимо человеку, лично, чтобы просто повидаться с ним.

• Появляясь в другом отделе, попытайтесь поговорить с одним или двумя его сотрудниками. Всегда радостно их приветствуйте.

• Улыбайтесь и благодарите людей, если они что-то для вас делают, даже если это какая-нибудь мелочь и часть их работы.

• Если вы видите в вашем отделе кого-то не "из своих", старайтесь поприветствовать человека и предложите ему, например, прохладительный напиток.

• Выясните досконально, чем занимаются люди в других отделах. Проявляйте интерес к их работе.

• Все отделы в организации важны;

редко бывает так, что один важнее другого. Признавайте важность работы дру гих людей.

• Постарайтесь выяснить проблемы людей из других отде лов. Посмотрите: быть может, стоит что-то сделать в сво ем отделе, чтобы облегчить жизнь своим сотрудникам.

(В бухгалтерии, например, следите за тем, чтобы инфор мация о ваших расходах всегда поступала вовремя.) • Придерживайтесь сроков. Если с этим возникают про блемы, заранее предупреждайте всех заинтересованных лиц.

• Будьте честны, но избегайте при этом невежливости и собственной бесполезности. Если вы не можете кому-то помочь, скажите об этом прямо, но приведите доводы и предложите альтернативы.

• Когда люди заходят к вам в отдел, старайтесь представ лять их членам своей группы.

Поведение менеджера Чтобы добиться понимания, сотрудничества и отдачи со сто роны других людей, попытайтесь сперва понять их позицию. В любой ситуации представляйте, каково было бы вам на месте это го человека. Начав взаимодействие таким образом, вы обнаружи те, насколько легче общаться с людьми конструктивно. Вы пой мете, чту ими двигает, чту влияет на их поведение, и соответ ственно сможете подстраиваться сами. Это не манипулирование — это здравый смысл. Вам бы тоже понравилось, если бы работа ющий с вами человек рассматривал происходящее с вашей точки зрения.

ПОНИМАНИЕ ПОВЕДЕНИЯ Выход из любой ситуации зависит от вашего выбора поведе ния. Старая поговорка: "Что посеешь, то и пожнешь" в этом смысле очень верна.

Как правило, работая с людьми, вы выступаете либо инициа тором, либо респондентом. От того, как вы проявляете инициати ву и реагируете, в большой степени зависит достижение или не достижение вами ожидаемого результата.

Вообразите, что все люди, как луковица, состоят из слоев, и каждый слой является определенной частью человека. Сердцеви на луковицы — наши личные достоинства. Это те качества, кото рые в нас заложены с детства, и вряд ли мы сможем их изменить.

Часто мы даже не знаем об их существовании, потому что они "сидят" глубоко в подсознании. Но, несмотря на это, они накла дывают заметный отпечаток на стиль нашей жизни и на то, как мы обращаемся с людьми, с которыми сводит нас судьба.

Второй слой — наши социальные позиции и убеждения. Они формируются из внутренних качеств. Позиция — это наше отно шение к тем или иным вещам. Например, вам нравится класси ческая музыка или не нравятся вульгарные люди.

Третий слой — наши чувства. На чувства сильно влияют соци альные установки. Пользуясь теми же примерами, можно ска зать, что если вам нравится классическая музыка, то слышать ее доставляет вам удовольствие. Если вы не выносите вульгарных людей, то они вас раздражают или даже бесят.

Последний, верхний слой — наше поведение. Поведение — прямое следствие реакции наших чувств на окружающее. Если нам хорошо, мы улыбаемся. В гневе мы хмуримся. Если нам кто то нравится, мы добры к этому человеку;

если не нравится — мы его игнориуем и т.д.

Единственное, над чем можно работать, — это поведение.

Мы должны понять, что определяет наше поведение, чтобы су меть выбрать наиболее подходящий его вариант.

Если, к примеру, вы звоните кому-то в своем офисе, чтобы сделать выговор за сорванный срок и т.п., вы обнаруживаете, что человек ведет себя враждебно и пытается защищаться. Это естес твенно, потому что он, скорее всего, чувствует угрозу, и это не может не отразиться на его поведении. Но если вы поймете, на чем основано такое поведение, вы можете построить свое так, чтобы добиться желаемого результата. Поэтому зная, что человек чув ствует угрозу, своим соответствующим поведением вы можете предпринять определенные шаги, чтобы разубедить его в этом.

Люди поймут ваш стиль поведения в любой ситуации и будут на него соответствующим образом реагировать. С другой сторо ны, вы не всегда можете знать о внутренних качествах, социаль ной ориентации и чувствах, которые являются фундаментом того поведения людей, которое вы видите. Например, с утра у вас все пошло наперекосяк. Вы опоздали на автобус, а первое, что гово рит вам коллега, это: "Вы опоздали". Скорее всего в вас про явится агрессия, и вы парируете: "Спасибо, часы у меня есть!" Мы очень часто осуждаем какие-то явления, но особенно людей, ведь в целом "двуногие" меньше, чем любой другой вид живых существ, склонны что-либо прощать. Если когда-то дав но человек нам чем-то досадил или обидел нас, это повлияет на все наше дальнейшее к нему отношение, и, независимо от того, что он делает или говорит, относиться к нему мы будем с пред убеждением. Это отразится на нашем поведении. Мы вынесли ему "приговор" и вряд ли станем слушать его как следует. Дальше вступают в силу предрассудки, а не разумная объективность.

Нужно нацелиться на результат, стремясь не обидеть другого человека и не поставить его в затруднительное положение, что бы ему стало не по себе. Даже если поначалу вы получаете то, что вам нужно, но даете выход свои чувствам, то в дальнейшем вза имоотношения будут испорчены, и в следующий раз добиться результата будет гораздо сложнее.

КАК СЕБЯ ВЕСТИ В любой ситуации общения есть три основных ступени.

Ступень первая Остановись и оцени обстановку, прислу шайся к своему отношению к ней Ступень вторая Посмотри на человека;

что он пытается вы разить своими жестами и мимикой?

Ступень третья Слушай беспристрастно. Что тебе хотят ска зать?

Следуя этим трем ступеням, вы начнете ставить себя на место другого человека. Это значит, что вы поняли его или ее точку зрения, нужды и чувства.

Теперь вы можете честно и ясно высказаться о том, чего вы хотите.

Очень важно показывать людям свое сопереживание. Этим вы дадите понять, что не отталкиваете от себя человека или его проблемы. Это не значит, что вы не имеете права ясно изложить то, что вам нужно, но вы сделаете это так, что человек не почув ствует себя обиженным, и сохраните, таким образом, с ним нормальные отношения.

Реагируя на положение вещей, которым вы недовольны, поль зуйтесь формулировками:

Пример: "Майк, когда вы отвлекаете меня от написания отчета, я чувствую, что меня это выбивает из колеи и раздражает, потому что я не могу сосредоточиться.

Было бы лучше, если бы мы поговорили после того, как вы уви дите, что я закончила."

Всегда делайте упор на будущее время, а не на прошедшее. Что было — то было, отменить его вы не в силах. Поэтому не стоит на этом зацикливаться. Гораздо лучше сосредоточиться на том, что бы этого не случилось в будущем.

ПРОСЯ О ЧЕМ-ТО • говорите по-существу;

• объясните, почему вы об этом просите;

• объясните важность/последствия невыполнения просьбы;

• будьте кратки;

• не пытайтесь хитрить;

• не сводите просьбу на личности;

• будьте готовы к отказу.

ОТКАЗЫВАЯ В ПРОСЬБЕ • покажите, что вы сочувствуете обращающемуся к вам;

• говорите "нет" просто, четко и ясно;

• избегайте пространных извинений;

• объясняйте, а не оправдывайтесь;

• будьте кратки;

• не переходите на личности;

• повторите, если ваше "нет" не попало в цель;

• предложите, если можете, альтернативные решения.

СОБИРАЯ ИНФОРМАЦИЮ • объясните, почему она вам нужна;

• не оправдывайтесь;

• задавайте прямые вопросы;

• слушайте;

• не перебивайте;

• не нужно отвечать устно на каждую реплику.

ПРЕДОСТАВЛЯЯ ИНФОРМАЦИЮ • расскажите о своих целях;

• говорите прямо и по существу;

• не оправдывайтесь;

• резюмируйте;

• объясните, какое действие вы хотите предпринять и по чему;

• слушайте.

НЕ СОГЛАШАЯСЬ • сначала четко выскажите положения, с которыми вы со гласны;

• затем четко и обоснованно выскажите положения, с ко торыми вы не согласны;

• слушайте;

• покажите, что вы понимаете точку зрения собеседника;

• не сводите свое несогласие на личности;

• не соглашайтесь с тем, что сказано, а не с человеком, который это высказал;

• будьте готовы изменить свое мнение;

• обговорите позитивное решение.

• Познакомьтесь с людьми в других отделах.

• Налаживайте взаимоотношения.

• Исходите из позиции другого человека.

• Думайте о том, что влияет на ваше поведение и на по ведение другого человека.

• Остановись — Посмотри — Слушай.

• Пользуйтесь формулировками: "Когда вы... Я чувствую...

Мне бы хотелось..."

Вынужденные перерывы — одна из основных причин пустой траты времени на работе. Существует несколько видов вынуж денных перерывов:

• полезные/необходимые;

• полезные/"можно подождать";

• бесполезные;

• причиной которых являемся мы сами.

Вынужденные перерывы — очень серьезная проблема. Исклю чить их полностью невозможно. Однако вы можете предпринять определенные действия, чтобы свести их к минимуму и взять под контроль.

Часть проблемы кроется в нашем восприятии вынужденных перерывов и в отношении к ним. Когда нас отвлекают, мы склон. ны бросать все дела и реагировать на человека;

кончается все тем, что мы занимаемся делом, которое на это время не планировали.

Это дает людям повод продолжать вас отвлекать, потому что они знают, что мы все равно ответим на их просьбы.

Вы — единственный, кто страдает от того, что вас отвлекают от работы, которую вы в данный момент выполняете. Это замет но отражается на вашей группе.

ВЫ "НА МЕСТЕ" Вы, вероятно, думаете, что всегда должны быть доступны, осо бенно если вы менеджер. Это неправильно: вы в отпуске, у вас собрание, вы пошли к зубному врачу, в конце-концов вышли из офиса, чтобы оторвать кого-нибудь от дел! В ваше отсутствие жизнь все равно продолжается. Если хотите узнать, насколько вы неза менимы, суньте руку в ведро с водой и посмотрите, что будет, когда вы ее вытащите. Что, останется дыра? На самом деле ваша "незаменимость" очень ограничивает возможности карьерного ро ста: никто не "продвинет" вас выше, если будет знать, что без вас отдел развалится.

Люди будут меньше вас отвлекать, если вы дадите им знать, когда вы "на месте", а когда "вас нет". Вы не знаете, кто оторвет вас от работы, но можно гарантировать, что этот "кто-то" будет соответствующим образом планировать вашу рабочую нагрузку.

Люди будут отмечать для себя, когда до вас можно "добраться", а когда нет, и будут прерывать вас только тогда, когда будут увере ны, что вы им ответите.

• Выделите время в ежедневнике, когда вы сможете при нимать людей без предварительной договоренности. Если возможно, делайте это каждую неделю в одно и то же время.

• Дайте людям понять, что в остальное время вы не при нимаете "незапланированных" посетителей.

• Если у вас есть секретарь, предоставьте ему решать, кто может, а кто не может вас отвлекать.

ЕСЛИ ВАС ПРЕРЫВАЮТ ТЕЛЕФОННЫЕ ЗВОНКИ Чаще всего мы отвлекаемся на телефонные звонки. Люди зво нят нам, мы звоним им. Мы думаем, что у человека на другом конце провода есть время поговорить с нами. И думаем мы так потому, что взяли трубку и вынуждены с ним разговаривать.

• Назначайте время звонков. Если вы планируете кому-то позвонить, укажите этому человеку (или тому, кто будет принимать сообщение) точное время вашего звонка. Если вы получаете сообщение о том, что кто-то будет звонить вам в 15.00, то скорее всего вы будете ждать этого звонка в указанное время.

• Если вы просите кого-то перезвонить, укажите точное время, когда это можно будет сделать. В этом случае пе резвонят тогда, когда это удобно вам. Наверняка тогда же вы получите ответы на все свои вопросы!

• Не стоит практиковать телефонную "перепалку" - "ответ на ваш звонок в ответ на наш звонок в ответ на ваш звонок...". Укажите точное время.

• Если вы звоните человеку, а он не может ответить, не забывайте контролировать свое время. Предложите, что бы он перезвонил позже. В этом случае вы прервете свою работу, а не его.

• Изучите возможности своего телефонного аппарата.

• Когда вы кому-нибудь звоните, первым делом необходи мо сказать о цели звонка, о количестве времени, которое вам понадобится, и спросить, удобно ли ему или ей об суждать этот вопрос в данный момент. Если не удобно, то спросите, когда можно перезвонить.

• Перед тем как позвонить, наметьте приблизительный спи сок вопросов — несколько пунктов, которые вычеркива ются по мере их прояснения.

• Записывайте согласованные по телефону действия в книгу "Для всего", и, как только звонок окончен, перенесите их в список отсроченных дел, в выдвижную систему хра нения информации или в свой ежедневник.

• Пользуйтесь бланками для телефонных сообщений и по ощряйте ваших сотрудников делать то же самое. Если людям понадобится заполнять какие-то особые бланки, вопросы помогут им записать сообщение без ошибок.

• Пользуйтесь досками сообщений — обшитыми сукном стендами с именами людей и свободным местом, чтобы можно было прикрепить сообщение. Входя в офис, люди будут автоматически смотреть на доску (они не смогут от этого удержаться). Это очень экономит время, когда че ловек, принимающий звонок, снимает сообщение с до ски и зачитывает его вам по телефону.

ВРЕМЯ "НА РАЗМЫШЛЕНИЕ" Время "на размышление" сродни закрытой двери в ваш каби нет, на которой висит табличка "Не беспокоить".

Составьте со своей группой/коллегами расписание, согласно которому весь коллектив будет определенное время "прикрывать" кого-то одного на предмет телефонных звонков и посетителей.

Если вас спрашивают, то сотрудники просто оставляют для вас сообщение. В этом случае необходимо разработать схему взаим ной поддержки, которая будет действовать регулярно каждую не делю. Вам также необходимо следить за тем, чтобы вы сами не отвлекали своих коллег.

ОБЩИЕ СОВЕТЫ О ТОМ, КАК ИЗБЕЖАТЬ ВЫНУЖДЕННЫХ ПЕРЕРЫВОВ • Не отвлекайте людей сами.

• Укладывайтесь в сроки.

• Запишите все свои просьбы на бумаге, чтобы не отры вать от работы других (такие записки необязательно пе чатать).

• Старайтесь, чтобы люди видели, как вы записываете ут вержденные действия, подлежащие выполнению.

• Поддерживайте порядок на столе и своевременно осво бождайте от бумаг полку для входящих документов, что бы люди не отвлекали вас от работы дабы удостоверить ся, что вы сделали то, о чем вас просили.

• Будьте тверды и вежливы с "отвлекателями". Если не мо жете уделить им внимание, скажите об этом, объясните причину и укажите время, когда вы сможете с ними по говорить.

Памятка • Выделяйте время, когда "вас нет" и когда вы "на месте".

• Назначайте время телефонных звонков.

• Пользуйтесь бланками телефонных сообщений.

• Пользуйтесь досками телефонных сообщений.

• Имейте запас времени "на раздумья".

• Не отвлекайте других людей.

Слово "поручение" часто толкуется неверно и используется в неправильном контексте. Если в отдел поступает какая-то работа и вы ее просто выкладываете на видное место, то это НЕ поруче ние, а распределение. Поручение — это сознательный выбор члена группы, которого вы наделяете полномочиями выполнить часть работы, которую в принципе должны выполнять вы сами;

это часть описания вашей работы, за выполнение которой платят вам.

Каждая работа состоит из трех уровней:

Ответственность Это "исполнительная" часть работы.

Если вы ответственны за написание до клада, то вы именно тот человек, кото рый фактически это делает.

Полномочия Это та часть работы, в которой "при нимается решение". Если у вас есть пол номочия и отвественность, то вы реша ете, как делать работу. Поэтому, в при мере с докладом, — вам решать, как вы его представите, каким языком напи шете, какой будет формат и т.д.

Отчетность Часть работы, условно называемая "кто толкает телегу". Если отчитываться вам, тогда, независимо от конкретного ис полнителя, вся ответственность за воз можную неудачу ляжет на вас.

Успех поручения означает совмещение ответственности с пол номочиями. Поручение дано неправильно, если вы поставили перед кем-то задачу, не дав полномочий на принятие решений о том, как ее выполнять.

Отчетность всегда лежит на вас как на руководителе. Если вы поручаете работу члену своей группы, а он ошибается, то эта ошиб ка записывается на ваш счет.

ОБЩЕПРИНЯТЫЕ ПОНЯТИЯ О РИСКАХ И ПРОБЛЕМАХ, СВЯЗАННЫХ С ПОРУЧЕНИЯМИ • Быстрее сделать самому.

• Ни у кого нет соответствующих навыков и способностей.

• Другие могут сделать не так, как надо.

• Другие могут сделать лучше.

• Нет времени на инструктаж.

• У других людей и так полно дел.

• Люди могут подумать, что вы их перегружаете.

• Это можно сделать самому в нерабочее время.

• Недостаток контроля.

Все эти риски и проблемы связаны с областью эмоций. Но умение давать поручения — качество очень важное, и оно факти чески является частью работы менеджера. Большинство менед жерских курсов предусматривают в своих программах занятия по умению давать поручения, и организации, как правило, требуют того от менеджеров.

ЗАЧЕМ ПОРУЧАТЬ? — ПРЕИМУЩЕСТВА ПОРУЧЕНИЙ • Поручения позволяют вам сосредоточиться на тех аспек тах работы, которые требуют вашего личного опыта, зна ний и квалификации.

• Большая часть работы любого менеджера должна быть направлена на планирование будущего, а не на организа цию настоящего.

• Менеджеры должны заботиться о том, чтобы работу де лали другие, а не они сами.

• Поручения — хороший способ мотивации.

• Поручения — способ обучения людей.

• Для организации гораздо рентабельнее и дешевле, если менеджер будет поручать работу человеку с более низкой зарплатой.

• Это перспективный путь карьерного роста вашего персо нала.

ПРОЦЕСС ПЕРЕДАЧИ ПОРУЧЕНИЙ Для того чтобы свести к минимуму риск и при этом добиться максимальной выгоды от передачи поручений, существует набор действий, которые необходимо выполнять.

ДО • Просмотрите свои основные позиции достижения цели и другие задания.

• Руководствуясь следующими вопросами, выберите не сколько заданий, которые вы могли бы поручить:

— Стоит ли выполнять это задание мне?

— Почему это делаю я?

— Стоит ли мне продолжать это делать и почему?

— Кто еще может выполнить эту работу?

— Кого я должен проинструктировать о том, как выпол нять эту работу?

— Каковы будут последствия поручения именно этого задания?

• Оцените желание человека выполнять порученное ему задание.

• Оцените его или ее способности.

• Помните о том, что далеко не всякую работу можно по ручить другому человеку. В большинстве случаев необхо дим предварительный инструктаж. Подготовьте план ин структажа.

ВО ВРЕМЯ • Обсудите объем и суть работы с человеком, которому вы ее поручаете.

• Проинструктируйте его или ее по всем аспектам.

• Обозначьте границы его или ее полномочий. Одновре менно с предоставлением человеку свободы принимать решения, связанные с выполнением работы, вы должны обозначить границы этой свободы.

• Дайте человеку понять, что вы ему доверяете.

• Согласуйте временные рамки.

• Предупредите всех заинтересованных лиц о том, что вы поручили выполнение данного задания другому человеку.

Контролируйте процесс выполнения задания и оказы вайте ему поддержку.

• Регулярно поощряйте прогресс.

• Хвалите человека при всяком удобном случае.

ПОСЛЕ • Оцените успех поручения.

• Определите, нужен ли дальнейший инструктаж.

• Обеспечьте обратную связь.

• Постоянно поручайте такие задания в дальнейшем.

КАК ОБЕСПЕЧИТЬ УСПЕШНОЕ ВЫПОЛНЕНИЕ ЗАДАНИЯ Когда человек впервые берется за какое-то задание, он неиз бежно будет делать ошибки — необязательно потому, что задание трудное, а потому, что оно новое.

Ошибки — явление вполне нормальное и важное, потому что на них люди учатся.

На простой модели можно показать, что происходит, когда человек обучается выполнению новой работы.

А — точка, в которой человек принимается за работу. Если все идет хорошо и без ошибок, то он достаточно быстро достигает точки В.

Если же на ранней стадии человек допускает ошибки и его при этом никто не контролирует, то скорее всего он окажется в точке С — работа будет сделана плохо. В этой точке вам придется не только исправить ошибку или же переделать всю работу, но и сказать человеку о том, что у него ничего не получилось. Если избежать этого не удастся, то у него "опустятся руки" и в другой раз он вряд ли возьмется за порученное задание. Это похоже на авиалайнер, который взлетает в Лондоне и берет курс на Сидней.

Если штурман не будет постоянно корректировать курс, то из-за отклонения даже на полградуса лайнер может прилететь совер шенно в другое место.

Выполняя работу впервые, люди действуют примерно так:

Точки, помеченные "х", - ваш контроль, который возвращает человека на нужный курс. Если контроль осуществляется регу лярно, то рано или поздно человек все-таки придет в точку В, несмотря на то, что по ходу дела допускал ошибки. Следить за продвижением к намеченной цели — ваша обязанность.

Наверняка у вас бывали случаи, когда вы делали какой-то от чет, сдавали его шефу, а первое, что он замечал, была орфографи ческая ошибка. А потом еще и грамматические! И бывает, что не прозвучит ни слова о достоинствах отчета.

Следить за ошибками в порученном задании — конечно же, ваша работа. Но перед тем, как на них указывать, посмотрите, что сделано правильно, и отметьте это. Такой подход называется по зитивной прослойкой. Люди "тушуются", если вы сразу начинае те с ударов по уязвимым местам, и то, что далее может быть одоб рено, невольно будет рассматриваться ими сквозь призму ощуще ний, возникших после ваших указаний на какие-то ошибки.

• Поручая задание и возлагая ответственность, предос тавляйте полномочия.

• Уделяйте время тщательной подготовке людей.

• Прежде чем указать на ошибку, отметьте то, что сдела но правильно.

• Похвалите за успешное выполнение.

• Поручайте работу.

Джилли Купер как-то заметила, что собрания похожи на вече ринки с коктейлями: идти не хочется, но если не приглашают, мы обижаемся. Собрания — как официальные, так и неофициальные — наиболее распространенный способ общения на работе.

Собрания могут происходить в коридорах, у ксерокса или, бо лее официальные, — в предназначенном для этого конференц зале. Принципы, рассматриваемые в этой главе, применимы к боль шинству типов собраний.

Перед собранием НЕОБХОДИМО ЛИ СОБРАНИЕ И КАКОВА ЕГО ЦЕЛЬ?

Перед тем как созвать собрание, вы должны задать себе во прос: "Какова цель этого собрания? Нужно ли собирать людей?

Может быть, достаточно сделать один звонок по телефону или составить памятку, чтобы достичь этой цели?" Иногда проводятся ненужные собрания, на которые уходит масса времени и которые только раздражают. Сколько раз вы ухо дили с затянутого собрания и не понимали: зачем оно было нуж но и какова была цель вашего присутствия на нем.

КТО ДОЛЖЕН ПРИСУТСТВОВАТЬ НА СОБРАНИИ?

Присутствовать на собрании необходимо тем людям, чье вы ступление запланировано в повестке дня и чье мнение особенно важно для принятия решений, либо тем, кто собирается взять на себя выполнение каких-то действий по итогам собрания.

Не приглашайте людей ради одного только присутствия или потому, что им нужно быть в курсе происходящего. Среди учас тников собрания и всех заинтересованных лиц всегда можно рас пространить протоколы.

Не требуйте от людей досиживать все собрание до конца, если они задействованы только в одном или двух пунктах пове стки дня. Спланируйте последнюю так, чтобы люди присутство вали при решении "своих" вопросов, после чего могли бы уйти.

ПОВЕСТКА ДНЯ Повестка дня не должна использоваться как шпаргалка для председательствующего на собрании. Она служит определенной цели — проинформировать людей о предмете собрания, о при сутствующих, о месте и времени его проведения, о предполага емой продолжительности, о том, какие вопросы будут обсуж даться, и о том, как люди должны подготовиться, чтобы уча ствовать в собрании эффективно.

В повестке дня должны быть приведены подлежащие обсуж дению пункты, ожидаемые результаты, количество времени, от веденное на каждый пункт, а также указано имя ведущего дис куссию. В этом случае участникам будет легче ориентироваться, и они смогут лучше подготовиться к собранию.

Все документы, которые будут обсуждаться на собрании, и по вестка дня должны быть направлены участникам, чтобы у них была возможность ознакомиться с ними заранее. Тогда на собра нии вам не придется ждать, пока люди прочтут бумаги, которые можно было прочесть в другое время.

Распространяйте повестку дня заблаговременно, чтобы учас тники могли ознакомиться с необходимыми документами и име ли время на подготовку к собранию.

Никогда не включайте в повестку дня раздел "Разное". Люди просто не будут ставить вас в известность о том, чту они захотят обсуждать. Следовательно, вы не сможете подготовиться и не бу дете знать, сколько времени продлится обсуждение таких вопро сов.

Дайте людям понять, что вы не планируете включать в повест ку дня данный раздел, и что пункты повестки дня должны пред оставляться вам заблаговременно.

Если избежать этого невозможно, вынесите "Разное" на об суждение в первую очередь. Перед тем как приступить к рассмот рению других пунктов, спросите о наличии соответствующих во просов и решите сразу, будете ли вы включать их в повестку дня собрания и если да, то в какую его часть. Либо вы вообще сочтете неуместным обсуждать "Разное" на данном собрании.

МЕСТО ПРОВЕДЕНИЯ И ВРЕМЕННЫЕ РАМКИ Позаботьтесь о том, чтобы собрание проводилось в максимально удобном для всех участников месте. Проводя даже небольшие со брания группы, всегда старайтесь найти отдельное помещение без телефонов и отвлекающих факторов.

Никогда не устраивайте собрания утром в понедельник и во второй половине дня в пятницу. Для людей это не самое продук тивное время. В понедельник утром все обычно думают о том, что будет на неделе, — людям нужно дать возможность спланировать свою работу. По пятницам же после обеда все мечтают поскорее покончить с делами и попасть домой.

Если вы хотите, чтобы люди приходили на собрания вовремя, не начинайте их "во столько-то ровно" или "в половине такого то". Начинайте "в пятнадцать минут..." и "без пятнадцати...".

Человеческая психология такова, что люди скорее всего не будут опаздывать, если собрание назначено на такое "нетрадиционное", а не на "привычное" время.

ПРОТОКОЛИСТ Если вы проводите собрание отдела или группы, не думайте, что ваш секретарь должен автоматически вести протокол, — он тоже является членом группы. Очень трудно полноценно участво вать в собрании и одновременно вести протокол. На собраниях группы люди должны вести протокол по очереди.

Всегда согласовывайте с протоколистом цели и задачи каждого пункта повестки дня. Пусть он задает уточняющие вопросы и после обсуждения каждого пункта выносит краткое резюме с тем, чтобы в утверждении действий, принятых собранием, участвовали все:

Во время собрания Всегда начинайте собрание в назначенное время. Если вы при выкли ждать людей, то они будут об этом знать и не будут торо питься. К тому же тем, кто пришел вовремя, это может не понра виться и в будущем они не будут настолько пунктуальны.

Когда появляются опоздавшие, дайте им понять, что их изви нения приняты, но не прерывайте собрания и не повторяйте спе циально для них того, что уже было сказано. Это поможет отучить их от опозданий.

Пригласив людей, убедитесь, что все получили повестку дня, и выясните, не нужно ли кому уйти пораньше. Кратко объясните задачи повестки дня и каждого пункта и напомните о регламенте.

Придерживайтесь повестки дня и регламента. Собрание важно закончить вовремя, а это значит, что вы не должны терять кон троль над обсуждением каждого отдельного пункта.

Просите ведущего протокол делать промежуточные выводы и делайте их сами — этим вы будете контролировать ход собрания, - и следите за тем, чтобы все знали и записывали свои утвержден ные действия и сроки их выполнения.

В конце собрания еще раз резюмируйте все утвержденные к исполнению действия.

Закрывая собрание, закончите на позитивной ноте. Поблаго дарите людей за их выступления и, если это уместно, кратко опи шите содержание следующего собрания.

После собрания Будучи председателем собрания, вы отвечаете за выполнение действий, о которых было принято решение. Недостаточно про сто переложить всю ответственность на участников. Вы можете быть чрезвычайно разочарованы, если спросите на одном из пос ледующих собраний о результатах выполнения какого-то задания и убедитесь при этом, что человек, на которого оно возлагалось, ничего не сделал.

Храните записи о заданиях, возложенных на отдельных людей, в выдвижной системе хранения информации либо в своем списке отсроченных дел. Проверяйте ход их выполнения до установлен ного срока.

Как можно быстрее распространите протокол собрания. Про токолы служат людям напоминанием о том, что им поручено вы полнение определенного задания.

Если это не так, то в протоколе должна содержаться только запись утвержденного действия. Протоколы не нужно делать до словными, потому что значение имеет не то, что люди говорили на собрании, а то, какое они приняли решение. Не тратьте время на составление дословных протоколов. Они не нужны, и читать их все равно никто не будет.

Отсылая протоколы участникам собрания, выделите в них ре шения о том, какие действия должны быть предприняты.

Памятка • Убедитесь, что собрание — лучший способ достижения поставленной цели.

• Приглашайте людей на собрание только в том случае, когда их присутствие действительно необходимо.

• Составьте точную повестку дня с регламентом.

• Резюмируйте обсуждение каждого пункта повестки дня.

• Согласовывайте действия по ходу собрания.

• Записывайте утвержденные действия.

• Контролируйте исполнение действий — это ваша от ветственность как председателя собрания.

Большинство руководителей не используют своих секретарей наилучшим образом, что мешает последним управлять своим вре менем и рабочей нагрузкой. Как правило, секретарь звонит по телефону либо отвечает на звонки, готовит кофе или приглашает посетителей.

Существует заблуждение, что время человека, занимающего самую высокооплачиваемую должность, ценнее времени служа щего, которому платят меньше. Это понятно, если взглянуть на то, как часто организациям вменяется в обязанность платить за использование рабочего времени сотрудников.

Однако в действительности уровень оплаты очень незначительно — либо вообще никак — связан с ценностью времени того или иного человека. Ценность рабочего времени сотрудника опреде ляется только тем, какое задание он или она выполняет в опреде ленное время и каковы будут последствия его невыполнения. На пример, если ваш секретарь печатает отчет, который вы должны будете представить завтра важному клиенту, то в данный момент его или ее время намного важнее вашего.

В этом заключается одна из самых крупных ошибок, которую допускают руководители. Они попросту оставляют себе достаточ ное количество времени, чтобы сделать как следует всю свою ра боту, а потом удивляются: "Почему это секретарь не может вы полнить работу в срок?" Мы постоянно слышим рассказы о сек ретарях, которым приходится сидеть допоздна и печатать менед жеру отчеты и другие документы, составленные им в последнюю минуту. Следует помнить, что ваше время как руководителя принадлежит не только вам и что любое ваше действие — и бездействие — влияет на то, насколько хорошо секретарь плани рует свое время. Иначе — в лучшем случае вам грозит крупный аврал, в худшем же действия менеджера будут необдуманны, работа выполнена плохо, а секретарь утеряет стимулы к опти мальному выполнению своих обязанностей.

КАК ВЕСТИ ЕЖЕДНЕВНИК Секретарь должен полностью контролировать ведение вашего ежедневника. Все свои просьбы о назначении встреч вы должны направлять секретарю.

• Выделяйте каждый день время на обсуждение с секрета рем своей рабочей нагрузки.

• Никогда не назначайте встречи сами. Пусть это делает секретарь.

• У секретаря должен быть "подлинник" вашего ежеднев ника. У вас же — только рабочая копия, выполняющая роль "шпаргалки".

• Убедитесь в том, что в ежедневнике у секретаря записа но как время, отведенное вами для выполнения зада ний, так и другая информация, чтобы он или она не назначили вам, например, собрания на время, которое вы запланировали, чтобы заняться действительно важ ным делом.

• Сядьте вместе с секретарем и просмотрите ежедневник по дням. Если вас нет в офисе, то вы должны звонить как минимум дважды в день и спрашивать об изменени ях в плане и о поступлении сообщений.

• Каждую неделю в ежедневнике необходимо выделять два временных промежутка, как минимум по два часа каж дый, для текущей работы с документами.

• Помните, что если вы связали себя чем-то по плану ежедневника, особенно сроком выполнения работы, то его срыв станет причиной плохого настроения и демо тивации вашего секретаря.

КАК УСТАНАВЛИВАТЬ СРОКИ И УКЛАДЫВАТЬСЯ В НИХ Каждый утвержденный вами срок отражается на секретаре. Вы должны помнить, что работаете вдвоем, и что при определении сроков необходимо учитывать потребности и проблемы секретаря.

• Обсуждая с секретарем свою рабочую нагрузку, выясните и его рабочую нагрузку.

• Устанавливая секретарю срок выполнения какой-то ра боты, исходите из реальности. К примеру, нужно ли, что бы все печатные работы были готовы максимум через сутки? Вы можете подумать, что на напечатание вашего письма потребуется всего 10 минут, но не забывайте о том, что секретарю нужно снабдить текст ссылками, за регистрировать, выяснить правильный адрес, исправить ошибки, внести изменения, распечатать несколько коп ий, напечатать на конверте адрес, сделать ксерокопию или составить приложения (при условии, что необходи мые материалы всегда под рукой).

• Обязательно оговаривайте срок выполнения каждого за дания, которое вы даете секретарю.

КАК ВЕСТИ СЕБЯ ПРИ ВЫНУЖДЕННЫХ ПЕРЕРЫВАХ Секретарь — очень важный помощник в ситуации с вынуж денными перерывами.

Общая ошибка всех руководителей состоит в том, что, по их мнению, они должны быть доступны для своих подчиненных, своих начальников и клиентов в любое время. На самом деле это не так.

Часто вас не оказывается на месте просто потому, что вы на со брании, или в отпуске, или на встрече с клиентом.

Вторая ошибка заключается в том, что руководитель считает себя единственным пострадавшим от того, что его побеспокоили.

Хотя всякий раз, когда вы позволяете оторвать себя от дел, вы, фактически, здорово помогаете тому же самому в отношении сво его секретаря. Когда вас прерывают, сбивается нормальный ход вашей работы. Следствием этого будет отставание от намеченных сроков, и в конечном итоге пострадает работа, которую выполня ет секретарь.

• Попросите секретаря "фильтровать" звонки.

• Наладьте со своим секретарем двустороннюю взаимос вязь. Если он/она выполняет действительно важную для вас работу, то предложите некоторое время самому отве чать на звонки.

• Если вам нужно поговорить с людьми по телефону, то распорядитесь, чтобы секретарь составил расписание звон ков по той же схеме, как если бы вы встречались с ними лично.

• Не просите секретаря "ответить такому-то" вместо вас.

Этим вы только впустую тратите время секретаря, и час то, когда кто-то ждет вас на секретарской линии, вы за няты разговором по другой. Назначайте звонки с таким интервалом, с которым вы действительно сможете на них отвечать.

• Поручите секретарю отвечать на те звонки, которые не требуют вашего личного участия.

• Выделите время и отметьте его в ежедневнике, когда вы сможете принять внеплановых посетителей или погово рить с кем-то без предварительного уведомления.

• Предоставьте секретарю решать, кто может, а кто не мо жет отвлекать вас от основных занятий.

• Часто посетители просто проходят мимо секретаря к вам с проблемами, которые запросто решаются секретарем.

Если такое случается, не занимайтесь этими вопросами.

Скажите посетителю, что ему или ей лучше обсудить их с секретарем.

• Если звонящий настаивает на разговоре с вами, а вам кажется, что вопрос может решить секретарь, просто пе реведите звонок на него.

КАК РАБОТАТЬ С ДОКУМЕНТАМИ И ПОЧТОЙ • Убедитесь в том, что ваш секретарь разбирается в работе, которую вы делаете.

• Не вскрывайте почту сами. Не поддавайтесь соблазну про смотреть ее, пока она еще находится на столе секретаря.

• Поощряйте вскрытие всей вашей корреспонденции секре тарем.

• Согласуйте с секретарем время в течение дня, когда вы будете просматривать почту (изменяя его в тех случаях, когда вас не будет в офисе). Когда вы просматриваете поч ту, секретарь вам не нужен.

• Предоставьте секретарю право и полномочия передавать адресованную вам почту другим сотрудникам, которым, по вашему мнению, она напрямую предназначена.

• Предоставьте своему секретарю возможность составлять отчеты, которые вы можете просто просмотреть и под писать.

• Пусть секретарь пишет письма от своего имени.

КАК ДАВАТЬ СЕКРЕТАРЮ ЗАДАНИЯ И ДОБИВАТЬСЯ ИХ ВЫПОЛНЕНИЯ • Не отвлекайте секретаря. Помните, что его или ее время так же ценно, как и ваше. Особенно не отвлекайте секре таря от работы для того, чтобы принести вам кофе. Он или она — секретарь, а не слуга!

• Записывайте в течение дня все, что вы хотите, чтобы сде лал секретарь, и периодически передавайте ему или ей эту записку. От секретаря потребуется только сделать пометки против каждого пункта инструкции с указанием стадии выполнения, после чего вернуть ее вам. Потом ее можно выбросить.

• Если вы предпочитаете писать письма от руки, то к ва шему рукописному документу обязательно должна при лагаться копия письма, на которое вы отвечаете.

• Всегда указывайте секретарю сроки выполнения каждого задания.

• Следите за тем, чтобы ваши встречи и обсуждения "тет а-тет" с секретарем происходили в одни и те же часы дня/недели.

ПОРУЧЕНИЯ СЕКРЕТАРЮ Будьте восприимчивы и поручайте секретарю как можно боль ше заданий. Некоторые виды работ "лежат" исключительно на секретаре. Вы не "поручаете", если просто даете секретарю воз можность делать работу, за которую ему платят. Например:

• ведение ежедневника;

• вскрытие и сортировка корреспонденции;

• ее регистрация;

• установление фактов;

• организация поездок;

• организация собраний;

• первичный ответ на телефонные звонки.

Обдумывая поручение своему секретарю, вы должны мыслить масштабно. Не стройте предположений об уровне его интеллекта, готовности, возможности или даже надежности. Представьте, что ваш секретарь может выполнять большую часть вашей работы и поступайте соответственно.

Некоторые примеры работ, которые можно поручать секретарю:

• исследования;

• разработка месячных отчетов;

• прочтение коммерческих журналов, докладов с последу ющим резюмированием для вас основных идей;

• посещение от вашего имени внутренних собраний;

• написание регулярных отчетов;

• ответы на корреспонденцию;

• работа над внутренними проектами.

Памятка • Убедитесь, что ваш секретарь разбирается в том, чем вы занимаетесь.

• Регулярно обсуждайте с секретарем как свою рабочую нагрузку, так и его.

• Устанавливайте реальные сроки исполнения.

• Предоставьте секретарю решать, кто может, а кто не может вас отвлекать.

• Предоставьте секретарю ответственность и полномочия обрабатывать корреспонденцию от вашего имени.

• Не отвлекайте секретаря.

• Давайте секретарю поручения.

Эффективность нашего управления своим временем и рабо чей нагрузкой в большой степени зависит от глубины стресса, в условиях которого мы находимся. Недостаток или избыток стресса накладывает заметный отпечаток на нашу способность осущест влять эффективный контроль за своей работой.

Как отмечалось в статье "Стресс на работе" (журнал "Mind Survey"), пятая часть руководителей опрошенных компаний счи тают, что до 50% дней, проведенных людьми "на бюллетене", можно записать на счет болезней, связанных с перегрузками;

было также подсчитано, что из-за стрессов в Великобритании попросту пропадают 100 миллионов рабочих дней. Это сильно бьет по продуктивности любой организации. Результатом стано вится усиленное давление на людей, которые "не болеют" — они переживают стресс, им нужно проводить больше времени вне работы и т.д. Если стресс не регулировать, то он станет по рочным кругом низкой производительности и подавленного морального состояния.

К этой проблеме нельзя относиться легкомысленно, но и не стоит принимать ее слишком близко к сердцу, потому что, как описывается в этой главе, стресс — дело очень индивидуальное, и справиться с бедами, которые он за собой влечет, может толь ко сам человек. Однако организации могут применять опреде ленные системы и механизмы, которые окажут в этом помощь работникам.

ЧТО ТАКОЕ СТРЕСС?

Слово "стресс" — общий термин, обозначающий оказываемое на нас давление, как изнутри, так и извне. Сам по себе стресс не всегда плох. Так повелось, что его стали связывать с чем-то нега тивным, хотя, в принципе, он небходим для поддержания нашей жизнедеятельности.

Как правило, стресс происходит тогда, когда нарушается ба ланс между поддерживающими и сдерживающими факторами, что заставляет нас усомниться в своей способности соответствовать предъявляемым требованиям.

Когда мы переживаем оптимальный уровень стресса, наша ра ботоспособность повышается. Мы позитивно настроены, спокой ны, исполнены жаждой творчества, контролируем свои действия и эффективны в целом. Если мы испытываем недостаток или из быток стресса, то, как следствие, страдают наша работоспособ ность, поведение и настроение. На разных людей стресс оказыва ет разное воздействие, и что отрицательно сказывается на одном человеке, необязательно будет действовать так же на другого.

СИМПТОМЫ СТРЕССА На разных людях стресс проявляется по-разному. Обычно он заявляет о себе тремя разновидностями симптомов: физически ми, эмоциональными и поведенческими.

ФИЗИЧЕСКИЕ К физическим симптомам относятся:

• головная боль;

• плохое состояние кожи;

• расстройства желудка;

• повышенное кровяное давление;

• плохое состояние волос;

• подверженность заболеваниям, например простудам и гриппу;

• перенасыщение легких кислородом;

• проблемы с сердцем;

• бессонница;

• повышенная утомляемость.

ЭМОЦИОНАЛЬНЫЕ К эмоциональным симптомам относятся:

• раздражительность;

• готовность заплакать в любую минуту;

• чувство озабоченности/беспокойства;

• паранойя;

• гнев и разочарование;

• чувство собственного бессилия и потеря контроля.

ПОВЕДЕНЧЕСКИЕ К поведенческим симптомам относятся:

• "рычание" на людей;

• общее вялое состояние;

• повышенная активность;

• неспособность сосредоточиться;

• общая неорганизованность;

• постоянное перекладывание вещей с места на место.

Это лишь примеры симптомов, имеющих отношение к стрес су. Для каждого человека они индивидуальны. Суть в том, чтобы на ранней стадии появления симптомов стресса распознать их тип и начать с ними бороться.

Необходимо отметить, что симптомы избытка и недостатка стресса могут быть очень похожими. Если все получается очень легко — существует множество помощников и ничто особо не мешает (т.е. работа, которую мы выполняем, слишком легка и нет простора для совершенствования), — тогда не исключено, что вско ре мы начнем переживать симпотомы, похожие на те, что бывают при перенапряжении. В любом случае важно, чтобы сам человек их понял.

Животные в зоопарках переживают недостаток стресса, пото му что для прокорма им не нужно охотиться или работать — все эти заботы лежат на служащих зоопарка. По этой причине звери иногда становятся сонными или агрессивными, поскольку все дается им легко, и ничто не мешает.

Как определить вероятные стрессоры Распознав симптомы стресса, вам понадобится определить фак торы, которые делают его выше или ниже вашего оптимального уровня.

К примеру, вы — очень пунктуальный человек и вам претит опаздывать на собрания или видеть, как опаздывают другие. Дру гим же может не быть никакого дела до пунктуальности, и они от этого не страдают. В этом случае одним из ключевых для вас по ложений должно стать следующее: вы не должны думать, что вещи, действительно важные для вас (те, что могут довести вас до стрес са), столь же важны для других людей. На них может отрицатель но действовать что-то другое. Вам нужно определиться со своим "стрессовым" списком.

Сделав это, вам будет легче оценивать периоды своей жизни, когда вы можете подвергнуться стрессу, и, соответственно, по возможности предотвращать такие моменты.

Если вы чувствуете, что перенапрягаетесь, то это может стать порочным кругом. Вы чувствуете стресс, и ваша работоспособ ность падает, что выражается в большем количестве ошибок с вашей стороны, в том, что на выполнение каких-то дел требуется больше времени, — и все это накладывается на стресс.

Задайте себе следующие вопросы:

• Доволен ли я в целом своей работой?

• Имею ли я в своем распоряжении инструменты (матери алы/оборудование), чтобы достойно выполнять свою ра боту?

• Хорошие ли у меня рабочие отношения со своим менед жером, группой и коллегами, и чувствую ли я поддержку с их стороны?

• Соответствует ли то, что меня окружает на работе, тому, что я должен делать?

• Не трачу ли я слишком много времени на работу, на ра боту дома или на мысли о ней?

• Достаточно ли у меня времени на отдых?

• Достаточно ли времени я трачу на самого себя?

• Все ли у меня нормально в финансовом плане?

• Есть ли у меня друзья и семья, которые меня поддержи вают?

• Много ли времени я трачу на поездки?

• Нравится ли мне мой дом и все, что в нем есть?

• Достаточно ли у меня работы? Слишком мало? Слишком много?

Прочтите приведенные ниже утверждения и отметьте те, которые соответствуют вашим ощущениям в состоянии стресса 1. Я легко раздражаюсь 2. Я с трудом могу сосредоточиться 3. Просыпаясь утром, я чувствую себя разбитым 4. Мне трудно принимать даже простейшие решения 5. Качество моего сна ухудшилось. Мне трудно заснуть и/или я просыпаюсь среди ночи и чувствую беспокойство 6. Я часто раздражаюсь 7. Я чувствую мощные негативные эмоции 8. Мое общее состояние ухудшилось 9. Кажется, что в жизни ни на что нет никаких надежд. Все кажется бессмысленным, и я "на нуле" 10. Изменился мой пищевой рацион. Я потерял аппетит или же ем больше, чтобы успокоиться 11. Я с трудом воспринимаю новую информацию 12. Я страдаю от частых головных болей 13. Я с трудом что-то вспоминаю, когда от меня этого требуют 14. Я стал употреблять алкоголь больше обычного 15. Я переживаю частые смены настроения 16. Я пропустил пару важных встреч или опоздал на них 17. Я чувствую сильное напряжение и не могу расслабиться 18. Я не могу выйти на свой уровень творчества 19. У меня периодически болит спина 20. Я чувствую, что я неадекватен и не способен справиться с делами 21. Я брал отгулы 22. Я страдаю несварением желудка 23. Мне кажется, что я не могу сосредоточиться на конкретной проблеме. Мои мысли "бродят" 24. От всякой мелочи я впадаю в панику 25. Я стал курить больше обычного 26. Мне часто хочется "по-маленькому" 27. Обсуждая что-то с другими людьми, я часто повторяюсь 28. Я стал водить машину более нервно, и уровень моей самооценки снизился 29. Мне кажется, что я все время о чем-то беспокоюсь 30. Я становлюсь очень вялым и не чувствую интереса к работе и/или к жизни Подсчитав количество отмеченных пунктов этого списка, вы поймете, когда находитесь в состоянии стресса, и сможете пред принять действия, направленные на борьбу с ним.

Ощущение стресса и его причины Существуют пять основных признаков стресса:

• Наше восприятие предъявленного нам требования.

• Факт дисбаланса между поддерживающими и сдержива ющими факторами.

• Какая-то часть составной картинки нашей жизни отсут ствует, либо эта часть не соответствует своему обычному месту.

• Нас просят сделать что-то, что противоречит нашему чув ству "себя" (т.е. нечто, связанное с этическими или цен ностными представлениями).

• Когда мы переживаем период каких-то кардинальных из менений (если позитивных, — то "пожалуйста", негатив ных - "лучше не надо").

СПОСОБНОСТЬ ВОСПРИЯТИЯ Мир существует только в нашем восприятии. Например, мы принимаем как факт то, что трава зеленая, потому что мы ее та кой видим. Но у многих животных глаза устроены монохромно, и они видят траву как какую-то коричнево-серую массу, — для них она не зеленая. Точно так же: нам кто-то не нравится, однако есть люди, которые запросто с ними общаются. Есть какая-то работа, которую мы делаем хорошо, а есть такая, которую делать невоз можно;

в школе были предметы, по которым мы вполне успева ли, но были и такие, которые мы терпеть не могли, а другим они нравились.

Важно понять, что мир таков, каким мы его видим, потому что это помогает осознать, что чувство перенапряженности порой не является фактом, а всего лишь нашим восприятием окружающего мира, основанным на ощущениях, испытываемых нами в той или иной ситуации.

Понимание того, что мы смотрим на мир "сквозь себя", помо гает понять, что, достаточно изменить свое представление о ситу ации, в которой мы оказались, как уровень возможного стресса снизится сам собой.

Один из общепризнанных аспектов человеческого поведения называется офулайзингом (от английского слова "awfulize " — ужа сать, потрясать (негативно), сильно преувеличивать). Офулайзинг — ожидание наихудшего от ситуации, которой, возможно, еще и не нет. Худшее происходит редко.

Предчувствуя какие-то проблемы, мы должны учиться быть реалистами. Задайте себе вопрос: "Что может быть самое худшее?", и исходите из этого. Это напрямую связано со здравым смыслом.

Например, вы катастрофически опоздали на работу — но вас же не уволят за то, что вы проспали! Не делайте из этого вселенской проблемы. Реально смотрите на ситуацию. На работе мало что связано с вопросами жизни и смерти.

ВАША ЖИЗНЬ Жизнь каждого человека немного похожа на составную кар тинку. Каждая ее часть имеет определенное значение, и к каждой — особое отношение. Нужно соблюдать пропорцию и размер каж дой части. Тогда, если какая-то часть "не подойдет", то все другие помогут найти нужный вариант.

Пять путей преодоления стресса Существуют пять путей преодоления стресса:

• Понимание и приятие самого себя.

• Проблемой необходимо заниматься.

• Самовоспитание.

• Выражение эмоций.

• Активное отвлечение.

Понимание и приятие самого себя Чтобы справиться со стрессом, вам небходимо:

• понимать свои нужды и побуждения;

• знать свои приоритеты и ценности;

• оценить самого себя и свои возможности;

• определить, что является причиной стресса.

Необходимо быть честным по отношению к самому себе и знать, откуда исходят наши запросы. В реальной жизни вы сами будете предъявлять себе гораздо более высокие требования, чем другие люди. Зачастую мы ставим себе абсолютно иррациональную план ку, "взять" которую заведомо невозможно: быть прекрасным ру ководителем и отличным партнером, никогда не делать ошибок, готовить замечательные документы и т.д.

Стремление всегда быть безупречным заканчивается истоще нием физических и духовных сил. Желание быть для всех людей сразу всем в условиях стресса часто только вредит, и мы стано вимся настолько поглощены тем, чем занимаемся, что не остается времени оглянуться ни на самих себя, ни на всех остальных.

Определите — для себя и для других — свои ценности и при оритеты. Если вы не скажете о них людям, то они не поймут, в чем проблема. Абсолютно нормально думать, что пойти на спор тивный праздник к собственному ребенку — гораздо важнее со брания на работе, даже если на нем будет присутствовать гене ральный директор. Но не все думают точно так же, и не нужно предполагать, что что-то может при этом измениться. Если вы расскажете о своих приоритетах и ценностях, вы имеете больше шансов быть понятым.

Аналогично: вам, например, нужно поработать в выходной день (правда, не злоупотребляйте этим, потому что уровень стресса может при этом заметно возрасти). В этом тоже нет ничего про тивоестественного. Объясните домашним причины такого реше ния и важность работы, и они наверняка вас поймут.

Разберитесь с самим собой. Переживая стресс, не оглядывай тесь машинально и не ищите, на кого бы свалить вину. Загляните сначала внутрь себя — что происходит там? Может, вы слишком серьезно ко всему относитесь, или ищете причину стресса в чем то другом, нежели в реальной проблеме? Приносите ли вы домой неприятности, с которыми сталкиваетесь на работе, или наобо рот?

Преодолеть стресс — означает понять самого себя. Это значит иметь дело не только с окружающим вас миром, но и со своим внутренним.

Не в шуме заполненных улиц, Не в криках и рукоплесканиях толпы, Но в нас самих кроется триумф и поражение.

Генри Лонгфелло Проблемой необходимо заниматься Переживая стресс, первое, что нужно постараться сделать, — избавиться от его причины. Но не стоит забывать, что симптом — не всегда то же самое, что и проблема. Например, если вы ощу щаете чрезмерную нагрузку на работе, причина этого может быть не в том, что нагрузка действительно велика, а в том, что по како му-то аспекту работы вас просто плохо обучили или проинструк тировали. Вы должны заниматься проблемой, а не симптомом, по тому что если заниматься симптомом, то реальная проблема ни когда не исчезнет и рано или поздно все равно проявится.

Если вы можете определить проблему, сделайте это. Если не можете — примите ее как данность и двигайтесь дальше.

Бессмысленно волноваться или расстраиваться из-за вещей, изменить которые вы не в силах.

Самовоспитание Находясь в состоянии стресса, очень важно не забывать о са мом себе. Это означает, что необходимо уделять время как своему телу, так и духу. Однако находясь в стрессе, мы, как правило, забываем о своих нуждах, теряем чувство самооценки и в итоге только усиливаем ощущение собственной бесполезности.

Относитесь к своему телу, как к автомобилю. Стресс же при этом выполняет роль воздушной заслонки: небольшая заслонка полезна и "заводит" ваше тело, как стартер. Но если она выходит из строя в течение дня, то "сажает" двигатель и повышает потреб ление горючего. Если вы заметите, что с машиной что-то не в порядке — двигатель дымит или дает искру, — то не станете вы жимать акселератор до упора. Скорее всего вы замедлите ход, и, возможно, поставите машину в гараж для техосмотра.

Если вы "гоните" самого себя, то ваши умственные, эмоцио нальные и телесные двигатели очень скоро перегреются. Первый шаг здесь — поднимите себя в своих собственных глазах;

второй — позаботьтесь о своем теле.

ПОДДЕРЖКА СЕБЯ КАК ЛИЧНОСТИ • Подарите себе что-нибудь.

• Посидите с хорошей книгой в теплой ванне.

• Займитесь тем, что вам нравится.

• Принимайте комплименты и делайте их сами.

• Найдите время полностью расслабиться.

• Хвалите себя в случае удач.

• Напрашивайтесь на похвалу!

ЗАБОТА О СОБСТВЕННОМ ТЕЛЕ • Питайтесь здоровой пищей и придерживайтесь сбалан сированной диеты (это не значит, что вы должны отка зывать себе в любимых блюдах, просто следите за тем, чтобы есть много того, что просто полезно).

• Занимайтесь зарядкой (ходьбой, плаванием, спортом, ко торый вам по душе).

• Старайтесь хорошо спать по ночам.

Выражение эмоций Когда мы переживаем состояние стресса, то одними из самых распространенных реакций при этом становятся отказ от помо щи, замкнутость и чувство одиночества. В такие моменты нам больше всего требуется поддержка — семьи и друзей.

Бывает, что мы скрываем свои чувства, думая, что не стоит проявлять их на работе, боимся, что люди не захотят нас слушать, не показываем своих ощущений, опасаясь, что нас уличат в не компетентности.

Конечно, пока наши ощущения заперты внутри нас, никто не сможет нам помочь;

возможно, это будет трудно сделать даже нам самим.

Чтобы быть здоровыми и энергичными, мы должны поддер живать в себе положительные эмоции, не давая отрицательным шанса взять верх. Для этого нужно выражать их, когда это уместно.

Начните с того, что:

• на работе и дома соберите вокруг себя круг людей, с ко торыми вы сможете откровенно делиться своими чувства ми и которые при случае могут дать вам разумный совет;

• регулярно общайтесь со своим менеджером, коллегами и группой;

• говорите людям о своих ощущениях по тому или иному поводу. Необязательно пускать слезу и в гневе выбегать из комнаты — достаточно сказать: "Меня это очень сер дит". Так вы дадите человеку понять, чту вы чувствуете, не повышая на него голоса;

• относитесь к эмоциям как к нормальному явлению — они есть у всех;

• поделитесь своими ощущениями с кем-то, кому вы дове ряете.

Активное отвлечение Активно отвлекаться означает делать что-то, что помогает не думать о причине стресса. Когда нас что-то гнетет особенно силь но, мы имеем тенденцию зацикливаться на причине этой пробле мы даже в тех случаях, когда изменить ничего нельзя. Сколько раз мы просыпались в два часа ночи с мыслями о какой-нибудь про блеме на работе, однако на следующий день оказывалось, что дела не так уж и плохи, да и сама проблема не особо важна.

Приходя с работы домой, мы ничего не можем поделать с не приятностями на работе, а на работе — с неприятностями дома.

Всему свое время, поэтому постарайтесь заняться чем-нибудь, что поможет вам отвлечься.

В качестве примера можно предложить следующее:

• почитайте интересную, увлекательную книгу;

• разомнитесь (неплохо сыграть в любую командную игру, где вы будете вынуждены на ней сосредоточиться);

• сходите в кино или театр;

• пообщайтесь с друзьями;

• займитесь своим хобби.

Памятка: Как избежать стресса • Задайте себе вопрос: "Что самое худшее, что может про изойти?" • Смотрите на вещи в перспективе.

• Выдерживайте баланс "дом — работа".

• Не будьте педантом.

• Осознайте, что чувство вины — "бесполезная" эмоция.

• Забудьте о том, что было в прошлом.

• Сосредоточьтесь на сегодняшнем дне.

• Определите пять положительных вещей, которые про исходят или происходили с вами каждый день.

• Работа — на работе, дом — дома.

• Ведите здоровый образ жизни — занимайтесь физичес кими упражнениями, правильно питайтесь и оставляй те на неделе время, чтобы заняться собой.

Отрезки жизни, проводимые нами на работе и дома, важны для нас одинаково, и мы хотим получать от них все, что воз можно. Проблема возникает тогда, когда мы не умеем их совме стить, сталкиваясь при этом с внутренними или внешними про тиворечиями.

Очевидно, что естественный баланс между работой и домом не поддерживается постоянно. Бывают случаи, когда мы работа ем над каким-то проектом, и эта работа занимает значительную часть нашего свободного времени. В этом нет ничего плохого, если нам удается урегулировать этот вопрос дома. То же самое и с домашними проблемами, которые порой требуют столько времени и внимания, что мы понимаем, что не в силах сосредо точиться на работе в той степени, в какой бы нам этого хотелось.

Но и это не страшно при условии, что в какой-то отрезок вре мени мы можем обо всем забыть и заняться только работой. Когда же она начинает чересчур сильно влиять на нашу жизнь дома, — вот тут возникает проблема. Большинство людей ставят работу на первое место, потому что понимают, что им за нее платят, что им нужны деньги и, следовательно, работа заслуживает их безраздельного внимания. Все это так, но наши семьи и мы сами тоже его заслуживаем.

Слишком глубокое погружение в работу или домашние дела (обычно в первое) со временем порождает в нас чувство вины, мы испытываем сильное давление, и все заканчивается стрессом.

Стресс приводит к тому, что мы теряем ориентиры при опреде лении приоритетов и уже не можем сосредоточиться ни на одном аспекте нашей жизни.

Выбор здесь одинаков как для мужчин, так и для женщин.

Впрочем, последние гораздо более остро воспринимают конфлик ты, связанные с совмещением работы и дома, поскольку считают, что основная забота о доме и семье лежит на них.

Совмещение работы и дома заключается в установлении как долгосрочных, так и сиюминутных приоритетов, а также в нашем выборе того, где мы предпочитаем проводить больше времени.

УСТАНОВЛЕНИЕ ПРИОРИТЕТОВ • Начать нужно с определения того, сколько своего драго ценного времени в следующем месяце вы готовы посвя тить каждой из поставленных перед собой задач. Проду мать все придется заранее, потому что мы настолько не осознаем течения времени, что иногда обнаруживаем, что большую часть всех вечеров и выходных провели за рабо той, не уделив должного внимания своей семье, друзьям и самому себе, как бы нам того хотелось.

Подсчитав имеющееся у вас время, вы гораздо более осторож но будете выбирать дела, на которые действительно хотите его потратить.

Здесь важно заметить, что вы не должны "трястись" над каж дой секундой. В противном случае стресса вам не миновать. Хотя иногда это помогает понять, насколько малым количеством вре мени мы располагаем, так что если вы ни на что его не планиру ете, то это, возможно, не потому, что время уходит впустую, а потому, что вы сделали правильный выбор.

К совмещению всех задач, нужд и приоритетов ведут три сле дующие ступени:

1. Определить то, что важно для вас.

2. Поставить об этом в известность других людей.

3. Взаимодействовать с другими людьми таким образом, что бы защитить то, что важно для вас.

1. ОПРЕДЕЛИТЬ ТО, ЧТО ВАЖНО ДЛЯ ВАС • Четко определите круг своих жизненных ценностей.

• Обозначьте их баллами, например: дети — 10, партнер — 10, работа — 8, хобби — 7, чтение — 8, уединение — 9, телевизор — 5.

2. ПОСТАВИТЬ ОБ ЭТОМ В ИЗВЕСТНОСТЬ ДРУГИХ ЛЮДЕЙ • Подсчитайте, сколько времени вы тратите на то, что для вас ценно, и сколько его уходит на вещи, которые бы вы не хотели делать.

• Помните, что вы не можете выкроить больше времени, вы можете только осмотрительно его расходовать.

• Дайте людям знать то, что важно для вас.

• Не соглашайтесь заниматься тем, чем вам не хочется, за исключением случаев, когда на то имеется действитель но веская причина.

• Просите людей о том, что вам необходимо, чтобы до биться своих приоритетов.

• Учитесь говорить "нет".

ПОВСЕДНЕВНЫЕ ДЕЛА • Поиграйте в игру "Нужно — иначе...".

• Составьте список дел по дому или по работе, которые можно отнести к "повседневным".

• Составив список, попросите кого-нибудь подвергнуть со мнению то, что вы написали.

• Убедитесь, что по каждому пункту списка вы задаете во просы: "Почему это должен делать я?", "Что будет, если этого не сделать?", "Если этого не делать, что я получу взамен?".

Список может получиться бесконечным, и многое в нем может быть спорным. Задайте себе вопрос: "Что важнее ИМЕННО СЕЙ ЧАС? Мыть посуду или посидеть, поговорить со своей "полови ной"/с детьми?" Не бойтесь чего-то не делать, если это мешает тому, что для вас действительно важно.

Определите свое отношение к таким вещам. Подумайте о том, чтобы пересмотреть свой уровень терпимости к количеству ско пившейся пыли или к привычке каждый вечер готовить своим домашним деликатесы. Остановитесь как-нибудь на супе с хле бом, приготовьте рагу, которого хватит на неделю, и т.д.

ВОЗМОЖНОСТЬ ВЗАИМОДЕЙСТВИЯ С ДРУГИМИ людьми Пользуйтесь помощью других людей. Широкий спектр кон тактов как с семьей, так и с друзьями обеспечивает не только моральную поддержку, но и практическую помощь. Почему бы не нанять помощников (например, при уборке дома или палисад ника), если вы можете это себе позволить. Плата - чистый выбор между деньгами и временем. Что для вас более ценно? Вы бы предпочли сохранить деньги, но провести меньше времени с семьей?

Пользуйтесь помощью своих домашних. Если вы женщина, всегда ли вы моете посуду, готовите пищу, убираетесь, гладите белье, ворчите, будите всех по утрам (наиболее распространенная роль любой независимой женщины)? Помогают ли вам члены ва шей семьи? Вы должны не просто поручать работу, но и требовать отчета о ее выполнении. Беспокойство о наличии в холодильнике еды часто доставляет больше хлопот, чем ее приготовление! Одна ко помните, что, поручая задания вашим домочадцам, вы должны быть готовы к тому, что они будут выполнены не так, как вам бы этого хотелось.

Помимо этого, выделяйте время себе на отдых - "мое" время.

Если вы устали и находитесь в стрессовом состоянии из-за того, что не дали "подзарядиться своим батарейкам", вам будет тяжело полноценно выполнять свою работу или заниматься домашними делами.

Старайтесь по возможности сохранять баланс между временем, проводимым на работе и дома.

Большинство людей готовы смириться с тем, что на работе могут быть и взлеты, и падения, когда действовать приходится всеми средствами. Трудности возникают тогда, когда такие мето ды становится возможным прогнозировать и они входят в привы чку.

Если вы обнаружите, что привыкли проводить на работе боль ше времени, чем вам бы хотелось, задайте себе следующие вопросы:

• Насколько продуктивен мой труд в эти дополнительные часы?

• Есть ли альтернативные способы поддержания моей про изводительности?

Используйте для работы только рабочее время и избавьтесь от привычки регулярно задерживаться допоздна. Постарайтесь укла дывать телефонные разговоры, собрания, семинары и курсы в ра бочие часы. Как бы вам этого ни хотелось, не планируйте ничего на время до завтрака, после работы и на выходные.

Помните, что о жизни нужно заботиться так же, как и о средст вах к существованию, и что ваша семья и друзья имеют столько же прав на часть вашего времени, сколько и ваш работодатель.

• Стремитесь к балансу.

• Работа — на работе, дом — дома.

• Помните о том, сколько времени вы уделяете своим при оритетам и сколько — менее важным делам.

• Поставьте других людей в известность о том, что важно для вас.

• Поручайте повседневные задания.

• Уделяйте время самому себе.

Олкок Дебра, Сделайте себе одолжение. Индустриальное Об щество, 1993.

Форрест Эндрю, Поручения. Индустриальное Общество, 1989.

Баркер Элан, Как сделать собрание эффективным. Индустри альное Общество 1993.

Олкок Дебра, Учитесь работать с секретарем. Индустриальное Общество, 1993.

. Игровое пособие по администрированию. Индустриальное Общес тво, 1995.

Уоррен Ив, Телл Кэролайн, Как избегать стрессов. Николас Брили Паблишинг, 1992.




© 2011 www.dissers.ru - «Бесплатная электронная библиотека»

Материалы этого сайта размещены для ознакомления, все права принадлежат их авторам.
Если Вы не согласны с тем, что Ваш материал размещён на этом сайте, пожалуйста, напишите нам, мы в течении 1-2 рабочих дней удалим его.